UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE …lib.ui.ac.id/file?file=digital/2015-3/20392986-TA-Ni...

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTION

UNTUK INDUSTRI PLASTIK: STUDI KASUS PT ABC

KARYA AKHIR

NI MADE ARI PUSPITA SARI

0906657905

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI


JULI 2013

Perancangan knowledge…., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013


PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTION

UNTUK INDUSTRI PLASTIK: STUDI KASUS PT ABC

KARYA AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Magister Teknologi Informasi

NI MADE ARI PUSPITA SARI

0906657905

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI


JULI 2013


v

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat rahmat dan karunia-Nya saya dapat menyelesaikan karya akhir ini tepat pada waktunya. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia. Dalam penulisan karya akhir ini, penulis mendapat bantuan dan masukan dari banyak pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

(1) Bapak Ir. Dana Indra Sensuse M.LIS., Ph.D. selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran dalam membantu dan membimbing penulis dalam melakukan penyusunan Karya Akhir ini.

(2) Bapak Dr. Achmad Nizar Hidayanto, S. Kom, M. Kom, selaku Ketua Program Magister Teknologi Informasi

(3) Novi Kurniadi selaku VP dari PT ABC yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan penelitian dan bersedia meluangkan waktu untuk berdiskusi dan menjadi nara sumber dan responden dari penelitian ini.

(4) Papa, mama dan saudara-saudara saya yang secara langsung maupun tidak langsung telah memberikan doa dan dukungannya.

(5) Keluarga kecil saya, Edo dan Ilin yang selalu memberikan dukungan dan berkat mereka saya dapat menyelesaikan penelitian ini.

(6) Bu Dewi, pak Ganda, pak Wiryo dan Seluruh staf pengajar dan operasional di Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia.

(7) Teman-teman angkatan 2009f MTI UI. (8) Seluruh pihak lainnya yang telah membantu penulis dalam berbagai hal.

Akhir kata saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan untuk membalas segala kebaikan semua pihak yang membantu baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis. Sebagai harapan, semoga karya akhir ini membawa manfaat bagi perkembangan ilmu dan teknologi teknologi informasi.

Jakarta, 7 Juli 2013 Penulis


vii Universitas Indonesia

ABSTRAK

Nama : Ni Made Ari Puspita Sari

Program Studi : Magister Teknologi Informasi

Judul Karya Akhir : Perancangan Knowledge Management Solution

Untuk Industri Plastik: Studi Kasus PT ABC

Saat ini setiap organisasi mulai menyadari bahwa organisasi juga bergantung

kepada pengetahuan. Jika pengelolaan pengetahuan tidak dilakukan dengan baik

maka pengetahuan dapat hilang dan tidak dapat dimanfaatkan dengan baik.

Dampak dari pengelolaan pengetahuan dapat dirasakan pada people, proses,

produk dan performa organisasi (Fernandez, 2010). Pengelolaan pengetahuan

dapat dilakukan dengan menerapkan Knowledge Management Solution.

Penelitian ini bertujuan untuk membuat Knowledge Management Solution yang

sesuai dengan industri plastik PT ABC yang mengalami masalah dengan

pengelolaan pengetahuan dan juga prototipe Knowledge Management System.

Penelitian ini akan menghasilkan proses-proses knowledge management apa saja

yang dapat diterpakan pada PT ABC. Dari penelitian ini diharapkan dapat

menyelesaikan masalah tidak terkelolanya pengetahuan pada PT ABC.

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode identifikasi yang dirancang

oleh Fernandez (2010) dan menggunakan metodologi throwaway prototyping

sebagai metodologi untuk mengembangkan prototipe KMS.

Kata Kunci: Knowledge Management System (KMS), Knowledge management

solution


viii Universitas Indonesia

ABSTRACT

Name : Ni Made Ari Puspita Sari

Study Program : Master of Information Technology

Title : Designing Knowledge Management Solution for

Plastics Industry: Case Study PT ABC

Nowadays organization starts to realize that knowledge is an important asset for

them. If knowledge isn’t properly managed then knowledge may be lost or not use

efficiently. The effect for not managing knowledge will impact to people, process,

product or organization performance (Fernandez, 2010). Knowledge management

can be implemented by creating a knowledge management solution.

This research is focus on creating a knowledge management solutionthat can be

used for plastic industry, PT ABC that has issue with knowledge management.To

support the knowledge management solution, a prototype of knowledge

management system is also implemented. Knowledge management process that

needed by PT ABC will be identified in this research.

This research is conducted by using the methodology of designing knowledge

management solution from Fernandez and also prototyping methodology to

design the knowledge management system.

Keyword: Knowledge Management System (KMS), Knowledge management

solution


ix Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................... ii

LEMBAR PERSETUJUAN .................................................................................. iii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iv

KATA PENGANTAR ............................................................................................. v

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .............................. vi

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ix

BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ................................................................................... 1

1.2. Perumusan Masalah ........................................................................... 2

1.3. Ruang Lingkup ................................................................................... 3

1.4. Tujuan dan Manfaat ........................................................................... 3

1.5. Sistematika Penulisan ........................................................................ 3

BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................... 5

2.1. Tinjauan Literatur .............................................................................. 5

2.1.1. Data, Informasi dan Knowledge .......................................... 5

2.1.2. Knowledge Management Solution ...................................... 8

2.1.3. Analisa Faktor Kontingensi .............................................. 11

2.1.4. Identifikasi Solusi KM ...................................................... 16

2.1.5. Arsitektur Knowledge Management ................................. 19

2.1.6. UML .................................................................................. 20

2.1.7. Metodologi Throwaway Prototyping ................................ 22

2.2. Penelitian Sejenis ............................................................................. 24

2.2.1. Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe

Knowledge Management System : Studi Kasus PT KSEI . 24

2.2.2. Pengembangan Model Knowledge Management System

Untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi Antar

Perekayasa : Studi Kasus BPPT ........................................ 24

2.2.3. Perancangan Knowledge Management Solution Pada Divisi

Operasional PT Visi Solusi Teknologi ............................. 25

2.2.4. Ringkasan Penelitian Sebelumnya .................................... 25


x Universitas Indonesia

2.3. Profil Organisasi .............................................................................. 27

2.4. Kerangka Pikir Penelitian ................................................................ 32

BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN ................................................................ 33

3.1. Menganalisa Faktor Kontingensi ..................................................... 34

3.2. Identifikasi Proses KM .................................................................... 34

3.3. Menilai Prioritas proses KM ............................................................ 35

3.4. Identifikasi Proses KM yang sudah ada ........................................... 36

3.5. Identifikasi Proses KM tambahan .................................................... 36

3.6. Analisa infrastruktur dan urutan proses KM .................................... 36

3.7. Pengembangan KM system, mechanism dan technology ................ 36

3.8. Analisis ............................................................................................ 37

3.9. Design .............................................................................................. 37

3.10. Implementasi Prototipe .................................................................... 37

3.11. Testing .............................................................................................. 38

3.12. Analisa KMS .................................................................................... 38

BAB 4 ANALISIS ................................................................................................. 39

4.1. Menganalisa Faktor Kontingensi ..................................................... 39

4.1.1. Analisa Karakteristik Tugas .............................................. 39

4.1.2. Analisa Karakteristik Pengetahuan ................................... 41

4.1.3. Analisa Karakteristik Organisasi dan Lingkungan ........... 43

4.2. Identifikasi Proses KM .................................................................... 44

4.3. Menilai Prioritas Proses KM ............................................................ 46

4.4. Identifikasi Proses KM yang sudah ada ........................................... 49

4.5. Identifikasi Proses KM tambahan .................................................... 50

4.6. Analisa Infrastruktur dan Urutan Proses KM .................................. 53

4.6.1. Kultur Organisasi .............................................................. 53

4.6.2. Struktur Organisasi ........................................................... 54

4.6.3. Infrastruktur Teknologi Informasi .................................... 54

4.6.4. Lingkungan Fisik .............................................................. 56

4.6.5. Pengetahuan Umum .......................................................... 57

4.7. Pengembangan KMS berdasarkan Mekanisme dan Teknologi ....... 59

4.7.1. Mekanisme Knowledge Management ............................... 60


xi Universitas Indonesia

4.8. Perencanaan Knowledge Management System ................................ 66

4.8.1. Kebutuhan KMS ............................................................... 66

4.9. Analisis ............................................................................................ 68

4.9.1. Analisis Kebutuhan KMS ................................................. 68

4.10. Design .............................................................................................. 74

4.11. Implementasi Prototipe KMS PT ABC ............................................ 83

4.11.1. Halaman Login .................................................................. 83

4.11.2. Mengelola Artikel ............................................................. 84

4.11.3. Mengelola Dokumen ......................................................... 86

4.11.4. Mengelola Issue ................................................................ 88

4.11.5. Mengelola profil ................................................................ 91

4.11.6. Mengelola Pengguna ......................................................... 92

4.12. Testing .............................................................................................. 92

4.12.1. Skenario penanganan issue ............................................... 92

4.12.2. Skenario pergantian karyawan .......................................... 93

4.12.3. Hasil Testing ..................................................................... 93

4.12.4. Implementasi hasil testing ................................................. 94

4.12.5. Perbaikan prototipe KMS PT ABC ................................... 95

4.13. Implikasi Penelitian ......................................................................... 99

4.13.1. Implikasi bagi Managerial ................................................ 99

4.13.2. Implikasi bagi KMS ........................................................ 100

4.13.3. Implikasi bagi penelitian selanjutnya .............................. 100

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 101

5.1. Kesimpulan .................................................................................... 101

5.2. Saran .............................................................................................. 101

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 103


xii Universitas Indonesia

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kategori Knowledge Berdasarkan Kalpic B (2006) ............................ 7

Gambar 2.2 Proses Knowledge Management (Fernandez, 2010) ........................... 8

Gambar 2.3 Overview Knowledge Management Solution ................................... 11

Gambar 2.4 Hubungan Faktor Kontingensi dengan KM Solution (Fernandez,

2010) ..................................................................................................................... 11

Gambar 2.5 Hubungan Karakteristik tugas dengan proses KM (Fernandez, 2010)

............................................................................................................................... 13

Gambar 2.6 Karakteristik knowledge dengan proses knowledge

management(Fernandez, 2010) ............................................................................. 15

Gambar 2.7 Throwaway prototyping .................................................................... 23

Gambar 2.8 Activity Diagram Product Developer ............................................... 29

Gambar 2.9 Struktur Organisasi ........................................................................... 31

Gambar 2.10 Struktur Divisi Produksi .................................................................. 31

Gambar 2.11 Kerangka Pikir ................................................................................ 32

Gambar 3.1 Metodologi penelitian ....................................................................... 33

Gambar 4.1 Topologi jaringan saat ini ................................................................. 54

Gambar 4.2 Topologi jarigan yang akan dikembangkan ...................................... 55

Gambar 4.3 Use Case ............................................................................................ 68

Gambar 4.4 Activity Diagram Mengelola Dokumen ............................................ 69

Gambar 4.5 Activity Diagram Mengelola Artikel ................................................ 70

Gambar 4.6 Activity Diagram Mengelola Issue ................................................... 71

Gambar 4.7 Activity Diagram Mengelola Profil .................................................. 72

Gambar 4.8 Activity Diagram Mengelola Pengguna ............................................ 73

Gambar 4.9 Navigasi ............................................................................................ 75

Gambar 4.10 Wireframe Halaman Login ............................................................. 76

Gambar 4.11 Wireframe Halaman Home Page .................................................... 76

Gambar 4.12 Wireframe Mengelola Artikel ......................................................... 77

Gambar 4.13 Wireframe Detil Artikel .................................................................. 77

Gambar 4.14 Wireframe Menambah Artikel ........................................................ 78

Gambar 4.15 Wireframe Mengelola Dokumen .................................................... 78


xiii Universitas Indonesia

Gambar 4.16 Wireframe Detil Dokumen .............................................................. 79

Gambar 4.17 Wireframe Menambah Dokumen .................................................... 79

Gambar 4.18 Wireframe Mengelola Issue ............................................................ 80

Gambar 4.19 Wireframe Detil Issue ..................................................................... 80

Gambar 4.20 Wireframe Menambah Issue ........................................................... 81

Gambar 4.22 Halaman Login ................................................................................ 83

Gambar 4.23 Halaman Home Page ....................................................................... 83

Gambar 4.24 Halaman Manajemen Artikel .......................................................... 84

Gambar 4.25 Halaman Detil Artikel ..................................................................... 85

Gambar 4.26 Halaman Edit Artikel ...................................................................... 85

Gambar 4.27 Halaman Tambah Artikel ................................................................ 86

Gambar 4.28 Halaman Manajemen Dokumen ...................................................... 86

Gambar 4.29 Halaman Detil Dokumen ................................................................ 87

Gambar 4.30 Halaman Edit Dokumen .................................................................. 87

Gambar 4.31 Halaman Tambah Dokumen ........................................................... 88

Gambar 4.32 Halaman Manajemen Issue ............................................................. 89

Gambar 4.33 Halaman Detil Issue ........................................................................ 89

Gambar 4.34 Halaman Edit Issue ......................................................................... 90

Gambar 4.35 Halaman Tambah Issue ................................................................... 91

Gambar 4.36 Halaman Mengelola Profil .............................................................. 91

Gambar 4.37 Halaman Mengelola Pengguna ....................................................... 92

Gambar 4.38 Halaman Tambah Dokumen ........................................................... 95

Gambar 4.39 Halaman Manajemen Dokumen ...................................................... 96

Gambar 4.40 Halaman Manajemen Artikel .......................................................... 96

Gambar 4.41 Halaman Tambah Artikel ................................................................ 97

Gambar 4.42 Halaman Manajemen Issue ............................................................. 97

Gambar 4.43 Halaman Tambah Issue ................................................................... 98

Gambar 4.44 Halaman Pencarian ......................................................................... 99


xiv Universitas Indonesia

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Korelasi Faktor Kontingensi dengan proses KM(Fernandez, 2010) .... 12

Tabel 2.2 Karakteristik organisasi dan lingkungan(Fernandez, 2010) ................. 16

Tabel 2.3 12 steps Calabrese (Smuts, 2009) ......................................................... 19

Tabel 2.4 Notasi Activity Diagram ....................................................................... 21

Tabel 2.5 Notasi Use Case Diagram ..................................................................... 22

Tabel 2.6 RIngkasan penelitian sebelumnya ........................................................ 26

Tabel 3.1 Proses KM ............................................................................................. 35

Tabel 4.1 Task Uncertainty ................................................................................... 39

Tabel 4.2 Task Interdepemdence .......................................................................... 40

Tabel 4.3 Tacit vs Explicit .................................................................................... 42

Tabel 4.4 Procedural vs Declarative .................................................................... 42

Tabel 4.5 Analisa Faktor Kontingensi .................................................................. 45

Tabel 4.6 Analisis Kebutuhan Proses KM ............................................................ 47

Tabel 4.7 Portfolio Prioritas Kebutuhan KM ........................................................ 48

Tabel 4.8 Proses Knowledge Management ........................................................... 49

Tabel 4.9 Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM ............................................. 50

Tabel 4.10 Peringkat proses KM .......................................................................... 51

Tabel 4.11 Pemetaan klasifikasi KM .................................................................... 52

Tabel 4.12 Pemetaan kebutuhan proses KM ......................................................... 53

Tabel 4.13 Tacit knowledge .................................................................................. 57

Tabel 4.14 Artifact ................................................................................................ 58

Tabel 4.15 Fitur KMS ........................................................................................... 59

Tabel 4.16 Rangkuman Fitur KMS ....................................................................... 60

Tabel 4.17 Mekanisme knowledge divisi product development .......................... 61

Tabel 4.18 Mekanisme knowledge divisi workshop ............................................. 62

Tabel 4.19 Mekanisme knowledge divisi Engineer .............................................. 63

Tabel 4.20 Mekansme knowledge divisi raw material ......................................... 64

Tabel 4.21 Mekanisme knowledge divisi waste material ..................................... 64

Tabel 4.22 Mekanisme knowledge divisi QC ....................................................... 65

Tabel 4.23 Mekanisme knowledge divisi operator ............................................... 65


xv Universitas Indonesia

Tabel 4.24 Mekanisme knowledge divisi packaging ............................................ 66

Tabel 4.25 Hasil Testing ....................................................................................... 94


1 Universitas Indonesia

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dunia perekonomian saat ini adalah era ekonomi berbasis pengetahuan,

dimana organisasi tidak hanya bergantung pada sumber daya alam, tenaga kerja

dan capital, tetapi juga bergantung kepada pengetahuan. Pengetahuan yang

dimiliki perusahaan antara lain adalah ide, pengalaman, dan keterampilan. Untuk

mengelola pengetahuan dibutuhkan knowledge management yang meliputi

knowledge capture, knowledge organizing, knowledge distribution dan knowledge

sharing.

PT ABC adalah perusahan manufaktur plastik yang berlokasi di Bandung.

Perusahaan ini telah berdiri sejak tahun 1970 dan memiliki jumlah karyawan

sebanyak 250 yang tersebar pada 2 kantor dan 1 pabrik. Saat ini, PT ABC sedang

dalam proses mendirikan pabrik ke 2 untuk menunjang kebutuhan produksi yang

semakin meningkat. PT ABC memproduksi beragam kebutuhan plastik seperti

kaleng cat plastik, tutup botol, kotak tissue basah, sendok obat dan lain

sebagainya.

Setiap hari PT ABC memproduksi kebutuhan plastik berdasarkan order dari

klien, setiap order memiliki spesifikasi tersendiri, seperti warna, bahan dan

bentuk. Terdapat banyak pengetahuan yang digunakan dalam proses produksi,

seperti teknik membuat cetakan barang, komposisi campuran warna, kriteria

quality control dan proses finishing untuk setiap produk. Pengetahuan yang

digunakan dalam proses produksi ini dimiliki hanya oleh karyawan tertentu saja

dan tidak didokumentasikan dengan baik. Hal ini menyebabkan proses produksi

akan terhambat dan pengetahuan akan hilang ketika karyawan yang menguasai

pengetahuan dalam bidang produksi berhenti atau pensiun. Pegawai baru juga

mengalami kesulitan untuk mempelajari proses yang digunakan dalam produksi,

dikarenakan pegawai yang memiliki pengetahuan seringkali sibuk sehingga tidak


2

Universitas Indonesia

sempat melakukan transfer knowledge. Hal ini menyebabkan seringnya terjadi

kesalahan yang disebabkan oleh pegawai baru yang dikarenakan kurang

memahami proses produksi.

