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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja ÁREA ADMINISTRATIVA TITULACIÓN DE: MAESTRÍA EN AUDITORÍA INTEGRAL Examen de auditoría integral a los Bienes de Administración y Existencias para Consumo Corriente del Gobierno Municipal de Antonio Ante en el período 1 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012. TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA AUTOR: López Gómez, Paola Susana DIRECTOR: Moreno Cabascango, Rodrigo Eduardo CENTRO UNIVERSITARIO: IBARRA 2014
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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
ÁREA ADMINISTRATIVA
TITULACIÓN DE: MAESTRÍA EN AUDITORÍA INTEGRAL
Examen de auditoría integral a los Bienes de Administración y Existencias para
Consumo Corriente del Gobierno Municipal de Antonio Ante en el período 1 de
enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012.
TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA
AUTOR: López Gómez, Paola Susana
DIRECTOR: Moreno Cabascango, Rodrigo Eduardo
CENTRO UNIVERSITARIO: IBARRA
2014
ii
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE MAESTRIA Magíster
Rodrigo Eduardo Moreno Cabascango
DOCENTE DE LA TITULACIÓN
De mi consideración:
El presente trabajo de fin de maestría, denominado "Examen de auditoría integral
a los Bienes de Administración y Existencias para Consumo Corriente del
Gobierno Municipal de Antonio Ante, correspondiente al período 1 de enero de
2011 y el 31 de diciembre de 2012", realizado por López Gómez Paola Susana, ha
sido orientado y revisado durante su ejecución, por cuanto se aprueba la
presentación del mismo.
Loja, febrero de 2014,
f)…………………………………………
iii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
“ Yo, Paola Susana López Gómez declaro ser autora del presente trabajo de fin de
maestría: Examen de auditoría integral a los Bienes de Administración y
Existencias para Consumo Corriente del Gobierno Municipal de Antonio Ante en el
período 1 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012, de la Titulación
Maestría en Auditoría Integral, siendo Rodrigo Eduardo Moreno Cabascango
director del presente trabajo; y eximo expresamente a la Universidad Técnica
Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones
legales. Además certifico que las ideas, concepto, procedimientos y resultados
vertidos en el presente trabajo investigativo, son de mi exclusiva responsabilidad.
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto
Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente
textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad
intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que
se realicen a través o con el apoyo financiero, académico o institucional
(operativo) de la universidad”.
f) …………………………………………..
Autor: López Gómez Paola Susana
Cédula: 1002168142
iv
DEDICATORIA
La concepción de este proyecto está dedicada a mi madre, mi esposo y mis
hijas, pilares fundamentales en mi vida, quienes con su apoyo incondicional
me han apoyado en cada paso que doy, depositando su entera confianza en
mi.
AUTORA
v
AGRADECIMIENTO
Mi eterna gratitud a mi madre, quien a lo largo de toda mi vida ha
apoyado y motivado mi formación académica, creyendo en mi en todo
momento y sin dudar de mis habilidades, a la Comunidad Educativa de
la Universidad Técnica particular de Loja por abrir sus puertas a
jóvenes como yo, preparándonos para un mejor futuro; y, a mi Director
de Tesis que con su conocimiento guió la ejecución de este trabajo.
AUTORA
vi
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CARÁTULA i APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS iii
DEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTO v
ÍNDICE DE CONTENIDOS vi
RESUMEN 1
ABSTRACT 2
INTRODUCCIÓN 3
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN 1.1 Descripción del estudio y justificación 6
1.2 Objetivo y resultados esperados 15
1.2.1 Objetivos 15
1.2.2 Resultados esperados 15
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL 2.1 Marco teórico 17
2.1.1 Marco Conceptual de la auditoría integral y los servicios de aseguramiento Z
2.1.2 Importancia y contenidos del informe de aseguramiento 19
2.2 Descripción conceptual y los criterios principales de todas las auditorías que conforman la auditoría integral 23
2.2.1 Auditoría Financiera 23
2.2.2 Auditoría de Control Interno 25
2.2.3 Auditoría de Cumplimiento 27
2.2.4 Auditoría de Gestión 30
2.3 Proceso de la Auditoría Integral 33
2.3.1 Planeación 33
2.3.2 Ejecución 39
2.3.3 Comunicación 41
2.3.4 Seguimiento 42
vii
CAPÍTULO III
ANÁLISIS DE LA EMPRESA 3.1 Introducción 44
3.1.1 Misión, visión, organigrama funcional 45
3.2 Cadena de valor 46
3.2.1 Proceso Legislativo 47
3.2.2 Proceso Gobernante 47
3.2.3 Procesos Asesores 48
3.2.4 Procesos Habilitantes o de Apoyo 48
3.2.5 Procesos Sustantivos o Productivos 48
3.3 Importancia del realizar el examen especial de auditoría integral en el GAD de Antonio Ante 49
CAPÍTULO IV
INFORME DE AUDITORÍA INTEGRAL 52
4.1 Proceso del examen de Auditoría Integral 52
4.2 Comentarios Conclusiones y Recomendaciones 56
4.3 Plan de Implementación de Recomendaciones 64
CONCLUSIONES 68
RECOMENDACIONES 70
BIBLIOGRAFIA 71
1
RESUMEN EJECUTIVO
La auditoría integral constituye una alternativa a los esquemas de control vigentes
en el Ecuador. La credibilidad de la información financiera no garantiza el
cumplimiento de todos los requisitos legales, de control interno y operativos
requeridos para obtener una interpretación acertada con respecto al desempeño
organizacional. La sinergia que se genera al reunir los propósitos de cada una de
las auditorías: financiera, de gestión, de cumplimiento legal y de control interno,
nos permitirá obtener resultados favorables a la gestión.
Disponer de una herramienta de soporte gerencial y operativo que cubra todos los
frentes de la administración constituye la aspiración técnica de la presente
investigación y responde a una inquietud cada vez más evidente de transformar
las acciones de control en verdaderos instrumentos de apoyo.
Con estos antecedentes, enfocar un examen de auditoría integral a los Bienes de
Administración y Existencias de Consumo Corriente del Gobierno Municipal de
Antonio Ante, cuya misión es: “Promover el desarrollo integral de la comunidad
Anteña, brindando servicios eficientes y de calidad, enmarcados en la
participación, la equidad y la transparencia”, constituye la esencia de esta
investigación.
PALABRAS CLAVE: Control, auditoría, informe, bienes
2
ABSTRACT
Comprehensive audit is an alternative to the control options that are used today in
Ecuador. The credibility of the financial information is not a guarantee of the whole
legal requirements of internal and operative control required in order to obtain a
certain interpretation of the organizational achievement. The synergy generated
from the purpose of each kind of audit: financial, management, legal pursuant and
internal control, will allow favorable results to the private and public administration.
However this need of control must be satisfied under a global analyzed and
improved perspective of the private and public administration. Be able to get a
management and operative support tools that cover all of the sides in the
administration area which is the technical purpose of this research and change
control activities in to real support tools.
With this precedent, approach an integral audit exam to the administration
properties and current consumption of Antonio Ante´s Local Government, which
mission is “Promote integral development of the citizens, giving efficient and quality
services, demarcated in participation, equality, and transparence” is the essence of
this research.
KEYWORDS: Control, auditing, report, properties
3
INTRODUCCIÓN
La necesidad de disponer de informes integrales de evaluación se presenta como
una alternativa válida para enfrentar los retos del control externo a la empresa. Las
orientaciones específicas de las auditorías financieras y de gestión, si bien han
proporcionado aportes importantes para el mejoramiento de la gestión
empresarial, no cubren todos los enfoques.
La auditoría integral constituye una alternativa a los esquemas de control vigentes
en el Ecuador. Su adopción en otros países, demuestra la utilidad de un enfoque
completo y holístico de la auditoría. La credibilidad de la información financiera no
garantiza el cumplimiento de todos los requisitos legales, de control interno y
operativos requeridos para obtener una interpretación acertada con respecto al
desempeño organizacional.
La necesidad de disponer de informes integrales de evaluación se presenta como
una alternativa válida para enfrentar los retos del control externo a la empresa. Las
orientaciones específicas de las auditorías financieras y de gestión, si bien han
proporcionado aportes importantes para el mejoramiento de la gestión
empresarial, no cubren todos los enfoques.
Los Bienes de Administración al comprender las cuentas que registran y controlan
los bienes muebles e inmuebles destinados a las actividades tanto administrativas
como operacionales al igual que las Existencias para Consumo Corriente que
registran y controlan los inventarios de este tipo de actividades, son de vital
importancia dentro una entidad, pues a través de ellos se pueden cumplir los
objetivos y metas institucionales, razón por la cual es necesario que las
instituciones que conforman el Sector Público y en este caso el Gobierno
Municipal de Antonio Ante mantenga controles que permitan generar información
actualizada, completa, y oportuna, para que estos procesos se ajusten a la
realidad de la entidad y se realicen de conformidad con la normativa legal vigente.
4
El presente examen especial de auditoría integral incluye el siguiente alcance, en
función de la cobertura de auditoría:
Bienes de Administración y Existencias para Consumo Corriente por el período
comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012.
La utilidad teórica se basa en la aplicación de todos los instrumentos conceptuales
y metodológicos de las auditorías: financiera, de control interno, de cumplimiento y
de gestión, abordado a lo largo de la maestría.
De la misma forma se incluirá el proceso integral de auditoría integral, que incluye
planificación, ejecución, comunicación de resultados y planes de seguimiento, lo
cual metodológicamente garantiza la procedencia técnica del modelo de auditoría
integral como una alternativa innovadora a las acciones de control realizadas en
empresas privadas y públicas, garantizando la emisión de un informe de
aseguramiento, bajo los estándares definidos en la estructura desarrollada como
producto final del trabajo de auditoría.
Al finalizar, los entregables que forman parte de la investigación, contienen el
informe de auditoría con comentarios y recomendaciones así como los planes de
implementación de sugerencias, debidamente aprobados por la administración, lo
que constituye un elemento fundamental para el mejoramiento continuo en el área
evaluada y un soporte para la toma de decisiones gerenciales. Es esencial por lo
tanto escoger dentro de la estructura organizacional o cadena de valor empresarial
un área o proceso agregador de valor.
5
CAPITULO I
INTRODUCCIÓN
6
1.1. Descripción del estudio y justificación.
Con el esfuerzo de todos los moradores, al mando de don Julio Miguel Aguinaga,
se inicia una titánica labor y este pueblo agrícola por excelencia se convierte en el
centro industrial más grande de la provincia, gracias a “La Industria Algodonera”
que contribuyó en forma decisiva al desarrollo socio-económico de este pueblo.
Dos hechos grandiosos son los que contribuyeron para el éxito de la
cantonización: la instalación de la FÁBRICA TEXTIL IMBABURA y la llegada del
Ferrocarril, lo que dio una verdadera transformación a la población del Caserío
Lourdes que de pronto se convirtió en parroquia rural (Andrade Marín) del cantón
Ibarra; y después, transformando también a la futura cuidad (Atuntaqui) mediante
mingas que competían entre todos los barrios; así, el 12 de febrero de 1938 el
General Alberto Enríquez Gallo, haciendo justicia a este pueblo, rubricó el decreto
de cantonización, en su calidad de Jefe Supremo de la República, posicionándose
el primer Concejo Cantonal el 2 de marzo de 1938.
El Cantón llevaría el nombre de uno de los próceres de la independencia, el Dr.
Antonio Ante López de la Flor, personaje que fue quién entrego personalmente en
Carondelet, al propio Conde Ruiz de Castilla, la madrugada del 10 de Agosto de
1809, el oficio por el que se comunicaba que ha cesado en sus funciones y que en
adelante se hace cargo del Gobierno de la Audiencia la Junta Soberana,
previamente nombrada. El nombre de Antonio Ante será recordado por siempre en
la Historia Ecuatoriana y para el cantón constituirá un permanente símbolo de
honrosa lucha por las grandes causas. Una vez formalizada la cantonización se
conforma el primer Concejo Municipal el cual realizó su primera sesión el 2 de
marzo de 1938 donde se designó a Julio Miguel Aguinaga como su Presidente.
