USAID /JUSTICE SECTOR SUPPORT PROGRAM IN COTE D’IVOIRE

PROJUSTICE

USAID /JUSTICE SECTOR SUPPORT PROGRAM IN COTE D’IVOIRE

Cooperative Agreement No. 624-A-13-00002

Quarterly Progress Report

July – September 2015

and

Annual Progress Report

October 2014 – September 2015

Abidjan, Côte d’Ivoire

ANNUAL PROGRESS REPORT

TABLE OF CONTENTS

ACRONYMS ii

EXECUTIVE SUMMARY 1

1. QUARTER 10 AND SUMMARY OF OVERALL ANNUAL CONTEXT 2

2. QUARTER 10 ACTIVITIES AND RESULTS 3

2.1. Objective 1: Improve the Administration of Justice 3

2.1.A. Increase Capacity of Judiciary Police, Magistrates, and Court Staff Through Training and Continuing Education 3

2.1.B. Improve Case Management Systems 8

2.1.C. Reduce Opportunities for Corruption Through Improved Transparency and Accountability of Judicial Officials 16

2.2. Objective 2: Improve and Increase Access to Justice 20

2.2.A. Improve Access to the MOJHR Public Defense Fund and Increase the Capacity and Outreach of the Office of Legal Aid 20

2.2.B. Support Networking, Public Information Campaigns, and Awareness Raising Activities to Improve Public Understanding and Access to Legal Information 22

2.3. Activities in the Pilot Courts 29

2.4. Access to Justice for People with Disabilities 31

2.5. Windows of Opportunity 33

3. ACHIEVED GOALS OF THE ANNUAL WORK PLAN 33

4. STAFFING/MANAGEMENT UPDATE 51

5. PROBLEMS/CONSTRAINTS AND REMEDIAL ACTIONS 51

ATTACHMENTS

1. Report on ProJustice 5th Steering Committee Session 2. List of New ProJustice Pilot Courts for FY2016-18 3. RFP Computerization: Report on the Pre-Proposal Conference 4. Letter of Complaint Sent By ProJustice to the Minister of Justice 5. Press Article on the Career Day in Bouaké 6. Press Article on the Training of Community Leaders By NGO Transparency

Justice (NGO Partner) 7. Press Article on Training of Journalists by MIDH (NGO Partner) 8. Press Article on Open House Days at the Abengourou Pilot Court Organized

By Transparency Justice (NGO Partner) 9. Report on the Seminar on Women’s Involvement in Judiciary in Côte d’Ivoire 10. MOU Between ProJustice and COPHCI 11. ProJustice Performance Monitoring Plan, July-September 2015 12. ProJustice Quarterly Calendar of Activities, October-December 2015


i

ACRONYMS

BOP

CC

CFI

CME

CNDJ

Bureau d’Ordre Pénal - Criminal Registry Office

Court Coordinator

Court of First Instance

Court Management Expert

Centre National de Documentation Juridique - National Legal Documentation

Center

Co-MAJ

Comité Opérationnel pour la Modernisation et l’Amélioration de la Justice -

Operational Committee for the Modernization and Improvement of Justice

COP

COPHCI

Chief of Party

Confédération des Organisations de Personnes Handicapées de Côte d’Ivoire -

Confederation of Organizations of Disabled Persons in Côte d’Ivoire

CRIDIA

CSO

Centre de Recherche sur les Institutions et le Droit International des Affaires -

Research Center on International Business Law and Institutions

Civil Society Organization

DACP

DCOP

EU

FY

GIZ

IGSJ

Civil and Criminal Affairs Department of the MOJHR

Deputy Chief of Party

European Union

Fiscal Year

Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit - German Agency for

International Cooperation

Inspection Générale des Services Judiciaires - General Inspectorate for Judicial

Services

INFJ Institut National de Formation Judiciaire - National Judicial Training Institute

JPO Judicial Police Officer

M&E

MIDH

Monitoring and Evaluation

Mouvement Ivoirien pour les Droits de l’Homme - Ivoirian Movement for

Human Rights

MOJHR

MOU

NGO

OIPR

OLA

ONEF

Ministry of Justice, Human Rights, and Public Freedom

Memorandum of Understanding

Non-Governmental Organization

Ivoirian Parks and Reserves Authority

Office of Legal Aid

Organisation Nationale pour les Enfants, les Femmes et les Familles - National

Organization for Children, Women, and the Family

PARMSJP

PJP

Program for Improvement and Modernization of the Judicial and Prison

Systems

Pôle Judiciaire Pénal - Criminal Justice Unit

PMP

PTS

RAIDH

Performance Monitoring Plan

Police Technique et Scientifique

Regroupement des Acteurs Ivoiriens des Droits de l’Homme - Ivoirian

Coalition for Human Rights

RFP Request for Proposals

STTA

Short-Term Technical Assistance

Tt DPK

UAO

UCQG

UNDP

UNOCI

USAID

Tetra Tech DPK

Alassane Ouattara University

Quality Control and Management Unit

United Nations Development Programme

United Nations Operation in Côte d’Ivoire

United States Agency for International Develpment


1

EXECUTIVE SUMMARY

On July 24, 2015, ProJustice organized the fifth session of its Steering Committee to review its

past program performance and planned activities. Discussions during this session focused on

ProJustice’s fiscal year (FY) 2016 work plan general objectives, as well as on the list of seven

new pilot courts in which the project will start working later this FY.

On July 30, 2015 ProJustice submitted for approval a draft of the FY16 work plan along with the

list of pilot courts to be supported over the remainder of the project life. USAID approved both

documents on August 18, 2015.

During the past quarter, ProJustice made significant progress in several activities and initiatives,

notably:

Completed its annual program of joint training for magistrates and judicial police officers

(JPOs) and organized training sessions in the pilot courts of Abengourou and Bouna (July 27

to August 1), and Yopougon and Dabou (August 10-15), all located within the jurisdiction of

the Abidjan Court of Appeal.

Despite a long judicial recess from August 1 to September 30, 2015, activities continued as

normal, particularly in pilot courts where ProJustice Court Coordinators (CC) ensured the

regular recording of cases in the Criminal Registry Office (BOP). Substantial progress has

been made in the BOP, in particular in monitoring meetings in the Criminal Judicial Units

(PJPs) and in the Quality Control and Management Units (UCQGs).

Pursued the development of computerization to manage civil and criminal cases and

administrative acts. A request for proposals (RFP) was launched on June 29 with ProJustice

conducting a pre-proposal conference for bidders in July. The RFP submittal deadline was

August 17 and the evaluation of 12 proposals began on August 24.

ProJustice made tangible progress in the preparation of two publications: a selection of

criminal decisions to be included in the Criminal Jurisprudence Digest was finalized by the

National Legal Documentation Center (CNDJ) and the first draft of an Access to Justice

Guide was finalized at the end of September and is expected to be delivered to ProJustice in

early October.

The organization of a second Career Day for law students on September 3 focusing on female

students. The event was hosted at University Alassane Ouattara (UAO) in Bouaké. Like the

first Career Day in Abidjan on June 30, 2015, this second Career Day attracted 600 students

who visited booths to meet more than 20 judicial professionals (magistrates, lawyers, bailiffs)

who provided valuable insights to students on the judicial sector.

Conducted two monitoring missions of non-governmental organization (NGO) project

partners in their implementation of planned activities in the three sites that cover the project’s

11 pilot courts.

Launched ProJustice Handicap, a project to increase access to justice for people with

disabilities. A ceremony for the signing of a Memorandum of Understanding (MOU)

partnership agreement with the Confederation of Organizations for People with Disabilities in

Côte d’Ivoire (COPHCI, Confédération des Organisations de Personnes Handicapées de

Côte d’Ivoire) was held on July 16 and a launch conference took place on September 29. The

opening ceremony was attended by the U.S Embassy Deputy Chief of Mission, USAID

representatives Leah Kaplan and Benjamin Olagboye, Representatives of the Speaker of the


2

National Assembly, and representatives of the Ministry of Justice, Human Rights, and Public

Freedom (MOJHR) and the Ministry of Labor, Social Affairs, and Vocational Training.

1. QUARTER 10 AND SUMMARY OF ANNUAL OVERALL CONTEXT

In July 2015, the General Inspectorate of Judicial Services (IGSJ, Inspection Générale des

Services Judiciaires) finalized an inspection tour of all tribunals in Côte d’Ivoire. It was the first

comprehensive inspection organized by this institution since 2013. The IGSJ has suffered a long

absence of management leadership when the former General Inspector was transferred to become

the President of the High Authority for Good Governance, in October 2013. The present General

Inspector was officially appointed in July 2014, and the IGSJ was strengthened through the

addition of 8 inspectors, to make a total of 17. The new General Inspector put a high priority on

improving the internal management and restructuring the inspectorate, to increase its profile both

inside the judicial system and vis-à-vis the general public. To increase public awareness, IGSJ

created a website where citizens can complain about the functioning of courts.

ProJustice, as part of its program to improve transparency and accountability of the justice sector,

is providing assistance to the IGSJ by installing solution boxes and information kiosks in the pilot

courts to reduce opportunities for unprofessional conduct and corruption. ProJustice has planned

a more ambitious support program for the IGSJ, but implementation has been delayed due to

institutional changes in the IGSJ over the past several months. An important part of this support

program will start in October 2015 when ProJustice, with the help of a short-term technical

assistance (STTA) expert Marc Moinard, will review and assess the system for annual

performance evaluations of magistrates and clerks, and will make recommendations to modernize

the existing mechanisms to develop transparency.

During the past quarter, the law to reform the status of court clerks was passed by the Parliament.

This was a long process over the greater part of the past year and created tremendous tension and

resistance from clerks and trade union organizations, leading to several strikes in 2015. The

reform of the clerks’ status is part of an overall reform process for all judicial professions,

including magistrates whose status is also expected to be addressed by a law that is currently

under preparation at the MOJHR.

The law on the status of clerks is not the only text that is being amended in the judicial profession

reform process; the MOJHR is also working to improve the existing standards of ethics and

professional conduct of magistrates. ProJustice contributed to this reform process with a draft

code of conduct for magistrates, prepared by STTA Michèle Laborde in close consultation with

Ivoirian magistrates and other key local justice sector actors. ProJustice submitted the draft code

of conduct to the Minister of Justice in December 2014. Since then, ProJustice management has

routinely followed up with the MOJHR Chief of Staff, but it is still unclear whether the MOJHR

wants to adopt the codes separately or as part of a wider reform of the current law governing

magistrates’ status (Statut de la Magistrature). ProJustice will continue to monitor progress on

this matter in the coming quarter.

Reform of the main judicial codes (civil and criminal codes, as well as the codes of civil and

criminal procedures) is still ongoing. In September 2015, the MOJHR organized a seminar for the

members of the revision commission (set up by the Minister in January 2014 to lead the revision

process) who are all high level members of the Ministry or magistrates. This revision process is

an important step in the overall modernization of the Ivoirian judicial system in that it will update

the legal framework in the criminal and civil arenas.

During the past year several important changes occurred at the top ranks of the judicial hierarchy.

Following the resignation of the President of the Constitutional Court in January 2015, the


3

President of the Republic appointed the President of the Supreme Court to replace him. This high

level magistrate was replaced by another high magistrate, the President of the High Authority for

Good Governance, who had formerly been the General Inspector of Judicial Services. These

movements in the higher echelons of the judiciary are particularly sensitive in the run-up to the

presidential elections scheduled for October 25, 2015, as the Constitutional Court is an important

institution in the electoral process. The election campaign has intensified during the past quarter.

The higher echelons of the MOJHR at the director level, and of course members of the Minister’s

cabinet, are increasingly involved in the campaign. As a result, it has become more and more

difficult for ProJustice management to have appointments with high level representatives of the

MOJHR. As a consequence and on a precautionary basis, ProJustice is planning to reduce the

mobilization of STTAs during the critical part of the election process, between mid-October and

mid-November 2015.

2. QUARTER 10 ACTIVITIES AND RESULTS

As requested by USAID, the present report combines both the quarterly report of July-September

2015 and a review of ProJustice Year Two, October 2014-September 2015. This section of the

report details quarterly activities, while section 3 summarizes those of the last 12 months.

2.1 OBJECTIVE 1: IMPROVE THE ADMINISTRATION OF JUSTICE

2.1.A INCREASE CAPACITY OF JUDICIARY POLICE, MAGISTRATES,

AND COURT STAFF THROUGH TRAINING AND CONTINUING

EDUCATION

2.1.A.1 ProJustice Steering Committee

On July 24, 2015, ProJustice organized the fifth session of its Steering Committee to review its

past program performance and planned activities. As with previous sessions, the ProJustice

Steering Committee brought together high level representatives of the MOJHR and magistrates,

as well as representatives of USAID and international organizations such as the United Nations

Operation in Côte d’Ivoire (UNOCI), the United Nations Development Program (UNDP), the

European Union (EU), and civil society organizations (CSOs). After reviewing and detailing

recent ProJustice activities and achievements, discussions focused on the ProJustice longer term

program with the project team presenting general objectives of the program for FY 2016, at the

time still under preparation.

ProJustice also opened a debate on a proposed list of pilot courts to replace part of the existing

courts as discussed with USAID. The plan is that ProJustice will maintain 4 jurisdictions of its

existing pilot group of 11 courts and change the remaining 7. Key criteria governing the selection

of the proposed pilot courts were:

Better geographic coverage of Côte d’Ivoire, with an emphasis on the Northern and Western

parts of the country

Balance among the three courts of appeal so that all would receive equal support from

ProJustice.

Steering committee members approved the proposed map of future ProJustice pilot courts, which

was then officially submitted to USAID together with the draft work plan for FY16. USAID

approved both documents on August 18, 2015. ProJustice will progressively move into the new

pilot courts during the first months of FY2016. (See Attachment 1 for the report on the

Steering Committee of July 24, 2015, and Attachment 2 for the list of ProJustice new pilot

courts for FY2016-18).


4

2.1.A.2 Training of Trainers and Knowledge Dissemination

Training of Trainers Meetings initiated and held last quarter between the ProJustice training coordinator and the group

of magistrate and clerk trainers trained by ProJustice, convened to discuss the design and

production of two new training kits, were suspended on July 16, 2015 because of the judicial

recess.

The new training kits will address "Public Reception in Courts" and "Collaboration between

Investigating Judges and Clerks." After production, each kit will include:

A leaflet outlining the value of the training, the training team (training designers and

facilitators), educational principles (educational foundations that underlie the training),

teaching methods and techniques (case studies, quizzes, role plays), a specification sheet

(training topic, target audience, suggested number of participants per session, duration per

session, objectives, modules and their sequences, the educational tools), and type of training

program.

A detailed chronology of training modules, including a general timing prescribed for all the

modules and a more detailed timeline for each module.

PowerPoint presentations.

Technical specifications of each module including a general reminder of key points and

exercises with answer sheets (case studies, quizzes, etc.).

Assessments ensuring training quality and monitoring (evaluation of participants and trainers

as well as the assessment of trainers following a training debriefing).

Ongoing design of the two kits will continue through October to be completed by mid-November

2015 with first training sessions scheduled to be held in December 2015.

2.1.A.3 Joint Training of Magistrates and JPOs

Joint Trainings Within the Court of Appeal of Abidjan Jurisdiction By Pilot Court During the fourth quarter of FY15, ProJustice completed its annual program of joint training for

magistrates and JPOs with sessions conducted in July and August in the jurisdiction of the

Abidjan Court of Appeal (the last of three jurisdictions in Côte d'Ivoire), specifically in the pilot

courts of:

Abengourou, Bouna: from July 27 to August 1, 2015

Yopougon, Dabou: August 10 - 15, 2015.

As with joint training of the Bouaké and Daloa Courts of Appeal, these trainings were preceded

by preparatory missions to Abengourou, Bouna, Dabou, and Yopougon to ensure that they

proceeded properly, more specifically to sensitize judicial authorities and heads of units and

identify those JPOs who could participate (providing photocopies of their ID cards for USAID

approval). The number of units that met the criteria was then determined based on access to

functional phone lines and fax machines to facilitate collaborative relationships with prosecutors’

offices.

Training themes focused on the subject of judge/JPO collaboration and used the same modules as

the prior trainings, i.e., criminal investigation and preliminary investigation. The target audience

also remained the same (judges and JPOs) with pedagogical principles (professional role-play

facilitated by judge / JPO trainers) and the general goal (improving cooperation between judges

and JPOs for the quality of criminal justice) also staying the same. The training sessions took

place over 12 days in 6 sessions of 2 days each: 3 held in Abengourou and 3 in Dabou. More

detail is set out below.


5

Joint Training for Magistrates and JPOs in Abengourou Joint trainings for magistrates and JPOs in Abengourou were held from July 27 to August 1 in

Abengourou. The three sessions encouraged reflection on all aspects of judge/JPO collaboration

from the execution of investigations up to the trial stage and were facilitated by two magistrates

and two JPOs trained in ProJustice training quality standards. Facilitators were:

Mr. Atsain Philippe Yapo, Magistrate, President of the Indictment Division of the Daloa

Court of Appeal

Mr. Coulibaly Boubakar, Judge, Public Prosecutor at the Gagnoa Court of First Instance

(CFI)

Mr. Victor Konan Gbra, Deputy Brigade Commander at the Songon gendarmerie station

Mr. Seraphin Gnazale, Police Commissioner, ProJustice Training Coordinator.

Overall the training was well received. Ms. Judith Gilbernnais, President of the Abengourou CFI,

opened the first session expressing her appreciation for the PJP, criminal registry office (BOP),

and the quality control and management unit (UCQG) implemented in her jurisdiction with the

support of ProJustice. The final session was hosted by Mr. David De Giles, ProJustice Deputy

Chief of Party (DCOP), who outlined the history of the ProJustice program and gave an overview

of previous joint training sessions and the results achieved. Mr. Braman Kone, Prosecutor of the

Abengourou CFI, also addressed the participants.

Closing session of the joint training of magistrates and judicial police officers in the

Abengourou pilot jurisdiction, August 1, 2015

At the end of the sessions, each participant was given a certificate of attendance and a practical

guide on "telephone reporting” techniques between JPOs and magistrates. In addition, the project

donated fax machines to the police, gendarmerie, and water and forests units to assist them with

reporting between JPOs and magistrates.

Table 1: Joint Trainings Within the Abidjan Court of Appeal

Training Site Pilot Courts Dates Number of Sessions

Abengourou Abengourou Bouna

July 27 - August 1, 2015 3

Dabou Dabou Yopougon

August 10 - 15, 2015 3


6

Joint Training for Magistrates-JPOs at Dabou A joint training session for magistrates and JPOs in Dabou took place from August 10 to 15,

2015. As with Abengourou, sessions were facilitated by four facilitators (two judges and two

JPOs) trained in ProJustice training quality standards. Facilitators were:

Mr. Amany Francis Kouadio, Magistrate, Deputy Director at the Department of Research and

Legislation of the MOJHR

Ms Angeline Noëlle Petey, Magistrate, Vice President of the Gagnoa CFI

Mr. Victor Konan Gbra, Deputy Brigade Commander at the Songon gendarmerie station

Seraphin Gnazale, Police Commissioner, ProJustice Training Coordinator.

Training modules addressed: (1) preliminary investigation, obligation to inform, custody,

investigation management and (2) judicial investigation: judicial warrants and letters rogatory.

Special attention was paid to trainers of the Forensic Police (Police Technique et Scientifique,

PTS) whose participation was made possible with the support of the German Agency for

International Cooperation (GIZ). The PTS provided insight into uncovering the truth in criminal

investigations as well as how to improve the effectiveness of investigators’ action. They also

discussed the (1) contribution of scientific evidence in court proceedings (i.e., it is difficult to

refute); (2) less importance of evidence through confession-based evidence terms; and (3)

subsequent improvement in terms of respect for human rights.

Like the other trainings, each participant received a certificate of attendance, training support, and

a practical guide on "telephone reporting". Finally, some police, gendarmerie, and water and

forests units received fax machines.

The first training session, from August 10-11, was attended by ProJustice DCOP, who opened the

sessions by explaining that Yopougon and Dabou pilot courts were chosen to serve as test sites

for the Ivoirian judicial software management system. Mr. Augustin Kouame, President of the

Yopougon CFI, then expressed his support for the training and other ProJustice activities.

Ms. Leah Kaplan, USAID Program Officer, Ms. Roslyn Waters Jensen, USAID Regional

Advisor (Washington DC), and Ms. Siw Dörte Diallo, GIZ Project Manager working with PTS

trainers on the search for evidence during criminal investigations, also attended all training

sessions.

The second and third sessions were attended by Mr. Daleba Roua, a senior-ranking Judge, Chief

Technical Advisor, and MOJHR Representative. The closing ceremony was attended by the

Senior Commander of the National Gendarmerie and the Director General of the National Police,

as well as an MOJHR Representative who thanked ProJustice and USAID on behalf of the

Minister of Justice before congratulating all participants for their participation in this training.


7

Fax machine donation on behalf of ProJustice by the Chief Prosecutor

of Abengourou to the head of a judicial police unit, August 1, 2015

Table 2: Participants in the Joint Training Within the Abidjan Court of Appeal

Participants Title Number Total

Jurisdictions Courts of First Instance Abengourou Yopougon

4

Court Branches Bouna Dabou

Magistrates Prosecutor 1 27

Deputy Prosecutors 5

Court Branch Substitute Resident 1

Substitute Prosecutors 12

Investigating Judges 5

Juvenile Judges 3

JPOs Police JPOs 28 98

Gendarmerie JPOs 49

Water and Forest JPOs 21

In terms of overall statistics for the 2014-15 judicial year, the joint training for magistrates and

JPOs were conducted in a total of 3 cycles of 17 training sessions for 336 participants distributed

as shown in Table 3 below. The project also distributed 54 fax machines during the course of

these training sessions.


8

Table 3: Overall Joint Training for Magistrates-JPOs

Participants Title Number Total Number

Judges Women 11 57

Men 46

JPOs Police 105

(including 3 women)

279

Gendarmerie 152

Water and Forest 22

Impacts of the training sessions were:

Successfully brought together magistrates and JPOs to discuss issues of collaboration

Established greater prosecution awareness of tasks needed for a full cooperation between

magistrates and JPOs for a quality criminal justice system

Brought to light communication weaknesses and created a new dynamic communication

approach between magistrates and JPOs

Reduced distance between JPOs and magistrates allowing them to meet, sometimes for the

first time

Helped JPOs and magistrates understand that the watchwords of their professional

relationship are openness, availability, courtesy, mutual respect, clear instruction, speed of

execution, and coordination during criminal investigations

Helped JPOs understand the role of preliminary investigation in the criminal chain

Highlighted the need for additional training in areas beyond that provided by ProJustice

Highlighted need to integrate Ivoirian Parks and Reserves Authority (OIPR) JPOs with other

prosecutors, investigating magistrates, national gendarmerie, and police

Familiarized stakeholders with the existence and criminal investigation capabilities of the

PTS – Directorate General of the National Police

2.1.B: IMPROVE CASE MANAGEMENT SYSTEMS

2.1.B.1 Court Management Expertise

Criminal Registry Office Monitoring Improving File Management through a Standardized System During the judicial recess (August 1 to September 30, 2015), ProJustice Court Coordinators

(CCs) remained at their posts, carrying out their activities, in particular those related to case

recording in the BOP installed in each pilot court by ProJustice.

The BOP has a computer tool centralizing all event dates in the life of a criminal case. It is

updated chronologically on a daily basis with minutes, and complaints and other legal acts are

recorded. This reporting period, CCs continued to verify progress made with regard to the

recording of dates and other data on criminal proceedings, and checked the consistency of

recorded dates to see if they matched those contained either in the minutes or the specific types of

complaints (flagrante delicto offenses, direct summons, major/minor investigation). CCs also

check if there are no outstanding proceedings and if cases are immediately registered upon their

arrival at the prosecutor’s office. CCs noted the total satisfaction of the clerks in charge in the

pilot jurisdictions with the way the BOP is maintained.


9

The case management system is now fully integrated into the prosecution office’s working

methods such that no criminal case has been overlooked in the BOP records. In the Bouaflé pilot

jurisdiction, the CC determined that the daily monitoring of the BOP is no longer necessary. In

general the tool is well run and managed by court officials.

CCs of the pilot courts in Abengourou, Bouna, and Dimbokro encountered some difficulties

during the judicial recess. In these pilot courts, the fact that the incumbent Registrar in charge of

the BOP was on leave left not only a vacuum of personnel, but also a challenge due to the deputy

clerk’s weak computer skills. The commitment of heads of jurisdiction in the pilot courts of

Bouaflé, Man, Sinfra, and Yopougon are beginning to bear results in terms of greater

coordination.

The table below shows the number of cases filed with the BOP at each pilot jurisdiction as of

September 29, 2015.

Table 4: Criminal Case Files Recorded by the BOP in ProJustice’s Pilot Courts

Pilot Jurisdiction Number of Criminal Cases Recorded

(as of September 29, 2015)

Abengourou 1,074

Bouaflé 1,520

Bouaké 2,881

Bouna 300

Dabou 1,070

Dimbokro 281

Gagnoa 1,208

Lakota 564

Man 323

Sinfra 455

Yopougon 6,853

TOTAL 16,529

Clerk trained by ProJustice registering case files at

the Criminal Registry Office, Bouaflé pilot court

The Bouaflé Criminal Registry Office was fully

equipped by ProJustice


10

Improving the Efficiency of the Administration of Pilot Courts and Access to Courts CCs conduct verification activities in the prosecutor’s office and the BOP to ascertain that notices

of closure with no further action were not only recorded in the BOP but also written and signed

by the State Prosecutor or the Substitute Resident Prosecutor. They also mentor and train

registrars in charge of monitoring. Due to the judicial recess, CCs did identify notices for the

months of August and September 2015 that had not been drafted, in particular in the Bouaké pilot

court.

CCs in Abidjan-Abengourou reported all case files are closed with no further action required.

CCs ascertained that cases were fully recorded. CCs also:

Discussed with judges and clerks the importance of listing the documents of investigative

proceedings.

Raised awareness on proper functioning of the UCQG and PJP through meetings and

advocacy with heads of courts.

Checked evidence and seals.

Exhibits arriving from JPOs are received and immediately recorded in the BOP. Clerks establish

the docket. Seals are then transmitted to the chief Registrar for registration in the exhibit Register.

CCs verify with the BOP and the chief clerk to confirm the task is properly carried out.

To check signed minutes and judgments subject to appeal, a verification is performed at the

Correctional Registry with court clerks or heads of criminal sections. The court clerk

transmission registers enable CCs to determine the number of minutes signed and to request

statistics on the number of judgments subject to appeal, those that have been transmitted to the

Court of Appeal, and others awaiting transmission.

CCs also check the proper maintenance of Detention Tables by ensuring they are completed and

the proper sheets are used, stressing the need to maintain the tables up to date throughout the

quarter. In general this has been respected with the exception of Gagnoa, according to the CC.

Clerks indicated this was in view of a heavy workload in the investigation office during the

judicial recess and the fact that one of the two clerks was unavailable during that time. The matter

has been brought to the attention of the investigating judge who has indicated they are taking

necessary measures.

Operating the Criminal Justice Units in Pilot Courts The PJP, a platform for strengthening collaboration between public prosecutors and JPOs, is

working satisfactorily in all pilot courts. This is true even in the Bouaflé pilot jurisdiction, where

the PJP was established in October 2014 despite the reluctance of the public prosecutor. The PJP

has met three times with this jurisdiction, the last time on August 28, 2015 during the judicial

recess. This change in attitude can be credited to the CCs’ active sensitization efforts and

missions conducted by the ProJustice Court Management Expert (CME) in service head offices.

Of the 11 pilot courts, 8 held meetings during the quarter in the jurisdictions of Bouaflé, Bouna,

Dabou, Gagnoa, Lakota, Man, Sinfra, and Yopougon. In the next table is a summary of meetings

that took place during the quarter.


11

Table 5: Criminal Justice Unit Meetings in Pilot Courts July-September 2015

Pilot Court Date Agenda

Participants

Magis-trates

Gendarmes

Police/ Water and

Forest/

Customs

Total

Abengourou None None

Bouaflé

07/10/ 2015

08/28/ 2015

• Arrest 01 09 06+02 OIPR

18

• Criminal Judicial Unit meetings

• Transmission of accident reports to insurance companies

• Information on electoral legislation

01 08 06 15

Bouaké None None

Bouna 07/15/ 2015

• Difficulties carrying out JPO duties

• Services and concerns

• Using models

02 04 02+02 OIPR

10

Dabou 07/10 /2015

• Comments on implementation and use of models

• Ethics/professional conduct rules

• Relationship between JPOs/investigating judges

• Conduct of hearings for minors

01 10

08

+01 Conseiller

DPJEJ

20

Dimbokro None None

Gagnoa 07/22/ 2015

• Status-JPO-prosecution

• Status of the use of models made available to JPOs by ProJustice

04 09 12+03 OIPR

28


12

Table 5: Criminal Justice Unit Meetings in Pilot Courts July-September 2015

Pilot Court Date Agenda

Participants

Magis-trates

Gendarmes

Police/ Water and

Forest/

Customs

Total

• General orientation for the conduct of criminal proceedings

• Circular No. 005 of March 18, 2014 by MJDHLP

• Law No. 2014-427 of July 14, 2014 establishing the Forestry Code

Lakota 07/31/ 2015

• Qualification of offenses and the criminal responsibility of minors

01 02 02 05

Man 07/10 2015

• Right of the respondent and the JPO during preliminary investigations

01 13 00 14

Sinfra 07/07/ 2015

• Finding solutions to certain dysfunctions

02 02 01 05

Yopougon 07/31/ 2015

• Presentation on preliminary investigation

03 04

06 +01 Abidjan Prison Officer

14

DPJEJ: Directorate of Judicial Protection for Youth and Children

Quality Control and Management Units As a management tool, the UCQG is a permanent meeting platform for the different pilot court

department heads. CCs contributed to its effective functioning by sensitizing and advocating

with the Presidents of the courts. Last quarter, the pilot courts of Abengourou-Dabou-Gagnoa-

Lakota-Man and Yopougon were able to hold meetings. Since its establishment there has been at

least one meeting in each pilot jurisdiction, except in Bouaké where there has been no political

will to hold a meeting despite repeated CC efforts.

Table 6: UCQG Meetings in ProJustice Pilot Courts July-September 2015

Pilot Court Dates Agenda Participants

Abengourou 07/21/2015

• Data collection for the April-June 2015 quarter:

- Failures or issues noted

- Satisfaction with progress made

4 people including


13



• Feedback on the joint training for magistrates and JPOs of July 27 - August 1, 2015 (including delivery of fax machines to JPO units)

• Miscellaneous

PDT1

PR

GC

CC

Bouaflé None N/A N/A

Bouaké None N/A N/A

Bouna None N/A N/A

Dabou 07/29/2015

• Assessment of the 2014-2015 judicial year

• Calendar of legal holidays

• Management of citizenship certificates and criminal records

P; SP; IJ; GC; GCA; CC

Dimbokro None N/A N/A

Gagnoa 07/23/2015

• Analysis of data collected by the CC

• Statistics at each link in the correctional chain

• Miscellaneous

08

P

PR

VP

IJ

GC

GI

G Corr

G BOP

Lakota 07/29/2015 • Evaluation of activities conducted over the 2014-2015 FY

04

P

SP

GC

CC

Man 07/08/2015 • Organizing an open house on 07/31/2015 at the Man CFI

12

P

VP

PR

GC + 08 clerks

Sinfra None

Yopougon 07/30/2015

• Appointment of focal points responsible for the implementation of the solutions resulting from the meeting of February 24, 2015

13

P; PR; 02 VP 03 GCA; 06

1 P: Court President; PR: Chief Prosecutor; SP: Substitute Prosecutor; GC: Chief Clerk; C: Clerk; IJ:

Investigating Judge; CC: Court Coordinator; VP: Vice President;


14



• Miscellaneous heads of section

2.1.B.2 Court Management Strategy

1B.2.1 Targeted Support 1B.2.1.1. Improving the functioning of investigation offices Throughout FY15 ProJustice provided assistance to improve the management of investigating

judges’ offices in the 11 pilot courts. Short-term judicial expert Marc Moinard undertook three

field missions of two weeks each over the period October 2014 to May 2015.