PT ABC menyadari masalah ini dan mulai mencoba mengelola pengetahuan

yang ada dengan cara menyediakan komputer di setiap unit produksi, sehingga

setiap karyawan dapat mendokumentasikan pengetahuan yang dimilikinya. Tetapi

karena tidak adanya peraturan yang mengharuskan setiap karyawan

mendokumentasikan pengetahuan yang dimilikinya, tidak banyak karyawan yang

menggunakan. Selain itu banyak pegawai yang sudah bekerja cukup lama dan

tidak familiar dengan penggunaan komputer. Pengetahuan dan pengalaman yang

dimiliki pegawai akan didokumentasikan dalam bentuk word dokumen dan hanya

disimpan pada lokal komputer tersebut, hal ini menyebabkan kesulitan ketika

divisi lain mencari dokumen tersebut.

Dengan semakin meningkatnya jumlah pabrik dan jumlah karyawan,

dibutuhkan pengolaan pengetahuan dengan baik sehingga pengetahuan dapat

dimanfaatkan secara optimal . Diperlukan suatu Knowledge Management Solution

untuk dapat menunjang hal ini. Dengan penerapan Knowledge Management

System (KMS) diharapkan setiap pegawai dapat berkomunikasi dan dapat saling

bertukar pengetahuan sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja

perusahaan.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya ,

permasalahan yang dialami oleh PT ABC adalah:

1. Pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh seorang pegawai

tidak didokumentasikan dengan baik sehingga menyulitkan

pegawai lain yang mengalami permasalahan serupa atau

menggantikan pegawai yang berhenti atau pindah ke bagian lain.

2. Saat ini belum ada media bagi pegawai untuk belajar tentang

knowledge yang ada diperusahaan


3


Dari permasalahan diatas dapat diambil pertanyaan penelitian yaitu

“Bagaimana Knowledge Management Solution yang sesuai dengan PT ABC”

1.3. Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian ini terbatas pada perancangan knowledge

management solution pada divisi produksi PT ABC. Kemudian pengembangan

sistem hanya akan dilakukan sampai dengan tahap prototipe, tidak sampai dengan

tahap implementasi KMS pada PT ABC. Pada sub bab berikutnya akan dijelaskan

mengenai tujuan dan manfaat dari penelitian ini.

1.4. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan rancangan knowledge

management solution yang dapat digunakan oleh PT ABC. Manfaat yang ingin

dicapai dari penelitian ini adalah knowledge management solution dan prototipe

knowledge management system yang dapat digunakan oleh divisi produksi pada

PT ABC.

1.5. Sistematika Penulisan

Penelitian ini akan ditulis secara sistematis dalam lima bab, sebagai

berikut:

• Bab 1. Pendahuluan

Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang penelitian ini,

permasalahan yang ada, ruang lingkup, tujuan dan manfaat dari

penelitian ini serta sistematika penulisan.

• Bab 2. Landasan Teori

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori yang

digunakan pada penelitian ini, seperti teori knowledge, knowledge

management solution, prototyping, UML. Selain itu akan dijelaskan

mengenai penelitian sejenis yang sudah pernah dilakukan sebelumnya,

profil organisasi PT ABC yang menjadi studi kasus serta kerangka

pikir penelitian yang menjadi acuan penelitian.

• Bab 3. Metodologi Penelitian


4


Bab ini membahas metodologi penelitian yang digunakan pada

penelitian ini. Tahapan penelitian, metode pengambilan data dan

pengolahan data akan dibahas secara detail pada bab ini.

• Bab 4. Perancangan Knowledge Management Solution

Pada bab ini akan membahas mengenai analisa dan perancangan

Knowledge Management Solution untuk PT ABC. Analisa mengenai

PT ABC seperti identifikasi faktor kontingensi, identifikasi proses

KM yang dibutuhkan, identifikasi proses KM yang sudah ada,

prioritasi proses KM, analisa infrastruktur dan mekanisme KM akan

dibahas pada bab ini. Selain itu juga akan dibahas perancangan

prototipe Knowledge Management System yang sesuai dengan analisa

sebelumnya. Perancangan KMS ini dimulai dari analisa kebutuhan

sistem, gambar UML yang sesuai dengan analisa kebutuhan sistem

dan rancangan antar muka.

• Bab 5. Kesimpulan dan Saran

Bab ini berisi kesimpulan dan saran mengenai rancangan knowledge

management solution dan prototipe knowledge management system

untuk PT ABC.



BAB 2

LANDASAN TEORI

Pada bab 2 ini akan dibahas mengenai teori yang digunakan pada

penelitian ini, penelitian yang sudah ada serta profil organisasi dari PT ABC.

Berikut ini akan dijelaskan mengenai teori yang digunakan pada penelitian.

2.1. Tinjauan Literatur

2.1.1. Data, Informasi dan Knowledge

Data adalah representasi fakta dari suatu objek. Data comprise facts,

observations or perceptions (which may or may not be correct). Data represent

raw numbers or assertion and may therefore be dovoided of context, meaning or

intent. (Fernandez, 2010). Sedangkan informasi berdasarkan Tiwana (Tiwana,

2001) adalah Information is proceed data, formalized, captured, and replicated;

can easily be packaged into reusable form. Informasi berdasarkan Fernandes,

(Fernandez, 2010) Information is a subset of data, only including those data that

possess context, relevance and purpose. Information typically involves

manipulation of raw data to obtain more meaningful indication of trends or

pattern in the data. Dari kedua definisi ini informasi dapat diartikan sebagai data

yang telah diproses sehingga memiliki makna bagi pengguna. Terdapat lima cara

untuk mentransformasi data menjadi informasi, yaitu condensation,

contextualization, categorization, calculation dan correction. Sebuah fakta dapat

menjadi data dan dapat pula menjadi informasi, bergantung pada pengguna.

Knowledge berdasarkan Baker adalah kombinasi dari informasi, skill,

pengalaman dan kapabilitas seseorangatau berdasarkan formula,

Knowledge = information + [Skills + Experience + Personal Capability]

(Baker, 1997).

Sedangkan knowledge menurut Tiwana adalah informasi yang dapat

digunakan untuk mengambil keputusan, yang didapatkan melalui pengalaman

seseorang (Tiwana, 2001). Knowledge berdasarkan Fernandez knowledge refers to


6


information that enables action and decisions or information with direction

(Fernandez, 2010). Berdasarkan definisi ini dapat disimpulkan bahwa

pengetahuan adalah informasi yang bisa digunakan dalam pengambilan

keputusan. Selain itu knowledge dapat digunakan untuk merubah data menjadi

informasi.

Terdapat beberapa kategori knowledge, antara lain implicit/tacit

knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan personal

yang diperoleh perorangan berdasarkan pengalaman, tidak diformalisasikan dan

sulit untuk dibagi, seperti skill dan pemahaman. Explicit knowledge adalah

pengetahuan yang sudah didokumentasikan, seperti jurnal, buku, artikel, tulisan,

dokumen, database dan email. Selain itu knowledge dapat digolongkan menjadi

procedural dan declarative.

Kalpic B mengkategorikan knowledge berdasarkan awareness,

internalized/externalized dan formal / non formal (Kalpic B, 2006). Awareness

berarti bahwa seseorang mengetahui bahwa ia memiki knowledge dan dapat

berbagi knowledge tersebut kepada orang lain dan juga dapat membuat konsep

knowledge tersebut. Internal knowledge berarti bahwa knowledge tersebut belum

didokumentasikan. Kategori formal dan non formal berlaku hanya untuk

knowledge eksternal, atau knowledge yang sudah didokumentasikan. Formal

berarti bahwa knowledge tersebut memiliki model yang baku dan konsisten atau

memiliki bentuk matematis / logika.


7


Gambar 2.1 Kategori Knowledge Berdasarkan Kalpic B (2006)

Awad dan Ghaziri mengklasifikasikan knowledge menjadi beberapa

kategori, yaitu shallow dan deep knowledge. Knowledge sebagai how-how,

reasoning dan heuristic, common sense yaitu procedural, declarative, semantic,

episodic, serta explicit dan tacit knowledge (Awad & Ghaziri 2003). Shallow dan

deep knowledge adalah klasifikasi berdasarkan kedalaman pemahaman. Shallow

adalah pemahaman yang tidak mendalam sedangkan deep adalah pemahaman

pengetahuan secara mendalam. Know how adalah knowledge yang didpatkan dari

pengalaman dan seringkali tidak didokumentasikan, sedangkan reasoning adalah

pengetahuan berdasarkan alasan manusia.

Pengetahuan pada perusahaan terletak pada beberapa lokasi (Fernandez,

2010), yaitu:

• People

Pengetahuan ini bisa terdapat pada individu atau sebuah tim.

Pengetahuan ini akan hilang jika individu berhenti dari perusahaan.

• Artifak

Contohnya pengetahuan yang terletak pada artifak adalah pengetahuan

yang terdapat dalam peraturan, sistem informasi, database, dokumen

dan lain sebagainya.


8


• Organisasi

Contoh pengetahuan yang berada pada organisasi adalah hubungan

antar departemen, satu unit bisnis dan juga hubungan antar organisasi,

seperti kustomer dengan supplier.

2.1.2. Knowledge Management Solution

Knowledge Management berdasarkan Tiwana (2001) adalah proses

pengelolaan knowledge untuk menambah nilai bisnis dan daya saing melalui

pembentukan, komunikasi dan penggunaan pengetahuan. Efektifitas dari suatu

knowledge management bergantung pada align atau tidaknya proses KM terhadap

infrastruktur dan proses organisasi (Biloslavo).

Terdapat empat proses dalam knowledge management yaitu discovery,

capture, sharing dan application. Proses dalam KM didukung oleh 8 sub proses

(Fernandez, 2010).

Gambar 2.2 Proses Knowledge Management (Fernandez, 2010)

Proses dalam KM:

• Discovery

Knowledge discovery adalah pembuatan suatu knowledge yang baru

baik eksplisit maupun tacit. Pengembangan knowledge ini dapat

dilakukan dengan menganalisa data dan informasi atau dengan


9


menggabungkan knowledge yang sudah ada. Sub proses dalam

knowledge discovery adalah:

o Combination

Combination adalah membuat suatu explicit knowledge

menggunakan knowledge yang sudah ada, data atau informasi

yang tersedia.

o Socialization

Socialization adalah pengembangan tacit knowledge yang

didapatkan dari individu lain.

• Capture

Knowledge capture adalah proses untuk mendapatkan knowledge baik

tacit maupun explicit yang tersebar di berbagai lokasi knowledge.

Terdapat dua sub proses dalam knowledge capture, yaitu:

o Externalization

Externalization adalah proses untuk merubah tacit knowledge

menjadi explicit knowledge.

o Internalization

Internalization adalah proses untuk merubah explicit

knowledge menjadi tacit knowledge, proses ini biasa disebut

dengan pembelajaran.

• Sharing

Knowledge sharing adalah proses berbagi tacit dan explicit knowledge.

Sub proses dalam knowledge sharing adalah:

o Socialization for knowledge sharing

Socialization for knowledge sharing adalah proses berbagi tacit

knowledge.

o Exchange

Exchange adalah proses berbagi explicit knowledge.


10


• Application

Knowledge application adalah proses mengaplikasikan knowledge

sehingga dapat digunakan pada pengambilan keputusan. Sub proses

pada knowledge application adalah:

o Direction

Direction adalah proses dimana individu yang memiliki

knowledge memberikan arahan atau petunjuk pada individu

lain tanpa mentransfer knowledge yang menjadi dasar petunjuk

yang diberikan.

o Routines

Routines adalah penggunaan knowledge yang terdapat pada

prosedur atau peraturan.

Terdapat empat proses Knowlede Management berdasarkan Nonaka dan

Takeuchi, yaitu internalisasi, eksternalisasi, kombinasi dan sosialisasi. (Nonaka,

1995) Internalisasi adalah proses merubah explicit knowledge menjadi tacit.

Eksternalisasi adalah proses mernubah tacit knowledge menjadi explicit dengan

cara melalui dokumentasi atau verbalisasi. Kombinasi adalah proses

menghasilkan knowledge baru dari eksplisit knowledge. Proses yang terakhir

adalah sosialisasi, yaitu proses transfer tacit knowledge melalui observasi.

Terdapat empat klasifikasi Knowledge Management System (KMS), yaitu

knowledge discovery system, knowledge capture system, knowledge sharing

system dan knowledge application system (Fernandez, 2010). Penerapan

knowledge management dapat mempengaruhi process, people, product dan

performa dari suatu organisasi (Fernandez, 2010).

Knowledge management solutionadalah integrasi antara teknologi dan

mekanisme yang digunakan untuk mendukung proses knowledge management.

KM mechanism adalah cara yang digunakan untuk mempromosikan knowledge

management sedangkan KM technologies adalah teknologi yang digunakan untuk

memfasilitasi KM (Fernandez, 2010). KM teknologi dan mekanisme bergantung

kepada KM infrastruktur. KM infrastruktur meliputi budaya organisasi, struktur

organisasi, IT infrastruktur, common knowledge dan physical environment. KM


11


infrastruktur, KM technologies dan KM mechanism termasuk ke dalam KM

foundation. Knowledge Management Solution adalah bagaimana memenuhi dan

memfasilitasi empat aspek KM, yaitu discovery, capture, sharing dan application.

Gambar 2.3 Overview Knowledge Management Solution

2.1.3. Analisa Faktor Kontingensi

Analisa faktor kontingensi digunakan untuk mengetahui KM solution yang

dibutuhkan perusahaan. Faktor kontingensi akan mempengaruhi KM proses.

Setelah proses KM diketahui maka KM system yang dibutuhkan juga akan

teridentifikasi, hal ini berarti factor kontingensi juga mempengaruhi KM system

dan teknologi secara tidak langsung. Faktor kontingensi yang mempengaruhi KM

process adalah karakteristik tugas, karakteristik knowledge, karakteristik

perusahaan dan karakteristik lingkungan perusahaan.

Gambar 2.4 Hubungan Faktor Kontingensi dengan KM Solution (Fernandez, 2010)

Berikut ini adalah pemetaan proses KM dengan faktor kontingensi

(Fernandez, 2010)


12


Tabel 2.1 Korelasi Faktor Kontingensi dengan proses KM(Fernandez, 2010)

Task

U

ncer

tain

ty

Low

Hig

h

Hig

h

Low

Low

Low

Hig

h

Low

Task

In

terd

epe

nce

Hig

h

Hig

h

Hig

h

Hig

h

Low

Low

Hig

h/Lo

w

Hig

h/Lo

w

Expl

icit

atau

Ta

cit

Kno

wel

dge

E T T E T T T/E

T/E

Pros

edur

al a

tau

dekl

arat

if

P/D

P/D

P/D

P/D

P/D

P/D

P P

Uku

ran

Org

anis

asi Sm

all/L

arge

Smal

l

Smal

l

Smal

l

Larg

e

Smal

l/Lar

ge

Smal

l

Larg

e

Bis

nis

Stra

tegi

(D

iffer

entia

tion

or L

ow C

ost)

D

D

LC/D

LC/D

LC/D

LC/D

LC

LC

Envi

ronm

ent

al

Unc

erta

int

y Hig

h

Hig

h

Low

Low

Low

Low

Hig

h

Hig

h

Pros

es K

M

Com

bina

tion

Soci

aliz

attio

n fo

r K

now

ledg

e D

isco

very

Soci

aliz

atio

n fo

r K

now

ledg

e Sh

arin

g

Exch

ange

Exte

rnal

izat

ion

Inte

rnal

izat

ion

Dir

ectio

n

Rout

ines


13


2.1.3.1. Karakteristik Tugas

Faktor yang mempengaruhi karakteristik tugas adalah:

1. Ketidak pastian tugas

Jika masalah atau tugas cenderung berubah-ubah maka perusahaan

akan sulit untuk menerapkan internalization ataupun externalization.

Direction atau socialization adalah proses KM yang paling tepat ketika

ketidak pastian tugas tinggi, sedangkan jika ketidak pastian tugas

rendah makan routines adalah proses yang tepat.

2. Ketergantungan tugas

Ketergantungan tugas dilihat dari seberapa bergantung suatu unit

dengan unit yang lain. Ketergantungan tugas dikatakan tinggi jika

performa suatu unit bergantung pada unit lainnya. Proses KM yang

tepat untuk ketergantungan tugas yang tinggi adalah exchange,

combination dan socialization. Sedangkan proses KM yang tepat untuk

ketergantungan tugas yang rendah adalah internalization dan

externalization.

Gambar 2.5 Hubungan Karakteristik tugas dengan proses KM (Fernandez, 2010)


14


Tidak semua proses cocok untuk diterapkan pada setiap tipe knowledge.

Suatu proses bisa menjadi tidak efektif ketika diterapkan pada salah satu tipe

knowledge, bisa menjadi terlalu mahal, terlalu lambat dan lain sebagainya. Maka

dari itu harus diketahui knowledge karakteristik pada perusahaan untuk

menentukan proses knowledge yang tepat. Untuk mengetahui karakteristik

knowledge yang terdapat pada perusahaan maka akan dibandingkan beberapa tipe

knowledge, yaitu membandingkan explicit dengan tacit dan procedural dengan

declarative (Fernandez, 2010).

• Tacit vs Explicit

Untuk knowledge discovery, combination lebih tepat digunakan jika

tipe knowledge adalah explicit knowledge. Sedangkan untuk tacit

knowledge, socialization lebih tepat. Untuk knowledge capture,

internalization tepat digunakan untuk explicitknowledge, sedangkan

externalization lebih tepat untuk tacit knowledge.

Untuk knowledge sharing, exchange digunakan untuk explicit

knowledge, sedangkan socialization digunakan untuk tacit

knowledge.Untuk knowledge application, routines dan direction dapat

digunakan baik tacit maupun explicit knowledge.

• Procedural vs Declarative

Proses yang tercakup dalam knowledge discovery, knowledge capture,

dan knowledge sharing dapat digunakan untuk procedural dan

declarative knowledge. Sementara untuk knowledge application hanya

tepat untuk digunakan oleh procedural knowledge.

Hubungan antara proses dengan tipe knowledge dapat digambarkan

sebagai berikut.


15


Gambar 2.6 Karakteristik knowledge dengan proses knowledge management(Fernandez, 2010)

2.1.3.2. Karakteristik organisasi dan lingkungan

Terdapat dua faktor dalam karakteristik organisasi, yaitu ukuran organisasi

dan strategi bisnis. Dalam ukuran organisasi akan dilihat apakah perusahaan

berskala besar atau kecil. Untuk strategi bisnis akan dilihat apakah perusahaan

menerapkan strategi low cost atau differentiation. Strategi bisnis low cost adalah

strategi bisnis dimana perusahaan memfokuskan terhadap pasar tertentu untuk

menghindari saingan. Strategi bisnis differentiation adalah strategi bisnis dimana

perusahaan membuat produk yang berbeda atau unik dibandingkan dengan produk

sejenis dari pesaingnya, hal ini ditujukan untuk membentuk pasarnya sendiri.