Antonio Ante en la actualidad es un ejemplo de desarrollo integral e incluyente en
donde a más del crecimiento económico se generan oportunidades a todas y
todos fortaleciendo los ejes social, cultural y ambiental en un marco de democracia
real.
7
Mediante Ordenanza Municipal de 16 de marzo de 2006, publicada en el Registro
Oficial 302 de 29 de junio de 2006, se cambia la denominación de Municipio de
Antonio Ante a Gobierno Municipal de Antonio Ante, el Gobierno Municipal actúa
bajo las disposiciones de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, Codificación
2005-016, publicada en el suplemento del Registro Oficial No. 159 de diciembre 5
de 2005, vigente hasta el 19 de octubre de 2010. Actualmente se rige por el
Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización,
publicado en el Registro Oficial 303 de 19 de octubre de 2010.
El nuevo ordenamiento del Estado, bajo una concepción de responsabilidad
integral de los servicios públicos y de regulación de la actividad privada, hacia un
enfoque social y de resultados, brinda el impulso y hacen evidente la necesidad
de disponer de informes de aseguramiento, en aras de cumplir uno de los
principales y esenciales propósitos de la auditoría, el mejoramiento organizacional.
Sin embargo, esta necesidad de control, debe ser satisfecha bajo un enfoque
global de análisis, evaluación y mejoramiento de la gestión en el sector público.
Disponer de una herramienta de soporte gerencial y operativo que cubra todos los
frentes de la administración constituye la aspiración técnica y justificación del
presente examen especial a las cuentas de Bienes de Administración y
Existencias para Consumo Corriente del Gobierno Municipal de Antonio Ante y
que responda a una inquietud cada vez más evidente de transformar las acciones
de control en verdaderos instrumentos de apoyo.
Los Bienes de Administración al comprender las cuentas que registran y controlan
los bienes muebles e inmuebles destinados a las actividades tanto administrativas
como operacionales al igual que las Existencias para Consumo Corriente que
registran y controlan los inventarios de este tipo de actividades, son de vital
importancia dentro de esta entidad, pues a través de ellos se pueden cumplir los
objetivos y metas institucionales, razón por la cual es necesario que las
instituciones que conforman el Sector Público y en este caso el Gobierno
Municipal de Antonio Ante mantenga controles que permitan generar información
8
actualizada, completa, y oportuna, para que estos procesos se ajusten a la
realidad de la entidad y se realicen de conformidad con la normativa legal vigente.
La realización de un examen integral a estos componentes permitirá obtener una
evaluación completa de los aspectos financieros, de control interno, de
cumplimiento y de gestión y generará un informe de aseguramiento que soporte
de manera adecuada las decisiones gerenciales y proporcione acciones de
mejoramiento para el Gobierno Municipal de Antonio Ante.
Adicionalmente, el nuevo ordenamiento del Estado, bajo una concepción de
responsabilidad integral de los servicios públicos y de regulación de la actividad
privada, hacia un enfoque social y de resultados, brindan el impulso al presente
proyecto y hacen evidente la necesidad de disponer de informes de
aseguramiento, en aras de cumplir uno de los principales y esenciales propósitos
de la auditoría, el mejoramiento organizacional.
Sin embargo, esta necesidad de control, debe ser satisfecha bajo un enfoque
global de análisis, evaluación y mejoramiento de la gestión empresarial privada y
organizacional en el sector público. Disponer de una herramienta de soporte
gerencial y operativo que cubra todos los frentes de la administración constituye la
aspiración técnica de la presente investigación y responde a una inquietud cada
vez más evidente de transformar las acciones de control en verdaderos
instrumentos de apoyo.
Con estos antecedentes, enfocar un examen de auditoría integral a Bienes de
Administración y Existencias de Consumo Corriente del Gobierno Municipal de
Antonio Ante, cuya misión es: “Promover el desarrollo integral de la comunidad
Anteña, brindando servicios eficientes y de calidad, enmarcados en la
participación, la equidad y la transparencia”, constituye la esencia de esta
investigación.
Se plantean por lo tanto los siguientes problemas a desarrollar:
9
- ¿Es factible la ejecución de un examen de auditoría integral a los Bienes de
Administración y Existencias para Consumo Corriente del Gobierno
Municipal de Antonio Ante por el período 1 de enero de 2011 y el 31 de
diciembre de 2012?
- A base de los resultados del examen de auditoría integral: ¿Se generarán
acciones correctivas con evidentes beneficios para la entidad?
- ¿La cobertura integral de esta auditoría brindará información y sugerencias
que soporten significativamente la toma de decisiones?
En la Reforma a la Ordenanza que reglamenta la Estructura Orgánica Funcional
Por Procesos del Gobierno Municipal de Antonio Ante expedida el 10 de diciembre
de 2012, se establece la Misión, Visión, Políticas, Objetivos, Valores
Institucionales así como la Estructura Orgánica que a continuación detallo:
Misión
Promover el desarrollo integral de la comunidad Anteña, brindando servicios
eficientes y de calidad, enmarcados en la participación, la equidad y la
transparencia.
Visión
El Gobierno Municipal de Antonio Ante será una institución promotora del
desarrollo local, con una amplia cobertura de servicios de calidad, transparente y
participativa, que sustentará su gestión en la responsabilidad ciudadana y el
mejoramiento continuo, con el respaldo de autoridades y servidores capaces y
comprometidos, convirtiéndose en un referente en el ámbito nacional.
Valores Institucionales
EFICIENCIA.- “Impulsamos el mejoramiento continuo como un principio que
regula procesos y mecanismos innovadores valoramos el trabajo en equipo
10
por ser Su resultado superior a los esfuerzos individuales y como una forma
de apertura e interacción mutua.”
TRANSPARENCIA. -Fomentamos la transparencia en la gestión municipal,
tanto en los compromisos y deberes que nos han sido conferidos, como en
nuestro accionar frente a la ciudadanía.”
COMPROMISOS.- “Mejorar nuestro accionar, transparentar nuestra gestión
facilitar el acceso a la información, dotar de servicios de calidad a la
ciudadanía. Valoramos el desarrollo de nuestro personal generando sentido
de pertenencia.”
CALIDAD DE SERVICIOS.- “La calidad de servicios es nuestro fin
primordial, como un producto de un eficiente trabajo en equipo, el
conocimiento pleno de nuestras actividades, respondiendo a las demandas
de los ciudadanos.”
ETICA PROFESIONAL.- “Respondemos a las demandas de los
ciudadanos con prestancia, licitud y aplicación de las normas morales,
fundadas en la honradez, la cortesía y el honor.”
EQUIDAD.- “Buscamos el mejoramiento de las condiciones distributivas, a
través del sostenimiento del crecimiento económico a medio y largo plazo,
así como el apoyo a la empresa privada.”
RESPONSABILIDAD.-“Cultivamos la responsabilidad como un valor
implícito en nuestro accionar, pues nuestra función nos obliga a rendir
cuentas sin la necesidad de autoridad superior o control Respondemos por
el comportamiento propio; y de grupo, capaz de que se confíe en lo que
hacemos.”
APERTURA AL CAMBIO.- “Reconocemos que los escenarios y las
necesidades cambian permanentemente por lo que estamos abiertos a
mejorar y proponer actitudes que posicionen al Municipio como una
institución propositiva, cambiante y proactiva.”
HONRADEZ.- “Somos personas honradas, trabajando en una institución
recta, con valores que privilegian al ser humano, por lo que nuestro
11
compromiso con la ciudadanía es la propiedad con la que manejamos los
recursos escasos.”
Políticas
a) Concertación con los diferentes actores sociales, para el logro de una
participación efectiva en el desarrollo del Cantón;
b) Coadyuvar de esfuerzos para dotar al Municipio de una infraestructura
administrativa, material y humana que permita brindar servicios de calidad;
c) Fortalecimiento y desarrollo municipal, a base de un óptimo aprovechamiento
de los recursos y esfuerzos sostenidos para mejorar e incrementar los ingresos
de recaudación propia, impuestos, tasas, contribuciones, etc., que permita el
autofinanciamiento de los gastos, mediante un proceso de gerencia municipal;
d) Preservar y encausar los intereses municipales y ciudadanos como finalidad
institucional;
e) Voluntad política, trabajo en equipo y liderazgo, para la búsqueda constante
de los más altos niveles de rendimiento, a efectos de satisfacer con
oportunidad las expectativas ciudadanas, a base de concertación de fuerzas y
de compromisos de los diferentes sectores internos de trabajo: normativo,
ejecutivo, de apoyo y operativo; en consecuencia, dinamismo y creatividad de
las autoridades y servidores para lograr una sostenida y equilibrada
participación y apoyo mutuo, como la base del mejor enfrentamiento de
problemas y soluciones;
f) Identificación de los problemas prioritarios de la comunidad y búsqueda
oportuna de las soluciones más adecuadas, con el menor costo y el mayor
beneficio;
g) Honestidad;
h) Atención adecuada al ciudadano; y,
12
i) Articular planificación y trabajo con todos los niveles del Estado,
organizaciones, instituciones y cooperación internacional.
Objetivos
A más de los establecidos en la Ley, se consideran los siguientes como objetivos
institucionales:
a) Promover el desarrollo sustentable y sostenible dentro de la circunscripción
cantonal, para garantizar la realización del buen vivir;
b) Procurar la equidad dentro de territorio cantonal;
c) Planificar de manera participativa el desarrollo cantonal, en concordancia con
el Plan Nacional de Desarrollo y los planes de los distintos Gobiernos
Autónomos Descentralizados, en el marco de la plurinacionalidad y respeto a la
diversidad, con la participación ciudadana y de otros actores de los sectores
público y privado;
d) Ejecutar el plan cantonal de desarrollo y de ordenamiento territorial y las
políticas públicas en su jurisdicción territorial, en coordinación con los
Gobiernos Autónomos Descentralizados, y realizar en forma permanente, el
seguimiento y rendición de cuentas sobre el cumplimiento de las metas
establecidas;
e) Ejecutar las competencias exclusivas y concurrentes reconocidas por la
Constitución y la ley, y en dicho marco, prestar los servicios públicos y la obra
pública cantonal correspondiente, con criterios de calidad, eficacia y eficiencia,
observando los principios de universalidad, accesibilidad, regularidad,
continuidad, solidaridad, interculturalidad, subsidiariedad, participación y
equidad;
f) Garantizar la participación ciudadana para el ejercicio de los derechos y la
gestión democrática de las competencias;
13
g) Impulsar la implementación de un modelo de gestión, con participación
ciudadana que incorpore el uso de las TIC’s, para la circunscripción cantonal;
h) Garantizar el derecho al hábitat y a la vivienda digna:
i) Auspiciar y promover la realización de reuniones permanentes para discutir los
problemas institucionales y territoriales, mediante el uso de mesas redondas,
seminarios, talleres, conferencias, simposios, cursos y otras actividades de
integración y trabajo;
j) Capacitación del talento humano, que apunte a la profesionalización de la
gestión municipal; y,
k) Mejorar y ampliar la cobertura de servicios que permitan atender la demanda
de la población.
