UNTERNEHMENSHANDBUCH G. ENGLMAYER GRUPPE · 2020. 12. 3. · rem Rechtsregister und leiten die...

UNTERNEHMENSHANDBUCH

G. ENGLMAYER GRUPPE

TRANSPORT & LOGISTICS SOLUTIONS

Logistik – ganz persönlich.

Version: 5.2 vom 17.11.2020

Erstellung: Ines Magoc, Mag. (FH) Nicole Reiter

Prüfung und Freigabe: GF Andreas Gaber

Bitte verzichten Sie zum Wohle unserer Umwelt auf einen Ausdruck! S e i t e 2 | 25

VISION UND STRATEGIE ............................................................................................................................ 4

ANWENDUNGS- UND GELTUNGSBEREICH ................................................................................................ 5

GESCHÄFTSFELDER .............................................................................................................................. 6

KONTEXT DER ORGANISATION ................................................................................................................. 7

UNTERNEHMENSSTANDORTE ............................................................................................................. 8

ORGANIGRAMM DER ENGLMAYER UNTERNEHMENSGRUPPE ........................................................... 9

PROZESSLANDKARTE ......................................................................................................................... 10

INTERESSENSPARTNER ...................................................................................................................... 11

FÜHRUNG ............................................................................................................................................... 12

INTEGRIERTES MANAGEMENTSYSTEM ................................................................................................... 13

QUALITÄTSMANAGEMENT ................................................................................................................ 14

UMWELTMANAGEMENT & NACHHALTIGKEIT .................................................................................. 15

GESUNDHEITSMANAGEMENT ........................................................................................................... 16

DOKUMENTATION .................................................................................................................................. 17

UMGANG MIT CHANCEN UND RISIKEN ................................................................................................... 18

KOMMUNIKATION .................................................................................................................................. 19

INTERNE KOMMUNIKATION .............................................................................................................. 19

EXTERNE KOMMUNIKATION ............................................................................................................. 20

VERTRAULICHKEIT & DATENSCHUTZ ................................................................................................. 20

KONTINUIERLICHER VERBESSERUNGSPROZESS ...................................................................................... 21

ANHANG ................................................................................................................................................. 22

PROZESSLANDKARTE Englmayer Hungária Kft. ................................................................................. 22

PROZESSLANDKARTE Englmayer Slovakia s.r.o. ................................................................................ 23

PROZESSLANDKARTE Englmayer CZ s.r.o. ......................................................................................... 24

PROZESSLANDKARTE Englmayer Slovenia d.o.o. .............................................................................. 25

INHALT


Die Unternehmensgruppe G. Englmayer bietet

seit mehr als 160 Jahren ein breites Spektrum

an Transport- und Logistiklösungen an und hat

ein fundiertes sowie effizientes Knowhow in

diesem Bereich entwickelt, das von unseren

qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbei-

tern getragen und gelebt wird.

Gleichzeitig engagieren wir uns als Teil der

übergeordneten gesellschaftspolitischen Ver-

antwortung für eine umweltschonende und

ressourcensparende Dienstleistungserbrin-

gung im Rahmen von emissionsreduzierender

Transportroutenplanung und ein nachhaltiges

Energiemanagement, um für künftige Genera-

tionen ein Vorbild zu sein.

Nur Unternehmen, die bereit sind über ihre

Grenzen hinaus zu planen, auf die Bedürfnisse

Ihrer Kunden einzugehen und ihre gesamte

Prozesskette auf den Prüfstand zu stellen und

täglich versuchen diese zu optimieren, werden

in Zukunft den Wettbewerb bestimmen.

Unsere Philosophie und Leitziel ist die Erhal-

tung eines unabhängigen, wirtschaftlich gesun-

den und vom Teamgeist seiner Geschäftsfüh-

rung und Mitarbeiter getragenen qualitätsbe-

wussten Unternehmens, welches sich den je-

weiligen Marktbedürfnissen und Chancen flexi-

bel anpasst.

VORWORT

Andreas Gaber

Geschäftsführer /

Beauftragter der obersten Leitung

Heinz Wiesinger

Vorsitzender des Stiftungsbeirates


hochmotivierte und qualifizierte Mitarbeiter

umfassende Beratungskompetenz

ein eigenes Netzwerk und hervorragende Marktkenntnisse in Zentral- und Osteuropa

effiziente Prozesse

schnelle und einfache Entscheidungswege

Leistungen mit höchsten Qualitätsansprüchen

Unsere Vision bis ins Jahr 2025 ist klar definiert

und zielt auf die Bereitstellung individueller,

qualitativ hochwertiger und nachhaltiger Lo-

gistiklösungen sowie ein breites Know-How bei

Zollfragen ab. Optimale Arbeitsbedingungen

für unsere MitarbeiterInnen, umweltfreundli-

ches und ressourcenschonendes Logistikma-

nagement und laufende Überwachung und Op-

timierung von Prozessen sind die Vorausset-

zung für die Erfüllung unserer Vision.