Dalam faktor lingkungan akan dilihat tingkat ketidakpastian bisnis

perusahaan. Berikut ini adalah rekomendasi KM process yang digunakan untuk

karakteristik organisasi dan lingkungan.


16


Tabel 2.2 Karakteristik organisasi dan lingkungan(Fernandez, 2010)

Karakteristik Level / Tipe KM Proses yang direkomendasikan Ukuran organisasi Kecil Knowledge Sharing (application)

Knowledge Application (direction) Knowledge Discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization)

Besar Knowledge sharing (exchange) Knowledge application (routines) Knowledge discovery (combination) Knowledge capture (externalization, internalization)

Strategi bisnis Low cost Knowledge application (direction, routines) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange)

Differentiation Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange)

Tingkat ketidak pastian lingkungan

Rendah Knowledge sharing (socialization, exchange) Knowledge capture (externalization, internalization)

Tinggi Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge application (direction, routines)

2.1.4. Identifikasi Solusi KM

Terdapat beberapa metodologi dalam menerapkan solusi KM, antara lain

adalah roadmap dari amrit tiwana dan metodologi dari Fernandez. Berikut ini

akan dibahas mengenai metodologi yang digunakan untuk mengidentifikasi solusi

KM yang dibutuhkan oleh perusahaan.


17


2.1.4.1. Fernandez

Tahapan pada metodologi berdasarkan Fernandez (Fernandez, 2010)

adalah:

1. Menganalisa faktor kontingensi

Pada tahapan ini faktor kontingensi yang mempengaruhi perusahaan

akan dianalisa. Faktor-faktor kontingensi yang mempengaruhi proses

KM telah dibahas pada sub bab sebelumnya.

2. Mengidentifikasi proses KM berdasarkan setiap faktor kontingensi

Proses KM yang mendukung faktor kontingensi akan dipilih pada

tahapan ini.

3. Memprioritaskan proses KM

Pada tahapan ini akan dilakukan scoring untuk setiap KM proses

berdasarkan faktor kontingensi. Nilai 1.0 akan diberikan jika proses

KM mendukung faktor kontingensi dan 0.0 jika tidak. Nilai 0.5 akan

diberikan jika proses KM mendukung setiap faktor kontingensi.

4. Mengidentifikasi proses KM yang telah diterapkan sebelumnya

Pada tahapan ini akan dilakukan identifikasi terhadap proses KM yang

ada diperusahaan.

5. Mengidentifikasi proses KM tambahan

Setelah mendapatkan hasil dari tahap 3 dan 4 maka akan dibandingkan

proses KM yang didapatkan pada tahap 4 dengan tahap 3, jika terdapat

perbedaan maka akan diidentifikasi apakah perlu ditambahkan atau

tidak proses KM tersebut.

6. Menganalisa infrastruktur KM dan mengidentifikasi urutan proses KM

Kultur organisasi, struktur organisasi dan kondisi lingkungan akan

dinilai untuk mengetahui infrastruktur KM.

7. Mengembangkan sistem KM yang dibutuhkan

Di tahapan terakhir ini, sistem KM akan dikembangkan sesuai dengan

hasil yang didapatkan dari tahapan 1 sampai dengan 6.


18


2.1.4.2. Roadmap Amrit Tiwana

Terdapat 10 langkah dalam roadmap yang dikembangkan oleh Tiwana,

langkah-langkah ini dikelompokkan menjadi empat fase utama, yaitu:

A. Fase 1 adalah evaluasi infrastruktur, langkah didalamnya yaitu:

1. Analisa infrastruktur yang ada

2. Menyelaraskan KM dengan strategi bisnis.

B. Fase 2 adalah analisis perancangan dan pengembangan sistem KM,

langkah didalamnya yaitu:

3. Mendesain infrastruktur KM

4. Audit aset dan sistem knowledge yang ada

5. Menyusun tim KM

6. Membuat KM blue print

7. Mengembangkan sistem KM

C. Fase 3 adalah penyebaran sistem KM, langkah didalamnya yaitu:

8. Penyebaran KM sistem menggunakan Result Driven

Incremental methodology

9. Mengelola perubahan, kultur dan struktur

D. Fase 4 adalah evaluasi performa, yang terdiri dari:

10. Mengevaluasi performa, menghitung ROI, dan meningkatkan

sistem KM

2.1.4.3. Calabrese and Orlando 12 Step Process

Calabrese mengambil empat pilar, leadership, organization, technology

dan learning. Ke empat pilar ini berpotensial untuk terciptanya knowledge sharing

dan collaborative yang efektif (Smuts, 2009). Leadership mengacu pada adanya

nilai nilai knowledge creation dan knowledge sharing pada bisnis strategi

perusahaan. Organisasi akan mendukung terwujudnya nilai-nilai tersebut.

Teknologi menghubungkan knowledge dengan network sehingga dapat diakses

oleh seluruh perusahaan. Pilar yang terakhir adalah learning, yang berarti

menggunakan atau mempelajari knowledge dan berbagi hasil atau inovasi.Berikut


19


ini adalah 12 langkah untuk membuat knowledge management system berdasarkan

Calabrese.

Tabel 2.3 12 steps Calabrese (Smuts, 2009)

Pillar Steps 12-Step Process

Leadership 1 Identify knowledge critical to your business

2 Conduct work-centred analysis

3 Sell high-level plan of action to senior management

Organisation 4 Engage key stakeholders

5 Develop Process Model

6 Identify critical knowledge gaps, opportunities, and risks

7 Establish and prioritise goals

8 Develop requirements and measurement programme

Technology 9 Plan high-level strategy approach

10 Implement strategy, build, and deploy

11 Monitor, measure, and report metrics

Learning 12 Learn from results

2.1.5. Arsitektur Knowledge Management

Knowledge management system yang dibuat tanpa arsitektur yang baik

hanya akan menuju kepada kehancuran (Tiwana, 2000). Berikut ini adalah tujuh

layer yang diperlukan pada arsitektur knowledge management system berdasarkan

Tiwana.

• Interface layer

Layer ini adalah layer dimana pengguna berinteraksi dengan KMS.

Web based lebih disarankan untuk digunakan, karena akan

memudahkan pengguna untuk berinteraksi dengan KMS.


20


• Access and Authentication layer

Pada layer ini akan terdapat autentikasi pengguna. Fitur login

digunakan sebagai cara untuk melakukan autentikasi pengguna. Setiap

pengguna dapat memiliki hak akses yang berbeda-beda terhadap KMS.

• Collaborative filtering and intelligence layer

Pada layer ini penambahan tag atau meta tag ke dalam setiap elemen

dilakukan. Penambahan tag dapat dilakukan secara manual maupun

otomatis.

• Application layer

Application layer adalah layer dimana aplikasi-aplikasi yang terdapat

pada KMS diintegrasikan. Contoh aplikasinya adalah collaborative

tools.

• Transport layer

Transposrt layer adalah layer yang memungkinkan terjadinya

perpindahan data melalui jaringan.

• Middleware and legacy integration layer

Layer ini digunakan untuk menghubungkan antara sistem yang lama

dengan sistem yang baru.

• Repository layer

Layer ini adalah layer penyimpanan, yang terdiri dari database, legacy

data, web forum archive.

2.1.6. UML

Terdapat 14 diagram pada UML v 2.0 yang terbagi menjadi dua kategori,

yaitu structure diagram dan behavioral diagram. Structure diagram

menggambarkan data dan relasi static pada sistem informasi atau struktur dari

sistem. Sedangkan behavioral diagram merepresentasikan relasi antar objek yang

mendefinisikan bisnis proses dari sistem informasi. Terdapat 6 jenis structure

diagram, yaitu class diagram, object diagram, package diagram, deployment

diagram, component diagram dan composite structure diagram. Terdapat 8 jenis

behavioral diagram, yaitu activity diagram, sequence diagram, communication


21


diagram, interaction overview diagram, timing diagram, behavioral state

machine diagram, protocol state machine dan use case diagram.

2.1.6.1. Activity Diagram

Activity diagram digunakan untuk memodelkan bisnis proses dan

menggambarkan aktifitas utama dan relasi antar setiap aktifitas dalam satu proses.

Penelitian ini akan menggunakan activity diagram untuk memodelkan bisnis

proses. Notasi yang digunakan pada activity diagram adalah:

Tabel 2.4 Notasi Activity Diagram

Activity Menggambarkan Action Action

Decision Menggambarkan adanya alternative path

Merge Menggabungkan beberapa alternate flow

Initial State Menggambarkan awal dari diagram.

Final State Menggambarkan akhir dari diagram.

Action flow Menggambarkan hubungan antar activity

Object flow Menggambarkan hubungan antara object

dengan action. Jika panah berawal dari

activity menuju object, berarti bahwa action

mempengaruhi atau membuat object.

Sedangkan jika panah berawal dari object

menuju activity, berarti bahwa action

tersebut menggunakan object.


22


2.1.6.2. Use Case Diagram

Use case diagram menggambarkan high level sistem, apa yang dapat dilakukan

sistem dan juga relasi antara sistem dengan user atau sistem lainnya. Notasi yang

digunakan dalam use case diagram antara lain adalah

Tabel 2.5 Notasi Use Case Diagram

System Menggambarkan batasan dari suatu

sistem System

Actor Menggambarkan entitas yang

berinteraksi dengan sistem. Actor

digambarkan diluar sistem.

Use Case Menggambarkan fungsionalitas dari

sistem. Digambarkan dengan oval

yang mempunyai label. Label

adalah kata kerja yang

merepresentasikan fungsionalitas

dari sistem tersebut.

Use Case

Relationship Menggambarkan hubungan antara

actor dan use case. Dinotasikan

menggunakan anak panah dengan

label uses atau extends.

Use Case 1 Use Case 2«uses»

Use Case 1 Use Case 2«extends»

2.1.7. Metodologi Throwaway Prototyping

Pada throwaway prototyping, prototype dibuat untuk mendapatkan

feedback dari pengguna. Feedback ini digunakan untuk menganalisa, mendesain


23


dan mengimplementasikan prototipe berikutnya. Prototipe ini akhirnya akan

dibuang dan tidak akan digunakan pada produk final.Tahapan pada throwaway

prototyping adalah:

a) Planning

Pada tahapan ini akan ditentukan cara pengembangan sistem

informasi dan akan menganalisa technical feasibility, economy

feasibility dan organizational feasibility. Project plan merupakan

salah satu output pada tahapan ini.

b) Analysis

Fase ini meliputi analisa strategi, yaitu menganalisa sistem yang

sudah ada dan masalah yang ada saati ini. Selanjutnya pada fase ini

adalah requirement gathering, yaitu menangkap kebutuhan user.

c) Design

Tahapan ini menentukan bagaimana sistem akan beroperasi,

perangkat lunak atau infrastruktur jaringan seperti apa yang

dibutuhkan. Selain itu juga memulai rancangan tampilan antar

muka, form dan laporan. Arsitektur dari sistem akan mulai

dikembangkan pada tahapan ini.

d) Implementation

Fase ini adalah fase terakhir dari software development life cycle.

Pada fase ini sistem akan dikembangkan. Testing dan deployment

akan dilakukan pada fase ini.

Gambar 2.7 Throwaway prototyping


24


2.2. Penelitian Sejenis

Penelitian sejenis yang sudah ada sebelumnya akan dijelaskan pada sub

bab berikut.

2.2.1. Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge

Management System : Studi Kasus PT KSEI

Penelitian ini dilakukan oleh mahasiswa MTI-UI, Moh. Bayu Teguh

Santoso pada tahun 2011. Studi kasus yang digunakan pada penelitian ini adalah

PT Kustodian Sentral Efek Indonesia, lembaga ini memfasilitasi aktivitas pasar

modal di Indonesia. Pada penelitian ini, penulis merancang solusi KM yang dapat

diterapkan pada PT KSEI, serta membuat prototipe yang dapat menunjang solusi

KM tersebut.

Penulis mengadopsi metodologi Fernandez dalam melakukan penelitian

ini. Prioritas proses KM yang didapatkan menggunakan Fernandez adalah

externalization, combination, socialization, direction dan routine. Pembuatan

sistem KM yang dapat menunjang solusi KM dilakukan setelah penulis

mendapatkan proses KM yang menjadi prioritas untuk dikembangkan pada PT

KSEI. Penulis tidak mencantumkan secara detail mengenai metodologi yang akan

digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk sistem KM. Penulis

menggunakan CMS Joomla dalam mengembangkan KMS. Fitur-fitur yang

terdapat pada sistem KM harus mengakomodasi solusi KM. Fitur-fitur yang

didapatkan oleh penulis adalah chatting, forum diskusi, manajemen dokumen,

dokumentasi artikel, perpustakaan online, pencarian dokumen, pencarian artikel.

2.2.2. Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk

Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi Antar Perekayasa :

Studi Kasus BPPT

Penelitian ini dilakukan pada 2012 oleh mahasiswi MTI UI, Sari

Andarwati Kunharyanto. Studi kasus yang digunakan pada penelitian ini adalah

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi untuk jabatan fungsional Perekayasa.

Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan model knowledge management


25


system yang mendukung kolaborasi dan knowledge sharing antar perekayasa di

BPPT.

Penulis menggunakan metodologi Fernandez untuk menentukan prioritas

proses KM yang dibutuhkan perekayasa di BPPT. Prioritas KM yang didapatkan

pada penelitian ini adalah socialization for knowledge sharing, socialization for

knowledge discovery, direction, routine dan exchange. Kebutuhan fungsional

yang dibutuhkan untuk menunjang proses KM adalah pembuatan struktur

organisasi, forum diskusi, pencarian, upload dokumen dan download dokumen.

Untuk arsitektur KMS, penulis menggunakan model arsitektur dari Amrit

Tiwana yang terdiri dari tujuh layer. Pengembangan KM menggunakan software

engineering.

2.2.3. Perancangan Knowledge Management Solution Pada Divisi

Operasional PT Visi Solusi Teknologi

Penelitian dengan judul perancangan Knowledge Management Solution

pada divisi Operasional PT VISITEK ini dilakukan pada tahun 2012 oleh

mahasiswa MTI UI oleh Dimas Setiawan. PT Visitek adalah perusahaan IT yang

menyediakan berbagai layanan TI kepada pelanggan. Penelitian ini bertujuan

untuk mendapatkan solusi knowledge management yang dapat diterapkan pada PT

Visitek.

Penulis menggunakan metodologi Fernandez untuk menentukan solusi

knowledge management dan menggunakan metodologi rapid prototyping dalam

membuat prototype knowledge management system. Proses yang diprioritaskan

pada KM di penelitian ini adalah socialization for knowledge discovery,

socialization for knowledge sharing, combination, externalization dan exchange.

Fitur yang diterapkan pada knowledge management system untuk menunjang

proses tersebut adalah chatting, forum discussion, management article,

management document, management issue dan customer helpdesk.

2.2.4. Ringkasan Penelitian Sebelumnya

Berikut ini adalah ringkasan dari penelitian-penelitian yang sudah pernah

dilakukan sebelumnya.


26


Tabel 2.6 RIngkasan penelitian sebelumnya

Judul

Penelitian

Perancangan Solusi

Knowledge

Management dan

Prototipe Knowledge

Management System :

Studi Kasus PT KSEI

Pengembangan Model

Knowledge

Management System

Untuk Mendukung

Resource Sharing dan

Kolaborasi Antar

Perekayasa : Studi

Kasus BPPT

Perancangan Knowledge

Management Solution

Pada Divisi Operasional

PT Visi Solusi

Teknologi

Tujuan

Penelitian Rancangan solusi

KM dan Prototipe Design model KMS Rancangan solusi KM

dan Prototipe

Metode

Penelitian Fernandez Fernandez & Amrit

Tiwana Fernandez

Hasil

Penelitian Proses KM yang

dikembangkan:

externalization,

combination,

socialization,

direction dan routine

Fitur yang

dikebangkan:

chatting, forum

diskusi, manajemen

dokumen,

dokumentasi artikel,

perpustakaan online,

pencarian dokumen,

pencarian artikel.

Proses KM yang

dikembangkan:

socialization for

knowledge sharing,

socialization for

knowledge discovery,

direction, routine dan

exchange

Fitur yang

dikembangkan:

Pembuatan struktur

organisasi, Forum

diskusi, pencarian,

upload dokumen,

download dokumen

Proses KM yang

dikembangkan:

socialization for

knowledge discovery,

socialization for

knowledge sharing,

combination,

externalization dan

exchange

Fitur yang

dikembangkan:

chatting, forum

discussion, management

article, management

document, management

issue dan customer

helpdesk.


27


Dari ketiga penelitian sebelumnya penulis mengadopsi metodologi

Fernandez. Selain itu penulis juga menggunakan tahapan penelitian yang

digunakan peneliti Dimas Setiawan yang menguraikan setiap tahapan dari input,

metode dan output.

2.3. Profil Organisasi

PT ABC adalah perusahaan industri injection molding plastic yang berdiri

sejak 1970. Perusahaan ini berlokasi di bandung, dan saat ini sedang dalam proses

membangun pabrik ke dua yang terletak di cimahi. Jumlah karyawan yang

terdapat pada PT ABC adalah 250 orang, jumlah karyawan ini akan meningkat

seiring dengan dibukanya pabrik baru. Servis yang ditawarkan oleh PT ABC

adalah memproduksi plastik sesuai pesanan dari klien dan konsultasi design

produk. Untuk jasa konsultasi design produk adalah servis baru yang ditawarkan

sejak tahun 2011, servis ini bertujuan untuk memberikan jasa design terhadap

perusahaan yang tidak paham terhadap proses injection molding ketika membuat

design produk.

Terdapat beberapa divisi pada PT ABC, antara lain adalah finance &

accounting, sales & marketing, IT, Storage & Delivery, Plant maintenance dan

production. Divisi finance bertugas mengatur keuangan PT ABC. Divisi sales

bertugas untuk memasarkan dan mengatur penjualan. Divisi purchasing bertugas

untuk membeli bahan material yang dibutuhkan dalam proses produksi. Divisi IT

bertanggung jawab atas sistem informasi yang digunakan di PT ABC.