Estructura Orgánica
De conformidad con la Reforma a la Ordenanza que Reglamenta la Estructura
Orgánica Funcional por Procesos de 8 de julio de 2010, el Gobierno Municipal de
Antonio Ante tiene la siguiente estructura:
Nivel Legislativo: Concejo Municipal
Nivel Ejecutivo: Alcalde
Nivel Asesor: Comisiones especiales y permanentes del Concejo
Asesoría Jurídica
Dirección de Planificación Territorial
- Planificación y Urbanismo
- Avalúos y Catastros
Sección Fiscalización
Auditoría Interna
14
Junta Cantonal de Protección de Derechos
Nivel de Apoyo: Secretaria General
Dirección Administrativa Financiera
- Contabilidad
- Sistemas y Tecnologías
- Tesorería y Rentas
- Recursos Humanos
Nivel de Operativo: Dirección de Servicios Públicos
- Obras Públicas
- Gestión Ambiental
- Agua Potable
Dirección de Gestión de Desarrollo
- Desarrollo Socio Económico y Patronato
- Turismo, Cultura, Seguridad y Deportes
- Comisaría y Policía Municipal
- Cuerpo de Bomberos
Registro de la Propiedad
15
1.2. Objetivo y resultados esperados
1.2.1. Objetivos
General
Realizar un examen de auditoría integral a los Bienes de Administración y
Existencias para Consumo Corriente del Gobierno Municipal de Antonio Ante
correspondiente al período 1 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012.
Específicos:
1. Ejecutar todas las fases del proceso de auditoría integral orientados a
Bienes de Administración y Existencias para Consumo Corriente del
Gobierno Municipal de Antonio Ante.
2. Opinar sobre la razonabilidad de los saldos relacionados, el sistema de
control interno, el cumplimiento de las principales disposiciones legales y la
gestión empresarial de los Bienes de Administración y Existencias para
Consumo Corriente.
3. Generar el informe de examen integral y las pertinentes acciones
correctivas.
1.2.2. Resultados esperados
Archivo de papeles de trabajo de todas las fases del examen integral
Informe de auditoría
Plan de implementación de recomendaciones
16
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
17
2.1 Marco teórico
Hoy en día las empresas, se ven fortalecidas con la asimilación de la calidad total,
excelencia gerencial, sistemas de información, entre otros. Nuevos enfoques
orientados a optimizar la gestión empresarial en forma cualitativa y mesurable
para lograr que los consumidores, clientes y usuarios satisfagan sus necesidades.
En este contexto que el sistema de control asume un rol relevante porque a través
de sus evaluaciones permanentes posibilita maximizar resultados en términos de
eficiencia, eficacia, economía, indicadores que fortalecen el desarrollo de las
empresas.
Así mismo el objetivo primordial de la Auditoria integral es el determinar el
desempeño general de la entidad en relación a sus metas y objetivos,
diagnosticando su situación y emitiendo las recomendaciones más completas,
eficientes y válidas para el caso específico. Por su amplitud, éste tipo de auditoría
hace uso de las distintas clases de auditoría para lograr su objetivo
2.1.1 Marco Conceptual de la auditoría integral y los servicios
de aseguramiento
Cuellar, G. Publicación realizada para uso didáctico exclusivo de los estudiantes
de la Facultad de Ciencias Contables Económicas y Administrativas de la
Universidad del Cauca Popayán Cauca Colombia. Disponible en
http://preparatorioauditoria.wikispaces.com/Marco+Conceptual+de+la+Auditoria+In
tegral, indica que:
“…Auditoría integral es el examen crítico, sistemático y detallado de los
sistemas de información financiera, de gestión y legal de una organización,
18
realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el
propósito de emitir un informe profesional sobre la razonabilidad de la
información financiera, la eficacia, eficiencia y economicidad en el manejo
de los recursos y el apego de las operaciones económicas a las normas
contables, administrativas y legales que le son aplicables, para la toma de
decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma…”
La Auditoría Integral implica la ejecución de un trabajo con enfoque, por analogía
de las revisiones financieras, de cumplimiento, control interno y de gestión,
sistema con los siguientes objetivos:
Determinar, si los Estados Financieros se presentan de acuerdo con los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Determinar, si el ente ha cumplido, en el desarrollo de sus operaciones con
las disposiciones legales que le sean aplicables, sus reglamentos, los
estatutos y las decisiones de los órganos de dirección y administración.
Evaluar la estructura del control interno del ente con el alcance necesario
para dictaminar sobre el mismo.
Evaluar el grado de eficiencia en el logro de los objetivos previstos por el
ente y el grado de eficiencia y eficacia con que se han manejado los
recursos disponibles.
Evaluar los mecanismos, operaciones, procedimientos, derechos a
usuarios, responsabilidad, facultades y aplicaciones específicas de control
relacionadas con operaciones en computadora.
Elementos esenciales de la norma internacional para esta clase de servicio
Consejo de Estándares Internacionales de Auditoría y Servicios de Aseguramiento
IAASB, de la Federación Internacional de Contadores emitió en junio del año 2000
una norma internacional sobre servicios de aseguramiento (Internacional Standard
On Assurance Engagements – ISAE) en la que establece una estructura
19
conceptual para los servicios de aseguramiento que tienen como objetivo
fortalecer la credibilidad de la información a un nivel alto o moderado.
Uno de los objetivos de la estructura conceptual, incluida en la norma, es
diferenciar un servicio de aseguramiento de otros servicios prestados por la
profesión contable, lo cual no quiere decir que los contadores profesionales no
deban emprender los otros servicios, sino que tales trabajos no están cubierto por
la estructura conceptual y los principios generales incluidos en la norma sobre
servicios de aseguramiento.
2.1.2 Importancia y contenidos del informe de aseguramiento
Mora. C, Material entregado por la Cátedra de Auditoría- Cursada 2010-
Traducción realizada por el Colegio de Contadores Públicos de Perú- Auditoría,
Aseguramiento y Servicios Afines. Disponible en www.econ.unicen.edu.ar,
manifiesta lo siguiente:
“…Los objetivos de cada una de las auditorías financiera, de gestión, de
cumplimiento y de interno, no se pretenden, en la auditoría integral, en
forma separada e independiente. Su reunión constituye un efecto sinérgico
en cuanto a la ampliación integral de sus objetivos. Se complementan entre
ellas y la cobertura de la auditoría, bajo éste enfoque, se potencializa...”.
Ante este escenario, disponer de un informe de aseguramiento que garantice una
evaluación integral de los resultados es casi obligatorio. El auditor en la actualidad
debe cubrir una amplia gama de conocimientos asociados con la evaluación
integral de la gestión empresarial. Abordar temas jurídicos, de control interno, de
cumplimiento de leyes y normas, de planificación organizacional y su
correspondiente evaluación, como complemento al enfoque financiero, es
fundamental para atender los requisitos que la actualidad requiere.
20
La auditoría integral en un servicio de aseguramiento, con todos los elementos
señalados en la norma internacional para esta clase de servicios. A continuación se
incluyen los elementos esenciales de la norma internacional sobre esta clase de
servicios profesionales.
El Consejo de Estándares Internacionales de Auditoría y Servicios de Aseguramiento
- IAASB, de la Federación Internacional de Contadores emitió en junio del año 2000
una norma internacional sobre servicios de aseguramiento (International Standard On
Assurance Engagements - ISAE) en la que establece una estructura conceptual para
los servicios de aseguramiento que tienen como objetivo fortalecer la credibilidad de
la información a un nivel alto o moderado.
Uno de los objetivos de la estructura conceptual, incluida en la norma, es diferenciar
un servicio de aseguramiento de otros servicios prestados por la profesión contable,
lo cual no quiere decir que los contadores profesionales no deban emprender los
otros servicios, sino que tales trabajos no están cubiertos por la estructura conceptual
y los principios generales incluidos en la norma sobre servicios de aseguramiento.
La Norma Internacional sobre Servicios de Aseguramiento tiene tres propósitos:
Describir los objetivos y los elementos de los servicios de aseguramiento que
tienen la intención de proveer niveles de aseguramiento ya sean altos o
moderados (párrafos 4- 30);
Establecer estándares para y proveer orientación dirigida a los contadores
profesionales en práctica pública en relación con el desempeño de los
contratos que tienen la intención de proveer un nivel alto de aseguramiento
(párrafos 31 - 74); y
Actuar como una estructura conceptual para el desarrollo por parte de IAASB
de estándares específicos para tipos particulares de servicios de
aseguramiento.
21
Señala la norma que cuando se contrata un contador profesional para ejecutar un
servicio de aseguramiento para el cual existen estándares específicos, aplican esos
estándares: si no existieren estándares específicos para un servicio de
aseguramiento, aplica esta norma.
Cuando un contador profesional en práctica pública ejecuta un contrato que tiene la
intención de proveer un nivel alto de aseguramiento para el cual no existen
estándares específicos, se deben seguir el estándar y los principios señalados en los
párrafos 31 - 74.
La Norma sobre Servicios de Aseguramiento no sustituye las Normas Internacionales
de Auditoría (ISAs). Por ejemplo, no aplica a una auditoría o revisión de estados
financieros.
Objetivos de un servicio de aseguramiento
De acuerdo con la Norma Internacional, el objetivo de un servicio de aseguramiento
es el de permitir que un contador profesional evalúe un asunto determinado que es
responsabilidad de otra parte, mediante la utilización de criterios adecuados e
identificables, con el fin de expresar una conclusión que transmita al supuesto
destinatario un cierto nivel de confiabilidad acerca del tema en cuestión. Los servicios
de aseguramiento realizados por contadores profesionales pretenden incrementar la
credibilidad de la información acerca de un asunto determinado, mediante la
evaluación de si el tema en cuestión está de conformidad, en todos los aspectos
importantes, con criterios adecuados, mejorando, de esta manera, la probabilidad de
que la información va a estar de acuerdo con las necesidades del supuesto usuario o
destinatario de la misma. A este respecto, el nivel de confiabilidad suministrado por la
conclusión del contador profesional transmite el grado de confianza que el supuesto
destinatario puede depositar en la credibilidad del asunto de que se trate.
22
Existe una amplia serie de servicios de aseguramiento que incluye cualquiera de las
combinaciones siguientes:
Contratos para informar acerca de un amplio espectro de asuntos que
comprenden tanto información financiera como no financiera.
Contratos que pretenden suministrar niveles elevados o moderados de
confiabilidad.
Contratos de atestación y presentación directa de informes.
Contratos sobre información tanto interna como externa.
Contratos tanto en el sector público como privado.
No todos los contratos realizados por los contadores profesionales constituyen
servicios de aseguramiento. Esto no quiere decir que los contadores profesionales no
lleven a cabo tales contratos, sino que tales contratos no se contemplan en esta
norma. Otros contratos realizados, con frecuencia, por los contadores profesionales, y
que no constituyen servicios de aseguramiento, pudieran ser los siguientes:
Procedimientos previamente concertados.
Recopilación de información financiera o de otro tipo.
Preparación de declaraciones de impuestos en la que no se exprese
conclusión alguna, así como la asesoría tributaria.
Consultoría gerencial.
Otros servicios de asesoría o consultoría.
Elementos de un servicio de aseguramiento
De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría para que un contrato
determinado constituya un servicio de aseguramiento se requerirá que contenga
todos y cada uno de los elementos siguientes:
23
Una relación tripartita que implique a: un contador profesional, una parte
responsable; y, un supuesto destinatario de la información;
Un tema o asunto determinado;
Criterios confiables;
Un proceso de contratación; y
Una conclusión.
2.2 Descripción conceptual y los criterios principales de todas las
auditorías que conforman la auditoría integral
2.2.1 Auditoría Financiera
Sánchez Curiel, Gabriel 2da edición. Pág. 2, señala que la Auditoría Financiera es:
“… Examen de los estados financieros básicos preparados por la
administración de una entidad económica, con objeto de opinar respecto a
si la información que incluyen está estructurada de acuerdo con las normas
de información financiera aplicables a las características de sus
transacciones…”.
