UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ SISTEMA ADMINISTRATIVO … · presentado como requisito parcial...

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRAL PARA MEJORAR LA GESTION DE COMPRA Y PAGO A

PROVEEDORES DE UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE ARTICULOS DE SOLDADURA, UBICADA EN EL MUNICIPIO SAN DIEGO DEL ESTADO CARABOBO

Autores: Blas Coronado

C.I. Ailen Rojas

C.I.

Urb. Yuma II, calle N° 3. Municipio San Diego Teléfono: (0241) 8714240 (master) – Fax: (0241) 8712394

ii

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTADURÍA PÚBLICA

SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRAL PARA MEJORAR LA GESTION DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES DE UNA

EMPRESA DISTRIBUIDORA DE ARTICULOS DE SOLDADURA, UBICADA EN EL MUNICIPIO

SAN DIEGO DEL ESTADO CARABOBO

Trabajo de Grado para optar al título de Licenciados en Administración de Empresas

Autores: Coronado Blas

C.I. Rojas Ailen

C.I.

Tutor:

San Diego, Abril del 2014

iii

ACEPTACION DEL TUTOR

Quien suscribe, __________________________________, portador(a) de la cedula

de identidad Nº_____________________, en mi carácter de tutor del trabajo de grado

realizado por el ciudadano Coronado Blas, portador de la cédula identidad N°

______________, y Rojas Ailen, portadora de la cédula de identidad N°

_____________, titulado SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRAL PARA

MEJORAR LA GESTION DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES DE

UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE ARTICULOS DE SOLDADURA ,

UBICADA EN EL MUNICIPIO SAN DIEGO DEL ESTADO CARAB OBO

presentado como requisito parcial para optar al título de Licenciados en

Administración de Empresas, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y

meritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte

del jurado examinador que se designe.

En San Diego a los días del mes de del año dos mil catorce .

(Firma autógrafa)

Nombre y Apellido:______________________

C.I. N° _______________________________

iv

INDICE GENERAL ÍNDICE DE FIGURAS v ÍNDICE DE TABLAS vi ÍNDICE DE GRÁFICOS vii RESUMEN viii INTRODUCCIÓN

1

CAPÍTULOS

I EL PROBLEMA 1.1. Planteamiento del Problema 3 1.2. Formulación del Problema 5 1.3. Objetivos de la Investigación 5 1.4. Justificación e Importancia de la Investigación 6 1.5. Alcances de la Investigación 6

II MARCO TEÓRICO

2.1. Antecedentes de la Investigación 7 2.2. Bases Teóricas 11 2.3. Definición de Términos Básicos 23

III MARCO METODOLÓGICO 3.1. Tipo y Diseño de la Investigación 25 3.2. Fases Metodológicas 26

IV RESULTADOS

4.1. Presentación y análisis de los resultados 29 V LA PROPUESTA

5.1. Descripción de la propuesta 42 5.2. Misión y visión de la propuesta 42 5.3. Objetivos de la propuesta 43 5.4. Presentación de la propuesta 43 5.5. Conclusiones y Recomendaciones 53

REFERENCIAS

56 ANEXOS 58 A. Instrumento de Recolección de Datos 59 B. Cuadro Técnico Metodológico 62 C. Validación del cuestionario 63

v

INDICE DE FIGURAS Pag.

1. Proceso de pagos por compra 19 2. Modelo general de un sistema 21 3. Tipo de proveedor 44 4. Información del proveedor 45 5. Requisición de compra 46 6. Orden de compra 47 7. Pago y/o abono a proveedores 48 8. Factura o registro de compra 50 9. Devolución en compra a proveedores 51

vi

INDICE DE TABLAS Pag.

1. Conocimiento de las funciones de compra y pago a proveedores 30 2. Utilización de sistemas automatizados en la gestión de compra y pago a proveedores

31

3. Automatización del proceso de facturación 32 4. Contratación de diseñadores de sistemas 33 5. Sistema utilizado para facturar el pago de la mercancía solicitada al proveedor internacional

34

6. Existencia de una base de datos de cuentas por pagar a proveedores 35 7. Existencia de software que transforme los datos de las transacciones de pago y compra a proveedores

36

8. Utilización de un sistema que calcule rápidamente el total a pagar por cada proveedor

37

9. Conciliación eficaz entre la información que genera la gestión de compra y pago a proveedores y las cuentas por cobrar contables

38

10. Posibilidad de tomar decisiones basándose en la información que obtiene de la gestión de compra y pago a proveedores

39

11. Inversión para implementar la propuesta 41

vii

INDICE DE GRÁFICOS Pag.

1. Porcentajes de respuestas obtenidas del ítem 1 30 2. Porcentajes de respuestas obtenidas del ítem 2 31 3. Porcentajes de respuestas obtenidas del ítem 3 32 4. Porcentajes de respuestas obtenidas del ítem 4 33 5. Porcentajes de respuestas obtenidas del ítem 5 34 6. Porcentajes de respuestas obtenidas del ítem 6 35 7. Porcentajes de respuestas obtenidas del ítem 7 36 8. Porcentajes de respuestas obtenidas del ítem 8 37 9. Porcentajes de respuestas obtenidas del ítem 9 38 10. Porcentajes de respuestas obtenidas del ítem 10 39

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTADURÍA PÚBLICA

SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRAL PARA MEJORAR LA

GESTION DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES DE UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE ARTICULOS DE

SOLDADURA, UBICADA EN EL MUNICIPIO SAN DIEGO DEL ESTADO CARABOBO

Autores: Coronado Blas, C.I. Rojas Ailen, C.I. Tutor: Fecha: San Diego, Abril del 2014

RESUMEN INFORMATIVO

Esta investigación describe un problema que sucede en una empresa distribuidora de artículos de soldadura en cuanto al descontrol en el proceso de compra de mercancía y pago a proveedores internacionales por cuanto el objetivo general propone un Sistema Administrativo Integral para mejorar la gestión de compra y pago a proveedores, lo cual se hará en base a la teoría expuesta en la investigación relacionada a la administración, gestión de compras y pago a proveedores y sistemas. En cuanto a la metodología, la investigación se estableció como de tipo factible, nivel de campo de corte transaccional y está compuesta por cuatro fases metodológicas que son: 1) Diagnostico de la situación actual, en donde se aplicará un cuestionario, en base a la técnica de la encuesta, a las cuatro personas que laboran en el Departamento de Administración. 2) Presentación y análisis de resultados, que consistirá en la presentación de los resultados obtenidos mediante gráficos circulares para luego someterlos a un análisis. 3) Elaboración de la propuesta, se procede a diseñar el Sistema Administrativo Integral a fin de mejorar la gestión de compra y pago a proveedores mediante la elaboración de un instructivo administrativo 4) Conclusiones y Recomendaciones, fase final de la investigación en donde se menciona los resultados obtenidos en el desarrollo de los objetivos así como algunas consideraciones de los autores al ejecutar la propuesta. Descriptores: Administración, gestión de compra y pago a proveedores, sistema de información.

INTRODUCCIÓN

Son múltiples los beneficios que ha otorgado los avances de la tecnología al

desarrollo de las empresas modernas, desde el Internet que facilitan las transacciones

financieras y comerciales entre organizaciones a nivel nacional e internacional hasta

los más simples sistemas y programa de información y de manejo de datos que

permiten obtener una mayor eficiencia de las actividades internas satisfaciendo tanto

al recurso humano en sus funciones diarias como a los clientes y proveedores.

Uno de estos sistemas creados en base a la tecnología para beneficio de las

empresas es el Sistema Administrativo Integral el cual unifica todas las actividades

administrativas y contables tales como compras, ventas, inventario, facturación y

producción en una sola gestión operativa facilitando el trabajo al personal y

agilizando los procesos internos de la organización con el objetivo de que el trabajo

sea lo menos tedioso posible para el personal pero que satisfagan las necesidades y

expectativas de los clientes.

Sin embargo, y a pesar de las ventajas anteriormente mencionadas, la Pequeña y

Mediana Empresa Inversiones MCA 2007 C.A. dedicada al mantenimiento y

suministros de materiales y equipos en las áreas de construcción civil, electricidad y

soldadura a nivel industrial; no cuenta con un Sistema Administrativo Integral en sus

procesos administrativos-contables lo que ha traído consigo problemas en el control

en de la gestión de pago a sus proveedores del exterior pues la emisión de las facturas

no se realiza oportunamente retrasando así la compra de mercancía, despacho y

llegada al país, situación que afecta en el flujo del efectivo.

Todo este problema y desarrollo investigativo se expone a través de los

siguientes capítulos:

- Capítulo I: En este capítulo se describe la situación problemática de la empresa de la

cual surge el objetivo general y específicos, la justificación y el alcance de la

investigación.

2

- Capítulo II: Contiene los antecedentes y bases teóricas que engloban la información

concerniente al tema, la definición de los términos más importantes y el cuadro de

operacionalización de las variables.

- Capítulo III: Describe el procedimiento metodológico que se adapta al tipo y nivel

de la investigación así como la población y muestra seleccionada para la recolección

de la información sobre el tema planteado, la técnica e instrumento diseñado, las

técnicas de procesamiento y análisis de los resultados.

Capítulo IV: Se presenta los resultados obtenidos del instrumento de recolección de

datos aplicados mediante tablas de frecuencia, gráficos circulares y análisis de la

información.

Capítulo V: Se describe el sistema administrativo propuesto bajo un instructivo y los

pasos para su implementación además de las conclusiones, recomendaciones,

referencias bibliográficas y los anexos del estudio.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del Problema

En la actualidad, las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) representan una de

las fuentes más importantes de ingresos en la mayoría de los países a nivel mundial

ya que tienen la capacidad de generar productos y servicios que son importados y

exportados constantemente cubriendo los requerimientos socioeconómicos de la

población a grandes escalas, logrando adaptar sus necesidades operativas a los

cambios del entorno.

En la Comunidad Europea y en los países asiáticos, por ejemplo, Martínez E.

