Uživatelský manuál k e-aukci -...
Transcript of Uživatelský manuál k e-aukci -...
1
© Abillance Systemic 2014
Uživatelský manuál k e-aukci
2
© Abillance Systemic 2014
Vysvětlení základních pojmů
Moduly
Jedná se o základní rozdělení systému Abillance na vzájemně provázané
části zobrazené jako různobarevné záložky: Já, Projekty, Organizace,
Aukce (uživatelé, kteří jsou pouze soutěžícími v e-aukcích, mají zobrazeny
jen moduly Já a Aukce)
Sekce
Jedná se o podrozdělení každého modulu na části s různými nástroji a
funkcemi. Sekce jsou zobrazeny jako vertikálně řazené záložky po levé
straně každé sekce:
▪ Já – Můj profil, Má pošta, Mé úkoly, Můj účet, myDisk
▪ Projekty – Strategie, Rizika, Taktika, Tým, Operativa, Pošta,
Smlouvy, Data Room
▪ Organizace - Strategie, Rizika, Taktika, Tým, Operativa, Pošta,
Smlouvy, Data Room
▪ Aukce – Aktivní aukce, Ukončené aukce, Kontakty
Čtyři základní moduly systému Abillance
Ukázka sekcí v modulu Já
3
© Abillance Systemic 2014
Panely
Téměř každá sekce v modulech Já, Projekty a Organizace se skládá z
panelů – šedých složek v horní části sekce, které vymezují oblasti použití
nástrojů např. PROFIL, UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ, DOKUMENTY,
ROZŠÍŘENÉ INFORMACE v modulu Já, sekci Můj profil.
Kontextová menu
Kontextové menu lze v systému obvykle vyvolat pravým klikem na
položku, u které chceme nějakou kontextovou funkci využít např.
Stáhnout vybraný dokument. Kontextové menu obvykle obsahuje dvě a
více akcí k výběru.
Dialogová okna
Jedná se o okno, které od nás vyžaduje vložení informací, často v podobě
povinných a nepovinných položek. V případě, že některou z povinných
položek vynecháme, dialogové okno nás nepustí dál.
Panely v sekci Můj profil
Příklad použití kontextového menu pro stažení dokumentu
4
© Abillance Systemic 2014
Kapitola I
Základní typy aukcí, jejich vymezení a charakteristiky
Aukce vzestupná (nastavená defaultně)
Vítězem je vždy soutěžící, který nabídne nejvyšší cenu. Tento typ aukce se zpravidla používá pro prodej komodit nebo real estate.
▪ Minimální cena
Vyhlašovatel aukce může nastavit minimální cenu, pod kterou nechce předmět aukce nabídnout. Jakákoli vložená částka, která je nižší než
minimální cena, je automaticky systémem odmítnuta.
▪ Minimální inkrement
Vyhlašovatel aukce může nastavit minimální částku, o kterou soutěžící mohou zvyšovat jejich nabídky. Tato minimální částka se u každého
soutěžícího počítá vždy od jeho poslední předcházející nabídky. Jakákoli vložená částka, která je nižší než minimální inkrement, je automaticky
systémem odmítnuta.
Aukce reverzní
Vítězem je vždy soutěžící, který nabídne nejnižší cenu. Tento typ aukce se zpravidla používá pro výběr dodavatelů produktů nebo služeb (např. zhotovitelů
díla).
▪ Maximání cena
Vyhlašovatel aukce může nastavit maximální cenu, nad kterou nechce předmět aukce nabídnout. Jakákoli vložená částka, která je vyšší než
maximální cena, je automaticky systémem odmítnuta.
5
© Abillance Systemic 2014
▪ Minimální dekrement
Vyhlašovatel aukce může nastavit minimální částku, o kterou soutěžící mohou snižovat jejich nabídky. Tato minimální částka se u každého
soutěžícího počítá vždy od jeho poslední předcházející nabídky. Jakákoli vložená částka, která je nižší než minimální dekrement, je automaticky
systémem odmítnuta.
Koeficient
▪ Soutěž na bázi numericky vyjádřených nefinančních kritérií
Vyhlašovatel stanoví soubor nefinančních kritérií, kterým přidělí číselné hodnoty na stupnici od-do. Soutěžící místo finančních položek vkládají
jednotlivé koeficienty. Ty mohou indikovat např. míru kvality, termín dodání, úroveň flexibility atd.
Rozdělení aukcí dle typů aukčních položek a způsobů vytváření cenových nabídek
1. Aukce na celkovou cenu – jedna položka
V této aukci se soutěží o celek např. kompletní dílo bez ohledu na jednotlivé části. Tento celek je v aukci zastoupen pouze jednou položkou a o vítězi
aukce rozhoduje celková nabídnutá cena.
2. Aukce na celkovou cenu – více položek
V této aukci se rovněž soutěží o celek. Ten je zde však rozdělen na jednotlivé části, které soutěžící naceňují individuálně. Důvodem je získání
přehledu o možných cenách u jednotlivých položek, včetně tzv. „ideální ceny“, což je součet všech aktuálně nejlepších položek. Cenové nabídky u
jednotlivých položek však mají pouze indikativní charakter, protože o vítězi aukce v tomto případě rozhoduje vždy součet všech jeho nabídnutých
položek, tedy celková nejlepší cena.
3. Aukce na položky
V této aukci se soutěží o jednotlivé položky, které spolu mohou nebo nemusí tvořit celek. Každý soutěžící je výhercem aukce vždy pouze u položek,
kde nabídl nejlepší cenu. Soutěžící má rovněž možnost výběru položek, o které nechce soutěžit vůbec. Tento typ aukce se obvykle používá pro
jednorázová plošná výběrová řízení dodavatelů v mnoha různých oborech.
