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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL PLAN DE GESTIÓN DE CONTROL DE ... · 2013-11-08 ·...
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI) PLAN DE GESTIÓN DE CONTROL DE SUMINISTRO DE MATERIALES EN GASS GROUP SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA DE CAPITAL VARIABLE NOMBRE DEL SUSTENTANTE: ANTONIO AGUIRRE RODRÍGUEZ PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MÁSTER EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS San José, Costa Rica Junio de 2012
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
PLAN DE GESTIÓN DE CONTROL DE SUMINISTRO DE MATERIALES EN GASS GROUP SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA DE CAPITAL
VARIABLE
NOMBRE DEL SUSTENTANTE:
ANTONIO AGUIRRE RODRÍGUEZ
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MÁSTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Junio de 2012
ii
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como
Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos
__________________________ Luis Diego Villalobos Yock
PROFESOR TUTOR
_________________________ Juan Carlos Gómez Sánchez Serrano
LECTOR No.1
__________________________ Yorleny Hidalgo Morales
LECTOR No.2
________________________ Antonio Aguirre Rodríguez
SUSTENTANTE
iii
DEDICATORIA
A Dios, por permitirme recorrer el camino de la vida que me ha convertido
en lo que soy, y por darme todo lo que he querido.
A mi familia por apoyarme incondicionalmente, y hacer posible que llegue
más allá de mis sueños.
iv
AGRADECIMIENTOS
A GASS GROUP, por facilitarme toda la información necesaria para el desarrollo
del proyecto y por permitirme implantarlo operativamente.
A mis compañeros de la maestría por su apoyo durante toda la experiencia de
aprendizaje, que compartieron sus experiencias y conocimientos, en especial a los
que me regalaron su amistad.
A mis profesores por guiarme de la mejor manera durante todo el proceso de
aprendizaje.
A mis tutores, por toda la paciencia, colaboración, tiempo y dedicación, para el
desarrollo del presente trabajo, a Luis Diego Villalobos Yock que me apoyó como
tutor para el desarrollo del PFG y a los lectores Juan Carlos Gómez Sánchez
Serrano y Yorleny Hidalgo Morales por aceptar y apoyarme para la integración
final del trabajo con sus valiosos aportes.
A la UCI, por cubrir y superar todas las expectativas que tenía para la maestría,
sinceramente muy contento por el contenido y desarrollo del planteamiento
académico.
v
ÍNDICE
HOJA DE APROBACIÓN……………….…………………………………....................ii DEDICATORIA……………………………………………………………………...…….iii AGRADECIMIENTO……………………………………………………………………...iv ÍNDICE…………………………………………………………………………...………...v ÍNDICE DE FIGURAS…………………………………………………………………...vii ÍNDICE CUADROS …………………………………………………………………….. ix RESUMEN EJECUTIVO………………………………………………………………….x 1 INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 1
1.1. Antecedentes ............................................................................................................ 1 1.2. Problemática. ........................................................................................................... 1 1.3. Justificación del problema ....................................................................................... 2 1.4. Supuestos ................................................................................................................. 3 1.5. Restricciones ............................................................................................................ 3 1.6. Objetivo general ...................................................................................................... 3 1.7. Objetivos específicos. .............................................................................................. 4
2 MARCO TEÓRICO ........................................................................................................... 5
2.1 Marco referencial o institucional .............................................................................. 5 2.1.1 Antecedentes de la institución……………………………………………….…5
2.1.2 Misión, visión y valores ..................................................................................... 5 2.1.3 Estructura organizativa……….…………………………………………….…..7 2.1.4 Productos que ofrece………….………………………………………………..7 2.1.5 Principales sectores que abarca………….……………………………………..8 2.2 Teoría de Administración de Proyectos.................................................................... 8 2.2.1 Que es un Proyecto ............................................................................................. 9 2.2.2 Administración de Proyectos .............................................................................. 9 2.2.3 Áreas del conocimiento de la Administración de Proyectos……….…...……...9 2.2.4 Ciclo de vida de un Proyecto ............................................................................ 12 2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos .................................................... 13 2.2.6 Relaciones entre el ciclo de vida del producto y del Proyecto ......................... 14 2.2.7 Procesos en la Administración de Proyectos .................................................... 14 2.3 Conceptos y términos utilizados específicamente para el desarrollo del proyecto…………………………………………………………………………...16
3 MARCO METODOLÓGICO .......................................................................................... 21
3.1 Fuentes de información .......................................................................................... 21 3.1.1 Fuentes primarias .............................................................................................. 21 3.1.2 Fuentes secundarias .......................................................................................... 21 3.2 Métodos de Investigación ....................................................................................... 24 3.3 Herramientas ........................................................................................................... 26 3.4 Entregables ............................................................................................................. 32
vi
4 DESARROLLO ............................................................................................................... 36 4.1. Diagnóstico de la situación actual del suministro de materiales de los proyectos, que permita sentar las bases para desarrollar las nuevas estrategias que mejoren el control y suministro de los materiales…………………….……..36 4.1.1 Problemáticas actuales……….…………………………..………………..….36 4.1.2 Entrevistas y cuestionarios realizados al personal de la compañía GASS GROUP S. de R. L. de C. V.……………...…..…………………..….43 4.1.3 Mapa conceptual del análisis y problemáticas que se presentan actualmente en la empresa………………………….……………….………....48 4.2. Desarrollar un Plan de Gestión de Control de Suministro de Materiales de
acuerdo al ciclo de vida de los proyectos, según las necesidades reales en los proyectos...…………………………………………………………………...…..50
4.2.1 Iniciar el Proyecto ............................................................................................. 58 4.2.2 Organizar y preparar ........................................................................................ 66 4.2.3 Llevar a cabo el trabajo ................................................................................... 77 4.2.4 Cerrar el Proyecto ............................................................................................ 87 4.3. Estrategia para establecer la nueva gestión del Plan de Suministro de Materiales en los proyectos ................................................................................................... 124 4.3.1 Establecer de forma oficial el Plan de Gestión de Materiales del Proyecto ... 124 4.3.2 Identificar a los involucrados ......................................................................... 124 4.3.3 Establecer las responsabilidades y responsables ........................................... 125 4.3.4 Dar a conocer el Plan de Gestión de Materiales del Proyecto ........................ 129 4.3.5 Programar talleres de inducción al Plan de Gestión de Materiales del Proyecto…..………………………………………………………………….129 4.3.6 Dar seguimiento a la implantación de forma continua y permanente ............ 130
5 CONCLUSIONES ......................................................................................................... 132 6 RECOMENDACIONES ............................................................................................... 133
7 BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................. 134 8 ANEXOS ........................................................................................................................ 135
8.1 Anexo 1: ACTA DE PROYECTO DEL PFG ...................................................... 135 8.2 Anexo 2: EDT DEL PFG...................................................................................... 140 8.3 Anexo 3: CRONOGRAMA DEL PFG ................................................................ 142 8.4 Anexo 4: Entrevista y cuestionario para identificación de problemas en el suministro de materiales de GASS GROUP S. de R.L. de C. V. ….….………...143
vii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Organigrama de la empresa……………………………………….……….…7
Figura 2: Niveles de costo y dotación de personal durante el ciclo de
vida de un proyecto …………………...…………………….………………12
Figura 3: Impacto de la influencia de los interesados, los riesgos y la
incertidumbre, y los costos de los cambios en función del tiempo de
vida del proyecto……...………………………………………...………….…13
Figura 4: Organigrama de Proyectos……………………………………...………..…35
Figura 5: Gráfico de respuestas pregunta N° 1……...… ……………………….……43
Figura 6: Gráfico de respuestas pregunta N° 2………..… …………………….….…44
Figura 7: Gráfico de respuestas pregunta N° 3………….. …………………….….…45
Figura 8: Gráfico de respuestas pregunta N° 4……………. .………………….….…46
Figura 9: Gráfico de respuestas pregunta N° 5……………… ..……………….….…47
Figura 10: Mapa conceptual para el análisis y diagnóstico, de la situación
actual del suministro de materiales…………………………...…………..48
Figura 11: Comparación del nivel de interacción del Plan de Gestión para
el Suministro y Control de Materiales en el ciclo de vida de un
Proyecto………………………………………………………………………56
Figura 12: Mapa Conceptual del Plan de Gestión y Control de Suministro de
Materiales………………………………………………………….…………59
Figura 13: WBS del Plan de Gestión del Proyecto……….………………………….75
Figura 14: Cronograma del Plan de Gestión de Control de Suministro
de Materiales.………………………………….…………………………….76
Figura 15: Formato de Control de Cambios…………………………..……………....90
Figura 16: Lista de Materiales del Proyecto (LMP)..…………………………..……..93
Figura 17: Programa General de Suministro de Materiales (PGSM)…………....…96
Figura 18: Requisición de Materiales (RM)…………………………………..…...…..99
Figura 19: Control de Suministro de Materiales (CSM)…………..……………......102
Figura 20: Vale de Entrada de Almacén de Proyecto (VEAP)…………….………103
viii
Figura 21: Inventario de Almacén de Proyecto (IAP)……………………………....106
Figura 22: Vale de Salida del Almacén de Proyecto (VSAP)……………..…….…107
Figura 23: Formato de Traspaso de Materiales de Proyecto a
Proyecto (FTMPP)…………………………….………………………...…110
Figura 24: Autorización de Formatos y Procedimientos (AFP)…………………....112
Figura 25: Programa General de Actividades (PGA)…………………………........115
Figura 26: Inventario de Almacén General (IAG)……………………………..........118
Figura 27: Vale de Entrada de Almacén General (VEAG)……………….….…….119
Figura 28: Vale de Salida de Almacén General (VSAG)……………….…...……..120
Figura 29: Control de Formatos y Procedimientos (CFP)……..…………....……..121
Figura 30: Reporte de Avances del Proyecto (RAP)……..……….…...…………..122
Figura 31: Acta de Entrega de Proyecto (AEP)………………...……….…...……..123
ix
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro N° 1: Fuentes de Información Utilizadas…………… ..……………………...22
Cuadro N° 2: Métodos de Investigación Utilizados……… ………..…………………25
Cuadro N° 3: Herramientas Utilizadas……………………………………… …….......31
Cuadro N° 4: Entregables……………………………………………………………….34
Cuadro N° 5: Cuadro de resumen de hallazgos del dia gnóstico...……………..…..41
Cuadro N° 6: Chárter del Proyecto……………………………………………… …….64
Cuadro N° 7: Responsabilidades y roles.....…………………… ……………………126
Cuadro N° 8: Responsabilidades y roles, formatos co mplementarios……………127
x
RESUMEN EJECUTIVO
La empresa GASS GROUP, es una empresa que se dedica a la ejecución de proyectos de construcción de Obra Eléctrica, Automatización y Control, el cual ha tenido un crecimiento sostenido, que le ha permitido ejecutar varios proyectos al mismo tiempo, éste crecimiento se ha presentado gracias al esfuerzo, habilidades, capacidades y experiencia de sus colaboradores. Sin embargo no existía un plan de gestión que le permitiera establecer las bases para el desarrollo de procedimientos que garantizaran el suministro de materiales a los contratos, no se realizaba un seguimiento adecuado e identificación de las necesidades de forma oportuna y derivado de que ya no solo se manejaba un solo contrato, se generaba un descontrol que solo se superaba gracias al esfuerzo titánico y las ganas de que las cosas salgan bien por parte del equipo de trabajo. En cada nuevo proyecto iniciado, el descontrol presentado era cada vez mayor, es indudable que existía una problemática que atender, y que se debía solucionar para evitar que esto se repitiera en los demás proyectos. La principal problemática cuando se ejecutaba un proyecto era el suministro de los materiales, el no tener identificadas las necesidades reales, se generaba una gran perdida económica. Las pérdidas económicas fueron tan grandes que pusieron en riesgo la viabilidad de más de un proyecto, derivado de una cuantificación incorrecta, especificación errónea de los materiales, compras excesivas, compras duplicas, manejo incorrecto o en muchos casos inexistencia de inventario, falta de control de calidad, compras de última hora. El no tener un control eficaz del suministro de materiales, ocasionó otros costos adicionales a los mismos materiales, como era el uso inadecuado de la mano de obra, atrasos en los programas de trabajo, penalizaciones por no haber cumplido con los avances, si bien no se llegó a la cancelación de algun contrato, la insatisfacción del cliente era palpable cuando no se cumplian con los compromisos establecidos. El haber desarollado e iplementado un plan de gestión para el suministro de materiales en los proyectos de manera eficiente y eficaz, garantizó que el material requerido se tuviera a disposición en el momento adecuado en que se requería, éste sistema de gestión permitió disminuir la merma de material, compras duplicadas, aseguró que los materiales cumplieran con las especificaciones establecidas en el proyecto, y ayudaron a mejorar el rendimiento de la mano de obra y las utilidades del proyecto. El objetivo general fue desarrollar un Plan de Gestión de Control de Suministro de Materiales que permita implementar un sistema que controle el suministro de materiales de manera eficiente en los proyectos de Obra Eléctrica, Automatización y Control, que se desarrollan en la sonda de Campeche por la empresa GASS GROUP Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable.
xi
Los objetivos específicos fueron; Realizar un diagnóstico de la situación actual del suministro de materiales de los proyectos, que permita sentar las bases para desarrollar las nuevas estrategias que mejoren el control y suministro de los materiales; Desarrollar un plan de gestión de control de suministro de materiales acuerdo al ciclo de vida de los proyectos, para cubrir según las necesidades reales que se presenten en los proyectos; Desarrollar una estrategia que permita establecer la nueva gestión del plan de suministro de materiales en los proyectos, para minimizar el tiempo de implantación y las afectaciones que se puedan ocasionar a los proyectos en curso. Las metodologías utilizadas para analizar y desarrollar el presente proyecto, fueron el método analítico, el cual se utilizó para desmembrar el todo y descomponerlo en partes más simples, para poder analizar y determinar las causas de las problemáticas existentes y el método inductivo-deductivo, que se utilizó para deducir las acciones y estrategias a establecer para desarrollar las bases del control de materiales, esto se complementó con la utilización de las fuentes primarias de investigación; la entrevista directa y las encuestas, y las fuentes secundarias; utilizando las bases de datos existentes y la documentación de proyectos anteriores, que permitieron crear un modelo que cumpliera con las necesidades de cada proyecto. Éste análisis también integró las herramientas de la administración de proyectos, se utilizó el ciclo de vida de los proyectos para analizar, desarrollar e implementar el Plan de Gestión de los Materiales, el haber realizado el plan de gestión de materiales de acuerdo al ciclo de vida de un proyecto, ayudó en todos los aspectos organizativos y la metodología utilizada para el análisis de los problemas en conjunto con las herramientas de administración de proyectos, permitió elaborar la estrategia para un mejor control y gestión en el suministro de materiales de los proyectos. Se recomienda a la alta dirección aplicar a los demás departamentos la utilización de ésta metodología y las buenas prácticas sugeridas por el PMI, para mejorar todos los procesos e integrar a toda la organización para continuar con los buenos resultados.
1 INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes
La empresa GASS GROUP Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital
Variable, es una empresa dedicada principalmente a la obra de la construcción
del sector industrial, el rubro que maneja principalmente es la Obra Eléctrica,
Instrumentación y Control, Automatización, Sistemas de Seguridad, Gas y Fuego,
Paro por Emergencia, Control Distribuido para el cliente principal que es PEMEX.
El desarrollo de la empresa dentro del proceso de crecimiento, se ha realizado
aceleradamente, éste crecimiento principalmente se ha basado en las habilidades,
conocimientos y el compromiso de los colaboradores, pero cada vez estos
esfuerzos son más grandes, el crecimiento acelerado ha venido generando un
descontrol en el manejo de los diferentes sectores de la administración de los
proyectos, sin embargo la mayor problemática se nos ha presentado en el control
de los materiales, un descontrol que cada vez afecta más las operaciones.
El proyecto a realizar con fines y aplicaciones reales a la empresa, es que controle
las variables que ocasionan el desorden administrativo que se tiene en los
materiales, crear una metodología completa que permita gestionar de manera
óptima los recursos necesarios para cada proyecto.
1.2 Problemática.
Las problemáticas que se presentan actualmente en la compañía, cada vez son
mayores, la administración y control de los proyectos se sigue complicando, el
objetivo central del Proyecto Final de Graduación es de organizar el suministro de
los materiales a los proyectos, ya que actualmente no se cuenta con alguna
2
metodología establecida, procesos o procedimientos para el control y gestión de
los materiales.
Manejar varios proyectos, ocasiona un mayor descontrol en el suministro de
materiales al no existir una metodología establecida, cada proyecto que se ejecuta
es una problemática adicional que controlar, esto se repite y se repite a tal grado
que se llega a compras de pánico de un día para otro, generando costos
adicionales por compras rápidas, atrasos en la entrega de los proyectos, costos
en mano de obra no utilizada por falta de material para las actividades, lo que al
final afecta de manera considerable la satisfacción del cliente y las utilidades de la
empresa.
1.3 Justificación del problema
La razón de ser de éste proyecto es la de evaluar las problemáticas actuales que
se presentan en la gestión del suministro de materiales para cada proyecto, es
necesario establecer un orden que permita optimizar los recursos disponibles,
minimizar los gastos generados por la compra de materiales y las afectaciones
que esto genera a la mano de obra y los compromisos de entrega.
Establecer un orden para el control de los materiales, identificar las necesidades
reales de los proyectos para poder gestionar los recursos necesarios, establecer
puntos de control en los materiales que permitan asegurar, que se está solicitando
y que se está suministrando, lo que especificado en las bases técnicas de los
materiales del proyecto, establecer un control que permita evitar la realización de
compras duplicadas y sobre todo que se tenga identificado y definido el material
que se requiere y la fecha de uso. Todo esto con respecto al manejo de un
cronograma, que establezca el orden de las necesidades del programa de
actividades y que se suministren en tiempo y forma los materiales, para poder
cumplir con los compromisos establecidos, incrementar la eficiencia de la mano de
3
obra y el margen de utilidades de cada proyecto al aplicar la metodología
propuesta.
1.4 Supuestos
-Se contará con la colaboración de todo el equipo de trabajo para la puesta en
marcha del proyecto.
-Que se cuenta con el capital necesario para realizar las compras de los
materiales.
-Que la alta dirección está de acuerdo con la implementación de ésta metodología.
-Se contará con el apoyo de los residentes de proyectos para la implementación
del control de suministro de materiales.
- Que se cuenta con el programa real de actividades del proyecto.
1.5 Restricciones
-La implementación del control de materiales se debe de hacer sobre la marcha,
sin afectar el desarrollo de los proyectos actuales.
-Que el control de suministro de materiales se debe de implementar al inicio del
proyecto en el menor tiempo posible.
1.6 Objetivo general
Desarrollar un plan de gestión de proyectos que permita implementar un sistema
que controle el suministro de materiales de manera eficiente en los proyectos de
Obra Eléctrica, Automatización y Control, que se desarrollan en la sonda de
Campeche por la empresa GASS GROUP Sociedad de Responsabilidad Limitada
de Capital Variable.
4
1.7 Objetivos específicos.
- Realizar un diagnóstico de la situación actual del suministro de materiales de los
proyectos, que permita sentar las bases para desarrollar las nuevas estrategias
que mejoren el control y suministro de los materiales.
- Desarrollar un plan de gestión de control de suministro de materiales de acuerdo
al ciclo de vida de los proyectos, para cubrir según las necesidades reales que se
presenten en los proyectos.
- Desarrollar una estrategia que permita establecer la nueva gestión del plan de
suministro de materiales en los proyectos, para minimizar el tiempo de
implantación y las afectaciones que se puedan ocasionar a los proyectos en curso.
5
2 MARCO TEÓRICO
2.1 Marco referencial o institucional
2.1.1 Antecedentes de la Institución
GASS GROUP Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable, se
fundó en el año 2007, dentro de un corporativo de compañías dedicadas a la
prestación de servicios, del principal cliente en el sector industrial que es Pemex
Exploración y Producción (PEP), dentro del corporativo se crearon varias
empresas que se especializaron en determinados ramos de la construcción, el
sector que le correspondió a la empresa es el de Obra Eléctrica, Automatización y
Control, parte de los beneficios de pertenecer al corporativo es que los proyectos
contratados, se distribuyen de acuerdo a la especialidad de cada empresa, ésta
unión estratégica permite la participación en diferentes proyectos tanto en la
sonda marina como en las Refinerías e instalaciones de PEP, en todo el país.