During the quarter, STTA Marc Moinard prepared a series of draft administrative guidelines to

improve the internal functioning of the investigation offices and their coordination with

prosecution and JPOs. Next quarter, ProJustice will officially submit both drafts to the MOJHR

for its comments and adoption, however it is likely that submitting such important documents

during the period preceding the presidential election of October 25, 2015 could delay their

adoption.

1B.2.1.2. Developing a Practical Guide for Prosecutors’ Offices In June 2015, STTA Ms. Michèle Laborde prepared a draft Practical Guide for Prosecutors’

Offices. This guide will standardize practices in prosecutors’ offices and will also be used for

continuing education purposes. Prosecutors currently do not have materials to address their daily

professional practices. In addition, the Practical Guide will facilitate the IGSJ monitoring and

inspections of the prosecutors’ offices.

ProJustice has already reviewed the draft Guide and will submit it next quarter to a committee of

prosecutors and representatives of the MOJHR for their comments.

Once finished, the Practical Guide for Prosecutors’ Offices will be a substantive work product

issued by ProJustice. The Guide will continue to strengthen the capacity of the judiciary and build

on other actions already taken by ProJustice to improve the management of prosecutors’ offices

in the pilot courts.

1B.2.2 Computerization of Case Management System This quarter, ProJustice made significant progress in the computerization program for the

development of a pilot software to computerize civil and criminal procedures, as well as the

production of administrative acts. The activity is being implemented in close coordination with

the MOJHR.

On July 21, 2015, ProJustice organized in its office a pre-proposal clarification conference during

which bidders could ask questions related to the content of the RFP launched on June 29, 2015.

The evaluation of the 12 proposals received by the submission deadline (August 17, 2015) started

on Monday, August 24. The Evaluation Committee has four members: David De Giles,

ProJustice DCOP and Chair of the Evaluation Committee; Joshua Pazour, Case Management

Expert and Consultant to ProJustice; Jean Luc Bolé, IT Manager at the MOJHR; and Danet

Villard, member of the MOJHR Cabinet.


15

Computerization RFP Evaluation Committee (from left to right): Joshua Pazour, Case Management Expert;

David De Giles, ProJustice DCOP and Chair of Evaluation Committee; Jean Luc Bolé, IT Manager at MOJHR;

and Danet Villard, member of the MOJHR Cabinet.

At the request of the MOJHR Chief of Staff, ProJustice suspended the proceedings of the

evaluation committee on the evening of Tuesday, August 25. According to the information

provided by the Chief of Staff to the ProJustice DCOP, the Minister of Justice received

complaints from some Ivoirian companies that they were unfairly excluded from the bidding

process because proper notice was not provided. For this reason, the Chief of Staff firmly

requested ProJustice to immediately suspend the Evaluation Committee work, pending a review

of the matter. The Committee outlined the numerous steps that had been taken to make the

process open and transparent, including: (1) advertisements were placed in Jeune Afrique, The

Africa Report, and Fraternité Matin; (2) more than 20 Ivoirian companies attended the bidders’

conference held in July; and (3) 6 proposals out of 12 received by ProJustice were actually made

by Ivoirian companies (by themselves or in partnership with foreign companies). Despite all these

points, the Chief of Staff did not change his position and offered no timeline for resolving the

matter.

In close coordination with USAID, ProJustice sent a letter on September 3, 2015 to the Minister

of Justice in order to (1) remind him that ProJustice took all the necessary steps to make the RFP

process open, transparent, and inclusive of Ivoirian companies; (2) indicate that ProJustice needs

to inform its client USAID of the reasons why the MOJHR requested to suspend this process; and

(3) suggest MOJHR write to the US Ambassador in order to explain in detail the reasons so that

the process could be resumed as rapidly as possible.

By a letter of September 11, 2015, the MOJHR Chief of Staff informed ProJustice that the

Minister’s concerns on the RFP evaluation process were resolved and requested ProJustice to

resume the proceedings. The RFP Evaluation Committee began working again on September 28,

2015 and the evaluation process is expected to be finalized by the end of October 2015.

(See Attachment 3 for the report on the Pre-Proposal Conference of July 21, 2015 and

Attachment 4 for the letter sent by ProJustice to the Minister of Justice).

1B.3 Improve the Judicial Archiving System

No activities in this quarter.


16

2.1.C REDUCE OPPORTUNITIES FOR CORRUPTION THROUGH

IMPROVED TRANSPARENCY AND ACCOUNTABILITY OF JUDICIAL

OFFICIALS

2.1.C.1 Developing a Code of Judicial Conduct

The MOJHR is working to improve the existing standards of ethics and professional conduct of

magistrates. ProJustice contributed to this reform process with a draft code of conduct for

magistrates, prepared by STTA Michèle Laborde in collaboration with Ivoirian magistrates.

ProJustice submitted the draft code to the cabinet of the Minister of Justice in December 2014.

The draft code has already been positively reviewed by several directorates of the MOJHR with

the ProJustice management team continuing to follow up with the Chief of Staff, but it is still

unclear whether the MOJHR wants to adopt the codes separately or as part of a wider reform of

the current law governing magistrates’ statutes (Statut de la Magistrature). ProJustice will

continue to monitor progress on this matter.

2.1.C.2 Installation of Signage in Pilot Courts

This quarter ProJustice finalized the installation of signage in the 11 pilot courts to improve

transparency and accessibility of court operations. Court signage greatly contributes to project

objectives as it:

Facilitate citizens’ access to local justice services, by allowing court users to easily access the

information they need within the courts

Allow magistrates and other justice personnel to increase efficiency and ensure a safer work

environment with fewer persons entering offices to ask for information and wandering the

court premises

Reduce the risk of court users being approached or misled by “facilitators” and other

unofficial intermediaries seeking remuneration to provide assistance with navigating the court

and legal procedures.

Signage installed by ProJustice allows citizens to find their way

in the 11 pilot courts (this photo from Dabou)


17

Signage outside the Dabou pilot court

1C.3 Posting of the Judicial Fee Scale in Pilot Courts

Over the quarter, ProJustice helped in increasing the transparency of court operations in

ProJustice’s 11 pilot courts by posting the judicial fee scale approved by the MOJHR in all court

service offices. The display of the judicial fee scale on bulletin boards installed by ProJustice in

different court areas (clerk’s office, prosecutor’s office, courtrooms, etc.) allows the public to see

the cost of each judicial and administrative service provided by the courts (e.g., birth certificates,

citizenship certificates, criminal records, copy of judgments, etc.). This will help to prevent

dishonesty among clerks who might request higher prices than the actual costs and pocket the

difference.


18

Posting the judicial fee scale helps ensure the credibility, integrity, and transparency of local

justice sector actors and improve the confidence of court users. Increased knowledge and

transparency of judicial fees will significantly reduce the opportunities for corruption in the

courts. To build upon this initiative, ProJustice plans to provide over the next FY:

Technical assistance for the approval and dissemination of an updated judicial fee scale in

collaboration with the MOJHR

Support for the development of fee reporting and compliance mechanisms and a system to

record the amount of fees collected and transferred to courts or the public treasury; and

Training of magistrates and clerks on the application of the updated judicial fee scale.

1C.4 Installation of Solution Boxes in Pilot Courts

This quarter, ProJustice launched its program of solution boxes which will be installed in the 11

pilot courts. Citizens will be able to anonymously fill out a questionnaire and share their

impressions of their interaction with the Ivoirian courts and judicial officers. The goal will be to

identify both good practices and cases of judicial abuse. The project will report to the IGSJ any

serious evidence of corruption identified through the solution boxes. ProJustice also held

Judicial fee scale poster for ProJustice’s pilot courts


19

meetings with local authorities and partners to explain the objectives of the solution box program

and ensure their involvement and buy-in.

In this first phase of the activity, ProJustice installed 26 boxes in four pilot jurisdictions: Bouaflé,

Bouaké, Dimbokro, and Sinfra.

Projustice Court Coordinator explaining to a court user in Bouaké

how to fill out the questionnaire for the Solution Boxes developed by ProJustice

Assessment of the first results ProJustice collected a sample of 142 questionnaires from May to August 2015 in the following

sites:

Bouaflé (court and city hall)

Bouaké (court, legal clinic, and sub-prefecture)

Dimbokro (court, city hall, and sub-prefecture)

Sinfra (court, city hall, and sub-prefecture)

The statistics that emerge are:

69% of respondents had recently used a justice service.

63% were not satisfied with the service received while 37% were satisfied.

86% were critical of the overall functioning of justice.

Table 7 : Solution Boxes: Some Court Users’ Observations on the Quality of Justice

Positive Points Negative Points Suggestions

- Signage installed by ProJustice enables better orientation

- Cleanliness of the courts has improved

- Courtesy of certain magistrates and officials

- Delays in issuing certain documents (criminal records, certificates of nationality)

- Some services are disorganized (criminal records, certificates of nationality)

- Slowness in delivering judicial documents encourages corruption

- Cost of court proceedings varies significantly from court to court

- Improving the quality of communication between court staff and citizens

- Create a waiting room for court users

- Increase court staff - Heads of jurisdiction

should monitor the activities of their subordinates


20

(e.g., creating a cooperative in Bouaflé costs 30,000 FCFA but

- 15 000 FCFA in Toumodi) - Poor reception at the courts - Lack of impartiality of justice in

commercial cases - "Justice is similar to a shopping

center" - Timeliness (judicial staff do not

come early to work and court hearings begin late)

- Problems of interpretation at court hearings for those speaking local languages

- Courts are not safe

- Urge staff to better receive court users

- Reward the best staff for services rendered to the population

- Legal education of citizens - Provide courts with more

IT material - Train court personnel

(magistrates and clerks) - Bring justice closer to

citizens (e.g., awareness campaigns, “open door” events)

- Create more courts

2.2 OBJECTIVE 2: IMPROVE AND INCREASE ACCESS TO JUSTICE

2.2.A: IMPROVE ACCESS TO THE MOJHR PUBLIC DEFENSE FUND AND

INCREASE THE CAPACITY AND OUTREACH OF THE OFFICE OF LEGAL

AID

2.2.A.1 Criminal Jurisprudence Digest

ProJustice is developing a Jurisprudence Digest with the CNDJ. The goal is to collect decisions in

a number of jurisdictions, process them by noting keywords, and make an abstract. The digest has

been completed, however a misunderstanding on word processing has led to a delay in the release

of data to ProJustice by the CNDJ.

The CNDJ viewed processing as the highlighting of keywords and handwriting summaries, as

well as collecting judicial decisions. ProJustice understood processing to be the computerized

input of all collected decisions, including key words and abstracts. To resolve the issues a

meeting was held in July when the CNDJ agreed to proceed with the entry of all decisions. Due to

the number of decisions (200), the CNDJ asked to submit all processed decisions on October 15,

2015. Once this is completed, ProJustice will edit and disseminate the Digest.

2.2.A.2 Access to Justice Guide

This quarter ProJustice continued preparation of an Access to Justice Guide, which will outline

and describe all mechanisms allowing referral to the courts in Côte d'Ivoire. Following a call for

proposals and a competitive selection process, the Center for Research on Institutions,

International and Business Law (CRIDIA, Centre de Recherche sur les Institutions et le Droit

International des Affaires) was selected to prepare this Guide, and an agreement was signed

between CRIDIA and ProJustice. The work was scheduled to start in June, began in August, and

will take three months to complete. As of this report, CRIDIA has indicated they have made

significant progress on the draft guide.

2.2.A.3 Information and Guidance Kiosks

A bid was launched in the last quarter to select a company for the construction of information and

guidance kiosks in ProJustice’s pilot jurisdictions. The kiosks, in addition to already installed

signage, will enable litigants to better orient themselves in different jurisdictions.

This activity was initiated by the observation of litigants often interrupting individuals in the first

offices closest to the entrance to ask for directions or services. Information and guidance kiosk


21

facilitators will relieve court staff of this inconvenience. It will also help eliminate or reduce the

phenomenon of middlemen commonly known as "Margouillats".

A provider has been selected, which is awaiting approval from the MOJHR. Kiosks will be

installed in the 11 pilot jurisdictions.

2.2.A.4 Career Day in Bouaké

A second Career Day was held on September 3, 2015, ProJustice organized the event for the

students of the Legal, Administrative and Management Sciences Faculty (SJAG) at UAO in

Bouaké. It focused on women students with the objective to interest students in legal and judicial

careers. More than 600 students attended.

The activity was attended by numerous university officials: Prof. Lazare Poamé, President of the

UAO; Professor Anzouman Ouattara, the Dean of the Faculty of Communication; the UAO

Environmental Society; Professor Silué Nanga, Director of Masters Programs at SJAG, Dr.

Karim Dosso, Dean of the Faculty of SJAG, Dr. Agnero Privat, Vice Dean of the Faculty of

SJAG; service leaders, teachers, and administrative and technical members of the UAO.

Also in attendance were Ms. Delphine Makouéni Cissé, Director of the School of Magistrates,

and representatives of legal and judicial professions such as magistrates, lawyers, notaries,

bailiffs, clerks, and social workers of the youth protection service of the Bouaké CFI and the

Bouaké legal clinic. The Bouaké office of the UNOCI Human Rights Division, as well as the

Bouaké branches of Librairies de France and Delon, also took part in this activity,

The SJAG Dean of the Faculty requested and obtained permission from the UAO President to use

the Faculty amphitheatre for the event venue. The Dean also coordinated the Career Day with

student associations, through regular meetings to plan and identify all needs and potential

challenges, in particular hosting the event on a non-school day to allow all interested students to

attend.

A group of students and clubs took the initiative to mobilize their peers to help the ProJustice

team with the event organization. Key activities at the event were key speakers, presentation on

the Judicial Training Institute (INFJ), visit to booths, and collecting opinions and students’

impressions of the event.

Several presentations were given throughout the day, including:

Drissa Traoré, ProJustice Access to Justice Coordinator, who outlined the ProJustice

program, its objectives, and activities, including training for magistrates and JPOs as well as

outreach activities carried out by NGOs in the 11 pilot courts.

Dr Karim Dosso, Dean of the SJAG Faculty, who elaborated on the links between human

society and law.

Professor Lazare Poamé, President of the UAO, who promised that his institution would do

its utmost to generate interest in legal careers and urged his employees to be inventive in

finding internships for all students.

Ms. Cissé Makouéni, Director of the INFJ, gave a presentation on the school and its admissions

requirements. Ms. Cissé addressed issues of access to the judiciary, also pointing out that women

represent only 26% of judges.

Twelve visitor stands/booths were staffed with representatives of key legal institutions: INFJ,

lawyers, bailiffs, notaries, clerks, correctional educators, UNOCI, the Bouaké Legal Clinic,

bookshop Delon, and SJAG student associations and clubs. See photos following.

(See Attachment 5 for a press article on the career day in Bouaké).


22

Visit to the stands by officials of the University of Bouaké

2.2.A.5 Preparing Flyers on Rural Land Tenure

In accordance with its work plan and in cooperation with the rural land department at the

Ministry of Agriculture, ProJustice has begun the preparation of a flyer relating to the Rural Land

Act. With this flyer, ProJustice intends to inform the public regarding their rights related to rural

land ownership, which became an important problem during the years of civil war in Côte

d’Ivoire. The absence of official land property records and the unlawful occupation of land during

the civil war explain why this issue has developed into a very acute social problem all over the

country.

The multiplication of court actions by landlords claiming their property rights has developed into

a massive backlog of cases that rarely result in satisfactory solutions, although the Rural Land

Act provides for solutions to officially register property. With this flyer, ProJustice wants to help

decrease tension among rural communities and help reduce the backlog of cases in courts. During

the past quarter ProJustice finalized the content of the flyer, which will be published in November

2015 and distributed in the pilot courts.

2.2.B: SUPPORT NETWORKING, PUBLIC INFORMATION CAMPAIGNS,

AND AWARENESS-RAISING ACTIVITIES TO IMPROVE PUBLIC

UNDERSTANDING AND ACCESS TO LEGAL INFORMATION

2.2.B.1 Preparation of a Directory of CSOs Active in the Justice Sector

The project is developing a directory of NGOs operating in the justice arena as a reference for

government, national organizations, international organizations, and all justice sector

stakeholders in Côte d’Ivoire. ProJustice signed an agreement with the Ivoirian Coalition for

Human Rights (RAIDH - Regroupement des Acteurs Ivoiriens des Droits de l’Homme) on July

20, 2015 to produce this document. As of August 3, 2015, RAIDH had implemented the first

phase of the project which consisted of the following activities:

Design and printing of identification cards

Mapping technical structures in Abidjan and locally

Identification of NGOs in Abidjan municipalities

Identification of NGOs in Divo, Gagnoa, Lakota, Oumé, and Tiassalé.

Results to date are:

Mapping/identification tool designed


23

One workshop organized

21 people trained on CSO identification tool

Requests sent to technical structures in Abidjan and local authorities

Technical structures and local authorities informed

Local organizations (Abidjan, Divo, Gagnoa, Lakota, Oumé, and Tiassalé) identified

Information meetings held with local authorities.

2.2.2B.2 Cooperation With NGOs

Three USAID-approved NGOs, Ivoirian Movement for Human Rights (MIDH), National

Organization for Children, Women, and the Family (ONEF), and Transparency Justice, continued

to implement work plan activities as per their competitively awarded sub-agreements signed in

April 2015. Key activities carried out during this quarter were related to the training of outreach

officers and journalists, organization of open houses and radio programs for outreach, and

implementation of mass awareness campaigns.

Training community workers ONEF trained 20 community workers, 10 in Bouaflé from July 13-14 and 10 in Man from July

16-17. The Bouaflé sessions were facilitated by state prosecutors and in Man by the Deputy

Prosecutor. Four training modules were delivered to participants: (1) knowledge of the judiciary,

(2) different legal actions, (3) legal aid, (4) role plays. As part of the training, role plays were

performed on: (1) how to sensitize the population on the role of different judicial operators, (2)

how to educate communities on legal aid, and (3) how to work in a legal information kiosk,

directing justice users to services available.

Table 8: Summary of Participants in ONEF Training

Community Men % Women % Total %

Bouaflé 7 70 3 30 10 100

Man 8 80 2 20 10 100

Total 15 75 5 25 20 100

MIDH training took place over 5 days, from August 2 to 15, 2015, and trained 50 outreach

officers: 14 in Bouaké, 10 in Dimbokro (see photo), 14 in Gagnoa, 6 in Lakota, and 6 in Sinfra.

Sessions were facilitated by the MIDH project coordinator. Four modules were conducted: (1)

role of the different justice stakeholders, (2) how and why go to court in case of dispute, (2) legal

aid, (3) outreach techniques.

View of participants during the capacity building workshop for outreach workers in Dimbokro


24

Table 9: Summary of Participants in MIDH Training

Area Date Departments # People Trained

Men Women

# % # %

Area 1

August 3 Lakota 6 5 83% 1 17%

August 6 Gagnoa 14 9 68% 5 32%

August 8 Sinfra 6 3 50% 3 50%

Area 2

August 10 Bouaké 14 9 68% 5 32%

August 12 Dimbokro 10 3 30% 7 70%

TOTAL 50 29 58% 21 42%

Transparency Justice trained six community organizers: two from Abengourou, one from Bouna,

one from Dabou, and two from Yopougon. The training took place on Tuesday, September 29,

2015 in Abidjan in the Transparency Justice offices. It was jointly facilitated by a magistrate and

judicial expert. Three modules were delivered: (1) role and attitudes of the community organizer,

(2) access to justice rules and procedures, and (3) legal aid.

(See Attachment 6 Press Article on Training of Community Leaders by Transparency Justice)

Table 10: Summary of Participants in Transparency Justice Training

# People Trained

Men % Women %

Bouna 1 0 0% 1 100%

Dabou 1 1 100% 0 0%

Photos of outreach worker training at the headquarters of Transparency Justice


25

Yopougon 2 1 50% 1 50%

Abengourou 2 1 50% 1 50%

Total 6 3 50% 3 50%

Training of Radio Journalists MIDH organized a capacity building workshop from August 28 to 29, 2015 in Yamoussoukro for

journalists working in partner radio stations. The workshop theme was, "Access to Justice, a

Right For All". The workshop was intended to build the capacity of 10 workers/journalists on the

Ivoirian justice system.

(See Attachment 7 Press Article on Training of Journalists by NGO MIDH).

Specifically, the workshop aimed to increase journalists’ knowledge of legal aid; build

knowledge on the organization and functioning of the Ivoirian judicial system; and educate on

access to justice and gender-based violence. The workshop was attended by journalists from six

radio stations: Radio Lokôda of Lakota; Radio Prestige, Gagnoa; Radio Media Plus, Bouaké;

Radio Oxygene, Sinfra; Radio la voix du N'Zi, Dimbokro; and the newspaper Fraternite Matin

through its local correspondent. With the exception of the Fraternity Matin representative who

was alone, partner radio stations were represented by two people (a man and a woman) in

compliance with the MIDH gender promotion policy.

The following modules were delivered to participants: (1) gender-based violence, (2) the legal

system and judicial organization in Côte d'Ivoire, (3) legal aid, (4) how to take legal action -

parties and the initiation of legal action, (5) role of the different justice stakeholders, and (6)

documents issued by the court and their costs.

Table 11: Summary of Training for Partner Radio Station Journalists

Area Departments # People Trained

Men Women

# % # %

Area 1

Lakota 2 1 50% 1 50%

Gagnoa 2 1 50% 1 50%

Sinfra 2 1 50% 1 50%

Area 2 Bouaké 2 1 50% 1 50%

Dimbokro 2 1 50% 1 50%

TOTAL 10 5 50% 5 50%

Open House Days Each NGO organized an Open House at the CFIs in Abengourou, Bouaflé, Gagnoa, Man, and

Yopougon and in the court branches of Bouna and Dabou. These Open Houses were aimed at

educating communities on court functioning in order to facilitate their access to justice.

(See Attachment 8 Press article on Open House Days organized at the Abengourou pilot

court by NGO Transparency Justice).

ONEF organized two open houses: one in Bouaflé and one in Man. In each site, five kiosks were

opened to the public, with key personnel answering questions and providing information from

judges, prosecution, the registry, and court officers (notary, bailiff).


26

Although approximately 100 people were expected to visit each Open House, a total of 113

attendees in Bouaflé and 110 in Man were recorded. In Bouaflé, there were 50 women and 63

men/boys while in Man, 19 women/girls and 91 men/boys.

Outcomes from the events included: (1) all prefects, court services (judge, prosecution, and

registry), city administrations, law enforcement, administrative, judicial, political, traditional,

religious, and other partners, and (2) 223 visitors: 63 women and 160 men.

Table 12: Summary of ONEF Open House Attendance

Regions Department # Men Women

# % # %

Marahoué Bouaflé 113 63 55% 50 44%

Tonkpi Man 110 91 82% 19 17%

TOTAL 223 154 69% 69 31%

Although five were planned, MIDH was only able to organize one Open House in Gagnoa on

September 17. This was due to assize hearings being scheduled in some pilot courts and the

judicial recess. For this single event, five kiosks were staffed by the judge’s office, the

prosecutor’s office, the registry, social workers (this service was unknown to most people, with

questions focused on their role in the court), and court officers (bailiffs).

A womens’ group that came to the open house in Bouaflé

Residents of Man visiting the judge’s stand


27

Table 13: Summary of MIDH-Run Open House Attendance

Regions Departments # People MEN WOMEN

# % # %

Gôh Gagnoa (town) 100 75 75% 25 25%

Transparency Justice organized four Open Houses as planned in Abengourou, Bouna, Dabou, and

Yopougon. Five kiosks were opened at each site, each representing the services of a court (judge,

prosecution, and registry) and the offices of ministerial and public officers (notaries and bailiffs).

Table 14: Summary of Transparency Justice Open House attendance

Departments # People Men Women

# % # %

Abengourou 89 81 91% 8 9%

Bouna 20 17 85% 3 5%

Dabou 57 50 88% 7 12%

Yopougon 41 34 83% 7 17%

Total 207 182 90% 25 10%

Radio show Five radio shows were hosted by MIDH, one program per locality (Bouaké, Dimbokro, Gagnoa,

Lakota, and Sinfra). ONEF and Transparency Justice rescheduled their radio broadcasts for

November 2015.

Table 15: Summary of Radio Shows Hosted and Key Messages

Locality Radio Show Host

Guests Date and Time Key Messages

Bouaké Christelle Coubolt of Radio Media Plus

Mr. Pah Potey Willys Franck, CC

Sept 21: 3 to 5 pm

Same as above

Dimbokro La Voix du N’Zi Mr. Bahou Luc, CC Sept 29 Same as above

View of attendees at the opening ceremony of the open house in Gagnoa


28

Gagnoa Moussa Kabore of Radio Prestige FM

Prosecutor of the Gagnoa CFI

Sept 17: 10:30 am to 12 pm (rebroad-cast)

Same as above

Lakota Yacouba Ganamé of Radio Lôkoda

Mr. Kouassi Prosper Chief clerk of the Lakota court branch. Former Secretary of the National Legal Aid Office

Sept 15: 2 to 4 pm

- What to do when my rights are violated - Why involve the court in case of dispute? - Legal aid

Sinfra Patrick Angenor of Radio Oxygene

Mr. Mamadou Coulibaly, Bailiff

Sept 18: 10 to 11:30 am

Same as above

Awareness campaigns Several grass-roots and mass awareness campaigns were conducted by ONEF and MIDH in their

areas of intervention. Mass information sessions were attended by local residents who came from

all surrounding areas (neighborhoods, villages, hamlets) to learn about legal aid and access to

justice. ONEF conducted two mass awareness campaigns; one in Bouaflé and one in Man, see

images below.

Man and Bouaflé mass awareness campaign

MIDH conducted awareness campaigns in Bouaké, Dimbokro, Gagnoa, Lakota, and Sinfra, see

images below.

Mr. Pah Potey Willys Franck, ProJustice court

coordinator, left, and Mr. Justin Kouassi, MIDH, during

the radio show in Bouaké

Mr. Bahou Luc, ProJustice court coordinator,

left and Mr. Justin Kouassi, MIDH coordinator


29

Monitoring Mission

MIDH Mass awareness campaign in Man

To ensure the coordination and success of all awareness activities by partner NGOs, ProJustice

conducted two monitoring missions. The first took place from July 20 to August 12 in

Abengourou, Bouaflé, Bouaké, Bouna, Dimbokro, Gagnoa, Lakota, Man, Sinfra, and Yopougon.

Project team members assessed progress of field activities as well as verified actual vs. budget

expenditures. NGOs were required to provide supporting documents for accommodation and

other costs incurred.

A second monitoring mission was conducted from September 17 to 29 with the objective of

observing awareness activities, including radio broadcasts, community outreach activities, and

mass awareness campaigns.

Missions were conducted in Bouaflé, Dimbokro, Gagnoa, and Man. Overall feedback was very

positive with communities expressing their appreciation for the opportunity to learn about legal

aid and access to justice. Some clearly indicated that they would not hesitate to use the courts in

case of dispute.

2.2.2B.3 Preparation of a Practical Guide on Combatting Violence

Against Women

No activity to report for the past quarter.

2.2.2B.4 Seminar on Women’s Involvement in the Judiciary in Côte

d’Ivoire

In May 2015, ProJustice organized a seminar on the involvement and promotion of women in the

judicial sector. During the past quarter, ProJustice component 2 team finalized and distributed the

report of the seminar (see Attachment 9 for the report on the seminar).

2.3 ACTIVITIES IN THE PILOT COURTS

Cross-cutting activities

Data collection is conducted quarterly by the CCs and significantly impacts caseload and delay

reduction particularly in investigation offices. It allows for the completion of caseload clearance

tables for various proceedings and investigations to monitor progress. It clearly shows the time

between the recording of the proceeding and the date of the first hearing, the number of referrals,

the date of the last hearing, the signature of the minutes, etc. The table also covers project


30

indicators (number of cases recorded at the BOP, number of litigants visiting the court, number of

PJP and UCQG meetings).

After data collection, CCs usually make a presentation to heads of jurisdictions or magistrates

either as part of the UCQG or directly. This conveys information on the flow of activities within

their jurisdiction and makes them aware of where improvement is needed.

CCs also helped with the posting of a judicial fee schedule in pilot jurisdictions to enable litigants

to be better informed of the costs of legal acts. CCs also support the implementation of the

following project activities:

Monitoring the implementation of Solution Boxes

Supporting the joint training for magistrates and JPOs

Supporting organization of open houses in pilot jurisdictions by partner NGOs

Supporting the conduct of litigant satisfaction surveys led by the ProJustice M&E expert.

Supporting the new M&E coordinator’s data collection mission

Supporting the organization of the ProJustice Handicap launch ceremony (Yopougon and

Dabou pilot court CCs).

Monitoring and Evaluation (M&E)

ProJustice recruited Ms. Caroline Roufosse, short-term international M&E specialist, for a 30-day

assignment (including a field mission from June 24 to July 17, 2015) to carry out the following

tasks pending the recruitment of our new M&E team:

review and assess the project’s performance monitoring plan (PMP) architecture and

methodology, especially the data collection system in the field;

develop an updated comprehensive M&E framework for project activities in ProJustice’s

pilot courts;

train ProJustice staff on the utilization of the newly developed M&E system, including

commonly used planning tools as well as M&E standard toolkits and reports;

guide and conduct the preparation of the PMP for the third quarter of FY 2015 (April-June);

and

assist in the recruitment for the permanent M&E coordinator and a temporary M&E support

staff.

On September 4, 2015, ProJustice submitted to USAID the mission report prepared by STTA

Caroline Roufosse.

Citizen satisfaction survey conducted by ProJustice

data collectors, Dabou, July 2015 Citizen satisfaction survey conducted by ProJustice

data collectors, Bouaflé, September 2015


31

ProJustice Annual Retreat

The ProJustice annual retreat took place over two days and brought together the entire project

team plus Tetra Tech DPK (Tt DPK) home office project director Jessica Vapnek. Four new

ProJustice employees also attended. This retreat was also a venue to discuss the 2016 work plan

and deployment of CCs in the new pilot courts.

2.4 ACCESS TO JUSTICE FOR PEOPLE WITH DISABILITIES

In March 2015, USAID notified Tt DPK that it had been successful in its application for

$598,860 in funding for 30 months to incorporate into the ProJustice program specific activities

to improve access to justice for persons living with disabilities in Côte d’Ivoire. Funding was

granted in August 2015. This activity, dubbed “ProJustice Handicap”, will be implemented in

synergy with ongoing ProJustice activities, notably those focusing on access to justice for

vulnerable populations. The project will seek to improve provision of justice services and access

to justice for disabled persons through increased understanding among Ivoirian justice sector

officials of issues facing the disabled in Côte d’Ivoire, enhanced knowledge among Ivoirian

disabled persons of their legal rights, and strengthened ability of Ivoirian CSOs to assist disabled

persons to exercise their legal rights. The specific objectives are:

Generate information and data about disabled persons’ experiences with the legal system in

Côte d’Ivoire to help guide planning and decision making regarding changes needed within

the Ivoirian legal system to more effectively serve disabled people.