(2009) señala que:

Las Pymes representan más del 95% de las empresas de la comunidad, concentran más de las dos terceras partes del empleo total; alrededor del 60% en el sector industrial y más del 75% en el sector servicios. Es por eso que en las reuniones de los jefes de estado de la comunidad europea se subraya la necesidad de desarrollar el espíritu de empresa y de rebajar las cargas que pesan sobre las Pymes. En Japón también cumplen un nivel muy importante en la actividad económica, principalmente como subcontratistas, en la producción de partes. (Documento en Línea).

En los países latinoamericanos, el autor anterior señala que las Pequeñas y

Medianas Empresas (Pymes) “representan un 60% del total de la mano de obra

ocupada y contribuyen al producto bruto en aproximadamente un 30%”, mientras que

en Venezuela según datos arrojados por el Instituto Nacional de Estadísticas (INE) en

el censo económico 2007-2008, las Pymes en actividad ascendían a un 86,29%, lo

cual se ha mantenido hasta la actualidad como principales comerciantes de bienes y

productos nacionales e importados, éstos últimos se introducen al país por vía

marítima, aérea, terrestre, o por bultos postales.

4

Uno de los elementos de mayor importancia para el correcto funcionamiento de

la pequeña y mediana empresa es su relación con los proveedores pues de la

confianza y coordinación que se tenga dependerá la eficiencia y control de los

procedimientos administrativos para llevar a cabo sin problemas las gestiones de

compra y pago, actividad que es de suma importancia para la Pyme importadora ya

que tiene que ver con el desembolso de dinero y la obtención de la mercancía que

requiere, es aquí en donde el uso de una herramienta tecnológica se vuelve

indispensable para lograr un estricto control, eficiencia y agilidad de la transacción

facilitando las gestiones internas de la mayoría de las Pymes venezolanas.

Bajo este contexto, a nivel local una empresa novel, estilo familiar, ubicada en

Valencia, edo. Carabobo y dedicada al mantenimiento y suministros de materiales y

equipos en las áreas de construcción civil, electricidad y soldadura a nivel industrial;

presenta debilidades en su gestión ya que no cuenta con un Sistema Administrativo

que se encargue de la formación y registro de proveedores lo que le ha dificultado

obtener un control en la función de compras y pagos pues la emisión de las facturas

no se realiza oportunamente es decir, al momento de iniciar el proceso de importación

el personal del área de ventas realiza el pedido de la mercancía de acuerdo a los

requerimientos de los clientes, pero a la hora de realizar el pago al proveedor y

efectuar la compra en el tiempo exigido por éste, la facturación por parte del personal

administrativo se lleva a cabo manualmente retrasando la confirmación del pago al

proveedor.

La situación antes mencionada hace que el pago no llegue oportunamente al

Departamento Administrativo del proveedor internacional afectando la compra de la

mercancía, despacho y llegada al país, de ahí toda una serie de irregularidades

administrativas que influye tanto en el precio de venta del material o equipo como en

la satisfacción del cliente, todo esto podría traer como consecuencia a la Pyme una

situación financiera desfavorable ya que el flujo de efectivo se ve afectado lo que

interviene en el incumplimiento de los objetivos y metas trazadas por la organización.

5

Las causas del problema radica en la ausencia de procedimientos para registrar la

información sobre la compra y pago realizado al proveedor internacional además de

todas las transacciones administrativas y contables que deriven de ésta gestión;

solución que propone la investigación a la empresa en estudio.

1.2. Formulación de Problema

De acuerdo a todo lo anteriormente descrito surge la siguiente interrogante

¿Cuáles elementos deben conformar un sistema administrativo integral para mejorar

la gestión de compra y pago a proveedores de una empresa distribuidora de artículos

de soldadura?

1.3. Objetivos de la Investigación

1.3.1. Objetivo General

Proponer un sistema administrativo integral para mejorar la gestión de compra y

pago a proveedores en una empresa distribuidora de artículos de soldadura.

1.3.2. Objetivos Específicos

- Diagnosticar la situación actual en cuanto a la necesidad de la elaboración de un

sistema administrativo integral

- Analizar la factibilidad de implementación del referido sistema administrativo

integral para mejorar la gestión de compra y pago a proveedores de la empresa objeto

de estudio

- Diseñar el sistema administrativo integral de compra y pago a proveedores.

6

1.4. Justificación de la Investigación

El presente trabajo de grado se llevó a cabo con el propósito de aportar a la Pyme

distribuidora de artículos de soldadura de un instructivo en donde se determinen las

actividades a seguir para crear e implementar un Sistema Administrativo Integral

como herramienta tecnológica eficaz para mejorar la gestión de compra y pago a

proveedores en base a la facturación y pago oportuno de la mercancía lo que

garantiza el control del flujo del efectivo ya que los materiales y equipos pedidos

llegan al país en el tiempo estipulado lo que no perjudica su precio de venta final.

Los beneficios que obtiene la empresa radican en un mejor control y fiscalización

tanto del proceso de importación como del flujo del efectivo a través de una mayor

coordinación y planificación de la gestión de compra y pago a los proveedores

internacionales.

En cuanto al aspecto académico, ésta investigación puede servir de referencia

para apoyar el desarrollo de posteriores estudios donde se planteen el uso del

Sistemas Administrativos para optimizar las gestiones internas de las Pymes siempre

y cuando se adecue al problema planteado. Para los investigadores, el estudio

proporcionó méritos en el desempeño laboral actual, obteniendo conocimientos y

experiencias para solucionar cualquier problema aumentando su destreza profesional.

Finalmente, cabe mencionar que el Trabajo de Grado se ubicó en la línea de

investigación “Gestión Emprendedora y de Cambio” pues entre los posibles temas

están los Sistemas Administrativos que es la principal variable en estudio.

1.5. Alcances de la Investigación

La investigación se desarrolló en una Pyme distribuidora de artículos de

soldadura ubicada en Valencia, edo. Carabobo en donde se recolectó información

sobre la gestión de compra y pago a proveedores, los datos que se obtuvieron se

analizaron para luego diseñar el Sistema Administrativo Integral.

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

En este capítulo se exponen los antecedentes de la investigación, las bases

teóricas, la definición de términos básicos, aspectos que guiaron el desarrollo de los

objetivos específicos planteados al inicio del estudio.

2.1. Antecedentes de la Investigación

Los antecedentes son trabajos que se han hecho anteriormente que tienen relación

con el tema desarrollado en la investigación, en este caso, se realizó una búsqueda de

aquellos relacionados al uso de sistema automatizados en gestiones de pagos,

pudiendo encontrar los siguientes:

Haro, L. (2011) presenta una investigación titulada “Análisis del proceso

administrativo y contable relacionado con pago a proveedores de bienes y

servicios e inventarios de Corporación FBK, C.A.”, ante la Universidad Nacional

Experimental de Guayana para optar al título de Licenciatura en la especialidad de

Contabilidad. En este trabajo el autor explica que en la unidad administrativa Pago a

Proveedor de Bienes y Servicios del Departamento de Administración y Finanzas de

la mencionada empresa presenta una serie de debilidades en cuanto a retrasos en los

pagos, reclamos por facturas no procesables por la plataforma tecnológica,

ineficiencia organizacional, entre otras situaciones que afecta a todas las operaciones

administrativas y contables, por lo que en el objetivo general se plantea la necesidad

de analizar este proceso a fin de identificar las dificultades.

Se realiza entonces un trabajo de tipo descriptivo, documental aplicando la

observación directa como técnica de recolección de datos y la técnica DOFA para el

análisis de los resultados pudiendo identificar así las debilidades claves tales como la

8

ineficiencia del sistema administrativo utilizado actualmente, por lo que se concluye

con la necesidad de implementarlo para mejorar el proceso de pago a proveedores.

Como aporte a la presente investigación, de este antecedente se pudo obtener

información sobre los elementos a tomar en cuenta para diagnosticar la situación en la

empresa en estudio sobre su gestión de compra y pago a proveedores lo que permitió

identificar las debilidades que frecuentemente ocurren en esta actividad.

Rodríguez D. (2011) realiza un trabajo de investigación titulado “Análisis del

proceso de las cuentas por pagar a proveedores y obligaciones tributarias de la

empresa Alimar, C.A. ubicada en la Zona Industrial Los Pinos”, y la presenta

ante la Universidad Nacional Experimental de Guayana para optar al título de

Licenciada en Administración de Empresas, exponiendo que la mencionada empresa

presenta demoras en el análisis del procedimiento para el registro, control,

cancelación de las facturas a proveedores y deficiencia al ejecutarlo debido a la falta

de coordinación y organización en el manejo de la información; esto sucede porque el

registro de las cuentas por pagar se realiza mediante el software Excel.

El objetivo general de esta investigación trata de analizar el proceso para el

registro, control y cancelación de las cuentas por pagar a proveedores y obligaciones

tributarias, en tal caso, el estudio es de tipo científico, de campo, bajo un nivel

descriptivo, se aplicó la técnica de la observación directa y una entrevista no

estructurada a los administradores y asistentes administrativos, de lo cual se obtuvo

como resultado la existencia de fallas en el control y seguimiento de las cuentas por

pagar lo que ocasiona morosidad con los proveedores. En las conclusiones se

mencionan los resultados obtenidos en la investigación.

En cuanto al aporte, en este antecedente se presenta un proceso para el registro,

control y cancelación de las cuentas por pagar propuesto para la empresa de manera

gráfica en donde se puede visualizar con mayor detalle cómo deberían ejecutarse las

etapas de dicho proceso, esto se tomó en cuenta al momento de diseñar el instructivo

para implementar el Sistema Administrativo Integral.

9

Benitez A. (2010) desarrolla una investigación que llevó por título “Estrategias

para optimizar el proceso gerencial de la empresa Binova C.A. a través de la

aplicación del Sistema Administrativo A2”, y presentado ante la Universidad José

Antonio Páez para optar al título de Licenciada en Administración de Empresas,

describe en el planteamiento del problema una serie de situaciones tales como

descontrol en las gestiones de pagos a proveedores, cobranza, inventarios,

facturación, arqueo de caja, etc. a causa de que cada actividad se realiza por separado

y bajo la potestad y decisión individual del personal asignado lo que está ocasionando

una descoordinación de las gestiones internas de la empresa, por lo que surgió como

objetivo general diseñar las estrategias para optimizar los procesos internos de la

empresa mediante la aplicación del Sistema Administrativo A2.