Logistik ganz persönlich.

Als unabhängiges Familienunternehmen sind wir der Partner für individuelle und nachhaltige Logistik.

[Führungskräfte Englmayer, 2020-08]

Wir begeistern unsere Kunden mit innovativen

Logistiklösungen und persönlicher Beratung.

Englmayer steht für:

VISION UND STRATEGIE

Mit dem Slogan „Logistik ganz persönlich.“ sind wir ein unabhängiges Familienunternehmen mit eigenem Netzwerk in Österreich und Osteuropa. Mit starken europäischen Kooperationspartnern, einzigartiger Zollkompetenz

und langjährigem Mitarbeiter Know-How schaffen wir innovative Logistiklösungen.

In all unseren Geschäftsmodellen streben wir Nachhaltigkeit und Qualitätsführerschaft an.

Die Wertschätzung gegenüber unseren Kunden, Partnern und Mitarbeitern sowie der wirtschaftliche Erfolg sind ein

wesentlicher Teil der Unternehmenskultur. Durch stetiges Wachstum und Optimierung der Arbeitsbedingungen bie-

ten wir unseren Mitarbeitern Perspektiven zur Entwicklung und Selbstverwirklichung.

2025Englmayer STRATEGIE


Zur Erfüllung der Anforderungen an unsere

Dienstleistungen auf hohem Qualitätsniveau

sowie zur Verwirklichung der Unternehmens-

grundsätze und Realisierung der gestellten

Ziele hat die G. Englmayer Unternehmens-

gruppe ein prozessorientiertes integriertes

Managementsystem implementiert. Im Zuge

dessen wurden alle Standorte der

G. Englmayer Gruppe in Österreich nach den

international anerkannten ISO-Normen

9001:2015 (Qualitätsmanagement) und

14001:2015 (Umweltmanagement) zertifiziert,

unsere Umzugsdienstleistung zusätzlich noch

nach EN 12522 (Teil1 und 2).

Wie auch im ORGANIGRAMM ersichtlich, sind

des Weiteren die Niederlassungen in Ungarn,

Tschechien, Slowakei, Rumänien und Slowe-

nien nach ISO 9001:2015 zertifiziert. Die G.

Englmayer Spedition GmbH ist als Zentrale

hauptverantwortlich für die Implementierung

und Weiterentwicklung, sowie Steuerung des

Managementsystems in der gesamten Unter-

nehmensgruppe. Eine Zertifizierung der Nie-

derlassungen in den restlichen Ländern ist ge-

mäß Strategie bis 2023 geplant.

Folgende Grundsätze verfolgen wir mit unserem integrierten Managementsystem

Derzeit sind die Themengebiete „Qualität“,

„Umwelt“ und „Security“ (in Form von AEO-F,

reglementierter Beauftragter) in einem Mana-

gementsystem integriert und zertifiziert.

Zusätzlich sind Themen wie beispielsweise Ar-

beits- und Gesundheitsschutz, Krisen- und

Risikomanagement, CSR (Corporate Social

Responsibility), Hygiene etc. mitberücksichtigt.

Durch die Entscheidung ein Managementsys-

tem für verschiedene Themengebiete einzu-

führen, können Synergien optimal genutzt und

gleichzeitig der Aufwand und die Komplexität

reduziert werden.

ANWENDUNGS- UND GELTUNGSBEREICH

Erfüllung der Kunden- und Interessenspartneranforderung durch definierte und

optimierte Prozesse.

Kontinuierliche Verbesserung unserer Dienstleistung und somit Steigerung der

Zufriedenheit unserer Interessenspartner.

Regelmäßige Überprüfung der Prozesseffektivität und –effizienz, Messung und

Verbesserung der Prozesse.

Schutz der Gesundheit unserer MitarbeiterInnen.

Optimierung unserer Umweltleistung durch langfristige Reduktion des Energie- sowie

Ressourcenverbrauchs und nachhaltige Senkung des Emissionsausstoßes.


GESCHÄFTSFELDER

Wir verstehen uns als exklusiver Ansprechpart-

ner für individuelle Logistiklösungen sowie Zoll-

fragen und verfügen über ein umfangreiches

Leistungsangebot insbesondere im Sammel-

gut- und Expressverkehr sowie im Bereich Zoll-

dienstleistungen. Detaillierte Informationen

über unser Dienstleistungsportfolio finden Sie

im Imagefolder auf unserer Homepage.

