UPAYA PELESTARIAN ARSIP STATIS DI LEMBAGA ARSIP...

UPAYA PELESTARIAN ARSIP STATIS DI LEMBAGA ARSIP

UNIVERSITAS TERBUKA

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh

WULAN PURNAMASARI

NIM : 11150251000090

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1441H / 2019M

i

ABSTRAK

Wulan Purnamasari (11150251000090). Upaya Pelestarian Arsip Statis di

Lembaga Arsip Universitas Terbuka. Di bawah bimbingan Mukmin

Suprayogi, M.Si. Program Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan

Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2019.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui upaya pelestarian arsip statis dan

mengatasi hambatan yang ada di lembaga arsip UT. Metode penelitian yang

digunakan deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data

melalui observasi, wawancara, dokumentasi dan studi pustaka. Informan

penelitian ini berjumlah empat orang. Berdasarkan hasil penelitian, upaya

pelestarian arsip di lembaga arsip UT bersifat preventif terhadap faktor internal

yaitu penggunaan kertas, tinta, dan lem yang berkualitas baik sedangkan terhadap

faktor eksternal yaitu pencegahan faktor fisika, kimia, biota, manusia, dan

bencana alam. Pelestarian arsip bersifat kuratif untuk saat ini lembaga arsip UT

belum melakukan perbaikan karena arsip yang disimpan tidak ada yang

mengalami kerusakan. Apabila arsip ditemukan dalam keadaan rusak ringan,

arsiparis memperbaiki arsip berdasarkan SOP yang ada. Akan tetapi apabila arsip

dalam keadaan rusak parah, arsiparis membawanya ke ANRI. Untuk mengatasi

hambatan seperti tidak adanya alat dehumidifier, ruangan arsip menggunakan AC

dan lembaga arsip UT membuat pengajuan mengenai pengadaan alat. Tidak

mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip media baru, lembaga arsip

UT berencana untuk membuat ruangan khusus media baru. Tidak mempunyai alat

untuk alih media arsip betacamp, betamax, lembaga arsip UT bekerjasama dengan

ANRI. Alih media yang sering tertunda, lembaga arsip UT menggunakan jasa

pramubakti. Mengatasi keterbatasan SDM, lembaga arsip UT melakukan

pelatihan bekerjasama dengan ANRI serta menerima konsultasi melalui via email

atau media lainnya.

Kata Kunci : Arsip Statis, Pelestarian arsip preventif, pelestarian arsip kuratif,

Lembaga Arsip Universitas Terbuka.

ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah

memberikan segala nikmat dan kasih sayang-Nya, Sehingga penulis dapat

meyelesaikan skripsi ini dengan baik. Shalawat penulis sampaikan kepada Nabi

Muhammad SAW, semoga syafaatnya dapat diperoleh diakhirat kelak. Skripsi ini

berjudul ―Upaya Pelestarian Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas

Terbuka”. Penulis menyadari memiliki banyak kekurangan dan kelemahan

dalam penyusunan skripsi ini dan mengetahui benar dalam penulisan skripsi ini

masih jauh dari sempurna. Banyak hal yang menjadi kendala yang penulis hadapi

selama proses penyelesaian skripsi ini, sehingga penulis mendapat bantuan dan

motivasi dari berbagai pihak yang mendukung baik secara moril, materil, dan

tenaga dalam proses penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis ingin

menyampaikan ucapan terimakasih kepada :

1. Ibu Prof. Dr. Hj. Amany Burhanuddin Umar Lubis Lc.,M.A, selaku Rektor

UIN Syarif Hidaytullah Jakarta.

2. Bapak Saiful Umum, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN

Syarif Hidatullah Jakarta

3. Ibu Siti Maryam, M.Hum, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas

Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Bapak Amir Fadhilah, M.Si, selaku Sekertaris Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta.

5. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang

berkenan untuk memberikan pengarahan serta meluangkan pikiran,

iii

meluangkan tenaga dan waktu, serta kesabaran selama proses penyelesaian

dalam penulisan skripsi ini.

6. Ibu Alfida, MLIS, selaku dosen pembimbing akademik yang telah

membimbing penulis selama perkuliahan berlangsung sampai proposal skirpsi

diajukan kepada jurusan.

7. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmu

pengetahuan yang bermanfaat baik dibidang akademis, sosial dan keagamaan.

8. Koordinator Pusat Arsip II Universitas Terbuka yang sudah mengijinkan

penulis melalakukan penelitian di lembaga yang bersangkutan.

9. Bapak Mohammad Idris, S.IP, selaku Penanggung Jawab Bidang Layanan dan

Pengembangan Arsip pada Lembaga Kearsipan yang bersedia menjadi

informan dan meluangkan waktunya untuk memberikan informasi hingga

terselesaikan skripsi ini.

10. Ibu Ngadi Asmanti, S.Sos, selaku Penanggung Jawab Bidang Manajemen

Arsip pada Lembaga Kearsipan yang bersedia menjadi informan dan

meluangkan waktunya untuk memberikan informasi hingga terselesaikan

skripsi ini.

11. Lina Rosidinawati, S.Hum, selaku Pengelola Keuangan sebagai informan

yang sudah meluangkan waktunya serta banyak membantu selama penulis

melaksanakan penelitian di Lembaga Arsip II Universitas Terbuka.

12. Fanny Abdillah Rina, A.Md, selaku Pengadministrasi Umum sebagai

informan yang sudah meluangkan waktunya serta banyak membantu selama

penulis melaksanakan penelitian di Lembaga Arsip II Universitas Terbuka.

iv

13. Kedua Orangtua bapak Hernata dan mamah Rukinah, terimakasih bapak dan

mamah telah medidik, membimbing, serta memberikan bantuan moril dan

material. Terimakasih bapak dan mamah selalu mencurahkan kasih sayang

dan pengorbanan untuk ananda. Kesabaran, untaian do’a yang tak pernah

putus, nasehat, perhatian, dan memberikan semangat yang mendorong penulis

untuk menyelesaikan skripsi ini.

14. Adikku Ali Akbar, Julia Herlina dan Indra Gunawan yang telah memberikan

dukungannya kepada penulis, serta seluruh keluarga besar penulis yang tidak

bisa penulis sebutkan satu persatu.

15. Teman-temanku Jurusan Ilmu Perpustakaan angkatan 2015 Khususnya IP C:

Maria Ulfah, Fanny Nuravianti, Meidina Dara Dita, Anindita, Humairotur

Rosyiqoh, Riantoro, Nur malia Inarotud Duja, Sri Mulyati, dan Putri Nauli,

yang menjadi tempat paling nyaman untuk bertukar pikiran serta selalu

menjadi penyemangat penulis disela-sela kepenatan. Kiki, Bang dika, Zumar,

Ilmi, Panji, Sokil, Lita, Fitria, Andriyani, Chalista, Amanda, Zakaria, Kemal,

Putra Alif, Oren, Putri dewi, Desi, Ifal, Ulfa dan Yudistira yang telah bersama-

sama berjuang dengan penulis untuk menyelesaikan kuliah SI, semoga kita

semua menjadi orang-orang yang bermanfaat bagi diri sendiri dan orang lain

dan semoga persahabatan kita tetap terjalin meskipun waktu akan memisahkan

kita. Amiin

16. Teman-teman LSO Futsal jurusan ilmu perpustakaan khusunya Milea FC

angkatan 2015 yang selalu menjadi penyemangat dalam proses mengerjakan

skrispi ini.

v

17. Teman-teman kosan Bu Muslim: Aam Hamidah, Erna Priyana, Amel Adnan,

Bianti Agustiani, Resky Yuniarty Siregar serta senior-senior Pupu Reslus,

Reza Nawafella, Febrilia Syifa dan semuanya yang tidak dapat disebutkan satu

persatu. Terimakasih sudah mau berbagi suka, duka canda, tawa dan bahagia

dan selalu mengingatkan untuk menyelesaikan skripsinya. Tak lupa

mengucapkan banyak terimakasih kepada pemilik kosan Ibu Sri Srihidjrati dan

Bapak Muslim yang telah menjadi orang tua kedua ketika penulis tinggal di

Ciputat yang sudah mengawasi dan menjaga penulis dengan sepenuh hati.

Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini

yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do’a dan ucapan

terimakasih yang dapat penulis sampaikan. Semoga Allah SWT membalas segala

amal kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan skripsi

ini. Amiin.

Jakarta, 04 Oktober 2019

Penulis

vi

DAFTAR ISI

ABSTRAK........................................................................................................... i

KATA PENGANTAR........................................................................................ ii

DAFTAR ISI...................................................................................................... vi

DAFTAR GAMBAR....................................................................................... viii

DAFTAR TABEL............................................................................................. ix

BAB 1 PENDAHULUAN.................................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah........................................................... 6

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian..................................................................... 6

D. Definisi Istilah.............................................................................................. 8

E. Sistematika Penulisan................................................................................... 8

BAB II TINJAUAN LITERATUR................................................................ 11

A. Arsip............................................................................................................ 11

1. Definisi Arsip........................................................................................ 11

2. Jenis Arsip............................................................................................. 13

3. Pengelolaan Arsip................................................................................. 21

B. Pelestarian................................................................................................... 25

1. Pelestarian Arsip Statis......................................................................... 25

2. Tujuan dan Fungsi Pelestarian Arsip.................................................... 29

3. Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Arsip............................................ 31

4. Usaha Pencegahan Arsip dari Kerusakan (Preventif) .......................... 35

5. Usaha Perbaikan Arsip dari Kerusakan (Kuratif) ................................ 38

6. Fasilitas Penyimpanan Arsip................................................................ 41

7. Alih Media Arsip Statis........................................................................ 48

C. Penelitian Terdahulu................................................................................... 49

BAB III METODE PENELITIAN................................................................ 51

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian................................................................. 51

B. Kriteria Pemilihan Informan...................................................................... 52

C. Teknik Pengumpulan Data......................................................................... 53

D. Teknik Analisis Data................................................................................... 56

E. Tempat dan Jadwal Penelitian..................................................................... 57

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN............................... 59

A. Profil Objek Penelitian................................................................................ 59

1. Sejarah Lembaga Arsip Universitas Terbuka........................................ 59

vii

2. Visi dan Misi Lembaga Arsip Univeritas Terbuka............................... 60

3. Struktur Organisasi Lembaga Arsip Universitas Terbuka.................... 61

4. Sumber Daya Manusia Lembaga Arsip Universitas Terbuka............... 62

5. Koleksi Arsip Universitas Terbuka....................................................... 62

6. Waktu Kerja & Waktu Layanan Arsip.................................................. 63

B. Hasil Penelitian........................................................................................... 64

1. Upaya Pelestarian Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas

Terbuka................................................................................................. 64

2. Cara Mengatasi Hambatan atau Kendala dalam Pelestarian Arsip

Statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka..................................... 79

C. Pembahasan................................................................................................. 84

1. Upaya Pelestarian Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas

Terbuka................................................................................................. 85

2. Cara Mengatasi Hambatan atau Kendala dalam Pelestarian Arsip

Statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka...................................... 93

BAB V PENUTUP........................................................................................... 96

A. Kesimpulan................................................................................................. 96

B. Saran............................................................................................................ 97

DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 99

LAMPIRAN-LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Jenis arsip berdasarkan fungsinya.................................................... 13

Gambar 2. Kriteria arsip bernilai guna sekunder............................................... 20

Gambar 3. Siklus hidup arsip.............................................................................. 22

Gambar 4. Struktur organisasi............................................................................ 61

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Penyimpanan Arsip ................................................................................. 47

Tabel 2. Informan .................................................................................................. 53

Tabel 3. Jadwal Penelitian .................................................................................... 58

Tabel 4. Sumber Daya Manusia ............................................................................ 62

Tabel 5. Waktu Kerja ............................................................................................ 63

Tabel 6. Waktu Layanan Arsip .............................................................................. 63

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi saat ini, perkembangan teknologi informasi kini

semakin pesat. Terlihat bahwa semakin pesatnya informasi menjadikan

kebutuhan informasi semakin sangat penting terutama di instansi/ organisasi,

baik itu instansi/organisasi pemerintahan ataupun swasta. Seperti yang kita

ketahui, bahwa setiap organisasi pastinya membutuhkan informasi sebagai

pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemennya.

Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang dapat menunjang

proses kegiatan administrasi di sebuah instansi/ organisasi. Setiap proses

kegiatan administrasi arsip, arsip akan selalu dihasilkan oleh suatu organisasi/

instansinya. Karena selama organisasi itu masih aktif dalam menjalankan tugas

dan fungsinya, maka arsip akan terus tercipta setiap tahunnya secara terus

menerus.

Berdasarkan Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang kearsipan

pasal 1 menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: ―Rekaman

kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima

oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

2

organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.‖ 1

Sedangkan menurut International Council Of Archives (ICA), ― Arsip

adalah informasi terekam yang dibuat atau diterima dalam rangka perencanaan,

pengendalian, pelaksanaan, penyelesaian, kegiatan kelembagaan atau

perseorangan dan terdiri dari isi, konteks, dan struktur yang memadai untuk

bisa menjadi bukti dari suatu kegiatan.‖2

Arsip merupakan sebuah informasi yang sangat berharga yang dapat

dijadikan bukti terekam dari suatu kegiatan yang ada pada setiap

instansi/organisasinya. Arsip statis (archives) merupakan arsip yang sudah

tidak digunakan lagi pada kehidupan sehari-hari oleh instansi/organisasi, tetapi

karena memiliki nilai informasinya cukup tinggi dan masih memiliki nilai yang

berkelanjutan (setelah nilai kegunaannya bagi manajemen telah selesai) maka

arsip tetap disimpan dan dipelihara.

Mengingat begitu pentingnya arsip statis, maka perlu dilakukan

langkah-langkah untuk menjaga keberadaan arsip. Sehingga keberadaan arsip

statis yang dimiliki oleh suatu instansi/organisasi tetap mendukung untuk

keberlangsungan instansi/organisasi dalam waktu yang lama, selama

instansi/organisasi itu berdiri atau sesuai umur arsip yang sudah ditentukan.

Maka dari itu, untuk menjaga nilai informasi yang dimiliki arsip agar tetap

1 Indonesia, ―Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.,‖

accessed July 9, 2019, https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-

Kearsipan.pdf. 2 Susiasih Damalita, ―Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi,‖ Jurnal

Ekonomi Vol. 3, No. 1 (2009): h.3, http://digilib.um.ac.id.

3

terjaga keutuhannya ataupun terhindar dari kerusakan atau kehilangan maka

setiap instansi/organisasi perlu melakukan pelestarian arsip.

Pelestarian arsip statis merupakan suatu upaya memelihara, menjaga,

melindungi dan melestarikan arsip, berikut informasi yang terkandung

didalamnya dari kemusnahan atau kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor

internal maupun faktor eksternal. Pelestarian arsip bertujuan agar arsip dapat

bertahan dalam jangka waktu yang lama dan dapat digunakan untuk generasi

masa yang mendatang.

Apabila pelestarian arsip tidak dilakukan oleh instansi/organisasi maka

informasi yang terkandung didalamnya akan hilang. Maka dari itu arsip statis

perlu dilakukan pelestarian agar arsip statis tetap terlindungi. Pelestarian arsip

ini merupakan serangkaian usaha yang dilakukan untuk melestarikan arsip

statis.

Dalam pasal 1 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Arsip Perguruan

Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi,

baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas

penyelengaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.3 Universitas Tebuka

(UT) merupakan Perguruan Tinggi Negeri yang mempunyai peran penting

dalam kelangsungan hidup arsip-arsip disetiap unit-unit UT. Lembaga

kearsipan Universitas Terbuka bertugas untuk mengelola dan menyimpan arsip

statis dengan tujuan untuk melestarikan arsip statis serta memberikan

pelayanan kemudahan akses terhadap arsip di lingkungan Universitas Terbuka.

3 Indonesia, ―Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.‖

4

Universitas Terbuka (UT) mempunyai 3 (tiga) gedung arsip yaitu

Gedung Arsip I, Gedung Arsip II, dan Gedung Arsip III. Gedung Arsip I

difungsikan hanya untuk menyimpan arsip seperti: keuangan, kepegawaian,

dan kemahasiswaan. Gedung Arsip II merupakan Lembaga Kearsipan

Universitas Terbuka yang bertugas untuk melakukan pengelolaan arsip serta

melestarikan arsip statis dan penempatan staff nya pun berada di Gedung Arsip

II. Gedung Arsip III belum difungsikan hanya digunakan untuk menyimpan

ATK. Maka dari itu penulis melakukan penelitian di Lembaga Arsip

Universitas Terbuka yang berada pada Gedung Arsip II.

Arsip yang tercipta di UT tidak hanya berbentuk konvensional seperti

arsip yang informasinya terekam dalam media kertas namun arsip UT juga

tercipta dalam media baru seperti audio visual. Adapun jenis arsip statis yang

disimpan di Lembaga Arsip UT yaitu surat keputusan (SK) rektor sejak awal

berdirinya Universitas Terbuka hingga kini, master bahan ajar cetak & master

bahan ajar non-cetak, thesis mahasiswa, dan beberapa arsip foto & gambar.

Selain meyimpan arsip statis Lembaga Arsip Universitas terbuka pun

menyimpan arsip dinamis inaktif dari unit-unit yang secara ruang tidak

memiliki tempat yang cukup untuk menampung arsip dinamis inaktif. Jadi ada

kebijakan untuk dikirimkan ke Lembaga Arsip untuk disimpan. Jatuhnya

hanya dititipkan bukan diserahkan, karena hanya arsip statis yang diserahkan

pada Lembaga Arsip Universitas Terbuka. Adapun letak penyimpanan arsip

statis yaitu berada di lantai 2 (dua).

5

Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya Lembaga Arsip Universitas

Terbuka tidak hanya mengelola dan menyimpan arsip statis begitu saja,

namun melakukan kegiatan pelestarian arsip statis yang bertujuan untuk

menyelamatkan informasi yang memiliki nilai tinggi dan berharga yang

terkandung didalamnya.

Untuk menjamin penyelamatan informasi yang dimiliki oleh arsip

statis, Lembaga Arsip Universitas Terbuka melakukan upaya pelestarian arsip

yang bersifat preventif (pencegahan) seperti melakukan fumigasi,

penyemprotan zat anti serangga, menjaga suhu ruangan, melakukan

pengecekan arsip-arsip yang disimpan di roll opack secara berkala,

membersihkan ruangan arsip menggunakan vacuum cleaner secara rutin serta

mencakup pada pengamanan dan perlindungan arsip itu sendiri.

Observasi awal menunjukan bahwa dalam upaya pelestarian arsip statis

di Lembaga Arsip Universitas Terbuka, penulis menemukan beberapa kendala

seperti tidak adanya alat pengatur kelembaban atau dehumidifier, tidak

mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip media baru, tidak

mempunyai alat dalam melakukan alih media untuk arsip betacamp dan

betamax serta keterbatasan pengetahuan sumber daya manusia (SDM) terhadap

arsip itu sendiri yang berada di unit-unit daerah. Seiring dengan hal di atas,

maka penulis tertarik untuk meninjau dan mengkaji lebih dalam mengenai

upaya pelestarian arsip statis yang terjadi di Lembaga Arsip Universitas

Terbuka dan beberapa penelitian juga membuktikan bahwa pelestarian arsip

sangat penting dan mutlak harus dilakukan di suatu instansi atau organisasi.

6

Sehingga melalui sejumlah pertimbangan penulis memilih topik penelitian

dengan judul Upaya Pelestarian Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas

Terbuka.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Pembatasan masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, serta untuk memperjelas arah

penelitian, maka penulis perlu memberikan batasan masalah dalam

penelitian ini. Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah

bagaimana upaya pelestarian arsip statis yang dilakukan di Lembaga Arsip

Universitas Terbuka dalam mencegah berbagai faktor yang dapat merusak

arsip.

2. Perumusan Masalah

Berdasarkan pembatasan masalah yang telah dikemukakan di atas, maka

rumusan masalah dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut:

a. Bagaimana upaya pelestarian arsip statis yang ada di Lembaga Arsip

Universitas Tebuka?

b. Bagaimana cara mengatasi hambatan atau kendala yang ada dalam

pelestarian arsip statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui upaya pelestarian arsip

statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka. Adapun penelitian ini

ditunjukan untuk menjawab hal-hal sebagai berikut:

7

1. Tujuan dari penelitian ini yaitu :

a. Untuk mengetahui bagaimana upaya pelestarian arsip statis di


b. Untuk mengetahui bagaimana cara mengatasi hambatan atau kendala

yang ada dalam pelestarian arsip statis di Lembaga Arsip Universitas

Terbuka.

2. Manfaat dalam penelitian ini yaitu :

Berdasarkan tujuan penelitian yang hendak dicapai, maka penelitian

ini diharapkan mempunyai manfaat dalam pelestarian arsip statis. Adapun

manfaat penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua

pihak yang terkait, yaitu :

a. Bagi peneliti, dapat menambah pengetahuan dan pengalaman dalam

hal karya tulis yang secara tidak langsung dapat meningkatkan

kemampuan pribadi bagi peneliti serta memberikan manfaat

dikemudian hari ketika peneliti terjun langsung di dunia kerja.

b. Bagi Lembaga Arsip Universitas Terbuka diharapkan dapat

memberikan acuan dan kontribusi yang bermanfaat bagi Lembaga

Arsip Universitas Terbuka khususnya dalam melakukan pelestarian

arsip.

c. Bagi jurusan Ilmu Perpustakaan, penelitian ini diharapkan dapat

menambah khasanah ilmu pengetahuan dalam bidang pelestarian

arsip.

8

D. Definisi Istilah

Untuk memudahkan dalam memahami dan menganalisa penelitian ini,

maka penulis menyampaikan definisi istilah sebagai berikut :

1. Pelestarian adalah suatu usaha melestarikan arsip beserta informasi yang

terkandung didalamnya, sehingga dapat bertahan dalam jangka waktu yang

lama dan dapat digunakan untuk generasi yang akan datang.

2. Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara.

3. Arsip statis adalah adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah vertifikasi, baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan lembaga

kearsipan.

E. Sistematika Penulisan

Dalam sistematika penulisan ini akan menguraikan secara sistematis mulai

dari Bab I sampai dengan Bab V dengan rincian sebagai berikut :

Bab I Pendahuluan

Bab ini memuat argumentasi seputar penelitian, meliputi

latar belakang, pembatasan masalah dan perumusan

9

masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan

sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini membahas mengenai landasan teori mengenai

definisi arsip, jenis-jenis arsip, siklus hidup arsip,

pelestarian arsip statis, tujuan dan fungsi pelestarian arsip,

faktor-faktor penyebab kerusakan arsip, usaha pencegahan

arsip dari kerusakan, perawatan dan perbaikan arsip,

fasilitas penyimpanan arsip, dan alih media arsip statis.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini membahas mengenai metode penelitian yang

digunakan pada saat penelitian, yang terdiri dari metode

dan pendekatan penelitian, pemilihan informan, teknik

pengumpulan data, dan teknik analisis data.

Bab VI Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini berisi tentang profil penelitian seperti sejarah, visi &

misi, struktur organisasi, sumber daya manusia, koleksi

arsip, waktu kerja dan waktu layanan serta hasil penelitian

dan pembahasan mengenai upaya pelestarian arsip statis dan

cara mengatasi hambatan atau kendala yang ada dalam

melakukan pelestarian arsip di Lembaga Arsip Universitas

Terbuka.

10

Bab V Penutup

Bab ini merupakan bab akhir yang terdiri dari kesimpulan

dari keseluruhan pembahasan dan saran terkait temuan-

temuan hasil dari penelitian yang telah dilakukan.

11

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip

1. Definisi Arsip

Setiap organisasi tentunya dalam melaksanakan transaksi kegiatan

sehari-hari akan menghasilkan file-file yang berisi informasi yang bisanya

kita sebut dengan istilah arsip. Arsip berasal dari kata bahasa yunani

archivum yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata tersebut

ditulis archeon yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan

dokumen) tentang masalah pemerintah.4 Konsep arsip menurut pengertian

Indonesia yang menyatukan records dan archives menjadi satu nama yaitu

arsip, hanya saja records merupakan arsip dinamis sedangkan archives

dalam konteks Anglo-Saxon adalah arsip statis.5

Arsip sangat berperan penting dalam berbagai kegiatan administrasi,

kehidupan sehari-hari bahkan dalam berbagai bidang kegiatan. Arsip

dapat dikatakan sebagai pusat ingatan serta sejarah dan sebagai barang

bukti serta sebagai informasi untuk pribadi maupun masyarakat. Arsip

tercipta dalam berbagai bentuk dan media, seperti dalam bentuk kertas

(tektual), foto, compact disk, falshdisk, film, video, dll.

Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan dan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Pasal 1 Nomor 25 tahun 2012 disebutkan bahwa arsip adalah

4 Sularso Mulyono, dkk, Dasar-Dasar Kearsipan (Yogyakarta: Liberty, 1985), h.1.

5 Sulistiyo-Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h.4.

12

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat

dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi, organisasi, politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara.6

Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk

perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.7

Dengan kata lain, arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi

oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi maka masih

tetap disimpan dan dipelihara.8

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang

dimaksud dengan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta

arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan

berketerangan dipermanenkan yang telah divertifikasi baik secara langsung

maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau

lembaga kearsipan‖.9

6 Indonesia, ―Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.‖

7 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi

(Jakarta: Bumi Aksara, 1990), h.7. 8 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis : Penyusutan Dan Pemeliharaan Arsip (Jakarta:

Pustaka Sinar Harapan, 1990), h.26. 9 Indonesia, ―Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.‖

13

Arsip statis mempunyai peranan dalam pengambilan keputusan dan

sebagai bukti akuntabilitas, arsip yang tersimpan dalam organisasi haruslah

dipelihara dengan baik karena merupakan sumber informasi dari organisasi

yang bersangkutan dengan menyampaikan informasi yang tepat dan sesuai

dengan kebutuhan. Demikian pentingnya arsip statis bagi kehidupan

masyarakat sehingga layak untuk dipelihara bagi kelangsungan hidupnya.

Beradasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip statis

adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan dan pelaksaanaan kegiatan organisasi,

namun karena memiliki nilai infornasi yang cukup tinggi dan memiliki

nilai kesejarahan maka arsip tersebut masih disimpan dan dipelihara.

2. Jenis Arsip

Arsip dapat di tinjau dari berbagai sisi yang kemudian dibedakan

menjadi beberapa macam jenis arsip.

a. Arsip berdasarkan fungsinya menurut Muhammad Rosyihan

Hendrawan dan Mochamad Chazienul Ulum.10

Gambar 1. Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

10

Muhammad Rosyihan Hendrawan and Mochamad Chazienul Ulum,, Pengantar Kearsipan : Dari

Isu Kebijakan Ke Manajemen (Malang: UB Press, 2017), h.12-14.

Aktif

Arsip

Inaktif

Vital

Arsip Dinamis

(Record)

Arsip Statis

(Archive)

14

Arsip dibedakan menjadi arsip dinamis (record) dan arsip statis

(archive). Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

negara. Arsip dinamis terdiri dari arsip aktif, inaktif dan vital sebagai

berikut :

1) Arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan untuk

kegiatan administrasi dengan kata lain frekuensi penggunaannya

tinggi atau terus menerus seperti: surat-surat yang masih sering

dipakai dalam untuk pelaksanaan tugas.

2) Arsip inaktif adalah arsip sudah jarang digunakan dalam kegiatan

admistrasi atau frekuensi penggunaannya telah menurun seperti:

surat-surat atau dokumen yang jarang sekali digunakan dalam

pekerjaan sehari-hari.

3) Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat

diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang

seperti: sertifikat, dokumen kebijakan pimpinan, dan arsip penting

lainnya.

Sedangkan arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan

secara langsung untuk perencanaan dan penyelengaraan sehari-hari

administrasi negara. Arsip statis disimpan karena memiliki nilai

15

kesejarahan dipusat atau lembaga kearsipan sebuah institusi induk, baik

perguruan tinggi, pemerintah, maupun lembaga negara.

b. Arsip berdasarkan fungsinya menurut Undang-Undang Republik

Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.11

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan seacara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

2. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya

tinggi atau terus menerus.

3. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya

telah menurun.

4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat

diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan

berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara

langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik

Indonesia (ANRI) atau lembaga kearsipan.

6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan

dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga

keutuhan, keamanan dan keselamatannya.

11

―Peratuan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang

– Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.,‖ h.3-4, accessed July 9, 2019,

http://www.anri.go.id/assets/download/58PP-No-28-Tahun-2012-tentang-Pelaksanaan-UU-No-43-

Tahun-2009.pdf.

16

7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip

terjaga.

c. Arsip berdasarkan medianya terdiri dari berbagai macam yaitu: 12

1. Arsip tekstual termasuk kedalam kelompok arsip konvesional yaitu

arsip yang isinya informasinya terekam dalam media kertas.

2. Arsip Audio-visual diantararanya berbentuk gambar, citra bergerak,

dan rekaman suara.

3. Arsip kartografi dan kearsitekturan. Arsip kartografi adalah arsip

yang informasinya tertulis dalam bentuk grafik atau foto metric,

termasuk peta, chart, denah, bagan dsb. Sedangkan arsip

kearsitekturan adalah arsip yang mengandung informasinya

berhubungan dengan kearsitekturan, seperti: arsip cetak biru

pembangunan gedung atau bangunan sejarah.