6
© Abillance Systemic 2014
4. Aukce na cílovou cenu
U jakýchkoli aukcí na celkovou cenu existuje institut tzv. „Cílové ceny“, kterou vyhlašovatel aukce může kdykoli v průběhu aukce zveřejnit pro
soutěžící. Z pohledu vyhlašovatele aukce se jedná o cenu předem přijatelnou k nabídce. První ze soutěžících, který tuto cílovou cenu po jejím
zveřejnění nabídne, vítězí, a aukce se automaticky ukončuje. U aukce vzestupné se jedná o částku minimálně v cílové výši a nad ní, u aukce reverzní
o částku minimálně v cílové výši a pod ní.
Interval odpočtu
Jedná se o jakýkoli časový úsek, který je kratší, než celkové trvání aukce, a
který soutěžícím vymezuje interval pro vkládání jejich nabídek. V případě,
že v průběhu tohoto intervalu žádný ze soutěžících nevloží nabídku, aukce
je automaticky ukončena po jeho vypršení (i když plánované ukončení
aukce mohlo být původně nastaveno na později). Začátek intervalu
odpočtu může být vyhlašovatelem aukce nastaven hned na jejím začátku
nebo kdykoli v plánovaném průběhu aukce. Jakmile je interval odpočtu
spuštěn, posouvá se s každou nově vloženou nabídkou, ale jen do
plánovaného ukončení aukce.
Ukázka zobrazení intervalu odpočtu
Extra interval odpočtu
Jedná se o jakýkoli časový úsek, o nějž může být aukce prodloužena
v případě, že se najde soutěžící, který před jeho vypršením učiní novou
nabídku. Stejně jako u intervalu odpočtu, s každou novou nabídkou se
extra interval odpočtu posouvá. Na rozdíl od intervalu odpočtu však extra
interval odpočtu nerespektuje původně nastavený čas ukončení aukce,
ale může celou aukci prodlužovat tak, dlouho, dokud jsou soutěžící
ochotni vkládat nabídky.
7
© Abillance Systemic 2014
Kapitola II
Aukce krok za krokem – soutěžící
1. Výzva k registraci
Každý soutěžící musí být nejprve uživatelem systému Abillance. Za
účelem prvního přihlášení do systému je vyzván písemně či ústně,
buď vyhlašovatelem, nebo poskytovatelem e-aukcí k registraci.
Tuto registraci lze provést přes speciální registrační formulář
k tomu určený. Samotná registrace opravňuje soutěžící k účasti
v neomezeném počtu aukcí, do kterých je pozván
vyhlašovatelem. Registrací se soutěžící rovněž stává součástí
profesní databáze, která umožňuje rychlé a přesné vyhledávání a
výběr z velkého počtu subjektů pro účast v e-aukcích.
Ihned po úspěšné registraci obdrží soutěžící přihlašovací údaje –
jeho uživatelské jméno na email, a automaticky vygenerované
heslo jako SMS na mobilní telefon. Aby se soutěžící mohl stát
vyhlašovatelem aukcí, je potřeba navýšit jeho registrační status
na plný přístup do systému Abillance. V případě zájmu může
kontaktovat zástupce poskytovatele systému Marcela Červeného
na adrese: [email protected], nebo na tel.
čísle: +420 602 308 003
2. Přihlášení do systému Abillance
Ihned po obdržení přihlašovacích údajů může každý soutěžící
vstoupit do systému Abillance na internetové adrese:
https://system.allycon.com/. Do dialogového okna vloží své
přihlašovací údaje.
Obr. 1 Registrační formulář do e-aukcí a databáze dodavatelů
Obr. 2 Okno pro přihlášení do e-aukcí, ve kterém soutěžící vyplní jeho
uživatelské jméno – jmeno.prijmeni bez diakritiky a heslo.
8
© Abillance Systemic 2014
Po přihlášení do systému soutěžící uvidí:
▪ Modul Já, kde je možné změnit přihlašovací heslo na něco
jednoduše zapamatovatelného a editovat údaje, které
soutěžící vyplnil v registračním formuláři, včetně vkládání
nových dokumentů.
▪ Modul aukce, kde budou v sekci Aktivní aukce
soutěžícímu přístupné všechny aukce, do kterých byl
jejich vyhlašovateli pozván.
3. Pozvání do e-aukce
Každý potenciální soutěžící, který byl vyhlašovatelem vybrán
k účasti v e-aukci, obdrží na email automaticky vygenerovaný
zvací dopis. Tento dopis obsahuje základní údaje o aukci např.
předmět soutěže, termín konání aukce, soutěžní položky, kontakt
na vyhlašovatele.
Obr. 3 Soutěžící si může změnit původní automaticky vygenerované
heslo na něco lépe zapamatovatelného v sekci Můj profil, panelu
Uživatelské nastavení.
Obr. 4 Ukázka automatizovaného zvacího dopisu do e-aukce, kterou
pozvaný soutěžící obdrží na email.
9
© Abillance Systemic 2014
4. Náhled do aukce
Každý soutěžící, který byl vyhlašovatelem pozván k účasti v e-
aukci a obdržel automaticky vygenerovaný zvací dopis, může tuto
aukci otevřít v seznamu aktivních aukcí a nahlížet do některých
sekcí aukce i před jejím zahájením.
Obr. 5 Ukázka zobrazení elektronické aukce v seznamu aukcí, kterou
soutěžící najde v seznamu aukcí poté, co obdržel zvací dopis od
vyhlašovatele. Pro otevření aukce stačí dvojklik levým tlačítkem na
název aukce.
Obr. 6 Aby se soutěžící dostal do aukce, musí odsouhlasit smluvní
podmínky, které se objeví v samostatném okně.
10
© Abillance Systemic 2014
Tyto sekce jsou:
▪ Informace – náhled do základních parametrů nastavení
aukce
▪ Dokumenty – obsahuje veškerou zadávací dokumentaci
ke stažení
▪ Položky – náhled na všechny aukční položky a jejich
možné specifikace.
