UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA LIBERTAD TRUJILLO

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA LIBERTAD – TRUJILLO

Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas

Escuela Académica Profesional de Estadística

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA OFICINA

DE ESTADÍSTICA PARA LA MUNICIPALIDAD

DISTRITAL DE CHICAMA

INFORME DE PRÁCTICA PRE – PROFESIONAL

PARA OPTAR EL TITULO DE

LICENCIADA EN ESTADÍSTICA

Br. Deyanira Elizabeth Paz Rubio

TRUJILLO – PERU

2013

Biblioteca Digital - Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT

Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Compartir bajola misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licences/by-nc-sa/2.5/pe/

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A mi esposo

SEGUNDO

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JUNIOR Y NATHALY

Quienes han sido mi estimulo

constante en la culminación de

mi carrera



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PRESENTACIÓN

Señores miembros del jurado:

En el cumplimiento con una de las disposiciones del reglamento de grados y títulos de la

Escuela Profesional de Estadística de la Universidad Nacional de Trujillo, presento a

vuestra consideración y criterio del presente trabajo titulado: “ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL DE LA OFICINA DE ESTADISTICA PARA LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHICAMA”, con el que pretendo optar el titulo

de Licenciada de Estadística.

Espero ser merecedor de su aprobación.

Trujillo 2013

Br. Deyanira Paz Rubio



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AGRADECIMIENTO

Expreso mi más sincero agradecimiento y gratitud a mis jurados, Dr. Julio Alberto

Castañeda Carranza, Dr. Humberto Aníbal Verde Olivares y a mi asesor Dr. Ricardo

Martin Gómez Arce, por su orientación y apoyo durante la realización del presente

estudio.

A la municipalidad del distrito de Chicama por permitirme ingresar a sus oficinas para

emprender juntos este proyecto.

Hago extensivo mi agradecimiento a todos los profesores de la Escuela académica

Profesional de Estadística por haberme impartido sus enseñanzas que consolidaron mi

formación profesional, así como mi familia que me brindaron su apoyo



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RESUMEN

El presente trabajo titulado: “ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA

OFICINA DE ESTADISTICA PARA LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

CHICAMA”, trata de como se debe organizar e implementar una oficina de estadística

en la municipalidad distrital de Chicama que esta ubicada al norte de la ciudad de

Trujillo, dicho distrito cuenta con 9 centros poblados y 07 asentamientos humanos y al

no contar dentro de su organigrama dicha oficina que se encarga de controlar la

información estadística que se genera en sus diferentes áreas. Ante esta realidad se

realizó un diagnostico, encontrándose que no existen cargos estadísticos, solamente se

ubica un responsable de la oficina de personal, que tiene como única función el

control de la asistencia del personal que lo canaliza mediante unos formatos que han

sido elaborados para tal fin.

Se recomienda a la municipalidad de Chicama el establecimiento de una oficina de

estadística para que plantee los mecanismos y procedimientos que permitan de manera

sistemática en cada área la determinación de la demanda real de la información y que

esté dirigida por un profesional competente o especialista en la rama.



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ABSTRACT

This paper titled "ORGANIZATIONAL STRUCTURE OF THE BUREAU OF

STATISTICS FOR THE DISTRICT MUNICIPALITY OF CHICAMA", is how you

should organize and implement a statistical office in Chicama district municipality is

located north of the city of Trujillo, this district has 9 towns and 07 settlements and by

not having in its establishment that office that is responsible for controlling the statistical

information generated in their areas. Given this reality was made a diagnosis, finding

that there is no statistical office, located only one responsible for the personnel office,

which has the sole function control staff assistance, channels it through a few formats

that have been developed for such end.

It is recommended that the municipality of Chicama establishing a statistical office to

raise the mechanisms and procedures for systematically in each area to determine the

actual demand for the information and is directed by a competent professional or

specialist branch.



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ÍNDICE

DEDICATORIA AGRADECIMIENTO PRESENTACION INDICE

CAPITULO I: INTRODUCCION

1.1 Justificación del problema……………………………………………………. 3

1.2 Problema……………………………………………………………………… 4

1.3 Objetivos……………………………………………………………………… 4

CAPITULO II: MARCO TEORICO 2.1. La Estadística en la Empresa…………………………………………………. 5

2.2. El Estadístico en la Organización de la Empresa………………….………….. 8

2.3 Importancia de la Estadística en los Gobiernos Municipales……….…………9

2.4 Organización……………………………………………………….…………12

2.4.1 Organización formal…………………………………….………….12

2.4.2 Organización informal………………………………….…………..12

2.5 Dirección……................................................................................................. 13

2.6 Control………………………………………………………………….…….13

2.7 Criterios para el diseño de estructuras organizacionales………………….…13

2.8 El Registro Civil y las Estadísticas Vitales…………………………………..21

2.8.1 Registro Civil……………………………………………………....21

CAPITULO III 3.1 Estructura Organizacional de la Municipalidad……………………………. 23

3.2 Organigrama Estructural de la Municipalidad de Chicama………………… 24

3.3 Descripción de Funciones…………………………………………………... .25

3.4 Diagnostico de las Actividades Estadísticas realizadas en las diferentes

Áreas de la Municipalidad de Chicama………………………………………42



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CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA OFICINA DE ESTADÍSTICA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHICAMA

4.1 Necesidad de la Creación de la Oficina de Estadística……………………… 57

4.2 Oficina de Estadística……………………………………………………….. 58

4.2.1 Definición…………………………………………………………. 58

4.2.2 Finalidad…………………………………………………………... 58

4.2.3 Objetivos………………………………………………………….. 59

4.3 Funciones generales que debe cumplir la oficina de Estadística……………. 60

4.4 Manual de Organización y funciones de la Oficina de Estadística…………. 60

CONCLUSIONES 72

SUGERENCIA 73

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

ANEXOS



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Universidad Nacional de Trujillo


1

CAPITULO I

INTRODUCCIÓN

Los profundos cambios ocurridos en la década del '90 en la estructura productiva

mundial han instalado la necesidad de reestructurar de plano la producción de

estadísticas. Las múltiples y complejas funciones que corresponden ahora al ámbito

municipal aumentan sus necesidades de información para implementar, eficaz y

eficientemente las diferentes políticas públicas, así tenemos como en el Perú las

municipalidades son las instancias gubernamental institucional mas cercana a la

comunidad, en donde se advierte ventajas comparativas para entender la problemática

local.

Las actividades municipales se encuentran normadas por la ley orgánica de

municipalidad, las funciones y estructura orgánica funcional se encuentran establecidas

en el Reglamento de Organización de Funciones (RFO) y Manual de Organización y

Funciones (MOF) como instrumento normativo de gestión institucional que permiten

reglamentar y formalizar la estructura organizacional de las municipalidad en el cual se

precisa los alcances, naturaleza, finalidad, estructura orgánica y función al de las

dependencias, triplicándose las atribuciones de los cargos directivos especificando la

capacidad, decisión y jerarquía del cargo así como el ámbito de control.

Es por eso que las municipalidades necesitan una revolución en el área de la informática

y de las telecomunicaciones, la internacionalización de las actividades productivas, la

relevancia sustancial de los servicios y la creciente demanda de información en tiempo

real han modificado de plano el contexto operacional de las oficinas de estadística. Una

de las transformaciones de mayor alcance, desarrolladas bajo el proceso de globalización

del sistema económico mundial, se manifiesta en las acciones de descentralización y

transferencia de servicios desde los gobiernos centrales hacia los gobiernos provinciales



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municipales.

Las múltiples y complejas funciones que corresponden ahora al ámbito municipal

implican la asunción de mayores responsabilidades por parte de los gobiernos locales, al

tiempo que aumentan sus necesidades de información sobre la cual implementar, cada

vez con mayor nivel de eficiencia, sus acciones de política pública. En este contexto, los

requerimientos de información veraz y oportuna son cada vez mayores, tanto por los

gobiernos locales como por sus actores integrantes: la comunidad local, el sector

privado, las organizaciones intermedias, entre otras.

La Municipalidad Distrital de Chicama ubicada al norte de Trujillo, no es ajena a esta

realidad puesto que tiene que controlar dos Consejos menores ubicados en Chioclín y

Sausal y satisfacer las necesidades básicas de 9 centros poblados (Chiclin, Sausal,

Huabalito, pampas de Jaguey, Quemazón, Chicamita, LLamipe, Laguna de Pato,

Atahualpa) y 7 Asentamientos Humanos (.18 de Mayo, La Libertad, Alan García, La

Pascona (Chicama); Alto Perú (Sausal) y A.H. Libertad (Chiclin).

Entre algunas de sus funciones primordiales que tiene que cumplir la Municipalidad

distrital de Chicama, tenemos: la recaudación de sus recursos propios, los gastos en la

prestación de servicios a la comunidad entre otros, para ello se hace necesario que

cuente dentro de su organización con áreas debidamente organizadas que le permitan

llevar a cabo sus objetivos planteados.

Actualmente el Organigrama estructural de la municipalidad Distrital de Chicama1 no

cuenta con un órgano de apoyo que se encargue de centralizar la información estadística

que existe en las diferentes áreas de la municipalidad, tal es así que cada área genera su

propia información estadística, con el objetivo de satisfacer necesidades inmediatas

propias de cada área, sin la debida coordinación con las demás áreas.

1 Ver Anexo 1(Organigrama)



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Lo mencionado anteriormente lo podemos comprobar, por ejemplo, en el departamento

de servicios sociales y comunales, en dicha área se genera información estadística de

nacimientos, matrimonios , defunciones y que el registrador quien es el responsable de

dicha información, tiene como una de sus funciones solamente revisar y firmar los libros

de registros de matrimonios, nacimientos y defunciones2 , mas no se le da la

responsabilidad de producir información de estadísticas vitales, necesarias para

determinar el nivel de crecimiento de la población. A esto se suma la ausencia de un

sistema estadístico integral dentro de la Municipalidad que permita centralizar la

información estadística de las diferentes áreas de la Municipalidad.

Tales así, que las variables que se generan en las diferentes áreas no tenga un tratamiento

estadístico adecuado y oportuno, esto debido que los encargados de registrar la

información no cuentan con una formación estadística.

En este sentido se hace necesario que la Municipalidad cuente con una oficina de

estadística dentro de su estructura organizativa.

1.2 JUSTIFICACION DEL PROBLEMA

Ser Alcalde es una labor compleja. Y lo es, porque el desempeño público está sujeto

a realidades que, muchas veces echan por tierra las mejores voluntades. Las

municipalidades en el Perú especialmente en todos los distritos, se enfrentan

diariamente a problemas de gestión, deficiencias administrativas, recursos

financieros reducidos, y a muchos problemas de origen institucional.

Por lo tanto el presente trabajo tiene vital importancia porque a través de la

organización de la Oficina Estadística, va a permitir al Alcalde y los demás

funcionarios de la Municipalidad del Distrito de Chicama podrán contar con

información ordenada, confiable y oportuna que les permitirá tener un conocimiento

2 Ver Anexo 2(Certificado de Defunción)



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preciso de las necesidades del municipio y sus localidades ,incrementando en sus

recaudaciones financieros y como consecuencia de ello ,realizar una gestión

municipal eficiente, eficaz con la participación vecinal en la solución de los

problemas de la comunidad que se verán beneficiada.