4. Arsip bentuk microfilm dan microfiche. Arsip microfilm adalah

lembar plastic tembus pandang yang dilapisi oleh lapisan emulsi

terbentuk rell yang berisi rekaman gambar atau teks dalam ukuran

micro sesuai dengan format film sedangkan arsip microfiche adalah

lembar film berisi banyak miniature gambar atau cerita dalam suatu

kisi (frame) berukuran secara umum ukuran 6 x 4 inchi yang dapat

menyimpan 98 halaman folio dengan 24 pengecilan.

12

Sambas Ali Muhidin and Hendri Winata, Manajemen Kearsipan : Untuk Organisasi Public,

Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan. (Bandung: Pustaka Setia, 2016), h.6-10.

17

5. Arsip elektronik adalah arsip berisi rekaman informasinya dari

suatu kegiataan yang diciptakan dengan alat elektronik atau

Komputer.

d. Arsip berdasarkan sifat kepentingannya, dibedakan menjadi: 13

1. Arsip tidak berguna (non esensial), seperti: surat undangan dan

memo.

2. Arsip berguna, seperti: presensi pegawai, surat permohonan cuti

dan surat pesanan barang.

3. Arsip penting, seperti: surat keputusan, daftar riwayat hidup

pegawai, laporan keuangan dan buku kas.

e. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya arsip dibagi

menjadi :14

1. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip

(depo arsip) atau arsip yang dipusatkan penyimpanan dan

pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

2. Arsip pemerintah yang mempunyai nilai khusus disimpan dan

dipelihara di Lembaga Arsip Nasional (tempat penyimpanannya di

Pusat/Ibukota Negara). Sedangkan lembaga pemerintah yang

menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah disimpan di

Arsip Daerah (tempat penyimpanan di Ibukota Provinsi).

13

Agus Sugiato and Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis

Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015), h.14. 14

Jonner Hasugian, ―Pengantar Kearsipan,‖ USU Digital Library, 2003,

http://library.usu.ac.id/download/fs/perpus-jonner.pdf.

18

3. Asip unit, yaitu arsip yang disimpan di bagian atau unit organisasi.

Arsip unit disebut juga arsip makro atau arsip khusus, karena hanya

khusus menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

f. Arsip berdasarkan nilai atau kegunaannya dibedakan menjadi:

Setiap arsip tentunya memiliki nilai guna yang berbeda-beda. Nilai

guna arsip ditentukan oleh pengguna arsip sejak arsip tersebut tercipta,

baik oleh instansi penciptanya maupun oleh negara, sehingga dilakukan

pemisahan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

1. Nilai guna primer

Nilai guna primer adalah arsip yang didasarkan pada kegunaan

dilihat dari kepentingan instansi/perusahaan pencipta arsip.

Berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI) nomor 7 tahun 2001, nilai guna primer secara umum

meliputi:15

a) Nilai Guna Administrasi

Nilai guna administrasi adalah nilai guna arsip yang

kegunaanya untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau

instansi pencipta.

15

―Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2001 Tentang Pedoman

Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha Dan Swasta.‖ (Bagian Hukum dan

Perundang-Undangan Arsip Nasional Republik Indonesia), accessed July 9, 2019,

http://arpus.acehprov.go.id/wp-content/uploads/2017/10/PERKA-ANRI-No-07-Tahun-2001-

PEDOMAN-PENILAIAN-ARSIP.pdf.

19

b) Nilai Guna Hukum

Nilai guna hukum berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan

yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik

bagi instansi penciptanya maupun warga negara dan pemerintah.

c) Nilai Guna Fiskal atau Keuangan

Nilai guna fiskal adalah arsip yang memiliki informasinya yang

menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi,

dan dibelanjakan.

d) Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi

Nilai guna ilmiah dan teknologi adalah nilai guna arsip yang

mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil akibat

penelitian murni atau penelitian terapan.

2. Nilai Guna Sekunder

Arsip yang harus diselamatkan dan dilestarikan sebagai memori

kolektif oleh pencipta arsip dan lembaga kearsipan adalah arsip yang

memiliki nilai guna sekunder yaitu memiliki nilai guna yang

berkelanjutan.16

Berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI) Nomor 19 Tahun 2011, arsip yang bernilai sekunder

meliputi:17

16

Azmi, ―Deskripsi Dan Penataan Arsip Statis.‖ (Jakarta: Universitas Terbuka), h.14, accessed July

15, 2019, http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/ASIP4304-M1.pdf. 17

―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Pedoman

Penilaian Kriteria Dan Jenis Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Sekunder‖ (Arsip Nasional

Indonesia).

20

Gambar 2. Kriteria arsip bernilai guna sekunder

a) Bernilai Guna Kebuktian (Evidential)

Arsip yang bernilai guna kebuktian adalah arsip yang

informasinya mengandung fakta dan keterangan yang dapat

digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga atau

instansi tersebut dibentuk, dikembangkan, digabung, dibubarkan

dan diatur serta dilaksanakannya fungsi dan tugas.

b) Bernilai Guna Informasional (informational)

Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang

mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan

penelitian dan kesejerahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau

instansi penciptanya.

c) Bernilai Guna Intrinsik (intrinsict)

Arsip yang bernilai guna intrinsik adalah arsip yang

memiliki keunikan maupun kelangkaan yang melekat pada isi,

Arsip

statis

(Archiev)

Nilai guna

intrinsik

(Intrinsict)

Nilai guna

kebuktian

(Evidential)

Nilai guna

informasional

(Informasional)

21

struktur, konteks, dan karakter arsip seperi usia arsip, isi, pemakaian

kata-kata, seputar penciptanya, tanda tangan dan cap atau stempel

yang melekat.

3. Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip merupakan suatu konsep yang sangat penting

untuk dipahami. Karena dengan mengetahui makna pentingnya setiap

tahapan pengelolaan arsip maka dapat memahami apa yang diperlukan

dalam mengelola arsip. Pengelolaan arsip mencakup dua hal yaitu

pengelolaan arsip dinamis (Rekod) dan pengelolaan arsip statis (archives).

Kegiatan pengelolaan arsip dinamis dimulai tahap penciptaan arsip,

penggunaan, pemeliharaan arsip, dan penyusutan. Sedangkan kegiataan

pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi arsip statis, pengelolaan arsip

statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis.18 Dimana arsip dinamis

yang kini berubah menjadi arsip statis disimpan permanen untuk

melestarikan nilai guna arsip agar arsip dapat digunakan serta pengamanan

terhadap arsip tersebut.

18

Sovia Rosalin, Manajemen Arsip Dinamis (Malang: UB Press, 2017), h.4.

22

Gambar 3. Pengelolaan arsip

Terdapat 8 (delapan) tahapan dalam pengelolaan arsip yaitu :19

Tahap Pertama: Penciptaan arsip adalah pihak yang mempunyai

kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung

jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. Pembuatan dan penerimaan

arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip serta

sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Tahap kedua: Penggunaan arsip dinamis adalah kegiatan pemanfaatan dan

penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak

dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Tahap ketiga: Pemeliharaan arsip dinamis adalah kegiatan untuk menjaga

keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik

maupun informasinya. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan

19

―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-

Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.,‖ accessed November 5, 2019,

http://www.anri.go.id/assets/download/58PP-No-28-Tahun-2012-tentang-Pelaksanaan-UU-No-43-

Tahun-2009.pdf.

penciptaan

pengguna

an

akuisisi

pengolahan

preservasi

akses

pemeliharaan

penyusutan

23

arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori

arsip terjaga maupun arsip umum.

Tahap keempat : Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah

arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit

kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan

penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Tahap kelima: Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah

arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan

penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada

lembaga kearsipan.

Tahap keenam: Pengolahan arsip statis adalah proses pengendalian arsip

statis secara efesien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan,

preservasi, pemanfaatan, pendayahgunaan, dan pelayanan publik dalam

suatu sistem kearsipan nasional.

Tahap ketujuh: Preservasi arsip statis dilaksanakan dengan cara preventif

dan kuratif. Preservasi dengan cara preventif dilakukan dengan

penyimpanan, pengendalian hama terpadu, reproduksi danperencanaan

menghadapi bencana. Sedangkan preservasi dengan cara kuratif dilakukan

melalui perawatan arsip statis dengan memperhatikan keutuhan informasi

yang terkandung dalam arsip statis.

Tahap kedelapan: Akses arsip statis adalah ketersediaan arsip sebagai hasil

dan kewenangan hukum dan otoritas legal serat keberadaan sarana bantu

untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Akses arsip statis

24

dilaksanakan dengan mempertimbangkan prinsip keutuhan, keamanan, dan

keselamatan arsip statis dan sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip

berawal dari arsip itu diciptakan atau diterima oleh unit pencipta sebagai

arsip dinamis aktif, kemudian digunakan dalam berbagai kepentingan,

seiring arsip tersebut sudah mengalami penurunan fungsinya dan berubah

status menjadi dinamis inaktif maka dilakukan pemeliharaan agar sewaktu-

waktu dibutuhkan dapat dengan mudah untuk penemuan kembali,

kemudian untuk arsip dinamis inaktif yang sudah tidak memliki nilai guna

berujung pada pilihan proses akhir yaitu apakah arsip dinamis inaktif akan

dimusnahkan atau tetap disimpan secara permanen sebagai arsip statis,

selanjutnya tahapan akuisisi/penilaian arsip statis sampai kepada arsip

statis tersebut dapat diakses atau dilayankan untuk pemakai yang

membutuhkan informasi.

Dalam pengeloaan arsip, pelestarian arsip statis berada pada tahap

preservasi. Tahap ini mengarah pada usaha utuk melestarikan arsip statis

karena memiliki nilai guna tinggi serta mencegah hilangnya nilai informasi

yang terdapat pada arsip statis tersebut. Oleh karena itu untuk menjaga

fisik arsip statis ataupun kandungan isi di dalammnya agar dapat bertahan

dalam jangka waktu yang lama, maka perlu dilakukan pelestarian arsip

secara rutin agar arsip dapat terhindar dari kerusakan, terhindar dari

25

berbagai faktor perusak arsip dan dapat digunakan hingga masa yang akan

datang.

B. Pelestarian

1. Pelestarian Arsip Statis

Pelestarian arsip statis merupakan suatu kegiatan untuk melindungi,

mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin

keselamatannya dan terhindar dari berbagai faktor kerusakan atau unsur

perusak arsip lainnya.20

Dalam pelestarian arsip statis terbagi menjadi dua

bagian yaitu pelestarian arsip yang bersifat preventif yang merupakan suatu

kegiatan untuk mencegah, menghambat, atau menghindari kerusakan arsip

yang diakibatkan oleh faktor kerusakan arsip baik yang disebabkan oleh

faktor internal maupun faktor eksternal sedangkan pelestarian arsip yang

bersifat kuratif merupakan kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk

memperbaiki kerusakan arsip agar semaksimal mungkin dapat kembali ke

kondisi normal arsipnya. Pelestarian arsip statis harus lebih diperhatikan

mengingat arsip statis mempunyai nilai guna berkelanjutan dan masih

digunakan dalam jangka waktu yang lama. Maka dari itu arsip statis harus

dijaga keamanannya, baik secara segi kuantitas (tidak ada yang tercecer

hilang), kualitas (tidak megalami kerusakan) maupun dari segi informalitas

(kerahasiaannya).21 Dengan menjamin kondisi fisik arsip serta lingkungan

penyimpanan arsip berarti menjamin keselamatan arsip selama-lamanya.

20

Dewi Ladiawati, ―Pelestarian Arsip : Menyelamatkan Warisan Budaya Bangsa,‖ Jurnal ANRI

Vol. 2 (2017): h.4, http://www.anri.go.id/assets/download/vol2_jurnal_anri_12_2007.pdf. 21

Sularso Mulyono, dkk, Dasar-Dasar Kearsipan, h.48.

26

Menjamin keselamatan berarti menjamin arsip baik dari kerusakan maupun

kemusnahan secara total.

Pelestarian arsip statis mengacu pada kegiatan-kegiatan yang

berkaitan dengan penyimpanan dan penataan fisik arsip diruang

penyimpanan agar tertata dengan rapih sehingga mudah untuk ditemukan

kembali, pengamatan dan pengendalian suhu dan kelembaban ruang

penyimpanan arsip, serta memilih sarana dan prasarana penyimpanan arsip

yang sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan, seperti penggunaan AC pada

ruangan arsip, bok arsip, rak atau lemari arsip dll.

Adapun upaya pelestarian arsip pada dasarnya menyangkut 3 (tiga)

aspek , yaitu:22

a) Menjaga wujud fisik arsip yang dipengaruhi oleh berbagai faktor

internal maupun eksternal. Agar arsip tidak rusak yang harus dilakukan

yaitu menyimpan arsip dengan baik/tidak berdesak-desakan, disimpan

sesuai dengan jenis arsip, menjaga kebersihan arsip, pengambilan

kembali arsip dari tempat penyimpanan untuk dikeluarkan dan dibuka-

buka agar arsip tidak lengket satu sama lainnya, serta mengeringkan

arsip yang basah.

b) Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan hama

dengan memberikan kapur barus/ kamper, melakukan penyemprotan

zat anti serangga dan fumigasi/ pengasapan untuk membasmi kuman

dan hama yang dapat merusak arsip.

22

Muhammad Rosyihan Hendrawan and Mochamad Chazienul Ulum, Pengantar Kearsipan : Dari

Isu Kebijakan Ke Manajemen, h.178.

27

c) Menjaga lingkungan penyimpanan arsip dengan cara membersihkan

ruangan dengan penyedot debu (vacuum cleaner), menjaga ruangan dan

sekitarnya agar tidak ada kesempatan bagi serangga, rayap dan

sejenisnya untuk hidup dan berkembang, penyemprotan ruangan

dengan racun serangga, serta mencegah dan mengawasi kemungkinan

terjadinya kebocoran air.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pelestarian arsip yaitu:23

a. Membersihkan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan

teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan

vacuum cleaner (alat penyedot debu).

b. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya

Sedikit-dikitnnya enam bulan sekali tempat penyimpanan arsip dan

daerah sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau ada

serangga, rayap, dan sejenisnya.

c. Penggunaan racun serangga

Setiap enam bulan sekali ruangan hendaknya disemprot dengan

racun serangga seperti D.D.T, dieldrin, pyrethrum, gaama benzene

hexachloride. Penyemprotan jangan sampai mengenai arsip karena

dapat merusak arsip dan pergunakanlah kapur barus yang dipergunakan

untuk mencegah serangga dengan menaruh disetiap rak arsip.

23

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi,

1990, h.58-60.

28

d. Mengawasi serangga anai-anai

Untuk menghindari serangan anai-anai dapat dipergunakan sodium

arsenite dan letakkan di celah-celah lantai.

e. Larangan makan dan merokok

Dilarang untuk merokok dan membawa makanan ke tempat

penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi

serangga dan tikus.

f. Rak penyimpanan arsip

Arsip hendaknya disimpan dirak yang dibuat dari logam, dimana

jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. Hal

ini bertujuan untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan

membersihkan lantai dibawah rak.

g. Meletakan arsip

Arsip hendaknya disimpan sesuai dengan jenisnya. Tidak

diletakkan secara berdesak-desakan tidak diletakkan di tempat yang

lebih kecil ukurannya dari pada kertasnya sendiri, dan jangan sampai

sudut-sudut kertas terlipat.

h. Membersihkan arsip

Arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum

cleaner. Apabila arsip-arsip yang dihinggapi rayap atau anai-anai atau

sejenisnya hendaknya dipisahkan namun apabila menemukan arsip-

arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera diserahkan kepada

yang berwenang untuk diperbaiki.

29

i. Mengeringkan arsip yang basah

Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan menjemur

dibawah terik matahari namun bukalah arsip-arsip dari ikatan dan

keringkan dengan jalan menganginkannya.

j. Arsip-arsip yang tidak terpakai

Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan

cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Dan diatur sebaik mungkin

agar tidak bertaburan disana-sini serta susun arsip tersebut sama ketika

arsip itu dipergunakan.

k. Arsip-arsip yang rusak atau sobek

Apabila menemukan arsip-arsip yang rusak atau sobeknya ringan

maka perbaiki menggunakan kertas yang sama dengan menggunakan

perekat kanji. Jangan tambal menngunakan cellulose tape, karena dapat

merusak kertas dan tulisannya. Namun apabila arsip tersebut rusak atau

sobeknya parah maka serahkan arsip tersebut ke ANRI untuk

diperbaiki.

2. Tujuan dan Fungsi Pelestarian Arsip

Dalam melakukan kegiatan pelestarian arsip terdapat tujuan dan

fungsi. Tujuan dalam pelestarian yaitu menjaga arsip baik fisik maupun

informasinya agar dapat terjaga semaksimal mungkin serta dapat terhindar

dari kerusakan yang dapat disebabkan oleh berbagai faktor. Adapun fungsi

pelestarian arsip adalah seperti berikut:24

24

Dewi Ladiawati, ―Pelestarian Arsip : Menyelamatkan Warisan Budaya Bangsa,‖ h.7.

30

a. Perlindungan. Arsip dilindungi dari berbagai unsur perusak arsip baik

itu dari faktor internal perusak arsip yang berasal dari dalam arsip itu

sendiri seperti kertas, tinta, dan perekat/lem maupun oleh faktor

eksternal perusak arsip yang berasal dari luar atau lingkungan sekitar

seperti faktor fisika, kimia, biota, manusia dan bencana alam.

b. Pengawetan. Arsip yang dipelihara atau dirawat dengan baik, secara

tidak langsung arsip tersebut akan bertahan dalam jangka waktu yang

lama sehingga dapat digunakan hingga masa yang akan datang.

c. Kesehatan. Arsip yang perawatannya baik, bersih, bebas dari debu,

tidak berjamur, terhindar dari binatang perusak arsip sehingga petugas

atau pengguna arsip akan terhindar atau terlindungi dari penyakit.

d. Pendidikan. Petugas dan pengguna arsip harus belajar cara memakai

dan merawat arsip dengan baik. Seperti contoh: mereka tidak boleh

membawa makanan dan minuman ke ruang penyimpanan dan layanan

arsip.

e. Kesabaran. Dalam merawat arsip tentunya memerlukan kesabaran dan

ketelitian agar arsip yang disimpan dapat terjaga kelestariannya.

f. Keindahan. Dengan melakukan pelestarian arsip yang baik maka

ruangan penyimpanan arsip menjadi lebih indah karena tempat

penyimpanan arsip lebih tertata dan lebih terawat. Sehingga dapat

memberikan motivasi kerja kepada para petugas kearsipan.

31

3. Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Arsip

Faktor-faktor perusak arsip merupakan faktor yang dapat

mempengaruhi keberadaan koleksi arsip yang disimpan pada tempat

penyimpanan arsip. Maka dari itu dalam melakukan pelestraian arsip statis

harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan

arsip. Dengan mengatahui karakteristik dan faktor-faktor perusak arsip

maka akan mengetahui cara-cara atau tindakan pencegahannya guna untuk

memperlambat terjadinya kerusakan. Secara umum kerusakan arsip

dikelompokkan menjadi dua yaitu faktor internal dan faktor eksternal.25

Berikut faktor-faktor yang dapat merusak arsip yaitu:

a. Kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor internal.

Faktor internal adalah perusak arsip yang berasal dari dalam arsip

tersebut. Diantaranya yaitu sebagai berikut :

1) Kertas

Kandungan asam pada kertas akan mempercepat kerusakan

kertas, karena asam akan mempercepat reaksi hidrolis (reaksi kimia

H2O/kandungan air yang mengakibatkan putusnya atau

menggurangi kekuatan rantai polimer serat kertas) yang

mengakibatkan susunan kertas yang terdiri dari senyawa-senyawa

kimia terurai.

25

Rio Agus Saputra, and Elva Rahmah, ―Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kerusakan Arsip Di

Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kota Bukit Tinggi.,‖ . . Jurnal Ilmu Informasi

Perpustakaan Dan Kearsipan. Vol 1, No 2 (March 2013): h.49,

http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/download/1092/936.

32

Dalam penggunan kertas yang akan dipakai, hendaknya

dipilih kertas yang baik. Namun, betapapun baiknya kertas yang

digunakan apabila perawatan dan penyimpanan tidak baik maka

daya tahan kertas pun tidak akan lama. Oleh karena itu, penggunaan

kertas yang baik harus diimbangi dengan perawatan dan

penyimpanan yang sebaik mungkin agar kertas arsip dapat tahan

lama.26

2) Tinta

Sebagai bahan alat tulis tinta merupakan salah satu faktor

perusak arsip. Tinta dibuat dengan mencampurkan asam tanat dan

garam besi (ferro sulfat). Campuran tinta tersebut bersifat asam

karena ditambahkan asam sulfat atau asam hidroklorida agar dapat

melekat atau tertera dengan baik diatas kertas. Adanya asam di

dalam tinta menyebabkan kertas akan terkikis dan membentuk

lubang pada bagian-bagian yang tertulis oleh tinta. Sifat merusak

pada tinta bertambah besar dengan adannya kandungan besi di

dalam tinta.27

3) Lem

Dalam penggunaan lem, harus menggunakan lem atau

perekat yang baik. Jangan mempergunakan perekat yang terbuat

26

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi

(Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h.50-51. 27


Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan., h.50-51.

33

dari getah arab cellulose tape dan sejenisnya karena akan merusak

kertas.28

b. Kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor ekternal.

Faktor ekternal adalah faktor perusak arsip yang berasal dari luar atau

lingkungan disekitar arsip. Secara umum faktor eksternal penyebab

rusaknya arsip dikelompokkan menjadi sebagai berikut:29

1. Faktor fisika meliputi cahaya, suhu dan kelembaban udara dan

partikel debu.

a) Cahaya digunakan untuk menarangi ruangan arsip, meliputi

cahaya alam (matahari) dan cahaya buatan (listrik) kedua cahaya

ini dapat merusak arsip dengan energi yang dihasilkan dari

sinarnya. Semakin besar energi yang dihasilkan semakin besar

peluang arsip menjadi rusak. Akibatnya dapat memudarkan

tulisan, sampul buku, dan warna cetakan, arsip akan berwarna

kuning, rapuh, dan memudar.

b) Suhu dan kelembapan udara dapat merusak arsip. Semakin

tinggi suhu udara, semakin mempercepat rusaknya arsip.

penyimpanan dengan suhu tinggi dapat menyebabkan kertas

menjadi getah dan rapuh, sedangkan penyimpanan dengan

kelembapan yang tinggi dapat menyebabkan tumbuhnya jamur.

28

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi,

1990, h.53. 29


Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan., h.344-349.

34

c) Debu dapat merusak arsip karena partikel-partikel debu dapat

menimbulkan noda permanen pada kertas. Debu ini bisa dibilang

musuh kertas yang paling ganas.

2. Faktor kimia meliputi sulfur dioksida, hidrogrn sulfide, nitrogen

dioksida dan ozon. Salah satu faktor perusak arsip yang bersumber

dari bahan kimia adalah polusi udara. Polusi udara merupakan

sumber keasaman yang berasal dari udara. Karena kertas mudah

menyerap gas sulfur dioksida, hydrogen sulfide, nitrogen dioksida

dan gas-gas lain (ozon dan ammonia), arsip menjadi lebih rusak.

3. Faktor biota meliputi fungi, serangga (kecoa, rayap, kutu buku,

ngengat, dll) dan binatang pengerat (tikus). Bahan-bahan

pembuatan arsip yaitu selulosa, perekat dan protein merupakan

sumber makanan bagi makhluk hidup seperti fungi serangga, dan

binatang pengerat.

4. Faktor Manusia merupakan salah satu faktor kerusakan arsip karena

perannya dalam mengelola, menyajikan, dan menyimpan arsip.

Ketika arsip masih aktif digunakan oleh organisasi maka manusia

akan senantiasa bersinggungan dengan arsip dan memungkinkan

arsip tersebut akan rusak yang disebabkan oleh ketidaktahuan dalam

memperlakukan arsip dengan baik, kelalaian atau kecerobohan

dalam mendayahgunakan arsip baik dalam meyimpan, menata,

mengambil, memindahkan dengan ketidak hati-hatian dan

35

kesengajaan dalam merusak arsip seperti menyobek, mencoret

ataupun melipat.

5. Faktor bencana alam dan musibah meliputi kebakaran, banjir,

pencurian. Bencana alam dapat merusak koleksi arsip dalam jumlah

besar dan dalam waktu relative singkat karena datangnya bencana

alam sulit diperkirakan.

4. Usaha Pencegahan Arsip dari Kerusakan (Preventif)

Usaha pencegahan arsip atau disebut juga dengan istilah kegiatan

prenventif adalah suatu usaha pencegahan, menghambat, atau menghindari

dari kerusakan arsip yang diakibatkan oleh faktor-faktor kerusakan arsip

baik itu oleh faktor internal maupun oleh faktor eksternal. Usaha-usaha

yang dapat dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang disebabkan

oleh faktor internal dapat dilakukan pecegahan seperti menggunakan

kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem, dan bahan lain yang bermutu baik

sehingga lebih awet.30

Sedangkan usaha-usaha pencegahan kerusakan yang disebabkan oleh

faktor eksternal dapat dilakukan dengan cara pengamanan khusus terhadap

ruangan penyimpanan arsip guna untuk memenuhi kebutuhan pelestarian

arsip yang disimpan didalamnya. Adapun usaha-usaha untuk mencegah

kerusakan arsip dari faktor eksternal pada ruangan penyimpana arsip dapat

dilakukan sebagai berikut:

30


Komputer, h.72.

36

a. Mencegah faktor fisika.31

1) Untuk mencegah cahaya, jendela pada ruangan arsip dilindungi

filter penyaring sinar UV seperti UV filtering polyester film karena

arsip harus dijauhkan dari sinar matahari langsung, terdapat alat

pengukur intensitas cahaya (lux mater) yang digunakan untuk

mengatur kandungan sinar ultra violet. Untuk arsip kertas intensitas

cahaya tidak boleh melebihi 50 lux dan sinar UV tidak boleh

melebihi 75 microwat/ lumen. Cahaya dari lampu neon dilindungi

dengan filter untuk menyerap sinar ultra violet.

2) Suhu dan kelembapan yang dipersyaratkan bahwa arsip kertas

(peta/ kartografik, gambar teknik, dan grafik/ diagram) adalah suhu

200C ± 2

0C. Simbol ±2

0C menjelaskan adanya batas toleransi 2

0C,

yaitu lebih satu atau kurang satu dari standar 200C yang berarti

suhu tidak boleh kurang dari 190C dan lebih dari 21

0C sedangkan

dan kelembaban 50% ± 5%. Simbol ±5% menjelaskan adanya

batas toleransi 5% yaitu lebih 2,5% dan kurang 2,5% dari standar

50% yang berarti kelembapan tidak boleh kurang dari 4,75% dan

lebih dari 52,5%. Sedangkan untuk arsip media baru (audiovisual)

seperti kaset video, kaset rekaman suara, betacamp dll memiliki

suhu dan kelembapan yang berbeda dengan suhu 180C ± 2

0C dan

kelembaban 35% ± 5%.

31


Preservasi Arsip Statis.,‖ h.12-14, accessed September 23, 2019,

https://jdih.anri.go.id/peraturan/perka_anri_23_2011.pdf.

37

3) Untuk mencegah debu yang masuk pada ruangan arsip dapat

menggunakan filer electrostatic atau memasang jaring kawat (wire

mesh) pada pintu-pintu dan jendela-jendela. Selain menyaring udara

yang masuk, berguna juga untuk menahan masuk.

b. Mencegah faktor biota.32

Dapat dilakukan dengan memeriksa peyimpanan arsip secara

berkala, memeriksa suhu dan kelembaban udara, setiap rak arsip

dilettakan camper, naphthalene atau paradichlorobenzenna untuk

mengusir serangga, melakukan fumigasi, fumigasi secara rutin perlu

disediakan ekhaust fan yang dilengkapi penutup untuk mengeluarkan

udara setelah fumigasi serta rak arsip, pintu, kusen bangunan gedung

tidak menggunakan kayu tetapi menggunakan stainless/logam anti

karat.

c. Mencegah faktor kimia.33

Dapat dilakukan dengan cara setiap bertahap arsip dinetralisasi

asamnya, pemasangan AC, pemasangan dehumidifier, untuk yang

volumenya sedikit dapat menggunakan slica gel, serta penggunaan box

atau kertas pembungkus arsip yang bebas asam dan lignin.

d. Mencegah faktor manusia.34

Selain melakukan pembatasan akses pada ruangan arsip dan

memasang kamera CCTV namun arsiparis yang bekerja di lembaga

32

Yayan Daryana, ―Konsep Dasar Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip‖ (Jakarta: Universitas

Terbuka), h.31, 33

Yayan Daryana, h.32. 34

Yayan Daryana, h.23-24.

38

arsip harus dibekali dengan pengetahuan dalam sebuah pendidikan dan

pelatihan yang dilakukan secara terus-menerus guna untuk

meminimalisir konsekuensi atau resiko yang akan terjadi apabila

penanganan arsip yang jelek yang disebabkan oleh kurangnya

pengetahun tentang bagaimana pelestarian arsip dilakukan.

e. Mencegah faktor bencana alam35

Untuk mengurangi seminimal mungkin potensi risiko kebakaran

maka ruangan arsip harus dilengkapi dengan pelindung kebakaran

seperti, heat/smoke detection, fire alarm, extinguisher dan sprinkler

system; memiliki saluran air atau drainase yang baik sehingga dapat

mengeluarkan air secepat mungkin dari bangunan serta dilengkapi

pintu darurat untuk memindahkan arsip statis jika terjadi kebakaran/

bencana.

