Utformningsmöte budget

2012-08-28

Dagordning utformningsmöte budget•Processen/tidplan

•Inmatningsmall, koddelarna och ”budgetförslag”

•Godkännandeprocessen – arbetsflödet

•Organisationsträd – rekommenderade

•Rekommenderad hantering av förändringar i organisationsträdet

•Ny funktionalitet – nämndbidrag/kommunbidrag

•Anställningsinformation rapport tillgänglig

•Visning av budget – inmatningsmall och periodnycklar

•Att göra inför budget utrullningen

•SDN-boksluts ansvaret

•Planen för personalbudget

•Budgetjusteringar/budgetanalysrapporten?

•-

NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version B 2

Syfte med mötet

Presentera och få en samsyn kring den utformning och tillämpning som kommer att finnas tillgänglig vid utrullning av Nekksus för Fas 1 (budget 2013).

Synpunkter och önskemål kring utformningen tas gärna emot, dock …..

Avgränsning – ytterligare utformning samt utdata eller prognos.

Budgetprocess 2013 i Nekksus

NEKK | 2012 | Utrullningsgrupp | Utrullningsstrategi

Budgetprocess genereras i

Nekksus

November December Januari Februari

Budgetuppgift per ansvarBudgetuppgift per ansvar

Budgetuppgift per ansvar + möjlighet till motbokning av nämndbidrag

Kommunbidrag

Mars

Förändringar av kommunbidragÅrsbudget på förvaltningsnivå

Horisonten

Oktober

Förvaltnings-centralt ansvar* Godkännande av budget FörvaltningBudgetversion =Ursprunglig budget

* Kommunbidrag läggs på ansvar som inte får godkännas innan 31/01

Förändringar av kommunbidrag

Ursprunglig budget Budgetjusteringar per månad

1:e oktober

31:e december

Inmatningsmall för budgetjusteringar/ansvar

För budget 2013 gäller fr o m v 43 April osv

Början november

Budgetprocess 2013 i Nekksus• För att säkerställa kommunbidraget kommer en central inmatning ske i Nekksus

• Ingen funktionalitet för att föra ut nämndbidrag från central nivå nedåt i organisationen

• Arbetet med budget i Nekksus utgår precis som vid prognos från ansvarsnivån.

• Summering görs uppåt i organisationen för att den, senast den 31/1, skall kunna summeras för förvaltningen på en nivå som minst motsvarar de centrala informationskraven och med korrekt periodisering.

• Precis som vid prognos finns det möjlighet att ”justera” budgeten på två sätt. Antingen görs justeringar av underliggande nivåers budget med hjälp av ett så kallat justeringsansvar eller så skickar godkännaren tillbaka budgeten för justering på underliggande ansvarsnivå.

• Till sin hjälp vid analys av budget har användaren även en budgetanalysrapport. Den liknar prognosanalysrapporten i sitt utseende. Användaren kan i denna välja vilka kolumner som ska visas vid varje tillfälle. I denna kan användaren utläsa vilken budget förvaltningen hade en viss månad – (se vidare under budgetjusteringar).

• I resultaträkningen visas alltid den senast godkända budgeten (inkl. budgetjusteringar) vilket innebär att budget 2013 inte kommer att visas i RR förrän efter 2013-01-31.

Lokala anvisningar och tidplan tas fram för budget

Godkänna budget

Analys av budget, kommentar och ev. avstämning (Budget OK/Ej OK?)

Tillägg/ kompletteringar

Godkänna budget

Analys/budgetregistrering och kommentar på lägsta org. nivå

OK

Analys av budget, kommentar (Budget OK/Ej OK?)

Godkänna budget

Tillägg/ kompletteringar (t.ex. motpart I)

Ej OK

OK

Ej OK

Nytt system

Nytt system Nytt system

Nytt system

Nytt system

Nytt system

Nytt system

Nytt system

Generalla förutsättningar Skapa process

Steg 6-9 är en iterativ process som för förvaltningen avslutas när budget godkänns förvaltningscentralt. Därefter matas kommuncentrala poster in på kommuncentral nivå. När detta är klart stängs kommunens budget av central systemförvaltning.

