User Guide - FIS Guide_ePMS... · Web viewUser trong danh sách Follow user sẽ nhận được...

User Guide

For Project Management System

Prepared for

FIS

Tuesday, 16 May 2023Version 1.2

Prepared by

Trình Nguyễn

Revision HistoryDate Version Author Change Description

25/09/2015 0.1.0 Trinh Nguyen Initial version

09/03/2016 1.0.0 Trinh Nguyen Update according to reviewer’s comments, ready to be delivered

12/05/2016 1.1.0 Trinh Nguyen Phase II – for Project ManagerNew section: 3.8 Project Manager Seting

11/08/2016 1.2.0 Trinh Nguyen A new section 3.4, 3.7.3Update section: 3.9.1, 3.9.2

26/02/2019 1.3.0 ThienDD3 Add “Release”(3.10) sectionUpdate “Customer Permission”(3.9.1) sectionAdd Release Flow section (3.7.6)

25/03/2019 1.4.0 AnhDTT14 Update entire Section 3

23/12/2019 1.5.0 ThienDD3 Update “Release”( 3.10.2, 3.10.3) sectionUpdate “Customer Permission”( 3.9.1) section

/72User Guide, Project Management System, Version 1.1Prepared by Trình NguyễnLast modified on 5/16/2023 7:47:35 PM

Table of Contents1 Introduction................................................................................................................................................. 6

1.1 Purpose.............................................................................................................................................. 61.2 Scope................................................................................................................................................. 6

2 General Description.................................................................................................................................... 62.1 User Access....................................................................................................................................... 6

3 User Guide.................................................................................................................................................. 63.1 Login.................................................................................................................................................. 63.2 Task................................................................................................................................................... 8

3.2.1 Tạo Task/Create Task...........................................................................................................83.2.2 Theo dõi Task/Monitor Task..................................................................................................93.2.3 Đóng Task/Close Task........................................................................................................13

3.3 Defect............................................................................................................................................... 143.3.1 Tạo Defect/Create Defect....................................................................................................143.3.2 Theo dõi Defect/Monitor Defect...........................................................................................163.3.3 Đóng Defect/Close Defect...................................................................................................19

3.4 Issue................................................................................................................................................. 203.4.1 Tạo Issue/Create Issue.......................................................................................................203.4.2 Theo dõi Issue/Monitor Issue..............................................................................................213.4.3 Đóng Issue/Close Issue......................................................................................................24

3.5 Customer Support............................................................................................................................ 263.5.1 Tạo Customer Support........................................................................................................263.5.2 Theo dõi Customer Support/Monitor Customer support......................................................273.5.3 Đóng Customer Support/Close Customer Support..............................................................31

3.6 Customer Complaint........................................................................................................................323.6.1 Tạo Customer Complaint/Create Customer Complaint.......................................................323.6.2 Theo dõi Customer Complaint/Monitor Customer Complaint..............................................333.6.3 Đóng Customer Complaint/Close Customer Complaint......................................................37

3.7 Worflow............................................................................................................................................ 383.7.1 Task.................................................................................................................................... 393.7.2 Defect.................................................................................................................................. 403.7.3 Issue.................................................................................................................................... 413.7.4 Customer support................................................................................................................423.7.5 Customer complaint............................................................................................................433.7.6 Release............................................................................................................................... 45

3.8 Project Dashboard........................................................................................................................... 473.9 Project Manager Setting...................................................................................................................47

3.9.1 Customer Permission..........................................................................................................473.9.2 Module Setting.................................................................................................................... 49

3.10 Release............................................................................................................................................ 523.10.1 Danh sách Release.............................................................................................................533.10.2 Tạo mới Release................................................................................................................. 553.10.3 Sửa Release....................................................................................................................... 583.10.4 Theo dõi release..................................................................................................................613.10.5 Đổi trạng thái Release.........................................................................................................63

3.11 User Management............................................................................................................................ 653.11.1 Import New User................................................................................................................. 663.11.2 Quản lý danh sách người dùng...........................................................................................69


Table of UI ImagesNo table of figures entries found.

Table of FiguresNo table of figures entries found.

Table of Tables No table of figures entries found.


1 Introduction

1.1 PurposeTài liệu này hướng dẫn user các bước chi tiết sử dụng ứng dụng Project Management System (ePMS)This document provides user detailed steps to use the Project Management System (ePMS

1.2 ScopeCác chức năng được mô tả trong tài liệu này bao gồm:Functionalities described in the document includes:

(1) Login(2) Task(3) Defect(4) Issue(5) Customer support(6) Customer complaint(7) Workflow(8) Project Dashboard(9) Project Manager Seting

2 General DescriptionePMS là tool dùng để khách hàng ghi nhận, theo dõi, kiểm soát các yêu cầu support và là kênh giao tiếp giữa khách hàng và FISCustomer uses ePMS to record, monitor and track support request and it is a communication channel between customer and FIS

2.1 User Access

User Description(1) Customer User Account tạo ra cho khách hàng ghi nhận yêu cầu vào hệ thống help desk

của FISCustomer is provided account to record request into FIS’s Help Desk system

3 User Guide

3.1 Login

Step 1: Đăng nhập vào hệ thống, qua link : http://insight.fis.vn/epms/, sử dụng account được hệ thống gửi qua mail. Login the system via link: http://insight.fis.vn/epms/ using credentials sending by the system via mail


http://insight.fis.vn/epms/

http://insight.fis.vn/epms/

Step 2: Hệ thống hiển thị màn hình Home. System displays Home screen

Step 3: Chọn [Project List] tab của màn hình Home, hệ thống hiển thị danh sách project mà user có thể truy cập. Click [Project List] tab, system displays project list which user has access to