Divisi produksi adalah divisi terbesar yang terdapat pada PT ABC, divisi

ini terbagi menjadi beberapa sub divisi, yaitu Production Planning & Inventory

Control, Material Handling Department, Production Coordinator, Packaging &

labeling, Workshop & Maintenance dan Quality Assurance. Tugas dan fungsi dari

tiap divisi antara lain:

Product Developer memiliki tugas sebagai berikut:

• Menyiapkan gambar teknis dan cetakan

• Melakukan research warna dan material

• Memberikan jasa konsultasi design produk


28


Operator memiliki tugas untuk melakukan visual check pada proses produksi dan

melaporkan jika muncul permasalahan pada mesin atau cetakan atau produk.

Raw Material memiliki tugas sebagai berikut:

• Menyiapkan bijih plastik dan pewarna yang akan digunakan dalam proses

produksi.

• Menyiapkan bahan dan komposisi bahan yang akan digunakan.

Waste Material memiliki tugas untuk merapihkan sisa bahan yang digunakan

dalam proses produksi.

Engineer memiliki tugas sebagai berikut:

• Mengkoordinasi proses produksi

• Melakukan setting mesin

Packaging memiliki tugas sebagai berikut:

• Melakukan finishing terhadap produk

• Melakukan proses pengemasan

Workshop & Maintenance memiliki tugas sebagai berikut:

• Membuat cetakan

• Melakukan perawatan terhadap cetakan

Divisi QC bertugas untuk melakukan visual check dan measurement check.

Kegiatan pada PT ABC adalah pelaksaan proyek baru dan proses produksi

rutin. Proses produksi rutin adalah proses produksi untuk proyek-proyek yang

sudah pernah dikerjakan sebelumnya. Perbedaan proyek baru dengan proses

produksi rutin adalah pada awal tahapan produksi. Untuk proyek baru terdapat

masa research and development, pada proses ini divisi product development akan

menyiapkan design product atau menganalisa design yang dimiliki oleh client.

Berikut ini adalah kegiatan product development ketika menerima proyek

baru.


29


Gambar 2.8 Activity Diagram Product Developer

Rangkaian kegiatan pada proses proyek baru sejak diterimanya order

penjualan dari klien adalah :

1. Product Development menyiapkan design produk berdasarkan keingingan

klien, gambar teknis produk dan rancangan untuk cetakan injection. Proses ini

dilakukan apabila customer belum memiliki design sendiri. Jika customer

telah memiliki design sendiri maka product development akan melakukan

analisa terhadap design yg dimiliki customer dan menginformasikan kepada

customer masalah-masalah yang mungkin timbul dengan design produk yang

diajukan customer. Jika customer sudah menyetujui design maka akan dibuat

dokumen spesifikasi produk.

2. Workshop membuat cetakan injection berdasarkan rancangan dari product

development.

3. Pembuatan produk trial, jika produk trial ini disetujui oleh customer maka

proses berkutnya akan dilakukan, jika tidak maka revisi pada cetakan akan

dilakukan. Setelah customer menyetujui produk trial maka proses berikutnya

adalah proses produksi rutin.

Sales Product Developer

Membuat spesifikasi produk Spesifikasi produk

Membuat order penjualan

Order penjualan

Membuat design produk Design produk

Menyerahkan design produk

Merevisi design produkTidak disetujui

DIsetujui

Proses Produksi Rutin

Terdapat Design

Menganalisa design

Ya

Tidak


30


Rangkaian kegiatan pada proses produksi rutin adalah :

1. PPIC mengeluarkan perintah produksi kepada production coordinator.

2. Production coordinator membuat dokumen persiapan percetakan untuk

bagian workshop dan dokumen persiapan bahan untuk bagian raw material.

3. Raw material menyiapkan bahan yang akan digunakan pada tahap produksi,

seperti bijih plastik, pewarna dan bahan tambahan lainnya yang dibutuhkan

sesuai yang tertera pada dokumen persiapan bahan.

4. Workshop mempersiapkan cetakan yang sudah dibuat dan melakukan

pengecekan terhadap kondisi cetakan, seperti memeriksa besi baja dan sekrup.

5. Engineer akan melakukan setting terhadap setiap mesin yang digunakan pada

tahapan produksi.

6. Setelah tahap 3, 4, 5 dan 6 selesai, maka proses produksi akan mulai

dilaksanakan. Seorang engineer akan bertugas mengawasi kinerja mesin,

operator akan mengawasi produk yang keluar dari mesin dan melakukan

pensortiran awal.

7. Quality control melakukan visual check, measurement check dan memisahkan

produk yang tidak memiliki kualitas baik. Setelah melakukan pemeriksaan,

hasil pemeriksaan tersebut dicatat kedalam buku pemeriksaan barang.

8. Proses finishing seperti memasangkan segel, menghilangkan serabut secara

manual.

9. QC akan melakukan visual check kembali setelah dilakukan proses finishing

dan menyiapkan certificate of compliance menggunakan data yang terdapat

pada buku pemeriksaan barang.

10. Proses terakhir adalah proses packaging sebelum barang dikirimkan kepada

klien.


31


Berikut ini adalah struktur organisasi pada PT ABC dan struktur pada divisi

Produksi

Gambar 2.9 Struktur Organisasi

Gambar 2.10 Struktur Divisi Produksi

(President Director)

(Vice-President Director)

Finance Department

(Tax Consultant)

(Financial Officer)

Administrative Department

(Purchasing Officer)

(Courier)

IT

(Executive Manager) (R&D Department Manager)

Production Department Storage &

Delivery

(Internal Ekspedisi)

Sales & Marketing

(Marketing Officer)

Plant Maintenance

(Security)

(Operational Consultant)

(Production Manager)

Production Planning & Inventory Control

Officer)

Product Developer

Operator

(Material Handling Department –

Manager)

(Raw Material

Preparation)

(Waste Material

Handling)

(Production Coordinator)

(Production Supervisor / Engineer)

Packaging & Labelling

(Packaging)

Workshop & Maintenance

(Chief Workshop Operation)

Quality Assurance

Department

QC Officers



2.4. Kerangka Pikir Penelitian

Kerangka pikir penelitian ini dimulai dari adanya masalah mengenai

pengetahuan yang terdapat pada PT ABC, masalah ini diharapkan dapat

terselesaikan dengan adanya suatu Knowledge Management Solution. Untuk

membuat KMS dibutuhkan rancangan knowledge management solution yang

sesuai dengan PT ABC. Setelah rancangan knowleddge management solution

ditemukan, diperlukan suatu prototipe KMS untuk menguji rancangan tersebut

Scenario testing akan dilakukan user terhadap prototipe yang telah dikembangkan

untuk mengetahui apakah masalah yang ada pada PT ABC telah terpenuhi.

Feedback atau komentar dari tahapan testing akan digunakan untuk menganalisa

ulang rancangan knowledge management solution. Kerangka pikir penelitian ini

dapat digambarkan sebagai berikut.

Gambar 2.11 Kerangka Pikir


33


BAB 3

METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi yang digunakan pada penelitian ini adalah menggunakan

metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez untuk mendapatkan rancangan

knowledge management solution dan throwaway prototyping sebagai metodologi

untuk mengembangkan prototipe KMS. Metode penelitian dapat digambarkan

sebagai berikut.

Gambar 3.1 Metodologi penelitian


34


3.1. Menganalisa Faktor Kontingensi

Untuk menganalisa faktor kontingensi dibutuhkan data mengenai

karakteristik task, knowledge yang terdapat pada perusahaan serta karakteristik

organisasi dan lingkungan. Faktor yang dipertimbangkan dalam karakteristik task

adalah task uncertainty dan task interdependence. Data mengenai karakteristik

task dan knowledge yang terdapat pada divisi produksi akan didapatkan melalui

wawancara pada setiap pimpinan atau karyawan senior di setiap divisi.

Karakteristik organisasi dan lingkungan dinilai berdasarkan ukuran

organisasi, strategi bisnis dan tingkat ketidakpastian lingkungan. Interview

terhadap pemilik akan dilakukan untuk mengetahui ukuran organisasi dan strategi

bisnis. Skala perusahaan untuk sektor industri terbagi menjadi usaha kecil dan

besar. Usaha kecil adalah apabila modal penyertaannya antara 0 – 1.000.000.000

tidak termasuk tanah dan bangunan. Sedangkan usaha besar adalah yang modal

penyertaannya lebih dari 1.000.000.000. Hasil dari kontingensi faktor ini akan

digunakan untuk mengidentifikasi proses KM yang dibutuhkan oleh PT ABC

pada tahapan selanjutnya.

3.2. Identifikasi Proses KM

Berdasarkan hasil faktor kontingensi yang didapatkan pada tahapan

sebelumnya maka akan bisa didapatkan proses KM yang direkomendasikan

berdasarkan Fernandez. Proses KM digambarkan pada tabel berikut. Proses KM

yang direkomendasikan untuk PT ABC akan digunakan pada tahapan berikutnya.

Tahapan selanjutnya adalah melakukan skoring terhadap setiap proses KM untuk

mengetahui prioritas setiap proses.


35


Tabel 3.1 Proses KM

Karakteristik Level / Tipe KM Proses yang direkomendasikan Ukuran organisasi Kecil Knowledge Sharing (application)

Knowledge Application (direction) Knowledge Discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization)

Besar Knowledge sharing (exchange) Knowledge application (routines) Knowledge discovery (combination) Knowledge capture (externalization, internalization)

Strategi bisnis Low cost Knowledge application (direction, routines) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange)

Differentiation Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange)

Tingkat ketidak pastian lingkungan

Rendah Knowledge sharing (socialization, exchange) Knowledge capture (externalization, internalization)

Tinggi Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge application (direction, routines)

3.3. Menilai Prioritas proses KM

Setiap proses KM akan diberikan scoring berdasarkan hasil dari analisa

faktor kontingensi. Terdapat 3 skor yang bisa didapatkan, yaitu 1, 0.5 dan 0. Nilai

1 diberikan jika proses KM mendukung faktor kontingensi, 0 jika proses KM

tidak mendukung faktor kontingensi dan 0.5 jika proses KM memungkinkan

untuk setiap kemungkinan dari faktor kontingensi. Sebagai contoh, jika ukuran

perusahaan kecil, maka untuk proses KM discovery akan mendapatkan nilai 1,


36


untuk proses KM exchange 0 dan untuk proses KM combination adalah 0.5,

karena proses KM combination cocok dengan skala perusahaan kecil dan besar.

Setelah melakukan skoring terhadap setiap proses KM, maka akan dihitung skor

kumulatif dari setiap proses KM. Proses KM yang memiliki skor lebih besar akan

lebih diprioritaskan dibandingkan dengan proses KM yang memiliki skor

kumulatif yang lebih rendah.

3.4. Identifikasi Proses KM yang sudah ada

Untuk mengetahui identifikasi proses KM yang telah diterapkan pada PT

ABC, maka akan dilakukan wawancara dengan karyawan di divisi produksi,

wawancara akan dilakukan dengan karywan di setiap sub divisi. Selain itu akan

dilakukan observasi terhadap kegiatan produksi di PT ABC.

3.5. Identifikasi Proses KM tambahan

Hasil yang didapatkan pada tahapan 3 akan dicocokkan dengan hasil yang

didapatkan pada tahap 4. Jika pada tahapan 4 terdapat proses KM yang tidak

terdapat pada tahapan 3 maka proses tersebut bisa diabaikan, sedangkan jika pada

tahapan 3 terdapat proses KM yang tidak ditemukan pada tahap 4, maka proses

tersebut dapat ditambahkan. Hasil dari tahapan ini adalah daftar proses KM yang

dibutuhkan oleh PT ABC

3.6. Analisa infrastruktur dan urutan proses KM

Untuk mengetahui infrastruktur yang terdapat pada PT ABC, maka akan

dilakukan observasi dan interview untuk mengetahui tentang kultur organisasi,

struktur organisasi dan kondisi lingkusan dari PT ABC. Pada tahapan ini juga

akan dihasilkan siklus proses KM.

3.7. Pengembangan KM system, mechanism dan technology

Pada tahapan ini akan dimulai pengembangan KM system, mekanisme dan

teknologi yang dapat menunjang proses KM yang telah ditentukan pada tahapan

sebelumnya.


37


3.8. Analisis

Pada tahapan ini akan dibuat requirement mengenai fitur yang dibutuhkan

untuk menunjang solusi KM, selain itu akan dibuat activity diagram untuk

memodelkan bisnis proses. Setelah itu akan dibuat use case diagram untuk

menggambarkan high level dari sistem ini. Langkah-langkah untuk membuat use

case diagram adalah:

• Mengidentifikasi major use case

1. Review activity diagram

2. Menentukan subject boundaries

3. Mengidentifikasi primary actor dan goals

4. Mengidentifikasi major use case

5. Mereview ulang use case

• Membuat use case diagram

1. Gambarkan subject boundary

2. Masukkan use case pada diagram

3. Masukkan aktor

4. Gambarkan relasi

3.9. Design

Arsitektur dari sistem akan mulai dikembangkan. Peta navigasi dan

tampilan antar muka akan mulai didesain pada tahapan ini. Axure akan digunakan

untuk membuat sketsa tampilan antar muka. Design database juga akan didesain

pada tahapan ini.

3.10. Implementasi Prototipe

Prototipe akan dikembangkan menggunakan CMS drupal dan

menggunakan bahasa pemograman PHP.


38


3.11. Testing

Pada tahapan ini akan dilakukan skenario testing yang menggambarkan

permasalahan yang dihadapi PT ABC. Skenario yang dibuat akan

merepresentasikan masalah tidak didokumentasikannya pengalaman dan

pengetahuan yang dimiliki karyawan sehingga menyulitkan pegawai baru atau

pegawai yang menggantikan. Skenario ke dua adalah tidak adanya media

pembelajaran bagi pegawai untuk belajar mengenai knowledge yang ada.

Feedback atau komentar dari pengguna akan digunakan untuk mereview ulang

model KMS yang didapatkan pada tahapan 7.

3.12. Analisa KMS

Feedback yang didapatkan dari tahapan testing akan digunakan untuk

mereview rancangan knowledge management solution, jika rancangan knowledge

management solution telah dapat memenuhi permasalahan pada PT ABC, maka

rancangan tersebut tidak perlu diperbaharui. Sedangkan jika rancangan belum

menyelesaikan semua permasalahan pada PT ABC maka perlu direview dan

kemudian dibuat prototipe kembali



BAB 4

ANALISIS

4.1. Menganalisa Faktor Kontingensi

Terdapat tiga faktor kontingensi yang harus dianalisa dalam menentukan

rancangan solusi knowledge management, yaitu analisa karakteristik tugas,

karakteristik pengetahuan dan analisa karakteristik organisasi dan lingkungan.

4.1.1. Analisa Karakteristik Tugas

Parameter yang digunakan dalam menganalisa karakterisitik tugas adalah

task uncertainty dan task interdependence.

4.1.1.1. Task uncertainty

Berdasarkan pertanyaan pada wawancara di bagian task uncertainty

didapatkan kecenderungan task uncertainty pada setiap sub divisi. Kecenderungan

task uncertainty dinyatakan dengan high (H) jika tugas yang pada sub divisi tidak

terdefinisikan dengan baik atau ambigu, jika tugas pada sub devisi terdefinisikan

dengan baik atau tidak ambigu maka task uncertainty dinyatakan dengan low (L).

Berikut ini adalah rangkuman hasil wawancara untuk kecenderungan

ketidaktentuan tugas pada tabel 4.1.

Tabel 4.1 Task Uncertainty

Divisi Sub Divisi Task Uncertainty

Production Planning & Inventory

Control

Product Developer L

Operator H

Material Handling Raw Material L

Waste Material H


40


Divisi Sub Divisi Task Uncertainty

Production Coordinator Engineer L

Packaging & Labelling Packaging L

Workshop & Maintenance Workshop L

Quality Assurance Department QA officers L

Dari 8 nara sumber 2 menjawab tingkat ketidaktentuan tugas tinggi

sedangkan 6 lainnya menjawab rendah. Berdasarkan ini maka dapat disimpulkan

bahwa tingkat ketidaktentuan tugas pada PT ABC rendah.

4.1.1.2. Task interdependence

Berdasarkan pertanyaan pada wawancara di bagian task interdependence

didapatkan kecenderungan task interdependence pada setiap sub divisi.

Kecenderungan task interdependence dinyatakan dengan high (H) jika karyawan

merasa bahwa tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan bergantung pada

divisi lain tinggi. Jika karyawan merasa bahwa nilai tingkat ketergantungan

kesuksesan pekerjaan bergantung pada divisi lain adalah rendah, maka

dinotasikan dengan low (L). Berikut ini adalah rangkuman hasil wawancara untuk

kecenderungan ketergantungan tugas tugas pada tabel 4.2.

Tabel 4.2 Task Interdepemdence

Divisi Sub DIvisi Task

Interdependence

Production Planning &

Inventory Control

Product Developer H

Operator L

Material Handling Raw Material H


41


Divisi Sub DIvisi Task

Interdependence

Waste Material L

Production Coordinator Engineer H

Packaging & Labelling Packaging L

Workshop & Maintenance Workshop H

Quality Assurance Department QA officers H

Dari delapan nara sumber, lima menjawab tingkat ketergantungan tugas

tinggi, sedangkan tiga menjawab rendah. Dapat disimpulkan bahwa tingkat

ketergantungan tugas pada PT ABC tinggi.

4.1.2. Analisa Karakteristik Pengetahuan

Parameter yang digunakan dalam menganalisa karakterisitik pengetahuan

adalah kecenderungan pengetahuan berupa tacit atau explicit dan procedural atau

deklaratif.

4.1.2.1. Tacit vs Explicit

Pada hasil wawancara untuk tingkat kecenderungan karakteristik

knowledge tacit atau explicit didapatkan karakteristik knowledge pada tiap sub

divisi. Jika karyawan merasa bahwa kecenderungan karakteristik knowledge

sudah terdokumentasikan atau explicit, maka pada tabel 4.3 akan dinotasikan

dengan E, sedangkan jika karyawan merasa bahwa kecenderungan karakteristik

adalah tacit knowledge, maka pada tabel 4.3 akan dinotasikan dengan T. Jika

karyawan merasa kedua knowledge banyak terdapat pada sub divisi, maka akan

dinotasikan dengan T & E, yang berarti tacit knowledge dan explicit knowledge

terdapat pada sub divisi tersebut. Hasil wawancara yang dilakukan pada tiap sub

divisi pada bagian produksi mengenai kecenderungan pengetahuan tacit atau

explicit adalah sebagai berikut.