Train those working in the justice system on the needs and rights of the disabled and the

duties of public officials toward the disabled.

Inform the disabled of their legal rights and the functioning of the courts, to improve their

ability to navigate the formal justice system and access to justice.

Improve the ability of the Government of Côte d’Ivoire to better meet the needs of the

disabled by activating a Disability Rights Commission.

Build the capacity of Ivoirian disability organizations to advocate for disability rights and

CSOs to represent the disabled.

For the implementation of this activity, ProJustice will work in close coordination with COPHCI,

a confederation of several NGOs active in providing assistance and support to communities of

people living with disabilities.

Preparatory activities

During the months of July and August 2015, a technical committee consisting of the Manager of

ProJustice Handicap and members of the executive secretariat of COPHCI worked on the

development of an annual action plan for FY16. The action plan has been sent for approval and

validation by USAID.

After finalizing the proposed annual action plan, the technical team (ProJustice and COPHCI)

conducted a survey to identify organizations/institutions able to provide services and amenities

and can address the specific needs of people with disabilities. These, among other things, include

the existence of ramps, lifts, and accessible toilets.

The technical team also worked to prepare an official MOU signing ceremony as well as a launch

seminar. This team has defined the profile and number of participants and chosen the resource

persons, as well as the topics of presentations, for the program and has prepared a roadmap of

workshop activities.

Signing of the Partnership Agreement With COPHCI


32

To formalize the COPHCI/ProJustice partnership, a ceremony for the signing of an MOU was

held on September 16, 2015. The ceremony was attended by representatives of the Ministry of

State, Ministry of Employment, Social Affairs, and Vocational Training, the MOJHR, and a

strong COPHCI delegation. The MOU was signed by Daniel Dobrovoljec (ProJustice Chief of

Party (COP) on behalf of Tt DPK/ProJustice) and Mr. N'de Atsè Sebastien (COPHCI Chairman

of the Board of Directors). Ms. Jessica Vapnek, Director of Technical Programs in the Tt DPK

San Francisco home office, attended the signing ceremony. (See Attachment 10 for the text of

the MOU).

The Chair of the COPHCI Board of Directors signing the MoU The Chair of the COPHCI BOD and Projustice COP

ProJustice Handicap Launch Seminar

On September 29, 2015, ProJustice organized the launch seminar of ProJustice Handicap with the

attendance of the Deputy Chief of Mission of the Embassy of the United States, USAID

representatives, a representative of the President of the National Assembly, a representative of the

Prime Minister, a representative of the Minister of State, a representative of the Minister of

Employment, Social Affairs, and Vocational Training, and a representative of the Minister of

Justice. The launch seminar was held in two stages: an official ceremony and then workshop

sessions. The official ceremony started with speeches and ended with the presentation of resource

persons.

Presentations were made by four resource persons, all with disabilities.

Institutional arrangements: Mr. Koné Victorien (blind), Director of the Promotion of the

Disabled at the Ministry of Social Affairs.

Legislation: Mrs. Brigitte Mensah, Lawyer, President of the Ivoirian Movement of Disabled

Citizens (MICH) (blind) and Judge Angaman Jean-Baptiste, magistrate, Head of the

Institutional and Legal Affairs of the MICH (physically disabled, using a wheelchair)

The handicap issue: Mr. Ouattara Dabla (physically disabled), Executive Secretary of

COPHCI

The second part of the launch seminar entailed three workshop sessions. Working groups were

asked to elaborate and comment on various subjects then present them to the plenary for adoption

of recommendations at the end.


33

Address by ProJustice COP Daniel Dobrovoljec and speech by the Deputy Chief of Mission, US Embassy

2.5 WINDOWS OF OPPORTUNITY

No activity to report for this quarter.

3. ACHIEVED GOALS OF ANNUAL WORK PLAN

3.1 OBJECTIVE 1: IMPROVE THE ADMINISTRATION OF JUSTICE

3.1.A OBJECTIVE 1A: INCREASE CAPACITY OF JUDICIARY POLICE,

MAGISTRATES, AND COURT STAFF THROUGH TRAINING AND

CONTINUING EDUCATION

1A.1 Operational Committee for Modernization and Improvement of

Justice and ProJustice Steering Committee

On May 15, 2015, ProJustice organized a session of the Comité Opérationnel pour la

Modernisation et l’Amélioration de la Justice – Operational Committee for the Modernization

and Improvement of Justice (Co-MAJ). The session focused on important issues related to the

organization of investigating judges’ offices and other developments in the justice sector, the role

of mediation in the Ivoirian judicial system as an alternative mechanism to civil dispute

resolution amongst citizens, and the role of traditional justice in modern Côte d’Ivoire and how to

develop better integration of traditional and formal justice systems.

ProJustice Steering Committee In its second year (October 2014 – September 2015) ProJustice also organized three sessions of

its Steering Committee, respectively on November 7, 2014, March 19, 2015, and July 24, 2015.

The steering committee meetings bring together high-level representatives of the MOJHR, the

IGSJ, the INFJ, national NGOs, and international organizations. Sessions during the year focused

on the preparation of the ProJustice annual work plan for FY16 and the ProJustice software

management program.

1A.2 Meetings with the INFJ

Over the year, ProJustice held meetings with the INFJ to determine the scope of its support and to

coordinate efforts with other international donors. Activities during the meetings included

analyzing the modalities for building the institute’s technical and operational capacity, improving


34

the continuing education program and documentation available to magistrates, and considering

the incorporation of new technologies into its training programs.

This close partnership between INFJ and ProJustice led this FY to the design, conception,

implementation, and official handover to INFJ of two complete training kits: ethics for

magistrates, and joint training for magistrates and JPOs. The INFJ has included both training kits

in its continuing education program for Ivoirian magistrates (see below).

1A.3 Training of Trainers and Knowledge Dissemination

This year, USAID cleared the list of police and gendarmerie training participants submitted by

ProJustice during the third quarter of

FY14. This clearance under the Leahy

vetting process allowed the project to

schedule a first round of joint trainings to

improve the communication and

collaboration between prosecutors,

investigating judges, and JPOs.

ProJustice held weekly meetings at its

Abidjan office with a pool of trainers

selected during previous quarters with the

objectives of developing training

materials such as factsheets and case

studies and identifying training

methodologies for the magistrate/JPO co-

trainer teams. In October and November

2014, Véronique Duveau, an international

expert, trained this group at the ProJustice

headquarters in Abidjan on educational

and training techniques. Ms. Duveau also

helped the group of trainers to better understand the issues and objectives of the planned joint

training of magistrates and JPOs.

STTA Duveau was very effective throughout the year. She completed training for the first group

of magistrate and JPO trainers designated by the Ivoirian authorities (MOJHR for the magistrate

trainers, Ministry of Defense for the gendarmerie trainer, and Ministry of Internal Affairs for the

police trainer). She also assisted with the completion of a module on “joint training on improving

collaboration between magistrates and JPOs”, taking into account the feedback of trainers and

participants on training sessions in the pilot courts of Bouaké and Dimbokro. Ms. Duveau also

laid the foundation for eventual creation of an educational module design manual that will enable

the INFJ, with the assistance of trainers trained by ProJustice, to design training modules and

educational kits and evaluate trainings of trainers.

Ms. Duveau held debriefing sessions with participants on specific concepts, such as sound group

management techniques such as addressing each participant individually; creating a sense of

“esprit de corps” among participants by opening a training session with an icebreaker or by

establishing rules of communication; effective time management; and preparing teaching aids

needed for the training.

The first joint training of trainer sessions for magistrates and JPOs was held in the pilot courts of

the Bouaké Court of Appeal (Bouaké and Dimbokro). Based on feedback from trainers and

Training participant holding a certificate (center), with

ProJustice trainer Véronique Duveau (right) and

ProJustice COP Daniel Dobrovoljec (left) at the

conclusion of the training in Abidjan, October 10, 2014


35

participants, the team updated the training modules and methodology that were used for the

training sessions in the pilot courts of the Daloa and Abidjan Courts of Appeals.

ProJustice continued to support the INFJ throughout the year, specifically through a second round

of training of trainer sessions and several working groups to strengthen INFJ’s continuing

education program which will lead to the design of new training modules.

Following the activities described above, Ms. Duveau organized and prepared participants to train

a second group of trainers, who in turn facilitated later in the year the future joint training of

magistrates and JPOs in ProJustice’s pilot courts. To train the new group, each trainer took

responsibility for a specific section of the training module.

Group 1 trainers Ange Olivier Grah (standing) and Victor Gbra Konan (seated)

coaching Group 2 trainers Noelle Angeline Petey and Deheuli Célestin Kamin

With the assistance of this expanded pool of trainers, ProJustice will design new training kits for

use in INFJ’s continuing education program. The topics agreed with the INFJ Director General

are in line with ProJustice’s work plan objectives: (i) collaboration between investigating judges

and investigating clerks; and (ii) how clerks interact with the public.

These new training kits will be under the supervision of STTA Duveau and will have, as a

backdrop, the idea of distance learning the INFJ intends to implement. The expert also created a

trainers’ platform called “FOFOjusticeABIDJAN” on Google to enable trainers to analyze

module design, perform documentary research, and start using these training kits regardless of

their location.

1A.4 Joint Training of Magistrates and JPOs

A total of 76 magistrates and JPOs participated in joint training sessions in the pilot jurisdictions

of Bouaké and Dimbokro.

A total of 22 fax machines were distributed to improve the working relationships between the

criminal chain actors (judges and JPOs) of the pilot courts of Bouaflé, Gagnoa, Lakota, Man, and

Sinfra.

Joint trainings A training session in Man covered the issuance of official documents, which affects many subject

areas.


36

A joint training for magistrates and JPOs in

Daloa placed particular emphasis on the role of

criminal judicial police, and outlined a

framework for clear communication between

JPOs and magistrates. The training session

stressed the importance of parties fostering a

common judicial culture, strengthening

collaboration, and devising appropriate solutions

to the peculiar local issues they encounter in the

course of their investigations.

A training session in Man in the third quarter

covered the issuance of official documents,

which affects many subject areas. Dr. Dramane

Coulibaly, Chief Medical Officer of the Anti-

Tuberculosis Center in Man, noted legal issues in

the delivery of medical certificates, including:

The method of appointing doctors able to issue medical certificates

The costs of medical procedures as established by the Code of Criminal Procedure

Requests for medical procedures filed with the doctor but lacking context to explain the legal

issues facing the JPO

Doctors not arriving at crime scenes with JPOs.

A joint training for magistrates and JPOs in Daloa placed particular emphasis on the role of

criminal judicial police, and outlined a framework for clear communication between JPOs and

magistrates. The training session stressed the importance of parties fostering a common judicial

culture, strengthening collaboration, and devising appropriate solutions to the peculiar local

issues they encounter in the course of their investigations.

ProJustice’s Training Coordinator Séraphin Gnazale in action during the joint training of

magistrates and JPOs in Man, April 2015

In total, 134 judges and JPOs from 5 jurisdictions and 43 investigation units received training

over 14 days. All obtained training materials, workbooks, and participation certificates.

Participants uniformly complimented ProJustice for the trainings, which they found valuable for

the following purposes:

Restored communication between magistrates and JPOs

Brought together magistrates and JPOs so they may be acquainted with each other

Participants at the joint training session held

at ProJustice's former Regional Office in

Bouaké, December 3 - 4, 2014


37

Enabled both JPO and magistrates to understand that their professional relationship should be

governed by openness, availability, mutual respect, clear implementation of judicial

procedures, speed in executing other judicial offices’ orders/instructions, and total

coordination in criminal investigations

Gave JPOs a better understanding of their role in the preliminary investigation, and

prosecutors a greater awareness of the need for transparency and cooperation between their

offices and the JPO

Made prosecutors aware of their responsibility to foster collaboration between magistrates

and JPOs in order to build a strong criminal justice system. The instruction judges also have

an important role in building a judicial system that values integrity and efficiency

Highlighted the need for continuing training. Currently, the PJP (see section 1B.1 below) has

an important role in supporting continuing legal education in all ProJustice’s pilot

jurisdictions

Brought to light shortcomings in the channels of communications between judges and JPOs,

enabling both parties to see that there needs to be a change in their work relationship

Established a forum for dialogue for different judicial actors in the project’s target

jurisdictions.

As a practical follow-up to the training, ProJustice procured fax machines for 23 investigation

units to facilitate communications between different offices of the judicial system.

3.1.2 OBJECTIVE 1B: IMPROVE CASE MANAGEMENT SYSTEMS

1B.1 Court Management Expertise

Criminal Registry Office Monitoring ProJustice implemented a standardized Excel-based system to improve file management with the

BOP. Accurate and updated information allows the BOP to track the procedural history of a

criminal case, which speeds up the judicial process. ProJustice’s CCs worked to ensure that

records of judicial proceedings were properly and timely inputted into the BOP file at the 11 pilot

courts.

With technical support from ProJustice, the BOP introduced new procedures for judicial staff.

Clerks and magistrates from all the pilot courts learned best practices related to the automation of

criminal case management. The automation of the criminal chain is a useful tool for the effective

operation of the BOP in all pilot courts. CCs worked with BOP officials to ascertain the

consistency of records, dates, and other information in case files, including the nature of the case

(e.g., in flagrante delicto) and corrected errors.

Working in investigation offices, the CCs analyzed and provided feedback on: (1) maintenance of

preventive detention monitoring tables to ascertain that they are actually used and updated, (2)

listing and initialing exhibits by investigation clerks.

In February 2015, the program organized a workshop in Yamoussoukro to assess progress on the

operation of the BOP. A total of 39 people participated (12 clerks in charge of the BOP, 11

prosecutors, 11 CCs, 4 staff from ProJustice headquarters in Abidjan, and 1 USAID

representative). The pilot court managers enjoyed the workshop and contributed by sharing their

experience with BOP implementation in their jurisdictions. The workshop was a success in that it

allowed for an assessment of the activities related to the operation of the BOP since its

establishment in October 2014. The identification of successes and challenges after six months of

activity are now facilitating ProJustice adjusting its plans to provide necessary support for the

next steps in the implementation of the BOP.


38

Workshop participants identified the following successes in connection with the BOP operations:

Allows the production of statistics and graphs in a matter of minutes, whereas clerks

previously spent several weeks searching through records

Allows for rapid searches

Reduces investigation time in monitoring return date requests

Facilitates the drafting of case documents

Allows litigants to be immediately informed on the progress of their cases

Facilitates the rapid collection of reliable statistical data

Prevents litigants from having to go back and forth between offices

Allows for traceability and monitoring of records

Clarifies responsibilities with regard to case status

Provides prosecutors with real-time updates on difficulties related to proceedings

Facilitates the monitoring of cases closed with no further action that may be reopened due to

new evidence.

Installation of Criminal Justice Units (PJP) in Pilot Courts

The PJP is a meeting platform

established by ProJustice to facilitate a

dialogue between prosecutors and JPOs

within pilot courts. ProJustice officially

installed the PJPs in all 11 pilot courts

with the participation of the court’s

chief judges, chief prosecutors,

investigating judges, and senior JPOs.

A total of 200 justice sector personnel

(33 magistrates and 167 JPOs 94

gendarmes and 73 police officers)

took part in the PJP installation

ceremonies in Bouaflé, Bouaké, Dabou,

Dimbokro Lakota, Man, Sinfra, and

Yopougon. (The PJPs of the

Abengourou, Bouna, and Gagnoa pilot

courts were installed during the previous

quarter.)

ProJustice organized meetings to strengthen collaboration among judges, prosecutors, JPOs, and

national police in all target jurisdictions. Seven out of 11 pilot courts held meetings on this topic.

The meetings helped dispel a number of misconceptions and fostered communication among

actors in the justice sector.

Installation of the Quality Control and Management Units The Quality Control and Management Unit (UCQG) is a management tool that provides a

permanent forum for exchanges between the heads of the various pilot court services. ProJustice

has implemented them in all pilot courts. The UCQGs will help further improve the performance

of the program’s pilot courts.

1B.2 Court Management Strategy

1B.2.1 Targeted Support

JPOs participating in the CJU installation ceremony at

Man pilot court, October 27, 2014


39

Throughout FY15 ProJustice provided assistance to improve the management of investigating

judges’ offices in the 11 pilot courts. Short-term judicial expert Marc Moinard undertook three

field missions of two weeks each over the period October 2014 to May 2015.

MOJHR and the judicial leadership have supported and been actively participating in this key

ProJustice activity. To assist STTA Moinard with his assessments, the project recruited a local

expert Mr. Achille N’Djomou, a seasoned Ivoirian magistrate who also worked for the United

Nations Operation in Côte d’Ivoire (ONUCI) Rule of Law Section for several years. During these

missions, both experts met extensively with the investigating judges, prosecutors, and chief clerks

in the 11 pilot courts.

Through project interviews, it came to light that most investigating judges have case backlogs

usually estimated to be between 200 to 300 cases and sometimes more. Such significant backlogs

have a profound impact on the management of investigation offices both from a material and

psychological standpoint. This indicated a priority for the project in that many activities cannot be

done sustainably without reducing the case backlogs.

Based on lessons learned from the field, Mr. Moinard (1) defined a methodology to improve the

internal functioning of the investigation offices with practical measures for backlog reduction,

and (2) made recommendations to improve coordination between prosecution, JPOs, and

investigation offices.

In addition, Mr. Moinard strongly recommended the reorganization of prosecution offices by

putting in place a unit exclusively dedicated to monitoring the cases under investigation in police

and gendarmerie services (cellule de traitement des infractions pénales en temps réel). The real-

time processing of criminal offenses will ensure the overall strengthening of the criminal chain

including investigation offices. Composed of two or three deputy prosecutors, the real-time

processing units will be dedicated to the monitoring of cases investigated by JPO services and

provide initial guidance to those services (e.g., deferrals, referring the proceeding to the

prosecutor without deferral, etc.). This upstream monitoring of cases under investigation will

enhance the quality of the criminal files sent to the prosecution offices, thus reducing the need for

referrals to the investigation offices.

In May 2015, ProJustice organized feedback workshops for the Court of Appeals’ investigation

offices in Abidjan, Bouaké, and Daloa. The workshops were intended to provide feedback to

investigative magistrates (instruction judges and judges for minors) and their staff on the experts’

recommendations on how to improve the functioning of the investigative offices. The ProJustice

experts discussed how to manage a judge’s office, the investigating judge and clerk’s roles in the

criminal process, and the importance of exercising diligence in office management. The experts

noted that poor management can lead to inadequate prosecutorial responses to police

investigations, delays in informing JPOs of cases advancing procedurally, and generally

insufficient communication between IJs and JPOs. All of these are obstacles to the proper

workings of the criminal justice system. Clerks were informed that they had a duty to properly

manage the workflow at the judge’s office. The experts also explained the daily procedural

requirements that prosecutors, IJs, clerks, and JPOs must comply with. Specifically, judicial

actors must follow protocol for orders, pretrial detention, mandates, and summons of witnesses,

among others.

Mr. Moinard and Mr. N’Djomou’s presentation was followed by group work. The participants

were given an assignment where instruction judges (investigating judges and judges for minors)

and their clerks worked together on a case concerning individual rights. The exercise allowed

participants to discuss their expectations, concerns, and problems they faced during the exercise

and to reflect on the challenges they face professionally.


40

The group identified the following internal organizational challenges participants faced: small

clerical staff, lack of in-office support for clerks, confusion stemming from clerks answering to

two different authorities, and a lack of office space. In their recommendations, the group

proposed adding human resources, building new premises, and increasing communication

between the clerk and the investigating judge to solve some of the internal organizational

challenges.

The group next identified the following internal functional difficulties: overcrowding and

overstaffing of the office; inventory issues; difficulties finding respondents and witnesses; delays

in the executions of warrants; delays in the service of summons; difficulties with offense

classification; delays in arrests; poor computer skills; inefficient work flow; and prolonged

pretrial detention due to poor work flow. The group made the following recommendations to

address these challenges: requiring the case history to be communicated to the prosecutor,

coordinating inventory of case files with the prosecutor, practicing due diligence with case files,

standardizing case record keeping and communication within the judicial system, strengthening

the relationship between the JPO and the prosecutor, improving the working relationship between

investigating judges and JPOs, training judges and clerks in computer skills, and listening to the

accused, the victims, and the witnesses.

Last, the group identified the following external difficulties: there is little input from the

investigating judge, the 1966 Ministerial Decree on pretrial detention is not widely known, there

is improper interference by the judicial hierarchy resulting in the release of arrested individuals,

and expert fees are insufficient. The group then proposed the following solutions:

Formally take into account the opinions of the investigating judges

Disseminate the 1966 Ministerial Decree

Increase expert fees

Strengthen magistrates’ independence

Require JPOs to submit all facts to the prosecutor

The workshop findings were discussed during the third meeting of the Co-MAJ, a senior forum

led by the MOJHR, on May 15, 2015.

Follow-up At the end of the three missions in which they visited all 11 of ProJustice’s pilot courts, the

experts noted the following improvements:

Better control of pretrial detention, due to wall charts for monitoring detention that were

installed by ProJustice.

Significant change in the organization of prosecutors’ offices, including the creation of units

exclusively dedicated to monitoring cases under investigation in police and gendarmerie

services (cellule de traitement des infractions pénales en temps réel). This was one of the

experts’ main recommendations: real-time processing of criminal offenses to ensure the

overall strengthening of the criminal chain including investigation offices.

Reduction of case backlogs was undertaken by a number of investigating judges in

accordance with the methodology defined by the experts.

Stronger relationship between investigating judges and JPOs within their jurisdiction,

reflecting a change in the way they approach their jobs. Instead of working exclusively from

the office, the investigating judge must now lead the network of all those involved under

his/her authority to conduct the case under investigation: JPOs, judicial experts, etc.


41

These important preliminary results are mainly the outcome of the commitment of justice sector

staff who fully adhered to the methodology and recommendations developed by ProJustice and its

experts. However, improving the functioning of investigation offices cannot be based solely on

the strength and efforts of some individuals. This is obviously a long-term process that will

require the involvement of: (1) the MOJHR, in the form of administrative guidelines (circulaires)

containing the recommendations; (2) the indictment divisions (chambres d’accusation), which

supervise the work of all investigating judges within the jurisdictions of each Court of Appeals);

and (3) the IGSJ, by setting up a commission to monitor the implementation of all these actions.

During the last quarter of FY15, STTA Marc Moinard prepared a series of draft administrative

guidelines to improve the internal functioning of the investigation offices and their coordination

with prosecution and JPOs. Next fiscal year, ProJustice will officially submit both drafts to the

MOJHR for its comments and adoption, however it is likely that submitting such important

documents during the period preceding the presidential election of October 25, 2015 could delay

their adoption.

1B.3 Computerization of Case Management System

1B.3.1 Computerization of Judicial System

In January 2014, USAID and the EU agreed that ProJustice would take over its computerization

program. This activity was initially to be implemented by the EU-funded Program for

Improvement and Modernization of the Judicial and Prison Systems (PARMSJP). Instead,

ProJustice took it over and began working on the development of a RFP. This program consists of

the development of a software management system for the civil and criminal chains, as well as

the preparation of administrative acts, such as birth or death certificates, citizenship, etc.

In May 2014, the MOJHR approached ProJustice officially requested assistance for the

preparation of a Master Plan for the computerization of the MOJHR, tribunals, and prisons.

ProJustice recruited an STTA, Mr. Tanguy Robet in August 2014. In September 2014, the

ProJustice COP sent the draft Master Plan to the Head of the IT Department of the MOJHR for

their technical review and feedback.

Master Plan for Computerization of the Judicial System ProJustice finalized the draft Master Plan by mid-2015 after which it was officially presented and

handed over to the MOJHR (see Attachment 6 for the Master Plan). On the basis of the Master

Plan, Mr. Robet developed the draft TORs for the future ProJustice computerization program to

be launched later in the FY. In June 2015, ProJustice issued an RFP for the development of a

software solution that will be installed as a pilot program in two courts, Yopougon and Dabou.

Computerization of the Case Management System The TORs were finalized during the reporting period and submitted informally to the IT expert of

the US Embassy for an independent opinion on the technical content of the TORs. Subsequently,

the Tt DPK home office hired an independent expert, who is guiding implementation of a similar

pilot case management system in Tt DPK’s PROJUSTICE program in Haiti, to provide more

comments on the technical content of the TORs. This expert also prepared the administrative part

of the tender dossier to support the eventual competitive process of selection of an implementing

partner to develop the software solution. The RFP was published in two leading African news

magazines (Jeune Afrique, and the Africa Report) on June 29, 2015, and in a leading Ivoirian

daily newspaper, Fraternité Matin, on July 3, 2015. As reported above in the quarterly report, the

evaluation of the RFP took place in two sessions held in August and September 2015.

1B.3.2 Improving the Judicial Archiving System


42

ProJustice is working to improve the administration of justice, including management of cases

and administration of courts. The judicial archives are an important part of both, as judicial

archives are key to the management of cases and the overall management of tribunals.

By December 2014, ProJustice had hired an STTA, Mr. Antonio Varao, for a three-week mission,

with the following objectives:

Conduct an inventory and analysis of the collection of documents, and identify business process

procedures in order to establish a comprehensive diagnosis.

Identify the difficulties encountered in the management and processing of court records, and take

into account the needs of the judiciary in developing proposals for change.

Conduct a thorough audit/needs assessment covering the organizational, procedural, equipment,

location, and technology aspects of archiving.

The purpose of this mission was to improve judicial records management in Côte d’Ivoire by analyzing

the existing situation and making proposals to improve it, including through the establishment of a

national archiving charter for the justice sector.

During his mission, STTA Antonio Varao completed a tour of all 11 pilot courts to visit the

archive rooms in each location and meet with the archivists in charge of the management of

archives in these jurisdictions. The STTA also had a number of meetings in Abidjan with officials

of the MOJHR, the national archives department, and various training institutions that have units

for archiving work. At the end of the mission, ProJustice organized a seminar during which the

expert summarized his findings, preliminary conclusions, and recommendations. The expert

presented his mission report and a complete national archiving charter in January 2015. A number

of institutions were consulted on the draft charter, and ProJustice finalized the draft.

3.1.3 OBJECTIVE 1C: REDUCE OPPORTUNITIES FOR CORRUPTION

THROUGH IMPROVED TRANSPARENCY AND ACCOUNTABILITY OF

JUDICIAL OFFICIALS

1C.1 Developing a Code of Judicial Conduct

Developing a code of judicial conduct is part of the Ivoirian government’s strategy for the justice

sector, expressed in the sectoral policy document of the MOJHR adopted in June 2013. The code of

judicial conduct will be key to improving the transparency of institutions and establishing high moral

standards for the judiciary. ProJustice decided to take an active part in the preparation of a code of

conduct for magistrates. Such a code is particularly relevant and timely given the current focus on

rebuilding the justice system and reforming institutions.

In November and December 2014, ProJustice recruited STTA Ms. Michèle Laborde to develop the

code of conduct for Ivoirian magistrates. To that end, ProJustice organized a seminar that lasted four

days and took place in two different locations. The first part was conducted from November 17 through

19 in Grand Bassam, and the second took place on November 21 in ProJustice’s headquarters in

Abidjan. STTA Laborde and David De Giles, ProJustice DCOP, facilitated discussions and working

groups during the workshop.

The project implemented a participatory methodology to enable effective participation of all

participants. They were split into two groups to allow for discussion and debates. Participants

were encouraged to reflect on the main governing principles of existing judicial codes of conduct

for magistrates, such as independence, impartiality, integrity, professional competence, diligence,

and discretion. The goal was to propose principles that may be adopted in the Ivoirian context and

learn from the examples and professional experience of other countries whose documents were


43

included in a file provided to each participant. Each group submitted its work in the plenary

meeting in order to encourage general debate and consensus.

A summary of the workshop’s results was prepared by the STTA expert at the end of the three days of

work in Grand Bassam. Her work was presented during the workshop’s fourth day in Abidjan for

discussion, approval, and adoption by all participants of the workshop as the final version of the draft

code. ProJustice officially sent the draft code of judicial conduct to the MOJHR for comments on

November 22, 2014. The code was reviewed by several directorates of the MOJHR and passed on to the

Directorate of Study, Legislation and Documentation. The project has continued to follow up with

Ivoirian authorities on their review of the code and plans for its adoption.

As mentioned in previous reports, this ProJustice activity is complementary to the EU project’s plan to

develop a code of ethics for all legal professions. The EU project’s planned activity is in fact much

broader as it relates to elaborating principles common to all legal professions (magistrates, clerks,

bailiffs, auctioneers, lawyers, business agents, counselors, etc.) while ProJustice’s activity concerns

only the specific ethical rules and a code of conduct related to magistrates. Contacts and exchanges

continued between ProJustice and the EU to ensure consistency and continuing collaboration.

1C.2 Training Seminars on Professional Conduct for Magistrates

Michèle Laborde conducted training seminars on ethics for magistrates to give the appropriate

theoretical and practical tools to magistrates in order to enable them to meet their ethical

obligations and to restore public confidence in the judicial system.

The most important recommendations made by the participants to solve ethical problems

encountered in their daily practice were: (1) the supervisory bodies, disciplinary proceedings, and

court leaders should exercise their responsibilities effectively, (2) the judicial institutions should

undergo a structural and functional reform to foster transparency, mobility, and more

administrative oversight of court clerks.

1C.3 Signage at Pilot Courts

ProJustice installed signs in 11 pilot courts to improve transparency and accessibility of court

operations. Several different types of signage were installed: entrance signs, external signboards

for direction, wall signboards for services, internal bulletin boards, and door signage. The signs

will provide directions for persons entering the courts so judges and other justice actors can work

without being disturbed by people seeking directions. The different signs installed in the courts

are:

Sign plates/doorplates on the door (President, Clerk-in-Chief, Prosecutor, etc.)

Signage panels at Sinfra court


44

Signs for departments and offices placed on the walls at the entrances of the different

buildings

Signage panels at Dabou court

Glass information cases secured with a lock in the different departments/offices

Glass information cases at Bouaké court

Exterior signs to indicate directions to courtrooms and offices

Signage panels at Yopougon and Sinfra court entrances


45

Large exterior signboard at the court entrance

Signage panels at Bouna and Dimbokro court entrances

3.2 OBJECTIVE 2: IMPROVE AND INCREASE ACCESS TO JUSTICE

3.2.A OBJECTIVE 2A: IMPROVE ACCESS TO THE MOJHR PUBLIC

DEFENSE FUND AND INCREASE THE CAPACITY AND OUTREACH OF

OLA

3A.1 Improving the Judicial Assistance Mechanism

In February 2015, ProJustice supported the technical and operational capacity of the National

Office of Legal Aid (OLA) by providing office equipment to MOJHR, including a photocopier, a

printer, a desktop computer, a laptop computer, a fax machine, and 10 registers to record requests

for legal assistance. The delivery ceremony was held in the courtyard of the Department of Civil

and Criminal Affairs (DACP) on February 11, 2015. It was chaired by the Deputy Chief of Staff

of the MOJHR and was attended by a representative of the IGSJ; the technical advisor to the

Minister of Justice; the Director of Judicial Services, the Director of Studies, Legislation, and

Documentation; the Director of Prison Administration, the Director of the CNDJ, the First

President of the Abidjan Court of Appeals, and the presidents and prosecutors of the CFIs of

Abidjan and Yopougon.