5. Usaha Perbaikan Arsip dari Kerusakan (Kuratif)

Usaha perbaikan/retorasi arsip atau disebut juga dengan istilah kegiatan

kuratif merupakan kegiatan penting untuk menyelamatkan dan

melestarikan bahan bukti otentik yang memiliki nilai guna dengan

memperbaiki kondisi fisik arsip yang mengalami kerusakan atau

mengalami penurunan kualitas secara fisik, agar semaksimal mungkin

dapat kembali ke kondisi normalnya arsip. 36

35


Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan., h.351. 36

Verry Mardiyanto, ―Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana Lokasi Kasus Di

Arsip Nasional Republik Indonesia,‖ Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol 10, No 2 (2017): h.94,

https://jurnal.ugm.ac.id/khazanah/article/view/30081/18151.

39

Dalam kata lain perbaikan/retorasi adalah memperbaiki arsip-arsip

yang sudah rusak agar dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk

jangka waktu yang lebih lama.37 Restorasi ditujukan untuk perbaikan bagi

arsip yang mengalami kerusakan baik yang disebabkan oleh faktor internal

maupun oleh faktor eksternal dalam lembaga kearsipan maupun dalam

arsip itu sendiri. Pada umumnya kerusakan-kerusakan arsip yang paling

sering terjadi yaitu sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar.

Adapun cara-cara yang digunakan dalam melakukan perbaikan atau

restorasi yaitu:38

a. Membersihkan kotoran pada arsip yang diakibatkan oleh debu dapat

dibersihkan dengan menggunakan alat-alat yang tidak merusak arsip

seperti: sikat halus, kuas, penghapus karet, dan vacuum cleaner.

Sedangkan apabila noda melekat pada kertas dan sulit dihilangkan

dapat dihilangkan menggunakan pelarut organik.

b. Memperbaiki arsip yang rusak yang diakibatkan oleh kandungan asam

dapat dihilangkan atau dinetralisasi dengan mengunakan zat kimia atau

biasa dinamakan deadifikasi. Deadifikasi tidak untuk memperkuat

kertas yang sudah rapuh oleh pengaruh asam tetap cara ini hanya untuk

menetralkan asam yang sedang merusak kertas dan memberi bahan

penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang

berasal dari luar.

37

Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h.231. 38

Yayan Daryana, ―Konsep Dasar Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip,‖ h.38-43.

40

c. Mengatasi arsip yang terkena api dapat diperbaiki sesuai dengan tata

cara perbaikan kertas sedangkan arsip yang terkena air langkah pertama

dapat dilakukan dengan cara menghilangkan kotoran dan lumpur

dengan aliran air dingin dan bagian yang kotor dihapus perlahan

menggunakan spon. Setelah pencucian simpan di ruang yang kering

dilengkapi dengan exhaust-fan selama 24 jam dengan kelembaban 35-

50%. Arsip diletakkan lembar per lembar diatas kertas penyerap dan

dilakukan sesering mungkin agar pengeringan berlangsung efektif.

d. Menambal dan menyambung dilakukan untuk menyatukan kembali

arsip yang robek yang diakibatkan oleh berbagai faktor perusak arsip.

menambal dan menyambung kertas arsip terdiri dari menambal dengan

bubur kertas (pupl), menambal dengan potongan kertas, menyambung

dengan kertas tisu, menambal dengan kertas tisu berperekat.

e. Laminasi arsip digunakan untuk arsip yang yang sudah rusak parah,

robek, tua dsb. Metode laminasi terdiri dari laminasi dengan tangan dan

laminasi dengan mesin pres panas atau laminasi dengan mesin rol (leaf

casting machine)

f. Enkanpulasi salah satu cara perbaikan arsip menggunakan bahan

pelindung untuk menghindarkan dari kerusakan yang bersifat fisik.

Teknik enkanpulasi dilakukan dengan cara setiap lembar arsip dilapisi

oleh dua lembar plastic polyester dengan bantuan double tape.

g. Restorasi arsip media baru dapat dilakukan seperti arsip yang terekam

dalam media film, magnetik, mekanik, dan arsip elektronik. Cara

41

retorasi untuk arsip media baru memerlukan keahlian khusus dari para

konservatornya.

Dalam melakukan perbaikan/restorasi terhadap arsip yang mengalami

kerusakan dilakukan oleh konservator yang sangat terlatih. Namun apabila

kerusakan sangat berat maka mintalah pertolongan ahli di Arsip Nasional

(ANRI). Adapaun kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan saat melakukan

perbaikan/restorasi yaitu :39

a. Mendaftar arsip yang akan diperbaiki

b. Mencatat jenis, metode dan rangkaian tidakan perawatan yang pernah

dilakukan terhadap arsip yang bersangkutan

c. Melaksanakan perawatan secara tepat dan hati-hati dalam melakukan

pemerikasaan secara berkala.

6. Fasilitas Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun arsip

secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat ditempat

tertentu yang aman sehingga apabila arsip dibutuhkan dapat ditemukan

dengan cepat.40 Arsip statis disimpan dalam suatu depot arsip, yakni

bangunan harus dibangun dan diatur dengan sebaik mungkin atau

dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan pelestarian serta akan

mendukung keawetan arsip agar dapat terhindar dari berbagai faktor

39

Dewi Ladiawati, ―Pelestarian Arsip : Menyelamatkan Warisan Budaya Bangsa,‖ h.9-10. 40

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan (Malang: Dioma, 2006), h.154.

42

perusak arsip sehingga arsip dapat bertahan dalam jangka waktu yang lama

seperti:41

1. Lokasi depot arsip harus menghindari daerah yang struktur tanah labil,

rawan bencana, dekat laut, kawasan industry, pemukiman penduduk,

bekas hutan dan perkebunan. Menghindari daearah yang berdekatan

dengan instalansi strategis seperti instalansi militer, lapangan terbang,

dan rel kereta. Menghindari lingkungan yang memiliki tingkat resiko

kebakaran sangat tinggi seperti lokasi penyimpanan mudah meledak

dan pemukiman padat.

2. Struktur depot: Kontruksi terbuat dari bahan sesuai standar dan

terisolasi dengan baik sehingga dapat mempertahankan kestabilan

kondisi ruangan penyimpanan. Dilengkapi dengan alat pelindung

kebakaran, memiliki saluran air, ruangan yang ideal tidak

menngunakan banyak jendela dan setiap jendela dilengkapi dengan

filter penyaring sinar UV, dilengkapi dengan pintu darurat untuk

memindahkan arsip statis jika terjadi kebakaran.

3. Ruang depot yaitu: ruangan penyimpanan arsip kertas dan audio visual

terpisah karena berbeda jenis arsip dan penangannya, mempunyai suhu

dan kelembapan yang selalu stabil, selalu dinyalakan selama 24 jam,

peralatan ysng digunakan dalam untuk menagtur suhu dan kelembaban

thermohygrometer/ thermohygrografh, serta dilengkapi dengan alat

untuk mengatur kelembapan udara seperti dehumidifier.

41

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 Tentang Pedoman

Preservasi Arsip Statis., h.11. https://jdih.anri.go.id/peraturan/perka_anri_23_2011.pdf.

43

Tempat penyimpanan arsip terdiri dari rak arsip dan almari arsip seperti

berikut ini:

1. Rak arsip merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Untuk

menjaga kemanan arsip dari serangga, rayap dsb, dapat dilakukan

usaha-usaha seperti berikut:42

a. Rak dibuat dari logam dan dilengkapi dengan papan-papan rak dan

harus dalam keadaan bersih.

b. Jarak antara lantai dan rak terbawah kurang lebih 6 inchi, guna

untuk memperoleh sirkulasi udara, mudah untuk membersihkan

lantai dibawah rak.

c. Rak yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.

2. Almari arsip merupakan alat penyimanan arsip tertutup. Untuk menjaga

arsip dalam almari maka dapat dilakukan usaha-usaha sebagai berikut:43

a. Alamari sering dibuka guna untuk menjaga tingkat kelembaban.

b. Arsip di dalam almari disusun agak renggang agar tingkat

kelembaban terjaga dan memudahkan pengambilan arsip sewaktu-

waktu dibutuhkan.

c. Almari yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.

d. Arsip didalam almari diberi kapur barus atau kamper

42

Wursanto, Kearsipan 1, h.225. 43

Rusidi, ―Pemeliharaan Dan Perawatan Arsip,‖ h.7, accessed July 20, 2019,

http://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/download/pemeliharaan-dan-perawatan-arsip-84.

44

Adapun tempat penyimpanan arsip dapat dikelompokkan menjadi 3

(tiga) jenis alat penyimpanan yaitu :

a. Alat penyimpanan tegak (Vertikal file)

Alat penyimpanan arsip ini biasa disebut dengan filing cabinet

yang penggunaannya secara vertikal berderet ke belakang. Sarana ini

biasanya digunakan untuk penyimpanan arsip dinamis. Filling cabinet

dapat berupa 2 laci s/d 6 laci. Setiap laci idelanya memiliki daya

tampung 50 buah dengan jumlah guide/sekat sekitar 20-40 buah.

Filling cabinet ini memiliki 2 (dua) jenis yaitu: diisi dengan folder

biasa dan diisi dengan folder gantung yang mempunyai tempat untuk

gantungan folder.44

b. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)

Alat penyimpanan arsip ini disebut dengan rotary yang merupakan

tempat penyimpanan arsip yang disimpan secara menyamping atau

secara lateral. Rotary disebut juga dengan filing cabinet berputar. Alat

ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan

penemuan kembalinya arsip tidak memakan tenaga. Keuntungan

lainnya yaitu lebih menghemat tempat dibandingkan dengan filling

cabinet ataupun rak terbuka.45

44

Sovia Rosalin, Manajemen Arsip Dinamis, h.201. 45

Mahmud Melizubaidah, ―Pentinganya Manajemen Sistem Penyimpanan Arsip,‖ Dosen Fakultas

Ekonomi Dan Bisnis Universitas Negeri Gorontalo, accessed July 14, 2019,

http://repository.ung.ac.id/get/simlit_res/1/231/Pentingnya-Manajemen-Sistem-Penyimpanan-

Arsip.pdf.

45

c. Alat penyimpanan elektrik (fower file)

Alat penyimpanan arsip ini lebih sering digunakan diberbagai

kantor penyimpanan arsip. Jenis file elektrik ini terdiri dari 3 (tiga)

model dasar yaitu: file kartu yang khusus dibuat untuk menyimpan

kartu atau formulir dengan ukuran tertentu banyak digunakan untuk

menyimpan informasi seperti kartu pasien di rumah sakit atau dokter

praktek, file struktural digunakan untuk menyimpan semua jenis dan

ukuran formulir atau arsip yang khusus dipergunakan bagi keperluan-

keperluan tertentu dari kegiatan manajemen kearsipan, dan file mobil

atau file bergerak. Untuk kelompok arsip yang sering digunakan dapat

mengunakan file mobil sedangkan untuk kelompok arsip lainnya dapat

menggunakan file yang digerakkan dengan tangan.46

Selain peralatan utama untuk penyimpanan arsip perlu juga disediakan

perlengkapan-perlengkapan pendukung dalam penyimpanan arsip (Filing

Supplies) seperti berikut ini:

a. Map (stopmap folio)

Map digunakan untuk menyimpan sementara arsip. Alat ini rebatas

dalam penyimpanan, namun praktis dan mudah digunakannya. Ada

beberapa jenis map seperti stopmap tali, map jepitan, map tebal

dengan jepitan. 47

46

Zulkifli Amasyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1995), h.184-186. 47

Darmanto, Dasar-Dasar Kesekretarisan (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014), h.9.25.

46

b. Folder

Folder diperoleh dari berbagai model dan bahan, berbentuk segiempat

panjang. Berfungsi untuk menyimpan arsip atau sekelompok arsip

yang disimpan di filling cabinet.48

c. Petunjuk (guide)

Guide digunakan sebagai petunjuk atau sekat/pemisah dalam

penyimpanan arsip yang berfugsi sebagai tanda untuk membimbing

dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan didalam

file. Guide terbagi menjadi 2 (dua) yaitu bagian yang menonjol yang

disebut tab atau tab guide yang berguna untuk menempatkan atau

mencantumkan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks klasifikasi dan

badan guide.49

d. Penyekat

Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau teripleks

yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan.

Pada penyekat ini ditempelkan label yang berisikan kata tangkap

sebagai petunjuk (guide) sesuai dengan sistem penyimpanan yang

dipergunakan.50

e. Kata tangkap

Judul yang terdapat pada tonjolan disebut dengan kata tangkap

untuk membuat kata tangkap baik berupa huruf abjad, nama maupun

48

Darmanto, 9.25. 49



Komputer, h.69.

47

subjek haruslah dibuat sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca

dengan mudah dan cepat.51

f. Perlengkapan lain

Perlengkapan lain diantaranya adalah label, yaitu sejenis stiker

dipakai untuk membuat kode kemudian stiker itu ditempelkan pada

bagian-bagian tertentu.52

Dibawah ini terdapat tabel media penyimpanan arsip sesuai dengan

format medianya antara lain sebagai berikut:

Tabel 1. Penyimpanan Arsip

No

Jenis

Arsip

Media Penyimpanan

Container Jenis Rak penyimpanan

1 Kertas Boks bebas asam, kertas

pembungkus bebas asam,

dan bebas lignin.

Rak besi anti

karat

Didalam boks

disusum secara

lateral

Arsip peta : tabung peta,

kertas pembungkus bebas

asam dan bebas lignin

Laci besi

bebas karat

Didalam laci

Atau tabung

peta sesuai

dengan ukuran

2 foto Amlop dan boks bebas

asam dan bebas lignin.

Rak besi anti

karat

Didalam boks

disusun secara

vertikal

3 film Can polypropylene,

polyethylene, atau

polycarbonate.

Rak besi anti

karat

Ditempatkan

secara

horizontal

4 video Sesuai dengan container

aslinya (bahan palstik non-

PVC)

Rak kayu

(rak

nonmagnetic)

Disusun lateral

5 Rekaman

Suara

Sesuai dengan container

aslinya (bahan palstik non-

PVC)

Rak kayu

(rak

nonmagnetis)

Disusun lateral

51

Agus Sugiato and Teguh Wahyono, h.69. 52

Agus Sugiato and Teguh Wahyono, h.70.

48

7. Alih Media Arsip Statis

Alih media merupakan kegitaan untuk membuat duplikasi atau

menggandakan media ke suatu bentuk media yang lainnya. Alih media

arsip statis merupakan kegiatan pelestarian arsip statis dengan cara

memindai arsip statis menjadi bentuk media lain sehingga dapat bertahan

dalam jangka waktu yang lama dan bermanfaat bagi penggunanya. 53

Faktor-faktor yang harus dperhatikan dalam melakukan alihmedia

arsip yaitu: Pertama, mengenai konteks informasi yang terkandung

didalamnya merupakan hal pokok yang harus selalu diperhatikan dalam

alih media. Kedua, memperhatikan media atau format arsip statis yang

dialih mediakan guna menyangkut pemililihan teknologi yang cocok untuk

alihmedia arsip statis. Ketiga, mengikuti pedoman dan standar Undang-

Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Pelaksanaan Kearsipan dan

Peraturan Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Keempat, menyediakan sarana dan prasarana yang memadai karena akan

berdampak pada keberhasilan dalam proses alih media. Kelima

penyimpanan arsip pasca alihmedia harus memperhatikan tempat

peyimpanan arsip.54

53

Zulhalim, ―Desain Dan Implementasi Aplikasi Alih Media Arsip Statis Menggunakan Visual

Basic.Net, Sql Server Dan Crystal Report Studi Kasus : Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus Di

Badan Perpustakaan Arsip Daerah Propinsi Dki Jakarta,‖ Jurnal Manajemen Informatika Edisi:

No.4 Tahun VI (January 2013): h.1, http://www.jayakarta.ac.id/jurnal/jurnal_zul_arsip.pdf. 54

Ridho Laksono, ―Pemanfaatan Teknologi Digital Dalam Proses Alih Media Arsip Statis,‖

Diplomatika Vol. 1, No. 1 (September 2017): h.50,

https://jurnal.ugm.ac.id/diplomatika/article/view/28271/17235.

49

C. Penelitian Terdahulu

Penelitian sebelumnya pernah dilakukan oleh Hania Amani,

Mahasiswa Program Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan

Budaya, Universitas Indonesia pada tahun 2016 dengan judul“

Pemeliharaan Arsip Vital:Studi Kasus Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor”. Skripsi ini diperoleh di

Perpustakan Universitas Indonesia. Tujuan dari penelitian ini yaitu

menggambarkan pelaksanaan pemeliharan arsip vital dan upaya

perlindungan dari faktor penyebab kerusakan dan kemusnahan. Penelitian

ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Dalam

pengumpulan data menggunakan metode wawancara dan observasi.

Penelitian ini memiliki kesamaan pada tema yang akan diteliti oleh penulis

yaitu melindungi arsip dari kerusakan dan kemusnahan. Namun

perbedaannya terletak pada jenis arsip yang diteliti. Karena penelitian

sebelumnya meneliti arsip vital sedangkan penulis membahas mengenai

arsip statis serta perbedaannya pun terletak pada pendekatan penelitian.

Penelitian sebelumnya menggunakan pendekatan studi kasus sedangkan

penulis menggunakan pendekatan deskriptif.

Penelitian kedua dilakukan oleh Supriansyah dosen fakultas

keguruan dan ilmu pendidikan (FITK) Jurusan pendidikan ekonomi,

Uhamka pada tahun 2015 dengan judul “ Pemeliharaan dan Penyusutan

Arsip Dinamis Inaktif ANRI Jakarta” (Jurnal Utilitas Vol. 1 No.1 April

2015). Jurnal ini diperoleh dari situs internet

50

http://utilitas.uhamka.ac.id/index.php/utilitas/article/download/5/5/ Tujuan

dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui proses pemeliharaan dan

penyusutan arsip dinamis inaktif di Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI) Jakarta. Penelitian ini memiliki kesamaan yaitu menggunakan

pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Dalam pengumpulan data

menggunakan metode observasi, wawancara, dokumentasi. Persamaan

lainnya yaitu pada penelitian ini pada tema yang diliteliti. Namun

perbedaanya, terletak pada jenis arsip yang diteliti. Pada jurnal ini meneliti

arsip dinamis sedangkan penulis meneliti arsip statis sehingga jurnal ini

membahas mengenai pemeliharaan arsip dinamis sedangkan penulis

membahas mengenai pelestarian arsip statis dan tempat penelitiannya pun

berbeda karena pada jurnal ini tempat penelitiannya di Arsip Nasional

Republik Indonesia sedangkan penulis melakukan penelitian di Lemabaga

Arsip Universitas Terbuka.

http://utilitas.uhamka.ac.id/index.php/utilitas/article/download/5/5/

51

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif.

Penelitian deskriptif adalah memberikan gambaran atau informasi mengenai

suatu keadaan atau fenomena tertentu dengan proses menganalisa dan

menginterperstasikan data yang tujuannya untuk menjelaskan suatu hal seperti

apa adanya.55

Penelitian deskriptif ini dipilih untuk menggambarkan secara

umum bagaimana upaya pelestarian arsip di Lembaga Arsip statis Universitas

Terbuka.

Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan

pendekatan penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif adalah suatu pendekatan

penelitian yang mengungkapkan situasi sosial tertentu dengan

mendeskripsikan kenyataan secara benar, dibentuk oleh kata-kata berdasarkan

teknik pengumpulan dan analisis data yang relavan yang diperoleh dari situasi

yang alamiah.56

Tujuan dari penelitian kualitatif pada umumnya mencakup

informasi tentang fenomena utama yang dieksplorasi dalam penelitian,

partisipan penelitian dan lokasi penelitian.57

Suatu penelitian kualitatif dieksplorasi dan diperdalam dari suatu

fenomena sosial atau suatu lingkungan sosial yang terdiri atas pelaku,

55

Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian (Jakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi

Lembaga Administrasi Negara, 2014), h.60. 56

Djam’an Satori and Aan Komariah, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2009),

h.23. 57

John W. Creswell, Pendekatan Metode Kualitatif, Kuantitatif Dan Campuran (Yogyakarta:

Pustaka Pelajar, 2016), h.164.

52

kejadian, tempat, dan waktu. Dalam penelitian kualitatif penulis

memahaminya secara mendalam untuk mendapatkan pemahaman terhadap

suatu permasalahan yang terjadi di lapangan sehingga dapat ditarik suatu

kesimpulan.

Maka dari itu, penulis akan menggambarkan keadaan objek penelitian

sesuai dengan fakta yang ada dilapangan. Dengan menerangkan data-data yang

telah penulis dapatkan melalui wawancara, observasi dan dokumen-dokumen

penting yang dimiliki oleh suatu lembaga. Dengan demikian penulis akan

meneliti proses kegiatan upaya pelestarian arsip meliputi menyimpanan arsip

sesuai standar penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruangan

penyimpanan, maupun suhu dan kelembaban ruang penyimpanan, serta

kegiatan proses alih media di Lembaga Arsip Universitas Terbuka.

B. Kriteria Pemilihan Informan

Informan adalah orang yang diperkirakan menguasai dan memahami data,

informasi ataupun fakta dari suatu objek penelitian.58

Informan penelitian

adalah orang yang memberikan informasi baik tentang dirinya maupun orang

lain atau suatu kejadian atau suatu hal kepada peneliti atau pewawancara

mendalam.

Pemilihan informan dilakukan agar peneliti mendapatkan informasi yang

dibutuhkan sesuai dengan topik pembahasan dan penelitian. Kriteria informan

yang dipilih yaitu informan yang dianggap kredibel dalam menjawab

pertanyaan peneliti dalam memberikan informasi mengenai kearsipan

58

Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif : Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, Dan Ilmu Sosial

Lainnya (Jakarta: Kencana, 2019), h.108.

53

khususnya pada pemiliharaan arsip berdasarkan pengalaman dan

pengetahuanya serta berlatar belakang pendidikan dalam bidang perpustakaan

atau kearsipan. Maka dari itu, penulis mengambil informan sebanyak 4 (empat)

orang diantaranya yaitu:

Tabel 2. Informan

No Nama Jabatan

1. Mohammad Idris, S.IP. Penanggung Jawab Bidang Layanan

dan Pengembangan Arsip pada

Lembaga Kearsipan

2. Ngadi Asmanti, S.Sos. Penanggung Jawab Bidang

Manajemen Arsip pada Lembaga

Kearsipan

3. Lina Rosidinawati, S.Hum Pengelola Keuangan, Lembaga

Kearsipan

4. Fanny Abdilah Rina, A.Md. Pengadministrasi Umum, Lembaga

Kearsipan.

C. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan pencatatan suatu peristiwa, atau keterangan-

keterangan, atau karakteristik sebagian atau seluruh elemen populasi yang akan

menunjang suatu penelitian atau dengan kata lain suatu cara yang digunakan

untuk mengumpulkan data, menghimpun, mengambil, atau menjaring data.

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu:

1. Wawancara

Wawancara yaitu suatu cara untuk menjaring informasi atau data

melalui intraksi verbal/ lisan. Wawancara adalah bentuk komunikasi

langsung antara peneliti dan responden.59 Dalam melakukan wawancara

59

Gulo, Metodologi Penelitian (Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia, 2002), h.119.

54

peneliti melakukan diskusi atau wawancara aktif dengan responden

menyampaikan pendapatnya dengan bebas sesuai hati nuraninya.60

Wawancara ini dilakukan agar peneliti mengetahui hal-hal yang

berhubungan dengan inforaman lebih mendalam terkait dengan topik

penelitian, maka dari itu dalam wawancara peniliti akan mememilih empat

informan yang sesuai dengan kriteria peneliti inginkan. Disini penulis

mengunakan wawancara tersetruktur. Wawancara tersetruktur adalah

sebuah prosedur sistematis untuk menggali informasi mengenai responden

dengan kondisi dimana pertanyaan ditanyakan dengan urutan yang telah

disiapkan oleh pewawancara dan jawabannya direkam.61

Sebelum melakukan wawancara, peneliti telah menyiapkan daftar

pertanyaan terlebih dahulu dengan tujuan untuk membatasi pertanyaan

wawancara yang berkaitan langsung dengan objek peneliti yaitu mengenai

pelestarian arsip di Lembaga Arsip Universitas Terbuka. Adapun alat

pendukung dalam proses wawancara, untuk mempermudah peneliti dalam

penulisan hasil wawancara, penulis merekam hasil wawancara.

2. Observasi

Observasi adalah proses pengamatan secara langsung terhadap

objek yang diteliti untuk memperoleh data yang harus dikumpulkan dalam

penelitian. Obeservasi/ pengamatan merupakan sebuah teknik pegumpulan

data yang mengharuskan peneliti turun kelapangan mengemati hal-hal yang

60

Sri Hartinah, Metode Penelitian Perpustakaan (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014),

h. 4.7. 61

Lukman Nul Hakim, ―Ulasan Metodologi Kualitatif : Wawancara Terhadap Elit,‖ Jurnal

Aspirasi 4 no. 2 (Desember 2013): h.16,

https://jurnal.dpr.go.id/index.php/aspirasi/article/view/501/397.

55

berkaitan dengan ruang, tempat, pelaku, kegiatan, benda-benda, waktu,

peristiwa, tujuan, dan perasaan.62 Observasi dalam penelitian kualitatif

adalah pengamatan secara langsung terhadap objek yang akan diteliti untuk

mengetahui keberadaan suatu objek, situasi, konteks dan maknanya dalam

upaya mengumpulkan data penelitian dengan cara merekam data dengan

mengunakan mata dan telinga.

Dalam konteks ini peneliti ingin mengetahui kebenaran yang

berhubung dengan aspek/kategori sebagai aspek studi yang dikembangkan

peneliti. Maka dari itu peneliti melakukan observasi secara langsung

dengan cara melihat mengumpulkan fakta-fakta, serta mengamati langsung

kegiataan pelestarian arsip statis yang dilakukan di Lembaga Arsip

Universitas Terbuka. Teknik observasi ini dilakukan untuk menjawab

rumusan masalah mengenai upaya pelestarian arsip statis, dan bagaimana

cara mengatasi kendala atau hambatan yang ada dalam melakukan upaya

pelestarian arsip statis di Lembaga Universitas Terbuka.

3. Dokumentasi

Dokumentasi adalah pengumpulan dokumen dan data-data yang

diperlukan dalam permasalah penelitian yang ditelaah secara intens

sehingga dapat mendukung dan menambah kepercayaan dalam

pembuktiaan suatu kejadian.63 Secara detail bahan dokumenter terbagi

beberapa macam yaitu: 1). Otobiografi, 2). Surat-surat pribadi, buku-buku

atau catatan harian, memorial, 3) Kliping, 4) Dokumen pemerintah atau

62

Djunaidi Ghony and Almansur Fauzan, Metodologi Penelitian Kualitatif (Yogyakarta: Ar- Ruzz

Media, 2012), h.165. 63

Djam’an Satori and Aan Komariah, Metodologi Penelitian Kualitatif, h. 153.

56

swasta, Cerita roman dan cerita rakyat, Data di server dan flashdisk, data

tersimpan di web site, dll. Pada intinya dokumenter digunakan untuk

menelusur data-data historis.64

4. Studi pustaka

Studi pustaka merupakan salah satu teknik mengumpulkan data dan

mempelajarinya dengan bantuan sumber-sumber yang tersedia di

perpustakaan seperti buku, jurnal dan artikel yang berkaitan dengan

masalah yang diteliti.

D. Teknik Analisis Data

1. Reduksi Data

Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,

memfokuskan pada hal-hal yang terpenting, di cari tema dan polanya.

Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran

yang jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data

selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan.65

2. Penyajian Data

Dalam penelitian kualitatif penyajian data dilakukan dalam bentuk

uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya.

Yang paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian

kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif.66

64

Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif : Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, Dan Ilmu Sosial

Lainnya, h.122. 65

Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R&D (Bandung: Alfabeta, 2010), h. 247. 66

Sugiyono, h. 249.

57

3. Penarikan Kesimpulan

Kesimpulan dari penelitian kualitatif merupakan temuan baru yang

sebelumnya pernah ada. Temuan dapat berupa desripsi atau gambaran

suatu objek yang sebelumnya masih remang-remang atau gelap sehingga

setelah diteliti menjadi jelas, dapat berupa hubungan kausal atau interaktif,

hipotesis atau teori.67

E. Tempat dan Jadwal Penelitian

1. Tempat Penelitian

Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penelitian ini, Penulis

melakukan penelitian di Lembaga Arsip Universitas Terbuka yang berada

pada Gedung Arsip II Universitas Terbuka. Dalam melakukan penelitian

ini, peneliti menjadikan Lembaga Arsip Unversitas Terbuka yang

bertempat di Jl. Cabe Raya, Pondok Cabe Tangerang Selatan, 15418

Banten, Indonesia sebagai tempat penelitian.

2. Jadwal Penelitian

Adapun jadwal penelitian sebagai berikut :

67

Sugiyono, h. 253.

58

Tabel 3. Jadwal Penelitian

No

Kegiatan

Tahun 2019

Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov

1 Observasi

awal

2 Pengajuan

Proposal

3 Seminar

Proposal

4 Konsultasi

dengan

dosen

pembimbing

5 Penelitian

lapangan

6 Analisis

data dan

kesimpulan

7 Pengesahan

skripsi

8 Pengajuan

Sidang

Skripsi

9 Sidang

Skripsi

59

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Objek Penelitian

1. Sejarah Lembaga Arsip Universitas Terbuka

Lembaga kearsipan Universitas Terbuka awalnya berada dalam

naungan Puslata (Pusat layanan pustaka). Dengan demikian puslata

bertugas mengeloa perpusakaan, dokumentasi, dan arsip menjadi suatu

informasi. Namun pada bulan februari 2018 secara resmi lembaga

kearsipan telah memisahkan diri dari pusat layanan pustaka (Puslata).

