UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad...
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i CARATULA UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja AREA ADMINISTRATIVA TÍTULO DE MAGÍSTER EN AUDITORÍA INTEGRAL Examen de auditoría integral al área de gestión de bienes (activos fijos) del Hospital José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2013. TRABAJO DE TITULACIÓN AUTORA: Pumares Romero, Karina Gardenia DIRECTOR: Araneda Delgado, Ronnie Alejandro, Mgs. CENTRO UNIVERSITARIO: TENA 2015
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CARATULA
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja
AREA ADMINISTRATIVA
TÍTULO DE MAGÍSTER EN AUDITORÍA INTEGRAL
Examen de auditoría integral al área de gestión de bienes (activos fijos) del
Hospital José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 1
de enero y el 31 de diciembre del 2013.
TRABAJO DE TITULACIÓN
AUTORA: Pumares Romero, Karina Gardenia
DIRECTOR: Araneda Delgado, Ronnie Alejandro, Mgs.
CENTRO UNIVERSITARIO: TENA
2015
ii
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Magister
Ronnie Alejandro Araneda Delgado
DOCENTE DE LA TITULACION
De mi consideración:
El presente trabajo de titulación ´´Examen de auditoría integral al área de gestión de bienes (activos fijos) del Hospital José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2013´´, realizado por Karina Gardenia Pumares Romero ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por cuanto se aprueba la presentación del mismo.
Loja, febrero de 2015
iii
DECLARACIÓN DE AUTORIA Y CESION DE DERECHOS
Yo, Karina Gardenia Pumares Romero, declaro ser autor del presente trabajo de titulación
“Examen de Auditoría Integral al Área de Gestión de Bienes (Activos Fijos) del Hospital
José María Velasco Ibarra, correspondiente al periodo 2013” de la Titulación Maestría en
Auditoría Integral, siendo Ronnie Alejandro Araneda Delgado, director del presente trabajo; y
eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes
legales de posibles reclamos o acciones legales. Además certifico que las ideas, concepto,
procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo investigativo, son de mi exclusiva
responsabilidad.
Adicionalmente, declaro conocer y aceptar la disposición del art. 88 del Estatuto Orgánico de
la Universidad Técnica Particular de Loja, que en su parte pertinente textualmente dice
“Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual e investigaciones,
trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo
financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”.
f) …………………………
Pumares Romero Karina Gardenia
C.I. No. 150056194-7
iv
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a la memoria de quien me dio la vida, mi padre Dr. Luis Alfredo Pumares,
quien durante su presencia en este mundo me enseñó a cultivar y actuar con valores y
principios ante los demás y aunque durante este proceso de estudio no estuvo presente
físicamente, me acompaño y me guío desde el cielo transformado en mi ángel de la guarda.
Padre mío, tú fuiste mi espejo de ejemplo y tolerancia para enfrentar los retos de la vida. Este
trabajo es un reconocimiento en tu honor, por haber sido el mejor padre del mundo.
Karina Gardenia Pumares Romero
v
AGRADECIMIENTO
Agradezco primeramente a nuestro ser supremo DIOS, por los logros y momentos difíciles
que me ha enseñado a valorar durante este proceso. A mi madre y hermanos por su apoyo
moral que lograron con sus palabras darme aliento para continuar y no decaer. A mis hijos
Adrián y Joshue por ser la fuente de inspiración y fortaleza para culminar mis estudios, pues
por ellos anhelo que la vida nos depare un futuro mejor. Del mismo modo a los ilustres
docentes, directivos y personal administrativo de la Universidad Técnica Particular de Loja,
quienes día a día se esmeran por brindar una educación y una atención de calidad. Y un
agradecimiento especial al Mgs. Ronnie Alejandro Araneda Delgado, por su paciencia y
orientación en la Dirección de esta investigación.
Karina Gardenia Pumares Romero
vi
ÍNDICE DE CONTENIDOS CARATULA .................................................................................................................... i
APROBACION DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE MAESTRIA ........ ii
DECLARACION DE AUTORIA Y CESION DE DERECHOS .............................. iii
DEDICATORIA ............................................................................................................ iv
AGRADECIMIENTO .................................................................................................... v
RESUMEN .................................................................................................................... 1
ABSTRACT ................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 3
CAPÍTULO I .................................................................................................................. 5
ASPECTOS GENERALES ......................................................................................... 5
1. Descripción del estudio y justificación. 6
1.1. Descripción del estudio. ............................................................................... 6
1.1.1. Justificación de la Investigación. ............................................................ 6
1.2. Objetivos, alcance y resultados esperados. 7
1.2.1. Objetivo General: ...................................................................................... 7
1.2.2. Objetivos Específicos: .............................................................................. 7
1.2.3. Alcance del examen de auditoría integral. ............................................ 8
1.2.4. Resultados esperados. ............................................................................. 8
1.3. Presentación de la memoria. 8
CAPÍTULO II ............................................................................................................... 10
MARCO REFERENCIAL ........................................................................................... 10
2. Marco Teórico 11
2.1. Marco conceptual de la auditoría integral y los servicios de
aseguramiento ......................................................................................................... 11
2.2. Descripción conceptual, criterios y principales afirmaciones de todas las
auditorías que conforman la auditoría integral. .................................................. 16
2.2.1. Auditoria Financiera. ............................................................................... 16
vii
2.2.2. Auditoria de Control Interno. ................................................................ 17
2.2.3. Auditoría de Cumplimiento. ................................................................... 22
2.2.4. Auditoría de Gestión. ............................................................................. 23
2.3. Proceso de la Auditoría Integral. 25
2.3.1. Planeación. ............................................................................................... 26
2.3.2. Ejecución. ................................................................................................. 27
2.3.3. Comunicación. ......................................................................................... 30
2.3.4. Seguimiento. ............................................................................................ 31
2.3.5. Proceso de la auditoría integral ............................................................ 32
CAPÍTULO III .............................................................................................................. 34
ANÁLISIS DE LA EMPRESA ................................................................................... 34
3. Introducción. 35
3.1. Base legal de creación. .............................................................................. 36
3.2. Misión, visión, valores, objetivos institucionales y organigrama funcional.
37
3.3. Cadena de Valor. ........................................................................................ 42
3.4. Importancia de realizar un examen de auditoría integral a los Activos
Fijos de la entidad. .................................................................................................. 44
CAPÍTULO IV .............................................................................................................. 47
APLICACIÓN DEL EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL A LOS ACTIVOS FIJOS DEL HOSPITAL JOSÉ MARÍA VELASCO IBARRA DE TENA, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 ...... 47
4. Examen de Auditoría Integral al área de gestión de bienes (activos fijos) del
Hospital José María Velasco Ibarra. 48
4.1. Aplicación del proceso de la auditoría integral. ..................................... 48
viii
4.2. Papeles de trabajo utilizados en la ejecución de la Auditoría Integral.50
4.3. Marcas de Auditoría ................................................................................... 51
4.4. Informe de Auditoría Integral..................................................................... 52
CONCLUSIONES ...................................................................................................... 73
RECOMENDACIONES ............................................................................................. 75
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 76
MEMORANDO No 228-DF-HJMVI ........................................................................... 79
ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1: Fase de Planificación de la Auditoría Integral 27
Figura 2: Fase de Ejecución de la Auditoría Integral 30
Figura 3: Fase de Comunicación de la Auditoría Integral 31
Figura 4: Fase de Seguimiento de la Auditoría Integral 32
Figura 5: Fase de la Auditoría Integral 33
Figura 6: Croquis de ubicación Hospital José María Velasco Ibarra 35
Figura 7: Organigrama Estructural de la entidad 40
Figura 8: Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos 42
Figura 9: Cadena de valor 42
APÉNDICE 1 77
ARCHIVO PERMANENTE…………………………………………………………………… 77
AP-A: Archivo Permanente de Planificación
AP-A1 : Plan Operativo Anual de 2013……………………………………………………… 78
AP-A2: Cronograma de constatación física año 2013……………………………………… 79
AP-B: Archivo Permanente de Información Financiera 80
AP-B1: Balance General……………………………………………………………………… 80
AP-B2: Estado de Pérdidas y Ganancias……………………………………………………. 81
AP-C: Archivo Permanente de Reglamentación 81
AP-C1: Normas de Control Interno…………………………………………………………. 82
AP-C2: Reglamento general de bienes del sector público……………………………….. 83
AP-C3: Manual general de administración y control de los activos fijos………………… 84
AP-D Archivo Permanente de Organización 85
AP-D1: Plan Estratégico 2008-2013………………………………………………………… 85
ix
AP-E: Archivo Permanente de Disposición Legal de Creación 86
AP-E1: Acuerdo Ministerial No. 00001064 creación………………………………………. 86
APÉNDICE 2 88
ARCHIVO DE PLANIFICACION
AD: Administración de la Auditoría
AD-1: Orden de Trabajo……………………………………………………………………… 89
AD-2: Contrato de servicios entre las partes……………………………………………… 91
AD-3 Notificación de inicio del examen especial………………………………………… 94
PP: Planificación Preliminar
PP-1: Programa general para la planificación preliminar………………………………… 95
PP-1.a. Entrevista a la gerente del Hospital………………………………………………… 96
PP-1.b. Entrevista al responsable de bodega……………………………………………… 97
PP-1.c. Aplicación del cuestionario de control interno…………………………………… 98
PP-2: Resultados de las entrevistas a los servidores públicos…………………………… 103
PP-3: Determinación de los riesgos de auditoría…………………………………………… 104
PP-4: FODA institucional 106
PE: Planificación Especifica
PE-1: Programa general para la planificación específica………………………………… 107
PE-2.a.Cuestionario de control interno (enfoque control interno)………………………… 109
PE-2.b. Cuestionario de control interno (enfoque cumplimiento)………………………… 117
PE-2.c. Cuestionario de control interno (enfoque financiero)…………………………… 126
PE-2.d. Cuestionario de control interno (enfoque gestión)………………………………… 136
PE-3: Calificación del nivel de confianza, riesgo consolidado y enfoque……………… 138
PE-4: Informe de control interno…………………………………………………………… 139
PE-A: Memorando de planificación específica……………………………………………… 140
APÉNDICE 3
ARCHIVO CORRIENTE
AC-A: Papeles de trabajo de la comunicación de la auditoría
AC-A1: Comunicación de resultados provisionales………………………………………… 148
AC-A2: Convocatoria de conferencia final………………………………………………… 154
AC-A3: Acta de conferencia final…………………………………………………………… 155
AC-B: Papeles de trabajo del seguimiento de la auditoría
AC-B1: Cronograma de Implementación de recomendaciones…………………………… 157
ANEXOS......................................................................................................................... 160
FOTOGRAFÍAS……………………………………………………………………………… 161
1
RESUMEN
Durante la ejecución del examen de auditoría integral realizada al área de gestión de bienes
(activos Fijos) del Hospital José María Velasco de Tena, por el período comprendido entre el
1 de enero y el 31 de diciembre del 2013, se apreció la información financiera, control
interno, cumplimiento y de gestión de la entidad, con las cuales se buscó determinar la
confiabilidad de la información financiera y administrativa con el fin de dar una opinión de los
resultados obtenidos sobre la utilización de los Activos Fijos. Se evidenciaron sus
deficiencias, las mismas que le servirán al personal que dirige esta casa de salud, plantee
acciones correctivas en forma oportuna.
Se obtuvo como resultado final un informe de aseguramiento, que debe ser tomado en
cuenta por la entidad para poder cumplir sus metas y objetivos institucionales, la aplicación
de las normativas vigentes que conllevan a la eficiencia, eficacia y efectividad de las
operaciones realizadas; del mismo modo, que los resultados generados y la estructura del
informe planteado, sirvan de ejemplo para posteriores auditorías.
Palabras claves: bienes, control interno, gestión, cumplimiento,
2
ABSTRACT
During the implementation of comprehensive audit review of the area of asset management
(fixed assets) of the Hospital José María Velasco of Tena , for the period between January 1
and December 31, 2013 , it was noted concerning the financial information , internal control ,
compliance management and health institution with which he sought to determine the
reliability of financial and management information in order to give an opinion on the results
obtained on the utilization of assets fixed within the entity . And deficiencies were also
demonstrated, these eficiencies will serve the staff that run this Home health posed:
corrective action in a timely manner.
This comprehensive audit enables allowed the assessment to financial fields, internal control,
compliance and management; obtaining a final outcome assurance report, which must be
taken into account by the company to meet its goals and institutional objectives, the
implementation of existing regulations leading to efficiency, effectiveness and efficiency of
transactions; likewise, that the results generated and the structure of the proposed report, set
an example for future audits.
Keywords: real, comprehensive audit, financial, internal control, management, compliance, process
3
INTRODUCCIÓN
La auditoría integral ha tenido un desarrollo evolutivo como consecuencia de las tendencias
económicas, financieras y administrativas con el fin de apoyar al cumplimiento de las
necesidades y requerimientos de la alta gerencia quienes buscan un asesoramiento que no
sea solo el de emitir un dictamen de estados financieros, sino que también puedan emitir
información objetiva y completa que les ayude a la toma de decisiones.
Es así que se demostró la necesidad de realizar el examen de auditoría integral al área de
gestión de bienes (activos fijos) del Hospital José María Velasco de Tena, por el período
comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2013, ya que con la ejecución de
este examen se logró evaluar los sistemas de información financiera, de gestión,
de cumplimiento y de control interno efectuados por esta entidad de salud.
La Auditoría Integral implica la ejecución de un trabajo con el enfoque, por analogía de las
revisiones financieras, de cumplimiento, control interno y de gestión, con los siguientes
objetivos: determinar, si los activos fijos registrados en los Estados Financieros se presentan
de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; determinar, si el
ente ha cumplido, en el desarrollo de sus operaciones con las disposiciones legales que le
sean aplicables, sus reglamentos, los estatutos y las decisiones de los órganos de dirección
y administración; evaluar la estructura del control interno del ente con el alcance necesario
para dictaminar sobre el mismo; evaluar el grado de eficiencia en el logro de los objetivos
previstos por el mencionado hospital y el grado de eficiencia y eficacia con que se han
manejado los recursos disponibles; evaluar los mecanismos, operaciones, procedimientos,
derechos a usuarios, responsabilidad, facultades y aplicaciones específicas de control
relacionadas con sus operaciones.
El proceso de auditoría integral en el hospital será utilizado como una herramienta que
enfrente las innovaciones gerenciales y administrativas, garantizando la detección de
posibles desviaciones o deficiencias de la gestión administrativa referentes a la eficiencia en
el uso de los recursos relativo a los Activos Fijos y logros de objetivos buscando alternativas
de solución adecuadas.
El trabajo en sí, la conforman cinco capítulos: En el capítulo I, se señala aspectos
generales, descripción del estudio, justificación de la investigación, objetivos, alcance y
4
resultados. El capítulo II, se sustenta el marco teórico y conceptual de la auditoría integral,
importancia y contenido del informe de aseguramiento, descripción conceptual y
definiciones de cada una de las auditorías que son parte de la auditoría integral y sus
procesos a ejecutar. En el capítulo III, se sostiene del diagnóstico institucional, misión,
visión, estructura funcional y organizacional, o sea se ejecuta un conocimiento preliminar
de la entidad. El capítulo IV, se redacta el desarrollo de la investigación, donde se detalla
los productos generados en cada una de las fases que se deben seguir para ejecutar la
auditoría integral, como es la fase de Planificación (diagnostico preliminar y especifico),
nivel de confianza, riesgo del componente objeto de estudio y estrategias a seguir. En la
fase de ejecución de la auditoría (papeles de trabajo y hallazgos encontrados). En
la fase de comunicación de resultados (conocimiento del resultado de la auditoría integral
con su respectivo informe); y, finalmente en la fase de seguimiento, se plantea un plan de
implementación de las recomendaciones formuladas en el informe de auditoría integral, que
tiene como objeto que el hospital aplique lo indicado.
5
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
6
1. Descripción del estudio y justificación.
1.1. Descripción del estudio.
En el mundo entero cada empresa o institución tienen la necesidad de alcanzar sus
objetivos y metas propuestas, razón por la cual se hace indispensable definir
correctamente: la Estructura Orgánica, Procesos y Sistema de Control Interno,
propensos a optimizar sus recursos y desarrollar una organización adecuada de los
procedimientos contables que permitan a los Estados Financieros reflejar la
verdadera situación económica y financiera de cada institución.
En el presente trabajo se abordarán temas relacionados con el examen integral al
área de gestión de bienes (activos fijos) del Hospital José María Velasco Ibarra, por
el período comprendido entre 1 enero y el 31 de diciembre del 2013. Para cumplir
con este propósito se hace sumamente necesario recopilar toda la información
general de la entidad, determinando así la existencia de posibles errores de manera
preliminar. Se abordarán además procesos tales como el funcionamiento de dicha
instalación, su plan operativo, presupuesto, estructura, áreas, entre otros, con el
objetivo de determinar la razonabilidad que presentan los Estados Financieros, así
como el cumplimiento del marco legal de referencia aplicable con relación a las
políticas y normas establecidas en el país, a través de la sinergia que se genera al
reunir los propósitos de cada una de las auditorías: financiera, de gestión, de
cumplimiento legal y de control interno, permitiendo esto obtener resultados
favorables a la gestión pública, para la presentación final de conclusiones y
recomendaciones elaboradas con el objetivo de que se optimicen las operaciones y
permitan corregir y evitar errores o fraudes futuros.
El presente trabajo de investigación tiene como propósito ampliar los conocimientos
de los lectores en cuanto al examen de Activos Fijos a través de una Auditoría
llevada a cabo de manera integral.
1.1.1. Justificación de la Investigación.
La necesidad de disponer de informes integrales de evaluación se presenta como
una alternativa válida para enfrentar los retos del control externo a la entidad. Las
orientaciones específicas de las auditorías financieras y de gestión, si bien han
7
proporcionado aportes importantes para el mejoramiento de la gestión institucional,
no cubren todos los enfoques.
Por lo tanto los justificativos para ejecutar una auditoría integral al área de gestión de
bienes (activos fijos) son esenciales por cuanto se evaluará los procedimientos,
políticas, objetivos y propósitos del hospital, cuya finalidad de alcanzar las metas y
objetivos esperados.
El área de gestión de bienes (activos fijos), es responsable de garantizar el abasto
suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y
custodia de los mismos, verificando la exactitud del registro de los bienes, y la
integración de los datos, así como la información que conforma el detalle de sus
inventarios. Es decir esta es una unidad de apoyo administrativo dentro de la
estructura orgánica funcional del Hospital, cuya finalidad es cumplir sus objetivos y
metas planteadas por la entidad, las mismas que están sujetas a seguir normas y
procedimientos establecidos en las leyes.
Por tal virtud de determina la importancia de realizar el examen de auditoría integral
al área de gestión de bienes (activos fijos) al Hospital José María Velasco Ibarra, por
el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2013.
1.2. Objetivos, alcance y resultados esperados.
1.2.1. Objetivo General:
Realizar un examen de auditoría integral al área de Gestión de Bienes (Activos
Fijos) del Hospital José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre
el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2013.
1.2.2. Objetivos Específicos:
Ejecutar todas las fases del proceso de auditoría integral a los Activos Fijos del
Hospital José María Velasco Ibarra de Tena.
8
Opinar sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas relacionadas con el
alcance de la auditoría integral, el sistema de control interno, el cumplimiento de
las principales disposiciones legales y la gestión empresarial de los Activos Fijos
del hospital.
Generar el informe del examen de la auditoría integral y las pertinentes acciones
correctivas.
1.2.3. Alcance del examen de auditoría integral.
El presente examen especial de auditoría integral incluye el siguiente alcance, en
función de la cobertura de la auditoría: Examen de auditoría integral al área de
gestión de bienes (activos fijos), por el período comprendido entre el 1 de enero y el
31 de diciembre de 2013.
1.2.4. Resultados esperados.
A modo de resultado de la ejecución de la auditoría Integral, se obtendrán los
siguientes resultados:
Archivo de papeles de trabajo de todas las fases del examen integral
Informe de auditoría de aseguramiento
Plan de implementación de recomendaciones
1.3. Presentación de la memoria.
El presente trabajo de tesis es para optar por el grado de magíster en Auditoría
Integral en la Universidad Técnica Particular de Loja, el tema de investigación se
denomina: Examen de Auditoría Integral al área de gestión de bienes (activos fijos)
del Hospital José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 1 de
enero y el 31 de diciembre del 2013. Para el desarrollo de esta investigación se
consideraron áreas relevantes involucradas en el proceso financiero de esta entidad
pública y se aplicaron pruebas que nos permiten sustentar el informe de auditoría
integral. Es decir se aplicó varias modalidades de investigación como son de campo,
documental y bibliográficos, que se obtuvieron de fuentes primarias y secundarias,
Proyectándose a enfoques cualitativo y cuantitativo, con la finalidad de cumplir con
9
el enfoque de la auditoría integral que es verificar el cumplimiento de las
disposiciones legales, evaluar el sistema de control interno, confirmar la eficiencia,
eficacia y calidad del servicio y a determinar la razonabilidad de la información
financiera con que cuenta el Hospital.
En referencia a la información que se dispone en el área de Gestión de Bienes
(activos fijos), se determinó que es necesario efectuar un examen de auditoría
integral al proceso en mención.
Este trabajo consta de cuatro capítulos detallados a continuación:
En el capítulo I, comprende la descripción del estudio, justificación, objetivos
generales, específicos, alcance, resultados esperados y presentación de la memoria.
El capítulo II, comprende la revisión del marco conceptual, de cada uno de los
elementos que comprende la auditoría integral y los servicios de aseguramiento, los
criterios aplicables a cada uno de ellos y sus principales afirmaciones y el proceso
de la auditoría integral.
En el capítulo III, comprende el análisis del Hospital José María Velasco Ibarra,
donde se emite una introducción, base legal de creación, disposiciones legales que
rigen a la entidad, la misión, visión, valores, objetivos, organigrama estructural,
estructura orgánica, cadena de valor, importancia y relevancia de la organización.
El capítulo IV, comprende el informe de examen de auditoría integral a los procesos
del área de gestión de bienes, donde se exponen las conclusiones y
recomendaciones establecidas para el mejoramiento de la gestión empresarial,
resultado del trabajo investigativo, es decir la ejecución de la Auditoría Integral y
presentación del informe.
10
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
11
2. Marco Teórico
2.1. Marco conceptual de la auditoría integral y los servicios de aseguramiento
2.1.1. Definición de Auditoría Integral.
“Examen y evaluación de la planeación, organización, control interno operativo,
control interno contable y mejoramiento administrativo, así como el cumplimiento de
las disposiciones legales y administrativas aplicables a un área o programa”
(Franklin, 2007, p.828).
“Es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un período determinado,
evidencia relativa a la siguiente temática: la información financiera, la estructura de
control interno, el cumplimiento de las leyes pertinentes y la conducción ordenada en
el logro de las metas y objetivos propuestos; con el propósito de informar sobre el
grado de correspondencia entre la temática y los criterios o indicadores establecidos
para su evaluación.” (Blanco, 2003, p.1)
Con estas definiciones por los autores, se puede derivan que la Auditoria Integral es
un enfoque integral que señala en forma explícita la necesidad de evaluar los
siguientes aspectos:
o Información financiera
o Cumplimiento de leyes y normas aplicables a la empresa
o Sistema de Control Interno
o Resultado de la gestión con respecto al uso de recursos y logro de objetivos.
2.1.2. Objetivos de la auditoría integral.
Según (Blanco, 2003, pp.1-2) son:
Expresar una opinión si los estados financieros objetos del examen, están
preparados en todos los asuntos importantes de acuerdo con las normas de
contabilidad y de revelaciones que le son aplicables. Este objetivo tiene la
intención de proporcionar una certeza razonable de que los estados
financieros, finales o intermedios, tomados de forma integral están libres de
manifestaciones erróneas importantes.
12
Establecer si las operaciones financieras, administrativas, económicas y de
otra índole se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias
estatutarias, y de procedimientos que le son aplicables.
Si la entidad se ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y
objetivos propuestos. El grado en que la administración la cumplido
adecuadamente con las obligaciones y atribuciones que han sido
asignadas y si tales funciones se han ejecutado de manera eficiente,
efectiva y económica.
Evaluar si el control interno financiero se ha diseñado y aplicado en forma
efectiva para cumplir con los objetivos propuestos.
Mientras que (Subía, 2011, p.21) estableció los siguientes objetivos de la auditoría
integral:
Financiera.- Dictaminar la razonabilidad de los estados financieros.
De Gestión.- Evaluar la eficiencia, eficacia y calidad de la gestión
empresarial.
De Cumplimiento.- Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y
normativas en el desarrollo de las operaciones, incluidas las relacionadas con
el impacto medioambiental.
De Control Interno.- Evaluar el funcionamiento del sistema de control interno
y dictaminar sobre este aspecto.
2.1.3. Características de la auditoría integral:
No está demasiado sujeta a expectativas y requisitos específicos.
Más flexible en su elección de temas y objetos, métodos y criterios de
auditoría.
Es un examen independiente realizado con un carácter no reiterativo. Por su
propia naturaleza, tiene un ámbito amplio y está abierta a distintos criterios e
interpretación.
Debe disponer de una amplia selección de métodos de investigación y
evaluación, y actuar desde una base de conocimientos muy distinta a la de la
auditoría tradicional. No se trata de una forma de auditoría basada en una
lista de comprobación.
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2.1.4. Beneficios de la auditoría integral:
Permite identificar las áreas problemáticas, las causas relacionadas y las
soluciones para mejorar.
Localizar las oportunidades para eliminar derroches e ineficiencia, lo que es
significativo en las auditorías de gestión, sin embargo, hay que tener cuidado
con las reducciones de costos a corto plazo que causan problemas a largo
plazo.
Identificar los criterios para medir el logro de metas y objetivos del ente.
Habilitar un canal adicional de la comunicación entre los niveles de operación
y la alta gerencia.
Generalmente el personal que trabaja en operaciones es más consciente de
los problemas y las causas que el personal de la gerencia, por lo que una de
las ventajas de la Auditoría de Integral es la capacidad de los auditores de
transmitir preocupaciones operacionales a la gerencia.
Emitir una evaluación independiente y objetiva de las operaciones.
2.1.5. Servicios de Aseguramiento.
(Blanco, 2003, p. 2-3), afirma que:
La Junta de Normas Internacionales de Auditoría Aseguramiento – IAASB, de la
Federación Internacional de Contadores – IFAC, emitió un Marco Conceptual para
los servicios de aseguramiento en el que se establece una estructura conceptual
para los servicios de aseguramiento que tienen como objetivo fortalecer la
credibilidad de la información a un nivel alto o moderado.
Uno de los objetivos del marco conceptual es diferenciar un servicio de
aseguramiento de otros servicios prestados por la profesión contable, lo cual no
quiere decir que los contadores profesionales no deban emprender los otros
servicios, sino que tales trabajos no están cubiertos por el marco conceptual y los
principios generales incluidos en la norma sobre servicios de aseguramiento. Algunos
aspectos básicos del Marco Conceptual se comentan a continuación:
El Marco Conceptual Internacional sobre Servicios de Aseguramiento se emitió para
los siguientes tres propósitos:
14
1. Describir los objetivos y los elementos de los servicios de aseguramiento
que tienen la intención de proveer niveles de aseguramiento ya sean
altos o moderados.
2. Establecer normas para proveer orientación dirigida a los contadores
profesionales en práctica pública con relación a la ejecución de los
contratos que tienen la intención de proveer un nivel alto de
aseguramiento.