Mit unseren Cargo Services bieten wir günstige und

schnelle Lösung für Stückgut – national und inter-

national. Darüber hinaus zählt Englmayer zu den

stärksten internationalen Partnern der Stückgutko-

operation Cargoline. Unsere Mitarbeiter sorgen

mit hoher Fachkompetenz und mit persönlichem

Einsatz dafür, dass die Produkte unserer Kunden

pünktlich und unversehrt an jedem Ort innerhalb

von Europa ankommen. Bei Bedarf bieten wir

Ihnen zusätzliche, auf diesem Verkehrspaket basie-

rende Premiumdienstleistungen.

Mit unserem Express Service garantieren wir die Zu-

stellung am Folgetag bis 08:00 oder 12:00 Uhr. Mit EES

DAY und EES NIGHT haben wir diese Belieferungskon-

zepte realisiert. So erhöhen wir die Flexibilität unserer

Kunden und verschaffen ihnen einen zusätzlichen Zeit-

vorsprung.

Mit getakteten Abholungen verlegen wir den Abhol-

zeitpunkt so weit wie möglich nach hinten, minimie-

ren die Transport- und Umschlagszeit und garantieren

die Zustellung unabhängig von Öffnungszeiten. Die

Nachtzustellung der Waren erfolgt im Regelfall an ver-

einbarten, versperrbaren Depotplätzen bzw. in Boxen

oder Fahrzeugkofferräumen.

Neben der Beschaffungs- und Lagerlogistik, bieten wir

unseren Kunden individuelle Textil- sowie High-Tech-

Logistiklösungen, Neumöbel- und Umzugsmöbeltrans-

porte, sowie Teil- und Komplettladungen als Direkt-

verkehre.

Unser Zoll-Dienstleistungsportfolio reicht von Zollab-

fertigungen jeglicher Art und Intrastat-Meldungen

über Zollseminare bis hin zu maßgeschneiderten Bera-

tungen für Unternehmen aller Branchen.

aus einer Hand

https://www.englmayer.at/fileadmin/template/pdf/Englmayer_Imagefolder_DE.pdf


Seit der Unternehmensgründung im Jahr 1858

verbindet sich langjährige Tradition mit Flexibi-

lität und viel Knowhow. Wir verfügen in Öster-

reich und Europa neben der Zentrale in Wels

über ein dichtes Netzwerk an eigenen Nieder-

lassungen (17 Niederlassungen und 3 Depots in

10 Ländern) und zuverlässigen mittelständi-

schen Partnerunternehmen. Beste Verbindun-

gen, mit Europas Zentralraum als Schwerpunkt,

machen uns zum kompetenten Kooperations-

partner. Weitere detaillierte Informationen

über die G. Englmayer Unternehmensgruppe

finden Sie im Internet. Für unsere Mitarbeite-

rInnen stehen alle notwendigen Informationen

im Intranet zur Verfügung.

Um einen Überblick über sämtliche interne und

externe Belange zu erhalten, die eine Auswir-

kung bzw. einen Einfluss auf die Unterneh-

mensziele und Strategie sowie folglich auf das

implementierte Integrierte Managementsys-

tem haben, wurde das Unternehmensumfeld

systematisch analysiert. Folgende interne so-

wie externe Themen stehen dabei im Vorder-

grund:

KONTEXT DER ORGANISATION

https://www.englmayer.net/


UNTERNEHMENSSTANDORTE

Österreich: Zentrale in Wels, Wien (Leopoldsdorf), Graz (Wundschuh),

Salzburg (Bergheim) und Klagenfurt (Grafenstein)

Schweiz: St. Margrethen

Ungarn: Budapest (Biatorbágy)

Tschechische Republik: Prag-Zeleneč, Budweis (Ceske Budejovice) und Brünn

Slowakei: Senec

Rumänien: Cluj (Gilau), Arad, Sibiu, Bukarest (Dragomiresti Deal) und Bacau

Slowenien: Ljubljana

Kroatien: Zagreb, Rijeka

Bosnien-Herzegowina: Sarajevo

Serbien: Belgrad (Dobanovci)


ORGANIGRAMM DER ENGLMAYER UNTERNEHMENSGRUPPE


PROZESSLANDKARTE


INTERESSENSPARTNER

Die G. Englmayer Unternehmensgruppe prüft

in regelmäßigen Abständen die Anforderungen

und Erwartungen ihrer internen und externen

interessierten Parteien. Zur Überwachung der

Verpflichtungen führt die Geschäftsführung

einmal jährlich eine Kontextanalyse durch, die

durch standortbezogene Themen ergänzt wird.

