MANUAL PROSEDUR

AUDIT INTERNAL MUTU

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

090000206002

Revisi

:

1

Tanggal

:

8 Agustus 2012

Disetujui oleh

:

Kepala BAAK

Tanggal: 8 Agustus 2012

Tanggal: 8 Agustus 2012

Tanggal: 8 Agustus 2012

Disiapkan oleh:

Dikaji ulang oleh:

Disahkan oleh:

Kepala Bagian Kerjasama

Management

Representative

Kepala BAAK

1. Definisi

1.1. Biro Administrasi Akademik dan Kerjasama (BAAK) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh rektor dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dalam pelaksanaan pendidikan untuk menghasilkan lulusan yang kompeten, berakhlak, profesional, bertanggungjawab, mampu mengembangkan diri dan berdaya saing di tingkat nasional maupun internasional.

1.2. Audit Internal adalah Audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan sistem penjaminan mutu akademik (SPMA) dengan pelaksanaannya oleh unit pelaksana akademik.

1.3. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas :

· Memantau semua semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara

· Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM BAAK UB

· Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan BAAK UB

· Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Rektor (Pembantu Rektor I) dan feedback pelanggan lainnya

· Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun

2. Tujuan :

2.1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapan sistem mutu secara efektif dan efisien.

2.2. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.

3. Ruang Lingkup :

Semua kegiatan audit internal yang dilaksanakan di semua bagian terkait dalam penerapan sistem mutu di BAAK UB

4. Garis Besar Prosedur

4.1. Audit Internal Sistem Mutu

1. PJM menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, setiap bagian minimal satu kali dalam satu tahun.

2. Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bagian setelah sertifikasi, tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit.

3. Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor yang berhalangan, maka akan dipilih yang telah siap atau langsung akan digantikan oleh MR. Auditor akan mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan Kepala Bagian yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor harus melakukan konfirmasi ke MR.

4. Apabila dianggap perlu MR akan menjadi peninjau dan/atau mengundang personil lain untuk menjadi peninjau.

4.2. Pelaporan Hasil Audit

1. Setelah melaksanakan audit, auditor menyiapkan laporan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, dengan menggunakan Borang Laporan Ketidaksesuaian (090000206002.01).

2. Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalam borang nomor 090000206002.01, Auditor harus melengkapi kolom-kolom yang disediakan dan mendiskripsikan ketidaksesuaian yang ditemui dengan mengusahakan 4 unsur temuan yang tercakup dalam laporan tersebut, yaitu :

· Diskripsi dari ketidaksesuaian (non conformance)

· Bukti nyata (objective evidence) dari ketidaksesuaian

· Aspek/proses ketidaksesuaian

· Ketidaksesuaian dengan dokumen tertentu.

3. Laporan audit internal ditandatangani oleh Ketua Auditor sebelum diserahkan kepada Kepala Bagian yang diaudit untuk kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh bagian yang bersangkutan.

4. Apabila dianggap perlu MR dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh bukti obyektif, atau perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major.

5. Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi / pencegahan dari bagian terkait, maka Ketua Auditor masih bertanggungjawab terhadap status pelaporan. Dan laporan yang telah dianggap memadai akan diserahkan kepada MR untuk dikaji dan dibuatkan salinan untuk didistribusikan.

6. Apabila bagian yang diaudit tersebut telah melaksakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka bagian tersebut akan memberitahukan MR untuk dilakukan verifikasi. Apabila MR tidak mendapatkan informasi dari bagian tersebut tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka MR akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati.

7. Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka Kepala Bagian sebagai penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis mengapa tindakan tersebut belum dilakukan dan menentukan waktu perbaikan. Apabila pada saat verifikasi selanjutnya (waktu yang disepakati) belum juga melakukan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut, maka MR membuat Ketidaksesuaian untuk kasus yang sama.

8. Apabila dianggap perlu, MR dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh Kepala Bagian yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu.

9. Laporan audit ini akan dijadikan dasar salah satu kajian dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

5. Bagan Alir :

Bagan Alir Prosedur Audit Internal

6. Referensi

6.1. Pengendalian Dokumen dan Rekaman (090000206001)

6.2. Pengendalian Dokumen Tidak Sesuai (090000206003)

6.3. Tindakan Korektif dan Pencegahan (090000206004)

No.Kategori Temuan

Status

Temuan

Tindakan Perbaikan

Tanggal

Proses/aspek

Klausul

(1)(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

1

1.

Audit ke

Auditor

TT. Auditor

Tanggal

Auditee/Bagian

TT. Auditee

(1) Nomer urut(2) Kategori temuan: Mayor, minor, observasi(3) Status: New, open, closed(4) Diskripsi temuan ketidaksesuaian

(5) Tindakan perbaikan(6) Tanggal penemuan(7) Proses, aspek, bagian, tim(8) Klausul dari standar yang diterapkan

NO

KEGIATAN

TAHUN 2008

KETERANGAN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1

Audit Internal I

Realisasi

2

Sertifikasi

Realisasi

3

Audit Internal II

Realisasi

4

Audit Internal III

Realisasi

Malang, ………………………………

Dibuat oleh,Disetujui oleh,

( )( )

Kepala Bagian Akademik BAAKKetua Auditor

No.

Nama Auditor Internal ISO (A7)

Fakultas/Jurusan/PS

1

2

3

4

5

6

7

Mulai

Tim Auditor

Internal

Tim Auditor

Internal

PJM

PJM

Management Representative (MR)

Sesuai

Mengadakan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan

Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap CAR dari Auditor

Menerima laporan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan

Membuat laporan ketidaksesuaian dan mengkonfirmasikannya dengan auditee

Melaksanakan proses Audit Internal pada masing-masing bidang

Mengkoordinasikan Tim Audit Internal untuk mempersiapkan pelaksanaan Audit Internal dan menginformasikan pada auditee

Menetapkan Tim dan Auditor Internal

Mengesahkan jadwal pelaksanaan Audit Internal

Menetapkan jadwal pelaksanaan Audit Internal untuk semua bidang

Jadual Internal Audit

Jadual Internal Audit

Daftar Auditor Internal

Jadual Internal Audit

Check List

Ketua Auditor

CAR

Kepala Bagian Terkait / Auditee

CAR

Kepala Bagian Terkait / Auditee

CAR

Tim Auditor

Internal

CAR

Tidak

Ketua Auditor

Laporan Audit Internal

Melaporkan hasil internal audit dan verifikasi yang telah dilakukan tindakan perbaikan kepa MR

Laporan Audit Internal

Ketua Auditor

Melakukan verifikasi terhadap efektivitas hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan

Laporan Audit Internal

Ketua Auditor

Memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan

Laporan Audit Internal

Ketua Auditor

Melaporkan hasil internal audit dalam Rapat Tinjauan Manajemen

Selesai