Universitas Terbuka membangun gedung arsip sejak tahun 2006 yaitu

gedung arsip 1 (satu) dengan seluas 750 m2 dan terdiri dari tiga lantai. Pada

tahun 2008 Univeristas Terbuka membangun gedung arsip ke-2 (dua)

dengan luas 1600 m2 dan terdiri dari 2 (dua) lantai. Awalnya gedung ini

digunakan untuk rumah dinas yang dibangun kemudian ditinggikan karena

sering terjadi banjir. Lokasi gedung ini berada di luar UT (diluar pagar UT)

meskipun secara fisik ada di lingkungan perkantoran UT. Kemudian pada

tahun 2009 Universitas Terbuka membangun gedung arsip ke-3 (tiga)

dengan seluas 1200 m2 dan terdiri atas empat lantai. Gedung ini dinamakan

dengan gedung perlengkapan karena dipergunakan untuk penyimpanan

ATK. Pembangunan gedung tersebut mengacu kepada format UU No.7

tahun 1971 tentang ketentuan- ketentuan pokok kearsipan.

60

Dalam format UU No. 7 tahun 1971, arsip statis harus dikirimkan ke

Arsip Nasional namun dalam UU No. 43 tahun 2009 dinyatakan bahwa

perguruan tinggi wajib memiliki lembaga kearsipan. Maka dari itu

perguruan tinggi harus mengelola sendiri arsip statisnya. Kini Lembaga

kearsipan Universitas Terbuka mengelola arsip statis dari berbagai fakultas

untuk memberikan pelayanan kemudahan akses terhadap arsip di

lingkungan Universitas Terbuka. Dan untuk arsip dinamis tetap disimpan

di unit pencipta karena frekuensi penggunaannya masih tinggi.

2. Visi dan Misi Lembaga Arsip Universitas Terbuka

Visi :

Menjadi lembaga kearsipan sebagai pelestari memori institusional

pendukung Universiats Terbuka menuju Cyber University.

Misi:

a. Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan memori kolektif

Universitas Terbuka secara digital.

b. Mengembangkan teknologi informasi dalam bidang kearsipan

penunjang Universitas Terbuka menuju Cyber University.

c. Mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi kearsipan

secara digital.

61

3. Struktur Organisasi Kearsipan Universitas Terbuka

Gambar 4.Struktur organisasi

REKTOR UT

WAKIL REKTOR BIDANG

KEUANGAN DAN UMUM

PENAGGUNG JAWAB

TATA USAHA

PENANGGUNG JAWAB

BIDANG MANAJEMEN

KEARSIPAN

PENANGGUNG JAWAB

BIDANG LAYANAN &

PENGEMBANGAN ARSIP

UNIT KEARSIPAN II

(LEMBAGA, FAKULTAS, BIRO, PUSAT, UPT)

UNIT KEARSIPAN I UT/

LEMBAGA KEARSIPAN UT

ARSIPARIS ARSIPARIS

UNIT KEARSIPAN I

(SUB BAGIAN, BAGIAN, PENANGGUNG JAWAB BIDANG,

SEKRETARIAT REKTORAT, SEKRETARIAT SENAT)

SEKJEN

KEMRISTEKDIKTI

62

4. Sumber Daya Manusia Lembaga Arsip Universitas Terbuka

Tabel 4. Sumber Daya Manusia

5. Koleki Arsip Universitas Terbuka

Koleksi arsip yang berada di Universitas berdasarkan bentuknya

terdiri dari arsip tektual, arsip foto, arsip elektronik, arsip kearsitekturan

(gambar/blue print), arsip audio visual (Video). Lembaga Arsip Universitas

Terbuka mengelola arsip dari 9 (Sembilan) unit kearsipan dan 4 (empat)

fakultas yaitu :

1. LPPM (Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat) pada unit ini

terdapat koleksi arsip dari hasil-hasil penelitian dosen dan mahasiswa.

2. Puslaba (Pusat Layanan Bahan Ajar) pada unit ini terdapat koleksi

arsip master buku materi pokok (BMP), dimana buku ini sebagai

bahan ajar yang diterbitkan UT sendiri.

No Nama Jabatan

1 Drs. Enceng, M.Si. Kepala Unit Kearsipan

2 Mohammad Idris, S.IP. Penanggung Jawab Bidang Layanan dan

Pengembangan Arsip pada Unit

Kearsipan

3 Ngadi Asmanti, S.Sos. Penanggung Jawab Bidang Manajemen

Arsip pada Unit Kearsipan

4 Siti Nurhayati, S.Sos. Penanggung Jawab Administrasi Tata

Usaha pada Unit Kearsipan

5 Amri Hadi Nasution Arsiparis Terampil/Pelaksana

6 Anwar, S.IP. Arsiparis Ahli Muda/Muda

7 Emilly Susanti, S.Ik. Humas. Arsiparis Ahli Muda/Muda

8 Fanny Abdillah Rina, A.Md. Pengadministrasi Umum

9 Fatimah, S.E. Pengelola Keuangan

10 Firmansyah, S.Kom. Arsiparis Ahli Muda/Muda

11 Joko Widodo, S.E. Arsiparis Ahli Muda/Muda

12 Lina Rosidinawati, S.Hum Pengelola Keuangan

63

3. Barang dan Jasa, pada ada unit ini terdapat berkas mengenai berbagai

keperluan pengadaan barang dan jasa kebutuhan UT.

4. P2M2 (Pusat Layanan Bahan Ajar) pada unit ini terdiri dari arsip

bahan ajar multimedia, karena UT memakai sistem ajar online.

5. PPS (Program Pasca Sarjana) pada unit ini terdapat berkas mengenai

tugas akhir program mahasiswa yang menempuh pendidikan di UT.

6. Waktu Kerja & Waktu Layanan Arsip

a. Waktu Kerja

Waktu kerja Lembaga Arsip Universitas Terbuka yaitu hari Senin

sampai dengan Jum’at sebagai berikut ini:

Tabel 5. Waktu Kerja

b. Waktu Layanan Arsip

Adapun waktu layanan arsip Lembaga Arsip Universitas Terbuka

adalah sebagai berikut ini:

Tabel 6. Waktu Layanan Arsip

Hari Jam Operasional Jam Istirahat

Senin-Kamis 08.00-16.30 WIB

12.00-13.00 WIB Jum’at 08.00-17.00 WIB

Libur Nasional -

Hari Jam Operasional Istirahat

Senin-Jumat 09.00-03.00WIB 12.00-13.00 WIB

Libur Nasional -

64

B. Hasil Penelitian

Berdasarkan tujuan penelitian penulis akan memaparkan hasil penelitian yang

diperoleh melalui wawancara dan observasi mengenai upaya pelestarian arsip dan

kendala-kendala yang ada dalam pelestarian arsip. Adapun hasil yang diperoleh

yakni sebagai berikut :

1. Upaya Pelestarian Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka.

Upaya pelestarian arsip statis sangat penting dilakukan di Lembaga Arsip

Perguruan Tinggi (LKPT) karena selain menjaga fisik arsip dari kerusakan,

namun untuk menjaga kelestarian arsip karena arsip statis mengandung nilai

kesejarahan yang tinggi dan merupakan identitas suatu lembaga. Adapun

upaya Lembaga arsip Universitas Terbuka dalam melakukan pelestarian arsip

adalah sebagai berikut:

a. Pelestarian arsip bersifat pencegahan (preventif) terhadap faktor internal

dan ekternal.

1) Pencegahan (preventif) terhadap faktor internal.

Faktor-faktor yang dapat merusak arsip dari faktor internal yaitu

seperti kertas, tinta dan lem. Penyebab adanya kerusakan yang

diakibatkan oleh faktor internal terjadi dari arsip itu sendiri karena

proses penciptaan arsip yang tidak baik. Adapun usaha yang dilakukan

oleh Lembaga Arsip Universitas Terbuka untuk mencegah kerusakan

yang disebabkan oleh faktor internal yaitu menggunakan kertas, tinta

dan lem yang berkualitas baik pada saat penciptaan arsip. Hal ini

65

ditunjukkan dengan wawancara oleh informan FA dan LR adalah

sebagai berikut:

Kalau untuk itu, pencegahannya kita gunakan kertas, tinta dan lem

yang berkualitas baik ya. Misalnya dalam penggunaan kertas,

menggunakan kertas khusus yang bebas asam.68

Untuk penggunaan kertas arsip statis di kita itu khusus untuk arsip-

arsip yang di JRA berketerangan permanen dari awal diciptakan/masih

tercipta sebagai dokumen atau arsip dinamis itu mereka diciptakan

menggunakan kertas khusus bebas asam dari awal. Kaya misalkan

peraturan-peraturan Rektor atau SK-SK Rektor yang bersifat

pengaturan dan penetapan itu dari awal penciptaan karena mereka tau

di JRA nya udah permanen itu harusnya dibuat kertas yang bebas

asam. Cuman memang penerapan itu juga kita tidak terlalu kontrol

maksudnya penciptaan dokumen itu adanya di unit-unit kerja

contohnya misalnya SK. SK itu yang mengelolahnya ada dibagian

hukum dan tata laksana. Ketika mereka menciptakan kita tidak bisa

kontrol juga, mereka menggunakan atau tidak. Tapi kalau sesuai

aturan kita sudah menyuruh mereka untuk melakukan itu. Harusnya sih

yang saya tau, ketika kita sudah memberikan intruksi untuk penciptaan

dokumen dan berketerangan permanen dengan bebas asam mereka

sudah mulai bikin. Mungkin kedepannya, setelahnya butuh konsistensi

ya.69

Informan LR berpendapat bahwa penggunaan kertas arsip statis dari

awal diciptakan sudah memakai kertas khusus. Namun tidak semua

arsip yang dari awal diciptakaan menggunakan kertas khusus, karena

penciptaan dokumen adanya di unit-unit. Sebagaimana yang

diungkapkan oleh informan NA dalam wawancara adalah sebagai

berikut:

Sebenarnya untuk mencegah faktor tersebut penggunaan kertas

harusnya menggunakan kertas khusus seperti kertas concorde. Tapi

kebetulan dari awal penciptaan ada yang menggunakan concorde, A4,

F4 jadi sebenarnya menurut peraturan menggunakan kertas concorde

yang dinilai keasamannya, tintanya agar tidak pudar, itu ada

68

Fanny Abdilah, Wawancara Pengadministrasi Umum pada Lembaga Kearsipan Universitas

Terbuka, Mei 2019. 69

Lina Rosidinawati, Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan Universitas

Terbuka, Mei 2019.

66

ketentuannya sendiri. Tapi memang dikita belum ada keseragaman.

Jadi ada yang masih menggunakan A4, F4 seperti itu. Tapi nanti

kedepannya akan kita seragamkan supaya tidak mudah pudar tulisan

tintanya. Kita akan seragamkan baik di UT Pusat maupun di UPBJJ

(unit program jarak jauh)….70

Infroman NA berpendapat bahwa ketika arsip diciptakaan di unit-

unit untuk penggunaan kertasnya belum seragam, ada yang sudah

menggunakan kertas khusus, A4, F4. Namun kedepannya akan

diseragamkan. Hal yang senada disampaikan oleh informan MI bahwa:

Seharusnya dari awal penciptaan. Istilahnya kertas yang digunakan

harus sesuai dengan keasamannya. Cuman selama ini arsip-arsip yang

sudah tercipta itu, kita tidak melihat kesana. Karena kepahaman orang

tentang arsip belum. Tetapi akhir-akhir ini kita sudah mulai

menerapkan itu semacam kertas-kertas khusus seperti arsip surat-surat

perjanjian, SK-SK kita usahakan agar menggunakan kertas khusus.71

Berdasarkan beberapa yang dikatakan informan di atas dapat

diperoleh kesimpulan bahwa untuk mencegah faktor internal seperti

penggunaan kertas arsip agar dapat bertahan lama maka lembaga

Universitas Terbuka melakukan pencegahan arsip yang berada di unit-

unit dari awal diciptakan atau tercipta sebagai dokumen di JRA

berketerangan permanen sudah menerapkan untuk menggunakan kertas

yang berkualitas baik atau menggunakan kertas khusus. Namun saat ini,

arsip yang tercipta di unit-unit kerja belum seragam untuk

menggunakan kertas khusus karena masih kurangnya kepahaman

terhadap arsip itu sendiri. Jadi belum adanya keseragaman di unit-unit

kerja untuk mengunakan kertas khusus.

70

Ngadi Asmanti, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada Lembaga

Kearsipan Universitas Terbuka, Agustus 2019. 71

Mohammad Idris, Wawancara Penanggung Jawab Bidang Layanan dan Pengembangan Arsip

pada Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka, Agustus 2019.

67

2) Pencegahan (preventif) terhadap faktor eksternal.

Faktor-faktor yang dapat merusak arsip selain faktor internal

adalah faktor ekternal. Faktor ekternal yaitu kerusakan arsip yang

disebabkan oleh faktor lingkungan dimana arsip itu disimpan. Adapun

yang termasuk kedalam faktor eksternal yaitu: faktor kimia, fisika,

biota, manusia dan bencana manusia. Maka dari itu pencegahan yang

dilakukan oleh Lembaga Arsip Universitas Terbuka dalam mengatasi

faktor-faktor eksternal adalah sebagai berikut:

a) Pencegahan faktor fisika

Yang termasuk ke dalam perusak arsip dari faktor fisika yaitu

disebabkan oleh cahaya, suhu & kelembaban, dan debu. Apabila

pada ruangan arsip cahaya yang masuk secara berlebihan, suhu &

kelembaban tidak diatur serta debu-debu yang masuk keruang arsip

tidak dilakukan pembersihan rutin maka arsip yang disimpan pada

depo arsip akan mudah rusak. Maka dari itu, untuk mengatasi

faktor-faktor tersebut Lembaga arsip Universitas Terbuka

melakukan beberapa pencegahan. Berikut adalah hasil wawancara

yang dikatakan oleh informan LR dan MI terkait dengan

pencegahan faktor fisika sebagai berikut:

Kalau untuk cahaya, ruangan arsip itu disetiap jendela dilapisi

dengan tirai. Jadi cahaya matahari yang masuk ke ruangan arsip

tidak akan masuk secara berlebihan. Untuk Pengaturan suhu di

dalam penyimpanan arsip, kalau saya sendiri bisanya menjaga

suhunya dikisaran 20-210C dan kelembaban 50

0C itu untuk arsip

kertas. Kalau untuk arsip media baru, karena kita belum

mempunyai ruangan khusus untuk arsip media baru tapi kan di

P2M2 kita mempunyai arsip media baru seperti betacam, CD dsb

68

dan P2M2 lebih lengkap koleksinya. Itu kita minta suhu di 160C

lebih dingin dari pada arsip kertas. Dan untuk mengatasi debu,

pada ruangan arsip dibersihkan menggunakan penyedot debu/

vacuum cleaner.72

Selama ini, allhamdulillah di dalam suhu dan kelembaban kita

sudah sesuai dengan standar ANRI. Kebersihannya sudah sangat

cukup, jadi arsip-arsip yang dari luar kita terima rata-rata kita

bersihkan dulu agar tidak ada debu. Untuk cahaya pun udah

sesuai.73

Berdasarkan hasil wawancara diatas, dapat diketahui bahwa

dalam melakukan pencegahan terhadap faktor fisika seperti cahaya,

debu & kelembaban Lembaga Arsip Univeristas Terbuka sudah

mengantisipasi agar cahaya matahari tidak masuk secara berlebihan

maka setiap jendela menggunakan tirai, suhu dan kelemababan

arsip kertas dan arsip media disamakan karena Lembaga arsip

Universitas Terbuka belum mempunyai ruangan khusus maka

suhunya diatur dengan kisaran 200C-22

0C dan kelembaban 50

0C

yang disesuaikan dengan standar ANRI serta melakukan

pembersihan debu-debu pada ruangan arsip menggunakan vacuum

cleaner yang dilakukan setiap hari oleh OB secara rutin.

b) Pencegahan faktor kimia

Selain faktor fisika terdapat faktor kimia yang dapat merusak

arsip seperti polusi udara. Berikut adalah hasil wawancara yang

dikatakan oleh informan LR dan FA dalam wawancara terkait

dengan pencegahan terhadap faktor kimia adalah sebagai berikut:

72


Terbuka. 73


pada Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka.

69

Kalau kita ini khusus depo arsip atau penyimpanan arsip statis

termasuk penyimpanan arsip inaktif yang dijadikan satu ruangan

kita minta memang khusus AC-nya dinyalakan 24 jam dan tidak

pernah mati.74

Kalau untuk ruangan menyimpanan arsip, ruangan diatas

menggunakan AC yang selalu dinyalakan selama 24 jam.75

Dapat disimpulkan sementara bahwa dalam mencegah faktor

kimia, Lembaga Arsip UT melakukan pencegahan dengan

penggunaan AC terus menerus dinyalakan selama 24 jam dan tidak

pernah mati. Hal ini dilakukan untuk menjaga suhu ruangan

penyimpanan arsip agar tetap normal.

c) Pencegahan faktor biota

Faktor biota seperti tikus, kecoa, rayap, kutu buku sangat

berbahaya terhadap kelestarian arsip. Pencegahan faktor biota dapat

dilakukan dengan metode menyimpan kapur barus dan slica jel

disetiap rak, penyemprotan serangga dan melakukan fumigasi.

Fumigasi merupakan salah satu upaya untuk mencegah kerusakan

fisik arsip lebih lanjut dan dapat dihindari dengan mengobati dan

mematikan faktor-faktor perusak arsip serta untuk mensterilkan

keadaan arsip agar tidak bau busuk dan penyegarkan udara agar

tidak menimbulkan penyakit pada manusia. Sebagaimana yang

dikatakan oleh informan MI, NA dan LR saat wawancara yaitu :

Kita selama ini melakukan fumigasi 2 (dua) tahun sekali, dan itu

anggarannya sangat besar.76

74


Terbuka. 75


Terbuka.

70

Kita melakukan fumigasi dan biasanya fumigasi dilakukannya oleh

vendor ya atau orang ketiga.77

Selain fumigasi, diatas itu ada pest kontrol juga. Jadi saya tidak

tahu kalau pest kontrol disini itu ada bagian khusus pest kontrol

penyemprotan serangga. Itu dilakukan setiap 2 (dua) minggu

sekali.78

Dapat ditarik kesimpulan bahwa untuk mencegah faktor biota,

Lembaga Arsip Universitas Terbuka hanya melakukan pencegahan

dengan metode fumigasi dan penyemprotan serangga saja dan tidak

menaruh kapur barus dan slica jel disetiap rak. Fumigasi dilakukan

setiap 2 (dua) tahun sekali. Kegiatan fumigasi bisanya dilakukan

pada hari libur dan proses fumigasi tersebut dilakukan oleh vendor

atau orang ketiga sedangkan penyemprotan serangga dilakukan

secara rutin setiap 2 (dua) minggu sekali dan proses penyemprotan

serangga dilakukan oleh tim khusus pest control untuk penanganan

hama, rayap, kecoa dll.

d) Pencegahan faktor manusia

Faktor penanganan dan penggunaan yang salah dapat merusak

arsip seperti menyobek, melipat ataupun mencoret bahkan hilang.

Lembaga Arsip Universitas Terbuka melakukan pencegahan untuk

mengatasi faktor manusia seperti yang diungkapkan oleh informan

NA dalam wawancara bahwa:

76


pada Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka. 77


Kearsipan Universitas Terbuka. 78


Terbuka.

71

Kalau untuk saat ini dikita belum ada arsipnya yang sobek dll.

karena kita sudah antisipasi dengan teman-teman kalau memilah-

milah arsip harus dilakukan dengan pelan-pelan dan hati-hati

karena arsip dikita paling lama tahun 84 berarti udah 35 tahun.

Ada beberapa arsip yang sudah berwarna kuning tidak kita

diamkan, tapi kita bawa ke ANRI untuk menjaga arsip agar tidak

pudar. Tapi insyaallah untuk arsip yang sobek dikita belum ada,

pencegahannya sudah kita bimbing ke temen-temen, cara

pemilahan arsip sendiri harus dengan hati-hati dan pelan-pelan.

Takutnya nanti ada kertas yang sudah rapuh terus tiba-tiba sobek

ditengah. Terkecuali kalau terkena rayap itu udah beda lagi.79

Menurut informan NA bahwa dalam mencegah faktor manusia

yaitu saat melakukan pelestarian arsip dilakukan secara hati-hati

dan pelan-pelan. Sedangkan menurut informan LR dan FA saat

wawancara mengatakan bahwa:

Memasang kamera CCTV, pembatasan akses karena yang boleh

masuk hanya staff, Satpam. Oh iya, untuk penjagaannya itu sendiri

satpam disini dijaga 24 jam…80

Biasanya kita akses-ya. Idealnya untuk akses ruang arsip statis itu

dikunci. Kalau disini belum, aksesnya kalau saya nilai ini belum

ideal untuk mengelola arsip statis. Misalnya ada yang observasi

salah satu cara untuk mencegah ditemani oleh petugas karena

tidak ada kuncinya ketika ada tamu atau ada apa kita menemani,

tidak membiarkan mereka masuk sendiri. Nanti sih kedepannya

akan dibuat ruang-ruang disini. Terutama ruang bawah itu bakal

dimanfaatkan karena ruang bawah belum dioptimalkan sebagai

ruang penyimpanannya masih banyak dan perlu dilakukan

penyesuaiannya.81

Berdasarkan wawancara di atas bahwa usaha-usaha pelestarian

arsip yang dilakukan oleh Lembaga Arsip Universitas Terbuka

dalam mencegah keteledoran yang disebabkan oleh faktor manusia

79




Terbuka. 81


Terbuka.

72

yaitu saat melakukan pemilahan arsip dilakukan dengan hati-hati

dan pelan-pelan, pembatasan akses pada ruangan arsip, memasang

CCTV diruang arsip dan penjagaan satpam selama 24 jam serta

arsiparis yang bekerja di Lembaga Arisp UT sebagian sudah

melakukan pelatihan terkait dengan pelestarian arsip. Adapun

larangan-larang lainnya saat memasuki ruang arsip menurut

informan LR bahwa:

Dilarang merokok, dilarang membawa makanan kedalam ruangan

arsip.82

Selain pencegahan-pencegahan seperti diatas larangan lainnya saat

memasuki ruangan arsip yaitu tidak boleh merokok dan makan di

ruangan arsip.

e) Pencegahan faktor bencana alam

Untuk menjaga arsip statis dari faktor bencana bencana alam,

Lembaga Arsip Universitas Terbuka sudah mempunyai

perencanaan dalam menghadapi bencana alam (disaster planning)

yang disusun terlebih dahulu untuk menghemat waktu dalam masa

darurat apabila terjadi bencana alam. Adapun bencana alam yang

kemungkinan akan terjadi seperti banjir, kebakaran dan gempa

bumi. Sebagaimana yang dikatakan oleh informan NA, LR dan FA

saat wawancara bahwa:

Pencegahannya pertama gedungnya harus tinggi, jadi arsip-arsip

disini disimpan dilantai 2 (dua). Tapi selama ini allhamdulillah,

82


Terbuka.

73

pernah banjir tapi tidak masuk kegedung arsip. Kedua gedung

lembaga arsip dibuat dengan kokoh karena untuk mengantisipasi

bencana gempa bumi. Kita sudah mengantisipasi pembuatan

gedung ini seperti apa, mendesainnya dari arsitek yang pertama.

Terus kalau untuk pencegahan kebakaran kita sudah menyiapkan

pemadam kebakaran. Didalam ruangan arsip itu ada 9 (Sembilan)

pemadam kebakar. Jadi untuk pencegahan banjir dan kebakaran

insyaallah kita sudah teratasi dan kalaupun nanti ada kejadian kita

sudah mengantisipasinya. 83

Kalau kalian sadarin kontruksi jalanan tingginya 1 s/d 2 cm.

karena di depan ada kali jadi meminimalisir itu. Jadi dulu sebelum

ini dijadikan gedung arsip, gedung ini merupakan rumah para

wakil rektor UT sekitar tahun 90-an. Rumah itu sering kebanjiran

mungkin kalinya sering meluap apa gimana, jadi setiap hujan

sering banjir. Karena sering terjadi banjir maka wakil rektor tidak

mau tinggal dirumah itu. Akhirnya karena waktu itu kita butuh juga

gedung untuk penyimpanan arsip dibangunlah dengan banyak

pertimbangan itu. Jadi kalau dekat dengan rawan banjir sudah

diantisipasi karena kontruksi bangunannya yang tinggi dan dibuat

tinggkat dua. Walaupun tingkat dua kita juga sediakan lift barang

khusus arsip. Jadi kalau dari segi keamanan banjir tidak masalah.

Kalau untuk mencegah kebakaran gedung arsip ini dilengkapi

dengan alat pemadam kebakaran. Dan untuk mengantisipasi gempa

bumi, kita membangun depo arsip yang tidak rawan gempa bumi.

Kalaupun terjadi gempa bumi, insyaallah kita sudah membangun

gedung arsip dengan kokoh dan untuk penyimpanan arsipnya pun

menggunakan rool opack.84

Untuk mencegah banjir, gedung arsip dibuat 2 (dua) lantai dan

penyimpanan arsipnya pun berada pada lantai 2 (dua) sedangkan

untuk kebakaran kita sudah mengantisipasi setiap gedung di UT,

setiap lantainya itu dilengkapi dengan Aprar (alat pemadam

kebakaran api yang ringan) dan sensor asap. Alat tersebut sebulan

sekali di maintenance atau dicek. Dan untuk mengantisipasi gempa

bumi, sudah direncanakan ketika pembuatan gedung arsip ini.85

Berdasarkan wawancara di atas bahwa untuk mengantisipasi

terjadinya bencana alam seperti banjir, kebakaran, dan gempa bumi,

83




Terbuka. 85


Terbuka.

74

lembaga arsip Universitas Terbuka sudah mengantisipasi sejak

pembuatan gedung arsip II ini didirikan dengan arsitek yang

pertama. Adapun perencaaan dalam mengatasi bencana alam seperti

banjir, kebakaran dan gempa bumi yang dilakukan lembaga arsip

Universitas Terbuka seperti: mengatasi banjir, Gedung Arsip II

sudah di antisipasi dengan pembuatan kontruksi bangunan yang

tinggi dan dibuat 2 (dua) lantai, penyimpanan arsipnya pun berada

pada lantai 2 (dua). Untuk mengantisipasi kebakaran di Gedung

Arsip II Universitas Terbuka, terutama pada ruangan arsip

dilengkapi dengan pemadam kebakaran dan sensor asap. Dan untuk

mengantisipasi bencana alam gempa bumi, membangun gedung

arsip atau depo arsip ditempat yang tidak rawan gempa, struktur

bangunannya dibangun dengan kokoh.

Dalam melakukan pencegahan arsip baik faktor internal maupun

eksternal, tentunya memerlukan fasilitas sarana prasarna yang mendukung.

Apabila fasilitas yang disediakan memadai maka kegiatan upaya

pelestarian arsip akan berjalan dengan baik. Namun apabila sebaliknya

maka kegiatan upaya pelestarian arsip tidak akan berjalan dengan baik.

Maka dari itu fasilitas sarana prasana harus diperhatikan karena fasilitas

sarana parsarana merupakan penunjang utama dalam kegiatan pelestarian

arsip. Adapun fasilitas yang digunakan dalam menyimpan arsip di

Lembaga Arsip Universitas Terbuka yaitu menggunakan lemari besi atau

roll opack. Dengan alat penyimpanan arsip tersebut dapat mencegah

75

kerusakan pada arsip yang dapat merusak fisik atau isi yang ada

didalamnya serta arsip tersebut akan lebih terpelihara dengan baik.

Sebagaimana yang dikatakan informan LR dan MI saat wawancara bahwa:

Arsip disimpan berdasarkan jenis arsip dan media penyimpanannya

menggunakan boks yang didalamnya menggunakan amplop. Boksnya

sendiri terdapat 2 (dua) ukuran ada yang 10 cm/ 20 cm, semuanya kita

mengikuti aturan ANRI. Setelah itu baru disimpan di rool opack. Sarana

pendukung lainnya selain menggunakan rool opack, disini kita

menggunakan lift khusus barang.86

Arsip-arsip yang disimpan di rool opack, kita simpan sesuai dengan nomer

klasifikasi arsip agar dapat dengan mudah dalam pencarian arsip,

disimpan sesuai jenis dan format arsip serta melakukan pengecekkan

arsip-arsip yang tersimpan di rool opack.87

Selain itu, fasilitas lainnya selain tempat penyimpanan arsip yang

digunakan dalam pelestarian arsip di Lembaga Arsip Univeritas Terbuka

sebagaimana hasil wawancara yang diungkapkan oleh informan NA dan

FA adalah sebagai berikut:

Alhamdulillah untuk fasilitas sarana dan prasarananya kita sudah

memadai. Pertama mesin fotocopy, laptop, computer, masker, mesin

pencacah, scanner, tangga, trolly, sarung tangan. Itu merupakan salah

satu sarana prasarana kearsipan. Karena sarana dan prasarananya itu

merupakan syarat rekod center/unit kearsipan itu sendiri. Kalau tidak ada

itu kita belum bisa dibilang lengkap. Memang itu merupakan syarat yang

harus ada pada unit kearsipan itu.88

Belum, idealnya arsip statis dalam bentuk kertas dan arsip statis dalam

bentuk media baru idealnya ruangannya dipisah. Kalau disini arsip kertas

dan arsip media baru berada pada satu ruangan. Walaupun lemarinya

berbeda namun pada ruangan yang sama tidak disekat.89

86


Terbuka. 87






Terbuka.