3. Actuar como un marco conceptual para el desarrollo por parte de IAASB
de normas específicas para tipos particulares de servicios de
aseguramiento.
Señala el marco conceptual que cuando se contrata a un contador profesional para
ejecutar un servicio de aseguramiento para el cual existen normas específicas,
aplican esas normas; si no existieran normas específicas para un servicio de
aseguramiento, aplica este marco conceptual. Cuando un contador profesional en
práctica pública ejecuta un contrato que tiene la intención de proveer un nivel alto de
aseguramiento para el cual no existen normas específicas, se deben seguir las este
marco conceptual.
2.1.5.1. Elementos de un servicio de aseguramiento.
(Blanco, 2003, p. 4), de acuerdo con el Marco Conceptual Internacional de
Auditoría para que un contrato determinado constituya un servicio de
aseguramiento requiere que contenga todos y cada uno de los elementos
siguientes:
a.- Una relación tripartita que involucre a:
Un contador profesional;
Una parte responsable; y
Un supuesto destinatario de la información;
b.- Un tema o asunto determinado;
c.- Criterios adecuados;
d.- Un proceso de contratación; y
e.- Una conclusión.
15
2.1.5.2. Importancia del Informe de Aseguramiento.
La importancia del informe final de la auditoría integral, también l lamado
informe de aseguramiento, está en que permitirá disponer de una evaluación
integral del área de gestión de bienes (activos fijos) del Hospital José maría
Velasco Ibarra, el cual contendrá el dictamen u opinión referente a: la
razonabilidad de los estados financieros, sobre el funcionamiento del control
interno, sobre el cumplimiento de las normas legales, reglamentarias y
estatutarias; y, la evaluación de la eficiencia, eficacia y calidad de la gestión
empresarial.
Es decir esta necesidad de control, debe ser satisfecha bajo un enfoque global de
análisis, evaluación y mejoramiento de la gestión empresarial privada y
organizacional en el sector público. Disponer de una herramienta de soporte
gerencial y operativo que cubra todos los frentes de la administración constituye la
aspiración técnica de la presente investigación y responde a una inquietud cada
vez más evidente de transformar las acciones de control en verdaderos
instrumentos de apoyo.
2.1.5.3. Contenido del Informe de Aseguramiento.
En virtud que no existe una definición de una estructura establecida para este tipo
de auditoría integral ponemos tomar como referencia y modelo de informe integral
la emitida por (Blanco, 2003, p. 32-33):
Título
Destinatario
Tema o asunto determinado
Parte responsable
Responsabilidad del auditor
Limitación
Estándares, normas de desempeño, aplicables o criterios
Opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros
Otras conclusiones
Fecha y lugar de emisión
Firma del auditor
16
2.2. Descripción conceptual, criterios y principales afirmaciones de todas las
auditorías que conforman la auditoría integral.
2.2.1. Auditoria Financiera.
2.2.1.1. Definición.
(Madariaga, 2004, p. 13), expresa que:
La auditoría financiera, es un examen sistemático de los estados financieros,
registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con
los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas
establecidas por la dirección y con cualquier tipo de exigencias legales o
voluntariamente adoptadas. La auditoría tiene por objeto averiguar la exactitud,
integridad y autenticidad de los estados financieros, expedientes y demás
documentos administrativos-contables presentados por la dirección, así
como sugerir las mejoras administrativo-contable que procedan.
(Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, artículo 20), expresa que: La auditoría financiera informará respecto a un período determinado, sobre la
razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros de una
institución pública, ente contable, programa o proyecto; concluirá con la
elaboración de un informe profesional de auditoría, en el que se incluirán
las opiniones correspondientes. En este tipo de fiscalización, se incluirán el
examen del cumplimiento de las normas legales, y la evaluación del control
interno de la parte auditada.
2.2.1.2. Afirmaciones.
(Velásquez & Zaldumbide, 2011), manifiesta que: Son una aseveración o declaración hecha por la gerencia de una entidad,
comunicada explicita e implícitamente a través de los estados financieros, y
dichas afirmaciones son:
Veracidad.- Significa que todos los activos, pasivos y patrimonio
presentados en los estados financieros existen y que las transacciones
17
registradas han ocurrido.
Integridad.- Significa que todos los activos, pasivos y patrimonio deben estar
incluidas y presentados en los estados financieros.
Correcta valuación y exposición.- Significa que los activos, pasivos, patrimonio,
ingresos y gastos están presentados en valores determinados, en concordancia
con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
2.2.1.3. Criterios.
(Subía, 2013, p. 26 – 27), manifiesta que:
Los criterios aplicables para la auditoría financiera son las Normas
Internacionales de Contabilidad (NIC), y las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIFs).
Las normas referidas, aportan con elementos clave en la presentación de
estados financieros, adecuándolos a las características y requisitos particulares
de la República del Ecuador. Si bien, la intención es estandarizar en lo posible la
estructura y contenido de los reportes financieros, deben cumplirse las
condiciones requeridas en el país.
En esencia la estructura general de los rubros que conforman los diferentes
estados financieros, a nivel universal son iguales; sin embargo, es necesario que
se produzca uniformidad en la normativa contable que sea ampliamente
aceptada y que permita utilizar un solo lenguaje en las operaciones
internacionales y en la toma de decisiones.
2.2.2. Auditoria de Control Interno.
2.2.2.1. Definición.
(Mantilla, 2005, p.14) define al control interno como:
18
Un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro
personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con
miras a las consecución de objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia en las operaciones
Confiabilidad en la información financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso. Constituye un medio para un fin, no un
fin en sí mismo.
El control interno es ejecutado por personas. No son solamente manuales
de políticas y formas, sino personas en cada nivel de una organización.
Del control interno puede esperarse que proporcione solamente
seguridad razonable, no seguridad absoluta, a la administración y al
consejo de una entidad.
El control interno está engranado a la consecución de objetivos en una o
más categorías pero interrelacionadas.
2.2.2.2. Importancia:
El control interno en cualquier organización, es importante porque apoya la
conducción de los objetivos de la organización, como en el control e información
de las operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de bienes,
funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una
indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a
que los recursos disponibles, sean utilizados en forma eficiente, basado en
criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, custodia y registro
oportuno, en los sistemas respectivos.
19
2.2.2.3. Componentes del Control Interno.
El control interno es un proceso ejecutado por el personal de la entidad y
diseñado para cumplir objetivos específicos y consta de cinco componentes
interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como la administración
maneja la empresa. Estos componentes son:
Ambiente de Control.
(Mantilla, 2005, p.25), revela que:
Establece el tono de la organización, para influenciar la conciencia de control de
su gente. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno,
proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control
incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la
entidad; la filosofía de los administradores y el estilo de operación; la manera
como la administración asigna autoridad y responsabilidad, y como organiza y
desarrolla a su gente y la atención y dirección que le presta el consejo de
directores. Son factores del ambiente de control, entre otros:
Integridad y valores éticos
Comunicación y orientación moral
Especificación de los niveles de competencia (conocimiento y habilidades
necesarios para realizar las tareas)
Consejo de directores o comité de auditoría
Filosofía y estilo de operación de la administración
Estructura organizacional
Asignación de autoridad y responsabilidad
Políticas y prácticas sobre recursos humanos.
Valoración de Riesgos.
(Estupiñán, 2006, p. 28-29) expresa que:
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos
y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados.
Así mismo se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar
20
riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el
entorno de la organización como en el interior de la misma. Toda entidad
enfrenta una variedad de riesgos provenientes tanto de fuentes externas como
internas que deben ser evaluados por la gerencia. La gerencia establece
objetivos generales y específicos e identifica y analiza los riesgos de que
dichos objetivos no se logren o afecten su capacidad para salvaguardar sus
bienes y recursos, mantener ventaja ante la competencia, construir y conservar
su imagen, incrementar y mantener su solidez financiera, mantener su
crecimiento.
Actividades de Control.
(Estupiñán, 2006, p. 32-33) manifiesta que:
Actividades de control, son aquellas que realiza, la gerencia y demás personal
de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas.
Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y
procedimientos. Las actividades de control tienen distintas características.
Pueden ser manuales o computarizadas, administrativas u operacionales,
generales o específicas, preventivas o detectivas. Sin embargo, lo
trascendental es que sin importar su categoría o tipo, todas ellas están
apuntando hacia los riesgos (reales o potenciales) en beneficio de la
organización, su misión y objetivos, así como la protección de los recursos
propios o de terceros en su poder.
Las actividades de control son las políticas, procedimientos, técnicas,
prácticas y mecanismos que permiten a la Dirección, administrar o mitigar los
riesgos identificados durante el proceso de Evaluación de Riesgos y
asegurar que se llevan a cabo los lineamientos establecidos por ella. Así,
“las actividades de control son importantes no sólo porque en sí mismas
implican la forma correcta de hacer las cosas, sino debido a que son el medio
idóneo de asegurar en mayor grado el logro de los objetivos”.
21
Información y Comunicación.
(Mantilla, 2005,p.72)señala que:
Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una
forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El
sistema de información produce documentos que contienen información
operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible
operar y controlar el negocio. También debe darse una comunicación efectiva
en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la
organización.
Monitoreo.
(Estupiñán, 2006, p. 37) manifiesta que:
Los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas
circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los
objetivos, riesgos y las limitaciones inherentes al control; sin embargo, las
condiciones evolucionan debido, tanto a factores externos como internos,
provocando con ello que los controles pierdan su eficiencia. La función de
controlar se define como un proceso que compara lo ejecutado con lo
programado. Para establecer si hay desviaciones y adoptar las medidas
correctivas que mantengan la acción dentro de los límites establecidos. El
propósito del control es tomar acciones correctivas para asegurar el
cumplimiento de los objetivos organizacionales.
2.2.2.4. Afirmaciones.
Dentro del sistema de control interno, las afirmaciones de una entidad se
sustentan en la existencia, actualización y aplicación de las mismas.
22
2.2.3. Auditoría de Cumplimiento.
2.2.3.1. Definición:
(Blanco, 2003, p. 189) expone que:
La Auditoría de cumplimiento es la comprobación o examen de las operaciones
financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para
establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias,
estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. Esta auditoría se practica
mediante la revisión de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y
contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y
las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son
aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son
adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.
La auditoría de cumplimiento es un proceso mediante el cual la entidad logra
comprobar si se cumplen con todas las leyes, normas, reglas, y disposiciones
establecidas, a través de la revisión de las operaciones administrativas financieras
que la organización realizó en un período de tiempo determinado. En el
examen de cumplimiento se evaluará en forma objetiva el cumplimiento de las
disposiciones legales vigentes, a base del cual se emitirá un informe que describa
la situación actual y la deseada y se establecerá las recomendaciones respectivas.
2.2.3.2. Criterios.
(Subía, 2011).
En la auditoría de cumplimiento, los criterios no pueden ser estandarizados, por
cuanto dependen de las actividades y el objetivo de la empresa, ya que se
determina el nivel de adopción de las políticas, directrices, procesos,
procedimientos y tareas a la normativa legal aplicable a la empresa, por lo que se
requiere que la organización mantenga un archivo o compendio de leyes y las
actualice periódicamente.
Es así que la auditoría de cumplimiento proporciona:
23
(Blanco, 2003).
Seguridad razonable en el cumplimiento de las disposiciones legales,
debido a la amplia gama de disposiciones legales y sus permanentes
reformas.
Cumplimiento de las normas legales de aplicación general, como:
Constitución, Leyes Orgánicas y Ordinarias; es decir, no elaboradas
por la entidad.
Cumplimiento de normas legales específicas, como: estatutos,
reglamentos internos, manuales de procedimientos, manuales
orgánico funcionales; es decir, elaborados por la entidad.
Las disposiciones legales proporcionan pautas básicas para el
cumplimiento de los objetivos empresariales.
Para la evaluación de las operaciones se considerará toda la
legislación que le es aplicable, dependiendo del tipo de entidad y la
naturaleza de las operaciones.
Esta auditoría se practica mediante la revisión de los documentos
que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las
operaciones.
2.2.3.3. Afirmaciones.
Las afirmaciones que la entidad realiza en la ejecución de las actividades diarias
respecto al cumplimiento, radican en que todas las actividades desarrolladas por la
entidad, adoptan las principales normas y disposiciones legales que le son
aplicables.
2.2.4. Auditoría de Gestión.
2.2.4.1. Definición:
(Manual de Auditoría de Gestión-Contraloría General del Estado, 2003, p.35),
establece que:
24
Auditoría de gestión es el examen objetivo, sistemático y profesional efectuado
por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la gestión operativa y
sus resultados, así como, la eficacia de la gestión de una entidad, programa,
proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; determinar el grado de
economía, efectividad, y eficiencia en el uso de los recursos disponibles;
establecer los valores éticos de la organización y, el control y prevención de la
afectación ecológica; y medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos,
y, el impacto socio-económico derivado de sus actividades.
2.2.4.2. Criterios.
(Subía,2011) define que:
Los criterios de la auditoria de gestión, se orientan a la evaluación de la eficiencia,
eficacia y calidad de los productos y servicios proporcionados por una
organización, la evaluación de estas características tienen relación directa
con la planificación empresarial y el presupuesto. La planificación
estratégica aporta con los grandes lineamientos organizacionales que se
viabilizan a través de la planificación operativa que incluye objetivos debidamente
cuantificados y presupuestados, por lo que podemos concluir que la planificación
empresarial constituye el criterio fundamental para la auditoría de gestión. En
ésta, se definen los estándares o umbrales fijos como metas y que servirán como
parámetro de comparación de los indicadores de gestión, herramienta básica
para la auditoría
2.2.4.3. Afirmaciones.
Las afirmaciones que realiza la entidad respecto a la gestión institucional, son la
eficiencia, eficacia y calidad.
La eficiencia se relaciona con la optimización en el uso de los recursos, la eficacia
mide el logro de las metas y objetivos empresariales y la calidad evalúa el nivel de
satisfacción del cliente o usuario.
(Velásquez,2012, p. 78) define a la eficiencia como el “Nivel de recursos
utilizados, por ejemplo la fuente de verificación podría ser el presupuesto, los
25
informes de desempeño entre otros” .
(Da Silva, 2002, p. 20) manifiesta que la eficacia “está relacionada con el logro de
los objetivos/resultados propuestos, es decir con la realización de actividades que
permitan alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la medida en que
alcanzamos el objetivo o resultado".
(Subía, 2012, p.59) expresa que la calidad del servicio “Es una dimensión
específica de la eficacia que se refiere a la capacidad de la institución para
responder en forma rápida y directa a las necesidades de los usuarios”
Objetivos.
(Blanco,2012, p.403), manifiesta lo siguiente:
Dentro del campo de acción de la auditoría de gestión se pueden señalar como
objetivos principales:
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación
y la eficiencia de los mismos.
Comprobar la utilización adecuada de recursos.
2.3. Proceso de la Auditoría Integral.
En vista que el proceso de auditoria es sistemático, debemos tener presente que el
eje principal de la auditoría integral está en sus fases, por lo que es menester tomar
en consideración al momento de iniciar el proceso de la auditoría.
Para describir las fases de la auditoría integral, se lo hace en referencia:
Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental
“Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral” (Yandel Blanco Luna)
Se establece las siguientes fases para la ejecución de la auditoría:
26
Planeación,
Ejecución,
Comunicación e informe; y,
Seguimiento.
2.3.1. Planeación.
La fase de planificación, es la que delinea las estrategias a aplicarse en las
siguientes fases de ejecución y presentación de los resultados obtenidos.
(Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, Acuerdo 019-CGE, 2002)
manifiesta que:
Las normas relacionadas con la planificación de la Auditoría Gubernamental, se
estableció la elaboración de la planificación preliminar y la específica.
(Subía, 2011, p.42) Expone que:
La planificación preliminar es “alcanzar un conocimiento general de la empresa a
auditarse, el mismo que incluye el nivel de organización, el número de operaciones,
la significatividad de los montos administrados”
(Norma Ecuatoriana de Auditoria Gubernamental, p.5), manifiesta que:
La planificación específica de la Auditoría Gubernamental, se basa en la información
obtenida en la planificación preliminar, que será complementada con la definición de
procedimientos sustantivos a ser aplicados en la ejecución de la auditoría. La
planificación de la auditoría incluirá la evaluación de los resultados de la gestión de
la entidad a examinar con relación a los objetivos, metas y programas previstos.
(Norma Ecuatoriana de Auditoria Gubernamental, p.24-25), manifiesta que:
La evaluación del control interno es obligatoria para obtener información
complementaria, evaluar y calificar los riesgos así como seleccionar los
procedimientos que se aplicarán.
27
En conclusión esta fase nos ayuda a obtener un conocimiento general de la
organización a ser auditada.
Figura 1: Fase de Planificación de la Auditoría Integral Fuente: Blanco Luna Yanel, (2006), Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral.
2.3.2. Ejecución.
(Subía, 2011, p. 57), expone que:
En esta etapa es donde se ejecuta propiamente la auditoria, pues en esta
instancia se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en
cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los
criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada programa, para sustentar
las conclusiones y recomendaciones del informe de aseguramiento. En esta fase,
se generaran los hallazgos que sustentarán posteriormente el informe de auditoría
integral.”
En la ejecución de la auditoría integral, se aplicaran los programas de auditoría
diseñados en la fase de planificación, por cada uno de los componentes establecidos
para la auditoria de gestión, control interno, cumplimiento y financiero; es decir se
28
ejecutarán las pruebas sustantivas y de cumplimiento según corresponda.
Pruebas de cumplimiento
(Blanco, 2003, p.22) expone que:
Son pruebas realizadas para obtener evidencia en la auditoría sobre lo adecuado del
diseño y operación efectiva de los sistemas de contabilidad y de control interno; el
cumplimiento de las metas y objetivos propuestos; y el grado de eficacia, economía y
eficiencia y el manejo de la entidad.
(http://www.emprendices.co/taller-pruebas-de-cumplimiento-y-evaluacion-del-
sistema-de- control-interno), nos explica que:
Una prueba de cumplimiento es el examen de la evidencia disponible de que una o
más técnicas de control interno están operando durante el periodo de auditoría.
El auditor deberá obtener evidencia de auditoría mediante pruebas de cumplimiento
de:
Existencia: el control existe
Efectividad: el control está funcionando con eficiencia
Continuidad: el control ha estado funcionando durante todo el período.
El objetivo de las pruebas de cumplimiento es quedar satisfecho de que una técnica
de control estuvo operando efectivamente durante todo el periodo de auditoría.
Pruebas sustantivas (Blanco, 2003, p.22) emite que:
Las pruebas sustantivas son: “pruebas realizadas para obtener evidencia en la
auditoría para encontrar manifestaciones erróneas de importancia relativa en los
estados financieros o en sus operaciones, y son de dos tipos: a) pruebas de detalles
de transacciones y saldos; y b) procedimientos analíticos”
29
Papeles de trabajo (Norma Ecuatoriana de Auditoria Gubernamental, EAG-04, pp.34-35), manifiesta que: El auditor gubernamental organizará un registro completo y detallado de la labor
efectuada y las conclusiones alcanzadas. Los papeles de trabajo constituyen los
programas escritos con la indicación de su cumplimiento y la evidencia reunida por
el auditor en el desarrollo de su tarea, son el vínculo entre el trabajo de
planeamiento, de ejecución y del informe de auditoría. Por tanto, contendrán la
evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones, conclusiones y
recomendaciones que se presenten en el informe. Los papeles de trabajo son
propiedad del Organismo Técnico Superior de Control, de las Unidades de Auditoría
Interna y de las de firmas privadas de auditoría contratadas,… El auditor cautelará la
integridad de los papeles de trabajo, asegurando en todo momento y bajo cualquier
circunstancia, el carácter reservado de la información contenida en los mismos.
Evidencia suficiente y competente (Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental EAG-05, pp. 35-36) manifiesta
que la evidencia suficiente, competente y relevante es para:
Fundamentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones respecto a la
administración de un ente, programa u operación significativa, sujetos a la
auditoría, el auditor obtendrá evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante
la aplicación de técnicas de auditoría.
La evidencia de auditoría comprende toda información que provenga de varias
fuentes y sirvan de respaldo de las actividades operativas,
administrativas, financieras y de apoyo que desarrolla la entidad auditada, las
mismas que deben contener las siguientes características:
- Suficiente.- Cuando los resultados de una o varias pruebas proporcionan una
seguridad razonable para proyectarlos con un mínimo riesgo, al conjunto de
actividades de este tipo;
- Competente.- Para ser competente, la evidencia debe ser válida y confiable,
indagándose cuidadosamente si existen circunstancias que puedan afectar
estas cualidades; y,
30
- Pertinente.- Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso.
Figura 2: Fase de Ejecución de la Auditoría Integral Fuente: Blanco Luna Yanel, (2006), Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral
2.3.3. Comunicación.
La auditoría integral incluirá inicialmente el dictamen correspondiente a la auditoría
financiera, es decir la opinión con respecto a la razonabilidad de los estados
financieros preparados por la empresa. Se incluyen también la evaluación del
sistema de control interno, del cumplimiento de las leyes y regulaciones que la
afectan y el grado de eficiencia y eficacia en la gestión empresarial.
Durante esta fase se da a conocer los comentarios, conclusiones y
recomendaciones sobre los hallazgos de auditoría detectados en la ejecución de la
auditoría integral, relacionados con la evaluación de la estructura de control interno,
del cumplimiento de objetivos y metas institucionales, de la veracidad, integridad y
correcta valuación de la información financiera y del cumplimiento del marco legal y
regulatorio que tenga mayor impacto en el negocio.
En si en esta fase se elaborará el informe de auditoría integral.
31
Figura 3: Fase de Comunicación de la Auditoría Integral Fuente: Blanco Luna Yanel, (2006), Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral
2.3.4. Seguimiento.
(Sotomayor, 2008, p.48) explica que
La etapa del seguimiento representa una actividad cuya función esencial es verificar
que se cumpla con las recomendaciones presentadas en el informe derivado de la
auditoría, además de constatar su contribución a la eficiencia de la organización
Es el seguimiento a la presentación, por el sujeto auditado, del plan de medidas.
En esta fase se realizan actividades como:
a) Evaluar y emitir criterios a partir de recibir la consulta de la propuesta de las
medidas a adoptar por el sujeto auditado.
b) Revisar el plan de medidas presentado por el sujeto auditado y hacer llegar
las consideraciones sobre las mismas.
En conclusión esta etapa de seguimiento nos permite verificar si se está dando
cumplimiento a las recomendaciones emitidas en el Informe de auditoría.
32
Figura 4: Fase de Seguimiento de la Auditoría Integral Fuente: Blanco Luna Yanel, (2006), Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral
2.3.5. Proceso de la auditoría integral
Aunque no estén definidos los límites entre las fases de la auditoría: Planeación,
Ejecución, Comunicación e Informe y Seguimiento, es importante que el auditor
reconozca su existencia y realice sus labores de acuerdo a cada una de ellas, lo que
permite una revisión y supervisión adecuada desde el inicio hasta la aprobación del
informe de la auditoría.
33
Figura 5: Fase de la Auditoría Integral Fuente: Blanco Luna Yanel, (2006), Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral
34
CAPÍTULO III
ANÁLISIS DE LA EMPRESA
35
3. Introducción.
El Hospital José María Velasco Ibarra está ubicado al Suroeste de la ciudad de San
Juan de los dos Ríos del Tena en la ciudadela Eloy Alfaro, limitado de la siguiente
manera: está ubicado dentro de la zona urbana de la ciudad, con fácil accesibilidad
por encontrarse sobre una de las avenidas principales. Al norte: Calle Ambato, al sur:
Calle Eloy Alfaro, al este: Calle Gabriel Espinosa, al oeste: Avenida 15 de
Noviembre. Es una unidad Operativa perteneciente al Ministerio de Salud Pública,
que presta atención médica a todo el público en general. Es un hospital especializado
que cuenta con más de 70 camas para la prestación de sus servicios.
Figura 6: Croquis de ubicación Hospital José María Velasco Ibarra
Fuente: Área de Planificación del Hospital José María Velasco Ibarra
36
3.1. Base legal de creación.
ACUERDO MINISTERIAL No. 00001064.
Miguel Coello Fernández.
MINISTRO DE SALUD PÚBLICA DEL ECUADOR.
Considerando:
Que el artículo 84 de la Constitución de la República, establece que: "La Asamblea
Nacional y todo órgano con potestad normativa tendrá la obligación de adecuar
formal y materialmente, las leyes y demás normas jurídicas a los derechos previstos
en la Constitución y los tratados internacionales, y los que sean necesarios para
garantizar la dignidad del ser humano o de las comunidades, pueblos y
nacionalidades...";
Que el artículo 154 de la Constitución de la República señala que son atribuciones de
las ministras y ministros de Estado: "1. Ejercer la rectoría de las políticas públicas del
área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su
gestión. ";
Que la Constitución de" la República del Ecuador ordena: "Art. 361.- El Estado
ejercerá la rectoría del sistema a través de la autoridad nacional, será responsable de
formular la política nacional de salud, y normará, regulará y controlará todas las
actividades relacionadas con la salud, así como el funcionamiento de las entidades
del sector";
Que la Ley Orgánica de Salud ordena: "Art.4.- La autoridad sanitaria nacional es el
Ministerio de Salud Pública, entidad a la que corresponde el ejercicio de las funciones
de rectoría en salud; así como la responsabilidad de la aplicación, control y vigilancia
del cumplimiento de esta Ley; y, las normas que dicte para su plena vigencia serán
obligatorias.":
EN EJERCICIO DE LAS ATRIBUCIONES CONCEDIDAS POR LOS ARTÍCULOS
151 Y 154 DE LA CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR Y EL ART.
17 DEL ESTATUTO DEL RÉGIMEN JURÍDICO Y ADMINISTRATIVO DE LA
FUNCIÓN EJECUTIVA
37
Acuerda:
Art. 1.- Créase el Hospital José María Velasco Ibarra de Tena, en la provincia de
Napo.
Art. 2.- El Hospital José María Velasco Ibarra de Tena tendrá responsabilidades en
los ámbitos administrativos, con las facultades y atribuciones establecidas en el
Estatuto Orgánico por Procesos del Ministerio de Salud Pública.
Art. 3.- De la ejecución del presente Acuerdo Ministerial, que entrará en vigencia a
partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en Registro Oficial,
encárguese al/a titular de la Coordinación General Administrativa Financiera.
Comuníquese y publíquese.
Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a 31 de mayo
del 1984.
f.) Miguel Coello Fernández, Ministro de Salud Pública, encargado.
Es fiel copia del documento que consta en el archivo de la Dirección de Secretaría
General, al que me remito en caso necesario.- Lo certifico.- Quito, a 8 de junio del
1984.- f.) Dra. Nelly Cecilia Mendoza Orquera, Secretaria General, Ministerio de
Salud Pública.
