UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIALrepositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/3934/1/40727_1.pdf ·...
Transcript of UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIALrepositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/3934/1/40727_1.pdf ·...
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y NEGOCIOS
SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA
TESIS DE GRADO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CPA
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN UNA INSTITUCION FINANCIERA
AUTOR: DANNA CUMANDA HERNANDEZ PEREZ
DIRECTOR: ECON. HERNAN AULESTIA
QUITO ECUADOR
2010
DECLARACION DE AUTENTICIDAD O RESPONSABILIDAD
Yo, Danna Cumandá Hernández Pérez, declaro que los resultados obtenidos
en la investigación que presento como trabajo práctico previo a la obtención del
título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría C.P.A., son absolutamente
originales y personales.
En tal virtud, declaro que los contenidos, las conclusiones y los efectos legales
y académicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva
responsabilidad legal académica del autor.
Danna Cumandá Hernández Pérez
C.I. 160022402-4
CERTIFICACION
Certifico que la presente tesis cuyo tema es “Diseño de un sistema de Control
Interno en una Institución Financiera”, fue elaborada por la señora Danna
Cumandá Hernández Pérez, y desarrollada baja mi supervisión y dirección
dentro del programa denominado Plan de Titulación de la Universidad Técnica
Equinoccial.
Quito, enero 28 de 2010
Atentamente,
Econ. Hernán Aulestia
DIRECTOR DE TESIS
AGRADECIMIENTO
Agradezco de a Dios, por darme la oportunidad de culminar mis estudios
superiores. A mi esposo e hijos, por su apoyo y comprensión durante estos
años.
Expreso mi profundo agradecimiento a la Universidad Tecnológica Equinoccial,
Escuela de Contabilidad y Auditoría, por ser la gestora de la formación de
profesionales que permiten el desarrollo de nuestro país.
Además agradezco a los distinguidos maestros por su orientación y
conocimiento.
Al Econ. Hernán Aulestia por compartir sus conocimientos.
A mis compañeras con quienes he compartido muchas experiencias en todos
estos años.
DEDICATORIA
La presente tesis dedico a Dios, por ser mi guía.
A mi esposo, Juan Carlos, gracias por tu ayuda y comprensión
para alcanzar esta meta
A mis hijos Juan Pablo y Juan José
A mis padres, hermanos por su cariño que fueron muy importantes
en esta etapa de mi vida
RESUMEN EJECUTIVO
Este trabajo de diseño de un sistema de control interno en una Institución
Financiera se realizó mediante un desarrollo y revisión de una oficina.
Para cumplir con sus objetivos la presente tesis está estructura de la
siguiente manera:
CAPITULO I. Trata sobre el problema, señala el objetivo General, los
Objetivos Específicos, la Justificación, delimitación de la investigación, tipos y
diseños de la Investigación.
CAPITULO II. Incluye el marco Teórico, el marco conceptual, variable de la
investigación, servicios que prestan las instituciones bancarias.
CAPITULO III. Tipo y diseño metodológico, selección de equipo de trabajo,
se ejecutó la revisión de varios procesos a la oficina Gran Colombia, de Banco
Internacional, se cargó los resultados en la herramienta, obteniendo los
resultados, hallazgos, estableciéndose los planes de acción.
CAPITULO IV. Se presenta la evaluación de la propuesta, consta los
manuales de:
Los procedimientos, y;
Uso de la herramienta
CAPITULO V. Conclusiones y Recomendaciones alusivas al estudio.
BIBLIOGRAFIA
Se incluye como anexos, vocabulario y formularios de documentos bancarios.
INDICE
INTRODUCCION ............................................................................................... 1
CAPITULO I ....................................................................................................... 3
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN UNA INSTITUCION FINANCIERA (BANCO INTERNACIONAL)........................................................ 3
1.1 Planteamiento del Problema ..................................................................... 3
1.2 Formulación del Problema ....................................................................... 6
1.3 Subpreguntas ........................................................................................... 7
1.4 Objetivos .................................................................................................. 8
1.5 Justificación............................................................................................... 9
CAPITULO II .................................................................................................... 11
MARCO REFERENCIAL Y TEORICO ............................................................ 11
2.1 Marco Referencial ................................................................................... 11
2.2 Marco Teórico ......................................................................................... 12
2.3 Marco Conceptual ................................................................................... 18
2.4 Variable de la Investigación ................................................................... 21
2.5 Servicios que prestan las Instituciones Financieras ................................ 23
CAPITULO III ................................................................................................... 34
DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .................................... 34
3.1. Metodología ........................................................................................... 34
3.2 Seleccionar equipo de trabajo: ............................................................ 35
3.3 Seleccionar los procesos: ................................................................... 36
3.3.1 CLIENTES .................................................................................... 37
3.3.1.1 Apertura de Cuentas y Clientes - Documentación ................... 37
3.3.1.2 Cancelación de cuentas .......................................................... 44
3.3.1.3 Manejo de cartolas de firmas .................................................. 47
3.3.1.4 Tasas por Servicios ................................................................. 49
3.3.2. DEPOSITOS A LA VISTA ............................................................ 52
3.3.2.1 Abstención, revocatoria y oposición de cheques .................... 52
3.3.2.2 Manejo de Chequeras ............................................................ 55
3.3.2.3 Tarjetas de Débito .................................................................. 58
3.3.2.4 Tarjetas de Crédito ................................................................. 60
3.3.2.5 Giros del interior ..................................................................... 63
3.3.2.6 Estados de Cuenta ................................................................. 65
3.3.2.7 Transferencias al Exterior ...................................................... 67
3.3.2.8 Cheques de Gerencia ............................................................ 72
3.3.2.9 Cheques devueltos ................................................................. 74
3.3.2.10 Transferencias ...................................................................... 78
3.3.3. DEPOSITOS A PLAZO ................................................................ 80
3.3.3.1 Apertura de certificados de depósito ................................... 80
3.3.3.2 Cancelación de certificados .................................................... 85
3.3.3.3 Formulario de Certificados de depósito ............................... 87
3.3.4. CAJA ........................................................................................... 88
3.3.4.1 Actas de arqueo de efectivo ................................................... 89
3.3.4.2 Cuadres – arqueo de efectivo ................................................. 91
3.3.4.3 Autorización remota ............................................................... 93
3.3.4.4 Cheques y Depósitos ............................................................. 95
3.3.4.5 Cupos de efectivo ................................................................. 100
3.3.4.6 Faltantes y Sobrantes .......................................................... 102
3.3.4.7 Intercambio de Picos ............................................................. 104
3.3.4.8 Uso de dispositivos .............................................................. 106
3.3.4.9 Libretas de ahorro: ............................................................... 107
3.3.4.10 Licitud de Fondos ................................................................ 109
3.3.5 OTROS PROCEDIMIENTOS - PERSONAL .............................. 112
3.3.5.1 Asignación de Trabajo en Cajas ............................................ 112
3.3.5.2 Cumplimiento de responsabilidades individuales: ................ 114
3.3.5.3 Identificación del personal que no aplica políticas y procedimientos .................................................................................. 116
3.4 RESULTADOS .................................................................................... 118
3.5 PLANES DE ACCION ........................................................................... 126
3.5.1. CAPACITACION ........................................................................ 129
3.5.1.1 Esquema de Capacitación .................................................... 130
3.5.2 MOTIVACION AL PERSONAL POR CERO ERRORES EN MOVIMIENTOS ................................................................................... 132
3.5.3 SANCIONES AL PERSONAL ..................................................... 133
CAPITULO IV ................................................................................................. 138
PROPUESTA ................................................................................................. 138
EVALUACION DE LA HERRAMIENTA DE CONTROL INTERNO ............. 138
4.1. TEMAS DE REVISION ......................................................................... 140
4.1.1 Clientes ....................................................................................... 140
4.1.2 Depósitos a la Vista .................................................................... 142
4.1.3 Depósitos a Plazo ...................................................................... 146
4.1.4 Caja ............................................................................................ 147
4.1.5 Personal .................................................................................... 151
4.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ....................................................... 152
4.2.1 CLIENTES .................................................................................. 152
- Proceso para la Apertura de Clientes ............................................ 159
- Cancelación de Cuentas (Corriente o de Ahorros) ....................... 162
- Manejo de Cartolas de Firmas ....................................................... 165
- Atención al Cliente ......................................................................... 170
- Apertura de Cuentas para Menores de Edad ................................. 171
- Apertura de Cuentas con Huella Digital ......................................... 171
- Control de Tarjetas de Firmas Contra Aperturas Realizadas ......... 172
- Tasas por Serviciones ................................................................... 175
Solicitud de Exoneraciones ................................................................. 175
4.2.2 DEPOSITOS A LA VISTA ........................................................... 180
ABSTENCION, REVOCATORIA Y OPOSICION DE CHEQUES ........ 180
- REVOCATORIA .......................................................................... 180
- ABSTENCION ............................................................................ 181
- OPOSICION AL PAGO ............................................................... 183
MANEJO DE CHEQUERAS ................................................................ 184
TARJETAS DE DEBITO ...................................................................... 186
TARJETAS DE CREDITO ................................................................... 189
GIROS DEL INTERIOR, TRANSFERENCIAS AL EXTERIOR, TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS DEL MISMO CLIENTE ........ 193
Recepción y Envío de Transferencias al y del Exterior ..................... 195
Giros Pendientes de Pago ................................................................ 196
Pago de Giros y Transferencias ........................................................ 197
ESTADOS DE CUENTA ...................................................................... 199
CHEQUES DE GERENCIA ................................................................. 200
Control Operativo de Cheques de Gerencia ..................................... 203
CHEQUES DEVUELTOS .................................................................... 205
4.2.3 DEPOSITOS A PLAZO ............................................................... 206
APERTURA, CANCELACION ............................................................. 206
FORMULARIOS DE CERTIFICADOS DE DEPÓSITO ..................... 217
CAJA ................................................................................................... 219
ACTAS DE ARQUEO- CUADRE DE EFECTIVO ............................... 219
AUTORIZACION REMOTA ................................................................. 220
CHEQUES Y DEPOSITOS .................................................................. 220
CHEQUES ........................................................................................ 220
DEPOSITOS ..................................................................................... 223
CUPOS DE EFECTIVO ....................................................................... 224
FALTANTES Y SOBRANTES ............................................................. 225
INTERCAMBIO DE PICOS .................................................................. 228
USO DE DISPOSITIVOS ..................................................................... 229
LIBRETAS DE AHORRO ..................................................................... 229
LICITUD DE FONDOS ........................................................................ 230
4.2.4 OTROS PROCEDIMIENTOS- PERSONAL ............................... 233
ASIGNACION DE TRABAJO EN CAJAS - CUMPLIMIENTO DE RESPONSABILIDADES INDIVIDUALES ............................................ 233
IDENTIFICACION DEL PERSONAL QUE NO APLICA POLITICA Y PROCEDIMIENTOS ............................................................................ 235
RELACIÓN CON LOS COMPAÑEROS DE TRABAJO ..................... 238
COMUNICACIÓN DE LAS CONTRAVENCIONES AL CÓDIGO DE ÉTICA ................................................................................................ 239
BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 243
ANEXOS ........................................................................................................ 246
Formularios Bancarios ………………………………………………………… 246
Manual de Usuarios…………………………. …………………………………269
1
INTRODUCCION
Desde tiempos remotos, el ser humano ha tenido la necesidad de
controlar sus pertenencias y las del grupo del cual forma parte. Como
consecuencia de ello, está el nacimiento y evolución de los números, los
cuales empezaron con cuentas simples en los dedos de las manos y pies,
pasando por la utilización de piedras y palos para su conteo, hasta llegar al
desarrollo de verdaderos sistemas de numeración que además de la simple
identificación de cantidades permitió el avance en otro tipo de operaciones.
Debido al mundo económico integrado que existe actualmente se ha
creado la necesidad de aplicar metodologías y conceptos en todos los niveles
de las diversas áreas administrativas y operativas con el fin de ser
competitivos y responder a las nuevas exigencias empresariales, surge un
nuevo concepto de control interno donde se brinda una estructura común el
cual es documentado.
El constante avance en los diversos países ha generado la necesidad
de la búsqueda de herramientas o instrumentos que permitan, suprimir y/o
disminuir significativamente los riesgos a los cuales se encuentran expuestos.
Una empresa o Institución Financiera está expuesta por un lado a
errores internos de buena fe, pero también a acciones que de manera
accidental o no, exponen a la misma a pérdidas. Si se toma como ejemplo una
entidad bancaria, ésta se encuentra expuesta al accionar de mala fe de su
personal, como así también del de sus clientes y proveedores, la posibilidad de
cometer incumplimientos de normativas legales, el accionar de estafadores o
ladrones.
La falta de previsiones en materia de seguridad física interna (como
pueden ser incendios o las pérdidas de archivos en el sistema informático).
Cualquiera de estos sucesos origina para la entidad pérdidas económicas, que
en muchos casos pueden poner en riesgo la continuidad de la misma empresa.
2
Muy pocas Instituciones tienen políticas, planes y metodologías
sistemáticamente conformadas para evitar los riesgos antes comentados.
Generalmente accionan por experiencia, intuición o planifican de manera
parcializada.
Las empresas deberán contar con políticas, procesos y
procedimientos para controlar y cubrir los riesgos operativos más relevantes.
Además, deben reexaminar periódicamente sus estrategias de control y
reducción de riesgos y ajustar su perfil de riesgo operativo según
corresponda, utilizando para ello las estrategias que mejor se adapten a su
apetito por el riesgo y a su perfil de riesgo.
La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta
la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad
razonable en tres categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad
de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas.
3
CAPITULO I
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN UNA INSTITUCION FINANCIERA (BANCO INTERNACIONAL)
1.1 Planteamiento del Problema
El control interno posee cinco componentes relacionados entre sí, que
pueden ser implementados en todas las Instituciones de acuerdo a las
características administrativas, operaciones y de tamaño; los componentes
son: Un ambiente de control, una valoración de riesgos, las actividades de
control (políticas y procedimientos), información y comunicación y finalmente el
monitoreo o supervisión.1
1 Cooper&Librand S.A. (1992) Informe Coso, Instituto de Auditores de España
4
Entorno o Ambiente de control: el personal es el núcleo del negocio,
como también el entorno donde trabaja. Es fundamental, consecuencia
de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter
reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control
interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.
Es la base de todos los demás componentes del control interno
Valoración de riesgos: toda organización debe conocer los riesgos a los
que enfrenta, estableciendo mecanismos para identificarlos, analizarlos
y tratarlos. Los mecanismos para prever, identificar y administrar los
cambios deben estar orientados hacia el futuro, de manera de anticipar
lo más significativos a través de sistemas de alarma complementados
con planes para un abordaje de las variaciones.
Actividades de control: establecimiento y ejecución de las políticas y
procedimientos que sirvan para alcanzar los objetivos de la
organización. Están constituidas por los procedimientos específicos
establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos,
orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los
riesgos.
Información y comunicación: los sistemas de información y comunicación
permiten que el personal capte e intercambie la información requerida
para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. La información
relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que
llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las
responsabilidades individuales
Monitoreo o Supervisión: Para que un sistema reaccione ágil y
flexiblemente de acuerdo con las circunstancias, deber ser
supervisado. Las deficiencias o debilidades del sistema de control
interno detectadas a través de los diferentes procedimientos de
5
supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las
medidas de ajuste correspondientes
Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información
pueden ser tanto las personas responsables de la función o actividad
implicada como las autoridades superiores.
No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide
exclusivamente sobre el siguiente, sino que es interactivo multidireccional en
tanto cualquier componente puede influir en cualquier otro.
El control interno implica que cada uno de sus componentes estén
aplicados a cada categoría esencial de la empresa o Institución Financiera
convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como
paso previo cada entidad debe establecer los objetivos y estrategias
relacionadas entre sí con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el
cumplimiento de metas corporativas, aunque el sistema de control interno debe
ser intrínseco a la administración de la entidad y busca que esta sea más
flexible y competitiva en el mercado se producen ciertas limitaciones inherentes
que impiden que el sistema como tal sea el 100% confiable y donde cabe un
pequeño porcentaje de incertidumbre, por esta razón se hace necesario un
estudio adecuado de los riesgos internos y externos con el fin de que el control
provea una seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado.
Todas las empresas requieren un control anual de las cuentas
considerando su volumen e importancia, por lo que se someten a verificaciones
por parte de agentes independientes, que revelen si las cuentas representan o
no la situación actual, en este caso el trabajo del Auditor constituyen un papel
importante para la sociedad.
La auditoría operativa de eficiencia, eficacia y economía, en el ámbito de
las empresas privadas, es realizada por las auditorías internas, quienes a
pedido del directivo proporcionan asesoramiento para detectar ineficiencias y
mejor funcionamiento.
6
El control interno está orientado a la verificación del cumplimiento de
normas legales para salvaguardar los recursos y bienes de las entidades sean
públicos o privados, que no es más que realizar un examen profundo a las
actividades desarrolladas por las diferentes áreas de la organización mediante
el uso de herramientas para facilitar la labor de control. Debe abarcar la
estructura del sistema, la estructura del proceso, el proceso mismo, el resultado
y el impacto, persigue descubrir los fallos, problemas o no conformidades, en
las auditorias, y emitir recomendaciones tendientes a mejorar el sistema y a la
toma de acciones correctivas.
1.2 Formulación del Problema
Conocido el propósito de la presente investigación se realiza la
siguiente interrogante: ¿Es necesario contar y mantener un diseño de sistema
de control interno en una Institución Financiera? Existen dos motivos
fundamentales, el primero verificar la eficacia de los sistemas de información,
sin información correcta no podremos tomar decisiones convenientes ni
oportunas, y por otro lado los fraudes o errores formales pueden ser
importantes factores que generen grandes pérdidas a las Instituciones
Financieras.
No poseer información en tiempo y forma oportuna, no prevenir el fraude
interno o externo, y cometer errores o fallas graves ante organismos oficiales o
ante clientes y proveedores, es una corriente de egresos. Muchas Instituciones
han quebrado debido al fraude interno. Algunas Instituciones Financieras
debido a importantes fallas en materia informativa toman decisiones totalmente
contrarias a las correctas. En el caso de un banco que al calcular diariamente
los efectivos mínimos que le eran exigibles, poseía como información faltantes
por lo cual recurría a la solicitud de préstamos interbancarios para cubrir la
diferencia, con el alto costo que ello significaba, cuando en realidad poseían
una situación favorable que le permitía conceder préstamos a otros bancos.
7
“Detectar y solucionar los problemas de control interno es como tapar las
filtraciones en un bote, de nada servirá sacar el agua, si continuamente
filtra agua por sus lados”.
De acuerdo al estudio de diversas organizaciones hasta un 30% de
todas las liquidaciones por cese de actividad han sido el resultado de un
fraude. Además algunas cifras indican que las pérdidas por fraude que sufren
los bancos son cinco veces superiores a la que experimentan por atracos y
otros actos violentos.
Las empresas con problemas son las que deberían tener una motivación
primordial para prevenir o recuperar este tipo de pérdidas y ésta no es otra que
la rentabilidad que ello supone, sobre todo cuando los mercados no pueden
ampliarse con facilidad y los beneficios no llueven del cielo.
Un segundo motivo que podría impulsar a la dirección a tomarse un
interés directo en la seguridad es el de garantizar la estabilidad y supervivencia
a largo plazo de sus empresas en un entorno socioeconómico hostil; el mayor
pasivo encubierto de muchas firmas es la insuficiencia de su seguridad. Los
problemas que no se solucionan, rara vez desaparecen.
Lo expuesto comprende los fraudes internos o externos, y se agregan
las pérdidas ocasionadas por la falta de cumplimiento en tiempo y forma a
diversas disposiciones legales, se tendrá que muchos dolores de cabeza de la
alta Gerencia y directivos desaparecerían mejorando los sistemas de control
interno
1.3 Subpreguntas
Los aspectos que se deben evaluar en un sistema de control interno
están orientadas a la verificación del cumplimiento de normas legales
8
para salvaguardar los recursos y bienes de la Entidad, que no es más
que realizar un examen profundo a las actividades desarrolladas por
las diferentes áreas de la organización mediante el uso de una
herramienta para facilitar la labor de control.
Los beneficios que se obtiene al contar con una herramienta de
control Interno es asegurar que las metas y objetivos de una
organización bancaria serán cumplidos, que el banco alcanzará sus
objetivos de rentabilidad a largo plazo y de que mantendrá un reporte
financiero y administrativo confiable. Tal sistema también puede
ayudar a asegurar que el banco cumpla con las leyes y regulaciones,
así como con las políticas, planes, reglamentos internos y
procedimientos y, que reducirá el riesgo de pérdidas inesperadas o del
daño a la reputación del banco
El riesgo y el control interno están arraigados en la organización, la
Administración superior debe tener la responsabilidad de implementar las
estrategias y políticas aprobadas por la junta directiva; de desarrollar procesos
que identifiquen, midan, monitoreen y controlen los riesgos en que incurra el
banco; de mantener una estructura organizacional que asigne claramente la
responsabilidad, autoridad y relaciones de reportes; de asegurarse que las
responsabilidades delegadas sean llevadas efectivamente y de establecer
políticas apropiadas de control interno y de monitorear la efectividad del
sistema de control interno.
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo General
Diseñar y establecer un sistema de Control Interno para una Institución
Financiera (Banco Internacional) que permita detectar oportunidades de
mejora, enfocadas en la eficiencia y efectividad operacional
9
1.4.2 Objetivos Específicos
Determinar cuán importante es mantener un sistema de control interno
Prevenir la ocurrencia de problemas operativos en las actividades
diarias.
Definir acciones correctivas para evitar la recurrencia de problemas
Identificar los procesos más importantes para la aplicación de cambios y
mejoras
Proponer mejoras y automatizaciones de los procesos.
Definir acciones para alcanzar los resultados planificados y la mejora
continua.
Asegurar la disponibilidad de recursos e información para apoyar la
posterior operación e implementación del sistema.
1.5 Justificación
Mantener una herramienta de control Interno, permitirá evaluar y
fortalecer la seguridad del sistema contable y administrativa que se utiliza en
las Instituciones Financieras, fijando y evaluando los procedimientos
administrativos, contables y financieros que ayudan a conseguir su objetivo.
10
Detectará las irregularidades y errores y propugna por la solución factible
evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los
métodos y sistemas contables para que el auditor pueda evaluar las
transacciones.2
Resulta necesario realizar una supervisión de los sistemas de Control
interno, evaluando la calidad de su comportamiento. Dicha evaluación consta
de actividad de supervisión continua (controles permanentes), de evaluaciones
periódicas. Los mecanismos de control permanente se inscriben en el marco
de las actividades corrientes y comprende a aquellos controles regulares
efectuados por la dirección, así como determinadas tareas que realiza el
personal en cumplimiento de funciones.
La herramienta contendrá las características propias de la gestión, ser
hábiles para extraer la información, ejecutadas por personas independientes
que tengan responsabilidad sobre lo que se está evaluando y no realizarse
para encontrar fallas sino para lograr un nivel de confianza y mejoramiento de
los sistemas.
El resultado de este trabajo busca mejorar el desarrollo, eficiencia y
eficacia de las revisiones aplicables a los procesos para efectuar de manera
lógica y ordenada
2 DATASEC,It security&Control, Montevideo Uruguay, 2005
11
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL Y TEORICO
2.1 Marco Referencial
El marco de referencia de control interno subyacente en este lineamiento
se basa en las prácticas vigentes en muchos bancos grandes, firmas de
valores y compañías no financieras, y sus auditores. Además, este marco de
referencia de evaluación es consistente con el creciente énfasis de los
supervisores bancarios sobre la revisión de la administración de riesgos de las
organizaciones bancarias y, de los procesos de control interno. Es importante
hacer énfasis que es responsabilidad de la junta directiva y de la administración
superior del banco asegurarse de que existan controles internos adecuados y,
de promover un ambiente donde los individuos entiendan y cumplan con sus
responsabilidades en ésta área. Por otra parte, es responsabilidad de los
supervisores bancarios el evaluar el compromiso de la junta directiva y de la
administración del banco para con el proceso de control interno.3
El control interno tiene como finalidades procurar la información
adecuada para el uso de los directivos en la toma de decisiones y proteger a
las entidades en contra de los errores y fraudes, la base fundamental para el
funcionamiento de los métodos de control interno radica en la organización,
que viene siendo uno de los principales elementos del control interno
La magnitud y el alcance de las empresas en estos tiempos es tal, que
en la mayoría de los casos, los funcionarios ejecutivos no pueden ejercer la
supervisión personal sobre la forma de llevar a cabo las operaciones, motivo
3 JEAN SELGER; Autocontrol Auditoría de Control, México 2003
12
por el cual es indispensable establecer una organización estructuralmente
adecuada.
Para una entidad no es conveniente que sea una sola persona quien
realice todas las fases de una transacción ya que los registros contables
pueden ser manipulados en tal forma que la localización de errores y fraudes
no sea difícil, si no que es imposible.
El sistema de autorización y procedimientos de registro, se refiere a los
métodos o sistemas que se implantan en una entidad para llevar a cabo sus
actividades.
2.2 Marco Teórico
Existe la evidencia de que algún tipo de auditoría se practicó en tiempos
remotos. El hecho de que los soberanos exigieran el mantenimiento de las
cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, pone de
manifiesto que fueron tomadas algunas medidas para evitar desfalcos en
dichas cuentas. A medida que se desarrollo el comercio, surgió la necesidad de
las revisiones independientes para asegurarse de la adecuación y finalidad de
los registros mantenidos en varias empresas.
La auditoría como profesión fue reconocida por primera vez bajo la Ley
Británica de Sociedades Anónimas de 1862 y el reconocimiento general tuvo
lugar durante el período de mandato de la Ley "Un sistema metódico y
normalizado de contabilidad era deseable para una adecuada información y
para la prevención del fraude". También reconocía una aceptación general de
la necesidad de efectuar una versión independiente de las cuentas de las
pequeñas y grandes empresas. Desde 1862 hasta 1905, la profesión de la
auditoría creció y floreció en Inglaterra y se introdujo en los Estados Unidos
13
hacia 1900. En Inglaterra se siguió haciendo hincapié en cuanto a la detección
del fraude como objetivo primordial de la auditoría.
En 1912 Montgomery dijo:
…en los que podría llamarse los días en los que se formó la auditoría, a los
estudiantes se les enseñaban que los objetivos primordiales de ésta eran la
detección y prevención de fraude.
La detección y prevención de errores; sin embargo, en los años
siguientes hubo un cambio decisivo en la demanda y el servicio, y los
propósitos actuales son el cerciorarse de la condición financiera actual y de las
ganancias de una empresa; y la detección y prevención de fraude, siendo éste
un objetivo menor.
Este cambio en el objetivo de la auditoría continuó desarrollándose hasta
aproximadamente 1940, en que existía un cierto grado de acuerdo en que el
auditor podía y debería no ocuparse primordialmente de la detección de fraude.
Siendo la revisión de la posición financiera y de los resultados de operación
como se indica en los estados financieros del cliente, de manera que pueda
ofrecerse una opinión sobre la adecuación de estas presentaciones a las partes
interesadas.4
Paralelamente al crecimiento de la auditoría independiente en los
Estados Unidos, se desarrollaba la auditoría interna y del Gobierno, lo que
entró a formar parte del campo de la auditoría. A medida que los auditores
independientes se percataron de la importancia de un buen sistema de control
interno y su relación con el alcance de las pruebas a efectuar en una
4 Norma NEA 23
14
auditoría independiente, se mostraron partidarios del crecimiento de los
departamentos de auditoría dentro de las organizaciones de los clientes, que
se encargaría del desarrollo y mantenimiento de unos buenos procedimientos
del control interno, independientemente del departamento de contabilidad
general. Progresivamente, las compañías adoptaron la expansión de las
actividades del departamento de auditoría interna hacia áreas que están más
allá del alcance de los sistemas contables.
Hoy los departamentos de auditoría interna realizan revisiones de todas
las fases de las corporaciones, de las que las operaciones financieras forman
parte.
En el desarrollo de la investigación se precisa de un marco teórico, el
mismo que enfatiza dos teorías: la estructura de un sistema de control interno
automatizado y la aplicación de la AMEF
Un AMEF de proceso es una técnica analítica utilizada por el equipo
responsable como un apoyo para asegurar, hasta donde sea posible, que los
modos de falla y sus causas o mecanismos han sido considerados y dirigidos.
En su más rigurosa forma, un AMEF es un sumario de las experiencias del
equipo de trabajo (incluyendo un análisis de las características que pueden
fallar, basados en la experiencia y en procesos similares anteriores).5
El AMEF potencial del proceso:
5 www.gestionpolis.com
15
Identifica modos de falla potencial relacionados al producto, Evalúa los efectos
potenciales de la fallas en los clientes, Identifica las causas
potenciales de los procesos e identifica variables de procesos para enfocar los
controles para reducir la ocurrencia o la detección de las condiciones de la falla
desarrolla una lista de modos potenciales de falla, para establecer un sistema
preventivo de acciones correctivas consideradas.
En los casos en los cuales el efecto de un modo de falla potencial
puede ser peligroso para una empresa, se deben tomar acciones correctivas
para prevenir el modo de falla por medio de la eliminación o control de la(s)
causa(s), o debe ser especificada la protección apropiada para el operador.
Es necesario tomar acciones correctivas positivas específicas con beneficios
cuantificables, recomendación de acciones a otras actividades y el seguimiento
de todas las recomendaciones no puede ser postergado. Un AMEF de proceso
bien desarrollado puede ser de un valor limitado sin acciones correctivas
positivas y efectivas. Es responsabilidad de todas las actividades afectadas el
implementar programas efectivos de seguimiento y documentar todas las
recomendaciones.
Acciones como las siguientes deben ser consideradas:
- Se requiere una revisión al proceso y / o diseño, para reducir la probabilidad
de ocurrencia. Puede ser implementado un estudio de acción orientada del
proceso usando métodos estadísticos con retroalimentación o información a las
operaciones apropiadas para mejora continua y prevención de defectos.
David Mills, en su libro Manual de Auditoria de la Calidad, señala:
16
“…La calidad se convierte en una expresión intercambiable para el
funcionamiento y trabajo de cualquier área, función o proceso de una
organización. Por lo tanto el término auditoría de cuentas es igual a la auditoría
de calidad y viceversa, cuando se aplica a esa área concreta de
operaciones…”
La Mesa de trabajo realizada por la Sindicatura de la Comunidad
Valenciana, sobre la Práctica de la Auditoría Operativa en España, el 4 de julio
de 2006, señala:
…”la auditoría de regularidad, que incluye tanto la auditoría financiera como la
de legalidad, aún pudiendo proporcionar cierta información acerca del respeto
al principio de economía (consecuencia de recursos con el mínimo coste),
resulta insuficiente para verificar si los resultados obtenidos por el ente
auditado alcanzan los objetivos previstos en sus programas de actuación, así
como para verificar si la relación entre los resultados obtenidos y los recursos
empleados es la adecuada…”
Según Kell (1996) varias partes de la definición ameritan un comentario
especial:
- Un proceso sistemático comprende varios procedimientos lógicos y
estructurados.
- Obtener y evaluar evidencia de manera objetiva significa examinar
las bases para declaraciones y evaluar los resultados sin
desviaciones a favor o en contra de la entidad.
- La comunicación de los resultados se efectúa a través de un informe
escrito, indicando el grado de correspondencia entre las afirmaciones
y los criterios establecidos.
17
- Usuarios interesados son las personas que utilizan los hallazgos
del auditor.
La auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado
de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización
y con los que se han manejado los recursos. La auditoría de gestión tiene como
objetivos primordiales:
- Evaluar los objetivos y planes organizacionales
- Vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento
- Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles
- Verificar la existencia de métodos adecuados de operación
- Comprobar la correcta utilización de los recursos
El diseño de un programa de auditoría se realiza durante la planeación
de la auditoría. Sin embargo a medida que el trabajo de campo avanza podrá
ser necesario modificar al programa planeado.6
Según Kell (1996) “los programas de auditoría pueden diseñarse para
trabajos iniciales y trabajos recurrentes. El diseño de programas de auditoría
en trabajos iniciales se complica porque por razón de las incertidumbres. En
un primer trabajo podría no ser posible que un auditor obtenga una buena
comprensión de las debilidades y puntos fuertes del control interno (riesgo de
control), de la complejidad real de las transacciones del cliente (riesgo
inherente) o de las áreas problemáticas antes de llegar a compenetrarse del
trabajo de campo”
6 Auditoría de Gestión” William P. Leonard
18
2.3 Marco Conceptual
Control: Es el proceso de medir los actuales resultados en relación
con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando
las medidas correctivas necesarias
Fraude: Acto de mala fe por medio del cual se engaña a alguien y se
obtiene una ventaja o un lucro indebido
Basilea: Es un conjunto de estándares para establecer
requerimientos mínimos de capital en las Instituciones Bancarias
AMEF: Es un proceso sistemático para la identificación de las
fallas potenciales del diseño de un productor o de un proceso antes de
que éstas ocurran, con el propósito de eliminarlas o de minimizar el
riesgo asociado a las mismas
Teoría de Pareto: Es un error que la ciencia lleve a absolutos y leyes
necesarias e inmutables. Se limitan a descubrir uniformidades (algo
constante en hechos concretos) que se llaman leyes.
Proceso: La actividad u operación que recibe entradas y las
convierte en salidas son procesos; todas las actividades y operaciones
relacionadas con un servicio o producto son procesos.
Eficacia: Es el grado en que una actividad o proyecto alcanza los
objetivos propuestos o grado de cumplimiento de las metas para el cual
fue creado, verificando mediante los estándares.