*Efter godkännande skickas budget till nästa organisatoriska nivå inom förvaltningen. Antal organisatoriska nivåer inom verksamheten varierar mellan förvaltningarna.

6

Tilldela användare till uppgifter och aktiviteter

Skapa budgetlödeSkapa budget”inmatningsmall”

Övervakning av process, ändra användare vid behov, lägga till nya användare

1

Nytt system

Nytt systemNytt system Nytt system

2 3 5

4

6 6

7

7

6

7 8

9

6

Arbetsprocess budget fas 1

Inregistrering av kommunbidrag

Budgetprocess 2013 i Nekksus

• Arbetsflödet för budget byggs på samma sätt som i prognos upp med hjälp av organisationsträdets olika nivåer. Förvaltningen måste tillse att det finns en användare för varje ansvar som inmatare och/eller godkännare. Likaså måste förvaltningen se till att det finns en användare på varje godkännarnivå. När budgetprocessen genereras kommer godkännandereglerna från senaste prognos att kopieras som utgångspunkt. Varje förvaltning kan sedan ändra dessa namn om det är andra användare som skall delta i budgetarbetet än vid prognos.

Inmatningsmall budget 2013 Ansvar: 1111

Kontogrupp/Konto

Övriga koddelar Budget 2013 Helår/per månad

Periodnyckel Budget 2012 Senast godkända prognos 2012

Utfall ack stängda perioder 2012

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx xxxxx xxxxx

xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx xxxxx xxxxx

xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx xxxxx xxxxx

Uppdateras löpande med senast godkända budget (inkl budgetjusteringar) Budget 2012 från Horisonten kommer att förändras så snart en ändring sker i Horisonten.

Uppdateras när en ny godkänd prognos finns tillgänglig

Inmatning sker med helårssiffra eller per månad.

Kommentarer på kontogrupp och ansvar – endast årets kommentarer – inga kommentarer från prognos.

En enkel och en detaljerad inmatningsmall. Varje förvaltning kan själv avgöra vilka koddelar/detaljnivå som skall visas. I respektive mall. Kan vara annorlunda från vilka som visas i prognos.

Uppdateras när ny period är stängd.

Ett antal gemensamma periodnycklar finns tillgängliga. Varje förvaltning väljer vilka som skall vara synliga vid inmatning.Det är även möjligt att lägga in belopp direkt i månadskolumn eller justera belopp som skapats med en nyckel.

Utgångspunkten för inmatningsmallen för budget är den inmatningsmall som byggts för prognos. Mallen har flera olika flikar. För budget finns inget ”budgetförslag” men jämförelsekolumnerna, senaste prognos 2012, budget 2012 och utfall 2012 skapar raderna i mallen där användaren sedan matar in budget.

• I inmatningsmallen finns precis som för prognos fyra olika inmatningsflikar. Två för helårsinmatning (enkel och detaljerad) och två för månadsinmatning (enkel och detaljerad).

• Varje förvaltning bestämmer själva vilka koddelar som skall visas på den enkla respektive den detaljerade fliken. (Gemensam för SDN, med undantag för de frivilliga koddelarna i den detaljerade mallen). Vissa gemensamma regler gäller dock:

• Enkel mall:

• Alltid på kontogrupp,

• om motpart visas = motpartsgruppering (IIII, XXXX, NNNN)

• om verk visas = verk gruppering.

• Detaljerad mall:

• Kontonivå

• Motpart obligatorisk = motpartsgruppering (IIII, XXXX, NNNN)

• Verk obligatorisk för SDN + Sociala resurs= verksamhetskoder (4 pos)

• Fria koddelar – varje förvaltning (även varje SDN) bestämmer vilka som skall visas.’

• Motpartsjustering ska ske som en del i förvaltningens budgetprocess. Inmatning kan ske i den avstämningsrapport som finns tillgänglig eller genom inmatning via den ordinarie inmatningsmallen. På samma sätt som för prognos.