The equipment has already begun to improve the work of the OLA and speed the transmission of

files to the prosecutors of the different jurisdictions. The ProJustice team and civil servants

observed a marked improvement in working conditions in the OLA, which has resulted in a

significantly higher number of applications being processed in a shorter amount of time –

previously several weeks, currently less than one week on average. Similarly, the public

awareness activities conducted by ProJustice have greatly improved public knowledge of the

existence of legal aid.

In March 2015, ProJustice organized the delivery of registers to record requests for legal aid,

along with the electronic versions, in 10 pilot jurisdictions (the 11th was delivered one month

later). The registers will be used to obtain reliable statistics on the number, progress, and

disposition of such applications, and will track processing times so remedial measures can be

taken.


46

The presentation of the registers provided an opportunity to organize training and information

sessions to educate opinion leaders on legal aid. The sessions were attended by the president,

prosecutor, or the deputy prosecutor of the court and were held on the following dates: Bouna on

March 2; Abengourou on March 3; Bouaké on March 9; Dimbokro on March 10; Gagnoa on

March 16; Sinfra on March 17; Yopougon on March 24; Lakota on March 27; Man on March 30;

and Bouaflé on March 31. The Dabou session had been scheduled for March 25, 2015, but was

postponed due to public hearings and eventually took place on April 15, 2015.

3.2A.2 Criminal Jurisprudence Digest

As part of its program, ProJustice is preparing an Ivoirian criminal jurisprudence digest to be an

updated working tool for legal professionals. The guide will contain a selection of recent and

important decisions in criminal cases. The choice of subject matter was primarily guided by the

program’s focus on criminal court cases, as well as by the lack of a recent criminal jurisprudence

digest in Côte d’Ivoire.

With the jurisprudence digest ProJustice intends to provide legal professionals and practitioners

with a practical tool to review the most important judicial criminal court decisions. The digest

will be comprised of approximately 100 decisions considered the most important ones in Côte

d’Ivoire. The decisions to be included in the digest will be the final ones, after all appeals have

been exhausted, and will be classified by subjects and themes.

The CNDJ was selected to develop the digest based on its expertise and case law work history

with other international partners, such as GIZ, the United Nations, and the Canadian International

Development Agency. These agencies have developed similar digest publications, such as one

containing administrative court decisions. Initially, the ProJustice team debated whether to

include comments on decisions in the case law book to be prepared. The decision was reached not

to include any comments on the selected decisions, as these comments might generate differing

legal interpretations.

ProJustice plans to distribute the digest to magistrates to facilitate their legal research/review

while working on opinions. This is a tool to facilitate magistrates’ work and ease their decision

making process in criminal cases. Another hope is that the digest will have a positive impact on

criminal case backlogs, which is one of ProJustice objectives. The digest is expected to be ready

during the first quarter of FY2016.

ProJustice Objective 2 Leader Drissa Traore handing the register to the Bouna Court President


47

3.2A.3 Access to Justice Guide

The Access to Justice Guide is a document that outlines all access to justice procedures in Côte

d’Ivoire. In line with ProJustice’s objective to promote knowledge of law and functioning of the

judicial system in order to improve access to justice, the guide will serve as a tool to enable

practitioners, CSOs, and litigants to determine the appropriate jurisdictions in which to file claims

or requests. This guide will be distributed in pilot courts as well as to CSOs active in the field of

justice. ProJustice will also prepare key topic factsheets, written in simple language and

distributed to litigants in the information and orientation kiosks, which ProJustice plans to install

in pilot sites in FY 2016.

In June 2015, ProJustice signed a subcontract with CRIDIA to prepare the Access to Justice

Guide. The first draft of the guide is expected to be ready by mid-October 2015.

3.2A.4 Preparations for Lawyer Training

ProJustice organized and held two training sessions for lawyers selected by the bar association to

attend, one on March 6-7, 2015 and the other on March 20-21, 2015. The objective was to ensure

greater involvement of lawyers in defending the poor. The trainers identified by ProJustice are

from several departments of the MOJHR and or other ministries, as follows

DACP

The Judicial Treasury Agency (Agence Judiciaire du Trésor)

An advisor to the Supreme Court Administrative Chamber (for input on proceedings against

administrative acts)

A former director of rural land tenure in the Ministry of Agriculture (to provide training on rural

land tenure)

A former senior investigating judge of the Abidjan CFI (to provide training on investigation offices)

A law professor (to provide training on family law)

The training sessions covered the following topics:

Overview of the legislation on legal aid

Payment process for attorney costs and fees

Rural land tenure law

Appeals against administrative acts

Criminal investigations

After an introductory speech by ProJustice COP Daniel Dobrovoljec and an overview of the

objectives of the training, the speakers delivered their presentations on the five topics, each of

which was followed by very lively question and answer sessions.

3.2A.5 Information and Guidance Kiosks

As part of its objective to promote knowledge of the law, improve the functioning of the judicial

system, and ensure better access to judicial services, ProJustice plans to create information and

guidance kiosks to be installed in all pilot courts. These kiosks will provide guidance and

practical information to litigants, either verbally by volunteers at the kiosks or in the form of fact

sheets.


48

3.2. B OBJECTIVE 2B: SUPPORT NETWORKING, PUBLIC INFORMATION

CAMPAIGNS, AND AWARENESS RAISING ACTIVITIES TO IMPROVE-

PUBLIC UNDERSTANDING AND ACCESS TO LEGAL INFORMATION

3.2B.1.1 Preparation of a Directory of CSOs Active in the Field of

Justice

ProJustice seeks to increase public awareness of Ivoirian NGOs active in the judicial system, as

well as promote their activities. To this end, ProJustice plans to publish a national directory of

these organizations and distribute it to Ministries and public services, courts, and international

partners. ProJustice Component 2 team selected the NGO Ivoirian Coalition for Human Rights

(RAIDH) for the production of this directory. Using a transparent selection procedure, ProJustice

engaged RAIDH to identify all of the NGOs active in the country’s justice sector and create a

directory to serve as a tool for institutional and international partners and civil society. During the

last quarter of this year, the Objective 2 team finalized the subagreement with the selected NGOs.

The Directory is expected to be finalized during the first quarter of FY16.

3.2B.1.2 Career Days

On June 30, 2015, ProJustice organized a “Career Day” at the University Félix Houphouët

Boigny to introduce different legal and judicial careers to law students to encourage them to

consider these career options. The President of the university, the Dean of the Faculty of Law,

USAID representative Benjamin Olagboyé, and ProJustice COP Daniel Dobrovoljec led the

opening ceremony. In his opening speech, Mr. Dobrovoljec stressed the need for openness and

diversity in the legal profession, especially for women and persons with disabilities.

The opening ceremony was attended by approximately 400 students. Leading up to the career

day, ProJustice installed 8 booths at the Faculty of Law, covering different topics, where students

and professionals (judges, lawyers, bailiffs, clerks, public auctioneers, business agents, notaries,

and members of the arbitration court of Côte d’Ivoire) could interact. The information booths

were open from 9:00 am to 5:00 pm, and ProJustice estimates that more than 1,000 students

visited the stands during the day.

ProJustice organized the career day with the assistance of the Mutuelle de la Grande Famille

Judiciaire (Greater Judicial Mutual Benefit Society). This NGO recruited the judicial

professionals to attend while the Law Faculty mobilized students to attend. Adding further

diversity to the event, COPHCI, which is ProJustice’s local partner for the USAID-funded

disability activity ProJustice Handicap, helped mobilize students with disabilities to attend and

participate in this successful career day.

As a follow up, ProJustice organized a second Career Day on September 3, 2015 at the Law

Faculty in Bouaké. This event was also well attended and covered the same ground as the session

at University Félix Houphouët Boigny.

3.2B.1.3 Workshop on Women’s Involvement in the Judiciary in Côte

d’Ivoire

A high point of ProJustice’s activities this year was a national seminar on the involvement and

advancement of women in the Ivorian judiciary that ProJustice organized in May 2015 in Grand

Bassam. At present, 26% of the Ivoirian judiciary is female. Among the objectives of the seminar

were to identify the issues constraining women’s participation and advancement and brainstorm

solutions for policy makers. Thirty-four participants from the highest levels of government

attended, representing the National Assembly, the Supreme Court (including the General

Prosecutor), the MOJHR, the Ministry of Solidarity, Family, Woman and Child, the Courts of


49

Appeal of Abidjan, Bouake and Daloa, the Court of First Instance of Man and Gagnoa, section

courts in Lakota and Agboville, magistrates union representatives, the national observatory of

gender equality, the bar association, and the Association of Women Lawyers of Côte d’Ivoire.

The participants made the following recommendations at the end of the seminar:

Raise awareness regarding the profession of magistrate among high school and law

students

Establish an office for judicial careers to monitor women’s advancement and promotion,

including to positions of authority and management

Ensure parity in high-level training that prepares trainee magistrates for assumption of

responsibility

Educate members of the High Judicial Council (CSM) on the gender dimensions of

magistrate careers

Establish day care in courts during working hours

Establish counseling centers in courts

Define and publicize advancement and promotion criteria

Publish the opinions of the CSM and the Advancement Commission

Review the method of appointment of judges to the CSM and publish the identity of the

people chosen to be in the Advancement Commission

Create a National Association of Women Judges

Provide scholarships to young women lawyers at university

Fund a study to document the issue of under-representation of women in judicial

professions in general, and in the judiciary in particular

Find a solution to the causes that impede women’s access to and advancement within the

judiciary

Encourage administrative authorities to promote women to positions of authority by

introducing incentives and other support measures.

Workshop Session

3.2B.2 Cooperation with CSOs

2B.2.2 Practical Guide on Sexual and Gender-Based Violence ProJustice developed a Practical Guide to combat violence against women in Côte d’Ivoire,

STTA Ms Michèle Laborde, international expert and magistrate, was contracted to draft this

Practical Guide.


50

In May 2015, ProJustice set up a reading committee to review and discuss the draft guide. The

committee is made up of eight representatives of organizations/agencies involved in the fight

against gender-based violence: the Department of Equality and Gender Promotion in the Ministry

of Women, the Family, and Children, DACP, the Special Advisor to the ONUCI Representative,

the United Nations Children’s Fund (UNICEF), the United Nations Fund for Population

Activities (UNFPA), the International Rescue Committee, ONEF, and the Association of Women

Lawyers in Côte d’Ivoire.

In July 2015, Ms. Laborde finalized the draft incorporating comments and recommendations from

the reading committee.

3.3. ACTIVITIES IN THE BOUAKÉ REGIONAL OFFICE

Regional Office Closing

The ProJustice Regional Office in Bouaké, which opened on March 28, 2014, officially closed on

April 30, 2015 upon the suggestion of USAID and with the conurrence of ProJustice

management. In preparation for the event, a team was established to make pre- and post-closing

arrangements; members included the Bouaké staff (director and financial assistant) and the COP,

DCOP, former Director of Operations, and logistics coordinator from Abidjan. Among other

things, the team:

Allocated the office equipment and supplies existing in the Bouaké office;

Informed the lessor in accordance with the lease agreement and discussed the date for

handing over the keys, the refund of the deposit, and other formalities related to the breach of

the lease agreement;

Arranged for the cancellation of services including telephone, internet, and security;

Terminated consultant contracts (driver and cleaner) at the Bouaké office; and

Sorted and stored documents to be sent to the Abidjan office.

On April 22, 2015, the ProJustice COP Daniel Dobrovoljec travelled to Bouaké to preside over an

official closing ceremony, attended by the First President and the General Prosecutor of the Court

of Appeal, the President of the CFI, and other high level magistrates. In his opening statement,

the COP explained the reasons for the closing of the office and assured attendees that it will have

no effect on ProJustice’s program activities in Bouaké. The judicial authorities in Bouaké had

expressed concern that the closing of the office would possibly halt or reduce ProJustice

activities.

The closing ceremony ended with the official handover of part of the ProJustice office equipment

and furniture to the representatives of the Court of Appeal and of the CFI.

During its period of operation of approximately one year, the office contributed to the launch and

implementation of the project activities for both of the project’s components, particularly for the

organization of training sessions in Bouaké and other pilot courts located in the vicinity.

3.4 WINDOWS OF OPPORTUNITY

In January 2015, ProJustice co-organized with the INFJ a three-day training session for judges in

charge of penalty enforcement. This is a new category of magistrates in Côte d’Ivoire, created

only in 2013, whose role still needs to be clarified. ProJustice decided to support the INFJ for the

organization of the seminar on January 13-15, 2015, and used a budget of US$9,200 from the

Windows of Opportunity for this activity, with approval of USAID.


51

4. STAFFING/MANAGEMENT UPDATE

During the past year, ProJustice completed a number of recruitments as shown in the table below.

Table 16: ProJustice’s New Hires During the Reporting Year

Title Name

Administration Manager Michel Irie Bi To

Finance Manager Auguste Stéphane Koudougnon

M&E Coordinator Tenon Sanogo

M&E Specialist Martine Djoubmanga

Finance Assistant Marc Kouakou

In addition to those shown in the table above, two staff members transferred to Abidjan after the

closing of the Regional Office in Bouaké:

Ms. Alice Zadi Massa, formerly ROB Director, has been appointed Manager of ProJustice

Handicap.

Mr. Stéphane Kouassi, formerly Finance and Administrative Assistant in the ROB, took up

the same position in the Abidjan office.

Following the resignation of the Director of Operations, in July 2015, ProJustice management

team decided to split this position into two different positions, respectively and Admin Manager

to supervise the administration, Procurement and logistics, Human resources; and a Finance

Manager. The two positions were filled in September and October 2015.

Following the resignation of the Civil Society Liaison officer, and after a competitive recruitment

process, ProJustice management decided to promote one of the two Program assistants in the

position.

5. PROBLEMS/CONSTRAINTS AND REMEDIAL ACTIONS

Table 17: PROJUSTICE’s Problems/Constraints and Remedial Actions

Problems Encountered Corrective Action Proposed/Taken

Delays of the MOJHR to approve the installation of information kiosks in the pilot courts.

ProJustice management regularly reminds the MOJHR Chief of Staff and DACP of the importance of this activity to improve transparency in the courts.

Interruption of the evaluation of the RFP for computerization by the MOJHR.

ProJustice sent a letter of complaint to the Minister of Justice following which the Ministry asked the project to resume the evaluation.

Delays by the MOJHR in adopting the ProJustice-supported Code of Ethics and Professional Conduct for Magistrates.

ProJustice management regularly requests information and updates on the approval process.


52

Significant delays of the MOJHR in organizing official ceremonies to hand over official documents (such as the Master Plan for Computerization, the national charter of judicial archives) or equipment.

Frequent requests addressed to the highest level of the MOJHR for the organization of these ceremonies.

Delays in approving documents submitted to USAID, such as the budget realignment.

Regular follow up with USAID during the weekly meetings.

1

COMPTE RENDU DU COMITE DE PILOTAGE

La cinquième session du Comité de pilotage de ProJustice s’est tenue le vendredi 24 juillet 2015 à 10 h 35 dans la salle de conférence de ProJustice. L’ordre du jour était le suivant :

1. Accueil et mot de bienvenue

2. Approbation du compte rendu de la session du 19 mars 2015 et de l’ordre du jour

3. Programme de formation - Formation des Formateurs : Continuation de la formation des formateurs magistrats et OPJ ; conception-production de nouveaux kits de formation « Collaboration juges d’instruction et greffiers d’instruction » et « Accueil du public dans les juridictions » - Manuel de formateurs - Formation conjointe des Magistrats et OPJ

4. Informatisation du Système Judiciaire - Point sur l’appel d’offres concernant le programme d’informatisation des chaînes civile et pénale - Schéma directeur informatique du secteur judiciaire et pénitentiaire

5. Chaîne pénale et renforcement de l’enquête pénale - Programme de renforcement des capacités des Cabinets d’Instruction

6. Amélioration de la Transparence et Responsabilisation des Acteurs Judiciaires - Signalétique des tribunaux - Boîtes relais et kiosques d’information dans les juridictions pilote - Renforcement des capacités de l’Inspection Générale des Services Judiciaires

7. Assistance judiciaire et accès à la Justice - Formation d’avocats sur l’Assistance Judiciaire - Activités de sensibilisation et contrats avec les ONG

- Annuaire des ONG actives dans le domaine judiciaire

8. Information des citoyens sur l’accès à la Justice - Recueil des grandes décisions pénales - Préparation d’un guide d’accès à la Justice

9. Projet pour l’amélioration de l’accès à la justice pour les personnes vivant avec un handicap

10. Réunion du Comité de Modernisation et d’Amélioration de la Justice (Co-MAJ)

11. Coordination avec les autres partenaires techniques et financiers

12. Activités et mobilisation d’expertise du trimestre à venir

13. Préparation du Programme ProJustice de l’année fiscale 2016

14. Points sur les futures juridictions pilotes

Etaient présents : voir liste de présence ci-jointe

ACTIVITES LIBELLES 1) Accueil et mot de

bienvenue

Mr Koréki Paul, Conseiller technique du Garde des Sceaux, remplaçant Mme Boni Konan Liliane, Présidente du Comité de Pilotage de ProJustice (COPIL) empêchée, a, au nom du Garde des Sceaux, souhaité la bienvenue aux participants, et les a remerciés pour leur présence. Il a présenté les excuses de Mme Konan pour son absence indépendante de sa volonté. Avant de déclarer la session ouverte et de passer la parole au Chef de Projet, il a indiqué que cette session du COPIL sera très instructive. Daniel Dobrovoljec, le Chef de Projet a remercié Monsieur Koréki Paul d’avoir accepté la présidence de ce Comité de Pilotage, à la dernière minute afin de résoudre un problème protocolaire lié à l’absence de Mme Liliane KONAN. Il a dit la joie que lui et l’équipe de ProJustice ont de recevoir dans leurs locaux les participants à ce cinquième comité de pilotage de ProJustice. Le COPIL, a-t-il expliqué permet de faire le point des activités mises en œuvre depuis le précédent COPIL (19/03/2015) et de présenter les activités futures. Le mois de juillet est le début du dernier

2

2) Approbation de l’ordre du jour

3) Programmes de

formation

4) Informatisation du

Système Judiciaire

5) Chaîne pénale et

renforcement de

l’enquête pénale

trimestre de l’année fiscale 2015 de ProJustice qui s’étend d’Octobre 2014 à Septembre 2015. Il s’agira également de parler du plan de modification partielle des juridictions pilotes après une analyse conjointe avec le Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques et l’USAID. Précisant le point 9 de l’ordre du jour « Projet pour l’amélioration de l’accès à la justice pour les personnes vivant avec un handicap», le chef de projet a indiqué que l’USAID a attribué un projet additionnel à ProJustice dont l’intitulé constitue le point de l’ordre du jour. A cet effet, un séminaire de lancement de ce nouveau programme sera planifié pour la mi-septembre. Le Compte rendu de la réunion précédente a été adopté à l’unanimité. Quant à l’ordre du jour, il a été adopté sans modification. - Formation des Formateurs : continuation de la formation des formateurs magistrats et OPJ ; conception-production de nouveaux kits de formation «Collaboration juges d’instruction et greffiers d’instruction » et « Accueil du public dans les juridictions » La formation des Formateurs a commencé en octobre 2014. Elle est réalisée par une experte internationale. Un premier groupe de formateurs composé de 04 magistrats et de 02 OPJ désignés par leurs hiérarchies respectives a été formé. Ce groupe a été suivi d’un deuxième groupe de formateurs de 05 magistrats. Tous les formateurs ont participé activement à la conception du kit de formation : collaboration magistrats-OPJ. Le Directeur Général de l’INFJ a demandé la production de kit de formation : « collaboration Juges d’Instruction/Greffiers d’Instruction » et « accueil du public dans les juridictions ». Les formateurs quant à eux ont élaboré les plaquettes de formations, les fiches techniques, les déroulés chronologiques avec les séquences de formation et les fiches pédagogiques appropriées pour les formations. Le premier Kit portant sur la collaboration OPJ/Magistrats est pratiquement terminé et les deux seconds, respectivement relatifs à l’accueil du public dans les juridictions et à la collaboration Juges d’Instruction/Greffiers d’Instruction sont en cours d’élaboration. - Manuel de formateurs Le manuel de formateurs est en cours de production par l’experte internationale qui a d’ailleurs procédé à la formation des formateurs à l’animation et à la conception du kit collaboration magistrats-OPJ. Le premier jet du manuel a été fait. L’objectif est de donner une identité de formation à l’INFJ surtout en matière de formation continue. La prochaine mission de l’experte internationale est prévue pour le dernier trimestre 2015. - Formations conjointes des Magistrats et OPJ ProJustice va poursuivre et achever le cycle des formations entamées magistrats/OPJ, collaboration Juges d’Instruction/GI et accueil du public dans les juridictions. Les premières formations conjointes magistrats/OPJ (Cour d’Appel de Bouaké) se sont déroulées de

novembre à décembre 2014 à Dimbokro et Bouaké ; les deuxièmes formations conjointes (Cour d’Appel Daloa) en avril 2015 à Man, Bouaflé, Sinfra, Gagnoa et Lakota. Cette étape a enregistré un module sur l’apport de la Police Technique et Scientifique dans les enquêtes pénales. Le troisième cycle de formation (Cour d’Appel d’Abidjan) se déroulera en juillet 2015 dans les juridictions de Yopougon, Dabou Abengourou et Bouna. Les formations d’Abengourou et Bouna auront lieu à partir du 27 juillet 2015. Des fax ont été distribués aux différentes unités de police judiciaire afin de rendre plus efficace et fluide la coopération OPJ/MAGISTRATS. - Point sur l’appel d’offres concernant le programme d’informatisation des chaînes civile et pénale L’appel d’offre pour la réalisation d’un progiciel de gestion des dossiers dans les Tribunaux, a été lancé le 29 juin 2015 dans Fraternité Matin (pour la Côte d’Ivoire), Jeune Afrique (pour les pays francophones) et Africa Report (pour les pays anglophones). Cinquante-trois demandes de dossiers ont été reçues et 38 ont été enregistrées officiellement. Les soumissionnaires viennent de Singapour, du Canada, des USA, de France, de Tunisie, du Maroc, du Cameroun, de Côte d’Ivoire. L’évaluation aura lieu du 24 au 28 août 2015. Le comité d’évaluation est composé de cinq (05) membres dont 2 membres du Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques, 2 experts indépendants qui ont rédigé l’appel d’offre et le Chef de Projet Adjoint de ProJustice qui en sera le Président. Une conférence de pré-soumission a été organisée le 21/07/2015 dans les locaux de ProJustice avec des soumissionnaires physiques et virtuels à travers le monde, en vue de répondre aux questions que ceux-ci se posent. - Schéma directeur informatique du secteur judiciaire et pénitentiaire Le schéma directeur informatique est finalisé et ProJustice attend une occasion pour la remise officielle au Garde des Sceaux. Il a été suggéré, à défaut d’obtenir un rendez-vous pour une cérémonie de remise, de transmettre le schéma directeur par courrier qui est prêt depuis longtemps. - Programme de renforcement des capacités des Cabinets d’Instruction

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Deux experts ont été recrutés pour faire l’évaluation du travail et de l’environnement d’exercice des cabinets d’instruction. Ils ont effectué leur travail dans l’ensemble des cabinets des juridictions pilote. A l’issue de celui-ci, il y’a eu l’organisation de missions de restitution sous forme de 3 ateliers dans les trois cours d’appel. Les travaux ont mis en exergue les difficultés internes et externes et des propositions de solutions ont été apportées pour y remédier.

Difficultés internes

Elles sont d’ordre organisationnel à savoir : - Manque de personnel – manque de secrétaires de direction dans les cabinets – manque de locaux – manque d’interlocuteurs lorsque le greffier est confronté aux problèmes de matériels – manque de locaux adéquats – manque de communication entre les greffiers et les juges d’instruction- les greffiers sont sur deux groupes de responsabilité.

Solutions

- Pourvoir les cabinets en ressources humaines, renforcer la communication entre les greffiers et les juges d’instruction et construire de nouveaux locaux.

Difficultés fonctionnelles

– Enlisement et engorgement des cabinets – problèmes de stocks – difficulté de classement dans les grands BOP -retard dans les arrêts en vue par la chambre d’accusation – non maîtrise de l’outil informatique des greffiers en instruction – retard dans la notification des convocations – double emploi des Juges d’instruction qui sont également à l’audience – retard dans l’exécution des commissions rogatoires – difficultés à retrouver les mis en cause et les témoins – double emploi des juges d’instruction qui ne se contentent pas seulement de leur cabinet mais qui sont également en audience - déferrement tardif devant les juges d’instruction dans le cas des procédures criminelles.

Solutions

- Communication des dossiers prescrits au parquet – inventaire des stocks –communication régulière entre Cabinets et les chambres d’accusation, – traitement avec diligence tous les dossiers - large diffusion de la circulaire 66 – révision du système de notation en tenant compte de l’avis des magistrats – renforcement de l’indépendance des magistrats - harmonisation des pratiques au niveau de la cotation des dossiers au niveau des cabinets d’instruction – individualisation voire humanisation des rapports OPJ/Parquet et Juge d’Instruction/OPJ.

Difficultés externes

- Insuffisance des OPJ sur certains dossiers au procureur – mise en pratique de la circulaire ministérielle de 66 qui n’est pas assez diffusée –usage des commissions rogatoires doit se limiter aux actes que le juge ne peut traiter lui-même en raison de nature (recherche des auteurs) ou de la distance – informations confiées au juge et non aux OPJ.

Solutions

Révision du système de notation en prenant en compte l’avis des magistrats – large diffusion de la circulaire ministérielle 66 – revalorisation des frais d’expertise et renforcer l’indépendance des magistrats – instruction sur le management des dossiers – amélioration des cabinets d’instruction – communication de tous les dossiers dont les OPJ sont saisis au Procureur de la République.

Résultats

- Instruction de tous les magistrats, Juges d’instruction et greffiers d’instruction de nos 11 juridictions pilotes sur le management des cabinets d’instruction et la gestion des dossiers à inscrire – formation des Chefs de parquet, OPJ des 11 juridictions ainsi que des Présidents des Chambres d’accusation des trois cours d’appel sur les procédures opérationnelles renforçant la synergie respective avec les cabinets d’instruction – adoption et appropriation des recommandations par les magistrats et greffiers d’instruction pour une collaboration fonctionnelle – harmonisation des rapports entre les cabinets d’instruction et les OPJ - amélioration des cabinets d’instruction et réduction effective des stocks dans les cabinets. Questions/réponses/observations/suggestions (contributions) Il a été suggéré à la Direction Générale de l’INFJ l’initiation d’un séminaire de renforcement des capacités à l’instar de celui organisé en novembre 2011, à l’attention des Juges d’instruction par cour d’appel en vue de leur expliquer un certain nombre de détails techniques qui ne peuvent pas être inclus dans une circulaire. En raison du rôle important que joue la circulaire, la reprise de circulaires pour expliquer un certain nombre d’éléments au niveau de l’instruction a été fortement recommandée. Les rapports des Juges d’Instruction avec le parquet, les OPJ et les autres magistrats comptent dans l’efficacité de l’instruction et dans la performance du cabinet d’instruction. C’est un ensemble donc il est important de mettre l’accent sur les aspects relationnels. La Direction de l’INFJ doit faire en sorte que l’aspect managérial soit enseigné aux Juges d’Instruction.

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6) Amélioration de la

transparence et

responsabilisation

des acteurs

judiciaires

7) Assistance

judiciaire et accès

à la Justice

- Signalétique des tribunaux ProJustice a produit et installé la signalétique dans ses 11 juridictions pilote. La dernière a été installée à Dabou au début du mois de juin 2015. La signalétique installée inclut les éléments suivants :

Panneau extérieur grand format à l’entrée des tribunaux : permet d’indiquer l’entrée du tribunal. Cependant, ces panneaux ont dû être installés sur le bord de la route pour certaines juridictions compte tenu de leur situation géographique. Il s’agit des tribunaux de Dabou, Dimbokro et Lakota.

Panneau extérieur directionnel : oriente le public de la cour vers les différents services.

Panneau services : indique au public, depuis l’extérieur ou à l’entrée des bâtiments, les

services présents.

Signalétique des portes : Chaque porte a été identifiée. La signalétique des portes indique au public les bureaux et services.

Panneaux divers : Ce sont des panneaux fléchés pour indiquer les directions, les

parkings, les stationnements, etc.

Caissons d’information vitrés fermés : ils sont installés dans les parquets, les greffes, sièges pour publier les informations qui incombent aux différents services.

- Boîtes relais et kiosques d’information dans les juridictions pilote

Boîtes relais

L’objectif des boîtes relais est de recueillir l’avis des justiciables sur le fonctionnement de la justice. De mars à juin 2015, les 11 juridictions pilote ont été visitées. 84 sites ont été visités sur 100 prévus et seulement 52 sites d’installation ont été retenus. 13 boîtes relais ont été déjà installées dans les juridictions pilote de Bouaké, Bouaflé et Sinfra. Il reste 39 boîtes relais à installer. Les formulaires seront collectés toutes les deux semaines par les coordonnateurs de juridiction qui les soumettront à l’analyse du Coordonnateur Suivi et Evaluation. Les rapports seront partagés aux autorités judiciaires. Des campagnes de sensibilisation vont être menées pour permettre aux justiciables de recourir à ces boîtes relais.

Tarification des actes

La tarification, voire la nomenclature des actes a été faite sur une base légale à partir du décret de 2013. L’objectif est d’harmoniser le coût des actes dans toutes les juridictions et d’en informer le justiciable afin de réduire les opportunités de corruption dans les juridictions pilote et d’y éliminer le phénomène des « margouillats ». Les affiches ont été diffusées dans toutes les juridictions pilote de ProJustice et sont disponibles dans les caissons vitrés fermés.

