”Vaikuttavuutta työhyvinvoinnin ja työkyvyn johtamiseen – tiedon keräämisestä tiedolla johtamiseen”

Kuntamarkkinat, 9.9.2015 Pauli Forma, työelämäpalvelujen johtaja Taina Tuomi, tiimipäällikkö Maija Träskelin, työelämäasiantuntija Työelämäpalvelut – yksikkö Keva

9.9.2015 Etunimi Sukunimi 1

Tiedolla johtamisesta

Kuntamarkkinat 9.9.2015

Pauli Forma, Keva

Miksi tieto ja tiedon hyödyntäminen on ajankohtaista? • Digitalisaation myötä tietoa on

käytössä aikaisempaa enemmän ja sitä on helpompi käsitellä.

• Samaan aikaan vilkas kansainvälinen keskustelu tutkimustiedon vaikuttavuuden lisäämisestä.

• Suomessakin keskustelua siitä, missä määrin yhteiskunnallinen päätöksenteko perustuu tutkittuun tietoon.

9.9.2015 3

• Tiedon avaaminen ja läpinäkyvyyden lisääminen megatrendeinä.

Tiedon käyttäminen yleisesti

• Tietoa ei välttämättä hyödynnetä objektiivisesti.

– Ääripäinä propaganda ja disinformaation levittäminen.

• Tieto on valtaa ja vallanpitäjillä on tietoa.

− Huom. myös tiedon käyttämättä jättäminen.

• Vallankäyttö tarvitsee tietoa, johtamisessa tarvitaan tietoa.

9.9.2015 4

Käsitteet • Tiedolla johtaminen:

Tiedon hyödyntäminen päätöksenteossa.

• Tietojohtaminen: Arvonluonti aineettomista voimavaroista.

– Tietoa hyödynnetään liiketoiminnassa arvon luomiseen.

– Toisaalta tietoa voidaan hyödyntää tuottavuuden parantamiseen ja kustannusten hillitsemiseen.

• Esim. työkyvyn ja työhyvinvoinnin johtaminen

• ”Tietoa tarvitaan kaikkialla, missä ihmiset tekevät töitä yhdessä jonkin tavoitteen eteen, ei pelkästään yritysmaailmassa.” Miia Kosonen 2015.

9.9.2015 5

Tieto ja oikeuden- mukainen johtaminen

• Päätökset tehdään oikean tiedon perusteella

• Epäonnistuneet päätökset voidaan purkaa

• Asianosaiset ovat edustettuina päätöksiä tehdessä

• Päätökset ovat johdonmukaisia (säännöt ovat samat kaikille)

• Kaikilla on oikeus sanoa mielipiteensä itseään koskevissa asioissa

• Päätösten vaikutuksia seurataan ja niistä tiedotetaan

• Päätösten perusteluista saa halutessa lisätietoja

9.9.2015 6

Lähde: Niehoff ja Moorman 1993.

Tiedolla johtamisen kannalta relevantteja näkökulmia

1. Organisaatio haluaa hyödyntää tietoa -> toimintakulttuuri.

2. Tietoa on saatavilla (tietojärjestelmät)

3. Myös liika tieto saattaa olla ongelma (less is more).

4. Tieto on validia: tieto ”osuu” ilmiöön, jota halutaan seurata ja johon halutaan vaikuttaa.

5. Tiedon hankkimisessa käytetään resursseja järkevästi.

6. Toimintatavat ja rutiinit tiedon hyödyntämisessä ovat kunnossa.

7. Huom. tärkeää myös dialogisuus tiedon hyödyntämisessä, ei teknokratiaa.

9.9.2015 7

Organisaatio ja tiedolla johtaminen

• Vaikka tiedolla johtamiseen liittyy järjestelmänäkökulmia, kyse on ennen kaikkea:

– Organisaatiokulttuurista

– Johtamisesta

– Toimintamalleista

9.9.2015 8

Tiedonhallinnan prosessimalli

9.9.2015 9

Kirjasta Tietojohtaminen (Laihonen ym. 2013).

Tietojohtamisen prosessimalli

9.9.2015 10

Kirjasta Tietojohtaminen (Laihonen ym. 2013).

