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Universidade Federal de Pernambuco
Centro de Informática
Graduação em Ciência da Computação
Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas
DETRAN-PE
Professor: Jaelson Freire Brelaz de Castro
Equipe:
Filipe Gutemberg Costa Pinto
Felipe Rodrigues Camara
Juliandson Estanislau Ferreira
João Guilherme Farias Duda
Recife, 2016
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Índice
Introdução…………………………………………………………………………………….....2
Motivação……………………………………………………………………………………......3
Metodologia…………………………………………………………………………………......3
Problema…………………………………………………………………………………….......3
Atores………………………………………………………………………………………….....4
BPMN………………………………………………………………………………………….....5
iStar…………………………………………………………………………………………........9
Conclusão........................................................................................................................14
Referencias………………………………………………………………………………....…..15
Apêndice A……………………………………………………………………………………...16
Apêndice B……………………………………………………………………………………...19
Apêndice C……………………………………………………………………………………...20
Relatório da Equipe…………………………………………………………………………....23
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Introdução
Este é o primeiro projeto apresentado para a disciplina de Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas ministrada pelo professor Jaelson Castro. O trabalho tem como objetivo a seleção, análise, modelagem e identificação de melhorias em processos que estão sendo usados em organizações do mundo real.
O processo analisado foi o de solicitação de férias dos servidores do setor de recursos humanos do Departamento Estadual de Trânsito de Pernambuco (DETRAN-PE). A modelagem proposta tem o objetivo a modelagem do processos em sua forma as-is. A partir disso pode-se identificar os gargalos do processo e propor melhorias contínuas, o que a médio prazo tornará a organização mais eficiente e produtiva.
O projeto está organizado em três seções, vejamos:
Na primeira, contextualiza-se os problemas que a organização atualmente enfrenta, motivação do trabalho, a metodologia utilizada para levantamento de informações e definição dos atores do processo.
Na segunda, existe a descrição e modelagem dos processos utilizando duas notações amplamente difundidas na área de engenharia de requisitos: BPMN e i* (iStar).
A terceira, destaca-se os gargalos do processo e propõe-se uma modelagem de sistema alternativo para resolver as necessidades organizacionais.
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Motivação
Criado em 24 de maio de 1969, através do Decreto-Lei nº. 23 do Governo do
Estado, o DETRAN-PE nasceu durante a gestão do Dr. Nilo de Souza Coelho, como
Autarquia de Administração Indireta, vinculado a Secretaria de Segurança Pública [1].
O órgão tem como principais atividades a emissão e renovação de carteira
nacional de habilitação (CNH), promoção de educação de trânsito junto à comunidade e
fiscalização do trânsito de veículos terrestres em suas respectivas jurisdições, no território
brasileiro [2].
Atualmente a organização possui aproximadamente 100 departamentos (conforme
apêndice A), conta com mais de 1400 servidores em todo estado e utiliza três sistemas
independentes de gerenciamento de férias dos servidores. Este fato levanta diversos
problemas de inconsistência de dados. Sendo assim este projeto tem como objetivo a
identificar e analisar os gargalos do processo e propor melhorias para deixá-lo o mais
eficiente.
Metodologia
O processo utilizado para captação das informações e desenvolvimento dos
modelos aqui representados foi iterativo incremental, lançando mão de reuniões com
especialistas de cada área. Cada artefato criado (conforme apêndice A) foi analisado e
validado pela equipe técnica, sempre apontando os pontos de melhorias para que
pudessem descrever de forma fidedigna as condições da empresa. As alterações
sugeridas foram compiladas para que pudessem ser aplicadas pela a equipe do projeto e
posteriormente apresentadas para nova avaliação e validação na reunião seguinte. O
padrões escolhidos para representar os processos estudados foram Business Process
Model and Notation (BPMN) e iStar (i*).
A equipe do projeto também se preocupou em nomear uma pessoa responsável
por verificar a corretude e a coerência dos modelos em BPMN e i*, assim como o
alinhamento entre esses dois modelos.
Problema
O setor de Recursos Humanos necessita lidar com uma série de problemas
relacionados à constantes alterações de datas do período de gozo de férias.
Inicialmente o setor de RH deve solicitar o agendamento de férias aos
coordenadores das áreas. Tais solicitações são feitas utilizando-se uma escala de férias
(conforme apêndice A) e rastreadas por um sistema de protocolo conhecido como
ProtoWin.