Kiosques d’information

Ils sont disponibles à des endroits à l’entrée des tribunaux. En plus de la signalétique qui a été installée, ils permettent d’orienter les justiciables. Ils seront animés par les ONG et par la suite, le relais sera assuré par les agents des tribunaux. - Renforcement des capacités de l’Inspection Générale des Services Judiciaires ProJustice a eu des réunions avec l’Inspecteur Général et les officiels de l’Inspection Générale des services judiciaires et pénitentiaires pour essayer d’établir un programme d’accompagnement de l’Inspection Générale. Des propositions ont été faites visant à renforcer l’évaluation annuelle des magistrats, qui seront intégrées dans le programme 2016 de ProJustice. Formation d’avocats sur l’Assistance Judiciaire Les thèmes de formation sont choisis par ProJustice et le Conseil de l’Ordre des avocats. Deux sessions de formation avec vingt (20) avocats par session et adressés par l’ordre des avocats se sont tenues. Pour les deux premières sessions, les thèmes exploités ont porté sur les actes administratifs, le foncier rural, les actes des Juges d’Instruction, les formations sur l’Assistance Judiciaire et le mécanisme de paiement. La deuxième session initialement prévue en septembre 2015 se déroulera en novembre 2015 en raison des vacances judiciaires. Les thèmes n’ont pas encore été définis. Activités de sensibilisation et contrats avec les ONG ProJustice travaille avec trois (03) ONG sélectionnées à partir d’un appel à projets publié dans « Fraternité Matin » en fonction des sites pilotes, à savoir : - MIDH à Gagnoa, Lakota, Sinfra, Dimbokro et Bouaké

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8) Information des citoyens sur l’accès à la Justice

9) Projet pour l’amélioration de l’accès à la justice pour les personnes vivant avec un handicap

- ONEF à Bouaflé et Man - Transparency Justice à Yopougon, Dabou, Abengourou et Bouna. Ces ONG sont chargées de mener un certain nombre d’activités dont la formation des leaders d’opinion, des journalistes des radios de proximité, l’organisation de journées portes ouvertes dans les juridictions et la sensibilisation au grand public à travers la confection de banderoles, de dépliants, de T-Shirts, de diffusion de spots et des mêmes messages radios dans les 8 langues les plus parlées dans les juridictions pilote. Questions/réponses/observations/suggestions (contributions) Les huit langues choisies (Bété, Dioula, Agni, Dida, Baoulé, Gouro, Lobi Yacouba) sont celles à dominance parlées par les justiciables dans les juridictions. ProJustice a travaillé en partenariat avec l’ONG internationale « Search For Common Ground ». Annuaire des ONG actives dans le domaine judiciaire Un annuaire des ONG travaillant dans le domaine de la justice est en cours de réalisation par une coalition d’ONG, le RAIDH dont le contrat a été signé. C’est un outil qui permettra de mettre dans un document unique, l’ensemble des organisations qui interviennent dans le domaine de la justice. Recueil des grandes décisions pénales ProJustice a en chantier un recueil de jurisprudence pénale qui est dans sa phase de réalisation par le Centre National de Documentation Juridique (CNDJ) qui a déjà recueilli l’ensemble les décisions de justice. Actuellement les décisions sont au stade d’exploitation qui consiste à relever les mots clés, les résumer, les classer par infractions. Jusqu’en août, cette phase s’achèvera et le recueil sera édité. Préparation d’un Guide d’accès à la Justice Le Guide d’accès à la Justice a fait l’objet d’un appel à manifestation d’intérêt dans « Fraternité Matin ». Il y a eu sept retraits de dossiers et deux propositions ont été reçues et c’est une structure animée par des avocats et des professeurs d’Université qui a été choisie. Ces derniers ont commencé la rédaction dudit guide. Il sera principalement disponible pour les professionnels de la Justice (avocats, magistrats et huissiers de justice) et va retracer tout le mécanisme de saisine de l’ensemble des juridictions de Côte d’Ivoire. Il servira de base à la réalisation de documents en langage simplifié pour la population. Questions/réponses/observations/suggestions (contributions) L’intérêt d’un guide d’accès à la justice pour les professionnels réside dans le fait que l’ensemble de

ces professionnels n’est pas toujours familier avec toutes les procédures. Il y a plusieurs textes qui définissent les modes d’accès à différentes juridictions. Pour ProJustice, avoir un document unique faciliterait la tâche des professionnels. Il sera dans un langage assez soutenu qui ne pourra pas être compris par le grand public. C’est pourquoi des extraits seront traduits en langage simplifié et mis à la disposition du grand public. C’est une base de travail pour permettre d’avoir des éléments pour le grand public. Le guide d’accès à la justice sera également distribué aux ONG qui serviront de relais auprès de la population. En 2016, ce guide sera décliné en fiches pratiques dans plusieurs langues vernaculaires pour la population. Concernant le recueil de jurisprudence il n’est pas prévu de commentaires. Il y’ aura juste les mots clés et les résumés. Il est prévu un recueil de jurisprudence pour la Cour Suprême pour l’année fiscale à venir. C’est un nouveau programme attribué à ProJustice par USAID Washington suite à un appel d’offre mondial. ProJustice exécutera ce programme en partenariat avec la COPHCI (Confédération des Organisations des Personnes Handicapées de Côte d’Ivoire). Le but de ce programme est d’améliorer l’accès des personnes handicapées au système judiciaire. Le plan d’action a été finalisé, le séminaire de lancement est en préparation et ProJustice attend la notification officielle de l’attribution du programme pour commencer les activités. Le lancement du programme est prévu en septembre 2015 et de plus amples informations seront fournies au prochain COPIL. Questions/réponses/observations/suggestions (contributions) Il serait souhaitable de sérier les handicaps pour pouvoir leur apporter une meilleure assistance. Sur la problématique de la spécificité d’une action pour sérier les handicaps, ProJustice a fait une action ciblée au titre des activités prévues pour 2016, une embosseuse (appareil qui permet d’écrire

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10) Réunion du Comité de Modernisation et d’Amélioration de la Justice (Co-MAJ)

11) Coordination avec les autres partenaires techniques et financiers

12) Activités et mobilisation d’expertise du trimestre à venir

13) Préparation du programme de ProJustice de l’année fiscale 2016

en braille) sera mise à la disposition du partenaire et le futur guide d’accès à la justice de ProJustice sera traduit en braille. Le budget de ce programme est de 698.000 $ pour une période de 30 mois. Les handicapés mentaux ne peuvent pas saisir la justice conformément à la loi. C’est quelqu’un qui n’a pas d’antécédents avec la justice qui devra le faire à leur place. Le plan type des nouvelles juridictions prévoit une place de choix aux handicapés. Le Comité Opérationnel pour la Modernisation et l’Amélioration de la Justice (COMAJ) s’est tenu le 15 mai 2015 au Sofitel Hôtel Ivoire d’Abidjan. Il a été établi en janvier 2014 et son but est de réunir des officiels de haut niveau du Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques, des tribunaux pilotes, des représentants des OPJ (de la Police Nationale, de la Gendarmerie Nationale) pour parler de l’évolution de la justice et voir dans quelle mesure ProJustice peut faciliter et intervenir dans le processus de réforme du système judiciaire en Côte d’Ivoire. Le COMAJ diffère du COPIL de par le caractère plus stratégique des thèmes qui y sont abordés. L’objectif du COMAJ est de permettre une plus grande liberté sur le choix des thèmes et de pouvoir envisager les évolutions marquantes de la pensée judiciaire en Côte d’Ivoire et dans le reste du monde. Monsieur Marc Moinard, Expert sur les Cabinets d’Instruction qui se trouvait en mission, a animé le COMAJ. Une présentation a été faite sur le rendu compte de cette mission et des recommandations qui ont été faites par lui et Achille De Djomou sur l’amélioration de la gestion des cabinets d’instruction. Un certain nombre d’autres thèmes, notamment l’évolution de certaines tendances évolutives sur le problème de la communication, l’évolution et le rôle du parquet, le développement de la médiation en Côte d’Ivoire ont été débattus au sein de ce COMAJ. Le deuxième COMAJ se déroulera en fin d’année. Un certain nombre d’activités réalisées avec d’autres partenaires techniques et financiers ont été mentionnées : - GIZ pour les formations conjointes OPJ/Magistrats. Une coopération débutée avec les sessions d’avril et mai 2015 avec la présentation sur la police scientifique et technique qui est un élément nouveau et intéressant qui sera maintenu dans les futures sessions de formations. - JICA pour les formations conjointes OPJ/Magistrat, dans les activités d’accès à la justice et probablement sur l’assistance judiciaire. - CELEX : au sein de la Celex, ProJustice a eu des coordinations et des informations lors de toutes les réunions avec les partenaires techniques et financiers (PTF) sur un certain nombre d’actions, notamment sur la formation d’un groupe technique. Il existe aussi un groupe technique sur l’Assistance judiciaire qui s’est réuni en février. La prochaine rencontre est prévue en septembre. ProJustice est très demandeur de coopération de coordinations voire de cofinancement d’activités et de programmes.

Point de la situation de la Coordination avec les PTF. est-ce que cela fonctionne ? sinon qu’est-ce qui est prévu pour sa bonne marche ? La coordination fonctionne. Depuis trois ans et demi les réunions ont lieu tous les deux mois avec les PTF et les groupes de travail thématiques, les comptes rendus sont diffusés systématiquement aux PTF, la matrice d’intervention des PTF est actualisée en permanence et mise à la disposition de tous. Par contre, pour l’avenir de la coordination, il faudra que d’autres PTF lorsque la Celex sera moins outillée (d’ici à octobre) viennent participer à l’animation de ce cadre de concertation. - 21 septembre 2015 : retour de Monsieur Marc Moinard, Expert sur les Cabinets d’Instruction - Septembre ou Novembre 2015 : retour de Mme Véronique Duveau, Formation des Formateurs. Principes généraux de l’année fiscale 2016 s’établissement comme suit : ProJustice arrivant à mi-parcours en octobre 2015, s’est posé la question sur les résultats atteints, et de leur pérennisation. Cette année 2016 sera pour ProJustice, une année de consolidation, marquée par les éléments suivants :

Continuité et innovation du programme d’informatisation, des actions de renforcement des

cabinets d’instructions, de l’assistance judiciaire, de la médiation, et de la justice

traditionnelle.

Changement partiel de localisation des activités dans 7 ou huit nouveaux tribunaux pilotes

pour assurer une meilleure représentation géographique

Conception d’un programme ambitieux, mais réaliste, en tenant compte du budget et en

consolidant nos relations avec les partenaires institutionnels, les partenaires internationaux

et les PTF.

Objectif I

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Programmes de formation à poursuivre en 2016 pour le renforcement des capacités des Magistrats, OPJ, et des Greffiers :

Continuer les formations en collaboration avec les magistrats/OPJ dans les nouvelles

juridictions

Lancer les formations en collaboration avec les Juges d’Instruction/Greffiers d’Instruction

Entreprendre l’accueil du public dans les juridictions en partenariat avec l’INFJ

Continuer le manuel de formation

Innover avec le développement de la formation à distance.

Gestion Informatisée des dossiers Développer un progiciel de gestion informatisée de la Chaîne Pénale, et de la Chaîne Civile,

ainsi que la production d’Actes Administratifs Travailler avec le prestataire choisi à la fin du mois d’août 2015 et créer un comité de suivi

de l’évolution par le prestataire. Installer le BOP et répéter les activités déjà réalisées pendant ces deux années dans les

huit nouvelles juridictions pilote.

Réduction des opportunités de corruption en améliorant la transparence des Autorités Judiciaires et dans le fonctionnement du système judiciaire C’est une partie du programme de ProJustice qui a souffert de retard dû au changement à la tête de l’inspection générale. ProJustice a fait des démarches communes avec le PARMSJP dans une approche de réunions communes pour proposer de :

Renforcer la gestion de l’IGSJP

Améliorer le système d’évaluation annuelle des performances des magistrats et greffiers;

Poursuivre les formations en matière d’éthique et déontologie des magistrats dans les

nouvelles juridictions ;

Poursuivre l’installation des “Boîtes à suggestions” dans les nouveaux tribunaux pilotes;

Mettre en œuvre des outils d’évaluation de l’utilisation des boîtes à suggestions dans les

tribunaux pilotes ;

Continuer à installer davantage de panneaux de signalétique et de centre d’accueil dans les

tribunaux (Abidjan Plateau et autres).

Volet II Améliorer l’accès à l’assistance judiciaire et accroître la capacité du bureau d’assistance judiciaire

Soutien continu au Bureau de l’assistance judiciaire par l’organisation de formations sur la

rédaction des rapports

Continuer la formation des avocats

Inclure des avocats dans le cadre des formations de formateurs en tant que formateurs

Formation des huissiers

Formation des interprètes judiciaires

Distribution du guide d’accès à la justice

Poursuivre le plaidoyer pour un meilleur équilibre du genre et de représentation féminine

dans le système judiciaire

Formation des femmes magistrats au management de juridiction

Soutenir le développement de modes alternatifs de résolution des conflits en introduisant le

concept de médiation et l'utilisation appropriée de la justice traditionnelle

Continuer d'appuyer les organisations de la société civile dans leurs campagnes de

sensibilisation sur l'accès à la justice et le respect des droits de l'homme

Edition d’un guide pour les professionnels (magistrats/OPJ) pour la lutte contre les

violences basées sur le genre.

Activité transversale sur la question du genre Promouvoir le mérite des jeunes filles en Faculté de droit en octroyant un prix à l’Université Félix Houphouët Boigny d’Abidjan, un prix à l’Université Alassane Ouattara de Bouaké, un prix à l’Université Lorougnon Guédé de Daloa et un prix spécial pour un stage à ProJustice. Les critères n’ont pas encore été définis. Accroître l’Accès à la Justice pour les Personnes vivant avec un Handicap

Renforcer la représentation Institutionnelle des Personnes vivant avec un Handicap

Accroître les connaissances de la spécificité des personnes handicapées et de leurs droits

dans le secteur judiciaire par une formation appropriée et une sensibilisation des

magistrats

Renforcer la connaissance des personnes handicapées en matière de droit et d’accès à la

justice

Renforcer les capacités de la COPHCI.

Thèmes Transversaux

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14) Points sur les futures juridictions pilote

o Accent sur les thèmes de l'équilibre du genre o Lutte contre les violences faites aux femmes (publication d’un guide pratique de toutes les

violences faites aux femmes en 2016) o Renforcer la Coordination avec le MJDHLP et nos autres partenaires institutionnels

Nouvelles Juridictions Pilotes de ProJustice A la suite d’un exercice interne mené le 12 juin 2015 par deux commissions, une longue liste a été faite et soumise au DACP. Douze (12) juridictions dont une partielle, celle de Abidjan Plateau dans laquelle il n’y aura pas de coordonnateur de justice, a été choisie pour la signalétique, l’information du public et du justiciable. Il y aura véritablement onze (11) juridictions dont 7 nouvelles sélectionnées en fonction de la répartition géographique et par Cour d’appel. Dabou et Yopougon demeureront des tribunaux pilote pour le programme d’informatisation. Questions/réponses/observations/suggestions (contributions) Les tribunaux dans lesquels ProJustice sera absent serviront de tribunaux de contrôle. Monsieur Paul Koréki a, au nom du cabinet de M. le Garde des Sceaux, félicité ProJustice dont le bilan est positif dans l’ensemble, et a promis qu’un compte rendu fidèle de cette réunion sera fait au Garde des Sceaux. Questions/réponses/observations/suggestions (contributions) La réunion du Comité de Pilotage prit fin à 14 h 45. Fait à Abidjan, le 11 septembre 2015 Annexes : Signalétique : - Panneau service à Sinfra – Panneau extérieur grand format à l’entrée des tribunaux à Dabou - Boîte relais - Tarifications des actes de greffes Campagnes de sensibilisation : - Banderoles – T-Shirts

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NOTE ON FUTURE PROJUSTICE PILOT COURTS

1. Background

According to the Cooperative Agreement (CA) between USAID and Tetra Tech DPK (Tt DPK),

ProJustice activities are to be carried out in 20 pilot courts during the project’s 5-year lifetime, in

two groups. A first group of 10 pilot courts was chosen from among the courts that were

refurbished by the Office of Transition Initiatives (OTI). During the ProJustice project’s first year,

which on USAID’s instruction ran from April 2013 to September 2014, ProJustice equipped,

staffed, and supported the selected pilot courts, and also recruited and extensively trained Court

Coordinators (CCs) who were progressively deployed to the courts. Some of the courts depended

on the ProJustice Abidjan office while others were overseen from the ProJustice Bouaké office. In

January 2014, ProJustice added an 11th court (Yopougon) with USAID approval following an

agreement with the European Union that ProJustice would take over a court computerization

program, already launched in Yopougon. The CA also anticipated that a second group of 10

courts would be selected for the latter part of the project.

In September 2014, after USAID suggested that ProJustice consider closing the Bouaké office,

ProJustice management prepared a note for USAID outlining the role of that office. The note also

addressed possible scenarios for the selection of the second set of pilot courts. These

recommendations were discussed with USAID at the time and preliminary agreement was reached

that it would not be necessary to add 10 new courts, but rather that for purposes of consolidating

the gains, some courts from the first group would remain for the final years of the project. The

present note is a follow-up to that document and sets out ProJustice management’s final

recommendations for the pilot court program in the latter part of the ProJustice program.

In June 2015, while preparing the annual FY3 Work Plan, the ProJustice team started the selection

process of the pilot courts for 2016-2018, and prepared a long list of 17 courts, both courts of first

instance (TPIs, Tribunaux de Première Instance) and detached sections (SDs, Sections Détachées,

reporting to a TPI). This preliminary list was then informally submitted to a high level

representative of the Ministry of Justice, Human Rights, and Public Freedom (MOJHR), who

helped in formulating the final list of proposed pilot courts. These include 7 new courts and 4

existing pilot courts, the latter of which include Yopougon and Dabou, Dabou being the other

court in which the pilot computerization program will be implemented. The resulting list was

discussed during the fifth session of the ProJustice steering committee that includes high level

representatives of USAID, the MOJHR, partners, and NGOs, held on July 24, 2015.

2. Rationale and Criteria of the Selection

The attached list is the result of a comprehensive preparation process, and is based on several

selection criteria.

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A. Yopougon and Dabou Are Key Pilot Courts

Yopougon and Dabou were selected in February 2014 to become the pilot courts where the

computerized case management system (CMS) will be piloted. The courts were chosen for the

following reasons:

i. proximity with Abidjan for ease of travel back and forth between the pilot courts and

the office of the sub-contractor to be selected for the development of the software;

ii. level of IT equipment in the two pilot courts compared to other jurisdictions. The IT

equipment was provided by the EU, as a preparation for the software development.

Because of the importance of the computerization program, it is the view of ProJustice

management that Dabou and Yopougon should remain ProJustice pilot courts until the end of the

CMS software development and the end of the project.

B. Ensure a Better Geographic Coverage

An important selection criterion was to ensure that over the project lifetime, most areas of Côte

d’Ivoire would be covered by ProJustice court-related activities. During the project launch

seminar in October 2013, some participants had expressed some concerns about the choice of the

first 10 pilot courts, and ProJustice management is therefore extremely interested in ensuring

broader geographic coverage with the second group. This is why ProJustice is proposing including

or retaining courts in the North (Korhogo and Boundiali) and West (Daloa, Man, Guiglo, and

Seguela), as these areas of the country have received less coverage up until now.

In the meantime, ProJustice remains in the East (Agboville, Bondoukou, Dabou, Yopougon) and

in the center (Bouaké).

C. Ensure a Balance Among the Courts of Appeal

ProJustice management and the MOJHR representatives agreed it was important to prioritize a

balance among the three Courts of Appeal: Abidjan (will remain with 4 pilot courts), Bouaké (will

increase from 2 to 3 pilot courts), and Daloa (will remain with 4 pilot courts) receive an almost

identical share of ProJustice assistance. Daloa TPI was specifically included also to show the

importance of the seat of the Courts of Appeal.

D. Performance-Related Criteria

In a previous note on the future location of pilot courts prepared in September 2014, ProJustice

management indicated a preference for a scenario that would preserve a certain level of stability

in the achievements made so far in the existing pilot courts. A drastic departure from the best

performing pilot courts would likely result in an abrupt drop of performance and in results. By the

same token, abandoning the least performing pilot courts could be interpreted as a lack of resolve

and of perseverance to face challenges in the more “difficult” pilot sites, which is also not

ProJustice management intention; nor is it desirable from the perspective of perceptions of

national counterparts.

This is why the internal selection process resulted in a mix of best and least performing pilot

courts of the first group to be kept in the program.

3

E. Special Cases of Abidjan-Plateau and Seguela

The selection of Seguela as a new pilot court derives from both a strategy to maximize USAID’s

investment and to foster synergy with the other Tetra Tech project (PRADD, implemented by Tt

ARD). It also reflects a programmatic choice to concentrate on land ownership conflicts during

the coming years of ProJustice, and these types of conflict are particularly prevalent in the

Seguela region because of the diamond mining industry. Seguela is also a fast-developing tribunal

with a burgeoning caseload, in a particularly dynamic environment.

Abidjan Plateau: ProJustice management has received a number of requests from magistrates

and MOJHR officials to include the Abidjan Plateau TPI among its next group of pilot courts.

However, after careful consideration of these requests, and weighing the pros and cons, ProJustice

management has decided not to include this TPI. The size of this tribunal, and its well-known

organizational and management problems, would have sapped ProJustice resources (for example

it would likely have required two Court Coordinators instead of one). In addition, Abidjan already

receives a high level assistance in Yopougon. However, given the requests from officials

mentioned above and in the interest of good relations with national counterparts, ProJustice

management intends to provide some other specific assistance to Abidjan Plateau over the

following two fiscal years, such as for example, signage, and installation of suggestion boxes.

F. Pilot and Control Courts

The replacement of some of the existing pilot courts does not mean that ProJustice will

completely cease working in the courts of the first group. All of these courts will be monitored on

a quarterly basis as “control courts. ProJustice will then be able to monitor the evolution of these

courts over a longer period of time. As part of its sustainability program, ProJustice will also be

able to determine whether its past activities have had long-lasting effects in the management of

the courts, and which corrective measure should be taken in the second group of pilot courts.

Recommendation

Based on the above criteria, ProJustice is pleased to submit a list of selected pilot courts for the

fiscal years 2016-2018. The following list of recommended pilot courts results from a long

internal selection process based on criteria that have been thoroughly discussed with USAID and

with high-level official counterparts in the MOJHR. The list attached below includes 7 new pilot

courts and 4 existing ones. A map is also attached to this note to show the geographic coverage of

the program for the two years to come. We would appreciate the comments and prompt approval

of USAID for this list. At that stage, we will send an official notification to the MOJHR.

4

Proposed List of ProJustice Pilot Courts for Fiscal Years 2016-2018

(Black = existing courts; Red = new courts)

Glossary:

TPI: Tribunal de Première Instance (Court of First Instance)

SD: Section Détachée (Detached Section, reporting to a TPI)

Name Type (TPI reported to) Court of

Appeals

Agboville SD (Abidjan) Abidjan

Bondoukou SD (Abengourou) Abidjan

Dabou SD (Yopougon) Abidjan

Yopougon TPI Abidjan

Bouaké TPI Bouaké

Boundiali SD (Korhogo) Bouaké

Korhogo TPI Bouaké

Daloa TPI Daloa

Man TPI Daloa

Guiglo SD (Man) Daloa

Seguela SD (Daloa) Daloa

5

Geographic coverage of the ProJustice program

COMPTE RENDU DE LA REUNION D’INFORMATION SUR L’APPEL D’OFFRE

INFORMATISATION

Le mardi 21 juillet 2015 s’est tenue la première étape de l’appel d’offre (AO) pour le développement d’une solution logicielle pour l’informatisation de la chaîne civile, de la chaîne pénale et la production des actes administratifs pour le Ministère de La Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques de la Côte d’Ivoire. Il s’est agi d’une conférence préalable aux soumissions. Elle a eu lieu par audio conférence dans la salle de réunion de ProJustice à 13h10mns, heure d’Abidjan. L’ordre du jour était le suivant :

- Accueil et mot de bienvenue - Présentation du Programme d’Appui au secteur de la justice ivoirienne (ProJustice). - Revue des questions des soumissionnaires - Clôture de la conférence

Etaient présents : (voir liste jointe)

QUESTIONS REPONSES

Accueil et mot de bienvenue

I. REPONSES AUX QUESTIONS ECRITES

Monsieur Daniel DOBROVOLJEC, Chef du Projet ProJustice a présenté en substance ProJustice. Il a indiqué que ProJustice est le programme d’appui au secteur de la Justice en Côte d’Ivoire. Ce

programme est le résultat d’un accord de coopération entre le Gouvernement américain et l’Etat de Côte d’Ivoire financé par l’USAID. Il a, ensuite, présenté les experts présents dont des informaticiens du Ministère de la Justice des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques et un juriste employé à ProJustice, ce, en raison de la technicité du sujet. De même, les participants étant pour certains anglophones et francophones pour d’autres, un interprète a été coopté pour procéder à la traduction des échanges a-t-il précisé. C’est par une invitation adressée aux participants de se présenter que le Chef de Projet Daniel DOBROVOLJEC a terminé son mot de bienvenue et ouvert la vidéo conférence tout en les remerciant de leur présence. Après une brève présentation de chacun des soumissionnaires, l’on est passé à la phase de questions réponses. Cette phase de questions réponses a consisté à passer en revue les questions écrites posées par les soumissionnaires. Celles-ci ont été posées et répondues par ordre alphabétique, mode opératoire proposé par Daniel DOBROVOLJEC. Ainsi a-t-on procédé à répondre aux questions des sociétés AGOSOFT, CREAMSON LOGIC, CYNAPSYS, DKB SOLUTIONS, ESABORA, FYSCO CI, GROUPE GEOIMAGE OM SOLUTIONS INC., SATI, SGS-SNEDAI, SNDI-SOCITECHC-INOVA, SYNISYS. Après cette première série de questions, les participants ont eu droit à poser directement des questions portant sur l’appel d’offre. Les réponses à ces différentes questions ont été données par l’équipe ProJustice. Voir la composition de cette équipe en annexe AGOSOFT 1-Qui fournira le système d’exploitation des différents serveurs et quel sera le système utilisé s’il est fourni par le MJDHLP ?

• l’appel d’offre concerne l’application, le système d’exploitation est à la charge du Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés publiques et c’est un système Windows fourni par ledit Ministère.

2-Qu’entendez-vous par : «notifier le personnel des centres de détention des événements judiciaires et partager l'information entre les agences» dans 2.5 Exigences du logiciel.

• La collaboration qui existe entre le parquet et les établissements pénitenciers amène ces derniers à se notifier par mail ou par SMS.

• Le partage des informations se fait entre le parquet et les services de détention par SMS. 3- Qu’entendez-vous par : « La correction des erreurs devrait s’effectuer par l'ajout d’entrées correctives au dossier » dans 2.5.2.2 Registre des Actions / Mise au rôle.

• La correction des erreurs a lieu au niveau des différents modules. Elle doit être flexible sans toutefois chambouler la structure de l’application. On parle également de correction

du dossier Intervention dans la salle : S’agit-il de la correction apportée aux dossiers qui sont dans le système de l’application ou de mises à jour applicative ?

• Niveau applicatif. 4- Qu’entendez-vous par « une déconnexion chronométrée » dans 2.6.3 Sécurité.

• Il n’est pas permis à l’utilisateur de rester connecté en permanence. Après un certain temps d’inactivité, il doit être déconnecté pour des questions de sécurité.

CREAMSON LOGIC 1- Le fournisseur doit-il fournir une facture pour les équipements requis ou pour la mise en œuvre de leur application ou doit-il mettre en œuvre l’application dans le serveur central mentionné dans l’appel d’offre dans la section 2.4

• L’offre concerne seulement l’application et non l’infrastructure mais néanmoins il serait intéressant de préciser les prérequis pour supporter les propositions de l’application.

2- Veuillez fournir les spécificités du serveur local et le nombre de serveurs locaux qui seront disponibles pour la mise en œuvre dans les juridictions pilote

• 2 serveurs pour les sites pilotes • 1 serveur par site • 1 troisième au niveau central

3- Veuillez fournir le nombre total de transactions, le nombre de cas de dossiers qui sont supposés être traités par jour A Yopougon

• au Civil : 6336 dossiers pour l’année 2014 • au Pénal : 3746 dossiers pour l’année 2014

A Dabou

• au civil : 350 dossier pour l’année 2014 • ‘au pénal : 612 dossier pour l’année 2014

(Question dans l’assistance) Quel est le nombre de pages moyen pour un dossier?

• Environ 30 pages • Au moins quarante (40) pages par dossier

(Question dans l’assistance) Est-il prévu un serveur séparé pour la base de données et

un autre séparé pour l’application • Un seul serveur qui abritera les bases de données et l’application pour chaque site.

(Question dans l’assistance) Faut-il prévoir une application pour les dossiers commerciaux ?

• Non. Le mandat de ProJustice en général n’inclut pas les affaires commerciales. L’USAID et le Ministère de la Justice lui ont assigné comme focus de ce projet, le civil et le pénal et en particulier le pénal mais l’appel d’offre intègre la production et la distribution d’actes administratifs.

4- Veuillez confirmer si la sécurité du serveur sera assurée par le MJDHLP ?

• Oui la sécurité du serveur sera assurée par le MJDHLP. 5- Les modèles sont-ils prédéfinis ou dynamiques ? et quel est le format des modèles et le nombre d’éléments de données.

• Les modèles sont dynamiques. 6- Quel est le processus de collection des frais légaux, est-ce basé sur les documents ou les procès ?

• Les frais légaux découlent d’une tarification règlementaire et législative. Il existe une nomenclature des frais légaux pour les différents actes de procédures. ProJustice vient d’afficher dans toutes ses juridictions pilote cette nomenclature.

(Question dans l’assistance) Quelle pièce va servir de support pour constater le paiement d’un acte. Est-ce le reçu fourni par la caisse au moment du paiement de l’acte par le justiciable ou est-ce l’application qui gère la caisse ?

• C’est le reçu qui est la pièce justificative. Il sera donc scanné pour le besoin de

l’application.

(Question dans l’assistance) Pouvons-nous intégrer dans l’application le numéro du reçu sans avoir à le scanner ?

• Les numéros sont gérés par le Trésor. Dans un premier temps, sur la base des 2 et après le meilleur processus sera choisi.

7- Est-ce que les dossiers sont ouverts aux avocats, aux utilisateurs finaux ou par le personnel des tribunaux au nom des avocats ?

• L’avocat peut consulter le dossier lui-même mais en présence du Greffier ou du Greffier en Chef. Le justiciable n’a pas directement accès à son dossier mais c’est le greffier qui doit consulter pour le justiciable qui en fait la demande.

(Question dans l’assistance) Comment se fait la prise en charge des conclusions de l’avocat lors du dépôt de ces conclusions ?

• L’avocat étant l’élément clé de la programmation, il aura des accès pour suivre les dossiers de ses clients.

(Question dans l’assistance) Quel est le nombre des avocats en Côte d’Ivoire ?

• Environ 600 (Question dans l’assistance) L’avocat peut-il avoir accès aux dossiers des clients en ligne ?

• Oui. (Question dans l’assistance) L’architecture contredit les explications données lors des échanges

• L’architecture prévoit cela. 8- Est-ce que les tribunaux civils et pénaux sont séparés ?

• Toutes les procédures se passent dans les mêmes juridictions civiles et pénales. 9- Quels sont les types de formats des documents à classer. Est-ce en version PDF ou est-ce que les soumissionnaires sont libres de proposer un format ?

• PDF

10- Est-ce que le texte du volume de la charge du travail fait partie du texte de l’acception du système ?

• Oui 11 – Veuillez fournir le nombre supposés d’utilisateurs parallèles qui peuvent utiliser le système de façon simultanée

• Environ 50 12- Les alertes s’adressent-elles aux utilisateurs internes, c’est-à-dire aux juges, greffiers

• Greffiers, Magistrats et Avocats Une ouverture est-elle prévue pour les justiciables ? (assistance)

• Non, c’est pour cela que l’on parle d’avocats CYNAPSYS 1- L’évaluation technique se fera-t-elle à San Francisco

• L’évaluation technique se fera à Abidjan du 24 au 28 août 2015. Le comité d’évaluation sera composé des représentants de ProJustice, dont les 2 experts qui ont rédigé les TDR de l’appel d’offres, du Directeur adjoint de ProJustice qui présidera le comité, 2 représentants du Ministère de la Justice, dont Jean Luc Bolé, responsable du service Informatique du Ministère, et un autre représentant du cabinet du Ministre. Ce sera les personnes actives et votantes. A côté de cela, il pourrait y avoir des représentants

observateurs de différentes autres institutions, dont le Ministère des nouvelles technologies, de l’Economie, la Primature et la Haute Autorité de la Bonne Gouvernance. Il y aura donc 5 membres votants, actifs et des observateurs.

2- Quelle est la durée d’exécution du projet

• C’est à vous de le proposer, car les soumissionnaires seront évalués sur le temps qu’ils proposent pour réaliser et développer le progiciel. A eux de l’indiquer dans leur proposition.