19
Eficiencia. Significa gastar bien, es la relación entre los recursos
consumidos y la producción de bienes, es el buen aprovechamiento de
la capacidad instalada.
Efectividad: Constituye el grado de satisfacción de los clientes, así
como, el desempeño y aprovechamiento de los recursos disponibles.
Severidad: Rigor, tolerancia
Ocurrencia: Niveles altos implica revisar los procesos, no únicamente
implementación de controles.
Detectabilidad: Indica cual es el objeto más débil detectable
Estrategia: Es una acción que expresa la Dirección para lograr objetivos
Procedimiento: Es el método que especifica los pasos a seguir para
cumplir un propósito determinado
Riesgo: Se refiere a un hecho, una acción o una omisión que podría
afectar adversamente la capacidad de la Entidad de lograr sus objetivos
de negocio y ejecutar sus estrategias con éxito. Incluye tanto la
ocurrencia de acontecimientos negativos o eventos inesperados, como
la ausencia o sub aprovechamiento de oportunidades.
Factores de Riesgo: Personas, Procesos, Tecnología, Eventos
Externos
20
Mitigación del riesgo: Son las alternativas seleccionadas por la
Entidad para mitigar los riesgos residuales identificados.
Fallas: Es la causa u origen de un evento de riesgo
Sigilo Bancario: Los depósitos a la vista y plazo no pueden darse a
conocer a terceras personas, salvo lo dispuesto por ley.
Depósitos a la Vista: Son valores de cuyo saldo puede disponer el
depositante sin previa notificación a la entidad.
Dinero: Medio de cambio que se utiliza como unidad de medida del
valor nominal de un bien o servicio. Facilita el intercambio de bienes y
servicios y constituye un medio para satisfacer las necesidades de la
población.
Competitividad: Capacidad de una institución de mantenerse en el
mercado y hacer frente a la competencia ofreciendo productos de
calidad que satisfagan las necesidades de los consumidores a un precio
adecuado. En el ámbito financiero, se define como la capacidad de
captar clientes a través de ofrecer servicios financieros que cubran los
requerimientos del cliente a tasas de interés y costos adecuados, para
mantenerse y aumentar su participación en el mercado financiero.
Rentabilidad: Capacidad de un ente económico de generar
beneficios con una inversión realizada en un tiempo determinado.
21
2.4 Variable de la Investigación
¿Por qué es necesario mantener un diseño de un sistema de control
interno en una institución Financiera?
Diseño de un sistema de Control Interno
Es necesario mantener un sistema de control interno para evaluar
los procesos, identificar los riesgos y hallazgos, determinar y evaluar las
actividades de control.
Institución Financiera
Es toda empresa que habitualmente ejecuta uno de varios servicios
financieros tales como la aceptación de depósitos, se dedica a prestar
fondos o a conceder créditos, sea que lo haga con sus propios fondos o
recibidos de terceros, esto último cuando está expresamente facultada
por la ley para ello.7
Los bancos son organizaciones que tiene como función tomar
recursos (dinero) de personas naturales, empresas u otro tipo de
organizaciones y, con estos recursos, dar créditos a aquellos que
soliciten, es decir realizan dos actividades fundamentales: la captación y
la colocación.
7 web.superbnacos.gov.ec
22
La captación como su nombre lo indica, significa captar o recolectar
dinero de personas naturales o jurídicas. Este dinero, dependiendo del
tipo de que tenga una persona (cuenta de ahorros, cuenta corriente,
certificados de depósito) gana interés (interés de captación); es decir,
puesto que al banco le interesa que las personas o empresas depositen
su dinero en él, éste les paga dinero por hacerlo (Tasa pasiva).
La colocación es lo contrario de la captación. La colocación
Permite depositar dinero en circulación en la economía, es decir los
bancos toman el dinero o los recursos que obtienen a través de la
captación y, con éste, otorgan créditos a las personas naturales,
empresas u organizaciones que los soliciten. Por dar éstos préstamos
el banco cobra, dependiendo del tipo de préstamo, la cantidad de dinero
que cobra se llama interés (Tasa Activa)
De donde obtienen los bancos sus ganancias? La respuesta a
ello es que los intereses de colocación, en la mayoría de los países, son
más altos que los intereses de captación; ósea que los bancos cobran
más por dar recursos que lo que pagan por captarlos. A la diferencia
entre la tasa de colocación y la de captación se le denomina margen de
intermediación.8
Por lo tanto los bancos obtienen ganancias entre más grande
sea el margen de intermediación. Podemos concluir de todo lo anterior,
que los bancos actúan como intermediarios. Su negocio es comerciar
con dinero como si fuere cualquier otro tipo de bien o mercancía.
8 Enciclopedia Encarta
23
2.5 Servicios que prestan las Instituciones Financieras, y Asientos Contables
En la actualidad, el cambio en las necesidades de las empresas, familias
e instituciones, ha reconducido la actividad bancaria orientándola a los
servicios, que se convierten en su fundamental fuente de ingresos por la
reducción de margen de intermediación, reducción mas acusada cuanto
más maduro es el sistema financiero de un país y cuanto más bajos con
los tipos de interés. Los medio de pago (tarjetas, cheques,
transferencia) garantizan el buen fin del comercio internacional.9
Cuentas Corrientes
Entrega de chequeras
Emisión de cheques de gerencia
Certificación de cheques
Emisión cheques del exterior
Referencias bancarias
Revocatoria de cheques
Abstención de pago de cheques
Cortes de cuenta
Transferencias
Devolución de cheques
Recepción de cheques en gestión de cobro
Consulta de saldos
Tarjetas de débito
9 www.bde.es cliente banca
24
Entrega de estados de cuenta
Copias de imágenes de cheques
Cuentas de Ahorros
Anulación de libretas de ahorros
Consulta de saldos
Pago interés
Depósitos a Plazo
Cuentas de Integración de Capital
Fondos de Inversión
Nuestro Futuro
Fondo Leal
Fondo salud
Fondo Estudiantil
Servicios Cash Managment
Pago Proveedores
Pago Instituciones Educativas
Pago Nómina / Terceros
Débitos a Terceros
Facturación de Combustible
Créditos
25
Consumo
Vivienda
Microcrédito
Productivo Empresarial
Sobregiros
Cajeros Automáticos (Atms)
Retiros
Consultas
Pagos
Casilleros de seguridad
Casilleros Express
Casilleros de Correspondencia
Certificado de Central de Riesgos
Custodia y Transporte de valores
Avales y Garantías Bancarias
Cobranzas desde y hacia el exterior
Giros y transferencias
26
Transferencias al exterior
Transferencias Spi
Transferencias internas
Recaudación de valores
Impuestos Servicio de Rentas Internas
Matriculación vehicular
Servicios básicos
Impuestos Municipales
Corpei
Recaudación Rise
Ajuste vehicular
Tarjetas de Crédito
Corporativas
Personales
Cartas de Crédito
Importación
Exportación
Stand By
Otros Servicios
Compra minutos Alegro, Porta
Pasajes Aéreos Tame
Telepeaje
27
Consulta de empresas públicas y privadas
Bloqueo de cuentas
Tarjetas Prepago
Pago transferencias Migrantes
Seguros
Familia protegida
Vida saludable
Interasistencia
Servicio Call Center
Servicios en Kiosko
Servicio Baca Celular
Servicio Baninter on line
Asientos Contables
Para la actividad de supervisión y control se considerará las Normas Internacionales de Auditoria (NIA); y, las Declaraciones sobre Normas de Auditoría (SAS), emitidas por el Instituto Americano de Contadores Públicos, incorporándolas como normas de cumplimiento obligatorio. Esto significa que la contabilidad que se aplica a las instituciones financieras, se basa en los mismos principios de la contabilidad general, como son
28
entre sus principales, sin ser los únicos: De la Partida Doble, Del Conservadorismo, de lo Devengado, De Negocio en Marcha..
Lo que marca la diferencia, es que los bancos realizan diferentes tipos de transacciones, generalmente de índole financiero y además son autorizadas exclusivamente para ellos.
Por lo tanto, si bien es una contabilidad especializada, no significa que se esté creando una nueva contabilidad, sino que se regulariza, mediante normas, codificaciones y procedimientos, el registro de las complejas operaciones que en los bancos se realizan, y sirva como información uniforme para los exigentes usuarios que éstos tienen, como son: el público, las entidades de control, inversionistas locales y del exterior y sus propios accionistas.
Para la identificación de los elementos de los estados financieros, se ha determinado la utilización de los dígitos del 1 al 7:
Elemento del Estado Financiero Estado Financiero
1 Activos Estado de Situación Financiera y Evolución del Patrimonio
2 Pasivos
3 Patrimonio
4 Cuentas de resultado deudoras (Gastos)
Estado de Pérdidas y Ganancias 5 Cuentas de resultado acreedoras (Ingresos)
6 Cuentas Contingentes Control de Obligaciones Eventuales
7 Cuentas de Orden
Esto significa, que el primer dígito de cualquier cuenta contable de un banco, identifica el tipo de cuenta y por lo tanto a que estado financiero pertenece.
A continuación se describe determinados movimientos contables, financieros y administrativos básicos que son realizados por las Instituciones financieras.
29
1. Depósito Bancario
Registro de depósito en efectivo en una cuenta corriente por USD.500,00
Fecha Código Descripción Parcial Debe Haber
04-01-2010 1101
110105
2101
210105
Caja
Efectivo
Depósitos a la vista
Depósitos monetarios que generan intereses
(Para registrar el depósito en la cuenta corriente)
500
500
500
500
2. Depósito de Cheques
Depósito un cheque local del Banco Pichincha por $300 y un cheque remesa del Banco de Comercial de Manabí por $400.
Fecha Código Descripción Parcial Debe Haber
05-01-2010 1104
1105
110505
2101
210150
Efectos de cobro inmediato
Remesas en tránsito
Del país
Depósitos a la vista
Depósitos por confirmar
(Para registrar el depósito de los cheques.)
400
700
300
400
700
Luego, los cheques deben pasar por la Cámara de Compensación y el registro contable es el siguiente:
30
Fecha Código Descripción Parcial Debe Haber
06-01-2010 2101
210150
2101
210105
Depósitos a la vista
Depósitos por confirmar
Depósitos a la vista
Depósitos monetarios que generan intereses
(Para registrar el depósito en la cuenta corriente.)
700
700
700
3 Entrega de chequera
Fecha Código Descripción Parcial Debe Haber
06-01-2010 2101
210105
1990
199005
1904
190410
Depósitos a la vista
Depósitos monetarios que generan intereses
Otros
IVA
Gastos y pagos anticipados
Anticipos a terceros
(Para registrar la entrega de una chequera)
30
3.6
33.6
30
3.6
33.6
4 Pago de cheque por Ventanilla
Fecha Código Descripción Parcial Debe Haber
07-01-2010 2101
210105
1101
110105
Depósitos a la vista
Depósitos monetarios que generan intereses
Caja
Efectivo
(Para registrar el pago del cheque)
150
150
150
150
5 Retiro en efectivo de una cuenta de ahorros
31
Fecha Código Descripción Parcial Debe Haber
11-01-2010 2101
210135
1101
110105
Depósitos a la vista
Depósitos de ahorro
Caja
Efectivo
(Para registrar el retiro de la cuenta. de ahorros)
40
40
40
40
6 Acreditación de intereses
.
Fecha Código Descripción Parcial Debe Haber
12-01-2010 4101
410115
2101
210135
2504
250405
Obligaciones con el público
Depósitos de ahorro
Depósitos a la vista
Depósitos de ahorro
Retenciones (2%)
Retenciones fiscales
(Para registrar los intereses en cuenta. de ahorros)
30
29.40
0.60
30
29.40
0.60
7 Depósitos a plazo
Deposito en efectivo por USD.800,00 a 30 días plazo al 7% de interés anual. Cliente solicita que una vez vencido el plazo se acredite en su cuenta de ahorros el capital y los intereses respectivos.
Fecha Código Descripción Parcial Debe Haber
13-01-2010 1101
110105
2103
210305
Caja
Efectivo
Depósito a plazo
De 1 a 30 días
(Para registrar el depósito a plazo)
800
800
800
800
32
Pago de interés $ 800 al 7% anual a 30 días, es $ 4.66. Impuesto 2% de $ 4.66 es 0.09
Fecha Código Descripción Parcial Debe Haber
12-02-2010 2103
210305
4101
410130
2101
210135
2504
250405
Depósitos a plazo
De 1 a 30 días
Obligaciones con el público
Depósitos a plazo
Depósitos a la vista
Depósitos de ahorros
Retenciones
Retenciones fiscales
(Para registrar el depósito en la cta. de ahorros el capital y los intereses)
800
4.66
804.57
0.09
800
4.66
804.57
0.09
8. Crédito Comercial
Emisión de un préstamo de $ 30.000 a 30 días plazo con el 13% de interés anual. El valor líquido se acredita a la cuenta corriente del cliente.
Fecha Código Descripción Parcial Debe Haber
15-01-2010
1401
140105
2101
210105
Cartera de créditos comerciales por vencer
De 1 a 30 días
Depósitos a la vista
(Para registrar el préstamo)
30.000
30.000
30.000
30.000
Contabilización que realiza el Banco por lo intereses que debe recibir después de 30 días.
33
Cálculo de intereses
$ 30.000 x 0.12 / 12 = $ 300
Fecha Código Descripción Parcial Debe Haber
14-02-2010 1603
160305
5104
510405
Intereses por cobrar de cartera de créditos
Cartera de créditos comercial
Intereses de cartera comercial
Cartera de créditos comercial
(Para registrar los intereses a 30 días)
300
300
300
300
34
CAPITULO III
DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Este trabajo tiene como objetivo diseñar un proceso de control
interno, obteniendo información desde la fuente, buscando la solución de
problemas, con datos de los sistemas de gestión de calidad, riegos
operativos, y control interno, se identificarán las causas, se formará
equipos de trabajo para analizar la información y llegar a la causa raíz,
se definirá planes de acción con actividades responsables y se obtendrá
soluciones efectivas.
3.1. Metodología
Identificar los puntos más representativos de la organización
buscando las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas,
realizaremos un análisis DAFO o también conocido como FODA, y
con base en los resultados, se definirán los objetivos generales, por
áreas, y desarrollaremos estrategias para cada uno de estos. 10
Los elementos internos que se deba analizar el análisis DAFO
corresponden a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a las
disponibilidad de recursos de capital, personal, activos, calidad del
producto, estructura interna y de mercado, percepción de los consumidores,
entre otros.
El análisis interno permite fijar las fortalezas y debilidades de la
organización, realizando un estudio permite conocer la cantidad y calidad
de los recursos y procesos con que cuenta el ente.
10 ROBERT G. DAYSON. Manual de autodiagnóstico estratégico, Editorial Swof, España 2001
35
Para realizar el análisis interno de una Institución deben aplicarse diferentes
técnicas que permitan identificar dentro de la organización qué atributos le
permiten generar una ventaja competitiva sobre el resto de sus
competidores.
Sin planeación no existe futuro, es como querer viajar sin saber a dónde se
va, con cuánto se viaja, cuánto tiempo se estará en determinado sitio, cómo
se llegará. 11
Una vez realizado un plan estratégico con todo lo que esto implica, se
realizará seguimiento y control de las actividades. Recuerde que el futuro
de la empresa está en manos de quienes la lideran.
3.2 Seleccionar equipo de trabajo:
Se escogerá la Oficina Gran Colombia (código 820) de Banco
Internacional S.A. Para realizar la revisión. El Gerente Nacional de
Operaciones quien a su vez es el Administrador de la herramienta del
sistema de control Interno crea el plan de trabajo, asigna un
responsable, en nuestro caso será el Subgerente Regional de
Operaciones, el Jefe Operativo y/o Asesor de Negocios serán los
encargados de cumplir con el plan de Acción para los casos en que
encontremos hallazgos, los resultados de los mismos serán revisados
por el administrador del sistema, luego de lo cual se notificará a todos
los involucrados incluyendo al Gerente de la Oficina.
EQUIPO DE TRABAJO
Gerente Nacional de Operaciones
Administra el sistema y revisa el trabajo ejecutado por el Subgerente Regional de
11 JAIME HUMBERTO BEDOYA, Herramienta de indicadores de gestión, Editorial Limusa, Venezuela 2001
36
Operaciones
Subgerente Regional de Operaciones
Ejecuta la revisión y determina a través de hallazgos si se cumple o no con las políticas y procedimientos establecidos por la Institución
Jefe Operativo Responsable de cumplir con los procesos de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos por la Institución, así como también realizar el plan de acción en los casos de hallazgos encontrados
Asesor de Negocios Responsable de cumplir con los procesos de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos por la Institución, así como también realizar el plan de acción en los casos de hallazgos encontrados
Gerente de la Oficina Participa en la toma de correcciones tanto preventivas como mejoras
3.3 Seleccionar los procesos:
Los procesos escogidos para la revisión son los siguientes:
- Clientes
- Depósitos a la Vista
- Depósitos a Plazo
- Caja
- Otros Procedimientos - Personal
En la herramienta cargaremos el plan de trabajo, revisión de los
procesos de la oficina Gran Colombia (código 820) de Banco
Internacional S.A.
37
3.3.1 CLIENTES
El diseño de este proceso de implementación contiene todos los
elementos afines al proceso que son los siguientes aspectos:
3.3.1.1 Apertura de Cuentas y Clientes - Documentación
3.3.1.2 Cancelación de cuentas
3.3.1.3 Manejo de cartolas de firmas
3.3.1.4 Tasas por servicios
De esta base de información se toma muestras de los
componentes:
3.3.1.1 Apertura de Cuentas y Clientes - Documentación
A continuación se detalla los criterios de evaluación:
38
Sobre la documentación física y magnética de la oficina el Subgerente
Regional De Operaciones evalúa el nivel de cumplimiento del
responsable a cargo de cumplir la función.
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
39
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado y sus hallazgos se presenta a continuación:
40
Primer Hallazgo: Apertura de Cuentas con depósitos iniciales inferiores a
los montos establecidos
44
3.3.1.2 Cancelación de cuentas: continuación se detalla los
criterios de evaluación:
DEVUELVE
CU
EN
TA
TIP
O
FE
CH
A C
IER
RE
US
UA
RIO
CA
US
AL
CA
RT
A
LIB
RE
TA
CH
EQ
UE
S
OB
SE
RV
AC
ION
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
DEVUELVE
CU
EN
TA
TIP
O
FE
CH
A C
IER
RE
US
UA
RIO
CA
US
AL
CA
RT
A
LIB
RE
TA
CH
EQ
UE
S
OB
SE
RV
AC
ION
000024666-0 CTE 071001 YPR CAMBIO DE DOMICILIO si si na
000086799-6 AH 071001 CNS CULMINACION DE PROYECTOS si si na
000009007-7 CTE 071002 FPH MUERTE DEL TITULAR si na no
000028661-1 CTE 071003 PCL CULMINACION DE PROYECTOS si na no
000089286-9 AH 071003 PUS CULMINACION DE PROYECTOS si si na
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación:
45
Primer Hallazgo: Cartas de cancelación sin especificación escrita de que el
cliente no entregó formularios de cheques no utilizados
47
3.3.1.3 Manejo de cartolas de firmas: A continuación se detalla los criterios de evaluación
CUENTA IDENTIFNOMB
RE FECHA VERIF
APERTURAULTM VTO
TIPO
OBSERVACIONES
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación:
50
FORMULARIOS DE EXONERACIÓN DE COSTOS POR SERVICIOS
CUENTA TIPO NOMBRE SERVICIO EXONERADO COMISION Formulario de Exoneración
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
FORMULARIOS DE EXONERACIÓN DE COSTOS POR SERVICIOS
CUENTA TIPO NOMBRE SERVICIO EXONERADO COMISION
Formulario de
Exoneración
820060023-6 CTE ESCUELA TALLER CUENCA
EXONERACION EVIO STD CTA 0.00 SI
820060023-6 CTE ESCUELA TALLER CUENCA
INTERBANCARIOS POR CAJAS 0.00 SI
820060023-6 CTE ESCUELA TALLER CUENCA INTERBANCARIAS POR WEB 0.00 SI
820060025-2 CTE ESCUELA TALLER CUENCA
EXONERACION EVIO STD CTA 0.00 SI
820060025-2 CTE ESCUELA TALLER CUENCA
INTERBANCARIOS POR CAJAS 0.00 SI
820060025-2 CTE ESCUELA TALLER CUENCA INTERBANCARIAS POR WEB 0.00 SI
51
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
No se encontró hallazgos en este procedimiento
52
3.3.2. DEPOSITOS A LA VISTA
3.3.2.1 Abstención, revocatoria y oposición de cheques
3.3.2.2 Manejo de chequeras
3.3.2.3 Tarjetas de débito
3.3.2.4 Tarjetas de crédito
3.3.2.5 Giros del interior
3.3.2.6 Estados de Cuenta
3.3.2.7 Transferencias al exterior
3.3.2.8 Cheques de Gerencia
3.3.2.9 Cheques devueltos
3.3.2.10 Transferencias
3.3.2.1 Abstención, revocatoria y oposición de cheques:
A continuación se detalla los criterios de evaluación
53
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
55
3.3.2.2 Manejo de Chequeras: A continuación se detalla
los criterios de evaluación
SOLICITUD, ENTREGA Y CUSTODIA DE CHEQUERAS: REVISIONES
GENERALES Cumplimiento
de la Oficina OBSERVACIONES
�
�
�
�
�
56
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
58
3.3.2.3 Tarjetas de Débito: A continuación se detalla los criterios de evaluación
TARJETAS BANINTER: REVISIONES GENERALES Cumplimiento
de la Oficina OBSERVACIONES
�
�
�
�
�
�
�
�
�
�
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
59
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
60
No se encontró hallazgos en este procedimiento
3.3.2.4 Tarjetas de Crédito: A continuación se detalla los criterios de evaluación
TARJETAS DE CRÉDITO VISA Y MASTERCARD: REVISIONES
GENERALES Cumplimiento
de la Oficina OBSERVACIONES
�
�
�
�
�
62
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
No se encontró hallazgos en este procedimiento
63
3.3.2.5 Giros del interior: A continuación se detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
64
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación:
No se encontró hallazgos en este procedimiento
65
3.3.2.6 Estados de Cuenta: A continuación se detalla los criterios de evaluación
ESTADOS DE CUENTA: CUSTODIA Y ARCHIVOS Cumplimiento
de la Oficina OBSERVACIONES
�
�
�
�
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
66
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación:
67
No se encontró hallazgos en este procedimiento
3.3.2.7 Transferencias al Exterior: A continuación se detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
68
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
69
Se evidenciaron dos hallazgos
Primer Hallazgo: Exoneración de Costos sin contar con la autorización
dada por la Dirección Comercial
70
Segundo Hallazgo: Falta documentación soporte o falta de información
en los documentos requeridos
72
3.3.2.8 Cheques de Gerencia: A continuación se detalla los criterios de evaluación
CHEQUES DE GERENCIA: VALIDACIONES DE CUMPLIMIENTOS DE LA OFICINA
Cumplimiento de la Oficina OBSERVACIONES
�
�
�
�
�
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
73
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
74
No se encontró hallazgos en este procedimiento
3.3.2.9 Cheques devueltos: A continuación se detalla los criterios de evaluación
CHEQUES DEVUELTOS: ANTIGÜEDAD DE DOCUMENTOS Cumplimiento
de la Oficina OBSERVACIONES
�
75
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
78
3.3.2.10 Transferencias: A continuación se detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
80
3.3.3. DEPOSITOS A PLAZO
El diseño de este proceso de implementación contiene todos los
elementos afines al proceso que son los siguientes aspectos:
3.3.3.1 Apertura de certificados de depósito
3.3.3.2 Cancelación de certificados
3.3.3.3 Formulario de Certificados de depósito
De esta base de información se toma muestras de los
componentes:
3.3.3.1 Apertura de certificados de depósito: A continuación se detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
81
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
85
3.3.3.2 Cancelación de certificados: A continuación se
detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
87
3.3.3.3 Formulario de Certificados de depósito:
A continuación se detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación:
88
No se encontró hallazgos en este procedimiento
3.3.4. CAJA
El diseño de este proceso de implementación contiene todos los
elementos afines al proceso que son los siguientes aspectos:
3.3.4.1 Actas de arqueo de efectivo
3.3.4.2 Cuadres – arqueo de efectivo
3.3.4.3 Autorización remota
3.3.4.4 Cheques y depósitos
3.3.4.5 Cupos de efectivo
3.3.4.6 Faltantes y sobrantes
3.3.4.7 Intercambio de picos
3.3.4.8 Uso de dispositivos
3.3.4.9 Libretas de ahorro
3.3.4.10 Licitud de Fondos
89
De esta base de información se toma muestras de los
componentes:
3.3.4.1 Actas de arqueo de efectivo: A continuación se
detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
90
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación:
No se encontró hallazgos en este procedimiento
91
3.3.4.2 Cuadres – arqueo de efectivo: A continuación se
detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
93
3.3.4.3 Autorización remota: A continuación se
detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
94
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación:
No se encontró hallazgos en este procedimiento
95
3.3.4.4 Cheques y Depósitos: A continuación se detalla
los criterios de evaluación
Depósitos
Cheques
97
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación:
100
3.3.4.5 Cupos de efectivo: A continuación se
detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
101
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación:
No se encontró hallazgos en este procedimiento
102
3.3.4.6 Faltantes y Sobrantes: A continuación se
detalla los criterios de evaluación
FALTANTES - Cta. Contable: 199025802001 Cajera Cajera
SOBRANTES - Cta. Contable: 299005252001
Cajera Cajera
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
FALTANTES - Cta. Contable: 199025802001 822 823 D. Méndez P. Solís
marzo 30 de 2009 30.00
SOBRANTES - Cta. Contable: 299005252001
822 823
D. Méndez P. Solís
20 de enero de 2009 20.00
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
104
3.3.4.7 Intercambio de Picos: A continuación se detalla
los criterios de evaluación
Intercambio de
Picos
FECHA Nombre Nombre
Observaciones ítem Cajera Cajera
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
Intercambio de
Picos
FECHA 822 823
Observaciones Ítem
D. Méndez P. Solís
1 Lunes, 05 de Enero de 2009 822 823 Los días lunes, por arrastre de picos del diferido del día sábado anterior, no se intercambia picos. Autorizado.
2 Martes, 06 de Enero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos
3 Miércoles, 07 de Enero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos
4 Jueves, 08 de Enero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos
5 Martes, 10 de Febrero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos
6 Miércoles, 11 de Febrero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos
7 Jueves, 12 de Febrero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos
8 Viernes, 13 de Febrero de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos
9 Lunes, 16 de Marzo de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos
10 Miércoles, 18 de Marzo de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos
11 Viernes, 20 de Marzo de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos
12 Martes, 24 de Marzo de 2009 823 822 Si se cumple con el intercambio de picos
105
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación:
No se encontró hallazgos en este procedimiento
106
3.3.4.8 Uso de dispositivos: A continuación se
detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
107
No se encontró hallazgos en este procedimiento
3.3.4.9 Libretas de ahorro: A continuación se detalla los
criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
108
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
No se encontró hallazgos en este procedimiento
109
3.3.4.10 Licitud de Fondos: A continuación se detalla los
criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
110
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación:
Se determino un hallazgo:
112
3.3.5 OTROS PROCEDIMIENTOS - PERSONAL
El diseño de este proceso de implementación contiene todos los
elementos afines al proceso que son los siguientes aspectos
3.3.5.1 Asignación de Trabajo en Cajas
3.3.5.2 Cumplimiento de responsabilidades individuales
3.3.5.3 Identificación del personal que no aplica políticas y
procedimientos
De esta base de información se toma muestras de los
componentes:
3.3.5.1 Asignación de Trabajo en Cajas: A continuación
se detalla los criterios de evaluación
113
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación:
114
No se encontró hallazgos en este procedimiento
3.3.5.2 Cumplimiento de responsabilidades individuales:
A continuación se detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
115
L
a información se actualiza en el sistema automatizado de control interno, cuyo
resultado se presenta a continuación:
No se encontró hallazgos en este procedimiento
116
3.3.5.3 Identificación del personal que no aplica
políticas y procedimientos: A continuación se
detalla los criterios de evaluación
Para nuestro propósito los resultados obtenidos son:
117
La información se actualiza en el sistema automatizado de control
interno, cuyo resultado se presenta a continuación
No se encontró hallazgos en este procedimiento
118
3.4 RESULTADOS
HALLAZGOS ENCONTRADOS EN LA REVISION
Macro Proceso Hallazgo - Falla Determinada
CLIENTES
APERTURAS DE CLIENTES Y CUENTAS- DOCUMENTACION
APERTURA DE CUENTAS CON DEPÓSITOS INICIALES INFERIORES A LOS MONTOS ESTABLECIDOS X
APERTURA DE CUENTAS SIN DOCUMENTACION DE SOPORTE REQUERIDA X
APERTURAS DE CUENTAS NO PROPORCIONADAS
ARCHIVO INADECUADO
CONTRATOS CON FECHAS DIFERENTES A LA FECHA DE APERTURA
CUENTAS DE NOMINA CON DOCUMENTACION INCOMPLETA
CUENTAS JURÍDICAS SIN BASTANTEO LEGAL
DOCUMENTOS DE APERTURA CON FIRMAS INCONFORMES. AUSENCIA DE FIRMA X
FALTA INFORMACION EN IBS "CONOZCA A SU CLIENTE"
FALTA SCANEO DE LA CEDULA
UTILIZACION DEL APLICATIVO WEB PARA LA CREACION DE CLIENTE Y CUENTA
OTROS
CANCELACIÓN DE CUENTAS
APERTURA DE CUENTAS A CLIENTES QUE MANTIENEN CUENTAS CORRIENTES CANCELADAS CON CHEQUES PROTESTADOS
CANCELACION DE CUENTAS CON CARTAS QUE CONTIENEN FIRMA INCONFORME
CANCELACION DE CUENTAS Q MANTIENEN COBROS PENDIENTES
CHEQUES EN BLANCO PENDIENTES DE ANULACIËN EN EL SISTEMA
FALTA DOCUMENTACI0N QUE SUSTENTA EL PROCESO DE CANCELACIÓN DE CUENTAS
FALTA RECEPCION DE CHEQUES EN BLANCO
FECHA DE CANCELACION DIFERENTE A LA FECHA DE LA CARTA DEL CLIENTE
OTROS X
MANEJO DE CARTOLAS DE FIRMAS
CAPTURA ATRASADA POR EL DPTO. DE FIRMAS O INFORMACION INGRESADA CON DATOS INCORRECTOS
CARTOLAS DE FIRMAS CON INFORMACIÓN INCOMPLETA
CARTOLAS DE FIRMAS LLENADAS A MANO, CON BOLÍGRAFO DE OTRO COLOR QUE NO SEA NEGRO
CUENTAS JURIDICAS SIN FIRMA POR FALTA DE DOCUMENTOS
FALTA DE ENVIO OPORTUNO DE CARTOLAS AL DPTO DE FIRMAS X
FIRMAS INCONFORMES
OTROS
119
TASAS POR SERVICIOS
COSTOS EXONERADOS SUSTENTADOS EN FORMULARIOS CUYA VIGENCIA
DOCUMENTACIËN NO PROPORCIONADA QUE SUSTENTA EL PROCESO DE EXONERACIËN DE COSTOS
SOLICITUD DE EXONERACIÓN DE COSTOS SIN CONTENER LA AUTORIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN COMERCIAL
OTROS
DEPOSITOS A LA VISTA
ABSTENCIÓN, REVOCATORIA Y OPOSICION DE CHEQUES
ABSTENCIONES DE PAGO SIN RECONOCIMIENTO DE FIRMAS
ARCHIVOS NO DEPURADOS
DOCUMENTACIËN NO PROPORCIONADA DE REVOCATORIA Y ABSTENCIÓN DE PAGO DE CHEQUES
FALTA DE IMPRESION DE FACTURAS
FALTA DOCUMENTACIÓN QUE SUSTENTA EL LEVANTAMIENTO DE REVOCATORIAS
FALTA PUBLICACIÓN DE REVOCATORIA Y ABSTENCIÓN DE PAGO DE CHEQUES X
FALTA PUBLICACIÓN OPORTUNA
FIRMAS INCONFORMES EN ABSTENCION, REVOCATORIA, OPOSICIÓN
FORMULARIOS MAL UTILIZADOS ( SOLICITUDES DE REVOCATORIA EN ABSTENCIONES, OPOSICIONES, O VICEVERSA)
INCUMPLIMIENTO EN LOS PROCEDIMIENTOS DE CUADRE, IMPRESIÓN Y ARCHIVO DE REPORTE DE REVOCATORIA DE CHEQUES
ARCHIVOS NO DEPURADOS
INFORMACION MAL INGRESADA AL SISTEMA
OTROS
MANEJO DE CHEQUERAS
ACEPTACION DE SOLICITUD DE CHEQUERA EN CUENTA CON TRES PROTESTOS
ACTAS DE DESTRUCCIËN DE CHEQUERAS INCOMPLETAS / SIN FIRMA DE RESPONSABILIDAD
CHEQUERAS QUE PERMANECEN EN STOCK POR MÁS DE 6 MESES
CUSTODIA EN LA OFICINA DE CHEQUERAS CORRESPONDIENTES A CTAS CERRADAS, CANCELADAS, INMËVILES
DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DE CHEQUERAS
ENTREGA A TERCERAS PERSONAS SIN CARTA DE AUTORIZACION
ENTREGA DE CHEQUERAS A TERCERAS PERSONAS SIN CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
ENTREGA DE CHEQUERAS FISICAS SIN REALIZAR ENTREGA EN EL SISTEMA
ENVIO DE CHEQUERAS A OTRAS OFICINAS SIN DOCUMENTOS DE RESPALDO / SIN SEGUIMIENTO DE ENTREGA
EVIDENCIA DE CHEQUERAS CUYAS SEGURIDADES SE ENCUENTRAN DETERIORADAS
FALTAN FORMULARIOS DE AUTENTICACIÓN
FIRMAS INCONFORMES, CONDICIONES NO CUMPLIDAS PARA SOLICITUD Y ENTREGA DE CHEQUERAS
120
FORMULARIOS DE AUTENTICACIËN CON INFORMACIËN INCOMPLETA, DEFICIENTE O ILEGIBLE X
INCUMPLIMIENTO EN LOS PROCEDIMIENTOS DE IMPRESIËN Y ARCHIVO DE REPORTE DE CHEQUERAS EN CUSTODIA
OTROS
TARJETAS BANINTER
DIFERENCIAS ESTABLECIDAS EN EL INVENTARIO DE TARJETAS BANINTER
ENTREGA A TERCERAS PERSONAS SIN CARTA DE AUTORIZACIËN
ENTREGA DE TARJETAS BANINTER SIN HABERSE ACTIVADO EN EL SISTEMA
ENTREGA DE TARJETAS BANINTER SIN RECABAR LA INFORMACIÓN NECESARIA
ENTREGA MASIVA DE TARJETAS BANINTER INCUMPLIENDO LOS PROCEDIMIENTOS SEÑALADOS EN LOS MANUALES INTERNOS
FALTA DOCUMENTACION DE SOPORTE
FALTA DOCUMENTACIËN SOPORTE ENTREGA TARJETAS BANINTER RETENIDAS
FIRMAS INCONFORMES EN RECEPCION DE TARJETAS BANINTER
INCUMPLIMIENTO EN LOS PROCEDIMIENTOS DE CUADRE, IMPRESIÓN Y ARCHIVO DE REPORTE DE TARJETAS BANINTER
TARJETAS BANINTER EN CUSTODIA QUE SUPERAN EL PLAZO ESTABLECIDO EN LOS MANUALES INTERNOS
OTROS
TARJETAS DE CRÉDITO
(VISA Y MASTERCARD) DIFERENCIAS ESTABLECIDAS EN EL INVENTARIO DE TARJETAS DE CREDITO
ENTREGA A TERCERAS PERSONAS SIN CARTA DE AUTORIZACION DE TARJETAS DE CRÉDITO
ENTREGA DE TARJETAS DE CRÉDITO SIN RECABAR LA INFORMACION NECESARIA
FIRMAS INCONFORMES EN RECEPCION DE TARJETAS CRÉDITO
FORMULARIOS DE CONTROL NO UTILIZADOS
FORMULARIOS DE ENTREGA DE TARJETAS DE CRÉDITO NO PROPORCIONADOS
TARJETAS DE CRÉDITO EN CUSTODIA QUE SUPERAN EL PLAZO ESTABLECIDO EN LOS MANUALES INTERNOS
OTROS
GIROS DEL INTERIOR
DEFICIENCIAS EN EL MANEJO DE ARCHIVO
FALTA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE
OMISIÓN EN EL COBRO DE COMISIONES
OTROS
ESTADOS DE CUENTA
DEFICIENCIAS IDENTIFICADAS EN EL ARCHIVO DE ESTADOS DE CUENTA
ENTREGA A TERCERAS PERSONAS SIN CARTA DE AUTORIZACIÓN
ENTREGA DE ESTADOS DE CUENTA SIN RECABAR LA INFORMACIÓN NECESARIA
ESTADOS DE CUENTA EN CUSTODIA DEL RESPONSABLE QUE SUPERA EL TIEMPO ESTABLECIDO ( 3 MESES)
FALTA DOCUMENTACIËN DE SOPORTE
121
FIRMAS INCONFORMES EN RECEPCION DE ESTADO DE CUENTA
OTROS
TRANSFERENCIAS AL EXTERIOR
EXONERACIÓN DE COSTOS SIN CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DADA POR LA DIRECCIÓN COMERCIAL X
FALTA DOCUMENTACION SOPORTE O FALTA INFORMACION EN LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS X
TRANSFERENCIA DE FONDOS AL EXTERIOR SIN CONTENER TODA LA DOCUMENTACIËN REQUERIDA
TRASPASOS SUSTENTADOS EN CARTAS ENVIADAS A TRAVÉS DE FAX O CORREO ELECTRÓNICO
OTROS
CHEQUES DE GERENCIA
CHEQUES DE GERENCIA SIN CONTENER LOS NIVELES DE FIRMAS AUTORIZADAS SIN CONTENER EL NUMERO REQUERIDO DE FIRMAS
DEFICIENCIAS IDENTIFICADAS EN LA CUSTODIA DE CHEQUES DE GERENCIA EN BLANCO
DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DE CHEQUES DE GERENCIA EN BLANCO
DIFERENCIAS EN LOS DATOS DEL CHEQUE DE GERENCIA Y EL SISTEMA
FALTA DOCUMENTACIËN DE SOPORTE
FIRMAS INCONFORMES EN LA SOLICITUD DE CHEQUE DE GERENCIA
INCUMPLIMIENTO EN LOS PROCEDIMIENTOS DE IMPRESIÓN Y ARCHIVO DE REPORTE DE CHEQUES DE GERENCIA
OMISION DEL COBRO DE COMISION SIN AUTORIZACION
OTROS
CHEQUES DEVUELTOS
ACTAS DE DESTRUCCIÓN HEQUES DEVUELTOS INCOMPLETAS Y SIN LA FIRMA DE RESPONSABILIDAD DEL PERSONAL DE LA OFICINA.