La opinión o dictamen del auditor, brinda crédito a las manifestaciones o
declaraciones de las administraciones de la entidad y aumenta la confianza en
tales manifestaciones aunque no la torna absoluta. El auditor no es un asegurador
en un proceso de auditoría por cuanto los mismos estados financieros no son
seguros ni exactos, sino solo razonables. La seguridad total no se logra ni en la
contabilidad ni en la auditoría, debido a factores tales como: la aplicación de
criterio, el uso del muestreo, y limitaciones inherentes al control interno.
El auditor deberá planear y desarrollar la auditoría financiera con una actitud
profesional reconociendo que pueden existir circunstancias que causen que los
estados financieros estén substancialmente representados en forma errónea. Por
24
ejemplo, el auditor normalmente esperaría encontrar evidencia para apoyar las
manifestaciones de la administración y no asumir que son necesariamente
correctas.
Como los estados financieros deben ser una imagen fiel de la situación financiera
y patrimonial de la entidad, del resultado de sus operaciones en un período
determinado y de los orígenes y aplicaciones de sus recursos, la auditoría
financiera de los mismos se preocupa en determinar que dichos estados reflejen
todas y cada una de dichas operaciones, de acuerdo con los principios o normas
contables que sirvieron para la elaboración de los estados financieros.
En la auditoría de estados financieros, el auditor está interesado principalmente en
aquellas políticas y procedimientos dentro de los sistemas de contabilidad y
control interno que son relevantes para las afirmaciones de los estados
financieros. La comprensión de los aspectos relevantes de los sistemas de
contabilidad y de control, interno, junto con las evaluaciones de riesgo inherente y
de control y de otras consideraciones, harán posible para el auditor:
Identificar los tipos de potenciales manifestaciones erróneas de importancia
relativa que pudieran ocurrir en los estados financieros;
Considerar factores que afectan el riesgo de manifestaciones erróneas
sustanciales; y
Diseñar procedimientos de auditoría apropiados.
25
2.2.2 Auditoría de Control Interno
Whittington O. Ray y Kurt Panny, Principios de Auditoría, McGraw-
Hill/Interamericana Editores, S.A. de C.V., 2005, disponible en
http://www.monografias.com, señala que la Auditoría de Control Interno es:
“…La evaluación del control interno es la evaluación del control interno
integrado, con el propósito de determinar la calidad de los mismos, el nivel
de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el
cumplimiento de sus objetivos. Esta evaluación tendrá el alcance necesario
para dictaminar sobre el control interno y por lo tanto, no se limita a
determinar el grado de confianza que pueda conferírsele para otros
propósitos…”.
En una auditoría de control interno practicada con el objeto de emitir una opinión
sobre el mismo, se debe utilizar una metodología que cubra lo siguiente:
Planeación
Pruebas de los controles
Comunicación de resultados.
Planeación.- La etapa de planeación de la Auditoría de Control interno es la
comprensión del negocio de la entidad, su entorno y los componentes de control
interno.
El auditor debe obtener un entendimiento de la entidad, su entorno y los
componentes del control interno, que sea suficiente para valorar los riesgos de
declaración equivocada importante en los estados financieros, incumplimiento de
leyes y otras fallas debido a fraude o error; y suficiente para diseñar y desarrollar
procedimientos de auditoría adicionales para reducir a niveles bajos los riesgos de
control.
26
A los procedimientos de auditoría dirigidos a obtener tal entendimiento se les
conoce como procedimientos de valoración de riesgos dado que alguna de la
información obtenida mediante el desarrollo de tales procedimientos puede ser
usada por el auditor como evidencia de auditoría para soportar las valoraciones de
los riesgos de declaraciones equivocadas importantes de los estados financieros y
de los otros asuntos cubiertos por la auditoría integral.
Para obtener un entendimiento de la entidad, su entorno y los componentes de
control interno, el auditor debe desarrollar los siguientes procedimientos de
valoración de riesgos:
Indagaciones a la administración y a otros al interior de la entidad;
Procedimientos analíticos
Observación e inspección; y
Otros procedimientos de auditoría que sean apropiados.
El entendimiento de la entidad y su entorno incluye el conocimiento de:
Industria, regulación y otros factores externos, incluyendo las políticas y
procedimientos utilizados para la contabilidad y presentación de estados
financieros.
Naturaleza de la entidad;
Objetivos, estrategias y riesgos de negocio relacionados;
Medición y revisión del desempeño financiero de la entidad; y
Control Interno.
Controles relevantes para la auditoría.- Existe una relación directa entre los
objetivos de una entidad y los controles que implementa para proveer seguridad
razonable sobre su logro. Si bien los objetivos de la entidad y los controles
vinculados se relacionan con la presentación de informes financieros, las
27
operaciones, y el cumplimiento, no todos esos objetivos y controles son relevantes
para la auditoría de los estados financieros de la entidad. Además, si bien el
control interno aplica a toda la entidad o a cualquiera de sus unidades de
operación o procesos de negocio, un entendimiento del control interno relacionado
con cada una de las unidades de operación y de los procesos de negocios de la
entidad puede no ser relevante para la auditoría.
Ordinariamente, los controles que son relevantes para una auditoría se relacionan
con el objetivo de la entidad de preparar estados financieros para propósitos
externos que de un punto de vista justo y razonable de acuerdo con la estructura
conceptual aplicable de presentación de informes financieros y la administración
del riesgo que pueden dar origen a un riesgo de declaración equivocada
importante en esos estados financieros. Los controles relevantes para la auditoría
son aquellos que individualmente o en combinación con otros es probable que
prevengan, o detecten y corrijan, declaraciones equivocadas importantes de los
estados financieros. Tales controles pueden existir en cualquiera de los
componentes del control interno.
Limitaciones del Control Interno.- El control interno, no importa que tan bien
este diseñado y operado, puede proveer a una entidad solamente seguridad
razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad. La probabilidad del logro se
afecta por limitaciones inherentes al control interno. Esas limitaciones incluyen las
realidades de que el juicio humano en la toma de decisiones puede ser imperfecto
y que pueden ocurrir rupturas en el control interno a causa de las fallas humanas,
tales como errores o equivocaciones simples.
2.2.3 Auditoría de Cumplimiento
Yanel Blanco Luna, en su libro Normas y Procedimientos de Auditoría Integral,
ECOE Ediciones, Santa Fe de Bogotá-Colombia, 2006, pág.189, disponible en
28
ftp://ftp.camara.gov.com. Define a la Auditoría de Cumplimiento en los siguientes
términos:
“…La Auditoría de Cumplimiento es la comprobación o examen de las
operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de
una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas
legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son
aplicables. Esta auditoría se practica mediante la revisión de los
documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las
operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas
de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y
si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son
adecuados para el logro de los objetivos de la entidad…”
Es responsabilidad de la administración asegurar que las operaciones de la
entidad se conducen de acuerdo con las leyes y reglamentos. Las siguientes
políticas y procedimientos, entre otros, pueden ayudar a la administración para
controlar sus responsabilidades de la prevención y detección de incumplimiento:
Vigilar las regulaciones legales y asegurar que los procedimientos de
operación estén diseñados para cumplir estas regulaciones.
Instituir y operar sistemas apropiados de control interno.
Desarrollar, hacer público, y seguir un código de conducta empresarial.
Asegurar que los empleados están apropiadamente entrenados y
comprenden el código de conducta empresarial.
Vigilar el cumplimiento del código de conducta y actuar apropiadamente
para disciplinar a los empleados que dejan de cumplir con él,
Contratar asesores legales parar auxiliar en la vigilancia de los requisitos
legales.
Mantener un compendio de las leyes importantes que la entidad tiene que
cumplir dentro de su industria particular.
29
El auditor debe diseñar la auditoría de cumplimiento para proporcionar una
seguridad razonable de que la entidad cumple con las leyes, regulaciones y otros
requerimientos importantes para el logro de los objetivos.
Una auditoría de cumplimiento está sujeta al inevitable riesgo de que algunas
violaciones o incumplimientos de importancia relativa a leyes y reglamentos no
sean encontradas aun cuando la auditoría esté apropiadamente planeada y
desarrollada de acuerdo con las Normas Técnicas debido a factores como:
La existencia de muchas leyes y reglamentos sobre los aspectos de
operación de la entidad que no son capturadas por los sistemas de
contabilidad y de control interno.
La efectividad de los procedimientos de auditoría es afectada por las
limitaciones inherentes de los sistemas de contabilidad y de control interno
por el uso de comprobaciones.
Mucha de la evidencia obtenida por el auditor es de naturaleza persuasiva y
no definitiva.
El incumplimiento puede implicar conducta que tiene la intención de
ocultarlo, como colusión, falsificación, falta deliberada de registro de
transacciones o manifestaciones erróneas intencionales hechas al auditor.
De acuerdo con requerimientos legales y estatutarios específicos o con el alcance
del trabajo se requiere al auditor que responda como parte de la auditoría integral
si la entidad cumple con algunas leyes o reglamentos. En estas circunstancias, el
auditor debe planear someter a prueba el cumplimiento con estas leyes y
reglamentos.
Para planear la auditoría de cumplimiento, el auditor deberá obtener una
comprensión general del marco legal y regulador aplicable a la entidad y la
industria y cómo la entidad está cumpliendo con dicho marco de referencia.
Para obtener esta comprensión general, el auditor reconocería particularmente
que algunas leyes y reglamentos pueden tener un efecto fundamental sobre las
30
operaciones de la entidad. Es decir, el incumplimiento con algunas leyes y
reglamentos puede causar que la entidad cese en sus operaciones, o poner en
cuestionamiento la continuidad de la entidad como un negocio en marcha o estar
sujeta a sanciones legales importantes.
Para obtener la comprensión general de leyes y reglamentos, el auditor
normalmente tendría que:
Usar el conocimiento existente de la industria y negocio de la entidad.
Identificar las leyes y regulaciones que debe cumplir la entidad:
Leyes Comerciales sobre Sociedades.
Leyes Tributarias o Fiscales.
Leyes Laborales
Leyes Cambiarias o de Aduanas.
Averiguar con la administración respecto de las políticas y procedimientos
de la entidad referentes al cumplimiento con leyes y reglamentos.
Averiguar con la administración sobre las leyes o reglamentos que puede
esperarse tengan un efecto fundamental sobre las operaciones de la
entidad.
Discutir con la administración las políticas o procedimientos adoptados para
identificar, evaluar y contabilizar las demandas de litigio y las evaluaciones.
2.2.4 Auditoría de Gestión
Héctor J. Correa Pinzón, Auditoría de Gestión, disponible en: www.fedecop.org,
manifiesta que:
“…La Auditoría de Gestión es el instrumento idóneo para racionalizar la
operación de una determinada organización y orientar su gestión hacia la
producción de rendimientos. Teniendo en cuenta su finalidad esencial,
podríamos definir la Auditoría de Gestión como un instrumento gerencial,
31
integral y estratégico que apoyado en indicadores, índices y cuadros
producidos en forma sistemática, periódica y objetiva permite que la
organización sea efectiva para captar recursos, eficiente para
transformarlos y eficaz para canalizarlos…” .
Dentro del campo de acción de la auditoría de gestión se puede señalar como
objetivos principales:
Facilitar que se puedan conocer las economías de la empresa.
Lo anterior significa que a través de la Auditoría de Gestión se pueden
identificar tanto los procesos como las variables fundamentales de la
organización, en las cuales se apoyan los resultados de la misma.
Facilitar los procesos de toma de decisiones.
Evidentemente la Auditoría de Gestión suministra elementos de juicio,
adecuados, oportunos y suficientes para la toma de decisiones y la adopción
de medidas correctivas cuando sea del caso.
Racionalizar el futuro de la información.
Dado que la Auditoría de Gestión es fundamentalmente un sistema de
información, su aplicación contribuye a que se haga un buen uso de la
información en todo sentido, empezando por darle la importancia que se
merece.
Controlar la evolución en el tiempo de los principales procesos y variables.