Por todo esto es que nos planteamos la siguiente interrogante:

1.3 PROBLEMA

¿Cómo estructurar la organización de una oficina de estadística de la

Municipalidad Distrital de Chicama que produzca información confiable y

oportuna para la toma de decisiones?

1.4. OBJETIVOS:

Diagnosticar la situación actual de la información estadística en la Municipalidad

del Distrito de Chicama.

Proponer un diseño de organización de la Oficina de Estadística de la

Municipalidad Distrital de Chicama que genere una adecuada información e

incremente la calidad de gestión del alcalde.



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CAPITULO II

MARCO TEORICO

2.1- LA ESTADÍSTICA EN LA EMPRESA

El termino “Estadística” se usa para referirse a los datos en bruto, ósea los

números que representan los objetos reales, la teoría y los métodos de análisis de

esos datos. El hombre de negocios moderno confía en la estadística como guía

para tomar decisiones oportunas en las condiciones de incertidumbre que por lo

general afronta. Hoy esos datos son procesados habitualmente en una forma tal

que pueden ser usados en el equipo de procesamiento electrónico de datos.

El uso de la estadística en las empresas involucra cuatro pasos diferentes pero

vinculados entre si:

a) La recolección de datos

b) El análisis, la síntesis y la medición de los datos

c) La presentación de los datos

d) La interpretación de los datos para utilizarlos al tomar decisiones

RECOLECCIÓN DE DATOS

Los datos pueden se recolectados en diversas formas, según sea la naturaleza del

universo a estudiar y la del problema en si. Algunos pueden ser verificados

simplemente mediante la observación directa. Los datos que se refieren a

poblaciones humanas pueden ser recolectados usando encuestas y cuestionarios,

encuestas telefónicas y paneles de entrevistados.



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Se usan dos tipos básicos de datos para resolver los problemas estadísticos: los

datos primarios y los datos secundarios. Los primarios son los derivados de un

estudio diseñado especialmente para el problema que se estudia.

Los secundarios son los obtenidos de estudios secundarios, es decir los que ya

están publicados o disponibles en otra forma y muy probablemente reunidos por

algún fin totalmente diferente. Todos los datos desde luego, en algún momento

han sido primarios. La diferencia depende del problema estadístico en juego, de

si los datos han sido recolectados para ese problema especifico en esta ocasión o

si existían ya en una forma accesible.

Las fuentes secundarias, desde luego, deben ser evaluadas cuidadosamente en

cuanto en su exactitud y aplicabilidad al problema.

Con todo, esos datos se usan ampliamente porque son fáciles de conseguir y

menos costosos. Los datos secundarios se pueden obtener en múltiples

publicaciones gubernamentales: documentos públicos e informes, ediciones de

censos y fuentes de referencias normales.

EL ANÁLISIS, LA SINTESIS Y LA MEDICIÓN:

Hoy la mayoría de los datos estadísticos está condensada en tarjetas perforadas,

cintas magnéticas u otros mecanismos de entrada de computadoras. Esto le

brinda al estadístico un informe rápido y conveniente, sin embargo para obtener

de cualquier universo la información que será útil en el momento de tomar

decisiones, hay que ir más allá del cúmulo de datos en bruto y aplicarles las

herramientas del análisis estadístico, como por ejemplo puede ser útil determinar

la proporción de un elemento con respecto al total o a otros elementos, mas útiles

aun son las medidas de tendencia central, o promedios que abarcan la medida

aritmética, la mediana y la moda, las medidas de dispersión que son el intervalo,



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la desviación cuartilica, la desviación media, la desviación estándar, otra medida

comúnmente usada son los números índices que indican la cantidad relativa del

cambio ocurrido entre ítem determinados en un periodo dado de tiempo,

comparados con una base que se toma como índice 100, así mismo resulta útil

determinar el análisis de recolección, las series de tiempo y otros métodos

estadísticos que permiten tomar una mejor decisión dentro de la empresa.

PRESENTACIÓN DE LOS DATOS ESTADÍSTICOS:

Los datos estadísticos pueden ser presentados y preparados para el análisis en

muchas formas. Lo primero que deberá decidirse es si los datos habrán de

presentarse en forma de tabla o de gráfico. En una tabla puede brindarse más

información, sin embargo los gráficos muestran las comparaciones en forma mas

vivida. Pueden ser de diversos tipos, como los gráficos de línea, los de barras, los

de círculo, los mapas estadísticos y los diagramas de dispersión.

INTERPRETACION DE LOS DATOS ESTADÍSTICOS

Para que los datos estadísticos sean útiles al tomar decisiones, la exigencia más

importante es que sean interpretados más correctamente. Tal es el papel del

estadístico y del ejecutivo de empresa.

Las cifras pueden mentir: pueden decir lo que uno quiere que digan. Por eso la

interpretación adecuada de esos datos se vuelve de vital importancia para todos

los ejecutivos de empresas, ya que, sin esas interpretaciones, el proceso de la

toma de decisiones se hace mucho más difícil.



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2.2.- EL ESTADISTICO EN LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

En la mayor parte de las empresas industriales la estadística permanece al margen

de la función de gestión y cuando es preciso realizar cualquier tipo de investigación

se recurre a personal ya encuadrado en la empresa, como ingenieros, economistas,

contadores, entre otros, pero raras veces a un estadístico.

La producción y venta de los artículos en serie cada vez más predominantes en la

economía moderna no han tenido más que un ligerísimo eco en el campo del

estadístico europeo, no así en el americano.

Ya en el I Congreso Internacional de Estadística en Berna, en 1949, el profesor

Juram señalaba este hecho y puntualizaba la necesidad del análisis estadístico para

utilizar adecuadamente la gran cantidad de datos suministrados por estos tipos de

actividad

Esta falta de utilización de los datos estadísticos de la empresa es atribuida por

Juram a las siguientes causas:

Poca conciencia por parte de los estadísticos, en general, de sus posibilidades

en el campo empresarial.

Desconocimiento por parte de los empresarios de las ventajas que reportaría a

la empresa la utilización de la información que posee o que puede obtener.

Escasa oferta de estadísticos especializados en organización de empresas.

La escasa o nula preparación estadística del cuadro de técnicos y directivos que

intervienen en la empresa, lo que les lleva a infravalorar la importancia de la

estadística en la solución de los diversos problemas de producción y gestión.

Toda empresa desarrolla su propia actividad mediante adecuadas apreciaciones de

su capacidad productiva y financiera frente a la situación siempre cambiante del

mercado y a las posibilidades de los competidores.



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Si se quiere que los juicios emitidos estén fundados en hechos concretos y no sobre

impresiones subjetivas de los dirigentes, el elemento técnico más indicado para

recoger la información precisa, confrontar la variación de las distintas magnitudes

en el tiempo, en el espacio y hacer las correspondientes previsiones para el futuro

es el estadístico.

El estadístico debe atender a la más eficaz coordinación de los diversos

departamentos industriales, analizando la función teórica que desarrolla cada uno, a

fin de procurar su mejor funcionamiento, de acuerdo con un claro y orgánico

esquema que sintetice todas las relaciones, contables y estadísticas.

2.3.-IMPORTANCIA DE LA ESTADISTICA EN LOS GOBIERNOS

MUNICIPALES

El 16 de noviembre del año 1853 el congreso de la Republica del Perú dio la

primer Ley Orgánica de Municipalidades constituidos por 126 artículos, en ella se

estableció un marco normativo general para las municipalidades en el Perú; luego

la Constitución Política del Perú, así como leyes orgánicas dan a las

municipalidades funciones de promover y planificar integralmente el desarrollo

local, que institucionalizan y gestionen con autonomía los intereses propios de la

colectividad, además de la promoción adecuada, prestación de los servicios

públicos locales 3 adoptando una estructura gerencial ,sustentándose en principios

de programación, dirección, ejecución ,supervisión, control concurrente y

posterior.

3 Ley nº 27972 Ley orgánica de municipalidades



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Pero en la práctica, la gestión municipal esta basada en estructuras obsoletas con

organigramas verticales y en permanente conflicto con los vecinos. Toda gestión en el

desarrollo de las actividades debe tener en cuenta, los principios administrativos

siguientes: Administración por percepción de responsabilidad social, de desarrollo

eficiente de la organización de utilización eficiente de los empleados. En la práctica nos

muestran la aplicación de los principios de organización en ejecución de obras con fines

políticos. La gestión municipal, debe orientar sus recursos económicos a la formación

bruta de capital, sin embargo en la práctica, solo el 40% se destina para este rubro, el

60% son para gastos corrientes es decir de funcionamiento de los órganos locales. En la

ejecución de obras el 95% se realiza sin la participación de la comunidad4

En este contexto las municipalidades se constituyen en el núcleo de gobierno responsable de

la conducción del desarrollo de sus ámbitos locales, para lo cual cuentan con:

Autonomía política, se refiere a la capacidad de dictar normas de carácter obligatorio

en los asuntos de su competencia dentro de su jurisdicción y sancionar a quienes las

incumplen y denunciar a quienes resistan a cumplirlas.

Autonomía económica, a la capacidad de decidir sobre su presupuesto y los rubros

donde se destina sus gastos de acuerdo a las necesidades de la comunidad, y

Autonomía administrativa, a la capacidad de organización más conveniente al logro

de los fines y el ejercicio de sus funciones de acuerdo a la realidad geográfica y

económica.

A partir del año 2003, esta conducción es compartida con la sociedad civil, el cual esta

normado a través de la Ley Marco del Presupuesto Participativo5

4 Castillo Maza Juan Victoriano “Reingeniería y Gestión Municipal” 2004 5 Ec. Samuel Torres Tello “Alternativas para el desarrollo”Mayo 2005



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Un aspecto fundamental para que una gestión municipal sea exitosa, es el nivel de

profesionalización de sus recursos humanos, ello permitirá no sólo un manejo adecuado de

políticas de desarrollo, sino una mayor calidad en los procesos, en general un mejor

desempeño de la gestión.

El buen alcalde aplica en la administración municipal una forma de actuación moderna,

que es la gestión participativa, caracterizada por practicar un liderazgo positivo, trabajo

en equipo y participación ciudadana en la formulación, debate y concertación de sus

planes de desarrollo, presupuesto y gestión6

Por ejemplo tenemos:

Modelo tradicional burocrático y autoritario en gestión municipal:

Centralización de la gestión

Énfasis en regular las actividades

Poca delegación de autoridad

Ausencia de evaluación de la gestión

Objetivos poco concretos y no cuantificados

Predominio del control interno

Modelo Democrático y participativo de gestión:

Descentralización de la gestión

Desregulación de procesos

Incremento en el nivel de responsabilidad

Incorporación de sistemas de evaluación de gestión

Mayor información

Incorporación de nuevas técnicas de gestión

Orientación al cliente

6 Art.112 ley 27972 Orgánica de Municipalidades



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Por lo tanto la estadística es una herramienta necesaria, primordial y científica en la

toma de decisiones del gobierno municipal permitiendo un conocimiento preciso de

las necesidades del municipio y sus localidades. Sin esta herramienta sería difícil

contar con los indicadores que proveen de información exacta para tomar las

decisiones pertinentes en el buen oficio de gobernar bien un municipio.