An den Standorten im Geltungsbereich des

Umweltmanagementsystems (AT) wird zusätz-

lich einmal jährlich eine Bewertung der Umwel-

taspekte durchgeführt. Die daraus resultieren-

den Stärken, Schwächen, Risiken und Chancen

werden dabei systematisch analysiert.


Die Geschäftsführung verpflichtet sich selbst

und alle MitarbeiterInnen, die in diesem Unter-

nehmenshandbuch festgelegten Inhalte und

Aufgaben gemäß den getroffenen Festlegun-

gen des Managementsystems umzusetzen.

Gleichzeitig wird die überarbeitete Version des

Unternehmenshandbuches mit der Unterferti-

gung der Geschäftsführer sowie der Veröffent-

lichung im Intranet und auf den dafür vorgese-

henen Informationsplätzen in Kraft gesetzt.

Des Weiteren ist sie für die Aufrechterhaltung,

Bewertung und ständige Verbesserung des ge-

samten Managementsystems verantwortlich,

und legt die Unternehmenspolitik (die

G. Englmayer Werte & Leitgedanken) fest.

Die Geschäftsführung, die Führungskräfte und die

Prozessverantwortlichen stellen für alle qualitäts-

relevanten Prozesse sicher, dass die Verantwort-

lichkeiten und Befugnisse festgelegt sind und den

MitarbeiterInnen die Bedeutung ihrer Tätigkeit

für die Qualität unserer Dienstleistungen bewusst

ist. Zusätzlich stellen die Mitglieder der

Geschäftsleitung die Wirksamkeit und Effizienz

der Prozesse sicher und gewährleisten, dass die

jeweils beteiligten MitarbeiterInnen über ge-

setzte Ziele, den aktuellen Ist-Zustand sowie er-

forderliche Verbesserungsmaßnahmen infor-

miert gehalten werden.

FÜHRUNG FÜHRUNG


WELT-,

Als eines der führenden und noch in Familien-

hand befindlichen Speditionsunternehmen im

europäischen Wirtschaftsraum bekennen wir

uns als G. Englmayer Gruppe zum Schutz der

Gesundheit und Sicherheit aller unserer Mitar-

beiterInnen sowie aller in unsere Aktivitäten in-

volvierten Personen. Darüber hinaus verpflich-

ten wir uns zur Sicherstellung der Rechtskon-

formität und zum Umweltschutz sowie Res-

sourcenschonung in Rahmen unserer Betrieb-

stätigkeit, zur kontinuierlichen Betriebs- und

Dienstleistungsverbesserung gemäß des imple-

mentierten, integrierten Managementsystems

sowie dem ständigen Bestreben den Anforde-

rungen unsere Kunden, Partnern und Frächtern

auf höchstem Niveau gerecht zu werden und

deren Zufriedenheit sicherzustellen. Dieses

Credo spiegelt sich in unserem integrierten

Managementsystem wider.

Unter Sicherstellung der Rechtskonformität

verstehen wir bei G. Englmayer die Einhaltung

und Umsetzung von gesetzlichen, normativen,

vertraglichen und unternehmensinternen An-

forderungen mit dem Ziel einen systemati-

schen, umfassenden und verantwortungsvol-

len Umgang mit diesen bindenden Verpflich-

tungen sicherzustellen. In diesem Zusammen-

hang prüfen wir mit unseren Rechtsverant-

wortlichen sämtliche regulatorische sowie ge-

setzliche Änderungen auf Relevanz, erfassen

diese und damit verbundene Pflichten in unse-

rem Rechtsregister und leiten die Umsetzung

der Vorgaben ein. Dieser Prozess wird durch

die laufende Kommunikation, Überwachung

sowie Bewertung der Umsetzung bzw. Wirk-

samkeit der Compliance-Maßnahmen abge-

rundet.

Mithilfe dieses systematischen Compliance-

Prozesses können wir Prozesse transparenter

gestalten, unsere Effizienz als auch Effektivität

steigern und unsere Risiken nachhaltig mini-

mieren.

Im Rahmen der integrierten Sichtweise des

Managementsystems führen wir eine Quali-

täts-, Umwelt-, und Gesundheitspolitik (Wer-

ten und Leitgedanken), die die Grundsätze

zum Umgang mit unseren Kunden, Partner,

Lieferanten, zur Rolle unserer MitarbeiterIn-

nen sowie zur Verantwortung der G. Englma-

yer Unternehmensgruppe gegenüber Staat,

Gesellschaft und Umwelt zusammenfassend

behandelt. Das Dokument ist mit einem Klick

auf das Bild bzw. auf unserer Homepage sowie

im Anhang verfügbar.