3.2. Misión, visión, valores, objetivos institucionales y organigrama funcional.
(Reglamento Interno de Gestión Organizacional del Hospital José María Velasco
Ibarra, marzo 2009), manifiesta que:
Misión:
El Hospital José María Velasco Ibarra de Tena, es una institución pública de servicio
social, que provee atención de salud con las cuatro especialidades básicas; Medicina
Interna, Ginecología – Obstetricia, Cirugía y Pediatría, en donde disponemos de
recurso humano calificado y tecnología adecuada; promoviendo una atención
integrada e integral de calidad, en busca de mejorar el estado de salud de la
población en la provincia de Napo. (p.8)
38
Visión:
Ser un Hospital General Provincial, solidario y participativo, líder en el sector salud,
dotado de infraestructura sanitaria adecuada. Dirigido por líderes con capacidad
gerencial que basados en una cultura organizacional por procesos, aplican valores
institucionales; tomando decisiones basados en un sistema de comunicación. Con un
talento humano competitivo, motivado, en un constante mejoramiento de la calidad;
respetando la interculturalidad y fomentando la participación ciudadana. (p.9)
Valores:
Calidad: Por la atención brindada a los pacientes, tanto en los servicios
médicos como administrativos
Congruencia: Identificarse con la misión y visión de la Institución y
comprometerse con ella.
Compromiso: Para con el paciente que solicita nuestros servicios al brindarle
nuestra confianza y apoyo.
Eficacia: Actuar adecuadamente para el logro de los objetivos institucionales y
de salud.
Eficiencia: Obtención de los mejores resultados en el logro de los objetivos
por medio del uso racional de los recursos disponibles.
Equidad: En los recursos y servicios de la institución sin distinción de edad,
género, grupo social, ideología y credo, estado de salud o enfermedad.
Ética: Apego a los códigos, normas y principios del actuar del equipo de
salud.
Honestidad: Reconocimiento de nuestra actitud o vocación por el servicio ante
los intereses personales o de grupo.
Profesionalismo: Al aplicar los conocimientos adquiridos para apoyar los
servicios que presta la Institución.
Respeto: Considerar sin excepción alguna la dignidad de la persona humana,
los derechos y las libertades que le son inherentes, siempre con trato amable
y tolerante.(p.13)
39
Objetivos Institucionales:
1. Diseñar el Plan de Control y mejoramiento de la calidad del hospital para la
satisfacción del cliente interno y externo del hospital.
2. Implementar la estructura por procesos en base a perfiles y competencias
basadas en el modelo de gestión de recursos humanos del hospital, a fin de
lograr la calidad de los procesos, incorporando el trabajo en equipo.
3. Utilizar el Plan Estratégico diseñado en la entidad como herramienta de
gestión y que los planes operativos anuales se elaboren participativamente
con un presupuesto definido y distribuido en forma equitativa, basado en las
necesidades de cada proceso.
4. Elaborar e implementar las guías clínicas y protocolos de atención basadas
en la evidencia para determinar el control y mejoramiento de la calidad.
5. Disponer de un Plan de Capacitación permanente y continuo, encaminado a
perfeccionar el talento humano del Hospital José María Ibarra a fin de elevar
el nivel competitivo y resolutivo, generando satisfacción y motivación de todo
el personal involucrado.
6. Diseñar un plan de requerimiento de talento humano acorde a los estándares
internacionales que permitirá desarrollar e implementar la nueva estructura
por procesos, los mismos que permitan el mejoramiento de la calidad de
atención.
7. Crear un Sistema de Comunicación Interna y Externa el mismo que servirá
como un instrumento para conocer las distintas necesidades de comunicación
e información que tiene el cliente dentro de la organización convirtiéndose
como eje central del paciente en toda la actuación cotidiana.
8. Disponer de un plan de mejoramiento de la imagen corporativa del hospital
para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y
externos y de toda la sociedad en general, utilizando los recursos de que
dispone: personas, materiales, tecnología, que se ajuste a las expectativas de
lo esperado.
40
Figura 7: Organigrama Estructural de la entidad
Fuente: Gestión de Servicios Generales del Hospital José María Velasco Ibarra.
Estructura Orgánica
(Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio
de Salud Pública, publicado bajo Acuerdo Ministerial N. 00008510, varias páginas),
se estableció los siguientes niveles administrativos:
1. Procesos Gobernantes Gerencia o Dirección 2. Procesos Habilitantes De asesoría:
Gestión de Planificación, Seguimiento y Evaluación de Gestión
41
Gestión de Asesoría Jurídica
Gestión de Comunicación
Gestión de Calidad
De apoyo:
Gestión de Atención al Usuario
Gestión de Admisiones
Gestión de Administrativa y Financiera
Gestión de Talento Humano
Gestión de Tecnología de la Información y Comunicación
3. Procesos Básicos o Agregadores de Valor.
Dirección Asistencial Hospitalaria
Unidades de Especialidades Clínicas y/o Quirúrgicas
Gestión de Cuidados de Enfermería
.Unidad de Apoyo Diagnóstico y Terapéutico
.Unidad de Docencia e Investigación
42
Figura 8: Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos
Fuente: Ministerio de Salud Pública (Hospital José María Velasco Ibarra)
3.3. Cadena de Valor.
Los procesos de los Hospitales del Ministerio de Salud Pública se ordenan y
clasifican en función de su grado de contribución o valor agregado al cumplimiento de
su misión, estos son los siguientes en el caso de estudio:
Figura 9: Cadena de valor.
Fuente: Gestión de Talento Humano del Hospital José María Velasco Ibarra.
43
(Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio
de Salud Pública, publicado bajo Acuerdo Ministerial N. 00008510, varias páginas),
manifiesta que:
3.3.1. Procesos Gobernantes.
Los procesos gobernantes orientan la gestión institucional a través de la formulación
de propuestas de políticas, directrices, normas, procedimientos, planes, acuerdos y
resoluciones para la adecuada administración y ejercicio de la representación legal
de la institución.
Misión: Gerenciar el funcionamiento global del Hospital como máxima autoridad y
representante legal de la institución, en el marco de las directrices y acuerdos
emanados por el Ministerio de Salud Pública y en cumplimiento de la normativa legal
vigente.
3.3.2. Procesos básicos o agregadores de valor.
Los procesos agregadores de valor son los encargados de generar y administrar los
productos y servicios destinados a usuarios y permiten cumplir con la misión
institucional y los objetivos estratégicos.
Misión:
Dirigir y coordinar actividades médico sanitarias de todas las especialidades, a fin de
que éstas otorguen al paciente los servicios médicos y hospitalarios con oportunidad,
alta calidad, eficiencia y efectividad. Garantizar el funcionamiento de los
departamentos productores de salud dentro de los parámetros estandarizados de
eficiencia y calidad.
3.3.3. Procesos habilitantes.
Los procesos habilitantes de asesoría y de apoyo generan productos y servicios para
los procesos gobernantes, agregadores de valor y para sí mismos, apoyando y
viabilizando la Gestión Institucional.
44
Procesos Habilitantes de Asesoría.
Misión: Articular los recursos, procedimientos y planes de salud en función de las
estratégicas y objetivos institucionales. Implementar sistemas de seguimiento y
control que contribuyan a la evaluación del cumplimiento de objetivos y metas y a la
reducción de la brecha de oferta y demanda de los servicios de salud que ofrece el
Hospital, con el propósito de generar satisfacción de los clientes internos, externos y
el mejoramiento de los servicios que se ofrece a la población.
Procesos Habilitantes de Apoyo
Misión: Proteger los derechos y deberes de los usuarios e incrementar el grado de
satisfacción que presenta con los servicios de salud, contribuyendo a la mejora
continua de la atención.
3.4. Importancia de realizar un examen de auditoría integral a los Activos Fijos de la
entidad.
La inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición
de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería virtualmente
imposible.
Por esta razón se deben considerar aspectos importantes, como en la adquisición,
mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que
tiene el activo fijo dentro de la entidad.
Las empresas se miden a través de los activos y pasivos corrientes, donde la solidez
y solvencia son propósito de actuaciones futuras; son los activos fijos los
que representan la verdadera garantía y protección de la empresa, especialmente
las propiedades y terrenos, por cuanto están en permanente valorización,
incrementando por consiguiente el patrimonio de la organización.
Es la razón por la cual los activos fijos requieren de auditorías internas y externas
que permitan observar que los activos frente a su necesidad, autorización,
adquisición, uso, registro y enajenación cumplan con los rigores normativos y
contables, por lo que se hace necesario realizar diferentes pruebas de auditoria
45
dadas las implicaciones que generan en lo contable, financiero, operativo, jurídico-
legal y de gestión en las organizaciones. Por todo lo expuesto anteriormente es de
vital importancia la realización del examen integral a los Activos Fijos del Hospital,
teniendo un impacto positivo en la gestión de la organización, lo que constituye
además un agregador de valor a la misma. Cabe recalcar que la entidad está sujeto
al control externo posterior de sus operaciones administrativas financieras, cuya
facultad le corresponde ejercer a la Contraloría General del Estado, de conformidad
con lo dispuesto en los artículo 211 y 212 de la Constitución de la República del
Ecuador y el artículo 31 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. El
control externo que realizará la Contraloría General del Estado se ejercerá mediante
la auditoría gubernamental y el examen especial, utilizando normas nacionales e
internacionales y técnicas de auditoría.
3.4.1. Relevancia.
Dada la importancia de realizar la auditoría integral en la entidad objeto de
investigación se puede concluir que se obtendrán los siguientes resultados de
relevancia:
La presente investigación facilitará el trabajo de la auditoría interna, permitiendo la
evaluación sistemática de forma permanente del ente económico en su totalidad.
La información proporcionada a través del informe final de aseguramiento, contribuirá
a la gerencia para la toma de decisiones.
Proporcionará una visión integral del funcionamiento del sistema de control interno, la
gestión de los recursos, el cumplimiento de lo establecido en la legislación vigente,
así como la razonabilidad que presentan los saldos de los estados financieros, lo que
permitirá una correcta evaluación del ámbito global de la instalación.
Se puede resumir diciendo que se evaluará los procedimientos, políticas, objetivos
y propósitos de esta casa de salud, con la finalidad de alcanzar las metas
esperadas; así como también, se evaluará la efectividad de los sistemas de
control gerencial implementados por la máxima autoridad, con el objetivo de mejorar
dichos sistemas y evaluar su efectividad. Es decir con los resultados de la auditoría
46
integral se podrá evaluar la eficiencia, eficacia y oportuno control en el manejo de los
activos fijos, puesto que esta auditoría nos permitirá identificar las debilidades y
amenazas que ocasionan que los servicios que brinda el Hospital, no cumplan con
las expectativas de los usuarios en forma oportuna. De las deficiencias detectadas,
el Hospital podrá implementar acciones correctivas en forma adecuada. La
asociación de las auditorías: financiera, de gestión, de cumplimiento legal y de
control interno, en la auditoría integral permitirá obtener resultados positivos respecto
a la gestión integral desarrollada en el área de gestión de bienes (activos fijos), por
el período comprendido entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 2013.
47
CAPÍTULO IV
APLICACIÓN DEL EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL A LOS ACTIVOS FIJOS DEL
HOSPITAL JOSÉ MARÍA VELASCO IBARRA DE TENA, POR EL PERIODO
COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
48
4. Examen de Auditoría Integral al área de gestión de bienes (activos fijos) del
Hospital José María Velasco Ibarra.
4.1. Aplicación del proceso de la auditoría integral.
Nuestro trabajo estará enfocado fundamentalmente en el entendimiento del hospital y
su entorno, incluyendo el funcionamiento de su control interno, la gestión
administrativa y el cumplimiento de la legislación vigente y establecida.
Para el trabajo del examen de auditoría integral al área de gestión de bienes (activos
fijos) del Hospital José María Velasco Ibarra, se destaca como referencia el proceso
de auditoría descrito por Yanel Blanco Luna, en el libro denominado “Normas y
Procedimientos de la Auditoría Integral”, y lo señalado en las Normas Ecuatorianas
de Auditoría Gubernamental, en los cuales, especifica que las fases para la
ejecución de la auditoría integral son:
Planeación,
Ejecución,
Comunicación e informe; y,
Seguimiento.
4.1.1. Fase I: Planeación.
En la fase de planificación del examen de auditoría integral al área de gestión de
bienes (activos fijos), del Hospital José María Velasco Ibarra, se visitó las
instalaciones de la esta casa de salud, con el propósito de tener un conocimiento
general, así como se utilizó la técnica de la entrevista, la misma que fue aplicada al
Director Financiero y al Guardalmacén, sus obtuvo una visión general del nivel de
organización, número de operaciones, significatividad de los montos administrados,
se determinó la importancia relativa y evaluó el riesgo inherente de auditoría; se
evaluó el control interno global, mediante la aplicación de cuestionarios; se obtuvo la
descripción de cómo se lleva el control y administración de los activos fijos. Es decir
en esta fase se aplicó un cuestionario de control interno para evaluar inicialmente el
funcionamiento del mismo de manera general, donde se podrá medir a partir de los
resultados obtenidos el nivel de confianza y riesgo con que cuenta la organización,
posteriormente se procederá a calcular el riesgo de auditoría basado en los rangos
establecidos para este análisis y el juicio profesional del grupo de auditores
actuantes, posibilitando encaminar óptimamente el desarrollo del plan de auditoría
49
elaborado.
Del mismo modo se puedo estructurar el archivo permanente. Se estableció realizar
la auditoría integral en 60 días laborables. Por ser una empresa privada se emitió la
orden de trabajo al equipo de auditores para que ejecuten la acción de control,
previo contrato suscrito y aceptación del servicio ofertado. Seguidamente se emitió la
notificación de inicio de la acción de control a la máxima autoridad (Gerente del
Hospital) y demás servidores a fines, para que conozcan del particular y provean la
información y documentación solicitada
4.1.2. Fase II: Ejecución.
Para esta fase de ejecución, se estableció como punto clave los programas de
trabajo diseñados a la medida en la fase de planificación. Del mismo modo se
procedió a elaborar los papeles de trabajo diseñados para cada uno de los
componentes de conformidad con el enfoque de los diferentes tipos de la auditoría
que conforman la auditoría integral, los mismos que son:
CONTROL INTERNO.- Evaluar el sistema de control interno implementado
para determinar la efectividad del mismo.
FINANCIERA.- Proporcionar con certeza razonable de que los estados
financieros emitidos al cierre del período auditado tomados de manera
integral, están libres de manifestaciones erróneas e importantes.
GESTIÓN.- Determinar el grado de economía, eficiencia, eficacia, ecología y
ética con que se han utilizado los recursos existentes en el hospital.
CUMPLIMIENTO.- Establecer si las operaciones financieras, administrativas,
económicas y de otra índole se han realizado conforme a las normas legales,
reglamentarias, estatutarias y de procedimiento que le son aplicables.
Aquí se procedió en sí a ejecutar la auditoría integral, se demuestran los hallazgos y
se obtuvo toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente,
competente y pertinente), basada en los criterios de auditoría, los procedimientos a
seguir en la ejecución de la auditoría fueron definidos en cada programa de
auditoria, para sustentar las conclusiones y recomendaciones del informe de
aseguramiento.
50
4.1.3. Fase III: Comunicación de resultados.
En esta fase se proporcionó información a la máxima autoridad (Gerente del
Hospital) de los resultados obtenidos en la fase de ejecución, cuya finalidad es que
tenga un conocimiento claro de la realidad institucional y que se tomen las acciones
correctivas. Del mismo modo el informe de la auditoría integral fue presentado a los
servidores relacionados, previa convocatoria a la conferencia final y de la diligencia
realizada se elaboró el acta respectiva Cabe mencionar que la comunicación de
resultados se realizó de los hallazgos obtenidos en la evaluación del sistema de
control interno, del cumplimiento de objetivos y metas institucionales, de la
veracidad, integridad y correcta valuación de la información financiera y del
cumplimiento del marco legal y regulatorio.
4.1.4. Fase IV: Seguimiento.
Una vez que el informe es aprobado por la autoridad competente, se procede a
remitir en forma oficial a la máxima autoridad de esta casa de salud, cuyo objetivo es
que se dé el cumplimiento inmediato y obligatorio de las recomendaciones que
constan en el informe, con la finalidad de que se corrijan en forma inmediata las
deficiencias detectadas. Se resalta que de esta fase de seguimiento, su base es la
Matriz de implementación de recomendaciones, la misma que se espera sean
aplicadas en el período de tiempo propuesto, por los funcionarios de la entidad
auditada.
4.2. Papeles de trabajo utilizados en la ejecución de la Auditoría Integral.
Los papeles de trabajo, compilados durante el proceso de aplicación de las fases de
la Auditoria Integral, comprenden tres tipos de archivos:
Archivo Permanente
Archivo de Planificación
Archivo Corriente
51
4.2.1. Archivo permanente
Está conformado por los papeles de trabajo con la información que se requiera para
el conocimiento de la entidad a ser auditada, los papeles de trabajo respectivos se
presentan en el Apéndice 1.
4.2.2. Archivo de planificación.
Está conformado por los papeles de trabajo con la información y documentación que
se requiera para e j e c u t a r la fase de planificación de la auditoría integral, los
mismos que se presentan en el Apéndice 2.
4.2.3. Archivo corriente
Está conformado por los papeles de trabajo con la información y documentación que
se requiera para la fase de ejecución, los mismos que se presentan en el Apéndice 3.
4.3. Marcas de Auditoría
Las marcas de auditoria son aquellos símbolos convencionales que el auditor adopta
y utiliza para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y técnicas que se
aplicaron en el desarrollo de una auditoria, las mismas que son:
AUDITORES INDEPENDIENTES &
ASOCIADOS
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO
IBARRA DE TENA
Examen de Auditoría Integral al área de gestión de bienes (activos fijos) del Hospital José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 1 de enero
al 31 de diciembre de 2013
MARCAS DE AUDITORÍA
MARCA DESCRIPCIÓN MARCA DESCRIPCIÓN
Comprobado
Ligado
Operación Aritmética Incorrecta
Comparado
Cálculos
Observado
52
Diferencias
Rastreado
Aplicación Incorrecta
Indagado
Documentación Revisada
Analizado
Cotejado con Documentos Fuente
Conciliado
Sin Documentos de Sustento ⊂
Circularizado
Punto Pendiente
⊂
Sin respuesta
Punto Aclarado ⊂
Confirmaciones, respuesta
afirmativa
Verificado Físicamente
(Inspeccionado)
Confirmaciones, respuesta
negativa ⊂
Incluir en el Informe
Nº
Notas explicativas
Conector de Datos (Llamada de
auditoría)
1
Notificación Personal
AT
Aceptación Total
2
Notificación por Correo
Certificado
AP
Aceptación Parcial
3
Notificación por la Prensa
NA
No Hubo Aceptación
R
Registrado en control de
comunicaciones
Fuente: Manual de Auditoria Financiera Gubernamental, emitido por la Contraloría General del Estado
4.4. Informe de Auditoría Integral.
Como resultado de la ejecución de la auditoría integral que es el proceso de obtener
y evaluar objetivamente, en un período determinado, evidencia relativa a la siguiente
temática: la Información financiera, la estructura del control interno, el cumplimiento
de las leyes pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y
objetivos propuestos, se elaboró el informe de auditoría integral, el mismo que
contiene:
Informe de aseguramiento
Comentarios
Conclusiones y;
Recomendaciones.
53
HOSPITAL JOSÉ MARÍA VELASCO IBARRA DE TENA
AUDITORIA INTEGRAL
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013
INFORME DE AUDITORÍA INTEGRAL
Tena, 23 de diciembre de 2014
Señor (a) Gerente
Hospital José María Velasco Ibarra
Presente.-
De mi consideración:
Hemos realizado el examen de auditoría integral al área de gestión de bienes
(Activos Fijos) del Hospital José María Velasco Ibarra de Tena, por el período
comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2013, la cual cubre la
siguiente temática: la razonabilidad de los saldos de las cuentas de existencias, la
evaluación del sistema de control interno, la evaluación del cumplimiento de las
disposiciones legales que la afectan; y, el grado de eficiencia, eficacia y efectividad
en el manejo de sus programas y actividades, evaluado con los indicadores de
desempeño.
La administración es responsable de la preparación, integridad y presentación
razonable de los estados financieros y los respectivos saldos de sus cuentas; de
mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de los objetivos de
la entidad; del cumplimiento de las leyes, así como también el establecimiento de los
objetivos, metas y programas y estrategias para la conducción ordenada y eficiente
para la prestación del servicio hospitalario.
Nuestro compromiso fue efectuado de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de
Auditoría aplicable a trabajos con procedimientos convenidos. Los procedimientos
fueron realizados únicamente para ayudarles a evaluar la validez, eficiencia y
eficacia de la gestión realizada por la gerencia y demás áreas de la entidad y se
54
resumen de la siguiente manera:
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en el cumplimiento de los objetivos
propuestos y en la evaluación realizada al Control Interno y de los estados
financieros, opinamos que la entidad debe mejorar en control de los activos fijos y
debe perfeccionar su actuar en la detección, seguimiento de los riesgos y tomar las
decisiones adecuadas que permitan minimizar los impactos de los riesgos
detectados.
No se realizó ningún procedimiento a parte de lo acordado con la entidad.
Nuestro informe es exclusivamente para el propósito expuesto en el primer párrafo
de este informe y para su información no debe utilizarse para ningún otro propósito,
ni ser distribuido a ningunas otras partes. Este informe se refiere solamente a los
objetivos y procedimientos especificados anteriormente.
Dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden
ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también las proyecciones de
cualquier evaluación de control interno para períodos futuros están sujetas al riesgo
de que el control interno se pueda tornar inadecuado por los cambios en sus
elementos.
Se trabajó bajo las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, aplicables a
la auditoría de estados financieros, a la auditoría del control interno, a la auditoría
sobre el cumplimiento de leyes y a la auditoría de gestión. Estas normas requieren
que la auditoría sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable en
cuanto a si los saldos de las cuentas analizadas presentadas en los estados
financieros están exentos de errores importantes en su contenido, si la estructura
del control interno ha sido diseñada adecuadamente y opera de manera efectiva;
si se han cumplido con las principales leyes y regulaciones que le son
aplicables; y, si es confiable la información que sirvió de base para el cálculo de
los indicadores de desempeño en la evaluación de los resultados de la
administración.
55
Con estos antecedentes y de acuerdo con el avance y resultados de nuestra
auditoría, concluimos que el área de gestión de bienes (activos fijos) del Hospital
José María Velasco , mantuvo en todos sus aspectos importantes una estructura
moderada del control interno en relación con la conducción ordenada de sus
operaciones, confiabilidad de la información financiera y un moderado
cumplimiento con las leyes y regulaciones que la afectan. Dentro de su enfoque
de control interno no se normo su reglamentación interna en cuanto a la
administración de los bienes considerados activos fijos. De igual forma se obvio la
socialización de los manuales que regulan su gestión. Sus registros contables no
fueron en forma oportuna y se evadió los varios puntos establecidos en el POA Esta
información en sí fue objeto de nuestra auditoría integral y refleja razonablemente
los resultados de la gestión en el alcance de los objetivos y metas.
Atentamente;
Ing. Karina Pumares
Auditora Jefe de Equipo
56
4.5 ENFOQUE DE LA AUDITORÍA Motivo del examen La auditoría integral a desarrollarse en el Hospital José María Velasco Ibarra de Tena, se
llevará a cabo fundamentalmente por la necesidad existente por parte de la dirección
general de conocer la situación actual que presenta la entidad en los aspectos relativos la
información financiera, la estructura del control interno, el cumplimiento de las leyes
pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos, con el
propósito de informar sobre el grado de correspondencia entre la temática y los criterios o
indicadores establecidos para su evaluación.
Con oficio No. 238-G-HJMVI de fecha 20 de diciembre del 2013, firmado por la Dra.
Sandra Cisneros (Gerente del Hospital), autorizó desarrollar el proyecto de investigación
titulado “examen de auditoría integral al área de gestión de bienes (activos fijos) del Hospital
José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 1 de enero y 31 de
diciembre de 2013”, previo a la obtención del título de Magíster en Auditoria Integral,
acción de control que se realizó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría
Gubernamental y Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Para lo cual siguiendo el
esquema didáctico se empezó realizando el contrato entre las partes y la respectiva orden
de trabajo No. 0001-UTPL-HJMVI-2013 de fecha 15 de octubre de 2014.
Objetivo de la auditoría integral.
Expresar a través del informe final de la auditoría, una opinión razonable sobre la
confiabilidad que muestran los saldos de los estados financieros proporcionados por la
entidad, evaluar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, el estado de
funcionamiento del sistema de control interno implementado, así como la eficiencia en la
aplicación de los recursos y efectividad de los procesos o actividades
OBJETIVO GENERAL:
Ejecutar una Auditoría Integral al Hospital José María Velasco Ibarra de Tena durante el
período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2013, de acuerdo a las
Normas Internacionales de Auditoría para determinar el cumplimiento y resultados de los
57
planes y acciones administrativas; así como evaluar el Sistema de Control Interno y verificar
el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias que regulan las operaciones
realizadas y de la salvaguarda de los recursos que integran el patrimonio del hospital.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Comprobar la capacidad del Sistema de Control Interno para promover la
eficiencia, eficacia, economía y calidad de las operaciones.
Determinar el grado de confiabilidad del Sistema de Control Interno e
identificar aspectos críticos que requieran un examen.
Determinar si la asignación de los recursos humanos, físicos, técnicos y
financieros, es adecuada y acorde a las necesidades.
Comprobar que las operaciones y transacciones se realizan conforme a la
autorización general o específica que corresponda.
Verificar la pertinencia e integridad de la información gerencial, registros y
estados financieros, y conciliarlos con los elementos de confrontación que
correspondan.
Verificar el cumplimiento de las Normas Internacionales de Información
Financiera y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
Proponer ajustes en los registros de contabilidad que lo requieran.
Establecer el grado de cumplimiento de deberes y atribuciones.
Evaluar el cumplimiento del ordenamiento legal y reglamentario.
Todo lo antes expuesto concerniente a los Activos Fijos con que cuenta la
organización.
Extensión o alcance de los procedimientos de la auditoría.
El alcance que tendrán las verificaciones que se efectuarán a las operaciones de la entidad,
abarcará el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2013,
cumpliendo con las normas establecidas para la práctica profesional de la auditoría.
Para llevar a cabo la AUDITORIA INTEGRAL se va requerir lo siguiente:
58
Equipos y materiales:
Una computadora portátil
Impresora
Memory Flash
Carpetas
Resmas de papel
Una perforadora
Una engrampadora
Esferográficos
Equipo de auditoría:
Un jefe de equipo
Un supervisor auditor
Base legal
El Hospital José María Velasco Ibarra de Tena, fue creado bajo ACUERDO MINISTERIAL
No. 00001064 de fecha (31/05/1984), con responsabilidades en los ámbitos administrativos,
con las facultades y atribuciones establecidas en el Estatuto Orgánico por Procesos del
Ministerio de Salud Pública.
Estructura Orgánica
(Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de
Salud Pública, publicado bajo Acuerdo Ministerial N. 00008510), se estableció los siguientes
niveles administrativos:
1. Procesos Gobernantes
Gerencia o Dirección
2. Procesos Habilitantes De asesoría:
Gestión de Planificación, Seguimiento y Evaluación de Gestión
59
Gestión de Asesoría Jurídica
Gestión de Comunicación
Gestión de Calidad
De apoyo:
Gestión de Atención al Usuario
Gestión de Admisiones
Gestión de Administrativa y Financiera
Gestión de Talento Humano
Gestión de Tecnología de la Información y Comunicación
3. Procesos Básicos o Agregadores de Valor.
Dirección Asistencial Hospitalaria
Unidades de Especialidades Clínicas y/o Quirúrgicas
Gestión de Cuidados de Enfermería
Unidad de Apoyo Diagnóstico y Terapéutico
Unidad de Docencia e Investigación
OBJETIVOS DEL HOSPITAL:
Mantenernos en competencia con instituciones locales y nacionales que
permitan el reconocimiento de nuestra institución, logrando un crecimiento
sostenido.