GASS GROUP Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable como
compañía, es Consultora, Constructora y Prestadora de bienes y servicios para la
industria del petróleo (PEMEX), en tierra y costa fuera así como también para la
industria privada.
2.1.2 Misión, visión y valores
A continuación se citan la misión, visión y valores, tal y cual se encuentran
establecidas en la actualidad por la organización.
Misión: “ Establecer una organización conveniente y eficiente. Terminar nuestros
proyectos con una calidad que supere las expectativas de nuestros clientes.
Terminar los proyectos en tiempo. Contar con el personal técnico y administrativo
6
calificado para satisfacer los objetivos propuestos. Satisfacción total de nuestros
clientes”, (GASS GROUP, Intranet, 2011).
Visión: “ Transmitir a todo nuestro personal una cultura de arduo trabajo y
honestidad, todo esto pensando en atender cada vez de una mejor manera las
necesidades de nuestros clientes. Creemos que nuestro personal es la columna
vertebral de nuestra empresa, ésta es la razón por la que nuestro personal es
altamente calificado y capacitado para satisfacer los requerimientos de todos
nuestros proyectos en tiempo, forma y calidad”, (GASS GROUP, Intranet, 2011).
Valores: “ Honestidad ante todas las cosas. Responsabilidad social con todos
nuestros colaboradores, la sociedad y el medio ambiente. Fomentar el
crecimiento, desarrollo y valores de nuestros colaboradores. Ética empresarial.
Los compromisos de nuestros clientes son nuestros compromisos”, (GASS
GROUP, Intranet, 2011).
7
2.1.3 Estructura organizativa
Figura 1: Organigrama de la empresa, (GASS GROUP, Intranet, 2011).
2.1.4 Productos que ofrece
La empresa ofrece soluciones integrales al sector industrial, público y privado, a
continuación se enlistan los principales entregables:
-Transporte y distribución de hidrocarburos.
-Acondicionamiento del gas natural.
-Medición de hidrocarburos.
-Sistema de control y protección de instalaciones.
-Aislamiento térmico en plantas industriales.
-Reparación de turbinas.
-Sistemas eléctricos.
-Subestación.
8
-Tuberías de proceso.
-Instrumentación.
-Redes de teléfono.
-Sistemas de tierra.
-Detección de gas y fuego.
-Paro por emergencia.
-Instalaciones eléctricas industriales.
-Instalaciones neumáticas de instrumentos.
-Cableado de control y energía.
-Redes contraincedio.
-Aislamiento térmico en equipos y tuberías.
-Soldadura de líneas de proceso.
-Instalación de equipo de gas de supresión FM-200.
2.1.5 Principales sectores que abarca
Control distribuido, Gas y Fuego, Sistemas de supresión a base de agente limpio,
Redes contra incendio, Paro por Emergencia, Cuartos de control, Sistemas de
alumbrado normal y de emergencia, y obra eléctrica en media y baja tensión.
2.2 Teoría de Administración de Proyectos
En este apartado, se colocarán las definiciones más importantes utilizadas para el
desarrollo del proyecto y usadas comúnmente por el estándar en la administración
de Proyectos del PMI en su guía del PMBOK del 2008.
9
2.2.1 Que es un proyecto:
El PMI, en la Guía del PMBOK (2008), define a un proyecto, como el esfuerzo
temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Con proyecto nos podemos referir a un entregable único o a varios, puede estar
conformado por una persona o por un conjunto de equipos que unen sus
esfuerzos con un mismo objetivo, un proyecto está determinado por un inicio y
un fin, el cual da inicio formalmente cuando se firma el Chárter del Proyecto y
finaliza cuando se cumplen con los alcances establecidos o porque las
condiciones cambiaron y no podrán finalizarse los entregables.
2.2.2 Administración de Proyectos:
El PMI, en la Guía del PMBOK (2008), define a la Administración de Proyectos,
como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, a las
actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Esto se logra
mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42 procesos de la dirección
de proyectos, agrupados lógicamente, que conforman los 5 grupos de procesos.
Los 5 grupos de procesos son Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y
Control, y Cierre.
2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración d e Proyectos
Las Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos, enumera los procesos
de dirección de proyectos y define las entradas, herramientas y técnicas y salidas
para cada área.
El PMI, en la Guía del PMBOK (2008), define las nueve áreas de conocimiento de
la siguiente manera:
10
1.- Gestión de la Integración del Proyecto; define los procesos y
actividades que integran los diversos elementos de la dirección de proyectos. Esto
incluye: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto, Desarrollar el Plan para
la Dirección del Proyecto, Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto, Monitorear
y Controlar el Trabajo del Proyecto, Realizar el Control Integrado de Cambios,
Cerrar el Proyecto o la Fase.
2.- Gestión del Alcance del Proyecto; muestra los procesos involucrados
en garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente) el trabajo requerido para
completarlo exitosamente. Esto incluye: Recopilar los Requisitos, Definir el
Alcance, Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), Verificar el Alcance,
Controlar el Alcance.
3.- Gestión del Tiempo del Proyecto; se centra en los procesos que se
utilizan para garantizar la conclusión a tiempo del proyecto. Esto incluye: Definir
las Actividades, Secuenciar las Actividades, Estimar los Recursos para las
Actividades, Estimar la Duración de las Actividades, Desarrollar el Cronograma, y
Controlar el Cronograma.
4.- Gestión de los Costos del Proyecto; describe los procesos
involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos de modo
que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Esto incluye:
Estimar los Costos, Determinar el Presupuesto y Controlar los Costos.
11
5.- Gestión de la Calidad del Proyecto; describe los procesos
involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar que se cumpla
con los requisitos de calidad del proyecto. Esto incluye: Planificar la Calidad,
Realizar el Aseguramiento de Calidad, y Realizar el Control de Calidad.
6.- Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto; describe los
procesos involucrados en la planificación, adquisición, desarrollo y gestión del
equipo del proyecto. Esto incluye: Desarrollar el Plan de Recursos Humanos,
Adquirir el Equipo del Proyecto, Desarrollar el Equipo del Proyecto y Gestionar el
Equipo del Proyecto.
7.- Gestión de las Comunicaciones del Proyecto; identifica los procesos
involucrados en garantizar que la generación, recopilación, distribución,
almacenamiento y disposición final de la información del proyecto sean adecuados
y oportunos. Esto incluye: Identificar a los Interesados, Planificar las
Comunicaciones, Distribuir la Información, Gestionar las Expectativas de los
Interesados e Informar el Desempeño.
8.- Gestión de los Riesgos del Proyecto; describe los procesos
involucrados en la identificación, análisis y control de los riesgos para el proyecto.
Esto incluye: Planificar la Gestión de Riesgos, Identificar los Riesgos, Realizar
Análisis Cualitativo de Riesgos, Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos,
Planificar la Respuesta a los Riesgos y Dar seguimiento y Controlar los Riesgos.
9.- Gestión de las Adquisiciones del Proyecto; describe los procesos
involucrados en la compra o adquisición de productos, servicios o resultados para
el proyecto. Esto incluye: Planificar las Adquisiciones, Efectuar las Adquisiciones,
Administrar las Adquisiciones y Cerrar las Adquisiciones.
12
2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto
El PMI, en la Guía del PMBOK (2008, p.15), define que el ciclo de vida del
proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en
ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las
necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que
participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación.
Las características del ciclo de vida de un proyecto sin importar cuán pequeños o
grandes, sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente
estructura del ciclo de vida; inicio, organización y preparación, ejecución del
trabajo y cierre.
Figura 2: Niveles de costo y dotación de personal durante el ciclo de vida de un
proyecto, Guía del PMBOK (PMI, 2008).
13
Figura 3: Impacto de la influencia de los interesados, los riesgos y la
incertidumbre, y los costos de los cambios en función del tiempo de vida del
proyecto. (PMI, 2008).
Los proyectos y la dirección de proyectos, se llevan a cabo en un ambiente más
amplio que el proyecto mismo. Entender éste contexto contribuye a asegurar que
el trabajo se lleve a cabo de acuerdo con los objetivos de la empresa y se gestione
de conformidad con las metodologías de prácticas establecidas de la organización.
(PMI 2008, p. 15).
2.2.5 Características del ciclo de vida del proyect o.
Los proyectos sin importar cuán pequeños o grandes, o cuan sencillos o
complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de
vida: Inicio, Organización y preparación, ejecución del trabajo, y cierre, a menudo
se hace referencia a ésta estructura genérica del ciclo de vida durante las
comunicaciones con la alta dirección u otras entidades menos familiarizadas con
los detalles del proyecto. Ésta perspectiva general puede proporcionar un marco
14
de referencia común para comparar proyectos, incluso si son de naturaleza
diferente”, (PMI 2008, p. 16).
2.2.6 Relaciones entre el ciclo de vida del product o y del Proyecto.
Es necesario diferenciar que el ciclo de vida del producto consta de fases
secuenciales y no superpuestas, que se determinan en función de las necesidades
de fabricación y control de la organización, por ejemplo la última fase del ciclo de
vida del producto, para el mismo producto, es por lo general su retiro, en cambio el
ciclo de vida del proyecto está contenido dentro de uno o más ciclos de vida del
producto. Todos los proyectos tienen un propósito u objetivo y cuando un proyecto
está relacionado con un producto, existen muchas relaciones posibles entre
ambos. Puesto que un producto puede tener muchos proyectos asociados es
posible alcanzar una mayor eficiencia si todos los proyectos se dirigen
colectivamente, donde un cierto número de proyectos individuales pueden estar
relacionados con el desarrollo de un mismo producto.
2.2.7 Procesos en la Administración de Proyectos
El PMI, en la Guía del PMBOK (2008, p.39), define a los 5 grupos de procesos de
la siguiente manera:
1.- Iniciación: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto
o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la
autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
2.- Planificación: Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance
del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para
alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.
15
3.- Ejecución: Aquellos procesos realizados para completar el trabajo
definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las
especificaciones del mismo.
4.- Seguimiento y Control: Son los procesos requeridos para monitorear,
analizar y controlar el progreso y desempeño del proyecto, para identificar áreas
donde sea necesario hacer cambios al plan y para iniciar los cambios
correspondientes.
5.- Cierre: Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades
a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto
o una fase del mismo.
16
2.3 Conceptos y términos utilizados específicamente para el desarrollo del
proyecto
1.- Acta de Entrega del Proyecto (AEP): Documento de aceptación de todos
los entregables del proyecto, en el cual se da por finalizado el proyecto y el cliente
lo acepta de conformidad.
2.- Anexo B: Anexo que forma parte del contrato, en el cual se establecen las
especificaciones generales y lineamientos que regirán la ejecución del proyecto.
3.- Anexo BP: Anexo que forma parte del contrato, en el cual se establecen
las especificaciones particulares y lineamientos con los cuales se debe de cumplir,
para cada uno de los entregables o partidas que están contenidas en el anexo C.
4.- Anexo C: Listado de materiales, de la cuantificación inicial de materiales
necesarios para la ejecución del proyecto, el anexo C, forma parte del contrato del
proyecto.
-5.- Anexo DE: Anexo que forma parte del contrato, en el cual se establecen
los montos a ejecutar por cada periodo que conforma el contrato, está ligado y se
genera a partir del anexo DT, la comparación de los montos programados y los
montos ejecutados, es otra medida de comparación para el avance del proyecto,
las diferencias de los montos no ejecutados son los montos que causan
penalización, de acuerdo a la tasa gravada en el contrato.
-6.- Anexo DT: Anexo que forma parte del contrato, en el cual se establecen,
la duración de tiempo y las fechas compromiso para realizar los entregables
listados en el anexo C, ese cronograma se basa en la cuantificación inicial
17
realizada por la firma de ingeniería, con éste cronograma se mide el avance de
cada proyecto al compararlo con el avance real.
7.- Autorización de Formatos y Procedimientos (AFP): Se utiliza para autorizar
un nuevo formato o procedimiento, para realizar correcciones a formatos
existentes y mejorar las versiones vigentes.
8.- Control de Cambios (CC): El Control de Cambios, es el formato en donde
se registran los cambios de alcance del contrato, contiene la causa que origina el
cambio, las afectaciones y los documentos a actualizar.
9.- Control de Formatos y Procedimientos (CFP): Control con el que se lleva el
registro, de los formatos y procedimientos vigentes dentro de la empresa, indica la
fecha de aplicación donde se uso es obligatorio.
10.- Control de Suministro de Materiales (CSM): Metodología establecida para
cada proyecto, en el cual se evalúan las necesidades del proyecto, iniciada por la
cuantificación total o volumetría total, gestionada a través de las Requisiciones de
materiales, las órdenes de compra, inventario de almacén general, inventario de
almacén de proyecto, pero en el cual se incluye una gestión total de la
administración, que integra todos los procedimientos de almacén y de materiales,
para tener una visión de las necesidades de cada proyecto, y entregarle los
recursos necesarios de acuerdo a las necesidades de las actividades
programadas de cada proyecto.
11.- Formato de Traspaso de Materiales de Proyecto a Proyecto (FTMPP): El
Formato de traspaso de materiales de Proyecto a Proyecto es un recurso que se
utiliza para disponer de un material que se encuentra asignado a otro proyecto, y
que está disponible para su uso, o que no se va a usar durante un largo periodo
de tiempo, permitiendo que otro proyecto lo pueda usar, y regresarlo antes de la
18
utilización en el proyecto al que pertenece. Esto es posible hacerlo cuando un
material se compro y por cambio del Programa General de Actividades, se cambio
la fecha de utilización, y cuando por esas mismas razones en otro proyecto se
requiere, para hacer frente a una nueva necesidad que por problemáticas
externas, no estaban dentro del cronograma de actividades.
12.- Inventario de Almacén de Proyecto (IAP): El inventario de almacén del
proyecto, son las existencias de materiales asignadas a un proyecto determinado,
ya sea porque se hayan destinado del almacén general o porque se compro
directamente para el proyecto.
13.- Inventario de Almacén General (IAG): El inventario de almacén general es
el listado de existencias de materiales que se encuentran disponibles, para todos
los proyectos de la compañía.
14.- ISO 9000/2001: ISO es el acrónimo de la International Organization for
Standardization (Organización Internacional de Normalización), Es una norma
orientada a la gestión de la calidad en la administración y gestión de los procesos
de una empresa, está enfocada al mejoramiento continuo, que es la principal
diferencia a la versión anterior, que se enfocaba más al aseguramiento de la
calidad (ISO 9000/1994). La familia de normas NPT ISO 9000:2001, está
constituida por 3 normas básicas; NPT ISO 9000:2001: Sistemas de Gestión de la
calidad, fundamentos y vocabulario; NPT ISO 9001:2001: Sistemas de Gestión de
la calidad, Requisitos; NPT ISO 9000:2001: Sistemas de Gestión de la calidad,
Directrices para la mejora de la calidad del desempeño.
15.- Levantamientos de Campo: Es la cuantificación que se realiza por parte
de la supervisión directa del proyecto al inicio de las actividades, para determinar
las cantidades reales de recursos necesarios para llevar a buen término el
19
proyecto, esto no solo para los recursos materiales, sino también para la
asignación de mano de obra, equipo y herramienta, ya que analiza el entorno y las
problemáticas reales existentes en el medio que se desarrollará el proyecto. Otra
de las aplicaciones comunes de los levantamientos de campo, es que permite
identificar las problemáticas y las áreas de oportunidades, que permiten a futuro la
implementación de estrategias para alinear la gestión y administración del
proyecto para satisfacer las necesidades actuales del proyecto.
16.- Lista de Materiales del Proyecto (LMP): Es la cuantificación de materiales
realizada al inicio de cada proyecto, en el cual se confirman las cantidades de
materiales reales, a través de una cuantificación y levantamiento en campo.
17.- Órdenes de Compra (OC): La orden de compra es una Requisición de
materiales que puede ser parcial o total, que se ha confirmado que es necesario
comprar el material, derivado de que no se cuenta con existencias de materiales
en el inventario del almacén del proyecto y de la compañía.
18.- Programa General de Actividades (PGA): Es el cronograma de actividades
del Proyecto, organizado de forma estratégica que permite tener organizadas y
programadas las actividades, es el plan general que rige el proyecto.
19.- Programa General de Suministro de Materiales (PGSM): El programa
General de De Suministro de Materiales, es el cronograma que se realiza con el
Listado de Materiales del Proyecto, actualizado con el Levantamiento en campo.
El cronograma contiene las fechas de utilización de todo el material de proyecto, y
cubre todas las necesidades de materiales de acuerdo al Programa General de
Actividades.
20
20.- Reporte de Avances del Proyecto: Reporte por medio del cual se realizan
los informes de avance del proyecto, con respecto al estado de ejecución, para
analizar y determinar si es necesaria la implementación de estrategias para
conseguir con éxito los objetivos planteados en el proyecto.
21.- Requisición de Materiales (RM): Listado de materiales elaborado y
autorizado por el encargado de proyectos, necesario para realizar las actividades
propias del proyecto.
22.- Vale de Entrada de Almacén de Proyecto (VEAP): Es el registro que se
realiza de forma documental, que sirve como comprobante para confirmar la
existencia o que cierto material se ingreso al almacén del proyecto. El vale de
entrada de almacén de proyecto, se genera por un vale de salida, generalmente
del almacén general, aunque puede ser un vale de salida de otro proyecto.
23.- Vale de Entrada de Almacén General (VEAG): Es el registro documental
que se genera al recibir el material del proveedor, y sirve para actualizar el
inventario de almacén.
24.- Vale de Salida de Almacén General (VSAG): Sirve para indicar la salida
del material del almacén general e indicar a que proyecto se va asignar el recurso
disponible, también actualiza el inventario de almacén general y el inventario del
almacén de proyecto al que se ingresan los materiales.
25.- Vale de Salida del Almacén de Proyecto (VSAP): Al igual que el vale de
entrada, el vale de salida sirve para crear el registro de que el material fue
entregado a obra. Nos indica quien recibió el material, la fecha y a la actividad a la
que fue asignado y actualiza el inventario del almacén de proyecto. También nos
indica si el material fue prestado a otro almacén de proyecto.
21
3 MARCO METODOLÓGICO
3.1 Fuentes de información
3.1.1 Fuentes Primarias
Según Eyssautier, (2002 p. 115), las fuentes primarias proporcionan información
directa y original de los hechos que se necesitan conocer para el estudio del tema.
Es decir: Se refieren a aquellos portadores originales de la información que no han
retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la información de interés.
Ésta información de fuentes primarias la tiene la población misma, los
involucrados directos del caso de estudio. Para extraer los datos de ésta fuente se
utiliza el método de encuesta, de entrevista, experimental o por observación.
Las fuentes primarias utilizadas mayormente en éste proyecto son la entrevista y
la encuesta combinadas, para recopilar la información necesaria para evaluar el
estado que guardan las operaciones, e identificar las necesidades y las áreas de
oportunidad presentes.
3.1.2 Fuentes Secundarias
Según Eyssautier, (2002), son los documentos escritos que han sufrido un
proceso de reelaboración por parte de otras personas distintas a los autores
originales. Se refieren a todos aquellos portadores de datos e información que han
sido previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento, y que utilizan
el medio que sea. Ésta información se encuentra a disposición de todo
investigador que la necesite. En nuestro caso aplican los documentos, procesos, y
22
plantillas existentes de la actual administración de proyectos, en los que se
encuentran documentados los datos estadísticos y resultados que formaran parte
del punto de partida, para establecer las bases para iniciar con la implementación
de mejoras y comparación de resultados, para verificar los avances en la
implementación de la nueva metodología a implantar en la empresa.
En el siguiente cuadro se muestran el detalle de cada objetivo y sus respectivas
fuentes de información
Cuadro N° 1: Fuentes de Información Utilizadas
Objetivos Fuentes de información
Primarias Secundarias
Realizar un diagnóstico de la
situación actual del
suministro de materiales de
los proyectos, que permita
sentar las bases para
desarrollar las nuevas
estrategias que mejoren el
control y suministro de los
materiales.
Realización de
entrevistas y encuestas
a: Residente de
proyecto.
Ing. De Campo.
Equipo de proyecto.
Director general.
Gerente de operaciones
Formatos y
procedimientos
existentes en la
compañía.
- Desarrollar un plan de
gestión de control de
suministro de materiales de
acuerdo al ciclo de vida de
los proyectos, para cubrir
según las necesidades
Realización de
entrevistas y encuestas
a: Residente de
Proyecto.
Ing. De Campo.