Step 4: Bấm [My Stuff] tab của màn hình Home, hệ thống hiển thị danh sách task, defect, issue, customer support, customer complaint mà user là Reporter/Creator hoặc Assignee, sắp xếp theo Last updated (nếu không có thì theo Created date). Click [My Stuff] tab, system displays issue list of which user is creator/reporter or assignee, ordered by Last updated (if not, ordered by created date)

Step 5: Bấm [My Watched] tab của màn hình Home, hệ thống hiển thị danh sách issue mà user đã đánh dấu Watch, sắp xếp theo Last updated (nếu không có thì theo Created date). Click [My Watched] tab, system displays issue list what user has marked as ‘Watch’, ordered by Last updated (if not, ordered by created date)

Step 6: Bấm [All Updates] tab của màn hình Home, hệ thống hiển thị danh sách issue được cập nhật thuộc các project mà user có quyền truy cập, sắp xếp theo Last updated. Click [All Updates] tab, system displays issue of project which user has access to, ordered by Last updated


3.2 Task

3.2.1 Tạo Task/Create Task

Step 1: Nếu user chưa chọn project từ khi đăng nhập, User phải chọn một project tử màn hình Home, nếu đã chọn rồi thì bỏ qua bước này. If there is no project selected yet since login, user has to select a project from Home screen, otherwise skip this step

Step 2: Hệ thống hiển thị danh sách các biểu tượng, chọn biểu tượng Task . System displays icon list, click Task icon


Step 3: Hệ thống hiển thị màn hình Create Task. System displays ‘Create Task’ screen

Step 4: User nhập dữ liệu. User enters data

– Project : Chọn theo danh sách/ Select in data list– Summary : Ghi cô đọng nội dung task/ Enter the brief description of the task– Description : Mô tả chi tiết/ Describe the request in detail– Priority : Chọn theo danh sách/ Select in data list– Start Date: nhập thời hạn bắt đầu / Enter start date– Due Date: nhập thời hạn yêu cầu hoàn thành/ Enter deadline– Original Estimate: nhập số giờ dự kiến/Enter estimation in hour– Module: Chọn theo danh sách/ Select in data list

Step 5: User bấm để lưu bản ghi hoặc bấm để tạo tiếp bản ghi mới.

User clicks to save the task or click to create another task

Step 6: Task được tạo có trạng thái là Open. Newly-created task has status as Open


3.2.2 Theo dõi Task/Monitor Task

Step 1: Khách hàng theo dõi tiến độ task thông qua trạng thái và comment (khi thay đổi trạng thái hoặc khi có comment của FIS, khách hàng sẽ nhận được email). Customer monitors task’s progress via status and comment (when status is changed or has new comment from FIS, customer will be notified via mail)

Step 2: Theo dõi trạng thái của task. Track the task status

Step 3: Theo dõi các comment của FIS: Khi FIS comment, customer nhận được email, trong email có link tới task, customer bấm vào link để mở task, sau đó bấm vào tab comment, hoặc xem mã ID của task rồi vào coi comment. Lưu ý: để xem được nội dung task khi bấm vào link trong email, cần cấu hình trình duyệt mặc định là Chrome, hoặc firefox. Track the comments from FIS: when FIS comments on the task, an email will be sent to customer with link to the task and ID in the email content, from which customer can view the comment. Note: in order to view the task properly when clicking the link in the email, it is recommended that default browser is set to Chrome or firefox.

Bấm vào link trong email hoặc chọn task ID để vào màn hình Task detail. Click the link in email or task ID from Task list screen


Bấm tab comment của màn hình Task Detail. Click tab comment on the task detail screen

Step 4: Khi nhận được comment khách hàng muốn phản hồi lại comment thì viết vào trực tiếp. Khi muốn attach file thì cũng add vào, hoặc khách hàng có thể comment trực tiếp từ màn hình danh sách task. Customer can send feedback to the comment directly within the task, relevant file can be attached to the task as well. Or customer can comment on a task from the task list screen

Khách hàng feedback comment. Customer feedback to the comment


Khách hàng có thể comment trực tiếp từ màn hình danh sách task. Customer comment on a task from the task list screen

Các trạng thái xử lý/Task’s statuses

Status Diễn giải

Open Yêu cầu mới được ghi nhận/ Default value of new task.

In progress FPT tiến hành xử lý/ task being solved by FPT team

Completed Yêu cầu đã được FPT giải quyết/ task solved by FPT

Re-open Khách hàng chọn khi yêu cầu chưa đáp ứng/re-open when the result does not meet the customer’s expectation


Closed KH chọn trạng thái này khi yêu cầu đã xử lý xong/ Customer change to this one when the task is done

Cancel Yêu cầu không cần thực hiện hoặc log nhầm …/Task is no longer needed or incorrect recording

3.2.3 Đóng Task/Close TaskKhi FIS chuyển trạng thái qua completed: customer vào check lại nếu đồng ý chuyển qua Closed kết thúc yêu cầu. When FIS changes status to Completed, customer checks and agree to close the taskNếu không đồng ý chuyển Re-open để FIS xử lý lại. If it is not the case, customer opt to re-open the task, FIS is to rework the task.Thao tác như sau. Steps as followings:


3.3 Defect

3.3.1 Tạo Defect/Create Defect


Step 2: Hệ thống hiển thị danh sách các biểu tượng, chọn biểu tượng Defect. System displays icon list, select Defect icon


Step 3: Hệ thống hiển thị màn hình Create Defect. System displays Create Defect screen


– Project : Chọn theo danh sách/Select from list– Summary : Ghi cô đọng nội dung lỗi/ Enter the brief description of the request/ bug– Description : Mô tả chi tiết/ Describe the request in detail

• Chi tiết / Detail request :– Lỗi nghiệp vụ: ghi nhận phát sinh lỗi → Chứng từ bị lỗi → Bước phát sinh/