La estadística social nos permite tener los datos necesarios en cuanto al

comportamiento demográfico y socioeconómico de la población, teniendo con ello

un insoslayable panorama del entorno socioeconómico que prevalece en

el municipio, teniendo con ello mayor información que permita tomar medidas que

se traduzcan en un mejor nivel de vida.

2.4. ORGANIZACIÓN

Es una función básica del proceso administrativo, que consiste en crear la

estructura mas adecuada para realizar el bien común de una empresa o

institución, mediante el esfuerzo coordinado de un grupo de personas.

2.4.1.- ORGANIZACIÓN FORMAL

Es la organización que se establece al interior de la empresa, orientada a la

consecución de metas y objetivos. Generalmente quienes la componen

obedecen a líneas de autoridad formales con funciones y responsabilidades

definidas.

2.4.2.- ORGANIZACIÓN INFORMAL

Surge en forma libre y espontánea, creada por los mismos participantes.

Afecta la unión del grupo de trabajadores y las relaciones entre el jefe y los

subordinados. Aunque se organiza formalmente, la organización informal no

deja de existir, pues subsiste dentro de la organización formal.



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Estos grupos extraoficiales están unidos por intereses sociales comunes y su

formación suele deberse a otros motivos de segregación, que no son

mercantiles ni económicos, no lógicos ni concernientes a la empresa,

ejemplo, la asociación de empleados de la fabrica D’onofrio.

Los grupos informales pueden estorbar el logro de los objetivos como

también ayudan a consolidarlos hay empresas modernas que bajo una

estructura flexible, la incluyen en sus planes de desarrollo a las

organizaciones.

2.5.- LA DIRECCIÓN

La dirección es parte del proceso administrativo y consiste en orientar y

coordinar el trabajo en la organización de las diferentes áreas para que a través

del trabajo del personal, se logren los propósitos de la empresa.

2.6.- EL CONTROL

El control es parte del proceso administrativo que permiten realizar las

correcciones necesarias para efectuar la planeación y reiniciar el ciclo del proceso

administrativo.

2.7.- CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE ESTRUCTURAS

ORGANIZACIONALES

En el diseño de estructuras organizacionales, hay una serie de criterios que es

necesario considerar y van desde el planeamiento de objetivos, metas y políticas,

hasta pasos que se deben seguir para conseguir el diseño.

Para el diseño de la estructura organizacional de la empresa, es necesario

identificar las áreas básicas que se piensa creas, hay que clasificar estás áreas por

la función que van a desarrollar (producción, administración, ventas, etc.)

describir las actividades de cada función, agrupar y distribuir responsabilidades



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y autoridades, preparar un diagrama de la organización y elaborar el manual de la

empresa. A continuación detallamos los pasos que se deben considerar para una

estructura organizacional.

PRIMER PASO

Clasificar las áreas básicas, tareas, ocupaciones y esfuerzos básicos o prioritarios

para el logro de los objetivos de la empresa.

SEGUNDO PASO

Clasificar las áreas básicas que contribuyen directamente al logro de los objetivos

primarios. Para una empresa fabril, por ejemplo, las funciones básicas son:

producir ventas administrativas y para una de servicios, la administración y

ventas.

Las actividades primarias son llamadas también de línea, determinan a los que

tendrán la responsabilidad y autoridad para tomar decisiones finales para el logro

de los objetivos primarios.

Hay actividades que no siendo de línea, operan en apoyo de ellas; por ejemplo:

secretaría y relaciones públicas, estadística, etc., se ubican en el organigrama en

el lado izquierdo, hay otras que conforman el grupo o de staff, entre ellas

tenemos asesoría legal, auditoria, etc. Se ubican en el lado derecho.

TERCER PASO

Describir detalladamente cada tarea por realizar en las áreas básicas de la

empresa. Una forma sencilla es conseguir un formato, en el que especifica el

nombre del trabajo, lugar donde se desarrolla, número de empleados, función del

trabajo, promedio de sueldo o salario, horas de trabajo, requisitos educacionales

del trabajador, experiencia, tareas que realiza el trabajador, conocimientos de



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políticas y reglamentos de la empresa por parte del trabajador, demanda de

esfuerzo en actividades mentales y condiciones de trabajo

CUARTO PASO

Agrupar u organizar el trabajo, que puede ser en divisiones, departamentos o

áreas.

QUINTO PASO

Consiste en delegar y distribuir las funciones y la autoridad

SEXTO PASO

Se define el diagrama de la organización de la empresa, que representa el nivel de

autoridad. Se le conoce como organigrama. El nivel de los puestos se ve

representado por su ubicación en el organigrama. El que se ubica a mayor altura

representa la máxima autoridad y los que están a una misma altura tienen el

mismo nivel de autoridad.

Las áreas unidas por líneas continuas representan funciones de líneas y las que

están unidas por las líneas verticales determinan autoridad o dependencia.

SETIMO PASO

Elaborar el manual de organización, en este manual se específica el reto o la

misión de la empresa, las alternativas, la organización, la descripción de los

puestos y la delegación de autoridad y responsabilidad.



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ALGUNOS MODELOS DE MUNICIPIOS:

DISTRITO DE COMAS - LIMA

La Gestión Municipal del distrito de Comas es única que responde a la gestación de un

novedoso sistema de gobierno distrital, donde la Municipalidad es el ente líder de la

gestión del desarrollo de Comas, las características de este gobierno son:

Concertación, Descentralización y Desconcentración del gobierno distrital. Mientras

tanto la administración municipal se orienta por la visión de desarrollo de Comas al

2010, formulado en el Plan Integral de Desarrollo de Comas

El Gobierno del Distrito de Comas se sustenta en un sistema participativo y

representativo, organizado en el COMITÉ DE DESARROLLO DISTRITAL DE

COMAS (CODEDICO). Es un modelo de gestión del distrito reconocido por ordenanza

Nº 023-2000C/MC que define la creación y reconocimiento de los espacios de

concertación para la planificación y gestión del desarrollo integral del distrito de Comas.

La función del CODEDICO es dirigir la concertación para optimizar los recursos y

fortalecimiento de la participación ciudadana en la toma de decisiones del gobierno

NIVELES DE ORGANIZACIÓN DEL CODEDICO

I. Asamblea Distrital.

II. Consejo de Desarrollo Distrital.

III. Comité Ejecutivo.

IV. Comité Asesor.

V. Consejos y Mesas de Concertación y Líneas Estratégicas.

VI. Consejos de Gobierno y Desarrollo Zonal.



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ARGENTINA

El gobierno municipal local no tiene poder propio .Es una descentralización

administrativa de la provincia .Es emanada por la Ley ORGÁNICA municipal emanada

de la provincia; así tenemos la provincia de ROSARIO cuyo objetivo principal es

“Acercarse a la municipalidad al vecino “.En 1995 ponen en marcha el proceso de

transformación de las municipalidades, este proceso continua, y ubica a esta

municipalidad como ejemplo de las demás ciudades, porque afronto nuevos cambios de

este siglo, creo La Secretaria General y el Programa de descentralización y modernizo su

municipalidad reestructurando sus áreas informáticas; El personal fue capacitado en

convenios con la UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL, además cuentan en

los CMD (Centro Comunal del Distrito), cada personal con su PC y otras para los

ciudadanos que accedan libremente y gratuitamente a la Internet; Ahora la gestión

municipal se planifica anualmente al dispositivo de capacitación al marco de la Mejora

Continua.

SUECIA

El modelo municipal de suecia, cuenta con amplia autonomía y se encarga de cuestiones

locales que se refieren a la vida cotidiana de los ciudadanos por ejemplo la educación

básica y secundaria, la atención de ancianos, asuntos referentes a las vías publicas,

distribución de agua y alcantarillado, energía. Además los municipios conceden diversos

tipos de autorizaciones: Permisos de obras, autorización para servir bebidas alcohólicas y

promueven el desarrollo de la vida económica, el turismo y la cultura en la localidad.

El máximo órgano resolutivo del Municipio es el Concejo Municipal que tiene funciones

de un parlamento local y nombra a los integrantes de una dirección municipal, que dirige

y coordina el trabajo realizado en el municipio.



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18

La labor de los municipios esta regulada por la Ley de Municipios y otras leyes como

por ejemplo, la Ley de Asistencia Social, Ley de proyectos y edificaciones, la Ley de

Educación escolar ,entre otras.

BRASIL

El gobierno local tiene autonomía municipal garantizada por la constitución, cuenta con

otros ámbitos supra municipales: Regiones metropolitanas para la prestación de servicios

públicos.

La constitución otorga a los municipios las competencias llamadas de “peculiar interés

local” entre ellas limpieza publica, transporte colectivo, mercados mataderos, tránsito

terrestre.

La forma de gestión de la municipalidad en los servicios públicos es Autarquías (solo

capacidad administrativa), sujeta a derecho publico

Dentro de sus recursos económicos tienen autonomía financiera y presupuestaria.

Ingresos: Impuestos propios, tasas por prestación de servicios, contribuciones por

mejoras, rentas, productos de rentas o explotación de bienes patrimoniales.

La participación de la comunidad es una de las necesidades y de mayor prioridad

presupuestarias. Existen organismos consultivos integrados por representantes de

diferentes sectores sociales.

Tienen un auge en la ordenación de las organizaciones de barrios.



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19

MEXICO

El gobierno local tiene autonomía municipal emanada del texto constitucional en 1917,

donde se reconoce el derecho a desarrollar sus propios reglamentos de régimen interno.

Dentro de su organización política cuenta con Presidente municipal, Regiones, Síndicos

Organismos administrados; los cargos son de elección directa, por un mandato de 3 años

sin posibilidad de reelección.

Tiene competencias municipales mínimas en la Constitución y en las Leyes orgánicas

Municipalidades como: mataderos, mercados, policía de tránsito, transporte urbano,

zonificación, saneamiento básico, obras urbanas.

Las formas de gestión de los servicios públicos son con una administración

descentralizada, con empresas de economía mixta.

Cuenta con una autonomía financiera desde 1983, con ingresos de contribuciones sobre

la propiedad urbana, participación en los impuestos federales, tasas por la prestación de

servicios, financiamiento y crédito de Banca de Fomento.

Las formas de participación vecinal: Con existencia de comités de vecinos, concejos de

colaboración y posibilidad de consulta popular.

CHILE

La Republica de Chile, define a la municipalidad como una corporación de derecho

público dotada de autonomía, personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya finalidad

es promover el desarrollo económico, social y cultural de la comuna o agrupación de

comunas con participación de la comunidad local. Sus órganos superiores son el Alcalde,

como máxima autoridad, el Consejo Municipal y un Consejo Económico y Social

Comunal con participación de la comunidad organizada de carácter consultivo. Que en

años anteriores los municipios eran dirigidos por el presidente de la Republica de Chile7

7 Manual de Gestión Municipal de Chile



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20

Durante las últimas dos décadas los municipios en Chile han comenzado a tener mayor

importancia política, económica y social. En palabras de Rodríguez y Winchester, (1994)

esta revalorización ha sido el resultado de los procesos de democratización experimentados a

fines de los años ochenta, de la reforma del Estado con su consecuente descentralización y

desconcentración administrativa y de la aplicación de políticas sociales compensatorias para

aliviar la pobreza, entre otras causas.