42


Tabel 4.3 Tacit vs Explicit

Divisi Sub Divisi Tacit vs Explicit

Production Planning &

Inventory Control

Product Developer T & E

Operator E

Material Handling Raw Material E

Waste Material E

Production Coordinator Engineer E

Packaging & Labelling Packaging E

Workshop & Maintenance Workshop T

Quality Assurance

Department

QA officers T & E

Dari delapan nara sumber, lima menjawab kecenderungan pengetahuan

adalah explicit sedangkan tiga menjawab explicit. Dapat disimpulkan bahwa

kecenderungan pengetahuan pada PT ABC adalah explicit.

4.1.2.2. Procedural vs Declarative

Berdasarkan hasil wawancara pada bagian Procedural vs Declarative,

didapatkan kecenderungan knowledge pada tiap sub divisi. Jika karyawan

menjawab prosedural maka pada tabel 4.4 akan dinotasikan dengan P, sedangkan

jika karyawan merasa kecenderungan knowledge adalah deklaratif, maka akan

dinotasikan dengan D. Berikut ini adalah rangkuman hasil wawancara mengenai

kecenderungan karakteristik knowledge prosedural atau deklaratif.

Tabel 4.4 Procedural vs Declarative

Divisi Tugas Procedural vs

Declarative

Production Planning & Product Developer P


43


Divisi Tugas Procedural vs

Declarative

Inventory Control Operator P

Material Handling Raw Material D

Waste Material D

Production Coordinator Engineer P & D

Packaging & Labelling Packaging D

Workshop & Maintenance Workshop P

Quality Assurance

Department

QA officers P

Dari delapan nara sumber, 5 menjawab prosedural sedangkan 4 menjawab

deskriptif, maka dapat disimpulkan bahwa kecenderungan pengetahuan pada PT

ABC adalah Prosedural.

4.1.3. Analisa Karakteristik Organisasi dan Lingkungan

Terdapat beberapa klasifikasi industri seperti klasifikasi berdasarkan

jumlah tenaga kerja, klasifikasi menurut bahan mentahnya, klasifikasi menurut

bahan bakunya, klasifikasi berdasarkan modal dan lain sebagainya. Klasifikasi

industri berdasarkan jumlah tenaga kerja adalah:

• Industri besar : Industri yang memiliki dari 100 orang atau lebih

• Industri sedang: Industri yang memiliki jumlah tenaga kerja 20-99

orang

• Industri kecil: Industri yang memiliki jumlah tenaga kerja 5-19 orang

• Industri rumah tangga: Industri yang memiliki jumlah tenaga kerja 1- 4

orang

PT ABC adalah industri yang memiliki jumlah karyawan lebih dari 250

orang. Berdasarkan klasifikasi industri menurut jumlah tenaga kerja, maka PT

ABC termasuk dalam industri besar.


44


Strategi bisnis yang diterapkan oleh PT ABC adalah low cost strategy.

Biaya produksi ditekan seminim mungkin sehingga dapat memberikan harga yang

lebih murah kepada kustomer.

Pesaing PT ABC paling banyak terdapat pada daerah Jakarta dan

Tangerang. Di daerah Bandung terdapat 5 perusahaan yang memiliki usaha sama

dengan PT ABC. Pelanggan PT ABC biasanya berasal dari daerah Bandung dan

Jakarta, terkadang ada juga beberapa dari daerah Jawa Timur. Perusahaan sejenis

juga banyak terdapat di Surabaya, hal ini menyebabkan sulitnya perusahaan untuk

menembus pasar di luar Jawa Barat dan jakarta.

4.2. Identifikasi Proses KM

Dari faktor kontingensi yang didapat pada sub bab 4.1 dan 4.2, maka dapat

disimpulkan sebagai berikut:

a) Karakteristik Tugas

a. Task Uncertainty : Rendah

b. Task Interdependence : Tinggi

b) Karakteristik Pengetahuan

a. Tacit vs Explicit : Explicit

b. Deklaratif vs Prosedural : Prosedural

c) Karakteristik Organisasi

a. Ukuran Organisasi : Besar

b. Kecenderungan Strategi Bisnis : Low Cost

d) Karakteristik Lingkungan

a. Environmental Uncertainty : Rendah

Tabel analisa faktor kontingensi berdasarkan faktor kontingensi yang

didapatkan adalah sebagai berikut. Pada baris kedua adalah nilai faktor

kontingensi saat ini pada PT ABC. Baris-baris berikutnya adalah proses

berdasarkan Fernandez dan faktor kontingensi mana yang didukung oleh proses

tersebut.


45


Tabel 4.5 Analisa Faktor Kontingensi

Task

U

ncer

tain

ty

Low

Low

Hig

h

Hig

h

Low

Low

Low

Hig

h

Low

Task

In

terd

epe

nce

Hig

h

Hig

h

Hig

h

Hig

h

Hig

h

Low

Low

Hig

h/Lo

w

Hig

h/Lo

w

Expl

icit

atau

Tac

it K

now

eldg

e

E E T T E T E T/E

T/E

Pros

edur

al a

tau

dekl

arat

if

P P/D

P/D

P/D

P/D

P/D

P/D

P P

Uku

ran

Org

anis

asi La

rge

Smal

l/Lar

ge

Smal

l

Smal

l

Larg

e

Smal

l/Lar

ge

Smal

l/Lar

ge

Smal

l

Larg

e

Bis

nis S

trate

gi

(Diff

eren

tiatio

n or

Low

Cos

t) LC

D

D

LC/D

LC/D

LC/D

LC/D

LC

LC

Envi

ronm

enta

l U

ncer

tain

ty

Low

Hig

h

Hig

h

Low

Low

Low

Low

Hig

h

Hig

h

Pros

es K

M

Val

ue sa

at in

i

Com

bina

tion

Soci

aliz

attio

n fo

r K

now

ledg

e D

isco

very

So

cial

izat

ion

for

Kno

wle

dge

Shar

ing

Ex

chan

ge

Exte

rnal

izat

ion In

tern

aliz

atio

n Dir

ectio

n

Rout

ines


46


4.3. Menilai Prioritas Proses KM

Pada tahap ini akan dilakukan pembobotan pada faktor kontingensi untuk

menilai prioritas dari proses KM. Jika proses KM mendukung proses kontingensi

yang ada saat ini, maka berdasarkan Fernandez akan diberikan nilai Yes, dan

dikalikan faktor pengali 1. Jika tidak diberikan No dan dikalikan faktor pengali 0,

sedangkan jika proses mendukung kedua tipe faktor kontingensi maka akan

diberikan skor OK dan faktor pengali adalah 0.5.

Pada tabael 4.6 diberikan data mengenai proses mana yang mendukung

faktor kontingensi yang dimiliki oleh PT ABC (ditandai dengan kolom yang di

berikan highlight) dan juga total skor kumulatif berdasarkan formulasi fernandez.

Data ini akan digunakan pada sub bab berikutnya untuk menentukan mana proses

yang di prioritaskan berdasarkan Fernandez.


47


Tabel 4.6 Analisis Kebutuhan Proses KM Sk

or

Kum

ulat

if

4 1.5

3 5 4 4.5

3 5

Jum

lah

O

K

2 1 2 2 2 3 2 2

Jum

lah

N

o

2 5 3 1 2 1 3 1

Jum

lah

Ye

s

3 1 2 4 3 3 2 4

Task

U

ncer

tai

nty

Yes

No

No

Yes

Yes

Yes

No

Yes

Task

In

terd

epe

nce

Yes

Yes

Yes

Yes

No

No

OK

OK

Expl

icit

atau

Ta

cit

Kno

wel

dge

Yes

No

No

Yes

No

Yes

OK

OK

Pros

edur

al

atau

de

klar

atif

OK

OK

OK

OK

OK

OK

Yes

Yes

Uku

ran

Org

anis

asi

OK

No

No

No

Yes

OK

No

Yes

Bis

nis St

rat

egi

No

No

OK

OK

OK

OK

Yes

Yes

Envi

ron

men

tal

Unc

erta

inty

N

o

No

Yes

Yes

Yes

Yes

No

No

Pros

es

KM

Com

bina

tion

Soci

ali

zatti

on

for

Kno

wl

edge

D

isco

ver

y

Soci

ali

zatio

n fo

r K

now

led

ge

Shar

ing

Exch

ang

e

Exte

rnal

izat

ion

Inte

rnal

izat

ion

Dir

ecti

on

Rout

ines


48


Berdasarkan skor yang didapatkan oleh setiap proses KM pada tabel 4.6,

maka dapat dihasilkan prioritas kebutuhan proses KM pada tabel berikut.Kolom

skor kumulatif pada tabel berikut didapatkan dari tabel 4.6, yaitu perhitungan skor

kumulatif dari tiap proses, kemudian presentasi dihitung berdasarkan nilai skor

kumulatif dan maksimal skor setiap proses.

Tabel 4.7 Portfolio Prioritas Kebutuhan KM

Proses KM Skor Kumulatif

Maksimal skor

Presentasi Peringkat

Exchange 5 6 83.3% 1

Routines 5 6 83.3% 2

Internalization 4.5 5.5 81.8% 3

Externalization 4 5.5 72.7 % 4

Combination 4 6 66.7% 5

Socialization for Knowledge Sharing

3 6 50% 6

Direction 3 6 50% 7

Socialization for Knowledge Discovery

1.5 6.5 23% 8

Berdasarkan tabel 4.7, pada kolom peringkat merupakan prioritas proses

KM berdasarkan presentasi skor kumulatif terhadap maksimal skor. Berdasarkan

urutan ini makadapat disimpulkan bahwa proses KM yang paling dibutuhkan

berdasarkan Fernandez adalah exchange, routines, internalization,dan

externalization. Sedangkan proses yang tidak terlalu dibutuhkan, dalam tabel ini

termasuk dalam empat terbawah, yaitu socialization for knowledge sharing,

combination, direction dan socialization for knowledge discovery.


49


4.4. Identifikasi Proses KM yang sudah ada

Berdasarkan hasil wawancara didapatkan kecenderungan proses KM di PT

ABC pada tabel 4.8. Jika karyawan pada sub divisi merasa bahwa proses KM

sudah diterapkan maka dinyatakan dengan yes (Y), jika tidak maka dinyatakan

dengan no (N).

Tabel 4.8 Proses Knowledge Management

Proses KM Product Developer

Operator

Raw Material

Waste Material

Engineer

Packaging

Workshop

QA

Combination Y Y Y Y Y N N Y

Socialization for knowledge discovery

Y Y Y N Y N Y Y

Externalization

N Y Y Y Y N N Y

Internalization

Y Y Y Y Y N N Y

Socialization for knowledge sharing

N Y N N Y N N Y

Exchange Y Y N N Y N N Y

Direction N Y N Y Y N N Y

Routine Y Y Y N N Y N Y

Berdasarkan tabel 4.8 maka dapat dihitung jumlah karyawan yang merasa

bahwa proses knowledge management telah diterapkan. Ringkasan perhitungan

total karyawan untuk setiap proses ditampilkan pada tabel 4.9. Tabel 4.9 di

urutkan berdasarkan proses yang memiliki jumlah karyawan terbanyak.


50


Tabel 4.9 Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM

Proses KM Total karyawan Peringkat

Combination 6 1

Socialization for knowledge discovery 6 2

Internalization 6 3

Externalization 6 4

Routine 5 5

Exchange 4 6

Direction 4 7

Socialization for knowledge sharing 3 8

Berdasarkan tabel 4.9 dapat disimpulkan bahwa proses KM yang

cenderung dimanfaatkan oleh divisi produksi adalah combination, socialization

for knowledge discovery, internalization, externalization dan routine. Sedangkan

tiga proses KM yaitu exchange, direction dan socialization for knowledge sharing

termasuk dalam proses KM yang jarang digunakan.

4.5. Identifikasi Proses KM tambahan

Berdasarkan dari 4.3 didapatkan prioritas proses-proses KM yang

dibutuhkan oleh PT ABC, sedangkan berdasarkan 4.4 didapatkan peringkat proses

KM yang sudah diterapkan saat ini. Rangkuman peringkat proses KM dari

tahapan 4.3 dan 4.4 adalah sebagai berikut.


51


Tabel 4.10 Peringkat proses KM

KM Activity

KM Process Peringkat Kebutuhan

Peringkat pemanfaatan saat ini

Discovery Combination 5 1


8 2

Capture Internalization 3 3

Externalization 4 4

Sharing Socialization for knowledge sharing

6 8

Exchange 1 6

Application Direction 7 7

Routines 2 5

Berdasarkan tabel diatas, terlihat bahwa beberapa proses KM yang

dibutuhkan, belum diterapkan dengan baik pada PT ABC, seperti routines dan

exchange. Sedangkan beberapa proses KM sudah mulai diterapkan, seperti

externalization dan internalization.

Untuk menentukan proses KM mana saja yang dibutuhkan oleh PT ABC,

digunakan aturan sebagai berikut [Santoso, 2011] :

a) Membagi proses KM pada prioritas kebutuhan proses KM dan prioritas proses

KM saat ini menjadi dua kategori, yaitu tinggi dan rendah. Proses KM

termasuk dalam kategori tinggi bila termasuk dalam lima peringkat teratas,

sedangkan proses KM yang termasuk dalam tiga peringkat terbawah akan

masuk ke dalam kategori rendah.

b) Pemetaan terhadap setiap proses KM akan dilakukan untuk menentukan

proses KM mana saja yang diprioritaskan untuk dikembangkan. Klasifikasi

pemetaan proses KM adalah:


52


• Jika kebutuhan proses KM tinggi dan penggunaan proses KM saat ini juga

tinggi maka proses tersebut menjadi prioritas pertama untuk

dikembangkan.

• Jika kebutuhan proses KM tinggi dan penggunaan proses KM saat ini

rendah maka proses tersebut menjadi prioritas kedua untuk dikembangkan.

• Jika kebutuhan proses KM rendah dan penggunaan proses KM saat ini

tinggi, maka proses tersebut menjadi prioritas ketiga untuk dikembangkan.

• Jika kebutuhan proses KM rendah dan penggunaan proses KM saat ini

rendah maka proses tersebut menjadi prioritas terakhir untuk

dikembangkan.

Pemetaan terhadap proses KM adalah sebagai berikut.

Tabel 4.11 Pemetaan klasifikasi KM

Kebutuhan Proses KM

Proses KM saat ini

Prioritas pengembangan

Tinggi Tinggi 1

Tinggi Rendah 2

Rendah Tinggi 3

Rendah Rendah 4

Dengan menggunakan pemetaan tersebut maka didapatkan pemetaan terhadap

kebutuhan proses KM dan proses KM saat ini sebagai berikut

.


53


Tabel 4.12 Pemetaan kebutuhan proses KM

KM Activity KM Process Kebutuhan

Proses KM Proses KM saat ini Prioritas

Discovery Combination Tinggi Tinggi 1


Rendah Tinggi 3

Capture Internalization Tinggi Tinggi 1

Externalization Tinggi Tinggi 1

Sharing Socialization for knowledge sharing

Rendah Rendah 4

Exchange Tinggi Rendah 2

Application Direction Rendah Rendah 4

Routines Tinggi Tinggi 1

Berdasarkan hasil pemetaan, maka proses KM yang perlu dikembangkan

adalah combination untuk aktifitas KM discovery, internalization dan

externalization untuk aktifitas KM capture, exchange untuk aktifitas KM sharing

dan routines untuk aktifitas KM application.

4.6. Analisa Infrastruktur dan Urutan Proses KM

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menganalisa infrastruktur

KM adalah kultur organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi

informasi, lingkungan fisik dan pengetahuan umum.

4.6.1. Kultur Organisasi

PT ABC mendukung adanya knowledge management, hal ini

diwujudkan dengan meletakkan komputer di setiap divisi produksi, hal ini

diharapkan dapat memfasilitasi setiap pegawai untuk memasukkan data dan

informasi mengenai permasalahan yang ada serta cara menyelesaikannya.


54


Sehingga jika terdapat maslaah yang sama dihadapi oleh pegawai lain, dapat

dengan mudah diselesaikan.

4.6.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi pada PT ABC adalah function structure, yaitu

pembagian divisi bergantung pada function/role yang dimiliki pegawai

tersebut. Selain itu struktur organisasi juga termasukke dalam sentralisasi

dimana pengambilan keputusan bergantung pada pimpinan organisasi dan

kepala divisi.

4.6.3. Infrastruktur Teknologi Informasi

Topologi jaringan yang dimiliki PT ABC saat ini digambarkan pada

gambar berikut. Terdapat beberapa komputer yang berada pada divisi

production yang tidak terhubung dengan jaringan, hal ini menyulitkan ketika

dibutuhkan pertukaran informasi.

Production

Finance & Adm

Gambar 4.1 Topologi jaringan saat ini

Topologi jaringan yang akan dikembangkan PT ABC seiring dengan

pembangunan pabrik ke 2 adalah sebagai berikut. Semua perangkat disetiap

pabrik akan terhubung dengan jaringan, sehingga memudahkan pertukaran


55


informasi. Pengembangan KMS akan menggunakan topologi jaringan yang

baru.

Pabrik 1Pabrik 2

Gambar 4.2 Topologi jarigan yang akan dikembangkan

Berikut ini akan dijelaskan mengenai empat aspek pada infrastruktur, yaitu

reach, depth, richness dan aggregation.

o Reach Pada struktur jaringan yang lama, masih terdapat komputer yang

tidak termasuk dalam jaringan, hal ini menyebabkan sulitnya pertukaran

informasi. Struktur jaringan yang baru memungkinkan pertukaran

informasi dari satu perangkat ke perangkat lainnya karena semua

perangkat terhubung dengan jaringan. Selain itu, pertukaran informasi

antar pabrik juga dapat dengan mudah dilakukan karena terhubung dalam

satu jaringan.

o Depth Bandwitdh yang disediakan oleh PT ABC untuk jaringan internet

sebesar 5 Mbps, hal ini dinilai cukup karena tidak terlalu banyak

pengguna. Sedangkan untuk jaringan intranet, bandwidth yang

disediakan sebesar 1GB Bandwidth ini cukup untuk melakukan

pertukaran informasi / dokumen.


56


o Richness Data dan informasi yang terdapat pada PT ABC sebagian besar

mengenai client dan produk. Selain itu masih terdapat data dan informasi

mengenai keuangan, supplier, manual, SOP dan karyawan.

o Aggregation Saat ini terdapat dua jenis repository pada PT ABC, yaitu

repository elektronik dan non elektronik. Repositori elektronik yang

dimiliki PT ABC antara lain adalah database yang digunakan untuk

menyimpan data yang berasal dari system informasi yang dimiliki PT

ABC. Untuk menyimpan data non elektronik seperti dokumen dan data-

data non elektronik, digunakan filling cabinet yang terdapat pada setiap

divisi.