Aukce obsahuje i sekce, které v této fázi nejsou soutěžícímu
přístupné:
▪ Dodavatelé – informace o počtu a identitě soutěžících
zůstávají po celou dobu skryté
▪ Moje situace – tato sekce se automaticky otevře teprve
v termínu plánovaného zahájení aukce
Aukce by obvykle měly být plánovány s předstihem tak, aby
soutěžící měli dostatek času na přípravu.
Obr. 7 Náhled do aukční sekce Informace, kde soutěžící najde
informace o základním nastavení aukce (viz Kapitola I Základní typy
aukcí).
Obr. 8 Náhled do aukční sekce Dokumenty, kde soutěžící může
stáhnout zadávací dokumentaci k aukci. Stačí kliknout na název
dokumentu pravým tlačítkem a z kontextového menu vybrat
„Stáhnout“.
11
© Abillance Systemic 2014
5. Průběh aukce
V plánovaném termínu aukce se soutěžící přihlásí do systému
Abillance, vyhledá příslušnou aukci, otevře jí a vyčká aktuálního
zahájení aukce. Aukce je zahájena automaticky a soutěžící to
pozná podle toho, že je zaktivněna sekce Moje situace a v pravém
horním rohu začíná běžet čas aukce.
V pravé části sekce Moje situace soutěžící připravuje a vkládá
nabídky k jedné nebo více položkám a v levé části sleduje průběh
aukce. Soutěžící vidí vždy pouze svou vlastní aktuální nabídku,
nejlepší aktuální nabídku, a zda je jeho nabídka aktuálně nejlepší
nebo ne.
Soutěžící nikdy nevidí:
▪ Počet a identity ostatních soutěžících
▪ Ostatní cenové nabídky (kromě aktuálně nejlepší nabídky)
POZOR, je povinností soutěžícího hlídat si termín konání aukce.
Vyhlašovatel není za jeho účast odpovědný.
POZOR, u aukce „Na položky“ má soutěžící po zahájení aukce
možnost označit položky, o které nemá zájem (viz Obr. 10).
POZOR, aby soutěžící mohl vidět svou aktuální situaci
v porovnání s ostatními soutěžícími, musí nejprve Vytvořit a
Odeslat svou vlastní vstupní nabídku (viz Obr. 11).
Obr. 9 Náhled do zahájení aukce kdy se pro soutěžící automaticky
aktivuje aukční sekce Moje situace, kde soutěžící může vytvářet a
odesílat nabídky do aukce.
Obr. 10 U všech typů aukcí se jednotlivé položky zobrazí teprve poté, co
soutěžící klikne na tlačítko Vytvořit novou nabídku.
12
© Abillance Systemic 2014
Obr. 11 Soutěžící vytváří nabídky tak, že klikne na tlačítko „Vytvořit novou nabídku“ v pravé horní části sekce Moje situace. Pak zadá číselnou hodnotu do
pole k tomu určeného (výchozí nastavení této hodnoty je vždy 0). Následně klikne na tlačítko „Odeslat nabídku“ v pravém dolním rohu. U aukcí, kde je více
položek, soutěžící vytváří a odesílá nabídky na každou položku zvlášť. Vždy nejprve klikne na vybranou položku a následně vloží číselnou hodnotu.
13
© Abillance Systemic 2014
Obr. 12 Po odeslání soutěžící vyčká potvrzení v pravém horním rohu obrazovky prohlížeče a v levé části v rámcích Položky a Příhozy zjistí jeho aktuální situaci.
Pokud je jeho cena aktuálně nejlepší, je vždy zelená a soutěžící kromě ní nevidí žádné konkurenční nabídky. Pokud není nebo je shodná s jinou nejnižší
nabídkou, je vždy červená.
14
© Abillance Systemic 2014
Obr. 13 Soutěžící může sledovat jeho situaci vzhledem k aktuálně nejlepší nabídce vždy v reálném čase.
15
© Abillance Systemic 2014
6. Ukončení aukce
Aukce může být ukončena čtyřmi možnými způsoby, dle typů
aukcí a chování soutěžících (viz také Kapitola I):
▪ Aukce je ukončena automaticky v plánovaném termínu
ukončení a poslední nejlepší nabídka podaná před tímto
ukončením vyhrává.
▪ Aukce je prodlužována automaticky o extra interval
odpočtu tak dlouho, dokud soutěžící v tomto intervalu
podávají nové lepší nabídky. Teprve když už nikdo neučiní
novou lepší nabídku, aukce se automaticky ukončí po
vypršení extra intervalu odpočtu od poslední nejlepší
nabídky, která tímto vyhrává.
▪ Aukce je ukončena automaticky před plánovaným
ukončením a to v případě, že vyhlašovatel aukce zadá
cílovou cenu a jeden ze soutěžících tuto cílovou cenu
nabídne, viz Kapitola I, odstavec 4, Aukce na cílovou cenu.
▪ Aukce je přerušena nebo ukončena manuálně
vyhlašovatelem před plánovaným ukončením v případě
hrubého porušení pravidel aukce jedním nebo více
soutěžícími.
Obr. 14 Ukázka systémového upozornění, že aukce byla
vyhlašovatelem přerušena.
Obr. 15 Ukázka systémového upozornění soutěžícímu, že vyhlašovatel
právě do aukce zadal cílovou cenu.
16
© Abillance Systemic 2014
7. Vyhodnocení aukce a informování o výsledku
Každý soutěžící ve chvíli ukončení aukce ví, zda jeho poslední
nabídka byla nejlepší nebo ne. Kromě toho může vyhlašovatel po
ukončení aukce nechat všem soutěžícím zaslat automatizovanou
zprávu o výsledcích aukce. Vyhlašovatel také může zveřejnit
záznam o celém průběhu aukce včetně jednotlivých nabídek a
soutěžících dle použitého typu aukce (viz Kapitola I).
