UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/27402/1/TESIS...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL

“DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA

EN LA UNIDAD EDUCATIVA ANTÁRTICA”

AUTOR: FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS

AUTOR: GOMEZ LOPEZ JOSE WILFRIDO

TUTOR: EC. RUBEN DARIO CEVALLOS CONDE

GUAYAQUIL, ENERO, 2018

I




REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO: Diseño de procedimientos para la gestión financiera en la Unidad

Educativa Antártica

AUTOR(ES): Farez Mendoza Juan Carlos

Gómez López José Wilfrido

TUTOR:

REVISOR:

Ec. Rubén Darío Cevallos Conde.

Ing.com., MFPC.

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil

UNIDAD/FACULTAD: Ciencias Administrativas

MAESTRÍA/ESPECIALIDAD:

GRADO OBTENIDO: Ingeniería Comercial

FECHA DE PUBLICACIÓN: Enero 2018 No. DE

PÁGINAS:

86

ÁREAS TEMÁTICAS: Cuentas Por Cobrar

PALABRAS CLAVES/

KEYWORDS:

Procesos, Cartera Vencida, Políticas, Recaudación, Morosidad,

Cuentas Por Cobrar.

RESUMEN/ABSTRACT: El trabajo de titulación que se presenta aquí tiene por objetivo la

recuperación de la cartera vencida de la Unidad Educativa Antártica, la cual tiene una problemática

muy seria debido al incremento de la morosidad a raíz de la publicación del Ley Orgánica de

Educación Intercultural (LOEI) en su art. 140 en el año 2011, la cual prohíbe a toda unidad educativa

de suspender los servicios educativos, sanciones o la calidad de la educación a los alumnos cuyos

padres tienen deudas con la unidad educativa, encontrando también falencias en el departamento de

administración y en especial colecturía que hacía de gestor de cobranzas sin personal capacitado y sin

políticas, motivos suficientes que dieron la idea para la creación de un departamento de crédito y

cobranzas que realice la gestión de los morosos y de una manera eficiente.

ADJUNTO PDF: SI NO

CONTACTO CON

AUTOR/ES:

Teléfono: 02-849803

2-984726

E-mail: [email protected]

[email protected]

CONTACTO CON LA

INSTITUCIÓN:

Nombre: Ing. Melvin López Franco, MAE

Teléfono: 0997745227

E-mail: [email protected]

X

II

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS


CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiendo sido nombrado EC. RUBÉN DARÍO CEVALLOS CONDE, tutor del trabajo de

titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por FAREZ

MENDOZA JUAN CARLOS C.C.: 0930165279, GÓMEZ LÓPEZ JOSÉ WILFRIDO

C.C.:0930942917 con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención

del título de INGENIERÍA COMERCIAL.

Se informa que el trabajo de titulación: “DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA

GESTIÓN FINANCIERA EN LA UNIDAD EDUCATIVA ANTÁRTICA”, ha sido orientado

durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio (URKUND) quedando el 8% de

coincidencia.

PRINT

https://secure.urkund.com/view/34261414-275934-

520149#DcYxDsIwDEDRu2T+QrbjxHGvgjqgClAGunRE3J0sT+9bPlfZ7oKii6WhFXW0oR0NdKCJYYIptlIxxxrWsaDiNDrBIHfKNd/nfM3jcR7PsslNonpkpId4hgz7/QE=

____________________________________________ EC. RUBÉN DARÍO CEVALLOS CONDE.

CI: 0917671216

TUTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN

https://secure.urkund.com/view/34261414-275934-520149#DcYxDsIwDEDRu2T+QrbjxHGvgjqgClAGunRE3J0sT+9bPlfZ7oKii6WhFXW0oR0NdKCJYYIptlIxxxrWsaDiNDrBIHfKNd/nfM3jcR7PsslNonpkpId4hgz7/QE

https://secure.urkund.com/view/34261414-275934-520149#DcYxDsIwDEDRu2T+QrbjxHGvgjqgClAGunRE3J0sT+9bPlfZ7oKii6WhFXW0oR0NdKCJYYIptlIxxxrWsaDiNDrBIHfKNd/nfM3jcR7PsslNonpkpId4hgz7/QE

III



Guayaquil, 19 enero del 2018

PHD (E) SOFIA LOVATO TORRES

DIRECTOR DE CARRERA INGENIERIA COMERCIAL



Ciudad. -

De mis consideraciones:

Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación Diseño

de procedimientos para la gestión financiera en la Unidad Educativa Antártica de los

estudiantes; Farez Mendoza Juan Carlos C.C.: 0930165279, y Gómez López José Wilfrido

C.C.:0930942917 indicando han cumplido con todos los parámetros establecidos en la

normativa vigente:

El trabajo es el resultado de una investigación.