Metodológicamente, la investigación se formula como de tipo descriptivo, bajo la

modalidad factible y con diseño de campo aplicando un cuestionario al personal

administrativo de la empresa obteniendo como resultado una falta de coordinación

entre las diferentes áreas de la empresa, por lo que se concluye con la necesidad

imperiosa de implementar este Sistema Administrativo A2 no solo para facilitar y

agilizar las transacciones y gestiones sino también para evitar el sobrecargo de trabajo

que actualmente presenta el personal encargado aumentando así la satisfacción

laboral.

En cuanto al aporte, todo el desarrollo de este trabajo sirvió de guía para la

realización de los objetivos específicos de esta investigación ya que el tema que aquí

se plantea es similar al contextualizado en este estudio, se utilizó específicamente la

estructura del instrumento de recolección de datos para diseñar el que se aplicó al

personal administrativo de la empresa distribuidora de artículos de soldadura así

como la propuesta lo que permitió direccionar la implementación del Sistema

Administrativo Integral.

Gallardo A. (2010) en su investigación titulada “Plan estratégico para agilizar

los pagos domiciliados de la empresa KJF Inversiones C.A.” y presentada ante la

Universidad José Antonio Páez para optar al título de Licenciado en Administración

10

de Empresas, expone como la falta de un presupuesto basado en el análisis de la

situación interna y externa que indique las posibilidades reales para la puesta en

marcha del sistema automatizado requerido para agilizar los pagos domiciliados ha

perjudicado ejecutar este servicio de manera eficiente, en tal caso se propone un plan

estratégico como objetivo general.

El estudio se consideró como factible con nivel de campo-descriptivo, aplicando

un cuestionario como instrumento de recolección de datos arrojando resultados que

confirmaron la falta de algunos recursos indispensable para la puesta en marcha del

proyecto, entre éstos, los recursos humanos necesarios para la planificación y manejo

del sistema automatizado. En las conclusiones se describen la importancia de

considerar el presupuesto para la ejecución del proyecto.

En cuanto al aporte, de esta investigación se pudo aprovechar la estructura de la

propuesta aquí diseñada lo cual sirvió de referencia para diseñar el Sistema

Administrativo Integral de compra y pago a proveedores.

Plaza J. (2010), lleva a cabo una investigación titulada “Estrategias de Control

Interno para Mejorar el Proceso de Cuentas por Pagar a Proveedores en la

Empresa Distribuidora La Salsera C.A.”, la cual fue presentada ante la

Universidad José Antonio Páez para optar al título de Administrador de Empresas, en

donde se menciona como la carencia de sistemas de información para el registro y

control de las cuentas por pagar está afectando considerablemente el proceso

administrativo actual, por cuanto se expone como objetivo general diseñar estrategias

de control interno que mejore el proceso de cuentas por pagar a proveedores.

En el aspecto metodológico, se realiza un estudio de tipo descriptivo, de campo

bajo la modalidad de un proyecto factible aplicando una entrevista al administrador,

los resultados obtenidos confirma el descontrol en el pago a proveedores afectando la

estabilidad financiera de la empresa por lo que se concluye con la necesidad de

implementar el control interno de manera inmediata a fin de evitar una posible

iliquidez.

11

La propuesta que se plantea en esta investigación tiene que ver con estrategias

basadas en la organización de funciones, procedimientos para las cuentas por pagar,

uso del sistema automatizado y el factor humano en donde se incluye el

adiestramiento al personal y el establecimiento de políticas de control interno,

lineamientos que se consideraron al realizar el instructivo para implementar el

Sistema Administrativo Integral en la empresa en estudio.

2.1. Bases Teóricas

A continuación se expone todo un compendio teórico relacionado las variables en

estudio que son: Administración, sistema, gestión de compras y pagos, estudios de

factibilidad lo cual guió el desarrollo de la investigación:

2.1.1. Instructivos

Se puede decir que un instructivo es una guía que contiene procedimientos

escritos relacionados a una actividad en particular, para Rodríguez J. (2002) es “una

serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica y la

manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado” (p. 21), en

otras palabras, se refiere a una serie actividades que son asignadas a un determinado

personal para que ejecute una tarea en particular.

Entonces, para que estos procedimientos se ejecuten de manera eficiente resulta

necesario presentarlos de forma ordenada y sistemática en una guía que indique al

personal la forma correcta de realizar las actividades, que permita la verificación de

los pasos a seguir para el cumplimiento de las funciones y que garantice la

continuidad de los procedimientos aún cuando sucedan cambios.

La manera más simple de exponerlos de esta manera es mediante el uso de

flujogramas o diagramas de flujo lo cual permite una mayor visualización de los

12

procedimientos a ejecutar por el personal de acuerdo a sus funciones, Catacora, F.

(1997) al respecto define al flujograma como:

Técnicas de documentación que constan de símbolos que permiten visualizar el procedimiento de una operación, desde su origen hasta su destino de una manera secuencial y cronológica, así como las relaciones interdepartamentales, la división de responsabilidades, distribución de documentos y la situación de los registros y archivos de contabilidad. (p.77)

El uso de flujogramas en las funciones y procedimientos administrativos tienen

sus ventajas las cuales son descritas por Catacora, F. (1997) de la siguiente manera:

- La simbología empleada en su preparación son de conocimiento universal lo que facilita la comunicación con los técnicos y los programadores de computadoras en el área de procesamiento de datos. - Permite sincronizar y detallar todo el proceso operativo disminuyendo explicaciones y representaciones. - Por su forma representativa de las operaciones; se pueden localizar con facilidad las zonas deficientes, duplicidad en operaciones, así como aplicar los correctivos necesarios. - Tienen un alto grado de objetividad y flexibilidad ya que se adaptan a problemas específicos. (p. 77)

Por consiguiente, la importancia de contar con instructivos en la gestión

administrativa es que éstos promocionan y garantiza que las actividades se realice de

manera eficiente, especialmente aquellas que requieren su ejecución diaria y

repetitiva, tales como los procesos de cobranzas, pagos, inventarios, entre otros. El

autor anteriormente mencionado especifica las siguientes ventajas y desventajas en el

uso de los instructivos:

Ventajas; Aportan un marco de referencia uniforme que contribuye a eliminar

confusiones e incertidumbre en la correcta ejecución de la actividad, así como en la

duplicación del instructivo.

- Disminuye la necesidad y la frecuencia de la supervisión al desempeño del personal

responsable de la actividad.

13

- Contribuye a reducir el tiempo y otros recursos dedicados a la búsqueda de

información.

- Sirven de base para el adiestramiento de las funciones asignadas.

- Evita la ejecución de procedimientos incorrectos, facilitando la revisión y

producción de nuevos procedimientos para la optimización de la actividad.

- Contribuyen al control en el cumplimiento de las actividades rutinarias, evitando su

alternación arbitraria.

En definitiva, es una herramienta que ayuda al empleado a conocer sus funciones

y responsabilidades en la ejecución de la actividad asignada, generando confianza en

éste y seguridad a la empresa de que se realizarán según lo planificado.

Desventajas: No son la solución definitiva en la mejora de una actividad

administrativa.

- La actualización del instructivo es un proceso tedioso que requiere constante

atención a los cambios del entorno a la actividad.

- No registran las relaciones informales que también contribuyen a la administración.

- No tienen todas las soluciones para las diversas situaciones que pueden presentarse

o plantearse.

- Demandan un esfuerzo importante para que la presentación sea clara, sencilla e

inequívoca.

Explicando las desventajas anteriormente descritas, existen debilidades que no se

solucionan con la implementación del instructivo, sino que requieren otras

herramientas ya sus requerimientos operativos así lo exigen, sin embargo, esta

herramienta ayuda que se ejecuten según lo planificado y en el logro de los objetivos

planteados.

En tal sentido, para presentar los procedimientos a seguir para diseñar el sistema

administrativo integral de compra y pago a proveedores que la investigación le

propone a la empresa en estudio, se realizó un instructivo siguiendo como referencia

la teoría anteriormente expuesta, tomando en cuenta además la importancia de

14

graficar las actividades allí descritas con la finalidad de que el personal

administrativo logre visualizar con mayor detalle las gestiones a realizar.

2.1.2. Administración

Éste término se refiere a las acciones que lleva a cabo el Administrador o

Gerente en una empresa para direccionarla hacia la eficiencia operativa, para Robbins

S. (2005) se trata de la “Coordinación de las actividades de trabajo de modo que se

realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas… Dicho

en otras palabras, la administración es lo que hacen los gerentes” (p. 7). De acuerdo a

esta definición, la eficiencia y eficacia de las actividades administrativas dependen de

las habilidades que posea el Administrador o Gerente para coordinar las gestiones

organizacionales, entendiendo como eficiencia según Robbins S. (2005) la

“Capacidad de obtener los mayores resultados con la mínima inversión” (p. 7) y la

eficacia “Completar las actividades para conseguir las metas de la organización” (p.

8).

Se puede entender entonces que la eficiencia concierne a la administración y

coordinación de los medios (humanos, capital, equipos o maquinarias) necesarios en

la ejecución de una actividad y la eficacia tiene que ver con los fines, los

procedimientos a realizar para lograr las metas de la organización.

2.1.3. Procedimientos Administrativos

Los procedimientos que ejecuta el Administrador consisten en actividades de

planeación, organización, dirección y control, las cuales se explican a continuación:

- Planeación: Para Robles y Alcérreca (2000) “Consiste en predeterminar el curso de

acción a seguir; prever, fijar objetivos, desarrollar estrategias, programar acciones a

realizar, presupuestar los recursos requeridos para llevarlas a cabo, fijar

15

procedimientos de operación, formular políticas permanentes sobre asuntos

importantes y recurrentes” (p. 30). Es decir, se trata de idear y establecer las

actividades que permitirá y facilitarán el logro de la eficiencia y eficacia que se

espera de una determinada gestión administrativa en base a los objetivos de la

organización. Las actividades inherentes a la planeación, según Chiavenato I. (2001),

son:

- Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

- Pronosticar.

- Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

- Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

- Especificar un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar

medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

- Describir políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

- Anticipar los posibles problemas futuros.

- Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

- Organización: En esta segunda actividad se asignan las funciones, planificadas

anteriormente, al recurso humano las cuales serán ejecutadas de acuerdo a una

estructura organizacional definida por el autor anterior de la siguiente manera:

Consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar las metas fijadas; establecer la estructura de la organización, delinear las relaciones o líneas de enlace que faciliten la coordinación, crear las descripciones de cada puesto, indicando atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad, y fijar requerimientos o cualidades requeridas del personal para cada puesto. (p. 30).

Es decir, este proceso consiste en asignar funciones y responsabilidades a todos

los miembros de la empresa o institución respetando el perfil de sus cargos y tareas

dentro de la estructura organizacional. Entre las actividades más importantes de la

organización, según Chiavenato I. (2001), están:

- Subdividir el trabajo en unidades operativas

16

- Agrupar las obligaciones operativas en puestos

- Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

- Aclarar los requisitos del puesto.

- Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

- Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón..

- Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

- Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

- Dirección: En este punto, el gerente tendrá la responsabilidad de adiestrar al recurso

humano anteriormente organizado en cuanto a las exigencias y requerimientos

laborales de las actividades asignadas así como de asegurar que las funciones sean

correctamente divididas a fin de evitar sobrecargos de trabajo. Para el autor:

Incluye seleccionar personal competente para los puestos de la organización: reclutar y seleccionar personal calificado para cada puesto, orientar al nuevo personal para que se familiarice con el trabajo, adiestrar mediante la instrucción y la práctica, y desarrollar para mejorar los conocimientos, actitudes y capacidades. (p. 30).

Cabe acotar a esta cita que la importancia de adiestrar al personal radica

precisamente en la eficiencia de las gestiones internas de una determinada empresa, lo

cual debe ser actualizado de acuerdo a los cambios del entorno. Además se incluye

también la motivación laboral como aspecto importante a considerar en el

adiestramiento y ejecución de las actividades asignadas al recurso humano,

incentivando el trabajo en equipo, la autoestima, el desarrollo profesional y el sentido

de pertenencia, entre otras, como factores indispensables en direccionar el esfuerzo de

los miembros de la organización al cumplimiento de la eficiencia y eficacia de sus

funciones diarias y en el logro de los objetivos propuestos. El autor anterior dice que:

Consiste en propiciar actuaciones de los subordinados dirigidas hacia el logro de los objetivos deseados: delegar funciones y definir resultados esperados, motivar al personal para que realice la actividad deseada, coordinar esfuerzos, superar diferencias y conflictos, estimular la creatividad y la innovación facilitando el cambio. (p. 30).

17

Por consiguiente, la dirección debe incluir la motivación al trabajo en donde se

valore el desempeño del personal, su autoestima y crecimiento profesional y laboral.

Las actividades a realizar para la dirección de acuerdo a Chiavenato I. (2001) son las

siguientes:

- Poner en práctica la participación por todos los afectados por la decisión.

- Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

- Motivar a los miembros.

- Comunicar con efectividad.

- Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

- Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

- Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

- Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

- Control: Ésta última actividad administrativa dependerá el éxito de las actividades

asignadas y la obtención de gestiones eficientes y eficaces que facilitarán el logro de

los objetivos propuestos ya que se trata de asegurar que las gestiones asignadas se

ejecuten de acuerdo a la planificación anteriormente establecida, para ello el gerente

deberá hacer uso de herramientas de control. Para el autor:

Consiste en garantizar el avance hacia los objetivos deseados, según el plan: determinar sistemas de información que proporcionen los datos críticos que se requieran, desarrollar estándares de actuación que indiquen las situaciones que existirán, medir resultados y el grado de desviación aceptable de metas y normas, tomar medidas correctivas como el reajuste de los planes, asesorar a los colaboradores para que alcancen las metas, y premiar o disciplinar a los colaboradores. (p. 30).

Esta teoría sobre administración fue de gran utilidad para elaborar el instructivo

que propone la investigación a la empresa en estudio para implementar el Sistema

Administrativo Integral ya que considera elementos importantes tales como la

planificación de las acciones a seguir, la división de funciones entre el personal y el

control de las actividades, todo ello se planteó en forma de procedimientos

18

administrativos para luego especificarlos de manera detallada mediante gráficas del

sistema en donde se consideró, además de las funciones, los responsables y la

coordinación tareas.

2.1.4. Gestión de Compras y Pago a Proveedores

No se puede entender la gestión de compras y pagos a proveedores de una

determinada empresa si no se explica antes el proceso de cobros ya que es un ciclo

administrativo que está permanentemente en movimiento mientras perdure el

funcionamiento económico de la organización. Todo inicia cuando se produce una

venta de los productos, bienes o servicios que se promociona a través de un pedido

realizado por uno o varios clientes, se entrega la mercancía y se emite la factura luego

se efectúa el cobro del efectivo inherente al precio de venta establecido, Pérez R.

(2008) define esta actividad de la siguiente manera:

El proceso de cobros que las empresas realizan en su actividad, proviene, fundamentalmente, de las ventas, que son las que proporcionan liquidez (entrada en tesorería) como consecuencia de su cobro. Hemos de tener en cuenta que las empresas preferirían vender al contado, pero lo habitual es la venta a crédito. (p. 300).

La tesorería que habla el autor en esta cita es la encargada de recibir y

resguardar el efectivo que ingresa por motivo de las ventas, ésta área también puede

ser caja o administración. Inmediatamente a este proceso surge la gestión de pagos

que el autor anterior explica como “el proceso de pagos (salidas de tesorería) que las

empresas realizan correspondientemente a diferentes conceptos: pagos de compras,

pagos a personal, pagos a la Administración Pública y pagos a proveedores”. (p. 301),

actividades que consisten en lo siguiente:

- Pagos por compra (Formalización de la compra y pago al proveedor): Esta

gestión inicia, según el autor, “cuando la empresa analiza y define las necesidades de

19

mercancía que tiene, concretando la cantidad y calidad que precisa y el tiempo en que

lo necesita” (p. 301), es decir, se refiere a la decisión de compra de los materiales,

mercancía, materia prima o insumos que necesita para efectuar su actividad

productiva o económica, “posteriormente, selecciona las ofertas y efectúa el pedido

intentando comprar al mejor precio y con las mejores condiciones de pago” (p. 302),

al recibir el producto o mercancía se chequea las facturas que el proveedor entrega

fiscalizando la cantidad, fecha de entrega y de facturación, precio y condiciones de

pago, la figura que se muestra a continuación grafica este proceso con detalle:

Figura 1. Proceso de pagos por compra

Fuente: Pérez R. (2008: 302)

20

- Pagos al personal: Este se refiere al pago de la nómina de empleados el cual se

realiza frecuentemente por transferencia a la cuenta del trabajador, lo que facilita y

agiliza tanto el pago por parte de la empresa y le asegura al recurso humano recibir

oportunamente su sueldo.

- Pagos a la Administración Pública: En este proceso interviene los pagos por

impuestos (I.V.A., I.S.L.R., etc.) así como la cotización de Seguro Social ante las

entidades públicas competentes.

- Pagos a los acreedores: Lo cual se da por diferentes tipos de servicios o compras

relacionados a las actividades normales de la empresa, este proceso es similar al de

las compras a los proveedores.

De esta teoría se utilizó únicamente el proceso de pagos por compra ya que en el

primer objetivo específico de la investigación se plantea el diagnostico de la situación

actual en cuanto a la gestión de compra y pago a proveedores en el Departamento

Administrativo de la empresa en estudio, por lo que esta información fue de

relevancia en la elaboración de las preguntas del instrumento de recolección de datos.

2.1.5. Sistemas y Sistemas de Información

Los sistemas son una serie de comandos software utilizados por los usuarios

tanto para intercambiar información como para suplir necesidades de la sociedad,

todo alrededor es un sistema tal como una máquina expendedora de refrescos o

chucherías, un automóvil, etc., Alarcón V. (2006) por su parte lo define como “un

conjunto de componentes que interaccionan entre si para lograr un objetivo común”

(p. 11), el autor explica que existen una gran variedad de sistemas pero que en su

mayoría éstos se componen de cinco bloques básicos: elementos de entrada,

elementos de salida, sección de transformación, mecanismos de control y objetivos, el

proceso en que se mueve la información por medio de estos bloques es explicado por

el autor anteriormente mencionado de la siguiente manera:

21

Los recursos acceden al sistema a través de los elementos de entrada para ser modificados en la sección de transformación. Este proceso es controlado por el mecanismo de control con el fin de lograr el objetivo marcado. Una vez se ha llevado a cabo la transformación, el resultado sale del sistema a través de los elementos de salida. (p. 11).

El proceso que se explica en la cita anterior se puede observar con mayor detalle

en la siguiente figura:

Figura 2. Modelo general de un sistema

Fuente: Alarcón V. (2006)

Objetivos

Mecanismo de control

Entradas

Transformación

Salidas

22

Ahora bien, los sistemas de información son los utilizados habitualmente por las

empresas para facilitar y agilizar sus operaciones internas mediante el uso de la

tecnología cuya información resultante es de utilidad para el análisis de la situación

organizacional y para la toma de decisiones gerenciales, para el autor Alarcón V.

(2006) se refiere a “un conjunto de componentes que interaccionan entre si para

lograr un objetivo común: satisfacer las necesidades de información de una

organización” (p. 11).

En el sistema de información intervienen una serie de individuos que interactúan

entre sí y que les permiten obtener un óptimo desarrollo, el autor anterior, se refiere a

“todos los individuos que pueden y deben participar en el desarrollo de un sistema de

información” (p. 15), estos son los siguientes:

- Propietarios de sistemas: En relación a esto, el autor mencionado lo define como

“aquellas personas que patrocinan y promueven los sistema de información” (p. 16),

y son los responsables de fijar el presupuesto y que su desarrollo se cumpla según los

planificado.