AUSENCIA DE FECHA Y NOMBRE EN EL ACUSE DE RECIBO X
ENTREGA A TERCERAS PERSONAS SIN CARTA DE AUTORIZACIÓN
EXISTENCIA DE CHEQUES DEVUELTOS CADUCADOS EN CUSTODIA DE LA OFICINA
FIRMAS INCONFORMES EN RECEPCION DE CHEQUE DEVUELTO
INADECUADA GESTIÓN EN LA ENTREGA DE CHEQUES DEVUELTOS QUE SE CUSTODIAN EN LA OFICINA. (MÁS DE UN MES)
OTROS
TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS
EXONERACIÓN DE COSTOS SIN CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DADA POR LA DIRECCIÓN COMERCIAL
FALTA DOCUMENTACIËN SPORTE
REVERSOS DE TRANSFERENCIAS DE FONDOS SIN AUTORIZACION DEL TITULAR
TRANSFERENCIAS PROCESADAS SIN CONTAR CON LA AUTORIZARION DEL GERENTE
TRASPASOS SUSTENTADOS EN CARTAS ENVIADAS A TRAVÉS DE FAX O CORREO ELECTRÓNICO
OTROS
122
DEPOSITOS A PLAZO
APERTURAS DE DEPÓSITOS A PLAZO
APERTURA DE CERTIFICADOS SIN CONTENER TODA LA DOCUMENTACIËÓN MÍNIMA REQUERIDA
CONOCIMIENTO DE CLIENTE SIN INFORMACIÓN EN EL SISTEMA X
DEFICIENCIAS EN EL MANEJO DEL ARCHIVO
FALTA DE ENDOSO POR RENOVACION DE POLIZA
FILES DE CERTIFICADOS DE DEPOSITO NO PROPORCIONADOS
FIRMAS INCONFORMES
CANCELACIÓN DE CERTIFICADOS X
CANCELACIONES EN FECHAS POSTERIORES AL VENCIMIENTO
CERTIFICADO NO PIGNORADO DEL SISTEMA
CERTIFICADOS CANCELADOS SIN CONTENER TODA LA DOCUMENTACIËN MÍNIMA REQUERIDA
CERTIFICADOS EN GARANTIA NO DEVUELTOS
CERTIFICADOS SIN INCLUIR AL REVERSO DEL DOCUMENTO LA FIRMA DE CANCELACIÓN CONSIGNADA POR EL TITULAR DEL DEPÓSITO
CESIONES NO AUTORIZADAS
COMPROBANTE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE NO ARCHIVADA EN EL FILE DEL CLIENTE
FIRMAS INCONFORMES
OTROS
FORMULARIOS DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS
CERTIFICADOS ANULADOS FÍSICAMENTE QUE NO REGISTRAN EL INDICADO ESTATUS EN EL SISTEMA
DIFERENCIAS ESTABLECIDAS EN EL INVENTARIO DE CERTIFICADOS
INADECUADA CUSTODIA DE LOS CERTIFICADOS DE DEPËSITO EN BLANCO
PREIMPRESOS DUPLICADOS
OTROS
CAJA
ACTAS DE ARQUEO DE EFECTIVO BOVEDA, CAJAS ATM
ACTAS CON DATOS INCOMPLETOS, ENMENDADURAS, FECHA ERRADA
ARQUEO SIN FIRMA DE RESPONSABILIDAD
ARQUEOS SIN ALTERNABILIDAD DE DÍAS
DESCUADRES, AJUSTES, TRANSACCIONES NO REGISTRADOS, O MAL DESGLOSADOS
NO EXISTE CONCILIACION DE CIFRAS ENTRE EL ACTA Y LA CONTABILIDAD
NO SE REALIZAN ARQUEOS CON LA FRECUENCIA ESTABLECIDA
OTROS
123
ARQUEOS DE EFECTIVO BOVEDA, VENTANILLA Y ATM
ARQUEOS INCOMPLETOS(RECUENTAN SOLO PICOS)
BILLETES EN MAL ESTADO O MAL COLOCADOS EN ATM
DIFERENCIAS CONTABLES
DINERO EN BOVEDA SIN FAJAR O FALTA DE SELLO DEL RAC
EXCEDENTE EN EL CUPO ESTABLECIDO
FALTANTES Y SOBRANTES DE BILLETES Y MONEDAS
INADECUADA CLASIFICACION DE ESPECIES MONETARIAS SEGÚN SU DENOMINACIÓN
OTROS
AUTORIZACION REMOTA
NO EXISTE LA AUTORIZACION REMOTA EN EL TELLER DE CAJAS
NO EXISTE VISTO BUENO EN EL DOCUMENTO
NO SE EVIDENCIA LA LLAMADA A CONFIRMAR EL GIRO
NO SE REALIZA AUTORIZACION REMOTA PARA CUENTAS DE AHORRO/CUENTAS CORRIENTES
OTROS
CHEQUES Y DEPÓSITOS
CHEQUES QUE NO CONTIENEN EL SELLO PERSONAL DEL RAC
CHEQUES QUE NO CONSTAN A NOMBRE DEL TITULAR DE LA CUENTA O MAL ENDOSADOS
CHEQUES RECIBIDOS EN DEPOSITO QUE NO CONSTAN A FAVOR DEL BENEFICIARIO Y EL MONTO ES MAYOR AL ACEPTADO PARA ENDOSO
CHEQUES Y PAPELETAS DE DEPOSITOS CON ENMENDADURAS, DATOS ERRONEOS E INCOMPLETOS X
CHEQUES Y PAPELETAS QUE NO CONTIENEN LA FECHA DEL PROCESO. O FECHA DIFERENTE AL DIA DEL PROCESO X
DEPOSITOS INGRESADOS EN EL SISTEMA CON DATOS ERRADOS
OTROS
CUPOS DE EFECTIVO
CAJAS FUERTES, BÓVEDAS ABIERTAS
EXISTENCIA DE VALORES NO PROCESADOS
NO SE CUMPLEN CUPOS DE EFECTIVO EN ATM
NO SE CUMPLEN CUPOS DE EFECTIVO EN BOVEDA
NO SE CUMPLEN CUPOS DE EFECTIVO EN VENTANILLA
OTROS
FALTANTES, SOBRANTES
EXISTEN FALTANTES Y SOBRANTES EN CAJAS SIGNIFICATIVOS MAYORES A $100
FALTANTE ANTIGUO NO RECUPERADO
OTROS
INTERCAMBIO DE PICOS
FALTA DE INTERCAMBIO DE PICOS ENTRE CAJEROS
INGRESO INICIAL DEL CAJERO NO ES EL INTERCAMBIO DE PICOS
OTROS
USO DE DISPOSITIVOS
DE SEGURIDAD DISPOSITIVOS DAÑADOS ( CÁMARAS, LÁMPARAS, BIOMÉTRICOS)
FALTA DE USO DE DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD
VENTANILLA NO CUENTA CON DISPOSITIVOS
OTROS
124
LIBRETAS DE AHORRO
DAÑOS FISICOS DE LIBRETAS
ENTREGA A TERCEROS LIBRETAS SIN CARTA DE AUTORIZACION
FALTA HOJA DE CONTROL EN CANJE DE LIBRETAS
FALTA VALIDACION DE FIRMAS PARA LA ENTREGA DE LIBRETAS
FALTANTE DE LIBRETAS
FIRMA INCONFORME EN EL FORMULARIO DE ENTREGA
INCONSISTENCIAS CANJE DE LIBRETAS
LIBRETAS ASIGNADAS A USUARIOS QUE YA NO EXISTEN
LIBRETAS RETENIDAS
OTROS
LICITUD DE FONDOS
ARCHIVO INADECUADO
AUSENCIA DE FORMULARIOS DE LICITUD DE FONDOS
FALTAN DATOS DEL RAC QUE RECIBE FORMULARIO DE LICITUD DE FONDOS
FIRMAS INCONFORMES EN FORMULARIO DE LICITUD DE FONDOS.
FORMULARIOS CON ENMENDADURAS, DATOS INCOMPLETOS
UTILIZACION DE FORMULARIOS ANTIGUOS X
OTROS
PERSONAL
ASIGNACION DE TRABAJO EN CAJAS
INADECUADO MANEJO DE LA BOVEDA
EXCESO DE FALTANTES
APROPIACION INDEBIDA DE VALORES
PERFIL NO APTO PARA LA POSICION
CUMPLIMIENTO DE RESPONSABILIDADES INDIVIDUALES
MALA ATENCION A CLIENTES
ACTITUD INADECUADA
CONFLICTOS INTERNOS
IDENTIFICACION DEL PERSONAL QUE NO APLICA LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
DESCONOCIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS
INCUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS
DESCONOCIMIENTO DE CODIGO DE ETICA
TOTAL HALLAZGOS O NOVEDADES ENCONTRADAS EN LA REVISION DE LA OFICINA 820 15
126
3.5 PLANES DE ACCION
Se trabajará con el modelo de gestión de la calidad basado en procesos
que consiste en la metodología conocida como:
"Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA). PHVA puede describirse
brevemente como:12
Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para
conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las
políticas de la organización.
Hacer: Implementar los procesos.
Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los
productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el
producto, e informar sobre los resultados; y
12 MOREITA DELGADO MC, La gestión por procesos, Vancouver, Acimed 2006
127
Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de
los procesos.
Los requisitos de esta Norma son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones sin importar su tipo, tamaño y producto suministrado, es por ello que cuando uno o varios requisitos de esta Norma Internacional no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la organización y de su producto, pueden considerarse para su exclusión las mismas que no afecten a la capacidad o responsabilidad de la organización para proporcionar productos que cumplan con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.
PLANES DE ACCION - PARA LOS HALLAZGOS ENCONTRADOS
Macro Proceso Hallazgo - Falla Determinada Plan de Acción - Controles
Responsable del seguimiento
CLIENTES
APERTURAS DE CLIENTES Y CUENTAS- DOCUMENTACION
APERTURA DE CUENTAS CON DEPÓSITOS INICIALES INFERIORES A LOS MONTOS ESTABLECIDOS
Compromiso por parte del Area comercial, de cumplir con la política definida
APERTURA DE CUENTAS SIN DOCUMENTACION DE SOPORTE REQUERIDA
Reinstuir al personal involucrado
Gerente/Subgerente de Operaciones
DOCUMENTOS DE APERTURA CON FIRMAS INCONFORMES. AUSENCIA DE FIRMA
Cumplimiento del procedimiento de apertura de cuentas
CANCELACIÓN DE CUENTAS
OTROS- CARTA SIN EXPLICACION DE QUE EL CLIENTE NO ENTREGO FORMULARIO DE CHEQUES NO UTILIZADOS
Reinstuir al personal involucrado
Gerente/Subgerente de Operaciones
MANEJO DE CARTOLAS DE FIRMAS
FALTA DE ENVIO OPORTUNO DE CARTOLAS AL DPTO DE FIRMAS Aplicación del procedimiento Asesor Comercial
128
Macro Proceso Hallazgo - Falla Determinada Plan de Acción - Controles
Responsable del seguimiento
DEPOSITOS A LA VISTA
ABSTENCIÓN, REVOCATORIA Y OPOSICION DE CHEQUES
FALTA PUBLICACIÓN DE REVOCATORIA Y ABSTENCIÓN DE PAGO DE CHEQUES
Reinstuir al Jefe Operativo el cumplimiento de realizar las publicaciones
Gerente/Subgerente de Operaciones
MANEJO DE CHEQUERAS
FORMULARIOS DE AUTENTICACION CON INFORMACION INCOMPLETA, DEFICIENTE O ILEGIBLE
Validación de formulario de autenticación y verificación de firmas
Gerente/Subgerente de Operaciones
TRANSFERENCIAS AL EXTERIOR
EXONERACIÓN DE COSTOS SIN CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DADA POR LA DIRECCIÓN COMERCIAL
Aplicación del tarifario de comisiones según el período de la transacción; Depurar tablas de costos que ya no se encuentran vigentes (exoneraciones)
Gerente/Subgerente de Operaciones
FALTA DOCUMENTACION SOPORTE O FALTA INFORMACION EN LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS
Reinstruir sobre los documentos necesarios para procesar transferencias
CHEQUES DEVUELTOS
AUSENCIA DE FECHA Y NOMBRE EN EL ACUSE DE RECIBO
Revisar que la firma de acuse este de acuerdo con la del módulo previo a la entrega del documento, verificar la fecha de entrega
Gerente/Subgerente de Operaciones
DEPOSITOS A PLAZO
APERTURAS DE DEPÓSITOS A PLAZO
APERTURA DE CERTIFICADOS SIN CONTENER TODA LA DOCUMENTACIËÓN MÍNIMA REQUERIDA
Mejora tecnológica: Creación por la web para impresión completa de documentos soporte
Gerente/Subgerente de Operaciones
FIRMAS INCONFORMES
Validación de documentos y verificación de firmas registradas versus el módulo de firmas
129
Macro Proceso Hallazgo - Falla Determinada Plan de Acción - Controles
Responsable del seguimiento
CAJA
CHEQUES Y DEPÓSITOS
CHEQUES RECIBIDOS EN DEPOSITO QUE NO CONSTAN A FAVOR DEL BENEFICIARIO Y EL MONTO ES MAYOR AL ACEPTADO PARA ENDOSO
Cumplimiento a disposiciones impartidas en instructivo sobre ley de cheques y endoso
Jefe Operativo - Gerente/Sugerente de Operaciones
CHEQUES Y PAPELETAS DE DEPOSITOS CON ENMENDADURAS, DATOS ERRONEOS E INCOMPLETOS
Revisión de documentos por parte del Cajero previo al proceso de las transacciones (aplicación de la normativa incluida en manual de cajas. * validación de los documentos en cada visita. Análisis de incumplimiento según el caso por riesgo legal.
LICITUD DE FONDOS
FORMULARIOS CON ENMENDADURAS, DATOS INCOMPLETOS
Mejora tecnológica: Implementar en el sistema la generación del formulario en forma automática, a fin de evitar que sea llenado manualmente
Jefe Operativo - Gerente/Sugerente de Operaciones
Entre los planes de acción hemos incluido Capacitación, motivación al
personal por cero errores en movimientos y Sanciones al personal
reincidente
3.5.1. CAPACITACION
La capacitación esta asociada con el desarrollo de las habilidades y el
entrenamiento al personal del Banco, buscando desarrollar y fortalecer la
cultura de administración los procesos.13
El punto de partida para realizar las actividades de capacitación es dar a
conocer a toda la Entidad Financiera los siguientes aspectos:
13 Correa Yañez, José, “Control interno capacitación”, Universidad Abierta, México, 2005
130
• La importancia de administrar los procesos correctamente para el
desarrollo de la operación de la Organización.
• Los beneficios de efectuar la administración los procesos en cada uno
de los roles desempeñados al interior de la organización.
• La responsabilidad de cada uno de los miembros de la Organización
para el éxito de la puesta en marcha del proceso.
• El dinamismo del mercado y la competencia y su relación con el
proceso de administración de riesgos o fallas
• El autocontrol y la calidad de la ejecución de los procesos dependen de
cada uno de los participantes del Banco y no de un área específica.
3.5.1.1 Esquema de Capacitación
A continuación se describen las actividades a ejecutarse:
• Verificar la ejecución de los programas de capacitación en temas
relacionados a las fallas y riesgos, y la efectividad de dichas actividades
(incluyendo la publicación y divulgación de políticas, procesos y
procedimientos).
131
• Evaluar el nivel de interiorización de las capacitaciones con base en los
niveles de interrelación con la función de Riesgos y la efectividad de los
ejercicios prácticos en los cuales participan con el fin de determinar
necesidades de entrenamiento.
A continuación se describen las actividades requeridas para ejecutar la
divulgación, capacitación y entrenamiento de las políticas y
procedimientos relacionados con la administración de fallas y riesgos al
interior del Banco.14
• Divulgar: Publicar, extender y poner al alcance de la organización, las
políticas y procedimientos relacionados con la administración de riesgos
• Capacitar: Hacer a los funcionarios del Banco, relacionados con la
administración de riesgos, aptos para ejecutar las funciones y
responsabilidades asignadas
• Entrenar: Preparar a los funcionarios del Banco relacionados con la
administración de riesgos para implementar el sistema de administración
de riesgos
14 www.monografias.com
132
3.5.2 MOTIVACION AL PERSONAL POR CERO ERRORES EN MOVIMIENTOS
La motivación laboral es una herramienta muy útil a la hora de aumentar
el desempeño de los empleados ya que proporciona la posibilidad de
incentivarlos a que lleven a cabo sus actividades y que además las
hagan con gusto lo cual proporciona un alto rendimiento.15
La motivación laboral está influenciada directamente por varios factores
como la personalidad de la persona, su sistema de creencias, etc. La
motivación laboral dependerá de gran manera de dos factores:
1) como la persona se auto estimule, y;
2) como lo estimula el medio.
EL CICLO DE LA MOTIVACIÓN
La motivación se puede describir a través de un ciclo ya que cada vez
que se cumple una meta nuestra personalidad crea una nueva
necesidad.16
15 Solana, Ricardo F, Administración de Organizaciones, Ediciones Interoceánicas S. A., Buenos Aires 1999
16 Stones, James A. F. Administración 6ª Edición, Editorial Person, México 1996
133
Ahora hay ciertas conductas que pueden dar parámetros de que su
personalidad por más que se le den estímulos esta no tendrá la
motivación que se espera de ella, " El hombre ve su medio como una
tortura, un castigo y reacciona defensivamente, desconfiado ante
cualquier señal extraña tanto en su comunidad como trabajo” las
personas que se comporten de esta manera no serán sujetos que se
puedan estimular, para lograr que su desempeño aumente ya que
siempre lo verán como castigo y tendrán desconfianza de lo que ocurre
a su alrededor y con una persona así es bastante difícil de tratar.
3.5.3 SANCIONES AL PERSONAL
Sanciones al personal con el siguiente esquema:
- Llamada de atención verbal (3 veces).
- Memo al file (3 veces).
- Sanción económica con hasta el 10% del salario en función de la
siguiente tabla.
134
PROBLEMAS OPERATIVOS QUE AMERITAN SANCIÓN
Para cada uno de los casos detallados, se debe tener en cuenta que adicional a la sanción se encuentran los valores perjudicados tanto para el cliente como para el Banco, por el incumplimiento.
No Problema operativo 1era
ocurrenciaSanción
2da ocurrencia
Sanción 3era
ocurrenciaSanción
1
Falta de verificación de información del cliente para apertura de cuentas corrientes/ahorros
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
2 Falta de documentación requerida de clientes según tipo de producto.
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
3
Incumplimiento de disposiciones del CONSEP para las aperturas de Ctas Ctes.
X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 7 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
4
Incumplimiento en el manejo, control, custodia y archivo de documentos valorados del Banco.
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
5 Cajero principal con todas las claves de acceso a bóveda, cajas.
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
6 Incumplimiento al proceso de cuadre de efectivo.
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
7 Falta de cumplimiento "Intercambio de Picos"
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
8 Error en digitación de papeletas de depósito y pago de cheques
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
9
Aceptación de papeletas con información alterada, fechas diferentes.
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
10
Mantenimiento de montos superiores al cupo máximo permitido en ventanilla
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
11
Entrega de cheques devueltos a terceras personas sin tener carta de autorización
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
12
Transferencias internas de cuenta a cuenta sin evidencia de autorización del cliente
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
13
Falta de emisión de notificación por cierre, cancelación o inhabilitación de cuenta al cliente
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
135
14
Compensación de faltantes con sobrantes de caja sin autorización de contabilidad
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
15 Asignación de libretas de ahorro a personal que ya no es del Banco
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
16
Falta de confirmación con el cliente por pagos de cheques mayores a $ 2.000 en ventanilla
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
17 Procesamiento de retiro de cuentas de ahorro sin presentación de libreta.
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
18
Pago de cheques con alteraciones, firma incorrecta o ausencia de firma.
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
19 Libretas de ahorro y chequeras entregadas con firmas inconformes
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
20 Giros del interior pagados con firma inconforme
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
21 Entrega de estados de cuenta a terceros sin carta de autorización
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
22
Abstenciones y revocatorias de cheques sin soporte de publicación.
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
23 Falta de detalle de cheques depositados en la papeleta.
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
24 Cheques devueltos no entregados al cliente por más de 13 meses
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
25
Ausencia del puesto del cajero general, el cual deja el efectivo sin las respectivas seguridades.
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
26 Extravío de chequeras en el envío de valijas a través del courier.
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
27 Cheques de gerencia firmados en blanco.
X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 7 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
28 Creación de cuentas con producto diferente a lo que el cliente solicita
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
136
29
Entrega de nuevas libretas de ahorros a clientes, cuando esta se ha perdido y no se ha realizado el trámite de pérdida de la misma
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
30
Falta de utilización de los formularios de revocatorias y abstención de cheques
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
31
Falta de publicación de revocatorias a pesar de que se cobró por el servicio.
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
32
Procesamiento de papeletas de retiro sin la firma de la persona que realiza la transacción
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
33
Procesamiento de pagos de giro sin el soporte documentado de quien realiza la transacción.
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
34
Falta de anulación en el sistema de los cheques entregados en blanco por clientes conjuntamente con las comunicaciones de cancelación de las cuentas
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
35 Se procesan retiros de ahorro sin las libretas de los titulares
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
36 Apertura de cuentas de ahorros sin el depósito mínimo permitido
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
37 Falta de registro de sobrantes de caja
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
38
Se envían tarjetas baninter a otras oficinas sin tener el requerimiento por escrito del cliente
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
39
Certificados de depósito cancelados sin endoso o sin comprobante de retención
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
40
Ausencia de formularios de licitud de fondos para transacciones requeridas.
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
137
41
Digitación de valores incorrectos para cancelar Certificado de Depósito
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
42
Ausencia de solicitud firmada por el cliente para la emisión de certificado de depósito
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
43
Ausencia del Certificado de depósito físico para la cancelación del depósito a plazo.
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
44
No impresión del comprobante de retención de rendimientos financieros.
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
45
Falta de firma del cliente en el Certificado de depósito para proceder con la cancelación
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
46 Falta de registro en el sistema de certificados de depósito en blanco.
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
47
Pedido y entrega de tarjetas débito/ crédito/ chequeras en oficinas diferentes a la del titular
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
48 Falta de cumplimiento en arqueos a ATM´S
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
49 Falta de carga u operación de ATM´S
X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
X Multa 10 %
remuneración mensual
50
Entrega de tarjetas de crédito/débito a terceras personas sin carta de autorización
X Verbal X Escrita X Multa 5 %
remuneración mensual
138
CAPITULO IV
PROPUESTA
EVALUACION DE LA HERRAMIENTA DE CONTROL INTERNO
La evaluación de un programa consiste en la revisión y el análisis
continuo de las actividades que se plantean para la ejecución y cumplimiento
del mismo, esta revisión, ésta dirigida a la valoración de los resultados
obtenidos y del impacto que tiene la herramienta de control interno, de esta
manera, la evaluación se convierte en un pilar fundamental para implementar
cambios o alternativas en la elaboración y ejecución del plan de control interno,
contribuyendo así en la mejora del cumplimiento de metas y objetivos
plateados inicialmente.
Para evaluar un programa se debe tomar en cuenta lo siguiente:
- Comprobar el cumplimiento de las metas y objetivos planteado.
- Cuantificar los resultados en el tiempo, es de ciar al corto, mediano y
largo plazo.
- Distinguir los impactos y resultados
- Contribuir con ideas y elementos para la mejora continua del
programa a nivel de forma como de fondo.
Los responsables de realizar la evaluación no son solo los directivos de
la institución, sino también todas las personas involucradas en los procesos,
porque, ellas son las que están día a día ejecutándolo y pueden dar aportes
más precisos para su mejora.
139
.
EVALUACION OPERATIVA:
La finalidad de la evaluación operativa es analizar y verificar los
resultados que se obtienen del seguimiento y ejecución de los procesos y
actividades operativas planteadas, la evaluación operativa se enfatiza en los
siguientes puntos: 17
Valorar la eficiencia operativa de las fases del plan de trabajo, tomando
en cuenta la oferta de los servicios financieros, los beneficios y la asignación de
responsabilidades.
Examinar la distribución de los recursos necesarios para el cumplimiento
de los procesos.
Revisar y plantear alternativas para la mejora de los procesos
Analizar la operatividad de los procesos.
Los resultados obtenidos de la evaluación operativa van a permitir
valorar la eficiencia operativa de los componentes del programa en lo que se
refiere a la oferta de servicios, beneficios y responsabilidades, para proponer
estrategias de mejora de ser necesario.
17 Jorge Soley, Ponencia, Santo Domingo, Julio 2003.
140
4.1. TEMAS DE REVISION
En los siguientes cuadros, se especifican las actividades determinadas que
deberán ser aplicadas en las visitas a las oficinas, por parte de los
responsables de realizar la revisión operativa.
4.1.1 Clientes: Apertura de Cuentas y Clientes, Status y cancelación
de cuentas, manejo de cartolas de firmas, tasas por servicios
4.1.1.1 Apertura de Cuentas y Clientes – Documentación
Personas Naturales
Solicitud de Servicio con información en todos sus campos y firmados por el cliente, persona que ingreso los datos y el responsable de la aprobación. Contratos de cuentas corrientes y ahorros con información en todos sus campos y firmados por el Cliente y Gerente de la Oficina.
Copia de la cédula de ciudadanía, identidad o pasaporte
Copia de la papeleta de votación ( Ultimo Comicios)
Certificados bancario, comercial y personal
Ultima planilla cancelada de servicios públicos
Fuente de Ingresos
Personas Jurídicas
Registro único de Contribuyentes
Escritura de Constitución con la razón de inscripción en el registro mercantil. Nombramientos vigentes representantes legales
Copia última reforma Estatutos o Aumento de Capital
Carta de solicitud de apertura de cuenta
Certificado bancario y comercial
Certificado de cumplimiento de la Superintendencia de Compañías.
Nombramientos o carta de autorización para firmas
Cédula de Identidad o pasaporte Firmas Autorizadas (copias)
Ultima planilla cancelada de pago de servicios públicos
Certificado Personal
Evalúe la adecuada custodia de los documentos de apertura durante y al final de la jornada de trabajo (mueble siempre bajo llaves)
141
Validar la información y el número de contratos registrados en el sistema versus las aperturas físicas, si existen diferencias establezca las razones.
Evidenciar la vigencia de las Tasas de Interés y Remuneración por Servicios (mes que corresponde)
Evidenciar la vigencia de la información adicional Relevante: Ley de Defensa del Consumidor (mes que corresponde)
4.1.1.2 Cancelación de Cuentas
Verificar la utilización del formulario para la cancelación o carta del cliente:
Cuentas de Ahorros: entrega de libreta
Cuentas Corrientes: entrega de cheques pendiente de giro
Verificar las cuentas que presentan un status diferente a las de activas y establezca las razones.
4.1.1.3 Manejo de cartolas de firmas
Verificar que las cartolas de cuentas aperturadas hayan sido llenadas adecuadamente Constatar que las cartolas hayan sido enviadas oportunamente al Dpto. de firmas Validar cambios realizados por eliminación o incorporación de firmas autorizadas Indagar las causas de aquellas cartolas que no fueron completadas o enviadas oportunamente
4.1.1.4 Tasas por Servicios
Validar las tasas por servicios asignadas al cliente con las tarifas autorizadas por el Banco (tarifario)
De existir excepciones, verificar que las autorizaciones sean dadas por la Dirección Comercial
Verificar que se utilice el formulario de exoneración
142
4.1.2 Depósitos a la Vista: Abstención, revocatoria y oposición de
cheques, manejo de chequeras, tarjetas de débito, tarjetas de crédito, giros
del interior, transferencias, manejo de cheques del exterior.
4.1.2.1 Abstención, Revocatoria y Oposición de Cheques
Genere los reporte de revocatorias vigentes y levantadas para confirmar con los documentos fuentes (Solicitud de Revocatorias), realice el cuadre físico de los documentos y en forma adicional el cuadre contable.
Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en los formularios internos con las firmas incorporadas en el módulo y que los formularios utilizados para revocatorias y abstenciones sean procesados en los formatos establecidos por el Banco y de acuerdo a la naturaleza de la oposición al pago. Verifique los reintegros de valores antes del plazo establecido, si existe el cheque original o una orden del juez el reintegro es inmediato, si existe una carta del cliente, diez días después de la comunicación que deja sin efecto.
Revise que las abstenciones estén reconocidas ante un Juez o Notario y que se haya realizado la publicación en uno de los diarios de mayor circulación en la localidad.
4.1.2.2 Manejo de Chequeras
Realice un arqueo físico de todas las chequeras; para comprobar el saldo y la información registra en las chequeras versus el reporte extraído del sistema, de presentarse diferencias establezca las razones.
Verificar que la entrega de chequeras se formalice a través de los formularios No. 999-1176 "Solicitud de Entrega de Chequeras con Excepción", "No. 760-3558 Libro de Control de Entrega de Chequeras y Autenticación de Solicitud de Chequeras (firma del cliente, número del documento de identidad y fecha de entrega). Verificar que la entrega de chequeras se formalice a través del ingreso de la información en los formularios de control y recabando en éstos la firma del cliente o la autorización del cliente para el retiro a tercera persona.
Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en los formularios de control con las firmas incorporadas en el módulo.
Evalúe la adecuada custodia de las chequeras por parte del responsable y si estas presentan el "status P" (pendientes de entrega) en el sistema.
143
Verificar los envíos y recepciones de chequeras entre Oficinas y determinar la utilización del formulario 999-1181 "Detalle Chequera Enviadas a Otras Oficinas. Verificar la depuración de chequeras canceladas, cerradas y antiguas (no mantener stock) y Anulación en el Sistema.
4.1.2.3 Tarjetas de Débito
Realice un arqueo físico de tarjetas y claves; para comprobar el saldo y la información registrada en las tarjetas versus el reporte extraído del sistema, de presentarse diferencias establezca las razones.
Verificar que la entrega de tarjetas y claves se formalice a través del formulario "Control de tarjetas y Claves Recibidas" (firma del cliente, número del documento de identidad y fecha de entrega).
Verificar el adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos para la entrega de la tarjeta y la clave a terceras personas o entregas masivas en las empresas.
Verificar la existencia de controles para aquellas tarjetas retenidas en los diferentes cajeros automáticos a nivel nacional como: a) Se lleva un auxiliar de control para el inventario físico ( ingresos -egresos); b) Se lleva un auxiliar de control para formalizar la entrega de las tarjetas a los titulares o terceras personas.
Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en el formulario de control, con las firmas incorporadas en el módulo.
Verificar la adecuada custodia de tarjetas y claves en la Oficina por parte del responsable.
Constatar si el tiempo de custodia de las tarjetas en la Oficina se sujeta al plazo establecido o si efectivamente se realiza la depuración de las mismas.
Verificar la adecuada custodia de las tarjetas retenidas por parte del responsable y si estas presentan el "status H" (bloqueo temporal) en el sistema.
4.1.2.4 Tarjetas de Crédito
Verificar el cuadre físico de las tarjetas versus la información del kardex Comprobar los ingresos de tarjetas versus el reporte de tarjetas enviadas por el departamento de Tarjetas de Crédito de Matriz. Comprobar los egresos de tarjetas versus los comprobantes de entrega de tarjetas (firma del cliente y fecha de entrega).
144
Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en los comprobantes de entrega, con las firmas incorporadas en el módulo. Constatar si el tiempo de custodia de las tarjetas en la oficina se sujeta al plazo establecido o depuración de las mismas. Verificar la adecuada custodia de las tarjetas por parte del responsable y si nuevas tarjetas presentan el "status P" (pendientes de entrega) en el sistema.
4.1.2.5 Giros del interior
Evidenciar que los giros remitidos por la oficina estén respaldados por el depósito contable (registro de firmas, timbrado y sello del cajero), además se debe adjuntar el reporte del sistema. Confirme que los giros pagados en la oficina estén respaldados por el retiro contable (registro de firmas, timbrado y sello del cajero), copia del documento de identidad del beneficiario y el reporte del sistema (Pagos y Recibos) Validar apropiadamente la firma del beneficiario del giro, registrada en el retiro contable versus la copia del documento de identidad.
4.1.2.6 Estados de Cuenta
Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en los talonarios de los estados de cuenta, con las firmas incorporadas en el módulo. (auxiliar de control opcional)
Constatar si la entrega de estados de cuentas a terceras personas se encuentra debidamente formalizada mediante la suscripción de cartas de autorización por parte de los titulares de las cuentas.
Evalúe la adecuada custodia (mueble especial) y evidenciar el adecuado archivo de estados de cuenta (tres meses) en la oficina.
4.1.2.7 Transferencias al Exterior
Verificar que las transferencias del exterior cumplan con los requisitos básicos: Los ordenantes sean clientes del Banco Solicitud del cliente en el formulario No. 306-3407 "Orden de Transferencia" (actualizado) o carta original del cliente, no fax o copia
145
Formulario Interno aprobado por la gerencia "Transferencias de Clientes" descripción MT103 Confirmación de la Transferencia Swift Documento del Sistema Pagos y Recibos Confirme los débitos los costos de Swift y comisiones de acuerdo a la estructura de cargos según la tabla de costos vigentes. Confirme los débitos afectados a la cuenta del cliente por el monto de la transferencia, costo swift y comisión de acuerdo a la tabla de costos. Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en las Ordenes de Transferencias o cartas originales con las firmas incorporadas en el módulo.
4.1.2.8 Cheques de Gerencia
Genere el reporte de cheques de gerencia para confirmar con los documentos fuentes (Cheques), realice el cuadre físico de los documentos y en forma adicional el cuadre contable.
Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes mediante cartas originales y en la copia del cheque de gerencia con las firmas incorporadas en el módulo. Realice un arqueo físico al detalle de los cheques en blanco y anulados de existir diferencias establezca las razones, adicionalmente evalúe la adecuada custodia de los mismos. ( Caja fuerte y en sobre lacrado)
4.1.2.9 Cheques Devueltos
Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en las notas de débito o cartas de autorización a terceras personas con las firmas incorporadas en el módulo. Confirmación de los cheques entregados por el courrier y comprobar que estos efectos correspondan a la oficina Evidenciar las gestiones realizadas por los responsables para notificar al cliente sobre los cheques devueltos en custodia de la oficina. Evaluar los controles aplicados para la custodia de los documentos y su depuración luego del plazo estipulado para la validez del cheque (13 meses) Verificar que los cheques devueltos de otros bancos correspondan al mismo cliente o de personas que guarden relación con el cliente o grupo
4.1.2.10 Transferencias
146
Constatar que los requerimientos de transferencia de fondos, de un mismo cliente se formalice a través del formulario 981-3143 "Traspaso de Fondos". Verificar si se valida apropiadamente las firmas registradas por los clientes en el formulario de control con las firmas incorporadas en el módulo. Evidenciar si el personal responsable de efectuar traspasos de fondos a través de lotes contables, cobra las comisiones establecidas en el tarifario de costos.
4.1.3 Depósitos a Plazo: Apertura, cancelación, formularios de
Certificados de depósito
4.1.3.1 Apertura de Certificados de Depósito
Solicitud de Servicio con información en todos sus campos y firmados por el cliente, persona que ingreso los datos y el responsable de la aprobación.
Solicitud de la apertura del Certificado de Depósito
Copia de la cédula de ciudadanía, identidad o pasaporte
Copia de la papeleta de votación ( Ultimo Comicios)
Talonario del Certificado de Depósito a Plazo y firmas de autorización
Licitud de Fondos (a partir de los US$10.000)
Comprobar si esta pignorado y establecer su ubicación y custodia.
Expedientes individuales por cliente
Verifique la utilización del Formulario de control "Emisión de Certificados a Plazo" Evalúe la adecuada custodia durante y al final de la jornada de trabajo (mueble siempre bajo llaves) de los pre-impresos en blanco
Verifique los medios de cancelación del contrato, crédito a la cuenta, cheque de gerencia o efectivo (retiro contable)
4.1.3.2 Cancelación de Certificados
Certificado de Depósito a Plazo anulado físicamente y endosado a favor del Banco Emisión del Certificado de Retención en la fuente (SRI0015) por duplicado
Archivo cronológico y secuencial de todos los Certificados de Depósito a Plazo
147
4.1.3.3 Formulario de Certificados de depósito
Validar el cuadre de certificados de depósito no utilizados versus el aplicativo Constatar su adecuada custodia Revisar la asignación individual a tanto física como en el sistema
Realice un inventario y cuadre físico de los pre- impresos en blanco, si existen diferencias establezca las razones. Validar la información y el número de contratos registrados en el sistema versus los certificados físicos, si existen diferencias establezca las razones.
4.1.4 Caja: Actas de arqueo de efectivo, cuadres, autorización remota,
cheques y depósitos, cupos de efectivo, faltantes y sobrantes,
intercambio de picos.
4.1.4.1 Actas de arqueo de efectivo
Constatar en el libro de Actas de Arqueo, los tres últimos meses la realización de un arqueo por semana Y en distintos días, además las actas deben presentar los nombres y firmas de responsabilidad de las personas que intervinieron en el arqueo y la fecha del mismo.
Confirmar el saldo del arqueo versus el saldo de la contabilidad al día siguiente
4.1.4.2 Cuadres – arqueo de efectivo
Realice un arqueo físico al detalle de los picos del día anterior y cuadre con cada una de las cajas ( Siempre con presencia del responsable) Realice un arqueo físico al detalle del efectivo en custodia del Cajero Automático y compruebe su saldo con el reporte de totales que emite el ATM.( Siempre con presencia del responsable)
Confirmar el saldo del arqueo versus el saldo de la contabilidad al día siguiente (Pasado las 14:00h) Realice un arqueo físico al detalle del efectivo en custodia de la caja fuerte pulmón y de la bóveda al final del día (Siempre con presencia del responsable).
148
Confirmar que los fajos de billetes siempre estén encarados y precintados con las fajillas del banco e identificados con sello personal del cajero y la fecha de elaboración.
Confirmar la autenticación de los billetes de las denominaciones de US$ 20, 50 y 100
4.1.4.3 Autorización Remota
Verificar que los cheques y retiros de ahorros que superan el monto límite asignado al cajero, cumplan con la autorización de un nivel superior para su pago. (Autorización remota y visto bueno).
4.1.4.4 Cheques y depósitos
Cheques y retiros de ahorros Confirmar que el cheque este bien girado (defectos de forma en su giro), que no contenga alteraciones, que no registre indicios de hacer sido pagado (sellos, perforaciones, etc.), que la fecha no este caducada; que no presente más de 13 meses desde la fecha de emisión. Verificar que no se han realizado pagos en efectivo sobre cheques cruzados o con doble endoso ( hasta US$500 personas naturales)
Verificar que no estén girados a nombre de compañías o Instituciones del Sector Público. Confirmar que los cheques presentados al cobro contengan todas las seguridades dispuestas por el Banco, con la utilización de las lámparas de luz ultravioleta y lupas. Validar la firma registrada en los cheques pagados con la firma del titular de la cuenta que consta en el sistema (módulo de firmas) y si aplica la firma del endosante. Las papeletas de retiros de ahorros procesadas deben registrar la firma del titular en el anverso y reverso, además no deben presentar tachones, borrones, doble tinta y la fecha de emisión no debe ser diferente a la del proceso. Confirmar la firma registrada en la papeleta de retiro con al firma registrada en el módulo de firmas.
Si el retiro no es efectuado por el dueño de la cuenta, conste la autorización del titular; además, el número del documento de identificación y la firma de la persona autorizada.
149
Depósitos Verificar en las papeletas procesadas deben presentar el nombre del cliente y el, número de cuenta legible y completo, además no deben presentar tachones, borrones doble tinta y la fecha de emisión no debe ser diferente a la del proceso. Si el depósito incluye cheques: tenga el nombre de un beneficiario específico que será el titular de la cuenta a la que se esta depositando; excepto los menores a US$500 que podrán tener un segundo endoso Los cheques girados nombre de personas jurídicas no son susceptibles de endoso. Verificar que en los cheques se registre el número de cuenta del depositante y que estos consten en forma detallada y con los respectivos totales en la papeleta de depósito. Verificar que los datos registrados en el original de la papeleta, sean iguales a los de la copia y que conste la firma del depositante. Confirmar la existencia de cheques girados a nombre de Instituciones Públicas o Empresas no se encuentren depositados en cuentas de personas naturales.
4.1.4.5 Cupos de efectivo
Verificar que en área de ventanilla y en los utilitarios de seguridad se cumpla con la custodia del efectivo de acuerdo cupos autorizados; caja ventanilla (US$2.000), caja doble fondo (US$5.000) y caja pulmón (US$10.000) con presencia del responsable.
Constatar que la bóveda general no se encuentre excedida del cupo establecido
4.1.4.6 Faltantes y Sobrantes
Revisar los faltantes, sobrantes y reversos por cajero
Evaluar en función de esta información, mediante indagación con los Jefes Operativos y los propios Cajeros, las causas que generaron dichos faltantes, sobrantes y reversos
150
4.1.4.7 Intercambio de picos
Constatar el intercambio cruzado del grupo de billetes y monedas en efectivo consideradas como picos por parte del personal de ventanilla.
Verificar que los picos estén detallados (tirilla de sumadora) y la identificación de quién los elaboro (sello personal)
4.1.4.8 Uso de Dispositivos
Revise el adecuado funcionamiento de los implementos de seguridad tales como: Cajas fuertes, Cajones de ventanillas, muebles doble fondo, botones de pánico, con el fin de reportar cualquier novedad a la gerencia Administrativa y/o Jefatura de Seguridad
Verificar seguridades físicas como ventanilla piso-techo, cámaras de video, garita de guardia, extinguidores, detectores de humo, detectores de movimiento
4.1.4.9 Libretas de Ahorro
Verificar la utilización y las firmas registradas en el formulario " Control de Canje de Libretas de Ahorros"
Cumplimiento en la entrega de libretas a los titulares de cuenta
Confirmar la entrega de la libreta y la firma del titular en el sistema
Verificar en el Sistema la asignación de libretas de acuerdo al producto
Confirmar la anulación física de las libretas
151
4.1.4.10 Licitud de Fondos
Constatar la utilización del formulario Declaración de Licitud de Fondos" y
verificar que dichos formularios registren información completa en todos los
campos requeridos.(campos 1 y 3 o 2 o 3 y el campo para uso interno del banco)
4.1.5 Personal: Verificación de cumplimiento de actividades individuales
en las oficinas de acuerdo a políticas y procedimientos.
4.1.5.1 Asignación de Trabajo en Cajas
Analizar con base a la información de la herramienta de Gestión Operativa el nivel de transacciones realizadas por cada Cajero, considerando el volumen y tipo de transacciones
Identificar problemas de desempeño del personal, carga de trabajo, equipos/aplicaciones con mal funcionamiento
4.1.5.2 Cumplimiento de Responsabilidades
Individuales
Establecer a través de observación, indagación y revisión la falta de cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el cargo que desempeña Considerar la realidad de cada oficina
4.1.5.3 Identificación del personal que no aplica políticas y
procedimientos
Indagar en forma individual con el personal sobre la aplicación de políticas y procedimientos puestas a disposición por el Banco Identificar si existe riesgos y a fin de corregir situaciones de error u omisión
152
Considerar para aspectos como seguridad de la información, políticas para el personal, perfiles de cargos
4.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
4.2.1 CLIENTES
ASPECTOS GENERALES
Introducción
El Sistema Integrado requiere mantener una Base de Datos de Clientes
actualizada, por lo que, previo a realizar cualquier proceso, es necesario
registrar en el sistema la información básica de toda persona natural o
jurídica que mantenga relación directa o indirecta con el Banco
Internacional S.A.
Este proceso se lo realiza con el fin de que el Banco pueda consultar en
forma detallada toda la información de cada uno de sus clientes;
tomando en cuenta que, clientes no sólo son aquellas personas que
mantienen cuentas, sino también quienes han realizado algún tipo de
operación con la Institución.
La información del cliente deberá ser actualizada por lo menos una vez
al año.
Generalidades
Previo a realizar alguna Operación Financiera con una persona Natural o
Jurídica; es decir aperturar una cuenta, una operación de crédito,
realizar una inversión, etc., es necesario crearlo como Cliente del Banco.
153
Para la apertura de Clientes se han creado los formularios “Solicitud de
Servicios -Personas Naturales” (Formulario 875-3572 o “Personas
Jurídicas” (Formulario 872-3569). Estos mismos formularios se utilizarán
para la Actualización de Datos de Clientes.
Al nuevo cliente se entregará el tarifario correspondiente a productos y
servicios que ofrece el Banco, junto con la hoja que contiene las Tasas
de Interés Pasivas y Remuneraciones por Servicios (Formulario 999-
1208); el cliente, como constancia de su conocimiento, llenará el campo
de la fecha y firmará el anexo del tarifario. En cada oficina se archivará
este documento, en la carpeta del cliente.
Obligatoriamente, la persona que está atendiendo al futuro cliente,
deberá verificar y confirmar que los datos, referencias y certificados
presentados son verídicos.
Apertura de Clientes - Asignación de Número único
Si bien el documento de identificación (cédula, pasaporte, RUC) es el
medio de enlace del cliente con el AS/400; una vez ingresados los datos,
el Sistema le asigna automáticamente a cada cliente un NUMERO
UNICO, permitiéndole identificarle al cliente con mayor facilidad.
El ingreso a la base de Clientes, lo efectuará el usuario del sistema que
realiza una operación con el futuro cliente; ejemplo: si una persona
desea constituir un Depósito a Plazo, el encargado de inversiones será
quien lo cree en el Módulo de Clientes y posteriormente creará el
154
depósito en el módulo. De no actuar en este orden, el sistema no
permitirá se realice la operación.
Clientes del Banco
• Es toda persona natural mayor de 18 años de edad.
• NO pueden ser clientes del Banco las personas analfabetas.
• Es toda persona natural o jurídica, titular de una o más cuentas
corrientes, de ahorros, pólizas, inversiones, operaciones de crédito.
• El o las personas que son segundos titulares de una misma cuenta
corriente, de ahorros, inversiones, etc.
• El deudor principal y su cónyuge, en caso de operaciones de crédito.
• El o los garantes y sus cónyuges, en caso de operaciones de crédito.
• El o los representantes legales de una compañía.
• El representante legal de un menor de edad (padre, madre o curador,
quienes registrarán sus firmas para el manejo de la cuenta). Solo se
podrá abrir cuenta de ahorros).
155
Personería Jurídica en Formación / Cuentas de Integración
En los casos en que esté en formación una Personería Jurídica, y por lo
tanto no exista número de RUC, la apertura del Cliente en el sistema se
efectuará ingresando el código “C” y el “Número de Cédula” o para
extranjeros el código “B” y “Número de Pasaporte” del partícipe
mayoritario que está solicitando la apertura.
Creación de Clientes Extranjeros
La creación de clientes extranjeros (Código B) se lo realizará a través del
aplicativo de la WEB, seleccionando “Pasaporte”, en Identificación
Se ingresará el número del pasaporte, incluyendo letras y números, sin
espacios, puntos, guiones, etc.; a esta identificación se adicionará un
cero al final, anteponiendo ceros hasta completar 14 dígitos, luego de lo
cual se procede con el ingreso normal de la información.
A continuación algunos ejemplos de la manera correcta como se debe
ingresar:
Pasaporte real del cliente Ingreso del pasaporte en el sistema
CC 16485627 000CC164856270
711087752 00007110877520
B397678 000000B3976780
156
AB517786 00000AB5177860
C.C. 16758014 000CC167580140
Además, se les recuerda los requisitos que se solicitarán a las personas
naturales extranjeras, residentes y no residentes, previo a la apertura
como clientes del Banco:
- Personas Naturales Residentes, con permanencia mínima de seis
meses en el Ecuador:
* Censo migratorio vigente
* Copia a color de Cédula de Identidad
* Otro documento de identificación, con foto,
* Carta de Referencia laboral (Relación de Dependencia)
* Referencia Bancaria, Comercial y/o Personal
* Copia de planilla de luz, agua o teléfono
* Copia de Contrato de Arrendamiento o de Pago Predial actualizado
- Personas Naturales No Residentes
* Censo migratorio vigente
* Copia completa del Pasaporte vigente (a color)
* Otro documento de identificación, con foto,
* Referencia Bancaria, Comercial y/o Personal
* Copia de Contrato de Trabajo, o Carta de Referencia laboral (Relación
de Dependencia)
157
* Copia de planilla de luz, agua o teléfono
* Copia de Contrato de Arrendamiento o de Pago Predial actualizado
Control de Clientes Contra Lista O.F.A.C.
En los diferentes procesos que realiza el Banco existen controles
automáticos en el sistema integrado por el cual se validará la idoneidad
del cliente previo a su creación.
La validación automática auspiciada por el Oficial de Cumplimiento, se
realizará comparando los nombres completos de los potenciales nuevos
clientes frente a un conjunto de listas denominadas O.F.A.C. (Oficina de
Control de Activos Internacionales), las cuales contienen información de
personas que registran diversas consideraciones que hacen que el
Banco requiera algún análisis adicional antes de calificar su idoneidad al
momento de establecer relación de negocios.
Sin embargo de la restricción que se hace referencia en el párrafo
anterior, existe una segunda lista de personas que registran
observaciones de menor rigurosidad y que en el momento de la creación
desplegará el mensaje de advertencia pero sí permitirá crearlo.
Las alertas se desplegarán en las diferentes pantallas que se obtenga
luego de ingresar a la Opción 25.1 “Creación de Clientes”, conforme se
describe en el Instructivo “Control de Clientes contra Lista O.F.A.C.”
(Código 210.34) y en el presente manual.
158
Conozca al Cliente
Por disposición de la Superintendencia de Bancos y a fin de evitar el
lavado de dinero, es necesario que los Gerentes y Asesores de
Negocios (Asistentes Comerciales) realicen una evaluación de sus
clientes, puesto que los mismos utilizan diferentes mecanismos para la
obtención de créditos, depósitos a plazo, cartas de crédito, envío y
recepción de giros del exterior, etc.18
Se investigará, y de ser el caso se reportará al Oficial de Cumplimiento,
cuando se observe situaciones como las siguientes:
• La solicitud de un crédito es presentada en forma confusa y el cliente
se niega a aclararla, o el cliente propone la entrega de un colateral de
efectivo y se rehúsa a discutir el motivo del crédito o el origen del dinero
• Solicitudes de crédito para compañías con oficinas en países del
Caribe.
• Solicitudes de crédito que presentan garantías colaterales establecidas
en países del Caribe.
• Prepago no explicado de un préstamo importante, especialmente si lo
realiza en efectivo.
18 . Manual de procedimientos Banco Internacional
159
• Clientes que adquieren certificados de depósito y los utilizan como
colateral de un crédito.
• Envío al exterior de dinero proveniente de operaciones de crédito, sin
explicación razonable.
- Proceso para la Apertura de Clientes
- El Asesor de Negocios informará al solicitante sobre los Requisitos
para la apertura de Cuentas y entregará la solicitud de Servicios
(personas naturales o jurídicas).
- Cuando el cliente llene la solicitud de Servicios y presente los
requisitos, el Asesor de Negocios verificará que éstos estén completos y
luego ingresa al sistema.
Digitalización de Documentos
Una vez que se ha procedido a crear al cliente en el Sistema Integrado,
se deberá escanear los documentos presentados del cliente.
El proceso de escaneo (digitalización) consiste en capturar las imágenes
de los documentos más relevantes que sustentan una propuesta de
crédito para:
• Facilitar el manejo de la información a través del acceso electrónico de
imágenes en el sistema IBS.
160
• Tomar decisiones durante las etapas de aprobación de la apertura del
cliente.
• Dotar a los usuarios Comerciales, de Riesgos y Operativo de una
herramienta electrónica que permita tomar decisiones brindando un
servicio de calidad al cliente.
• Crear un file del cliente (histórico) automatizando del manejo de los
documentos.
• Mantener al Banco con tecnología de punta al servicio de todos.
Las áreas que se harán cargo de la digitalización son las diferentes
Oficinas.
Al descentralizar el proceso de captura, no se requiere incremento de
personal, ni se recarga el trabajo para las personas que escanearán,
puesto que únicamente digitarán: el código del documento, el código del
cliente y transmitirá imágenes EN LINEA.
3.1 Escaneo de Documentos
El funcionario que realiza la captura de la imagen en cada oficina, lo
hará de acuerdo a lo siguiente:
161
1. Gerente de Oficina y/o Asistente Comercial.- Al aprobar la apertura
de la cuenta.
2. Gerente de Oficina o Asistente Comercial.- Para regularizar un
documento excepcionado.
El momento que el cliente presente los documentos para apertura un
cliente, luego de realizar los procesos correspondientes, el funcionario
entregará a la persona responsable para que proceda con el escaneo.
3.2 Visualización o Consulta de Imágenes
Luego de que el documento ha sido escaneado, para visualizarlo la
imagen se ingresará a la opción de Mantenimiento de Clientes y en la
pantalla “Mantenimiento de Clientes Naturales” (extremo inferior
derecho) constará el botón “Archivo Digital”:
Dando un clic sobre el botón se despliega la imagen escaneada, que
podrá ser impresa dando un clic sobre el ícono de impresión que consta
en el centro inferior:
162
- Cancelación de Cuentas (Corriente o de Ahorros)
Con el fin de normar el proceso de cancelación de cuentas, en oficinas
diferentes a las que pertenecen las cuentas, describimos a continuación
el proceso que se deberá cumplir:
- Al recibir del titular de cuenta, una carta solicitando la cancelación de
su cuenta corriente o de ahorros y si dicha cuenta no corresponde a su
oficina, el Gerente o Asesor Comercial deberá ingresar a la opción 25.16
– Cancelar Cuentas Comerciales; obtiene la pantalla Cuentas de Detalle
Cancelación de Cuentas:
Se ingresa el número de la cuenta que se requiere cancelar y luego se
presiona Enter; se obtiene la pantalla en la que se debe ingresar:
Cierre: Las siglas del Oficial de Cuenta que está realizando el cierre;
163
* Motivo: Presionando F10=Ayuda se despliega el recuadro “Selección
de Códigos” de donde se selecciona el que corresponda, de acuerdo a lo
solicitado por el cliente o por el Banco:
Se presiona la tecla F1=Cancelar Cuenta.
Si la cuenta a cancelar corresponde a la misma oficina en que se
aperturó, el sistema acepta automáticamente; si corresponde a otra
oficina diferente a la que está cancelando, se despliega la pantalla en la
que se debe llenar los campos: “Se notificará a” y “Con Copia a” se
ingresará la dirección de los mail del Gerente y del Asistente Comercial
de la oficina en la que se está cancelando la cuenta y luego se presiona
F1=Enviar.
Notas:
1. El mantenimiento del archivo de las direcciones de los mail y de
celulares de los Gerentes y Asistentes Comerciales, estará a cargo del
Jefe de Productos y Servicios de Matriz Quito.
2. La carta de solicitud, originalmente entregada por el cliente con la que
solicita la cancelación de la cuenta, deberá ser enviada a la oficina
dueña de la cuenta para ser archivada en la carpeta del cliente.
164
- Para emitir la contestación del pedido de autorización de cancelación
de cuenta, el Gerente o Asesor de Negocios dueño de la cuenta deberá
ingresar a la Opción 25.17 – Autorización Cuentas a Cancelar.
a. Rechazar.- Desde esta pantalla, si el Gerente o Asesor Comercial de
la oficina en que se aperturó la cuenta, en el campo “Autorizar/Rechazar”
ingresa “R” y Enter, se despliega el espacio para que ingrese la razón
del rechazo:
Para que le llegue el mensaje de respuesta al Gerente y Asesor de
Negocios de la oficina en la que el cliente está solicitando la cancelación
de la cuenta se presiona la tecla F1=Confirmar; la respuesta a recibir
será de la siguiente manera:
b. Autorizar.- Si el Gerente o Asesor Comercial de la oficina en que se
aperturó la cuenta en el campo “Autorizar/Rechazar” ingresa “A” y
presiona F1=Confirmar, la oficina solicitante recibirá un mensaje:
- Si se recibió la autorización para cancelar la cuenta, el Gerente o
Asesor Comercial deberá ingresar a la opción 25.16 – Cancelar Cuentas
Comerciales; se despliega la pantalla en la cual se debe ingresar el
número de la cuenta que se requiere cancelar y luego se presiona Enter;
Se presiona la tecla F1=Cancelar Cuenta; en este momento está
cancelada la cuenta.
DISPOSICION
De las cuentas que, por diferentes motivos no se pudieron cancelar, con
el cierre del día se genera el reporte DD0983; al visualizarlo se obtiene
165
el Reporte de Cuentas que no se Cancelaron en el Proceso de Cierre
Diario:
Cuando un cliente solicita la cancelación de la cuenta de ahorros, éste
debe presentar la carta de solicitud junto con la última libreta de ahorros,
el Jefe Operativo verificará que sea la última libreta, obtendrá copia de la
misma y devolverá el original al cliente y procederá a la cancelación en
el sistema
En el caso de clientes que solicitan la cancelación de su cuenta
corriente, deben presentar carta e indicar si adjunta o no cheques no
utilizados. Si los devolviere éstos deben ser detallados, mismos que
serán ANULADOS en el sistema para lo cual el responsable debe
procesar en el sistema y anular físicamente en presencia del Cliente.
- Manejo de Cartolas de Firmas
Normas Generales
Los funcionarios y empleados que tienen relación con la recepción,
verificación, captura y archivo de las firmas autorizadas de clientes,
cumplirán con el siguiente proceso de captura de Firmas y Condiciones
que se describe en el presente documento:
- El ingreso de los datos en las Firmas Autorizadas de una cuenta (Spool
DD0079 impreso o cartola Formulario. 317-3510) se realizará en base al
original del documento de identidad presentado por el cliente, una copia
166
legible de este documento se adjuntará al registro para enviar al área de
Firmas.
- Para cuentas nuevas.- El ingreso de información en el sistema, al
momento de la apertura de la cuenta, permitirá que se genere el spool
DD0079 que corresponde a la cartola de firmas autorizadas, que debe
ser impreso (papel de 90 gramos) para luego receptar las firmas
autorizadas y sellos de la nueva cuenta.
- Para el caso de modificaciones.- El encargado de llenar los datos,
términos y condiciones de cuenta en una tarjeta de firmas, determinará
claramente si es apertura, modificación o adición de la firma, ya que
puede presentarse incorrectas interpretaciones al efectuar la captura.
- En el anverso del registro de firmas constarán todos los datos de la(s)
persona(s) autorizada(s); en el reverso constarán las firmas
correspondientes a cada uno, debiendo anularse los espacios que
queden en blanco.
- De acuerdo a disposiciones emitidas por Superintendencia de Bancos,
dispone que las Entidades Financieras registren la nacionalidad de todas
las personas que se encuentran autorizadas para firmar en cuentas
corrientes de personas naturales y jurídicas. Por lo tanto, en el campo
“OTROS o NACIONALIDAD” del bloque “FIRMAS AUTORIZADAS” de
la cartola, constará el código de nacionalidad de cada uno de los
firmantes; como anexo consta la respectiva tabla de guía.
167
- Al cliente se le pedirá que antes de registrar su firma en el reverso,
verifique que en el anverso de la tarjeta consten todos los datos por él
consignados y que se encuentren correctamente ingresados.
- En el recuadro en donde se va a registrar la firma, no se ingresará
ningún rasgo ni marca; al cliente se le indicará que la firma debe constar
dentro del recuadro. La firma deberá ser registrada en forma clara y con
marcador punta fina negra o esferográfico de tinta negra; los espacios
que no hayan sido utilizados, deberán ser anulados.
- Si la cuenta va a mantener sello (de antefirma, de cuenta, seco), se
solicitará al cliente que lo registre en el reverso del registro de firmas, en
el espacio asignado para sellos; se verificará que el sello sea claro y con
tinta negra.
- Para enviar los registros o cartolas al Departamento de Firmas de la
Oficina Matriz, las personas responsables en cada oficina diariamente
detallarán los nuevos registros (creaciones y modificaciones) en el
formulario “Envío de Registro de Firmas” (Formulario. 934-3583) y
remitirán, conforme se describe más adelante UTILIZACION DE
VALIJAS PARA ENVIO DE CARTOLAS DE FIRMAS” de este instructivo.
- El Departamento de Firmas recibirá de cada una de las Oficinas a nivel
nacional, las cartolas y registros junto con una copia legible del
documento de identidad del firmante (para que sea verificada la firma y
el número de documento de identidad contra el registrado) y el
formulario “Envío de Registro de Firmas” (original y copia).
168
- Al recibir el registro el área de Firmas verificará que las tarjetas
recibidas sean las que constan detalladas en el formulario. De no estar
conforme con la verificación realizada, detallará la inconsistencia en la
copia que devuelve a la oficina de origen.
El área de Firmas dará seguimiento a la inconsistencia; de no ser
solucionadas en un plazo de dos (2) días, comunicará a la Gerencia de
Operaciones de la Matriz.
- Todas las tarjetas de registros de firmas serán receptadas por el
Departamento de Firmas.
- Las actualizaciones en el Módulo de Firmas se realizarán diariamente.
El Departamento de Firmas enviará la información referente a la captura
de firmas y condiciones, modificaciones, eliminaciones y adiciones, a
todas las oficinas del Banco vía mail para que, luego del Cierre de Cajas,
realicen el proceso de actualización de firmas y condiciones.
