UNIVERZITET U BANJOJ LUCIMEDICINSKI FAKULTET

Odsjek: Stomatologija

Seminarski rad

UPRAVLJANJE LJUDIMA (PREVAZILAŽENJE STRESA, PLANIRANJE VREMENA I

KORIŠĆENJE VREMENA)

Mentor: Student: Prof. dr Duško Ljubanić

Banja Luka, april 2015. godine

Sadržaj

Uvod............................................................................................ 3 Prevazilaženje stresa................................................................. 4 Stres na radnom mjestu............................................................... 5 Savladavanje stresa..................................................................... 5 Simptomi vezani za stres............................................................ 7 Posljedice stresa.......................................................................... 7 Planiranje vremena................................................................... 8 Rasipanje vremena.................................................................... 10 Aktivnosti koje uzimamo zdravo za gotovo.............................. 10 Korišćenje vremena................................................................. 11 Ševe i sove................................................................................. 12 Savjeti za dobro upravljanje vremenom.................................... 12 Literatura................................................................................... 14

Uvod

2

Upravljanje ljudskim resursima (engl. Human Resources Management-HRM) najčešće se danas naziva disciplina koja se bavi svestranim sagledavanjem problematike upravljanja ljudskim resursima u kompaniji ili preduzeću - od planiranja potreba za njima, njihovog pribavljanja i optimalnog raspoređivanja, vođenja i motivisanja, do njihove zaštite i unaprijeđivanja.

Menadžment (kao aktivnost) generalno može biti definisan kao povezivanje na optimalan način materijalnih i ljudskih faktora kojima preduzeće raspolaže, a s ciljem postizanja optimalnih (maksimalnih) proizvodnih i ekonomskih rezultata.

Menadžment je proces oblikovanja i održavanja okruženja u kojem pojedinci, radeći zajedno u grupama ostvaruju odabrane ciljeve. To je zapravo proces postizanja željenih rezultata kroz efikasno korišćenje ljudskih i materijalnih resursa.

Sistematičan način usmjeravanja pojedinaca, grupa poslova i operacija s ciljem ostvarivanja imenovanih organizacijskih ciljeva sa sredstvima koje organizaciji stoje na raspolaganju. Savremeni menadžeri u principu obavljaju tri zadatka:

Usmjeravaju poslove i organizacije Usmjeravaju (upravljaju) ljudima Usmjeravaju (upravljaju) operacijama (proizvodima i uslugama)

Potrebne vještine dobrog menadžera su:

Koncepcijske - sagledavanje "velike slike" preduzeća da bi mogao donositi prave odluke

Vještine oblikovanja - rješavanje poslovnih problema u preduzeću Vještine rada s ljudima - motivacija, nagrađivanje, pomaganje,

komunikacija, rješavanje konflikata Tehničke vještine - specijalistička znanja, većinom potrebna prvoj

razini menadžera koji imaju operativnu zadaću

PREVAZILAŽENJE STRESA

3

Stres je fiziološka i psihološka reakcija čovjeka na spoljne situacije koje remete njegovu ravnotežu. Stresne situacije, takozvani stresori koji su dio naše svakodnevnice, povrijeđuju ličnost, čine čovjeka napetim i nervoznim, što izaziva brojne tjelesne i psihičke promjene kod pojedinca koji je izložen toj situaciji.

Menadžeri su ti koji donose odluke o formiranju ili rasformiranju organizacije. Oni tako doprinose stvaranju bogatstva od kojega zavisi opstanak jedne zajednice. Oni takođe u priličnoj mjeri utiču na milje u kome personal radi. Dobar menadžer mora biti u stanju da uoči potencijalni stres koji ide uz izazovan posao. Isto tako, omi moraju znati da se nose sa svojim i sa stresovima drugih da bi sačuvali djelotvornost.