Koddelar och inmatningsmallen

SDN-bokslutsansvaret

• För SDN-sektorn finns också krav på att budgeten per förvaltning/ram är inlagd på kontogrupp och verk 1-position (IFÖ 4 pos). I de fall verk-informationen inte finns eller inte är korrekt på ansvarsnivå kan detta justeras på centrala ansvar inom förvaltningen. I Fas 1 finns inga funktioner för att underlätta denna fördelningen (SDN-boksluthantering) – ett område för fortsatt utveckling om önskemål finns. Skall SDN-boksluts ansvaret undantas i budgetprocessen? I så fall måste det finnas ett separat ansvar i alla SDN

• I Nekksus-budget har en rutin för att lägga ut kommunbidrag till respektive förvaltning skapats.

• Respektive förvaltnings kommunbidrag läggs på de centrala ansvar inom förvaltningen som respektive förvaltning tidigare angett (clearingfilen). Samtidigt sker en motbokning på N900 med förvaltningen som motpart.

• Konteringen styrs av uppgifterna om Kategori, Ram och Motpart i Kommunbidragsfilen.

• Konteringsreglerna underhålls av central systemförvaltning. Om någon förvaltning önskar en förändring av dessa görs det genom kontakt med central systemförvaltning.

• Kontona 8101 Kommunbidrag och 8102 Kommunbidrag tillägg kan inte användas av förvaltningen utan kommer att uppdateras av den automatiska inläsningen.

• Periodisering sker utifrån information i kommunbidragsfilen. Periodisering sker med hjälp av uppgifterna - Första utbetalningsmånad- Sista utbetalningsmånad- Beslut gäller från

• Kommunbidragsfilen kommer att matas in den 30/9 och därefter uppdateras 31/10, 30/11 och 31/12.

• Beloppen kommer att hanteras på samma sätt som i kommunbidragsfilen, dvs som budget och tillägg.

• I februari – december kommer överläsning av tilläggsbeslut att ske vid varje månadsslut, dessa belopp kommer att hanteras som budgetjusteringar.

• Varje förvaltning kan se hur kommunbidraget är utlagt i inmatningsmallen för de ansvar som används för kommunbidrag eller i budgetanalysrapporten.

Funktionalitet för kommunbidrag

Automatisk motbokning av nämndbidrag

• I Nekksus finns en frivillig rutin för att boka nämndbidrag på respektive ansvar med automatik.

• Varje förvaltning måste ange till central systemförvaltning om man önskar att kunna använda rutinen. Det är möjligt att registrera manuellt på 8111 om man inte väljer att använda funktionen. Rekommendation att använda rutin för alla ansvar med nämndbidrag eller inte alls. En kombination kan skapa avstämningsproblem.

• Rutinen bygger på att en motbokning sker på nettot av alla inlagda värden på samtliga konton och övriga koddelar. Resultatet för ansvaret skall efter motbokningen bli noll. I inmatningsmallen finns en ”knapp” för ”boka nämndbidrag” och när användare på de förvaltningar som har anmält att de skall använda funktionen trycker på knappen sker bokning enligt nedan beskrivna regler. I annat fall kommer ett felmeddelande att visas. (Knappen kommer att vara synlig för alla.)

• Funktionen fungerar enligt följande:

• Inmatning av budget sker i budgetinmatningsmallen på konto 3-8 och de övriga koddelar som respektive förvaltning har valt att budgetera på.

• När användaren trycker på knappen ”Boka nämndbidrag” sker en nettobokning per månad på kontot för nämndbidrag (8111) på det valda ansvaret + övriga koddelar. – Se kommande sida.

• Samtidigt sker en motbokning på ett inom förvaltningen centralt ansvar per ram. Detta ansvar är det samma som förvaltningen använder för kommunbidrag (kategori - budget). Utifrån ansvarets ramtillhörighet kommer korrekt ansvar att väljas.

• Funktionen kan köras flera gånger för ett ansvar. Varje gång den används ersätts alla bokningar på konto 8111 för det aktuella ansvaret och motbokningen på centralt ansvar ersätts också.