Por el proceso realizado en cada oficina, vía mail se remitirá el archivo al
Departamento de Firmas para confirmar que los datos hayan llegado
completos.
- Salvo casos de discrepancia en la captura de firmas y en la digitación
de condiciones en el Área de Firmas, se atenderán requerimientos por
teléfono. Los demás asuntos, deberán ser diligenciados por memo, e-
mail o mensaje por medio del sistema al Jefe de Firmas.
169
- Por lo menos una vez por semana, cada oficina efectuará un muestreo
de las firmas y condiciones de las cuentas aperturadas y/o modificadas
contra la copia del “Registro de Firmas” (Form. 317-3510) remitido por el
área de Firmas. De existir inconsistencias, se comunicará por escrito al
Área de Firmas (Operaciones monitoreará el incumplimiento de este
trabajo).
Para el manejo de cuentas corrientes de personas naturales, en las que
por disposición del titular de la cuenta se incluyan firmas autorizadas, se
entenderá, que tal autorización se refiere únicamente para el giro de
cheques. Para cualquier otro acto, como por ejemplo, solicitud de
chequeras, transferencias, solicitud de cheques de gerencia, revocatoria
de cheques, etc., deberá existir la autorización escrita o a través del
respectivo formulario, con la firma del titular de la cuenta. 19
Lo anterior no aplica, si existiera un poder otorgado mediante escritura
pública, en el que el titular le faculte al tercero autorizado el manejo de la
cuenta.
En el caso de cuentas de ahorro de personas naturales, se entenderá
que la autorización como firma autorizada, es para depósitos y retiros de
fondos exclusivamente, por lo que para otras actuaciones en que quiera
intervenir la firma autorizada, regirá lo anteriormente indicado.
II. PROCESOS OPERATIVOS
Los diferentes departamentos involucrados, cumplirán con los siguientes
procesos:
19 Manual de procedimientos Banco Internacional
170
- Atención al Cliente
Para el caso de cuentas nuevas, el ingreso de información en la apertura
de la cuenta, permitirá que se genere el spool DD0079 que corresponde
a la cartola para el registro de firmas autorizadas de la cuenta que se
está aperturando, que debe ser impreso para luego receptar las firmas
autorizadas y sellos de la nueva cuenta.
Para el caso de modificaciones, los datos del “Registro de Firmas”, será
llenado por el responsable de firmas en la oficina, en función de la
información que lo proporcione el cliente y con el original del documento
de identificación (cédula o pasaporte). Se incluirá además la
nacionalidad y demás condiciones de los firmantes (firmas y sellos). Se
obtendrá una copia a color del documento de identidad para adjuntar a la
cartola de firma.
Cuando se trate de Personas Jurídicas, se solicitará al cliente presente
la autorización del Representante Legal para que una persona tenga
firma autorizada en la cuenta. De cada una de ellas, se solicitará una
copia clara del documento de identidad, para enviar al área Jurídica de
la Central de Riesgos junto con todos los documentos de respaldo.
Ejemplos de Personas Jurídicas:
- Compañía Anónimas
- Compañías de Responsabilidad Limitada
- Compañía Mixta
171
- Compañía En comandita
- Cuentas de Participación (Asociaciones)
- Cooperativas de ahorro y Crédito, de Vivienda
- Juntas Parroquiales
- Colegios, Escuelas, y Universidades Particulares
- Asociaciones de Empleados
- Comités de Empresa
- Sindicatos
La persona que llena las tarjetas, en el campo “Elaborado por”,
registrará su nombre y su firma o rúbrica e ingresará la fecha.
- Apertura de Cuentas para Menores de Edad
Las cuentas para menores de edad, solamente podrán ser de ahorros,
debiendo suscribir el contrato respectivo su representante legal, esto es,
su padre, madre o curador, quienes podrán registrar sus firmas y datos
para el manejo de la cuenta.
- Apertura de Cuentas con Huella Digital
No es posible celebrar contratos de cuentas bancarias con PERSONAS
ANALFABETAS, no sólo porque la Ley lo impide, sino porque sería muy
difícil para nuestros recibidores/pagadores identificar la huella en
cheques o papeletas de retiro.
172
Solamente si la persona analfabeta comparece a través de un
apoderado con poder conferido ante notario público, se podría abrir el
contrato de cuenta, previa revisión y visto bueno del Departamento
Legal.
- Control de Tarjetas de Firmas Contra Aperturas Realizadas
Diariamente se procederá a confirmar que las tarjetas de firmas que se
están recibiendo correspondan a las cuentas que se abrieron en una
oficina el día anterior (Independientemente si es Persona Natural,
Persona Jurídica o del sector Público); el control de Personas Naturales
son del día anterior. Para efectuar esta verificación, una persona
asignada del Área de Firmas, generará diariamente del sistema IBS
(generación del spool opción 3-32) el reporte de apertura de cuentas.
En el reporte físico se irá confrontando contra las tarjetas de firmas
enviadas por cada oficina. El área de Firmas enviará a cada oficina un
mail indicando qué registros de cuentas aperturadas no se han recibido.
Semanalmente, el área de Firmas remitirá a la Gerencia de Operaciones
en Quito un listado de los registros no recibidos, pese a estar notificados.
Está Gerencia enviará memorando a la oficina solicitando se remitan los
registros al área de Firmas para su regularización inmediata.
Si luego de haber notificado a las diferentes oficinas, no se han recibido
los registros de firmas en un plazo máximo de 15 días desde su apertura
(Personas Naturales) se procederá a su bloqueo.
173
VALIJAS PARA EL ENVIO DE CARTOLAS DE FIRMAS
En cumplimiento a disposiciones de Seguridad exigibles por nuestra
Aseguradora Externa, se implementa el uso de valijas para el envío y
recepción de las cartolas de firmas.
Para el fiel cumplimiento por parte de los usuarios y responsables de
este proceso, se detalla las siguientes instrucciones que serán de
obligatorio cumplimiento:
- El Departamento Administrativo de Matriz ha enviado a todas las
oficinas del Banco dos valijas (color azul) con el candado y llaves
respectivas.
- Estas valijas reemplazan a los sobres de papel que se venían
utilizando para el envió de las cartolas. Cada valija tiene un espacio para
el membrete el cual debe tener los datos completos de la oficina a la que
pertenece.
- Las valijas con las cartolas deben cumplir el mismo itinerario que hasta
hoy lo hacen con los sobres de papel.
REINSTRUCCION
Desde que se implementó el envío de las cartolas de firmas en las
valijas, se han presentado algunos inconvenientes que es necesario
aclarar para evitar la pérdida de documentos:
174
- Cuando son de Personas Jurídicas, se debe enviar al área de firmas, la
cartola grapada junto a la documentación de apertura.
- Tiene que estar claramente identificada la cartola para evitar que se
confunda.
- Se debe enviar una valija por día.
- Se les recuerda que deben enviar las cartolas de apertura con copia de
cédula clara y no papeleta de votación.
- Es necesario que llenen todos los datos legibles y correctos en el
Registro de Firmas (cartolas): Número de cuenta, nombres, apellidos,
números de cédula, nacionalidad, pasaporte sin ajustes de ceros
(número exacto), condición de las firmas y demás información que desee
el cliente que aparezca en sistema.
- Deben apuntar los totales que tienen antes de la actualización, para
que luego generando el archivo PCTFIRM (actualización de firmas)
puedan observar los cambios y no descuadren firmas como lo hacen
hasta hoy.
- Si por alguna razón se presentan problemas, NO vuelva a ejecutar,
por favor llamen al área de Firmas y se les asesorará sobre lo que tienen
que hacer, no dupliquen por cuanto la única forma de arreglar el
descuadre es cargando nuevamente la información con el CD.
175
- El envío del proceso es vía e-mail y con el archivo TOTOFI.TXT hasta
las 9:00 AM.
- Tasas por Serviciones
Solicitud de Exoneraciones
Con el fin de que los colaboradores de las áreas de negocios del Banco
presenten a la Dirección Comercial o al funcionario delegado por esta, la
petición de exoneración de comisiones establecidas para los diferentes
productos y servicios que se ofrecen a los clientes (excepto crédito), se
ha diseñado el formulario Solicitud de Exoneraciones (Formulario. 999-
1211), por lo que, a partir de la presente fecha no se dará trámite a
ningún requerimiento que no se canalice a través del presente formato.
A continuación se describe la metodología para ingresar la información y
presentar el formato:
1. Anverso del formato
a. Oficina: que presenta la solicitud.
b. Fecha: de la solicitud.
c. Nombre del Cliente: a quien se está promoviendo la solicitud.
176
d. C.I. / RUC: del cliente.
e. Información General del Cliente: en los siguientes campos se
deberá registrar el saldo de los “Activos” y “Contingentes”, con
excepción de “Sobregiros Ocasionales” en que se detallará el saldo
promedio asignado. De la misma manera, en cada concepto se
registrará el saldo promedio de los seis (6) últimos meses de los
“Pasivos” que mantiene el cliente con el Grupo Financiero del Banco, a
fin de que la Dirección Comercial tenga elementos de juicio para decidir
si aprueba o niega la petición:
- Activos, pasivos y contingentes: Esta información se la obtendrá de
la opción 14.14 Información de Clientes del sistema.
- Personas y/o Compañías relacionadas: Corresponde a personas o
entidades de negocio que guarden relación directa con el cliente (si
aplica).
- Número de Cheques Protestados: De la cuenta corriente del Cliente,
que se obtiene desde la opción 14.1 Depósitos a la vista (si aplica).
- Calificación actual del cliente en la Central de Riesgos de la SBS:
Información que se presenta utilizando la opción 14.26 Riesgos cliente
en instituciones.
- Servicios.- Se registrará el número de transacciones y valor mensual
de los siguientes servicios que mantiene el cliente con el Banco (si
aplica):
177
• Internómina.
• Pago a Proveedores.
• Otros (en caso de que justifique ingresar otro servicio no contemplado
en el formato). Información que se obtendrá del proceso que realiza el
Jefe Operativo, según pedido del cliente.
- Experiencia crediticia y reciprocidad: Breve descripción de la
experiencia crediticia del cliente con el Banco.
2. Reverso del formato
f. Solicitud de Exoneración de Comisiones para: A continuación se
describe los diferentes productos y servicios sobre los cuales el Banco
cobra comisión, el funcionario deberá marcar los conceptos de las
comisiones sobre las cuales solicita la exoneración, incluyendo el valor
vigente que se cobra por comisión, así como el valor que sugiere sea
cobrado:
- Depósitos a la Vista:
• Administración de Cuenta.
• Entrega de Estado de Cuenta.
• Corte de Estado de Cuenta.
• Copia de Microfilm.
• Cierre de Cuenta.
178
- Servicios:
• Emisión de Cheque Certificado.
• Emisión de Cheque de Gerencia.
• Emisión de Cheque sobre el Exterior.
• Giros y Transferencias.
• Transferencias por medio del Sistema de Pagos Interbancarios.
• Emisión de Tarjeta de Débito de Cajero Automático.
- VISA:
• Membresía.
• Mantenimiento del Servicio.
- Otras Comisiones: en estos campos se ingresará(n) la(s) descripción
(es) de otras comisiones no contempladas anteriormente.
g. Plazo Solicitado de Exoneración: en este párrafo el solicitante
ingresará el plazo propuesto para la exoneración:
- Plazo:
• 6 meses.
• 1 año.
• Otro (si la exoneración se solicita por un plazo diferente a los
anteriores).
179
- Comentarios del funcionario solicitante.- El solicitante deberá incluir
su comentario que justifique la petición.
- Firma y Nombre del solicitante.
h. Plazo de Aprobación: le corresponderá llenar a la Dirección
Comercial o a quien designe.
- Plazo:
• 6 meses.
• 1 año.
• Otro (si la exoneración aprobada es diferente a las anteriores).
- Comentarios de aprobación.- De estimar necesario llenar.
- Firma de aprobación
Una vez tramitada la solicitud y de ser aprobada se remitirá a la
Gerencia de Operaciones en Quito para su aplicación en el sistema,
caso de no ser aprobada se devolverá a la oficina solicitante.
El archivo físico de las solicitudes lo mantendrá el Área de Operaciones
en Quito para su control, mantenimiento y dejar sin efecto en el sistema
a la fecha de vencimiento.
180
4.2.2 DEPOSITOS A LA VISTA
ABSTENCION, REVOCATORIA Y OPOSICION DE CHEQUES
- REVOCATORIA
Para declarar sin efecto un cheque, cuya revocatoria de pago se hubiere
pedido de conformidad con el inciso primero del artículo 27 de la Ley de
Cheques, se aplicarán las disposiciones que siguen:
Cuando el girador revoque un cheque, debe hacerlo mediante
comunicación escrita, con su firma registrada, dirigida al banco y
determinando siempre el motivo por el cual pide tal revocatoria.
Precisará la cantidad por la cual fue girado el cheque, los números de
éste y de la cuenta corriente, la fecha del cheque y la designación del
beneficiario, si lo hubiere. En dicha comunicación, de manera expresa,
deberá consignarse que el girador asume las responsabilidades de
orden civil o penal derivadas de la revocatoria del cheque.
Para admitir la comunicación de revocatoria de un cheque, el Banco
verificará si el cheque ha sido o no pagado. En el segundo caso,
tramitará la revocatoria si existieron fondos suficientes y disponibles en
la cuenta corriente y procederá a retener el importe del cheque revocado
hasta que un juez resuelva lo conveniente, o hasta que el girador deje
sin efecto la revocatoria mediante solicitud escrita dirigida al banco, o
entregue al girado el cheque revocado, o hasta el vencimiento de su
plazo.
181
Cuando el cheque, materia de la revocatoria admitida, se presente para
el pago, el banco, lo devolverá con la leyenda: "DEVUELTO POR
REVOCATORIA DEL GIRADOR".
Si el cheque tuviere cantidad mayor a la señalada en la revocatoria, el
banco, examinando debidamente que no haya alteración o adulteración
apreciable a simple vista, debitará la diferencia. Si no hay fondos
suficientes, protestará el cheque, pero mantendrá la retención.
Al levantar el protesto, el banco, hará constar la cantidad retenida,
indicando además que el cheque ha sido revocado por orden del girador.
- ABSTENCION
El banco puede admitir la revocatoria de un cheque con su valor en
blanco, si el girador así lo pidiere en comunicación escrita, con expresión
de los números de la cuenta corriente y del cheque, bajo su firma
registrada. En este caso, la revocatoria surtirá efecto si al presentarse el
Cheque al cobro, existen fondos disponibles y suficientes para que se
retenga el valor consignado en el cheque. De no surtir efecto la
revocatoria el banco protestará el cheque.
Se prohíbe al banco girado admitir la revocatoria de un cheque cuando
éste haya sido girado sobre cuenta corriente cerrada o cancelada, cuyo
cierre o cancelación se hubiere notificado al titular. Si se presentaré al
cobro, el banco lo protestará con la leyenda "PROTESTADO POR
CUENTA CERRADA" o "PROTESTADO POR CUENTA CANCELADA",
182
Cuando el girador deje sin efecto la revocatoria de un cheque, el girado
acreditará los fondos que hubiere retenido en su cuenta corriente,
cumplido el plazo de diez días de presentada la comunicación que deja
sin efecto la revocatoria.
Si durante el plazo señalado en el inciso anterior se presentaré al cobro
el cheque cuya revocatoria se hubiere dejado sin efecto por el girador, el
banco procederá a pagarlo utilizando los fondos retenidos.
Si el girador deja sin efecto la revocatoria, presentando al banco el
original del cheque revocado, se acreditarán inmediatamente a la cuenta
corriente los fondos que se hubieren retenido.
La revocatoria de cheques en cualesquiera de los casos permitidos por
la Ley y por el presente capítulo, así como la solicitud al banco para que
se abstenga de pagar los formularios de cheques que hubieren sido
perdidos, o sustraídos al cuentacorrentista, sin la firma del girador, podrá
presentarse en cualquier oficina del banco en las horas de atención al
público, sin que puedan hacerlo en horario extendido.
Los bancos podrán suministrar al titular o a quien estuviera autorizado
para girar sobre la cuenta, impresos adecuados para consignar el pedido
de revocatoria de cheques en los casos permitidos por la Ley y por este
reglamento o para la solicitud de abstención de pago por pérdida,
deterioro, sustracción o destrucción de cheques o de formularios, sin la
firma del cuentacorrentista.
183
Estos impresos contendrán los requisitos señalados para la procedencia
de la revocatoria o de la abstención de pago de cheques y, en todo caso,
deberán ser suscritos por el titular de la cuenta, con la firma registrada.
Los cuentacorrentistas podrán revocar uno o más cheques a través de
medios electrónicos o electromecánicos, consignando el motivo por el
cual pide tal revocatoria. Precisará la cantidad por la cual fue girado el
cheque, los números de éste y de la cuenta corriente, la fecha del
cheque y la designación del beneficiario.
- OPOSICION AL PAGO
En caso de pérdida, deterioro, destrucción o sustracción de uno o más
cheques, observarán las siguientes disposiciones:
El girador por sí, o ha pedido del tenedor, deberá comunicar por escrito,
al banco girado, el hecho ocurrido, indicando el derecho que le asiste
para pedir la declaratoria del banco, que dejará sin efecto el cheque, por
oposición al El banco girado podrá exigir las pruebas que crea
convenientes, e investigar, directamente, sobre el hecho o hechos que
se aduzcan en cada caso, y retendrá el valor del cheque.
El banco girado publicará por cuenta del reclamante un aviso en uno de
los diarios de mayor circulación en la localidad, editado en esa plaza o
en otra distinta si no existiera en aquélla, previniendo a quien pudiere
tener derecho que presente su correspondiente oposición, al banco,
dentro del plazo de sesenta días contados desde la publicación. Dentro
del mismo plazo podrá presentarse oposición, aún en el caso de que no
existiera publicación.
184
El aviso contendrá: nombre del girador y del beneficiario, si hubiere;
número y valor del cheque, y, cualquier otro dato que el banco estime
del caso, previniendo que, de no haber quien se oponga, se procederá a
declarar sin efecto y a entregar su importe al girador o al beneficiario o
tenedor que lo haya solicitado.
Si el valor del cheque fuere inferior a dos salarios mínimos vitales
generales, no será necesaria publicación alguna y el importe del cheque
deberá retenerlo el banco sólo por el plazo de sesenta días, contados a
partir de la fecha en que se haya recibido la comunicación mencionada
anteriormente.
Transcurrido el plazo de sesenta días, sin que el cheque se haya
presentado al cobro o sin que hubiere habido oposición del tenedor, el
banco, liberado de responsabilidad, lo declarará sin efecto, levantará la
retención y devolverá el importe al girador, pudiendo, a su juicio, exigir
una garantía para responder por cualquier indemnización a favor de
terceros, Si el cheque se presentaré posteriormente. Lo devolverá con el
sello "DEVUELTO POR HABER SIDO DECLARADO SIN EFECTO";
MANEJO DE CHEQUERAS
Con el fin de agilitar la consulta y cuadre de las chequeras de Cuentas
Activas, así como de Cuentas Cerradas y Canceladas, que mantiene una
Oficina en stock (físico) contra los datos que despliega el sistema, se
procederá conforme se detalla a continuación:
Cuadre de Chequeras por Totales en Oficinas
185
Ingresando a la Opción 3.81.13 – Consulta Chequeras por Etapas se
obtiene la información de los totales que presenta este reporte, mismo
que serán utilizados para el cuadre físico por tipo de chequeras (Ejemplo:
de 25 cheques, de 50 cheques, de 100 cheques, etc.). En estos totales
van a estar incluidas las chequeras de cuentas cerradas, canceladas y
activas.
Como dato informativo, este reporte despliega además el “Total de
Chequeras Tipo 9” que corresponden a las chequeras con “Formato
Propio” que han sido elaboradas por los mismos clientes y que no constan
en nuestro stock físico.
Es importante que las chequeras que se encuentran bajo su custodia, se
encuentren cuadrados el saldo físico con los datos del sistema. y el saldo
contable.
2. Chequeras de Cuentas Cerradas y Canceladas
A partir de la vigencia de este proceso, las cuentas a cancelar manual o
automáticamente por orden de la Superintendencia de Bancos a las
personas que están inhabilitadas por protestos de cheques, si estos
tienen chequeras en etapa 4 (Recibidas en Oficina) en stock se anularán
automáticamente con el proceso de cierre o cancelación de cuentas.
El responsable del manejo, cuadre y custodia de las chequeras en cada
una de sus oficinas, ya no tienen que remitir al Departamento de
Auditoría Interna las chequeras de cuentas corrientes Canceladas,
Cerradas, Inmóviles o Activas en custodia por 6 meses o más. Estas
chequeras serán destruidas en las propias agencias con la elaboración
186
previa de un ACTA DE DESTRUCCION de las mismas. En esta Acta se
hará constar el detalle completo de las chequeras que se está
destruyendo y llevará la firma del funcionario responsable junto con la
del Gerente de la Oficina.
Prohibición
Con el fin de mitigar y contrarrestar posibles entregas de chequeras a
personas que no son los titulares de las cuentas y con estas chequeras
empiezan a perjudicar a los propios titulares o al Banco. Esta
terminantemente prohibido solicitar en el sistema chequeras de cuentas
diferentes a la agencia dueña de la cuenta.
TARJETAS DE DEBITO
Cuando se está abriendo una cuenta corriente o de ahorros, desde la
pantalla “Mantenimiento de Cuentas”, presionando F8=Servicios, se
despliega la pantalla “Mantenimiento de Cuentas – Tarjetas Banred” se
procede conforme se describe en el manual Apertura de Cuentas.
- Ingresando desde el Menú Principal a la Opción 3.81.50.1
“Solicitud/Mantenimiento Tarjetas”, se despliega la pantalla “Servicios
Electrónicos”:
Para emitir la nueva tarjeta se digita la contraseña y se presiona Enter;
se despliega el recuadro Crear Nueva Tarjeta en el que, según el tipo de
tarjeta que se vaya a emitir, se digita: 1=Titular / 2=Adicional y luego se
presiona F1=Aceptar
187
Número Cliente: Se presiona F10 para obtener el número del cliente al
que se le emitirá la tarjeta y se despliega el nombre del cliente.
Si desea que en la tarjeta conste el nombre diferente o solicita una
tarjeta adicional, el sistema permite cambiar el nombre.
El sistema validará si el cliente es Persona Natural o Jurídica, así como
si el cliente tiene ya emitida una tarjeta
* Cta. Cte/Aho: Se ingresa los números de cuentas que
corresponden al cliente. Se puede ingresar varias cuentas corrientes y/o
una de ahorros, pero el sistema validará solo a la primera cuenta.
* Estado de Tarjeta: Siempre deberá constar con status P =
Pendiente.
* Nuevo Servicio: Se verificará que esté “S”. En caso de que no se
requiera el servicio, solo el día que se llenan los datos se podrá ingresar
la letra “N” para que no se genere el servicio.
Si se ingresó “S” y el cliente no desea este servicio, dentro del mismo
día se podrá ingresar “N” y el sistema automáticamente elimina la tarjeta
solicitada, reversa el cobro y el pedido de tarjeta.
Si es Persona Jurídica, no se activará el Servicio; solo los servicios de
Banca en Línea y Banca Telefónica.
188
Si mantiene Razón Social, solicitará la tarjeta y se le activará el servicio.
* Activación Notificación Transacciones (S/N): Por default
aparecerá “S”, podrá ser cambiado si no desea el servicio de
notificaciones, de acuerdo al contrato que se firmó (Contrato de
Servicios y Productos Electrónicos)
NOTA:
Las tarjetas de débito por norma de control no pueden ser entregadas al
cliente por el mismo funcionario que solicitó, esta labor tiene que estar a
signada a otro funcionario. Para la entrega se hará cumpliendo las
normas de seguridades y de control como son: revisar y constatar que la
persona a quien se entrega sea el titular, solicitar la cédula de identidad
y validar la firma del documento versus el módulo de firmas
Es necesario que todas las tarjetas sean entregadas oportunamente a
los Titulares, las tarjetas solicitadas y no entregadas en un plazo de 20
días deberán ser destruidas físicamente y anuladas en el sistema, para
lo cual se realizará una acta con las firmas de responsabilidad de las
personas responsables de la custodia de dichas tarjetas.
El área de Supervisión Operativa de todas las regionales, realizarán los
seguimientos y controles respectivos en cada oficina a fin de que todas
las Cuentas tengan entregadas las tarjetas de débito al cliente.
189
De otro lado, se dispone a los Jefes Operativos, que dentro de su
proceso de cuadre mensual de tarjetas de débito, se incluyan a las
tarjetas retenidas en cajeros automáticos y se proceda obligatoriamente
a revisar que su estatus sea H - RETENIDA; esto no les exime de la
responsabilidad de que cada vez que reciban una tarjeta retenida, en
ese mismo momento revisen y cambien su estatus a H - RETENIDA.
TARJETAS DE CREDITO
INTRODUCCIÓN
Con el fin de proporcionar a los usuarios operativos del Departamento de
Tarjeta de Crédito, así como a las oficinas del Banco las directrices que
normen el proceso de recepción, envío y control de tarjetas de crédito y
prepago, se describe a continuación los procesos a cumplirse:
II. ASPECTOS OPERATIVOS
Distribución de Tarjetas Recibidas del Proveedor en Dpto. Tarjeta
de Crédito
El usuario encargado del control de tarjetas de crédito y prepago en
Quito y Guayaquil realiza las siguientes actividades:
Recibe las tarjetas embozadas desde el proveedor y valida frente al
“Reporte Emisión de Plásticos por BIN de Tarjetas Impresas” que emite
directamente el sistema.
190
La validación implica determinar la existencia de la tarjeta que se está
recibiendo en el Departamento de Tarjetas de Crédito en Quito, y las que
se mantiene en el Departamento de Tarjetas en Guayaquil.
b. Remite a cada oficina las tarjetas de crédito junto con el reporte
“Registro de Entrega de Tarjetas y Claves” conjuntamente con el
memorando “Distribución y Envío de Tarjetas de Crédito en donde se
indica que documentación se requiere para regularizar la entrega de
Tarjeta de Crédito o Prepago al cliente.
2. Recepción y Custodia de Tarjetas de Crédito y Prepago en
Oficinas
a. El Gerente o Custodio de Tarjetas de Crédito de cada oficina, son los
responsables de receptar las tarjetas, conjuntamente con el registro
respectivo (Anexo 1); verificará que conste el comprobante de entrega.
Los usuarios deben remitirse a la fecha de creación de la tarjeta por lo
menos de 3 días antes de la fecha en la que le llega la tarjeta.
b. Es responsabilidad del usuario en cada oficina, devolver el original del
memorando “Distribución y Envío de Tarjetas de Crédito” al
Departamento de Tarjetas de Crédito de Matriz o Sucursal Mayor, a
nombre del Asistente de Control de Tarjetas de Crédito para el archivo
respectivo.
c. En la Oficina se archiva el original del memorando Distribución y
Envío de Tarjetas y el reporte Registro de Entrega de Tarjetas y Claves
como soporte de las tarjetas recibidas.
191
3. Entrega de Tarjetas de Crédito a Titulares
a. El Custodio de Tarjetas en Oficinas entrega la tarjeta de crédito
únicamente al titular de la misma, cumpliendo con lo siguiente:
b. Previo a la entrega se verificará la identidad del cliente solicitando el
original del documento de identificación (cédula o pasaporte) del que se
obtendrá una copia para ser luego adjuntado al comprobante de entrega
de tarjetas y posteriormente ser enviado al Departamento de Tarjeta de
Crédito que corresponda.
c. Si el retiro lo solicita una tercera persona, deberá presentar: una carta
del titular autorizando su entrega, las copias de los documentos de
identidad del titular y de la persona autorizada .La firma de la
autorización se confronta contra los documentos de identidad.
d. En el comprobante de entrega se registrará:
* La fecha en que se está entregando la tarjeta al cliente;
* El número del documento de identificación del titular de la tarjeta
* La firma del cliente en el comprobante de entrega de tarjeta.
e. El original del comprobante de entrega se remite a Departamento
Tarjeta de Crédito que corresponda, la copia se conserva en cada oficina
para futuras revisiones y control respectivo.
192
El original del comprobante debe ser enviado con una copia del
documento que valide la identidad, o si fuese el caso se enviará la carta
de la autorización de entrega con las copias de identidad respectivas,
para que en Departamento Tarjeta de Crédito, al momento de la
activación verifique la firma del cliente y proceda a la activación.
f. Si el cliente no se acerca a retirar su nueva tarjeta, en un plazo
máximo de tenencia de 30 días laborables, el Custodio de Tarjetas en
Oficina procede a darle de baja (disminuyendo) del Reporte de Tarjetas
de Crédito registrando en el casillero TC Devueltas Departamento TC y
enviando la o las tarjetas al Departamento de Tarjetas de Crédito Matriz
o Sucursal Mayor, dependiendo del sector, para lo cuál remite un detalle
indicando la razón de devolución, más las tarjetas perforadas en la
banda magnética.
Nota: Si el cliente no entrega toda la documentación que se solicita
en el memo de envió de tarjetas, NO se debe entregar la Tarjeta de
Crédito.
4. Activación del Servicio en Tarjeta de Crédito (Quito / Guayaquil)
Se enviará al Asistente de Servicios al Cliente del Departamento Tarjeta
de Crédito el original del comprobante de entrega conjuntamente con la
documentación, así como con la copia del documento de identidad, para
proceder a activar la tarjeta de crédito y el cliente pueda utilizar la misma
en las próximas 24 horas.
En caso de no entregar la documentación no se procede a la activación
respectiva.
193
GIROS DEL INTERIOR, TRANSFERENCIAS AL EXTERIOR, TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS DEL MISMO CLIENTE
I. INTRODUCCION
Una transferencia es una orden de pago (por telecomunicaciones),
solicitando a otro banco o sucursal local o internacional, para pagar o
acreditar fondos a un beneficiario específico, en moneda local o
extranjera.
Es una función bancaria altamente interactiva, la cual afecta todos los
rangos de servicios que provee el Banco.
El Banco también provee un servicio general de transferencias de fondos
para el movimiento de dinero entre clientes o entre cuentas de un mismo
cliente, o de un cliente a un tercero que no es cliente del Banco.
A menos que lo especifique el solicitante, el banco pagador será
seleccionado por el Banco ordénate. Normalmente, éste debe ser la
sucursal o corresponsal más cercana al beneficiario para facilitar el
cobro de los fondos.
II. GENERALIDADES
Personal Encargado de Atender a Clientes
El envío y/o cobro de Giros y Transferencias que realice el Banco, lo
efectuará en primera instancia el personal encargado de esta función en
194
cada oficina. Este personal será quien de información con respecto a
Bancos Corresponsales (dentro y fuera del país) y costos.
Previo al pago de un Giro o Transferencia, se identificará plenamente al
beneficiario, solicitando la presentación del original del documento de
identificación (Cédula o Pasaporte).
Los Recibidores -Pagadores serán las encargadas de recibir o pagar los
valores relacionados con este tipo de transacción, por medio de los
formularios “Retiro de Cuenta Contable” y “Depósito de Cuenta
Contable” previamente llenados en el área de Giros y Transferencias.
Prevención y Controles
Los Giros y Transferencias en moneda extranjera estarán enmarcados
dentro de los términos legales y normas emitidas por los diferentes
órganos de control y por el Banco; para lo cual, se cumplirá con lo
descrito en el Manual de Prevención de Lavado de Dinero.
Antes de realizar alguna transacción con un cliente del Banco, igual o
superior a diez mil dólares americanos (US $ 10.000) o su equivalente
en otra moneda extranjera, se obtendrá del cliente la Declaración de
Origen de Recursos.
Un funcionario no podrá aprobar transferencias que estén dirigidas a su
favor o que está siendo ingresada por el; tampoco podrá aprobar
aquellas que estén fuera de su cupo.
195
Por las transferencias que se estén procesando, iguales o mayores a US
$ 20.000, se transferirá automáticamente la información al Call Center
para que se confirme los datos con el titular de la cuenta.
Se prohíbe realizar transferencias al exterior de personas que no sean
clientes del Banco.
Horario de Atención al Público
Los requerimientos del público, se realizará en las horas de atención
obligatoria y normal, sin que se pueda realizar en los horarios diferidos.
Costos
El envío o recepción de un Giro o Transferencia, tienen un costo por el
servicio del Banco, el mismo que es fijado por la Administración Central;
además, se cobra el valor del fax, télex, swift o cualquier otro medio por
el que se envíe o recepte la transacción. Solo funcionarios autorizados
por la Alta Gerencia, podrán autorizar el no cobro por estos servicios a
los usuarios.
Recepción y Envío de Transferencias al y del Exterior
Para la ejecución de la transferencia de fondos (por telecomunicaciones
o giros) del cliente se deberá obtener una solicitud firmada o por una
telecomunicación debidamente autenticada.
196
Si para realizar la transferencia se debe debitar de una cuenta de detalle
(cuenta corriente o de ahorros), se verificará la(s) firma(s) que consta en
la solicitud contra los registros que mantiene el Banco de sus clientes.
Para ingresar al sistema la transferencia, la solicitud deberá estar
debidamente firmada por un oficial autorizado del Banco. Al ingresar la
transferencia al sistema, automáticamente debitará de la cuenta del
solicitante.
Giros Pendientes de Pago
A las partidas que permanecen impagadas se les dará seguimiento
(localizar a beneficiarios), para su apropiada liquidación. De seguir
pendientes durante un período mayor al establecido por la
Administración del Banco, se debe considerar como partidas no
reclamadas.