76

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat diperoleh kesimpulan

bahwa fasilitas sarana dan prasarana yang digunakan dalam kegiatan

preventif di Lembaga Arsip Universitas Terbuka sudah cukup memadai

dalam mendukung proses kegiatan preventif seperti camera CCTV,

Pemadam Kebakaran, pendeteksi asap, AC, mesin fotocopy, laptop,

computer, mesin pencacah, scanner, tangga, trolly, lift barang, vacuum

cleaner dan peralatan pendukung lainnya seperti sarung tangan, masker,

sapu, kemoceng serta sarana dan prasarana yang digunakan dalam media

penyimpanan arsip statis. Hanya saja pada ruangan arsip belum

mempunyai alat pengatur kelembaban atau dehumidifier dan ruangan yang

digunakan dalam penyimpanan arsip media baru (audiovisual) belum

mempunyai ruangan khusus sehingga ruangan penyimpanan arsip media

baru dan arsip kertas berada pada ruangan yang sama dan tanpa disekat

sehingga pengaturan suhu dan kelembabannya pun sama.

b. Pelestarian arsip berifat perbaikan (kuratif) terhadap faktor internal dan

eksternal.

Restorasi/perbaikan merupakan suatu upaya yang efektif untuk

memperbaiki arsip yang mengalami kerusakan sehingga arsip statis dapat

bertahan hingga jangka yang panjang. Lembaga Arsip Universitas Terbuka

belum melalukan restorasi terhadap arsip-arsip yang rusak, Sebagaimana

hasil wawancara yang dikatakan oleh informan MI dan LR sebagai berikut:

77

Kalau untuk melakukan restorasi kita belum pernah melakukan restorasi

itu.90

Kalau untuk restorasi arsip kita belum pernah ya. Karena Universitas

Terbuka baru berdiri tahun 84 belum ada arsip-arsip yang sampai rusak,

mungkin dirayapin, kena kutu buku atau sampai menguning itu belum ada.

apa belum ketemu arsip yang rusak, tapi ya memang arsip yang masuk

kekita itu dalam kondisi bagus karena masih baru. Akan tetapi apabila

terdapat arsip yang rusak ringan kami perbaiki sendiri sesuai SOP yang

ada, namun apabila ditemukan arsip dalam keaadan rusak parah maka

kita bawa ke ANRI untuk dilakukan perbaikan. Tapi untuk saat ini belum

ada arsip yang rusak, jadi belum pernah melakukan restorasi. 91

Lembaga Arsip Univeritas Terbuka untuk saat ini belum melakukan

restorasi karena arsip statis yang disimpan di Lembaga arsip UT belum ada

yang rusak. Sebelum arsip statis disimpan di lembaga arsip UT, arsip statis

yang baru diserahkan oleh unit kerja atau unit pengolah dilakukan

pemilahan terlebih dahulu. Sehingga arsip statis yang disimpan di Lembaga

Arsip UT dalam kondisi yang bagus. Informan FA pun mengatakan pada

saat wawancara bahwa:

Kalau itukan restorasi ya, misalkan arsip yang bekas kebakaran yang

ujung-ujungnya udah hitam gitu. Nah kalau disini belum melakukan

restorasi untuk arsip-arsip yang rusak. Karena dalam melakukan restorasi

arsip yang rusak perlu alat dan SDM yang memiliki skill dalam bidang itu.

UT belum pernah melakukan itu, bisa saja sih UT membuat divisi khusus

restorasi. Tapi kan arsip yang ada di sini, sampai saat ini belum

menemukan arsip yang rusak dan kemungkinan arsip yang rusak di UT

kemungkinan kecil. lebih efektif ketika misalnya sama-sama Lembaga

Pemerintah bekerja sama dengan ANRI. Jadi belum pernah dilakukan

disini.92

90




Terbuka. 92


Terbuka.

78

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diperoleh kesimpulan bahwa

Lembaga Arsip UT belum melakukan restorasi karena arsip yang disimpan

di lembaga arsip untuk saat ini tidak ada yang mengalami kerusakan.

Namun apabila menemukan arsip yang rusak dalam keadaan rusak ringan,

maka kegiatan restorasi dapat dilakukan dengan sendiri sesuai dengan SOP

(standar operasional prosedur) yang ada. Tetapi apabila menemukan

kerusakan arsip dalam keaadaan parah dan arsip tersebut masih dapat

diperbaiki maka arsiparis membawa arsip tersebut ke ANRI untuk

dilakukan perbaikan karena lembaga arsip Universitas terbuka tidak

mempunyai alat dan sumber daya manusia (SDM) yang mempunyai

keahlian khusus dalam bidang restorasi.

Dari penjelasan di atas terkait dengan upaya pelestarian arsip di Lembaga

Arsip Universitas Terbuka dapat disimpulkan sementara bahwa Lembaga

Arsip UT hanya melakukan pelestarian arsip yang bersifat pencegahan

(preventif) saja seperti pencegahan terhadap faktor fisika, kimia, biota,

manusia dan bencana alam dan tidak melakukan kegiatan kuratif karena arsip

yang disimpan di lembaga arsip UT tidak ada yang mengalami kerusakan.

Dalam melakukan kegiatan preventif fasilitas yang digunakan sudah cukup

memadai, namun pada ruangan arsip belum mempunyai alat pengaturan

kelembaban atau dehumidifier serta ruangan yang digunakan dalam

penyimpanan arsip statis seperti arsip media baru (audiovisual) belum

mempunyai ruangan khusus sehingga disimpan satu ruangan dengan arsip

kertas.

79

2. Cara Mengatasi Hambatan atau Kendala dalam Pelestarian Arsip Statis

di Lembaga Universitas Terbuka.

Lembaga arsip Univeritas Terbuka selalu mengupayakan agar upaya

pelestarian arsip berjalan dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang

berlaku dan sesuai dengan SOP (Standard Operational Procedure). Namun

pada saat pelaksanaan kegiatan preventif masih terdapat beberapa hambatan

atau kendala. Dari hasil wawancara dan observasi, dapat disimpulkan bahwa

terdapat 4 (empat) hambatan atau kendala dalam melakukan pelestarian arsip

yang dilakukan di lembaga arsip Universitas Terbuka, sebagai berikut:

a. Kurangnya ruangan untuk penyimpanan arsip media baru.

Faktor fisika seperti suhu dan kelembaban sangat berpengaruh terhadap

arsip karena hampir semua bahan arsip sangat sensitif terhadap suhu dan

kelembaban. Maka dari itu, mengatur suhu dan kelembaban yang

disesuaikan dengan jenis arsip sangat penting dilakukan. Kendala yang ada

dalam melakukan kegiatan preventif terhadap faktor fisika di lembaga arsip

Universitas Terbuka seperti, suhu dan kelembaban untuk arsip kertas dan

arsip media baru disamakan karena ruangan arsip kertas dan arsip media

baru berada satu ruangan. Sebagaimana yang dikatakan oleh informan NA

dan FA pada saat wawancara bahwa :

Ruangan arsip statis dalam bentuk kertas dan arsip dalam bentuk media

baru masih berada pada satu ruangan, Walaupun lemarinya berbeda

namun pada ruangan yang sama tidak disekat. Idealnya kan ruangannya

harus dipisah karena dari segi pengaturan suhu dan kelembabannya

antara arsip kertas dan arsip media baru berbeda.93

93

Fanny Abdilah.

80

Kalau dari hambatan dari segi preservasi…pada ruangannya karena untuk

arsip media baru pengaturan suhu dan kelembaban berbeda dengan arsip

kertas. Jadi dikita belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan

arsip media baru.94

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat diperoleh kesimpulan

bahwa kendala yang ada dalam kegiatan preventif terhadap faktor fisika

yaitu belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip media

baru sehingga ruangan penyimpanan arsip kertas dan media baru berada

pada satu ruangan meskipun menggunakan lemari berbeda namun berada

pada ruangan yang sama tanpa disekat sehingga pengaturan suhu dan

kelembabannya pun sama.

Cara mengatasi kendala tersebut lembaga arsip Universitas Terbuka

berencana untuk membuat sekat khusus untuk ruangan media baru

sehingga arsip media baru mempunyai pengaturan suhu dan kelembaban

sendiri yang disesuaikan dengan standar ANRI dan rencana tersebut dalam

tahap pengembangan (on progress).

b. Kurangnya alat dehumidifier

Untuk menaggulangi kerusakan arsip yang berkelanjutan disebabkan

oleh faktor kimia, maka ruangan arsip perlu dilakukan pemasangan AC dan

pemasangan dehumidifier. Namun Lembaga arsip Universitas Terbuka

belum mempunyai alat dehumidifier. Sebagaimana yang dikatakan oleh

informan LR pada saat wawancara bahwa :

Untuk penyimpanan arsip statis itu kendalanya kurang alat dehumidifier

atau alat pengatur kelembabannya. Kita ada AC untuk mengatur suhu

tetapi belum punya alat dehumidifier itu. Tapi alat itu sebenarnya sudah

94


Kearsipan Universitas Terbuka.

81

diajukan oleh kita dari tahun lalu juga sudah diajukan tetapi belum

terlealisasi dan tahun ini sudah diajukan lagi. Semoga sih sebelum tutup

tahun ini alat itu sudah terlealisasi.95

Lembaga arsip Universitas Terbuka untuk saat ini belum mempunyai

alat pengatur kelmbaban atau dehumidifier pada ruangan arsip. Adapun

lembaga arsip Universitas Terbuka mengatasinya dengan membuat

pengajuan mengenai pengadaan alat dehumidifier agar alat tersebut segera

terealisasikan.

c. Kurangnya alat untuk alih media dan alih media sering tertunda.

Alih media merupakan suatu cara untuk penyelamatan fisik dan

informasi arsip dari satu bentuk ke bentuk media arsip lainnya. Tujuan

dilakukan alih media arsip sendiri yaitu untuk pelestarian arsip statis dan

kemudahan layanan akses. Namun dalam melakukan alih media masih

terdapat beberapa kendala atau hambatan. Sebagaimana yang dikatakan

oleh informan LR pada saat wawancara bahwa:

Kendala yang baru mungkin dialihmedia, Karena terlalu banyak kegiatan

yang dilakukan jadi proses kegiatan ahli tertunda semestara karena

banyak kegiatan lain yang harus didahulukan. Termasuk kita kan sebagai

lembaga arsip salah satu fungsi utamanya itu pembinaan kedaerah.

Sebenarnya sih pembinaannya ke unit kerja, ke unit-unit yang menyimpan

dan mengolah arsip dinamis. Masalahnya UT itu organisasi yang sangat

sangat besar punya unit kerja diseluruh plosok Indonesia. Jadi kita

melaksanakan BIMTEK bukan hanya di Pusat doang. Masalahnya kita ada

di unit-unit diluar daerah dan mengharuskan kita perjalanan dinas jadi itu

cukup memakan waktu. Menurut saya, mungkin itu salah satu kendala

yang membuat alih media itu kita tunda sementara.96

Berdasarkan hasil wawancara bahwa proses alihmedia yang dilakukan

di lembaga arsip Universitas Terbuka sering kali tertunda, karena banyak

95


Terbuka. 96

Lina Rosidinawati.

82

kegiatan lain yang harus didahulukan. Adapun Cara mengatasinya yaitu

dalam mengatasi proses alihmedia yang sering tertunda maka lembaga

arsip Universitas Terbuka membuat program khusus dengan kurun waktu

yang sudah ditentukan dan dalam proses alihmedia menggunakan jasa

pramubakti atau tenaga harian lepas (THL) tapi untuk verifikasi hasil

alihmedia tersebut tetap dilakukan oleh arsiparis.

Namun kendala lainnya seperti tidak bisa melakukan alih media arsip

betacamp dan betamax, sebagaimana yang dikatakan oleh informan NA

dan FA pada saat wawancara bahwa

Hambatan dari alih media, kalau dari bentuknya seperti betacamp,

Betamax alatnya sudah tidak bisa itu kita bawanya ke ANRI. Sebenarnya

kita punya tetapi alatnya sudah tidak bisa digunakan lagi. kendalanya

seperti itu biasanya alatnya.97

Kendala dalam proses alih media, jadi dikita itu tidak bisa melakukam alih

media arsip betacamp, betamax karena readernya rusak.98

Berdasarkan hasil wawancara di atas bahwa lembaga arsip Universitas

Terbuka tidak dapat melakukan alih media untuk arsip statis dalam bentuk

format betacamp, betamax karena alat reader untuk membaca arsip

tersebut rusak. Maka dari itu, lembaga arsip Universitas Terbuka tidak bisa

melakukan alih media.

Cara mengatasi kendala atau hambatan dalam proses alih media arsip

statis dalam bentuk betacamp dan betamax bekerjasama dengan ANRI

97




Terbuka.

83

(Arsip Nasional Republik Indonesia) karena yang mempunyai alat untuk

alihmedia betacamp dan betamax hanya ada di ANRI.

d. Kurangnya pemahaman SDM terhadap arsip itu sendiri.

Dalam melakukan kegiatan pelestarian arsip terdapat kendala atau

hambatan pada sumber daya manusia, sebagaimana yang dikatakan oleh

informan NA dan MI pada saat wawancara bahwa:

Hambatan dalam pelestarian biasanya ada pada SDM. Karena kita kan

semua tidak hanya dari arsiparis, disini ada arsiparis trampil, pertama

dan muda. Kadang-kadang kita dibantu oleh teman-teman pramubakti

atau tenaga THL kita latih dia jadi tidak mungkin juga arsiparis full

karena tetap kita dampingi, tapi yang bertanggung jawab tetap arsiparis.

Tapi untuk dilembaga arsip ini masih tertangani.99

Cuman memang untuk diunit-unit itu masalah di SDM aja karena kurang

pemahaman sama kita kan unitnya banyak bahkan tersebar diseluruh

Indonesia. Untuk arsip dinamis terpusat ada di UPBJJ dan statisnya ada

disini mereka belum dibekali ilmu-ilmu kearsipan. Jadi mereka masih

kebingungan bagaimana cara klasifikasi, menentukan umur arsip sendiri

dsb…100

Berdasarkan hasil wawancara di atas bahwa hambatan atau kendala

yang ada yaitu terdapat pada sumber daya manusia yang berada di unit-unit

kerja, karena unit-unit UT banyak tersebar diseluruh Indonesia dan

kebanyakan arsiparis yang ada pada unit-unit kerja tidak berlatar

pendidikan kearsipan sehingga mereka kurang pemahanan terhadap arsip

itu sendiri.

Adapun cara mengatasinya yaitu lembaga arsip Universitas Terbuka

melakukan pelatihan-pelatihan untuk arsiparis yang ada di unit kerja yang

99




pada Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka.

84

tersebar diseluruh Indonesia dan dalam melakukan pelatihan tersebut

bekerja sama dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) serta

menerima konsultasi dari pengelola arsip di UPBJJ (unit program belajar

jarak jauh) melalui via email maupun media lainnya seperti whatsapp, sms

dll.

Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan sementara bahwa,

meskipun dalam melakukan kegiatan pelestarian arsip statis di lembaga

arsip Universitas Terbuka masih terdapat beberapa kendala atau hambatan.

Namun lembaga arsip Universitas Terbuka sudah mengupayakan

semaksimal mungkin agar kendala atau hambatan yang ada dapat teratasi

dan berjalan dengan baik.

C. Pembahasan

Lembaga Arsip Universitas Terbuka merupakan suatu lembaga kearsipan

yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di

lingkungan Perguruan Tinggi Universitas Terbuka yang didirikan bertujuan untuk

megelola dan melestarikan arsip statis yang disimpan didalamnya. Sebagaimana

yang dimaksud pada pasal 27 ayat 1 Undang-Undang Republik Indonesia No 43

Tahun 2009 Tentang Kearsipan bahwa arsip perguruan tinggi wajib melaksanakan

pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan

tinggi dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. 101

Khasanah Arsip Perguruan Tinggi adalah seluruh arsip statis yang berasal

dari lingkungan perguruan tinggi, yakni merupakan arsip yang sudah tidak

101

Indonesia, ―Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.‖

85

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi

perguruan tinggi yang mempunyai nilai sekunder, permanen, berkelanjutan, nilai

kesejarahan dan kearsipan.102

Untuk menjaga nilai-nilai yang ada dalam arsip statis

maka perguruan tinggi layak untuk melakukan pelestarian arsip guna selain untuk

memperlambat laju kerusakan arsip serta untuk melestarikan arsip statis agar dapat

digunakan hingga masa yang akan datang.

Arsip statis yang disimpan di Lembaga Arsip Univeristas Terbuka berasal

seluruh lingkungan Universitas Terbuka termasuk di unit program pembelajaran

jarak jauh (UPBJJ-UT) yang berada di seluruh Indonesia. Jenis arsip statis yang

disimpan di Lembaga Arsip Universitas Terbuka yaitu tidak hanya yang terekam

dalam media kertas saja namun arsip Universitas Terbuka tercipta dalam media

baru seperti Audio Visual. Adapun jenis arsip statis yang disimpan di Lembaga

Arsip UT yaitu surat keputusan (SK) rektor sejak awal berdirinya Universitas

Terbuka hingga kini, master bahan ajar cetak & master bahan ajar non-cetak,

thesis mahasiswa, dan beberapa arsip foto & gambar.

1. Upaya Pelestarian Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka.

Upaya pelestarian arsip statis yang dilakukan di lembaga arsip Universitas

Terbuka adalah sebagai berikut:

a. Pelestarian arsip statis bersifat pencegahan (preventif) terhadap faktor

internal dan eksternal

Upaya pelestarian arsip statis yang telah dilakukan di lembaga arsip

Universitas Terbuka yaitu pelestarian arsip yang bersifat pencegahan atau

102

Susiasih Damalita, ―Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi.‖h.8

86

(preventif) saja. Sedangkan menurut Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang pelaksanaan Undang-Undang

Nomor 43 Tahunn 2009 Tentang Kearsipan bahwa pelestarian arsip

terbagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu bersifat pencegahan (preventif) dan

bersifat perbaikan (kuratif).103

Namun Lembaga Arsip Universitas

Terbuka hanya melakukan pelestarian arsip yang bersifat pencegahan

(preventif) karena arsip yang tersimpan di lembaga arsip Universitas

Terbuka tidak ada yang mengalami kerusakan, jadi upaya pelestarian

arsip di Lembaga UT hanya bersifat pencegahan saja (preventif) untuk

mencegah dari faktor internal dan faktor ekternal.

Pencegahan faktor internal dapat menggunakan kertas, tinta dan

lem yang bermutu baik serta harus diimbangi dengan perawatan dan

penyimpanan yang sebaik mungkin sehingga lebih awet.104

Usaha-usaha

yang dilakukan oleh Lembaga Arsip Universitas Terbuka dalam

melakukan pencegahan faktor internal sudah sesuai dengan teori

menggunakan kertas, tinta, dan lem yang berkualitas baik.

Namun ada beberapa arsip statis dalam bentuk kertas yang tercipta

di unit pengolah atau unit kerja belum adanya keseragaman untuk

menggunakan kertas khusus. Ketika arsip dalam bentuk kertas diciptakan

ada yang menggunakan kertas A4, F4 bahkan ada juga yang sudah

menggunkan kertas khusus. Hal ini disebabkan karena arsiparis yang ada

103

―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.‖ 104

Agus Sugiato and Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke

Basis Komputer, h.72.

87

di unit pengolah atau unit kerja masih kurangnya kepahaman terhadap

arsip itu sendiri walaupun dari Lembaga Arsip UT sudah menerapkan

dan memberi intruksi dalam penggunaan kertas yang disesuaikan

menurut aturan.

Sedangkan pelestarian arsip terhadap pencegahan yang disebabkan

oleh faktor eksternal yaitu terdapat pada ruangan dan tempat arsip statis

itu disimpan sebagai berikut:

1. Mencegah faktor fisika seperti suhu dan kelembapan, cahaya, dan

debu. Untuk mencegah suhu dan kelembapan antara arsip kertas dan

media baru (arsip audiovisual) mempunyai suhu dan kelembaban

yang berbeda. Arsip kertas dengan suhu 200C ± 2

0C dan kelembapan

50% ± 5%, sedangkan arsip media baru 180C ± 2

0C dan kelembaban

35% ± 5%. Untuk mencegah faktor cahaya setiap jendela pada

ruangan arsip statis harus dilindungi filter penyaring sinar UV seperti

UV filtering polyester film karena arsip harus dijauhkan dari sinar

matahari langsung dan untuk mencegah debu yang masuk pada

ruangan arsip dapat memasang jaring kawat (wire mesh) pada pintu-

pintu dan jendela-jendela.105

Sedangkan pencegahan faktor fisika

yang dilakukan oleh Lembaga arsip Universitas Terbuka memiliki

perbedaan seperti suhu dan kelembapan arsip kertas dan arsip media

baru (audiovisual) mempunyai suhu yang sama yaitu suhu 200C-22

0C

dan kelembaban 500C. Untuk mencegah faktor cahaya, lembaga arsip

105


Preservasi Arsip Statis.,‖ h.12-14.

88

UT melakukan pencegahan dengan cara setiap jendela menggunakan

tirai separo sedangkan untuk mencegah faktor debu, ruang tempat

penyimpan arsip dibersihkan menggunakan vacuum cleaner yang

dilakukan setiap hari oleh OB secara rutin.

2. Mencegah faktor kimia seperti pemasangan AC, pemasangan

dehumidifier pada ruangan arsip.106

Namun pencegahan faktor kimia

yang dilakukan Lembaga arsip Universitas Terbuka yaitu hanya

menggunakan AC yang dinyalakan selama 24 jam karena lembaga

arsip Universitas Terbuka belum mempunyai alat dehumidifier.

3. Mencegah faktor biota yaitu memeriksa peyimpanan arsip secara

berkala, memeriksa suhu dan kelembaban udara, setiap rak arsip

dilettakan camper, naphthalene atau paradichlorobenzenna untuk

mengusir serangga serta melakukan fumigasi.107

Upaya mencegah

faktor biota yang dilakukan oleh Lembaga Arsip Universitas Terbuka

sudah sesuai teori yaitu melakukan pencegahan dengan mengatur suhu

dan kelembaban, penyemprotan serangga secara rutin 2 (dua) minggu

sekali dan melakukan fumigasi setiap 2 (dua) tahun sekali. Namun

yang membedakan dengan teori, Lembaga Arsip Universitas Terbuka

tidak meletakkan seperti camper, naphthalene atau

paradichlorobenzenna untuk mengusir serangga disetiap rak.

4. Mencegah faktor manusia yaitu dapat diminimalisir atau dikurangi

bahkan dihilangkan dengan cara memberikan pengetahuan dalam

106

Yayan Daryana, ―Konsep Dasar Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip,‖ h.32. 107

Yayan Daryana, h.31.

89

sebuah pendidikan dan pelatihaan secara terus menenurus.108

Sama

halnya dengan yang di lakukan lembaga arsip Universitas Terbuka

dalam mencegah faktor manusia yaitu arsiparis melakukan pelatihan

terkait pelestarian arsip sehingga dalam melakukan pemilahan arsip

dilakukan dengan hati-hati dan pelan-pelan, pembatasan akses pada

ruangan arsip, memasang CCTV diruang arsip dan penjagaan satpam

selama 24 jam serta larang-larangan lainnya pada saat memasuki

ruangan arsip yaitu dilarang merokok dan membawa makanan di

ruangan penyimpanan arsip.

5. Faktor bencana alam. Salah satu tujuan utama pelestarian arsip statis

adalah mengurangi seminimal mungkin potensi risiko yang

diakibatkan oleh bencana alam seperti banjir, kebakaran, gempa bumi,

dll yaitu lokasi depo arsip menghindari daerah rawan bencana,

kontruksi bangunan terbuat dari bahan sesuai standar, ruangan arsip

harus dilengkapi dengan alat pelindung kebakaran seperti, heat/smoke

detection, fire alarm, extinguisher dan sprinkler system dan memiliki

saluran air atau drainase yang baik sehingga dapat mengeluarkan air

secepat mungkin dari bangunan.109

Keterangan diatas selaras dengan

upaya pelestarian arsip yang dilakukan oleh Lembaga Arsip UT dalam

mengurangi resiko kebakaran yaitu ruangan arsip dilengkapi dengan

pemadam kebakaran ringan (Aprar) dan pendeteksi asap, untuk

mencegah banjir gedung arsip II sudah didesain dengan antisipasi saat

108

Yayan Daryana, h.23-24. 109


Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan., h.351.

90

pembuatan gedung arsip II dibuat dengan 2 (dua) lantai, Penempatan

arsipnya pun berada di lantai 2 (dua). Serta untuk meminimalisir

bencana alam gempa bumi, gedung arsip dibangun dengan struktur

bangunan yang kokoh dan lokasinya gedung arsip tidak rawan terjadi

gempa bumi.

Dalam melakukan kegiatan preventif memerlukan fasilitas sarana

dan prasana kearsipan yang berkualitas baik dan memenuhi standar.

Penyediaan fasilitas sarana dan prasarana serta peralatan kearsipan

merupakan langkah awal dalam pelestarian arsip statis. Penggunaan

fasilitas sarana prasarana harus mempertimbangkan dua hal yaitu bebas

asam dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik arsipnya. Lokasi,

struktur gedung arsip, ruangan arsip yang memadai, dan tempat

penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar kearsipan seperti rak arsip,

boks, map atau folder, amplop dan pembukus lainnya serta peralatan

pendukung harus diperhatikan dalam pelestarian arsip guna melindungi

kenyamanan dan kesehatan kerja arsiparis seperti masker, sarung tangan,

jas atau jaket dan sabun anti kuman.110

Apabila salah satu fasilitas sarana

prasarana serta peralatan pendukung tidak memadai maka kegiatan

pelestarian akan terhambat. Maka dari itu, dengan melakukan pengecekan

ketersediaan kualitas peralatan yang dimiliki maka kegiatan pelestarian

arsip akan berjalan dengan baik.

110

Azmi, ―Stategi Pengaturan Arsip Statis Pada Lembaga Kearsipan Dalam Upaya Meningkatkan

Akses Dan Mutu Layanan Arsip Statis Kepada Publik.,‖ Sub Bagian Publikasi Dan Dokumentasi

Arsip Nasional Republik Indonesia, h.9-10.

91

Fasilitas tempat penyimpanan arsip di Lembaga Arsip Universitas

Terbuka sudah cukup memadai seperti media penyimpanan arsip statis

menggunakan amplop dan amplop tersebut disimpan didalam boks arsip

yang sesuai dengan ukuran arsip. Kemudian boks tersebut disimpan di rak

dan rak yang digunakan sudah anti karat dan tahan api yaitu rooll opack

sebagai media penyimpanan arsip statis. Serta fasilitas lainnya seperti

camera CCTV, Pemadam Kebakaran, pendeteksi asap, AC, mesin

fotocopy, laptop, computer, mesin pencacah, scanner, tangga, trolly, lift

barang, vacuum cleaner dan peralatan pendukung lainnya seperti sarung

tangan, masker, sapu, kemoceng.

Terkait dengan penjelasan diatas, fasilitas sarana parasana yang

digunakan dalam pelestarian arsip statis di lembaga arsip Universitas

Terbuka masih terdapat beberapa kekurangan dan masih membutuhkan

beberapa penyesuian seperti tidak mempunyai alat pengatur kelembaban

atau dehumidifier, lokasi gedung arsip II Universitas Terbuka berdekatan

dengan lapangan terbang dan ruangan tempat penyimpanan arsip statis

kertas dan arsip media baru atau audiovisual berada dalam satu ruangan

sehingga pengaturan suhu dan kelembabannya pun disamakan.

Sebagaimana yang diungkapkan pada Peraturan Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia Nomer 23 Tahun 2011 Tentang Pedoman Preservasi

Arsip Statis bahwa pada ruangan arsip mempunyai alat dehumidifier,

lokasi depo arsip harus menghindari daearah yang berdekatan dengan

instalansi strategis seperti instalansi militer, lapangan terbang, dan rel

92

kereta serta ruangan penyimpanan arsip kertas dan audio visual harus

terpisah karena berbeda jenis arsip dan penangannya.111

b. Pelestarian arsip statis bersifat perbaikan (kuratif) terhadap faktor internal

dan eksternal.

Menurut wursanto kegiatan kuratif adalah memperbaiki arsip-arsip

yang sudah rusak agar dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk

jangka waktu yang lebih lama.112

Kegiatan kuratif dikhususkan bagi arsip

yang mengalami kerusakan parah secara fisik dan kimia seperti berlubang,

berjamur, foxing dsb.113

Berdasarkan hasil wawancara, lembaga arsip Universitas Terbuka

belum pernah melakukan restorasi atau perbaikan karena arsip yang

disimpan di lembaga arsip Univeristas Terbuka untuk saat ini tidak ada

yang mengalami kerusakan. Pada saat arsip statis diserahkan oleh unit

pencipta atau unit pengolah kepada lembaga arsip Universitas Terbuka,

sebelum arsip statis disimpan diruangan arsip maka arsip statis tersebut

dilakukan pemilahan terlebih dahulu oleh arsiparis. Sehingga arsip yang

disimpan di lembaga arsip UT dalam kondisi baik. Namun apabila arsiparis

menemukan arsip dalam keadaan rusak ringan maka kegiatan restorasi

dapat dilakukan dengan sendiri sesuai dengan SOP (standar operasional

prosedur) yang ada. Akan tetapi apabila arsip statis ditemukan dalam

keadaan rusak parah maka arsiparsis membawanya ke ANRI untuk

111


Preservasi Arsip Statis.,‖ h.11-12. 112


Cecep Ibrahim, ―Preservasi Kuratif Arsip Berbahan Kertas,‖ Visi Pustaka : Jaringan Infromasi

Antar Perpustakaan Vol 19, No 2 (Agustus 2017): h.108.