Uma vez solicitado o agendamento, os coordenadores das áreas se preocupam
em cumprir os prazos para a devolução das escalas de férias em tempo hábil, para que
possam ser implantadas de acordo com o calendário proposto pelo Governo do Estado.
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Quando os coordenadores acabam o preenchimento dos formulários enviam de
volta para o setor de RH, que por sua vez cadastrará as informações nos sistemas
ForPonto e Sistema de Gestão de Pessoal e Folha de Pagamento do Estado (SADRH).
Isso gera agendamentos precipitados que na maioria das vezes não condizem com
os planos reais dos funcionários, redundâncias e inconsistência das informações geradas
e anomalias. Ocorre que, posteriormente, o volume de alteração de gozo férias gera uma
demanda muito grande, implicando em retrabalho e aumentando as chances de erros
durante o processo.
Atores
Os atores descritos são usuários ou sistemas que interagem de forma significativa
para o andamento do processo. Cada ator possui um papel específico e produzem
artefatos e informações ao longo do processo.
Setor de RH: Departamento responsável pela geração de protocolos de solicitação de
férias e cadastro das informações nos ForPonto e SADRH.
ProtoWin: Sistema utilizado pelo setor de RH para localização e gerenciamento dos
protocolos gerados.
SADRH: Sistema utilizado pela Secretaria de Administração de Pernambuco para gestão
de pessoal e pagamento de servidores.
ForPonto: Sistema responsável pelo gerenciamento das frequências dos servidores
assim como o cálculo de horas trabalhadas durante o mês. Caso os servidores faltem ou
cheguem atrasados o valor referente àquelas horas deverá ser descontado do salário.
Chefias imediatas: Responsáveis pela supervisão das equipes em cada departamento
do DETRAN-PE. Devem estar de acordo com o período solicitado pelo subordinado para
que o mesmo possa gozar férias.
Gerências: Possui várias unidades sob sua responsabilidade, por exemplo, a gerência de
Recursos Humanos.
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Processos
BPMN
É uma notação gráfica que tem por objetivo prover uma gramática de símbolos
para mapear, de maneira padrão, todos os processos de negócio de uma organização [3].
Em BPMN, um processo de negócio é representado através do encadeamento de
eventos e atividades, ligados através de conectores que demonstram a sequência em que
os mesmos são realizados. Além de eventos e atividades, outros elementos de controle
de fluxo podem ser utilizados na modelagem para permitir a criação ou unificação de
fluxos paralelos que ocorram no decorrer de um mesmo processo de negócio [4].
O grande potencial de BPMN para representação de processos está no fato de que
ela propõe um conjunto simplificado de elementos (atividades, eventos, gateways,
conectores e swimlanes), mas que podem ser derivados para atender situações
específicas de negócio, de forma que a documentação de um processo em nível de
negócio possa adquirir profundidade técnica à medida que é preparado para a
implementação [3].
Descrição BPMN Solicitação de Férias
O processo de solicitação de férias do DETRAN-PE (apêndice B) acontece uma
vez no ano e tem início na primeira semana do mês de setembro. Inicialmente, um
servidor do setor de recursos humanos gera as escalas de férias através de um banco de
dados feito em access para que nele sejam preenchidas as informações dos meses que
os servidores de cada setor deverão gozar férias, assim como optarem por receber ou
não o adiantamento 50% do 13º salário. Em seguida é feito um cadastro no sistema
ProtoWin para que seja gerado um número de protocolo associado à escala para rastrear
o status e localização do mesmo conforme a Figura 1. Os documentos são envidados
fisicamente para seus respectivos destinos e são entregues em mãos para todos os
chefes de área do DETRAN-PE.
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Figura 1: Primeira etapa do processo de solicitação de férias.
Após o recebimento do formulário, os chefes das áreas devem atualizar o sistema
ProtoWin para confirmar o recebimento da documentação e então solicitar que os
servidores optem pelos meses que querem gozar férias. As informações das escalas de
férias são preenchidas pelos servidores em comum acordo com as suas chefias
imediatas, pois os subordinados não podem gozar férias no mesmo período de tempo
visto que existe o risco de paralisação das atividades essenciais do setor devido ao baixo
contingente. Vale salientar que os períodos mais críticos são os meses que coincidem
com o período de licenciamento anual de veículos, que são os meses de março, abril e
maio. Sendo assim, caso as chefias imediatas não concordem com o agendamento, ela
deverá sugerir um novo período ao servidor visando a continuidade do serviço. As
informações serão analisadas novamente pelos supervisores das áreas e enviadas às
suas respectivas gerências para que sejam atestadas e encaminhadas de volta para o
setor de RH até o dia trinta e um de outubro (conforme a Figura 2).