Una mixtura de elementos propios de un modelo administrativo centralizado y burocrático,

con otro de características endógenas más cercano al territorio, situación que refleja una fase

de transición de las municipalidades, desde entidades administradoras a actores territoriales,

promotores y facilitadores del desarrollo.

Los elementos básicos constitutivos del municipio en Chile son: la organización

municipal o gobierno local (Ley 18.695) y el territorio socialmente organizado o comuna

(Gasca y Robles, 1989), que además es una instancia de expresión de la diversidad social

y cultural (Yarmuch, 1997).

Desde aquí se aprecian los problemas locales con eficacia, cobra sentido la participación

ciudadana para dar forma y contenido a la planificación municipal y también la

reactivación económica y social (Yarmuch, 1997).



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21

2.8.- EL REGISTRO CIVIL Y LAS ESTADISTICAS VITALES

2.8.1 REGISTRO CIVIL

a) DEFINICION:

Es una institución del Estado encargada del servicio de la inscripción de

todos los nacimientos y defunciones que ocurren en el lugar.

b) IMPORTANCIA DEL REGISTRO CIVIL

Es importante porque es allí donde se realiza la inscripción de los

nacimientos, matrimonios y defunciones, a su vez permite otorga partidas o

copias certificadas de los hechos vitales.

c) ORGANIZACIÓN DEL REGISTRO CIVIL Y EL SISTEMA DE

ESTADÍSTICA VITALES

El Registro Civil y el Sistema de Estadística Vitales esta integrado por:

1.- OFICINA DE REGISTRO CIVIL

Se encarga de la recolección de datos estadístico de los hechos vitales que

se inscriben, los mismos que deben ser remitidos al I.N.E.I. a base de

informe estadísticos.

2.- INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

Proporciona los libros y formularios estadísticos a las oficinas de Registro

Civiles, así centraliza los datos Estadísticos de los hechos vitales inscritos

en esta oficina.



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22

3.- MINISTERIO DE SALUD

Se encarga de la certificación de los nacimientos y defunciones mediante el

lleno de los formularios estadísticos.

4.- PODER JUDICIAL

Vela por la organización y funcionamientos del Registro Civil.

5.- DOCUMENTOS QUE SE USAN EN EL REGISTRO CIVIL

- Libro de actas

- Formularios Estadísticos



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CAPITULO III

3.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA MUNICIPALIDAD

ORGANOS DE POLITICA

Consejo de la Municipalidad

ORGANO DE DIRECCION

Alcalde de la Municipalidad

Director Municipal

ORGANO DE APOYO

Comisión de Regidores (CC de RR)

ORGANO DE ASESORAMIENTO

Asamblea de Consejos menores (AA,MM.)

Centros Poblados Menores (CPPMM)

DEMUNA

ORGANOS DE LINEA

Secretaria general y Control Documentario

Tesorería y Administración

Cómputo e Informática

Abastecimiento

Personal



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3.2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA MUNICIPALIDAD DE

CHICAMA

TESORERIA Y ADMIINT.

CONCEJO

MUNICIPAL

ASAMBLEA DE CONSEJOS MENORES

CENTROS POBLADOS MENORES

DEMUNA

CC. DE RR

ALCALDE

DIRECTOR

SEC. GRAL Y CRL. DOC

PERSONAL

ABASTECIMIENTO

RENTAS

SERV. SOC. Y COM.

DPTO. TECNICO

VASO LECHE

EMPRESAS



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3.3 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

1.- DE LA DIRECCION MUNICIPAL

OBJETIVOS

Es el órgano de la Alta Dirección de más alto nivel técnico y

administrativo, con autoridad delegada para conducir, orientar, coordinar,

supervisar y controlar tanto los planes y programas como las actividades

administrativas de la Municipalidad en concordancia con la política

general, con las políticas específicas y con las normas impartidas por el

concejo Municipal y la Alcaldía. Está a cargo de un jefe con categoría de

Director.

FUNCIONES

- Apoyar activamente la gestión de la Alcaldía.

- Discutir, coordinar y controlar la ejecución de los planes, programas y

proyectos, así como controlar la prestación de servicios municipales

fuera de las que corresponden al consejo y la Alcaldía, orientándolas al

logro de los objetivos pre – establecidos, de acuerdo a la política del

Concejo Municipal

- Dirigir la ejecución de las disposiciones Municipales (Ordenanzas,

edictos, decretos, resoluciones, etc.), impartiendo directivas y normas

funcionales.

- Coordinar la formulación, evaluación y/o reprogramación del

presupuesto; así como dirigir la ejecución del mismo.



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- Presentar al Concejo los estados financieros, la cuenta general del

ejercicio económico fenecido y el informe sobre su gestión financiera,

económica y administrativa

- Proponer al Alcalde acciones de contrataciones, nombramientos,

ascensos, promociones, cambios de función, casos y otros movimientos

de personal.

- Dirigir todo el proceso administrativo del concejo orientados a lograr los

objetivos y fines que haya trazado la política del concejo.

- Exigir las ordenanzas municipales impartiendo, las directivas

administrativas.

- Formular y presentar al alcalde proyectos de reglamentos para la

presentación y regulación de los servicios municipales, de contratos

económicos o de servicios y de estudios sobre nuevos tributos.

- Visar con su firma los trámites administrativos y firmar los cheques de

pago de planillas.

- Dirigir y Coordinar la administración documentaria, así como preservar

los archivos del concejo y Alcaldía.

- Prestar apoyo administrativo a los regidores y comisiones de regidores.

- Informar periódicamente o cuando lo solicite el Concejo Municipal o

Alcaldía sobre la situación económica financiera de la Municipalidad,

así como sobre el avance los planes, programas o proyectos.

- Coordinar con el sector público y privado las acciones de la

Municipalidad.

- Asistir a las sesiones del Concejo Municipal con voz pero sin voto.



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2.- UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL

OBJETIVOS

La Secretaría General del Concejo es el órgano administrativo encargado

de recepcionar toda la documentación que ingresa al consejo para su

trámite administrativo y efectúa su distribución correspondiente a las

dependencias para su atención..

FUNCIONES

- Darle trámite a la documentación remitida por oficina de trámite

documentario.

- Separar y preparar la documentación a las para el despacho con el sr.

Alcalde.

- Hacer que se distribuya la documentación a las diferentes dependencias

del concejo para su trámite administrativo.

- Oficiar a los diferentes usuarios dando respuesta sus pedidos.

- Atender al público dándole información sobre los pasos a seguir de sus

expedientes.

- Autorizar el uso de los salones de Actos y de recepción

- Preparar las agendas de sesiones de concejo

- Llevar en el libro de actas todos los acuerdos tomados en sesión de

consejo y autorizar las actas de sesiones.

- Mantener informado al Sr. alcalde sobre todo lo que acontece dentro y

fuera del consejo.



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2.1.- RELACIONISTA PÚBLICO

FUNCIONES

- Programa y ejecuta todas las actividades que requieran emitir

información por la comuna.

- Asiste a los miembros del concejo y a los entes de la Municipalidad

sobre los actos protocolares en general de la entidad.

- Emite las notas de prensa que requiera la entidad

- Emite la información interna y externa de la comuna

- Otras que le asigne el Alcalde.

2.2.- AUXILIAR DE MESA DE PARTES

FUNCIONES

- Recepciona y registra en el libro pertinente toda la documentación que

presenten los interesados a la Municipalidad.

- Selecciona la documentación que recibe y lo distribuye con cargo, de

acuerdo con las órdenes impartidas por su jefe.

- Informa al público o a cualquier interesado sobre asuntos de mero trámite

de sus documentos horarios y otros de acciones inmediatas; menos los

asuntos que requiera reserva.

- Apoya en el fotocopiado y mecanografiado de los documentos.

- Otras labores que le asigne la secretaría General.



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2.3.- TÉCNICO EN COMPUTACIÓN

FUNCIONES

- Programa, coordina y ejecuta todas las acciones que requieren el sistema

mecanizado de la entidad.

- Elabora los sistemas que estén a su alcance para la Municipalidad.

- Procesa toda la documentación que requiere el sistema mecanizado de la

Municipalidad.

- Otras labores que le Asigne la Superioridad.

3.- UNIDAD DE TESORERIA

OBJETIVOS

El área de tesorería es el órgano de apoyo encargado de la organización y

conclusión del sistema de tesorería de la administración Municipal, así

como centralizar y controlar el ingreso de dinero y distribuir los fondos

de acuerdo a las necesidades y en función del presupuesto programado.

3.1.- TESORERIA

FUNCIONES

- Controla y supervisa la labor de todo el personal a su cargo.

- Efectúa las coordinaciones necesarias con la demás áreas del Municipio.

- Informa diariamente a la unidad de Administración sobre la situación de

los fondos Municipales.

- Atiende diariamente a los proveedores

- Registra en los libros auxiliares estándar de bancos el movimiento diario.



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- Elaborar diariamente el estado de cuentas corrientes de Bancos.

- Hacer la coordinación mensual del movimiento de cuentas corrientes

de bancos.

- Coordina su labor con el girador de comprobantes de pago.

- Efectúa el pago a todos los proveedores.

- Efectúa el pago a todos los servidores del municipio

- Cuadra diariamente sus ingresos y entrega al encargado de efectuar los

depósitos al banco.

- Habilita a la caja chica para los gastos menores diariamente.

3.2.- AUXILIAR DE TESORERIA

Está a cargo de un técnico administrativo y depende directamente del

tesorero

FUNCIONES

- Recepciona, registra y tramita toda la documentación que llega del área

de tesorería.

- Hace el mecanografiado de todos los documentos administrativos,

cuadros contables y financieros

- Envía la documentación de tesorería a otras áreas y a los bancos de la

nación y comerciales

- Mantiene el archivo ordenado y al día

- Recepciona las diferentes ordenes de pago

- Gira los comprobantes de pago, conjuntamente con su sustento, con los

diferentes compromisos adquiridos con el concejo.

- Y otras funciones que le asigne el tesorero.



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3.3.- CAJERA

FUNCIONES

- Recepcionar todos los dineros que ingresan a la Municipalidad y expedir

su comprobante de pago.

- Dar cuenta diariamente de los ingresos, al alcalde y tesorera

- Llevar el control diario de ingreso mediante los libros pertinentes

- Otras funciones de su canto

3.4.- AUXILIARES DE REGIDORES

FUNCIONES

- Asistir a los señores regidores llevando el archivo y ordenando toda la

documentación de acuerdo a las instrucciones que les indiquen.

- Llevar su agenda de trabajo diario y todos sus compromisos con la

colectividad.

- Apoyar otras labores afines que designe la superioridad

3.5.- JEFE DE PERSONAL

FUNCIONES

- Planificar, dirigir, controlar y ejecutar las acciones de administración de

personal

- Elevar informando a la alcaldía, sobre los expedientes relativos a

derechos y beneficios sociales de los servidores, adjuntando los

respectivos proyectos de resolución o decretos de nombramiento,

contratación, ascensos, beneficios y licencias.