INTEGRIERTES MANAGEMENTSYSTEM

https://www.englmayer.at/fileadmin/template/images/content/downloads/Werte_Leitgedanken_RE_008.pdf


QUALITÄTSMANAGEMENT

Der wirtschaftliche Erfolg ist stark von der Zu-

friedenheit unserer Interessenspartner ab-

hängig. Mithilfe von maßgeschneiderten Lö-

sungen reagieren wir auf die sich ständig än-

dernden und immer anspruchsvoller werden-

den Anforderungen und Bedürfnisse unserer

Stakeholder.

Für die Entwicklung und Planung der Prozesse

werden die notwendigen Ressourcen identifi-

ziert und analysiert sowie Kosten und mögli-

che Einsparungen ermittelt. Denn wir bemü-

hen uns nicht nur die Umwelt zu schonen, son-

dern bieten unsere Kunden kostengünstige

und trotzdem qualitativ hochwertige Dienst-

leistungen an. In diesem Zusammenhang ist

eine enge Kommunikation und Transparenz ge-

genüber unseren Kunden, Partnern und Fräch-

tern für uns Pflicht und fester Bestandteil der

Unternehmenskultur.

Dabei stehen wir vor der Herausforderung die

individuellen Logistiklösungen systematisch zu

erfassen und effizient zu gestalten. Hierzu bil-

den wir unsere Prozesse ab und arbeiten ab-

teilungsübergreifend an der Prozessentwick-

lung und -effizienz der Dienstleistung in Form

von Projekten mit geplanten Evaluierungs-

und Feedbackschleifen.

Die Entwicklung neuer Dienstleistungen er-

folgt in der Regel in Form von Projekten im

Sinne des Life-Cycle-Managements und um-

fasst Planungs- und Steuerungstätigkeiten in-

klusive der Überprüfung der Erreichung fest-

gelegter Ziele und Ergebnisse. Nach Über-

nahme in den täglichen Betrieb werden die

Dienstleistungen systematisch überwacht, ge-

wartet und bei Bedarf adaptiert (gemäß dem

interne KVP).


UMWELTMANAGEMENT & NACHHALTIGKEIT

Nachhaltigkeit bedeutet für G. Englmayer die

richtige Balance zwischen sozialen, ökologi-

schen und wirtschaftlichen Aspekten zu finden

und gleichzeitig, individuell auf die Forderungen

unserer Interessenspartner einzugehen. Neben

der Vielzahl an umweltrelevanten Initiativen,

Zielen und Maßnahmen, spiegelt sich unser so-

ziales Engagement in den unter dem Punkt

Gesundheitsmanagement beschriebenen Aktio-

nen für unsere MitarbeiterInnen wider.

Zur Schaffung umweltgerechter und ressour-

ceneffizienter Logistikprozesse verpflichtet

sich die G. Englmayer Gruppe ihr Logistikma-

nagement unter besonderer Rücksichtnahme

auf den Schutz der ökologischen Umwelt aus-

zulegen.

Mit Einführung des „Green Logistics“- Ansatzes

schaffen wir eine ganzheitliche und nachhaltige

Gestaltung aller Strategien, Produkte, Prozesse

und Services mit dem Ziel Ressourcen optimal

einzusetzen und somit Logistik so umweltver-

träglich wie möglich zu gestalten. Intelligente,

aufeinander abgestimmte Logistik in allen Be-

reichen von G. Englmayer hilft uns den Res-

sourcenverbrauch langfristig zu reduzieren,

Emissionen nachhaltig zu senken und somit die

gesamte Logistikabwicklung verantwortungs-

bewusst unserer Natur gegenüber zu gestalten.

Für die Sicherstellung eines effizienten Umwelt-

managementsystems definieren wir Umwelt-

ziele und -maßnahmen, die kontinuierlich ge-

messen, überwacht und laufend weiterentwi-

ckelt werden. Initiativen zum aktiven Umwelt-

schutz setzen wir vor allem in den Bereichen

„Fuhrpark“, „Organisation“ und „Gebäude“. Zu-

sätzlich wurde Ende 2019 der ersten LNG (lique-

fied natural gas) LKW für den Stückgut-Trans-

port in Betrieb genommen. Laufende Maßnah-

men hierzu sind unter anderem:


GESUNDHEITSMANAGEMENT

Für ein lebendes und sich weiterentwickelndes

Managementsystem sind neben der erforderli-

chen Infrastruktur und Arbeitsumgebung vor

allem die MitarbeiterInnen eine wesentliche

Ressource und ein zentraler Baustein für den

Unternehmenserfolg.