(Question dans l’assistance) Quelle était la partie de ces trois années qui est attribuée au développement de l’application

• La première année. 3- Quel est le nombre d’hommes de jour ou hommes mois estimés pour réaliser la prestation ?

• C’est au soumissionnaire de dire en combien de temps sa solution peut être prête et développée.

4- Quel est le nombre de participants informaticiens et utilisateurs à la formation ?

• Réponse contenue dans le dossier d’appel d’offre au point 2.9 (formation) 5. Quelles sont les conditions et modalités de paiement ?

• Ceci fera partie des négociations commerciales avec le siège de Tetra tech DPK, si le soumissionnaire est attributaire du marché.

6- Quelle est la durée de validation des rapports ?

• Une à deux semaines 7-Quelle est l’OS du serveur local et central ?

• Réponse déjà apportée auparavant. 8- Page 13 au niveau du paragraphe 2.5.2.1 ouverture d’une procédure vous avez écrit : « l’indice doit être maintenu tout dossier pour élaborer… que voulez-vous dire par indice ?

• Identifiant unique pour référencer le dossier.

9- Quel est le nombre d’utilisateurs finaux pour les sites pilotes et les futurs sites ?

• Sites pilotes utilisateurs estimés à 150 et 1000 pour les utilisateurs finaux. 10- Quel est le volume des affaires pénales pour les 2 tribunaux pilote ainsi que ceux pris en compte dans le futur ?

• Déjà répondu. 11- Architecture et matériels requis prennent en considération que les 2 tribunaux pilote pendant les 3 premières années. Veuillez nous indiquer le nombre de tribunaux et de bureaux de procureurs qui vont exploiter le logiciel au futur afin d’exploiter convenablement le logiciel.

• 37 tribunaux et Sections détachés et cours d’appels fonctionnels sur le territoire ivoirien. Le gouvernement planifie la construction de nouveaux tribunaux.

12- Types de formulaires et autres documents, et les affichages à générer, le cas échéant, nous vous prions de fournir un ordre de grandeur du nombre d’indicateurs à produire, indicateurs complexes, indicateurs moyennement complexes et indicateurs non complexes

• Permettre la recherche multicritères pour pouvoir faire des états, des statistiques, des tableaux de bord sous diverses formes (circulaires, histogrammes, etc.) pour la prise de décisions.

13- Est-ce possible d’avoir les imprimés écran sur les convocations, les mandats, les actes de naissances et les certificats de décès ?

• Pas possible car fait manuellement. Peut être produit sur support papier. 14– Exigences fonctionnelles point 2.5.2 dans le DAO. Est-ce que les indices de procédure sont les écrans récapitulatifs du dossier ?

• Les identifiants 15- Pour la fonction de programmation, la notification est effectuée par email ou push notification ?

• Les deux et si possible, SMS en plus 16- Le fournisseur doit d’abord envisager la formation du personnel informatique dans le domaine pertinent. Veuillez nous indiquer le nombre de personnel informatique ?

• 15 informaticiens (cf. TDR 2.9). DKB SOLUTIONS Combien d'utilisateurs pourront être connectés à l'application que notre société ?

• Environ 50 utilisateurs ESABORA 1- D’après notre compréhension du paragraphe « 1.19 Source / Nationalité », une

entreprise française est habilitée à soumissionner au présent appel d’offres. Or, le point G du chapitre « I. Référence de l’entreprise » de l’annexe 1 « Format et plan de la proposition technique » nous semble indiquer que le fournisseur doit obligatoirement être une société détenue à plus de 50% par un citoyen ivoirien ou américain. N’y-a-t-il pas contradiction ? Une société française détenue par des citoyens français est-elle habilitée à répondre ?

• L’appel d’offre est ouvert et international .Il donc est ouvert à tous les offrants et soumissionnaires sauf ceux mentionnés dans le lien du gouvernement américain.

2- La consultation porte sur le développement d’un logiciel de gestion des procédures

judiciaires. Une offre basée sur un progiciel existant est-elle acceptable ?

• Oui 3- Le paragraphe « 1.21 Propriété » indique que tous les droits reviennent à

ProJustice / USAID et à Tetra Tech DPK. Dans le cas d’une offre basée sur un progiciel existant, confirmez-vous que les droits cédés sont limités à la seule exploitation par les juridictions de Côte d’Ivoire ? Autrement dit, dans le cas d’une offre basée sur un progiciel existant, confirmez-vous que son éditeur en reste propriétaire hors de la Côte d’Ivoire d’une part et en concède tous les droits à ProJustice/ USAID / Tetra Tech DPK pour son exploitation en Côte d’Ivoire d’autre part ?

• Oui, l’Appel d’Offre est pour la Côte d’Ivoire. Cette application devient la propriété du Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques.

• Non elle ne peut pas être utilisée pour d’autres pays. • Les propositions retenues seront pour l’Etat de Côte d’Ivoire. Il pourra l’installer sur

toutes les autres juridictions. (Question dans l’assistance) Qui est alors propriétaire de la licence ?

• Le ministère de la Justice en est le propriétaire. (Question de l’assistance) Le ministère est-il propriétaire de l’application et/ou des codes sources ?

• Il est propriétaire de l’application et des codes sources. (Question dans l’assistance) Cette approche de la propriété ne tend elle pas à écarter à priori les concepteurs comme MICROSOFT qui ne voudront jamais donner leur licence ?

L’idée est de permettre au ministère d’être libre de modifier ou de manipuler les données du logiciel.

4- Quelle est la durée estimative du contrat ? En combien de temps faut-il que le logiciel soit opérationnel dans les deux juridictions pilotes et au MJDH ?

• Il revient au soumissionnaire d’en faire la proposition 5- Faut-il remettre un manuel utilisateur à chaque personne formée ? Sous forme papier ? Si oui, la reproduction des manuels incombe-t-elle au fournisseur ?

• Un seul suffira. Il doit être en version papier et version électronique. 6- Dans l’hypothèse où une offre basée sur un progiciel est acceptable, dans quelle

rubrique de coûts faut-il faire figurer les coûts de licence ? Dans la rubrique « autres coûts directs », dans la rubrique « coûts indirects » ou dans la rubrique « frais fixes » ?

• Frais fixes

FYSCO-CI 1. Quelle est la Base de données utilisée ? ou est- elle à fournir ?

• Il revient au soumissionnaire d’en faire une proposition. Est-ce que la proposition financière doit contenir le coût de la base de données ? (assistance)

• Oui Tous les coûts doivent être intégrés dans les propositions en évitant les coûts récurrents.

2. L’architecture Matérielle est-elle disponible ou à acquérir ? quel OS ?

• A acquérir. Windows 3. Qui fera le pilotage et MOD du projet ?

• Ce sont le Ministère de la Justice des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques (Service Informatique), ProJustice et les soumissionnaires.

4. Existe-t-il un Schéma Directeur du Ministère ?

• Oui 5. Les Cahier de Charge fonctionnels sont t ils disponibles ou à faire par le soumissionnaire ?

• A faire par le soumissionnaire. GEOIMAGE et OM CONSULTING Dans le DAO, vous avez écrit à la page 24 : "Joindre la documentation démontrant que votre entreprise est légalement organisée en vertu des lois des États-Unis ou de la Côte d'Ivoire et est à plus de 50% détenue par les Ivoiriens ou des citoyens Américains ou des résidents légaux ou une combinaison des ceux-ci." Question: Compte tenu de ce qui précède, est-ce qu'une société de juridiction canadienne détenue majoritairement par un Ivoirien peut appliquer à l'Appel d'offres en groupement avec une société de juridiction ivoirienne?

• Oui SATI 1-Dernière phrase de 1.16 ProJustice se réserve le droit d'attribuer tout ou partie de l'ouvrage décrit dans le présent AO à un ou plusieurs soumissionnaires. Est-ce à dire que l'ouvrage pourrait être séparé en plusieurs lots et attribué à des fournisseurs différents?

• C’est une clause habituelle dans les dossiers d’Appel d’Offre. L’intérêt de ProJustice est

d’aller avec un seul soumissionnaire. 2-Dernière phrase de 1.22 Les soumissionnaires sont encouragés à développer un consortium avec une entreprise Ivoirienne de TIC, qui devrait fournir des installations locales de maintenance et de formation après la durée de l’accord de sous-traitance. Cela s'adresse aux entreprises étrangères ? Ou bien, les entreprises nationales doivent traiter avec une entreprise ivoirienne de TIC ?

• Oui elle s’adresse essentiellement aux entreprises étrangères pour que cette appel d’offre permette au Ministère de la Justice d’avoir un référent national sur le territoire et non pas de consultants qui viendront pour une courte durée laissant le Ministère dans un vide de partenariat sur le long terme. C’est aussi pour qu’il y ait sur place un interlocuteur qui demeure et soit ensuite l’interlocuteur du Ministère de la Justice.

3- La mission du fournisseur s'arrête aux deux (02) sites pilotes ? Ou, va-t-elle jusqu'à l'extension totale du réseau nationale

• Elle s’arrête aux deux (02) sites. 4- 2.61 Gestion du système Avoir plus d'explication sur les deux points de cette partie?

• Il s’agit du volet administratif de l’application (paramétrages, accès…). 5-Références et expérience acquises QUESTION5: Etant donné que le contrat est un document confidentiel de prestation, serait-il possible de fournir une attestation de bon d'exécution en lieu et place d'un contrat de prestataire?

• C’est possible à condition d’avoir les références, point de contact, attestation de bonne exécution suffisamment détaillée.

6- Quels doivent être la taille et la police des caractères dans la rédaction des documents?

• Times New Roman 11

7- Point G du DAO. Identifiez le nombre d'années pendant lesquelles votre entreprise / consortium a fonctionné en Côte d'Ivoire. Joindre la documentation démontrant que votre entreprise est légalement organisée en vertu des lois des États-Unis ou de la Côte d'Ivoire et est à plus de 50% détenue par les Ivoiriens ou des citoyens Américains ou des résidents légaux, ou une combinaison de ceux-ci.

Cette information est-elle valable pour les entreprises nationales?

• Pas d’exclusion 8- Narratif, qu'est-ce que cela signifie?

• Description, explication. SGS-SNEDAI 1- Nombre total de tribunaux ou chaînes pénales concernés par la mise en œuvre après le test pilote

• 2 juridictions pilote et 35 en attente. 2- Nombre total de dossiers civils et pénaux traités en 2014. Fournir les statistiques

• Déjà répondu. Réf. réponse à la question 11 posée par la société CREAMSON LOGIC.

3- Un dossier peut-il être créé sur un site et transféré sur un autre site ?

• Si la loi le prévoit, il n’y a donc aucun problème. l peut être retransmis à la machine.

4- Comment quantifiez-vous la charge de travail sur un dossier ?

• Il s’agit des statistiques. 5- L’accès du public ne peut être créé qu’à travers extranet ou internet. Sommes-nous supposés fournir un service internet pour le site existant du Ministère pour permettre l’accès du public ou créer un site web séparé pour cette fonction

• L’application devrait supporter mais ne met pas en place. 6- Le Ministère de la Justice a-t-il un modèle de rapport ou devons-nous en proposer ?

• Non, il n’existe pas de modèle de rapport mais le soumissionnaire peut en proposer.

7- Le fournisseur doit-il installer ou mettre un place un logiciel d’applications au Ministère de la Justice, ce qui signifierait trois installations, 2 sur les sites pilotes et 1 pour le Ministère.

• Trois car il y a le site de réplication au Ministère.

SNDI-SOCITECH-INOVA

1- Créer gérer et suivre les procédures pénales et civiles

- Existent-ils des documents écrits formalisés pour toutes les procédures ? Ces procédures doivent elles couvrir : - Les enrôlements, les - Les différentes étapes de l’audience (l’avant le pendant et l’après) - les renvois, - les rédactions de décisions - Les recours ? - Les délivrances d’actes (grosse, Minutes…) - Les enregistrements - Les tarifications des actes - Les paiements

- - La caisse Qui de la - récupération des anciens - Dossiers.

• Oui, il en existe et sont détenus par les juridictions pilote.

2-Gérer les actes administratifs

- Le système doit ils produire ces différents actes ? - La signature électronique doit-elle être prise en compte ? Si oui de quelle autorité

de certification ? - Prévoir des imprimantes Quid de la récupération des anciens actes

• Il s’agit plutôt de la signature scannée et non la signature électronique. 3-Notification et alerte évènements judiciaires

- C’est quoi un évènement judiciaire ? - Comment l’évènement est capté dans le système ? - Les notifications & alertes pourront-elles être envoyés aussi par SMS, Email ? Pouvons-nous proposé un outil d’alerte par Email et SMS ?

• Il faudra s’en référer à la réponse de la question 2. 4-Partage d’informations entre agences - C’est quoi une agence - Quel sont les modes de partages prévus ? Quels seront les niveaux

II- REPONSES AUX QUESTIONS ORALES

d’interconnexion entre les agences ?

• La notion d’agence renvoie ici aux juridictions pilote ou les différents sites. La population carcérale n’est pas concernée. Le partage entre agence se fait via le site central jusqu’à ce qu’on atteigne le stade d’Intranet. L’échange des mises à jour se fait via le site central.

5-Production de rapport

- Charges de travail - Informations de gestions

• Pas trop clair

6-Peut-on avoir plus de détails ?

1. Enregistrement chronologique et historiques des événements sur un dossier (Evènements achevé)

• C’est le “work flow”.

7-La correction des erreurs par ajout d’entrée correctives : Quel est le sens réel de cette spécification ?

• Faire évoluer l’application 8-Préférence pour les Langages PHP et ASP : Vous marquez votre préférence pour une solution Open Source. PHP est ouvert et ASP est Propriétaire. Pouvons-nous avoir votre préférence entre ces deux langages ?

• Pas de préférence. Le soumissionnaire peut faire la proposition. 9-Sauvegarde des serveurs locaux sur le site central : La MAJ du site central par les Agences est-elle en online ? Autrement, doit-on proposer un outil de réplication online ?

• Faites la proposition.

SYNISYS 1- Les propositions peuvent-elles être soumises en anglais ?

• Oui. Les propositions seront admises en anglais comme en français. 2- Devons-nous inclure les coûts relatifs aux RDBMS ?

• Tous les coûts indirects ou directs doivent être inclus dans le budget.

1- Microsoft Outlook est-il utilisé dans les juridictions pilote et dans le ministère de la Justice ?

• Oui. 2- Est-ce qu’il y aura un informaticien sur chaque site distant comme signifié dans les TDR ?

• Oui, des agents du Ministère 3-Qu’en sera-t-il des dossiers en cours ?

• Ils feront l’objet de négociations avec les soumissionnaires qui devront en tenir compte dans leurs propositions. L’état des affaires en cours n’est pas encore fait alors à ce niveau, aucune évaluation ni appréciation ne peut être faite.

4- Qu’en sera-t-il si le système d’exploitation n’est pas WINDOWS ?

• Le Ministère de la justice et ProJustice étudieront la question.

III. Mot de clôture

5-Quelle est la date de remise du rapport ?

• Le 24 juillet 2015 à 16h00 heure d’Abidjan. 6-Quel est le choix du langage de programmation ? Pourquoi la préférence pour PHP et SP ?

• Le soumissionnaire peut proposer d’autres langages. 7-Achat du certificat de sécurité à la charge du fournisseur

• Faire des propositions dans l’offre 8-Pas de pièces justificatives au dossier d’appel d’offres, notamment la CNPS, le registre de commerce.

• Un certain nombre de prérequis administratifs sont demandés dans le dossier d’appel d’offre. Il y a également des directives pour présenter les soumissions.

Dans son mot de clôture, Daniel DOBROVOLJEC, le chef du Projet s’est excusé des inconvénients d’audition et a espéré que cette conférence a été profitable pour tout le monde. Il a remercié les nombreux participants et a indiqué que cette conférence préalable aux soumissions, s’est faite sous l’égide de l’USAID représenté par Mme Leah KAPLAN, qui finance le projet ProJustice et qui a également financé l’appel d’offre. Il a terminé en souhaitant bonne chance aux soumissionnaires.

La conférence a pris fin à 16 h 44.

P.J. : - Liste des soumissionnaires présents dans la salle - Liste des soumissionnaires intervenus par vidéo conférence - Liste du comité des Experts et du staff ProJustice Fait à Abidjan, le 22 juillet 2015

4 septembre 2015 - Bouaké

Internet

Bouaké : Les étudiants de l’université de Bouaké s’informent sur les différentes carrières

judiciaires

Le bureau régional du Programme pour le développement du système judiciaire en Côte d’Ivoire (ProJustice) a initié jeudi à Bouaké, une Journée carrière pour permettre aux étudiants de l’université Alassane Ouattara de s’informer sur les différentes carrières et corps de métiers de leur domaine. Le coordonnateur d’accès à la justice de ProJustice, Traoré Drissa, a indiqué que cette initiative est importante parce qu’elle s’inscrit dans le cadre des activités de ce programme et permettra aux étudiants, en tant que futurs animateurs de l’appareil judiciaire, de s’imprégner des réalités des professions et carrières qu’ils sont amenés à embrasser au sortir de l’université. La directrice de l’Ecole de la magistrature de l’Institut national de formation judiciaire, Cissé Makoueni Delphine, a instruit les étudiants sur les carrières et différents corps de métiers ainsi que les voies pour y accéder. Ensuite, elle les a exhortés à bien travailler pour être de bons étudiants et de bons professionnels. « Au moment où nous parlons de l’employabilité, il était quand même important qu’on puisse d’abord et avant tout donner une certaine visibilité aux professions, parce que l’étudiant qui sort de l’UFR des sciences juridiques doit pouvoir savoir au moins différencier les spécialités », a souligné, pour sa part, le président de l’université Alassane Ouattara, Pr Poamé Lazare Marcellin. Il a remercié les initiateurs et s’est réjoui de l’intérêt que les étudiants ont montré pour le droit et les différentes professions à travers leur mobilisation, promettant d’œuvrer pour la pérennisation de cette Journée carrière. Le délégué général de l’UFR des sciences juridiques, administratives et de gestions, Djè Bi Emmanuel, s’est réjoui également de l’initiative de cette Journée. Pour lui, cette activité vient à point nommé parce qu’elle offre l’opportunité aux étudiants de s’informer sur les métiers du Droit. Le Programme de renforcement du système judiciaire en Côte d’Ivoire est mis en œuvre par Tetra Tech DPK et financé par l’Agence américaine pour le développement international (USAID). Le projet est exécuté au niveau de 11 tribunaux pilotes du pays. (AIP)

20 juin 2015 - Abengourou

Presse

Société Abengourou : des leaders d’opinion sensibilisés sur les procédures d’accès à la justice Abengourou - L’ONG international Transparency Justice a organisé du mercredi au jeudi au centre Kizito d’Abengourou une séance d’information et de sensibilisation sur les procédures d’accès à la justice et l’assistance judiciaire à l’intention d’une vingtaine de leaders d’opinion. L’objectif visé par cette activité, qui s’inscrit dans le cadre de la promotion de l’accès à la justice et la vulgarisation de l’assistance judiciaire, est d’augmenter et d’améliorer la connaissance du droit et du système judiciaire ivoirien des participants de sorte à accroître leurs possibilités d’accès à la justice et à l’assistance judiciaire. Pendant les deux jours qu’ont durée les travaux, le formateur, le magistrat Kouamé Séraphin, juge au tribunal de première instance d’Abengourou et membre fondateur de l’ONG Transparency Justice, a mis l’accès sur l’organisation judiciaire en Côte d’Ivoire. Il a aussi insisté les règles et procédures d’accès aux tribunaux, notamment, en matière pénale, civile, sociale et administrative. Le spécialiste du droit a, également, traité de la question de l’assistance judiciaire en indiquant la procédure à suivre pour bénéficier de cette facilité faite par l’Etat aux populations démunies pour leur permettre de bénéficier de l’assistance d’un avocat dans le règlement d’un contentieux devant les tribunaux. Les participants ont également été instruits sur les réponses juridiques et judiciaires apportées aux violences sexuelles, notamment, les mutilations génitales féminines (MGF), les viols et les mariages précoces et forcés. Ils devront au sortir de ces deux jours de travaux faire la restitution des connaissances acquises afin de permettre à l’ensemble de la population d’être au même niveau d’information. Outre l’information et la formation des leaders d’opinion, ce projet de promotion de l’accès à la justice et de vulgarisation de l’assistance judiciaire, exécuté par l’ONG Transparency Justice en partenariat avec ProJustice (programme pour le renforcement du système judiciaire en Côte d’Ivoire) et l’USAID, comporte plusieurs autres volets. Il s’agit, notamment, du volet sensibilisation de proximité et de mass à travers des focus group, des émissions radio et la diffusion de PAD. Des journées portes-ouvertes seront

également organisées dans les différentes localités d’exécution du projet, notamment, Yopougon, Dabou, Abengourou et Bouna. Ces journées portes-ouvertes seront l’occasion pour les visiteurs de se faire expliquer le fonctionnement des différents services des tribunaux et de faire connaissance avec ses animateurs. Un autre volet phare de ce projet concerne l’installation de kiosques à l’entrée des tribunaux pour orienter les usagers vers les différents services

Revue de presse 31 août 2015

Yamoussoukro: Journalistes et animateurs de radios formés au système judiciaire ivoirien

Pour le coordonnateur du projet au sein du Midh, Justin Kouassi Koffi, ce renforcement de capacités des hommes de médias arrive à point nommé. En effet, a-t-il expliqué, la méconnaissance du système judiciaire a fait naître des « intermédiaires » communément appelés des « margouillats ».

Yamoussoukro: Journalistes et animateurs de radios formés au système judiciaire ivoirien A l’initiative du Mouvement ivoirien des droits humains (Midh), une dizaine de journalistes et animateurs de radios de proximité ont été formés, le samedi 29 août, sur le système judiciaire en Côte d’Ivoire. Une session de formation rendue possible grâce au Programme pour le renforcement du système judiciaire (Projustice) et l’Agence des États-Unis pour le développement (Usaid). Venus de Gagnoa, Lakota, Sinfra, Bouaké, Yamoussoukro et Dimbokro, les participants ont été instruits sur plusieurs modules que sont: « Comment saisir le tribunal ? », « l’assistance judiciaire en Côte d’Ivoire », « les différents documents délivrés par la justice et leurs

http://www.fratmat.info/media/k2/items/cache/f1a955ed80921b7996f2cc00ddfe9238_XL.jpg

coûts », « l’organisation et le fonctionnement du système judiciaire ivoirien », « les violences basées sur le genre » et « rôle des acteurs de la justice (juge, procureur, greffier, huissier, notaire, commissaire priseur…). Pour le coordonnateur du projet au sein du Midh, Justin Kouassi Koffi, ce renforcement de capacités des hommes de médias arrive à point nommé. En effet, a-t-il expliqué, la méconnaissance du système judiciaire a fait naître des « intermédiaires » communément appelés des « margouillats ». Ainsi, à l’issu de ce séminaire, les bénéficiaires de ce programme seront mieux outillés pour instruire leurs auditeurs respectifs dans les différentes productions. Signalons que cette action du Midh à l’intention des hommes de médias a été appréciée à sa juste valeur. « Nous mettrons à profit ce que nous avons appris dans nos émissions en termes de sensibilisation et d’éducation de nos populations respectives », a promis, au nom des participants, Yacinth Etté de la radio « la voix du N’Zi » de Dimbokro. KOFFI KOUAME Agence de Yamoussoukro

22 août 2015 - Abengourou

Presse

Société Abengourou : le tribunal d’Abengourou s’ouvre au grand public Société Abengourou - L’ONG Transparency Justice a organisé, jeudi, une journée portes-ouvertes au tribunal de première instance d’Abengourou avec le soutien financier de l’agence des Etats-Unis pour le développement international (USAID) par le biais du programme ProJustice. Cette activité, qui s’inscrivait dans le cadre du projet de promotion de l’accès à la justice et de vulgarisation de l’assistance judiciaire, visait à faire connaitre aux justiciables le fonctionnement des différents services du tribunal, notamment, le siège, le parquet et les greffes. Il avait également pour objectif de faire connaitre les rôles de certains auxiliaires de justice, notamment, les huissiers et les notaires et de permettre aux populations d’échanger avec les principaux animateurs du système judiciaire. « A Transparency Justice, nous pensons que le fossé qu’il y a entre les justiciables et la justice relève du manque d’informations. C’est donc pour nous une opportunité offerte aux populations de s’informer un peu plus sur la justice afin de la fréquenter davantage », a expliqué Krou Michel, chargé de projet à Transparency Justice. Il a, par ailleurs, loué la disponibilité et la sollicitude des acteurs judiciaires d’Abengourou, notamment, les magistrats et les auxiliaires de justice (huissiers, notaires) qui ont accepté de contribuer à la réussite de ce projet qui doit permettre à terme d’améliorer et d’accroître l’accès des populations aux services judiciaires. Cette initiative de Transparency Justice a rencontré l’adhésion des justiciables qui ont effectué nombreux le déplacement pour mieux faire connaissance avec l’appareil judiciaire qu’ils ont longtemps considéré comme un bois sacré et d’échanger avec ses animateurs sur différentes préoccupations. « Cette initiative est très louable, car elle permet aux populations de se familiariser avec leur justice et de ne plus l’apercevoir comme un bois sacré inaccessible aux non-initiés », a déclaré le président de l’ONG Univers santé, Ebrotié Kouadio Sylvestre, qui a pris part à cette journée portes-ouvertes.

RAPPORT GENERAL DU SEMINAIRE SUR

L’IMPLICATION DES FEMMES DANS LA

MAGISTRATURE

DU 28 AU 29 MAI 2015

Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28

au 29 Mai 2015

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Un séminaire sur l’implication des femmes dans la Magistrature a été organisé par ProJustice

les 28 et 29 Mai à l’Hotel LA PLAYA, Grand-Bassam.

Il a regroupé 34 participants venant, de l’Assemblée Nationale, de la Cour Suprême (Parquet

Général et siège), du Ministère de la Justice des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques,

du Ministère de la Solidarité, de la Famille, de la Femme et de l’Enfant, des Cours d’Appel

d’Abidjan, de Bouaké et de Daloa, des tribunaux de première instance de Man et Gagnoa, des

sections de tribunaux de Lakota et Agboville, des syndicats de magistrats, de l’observatoire

national de l’égalité et du genre, du barreau et de l’association des femmes juristes de Côte

d’Ivoire. La liste des participants en annexe 1.

Ce séminaire a été articulé autour de 4 grands moments.

- la cérémonie d’ouverture

- les communications et discussions

- les travaux en atelier, restitution en plénière et recommandations

- la cérémonie de clôture

I. LA CEREMONIE D’OUVERTURE

La cérémonie d’ouverture a été ponctuée de 4 allocutions.

La première a été prononcée par M. Daniel DOBROVOLJEC, Chef du projet ProJustice. Il a

remercié les participants qui ont bien voulu accepter de venir prendre part à ce séminaire. Il a

réaffirmé la reconnaissance de ProJustice et TETRATECH DPK à Monsieur le Garde des

Sceaux, Ministre de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques pour son

soutien aux actions de ProJustice et l’USAID pour le financement de ProJustice.

Il a salué la présence à la cérémonie d’ouverture de Madame la Procureure Générale, Près la

Cour Suprême dont la présence témoigne de son engagement pour l’amélioration de la

situation des femmes dans la Magistrature.

Le chef de projet s’est appesanti sur les chiffres concernant la représentation des femmes

dans la Magistrature dont la proportion est autour de 26% et une sous-représentation dans les

postes les plus haut placé de la hiérarchie judiciaire. Il a rappelé certaines réalisations de

ProJustice dans ses 11 juridictions pilotes. Il a insisté sur la participation de sa structure à la

semaine de la justice organisée par la mutuelle de la grande famille judiciaire en juillet

2014 dont les activités étaient articulées autour de la place des femmes dans les professions

juridiques et judiciaires.

L’ambition de ProJustice est de faciliter une plus grande participation des femmes dans la

magistrature.


au 29 Mai 2015

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Il a indiqué qu’une plus grande diversité dans le personnel judiciaire magistrat et non magistrat

et notamment une présence plus accrue des femmes dans le système judiciaire, peut

grandement contribuer à accroître l’efficacité de ce système.

Il a précisé que ce séminaire n’est nullement une manifestation ou une position militante ou

sexiste en faveur d’une prise de pouvoir des femmes mais est, au contraire, une tentative pour

trouver une meilleure harmonie, une plus grande efficacité du pouvoir judiciaire, à travers

l’équilibre du genre.

Il a terminé son propos, en souhaitant, que ce séminaire puisse contribuer pleinement à la

prise de conscience de l’importance des femmes dans le système judiciaire ivoirien.

Monsieur Benjamin OLAGBOYE, intervenant au nom de USAID, a salué la présence de

l’ensemble des participants et particulièrement celle de madame la procureure générale près

la Cour Suprême.

Il a précisé que l’USAID place au cœur de son assistance programmatique la question du

genre. En encourageant la promotion des femmes dans la magistrature, leur objectif vise non

Ph Allocutions d’ouverture, de gauche à droite, M. Benjamin OLAGBOYE, représentant USAID, M.

DANIOGO Klofanhan N’Golo, Directeur des Affaires Civiles et Pénales, représentant le Garde des Sceaux,

M. Daniel Dobrovoljec, chef de projet ProJustice et Mme Jessica Vapnek, Directrice des programmes

Techniques à TETRA TECH


au 29 Mai 2015

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seulement à réduire les disparités, à promouvoir l’égalité des chances au niveau des hommes

et des femmes, mais à valoriser le potentiel des femmes. C’est pourquoi il se réjouit de la tenue

de ce séminaire extrêmement important portant sur la problématique de la promotion des

femmes.

Il a salué ProJustice pour la tenue de cette activité et l’a encouragé à aller plus loin en faisant

en sorte que dans toutes ses activités la question de la promotion des femmes dans le secteur

judiciaire soit traduite en réalité.

Pour lui, il ne s’agit pas d’une confrontation avec les hommes mais de faire en sorte que le

mérite des femmes magistrates soit reconnu et célébré.

Il a salué et encouragé les efforts de l’Etat de Côte d’Ivoire dans la promotion des femmes aux

hautes fonctions judiciaires.

Monsieur DANIOGO Klofanhan N’Golo, Directeur des affaires civiles et pénales, représentant

le Garde des Sceaux, Ministres de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques,

a remercié ProJustice pour avoir pensé à organiser un atelier sur l’implication des femmes

dans la magistrature.

Il a rappelé l’ensemble des efforts de ProJustice pour soutenir le renforcement du système

judiciaire en Côte d’Ivoire et accompagner le gouvernement, particulièrement le Ministre de la

Justice dans ses réformes du secteur de justice. Il a entre autres cité les formations conjointes

magistrats-OPJ, l’équipement en matériels informatiques de certains parquets, des unités de

police judiciaire (commissariats de police et brigades de gendarmerie), la direction des affaires

civiles et pénales (bureau nationale de l’assistance judiciaire), la vulgarisation de l’assistance

judiciaire….

Il a également rappelé les incapacités qui étaient liées au statut de la femme notamment

d’ouvrir un compte personnel. Les choses ont évolué dans ce domaine. Il n’y a donc aucune

raison pour que cela n’en soit pas de même pour les femmes magistrats.

Le représentant du garde des sceaux s’est intéressé ensuite à un certain nombre de chiffres

qui révèlent la sous-représentation des femmes dans la magistrature, les femmes représentent

environ 26% des magistrats.