Cumplir con nuestro fin social y lograr mejorar la calidad de vida de nuestros
pacientes a través de nuestros servicios de salud.
Maximizar la rentabilidad.
Atención ágil y oportuna a los usuarios del servicio.
Fortalecer la imagen pública.
Cumplimiento de las normas y reglamentos.
Aumentar la tecnología en sistemas contables.
Eficiencia, calidad y optimización de los recursos.
Capacitación constante del personal.
Crear un ambiente de trabajo agradable.
Generar servicios con un valor agregado.
60
GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
El hospital actualmente se encuentra utilizando de manera Integral las Normas
Internacionales de Información Financiera. Considerando todo esto se tiene que el grado de
confiabilidad en la información financiera estaría ubicado en un rango alto dada la
actualización de las normas contables empleadas así como por los controles que se
establecen en los diferentes niveles organizacionales.
Servidores principales
Nombres y Apellidos
Cargo que desempeña
Período de Actuación
Desde Hasta
Dra. Sandra Elevación Cisneros Poveda José Gerente 2012-05-01 2013-12-31
Econ. Mónica Elizabeth Guerrero Lara
Directora
Financiera
2013-01-02
2013-12-31
Ing. María del Carmen Shiguango Reyes Tesorero 2012-06-01 2013-12-31
Ing. Iván Marcelo Zuñiga Rosales
Jefe de
Presupuesto
2012-01-01
2012-12-31
Sra. Luz Ofelia Caiza Yanchatipan Guardalmacén 1990-01-01 2012-12-31
Fuente: Gestión de Talento Humano del HJMVI.
4.6 RESULTADOS DEL EXAMEN Enfoque: Control Interno
Desarrollo institucional sin funciones y procedimientos reglamentados Las autoridades de la Hospital José María Velasco Ibarra, no elaboraron los reglamentos
internos, ni dispusieron por escrito normas, procedimientos y políticas que promuevan la
responsabilidad en los funcionarios o empleados y la obligación de rendir cuentas de los
activos fijos entregados a su custodia.
Por lo que no aplicaron sistemas de seguimiento e información para verificar si se cumplen
estas disposiciones, ni tomaron medidas correctivas respecto de uso y cuidado de los
activos fijos.
61
Situación que no permitió evaluar el grado de cumplimiento de las responsabilidades
respecto del uso, traslados, y control de los activos fijos.
El Gerente, Directora Financiera y responsable de Activos Fijos, inobservando el
Reglamento de Bienes del Sector Público, y la Norma de Control Interno 100-03
Responsables del control interno, 140-01, Determinación de responsabilidades y
organización
Mediante oficio No. 0025-AI-KP-HJMVI-2014 se comunicó el particular al Gerente, Directora
Financiera y Guardalmacén, que hasta la lectura del borrador no presentaron ninguna
contestación.
Conclusión
El Hospital José María Velasco Ibarra no dispone de reglamentos internos que normen los
procedimientos, de control interno de los activos fijos, ni con una reglamentación que
permita controlar las actividades de los funcionarios en la Entidad en el cuidado y uso de los
bienes.
Recomendación:
Al Gerente del Hospital
Elaborarán y aprobarán los reglamentos internos que normen y regulen los procedimientos,
así como, un proyecto de Orgánico Estructural y Funcional, en el que se determinen las
funciones y responsabilidades de las Autoridades y Servidores de la Hospital José María
Velasco Ibarra.
No se establecieron normas y procesos en la adquisición de bienes
considerados como activos fijos.
El Hospital José María Velasco Ibarra de tena, no contó con un reglamento interno que
norme las adquisiciones de bienes considerados como activos fijos, conforme lo determina
el Reglamento de Bienes del Sector Público, publicado mediante acuerdo 025 de la
62
Contraloría General del Estado, publicado en el Registro oficial 378 de 17 de octubre de
2006 y su reforma del 29 de abril de 2008.
Las adquisiciones se ejecutaron sin la suscripción de un contrato, en el que se establezcan
las condiciones técnicas, formas de pago y garantías a favor de la Entidad; de igual forma,
se omitieron las actas de entrega recepción, lo que dificultó mantener el control de los
bienes,
El Gerente, Directora Financiera y Guardalmacén, inobservando lo dispuesto en las Normas
de Control Interno 210-04, Documentación de Respaldo y su Archivo, que determina, todas
las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente
y pertinente; y, 220-03, Control Interno Previo al Devengamiento, en la que se establece,
que los bienes o servicios recibidos guardarán conformidad plena con la calidad y cantidad
descritas o detalladas en la factura o en el contrato.
Con oficios 0032-AI-KP-HJMVI-2014, se comunicó el particular al Gerente, Directora
Financiera y Guardalmacén.
Conclusión
El Hospital José María Velasco Ibarra no contó con una reglamentación interna que norme la
adquisición de bienes, considerados como activos fijos, de acuerdo al Reglamento de
Bienes del Sector Público, ni observó los tipos de contratación y procedimientos
determinados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Recomendaciones:
Al Gerente y Directora Financiera
Previa a la adquisición de bienes, verificarán el tipo de contratación y ejecutarán los
procedimientos de acuerdo a lo estipulado en la Reglamentación vigente.
A la Guardalmacén Previa a la adquisición de bienes, verificará la existencia de la partida correspondiente y
elaborará el contrato estableciendo con claridad las especificaciones técnicas, condiciones,
forma de pago y las garantías a favor de la Entidad.
63
Ausencia de control a los bienes de larga duración La Directora Financiera y la Guardalmacén del Hospital José María Velasco Ibarra, no
aplicaron la reglamentación interna para la administración de bienes, que dispone
mecanismos de identificación, ubicación, administración, cuidado y mantenimiento de los
bienes de la Entidad, lo que dificultó su control, no se observó lo dispuesto en el artículo 3
del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector
Público, publicado en el Registro Oficial 378 de 2006-10-17.
En el período sujeto a examen, no se efectuaron constataciones físicas, como lo determina
el artículo 12 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes
del Sector Público y la Norma de Control Interno 250-08, Constatación Física de Existencias
y Bienes de Larga Duración, en el que consta, que se deben efectuar constataciones físicas
de los bienes de larga duración por lo menos una vez al año.
Con oficio No.0053-AI-KP-HJMVI-2014, se comunicó estos hechos a la Directora Financiera
y Guardalmacén.
Conclusión En la Entidad no implementó la reglamentación para administración de los bienes, que
dispone mecanismos de identificación, ubicación, administración, cuidado y mantenimiento
de los bienes de la Entidad, lo que dificultó su control y uso, ni se efectuaron constataciones
físicas periódicas, situación que no le permitió al custodio establecer su control e
identificación adecuada.
Recomendación A la Directora Financiera En coordinación con el Director del Hospital, dispondrán la aplicación de la reglamentación
interna para la administración de los bienes, y vigilaran la aplicación de parte de las y los
servidores y autoridades del Hospital.
No se realizaron evaluaciones del control interno
Aparte de las evaluaciones de control interno realizadas por la Contraloría General del
Estado, se evidenció que el Gerente y Director del Hospital José María Velasco Ibarra, no
han dispuesto por escrito que cualquier servidor que tenga a su cargo el manejo y control de
bienes, periódicamente evalúe la eficiencia del control interno y comunique los resultados al
64
responsable de activos fijos, a efectos de que se tomen las medidas correctivas en forma
oportuna en caso de existir.
La falta de evaluaciones de control interno, se ocasionó por el desconocimiento de los
servidores de cumplir con la disposición reglamentaria, y por la falta de disposiciones para
que cumplan con esta actividad todos los servidores que tienen a su cargo bienes
considerados activos fijos.
El Gerente y Director del Hospital José María Velasco Ibarra, inobservaron la norma de
Control Interno 110-07, evaluación del control interno.
Situación que ocasionó que no se pueda evaluar, la eficiencia y efectividad del sistema de
control interno.
Con oficio No. 0071-AI-KP-HJMVI-2014, se comunicó estos hechos al Gerente y Director del
Hospital.
Conclusión El Gerente y Director del Hospital José María Velasco Ibarra, no dispusieron por escrito a los
servidores que tengan a su cargo el manejo y control de bienes, que realicen periódicamente
evaluaciones para evaluar la eficiencia del control interno, inobservando las normas de
control interno, lo que ocasionó que no se pueda evaluar la eficiencia del control interno.
Recomendación Al Gerente Dispondrá por escrito, a las y los servidores del Hospital realizar por lo menos una vez al
año, una evaluación del Control interno de bienes, e informarán las novedades en caso de
existir.
Enfoque de Cumplimiento Legal
Falta de actualización del manual de procedimiento El Hospital José María Velasco Ibarra, mantiene un saldos de 339.144,26 dólares, en sus
Estados Financieros en la cuenta de activos fijos, los mismos que al cierre de la presente
acción de control, no presentó saldos razonables, ni veraces y se detectó una equivocada
presentación de los mismos, en virtud de haberse contabilizado en la cuenta de activos fijos,
65
bienes de consumo administrativo los mismos que no fueron detectados en su debido
tiempo y por cuánto no existen conciliaciones de saldos entre guardalmacén y contabilidad.
Esta situación se presentó, por cuanto la Guardalmacén y la Directora Financiera no
aplicación no aplicaron los procedimientos previstos en el manual de normas y
procedimientos de control de los activos fijos,
El Guardalmacén y la Directora financiera inobservaron lo previsto en las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad, las Normas internacionales de información financiera y el
reglamento general de bienes del sector público, emitido por la Contraloría General del
Estado y las normas de control interno.
Lo que ocasionó que los saldos de los activos fijos, no se presenten en forma razonada, y
que los estados financieros no tengan la razonabilidad requerida por las autoridades del
Hospital.
Mediante oficios 0075 y 0083-AI-KP-HJMVI-2014, se comunicaron estos resultados a la
guardalmacén y Directora Financiera.
Conclusión Los saldos presentados en los estados financieros, no tienen una razonabilidad adecuada,
debido a la contabilización en su cuenta de bienes de consumo administrativo, y por cuanto
no se han realizado conciliaciones de saldos, inobservando las disposiciones legales, lo que
ocasionó que los estados financieros no sean confiables para la administración del Hospital.
Recomendaciones A la Directora Financiera Dispondrá a la Contadora el registro correcto de los bienes, que corresponden a los Activos
Fijos, y a la Guardalmacén que realice conciliaciones periódicas de los saldos con
Contabilidad.
A la Guardalmacén En períodos semestrales realizará conciliaciones de saldos con Contabilidad, y de existir
diferencias realizará los ajustes correspondientes.
66
Manual de organización y funciones, no se socializó El Hospital José María Velasco Ibarra de Tena, cuenta con un Manual de Organización y
Funciones (MOF), que establece procedimientos administrativos de gestión y control interno,
sin embargo de la encuesta realizada por el equipo de auditoría, se comprobó según el
indicador aplicado que solamente el 46 % de los empleados encuestados conocían parte de
su contenido, relativo fundamentalmente al detalle de sus responsabilidades, con el manejo
de los Activos Fijos.
Esta situación se presentó, por cuanto del Director del Hospital como máxima autoridad, no
dispuso talleres de capacitación, y difusión del Manual de Organización y Funciones, y no
socializó con todos las servidoras y servidores, dicho manual, a fin de conozcan las
funciones y responsabilidades que le corresponde cumplir a cada uno.
Lo que ocasionó que el 54% de los servidores no tengan conocimiento de cada una de sus
responsabilidades, a efectos de mitigar los riesgos de control interno del Hospital. Con oficio
No.0098-AI-KP-HJMVI-2014, se comunicó del particular al Director del Hospital.
Conclusión El Director de Hospital José María Velasco Ibarra de Tena, no dispuso ni coordinó la
socialización del Manual de Organización y Funciones a las y los servidores, lo que ocasionó
que existan riesgos de control interno, que no fueron mitigados.
Recomendación Al Director del Hospital Dispondrá la difusión de este manual, a todos los servidores del Hospital, para su
conocimiento y correcta aplicación, mediante talleres, charlas y conferencias.
Enfoque Financiero
Bienes que faltaron en la constatación física
En la constatación física realizada al área de docencia de la entidad, la Guardalmacén
responsable de los bienes, no presentó ni justificó la falta de dos sillas ejecutivas que
estuvieron a cargo de la misma unidad, cuyo costo en libros fue de 135,22 dólares,
igualmente se comprobó que la administración del Hospital no emitió los procedimientos
necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de los bienes.
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Situación que se presentó según la guardalmacén porque el Director del Hospital, dispuso
que se realicé un traslado de las sillas a la unidad de compras públicas, que se encontraban
con técnicos de la ciudad de Quito, y que no devolvieron las mismas, cuando fueron
requeridas para la devolución indicaron que las sillas fueron entregadas al jefe de
mantenimiento, sin embargo de todo esto no existe evidencia documental y la guardalmacén
no realizó los trámites oportunos para su recuperación.
La guardalmacén inobservo el reglamento general de bienes de sector público, emitido por
la Contraloría General del Estado y la norma de control interno 406-10 Constatación física
de bienes.
La falta de presentación de dos sillas ejecutivas, ocasionó un faltante para el Hospital de
135,22 dólares, que no fueron justificados por la guardalmacén.
Con oficio No.0100-AI-KP-HJMVI-2014, se comunicó estos hechos a la Guardalmacén, sin
que hasta la lectura del borrador se obtenga respuesta.
Conclusión De la constatación física realizada a los activos fijos, se determinó el faltante de dos sillas
ejecutivas, por 135,22 dólares, que no fueron justificas en el transcurso del examen por la
guardalmacén, lo que ocasionó un faltante de bienes, situación presentada por la falta de
constataciones físicas periódicas.
Recomendación A la Directora Financiera Dispondrá a un servidor independiente de la guardalmacén realice constataciones físicas por
lo menos una vez al año, las novedades deberá presentar por escrito, para corregir posibles
errores.
Bienes no ingresan a bodega ni se registran contablemente en forma oportuna
Hospital José María Velasco Ibarra, el 23 de febrero de 2013 mediante el procedimiento de
ínfima cuantía, adquirió 4 camas para hospitalización de emergencia, en base al
requerimiento realizado por el guardalmacén y la autorización del Director de Hospital, cuyo
adjudicatario del proceso fue la empresa Salud y Vida, de la ciudad Quito, el pago se realizó
68
mediante el Sistema SIGEF, con comprobante No. 456, los mismos que fueron entregados
por la empresa el 3 de marzo de 2013, pero el ingreso a bodega se realizó el 15 de
septiembre de 2013 y su registro contable el 17 de septiembre de 2013.
Esta situación se presentó, según lo indicado por la Guardalmacén en forma verbal, porque
en el año 2013, no contó los auxiliares de bodega, y el trabajo se le acumuló, acción que no
es justificativo para el equipo de auditoría.
La Guardalmacén y la Directora Financiera inobservaron el principio de contabilidad, 210-14,
las Normas de Control Interno 405-05 Oportunidad en el registro.
La falta de ingreso a bodega en forma oportuna, ocasionó que los saldos de los inventarios
no sean reales y consistentes con las existencias físicas y que el departamento de
Contabilidad o Financiero re refleje en sus estados financieros una información confiable.
Con oficios No.102-AI-KP-HJMVI, se comunicó estos hechos a la Guardalmacén y Directora
Financiera.
Conclusión La Guardalmacén del Hospital no realizó en forma oportuna el ingreso a bodega de la
adquisición de 4 camas de hospitalización, lo que ocasionó que los saldos de los inventarios
no sean reales y consistentes con las existencias físicas, y que no se reflejen los saldos
reales en los estados financieros.
Recomendaciones A la Directora Financiera Dispondrá a la Guardalmacén que realicé en forma inmediata, o tan pronto como reciba los
bienes, los ingresos a bodega, e informe inmediatamente a Contabilidad adjuntando copia
del ingreso, para su registro contable.
A la Guardalmacén Realizará en forma inmediata después de recibir los bienes adquiridos por el Hospital el
ingreso a bodega y remitirá una copia del mismo al Departamento de contabilidad para su
registro.
69
Bienes no fueron controlados apropiadamente Del análisis realizado a los procedimientos aplicados para el control de los bienes del
Hospital, se estableció que existen bienes en estado obsoleto y en mal estado, sin uso por
algún tiempo, como archivadores de 4 gavetas verticales, 3 escritorios ejecutivos, 2
máquinas de anestesia, 1 computador, 3 ventiladores, que no se han realizado los trámites
para ser dados de baja, sin embargo de que existen los informes dados en su debido
tiempo, por los servidores a cuyo cargo estuvieron dichos bienes.
Situación que se presentó por cuanto la Directora Financiera del Hospital, pese a tener
conocimiento de los hechos, no delego a un servidor para que realizara la constatación física
y emita los informes correspondientes para su baja.
La Directora Financiera inobservó el artículo 72 del Reglamento de Bienes del Sector
Público y la norma de Control interno 250-09, baja de bienes.
La falta de trámite para la baja de bienes obsoletos y sin uso, ocasionó que la entidad
mantenga bienes en su inventario que no prestan ningún servicio por un valor en libros de
2.865,45 dólares.
Con oficio 0108-AI-KP-HJMVI, se comunicó el particular a la Directora Financiera.
Conclusión La Directora Financiera no dispuso, el trámite para la baja de bienes obsoletos y en mal
estado que no prestan servicio al Hospital, por lo que se mantienen registros en libros por
2.865,45 dólares de bienes inservibles.
Recomendación A la Directora Financiera Nombra un delegado de la Dirección Financiera para realice la constatación física de los
bienes obsoletos, y en base a ese informe dispondrá a la Guardalmacén el trámite para dar
de baja a los mismos.
70
Enfoque de Gestión.
Inversiones en Bienes de Larga Duración no se cumplió El saldo presupuestado para el ejercicio económico del año 2013 fue de 112.770.00 dólares,
el saldo contable de la cuenta al 31 de diciembre de 2013 fue de 47 670,55 dólares lo que
significa que las autoridades del hospital solo ejecutaron el 57,73%, lo que demuestra que
no se cumplió con los objetivos propuestos al inicio del año fiscal, que fue la atención a las
áreas de hospitalización y laboratorio clínico, que constaron el plan anual de adquisiciones.
Esta situación se presentó por cuanto, los directores de las áreas de emergencia y
laboratorio clínico, pese a que fueron ellos mismos los que en el año 2012, realizaron los
requerimientos en el POA, no solicitaron las adquisiciones en el año 2013, y por cuanto el
Gerente del Hospital, teniendo conocimiento de la disponibilidad presupuestaria, tampoco
solicitó, los trámites para las adquisiciones.
El Gerente del Hospital, los Directores de áreas de hospitalización y laboratorio clínico
inobservaron el artículo 20 numeral 2 del Código Orgánico de planificación y finanzas
públicas, las Normas de control interno 200-02 Administración estratégica, 402-04 Control
de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados.
La falta de adquisición de los bienes para el área de emergencia y laboratorio clínico, en el
año 2013, ocasionó que los recursos no se inviertan conforme a lo planificado en plan
operativo anual, y las unidades para las que estaban destinados los bienes, no cuenten con
los mimos para una mejora atención a los usuarios, consecuentemente no se cumplió con el
objetivo institucional.
Con oficio No.0111-AI-KP-HJMVI, se comunicó el particular al Gerente y Directores de las
áreas de emergencia y laboratorio.
Conclusión El Gerente del Hospital y los directores de las áreas de emergencia y laboratorio clínico, no
realizaron las gestiones para las adquisiciones de equipos que estuvieron presupuestados, y
descritas en el plan anual de adquisiciones, lo que ocasionó que no se cumpla con los
objetivos institucionales y que las unidades médicas continúen con las deficiencias por la
falta de los equipos.
71
Recomendación Al Gerente del Hospital Dispondrá y vigilará que se ejecute en su totalidad las asignaciones presupuestadas, para
cada una de las áreas, conforme a los requerimientos realizados en el plan operativo anual
(POA) y solicitará a los responsables de cada área, el trámite correspondiente.
Adquisiciones de sillas de ruedas sin utilización
El 14 de mayo de 2013, se adquirieron 9 sillas de ruedas manuales, es decir impulsadas por
el propio ocupante que hace girar las ruedas traseras empujando los aros acoplados en el
exterior de éstas, sillas que contienen las siguientes características; asiento, respaldo,
reposapiés, reposabrazos, reposa piernas, mangos de empuje, ruedas delanteras o
giratorias, ruedas traseras o propulsoras, aros propulsores, barras de cruceta, barras de
inclinación, sin embargo hasta la culminación de la presente acción de control, las mismas
permanecen en las bodegas de la entidad sin prestar ningún uso, lo que significa una falta
de eficiencia y eficacia en la gestión del Hospital.
Situación que se presentó, según las indicaciones de la guardalmacén por cuanto dichas
sillas fueron solicitadas, por el área de atención hospitalaria, para los pacientes con
problemas de movilidad, y una vez adquiridas, no han solicitado su entrega, lo que
demuestra que el requerimiento inicial no contó con la debida motivación, y la determinación
clara, de porque fue necesaria la adquisición.
El Gerente del hospital inobservo el artículo 20 numeral 1 del Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas, las normas de control interno 403-15 inversiones
financieras.
Con oficios 0120-AI-KP-HJMVI, se comunicó el particular al Gerente del hospital.
Conclusión El Hospital José María Velasco Ibarra, adquirió en el año 2013, 9 sillas de ruedas manuales,
las mismas que fueron utilizadas, incumpliendo el objetivo para el que fueron adquiridas, e
incumpliendo la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las metas instituciones.
72
Recomendación Al Gerente del Hospital Dispondrá que los bienes adquiridos, en forma inmediata pasen a prestar los servicios para
los que se adquirió y vigilará que la guardalmacén presente informes mensuales sobre las
existencias en bodega.
Ing. Karina Pumares R. Auditora Jefe de Equipo
73
CONCLUSIONES La ejecución del examen de auditoría integral al área de gestión de bienes (activos fijos) del
Hospital José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31
de diciembre de 2013, tuvo la finalidad de poder realizar una evaluación completa de los
aspectos financieros, de control interno, de cumplimiento y de gestión, lo que permitió
obtener como resultado final un informe de aseguramiento que servirá de guía a las
autoridades para la toma de decisiones futuras. Dentro de este informe se encuentran los
resultados obtenidos en el análisis de la situación financiera, cumplimiento legal, control
interno y gestión del componente analizado, por lo que se deduce que la implementación
de un examen de auditoría integral a un componente determinado es viable de aplicar.
El examen de auditoría integral, permitió evaluar el control interno, cumplimiento de las
disposiciones legales, aspectos financieros y de gestión, a través de los hallazgos se
74
determinó varias recomendaciones, cuya finalidad como auditores es que sean aplicadas,
pues ayudaran a la entidad al alcance y de la eficiencia y eficacia institucional. Por lo
actuado se puede concluir con lo siguiente:
En la evaluación del sistema de control interno efectuado para el área de
gestión de bienes (activos f ijos) , se determinó una estructura adecuada y
razonable, sin embargo se presentaron observaciones y recomendaciones que
permitirán a esta casa de salud, seguir una gestión administrativa con eficiencia.
Se estableció que no se implementaron procedimientos de control respecto al
cumplimiento de las disposiciones legales en cuanto al cuidado, conservación y
administración de los bienes llamados activos fijos.
Esta casa de salud no contó con un reglamento interno que norme la adquisición de
los bienes denominados activos fijos, así como también carecen de sustento alguno
para establecer responsabilidades.
La información financiera es confiables y razonable, excepto por las
observaciones detectadas en la ejecución de la auditoría integral, respecto a que el
registro contable no es hecha en forma oportuna, motivo por el cual la entidad
tendrá que realizar las acciones pertinentes de ajustes.
Cabe mencionar que se trabajó bajo muestreo, con las cuales se abarco los cuatro
enfoques de la auditoría integral como son: financiero, gestión, control interno y
cumplimiento legal.
Las conclusiones obtenidas en la ejecución de la Auditoría Integral fueron
comunicadas según fuera la deficiencia tanto en el área o funcionario, para permitir
su corrección lo antes posible, siendo uno de los objetivos de este trabajo estudiantil.
75
RECOMENDACIONES
Como resultado de la ejecución del examen de auditoría integral al área de gestión de
bienes (activos fijos), se establecieron las siguientes recomendaciones:
Reforzar los procesos de control interno, en lo que se refiere a cuidado,
conservación y administración de los bienes llamados activos fijos, es decir se
recomienda realizar seguimientos continuos, con la finalidad de mejorar el enfoque
interno de la entidad y así disminuir el nivel de riesgo.
La Gerente y su equipo de trabajo, deberán elaborar los reglamentos internos de
acuerdo a su estructura organizacional que vayan en miras de cumplir sus objetivos y
metas establecidas. Así como también estar pendiente del desarrollo de la gestión
administrativa financiera, la misma que debe ser evaluada periódicamente.
Evaluar el desempeño del área administrativo-financiero, ya que se evidenció una baja
capacitación y conocimientos de estos en la ejecución de sus funciones o tareas, en
cuanto a la aplicación de normas.
Evaluar las políticas referentes a los activos fijos que permitan la solución de las
deficiencias detectadas optimizando su uso y control por parte del hospital.
Se recomienda que los resultados obtenidos en la auditoría integral al área de gestión
de bienes (activos fijos) del Hospital José maría Velasco Ibarra, sean difundidos a su
personal, tanto administrativo como operativo, con el fin que fortalezcan su gestión
institucional.
76
BIBLIOGRAFÍA
LIBROS:
BLANCO Y. (2003). Normas y Procedimientos de Auditoría Integral. Bogotá,
Colombia. ECOE Ediciones.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO (2003). Manual de Auditoría de Gestión
Gubernamental. Quito, Ecuador. CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO (2002). Manual de Auditoría
Financiera
Gubernamental. Quito, Ecuador. CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO (2002).Normas Ecuatorianas de
Auditoría Gubernamental. Quito, Ecuador.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO (2009). Normas de Control Interno
para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de
derecho privado que dispongan de recursos públicos. Quito, Ecuador.
ESTUPIÑAN R. (2006). Control Interno y Fraudes, Bogotá, Bogotá, Colombia.
ECOE Ediciones (Segunda Edición).
MADARIAGA, J. (2004). Manual Práctico de Auditoría. Barcelona, España.
Ediciones Deusto.
MANTILLA S. (2005). Control Interno Informe COSO, Bogotá, Colombia. ECOE
Ediciones (Cuarta Edición).
Subía J. (2011). Guía Didáctica Marco Conceptual de la Auditoría Integral.
Loja, Ecuador. Editorial Ediloja Cía. Ltda.
Subía J. (2012). Guía Didáctica Auditoría de Gestión III. Loja, Ecuador. Editorial
Ediloja Cía. Ltda. Velásquez & Zaldumbide (2011). Guía Didáctica Auditoría Financiera II
Evaluación de Control Interno. Loja, Ecuador. Editorial Ediloja Cía. Ltda.
LEYES, ACUERDOS Y CÓDIGOS CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, (2009), Normas de Control Interno
para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de
Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos, Acuerdo 39.
