UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Temeljni principi - efos.unios.hr · 22/11/2017 4 Proces upravljanja...
Transcript of UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Temeljni principi - efos.unios.hr · 22/11/2017 4 Proces upravljanja...
22/11/2017
1
UPRAVLJANJE PROJEKTIMATemeljni principi
Kako izgleda projekt
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 227.11.2017.
22/11/2017
2
Projekt ???
• Ima kraj i početak
• Provodi se kako bi zadovoljio ciljeve
• Obično se provodi timski
• Ima ograničene resurse i vrijeme
• Jedna jedinica
• Mnogo povezanih aktivnosti
• Različito planiranje proizvodnje i kontrola zaliha
• Oprema opće namjene
• Visoke vještina rada
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 327.11.2017.
Projekti - primjer
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 427.11.2017.
► Izgradnja zgrade
► Istraživački projekt
22/11/2017
3
Upravljanje projektima
Proces koji pomaže isporučivanje projekta:
• na vrijeme
• u skladu s proračunom
• u skladu s željenom kvalitetom
Uz što je moguće manje neugodnih
iznenađenja
Faze upravljanja projektima
Definiranje –Odlučivanje što
se mora napraviti
Planiranje –Odlučivanje kako
će se napraviti
Implementiranje– Provođenje
Ocjenjivanje –Učenje iz onoga
što je napravljeno
22/11/2017
4
Proces upravljanja projektom
Planiranje, planiranje, planiranje i ponovno planiranje. To je tajna uspjeha.
Nemojte žuriti u akciju.
7Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a
Definiranje
Planiranje
Implementiranje
Ocjenjivanje
Slijedeći projekt
27.11.2017.
IT projekti – uspjeh vs. neuspjeh
• IT projekti u velikom kompanijama
– 80-90% ne zadovoljava standarda djelovanja
– 80% kasni ili su prekoračili proračun
– 40% je napušteno
• Vrlo slična situacija je i u malim biznisima.
• Ostali inovativni projekti vjerojatno imaju sličnu razinu neuspjeha.
• Projekti imaju veću vjerojatnost uspjeha - UKOLIKO SE NJIMA DOBRO UPRAVLJA!
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 827.11.2017.
22/11/2017
5
Vježba: Zašto projekti ne uspijevaju
• Napravite listu razloga zašto projekti ne uspijevaju.
• Navedite primjere projekata u kojima ste sudjelovali ili ste čuli o njima
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 927.11.2017.
Zašto projekti uspijevaju
• Odličan voditelj projekta
• Dobro planiranje i kontrola
• Predan i sposoban projektni tim
• Snažna orijentacije prema cilju
• Jasni kriteriji uspjeha
• Točna predviđanja troškova
• Dostupnost financiranja
• Nedostatak birokracije
• Snažan “projektni prvak”
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 1027.11.2017.
Na osnovu studije koju je provela NASA na 650 projekata
22/11/2017
6
PROJEKTNI PRVAK
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 11
Osnovna potpora za voditelja projekta
• Osoba višeg managementa i utjecaja
• Iznimno predana uspjehu projekta
Pomaže pri uklanjanju prepreka
Pomaže pri donošenju teških odluka
Umiruje ljude koje ste uznemirili
Voditelj projekta
Voditelj projekata treba:
• Koristiti dobre procese za upravljanje projektima
• Osigurati da ima dobro uravnotežen tim
• Podržavati i ohrabriti svoj tim
• Zadržavati usredotočenost svih na ciljevima – a posebno vremenu
• Raditi blisko s klijentima – i upravljati njihovim očekivanjima
• Nadzirati provođenje i poduzimati korektivne aktivnosti
• Rješavati probleme i prepreke
• Ocjenjuje se ovisno o uspjehu ili neuspjehu projekta
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 1227.11.2017.
22/11/2017
7
Uloga voditelja projekta
Vidljiv i odgovoran za:
1. Sve neophodne aktivnosti moraju biti završene na vrijeme
2. Izvršenje projekta unutar proračuna
3. Izvršenje projekta u skladu s ciljevima kvalitete
4. Da ljudi na projektu budu motivirani, vođeni i informirani
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 1327.11.2017.