32
Evidentemente el uso de la Auditoría de Gestión permite supervisar la
evolución en el tiempo de aquellas variables y procesos en los cuales
descansa en buena parte el resultado económico de la organización.
Sirve de base para adoptar normas y estándares efectivos y útiles para la
empresa u organización.
Toda organización debe adoptar y operar con base en normas y estándares
efectivos en los cuales debe apoyarse para mejorar constantemente su
desempeño.
Sirve de base de negociación.
Si se tiene en cuenta que cada una de las funciones básicas de la gerencia es
negociar con proveedores, consumidores, financistas, trabajadores y
accionistas, la Auditoría de Gestión aporta los elementos de juicios adecuados
para que la dirección pueda adelantar procesos de negociación efectivos y de
beneficio para la organización.
Sirve de base para la planificación.
La Auditoría de Gestión sirve como punto de apoyo para formular planes y
programas de desarrollo de la empresa y para verificar su adecuado
cumplimiento.
La auditoría de gestión es un examen las prácticas de gestión. Los criterios de
evaluación han de diseñarse para cada caso específico, pudiéndose extender a
casos similares.
No existen principios de gestión generalmente aceptados, que estén codificados,
sino que se basan en la práctica normal de gestión.
33
Las recomendaciones sobre la gestión han de ser extensas y adaptadas al área
examinada, analizando las causas de las ineficacias e ineficiencias y sus
consecuencias.
En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo
depende de las circunstancias particulares de cada entidad.
2.3 Proceso de la Auditoría Integral
La Auditoría Integral al ser el proceso de obtener y evaluar objetivamente un
período determinado, basado en evidencia relativa a la información financiera, al
comportamiento económico y al manejo de una entidad con la finalidad de
informar sobre el grado de correspondencia entre aquellos y los criterios o
indicadores establecidos necesita cumplir con un proceso, etapas y
procedimientos que permitan conseguir una revisión global.
Este proceso implica un conjunto de fases y estas fases están relacionadas tan
estrechamente que se considera el proceso como un solo cuerpo indivisible, en el
que sus elementos se separan únicamente para efectos de análisis de sus
conceptos. La ejecución de la Auditoría Integral en una empresa puede ser
realizada por un auditor, con la asesoría de profesionales en otras disciplinas si
fuere necesario.
2.3.1 Planeación
Planificación Preliminar.-
Es importante alcanzar un conocimiento general de la empresa a auditarse, el
mismo que incluye el nivel de organización, el número de operaciones, la
significatividad de los montos administrados. En las cuales se debe considerar:
34
La naturaleza del negocio y su cobertura
Sistemas de información vigentes
Número de empleados
Puntos de interés para la auditoría, problemas frecuentes y pendientes
Número de clientes
Disponibilidad de información financiera y su periodicidad
Manejo de indicadores
Administración, custodia y control de inventarios y activos fijos
Actualización de planes de cuentas y manuales de contabilidad aplicables
Niveles de producción y de capacidad productiva
Leyes, regulaciones y normativa aplicable a la empresa
El Objetivo de esta indagación es determinar el objetivo y alcance de la auditoría,
así como las habilidades y experiencia que requerirá el equipo de auditores, lo que
incluso le permitirá presupuestar adecuadamente el trabajo a realizarse.
Es importante que con esta investigación definamos aquellas áreas de potencial
riesgo que requerirán mayor profundidad en las pruebas de auditoría. Será esta
comprensión global del riesgo la que a futuro, orientará una evaluación específica,
hacia los diferentes enfoques de la auditoría integral.
De esta forma se deberán realizar pruebas orientadas al cumplimiento de los
controles claves o relevantes, relacionados con auditoría financiera, de gestión, de
control interno y de cumplimiento legal, cuyos resultados se incorporarán en el
plan de auditoría, por lo que es importante insistir en los diferentes objetivos que
tiene cada una de ellas:
La auditoría de gestión incluye el examen que realizaremos a la sociedad
con el propósito de evaluar el grado de eficiencia, eficacia con que se
manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por la
compañía.
35
El objetivo de la auditoría de control interno es confirmar que estos han
estado operando en forma efectiva y consistente durante todo el ejercicio
Ejecutemos una auditoría de cumplimiento para comprobar que las
operaciones, registros y demás actuaciones de la sociedad cumplan con las
normas legales establecidas por las entidades encargadas de su control y
vigilancia.
A estos objetivos debemos añadir, el de la auditoría financiera, dictaminar la
razonabilidad de los estados financieros.
La diferenciación de los objetivos, facilita la identificación de los controles clave o
relevantes, identificación para evaluar los procesos de las auditorías que
componen la auditoría integral, los que deben ser especificados y adecuados a la
naturaleza del enfoque mediante procedimientos de auditoría específicos
Auditoría de cumplimiento.-
Para el desarrollo del plan de auditoría específico en la auditoría de cumplimiento
debemos conocer y comprender el marco legal y regulatorio que tenga mayor
impacto en el negocio. Hay determinada normativa, que al ser incumplida, pueda
generar incluso el cese de actividades empresariales o la aplicación de sanciones
importantes.
El uso del conocimiento acumulado en las fases precedentes de la auditoría
integral, nos permite ubicar la base normativa y legal, aplicables.
Se consideran importantes, entre otras, las siguientes disposiciones legales:
Constitución Política del Estado
Acuerdo 447 Normativa del Sistema de Administración Financiera.
36
Acuerdo 007-CG Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización,
control y determinación de responsabilidades de los vehículos del sector
público.
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización.
Ley Orgánica del Servicio Público.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento
Ley de Presupuestos del Sector Público
Ordenanza que regula la Estructura Funcional de la Municipalidad del
Gobierno Municipal de Antonio Ante
Reglamento de la Estructura Funcional de la I. Municipalidad de Antonio
Ante
Ley de Contratación Pública y sus Reglamentos de Aplicación.
Reglamento general de bienes del sector público.
Ley Especial de Distribución del 15% del Presupuesto del Gobierno Central
para los Gobiernos Seccionales y su Reglamento de Aplicación.
Normas de Control Interno para el Sector Público 406 - Administración
Financiera – Administración de Bienes
El propósito al desarrollar este tema no es enumerar la base legal aplicable en
todas las empresas, sino determinar el enfoque que tiene la administración hacia
el cumplimiento legal y sobre todo identificar aquella normativa que tiene un
impacto fundamental en la marcha del negocio y que con especial atención deben
ser cumplidas.
Auditoría de Gestión.-
Anteriormente definimos el enfoque de la auditoría de gestión y su relación con la
evaluación de la eficiencia, eficacia y calidad de la gestión empresarial.
37
No existen principios básicos para la ejecución de una auditoría de gestión. Se
sugiere, adaptar nuestra planificación hacia las áreas o sistemas relevantes en la
organización.
Cada uno de los objetivos incluidos en su definición orienta la búsqueda de
información en la fase de planeación:
La eficiencia (uso adecuado de recursos). Se requiere el análisis de los
presupuestos, su calendarización y las evaluaciones continuas que se
apliquen.
La eficacia (cumplimiento de metas y objetivos). Involucra el plan
estratégico, corporativo, operativo, de inversiones y de adquisiciones entre
otros.
La calidad (satisfacción del cliente), Se necesita el plan de
comercialización, resultado de ventas, fidelidad de clientes y encuestas de
satisfacción.
Estos aspectos deben analizarse para las áreas importantes del negocio, aquellos
sistemas en los que el auditor puede dividir la organización para su análisis. Por lo
tanto, además de la búsqueda de la información referida, se establece una
estrategia de trabajo fundamentada en las áreas o componentes relevantes, a
Manera de ejemplo:
Sistema de planificación
Sistema de producción
Sistema de administración financiera
Sistema de recursos humanos
Otra forma de determinar los componentes de auditoría, es observar el flujo de
actividades del negocio, es decir el proceso productivo en todas sus fases.
38
Auditoría de Control Interno.-
Se relaciona con los controles que deben cumplirse en el ciclo de las
transacciones que originan la información financiera. Para el efecto, es
conveniente que las mismas, se organicen por ciclo, que se pueden aplicar a las
empresas.
Cada uno de estos ciclos comprende un grupo de funciones y actividades o
controles, que formando parte de un sistema, son susceptibles de evaluarse y con
estos resultados se diseñan los procedimientos de auditoría para el programa
respectivo.
Auditoría Financiera.-
Su objetivo es dictaminar la razonabilidad de las cifras de los estados financieros.
Se orienta a determinar la veracidad, integridad y correcta valuación de los saldos
presentados a determinada fecha.
Esta razonabilidad, se fundamenta en el cumplimiento de la normativa contable
vigente. La planificación considerará, entre otros, los siguientes elementos:
Los resultados de auditorías o exámenes anteriores
La identificación de aquellos rubros significativos presentados en los
estados financieros
Las variaciones importantes de un período a otro.
La materialidad de las operaciones.
Las consideraciones señaladas, identifican rubros relevantes de la información
financiera. Es necesario entonces, evaluar el proceso de registro contable para
verificar que el mismo garantice:
39
Veracidad y legalidad.- que las operaciones se sustenten en
documentación que garanticen la propiedad de los activos y el
reconocimiento legal de los pasivos.
Integridad.- El proceso de registro agrupará todas las operaciones de
similares características en grupos homogéneos y sus controles impedirán
que se reporte información incompleta
Correcta valuación.- Los valores registrados son referentes válidos de
precios de mercado. Se respeta no sólo el precio de adquisición sino
también los incrementos o disminuciones que sean pertinentes, de tal forma
que se asignen valores correctos.
El proceso contable incluye controles de tipo financiero que se orienta a garantizar
estas tres afirmaciones. Su evaluación es necesaria para identificar áreas críticas
y sobre todo diseñar procedimientos de auditoría ajustados a las circunstancias.
2.3.2 Ejecución
Es la aplicación de los procedimientos de auditoría integrados en los programas
de trabajo
Será el cumplimiento de estas pruebas, el que nos permita lograr los objetivos que
se plantearon para cada una de las auditorías que conforman la auditoría integral.
Debemos verificar para la auditoría de gestión, el logro de objetivos, la inversión
de recursos y lo adecuado de la estructura organizacional; la de control interno,
confirmar que los procesos y sus controles operan de forma eficaz; la de
cumplimiento, con respecto a las disposiciones legales aplicables.
En esta fase, se generan los hallazgos que sustentarán posteriormente el informe
de auditoría integral.
40
Un hallazgo debe reflejar una condición adversa a un criterio. Para la auditoría
financiera es la normativa contable aplicable, para la de control interno los
componentes del método COSO, implementados en la organización por medio de
procesos y procedimientos, en la de cumplimiento lo constituye la base legal y
normativa relacionada con el negocio y para la gestión, los planes, objetivos y
estándares definidos en la empresa. La auditoría siempre constituirá la verificación
del cumplimiento de estos requisitos o normas de desempeño.
Es necesario añadir a los atributos descritos, las causas que generaron un
incumplimiento y el efecto o impacto negativo para la empresa. Estos requisitos
que se sugieren en forma general, podrían tener alguna variante con respecto a
auditorías especializadas, tal es el caso de auditorías de certificación, es verificar
el cumplimiento de los requisitos de determinada norma de calidad como la ISO
9001, 14000 ó 18000, entre otras; y el reporte de sus no conformidades, se limita
a señalar si dichos requisitos fueron o no cumplidos.
Informe.-
El informe de auditoría integral incluirá inicialmente el dictamen correspondiente a
la auditoría financiera, es decir, la opinión con respecto a la razonabilidad de los
estados financieros preparados por la empresa. Se incluyen también la evaluación
del sistema de control interno, del cumplimiento de leyes y regulaciones que la
afectan y el grado de eficiencia y eficacia en la gestión empresarial.
Este informe estará acompañado de los siguientes estados financieros de
propósitos general preparados por la administración, acompañados de sus
correspondientes notas y una certificación de la administración.