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Figura 2: Segunda etapa do processo de solicitação de ferias.
O servidor do RH que recebe o documento atualizará novamente o status do
formulário utilizando o sistema ProtoWin. Nessa etapa do processo o servidor deve
checar as informações afim de determinar se existe alguma inconsistência, assim como a
legalidade da solicitação. Por exemplo, não deverá ser feito fracionamento de férias nesta
etapa, visto que para que isso ocorra, se faz necessário a autorização expressa da
diretoria em que o solicitante é subordinado. Caso exista, os chefes de área devem ser
contatados e as atividades descritas anteriormente serão repetidas. Caso contrário o
servidor deverá inserir as informações nos sistemas SADRH para controle do governo do
estado e ForPonto para o controle de frequência. Isso deve ser finalizado até o dia trinta
de novembro conforme a Figura 3.
Figura 3: Terceira etapa do processo de solicitação de férias.
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Por fim, são geradas duas vias do aviso de férias através do SADRH, que servirão
para notificar os servidores das unidades informando o resultado do processo. Os
servidores assinam o documento e submetem novamente ao atesto da chefia, que por
sua vez devolve uma via ao servidor solicitante e a outra ao RH, junto ao processo de
solicitação visando o arquivamento do processo na pasta funcional do servidor, o qual
contém todo o seu histórico funcional apresentado na Figura 4.
Figura 4: Quarta etapa do processo de solicitação de férias.
Descrição BPMN Alteração de Férias
O processo de alteração de férias, descrito no Apêndice B está prevista no
regulamento interno do DETRAN-PE e pode ser visto pode como complementar ao
descrito anteriormente. Normalmente acontece quando aconteceu algum tipo de erro, ou
o servidor mudou de ideia por assuntos pessoais. O processo deve ter início pelo no
máximo sessenta dias antes do início das férias do servidor e pode ser solicitado por
comunicação interna, e-mail ou requerimento ( conforme apêndice A). A solicitação será
analisada em quatro instâncias: pelos chefes e supervisores de área, diretores e RH que
poderão recusar a alteração e informar ao servidor os motivos. Caso aprovada o RH deve
inserir as alterações nos sistemas SADRH e ForPonto e em seguida emitir e enviar duas
vias de um formulário para comprovar a alteração. Os dois formulários devem ser
assinados pelos chefes de área e servidor. Uma das cópias será mantida pelo chefe de
área e a outra devolvida para o RH para ser arquivada.
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IStar
O i* é um framework de modelagem conceitual desenvolvido para análise de
sistemas sob uma visão estratégica e intencional de processos que envolvem vários
participantes, ou seja, uma modelagem organizacional [5].
É composto por dois modelos:
1. Modelo de Dependência Estratégica (SD, Strategic Dependency Model):
fornece uma descrição intencional de um processo em termos de uma rede de
relacionamentos de dependência entre atores relevantes, ou seja, as relações de
dependências externas entre os atores da organização.
2. Modelo Estratégico da Razão (SR, Strategic Rationale Model): apresenta uma
descrição estratégica do processo, em termos de elementos do processo e suas
razões, ou seja, fornece uma análise dos meios que indicam como os objetivos
podem ser cumpridos através das contribuições dos demais atores.
Descrição iStar Solicitação de Férias
O modelo i* utilizado no processo de férias do DETRAN-PE é composto dos
seguintes atores: Gerência, Chefia, Servidor, Recursos Humanos, ForPonto, SADRH e o
ProtoWin. Esses atores se relacionam no Modelo Estratégico da Razão (conforme
apêndice B).
Utilizando como base a figura que ilustra a modelagem SR (conforme apêndice B)
do processo, podemos separar os atores e ver como são suas interações com o restante
do processo. O servidor (Figura 5) necessita preencher a escala de férias e submeter o
período de férias para visto da chefia e da gerência. Após essas tarefas concluídas pelos
envolvidos, ele pode realizar a Task de Solicitar o Agendamento de Férias. Então, fica
claro que para o Servidor poder Agendar suas Férias ele depende que o Recursos
Humanos enviem as Escalas de Férias aos Setores e depende também que a Gerência e
a Chefia autorizem a escala, como dito acima.