Menadžerima je potreban izazov da bi ih stimulisno i unio potrebni polet u njihov život. Uspješno riješen izazov pruža zadovoljstvo. Jedino onda kada se ne može riješiti, kada su pritisci prejaki, izazov može postati uzrokom stresa. Stres je ustvari nemogućnost savladavanja izvjesnih situacija. Reakcije na stres su ili pretežno vezane za raspoloženje i ponašanje ili se mogu manifestovati u fizičkim simptomima kao što su dispepsija, ospice, glavobolje itd. Ali zbog toga što se reakcija javlja na podsvjesnom nivou, simptomi se rijetko vezuju za pravi uzrok.

Stres je "bolest" koja zahvata cijelu ličnost. Savladavanje stresa zavisi od holističkog prilaza zdravlju. Na koji ćete način da se borite sa svojim stresom zavisi od vaše strukture ličnosti, stečenih znanja i ranijeg iskustva. Tako će anksiozni introverti biti podložniji stresu nego drski ekroverti. Od rasporeda

4

jakih i slabih tačaka kod pojedinca zavisi ranjivost jedinke. Vješti menadžeri tako ističu svoje sposobnosti i prikrivaju svoje slabosti.

Stres na radnom mjestu

Stres na radnom mjestu može biti prouzrokovan mnogim različitim uzrocima, od onih beznačajnih poput problema s kancelarijskom opremom ili čestim prekidima u radu, do onih velikih koji mogu dovesti do nezadovoljstva na poslu i smanjenja produktivnosti. Stres na radnom mjestu takođe može prouzrokovati i probleme u porodičnom i zdravstvenom životu.Najznačajnije izvore stresa na radnom mjestu možemo podijeliti u šest kategorija:

Kontrola - osobe koje na svojim radnim mjestima imaju vrlo malo kontrole i uticaja vrlo često se nalaze pod stresom;

Sposobnost - zabrinutost zbog kvaliteta obavljanja posla. Osjećaj sigurnosti radnog mjesta je veoma bitan, jer nesigurnost predstavlja velik izvor stresa za mnogeljude;

Nejasnoća - do stresa može dovesti i nejasna slika o zadacima na poslu, zatim kakvi su organizacijski ciljevi odjeljenja;

Komunikacija - napetosti na poslu izviru iz loše komunikacije među saradnicima, što dovodi do stresa;

Potpora - osjećaj manjka potpore od strane saradnika može otežati obavljanje zadataka;

Značaj - ukoliko se posao koji se obavlja smatra beznačajnim može prouzrokovati stres.

Osim navedenih kategorija, postoje i mnogi drugi uzroci stresa, kao što je diskriminacija na poslu, rad u teškim, nesigurnim uslovima, konstantna dostupnost tokom cijelog dana zbog razvoja tehnologije i telefona itd. Problemi na radnom mjestu i stres koji iz njih proizlaze vrlo se često može reflektovati i na porodični život.

Savladavanje stresa

Spoznaj sebe: Sačinite listu svojih jakih i slabih tačaka; zamislite kako je raditi ili biti u braku sa vama.

Vodite računa da vam vaš posao ostavlja dovoljno vremena da se bavite svojim talentima.

Znajte šta bi trebalo da radite, kuda idete, kako se uklapate u organizaciju i šta vam budućnost nosi.

5

Ptodiskutujte vaše žalbe i nedaće sa nekim kolegom ili prijateljem koji saosjeća sa vama, ili sa vašim partnerom. Ohrabrite vaše kolege i potčinjene na to isto.

Redovno provjeravajte svoje prioritete, mijenjajte ih i prenosite na druge kad god je to moguće. Naučite da kažete „ne“.

Ako ne uspijevate na jedan način, ne trudite se više. Pronađite bolji način. Prihvatite činjenicu da ne možete sve. Primjenite princip raspoređivanja

vremena. Unaprijed planirajte godišnji odmor i slobodne dane; držite se ovog plana

i odstupajte od njega samo ako nema drugog izlaza. Ako je to neminovno, promijenite ga bez odlaganja.