Voditelj projekta
Treba biti
► Dobar trener
► Dobar komunikator
► Sposoban organizirati aktivnosti iz različitih područja
22/11/2017
8
Etika i voditelj projekta
Voditelj projekta svaki dan se susreće s donošenjem etičkih odluka
Etički kod „The Project Management Institute” za rješavanje problema kao što su:
– Ponude raznih poklona izvođača
– Pritisak na pravljenju „izmijenjenih” izvještaja kako bi se zamaskiralo kašnjenje
– Krivotvoreni izvještaji za utrošeno vrijeme i troškove
– Pritisak kako bi se kompromitirala kvaliteta radi ispunjenja predviđenih rokova
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 1527.11.2017.
Benchmarking - učite od najboljih
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 16
22/11/2017
9
FAZA INICIRANJA PROJEKTA
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 17
• Projektna izjava
• Projektni ciljevi i prepreke
• Klijentova odluka o počinjanju ili ne počinjanju projekta
Projektna izjava klijenta
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 18
Vrijeme
Trošak
•IMPLEMENTACIJA NOVOG INTEGRIRANOG POSLOVNOG PROGRAMA •Provjereno programsko rješenje domaćeg dobavljača•Kvalitetniji poslovni izvještaji•Za trošak manji od 25.000 EUR•U roku od ŠEST mjeseci
Faza iniciranja
22/11/2017
10
Igra: Problem riječi
• Složite što je moguće više riješi koristeći riječi iz tablice ispod i uvijek koristeći slovo u sredini kvadrata.
• Samo riječi u mojem rječniku će se bodovati.
• Imate 7,5 minuta da riješite ovaj zadatak
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 1927.11.2017.
T F R
I O D
N E L
PRETPOSTAVKE
• Pretpostavke pravimo kako bi uštedjeli vrijeme – linija manjeg otpora.
• Kako možemo biti sigurni da su točne?
• Prošlo iskustvo može biti loš vodič
• Izazovite pretpostavljene prepreke
• Provjerite pretpostavljene potrebe klijenata
• Provjerite pretpostavljenu strukturu nagrađivanja
• Nastavite postavljati pitanja: Tko? Što? Kako? Kada? Koliko? Gdje? Zašto?
22/11/2017
11
Netočni podaci(provjerite činjenice)
Pravljenje pretpostavki(postavljajte pitanja) Zatvoreno
promišljanjeUmišljene prepreke(uklonite prepreke)
Nedovoljni inputi(tražite savjete, stajališta, informacije)
KAKO NAPRAVITI POGREŠNO!
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 21
Projektni ciljevi
Specifični CILJEVI, detaljnije nego u projektnoj izjavi klijenta
Provjera i izazovi projektne izjave klijenta kako bi se identificirale stvarne potrebe:
• Program mora biti jednostavan za uporabu.
• Sve poslovne funkcije moraju biti obuhvaćene.
• Mogućnost povezivanja s dobavljačima.
• Opcija povezivanja s web stranicom i budućim web shopom.
• Smanjenje troškova održavanja.
• Mogućnost iskorištenja određenih postojećih programskih rješenja.
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 2227.11.2017.
22/11/2017
12
Prepreke projekta
PREPREKE koje će ograničiti načine pomoću kojih se mogu postići ciljevi
Dobro razmislite o preprekama koje možda nisu bile definirane od strane klijenta:
• Projekt može početi najranije u roku od 4 tjedna od sada.
• Maksimalno pet dana prekida rada na postojećoj platformi.
• Ne smije biti ometanja rada tijekom implementacije.
• Maksimalno korištenje postojeće računalne opreme.
• Moraju se koristiti samo zaposlenici za rad na implementaciji.
• Nema rada vikendom.
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 2327.11.2017.
Isplativost projekta
Uvijek morate pokušate odrediti koristi i to vrijednosno -
Cost/Benefit analiza
• Da li ukupni troškovi uključuju sve?
• Da li godišnja ušteda odražava sve koristi?
• Da li godišnji troškovi odražavaju sve troškove?
• Ukupno: izgleda li to razumno???
• Da li biste uložili vlastiti novac u projekt?
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 2427.11.2017.
22/11/2017
13
Koristi projekta
Materijalne (jednostavno za odrediti)
• Povećanje prodaje
• Omogućavanje povećanja prodajne cijene
• Smanjenje troškova proizvodnje
• Smanjenje cjelokupni troškova (rashoda)
Nematerijalne (teško za odrediti)
• Povećanje zadovoljstva kupaca
• Poboljšanje imidža tvrtke
• Priprema za budući rast
• Uklanjanje potencijalnih prijetnji
• Smanjenje “gnjavaže”
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 2527.11.2017.