• Esityksen kuvat:

– Pixabay.com (CC0 Public Domain / UKK)

– Laihonen ym. (2013) Tietojohtaminen. Tampereen teknillinen yliopisto, tietojohtamisen tutkimuskeskus NOVI. (saatavissa verkosta).

9.9.2015 11

Tietojohtaminen osana työhyvinvointitoiminnan kehittämistä

• Keva auttaa asiakkaitaan työhyvinvoinnin ja työkyvyn strategisessa johtamisessa:

– Johtamisen kehittämisen tuki

– Työkyvyttömyyskustannusten hallinta

– Työurien tukeminen

• Ennen kuin Kevan palvelusta tai tuesta sovitaan kartoitetaan ja analysoidaan yhdessä tarkemmin lähtötilannetta, määritellään ydinkysymys sekä tavoiteltava tila

9.9.2015 Etunimi Sukunimi 12

Tilannekartoituksessa tutkitaan palvelujen, talouden ja henkilöstöresurssien välistä suhdetta

9.9.2015

13

Henkilöstötalous

PALVELUT

HENKILÖSTÖ TALOUS Resurssijohtaminen

Tilannekartoituksen kulku

9.9.2015 Keva / Työhyvinvointia strategisesti- valmennus 16 / ajalla 7.10.2014-3.6.2015 14

1.

• Mikä on ongelma ?

• Organisaation toimintaympäristöstä, taloudesta, palveluista , henkilöstöstä kumpuavat haasteet

2.

• Minkälaista tilaa tavoittelemme ?

• Konkreettinen muutostavoite

3.

• Missä olemme nyt ?

• Keskeiset tiedot, joilla kuvaamme muutostavoitteen tai ongelman kannalta riittävän kattavasti nykytilan ja siihen vaikuttavat tekijät

4.

• Miten muutamme tiedon kehittämistoiminnaksi ?

• tietojen havainnot – tulkinnat ja merkitykset – johtopäätökset - kehittämisratkaisut

• dialogi keskeisten toimijoiden kesken

5.

• Jatkoyhteistyö Kevan kanssa ?

• Kehittämistyötä tukevat Kevan palvelut

Kaikki tieto ei ole tarpeellista – vain ydinkysymyksen kannalta olennaisin tieto

9.9.2015 Etunimi Sukunimi 15

Olennainen tieto

2

Olennainen tieto

1

Ydin-

kysy-mys

Olennainen

tieto

3

Olennainen

tieto

4

Olennainen

tieto

5

Case: Kaari-

työhyvinvointikysely Työväline työn sujuvuuden kehittämiseen

Maija Träskelin, Keva

Tavoitteena hyvinvoiva henkilöstö ja sujuva työn arki

Mitä se edellyttää?

17

Tietoa

Tavoitteita

Toimintaa Tavoitteiden ja toimenpiteiden jatkuvaa seurantaa ja arviointia

Työhyvinvointikysely on työväline työn sujuvuuden kehittämiseen

TYÖN ARKI/ TYÖN SUJUMINEN

- tilanteet, jossa työ sujuu

- työn häiriöt ja sujumisen

ongelmat

-organisaation strategiat

-talouden muutospaineet

-poliittisen johdon

näkemykset

(Lähi)johtaminen,

toimintatapojen

ja osallistumisen

kehittäminen (henkilöstön

kokemukset)

TYÖPAIKAN

HISTORIA

Henkilöstön

odotukset, oletukset,

uskomukset työstä ja omista

voimavaroista

Asiakas ja

yhteistyökumppanit – odotukset,

toimintatavat, haasteet

(asiakaspalautteet)

LÄHITULEVA

Työhyvinvointijohtaminen:

-strategisella tasolla

-HR-prosessien tasolla

- työyksikkötasolla

Työkykyä tukevien toimintatapojen toimivuus (henkilöstön kokemukset)

Työhyvinvointikysely kehittämisen välineenä

Tilanne: Miten asiat meillä ovat?

• Mitkä asiat kertovat henkilöstön hyvinvoinnista? Minkälaisia mittareita meillä on käytettävissämme?

Esimerkiksi:

– Sairauspoissaolot ja niiden kehityssuunnat

– Työkyvyttömyyden kustannukset

– Asiakaspalautteet

– Kehityskeskustelut jne.