Napravite spisak svojih vanjskih aktivnosti i zanimanja i ucrtajte ih u svoj poslovni dnevnik.

Ustalite svoje navike u jelu i piću. Odredite sebi optimalnu težinu. Preduprijedite svako odstupanje od onoga što smatrate da je dobro za vas. Odredite minimum vremena za spavanje ispod koga ne biste smjeli ići. Upitajte kakav je vaš zabavni život. Ako je slab već poduže, zapitajte se

zašto je tako. Pokušajte da odgonetnete šta to kod vas uzrokuje osjećaj stresa. Ako je posao prvenstveni uzrok vašeg stresa, budite pripravni da ga

promjenite. Ipak se prethodno posavjetujte sa onima čije mišljenje poštujete (ili onima koji su imali isti problem).

Konflikti zbog nerješenih problema kod kuće izazivaju stres. Porazgovarajte otvoreno sa svojim partnerom i zajednički nađite rješenja.

Kao i svi drugi, i menadžeri funkcionišu kao cJelovita bića a ne, kao što oni vole da misle, kao dva razllčlta bića na poslu i kod kuće. U praksi, dobri odnosi su ključ za minimiziranje pojave stresa. Bez obzira da li je izvor sukoba i frustracija kod kuće ili na poslu, oni utiču jedni na druge. Neophodno je da vaš posao bude tako postavljen da imate jasne i dostižna ciljeve. Morate biti spremni da raspravite teškoće prije nego što one izrastu u problem.

Kao i na poslu, i kod kuće je međusobno razumijevanje ključ za minimiziranje stresa. Rekreativne aktivnosti podižu prag stresa. Upitajte sebe kakvi ste kao bračni partner i radite na unapređivanju stvari i odnosa.

Razuman stepen fizičke sposobnosti pomaže održavanju ravnoteže između radnog mjesta i porodice. Staloženi menadžeri će biti uspješniji na poslu, sretniji kod kuće i prema tome manje podložni stresu nego uskogrudi fanatici na poslu koji zanemaruju odnose sa ljudima.

Isto tako, menadžeri treba da obezbjede da njihov dio organizacije pruža uslove u kojima ljudi mogu napredovati na svoju i korist preduzeća. Upitajte se kako

6

izgleda raditi za vas - jer vi ne biste smjeli biti uzrokom nepotrebnog stresa kod vaših potčinjenih. Imajte na umu simptome koji mogu biti vezani za stres. Podstičite svoje ljude da teže ravnoteži izeđu kuće i posla da bi spremnije dočekali izazove.

Simptomi vezani za stres

U slučaju da prepoznate neke simptome, mentalne i fizičke, kod sebe, članova vašeg tima ili kod vašeg partnera, a koji mogu biti vezani za stres, trebalo bi bez odlaganja napasti problem.

Znaci opasnosti na poslu Frustracija zbog neuspijeha da se postignu rezultati Pritužbe na kvalitet rada vašeg tima Nesposobnost da se utvrde prioriteti Rokovnik uvijek prepun zakazanih sastanaka za koje niste spremni Nesposobnost da se odluči kom problemu prvo prići Lični sukobi sa šefovima ili potčinjenima Prezaposlenost koja spriječava da se idi na godišnji odmor ili vikende Nastavljanje sa poslom kod kuće noću ili za vrijeme vikenda Nespremnost da se razgovara o problemima i poslovnim izgledima Nedostatak koncentracije i/ili novca

Znaci opasnosti kod kuće Neučestvovanje u donošenju važnih odluka u domaćinstvu Osjećaj da u životu nema radosti Redovno kasno dolaženje kući Posvećivanje premalo vremena porodici Izbjegavanje da se razgovara o problemima Izostanak rekreativnih vježni zbog prezaposlenosti ili neraspoloženja.

