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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

CÓDIGO: SGA-UTN-P-12

CONTROL DE EMISIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE LIC. ALEJANDRA NORIEGA ORTEGA M. EN C. PABLO MONTES

UTRERA M. EN C. NOÉ MOLINA

RUSILES

FUNCIÓN EN EL

SGA RESPONSABLE DE PROCEDIMIENTO

REPRESENTANTE DE LA

DIRECCIÓN RECTOR

FIRMA

FECHA: 14/12/2015 15/12/2015 17/12/2015

HOJA 1DE 5

CONTROL DE CAMBIOS

REVISIÓN FECHA MOTIVO Y DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

A 18/07/2013 Documento de nueva creación para la operatividad del SGA

B 06/12/2013 Homologación de políticas de operación

C 16/10/2014 Adecuación de Políticas de Operación, Responsable y Revisión del Propósito y Alcance. Cambio en el apartado de Control de Emisión (nombre del Responsable de Elaboración y Revisó) y se omite la columna de vigencia.

D 02/07/2015 Adecuación del apartado de Actividades en el punto 9.1, se incorporan los formatos SGA-UTN-P-12-03 (NC) Informe de atención a las No Conformidades del SGA y SGA-UTN-P-12-04 (OM) Informe de atención a las Oportunidades de Mejora del SGA, inserción del punto 9.2, se indica que se informará del cierre de las No Conformidades del SGA y/o Oportunidades de Mejora del SGA a la Alta Dirección.

E 14/12/2015 Adecuación de Políticas de Operación, Revisión del Propósito y Alcance, inserción del punto 3.2, indica que cualquier integrante de la comunidad universitaria mediante la observación reconocerá un incumplimiento establecido por la norma del SGA. Modificación al Formato SGA-UTN-P-12-01

ACCIONES CORRECTIVAS del punto 3.1, se eliminan dos instrumentos de “Análisis de la Causa raíz” y se recomienda el “Diagrama de Dispersión” para realizar un análisis más específico.

1. PROPÓSITO Establecer los controles necesarios para tratar las no conformidades reales y potenciales detectadas al

Sistema de Gestión Ambiental de la UTN, con la finalidad de determinar las pertinentes acciones

correctivas, acciones preventivas y de mejora.

2. ALCANCE Aplica en todas las áreas de la UTN, en las que se detecten No Conformidades u Oportunidades de Mejora.





FECHA DE EMISIÓN: 14/12/2015 REVISIÓN: E HOJA: 2 DE 5

3. POLÍTICA DE OPERACIÓN 3.1 Se determina como No Conformidad, el incumplimiento hallado como resultado de una Auditoría Ambiental Interna o externa; así como el incumplimiento detectado en una evaluación de Requisitos Legales y Otros Requisitos. 3.2 Se determina que si algún integrante de la Comunidad Universitaria observa un incumplimiento en lo establecido por el SGA en las instalaciones de la UTN, acuda a la autoridad pertinente el cual comunicara el hallazgo al RD. 3.3 Las Áreas donde se identifiquen las No Conformidades y Oportunidades de Mejora dentro y fuera de Auditorías Ambientales tendrán 5 días hábiles para registrarlas ante el Responsable del Procedimiento SGA-UTN-P-12 y presentar el plan de acción correspondiente debidamente firmado por todos los que intervengan en su implementación.3.3 El Comité Técnico Operacional del SGA, es el encargado de revisar la eficacia de las acciones preventivas y correctivas tomadas, y estará integrado por el Abogado General, el Director de Administración y Finanzas y los responsables de los Programas Ambientales de Control de Residuos Peligrosos, Control de Residuos Sólidos Urbanos y Consumo de Energía Eléctrica. 3.4 Las acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, deberán quedar cerradas en un lapso no mayor a un mes – salvo las que por su naturaleza no puedan ser cerradas en dicho periodo – transcurrido este periodo, el Responsable del Procedimiento SGA-UTN-P-12, deberá convocar al CTO dentro de los cinco días hábiles siguientes. 3.5 Toda la documentación generada para la atención de las No Conformidades y/o Oportunidades de Mejora, deberá ser entregada al Responsable del Procedimiento SGA-UTN-P-12, quien a su vez deberá remitirla a cualquier integrante del Comité Técnico Operacional para su revisión, e informará de los avances al RD. 3.6. El Comité Técnico Operacional del SGA verificará la implementación de las acciones y su eficacia. 3.7. Las No Conformidades y Oportunidades de Mejora, se considerarán cerradas cuando el Comité Técnico Operacional del SGA, así lo determine conforme a los formatos SG-UTN-P-12-01 y SGA-UTN-P12-02 respectivamente.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Etapas Actividad Responsable