El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.

El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.

El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.

Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo

de titulación con la respectiva calificación.

Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines

pertinentes, que los estudiantes están aptos para continuar con el proceso de revisión final.

Atentamente,

_____________________________________________

EC. RUBÉN DARÍO CEVALLOS CONDE.

CI: 0917671216

TUTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN

IV



LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO

COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS

Yo, FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS con C.I. No. 0930165279 y GÓMEZ LÓPEZ

JOSÉ WILFRIDO con C.I. No. 0930942917, certificamos que los contenidos desarrollados

en este trabajo de titulación, cuyo título es “DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA

GESTIÓN FINANCIERA EN LA UNIDAD EDUCATIVA ANTÁRTICA” son de nuestra

absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE

LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E

INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el

uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de

Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente.

_____________________________ ___________________________

FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS GÓMEZ LÓPEZ JOSÉ WILFRIDO

C.I. No. 0930165279 C.I. No. 0930942917

*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial

n. 899 - Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros

educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores

técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado

de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos

académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos

patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no

exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

V



DEDICATORIAS

Dedico este trabajo primeramente a Dios por haberme mantenido con salud la cual me

permitió llegar a mis objetivos sobrepasando obstáculos propios del éxito.

A mis padres que con sus esfuerzos y dedicación diaria desde muy pequeño me fueron

formando además de que con sus valores y consejos supieron ir moldeándome como persona

de bien y con capacidades que me ayuden a saber defenderme en la vida, son pilares de

inspiración y de perseverancia, también a mi hermano que con su ejemplo de lucha constante

he podido saber qué hacer en la vida.

A mis familiares y a mis amigos más cercanos por estar ahí cada momento importante de

mi vida sabiéndome aconsejar y guiar por las sendas del bien y lo correcto

FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS

Dedico este trabajo a Dios primeramente por su infinito amor, bondad, sabiduría hacia mí

y por permitirme culminar una etapa muy importante de mi vida.

A mis padres por su apoyo constante e infinito amor, por enseñarme día con día el valor

del esfuerzo y la recompensa del sacrificio, a mis hermanos por siempre estar ahí para mi

Gracias a todos mis familiares y amigos

GÓMEZ LÓPEZ JOSÉ WILFRIDO

VI



AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Dios por darme sabiduría y fortaleza para permitirme culminar mi carrera con

éxito y salud, sabiduría para saber escoger el tema correcto, a mis amigos y profesores

involucrados desde el inicio de la carrera y que fueron de apoyo para materializar el presente

proyecto y así sustentarlo el día de hoy ante el distinguido jurado.

Agradezco el apoyo del Ing. Luis Alemán Herrera Lozano MAE. Como tutor de nuestra

tesis sus consejos y tiempo hacia nuestro trabajo fueron claves para estar el día de hoy aquí.

Termino dándole gracias nuevamente a Dios ya que sin el nada de esto fuera posible.

FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS

Agradezco a Dios por estar a mi lado en los momentos más difíciles y en todos los

obstáculos que se presentaron durante mi etapa estudiantil y por colmarme de bendiciones

para sobrepasarlos.

A mis padres por el apoyo en mi carrera y darme fuerzas para seguir y no rendirme nunca,

a mis hermanos y demás familiares, a nuestro tutor de tesis el Ing. Luis Alemán Herrera

Lozano MAE, por su apoyo a nuestro trabajo, a mi compañero de tesis por su amistad y por

permitirme cumplir juntos esta meta de ser ingenieros, también agradecerle a la Unidad

Educativa Antártica por abrirnos las puertas y darnos las facilidades de realizar este proyecto.

GÓMEZ LÓPEZ JOSÉ WILFRIDO

VII



“DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA EN LA

UNIDAD EDUCATIVA ANTÁRTICA”

Autor: FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS

Autor: GÓMEZ LÓPEZ JOSÉ WILFRIDO.

Tutor: EC. RUBÉN DARÍO CEVALLOS CONDE.