Modell för hantering av bokning nämndbidrag

Konto Verk Motpart Objekt Jan Feb Mars April Maj osv Årstotal

Övriga intäkterLön ersättn förmånSoc avg o pensionsFörbrukningsmaterialÖvriga kostnaderSumma

81118111811181118111Summa

Summa ansvar 1234

B100 G100G100B100G100

B100 G100G100B100G100

IIIIIIIIIIIIIIIIIIII

XYYXX

XYYXX

1 000-2 000-1 000

-2 000

-1 0002 0001 000

2 000

0

1 000-2 000-1 000

-2 000

-1 0002 0001 000

2 000

0

1 000-2 000-1 000

-1 000-3 000

-1 0002 0001 000

-1 0003 000

0

1 000-2 000-1 000

-15 000-1 000

-18 000

-1 0002 0001 000

15 0001 000

18 000

0

1 000-2 000-1 000

-1 000-3 000

-1 0002 0001 000

1 0003 000

0

12 000-24 000-12 000-15 000

-3 000-42 000

-12 00024 00012 00015 000 3 000

42 000

0

Boka nämndbidrag

Ansvar: 1234

Konto Verk Motpart Textfält Jan Feb Mars April Maj osv Årstotal

8111 A200 IIII 1234 -2 000 -2 000 -3 000 - 18 000 - 3 000 -42 000

8101 A200 N900

Centralt ansvar: 9999

Från kommunbidragsbokningen

I textfältet på transaktionen läggs uppgift om från vilket ansvar motbokningen hänför sig.

8111 vid budget8112 vid budgetjustering

Organisationsträdet

• Budgeten skall göras i den organisation som skall gälla för 2013. Det innebär att förvaltningarna måste göra de tillägg av nya ansvar, ändringar av nivåbegrepp eller stänga ansvar som skall göras för att motsvara verksamheten under kommande år innan budgetprocessen genereras (slutet av september).

• I Nekksus kommer det att finnas en organisationshierarki för 2013 parallellt med den som gäller för 2012 och alla budgetrapporter kommer att visas i enlighet med denna.

• Ansvar som har ett tom datum 2012-12-31 eller tidigare kommer inte att få en budgetuppgift för 2013 och behöver således inte ha en inregistrerare/godkännare angiven.

• Om ansvar tillkommer efter det att budgetprocessen genererats måste förvaltningen anmäla detta till central systemförvaltning så att en budgetuppgift för detta ansvar kan genereras i budgetprocessen. Ett nyupplägg av ett ansvar påverkar inte med automatik påbörjad budgetprocess.

• Hur bör förvaltningarna tänka kring detta? – inte börja godkänna innan organisationen är klar?

NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version B 15

Ansvar

GruppNivå 4

EnhetNivå 3

OmrådeNivå 2

SektorNivå 1

FörvaltningNivå 0

Principer för utformning – Informationsstruktur 1

Organisationsträd med olika antal summeringsnivåer.Detta är den rekommenderade modellen för organisationsträdet i Nekksus. Antalet nivåer kan variera mellan förvaltningar.Organisationsträdet behöver alltså inte ha alla summeringsnivåer ifyllda i de fall organisationen har olika djup inom olika delar.De blå rutorna identifierar ansvar medan de grå är summeringsnivåer. För att en korrekt uppföljning av antal anställda per chef skall kunna göras skall den lägsta summeringsnivån innan ett ansvar alltid motsvara lägsta chefsnivå. Denna skall alltså inte ligga på ansvarsnivå.Se också nästa bild för alternativ lösning.

NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version B 16

Ansvar

GruppNivå 4

EnhetNivå 3

OmrådeNivå 2

SektorNivå 1

FörvaltningNivå 0

Organisationsträd med fast antal summeringsnivåer.De förvaltningar som har byggt ett organisationsträd med fast antal nivåer kan behålla detta i Nekksus. Det innebär att det blir ett antal extra summeringsnivåer för t ex ett justeringsansvar för en förvaltning. (Se längst till höger ovan). Om summeringsnivåerna i Horisonten har samma benämning i nivå 3 och 4 kommer de i Nekksus att läggas samman och redovisas som en nivå.