Equipo de proyecto
Levantamientos de
campo.
Ingeniería del proyecto.
Formatos y
procedimientos
existentes en la
23
reales que se presenten en
los proyectos.
compañía.
Anexo C: Lista de
materiales.
Anexo B:
Especificaciones
generales.
Anexo BP:
Especificaciones
Particulares.
Anexo DE: Cronograma
de Erogaciones.
- Desarrollar una estrategia
que permita establecer la
nueva gestión del plan de
suministro de materiales en
los proyectos, para minimizar
el tiempo de implantación y
las afectaciones que se
puedan ocasionar a los
proyectos en curso.
Realización de
entrevistas y encuestas
a: Residente de
proyecto.
Ing. De Campo.
Equipo de proyecto.
Anexo DT: Programa de
Actividades.
Levantamientos de
Campo.
Ingeniería del Proyecto.
Formatos y
procedimientos
existentes en la
compañía.
24
3.2 Métodos de Investigación.
Método Analítico: “El método analítico es aquel método de investigación
que consiste en la desmembración de un todo, descomponiéndolo en sus
elementos para observar las causas, la naturaleza y los efectos. El análisis es la
observación y examen de un hecho en particular. Es necesario conocer la
naturaleza del fenómeno y objeto que se estudia para comprender su esencia.”
(Ortiz, Pilar, 2002, p.64)
Método inductivo – deductivo: El método inductivo-deductivo es uno de
los métodos utilizados durante el desarrollo de este proyecto, debido a que
consiste en realizar deducciones a partir de la observación para luego generar
hipótesis. Ésta metodología permitirá identificar necesidades y oportunidades,
para luego desarrollar una propuesta adecuada en base a las buenas prácticas
establecidas por el PMI, en la guía para la administración de proyectos PMBOK
2008, que permita mejorar la gestión y control de los materiales en los proyectos.
25
En el cuadro N° 2 se pueden apreciar los métodos d e investigación que se van a
emplear para el desarrollo de los objetivos definidos para éste proyecto.
Cuadro N°2: Métodos de Investigación Utilizados
Objetivos Métodos de investigación
Método
Analítico
Método Inductivo-
Deductivo
Realizar un diagnóstico de la
situación actual del suministro de
materiales de los proyectos, que
permita sentar las bases para
desarrollar las nuevas estrategias
que mejoren el control y suministro
de los materiales.
Desmembrar
el todo para
observar las
causas, la
naturaleza y
los efectos.
Realizar deducciones a
partir de la observación
para identificar
necesidades y
oportunidades, para
desarrollar una propuesta
adecuada.
- Desarrollar un plan de gestión de
control de suministro de materiales
de acuerdo al ciclo de vida de los
proyectos, para cubrir según las
necesidades reales que se
presenten en los proyectos.
Desmembrar
el todo para
observar las
causas, la
naturaleza y
los efectos.
Realizar deducciones a
partir de la observación
para identificar
necesidades y
oportunidades, para
desarrollar una propuesta
adecuada.
- Desarrollar una estrategia que
permita establecer la nueva gestión
del plan de suministro de materiales
en los proyectos, para minimizar el
tiempo de implantación y las
afectaciones que se puedan
ocasionar a los proyectos en curso.
Desmembrar
el todo para
observar las
causas, la
naturaleza y
los efectos.
Realizar deducciones a
partir de la observación
para identificar
necesidades y
oportunidades, para
desarrollar una propuesta
adecuada.
26
3.3 Herramientas
Herramienta: Algo tangible, como una plantilla o un programa de software,
utilizado al realizar una actividad para producir un producto o resultado, (PMI,
p.443).
Técnica: Un procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona para
realizar una actividad para producir un producto o un resultado, o prestar un
servicio, y que puede emplear una o más herramientas, (PMI 2008,p 443).
Las técnicas y herramientas son la metodología utilizada en el PMBOK, en
donde se utilizan como las mejores prácticas en la gestión y administración
de proyectos. Es el estandar utilizado para realizar el análisis, gestión y control de
los proyectos de manera profesional.
Las herramientas a utilizar para el análisis y desarrollo de éste proyecto, está
basado en el ciclo de vida de los proyectos, la utilización de éstas herramientas de
análisis y control de la gestión y administración de proyectos, es debido a que se
pueden aplicar de forma más independiente que los grupos de procesos, por
tratarse del análisis de los objetivos específicos planteados en el Chárter, sin
embargo los grupos de procesos se aplican en el desarrollo de la metodología,
para crear el control de suministro de materiales, para analizar y evaluar sus
diferentes fases. A continuación se enlistan las técnicas y herramientas utilizadas
del PMBOK, para el análisis del proyecto actual:
1.- Juicio de expertos: Durante éste proceso, el juicio y la experiencia se
aplican a cualquier detalle técnico y de gestión. Ésta experiencia es proporcionada
por todo grupo o individuo con conocimientos o capacitación especializados y se
encuentra disponible a través de diferentes fuentes, entre las que se incluyen:
27
otras unidades dentro de la organización, consultores, interesados, incluyendo
clientes y patrocinadores, asociaciones profesionales y técnicas, grupos
industriales, expertos en la materia y la oficina de dirección de proyectos (PMO),
(Guía del PMBOK 2008, ).
2.- Reuniones de Control de Cambios: Un comité de control de cambios
es responsable de reunirse y revisar las solicitudes de cambio, y de aprobar o
rechazar dichas solicitudes. Los roles y responsabilidades de estos comités están
claramente definidos y son acordados por los interesados apropiados. Todas las
decisiones del comité de control de cambios se documentan y se comunican a los
interesados para su información y la implementación de acciones de seguimiento,
(Guía del PMBOK 2008).
3.- Descomposición: La descomposición es la subdivisión de los
entregables del proyecto en componentes más pequeños y más manejables, hasta
que el trabajo y los entregables queden definidos al nivel de paquetes de trabajo.
El nivel de paquetes de trabajo es el nivel más bajo en la EDT, y es aquél en el
que el costo y la duración de las actividades del trabajo pueden estimarse y
gestionarse de manera más confiable. El nivel de detalle para los paquetes de
trabajo varía en función del tamaño y la complejidad del proyecto, (Guía del
PMBOK 2008).
4.- Inspección: La inspección incluye actividades tales como medir,
examinar y verificar para determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los
requisitos y los criterios de aceptación del producto. Las inspecciones se
denominan también, según el caso, revisiones, revisiones del producto, auditorías
y revisiones generales. En algunas áreas de aplicación, estos términos tienen
significados más concretos y específicos, (Guía del PMBOK 2008).
28
5.- Análisis de Variación: Las mediciones del desempeño del proyecto se
utilizan para evaluar la magnitud de la variación respecto de la línea base original
del alcance. Los aspectos importantes del control del alcance del proyecto
incluyen la determinación de la causa y del grado de variación con relación a la
línea base del alcance (Sección 5.3.3.3) y la decisión acerca de la necesidad de
aplicar acciones preventivas o correctivas, (Guía del PMBOK 2008).
6.- Planificación Gradual: La planificación gradual es una forma de
planificación mediante elaboración gradual, donde se planifica en detalle el trabajo
que debe desarrollarse en el corto plazo y el trabajo futuro se planifica a un nivel
superior de la EDT. Por lo tanto, dependiendo de su ubicación en el ciclo de vida
del proyecto, el trabajo puede existir en diferentes niveles de detalle. Por ejemplo,
durante la planificación estratégica temprana, donde la información está menos
definida, los paquetes de trabajo pueden descomponerse a nivel de hitos.
Conforme se conoce más acerca de los próximos eventos en el corto plazo,
pueden descomponerse en actividades, (Guía del PMBOK 2008).
7. Plantillas: Una lista de actividades estándar o una parte de una lista de
un proyecto previo, puede utilizarse a menudo como plantilla para un nuevo
proyecto. La información relacionada con los atributos de las actividades de las
plantillas también puede incluir otra información descriptiva útil para la definición
de las actividades. Las plantillas también pueden utilizarse para identificar hitos
típicos del cronograma, (Guía del PMBOK 2008).
8.- Análisis de Alternativas: Muchas actividades del cronograma cuentan
con métodos alternativos de realización. Estos abarcan el uso de distintos niveles
de capacidad o habilidades de los recursos, diferentes tamaños y tipos de
máquinas, diferentes herramientas (manuales vs. automáticas) y la decisión de
fabricar o comprar los recursos (Sección 12.1.3.3), (Guía del PMBOK 2008).
29
9.- Datos de Estimación Publicados: Muchas empresas publican
periódicamente los índices de producción actualizados y los costos unitarios de los
recursos para una gran variedad de industrias, materiales y equipos, en diferentes
países y en diferentes ubicaciones geográficas dentro de esos países, (Guía del
PMBOK 2008).
10.- Estimación Ascendente: Cuando una actividad no puede estimarse
con un grado razonable de confianza, el trabajo dentro de esa actividad se
descompone a un nivel mayor de detalle. Se estiman las necesidades de recursos.
Estos estimados se suman luego en un total para cada uno de los recursos de la
actividad. Las actividades pueden o no tener dependencias entre sí, que pueden
afectar la aplicación y el uso de los recursos. Si existen dependencias, éste patrón
de uso de recursos se refleja y se documenta en los requisitos estimados de la
actividad, (Guía del PMBOK 2008).
11.- Software de Gestión de Proyectos: El software de gestión de
proyectos tiene la capacidad de ayudar a planificar, organizar y gestionar los
grupos de recursos, y de desarrollar estimados de los mismos. En función de la
complejidad del software, pueden definirse las estructuras de desglose de
recursos, su disponibilidad y sus costos, así como diversos calendarios, para
ayudar en la optimización del uso de recursos, (Guía del PMBOK 2008).
12.- Estimación Análoga: La estimación análoga utiliza parámetros de un
proyecto anterior similar, tales como la duración, el presupuesto, el tamaño, la
carga y la complejidad, como base para estimar los mismos parámetros o medidas
para un proyecto futuro. Cuando se trata de estimar duraciones, ésta técnica
utiliza la duración real de proyectos similares anteriores como base para estimar la
duración del proyecto actual. Es un método de estimación del valor bruto, que a
30
veces se ajusta en función de diferencias conocidas en cuanto a la complejidad
del proyecto, (Guía del PMBOK 2008).
13.- Estimación Paramétrica: La estimación paramétrica utiliza una
relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ej., pies
cuadrados en la construcción) para calcular una estimación de parámetros de una
actividad tales como costo, presupuesto y duración. La duración de la actividad
puede determinarse cuantitativamente multiplicando la cantidad de trabajo por
realizar por la cantidad de horas de trabajo por unidad de trabajo, (Guía del
PMBOK 2008).
En el cuadro N° 3 se definen las herramientas a ut ilizar para cada objetivo
propuesto.
Las herramientas utilizadas son las que se aplican en la Guía del PMBOK, pero de
una manera especifica, que permiten desarrollar cada uno de los temas
propuestos en el presente proyecto.
31
Cuadro N° 3 : Herramientas Utilizadas
Objetivos Herramientas
-Realizar un diagnóstico de la situación
actual del suministro de materiales de
los proyectos, que permita sentar las
bases para desarrollar las nuevas
estrategias que mejoren el control y
suministro de los materiales
Juicio de expertos
Reuniones de Control de Cambios
Descomposición
Inspección
Planificación Gradual
Análisis de Alternativas
Datos de Estimación Publicados
Estimación Ascendente
Software de Gestión de Proyectos
- Desarrollar un plan de gestión de
control de suministro de materiales de
acuerdo al ciclo de vida de los
proyectos, para cubrir según las
necesidades reales que se presenten
en los proyectos.
Juicio de expertos
Análisis de Variación
Estimación Análoga
Estimación Paramétrica
Plantillas
Reuniones de Control de Cambios
Software de Gestión de Proyectos
- Desarrollar una estrategia que
permita establecer la nueva gestión del
plan de suministro de materiales en los
proyectos, para minimizar el tiempo de
implantación y las afectaciones que se
puedan ocasionar a los proyectos en
curso.
Juicio de expertos
Análisis de Alternativas
Software de Gestión de Proyectos
Reuniones de Control de Cambios
32
3.4 Entregables
Entregable: Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único
y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un
proyecto. A menudo se utiliza más concretamente en relación con un entregable
externo, el cual está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o
del cliente. También conocido como: Producto Entregable, (Guía del PMBOK
2008).
Para alcanzar el objetivo principal de establecer un control de suministro de
materiales, se utilizan los entregables del proyecto que engloban las principales
directivas que permiten alinear los objetivos específicos con la finalidad del
proyecto, estos entregables en realidad se subdividen en otros que los conforman
en sí, que conforme se desarrolle el proyecto se desglosarán uno a uno para
integrar posteriormente todo el sistema.
Principales entregables del proyecto:
-Informe de la situación Actual del suministro de materiales en la empresa.
-Bases para el desarrollo de nuevas estrategias.
-Plan de trabajo para el desarrollo del control de suministro de materiales.
-Volumetría real de cada Proyecto, para identificar los recursos necesarios para su
ejecución.
-Control de suministro de materiales que permita garantizar el abastecimiento de
materiales del Proyecto.
-Cronograma de suministro de materiales, que cubra los requerimientos del
Programa de Actividades del Proyecto.
-Requisiciones de Materiales (RM), con descripciones técnicas completas de
acuerdo a las especificaciones del Proyecto.
33
-Órdenes de Compra de Materiales (OC), para documentar y controlar la entrada
de recursos al proyecto.
-Inventarios de almacén, para establecer un registro de entradas y salidas que
permita visualizar el estado de los suministros de materiales.
-Plan de implementación estratégico para el control de materiales.
En el cuadro N° 4 se definen los entregables para cada objetivo propuesto.
34
Cuadro N°4: Entregables
Objetivos Entregables
-Realizar un diagnóstico de la situación
actual del suministro de materiales de
los proyectos, que permita sentar las
bases para desarrollar las nuevas
estrategias que mejoren el control y
suministro de los materiales.
-Informe de la situación Actual del
suministro de materiales en la
empresa.
-Bases para el desarrollo de nuevas
estrategias.
-Plan de trabajo para el desarrollo del
control de suministro de materiales.
- Desarrollar un plan de gestión de
control de suministro de materiales de
acuerdo al ciclo de vida de los
proyectos, para cubrir según las
necesidades reales que se presenten
en los proyectos.
-Volumetría total real de cada proyecto.
-Requisiciones de Materiales(RM).
- Cronograma de suministro de
materiales.
-Control de suministro de materiales.
-Órdenes de Compra de Materiales
(OC ).
-Inventarios de almacén.
- Desarrollar una estrategia que
permita establecer la nueva gestión del
plan de suministro de materiales en los
proyectos, para minimizar el tiempo de
implantación y las afectaciones que se
puedan ocasionar a los proyectos en
curso.
-Plan de implementación estratégico
para el control de materiales.
35
Estructura organizativa a nivel de proyecto
Figura 4: Organigrama de Proyectos.
La estructura organizativa de la empresa, es muy compacta y eficiente, es una
estructura funcional que se adapta a la demanda de trabajo que se presente.
Cada proyecto cuenta con la estructura de la figura 4, y se replica las veces que
sea necesario. Dentro del proyecto la estructura también se adapta de acuerdo a
las dimensiones de la obra, incrementando de ser necesario, los ingenieros de
campo, si no se requiere mayor control, solo se incrementa a nivel del sobrestante,
si el control es el adecuado, solo se incrementa a nivel de cabo de oficios, si lo
que se requiere solo es un incremento en la fuerza de trabajo, solo se incrementan
los especialistas.
36
4 DESARROLLO
4.1. Diagnóstico de la situación actual del suminis tro de materiales de los
proyectos, que permita sentar las bases para desarr ollar las nuevas
estrategias que mejoren el control y suministro de los materiales.
Actualmente no se cuenta con un control adecuado para el manejo de los
materiales, esto ocasiona que no se tenga identificado que es lo que se necesita,
que es lo que falta y que es lo que se ha suministrado. Esto también genera
un sobre costo por el suministro duplicado de materiales. De manera informal se
han establecido ciertas mecánicas que han solventado temporalmente las
situaciones que se presentan, pero al no ser obligatorias, en ocasiones se
generan problemáticas que comprometen los resultados. También se observa que
se presenta una resistencia representativa, al tratar de homologar ciertos
formatos o procedimientos, porque cada quien de cierta forma tienes sus
controles personalizados.
4.1.1 Problemáticas actuales
Para darse una idea de lo que representa un contrato en la Región Marina de
la Sonda de Campeche, a continuación se mencionarán algunas de las
principales problemáticas con las que se inician todos los proyectos.
El primer problema empieza con la lista general de materiales del proyecto, éste
listado generalmente aunque en presupuesto está cubierto, en cuantificación e
identificación no es lo correcto. Si bien las cantidades pueden variar, se debe de
tener identificado la totalidad de los materiales que intervendrán en la ejecución
del proyecto.
37
Aquí es en donde se presenta el segundo gran problema, éste es precisamente
que en la oferta inicial se consideró un listado de materiales para determinar un
presupuesto. Esto en el papel funciona, pero en la práctica no siempre es así,
debido a que pueden existir desviaciones en las especificaciones de la ingeniería y
omisiones o incompatibilidades entre los sistemas del proyecto a integrarse.
Todos estos problemas son de origen, que se heredan desde el momento de
adquirir el proyecto, a los cuales se suman los problemas propios y de control de
la gestión de los materiales de la compañía.
Debido a que la lista de materiales del contrato es la responsabilidad del
contratista, la lista inicial no es definitiva, ya que al ceder la responsabilidad al
contratista, la primer actividad al adquirir el proyecto, es realizar un levantamiento
para confirmar las cantidades a utilizar.
Este problema se hace más grande debido a que los tiempos de ejecución de
los proyectos están de tal forma que al firmar el contrato se debe de fincar el
ochenta por ciento de materiales, y los equipos grandes con tiempos de entrega
largos, para no quedar fuera del cronograma, por lo que realmente el análisis y
la verificación se realiza rápidamente y se arranca el proyecto. Ésta es una de
las malas prácticas que se deben erradicar.
Aquí empiezan las verdaderas complicaciones, al no darle la solución correcta a
la problemática presentada, ya que se corrobora rápidamente lo que se necesita
para continuar las actividades y no se finaliza éste análisis.
En éste punto el análisis y la cuantificación de las necesidades del proyecto debe
ser exhaustiva y asegurar que se tiene el conocimiento de lo que realmente se
requiere, para llevar el proyecto a buen término.
38
Debido a que la mayoría de los factores mencionados anteriormente son
externos, el trabajo se centrará en los factores que se puedan controlar, como es
la validación de las cantidades reales de materiales del proyecto, éste será el
punto de partida para el inicio del análisis en la problemática del suministro y
control de los materiales.
El listado general de materiales inicial, el plazo del proyecto y el cronograma, son
los factores que no se pueden cambiar debido a que si se cambian, se queda
fuera de la licitación, así que todo esto es un simple requisito a cumplir para la
licitación.
El cronograma aunque es hecho por la empresa es prácticamente inviable ya que
se realizó de tal forma para que cumpliera con el plazo establecido por el cliente.
Se deben de determinar que materiales se pueden comprar de los que son
necesarios para iniciar el proyecto, posteriormente cuantificar y determinar los
materiales a utilizar para todo el proyecto, integrar la lista real y definitiva con la
que se completarán los trabajos.
Después de los levantamientos, analizar y desarrollar el cronograma real de
actividades, para desarrollar el cronograma de suministro de materiales. El
desarrollo de cronograma real del proyecto no corresponde ser analizado, queda
fuera de éste alcance, se menciona porque el cronograma de suministro de
materiales debe de cubrir las necesidades del programa general de actividades.
La meta a seguir es el cronograma de suministro de materiales, la pregunta aquí
es el cómo hacer para que los materiales se suministren en el momento que se
requieren con las características establecidas y requeridas por el proyecto.
Toda ésta problemática antecede a lo que se plantea como problema en el
presente trabajo, el caso de estudio se centrará desde que se adquiere el proyecto
39
hasta su finalización, pero enfocado al suministro de materiales y como solventar
esas situaciones que permitan responder a las necesidades del proyecto. Temas
como el análisis y cuantificación de los materiales, la creación del cronograma del
suministro de materiales, el cual deberá cubrir las necesidades de suministro del
programa real de actividades, creado de acuerdo a los levantamientos en campo.