Posljedice stresa

Istraživanja pokazuju da je čak 75% oboljenja povezano sa stresom. Posljedice stresa se pojavljuju u vidu poremećaja i oboljenja:a) Duševni poremećaji izazvani i udruženi sa stresom (akutna stresna reakcija, posttraumatski stresni poremećaj, reakcije prilagođavanja i dr.) i pogoršanje postojećih duševnih poremećaja;b) Psihosomatski poremećaji: povišen krvni pritisak, srčani udar, moždani udar, sindrom hroničnog umora i nadraženog crijeva, poremećaji varenja, gojaznost, migrena, infekcije, rak; autoimuna oboljenja, neke vrste anemija, problemi sa plodnošću.c) Sociopatološke pojave: delinkvencija, kriminal, samobistva i ubistva, prostitucija, bolesti zavisnosti i dr..

7

PLANIRANJE VREMENA

Menadžer ima četiri osnovna sredstva; to su ljudi, oprema, novac i vrijeme. Vrijeme je nenadoknadivo. Jedan od vaših najvaćih izazova biće da se naučite disciplini kada je u pitanju vaše vlastito i vrijeme vaših kolega i šefova.

Vaš cilj nije samo u tome da povećavate broj i kvalitet izvršenih zadatakta. On takođe treba da bude u funkciji ostvarenja vaše karijere, kojnje, na kraju krajeva, ipak jedan period posvećen postizanju ličnih, finansijskih i organizacionih ciljeva.Štaviše , većina uspješnih ljudi uspjeva da ostvari dvije ili tri različite karijere u toku jednog radnog vijeka.

Menadžeri koji imaju zaduženja i kod kuće poštovaće vrijeme i pametno ga koristiti; u tom slučaju planski pristup igra važnu ulogu jer će morati da obavlja dva posla.Planiranje vremena zavisi od metodičnog i disciplinovanog pristupa: pokušajte da podijelite dan na kraće - polučasovne - dijelove i analizirajte kako se vrijeme koristi. Uporedite "potrošnju" vremena sa vašim ličnim i ciljevima odjeljenja. Ako se ne slažu - ako trošite više vremena na nevažne detalje - onda morate korigovati prioritete.Budite strogi prema sebi i drugima. Ako trošite vrijeme na nepotrebne stvari, to znači da ste se ili slabo organizovali ili vam neko "pakuje" ekstra zadatke. Vratite poslove, prenesite ih na druge, ili postavite pitanje njihove svrhe. Besciljne, bespogovorne aktivnosti su odgovorne za najveći dio izgubljenog vremena.Prije svega se postarajte da vaše odjeljenje funkcioniše maksimalno efikasno:

8

Postavite rastegljive ali realne rokove; u protivnom posao će se razvlačiti da popuni raspoloživo vrijeme.

Nikada ne radite sami ono što se može bez rizika prenijeti na druge; možda potčinjeni neće izvršiti zadatak tako dobro kao vi, ali ako ne steknu iskustvo neće ni moći.

Pokušajte da tako uredite svoje obaveze da imate dovoljno vremena za teške zadatke kao što su ročno planiranje, pisanje izvještaja, analize problema ili odlučivanje o strateškim pravcima.

Otkrijte koje je to vaše najoptimalnije vrijeme za obavljanje poslova, a koje drugih, i neka taj period bude rezervisan za najzahtijevnije zadatke.

Zapamtite da su brzina i visoki učinak posljedica pravilno odmjerenog pritiska; ako je pritisak prejak, stvari kreću nizbrdo.

Animirajte druge – sekretarice, potčinjene – da štite vaše vrijeme. Ako ste prihvatili sistem otvorenih vrata, razmislite o uvođenju sistema zakazivanja za bavljenje svih problema osoblja koji nisu hitni.

Naviknite se da pitate: „koliko će nam vremena za to trebati?“ Ostavite vremena između sastanaka za sprovođenje na njima usvojenih

riješenja i planova. Nemojte misliti da možete upravljati svojim i vremenom onih koji rade za vas. Do potencijalno najvećeg rasipanja vremena dolazi ako niste u stanju da upravljate svojim vremenom. Tek kada vaše odjeljenje profunkcioniše kao dobro podmazana mašina, bićete spremni da pospješite i učinak vaših pretpostavljenih:

Napravite listu pitanja koje želite da pretresete sa šefom. Ako je moguće, tako podesite sastanke da ima dovoljno vremena da se

pređe dnevni red prije nego što vi ili šef, morate da odete na drugi važan sastanak.