• Mihin tarpeeseen työhyvinvointikysely vastaa?

19

Työhyvinvointikysely kehittämisen välineenä

Työhyvinvointikyselyn hyödyntäminen: Miten asioiden pitäisi olla?

• Strategia ja tavoitteet ohjaavat toimintaamme – miten hyödynnämme tietoa toimintamme kehittämiseen?

• Mistä työhyvinvointikyselyn tulokset kertovat?

• Minkälaista muutosta meidän tulisi saada aikaan?

Toiminta: Mitä meidän tulisi tehdä?

• Kyselyn tulokset ovat työväline – miten käsittelemme tietoa?

• Tulosten toteamisesta kohti dialogia ja yhteistä kehittämistyötä

• Miten teemme kehittämistyöstä yhteistä arjen toimintaa?

20

Miten tieto muuttuu toiminnaksi?

Työhyvinvointikyselyn tulokset käsitellään koko organisaatiossa

• Tulokset käsitellään osallistavasti – muutosta ja kehittämistä vaativat asiat löytyvät vain yhteisen keskustelun kautta

Kehittämistyö on yhteistä koko organisaatiossa

• Kehittämistä tapahtuu organisaation kaikilla tasoilla

• Johtoryhmä johtaa, suuntaa ja seuraa kehittämistyötä sekä arvioi tavoitteiden toteutumista

• Sitoutuminen kehittämistyöhön vie kohti yhteisiä tavoitteita

Kyselyn tulokset kytketään muuhun kehittämistyöhön

• Työhyvinvointikysely ei ole irrallinen projekti vaan palvelee osaltaan organisaation muuta kehittämistyötä

Kehittämistyön etenemistä ja tavoitteiden toteutumista seurataan ja arvioidaan säännöllisesti!

21

Työhyvinvointikysely on työväline myös strategiselle johdolle

• Kyselyssä kartoitetaan myös luottamushenkilöiden (hallituksen ja valtuuston jäsenet) näkemyksiä työhyvinvointijohtamisesta

– Kysymme mm. työhyvinvoinnin strategisesta johtamisesta ja sen tuloksellisuudesta sekä virkamiesjohdon ja poliittisen johdon työnjaosta henkilöstöjohtamisessa.

• Parhaimmillaan kysely auttaa

– Yhteisen keskustelun käynnistämisessä työhyvinvoinnin strategisesta johtamisesta eri osapuolten kesken

– Luottamushenkilöitä tutkimaan omaa rooliaan ja sen merkitystä työn sujuvuuden edellytysten luomisessa

Jaettu ymmärrys työhyvinvoinnin merkityksestä tuloksellisessa toiminnassa auttaa vastaamaan myös muuttuvan toimintaympäristön haasteisiin

22

Case: Tilannekartoitus tiedolla johtamisen välineenä

Taina Tuomi, Keva

9.9.2015 Etunimi Sukunimi 23

Erään kunnan tarina • Kunta X:n henkilöstöjohtaja otti yhteyttä omaan

asiakasvastaavaansa Kevassa ja halusi tietää ”Mitä työhyvinvointipalveluja Kevalla on tarjolla. Kunta on osakeyhtiöittämässä osaa palveluistaan ”

• Sovittiin, että järjestetään puhelinneuvottelu, jossa esittelemme työhyvinvointipalvelumme. Puhelinneuvotteluun osallistui Kevasta Työelämäpalvelut –yksikön asiantuntija sekä Kunta X:stä pääosa johtoryhmästä ( kaupunginjohtaja, talousjohtaja, hallintojohtaja, henkilöstöpäällikkö, sosiaali- ja terveystoimen johtaja sekä opetustoimen johtaja

9.9.2015 Etunimi Sukunimi 24

1.Esitetty palvelu-

tarve

Puhelinneuvottelun keskustelun kulku • Puhelinneuvottelun käynnistimme kysymällä johtoryhmältä

”Minkälaisia johtamiseen, työn sujuvuuteen ja työhyvinvointiin liittyviä haasteita kaupungilla on tällä hetkellä ja mitä olette tehneet niiden haltuun ottamiseksi?”