Neben Aktivitäten wie dem regelmäßigen Füh-

ren von MitarbeiterInnengesprächen, dem

Vereinbaren persönlicher Ziele, der regelmäßi-

gen anonymisierten Erhebung der Mitarbeiter-

zufriedenheit investiert G. Englmayer laufend

in die Weiterbildung und Entwicklung seiner

MitarbeiterInnen. Das Englmayer-College stellt

einen umfangreichen Ausbildungsplan für

identifizierte Potentialträger und Führungs-

kräfte dar, der umfassende Schulungen und

Weiterbildungsmaßnahmen beinhaltet.

Die G. Englmayer Unternehmensgruppe bietet

jährlich jungen Talenten – unseren Mitarbeite-

rInnen der Zukunft – einen interessanten und

sicheren Lehrlingsausbildungsplatz.

Für die Feststellung der Schulungsbedarfe der

einzelnen MitarbeiterInnen ist der jeweilige

Vorgesetzte zuständig. Im konkreten Bedarfs-

fall führt dieser auch erforderliche fachspezifi-

sche Unterweisungen im Tätigkeitsbereich

durch. Der Vorgesetzte ist somit auch dafür

verantwortlich, dass die MitarbeiterInnen sei-

nes Verantwortungsbereiches sich der Bedeu-

tung und Relevanz ihrer Tätigkeit bewusst sind

und die nötige Kompetenz zur Erreichung der

Unternehmensziele mitbringen.

Das betriebliche Gesundheits- und Sicherheits-

management der G. Englmayer Unterneh-

mensgruppe bietet zusätzlich zu den Themen

Arbeitssicherheit, Infrastruktur, Prozessumge-

bung, Programme zur Prävention, wie Gesund-

heitstage, Erste-Hilfe-Schulungen, Mitarbeiter-

rabatte durch Kooperation mit lokalen Gastro-

nomie- bzw. Handelsbetrieben.

diverse Gesundheits-

(vorsorge)-programme

Vielfältiges Weiterbildungsange-

bot sowie Seminare zum Team-

building und Ausbau der Soft Skills

Festgelegte, unternehmensweit

gültige Verhaltensgrundsätzen

Unterstützung sozialer bzw.

kultureller Events und

Aktivitäten

Einführung von Teilzeitmodellen und

flexiblen Arbeitszeiten zur Verbesserung

der Work-Life-Balance


EMENTSYSTEM

MENTSYSTEM

Neben dem vorliegenden Unternehmenshand-

buch bildet eine Reihe von Vorgabe- und Nach-

weis-Dokumente zusammen die Dokumenta-

tion, deren Aufbau die Dokumenten-Pyramide

veranschaulicht.

Vorgabedokumente sind jene Dokumente,

welcher zur Beschreibung des Management-

systems und dessen Prozesse notwendig sind.

Als Nachweisdokumente werden Dokumente

bezeichnet, in denen die Kontrolle und Einhal-

tung der in den Vorgabedokumenten beschrie-

benen Anweisungen dokumentiert sind.

Durch die systematische Lenkung der Doku-

mente stellt die G. Englmayer Unternehmens-

gruppe sicher, dass in allen Bereichen mit der

jeweils gültigen Version gearbeitet wird. Ge-

lenkte Dokumente werden im Intranet von der

Abteilung Integrierte Managementsysteme

(IMS) zentral verwaltet. Für Personen ohne In-

tranet-Zugang liegen die benötigten Doku-

mente an festgelegten Plätzen in analoger

Form auf. Die Erstellung, Änderung, Verteilung

und Aufbewahrungsfristen der Aufzeichnun-

gen und Dokumente ist in einer internen Ar-

beitsanweisung im Detail geregelt.

Dokumente mit personenbezogenem Inhalt

bzw. als vertraulich eingestufte Inhalte, deren

Aufbewahrungsfrist gemäß der gesetzlichen

Bestimmungen abgelaufen ist, werden ord-

nungsgemäß vernichtet.

Jede/r MitarbeiterIn ist verantwortlich für die

korrekte Aufbewahrung der im Zuständigkeits-

bereich anfallenden Aufzeichnungen.

Systemrelevante EDV-Daten sind durch rollen-

basierte Zugriffsrechte im Hinblick auf Erstel-

lung, Änderung und Löschung geschützt. Durch

die regelmäßige Datensicherung wird dafür ge-

sorgt, dass Daten auch im Verlustfall wieder-

herstellbar sind. An dieser Stelle wird auf die IT-

Security Richtlinie hingewiesen, welche spezi-

elle Festlegungen zum sicheren Umgang mit

Daten, IT- Hard- und Software beinhaltet.