Derivado de que la empresa continúa en pleno crecimiento, establecer los
procedimientos y control de materiales que permita responder con rapidez y
eficacia a las necesidades del proyecto, es muy necesario, como antecedentes
se mencionará lo siguiente.
En empresas certificadas con la ISO 9000/2001, se cuenta con procesos
específicos para el suministro de materiales, pero los resultados no son los
esperados, y no solucionan las necesidades en tiempo y forma, en muchas
ocasiones se termina por brincarse los procedimientos para poder solventar la
situación, a éste punto es al que no se debe de llegar, ya que lo que en un
momento fue una solución, ahora representa un problema. En la empresa actual
no se cuenta con tales procedimientos, es una empresa relativamente joven, los
proyectos que se han realizado se han basado en la experiencia de los que la
integran, obteniendo buenos resultados hasta el momento. Se aprovecha el
hecho de que se cuenta con una estructura compacta. Estructura que se vuelve
más grande y compleja, conforme continua el crecimiento. Sin embargo el
crecimiento ha sido muy rápido, por lo que cada vez se hace más complicado
controlar cantidades más grandes de suministro de materiales. Éste es otro de los
aspectos muy importantes a considerar en el sistema de gestión de los recursos
materiales de la compañía, se deben de crear canales de comunicación, directos y
eficaces, que sean rápidos, en la validación y autorización de los recursos, tener
tiempos de respuesta muy cortos tanto en el aspecto técnico como económico, y
asegurar una respuesta óptima con la disponibilidad de los recursos.
40
Los procedimientos o formatos que se han utilizado corresponden a los que se
han usado anteriormente en otras compañías, como el crecimiento de la
compañía ha sido muy rápido, la necesidad de establecer procesos
procedimientos y formatos de acuerdo a las necesidades de la compañía también
es un paso más que obligado. Hasta el momento toda la atención se ha centrado
en buscar el crecimiento, sin embargo es necesario que se piense en el
crecimiento sostenido pero, con bases que permitan afrontar retos más grandes a
los actuales, sin comprometer los buenos resultados obtenidos hasta ahora.
Aquí viene un punto interesante a considerar; Los procedimientos, los
procedimientos terminan siendo un atraso debido a que se burocratiza el asunto, y
se olvida de que los procedimientos fueron hechos para que las actividades se
realizaran con mayor rapidez y de forma correcta, el no tener actualmente algo
establecido, simplemente se opta por tomar las acciones que nos lleven más
rápido a obtener los resultados esperados.
Al no tener nada establecido, se presenta el área de oportunidad de crear los
procesos, procedimientos, formatos, lineamientos y políticas, que permitan
desarrollar las actividades con mayor fluidez y que los mismos no ralenticen las
actividades. Deben de ser procedimientos sencillos y prácticos que den resultados
óptimos y que se actualicen y se mantengan vigentes de acuerdo al crecimiento y
necesidades de la empresa.
El principal reto es crear esa mecánica que permita obtener resultados que se
reflejen en los proyectos, en tiempo, rendimientos, satisfacción al cliente, y que se
resuma en utilidades para la compañía.
41
Cuadro N°5: Cuadro de resumen de hallazgos del diag nóstico.
Cuadro de resumen de hallazgos del diagnó stico.
Lista general de materiales del proyecto (anexo C), en cuantificación e
identificación no es lo correcto.
Desviaciones en las especificaciones de la ingeniería.
Omisiones o incompatibilidades entre los sistemas del proyecto a integrarse.
Levantamiento para confirmar las cantidades a utilizar sin terminar.
Los tiempos de ejecución de los proyectos son demasiado cortos.
Necesidades de fincar el 80 % de materiales, y los equipos grandes con tiempos
de entrega largos.
El análisis y la verificación se realizan rápidamente y se arranca el proyecto sin
finalizar éstas actividades.
Se corrobora rápidamente lo que se necesita para continuar las actividades y
no se finaliza éste análisis.
El plazo del proyecto y el cronograma, son los factores que no se pueden cambiar
hasta la realización del levantamiento.
El cronograma aunque es hecho por la empresa es prácticamente inviable ya que
se realizó de tal forma para que cumpliera con el plazo establecido por el cliente.
Se deben de determinar que materiales se pueden comprar de los que son
necesarios para iniciar el proyecto, posteriormente cuantificar y determinar los
materiales a utilizar para todo el proyecto, integrar la lista real y definitiva con la
que se completarán los trabajos.
Después de los levantamientos, analizar y desarrollar el cronograma real de
actividades, para desarrollar el cronograma de suministro de materiales.
Derivado de que la empresa continúa en pleno crecimiento, es necesario
establecer los procedimientos y control de materiales que permita responder con
rapidez y eficacia a las necesidades del proyecto.
42
No se cuenta con procedimientos para la gestión de materiales.
El crecimiento ha sido muy rápido, por lo que cada vez se hace más
complicado controlar cantidades más grandes de suministro de materiales.
Se deben de crear canales de comunicación, directos y eficaces, que sean
rápidos, en la validación y autorización de los recursos.
Es necesario que se piense en el crecimiento sostenido pero, con bases que
permitan afrontar retos más grandes a los actuales, sin comprometer los buenos
resultados obtenidos hasta ahora.
El principal reto es crear la mecánica que permita obtener resultados que se
reflejen en los proyectos, en tiempo, rendimientos y satisfacción al cliente.
43
4.1.2 Entrevistas y cuestionarios realizados al per sonal de la compañía
GASS GROUP S. de R.L. de C.V.
Resultados de las entrevistas y cuestionarios:
1.- ¿Qué es lo que usted cree que se requiere para mejorar el suministro de
materiales de los proyectos?
a) Más recursos.
b) Un plan de gestión de suministro de materiales.
c) Procedimientos.
Figura 5: Gráfico de respuestas pregunta N°1.
0
2
4
6
8
10
12
14
a) Más recursos. b) Un plan de gestión de
suministro de materiales.
c) Procedimientos.
1.- ¿Que es lo que usted cree que se requiere para
mejorar el suministro de materiales de los proyectos?
44
2.- ¿Qué tan importante es para usted contar con un buen suministro de
materiales?
a) No me importa.
b) Es importante.
c) Muy importante.
Figura 6: Gráfico de respuestas pregunta N° 2.
0
5
10
15
20
25
30
35
a) No me importa. b) Es importante. c) Muy importante.
2.- ¿Qué tan importante es para usted contar con un
buen suministro de materiales?
45
3.- ¿Qué beneficios se pueden obtener al contar con un buen suministro de
materiales?
a) Mejorar los tiempos de entrega de los proyectos
b) Aprovechar mejor la mano de obra.
c) Evitar duplicidad de compras.
d) Disminución de costos del proyecto.
e) Todos los anteriores.
Figura 7: Gráfico de respuestas pregunta N° 3
0
5
10
15
20
25
30
35
a) Mejorar los
tiempos de
entrega de los
proyectos
b) Aprovechar
mejor la mano
de obra.
c) Evitar
duplicidad de
compras.
d) Disminución
de costos del
proyecto.
e) Todos los
anteriores.
3.- ¿Que beneficios se pueden obtener al contar con un
buen suministro de materiales?
46
4.- ¿Estaría dispuesto a participar activamente en la creación, implantación y uso
de un plan para la gestión del suministro de materiales de los proyectos?
a) Si
b) No
c) No se
Figura 8: Gráfico de respuestas pregunta N° 4.
0
5
10
15
20
25
30
a) Si b) No c) No se
4.- ¿Estaría dispuesto a participar activamente en la
creación, implantación y uso de un plan para la gestión
del suministro de materiales de los proyectos?
47
5.- El uso de un plan para la gestión de suministro de materiales en los proyectos
generaría:
a) Atrasos.
b) Burocracia.
c) Beneficios.
Figura 9: Gráfico de respuestas pregunta N° 5.
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
a) Atrasos. b) Burocracia. c) Beneficios.
5.- ¿El uso de un plan para la gestión de suministro de
materiales en los proyectos generaría:
48
4.1.3 Mapa conceptual del análisis y problemáticas que se presentan
actualmente en la empresa.
Figura 10: Mapa conceptual para el análisis y diagnóstico, de la situación actual
del suministro de materiales.
Existen dos tipos de problemáticas principales, las externas que se heredan al
adquirir el contrato y las internas que se presentan por el entorno en el que se
desarrollan los proyectos en la empresa.
49
A lo externo está el plazo de ejecución del proyecto que siempre es insuficiente
para la realización del proyecto, la ingeniería al omitir detalles importantes en el
proyecto y la cuantificación de los materiales, que siempre es diferente a lo
establecido contractualmente.
La validación de ingeniería se realiza al mismo tiempo que se cuantifica el material
real para el proyecto, se actualiza el programa de suministro de materiales y
también el programa general de actividades, todo se integra al plan de gestión
para el control de suministro de los materiales.
A lo interno se encuentran las afectaciones por la falta de formatos,
procedimientos y registros de los materiales, lo cual identifica claramente la
necesidad de desarrollarlos e implementarlos.
Todas las entradas generadas por las problemáticas externas e internas, se
gestionan a través de los formatos, procedimientos, inventarios, y programas de
suministros de materiales, los cuales al integrarlos en un plan general, generan
como salida el Plan de Gestión y Control de Suministro de Materiales para los
Proyectos.
En la siguiente sección se analizarán y desarrollarán los formatos requeridos para
integrar el plan de gestión de los materiales, en el cual se determinará si es
necesario establecer controles adicionales, para asegurar el control en el
suministro de los materiales.
50
4.2 Desarrollar un plan de gestión de control de su ministro de materiales de
acuerdo al ciclo de vida de los proyectos, para cub rir según las necesidades
reales que se presenten en los proyectos.
Para el control de los materiales, es muy importante establecer formatos y
procedimientos, para garantizar que las actividades se realicen de la forma
correcta.
Se debe de tomar en cuenta que el presente procedimiento está hecho a medida
para la situación actual de la compañía GASS GROUP, sin embargo la estructura
principal está orientada a lo que es la Administración de Proyectos, por lo que
puede servir de guía de referencia para aplicarse en otros proyectos.
Es muy importante recalcar que éste o cualquier procedimiento se debe de revisar
periódicamente para determinar si sigue cumpliendo con las funciones para las
que fue concebido, por lo que se debe de actualizar de acuerdo a las necesidades
cambiantes y sobre todo de crecimiento de la empresa.
A continuación se desarrollará el procedimiento para el control de suministro de
materiales para un proyecto.
El desarrollo y estructuración se realizará de acuerdo al ciclo de vida de un
proyecto. El ciclo de vida de un proyecto está compuesto por; Iniciar el proyecto,
Organizar y preparar, Llevar a cabo el trabajo y Cerrar el proyecto
Una de las mayores bondades de la administración de proyectos es que la gestión
de proyectos aplica independientemente del tipo de proyectos que sea, es una
manera universal de controlar las variables que afectan los resultados, para
garantizar el éxito esperado.
51
En éste caso de estudio, se aplicará para garantizar el suministro de materiales, y
la disponibilidad de los recursos necesarios, para llevar a buen término la
realización de un proyecto, ya que la gestión de los recursos materiales de un
proyecto, es una de las principales variables necesarias de controlar que se
requieren para conseguir con éxito la finalización de un proyecto.
En la figura 2, se muestra la gráfica de los niveles típicos de costo y dotación de
personal durante el ciclo de vida del proyecto, analizando ésta gráfica nos
podemos dar cuenta que los niveles de costo y personal son bajos al inicio del
proyecto, y se incrementan conforme pasa el tiempo hasta alcanzar el máximo,
esto sucede cuando se está en plena ejecución del trabajo, y caen rápidamente al
acercarse al cierre de proyecto, caso contrario lo que sucede con la influencia de
los interesados, los riesgos y la incertidumbre, los cuales son mayores al inicio del
proyecto, y disminuyen durante la vida del proyecto.
Es importante entender que la capacidad de influir en las características finales del
proyecto, sin afectar significativamente el costo es más alta al inicio del proyecto y
va disminuyendo a medida que se acerca al cierre del proyecto, sin embargo el
comportamiento de los costos de los cambios y de corregir errores se incrementa
sustancialmente entre más cerca se esté de la finalización del proyecto.
En la figura 3 se muestra la gráfica del comportamiento de la influencia de los
interesados, los riesgos, y la incertidumbre, así como la representación de los
costos de los cambios durante la vida de un proyecto.
Aquí la importancia de la utilización del marco base para controlar la ejecución de
un proyecto, utilizando el ciclo de vida de los proyectos. Las figuras 2 y 3, nos
permiten visualizar de forma sencilla y concreta, el comportamiento de los costos,
52
la influencia de los interesados y el impacto de los costos de los cambios en
función del tiempo en la vida de un proyecto.
Utilizando las gráficas y leyéndolas de forma correcta, es muy sencillo identificar y
predecir los resultados de un proyecto, en función del tiempo de vida en el que se
encuentra el proyecto, con base en los resultados de las gráficas, se deben de
establecer los controles necesarios para garantizar los resultados y el éxito del
proyecto.
En el mapa conceptual del Plan de Gestión de Control de Suministro de Materiales
que se detalla en la figura 12, se especifican las actividades más importantes y
que impactan directamente en los costos del proyecto, las principales son; los
levantamientos de campo, la validación de los alcances, validación de la ingeniería
y la verificación del listado de materiales del proyecto, son actividades que se
deben de realizar de manera exhaustiva, de no ser así esto puede generar
cambios que si no se consideran y se realizan al inicio del proyecto, los costos
serán mayores conforme avance el ciclo de vida del proyecto, de la forma en que
se indica la figura 3.
Por lo que al realizar los cambios de ser posible al iniciar el proyecto, se
disminuyen los costos y se asegura que se tiene el tiempo suficiente para la
realización de los cambios sin afectar el curso del proyecto y garantizando los
productos y resultados esperados.
El utilizar la estructura genérica del ciclo de vida de un proyecto, ayuda al director
de proyecto a determinar si es necesario establecer un control más efectivo sobre
ciertos entregables, en particular esto sucede con los proyectos grandes y
complejos, que son los que pueden requerir un nivel adicional de control, en estos
casos, el trabajo desarrollado para cumplir con los objetivos del proyecto puede
53
beneficiarse al dividirse por fases, en éste caso aunque es un proyecto muy
pequeño, se puede verificar que cada entregable de cierta forma está dividido en
un proyecto más pequeño que gestiona, administra y controla cierta parte del
proyecto en general.
Un ejemplo es el control de cambios, éste apartado está dedicado especialmente
a controlar los cambios de alcance del proyecto, que son muy importantes para
mantener actualizados los alcances, lo cual genera que se actualice la lista de
materiales, el cronograma de actividades y con ello el cronograma de suministro
de materiales, si no se utilizaran éstas fases de control sugeridas por la
Administración de Proyectos, no se podrían crear de manera sencilla y metódica
los lineamientos para la gestión del plan para el suministro de los materiales.
Utilizando las recomendaciones del PMBOK se utiliza la estructuración en fases
dividiendo el proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección,
planificación, y control, el número de fases, depende de la necesidad de
establecer el control requerido, que depende generalmente de la complejidad, y
del tamaño del proyecto, en éste punto es importante establecer el grado de
control, que sea funcional y que cumpla con los objetivos planteados en el
proyecto, ya que muchas veces se comete el error de querer controlar
minuciosamente un proyecto, que al querer controlarlo a detalle ocasiona que el
mismo control se convierta en una problemática para el proyecto.
Por lo que el nivel de control establecido para un proyecto debe de establecerse a
tal grado que facilite la gestión y ayude al control mismo, debe de establecerse de
manera sencilla y metódica.
54
El plan de gestión para el control de materiales estará dividido en cuatro fases de
acuerdo al ciclo de vida de un proyecto, a continuación se explicará cómo se
utilizará cada una de las fases en el presente trabajo:
Inicio: Para iniciar el proyecto, se necesita la autorización del director de la
empresa, se presenta el Chárter del proyecto en el cual se define el perfil Básico
del proyecto a realizar, con el chárter firmado se procede a la elaboración del
mapa conceptual del Plan de gestión para el control de suministro de materiales, y
se definen los lineamientos e interrelaciones básicas para desarrollar la filosofía de
operación, los formatos, y los puntos de control para la gestión correcta de los
materiales.
Organización y preparación: Se establecen los alcances del proyecto, se
desglosa y se definen los componentes del plan de gestión, se define el curso de
acción para lograr los objetivos del proyecto, se enlistan y se describen los
formatos y registros que se utilizarán para controlar y gestionar los recursos
materiales y se crea el plan de proyecto.
Ejecución del trabajo: Se define la filosofía de operación del plan de gestión
para el control de los materiales, de cómo debe de funcionar e interactuar con los
interesados y los diferentes departamentos del equipo de proyecto y la empresa,
para poder ejecutar los trabajos de gestión de los materiales. Se establece el
control del proyecto, para analizar y dar seguimiento al proceso de suministro de
materiales, se definen los informes del proyecto, se establece el control de
cambios y se crean los documentos de aceptación de los entregables.
Cierre: Se realizan todos los formatos necesarios para la gestión y control del
suministro de materiales, para crear los registros y puntos de control del plan de
55
gestión para el control y suministro de materiales del proyecto, y el documento de
aceptación y aprobación de los entregables principales.
Contenido del archivo de cierre: Actas de entrega, documentos y formatos
autorizados. El archivo de cierre estará conformado principalmente por los
formatos de aprobación de los principales entregables.
Cada formato desarrollado para el control específico de determinada actividad,
deberá de estar acompañado por su respectivo formato de autorización, para la
autorización y finalización del plan de gestión del control de suministro de
materiales, el plan deberá contar con todos sus procedimientos autorizados y
debe de estar en operación, implementado satisfactoriamente en al menos un
proyecto. Lo cual debe de estar debidamente documentado en un informe
generado por el Encargado del Proyecto.
A continuación se presenta la gráfica, en la que se representa el comportamiento
de los niveles típicos de uso de personal y costos en el ciclo de vida de un
proyecto, sobre puesta con las gráficas de la influencia de los interesados, los
riesgos y la incertidumbre, los costos de los cambios en función con el tiempo de
vida del proyecto y el nivel de interacción del Plan de Gestión de Control y
Suministro de los Materiales del proyecto.
56
Figura 11: Comparación del nivel de interacción del Plan de Gestión para el
Suministro y Control de los Materiales en el ciclo de vida de un proyecto.
Se puede observar el comportamiento de la gráfica, en el cual se define que la
mayor actividad y carga de trabajo se encuentra al inicio del ciclo de vida del
proyecto, en medida que se gestionan los materiales y se controla el suministro,
va disminuyendo con respecto al tiempo de vida del proyecto, en el cual se sugiere
que las gestiones, los cambios y las solicitudes de materiales deben de estar
finalizadas, para contar con los recursos necesarios para atender el punto de
máxima necesidad de recursos por el proyecto. A partir de la mitad del ciclo de
vida del proyecto, la actividad es mínima dado a solo se estará en espera para la
recepción de los materiales de acuerdo a los tiempos de entrega establecidos en
el programa de suministro de materiales.
Es posible que se generen nuevas solicitudes de materiales derivadas de cambios
de alcance ocasionados por problemáticas externas durante la vida del proyecto.
Es casi inevitable que no surjan cambios de alcance durante la vida del proyecto,
pero la finalidad de lo que se presenta en la gráfica es que se debe de tener el
-5
0
5
10
15
20
25
30
35
0 5 10 15 20
Costo y dotación de personal
en el ciclo de vida de un
proyecto.
Influencia de los
interesados, riesgos e
incertidumbre en el ciclo de
vida de un proyecto.
Costo de los cambios en el
ciclo de vida de un proyecto
Comportamiento del plan de
gestión de suministro de
materiales en el ciclo de vida
de un proyecto.
57
control total del suministro de materiales antes de entrar a la etapa de máxima
demanda del proyecto, para poder garantizar el aprovechamiento de los recursos
asignados y el cumplimiento de los tiempos de entrega de las actividades del
programa general de actividades, lo cual indudablemente incrementa las
probabilidades de éxito del proyecto.
Para el control, manejo y aprobación de los formatos se utilizará el siguiente
formato; “Autorización de Formatos y Procedimientos (AFP)”, con éste formato se
gestionarán formatos nuevos, requeridos por necesidades adicionales derivadas
por nuevas problemáticas, ocasionadas por el crecimiento de la empresa, o el
nuevo medio existente, así como las correcciones a formatos y procedimientos
existentes.
A continuación en los siguientes apartados se presenta el desarrollo del plan de
gestión de acuerdo al ciclo de vida de un proyecto.