Troškovi projekta
Materijalni (jednostavni za odrediti)
• Stvarno potrošeni novac
• Utrošeno vrijeme zaposlenika
• Utrošeno vrijeme uprave
• Poremećaj proizvodnje
Nematerijalni (teško za odrediti)
• Neugodnost za kupce
• Izgubljena prodaja
• Rizik gubitka ako nešto krene loše
• Izgubljena reputacija ako nešto krene loše
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 2627.11.2017.
22/11/2017
14
Što to klijent stvarno želi?
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 2727.11.2017.
PRIORITETI: hitno ili bitno?
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 28
JAKO BITNOMANJE HITNO
MANJE BITNOMANJE HITNO
MANJE BITNOJAKO HITNO
JAKO BITNOJAKO HITNO
22/11/2017
15
Potvrdite zahtjeve klijenta
Provjerili ste PROJEKTNU IZJAVU
i oblikovali detaljne CILJEVE i
istražili ste sve PREPREKE
• Obratiti se ponovo klijentu kako bi potvrdili da razumijete stvarne ciljeve i prepreke.
• Razjasnite sve što nije jasno.
• Klijent donosi prvo odluku o počinjanju / odustajanju
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 2927.11.2017.
Faza definiranja projekta
1
Upravljanje projektom
2
Projektni stakeholderi
3
Kreiranje strukture i liste aktivnosti
4
Specifikacija aktivnosti
5
Zahtjevi za resursima i procjena troškova
6
Klijentova odluka o početku ili obustavi
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 3027.11.2017.
22/11/2017
16
Dionici i uključivanje
Svi koji imaju interes u uspjehu / neuspjehu projekta
Dobijte njihov pristanak• Ti ljudi mogu zaustaviti Vaš projekt• Potreban Vam je njihov pristanak za ono što radite.
Savjetujte se s njima• Ti ljudi imaju važne informacije, mišljenja ili potrebe.• Dobijte njihovu potporu i pomoć u provođenju Vašeg projekta.
Obavještavajte ih• Ti ljudi imaju periferni interes u projekt. Obavještavajte ih tako da se osjećaju uključenima u slučaju da imaju
nešto korisno dodati.
Ignorirajte ih• Ti ljudi imaju minimalni interes u projekt. Obavijestite ih, čisto reda radi, ukoliko je to jednostavno napraviti. Ako
nije, ignorirajte ih.
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 3127.11.2017.
ISHIKAWA (FISHBONE) DIJAGRAM
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 32
22/11/2017
17
Struktura poslova projekta
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 33
Struktura poslova projekta
Razine
1. Projekt
2. Glavni zadaci u projektu
3. Pod-zadaci glavnih zadataka
4. Aktivnosti koje se moraju izvršiti
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 3427.11.2017.
22/11/2017
18
Lista zadataka za “ERP implementacija
1.0 Snimanje stanja i izbor programa1.1 Snimka postojećeg stanja 2 tjedna
1.2 Izbor programa i dobavljača 2 tjedna1.3 Edukacija zaposlenih 2 tjedna
2.0 Priprema za uvođenje2.1 Plan uvođenja 4 tjedna2.2 Hardver 4 tjedna2.3 Transfer postojećih podataka 2 tjedna
3.0 Implementacija 24 tjedna
(Napomena: Zadaci su napisano plavo italikom)
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 3527.11.2017.
Definiranje zadataka
• Nakon podjele projekta u zadatke moguće je neovisno raditi na svakom od njih
• Specificirajte što je to, što je moguće detaljnije
• Odredite potrebne resurse
• Procijenite trajanje i troškove
• Odredite koji se zadatka prethodno mora napraviti
• Odredite odgovornu osobu.
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 3627.11.2017.
22/11/2017
19
Specifikacije
• Specifikacije točno onog što je potrebno za svaki zadatak u strukturi poslova projekta.
• Ukoliko ne specificirate točno što želite, nećete dobiti točno ono što želite.
• Ukoliko niste sigurni – provedite istraživanje, napravite prototipe, itd.
• Napišite – tako da osoba koja to radi nema nedoumica.
• Uključite kriterije prihvaćanja (i specificirajte vanjske suce ukoliko je to važno).
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 3727.11.2017.