DOKUMENTATION


EMENTSYSTEM MENTSYSTEM

Als Speditionsunternehmen werden wir mit ho-

hen Treibstoffverbräuchen, CO2-Belastungen und

starken Infrastrukturauslastungen in Verbindung

gebracht. Logistik ist jedoch viel mehr als nur der

Transport von Waren, insbesondere die Globali-

sierung als auch Digitalisierung hat die Logistik zu

einer komplexen und vielfältigen Aufgabe mit un-

zähligen Chancen aber auch Risiken gemacht.

Wir sind daher stets bemüht wirtschaftliche,

technologische, umwelt-, qualitäts- und arbeitssi-

cherheitsbezogene Chancen und Risiken zu ermit-

teln und regelmäßig überwachen. Dabei stellen

wir uns den Worst-Case-Szenarien und entwi-

ckeln Maßnahmen, um diese rechtzeitig zu erken-

nen und zu beseitigen. Wobei für uns der Ansatz

des präventiven Handelns über dem der Korrek-

turmaßnahmen steht.

Risikobasiertes Denken ist daher für ein sinnvoll

eingeführtes Managementsystem unerlässlich

um zum einen die beabsichtigten Ergebnisse zu

erreichen und zum anderen negative Auswirkun-

gen bzw. unerwünschte Ereignisse zu minimie-

ren.

G. Englmayer berücksichtigt Risiken (Chancen

und Gefahren) sowohl bei der strategischen als

auch operativen Planung und schlussendlich im

Rahmen der operativen Umsetzung / Dienstleis-

tungserbringung. In diesem Zusammenhang wer-

den systematische, zum Teil auch automatisierte

Risikoüberprüfungen durchgeführt.

Folgende Grundsätze des Risikomanagements

wurden vereinbart:

ZIELORIENTIERT Durch strenge und regelmäßige Überwachung der gesetzten Finanz- und Erfolgsziele und Optimierung des Chancen- / Risiko-Profils stel-len wir die langfristige Unternehmensexistenz sicher.

INTEGRIERT Durch Einbettung in das integrierte Managementsystem gewährleis-ten wir die Praktikabilität, Effekti-vität und Effizienz des unterneh-mensweiten Risikomanagements.

SYSTEMATISCH Die Ausrichtung an der Unternehmensstrategie und Kultur sowie die detaillierte Festlegung von Notfall- bzw. Risikoprozessen unterstützen uns bei der umfassenden, dynamischen Risiko- analyse und –steuerung.

GANZHEITLICH In der Hauptverantwortung der Geschäftsführung, über alle Un-ternehmensbereiche hinweg wirkt Risikomanagement über-greifend und interdisziplinär.

UMGANG MIT CHANCEN UND RISIKEN


Wir bei der G. Englmayer Unternehmens-

gruppe sehen uns als ein großes Team, das am

wirtschaftlichen Erfolg maßgeblich beteiligt ist.

Als Team haben wir effiziente Kommunikati-

onskanäle und –tools geschaffen, die uns bei

der Steigerung der Effizienz unserer Tätigkeit

helfen und ein angenehmes Betriebsklima

schaffen soll. Des Weiteren haben wir qualifi-

zierte Verantwortliche festgelegt, die engen

Kontakt zu unseren Kunden, Partnern, Fräch-

tern und sonstigen Interessenspartnern

pflegen.

INTERNE KOMMUNIKATION

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter in-

nerhalb der G. Englmayer Unternehmens-

gruppe hat das Recht und die Pflicht seinen

Vorgesetzten umgehend über erkannte Män-

gel in der Prozesskette oder der Arbeitsumge-

bung in Kenntnis zu setzen. Ziel der internen

Kommunikation ist, dass jede Mitarbeiterin

und jeder Mitarbeiter:

KOMMUNIKATION

1…über jegliche Informationen zur Ausübung der Tätigkeit frei verfügt

2…die notwendigen Zugriffsrechte erhält

3…den Informationsfluss unter einander und abteilungsüber- greifend aufrecht erhält und fördert


EXTERNE KOMMUNIKATION

Die externe Kommunikation wird durch diverse

Kanäle bei G. Englmayer betrieben. Wesentlich

dabei sind klare Kommunikationswege und die

Sicherstellung der Zuständigkeiten.

Zentral im Sinne der Kundenorientierung ist die

persönliche Kontaktpflege, hierfür hat jeder

Partner, Kunde, Lieferant fix zugeteilte An-

sprechpersonen, die sich um seine/ihre Anlie-

gen bemühen.