• Keskustelussa ilmeni, että kunnassa oli noin puoli vuota aiemmin tehty työhyvinvointikysely. ”Mihin tulokset ovat johtaneet ?” , kysyimme. Johtoryhmä oli käsitellyt tuloksia ja tehneet kehittämissuunnitelma. Tuloksia oli esitelty esimiehille, mutta ei vielä henkilöstölle

• Keskustelussa johtoryhmä nosti esille erityisesti

– henkilöstön kokeman työhyvinvoinnin heikoksi

– Sairauspoissaolojen kasvaneen

– Kiusaamisen kokemusten kasvaneen ja

– Työilmapiirin ylipäätään koetun heikoksi

9.9.2015 Etunimi Sukunimi 25

2.Puhelin-neuvot-

telu

Kootaan tarkemmin tilannetietoa

9.9.2015 Etunimi Sukunimi 26

Työhyvinvointi- ja työkykyjohtamisen strategisuudesta

- Miten kaupunkistra-tegian, TTS:n, henki-löstöstrategian, työ-suojeluohjelman ja työterveyshuollon toimintasuunnitelman tavoitteet, mittarit ja seuranta linkittyvät toisiinsa

Työkyvyn tuen prosessien

toimivuudesta - Varhainen tuki - Tehostettu tuki - Paluun tuki - Ammatillinen

kuntoutus - Tk-eläkehake-

musprosessi - Työterveys-

yhteistyö

Työkyvyttömyy-den kustannuk-

sista - Varhemaksut - Sairauspoissa-

olokustannukset - Työtapaturma-

kustannukset - Työterveyshuol-

lon kustannukset

+ +

3.Tilanne-kartoitus

- Puhelinneuvottelussa teimme ehdotuksen työhyvinvoinnin ja työkyvyn johtamisen tilannekartoituksen tekemisestä, johon työhyvinvointikyselyn lisäksi kootaan tietoja

• Sovimme yhdessä, miten tiedot kootaan. Henkilöstöpäällikkö kokosi tiedot ja lähetti ne meille Kevaan. Me kokosimme ne yhteen raporttiluonnokseksi.

• Kun saimme raporttiluonnoksen valmiiksi, kävimme sitä ensin puhelimessa läpi henkilöstöpäällikön kanssa

• Tämän jälkeen valmistelimme työpajan, johon Kaupunki X:stä paikalle tulivat johtoryhmä , työterveyshuollon yhteistyöhenkilöt, työntekijäjärjestöjen luottamusmiehet sekä henkilöstöhallinnosta henkilöstön kehittäjiä

• Kaikki saivat etukäteen raporttiluonnoksen tutustuttavakseen

9.9.2015 Etunimi Sukunimi 27

Työpaja: Mitä tiedot kertovat ja mistä ? • Työpajassa tutkimme pienemmissä ryhmissä ja yhteisesti, mitä

– havaintoja,

– tulkintoja ja merkityksiä ja

– johtopäätöksiä

teimme työhyvinvoinnin ja työkyvyn johtamisen tilanteensa kaupunki X:ssä

Näin muodostimme yhteistä käsitystä tilanteesta

• Vasta tämän jälkeen mietimme ratkaisuvaihtoehtoja: mikä on kehittämistoiminnan ydin ja mitkä ovat ensimmäiset askeleet

9.9.2015 Etunimi Sukunimi 28

4.Tietojen yhteistut-kimista

Ratkaisut Työpajan päätteeksi johtoryhmä kävi arviointikeskustelun ja päätti

1. Esimies on keskiössä. Esimiestyöhön voidaan vaikuttaa koulutuksella. Valitaan esimieskoulutuksen sisältöjä pohtiva työryhmä ja käynnistetään syksyllä esimieskoulutukset

2. Työkykyä pitää johtaa ja seurata. Kaupungin ja toimialojen johtoryhmien kokouslistalle lisätään säännölliseksi asiaksi työkyvyn seuranta-asiat

3. Otetaan johtoryhmän asialistalle mietittäväksi, miten huolehditaan esimiesten vertaistuesta

9.9.2015 Etunimi Sukunimi 29

5.Ratkaisut

Kiitos!

30