Bussiness: input error → Which Invoice/ Voucher Name → Which steps?– Lỗi báo cáo: Thông số xem báo cáo, chứng từ bị lỗi/ Report: Parameter to

view report, which voucher?.• Tcode; Màn hình mô tả chi tiết lỗi trên SAP/ Tcode; Error Message Screen in SAP• Nếu có thể chụp lỗi gởi đính kèm/ Send error attachment• Người liên hệ/ Requestor Name • Email, điện thoại liên lạc/ Email & Mobile

– Type of defect: Chọn theo danh sách/ Select in data list– Severity : Chọn theo danh sách/ Select in data list– Priority : Chọn theo danh sách/ Select in data list– QC Activity: Chọn theo danh sách/ Select in data list– Due Date: nhập thời hạn yêu cầu hoàn thành/ Enter deadline– Module: Chọn theo danh sách/ Select in data list


Step 5: User bấm để lưu bản ghi hoặc bấm để tạo tiếp bản ghi mới. User

clicks to save the Defect or click to create another Defect

Step 6: Defect được tạo có trạng thái là Open. Newly-created Defect has status as Open

3.3.2 Theo dõi Defect/Monitor Defect

Step 1: Khách hàng theo dõi tiến độ defect thông qua trạng thái và comment (khi thay đổi trạng thái hoặc khi có comment của FIS, khách hàng sẽ nhận được email). Customer monitors defect’s progress via status and comment (when status is changed or has new comment from FIS, customer will be notified via mail)

Step 2: Theo dõi trạng thái của defect. Track the defect’s status

Step 3: Theo dõi các comment của FIS: Khi FIS comment, customer nhận được email, trong email có link tới defect, customer bấm vào link để mở defect, sau đó bấm vào tab comment, hoặc xem mã ID của defect rồi vào coi comment. Lưu ý: để xem được nội dung defect khi bấm vào link trong email, cần cấu hình trình duyệt mặc định là Chrome, hoặc firefox. Track the comments from FIS: when FIS comments on the defect, an email will be sent to customer with link to the defect and ID in the email content, from which customer can view the comment. Note: in order to view the defect properly when clicking the link in the email, it is recommended that default browser is set to Chrome or firefox.

Bấm vào link trong email hoặc chọn defect ID để vào màn hình Defect detail. Click the link in email or defect ID from defect list screen


Bấm tab comment của màn hình defect Detail. Click tab comment on the defect detail screen

Step 4: Khi nhận được comment khách hàng muốn phản hồi lại comment thì viết vào trực tiếp. Khi muốn attach file thì cũng add vào, hoặc khách hàng có thể comment trực tiếp từ màn hình danh sách defect. Customer can send feedback to the comment directly within the defect, relevant file can be attached to the defect as well. Or customer can comment on a defect from the defect list screen



Khách hàng có thể comment trực tiếp từ màn hình danh sách defect. Customer comment on a defect from the defect list screen

Các trạng thái xử lý/Defect’s statuses


Open Yêu cầu mới được ghi nhận/ Default value of new request.

Assign FPT tiến hành phân công xử lý/ request being assign by FPT team

In progress FPT tiến hành xử lý/ request being solved by FPT team

Resolved Yêu cầu đã được FPT giải quyết/ request solved by FPT

Closed KH chọn trạng thái này khi yêu cầu đã xử lý xong/ Customer change to this one when the defect is fixed

Re-open Khách hàng chọn khi lỗi sửa chưa đáp ứng yêu cầu/ re-open when the result does not meet the customer’s expectation


Next FPT chuyển Lỗi qua xử lý ở giai đoạn kế tiếp/FPT moves defect to next phrase

Cancel Lỗi không cần phải sửa/ log nhầm …/ Defect no longer needs fixing or incorrect recording

3.3.3 Đóng Defect/Close DefectKhi fis chuyển trạng thái qua resolved: customer vào check lại nếu đồng ý chuyển qua Closed kết thúc yêu cầu. When FIS changes status to Resolved, customer checks and agrees to close the defectNếu không đồng ý chuyển reopen để FIS xử lý lại. If it is not the case, customer opts to re-open the defect, FIS is to rework the defect.Thao tác như sau. Steps as followings:


3.4 Issue

3.4.1 Tạo Issue/Create Issue


Step 2: Hệ thống hiển thị danh sách các biểu tượng, chọn biểu tượng Issue. System displays icon list, select Issue icon

Step 3: Hệ thống hiển thị màn hình Create Issue. System displays Issue Defect screen



– Project : Chọn theo danh sách/Select from list– Summary : Ghi cô đọng nội dung lỗi/ Enter the brief description of the request/ bug– Description : Mô tả chi tiết/ Describe the request in detail– Priority : Chọn theo danh sách/ Select in data list– Severity : Chọn theo danh sách/ Select in data list– Original Estimate: nhập số giờ dự kiến/Enter estimation in hour– Start Date: nhập thời hạn bắt đầu / Enter start date– Due Date: nhập thời hạn yêu cầu hoàn thành/ Enter deadline– Module: Chọn theo danh sách/ Select in data list– Sub Status: Chọn theo danh sách/ Select in data list


clicks to save the Issue or click to create another Issue

Step 6: Defect được tạo có trạng thái là Open. Newly-created Defect has status as Open


3.4.2 Theo dõi Issue/Monitor Issue

Step 1: Khách hàng theo dõi tiến độ issue thông qua trạng thái và comment (khi thay đổi trạng thái hoặc khi có comment của FIS, khách hàng sẽ nhận được email). Customer monitors issue’s progress via status and comment (when status is changed or has new comment from FIS, customer will be notified via mail)

Step 2: Theo dõi trạng thái của issue. Track the issue’s status

Step 3: Theo dõi các comment của FIS: Khi FIS comment, customer nhận được email, trong email có link tới issue, customer bấm vào link để mở issue, sau đó bấm vào tab comment, hoặc xem mã ID của issue rồi vào coi comment. Lưu ý: để xem được nội dung issue khi bấm vào link trong email, cần cấu hình trình duyệt mặc định là Chrome, hoặc firefox. Track the comments from FIS: when FIS comments on the issue, an email will be sent to customer with link to the issue and ID in the email content, from which customer can view the comment. Note: in order to view the issue properly when clicking the link in the email, it is recommended that default browser is set to Chrome or firefox.