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO (2002) Manual de Auditoría
Gestión, Acuerdo s/n.
http://www.activos fijos.net/administración/gestión
77
APÉNDICE 1
ARCHIVO PERMANENTE
AUDITORES INDEPENDIENTES & ASOCIADOS
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO
IBARRA
Examen de Auditoría Integral al área de gestión de bienes (activos fijos)del Hospital José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31
de diciembre de 2013
ARCHIVO PERMANENTE
INDICE: AP
CONTENIDO
ÍNDICE
Planificación AP-A
Plan Operativo Anual año 2013 AP-A1
Cronograma de constataciones físicas año 2013 AP-A2
Información Financiera AP-B
Balance General AP-B1
Estado de Pérdidas y Ganancias AP-B2
Reglamentación AP-C
Normas de Control Interno AP-C1
Reglamento General de Bienes del Sector Público
AP-C2 Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público.
AP-C3
Organización AP-D
Plan Estratégico 2008-2013
AP-D1
Disposición Legal de Creación AP-E
- Acuerdo Ministerial No. 00001064 del 08 de junio de 1984, creación del Hospital José maría Velasco Ibarra de Tena.
AP-E1
Elaborado por: KGPR FECHA: 2014-11-01
Revisado por: MGLR FECHA: 2014-11-10
78
PLAN OPERATIVO ANUAL 2013 AP-Al
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA DE TENA
Fuente: Dirección Médica del Hospital José María Velasco Ibarra
79
HOSPITAL “JOSE MARIA VELASCO IBARRA” AP-A2 TENA – NAPO – ECUADOR
MEMORANDO No 228-DF-HJMVI
FECHA : 2013-09-10
DE : LIDER GESTION FINANCIERA
PARA : LIDER GESTION DE SERVICIOS
INSTITUCIONALES
ASUNTO : CRONOGRAMA DE CONSTATACIONES
FISICAS AÑO 2013
En vista que se debe realizar los inventarios anuales de los bienes de esta casa de salud
para su debida autorización y difusión al personal responsable las diferentes áreas, pongo
en su conocimiento la siguiente planificación:
Días del 11 al 13 de septiembre: Área Administrativa, Lavandería
Días del 16 al 18 de septiembre: Alimentación, Docencia, Jefatura de enfermería
Días del 19 al 20 de septiembre: Mantenimiento, Estadística, Trabajo Social, Psicología,
Odontología, Información.
Días del 23 al 27 de septiembre: Edificio (varios servicios)
Días del 1 al 5 de octubre: Bodega de Farmacia y área de despacho a la ventanilla de
farmacia
Integrantes de la comisión: Sra. Luz Caiza, Ing. Marina Paladinez, Lcda. Irene Polo, Lcdo.
Sergio León, Sra. Jeimy Ayuquina, Sra. Soledad Vasco, Sra. Jennifer Uscha, Sr. Luis
Chango
Por la atención brindada anticipo mis agradecimientos.
Atentamente,
Econ. Mónica Guerrero
JEFE FINANCIERA
Copia.- Gestión de Talento Humano
80
ESTADOS FINANCIEROS DE LA ENTIDAD
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA AP-B1
BALANCE GENERAL
DEL 01 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2013
Fuente: Departamento Financiero del Hospital José María Velasco Ibarra
Código de Cuenta Nombre de Cuenta
1. ACTIVOS 242.945,48
1.1. ACTIVOS CORRIENTE 68.651,80
1.1.01. DISPONIBLE (52.167,33)
1.1.01.01 CAJA 6228,37
1.1.01.01.002 CAJA CHICA INSTITUCIONAL 200,00
CAJA GENERAL 6028,37
1.1.01.01 BANCOS (58.395,70)
1.1.01.02.001 BANCO CENTRAL DEL ECUADOR CUENTA UNICA (58.395,70)
1.1.02. EXIGIBLE 101.063,76
1.1.02.01. CUENTAS POR COBRAR 101063,76
OTRAS CUENTAS POR COBRAR 27966,09
ACTIVO REALIZABLE 19.755,37
1.2.01.01.002 INVENTARIO CONSUMO CORRIENTE 19.755,37
1.2.01.01. INVENTARIO INSUMOS Y MEDICAMENTOS 19.755,37
1.2.01.02. ACTIVOS FIJOS 118.984,66
1.2.01.02.001 ACTIVO FIJO DEPRECIABLE 118.984,66
1.2.01.02.002 MUEBLES DE OFICINA 3.004,93
1.2.01.02.003 DEPRECIACON MUEBLES DE OFICINA (1.459,57)
1.2.01.02.004 VEHICULO 57.834,21
1.2.01.02.005 DEPRECIACION VEHICULO (35.112,49)
1.2.01.02. EQUIPO DE COMPUTACION 15.377,79
1.2.01.89 DEPRECIACIÓN ACUM EQUIPO DE COMP (15.377,79)
1.2.01.89.001 MAQUINARIA E IMPEMENTOS 262927,33
1.2.01.89.003 DEPECIACION ACUMULAA MAQUINARIA E EIM. (168.209,75)
1.3. ACTIVO NO CORRIENTE 55.309,02
1.3.01. ACTIVO DIFERIDO 55.309,02
1.3.01.01. ACTIVO DIFERIDO FISCAL 55.309,02
2. PASIVOS 220738.49
2.1. PASIVO CORRIENTE 220738.49
2.1.01. CUENTAS POR PAGAR 192.251,64
2.1.01.01 CUENTAS POR PAGAR IVA 192251,64
2.1.01.01.001 CUENTAS POR PAGAR IVA 192251,64
2.1.01.02.001 DOCUMENTOS POR PAGAR 15.692.44
OBLIGACIONES POR PAGAR 4287,30
IMPUESTOS POR PAGAR 450,28
RETENCIONES EN LA FUENTE 210,28
RETENCIONES IVA PROVEEDORES 240,00
APORTACIONES SEGURO SOCIAL 3837,02
APORTES IESS POR PAGAR 821,25
FONDOS DE RESERVA 2680,24
PRESTAMOS IESS POR PAGAR 335,53
NOMINA POR PAGAR 4670,09
SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES 4670,09
SUELDOS POR PAGAR 2906,48
DECIMO TERCER SUELDO 242,21
DECIMO CUARTO SUELDO 243,30
MULTAS EMPLEADOS 1278,10
3. PATRIMONIO 22206,99
3.1. PATRIMONIO 22206,99
3.1.01. PATRIMONIO 400,00
3.1.01.01 RESERVA Y RESULTADOS 21806,99
3.1.01.03 RESERVAS 1676,94
3.1.01.03.001 RESERVA LEGAL 1676,94
3.1.01.03.002 RESULTADOS 20130,05
3.1.01.04.001 TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 242945,48
BALANCE GENERAL AL: 31/12/2013
Nivel: 6
81
AP-B2
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
DEL 01 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2013
Fuente: Departamento Financiero del Hospital José María Velasco Ibarra
Al Período: DICIEMBRE Año: 2013 Pag: 1 Hora:16:25:43 Procesos: 30/12/13
DETALLE DEL REPORTE
GASTOS: 5
Código Cuenta Debito Credito Saldo
5111 GASTOS GENERALES 1,183,199.88 0.00 1,183,199.88
51201 FLETES Y TRANSPORTES 12,914.60 0.00 12,914.60
DESCUENTOS COMPRAS DE MATERIALES 0.00 20,963.33 20,963.33
521112 OTROS INGRESOS PERSONAL 1,194.38 715.60 478.78
521113 TRABAJOS OCASIONALES 1,639.02 0.00 1,639.02
521101 SUELDOS Y SALARIOS 41,996.16 0.00 41,996.16
521103 HORAS EXTRAS 1,932.34 0.00 1,932.34
521113 FONDOS DE RESERVA 3,548.84 0.00 3,548.84
521104 DECIMO TERCER SUELDO 3,660.01 0.00 3,660.01
521105 DECIMO CUARTO SUELDO 2,982.58 0.00 2,982.58
521111 APORTES IESS 5,959,74 0.00 5,959,74
522502 LUZ 2,311.40 0.00 2,311.40
522702 POLIZAS DE SEGUROS 244.22 0.00 244.22
522799 OTROS GASTOS 580.21 0.01 580.20
522403 ARCH 3,400.00 0.00 3,400.00
522716 SUMINISTROS Y MATERIALES 1,151.12 0.00 1,151.12
522707 SUMINISTROS DE OFICINA 4,100.42 0.00 4,100.42
522711 MOVILIZACION 344.50 0.00 344.50
522704 ATENCIONES CLIENTES / SOCIALES 1,152.79 0.00 1,152.79
521114 VACACIONES 1,259.23 0.00 1,259.23
522601 IMPUESTOS MUNICIPALES 476.06 0.00 476.06
522501 AGUA 100.44 0.00 100.44
522102 SERVICIOS PROFESIONALES 880.00 0.00 880.00
522203 MANTENIMIENTOS ACTIVOS VARIOS 2,221.73 0.00 2,221.73
522204 MANTENIMIENTO & CAC. IER. DISPEN. 2,442.08 0.00 2,442.08
522701 ARRIENDOS 26,000.00 0.00 26,000.00
522703 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA 165.60 0.00 165.60
522101 SERVICIOS CONTABLES 3,127.60 0.00 3,127.60
522202 MANTENIMIENTO INSTALACIONES 586.07 0.00 586.07
522401 MINISTERIO DE SALUD PUBLICA 308.00 77.00 231.00
521107 ATENCION MEDICA Y MEDICINAS 90.00 0.00 90.00
522201 MANTENIMIENTO VEHICULOS 750.36 0.00 750.36
522302 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 775.00 0.00 775.00
522706 GASTOS NO DEDUCIBLES 528.00 0.00 528.00
522801 DEPRECIACIÓN ACTIVOS FIJOS 38,038.53 0.00 38,038.53
5313 GASTOS BANCARIOS 682.67 68.49 614.18
5311 INTERESES PAGADOS 3,275.11 121.02 3,154.09
PERDIDA 2,158,493.12
BALANCE DE PERDIDAS Y GANANCIAS HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO DE TENA EN DOLARES
82
AP-C1 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL
SECTOR PÚBLICO Y DE LAS PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE
DISPONGAN DE RECURSOS PÚBLICOS
ESTRUCTURA DEL CÓDIGO
El código de las Normas de Control Interno tendrá cinco caracteres numéricos:
Los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo, así
“200 AMBIENTE DE CONTROL”
Los dos últimos caracteres, constituyen el segundo campo y señalan el título de la norma:
“200-01 Integridad y valores éticos.”
100 NORMAS GENERALES
100-01 Control Interno
El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá
como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el
personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los
objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. Constituyen componentes
del control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de
control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento.
El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y
administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar
la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas
oportunas para corregir las deficiencias de control.
100-02 Objetivos del control interno
El control interno de las entidades, organismo del sector público y personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos para alcanzar la
misión institucional, deberá contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos:
Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de
transparencia.
Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.
Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y
servicios públicos de calidad.
Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal.
83
AP-C2 REGLAMENTO GENERAL DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO
Registro Oficial No. 378, 17-10-2006
EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO
Considerando:
Que mediante Ley No. 73, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 595 de 12 de junio del 2002, entró en vigencia la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la cual establece el sistema de control y, como parte del mismo, el control de la administración de bienes del sector público;
Que, es necesario contar con un nuevo reglamento general sustitutivo para normar la adquisición, manejo, utilización, egreso, traspaso, préstamo, enajenación y baja de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, que constituyen el patrimonio de cada una de las entidades y organismos del sector público;
Que el artículo 120 de la Constitución Política de la República dispone que no habrá dignatario, autoridad, funcionario ni servidor público exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones o por sus omisiones; y,
En ejercicio de las atribuciones que le confiere el Art. 211 de la Constitución Política de la República y los Arts. 31, numeral 22 y 95 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Acuerda:
Expedir el Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público.
CAPITULO I
DEL AMBITO DE APLICACION Y DE LOS SUJETOS Art. 1.- Ámbito de aplicación.- Este reglamento se aplicará para la gestión de los bienes de propiedad de los organismos y entidades del sector público comprendidos en el Art. 118 de la Constitución Política de la República, de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos en los términos previstos en al artículo 211 de la Constitución Política y 4 reformado de la Ley Orgánica de la Contraloría, y para los bienes de terceros que por cualquier causa estén en el sector público bajo custodia o manejo.
Art. 2.- De los sujetos.- Este reglamento rige para los servidores públicos, sean estos: dignatarios elegidos por votación popular, funcionarios, empleados o trabajadores contratados por autoridad competente, que presten sus servicios en el sector público y para las personas naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad a lo señalado en la Ley Orgánica de la Contraloría, en lo que fuere aplicable.
Por tanto, no habrá persona alguna que por razón de su cargo, función o jerarquía esté exenta del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento, de conformidad a lo previsto en el Art. 120 de la Constitución Política de la República.
Art. 3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría General y el propio organismo o entidad. Con este fin nombrará un Custodio - Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que será responsable de su recepción, registro y custodia.
84
AP-C3
MANUAL GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL SECTOR PÚBLICO (Acuerdo No. 012 CG) CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO: Considerando: Que, mediante Acuerdo 918, publicado en el Registro Oficial No. 258 de agosto 27 de 1985, se expidió el Reglamento General de Bienes del Sector Público; Que, el Manual General de Contabilidad Gubernamental promulgado en el Suplemento del Registro Oficial No. 594 de diciembre 21 de 1994, contiene normas relacionadas con el registro y control de los bienes del Estado; Que, es necesario dotar a los responsables de la administración de los recursos materiales del sector público, de un documento en el que se sistematicen los procedimientos administrativos, para la correcta aplicación de las disposiciones vigentes sobre esta materia; En ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 8 del Art. 303 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Acuerda: Art. 1.- Expedir el Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público. Art. 2.- La Dirección de Normas Sistemas y Gestión de la Contraloría General del Estado, actualizará periódicamente este Manual, a base de las necesidades que se detecten en forma directa o por sugerencias de los usuarios. Art. 3.- Las normas y procedimientos específicos que sobre esta materia formulen las entidades y organismos del sector público, previo a su aplicación, requerirán de la aprobación de la Contraloría General del Estado. Art. 4.- El presente Manual entrará en vigencia desde la fecha de su publicación en el Registro Oficial. Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, 26 de Marzo de 1997. INTRODUCCIÓN De conformidad con lo que establece el Art. 303 numeral 8 literal e) de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, la Contraloría General del Estado expide el presente Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos para el Sector Público, documento que aspira constituir una importante herramienta de trabajo aplicable a una de las áreas consideradas generalmente como crítica en la administración pública. El volumen de las operaciones, el monto significativo de los recursos financieros invertidos por el Estado en bienes de naturaleza relativamente permanente, que se utilizan para el desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y financieras y la ausencia de un instrumento normativo general, determinó la necesidad de elaborar este documento.
85
PLAN ESTRATEGICO 2008 - 2013 HOSPITAL JOSE MARÍA VELASCO IBARRA TENA – PROVINCIA DE NAPO – ECUADOR
2008
Dr. José Vicente Llamuca Guijarro Hospital José María Velasco Ibarra
31/08/2008
AP-D1
86
AP-E1
ACUERDO MINISTERIAL No. 00001064. Miguel Coello Fernández.
MINISTRO DE SALUD PÚBLICA DEL ECUADOR.
Considerando:
Que el artículo 84 de la Constitución de la República, establece que: "La Asamblea
Nacional y todo órgano con potestad normativa tendrá la obligación de adecuar
formal y materialmente, las leyes y demás normas jurídicas a los derechos previstos
en la Constitución y los tratados internacionales, y los que sean necesarios para
garantizar la dignidad del ser humano o de las comunidades, pueblos y
nacionalidades...";
Que el artículo 154 de la Constitución de la República señala que son atribuciones de
las ministras y ministros de Estado: "1. Ejercer la rectoría de las políticas públicas del
área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su
gestión. ";
Que la Constitución de" la República del Ecuador ordena: "Art. 361.- El Estado
ejercerá la rectoría del sistema a través de la autoridad nacional, será responsable de
formular la política nacional de salud, y normará, regulará y controlará todas las
actividades relacionadas con la salud, así como el funcionamiento de las entidades
del sector";
Que la Ley Orgánica de Salud ordena: "Art.4.- La autoridad sanitaria nacional es el
Ministerio de Salud Pública, entidad a la que corresponde el ejercicio de las funciones
de rectoría en salud; así como la responsabilidad de la aplicación, control y vigilancia
del cumplimiento de esta Ley; y, las normas que dicte para su plena vigencia serán
obligatorias.":
EN EJERCICIO DE LAS ATRIBUCIONES CONCEDIDAS POR LOS ARTÍCULOS
151 Y 154 DE LA CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR Y EL ART.
17 DEL ESTATUTO DEL RÉGIMEN JURÍDICO Y ADMINISTRATIVO DE LA
FUNCIÓN EJECUTIVA
87
Acuerda:
Art. 1.- Créase el Hospital José María Velasco Ibarra de Tena, en la provincia de
Napo.
Art. 2.- El Hospital José María Velasco Ibarra de Tena tendrá responsabilidades en
los ámbitos administrativos, con las facultades y atribuciones establecidas en el
Estatuto Orgánico por Procesos del Ministerio de Salud Pública.
Art. 3.- De la ejecución del presente Acuerdo Ministerial, que entrará en vigencia a
partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en Registro Oficial,
encárguese al/a titular de la Coordinación General Administrativa Financiera.
Comuníquese y publíquese.
Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a 31 de mayo
del 1984.
f.) Miguel Coello Fernández, Ministro de Salud Pública, encargado.
Es fiel copia del documento que consta en el archivo de la Dirección de Secretaría
General, al que me remito en caso necesario.- Lo certifico.- Quito, a 8 de junio del
1984.- f.) Dra. Nelly Cecilia Mendoza Orquera, Secretaria General, Ministerio de
Salud Pública.
88
APÉNDICE 2
ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN
AUDITORES INDEPENDIENTES &
ASOCIADOS HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA DE
TENA
Examen de Auditoría Integral al área de gestión de bienes (activos fijos)del Hospital José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31
de diciembre de 2013
ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN
INDICE: PPE
CONTENIDO ÍNDICE
Administración de la Auditoria AD
Orden de Trabajo Contrato de Servicios entre las partes para desarrollar la Auditoría
Integral a los activos fijos.
AD-1 AD-2
Notificación de Inicio del examen especial AD-3
Planificación Preliminar PP
Programa General para la Planificación Preliminar PP-1
Resultados de las entrevistas a los servidores públicos PP-2
Determinación de los Riesgos de Auditoría como; de control, Inherentes, detección.
PP-3
FODA Institucional. PP-4
Planificación Específica PE
Programa general para la Planificación Específica PE-1
Cuestionario de Control Interno PE-2
Calificación del nivel de confianza, riesgo consolidado y enfoque
PE-3
Informe de Control Interno PE-4
Programa de Auditoría PE-5
Memorando de Planificación Específica PE-A
Elaborado por: KGPR FECHA: 2014-11-01 Revisado por: MGLR FECHA: 2014-11-10
89
Fase I – Planificación de la Auditoría Integral
Apéndice 2-A: Orden de Trabajo
Oficio N°. 001-UTPL-HJMVI -2014
Sección: Auditoría Externa PT/ AD-1
Asunto: Orden de trabajo para actividad de control
Tena, 15 de octubre de 2014
Ingeniera
Karina Pumares
Romero
Auditora Jefe de
Equipo Presente,
Mediante oficio No. 238-G-HJMVI de fecha 20 de diciembre de 2013, emitido por la Sra.
Gerente del Hospital, autorizó desarrollar el proyecto de investigación titulado “EXAMEN
DE AUDITORÍA INTEGRAL AL AREA DE GESTION DE BIENES (ACTIVOS FIJOS) AL
HSOPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA, POR EL PERÍODO COMPRENDIDO
ENTRE EL 1 DE ENERO Y 31 DE DICIEMBRE DE 2013”, previo a la obtención del título
de Magíster en Auditoria Integral, por lo que dispongo a usted que en calidad de
Jefe de Equipo, proceda con la actividad en mención.
El objetivo general es:
Entregar un informe de aseguramiento, que incluye: el dictamen de la razonabilidad
de los estados financieros; evaluación de la eficiencia, eficacia y calidad de la gestión
institucional; verificación del cumplimiento de las disposiciones legales que le sean
aplicables; y, la versión del sistema de control interno implementado por la institución.
Los objetivos específicos son:
Juzgar la razonabilidad de los saldos de las cuentas de los bienes considerados activos
fijos.
Confirmar y evaluar el funcionamiento del sistema de control interno implementado en el área de gestión de bienes (activos fijos).
Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales que tienen relación con el área de
gestión de bienes (activos fijos).
Evaluar la eficiencia, eficacia y economía del área de gestión de bienes (activos fijos).
90
Realizar el informe de examen integral y especificar las acciones correctivas, que deben ser consideradas.
El equipo de trabajo estará conformado por;
- (1) Auditor Junior;
- ( 1 ) Supervisor
El tiempo estimado para la ejecución de este trabajo es de 60 días laborables,
considerando dentro de este tiempo la elaboración del informe y la comunicación de
resultados.
Atentamente,
MGS. Liz Valle Carrión Coordinadora Académica de la Maestría en Auditoría Integral
Elaborado por KGPR FECHA 2014 – 11 – 01
Revisado por MGLR FECHA 2014 – 11 – 08
91
Apéndice 2-B: Contrato de Servicios
PT/ AD-2
CONTRATO DE SERVICIOS DE UNA AUDITORIA INTEGRAL AL AREA DE
GESTION DE ACTIVOS FIJOS DEL “HOSPITAL JOSÉ MARÍA VELASCO IBARRA
DE TENA”
En la ciudad de Tena a los 17 días del mes de octubre del año dos mil catorce, entre
los suscritos Dra. Sandra Elevación Cisneros Poveda con cedula de identidad N°
0919228940, en su calidad de Gerente del Hospital José María Belasco Ibarra de
Tena, quien en adelante se denominará como El Contratante; y la Ing. Karina
Gardenia Pumares Romero, portadora de la cédula de identidad N°
1500561947,debidamente autorizada por la Junta Directiva de Auditores
Independientes quien en adelante se denominará El Contratista, celebraremos el
contrato de prestación de servicios profesionales de una AUDITORIA INTEGRAL que
se regirá por las siguientes cláusulas.
PRIMERA.- Objeto: El contratista independiente se obliga a cumplir la labor de una
Auditoria Integral a los Activos Fijos del Hospital José María Velasco Ibarra de Tena,
en el período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013, de conformidad con la
propuesta que presentó al contratante en comunicación N° OT-001-15 del 1 de
octubre del 2014, la que para efecto de descripción de funciones y designación de
auditores se considera incorporada al presente contrato.
SEGUNDA.-Duración: Tendrá una vigencia de 60 días laborables a partir de la
entrega de la documentación completa por parte del contratante.
TERCERA.- Valor y forma de pago: El Contratante reconocerá al Contratista
independiente como precio de este contrato y por la sola prestación de servicios en la
propuesta de que trata la cláusula primera de este contrato, honorarios profesionales
por la suma de cinco mil dólares ($5,000.00) los que deberán ser pagados, el 50 %
en calidad de anticipo y el otro 50% contra entrega y lectura del reporte final y la
correspondiente factura.
El retardo en el pago del 50% será sancionado con el 5% de interés mensual de
mora y en caso de acudir a instancias judiciales el Contratante correrá con los costos
judiciales que devenguen y los honorarios del abogado del Contratista.
92
CUARTA.- Obligaciones del contratante: Además de las obligaciones generales
derivadas del presente contrato, el Contratante se compromete a:
Prestar toda la colaboración que solicite el auditor, facilitándole toda la
información, documentos, informes y registros para el correcto cumplimiento
de sus funciones.
En caso de documentos que deban ser revisados y/o certificados por el
auditor para su posterior presentación a entidades fiscales o particulares, el
cliente se obligara a entregar dichos documentos al auditor con no menos de
15 días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento para su prestación.
QUINTA.- Obligaciones del Contratista Independiente: El contratista independiente se
obliga único y exclusivamente a la realización de las labores descritas en la
propuesta presentada y que son las que corresponden a la auditoría integral.
SEXTA.-Lugar de prestación de servicios: El servicio contratado por el Contratante se
presentara en la ciudad de Tena y en el caso de que se necesite extenderse a otros
lugares el Contratante deberá cubrir con los gastos de traslado y estadía.
SEPTIMA.- Terminación del contrato: Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula
segunda de este contrato, el contratante podrá dar por terminado este contrato en
forma unilateral antes del cumplimiento del plazo del 18 días, en cualquier momento,
pagando al Contratista Independiente el precio total acordado en la cláusula tercera
de este contrato.
OCTAVA.-Autonomía del Contratista Independiente: El desarrollo del presente
contrato de prestación de servicios de auditoría integral el contratista independiente
actúa como tal, realizando la labor encomendada con libertad, autonomía técnica y
directiva.
NOVENA.- Gastos: Los gastos en que se incurra como consecuencia de la
celebración del presente contrato, como el pago de impuestos, notarización,
publicaciones, etc., serán sufragados por partes iguales entre los contratantes.
DECIMA.- Documentos habilitantes: Son parte integrante de este contrato para su
plena validez, los siguientes documentos:
Propuesta del Contratista Independiente aceptada por el Contratante.
93
Copia notariada de la Escritura de Constitución de la firma de Auditores
Independientes.
Copia notariada del Acta de Junta de Accionistas en la que se nombra a la Ing.
Karina Gardenia Pumares Romero, como representante de la Firma Auditora.
Copia notariada del contrato del representante legal del contratante.
DÉCIMOPRIMERA.- Cláusula compromisoria: Para todo lo no previsto en el presente
contrato y que fuere motivo de diferencias irreconciliables, las partes se someterán a
los jueces de esta jurisdicción de Tena.
Para constancia se firma en la ciudad de Tena, a los 16 días del mes de marzo de
dos mil catorce en tres ejemplares de igual contenido.
Dra. Sandra Cisneros Ing. Karina Pumares
GERENTE DEL HOSPITAL J.M.V.I AUDITORES INDEPENDIENTES &ASOCIADOS
El Contratante El Contratista
94
Apéndice 2-C: Notificación de Inicio de la Auditoría Integral
OFICIO: 001- UTPL-HJMVI-KP-2014 PT/ AD-3 Sección: Auditoría Externa Asunto: Notificación de inicio
Tena, 15 de octubre de 2014 Sra. Dra Sandra Elevación Cisneros Poveda GERENTE DEL HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA DE TENA Presente:
De mi consideración.
Mediante oficio No. 888-G-HJMVI del 23 de diciembre de 2013, suscrito por la Gerente del
Hospital José María Velasco Ibarra de tena, autorizó desarrollar el proyecto de investigación
titulado “EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL AL AREA DE GESTION DE BIENES
(ACTIVOS FIJOS) AL HSOPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA, POR EL PERÍODO
COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO Y 31 DE DICIEMBRE DE 2013”, previo a la
obtención del título de Magíster en Auditoria Integral, por lo que doy a conocer que a partir
del 10 de noviembre de 2014, se inició el trabajo de investigación.
El objetivo de esta tarea consistirá fundamentalmente en emitir un informe que contenga
recomendaciones encaminadas al mejoramiento continuo de la organización, para ello se
deberá: verificar la calidad y la suficiencia del sistema de control interno imperante en la
entidad, emitir un dictamen sobre la razonabilidad que presentan los saldos de los estados
financieros al cierre del período seleccionado, verificar el adecuado cumplimiento de las leyes,
políticas y normas establecidas, así como determinar la eficiencia y eficacia de las
operaciones.
Agradecemos por la atención prestada, no sin antes comprometerles con brindarnos las
facilidades respectivas, a fin de ejecutar el proyecto de investigación, el mismo que tiene
por objeto brindar un aporte a la entidad a fin de que tome acciones correctivas de las
debilidades detectadas en la evaluación.