Obr. 16 Ukázka systémového upozornění soutěžícího, že aukce
byla právě ukončena.
17
© Abillance Systemic 2014
Obr. 17 Ukázka možnosti automatizovaného exportu všech cenových
nabídek v aukci po jejím ukončení.
18
© Abillance Systemic 2014
Kapitola III
Aukce krok za krokem – vyhlašovatel
1. Registrace do systému Abillance
Každý vyhlašovatel musí být nejprve uživatelem systému
Abillance. V případě zájmu o využití systému pro prodej či
výběrová řízení vyhlašovatel kontaktuje zástupce poskytovatele
systému Marcela Červeného na adrese:
[email protected], nebo tel. čísle
+420 602 308 003. Poskytovatel provede registraci a zašle
vyhlašovateli přihlašovací údaje.
2. Přihlášení do systému Abillance
Ihned po obdržení přihlašovacích údajů může každý vyhlašovatel
vstoupit do systému Abillance na internetové adrese:
https://system.allycon.com/. Do dialogového okna vloží své
přihlašovací údaje.
Po přihlášení do systému soutěžící uvidí:
▪ Modul Já, kde je možné změnit přihlašovací heslo na něco
jednoduše zapamatovatelného a editovat údaje, které si
vyhlašovatel o sobě přeje zveřejnit.
▪ Modul Aukce, kde vyhlašovatel může vytvářet, zadávat a
realizovat neomezený počet aukcí.
▪ Moduly Projekty a Organizace, které jsou předmětem
využití celého systému Abillance a jejich nástroje a
možnosti nejsou předmětem tohoto manuálu.
Obr. 18 Okno pro přihlášení do e-aukcí, ve kterém vyhlašovatel vyplní
jeho uživatelské jméno – jmeno.prijmeni bez diakritiky a heslo.
Obr. 19 Vyhlašovatel si může změnit původní automaticky
vygenerované heslo na něco lépe zapamatovatelného v sekci Můj
profil, panelu Uživatelské nastavení.
19
© Abillance Systemic 2014
3. Modul Aukce
V modulu aukce má vyhlašovatel přístup do sekcí:
▪ Aktivní aukce – seznam všech aukcí, které vyhlašovatel
vytvořil nebo do kterých byl pozván jiným vyhlašovatelem
jako soutěžící nebo administrátor.
▪ Ukončené aukce – seznam všech aukcí, které
vyhlašovatel vytvořil nebo do kterých byl pozván jiným
vyhlašovatelem jako soutěžící nebo administrátor, a které
již byly ukončeny.
▪ Kontakty – profesní databáze dodavatelů, kde lze rychle a
přesně vyhledat subjekty dle aktuální potřeby
vyhlašovatele pomocí profesních či geografických kritérií.
V modulu kontakty může každý vyhlašovatel také vytvářet
jeho vlastní složkové struktury, do kterých třídí
dodavatele dle uvážení např. dle zkušeností, referencí,
kvality atd.
Obr. 20 Ukázka zobrazení elektronické aukce v seznamu aukcí, kterou
vyhlašovatel vytvořil nebo již provedl a tato aukce ještě není ve stavu
Ukončená. Pro otevření aukce stačí dvojklik levým tlačítkem na název
aukce.
Obr. 21 V sekci Kontakty u pravého okraje může vyhlašovatel najít
malou černou lupu a jedním klikem na ní vyvolat multikriteriální
vyhledávací pole, které slouží k rychlému a efektivnímu vyhledání
dodavatelů podle jejich profesních zaměření a regionální působnosti.
20
© Abillance Systemic 2014
Obr. 22 Vyhlašovatel zadá do vyhledávacího pole klíčové profese a případně také regiony dle členění v registračním formuláři, např. stavba a plzeňský kraj.
Pomocí logických operátorů – slov „a“ a „nebo“ může vyhlašovatel použít požadované kombinace profesí a regionů. Kromě profesního a regionálního členění
dodavatelů v takto strukturované databázi, má vyhlašovatel možnost všechny tyto subjekty třídit ve vlastních složkových strukturách, které vytvoří pravým
klikem na ikonu složky v levé části sekce Kontakty a výběrem „Vytvořit složku“. Každá takto vytvořená složka může mít další pod-složky.
21
© Abillance Systemic 2014
Obr. 23 Do každé z těchto složek může vyhlašovatel přidat libovolný počet dodavatelů tak, že je přesune ze seznamu pod multikriteriálním vyhledávacím
polem do označené složky v sekci Kontakty. Tato drag & drop funkce je v systému Abillance obecná a kromě vlastního přesunu za účelem jiného zobrazování
často slouží i ke změně některých parametrů přesouvaných položek nebo ke zpuštění určitých funkcí.
22
© Abillance Systemic 2014
Obr. 24 Vyhlašovatel má možnost nahlížet na některé detaily informací o dodavatelích prostřednictvím tooltypu – bubliny, která se objeví při najetí
kurzorem.
23
© Abillance Systemic 2014
Obr. 25 Prakticky kdekoli v modulu Aukce má vyhlašovatel možnost nahlížet do Karty dodavatele, stačí dvojitý levý klik na název vybrané osoby či subjektu.
Tato Karta obsahuje kontaktní a registrační údaje subjektu, výpis z obchodního rejstříku v panelu Dokumenty, a přehled všech profesí a regionů, které a kde
subjekt provádí v panelu Rozšířené informace. V panelu Profil, rámci Mé poznámky si vyhlašovatel může psát diskrétní poznámky o dodavateli a udílet rating
pomocí hvězdiček.