. Figura 5: Ilustração da fronteira do ator Servidor.
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Por sua vez, o Recursos Humanos (Figura 6) para agendar o período de férias
desejado ele precisa completar algumas tarefas. A primeira delas seria providenciar a
escala de férias dos Servidores. Para isso é necessário emitir as escalas e enviá-las aos
seus respectivos setores, permitindo os Servidores agendarem suas férias. A segunda
tarefa é a alimentação dos sistemas SADRH e o ForPonto. O SADRH serve para informar
ao Governo do Estado o período de férias do servidor e o ForPonto para atualizar o ponto
de frequência, essas duas tarefas dependem dos seus respectivos sistemas para que
possa ocorrer a completude das mesmas. Após essas duas tarefas, é preciso verificar a
conformidade com a legislação para que período de férias seja agendado, caso a
legislação permita é completada a tarefa pelo Recurso Humano. A última tarefa que os
Recursos Humanos tem que fazer é a Emissão de Avisos sobre as férias, só assim é
possível que as tarefas sejam concluídas e o Servidor tenha seu período de férias
agendado.
Figura 6: Ilustração da fronteira do ator Recursos Humanos.
A Chefia (Figura 7), para poder Autorizar a Escala de Férias, precisa submeter ao
visto da gerência e atestar a escala de férias.
Figura 7: Ilustração da fronteira do ator Chefia.
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O ForPonto (Figura 8) para poder lançar o afastamento do Servidor, é necessário
informar o período de afastamento e o tipo de afastamento que será fornecido para o
funcionário do DETRAN-PE.
Figura 8: Ilustração da fronteira do ator ForPonto.
Também temos o SADRH (Figura 9), sistema que é alimentado pelo Recurso
Humanos do DETRAN-PE. Para que o SADRH se mantenha atualizado, é preciso que se
informe o período de pagamento dos servidores, se eles querem receber adiantamento
do décimo terceiro salário e qual o período que o servidor tirará férias. Após isso, o
sistema deverá estar atualizado e pronto para que o Recurso Humanos possa dar
continuidade ao processo.
Figura 9: Ilustração da fronteira do ator SADRH.
E por último, temos o ProtoWin (Figura 10). Um sistema que auxilia no
rastreamento de protocolos entre os setores do DETRAN-PE. Para se concluir o rastreio
das documentações é necessário que se cumpram três tarefas antes. É preciso que se
gere um número de Protocolo, que se encaminhe o protocolo e que se receba o
protocolo, como descrito na figura abaixo.
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Figura 10: Ilustração da fronteira do ator ProtoWin.
Com base na descrição do processo usando a modelagem SR podemos
apresentar o Modelo de Dependência Estratégica (SD). No modelo SD (Figura 11),
vemos que o Servidor depende da Chefia e da Gerência para se tenha seu período de
férias autorizado e também depende dos Recursos Humanos para que possa agendá-
las. Os Recursos Humanos, por sua vez, dependem dos sistemas, SADRH e ForPonto,
para que mantenha as informações dos Servidores atualizadas e assim possam agendar
as férias dos mesmos.
Figura 11: Ilustração da Modelagem SD.
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Levantamento dos problemas do processo As-Is
Com base no que foi apresentado no texto pode-se tirar algumas conclusões sobre
o processo. Um dos pontos críticos do processo é a grande dependência do ator
Recursos Humanos nos dois sistemas apresentados, o SADRH e o ForPonto. Caso
ocorra algum problema com os dois, o processo de agendamento sofreria uma parada, já
que o ator Servidor depende do Recursos Humanos para que alcance o objetivo de
Agendar Férias. Outro ponto crítico observado é a dependência exclusiva entre os
gerentes e gestores da área, visto que eles tem que ter a capacidade de observar se o
setor ficará defasado ou não, caso forneça as férias para quem pedir a Autorização.
Como foi apontado no início, um dos problemas encontrados foi justamente a grande
alteração de período de gozo das férias, o que pode acarretar uma sobreposição desses
períodos e que aumente a defasagem do setor relacionado. Além existe uma forte
dependência dos formulários físicos o que em todas as etapas do processo devem ser
passados de mão em mão e rastreados pelo ProtoWin.