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- Dirigir la formulación del cuadro de asignación de personal

- Dirigir las operaciones de clasificación de cargos previa evaluación, el

registro de estadística de personal.

- Organizar cursos de capacitación de personal.

3.6.- JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

FUNCIONES

- Controla la marcha financiera del Municipio

- Hace cumplir las normas básicas del sistema de contabilidad integral.

- Supervisa la correcta aplicación de las asignaciones presupuestales

genéricas y específicas

- Prepara informes sobre los estados de la ejecución presupuestal.

- Realiza el análisis de cuentas, establece saldos y prepara los ajustes

correspondientes.

- Analiza los gastos efectuados a través del fondo fijo para pagar en

efectivo

- Registra y evalúa los proyectos por encargo en forma permanente

- Supervisa el registro de asientos contables

- Coordina la elaboración de los libros principales, auxiliares, balances

mensuales con sus anexos.

- Hace la conciliación de las cuentas, estableciendo el paralelismo entre

la contabilidad patrimonial y presupuestal.

- Proporciona información y asesoramiento en asuntos de su competencia

y otras funciones que le encargue la unidad de Administración.



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4.- UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

OBJETIVOS

El área de abastecimiento es el órgano de apoyo responsable del

desarrollo y conducción de los procesos técnicos para el abastecimiento

de bienes y servicios de la Municipalidad. así como la prestación de

servicios de limpieza, mantenimiento y conservación de los locales e

instalaciones.

4.1.- JEFE DE ABASTECIMIENTO

FUNCIONES

- Organizar, planificar, dirigir, Coordinar y efectuar los procesos técnicos

de abastecimientos.

- Dispone que se haga la solicitud de cotizaciones y establecer la fecha de

su recepción en sobre cerrado responsabilizándose por su inviolabilidad y

reserva.

- Aprobar el cuadro comparativo de propuestas, autorizando las

respectivas adquisiciones directas.

- Verificar el correcto cumplimiento de los contratos de bienes y servicios.

- Disponer y aprobar los inventarios físicos de bienes de almacén

- Representar a la entidad extrajudicialmente en la recuperación de bienes.

- Suscribir los instrumentos legales para la aceptación de donaciones.

- Participa en la liquidación final de obras por administración, así como

controlar y recepcionar la entrega de bienes.

- Suscribir los contratos para la obtención de bienes y servicios no

personales a nombre de la entidad.



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4.2.- AUXILIAR DE ABASTECIMIENTO

FUNCIONES

- Efectuar todas las compras previas las cotizaciones

- Informar sobre el cumplimiento de la entrega de proveedores y el

abastecimiento periódico del almacén.

- Girar y tramitar las órdenes de compra y servicios

- Coordinar el pago oportuno de las obligaciones derivadas de las

adquisiciones.

4.3.- ALMACENERO

Depende del jefe de abastecimiento

FUNCIONES

- Recepcionar y verificar los bienes y servicios para determinar la calidad,

cantidad, oportunidad, entregados por los proveedores.

- Comprobar el ingreso físico de los bienes de almacén y otras áreas fisicas

autorizadas.

- Ubicar custodiar temporalmente los bienes en las áreas físicas

acondicionadas para ese fin.

- Distribuir los bienes y servicios asignándoles conforme al calendario de

entrega y los cuadros de suministros y fiscalizar los pedidos

comprobantes de salida.

- Codificar e identificar los bines de activo fijo ingresados e informar al

jefe de almacenamiento.



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- Comprobar el registro del movimiento del almacén en las tarjetas de

control visible y tarjetas de existencia valoradas de almacén.


abastecimiento periódico del almacén


abastecimiento periódico del almacén.

- Girar y tramitar las órdenes de compra y servicios

- Coordinar el pago oportuno de las obligaciones derivadas de las

adquisiciones.

5.- DEPARTAMENTO DE RENTAS

OBJETIVOS

Rentas es el órgano de línea responsable de administrar los tributos y

rentas Municipales, así como de proponer las medidas sobre política

tributaria y de simplificación y reestructuración del sistema tributario

Municipal.

5.1.- JEFE DE RENTAS

FUNCIONES

- Programar, dirigir ejecutar, coordinar y controlar las actividades

relacionadas con la administración de rentas Municipales.

- Emitir opinión en los proyectos de normas Municipales relacionadas con

tributos Municipales

- Sistematizar y aplicar la legislación Tributaria Municipal.



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- Fiscalizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias Municipales y

combatir la evasión tributaria Municipal.

- Recaudar los tributos y rentas que administra y controla la recaudación

que se efectúa en los centros autorizados.

- Defender entre los contribuyentes la normatividad legal de los tributos y

derechos que están bajo administración de la Municipalidad.

- Evaluar los costos de los servicios Municipales y proponer los reajustes

pertinentes en coordinación con las dependencias correspondientes.

- Evaluar la estadística de los ingresos tributarios y no tributarios

- Evaluar, diseñar y proponer las medidas de política tributaría, de los

servicios prestados por la Municipalidad y de servicios públicos

generadores de rentas sujetas a control tarifario en coordinación de la

administración Municipal.

- Elaborar y mantener la cuenta corriente de los contribuyentes

- Llevar el control de la cobranza directa y coactiva

- Llevar los registros de los contribuyentes.

- Organizar la inscripción de los contribuyentes y recepcionar las

declaraciones juradas y otras de índole tributario Municipal.

- Clasificar y mantener actualizado el archivo de las declaraciones juradas

y otros documentos relacionados con las rentas Municipales y expedir

copia y constancia certificadas de los documentos del archivo a su cargo

- Mantener actualizados los padrones de las propiedades municipales y

efectuar acciones orientadas a detectar a los arrendatarios morosos.

- Consolida el ingreso de ingresos por las especies valoradas diariamente.



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5.2.- TECNICO EN TRIBUTACION

FUNCIONES

- Programar, dirigir ejecutar, coordinar y controlar la fiscalización de los

tributos y derechos Municipales.

- Asegurar la aplicación de la legislación tributaria Municipal

- Efectuar acciones orientadas a detectar y sancionar a los omisos y

morosos en las obligaciones tributarias y derechos municipales y emitir

las liquidaciones correspondientes.

- Hacer las acotaciones que le designe la jefatura.

5.3.- AUXILIAR DE ALUMBRADO PUBLICO

FUNCIONES

- Llevar el control, del usuario del alumbrado público como domiciliario.

- Acotar y liquidar el pago por el servicio de alumbrado público y

domiciliario

- Emitir oportunamente los recibos de cobranza

- Programar campañas de fiscalización

- Notificar a los contribuyentes que mantengan deudas pendientes

- Efectuar los cálculos de acuerdo a las tarifas, tasas o porcentajes a

efectos de determinar si son correctos.

- Y otras funciones afines



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5.4.- AUXILAR DE COBRANZAS

FUNCIONES

- Llevar el control de todas las cobranzas que se ejecutan.

- Llevar los registros de cobranzas debidamente actualizados

- Confeccionar las notificaciones de cobranza y hacerlos llegar a los

interesados obteniendo el correspondiente cargo de recepción

- Otras funciones afines.

5.5.- TECNICO DE ELECTRICIDAD

FUNCIONES

- Realizar trabajos de embobinado del sistema eléctrico e instalaciones a

domicilio.

- Supervisar el buen uso del alumbrado público y determinar la seguridad

que preste las instalaciones públicas a la ciudadanía.

- Y otras funciones que le asigne el jefe.

-

6.- DEPARTAMENTO DE SERVICIOS COMUNALES

OBJETIVOS

Servicios comunales es el órgano de línea cuyas funciones primordiales

son: promover y controlar las actividades relacionadas con el

saneamiento ambiental, aseo, higiene, salubridad, limpieza pública,

sanidad animal, la regulación y control del comercio de alimentos, licores,

comercio ambulatorio; la administración de mercados y camales



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6.1.- REGISTRADOR CIVIL

FUNCIONES

- Apoyar las acciones de proyección social programadas por el municipio

y coordinar con otras entidades la realización de las mismas.

- Dirigir, coordinar con el funcionamiento de más alto nivel, para el cabal

cumplimiento de su función.

- Revisar y firmar los libros de registros de matrimonios, nacimientos y

defunciones, así como los de registros judiciales.

- Revisar los expedientes de matrimonio

- Realizar los matrimonios en ceremonias solemnes a nombre de la ley

- Firmar y autenticar las copias de partidas y suscribir las certificaciones.

- Firmar la documentación inherente al registro civil.

- Acatar los mandatos judiciales en lo que concierne al registrador civil en

los casos de su competencia.

- Coordinar la realización de los matrimonios masivos

- Coordinar las campañas en pro de la familia y el menor

- Elaborar los cuadros de formación estadística

- Cumplir cabalmente las funciones en todos sus procesos de registrador

de: nacimientos, defunciones, matrimonios, judiciales, archivo, entrega

de partidas y operadoras de equipo Xerox.

6.2.- EL POLICIA MUNICIPAL

FUNCIONES

- Hacer cumplir todas las leyes, ordenanzas y disposiciones Municipales.



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- Coordinar el servicio con las diferentes dependencias del municipio

sobre todo con aquellas cuyas necesidades requieren de su competencia y

apoyo.

- Presentar a la opinión de los jefes de área previa la sustentación de los

elementos de juicio necesarios para aplicar las multas por infracciones a

los reglamentos.

- Tramitar las citaciones a los comerciantes o público en general por

infracciones, para la calificación y posterior pase a las dependencias

correspondientes.

- Velar por la disciplina, bienestar y prestigio de su cuerpo municipal.

- Atender las denuncias del público y ordenar inmediata investigación

- Apoyar a otras instituciones del estado o particulares en caso de

catástrofes, siniestros u otros que requieren la colaboración del cuerpo

municipal.

7.- DEPARTAMENTO DE TECNICO

7.1.- FUNCIONES DEL JEFE

- Proponer programas de desarrollo urbano

- Priorizar y contribuir al desarrollo pero en forma racional y ordenada de

la infraestructura básica de apoyo al transporte o a los servicios sociales,

a la comercialización mediante la promoción o ejecución de obras, tales

como vías vecinales, mercados, promociones de vivienda etc.

- Mantener y en la medida de sus posibilidades, construir la infraestructura

urbana (Vías vecinales, servicios de agua,, desagüe, pavimentos, puentes,

luz, parques, plataformas deportivas, etc. Indispensables para el

desenvolvimiento de la colectividad.



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- Determinar las zonas de expansión urbana en concordancia con la

zonificación y planes de desarrollo urbano.

- Controlar el cumplimiento de los reglamentos nacionales y disposiciones

municipales que norman el desarrollo urbano así como el uso y

conservación de las edificaciones públicas y privadas, ornato de la

ciudad y mantenimiento de parques y jardines y áreas verdes.

- Propiciar la elaboración y ampliación del catastro municipal

- Establecer y controlar el cumplimiento de las normas de seguridad y

promover los servicios públicos necesarios, contra incendios

inundaciones y otras catástrofes.

- Inspeccionar las obras que ejecuta el municipio y emitir informe

correspondiente, así como supervisar al personal que ejecuta las obras.

- Analizar la documentación técnica de los solicitantes.

