USER MANUAL (VENDOR VERIFICATION) ELECTRONIC … · 0.1 18 Apr 2018 Initial Creation Naufal Ariq...

USER MANUAL (VENDOR VERIFICATION)

ELECTRONIC PROCUREMENT

K2 Workflow, .NET, ORACLE

v2.0

23 April 2020

Author:

Quality Assurance

Reviewers Reviewer Title Signature Date

PT. SMI

PT. MII

Approvers Approver Title Signature Date

PT. SMI

PT. MII

Document History Version Issue Date Description Initiator

0.1 18 Apr 2018 Initial Creation Naufal Ariq Ramadhan

0.2 21 Apr 2018 Reformat Document Lenny TIo

1.0 23 Apr 2018 First Release Lenny Tio

2.0 23 Apr 2020 Attachment pada Legal Dokumen menjadi Mandatory

Reti Musiarofah

DAFTAR ISI Reviewers ............................................................................................................................................................... 2

Approvers ............................................................................................................................................................... 2

Document History .................................................................................................................................................. 2

DAFTAR ISI .............................................................................................................................................................. 3

1 VENDOR PORTAL ............................................................................................................................................ 5

1.1 VENDOR DATA ....................................................................................................................................... 5

1.1.1 Fill Vendor Data ................................................................................................................................ 5

1.1.2 Edit Vendor Data ............................................................................................................................. 18

1.1.3 View Vendor [Waiting for Verification] ........................................................................................... 31

1 PENDAHULUAN

PT Sarana Multi Infrastruktur (Persero) yang selanjutnya disingkat dengan PT SMI memiliki peran aktif dalam pembiayaan infrastruktur Indonesia dan membantu persiapan proyek infrastruktur, baik yang dilakukan melalui layanan konsultasi maupun pengembangan proyek bagi proyek-proyek infrastruktur di Indonesia untuk untuk mendukung percepatan pengembangan infrastruktur, dengan fokus Program Kerjasama Pemerintah Swasta (KPS) yang mengikutsertakan berbagai institusi keuangan, baik swasta maupun multilateral. Dalam rangka mendukung percepatan pengembangan infrastruktur tersebut, perlu melakukan pengadaan barang dan jasa untuk kepentingan penyelesaian tugas Perseroan. Agar proses pengadaan berjalan efektif dan efisien, Perseroan memandang perlu untuk membangun aplikasi E-Procurement dengan menggunakan platform K2 (.Net, K2 workflow) yang di integrasikan dengen ERP Oracle Finance.

2 TUJUAN

Dokumen ini menjelaskan function FBPJ yang merupakan bagian dari aplikasi E-Procurement yang akan dibangun oleh PT SMI yang akan proses permintaan pengadaan barang dan jasa (Procurement) yang saat ini masih di lakukan secara manual.

3 SEKILAS TENTANG ELECTRONIC PROCUREMENT

E-Procurement ini mencakup proses integrasi antara aplikasi berbasis web di atas platform K2 dengan ERP oracle. Aplikasi dapat mengelola transaksi mulai dari FPBJ, FPPP, RFQ, Quotation, PO, BAST, Invoice dan Payment. Proses E-Procurement menggabungkan alur proses yang sebagian dilakukan di platform K2 dan alur proses pembayaran yang menggunakan alur proses ERP (Oracle Finance).

4 FITUR Vendor Verification

▪ Vendor Verification ▪ Document Legal ▪ Vendor List ▪ Vendor List Detail

5 LANGKAH – LANGKAH

1 VENDOR PORTAL 1.1 VENDOR DATA 1.1.1 Fill Vendor Data

1. User melakukan Login pada aplikasi Vendor Portal, Isikan username dan password kemudian klik “Sign In”. Jika sudah login akan muncul halaman Landing Page.

Gambar 1.1 Vendor Portal login page

2. Klik burger menu / icon pada halaman Home Page

Gambar 1.2 Halaman Home Page

3. Klik menu Vendor Profile

Gambar 1.3 Menu Vendor Portal

4. Klik tombol Edit

Gambar 1.4 Halaman View Vendor

5. Pada halaman Detail Form, masukkan data pada field – field General Information dibawah ini:

Gambar 1.5 Detail Form “General Information”

Field Name Field Type Validation Description Sample

Domicile Radio Button Mandatory Jenis Domisil Indonesian Domicile

Title Dropdown Mandatory Jenis Perusahaan PT

Name Label Mandatory Nama Perusahaan MII

Phone Number Label Mandatory Nomor telepon perusahaan 02129345777

Fax Number Label Optional Nomor Fax perusahaan 02129345777

Email Disabled System Email Perusahaan [email protected]