24
© Abillance Systemic 2014
4. Nastavení parametrů aukce
V modulu aktivní aukce vyhlašovatel vytvoří novou aukci a zvolí
její parametry pomocí výběru z typů a funkcí popsaných zde
v kapitole I. Důležité je, aby vyhlašovatel rovněž uvedl přesný a
smysluplný název aukce (např. Smlouva o dílo na objekt IV
v Předním Staveništi), svou firemní identitu, termín zahájení a
ukončení aukce.
Dialogové okno pro nastavení parametrů aukce obsahuje povinné
a nepovinné položky, viz Obr. 27.
Povinné položky:
▪ Název – jedná se o identifikaci aukce především pro
soutěžící
▪ Zadavatel – jedná se o obchodní identifikaci
vyhlašovatele např. jméno firmy
▪ Zahájení – datum a čas plánovaného zahájení aukce
▪ Konec – datum a čas plánovaného ukončení aukce
▪ Start odpočtu – datum a čas plánovaného zahájení
intervalu odpočtu, viz Kapitola I, odstavec 4.
▪ Interval odpočtu (min) – nastavení délky intervalu
v minutách. V případě, že vyhlašovatel nechce interval
odpočtu využít, stačí u položky Interval odpočtu zadat 0.
Tím se rovněž deaktivuje předchozí položka Start
odpočtu.
Obr. 26 Vyhlašovatel klikne pravým tlačítkem kamkoli do sekce Aktivní
aukce a z kontextového menu vybere „Přidat“.
25
© Abillance Systemic 2014
Nepovinné položky:
▪ Extra interval odpočtu (min) – nastavení délky intervalu
v minutách. Interval je defaultně nastaven na hodnotu 0,
a tedy nemusí být použit.
▪ Maximální/Minimální cena (v závislosti na typu aukce
reverzní/vzestupná) – nastavení ceny, nad/pod kterou
vyhlašovatel nechce přijímat nabídky. Defaultně je aukce
nastavena jako Reverzní. Tento parametr lze nastavit
pouze u aukce na celkovou cenu.
▪ Minimální dekrement/inkrement (v závislosti na typu
aukce reverzní vzestupná) – nastavení minimálního
cenového rozdílu mezi nabídkami od jednoho soutěžícího.
Tento parametr lze nastavit pouze u aukce na celkovou
cenu.
▪ Počet kol – výběr mezi jedno- a dvou-kolovou aukcí má
pouze informativní charakter pro soutěžící. V případě
dvoukolové aukce je vhodné do názvu aukce napsat, zda
se jedná o první či druhé kolo. Pro každé kolo musí
vyhlašovatel vytvořit samostatnou aukci.
▪ Typ – výběr mezi aukcí na položky nebo na celkovou
cenu.
▪ Koeficient – nastavení číselné stupnice pro nefinanční
hodnotové parametry aukce. Tato funkce vyžaduje velmi
dobrou komunikaci mezi vyhlašovatelem a soutěžícími
před zahájením aukce. Soutěžící musí perfektně rozumět
použité hodnotové stupnici vzhledem k jednotlivým
položkám aukce.
Obr. 27 V dialogovém okně, které se objeví po přidání nové aukce,
vyhlašovatel zadá a nastaví základní parametry aukce (viz Kapitola I,
Základní typy aukcí).
26
© Abillance Systemic 2014
5. Uložení zadávací dokumentace
Když byla aukce úspěšně vytvořena, vyhlašovatel uloží do sekce
Dokumenty příslušnou zadávací dokumentaci, která může
obsahovat plány, rozpočty, fotografie, reference atd.
Tato dokumentace bude později přístupná soutěžícím ke stažení i
před zahájením aukce. Vyhlašovatel může u jakéhokoli
dokumentu vyvolat pravým tlačítkem funkci „Vlastnosti”, která
mu umožní sledovat, kdo ze soutěžících si dokument stáhl. Tuto
možnost soutěžící pochopitelně nemají.
Obr. 29 Vyhlašovatel dále klikne na tlačítko + Přidat soubory
v dialogovém okně Přidání souborů a vybere příslušný dokument
v náhledu na jeho disk. Poté klikne na tlačítko Zahájit ukládání.
Prohlížeče Google Chrome, Safari, Firefox podporují ukládání více
dokumentů najednou.
Obr. 28 V sekci Dokumenty vyhlašovatel může uložit libovolný počet
dokumentů, stačí kliknout pravým tlačítkem do levé části sekce a
z kontextového menu vybrat „Přidat soubory z disku“. (Vyhlašovatel
rovněž může využít výběru „Přidat“, který mu poskytne náhled do jeho
systémového úložiště myDisk, ze kterého dokumenty může jednoduše
přesunout pomocí drag & drop. K tomu je však nejprve potřeba
dokumenty na myDisk nahrát.)
27
© Abillance Systemic 2014
6. Vytvoření položek
Aby aukce mohla proběhnout, musí vyhlašovatel vytvořit alespoň
jednu aukční položku v sekci Položky. Logicky u vícepoložkových
aukcí musí být vytvořeno položek více. Každá položka má několik
povinných a několik nepovinných parametrů. Aukční položky
mohou být vytvářeny:
▪ Individuálně
▪ Hromadným importem vícepoložkových souborů (jak je
popsáno v následujícím odstavci 7.)
Obr. 30 Vyhlašovatel vytvoří položku opět pravým klikem do sekce
Položky a výběrem „Přidat“ z kontextového menu. Toto přidání zde
vyvolá dialogové okno pro definici povinných či nepovinných
parametrů aukční položky.
28
© Abillance Systemic 2014
Povinné parametry:
▪ Název – jméno položky např. Objekt IV v Předním
Staveništi
▪ Číslo – jedná se o pořadové číslo položek, tedy položka 1,
položka 2, položka 3 atd.
▪ Jednotka – měrná hodnota množství např. m2, m3, cihla,
panel atd. U celkového díla obvykle jako jednotku
uvádíme Komplet.
▪ Množství – početní hodnota např. 3000 cihel, 50 oken, 30
dveří atd. U celkového díla obvykle jako množství
uvádíme 1.