RESUMEN

En el año 2011 partir de la implementación en el Ley Orgánica de Educación Intercultural

en especial en su Art. 140. Afecto a unidades educativas privadas las cuales dejaron de tomar

sanciones en contra del estudiante que no estuviere al día en pagos de matrículas o pensiones

sanciones como no dejarlos entrar a clases o prohibirles de rendir exámenes, también se dejó

de cobrar otro rubros adicionales que no eran netamente educativos pero que

complementaban y que permitían la mejora del servicio educativo, a raíz de esto muchos

centros educativos comenzaron a notar que su tasa de morosidad iba en aumento y la Unidad

Educativa Antártica no era la excepción la morosidad desde la implementación de la ley hasta

la actualidad es del 50% , casi todos los padres de familia de la unidad educativa están

impagos al menos en una pensión, escuelas y colegios cerca a la unidad educativa cerraron

sus puerta de a poco. Analizando la situación crítica de la morosidad de la Unidad Educativa

Antártica fuimos a analizar su forma de realizar los cobros o como gestionan la cobranza, si

cuentan con políticas o si existe un departamento que gestione las cobranzas, encontrando

muchas falencias empezando que el departamento de cobranzas no existe como tal y el que

gestiona dicho cobro es en colecturía, las personas de administración no tenían ningún

conocimiento de cómo realizar gestión de cobranzas.

En vista de eso se procedió a realizar el proyecto el cual tiene como finalidad integrar un

departamento de crédito y cobranzas con personas que gestionen las cobranzas, actualicen

base de datos de los deudores, negocien y persuadan al deudor y se comprometa a cancelar su

deuda. Dicho departamento es de vital importancia para recuperar los valores adeudados los

cuales sirven para el manteniendo de la Unidad educativa en todas sus áreas.

Palabras Claves: cartera vencida, morosidad, cobranza, pago, cuentas por cobrar.

VIII



“DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA EN LA

UNIDAD EDUCATIVA ANTÁRTICA "

Autor: FAREZ MENDOZA JUAN CARLOS

Autor: GÓMEZ LÓPEZ JOSÉ WILFRIDO.

Tutor: EC. RUBÉN DARÍO CEVALLOS CONDE

RESUMEN

In 2011 from the implementation of the Organic Law of Intercultural Education especially in

its Art. 140. Affect to private educational units which stopped taking sanctions against the

student who is not up to date in payments of tuition or pensions, penalties such as not

allowing them to enter classes or prohibiting them from taking exams, also stopped charging

another additional items that were not purely educational but complementary and allowing

the improvement of the educational service, as a result of this many schools began to notice

that their rate of delinquency was increasing and the Antarctic Education Unit was not the

exception, the debtors since the implementation of the law up to the present time is 50%,

almost all the parents of the educational unit are unpaid at least in a pension, schools and

schools close to the educational unit closed their doors a little. Analyzing the critical situation

of the debtors of the Antarctic Educational Unit we went to analyze the way of collecting the

collections or how they manage the collection, if they have policies or if there is a department

that manages the collections, finding many shortcomings starting that the collection

department does not exist as such and the one that manages this collection is in colecture, the

people of administration had no knowledge of how to perform collection management.

In view of that, the project was carried out with the purpose of integrating a credit and

collections department with people who manage collections, update the database of debtors,

negotiate and persuade the debtor and commit to cancel their debt. This department is of vital

importance to recover the amounts owed which serve for the maintenance of the Educational

Unit in all its areas.

Keywords: past due portfolio, arrears, collection, payment, accounts receivable.

IX



TABLA DE CONTENIDO

CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD ....................................................... II

TUTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN ................................................................. II

DEDICATORIAS ....................................................................................................... V

AGRADECIMIENTOS ............................................................................................. VI

RESUMEN ............................................................................................................... VII

ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................ XIV

ÍNDICE DE FIGURAS ........................................................................................... XVI

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1

CAPITULO 1 .............................................................................................................. 3

Análisis Y Situación Del Problema ........................................................................ 3

Formulación Del Problema .................................................................................... 4

Objetivo General. ................................................................................................... 4

Planteamiento De La Hipótesis. ............................................................................. 4

Planteamiento De Los Objetivos Específicos.......................................................... 4

Propuesta De Solución A La Problemática Que Se Aborda. ................................... 5

Validación De La Propuesta De Solución Planteada ............................................... 5

Diseño Metodológico ............................................................................................. 6

Tipo De Investigación ............................................................................................ 6

X



Método De Investigación ....................................................................................... 6

Enfoque De La Investigación ................................................................................. 7

Técnica Para La Recolección De Datos .................................................................. 7

Población Y Muestra .............................................................................................. 7

Procedimientos Para El Tratamiento De Información ............................................. 8