Varios
- Las transferencias emitidas deben contener todos los detalles
pertinentes en cuanto a moneda, cantidad, beneficiario, etc.
- Toda transferencia recibida por telecomunicaciones, debe ser
autenticada antes de su despacho.
197
- Si una sucursal solicita una transferencia de la cuenta de un cliente a
otro banco, se obtendrá del cliente una autorización escrita para debitar
de la cuenta. La autorización se retendrá la sucursal originadora.
- La transferencia se puede emitir, bajo aprobación de un oficial, cuando
se recibe una instrucción autorizada del cliente en lugar de la Solicitud
de Transferencias al Exterior (Form. 306-3407).
- En el reverso de la solicitud de transferencia constan los TERMINOS Y
CONDICIONES QUE RIGEN PARA LA TRANSFERENCIA DE FONDOS
AL EXTERIOR SOLICITADA EN EL ANVERSO; por tanto:
* El Banco no se hace responsable por errores o demoras en la
transmisión o cualquier otra consecuencia que surja por causas fuera de
su control.
* Si el giro está expresado en una moneda diferente a la del país al cual
se envía los fondos, el valor en moneda extranjera se efectuará a la tasa
vigente de compra el momento en que se haga efectivo el pago al
beneficiario.
Pago de Giros y Transferencias
Atención al Cliente
La persona que atiende en el pago de Giros y Transferencias identificará
plenamente al beneficiario solicitándole la presentación del original del
documento de identidad (cédula o pasaporte); se obtendrá una copia de
este documento para adjuntarlo al documento de pago.
198
En el Sistema de Giros y Transferencias se verificará la existencia del
giro y el nombre del beneficiario. Para Consultar la existencia y el estado
en que se encuentra una transferencia, se ingresa a la Opción 15.11
“Consulta de Transferencias”.
De existir la transferencia, se procede a realizar el pago; previamente se
obtiene del beneficiario la forma en que desea que se le cancele:
- Si solicita con cheque del Banco, luego de proceder a ingresar en el
sistema el pago se procede a elaborar el cheque manualmente.
- Si es con crédito a una cuenta de detalle (Corriente o de ahorros) o en
efectivo, se llenará el formulario de Retiro de Cuenta Contable, en
original y copia, En el reverso de la papeleta, se obtendrá la firma del
beneficiario.
Distribución de Formularios
Luego de ingresada y aprobado el pago de la Transferencia, los
diferentes formularios serán distribuidos de la siguiente manera:
- Retiro de Cuenta Contable: Original Para el Cajero que recepta los
valores. Copia Se adjunta a la solicitud de Transferencia.
199
- Los valores cobrados por Comisiones de Giros y Transferencia, se
cobrará según lo establecido en la “Tabla de Comisiones por Servicios”
aprobada por la Alta Gerencia.
ESTADOS DE CUENTA
Los estados de cuenta que mes a mes deben ser entregados a los
clientes, tienen que permanecer en la oficina en archivadores que
contengan las debidas seguridades y siempre bajo la custodia de un
funcionario responsable
Sobre el asunto de la referencia, es necesario que se agoten todas las
posibilidades de ubicación de los clientes para entregar la mayor
cantidad de estados de cuenta que se encuentran rezagados en sus
oficinas.
Aquellos estados que no han podido ser entregados por mas de tres
meses, el personal responsable del envío de los estados de cuenta al
archivo central de las Oficinas Principales y las de la regional Quito al
archivo central de Matriz (Departamento Administrativo), deben hacerlo
siguiendo las siguientes instrucciones:
1.- Ordenar los estados de forma ascendente por mes y por número
de cuenta
2.- Llenar los formularios respectivos con la información correcta,
incluyendo fecha de envío, nombre de la Oficina, totales y firma
de responsabilidad
200
3.- Archivar en la oficina una copia del formulario que contiene el
detalle del envío.
4.- Embalar en cajas de cartón los estados a ser enviados. Las cajas
deben estar identificadas con la oficina a la que pertenece.
En los archivos centrales de las oficinas principales, las cajas que
remiten las oficinas deben ser archivadas con las seguridades que estos
documentos necesitan y en caso de requerir por alguna circunstancia, se
los pueda obtener sin dificultad.
CHEQUES DE GERENCIA
Características
El cheque de caja o cheque de gerencia es un cheque especial expedido
por los bancos con cargo a sus propias dependencias, cuya principal
característica es que el librador y el librado son la misma persona, esto
es, el establecimiento bancario, dado que no existe orden de pago
alguna por parte del cliente sino una promesa de pago proveniente de la
entidad librada a través de una orden a su propio cargo o a cargo de una
de sus sucursales.
Este tipo de cheques es utilizado comúnmente en los negocios en la
medida en que el banco al figurar como deudor garantiza el pago de la
obligación originada en el contrato causal, en la medida en que el cliente
interesado previamente lo ha adquirido y el banco cuenta con la
respectiva provisión de fondos para su pago. Luego la certeza de su
pago es mayor frente a un cheque que no sea catalogado como
especial.
201
Así mismo, importa destacar que el cheque de gerencia es negociable,
no obstante lo cual en consideración a que el banco tiene la calidad de
librador puede incorporar en el título cualquier cláusula que restrinja su
negociabilidad o su pago en efectivo, con el fin de evitar que el importe
del cheque pueda ser pagado a un tercero diferente del beneficiario.
Sobre el tema de la negociabilidad algunos doctrinantes han
expresado lo siguiente:
“Salvo que la ley lo prohíba, el cheque de caja es negociable. La no
negociabilidad, por mandato de la ley o inclusión de la cláusula,
contribuye a la solución de un problema engorroso derivado del riesgo
que, paradójicamente, supone la tenencia de un cheque de gerencia. En
efecto, si para no llevar efectivo alguien compra un cheque contra la
ciudad a la cual se dirige y por mala fortuna se extravía y es negociable,
se presenta un problema consistente en que no existe, en derecho, una
persona habilitada para dar una orden de no pago y sería preciso acudir
al procedimiento judicial destinado a obtener la cancelación del
instrumento, para impedir que se haga efectivo. Afirmamos que
jurídicamente no hay quien pueda dar la orden de no pago, pues ésta
sólo puede ser impartida por el librador. Ahora bien, como en este caso
es el mismo banco, admitir tal posibilidad equivaldría tanto como permitir
la revocación de su promesa de pago, con base en el dicho de un
tercero, que supuestamente lo ha perdido. Si el cheque es negociable y
un tercero tomador se presenta a cobrarlo, acreditando la regularidad
Para la emisión e impresión de un cheque de gerencia, se ingresa a la
opción 10.12 “Cheques por Demanda” Pagar a la Orden de: El nombre
del beneficiario del cheque.
202
En caso de que el beneficiario del cheque conste en las Listas OFAC se
desplegará el siguiente mensaje y no se podrá continuar con la emisión
del mismo; en su lugar, se comunicará con el Oficial de Cumplimiento en
Oficina Matriz Quito:
- Cuenta de Débito: El número de la cuenta contable o de detalle (No.
Cuenta Corriente o de Ahorros), desde la que se debitará el valor
correspondiente para emitir el cheque.
- No. Cheque: El número pre-impreso del cheque que se está emitiendo.
Cuando se esté debitando de una cuenta departamental, en el campo
No. Cuenta se debe ingresar el número del cheque.
- Información del Comprobante: El detalle del porqué se emite el
cheque de gerencia.
Una vez ingresados los datos, se presiona Enter y automáticamente se
realizan las afectaciones contables
Firmas Autorizadas en Cheques de Gerencia
Dos firmas de funcionarios autorizados por la Administración Central,
darán validez a un Cheque de Gerencia.
203
Antes de firmar en los cheques emitidos, los funcionarios verificarán que
éstos se encuentren respaldados por las respectivas solicitudes y demás
documentos de soporte, que los cheques se encuentren bien emitidos y
que se encuentren debidamente protegidos con la máquina protectora.
La cantidad tanto en números como en letras, se protegerá mediante la
utilización de una cinta adhesiva transparente.
Control Operativo de Cheques de Gerencia
A través de la opción 3.87.12 (Consulta de Cheques de Gerencia), los
primeros cinco días de cada mes, se imprimirá el reporte spool RE0206
del mes anterior con la finalidad de validar la información del sistema,
frente a cada una de las solicitudes de emisión de Cheques de Gerencia,
presentadas por el cliente y corregir posibles errores.
Luego de desplegada la información, se procede a generar el reporte
con la tecla F21=Imprimir. Para control del Banco, se conservarán en la
Agencia las copias del cheque (primera y segunda); la primera copia
contendrá el acuse de recibo del beneficiario del cheque o persona
autorizada. Se mantendrá una carpeta con los soportes de solicitud y
copias de Cheques de Gerencia, por fecha y bajo custodia del Jefe
Operativo.
Nota: La autenticidad de la emisión de los Cheques de Gerencia
(Operativo), la entrega y la custodia de los soportes, es de
responsabilidad del Jefe Operativo de la Oficina.
204
Cuando un cliente solicite la anulación de un cheque de gerencia por
pérdida, destrucción, etc. Se deberá proceder como si se tratara de la
revocatoria de un cheque normal; pero, como este cheque no tiene
número de cuenta, se actuará de la siguiente manera:
- El cliente deberá presentar una carta en la que solicita la oposición al
pago del cheque de gerencia, con los datos respectivos.
- Se enviará a que se realice una publicación, cuyo costo estará a cargo
del cliente.
- Se realizará movimiento Contable, debitando de la cuenta contable
23.01.05.80.20.01 – Emisión Cheques de Gerencia, de la Oficina en
donde se emitió el cheque y crédito a la cuenta contable
25.90.90.80.20.21 – VV.AA. Retención Clientes, de la Oficina Matriz
(000), registrando en esta cuenta: el código de oficina, número de
cheque y valor.
- Al cliente se le indicará que en 30 días calendario se le entregará el
valor del cheque.
- Transcurrido el tiempo (30 días), se le cancelará al cliente el valor del
cheque anulado, debitando de la cuenta contable 25.90.90.80.20.21 –
varios acreedores Retención Clientes.
Disposiciones generales
205
- Todo cheque de gerencia emitido desde USD. 2.000,00 debe ser
cruzado previo su entrega al beneficiario.
- La alternativa para garantizar el pago a un tercero es la certificación de
cheques en el caso de clientes que mantienen cuenta corriente.
Disposición que fue instruida con anterioridad.
- Para la emisión de cheques de gerencia contra cuentas corrientes,
ahorros, certificados de depósitos y retiros de fondos administrados, se
realizará las consultas con el fin de determinar que se trata del
verdadero Titular, llamando a los teléfonos convencionales registrados
en la base del Banco, por parte de la Gerencia de la Oficina o, a quién
éste delegue.
CHEQUES DEVUELTOS
Cheque librado sin que la persona que lo emite tenga fondos suficientes
en su cuenta para atender el pago. Si se ha hecho con ánimo de
defraudar a un tercero, se considera un delito
DE LOS DEFECTOS DE FORMA
Cuando los bancos deban devolver cheques por defectos de forma, de
acuerdo con la Ley, lo harán bajo la siguiente leyenda: "DEVUELTO
POR DEFECTO DE FORMA CONSISTENTE EN... ".
Los bancos están obligados a llevar un registro de los cheques devueltos
por defectos de forma, con mención del titular, números de la cuenta y
del cheque, fecha y hora de la devolución.
206
El banco apreciará, especialmente, por la reiteración de estos hechos, si
de parte del cuentacorrentista existe afán de retardar el pago o valerse
de este medio para menoscabar intereses de terceros o, a través del mal
manejo de la cuenta, perjudicar el buen nombre del banco, debiendo en
estos casos proceder a la cancelación o clausura del contrato de cuenta
corriente bancaria.
Los cheques devueltos que no han podido ser ubicados los beneficiarios
y cuando estos efectos ya se encuentran caducados (más de 13 meses)
de la fecha de emisión, deben ser destruidos en la propia oficina y
elaborada un Acta de Destrucción de los cheques devueltos con la
información completa. Las actas llevarán la firma del funcionario
responsable y del Gerente de la Oficina.
Las actas que se elaboren serán archivadas en cada oficina y servirán
de respaldo y soporte para cuando se realicen visitas y revisiones
operativas o de Auditoría
4.2.3 DEPOSITOS A PLAZO
APERTURA, CANCELACION
INTRODUCCION
El presente documento es una guía de acción operativa para la Emisión,
Cancelación, Renovación, Contabilización y Control de Certificados de
Depósito.
207
Previo a la apertura de un Certificado de Depósito, la Vicepresidencia
Financiera dará a conocer periódicamente a todas las oficinas, las tasas,
plazos y condiciones vigentes para realizar este tipo de transacciones.
II. GENERALIDADES
Instrucciones Generales
Los certificados de depósito podrán ser emitidos:
* Al Portador: Transferible por la entrega del título.
* A la Orden: En donde consta el nombre del beneficiario; si existe más
de un beneficiario, constará con la condición “y”. Se podrá transferir los
derechos mediante endoso simple entre las partes.
* Nominativa: En donde consta el nombre del beneficiario; si existe más
de un beneficiario, constará con la condición “y”. Se podrá transferir los
derechos mediante endoso simple entre las partes y la aceptación del
Banco, sujetándose a lo que dispone el Código Civil. Como política
interna, el Banco solamente emite este tipo de Certificado.
Los Certificados de Depósito serán emitidos exclusivamente en dólares.
Si 48 horas antes del vencimiento del plazo de una inversión, no existe
pronunciamiento expreso en contrario de parte del beneficiario, ésta será
renovada por un período igual, a la tasa de interés vigente, quedando
automáticamente sin valor el documento vencido, que deberá ser
obligatoriamente canjeado por el beneficiario por el título renovado, que
208
se emitirá para el nuevo período. Hasta que se produzca el canje, el
Banco queda autorizado para mantener en custodia el nuevo certificado
emitido.
El certificado entregado por el Banco para garantizar la constitución de
un Certificado, deberá emitirse en el formulario creado para el efecto, el
cual contendrá la siguiente información:
* Nombre del Banco;
* Número de contrato;
* Valor nominal del título (en números);
* Fecha de vencimiento;
* Nombre del beneficiario. Cuando se emita el Certificado para más de
un titular, se lo hará constar con la condición “y”;
* Valor en letras;
* Tasa nominal;
* Tasa efectiva;
* El compromiso del Banco de pagarlo a su vencimiento;
* La indicación de que no es renovable;
* Lugar y fecha de emisión; y
* Firma autorizada del Banco.
La transferencia del certificado se realizará por cesión y previo registro y
autorización del Banco. De existir más de un titular, necesariamente
deberán existir las firmas de cada uno de ellos.
209
2. Condiciones
* Monto Mínimo Operativo.- Es definido por la Administración del
Banco
* Plazo Mínimo.- Treinta (30) días
* Tasa de Interés.- De libre contratación en función del Monto y Plazo.
Para la fijación de la tasa nominal, la Vicepresidencia Financiera tomará
en cuenta su costo efectivo, con relación al plazo de la inversión y
efectuará un análisis de estrategias de captación, la cual será puesta a
consideración de la Alta Gerencia.
Una vez aprobada, se informará, por escrito, a todas las sucursales y
agencias del Banco, encargados de la captación de estos recursos.
La tasa será fija hasta el vencimiento del certificado. Para tasas
preferenciales, se deberá notificar a la Vicepresidencia Financiera, que
será la única encargada de autorizar modificaciones a las tasas
preestablecidas.
Sin perjuicio de la autorización, es responsabilidad de los Gerentes de
cada oficina, la aprobación de sus certificados y del cumplimiento de las
instrucciones dadas en este manual.
210
Pago de Intereses
El pago se efectuará al vencimiento del documento o al final de períodos
iguales y sucesivos, según política interna autorizada por la
Administración Central y previo acuerdo con el cliente.
El Banco podrá emitir certificados con pagos mensuales de intereses,
sólo cuando los capitales sean desde los 90 días en adelante. Así
mismo, podrá emitir certificados con pagos trimestrales de intereses,
cuyos plazos sean desde los 180 días en adelante.
2.2 Retención Tributaria
- 2% de Impuesto a Rendimientos Financieros sobre los intereses
ganados.
Solicitud de Emisión de Certificado de Depósito
Por Política General, toda persona Natural o Jurídica, que realice
operaciones con el Banco, deberá estar creada en la Base de Clientes
del Banco.
Para el caso concreto de Certificados de Depósito, el cliente deberá
llenar el formulario Solicitud de Emisión de Certificado de Depósito, con
los siguientes datos:
211
* Lugar y fecha en que se está presentando la solicitud.
* Tipo de inversión que solicita.
* El tipo de moneda que se desea invertir.
* El valor del capital a ser invertido.
* El plazo (en días) a invertirse.
* Nombre(s) y número(s) de documento(s) de identificación del (los)
beneficiario(s) del certificado a emitirse.
* El detalle de los valores a ser invertidos: Valor en efectivo, Número y
valor en cheque y Autorización para que se debite de su cuenta, el valor
a ser invertido.
* Los documentos presentados como respaldo de la solicitud.
* Las instrucciones, en la forma en que desea se le cancele, los
intereses que genere la inversión y al vencimiento el capital invertido.
* Instrucciones especiales que deban constar en la inversión.
212
* La(s) firma(s), nombre(s) y número de documento(s) de identificación
del (los) solicitante(s), aceptando los lineamientos fijados por el Banco y
responsabilizándose por los datos ingresados en la solicitud.
En base de la información que consta en la solicitud, se genera el
Certificado de Depósito. Esta solicitud será archivada en la oficina de
origen, junto con el talonario del certificado emitido.
Emisión del Título
Se consultará al cliente si los fondos a ser colocados serán en efectivo,
débito a la cuenta o en cheques locales.
La emisión de certificados de depósito (título), se realizará a través de la
impresión del propio sistema informático, en cada una de las oficinas del
Banco.
Si existe más de un titular, en la impresión deberá constar con la
condición “y”, independiente del número de titulares (Ej.: Pepe Pérez y
Carmen Pérez y Luis Pérez).
Emisión en Efectivo
Si la inversión es en efectivo, se procede a entregar al cliente el
formulario Depósito de Cuenta Contable, previamente llenado, a fin de
que el dinero sea ingresado por ventanilla a la Cuenta Departamental de
213
Tesorería. Todo ingreso en efectivo o cheque debe ser realizado por el
cliente en las ventanillas.
Una vez depositado los valores, el cliente presenta al empleado
responsable de la emisión del certificado (en la mayoría de casos al Jefe
Operativo), la copia de la papeleta de depósito debidamente timbrada,
quien confirmará el ingreso en la Cuenta Contable correspondiente para
proceder al ingreso de la información en el Módulo de Certificados de
Depósito y su posterior emisión, impresión, obtención de firmas
autorizadas y entrega del título.
Todas las oficinas del Banco pueden emitir y procesar inversiones, las
mismas que serán firmadas por el Gerente de la Oficina y el Jefe
Operativo. Antes de proceder a la firma, se verificará que se haya
efectuado los débitos respectivos y que exista correspondencia entre el
o los titulares de las cuentas afectadas y quien solicita la inversión.
Emisión con Débito a Cuenta
Si la inversión es con débito a una cuenta corriente o de ahorros, la
autorización de débito a cuenta constará en la “Solicitud de Apertura de
Inversión”. En todos los casos, se procederá a confirmar la existencia de
fondos disponibles, así como la firma que está autorizando el débito;
posteriormente se realizará la emisión del título.
.
Cancelación del Título
214
Para el pago del certificado, será necesaria la presentación del original
del título, el original de la cédula de identidad del o de los beneficiarios y
las instrucciones por escrito relativas a la cancelación. El Banco
verificará la autenticidad del documento que se pretende cancelar.
De acuerdo a lo que establece la Ley, el sistema retendrá el 2% de
impuesto a los Rendimientos Financieros sobre los intereses ganados.
El pago del capital e intereses generados por la inversión, se podrá
realizar en efectivo, con cheque o con crédito a la cuenta del cliente.
Cancelación de Intereses y Retención de Impuestos
Según políticas internas y previo acuerdo con el cliente, el pago de
intereses generados por la inversión, se podrá realizar en efectivo, con
cheque o con crédito a la cuenta del cliente.
El cobro del 2% sobre los Rendimientos Financieros, lo efectuará
automáticamente el sistema. El Sistema emitirá el comprobante de
“Retención en la Fuente”, que se entregará al cliente (una copia quedará
en poder del Banco).
Impresión del Comprobante de Retención
Este formulario se genera automáticamente cada vez que el cliente se
acerque a cobrar los intereses y/ a cancelar una inversión.
215
Por este proceso se genera el reporte SRI015, que se puede visualizar e
imprimir a través del spool.
El número del comprobante corresponde al número de la inversión. La
impresión de estos formularios se realizará en papel en blanco.
.
III. CONTROLES
- En cada una de las oficinas se llevará un control permanentemente
actualizado del uso de los formularios preimpresos, para cuyo efecto se
utilizará los formularios “Registro de Certificados de Depósito Emitidos”.
En el formulario “Registro de Certificados de Depósito Emitidos” deberá
constar la siguiente información:
* Fecha de Emisión: Fecha en que se está emitiendo el certificado de
inversión.
* Número Formulario Pre-impreso: que se encuentra impreso en el
certificado.
* Número de Contrato IBS: que le otorga el sistema IBS a la inversión.
* Nombre del Beneficiario: se anotará el nombre del titular de la
inversión.
216
* No. Documento Identidad: número de la cédula o pasaporte del
beneficiario.
* Valor: Valor de la inversión.
* Observaciones: Se incluirá algún dato de importancia y que deba
constar en el registro.
En este formulario también constarán los certificados anulados.
Este registro se mantendrá archivado en cada oficina, en carpetas
individuales de Certificados de Inversión, en orden secuencial de fechas
y junto con los certificados anulados.
- El archivo de Certificados de Depósito, deberán contener lo siguiente:
* Carpetas individuales por cliente, en orden alfabético, que contendrá la
documentación de soporte, copias de cédulas e información enviada y
recibida.
* Carpeta en el que constará en orden secuencial, los talonarios y los
depósitos a plazo cancelados y/o anulados.
- No se podrá efectuar inversiones menores a 90 días con pagos
mensuales, ni menores a 180 días con pagos trimestrales.
217
- Cuando un título deba ser anulada por daño en su impresión, se
archivará tal formulario con la indicación en letras, sobre el documento,
de que se encuentra anulada.
- En razón de que los certificados son documentos preimpresos, la
Gerencia Administrativa llevará el control por numeración, de
documentos enviados a cada oficina; para cuyo efecto, utilizará el
formulario “Control de Certificados de Depósito Enviados”
FORMULARIOS DE CERTIFICADOS DE DEPÓSITO
I. INTRODUCCIÓN
Con el propósito de mejorar los controles en la custodia, manejo y
procesamiento de los formularios de Depósitos a plazo se ha creado el
proceso “Control Formularios Depósitos a Plazo” que incluye: envío,
recepción y asignación numérica de estos formatos a los usuarios a
través del sistema integrado de manera automática.
II. PARTICIPANTES EN EL PROCESO
A) Departamento de Proveeduría
1. Recepción de Formularios de Depósitos a Plazo.
El departamento de proveeduría recibe de todas las oficinas el pedido de
los formularios en un pedido independiente de los requerimientos
218
efectuados mensualmente e ingresa en la opción 4.87.2 “Envío de
Formularios a Oficina”
2. Recepción
El Gerente de la Oficina verifica que el preimpreso de los formularios
recibidos corresponda a los enviados por el Departamento de
Proveeduría. En caso de discrepancias comunicará al departamento de
proveeduría y auditoría. Si todo está correcto ingresa en la opción 4.87.3
“Recepción de Formularios en Oficina” y se obtiene:
• Rangos de formularios a recibir
• Código de oficina que está recibiendo.
3. Asignación a Usuario
El Gerente de Oficina para entregar los formularios al Asistente
Comercial o a la persona encargada de la emisión de Depósitos a Plazo,
ingresa en la opción 4.87.4 “Asignación de Formularios a Usuario”
4. Devolución de Formularios
En caso de que el Asistente Comercial o la persona encargada de la
emisión de Depósitos a Plazo, sea asignado a otra oficina o se
desvincule de la Institución, este deberá realizar la entrega física y en el
219
sistema de los formularios no utilizados al Gerente de la oficina, El
Gerente de la Oficina Ingresa a la opción 4.87.5 “Devolución de
Formularios a el Usuario”.
5. Anulación de Formularios
Para proceder con la anulación de los formularios se ingresa en la
opción 3.87.6 “Anulación de Certificados” por pérdida, deterioro, robo,
extravío o error de impresión.
6. Consulta Control de Formularios.
Desde la opción 4.87.21 “Consulta Control Formularios” se obtiene la
pantalla donde se puede consultar la etapa en la que se encuentra un
número o rango de formularios.
CAJA
ACTAS DE ARQUEO- CUADRE DE EFECTIVO
Los Jefes Operativos de cada oficina, serán los encargados de efectuar
los arqueos completos a Ventanilla, Bóveda y Cajero Automático,
incluyendo las monedas las que serán recontadas al detalle y por ningún
concepto se lo hará de manera global.
Tendrán el carácter de sorpresivo cuatro veces en el mes (1 por
semana), con alternabilidad en los días, registrando el resultado del
220
conteo en el Libro de Actas de Arqueo y asentando las firmas de
responsabilidad de los funcionarios que realizaron.
La cifra total de la caja, se cuadrará al siguiente día laborable con el
saldo de la contabilidad, registrando diferencias, novedades de
presentarse; se deberá remitir una copia al Departamento de Auditoría
Interna.
Los arqueos de efectivo a las ventanillas de extensión, deberán coincidir
con las fechas en las cuales se realice el arqueo de la oficina de la cual
depende dicha ventanilla.
AUTORIZACION REMOTA
Por seguridad es importante cumplir y controlar la aplicación correcta de
pago por autorización remota de cheques y retiros de ahorros en base a
los cupos dispuesto por la Presidencia Ejecutiva.
Cuando los valores de pagos son mayores a 2.000 dólares, antes de
proceder al pago, es obligación del Jefe Operativo, llamar a los titulares
para confirmar la veracidad del giro de los cheques o el retiro de ahorros
autorizados a terceras personas.
CHEQUES Y DEPOSITOS
CHEQUES
221
Para que el Cajero pueda pagar un cheque o un retiro, previamente
debe cumplir con los siguientes procesos:
1. Verificación del Documento a ser Pagado
El cliente presenta en ventanilla el cheque y el documento de
identificación (cédula de identidad o pasaporte); el RAC verificará:
- Que esté bien girado, que no contenga alteraciones y además que no
conste con indicios de haber sido ya pagado (sellos, perforaciones, etc.).
Si presenta indicios de alteración en el cheque, no se pagará y se
consultará sobre el particular con el Jefe Operativo.
- Que la fecha no está caducada; que no tenga más de 13 meses desde
la fecha de emisión.
- Que el cheque esté girado a la orden del beneficiario que está
cobrando en ese momento. Será nulo el cheque que conste con un
segundo endoso. Se rechazará los cheques que no estén girados a la
orden de un beneficiario. Solamente son endosables los cheques
girados a la orden de personas naturales, por un monto de hasta US $
500, oo. El endoso deberá ser realizado a la orden de una persona
determinada (natural o jurídica), a través de la fórmula “Páguese a la
orden de …………...….” o una similar, y a continuación la firma del
endosantes. La sola firma del beneficiario del cheque en el reverso, no
vale como endoso.
- Si se presenta al cobro un cheque con dos endosos, el Banco no lo
pagará, sino que lo devolverá por “Doble endoso”.
222
- Que no se trate de un cheque para acreditar en cuenta (cruzado).
- Usando la lámpara ultravioleta se verificará todas las seguridades que
tienen los cheques (especialmente la tinta invisible color roja en el
reverso)
- Que la firma y número de cédula registrados en el reverso del cheque
coincidan con la cédula o pasaporte de quien está cobrando. Además,
verificará que la cédula de identidad conste sin alteraciones, la foto con
el escudo del Ecuador y que corresponda al tenedor de la misma. Si la
persona que está cobrando el cheque es extranjera, presentará el
pasaporte; se revisará la firma, número de pasaporte y país de
concesión.
- Que no esté girado a nombre de compañías; se podrá pagar al
apoderado que presente copia auténtica del poder otorgado en escritura
pública o mediante carta autenticada ante un notario; documento que
quedará en poder del Banco.
Respecto a la autenticidad del giro realizado.
De no estar conforme con alguna de las verificaciones realizadas,
devolverá al portador, indicándole el motivo del rechazo.
Si existe conformidad en las verificaciones, procederá a ingresar en el
terminal los datos del documento y continuar con el proceso de pago.
223
DEPOSITOS
El cliente presenta en ventanilla los documentos; el Cajero, en la
papeleta de depósito verificará:
- Que el nombre del cliente esté claramente escrito, que el número de la
cuenta esté legible y completo y que todos los datos que constan
escritos, consten sin enmendaduras.
- Que si el depósito incluye cheques:
* Tenga el nombre de un beneficiario específico que será el titular de la
cuenta a la que se está depositando; excepto los menores a US $ 500
que podrán tener un segundo endoso.
* Conste el número de la cuenta del depositante en el reverso.
* Consten detallados y con los respectivos totales en el anverso de la
papeleta. Si los cheques exceden la capacidad de la papeleta, se
detallarán en el formulario - Registro de Cheques Depositados para
Grandes Cuentas), en orden de bancos y con el número de la cuenta
depositante en su inicio.
- Que los datos registrados en el original de la papeleta, sean iguales a
los de las copias y que conste la firma del depositante.
224
- Que si en la papeleta de depósito el cliente llenó el campo “CODIGO”,
tener presente para que esa información sea digitada en el campo
“Descripción” de la pantalla.
Si no existe conformidad en las verificaciones efectuadas, devolverá al
cliente la papeleta junto con el efectivo y/o cheques, para que elabore
una nueva papeleta. Por ningún concepto recibirá papeletas
enmendadas, tampoco se aceptará el encargo de estos valores.
Si está conforme, procede a contar el dinero entregado por el cliente,
verificando lo siguiente:
- Si detecta billetes rotos o pegados, verificará que contengan la misma
serie en sus dos extremos y por lo menos las 2/3 partes.
- Tendrá mayor precaución con los billetes de alta denominación, ya que
son objeto de falsificación. Si detecta algún billete falsificado, informará
al Jefe inmediato
CUPOS DE EFECTIVO
Los límites máximos de efectivo que cada ventanilla y oficina deberán
conservar en su poder, serán suficientes para atender las necesidades
normales del día.
225
El monto máximo en ningún caso deberá exceder al valor de cobertura
del seguro para el caso de asalto, robo o incendio y que están
establecidos para cada Oficina. Esta información será impartida a los
Cajeros por el Gerente de la Oficina.
El cumplimiento de los montos máximos y mínimos, en cada una de las
oficinas del Banco, será verificado en forma permanente por Auditoría
Interna.
Si por efecto de los depósitos recibidos, se supera los montos
establecidos para cada ventanilla, el exceso se entregará
inmediatamente a bóveda, utilizando el formulario Movimiento de
Efectivo y registrando en su terminal.
FALTANTES Y SOBRANTES
1. Introducción
Se entenderá por Faltante o Sobrante de Caja a la diferencia en menor o
mayor valor que se produzca, en un mismo día, como resultado del
conteo físico que realiza el RAC o Cajero al dinero en efectivo que ha
recibido para atender las transacciones de caja que requieran los
clientes y contrastarla con la información que despliega el Módulo de
Cajas.
El presente procedimiento determina las directrices que sobre la base de
la política vigente se adoptarán para el manejo de faltantes y sobrantes
226
de los cajeros del Banco. Su cumplimiento y aplicación es de carácter
general para todas las oficinas del país.
2. Aspectos Generales
a) Recursos Humanos en Quito, Guayaquil y Cuenca deberán generar
un control consolidado mensual -tipo kárdex- por cada Cajero con
respecto a los faltantes; así como registrarán los trámites y gestiones de
recuperación, cuya sumatoria cuadrará con la cuenta contable de
faltante de caja que reporta el balance de cada oficina. De incorporarse
en otras plazas funcionarios para realizar actividades de personal,
también deberán acoger esta actividad dentro de sus funciones.
b) La responsabilidad en el seguimiento de los faltantes de caja que se
produzcan a nivel nacional; esto es: obtener el anexo de faltantes en
caja, analizar las gestiones de recuperación, solicitar los reportes de
gestión, sugerir mecanismo de recuperación, entre las principales estará
a cargo del Departamento de Auditoria Interna.
c) Las investigaciones se encuentran a cargo del Departamento de
Seguridad del Banco.
d) Los faltantes deberán ser analizados por el Comité de Recursos
Humanos para determinar si procede imponer una sanción, incluyendo la
separación de la entidad.
e) Ninguna de las decisiones que se adopten afectarán el derecho del
Banco para iniciar las acciones legales civiles laborales o penales a que
hubiere lugar, en función de las circunstancias de cada caso
227
Los sobrantes que se produzcan diariamente, deberán ser
contabilizados a la cuenta contable 29.90.05.25.20.01 – “Sobrantes de
Caja”.
3. Control y Administración
Todo Cajero debe tener por escrito los procedimientos establecidos por
la Institución para cumplir su función, incluyendo el presente; siendo
responsabilidad del Jefe Operativo y Gerente de Oficina dar a conocer
los mismos.
El cajero será personal y pecuniariamente responsable de todo faltante
que sea derivado del incumplimiento de los procedimientos establecidos
y cuando se evidencie negligencia o irresponsabilidad. Los Cajeros son
los únicos responsables del efectivo asignado durante la jornada.