Nepovinné parametry:
▪ Moje cena – jedná se o cenový odhad vyhlašovatele,
který v tomto případě slouží jako orientační cena pro
soutěžící.
▪ Obvyklá cena – jedná se o cenový odhad na bázi aktuálně
srovnatelných cen na trhu.
▪ Popis – textové pole, které nabízí možnost detailnějšího
popisu položky dle uvážení vyhlašovatele
Obr. 31 Dialogové okno, kam vyhlašovatel vkládá povinné a případně i
nepovinné parametry aukční položky.
29
© Abillance Systemic 2014
7. Import vícepoložkových souborů do sekce Položky
V případě potřeby vytvoření většího počtu položek může
vyhlašovatel použít import souborů. Tyto soubory mohou být
samostatně vytvořenými podklady k rozpočtu nebo datovými
exporty z rozpočtových programů. Aby soubory mohly být
importovány do e-aukce, je třeba je nejprve uložit do formátu
CSV. Následně vyhlašovatel tyto soubory nahraje do jeho
univerzálního úložiště v systému Abillance – myDisk. Potom stačí
přetáhnout takový soubor z myDisk do sekce položky a
identifikovat příslušné sloupce s povinnými a nepovinnými
položkovými parametry a dokončit import.
Obr. 33 Takto uložený dokument vyhlašovatel dále přesune do
levé části sekce Položky.
Obr. 32 V sekci Položky může vyhlašovatel uložit dokument ve formátu
CSV např. rozpočet, seznam položek, přehled stavebních objektů a
prací atd. do levé části myDisk pomocí pravého kliku a výběru „Přidat
soubory z disku“ z kontextového menu. Dále je postup stejný jako
v bodu 5. této kapitoly.
30
© Abillance Systemic 2014
Obr. 34 Po provedení přesunu se dokument automaticky zobrazí v náhledu, který vyhlašovateli umožňuje vhodné formátování a označení položek k vlastnímu
importu. Pokud se v tomto náhledu některé položky v dokumentu nezobrazují správně, je třeba vyzkoušet vhodný výběr kódování, oddělovačů, a ohraničení
textu. Jakmile vyhlašovatel dosáhne správného zobrazení, označí jednotlivé sloupce jako parametry k importu do položek aukce výběrem z menu nad každým
sloupcem. Povinné parametry jsou v těchto menu uvedeny tučně, nepovinné tence.
31
© Abillance Systemic 2014
Obr. 35 Na závěr importu vyhlašovatel provede výběr položek – řádků k importu (lze označit jednotlivě pomocí Ctrl nebo v blocích pomocí Shift) a klikne na
tlačítko Import v levém horním rohu sekce.
32
© Abillance Systemic 2014
Obr. 36 Poté jsou všechny správně naformátované a označené sloupce a řádky hromadně importovány do položek aukce.
33
© Abillance Systemic 2014
8. Přidání soutěžících do aukce
V sekci Dodavatelé má vyhlašovatel aktivní náhled jak do celé
profesní databáze dodavatelů, tak do jeho vlastní složkové
struktury kontaktů (viz. Odstavec 3 této kapitoly). Dle vhodných
vyhledávacích kritérií vzhledem k předmětu aukce např.
„elektroinstalace“ a „plzeňský kraj“ vyhlašovatel vyhledá vhodné
subjekty k pozvání do aukce a jednoduchým přetažením (drag &
drop) je přidá k soutěžícím do aukce. Stejný způsob vyhledávání
může vyhlašovatel použít i u jeho vlastní složkové struktury.
Obr. 38 Vybrané subjekty vyhlašovatel přesune do levé části
sekce. Tím je přidání soutěžících do aukce hotové.
Obr. 37 V sekci Dodavatelé může vyhlašovatel využít jak jeho vlastní
roztřídění dodavatelů ve složkové struktuře, tak i rovnou
multikriteriální vyhledávání v seznamu kontaktů (viz. Odstavec č. 3 této
kapitoly). Dle jeho aktuálních kritérií vyhlašovatel vybere vhodné
subjekty jednotlivě i hromadně (Crtl nebo Shift).
34
© Abillance Systemic 2014
9. Rozlišení mezi soutěžícím a přihlížejícími účastníky aukce
V sekci Dodavatelé má vyhlašovatel možnost mezi účastníky
aukce označit ty, kteří nejsou soutěžící, ale pouze přihlížejí na
přípravu a průběh aukce jako pasívní kolegové vyhlašovatele. Tito
přihlížející nemohou v aukci cokoliv měnit ani soutěžit, ale mohou
aukci nezávisle sledovat z pohledu vyhlašovatele např. v případě,
že pro sledování aukce potřebují použít samostatný přístup
z jiného počítače.
Obr. 39 Vyhlašovatel může kliknout na kteréhokoli účastníka pravým
tlačítkem a z kontextového menu vybrat „Upravit“.
Obr. 40 Vyhlašovatel následně přepne typ uživatelského přístupu
v dialogovém okně z „Competitor“ na „Customer“ a klikne na tlačítko
Uložit.
35
© Abillance Systemic 2014
10. Stavy aukce a jejich dopad na chování vyhlašovatele i
soutěžících
Poté co je aukce vytvořena, je v ní uložena dokumentace, jsou
vytvořeny položky a vloženi soutěžící k pozvání, je třeba, aby
vyhlašovatel změnil stav aukce pro další postup. Pro efektivní
využití aukcí vyhlašovatelem je potřeba přesně rozumět
jednotlivým stavům aukce a jejich dopadům na funkční využití a
možnosti.