Resursi
• Specificiranje sredstava koja su potrebna za ispunjenje zadataka u strukturi poslova projekta.
• Koristi se za planiranje i određivanje troškova.
• Ljudi
– Tko? Koliko dugo? Na ugovor?
• Objekti
– Radne površine, usluge raznih odbora, transport
• Oprema / materijal
– Alat, strojevi, telefaksi, računala, itd.
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 3827.11.2017.
22/11/2017
20
Trošak projekta
• Procjenjivanje troškova zasnovano na zahtjevima za sredstvima zadataka
• Procjene su točnije što se više planira
• Nemojte se zaustaviti na ranim grubim procjenama.
• Rane procjene su +-100% ili čak i gore.
• Čak i na kraju faze planiranja je teško napraviti bolje od +-25%
• Primjeri kategorija troškova:
– direktna potrošnja na materijal i izvođače
– vlastito osoblje potrebno za projekt
– izgubljena proizvodnja kao rezultat ometanja
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 3927.11.2017.
Faza definiranja je završena
• Povratak klijentu s ciljevima, preprekama, strukturom poslova, procjenom troškova i vremenskim okvirom.
Klijent donosi odluku početak / odustajanje
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 4027.11.2017.
22/11/2017
21
Faza planiranja projekta
• Dodjela odgovornosti
• Gannt mapa / Mrežna karta
• Niveliranje resursa
• Analiza problema / mogućnosti
• Poboljšanje procjene troškova
• Konačna odluka početak/odustajanje
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 4127.11.2017.
Tko će ga provoditi?
Kolika je novina projekt za tim?
Samo Vi
Vi i stranci
Vi i Vaše bliske kolege
Članovi tima su to već prije radili
Nitko to nije prije radio
Neki članovi su to već prije radili ili samo malo.
Značajno istraživanje potrebno za faze definiranja i planiranja. Potražite savjet.
Vrlo jednostavno: samo su potrebni outline planovi.
Značajno istraživanje i planiranje potrebno za provjeru znanja i koordiniranje zadataka.
Značajno istraživanje potrebno, posebno u fazi definiranja. Potražite savjet.
Značajno planiranje potrebno za razmjenu znanje i koordiniranje zadataka.
Preteško; podijeliti u pod-projekte
Umjereno planiranje potrebno, uglavnom u fazi definiranja.
Koliko treba planirati projekt
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 4227.11.2017.
Srednje planiranje kako bi se pronašlo/podijelilo znanje i koordinirali zadaci.
22/11/2017
22
Dodjela odgovornosti
• TKO radi ŠTO?
• Stavite ime za svaku kućicu u strukturi poslova projekta
– Oni su odgovorni za izvršavanje zadatka na vrijeme, korištenjem potrebnih resursa.
– Oni pomažu kod boljeg definiranja trajanja, resursa, itd.
– Oni vam se obraćaju u slučaju problema.
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 4327.11.2017.
GANTT mapa
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 44
‘Mapa’ zadataka koja pokazuje raspored aktivnosti
Kreirao Henry L Gantt, oko 1900
22/11/2017
23
Mrežni dijagrami
• Dijagram mrežnih aktivnosti i njihovih odnosa
• Jednostavniji za uporabu nego Gantt mapa kod većih projekata.
• Struktura važnosti i prioriteta može biti jasnija.
• Jednostavniji za ažuriranje i kreiranje kritičnih putova, vremena koje se gubi, itd.
• Nisu dobri kao Gantt za manje projekte ili pokazivanje vizualnog napredovanja.
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 4527.11.2017.
Mrežna mapa: Projekt
preseljenje ureda
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 46
22/11/2017
24
Niveliranje resursa
• Pomicanje aktivnosti kako bi se nivelirali potrebni resursi
• Projekti imaju vrhove aktivnosti (npr. visoka potreba za konzultantima u ranim fazama)
• Tražite načine za fazne aktivnosti (npr. programirajte dio i počnite implementaciju dok se slijedeći dio programira)
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 4727.11.2017.
Analiza problema i mogućnosti
• Kritično ispitivanje planova za identificiranje potencijalnih problema i mogućnosti
• Napišite stvari koje mogu krenuti loše.
• Kreirajte ‘planove’ za one koje će se najvjerojatnije dogoditi ili su vrlo štetne.
• Pokušajte pronaći bolje načine za obavljanje stvari.
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 4827.11.2017.