Una vez determinado el faltante por parte del Cajero, reportará al Jefe
Operativo quien realizará una revisión del movimiento operativo de la
caja asignada y de existir un error realizarán, con su aprobación, los
ajustes necesarios para la regularización.
En caso de persistir el faltante en el efectivo reportará a la Gerencia de
Oficina. En relación a la cuantía se notificará también a los
Departamentos de Operaciones de Auditoria Interna y Seguridad.
De acuerdo a los siguientes niveles de faltantes se reportarán a los
departamentos en referencia, con lo cual igualmente serán objeto de las
siguientes acciones:
228
• Desde USD 1,00 hasta USD 200,00 se descontará de la remuneración
correspondiente al fin de mes en que se produjo el faltante, para lo cual
se notificará en forma inmediata al Departamento de Recursos
Humanos.
• De USD 200,00 en adelante; el Gerente de cada oficina, a más de
notificar el particular al Departamento de Recursos Humanos, en forma
inmediata iniciará los trámites de una operación de crédito a favor de la
persona imputada.
Los descuentos de las cuotas del crédito se ejecutarán como toda
operación de personal, esto es vía descuento en el rol de pagos de
permanecer en la entidad o en caso de separación con pagos
mensuales.
INTERCAMBIO DE PICOS
El Cajero deberá clasificar los billetes por denominación y preparar fajos
de billetes de 100 unidades de la misma denominación, ordenarlos en la
misma dirección (anverso y reverso) y en cada una de las fajas pondrá
su sello, firma y la fecha del día.
Los billetes deteriorados se agruparan por separado y aquellos que no
completen un fajo deben ser entregados como pico.
A primera hora del día, el Cajero se presenta en la bóveda de la oficina
para retirar el efectivo con el cual iniciará la atención al público. Entre
229
este dinero asignado constará el pico de otro cajero, disposición dada
con el fin de evitar la apropiación de dinero por parte de los señores
Cajeros.
USO DE DISPOSITIVOS
Por seguridad, es necesario insistir con los Cajeros, a fin de que realicen
a cabalidad las verificaciones de seguridad para el pago de cheques.
Es obligatorio que diariamente revisen que sus implementos de trabajo
como PC, Monitor, Impresoras, Cámaras, Lámparas, lupas, etc. se
encuentren siempre en óptimas condiciones para que su trabajo se
cumpla a satisfacción, caso contrario se comunicará al jefe inmediato
para su pronta solución.
LIBRETAS DE AHORRO
Con la finalidad de mantener un control de los formularios de las libretas
de ahorro se ha creado la opción 3-78-50-1.
Proveeduría remite a las oficinas, el Jefe Operativo recepta físicamente
al igual que en el sistema, de acuerdo a las necesidades de los Cajeros
individualmente asigna para que sean entregadas en la ventanilla.
Previo a la entrega o canje de libreta, el Cajero solicita al Titular de la
cuenta de ahorros o a una tercera persona siempre y cuando esté
autorizada, registre en el formulario ” Control libretas Entregadas “los
siguientes datos:
Nombre
230
Número de cédula
Firma de recepción
La firma receptada deberá ser confrontada contra el original del
documento de identidad de la persona que retira la libreta
LICITUD DE FONDOS
1. INTRODUCCION
El Banco, como parte de la implementación de Controles para cumplir
con las Políticas de Prevención de Lavado de Activos, ha dispuesto que
al efectuar depósitos iguales o superiores a DIEZ MIL DOLARES (USD $
10.000) EN EFECTIVO y TREINTA MIL DOLARES (USD $ 30.000) EN
CHEQUES, el Cliente que está realizando la operación deberá presentar
en la ventanilla, el formulario “Declaración de Licitud de Fondos”
El incumplimiento de las disposiciones emitidas en el presente
documento traerá consigo la ejecución y aplicación de procedimientos
disciplinarios, según lo establecido por el Banco.
Las transacciones por las cuales el sistema obligará la presentación de
la declaración serán las siguientes:
Depósito para Cuenta Contable
Depósito Cuenta Corriente Especial USD
Depósito Cuenta Corriente Moneda Extranjera
231
Pago Tarjeta de Crédito
Tarjetas Prepago Recargo
Depósito (ADM FONDOS)
Depósito Cuenta de Ahorros Dólares
Para este tipo de transacciones, existen Clientes que por su volumen de
transacciones se les ha concedido la exoneración de la presentación de
la “Declaración de Licitud de Fondos”, cumpliendo ciertos requisitos que
fueron analizados y aprobados por el Departamento de Cumplimiento,
en función de las políticas determinadas para el Banco con este
propósito.
2. PROCESO DE TRANSACCIONES EN VENTANILLA
Al presentarse el Cliente para realizar una de las transacciones
detalladas en el punto anterior, como primera actividad, el Cajero deberá
observar el valor total del depósito y si el valor en efectivo es igual o
superior a USD 10.000 dólares, o en cheques es igual o superior a USD
30.000 dólares, solicitará al cliente la presentación de la “Declaración de
Licitud de Fondos” y luego se podrá continuar con el proceso de
recepción.
Una vez que el depositante entregue el formulario “Declaración de
Licitud de Fondos”, es obligación del Cajero revisar que la información
esté completa y legible.
De NO presentar el depositante la declaración o el documento de
identidad (en el caso de terceras personas), el Cajero no realizará la
232
transacción y se devolverá al cliente la papeleta de depósito y las
especies valoradas presentadas.
Si el Cliente indica que no presenta la declaración porque está
exonerado, el Cajero procesará la transacción y el sistema deberá
desplegar el siguiente mensaje “No Pedir Formulario Licitud de Fondos”.
Si no se obtiene este mensaje, el Cajero se comunicará de inmediato
con el Jefe Operativo para que este a su vez se comunique con el Oficial
de Cumplimiento para solucionar el inconveniente.
Si el Cliente si ha presentado el formulario “Declaración de Licitud de
Fondos” o está exonerado, el Cajero continúa con el proceso de
recepción.
Nota:
Los Jefes Operativos tienen la obligación de revisar y cuadrar
diariamente las licitudes de fondos presentadas por los clientes y luego
archivarlas ordenadamente.
Para efectuar el cuadre de los documentos receptados contra lo que
reporta el sistema, deberá ingresar a la opción 17.35 = Consulta
Histórica Transacciones del Cajero y obtener el número de
transacciones que ameritaban la presentación de la declaración.
233
4.2.4 OTROS PROCEDIMIENTOS- PERSONAL
ASIGNACION DE TRABAJO EN CAJAS - CUMPLIMIENTO DE RESPONSABILIDADES INDIVIDUALES
Para cumplir con estos objetivos, el área de Recursos Humanos deberá
tener mucho cuidado con el proceso de Selección de Personal, así
como, un adecuado entrenamiento y capacitación.
La Gerencia de Operaciones, conjuntamente con la Gerencia
Administrativa, deberá poner permanente atención a la calidad del
servicio ofrecido a los clientes y a la presencia de los espacios físicos de
cada área.
Las funciones serán asignadas para mantener un trabajo balanceado y
para reducir el tiempo de espera al Cliente, a fin de tener los mínimos
inconvenientes posibles.
El trabajo normado por las siguientes disposiciones:
- El personal ingresará al Banco máximo hasta las 08:30 horas. Por
excepción y cuando el Departamento de Recursos Humanos o el Jefe
inmediato les comunique, ingresarán en horario diferente.
- El personal femenino cumplirá con las disposiciones dadas por
Recursos Humanos para el uso del uniforme.
234
- Durante las horas de atención al público, es prohibido fumar, comer,
masticar goma y adoptar cualquier tipo de actitud que provoque malestar
al público
- Atender de manera atenta y diligente a los clientes que soliciten los
diversos productos y servicios que el Banco ha implementado.
- Se Instruirá y controlará a las personas que laboran en la oficina, sobre
la reserva y confidencialidad de la información inherentes a las
actividades y funciones del Banco.
- No comentará con otras personas ajenas a su trabajo, las actividades y
funciones operativas que usted desempeña en el Banco
- Mantendrá las debidas distancias con el personal de guardias y
limpieza en la oficina, a fin de evitar problemas futuros.
- Se prohíbe el retornar a la oficina, una vez que los funcionarios,
empleados, limpiezas, guardias y de existir otras personas que presten
servicios a la oficina bancaria, hayan salido de la misma, esto se
dispone, toda vez que han existido atracos ejerciendo presión y
obligando de diversas formas, a que les hagan ingresar a la instalación
con fines ilícitos.
- Se prohíbe abrir una oficina, fuera de las horas y días establecidos
como horario de trabajo
235
- Se prohíbe que al interior de la oficina se ingiera bebidas alcohólicas o
se consuma drogas de ningún tipo.
- En caso de que sean contactados de cualquier forma, por personas en
actitud sospechosa o que directamente le piden información acerca del
Banco, con fines ilícitos, no lo piense e informe inmediatamente a su
superior directo y al Departamento de Seguridad.
IDENTIFICACION DEL PERSONAL QUE NO APLICA POLITICA Y PROCEDIMIENTOS
Es fundamental educar e informar al personal desde su ingreso y en
forma continua, acerca de las medidas de seguridad que afectan al
desarrollo de sus funciones. De la misma forma, es necesario definir las
sanciones que se aplicarán en caso de incumplimiento.
La implementación de la Política y procedimientos tiene como meta
minimizar la probabilidad de ocurrencia de incidentes. Es por ello que
resulta necesario implementar un mecanismo que permita reportar las
debilidades y los incidentes tan pronto como sea posible, a fin de
subsanarlos y evitar eventuales replicaciones.
Por lo tanto, es importante analizar las causas del incidente producido y
aprender del mismo, a fin de corregir las prácticas existentes, que no
pudieron prevenirlo, y evitarlo en el futuro.
Objetivo
236
Reducir los riesgos de error humano, comisión de ilícitos, uso
inadecuado de instalaciones y recursos, y manejo no autorizado de la
información.
Identificar las responsabilidades en materia de seguridad en la etapa de
reclutamiento de personal e incluirlas en los acuerdos a firmarse y
verificar su cumplimiento durante el desempeño como empleado.
Garantizar que los usuarios estén al corriente de las amenazas en
materia de seguridad de la información, y se encuentren capacitados
para cumplir la Política de Seguridad en el transcurso de sus tareas.
Establecer Compromisos de Confidencialidad con todo el personal y
usuarios externos de las instalaciones de procesamiento de información.
Establecer las herramientas y mecanismos necesarios para promover la
comunicación de debilidades existentes.
Esta Política aplica a todo el personal, cualquiera sea su situación, el
área a la cual se encuentre afectada y el nivel de las tareas que
desempeñe.
Los Responsables de Departamentos definirán los niveles de acceso
físico del personal a las a las áreas restringidas bajo su responsabilidad.
La Unidad de Auditoria Interna revisará los registros de acceso a las
áreas protegidas.
237
Todo el personal es responsable del cumplimiento de la política de
pantallas y escritorios limpios, para la protección de la información
relativa al trabajo diario en las oficinas.
Se adopta una política de escritorios limpios para proteger documentos
en papel y dispositivos de almacenamiento removibles y una política de
pantallas limpias en las instalaciones de procesamiento de información,
a fin de reducir los riesgos de acceso no autorizado, pérdida y daño de la
información, tanto durante el horario normal de trabajo como fuera del
mismo.
Se aplicarán los siguientes lineamientos:
a) Almacenar bajo llave, cuando corresponda, los documentos en papel
y los medios informáticos, en gabinetes y/u otro tipo de mobiliario seguro
cuando no están siendo utilizados, especialmente fuera del horario de
trabajo.
b) Guardar bajo llave la información sensible o crítica cuando no está en
uso, especialmente cuando no hay personal en la oficina.
c) Apagar las computadoras personales e impresoras asignadas a
funciones críticas, cuando están desatendidas. Las mismas deben ser
protegidas mediante contraseñas u otros controles cuando no están en
uso. Los responsables de cada área mantendrán un registro de las
contraseñas o copia de las llaves de seguridad utilizadas en el sector a
su cargo. Tales elementos se encontrarán protegidos en sobre cerrado o
238
caja de seguridad para impedir accesos no autorizados, debiendo
dejarse constancia de todo acceso a las mismas, y de los motivos que
llevaron a tal acción.
El Departamento de Seguridad Informática junto con el Departamento de
Seguridad física coordinará acciones para efectuar revisiones periódicas
en los puestos de trabajo a fin de verificar el cumplimiento de la presente
política. Se realizarán revisiones y su respectiva notificación de
incumplimiento de la siguiente.
RELACIÓN CON LOS COMPAÑEROS DE TRABAJO
Las relaciones en el ambiente de trabajo se deberán caracterizar por la
cortesía, el respeto, la confianza mutua y el comportamiento compatible
con los valores de la Institución y con la búsqueda de resultados.20
El Banco Internacional busca asegurar que todos sus colaboradores
trabajen en un ambiente que les permita un bienestar y desarrollo
integral, evitando terminantemente cualquier forma de discriminación,
acoso o intimidación que atente a su dignidad personal.
Las interacciones con los compañeros de trabajo no pueden tener la
influencia de la amistad o sentimientos personales; aquéllas deben
fundamentarse en los valores de profesionalismo y transparencia.
20 Reglamento Interno Banco Internacional
239
COMUNICACIÓN DE LAS CONTRAVENCIONES AL CÓDIGO DE ÉTICA
Asegurar el cumplimiento del Código de Ética es una responsabilidad de
todos los empleados del Banco Internacional, y trasciende la
responsabilidad personal de cumplir lo que se expresa en su texto. Debe
ser compromiso de todos los empleados notificar a sus superiores, las
violaciones a este Código. Por su parte, si el jefe estimare que hay
mérito en la notificación, la trasladará a Recursos Humanos, a fin de que
sean analizadas y sancionadas conforme lo determina el Reglamento
Interno de la Institución.
En caso que Recursos Humanos estimare que no es claro que el
comportamiento de un colaborador constituye contravención al Código
de Ética, deberá someter el asunto a resolución del Comité de Recursos
Humanos.
240
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
En este trabajo se realiza un análisis del funcionamiento de la herramienta de
control interno, mismo es importante ya que mantiene un registro de todas las
actividades que realiza el ejecutor de la revisión Operativa.
En esta revisión se ha podido evidenciar lo siguiente:
- En el período del análisis se encontraron 15 fallas en todos los procesos
revisados
- Elevada rotación de personal y falta de capacitación
- Las políticas de Banco Internacional no son conocidas por todos los
Empleados que trabajan en las distintas áreas de la organización, motivo que
ocasiona su incumplimiento.
- La información relevante debe ser informada y comunicada en forma
oportuna a todo el Banco.
- La carga de trabajo que mantiene el Jefe Operativo, debe ser compartida
con el Asistente Operativo con la finalidad de que el primero disponga de
mayor tiempo para que aporte y cumpla las actividades relacionadas al Control
y Riesgo Operativo.
241
- Falta de incentivos y motivación al Personal
5.2 RECOMENDACIONES
- Se recomienda la implantación y utilización del manual de sistema de
control interno en la Institución Financiera, para identificar variaciones en
el rendimiento planificado y comunicar estas variaciones al nivel
apropiado de la gerencia.
El nivel de la gerencia apropiado investigará las variaciones y tomará las
acciones correctivas apropiadas y oportunas.
- La alta gerencia deberá ser la responsable de poner en práctica el
marco para la gestión del riesgo operativo. Dicho marco deberá ser
aplicado de forma consistente en toda la organización bancaria y todas
las categorías laborales deberán comprender sus responsabilidades al
respecto.
- La alta gerencia también deberá ser responsable del desarrollo de
políticas, procesos y procedimientos destinados a la gestión de estos
riesgos para todos los productos, actividades, procesos y sistemas
relevantes para el banco.
- Se recomienda promover la participación de la motivación al personal
del Banco, a fin de conseguir los objetivos y las metas
242
- Es importante que de organice equipos de trabajo para definir planes de
acción con actividades, responsables, recursos y plazos, así como
también verificar el cumplimiento de planes de acción y aplicaciones de
planes y mejoras que pueden darse a los procesos
- Mantener talleres de capacitación y buscar los mejores medios para
difundir las políticas y procedimientos de la Institución.
243
BIBLIOGRAFIA
Textos de consulta
Rodrigo Estupiñán Gaitán. Edición 2008. Administración de Riegos ERM y la
Auditoría Interna, Editorial ECOE Ediciones
Taylor, James W. 1998. “Planificación Estratégica para la Empresa de Éxito”.
Tercera edición. Editorial Alexander Hamilton Institute. N. Jersey
ANSOFF, Igor H. 1990. “La Dirección Estratégica en la práctica empresarial”.
Segunda edición. Editorial Educativa. San Diego.
Joaquín Rodríguez Valencia. Año 1997. Control Interno un Efectivo Sistema
para la Empresa
José Vivar Vario. Año 2000. La Auditoria de los Sistemas de Gestión de
Calidad. Editorial
Rico, Rubén Roberto (2001). Calidad Estratégica Total: Total Quality
Management. Ediciones Macchi, S.A; Argentina, 2001
Joaquín Rodríguez Valencia. Año 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa
Juran, J M (1992). Manual de Control de Calidad. Editorial Reverté, S.A.,
Segunda Edición
244
Fred R, David.1990. “La Gerencia Estratégica”. Tercera edición. Editorial
Legis.
San Segundo ontin Augusto, 1998 Introducción a la Auditoría Interna.
Segunda Edición. Editorial Tirant lo Blanc
Kell, . 1999 Auditoria Moderna. Editorial CECSA
Pedro, Cepeda. 1998. Auditoría y Control Interno. Editorial Mcgraw-Hill
AENA, “Controles internos y controles externos”, Junio 2003, Internet.
Arteche, G. y Rozas, W., “Conocimiento estratégico: crear valor con la gestión
del conocimiento”, Harvard Deusto Business Review, 1998.
Arveson, P., “What is the Balanced Scorecard”, The BSC Institute, 1998,
Blanco Rosales, H., “La hora de la verdad: consistencia organizacional e
implementación de las estrategias”, Gerencia: Una Visión de Consultores, Edit.
Félix Varela, Ciudad de La Habana, 2003.
Carmona González, Mayra, “Nuevas tendencias sobre el control interno y su
impacto sobre el control de la gestión pública”, Ponencia, Santo Domingo, julio
2003.
Coopers & Lybrand, “Los nuevos conceptos del control interno (Informe
COSO)”, Edit. Díaz de Santos S. A., Madrid, 1997.
245
Correa Yañez, José, “Control Interno”, Universidad Abierta, México, 2005.
Davenport, T. H., y S. L. Jarvenpaa, y M. C. Beers, “Mejora de los procesos del
Trabajo del conocimiento”, Harvard Deusto Business Review, 1992.
Ladino, Enrique, “Control interno, análisis del informe COSO”, 2005.
Navarro, E., “La innovación como concepto estratégico”, 2004
Paniagua, Guillermo y Asociados, S.C., “Boletín informativo sobre control
interno – Informe COSO”, 2003, Internet.
Senge, P. M., “La Quinta Disciplina”, Edit. Granica, S.A., 1995.
246
ANEXOS
FORMULARIOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS
CONTRATO DE APERTURA DE CUENTA CORRIENTE
Comparecen: por una parte el Banco Internacional S.A. (en adelante “El Banco”), representado por el funcionario que suscribe este contrato; y por otra, ______________________________________________________________________, representada legalmente por _____________________________________________________________ en su calidad de _____________________________ ___________________________ (en adelante “El Cliente”). ANTECEDENTES: El Cliente ha solicitado al Banco la apertura de una cuenta corriente bancaria, a cuyo efecto ha consignado las referencias y datos necesarios, que constan en el formulario respectivo (en adelante “la Solicitud”), de cuya veracidad se responsabiliza, y que forma parte de este contrato. Por su parte, el Banco ha aceptado la solicitud del Cliente. Con estos antecedentes, las partes celebran el contrato contenido en las siguientes cláusulas: 1. OBJETO: El presente contrato tiene por objeto establecer las condiciones del manejo de una cuenta corriente (en adelante “la Cuenta”) que el Banco abre al Cliente, cuyo número consta en la Solicitud, a fin de que en aquella se puedan realizar los depósitos, giros y otras operaciones autorizadas por la Ley. El Cliente podrá disponer de los fondos efectivos, mediante cheques u otros mecanismos de pago y registro convenidos con el Banco o autorizados por éste. El Cliente además autoriza a efectuar pagos y cobros a terceros y de terceros, mediante convenios especiales. 2. DEPOSITOS: El Banco recibirá los depósitos efectuados por el Cliente, en los formularios suministrados por el Banco, y en las condiciones determinadas en dicho formulario, condiciones que el Cliente declara aceptar sin ninguna reserva. El Cliente declara estar legalmente capacitado para administrar y/o disponer de los fondos que deposite en su cuenta, y que los mismos procederán única y exclusivamente de fuentes lícitas. El Banco podrá rechazar tales depósitos si no reúnen los requisitos indicados, si infringen disposiciones legales o reglamentarias aplicables, o por otros motivos calificados por el Banco. Si se efectuasen depósitos en cheques, que por su modalidad o por otros motivos no pudieren ser verificados de inmediato, tales depósitos serán recibidos por el Banco, por el total indicado por el Cliente en el respectivo comprobante, sujeto a comprobación posterior; y, si hubiere errores o faltantes, el Banco hará los ajustes necesarios, y afectará la Cuenta según corresponda. Los depósitos se acreditarán a la Cuenta y estarán a disposición inmediata del Cliente si fueren en efectivo. En caso contrario, el Cliente podrá disponer de ellos, una vez que se hayan efectivizado, en el entendido de que el Banco los ha recibido como agente de cobranza, sin responsabilidad de su parte, por cuyo motivo, corresponden al Cliente los riesgos por falta de pago, transporte, u otras causas relacionadas con la efectivización, así como los gastos y comisiones que ocasione su devolución o protesto. El pago de los cheques se hará, a elección del Banco, en efectivo en la misma moneda o en cheque a cargo de otros bancos del País o del exterior. El Cliente se compromete a notificar al Banco todo cambio que se produjere en su capacidad legal para el manejo de la cuenta, y tales cambios surtirán efecto respecto del Banco exclusivamente luego de la notificación. 3. CHEQUES: El Cliente podrá hacer uso de los fondos disponibles, por medio de cheques, cuyos formularios serán suministrados por el Banco, a solicitud y costo del Cliente. La solicitud de formularios de cheques será también suministrada por el Banco, y en ella el Cliente deberá hacer constar los datos requeridos y su firma. El Banco podrá autorizar al Cliente, imprimir sus propios formularios especiales de cheques, los que deberán cumplir con todos los requisitos legales y reglamentarios, registrarse en el Banco y cumplir con las demás disposiciones existentes al respecto.
247
El Banco pagará los cheques girados por el Cliente sobre fondos suficientes a su disposición, siempre que tales cheques: (a) reúnan los requisitos legales y reglamentarios para su giro, los mismos que el Cliente declara conocer; (b) no presenten, a simple vista, apreciables apariencias de falsificación o adulteración del cheque o de las firmas o sellos con relación a los registrados por el Cliente en las oficinas del Banco; y, (c) sean presentados dentro de los plazos legales. Para ello, el Cliente se obliga: a) A verificar la secuencia correlativa de los números de los formularios de cheques que reciba del Banco; b) A mantenerlos bajo su custodia y conservarlos con diligencia y cuidado, asumiendo total responsabilidad respecto de dichas custodia y conservación; c) A girar los cheques bajo razonables normas de seguridad y prevención de alteraciones; y, d) A cumplir en el giro de los documentos, las instrucciones que le entregue el Banco o que sean de aplicación general. En consecuencia, serán de cargo del Cliente, las pérdidas o los perjuicios que pudiere sufrir por el uso indebido de los formularios a él entregados o de los cheques girados por él. El Cliente se obliga a mantener en la Cuenta fondos disponibles y suficientes para que el Banco atienda el pago de los cheques que se giren contra ella, siempre y cuando éstos reúnan los requisitos legales, y no se aprecie a simple vista, apariencias de falsificación o alteración. Si no dispone de fondos suficientes, autoriza expresamente al Banco para que, de estimarlo así conveniente, el Banco, pero sin estar obligado a ello, pueda traspasar a la Cuenta, fondos provenientes de otras cuentas del Cliente, y cubrir así los valores faltantes. Caso contrario, el Cliente declara conocer, que el Banco está obligado a protestar el cheque. 4. SOBREGIROS: El Cliente autoriza al Banco para que, en caso de girar cheques u ordenar débitos o pagos a terceros sin suficiente provisión de fondos, y el Banco no estimare conveniente o no pudiere efectuar las transferencias a que se refiere la cláusula anterior, el Banco, a su discreción, pueda otorgarle un sobregiro ocasional, a fin de atender el pago de tales cheques o efectuar tales débitos o pagos. El Cliente se compromete a reembolsar en 24 horas el valor de los sobregiros ocasionales, más los intereses, comisiones e impuestos causados en estas operaciones. En caso que el Cliente no cubriere su sobregiro dentro del plazo antes señalado, se considerará la obligación de plazo vencido, y el Banco podrá ejercitar la acción ejecutiva o la que estime procedente, para recuperar el capital principal más los intereses, incluyendo la tasa adicional de mora, siendo de cargo del Cliente, las comisiones, honorarios, gastos y costas judiciales que causaren el cobro del sobregiro. 5. RESPONSABILIDAD EN CUENTAS COLECTIVAS: Todas las personas que firmen sobre la Cuenta, son solidarias e individualmente responsables de su manejo, frente al Banco y terceros. Las personas que, sin ser titulares de la Cuenta, firmen en ella por autorización del titular, tienen iguales derechos que éste; salvo que el titular manifieste lo contrario, expresamente y por escrito. La autorización no releva al titular de responder ante el Banco y terceros, civil y administrativamente, por el manejo de la Cuenta, por los actos de su delegado con relación a ella, y particularmente por el giro de cheques. En el caso de cuentas con titularidad colectiva solidaria, cualquier solicitud o trámite respecto a la Cuenta podrá ser atendida si lleva las firmas de todos los titulares. En el caso de cuentas con titularidad colectiva alternativa (nombres separados con la conjunción “O”) o indistinta (nombres separados con la expresión “Y/O”) se podrá atender la solicitud con la sola firma de cualquiera de los titulares, sin perjuicio de lo previsto en los dos primeros párrafos de esta cláusula. El Cliente autoriza para que, en el caso de sociedades accidentales o razones sociales, la cuenta tenga como titular y único responsable, frente al Banco y a terceros, a un socio o a su dueño, según el caso, sin perjuicio de que los formularios de cheques salgan a nombre de dicha sociedad o razón social. El Cliente será responsable por el pago de los cheques girados por personas autorizadas por él para manejar la Cuenta, pero el Banco podrá rechazar el pago de un cheque que, a su juicio, no lleve la(s) firma(s) autorizada(s). 6. DEBITOS Y TRANSFERENCIAS: El Cliente autoriza plenamente al Banco, para que éste pueda debitar de la cuenta cualquier valor que el Cliente adeude al Banco, por concepto de cualquier tipo de obligaciones directas o indirectas que tenga para con el Banco, asumidas en calidad de deudor, avalista, o cualquiera otra, por concepto de capital, intereses, comisiones, honorarios, impuestos y demás gastos que aquellas ocasionen. La autorización anteriormente otorgada, es igualmente válida para el caso de cuentas conjuntas, y será aplicable tanto para las obligaciones conjuntas, como para aquellas a cargo de uno solo o más de los co - titulares, así no concurran todos ellos. El Cliente declara que conoce y acepta los costos y comisiones establecidos por el Banco por la apertura, administración y manejo de la cuenta, así como por la prestación de los servicios propios de la cuenta u otros que establezca el Banco, sea al Cliente o a terceros por medio de la cuenta. En caso de existir modificaciones de estos costos y comisiones, el Banco comunicará del particular al Cliente, en la forma y con la antelación que determine la norma aplicable. Los valores a que se refiere esta cláusula serán debitados de la cuenta corriente. 7. ESTADOS DE CUENTA Y DOMICILIO: El Banco enviará al Cliente, al domicilio que se registra en la Solicitud, todas las notificaciones relacionadas con este contrato, cuando así fuere necesario; y, con una frecuencia mensual, los estados de la Cuenta con el movimiento que hubiere tenido en el mes anterior. Es obligación del Cliente requerir el estado de cuenta si no lo recibe dentro de los quince días posteriores al corte. Se tendrán por aceptados los saldos si no fueren objetados por el Cliente en el plazo de cuarenta y cinco días, excepto cuando se trate del pago de cheques que el Cliente considera falsificados, en cuyo caso, el Cliente puede reclamar al Banco por dicho pago
248
dentro de los seis meses siguientes a la fecha de corte. Para efecto de la remisión de los estados de cuenta, el Cliente tiene la obligación de informar al Banco cualquier cambio del domicilio registrado al abrir la Cuenta; en caso de no hacerlo, el Banco no se responsabiliza por los perjuicios que el envío de los estados de cuenta al domicilio registrado pueda ocasionar al Cliente 8. AUTORIZACIONES: El Cliente podrá, bajo su total responsabilidad, autorizar a terceras personas a efectuar movimientos sobre la Cuenta. Para tal efecto deberá solicitar por escrito al Banco, con la anticipación necesaria, el registro de nuevas firmas, y éste podrá aceptar o rechazar dicha autorización. Mientras el Banco no autorice el registro de la(s) firma(s) autorizada(s) por el Cliente, no se podrá girar cheques o efectuar retiros con esta(s) firma(s). En caso de producirse errores en la afectación de la Cuenta, el Banco queda autorizado por el Cliente, para realizar los ajustes necesarios, en cuyo caso enviará al cuenta correntista las respectivas notas de crédito o débito, según sea el caso, con la debida explicación. El Cliente autoriza al Banco para: (a) bloquear los fondos de cheques depositados en la Cuenta por el titular o por un tercero, mientras tales documentos no se hicieren efectivos; (b) debitar de la Cuenta el valor de los cheques que fueren devueltos por cualquier causa; (c) proporcionar su nombre y dirección al tenedor de un cheque no pagado; (d), obtener de cualquier fuente de información incluida la Central de Riesgos y Burós de Información Crediticia referencias e información personal relativas a mi (nuestro) comportamiento crediticio, cumplimiento de obligaciones, manejo de tarjetas de crédito, cuentas corrientes, y, en general cualquier información relevante para conocer y/o evaluar mi (nuestro) desempeño como deudor, mi (nuestra) capacidad de pago y/o riesgo futuro, cuantas veces crea necesario. Así mismo, a transferir, procesar, reportar y suministrar cualquier información de carácter financiero y comercial en cualquier central de información debidamente constituida, (e) proporcionar información a la Superintendencia de Bancos, al Servicio de Rentas Internas u otros Organismos competentes, si fuere del caso. 9. PERSONAS JURIDICAS: En caso de ser el Cliente una persona jurídica, se obliga a mantener actualizada la documentación probatoria del caso, los nombramientos de sus representantes legales, etc. También deberá notificar al Banco y entregarle los documentos relativos a cualquier reforma de sus estatutos. El Banco no asumirá responsabilidad alguna si el Cliente omite esta obligación. 10. MODIFICACIONES: El Banco podrá modificar estas condiciones, las mismas que serán notificadas con la oportunidad que la norma vigente contemple; y, por tratarse de un contrato de adhesión, si no hubiere oposición expresa, se las entenderá incorporadas al contrato y aceptadas por el Cliente. En la misma forma, las partes convienen en que el Banco podrá, de tiempo en tiempo, incorporar la Cuenta en programas grupales, que contemplen ciertos beneficios establecidos en cada caso por el respectivo plan o reglamento. En estos supuestos, el Cliente, al mismo tiempo que goza de tales beneficios, cumplirá los requisitos que determine el Banco para tenerlos. El Banco quedará igualmente autorizado a concluir el otorgamiento de beneficios o a eliminar la Cuenta del programa, sin que pueda alegársele la existencia de derechos adquiridos. Con todo, el Cliente tendrá siempre derecho a solicitar su exclusión. 11. PLUSCUENTA: El Banco establece la categoría de Cuenta Corriente Pluscuenta, para aquellas cuentas que reúnan las condiciones previstas en el Reglamento dictado por el Banco para el efecto, y pasarán a gozar de todos los beneficios previstos en el citado Reglamento, los cuales el Banco podrá suspender, si el Cliente, por su parte, dejare de cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento, en cuyo caso, la Cuenta será reclasificada a cuenta corriente normal, sin diferenciación alguna. 12. PLAZO: Este contrato es de plazo indefinido. Sin embargo, las partes podrán darlo por terminado, en cualquier momento. El Banco podrá dar por terminado unilateralmente este contrato, especialmente por el mal uso de cheques, notificando del particular al titular con 60 días de anticipación. El Cliente podrá hacer saber su voluntad de terminar el Contrato, mediante carta firmada por los titulares de la Cuenta, a la que deben adjuntarse en devolución los formularios de cheques aun no utilizados. Terminado el contrato, el Banco no aceptará el pago de más cheques, y entregará al Cliente el saldo de la Cuenta que éste tuviere a su favor. Por su parte, el Cliente restituirá al Banco todos los formularios de cheques que no hubiere utilizado, y si así no lo hiciere, responderá civil y penalmente por todos los perjuicios que ocasione el uso indebido de aquellos. 13. RECLAMACIONES: Si el cliente no está de acuerdo con alguno de los cargos efectuados a su Cuenta, tendrá un plazo de quince días, a partir de la recepción del Estado de Cuenta respectivo, para presentar sus observaciones o inconformidades con los valores establecidos en dicho Estado de Cuenta. 14. LICITUD: El Cliente declara, expresamente y bajo juramento, que todos los fondos que vayan a ser depositados en la Cuenta por el Cliente, por sus dependientes o por terceros debidamente autorizados por él, así como los cheques que se giren y todas las operaciones o transacciones que se realicen en, sobre, o con la Cuenta, tendrán un origen y un destino lícitos, sin relación alguna con el narcolavado u otras infracciones previstas en la Ley sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas; y, que no está vinculado, ni directa ni indirectamente, con ninguna actividad relacionada con la producción, consumo o tráfico de las sustancias mencionadas, ni con la utilización de dinero procedente de estas actividades.
