Universidad Nacional de Ingeniería ( UNI/RUACS) UNIDAD IV: ANALISIS DE PUESTO

Universidad Nacional de Ingeniería (UNI/RUACS)

UNIDAD IV: ANALISIS DE PUESTO

Ing. Marianela Portillo Benavidez1

ANALISIS DE PUESTO.


DEFINICIONES:“Es el procedimiento a través del cual se

determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones de los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas”.

Gary DesslerRecolección, evaluación y organización de

información sobre un puesto determinado.William Werther y Keith Davis.

RAZONES PARA REALIZAR UN ANALISIS DE PUESTO:


Para realizar un análisis de puesto se debe conocer la organización, sus objetivos, sus características, insumos (materiales, humanos, procedimientos existentes) y los productos y servicios que brinda; luego se recomienda realizar una análisis de puesto en los siguientes casos:

Cuando se funda una organización.Cuando se crean nuevos puestosCuando se modifican de manera significativa los

puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos.

Razones para realizar un Análisis de Puesto.


Cuando se va actualizar un sistema de compensación y de salarios de una empresa.

También se hace un análisis de puesto en casos como:

Los empleados se quejan de que no saben tareas especificas

La competencia y la autoridad de los superiores se superponen, lo que provoca duplicación de esfuerzos.

La mano de obra no esta adecuadamente capacitada, etc…

DATOS QUE SE REUNEN PARA UN ANALISIS DE PUESTO.


Por lo general el análisis de puesto se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a cualquier tipo o nivel de puesto:

Requisitos intelectualesRequisitos físicosResponsabilidades que adquiereCondiciones de trabajo.

REQUISITOS INTELECTUALES:


Entre los requisitos intelectuales están los siguientes factores de análisis.

1. Escolaridad indispensable2. Experiencia indispensable3. Adaptabilidad al puesto4. Iniciativa requerida5. Aptitudes requeridas

REQUISITOS FISICOS.


Comprende la cantidad y continuidad de la energía y del esfuerzo físico e intelectual que se requieren y la fatiga que ocasionan, entre ellos están:

1. Esfuerzo físico requerido2. Concentración Visual3. Destrezas o habilidades4. Complexión física requerida

RESPONSABILIDADES ADQUIRIDAS.


Consideran las responsabilidades que , además del desempeño normal de sus atribuciones, tiene el ocupante del puesto en relación con la supervisión directa de sus subordinados, del material, herramientas o equipo que utiliza. Comprenden las responsabilidades por:

1. Supervisión de personal2. Material, herramienta o equipo3. Dinero, títulos o documentos4. Relaciones internas o externas5. Información confidencial.

Ing. Marianela Portillo Benavidez

CONDICIONES DE TRABAJO.

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Evalúan el grado de adaptación de la persona al ambiente y al equipo de trabajo para facilitar el desempeño. Comprende los siguientes factores:

1. Ambiente de trabajo2. Riegos de trabajo• Riesgos de trabajo• Enfermedades profesionales.


ALFA S.A. Descripción Genérica: Redactar en español, mecanografiar en ingles y español, organizar reuniones, coordinar visitas y actualizar archivos

Descripción de Puestos:

Recibir, Clasificar y distribuir correspondencia (enviar a destinatario), expedientes, informen y documentos anotando su devolución y archivándolos.

Preparar correspondencia y textos en español Devolver documentos y asuntos básicos recibidos, con fines de correspondencia y

compilación de informes Realizar a criterio de su superior otras tareas relacionadas

ANALISIS DE PUESTO:

Requisitos Intelectuales:

Escolaridad indispensable: Secundaria, secretario o equivalente. Experiencia: 6 a 12 meses de experiencia en taquigrafía y conocimiento de las normas

y funciones de una empresa Aptitudes Adicionales: Excelente presentación y amabilidad, discreción,

responsabilidad, buena redacción, fluidez oral, memoria para asociar nombres, hechos, fisionomías, capacidad de síntesis y desarrollo, coordinación mental excelente, razonamiento abstracto, noción del tiempo y habilidad para prever y para adaptarse a nuevas situaciones.

Responsabilidades:

Relaciones: Se requiere extremada discreción en asuntos confidenciales y tacto para obtener cooperación; trabajo cuando la frecuencia de relaciones es amplia.

Condiciones de Trabajo:

Ambiente de trabajo: Normal de oficina, trabajo en oficinas corporativas.

METODOS PARA LA DESCRIPCION DE ANALISIS DE PUESTO.


Método de observación directa:El análisis se realiza con la observación

directa y dinámica del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puesto anota en una hoja los puntos clave de observación.

Característica:Mientras la participación que tiene el

analista en la obtención de datos es activa, la participación del ocupante es pasiva.

Ventajas y desventajas de método de observación directa.


Ventajas:1. No requiere paralización del ocupante del

puesto2. Método ideal para puestos sencillos y

repetitivos Desventajas:1. Costo elevado, ya que requiere mucho

tiempo para la realización del análisis2. Contraindicados para puestos no sencillos

ni repetitivos.