Kommunikationsmittel Schwerpunkt / Inhalte

Behördenkommunikation

Anlassbezogen (z.B. Meldung beauftragter Perso-

nen, Bescheidauflagen, Standortverlegung,

Zwischenfälle / Beanstandungen,…)

Internet Allgemeine Information

Kundenkontakt durch

Vertriebsabteilung

Tagespreisanfragen

Kundenbezogene Kommunikation

Kundenkontakt durch zuständigen

Verkehrssachbearbeiter

Kundenbezogene Kommunikation

Anlassbezogen Fragen, Aufträge, Reklamationen

Kundenbefragung Systematische Erhebung der Kundenzufriedenheit

Verbesserung der Dienstleistungserbringung

Lieferantenbewertung Systematische Bewertung und Weiterentwicklung

der Lieferanten

VERTRAULICHKEIT & DATENSCHUTZ

Wir bei der G. Englmayer Unternehmens-

gruppe nehmen die Themen Vertraulichkeit

und Datenschutz sehr ernst. Daher verpflichtet

sich bei uns jede Mitarbeiterin und jeder Mitar-

beiter über vertrauliche und sensible Informa-

tionen Stillschweigen zu bewahren. Jegliches

Eigentum des Kunden [geistiges Eigentum, per-

sonenbezogene Daten] unterliegt ebenfalls

dieser Regelung.

Seit Inkrafttreten der neuen Datenschutz-

grundverordnung haben wir einen qualifizier-

ten Datenschutzverantwortlichen bestimmt,

der gemeinsam mit den Prozessverantwortli-

chen in Form von Projekten die Umsetzung für

den jeweiligen Prozess geplant, durchgeführt

und dokumentiert hat. Somit stellen wir sicher,

dass wir mit persönlichen Daten von Kunden,

Partnern, Frächter und sonstigen Interessens-

partnern rechtskonform umgehen.


Die ständige Weiterentwicklung unseres Un-

ternehmens wird durch den kontinuierlichen

Verbesserungsprozess [KVP] gewährleistet.

Der KVP beinhaltet sämtliche Korrektur- und

Vorbeugemaßnahmen sowie Verbesserungs-

und Innovationsvorschläge mit dem Ziel die

Qualität und Effizienz unserer Dienstleistung

kontinuierlich zu verbessern. Die Überwa-

chung, Entwicklung und Verbesserung der defi-

nierten Prozesse wird durch intern geschultes

Personal regelmäßig im Rahmen von internen

System- und Prozessaudits durchgeführt.

▪ Planung, Aufbau und Abstimmung des integrierten Managementsystems

▪ Erhebung des Ist-Zustandes, Erarbeitung von unternehmensweit gültigen Prozessen

▪ Sicherstellung einer unternehmensweit einheitlichen Dokumentation

▪ Festlegen von Zielen sowie Umweltleistungskennzahlen inkl. Maßnahmen

▪ Verwirklichung bzw. Umsetzung von neuen Prozessen bzw. Prozessänderungen und Dienstleistungen

▪ Aufrechterhaltung eines effizienten Wissens- und Kommunikationsmanagements, Sicherstellung des internen Wissenstransfers

▪ Bereitstellung der notwendigen materiellen und immateriellen Ressourcen

▪ Durchführung des Management Reviews/ Bewertung des integrierten Management- systems durch die Geschäftsführung ▪ Ableitung bzw. Definition neuer Ziele; Weiterent wicklung der Qualitäts-, Umwelt- und Prozessziele

▪ Durchführung von internen (Prozess)Audits

▪ Durchführung von Wirksamkeitsanalysen hinsichtlich Prozessänderungen, neuer Prozesseinführungen bzw. Dienstleistungen

▪ Planung, Prüfung und Umsetzung von Vorbeuge- bzw. Korrekturmaßnahmen sowie Verbesserungsvorschlä gen von MitarbeiterInnen

▪ Überprüfung der Umsetzung der normativen, rechtli chen und internen Verpflichtungen

KONTINUIERLICHER VERBESSERUNGSPROZESS


PROZESSLANDKARTE Englmayer Hungária Kft. Version 1.1 / 2019-03-14

ANHANG


PROZESSLANDKARTE Englmayer Slovakia s.r.o. Version 2.1 / 2019-03-14


PROZESSLANDKARTE Englmayer CZ s.r.o. Version 3.1 / 2019-03-14


PROZESSLANDKARTE Englmayer Slovenia d.o.o. Version 1.0 / 2020-06-30

UNTERNEHMENSHANDBUCH G. ENGLMAYER GRUPPE · 2020. 12. 3. · rem Rechtsregister und leiten die...

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