Ne pretrpavajte dnevni red vaših sastanaka:bolje održavajte češće a kraće sastanke.

Uvijek pravite kratke bilješke sa sastanaka: „složili smo se oko sljedećeg...“

Ako je vaš šef sklon priči, ili vas ščepa kancelarijski gnjavator, onda treba da na prvom pogodnom trenutku učtivo ali odlučno stavite do znanja da vas čeka brdo posla i da mu se morate vratiti.

Rasipanje vremena

Istraživanje koje je sprovela jedna firma za prozvodnju pejdžera imalo je za cilj da utvrdi koliko su vremena kancelarijski službenici odsutni sa svojih radnih mjesta. Više od 40% menadžera je priznalo da je odsutno četvrt do pola sata u toku svog radnog vremena. U nekim velikim kancelarijama, više od polovine

9

osoblja je bilo odsutno sa svojih radnih mjesta tokom četvrtine svog radnog vremena.Ukupno 60% anketiranih reklo je da doživljava ozbiljne frustracije zbog teškoća u kontaktima sa drugima na poslu. U utrošak se mora uračunati izgubljeno vrijeme onih koji su pokušali da kontaktiraju druga lica jednako kao i sopstveno izgubljeno vrijeme.

Aktivnosti koje se uzimaju zdravo za gotovo

Neki menadžer za distribuciju želio je da uvede novi sistem isporuke svježeg sira bakalnicama. Rečeno mu je da to neće funkcionisati u zabačenijim dijelovima, jer su ovi navikli da dovijaju svoj sir ponedjeljkom, te da trgovci ne žele isporuke sira bilo kojim drugim danom.Menadžer se potrudio da ovo provjeri i otkrio da trgovci traže upravo ustaljene i promptne isporuke, ali ne obavezno ponedjeljkom.Nakon izvjesnog vremena, menadžer se našao na jednom skupu penzionisanih radnika firme. Tom mu je prilikom jedan od raznosača rekao da su odlsaci u udaljene dijelove bili obavljeni ponedjeljkom zato što je to dan kada su konji bili najodmorniji nakon nedjeljnog odmora!

KORIŠĆENJE VREMENA

Upravljanje vremenom ne sastoji se samo od omogućavanja vašoj ekipi da obavlja povećani obim posla. Ono bi takođe trobnlo da obezbjedi pravovremenost odigravanja zbivanja, projekata, prijedloga i događaja. Na

10

primjer, novi investicioni projekat neće proći ako jedan sličan projekat već kasni uz prekoračenje budžeta.

Morate znati šta se događa u organizaciji prije nego što učinite prijedloge čiji domašaj prevazilazi vaše odjeljenje.

Ako ste u stanju da upravljate svojim vremenom kako treba, onda ćete moći da stvorite osjećaj povjerenja kod svojih ljudi. Potražite najrelevantnije i najmoćnije načinekorišćenja vremena za svoju ekipu i za kompaniju.

Ljudi reaguju daleko bolje na dobro isplanirane uzlete aktivnosti nego na krize ili na dugotrajne rutinske poslove. Pokušajte da snimite potrebe osoblja i preduprijedite eventualne zahtijeve da biste imali dovoljno vremena da se bavite nepredviđenim stvarima. Mijenjajte ritam vašeg i rada vaše ekipe. Zapamtite, ljudima je potrebna reakcija radi mentalnog i fizičkog zdravlja; ali ipak nastojte da se godišnji odmori ne poklapaju sa povećanim

obimom posla.

Ako član vaše ekipe stalno kasni na posao ili odlazi sa njega prije vremena; saznajte zašto to radi. Možda je u pitanju posao koji je dosadan ili je po srijedi problem lične prirode koji treba razmotriti.