58
4.2.1 Iniciar el proyecto
Dado que un procedimiento es un documento escrito que describe de manera
secuencial, la forma de realizar una actividad, para alcanzar un objetivo dentro de
determinado alcance, se comenzará con el mapa conceptual para visualizar la
línea a seguir. La importancia de contar con un plan establecido para el control y
suministro de materiales de un proyecto, nos asegura de manera más eficaz el
éxito de un proyecto, ya que en el plan se encuentran establecidos los
responsables, las relaciones, responsabilidades, interesados y formatos
necesarios para realizar las gestiones administrativas de los recursos necesarios
para el proyecto.
Se debe de vencer la necesidad de poner la mayor cantidad de pasos e
información en el procedimiento, debe de ser una sucesión de pasos sencillos y
prácticos que permitan visualizar los objetivos, para alcanzarlos sin
complicaciones y de forma muy rápida. Se debe recordar que la finalidad de un
procedimiento es la de agilizar las actividades para mejorar el plan de respuesta a
las necesidades del proyecto, no para burocratizar y hacerlo más lento.
59
Figura 12: Mapa Conceptual del Plan de Gestión y Control de Suministro de
Materiales.
60
Como se puede observar en la figura 12, se muestra el mapa conceptual del plan
de gestión y control de suministro de materiales, ahí se muestran las relaciones
directas que se presentan durante todo el desarrollo de las actividades para el
suministro de los materiales a un proyecto.
Aunque son las relaciones principales, no son todas las líneas de comunicación
que se presentan en la realidad, sin embargo la finalidad es canalizar toda la
información por éstas líneas principales, y simplificarlas para garantizar una
mejor fluidez y rapidez en los procesos.
El plan de gestión inicia con la formalización del contrato a realizar, posterior a eso
se adquiere el contrato por el equipo de proyecto, o mejor dicho se asigna el
proyecto al equipo de trabajo que se encargará de ejecutarlo.
Se procede a realizar los levantamientos en campo, ésta actividad se divide
principalmente en tres partes, verificación de los alcances, validación de ingeniería
y la verificación de listado de materiales.
La verificación de los alcances, se realiza para delimitar las fronteras que regirán
la ejecución de las actividades, al mismo tiempo que sirve para identificar si es
necesario modificar los alcances, para poder realizar el proyecto de manera
satisfactoria. Se procede con la validación de ingeniería en campo, se verifica que
las consideraciones establecidas en la ingeniería sean las correctas, en especial
rutas de canalización, espacios asignados para la instalación de los equipos por
proyecto, ubicación de sistemas existentes que se integrarán al proyecto,
confirmar que estos equipos siguen en operación o si el equipo a integrar es
nuevo. Todas estas situaciones se verifican debido a que desde que se origina el
proyecto y se realiza la ingeniería, hasta que se inicia la obra, generalmente existe
61
un periodo de tiempo muy largo que oscila entre 5 y 10 años, las diferencias
encontradas se registran en la lista de materiales del proyecto.
Los cambios que se necesiten realizar, derivado de la verificación de los
alcances, validación de la ingeniería y la verificación del listado de materiales, se
registran en el control de cambios, autorizados los cambios se procede a la
programación de las actividades, y a la actualización de los documentos del
proyecto.
Con los cambios autorizados, se procede a actualizar el Programa General de
Actividades y la Lista de Materiales del Proyecto.
En éste punto de control ya se cuenta con un Cronograma de actividades real,
viable, y con la lista de materiales completa, para la correcta ejecución de la obra,
por lo que se procede a realizar el análisis de necesidades y la programación del
suministro de materiales.
Se procede a generar el Programa General de Suministro de Materiales, el cual al
autorizarse genera dos salidas, la primera es que se entrega el programa al
departamento de compras para que inicie con las gestiones del suministro de
materiales, actualizar precios, tiempos de entrega con los proveedores. Al recibir
las cotizaciones y revisar los tiempos de entrega, en caso de existir diferencias
con los tiempos de entrega se genera una retroalimentación para actualizar el
Programa General de Actividades y el Programa de Suministro de Materiales.
Se hace la aclaración, de que también se genera una retroalimentación por la
actualización de los precios de materiales al departamento de control de obra para
la actualización de los costos del proyecto, sin embargo éste análisis no está
considerado dentro del alcance de este proyecto.
62
La segunda salida corresponde a la generación de las órdenes de compra, éste
proceso se repite las veces que sea necesario para poder suministrar los
materiales al proyecto, y se ingresa el registro al control de materiales para su
respectivo control.
El control de materiales con la requisición de materiales firmada y autorizada,
procede a entregarlo al departamento de compras para continuar con el proceso
de compras.
Con la requisición de materiales autorizada, el departamento de compras solicita
nuevamente las cotizaciones a los proveedores, al recibir las cotizaciones,
procede a asignar las compras a los proveedores e inicia con el proceso para
generar y autorizar la orden compra, con la orden de compra autorizada se
procede al pago correspondiente de los materiales al proveedor asignado. El
proveedor dependiendo del tiempo de entrega de los materiales, procederá a
entregarlo a almacén, en ésta etapa se crea un punto de control por parte del
departamento de calidad, en el cual realiza una inspección de calidad, para
verificar que el producto cumple con las especificaciones requeridas por el
proyecto, si es así se procede a entregar el material a almacén, caso contrario se
genera un retroalimentación al departamento de compras, para corregir o cambiar
de proveedor, lo que solucione la problemática. El proceso de gestión y
aseguramiento de la calidad, queda fuera de éste alcance, el cual requiere un
caso de estudio aparte.
En éste caso también se genera una retroalimentación al programa general de
actividades, si al regresar el material al proveedor e iniciar con la compra, no es
posible cumplir con los tiempos de entrega establecidos inicialmente.
63
Para el caso en que los materiales cumplan con las especificaciones, y
certificados de calidad requeridos, el material se ingresa al almacén general de la
empresa, se crea el registro en almacén con el vale de entrada de almacén, se
carga al inventario de almacén general, y se asigna el material al almacén de
proyectos que lo solicitó, a través de un vale de salida.
El almacén general actualiza el estado de la requisición de materiales que originó
la compra, para confirmar la disponibilidad del material en el almacén general, el
material se transfiere inmediatamente al almacén de proyecto, el cual genera un
registro con el vale de entrada del almacén de proyecto, actualizando el inventario
de almacén de proyecto, y actualiza al mismo tiempo el control de suministro de
materiales.
A partir de éste momento, el material se encuentra disponible para que en el
momento que se requiera, se entregue a obra, el cual genera un registro, con el
vale de salida, actualiza nuevamente el inventario de almacén y actualiza el
estado en el control de suministro de materiales, para dar por terminado el ciclo al
entregar el material para su utilización.
El ciclo se repetirá hasta que se haya suministrado todo el material de la lista de
materiales del proyecto, de acuerdo al programa de suministro de materiales.
A continuación se presenta el Chárter del proyecto.
64
Cuadro N° 6: Chárter del Proyecto.
Chárter del Proyecto Información principal y autorización del proyecto
Nombre del Proyecto: Plan de Gestión de Control de Suministro de Materiales en GASS GROUP Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable.
Fecha: 14 de noviembre de 2011.
Fases: Análisis de la situación actual del suministro de materiales, Desarrollo del plan de gestión del control de suministro de materiales y Puesta en operación seguimiento y control del plan de gestión del control de suministro de materiales.
Localización: Cd. Del Carmen, Campeche, México.
Fecha de inicio del proyecto: 8 de mayo de 2012.
Fecha tentativa de finalización del proyecto: 18 de junio de 2012.
Entregables del proyecto (general y específicos): -Informe de la situación Actual del suministro de materiales en la empresa. -Volumetría real de cada Proyecto, para identificar los recursos necesarios para su ejecución. -Control de suministro de materiales que permita garantizar el abastecimiento de materiales del Proyecto. -Cronograma de suministro de materiales, que cubra los requerimientos del Programa de Actividades del Proyecto. -Requisiciones de Materiales(RM), con descripciones técnicas completas de acuerdo a las especificaciones del Proyecto. -Órdenes de Compra de Materiales (OC ), para documentar y controlar la entrada de recursos al poyecto. -Inventarios de almacén, para establecer un registro de entradas y salidas que permita visualizar el estado de los suministros de materiales. -Plan de implementación estratégico para el control de materiales.
Descripción del producto: Plan de gestión de control y suministro de materiales para los proyectos, conformado por tres fases, Análisis de la situación actual del suministro de materiales, Desarrollo del plan de gestión del control de suministro de materiales y Puesta en operación seguimiento y control del plan de gestión del control de suministro de materiales, con formatos, registros y procedimientos, para la correcta gestión de los recursos materiales.
65
Restricciones / Limitantes / F actores Críticos de Éxito: -Que el control de suministro de materiales se debe de inplementar al inicio del proyecto en el menor tiempo posible. -La implementación del control de materiales se debe de hacer sobre la marcha, sin afectar el desarrollo de los proyectos actuales.
Supuestos: -Que se cuenta con el capital necesario para realizar las compras de los materiales. -Que la alta dirección está de acuerdo con la implementación de ésta metodología. -Se contará con el apoyo de los residentes de proyectos para la implementación del control de suministro de materiales. -Se contará con la colaboración de todo el equipo de trabajo para la puesta en marcha del proyecto. - Que se cuenta con el programa real de actividades del proyecto.
Riesgos preliminares: Complicaciones de implementación del plan de gestión con los proyectos en curso/ Descontrol de suministro de materiales por las gestiones existentes/ Posibilidades de perder el control actual de suministro de materiales durante la implementación/ Atrasos en los entregables de proyectos por la falta de materiales/Incremento en los costos del proyecto por compras incorrectas.
Identificación de grupos de interés (stakeholders) Involucrados directo(s): Gerente de Operaciones, Superintendente de Proyecto, Ing. De Campo, Encargado de Almacén de Proyecto, Encargado de Almacén General, Control de obra, Control de Calidad, Mano de obra Directa. Involucrados indirecto(s): El cliente, Proveedores, Departamento de compras, Encargado de Proyectos, Recursos humanos.
Autoriza: Ysmael Reyes Sánchez
Patrocinador del proyecto
Autoriza: Antonio Aguirre Rodríguez
Director del Proyecto
66
4.2.2 Organizar y preparar
Objetivo: Desarrollar un plan de gestión de proyectos que permita implementar un
sistema que controle el suministro de materiales de manera eficiente en los
proyectos de Obra Eléctrica, Automatización y Control, que se desarrollan en la
sonda de Campeche por la empresa GASS GROUP Sociedad de Responsabilidad
Limitada de Capital Variable.
Mapa conceptual: Figura 12.- “Plan de Gestión y Control de Suministro de
Materiales”.
Responsables: Equipo de proyecto.
Responsabilidades: Ejecutar el “Plan de Gestión y Control de Suministro de
Materiales”.
Instrucciones: Realizar las actividades y gestión de materiales de acuerdo a los
lineamientos establecidos en el en el plan de gestión para el control y suministro
de materiales.
Lista de formatos: Formatos a aplicar directamente dentro del plan de gestión y
control de suministro de materiales del proyecto.
1.- Control de Cambios (CC): Se utiliza para gestionar y controlar los cambios que
sean necesarios para finalizar con éxito el proyecto.
2.- Lista de Materiales del Proyecto (LMP): Es la lista de materiales que se genera
al actualizar el anexo C del contrato, que es la lista de materiales inicial del
proyecto.
67
3.- Programa General de Suministro de Materiales (PGSM): Es el programa que
se genera de acuerdo a las necesidades del Programa General de actividades y
de la Lista de materiales del proyecto.
4.- Requisición de Materiales (RM): Se genera de acuerdo a una necesidad en la
obra para adquirir un bien material, necesario para realizar una actividad propia
del proyecto en ejecución.
5.- Control de Suministro de Materiales (CSM): Sirve para controlar y gestionar las
requisiciones, las órdenes de compra, y para dar seguimiento al estado que
guarda el suministro de los materiales, en él se registra la requisición de
materiales, la orden de compra, las cantidades suministradas y la cantidad
pendiente de suministrar de acuerdo a lo especificado en la lista de materiales del
proyecto.
6.- Vale de Entrada de Almacén de Proyecto (VEAP). Registro que se genera al
ingresar el material al almacén de proyecto.
7.- Inventario de Almacén de Proyecto (IAP): Listado de materiales que se
encuentra disponible para usarlo en las actividades propias del proyecto.
8.- Vale de Salida del Almacén de Proyecto (VSAP): Registro que se genera al
entregar el material para su uso en la obra.
9.- Formato de Traspaso de Materiales de Proyecto a Proyecto (FTMPP): Se
utiliza para traspasar materiales de un almacén de proyecto a otro, cuando el
almacén propietario no lo va a requerir o lo usará después, que por alguna razón
otro proyecto lo requiere de utilización inmediata para su obra y que lo regresará,
antes de la fecha de uso del almacén que lo está cediendo.
68
Formatos complementarios: Formatos a aplicar de forma complementaria que
se deberán de alinear para poder realizar la integración con los procedimientos
existentes de la empresa.
1.- Programa General de Actividades (PGA): Es el programa que rige las
actividades del contrato, el cual es actualizado por los levantamientos en campo, y
que determina las fechas de utilización de los materiales, necesario para crear el
Programa de Suministro de Materiales.
2.- Inventario de Almacén General (IAG): Es el listado de materiales disponibles
con los que cuenta la empresa, para la realización de los diferentes proyectos.
3.- Vale de Entrada de Almacén General (VEAG): Es el registro que se genera,
cuando un proveedor entrega satisfactoriamente un material en el almacén
general.
4.- Vale de Salida de Almacén General (VSAG): Es el registro que se genera
cuando se entrega un material a un almacén de proyecto.
5.- Control de Formatos y Procedimientos (CFP): Registro dedicado a controlar los
formatos y procedimientos vigentes en la empresa, indicando la fecha de
autorización y la fecha de implementación.
6.- Informes de Avances del Proyecto (IAP): Registro dedicado a monitorear el
estado de un proyecto, en el cual se especifican las variables principales del
proyecto para determinar si se requieren acciones correctivas o el proyecto se
encuentra dentro de lo programado.
7.- Acta de Entrega de Proyecto (AEP): Formato de aceptación de proyecto.
69
Interesados
La gestión de los interesados, es una de las gestiones importantes dentro del
proceso de suministro de los materiales, mantenerlos involucrados, informados y
sobre todo con el mayor interés y activos para colaborar con el desarrollo de las
actividades, es una de las principales formas para asegurar el éxito del proyecto y
lograr los objetivos establecidos.
Los interesados influyen de manera positiva o negativa en el plan de gestión,
gestionarlos para que su influencia sea colaborativa a los intereses del proyecto,
gestionarlos es responsabilidad directa de la dirección del proyecto. El equipo de
dirección del proyecto debe de identificar plenamente a los interesados del
proyecto ya sean internos o externos con el objeto de determinar los requisitos del
proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas, priorizando gestionar
la influencia de los diversos interesados con relación a los requisitos del proyecto,
para asegurar un resultado exitoso.
Si bien los interesados tienen diferentes responsabilidades y niveles de autoridad
cuando participan en un proyecto, las cuales pueden cambiar durante el ciclo de
vida del proyecto, su gestión debe de ser de tal forma que el impacto que generen
en el proyecto sea positivo, el proceso de identificación debe de ser un proceso
continuo, lo que ocasiona que ésta gestión se dificulte un poco más, pero la lista
de gestión de lo interesados se debe de mantener actulizada a la orden de cambio
del proyecto, ya que un cambio de alcance puede ocasionar involucrar a personal
de otro departamento ya sea a lo interno o a lo externo, y se debe de gestionar de
tal forma que el nuevo interesado, obtenga la información completa para que tome
las decisiones correctas que ayuden al éxito del proyecto, principalemente debe
70
de estar informado del impacto que genera en el proyecto y de la importancia de
su colaboración para la finalización de los objetivos planteados en el proyecto.
No hacer una correcta identificación y gestión de los interesados, puede prolongar
la duración y elevar sustancialmente los costos del proyecto, la insatisfacción del
cliente y poner en riesgo la correcta finalización o la cancelación de la obra en el
peor de los casos.
71
Plan de proyecto.
Listado de actividades; a continuación se enlistan las actividades principales para
la implementación del Plan de Gestión de Control de Suministro de Materiales.
Inicio de proyecto
- Autorización del Chárter: Se gestiona la autorización formal del proyecto por
parte del director general de la empresa.
- Autorización de formatos del plan de gestión: Con la autorización del Chárter se
procede a la autorización oficial de los formatos que integran el plan de gestión
para el control de materiales.
Organización y preparación
- Integración del equipo de trabajo: Se realiza la gestión para identificar e integrar
a los elementos del equipo de trabajo del proyecto, para la participación activa
dentro del plan de gestión para el control de materiales.
- Entrega de información documental: Se realiza la entrega de la información del
plan de gestión para el control de materiales, un juego impreso y una copia
electrónica.
- Inducción del equipo de trabajo al plan de gestión para el control de suministro
de materiales: Se realiza la inducción al plan de gestión, para el caso del grupo de
proyecto que tenga un proyecto en activo, la inducción se realizará por una hora
diaria durante 5 días seguidos, para el caso de un equipo de proyecto nuevo que
iniciara proyecto se realizará en un solo día, para que conozcan las partes que
integran el plan de gestión de control de suministro de materiales.
72
- Taller de información general: Taller realizado para dar a conocer las
responsabilidades y roles de todos los que integran el equipo, para que todos
conozcan las responsabilidades y funciones de los demás participantes del equipo
de proyecto.
- Taller de inducción: roles y responsabilidades: Este taller está dedicado para
familiarizar a los integrantes del equipo de proyecto, con la función y las
responsabilidades que tendrán dentro del plan de gestión de control de suministro
de materiales para los proyectos.
- Taller de simulación para la gestión de necesidades reales del proyecto: Con el
conocimiento de los roles, función y responsabilidades, se iniciara con la gestión
del suministro de los materiales para un proyecto en activo de forma paralela sin
sustituir la gestión actual del suministro de los materiales.
- Liberación de la prueba piloto del equipo de trabajo: Derivado de los resultados, y
confirmando que todos los integrantes del equipo de proyecto, conocen sus roles y
responsabilidades, se finaliza la etapa de formación y de pruebas piloto del
proyecto.
Etapa de implementación y ejecución.
- Homologación de la gestión actual con el nuevo plan de gestión para el control y
suministro de los materiales: Se realiza la integración de todos los registros
existentes del proyecto, se capturan y se llenan los registros de acuerdo al nuevo
plan de gestión de suministro de materiales. Aplica para los proyectos en activo ya
que para el arranque de proyectos nuevos, la gestión se realizará desde un
principio con el nuevo plan de gestión de suministro de materiales para los
proyectos.
73
- Implementación de los formatos y procedimientos: Se inicia con la utilización de
los formatos del nuevo plan de gestión, sustituyendo los formatos anteriores y
actualizando la información en los registros.
- Desarrollo y gestión de los materiales de acuerdo al Plan de Gestión para el
Control de Suministro de Materiales de un proyecto en activo: Se toma el control
del suministro de los bienes materiales con el nuevo plan de gestión de control de
suministro de materiales de forma completa para todo el proyecto.
Seguimiento y control.
- Verificación de la funcionalidad del plan de gestión y el cumplimiento con el
programa de suministro de materiales: Se revisa de forma general la operación y
la forma en la que se realizan las gestiones de control y suministro de materiales,
para verificar si existen áreas de oportunidad para mejorar.
- Evaluación de eficiencia del sistema de acuerdo al porcentaje de entrega de
materiales realizados satisfactoriamente: La evaluación de la eficiencia del sistema
se realizará, de acuerdo al porcentaje de cumplimiento de la fecha de compromiso
de entrega del material de forma satisfactoria. El cien por ciento será el total del
suministro en las fechas establecidas en el cronograma, donde a cada partida de
material tendrá asignado un valor porcentual respectivamente. Ejemplo si el
proyecto consta de 10 partidas de material, cada partida tendrá un valor
porcentual del 10 por ciento, si solo se cumplen con ocho suministros dentro de la
fecha del cronograma, la eficiencia del plan de gestión de control de suministro de
materiales será del 80 por ciento.
- Control de las problemáticas presentadas durante la inducción, implementación
y el seguimiento y control: Se realizará un registro de las problemáticas
presentadas, para evaluarlas con el equipo de proyecto.