Website Label Optional Website Perusahaan http://www.mii.co.id/

PKP Radio Button Optional Jenis Perusahaan Kena Pajak Yes

Tax ID Number Label Mandatory NPWP Perusahaan 23.354.324.5-506.000

Attach Company Profile

Button Optional Untuk meng-upload company profile MII Company Profile.docx

City Dropdown Mandatory Kota Perusahaan Jakarta

Address Textbox Mandatory Alamat Perusahaan APL Tower

Postal Code Label Optional Kode Pos Perusahaan 29382

mailto:[email protected]

http://www.mii.co.id/

6. Klik tombol Bank Account

Gambar 1.6 Detail Form “Bank Account”

7. Pada Popup Bank Account, masukkan data pada field – field berikut ini:

Gambar 1.7 Detail Form “Popup Bank Account”

8. Lalu tekan tombol tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) dan menutup popup Add Bank Account


Bank Country Dropdown Mandatory Negara Bank Indonesia

Bank Name Label Mandatory Nama Bank Mandiri

Bank Account Number Label Mandatory Nomor akun pada Bank 008

Bank Account Name Label Mandatory Nama Bank Account MII-Mandiri Bank Account

Currency Dropdown Mandatory Jenis mata uang IDR

SWIFT Codes Label Optional SWIFT Code Bank BMRIIDJA

Attach Bank Account Proof

Upload Button

Mandatory Untuk mengupload file Bank Account

MIIMandiri.docx

Default Bank Account Checkbox Untuk menandakan bahwa Bank tersebut adalah bank utama yang akan digunakan

Yes

9. Selanjutnya menambahkan data asset dengan menekan tombol Add Asset

Gambar 1.8 Detail Form “Total Asset”

10. Pada popup Add asset, masukkan data pada field – field berikut ini:

Gambar 1.9 Popup Add Asset

11. Lalu tekan tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data asset dan kembali ke

detail form


Year Dropdown Mandatory Tahun Asset 2018

Currency Dropdown Mandatory Mata uang pada Asset IDR

Amount Label Mandatory Jumlah asset 100.000.000.000

12. Klik tombol Add Revenue untuk menambahkan data Total Sales Revenue

Gambar 1.10 Detail Form “Total Sales Revenue”

13. Pada Popup Add Sales Revenue, masukkan data pada field – field berikut:

Gambar 1.11 Popup Add Sales Revenue

14. Klik tombol Submit untuk menyimpan data revenue dan kembali ke detail form (Perhatikan langkah 1

dan 2)



Currency Dropdown Mandatory Mata uang pada Sales Revenue IDR

Amount Label Mandatory Jumlah asset 100.000.000

15. Pilih Business Line (Minimal 1 Business Line) lalu tekan tombol next untuk menuju ke tab Organization

(Perhatikan langkah 1 dan 2)

Gambar 1.12 Detail Form “Business Line”

16. Tekan tombol Add Contact untuk menambahkan Sales Contact

Gambar 1.13 Detail Form “Sales Contact”

17. Pada popup Add Sales Contact, masukkan data ke field – field berikut:

Gambar 1.14 Popup Add Sales Contact

18. Setelah mengisi seluruh field, tekan tombol submit untuk menyimpan data Sales Contact dan kembali ke detail form


Title Dropdown Mandatory Person Title Mr.

Fullname Label Mandatory Nama lengkap Muhammad Wawan

Position Label Mandatory Posisi/ jabatan Staff

Email Label Mandatory Email [email protected]

Phone number 1 Label Mandatory Nomor telepon 087263746374

Phone number 2 Label Optional Nomor telepon ke-2 08327473273


Main contact Checkbox Untuk menentukan contact utama Yes

19. Klik tombol Add BOD untuk menambahkan data Board of Directors

Gambar 1.15 Detail Form “Board of Directors”

20. Pada popup Add Board of Directors, masukkan data ke field – field berikut:

Gambar 1.16 Popup Add Board of Directors


21. Setelah memasukkan data, klik tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data Board of Directors dan kembali ke detail form



Fullname Label Mandatory Nama lengkap Ridwan

Position Label Mandatory Posisi/ jabatan Staff


Phone number Label Mandatory Nomor telepon 084374764736

22. Klik tombol next untuk menuju ke tab Document Legal

Gambar 1.17 Detail Form “Organization tab”

23. Pada tab Document Legal, klik tombol Upload untuk menambahkan data document legal jika tersedia

Gambar 1.18 Detail Form “Legal Document tab”


24. Pada popup Upload Legal, masukkan data pada field berikut:

Gambar 1.19 Popup Upload Legal

25. Tekan tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data document legal dan kembali

ke detail form


Attachment File(s) Upload Button Mandatory File Document Legal Document Legal 1.docx

Expired Date Datetime Optional Masa tenggang document legal 20/04/2018

26. Klik tombol next untuk menuju ke tab portofolio

Gambar 1.20 Detail Form “Legal Document Tab”