CAPITULO 2 .............................................................................................................. 9

Marco Teórico Metodológico De La Investigación ................................................. 9

Antecedentes del problema que se investiga ....................................................... 9

Fundamentos Teóricos Y Metodológicos. ............................................................ 11

Tipos de unidades Educativas. .......................................................................... 11

Gestión Financiera. .......................................................................................... 11

Cuentas por cobrar. .......................................................................................... 13

Administración de documentos y cuentas por cobrar. ....................................... 14

Políticas cuentas por cobrar. ............................................................................. 15

El crédito, ........................................................................................................ 16

Ventajas y desventajas del crédito .................................................................... 16

Análisis del crédito........................................................................................... 17

Generalidades de la morosidad y cobranza. ...................................................... 17

La morosidad. ............................................................................................... 18

XI



Gestión de Cobranza. .................................................................................... 19

Políticas de cobranza. .................................................................................... 19

Clasificaciones de morosidad. ....................................................................... 20

Identificación Y Conceptualización De Los Términos Básicos De La Investigación

........................................................................................................................................ 21

Operacionalización De Las Variables ................................................................... 23

Categorización De Las Variables Operacionalizadas ............................................ 24

CAPÍTULO 3 ............................................................................................................ 25

Diagnóstico De La Situación Actual..................................................................... 25

Situación actual de la Unidad Educativa Antártica............................................ 25

Procedimientos actuales de la Unidad Educativa Antártica. .............................. 25

procedimiento de matriculación ..................................................................... 25

Análisis actual de clientes ................................................................................ 26

Análisis de la cartera de la Unidad Educativa Antártica .................................... 26

Interpretación de los resultados, diagnostico......................................................... 27

Resultados de la encuesta. ................................................................................ 27

Encuesta .............................................................................................................. 28

Resultado de la entrevista. ................................................................................ 38

Conclusiones finales dentro de la investigación de campo ................................ 43

XII



CAPÍTULO 4 ............................................................................................................ 46

Propuesta De Solución Al Problema..................................................................... 46

Aplicación Y Características De La Propuesta...................................................... 47

Recursos Financieros ....................................................................................... 47

Análisis financiero ........................................................................................ 47

Inversión inicial ............................................................................................ 47

Presupuesto De Gastos Administrativos ........................................................ 47

Gasto Operativos ........................................................................................... 49

Presupuestos de ingresos ............................................................................... 50

Presupuesto de implementación del departamento de cobranza ...................... 50

Indicadores de gestión de proceso de cobranzas............................................. 50

Recursos Humanos ........................................................................................... 51

Personal que ejecuta el proceso de crédito y cobranza ................................... 52

Infraestructura .................................................................................................. 53

Capacitación de los usuarios ............................................................................ 53

Creación de políticas de crédito y cobranza ...................................................... 54

Procedimientos de crédito ............................................................................. 54

Situación inicial de operación de cobranzas ...................................................... 54

Políticas de cobranzas: .................................................................................. 55

XIII



Política de crédito. ......................................................................................... 55

Análisis del crédito ........................................................................................ 55

Responsabilidades del departamento ............................................................. 56

Actividades de control ................................................................................... 56

Reporte mensual al director que informa los clientes en mora ........................ 56

Funciones y miembros que lo integran........................................................... 57

Funciones del departamento: ............................................................................ 58

Jefe del departamento de crédito y cobranzas: ............................................... 58

Gestor de cobranzas: ..................................................................................... 58

CONCLUSIONES ..................................................................................................... 59

RECOMENDACIONES ............................................................................................ 60

BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................... 61

Apéndice .................................................................................................................... 63

XIV



ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Operacionalidad de las variables ......................................................................................... 23

Tabla 2 Categorización de las variables operacionalizadas .............................................................. 24

Tabla 3: Análisis de los últimos 5 años ............................................................................................. 27

Tabla 4 Estudio para evaluación de la situación financiera padres de familia .................................... 28

Tabla 5 Estimación del compromiso de los padres ante las deudas contraídas .................................. 29

Tabla 6 Problema al momento exigir el cobro.................................................................................... 30

Tabla 7 Existencia de procedimientos o políticas de cobranza .......................................................... 31

Tabla 8: Acciones para la gestión de cobranza. ................................................................................ 32

Tabla 9: Sanción padre de familia deudor......................................................................................... 33

Tabla 10: Calificación a la gestión de cobranzas. ............................................................................. 34

Tabla 11: Capacitación en cobranzas o recuperación en cartera vencida .......................................... 35