93

dilakukan perbaikan. Karena lembaga arsip Universitas Terbuka tidak

mempunyai alat dan sumber daya manusia (SDM) yang mempunyai

keahlian khusus dalam bidang restorasi. Lain halnya ketika arsiparis

menemukan arsip yang mengalami rusak parah dan sudah tidak terlihat lagi

wujudnya maka arsip tersebut sudah tidak bisa diperbaiki lagi.

Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan

preventif yang dilakukam dilembaga arsip Universitas Terbuka sudah

sesuai dengan teori seperti melakukan pencegahan terhadap faktor internal

dan eksternal. Fasilitas sarana prasanan yang digunakan dalam pelestarian

arsip sudah cukup memadai, meskipun masih terdapat beberapa kendala

atau hambatan akan tetapi fasilitas yang digunakan sudah cukup baik,

mungkin seterusnya membutuhkan penyesuaian.

2. Cara mengatasi hambatan atau kendala dalam Pelestarian Arsip Statis di


Dalam melakukan kegiatan pelestarian arsip di Lembaga arsip Universitas

Terbuka masih terdapat beberapa hambatan yang dihadapi. Hambatan atau

kendala yang ada tentunya dapat menghambat tercapainya suatu tujuan dalam

melaksanakan kegiatan yang dilakukan. Adapun cara mengatasi hambatan atau

kendala yang dilakukan lembaga arsip Universitas Terbuka adalah sebagai

berikut :

a. Kurangnya ruangan untuk penyimpanan arsip media baru.

Hambatan pertama, Kurangnya ruangan khusus untuk penyimpanan

arsip media baru menjadikan ruangan arsip kertas dan arsip media baru

94

berada dalam satu ruangan yang tanpa disekat. Hal ini menyebabkan

pengaturan suhu dan kelembaban arsip kertas dan arsip media baru

disamakan. Pengaturan suhu dan kelembaban yang tidak disesuaikan

dengan jenis arsip dapat merusak arsip.

Adapun cara mengatasinya yaitu lembaga arsip Universitas Terbuka

berencana untuk membuat ruangan khusus penyimpanan arsip media baru.

Sehingga arsip media baru mempunyai pengaturan suhu dan kelembaban

sendiri yang disesuaikan dengan standar ANRI. Hal ini sesuai dengan

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun

2011 tentang pedoman preservasi arsip statis bahwa ruangan penyimpanan

arsip kertas dan audio visual terpisah karena berbeda jenis arsip dan

penangannanya.114

b. Kurangnya alat dehumidifier

Hambatan kedua, tidak adanya alat pengatur kelembaban atau

dehumidifier pada ruangan arsip dapat menyebabkan kerusakan arsip yang

berkelanjutan. Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang pedoman preservasi arsip statis

bahwa untuk mengatur kelembaban udara digunakan alat dehumidifier.115

Adapun cara mengatasinya yaitu selain ruangan arsip menggunakan AC

yang dinyalakan selama 24 jam, Lembaga arsip Universitas Terbuka

114


Preservasi Arsip Statis.,‖ h.12. 115


Preservasi Arsip Statis.,‖ h.13.

95

membuat pengajuan mengenai pengadaan alat dehumidifier agar alat

tersebut segera terealisasikan.

c. Kurangnya alat untuk alih media dan alih media sering tertunda.

Hambatan ketiga dari alih media, karena alat reader untuk membaca

arsip dalam format betacamp, betamax rusak maka lembaga arsip

Universitas Terbuka tidak bisa melakukan alih media dan kegiatan

alihmedia sering tertunda karena ada beberapa kegiatan yang harus

didahulukan. Dengan adanya kendala tersebut dapat menghambat

tercapainya suatu tujuan, karena alih media sendiri bertujuan untuk

mempercepat layanan akses arsip dan untuk pelestarian arsip statis.116

Adapun cara mengatasinya yaitu dalam proses alih media arsip seperti

alih media betacamp dan betamax bekerjasama dengan ANRI karena yang

mempunyai alat untuk alihmedia betacamp dan betamax yaitu ANRI serta

dalam mengatasi proses alihmedia yang sering tertunda maka lembaga

arsip membuat program khusus dengan kurun waktu yang sudah ditentukan

dan dalam proses alihmedia menggunakan jasa pramubakti atau tenaga

harian lepas (THL) tapi untuk verifikasi hasil alihmedia tersebut tetap

dilakukan oleh arsiparis.

d. Kurangnya pemahaman SDM terhadap arsip itu sendiri.

Hambatan keempat, kendala-kendala yang ada banyak terjadi pada

sumber daya alam (SDM) di unit-unit kerja UT yang berada di daerah

karena kurangnya pemahaman terhadap arsip itu sendiri dan kebanyakan

116


Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan., h.411.

96

tidak berlatar belakang kearsiapan. Cara mengatasinya yaitu lembaga arsip

Universitas Terbuka menerima konsultasi dari pengelola arsip yang berada

di unit program belajar jarak jauh (UPBJJ) melalui via email maupun

media lainnya seperti whatsapp, sms dll serta melakukan kegiatan

pelatihan-pelatihan yang bekerja sama dengan ANRI. Dengan adanya

kegiatan pelatihan-pelatihan tersebut bertujuan untuk meningkatkan

kompetensi arsiparis. Hal ini sesuai dengan Undang-undang No.43 Tahun

2009 pasal 30 ayat 2 bahwa lembaga kearsipan nasional melaksanakan

pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya:

1) Pengadaan arsiparis;

2) Pengembangan kompetensi dan keprofesional arsiparis melalui

penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan

pelatihan kearsipan;

3) Pengatur peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan

4) Penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber

daya kearsipan.117

117

Indonesia, ―Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.,‖

h.21-22.

97

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan sebagaimana diuraikan

pada bab IV, dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Upaya pelestarian arsip statis di Lembaga arsip Universitas Terbuka telah

melakukan upaya pelestarian yang bersifat preventif (pencegahan)

terhadap faktor internal seperti mengupayakan agar menggunakan kertas,

tinta, dan lem yang berkualitas baik dan pencegahan terhadap faktor

eksternal seperti mencegah faktor fisika, kimia, biota, manusia, dan

bencana alam melalui penyediaan sarana prasana, pengendalian hama, dan

perencanaan menghadapi bencana. Namun lembaga arsip Universitas

Terbuka tidak melakukan upaya pelestarian arsip yang bersifat kuratif

(perbaikan) karena sebelum arsip statis disimpan di lembaga arsip, arsip-

arsip yang diserahkan oleh unit pencipta atau unit pengolah dilakukan

pemilahan terlebih dahulu. Sehingga arsip yang disimpan dilembaga arsip

Universitas Terbuka untuk saat ini dalam kondisi bagus dan tidak ada

yang mengalami kerusakan.

2. Cara mengatasi hambatan atau kendala yang ada sudah cukup baik karena

Lembaga arsip Universitas Terbuka sudah mengupayakan agar kendala

atau hambatan yang ada dapat teratasi dan berjalan dengan baik. Adapun

cara untuk mengatasi kendala yang dilakukan lembaga arsip Univerisitas

Terbuka yaitu untuk mengatasi kedala pertama, Lembaga arsip UT

98

membuat pengajuan mengenai pengadaan alat dehumidifier. Mengatasi

hambatan kedua, lembaga arsip UT berencana membuat sekat khusus

untuk ruangan audiovisual sehingga arsip audiovisual mempunyai

pengaturan suhu dan kelembaban sendiri (on progress). Mengatasi

hambatan ketiga, dalam proses alih media arsip seperti betacamp dan

betamax bekerjasama dengan ANRI dan dalam mengatasi proses

alihmedia yang sering tertunda, lembaga arsip membuat program khusus

dengan kurun waktu yang sudah ditentukan, dan dalam proses alihmedia

menggunakan jasa pramubakti atau tenaga harian lepas (THL) tapi untuk

verifikasi hasil alihmedia tersebut tetap dilakukan oleh arsiparis.

Mengatasi hambatan keempat, untuk mengatasi hambatan Sumber Daya

Manusia (SDM) Lembaga arsip UT sering melakukan pelatihan-pelatihan

untuk arsiparis yang ada diunit kerja yang tersebar diseluruh Indonesia

yang bekerja sama dengan ANRI serta menerima Konsultasi dari

pengelola arsip di UPBJJ melalui via email maupun media lainnya seperti

whatsapp, sms, dll.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas penulis ingin memberikan beberapa saran

yang dapat dijadikan pertimbangan dalam pengembangan lembaga arsip

Universitas Terbuka sebagai berikut:

1. Sebaiknya ruangan penyimpanan arsip kertas dan arsip media baru

(audiovisual) ruangannya terpisah agar keduanya mendapatkan suhu dan

kelembaban yang sesuai dengan standar peraturan ANRI.

99

2. Seyogyanya Lembaga Arsip Universitas Terbuka merekrut staf ahli yang

mempunyai keahlian khusus dalam bidang preservasi, sehingga kegiatan

pelestarian arsip statis dapat dimaksimalkan kembali.

3. Sebaiknya Lembaga Arsip Universitas Terbuka sering melakukan

peatihan-pelatihan atau pendidikan khusus dengan arsiparis yang berada

di unit-unit daerah terkait dengan pelestarian arsip agar setiap pegawai

mempunyai kemampuan dan kreativitas dalam melakukan tugasnya. Serta

dalam melakukan pelatihan atau pendidikan khusus bekerja sama dengan

ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

4. Pengajuan mengenai pengadaan barang seperti alat dehumidifier dan

peralatan untuk membuat ruangan khusus arsip media baru belum

sepenuhnya ditindak lanjuti oleh pihak yang berwenang. Sebaiknya

pimpinan dan arsiparis terus mengawal pengajuan tersebut agar pengajuan

yang sudah diajukan dapat terrealisasikan.

100

DAFTAR PUSTAKA

Abdilah, Fanny. Wawancara Pengadministrasi Umum pada Lembaga Kearsipan

Universitas Terbuka tanggal 24 Mei 2019.

Amasyah, Zulkifli. (1995). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama.

Ardhini, Istu Putri. ―Hubungan Perawatan Dan Pelestarian Arsip Karesidenan

Semarang Tahun 1800-1880 Terhadap Kualitas Layanan Fisik Di Badan Arsip

Dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah.‖ Jurnal Ilmu Perpustakaan,

vol. Vol.4, July 2015, https://media.neliti.com/media/publications/209424-

hubungan-perawatan-dan-pelestarian-arsip.pdf. [accessed 25 February 2019].

Asmanti, Ngadi. Wawancara Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada

Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka pada tanggal 05 Agustus 2019.

Azmi. Deskripsi dan Penataan Arsip Statis. Jakarta: Universitas Terbuka,

http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/ASIP4304-M1.pdf.

[Accessed 15 July 2019].

———.―Stategi Pengaturan Arsip Statis Pada Lembaga Kearsipan Dalam Upaya

Meningkatkan Akses Dan Mutu Layanan Arsip Statis Kepada Publik.‖ Sub

Bagian Publikasi Dan Dokumentasi Arsip Nasional Republik Indonesia

https://www.anri.go.id/assets/collections/files/Artikel_Online_Strategi-

Pengaturan-Arsip-Statis_hfg78jjdhj9udy.pdf. [accessed 15 September 2019].

Barthos, Basir. (2007). Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta,

dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

———. (1990). Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan

Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Bungin, M.Bungin. (2019). Penelitian Kualitatif : Komunikasi, Ekonomi,

Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana.

Creswell, W. John. (2016). Pendekatan Metode Kualitatif, Kuantitatif dan

Campuran. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Damalita, Susiasih. ―Pentingnya Manajemen Arsip Di Lingkungan Perguruan

Tinggi.‖ Jurnal Ekonomi, vol. Vol. 3, No. 1, 2009, http://digilib.um.ac.id.

[accessed 6 February 2019].

https://media.neliti.com/media/publications/209424-hubungan-perawatan-dan-pelestarian-arsip.pdf

https://media.neliti.com/media/publications/209424-hubungan-perawatan-dan-pelestarian-arsip.pdf

http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/ASIP4304-M1.pdf

https://www.anri.go.id/assets/collections/files/Artikel_Online_Strategi-Pengaturan-Arsip-Statis_hfg78jjdhj9udy.pdf

https://www.anri.go.id/assets/collections/files/Artikel_Online_Strategi-Pengaturan-Arsip-Statis_hfg78jjdhj9udy.pdf

http://digilib.um.ac.id/

101

Darmanto. (2014). Dasar-Dasar Kesekretarisan. Tangerang Selatan: Universitas

Terbuka.

Daryana, Yayan. Konsep Dasar Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip.

Universitas Terbuka, http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/asip4320-pemeliharaan-

dan-pengamanan-arsip/. [Accessed 15 July 2019.]

Ghony, M.Djunaidi, & Almansur Fauzan. (2012). Metodologi Penelitian

Kualitatif. Yogyakarta: Ar- Ruzz Media.

Gulo,W. (2002). Metodologi Penelitian. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.

Hakim, Lukman Nul. ―Ulasan Metodologi Kualitatif : Wawancara Terhadap Elit.‖

Jurnal Aspirasi, vol. 4 no. 2, Desember 2013,

https://jurnal.dpr.go.id/index.php/aspirasi/article/view/501/397. [accessed 24

June 2019].

Hartinah, Sri. Metode Penelitian Perpustakaan. Universitas Terbuka, 2014.

Hasugian, Jonner. ―Pengantar Kearsipan.‖ USU Digital Library, 2003,

http://library.usu.ac.id/download/fs/perpus-jonner.pdf.[accessed 15 July 2019].

Hendrawan, Muhammad Rosyihan, Ulum, Mochamad Chazienul. Pengantar

Kearsipan : Dari Isu Kebijakan Ke Manajemen. UB Press, 2017.

Ibrahim, Cecep. ―Preservasi Kuratif Arsip Berbahan Kertas‖, Visi Pustaka:

Jaringan Informasi Antar Perpustakaan, Vol 19, No. 2 (2017).

Idris, Mohammad. Wawancara Penanggung Jawab Bidang Layanan dan

Pengembangan Arsip pada Lembaga Kearsipan Universitas Terbuka pada

tanggal 05 Agustus 2019.

Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan. https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-

Tentang-Kearsipan.pdf. [Accessed 9 July 2019].

Irawan, Prasetya. Logika Dan Prosedur Penelitian. Sekolah Tinggi Ilmu

Administrasi Lembaga Administrasi Negara, 2014.

Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2001

Tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha

Dan Swasta. Bagian Hukum dan Perundang-Undangan Arsip Nasional

Republik Indonesia, http://arpus.acehprov.go.id/wp-

content/uploads/2017/10/PERKA-ANRI-No-07-Tahun-2001-PEDOMAN-

PENILAIAN-ARSIP.pdf. Accessed 9 July 2019.

http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/asip4320-pemeliharaan-dan-pengamanan-arsip/

http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/asip4320-pemeliharaan-dan-pengamanan-arsip/

https://jurnal.dpr.go.id/index.php/aspirasi/article/view/501/397

http://library.usu.ac.id/download/fs/perpus-jonner.pdf

https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf

https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf

http://arpus.acehprov.go.id/wp-content/uploads/2017/10/PERKA-ANRI-No-07-Tahun-2001-PEDOMAN-PENILAIAN-ARSIP.pdf



102

Ladiawati, Dewi. ―Pelestarian Arsip : Menyelamatkan Warisan Budaya Bangsa.‖

Jurnal ANRI, Vol. 2, 2017,

http://www.anri.go.id/assets/download/vol2_jurnal_anri_12_2007.pdf.

[accessed 18 February 2019].

Laksono, Ridho. Pemanfaatan Teknologi Digital Dalam Proses Alih Media Arsip

Statis, Diplomatika, Vol. 1, No. 1, 2017,

https://jurnal.ugm.ac.id/diplomatika/article/view/28271/17235 [accessed 21

September 2019].

Lestari, Wahyu Endang. Hubungan Penilaian, Akuisisi, Retensi, Preservasi Dan

Layanan Rekod Dilihat Dari Pendekatan Lifecycle Rekords Versus Continuum

Records. 2013, https://staff.blog.ui.ac.id/tari05/files/2018/05/Hubungan-

penilaian-akuisisi-retensi-preservasi-dan-layanan-rekod-dilihat-dari-

pendekatan-lifecycle-records-versus-continuum-records_by-Endang-W-

2013.pdf. [accessed 24 June 2016].

Mahmud, Melizubaidah. ―Pentinganya Manajemen Sistem Penyimpanan Arsip.‖

Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Negeri Gorontalo,

http://repository.ung.ac.id/get/simlit_res/1/231/Pentingnya-Manajemen-

Sistem-Penyimpanan-Arsip.pdf. [accessed 14 July 2019].

Mardiyanto,Verry. (2017). Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana

Lokasi Kasus di Arsip Nasional Republik Indonesia. Jurnal Pengembangan

Kearsipan, Vol 10, No 2.

https://jurnal.ugm.ac.id/khazanah/article/view/30081/18151 [accessed 15 July

2019].

Martono, Boedi. (1990). Sistem Kearsipan Praktis : Penyusutan dan Pemeliharaan

Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Muhidin, Sambas Ali, & Winata, Hendri. (2016). Manajemen Kearsipan : Untuk

Organisasi Public, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung:

Pustaka Setia.

Mulyono, Sularso dkk. (1985). Dasar – Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty.

Muslimin. ―Pembukuan Dan Pemeliharaan Al-Quran.‖ Jurnal IAI Tribakti Kediri,

vol. Vol.25, No. 2, 2014, https://ejournal.iai-

tribakti.ac.id/index.php/tribakti/article/view/181/146. [accessed 15 February

2019].

Nooryani. S. (2018). Cara Mudah Mengelola Arsip Inaktif. Bogor: IPB Press.

Peratuan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2012 Tentang

Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

http://www.anri.go.id/assets/download/vol2_jurnal_anri_12_2007.pdf

https://jurnal.ugm.ac.id/diplomatika/article/view/28271/17235

https://staff.blog.ui.ac.id/tari05/files/2018/05/Hubungan-penilaian-akuisisi-retensi-preservasi-dan-layanan-rekod-dilihat-dari-pendekatan-lifecycle-records-versus-continuum-records_by-Endang-W-2013.pdf




http://repository.ung.ac.id/get/simlit_res/1/231/Pentingnya-Manajemen-Sistem-Penyimpanan-Arsip.pdf.

http://repository.ung.ac.id/get/simlit_res/1/231/Pentingnya-Manajemen-Sistem-Penyimpanan-Arsip.pdf.

https://jurnal.ugm.ac.id/khazanah/article/view/30081/18151

https://ejournal.iai-tribakti.ac.id/index.php/tribakti/article/view/181/146

https://ejournal.iai-tribakti.ac.id/index.php/tribakti/article/view/181/146

103

http://www.anri.go.id/assets/download/58PP-No-28-Tahun-2012-tentang-

Pelaksanaan-UU-No-43-Tahun-2009.pdf. [Accessed 9 July 2019].

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

http://www.anri.go.id/assets/download/58PP-No-28-Tahun-2012-tentang-

Pelaksanaan-UU-No-43-Tahun-2009.pdf [accessed 5 November 2019]

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011

Tentang Pedoman Penilaian Kriteria Dan Jenis Arsip Yang Memiliki Nilai

Guna Sekunder. Arsip Nasional Indonesia,

https://jdih.anri.go.id/peraturan/19.%20LAMPIRAN%20PERKA%20PEDOM

AN%20PENILAIAN%20ARSIP%20NILAI%20GUNA%20SEKUNDER.pdf.

Accessed 9 July 2019.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011

Tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis.’

https://jdih.anri.go.id/peraturan/perka_anri_23_2011.pdf [accessed 23

September 2019].

Prabowo, Banu. ―Upaya Menyikapi Filsafat Kearsipan : Suatu Kajian Awal

Filsafat Kearsipan.‖ Jurnal Kearsipan, vol. Vol.5, 2010,

http://www.anri.go.id/assets/download/jurnal vol 5 tahun 2010.pdf. [accessed

25 June 2019].

Rosalin, Sovia. (2017). Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.

Rosidinawati, Lina. Wawancara Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan

Universitas Terbuka pada tanggal 24 Mei 2019.

Rusidi. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip.

http://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/download/pemeliharaan-dan-

perawatan-arsip-84. [accessed 20 July 2019].

Saputra Rio, Agus, Rahmah Elva. ―Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kerusakan

Arsip Di Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kota Bukit Tinggi.‖

Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan., vol. Vol 1, No 2, Mar.

2013, http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/download/1092/936.

[accessed 15 July 2019].

Satori, Djam’an, & Komariah, Aan. (2009). Metodologi Penelitian Kualitatif.

Bandung: Alfabeta.

Sugiato Agus, Wahyono Teguh. (2015). Manajemen Kearsipan Modern dari

Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.

http://www.anri.go.id/assets/download/58PP-No-28-Tahun-2012-tentang-Pelaksanaan-UU-No-43-Tahun-2009.pdf




https://jdih.anri.go.id/peraturan/19.%20LAMPIRAN%20PERKA%20PEDOMAN%20PENILAIAN%20ARSIP%20NILAI%20GUNA%20SEKUNDER.pdf

https://jdih.anri.go.id/peraturan/19.%20LAMPIRAN%20PERKA%20PEDOMAN%20PENILAIAN%20ARSIP%20NILAI%20GUNA%20SEKUNDER.pdf

https://jdih.anri.go.id/peraturan/perka_anri_23_2011.pdf

http://www.anri.go.id/assets/download/jurnal%20vol%205%20tahun%202010.pdf



http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/download/1092/936.

104

Sugiyono. (2010). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung:

Alfabeta.

Sulistiyo-Basuki. (1996). Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.

Supriansyah. ―Pemeliharaan Dan Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif ANRI

Jakarta.‖ Jurnal Utilitas, Vol. 1, No.1, Apr. 2015,

http://utilitas.uhamka.ac.id/index.php/utilitas/article/download/5/5/.

Suraja,Yohannes. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.

Wursanto. (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

Zulhalim, Desain Dan Implementasi Aplikasi Alih Media Arsip Statis

Menggunakan Visual Basic.Net, Sql Server Dan Crystal Report Studi Kasus :

Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus Di Badan Perpustakaan Arsip Daerah

Propinsi Dki Jakarta, Jurnal Manajemen Informatika, Edisi: No.4 Tahun VI,

2013. http://www.jayakarta.ac.id/jurnal/jurnal_zul_arsip.pdf [accessed 21

September 2019].

http://utilitas.uhamka.ac.id/index.php/utilitas/article/download/5/5/

http://www.jayakarta.ac.id/jurnal/jurnal_zul_arsip.pdf

105

LAMPIRAN-LAMPIRAN

106

Lampiran 1. Dokumentasi

Gedung Arsip II Universitas

Terbuka

Lemari arsip atau rool opack Box arsip untuk penyimpanan

arsip kertas

107

Penyimpanan arsip statis kertas

dan non kertas berada pada satu

ruangan

Pencahayaan pada ruangan arsip

baik dari segi cahaya lampu &

matahari

Arsip statis dalam bentuk

betacamp dan betamax

Arsip statis dalam bentuk betacamp

dan betamax yang sudah dilakukan

alih media kedalam bentuk DVD

108

CCTV Mesin Fotocopy

Mesin Scanner Alat Pemadam Kebakaran

Alat Pendeteksi Asap Alat Temperatur Suhu

109

Wawancara dengan Ibu Lina

Rosidinawati & Bapak

Fanny Abdilah

Wawancara dengan Ibu

Ngadi Asmanti

Wawancara dengan Bapak

Mohammad Idris

110

Lampiran 2. SOP Preservasi Preventif

111

Lampiran 3. SOP Preservasi Preventif Alih Media

112

Lampiran 4. SOP Preservasi Kuratif

113

Lampiran 5. Berita Acara Seminar Proposal

114

Lampiran 6. Surat Pengajuan Dosen Pembimbing

115

Lampiran 7. Surat Izin Observasi dan Wawancara

116

Lampiran 8. Surat Perubahan Judul Skripsi

117

INSTRUMEN WAWANCARA

1. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang

disebabkan oleh faktor internal?


disebabkan oleh faktor eksternal?

3. Bagaimana cara memperbaiki arsip yang rusak yang diakibatkan oleh

beberapa faktor perusak arsip?

4. Apakah fasilitas yang digunakan dalam upaya pelestarian arsip dilembaga

arsip ini sudah memadai?

5. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga arsip itu sendiri agar

arsip terhindar dari berbagai kerusakan?

6. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga tempat penyimpanan

arsip?

7. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga lingkungan tempat

penyimpanan arsip agar terhindar dari berbagai faktor kerusakan?

8. Menurut ibu/ bapak seberapa penting pelestarian arsip dilakukan?

9. Bagamana kendala atau hambatan yang ada dalam melakukan pelestarian

arsip?

10. Bagaimana cara mengatasi kendala atau hambatan yang ada dalam

melakukan pelestarian arsip?

Lampiran 9. Instrumen Wawancara

118

TRANSKIP WAWANCARA

Nama Inforaman : Lina Rosidinawati S, Hum.

Jabatan : Pengelola Keuangan pada Lembaga Kearsipan.

Waktu wawancara : Jumat, 24 Mei 2019 Pukul 09.00 – SELESAI

1. Arsip apa saja yang di simpan di Lembaga Arsip Universitas Terbuka ini bu?

Jawab : Lembaga Arsip Universitas Terbuka selain menyimpan arsip statis

tetapi menyimpan arsip dinamis inaktif juga. Karena keterbatasan tempat di

unit-unit yang ada, jadi sebernarnya mereka menyimpan arsip inaktif. Cuman

ketika volumenya tidak menampung mereka dititipkan disini. Jatuhnya

dititipkan, bukan diserahkan. Yang hanya diserahkan ke kita hanya Arsip

Statis.

2. Bagaimana proses pengolahan arsip statis yang ada di Lembaga Arsip

Universitas terbuka?

Jawab : Kalau proses pengolahan arsip itu sendiri di Universitas Terbuka

dimulai ketika arsip dinamis yang ada di unit-unit kerja seluruh lingkungan

Universitas Terbuka termasuk di unit UPBJJ-UT yang berada di seluruh

Indonesia. Jadikan kalau mempelajari struktur organisasi UT, UT tidak hanya

berada di kantor pusat saja namun terdapat di setiap daerah mempunyai unit-

unit yang biasa di sebut dengan UPBJJ-UT (Unit Program Pembelajan Jarak

Jauh). Nah sekarang ada 39 kota di seluruh provinsi dan satu nya di Luar

Negeri. Kalau misalkan arsip dinamis yang ada di unit-unit itu sesuai JRA

sudah melewati masa inaktif dan berketerangan di JRA nya permanen, itulah

yang baru mereka serahkan kepada kita atau lembaga kearsipan Universitas

Terbuka itu sebagai arsip statis, itu yang akan diolah dan dimulainya dari situ.

Arsip yang udah diserahkan ke kita itu, pengolahan pertamanya sih standar.

Kayak pegolahan arsip statis yang lain juga. Pertama kita pilah dan

memberikan klasifikasi, terus diberikan seris nya juga setiap arispnya, terus

Lampiran 10. Hasil Wawancara

119

disimpan. Ditahap pengolahannya itu sih yang agak ribet mulai dari

pemilahan yang kaya gitu-gitukan.

3. Untuk penggunaan kertas arsip statis, menggunakan kertas apa ya bu?

Jawab : Untuk penggunaan kertas arsip statis di kita itu khusus untuk arsip-



menggunakan kertas khusus bebas asam dari awal. Kaya misalkan peraturan-

peraturan Rektor atau SK-SK Rektor yang bersifat pengaturan dan penetapan

itu dari awal penciptaan karena mereka tau di JRA nya udah permanen itu

harusnya dibuat kertas yang bebas asam. Cuman memang penerapan itu juga

kita tidak terlalu kontrol maksudnya penciptaan dokumen itu adanya di unit-

unit kerja contohnya misalnya SK. SK itu yang mengelolahnya ada dibagian

hukum dan tata laksana. Nah ketika mereka menciptakan, SK kan macam-

macam ada yang bersifat permanen ada juga yang tidak. Kita tidak bisa

kontrol juga nih mereka menggunakan atau tidak. Tapi kalau sesuai aturan

kita sudah menyuruh mereka untuk melakukan itu. Harusnya sih yang saya

tau, ketika kita sudah memberikan intruksi untuk penciptaan dokumen dan

berketerangan permanen dengan bebas asam mereka sudah mulai bikin.

Mungkin kedepannya, setelahnya butuh konsistensi, mungkin status akhirnya

om memen yang lebih tau.

4. Jenis arsip statis apa saja yang disimpan di Lembaga Arsip Universitas terbuka

ini bu?