1. Identificación de las No Conformidades, y/o Oportunidad de Mejora

1.1 Identificar las No Conformidades, y/o Oportunidades de Mejora a través de los Procedimientos de Auditorías Internas y Evaluación de Requisitos Legales. 1.2 Los hallazgos Identificados por algún integrante de la Comunidad Universitaria, deberá acudir a la Autoridad pertinente, para que sea comunicada al RD.

Auditor/a Externo /a Auditor/a Interno /a Abogado General RD

2. Registro de las No Conformidades

2.1 Registrar ante el Responsable del Procedimiento SGA-UTN-P-12, las No Conformidades identificadas en el formato SGA-UTN-P-12-01 y las Oportunidad de Mejora en el formato SGA-UTN-P-12-02.

Responsables de las Áreas donde se identificaron NC u OM

3. Análisis de la Causa Raíz que generó la No Conformidad

3.1 Analizar la Causa Raíz de la No Conformidad, a través de algún método estadístico. 3.2 Determinar el Plan de acción en el formato SGA-UTN-P-12-01 (NC) o SGA-UTN-P-12-02 (AM)







Etapas Actividad Responsable

3.3 Entregar al Responsable del Procedimiento SGA-UTN-P-12, los formatos debidamente requisitados y firmados por los responsables de las Áreas que intervienen.

4. Implementación del Plan de Acción

4.1 Implementar el Plan de Acción y entregar copia de las evidencias detalladas en el mismo al Responsable del Procedimiento SGA-UTN-P-12.


5. Convocatoria y Remisión de Formatos y Evidencias para su revisión.

5.1 Convoca al CTO y remite a cualquiera de sus integrantes el formato de Acciones Correctivas y/o Acciones Preventivas junto con las evidencias entregadas por las áreas responsables para su revisión, y en caso de requerirse por la naturaleza de la acción, para su verificación insitu.

Responsable del procedimiento SGA-UTN-P-12

6. Revisión de la Implementación del Plan de Acción

6.1 Revisar la documentación generada de la implementación del Plan de Acción (previo a la fecha de la Convocatoria) 6.2 Verificar la eficacia de las acciones in situ.

Comité Técnico Operacional

7. Validación de la eficacia de las acciones para el cierre de No Conformidades

7.1 Los integrantes del CTO exponen sobre la revisión de las evidencias que soportan el Plan de Acción, así como la verificación de su eficacia in situ, de la Acción Correctiva y/o Preventiva asignada. 7.2 Determinar el cierre de las No Conformidades y Oportunidades de Mejora firmando el formato SGA-UTN-P-12-01 (NC) y/o SGA-UTN-P-12-02 (OM).


8. Notificación al RD del Cierre de las NC y/o OM

8.1 Firma de enterado en los formatos SGA-UTN-P-12-01 (NC) y/o SGA-UTN-P-12-02 (OM).

RD

9. Informe del cierre de las No Conformidades y/o Oportunidades de Mejora

9.1 Informar del cierre de las No Conformidades y Oportunidades de Mejora a través del formato SGA-UTN-P-12-03 (NC) Informe de atención a las No Conformidades del SGA y/o SGA-UTN-P-12-04 (OM) Informe de atención a las Oportunidades de Mejora del SGA respectivamente. 9.2 La Alta Dirección firma los formatos y se da por informado.