Atentamente,
Ing. Karina Pumares R. Auditora Jefe de Equipo
95
Apéndice 2-D: Programa General para la planificación preliminar
AUDITORES INDEPENDIENTES &ASOCIADOS
EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION PRELIMINAR
P/T
PP-1
ENTIDAD: Hospital José María Velasco Ibarra
CIUDAD: Tena PROVINCIA: Napo
ACTIVIDAD: Conocimiento Preliminar
COMPONENTE: Bienes (activos fijos)
FECHA: 2014-11-20
Objetivo: Extraer información necesaria y así tener un conocimiento global de la entidad.
No. PROCEDIMIENTOS Referencia PT
Realizado por
Por A. Conocimiento de la entidad y componente a examinar A1. Se realizó entrevistas a la gerente y personal de las unidades
relacionadas, con la finalidad de comunicarles sobre la ejecución de la auditoría, as í como también proceder a identificar datos, hechos y demás con la aplicación del cuestionario de control interno general.
PP-1-a PP-1.b PP-1.c
KGPR
A1.a Se notificó el inicio de la auditoría a los servidores implicados. AD-3 KGPR
A2. Se clasifico el Archivo Permanente en referencia a la información emitida por la entidad, como es:
AP
KGPR
A2.a Manuales, reglamentos, acuerdos y d e m á s documentos relacionados con el funcionamiento de la entidad en general y del proceso a examinar.
AP-C
KGPR
A2.b Se recabo información de la entidad como: estructura, organizacional, detalle de los procesos, por funcionarios, organigramas, etc., con dicha información se pudo obtener y seleccionar lo siguiente:
ESTRUCTURA ORGANIZACI
ONAL
KGPR
A2.c Se recopiló información financiera de la entidad como es el Balance general y el Estado de Pérdidas y Ganancias, documentación que fue emitida por la entidad
AP-B
KGPR
A2.d Se solicitó el Plan Operativo Anual (POA) del año 2013, con e l f in de ana l i zar su conten ido : visión, misión, políticas, estrategias, FODA institucional.
AP-A1 PP-4
KGPR
B. Conocimiento de las principales actividades, operaciones B1. A través de los reportes emitidos por el Sistema informático
FENIX ACTIVOS FIJOS, se logró tener una visión clara de cómo se está llevando los procesos en la entidad
SOFWARE FENIX ACTIVOS FIJOS
KGPR
Elaborado por: KGPR FECHA: 2014-11-01 Revisado por: MGLR FECHA: 2014-11-10
96
Apéndice 2-E: Entrevista a la Gerente del Hospital
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
ENTREVISTA A LA GERENTE DE LA ENTIDAD
P/T
PP- 1.a
Cargo: Gerente del Hospital Fecha: 2014-11-10
Componente: Procesos gestión de bienes Rubro: Bienes (activos fijos)
Objetivo: Saber los procedimientos aplicados por la máxima autoridad en el proceso de gestión de bienes (activos fijos)
PREGUNTAS RESPUESTAS
¿Qué debilidades considera usted que posee el
hospital?
Si no cuenta con un manual de funciones desactualizado. No existe la capacitación adecuada en el personal. Un nivel bajo de gobernabilidad. No existe aportación por parte de la Junta Directiva. No existe variedad en los servicios.
¿Cuáles son las oportunidades que usted
considera que posee la entidad?
Servicios vitales. Calidad en la prestación de los servicios. Usuarios satisfechos. Trasparencia en sus operaciones financieras Rápido acceso a los servicios.
¿Los sistemas de contabilidad se encuentran
actualizados?
Los sistemas de contabilidad son actualizados continuamente, puesto que es necesario que se encuentren actualizados porque de no ser así, se generaría la falta de compatibilidad de los documentos que generan.
¿Se chequean periódicamente los Activos Fijos del
hospital?
No se chequean periódicamente.
¿Considera importante contratar los servicios de
una firma privada para realizar una auditoria en la
entidad?
Por supuesto que sí, ya que nos ayudaran a
la identificación de posibles errores.
¿Algún comentario que desearía hacer acerca de
la aplicación de la auditoría integral?
Se considera como una gran ventaja para el
hospital la realización de esta auditoría,
puesto que se trata de un trabajo particular, el
mismo que no tiene implicaciones con
órganos de control, sino más bien un informe
para que la institución mejore.
Elaborado por: KGPR Fecha: 2014-11-10
Revisado por MGLR Fecha: 2014-11-10
97
Apéndice 2-F: Entrevista al responsable del área de gestión de bienes (activos fijos)
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
ENTREVISTA AL RESPONSABLE DEL AREA DE
GESTION DE BIENES (ACTIVOS FIJOS)
P/T
PP- 1.b
Cargo: GUARDALMACEN Fecha: 2014-11-10
Componente: Procesos gestión de bienes Rubro: Bienes (activos fijos)
Objetivo: Identificar los procedimientos realizados para la custodia y administración de los
bienes, por parte de la responsable del área del proceso. PREGUNTAS RESPUESTAS
¿Describa sus principales funciones dentro de la institución?
En si controlar los bienes que ingresan a al hospital, registrarlos, emitir sus custodios e informar de sus movimientos al departamento financiero para el respectivo cruce de información.
¿Cómo se encuentra estructurada el departamento que usted dirige.
Mi persona como cabeza y un asistente
¿Qué informes emiten como área de gestión de bienes y cada que tiempo?
Ingresos, egresos, actas de transferencia por: donaciones, préstamos, bajas, reportes, informes, etc. Información que se emiten mensualmente.
¿Qué sistemas informáticos se utiliza en la para el registro de bienes de la entidad?
Se utiliza el sistema denominado FENIX ACTIVOS FIJOS
¿Los módulos del sistema FENIX ACTIVOS FIJOS se encuentran integrados con el sistema contable?
Solo para visualización, mediante una clave de acceso.
¿Existen procedimientos para la revisión de los procesos de control de Activos Fijos que permitan verificar que se están aplicando los controles de la forma esperada?
Si una vez al año se conforman comisiones para la constatación física de los bienes.
Elaborado por: KGPR Fecha: 2014-11-10
Revisado por MGLR Fecha: 2014-11-10
98
Apéndice 2-G: Aplicación del cuestionario de control interno.
APLICACIÓN DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO GENERAL.
Para la aplicación del cuestionario de control interno se tomó como muestra de un total de
150 trabajadores, 25, representando el 16,6 % del total.
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL CUESTIONARIO PARA LA CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO PRELIMINAR
INHERENTE
PP-1.C
PREGUNTA SI NO Ponderación Calificación Comentarios
1. AMBIENTE DE CONTROL
1
¿Muestra la Dirección interés por la
integridad y los valores éticos de los
funcionarios públicos a partir de lo
siguiente?
¿Existe un Código de Ética
aprobado por la entidad,
elaborado de acuerdo con lo
establecido en la LOSEP?
¿El Código de Ética ha sido
difundido mediante talleres o
reuniones para explicar su
contenido?
X
25 20
No es de
conocimiento
de algunos
trabajadores.
2
¿Los manuales de organización y de
procedimientos se han elaborado
acordes a la estructura
organizacional autorizada y a los
reglamentos establecidos?
x 25 25
3
¿Se evalúa y revisa con cierta
periodicidad el trabajo realizado por
el personal responsable del ejercicio
de los recursos?
X 25 15
No se realizan
las revisiones
correspondient
es de forma
periódica.
4 ¿La entidad ha asignado la
responsabilidad para la toma de x 25 25
99
decisiones sobre la base de los
niveles de autoridad?
5
¿Los funcionarios que toman
decisiones administrativas y
operativas significativas tienen el
nivel de autoridad correspondiente?
X
25 25
2. EVALUACIÓN DE RIESGOS
6
¿Existen mecanismos adecuados
para identificar riesgos de fuente
interna. Se consideran criterios
como, recursos humanos,
presupuesto, sistemas de
información, diseño de los procesos,
entre otros?
x 25 24
7
¿Existen mecanismos adecuados
para identificar riesgos de fuentes
externas. Se consideran criterios
como fuentes de suministro,
cambios tecnológicos,
requerimientos de usuarios,
condiciones económicas,
condiciones políticas, normas
aplicables, acontecimientos
naturales, etc.?
X 25 16
No se han
identificado del
todo los
riesgos
externos de la
organización.
8
¿El sistema de control interno
implementado ha sido diseñado para
reducir los riesgos al máximo y
lograr objetivos de control?
x 25 25
9
¿Se tienen establecidos
mecanismos y se hacen revisiones
periódicas para verificar que los
riesgos más recurrentes y de mayor
impacto económico, se encuentren
adecuadamente administrados?
X 25 19
No se realizan
las revisiones
periódicamente
.
10
¿Existe un Comité de Gestión de
Riesgos y su funcionamiento está
regulado formalmente?
x 25 25
100
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
11
¿Existen manuales, instrucciones o
normas escritas acerca de cómo se
deben desarrollar las diversas
actividades y/o procesos del
servicio?
x 25 25
12
¿Se ha analizado y regularizado, en
la medida de las posibilidades, la
existencia de excesos o defectos en
la cantidad de personal operativo y
Administrativo a través de
mediciones del desempeño en las
áreas de la entidad?
x 25 25
13
¿Los responsables de cada área
diseñan controles relacionados con
los planes y programas de la
actividad que desarrollan; asimismo,
se diseñan políticas y controles para
controlar que las actividades
cumplan sus objetivos específicos?
x 25 24
14
¿Se revisan las políticas y
procedimientos periódicamente para
determinar si continúan siendo
apropiados para la entidad?
X 25 17
No se revisan
periódicamente
.
15
¿Se han implementado medidas de
control interno con la finalidad de
combatir el fraude y la corrupción?
x 25 25
4. INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
16
¿Existen mecanismos para obtener
y procesar adecuadamente la
información externa e interna
necesaria para cumplir los objetivos
de la entidad?
x 25 21
17
¿La información proporcionada y
recibida entre las diversas áreas de
la administración cuenta con el
x 25 25
101
suficiente detalle, oportunidad y
confiabilidad para su procesamiento,
suministrándose a los directivos y
jefes de departamento la información
necesaria para cumplir con sus
responsabilidades?
18
¿Existen vías y canales de
comunicación definidos formal o
informalmente?
x 25 25
19
¿Existen controles establecidos para
mantener actualizados los sistemas
de información desarrollados en
cada área?
x 25 23
20
¿Existen políticas apropiadas para
desarrollar y modificar los sistemas
de información (incluyendo cambios
y uso de programas de computación
y/o archivos de computación)?
X 25 15
Se encuentran
en proceso de
elaboración.
5. SUPERVISIÓN Y MONITOREO
21
¿Existen procedimientos para que la
Dirección revise los procesos de
control para asegurarse que se
aplican los controles de la forma
esperada, supervisándose
fundamentalmente los puntos
críticos de control (autorización,
exactitud, integridad, oportunidad y
salvaguarda) sobre las operaciones
administrativas a efectos de evaluar
su aplicación efectiva?
x 25 25
22
¿Se han establecido procedimientos
para monitorear cuándo los
controles son omitidos y para
determinar si la omisión fue
apropiada?
x 25 24
23
¿Existen adecuados protocolos de
monitoreo e investigación de hechos
relacionados con temas de probidad
x 25 25
102
y transparencia?
24
¿Los responsables de la supervisión
comunican oportunamente las
deficiencias detectadas en el
funcionamiento de los componentes
del control interno?
x 25 22
25
¿Los responsables superiores
instruyen las acciones necesarias
para mejorar el diseño de los
controles y la efectividad de su
aplicación?
X 25 16
Es deficiente el
accionar por
parte de los
responsables
superiores.
TOTAL 625 556
103
Apéndice 2-H: Resultados de la aplicación del cuestionario de control interno.
PT/ PP-2
RESULTADOS OBTENIDOS EN LA APLICACIÓN DEL CUESTIONARIO.
Nivel de Confianza:
Calificación Total
NC = * 100 %
Ponderación Total
556
NC = * 100% = 89 %
625
Nivel de Riesgo:
NR = 100% - NC
NR = 100 – 89 = 11 %
Matriz de Nivel de Riesgo y Confianza.
MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
RANGO CONFIANZA RIESGO
0% - 50% Baja Alto
51% - 75% Moderada Moderado
76% - 100% Alta Bajo
Interpretación:
A partir de la aplicación del cuestionario general de control interno en el Hospital José
María Velasco Ibarra de Tena, el cual tuvo como principal objetivo determinar la
eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno implementado actualmente en la
entidad, así como la efectividad de sus controles, se ha definido a partir de los rangos
de valoración establecidos, un nivel de confianza del 89 %, Alto, y un nivel de riesgo
del 11 %, Bajo.
104
Apéndice 2-I: Determinación del Riesgo de auditoría.
PT/ PP-3
DETERMINACIÓN DEL RIESGO DE AUDITORÍA.
RIESGO DE CONTROL.
Se ha determinado que el sistema de control interno implementado en el hospital muestra un
nivel de confianza Alto, del 89 %, mientras que el restante 11 % expresa un riesgo de
control Bajo, debiendo profundizarse y tomarse en cuenta por parte de la entidad los
siguientes aspectos: algunos de los trabajadores que integran la organización no tienen un
completo conocimiento de lo establecido en el Código de Ética de la entidad, no existe una
identificación adecuada de todos los riesgos externos que existen en la organización, no se
realizan revisiones periódicas que permitan verificar que los riesgos más recurrentes y de
mayor impacto económico se encuentren adecuadamente administrados, no se revisan
frecuentemente las políticas y procedimientos establecidos en la organización,
comprobándose además que es deficiente el accionar por parte de los responsables
superiores con relación al mejoramiento del diseño de los controles y la efectividad de su
aplicación, así como no se revisa periódicamente el trabajo realizado por el personal
responsable del ejercicio de los recursos.
RIESGO INHERENTE.
El riesgo inherente que presenta la entidad es Moderado, cuantificándose en un 70 %, para
un nivel de confianza del 30 %, Bajo, proporcionado por los resultados obtenidos a partir de
la aplicación del cuestionario de control interno general y los específicos aplicados en las
áreas claves de la entidad, debiendo poner énfasis la misma en la minimización de los
riesgos potenciales que se encuentran en su ambiente.
RIESGO DE DETECCIÓN.
Mientras menor sea el riesgo de control y el inherente, mayor será el riesgo de detección
que debe aceptarse, ya que existe una relación inversamente proporcional entre estos.
Tomando como base los valores otorgados a los riesgos de control e inherente, riesgos
propios de la entidad, se cuantifica el riesgo de detección en 95 %, Alto, con un nivel de
confianza sobre los controles de la entidad del 5 %, Bajo, por lo que se hace necesaria la
105
profundización en las operaciones del hospital en cada uno de los objetos de verificación
que abarca la auditoría integral.
RIESGO DE AUDITORÍA.
RA= (RC * RI * RD) * 100
RA= (0,11 * 0,70 * 0,95) * 100
RA= 7,32 %
INTERPRETACIÓN.
Existe un riesgo de auditoría del 7,32%, Bajo, de que no se detecten deficiencias en la
ejecución de la auditoría integral al Hospital José María Velasco Ibarra de Tena a partir de
los procedimientos de auditoría que se emplearán, determinándose un nivel de confianza
Alto, del 92,68 %.
COMENTARIO GENERAL.
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en la aplicación del cuestionario de control
interno general y el riesgo de auditoría previamente calculado, se considera factible por
parte del equipo designado la ejecución de la auditoría integral en la unidad organizativa,
constatándose que no existen limitantes en cuanto a la documentación necesaria para la
ejecución de la misma.
106
Apéndice 2-J: FODA INSTITUCIONAL
AUDITORES INDEPENDIENTES & ASOCIADOS PP-4
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
Examen de Auditoría Integral al área de gestión de bienes (activos fijos) Por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2013
Análisis FODA del área de Gestión de Bienes (activos fijos)
El análisis FODA, se realizó conjuntamente con la responsable (guardalmacén) del área de gestión de bienes.
FORTALEZAS DEBILIDADES
Innovación Tecnológica Problemas laborales.
Ubicación Apropiada
Conocimiento del mercado inadecuado
Calidad del servicio Falta de coordinación con las Unidades requirentes
Buena imagen corporativa Falta de socialización de las normas internas.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Posibilidad de crecimiento.
Falta de proveedores locales
Materia prima a mejores costos en el mercado, de acuerdo a los procesos ejecutados en el portal de compras públicas.
Presión sindical
Sistema Informático (SISTEMA FENEIX ACTIVOS FIJOS) confiable
Regulación de Normativas
Elaborado por: KGPR Fecha: 2014-11-04
Revisado por: MGLR Fecha: 2014-11-04
107
APÉNDICE 2-K. Programa para la Planificación Específica
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION ESPECÍFICA
P/T
PE-1
ENTIDAD: Hos p i t a l Jo sé Mar ía Ve lasc o Ib a r ra
CIUDAD: Tena PROVINCIA: Napo
ACTIVIDAD: Conocimiento Preliminar COMPONENTE: Bienes (Activos Fijos) FECHA: 2014-11-20
Objetivo: Seleccionar información con la finalidad de tener un conocimiento previo del área de gestión de bienes (activos f ijos)
No.
PROCEDIMIENTOS
Referencia Hecho
por A. Evaluación del Control Interno A.1 Se procedió a evaluar el control interno de los componentes
seleccionados en la fase anterior, mediante la aplicación de cuestionarios de Control Interno y controles claves de ser el caso, por cada uno de los componentes de la Auditoria integral.
PE-2.a PE-2.b PE-2.c PE-2.d
KGPR
A.2 Se calificó el riesgo en los componentes de la auditoría integral PE-2.e KGPR A.3 Elaborar la Matriz de Ponderación de Riesgos y determinar el
nivel de confianza de la auditoría.
PE-3
KGPR
A.4
En base al enfoque de la auditoría determinado en base a la evaluación del riego, elabore los Programas de Auditoría por cada una de las auditorías que conforman la auditoría Integral.
PE-5.a PE-5.b PE-5.c PE-5.d
KGPR
B Productos de la Fase I B.1 Redacte el informe de diagnóstico preliminar
Elabore el memorando de la planificación específica Informe de Control Interno
PE-A PE-4
KGPR
Elaborado por: KGPR FECHA: 2014-11-01 Revisado por: MGLR FECHA: 2014-11-10
108
Apéndice 2-L1 Componente: Control Interno
AUDITORÍA DE CONTROL
INTERNO. PROGRAMA DE LA
AUDITORÍA.
OBJETIVOS:
Revisar el funcionamiento del Sistema de Control Interno del Hospital José María
Velasco Ibarra de Tena, para comprobar el control que se ejerce sobre los Activos
Fijos con que cuenta la entidad, a partir de la aplicación de pruebas de
cumplimiento con el fin de determinar la oportunidad de los procedimientos de
auditoria aplicables en las diferentes circunstancias.
Emitir un informe a partir de los resultados obtenidos en la revisión.
109
AUDITORES INDEPENDIENTES & ASOCIADOS PE-2.a
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
EXAMEN DE AUDITORIA INTEGRAL AL AREA DE GESTION DE BIENES (ACTIVOS FIJOS) POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ENFOQUE CONTROL
Nª COMPONENTE BASE LEGAL SI NO PONDERACION CALIFICACION DIRIGIDO A OBSERVACIONES
1. AMBIENTE DE CONTROL
6 3
1.1.
¿El Hospital cuenta con un código de ética para el buen uso de los recursos públicos, como son los bienes institucionales? NCI 200-01 x 1 1
Servicios Institucionales
Cuenta con un reglamento interno donde hace mención al uso de los bienes institucionales, pero la mayoría de los servidores desconocen, por cuanto es personal rotativo, sobretodo la parte operativa
1.2
¿Las adquisiciones de bienes (activos fijos) se realizaron de acuerdo al Plan Operativo Anual?
NCI 200-02 x 1 0 Compras Públicas
No se realizaron las compras de acuerdo al PAC, puesto que aducen que el departamento de planificación no consolido todas las necesidades de las unidades administrativa ni operativas, además se realizaron compras por emergencia, lo que ocasiono que se realicen modificaciones al PAC al momento de la adquisición de los bienes
NCI 200-03 x 1 0 Guardalmacén En el plan de
110
1.3
¿Usted y el personal a su cargo reciben cursos de actualización constantemente?
(activos fijos) capacitación anual realizado por Talento Humano, no está planificado la capacitación para el área de gestión de bienes.
1.4 ¿Cuentan con un Manual de Normas y Procedimientos para el desarrollo de las operaciones diarias relativas con los Activos Fijos y se actualiza periódicamente?
NCI 200-04 x 1 0 Guardalmacén
(activos fijos)
No se ha diseñado un manual de normas y procedimientos para el desarrollo de esta actividad, lo cual crea retraso en la generación de información de esta área.
1.5
¿Todos los comprobantes, informes y estados financieros son revisados y aprobados por departamentos e individuos distintos de aquellos que han intervenido en su preparación
NCI 200-06 x 1 1 Jefe Financiero
La máxima autoridad no delego responsabilidades y funciones. La máxima autoridad firmaba y autorizaba personalmente todos los procesos
1.6
El requerimiento para la adquisición de bienes (activos fijos) es generado previo al inicio del proceso de contratación?
NCI 200-07 x 1 1 Compras Públicas
Cada jefe departamental, solicita el bien (activos fijos) a la máxima autoridad y si su persona autoriza se inicia el proceso de contratación pública
2 EVALUACION DE RIESGOS 2 1
2.1
Usted sabe si el hospital, tiene un plan de mitigación de riesgos?
NCI 300-02 X 1 0
Servicios Institucionales
La entidad auditada no cuanta con un plan para mitigar los riesgos internos y externo para el cuidado y conservación de los bienes
111
institucionales.
2.2
Los comprobantes que como responsable de la bodega de bienes generan son pre numerados y se mantiene el orden secuencial?
NCI 300-04
X 1 1
Guardalmacén (activos fijos)
Si llegan un orden y
secuencia numerada,
puesto que utilizan un
software informático
denominado FENIX-
ACTIVOS FIJOS.
3
ACTIVIDADES DE
CONTROL
10 6
3.1
¿Existe la separación de funciones en todas las etapas para la adquisición de los bines (activos fijos)
NCI 401-01 X 1 1
Administrativo y financiero
Para la adquisición de bienes (activos fijos) la unidad de compras públicas genera el proceso correspondiente, el área de bodega se encarga de verificar si el bien cumple con los términos de referencia requeridos, si no hay novedad se procede a ingresar en el programa informático, para enseguida reportar al área financiera para su correspondiente cancelación.
112
3.2
¿La máxima autoridad estableció por escrito o por medio de sistemas electrónicos procedimientos de autorización para la adquisición de los bienes institucionales, con la finalidad de garantizar el cuidado de los mismos?
NCI 401-02
X 1 1
Servicios Institucionales
La máxima autoridad por medio del departamento de Talento Humano hizo conocer las funciones que tiene cada responsable en cuento a la administración y cuidad de los bienes institucionales.
3.3
¿Cuentan con un área de archivo para la conservación y mantenimiento de los documentos físicos y magnéticos, con el fin de tener evidencia de sus operaciones en las adquisiciones de los bienes?
NCI 405-04
X
3
1
Técnica de archivo
La entidad cuenta con un área amplia de archivo, la misma que está debidamente equipada con mobiliario adecuado como son estanterías de aluminio y vidrio, aire acondicionado para conservación de los documentos ya que la zona es de clima cálido húmedo.
3.4
¿Los comprobantes u
otro registro que su área
utilice para el control de
recursos administrativos
financieros pre impresos
y pre numerados y están
debidamente legalizados?
NCI 405-07
x
1
1
Jefe Financiero
Los documentos son pre impresos y pre numerados de acuerdo como se va generando la transacción o movimientos en el sistema informático que utiliza el área.
113
3.5
¿La entidad cuenta con
un adecuado sistema de
control interno para su
correcta administración
de los bienes?
NCI 406-01
x
1
1
Servicios Institucionales
El personal de seguridad
es el primer filtro para el
ingreso o salida de
cualquier bien del
hospital, la unidad de
gestión de bienes, son los
encargados de revisar,
constatar y comunicar en
qué estado llega los
bienes adquiridos.
3.6
¿El área Administrativa -
Financiera tienen
establecido manuales o
herramienta de guía como
flujogramas que ayuden a
la correcta adquisición de
bienes?
NCI 406-01
x
1
0
Servicios
Institucionales
En la unidad de Servicios
Institucionales existen
flujogramas a nivel
operativo de la entidad
más no cuenta para el
nivel administrativo-
financiero
3.7
¿Los bienes son
almacenados en otras
instalaciones o enviados
directamente a los
encargados de su
utilización en forma
inmediata?
NCI 406-03
X
1
0
Guardalmacén
(activos fijos)
La entidad cuenta con
una bodega general, es
decir no se clasifican las
existencias con los
activos fijos, además
tardan en la entrega de
los mismos a los
funcionarios que lo
requirieron por cuanto no
ingresan en forma
oportuna la información al
sistema informático.
114
3.8
El sistema de registro que
utiliza ayuda a un
eficiente control,
identificación, destino y
ubicación de las
existencias y los bienes
de larga duración?
NCI 406-05
x
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
Los reportes que emite
el área de gestión de
bienes (activos fijos), lo
realizan mediante un
sistema adquirido
denominado FENIX-
ACTIVOS FIJOS, por
cuanto aún el Ministerio
de Finanzas no pone en
vigencia un software a
nivel general para las
entidades públicas, para
el control de los bienes.
4
INFORMACION Y COMUNICACION
3 3
4.1
¿Si por caso fortuito se
llegara a perder la
información de los
sistemas que la entidad
tiene para el registro
administrativo financiero,
existe un funcionario
responsable que
garanticen
razonablemente la calidad
de la información y de la
comunicación?
NCI 500-01
x
1
1
Jefe de
Sistemas
Dentro de las funciones
del Jefe de Sistemas y
Redes está el de
resguardar
mensualmente la
información que se
genere en el software
informático que utiliza el
área administrativa –
financiera.
4.2
¿Se realizan informes
periódicos del
movimiento que generare
los bienes institucionales?
NCI 500-01
x
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
Los informes que se
presentan son
esporádicos, es decir
solo cuando la máxima
autoridad o jefe
departamental lo
requiere.
115
4.3 ¿Todas las
adquisiciones de activos
fijos se realizaron a través
del Sistema Oficial de
Contratación Pública?
NCI 500-02
x
1
1
Compras Públicas
El área de compras públicas, generó la adquisición de bienes (activos fijos) mediante el Sistema de Contratación de Compras Públicas, según las leyes vigentes.
5
SEGUIMIENTO
2 0
5.1
¿Se efectúo el
seguimiento del proceso
de chatarrización de los
bienes obsoletos?
NCI 600-01
x
1
0
Guardalmacén
(activos fijos)
No se ha efectuado un adecuado seguimiento, por cuanto se la comisión delegada por la máxima autoridad no tomo la importancia del caso y no concluyo con esta actividad.
5.2
Se realizó evaluaciones
periódicas en el área de
gestión de bienes?
NCI 600-02
x
1
0
Guardalmacén
(activos fijos)
La entidad no cumplió con esta norma de control Interno.
23
13
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
KGPR MGLR
FECHA: 2014/11/20
116
MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
RANGO CONFIANZA RIESGO
0% - 50% Baja Bajo
51% - 75% Moderada Moderado
76% - 100% Alta Alto
117
Apéndice 2-L2 Componente: Cumplimiento
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO. PROGRAMA DE LA AUDITORIA.