- Usuarios de sistemas: Son aquellas personas, trabajadores de la empresa, que

manejará el sistema de información regularmente para capturar, introducir, validar,

transformar y almacenar datos de información.

- Diseñadores de sistemas: Para el autor “son expertos en tecnología que resuelven

las necesidades y las restricciones manifestadas por los usuarios de la empresa

mediante recursos tecnológicos” (p. 17), es decir, los técnicos que idearán los

comandos que contendrá el sistema de acuerdo a los requerimientos de la empresa o

departamento.

- Constructores de sistemas: Según el autor antes mencionado “son los encargados

de fabricar sistema de información basado en las especificaciones de diseño obtenidas

de los diseñadores de sistemas” (p. 17) son los encargados de diseñar o crear como tal

el sistema de información de acuerdo a las necesidades de la empresa.

- Analista de sistemas: De acuerdo al autor antes señalado “es una persona que

estudia los problemas y las necesidades de una empresa para determinar cómo

23

podrían combinarse los recursos humanos, los procesos, los datos y la tecnología de

la información” (p. 18), dirige el manejo del sistema y las condiciones que deberán

existir para su implementación.

Entonces, el Sistema Administrativo Integral que propone la investigación a la

empresa en estudio es un sistema de información pues se encarga de manejar datos

inherentes a la compra y pago a proveedores, por cuanto en la propuesta se nombran

esta serie de participantes que se mencionan en esta teoría a fin de cumplir con todas

las exigencias en el diseño, creación, manejo y puesta en marcha de esta importante

herramienta tecnológica.

2.2. Definición de Términos Básicos

Contrato: Es un documento que refleja las condiciones de acuerdo entre partes

aceptando obligaciones y derechos sobre una materia determinada.

Diagrama de flujo: Es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas

simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades

involucradas y los responsables de su ejecución, es decir, viene a ser la representación

simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

División de funciones: Es la clasificación, organización y asignación de las

actividades inherentes a un determinado procedimiento entre el personal encargado

de ejecutarlos.

Estrategia: Es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo

que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misión.

Gestión proveedor y compra: Trámites administrativos y económicos que ejecuta la

empresa para la selección y compra de mercancía.

Instructivo: Es un texto contenido de una serie de explicaciones y procedimientos

que son agrupadas, organizadas y expuestas que orientan al usuario sobre los

procedimientos a seguir a través de una manera clara, detallada y precisa, de modo tal

24

que la actividad a realizar, o la máquina a echar a funcionar, resulten sencillas y

exitosas.

Plan: Es la intención y proyecto de hacer algo mediante la organización y

coordinación de actividades en función de lograr objetivos predeterminados o

solucionar un problema organizacional.

Previsión: Acción y efecto de prever (conjeturar lo que va a suceder a través de la

interpretación de indicios o señales; ver con anticipación; preparar medios para

futuras contingencias).

Procedimiento: Es la acción de proceder o el método de ejecutar algunas cosas. Se

trata de una serie común de pasos definidos, que permiten realizar un trabajo de

forma correcta.

Proyecto: Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se

encuentran interrelacionadas y coordinadas entre sí y que se ejecutan para alcanzar

objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto y un lapso de

tiempo previamente definido.

Proyect Manager: Es un profesional experimentado que acepta la responsabilidad de

planificar, supervisar y controlar proyecto en lo que concierne al calendario, el

presupuesto, la satisfacción del cliente, las normas técnicas y la calidad del sistema.

Sistema administrativo: Es una red de procedimientos relacionados de acuerdo a un

esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización.

Sistema de información: Es un conjunto de elementos (personas, datos, actividades

o técnicas de trabajo, recursos materiales) que interactúan para procesar los datos

(incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más

elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada

organización, en función de sus objetivos.

Tesorería: Es el parea de la empresa en la que se gestionan las acciones relacionadas

con las operaciones de flujos monetarios.

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

En este capítulo se hace mención de las características metodológicas de la

investigación así como del proceso a realizar para la recolección de datos a las

personas involucradas en el problema, su tratamiento cuantitativo y analítico

inherente al desarrollo de los objetivos específicos planteados en el estudio.

3.1. Tipo y Diseño de la Investigación

De acuerdo a las características metodológicas del estudio, la investigación se

determina como de tipo factible que según Balestrini M. (2001) son aquellos

“orientados a proporcionar repuestas o soluciones a problemas planteados en una

determinada realidad” (p. 8), es factible pues propone a una empresa distribuidora de

artículos de soldadura un Sistema Administrativo Integral para mejorar la gestión de

compra y pago a proveedores

En cuanto a su carácter, la investigación se establece como de campo de corte

transaccional ya que según Arias (2006) en cuanto a los estudios de campo dice que

se trata de “la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la

realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna” (p. 31)

además, Parra D. y Toro I. (2006) mencionan que en los estudio transaccionales se

“recolectan datos en un solo momento, en un tiempo único. Su propósito es describir

variables y analizar su incidencia e interrelación en un momento dado” (p. 158).

En otras palabras, se recolectó información mediante la aplicación de un

instrumento al personal administrativo de la empresa involucrado en la gestión de

compra y pago a proveedores para indagar las causas del problema y establecer la

necesidad de la propuesta planteada.

26

3.2. Fases Metodológicas

Las fases metodológicas se refieren a los procedimientos a seguir en el desarrollo

de la investigación, específicamente, en la ejecución de los objetivos específicos

planteados en el estudio, estos se explican a continuación:

Fase 1. Diagnóstico de la situación actual en cuanto a la necesidad de la

elaboración de un sistema administrativo integral

Esta primera fase de la investigación corresponde al primer objetivo específico el

cual se desarrolló de la siguiente manera:

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

A fin de comprobar que realmente existe un problema en la gestión de compra y

pago a proveedores en la empresa en estudio fue necesario diagnosticar primero la

situación en el Departamento Administrativo para lo cual se aplicaron técnicas e

instrumentos de recolección de datos que según Arias F. (2006) “es el procedimiento

o forma particular de obtener datos o información” (p. 67), en base a esto se diseñó

un cuestionario bajo la técnica de la encuesta que según Balestrini M. (2001) es “un

medio de comunicación escrito y básico, entre el encuestador y el encuestado, facilita

traducir los objetivos y las variables de la investigación a través de una serie de

preguntas muy particulares” (p. 155).

Población y Muestra

El referido cuestionario se aplicó a cuatro (4) personas que son los que laboran

en el mencionado departamento conformando así la población y la muestra ya que,

27

para Tamayo M. (2004) “se considera como población la totalidad del fenómeno a

estudiar y la muestra la parte representativa de la población” (p. 211).

Los datos que se obtuvo de este cuestionario, se presentaron mediante gráficos

circulares de acuerdo a lo señalado por Balestrini M. (2001) quien dice que en esta

parte de la investigación se deben emplear “criterios que orientarán los procesos de

codificación y tabulación de los datos; sus técnicas de presentación; el análisis

estadístico de los mismos; así como el manejo de los datos no cuantitativos en el

análisis e interpretación” (p. 172), información que fue interpretada a nivel general en

base a los indicadores en estudio: objetivos, mecanismos de control, entradas,

transformación y salidas de información.

Técnicas de Análisis de Datos

De acuerdo a Balestrini M. (2001) en esta parte de la investigación se realiza “el

establecimiento de categorías, la ordenación y manipulación de los datos para

resumirlos y poder sacar algunos resultados en función de las interrogantes de la

investigación” (p. 156), es decir, los resultados arrojados por el cuestionario se

sometieron a un análisis general y exhaustivo que permitió identificar los elementos

críticos que afectan la eficiencia en la gestión de compra y pago a proveedores de la

empresa arrojando datos de importancia para elaborar el instructivo que guió el

diseño del Sistema Administrativo Integral propuesto.

Fase 2. Análisis de la factibilidad de implementación del referido sistema

administrativo integral para mejorar la gestión de compra y pago a proveedores

de la empresa objeto de estudio.

En esta fase se mencionan los recursos humanos, técnicos, institucional y

económicos que la empresa requiere utilizar e invertir para implementar el Sistema

Administrativo Integral propuesto

28

Fase 3. Diseño del sistema administrativo integral de compra y pago a

proveedores

En esta fase se procedió a diseñar el Sistema Administrativo Integral para la

empresa dirigida a mejorar la gestión de compra y pago a proveedores, de acuerdo a

las causas identificadas en la fase anterior estableciendo claramente los objetivos del

sistema y los mecanismos de control así como el proceso a ejecutar para el registro

automatizado de la información de manera gráfica.

CAPÍTULO IV

RESULTADOS

En este capítulo se desarrollan los dos primeros objetivos específicos planteados

al inicio de la investigación con el propósito de presentar datos e información que

corrobore el problema descrito y que respondan a las interrogantes formuladas y

oriente la propuesta de solución que conforma el capítulo IV.

4.1. Presentación y Análisis de los Resultados

El primer objetivo específico consistió en diagnosticar la situación actual en

cuanto a la necesidad de la elaboración de un sistema administrativo integral en la

empresa distribuidora de artículos de soldadura en estudio, para lo cual se aplicó un

cuestionario al personal administrativo a fin de identificar el problema que presenta la

empresa en la gestión de compra y pago a proveedores. Los datos que se obtuvieron

del cuestionario se presentan y analizan mediante tablas y gráficos circulares así

como un breve análisis de cada pregunta.

Posteriormente se desarrolla el segundo objetivo específico en el cual se analiza

la factibilidad de implementación del referido sistema administrativo integral para

mejorar la gestión de compra y pago a proveedores de la empresa objeto de estudio

haciendo mención de los recursos operativos, técnicos y económicos que se requerirá

para hacer de la propuesta que plantea la investigación.

4.1.1. Diagnóstico de la situación actual en cuanto a la necesidad de la

elaboración de un sistema administrativo integral.

A continuación los datos que se recogieron del cuestionario aplicado

30

Indicador: Objetivos

Ítem 1. ¿Conoce las funciones de compra y pago a proveedores que requiere una

empresa distribuidora?