Principer för utformning – Informationsstruktur 2

Organisationshierarkin

Vad och hur inför 2013 avseende organisationshierarkin

• Om organisationen ändras inför 2013 – ändra kopplingen till nivåbegrepp med from datum 2013-01-01.

• Eventuella nya ansvar skall läggas upp med fromdatum 2013-01-01

• Ansvar som skall stängas skall stängas med tomdatum 2012-12-31 – (inte genom att ämdra giltighet till N!!). Tänk också på att om organisationen skall ändras så måste också nivåbegreppen för stängda ansvar ändras med fromdatum till ny organisation( eller flytta om till något nivåbegrepp för ”stängda ansvar”.)

• OBS eventuellt namnbyte på ett ansvar slår igenom direkt även om den är daterad 2013-01-01 i Horisonten. Ett ansvar kan bara ha ett namn i Nekksus.

• Detta skall göras i Horisonten före 2012-09-30. Eventuella ändringar därefter kommer att kräva en manuell hantering.

• Alla ansvar som använts för utfall sedan 2011-01-01 finns i Nekksus. Alla dessa ansvar måste finnas kopplade i organisationsträdet, dvs varje ansvar skall ha nivå-underkoderna kopplade till sig.

• Även stängda ansvar skall ha nivå-underkoderna angivna, antingen med nivåbegrepp i den aktuella organisationen eller någon form av uppsamlingsbegrepp som förvaltningen väljer att skapa för ”gamla organisationer”. I det sistnämnda fallet kan dessa ansvar läggas direkt under nivå 1.

18Utrullningsstrategi Version PA7

Kontostruktur

• Vid årsskiftet kommer ett antal ändringar i kontoplanen att genomföras pga förändringar i KommunBAS. Utgångspunkten är att budget 2013 skall registreras i enlighet med den nya kontoplanen.

• Det innebär att alla nya konton skall finnas valbara i budgetinmatningen.

• Konton som utgår (stängs 2012-12-31) skall inte kunna användas för budget 2013.

• Föregående års utfall kommer att visas även för de konton som utgår. Dessa konton kommer att vara grupperade till den kontogrupp där de i fortsättningen skall visas.

• Användaren måste själv hålla reda på översättningen av konto till nytt konto enligt de tabeller som tas fram av KPG.

• Kontogruppstruktur 2013 kommer att visas i budgetinmatning och budgetanalysrapport medan resultaträkning under 2012 kommer att visas i 2012 kontostruktur.

• Ett konto kan bara ha ett namn – konton som byter namn måste val ske om de under 2012 skall byta namn

• Även 230, 4444 och 610 förvaltningsunika RR skall ändras i enlighet med detta.

Periodnycklar

• Budgetvärden lagras precis som prognosvärden alltid per månad.

• Budget kan läggas in per månad eller som helårsbelopp. Möjligheten att lägga in per månad är en skillnad mot dagens budgetregistrering där ett helårsvärde alltid anges tillsammans med en nyckel.

• Alla periodnycklar skall läggas upp i ett centralt register av central systemförvaltning för Nekksus.

• Mål – att antalet periodnycklar inte ska bli för många och att samma nyckel inte ska finnas flera ggr.

• En modell för hantering av förslag på nya periodnycklar kommer att tas fram av projektet.

• Periodnycklarna kan användas både på kontogrupp och kontonivå. Om periodnyckel läggs på kontogrupp ärvs denna ner till budgetkontot (registreringskonto inom kontogruppen).

• Varje förvaltning skall i förväg kunna bestämma vilken fördelningsnyckel som skall vara default för en viss kontogrupp. Om ingen default anges så skall default vara 12-delar. Samma regel gäller för alla konton i en kontogrupp.

• Varje förvaltning skall till central systemförvaltning ange vilka nycklar som skall vara synliga vid inregistrering för respektive förvaltning.