- Coordinar acciones con organismos para convenios de proyectos de

inversión y prestar asesoramiento técnico

- Ejecutar la supervisión de obras encargadas al área ya sea por

administración directa o encargo a terceros.

7.2.- TECNICO EN INGENIERIA

FUNCIONES

- Llevar todos los registros y documentos concernientes a la realización de

las obras municipales.

- Verificar o constatar los hechos materia de las obras que disponga la

superioridad.

- Controlar que el personal del área cumpla con su labor.

- Otras labores afines.



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3.4.- DIAGNOSTICO DE LAS ACTIVIDADES ESTADÍSTICAS REALIZADAS

EN LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA MUNICIPALIDAD DEL DISTRITO

DE CHICAMA

1. AREA DE PERSONAL

1.1. ASPECTO ADMINISTRATIVO

A) ORGANIZACIÓN

Esta dependencia recientemente creada no cuenta con una estructura

organizativa formal.

Dentro de su organización no existen cargos estadísticos, solamente se

ubica un responsable de la oficina de personal, que tiene como única

función el control de la asistencia del personal que lo canaliza mediante

unos formatos8 que han sido elaborados para tal fin.

No existen estadísticas de personal relacionadas con algunas actividades

como son: carga familiar, vacaciones, permisos, licencias, control del tiempo

de servicio de cada trabajador, control de inasistencias del personal. etc.

La elaboración de las planillas se lleva a cabo en el área de tesorería.

Se carece de estadísticas de personal con respecto a sus remuneraciones.

Esta sección para el desarrollo de sus actividades no cuenta con un

ambiente propio, como consecuencia de ello carece de un archivo

central que se encargue del almacenamiento y conservación de

documento actualmente la oficina de personal viene funcionando

dentro del área de abastecimiento contando solamente con formularios y

mobiliario propio que sirven para el control de personal.

8 Ver Anexo 3 (formato de registro de Asistencia)



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B) PERSONAL

El responsable de la oficina de personal no se dedica a realizar actividades

estadísticas, en su mayoría se dedica a realizar otras actividades de apoyo

para el municipio. Este personal carece de una formación estadística, el

diseño de los formatos para el recojo de la información lo hace en base a su

propia habilidad y otra por la necesidad misma.

Para el desarrollo de sus labores habituales no cuenta con un manual de

organización y funciones, lo cual ocasiona que no cuente con

procedimientos bien formalizados que ayuden a cumplir los objetivos de la

municipalidad

C) CONTROL

Al no contar con planes, ni programas para el desarrollo de las actividades

estadísticas de esta oficina, no existe por lo tanto un control integral

1.2 ASPECTO TECNICO ESTADÍSTICO

ORIGEN Y GENERACION DE DATO ESTADÍSTICO

Los datos estadísticos se originan en las diferentes tramitaciones que se dan

entre las relaciones del trabajador con los servicios que presta dicha oficina.

El origen y generación de estos datos estadísticos se pueden visualizar a

través del siguiente esquema



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ESQUEMA Nº 01.- GENERACIÓN DEL DATO ESTADISTICO

DOCUMENTOS PARA LA OBTENCION DE INFORMACION

ESTADÍSTICA

Los documentos que existen en esta oficina para la obtención de

información son los partes diarios de asistencia que han sido establecidos

por su necesidad misma, para notificar la tesorería sobre la asistencia del

personal para efectos de pago.

RENUMERACIONES

VACACIONALES

COMPENSACIONES

SEGUROS

SANCIONES

RETIRADO

TRABAJADOR NOMBRADO

TRABAJADOR EVENTUAL

TRABAJADOR NO SELECCIONADO

TRABAJADOR SELECCIONADO

POSTULANTES



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NIVEL DE UTILIZACION DE LA ESTADÍSTICA

El nivel de utilización de la estadística en esta oficina es nula, no existe

registro de las diversas labores que se genera en esta oficina.

ASPECTO DE LA DEMANDA ESTADÍSTICA

En lo que respecta a la demanda estadística se da tanto en la necesidad que

tiene el alcalde de contar con sus estadísticas en forma integral, y que sean

confiables y oportunas, con la finalidad de mejorar sus decisiones.

2. AREA DE REGISTROS CIVILES


A) ORGANIZACIÓN:

En esta área el desarrollo de las actividades estadísticas es llevada acabo

por el registrador civil, a quien le se les a asignado funciones especificas de

estadísticas, tales como llenar mensualmente los formularios sobre hechos

vitales emitidos por la Oficina Regional de Estadística e Informática y el

Sistema de Identificación Peruano “IDENTIDAD”, así mismo se encarga

de mandar un reporte mensual de inscripción de nacimientos a UNICEF.

Para el desarrollo de las actividades estadísticas de esta oficina no se cuenta

con procedimientos bien formalizados ya que carecen de un sistema

estadístico.

Con respecto a los equipos de trabajo para realizar la labor estadística

cuenta con documentos, formularios y mobiliario propio



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B) PERSONAL

Este personal carece de un formación estadística, debido a ello no se dedica

íntegramente a producir información estadística, si no que la mayor parte

del tiempo lo dedica a registrar los libro de nacimiento, defunciones,

matrimonios y a expedir partidas de las mismas.

Dentro de las principales dificultades que tiene este personal para el

cumplimiento y el desarrollo de las labores estadísticas tenemos:

- Falta de tiempo por acumulación de otras tareas

C) CONTROL

En esta área no se cuenta con planes ni programas para el desarrollo de las

actividades estadísticas por lo tanto no existe un control integral

solamente se abocan a constatar que las tareas impartidas hayan sido

cumplidas


ORIGEN Y GENERACIÓN DEL DATO ESTADISTICO

Los datos estadísticos en esta oficina se originan den los diferentes

tramitaciones que se dan entre las relaciones del publico usuario y los

servicios que presta esta oficina a la comunidad, ya sea por expedir

partida de nacimientos, defunciones, matrimonios, divorcios, etc. de esta

manera la oficina de registro civiles se convierte en fuente generadora de

información estadística.

El origen y generación del dato estadístico lo podemos visualizar a través

del esquema numero dos.



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ESQUEMA Nº 02.- GENERACIÓN DEL DATO ESTADÍSTICO


ESTADÍSTICA

Todos los datos obtenidos por las diferentes tramitaciones son registradas

a través de diferentes formatos establecidos, estos podemos clasificarlos

de la siguiente manera:

CERTIFICADOS: Documentos sirven para canalizar información sobre

los principales hechos vitales entre estos tenemos:

- Certificado de nacimiento

- Certificado de defunción 9

9 Ver Anexo A2

MATRIMONIOS Y

DIVORCIOS

NACIMIENTOS

DEFUNCIONES

INSCRIPCIONES

EXTRA

ORDINARIOS

ORDINARIOS



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INFORMES Documentos de salida que se usan para informar

mensualmente a entidades gubernamentales (INEI, UNICEF) sobre los

principales hechos vitales 10


En lo que respecta a la utilización de la estadística para el desarrollo de

las diferentes tareas impartidas, solamente se recopila información en los

documentos antes mencionados (certificados, informes), se carece de

análisis de la información.

ASPECTOS DE LA DEMANDA ESTADÍSTICA

Se da en la necesidad que tiene tanto el alcalde con entidades

gubernamentales, educativas y culturales de contar con estadística de los

principales hechos vitales ocurridos en el distrito

3. ÁREA DE RENTAS


A) ORGANIZACION

La oficina de rentas como órgano de apoyo de línea y responsable de

administrar los tributos y demás rentas municipales genera múltiples

actividades estadísticas que no logran tener un tratamiento estadístico, así

tenemos que dentro de las funciones del jefe de rentas, se señala que debe

evaluar las estadísticas de los ingresos tributarios y no tributarios 11

10 Ver Anexos A4

11 Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad



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actividad que no logra cumplir debido a la acumulación de otras labores de

interés del departamento tales como mantener actualizado los registros de

impuesto predial, de ingresos por tributos varios (carnet sanitario, impuesto

alcabala, etc.), ingreso por arbitrios municipales (limpieza pública, agua,

alcantarillado, resolución municipal, etc.).

En esta dependencia no se cuenta con un sistema estadístico que permita

combatir la evasión tributaria y las declaraciones mal efectuada por los

contribuyentes.

Para el desarrollo de sus labores habituales en esta área el personal cuenta

con documentos, formularios y mobiliarios propios además con una

computadora para el procedimiento de la información

B) PERSONAL

El responsable del área de rentas la mayor parte del tiempo los dedica a la

captación y registros de las rentas municipales (autoavalúo, impuesto

predial, etc.) y a constatar que las tareas se hayan realizado correctamente.

Este personal a pesar de contar con estudios superiores en estadística (II

ciclo) no se dedica a producir dicha información debido a la falta de tiempo

por la acumulación de otras tareas.

C) CONTROL

En esta área no existe un control integral de las actividades que se realizan

en esta área debido a la falta de planes y programas para el desarrollo de sus

actividades



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50


ORIGEN Y GENERACIÓN DEL DATO ESTADÍSTICO

Los datos estadísticos de esta oficina se originan de las diferentes

tramitaciones que se dan entre las relaciones de personas naturales,

jurídicas y los impuestos que recauda esta oficina (Arbitrios municipales,

impuesto predial, impuesto por tributos varios) de esta manera la oficina

de rentas se convierte en fuente generadora de información estadística.

El origen y generación del dato estadístico o podemos visualizar a través

del esquema Nº 03



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51

ESQUEMA Nº 03.- GENERACIÓN DEL DATO ESTADÍSTICO

NATURALES

JURIDICAS

ARBITRIOS

MUNICIPALES

PERSONAS

LICENCIA DE

FUNCIONAMIENTO

IMPUESTO

PREDIAL

IMPUESTOS POR

TRIBUTOS VARIOS

- TERRENOS

PROPIOS

RENTAS

- LIMPIEZA PUBLICA

- AGUA Y

ALCANTARILLADOS

- RES. MUNICIPAL



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ESTADÍSTICA

Todos los datos obtenidos por las diferentes tramitaciones son

registrados a través de diferentes formatos establecidos.

Estos podemos clasificarlos de la siguiente manera:

FORMATOS: Formatos que generalmente sirven para canalizar

información de los impuestos que recauda la oficina de rentas entre

estos tenemos:

- Declaración jurada de autoevalúo 12

- Recibo de pago de arbitrio municipales

LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO: Documentos de salida que

sirven para dar autorización de funcionamiento a tiendas, bodegas,

empresas.


En lo que respecta a la utilización de la estadística solamente se recopila

y registra información, no se emplea métodos estadísticos para analizar

la información, por lo tanto se carece de análisis.


Respecto a la demanda estadística se da tanto en la necesidad que tiene

el jefe del área de tesorería de contar con información confiable y

oportuna de las personas naturales y/o jurídicas que han realizado sus

trámites durante el mes por el pago de sus respectivos impuestos

prediales y cruzar información con la información que emite al auxiliar

de caja por concepto de recaudación de impuestos

12 Ver Anexo A5



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53

4. ÁREA DE ABASTECIMIENTOS


A) ORGANIZACIÓN

El área de abastecimientos como órgano de apoyo a la municipalidad y

responsable de adquirir, almacenar y distribuir los recursos materiales y de

servicios que requieren los órganos de la municipalidad, implica el

desarrollo de múltiples actividades que necesitan de un tratamiento

estadístico y que no se llegan a realizar en esta área solamente se cuenta con

un registro de compras y un registro de salida de materiales de almacén que

sirven como medio referencial del movimiento de los materiales.