Bấm vào link trong email hoặc chọn defect ID để vào màn hình Issue detail. Click the link in email or issue ID from issue list screen


Bấm tab comment của màn hình Issue Detail. Click tab comment on the issue detail screen

Step 4: Khi nhận được comment khách hàng muốn phản hồi lại comment thì viết vào trực tiếp. Khi muốn attach file thì cũng add vào, hoặc khách hàng có thể comment trực tiếp từ màn hình danh sách issue. Customer can send feedback to the comment directly within the issue, relevant file can be attached to the issue as well. Or customer can comment on a issue from the issue list screen



Khách hàng có thể comment trực tiếp từ màn hình danh sách issue. Customer comment on a issue from the issue list screen

Các trạng thái xử lý/Issue’s statuses



Assign FPT tiến hành phân công xử lý/ request being assign by FPT team


Closed KH chọn trạng thái này khi yêu cầu đã xử lý xong/ Customer change to this one when the issue is done


Accepted Issue được chấp nhận/Issue is accepted

Cancel Issue không cần phải xử lý/ log nhầm …/ Issue no longer needs fixing or incorrect recording

3.4.3 Đóng Issue/Close IssueKhi fis chuyển trạng thái qua In-progress: customer vào check lại nếu đồng ý chuyển qua Closed kết thúc yêu cầu. When FIS changes status to In progress, customer checks and agrees to close the issueNếu không đồng ý chọn Accept\re-open để FIS xử lý lại. If it is not the case, customer opts to accept\re-open the issue, FIS is to rework the issue.Thao tác như sau. Steps as followings:


3.5 Customer Support

3.5.1 Tạo Customer Support


Step 2: Hệ thống hiển thị danh sách các biểu tượng, chọn biểu tượng Customer support. System displays icon list, select Customer support icon


Step 3: Hệ thống hiển thị màn hình Create Customer support. System displays Create Customer support screen


– Project : Chọn theo danh sách/Select from list– Summary : Ghi cô đọng nội dung yêu cầu/ Enter the brief description of the request– Description : Mô tả chi tiết/ Describe the request in detail– Severity : Chọn theo danh sách/ Select in data list– Due Date Customer: nhập thời hạn yêu cầu hoàn thành/ Enter deadline (FIS sẽ đưa ra

deadline của FPT/FIS provides FPT’s deadline afterward)– Priority : Chọn theo danh sách/ Select in data list– Module: Chọn theo danh sách/ Select in data list– Sub type: Chọn theo danh sách/ Select in data list



clicks to save the Customer support or click to create another Customer support

Step 6: Customer support được tạo có trạng thái là Open. Newly-created Customer support has status as Open

3.5.2 Theo dõi Customer Support/Monitor Customer support

Step 1: Khách hàng theo dõi tiến độ Customer support thông qua trạng thái và comment (khi thay đổi trạng thái hoặc khi có comment của FIS, khách hàng sẽ nhận được email). Customer monitors customer support’s progress via status and comment (when status is changed or has new comment from FIS, customer will be notified via mail)

Step 2: Theo dõi trạng thái của Customer support. Track the customer support’s status

Step 3: Theo dõi các comment của FIS: Khi FIS comment, customer nhận được email, trong email có link tới request, customer bấm vào link để mở request, sau đó bấm vào tab comment, hoặc xem mã ID của request rồi vào coi comment. Lưu ý: để xem được nội dung request khi bấm vào link trong email, cần cấu hình trình duyệt mặc định là Chrome, hoặc firefox. Track the comments from FIS: when FIS comments on the request, an email will be sent to customer with link to the request and ID in the email content, from which customer can view the comment. Note: in order to view the request properly when clicking the link in the email, it is recommended that default browser is set to Chrome or firefox.

Bấm vào link trong email hoặc chọn request ID để vào màn hình request detail. Click the link in email or request ID from request list screen


Bấm tab comment của màn hình request Detail. Click tab comment on the request detail screen


Step 4: Khi nhận được comment khách hàng muốn phản hồi lại comment thì viết vào trực tiếp. Khi muốn attach file thì cũng add vào, hoặc khách hàng có thể comment trực tiếp từ màn hình danh sách request. Customer can send feedback to the comment directly within the request, relevant file can be attached to the request as well. Or customer can comment on a request from the request list screen


Khách hàng có thể comment trực tiếp từ màn hình danh sách request. Customer comment on a request from the request list screen

Các trạng thái xử lý. Customer support’s statuses





Resolved Yêu cầu đã được FPT giải quyết/ request solved by FPT

Re-open Khách hàng chọn khi yêu cầu chưa đáp ứng/ re-open when the result does not meet the customer’s expectation

Closed KH chọn trạng thái này khi yêu cầu đã xử lý xong/ Customer change to this one when the request is done

Cancel Lỗi không cần phải sửa/ log nhầm …/ request is no longer needed or incorrect recording

3.5.3 Đóng Customer Support/Close Customer SupportKhi fis chuyển trạng thái qua resolved: customer vào check lại nếu đồng ý chuyển qua Closed kết thúc yêu cầu. When FIS changes status to Resolved, customer checks and agrees to close the request

Nếu không đồng ý chuyển về Re-open để FIS xử lý lại. If it is not the case, customer opts to re-open, FIS is to rework the request.Thao tác như sau. Steps as followings:


3.6 Customer Complaint

3.6.1 Tạo Customer Complaint/Create Customer Complaint


Step 2: Hệ thống hiển thị danh sách các biểu tượng, chọn biểu tượng Customer complaint. System displays icon list, select Customer complaint icon


Step 3: Hệ thống hiển thị màn hình Create Customer complaint. System displays Create Customer complaint screen


– Project : Chọn theo danh sách/Select from list– Summary : Ghi cô đọng nội dung yêu cầu/ Enter the brief description of the complaint– Description : Mô tả chi tiết/ Describe the complaint in detail– Due Date: nhập thời hạn yêu cầu hoàn thành/ Enter deadline– Module: Chọn theo danh sách/ Select in data list– Impact: Mô tả ảnh hưởng của complaint/ enter the impact


clicks to save the Customer complaint or click to create another complaint support

Step 6: Customer support được tạo có trạng thái là Open. Newly-created Customer complaint has status as Open


3.6.2 Theo dõi Customer Complaint/Monitor Customer Complaint

Step 1: Khách hàng theo dõi tiến độ Customer complaint thông qua trạng thái và comment (khi thay đổi trạng thái hoặc khi có comment của FIS, khách hàng sẽ nhận được email). Customer monitors customer complaint’s progress via status and comment (when status is changed or has new comment from FIS, customer will be notified via mail)

Step 2: Theo dõi trạng thái của Customer complaint. Track the customer complaint’s status

Step 3: Theo dõi các comment của FIS: Khi FIS comment, customer nhận được email, trong email có link tới request, customer bấm vào link để mở request, sau đó bấm vào tab comment, hoặc xem mã ID của request rồi vào coi comment. Lưu ý: để xem được nội dung request khi bấm vào link trong email, cần cấu hình trình duyệt mặc định là Chrome, hoặc firefox. Track the comments from FIS: when FIS comments on the request, an email will be sent to customer with link to the request and ID in the email content, from which customer can view the comment. Note: in order to view the request properly when clicking the link in the email, it is recommended that default browser is set to Chrome or firefox.

Bấm vào link trong email hoặc chọn request ID để vào màn hình request detail. Click the link in email or request ID from request list screen


Bấm tab comment của màn hình request Detail. Click tab comment on the request detail screen

Step 4: Khi nhận được comment khách hàng muốn phản hồi lại comment thì viết vào trực tiếp. Khi muốn attach file thì cũng add vào, hoặc khách hàng có thể comment trực tiếp từ màn hình danh sách request. Customer can send feedback to the comment directly within the request, relevant file can be attached to the request as well. Or customer can comment on a request from the request list screen



Khách hàng có thể comment trực tiếp từ màn hình danh sách request. Customer comment on a request from the request list screen

Các trạng thái xử lý. Customer complaint’s statuses


Open Yêu cầu mới được ghi nhận/ Default value of new complaint.

Assign FPT tiến hành phân công xử lý/Complaint being assign by FPT team

In progress FPT tiến hành xử lý/ Complaint being solved by FPT team

Accepted Yêu cầu đã được FPT giải quyết/ Complaint solved by FPT

Re-open Khách hàng chọn khi yêu cầu chưa đáp ứng/ re-open when the result does not meet the customer’s expectation


Closed KH chọn trạng thái này khi yêu cầu đã xử lý xong/ Customer change to this one when the complaint is done

Cancel Lỗi không cần phải sửa/ log nhầm …/ Complaint is no longer needed or incorrect recording

3.6.3 Đóng Customer Complaint/Close Customer ComplaintKhi fis ghi nhận complaint, customer vào check lại nếu chấp nhận chuyển qua Closed kết thúc yêu cầu. When FIS has been notified, customer checks and agrees to close the complaint


Khi complaint có trạng thái là Closed/Accepted, Nếu không đồng ý chuyển reopen để FIS xử lý lại. When the complaint status is either Closed or accepted, customer can opt to re-open the complaint if the result does not meet customer’s expectation, FIS is to rework the complaint.

3.7 WorflowPhía trên miêu tả các bước cơ bản khi làm việc với issue: tạo issue, theo dõi, đóng. Hệ thống hỗ trợ user có nhiều tương tác khác, giải quyết nhiều tình huống sảy ra trong thực tế, ví dụ: khi một defect đang được xử lý, customer có thể hủy bỏ defect đó, hoặc một customer support có trạng thái là hủy (canceled)m customer có thể re-open. Các phần bên dưới mô tả đầy đủ luồng mà các trạng thái đi qua cùng với người thực hiện. The above describes main flows in regards to handling with issue: create, monitor, close. Moreover the system supports more outstanding functionalities, handling varied cases happened in the real world, for example: a defect is being processed, customer is able to cancel it, or a customer support has status as Canceled, it can be re-opened. Following sections fully describes flows in which statuses experience during their lifecycle


3.7.1 Task

#Trạng

thái/StatusTrạng thái mới/New

status Người thực hiện/Actor

1 OPEN>> IN PROGRESS FPT, Assignee/FPT team, Assignee

>> CANCELEDFPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

2 INPROGESS>> COMPLETED FPT, Assignee/FPT team, Assignee


3 COMPLETED >> CLOSEDFPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

>> IN PROGRESSFPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

4 CLOSED >> OPENFPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

5 CANCELED >> OPENFPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator


3.7.2 Defect

#Trạng

thái/Status Trạng thái mới/New status Người thực hiện/Actor

1 OPEN>> ASSIGNED FPT, Assignee/FPT team, Assignee

>> CANCELED FPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

2 ASSIGNED>> IN PROGRESS FPT, Assignee/FPT team, Assignee


3 INPROGESS

>> RESOLVED FPT, Assignee/FPT team, Assignee

>> ASSIGNED FPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

>> NEXT FPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator


4 NEXT>> IN PROGRESS FPT, Assignee/FPT team, Assignee

>> ASSIGNED FPT, Assignee/FPT team, Assignee5 RESOLVED >> CLOSED FPT, Người tạo yêu cầu/FPT team,