27. Klik tombol Add Portofolio untuk menambahkan data Portofolio

Gambar 1.21 Detail Form “tab portofolio”

28. Pada popup portofolio, masukkan data pada field – field berikut:

Gambar 1.22 Popup Add Portofolio

29. Setelah menginput data, tekan tombol Submit (Perhatikan Langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data

portofolio dan kembali ke detail form


Project Name Label Mandatory Nama project E-Procurement

Client Name Label Mandatory Nama Client SMI

Contract Number Label Mandatory Nomor Kontrak SMIEPROC001

Project Description Label Optional Deskripsi tentang project Sistem Procurement berbasis web

Start Date Datetime Mandatory Tanggal mulai project 01/04/2018

On Going Project Checkbox Optional Menandakan bahwa project tersebut masih berjalan

No

End Date Datetime Mandatory Tanggal project selesai 30/04/2018

Project value(Currency)

Dropdown Optional Jenis mata uang untuk project value IDR

Project value(Amount)

Label Optional Nilai project 1.000.000.000

30. Klik tombol Process untuk dilanjutkan ke halaman Summary

Gambar 1.23 Detail Form “Portofolio”

31. Cek seluruh kebenaran data di halaman summary, lalu tekan tombol Submit

Gambar 1.24 View Confirmation page

32. Setelah klik submit, maka akan muncul notifikasi Save Success dan kembali ke Home Page dan data

dilanjutkan proses Verification / Approval

Gambar 1.25 notifikasi sukses

1.1.2 Edit Vendor Data

1. User melakukan Login pada aplikasi Vendor Portal, Isikan username dan password kemudian klik “Sign In”. Jika sudah login akan muncul halaman Landing Page.




3. Klik menu Vendor Profile


4. Klik tombol Edit (Edit hanya dapat dilakukan jika data sudah di approve oleh kadiv atau direvisi oleh

sekretaris / kadiv)

Gambar 1.29 View Vendor

5. Pada General Information dan Address, ubah data pada field – field berikut:

Gambar 1.30 Detail Form “Tab Account”


Domicile Radio Button

Mandatory Jenis Domisil Indonesian Domicile

Title (Indonesian Domicile Only)

Dropdown Mandatory Jenis Perusahaan CV

Name Label Mandatory Nama Perusahaan MII 2

Phone Number Label Mandatory Nomor telepon perusahaan 02129345777

Fax Number Label Optional Nomor Fax perusahaan 02129345777

Email Disabled System Email Perusahaan [email protected]

Website Label Optional Website Perusahaan http://www.mii.co.id/

PKP Radio Button

Optional Jenis Perusahaan Kena Pajak No

Tax ID Number Label Mandatory NPWP Perusahaan 23.354.324.5-506.000

Attach Company Profile Button Optional Untuk meng-upload company profile

MII 2 Company Profile.docx

City Dropdown Mandatory Kota Perusahaan Jakarta

Address Textbox Mandatory Alamat Perusahaan APL Tower

Postal Code Label Optional Kode Pos Perusahaan 12993


http://www.mii.co.id/

6. Klik pada data bank account

Gambar 1.31 Detail Form “Bank Account”

7. Pada Popup Bank Account, ubah data pada field – field berikut ini:

Gambar 1.32 Detail Form “Popup Edit Bank Account”

8. Lalu tekan tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) dan menutup popup Add Bank Account


Bank Country Dropdown Mandatory Negara Bank USA

Bank Name Label Mandatory Nama Bank HSBC

Bank Account Number

Label Mandatory Nomor akun pada Bank 021

Bank Account Name

Label Mandatory Nama Bank Account MII-Mandiri Bank Account

Currency Dropdown Mandatory Jenis mata uang USD

SWIFT Codes Label Mandatory (Optional jika Bank Country =

Indonesia)

SWIFT Code Bank HSBCUSA

Attach Bank Account Proof

Upload Button

Mandatory Untuk mengupload file Bank Account MIIHSBC.docx

Default Bank Account

Checkbox Untuk menandakan bahwa Bank tersebut adalah bank utama yang akan digunakan

Yes

9. Selanjutnya mengubah data asset dengan klik data Asset

Gambar 1.33 Detail Form “Total Asset”

10. Pada popup Add asset, masukkan data pada field – field berikut ini:

Gambar 1.34 Popup Edit Asset

11. Lalu tekan tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data asset dan kembali ke

detail form



Currency Dropdown Mandatory Mata uang pada Asset USD

Amount Label Mandatory Jumlah asset 100.000.000.000

12. Klik data revenue untuk mengubah data Total Sales Revenue

Gambar 1.35 Detail Form “Total Sales Revenue”