Estado de Situación Financiera
Estado de Resultados de Operación
Estados de cambio del patrimonio
41
Estado de Flujo de Efectivo.
Notas explicativas a los Estados Financieros.
Certificación de la Administración sobre los Estados Financieros y demás
temas de la Auditoría Integral.
Anexo con los principales indicadores de gestión comentados por la
auditoría.
El dictamen puede variar dependiendo de las características de la información
financiera reportada por la empresa. Sus características serán desarrolladas con
amplitud en un módulo posterior.
Es fundamental establecer la responsabilidad de la administración de la empresa,
en la preparación de los estados financieros, reportes de gestión y manuales de
procesos y procedimientos, ya que constituyen la base de evaluación para la
aplicación de los procedimientos de auditoría, cuyo diseño responde a los
requerimientos propios de la empresa y plasman las expectativas y proyecciones
del negocio. La función independiente del auditor, es verificar el nivel de alcance
de los mismos, lo que se reflejará en el informe.
2.3.3 Comunicación
La comunicación permanente que debe existir durante las cinco fases de auditoría,
entre los objetivos generales se presenta los siguientes:
Establecer conclusiones con respecto a los comentarios
Elaborar el informe de auditoría
Plantear recomendaciones
Comunicación de resultados.
En el transcurso de una auditoría, los auditores mantendrán constante
comunicación con los ejecutivos y empleados de la organización bajo examen,
42
dándoles la oportunidad para presentar pruebas documentadas, así como
información verbal pertinente respecto de los asuntos sometidos a examen; la
comunicación de los resultados se la considera como la última fase de la auditoría,
sin embargo debe ser ejecutada durante todo el proceso, aspectos a considerarse:
Habilidades de comunicación
No es suficiente tener buena información sino saber comunicarla
Tono de voz
Presentación
Contacto visual
Saber escuchar
Manejar grupos
Prudencia en la comunicación
Presentación de comentarios
Organizar grupos de trabajo
Preparar dos comentarios
Presentación en plenaria
Hacer retroalimentación con respecto a la forma de presentar estos
resultados
2.3.4 Seguimiento
En la fase de seguimiento o monitoreo se puede considerar los siguientes:
Divulgar y homologar las recomendaciones de auditoría
Crear un plan de implantación de recomendaciones
Comprometer a la administración de la empresa
43
CAPÍTULO III
ANÁLISIS DE LA EMPRESA
44
3.1 Introducción
El Gobierno Autónomo Municipal de Antonio Ante cuenta con la Dirección
Administrativa Financiera que es la encargada de implementar esquemas de
control financiero, facilitar la consecución de los procesos municipales mediante la
ejecución de actividades financieras y administrativas que apoyen la gestión de los
diferentes procesos de la entidad, recaudando ingresos, efectuando pagos y
buscando un equilibrio financiero así como formulando planes, programas y
procedimientos administrativos para garantizar la optimización y el cumplimiento
de los servicios municipales.
Dentro de las competencias que mantiene esta Dirección está el determinar los
requerimientos de las diferentes unidades de trabajo para que mediante órdenes
de compra se pueda proveer de los insumos necesarios para el mantenimiento y
cuidado del parque automotor, edificios, locales y demás instalaciones públicas
todo esto en coordinación de Bodega que cuenta con una Guardalmacén como
responsable de los Bienes y Existencias de la entidad.
El área de Bodega en cuanto a proveeduría o Existencias para Consumo Corriente
debería mantener registros de stock de suministros, materiales, repuestos, entre
otros y en coordinación con adquisiciones establecer los mínimos y máximos en
existencias así como almacenar, custodiar y controlar los bienes del GAD
Municipal de manera eficiente.
Es por eso que se establece la necesidad de verificar los controles establecidos
por la entidad, tendientes a preservar el correcto uso, custodia, conservación,
almacenamiento; y, ubicación del patrimonio municipal.
45
3.1.1 Misión, visión, organigrama funcional
Misión
Promover el desarrollo integral de la comunidad Anteña, brindando servicios
eficientes y de calidad, enmarcados en la participación, la equidad y la
transparencia.
Visión
El Gobierno Municipal de Antonio Ante será una institución promotora del
desarrollo local, con una amplia cobertura de servicios de calidad, transparente y
participativa, que sustentará su gestión en la responsabilidad ciudadana y el
mejoramiento continuo, con el respaldo de autoridades y servidores capaces y
comprometidos, convirtiéndose en un referente en el ámbito nacional.
Estructura Orgánica
De conformidad al Artículo 10 de la Reforma a la Ordenanza que Reglamenta la
Estructura Orgánica Funcional por Procesos de 6 de diciembre de 2012, el
Gobierno Municipal de Antonio Ante tiene la siguiente estructura:
46
ALCALDIA
CONCEJO
COMISIONES
CONCEJO
SECRETARIA
GENERAL
ASESORIA JURIDICA
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
DIRECCION SERVICIOS
MUNICIPALESDIRECCIÓN DE GESTION DEL
DESARROLLO
RENTAS
SISTEMAS Y
TECNOLOGIAS
OBRAS PUBLICAS
AVALÚOS Y
CATASTROS
DESARROLLO SOCIO
ECONOMICO Y
PATRONATO
TURISMO CULTURA
SEGURIDAD
Y DEPORTES
GESTION
AMBIENTAL
FISCALIZACION
CUERPO DE
BOMBEROS
COMISARIA Y
POLICÍA
MUNICIPAL
TALENTO
HUMANO
CONTABILIDAD
SERMAA-EP
DIRECCION DE
PLANIFICACION
TERRITORIAL
PLANIFICACION Y
URBANISMO
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD
JUNTA CANTONAL DE
PROTECCION DE
DERECHOS
EPAA
TESORERÍA
ASESORIA JURIDICA
3.2 Cadena de valor
Conforme los artículos 7 “Integración de los Procesos” y 8 “Cadena de Valor” de
la Reforma a la Ordenanza que Reglamenta la Estructura Orgánica Funcional por
Procesos de 6 de diciembre de 2012, del Gobierno Municipal de Antonio Ante, se
establecen los procesos de la cadena de valor, de la siguiente manera:
47
3.2.1 PROCESO LEGISLATIVO, es el órgano de legislación y fiscalización de la
municipalidad, encaminado a normar el desarrollo del cantón a través de acciones
normativas, resolutivas y de fiscalizar.
Está integrado por:
• Concejo Municipal.
3.2.2 PROCESO GOBERNANTE, que dirige la gestión municipal, orienta y
ejecuta las políticas municipales; le compete tomar las decisiones, impartir las
instrucciones para que los demás procesos bajo su cargo se cumplan. Es el
encargado de coordinar y supervisar el cumplimiento eficiente y oportuno de las
diferentes acciones y productos.
Está integrado por:
• Alcaldía.
48
3.2.3 PROCESOS ASESORES, que corresponde al consultivo, de ayuda o de
consejo a los demás procesos. Su relación es indirecta con respecto a los
procesos sustantivos u operativos. Sus acciones se perfeccionan a través del
Proceso Gobernante.
Está integrado por:
Comisiones especiales y permanentes del Concejo.
Asesoría Jurídica.
Dirección de Planificación Territorial
Sección Fiscalización
Auditoría Interna
3.2.4 PROCESOS HABILITANTES O DE APOYO, es el que presta asistencia
técnica y administrativa de tipo complementario a los demás procesos.
Está integrado por:
• Sección Secretaría General.
• Dirección Administrativa Financiera.
3.2.5 PROCESOS SUSTANTIVOS O PRODUCTIVOS; que son los encargados
de la ejecución directa de las acciones para la consecución de los diferentes
productos y servicios hacia el usuario; encargado de cumplir directamente con los
objetivos y finalidades de la Municipalidad; ejecuta los planes. programas,
proyectos y demás políticas y decisiones del Proceso Gobernante. Los productos
y servicios que entrega al usuario, lo perfecciona con el uso eficiente de recursos y
al más bajo costo, y forma parte del proceso agregador de valor.
Está integrado por:
Dirección de Servicios Públicos
Dirección de Gestión del Desarrollo
49
3.3 Importancia de realizar un examen de auditoría integral a Bienes de
Administración y Existencias para Consumo Corriente del
Gobierno Municipal de Antonio Ante por el período 1 de enero de
2011 y el 31 de diciembre de 2012
Los gobiernos locales como el del Cantón Antonio Ante dentro de la organización
del Estado Ecuatoriano vienen prestando una serie de servicios públicos a la
población en general; sin embargo estos gobiernos municipales no han realizado
una auditoría integral aplicada a examinar las actividades, funciones,
procedimientos y políticas con respecto a ciertos componentes de su
administración; asimismo no disponen de información que les permita determinar
la relación entre servicios prestados al público y recursos empleados para dicho
fin; tampoco disponen de información que les permita identificar en que medida el
proceso, resultado y seguimiento facilitan la eficiencia, economía y efectividad de
las actividades institucionales.
Realizar un examen de auditoría integral a los Bienes de Administración y
Existencias para Consumo Corriente del Gobierno Municipal de Antonio Ante,
permitirá identificar en qué medida los procesos, las decisiones tomadas, los
controles internos establecidos, la ejecución de operaciones en la calidad deseada
y al menor costo; en general el cumplimiento de sus responsabilidades han
contribuido a la optimización de la economía, eficiencia, efectividad y consecuente
cumplimiento de la gestión municipal.
Los problemas frecuentes en el (las) área(s) a auditarse son:
1. Los Bienes de Administración no se encuentran codificados en su totalidad.
2. Ausencia de constataciones físicas periódicas de los bienes institucionales.
3. Deficiencias en los procedimientos de control de las Inversiones en
Existencias.
4. Verificar las Conciliaciones de las existencias y bienes de larga duración
50
5. Falta de Reglamentación para la custodia de bienes.
6. Falta de Procedimientos para la realización de constataciones físicas
7. La Guardalmacén no se encuentra al día en el registro de las existencias.
8. Ausencia de reportes de inventarios de bienes de larga duración y
existencias de consumo corriente.
Este examen de Auditoría Integral a los Bienes de Administración y Existencias
para Consumo Corriente, se constituirá en soporte para la gestión estratégica
eficaz de la municipalidad del Cantón Antonio Ante, mediante la evaluación
objetiva, independiente y sistemática de las funciones, procesos y procedimientos
que realizan los directivos, funcionarios y personal en general, orientada a mejorar
la efectividad, eficiencia y economía de dichos recursos en estos componentes.
Y así contribuir a la modernización y eficiencia, optimizando la calidad y el
rendimiento de estos recursos institucionales, para que la estrategia no sea
entonces de proceder a crear indiscriminadamente nuevos tributos, sino
aprovechar los existentes, a través de un proceso de estudio y evaluación integral
de su estructura, con el objeto de modificar aquéllas que no respondan a las
necesidades actuales y de fortalecer las que se adecuan a las mismas.