Selon lui, malgré les avancées, beaucoup de choses restent à faire. Et le garde des sceaux

est disposé à promouvoir des femmes à des postes de responsabilités. Il attend des

magistrates qu’elles lui en donnent l’opportunité par la qualité de leur travail.

Il a souhaité que cet atelier soit l’occasion de réfléchir en profondeur sur les obstacles et

handicaps sur le chemin de l’émergence des femmes dans la magistrature.

Madame la procureure générale, près la Cour Suprême, assistant à la cérémonie

d’ouverture a relevé le taux très faible des femmes dans les postes de responsabilités.


au 29 Mai 2015

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Elle a souhaité que les participants réfléchissent sur les raisons qui font que peu de femmes

se présentent et réussissent le concours d’entrée à l’école de magistrature. Elle les a exhortés

à analyser les obstacles à la promotion des femmes magistrats et proposer des solutions.

Elle a indiqué que l’amélioration de la situation de femmes ne pourra pas se faire par et avec

les femmes seules. Elles ont besoin du soutien et de l’accompagnement des hommes pour

faire évoluer les choses.

Elle a terminé en recommandant la création d’une association des femmes magistrats en vue

de contribuer à améliorer leur situation.

II. COMMUNICATIONS ET DISCUSSION

Les quatre communications programmées ont été prononcées.

1. Le recrutement et l’avancement en grade des magistrats

Cette communication a été dite par Monsieur YAO Kouakou Patrice, haut conseiller à la

Chambre Judiciaire de la Cour Suprême.

Il a, d’entrée de jeu, indiqué les deux (02) modes d’accès à la magistrature :

- Le recrutement par voie de concours

- L’admission sur titre

Le Garde des Sceaux est disposé à promouvoir des femmes à

des postes de responsabilités, a déclaré son représentant, M.

DANIOGO

Pour Madame la Procureure Générale près la Cour Suprême,

l’amélioration de la situation de femmes ne pourra pas se faire

par et avec les femmes uniquement


au 29 Mai 2015

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Le recrutement par voie de concours est fondé sur l’article 20 de la loi portant statut de la

Magistrature. Ainsi nul ne peut être magistrat s’il n’a accompli, préalablement un stage de

formation professionnel et satisfait aux examens de fin de stage. L’admission au stage a lieu

par voie de concours.

Initialement le concours était organisé par le ministère de la fonction publique à travers l’Ecole

Nationale d’Administration (ENA), aujourd’hui il est organisé par le ministère de la justice par

le canal de l’institut national de formation judiciaire (INFJ).

L’admission sur titre c’est lorsqu’une personne est autorisée à suivre directement le stage de

formation professionnelle ou est nommée directement dans le corps sans avoir satisfait aux

épreuves du concours.

La loi portant statut de la Magistrature prévoit deux hypothèses d’admission sur titre.

Premièrement, peuvent être nommés directement en qualité d’auditeur de justice, c’est-à-dire,

de magistrats stagiaires, sans avoir à satisfaire aux épreuves du concours les avocats

stagiaires qui justifient de deux années de stage, les fonctionnaires et agents publics titulaires

que leur compétence et activité dans le domaine juridique, économique et social qualifient pour

l’exercice des fonctions judiciaires, les docteurs en droit, les assistants des facultés de droit

ayant exercé cette fonction pendant trois années au moins et possédant un diplôme d’étude

supérieur dans une discipline juridique.

Deuxièmement, peuvent être nommés directement aux fonctions des deux grades du corps

judiciaire, les fonctionnaires et officiers ministériels que leur compétence et leur activité dans

le domaine juridique, économique et social qualifient pour l’exercice des fonctions judiciaires

et qui exercent leur fonction depuis plus de 10 ans, les avocats, les greffiers en chef et les

secrétaires de chambre de la cour suprême ayant au moins 10 années de service, les agrégés

des facultés de droits et les chargés de cours ayant enseigné pendant 2 ans au moins dans

une faculté de droit.

Dans les deux cas le nombre de personne nommés ne doit pas excéder le 1/10ème de postes

disponibles.

Les conditions de recrutement des candidats sont les suivants :

- Etre de nationalité ivoirienne

- Etre âgé de 21 ans au moins et de 40 ans au plus au 1er janvier de l’année en cours

- Jouir de ses droits civiques et être de bonne moralité

- Remplir les conditions d’aptitude physique nécessaire à l’exercice de la profession

- Etre reconnu indemne ou définitivement guéri de toute affection donnant droit à un congé de

longue durée

- Etre en position régulière au regard des lois sur le recrutement dans l’armée

- Etre titulaire d’une licence délivrée sous le régime fixé par le décret numéro 54/343 du 27 Mars

1954 ou de la maitrise en droit


au 29 Mai 2015

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En plus de ces conditions, les candidats admis sur titre doivent avoir une certaine expérience

professionnelle et des compétences en matière juridique, économique ou sociale.

Sur les avancements, le communicateur a indiqué que le corps de la magistrature est forment

hiérarchisé

Les organes intervenant dans l’avancement des magistrats, les chefs de cours et les chefs de

juridictions (Premier président, procureur général, président de tribunal, procureur de la

république)

Chaque année avant le 1er juillet le premier président et le PG adresse au garde des sceaux

une fiche de notation concernant les magistrats de son ressort (sont pris en compte

l’habillement, l’autorité, la pondération, la puissance de travail, le sens de l’organisation, la

qualité des rédactions….).

Il a donné la liste des membres de la commission d’avancement.

Pour la carrière intervient le conseil supérieur de la magistrature qui donne son avis sur les

propositions du ministre de la justice.

L’ensemble de la procédure ne prend nullement en compte la question du genre.

Les échanges ont permis de donner des éclaircissements sur un certain nombre de points.

Selon le haut conseiller, nul ne peut être magistrat s’il n’accomplit, préalablement un

stage de formation professionnel et satisfait aux examens de fin de stage, art 20, de la

loi portant statut de la magistrature


au 29 Mai 2015

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2. Le leadership féminin

Cette communication a été présentée par l’Honorable Flanizara TOURE, député de Duékoué.

Elle a indiqué que le leadership féminin à la féminisation de la gouvernance et il anticipe les

crises et s’inscrit dans l’action. Elle a précisé que les femmes sont plus focalisées sur les

résultats que sur elles-mêmes.

Elle a noté des avancées notables dans la situation des femmes notamment l’adhésion de la

Côte d’Ivoire à divers instruments mondiaux et régionaux des droits humains et

particulièrement des droits des femmes.

Elle a noté la sous-représentation des femmes dans les sphères de prise de décision.

Ainsi il y a 24 femmes sur 253 députés, 10 femmes sur 200 maires, 5 femmes sur 36

ministres….

Cette sous-représentation était lié selon la communicatrice à la persistance des pesanteurs

socioculturelles, l’insuffisance de l’appropriation de l’approche genre-développement….

Elle a insisté sur le rôle combien de fois important des femmes dans le processus législatif

même si elles sont en nombre insuffisant et méritent une meilleure représentativité.

Le caucus des femmes parlementaires de Côte d’Ivoire, Caucus FEMPACI, créé à

l’Assemblée Nationale, a pour but de promouvoir les droits des femmes, une meilleure

participation de celles-ci à la vie politique, économique et sociale.

Elle a précisé que le leadership visé par les femmes ne doit pas être considéré comme une

menace pour les hommes mais plutôt comme un besoin pour notre pays, un facteur de

progrès.

Cette présentation a été suivie d’échanges.


au 29 Mai 2015

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3. La politique et la stratégie nationale du genre

Cette communication a été faite par Madame KABA FOFANA Yaya Fanta, secrétaire exécutive

de l’observatoire national de l’équité et du genre.

Elle a indiqué que l’élaboration de la politique nationale sur l’égalité des chances, l’équité et

le genre (PNEG) est intervenue après une déclaration solennelle signée par le

Président de la République de Côte d’Ivoire le 21 février 2007. Il a été élaboré selon une approche largement participative mobilisant des experts nationaux et internationaux, des représentants des ministères techniques, de la société civile, du secteur privé, etc. Elle a fait l’objet de plusieurs lectures avant d’être validé et soumise à l’adoption du Gouvernement en Avril 2009.

Elle a donné la définition consensuelle du genre trouvée par la Côte d’Ivoire :

l’ensemble des règles implicites et explicites qui régissent les relations

homme /femme en leur attribuant des valeurs, des responsabilités et des obligations

distinctes

Pour l’Honorable, le leadership visé par les femmes ne doit pas être considéré comme une

menace pour les hommes mais plutôt, comme un besoin pour notre pays, un facteur de

progrès.


au 29 Mai 2015

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Le « Genre » est une approche de développement qui vise à réduire les inégalités

sociales économiques, politiques et culturelles entre les Femmes et les Hommes, entre

les filles et les garçons.

Il révèle les injustices, les discriminations qui sont tolérées voire encouragées dans

divers contextes sociaux, le plus souvent à l’encontre des femmes. Il s’agit en d’autres

termes des chances, des opportunités, des droits et devoirs qu’on accorde à tout

individu (homme ou femme) au sein d’une société.

Le but de la politique nationale du genre est de donner les grandes orientations du

gouvernement en matière de genre en créant un environnement favorable à la prise en

compte du genre dans les secteurs de la vie publique et privée.

Ses objectifs visent à assurer un développement juste et équitable permettant aux

hommes et aux femmes de participer à égalité de chance au développement et au

processus de prises de décision.

Les axes d’intervention prioritaires de la politique nationale du genre, selon

l’intervenante sont :

Gouvernance et Droits humains

Disposer d’une armature juridique favorable à la promotion du genre et au changement

d’attitudes des populations en faveur de l’équité ;

Disposer d’un environnement socioculturel favorable à l’élimination des violences et de

discriminations à l’égard des populations vulnérables et marginalisées ;

Mettre en place des mécanismes efficients pour faciliter et garantir l’application des lois.

Elaborer et réviser les textes en prenant en compte les préoccupations de genre

soulevées par les instruments ratifiés par la Côte d’Ivoire.

Genre, cadrage macroéconomique et analyse budgétaire

Améliorer le cadre d’orientation visant à intégrer l’approche genre dans les politiques,

programmes et schémas directeurs de développement ;

Elaborer le budget national en prenant en compte la dimension genre

Déterminer la contribution selon le genre des hommes et des femmes à l’économie

nationale dans les différents secteurs d’activité

Reformer le cadrage macroéconomique selon le genre

Reformer le processus de budgétisation en y intégrant la dimension genre.

Genre, reconstruction et services sociaux de base.


au 29 Mai 2015

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Veiller à l’application des conventions internationales ;

Créer les conditions de la prise en compte du genre dans les efforts de reconstructions

du pays

Renforcer les capacités des femmes et des hommes et des associations à la prévention

des conflits latents de toutes natures.

Intégrer l’éducation à la paix et à la cohésion sociale dans les programmes éducatifs

au niveau formel et non formels

Accroître la participation des hommes et des femmes au processus démocratique.

Genre et services sociaux de base

Prise en compte systématique et équitable du genre dans les politiques, plan et

programme en matière de santé et d’éducation.

Genre renforcement des capacités et mécanisme de suivi évaluation :

Nécessité de la création d’un mécanisme de coordination efficace doté de l’autorité

requise.

Pour terminer, elle a donné des acquis et quelques insuffisances.

Parmi les acquis on peut retenir, entre autres, l’inclusion des questions de genre dans les

politiques et programmes de développement, la prise en compte du genre dans les documents

cadre, le processus d’élimination des dispositions discriminatoires des textes juridiques.

Des insuffisances tiennent notamment en l’inexistence d’une loi visant à relever le taux de

présence féminine dans les sphères de prise de décision, l’insuffisance de compréhension du

concept genre, la persistance des pesanteurs socio culturelles…


au 29 Mai 2015

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4. La situation des femmes dans la magistrature

Cette communication a été prononcée par Madame CISSE Makouéni Delphine, Directrice de

l’Ecole de la Magistrature.

Elle a commencé son intervention par un rappel historique.

Pendant longtemps seuls les hommes étaient des magistrats et le principe de l’admission des

femmes n’a été acquis qu’au XXe siècle, après avis des hommes.

Cependant cet accès ne s’est pas fait sans opposition, si l’on s’en réfère aux débats qui ont

eu cours en France (1946 entrée des femmes dans la magistrature alors même que des avis

mitigés étaient émis Cf. Allocution de Mme CATHERINE HUSSON-TROCHAIN Première

Présidente CA Aix-en-Provence 08/01/2014) et en Angleterre (1945 une première femme

parmi les rangs des juges Sybil Campbell fut nommée Stipendiary Magistrate (juge bénévole

à temps partiel) à Tower Bridge. Toutefois, comme le rappelle Kate Malle-son, ce n'est que

dans les années 1960 que furent nommées les premières femmes au niveau des County

Courts (juridiction qui prend en charge les procédures civiles les moins importantes), et il

fallut attendre la fin des années 1980 pour que des candidates fussent présentes en nombre

conséquent, et que le nombre de femmes augmentât légèrement (en majorité dans les

postes à temps partiel de Recorder et d'Assistant Recorder ).

C'est donc en 1962 seulement qu'une femme, Elizabeth Lane, devint juge à temps plein (Count

Court judge) ; cette dernière fut également la première femme à accéder à la High Court, en

1965. Il fallut ensuite attendre près de dix ans pour qu'une deuxième femme rejoignît les rangs

des senior judges, avec la nomination de Rose Heilbron en 1974, qui, deux ans auparavant,

était devenue la première femme juge de la Central Criminal Court plus connue sous le nom

de Old Bailey) (Cf.DES MAGISTRATES CHEZ LES MAGISTRATS : QUEL HORIZON POUR LES

FEMMES JUGES ? Alexandrine GUYARD –NÉDELEC

En Côte d’Ivoire l’accès des femmes, s’est matérialisé à partir de 1969 par la nomination en

qualité de magistrat de Mme GNAMESSOU ANNE-MARIE.

Poursuivant, elle a indiqué que, pour intégrer le corps de la magistrature, les critères sont les

mêmes ; pour tous c’est dire que les femmes, tout comme les hommes, doivent remplir les

conditions imposées par le statut de la magistrature pour le concours d’accès.

Le but de la politique nationale du genre est de donner les grandes orientations du

gouvernement en matière de genre, en créant un environnement favorable à la prise en compte

du genre dans les secteurs de la vie publique et privée


au 29 Mai 2015

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Mais quid des critères pour être nommés sur titre.

En référence aux données qui remontent en 2009, le taux est faible (2009 à 2014, les

candidates représentent 39,3% pour 34,2% admise).

C’est ce qui explique le faible taux des femmes dans la magistrature. En effet les informations

fournies par la Direction des Services Judiciaire (DSJ) laissent apparaitre 156 femmes sur

665 magistrats, elles ne représentent que 23,4% dans le Corps.

La situation des femmes dans les juridictions de première instance donne : Grades 211 ouvrant

droit à être nommée président ou substitut résident de l’une des 27 sections de tribunal

seulement 6 femmes

Grades 121 ouvrant droit à être nommée Président ou Procureur de la République près l’un

des tribunaux de première instance : seulement 2 femmes

Grades 111 ouvrant droit à être nommée Président ou Procureur de la République près le

tribunal de première instance d’Abidjan : Néant

Selon elle, il est évident que les femmes sont absentes ou presque des postes les plus

prestigieux.

A ce jour aucune femme n’a été nommée présidente de la Cour Suprême. Elle aurait présidé

le CSM, organe dont l’avis est attendu pour les propositions de nominations auxdites fonctions.

Plusieurs motifs ont été avancés pour expliquer cette inégalité dans le partage des

responsabilités; notamment l’entrée tardive et graduelle des femmes dans la magistrature.

Mais cela ne peut résister à la contradiction, vu le nombre de femmes qui remplissent les

conditions de grade pour être nommées aux postes de responsabilités.

Pour terminer, elle a suggéré un certain nombre d’actions à mener

• Obtenir l’adoption d’une Loi sur la parité

• Préciser les critères de sélection et les publier

• Intégrer des critères spécifiques

• Rendre les procédures de nomination transparentes

• Instaurer l’alternance

• Rendre publics les avis émis sur les propositions d’avancement et de nominations.


au 29 Mai 2015

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Sensibiliser sur la scolarisation des filles, faire de l’enseignement supérieur et surtout le droit

en rendant la fonction attractive (faire la publicité des grandes dames).

III- LES TRAVAUX EN ATELIER, RESTITUTION EN PLENIERE ET RECOMMANDATIONS

Les thèmes suivants ont fait l’objet de travaux en ateliers :

Thème 1 « Les causes et obstacles à la promotion des femmes magistrats et proposition de

solution » ;

Thème 2 « Stratégies à mettre en place pour la promotion des femmes magistrats »

Thème 3 «Quels accompagnements des partenaires techniques et /ou financiers pour

l’accession des femmes à la magistrature et aux poste de responsabilité ? »

Il est évident que les femmes sont absentes ou presque des postes les

plus prestigieux, dit Mme Cissé durant sa présentation


au 29 Mai 2015

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III. 1. Atelier n°1 « les causes et obstacles à la promotion des femmes magistrats et

proposition de solution »

Les travaux de cet atelier se sont concentrés sur les points suivants : état des lieux, les

constats, les causes, les obstacles et des propositions de solutions.

A. Etat des lieux

665 Magistrats en Côte d’Ivoire

174 femmes magistrats, soit 26 %

1 femme à la Chambre Judiciaire

4 femmes à la Chambre Administrative

1 femme à la Chambre des Comptes

9 femmes au Parquet Général près la Cour suprême

1 femme sur 3 Premiers Présidents de Cour d’Appel

0 femme sur 3 Procureurs Généraux près les Cours d’Appel

2 femmes sur 9 présidents de Tribunaux de première instance

0 femme Procureur de la République près les Tribunaux de Première instance

Répartition des 174 femmes magistrats par catégories

23 femmes Hors Hiérarchie

30 femmes au Grade 1 Groupe 1

33 femmes au Grade 1 Groupe 2

88 femmes au Grade 2

B. Constats :

Faible taux de présence féminine dans la magistrature

Faible proportion des femmes au sommet des responsabilités judiciaires en qualité de

chefs de juridictions

C. Causes

Facteurs socio-culturels (faible taux de scolarisation des jeunes filles, grossesse

précoce, mariage forcé, etc…)

D. Obstacles

Préjugés défavorables sur les femmes magistrats : argument selon lequel elles seraient

inaptes à assumer certaines fonctions et responsabilités à cause de leur situation maritale

ou leur condition de femme


au 29 Mai 2015

16

Problèmes liés au souci permanent de conciliation entre la vie familiale et les

responsabilités professionnelles entraînant une réticence à accepter des propositions

de postes de responsabilité

Difficultés face à l’exigence de mobilité géographique ayant des effets négatifs sur la

stabilité de la famille

PROPOSITIONS DE SOLUTIONS

Sur l’attractivité de compétences féminines

Mener des actions de communication sur le métier de magistrat et sa diversité à

l’égard des lycéennes et des étudiantes en droit ;

Elaborer des programmes concertés avec les facultés de droit pour favoriser des

stages de courte durée en juridictions pour les étudiantes en troisième ou quatrième

année de droit ;

Sur la promotion des compétences féminines

Mettre en place un observatoire des carrières de justice, pour suivre l’accès des

femmes aux carrières, notamment aux postes de responsabilité et d’encadrement ;

Créer une cellule de suivi de carrières à la Direction des Services Judiciaires

Pour lutter contre les stéréotypes et permettre une détection de tous les potentiels

féminins, mettre en place des formations à destination des responsables

hiérarchiques ainsi que des magistrats et personnels de la Direction des services

judiciaires en charge des carrières, conçues pour intégrer les concepts du genre et

de leadership féminin dans le management des juridictions ;

Développer ces modules dans le cadre de la formation continue des magistrats, lors

de la formation des nouveaux chefs de juridiction et même au cours de la formation

initiale ;

Veiller à la parité dans les formations de haut niveau préparant à la prise de

responsabilités ;


au 29 Mai 2015

17

Développer des formations particulières de nature à inciter les magistrates à se porter

candidates à l’exercice de responsabilités et à se prémunir contre les stéréotypes ;

Sensibiliser les membres du Conseil Supérieur de la Magistrature qui donnent leur

avis sur les nominations ;

Créer des cellules genre dans les syndicats de magistrature.

III- 2. Atelier n°2 « stratégies à mettre en place pour la promotion des femmes

magistrats »

Cet atelier après avoir rappelé des constats, a fait des propositions de solutions pour contribuer

à la promotion des femmes dans la magistrature

A. Constats

Le gouvernement de la Côte d’Ivoire s’est engagé dans une vaste réforme du secteur de la

justice et de la sécurité en adoptant le 6 juin 2013 le document d’orientation et un plan d’action.

Cette réforme s’est imposée pour réorganiser le système judiciaire après la crise post-

électorale de 2010 qu’a connu notre pays.

Elle ne saurait intervenir sans mener des actions visant à faire de l’appareil judiciaire, dont les

animateurs principaux sont les magistrats, un organe fort et uni.

Travaux en atelier, groupe 1


au 29 Mai 2015

18

Mais il est apparu au sein de ce corps, des disparités au préjudice des femmes qui constituent

une minorité pouvant être un obstacle à la réussite de la mise en œuvre de ladite réforme, qui

exige l’implication de tous. Ces disparités se situent tant au niveau de l’accès qu’au niveau de

la promotion dans la magistrature.

B. Les stratégies d’action

Les stratégies et modes d’action ci-après ont été proposés

Renforcement des capacités sous forme de formation continue et remise à niveau

(management des juridictions)

Lobbying

Plaidoyer

Campagnes de sensibilisation

Mesures d’accompagnement en milieu professionnel: service de prise en charge

psychologique, création de crèches, aménagement du temps de travail

Stratégie de genre pour le ministère de la justice

Coaching

Rendre la fonction attractive par la promotion de l’exemplarité

Définir les critères d’avancement et de promotion et les rendre publics

Rendre publics les avis du Conseil Supérieur de la Magistrature (CSM) et de la

Commission d’Avancement

Sensibiliser les chefs hiérarchiques sur leurs responsabilités

Revoir le mode de désignation des représentants des magistrats au CSM et

Commission d’avancement et rendre publique l’identité des personnes choisies

Eviter les affectations injustes

Développer l’esprit de corps, de solidarité

Prendre ses distances avec les groupes politiques

Encourager vivement les promotions féminines

Création de l’association nationale des femmes juges et adhérer à l’association

internationale des femmes magistrats

Culture du mérite

Sensibiliser aux exigences du Service publics (l’abnégation, la conscience

professionnelle)

Compendium des compétences féminines dans la magistrature


au 29 Mai 2015

19

III. 3. Atelier n°3 « Quels accompagnements des partenaires techniques et /ou

financiers pour l’accession des femmes à la magistrature et aux poste de

responsabilités »

Ce groupe après avoir fait le constat, comme les autres du taux assez faibles des femmes

dans le corps de la magistrature, et surtout à des postes de responsabilité, a fait les

propositions suivantes.

A. Sur l’accession des femmes à la magistrature

Pour l’accession des femmes à la magistrature, les partenaires techniques et/ou financiers tels

que la France, l’Union Européenne, USAID (ProJustice), le PNUD et l’OIT peuvent:

Financer une étude visant à documenter la question de la sous-représentation des

femmes, dans les professions judicaires en général, et dans la magistrature en

particulier, en Côte d’Ivoire avant d’envisager des mesures tendant à corriger le

déséquilibre constaté;

Réactiver l’association des femmes magistrats de Côte d’Ivoire afin qu’elle serve de

levier a la création de vocations au sein de la communauté de jeunes filles;

Aider à trouver la solution aux causes faisant obstacle à l’accession des femmes à

la magistrature en finançant des campagnes de sensibilisation sur la magistrature au

sein des lycées et universités sur toute l’étendue du territoire national;

Rechercher et octroyer des bourses d’études à des jeunes filles juristes brillantes

sélectionnées dans les universités;

Financer des formations de jeunes filles diplômées en droit visant à préparer le

concours d’accès à la magistrature;

Financer des campagnes de sensibilisation des parents afin de les encourager à

inscrire les jeunes filles à l’école et à les encadrer.

B. Sur l’accession des femmes aux postes d’autorité ou de management



au 29 Mai 2015

20

Les femmes magistrats ne sont pas nombreuses à occuper les postes d’autorité, de

management tels les postes de chefs de cours et de juridiction, directeurs à l’administration

centrale et des services rattachés…

Pour remédier à cette situation, les partenaires techniques et financiers peuvent:

Financer des formations des magistrats sur le management;

Inciter les autorités administratives à promouvoir les femmes aux postes d’autorité en

prévoyant des mesures d’accompagnement au cas où elles devraient les exercer à

l’intérieur du pays;

Encourager la politique du genre en matière de nomination aux postes de

commandement.



au 29 Mai 2015

21

V- CEREMONIE DE CLOTURE

Elle a été ponctuée par deux interventions : Celle de M. Daniel Dobrovoljec, Chef de Projet

ProJustice et celle de M. DANIOGO Klofanhan N’Golo, Directeur des Affaires Civiles et

Pénales et représentant du Garde des Sceaux.

Dans son mot de fin, Monsieur Daniel Dobrovoljec a salué la qualité des échanges et les

propositions qui ont été faites durant le séminaire. Il a ensuite indiqué que ProJustice dans le

cadre de la préparation du programme de l'année fiscale 2016 va étudier de près les

propositions d’activités des différents groupes. Il a par ailleurs, salué l’initiative des femmes à

faire renaître l’association des femmes magistrats de Côte d’Ivoire. Aussi, a-t-il émis le souhait

de Co-organiser éventuellement des activités avec cette association.

Continuant, Il a remercié les intervenants, le Directeur des Affaires Civiles et Pénales,

l’USAID, et la Directrice des programmes techniques à Tetra Tech, pour leurs apports

respectifs à l’organisation de ce séminaire.

Dans son mot de clôture, Monsieur DANIOGO Klofanhan N’Golo a remercié au nom de

Monsieur le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés

Publiques, ProJustice et l’ensemble des participants à ce séminaire. « Les débats ont montré

que si ce séminaire n’avait pas été programmé, il aurait fallu le programmer », a-t-il indiqué.

Dans la foulée, il a souligné que le souhait du Garde des Sceaux est que la justice soit une

justice effective, transparente et cela passe par une place de choix réservée aux femmes

dans la magistrature. Il n’y aucune raison qu’elles n’accèdent pas aux plus haute fonctions de

la magistrature en Côte d’Ivoire vu les compétences avérées de plusieurs d’entre elles, a-t-il

ajouté.

Continuant il a donné quelques noms de femmes magistrats célèbres. Il a cité Madame

Mazouin, ex Procureure Générale près la Cour Suprême, Mme Zékré, actuelle Procureure

Générale près la Cour Suprême, Madame Chantal CAMARA, Présidente de la chambre

judiciaire de la Cour Suprême.

Pour terminer, il a promis de transmettre le rapport au Garde des Sceaux.


au 29 Mai 2015

22

VI- Recommandations

Les deux jours de réflexion et d’échanges sur l’implication des femmes dans la magistratures en

Côte d’Ivoire ont permis aux participants de formuler les recommandations suivantes:

Mener des actions de communication sur le métier de magistrat et sa diversité à l’égard

des lycéennes et des étudiantes en droit ;

Mettre en place un observatoire des carrières de justice, pour suivre l’accès des femmes

aux carrières, notamment aux postes de responsabilité et d’encadrement ;

Veiller à la parité dans les formations de haut niveau préparant à la prise de

responsabilités ;

Sensibiliser les membres du Conseil Supérieur de la Magistrature qui donnent leur avis

sur les nominations ;

Prendre des mesures d’accompagnement en milieu professionnel : service de prise en

charge psychologique, création de crèches, aménagement du temps de travail ;

Définir les critères d’avancement et de promotion et les rendre publics ;

Rendre publics les avis du Conseil Supérieur de la Magistrature (CSM) et de la

Commission d’Avancement ;

Revoir le mode de désignation des représentants des magistrats au CSM et Commission

d’avancement et rendre public l’identité des personnes choisies ;

Création de l’association nationale des femmes ;

Rechercher et octroyer des bourses d’études à des jeunes filles juristes brillantes

sélectionnées dans les universités;

Financer une étude visant à documenter la question de la sous-représentation des

femmes dans les professions judicaires en général et dans la magistrature en particulier

en Côte d’Ivoire avant d’envisager des mesures tendant à corriger le déséquilibre

constaté;


au 29 Mai 2015

23

Aider à trouver la solution aux causes faisant obstacle à l’accession des femmes à

la magistrature en finançant des campagnes de sensibilisation sur la magistrature au sein

des lycées et universités sur toute l’étendue du territoire national;

Inciter les autorités administratives à promouvoir les femmes aux postes d’autorité en

prévoyant des mesures d’accompagnement au cas où elles devraient les exercer à

l’intérieur du pays.