74
- Solución de las problemáticas presentadas en las diferentes etapas:
Dependiendo de la necesidad de cada problemática presentada, se analizarán y
se determinará la acción con la que se procederá para solucionar dicha
problemática y continuar con el suministro de materiales del proyecto de forma
efectiva.
Cierre
- Consolidación del plan de gestión en un proyecto en activo: Superadas las
etapas de implementación, se encamina la implementación del proyecto para la
oficialización de su uso en los proyectos de la empresa.
- Recopilación de los registros de control generados por el plan de gestión de
materiales: Se realiza la recopilación e integración de la documentación generada
por el nuevo plan de gestión para su análisis y verificación
- Evaluación del Plan de Gestión para el Control de suministro de los materiales
para los proyectos: Se realiza la evaluación de los beneficios y resultados, para
determinar si se cumplen con los objetivos establecidos en el proyecto
- Análisis de resultados de la evaluación para la aceptación, revisión y mejora o
cancelación del proyecto: Con los resultados obtenidos de la evaluación se
determina la forma de proceder con la implementación del proyecto, si los
objetivos se lograron con éxito, se inicia el proceso de retroalimentación y se
procede a la aceptación del proyecto, si presentan problemáticas representativas
se realiza la mejora y se repite el ciclo de implementación, si existen problemáticas
mayores y los objetivos no se alcanzaron con éxito, se cancela la implementación
del proyecto y se realiza una reestructuración para superar las problemáticas
presentadas, iniciando el ciclo completamente.
75
Figura 13: WBS del Plan de Gestión del Proyecto.
76
Figura 14: Cronograma del Plan de Gestión de Control de Suministro de
Materiales.
77
4.2.3 Llevar a cabo el trabajo
Filosofía de aplicación:
Formalización del proyecto: La formalización del proyecto se realiza, cuando el
cliente asigna formalmente la obra a la empresa y se firma el contrato.
Adquisición del contrato: Es cuando el equipo de proyecto recibe y se le asigna
el proyecto a realizar, se realizan los nombramientos y se inician las operaciones
propias de la obra.
Levantamiento en campo: Después de la adquisición del contrato la primer
actividad a realizar es el levantamiento en campo, dentro de las principales
actividades a realizar son, la verificación de los alcances, la validación de
ingeniería y la verificación del listado de materiales. Éste grupo de actividades
definen el destino del proyecto, ya que es la base de toda la gestión, organización
y control del suministro de materiales, por lo que el análisis de verificación de los
materiales debe de ser exhaustivo, para garantizar que se tomaron todas las
consideraciones necesarias para la realización de las actividades del proyecto.
Verificación de los alcances: Antes de entrar en detalle se revisan y se verifican
las delimitaciones establecidas por el alcance del proyecto, si los alcances
establecidos son los correctos, se pasa a la siguiente etapa que es la validación
de ingeniería.
Validación de ingeniería: En ésta etapa, se revisa que las especificaciones y
consideraciones establecidas en la ingeniería sean las correctas, se verifica que
todo lo establecido en los planos sea viable para las condiciones reales en que se
desarrollará el proyecto, las variaciones o desviaciones se plasman en los mismos
78
planos, esto conlleva a realizar la verificación del listado de materiales del
proyecto, para actualizarlo de acuerdo a las necesidades existentes.
Verificación del listado de materiales: Se realiza, comparando la lista de
materiales de contrato que es el anexo C, con los materiales que se requieren
realmente, resultado de los levantamientos en campo, la unificación del anexo C
con la lista de materiales resultado del levantamiento es la Lista de Materiales del
Proyecto.
Control de Cambios: Todas las actividades realizadas en el levantamiento en
campo, se documentan y se registran en el Control de Cambios, donde se
especifica claramente los cambios que son necesarios y las causas que lo
originaron, con la autorización de los cambios se procede a la actualización de la
Lista de Materiales del Proyecto y el programa General de Actividades.
Programación de actividades: Con la autorización de los cambios, se procede a
la reorganización de todo el proyecto, se inicia con la programación de las
actividades, aplicando las condiciones reales existentes en el medio en el que se
realizará la obra, es importante identificar que en ésta etapa del proyecto, es
cuando en realidad se toma el control de la obra. De aquí en adelante es
responsabilidad del equipo de trabajo terminar con éxito el proyecto. Todo el
trabajo realizado desde el levantamiento en campo hasta la autorización del
Control de Cambios, se debe de reflejar durante toda la ejecución de las
actividades del proyecto, principalmente en la realización de un Programa General
de Actividades, que dimensione los trabajos necesarios de la obra en una forma
viable y óptima.
Programa General de Actividades: Se procede con la actualización del
Programa General de Actividades, aunque la elaboración del PGA, no está
79
considerado su desarrollo dentro del presente trabajo, se explicará brevemente su
importancia y su relación. La correcta programación de las actividades de forma
cronológica y real, derivado del levantamiento y actualizado de acuerdo al control
de cambios del proyecto, es la línea a seguir para el control de suministro de
materiales.
Lista de Materiales del Proyecto: Identificando las necesidades reales del
proyecto se procede a generar la Lista de Materiales del Proyecto, listado que de
aquí en adelante indica el volumen y las especificaciones del material necesario
para realizar todas las actividades del proyecto.
Nota aclaratoria: La primera lista de materiales del proyecto es el Anexo C. sin
embargo la lista de materiales real a utilizar durante el desarrollo del proyecto es la
Lista de Materiales del Proyecto.
Análisis de necesidades y programación de suministr o de materiales: Con el
PGA actualizado y la LMP actualizada, se genera el Programa General de
Suministro de Materiales (PGSM), el PGSM es el cronograma que se realiza con
la Lista de Materiales del Proyecto (LMP). En el cronograma se especifican las
fechas en las que se debe de iniciar la gestión para el suministro de cada material
y la fecha en la que se debe de entregar a obra, para la realización de las
actividades programadas en el Programa General de Actividades.
Programa General de Suministro de Materiales : Es el punto en el que
convergen las actividades del proyecto, y todos los esfuerzos se centran en
cumplir con los compromisos establecidos en el Programa General de Suministro
de Materiales, el cual es el cronograma alterno del PGA, en el cual se establecen
las necesidades y requerimientos de materiales a cubrir en una fecha establecida
80
y es el resultado de todas las actividades realizadas desde la adquisición del
proyecto por parte del equipo de trabajo.
Como todas las necesidades de los recursos materiales están plasmadas en el
Programa General de Suministro de Materiales, el paso a seguir es cumplir con las
fechas establecidas. En ésta etapa del proyecto ya está identificado todo lo que se
requiere, y la fecha de utilización para cada material, los esfuerzos del equipo de
proyecto se direccionarán a realizar todas las gestiones necesarias para cumplir
con el programa establecido. Esto genera dos salidas, una hacia la gestión de los
materiales y otra para el departamento de compras, para que localice el material
con los proveedores, realice las cotizaciones, verifique los tiempos de entrega, y
en caso de existir diferencias o dificultades para cumplir con el programa, realizar
los ajustes para cumplir con las fechas de suministro establecidas, o reprogramar
las actividades si es necesario.
Requisición de Materiales : Validado el PGA y el PGSM, se inicia la gestión de
los recursos materiales por medio del formato de Requisición de Materiales (RM).
Éste es el punto de partida para toda la gestión de los materiales del proyecto. A
partir de la Requisición de Materiales se debe de llevar un control riguroso,
durante todo el proceso y hasta la finalización de entrega de cada material
solicitado, se debe de realizar la trazabilidad, cerciorarse de que el material
solicitado cumple con todas las especificaciones necesarias para el contrato, la
cantidad requerida y la fecha de utilización.
Control de Suministro de Materiales: Para controlar y dar seguimiento de los
materiales solicitados se utiliza el formato de Control de Suministro de Materiales
(CSM). En éste formato se registra la fecha y el número de RM en que fue
solicitado el material, la fecha de solicitud, fecha de suministro y fecha en que se
81
requiere el material, la fecha de entrega, la cantidad entregada y la cantidad
pendiente por suministrar para el contrato. Todas las Requisiciones de material
generadas para el proyecto, se registran en éste formato.
El CSM, visualiza de forma rápida los materiales solicitados, lo que está pendiente
por suministrar y las fechas compromiso, esto permite saber el estado que guarda
cada material del proyecto, evita la duplicidad de pedido ya que se especifica la
cantidad total a suministrar para el proyecto. Es necesario que el Control de
Suministro de Materiales esté actualizado, para evitar lecturas erróneas, por lo que
debe de contar con una fecha de actualización que indique la fecha de control a la
que se refiere.
La responsabilidad de mantener actualizado el Control de Suministro de
Materiales, es el Control de Obra, el cual deberá confirmar con los diferentes
departamentos para darle seguimiento a los materiales desde la generación de la
RM hasta la entrega de materiales en obra.
Solicitud de compra: Con el Control de Suministro de Materiales debidamente
actualizado, se procede a solicitar al departamento de compras, el material
especificado en la RM, en éste punto se compara con el material previamente
cotizado al momento de la integración del presupuesto del contrato, y con la
cotización realizada cuando se entregó el Programa General de Suministro de
Materiales.
Departamento de Compras: El departamento de compras, recibe la Requisición
de Materiales, pero ésta vez con opción a compra, iniciando con ello el proceso
para la adquisición de los materiales.
82
Solicitud a proveedores: Se solicita nuevamente al proveedor la cotización con
opción a compra, el cual informará de la capacidad de suministro de acuerdo a lo
solicitado.
Cotización y verificación de tiempos de entrega de materiales: Al recibir la
cotización se verifican los tiempos de entrega de los materiales, si existen
desviaciones a lo considerado anteriormente, se realiza una retroalimentación al
programa General de Actividades, si todo está de acuerdo a lo planeado, se
continúa con el proceso de compra.
Inicio de proceso de compras: Ya se tiene la solicitud de compra, se tiene
identificado el proveedor, se tienen los tiempos de entrega y los precios, como
todo está de acuerdo a programa se continúa con el proceso.
Actualización de cotizaciones: La actualización de los precios, va orientado más
a la gestión de los costos del proyecto, sin embargo, si ésta actualización causa
desviaciones importantes el proceso se detiene hasta determinar las causas que
lo originaron, si las actualizaciones quedan dentro del presupuesto del proyecto,
se realiza la autorización de compra del material.
Autorización de Compra: Con las cotizaciones y tiempo de entrega se autoriza la
compra al proveedor que cumple con los requerimientos, creando un compromiso
formal para suministrar el material solicitado.
Orden de Compra: Se realiza la actualización de precios y la asignación del
material al proveedor, al autorizarse la compra del material, se genera la Orden de
Compra y se coloca el pedido.
83
Pago correspondiente: Se realiza el pago correspondiente al proveedor de
acuerdo a los términos y condiciones comerciales que estén establecidos con la
empresa. La fecha de pago de la orden de compra, es importante que esté dentro
de los parámetros establecidos por el proveedor, ya que el tiempo de suministro
aplica a partir de la fecha de pago, por lo que el pago correspondiente se debe de
realizar sin comprometer los tiempos de entrega establecidos en el Programa
General de Suministro de Materiales.
Proveedor: El proveedor al recibir el material solicitado, realiza la entrega a
almacén general, el cual genera retroalimentación al Control de Suministro de
Materiales, para reportar la disponibilidad del material en el almacén general de la
empresa, después de la liberación del departamento de calidad como producto
conforme.
Entrega: El proveedor al realizar la entrega en almacén general, se realiza el
aseguramiento de calidad, para verificar que el producto cumpla con lo solicitado
en la Requisición de Materiales, especificaciones técnicas, certificados de calidad,
manuales, todo lo necesario para cumplir con los compromisos establecidos con el
cliente. Si el departamento de calidad determina que los materiales no cumplen
con lo solicitado, se genera un reporte de producto no conforme, el cual genera
una retroalimentación al departamento de compras para gestionar lo faltante o
cancelar la entrega de los materiales, lo que a su vez genera una
retroalimentación al programa general de actividades en caso de que los atrasos
generados sean considerables y afecten el desarrollo de las actividades.
Almacén General: Si el material cumple con todo lo solicitado, almacén general
actualiza el Inventario de Almacén General (IAG), Se genera el Vale de Entrada
de Almacén General (VEAG), y el Vale de Salida de Almacén General (VSAG).
Aquí se presenta un punto muy importante y crítico, Almacén General debe de dar
84
entrada al material, retroalimentar al Control de Suministro de Materiales,
actualizar sus controles y automáticamente dar la salida y asignarlo al almacén
del Proyecto que lo solicitó.
Asignación de material: Es muy importante que el material se asigne al proyecto
que lo solicitó, debido a que si el material se queda en el almacén general, se
puede asignar a otro proyecto, ocasionando una gran problemática en el
suministró de materiales del proyecto al que pertenece.
Almacén de Proyecto: Con el Vale de Salida de Almacén General (VSAG), se
genera la entrada al almacén de proyecto, con el Vale de Entrada de Almacén de
Proyecto (VEAP), se actualiza el Inventario de Almacén de Proyecto (IAP), En
éste punto, se puede considerar como disponible el material solicitado para el
proyecto, y se retroalimenta al Control de Suministro de Materiales. El ciclo del
material termina al generar el Vale de Salida del Almacén de Proyecto (VSAP),
para utilizarlo en la Obra.
Formato de Traspaso de Materiales de Proyecto a Pro yecto: Para la
disposición de un material solicitado por otro proyecto, se utilizan los vales de
traspasos entre almacenes de Proyecto. El Formato de Traspaso de Materiales de
Proyecto a Proyecto (FTMPP) es el medio por el cual se gestiona un recurso, un
recurso material asignado a un proyecto. Esto sucede cuando por cambio de
cronograma o por problemáticas presentadas para realizar la actividad donde se
requería el material solicitado, se desplaza a otra fecha en el cronograma de
actividades, por lo que el material puede estar disponible para otros proyectos que
lo requieran, siempre y cuando el material se regrese antes de la nueva fecha de
utilización.
85
El vale de traspaso del material de proyecto a proyecto, debe de ser autorizado
por el encargado del proyecto (Superintendente de Obra) con el visto bueno del
Gerente de Operaciones, El Superintendente de Obra que solicita el material, está
obligado a regresar el material lo antes posible o cuando menos antes de la fecha
de uso del material especificada por el almacén propietario. Si el solicitante del
traspaso del material no puede cumplir con la fecha de uso del material de a quien
lo solicita, el traspaso de materiales de proyecto a proyecto no debe de proceder.
El uso del traspaso de proyecto a proyecto, debe de ser como último recurso y
derivado de cambio de alcances, por incumplimiento de algún proveedor, o por
problemáticas externas al proyecto que ocasionen una reestructuración del
Programa General de Actividades, ya que cada proyecto debe de gestionar sus
recursos materiales en tiempo y en forma. Si las causas no son justificadas el
traspaso de materiales también debe de ser improcedente. El traspaso de
materiales no debe de ocasionar afectaciones al proyecto que cede los materiales,
por lo que se deben de avaluar los riesgos antes de proceder, para que no se
hereden problemáticas de otro proyecto a un proyecto en buen estado.
Control del proyecto: El control se llevará a cabo de acuerdo al porcentaje de
partidas de materiales suministradas con éxito de acuerdo a lo especificado en el
Programa de Suministro de materiales. Las etapas para la implementación se
medirán de acuerdo al cronograma establecido en el plan de proyecto dedicado a
la implementación del Plan de Gestión de control de de Suministro de Materiales
de en la empresa GASS GROUP S. de R. L. de C.V.
Informes del proyecto: Los informes del proyecto se realizarán a través del
formato de Reportes de Proyecto, con el cual se reportan los avances, para
determinar si se requieren establecer nuevas estrategias para finalizar con éxito el
proyecto.
86
Control de Cambios: Se gestionará de acuerdo al formato de control de cambios
establecido en el presente trabajo como Control de Cambios. Se aplicarán las
acciones correctivas necesarias, de acuerdo al listado de problemáticas
identificadas en la etapa de seguimiento y control de la implementación del plan de
gestión.
Documento de Aceptación de entregables; cada uno de los entregables
desarrollados, se aceptarán de acuerdo al formato establecido en el presente
trabajo, como Autorización de Formatos y Procedimientos, debidamente
acompañado de la información complementaria del formato o procedimiento en
cuestión, todos los entregables parciales conformaran el total del plan de gestión
de los materiales, los cuales al cumplir con los objetivos, se realizará un acta de
entrega en donde se acepta el plan de Gestión de Control de Suministro de
Materiales para los proyectos.
87
4.2.4 Cerrar el proyecto
Para cerrar el proyecto es necesario que todo lo que se plasmo en la filosofía de
aplicación quede registrado de tal forma que sea información que se pueda leer de
forma rápida y sencilla, que permita visualizar qué estado guarda cada material
solicitado, por lo que todos los registros se controlarán a través de un formato
específico que contenga solo la información necesaria y suficiente para poder
tomar una decisión y saber si el proceso de adquisición de los bienes materiales
están en curso correcto.
Formatos
Dentro del sistema de Gestión y Control de Suministro de Materiales, se cuentan
con varios formatos complementarios que determinan la forma específica y los
procesos necesarios para realizar dicha tarea, estos son necesarios para poder
controlar la operación de forma global, también cumplen otra función muy
necesaria para toda la gestión, sirven de puntos de control y registros, que le dan
mayor solides a todos los procesos internos del sistema.
Descripción de los formatos:
Lista de formatos del sistema de gestión y control de suministro de materiales del
proyecto:
1.- Control de Cambios (CC).
El control de cambios, o el Control Integrado de Cambios como lo menciona el
PMBOK, Interviene desde el inicio del Proyecto hasta su terminación.
88
Entradas
- Plan para la Dirección del Proyecto: Documento formalmente aprobado, que
define como se ejecuta, monitorea y controla un proyecto. Se verifica el plan para
alinear los nuevos alcances de acuerdo al plan establecido
- Solicitudes de Cambios: Solicitud de cambio formalmente documentada que se
presenta para su aprobación al proceso de control de cambios.
- Documentos del Proyecto: Documento formalmente autorizado que forma parte
del proyecto, controlan, gestionan, administran determinada parte del proyecto.
- Activos de los procesos de la empresa: Procesos, políticas, bases de datos,
lecciones aprendidas que se pueden utilizar como pautas y criterios para adaptar
dichos procesos a las necesidades especificas del proyecto.
Técnicas y Herramientas
- Juicio de expertos: Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un
área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. Según resulte
apropiado para la actividad que se está llevando a cabo. Dicha experiencia puede
ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada.
- Reuniones de Control de Cambios: Reuniones realizadas para determinar las
acciones a tomar con respecto a una problemática o necesidad presentada
durante la ejecución de un proyecto, derivadas de un juicio de expertos o análisis
de alternativas.
- Análisis de Alternativas: Reunión realizada por el equipo de proyecto, en el cual
se proponen y se analizan las posibles soluciones para un área de oportunidad
que se presenta durante el desarrollo del proyecto.
89
Salidas
- Actualización al plan para la dirección del proyecto: Con los cambios autorizados
y debidamente documentados se realiza la actualización del plan para alinearlo
con los objetivos del proyecto.
- Actualizaciones al estado de la solicitud de cambio: Se actualiza el estado de la
solicitud de cambio, ya sea como aceptada o denegada.
- Actualización a los documentos del proyecto: Se actualizan los documentos del
proyecto de acuerdo a los cambios realizados y autorizados.
90
Figura 15: Formato de Control de Cambios.
91
2.- Lista de Materiales del Proyecto (LMP).
Entradas
- Plan para la Dirección del Proyecto: Documento formalmente aprobado, que
define como se ejecuta, monitorea y controla un proyecto.
- Solicitudes de Cambios: Solicitud de cambio formalmente documentada que se
presenta para su aprobación al proceso de control de cambios.
- Documentos del Proyecto: Documento formalmente autorizado que forma parte
del proyecto, controlan, gestionan, administran determinada parte del proyecto.
- Programa General de Actividades (PGA): Es el programa que rige las
actividades del contrato, el cual es actualizado por los levantamientos en campo, y
que determina las fechas de utilización de los materiales, necesario para crear el
Programa de Suministro de Materiales.
- Programa General de Suministro de Materiales (PGSM): Es el programa que se
genera de acuerdo a las necesidades del Programa General de actividades y de la
Lista de materiales del proyecto.
Técnicas y Herramientas
- Juicio de expertos: Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un
área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. Según resulte
apropiado para la actividad que se está llevando a cabo. Dicha experiencia puede
ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada.