Creator/72

User Guide, Project Management System, Version 1.1Prepared by Trình NguyễnLast modified on 5/16/2023 7:47:37 PM

>> ASSIGNED FPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

6 CLOSED >> OPEN FPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

7 CANCELED >> OPEN FPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

3.7.3 Issue

STT Trạng thái/Status Trạng thái mới /New

Status Người thực hiện/Actor

1 OPEN

>> ASSIGNED FPT, Assignee/FPT team, Assignee

>> ACCEPTED FPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

>> CLOSED FPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator


2 ASSIGNED >> IN PROGRESS FPT, Assignee/FPT team, Assignee





3 INPROGESS




>> RE-OPEN (ASSIGNED) Người tạo yêu cầu/Creator


4 ACCEPTED >> OPEN FPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator



3.7.4 Customer support

#Trạng


1 OPEN>> IN PROGRESS FPT, Assignee/FPT team, Assignee


2 INPROGESS >> RESOLVED FPT, Assignee/FPT team, Assignee



3 RESOLVED >> CLOSEDFPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

>> IN PROGRESSFPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

4 CLOSED >> OPENFPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

5 CANCELED >> OPENFPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator

3.7.5 Customer complaint

#Trạng


1 OPEN





2 ASSIGNED

>> IN PROGRESS FPT, Assignee/FPT team, Assignee




3 INPROGESS >> ACCEPTED FPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator




>> RE-OPEN (ASSIGNED) Người tạo yêu cầu/Creator


4 ACCEPTED >> OPEN FPT, Người tạo yêu cầu/FPT team, Creator




3.7.6 Release

Status ChangeTo User Action Mail

Open

QA Rejected QA Reject PM tạo releaseQA Final Inspection QA Approve Thông báo bàn giao cho KH

QA Final Inspection

Cus Review Customer Xem chi tiết

QA Rejected QA Reject PM tạo release

Customer Review

QA Rejected QA Reject PM tạo releaseCustomer Rejected Customer Reject PM tạo release; QA dự án

Delivered Customer ApproveBiên bản bàn giao cho PM, KH

QA Rejected

Open PMsửa Release QA dự án

Deleted PM Delete Customer Rejected

Open PMsửa Release QA dự án

Deleted PM Delete


3.8 Project Dashboard

Step 1: User chọn một project màn hình Home. User selects a project from Home screen

Step 2: Hệ thống hiển thị màn hình Dashboard. System displays Dashboard screen

3.9 Project Manager Setting

3.9.1 Customer PermissionChức năng cho phép PM dự án cấu hình một customer user có thể xem hoặc không được xem issue đươc tạo/assign bởi tất cả hoặc một số customer user khác. The function allows PM configure whether a custumer can have access to issue created/assigned by all/other selected customer(s).


Step 1: User bấm vào “Customer Permission”, hệ thống hiển thị màn hình Customer Permission. User click “Customer Permission”, system displays Customer Permission screen

Step 2: Chọn dự án, tên customer user (không bắt buộc), bấm Search, hệ thống hiển thị user list. Select Project, customer user name (optional), click Search, System displays user list screen

Step 3: Thay đổi setting của khách hàng và ấn lưuCác setting gồm:- View all issue:

+ Check: Xem tất cả các issue có security level là External + Un-Check: chỉ nhìn thấy các issue có security level là External và user đó là reporter/ asignee

- Edit issue: Hiện nút edit issue- Follow User: 2 mục đích: + khi uncheck “View all issue”, cho phép lựa chọn các account khách hàng khác để user được setting xem được các issue mà những account đó tạo

+ khi check “Mail follow user”: User trong danh sách Follow user sẽ nhận được mail khi account được setting nhận mail.


Các account trong danh sách Follow user dạng này thường là các account quản lý, có cần xem tất cả issue nhưng không tạo; và muốn nhận thông báo khi 1 số khách hàng tạo/cập nhật issue.

- Module: Setting các module mà khách hàng có thể nhìn thấy (bao gồm danh sách module, các issue thuộc các module đó)- Component: Setting các component(deliverable) mà khách hàng có thể nhìn thấy (bao gồm danh sách component, các issue thuộc các component đó)- Self-action email: Nhận mail khi tự mình action liên quan đến issue. VD: khi khách hàng tạo issue mới, nếu Self-action mail=true (tick), khách hàng sẽ nhận được mail dạng confirm. Nếu Self-action mail=false (không tick), khách hàng sẽ không nhận được mail. Default sẽ là true.

3.9.2 Module SettingChức năng cho phép gán module lead cho module, khi issue được tạo ra thi assignee được động gán cho module lead. The function allows assigning Module lead for a module, once a issue is created, it is assigned to Module lead automatically.


Step 1: User bấm vào “Module Setting”, hệ thống hiển thị màn hình Module Seting. User click “Module Setting”, system displays Module Setting screen

Step 2: Chọn dự án, bấm Search, hệ thống hiển thị module list. Select Project, click Search, System displays module list screen


Step 3: User click link/tên tương ứng của cột “Module Lead Assignee”, điền account, bấm “Confirm’. User click relevant link/name of the “Module Lead Assignee” column, enter account, and click ‘Tick’ button to confirm


3.10 ReleaseChức năng cho phép bàn giao sản phẩm trên ePMS.Các user nội bộ (PM, TeamLead) sẽ tạo các bản bản giao. Các account khách hàng có quyền chấp nhận hoặc từ chối các bản bàn giao này.