Koristite pomoć kolega/stručnjaka.
22/11/2017
25
Murphy's law?
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a
Upravljanje rizicima
• Prioritet određuje odnos između vjerojatnosti pojave rizika i utjecaja na projekt
• Strategije odnosa prema riziku
– Izbjegavanje
– Transfer (prijenos)
– Smanjenje vjerojatnosti
– Prihvaćanje rizika (posljedica)
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 5027.11.2017.
22/11/2017
26
Prioriteti: Upravljanje rizikom
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 51
VELIKI UTJECAJMANJA VJEROJATNOST
MANJI UTJECAJMANJA VJEROJATNOST
MANJI UTJECAJVELIKA VJEROJATNOST
VELIKI UTJECAJVELIKA VJEROJATNOST
Završeno planiranje projekta
• Povratak klijentu s detaljnim rasporedom i bolje definiranom procjenom troškova.
• Pravo trošenje uskoro počinje.
Klijent donosi odluku o početku/odustajanju
Tada “zamrzavate” projektni plan.
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 5227.11.2017.
22/11/2017
27
Faza implementacije
• Nadzor i kontrola
• Promjene projekta
• Završavanje i ocjenjivanje
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 5327.11.2017.
Nadziranje i kontrola projekta
• Provjeravanje da se projekt odvija: na VRIJEME, u skladu s PRORAČUNOM, prema KVALITETI
• VRIJEME:– korištenje Gannt mape
• TROŠAK:
– provjerite fakture nasuprot procjenama
– zabilježite vrijeme korištenja osoblja
• KVALITETA:- provjerite završeni rad u odnosu na specifikacije.- izdajte “listu rezervacija” za rad za poboljšavanje- obavite testiranje ukoliko je potrebno
22/11/2017
28
Tim voditelja projekta (Vaša mreža)
Napredovanje projekta
• Dnevni red:
• Na vrijeme?
• Prema proračunu?
• Prema specifikaciji?
• Problemi?
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 5527.11.2017.
SOFTWARE –PRO vs KONTRA
Nameću metodologiju i
sustavni pristup
Logična struktura
Timska komunikacija
Brzi i kvalitetni izvještaji
What if scenario analiza
Lijepo izgledaju ☺
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 5627.11.2017.
22/11/2017
29
Promjene projekta
• Suočavanje s kasnim PROMJENAMA projekta
• Mijenjajte plan samo ako morate. (Promjene u ovoj fazi su iznimno skupe).
• Čuvajte se perfekcionista koji gube puno vremena prije nego što ispune svoje zadatke.
• Ukoliko je kontrola teška:– navedite posljedice po troškove– tražite sastanak menadžmenta ili s “projektnim prvakom”– postanite neugodni
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 5727.11.2017.
Projekt je završen• Predajte proizvod vašem zadovoljnom klijentu.
• Nemojte se još opustiti – još imate dva zadatka….
22/11/2017
30
Završetak & ocjenjivanje
• NAUČITE kako to napraviti BOLJE slijedeći puta
• Navedite:– stvari koje su prošle dobro– Stvari koje su prošle loše
• Istražite:– Uzroke problema– Koji su procesi bili korisni
• Izvjestite:– Kratki napisani izvještaj o lekcijama
• Pohvalite/nagradite:– Osigurajte da svi dobiju pohvalu koju zaslužuju– Ne zaboravite vanjskoj osoblje
Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 5927.11.2017.
Sustav stalnog
poboljšanja -Ne budite
Sizif!
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 60
22/11/2017
31
Upravljanje projektima
27.11.2017. Upravljanje operacijama poduzeća - 2017/2018 v2a 61
• Umjetnost izvršavanja projekata
• Na VRIJEME
• Prema PRORAČUNU
• U skladu s KVALITETOM
• Pojedinačno ili u timu
Umjesto Zaključka – među
nama rečeno
• Pretpostavke su opasne iako štede vrijeme
• Sagledajte cjelinu - odnos projekta i okruženja
• Ne zaboravite na detalje - znaju biti jako važni
• Planiranje je naporno, ali štedi novce, živce, vrijeme ... i čuva radno mjesto
• Određivanje prioriteta je teško ali neophodno
• Dobra komunikacija je temelj uspjeha - jedna slika govori više od tisuću riječi
• Zapamtite i dokumentirajte što je bilo dobro a što loše i pokušajte to poboljšati - sjetite se Sizifa!