Jawab : Untuk jenis-jenis arsip nya sendiri yang saat ini sudah ada itu, koleksi

yang paling unik yaitu Master BAC (Master bahan ajar cetak) UT itu kan

satunya-satunya Perguruan Tinggi yang menerapkan program Pembelajaran

Jarak Jauh secara full. Kita memiliki program pembelajaran yang khusus

karena jarak jauh itu kita menciptakan sebuah modul atau bahan ajar pokok.

Nah master-master bahan ajar cetak itu salah satu koleksi arsip statis kita.

Karena kan unik ya tidak semua Perguruan Tinggi mempunyai itu, tapi master

nya aja yang kita simpan. Setelah itu ada juga Master BANC (Master bahan

120

ajar non cetak), thesis mahasiswa, koleksi beberapa SK Rektor, dan beberapa

arsip foto dan gambar.

5. Berapa jumlah arsip statis yang disimpan saat ini ya bu?

Jawab : Kalau jumlah secara keseluruhan total berkas kurang hapal, tapi yang

jelas master bahan ajar cetak jumlahnya udah ribuan, thesis pun sama.

Jumlah aslinya mungkin nanti di cek ya,.karena kan harus lewat aplikasi.


disebabkan oleh faktor internal seperti kertas arsip agar dapat bertahan lama?

Jawab : Untuk penggunaan kertas arsip statis di kita itu khusus untuk arsip-



menggunakan kertas khusus bebas asam dari awal. Kaya misalkan peraturan-

peraturan Rektor atau SK-SK Rektor yang bersifat pengaturan dan penetapan

itu dari awal penciptaan karena mereka tau di JRA nya udah permanen itu

harusnya dibuat kertas yang bebas asam. Cuman memang penerapan itu juga

kita tidak terlalu kontrol maksudnya penciptaan dokumen itu adanya di unit-

unit kerja contohnya misalnya SK. SK itu yang mengelolanya ada dibagian

hukum dan tata laksana. Ketika mereka menciptakan kita tidak bisa kontrol

juga, mereka menggunakan atau tidak. Tapi kalau sesuai aturan kita sudah

menyuruh mereka untuk melakukan itu. Harusnya sih yang saya tau, ketika

kita sudah memberikan intruksi untuk penciptaan dokumen dan berketerangan

permanen dengan bebas asam mereka sudah mulai bikin. Mungkin

kedepannya, setelahnya butuh konsistensi ya.


disebabkan oleh faktor eksternal seperti mencegah kerusakan yang disebabkan

oleh faktor fisika seperti cahaya, suhu & kelembaban, debu?

Jawab: Kalau untuk cahaya, ruangan arsip itu disetiap jendela dilapisi dengan

tirai. Jadi cahaya matahari yang masuk ke ruangan arsip tidak akan masuk

secara berlebihan. Untuk Pengaturan suhu di dalam penyimpanan arsip, kalau

saya sendiri bisanya menjaga suhunya dikisaran 20-210C dan kelembaban

500C itu untuk arsip kertas. Kalau untuk arsip media baru, karena kita belum

121

mempunyai ruangan khusus untuk arsip media baru tapi kan di P2M2 kita

mempunyai arsip media baru seperti betacam, CD dsb dan P2M2 lebih

lengkap koleksinya. Itu kita minta suhu di 160C lebih dingin dari pada arsip

kertas. Dan untuk mengatasi debu, pada ruangan arsip dibersihkan

menggunakan penyedot debu/ vacuum cleaner.


disebabkan oleh faktor kimia seperti polusi udara?

Jawab: Kalau kita ini khusus depo arsip atau penyimpanan arsip statis

termasuk penyimpanan arsip inaktif yang dijadikan satu ruangan kita minta

memang khusus AC-nya dinyalakan 24 jam dan tidak pernah mati.


disebabkan oleh faktor biota seperti tikus, kecoa,rayap, dll?

Jawab: Ya kita melakukan fumigasi setiap 2 tahun sekali sesuai dengan yang

diprogramkan.


disebabkan oleh faktor manusia seperti menyobek, mencoret, melipat dan

mencegah agar arsip tidak hilang?

11. Jawab: Memasang kamera CCTV, pembatasan akses karena yang boleh masuk

hanya staff, Satpam. Oh iya, untuk penjagaannya itu sendiri satpam disini

dijaga 24 jam. Karena ada beberapa unit satpamnya hanya ada pada jam

kerja. Jadi misalkan di UT ada 25 gedung nih hanya beberapa gedung yang

dijaga 24 jam termasuk gedung arsip.

12. Apakah arsiparis di Lembaga Arsip UT ini pernah melakukan pelatihan khusus

terkait dengan pelestarian arsip?

Jawab: Saya pernah mengikuti pelatihan pengelolaan arsip statis, disitu di

ajarin cara pelestarian dan lain-lain. Nah kalau yang lainnya saya kurang

tahu karena arsiparis secara keseluruhan di unit ada 24 orang, di unit ini

sendiri arsiparis ahlinya ada 7 (tujuh) dan 1 (satu) arsiparis terampil. Nah

kalau saya dan Pak Fanny kalau di aturan pemerintah yang disebut dengan

arsiparis, yang boleh diangkat sesuai jabatan fungsional arsiparis hanya PNS.

Kalau saya dengan Pak Fanny karena kita jatuhnya tenaga BLUT disebutnya

122

itu tenaga kearsipan bukan arsiparis. Saya tidak tahu arsiparis yang lain

seperti apa tapi yang jelas saya sudah pernah mengikuti pelatihan. Setau saya

arsiparis yang lain belum pernah, mereka itu hanya mengikuti BIMTEK jadi

arsiparis. Karena mereka itu tadinya bukan pengelola arsip dan bukan orang

yang berkecimpung di dunia kearsipan. Mereka staff administrasi terus

mereka dilakukan BIMTEK selama 1 (satu) bulan, setelah selesai BIMTEK

selama 1 bulan itu mereka diangkat menjadi arsiparis. Nah yang saya tau

mereka selama ini baru melakukan pelatihan itu DIKLAT Kearsipan belum

pernah khusus. Yang pernah khusus hanya saya dan Pak Fanny seperti

pelatihan arsip vital, arsip statis. Tapi itu menurut pendapat saya ya.

13. Hal apa saja yang dilarang jika petugas/staff memasuki ruangan penyimpanan

arsip?

Jawab: Dilarang merokok, dilarang membawa makanan kedalam ruangan

arsip.


disebabkan oleh faktor Bencana alam seperti banjir, kebakaran dll?

Jawab :

Kalau kalian sadarin kontruksi jalanan tingginya 1 s/d 2 cm. karena di depan

ada kali jadi meminimalisir itu. Jadi dulu sebelum ini dijadikan gedung arsip,

gedung ini merupakan rumah para wakil rektor UT sekitar tahun 90-an.

Rumah itu sering kebanjiran mungkin kalinya sering meluap apa gimana, jadi

setiap hujan sering banjir. Karena sering terjadi banjir maka wakil rektor

tidak mau tinggal dirumah itu. Akhirnya karena waktu itu kita butuh juga

gedung untuk penyimpanan arsip dibangunlah dengan banyak pertimbangan

itu. Jadi kalau dekat dengan rawan banjir sudah diantisipasi karena kontruksi

bangunannya yang tinggi dan dibuat tinggkat dua. Walaupun tingkat dua kita

juga sediakan lift barang khusus arsip. Jadi kalau dari segi keamanan banjir

tidak masalah. Kalau untuk mencegah kebakaran gedung arsip ini dilengkapi

dengan alat pemadam kebakaran. Dan untuk mengantisipasi gempa bumi, kita

membangun depo arsip yang tidak rawan gempa bumi. Kalaupun terjadi

123

gempa bumi, insyaallah kita sudah membangun gedung arsip dengan kokoh

dan untuk penyimpanan arsipnya pun menggunakan rool opack.

15. Bagaimana cara pelestarian arsip untuk memperbaiki arsip yang rusak yang

diakibatkan oleh beberapa faktor perusak arsip?

Jawab : Kalau untuk restorasi arsip kita belum pernah ya. Karena Universitas

Terbuka baru berdiri tahun 84 belum ada arsip-arsip yang sampai rusak,

mungkin dirayapin, kena kutu buku atau sampai menguning itu belum ada. apa

belum ketemu arsip yang rusak, tapi ya memang arsip yang masuk kekita itu

dalam kondisi bagus karena masih baru. Akan tetapi apabila terdapat arsip

yang rusak ringan kami perbaiki sendiri sesuai SOP yang ada, namun apabila

ditemukan arsip dalam keaadan rusak parah maka kita bawa ke ANRI untuk

dilakukan perbaikan. Tapi untuk saat ini belum ada arsip yang rusak, jadi

belum pernah melakukan restorasi.

16. Jadi belum ada yang bekerja sama dengan ANRI ya bu?

Jawab: Ada, bekerja sama dengan ANRI banyak justru. Kita bekerjasama

dalam berbagai hal termasuk untuk prodi, pengembangan aplikasi disini kita

berkejasama dengan ANRI, sama kaya penemuan arsip statis juga. Jadi gini

arsip statis itu selain yang dari unit-unit yang diserahkan kekita ada beberapa

arsip yang mungkin tidak ada di unit kita telusurin dan kita buat daftar

pencarian arsip yang kita cari tidak hanya dilingkungan UT saja tetapi di luar

juga termasuk ke ANRI untuk menambah kazanah arsip ya, termasuk kegiatan

pencarian-pencarian itu kita bekerjasama juga dengan ANRI. Dokumen-

dokumen UT yang mungkin hilang dan di ANRI ada atau entahlah bagaimana

bisa masuk ke ANRI, kita copy tapi kita legalisir. Karena kalau udah jadi arsip

statis nya ANRI itu tidak bisa diambil.

17. Apakah fasilitas yang digunakan dalam upaya pelestarian arsip di lembaga


Jawab : Untuk saat ini fasilitas dalam pelestarian arsip di Lembaga Arsip

Univeristas Terbuka ini sudah cukup memadai, hanya saja masih kurang alat

dehumidifier untuk pengatur kelembaban.

124

18. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga arsip itu sendiri agar arsip

terhindar dari berbagai kerusakan?

Jawab: Arsip disimpan berdasarkan jenis arsip dan media penyimpanannya

menggunakan boks yang didalamnya menggunakan amplop. Boksnya sendiri

terdapat 2 (dua) ukuran ada yang 10 cm/ 20 cm, semuanya kita mengikuti

aturan ANRI. Setelah itu baru disimpan di rool opack. Sarana pendukung

lainnya selain menggunakan rool opack, disini kita menggunakan lift khusus

barang.

19. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menjaga tempat penyimpanan arsip

dari serangan serangga, apakah memberikan kapur barus/kamper disetiap rak

penyimpanan arsip, fumigasi atau gimana bu?

Jawab: Iya seperti yang saya bilang tadi, jadi untuk menjaga tempat

penyimpanan arsip melakukan fumigasi. Fumigasi sendiri karena arsip disini

belum terlalu lama bisanya kita melakukan fumigasi yang diprogramkan yaitu

2 (dua) tahun sekali dan tidak setiap tahun. Karena pertimbangannya ya itu,

arsip disini bukan arsip yang usianya sampai ratusan tahun yang memang

mungkin kondisi kertasnya rapuh dsb. Jadi kita masih 2 (dua) tahun sekali

melakukan fumigasi dan itu rutin. Fumigasinya menggunakan metodenya apa

itu saya tidak tahu. Cuman kalau di instansi itu ada kerjasama dengan vendor.

Saya tidak tahu proses fumigasinya seperti apa karena tidak ikut lembur.

20. Jadi proses fumigasinya dilakukan oleh vendor ya bu?

Jawab : Iya sama vendor atau orang ketiga. Cuman pengadaanya sama unit

ULP jadi di pegang sama ULP. Pokoknya untuk lelang barang jasa semua

sama ULP.

21. Biasanya dalam proses fumigasi dilakukan berapa jam ya bu ?

Jawab: Nah itu saya tidak tahu, karena fumigasi itu dilakukannya bukan dihari

kerja tetapi dilakukannya di hari libur. Biasanya ada satu atau dua orang staff

yang ditugaskan untuk mengawasi kegiatan fumigasi itu.



125

Jawab : Selain fumigasi, diatas itu ada pest kontrol juga. Jadi saya tidak tahu

kalau pest kontrol disini itu ada bagian khusus pest kontrol penyemprotan

serangga. Itu dilakukan setiap 2 (dua) minggu sekali.

23. Dalam melakukan pembersihan ruangan arsip, peralatan penunjang apa yang

digunakan?

Jawab: Sapu, kemoceng, troli, penyedot debu (vacuum cleaner). Nah untuk

arsip media baru pemeliharannya khusus. Misalnya CD ada cairan khusus

untuk membersihkan piringan-piringannya itu.

24. Apakah pelestarian arsip statis yang ada di lembaga Arsip Universitas Terbuka

ini dilakukan secara rutin bu?

Jawab : pelestariannya dilakukan rutin ya, termasuk pengecekan Hygrnat &

Apar yang dicek secara berkala yaitu sebulan sekali. Untuk membersihkan

didalamnya itu sendiri dilakukan rutin juga. Karena roll opack itu sendiri

kalau dibuka terdapat debu. Untuk pembersihannya dilakukan antara

seminggu sekali atau sebulan sekali gitu saya lupa. Pokoknya ada jadwalnya

dan pembersihannya itu dilakukan oleh OB.

25. Menurut ibu/ bapak seberapa penting pelestarian arsip dilakukan?

Jawab: Sangat penting karena disimpan permanen, kalau tidak dilakukan

pelestarian ya jangan menyimpan arsip. Selain pengelolaan arsip, pelestarian

justru merupakan pondasi utama menurut saya. Kalau saya disuruh

pembuatan prosedur tahapan pertama yang saya buat ialah tahapan

pelestarian dan perawatan, tahapan pengelolaan itu bisa sembari. Karenakan

gini ketika kita sudah mempunyai prosedur pengelolaan arsip tapi kita tidak

mempunyai prosedur perawatannya menurut saya nihil. Mendingan membuat

prosedur perawatannya dulu meskipun arsipnya belum ada. Karena arsip

statis akan datang kapan pun maksudnya secara periodik lah ya, ketika belum

ada arsipnya tapi kita sudah mempunyai pedoman pelestarian ketika arsipnya

datang bisa dilaksanakan.

26. Dalam melakukan pelestarian arsip statis apakah mempunyai prosedur/

kebijakan tertulis di Lembaga Arsip Universitas terbuka? Jika ada, siapa yang

membuat kebijakan tersebut dan mengacu kemana ya bu?

126

Jawab : Ada, mengacu kepada UUD Kearsipan. Dari mulai yang paling tinggi

UU 43 Tahun 2009, turunannya PP 28 Tahun 2012, dan turunnya semua -

semua PERKA ANRI. Setiap kita membuat kebijakan mempunyai prosedur,

prosedur itu mengacu kesitu. Kebetulan prosedur itu pertama kali dibuat pada

tahun 2015/2016 seiring perkembangan sekarangan banyak penyesuaian-

penyesuaian yang dilakuakan. Selama saya cuti kemaren banyak melakukan

revisi dari prosedur yang udah ada sebelumnya. Dan itu sudah jadi, mungkin

nanti lebih jelas sama pak fanny saya tidak tau sampai mana

perkembangannya. Cuman yang jelas semua itu sudah ada dan semua dibuat

sesuai dengan aturan yang tertinggi dari UUD 43 Tahun 2009 dan turunannya

sampai ke PERKA ANRI yang ada.

27. Apa saja kendala/hambatan yang ada dalam melakukan pelestarian arsip?

Jawab: Menurut saya pribadi, untuk penyimpanan arsip statis itu kendalanya

kurang alat dehumidifier atau alat pengatur kelembabannya. Kita ada AC

untuk mengatur suhu tetapi belum punya alat dehumidifier itu. Kalau dari

hambatan dari segi preservasi yang lain, pada ruangannya karena untuk arsip

media baru pengaturan suhu dan kelembaban berbeda dengan arsip kertas.

Jadi dikita belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip media

baru. Kendala yang baru mungkin dialihmedia, Karena terlalu banyak

kegiatan yang dilakukan jadi proses kegiatan ahli tertunda semestara karena

banyak kegiatan lain yang harus didahulukan. Termasuk kita sebagai lembaga

arsip salah satu fungsi utamanya itu pembinaan kedaerah. Sebenarnya sih

pembinaannya ke unit kerja, ke unit-unit yang menyimpan dan mengolah arsip

dinamis. Masalahnya UT itu organisasi yang sangat sangat besar punya unit

kerja diseluruh plosok Indonesia. Jadi kita melaksanakan BIMTEK bukan

hanya di Pusat doang. Masalahnya kita ada di unit-unit diluar daerah dan

mengharuskan kita perjalanan dinas jadi itu cukup memakan waktu. Mungkin,

bukan itu doang banyak kegiatan lain termasuk kayak mengontrol apa ya,

kalau dikita kan orang-orang pusat ya. Jadi orang-orang daerah itu kalau

misalkan bingung nanya tentang klasifikasi kita tuh kaya call center jadi siap

selama jam kerja menerima masukan, keluhan, pertanyaan-pertanyaan

127

mereka. Menurut saya, mungkin itu salah satu kendala yang membuat alih

media itu kita tunda sementara. Awal tahun sempet dikerjakan karena itu

kebutuhan untuk pameran. Kalau UT-kan setiap tahun mengadakan kegiatan

pameran nih, jadi setiap tahun arsip statis yang kita punya kita pamerkan

termasuk arsip foto dan arsip dokumen juga. Secara tidak lansung ketika kita

mengadakan pameran beberapa arsip digitalisasi untuk didesain. Jadi secara

tidak langsung itu terlaksana. Jadi yang kita dahulukan kita digitalisasi terus

disimpan karena digunakan untuk kegiatan pameran. Nah sisanya yang belum

karena belum ada waktu jadi ya belum lagi. Jadi kemaren banyak unit-unit

yang meminta persetujuan pemusnahan arsip, karena yang membuat

persetujuan kita sebagai Lembaga Kearsipan. Jadi banyak temen-temen yang

terjun ke unit-unit untuk Verifikasi arsipnya apakah boleh musnah atau tidak

sesuai daftar yang dilampirkan.

28. Biasanya dilakukan pameran itu dimana ya bu?

Jawab: Tergantung ya, kalau misalnya tahun ini kita melaksanakan di

Surabaya berbarengan dengan kegiatan dengan Persatuan Arsip Seluruh

Indonesia. Jadi waktu itu Persatuan Arsip Seluruh Indonesia melakukan

seminar di Surabaya. Kita bergabung dengan mereka dan melaksanakan

pameran kearsipan. Karena kan sebagai ajang publikasi juga mengenai

koleksi-koleksi arsip yang ada di kita. Kalau tahun sebelumnya kita

mengadakannya di disini di UT berbarengan dengan Pekan Olahraga & Seni.

Sama sih tujuannya untuk memamerkan koleksi juga. Cuman mungkin tamu-

nya yang berbeda kalau yang di Surabaya tamunya arsiparis dan tenaga-

tenaga kearsipan diseluruh Indonesia yang ikut kesana, kalau disini tamunya

mahasiswa-mahasiswa UT diseluruh Indonesia.

29. Bagaimana bu, cara mengatasi hambatan atau kendala yang ada dalam

pelestarian arsip seperti tidak adanya alat pengatur kelembaban atau

dehumidifier.pada ruangan arsip, tidak mempunyai ruangan khusus untuk arsip

audiovisual, tidak mempunyai alat untuk alih media arsip betacamp dan

betamax, serta mengatasi sumber daya manusia yang ada di daerah karena

kurangnya pemahaman terhadap arsip itu sendiri?

128

Jawab: Cara mengatasi kedala pertama, Lembaga arsip UT membuat

pengajuan mengenai pengadaan alat dehumidifier agar segera terealisasikan.

Mengatasi hambatan kedua, lembaga arsip UT berencana membuat sekat

khusus untuk ruangan audiovisual sehingga arsip audiovisual mempunyai

pengaturan suhu dan kelembaban sendiri (on progress). Mengatasi hambatan

ketiga, dalam proses alih media arsip seperti betacamp dan betamax

bekerjasama dengan ANRI dan dalam mengatasi proses alihmedia yang sering

tertunda maka lembaga arsip membuat program khsus dengan kurun waktu

yang sudah ditentukan dan dalam proses alihmedia menggunakan jasa

pramubakti atau tenaga harian lepas (THL) tapi untuk verivikasi hasil

alihmedia tersebut tetap dilakukan oleh arsiparis. Mengatasi hambatan

keempat, mengenai Sumber Daya Manusia maka lembaga arsip UT sering

melakukan pelatihan-pelatihan untuk arsiparis yang ada diunit kerja yang

tersebar diseluruh Indonesia yang bekerja sama dengan ANRI serta menerima

Konsultasi dari pengelola arsip di UPBJJ melalui via email maupun media

lainnya seperti whatsapp, sms dll

129

Nama Informan : Fanny Abdilah Rina, A.Md.

Jabatan : Pengadministrasi Umum pada Lembaga Kearsipan.

Waktu Wawancara : Jumat, 24 Mei 2019 Pukul 09.00 – SELESAI.

1. Arsip apa saja yang di simpan di Lembaga Arsip Universitas Terbuka ini pak ?

Jawab : Selain arsip statis juga menyimpan arsip dinamis inaktif dari unit-unit

yang secara ruang mereka tidak memiliki tempat yang cukup untuk

menampung arsip inaktif, jadi ada kebijakan untuk dikirimkan ke Lembaga

Arsip ini.

2. Jenis arsip statis apa saja yang di miliki/ disimpan oleh di Lembaga Universitas

Terbuka?

Jawab : SK rector, master bahan ajar (disimpan di dalam media kertas dan

media baru/cd), thesis, Kepres mengenai pendirian UT, video peresmian,

kuliah perdana. Keunikan UT yaitu master bahan ajar, karena kampus lain

kan tidak membuat bahan ajar sendiri. Kalau UT membuat bahan ajar sendiri,

karena belajarnya mandiri istilahnya modulnya atau sumbernya harus

diseragamkan.

3. Berapa jumlah arsip statis secara keseluruhan yang disimpan di Lembaga Arsip

Universitas Terbuka ini pak?

Jawab : Kalau secara jumlah keseluruhannya saya kurang hapal.

4. Dalam melakukan proses pelestarian arsip statis apakah mempunyai prosedur/

kebijakan tertulis di Lembaga Universitas Terbuka?

Jawab : Beberapa kegiatan sudah ada prosedurnya, tapi ada juga yang belum

baru disusun drafnya. Misalnya untuk peminjaman kita sudah ada SOP nya,

pengolahan sudah ada, yang baru disusun drafnya itu pelestarian alih media

itu pelestarian tuh terbagi 2 (dua), pertama bersifat preventif yang mencegah

arsip dari kerusakan dan kuratif untuk perawatan arsip yang sudah rusak) dan

kegiatan alihmedia. Sebenarnya kegiatan alih media tidak hanya digunakan

untuk arsip statis saja tetapi arsip dinamis juga digunakan kegiatan alihmedia

itu. Kalau arsip dinamis alihmedia itu digunakan ya sama untuk pemeliharaan

dan untuk akses arsipnya. Misalnya ketika arsip sudah dialih mediakan

130

misalnya arsip foto kita udah scan dan diganti dalam bentuk jpg. Nah ketika

dibutuhkan aksesnya lebih cepet bisa dikirim lewat e-mail ketimbang masih

cetak. Tapi tetap yang cetaknya kita simpan.

5. Untuk prosedurnya mengacu kemana ya pak?

Jawab : Prosedurnya mengacu kepada UUD No. 43 tahun 2009 tentang

kearsipan, terus PP No.28 tahun 2012 nanti cek aja sama PERKA ANRI.

PERKA ANRI tuh banyak macemnya. Misalnya Perka yang mengatur

pemusnahan, Perka yang mengatur alih media dsb, itu sebagai acuan kita

untuk membuat pedoman atau melaksanakan kegiatan bisa berpatokan ke situ.

Coba buka aja link nya ya https://www.anri.go.id kalau nggak salah. Disitu

hampir lengkap sih, aaa upload hampir seluruh PERKA-nya, tapi ada juga

yang tidak di muat oleh mereka.

6. Apakah ada divisi khusus yang bertanggung jawab dalam pelestarian arsip

statis di Lembaga Arsip ini pak?

Jawab : Disini ada 2 PJ ya, PJ bidang layanan dan pengembangan arsip & PJ

bidang manajemen arsip. Belum ada kalau divisi khusus pelestarian. Tetapi

dari 2 PJ ini ada salah satu yang bertugas misalnya dalam melakukan

pelayanan, melakukan pelestarian ada. Tapi kalau dinyatakan punya divisi

khusus yang bertanggung jawab dalam pelestarian belum ada. Kalau di ANRI

misalnya ada divisi khusus layanan, divisi khusus penyimpanan arsip

konvensional misalnya, tetapi disini belum. Karena mungkin koleksi arsip

statis disini bisa dibilang tidak terlalu banyak. Bisa jadi dibutuhkan, situasinya

karena ini baru berdiri dan koleksi arsip statis kita belum terlalu banyak.


disebabkan oleh faktor internal seperti kertas, tinta dan lem agar dapat bertahan

lama?

Jawab : Kalau untuk itu, pencegahannya kita gunakan kertas, tinta dan lem

yang berkualitas baik ya. Misalnya dalam penggunaan kertas, menggunakan

kertas khusus yang bebas asam.


disebabkan oleh faktor fisika seperti cahaya, suhu & kelembaban, debu?

https://www.anri.go.id/

131

Jawab : Kalau kita mengacu pada PERKA ANRI mengenai peraturan suhu

ruangan arsip ada disitu .Misalnya pengaturan suhu arsip kertas berapa.

Cuman arsip disini selain arsip kertas terdapat arsip media baru juga seperti

CD udah itu aja sih. Seharusnya dibedain ya pengaturan suhunya, tapi disini

masih sama.



Jawab: Kalau untuk ruangan menyimpanan arsip, ruangan diatas

menggunakan AC yang selalu dinyalakan selama 24 jam.



Jawab: Melakukan fumigasi, yang diprogramkan setiap 2 (dua) tahun sekali.

11. Tadi kata Bapak melakukan fumigasi? Kapan fumigasi itu dilakukan?

Jawab: Tahun kemaren, bulan apa ya saya lupa. Setau saya fumigasi

menggunakan racun dilakukan ketika ditemukan ada gangguan hama.

Biasanya fumigasi menggunakan racun itu hasil laporan pasca pengecekan

ditemukan bekas kutu dsb atau dokumennya udah ada yang rusak dan fumigasi

itu dilakukan oleh orang ketiga yang mempunyai keahlian khusus dalam

bidang itu.




Jawab : Biasanya kita akses-ya. Idealnya untuk akses ruang arsip statis itu

dikunci. Kalau disini belum, aksesnya kalau saya nilai ini belum ideal untuk

mengelola arsip statis. Misalnya ada yang observasi salah satu cara untuk

mencegah ditemani oleh petugas karena tidak ada kuncinya ketika ada tamu

atau ada apa kita menemani, tidak membiarkan mereka masuk sendiri. Nanti

sih kedepannya akan dibuat ruang-ruang disini. Terutama ruang bawah itu

bakal dimanfaatkan karena ruang bawah belum dioptimalkan sebagai ruang

penyimpanannya masih banyak dan perlu dilakukan penyesuaiannya.

132



Jawab: Untuk mencegah banjir, gedung arsip dibuat 2 (dua) lantai dan

penyimpanan arsipnya pun berada pada lantai 2 (dua) sedangkan untuk

kebakaran kita sudah mengantisipasi setiap gedung di UT, setiap lantainya itu

dilengkapi dengan Aprar (alat pemadam kebakaran api yang ringan) dan

sensor asap. Alat tersebut sebulan sekali di maintenance atau dicek. Dan

untuk mengantisipasi gempa bumi, sudah direncanakan ketika pembuatan

gedung arsip ini.

14. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk memperbaiki arsip statis yang

mengalami kerusakan di Lembaga Arsip Terbuka ini pak?

Jawab : Kalau itukan restorasi ya, misalkan arsip yang bekas kebakaran yang

ujung-ujungnya udah hitam gitu. Nah kalau disini belum melakukan restorasi

untuk arsip-arsip yang rusak. Karena dalam melakukan restorasi arsip yang

rusak perlu alat dan SDM yang memiliki skill dalam bidang itu. UT belum

pernah melakukan itu, bisa saja sih UT membuat divisi khusus restorasi. Tapi

kan arsip yang ada di sini, sampai saat ini belum menemukan arsip yang rusak

dan kemungkinan arsip yang rusak di UT kemungkinan kecil. lebih efektif

ketika misalnya sama-sama Lembaga Pemerintah bekerja sama dengan ANRI.

Jadi belum pernah dilakukan disini.

15. Fasilitas apa saja yng digunakan dalam pelestarian arsip statis?

Jawab : Roll opack, alat pengatur suhu/AC, aplikasi untuk pengelolaan SIKS.

16. Apakah fasilitas yang digunakan dalam upaya pelestarian arsip dilembaga arsip

ini sudah memadai?

Jawab : Belum, idealnya arsip statis dalam bentuk kertas dan arsip statis

dalam bentuk media baru idealnya ruangannya dipisah. Kalau disini arsip

kertas dan arsip media baru berada pada satu ruangan. Walaupun lemarinya

berbeda namun pada ruangan yang sama tidak disekat.



133

Jawab: Kita selalu menjaga suhu dan kelembaban pada ruangan arsip ya,

karena apabila tidak menjaga suhu dan kelembaban maka arsip yang

tersimpan pada rool opak akan mudah rusak seperti arsipnya mudah lembab

dll dan menyimpan arsip sesuai dengan jenis format arsip itu sendiri.