METODO DEL CUESTIONARIO.


Este análisis se efectúa al solicitar al personal que conteste un cuestionario, que responda todas las indicaciones posibles sobre el puesto, su contenido y sus características.

Característica:1. Mientras la participación del analista de

puestos en la obtención de los datos (llenado del cuestionario) es pasiva, la participación del ocupante (quien lo contesta) es activa.

Ventajas y desventajas del método del cuestionario.


Ventajas:1. Es el método mas económico para el

análisis de puesto.2. Ideal para analizar puestos de alto nivel

sin afectar el tiempo y las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:1. Exige planeación y realización cuidadosa2. Tiende a ser superficial y distorsionado.

METODO DE LA ENTREVISTA.


Es flexible y productivo este método, si la entrevista esta bien estructurada, se puede obtener información sobre todos los aspectos del puestos sobre la naturaleza y la secuencia de las actividades diversas tareas que lo componen y sobre los porqués y cuándos.

Característica:La participación es activa, tanto del analista

como del ocupante en la obtención de datos.

Ventajas y desventajas del método de la entrevista.


Ventajas:1. La obtención de datos del puesto a través

de las personas que mejor lo conocen.2. Posibilidad de discutir y aclarar todas las

dudas3. Se puede aplicar a puestos de cualquier

tipo o nivel. Desventajas:1. Posibilidad de confusión entre opiniones o

hechos.2. Perdida de tiempo si el analista de

puestos no se prepara bien para esa tarea.

Ing. Marianela Portillo Benavidez

METODOS MIXTOS.

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Cada uno de los métodos anteriores tienen características, ventajas y desventajas, para neutralizar las desventajas y sacar mejor provecho posible de las ventajas, la opción es utilizar métodos mixtos.

Los métodos mixtos mas utilizados son:1. Cuestionario-Entrevista, ambos con el

ocupante del puesto, este ultimo llena el cuestionario y luego es sometido a una entrevista.


1. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para ampliar y aclaras los datos obtenidos

2. Cuestionario y entrevista ambos con el superior

3. Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior

4. Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.

5. Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, entre otros.

Descripción de Puestos Es un proceso que consiste, en enumerar las

tareas ó funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos; de la empresa.

Enumeración detallada de:Las funciones ó tareas del cargo QUE HACE EL

OCUPANTE?La periodicidad de la ejecución CUANDO LO

HACE?Los métodos aplicados para la ejecución de las

funciones ó tareas COMO LO HACE?Los objetivos del cargo PORQUE LO HACE?

Para diseñar un cargo se requiere de:

Conjunto de funciones ó tareas que el ocupante deberá cumplir (contenido del cargo).

Cómo deberá cumplir esas funciones ó tareas (métodos y procesos de trabajo).

A quién deberá reportar el ocupante del cargo (responsabilidad); es decir, la relación con su jefe.

A quién deberá supervisar o dirigir (autoridad); es decir, la relación con los subordinados.

Existen dos tipos de descripción de cargos:

Descripción general.

Descripción especifica.

DESCRIPCION DE PUESTOS.


Descripción genéricaPara redactar una descripción genérica, deben

analizarse una cantidad de puestos para hallar sus denominadores comunes.

Por ejemplo: una descripción genérica de "Contador Mayor" incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional.

No abarca las funciones específicas --cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especialización en el libro mayor-- o las unidades organizacionales menores dentro del Departamento Contable del que depende el puesto.

Las descripciones de puestos especificas


Las descripciones de puesto específicas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relación con otros puestos especificas dentro de las más pequeñas unidades organizacionales.

Por ejemplo~ el puesto especifico de "Contador a cargo del libro mayor" debe identificar las relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable.

Expone el tipo de sistemas contables utilizados~ el tipo y frecuencia de los partes financieros que deben confeccionarse~ y los limites de responsabilidad dentro de los sectores funcionales, geográficos o de otro tipo, de la compañía.

Contenido de la descripción de cargos.

=Descripci

ón del cargo

Aspectos intrínsecos

1. Nombre del cargo.

2. Posición del cargo en el organigrama.

3. Contenido del cargo.

a. Nivel del cargob. Subordinaciónc. Supervisiónd. Comunicaciones

colaterales.

Tareas ó funciones

Diarias Semanales Mensuales Anuales Esporádicas

Ejemplo de hoja de descripción de cargo.DESCRIPCION DEL CARGO

Nombre del cargo: ______________ Subordinado a: ________________

Gerencia a la que pertenece: ____________ Departamento: _______________

Reporta a:__________ Supervisa a:____________

Código del cargo: _______

Descripción General:

Descripción Específica:

Fecha de elaboración: _____ Elaborado por: ________________ Revisado por: ___________

Análisis del cargoSon los requisitos que el cargo exige a

su ocupante.Determina los requisitos de calificación,

las responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado de manera adecuada.