4.6.4. Lingkungan Fisik

Kondisi lingkungan fisik pabrik yang terletak di bandung terdiri dari dua

bangunan. Satu bangunan digunakan sebagai tempat penyimpanan bahan baku

dan juga penyimpanan produk. Bangunan lainnya terdiri dari dua lantai, dimana

lantai pertama digunakan oleh bagian produksi sedangkan lantai dua digunakan

sebagai kantor untuk bagian administrasi, finance, marketing dan lain sebagainya.

Pada lantai dua ini terdapat 3 ruang meeting yang biasa digunakan untuk meeting

dengan client atau kebutuhan meeting lainnya.

Untuk pabrik ke dua yang sedang dibangun, kondisi lingkungan fisik

adalah, terbagi menjadi tiga gedung, dimana gedung pertama merupakan tempat

penyimpanan. Gedung kedua merupakan divisi produksi dan gedung terakhir

digunakan sebagai kantor.

Kedua pabrik ini memiliki bisnis proses yang sama, perbedaannya hanya

pada jenis client. Pada pabrik pertama akan digunakan untuk memproduksi

barang-barang yang berhubungan dengan kesehatan sedangkan pada pabrik ke

dua akan digunakan untuk memproduksi barang-barang non medis, seperti

kemasan air minum, produk kecantikan dan lain sebagainya.


57


4.6.5. Pengetahuan Umum

Pengetahuan terbagi ke dalam tiga lokasi, yaitu people, artifact dan

organizational entities.

• People

Pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan di PT ABC didapatkan dari

pelatihan dan seminar. Selain itu juga terdapat pengetahuan yang

didapatkan dari pengalaman selama bekerja di PT ABC. Berikut ini

adalah detail dari tacit knowledge yang dimiliki karyawan.

Tabel 4.13 Tacit knowledge

Tacit Knowledge Divisi Keahlian graphic software Product Development Pengetahuan mengenai cetakan dan injection molding

Product development Workshop

Keahlian menganalisa design produk

Product development

Keahlian menggunakan mesin bubut & mesin CNC

Workshop

Keahlian menganalisa permasalahan dalam proses produksi

Engineer Operator

Pengetahuan mengenai produk Product development Operator QC

• Artifact

Pengetahuan yang terdapat dalam artifact antara lain adalah SOP yang

terdapat pada setiap divisi, guideline atau dokumen manual. Saat ini

dokumen-dokumen elektronik masih tersebar pada setiap lokal

komputer di setiap divisi. Sedangkan tempat penyimpanan untuk

dokumen non elektronik adalah di filing cabinet di setiap masing-

masing divisi. Berikut ini adalah detail dari explicit knowledge yang

dimiliki PT ABC.


58


Tabel 4.14 Artifact

Explicit Knowledge Jenis Dokumen

Elektronik Non Elektronik

Order Penjualan X

Formulir persiapan percetakan

X

Formulir perintah produksi X

Formulir persiapan bahan X

Buku catatan produksi X

Spesifikasi Produk X

Dokumen cara mencampur bahan dengan warna

X X

Dokumen panduan komposisi bahan

X X

Buku pemeriksaan barang X

Dokumen certificate of compliance

X

SOP-Workshop X X

SOP-QC X X

SOP-Operator X X

SOP-Engineer X X

SOP-Finishing

Dokumen Info Produk X

Dokumen sifat bahan plastik

X

Dokumen food safety X

Dokumen setting mesin X


59


Explicit Knowledge Jenis Dokumen

Elektronik Non Elektronik

Dokumen setting mesin untuk produksi

X

Artikel food safety X

Artikel bahan plastik X

• Organizational Entities

Pengetahuan organisasi tersebar di setiap divisi dari PT ABC. Dokumen-dokumen mengenai SOP, guideline dan pengalaman terdapat di masing-masing divisi.

4.7. Pengembangan KMS berdasarkan Mekanisme dan Teknologi

Berdasarkan 4.5 didapatkan prioritas pengembangan proses KM yang

dibutuhkan oleh PT ABC. Berikut ini adalah KMS berdasarkan prioritas proses

KM dan fitur yang dibutuhkan.

Tabel 4.15 Fitur KMS

Proses KM Deskripsi kebutuhan sistem KM Fitur

Combination Fitur yang memungkinkan untuk mengkolaborasi pengetahuan explicit menjadi pengetahuan explicit yang baru.

Manajemen dokumen Manajemen artikel

Internalization Fitur yang memungkinkan untuk mempelajari pengetahuan explicit yang ada.

Manajemen dokumen Manajemen artikel Manajemen issue

Externalization Fitur yang memungkinkan untuk mengubah pengetahuan tacit yang dimiliki menjadi pengetahuan explicit.

Manajemen dokumen Manajemen issue

Routines Fitur yang memungkinkan untuk mengelola pengetahuan yang ada menjadi suatu guideline.

Manajemen dokumen Manajemen artikel

Exchange Fitur yang memungkinkan untuk pertukaran pengetahuan eksplisit.

Manajemen dokumen Manajemen artikel Manajemen issue Pencarian


60


Dari tabel tersebut, fitur KMS yang akan dikembangkan pada divisi

produksi PT ABC adalah sebagai berikut:

Tabel 4.16 Rangkuman Fitur KMS

No Fitur KMS

1 Manajemen dokumen

2 Manajemen artikel

3 Pencarian

4 Manajemen issue

4.7.1. Mekanisme Knowledge Management

Mekanisme knowledge management dibutuhkan untuk menunjang

knowledge management system. Mekanisme KM yang dapat diterapkan pada

divisi produksi PT ABC yang berhubungan dengan pihak manajemen dan

pengguna adalah.

1. Dukungan dari pihak management

Manajemen harus memberikan dukungan agar setiap karyawan mau

melakukan manajemen pengetahuan dengan cara memberlakukan aturan

mengenai manajemen pengetahuan atau dengan memberikan reward bagi agar

karyawan mau terlibat dalam manajemen pengetahuan.

Manajemen harus membuat team knowledge management tersendiri, tim

inilah yang akan membantu memasukkan data dan membantu pengguna untuk

mengoperasikan KMS.

2. Dukungan terhadap pengguna

Karena masih terdapat pengguna yang tidak mahir dalam menggunakan

komputer, maka akan ada seorang administrator yang bertugas untuk

membantu pengguna dalam menggunakan KMS. Selain itu perlu diadakan

training untuk pengguna yang tidak mahir menggunakan komputer.


61


3. Perubahan Kultur

Baik pihak manajemen dan karyawan harus mulai merubah kultur yang ada

pada PT ABC, karena lebih banyak karyawan yang menyimpan knowledge

untuk dirinya sendiri dan tidak berbagi dengan karyawan lain. Kultur berbagi

knowledge harus mulai diterapkan dengan adanya SOP, mengadakan diskusi

dan manajemen harus mengawasi perubahan ini sehingga dapat tercipta

budaya knowledge sharing.. Berikut ini adalah mekanisme berdasarkan sub

divisi.

Sub divisi yang pertama adalah product development. Kegiatan yang ada

pada divisi ini adalah membuat design produk, membuat dokumen spesifikasi

produk, membuat dokumen analisa design produk dan melakukan

troubleshooting.

Tabel 4.17 Mekanisme knowledge divisi product development

Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM

Membuat design produk

• Manajemen dokumen

• Manajemen artikel

• Mencari artikel food safety

• Mencari dokumen sifat bahan plastik

• Mencari dokumen atau artikel dari pengalaman sebelumnya

• Sharing dokumen

• Menyimpan dokumen design

Membuat dokumen spesifikasi produk


• Mencari dokumen design produk atau dokumen analisa design produk


62



Membuat dokumen analisa design produk


• Manajemen artikel

• Mencari artikel food safety

• Mencari dokumen sifat bahan plastik


• Menyimpan dokumen

Troubleshooting issue dalam produksi

• Manajemen issue


• Diskusi

• Mencari dokumen dari pengalaman sebelumnya

• Membuat dokumen troubleshooting


Sub divisi berikutnya adalah workshop, kegiatan yang dilakukan pada divisi ini

adalah membuat cetakan, melakukan perawatan pada cetakan dan melakukan

troubleshooting issue dalam produksi.

Tabel 4.18 Mekanisme knowledge divisi workshop


Melakukan perawatan pada cetakan


• Mencari dokumen persiapan percetakan • Mencari dokumen dari pengalaman

sebelumnya

• SOP-workshop

Membuat cetakan



• Mencari dokumen user manual mesin CNC

• Mencari dokumen persiapan percetakan

• Mencari dokumen spesifikasi produk


• Manajemen issue

• Manajemen

• Diskusi



63



dokumen

• Membuat dokumen troubleshooting • Mencari dokumen SOP-workshop

• Sharing dokumen


Sub divisi berikutnya adalah divisi engineer, kegiatan yang dilakukan pada divisi

ini adalah melakukan setting pada mesin produksi, membuat dokumen setting

mesin awal, troubleshooting issue dalam produksi dan melakukan update setting

mesin.

Tabel 4.19 Mekanisme knowledge divisi Engineer


Melakukan setting mesin produksi


• Mencari dokumen manual setting mesin

• Mencari dokumen record setting mesin pada awal produksi

• Mencari dokumen perintah produksi


Membuat dokumen record setting mesin awal produksi (proyek baru)


• Mencari dokumen manual setting mesin

• Mencari dokumen perintah produksi

• Mencatat setting mesin awal



• Manajemen issue


• Diskusi


• Membuat dokumen troubleshooting • Mencari dokumen SOP-engineer • Sharing dokumen

Update dokumen setting mesin

• Pencarian


• Mencari dokumen setting mesin awal

• Mengupdate dokumen setting mesin


64


Sub divisi berikutnya adalah divisi raw material. Kegiatan yang dilakukan

pada divisi ini adalah menyiapkan bahan dan warna yang akan digunakan,

mencampur bahan untuk produksi dan melakukan troubleshooting untuk

produksi.

Tabel 4.20 Mekansme knowledge divisi raw material


Menyiapkan bahan dan warna yang akan digunakan


• Pencarian

• Mencari dokumen persiapan bahan

• Mencari dokumen panduan komposisi bahan

Mencampur bahan untuk produksi


• Pencarian

• Mencari dokumen pencampuran bahan


• Manajemen issue


• Diskusi


• Membuat dokumen troubleshooting

• Mencari dokumen SOP-raw material

• Sharing dokumen


Sub divisi berikutnya adalah divisi waste material. Divisi ini bertugas

untuk membereskan bahan sisa limbah produksi.

Tabel 4.21 Mekanisme knowledge divisi waste material


Membereskan bahan sisa & limbah produksi


• Pencarian

• SOP-waste material


65


Sub divisi berikutnya adalah divisi QC. Kegiatan pada divisi ini adalah

membuat dokumen COC, melakukan sampling hasil produksi dan melakukan

troubleshooting dalam produksi.

Tabel 4.22 Mekanisme knowledge divisi QC


Membuat dokumen COC


• Mencari buku pemeriksaan barang


Melakukan sampling hasil produksi


• Mencari dokumen cara sampling • Mencari dokumen spesifikasi produk

• Mengisi buku pemeriksaan barang


• Manajemen issue


• Diskusi • Mencari dokumen dari pengalaman

sebelumnya


Sub divisi berikutnya adalah divisi operator. Pada divisi ini, kegiatan yang

dilakukan adalah mengamati jika adad gejala produk yang bermasalah, melakukan

knowledge transfer dan membuat dokumentasi issue.

Tabel 4.23 Mekanisme knowledge divisi operator


Mengamati jika ada gejala produk mengalami masalah


• Manajemen issue

• Mencari dokumentasi info produk

• Mencari dokumen issue yang ada sebelumnya


66



Melakukan knowledge transfer ketika terjadi rotasi pegawai/ pergantian shift


• Diskusi • Mencari SOP-operator

• Mencari dokumen info produk

Membuat dokumentasi issue selama produksi



• Sharing dokumen

Sub divisi selanjutnya adalah divisi packaging, kegiatan utama yang

dilakukan pada divisi packaging adalah melakukan packaging terhadap produk.

Tabel 4.24 Mekanisme knowledge divisi packaging


Melakukan packaging terhadap produk


• Mencari dokumen info produk

• Mencari dokumen SOP-packaging

4.8. Perencanaan Knowledge Management System

4.8.1. Kebutuhan KMS

Kebutuhan KMS PT ABC terbagi menjadi 2, yaitu kebutuhan fungsional

dan kebutuhuan non fungsional.

4.8.1.1. Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional dari Knowledge Management System

yangdibutuhkan divisi produksi PT ABC didapatkan pada sub bab sebelumnya.

Kebutuhan fungsionalnya adalah manajemen dokumen, manajemen artikel, dan

manajemen issue. Kebutuhan fungsional dijabarkan sebagai berikut.

1. Manajemen dokumen

Fitur ini memfasilitasi pengguna untuk menyimpan dokumen yang

berhubungan dengan divisi produksi, seperti SOP, dokumen spesifikasi


67


produk, dokumen pelatihan, dokumen user manual dan design CAD.

Pengguna akan dapat melakukan upload dan download dokumen.

2. Manajemen artikel

Fitur ini akan memfasilitasi pengguna untuk berbagi artikel yang berhubungan

dengan divisi produksi, seperti artikel food safety, artikel sifat bahan plastik

dan lain sebagainya. Pengguna dapat membuat artikel baru, merubah artikel,

menghapus artikel.

3. Manajemen issue

Fitur ini digunakan untuk mencari solusi dari permasalahan yang terjadi pada

divisi produksi, seperti kesalahan bahan, setting mesin dan cetakan. Pengguna

akan dapat membuat issue baru, merubah issue yang sudah ada atau

menghapus issue

4. Pencarian

Fitur ini digunakan untuk mencari tipe content yang dibutuhkan pengguna.

Pengguna dapat mencari artikel atau dokumen atau issue sesuai dengan

kriteria pencarian.

4.8.1.2. Kebutuhan non fungsional

Kebutuhan non fungsional dari KMS PT ABC akan terbagi menjadi tiga

kategori, yaitu accessibility, availability dan security.

1. Accesibility

KMS PT ABC harus dapat diakses dari kedua pabrik.

2. Availability

Sistem KM harus dapat diakses selama 24 jam seminggu.

3. Security

Autentikasi dibutuhkan untuk dapat mengakses sistem. Fitur login

digunakan untuk membatasi pengguna dan juga untuk melakukan tracking

mengenai siapa yang mengakses KMS. Akan terdapat dua jenis pengguna yaitu

administrator dan pengguna umum. Adiministrator akan memiliki akses untuk

mengelola pengguna sistem.


68


4.9. Analisis

4.9.1. Analisis Kebutuhan KMS

4.9.1.1. Use Case diagram

Fitur utama KMS berdasarkan sub bab sebelumnya adalah mengelola

dokumen, mengelola artikel dan mengelola issue. Selain itu akan ditambahkan

dua fitur lagi yaitu mengelola profil pengguna dan mengelola pengguna. Terdapat

dua jenis pengguna sistem KM, yaitu administrator dan pengguna umum.

Administrator dapat mengakses semua menu yang terdapat pada KMS, sedangkan

pengguna hanya dapat mengakses fitur utama KMS dan mengelola profil

pengguna. Fitur mengelola pengguna hanya dapat diakses oleh administrator.

Untuk dapat mengakses KMS, setiap pengguna harus melakukan login terlebih

dahulu. Kebutuhan fungsional dari KMS PT ABC dapat dimodelkan

menggunakan use case diagram pada gambar berikut

Gambar 4.3 Use Case


69


4.9.1.2. Mengelola dokumen

Pengguna harus melakukan login sebelum dapat memasuki menu

mengelola dokumen. Dalam menu ini, pengguna dapat mencari dokumen,

mengupload dokumen, menghapus dokumen, mengganti dokumen dan

mendownload dokumen. Kegiatan ini dapat dilakukan oleh semua user. Dokumen

yang dapat diupload dapat berupa PDF, word document, excel document, ppt

document atau image. Setiap dokumen akan memiliki deskripsi dan juga tag

terhadap proyek dan divisi.

Memasuki menu dokumen

Mengupload dokumen Mencari dokumen

Menghapus dokumenMengganti dokumen

Menyimpan data

Login

Mendownload dokumen

Gambar 4.4 Activity Diagram Mengelola Dokumen


70


4.9.1.3. Mengelola artikel

Pengguna harus melakukan login sebelum dapat memasuki menu artikel.

Dalam menu ini pengguna dapat membuat artikel baru, mencari artikel, merubah

artikel yang sudah ada atau menghapus artikel yang sudah ada.

Memasuki menu artikel

Membuat artikel Mencari artikel

Menghapus artikelMengubah artikel

Menyimpan artikel

Login

Gambar 4.5 Activity Diagram Mengelola Artikel


71


4.9.1.4. Mengelola issue

Setiap pengguna dapat mengakses menu mengelola issue setelah

melakukan login. Pada menu ini pengguna dapat membuat issue, mencari issue,

merubah issue, memberikan komentar pada issue dan dapat menghapus issue.

Fitur ini digunakan untuk menyimpan issue yang terjadi selama produksi dan cara

mengatasi issue tersebut, sehingga jika terjadi issue yang serupa maka dapat

memudahkan pencarian solusi.

Memasuki menu issue

Membuat issue Mencari issue

Menghapus issueMengganti issue

Menyimpan data

Login

Gambar 4.6 Activity Diagram Mengelola Issue


72


4.9.1.5. Mengelola profil pengguna

Setiap pengguna dapat mengakses menu ini setelah melakukan login. Pada

menu ini pengguna dapat merubah detail nama dan juga password.

Memasuki menu profil

Mengganti password Mengganti nama

Menyimpan data

Login

Gambar 4.7 Activity Diagram Mengelola Profil

4.9.1.6. Mengelola pengguna

Menu ini hanya dapat diakses oleh administrator, pada menu ini

administrator dapat menambahkan pengguna, menghapus pengguna, mencari

pengguna dan merubah profil pengguna.


73


Memasuki menu pengguna

Menambah pengguna Mencari pengguna

Menghapus penggunaMengubah profil pengguna

Menyimpan data

Login

Gambar 4.8 Activity Diagram Mengelola Pengguna

4.9.1.7. Pencarian

Pada fitur pencarian ini pengguna dapat melakukan pencarian berdasarkan

keyword tertentu. Semua tipe konten yang termasuk dalam kriteria pencarian akan

ditampilkan pada halaman hasil pencarian. Pencarian ini akan dapat dilakukan

melalui menu navigasi. Dari hasil pencarian pengguna dapat diarahkan pada detail

konten.