51
CAPÍTULO IV
INFORME DEL EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL A LOS BIENES DE
ADMINISTRACIÓN Y EXISTENCIAS PARA CONSUMO CORRIENTE DEL GOBIERNO
MUNICIPAL DE ANTONIO ANTE EN EL PERÍODO 1 DE ENERO DE 2011 Y EL 31 DE
DICIEMBRE DE 2012
52
4. Informe del examen de auditoría integral
4.1 Proceso del examen de Auditoría Integral
El proceso adoptado para el examen de auditoría integral a los Bienes de
Administración y Existencias para Consumo Corriente del Gobierno Municipal de
Antonio Ante en el período del 1 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012,
se señala a continuación:
Como resultado de todo el proceso desarrollado se incluye el siguiente informe:
EJECUCIÓN
PLANIFICACIÓN
COMUNICACIÓN
PLANIFICACIÓN
PRELIMINAR
PLANIFICACIÓN
ESPECÍFICA
Conocimiento entidad,
evaluación riesgo inherente
Matriz de riesgo y enfoque
auditoría, programa de
trabajo
OBTENCIÓN DE
EVIDENCIA MEDIANTE
APLICACIÓN DE PRUEBAS
DESARROLLO DE
HALLAZGOS Y
COMUNICACIÓN
PAPELES/ TRABAJO:
AUDITORÍA FINANCIERA, GESTIÓN CUMPLIMIENTO CONTROL INTERNO
ELABORACIÓN BORRADOR
INFORME
APROBACIÓN INFORME
53
Ibarra, 2 de diciembre de 2013
Ingeniero
Luis Bravo Prado
ALCALDE
GOBIERNO MUNICPAL DE ANTONIO ANTE
Antonio Ante.-
He realizado el examen de auditoría integral a los Bienes de Administración y
Existencias para Consumo Corriente del Gobierno Municipal de Antonio Ante en el
período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012, el
cual cubre la siguiente temática: análisis financiero; la evaluación al sistema de
control interno, cumplimiento de las principales leyes y regulaciones, y el nivel de
eficiencia y efectividad en el manejo de los bienes de administración y existencias
para consumo corriente, por medio de los indicadores de gestión disponibles en la
organización.
La presente auditoría está encaminada a realizar una evaluación de los resultados
de la gestión administrativa, financiera, operativa, al cumplimiento de normas y
disposiciones vigentes aplicables en los procesos de la administración y la
funcionalidad del Sistema de Control Interno, aplicando procedimientos y
metodología concordante con las normas de auditoría generalmente aceptadas.
La administración es responsable de la preparación, integridad y presentación
razonable de las cuentas sujetas a examen y se fundamenta en la veracidad,
integridad y correcta valuación; así mismo es responsable de la eficiencia, eficacia
y calidad de los resultados empresariales obtenidos, y, de mantener una
estructura efectiva del control interno para el logro de los objetivos de la entidad,
del cumplimiento de las leyes y regulaciones y del establecimiento de los
54
objetivos, metas y programas así como de las estrategias para la conducción
ordenada y eficiente de la entidad.
La responsabilidad del auditor consiste en expresar conclusiones sobre cada uno
de los aspectos evaluados de la auditoría integral con base en los procedimientos
que he considerado necesarios para la obtención de evidencia suficientemente
apropiada, con el propósito de obtener una seguridad razonable de las
conclusiones. Ante la imposibilidad de analizar el cien por ciento de las
operaciones administrativas, financieras y operativas los resultados expresados
fueron sustentados en muestras, los mismos que se evidencian en los papeles de
trabajo integrados al análisis. Es decir se sustenta la seguridad razonable de las
opiniones emitidas.
En el trabajo de campo no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de
esta auditoría. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad
dentro del desarrollo de la Auditoría; las respuestas de la administración fueron
analizadas y se incorporó en el informe, lo que se encontró debidamente
soportado; algunas observaciones que no se dieron a conocer se remiten en el
informe preliminar para que la entidad las analice y emita sus opiniones, dentro de
los términos establecidos para controvertir el mismo.
Nuestra auditoría integral se efectuó conforme a las Normas Internacionales de
Auditoría, aplicables a la auditoría de estados financieros, a la auditoría del control
interno basado en el informe COSO y sus cinco componentes, a la auditoría sobre
cumplimiento de leyes y para la auditoría de gestión los estándares definidos en la
planificación estratégica y operativa, los presupuestos de la entidad. Las que
requieren que la auditoria se planifique y ejecute de tal manera que proporcione
seguridad razonable en cuanto a que las cuentas sujetas a examen están exentas
de errores importantes; que el sistema de control interno ha sido diseñado,
actualizado y se encuentra en operación efectiva; si se han cumplido con las
55
principales leyes y regulaciones aplicables; y, si la información de gestión fue
confiable.
La auditoría financiera, examinó sobre una base selectiva, la evidencia que
sustenta las cifras de los componentes auditados y del cumplimiento de las
Normas Internacionales de Información Financiera. La auditoría al sistema de
control interno, se orientó a la evaluación global del ambiente de control,
evaluación de riesgos, actividades de control, sistemas de información y
comunicación y seguimiento. La auditoría de cumplimiento verificó la sujeción a las
leyes y regulaciones aplicables a la entidad. La auditoría de gestión incluyó la
evaluación al uso de los bienes y existencias en actividades institucionales.
En mi opinión, los saldos contables de las cuentas Bienes de Administración y
Existencias para Consumo Corriente se presentan razonablemente, en todos los
aspectos significativos, la situación financiera de estas cuentas del Gobierno
Municipal de Antonio Ante, al 31 de diciembre de 2011 y 2012, se encuentran de
acuerdo a Normas de Contabilidad Gubernamental.
Con base en nuestros procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida,
concluimos que la entidad mantuvo en todos los aspectos importantes una
estructura efectiva de control interno en relación con la conducción ordenada de
sus operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimento de las
leyes y regulaciones que afectan a estas cuentas. La información suplementaria
que se presenta en los anexos contienen indicadores esenciales que evalúan el
desempeño de la administración en relación con los objetivos generales, metas y
actividades de la entidad, esta información fue objeto de nuestra auditoría integral
y refleja razonablemente los resultados de la gestión en el alcance de los objetivos
y metas de la entidad.
Debido a la naturaleza de este examen especial, los resultados se encuentran
expresados en los comentarios y recomendaciones.
56
4.2 Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones
Comentarios de Auditoría Financiera
Las existencias no son controladas mediante el método permanente
Los movimientos por adquisiciones y consumos de las existencias para consumo
corriente no fueron controlados contablemente mediante el método de inventarios
permanente o perpetuo, a base del registro oportuno de los ingresos y egresos de
bodega. Se limitaron a efectuar un ajuste anual al saldo de mayor general para
reflejar el valor de las existencias constatadas. Se inobservó lo dispuesto en la
Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.4.4, Control de existencias, en
la parte pertinente señala:
“… La documentación relativa a los movimientos de ingresos y egresos se harán llegar periódicamente a la unidad contable, para la valoración, actualización y conciliación contable respectiva.- Dicha periodicidad podrá ser diaria o semanal o máximo mensual; ocasionalmente deberán efectuarse tomas físicas del inventario, por lo menos una vez al año a efecto de establecer correspondencia con las cifras contables…”.
Este hecho se produjo debido a que la Contadora, no requirió a bodega la
documentación de respaldo de los movimientos para su contabilización,
ocasionando que estas operaciones no sean registradas en el momento que
ocurren, para producir información contable completa y confiable que sirva de
base en la toma de decisiones.
Conclusión
El Contador no realizó oportunamente el registro contable de los movimientos de
bodega en la cuenta Existencias para Consumo Corriente mediante el método de
inventarios permanente o perpetuo, ocasionando que estas operaciones no se
registren en el momento que ocurren para facilitar la toma de decisiones.
57
Recomendación
A la Directora Administrativa Financiera
Dispondrá al Contador General utilice el sistema de control permanente o perpetuo
respecto a las existencias para consumo corriente, registrando las adquisiciones
de existencias y sus disminuciones, con la emisión y legalización de documentos
de ingresos y de egresos de bodega, aperturando registros auxiliares, que permita
conciliar la información contable con el mayor general de la cuenta y presentar los
saldos de la cuenta en forma completa y razonable.
Comentarios de Auditoría de Control Interno
Falta de codificación y control de los bienes
Los bienes de administración del GAD Municipal no se encuentran codificados en
su totalidad; debido a que la Guardalmacén y el Contador General, no emplearon
procedimientos de control, ocasionando dificultad en la localización e identificación
de los mismos, y la falta de control administrativo sobre los bienes no
considerados Activos Fijos de la Entidad.
Se inobservó las Normas de Control Interno 100-03, Responsables del control
interno; 406-05, Sistema de registro; y, 406-06, Identificación y protección; la
Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.31 Cuentas de Orden y el
artículo 77, numeral 3, letras a) y c), de la Ley Orgánica de la Contraloría General
del Estado.
Conclusión
La Guardalmacén y el Contador, no efectuaron procedimientos de control que
permitan mantener codificados los bienes de administración y un control
58
administrativo sobre los bienes no depreciables, tampoco se registraron en las
Cuentas de Orden de la entidad.
Recomendaciones
A la Directora Administrativa Financiera
Dispondrá a la Guardalmacén, realice la codificación de todos los bienes de
larga duración, ubicando el código de cada bien en una parte visible, para
una fácil localización, identificación y control.
Dispondrá a la Guardalmacén, efectúe el inventario de los bienes no
depreciables, detallando tipo de bien, su ubicación y custodio responsable,
a efecto de mantener un adecuado control administrativo.
Inventario de bienes de larga duración no se mantiene actualizado
No se ha registrado en el inventario varios bienes de larga duración, por lo que
este se encuentra desactualizado; además, no se clasificaron de acuerdo a su
naturaleza que permita tener referencia correcta y completa de estos recursos; y,
no se elaboraron las correspondientes actas de entrega recepción de bienes
individuales a los servidores usuarios; inobservando los artículos 3 y 12 del
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del
Sector Público.
Estos hechos se produjeron debido a que el Contador General y la Guardalmacén,
no incluyeron en el inventario la totalidad de bienes, por la falta de registros y
documentos en los que conste: ubicación, unidad administrativa, custodio-
responsable, lo que no permitió mantener información completa de estos recursos
y de los responsables del uso y conservación.
59
Se inobservó lo dispuesto en los artículos 77, numeral 3, letra a), de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado; y, la Norma de Control Interno
406-10, Mantenimiento de bienes de larga duración.
Conclusión
La Guardalmacén y el Contador General, no coordinaron acciones tendientes a
actualizar el inventario de los bienes de larga duración, por la falta de información
sobre: ubicación, unidad administrativa, custodio-responsable; situación que no
permitió se realicen las actas de entrega recepción a los responsables custodios
de los bienes, consecuentemente los inventarios no se presentan en forma
completa, real y confiable.
Recomendación
A la Directora Administrativa Financiera
Dispondrá a la Guardalmacén y al Contador realicen la constatación física
anual de la totalidad de los bienes de administración, e implementen
registros en los que conste ubicación, unidad administrativa, custodio-
responsable; y, efectúe las actas de entrega recepción individual de los
bienes a su custodio, a fin de mantener actualizado el inventario.
Falta de constataciones físicas de las existencias para consumo corriente y
de los bienes de administración
No se realizaron constataciones físicas de las existencias para consumo corriente
y de los bienes de administración por lo menos una vez al año, que permita la
conciliación con la información contable, para determinar posibles diferencias y
proceder a los ajustes respectivos; este hecho se presentó por la falta de gestión
60
de los Directores Administrativos Financieros al no implementar procedimientos de
control, que permitan, que los bienes se administren adecuadamente y se
mantenga conciliado la información financiera, y la Guardalmacén no efectuó este
procedimiento de control, lo que ocasionó que estos recursos no estén controlados
adecuadamente.
Se inobservaron los artículos 77, numerales 1, literal a); y 3, literal c), de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado; y, la Norma de Control Interno
406-10, Constatación física de existencias y bienes de larga duración.
Conclusión
No se realizaron constataciones físicas de las existencias y bienes de
administración por lo menos una vez al año; originando que estos recursos no se
controlen adecuadamente.
Recomendación
A la Directora Administrativa Financiera
Dispondrá al Guardalmacén coordinar con la Comisión Económica, la
realización de la constatación física de las existencias para consumo
corriente y de los bienes de administración, por lo menos una vez al año; de
esta diligencia dejarán constancia escrita, y darán a conocer los resultados
a las autoridades, para la toma de decisiones.