Stavy aukce a jejich klíčové příznaky jsou:
▪ Vytvořena – aukce je přístupná pouze vyhlašovateli, který
jí vytvořil. Tento vyhlašovatel může aukci jakkoli
upravovat, např. ukládat/mazat dokumenty,
přidávat/mazat položky a soutěžící, posouvat termíny,
měnit parametry atd. Aukce ve stavu vytvořena není
přístupná soutěžícím (ani pokud jsou již přidáni do aukce).
▪ Debata – aukce je přístupná vyhlašovateli a pozvaným
soutěžícím (objevuje se v jejich seznamech aktivních
aukcí). Vyhlašovatel aukce stále může v aukci cokoliv
měnit, ukládat, odebírat, mazat atd. Pouze v této fázi má
vyhlašovatel možnost odeslat všem soutěžícím
automatizovaný zvací dopis (viz Obr. 4). Soutěžící mají
možnost se seznámit s obsahem aukce, zadávací
dokumentací a položkami. Soutěžící nemají přístup do
sekce Dodavatelé. V této fázi nemá nikdo přístup do
sekce Moje situace, která slouží k vytváření a odesílání
cenových nabídek.
▪ Čekání – stav, ve kterém vyhlašovatel a soutěžící mohou
aukci prohlížet, ale vyhlašovatel již nemá možnost cokoli
Obr. 41 Úpravu stavů aukce vyhlašovatel může provést v kterékoli
sekci, pokud klikne na tlačítko Akce v levé horní části a z kontextového
menu vybere „Upravit stav“
Obr. 42 V malém dialogovém okénku vyhlašovatel jednoduše přehodí
stav aukce výběrem z menu.
36
© Abillance Systemic 2014
v aukci měnit, např. nemůže do aukce přidávat položky,
dokumenty nebo soutěžící. Pro vyhlašovatele rovněž není
možné se z této fáze vrátit do předchozích fází Debata a
Vytvořená. Aukce je v uzamčeném stavu čekání na
zahájení. POZOR, pokud aukce není před zahájením ve
stavu Čekání, aukce nebude zahájena!
▪ Běží – do tohoto stavu se aukce vždy přepne sama
automaticky. Jak pro vyhlašovatele, tak pro všechny
soutěžící se otevře sekce Moje situace, kde vyhlašovatel
monitoruje chování všech soutěžících a soutěžící každý
individuálně vytváří a vkládají cenové nabídky. Pro
vyhlašovatele rovněž není možné se z této fáze vrátit do
předchozí fáze Čekání. V případě nutnosti přerušení
aukce může vyhlašovatel přehodit aukci do stavu
Přerušená a následně znovu aukci zahájit do stavu Běží.
V tomto stavu vyhlašovatel rovněž může aukci předčasně
ukončit posunutím do stavu Revize nebo Ukončená.
▪ Revize – aukce se opět sama automaticky ukončuje dle
jejích parametrů a aktuálního vývoje nebo je předčasně
ukončena manuálně vyhlašovatelem viz Kapitola III,
odstavec 11. Tento stav slouží vyhlašovateli i soutěžícím
k důkladné revizi průběhu aukce, kontroly chování
soutěžících a jejich jednotlivých odeslaných nabídek. Pro
vyhlašovatele rovněž není možné se z této fáze vrátit do
předchozí fáze Běží.
▪ Ukončená – tento stav indikuje o definitivním ukončení
aukce a uzavření všech případných diskusí nad jejím
průběhem. Tento stav má pouze dva příznaky a to
přemístění aukce ze sekce Aktivní aukce do sekce
Obr. 43 Ukázka aukce ve stavu Běží, kdy jednotliví soutěžící vytvářejí a
odesílají jejich nabídky.
37
© Abillance Systemic 2014
Ukončené, a možnost vyhlašovatele rozeslat
automatizovanou zprávu o výsledcích aukce všem
soutěžícím.
▪ Archivovaná – aukce zmizí ze seznamů ukončených aukcí
vyhlašovatele i soutěžících, a je dále přístupná pouze
administrátorům poskytovatele aukcí z důvodů možných
požadavků vyhlašovatele na pozdější kontroly aukce.
Obr. 44 Ukázka aukce ve stavu Ukončena. Vyhlašovatel jasně vidí
jednotlivé odeslané nabídky a konečnou nejlepší cenu.
38
© Abillance Systemic 2014
Přehled stavů aukce a jejich dopad na možnosti
vyhlašovatele a soutěžících
39
© Abillance Systemic 2014
11. Odeslání zvacího dopisu
Tuto funkci může vyhlašovatel využít pro jednoduché hromadné
pozvání všech vybraných soutěžících do aukce. Tento dopis, který
pozvaní soutěžící obdrží na email, obsahuje základní údaje o aukci
např. předmět soutěže, termín konání aukce, soutěžní položky,
kontakt na vyhlašovatele (viz Obr. 4). Aby mohlo dojít k jeho
odeslání, musí mít vyhlašovatel aukce splněny následující
parametry:
▪ Minimálně dva soutěžící v sekci Dodavatelé příslušné
aukce
▪ Stav aukce nastavený na Debata
12. Sledování průběhu aukce
Jak již bylo uvedeno výše v odstavci 9, aukce, která byla ve stavu
Čekání, se v plánovaném termínu zahájí automaticky.
Vyhlašovatel tedy pro hladký a bezproblémový průběh aukce
nemusí nic aktivně dělat. Často ani není nutné, aby se aukce
vůbec účastnil. Přesto, pakliže si to přeje, má vyhlašovatel jisté
možnosti jak do aukce vstupovat a případně i v omezené míře
zasahovat do chování soutěžících.
Tyto možnosti jsou:
▪ Vyhlašovatel může napsat a odeslat krátkou zprávu,
která se v reálném čase objeví všem soutěžícím na
viditelném místě nad polem pro sledování aktuálních
cenových nabídek. Tato zpráva může obsahovat
upozornění, aktualizace, varování, vysvětlení atd.