Periodnycklar, forts

• När en periodnyckel används på ett helårsbelopp och man därefter ändrar något av månadsbeloppen kommer periodnycken att ändras till ”manuell”.

• Om man använder en avvikande nyckel på ett specifikt konto (koddelskombination) inom en kontogrupp där man tidigare lagt ett belopp på kontogruppsnivå så kommer periodnyckeln på kontogrupp att döpas om till ”olika nycklar”.

• Ändrar man periodnyckeln på kontogruppsnivå så ändras periodnyckeln på alla konton i hela denna kontogrupp och tidigare angivna nycklar på specifika konton raderas.

• Rekommenderad arbetsgång är att periodnyckel först anges på kontogrupp och därefter anges en annan periodnyckel vid behov på kontonivå.

Periodnycklar, forts

• I Nekksus lägger man in budgetsaldo per kodkombination vilket är en skillnad mot dagens registrering i Horisonten där man lägger in bokföringsordrar med budgettransaktioner. Detta innebär att på en kombination av koddelar kan endast en periodnyckel användas. T ex Konto 5021, verk H100 kan endast ha en periodnyckel.

• Förutom fasta nycklar är det dessutom möjligt att få en månadsfördelning med samma periodisering (på konton eller kontogrupp) som senast godkända prognos för kontogruppen.

Förslag på periodnyckar i Nekksus för budget 2013

Beteckning Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Total12-delar helår 8,33 8,33 8,34 8,33 8,33 8,34 8,33 8,34 8,33 8,33 8,33 8,34 100Jämn jan - juni 16,67 16,66 16,67 16,66 16,67 16,67 0 0 0 0 0 0 100Jämn juli - dec 0 0 0 0 0 0 17 16,66 16,67 16,66 16,67 16,67 100Lön utan vikarie utan löneavtal 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 7,6 1,1 7,6 9,3 9,3 9,3 9,3 100Lön utan vikarie med löneavtal, 3% 9,1 9,1 9,1 9,4 9,4 7,6 1,2 7,6 9,4 9,4 9,4 9,3 100Lön med vikarie med löneavtal, 3% 8,1 8,1 8,2 8,4 8,4 8,4 8,4 8,4 8,4 8,4 8,4 8,4 100Ferie utan löneavtal 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 5,0 0,0 5,0 10,0 10,0 10,0 10,0 100Ferie med löneavtal 9,7 9,7 9,7 10,1 10,1 5,2 0,1 5,0 10,1 10,1 10,1 10,1 100

Räcker dessa för budget 2013?

Vad skall göras innan budget?

Förvaltningen•Uppdatera organisationshierarkin i Horisonten för 2013.•Bestäm vilka koddelar som skall visas vid inmatning av budget •Bestäm om automatisk motbokning av nämndbidrag skall kunna göras för förv.•Bestäm vem som skall kunna göra budgetjusteringar.•Bestäm %-sats för PO-pålägg •Gå igenom förslag till periodnycklar och bestäm vilka som förvaltningen skall använda och kom med förslag på sådana som saknas.•Bestäm default periodnyckel per kontogrupp•Intern tidplan•Lokala anvisningar – användning av periodnycklar etc.

Projektet•Lägg in gemensamma periodnycklar – utskick till förvaltningar.•Rutin för nya periodnycklar•Rutin för förändring av organisation efter att budgetprocess genererats.•Utveckla/testa budgetfunktionalitet

Innan utformningsmöte•Koddelar per förvaltning•Periodnycklar

31/01v43-v48

Periodiserad budget för förvaltningen godkänd

Budgetprocess genereras för förvaltningen. Budgetuppgifter tillgängliga

ProjektetRegistrera kommunbidrag.Lägg in ev nya periodnycklar.Fortsatt utveckling (budgetjusteringar, budget skapar utfall mm).

FörvAvstämning nämnd-bidrag, motpart, verk etc.

31/12

FörvaltningAnge inmatare och godkännare.Registrera budget per ansvarGodkänn budget på organisationsnivåer..