- Reuniones de Control de Cambios: Reuniones realizadas para determinar las
acciones a tomar con respecto a una problemática o necesidad presentada
durante la ejecución de un proyecto, derivadas de un juicio de expertos o análisis
de alternativas.
- Inspección: Examen o medición para verificar si una actividad, componente,
producto, resultado o servicio cumple con requisitos específicos.
92
Salidas
- Actualización al plan para la dirección del proyecto: Con los cambios autorizados
y debidamente documentados se realiza la actualización del plan para alinearlo
con los objetivos del proyecto.
- Actualizaciones al estado de la solicitud de cambio: Se actualiza el estado de la
solicitud de cambio, ya sea como aceptada o denegada.
- Actualización a los documentos del proyecto: Se actualizan los documentos del
proyecto de acuerdo a los cambios realizados y autorizados.
- Lista de Materiales del Proyecto (LMP): Es la lista de materiales que se genera al
actualizar el anexo C del contrato, que es la lista de materiales inicial del proyecto.
93
Figura 16: Lista de Materiales del Proyecto (LMP).
94
3.- Programa General de Suministro de Materiales (PGSM).
Con los campos llenos del formato del Programa General de Suministro de
Materiales, se vacían los datos en un software para la gestión de proyectos y se
genera el Cronograma que es la parte gráfica del Programa General de Suministro
de Materiales. La utilización de ésta herramienta ayuda a visualizar el panorama
general del PGSM, monitorear los avances de las actividades y controlar el
programa de suministros de materiales.
Entradas
- Programa General de Actividades (PGA): Es el programa que rige las
actividades del contrato, el cual es actualizado por los levantamientos en campo, y
que determina las fechas de utilización de los materiales, necesario para crear el
Programa de Suministro de Materiales.
- Plan para la Dirección del Proyecto: Documento formalmente aprobado, que
define como se ejecuta, monitorea y controla un proyecto.
- Solicitudes de Cambios: Solicitud de cambio formalmente documentada que se
presenta para su aprobación al proceso de control de cambios.
- Documentos del Proyecto: Documento formalmente autorizado que forma parte
del proyecto, controlan, gestionan, administran determinada parte del proyecto.
Técnicas y Herramientas
- Juicio de expertos: Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un
área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. Según resulte
apropiado para la actividad que se está llevando a cabo. Dicha experiencia puede
ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada.
95
- Reuniones de Control de Cambios: Reuniones realizadas para determinar las
acciones a tomar con respecto a una problemática o necesidad presentada
durante la ejecución de un proyecto, derivadas de un juicio de expertos o análisis
de alternativas.
- Planificación Gradual: La planificación gradual es una forma de planificación
mediante elaboración gradual, donde se planifica en detalle el trabajo que debe
desarrollarse en el corto plazo y el trabajo futuro se planifica a un nivel superior de
la EDT.
- Análisis de Alternativas: Reunión realizada por el equipo de proyecto, en el cual
se proponen y se analizan las posibles soluciones para un área de oportunidad
que se presenta durante el desarrollo del proyecto.
- Software de Gestión de Proyectos: El software de gestión de proyectos tiene la
capacidad de ayudar a planificar, organizar y gestionar los grupos de recursos, y
de desarrollar estimados de los mismos.
Salidas
- Actualización al plan para la dirección del proyecto: Con los cambios autorizados
y debidamente documentados se realiza la actualización del plan para alinearlo
con los objetivos del proyecto.
- Actualizaciones al estado de la solicitud de cambio: Se actualiza el estado de la
solicitud de cambio, ya sea como aceptada o denegada.
- Actualización a los documentos del proyecto: Se actualizan los documentos del
proyecto de acuerdo a los cambios realizados y autorizados.
- Programa General de Suministro de Materiales (PGSM): Es el programa que se
genera de acuerdo a las necesidades del Programa General de actividades y de la
Lista de materiales del proyecto.
96
Figura 17: Programa General de Suministro de Materiales (PGSM).
97
4.- Requisición de Materiales (RM).
Entradas
- Plan para la Dirección del Proyecto: Documento formalmente aprobado, que
define como se ejecuta, monitorea y controla un proyecto.
- Solicitudes de Cambios: Solicitud de cambio formalmente documentada que se
presenta para su aprobación al proceso de control de cambios.
- Documentos del Proyecto: Documento formalmente autorizado que forma parte
del proyecto, controlan, gestionan, administran determinada parte del proyecto.
- Programa General de Actividades (PGA): Es el programa que rige las
actividades del contrato, el cual es actualizado por los levantamientos en campo, y
que determina las fechas de utilización de los materiales, necesario para crear el
Programa de Suministro de Materiales.
- Programa General de Suministro de Materiales (PGSM): Es el programa que se
genera de acuerdo a las necesidades del Programa General de actividades y de la
Lista de materiales del proyecto.
- Lista de Materiales del Proyecto (LMP): Es la lista de materiales que se genera al
actualizar el anexo C del contrato, que es la lista de materiales inicial del proyecto.
Técnicas y Herramientas
- Juicio de expertos: Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un
área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. Según resulte
apropiado para la actividad que se está llevando a cabo. Dicha experiencia puede
ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada.
- Reuniones de Control de Cambios: Reuniones realizadas para determinar las
acciones a tomar con respecto a una problemática o necesidad presentada
98
durante la ejecución de un proyecto, derivadas de un juicio de expertos o análisis
de alternativas.
- Plantillas: Un documento parcialmente completo en un formato predefinido, que
proporciona una estructura definida para recopilar, organizar y presentar
información y datos.
Salidas
- Actualización al plan para la dirección del proyecto: Con los cambios autorizados
y debidamente documentados se realiza la actualización del plan para alinearlo
con los objetivos del proyecto.
- Actualizaciones al estado de la solicitud de cambio: Se actualiza el estado de la
solicitud de cambio, ya sea como aceptada o denegada.
- Actualización a los documentos del proyecto: Se actualizan los documentos del
proyecto de acuerdo a los cambios realizados y autorizados.
- Requisición de Materiales (RM) Se genera de acuerdo a una necesidad en la
obra para adquirir un bien material, necesario para realizar una actividad propia
del proyecto en ejecución.
99
Figura 18: Requisición de Materiales (RM).
100
5.- Control de Suministro de Materiales (CSM).
Entradas
- Plan para la Dirección del Proyecto: Documento formalmente aprobado, que
define como se ejecuta, monitorea y controla un proyecto.
- Solicitudes de Cambios: Solicitud de cambio formalmente documentada que se
presenta para su aprobación al proceso de control de cambios.
- Documentos del Proyecto: Documento formalmente autorizado que forma parte
del proyecto, controlan, gestionan, administran determinada parte del proyecto.
- Programa General de Actividades (PGA): Es el programa que rige las
actividades del contrato, el cual es actualizado por los levantamientos en campo, y
que determina las fechas de utilización de los materiales, necesario para crear el
Programa de Suministro de Materiales.
- Programa General de Suministro de Materiales (PGSM): Es el programa que se
genera de acuerdo a las necesidades del Programa General de actividades y de la
Lista de materiales del proyecto.
- Lista de Materiales del Proyecto (LMP): Es la lista de materiales que se genera al
actualizar el anexo C del contrato, que es la lista de materiales inicial del proyecto.
- Requisición de Materiales (RM): Se genera de acuerdo a una necesidad en la
obra para adquirir un bien material, necesario para realizar una actividad propia
del proyecto en ejecución.
Técnicas y Herramientas
- Juicio de Expertos: Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un
área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. Según resulte
apropiado para la actividad que se está llevando a cabo. Dicha experiencia puede
ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada.
101
- Reuniones de Control de Cambios: Reuniones realizadas para determinar las
acciones a tomar con respecto a una problemática o necesidad presentada
durante la ejecución de un proyecto, derivadas de un juicio de expertos o análisis
de alternativas.
- Planificación Gradual
- Análisis de Alternativas: Reunión realizada por el equipo de proyecto, en el cual
se proponen y se analizan las posibles soluciones para un área de oportunidad
que se presenta durante el desarrollo del proyecto.
- Software de Gestión de Proyectos
Salidas
- Actualización al plan para la dirección del proyecto: Con los cambios autorizados
y debidamente documentados se realiza la actualización del plan para alinearlo
con los objetivos del proyecto.
- Actualizaciones al estado de la solicitud de cambio: Se actualiza el estado de la
solicitud de cambio, ya sea como aceptada o denegada.
-Actualización a los documentos del proyecto: Se actualizan los documentos del
proyecto de acuerdo a los cambios realizados y autorizados.
- Control de Suministro de Materiales (CSM): Sirve para controlar y gestionar las
requisiciones, las órdenes de compra, y para dar seguimiento al estado que
guarda el suministro de los materiales, en el se registra la requisición de
materiales, la orden de compra, las cantidades suministradas y la cantidad
pendiente de suministrar de acuerdo a lo especificado en la lista de materiales del
proyecto.
102
Figura 19: Control de Suministro de Materiales (CSM).
103
6.- Vale de Entrada de Almacén de Proyecto (VEAP).
Figura 20: Vale de Entrada de Almacén de Proyecto (VEAP).
104
7.- Inventario de Almacén de Proyecto (IAP).
Entradas
- Plan para la dirección del proyecto: Documento formalmente aprobado, que
define como se ejecuta, monitorea y controla un proyecto.
- Documentos del proyecto: Documento formalmente autorizado que forma parte
del proyecto, controlan, gestionan, administran determinada parte del proyecto.
- Programa General de Actividades (PGA): Es el programa que rige las
actividades del contrato, el cual es actualizado por los levantamientos en campo, y
que determina las fechas de utilización de los materiales, necesario para crear el
Programa de Suministro de Materiales.
- Programa General de Suministro de Materiales (PGSM): Es el programa que se
genera de acuerdo a las necesidades del Programa General de actividades y de la
Lista de materiales del proyecto.
- Lista de Materiales del Proyecto (LMP): Es la lista de materiales que se genera al
actualizar el anexo C del contrato, que es la lista de materiales inicial del proyecto.
- Requisición de Materiales (RM): Se genera de acuerdo a una necesidad en la
obra para adquirir un bien material, necesario para realizar una actividad propia
del proyecto en ejecución.
Técnicas y Herramientas
- Juicio de Expertos: Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un
área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. Según resulte
apropiado para la actividad que se está llevando a cabo. Dicha experiencia puede
ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada.
- Reuniones de Control de Cambios: Reuniones realizadas para determinar las
acciones a tomar con respecto a una problemática o necesidad presentada
105
durante la ejecución de un proyecto, derivadas de un juicio de expertos o análisis
de alternativas.
- Plantillas: Un documento parcialmente completo en un formato predefinido, que
proporciona una estructura definida para recopilar, organizar y presentar
información y datos.
Salidas
- Actualización al plan para la dirección del proyecto: Con los cambios autorizados
y debidamente documentados se realiza la actualización del plan para alinearlo
con los objetivos del proyecto.
- Actualizaciones al estado de la solicitud de cambio: Se actualiza el estado de la
solicitud de cambio, ya sea como aceptada o denegada.
- Actualización a los documentos del proyecto: Se actualizan los documentos del
proyecto de acuerdo a los cambios realizados y autorizados.
- Inventario de Almacén de Proyecto (IAP): Listado de materiales que se
encuentra disponible para usarlo en las actividades propias del proyecto.
106
Figura 21: Inventario de Almacén de Proyecto (IAP).
107
8.- Vale de Salida del Almacén de Proyecto (VSAP).
Figura 22: Vale de Salida del Almacén de Proyecto (VSAP).
108
9.- Formato de Traspaso de Materiales de Proyecto a Proyecto (FTMPP).
Entradas
- Plan para la dirección del proyecto: Documento formalmente aprobado, que
define como se ejecuta, monitorea y controla un proyecto.
- Documentos del proyecto: Documento formalmente autorizado que forma parte
del proyecto, controlan, gestionan, administran determinada parte del proyecto.
- Programa General de Actividades (PGA): Es el programa que rige las
actividades del contrato, el cual es actualizado por los levantamientos en campo, y
que determina las fechas de utilización de los materiales, necesario para crear el
Programa de Suministro de Materiales.
- Programa General de Suministro de Materiales (PGSM): Es el programa que se
genera de acuerdo a las necesidades del Programa General de actividades y de la
Lista de materiales del proyecto.
- Lista de Materiales del Proyecto (LMP): Es la lista de materiales que se genera al
actualizar el anexo C del contrato, que es la lista de materiales inicial del proyecto.
- Requisición de Materiales (RM): Se genera de acuerdo a una necesidad en la
obra para adquirir un bien material, necesario para realizar una actividad propia
del proyecto en ejecución.
- Control de Suministro de Materiales (CSM): Sirve para controlar y gestionar las
requisiciones, las órdenes de compra, y para dar seguimiento al estado que
guarda el suministro de los materiales, en el se registra la requisición de
materiales, la orden de compra, las cantidades suministradas y la cantidad
pendiente de suministrar de acuerdo a lo especificado en la lista de materiales del
proyecto.
- Inventario de Almacén de Proyecto (IAP): Listado de materiales que se
encuentra disponible para usarlo en las actividades propias del proyecto.
- Inventario de Almacén General (IAG): Es el listado de materiales disponibles con
los que cuenta la empresa, para la realización de los diferentes proyectos.
109
Técnicas y Herramientas
- Juicio de Expertos: Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un
área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. Según resulte
apropiado para la actividad que se está llevando a cabo. Dicha experiencia puede
ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada.
- Reuniones de Control de Cambios: Reuniones realizadas para determinar las
acciones a tomar con respecto a una problemática o necesidad presentada
durante la ejecución de un proyecto, derivadas de un juicio de expertos o análisis
de alternativas.
Salidas
- Actualización al plan para la dirección del proyecto: Con los cambios autorizados
y debidamente documentados se realiza la actualización del plan para alinearlo
con los objetivos del proyecto.
- Actualizaciones al estado de la solicitud de cambio: Se actualiza el estado de la
solicitud de cambio, ya sea como aceptada o denegada.
- Actualización a los documentos del proyecto: Se actualizan los documentos del
proyecto de acuerdo a los cambios realizados y autorizados.
- Inventario de Almacén de Proyecto (IAP): Listado de materiales que se
encuentra disponible para usarlo en las actividades propias del proyecto.
- Formato de Traspaso de Materiales de Proyecto a Proyecto (FTMPP): Se utiliza
para traspasar materiales de un almacén de proyecto a otro, cuando el almacén
propietario no lo va a requerir o lo usará después, que por alguna razón otro
proyecto lo requiere de utilización inmediata para su obra y que lo regresará, antes
de la fecha de uso del almacén que lo está cediendo.
110
Figura 23: Formato de Traspaso de Materiales de Proyecto a Proyecto (FTMPP).
111
10.- Autorización de Formatos y Procedimientos (AFP).
Descripción: Se utiliza para autorizar un nuevo formato procedimiento, realizar
correcciones a formatos existentes y mejorar las versiones vigentes.
La finalidad es la de gestionar y controlar, los cambios, correcciones y las
versiones, de los procedimientos que se encuentran vigentes, éste formato
actualiza el Control de Formatos y Procedimientos Autorizados de la empresa, al
proceder la aceptación del nuevo formato o la nueva versión autorizada.
El Control de Formatos y Procedimientos, de la empresa se actualiza e informa a
todos los interesados de la nueva versión o del nuevo formato o procedimiento
vigente, para darlo a conocer y aplicarlo, especificando la fecha de implantación y
de uso obligatorio.
112
Figura 24: Autorización de Formatos y Procedimientos (AFP).
113
Formatos complementarios
1.- Programa General de Actividades (PGA).
Entradas
- Plan para la dirección del proyecto: Documento formalmente aprobado, que
define como se ejecuta, monitorea y controla un proyecto. Se verifica el plan para
alinear los nuevos alcances de acuerdo al plan establecido.
- Documentos del proyecto: Documento formalmente autorizado que forma parte
del proyecto, controlan, gestionan, administran determinada parte del proyecto.
- Lista de Materiales del Proyecto (LMP): Es la lista de materiales que se genera al
actualizar el anexo C del contrato, que es la lista de materiales inicial del proyecto.
Técnicas y Herramientas
- Juicio de Expertos: Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un
área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. Según resulte
apropiado para la actividad que se está llevando a cabo. Dicha experiencia puede
ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada.
- Reuniones de Control de Cambios: Reuniones realizadas para determinar las
acciones a tomar con respecto a una problemática o necesidad presentada
durante la ejecución de un proyecto, derivadas de un juicio de expertos o análisis
de alternativas.
- Análisis de Alternativas: Reunión realizada por el equipo de proyecto, en el cual
se proponen y se analizan las posibles soluciones para un área de oportunidad
que se presenta durante el desarrollo del proyecto.
- Software de Gestión de Proyectos
114
Salidas - Actualización al Plan para la dirección del proyecto: Con los cambios autorizados
y debidamente documentados se realiza la actualización del plan para alinearlo
con los objetivos del proyecto.
- Actualización a Documentos del proyecto: Se actualizan los documentos del
proyecto de acuerdo a los cambios realizados y autorizados.
- Programa General de Actividades (PGA): Es el programa que rige las
actividades del contrato, el cual es actualizado por los levantamientos en campo, y
que determina las fechas de utilización de los materiales, necesario para crear el
Programa de Suministro de Materiales.
115
Figura 25: Programa General de Actividades (PGA).
116
2.- Inventario de Almacén General (IAG).
Entradas
- Plan para la dirección del proyecto: Documento formalmente aprobado, que
define como se ejecuta, monitorea y controla un proyecto. Se verifica el plan para
alinear los nuevos alcances de acuerdo al plan establecido.
- Documentos del proyecto: Documento formalmente autorizado que forma parte
del proyecto, controlan, gestionan, administran determinada parte del proyecto.
- Lista de Materiales del Proyecto (LMP): Es la lista de materiales que se genera al
actualizar el anexo C del contrato, que es la lista de materiales inicial del proyecto.
Técnicas y Herramientas
- Juicio de Expertos: Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un
área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. Según resulte
apropiado para la actividad que se está llevando a cabo. Dicha experiencia puede
ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada.
- Reuniones de Control de Cambios: Reuniones realizadas para determinar las
acciones a tomar con respecto a una problemática o necesidad presentada
durante la ejecución de un proyecto, derivadas de un juicio de expertos o análisis
de alternativas.
- Plantillas: Un documento parcialmente completo en un formato predefinido, que
proporciona una estructura definida para recopilar, organizar y presentar
información y datos.
117
Salidas
- Actualización al plan para la dirección del proyecto: Con los cambios autorizados
y debidamente documentados se realiza la actualización del plan para alinearlo
con los objetivos del proyecto.
- Actualizaciones al estado de la solicitud de cambio: Se actualiza el estado de la
solicitud de cambio, ya sea como aceptada o denegada.
- Actualización a los documentos del proyecto: Se actualizan los documentos del
proyecto de acuerdo a los cambios realizados y autorizados.
- Inventario de Almacén de General (IAG): Es el listado de materiales disponibles
con los que cuenta la empresa, para la realización de los diferentes proyectos.
118
Figura 26: Inventario de Almacén General (IAG).
119
3.- Vale de Entrada de Almacén General (VEAG).
Figura 27: Vale de Entrada de Almacén General (VEAG).
120
4.- Vale de Salida de Almacén General (VSAG).
Figura 28: Vale de Salida de Almacén General (VSAG).
121
5.- Control de Formatos y Procedimientos (CFP).
Figura 29: Control de Formatos y Procedimientos (CFP).
122
6.- Reporte de Avances del Proyecto (RAP).
Figura 30: Reporte de Avances del Proyecto (RAP).
123
7.- Acta de Entrega de Proyecto (AEP).
Figura 31: Acta de Entrega de Proyecto (AEP).
124
4.3. Estrategia para establecer la nueva gestión de l plan de suministro de materiales en los proyectos.
4.3.1 Establecer de forma oficial el Plan de Gestió n de Materiales del
Proyecto.
Para el inicio de la implementación del sistema, se realizará en una reunión de
todos los interesados e integrantes de la empresa, donde se dará a conocer el
sistema y se les informará del uso obligatorio y de la importancia de la
colaboración de todos para la implementación del sistema de gestión.
Incentivarlos a formar parte del cambio que se está proponiendo en la
empresa y que aunque sea obligatorio es necesario que cada integrante
colabore de forma activa, para aportar sus conocimientos y lograr la
implementación y la mejora continua del plan de gestión de materiales para los
proyectos.