OBJETIVOS:
Verificar que las operaciones desarrolladas en la entidad en el período auditado se han realizado
conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son
aplicables y comprobar si están siendo aplicados de manera efectiva.
Emitir un informe a partir de los resultados obtenidos en la revisión.
118
Apéndice 2-L2 Componente: Cumplimiento
AUDITORES INDEPENDIENTES & ASOCIADOS PE-2.b
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
EXAMEN DE AUDITORIA INTEGRAL AL AREA DE GESTION DE BIENES (ACTIVOS FIJOS) POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ENFOQUE: CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES LEGALES APLICADAS A LOS ACTIVOS FIJOS
Nª COMPONENTE BASE LEGAL SI NO PONDERACION CALIFICACION DIRIGIDO A OBSERVACIONES
1. CUMPLIMIENTO
1.1.
¿El guardalmacén de bienes de la institución procede a su recepción, registro y custodia, según establece la ley?
Art. 3
RGBSP
x
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
Dentro de las funciones
del Guardalmacén esta
la recepción del bien
siempre y cuando
cumpla con las
especificaciones
técnicas con las que fue
requerida, procede a
registrar en el sistema
informático y lo traslada
a l funcionario o área
que necesite el bien.
1.2
¿El empleo de los bienes son utilizados solo para fines propios del servicio público, o sea en beneficio de la colectividad en el área de salud?
Art.5
RGBSP
x
1
1
Servicios institucionales
La entidad cuenta con
un control, sobre todo en
lo referente a los
vehículos de la
institución, los cuales
están debidamente
asegurados.
119
1.3
Previamente a la adquisición de bienes (activos fijos) se certificó la disponibilidad presupuestaria?
ART. 24
LOSNCP; ART.
27
DEL
RLOSNCP; NCI
402-02
x
1
1
Compras Públicas
Previo a la autorización de la adquisición del bien, la máxima autoridad solicita la certificación de la disponibilidad presupuestaria al departamento financiero.
1.4
¿Los bienes que no consten en el respectivo Plan Anual de Adquisiciones, cuentan con la debida resolución de aprobación por parte de la máxima autoridad?
Art 6. RGBSP
x
1
1
Compras Públicas
El área de compras públicas, realiza las respectivas modificaciones al PAC, cuando se requiere adquirir un bien que no se encuentra dentro del mismo, para lo cual asesoría jurídica es el encargado de realizar las respectivas resoluciones.
1.5
¿Cuándo la entidad por la adquisición de bienes realiza anticipos de cualquier naturaleza, solicita las respectivas garantías en la cuantía y con la modalidad que determine la ley?
Art. 8
RGBSP
x
1
1
Asesoría Jurídica
En todos los casos en
lo que lo exige la
LOSNCP, se solicita las respectivas de fiel cumplimiento y del buen uso del anticipo, dependiendo el monto a pagar y tipo de convenio establecido con la entidad.
1.6
¿Para la contratación de bienes no normalizados se aplican los procedimientos de: licitación, cotización y menor cuantía, ferias inclusivas, ínfima cuantía,
NCI 406- 03
x
1
1
Compras Públicas
El área de compras públicas dependiendo el monto a adquirir, analiza que tipo de procedimiento seguir, en el sistema de compras públicas.
120
a más de los procedimientos especiales del régimen especial?
1.7
¿La entidad actualizo y
socializo el manual de
procedimientos internos
para el buen uso y
conservación de los
bienes institucionales?
Art. 3 RGBSP
x
1
0
Servicios institucionales
No se actualizó ni se socializó a los funcionarios del Hospital el manual de procedimientos internos para el uso de los activos fijos, es decir existe un desconocimiento de la mayoría de los servidores.
1.8
¿La entidad cuenta con
planes operativos
anuales de
mantenimiento,
conservación y buen uso
de los bienes?
Cap. II MGACAFSP
x
1
0
Jefe de Mantenimiento
No se realizaron los
planes operativos
anuales, por cuanto el
responsable anterior de
este proceso renuncio a
su cargo y el funcionario
anterior aduce no tener
conocimiento como
realizarlo.
1.9
¿Al momento de ingresar
un bien, se abre una
hoja de vida útil o historia
del mismo, en la que se
registrarán todos sus
datos?
Art. 10
RGBSP
x
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
El software informático
que utiliza la entidad
emite una hoja de vida o
historial del bien
ingresado, es decir sus
movimientos internos y
externos, según sea el
caso
1.10 ¿Si al momento de la
recepción se encontraren
Art. 10
RGBSP
x
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
El responsable de recibir
los bienes no recibe en
121
novedades, reciben o no
los bienes y a quien
comunican la novedad?
caso de encontrar
novedades y comunica
dl particular a la máxima
autoridad o funcionario
de legado.
1.11 ¿Se supervisa el
eficiente abastecimiento
de suministros y
materiales, bienes en
general?
Cap. II MGACAFSP
x
1
0
Guardalmacén
(activos fijos)
No se lleva un correcto control de saldos mínimos ni máximos de los suministros ni bienes institucionales.
1.12
¿El personal a su cargo
participo en la
formulación del plan anual
de adquisiciones de
activos fijos?
Cap. II
MGACAFSP
x
1
0
Guardalmacén
(activos fijos)
No hubo participación del responsable o delegado del área de gestión de bienes para la elaboración del plan anual de adquisiciones de activos fijos, por la falta de comunicación por parte de las autoridades, esta actividad solo lo realizaron con los jefes departamentales.
1.13
¿Se realiza la respectiva
acta de entrega
recepción, para el
custodio del bien
hospitalario?
Art. 11 RGBSP
x
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
El Guardalmacén realiza
la respectiva acta de
entrega a recepción al
funcionario que se hará
responsable del manejo
del mismo, con la
finalidad de que
conserve y cuide el
activo entregado.
122
1.14
¿Realizan conciliaciones
bancarias para asegurar
el saldo según los
registros contables como
el saldo según el banco
sean los correctos?
403.01
NCI
x
1
1
Jefe Financiero
La entidad
mensualmente realiza
conciliaciones bancarias
con el fin de mantener
saldos reales objeto de
las transacciones
bancarias de esta casa
de salud.
1.15
¿Participan cuando son
designados en los
trámites de baja, remates
y demás indicadas en el
Reglamento General de
Bienes del Sector
Público?
Cap. II
MGACAFSP
x
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
Cuando la institución
realiza trámites de baja,
remates y demás
siempre va el
responsable o delegado
del área de gestión de
bienes, dicha actividad
se realiza con la
comisión asignada por la
máxima autoridad.
1.16
¿Dentro del área
financiera se aplica los
principios y normas
técnicas de
Contabilidad
Gubernamental?
405.01 NCI
x
1
1
Jefe
Financiero
Los funcionarios del departamento financiero tienen claro las normas y principios que deben ser aplicados al momento de realizar movimientos contables.
1.17 ¿Se suscribió los
respectivos
contratos de conformidad con los modelos establecidos en los pliegos y cumpliendo los requisitos establecidos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública?
ART. 27 y
68 DE LA LOSNCP
y
28 DE SU
REGLAMENTO
x
1
1
Compras Públicas
Los contratos fueron adaptados a la necesidad institucional, los mismos que fueron realizados por el área de asesoría jurídica.
123
1.18
¿Se presta atención
oportuna a las solicitudes
de mantenimiento de los
servicios que requieren
las diferentes unidades
administrativas?
Cap. II
MGACAFSP
x
1
1
Jefe de Mantenimiento
La secretaria del área de mantenimiento lleva un control de los pedidos que realicen los diferentes departamentos que requieran del servicio de mantenimiento
1.19 ¿Se exigió la
presentación de garantías por el buen uso del anticipo y fiel cumplimiento de los contratos en los casos que se requieran, y se verificó que las garantías presentadas por los contratistas son las que señala la LOSNCP?
Art 73 LOSNCP
x
1
1
Compras Públicas
El departamento financiero es quién conserva la custodia de las respectivas garantías.
1.20 ¿Las adquisiciones de
bienes que se realizan
por el sistema de
catálogo son
formalizadas con orden
de compra y el acta de
entrega?
Art 69
LOSNCP
x
1
1
Compras
Públicas
Se formaliza con la
orden de compra,
factura y modelos de
pliegos, en estos
procesos
1.21 ¿Las contrataciones de
servicios son
formalizadas con un acta
de entrega
recepción y/o con
informes que
demuestren que el
servicio fue
prestado a satisfacción
NCI 403-08
x
1
1
Compras Públicas
El área requirente elabora un informe técnico a través del cual da fe del servicio recibido
124
de la entidad?
1.22
¿Se realizan al menos
una vez al año, en el
último trimestre la toma
de inventario, a fin de
actualizarlo y tener la
información correcta?
Art. 12
RGBSP
x
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
El departamento financiero es el encargado de conformar la comisión técnica para la realización de las constataciones físicas de los bienes hospitalarios, el cual se rigen bajo un cronograma de actividades. .
1.23
¿Las donaciones de
bienes son registradas
con afectación directa al
aporte patrimonial
acumulado; las entregas
como disminución y las
recepciones como
incremento?
Cap. II
MGACAFSP
x
1
1
Jefe Financiero
El responsable del
registro de las
donaciones, cumple con
las normas y principios
contables emitidos para
el sector público.
125
1.24
¿Se informa por escrito a
la máxima autoridad y al
Jefe Financiero sobre los
bienes que se hubieren
vuelto inservibles,
obsoletos o hubieren
dejado de usarse?
Art. 13
RGBSP
x
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
El responsable de la bodega de bienes, los 15 primeros días del año, reporta a la máxima autoridad y al jefe financiero, la lista de bienes que se han vuelto inservibles, el financiero forma la comisión para ser analizados, los mismos que reportan el estado de los bienes para ser utilizados nuevamente o se siga el proceso de baja según la ley lo establece.
24
20
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
KGPR MGLR
FECHA: 2014/11/28
126
Apéndice 2-L3 Componente: Financiero
AUDITORÍA FINANCIERA. PROGRAMA DE LA AUDITORÍA.
OBJETIVOS:
ados Financieros al cierre del año 2013,
fundamentalmente en lo relativo a las cuentas relacionadas con los Activos Fijos de acuerdo con lo
estipulado en las NEC y las NIIF, con el objetivo de comprobar la veracidad, exactitud y
razonabilidad de los mismos.
definidos.
127
AUDITORES INDEPENDIENTES & ASOCIADOS PE-2.c
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
EXAMEN DE AUDITORIA INTEGRAL AL AREA DE GESTION DE BIENES (ACTIVOS FIJOS) POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ENFOQUE: FINANCIERO
Nª COMPONENTE BASE LEGAL SI NO PONDERACION CALIFICACION DIRIGIDO A OBSERVACIONES
1. CONTROL PREVIO AL REGISTRO CONTABLE
12 11
1.1.
¿La máxima autoridad estableció por escrito la respectiva autorización para la ejecución del gasto?
NCI 401-02
X
1
1
Jefe Financiero
A pesar de la diversas
ocupaciones la
máxima autoridad
es la única que
legaliza y autoriza la
ejecución de del gasto
para el pago de los
compromisos
realizados por la
entidad
1.2
¿La entidad emitió procedimientos que aseguren que las operaciones financieras estén debidamente legalizadas y cuenten con toda la documentación de soporte?
NCI 405-07
X
1
1
Jefe Financiero
Una persona en particular es la encargada de realizar que los expedientes estén debidamente sustentados.
1.3
¿Los comprobantes que utilizan para el control de los bienes, como entradas y salidas están debidamente pre impresos y pre numerados?
NCI 405-07
X
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
El software informático que utiliza el área de bodega, emite comprobantes pre numerado, lo que permite un control del movimiento de los
128
activos fijos.
1.4
¿La institución implemento políticas y procedimientos para la conservación y mantenimiento de archivos físicos?
NCI 405-04
X
1
1
Técnica de
archivo
La institución
mantiene un área de
archivo donde reposa
los documentos de
respaldo de las
transacciones
ejecutadas por los
procesos que están
sujetas a controles
internos y externos
1.5
¿Los servidores que manejan el software informático denominado FENIX ACTIVOS FIJOS tienen definido sus privilegios para el manejo de los módulos?
NCI 405-04
x
1
0
Guardalmacén (activos fijos)
Los funcionarios tienen
definido sus actividades
con acción de personal
emitido por el área de
Talento Humano.
1.6
¿Previamente a la
adquisición de bienes –
activos fijos, se certificó
la disponibilidad
presupuestaria?
ART. 24
LOSNCP
ART. 27
RLOSNCP
NCI 402-02
X
1
1
Jefe Financiero
Previo a la autorización de la adquisición del bien o servicio por la máxima autoridad se solicita la certificación de la disponibilidad presupuestaria.
1.7
¿Los funcionarios del departamento financiero utilizan el sistema eSIGEF, emitido por el Ministerio de Finanzas,
Jefe Financiero
Los funcionarios
responsables del área
financiera cuentan cada
uno con claves de acceso
129
cada uno tiene restricción de acceso a los diferentes módulos contables?
NCI 405-04 X 1 1 para el módulo contable
que tiene a cargo.
1.8
¿Se verificó que las
operaciones financieras
antes de ser
comprometidas están
directamente relacionadas
con la naturaleza de la
entidad?
NCI 402-02
X
1
1
Jefe Financiero
Al momento de emitir la certificación presupuestaria, se verifica que exista la respectiva partida presupuestaria
1.9
¿Las transacciones
fueron verificadas que
las obligaciones sean
veraz y corresponda a
una transacción que
cumpla con los
requisitos del control
previo y
autorización?
NCI 402-03
X
1
1
Jefe Financiero
Las transacciones son registradas de acuerdo a las normas y principios contables de acuerdo a las normas vigentes
1.10 ¿Las operaciones
financieras son
registradas en el momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones?
NCI 405-05
X
1
1
Jefe Financiero
Se aplica el método del devengado, compromiso devengado, pagado , todo el proceso se registra al momento de hacer el pago
1.11 ¿Los valores entregados
a los contratistas en
calidad de anticipos, se
registran a la cuenta
NCI 405-08
X
1
1
Jefe Financiero
Este tipo de
transacciones son
registrados en el sistema
informático eSIGEF.
130
contable anticipo a
proveedores?
1.12
¿Se amortizan los
anticipos entregados a los
contratistas conforme a
la forma de pago
establecida en los
pliegos, contrato u orden
de compra?
NCI 405-08
X
1
1
Jefe Financiero
Los términos de pago por la adquisición de bienes, se establecen en los pliegos, contrato, es decir previo acuerdo con el proveedor.
2
CONTROL PREVIO AL
PAGO
6 4
2.1
Se comprueba que las garantías presentadas por los contratistas son legales y efectivas?
Art 73
LOSNCP
x
1
0
Jefe Financiero
No se realiza confirmaciones de la veracidad y legalidad de las garantías, simplemente se las recibe y controla que permanezcan vigentes.
2.2
¿Se mantiene acciones de control para evitar el vencimiento de las garantías recibidas?
NCI 403-12
X
1
1
Jefe Financiero
Se llega un registro de fechas para el control de su vencimiento.
2.3
¿Se comprobó que previo al pago de los gastos registrados, que estos estén debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos respectivos?
NCI 403-08
X
1
1
Tesorero
Se realiza un control previo al pago de todos los documentos de sustento.
131
2.4
¿Los pagos realizados a
los proveedores de los
bienes adquiridos por la
institución se realizan a
través de transferencias
del sistema contable que
utilizan?
NCI 403-13
X
1
1
Tesorero
Estas transacciones se lo realizan a través del sistema denominado eSIGEF, mediante el módulo de tesorería.
2.5 ¿Se controla las cuentas
bancarias a las cuales se
efectuaron las
transferencias a favor de
los proveedores?
NCI 403-13
X
1
1
Tesorero
Antes de realizar las
transferencias por la
adquisición de los bienes
hospitalarios se le
solicita al proveedor la
respectiva certificación
bancaria.
2.6
¿Se respeta las fechas
establecidas para el pago
de las obligaciones
contraídas por adquisición
de los bienes?
NCI 403-10
x
1
0
Tesorero
No se respeta las
fechas, debido a que
Los pagos se realizan
posterior a que los
proveedores o
contratista entregan los
bienes.
3 CONTROL DE
EXISTENCIAS
14 12
3.1
¿Los bienes adquiridos
por la entidad son
físicamente ingresados a
través de bodega?
NCI 406-04
X
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
Todo bien adquirido por la entidad antes de pasar a su lugar de destino pasa por la bodega para su verificación.
132
3.2
¿La entidad cuenta con
un ambiente apropiado
para el área de bodega,
que cuente con las
debidas seguridades?
NCI 406-04
X
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
A pesar que tienen una
sola bodega para el
almacenamiento de las
existencias y bienes
cuentan con un espacio
adecuado.
3.3
¿Se ingresan los bienes
verificando si se ajustan a
los requerimientos y
especificaciones
técnicas?
NCI 406-04
X
1
1
Guardalmacén (activos fijos)
Antes de ingresar los bienes se verifica que estos se encuentren de acuerdo al requerimiento.
3.4
¿Se verificó que los
bienes y servicios
recibidos guarden conformidad con las especificaciones técnica, calidad y cantidad descrita tanto en la factura?
NCI 406-04
X
1
1
Guardalmacén (activos fijos)
Los bienes recibidos
físicamente se comparan
con las especificaciones
técnicas de la factura.
3.5
¿Si existieran diferencias
en la cantidad y calidad
de los bienes adquiridos,
se informa del particular a
las autoridades
pertinentes?
NCI 406-04
X
1
1
Guardalmacén (activos fijos)
No se concreta y legaliza el acta de entrega recepción e ingreso a bodega mientras los bienes no cumplan con las especificaciones técnicas.
3.6
¿Se dispone de un
sistema informático, para el control de las existencias y bienes de larga duración?.
NCI 406-04
X
1
1
Guardalmacén (activos fijos)
Actualmente los funcionarios de la bodega utilizan el sistema informático denominado FENIX ACTIVOS FIJOS.
133
3.7
¿Se reportan los saldos de
existencias a la Dirección
Financiera, para fines de
conciliación de saldos?
NCI 406-04
Norma
Técnica de
Contabilidad
2.2.4.4
MCG
X
1
1
Guardalmacén (activos fijos)
El Guardalmacén en forma mensual remite el reporte de ingresos y egresos a bodega, formularios en forma física.
3.8
¿La entidad aplica el
método de control de
inventario, promedio
ponderado c o n e l f i n
d e controlar las
existencias y su
distribución?
NCI 406-04
Norma
Técnica de
Contabilidad
2.2.4.4
Manual de
Contabilidad
Gubernam.
X
1
1
Guardalmacén (activos fijos)
Se aplica el método de control de inventarios según lo establece el Manual de Contabilidad Gubernamental.
3.9
¿Cómo responsable de la
unidad de bodega, se
percata de enviar los
movimientos de
ingresos y egresos de
existencias a la unidad
contable, con el fin de
valorar, actualizar y
conciliar información?
NCI 406-04
Norma
Técnica de
Contabilidad
2.2.4.4
Manual de Contabilidad Gubernam.
X
1
1
Guardalmacén (activos fijos)
Se emiten los documentos de acuerdo a como se van dan los movimientos de los bienes, ya que no cuentan con un sistema de contabilidad que se encuentre enlazado con bodega.
134
3.10
¿Los funcionarios
responsables realizaron
constataciones o tomas
físicas del inventario,
con e l f in de establecer
su correspondencia con
las cifras contables, o en
su defecto, para definir las
diferencias existentes?
NCI 406-04 Norma Técnica de
Contabilidad
2.2.4.4
Manual de
Contabilidad Gubernamental
x
1
0
Guardalmacén
(activos fijos)
Se efectuó una toma física en el último semestre del año, sin embargo se demostró que faltaron bienes por constatar, es decir los bienes no fueron controlados apropiadamente. Por último no se legalizaron las respectivas actas de constatación en la que se evidencien los saldos y diferencias.
3.11
¿La codificación con la que se identifican los bienes de larga duración están visibles y de son de fácil ubicación?
NCI 406-06
X
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
El sistema denominado FENIX ACTIVOS FIJOS, emite una codificación automática.
3.12
¿Una vez verificado las especificaciones técnicas e ingresadas el bien al sistema informático, se realiza el acta de entrega a recepción a la persona que será encargado de su custodia?
ART11.REG
LAMENTO GENERAL DE BIENES DEL
SECTOR PÚBLICO
X
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
El funcionario que solicito el bien de larga duración, revisa y confirma que está de acuerdo a lo solicitado y se procede a legalizar el acta de entrega a recepción.
3.13
¿Se mantienen registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos?
NCI 406-06
X
1
1
Guardalmacén
(activos fijos)
El sistema informático está diseñado para cumplir estos requisitos, con el fin de mantener un adecuado control y administración de los bienes de larga duración.
135
3.14
¿Se percatan que todos los bienes de larga duración según sea su naturaleza, ingresen por la bodega para su verificación y que sea registrados contablemente en forma oportuna?
NCI 405-06
x
1
0
Guardalmacén
(activos fijos)
Los bienes de larga duración cuya procedencia fue por donaciones no se ingresaron al sistema informático ni se registraron contablemente.
32
27
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
KGPR
MGLR
FECHA: 2014/11/28
136
Apéndice 2-L4 Componente: Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN. PROGRAMA DE LA AUDITORÍA.
OBJETIVOS:
implementados en la misma con relación a los Activos Fijos son efectivos y aseguran el desarrollo
eficiente y efectivo de las actividades y operaciones para la toma de decisiones oportunas que
permitan elevar el control de su economía y a partir de ello trazar políticas y metas.
137
AUDITORES INDEPENDIENTES & ASOCIADOS PE-2.d
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
EXAMEN DE AUDITORIA INTEGRAL AL AREA DE GESTION DE BIENES (ACTIVOS FIJOS) POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ENFOQUE: GESTION
Nª COMPONENTE BASE LEGAL SI NO PONDERACION CALIFICACION DIRIGIDO A OBSERVACIONES
1.
¿La entidad el Plan Anual de Contratación en concordancia con el Presupuesto y Plan Operativo Anual?
Art. 22 LOSNCP
X
1
1
Jefe de
Planificación
La entidad procedió a elaborar y publicar el PAC anual, al portal de compras públicas, en base al presupuesto institucional.
2.
¿La máxima autoridad de esta casa hospitalaria aprobó el PAC mediante Resolución Administrativa?
Art. 22 LOSNCP
x
1
1
Jefe de
Planificación
La Gerente del hospital, aprobó y legalizo el PAC mediante Resolución Administrativa No.001-HJMVI-2015.
3.
Los jefes departamentales presentaron a la máxima autoridad el Plan Operativo Anual, exponiendo sus necesidades en cuanto al equipamiento hospitalario?
NCI 200-02
x
1
1
Jefe de Planificación
Los jefes departamentales si presentaron el POA, con sus necesidades, lastimosamente el presupuesto no es lo suficiente para cubrir todos sus requerimientos.
4.
Acudió el jefe departamental del área de bodega o su representante a la elaboración del Plan Operativo Anual?
NCI 200-02
x
1
0
Guardalmacén
(activos fijos)
Por falta de comunicación el jefe de bodega aduce no asistió a la elaboración del PAC institucional, sin embargo hace llegar un alcance de necesidades de manera posterior.
138
5.
Los bienes de larga duración planificados adquirir con la partida de inversión, se cumplieron a cabalidad?
NCI 403-15
X
1
0
Jefe Financiero
La entidad no cumplió con la meta planificada en cuanto a la adquisición de bienes, debido a que realizaron reformas presupuestarias para la compra de medicina, por la campaña contra el dengue.
6.
La entidad ha procedido adquirir bienes de larga duración sin estudio previo en verificar si estos bienes son o no necesarios para la brindar un servicio de calidad a la comunidad?
NCI 406-05
X
1
0
Guardalmacén
(activos fijos)
Se verifico que en la bodega reposan cinco sillas de rueda, que fueron adquiridas con la partida de inversión sin que estos bienes estén contemplados en el PAC
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
KGPR
MGLR
6
3
FECHA: 2014/11/28
139
Apéndice 2-M : Calificación del nivel de confianza y riesgo de control
AUDITORES INDEPENDIENTES &
ASOCIADOS PE-3
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA EXAMEN DE AUDITORIA INTEGRAL AL AREA DE GESTION DE BIENES (ACTIVOS
FIJOS) POR
EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 Y EL 31 DE DICIEMBRE
DE 2013
CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA, RIESGO CONSOLIDADO
Y ENFOQUE
Calificación detallada por componente y subcomponente
COMPONENTE
SUB-COMPONENTE
NIVEL DE
CONFIAN
Z A
RIES
G O
CALIFICACI
O N
RIESGO
CONTRO
L
INTERN
O
AMBIENTE DE
CONTROL
EVALUACION DE
RIESGOS
ACTIVIDADES DE
CONTROL
INFORMACON Y
COMUNICACIÓN
SEGUIMIENTO
50%
50%
60%
100%
0%
50%
50%
40%
0%
100%
ALTO
ALTO
MODERADO
BAJO
ALTO
CUMPLIMIENT
O
NORMAS Y
DISPOSICIONES LEGALES
83% 17% BAJO
FINANCIERO CONTROL
PREVIO AL
REGISTRO
CONTABLE
CONTROL
PREVIO AL
PAGO
CONTROL DE
LAS
EXISTENCIAS
92%
67%
86%
8%
33%
14%
BAJO
MODERADO
BAJO
GESTION GESTION EN LA
EJECUCION DE
LOS PROCESOS
DE
ADQUISICION
DE BIENES DE
LARGA
DURACION
50% 50% ALTO
140
Apéndice 2-N.- INFORME DE CONTROL INTERNO
HOSPITAL JOSÉ MARÍA VELASCO IBARRA DE TENA
AUDITORIA INTEGRAL P/T. PE-4
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013
OFICIO: 0025-UTPL-HJMVI-KP-2014
Sección: Auditoría Externa
Asunto: Informe de Control Interno
Tena, 12 de diciembre de 2014
Señora Dra.
Sandra Elevación Cisneros
Poveda
GERENTE DEL HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
Presente.-
De mi consideración:
Se procedió a realizar la evaluación del sistema de control interno efectuado por el Hospital
José María Velasco Ibarra, en lo concerniente al área de gestión de bienes (activos fijos).La
administración d e l a e n t i d a d es responsable de mantener una estructura adecuada del
sistema de control interno para el logro de los objetivos planteados. Nuestra
responsabilidad es revisar y expresar una opinión sobre los controles efectuados.
La revisión se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría
Gubernamental, cuyo objetivo fue implantar un nivel de confianza en los procedimientos
de control interno. Dadas las limitaciones inherentes a cualquier estructura de control
interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también las
proyecciones de cualquier evaluación del control interno para períodos futuros están
sujetas al riesgo de que el control interno se pueda tornar inadecuado por los cambios en
sus elementos.