V 33

Kompletteras – hur se i förhållande till checklista etc.

Budgetversioner och budgetjusteringar

• Fram till och med 31 januari 2013 pågår budgetprocessen för budget 2013. Efter godkännande på förvaltningsnivå utgör denna Helårsbudget 2013 (Ursprunglig budget).

• Under året skall budgetjusteringar kunna göras. Varje månad kommer kommunbidragstillägg att registreras och förvaltningen skall justera budget med dessa och eventuella andra förvaltningsinterna justeringar. Budgetjusteringar mellan förvaltningar görs ej.

• Budgetjusteringar kan göras fr o m 1 februari och hänförs till respektive månad när de registreras (användaren kan inte välja månad).

• Från SLK fastställs den sista dag i respektive månad när budgetjusteringar kan registreras. När detta datum inträffar utgör, ursprunglig budget och budgetjusteringar för passerade månader, ”senast godkända budget” för förvaltningen. Det är också denna som visas i resultaträkningen.

• I Resultaträkningen visas alltid ”senast godkända budget” (ursprunglig budget + budgetjusteringar tom stängd period) för valt år.

• Budgettransaktioner visas i budgetanalysrapporten. Av dessa framgår vem som har gjort registrerat budget och budgetjusteringar.

BudgetversionerBudgetversioner Utgörs av:

Helårsbudget januari 2013 (Ursprunglig budget)

Helårsbudget per 2013-01-31

Helårsbudget februari 2013 Helårsbudget januari+ justeringar under februari

Helårsbudget mars 2013 Helårsbudget februari + justeringar under mars

Helårsbudget april 2013 Helårsbudget mars + justeringar under april

Helårsbudget maj 2013 Helårsbudget april + justeringar under maj

Helårsbudget juni 2013 Helårsbudget maj + justeringar under juni

Helårsbudget juli 2013 Helårsbudget juni + justeringar under juli

Helårsbudget augusti 2013 Helårsbudget juli + justeringar under augusti

Helårsbudget september 2013 Helårsbudget augusti + justeringar under september

Helårsbudget oktober 2013 Helårsbudget september + justeringar under oktober

Helårsbudget november 2013 Helårsbudget oktober + justeringar under november

Helårsbudget december 2013 Helårsbudget november + justeringar under december

26Utrullningsstrategi Version PA8 26NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version B

BudgetjusteringarCentrala justering – Kommunbidrag mellan N900 och förvaltning Nxxx

•Centrala justeringar av kommunbidraget hanteras inom funktionen kommunbidragsfördelning.

•Särskild inmatningsmall som alltid är öppen och som visar ”Ursprunglig helårsbudget”, ”Tidigare justeringar”, ”Justering för månaden” och ny ”Senast godkända budget”.

•I mallen registreras justeringsbelopp per ansvar och övriga koddelar och per månad (kvarvarande månader under året).

•Varje ansvar registreras var för sig – användaren måste själv kontrollera att nettot av justeringarna blir noll per månad.

•Motbokning mot nämndbidrag registreras manuellt (och stäms av).

•Möjligheten att göra budgetjusteringar skall vara begränsad till ett fåtal användare per förvaltning.

•Det finns ingen godkännandeprocess för budgetjusteringar; uppdatering av ny version styrs av datum.

•Manuell registrering av belopp är möjligt i öppna perioder, inga periodnycklar finns tillgängliga utan beloppen beräknas och läggs in manuellt.

Tidplan för prognos/budget 2013

B C D E F G H IPrognos Budget

”klar”Utfall fg. månad klart(Utifrån Stadens "Bryttidpunkter”)

Föregående prognos stängs (från kolumn G eller F)

Prognosförslag genereras. Uppgifter tilldelas användare.