Análisis del cargo

=

Aspectos extrínsec

o

Factores de especificaciones

1.Requisitos Intelectuales

2.Requisitos físicos.

3.Responsabilida des implícitas.

4.Condiciones de trabajo.

a. Instrucción básica necesaria.b.Experiencia necesaria.c.Iniciativa necesaria.d.Aptitudes necesarias.

a. Esfuerzo físico b.Esfuerzo mentalc. Esfuerzo visual

a. Por supervisión de personal.

b. Por materiales y equipos.

c. Por métodos y procesos.

d. Por dinero, título valores ó documentos.

e. Por información confidencial

f. Por seguridad de terceros.

a. Ambiente de trabajo.b. Riesgos inherentes.

DISEÑO DE CARGOS

DESCRIPCION DE CARGO

ANALISIS DE CARGO

FUNCIONES TAREAS

REQUISITOS INTELECTUALES.

REQUISITOS FISICOS. RESPONSABILIDADES

IMPLICITAS. CONDICIONES DE TRABAJO.

FICHA OCUPACIONAL

Ficha OcupacionalTodas las formas de descripción y análisis de cargo, deben de poseer un formato estándar dentro de la empresa.La ficha ocupacional es un documento escrito que expresa el contenido y los requisitos; de cada cargo existente en una institución. Sirve para definir las responsabilidades de cada trabajador en su puesto de trabajo, así como los requisitos o perfil del cargo para su eficiente desempeño.Una ficha ocupacional esta, integrada por los siguientes elementos:

Ficha OcupacionalI. ASPECTOS GENERALES DEL CARGO: Número de la ficha: 001 Nombre del cargo: Analista de sistemas Código del cargo: 8022 Ubicación: Departamento de

desarrollo de sistemas Jefe superior: Gerente de informática Jefe inmediato: Jefe de desarrollo de

sistemas Dependientes ó subordinados: N/A

II. DESCRIPCION GENERAL: Diseñar y analizar nuevos sistemas de información, al mismo tiempo que darles mantenimiento. Así como la capacitación a los usuarios que vayan a manejar los diferentes sistemas automatizados.

III. DESCRIPCION ESPECIFICA:1. Diseñar y desarrollar nuevos sistemas automatizados.2. Brindar apoyo a los diferentes usuarios, que manejen

sistemas automatizados.3. Realizar levantamientos de requerimientos, para el

desarrollo de nuevos sistemas de información.4. Documentar los sistemas diseñados, por medios de la

elaboración de manual de usuario y manual técnico.5. Dar mantenimiento a los sistemas automatizados, en

explotación documentando las modificaciones pertinentes.

6. Instalar y configurar los sistemas.

IV. ESPECIFICACIONES DEL CARGO: REQUISITOS INTELECTUALES:

a. Instrucción académica: Ingeniero de sistemas, ingeniero en computación, ó ingeniero informático.b. Experiencia: 1 año de experiencia mínima en cargos similares.

c. Iniciativa: Solucionar los diferentes problemas, y dar nuevas soluciones.

d. Aptitudes necesarias: Capacidad de planificación, organización y control, capacidad de análisis, creatividad e innovación.

REQUISITOS FISICOS: a. Esfuerzo físico: Se da en menor grado, solo el que

requiere para caminar en el desplazamiento a las distintas áreas de la empresa.

b. Esfuerzo mental: Se da en mayor grado, debido a que requiere concentración y análisis en la creación de los diferentes; sistemas de información y la solución de los diferentes problemas.

c. Esfuerzo visual: Se da en mayor grado, debido a que la persona pasa todo el tiempo trabajando frente a una pantalla.

RESPONSABILIDAD:a. Materiales, herramientas ó equipos de oficina:oEs responsable del equipo asignado a su persona como: computadora y sus accesorios.

oEs responsable por los muebles de oficina, asignados a su persona.

b. Información confidencial:o Es responsable por la información financiera

contable, a la que tiene acceso; así como al resto de la misma de la empresa.

CONDICIONES DE TRABAJO:o Ambiente: Iluminación adecuada, ambiente

agradable, oficina cerrada con aire acondicionado, ruido normal el originado por las personas.

o Riesgo: Es en menor grado, de forma visual y al viajar a las administraciones portuarias del atlántico y pacífico.

Especificaciones del puesto:


La diferencia entre una descripción de puesto y una especificación de puesto estriba en la perspectiva que se adopte.

La descripción define qué es el puesto. La especificación describe qué tipo de

demandas se hacen al empleado y las habilidades que debe poseer la persona que desempeña el puesto.

No es frecuente separar enteramente la descripción de la especificación, resulta más práctico combinar ambos aspectos.

BIBLIOGRAFIA.


Idalberto Chiavenato, Administración de Recursos Humanos. El capital humano de las organizaciones, Mc Graw Hill, Octava Edición.

Información facilitada por Ing. Claudia Morales.


Muchas gracias …

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