61
Comentario de Auditoría de Cumplimiento
Se mantienen bienes inservibles y obsoletos
Se determinó que bienes inservibles, obsoletos o que han dejado de usarse, como
equipos de computación, máquinas de escribir, retroproyectores, impresoras, fax,
sumadora, parlantes, entre otros que, forman parte del inventario de bienes, sin
que se hayan realizado los trámites administrativos para la baja correspondiente,
conforme lo establece el artículo 13 del Reglamento General Sustitutivo para el
Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; y, la Norma de Control
Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas
de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos 406-11, Baja de bienes
por obsolescencia, pérdida, robo o hurto
Este hecho se produjo, por cuanto la Directora Administrativa Financiera y
Guardalmacén no efectuaron procedimientos de control para identificar a los
bienes que dejaron de usarse, lo que ocasionó que se ocupe espacio físico
necesario para otras actividades y sobrestimando innecesariamente el saldo de la
cuenta y la responsabilidad del custodio.
Recomendación
A la Directora Administrativa Financiera
Dispondrá a la Guardalmacén realice los procedimientos para identificar los
bienes inservibles, obsoletos y fuera de uso y efectué las gestiones
administrativas para agilitar el trámite de baja, donación o remate de bienes
de conformidad a lo señalado en las disposiciones legales vigentes.
62
Comentario de Auditoría de Gestión
Falta de aplicación de indicadores de gestión
El Gobierno Municipal de Antonio Ante, no sustentó la programación del
presupuesto anual de los Bienes de Administración y Existencias para Consumo
Corriente en base a los objetivos y metas establecidos en la Planificación
Estratégica y tampoco se evalúa en forma periódica la eficiencia y eficacia de la
ejecución del presupuesto de estos rubros, a través de indicadores.
La Directora Administrativa Financiera inobservó la Norma de Control Interno para
las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho
Privado que Dispongan de Recursos Públicos 200-02, Administración Estratégica.
Este hecho se produjo debido a la falta de aplicación de indicadores de gestión
para medir el avance y logro de los procesos y actividades en los componentes
antes mencionados.
Conclusión
En el Gobierno Municipal de Antonio Ante, no se establecieron indicadores de
gestión que permitan evaluar la programación y ejecución presupuestaria de los
Bienes de Administración y Existencias para Consumo Corriente en base a los
objetivos y metas establecidos en la Planificación Estratégica, ocasionando que no
se cuenta con estas herramientas de evaluación estratégica.
63
Recomendación
A la Directora Administrativa Financiera
Evaluará periódicamente el cumplimiento de la planificación operativa y del
presupuesto institucional a través de indicadores de gestión e índices
financieros.
64
4.3 Plan de Implementación de Recomendaciones
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES
No. CARGOS/RECOMENDACIONES MARZO
2014 ABRIL 2014
MAYO 2014
JUNIO 2014
JULIO 2014 AGOSTO
2014
FIRMAS DE LOS SERVIDORES RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO O APLICACIÓN
1
A la Directora Administrativa Financiera Dispondrá al Contador General utilice el sistema de control permanente o perpetuo respecto a las existencias para consumo corriente, registrando las adquisiciones de existencias y sus disminuciones, con la emisión y legalización de documentos de ingresos y de egresos de bodega, aperturando registros auxiliares, que permita conciliar la información contable con el mayor general de la cuenta y presentar los saldos de la cuenta en forma completa y razonable.
X
2
A la Directora Administrativa Financiera
Dispondrá a la Guardalmacén, realice la codificación de todos los bienes de larga duración, ubicando el código de cada bien en una parte visible, para una fácil localización, identificación y control.
x
65
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES
No. CARGOS/RECOMENDACIONES MARZO
2014 ABRIL 2014
MAYO 2014
JUNIO 2014
JULIO 2014 AGOSTO
2014
FIRMAS DE LOS SERVIDORES RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO O APLICACIÓN
3
A la Directora Administrativa Financiera Dispondrá a la Guardalmacén, efectúe el inventario de los bienes no depreciables, detallando tipo de bien, su ubicación y custodio responsable, a efecto de mantener un adecuado control administrativo.
x
4
A la Directora Administrativa Financiera Dispondrá a la Guardalmacén y al Contador realicen la constatación física anual de la totalidad de los bienes de administración, e implementen registros en los que conste ubicación, unidad administrativa, custodio-responsable; y, efectúe las actas de entrega recepción individual de los bienes a su custodio, a fin de mantener actualizado el inventario.
x
66
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES
No. CARGOS/RECOMENDACIONES MARZO
2014 ABRIL 2014
MAYO 2014
JUNIO 2014
JULIO 2014 AGOSTO
2014
FIRMAS DE LOS SERVIDORES RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO O APLICACIÓN
5
A la Directora Administrativa Financiera
Dispondrá al Guardalmacén coordinar con la Comisión Económica, la realización de la constatación física de las existencias para consumo corriente y de los bienes de administración, por lo menos una vez al año; de esta diligencia dejarán constancia escrita, y darán a conocer los resultados a las autoridades, para la toma de decisiones.
6
A la Directora Administrativa Financiera
Dispondrá a la Guardalmacén realice los procedimientos para identificar los bienes inservibles, obsoletos y fuera de uso y efectué las gestiones administrativas para agilitar el trámite de baja, donación o remate de bienes de conformidad a lo señalado en las disposiciones legales vigentes.
x
7
A la Directora Administrativa Financiera
Evaluará periódicamente el cumplimiento de la planificación operativa y del presupuesto institucional a través de indicadores de gestión e índices financieros.
x
67
Presentación y Aprobación del informe
El Acta de comunicación de resultados presentada a la entidad se encuentra en
los Papeles de trabajo.
Demostración de Hipótesis
Para llegar a la contrastación de la hipótesis planteada, se logro mediante el
cumplimiento de los objetivos que se propuso en la ejecución del trabajo. Se
realizó el examen de auditoría integral a los Bienes de Administración y
Existencias para Consumo Corriente del Gobierno Municipal de Antonio Ante en el
período del 1 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012, desde los diferentes
enfoques que involucra este tipo de auditoría.
Se tomó en cuenta el objetivo general así como los objetivos específicos de la
investigación para el desarrollo del examen de auditoría integral, a través de la
elaboración del informe se generaron las respectivas conclusiones y
recomendaciones, dando como resultado concordante un noventa y ocho por
ciento con la hipótesis planteada, por lo tanto se da como aceptada la hipótesis del
investigador.
Así la auditoría integral surge como respuesta efectiva que necesitan las entidades
públicas ante los nuevos paradigmas de control y seguimiento, para que así se
formulen políticas y procedimientos que tiendan a asegurar una serie de
actividades como verificaciones, conciliaciones, análisis de operaciones,
salvaguarda de activos, segregación de funciones entre otras, para alcanzar la
eficiencia, eficacia y economía y cumplir con los objetivos institucionales
establecidos en las normas y exigidos por la comunidad.
68
CONCLUSIONES
- La auditoría integral aplicada al análisis de los bienes de administración y
existencias para consumo corriente, facilita la asesoría en las entidades
públicas para la implantación de prácticas modernas y eficientes de
dirección gubernamental y así optimizar su gestión y un uso racional de los
recursos y la consecución de sus objetivos.
- Para la ejecución de este trabajo se consideró un área relevante de la
entidad como son los bienes de administración y existencias para consumo
corriente, que sirve de apoyo para el cumplimiento de los objetivos
misionales del Gobierno Municipal de Antonio Ante, y que mediante la
generación del informe del examen de auditoría integral como producto
final, las autoridades podrán establecer y mantener un adecuado sistema
interno de control de calidad que permitirá ofrecer seguridad razonable en
todos los ámbitos de la institución.
- Se desarrolló la una Auditoría Integral a los Bienes de Administración y
Existencias para Consumo Corriente, por el período del 1 de enero de 2011
y el 31 de diciembre de 2012, evaluando el proceso financiero, el control
interno, de cumplimiento legal, y de gestión, en donde se estableció
acciones correctivas, para los hallazgos encontrados, generándose así
alternativas para una adecuada toma de decisiones para que la entidad
cumpla con sus metas y objetivos.
- En la evaluación financiera se incluyó el análisis de la razonabilidad de los
saldos de las cuentas Bienes de Administración y Existencias para
Consumo Corriente, así como la aplicación de la normatividad contable
vigente.
69
- Se evalúo el cumplimiento de las Normas de Control Interno expedidas por
la Contraloría General del Estado en lo concerniente a la recepción,
almacenamiento, identificación y custodia de los bienes y existencias,
identificándose ciertos aspectos que no se han cumplido totalmente.
- La auditoría de control interno se la evalúo mediante la aplicación de
cuestionarios de control interno basados en el Método COSO, obteniéndose
un nivel de confianza medio y un nivel de riesgo moderado.
- La auditoría de gestión evalúo el cumplimiento de la Planificación
Estratégica, donde se pudo evidenciar la falta de aplicación de indicadores
de gestión a los componentes analizados.
70
RECOMENDACIONES
- El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios
positivos en el Gobierno Municipal de Antonio Ante, dicho proceso debe ser
progresivo y continuo y a través de la aplicación de la auditoría integral en
lo componentes analizados Bienes de Administración y Existencias para
Consumo Corriente ya que así se logrará la eficacia, eficiencia y calidad en
la gestión municipal, en el uso de los recursos estatales.
- Implementar acciones para que las recomendaciones plasmadas en cada
hallazgo se cumplan satisfactoriamente, para lograr los objetivos y metas
de la entidad.
- Para lograr una gestión financiera óptima se debe aplicar lo que indican las
Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental para que la información
financiera refleje razonablemente la situación de la entidad.
- Establecer mecanismos para el cumplimiento a la normatividad vigente de
las entidades de control, en lo referente a la recepción, almacenamiento y
distribución de los bienes de administración y existencias para consumo
corriente.
- Realizar una evaluación periódica de la ejecución de la Planificación
Estratégica mediante el diseño de indicadores de gestión en términos de
eficacia y eficiencia.
- La capacitación continua del personal que labora en la institución es un
medio de vital importancia en cuánto al cumplimiento de la misión, visión,
políticas para orientar el trabajo establecido en la Planificación Estratégica.
71
BIBLIOGRAFÍA
Libros
- Blanco Yanel (2006), Normas y Procedimientos de Auditoría Integral, ECOE
Ediciones; Santa Fe de Bogotá – Colombia
- Enrique Benjamín Franklin (2007), Auditoría Administrativa; México,
PEARSON Educación.
- Mantilla Samuel (2005), Control Interno informe COSO, ECOE Ediciones;
Bogotá – Colombia.
- Robbins Stephen, Mary Coulter, (2010), Administration; México, PEARSON
Educación.
- Sánchez Gabriel (2006), Auditoría de Estados Financieros; México
PEARSON Educación.
- Sotomayor Alfonso, (2006); Auditoría Administrativa, México McGraw Hill.
Normativa Legal
- Acuerdo 447 del Ministerio de finanzas
- Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
- Código Orgánico de organización Territorial, autonomía y Descentralización
(COOTAD)
- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, reformas y su
Reglamento (2002)
- Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública
- Manual de Auditoría Financiera Gubernamental (2002)
- Normas de Control Interno para las entidades y organismos del sector
público; y, personas jurídicas del derecho privado que dispongan de
recursos públicos (2009)
72
- Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes
del Sector Público
- Estructura Orgánica Funcional por Procesos del Gobierno Municipal de
Antonio Ante.
![[ REPUBLIC ACT NO. 10885 10885.pdf · 10885] AN ACT GRANTING THE MAKINIG NETWORK, INC. A FRANCHISE TO CONSTRUCT, INSTALL, ESTABLISH, OPERATE AND MAINTAIN RADIO AND/OR TELEVISION BROADCASTING](https://static.fdocuments.net/doc/165x107/601824403ec0d8489163b143/-republic-act-no-10885-10885pdf-10885-an-act-granting-the-makinig-network.jpg)