13. Pada Popup Add Sales Revenue, masukkan data pada field – field berikut:

Gambar 1.36 Popup Edit Sales Revenue

14. Klik tombol Submit untuk menyimpan data revenue dan kembali ke detail form (Perhatikan langkah 1

dan 2)



Currency Dropdown Mandatory Mata uang pada Sales Revenue IDR

Amount Label Mandatory Jumlah asset 100.000.000

15. Ubah Business Line (Minimal 1 Business Line) lalu tekan tombol next untuk menuju ke tab Organization (Perhatikan langkah 1 dan 2)

Gambar 1.37 Detail Form “Business Line”

16. Klik pada data untuk mengubah Sales Contact lalu pilih opsi Edit (Perhatikan langkah 1 dan 2)

Gambar 1.38 Detail Form “Sales Contact”

17. Pada popup Add Sales Contact, ubah data pada field – field berikut:

Gambar 1.39 Popup Edit Sales Contact

18. Setelah mengubah seluruh field, tekan tombol submit untuk menyimpan data Sales Contact dan kembali

ke detail form



Fullname Label Mandatory Nama lengkap Muhammad Ridho Wawan

Position Label Mandatory Posisi/ jabatan Manager


Phone number 1 Label Mandatory Nomor telepon 08726374624



Main contact Checkbox Untuk menentukan contact utama Yes


19. Klik pada data BOD untuk mengubah data Board of Directors

Gambar 1.40 Detail Form “Board of Directors”

20. Pada popup Add Board of Directors, masukkan data ke field – field berikut:

Gambar 1.41 Popup Edit Board of Directors

21. Setelah mengubah data, klik tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data Board

of Directors dan kembali ke detail form



Fullname Label Mandatory Nama lengkap Rudi

Position Label Mandatory Posisi/ jabatan


Phone number Label Mandatory Nomor telepon 086746374837


22. Klik tombol next untuk menuju ke tab Document Legal

Gambar 1.42 Detail Form “Organization tab”

23. Pada tab Document Legal, klik tombol Upload untuk mengubah data document legal jika tersedia

Gambar 1.43 Detail Form “Legal Document tab”

24. Pada popup Upload Legal, masukkan data pada field berikut:

Gambar 1.44 Popup Upload Legal

25. Tekan tombol submit (Perhatikan langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data document legal dan kembali ke detail form


Attachment File(s) Upload Button Mandatory File Document Legal Document Legal 2.docx

Expired Date Datetime Optional Masa tenggang document legal 27/04/2018

26. Klik tombol next untuk menuju ke tab portofolio

Gambar 1.45 Detail Form “Legal Document Tab”

27. Klik data Portofolio dan pilih opsi Edit untuk mengubah data Portofolio (Perhatikan langkah 1 dan 2)

Gambar 1.46 Detail Form “tab portofolio”

28. Pada popup portofolio, ubah data pada field – field berikut:

Gambar 1.47 Popup Add Portofolio

29. Setelah menginput data, tekan tombol Submit (Perhatikan Langkah 1 dan 2) untuk menyimpan data

portofolio dan kembali ke detail form


Project Name Label Mandatory Nama project E-Procurement 2

Client Name Label Mandatory Nama Client SMI

Contract Number Label Mandatory Nomor Kontrak SMIEPROC002

Project Description Label Optional Deskripsi tentang project Sistem Procurement berbasis web

Start Date Datetime Mandatory Tanggal mulai project 10/04/2018

On Going Project Checkbox Optional Menandakan bahwa project tersebut masih berjalan

No

End Date Datetime Mandatory Tanggal project selesai 10/05/2018

Project value(Currency)

Dropdown Optional Jenis mata uang untuk project value IDR

Project value(Amount)

Label Optional Nilai project 10.000.000.000

30. Klik tombol Process untuk dilanjutkan ke halaman Summary

Gambar 1.48 Detail Form “Portofolio”

31. Cek seluruh kebenaran data di halaman summary, lalu tekan tombol Submit

Gambar 1.49 View Confirmation page

32. Setelah klik submit, maka akan muncul notifikasi Save Success dan kembali ke Home Page dan data

dilanjutkan proses Verification / Approval

Gambar 1.50 notifikasi sukses

1.1.3 View Vendor [Waiting for Verification] 1. User melakukan Login pada aplikasi Vendor Portal, Isikan username dan password kemudian klik “Sign

In”. Jika sudah login akan muncul halaman Landing Page.




3. Klik menu Vendor Profile dan menuju ke halaman View Vendor


Gambar 1.54 View Vendor

- END OF DOCUMENT -

USER MANUAL (VENDOR VERIFICATION) ELECTRONIC … · 0.1 18 Apr 2018 Initial Creation Naufal Ariq...

Documents

Transcript of USER MANUAL (VENDOR VERIFICATION) ELECTRONIC … · 0.1 18 Apr 2018 Initial Creation Naufal Ariq...