Tabla 12: Aptitud frente a la gestión de cobranza............................................................................. 36

Tabla 13: Aptitud frente a la gestión de cobranza. ............................................................................ 37

Tabla 14 hijos de los padres de familia ............................................................................................. 41

Tabla 15 situación económica de los padres de familia ..................................................................... 42

Tabla 16 Cantidad de hijos de padres de familia ............................................................................... 43

Tabla 17: Inversión fija y diferida ..................................................................................................... 47

Tabla 18: Gastos administrativos ..................................................................................................... 47

Tabla 19: Sueldo y beneficios de personal para el departamento de cobranza ................................... 48

XV



Tabla 20: Detalle De Servicios Básicos............................................................................................. 48

Tabla 21: Detalle de muebles y equipo de oficina de dicho departamento de cobranza. ..................... 49

Tabla 22: Detalles de suministro de oficina ...................................................................................... 49

Tabla 23: Presupuesto de ingresos ................................................................................................... 50

Tabla 24: Presupuesto de implementación del departamento de cobranza ......................................... 50

XVI



ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 Estudio para evaluación de la situación financiera padres de familia .................................... 28

Figura 2 Estimación del compromiso de los padres ante las deudas contraídas. .................................. 29

Figura 3 Problema al momento exigir el cobro .................................................................................. 30

Figura 4: Existencia de procedimientos o políticas de cobranza .......................................................... 31

Figura 5: Acciones para la gestión de cobranza. ................................................................................ 32

Figura 6: Sanción padre de familia deudor ........................................................................................ 33

Figura 7: Calificación a la gestión de cobranzas. ............................................................................... 34

Figura 8: Capacitación en cobranzas o recuperación en cartera vencida. ............................................ 35

Figura 9: Aptitud frente a la gestión de cobranza. .............................................................................. 36

Figura 10: Aceptación sobre el departamento de cobranzas. .............................................................. 37

Figura 11: Cantidad de hijos de padres de familia ............................................................................. 41

Figura 12: Situación económica de los padres de familia ................................................................... 42

Figura 13: Cantidad de hijos de padres de familia ............................................................................. 43

Figura 14: Procedimiento de crédito ................................................................................................. 54

Figura 15: Estructura del organigrama funcional. ........................................................................ 57

Figura 16: Organigrama departamento de crédito y cobranzas. ................................................ 57

1

INTRODUCCIÓN

Las unidades educativas son instituciones donde las personas acuden para su

preparación académica desde temprana edad, estos centros de enseñanza existen desde

hace varios años inclusive décadas.

En el Ecuador las unidades educativas están reguladas por el Ministerio de

Educación la cual dicta los parámetros y fija las reglas para su funcionamiento, método

de enseñanza, formas de cobro, calendario, salud estudiantil, etc. Esto se lo puede

encontrar dentro de la Ley Orgánica de Educación Intercultural (LOEI), la cual se

originó de manera oficial mediante decreto ejecutivo n°1241 y publicado en el

suplemento n°754 del registro oficial.

Las unidades educativas en el Ecuador existen de varios tipos tales como pública,

privada, municipal, fiscomisional. Pero los 2 más grandes grupos son la pública y

privada según el Ministerio de Educación el representa el 75% y 21% respectivamente y

donde las municipales llegan al 3% y las fiscomisionales el 1%.

La unidad educativa “Antártica” es un centro de estudios privado ubicado en la

parroquia Pascuales del cantón Guayaquil de la provincia del Guayas, inicio sus

actividades en el año 1980 como un jardín de infantes llamado “mi casita” surgió la

falta de establecimientos educativos en la parroquia pascuales, no habían escuelas ni

colegios cerca y esa necesidad origino que se creara esta empresa, luego en el año 1985

abrió otra sucursal llamada escuela particular “Antártica” donde solo ofrecía sus

servicios hasta el 7mo año de educación básica donde obtuvo una buena acogida en el

mercado ya que no había una gran competencia así origino buenos ingresos que

sirvieron para la creación y ampliación de nuevos cursos y materiales que ayuden a la

enseñanza de los estudiantes.

2

La escuela se viene rigiendo con valores de sociedad, respeto, amabilidad, humildad

más que todo, ofreció becas a sus excelentes alumnos y a personas que tenían bajos

ingresos para poder pagar una educación particular.

En el año 1998 abrió otra sucursal llamado colegio particular “Antártica” donde

ofrece los servicios de enseñanza hasta 3or de bachillerato. Obteniendo grandes ingresos

que ayudaron a seguir avanzando en implementación de más recursos que ayuden al

estudiante en su enseñanza.