No existen estadísticas sobre cotizaciones de precios de acuerdo al

proveedor.

No existe un sistema estadístico que sirva para optimizar el control de la

distribución del vaso de leche, solamente se cuenta con padrones de los

beneficiarios.

Esta área para el desarrollo de sus actividades cuenta con ambientes y

mobiliario propio lo que hace notar es la ausencia de un computador que

facilite el procesamiento de los datos

B) PERSONAL

El jefe de abastecimientos la labor principal que realiza es llevar el control

de las entradas y salidas de bienes materiales que ingresan al almacén, este

personal no realiza actividades estadísticas, así mismo el personal

encargado del almacén lleva un control de las existencias valoradas de

almacén mediante cardex, mas no produce información estadística.



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54

Este personal para la realización de sus actividades no cuenta con

procedimientos organizados, todo lo hacen en base a su propia habilidad

C) CONTROL

No se cuentas con planes ni programas para llevar acabo su labor por lo

tanto, no existe un control integral de las actividades que se realizan en esta

área.

4.2. ASPECTO TECNICO ESTADÍSTICO

ORIGEN Y GENERACIÓN DEL DATO ESTADÍSTICO

Los datos estadísticos en esta área se originan de las diferentes

tramitaciones que se realizan para adquirir los bienes materiales y servicios

solicitados por los órganos municipales.

El origen y la generación del dato estadístico lo podemos visualizar a través

del esquema nº 04



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55

CONTRATO

S

ORDEN DE COMPRA

ENTRADA

ORDEN DE

COMPRA

COMPROBANTE

DE SALIDA

ESQUEMA Nº 04.- GENERACIÓN DEL DATO ESTADISTCO

TESORERIA

OFICINA DE

ABASTECIMIENTO

PROVEEDORES

REQUERIMIENTOS

DE ÚTILES DE

ESCRITORIO

UNIDAD DE

ALMACEN

REQUERIMIENTO

DE MATERIAL

DISTRIBUCIÓN N

O

T

A

D

E

COMPROBANTE

DE CAJA



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ESTADÍSTICA

Los documentos que se emplean para el recojo de la información en esta

dependencia son:

FORMATOS: Que sirven para canalizar información sobre los

artículos adquiridos y usados dentro de un periodo de tiempo

determinado, entre estos tenemos:

- Orden de compra

- Nota de entrada al almacén

- Orden se servicio

PADRONES: Formatos que sirven para canalizar información de los

beneficiarios del programa del vaso de leche 13


En lo que respecta a la utilización de métodos estadísticos en esta

dependencia para el desarrollo de sus labores es nula, la información

estadística que se genera no se procesa simplemente se verifica la

documentación con fines de dar conformidad, mas no se produce

información estadística que sirva para la toma de decisiones.


Se da en la necesidad que el Alcalde y regidores necesitan estar

informado acerca de los gastos que se originan en cada dependencia en

cuanto a requerimiento de material y útiles de escritorio.

13

Ver Anexo A6 (Padrón de Beneficiarios del Vaso de Leche)



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CAPITULO IV

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA OFICINA DE ESTADISTICA DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHICAMA

4.1.- NECESIDAD DE LA CREACION DE LA OFICINA DE ESTADISTICA

El funcionamiento de una municipalidad implica el desarrollo de muchas actividades,

para poder cumplir con sus objetivos, que en general son: Promover la inversión pública

y privada, para fomentar el desarrollo integral, sostenible y armónico del distrito,

promover el Desarrollo Humano orientado al mejoramiento de la calidad de vida y la

equidad a nivel distrital; el desarrollo rural y el apoyo a la micro y la pequeña empresa.

Fomentar el bienestar de los vecinos, proporcionando el ambiente adecuado para la

satisfacción de sus necesidades vitales y asegurar la adecuada prestación de los servicios

públicos locales. Por lo que se hace necesaria la información confiable y actualizada de

todos los acontecimientos principales que se desarrollan en la municipalidad Distrital de

Chicama, así mismo se requiere conocer los recursos disponibles de la mejor manera,

para reducir los costos el desperdicio y disminuir las interferencias en el trabajo.

Actualmente la Municipalidad carece de una dependencia que ordene el conjunto de

datos, permanentemente se ve imposibilitado de medir con cierta precisión su nivel de

crecimiento y desarrollo real y plantear alternativas coherentes para afrontar sus

problemas a través de programas o planes de inversión de corto, mediano y largo plazo

que se hallen orientados a solucionar dificultades de servicios sociales, de asistencia

crediticia y técnica de infraestructura productiva, etc. Por todo esto se impone la

conveniencia de organizar una oficina de estadística de manera que debe ser entendida

no como una oficina que solamente recopila y almacena datos, la oficina de estadística



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58

debe ser entendida como un organismo de apoyo a la Dirección de la Municipalidad que

va permitir saber cuál es el crecimiento de la población, cuanto producimos,,

consumimos, vendemos, cuanto compramos, cuantos empleos y volúmenes de ingresos

generamos, calidad y cuantía de los servicios prestamos a la población, etc. va a permitir

un mejor control de las operaciones que se realizan dentro de la Municipalidad, una

mejor toma de decisiones y un mejor uso racional de sus recursos materiales económicos

y humanos, también se asegura que las actividades estadísticas de las diferencias

dependencias del Municipio de desarrollen en forma integrada y coordinada y bajo una

normatividad común de tal manera que permita mantener una información confiable y

oportuna.

4.2.- OFICINA DE ESTADÍSTICA:

4.2.1.- DEFINICION:

La oficina de estadística es una dependencia que presta servicio técnico cuyas

operaciones están destinadas a recolectar, almacenar, procesar, analizar y distribuir

información que satisfaga las necesidades de diagnóstico, planificación y control

administrativo en la gestión Municipal.

4.2.2.- FINALIDAD:

La oficina de estadística tiene por finalidad asegurar que las actividades

estadísticas dentro de la Municipalidad Distrital de Chicama, se desarrollen en

forma integrada, coordinada, racionalizada y bajo una normatividad técnica común.



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4.2.3.- OBJETIVOS:

A.- GENERALES

- Asegurar la producción y difusión de la información estadística en forma

oportuna y confiable para el mejor conocimiento de la realidad de la

municipalidad, la planificación integral de su desarrollo y la adecuada toma

de decisiones.

- Lograrla integración y racionalización de las actividades estadísticas de la

Municipalidad fin de conseguir el mejor uso de los recursos evitando la

dispersión de esfuerzos.

- Presentara a la Dirección de la Municipalidad toda la información necesaria

para los fines de programación ejecución y evaluación de las actividades de

las diferentes áreas de la Municipalidad.

B.- ESPECIFICOS

- Centralizar en la oficina de Estadística información de las diferentes áreas:

Rentas. Registros civiles, abastecimientos, personal, tesorería, relaciones

publicas, asesoría legal, etc. Que permita estructurar y mantener el banco de

datos.

- Mantener una estrecha coordinación con las otras áreas de la

Municipalidad.

- Realizar estudios especiales inherentes a la oficina.

- Promover el uso de las técnicas estadísticas para fines de programación,

ejecución y evaluación de las actividades de la Municipalidad.



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4.3.- FUNCIONES GENERALES QUE DEBE CUMPLIR LA OFICINA DE

ESTADÍSTICA

- Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar el sistema estadístico de la

Municipalidad.

- Registrar y procesar los datos a través de gráficos, cuadros, formatos, índices, etc.

para una mejor interpretación y análisis de los mismos.

- Presentar constantemente información al alcalde, regidores y otras áreas que lo

soliciten.

- Elaborar periódicamente estudios socioeconómicos del distrito de Chicama

- Dar orientación de estadística a las diferentes áreas en los diversos problemas que

se presenten y que necesiten de un tratamiento estadístico.

- Determinar la demanda estadística por todas las áreas de la Municipalidad.

- Centralizar al flujo de información estadística coordinando es trabajo en forma

sistemática.+-

4.4.- MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE

ESTADÍSTICA

4.4.1.- FINALIDAD

Determinar las funciones y relaciones de autoridad, responsabilidad y

coordinación que comprende la oficina de estadística.

4.4.2.- ALCANCE

Debe ser cumplido por todos los que integren dicha oficina.



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61

4.4.3.- ORGANIGRAMA

A.- ORGANIZACION DENTRO DE LA MUNICIPALIDAD

Dentro de la Municipalidad la oficina de estadística se encuentra ubicada

como órgano de apoyo al Alcalde.

UBICACIÓN DE LA OFICINA DE ESTADÍSTICA DENTRO DEL ORGANIGRAMA

DE LA MUNICIPALIDAD


CONCEJO

MUNICIPAL



DEMUNA

CC. DE RR

ALCALDE

DIRECTOR


PERSONAL

ABASTECIMIENTO

RENTAS

SERV. SOC. Y COM.

DPTO. TECNICO

VASO LECHE

EMPRESAS

OFICINA DE ESTADISTICA



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62

B.- ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LA OFICINA DE

ESTADÍSTICA

La oficina debe estar conformada por el siguiente. Personal:

I. Jefe de la Oficina de Estadística.

II. Un auxiliar de Estadística.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA OFICINA DE ESTADISTICA

Auxiliar de

Estadística

Jefes de la Oficina de

Estadística



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63

C.- RELACIONES JERÁRQUICAS (LÍNEAS DE AUTORIDAD)

El jefe de la Oficina de Estadística depende directamente del alcalde, así mismo

delega las atribuciones y responsabilidades correspondientes al auxiliar de

Estadística para el manejo de la Oficina.

LINEA DE AUTORIDAD DEL PERSONAL DE ESTADÍSTICA

Jefes de la Oficina de

Estadística

Auxiliar de

Estadística



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4.4.4.- DESCRIPCION DE PUESTOS

A.- JEFE DE OFICINA DE ESTADÍSTICA

A.1. Responsabilidad

Tiene la responsabilidad de planear, dirigir, coordinar y controlar todas las

actividades de la Oficina, debe desarrollar y ejercer su representación,

respondiendo por la productividad de la Oficina de Estadística e

informando sobre el mismo al Alcalde, sobre el avance de programas y

realización de tareas.

A.2. Autoridad

El jefe de la Oficina de Estadística depende jerárquicamente del alcalde y

ejerce autoridad formal sobre el personal que conforma la oficina.

A.3. Funciones

- Planear, desarrollar, instalar y dirigir el funcionamiento de la Oficina de

estadística de acuerdo a la política general del Municipio.

- Confeccionar el Organigrama Estructural y funcional de la Oficina de

Estadística definiendo claramente las ideas de autoridad y

responsabilidad.

- Supervisar el funcionamiento de la Oficina de Estadística y el trabajo de

los empleados a su cargo, efectuando las modificaciones y reajustes que

sean necesarios.

- Preparar el presupuesto para la oficina de Estadística.

- Determinar junto con el Alcalde, regidores y los jefes de las otras áreas

las necesidades y jerarquización para atender la demanda estadística.