Tabla 1. Conocimiento de las funciones de compra y pago a proveedores

Alternativas Frecuencias Porcentajes

SI 4 100%

NO 0 0%

Totales 4 100%

Fuente: Rojas, A. y Coronado B. (2014)

Gráfico 1. Porcentajes de respuestas obtenidas del ítem 1.


Análisis e interpretación

El 100% del personal administrativo conoce sobre las funciones de compra y

pago a proveedores que debe tener una empresa distribuidora, Pérez R. (2008) al

respecto dice que “el proceso de cobros que las empresas realizan en su actividad,

proviene, fundamentalmente, de las ventas, que son las que proporcionan liquidez

(entrada en tesorería) como consecuencia de su cobro” (p. 300), por lo que el personal

solo requerirá de una inducción en el manejo del sistema administrativo integral que

se propone en esta investigación.

31

Indicador: Mecanismos de control

Ítem 2. ¿La gestión de compra y pago a proveedores se realiza de manera

automatizada?

Tabla 2. Utilización de sistemas automatizados en la gestión de compra y pago a

proveedores


SI 1 25%

NO 3 75%

Totales 4 100%





El 25% opina que en la gestión de compra y pago a proveedores se utilizan

sistemas automatizados mientras que la mayoría conformada por el 75% afirma lo

contrario, pues en algunas transacciones los datos se automatizan pero que en otras

no, situación que confirma que existe un irregularidad administrativa ya que, Alarcón

V. (2006) define a los sistemas como “un conjunto de componentes que interaccionan

entre sí para lograr un objetivo común” (p. 11) lo cual no se está logrando.

32

Indicador: Entrada de datos

Ítem 3. ¿Existe un proceso de facturación automatizado?

Tabla 3. Automatización del proceso de facturación


SI 0 0%

NO 4 100%

Totales 4 100%




Análisis e Interpretación

El 100% del personal administrativo dice que el proceso de facturación no se

lleva de manera automatizada lo que genera el retraso en el pago de los proveedores

pues la factura no se emite inmediatamente se efectúa el pedido de la mercancía, en

tal caso, será necesario contratar a un constructor de sistemas para que se encargue de

“fabricar sistema de información basado en las especificaciones de diseño obtenidas

de los diseñadores de sistemas” (p. 17), tal y como lo señala Alarcón V. (2006), una

vez se determine todo el proceso automatizado para la compra y pago a proveedores

internacionales.

33


Ítem 4. ¿La empresa cuenta con diseñadores de sistemas para implementar un

software administrativo?

Tabla 4. Contratación de diseñadores de sistemas


SI 0 0%

NO 4 100%

Totales 4 100%





La totalidad de los encuestados representados por el 100% dicen que el

departamento administrativo no cuenta con un diseñador de sistemas que implemente

el software administrativo, Alarcón V. (2006) los define como “expertos en

tecnología que resuelven las necesidades y las restricciones manifestadas por los

usuarios de la empresa mediante recursos tecnológicos” (p. 17), técnico que se

requiere para implementar el sistema administrativo integral propuesto.

34


Ítem 5. ¿Qué sistema utiliza para facturar el pago de la mercancía solicitada al

proveedor internacional?

Tabla 5. Sistema utilizado para facturar el pago de la mercancía solicitada al

proveedor internacional


Excel 0 0%

Sistema administrativo 0 0%

El proceso es manual 1 25%

Mediante un talonario de recibo automatizado 3 75%

Totales 4 100%





El 25% dice que el proceso es manual, el 75% responde que la factura la genera

un talonario automatizado, lo cual es ineficiente ya que, según Chiavenato I. (2001)

“garantizar el avance hacia los objetivos deseados, es importante contar con sistemas

de información” (p. 30), siendo el software un componente indispensable del sistema

administrativo integral propuesto situación que confirma la necesidad del estudio.

35

Indicador: Transformación de los datos

Ítem 6. ¿Se cuenta con una base de datos de las cuentas por pagar a proveedores?

Tabla 6. Existencia de una base de datos de cuentas por pagar a proveedores


SI 4 100%

NO 0 0%

Totales 4 100%





A partir de estos resultados se pudo identificar la parte de la gestión de compra y

pago al proveedor que se lleva de manera automatizada tal y como se analiza en el

ítem 2, el 100% de los encuestados dice que se lleva un registro de las cuentas por

pagar a proveedores, no siendo así al emitir la factura para efectuar dicha compra

como se evidenció en los resultados arrojados por el ítem 4 en donde esta actividad se

lleva a cabo manualmente aunque el recibo surja de un talonario sistematizado. Pérez

R. (2008) dice que el sistema debe ser diseñado para ello pues, “las empresas

preferirían vender al contado, pero lo habitual es la venta a crédito. (p. 300).

36

Indicador: Transformación de datos

Ítem 7. ¿En el área de administración se cuenta con un software que transforme los

datos ingresados en cuanto a las transacciones de pago y compra a proveedores?

Tabla 7. Existencia de software que transforme los datos de las transacciones de pago

y compra a proveedores


SI 0 0%

NO 4 100%

Totales 4 100%





El 100% de los encuestados confirman que no existe un software que transforme

los datos de las transacciones de pago y compra a proveedores, entonces, los retrasos

en el pago de las mercancías es causa de la facturación manual, por lo que es

necesario contratar un diseñador de sistema el cual, para Alarcón V. (2006) “son

expertos en tecnología que resuelven las necesidades y las restricciones manifestadas

por los usuarios de la empresa mediante recursos tecnológicos” (p. 17).

37

Indicador: Salida de datos

Ítem 8. ¿El sistema que utiliza para la gestión de compra y pago a proveedores es

capaz de calcular rápidamente el total del monto a pagar por cada proveedor?

Tabla 8. Utilización de un sistema que calcule rápidamente el total a pagar por cada

proveedor


SI 0 0%

NO 4 100%

Totales 4 100%





De acuerdo al 100% de los encuestados, el sistema utilizado para llevar la base

de datos de la cuenta por pagar a proveedores no proporciona un total automático de

del monto individualmente, respuestas que confirman una vez más que el personal

administrativo no cuenta con una información veraz y certera de las obligaciones de

pago con los proveedores, situación que limita “medir los resultados” en el control de

la gestión tal y como lo señala Chiavenato I (2001).

38


Ítem 9. ¿Al final del periodo, la información que genera la gestión de compra y pago

a proveedores coincide con lo registrado en contabilidad?

Tabla 9. Conciliación eficaz entre la información que genera la gestión de compra y

pago a proveedores y las cuentas por cobrar contables


SI 0 0%

NO 4 100%

Totales 4 100%





Para el 100% la información que genera la gestión de compra y pago a

proveedores no coincide con las cuentas por cobrar siendo la facturación donde

mayormente se presenta el problema que causa el retraso en el pago de la mercancía,

por lo que es necesario implementar el sistema administrativo integral a fin de que, en

palabras de Alarcón V. (2006) “una vez se ha llevado a cabo la transformación, el

resultado sale del sistema a través de los elementos de salida” (p. 11).

39


Ítem 10. ¿Cree usted que la gerencia pueda tomar decisiones basándose en la

información que obtiene del sistema utilizado actualmente en la gestión de compra y

pago a proveedores?

Tabla 10. Posibilidad de tomar decisiones basándose en la información que obtiene

de la gestión de compra y pago a proveedores


SI 0 0%

NO 4 100%

Totales 4 100%



0%

100%

SI

NO



El 100% del personal cree que la gerencia no puede tomar decisiones basándose

en la información que obtiene en la gestión de compra y pago a proveedores

afectando así la planificación y uso posterior de los recursos tal como lo dijeran

Robles y Alcérreca (2000) cuando dice que planificar consiste en “programar

acciones a realizar, presupuestar los recursos requeridos para llevarlas a cabo, fijar

procedimientos de operación…” (p. 30).

40

4.1.1.1. Análisis general de los resultados arrojados por el cuestionario

El personal administrativo conoce las funciones de compra y pago a proveedores

para abastecer su inventario y satisfacer las necesidades de sus clientes, por lo que

cuenta con una base de datos de las cuentas por pagar a proveedores que el personal

se encarga de actualizar diariamente, sin embargo, el sistema que utiliza no es capaz

de calcular rápidamente el total a pagar, datos que, por consiguiente, no coindicen

con lo registrado en contabilidad.

Asimismo, se pudo identificar que la gestión de compra y pago a proveedores así

como el proceso de facturación no es automatizado, la factura que se emite no

corresponde al tiempo en que se efectúa la compra de la mercancía solicitada al

proveedor, es decir el proceso es manual ya que la factura es generada mediante un

talonario de recibo que depende de un operador para imprimirlo y que posteriormente

es llenado de forma manual por otro personal autorizado, proceso que ocasiona los

retrasos en el pago de los proveedores y en la compra definitiva de la mercancía.

Esta situación aporta viabilidad al sistema administrativo integral propuesto por

la presente investigación a la empresa en estudio pues contará con un software que se

encargará automáticamente de gestionar las compras y pagos a cada uno de los

proveedores de una manera fácil y rápida generando la correspondiente factura, el

personal solo ingresará los datos en los cuadros de diálogo que va generando el

sistema.

4.1.2. Análisis de la factibilidad de implementación del referido sistema

administrativo integral para mejorar la gestión de compra y pago a proveedores

de la empresa objeto de estudio.

Para la implementación del sistema administrativo integral propuesto será

necesario que la empresa distribuidora de artículos de soldadura en estudio cuente

41

con los siguientes recursos humanos, técnicos y económicos para su puesta en marcha

en función de mejorar la gestión de compra y pago a proveedores:

- Factibilidad operativa: El personal administrativo de la empresa en estudio será

capacitado para operar o manejar el sistema administrativo integral mediante una

clara asignación de tareas y responsabilidades, sin embargo es indispensable contratar

a un técnico para instalar el sistema administrativo integral y un instructor que se

encargará de instruir al personal sobre sus nuevas funciones.

- Factibilidad Técnica: Entre los recursos técnicos que se necesita para

implementar la propuesta cabe hacer mención de una computadora para la instalación

del sistema administrativo integral. La empresa cuenta actualmente con este equipo

por lo que no es indispensable la compra del mismo.