Responsable del Procedimiento SGA-UTN-P-12






4.- DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Auditor Externo / Auditor Interno/ Abogado General

Responsable del área donde se identificó

NC/ OM

Responsable del Procedimiento


RD

1

2

3

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

DOCUMENTOS

Norma ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental – Requisitos con orientación para su uso.

ISO 14050:2002: Gestión Ambiental - Vocabulario.

ISO 9000:2005: Sistemas de Gestión de Calidad - Fundamentos y Vocabulario

Norma NMX-SAA-14001-IMNC-2004

Identifica la No

Conformidad y/o

Oportunidad de Mejora

y/o Oportunidad de

Mejora

Registra No Conformidad

y/o Oportunidad de

Mejora

Analiza la causa raíz,

determina Plan de

Acción, y entrega

Formatos firmados al

Responsable del

Procedimiento

y registra el SGA-

UTN-P-12-01 e

implementa el plan

de acción Implementa Plan de Acción,

documenta las evidencias y

las entrega al Responsable

del Procedimiento.

Informa el cierre de las

NC y OM a la Alta

Dirección

Remite Formato y

evidencias al CTO

para su revisión y

verificación y realiza

convocatoria para

determinación del

cierre de la Acciones

Exponen resultados y

determina el Cierre

de las Acciones

Término

Inicio

4

4

4 Revisa evidencias

de implementación

del Plan de Acción,

Verifica in situ su

eficacia previo a la

fecha de la

Convocatoria

8

Firma de enterado de

las Acciones Correctivas

cerradas

9

7

5

6






7. REGISTROS

REGISTRO TIEMPO DE

RETENCIÓN RESPONSABLE DE CONSERVARLO

CÓDIGO DE REGISTRO

Acciones Correctivas 2 años

Responsable de Acciones Correctivas, preventivas y de

Mejora SGA-UTN-P-12-01

Acciones de Mejora 2 años



Informe de atención a las No Conformidades 2 años



Informe de atención a las Oportunidades de Mejora 2 años



8. GLOSARIO ACCIÓN CORRECTIVA. ACCIÓN PARA ELIMINAR LA CAUSA DE UNA NO CONFORMIDADDETECTADA (CLÁUSULA 3.15DE LA NORMA

ISO14001: 2004 DE LA NO CONFORMIDAD). ACCIÓN DE MEJORA. PLAN PARA MEJORAR LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Y QUE IMPACTAN AL AMBIENTE. NO CONFORMIDAD. INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO Y SOLO ES LEVANTADA POR AUDITORES EXTERNOS Y/O INTERNOS. NO CONFORMIDAD OPERATIVA. INCUMPLIMIENTO EN LA OPERATIVIDAD DE LOS REQUISITOS DECLARADOS POR LA UNIVERSIDAD

TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL.

PLAN DE ACCIÓN.CONJUNTO DE ACTIVIDADESA REALIZAR PARA MITIGAR EL IMPACTO AMBIENTAL DELAS NO

CONFORMIDADESDETECTADAS.

INFORME DE ATENCIÓN A LAS NO CONFORMIDADES.INFORME DEL CIERRE DE LA NO CONFORMIDAD A LA ALTA DIRECCIÓN.

INFORME DE ATENCIÓN A LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA.INFORME DEL CIERRE DE LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA A LA ALTA

DIRECCIÓN.

9. ANEXOS

ANEXO CÓDIGO

Acciones Correctivas SGA-UTN-P-12-01

Acciones de Mejora SGA-UTN-P-12-02

Informe de Atención a las No Conformidades SGA-UTN-P-12-03

Informe de Atención a las Oportunidades de Mejora SGA-UTN-P-12-04

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