Ako vaši ljudi stalno rade prekovremeno, provjerite da li je izopravdanih razloga. Sve dok to ne utiče na timski rad, nije bitno da li se najkreativniji dio posla obavlja ranoujutro ili kasnije u toku dana. Omogućite ljudima da se oporave.

Ljudi privrženi poslu će možda ostati duže na poslu da bi uporedili bilješke sa kolegama ili jednostavno jer im prija timski rad. Ali ako neko ostaje prekovremeno jer na želi da ide kući, to znači da je možda na pomolu lična kriza koja bi mogla da utiče na cio tim. A tim koji ostaje preko radnog vremena zbog posla će vam ubrzo uskratiti svoju lojalnost.

11

Ševe i sove

Menadžeri koji se ogluše o prirodni časovnik tijela čine to na sopstveni rizik. Lični ritam budnog stanja i odmora se razlikuje od čovjeka do čovjeka i utiče na vremenski slijed svih mentalnih i fizičkih aktivnosti. Svaka ekipa ima svoje ševe (najbolje rade rano izjutra) i sove (najbolje rade noću). Treba da saznate ritam svog tijela kao i članova vaše ekipe, svojih kolega i svog šefa.Izbjegavajte naporne sastanke rano izjutra ako ste sova. Ako ste ševa, ne gubite dragocjeno vrijeme na rutinske poslove čim stignete na posao. Ostavite ih za kraj dana.Uzmite u obzir uticaj dana na druge – možda će vam oni trebati da su u punoj formi, a možda i ne.Problemi koji se odnose na vrijeme se mogu riješiti metodičkim pristupom. Analiza će možda ponuditi više rješenja. Kad odlučujete kojim putom da krenete, ne zaboravite da je možda upravo vaš način upravljanja pogrešan.

Savjeti za dobro upravljanje vremenom

Da li je vrijeme plus novac plus znanje jednako postignutim rezultatima? Ako nije:

Definišite osnove vašeg posla. Obratite pažnju da veći dio vašeg vremena trošite na njih.

Često analizirajte korišćenje vašeg vremena. Racionališite vaše vrijeme i vrijeme vaših ljudi. Planirajte vaše vrijeme tako da stavke koje imaju prednost dođu na red

kada ste u najboljoj formi. Dok ne postignete optimalni učinak, postepeno smanjujte vrijeme za

izvršavanje zadataka s razmjerno stečenom iskustvu. Pokažite da ne odobravate traćenje vremena. Prije nego što započnete neki posao, provjerite da li ga možete prenijeti na

nekoga.

12

Neka sastanci koje vodite budu kratki; postavite vremensko ograničenje za ciljeve.

Nastojte da zaštitite svoje vrijeme od drugih. Obznanite da je vaše vrijeme dragocjeno tako da drugi to shvate. Zahvalite uvijek onima koji su kratki i odmah prelaze na stvar. Posvetite vrijeme na upoznavanju organizacije. Posvetite vrijeme na upoznavanju vašeg tržišta/branše/profesije. Svedite na minimum vrijeme koje vaši ljudi provode na neomiljenim

poslovima. Podstičite dobru radnu atmosferu – to ljude čini ekspeditivnim. Usmjerite talase aktivnosti ka ciljevima. Postavite rokove sebi i drugima, ali zapamtite da brzina nije najvažnija,

naročito ne na štetu kvaliteta. Ne prestajte da se pitate da li je ono čime se sada bavite najbolji način

korišćenja vašeg vremena.

Literatura

Mileusnić dr Nenad, Menadžment preduzeća, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd , 1998.

13

Erić D, Uvod u menadžment, Ekonomski fakultet, Beograd, 2000.

Grubić – Nešić Leposava, Razvoj ljudskih resursa, Novi Sad, 2005.

Korišćeni internet sadržaj: http://www.cisco.com/global/HR http://www.hrpro.hr

14