- Factibilidad Económica: En este punto de la factibilidad de la propuesta, cabe

mencionar que para su ejecución será necesario la siguiente inversión, dependiendo

de la decisión que tome el Gerente Administrativo en relación a la contratación de un

técnico para la instalación del sistema y del instructor para capacitar al personal sobre

sus nuevas funciones:

Tabla 11. Inversión para implementar la propuesta

RECURSO MONTO

UNITARIO

MONTO

TOTAL

Sistema administrativo integral 5.500 Bs. F. 5.500 Bs. F.

Instalación del sistema 2.500 Bs. F. 2.500 Bs. F.

Capacitación laboral 6.000 Bs. F. 6.000 Bs. F.

TOTAL A INVERTIR 14.000 Bs. F.


CAPÍTULO V

LA PROPUESTA

5.1. Descripción de la propuesta

La solución que propone la presente investigación a la empresa distribuidora de

artículos de soldadura en estudio es la de implementar un sistema administrativo

integral compuesto por una serie de comandos que permitirán entrelazar el pedido de

mercancía con la facturación para el pago inmediato al proveedor internacional con la

finalidad de evitar los retrasos en el proceso de importación.

5.2. Misión y visión de la propuesta

5.2.1. Misión de la propuesta

Se propone lograr a corto plazo que el sistema administrativo integral

implementado en la empresa distribuidora de artículos de soldadura mejore

significativamente la gestión de compra y pago a los proveedores internacionales en

donde se emitan las facturas inmediatamente realizado el pedido de la mercancía

acelerando así el proceso de importación.

5.2.2. Visión de la propuesta

A mediano plazo se busca implementar el sistema administrativo integral en otras

empresas dedicadas a la importación de bienes y productos, ofreciendo esta

importante herramienta tecnológica y mostrando las ventajas que se han obtenido en

la empresa distribuidora de artículos de soldadura en estudio.

43

5.3. Objetivos de la propuesta

5.3.1. Objetivo general de la propuesta

Diseñar el sistema administrativo integral de compra y pago a proveedores para

una empresa distribuidora de artículos de soldadura.

5.3.2. Objetivos específicos de la propuesta

- Presentar a la empresa distribuidora de artículos de soldadura un instructivo

contentivo del sistema administrativo integral de compra y pago a proveedores.

- Diseñar el sistema administrativo integral de compra y pago a proveedores en las

computadoras del Departamento de Administración de la empresa.

- Designar funciones y responsabilidades entre el personal administrativo para

manejar u operar el sistema administrativo integral de compra y pago a proveedores.

- Aplicar una instrucción al personal administrativo asignado para manejar u operar el

sistema administrativo integral de compra y pago a proveedores.

5.4. Presentación de la propuesta

El sistema administrativo integral de compra y pago a proveedores se presenta a

continuación como un instructivo contentivo de una serie de comandos y pasos que

deberá operar el personal administrativo asignado. Este instructivo será utilizado al

aplicar la instrucción laboral al personal así como una guía para aclarar cualquier

duda durante el proceso de adaptación al sistema.

44

5.4.1. Instructivo del Sistema administrativo integral de gestión y pago a

proveedores

Al abrir el sistema administrativo integral de gestión de compra y pago a

proveedores, el operador se encontrará con los siguientes comandos:

A. Solicitud de cotizaciones (Gestión de Compra)

- Proveedores

- Requisición de compra

- Emisión de órdenes de compra

B. Cuentas por pagar a proveedores (Gestión de pago)

- Pago y/o abonos a proveedores

- Factura proveedor

- Devoluciones de compra

A. Solicitud de cotizaciones

1. Al abrir Proveedores el sistema muestra un cuadro de diálogo para localizar el

proveedor solicitado de acuerdo a la mercancía requerida para la compra. Aquí se

coloca el código y el nombre del proveedor:

Figura 3. Tipo de proveedor


45

2. El sistema busca el proveedor solicitado y presenta la información de manera clara.

El campo “días” se refiere a la cantidad de días de crédito que se tiene para cancelar

las facturas por pagar estipulado por el proveedor, el campo “sectores” contiene la

ubicación de éste que, en casos de proveedores internacionales se menciona el país.

En “Banco” se indica la cuenta bancaria del proveedor y el “e-mail y web site” la

dirección de correo electrónico.

Figura 4. Información del proveedor


46

3. Con esta información la empresa hace contacto con el proveedor y ejecuta la

solicitud de cotizaciones de la mercancía emitiendo una requisición de compra que se

envía al proveedor para efectuar el pedido una vez consultada su existencia en los

almacenes del mismo. En este cuadro de diálogo se debe llenar la solicitud a través

del botón “adicionar” para introducir artículo por artículo o importar los artículos de

la factura, orden de compra o requisición previa. Para finalizar se debe totalizar el

documento.

Figura 5. Requisición de compra


47

4. Una vez aprobado la requisición de compra por parte del proveedor, se procede a

emitir una orden de compra en donde se indica el código del proveedor, la fecha de

emisión de la orden, el número de cotización, entre otros campos como se puede

observar en la figura N° 6. El botón “adicionar” carga la mercancía al documento de

compra desplegando una ventana con varias opciones para el proceso, entre ellas la

posibilidad de indicar el código del artículo a comprar, nombre, costo, descuento y

una opción para “importar” artículos provenientes de otros documentos, al finalizar la

inclusión del artículo se habilita un botón denominado “procesar” el cual da entrada

definitiva al artículo a la orden de compra. Para finalizar pulsar el botón de Totalizar.

Figura 6. Orden de compra


48

B. Cuentas por pagar a proveedores

5. Al pulsar el comando Cuentas por pagar a proveedores surgirá el cuadro de

diálogo Tipo de proveedor del paso 1 anterior, se llenarán los campos y al pulsar

“buscar” o “enter” el sistema mostrará el registro de Pagos y/o abonos a

proveedores” solicitado con los datos, la relación de los débitos y créditos

acumulados en dólares y en bolívares, según sea el caso, así como el saldo actual a

pagar. Al momento de cancelar la cuenta por pagar se pulsa enter para emitir la

correspondiente factura (paso 5):

Figura 7. Pago y/o abonos a proveedores


49

Comandos de la parte inferior del cuadro de diálogo de pago y/o abono a

proveedores

- Notas de crédito: Indica el Numero de Nota de Crédito del Proveedor, concepto,

monto, y tipo de operación; se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto.

- Notas de débito: La información solicitada es similar a las Notas de Crédito;

concepto, monto, se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto, tipo de

operación y la fecha de emisión.

- Gastos: Esta opción permite introducir facturas al sistema que no afecten el

inventario, por ejemplo empresas de servicio; o bien sea facturas viejas para

actualizar la data del sistema. Se introduce el número de Factura, concepto, fecha de

emisión, días de vencimiento, monto, impuesto, y el tipo de operación. Se debe

especificar si es un gasto o no.

- Anulaciones: Permite anular documentos como comprobante, notas de débito, notas

de crédito, factura, orden de compra, retenciones

- Estado de Cuenta: Esta opción permite visualizar e imprimir el estado de cuenta

del proveedor. Al seleccionar esta opción se pueden ver solo los documentos

pendientes (Factura) o todos sus movimientos (Estado de Cuenta).

- Reimpresión: A través de este módulo se pueden reimprimir cualquier tipo de

documento tales como: Comprobantes, Nota de Débito y Crédito, Órdenes de

Compra, Gastos, etc., al seleccionar el tipo, indicar el código del proveedor y el

número de documento, inmediatamente son mostrados los saldos involucrados para

verificar los mismos. Si se pulsa el botón consultar muestra el detalle de la

transacción.

- Renumera: Por medio de esta opción se pueden renumerar los documentos de

compras.

- Retenciones: El sistema permite realizar retenciones de impuesto sobre facturas y

notas de débito. Al indicar el Documento Base, el sistema muestra el proveedor,

50

fecha y montos del Documento. Se debe introducir el concepto, la retención a aplicar

y el tipo de operación.

6. Luego de confirmar con un “enter” el pago y/o abono a proveedores el sistema

emite el siguiente registro de compras el cual corresponde a la factura de pago a

proveedores por la mercancía comprada, los campos ya se encuentran llenados por el

sistema, el operador solo deberá ingresar la cantidad de la mercancía, el nombre del

artículo, almacén, código, costo unitario y el total neto, el sistema se encargará de

totalizar los montos. Este documento será enviado al proveedor junto al comprobante

de depósito o transferencia bancaria

Figura 8. Factura o registro de compra


51

7. Al surgir una devolución de mercancía comprados al proveedor se emite una

devolución en compra a proveedores en donde se indica el código del proveedor y

si la devolución será total o parcial. Cuando es total, toda la mercancía registrada en

el documento se verá afectada, cuando la devolución es parcial se deberá pulsar

“enter” sobre cada línea de artículo a afectar, luego se pulsa el botón de “procesar”

para que el programa imprima un comprobante de la devolución y una nota de crédito

dependiendo de las opciones antes explicadas, independientemente se puede generar

una nota de crédito por la devolución.

Figura 9. Devolución en compra a proveedores


52

5.4.2. Procedimientos para implementar el sistema administrativo integral de

compra y pago a proveedores.

Para implementar el sistema administrativo integral de compra y pago a

proveedores se deberá ejecutar las siguientes actividades:

1. El primer paso sería el de contratar un técnico en sistemas para que instale, en la

computadora del Departamento de Administración, los comandos que se muestran en

el instructivo anterior haciendo uso del mismo como guía.

2. Una vez instalado el sistema en la computadora, se procederá a designar funciones

y responsabilidades entre el personal administrativo para manejar u operar el sistema

administrativo integral de compra y pago a proveedores en donde dos (2) personas se

encarguen de las gestiones de compra que corresponde al comando A. Solicitud de

cotizaciones quienes se encargarán de gestionar la búsqueda de proveedores, la

requisición de compra y la emisión de órdenes de compra. Las otras dos (2) personas

se responsabilizarán de la gestión de pago inherente al comando B. Cuentas por pagar

a proveedores ocupándose, por ende, del pago y/o abonos a proveedores, de emisión

de la factura al proveedor y de las devoluciones de compra.