ANNEXE : LISTE DE PRESENCE DES PARTICIPANTS

1. M. DANIOGO KLOFANHAN N’GOLO, Directeur des affaires civiles et pénales(DACP), Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques;

2. M. YAO KOUAKOU PATRICE, Conseiller à la chambre judiciaire de la Cour suprême

3. Mme. EMMA ATTOKPA, Avocat général près la Cour suprême

4. Mme AIME ZEBEYOUX, Présidente de l’Association des Femmes Juriste de Côte d’Ivoire (AFJCI)

5. M. FRANÇOIS LEBUR, Cellule d’Exécution des reformes de la justice (CELEX)

6. Mme KOUROUMA-GUIRO SABORE, Sous-Directrice des affaires civiles et pénales (DACP)

7. Me KONE LAYO SIATA, Avocat au barreau de Côte d’Ivoire.

8. Mme MOUSSO GEORGETTE, Représentante de l’Association Syndicale de la Magistrature (ASM)

9. Mme BINI KOUADIO AMA SANDI, Présidente du Tribunal de Première Instance de Gagnoa

10. Mme LORNG MARIE ROSE EPSE BONEBO, Vice-Présidente du Tribunal de Première Instance de Yopougon

11. Mme BAKAYOKO KONE ASSIATA, Présidente de la section de tribunal d’Agboville

12. Mme KOUASSI SONIA, Chargée d’études au Ministère de la Solidarité de la Famille de la

Femme et de l’Enfant (MSFFE)

13. M. MENEY SYLVANUS, Procureur de la République adjoint du Tribunal de Première Instance de Man

14. M. DIANE HASSANE, Chargé d’études au Cabinet du Garde des Sceaux

15. M. SERI NEHA, Directeur Général Adjoint de l’Institut National de Formation Judiciaire (INFJ)

16. M. KOUADIO PIERRE, Substitut résident de la section de tribunal de Lakota

17. Mme KOFFI MARIE CHANTAL, Conseiller à la cour d’appel de Daloa

18. Mme TOHOULYS CECILE, Présidente de chambre à la cour d’appel de Bouaké


au 29 Mai 2015

24

19. Mme CISSE MAKOUENI, Directrice de Ecole de Magistrature (DEM)

20. Mme KOFFI ARLETTE, Chargée d’études à l’Observatoire National de l’Equité et Genre (ONEG)

1

FY 2015 Quarter I FY 2015 Quarter II FY 2015 Quarter III FY 2015 Quarter IV FY 2015 FY 2016 Quarter I

Pilot Jurisdiction October-December 2014 January-March 2015 April-June 2015 July-September 2015Total of Criminal Cases Files Recorded in the

BOPOctober-December 2015

Abengourou 235 300 610 844 1,989 0

Bouaflé 377 410 1,214 1,524 3,525 0

Bouaké 441 502 949 2,888 4,780 0

Bouna 242 60 160 300 762 0

Dabou 364 339 437 1,102 2,242 0

Dimbokro 130 114 112 67 423 0

Gagnoa 0 436 951 1,212 2,599 0

Lakota 148 241 436 564 1,389 0

Man 73 144 29 337 583 0

Sinfra 181 105 380 458 1,124 0

Yopougon 1,690 1,746 4,494 6,853 14,783 0

TOTAL 3,881 4,397 9,772 16,149 34,199 0

FY 2015 Quarter I FY 2015 Quarter II FY 2015 Quarter III FY 2015 Quarter IV

TOTAL 3,881 4,397 9,772 16,149

Table 1: Criminal Case Files Recorded by the BOPs of ProJustice’s

Pilot Courts

Criminal Cases Files recorded in the BOP ft lt f P J ti t

2

3,881 4,397

9,772

16,149

0

2,000

4,000

6,000

8,000

10,000

12,000

14,000

16,000

18,000

FY 2015 Quarter I FY 2015 Quarter II FY 2015 QuarterIII

FY 2015 QuarterIV

# of

crim

inal

cas

es re

cord

ed

software as a result of ProJustice support

3

Q1 Q3 Q4 Annual Result

(Oct -Dec 14) (Apr- (Jul - Sep 15)

Jun 15)

1

Average level of court

user satisfaction with

service provided in

the courts

Court/ Gender

Numerical Score

between 0 and 10 (10

= highest level of

satisfaction, 0 =

lowest);

26% Not AvailableNot

Applicable65.93% 67.36%

67,36% of

surveyed

population

(112% against

target)

60% or more

of surveyed

population

indicates

score of 6 or

better

OutcomeSemi-

annually

1.1.1

Number of judges

and judicial personnel

trained with

ProJustice assistance

Pilot Courts/

Gender

Number; Annual

result is cumulative;0 160 66 134 125

485 judges

and judicial

personnel

trained (216%

against

target)

225 Output Quarterly

1.1.2

Collaboration

between judiciary

police, magistrates,

and court staff is

enhanced and fully

functional

Pilot Courts

Number of meetings

held by magistrates,

judiciary police in the

11 pilot sites; Annual

result is cumulative;

0 6 10 16 15

47 meetings

(214% against

target)

22 Output Quarterly

1.1.3

Number of new

procedures/ policies

developed with


Pilot CourtsNumber; Annual


2 training

module for

INFJ (100%

against

target)

2 OutputSemi-

annually



Jun 15)

USAID ProJustice Performance Monitoring Plan Indicator Table (Côte d’Ivoire) FY 2015 Quarter III

No. DefinitionDisaggregatio

nUnit of Measure Data Source Baseline YR 2 Target

Achievements

TypeCollection

FrequencyQ2 (Jan-Mar

15)

Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services

Projustice

Survey of

Control

Courts/Assisted

Courts

IR 1: The Administration of Justice Is Improved

SUB IR 1.1: Increased capacity of judiciary police, magistrates, and court staff through training and continuing education

ProJustice

Records

Courts and

ProJustice

Records

Court and

ProJustice

Records




nUnit of Measure

Collection


15)

Data Source Baseline

Achievements[1]

YR 2 Target Type

4

1.2.1 Percentage reduction

in case backlog

Pilot

Courts/Type of

Cases

Percent; Annual

result is the

performance of the

last quarter;

6 957 cases

in backlog46.00% 42.00% 46.00% 31.92%

41,48%

average

reduction in

case backlog

(82,96%

against

target)

50%

reduction of

backlog

Outcome Quarterly

1.2.2Average time taken to

process cases

Pilot Courts /

Cases with &

without

examination

Number (Calendar

Days); Annual result

is the performance of

the last quarter;

174 408 207 136 190

190 calendar

days (73,88%

against

target)

140 Calendar

Days (20%

reduction of

average time

to process

cases)

Outcome Quarterly

1.3.1

Percentage of public

knowing how to

report on judicial

abuses and

corruption cases

Court

Percent; Annual

result is the

performance of the

last quarter;

6% Not AvailableNot


51,68% of

public (574%

against

target)

9% of the

surveyed

population

Outcome Annually

1.3.2

Number of inspectors

trained with


Pilot Courts/

Gender

Number; Annual

result is cumulative;0 0 0 0 0 0 10 Output Quarterly

1.3.3

Number of judicial

abuses and

corruption cases

reported by the public

CourtNumber; Annual

result is cumulative;0 Not Available Not available Not available Not available Not Available 25 Outcome Quarterly

1.3.4

Number of judges

and/or court

personnel sanctioned

for improper behavior

CourtNumber; Annual

result is cumulative;0 Not Available Not Available Not Available Not Available Not Available 3 Output Quarterly



Jun 15)

SUB IR 1.2: Improved case management systems

General

Inspectorate of

Judicial services

Court Records

Court Records

ProJustice

Records

SUB IR 1.3: Reduced opportunities for corruption through improved transparency and accountability of judicial officials

ProJustice

Survey of

Control

Courts/Assisted

Courts

General

Inspectorate of

Judicial services

IR 2: Access to Justice Is Improved and Increased


nUnit of Measure Data Source Baseline

Achievements[1]

YR 2 Target TypeCollection


15)



5

2.1

Number of citizens

accessing justice

system

Pilot CourtsNumber; Annual

result is cumulative;

119 499 (29

845 citizens

per quarter)

269% (77 746

ciitizens)

224% (66

743 citizens)

260% (77 781

citizens)

365% (109140

citizens)

331410

citizens

(213% against

target)

30% increase

from baseline

(155 348

Citizens)

Outcome Quarterly

2.1.1

Percentage of

increased budget

distributed through

the PDF or OLA

annually

Total Value of

Distributions

Percent; Measured

annually;$ 65 220

($ 196 559

thus 256%

increase )

Not

Applicable

Not

ApplicableNot Applicable

256% ($ 196

559 )

20% increase

from last

result ($ 97

830)

Outcome Annually

2.1.2

Percentage of

population that knows

how to access the

PDF or Legal Aid

Assistance

Court

Percent; Annual

result is the

performance of the

last quarter;

4% (163 out

of 4 128

surveyed)

Not AvailableNot


13,91%

(39,74%

against

target)

35% of the

surveyed

population

Outcome Annually

2.1.3

Number of

individuals/groups

who received

counseling legal aid

or victims assistance

Court Number; Annual


94

individuals/gr

oups (134%

against

target)

70 Output Quarterly

2.1.4

Number of pilot courts

where the PDF is

accessible through

decentralization

Court Number 0 11 11 11 11

11 pilot

courts (100%

against

target)

11 Outcome Quarterly



Jun 15)

Courts &

ProJustice

Records

SUB IR 2.1 Access to the MOJ Public Defense Fund (PDF) is improved; capacity and outreach of the Office of Legal Aid (OLA) is increased

OLA Records

Projustice

Survey of

Control

Courts/Assisted

Courts

Disaggregatio

nUnit of Measure Data Source Baseline



IR 2: Access to Justice Is Improved and Increased

No. Definition

OLA Records

OLA Records

Achievements[1]

YR 2 Target TypeCollection


15)

6

2.1.5

Percentage of legal

aid lawyers showing

improved knowledge

of how to represent

indigents, with


Pilot Courts

Percent; Annual

result is the average

of quarterlies;

Baseline is

determined

by the value

of the pre-

test for each

training

delivered

Not ApplicableNot

Applicable

Not

Applicable85%

85% (212,5%

against

target)

40% increase

from baseline Output Annually

2.2.1

Percentage of public

indicating awareness

of their legal rights

and how to exercise

those rights

Court

Percent; Annual

result is the

performance of the

last quarter;

Projustice

Survey of

Control

Courts/Assisted

Courts

Not AvailableNot


63,58%

(181,6%

against

target)

35% of the

surveyed

population

Outcome Annually

811 out of 4

381 surveyed

(19%)

SUB IR 2.2: Public understanding of and access to legal information is improved

Projustice

pretest /postetst

records

7

Indicator # Indicator TitleBaseline

ValueYear 2 Annual

TargetYear 2 achievement

against Target Year 2 achievement

against Baseline

Surveyed Courts Females Males Total

Bouaflé 43 102 67.30%Bouaké 74 168 63.62%Bouna 33 64 59.59%Dabou 46 101 67.62%Man 52 190 71.32%

Sinfra 24 76 74.70%Plateaux © 83 159 56.63%Pilot Courts 272 701 67.36%

Control Courts 83 159 56.63%Overall 355 860 65.83%


ValueYear 2 Annual


against Target Year 2 achievement

against BaselinePilot Court Females Males Total

AbengourouBouafléBouakéBounaDabou

DimbokroGagnoaLakotaMan

SinfraYopougon

61.1.1 0

Number of Judicial Police

Officers, Magistrates and

Judicial Personnel Trained

119

USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services

IR1: The Administration of Justice is Improved

Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)


SUB IR 1.1: Increased Capacity of Judiciary Police, Magistrates and Judicial Personnel's through Training and Continuing Education

60% or more of surveyed

population indicates score of 6 or better

61,36% (112,26% against target)

61,36% (259,07% against target)



1

Average Level of Court's User

Satisfaction with Services Provided

26%

225

485 judicial police officers, magistrates

and judicial personnel: 160 in Q1,

66 in Q2, 134 in Q3 and 125 in Q4;

(215,55% against target)

Not Applicable125

8

Overall 6 119 125


ValuePilot Court PJP UCGQ Total

Year 2 Annual Target

Year 2 achievement against Target

Year 2 achievement against Baseline

Abengourou 0 1 1Bouaflé 2 0 2Bouaké 0 0 0Bouna 1 0 1Dabou 1 1 2

Dimbokro 0 0 0Gagnoa 1 1 2Lakota 1 1 2Man 1 1 2

Sinfra 1 0 1Yopougon 1 1 2

Overall 9 6 15


ValuePilot Court #




22

47 meetings: 6 in Q1, 10 in Q2, 16 in Q3 and 15 in Q4;

(214% against target)

Not Applicable1.1.2

Collaboration between Judiciary

Police and Magistrates is Enhanced and

Fully Functional

0




SUB IR 1.1: Increased Capacity of Judiciary Police, Magistrates and Judicial Personnels through Training and Continuing Education

SOP Title

USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information

IR1: The Administration of Justice is ImprovedSUB IR 1.1: Increased Capacity of Judiciary Police, Magistrates and Judicial Personnel's through Training and Continuing Education

9

1.1.3

Number of New Policies and Procedures

Developed and Implemented

0 All pilot courts 2 2

2 new policies and procedures

developped (100% against target)

Not Applicable

Indicator # Indicator TitleYear 2 Annual Target (3 479 Backlog Cases)


Year 2 achivement against Baseline

Type of Cases# Backlog

Cases# Processed

Cases# Remaining

Cases

% of Reduction in Case Backlog for this Quarter

Flagrant Délit 50 952 72 92.97%

Citation Directe 1,439 448 1,327 25.24%Dossiers

Informations juveniles

335 23 384 5.65%

Dossiers Informations (hors

du cabinet d’instruction) adults

1,302 68 1,397 4.64%

Dossiers adultsau Cabinet

d’’instruction (en attente d'ORD)

752 28 778 3.47%

USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter II Disaggregated Information

1.2.1




Traning module on ethics for MagistratesJoint training module on the collaboration between Magistrates and JPOs

6 957 cases in backlog

41,48% average reduction in case backlog (82,96% against target)

Not ApplicablePercentage

Reduction in Case Backlog

Baseline Value

SUB IR 1.2: Improved Case Management Systems

10

Overall 3,126 1,491 3,180 31.92%

Type of processing

Baseline Value In Calendar Days

Q4 Value in Calendar Day

%Year 2

achievement against Target


FY II Target In Calendar Days

52 109 -48% -260% -39% 42

297 270 110% 113% 88% 238

174.5 190 92% 74% 109% 140

SUB IR 1.3


ValueTotal




Surveyed Courts Females Males Overall

Bouaflé Not Available Not Available 53.79%Bouaké Not Available Not Available 37.76%Bouna Not Available Not Available 60.82%Dabou Not Available Not Available 50.17%Man Not Available Not Available 51.76%

Sinfra Not Available Not Available 55.75%Plateaux © Not Available Not Available 36.32%Pilot Courts Not Available Not Available 51.68%

Control Courts Not Available Not Available 36.32%Overall Not Available Not Available 49.48%

51,68% of the surveyed population

(574,22% against target)

51,8% of population surveyed (861,33% against baseline)

6%

Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice ServicesIR1: The Administration of Justice is Improved


1.3.1

Percentage of public knowing

how to report on judicial abuse and corruption cases



Average Time Taken to Process

a Case


Reduced Opportunities for Corruption Through Improved Transparency and Accountability of Judicial Officials

SUB IR 1.2: Improved Case Management Systems


Cases Without Examination

Cases With Examination

Overall

1.2.2

9% of the surveyed

population

11


ValueTotal




Pilot Court Females Males Total

Abengourou 0 0 0

Bouaflé 0 0 0Bouaké 0 0 0Bouna 0 0 0Dabou 0 0 0

Dimbokro 0 0 0Gagnoa 0 0 0Lakota 0 0 0Man 0 0 0

Sinfra 0 0 0Yopougon 0 0 0

Overall 0 0 0

Total Year 2 Annual


against Target Year 2 achivement

against Baseline

Pilot Court Females MalesAbengourou Not Available Not Available Not Available

Bouaflé Not Available Not Available Not Available

Bouaké Not Available Not Available Not Available

Bouna Not Available Not Available Not Available

Dabou Not Available Not Available Not Available

Dimbokro Not Available Not Available Not Available

Gagnoa Not Available Not Available Not Available

Lakota Not Available Not Available Not Available

Man Not Available Not Available Not Available

Sinfra Not Available Not Available Not Available

0% 0%

Baseline Value

Indicator Title

0 10


1.3.3

Number of Judicial Abuses and Corruption Cases Reported

by the Public

025 Not Available Not Available

Indicator #

1.3.2Number of Inspectors

Trained

IR1: The Administration of Justice is ImprovedSUB IR 1.2: Improved Case Management Systems



12

Yopougon Not Available Not Available Not Available

Overall Not Available Not Available Not Available

IR 2


Year 2 achievement against target


Pilot Court Females Males Total Abengourou Not Available Not Available 7395

Bouaflé Not Available Not Available 6817Bouaké Not Available Not Available 27983Bouna Not Available Not Available 1962Dabou Not Available Not Available 5880

Dimbokro Not Available Not Available 10651Gagnoa Not Available Not Available 10183Lakota Not Available Not Available 10300Man Not Available Not Available 8666

Sinfra Not Available Not Available 2394Yopougon Not Available Not Available 16909

Overall Not Available Not Available 109,140

IR 2

SUB IR 2.1


ValueYear 2 Annual


against target Year 2 achievement

against Baseline


Bouaflé Not Available Not Available 15.53%Bouaké Not Available Not Available 17.05%

331410 citizens (213 % against target)

Access to Justice is Improved and Increased


Indicator #

Access to Legal Aid is Improved; Capacity and Outreach of the Office of Legal Aid (OLA) is Increased

Percentage of


Baseline Value


331410 citizens (277% against

baseline)

Indicator Title

30% increase from baseline

(155 348 Citizen)

2.1

Number of Citizens Accessing

the Justice System

119 499 (29 845 citizens per quarter)





13

Bouna Not Available Not Available 15.46%Dabou Not Available Not Available 11.19%Man Not Available Not Available 11.85%


Control Courts NA NA 38.49%Overall NA NA 17.42%

IR 2

SUB IR 2.1


ValueYear 2 Annual


against target Year 2 achivement

against Baseline

15

25

40

37.50%


ValueYear 2 Annual


against Target Year 2 achivement

against Baseline

Females Males

All pilot courts Not Available Not Available 85.19%

OverallNot

AvailableNot

Available85.19%


Pilot Court Gender

2.1.5


2.1.2

13,91% of the surveyed population

(347,75% against baseline)

population that knows how to

access the PDF or Legal Aid

Assistance

35% of the surveyed

population

13,91% of surveyed population (39,74%

against target)

40% increase from baseline

85,19% of legal aid personnel trained

(213% against target)NA


Total

7094 individuals (134%

against target)

101 individuals (1343% against

baseline)

% of ProJustice Pilot Courts

2.1.3



Access to Legal Aid is Improved; Capacity and Outreach of the Office of Legal Aid (OLA) is Increased

7

4% (163 out of 4 128

surveyed)

Percentage of Legal Aid Personnel Showing

Improved Knowledge in Representing

Indigents

0

Number of individuals/group

s who received counseling legal

aid or victims assistance

Projustice Non Pilot Courts

Country Total


ProJustice Pilot Courts

14

IR 2

SUB IR 2.2


Bouaflé Not Available Not Available 56.90%Bouaké Not Available Not Available 51.03%Bouna Not Available Not Available 62.89%Dabou Not Available Not Available 45.89%Man Not Available Not Available 73.76%


Control Courts Not Available Not Available 68.72%Overall Not Available Not Available 64.31%


2.2.1

Percentage of public indicating

awareness of their legal rights

and how to exercise those

rights

19% of the surveyed

population

35% of the surveyed

population

63,58% of surveyed population (181,66%

against target)334.63%

Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)Indicator # Indicator Title

Baseline Value


Year 2 achievement against target


Public Understanding of and Access to Legal Information is Improved

October November December Staff Responsible Beneficiaries Location/Site

Objective 1 - Improve the Administration of Justice

Objective 1A: Increase Capacity of Judiciary Police, Magistrates, and Court Staff Through Training and Continuing Education

Provide media coverage for the joint training of magistrates and Judicial Police Officers (JPOs):

prepare publication of ads in leading newspapers to explain what was done and the reason for this

activity

1-15

Training Coordinator,

Communications &

Outreach Coordinator

Magistrates, JPOs,

National Institute of

Judicial Training

(INFJ), Police and

Gendarmerie

Academies, public at

large

All pilot courts

Develop and carry out pre- and post-training surveys of magistrates and JPOs to determine training

impacts1-31 2-30 1-18

Training Coordinator,

Monitoring and Evaluation

(M&E) Coordinator,

Communications &

Outreach Coordinator, and

Court Coordinators (CCs)

Justice sector All pilot courts

Provide support for and coaching of the trainers identified by ProJustice Ongoing Ongoing Ongoing

DCOP, Training

Coordinator, STTA

Véronique Duveau


Complete manual for trainers developed by ProJustice in partnership with the INFJ, with assistance of

an STTA2-30 1-4

DCOP, STTA Véronique

Duveau, Training

Coordinator

Magistrates, JPOs,

INFJ, public at largeAbidjan

Work on development of training modules with curriculum team from the INFJ, including continuing

education for clerks (on improving cooperation between investigating judges and clerks, and on

reception of the public at the courts)

1-31 2-30DCOP, Training

Coordinator

INFJ, magistrates,

court clerksAbidjan

Conduct training sessions for magistrates and clerks of pilot courts on (i) improved cooperation

between investigating judges and clerks, and (ii) reception of the public at the courts1-18

DCOP, Training

Coordinator

INFJ, magistrates,

court clerksAll pilot courts

Develop and distribute for review to key judicial partners, including the Ministry of Justice and Human

Rights (MOJHR) a draft practical guide on the role and functioning of the Prosecutor's Office1-31

DCOP, STTA Michèle

Laborde, ProJustice staff

MOJHR, INFJ,

prosecutors, JPOsAbidjan, all pilot courts

Work with INFJ management and international partners to outline areas of potential support to the

INFJOngoing Ongoing Ongoing

DCOP, Training

Coordinator, International

Partners (France)

Justice sector Abidjan

Provide needed equipment and logistical support to reinforce INFJ’s operational capacity (IT material

for the INFJ annex in Yopougon))1-31 2-13

DCOP, Training

Coordinator, ProJustice

staff

INFJ, magistrates,

court clerksYopougon

Continue implementation of interim case management system (CMS) in pilot courts using working

groups in pilot courts for transition to automated systemsOngoing Ongoing Ongoing

DCOP, Court Management

Expert (CME), CCs

Pilot jurisdictions,

public at largeAll pilot courts

Work with MOJHR to support further design of CMS Ongoing Ongoing Ongoing DCOP, CME, CCsPilot jurisdictions,


Support development of and consultation with user groups to ensure that the needs of users are being

incorporated into the CMS Ongoing Ongoing Ongoing

DCOP, CME, M&E

Coordinator, CCs



Define sustainable solutions to improve management of investigating judge offices in the pilot courts

(including proposals to the MOJHR to adopt administrative guidelines)1-31

DCOP, CME, M&E

Coordinator

MOJHR, investigating

judges, prosecutors,

JPOs, public at large

All pilot courts

Finalize proposals to the MOJHR in order to adopt administrative guidelines and procedural templates

for the reduction of case backlogs.1-31

DCOP, CME, M&E

Coordinator




All pilot courts

Transfer CCs to some of the new pilot courts, as well as hold the appropriate diplomatic formalities to

launch activities in the new courts1-31 2-30 1-18

DCOP, CME, M&E

Coordinator, STTA Marc

Moinard




All pilot courts

ProJustice FY16 Quarter 1 Calendar of Activities -- October - December 2015

Objective 1B: Improve Case Management System



Continue to provide equipment and logistical support to achieve adopted goals for improving criminal

case management and access to the pilot courts2-30 1-18

DCOP, CME, M&E

Coordinator, CCs



Monitor implementation of criminal registration offices (BOP) in the pilot courts 2-30 1-18DCOP, CME, M&E

Coordinator, CCs



Hold a seminar on the experiences of the improved criminal justice units (PJP) in the prosecutors’

offices of pilot courts16-27

DCOP, CME, Training

Coordinator, M&E

Coordinator, CCs



Monitor implementation and assess functioning of the PJP Ongoing Ongoing OngoingDCOP, CME, M&E

Coordinator, CCs



Monitor implementation and assess functioning of the quality management committees in the pilot

courtsOngoing Ongoing Ongoing

DCOP, CME, M&E

Coordinator, CCs



Organize communication campaign for the official distribution of the Master Plan for Computerization of

the judicial system1-15

COP, Communications

Coordinator, Access to

Justice Coordinator

MOJHR, magistrates,

and judicial personnelAbidjan

Organize official distribution of the Master Plan for Computerization of the judicial system 15-31 COP, MOJHRMOJHR, magistrates,

and judicial personnelAbidjan

Finalize bidding process for the computerization of the revised CMS 1-31DCOP, MOJHR, STTA

Josh Pazour

MOJHR, public at

largeAbidjan

Follow-up and supervise with MOJHR the development of the software solution by the selected sub-

contractor2-30 1-18

COP, DCOP, MOJHR,

potential STTA

MOJHR, public at

largeAbidjan

Objective 1C: Reduce Opportunities for Corruption Through Improved Transparency and Accountability of Judicial Officials

Support efforts to strengthen management of the General Inspectorate of Judicial Services (IGSJ) and

improve the organization of the inspections process in coordination with other donors, and in particular

with the European Union

Ongoing Ongoing Ongoing COP, DCOP IGSJ, MOJHR Abidjan

Institutionalize a system of annual individual professional performance evaluation for magistrates and

clerks (to increase transparency in the decision-making process of judicial promotions and

appointments)

5-16COP, DCOP, STTA Marc

Moinard

IGSJ, MOJHR, pilot

courts, magistrates,

and public at large

Abidjan and pilot courts

Follow up with the MOJHR to ensure the adoption and implementation of the code of professional

conduct for magistrates and manual for discipline of magistrates which were developed with project

support in FY2014-15

Ongoing Ongoing OngoingCOP, DCOP, Training

CoordinatorPublic at large All pilot courts

Install the suggestion boxes in selected sites of seven target jurisdictions (town halls, prefectures,

courts, and other sites frequented by the public)1-31

DCOP, Disability Program

Manager, Communications

Coordinator, CCs

Public at large All pilot courts

Provide media and communication coverage for the installation of suggestion boxes: preparation and

publication of ads in leading newspapers and in partnership with local radio stations to explain what

was done and the reason for this activity

2-30

Disability Program

Manager, Communications

Coordinator

Public at large One pilot court TBD

In partnership with pilot courts and IGSJ, monitor and report on the functioning of “solution boxes” in all

pilot courtsOngoing Ongoing Ongoing

DCOP, Disability Program

Manager, M&E

Coordinator, CCs

Public at large All pilot courts

Survey the public in pilot courts to identify percentage of the public with appropriate information to

report on judicial abuse and corruption 2-30 1-18

DCOP, M&E Coordinator,

CCsPublic at large All pilot courts

Support the MOHJR in holding high level meetings to discuss and finalize draft laws which are key for

independence and transparency of the judiciary, such as Reform of the Law on the High Judicial

Council (Conseil Supérieur de la Magistrature, CSM); Reform of the Magistrates’ Statutes

2-30COP, DCOP, Training

Coordinator

MOJHR, CSM,

judiciaryAbidjan

Support the MOHJR in updating the criminal judicial fees, through: 1/ Technical assistance for the

approval and dissemination of the updated fee scale in collaboration with the MOHJR; 2/ Support for

the development of mechanisms for reporting fees and checking compliance, and amount of fees

collected and transferred to courts or public treasury, in collaboration with the MOJHR

2-30 1-18 COP, DCOP, STTAMOJHR, Public at

largeAbidjan

Objective 2 - Improve and Increase Access to Justice

Objective 2A: Improve Access to the MOJHR Public Defense Fund and Increase the Capacity and Outreach of OLA

Provide appropriate logistical and equipment support to the local legal assistance offices registering

requests for legal assistance in Dabou1-30

Access to Justice

Coordinator

MOJHR, public at

largeAbidjan, Dabou



Organize training of community leaders on legal assistance1-30

Access to Justice

Coordinator

MOJHR, public at

largeDabou

Organize and take part in radio and TV programs on legal assistance in Bouaké and Abidjan on RTI

(public broadcasting network)'s weekly news magazine 1-30 1-18

Communications


Justice Coordinator

MOJHR, public at

largeAbidjan and Bouaké

Organize a third session of training for lawyers on legal assistance 1-30 1-18Access to Justice

Coordinator Bar association Abidjan

Finalize drafting of the Access to Justice Guide with the help of a local organization 1-31 1-30Access to Justice

Coordinator MOJHR, litigants Abidjan

Print and distribute the Access to Justice Guide (1,000 copies) 1-18Access to Justice

Coordinator

MOJHR, litigants,

NGOs, magistratesAbidjan and pilot courts

Finalize the compilation of criminal court jurisprudence with the help of the National Center for Legal

Documentation (CNDJ)1-31

Access to Justice

Coordinator Magistrates, lawyers Abidjan

Print and distribute the compilation of criminal court jurisprudence (1,000 copies) 1-30 1-18Access to Justice

CoordinatorMagistrates, lawyers Abidjan and pilot courts

Provide technical assistance to the legal assistance offices in the pilot courts in drafting reports and

collecting statistics on requests for judicial assistance 1-18

Access to Justice

Coordinator, M&E

Coordinator

MOJHR, public at

largeAbidjan

Print and distribute registers for legal assistance in seven new pilot courts 1-31 1-30

Communications


Justice Coordinator

MOJHR, public at

largeNew pilot sites

Organize training of bailiffs in Abidjan (17), Bouaké (12), and Daloa (13) 1-30 1-18Access to Justice

Coordinator

MOJHR, public at

largeAbidjan, Bouaké, Daloa

Objective 2B: Support Networking, Public Information Campaigns, and Awareness Raising Activities to Improve Public Understanding and Access to Legal Information

Build and install information and orientation kiosks in the 11 pilot courts 1--30 1-18

Communication


Justice Coordinator and

Civil Society Liaison Officer

MOJHR, magistrates,

public at largeAbidjan and pilot sites

Prepare and conduct an information campaign on the installation of the information and orientation

kiosks1-18

Communication


Justice Coordinator, and


MOJHR, public at

largeAbidjan and pilot sites

Finalize the drafting of the Directory of NGOs active in the judicial system 1-31 1-30

Communication




NGOs, MOJHR, public

at largeAbidjan

Print and distribute 1,500 copies of the Directory of NGOs active in the judicial system 1-18

Communication


Justice Coordinator and


MOJHR, public at


Develop more outreach materials such as information brochures, posters, guides, etc. on access to

justice, legal assistance in Côte d'Ivoire1-31 1-30

Communication




MOJHR, public at


Monitor NGO sub-recipients' activities in the 11 pilot sites 1-30

Access to Justice

Coordinator and Civil

Society Liaison Officer

NGOs, public at large Pilot sites

Organize a ceremony to celebrate the three best female students in public law school faculties 1-18

Access to Justice

Coordinator and Civil

Society Liaison Officer

Students, INFJ, law

facultiesAbidjan, Bouaké, Daloa

Expanding Participation of People with Disabilities



Plan field research missions on access to justice for people living with disabilities in five ProJustice pilot

courts1-31 1-30

COP, Disability Program

Manager, Confederation of

Organizations for Disabled

Persons in Côte d'Ivoire

(COPHCI)

COPHCI, MOJHR,

Pilot courts, Disabled

people

Abidjan and five pilot courts

Conduct field research missions to collect data on problems encountered by people living with

disabilities to access the justice system in five ProJustice pilot courts1-18


Manager, COPHCI

COPHCI, MOJHR,

Pilot courts, disabled

people

Abidjan and five pilot courts

Collect information and data on existing provisions protecting disabled people in the Ivoirian legislation

and the actual implementation of the legislation1-31 1-15 1-18


Manager, COPHCI

COPHCI, MOJHR,

Pilot courts, disabled

people

Abidjan

Prepare a conference on institutional issues facing disabled people in Côte d'Ivoire, including the

possible creation of a national Disability Rights Commission to better protect the rights of the disabled1-31 1-20


Manager, COPHCI

COPHCI, MOJHR,

Disabled peopleAbidjan

Hold conference on institutional issues facing disabled people in Côte d'Ivoire, including the possible

creation of a national Disability Rights Commission to better protect the rights of the disabled20-30


Manager, COPHCI, STTA,

Pro Bono Consultant

COPHCI, MOJHR,

Disabled personsAbidjan

Prepare a general plan of communication and outreach sensitization campaigns on the rights and

conditions of persons living with disabilities1-31 1-30


Manager, Communication

& Outreach Coordinator

COPHCI, MOJHR,

Disabled personsAbidjan

Procure specialized equipment for COPHCI to prepare publications (legal documentation, brochures,

and books) for the blind1-31 1-30


Manager, Logistics and

Procurement officer,

COPHCI

COPHCI, blind

personsAbidjan

Procure IT and office equipment for COPHCI to improve its operations and activities 1-31 1-30COP, Disability Program

Manager, COPHCICOPHCI Abidjan

Organize training on project and finance management, and monitoring and evaluation for COPHCI to

improve their ability to produce reliable project information, data, and reports1-31 1-15


Manager, Finance

Manager, M&E Specialist

COPHCI, ProJustice Abidjan

Cross-cutting Activities

Finalize and distribute a practical Handbook to Combat Gender Based Violence 1-31 1-30

COP, DCOP, Component

2 staff, STTA Michèle

Laborde

Justice sector Abidjan, all pilot sites

Document success stories, lessons learned, and best practices in the pilot courts

Ongoing Ongoing Ongoing

M&E Coordinator,

Communication &

Outreach Advisor, CCs


USAID /JUSTICE SECTOR SUPPORT PROGRAM IN COTE D’IVOIRE

Documents

Transcript of USAID /JUSTICE SECTOR SUPPORT PROGRAM IN COTE D’IVOIRE