18. Bagaimana upaya pencegahan agar arsip statis terhindar dari kerusakan seperti

serangga, tikus, fungi dll, apakah pada penyimpanan arsip statis di diberikan

kapur barus untuk mengusir serangga apa gimana pak?

Jawab : Gedung arsip II ini dilengkapi dengan pest control memang khusus

untuk penanganan hama, rayap, kecoa dll. Tetapi tidak hanya diruangan sini

saja, setiap gedung UT di kontrol apabila di ruangan arsip ditemukan hama,

kecoa, rayap, tikus dsb. Maka menghubungi bagian itu dan mereka akan

datang. Mereka juga ada perawatannya secara priodik. Dan kita juga bisa

calling apabila ada kasus-kasus misalnya ada lalat nih, kecoa, tikus bisa di

dipanggil.



Jawab: Menjaga lingkungan tempat penyimpanan arsip ya membersihkan

ruangan arsip seperti biasa. Misalnya membersihkan debu-debu yang ada

pada ruangan arsip menggunakan vacuum cleaner dsb.

20. Menurut bapak seberapa penting pelestarian arsip dilakukan?

Jawab: Sangat penting, karena arsip statis disimpan secara permananen.

Apabila tidak dilakukan pelestarian maka arsip statis yang disimpan didepo

arsip tidak akan bertahan lama dan akan rusak.

21. Apa saja kendala atau hambatan yang ada dalam melakukan pelestarian arsip?

Jawab: Ruangan arsip statis dalam bentuk kertas dan arsip dalam bentuk

media baru masih berada pada satu ruangan, Walaupun lemarinya berbeda

namun pada ruangan yang sama tidak disekat. Idealnya kan ruangannya

harus dipisah karena dari segi pengaturan suhu dan kelembabannya antara

arsip kertas dan arsip media berbeda. Kendala lainnya yaitu proses alih

media, jadi dikita itu tidak bisa melakukam alih media arsip betacamp,

betamax karena readernya rusak.

134

Nama Informan : Ngadi Asmanti, S.Sos.

Jabatan :Penanggung Jawab Bidang Manajemen Arsip pada

Lembaga Kearsipan.

Waktu wawancara : Rabu, 05 Agustus 2019 Pukul 10.00 – SELESAI.

1. Boleh diceritakan tidak bu, mengenai sejarah singkat berdirinya lembaga

kearsipan Universitas Terbuka ini ?

Jawab: Berdirnya tanggal 09 Februari 2018, jadi sebelum sejarah berdiri

pasti ada sejarah sebelumnya. Waktu itu saya di unit perpustakaan sebelum

adanya unit kearsipan itu kita bergabung. Saya berada di perpustakaan dari

tahun 2010 penggabungan antara perpustakaan dengan kearsipan, jadi

dipimpin dengan Pak Effendi. Sebelum Pak Effendi, masih ada lagi yaitu Ibu

Herri mereka adalah dosen dari Fisip yang mengerti tentang kearsipan.

Setelah adanya penggambungan, tanggal 09 Februari 2018 baru ada

pemisahan anatara perpustakaan dengan kearsipan memang baru lahir sekali

ya kita baru ada setahun.

2. Arsip apa saja yang di simpan disini bu?

Jawab: Kebetulan disini adalah unit kearisipan jadi kita menyimpan arsip-

arsip statis. Terus juga ada beberapa arsip vital dan arsip dinamis inaktif atau

arsip-arsip yang diberikan oleh unit-unit. Ini rencananya memangkan tidak

ada lagi arsip dinamis inaktif ya, nanti kita akan rubah menjadi arsip statis

semua yang ada di unit kearsipan ini. Karena ini adalah pusat arsip, jadi

pusat arsip hanya untuk arsip statis tapi untuk arsip-arsip dinamis aktif dan

inaktif adanya di unit-unit. Kalaupun inaktif harus segera dimusnahkan,

kalaupun ada yang memang masa retensinya sudah habis harus bisa

dimusnahkan ditempat dalam arti diunit masing-masing dengan persyaratan

yaitu harus mengajukan penilaian dulu dibagian unit kearsipan baru membuat

berita acara untuk pemusnahan. Nanti yang diundang biasanya untuk

pemusnahan tentang keuangan ya, pertama untuk keungan biasanya dibawah

10 tahun itu harus mengundang satuan pengewasan internal (SPI) dan pusat

jaminan kualitas UT (Pusmintas UT). Itulah yang kalau diunit kearsipan

sendiri kalau akan mengundang ada pemusnahan pasti dua unit itu diundang

135

dari unit yang berkaitan dengan arsip-arsip sendiri yang akan dimusnahkan

sesuai dengan berita acara dan daftar arsip itu sendiri. Jadi kalaupun dia

menyerahkan daftar-daftar arsip itu juga kekita sesuai atau tidak kan harus

dinilai dulu. Kalau tidak tidak dinilai ataupun tidak sesuai dengan daftarnya

kita harus ganti lagi misalnya ini masih aktif ataupun harus dimusnahkan.

Jadi harus ada penilaian dari unit-unit kearsipan ataupun dari arsiparis.

3. Jenis arsip statis apa saja yang disimpan di Lembaga Arsip Universitas

Terbuka ini bu?

Jawab: Kebetulan disini arsip-arsip statis yang ada yaitu thesis dan arsip-

arsip akreditasi.

4. Untuk arsip statis akreditasi yang ada apakah dari awal berdirinya UT bu?

Jawab: Kebetulan ini lagi memilah-milah lagi ya. Kebetulan ini ada 34 prodi

jadi ini belum semua. Rencananya memang dari unit kearsipan sedang

mengidentifikasi arsip statis yang ada di unit-unit. Kebetulan disini juga ada

gambar barang dan jasa berupa gambar-gambar gedung yang ada di UT

maupun yang ada di UPBJJ disimpan disini.

5. Jadi arsip statis ada berupa gambar juga ya bu?

Jawab : Iya ada gambar, dan ada juga yang berbentuk CD, VCD itu dari unit

P2M2 itu akan kita tarik-tarik semua arsip statis yang ada di unit-unit.


disebabkan oleh faktor internal seperti kertas arsip agar bertahan lama?

Jawab: Sebenarnya untuk mencegah faktor tersebut penggunaan kertas

harusnya menggunakan kertas khusus seperti kertas concorde. Tapi kebetulan

dari awal penciptaan ada yang menggunakan concorde, A4, F4 jadi

sebenarnya menurut peraturan menggunakan kertas concorde yang dinilai

keasamannya, tintanya agar tidak pudar, itu ada ketentuannya sendiri. Tapi

memang dikita belum ada keseragaman. Jadi ada yang masih menggunakan

A4, F4 seperti itu. Tapi nanti kedepannya akan kita seragamkan supaya tidak

mudah pudar tulisan tintanya. Kita akan seragamkan baik di UT Pusat

maupun di UPBJJ (unit program jarak jauh) jadi istilahnya UPBJJ itu tangan

kanan dari UT pusat ya.

136


disebabkan oleh faktor internal seperti yang disebabkan oleh faktor fisika

seperti cahaya, suhu & kelembaban, debu?

Jawab: Kebetulan kita sudah didesain gedung nya ini supaya tidak masuk

cahaya berlebihan. Jadi alhamdulillah dari awal sudah ngewanti-wanti agar

gedung tidak masuk cahaya. Ada beberapa cahaya tapi kita menggunakan tirai

hanya separo disetiap jendela jadi tidak langsung masuk cahaya matahari

kedalam tempat penyimpanan arsip. Kalaupun lampu itukan ada diatas, kalau

sore mati. Kalau pagi aja karena ada staf, ada pengola jadi arsip-arsip itu

tetap terjaga dengan baik supaya upaya suhu dan cahaya matahari kita bisa

mengantisipasi adanya cahaya-cahaya yang masuk itu sendiri. Dan saya

sendiri sudah studi banding di Bandung, kenapa dia bentuknya agak mencorok

ya itu untuk menghindari cahaya matahari itu. Jadi kita sudah mengantisipasi

arsip-arsip agar tidak langsung terkena sinar matahari. Itu aja sih kita

mencegah sendiri, secara mendesain gedungnya juga kita sudah antisipasi.

Untuk pengaturan suhunya kita atur kalau pagi 160C suhunya dan sore 22

0C.

Jadi kenapa tidak 160C semua kalau sore, takutnya paginya berembun. Itu

dapat merusak arsip juga kalau berembun ya. Jadi sorenya suhunya 200C atau

220C. Diruang arsip itu ada 4 (empat) AC central ya, kalau sore hanya 2 (dua)

yang dinyalakan sedangkan kalau pagi kita nyalakan semua karena cuaca lagi

panas. Jadi kita gunakan semua sedangkan kelembaban kita atur 150C jadi

tidak terlalu dingin, panas dsb. Kita juga mempunyai alat pengatur

kelembaban sendiri dehumidifier. Jadi ada AC dan juga dehumidifier. Untuk

kebersihan debu-debu menggunakan vacuum cleaner untuk pembersihan debu-

debu yang ada pada sela-sela karpet rool opack.



Jawab: AC nya dinyalakan 24 jam, yang tadi saya bilang itu kalau pagi

suhunya 160C dan sore 20-22

0C karena untuk mencegah kerusakan pada arsip

itu sendiri. AC-nya pun tidak pernah mati, selalu dinyalakan 24 jam.

137



Jawab: Kita melakukan fumigasi dan biasanya fumigai dilakukannya oleh

vendor ya atau orang ketiga.




Jawab : Kalau untuk saat ini dikita belum ada arsipnya yang sobek dll. karena

kita sudah antisipasi dengan teman-teman kalau memilah-milah arsip harus

dilakukan dengan pelan-pelan dan hati-hati karena arsip dikita paling lama

tahun 84 berarti udah 35 tahun. Ada beberapa arsip yang sudah berwarna

kuning tidak kita diamkan, tapi kita bawa ke ANRI untuk menjaga arsip agar

tidak pudar. Tapi insyaallah untuk arsip yang sobek dikita belum ada,

pencegahannya sudah kita bimbing ke temen-temen, cara pemilahan arsip

sendiri harus dengan hati-hati dan pelan-pelan. Takutnya nanti ada kertas

yang sudah rapuh terus tiba-tiba sobek ditengah. Terkecuali kalau terkena

rayap itu udah beda lagi.

11. Untuk arsiparis di Lembaga Arsip UT ini, apakah pernah melakukan pelatihan

khusus terkait dengan pelestarian arsip bu?

Jawab: Sudah ada yang mengikuti pelatihan di ANRI cara pelestarian arsip

seperti apa, ibu sendiri juga udah pernah. Jadi misalnya kalau ada arsip yang

rusak, arsip yang sobek ditengah, cara memperbaiki seperti apa, udah ada

temen-temen arsiparis yang mengikuti pelatihan itu di ANRI sendiri. Jadi kita

memang khusus diundang ataupun kita yang minta datang kesana.


arsip?

Jawab: Pembatasan akses tidak diperbolehkan semua orang masuk keruangan

arsip, terkecuali temen-temen disini sedang bertugas di dalam. Kalaupun dari

luar datang untuk peminjaman dia hanya sebatas nunggu diruang tunggu atau

ruang tamu, nanti kita tanya mau pinjam apa terus kita ada prosedur

peminjamannya. Paling lama peminjaman yaitu seminggu jadi tetap ada

138

batas-batas untuk masuk keruang depo arsip itu ada batasannya tidak boleh

sembarang masuk walaupun itu pejabat kita selalu menemani.



Jawab:

Pencegahannya pertama gedungnya harus tinggi, jadi arsip-arsip disini

disimpan dilantai 2 (dua). Tapi selama ini allhamdulillah, pernah banjir tapi

tidak masuk kegedung arsip. Kedua gedung lembaga arsip dibuat dengan

kokoh karena untuk mengantisipasi bencana gempa bumi. Kita sudah

mengantisipasi pembuatan gedung ini seperti apa, mendesainnya dari arsitek

yang pertama. Terus kalau untuk pencegahan kebakaran kita sudah

menyiapkan pemadam kebakaran. Didalam ruangan arsip itu ada 9

(Sembilan) pemadam kebakar. Jadi untuk pencegahan banjir dan kebakaran

insyaallah kita sudah teratasi dan kalaupun nanti ada kejadian kita sudah

mengantisipasinya.

14. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk memperbaiki arsip yang rusak yang


Jawab: Kebetulan kita belum mempunyai depo perbaikan/restorasi tapi kita

rajin pemeliharaannya dengan penyemprotan serangga 6 (enam) bulan sekali.

Tapi setiap harinya tetap dibersihkan oleh OB untuk debu-debu halus. Kalau

misalkan arsip yang rusak, insyaallah sebelum masuk kesini kita pilah dulu.

Kalau arsip berayap atau sebagainya tidak akan masuk kesini. Kita antarkan

dulu caranya kita ada alat penyemprotan dibawah. Tapi kalau arsip yang

udah parah tidak bisa diperbaiki ya sudah kita anggap istilahnya udah hancur

bentuknya. Waktu itu kita dapat arsip yang bentuknya udah berayap-rayap dan

udah tidak ada lagi bentuknya seperti itu. Jadi untuk perawatannya sendiri per

6 (enam) bulan dan setiap hari ada OB-nya yang membersihkan.

15. Apakah fasilitas yang digunakan dalam upaya pelestarian arsip di lembaga


Jawab: Alhamdulillah untuk fasilitas sarana dan prasarananya kita sudah

memadai. Pertama mesin fotocopy, laptop, computer, masker, mesin pencacah,

139

scanner, tangga, trolly, sarung tangan. Itu merupkan salah satu sarana

prasarana kearsipan. Karena sarana dan prasarananya itu merupakan syarat

rekod center/ unit kearsipan itu sendiri. Kalau tidak ada itu kita belum bisa

dibilang lengkap. Memang itu merupakan syarat yang harus ada pada unit

kearsipan itu.


terhindar dari berbagai kerusakan, apakah menyimpan arsip tidak berdesak-

desakan, menyimpan sesuai jenis arsip atau bagaimana bu?

Jawab: Upaya untuk menyimpan arsip statis sendiri, mungkin rencananya di

minggu ini penyimpanan arsipnya kita akan sekat dan diberi kaca, mungkin

suhunya akan sendiri. Arsipnya dimasukkan pada boks arsip, dan boks arsip

sendiri sudah disusun sesuai dengan klasifikasinya. Jadi nanti akan ada

penyekatan sendiri, disekat menggunakan kaca, ada pintu sendiri, dan nanti

tidak akan sembarangan masuk ke ruangan arsip statis lagi. Untuk

pencegahan arsip statis itu sendiri harus benar-benar dipelihara, karena arsip

statis sendiri bisa dibilang permanen. Kapanpun harus kita jaga suhunya,

kelembabannya dll.

17. Untuk media penyimpanan arsip statis menggunakan apa ya bu ?

Jawab: Biasanya memang kalau arsip statis itu dari unit-unit dalam bentuk pdf

atau biasanya dalam bentuk CD, hardcopy ataupun ada yang berbentuk

softcopy itu kita semua mintakan. Misalnya kalau arsip dalam bentuk

hardcopy nya rusak kita sudah mempunyai softcopy-nya. Jadi kita sudah ada

upaya untuk menjaga upaya kerusakan arsip-arsip statis. Jadi memang untuk

arsipnya disimpan didalam boks yang sudah dilabel-label dan sudah

terklasifikasi pada aplikasi kearsipan itu sendiri. Kebetulan aplikasi kita SIKD

(sistem kearsipan dinamis) insyallah tahun sekarang aplikasi ini akan

launching.


agar terhindar dari berbagai faktor kerusakan, apakah setiap rak disimpan

kamper atau kapur barus?

140

Jawab: Memang ada beberapa yang kita simpan seperti kapur barus bunder

disetiap rak. Tapi selama ini, karena udah ada penyemprotan jadi kita tidak

menyimpan lagi. Tetapi insyallah nanti harus ada lagi penyimpan seperti

kapur barus atau kamper. Harus wajib dalam arti untuk mengurangi seperti

cicak dll. Nanti kita akan masukkan lagi kapur barus dan kamper di setiap rak.



Jawab: Untuk menjaga lingkungan tempat penyimpanan arsip dibersihkan oleh

OB ya dengan menggunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner).

20. Apakah pelestarian arsip statis yang ada di lembaga Arsip Universitas Terbuka

ini dilakukan secara rutin bu?

Jawab: Kalau itu iya rutin, seminggu sekali kita cek di dalam lemari arsip, tapi

kalau untuk kebersihan setiap hari dibersihkan oleh OB.

21. Menurut ibu seberapa penting pelestarian arsip dilakukan?

Jawab: pelestarian arsip itu wajib, kewajiban untuk arsiparis. Jadi memang

harus ada pemeliharaan rutin atau seminggu sekali yaitu hukumnya wajib

karena untuk menghindari kerusakan.

22. Apakah ada anggaran khusus untuk melakukan pelestarian arsip statis yang ada

Lembaga Arsip ini bu?

Jawab: Ada, memang untuk penyemprotan itu sendiri harganya mahal.

Sebenarnya anggaran itu bukan dikita tapi ada diunit yang menangani ini.

Tapi tetap ada, kalau tidak ada tidak akan berani ada penyemprotan itu.


kebijakan tertulis di Lembaga Arsip Universitas terbuka? Jika ada, siapa yang

membuat kebijakan tersebut dan mengacu kemana ya bu?

Jawab: Kita punya SOPnya, dan yang membuat kebijakan pimpinan kepala

unit kearsipan. Jadi kita punya SOP-nya dari tahun 2016, ini rencana mau ada

revisian tapi belum jadi itu adanya di Pusat PUSPINTAS. Tapi insayaallah

memang harus sesuai dengan prosedur-prosedurnya sesuai dengan arsip dan

kebijakan tersebut mengacu ke ANRI.


141

Jawab: hambatan dalam pemeliharaan arsip pasti ada, biasanya hambatan

atau kendalanya ada pada SDM. Karena kita kan semua tidak hanya dari

arsiparis, disini ada arsiparis trampil, pertama dan muda. Kadang-kadang

kita dibantu oleh teman-teman pramubakti atau tenaga THL kita latih dia jadi

tidak mungkin juga arsiparis full karena tetap kita dampingi, tapi yang

bertanggung jawab tetap arsiparis. Tapi untuk dilembaga arsip ini masih

tertangani. Hambatan kedua dari alih media. kalau dari bentuknya seperti

betacamp, Betamax alatnya sudah tidak bisa itu kita bawanya ke ANRI.

Sebenarnya kita punya tetapi alatnya sudah tidak bisa digunakan lagi.

kendalanya seperti itu biasanya alatnya.

142

Nama Informan : Mohammad Idris, S.IP.

Jabatan : Penanggung Jawab Bidang Layanan dan Pengembangan Arsip

pada Lembaga Kearsipan.

Waktu wawancara : Rabu, 05 Agustus 2019 Pukul 10.00-SELESAI.

1. Jenis arsip statis apa saja yang disimpan di Lembaga Arsip Universitas terbuka

ini pak?

Jawab: Banyak sih jenisnya, disini ada BANC (bahan ajar non cetak), BAC

(bahan ajar cetak), thesis, katalog, surat-surat perjanjian, kontrak kerja dan

BARJAS.

2. Arsip apa saja yang di simpan di Lembaga Arsip Universitas Terbuka selain

arsip statis?

3. Jawab: Kebetulan diunit lain juga masih menitipkan arsip-arsip inaktif jadi

masing-masing fakultas mereka menyimpan arsip disini hampir seluruh

fakultas dan arsip statis juga banyak seperti thesis, penelitian mereka simpan

disini tapi banyak juga arsip-arsip inaktif yang mereka titipkan disini. Karena

mereka tidak ada ruang penyimpan jadi disini kita simpan dan melakukan

pemeliharaan dan perawatan.


disebabkan oleh faktor internal seperti kertas arsip agar bertahan lama?

Jawab: Seharusnya dari awal penciptaan. Istilahnya kertas yang digunakan

harus sesuai dengan keasamannya. Cuman selama ini arsip-arsip yang sudah

tercipta itu, kita tidak melihat kesana. Karena kepahaman orang tentang arsip

belum. Tetapi akhir-akhir ini kita sudah mulai menerapkan itu semacam kertas-

kertas khusus seperti arsip surat-surat perjanjian, SK-SK kita usahakan agar

menggunakan kertas khusus.

5. Jadi sudah diseragamkan ya pak?

Jawab : Iya, jadi arahnya kesitu.


disebabkan oleh faktor fisika seperti cahaya, suhu & kelembaban, debu?

Jawab: Selama ini, allhamdulillah di dalam suhu dan kelembaban kita sudah

sesuai dengan standar ANRI. Kebersihannya sudah sangat cukup, jadi arsip-

143

arsip yang dari luar kita terima rata-rata kita bersihkan dulu agar tidak ada

debu. Untuk cahaya pun udah sesuai.

7. Untuk pengaturan kelembaban dan suhunya berapa ya pak?

Jawab: Kalau untuk arsip kertas kelembaban kita atur 500C, suhunya 20-21

0C

sedangkan untuk arsip media baru seperti betacamp, CD karena disini belum

mempunyai ruangan khusus jadi kita samakan. Namun untuk di P2M2 kita

minta untuk di atur suhunya 16 0C.

8. Bagaimana upaya pemeliharaan arsip untuk mencegah faktor kerusakan yang


Jawab: Kita gunakan AC yang dinyalakan 24 Jam.


disebabkan oleh faktor Biota seperti tikus, kecoa, rayap, kutu buku dll?

Jawab: Kita selama ini melakukan fumigasi 2 (dua) tahun sekali, dan itu

anggarannya sangat besar.

10. Biasanya fumigasi dilakukan oleh siapa pak?

Jawab: Pihak luar atau vendor




Jawab : Biasanya yang kayak gitu kita lakukan laminasi.

12. Apakah arsiparis di Lembaga Arsip UT ini pernah melakukan pelatihan khusus

terkait dengan pelestarian arsip?

Jawab: Kalau selama ini sih kita belum, tapi temen-temen yang sudah

melakukan diklat yang saya tau. Tapi untuk pelatihan khusus pemeliharaan

arsip belum. Tapi rata-rata temen-temen arsiparis sudah melakukan diklat yang

materinya sudah disampaikan disana yaitu di ANRI.


arsip?

Jawab: Karena memang tempat ruang-ruang arsip statis itu banyak arsip-arsip

yang tidak boleh dibuka oleh sembarang orang lain. Jadi kalau misalnya ada

yang melakukan peminjaman ada prosedurnya khusus untuk layanan arsip.

144


disebabkan oleh faktor bencana alam seperti banjir, kebakaran dll?

Jawab: Gedung arsip ini kita buat lantai 2 (dua). Tapi kalau yang terjadi dipalu

yang kemaren terkena gempa, nah itu masalah juga arsip kita disana. Tidak

direncanakan juga, jadi arsip-arsip disana tidak diantisipasi. Kalau untuk

mencegah kebakaran kita menggunakan lemari arsip yang tahan api atau biasa

disebut dengan rool opack. Jadi sekian jam masih kuat dan tahan panas.

15. Bagaimana upaya pelestarian arsip untuk memperbaiki arsip yang rusak yang


Jawab: Kalau untuk melakukan restorasi kita belum pernah melakukan

restorasi itu.

16. Apakah fasilitas yang digunakan dalam upaya pelestarian arsip di lembaga arsip

ini sudah memadai?

Jawab: Sudah, kalau untuk sarana prasarananya sudah cukup baik itu

lemarinya, boks arsipnya sudah disesuaikan dengan ANRI, tempat

penyimpanannya juga sudah sangat memadai.



Jawab: Arsip-arsip yang disimpan di rool opack, kita simpan sesuai dengan

nomer klasifikasi arsip agar dapat dengan mudah dalam pencarian arsip,

disimpan sesuai jenis dan format arsip serta melakukan pengecekkan arsip-

arsip yang tersimpan di rool opack.


agar terhindar dari berbagai faktor kerusakan, apakah setiap rak diberikan kapur

barus/kamper?

Jawab: Sebenarnya tidak, karena jika suhu dan kelembaban sudah sesuai

insyallah tidak perlu memberikan itu. Untuk hamanya kita setiap 2 (dua) tahun

melakukan fumigasi jadi tidak mungkin ada kecoa, atau sebaginya.



145

Jawab: Kalau soal menjaga lingkungan tempat penyimpanan arsip, ya kita rutin

ya menjaga kebersihannya. Seperti membersihkan debu-debu yang ada

diruangan arsip dsb.

20. Menurut bapak seberapa penting pelestarian arsip statis dilakukan?

Jawab: Arsip statis itu identitas sebuah lembaga, jadi keperluan-keperluan

sebuah lembaga itu kalau tanpa ada arsip yang bernilai sejarah itu ruh nya

tidak ada. Karena arsip-arsip statis bernilai sejarah, jadi tidak mungkin kita

tidak menyimpan dan memeliharanya. Jadi arsip statis sangat penting untuk

dilakukan pelestarian.

21. Apakah ada anggaran khusus untuk melakukan pelestarian arsip statis yang ada

lembaga arsip ini pak?

Jawab: Ya harus


kebijakan tertulis di lembaga UT ini pak?

Jawab: Iya harus, arsip yang datang kita tata, lalu kita buatkan katalognya, kita

buat daftar arsip statis, jadi kita ada SOPnya.

23. Siapa yang membuat kebijakan tersebut dan mengacu kemana ya pak?

Jawab: Kemarin yang membuat tim dari lembaga kearsipan sendiri, dan

mengacu ke PERKA ANRI.


Jawab: Selama ini tidak ada hambatan karena pimpinan sudah mulai

mendukung terhadap arsip itu sendiri. Karena selama ini kalau mereka ada

yang membutuhkan arsip maka arsip itu sendiri harus disimpan dan dipelihara.

25. Adakah kendala/ hambatan yang belum teratasi pak?

Jawab: Cuman memang untuk diunit-unit itu masalah di SDM aja karena

kurang pemahaman sama kita kan unitnya banyak bahkan tersebar diseluruh

Indonesia. Untuk arsip dinamis terpusat ada di UPBJJ dan statisnya ada disini

mereka belum dibekali ilmu-ilmu kearsipan. Jadi mereka masih kebingungan

bagaimana cara klasifikasi, menentukan umur arsip sendiri dsb. Makanya

selama ini terutama UPBJJ belum pernah melakukan penyusutan padahal UT

berdiri sudah 35 tahun seharusnya arsip-arsip lama sudah dilakukan

146

penyusutan apakah musnah atau dilakukan pemindahan. Kalau dipusat

sebagian unit-unit sudah melakukan penyusutan tetapi hanya sebagaian masih

ada keraguan-raguan.

147

LEMBAR OBSERVASI

UPAYA PELESTARIAN ARSIP STATIS DI LEMBAGA ARSIP

UNIVERSITAS TERBUKA

No

Pelestarian Arsip statis

yang dilakukan

Indikator

1 Ruangan penyimpanan arsip 1. Berada di lantai 2

(dua).

2. Satu ruangan (belum

permanen) tanpa

disekat

2. Tempat penyimpanan arsip

1. Amplop

2. Box ukuran

10cm/20cm

3. Rool opack

3. Fasilitas yang digunakan 1. Pemadam Kebakaran

2. Alarm Kebakaran

3. Sensor/ pendeteksi

asap

4. Alat Temperatur

Suhu

5. AC Split & AC

Sentral

6. CCTV

7. Rool opack

8. Scanner

9. Fotocopy

10. Komputer

11. Lift barang

12. Troly

13. Vacuum cleaner

4. Peralatan Pendukung 1. Sapu

2. Kemoceng

3. Masker

4. Sarung Tangan

5. Alih Media 1. Arsip kertas

2. Arsip media baru

Lampiran 11. Lembar Observasi

148

BIODATA PENULIS

WULAN PURNAMASARI. Lahir di Subang, 17

Februari 1997. Merupakan anak pertama dari tiga

bersaudara, dari pasangan Bapak Hernata dan Ibu

Rukinah S.Pd. Bertempat tinggal di Ds. Ciruluk RT

17/RW 04, Kecamatan Kalijati, Kabupaten Subang.

Pendidikan yang telah ditempuh antara lain: TK Puspa

Indah (2002-2003), SDN Kartawijaya (2003-2009),

SMPN 1 Kalijati (2009-2012), kemudian melanjutkan

di SMAN 1 Purwadadi (2012-2015). Selanjutnya, mulai dari tahun 2015 sampai

dengan penulisan skripsi ini, penulis terdaftar sebagai Mahasiswa Jurusan Ilmu

Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora (FAH), Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah Jakarta dan menulis skripsi yang berjudul Upaya Pelestarian

Arsip Statis di Lembaga Arsip Universitas Terbuka. Selama menempuh

pendidikan, penulis aktif di organisasi HMJ Ilmu Perpustakaan dan ditempatkan

dibidang ekonomi kreatif (2017) serta aktif di LSO Futsal Putri Jurusan Ilmu

Perpustakaan. Penulis juga pernah melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan

(PKL) di Perpustakaan Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian Republik

Indonesia (2018) dan melakukan kegiatan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa

Sarakan, Sepatan, Tangerang (2018).

UPAYA PELESTARIAN ARSIP STATIS DI LEMBAGA ARSIP...

Documents

Transcript of UPAYA PELESTARIAN ARSIP STATIS DI LEMBAGA ARSIP...