3. Posteriormente se deberá aplicar una instrucción sobre el manejo del sistema a todo

personal administrativo de la empresa con el propósito de que cualquiera de los

integrantes del Departamento sepa operar las dos gestiones: de compra y de pago lo

que permitirá una mayor eficiencia de la gestión evitando así retrasos en el proceso

por la falta de personal asignado. Esta instrucción se llevará a cabo un fin de semana

para evitar interrupciones en las otras actividades administrativas diarias en donde se

hará uso del instructivo propuesto y del sistema implementado en la computadora del

Departamento, para ello la empresa deberá contratar un instructor para capacitar al

personal sobre sus nuevas funciones.

53

5.5. Conclusiones y Recomendaciones

5.5.1. Conclusiones

En la presente investigación se lograron los objetivos específicos planteados de la

siguiente manera:

En el primer objetivo específico que señalaba diagnosticar la situación actual en

cuanto a la necesidad de la elaboración de un sistema administrativo integral, se pudo

corroborar el descontrol en la gestión de compra y pago a proveedores ya que no se

utilizan sistemas automatizados que genere un proceso de facturación eficaz y

eficiente a los requerimientos de la importación de mercancías pues, para ello se

cuenta con un talonario de recibo automatizado que emite el documento en blanco

para ser llenado posteriormente de forma manual, por lo que frecuentemente el

personal asignado para esta tarea nunca está disponible lo que atrasa

significativamente el pago oportuno al proveedor internacional y, por consiguiente, la

compra y entrega de la mercancía.

El segundo objetivo específico planteaba analizar la factibilidad de

implementación del referido sistema administrativo integral para mejorar la gestión

de compra y pago a proveedores de la empresa objeto de estudio lo cual se realizó

confirmando que la empresa posee los recursos operativos, técnicos y económicos

necesarios para ello, sin embargo, depende de la decisión que tome el Gerente

Administrativo en relación a la contratación de un técnico para la instalación del

sistema y del instructor para capacitar al personal sobre sus nuevas funciones.

El tercer objetivo específico consistió en la elaboración de la propuesta lo cual se

realizó elaborando un instructivo contentivo de los comandos inherentes al sistema

administrativo integral los cuales se clasifican en dos acciones: A. Solicitud de

cotizaciones, en donde se gestiona la búsqueda de proveedores, la requisición de

compra y la emisión de órdenes de compra y B. Cuentas por pagar a proveedores, en

donde se paga y/o abona a proveedores, se emite la factura al proveedor y se realizan

54

las devoluciones de compra, así como los pasos para implementar dicho sistema en el

Departamento de Administración recalcando la importancia de la división de

funciones y la instrucción del personal en el manejo del sistema administrativo

integral.

5.5.2. Recomendaciones

Los autores de la investigación recomiendan las siguientes consideraciones en la

implementación del sistema administrativo integral:

- Es importante entregar una copia del instructivo a cada personal del Departamento

de Administración a fin de que todo el recurso humano tenga conocimientos sobre el

manejo del sistema y tengan la capacidad en un momento dado de operar el sistema

así falte la persona asignada para la tarea, esto le proporcionará eficacia a la gestión.

- Asimismo, se recomienda también mantener una copia del instructivo en un lugar

accesible cerca del equipo donde funciona el sistema a fin de asegurar que la

actividad se lleve de acuerdo a lo establecido.

- La división de funciones debe considerarse como una de las acciones más

elementales para la optimización de la gestión de compra y pago a proveedores, ya

que eliminaría el exceso de trabajo, la ineficiencia del desempeño laboral, así como el

retraso tanto en el proceso como en la ejecución de otras actividades administrativas y

operativas.

- Para llevar a cabo la división de funciones, es necesario identificar todas las

actividades en la que se encarga el Departamento de Administración, cuya

responsabilidad de ejecución la debe llevar una sola persona la cual será garante

únicamente de esa tarea y de lograr los resultados esperados, de tal manera que la

información sea confiable para la toma de decisiones.

- En el proceso de facturación para el pago al proveedor solo será necesaria una

persona que se encargará del manejo y operatividad del sistema, la otra del organizar

y de gestionar el cobro de las facturas pendientes y la otra de archivar y actualizar la

55

información en la base de datos de los proveedores diariamente. Las dos últimas

actividades pueden ser realizadas por una sola persona.

- Finalmente, se recomienda actualizar el instructivo anualmente tomando en

consideración las innovaciones tecnológicas y operativas en la gestión de compra y

pago a proveedores que se presenten.

56

REFERENCIAS

BIBLIOGRÁFICAS

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Consultores Asociados. Caracas. Benitez, A. (2010). “Estrategias para optimizar el proceso gerencial de la

empresa Binova C.A. a través de la aplicación del Sistema Administrativo A2” . Universidad José Antonio Páez. Venezuela.

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empresa KJF Inversiones C.A.”. Universidad José Antonio Páez. Venezuela.

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pago a proveedores de bienes y servicios e inventarios de Corporación FBK, C.A.” . Universidad Nacional Experimental de Guayana. Venezuela.

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Investigación: Investigación cualitativa/investigación cuantitativa” . Fondo Editorial Universidad Eafit. Colombia.

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Cuentas por Pagar a Proveedores en la Empresa Distribuidora La Salsera C.A.”. Universidad José Antonio Páez. Venezuela.

57

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3era edición. Editorial Thomson Learning. México. Tamayo, M. (2004). “El Proceso de la Investigación Científica”. 4ta edición.

Editorial Limusa. México. ELECTRÓNICAS Martínez, E. (2009). “Importancia de la calidad para las Pymes”. [Documento en

Línea]. Disponible: http://www.monografias.com/trabajos70/importancia-calidad-pymes/importancia-calidad-pymes3.shtml. Consulta: Enero de 2014.

Instituto Nacional de Estadística, (2010). “IV Censo Económico 2007-2008”.

[Documento en Línea]. Disponible: http://www.ine.gov.ve/. Consulta: Enero de 2014.

58

ANEXOS

59

ANEXO A

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Y CONTADURÍA PÚBLICA

SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRAL PARA MEJORAR LA

GESTION DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES DE UNA

EMPRESA DISTRIBUIDORA DE ARTICULOS DE

SOLDADURA, UBICADA EN EL MUNICIPIO

SAN DIEGO DEL ESTADO CARABOBO

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS

El cuestionario que se presenta a continuación tiene como propósito evaluar la

gestión de compra y pago a proveedores en el Departamento Administrativo de la

empresa en estudio diagnosticando así la necesidad de implementar el Sistema

Administrativo Integral (SAIT) por lo que se requiere que el personal de ésta área

responda a las diez (10) interrogantes planteadas seleccionado una de las opciones de

respuestas que cada una contiene con una x o tilde de acuerdo a las debilidades

observadas en dicha actividad.

Sin más que agregar y agradeciendo su colaboración, los autores Coronado Blas

y Rojas Ailen.

60

1. ¿Conoce las funciones de compra y pago a proveedores que requiere una

empresa distribuidora?

a) Si ( ) b) No ( )

2. ¿La gestión de compra y pago a proveedores se realiza de manera

automatizada?

a) Si ( ) b) No ( )

3. ¿Existe un proceso de facturación automatizado?

a) Si ( ) b) No ( )

4. ¿La empresa cuenta con diseñadores de sistemas para implementar un

software administrativo?

a) Si ( ) b) No ( )

5. ¿Qué sistema utiliza para facturar el pago de la mercancía solicitada al

proveedor internacional?

a) Excel ( ) b) Sistema Administrativo ( )

c) El proceso es manual ( ) d) Mediante un talonario de recibo automatizado ( )

6. ¿Se cuenta con una base de datos de las cuentas por pagar a proveedores?

a) Si ( ) b) No ( )

7. ¿En el área de administración se cuenta con un software que transforme los

datos ingresados en cuanto a las transacciones de pago y compra a proveedores?

a) Si ( ) b) No ( )

61

8. ¿El sistema que utiliza para la gestión de compra y pago a proveedores es

capaz de calcular rápidamente el total del monto a pagar por cada proveedor?

a) Si ( ) b) No ( )

9. ¿Al final del periodo, la información que genera la gestión de compra y pago a

proveedores coincide con lo registrado en contabilidad?

a) Si ( ) b) No ( )

10. ¿Cree usted que la gerencia pueda tomar decisiones basándose en la

información que obtiene del sistema utilizado actualmente en la gestión de

compra y pago a proveedores?

a) Si ( ) b) No ( )

62

ANEXO B

Cuadro Técnico Metodológico

Objetivo General: Proponer un sistema administrativo integral para mejorar la gestión de compra y pago a proveedores en

una empresa distribuidora de artículos de soldadura.

Objetivos Específicos Variables Dimensión Indicadores Ítems Instrumento Fuente - Diagnosticar la situación actual en cuanto a la necesidad de la elaboración de un sistema administrativo integral

- Necesidad

- Gestión sistemática de compras y pago a proveedores

- Objetivos - Mecanismos de control - Entrada de datos - Transformación de datos - Salida de datos

1 2 3, 4, 5 6, 7 8, 9, 10

Cuestionario Personal administrativo de la empresa

- Analizar la factibilidad de implementación del referido sistema administrativo integral para mejorar la gestión de compra y pago a proveedores de la empresa objeto de estudio

- Factibilidad - Analizar la factibilidad de implementar el Sistema Administrativo Integral

- Factibilidad operativa - Factibilidad técnica - Factibilidad económica

--------- --------------- Análisis de los resultados arrojados por el cuestionario

- Diseñar el sistema administrativo integral de compra y pago a proveedores.

- Diseño -Instructivo para implementar el Sistema Administrativo Integral (SAIT)

- Elaborar el instructivo - Designar funciones y responsabilidades - Aplicar una instrucción para operar el sistema

--------- ---------------- Propuesta


63

ANEXO C

VALIDACIÓN DEL CUESTIONARIO

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ SISTEMA ADMINISTRATIVO … · presentado como requisito parcial...

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