Levantar una minuta de común acuerdo y fijar fecha de inicio de implantación.
4.3.2 Identificar a los involucrados.
Equipo de proyecto
-Encargado de Proyecto
-Ingeniero de Campo
-Cabo de Oficios
-Control de Obra
-Encargado de Almacén de Proyecto
-Almacenista
-Control de Calidad
125
-Personal Operativo o mano de obra directa
Involucrados e interesados dentro de la empresa
-Director General
-Gerente de operaciones
-Encargado de Almacén General
-Almacenista
-Encargado de Compras
-Compradores
-Control de calidad
4.3.3 Establecer las responsabilidades y responsabl es
La responsabilidad de la implantación y de los resultados es de forma general del
Gerente de Operaciones y del Encargado de Proyectos de cada obra.
Sin embargo la responsabilidad es de todo el equipo de proyecto y de la empresa,
ya que se necesita la colaboración y participación de todos.
El gerente de operaciones vigilará que la parte operativa externa al equipo de
proyecto, cumpla con los compromisos adquiridos y que todo se realice de
acuerdo a lo establecido en el plan de gestión, y asignará los roles y
responsabilidades que tomarán cada integrante.
El encargado de proyectos vigilará que toda la parte operativa realizada por el
equipo de proyecto, realice las actividades de acuerdo a los lineamientos
establecidos y asignará los roles y responsabilidades que tomarán cada
integrante.
126
Dentro del equipo de trabajo del proyecto, el Control de Obra se encargará de dar
seguimiento a las actividades de gestión realizadas por el Encargado de
proyectos o los ingenieros de campo.
Cuadro N°7: Responsabilidades y roles.
Responsables y roles 1.- Control de Cambios (CC). Responsable: Ingeniero de Campo, Control de Obra, Control de Calidad.
Rol: Actualizar los cambios y dar seguimiento para actualizar los documentos del Proyecto. 2.- Lista de Materiales del Proyecto (LMP). Responsable: Encargado de Proyecto, Ingeniero de Campo, Control de Obra.
Rol: Actualizar los cambios y dar seguimiento para actualizar los documentos del Proyecto. 3.- Programa General de Suministro de Materiales (PGSM). Responsable: Encargado de Proyecto, Ingeniero de Campo, Control de Obra.
Rol: Actualizar los cambios y dar seguimiento para actualizar los documentos del Proyecto. 4.- Requisición de Materiales (RM). Responsable: Encargado de Proyecto, Ingeniero de Campo, Control de Obra.
Rol: Actualizar los cambios y dar seguimiento para actualizar los documentos del Proyecto. Gestionar con Almacén de proyecto, Almacén General y departamento de compras. 5.- Control de Suministro de Materiales (CSM). Responsable: Control de Obra
Rol: Informar al Encargado de Proyecto y Gestionar con Almacén de proyecto, Almacén General y departamento de compras.
127
6.- Vale de Entrada de Almacén de Proyecto (VEAP). Responsable: Encargado de almacén de proyecto.
Rol: Realizar las entradas, actualizar los documentos del proyecto, informar al control de obra. 7.- Inventario de Almacén de Proyecto (IAP). Responsable: Encargado de almacén de proyecto.
Rol: Realizar las entradas, actualizar los documentos del proyecto, informar al control de obra. 8.- Vale de Salida del Almacén de Proyecto (VSAP). Responsable: Encargado de almacén de proyecto.
Rol: Realizar las entradas, actualizar los documentos del proyecto, informar al control de obra. 9.- Formato de Traspaso de Materiales de Proyecto a Proyecto (FTMPP). Responsable: Encargados de proyectos y Gerente de Operaciones.
Rol: Autorizar o denegar el traspaso de los materiales solicitados, gestionar los materiales e informar a los almacenes de proyectos y el almacén general del traspaso.
Formatos complementarios:
Cuadro N°8: Responsabilidades y roles, formatos com plementarios.
Responsables y roles 1.- Programa General de Actividades (PGA).
Responsable: Encargado de proyectos, Ingeniero de Campo, Control de Obra, Cabo de oficios. Rol: Elaborar, actualizar, controlar y dar seguimiento. 2.- Inventario de Almacén General (IAG). Responsable: Encargado de Almacén General. Rol: Actualizar el inventario, e informar a los controles de obra de cada proyecto.
128
3.- Vale de Entrada de Almacén General (VEAG). Responsable: Encargado de Almacén General.
Rol: Actualizar el inventario, e informar a los controles de obra de cada proyecto. 4.- Vale de Salida de Almacén General (VSAG). Responsable: Encargado de Almacén General.
Rol: Actualizar el inventario, e informar a los controles de obra de cada proyecto. 5.- Control de Formatos y Procedimientos (CFP). Responsable: Supervisor de calidad.
Rol: Actualizar el control de formatos y distribuir la copia actualizada para informar os cambios a todos los involucrados.
Registro dedicado a controlar los formatos y procedimientos vigentes en la empresa, indicando la fecha de autorización y la fecha de implementación. 6.- Informes de Avances del Proyecto (IAP). Responsable: Control de Obra.
Rol: Actualizar el informe de avances del proyecto, y entregar el informe al Encargado de Proyecto y los Ing. De Campo. 7.- Acta de Entrega de Proyecto (AEP): Responsable: Encargado de Proyecto.
Rol: Gestionar la firma del acta de entrega con el cliente al finalizar las actividades del proyecto.
Uso obligatorio
También se hará de su conocimiento, que las nuevas gestiones se realizarán, a
través del Sistema a implementar y que las solicitudes externas no procederán,
129
para fomentar de manera más rápida el uso de los mecanismos de control
establecidos.
4.3.4 Dar a conocer el Plan de Gestión de Materiale s del Proyecto.
Durante la primer semana, se impartirán talleres de 1 hora a todos los
involucrados en el sistema, las primeras dos sesiones se realizaran de forma
general para dar a conocer más a fondo todo el plan de gestión, el resto de la
semana se realizará de acuerdo a los roles de cada integrante.
Ventajas
Después de establecer y asegurarse de que todo el personal conoce el Plan de
Gestión de Materiales, analizar las ventajas y definir qué es lo que se espera como
resultado de la implantación del plan de gestión de materiales.
Tener siempre en claro que la meta es tener un plan de gestión que permita
controlar de forma rápida y eficiente todos los materiales necesarios para el
proyecto, mejorar el control de los materiales y aumentar así las probabilidades de
éxito de las obras que se ejecuten en adelante.
4.3.5 Programar talleres de inducción al Plan de G estión de Materiales
del Proyecto.
Después de la primera semana de inducción para dar a conocer el Plan de
Gestión de Materiales para los Proyectos, se realizarán talleres con simulaciones
de acuerdo a las necesidades de algún caso práctico propuesto.
130
Se asignarán los roles y se trabajara específicamente con el equipo de proyecto
para indicarles las funciones, roles y responsabilidades dentro del plan de gestión.
Se simularán casos en los que se rompe la secuencia o lo que puede suceder en
caso de que las cosas no se realicen de acuerdo a lo establecido, para que todos
conozcan cuales son los resultados y quien es el que los ocasiona.
El taller de inducción al plan de Gestión, se realizará de forma permanente para
cada nuevo equipo de proyecto que se forme, para cada nueva obra.
Toda la información estará disponible en la INTRANET de GASS GROUP, para
garantizar el acceso y disponibilidad en todo momento.
4.3.6 Dar seguimiento a la implantación de form a continua y
Permanente.
El plan de Gestión de Suministro de materiales para los Proyectos, se realizará de
forma continua y permanente, para garantizar la implantación, evaluar el desarrollo
y los resultados obtenidos.
Durante los primeros 6 meses se realizará una revisión mensual para verificar que
el sistema funcione de manera correcta. La revisión se realizará con el equipo de
trabajo de cada proyecto, para analizar todos los detalles de la implantación y
realizar mejoras para la implementación.
Las reuniones también se realizarán con la finalidad de evaluar y analizar mejoras
en el sistema, las cuales se someterán a análisis por el equipo de proyecto y se
determinará si se procede a hacer la mejora solicitada.
131
Los primeros cambios no se realizarán hasta cumplir los primeros 6 meses de
implantación, para evitar confusiones y problemas en el suministro de materiales a
los proyectos.
En caso de que las razones del cambio o mejora sean muy necesarios o estén
ocasionando algún problema en el suministro de los materiales, se convocará a
reunión general para dar a conocer la problemática presentada, los cambios
sugeridos y las mejoras a realizar al sistema, y previa autorización y conocimiento
de todos se podrá proceder al cambio requerido.
Pasados los primeros 6 meses se realizarán los primeros ajustes al sistema, los
cuales se realizaran con el equipo de proyecto y con todos los involucrados, se
establecerá fecha para realización de las mejoras necesarias.
Después del primer año, todas las revisiones y mejoras se realizarán de forma
anual, para revisar y actualizar el sistema de acuerdo a las nuevas necesidades
que se presentan en la empresa, y así garantizar la vigencia, funcionalidad y
resultados esperados.
132
5 CONCLUSIONES
El diagnóstico de la situación actual del suministro de los materiales de la
empresa, permitió establecer las bases para el desarrollo de un Plan de Gestión
de Suministro de Materiales para los Proyectos, apoyado en la estrategia para
establecer el nuevo Plan de Gestión, se logró con éxito la implantación del Plan de
Gestión para el Suministro de Materiales para los Proyectos que permite visualizar
y tener una mejor perspectiva de las necesidades, las problemáticas, y los
recursos con los que se cuenta para poder gestionar exitosamente un proyecto,
apoyado con la utilización de los conocimientos de la administración de proyectos,
la visión que nos da el utilizar el ciclo de vida de un proyecto, aplicado al desarrollo
del presente trabajo, la utilización de diferentes modelos utilizados por empresas
con metodologías y procedimientos muy rígidos, permitieron la realización de un
sistema de Gestión Sencillo, rápido y eficaz que elimina los trámites burocráticos
que se convierten en la problemática principal de todos los proyectos.
La visión de implementar un sistema de Gestión práctico y sencillo enfocado a
cubrir las necesidades reales de los proyectos, permite controlar el suministro de
materiales de forma muy fácil, permitiendo dedicar los recursos disponibles a la
correcta dirección del Proyecto, aumentando las probabilidades de éxito, la
satisfacción del cliente, el uso correcto de los materiales, optimizando la mano de
obra y generando un margen mayor de utilidades.
Todo éste beneficio se obtiene, aprovechando los recursos disponibles de la
empresa sin incrementar el costo indirecto de los proyectos, obteniendo el
beneficio de que los mismos recursos se vuelven más eficientes al disminuir los
gastos de operación al utilizar los recursos disponibles de forma adecuada.
133
6 RECOMENDACIONES
Las recomendaciones son para la Gerencia de Operaciones y El encargado de
proyectos, para complementar de forma adecuada el presente Plan de Gestión de
Suministro de Materiales para los Proyectos, ya que el presente plan de gestión se
centra en cumplir con las necesidades generadas por el Programa General de
Actividades, el cual debe de ser viable y tomar todas las consideraciones
necesarias para garantizar el éxito del mismo, ya que el cronograma de
actividades es la línea a seguir y la parte medular del plan general para la
dirección del proyecto.
Recomendaciones para la Dirección General; analizar desarrollar e implementar
como planes de gestión independientes los siguientes proyectos: Plan de Gestión
de los Riesgos del Proyecto, Plan de Gestión de Calidad del Proyecto, Plan de
Gestión de los Recursos Humanos, Plan de Gestión de las Comunicaciones y un
Plan de Gestión de los Costos del Proyecto que abarque de forma integral todos
los Planes de Gestión de los proyectos.
Sin embargo para que el éxito sea el común denominador de todos los proyectos
de la empresa, debe de contar con los recursos necesarios tanto económicos
como humanos, para la correcta integración del equipo de trabajo, los recursos
financieros y la administración de proyectos.
134
7 BIBLIOGRAFÍA
Chamoun, Y. (2002). Administración profesional de proyectos-La guía. Ciudad de México: Mc Graw Hill Interamericana.
Eyssautier, M. (2006). Metodología de la investigación: Desarrollo de la inteligencia (4ta. Ed.). Ciudad de México: International Thompson Editores.
Gido, J. & Clements, J. (2003). Administración exitosa de proyectos (2da Ed.) Ciudad de México: International Thompson Editores.
Jurado, Y. (2002). Técnicas de Investigación Documental. Ciudad de México: International Thompson Editores.
Kerzner, H. (2001). Project management: A systems approach to planning, scheduling, and controlling (7th Ed.). Nueva York: John Wiley & Sons.
Project Management Institute. (2008). Guía de fundamentos de dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (4ta. Ed.). Pennsylvania, E.U.A.
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8 ANEXOS
8.1 Anexo 1: ACTA DE PROYECTO DEL PGF.
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ACTA DEL PROYECTO Fecha Nombre de Proyecto 14 de noviembre de 2011
Plan de gestión de control de suministro de materiales en GASS GROUP Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable.
Areas de conocimiento / procesos: Area de aplicación (Sector / Actividad):
Procesos: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, Cierre.
Sector: Público y privado de la Construcción. Actividad: Construcción, Obra Eléctrica, Automatización y Control.
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto
14 de noviembre de 2011 08 de mayo de 2012 Objetivos del proyecto (general y específicos) Objetivo general: Desarrollar un plan de gestión de control de suministro de materiales, que permita implementar un sistema que controle el suministro de materiales de manera eficiente en los proyectos de Obra Eléctrica, Automatización y Control, que se desarrollan en la sonda de Campeche por la empresa GASS GROUP Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable. Objetivos específicos: - Realizar un diagnóstico de la situación actual del suministro de materiales de los proyectos, que permita sentar las bases para desarrollar las nuevas estrategias que mejoren el control y suministro de los materiales. - Desarrollar un plan de gestión de control de suministro de materiales de acuerdo al ciclo de vida de los proyectos, para cubrir según las necesidades reales que se presenten en los proyectos. - Desarrollar una estrategia que permita establecer la nueva gestión del plan de suministro de materiales en los proyectos, para minimizar el tiempo de implantación y las afectaciones que se puedan ocasionar a los proyectos en curso. Justificación o propó sito del proyecto (Aporte y resultados esperados) La principal problemática al ejecutar un proyecto es el suministro de los materiales, el no tener identificadas las necesidades reales, se genera una gran perdida económica. Las perdidas económicas pueden ser tan grandes que ponen en riesgo la viabilidad de un proyecto, derivado de una cuantificación incorrecta, especificación erronea de los materiales, compras excesivas, compras duplicas, manejo incorrecto o en muchos casos inexistencia de inventario, falta de control de calidad, compras de última hora. El no tener un control eficaz del suministro de materiales, genera otros costos adicionales a los mismos materiales, como son el uso inadecuado de la mano de obra, atrasos en
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los programas de trabajo, penalizaciones por no cumplir con los avances y en muchos casos la cancelación del contrato mismo. Una metodología o control que permita gestionar el suministro de materiales a un proyecto de manera eficiente y eficaz, garantiza que el material requerido se encuentre a disposición en el momento adecuado en que se requiere, éste sistema de gestión permitirá disminuir la merma de material, compras duplicadas, verificará que los materiales cumplan con las especificaciones establecidas en el proyecto, y ayudará a mejorar el rendimiento de la mano de obra y las utilidades del proyecto.
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto -Informe de la situación Actual del suministro de materiales en la empresa.
-Volumetría real de cada Proyecto, para identificar los recursos necesarios para
su ejecución.
-Control de suministro de materiales que permita garantizar el abastecimiento de materiales del Proyecto. -Cronograma de suministro de materiales, que cubra los requerimientos del Programa de Actividades del Proyecto. -Requisiciones de Materiales(RM), con descripciones técnicas completas de acuerdo a las especificaciones del Proyecto. -Órdenes de Compra de Materiales (OC ), para documentar y controlar la entrada de recursos al poyecto. -Inventarios de almacén, para establecer un registro de entradas y salidas que permita visualizar el estado de los suministros de materiales. -Plan de implementación estratégico para el control de materiales.
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Supuestos -Que se cuenta con el capital necesario para realizar las compras de los materiales. -Que la alta dirección está de acuerdo con la implementación de ésta metodología. -Se contará con el apoyo de los residentes de proyectos para la implementación del control de suministro de materiales. -Se contará con la colaboración de todo el equipo de trabajo para la puesta en marcha del proyecto. - Que se cuenta con el programa real de actividades del proyecto.
Restricciones -Que el control de suministro de materiales se debe de inplementar al inicio del proyecto en el menor tiempo posible. -La implementación del control de materiales se debe de hacer sobre la marcha, sin afectar el desarrollo de los proyectos actuales. Información histórica relevante La empresa GASS GROUP, es una empresa que se dedica a la ejecución de proyectos de construcción de Obra Eléctrica, Automatización y Control, el cual ha tenido un muy buen crecimiento, que le ha permitido ejecutar varios proyectos al mismo tiempo, este crecimiento se ha presentado gracias al esfuerzo, habilidades, capacidades y experiencia de sus colaboradores, sin embargo no existe una metodología que le permita establecer la pauta para el desarrollo de procedimientos que permitan garantizar el suministro de materiales a los contratos, no se realiza un seguimiento adecuado e identificación de las necesidades de forma oportuna y derivado de que ya no solo se maneja un solo contrato, se genera un descontrol que solo se supera gracias al esfuerzo titánico y las ganas de que las cosas salgan bien por parte del equipo de trabajo. El actual proyecto que esta en fase de cierre “Adecuación, Instalación y Puesta en Operación de un Cuarto de Control Eléctrico para la Plataforma Akl J”, lleva generado un total de 133 partidas para compra de materiales, solo para cierre o terminación, esto es a la fecha del 18-11-2011, y la cifra sigue creciendo, es indudable que existe una problematica que atender, y que se debe de solucionar para evitar que esto se repita en los demás proyectos.
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Identificación de grupos de interés (Stakeholders) Involucrados directo(s): Gerente de Operaciones, Superintendente de Proyecto, Ing. De Campo, Encargado de Almacén de Proyecto, Encargado de Almacén General, Control de obra, Control de Calidad, Mano de obra Directa. Involucrados indirecto(s): El cliente, Proveedores, Departamento de compras, Encargado de Proyectos, Recursos humanos. Aprobado por: Luis Diego Villallobos Yock
Firma:
Realizado por : Antonio Aguirre Rodríguez
Firma:
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8.2 Anexo 2: EDT del PFG: Plan de Gestión de Control de Suministro de
Materiales en GASS GROUP Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital
Variable.
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Anexo 2: EDT del PFG
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8.3 Anexo 3: CRONOGRAMA
Cronograma del PFG: Plan de Gestión de Control de Suministro de Materiales en
GASS GROUP Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable.
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8.4 Anexo 4: Entrevista y cuestionario para identificación de pr oblemas en el suministro de materiales de GASS GROUP S. de R.L. d e C. V.
Nombre del entrevistado: ___________________________ fecha: ____________
Instrucciones: Subraya la respuesta que consideres correcta, de acuerdo al
cuestionamiento planteado.
1.- ¿Qué es lo que usted cree que se requiere para mejorar el suministro de
materiales de los proyectos?
a) Más recursos.
b) Un plan de gestión de suministro de materiales.
c) Procedimientos.
2.- ¿Qué tan importante es para usted contar con un buen suministro de
materiales?
a) No me importa.
b) Es importante.
c) Muy importante.
3.- ¿Qué beneficios se pueden obtener al contar con un buen suministro de
materiales?
a) Mejorar los tiempos de entrega de los proyectos
b) Aprovechar mejor la mano de obra.
c) Evitar duplicidad de compras.
d) Disminución de costos del proyecto.
e) Todos los anteriores.
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4.- ¿Estaría dispuesto a participar activamente en la creación, implantación y uso
de un plan para la gestión del suministro de materiales de los proyectos?
a) Si
b) No
c) No se
5.- El uso de un plan para la gestión de suministro de materiales en los proyectos
generaría:
a) Atrasos.
b) Burocracia.
c) Beneficios.
Sugerencias: Escriba en el siguiente espacio, lo que usted considere que hizo falta
y que se requiere para mejorar el suministro de materiales.
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Si desea participar activamente en el proyecto para la creación, implantación y
puesta en operación, del plan para el suministro de materiales para los proyectos,
favor de dejar la siguiente información:
Correo electrónico: ___________________________ Tel: _________________
GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN.