Budget ”klar”(sista datum för budget-justeringar för månaden)

Utfall innev. månad klart

Prognos på förvaltningsnivå klar

Avstämningar på kommun-central nivå klara(Tidplan tas fram av SLK)

P-febr 2013-01-31 2013-02-08 - 2013-02-11 2013-02-28 2013-03-08 2013-03-11P-mar 2013-02-28 2013-03-08 2013-03-11 2013-03-12 2013-03-28 2013-04-17 2013-04-23 2013-04-24P-apr 2013-03-28 2013-04-17 2013-04-24 2013-04-25 2013-04-30 2013-05-10 2013-05-13 -P-maj 2013-04-30 2013-05-10 2013-05-13 2013-05-14 2013-05-31 2013-06-07 2013-06-11 -

P-juli 2013-06-30 2013-07-16 2013-06-11 2013-07-17 2013-07-31 2013-08-14 2013-08-14 -P-aug 2013-07-31 2013-08-14 2013-08-14 2013-08-15 2013-08-30 2013-09-13 2013-09-19 2013-09-20P-sept 2013-08-30 2013-09-13 2013-09-20 2013-09-21 2013-09-30 2013-10-10 2013-10-15 -P-okt 2013-09-30 2013-10-10 2013-10-15 2013-10-16 2013-10-31 2013-11-14 2013-11-15 2013-11-18P-nov 2013-10-31 2013-11-14 2013-11-18 2013-11-19 2013-11-29 2013-12-12 2013-12-13 -

- 28 -

Dessa kolumner visas i resultaträkning för t ex mars som körs efter det att prognos är godkänd. Fram till dess visas föregående prognos som jämförelse .

Från denna dag kommer default-period i RR ändras till ny månad.

Styrtabell för detta datum finns i systemet – inte alltid den sista i respektive månad.

För att budget skapar utfall – viktigt att budgetjusteringar stängs innan utfall är stängt.

Principer för visning i RR

NEKK | 2012 | Utrullningsgrupp | Utrullningsstrategi

Utfall Budget Prognos

2013-01-01 -- 2013-01-31 Vald period (default ?) - -

2013-02-01 – 2012-02-08 Vald period (default ?) Helårsbudget Januari -

2013-02-09 – 2013-02-28 Vald period (jan default) Helårsbudget Januari -

2013-03-01 – 2013-03-08 Vald period (jan default) Helårsbudget Februari -

2013-03-09 – 2013-03-11 Vald period (febr default) Helårsbudget Februari

2013-03-12 – 2013-03-31 Vald period (mars default) Helårsbudget Februari Prognos Februari

2013-04-01 – 2013-04-17 Vald period (mars default) Helårsbudget Mars Prognos Februari

2013-04-18 – 2013-04-23 Vald period (april default) Helårsbudget Mars Prognos Februari

2013-04-24 – 2013-04-30 Vald period (april default) Helårsbudget Mars Prognos Mars

2013-05-01 – 2013-05-10 Vald period (april default) Helårsbudget April Prognos Mars

osv

Under förutsättning av tabellen på föregående bild stämmer och att förvaltningen godkänt prognos enligt denna tidplan.

Organisationsträd, stängda ansvar

Gamla ansvar - Samtliga ansvar som varit giltiga 2011-01-01 måste finnas med i organisationsstrukturen för att säkerställa att rapporter som tas ut med nuvarande organisationsstruktur också visar korrekt data för tidigare år. Även när ansvar stängs måste de alltså finnas kvar på rätt ställe i organisationen. I det fall dessa ansvar inte längre passar in i den aktiva organisationen kan de läggas under en nivå 1 kod som benämns ”gamla ansvar”. Detta gäller ansvar som stängts med ett from datum året före aktuellt år och alltså inte skall vara med i prognosen under året. Lägg till anvisning hur dessa kan flyttas.

Ansvar 1

Sektor 1

Enhet A

Förvaltning X

Enhet D

Sektor 2

Ansvar 4Ansvar 2 Ansvar 3 Ansvar 6Ansvar 5

Enhet B Enhet C Enhet C

Ansvar 7

30NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version B

Sektor 3 Sektor 4”Gamla ansvar”

Ansvar 8 Ansvar 9

Nivå 1

Nivå 2

Nivå 0