- Điều kiện truy cập: Đã chọn dự án.- Quyền được truy cập:

o User nội bộ: PM, QA, TeamLead, Project Admino Khách hàng được phân quyền

Lưu đồ chức năng bàn giao sản phẩm


3.10.1 Danh sách Release

Step 1: Nếu user chưa chọn project từ khi đăng nhập, User phải chọn một project tử màn hình Home, nếu đã chọn rồi thì bỏ qua bước này

Step 2: Chọn chức năng release trên menu

Step 3: Xem danh sách và thao tác với các release- User nội bộ:

o Xem được tất cả bản release hệ thống và có các quyềno Tạo mới releaseo Sửa, xóa release (Nếu chưa được QA Approve, KH accept)o Xem chi tiết Release

- Khách hàng:o Xem danh sách các release mà user đấy được bàn giao (được chọn khi tạo release)o Xem chi tiết Release


3.10.2 Tạo mới ReleaseUser có quyền thao tác: PM, Teamlead, QaStep 1: Tương tự chức năng danh sách release.Step 2: Vào màn hình danh sách Release, chọn nút tạo Release.

Step 3: Điền dữ liệu


- Description: mô tả, tiêu đề của bản release- Resource: URL file trên SVN.

Chú ý: Đường dẫn trực tiếp đến file, copy từ client SVN (VD: tortoise SVN) thì mới download được. Đường dẫn copy từ trên web sẽ không tải được hoặc lỗi.Đường dẫn đúng: https://svn.hn.fis.vn/svn/MISC/eRev/WIP/PROGRAM/bin.rarĐường dẫn sai: https://svn.hn.fis.vn/!/#MISC/view/head/eRev/WIP/PROGRAM/bin.rar

- Owner: Là người bàn giao, là PM/ TeamLead của dự án đang chọn- Customer: chọn các account khác hàng được bàn giao.- Component: Chọn các component cần bàn giao. Danh sách component ở phần này sẽ chỉ

hiện các component có “Is Deliverable” = “Yes”- Các trường thông tin thêm:

o Configuration items included: Text, nội dung khi gửi “Thông báo phát hành”o Dependencies of the release: Text, nội dung khi gửi “Thông báo phát hành”


https://svn.hn.fis.vn/!/#MISC/view/head/eRev/WIP/PROGRAM/bin.rar

https://svn.hn.fis.vn/svn/MISC/eRev/WIP/PROGRAM/bin.rar

o Impact on other systems: Text, nội dung khi gửi “Thông báo phát hành”o Installation instructions: Text, nội dung khi gửi “Thông báo phát hành”o Defects and Limitation: Text/ List: danh sách lỗi/ ảnh hưởng khi gửi “Thông báo

phát hành”o Email Language: Ngôn ngữ khi gửi “Thông báo phát hành” và “Biên bản bàn giao”o Customer Review Dates: Số ngày hệ thống sẽ tự chuyển trạng thái sang

“Delivered” nếu khách hàng không vào nhận bàn giao (sẽ có trong phase sau)o Project Name: Text, nội dung khi gửi “Thông báo phát hành”o System: Text, nội dung khi gửi “Thông báo phát hành” và “Biên bản bàn giao”

Kiểm tra dữ liệu:- Description: bắt buộc nhập- Resource: bắt buộc nhập, phải điền một URL hợp lệ- Customer: bắt buộc chọn- Component: phải chọn ít nhất 1 component, Version của component phải lớn hơn version

của component này trong release trước đó ( lần release chưa bị xóa, bao tất cả các trạng thái)

Step 4: ấn nút “Save”Step 5: Release được tạo với trạng thái là “Open”. Có mail thông báo đến các khách hàng nhận bàn giao


3.10.3 Sửa ReleaseUser có quyền thao tác: PMStep 1: Tương tự chức năng danh sách release.Step 2: Vào màn hình danh sách Release, chọn Release cần sửa.Chỉ có thể sửa được các release chưa được QA duyệt, khách hàng duyệt

Step 3: Điền dữ liệu


- Description: mô tả, tiêu đề của bản release- Resource: URL đến thư mục, file trên SVN- Owner: Là người bàn giao, là PM/ TeamLead của dự án đang chọn- Customer: chọn các account khác hàng được bàn giao.


- Component: Chọn các component cần bàn giao. Danh sách component ở phần này sẽ chỉ hiện các component có “Is Deliverable” = “Yes”

- Các trường thông tin thêm:o Configuration items included: Text, nội dung khi gửi “Thông báo phát hành”o Dependencies of the release: Text, nội dung khi gửi “Thông báo phát hành”o Impact on other systems: Text, nội dung khi gửi “Thông báo phát hành”o Installation instructions: Text, nội dung khi gửi “Thông báo phát hành”o Defects and Limitation: Text/ List: danh sách lỗi/ ảnh hưởng khi gửi “Thông báo

phát hành”o Email Language: Ngôn ngữ khi gửi “Thông báo phát hành” và “Biên bản bàn giao”o Customer Review Dates: Số ngày hệ thống sẽ tự chuyển trạng thái sang

“Delivered” nếu khách hàng không vào nhận bàn giao (sẽ có trong phase sau)-

Kiểm tra dữ liệu:- Description: bắt buộc nhập- Resource: bắt buộc nhập, phải điền một URL hợp lệ- Customer: bắt buộc chọn- Component: phải chọn ít nhất 1 component. Trong đó, version của component này phải:

o Lớn hơn version của component này trong release trước đó ( lần release chưa bị xóa, bao gồm cả tất cả các trạng thái)

o Nhỏ hơn version của component này trong release mới hơn ( lần release chưa bị xóa, được tạo sau bản release đang được edit, bao gồm cả tất cả các trạng thái)

Step 4: ấn nút “SaveStep 5: Release được lưu lại. trạng thái sẽ chuyển thành “Open” nếu release đang có trạng thái là QA/ Customer “Rejected”


3.10.4 Theo dõi releaseUser có quyền thao tác: PM, Teamlead, QaStep 1: Tương tự chức năng danh sách release.Step 2: Vào màn hình danh sách Release. Ở màn hình này, người dùng sẽ xem được một số thông tin chi tiết của lần bàn giao:

Chọn Release cần xem chi tiết.Step 3: Màn hình chi tiết


Khu vực Information: Hiển thị thông tin releaseKhu vực Defect: danh sách defect thuộc các Component được bàn giaoKhu vực Comment: hiển thị các lịch set cập nhật/ comment của release. Cho phép thêm comment mới.