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65

- Establecer uniformidad de la terminología Estadística preparando y

presentando charlas sobre el procedimiento correcto para el llenado de

los formatos estadísticos.

- Normar, orientar y analizar la publicación de informaciones estadísticos

de la Oficina.

- Normar el proceso mecanizado de la información estadística del

sistema.

- Coordinar y controlar las labores de programación y procesamientos de

datos para los sistemas de registros y reportes

- Dirigir y controlar la salida de informes diarios, semanales, quincenales,

mensuales y anuales.

- Brindar asesoría permanente e intercambio con los jefes de otras áreas.

- Realizar estudios socio económico que permitan conocer el nivel de

desarrollo del Distrito.

- Realizar estudios demográficos que permitan obtener indicadores sobre

la población de distrito de Chicama.

- Asumir otras funciones que le asigne el Alcalde.

A. 4. Relaciones

El jefe de la Oficina de Estadística con el objeto de poder llevar a cabo sus

programas y funciones podrá coordinar directamente con todas las áreas de

la Municipalidad.

A.5. Requisitos

- Grado de instrucción: Superior (licenciado en Estadística).

- Manejo de Software estadísticos: SPSS 17, Minitab, Statgraphics, Stata

- Experiencia Mínima: Dos años en funciones similares.



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B.- AUXILIAR DE ESTADÍSTICA

B.1.- Responsabilidad

Tiene la responsabilidad de entregar a tiempo todo el trabajo encomendado

por el jefe de la Oficina de Estadística.

B.2.- Autoridad

Depende jerárquicamente del jefe de la Oficina de Estadística y tiene

autoridad formal que el jefe de la Oficina le delega para el cumplimiento de

sus funciones.

B.3.- Funciones

- Servir de Elemento de apoyo del jefe de la Oficina.

- Diseñar los formatos estadísticos para el recojo de la información

estadística de las diferentes áreas de las municipalidad.

- Entregar el formato estadístico a las diferentes áreas de la municipalidad

- Recibir los formatos estadísticos de las diferentes áreas y verificar su

consistencia y veracidad.

- Introducir los datos de los formatos estadísticos en una base de datos.

- Integrar, sistematizar y mantener actualizada la información estadística

de las diferentes áreas de la municipalidad

- Laborar en coordinación con el jefe de la Oficina de Estadística los

indicadores que permiten apreciar el comportamiento demográfico y

socio – económico del distrito de Chicama.

- Realizar análisis estadístico de la información y generar los informes

estadísticos diarios, semanales, quincenales mensuales y anuales.



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- Empadronar semestralmente a los contribuyentes de tiendas comerciales y

mercados.

- Mantener actualizada la base de datos de los beneficiarios del programa

de vaso de leche.

- Mantener permanentemente informado y de manera oportuna al jefe de la

Oficina de Estadística de las actividades realizadas

- Asumir otras funciones que le asigne el jefe de la Oficina de Estadística

B.4.- Relaciones

Con el jefe de la Oficina de Estadística coordinará y realizara el trabajo.

B.5.- Requisitos

Grado de instrucción: Estudios superiores de Estadística y ramas afines.

Educación complementaria: Conocimientos de computación.

Experiencia mínima: un año en funciones similares.

4.4.5.- SISTEMA DE INFORMACION:

INFORMACIÓN QUE RECIBE

Entendemos como fuente de información a cada de las unidades en las

diferentes áreas de la Municipalidad encargados de administrar las diversas

actividades definidas de interés para la Oficina de Estadística. Entre las

unidades de información de la oficina de Estadística se encuentran las áreas

de Tesorería. Registros Civiles Abastecimientos, Caja, Rentas, Secretaria,

Concejos Menores de Chiclin y Sausal.

Entre la información que debe recibir la Oficina de Estadística tenemos:



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A.A.- Rentas

- Parte diario del impuesto predial -terrenos propios.

- Parte diario por concepto de tributos varios: Carnets sanitarios: Licencias

del contribuyente, impuesto alcabala, declaración de fábrica, espectáculos

publicos, etc...

- Parte diario por arbitrios municipales: Limpieza pública, agua,

alcantarillado, resoluciones municipales.

- Reporte del policía municipal por: Cobro de sisa, notificaciones,

decomisos, control de calidad, inspección para instalación de kioskos,

empadronamiento de vendedores ambulantes, aplicación de multas, otros.

A.B.- Personal

- Relación de trabajadores estables, contratados y de servicios no

personales, por condición laboral, según grupo ocupacional.

- Sueldos tanto para el personal estable contratado y de servicios no

personales.

- Reportes de asistencia diaria, horas trabajadas, periodos de inasistencia,

etc.

A.C. Registros civiles

- Reporte de inscripción de partidas: Nacimiento, Matrimonios,

defunciones, Rectificatorias, judiciales, exclusión de nombres,

adopciones, reconocimientos.



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- Reporte de Expedición de: Certificado de Soltería, partidas originales,

partidas simples (Fotocopia simple, en reducción, gratuita),

legalizaciones, etc.

A.D.- Tesorería

- Informes sobre la recaudación de los diferentes impuestos.

- Informe sobre el Presupuesto recibido y distribuidos.

- Informe de los costos y compra de materiales (material de escritorio,

material de obras, etc.)

A.E.- Abastecimiento

- Informe actualizado de los clubes de Madres empadronados.

- Reporte de la compra y distribución de los productos del programa vaso

de leche.

- Informe de las entradas y salidas de los materiales solicitados por las

diferentes áreas y para obras.

- Informe de las entradas de los materiales a almacén.

A.F.- Demuna

- Informe de todas las denuncias atendidas: notificaciones, atenciones,

resueltas.

- Informe de los clubes de Madres: Empadronamiento, depuración,

ampliación, capacitación.

- Informe del programa vaso de leche: Distribución, fiscalización, recojo de

leche, etc.

- Informe de elaboración de proyectos, talleres.



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A.G.- Caja

- Reporte diario de los ingresos recaudados por impuesto predial, tributos

varios, arbitrarios municipales.

- Reporte de los ingresos por concepto de: Expedición de partidas, especies

valoradas, cobro de sisa alquiler de puestos, cementerios, servicios de

movilidad, fotostáticas, etc.

A.H.- Secretaria General

- Informe de de las tramitaciones: oficios simples múltiples, resolución de

alcaldía, municipales, certificaciones, informes técnicos, expedientes

recibidos (atendidos y no atendidos), etc.

INFORMACIÓN QUE SUMINISTRA

- La Oficina de Estadística presentará a cada jefe de las áreas informantes a

la Dirección de la Municipalidad un resumen de sus actividades

desarrolladas estableciendo coordinación e integración de todas las

estadísticas de la Municipalidad. La información que la Oficina de

Estadística suministra variará en consonancia con las necesidades y

modalidad de operación de las unidades informantes.



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71

EL SISTEMA DE INFORMACION PERMANENTE

Para que la Oficina de Estadística cumpla con sus funciones se propone

establecer un sistema de información permanente que consiste en elaborar un

conjunto adecuado de cuadros tendientes de reunir la información dispersa

dentro de la Municipalidad y organizarla de manera que se aprecie

objetivamente y facilite en un futuro cercano estudios completos en orden y

planificar el desarrollo de la Municipalidad.

Este sistema deberá ser permanente, es decir que los cuadros deberán ser

actualizados continuamente con la nueva información en forma uniforme.



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72

CONCLUSIONES

1. La Municipalidad Distrital de Chicama no cuenta con una Oficina de Estadística

en su Organización realizándose las labores estadísticas en cada área por personal

sin formación estadística, razón por la cual la dirección de la Municipalidad para

canalizar su información estadística lo realiza a través de los jefes de cada área.

2. La falta de una dependencia que centralice la información estadística existente en

las diferentes áreas de la Municipalidad está originando que la información no

tenga un adecuado tratamiento estadístico, así mismo que la Dirección de la

Municipalidad no se mantenga informada continuamente.

3. La falta de desarrollo y planificación en las actividades estadísticas se reflejan en

la ausencia de objetivos, procedimientos y programas estadísticos, que trae como

consecuencia que la organización para el cumplimiento de estas tareas sea

deficiente y por ende, la toma de decisiones por parte de la Dirección del

Municipio no sean las más apropiadas y oportunas.



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73

SUGERENCIAS

Se recomienda a la Municipalidad Distrital de Chicama el establecimiento de una

Oficina de Estadística para que plantee los mecanismos y procedimientos que permitan

de manera sistemáticas, en cada área, la determinación de la demanda real de la

información.

a) Organizar las actividades estadísticas en una oficina dirigida por un profesional

Estadístico y con experiencia en gestión empresarial.

b) Diseñar los formatos de acuerdo a cada área para la realización de las actividades

estadísticas.

c) Tratar de darle un mayor uso y administración a los archivos de todas las áreas.

d) Dar orientación y capacitación al personal encargado de registrar información

(jefe de cada área) con organismos internacionales que ofertan programas de

capacitación, asistencia técnica, apoyo financiero, ejecución de proyectos de

desarrollo de capacidades, entre otros.



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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

1. Administración de Operaciones – IPAE

2. Castillo Maza Juan Victoriano. “Reingeniería y Gestión Municipal 2004”. Lima

UNMSM

3. Cristóbal Exebio Cornetero. Organización de un Sistema Estadístico”. Trujillo –

Perú 1976

4. Ec. Samuel Torres Tello “Alternativas para el desarrollo” Mayo 2005

5. Gómez Morfin Joaquín. “La Administración Moderna y los Sistemas de

Informaciones”. Editor Diana. 1era edic. México 1972

6. Ley 27972 “Ley Orgánica de Municipalidades”

7. Ley 27783 “Ley de bases de la descentralización”

8. Manual de Organización y funciones de la Municipalidad distrital de Chicama.

9. Municipalidad del Rosario (2013). Programas y proyectos, 2013. Argentina.

Consultado el 15/04/2013. http://www.rosario.gov.ar/

10. Paulino Vivas Alejos . “Curso de Demografía”. Trujillo – Perú

11. Ya Lum Chou. “Análisis Estadístico”. Editorial Interamericana. 1era edic.

México 1972



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ANEXOS



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ANEXO A 1

ORGANIGRAMA DE LA MUNICIPALIDAD


CONCEJO

MUNICIPAL



DEMUNA

CC. DE RR

ALCALDE

DIRECTOR


PERSONAL

ABASTECIMIENTO

RENTAS

SERV. SOC. Y COM.

DPTO. TECNICO

VASO LECHE

EMPRESAS



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ANEXO A 2



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ANEXO A3



BIBLIO

TECA DE C

IENCIAS FÍSIC

AS

Y MATEMÁTIC

AS

ANEXO A4



BIBLIO

TECA DE C

IENCIAS FÍSIC

AS

Y MATEMÁTIC

AS

ANEXO A5



BIBLIO

TECA DE C

IENCIAS FÍSIC

AS

Y MATEMÁTIC

AS



BIBLIO

TECA DE C

IENCIAS FÍSIC

AS

Y MATEMÁTIC

AS

NEXO A6



BIBLIO

TECA DE C

IENCIAS FÍSIC

AS

Y MATEMÁTIC

AS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA LIBERTAD TRUJILLO

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