74


Menggunakan fitur pencarian

Login

Hasil pencarian

Gambar 4.1 Activity Diagram Pencarian

4.10. Design

Berikut ini akan di identifikasi arsitektur knowledge management.

Terdapat tiga layer pada perancangan arsitektur ini, yaitu presentation layer,

business layer dan data layer.

4.10.1.1. Presentation layer

Pada layer ini akan menggunakan web based system sehingga KMS dapat

dengan mudah diakses dari mana saja dan juga tanpa harus melakukan instalasi

apapun. KMS dapat diakses dengan menggunakan browser seperti internet

explorer, firefox and chrome. Berikut ini adalah diagram navigasi KMS PT ABC.


75


Gambar 4.9 Navigasi

Halaman login ditampilkan ketika pengguna membuka KMS PT ABC.

Setelah login dilakukan maka akan terdapat dua menu, yaitu menu utama dan

menu kiri. Pada menu utama pengguna dapat membuka halaman Mengeolola

dokumen, mengelola artikel dan mengelola issue. Sedangkan dari menu kiri

pengguna dapat langsung membuka halaman menambah dokumen, menambah

artikel dan menambah issue. Selain itu pengguna juga dapat langsung melakukan

pencarian dari menu kiri. Selanjutnya akan dijelaskan mengenai wireframe

mengenai user interface. Wireframe ini digunakan sebagai dasar pembuatan KMS.

Ketika pengguna membuka KMS, maka akan ditampilkan halaman login.

Pada halaman login pengguna harus memasukkan username dan password.

Setelah pengguna berhasil login akan diarahkan ke halaman Home.


76


Gambar 4.10 Wireframe Halaman Login

Pada halaman home pengguna kemudian dapat memilih menu

menggunakan navigation yang ada. Menu yang ditampilkan pada navigation

adalah, Mengelola Dokumen, Mengelola Issue, Mengelola Artikel dan Mengelola

Profil. Pada left hand side navigation terdapat menu menambah dokumen,

menambah issue, menambah artikel. Hal ini dapat memudahkan pengguna untuk

dapat langsung menambahkan konten.

Gambar 4.11 Wireframe Halaman Home Page


77


Ketika pengguna memilih menu Mengelola artikel maka akan ditampilkan

seluruh artikel yang ada, dan juga fitur untuk mencari artikel.Jika pengguna

menggunakan fitur pencarian maka hasil pencarian akan ditampilkan pada tabel.

Gambar 4.12 Wireframe Mengelola Artikel

Pengguna dapat membuka artikel dengan menekan judul artikel. Maka

pengguna akan masuk kedalam tampilan detil artikel. Pada halaman ini pengguna

dapat melihat detil artikel, merubah detil artikel dan menghapus artikel.

Gambar 4.13 Wireframe Detil Artikel

Untuk menambahkan artikel, pengguna dapat memilih menu menambah

artikel dari menu di sebelah kiri. Halaman menambah artikel akan ditampilkan,

pada halaman ini pengguna dapat membuat artikel yang diinginkan, memberikan

tag terhadap proyek dan sub divisi.


78


Gambar 4.14 Wireframe Menambah Artikel

Ketika pengguna memilih menu Mengelola dokumen maka akan

ditampilkan seluruh dokumen yang ada dan juga fitur mencari artikel diatas tabel

dokumen. Jika pengguna menggunakan fitur pencarian, maka tabel dokumen akan

menampilkan dokumen yang sesuai dengan kriteria pencarian.

Gambar 4.15 Wireframe Mengelola Dokumen

Untuk melihat detil dari dokumen, pengguna dapat menekan judul

dokumen dan pengguna akan diarahkan kepada halaman detil dokumen. Pada

halaman ini pengguna dapat melihat detil dokumen, mendownload dokumen,

merubah detil dokumen dan menghapus dokumen.


79


Gambar 4.16 Wireframe Detil Dokumen

Untuk menambahkan dokumen, pengguna dapat menekan pilihan

Menambah dokumen pada navigasi sebelah kiri. Halaman membuat dokumen

akan ditampilkan, pada halaman ini pengguna dapat mengupload dokumen dan

memberikan detil pada dokumen.

Gambar 4.17 Wireframe Menambah Dokumen


80


Pengguna dapat mengelola issue dengan memilih menu mengelola issue

pada primary navigation. Pengguna akan diarahkan pada halaman mengelola

issue. Pada halaman ini pengguna dapat melihat seluruh issue yang ada dan juga

melakukan pencarian terhadap issue tertentu.

Gambar 4.18 Wireframe Mengelola Issue

Untuk dapat melihat detil issue pengguna harus menekan link pada judul

issue. Pengguna akan diarahkan pada menu detil issue. Pada halaman ini

pengguna dapat melihat detil issue, merubah issue dan menghapus issue.

Gambar 4.19 Wireframe Detil Issue


81


Untuk menambahkan issue baru, pengguna dapat memilih menu

menambah issue pada navigasi sebelah ikiri. Pada halaman in pengguna dapat

memasukkan issue, memberikan solusi dan memberikan tag terhadap proyek dan

divisi.

Gambar 4.20 Wireframe Menambah Issue

4.10.1.2. Business Layer

Pada business layer, KMS PT ABC akan menggunakan web server tomcat

dan basis data yang digunakan adalah My SQL. Bahasa pemograman yang akan

digunakan adalah PHP dan container untuk sistem ini akan digunakan content

management system Drupal. CMS digunakan untuk memudahkan ketika PT ABC

ingin melakukan modifikasi pada KMS, seperti menambahkan tipe dokumen,

mengadaptasi workflow dan lain sebagainya.

4.10.1.3. Data Layer

KMS PT ABC akan menggunakan database my sql. Selain itu, KMS PT

ABC akan menggunakan CMS Drupal, maka dari itu database akan menggunakan

database bawaan ketika menginstalasi drupal. Berikut ini adalah erd dari database

drupal


82


Gambar 4.21 ERD CMS Drupal


83


4.11. Implementasi Prototipe KMS PT ABC

4.11.1. Halaman Login

Gambar 4.22 Halaman Login

Pada halaman login ini pengguna diharuskan memasukkan username dan

password. Fitur login yang digunakan merupaan bawaan dari CMS Drupal. Pada

sisi kanan, administrator dapat menambahkan intro text. Setelah pengguna

berhasil login maka akan masuk ke dalam halaman home dari KMS PT ABC.

Pada halaman home ini pengguna akan dapan melihat content terbaru dari KMS

PT ABC. Content ini dibagi berdasarkan tipe content (issue, dokumen, artikel).

Gambar 4.23 Halaman Home Page


84


4.11.2. Mengelola Artikel

Pada halaman ini pengguna dapat melihat seluruh artikel yang ada pada

KMS PT ABC. Pengguna dapat menggunakan fitur pencarian untuk mencari

artikel berdasarkan nama atau project atau divisi. Untuk melihat detil dari artikel,

maka pengguna dapat menekan link pada judul artikel.

Gambar 4.24 Halaman Manajemen Artikel

Pada halaman detil artikel, pengguna dapat melihat detil dari artikel,

berikut pula tag proyek dan sub divisi. Pengguna dapat melakukan perubahan atau

menghapus artikel dengan cara memilih tab “edit” yang terletak di atas konten.


85


Gambar 4.25 Halaman Detil Artikel

Gambar 4.26 Halaman Edit Artikel

Untuk membuat artikel baru pengguna dapat memilih menu Menambah

artikel yang terletak di menu navigasi. Pada halaman ini pengguna dapat membuat


86


artikel dengan mengisi detil artikel pada field deskripsi. Pengguna juga dapat

memilih tag terhadap proyek dan sub divisi.

Gambar 4.27 Halaman Tambah Artikel

4.11.3. Mengelola Dokumen

Untuk masuk ke dalam fitur mengelola dokumen, pengguna harus memilih

menu Manajemen dokumen. Pada halaman ini pengguna akan melihat seluruh

dokumen yang terdapat pada KMS PT ABC. Pengguna dapat menggunakan fitur

pencarian untuk mencari dokumen sesuai dengan kriteria pencarian yang

diinginkan.

Gambar 4.28 Halaman Manajemen Dokumen

Pengguna dapat melihat detil dari dokumen dengan memilih judul dari

dokumen. Pada halaman detil dokumen pengguna dapat melihat deskripsi dari


87


dokumen yang diupload, mendownload dokumen, merubah deskripsi dokumen,

menghapus dokumen dan mengupload dokumen baru.

Gambar 4.29 Halaman Detil Dokumen

Untuk merubah detil dokumen, pengguna dapat memilih tab “Edit”. Pada

tab ini pengguna dapat merubah deskripsi, menghapus dokumen dan mengupload

dokumen baru.

Gambar 4.30 Halaman Edit Dokumen


88


Untuk membuat dokumen baru pengguna dapat memilih menu Tambah

Dokumen pada navigasi sebelah kiri. Pada halaman ini pengguna dapat

memberikan deskripsi dokumen yang akan diupload, member judul, mengupload

dokumen, memberikan tag terhadap proyek dan sub divisi.

Gambar 4.31 Halaman Tambah Dokumen

4.11.4. Mengelola Issue

Pengguna dapat masuk ke dalam fitur mengelola issue dengan memilih

menu Manajemen Issue. Pada halaman ini pengguna dapat melihat seluruh issue

yang terdapat pada KMS PT ABC. Pengguna dapat pula mencari issue yang

diinginkan dengan menggunakan fitur pencarian.


89


Gambar 4.32 Halaman Manajemen Issue

Untuk melihat detil issue pengguna dapat memilih judul issue, kemudian

pengguna akan diarahkan pada halaman detil issue. Pada halaman detil issue

pengguna dapat melihat deskripsi issue dan solusi issue.

Gambar 4.33 Halaman Detil Issue


90


Untuk merubah detil issue, pengguna dapat memilih tab Edit. Pada tab ini

pengguna dapat merubah deskripsi issue, solusi, tag proyek dan tag sub divisi.

Selain itu, pengguna dapat pula menghapus issue dari halaman ini.

Gambar 4.34 Halaman Edit Issue

Untuk menambah issue, pengguna dapat memilih menu “Tambah Issue”

pada navigasi kiri. Pada halaman ini, pengguna dapat memberikan deskripsi issue,

solusi dan juga tag terhadap proyek dan sub divisi.


91


Gambar 4.35 Halaman Tambah Issue

4.11.5. Mengelola profil

Pengelolaan profil akan menggunakan fitur bawaan dari drupal. Pada fitur

ini pengguna dapat merubah password, email dan foto.

Gambar 4.36 Halaman Mengelola Profil


92


4.11.6. Mengelola Pengguna

Menu ini menggunakan bawaan dari CMS drupal. Administrator dapat

menambahkan pengguna dan memberikan role pada pengguna tersebut.

Gambar 4.37 Halaman Mengelola Pengguna

4.12. Testing

Testing yang dilakukan pada KMS PT ABC adalah scenario testing.

Skenario ini akan diambil berdasarkan permasalahan yang sering terjadi pada

divisi produksi PT ABC. Skenario yang akan di uji coba kan adalah penanganan

issue dan pergantian karyawan. Feedback yang didapatkan selama masa testing

akan digunakan untuk memperbaiki KMS PT ABC.

4.12.1. Skenario penanganan issue

Skenario ini berdasarkan kegiatan ketika terdapat masalah dalam proses

produksi. Contoh masalah yang dapat terjadi dalam produksi adalah, produk yang

dihasilkan tidak sesuai, misalnya ukuran yang dihasilkan salah, warna yang

digunakan salah. Ketika terjadi masalah maka QC, engineer, raw material dan

product developer akan berdikusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Tahapan

dalam menyelesaikan masalah tersebut adalah.

• Mencari dokumen spesifikasi produk • Mencari masalah yang serupa dengan yang dihadapi • Face to face meeting untuk mencari penyebab issue • Membuat solusi dari permasalahan • Mencatat permasalahan dan solusinya


93


Proses KM yang terlibat pada scenario ini adalah combination,

socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing,

exchange, externalization dan internalization.

4.12.2. Skenario pergantian karyawan

Skenario pada uji coba ini menggunakan kegiatan ketika terjadi pergantian

pegawai pada suatu proyek, baik untuk pegawai baru maupun karyawan lama

menggantikan karyawan lainnya. Ketika terjadi rotasi pegawai, pegawai yang

akan terlibat pada suatu proyek dapat melakukan proses pembelajaran

menggunakan dokumen-dokumen yang terdapat pada KMS PT ABC. Skenario

untuk pergantian karyawan adalah sebagai berikut.

• Pegawai mencari dokumen/artikel/issue yang sesuai dengan divisi atau

proyeknya.

• Pegawai dapat membuka artikel atau issue dan mendownload dokumen

yang dibutuhkan.

• Transfer knowledge juga akan dilakukan dari karyawan yang menangani

proyek sebelumnya ke karyawan yang akan menangani proyek baru.

• Untuk pegawai baru, transfer knowledge akan dilakukan dengan cara

pegawai barumelakukan pekerjaan dengan diawasi oleh pegawai senior

selama rentang waktu tertentu.

Proses KM yang terlibat pada skenario ini adalah socialization for

knowledge discovery, internalization, externalization, socialization for knowledge

sharing, exchange dan routines.

4.12.3. Hasil Testing

Selama masa testing pengguna memberikan beberapa feedback yang

dinilai mampu memperbaiki KMS PT ABC sehingga dapat berfungsi lebih baik.

Berikut ini adalah feedback yang didapatkan selama proses testing dilakukan.

• Fitur advanced search, fitur ini untuk memudahkan pengguna untuk mencari

dokumen/artikel/issue sesuai dengan proyek atau sub divisi.

• Pengguna menginginkan agar dapat melakukan tag pada lebih dari satu

proyek/divisi


94


• Sorting berdasarkan proyek/divisi pada halaman manajemen issue,

manajemen dokumen dan manajemen artikel.

• Kolom tanggal pada tabel di halaman manajemen issue, manajemen dokumen

dan manajemen artikel.

• Menambahkan file .jpg, .jpeg sebagai tipe file yang dapat diupload pada

manajenen dokumen.

4.12.4. Implementasi hasil testing

Pada tahapan ini, feedback yang diberikan oeh pengguna selama testing

akan dianalisa untuk mengetahui area mana saja yang memerlukan perbaikan.

Feedback yang didapatkan ini juga digunakan untuk melakukan perbaikan pada

design sistem KM.

Tabel 4.25 Hasil Testing

Feedback Perbaikan Modul

Advanced Search Menambahkan fitur pencarian dengan menambahkan opsi untuk mencari berdasarkan proyek atau divisi.

Navigasi kiri

Tag lebih dari satu proyek atau divisi

Mengganti dropdown list dengan select list yang memungkinkan pengguna memilih lebih dari satu.

Manajemen artikel, manajemen dokumen, manajemen issue.

Sorting berdasarkan proyek atau divisi.

Menambahkan fitur sorting pada setiap tabel.


Kolom tanggal update terakhir

Menambahkan kolom tanggal dan fitur sorting berdasarkan tanggal


Dapat mengupload tipe file .jpg, .jpeg

Menambahkan tipe file yang dapat diterima KMS PT ABC.

Manajemen dokumen.


95


4.12.5. Perbaikan prototipe KMS PT ABC

Berdasarkan subbab sebelumnya didapatkan area-area yang perlu

mengalami perbaikan. Berikut ini akan dijelaskan perbaikan pada setiap area.

4.12.5.1. Perbaikan Modul Manajemen Dokumen

Pada halaman menambah dokumen, pengguna dapat mengupload file

dengan tipe .jpg, .jpeg dan .tiff. Selain itu pengguna dapat melakukan tagging

pada lebih dari satu proyek dan divisi.

Gambar 4.38 Halaman Tambah Dokumen

Pada halaman manajemen dokumen, terdapat kolom tanggal update, dan

juga sorting berdasar proyek, divisi dan tanggal update.


96


Gambar 4.39 Halaman Manajemen Dokumen

4.12.5.2. Perbaikan Modul Manajemen Artikel

Perbaikan pada modul manajemen artikel adalah menambahkan kolom

updated date pada, fitur sorting berdasarkan title, project, sub divisi dan updated

date. Selain itu pada halaman menambah artikel, pengguna dapat melakukan

tagging terhadap lebih dari satu proyek dan sub divisi.

Gambar 4.40 Halaman Manajemen Artikel


97


Gambar 4.41 Halaman Tambah Artikel

4.12.5.3. Perbaikan Modul Manajemen Issue

Perbaikan pada modul manajemen Issue adalah menambahkan kolom

updated date pada, fitur sorting berdasarkan title, project, sub divisi dan updated

date. Selain itu pada halaman menambah artikel, pengguna dapat melakukan

tagging terhadap lebih dari satu proyek dan sub divisi.

Gambar 4.42 Halaman Manajemen Issue


98


Gambar 4.43 Halaman Tambah Issue

4.12.5.4. Perbaikan Fitur Search

Fitur search pada navigasi sisi kiri telah diperbaiki dengan menambahkan

filter tipe konten, divisi dan proyek. Pengguna dapat dengan mudah mencari

semua tipe konten yang berhubungan pada divisi atau proyek tertentu. Pengguna

dapat memilih lebih dari satu tipe konten, lebih dari satu divisi dan lebih dari satu

proyek. Sebagai contoh, pengguna dapat mencari artikel yang terdapat pada

proyek danone dan pada divisi QA. Selain itu terdapat juga satu field yang

memungkinkan pengguna untuk mencari berdasarkan keyword.


99


Gambar 4.44 Halaman Pencarian

4.13. Implikasi Penelitian

Berikut ini akan dijelaskan dampak dari penelitian ini terhadap tiga aspek,

yaitu managerial, knowledge management system dan penelitian selanjutnya.

4.13.1. Implikasi bagi Managerial

Agar KMS bermanfaat maka diperlukan dukungan dari manajemen.

Manajamen harus menjadikan penggunaan KM sebagai bagian dari standar

operasional prosedur karyawan dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Selain itu

mengingat bahwa masih banyak karyawan yang tidak mampu mengoperasikan

komputer maka manajemen harus menyiapkan team knowledge managemen

untuk memberikan training dan mengoperasikan KMS untuk pengguna yang tidak

memahami komputer.


100


4.13.2. Implikasi bagi KMS

Implikasi penelitian bagi KMS, penulis menyarankan agar PT ABC bisa

mengembangkan rancangan prototipe menjadi sistem yang lebih matang. Selain

itu agar KMS lebih memanfaatkan modul lainnya untuk memenuhi kebutuhan

seluruh divisi di PT ABC, bukan hanya pada divisi produksi.