Obr. 45 Vyhlašovatel může odeslat automatizované pozvání soutěžícím
ve stavu aukce Debata tak, že v sekci Dodavatelé klikne na tlačítko
Akce v levém horním rohu a z kontextového menu vybere „Odeslat
pozvání“. Podoba tohoto pozvání tak, jak ji obdrží soutěžící viz
Odstavec 3, Kapitola II.
Obr. 46 Vyhlašovatel může v aukci zveřejňovat krátké informativní
zprávy všem soutěžícím. Ve všech sekcích kromě Informace klikne na
tlačítko Akce a z kontextového menu vybere „Upravit zprávu“. Do
dialogového okna, které se otevře, vyhlašovatel napíše text zprávy a
klikne na tlačítko Uložit.
40
© Abillance Systemic 2014
▪ Vyhlašovatel může odstranit kteroukoli cenovou
nabídku, např. v případě, kdy soutěžící udělal zjevnou a
neúmyslnou chybu.
▪ Vyhlašovatel může deaktivovat nebo odstranit
kteréhokoli soutěžícího, např. pokud soutěžící hrubě
poruší podmínky aukce nebo se chová jinak v rozporu
s dobrými mravy.
Obr. 47 V případě nutnosti odstranění konkrétní nabídky vyhlašovatel
v sekci Moje Situace klikne na tuto nabídku pravým tlačítkem a
z kontextového menu vybere „Odstranit“.
Obr. 48 V případě nutnosti odstranění konkrétního soutěžícího
vyhlašovatel v sekci Dodavatelé klikne na tohoto soutěžícího pravým
tlačítkem a z kontextového menu vybere „Deaktivovat uživatele“.
41
© Abillance Systemic 2014
▪ Vyhlašovatel může aukci přerušit nebo předčasně
ukončit, např. pokud je potřeba rozsáhlejší komunikace
s jedním nebo více soutěžícími a nelze tuto komunikaci
uskutečnit za běhu aukce.
▪ Vyhlašovatel může u aukcí na celkovou cenu zadat
cílovou cenu, viz. Kapitola I, Odstavec 4, Aukce na cílovou
cenu.
Obr. 50 Vyhlašovatel může v sekci Moje situace kdykoli ve
stavu aukce Běží zadat cílovou cenu a to tak, že klikne na
tlačítko Akce a z kontextového menu vybere „Nastavit
cílovou cenu“. Následně zadá její číselnou hodnotu, napíše
krátkou zprávu v dialogovém oknu a klikne na tlačítko
uložit.
Obr. 49 Přerušení aukce vyhlašovatel provede pomocí změny stavu
aukce z Běží na Přerušena. Po přerušení vyhlašovatel může stejným
způsobem aukci znovu spustit. Jednoduše změní stav z Přerušena zpět
na Běží.
42
© Abillance Systemic 2014
13. Ukončení a vyhodnocení aukce
Aukce může být ukončena čtyřmi možnými způsoby, dle typů
aukcí a chování soutěžících:
▪ Aukce je ukončena automaticky v plánovaném termínu
ukončení a poslední nejlepší nabídka podaná před tímto
ukončením vyhrává.
▪ Aukce je prodlužována automaticky o extra interval
odpočtu tak dlouho, dokud soutěžící v tomto intervalu
podávají nové lepší nabídky. Teprve když už nikdo neučiní
novou lepší nabídku, aukce se automaticky ukončí po
vypršení extra intervalu odpočtu od poslední nejlepší
nabídky, která tímto vyhrává.
▪ Aukce je ukončena automaticky před plánovaným
ukončením a to v případě, že vyhlašovatel aukce zadá
cílovou cenu a jeden ze soutěžících tuto cílovou cenu
nabídne, viz Kapitola I, odstavec 4, Aukce na cílovou cenu.
Obr. 51 Vyhlašovatel může po ukončení aukce odeslat
automatizovanou zprávu všem soutěžícím o výsledcích aukce. Stačí
v sekci Dodavatelé kliknout na tlačítko Akce a z kontextového menu
vybrat „Odeslat informace o výsledku aukce“.
43
© Abillance Systemic 2014
▪ Aukce je ukončena manuálně vyhlašovatelem před
plánovaným ukončením v případě hrubého porušení
pravidel aukce jedním nebo více soutěžícími.
Ihned po ukončení je aukce vždy ve stavu Revize, který
vyhlašovateli i soutěžícím umožňuje kontrolu jejího průběhu a
výsledků.
14. Odeslání dopisu o výsledku aukce
Po vyhodnocení může vyhlašovatel rozeslat všem soutěžícím
(každému individuálně) automatizovanou zprávu o výsledcích
aukce. Aby mohl být tato zpráva rozeslána, musí být aukce ve
stavu Ukončená.
Obr. 52 Ukázka automatizované zprávy o výsledku aukce pro
neúspěšného soutěžícího. Úspěšný soutěžící logicky obdrží zprávu o
jeho vítězství.
44
© Abillance Systemic 2014
15. Export průběhu aukce
Vyhlašovatel má kdykoli po přepnutí aukce do stavu Běží možnost
využít datových exportů všech cenových nabídek od všech
soutěžících. Tyto exporty poskytují úplný a transparentní přehled
o průběhu aukce pro jakékoli pozdější reference.
Obr. 53 Vyhlašovatel klikne na tlačítko Akce v levém horním rohu a
z kontextového menu vybere jednu ze tří možných variant exportu.
Export ve formátu xls se automaticky nahraje na počítač vyhlašovatele.
45
© Abillance Systemic 2014
Obr. 54 Ukázka „Exportu seznamu příhozů“
46
© Abillance Systemic 2014
Obr. 55 Ukázka „Exportu podrobné analýzy“
47
© Abillance Systemic 2014
Abillance Systemic s.r.o.
Manětín 7, 331 62 Manětín
Tel. +420 721 905 005
Email: [email protected]
URL: www.abillance.com