3.10.5 Đổi trạng thái ReleaseUser có quyền thao tác: Qa, Khách hàngStep 1: Tương tự chức năng danh sách release.Step 2: Vào màn hình danh sách Release. Ở màn hình này, người dùng sẽ xem được một số thông tin chi tiết của lần bàn giao:

Chọn Release cần xem chi tiết.

B3: Đổi trạng thái của release với flow tương ứng(xem phần 3.7.6)

QA duyệt sản phẩm bàn giao:- Ở màn hình xem chi tiếtB1: Qa chọn nút “Approve”

B2: Hệ thống yêu cầu xác nhận hành động duyệt, QA đồng ý

B3: Hệ thống thông báo thành công.Trạng thái bản release sẽ đổi thành “QA Final Inspection”Đồng thời, sẽ có mail thông báo bàn giao được gửi cho khách hàng, có file “Thông báo phát hành” đính kèm


Mail “Thông báo phát hành”

B4: Khách hàng truy cập hệ thống và chấp nhận sản phẩm bàn giao, hệ thống sẽ gửi Biển bản bàn giao SP, đính kèm file “Biên bản bàn giao SP”


Mail “Biên bản bàn giao SP”

3.11User ManagementChức năng này cho phép admin quản lý và phân quyền cho người dùng trên hệ thống ePMS. Chỉ thực hiện đối với tài khoản của administrator.


3.11.1 Import New UserAdmin có 2 cách để thêm mới người dùng/ Admin has 2 ways to import new user: + Thêm một user mới/ Add new+ Thêm nhiều user bằng cách Import excel

1. Thêm một user mới/ Add new.

Step 1: Tại màn hình Home, chọn Button “Add new” / In Home Screen, click Button “Add new”

Step 2: Hệ thống hiển thị màn hình Create user/ System displays Create user Screen.

Step 3: Admin nhập dữ liệu vào các trường / Admin enters data in fieldsTrong đó:

- Company: Chọn từ danh sách, là đơn vị của user


- Fullname: Họ và tên đầy đủ user- Username: Tên đăng nhập - Password: Mật khẩu- Email: Có thể có nhiều email, mỗi email cách nhau bởi dấu chấm phẩy “;”- JIRA Account: Tài khoản JIRA- JIRA Password: Mật khẩu JIRA- Show Tab: Cho phép hiển thị các Tab tương ứng với quyền của người dùng- Show Menu: Cho phép hiển thị các Menu tương ứng với quyền của người dùng

Lưu ý: Dashboard và Summary là mặc định - Mail Setting: Cho phép gửi mail khi thao tác.

Step 4: Click để lưu bản ghi hoặc click để hủy bản ghi./ Click to save

user or click to cancel user.

2. Import Excel

Step 1: Tại màn hình Home, click “Import excel”. / In Home Screen, click “Import excel”.

Step 2: Nếu chưa có file template excel, click “Download template here” để tải file về máy. / If admin doesn’t has file template excel, click “Download template here” to download file.

Step 3: Nhập các trường vào file excel có sẵn và upload lên hệ thống.


Tại màn hình Import User, click để chọn file excel từ máy tính, sau đó click để

upload file. / In Import user screen, click to choose file excel from computer, later click

to upload file.

Step 4: Upload file thành công, click để lưu kết quả. / Upload file is successful, click

to save result.


3.11.2 Quản lý danh sách người dùngMàn hình Home hiển thị danh sách toàn bộ người dùng trong hệ thống./ Home Screen displays all user list in the system.

1. Xem chi tiết người dùng/ View user detail.Step 1: Để xem chi tiết người dung, click biểu mắt trong tại cột Action. / To view user detail, click icon “eye” in action column.

Step 2 : Màn hình hiển thị chi tiết user. / Screen displays user detail.


2. Sửa thông tin user/ Edit user. Để sửa thông tin user, click biểu tượng sửa ở cột action./ To edit information user, click icon edit in action column.

Hoặc chọn Edit từ trang User detail. / Or Click “Edit” from User detail page.

Step 4: Màn hình hiển thị trang Edit user, nhập thông tin cần sửa và click để lưu hoặc

click để hủy chỉnh sửa. / Screen displays Edit user page, enter data and click

to save, click to cancel./72

User Guide, Project Management System, Version 1.1Prepared by Trình NguyễnLast modified on 5/16/2023 7:47:40 PM

3. Xóa người dùng./ Delete userStep 1: Chọn biểu tượng xóa tại cột Action. / Click icon at Action column.

Step 2: Màn hình hiển thị thông báo, click “Ok” nếu đồng ý xóa, click “Hủy” nếu hủy bỏ xóa. / Screen displays notification, If agree to delete, click “Ok”, if not, click “Cancel”.

3.11.3 Tìm kiếm User

Step 1: Tại màn hình User Management, nhập các trường tương ứng để tìm kiếm./ At home screen, admin enters fields to search

- Company: Tên đơn vị User- Username: Tên đăng nhập User


Step 2: Click để tìm kiếm or click để tìm kiếm khác. / Click to

search user or click to search other user .


User Guide - FIS Guide_ePMS... · Web viewUser trong danh sách Follow user sẽ nhận được...

Documents

Transcript of User Guide - FIS Guide_ePMS... · Web viewUser trong danh sách Follow user sẽ nhận được...