Proposta de Melhoria
Para diminuir os pontos críticos encontrados pode-se aconselhar a diminuição de
dependências dos atores citados para que diminua a chance de erros vinda de alterações
ou de falhas de sistemas. Adicionalmente, vimos que se faz necessário um lugar central
para agendamento e alteração de férias, onde tanto subordinados pudessem fazer
solicitações de agendamentos quanto os coordenadores pudessem atestar as requisições
de seus subordinados.
Uma das possíveis saídas para a diminuição dessas dependências é a
implementação de um Sistema de Informação que trataria desse processo de férias. Esse
sistema seria alimentado por subordinados e gestores. Com essas informações o sistema
emitiria um alerta ao Recursos Humanos com os períodos de férias para os respectivos
servidores, informando que há um novo agendamento de férias disponível para ser
realizado.
O sistema deveria conter todas as regras que doutrinam o processo de solicitação
e alteração de férias, assim como os prazos mínimos de antecedência e máximos para
conclusão do processo. Isso evitaria o desgaste rotineiro entre os servidores de Recursos
Humanos e os demais colaboradores, visto que a Unidade de Cadastro de Pessoal não
detêm de um contingente privilegiado de pessoas para este fim.
Uma vez recebida as solicitações de férias já atestadas eletronicamente pelas
chefias, gestores e, quando necessário, diretorias, o RH iria providenciar a atualização do
sistemas SADRH e ForPonto, para só emitir os avisos de férias que seguirão para as
respectivas unidades. A solução servirá para apoiar as atividades que precedem a
atualização dos sistemas de ponto e o SADRH, pois são majoritariamente manuais
representando um gargalo ao processo como um todo. Seu comportamento está ilustrado
na modelagem BPMN, assim como sua relação com os atores envolvidos no processo,
representado na modelagem I* (conforme apêndice C).
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Paralelo a isso, deverá haver uma campanha de conscientização e informação em
toda a empresa para que o sistema de fato seja utilizado e que será o novo local central
para agendamento e autorização de férias do DETRAN-PE, assim como treinamento para
as chefias, que deverão ser os principais parceiros na implantação do projeto.
Conclusão
O trabalho apresentou a análise e modelagem de um processo funcionando dentro
de uma organização real. Para tal esforço foi aplicou-se todo conhecimento aprendido na
disciplina. Com a utilização de diferentes notações foi possível um melhor entendimento
do problema. Em todas as etapas do projeto a equipe debateu para chegar em uma
solução que possa atender as necessidades da empresa.
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Referências
[1] Disponível em:
<https://pt.wikipedia.org/wiki/Departamento_Estadual_de_Tr%C3%A2nsito>. Acesso em:
24/04/2016
[2] Disponível em: <http://www.detran.pe.gov.br> Acesso em: 24/04/2016.
[3] Disponível em: <http://blog.iprocess.com.br/2012/11/> Acesso em: 24/04/2016
[4] Disponível em: <http://www.bpmn.org/ data: 24/04/2016> Acesso em: 24/04/2016
[5] Santos, B. S. IStar Tool - Uma proposta de ferramenta para modelagem de i*. 2008.
Dissertação (Mestrado em Ciência da Computação) - Centro de Informática, Universidade
Federal de Pernambuco, Recife.
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Apêndice A
Figura 12: Organograma do Departamento de Trânsito de Pernambuco
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Figura 13: Exemplo de escala de férias. Esta imagem mostra a escala de férias da Associação de
Servidores do DETRAN-PE.
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Figura 14: Formulário de solicitação de alteração de férias.
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Apêndice B
Figura 15: Processo de alteração de férias atualmente
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Figura 16: Modelo SR do processo de solicitação de Férias.
Apêndice C
Figura 17: Ilustração da modelagem SD da Proposta de Melhoria.
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Figura 18: Modelagem SR do novo Sistema de Informação que cuidará das férias dos Servidores.
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Figura 19: Representação do processo de solicitação/alteração de férias dentro do sistema de informação
proposto. Cada raia representa um perfil de usuário dentro do sistema.
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Relatório de Equipe
Nome Papel Esforço na Equipe Assinatura
Felipe Rodrigues I* descrição e modelagem
30%
Filipe Gutemberg Entrevistas, levantamento de
requisitos e modelagem
30%
João Guilherme Revisão 10%
Juliandson Ferreira BPMN descrição e modelagem
30%