4.13.3. Implikasi bagi penelitian selanjutnya

Implikasi penelitian ini bagi penelitian sejenis selanjutnya adalah untuk

memberikan gambaran dan masukan solusi KM untuk perusahaan yang bergerak

di bidang manufaktur. Penelitian selanjutnya diharapkan dapat mengembangkan

sistem KM yang lebih beragam khususnya untuk perusahaan yang bergerak di

bidang manufaktur.



BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah solusi knowledge

management yang dapat diterapkan pada divisi produk PT ABC meliputi proses

combination, internalization, externalization, routines dan exchange. Proses ini

didapatkan berdasarkan prioritas yang dihitung menggunakan teori Fernandez.

Proses ini memperhitungkan aspek kebutuhan knowledge management dan proses

knowledge management yang ada saat ini.

Untuk mendukung proses yang akan diterapkan, maka diperlukan

knowedge management system dengan fitur antara lain manajemen artikel,

manajemen dokumen, manajemen issue dan fitur pencarian.

5.2. Saran

Kesuksesan penerapan knowledge management sangat dipengaruhi oleh

dukungan dari manajemen. Maka dari itu penulis menyarankan agar pihak

manajemen dapat ikut berpartisipasi apabila solusi knowledge management akan

diterapkan. Partisipasi dari manajemen dapat berupa menyediakan team

knowledge management tersendiri untuk membantu pengguna, memberikan

training bagi karyawan yang tidak terbiasa menggunakan komputer. Selain itu

manajemen harus berusaha untuk merubah kultur yang ada di PT ABC sehingga

karyawan terbiasa dengan knowledge sharing. Perubahan ini dapat dilakukan

dengan melakukan meeting untuk membiasakan berbagi knowledge, memberikan

reward bagi karyawan yang mau untuk berbagi knowledge dan juga mengawasi

perkembangan knowledge sharing.

Berdasarkan implikasi penelitian terhadap knowledge management system,

penulis menyarankan agar proses pengembangan dilakukan untuk seluruh

perusahaan, bukan hanya pada divisi produksi.


102


Bagi peneliti selanjutnya, penulis menyarankan solusi knowledge

management ini menjadi dasar penelitian untuk solusi knowledge management di

bidang manufaktur. Tema yang dapat dijadikan penelitian selanjutnya adalah

mengenai dampak penerapan knowledge management system kepada performa

suatu perusahaan manufaktur.


103


DAFTAR PUSTAKA

Awad, Elias M. & Ghaziri, Hasan M. Knowledge Management, New Jersey

,Person Education. Inc, . 2003

Baker and J. M. Sinkula, "Learning orientation, market orientation, and

innovation: integrating and extending models of organizational performance,"

Journal of Market-Focused Management, vol. 4, pp. 295-308, 1999.

Biloslavo, Roberto. Zornada, Max. Development of a Knowledge Management

Framework Within The System Context.

Davenport, T.H. and L. Prusak, "Working Knowledge" Harvard Business School

Press, 1998.

Dennis, Alan. Wixom, Barbara Haley. Tegarden, David. System Analysis and

Design with UML An Object-Oriented Approach. Wiley. 2010.

Fernandez, Becerra, et al.Knowledge Management Systems and Process, Prentice

Hall. 2010.

Fischer, Uli. Stokic, Dragon. Organisational Knowledge Management in

Manufacturing Enterprises-Solutions and Open Issues. 2002.

Hou, Junming. Su, Chong. Su Yingying. Wang, Wanshan. A Methodology of

Knowledge Management Based on Ontology in Collaborative Design. 2008.

Jennex, Murray. Olfman, Lorne. Addo, Theopilus. The Need for an

Organizational Knowledge Management Strategy. Proceedings of the 36th Hawaii

International Conference on System Sciences (HICSS’03). IEEE 2002.

Kunharyanto, Sari Andarwati. Pengembangan Model Knowledge Management

System Untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi Antar Perekayasa :

Studi Kasus BPPT. 2012

Kusumasari, Tien. Pembangunan Knowledge Base Menuju Knowledge

Management Dengan Menggunakan Wiki Pada PT Pupuk Kaltim. ITB. 2008


104


Lytras, Miltiadis. Russ, Meir. Mayer, Ronald. Nave, Ambjorn. Knowledge

Management Strategies. A Handbook of Applied Technologies. IGI Publishing

2008.

Newman, Bo. Conrad, Kurt. A Framework for Characterizing Knowledge

Management Methods, Practices, and Technologies. 1999.

Nonaka, I. Takeuchi, H. The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation, Oxford University Press, Oxford. 1995. Olaf Tergan, Sigmar. Digital Concept Maps for Managing Knowledge and Information. Springer 2005. Santoso, Moh. Bayu Teguh. Perancangan Solusi Knowledge Management dan

Prototipe Knowledge Management System Studi Kasus PT KSEI. MTI UI. 2011.

Schauer, Hanno. Schauer, Carola. Modeling techniques for Knowledge

Management. 2008.

Setiawan, Dimas. Perancangan Knowledge Management Solution Pada Divisi

Operasional PT Visi Solusi Teknologi. 2012.

Smuts, Hanlie. Merwe, Alta. Loock, Marianne. Kotze, Paula. A Framework and

Methodology for Knowledge Management Implementation. 2009.

Tellioglu, Hilda. Approaching Knowledge Management in Organisations.

Tiwana, Amrit. The Knowledge Management Toolkit, New Jersey, Prentice Hall.

2000


105


Lampiran

Wawancara Penelitian

Sub Divisi : Product Developer

A. Task Characteristic o Task Uncertainty

• Apakah di divisi ini tugas yang ada telah terdefinisikan dengan baik dan

setiap karyawan mengetahui tugas serta tanggung jawabnya masing

masing?

Jawaban: Ya, tugas pada divisi ini adalah menyiapkan design produk berdasarkan

keingingan klien, gambar dan spesifikasi teknis produk (khususnya warna

dan ukuran produk; yang lain contohnya: cara pengemasan dan berbagai

macam test untuk QC pass), dan rancangan untuk cetakan injection.

• Apakah masih ada tahapan tugas yang ambigu, yang menyebabkan

karyawan tidak mengetahui tugas yang harus dikerjakannya?

Jawaban:

Tidak

o Task Interdependence

• Bagaimana tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Anda dari usaha

yang dilakukan oleh divisi lain, tinggi atau rendah ?

Jawaban:

Tinggi

B. Knowledge Characteristic

o Tacit vs Explicit

• Knowledge apa saja yang dibutuhkan di divisi ini?

Pemahaman sifat-sifat bahan plastik, misalnya PP dan HDPE, masing-

masing memiliki elastisitas yang berbeda. Peraturan-peraturan food safety,

biasa kita pakai FDA, ini berhubungan dengan pemilihan bahan dan

supplier yang akan digunakan. Pengetahuan mengenai “kapasitas” cetakan

dan proses injection molding agar produk yang dihasilkan dapat optimal

secara kualitas, kuantitas dan harga. Misal: Dalam proses injection


106


molding, penggunaan dua warna dalam satu produk yang sama harus

melalui proses finishing, yaitu pengecatan.

• Apakah knowledge ini sudah terdokumentasi?

Dokumentasi mengenai sifat plastik didapatkan dari supplier, kita tidak

ada dokumentasi sendiri. Mengenai food safety biasa research dari

internet. Untuk proses dan cetakan tidak ada dokumentasi.

o Procedural vs Declarative

• Apakah pekerjaan anda lebih banyak menggunakan rumus seperti panduan

mengenai permasalahan teknikal atau prosedur kerja yang ada (misal

rangkaian urutan kerja untuk melakukan suatu tugas yang diberikan)?

Jawaban:

Prosedur

C. Identifikasi proses KM

o Combination

o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan dari

dokumen kerja yang lama untuk membuat dokumen baru ?

Jawaban:

Ada

o Socialization

o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan yang

didapat dari hasil diskusi untuk mendapatkan pengetahuan yang baru

Jawaban:

Ada

o Externalization

o Apakah ada proses menuangkan ide dan pengetahuan seputar kerja ke

dalam media (dokumen, rekaman, dsb)

Jawaban:

Tidak

o Internalization


107


o Apakah ada proses menghasilkan pengetahuan dari membaca laporan

training, manual, berita, maupun dokumen-dokumen pengetahuan

yang dimiliki perusahaan

Jawaban: Ada

o Socialization

o Apakah ada proses berdiskusi dan berbagi ide dan pengetahuan secara

langsung dengan rekan kerja

Jawaban: Tidak

o Exchange

o Apakah ada proses bertukar dokumen, artikel, dan tulisan dengan

rekan kerja atau unit kerja yang lain

Jawaban: Ada

o Direction

o Apakah ada proses memberikan bantuan dan arahan kepada rekan

kerja yang lain untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang

muncul

Jawaban: Tidak

o Routine

o Apakah pekerjaan rutin dapat dilakukan dengan memahami prosedur

dan peraturan kerja yang ada

Jawaban:

Ya


108


Sub Divisi: Raw material




masing?

Jawaban: Cukup jelas.



Jawaban:

Tidak




Cukup tinggi, terkadang bahan yang digunakan sudah benar tetapi karena

setting mesin yang salah, maka produk yang dihasilkan salah.


o Tacit vs Explicit


Jawaban: Komposisi warna dan bahan.


Jawaban: Sudah.



109





Jawaban: Panduan.


o Combination



Jawaban: Ya

o Socialization



Jawaban: Ya

o Externalization



Jawaban: Ya

o Internalization




Jawaban:

Ya

o Socialization



Jawaban:


110


Tidak

o Exchange



Jawaban:

Tidak

o Direction



muncul

Jawaban:

Tidak

o Routine



Jawaban:

Ya


111


Sub Divisi : Workshop




masing?

Jawaban: Setiap karyawan tahu tugasnya masing masing.



Jawaban: Tidak ada, satu produk akan diurus oleh satu karyawan sehingga tidak ada

kebingungan dalam maintenance cetakan dengan karyawan lainnya.




Jawaban: Bisa dibilang tinggi karena bagus tidaknya cetakan baru akan terlihat

dalam tahap trial, disini juga bergantung pada bahan dan setting mesin.

Jika ada masalah maka cetakan akan diperbaiki.

B. Knowledge Characteristic o Tacit vs Explicit


Jawaban: Pengoperasian mesin CNC


112



Jawaban: Dokumentasi tidak ada, lebih ke pengalaman setiap karyawan.





Jawaban: Lebih berupa tahapan kerja


o Combination



Jawaban: Tidak

o Socialization



Jawaban: Ada

o Externalization



Jawaban: Tidak

o Internalization




Jawaban:

Tidak


113


o Socialization



Jawaban: Tidak

o Exchange



Jawaban: Tidak

o Direction



muncul

Jawaban:

Tidak

o Routine



Jawaban: Tidak

Sub Divisi: Engineer

A. Task Characteristic

o Task Uncertainty



masing?

Jawaban:

Ya


114




Jawaban:

Tidak ada, tugasnya melakukan setting mesin untuk produksi dan

kemudian mengawasi kinerja mesin.




Jawaban:

Tinggi


o Tacit vs Explicit


Jawaban: Setting mesin agar dapat menghasilkan barang yang sesuai


Jawaban: Sudah





Jawaban:

Keduanya, tapi lebih banyak panduan masalah teknikal.


o Combination


115




Jawaban:

Ya

o Socialization



Jawaban:

Ya

o Externalization



Jawaban:

Ya

o Internalization




Jawaban:

Ya

o Socialization



Jawaban:

Ya

o Exchange



Jawaban:

Ya

o Direction


116




muncul

Jawaban: Ya

o Routine



Jawaban: Tidak


117


Sub Divisi: Operator




masing?

Jawaban: Tidak terlalu jelas, terkadang ada kebingungan antara tugas operator

dengan bagian gudang bahan.



Jawaban:

Ya itu tadi, seperti tidak jelas siapa yang harus membersihkan workspace

atau membersihkan bahan yang tersisa di sekitar mesin. Seharusnya itu

tugas operator, tapi terkadang operator menyerahkan kepada bagian

gudang. Selain itu juga tugas melakukan penyortiran awal, hal ini

dilakukan juga oleh bagian QC, sehingga seperti tumpang tindih.




Jawaban:

Rendah.


o Tacit vs Explicit


Jawaban:

Pengetahuan mengenai deskripsi atau bentuk produk yang acceptable.


118



Jawaban: Terdokumentasi, dan selalu di-update dengan masalah baru yang timbul.





Jawaban: Prosedur.


o Combination



Jawaban: Ya

o Socialization



Jawaban: Ya

o Externalization



Jawaban: Ya

o Internalization




Jawaban:

Ya


119


o Socialization



Jawaban: Ya

o Exchange



Jawaban: Ya

o Direction



muncul

Jawaban:

Ya

o Routine



Jawaban: Ya


120


Sub Divisi: Packaging




masing?

Jawaban: Ya



Jawaban:

Tidak




Jawaban:

Rendah


o Tacit vs Explicit


Jawaban: Explicit


Jawaban: Terdokumentasi





Jawaban:


121


Panduan


o Combination



Jawaban:

Tidak

o Socialization



Jawaban:

Tidak

o Externalization



Jawaban:

Tidak

o Internalization




Jawaban: Ya

o Socialization



Jawaban: Tidak

o Exchange



Jawaban:


122


Tidak

o Direction



muncul

Jawaban:

Tidak

o Routine



Jawaban:

Ya


123


Sub Divisi: Waste Material




masing?

Jawaban: Tidak terlalu



Jawaban:

Ya




Jawaban:

Rendah


o Tacit vs Explicit


Jawaban: Cara penanganan waste


Jawaban: Sudah





Jawaban:


124


Panduan


o Combination



Jawaban: Ya

o Socialization



Jawaban: Tidak

o Externalization



Jawaban: Ya

o Internalization




Jawaban:

Ya

o Socialization



Jawaban:

Tidak

o Exchange




125


Jawaban:

Tidak

o Direction



muncul

Jawaban: Ya

o Routine



Jawaban: Tidak


126


Sub Divisi: QA




masing?

Jawaban: Ya



Jawaban:

Ya


• Apakah tugas yang dikerjakan dapat dilakukan seorang diri atau

membutuhkan bantuan dari karyawan lain atau divisi lain?

Jawaban:

Ya



Jawaban: Tinggi


o Tacit vs Explicit


Jawaban:

Pengetahuan mengenai cetakan, plastik dan kebutuhan tiap produk


Jawaban:

Mengenai produk iya, yang lainnya tidak.



127





Jawaban: Prosedur


o Combination



Jawaban:

Ya

o Socialization



Jawaban: Ya

o Externalization



Jawaban: Ya

o Internalization




Jawaban:

Ya

o Socialization



Jawaban:

Ya


128


o Exchange



Jawaban: Ya

o Direction



muncul

Jawaban:

Ya

o Routine



Jawaban:

Ya


129


Nama: Novi Kurniadi

Jabatan: Vice President Director

• Berapa jumlah karyawan yang terdapat pada PT ABC?

Jawaban: Kalau hanya divisi produksi kira-kira 250, ini hanya di pabrik ini saja,

mungkin akan menjadi 2x lipat jika pabrik berikutnya sudah mulai

beroperasi.

• Bagaimana bisnis strategi yang diterapkan disini? Apakah mencoba

menekan harga sehingga biaya produksi menjadi minim atau lebih suka

membuat produk yang khusus dan ekslusif ?

Jawaban: Menekan biaya seminim mungkin, karena kebanyakan client sudah tahu

mau mereka apa, jadi mereka mencari produsen yang bisa memberi harga

yang bersaing.

• Bagaimana tingkat persaingan dan pasar ?

Jawaban:

Competitor di Bandung dengan kapasitas atau kemampuan seperti kita

(kualitas sama atau lebih baik, juga management dan keamanan produk

yang sama atau lebih baik), di Bandung kira-kira ada sekitar 5, tapi

competitor lain yang mengedepankan harga murah dengan kualitas

kurang, mungkin lebih banyak lagi – biasa ini untuk barang-barang seperti

ember, tempat cat dan lain-lain yang diproduksi secara masal.

Tapi, saingan kita sendiri sebetulnya meliputi juga perusahaan-perusahaan

yang berpusat di Jakarta, Tangerang, dan daerah Jawa Barat lainnya, tidak

hanya perusahaan yang di Bandung, jadi kompetisi keseluruhannya sendiri

cukup besar.

Perusahaan-perusahaan sejenis juga banyak terdapat di daerah sekitar

Surabaya. Makanya, untuk saat ini, perusahaan kita susah menembus pasar

di luar Jawa Barat dan Jakarta.


130


• Apakah pasar yang ada stabil ?

Jawaban:

Market bisa dibilang cukup stabil. Pelanggan jarang berganti-ganti

produser biasanya, tapi resikonya juga, sekali pelanggan beralih, biasanya

susah untuk berpaling kembali.

Customer kebanyakan daerah Bandung, Jakarta dan sekitarnya. Ada 1 – 2

pelanggan dari Jawa Timur yang occasionally pesan.

• Apakah knowledge merupakan asset yang penting:

Jawaban:

Iya penting, kesalahan dari dulu adalah tidak mengelola knowledge dengan

baik, sehingga mulai terasa ketika banyak pegawai yang resign atau

pensiun

• Apakah knowledge yang ada mudah didapatkan / diakses ?

Jawaban: Penyimpanan dokumen masih berantakan dan tidak ada standar penamaan

sehingga sering kesulitan. Selain itu knowledge yang ada kebanyakan

diketahui oleh orangnya sendiri, tidak didokumentasikan, dan sekarang

sudah mulai banyak yang akan pensiun, sehingga sulit ketika ada pegawai

baru.

• Apa kesulitan mengelola knowledge pada divisi produksi?

Jawaban: Kita mencoba meletakkan 1 komputer pada setiap sub divisi, tapi

kendalanya adalah kebanyakan pegawai tidak mengerti cara

mengoperasikan computer. Kebanyakan masih tidak pernah, tidak bisa,

bahkan takut untuk mencoba.


131


• Apakah setiap orang pada organisasi mengetahui expert dari setiap

knowledge yang dibutuhkan?

Jawaban:

Dari setiap sub divisi terdapat orang yang sudah lama bekerja, orang itu

bias dibilang “senior”, sehingga jika terdapat masalah biasanya bertanya ke

mereka.


UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE …lib.ui.ac.id/file?file=digital/2015-3/20392986-TA-Ni...

Documents

Transcript of UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE …lib.ui.ac.id/file?file=digital/2015-3/20392986-TA-Ni...