En nuestra opinión la entidad mantuvo en todos sus aspectos importantes una estructura
con fallas mínimas en el control interno en relación con la conducción ordenada de las
operaciones, confiabilidad en la información financiera y cumplimiento con las leyes y
regulaciones que la afectan. Además, el control interno ofrece una seguridad aceptable, en
141
Durante el tiempo de la evaluación se observó las siguientes debilidades en el control
interno:
Enfoque Control Interno
Desarrollo institucional sin funciones y procedimientos reglamentados No se establecieron normas y procesos en la adquisición de
bienes considerados como activos fijos. Ausencia de control a los bienes de larga duración No se realizaron evaluaciones del control interno
Enfoque Cumplimiento
Falta de actualización del manual de procedimiento Manual de organización y funciones, no se socializó
Enfoque Financiero
Bienes que faltaron en la constatación física Bienes no ingresan a bodega ni se registran contablemente en forma oportuna Bienes no fueron controlados apropiadamente
Enfoque Gestión
Inversiones en Bienes de Larga Duración no se cumplió Adquisiciones de bienes sin utilizar (sillas de ruedas)
En nuestra opinión la entidad mantuvo en todos sus aspectos importantes una estructura con fallas mínimas en el control interno en relación con la conducción ordenada de las operaciones, confiabilidad en la información financiera y cumplimiento con las leyes y regulaciones que la afectan. Además, el control interno ofrece una seguridad aceptable, en todos los aspectos importantes, de prevenir o detectar errores o irregularidades en el curso normal de sus operaciones. Las recomendaciones, permitirá mejorar los procesos para velar la administración y conservación de los bienes públicos.
142
Apéndice 2-O.- MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
PE-A
EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL AL AREA DE GESTION DE BIENES (ACTIVOS
FIJOS) DEL HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO, POR EL PERÍODO COMPRENDIDO
ENTRE EL 01 DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
1. Referencia de la planificación preliminar
El 20 de noviembre de 2013, se emitió el memorando de planificación preliminar del
examen de Auditoría Integral al área de gestión de bienes del Hospital José María
Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de
Diciembre de 2013, razón por la cual se estableció un enfoque de auditoría
preliminar de pruebas sustantivas, consecuencia de lo actuado ante los
componentes, se refleja los siguientes resultados.
2. Objetivos específicos por componentes
Los objetivos específicos por áreas o componentes fueron determinados por cada
una de los tipos de auditoría que conforman la integral, como se detalla continuación:
Comprobar y valorar el sistema de control interno implementado en el área de
gestión de bienes (activos fijos).
Verificar el cumplimiento de las principales disposiciones legales que tienen
relación con el área de gestión de bienes (activos fijos).
Evaluar la eficiencia, eficacia y economía del área de gestión de bienes (activos
fijos).
Opinar sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas relacionadas con
el área de gestión de bienes (activos fijos).
143
3. Resultados de la evaluación del control interno
Con la finalidad de evaluar el sistema de control interno y riesgos de auditoría, se
empleó cuestionarios por cada uno de los diferentes tipos de auditoría que involucran
a la auditoría integral, basados en las Normas de Control Interno, y disposiciones
legales directamente relacionadas en el área de administración de bienes públicos,
resultados que fueron consolidados a fin de obtener un nivel de confianza promedio. Se
determinó un nivel de confianza general del 74 % y un nivel de riesgo de control del 26
%.
NIVEL DE CONFIANZA DEL SCI Y RIESGOS DEL AMBIENTE DE CONTROL
NC 74%
MODERADO
RC 26%
MODERADO
Como resultado de este método empleado en la evaluación del control interno a la
fase de la planificación, se revelaron las siguientes faltas:
Enfoque Control Interno
Desarrollo institucional sin funciones y procedimientos reglamentados No se establecieron normas y procesos en la adquisición de bienes
considerados como activos fijos. Ausencia de control a los bienes de larga duración No se realizaron evaluaciones del control interno
Enfoque Cumplimiento
Falta de actualización del manual de procedimiento Manual de organización y funciones, no se socializó
Enfoque Financiero
Bienes que faltaron en la constatación física Bienes no ingresan a bodega ni se registran contablemente en forma oportuna Bienes no fueron controlados apropiadamente
144
Enfoque Gestión
Inversiones en Bienes de Larga Duración no se cumplió Adquisiciones de bienes sin utilizar (sillas de ruedas)
4. Evaluación y calificación de los riesgos de auditoría
De la determinación y calificación de los riesgos inherente y de control, como resultado de dicha evaluación del control interno, se obtuvo el siguiente consolidado:
CALIFICACIÓN TOTAL = CT 63 ENFOQUE
PONDERACIÓN TOTAL = PT 85
NIVEL DE CONFIANZA: NC = CT/PT x100 74% MODERADO
NIVEL DE RIESGO CONTROL RC = 100% - NC%
26%
MODERADO
5. Plan de muestreo
Componente: Bienes de larga duración.
Los componentes seleccionados serán sujetos del análisis mediante una
selección considerando la importancia de la operación, es decir en razón de estos
se delinearon los programas de auditoría por cada componente.
Componentes de la Auditoría
Integral
Subcomponentes
Afirmación
Control Interno
- Ambiente de control - Evaluación de Riesgos - Actividades de Control - Información y Comunicación - Supervisión y Monitoreo
Existencia, actualización y aplicación del
sistema de control interno
Cumplimiento
Ingreso de bienes
Admisión de las principales disposiciones legales aplicables al área examinada
Egreso de bienes Donaciones
Actas de constatación física
Inventarios
Financiero
Maquinaria y Equipos
Veracidad, Integridad, correcta valuación
Mobiliario, vehículos, equipos
informáticos
Gestión Plan Anual de Compras (Bienes de larga duración)
Eficiencia, Eficacia, Efectividad
145
Unidad de muestreo
Para la auditoría integral la unidad de muestreo es: diario general, mayor general,
auxiliar presupuestario, comprobantes diarios y de pago, contratos, ingreso y egreso
de bodega, registro contable, actas de entrega recepción, saldos de existencias,
inventarios, facturas, y demás que sean necesarios para el objeto de estudio.
6. Programas de auditoria a aplicarse en el examen
Se elaboraron programas de trabajo, para cada componentes que contemplan la
auditoría integral.
7. Recursos humanos
Para c um p l i r es t e t r aba j o , se estableció 60 días laborables con la
participación de un Supervisor y un Jefe de Equipo, los mismos que son:
Supervisor Ing. Mario Gustavo León Rea
Jefe de Equipo Ing. Karina gardenia Pumares Romero
8. Dividendo del trabajo y tiempo
El tiempo establecido para la presente acción de control, se distribuyó en las
siguientes fases:
FASES
DESCRIPCION PORCENTAJE PROGRAMADO
DIAS
FASE I Planificación
25%
15
FASE I I Ejecución
70%
40
FASE I I I
Comunicación de Resultados
5%
5
Total días
60
146
Detalle de actividades:
Responsable
Cargo
Descripción de actividades Tiempo
D/ H
Ing. Mario Gustavo León Romero
Supervisor
Realizar la planificación específica y la respectiva programación.
Ejecutar la supervisión en labores de campo. Efectuar controles de calidad en el
proceso del examen especial y la elaboración del Informe.
20
Total días 20
Ing. Karina
Pumares
Jefe de
Equipo
a.- Proceder a elaborar de la planificación
específica y programas de auditoría.
Ejecutar la evaluación del Control Interno.
b.- Dentro de los Trabajos de campo:
Analizar el proceso del área de gestión de bienes
de larga duración.
Elaborar y revisar los respectivos papeles de
trabajo(P/T) comentarios, conclusiones y
recomendaciones
c.- Comunicación parcial de resultados.
Elaboración del informe Elaboración del oficio resumen de
responsabilidades.
20
35
5
Total días 60
Productos a alcanzar
Los resultados a obtenerse en el examen especial por fases,
son: FASE I
Establecer objetivos y estrategias para reunir la información necesaria para la
planificación y elaboración del archivo permanente. Elaborar el memorando de planificación y programas de trabajo. Informe de Control Interno, comunicación provisional de resultados.
FASE II
Preparación de papeles de trabajo y obtención de evidencia suficiente,
competente y pertinente, a fin de sustentar los comentarios y conclusiones de las
áreas críticas detectadas en las fases de ejecución.
147
FASE III
Desarrollo del borrador del Informe, donde se especifique los resultados del examen
especial expresados en comentarios, conclusiones, recomendaciones y anexos.
Elaborado por: Revisado y Aprobado por
Ing. Karina Pumares Ing. Mario León AUDITORA JEFE DE EQUIPO SUPERVISOR
148
APÉNDICE 3
ARCHIVO
CORRIENTE
AUDITORES INDEPENDIENTES & ASOCIADOS
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
Examen de Auditoría Integral al área de gestión de bienes (activos fijos)
del Hospital José María Velasco Ibarra, por el período comprendido
entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2013
ARCHIVO CORRIENTE
INDICE: AC
CONTENIDO INDICE
Papeles de trabajo de la comunicación de la Auditoría AC-A
Comunicación de Resultados Provisionales AC-A1
Convocatoria a la Conferencia Final AC-A2
Acta de la Conferencia Final AC-A3
Papeles de trabajo del seguimiento de la Auditoría AC-B
Cronograma de Implementación de recomendaciones AC-B1
Elaborado por: KGPR FECHA: 2014-11-01
Revisado por: MGLR
149
FASE III.- COMUNICACIÓN DE RESULTADOS PROVISIONALES
Apéndice 3-A.- Oficio de comunicación provisional de resultados
HOSPITAL JOSÉ MARÍA VELASCO IBARRA DE TENA
AUDITORIA INTEGRAL
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013
OFICIO 0007-UTPL-HJMVI-KP-2014
Sección: Auditoria Externa
Asunto: Comunicación provisional de resultados
Tena, 26 de noviembre del 2014
Sra. Dra
Sandra Cisneros
Gerente del Hospital “José María Velasco Ibarra de Tena”
Presente.-
De mi consideración: En su calidad de máxima autoridad, usted conoce que me encuentro elaborando el
examen de auditoría integral al área de gestión de bienes (activos fijos) al Hospital
José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31
de diciembre de 2013. Motivo por el cual de conformidad con lo dispuesto en los
artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,”
Comunicación de resultados”, 22 del Reglamento del mismo cuerpo legal
“Comunicación de resultados” y la Norma de Auditoría Gubernamental E.A.G.9
“Comunicación de Hallazgos de Auditoría”, procedo a informar los resultados
provisionales :
Enfoque: Control Interno
Desarrollo institucional sin funciones y procedimientos reglamentados. No se elaboraron los reglamentos internos, ni dispusieron por escrito normas, procedimientos y políticas que promuevan la responsabilidad en los funcionarios o empleados y la obligación de rendir cuentas de los activos fijos entregados a su custodia. Por lo que no aplicaron sistemas de seguimiento e información para verificar si se
AC-A1
MARCA SIGNIFICADO
¥ Confrontado con libros
€ Cotejado con libros
£ Corrección realizada
© Comparando en auxiliar
® Confrontado correcto
µ Sumas verificadas
∞ No reúne requisitos
∑ Totalizado
Conciliado
Ω Circularizado
Β Inspeccionado
Π Pendiente de registro
ψ No reúne requisitos
ϕ Su ando verticalmente
≠ Inspeccionado
ª Operación aritmética incorrecta
Ѥ Incluir el informe
₡ Diferencias
₥ Memorándum
Ⅎ Falta de documento
Sobrante
ᵮ Faltante
150
cumplen estas disposiciones, ni tomaron medidas correctivas respecto de uso y cuidado de los activos fijos. Situación que no permitió evaluar el grado de cumplimiento de las responsabilidades respecto del uso, traslados, y control de los activos fijos.
No se establecieron normas y procesos en la adquisición de bienes considerados como activos fijos.
Se pudo observar que no se cuenta con un reglamento interno que norme las adquisiciones de bienes considerados como activos fijos, conforme lo determina el Reglamento de Bienes del Sector Público. Las adquisiciones se ejecutaron sin la suscripción de un contrato, en el que se establezcan las condiciones técnicas, formas de pago y garantías a favor de la Entidad; de igual forma, se omitieron las actas de entrega recepción, lo que dificultó mantener el control de los bienes.
Ausencia de control a los bienes de larga duración Omitieron la aplicación de la reglamentación interna para la administración de bienes, que dispone mecanismos de identificación, ubicación, administración, cuidado y mantenimiento de los bienes de la Entidad, lo que dificultó su control, no se observó lo dispuesto en el artículo 3 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. En el período sujeto a examen, no se efectuaron constataciones físicas, según el cronograma planificado por la jefe Financiera , es decir omitieron lo que determina el artículo 12 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público y la Norma de Control Interno 250-08, Constatación Física de Existencias y Bienes de Larga Duración, en el que consta, que se deben efectuar constataciones físicas de los bienes de larga duración por lo menos una vez al año.
No se realizaron evaluaciones del control interno No se dispuso por escrito que cualquier servidor que tenga a su cargo el manejo y control de bienes, periódicamente evalúe la eficiencia del control interno y comunique los resultados al responsable de activos fijos, a efectos de que se tomen las medidas correctivas en forma oportuna en caso de existir. Lo que ocasionó por el desconocimiento de los servidores de cumplir con la disposición reglamentaria, y por la falta de disposiciones para que cumplan con esta actividad todos los servidores que tienen a su cargo bienes considerados activos fijos. Situación que causó que no se pueda evaluar, la eficiencia y efectividad del sistema de control interno. Enfoque de Cumplimiento Legal
Falta de actualización del manual de procedimiento Se observó que se mantiene un saldos de 118.984,66 dólares, en sus Estados Financieros en la cuenta de activos fijos, los mismos que al cierre de la presente acción de control, no presentó saldos razonables, ni veraces y se detectó una equivocada presentación de los mismos, en virtud de haberse contabilizado en la cuenta de activos fijos, bienes de consumo administrativo los mismos que no fueron
151
detectados en su debido tiempo y por cuánto no existen conciliaciones de saldos entre guardalmacén y contabilidad. Lo que ocasionó que los saldos de los activos fijos, no se presenten en forma razonada, y que los estados financieros no tengan la razonabilidad requerida por las autoridades del Hospital.
Manual de organización y funciones, no se socializó La entidad cuenta con un Manual de Organización y Funciones (MOF), que establece procedimientos administrativos de gestión y control interno, sin embargo de la encuesta realizada por el equipo de auditoría, se comprobó según el indicador aplicado que solamente el 46 % de los empleados encuestados conocían parte de su contenido, relativo fundamentalmente al detalle de sus responsabilidades, con el manejo de los Activos Fijos. No se realizaron talleres de capacitación, y difusión del Manual de Organización y Funciones, y no socializó con todos las servidoras y servidores, dicho manual, a fin de conozcan las funciones y responsabilidades que le corresponde cumplir a cada uno. Lo que ocasionó que el 54% de los servidores no tengan conocimiento de cada una de sus responsabilidades, a efectos de mitigar los riesgos de control interno del Hospital. Enfoque Financiero
Bienes que faltaron en la constatación física
En la constatación física realizada al área de docencia de la entidad, la Guardalmacén responsable de los bienes, no presentó ni justificó la falta de dos sillas ejecutivas que estuvieron a cargo de la misma unidad, cuyo costo en libros fue de 135,22 dólares, igualmente se comprobó que la administración del Hospital no emitió los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de los bienes. La falta de presentación de dos sillas ejecutivas, ocasionó un faltante para el Hospital de 135,22 dólares, que no fueron justificados por la guardalmacén.
Bienes no ingresan a bodega ni se registran contablemente en forma oportuna
Se comprobó que mediante el procedimiento de ínfima cuantía, se adquirieron 4 camas para hospitalización de emergencia, el pago se realizó a la empresa adjudicada el 3 de marzo de 2013, pero el ingreso a bodega se realizó el 15 de septiembre de 2013 y su registro contable el 17 de septiembre de 2013. La falta de ingreso a bodega en forma oportuna, ocasionó que los saldos de los inventarios no sean reales y consistentes con las existencias físicas y que el departamento de Contabilidad o Financiero re refleje en sus estados financieros una información confiable.
152
Bienes no fueron controlados apropiadamente Se estableció que existen bienes en estado obsoleto y en mal estado, sin uso por algún tiempo, como archivadores de 4 gavetas verticales, 3 escritorios ejecutivos, 2 máquinas de anestesia, 1 computador, 3 ventiladores, que no se han realizado los trámites para ser dados de baja, sin embargo de que existen los informes dados en su debido tiempo, por los servidores a cuyo cargo estuvieron dichos bienes. Enfoque de Gestión.
Inversiones en Bienes de Larga Duración no se cumplió El saldo presupuestado para el ejercicio económico del año 2013 fue de 112.770.00 dólares, el saldo contable de la cuenta al 31 de diciembre de 2013 fue de 47 670,55 dólares lo que significa que las autoridades del hospital solo ejecutaron el 57,73%, lo que demuestra que no se cumplió con los objetivos propuestos al inicio del año fiscal, que fue la atención a las áreas de hospitalización y laboratorio clínico, que constaron el plan anual de adquisiciones. La falta de adquisición de los bienes para el área de emergencia y laboratorio clínico, en el año 2013, ocasionó que los recursos no se inviertan conforme a lo planificado en plan operativo anual, y las unidades para las que estaban destinados los bienes, no cuenten con los mimos para una mejora atención a los usuarios, consecuentemente no se cumplió con el objetivo institucional.
Adquisiciones de sillas de ruedas sin utilización Se adquirieron 9 sillas de ruedas manuales, las mismas permanecen en las bodegas de la entidad sin prestar ningún uso, lo que significa una falta de eficiencia y eficacia en la gestión del Hospital. Situación que se presentó, según las indicaciones de la guardalmacén por cuanto dichas sillas fueron solicitadas, por el área de atención hospitalaria, para los pacientes con problemas de movilidad, y una vez adquiridas, no han solicitado su entrega, lo que demuestra que el requerimiento inicial no contó con la debida motivación, y la determinación clara, de porque fue necesaria la adquisición. Particular que se le comunica, a fin de que explique las causas, exponga sus puntos
de vista y justifique documentadamente, e implemente las acciones correctivas que
a su criterio considere pertinentes a fin de mejorar y conservar como se deje los
bienes de larga duración.
Atentamente;
Ing. Karina Pumares
Auditora Jefe de Equipo
153
Apéndice 3-B.- Convocatoria a la conferencia final.
HOSPITAL JOSÉ MARÍA VELASCO IBARRA DE TENA
AUDITORIA INTEGRAL
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013
OFICIO CIRCULAR 0032-UTPL-HJMVI-KP-2014
Sección: Delegación Provincial de Napo Asunto: Convocatoria a la Conferencia Final Tena, 09 de diciembre del 2014
Sra. Dra
Sandra Cisneros
Gerente del Hospital “José María Velasco Ibarra de Tena”
Presente.-
De mi consideración: De conformidad con lo dispuesto en la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental IAG-03, relacionada con la “Convocatoria a la Conferencia Final”, convoco a usted a la conferencia final de comunicación de resultados mediante la lectura del borrador del informe del examen de auditoría integral al área de gestión de bienes (activos fijos) al Hospital José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2013. Dicha actividad se llevará a cabo en el salón auditorio del Hosp i t a l José Mar ía Ve lasco Iba r ra de Tena , en e l segundo p iso de l ed i f i c io ad min is t ra t i vo , ubicado en la Avenida 15 de noviembre y Eloy Alfaro, el día martes 16 de diciembre de 2014 a las 11:00. Nota.- En caso de no poder asistir personalmente, agradeceré notificar, indicando los nombres, apellidos y número de cédula de ciudadanía de la persona que participará en su representación.
Atentamente;
Ing. Karina Pumares
Auditora Jefe de Equipo
AC-A2
MARCA SIGNIFICADO
¥ Confrontado con libros
€ Cotejado con libros
£ Corrección realizada
© Comparando en auxiliar
® Confrontado correcto
µ Sumas verificadas
∞ No reúne requisitos
∑ Totalizado
Conciliado
Ω Circularizado
Β Inspeccionado
Π Pendiente de registro
ψ No reúne requisitos
ϕ Su ando verticalmente
≠ Inspeccionado
ª Operación aritmética incorrecta
Ѥ Incluir el informe
₡ Diferencias
₥ Memorándum
Ⅎ Falta de documento
Sobrante
ᵮ Faltante
ἐ Error en registro
154
Apéndice 3-C.- Acta de conferencia final.
HOSPITAL JOSÉ MARÍA VELASCO IBARRA DE TENA
AUDITORIA INTEGRAL
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013
ACTA DE CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS CONTENIDOS EN EL BORRADOR DEL INFORME DEL EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL AL AREA DE GESTION DE BIENES (ACTIVOS FIJOS) DEL HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA, POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL 01 DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
En la ciudad de Tena, provincia de Napo, a los diez y seis días del mes de
diciembre del año dos mil catorce, siendo las once horas, los suscritos: Mgs. Araneda Delgado Ronnie Alejandro, Director de Tesis; e, Ingeniera Pumares Romero
Karina Gardenia, Jefe de Equipo, se constituyen en el salón auditorio del Hosp i t a l
José mar ía Ve las co Iba r ra , con el objeto de dejar constancia de la
comunicación final de resultados mediante la lectura del borrador del informe del
examen de auditoría integral al área de gestión de bienes (activos fijos) del hospital
José María Velasco Ibarra, por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31
de diciembre de 2013.
En cumplimiento con lo dispuesto en la Norma Ecuatoriana de Auditoría
Gubernamental IAG-03 relacionada con la “Convocatoria a la Conferencia Final”,
se convocó mediante oficio circular 0032-UTPL-HJMVI-KP-2014, de 09 de diciembre
de 2014, a los servidores, ex servidores y personas relacionadas con el examen,
para que asistan a la presente diligencia, misma que se cumplió en los términos
previstos por la ley y las normas profesionales sobre la materia.
Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedió a la lectura del borrador
del informe y se analizaron los resultados del examen constantes en los comentarios,
conclusiones y recomendaciones.
Para constancia de lo actuado, las personas asistentes suscriben la presente acta
en dos ejemplares de igual tenor.
AC-A3
MARCA SIGNIFICADO
¥ Confrontado con libros
€ Cotejado con libros
£ Corrección realizada
© Comparando en auxiliar
® Confrontado correcto
µ Sumas verificadas
∞ No reúne requisitos
∑ Totalizado
Conciliado
Ω Circularizado
Β Inspeccionado
Π Pendiente de registro
ψ No reúne requisitos
ϕ Su ando verticalmente
≠ Inspeccionado
ª Operación aritmética incorrecta
Ѥ Incluir el informe
₡ Diferencias
₥ Memorándum
Ⅎ Falta de documento
Sobrante
ᵮ Faltante
155
Nombres y Apellidos
Cargo que desempeña
FIRMA
Dra. Sandra Elevación Cisneros Poveda
Gerente
Econ. Mónica Elizabeth Guerrero Lara
Directora Financiera
Ing. María del Carmen Shiguango Reyes
Tesorero
Ing. Iván Marcelo Zuñiga Rosales Jefe de
Presupuesto
Sra. Luz Ofelia Caiza Yanchatipan Guardalmacén
Ing. Karina Gardenia Pumares Romero
Auditora Jefe de Equipo
156
FASE IV.- Seguimiento Apéndice 3-D: Cronograma de Implementación de Recomendaciones
AUDITORES INDEPENDIENTES & ASOCIADOS PE-3
HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
EXAMEN DE AUDITORIA INTEGRAL AL AREA DE GESTION DE BIENES (ACTIVOS FIJOS) POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES
PARA EL AÑO 2015
No. CARGO/RECOMENDACIONES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC MEDIOS DE VERIFICACION
AL GERENTE
1
Elaborar y aprobar los reglamentos internos que normen y regulen los procedimientos así como un proyecto de Orgánico Estructural y Funcional, en el que se determinen las funciones y responsabilidades de las Autoridades y Servidores de la Hospital José María Velasco Ibarra
X
Reglamentos de procedimientos Internos
2
Emitir políticas con el fin de que se normen los procedimientos para conservar y velar por el buen uso de bienes de larga duración
X
Resoluciones de aprobación de políticas
3
Disponer al Jefe de Planificación, verificar que en el plan anual de contrataciones (PAC) se especifique los requerimientos que necesitare la entidad, en lo referente a la adquisición de bines de larga duración
X
Plan anual de
Contrataciones.
4
Previa a la adquisición de bienes, verificar el tipo de contratación y ejecutar los procedimientos de acuerdo a lo estipulado en la Reglamentación vigente
X
Sistema de Compras públicas (SERCOP)
5
Disponer por escrito a los servidores realizar por lo menos una vez al año, una evaluación del Control interno de bienes, e
X
Acta de constatación físicas
157
informarán las novedades.
6
Disponer la difusión del Manual de Organización y Funciones, a todos los servidores del Hospital, para su conocimiento y correcta aplicación, mediante talleres, charlas y conferencias.
X
Reglamento Interno
7
Orientar y vigilar que se ejecute en su totalidad las asignaciones presupuestadas, para cada una de las áreas, conforme a los requerimientos realizados en el plan operativo anual, y solicitará a los responsables de cada área, el trámite correspondiente
X
Presupuesto Institucional
Al JEFE FINANCIERO
8
Realizar monitoreo y supervisión de la diligencia de constatación física de existencias de los bienes de larga duración y dispondrá la elaboración del acta de constatación física.
X
Acta de Constatación Física
9
Disponer a la Contadora el registro correcto de los bienes, que corresponden a los Activos Fijos, y a la Guardalmacén que realice conciliaciones periódicas de los saldos con Contabilidad
X
Registros Contables
10
Cuando la máxima autoridad autorice realizar los trámites de baja, donación o remate de los bienes detectados en mal estado o fuera de uso, conforme a los procedimientos establecidos en el Reglamento General de Bienes del Sector Público, disponer al Contador efectúe los asientos de ajuste respectivos, de tal manera que se formalicen los egresos e ingresos de bodega registrados por el Guardalmacén
X
Informes y solicitudes para realizar actividad
AL GUARDALMACÉN
11
Realizar conciliaciones de saldos con Contabilidad y de existir diferencias realizar los ajustes correspondientes.
X
X
X
Registros Contables
158
12
Implementar controles que permitan conciliar los saldos contables, con la información generada por el Guardalmacén de detectarse errores, efectuará los asientos de ajuste o regularizaciones; y, en el caso de diferencias no justificadas, informará a la máxima autoridad a fin de que tome las acciones correctivas pertinentes.
X
Saldos debidamente
conciliados, asientos de
ajuste y reclasificación
13 Realizar en forma inmediata después de recibir los bienes adquiridos por el Hospital el ingreso a bodega y remitirá una copia del mismo al Departamento de contabilidad para su registro.
X
Registro en el sistema
informático
Nota: Las recomendaciones que constan en el borrador del informe y que son puestas en conocimiento de los servidores responsables
de su aplicación en la entidad examinada.
Dra. Sandra Cisneros Econ. Mónica Guerrero Ing. María del Carmen Shiguango Ing. Iván Zuñiga Sra. Luz Caiza Ing. Karina Pumares
Gerente Jefe Financiero Tesorera Jefe de Presupuesto Guardalmacén Jefe de Equipo
164164164
ANEXOS
165165165
INMUEBLE HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
VISTA FRONTAL
VISTA LATERAL
166166166
PERSONAL MEDICO Y ADMINISTRATIVO
167167167
BENEFICIARIOS DE LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE SALUD
168168168
ACTIVOS FIJOS DEL HOSPITAL JOSE MARIA VELASCO IBARRA
AREA DE ECOGRAFIA
169169169
AREA DE TOMOGRAFIA
AREA DE CIRUGIA – QUIROFANO
170170170
AREA DE LABORATORIO CLINICO
AREA DE REHABILITACION
171171171
PATIO VEHICULAR