249
Si esta declaración jurada fuese falsa o errónea, el Cliente será responsable de tal falsedad o error, el Banco quedará eximido de toda responsabilidad frente a cualquier Autoridad o persona, y adicionalmente podrá cerrar o cancelar las cuentas que el Cliente mantenga en la Institución, y declarar de plazo vencido todas o cualquiera de las obligaciones a cargo del Cliente. El Banco está expresamente facultado para proporcionar a las autoridades competentes las informaciones que estas demanden, en los casos previstos en la Ley y Reglamentos, respecto de la Cuenta u otras operaciones del Cliente. 15. LEGISLACION: En todo lo que estuviere previsto en el presente contrato, las partes se someten a las disposiciones de la Ley de Cheques, su Reglamento General y cualquier otra disposición legal que fuere aplicable. 16. JURISDICCION, DOMICILIO Y TRÁMITE: Para todos los efectos que se deriven del presente documento, las partes renuncian domicilio y se someten a los jueces de la ciudad de ___________________________________________ y al trámite verbal sumario. En fe de conformidad con lo acordado, firman las partes en ______________________________________ el ______ de __________________________ de _________
Por el BANCO INTERNACIONAL S.A. EL CLIENTE ______________________________________ _____________________________________
C.I. ……….……………………………….
250
CONTRATO DE APERTURA DE CUENTA DE AHORROS
Tipo de Cuenta: __________________________ Comparecen: por una parte el Banco Internacional S.A. (en adelante “El Banco”), representado por el funcionario que suscribe este contrato; y por otra _____________________________________________________________ (en adelante “El Cliente”). ANTECEDENTES. El Cliente ha solicitado al Banco la apertura de una cuenta de ahorros, a cuyo efecto ha consignado las referencias y los datos necesarios, tales como nombres, identidad, dirección, etc. que constan en el formulario respectivo (en adelante “la Solicitud”), de cuya veracidad se responsabiliza, y que se entenderá forma parte de este contrato. Por su parte, el Banco ha aceptado dicha solicitud. Con estos antecedentes, las partes celebran el contrato contenido en las siguientes cláusulas: 1. OBJETO.- El presente contrato tiene por objeto establecer las condiciones del manejo de una cuenta de ahorros (en adelante la “Cuenta”) que el Banco abre al Cliente, cuyo número y moneda constan en la solicitud, a fin de que en aquélla se puedan realizar los depósitos, retiros, y más operaciones autorizadas por la Ley, todos los cuales se registrarán en una libreta entregada por el Banco (en adelante la “Libreta”), de cuya custodia, manejo y utilización, el Cliente es el único responsable. 2. DEPOSITOS.- El Banco acepta recibir los depósitos que sean efectuados en la cuenta, y registrarlos en la libreta, siempre que se los haga en la moneda en que ha sido abierta la cuenta, en los formularios que el Banco suministre para el efecto y con las condiciones determinadas en dichos formularios, condiciones que el Cliente declara aceptar sin ninguna reserva. El Banco podrá rechazar tales depósitos si no reúnen los requisitos indicados, si infringen disposiciones legales o reglamentarias, o por otros motivos calificados por el Banco. Unicamente constituirá prueba de un depósito el registro en la libreta, realizado con el respaldo de la papeleta correspondiente, timbrada por el Banco. Los depósitos se acreditarán a la cuenta y estarán a disposición del Cliente si fueren en efectivo; o, si lo fueren en cheques, una vez que se hayan efectivizado, pues se entenderá que el Banco los ha recibido como agente de cobranza, sin responsabilidad de su parte, por cuyo motivo corresponden al Cliente los riesgos por falta de pago, transporte, u otras causas relacionadas con la efectivización, así como los gastos, comisiones e intereses que ocasione su devolución o protesto. El Banco debitará de la cuenta el valor de los cheques no pagados, más los gastos, comisiones e intereses que se hubieren causado. 3. RETIROS.- El Cliente podrá retirar personalmente los fondos disponibles registrados, mediante la presentación de: (a) un formulario especial de retiro de ahorros, suministrado por el Banco, debidamente llenado y firmado por él; (b) la libreta; y, ( c ) los documentos que acrediten su identidad. Para efectuar retiros por parte de personas distintas del titular, a más de los documentos de los literales (a) y (b) del inciso anterior, se requerirá la autorización escrita del titular, y los documentos de identificación suficientes y auténticos de quien efectúa el retiro. En las cuentas abiertas en moneda extranjera, los retiros se harán, a elección del Banco, en efectivo en la misma moneda extranjera, o, en cheque a cargo de otro banco del país o del exterior. Sin perjuicio de lo acordado en esta cláusula, el Cliente podrá también disponer de los fondos efectivos mediante otros mecanismos de pago y registro convenidos con el Banco o autorizados por éste. Por tanto, el Banco queda facultado para efectuar pagos y cobros a terceros y de terceros, mediante convenios especiales. Para estos casos, el Cliente se obliga a mantener en la cuenta fondos disponibles y suficientes para que el Banco atienda dichos pagos, entendido que, si no los tuviere, el Banco podrá negarlos. En todo caso, el Cliente autoriza expresamente al Banco para que, de estimarlo así conveniente el Banco, pero sin estar de ninguna manera obligado a ello, pueda traspasar a la cuenta fondos provenientes de otras cuentas del Cliente, y cubrir así los valores faltantes. Si las cuentas de las que puede transferirse fondos son de moneda distinta de la cuenta, el Cliente autoriza al Banco para que realice la conversión al tipo de cambio de mercado libre del día, y acredite el valor resultante respectivo. 4. INTERESES.- Las partes convienen, expresa e irrevocablemente, que el Banco, en forma periódica, establezca las bases de acuerdo a las cuales pagará intereses sobre depósitos de ahorros. Tales bases contemplarán los promedios o los saldos sobre los que habrá acceso al pago, las tasas, períodos, y cualquier otra condición aplicable. El Banco informará al Cliente respecto de estos cambios, en la forma y con la antelación que determine la norma vigente. 5. RESPONSABILIDAD EN CUENTAS COLECTIVAS.- Todas las personas que mantengan una Cuenta Colectiva, son solidaria e individualmente responsables de su manejo, frente al Banco y a terceros. Las personas que, sin ser titulares de la cuenta, firmen en ella por autorización del titular, pueden efectuar retiros y disponer de los fondos al igual que el titular, y tienen responsabilidad solidaria con éste por su manejo. En todo caso, la autorización no releva al titular de responder ante el Banco y ante terceros, civil y administrativamente, por el manejo de la cuenta y por los actos de su delegado en relación a ella.
251
6. DEBITOS Y TRANSFERENCIAS.- El Cliente autoriza plenamente al Banco para que éste pueda debitar y transferir de la cuenta cualquier valor que el Cliente adeude al Banco, a causa de cualquier tipo de obligaciones directas o indirectas que tenga para con el Banco, en cualquier calidad, por concepto de capital, intereses, comisiones, honorarios, impuestos y demás gastos que aquéllas ocasionen. En cuentas conjuntas, la autorización se entenderá concedida y este acuerdo será aplicable tanto para las obligaciones conjuntas como para aquéllas a cargo de uno solo o más de los co-titulares, así no concurran todos ellos. 7. AUTORIZACIONES Y DECLARACIONES.- El Cliente autoriza al Banco para: (a) obtener de cualquier fuente de información incluida la Central de Riesgos y Burós de Información Crediticia referencias e información personal relativas a mi (nuestro) comportamiento crediticio, cumplimiento de obligaciones, manejo de tarjetas de crédito, cuentas corrientes, y, en general cualquier información relevante para conocer y/o evaluar mi (nuestro) desempeño como deudor, mi (nuestra) capacidad de pago y/o riesgo futuro, cuantas veces crea necesario. Así mismo, a transferir, procesar, reportar y suministrar cualquier información de carácter financiero y comercial en cualquier central de información debidamente constituida; (b) bloquear los fondos de cheques depositados en la cuenta por el titular o por un tercero, mientras tales documentos no se hicieren efectivos; ( c ) debitar de la cuenta el valor de los cheques que fueren devueltos por cualquier causa, más los gastos y costos ocasionados; y, (d) proporcionar la información que le sea requerida por autoridad competente. El Cliente declara conocer y aceptar las condiciones aplicables a las Cuentas de Ahorro establecidas por el Banco. 8. PERSONAS JURIDICAS.- En caso de ser el Cliente una persona jurídica: (a) la cuenta deberá ser manejada por los representantes legales, o por las personas expresamente autorizadas por aquéllos, mediante comunicación escrita dirigida al Banco; (b) al momento de la apertura, deberá entregarse al Banco copia del estatuto social actualizado y un ejemplar auténtico del nombramiento que acredite la calidad de representante legal, y declarar el número de inscripción en el Registro Unico de Contribuyentes RUC; ( c ) El representante legal del Cliente se obliga a notificar al Banco las modificaciones importantes que se introduzcan al Estatuto, y a mantener actualizados los nombramientos de los representantes legales. 9. PERDIDA DE LA LIBRETA.- El titular asume el compromiso de adoptar medidas de seguridad y cuidado para evitar el mal uso o extravío de su libreta. En caso de pérdida de la libreta, el titular, mediante comunicación escrita, debe dar aviso inmediato del hecho al Banco, para que éste anule el documento y adopte las medidas del caso, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. Sin tal aviso, el Banco no será responsable de los pagos efectuados con cargo a la libreta extraviada o perdida. Si la libreta hubiere sufrido mutilación o destrucción parcial o total, el Banco podrá emitir una nueva, en la que constará el último saldo. Los costos y comisiones que se ocasionen en estos casos, serán de cargo del Cliente, y el Banco podrá debitarlos de la libreta. 10. PLAZO.- Este contrato es de plazo indefinido. Sin embargo, las partes podrán darlo por terminado en cualquier momento. 11. RECLAMACIONES.- Si el cliente no está de acuerdo con alguno de los cargos efectuados a su cuenta, tendrá un plazo de quince días para presentar sus observaciones o inconformidades con los valores establecidos en la libreta de ahorros. 12. LICITUD.- El Cliente declara, expresamente y bajo juramento, que todos los fondos que vayan a ser depositados en la cuenta por el Cliente, por sus dependientes o por terceros debidamente autorizados por él, así como todas las operaciones o transacciones que se realicen en, sobre, o con la cuenta, tendrán un origen y un destino lícitos, sin relación alguna con el narcolavado u otras infracciones previstas en la Ley sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas; y, que no está vinculado, ni directa ni indirectamente, con ninguna actividad relacionada con la producción, consumo o tráfico de las sustancias mencionadas, ni con la utilización de dinero procedente de estas actividades. Si esta declaración jurada fuese falsa o errónea, el Cliente será responsable de tal falsedad o error, el Banco quedará eximido de toda responsabilidad frente a cualquier Autoridad o persona, y adicionalmente podrá cerrar o cancelar las cuentas que el Cliente mantenga en la Institución, y declarar de plazo vencido todas o cualquiera de las obligaciones a cargo del Cliente. El Banco está expresamente facultado para proporcionar a las autoridades competentes las informaciones que estas demanden, en los casos previstos en la Ley y Reglamentos, respecto de la cuenta u otras operaciones del Cliente. 13. JURISDICCION Y PROCEDIMIENTO.- Para todos los efectos que se deriven del presente documento, las partes renuncian domicilio y se someten a los jueces de la ciudad de ___________________________, y al trámite verbal sumario. En fe de conformidad con lo acordado, firman las partes en ____________________________ el ______ de _______________________ de _________ Por el BANCO INTERNACIONAL S.A. EL CLIENTE _____________________________________ ___________________________________ C.I.: …………………………………………..
Form. 995-3613.2 9.04.08
256
SOLICITUD
ABSTENCION DE PAGO DE CHEQUES
PERDIDOS O SUSTRAIDOS SIN HABER SIDO FIRMADOS POR EL TITULAR
___________________________, ________ de __________________________, de 20_____
Señores
Banco
Ciudad.
Yo (nosotros), ________________________________________________________________, titular (es) de la cuenta corriente No. ______________________ que mantengo (emos) en esa Institución, solicito (amos) se abstengan de pagar el (los) cheque(s) No(s):
________________ _________________ _________________ _________________ _________________
Chequera desde el Nº ________________ hasta el Nº ________________
En razón de - Pérdida ; - Sustracción ; del (los) respectivo(s) formulario(s), sin mi (nuestra) firma(s).
Declaro (amos) expresamente que, de presentarse al cobro dicho(s) cheque(s), el (los) mismo(s) es (son) falsificado(s) y asumo (imos) la responsabilidad civil y penal por esta declaración.
Expresamente eximo (imos) al Banco de toda responsabilidad, inclusive respecto de terceros, si esta declaración fuese falsa o errónea.
Si el(los) tenedor(es) del (los) cheque(s) mencionado(s) solicitare copia certificada del presente documento, el Banco queda expresamente autorizado a entregarle, según el Art. 6 de la Sección VII del Reglamento General de la Ley de Cheques.
257
Autorizo (amos) expresamente al Banco Internacional a debitar de mi (nuestra) cuenta, la suma correspondiente al valor de la publicación dispuesta en el Reglamento Codificado de la Ley de Cheques y la comisión determinada por el Banco.
Atentamente,
__________________________________________
C.I. __________________________
Nota: Para que esta solicitud tenga validez y el Banco la pueda aceptar, deberá constar el reconocimiento de un juez de lo civil o notario.
PARA USO EXCLUSIVO DEL BANCO – RECEPCION Y PROCESO DE LA SOLICITUD
Hora: ______________
Fecha: _____/ ______/ __________
Oficina: ______________________
________________________________________________________________
Funcionario que Procesa: Nombre y Firma
Form. 450-5000 10.06.05
259
SOLICITUD DE CHEQUERA
chequera de su estimada Cuenta Corriente No. _______________________. Solicitamos a Usted, firmar en el reverso de este formulario para retirar su chequera. Si va a autorizar a otra persona, rogamos registrar el nombre y Cédula de Identidad de la persona autorizada y hacerle firmar en el espacio correspondiente.
Fecha : ________________________________
_____________________________
Form. 340-3540.1
Firma Autorizada
Banco
Señores
Banco
Autorizo a: _________________________________________________________ con cédula de identidad
No. ____________________ y cuya firma constante al pie reconozco, a retirar la chequera en mi nombre.
_______________________________
Firma del Titular de la Cuenta
_______________________________
Firma de la Persona Autorizada
________________________________
Firma de la Persona que retira la chequera
(Favor firmar en este espacio en presencia del funcionario del Banco)
260
FALTANTES
Autorizo debitar de mi cuenta de ahorros No. …………………….…………….. que mantengo en el BANCO. el valor de USD ………………….………., a fin de que el valor indicado se aplique a mi obligación por concepto de faltante de efectivo que se encuentra registrado a mi nombre.
Atentamente,
………………………….………………………….…
C.I. ……………………….……………….……….
Form: 999-1165
261
LIBRO DE ACTAS
ACTA No. …………
En la ciudad de………………….., a los……… días del mes de……………. del
20………., se procede a realizar el arqueo del efectivo del Cajero Automàtico Isla No.
…………….. ubicado en ………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
con la intervención de las siguientes personas:
………….………………….. Cargo ………….………………….
………….………………….. Cargo ………….………………….
………….………………….. Cargo ………….………………….
cuyo detalle se describe a continuación:
DESCOMPOSICION DEL RECUENTO
BILLETES
…………... X 20 ………………
…………... X 10 ………………
…………... X 5 ………………
…………... X 1 ………………
…………... X ………………
TOTAL DE BILLETES ……………
MONEDAS
…………… X 1,00 ………………
…………… X 0,25 ………………
…………... X 0,05 ………………
…………... X 0,01 ………………
…………… X ………………
TOTAL DE MONEDAS ……………
TOTAL DE EFECTIVO ……………
TOTAL DE CONTABILIDAD ……………
DIFERENCIA ……………
262
Observaciones:…………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………….
Certificamos que los valores antes detallados ascienden a la suma de ………………
………………………………………………………………………………………que
fueron contados y devueltos al responsable a su entera satisfacción.
__________________________ ______________________
Responsable(s) del Arqueo Responsable del ATM
263
DECLARACION DE LICITUD DE FONDOS
Valor ____________________ _______________________, _______ de ________________ de ________
1.- IDENTIFICACION DE QUIEN REALIZA LA TRANSACCIÓN A NOMBRE DE TERCEROS (NO TITULAR DE CUENTA)
1. NOMBRE O RAZON SOCIAL: _____________________________________________________________________________________________
2. C.C. / C.I. / PASAPORTE: ________________________________________________________________________________________________
3. DIRECCION: ___________________________________________________________________________________________________________
4. CIUDAD: ________________________________________________________ 5. TELEFONO: ____________________________________
2.- IDENTIFICACIÓN DE QUIEN REALIZA LA TRANSACCIÓN (TITULAR DE LA CUENTA)
1. NOMBRE O RAZON SOCIAL: _____________________________________________________________________________________________
2. C.C. / C.I. / RUC / PASAPORTE: ___________________________________________________________________________________________
3.- IDENTIFICACION DE LA TRANSACCION
1. TIPO DE TRANSACCION: ________________________________________________________________________________________________
2. NUMERO DE LA CUENTA EN LA QUE SE REALIZA EL DEPOSITO: _____________________________________________________________
3. TIPO DE CUENTA EN LA QUE SE REALIZA EL DEPOSITO:
CORRIENTE AHORROS TARJETA DE CREDITO
OTROS: ______________________________________________________________________________________________________________
( ESPECIFICAR)
LOS FONDOS DE LA PRESENTE TRANSACCION PROVIENEN DE: ______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________
LOS FONDOS DE ESTA TRANSACCION SERAN UTILIZADOS EN: _______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________
4.- DECLARACION DE ORIGEN LICITO DE RECURSOS
DECLARO QUE EL ORIGEN DE LOS FONDOS ENTREGADOS AL BANCO INTERNACIONAL S.A. ES LICITO Y, DECLARO QUE LOS FONDOS QUE
RECIBO DEL BANCO INTERNACIONAL S.A. NO SERAN DESTINADOS A LA REALIZACION O FINANCIAMIENTO DE NINGUNA ACTIVIDAD ILICITA.
264
5.- AUTORIZACION
CONOCEDOR (A) DE LAS DISPOSICIONES DE LA LEY PARA REPRIMIR EL LAVADO DE ACTIVOS, AUTORIZO EXPRESAMENTE AL BANCO
INTERNACIONAL S.A. A REALIZAR LOS ANALISIS Y VERIFICACIONES QUE CONSIDERE NECESARIOS; ASI COMO A LAS AUTORIDADES
COMPETENTES EN CASO DE LLEGAR A DETERMINAR LA EXISTENCIA DE OPERACIONES Y/O TRANSACCIONES INUSUALES E INJUSTIFICADAS.
EN VIRTUD DE LO AUTORIZADO, RENUNCIO A INSTAURAR POR ESTE MOTIVO CUALQUIER TIPO DE ACCION CIVIL, PENAL O ADMINISTRATIVA EN
CONTRA DEL BANCO INTERNACIONAL S.A.
ADICIONALMENTE AUTORIZO AL BANCO INTERNACIONAL S.A. PARA QUE, CUANTAS VECES CREA NECESARIO, OBTENGA DE CUALQUIER
FUENTE DE INFORMACIÓN INCLUIDA LA CENTRAL DE RIESGOS Y BURÓS DE INFORMACIÓN CREDITICIA REFERENCIAS E INFORMACIÓN
PERSONAL RELATIVAS A MI COMPORTAMIENTO CREDITICIO, CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES, MANEJO DE TARJETAS DE CRÉDITO, CUENTAS
CORRIENTES, Y, EN GENERAL CUALQUIER INFORMACIÓN RELEVANTE PARA CONOCER Y/O EVALUAR MI DESEMPEÑO COMO DEUDOR, MI
CAPACIDAD DE PAGO Y/O RIESGO FUTURO. ASÍ MISMO, AUTORIZO A TRANSFERIR, PROCESAR, REPORTAR Y SUMINISTRAR CUALQUIER
INFORMACIÓN DE CARÁCTER FINANCIERO Y COMERCIAL EN CUALQUIER CENTRAL DE INFORMACIÓN DEBIDAMENTE CONSTITUIDA.
CLIENTE O PERSONA QUE REALIZA LA TRANSACCION Y COMPLETA EL FORMULARIO
_______________________________________
Firma
PARA USO INTERNO DEL BANCO
Revisado por Asesor o Empleado que verifica la información:
_______________________________________________ __________________________________________
Nombre Firma Completa
Form. 997-0008.2 14.10.08
269
MANUAL DE USUARIO – HERRAMIENTA DE CONTROL INTERNO
OBJETIVO
El sistema de Control Interno Revisiones Operativas de una Institución Financiera permite generar los Planes de Trabajo que serán distribuidos a las diferentes agencias con las que cuenta el Banco.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
A continuación se describen las fases que el sistema de Control Interno controla
1. El Gerente Nacional de Operaciones genera un nuevo plan de trabajo y lo envía a un usuario (ejecutor) que será el nuevo responsable del documento.
2. El Ejecutor debe ingresar la información referente a los Hallazgos encontrados.
3. La información sobre los Hallazgos es enviada al Gerente Nacional de Operaciones solicitando su revisión.
4. El Gerente Nacional de Operaciones revisa la información
5. Si existen observaciones el Gerente Nacional de Operaciones regresa el documento al Ejecutor para que complete la información.
6. Si no existen observaciones se aprueba el Plan de Trabajo y se notifica al Gerente de Oficina.
7. El Gerente de Oficina debe realizar el Plan de Acción por cada procedimiento que se tenga.
8. Se notifica sobre la realización del Plan de Acción al Gerente Nacional de Operaciones
270
9. El Gerente Nacional de Operaciones realiza un seguimiento sobre el documento.
ALCANCE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El sistema permite el registro y control de los documentos relacionados con los planes de trabajo.
Los documentos que el sistema contempla son:
Formulario de Proceso: El documento principal, dentro de este documento estarán contenidos todos los procedimientos que tengan relación con el proceso actual.
Formulario de Procedimiento: Formulario en el cual se ingresará la información referente a Universo, Muestra, Criterios de definición
Formulario de Hallazgo: Formulario que estará relacionado con el Procedimiento, podrán haber varios hallazgos por cada procedimiento.
Formulario de Plan de Acción: Formulario que estará relacionado con los Hallazgos encontrados, únicamente habrá un Plan de Acción por cada Hallazgo encontrado.
Formulario Punto Pendiente: Formulario para que el Revisor pueda enviar comentarios.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO REVISIONES OPERATIVAS
El sistema dispone de las siguientes opciones de menú para los usuarios. Las opciones están disponibles de acuerdo a la los permisos para cada usuario.
271
Planes de Trabajo Vista de los planes de Planes de Trabajo creados
Revisiones Operativas Vista de las revisiones operativas
Procedimientos Todos Vista de todos los procedimientos
Por Iniciar Vista de los procedimientos enviados al revisor
En progreso Vista de los procedimientos por progreso
Completados Vista de los procedimientos completados
272
Revisados Vista de los procedimientos autorizados por el revisor
Puntos Pendientes Todos Vista de todos los puntos pendientes
Sin Respuesta Vista de los puntos pendientes sin respuesta
Respondidos Vista de los puntos pendientes respondidos
Hallazgos Todos Vista de todos los hallazgos
Por estatus Vista de los hallazgos por estatus
Por importancia Vista de los hallazgos por importancia
Planes de Acción Todos Vista de todos los planes de Acción
Por estatus Vista de los planes de acción por estatus
Hallazgos Críticos Vista de todos los hallazgos
Configuraciones
Configuración Opciones de configuración del aplicativo.
Definiciones de Flujo
Opciones de configuración del proceso
Oficinas Configuración de oficinas
Regiones Configuración de regiones
CREACION DE PLANES DE TRABAJO
Los usuarios que tienen asignado el rol de creación de planes de trabajo pueden utilizar la opción de menú [Planes de Trabajo], para acceder ala vista de los planes de trabajo. En esta vista pueden utilizar el botón Crear Plan de Trabajo para crear un proceso
273
CREACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO
El formulario proceso almacena la información del proceso para el cual se prepara el plan de trabajo, su periodo de vigencia y los procedimientos relacionados con este proceso.
Las opciones disponibles de este formulario son de las siguientes:
BOTONES
Grabar Para grabar el documento de proceso
Plantilla Lista Para validar el proceso y procedimientos ingresados
Procedimiento Para crear un procedimiento
Abrir Menú Para abrir el menú de la pantalla principal
Cerrar Para salir del formulario del proceso
CAMPOS
Proceso Nombre del proceso para el cual se realiza el plan de acción
Periodo Periodo de vigencia del plan desarrollado
Fecha de ejecución Periodo de ejecución del plan propuesto
Procedimientos Procedimientos relacionados al plan de trabajo
274
INGRESO DEL PROCEDIMIENTO
Este formulario registra la información de los procedimientos de un plan de trabajo
CAMPOS
Título Titulo del procedimiento
Descripción Descripción del procedimiento
Opciones IBS Opciones IBS para el procedimiento
Reportes IBS Reportes IBS para el procedimiento
Universo Universo para el procedimiento, no es obligatorio
Muestra Muestra para el procedimiento, no es obligatorio
Criterio de selección de muestra
Criterio de selección de muestra para el procedimiento, no es obligatorio
275
ENVIO A OFICINAS
Los planes de trabajo se preparan y cuando están listo, se los envía las respectivas oficinas para su ejecución. El formulario de Proceso dispone de las opciones para esta operación.
BOTONES
Grabar Para grabar el documento
Enviar a Oficinas Para enviar el plan de trabajo a las oficinas ingresadas en el respectivo campo
Realizar Copia Copiar los procesos y procedimientos
Abrir menú Para abrir el menú de la pantalla principal
Seleccionar Oficinas Para seleccionar las oficinas
Modificar selección Para cambiar las oficinas seleccionadas
276
INGRESO DE INFORMACIÓN ADICIONAL EN EL PROCEDIMIENTO
El usuario ejecutor ingresa información adicional en el procedimiento
BOTONES
Grabar Para grabar el documento del procedimiento
Completado Para indicar que la información ingresada en el procedimiento (incluidos los hallazgos) esta completa y esta lista para enviarla al revisor
Hallazgo Para crear un hallazgo relacionado con el procedimiento
Abrir proceso Para abrir el documento del proceso relacionado al procedimiento
Abrir Menú Para abrir el menú de la pantalla principal
Cerrar Para salir del formulario del proceso
277
INGRESO DE HALLAZGOS
El usuario ejecutor puede ingresar uno, ninguno o varios hallazgos relacionados a un procedimiento
BOTONES
Grabar Para grabar el documento del hallazgo
Completado Para indicar que el hallazgo se encuentra completo
Hallazgo Para indicar que la información ingresada en el hallazgo esta completa y esta lista para enviarla al revisor
Abrir Proceso Para abrir el documento del procedimiento relacionado al hallazgo
Abrir Menú Para abrir el menú de la pantalla principal
Cerrar Para salir del formulario del proceso
278
Cuando se ha identificado un hallazgo es necesario seleccionar uno de los criterios de importancia, mismo que están clasificados por:
Severidad
Probabilidad
Detectabilidad
CAMPOS
Título Título del hallazgo
Descripción Descripción detallada del hallazgo
Importancia Importancia del hallazgo
279
El sistema exige que al menos dos de los tres criterios sean seleccionados. La importancia esta parametrizada en:
Bajo
Moderado y
Alto
La combinación de los criterios al final nos da un solo resultado, obteniendo la importancia del hallazgo encontrado
El sistema valida que todos los campos que son mandatarios sean llenados, caso contario al internar completar el hallazgo, emite el siguiente mensaje:
280
HALLAZGO COMPLETADO
CAMPOS
Título Procedimiento Título del hallazgo
Descripción Procedimiento Descripción detallada del hallazgo
Titulo Nombre del Hallazgo
Responsable del plan de Acción
Nombre de la persona que realizará el plan de acción – corrección de la novedad encontrada
Descripción Para detallar el Hallazgo
Importancia Calificación del Hallazgo
Una vez que se ha completado los hallazgos así como también la revisión de todos los procedimientos, (Estado: Completado). Se digita el botón Enviar a Revisor
281
BOTONES
Grabar Para guardar
Enviar a Revisor Para enviar al Revisor
Abrir Menú Para abrir el menú de la pantalla principal
Cerrar Para salir del formulario del proceso
REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y HALLAZGOS
El usuario Revisor revisa todos los procedimientos y hallazgos relacionados a un proceso. El usuario revisor puede devolver al ejecutor para completar información en el procedimiento o los hallazgos; o puede enviar al ejecutor para realizar el plan de acción
BOTONES
Grabar Para grabar el documento del hallazgo
Revisado Par registrar la revisión del procedimiento. Para activar esta opción es necesario revisar los hallazgos
282
Punto Pendiente Para ingresar puntos pendiente y observaciones al procedimiento
Abrir Menú Para abrir el menú de la pantalla principal
Cerrar Para salir del formulario del proceso
BOTONES
Grabar Para guardar
Devolver a Ejecutor Para devolver al ejecutor con el fin de completar información
Enviar a Lectores Para enviar a los lectores de la oficina
Abrir Menú Para abrir el menú de la pantalla principal
Cerrar Para salir del formulario del proceso
283
BOTONES
Grabar Para grabar el documento del hallazgo
Revisado Par registrar la revisión del procedimiento. Para activar esta opción es necesario revisar los hallazgos
Punto Pendiente Para ingresar puntos pendiente y observaciones al procedimiento
Abrir Proceso Para abrir el menú de la pantalla principal
Cerrar Para salir del formulario del proceso
El usuario Revisor puede observar la información en cada procedimiento y registrar la revisión del procedimiento y de los hallazgos
284
EL usuario Revisor debe revisar los hallazgos para continuar con el plan de trabajo.
BOTONES
Grabar Para grabar el documento del hallazgo
Hallazgo Revisado Par registrar la revisión del hallazgo
Punto Pendiente Para ingresar puntos pendiente y observaciones al hallazgo
Abrir procedimiento Para abrir procedimiento relacionado
Abrir Menú Para abrir el menú de la pantalla principal
Cerrar Para salir del formulario del proceso
285
INGRESO DE PLAN DE ACCIÓN
El usuario lector ingresa el plan de acción por cada hallazgo
BOTONES
Grabar Para grabar el documento del hallazgo
Plan de acción completado Indica que el plan de acción se encuentra completamente registrado para enviarlo al revisor
Abrir procedimiento Para abrir procedimiento relacionado
Abrir Menú Para abrir el menú de la pantalla principal
Cerrar Para salir del formulario del proceso
CAMPOS
Descripción Descripción del plan de acción
Plazo del Plan Plazo para el plan de acción
286
El usuario revisor puede aprobar o rechazar el plan de acción para registrar esa resolución se utilizan las siguientes acciones.
BOTONES
Grabar Para grabar el documento del hallazgo
Plan de acción revisado Indica que el plan de acción fue revisado por el usuario Revisor
Plan de acción rechazado Indica que el plan de acción fue rechazado y devuelve el plan de acción al usuario Ejecutor
Plan de acción Implementado
Indica si el plan reacción fue implementado
Plan de acción revisado Indica que el plan de acción se encuentra completamente registrado para enviarlo al revisor
Abrir procedimiento Para abrir procedimiento relacionado
Abrir Menú Para abrir el menú de la pantalla principal
Cerrar Para salir del formulario del proceso
287
FINALIZACION DE DEL PROCESO
Luego de que el plan de acción se ha completado se puede evidenciar que el mismo se ha implementado, cumpliendo así con el objetivo de todo el proceso de Revisión y Control Interno
CAMPOS
Revisión del Plan de Acción Descripción del plan de acción
Plazo del Plan Plazo para el plan de acción
CONFIGURACIÓN
CONFIGURACIÓN DE BASE DE DATOS
En esta opción el usuario con el respectivo rol puede ingresar la información requerida por el aplicativo
288
CAMPOS
Nombre del Aplicativo Nombre del aplicativo
Base de parámetros Ubicación del la base de parámetros
Servidor de parámetros Servidor de la base de parámetros
Base de definiciones Ubicación de la base de definiciones
Servidor de definiciones Servidor de la base de definiciones de flujo
Periodo para alarmar Periodo de tiempo antes de el envío de notificaciones por proceso
Subject alerta Subject para el envío de alarmas
Body alerta Cuerpo para el envío de alarmas
289
CONFIGURACIÓN DE FLUJO
La sección de NOTIFICACIONES permite la configuración de las notificaciones para cada fase en el proceso
CONFIGURACIÓN DE OFICINA
CAMPOS
OFICINA Nombre y descripción de la oficina
RESPONSABLE Responsable de la oficina, es el usuario Ejecutor
LECTORES Usuarios lectores para un proceso
REGION Región a la que pertenece la oficina