Participando en varias actividades en la parroquia tales como:

Campamentos

Olimpiadas

Desfiles de parroquialización

Casas abiertas

En el año 2004 implemento un gran laboratorio de computación con ayuda del

municipio que les ayudo con la donación de 20 computadoras para uso educativo, se

invirtió también en la ampliación de nuevos cursos para la acogida de nuevos

estudiantes, la demanda de estudiantes exigió esto. En el año 2016 mediante el

ministerio de educación cambio el nombre de los 3 establecimientos educativos

unificándolos en un solo, como actualmente se denomina unidad educativa “Antártica”.

En sus 36 años de funcionamiento la unidad educativa ha impartido valores totales

como: Honestidad, responsabilidad, puntualidad, honradez, humildad, sociabilidad,

creatividad, curiosidad, lealtad, trabajo en equipo, respeto y amor.

3

CAPITULO 1

Análisis Y Situación Del Problema

La actual situación que se está viviendo en el país desde hace varios años ha creado

incertidumbre en todo ámbito social y el sector más golpeado ha sido la clase

trabajadora la cual incluye a la mayoría de los ecuatorianos, muchos de los ecuatorianos

han quedado en morosidad, debido que no han podido afrontar sus obligaciones

contraídos, ya sean por despidos, falta de empleo u otras razones.

Esta morosidad esta visible en todos lados y el sector de la Educación no es la

excepción, muchas unidades educativas se han visto en la triste realidad de cerrar sus

puertas por dicha morosidad vista en el exceso del no pago de sus pensiones

Antes del 2011, algunos colegios privados impedían que los alumnos entraran a

clases o se matricularan cuando no pagaban la pensión. Pero desde la aprobación de la

Ley de Educación Intercultural, en ese año, se prohibieron esas prácticas, ahora, los

colegios y escuelas comienzan a sentir la falta de recursos por que ahora los padres de

familia no pagan las pensiones.

Luego de que se implementara la Ley Orgánica de Educación Intercultural, a finales

del 2011 se dio a conocer al público que ninguna institución privada podrá suspender

las actividades de enseñanza por atraso en las pensiones, esto perjudico gravemente a la

mayoría de instituciones privadas que comenzaron a tener bajas de ingresos, llegando al

punto de que algunas unidades educativas se vieran forzadas a cerrar.

La unidad Educativa afronta un problema real que afecta su gestión financiera la cual

es la forma en que se administran los recursos la cual permite cubrir gastos y a su vez

seguir funcionando, donde uno de los principales factores es no pago de las pensiones lo

cual termina en una alta tasa de morosidad.

4

El porcentaje de mora en el 2011 solo era del 8% Al pasar de los años el porcentaje

de mora en el establecimiento está incrementando un 50%, este año el porcentaje de

mora llega sobrepasar el 60.75%.

Este efecto de morosidad afecta al pago de obligaciones tales como sueldos del

personal de la unidad educativa, servicios básicos y de mejoras que necesita la unidad

educativa como la implementación ya adecuación de aulas para una mejor enseñanza.

Formulación Del Problema

¿Cómo contribuir a la mejora de la gestión financiera de la Unidad Educativa

Antártica?

Objetivo General.

Mejora de la gestión financiera de la Unidad Educativa Antártica.

Planteamiento De La Hipótesis.

La mejora de la gestión financiera de la Unidad Educativa Antártica será exitosa con

la implementación de un departamento de crédito y cobranzas.

Variable independiente: implementación de un departamento de crédito y

cobranzas para tener éxito en la mejora de gestión financiera.

Variable dependiente: mejorar la gestión financiera de la Unidad Educativa

Antártica.

Planteamiento De Los Objetivos Específicos

Sistematizar los fundamentos teóricos y metodológicos que sirven de sustento

científico en la gestión financiera de una Unidad educativa.

Determinar el estado actual de la gestión financiera de la Unidad educativa

Antártica.

Diseñar una propuesta para mejorar la gestión financiera de la Unidad

educativa Antártica.

5

Propuesta De Solución A La Problemática Que Se Aborda.

La propuesta del caso es mejorar la gestión financiera en la Unidad Educativa

Antártica la cual será de gran ayuda para el problema que presentan desde que se

implementó la Ley Orgánica de Educación intercultural la cual afecto a varios planteles

educativo particulares en el país.

Se pretende elaborar una propuesta para el diseño de políticas y procedimientos

aplicables en la asignación de créditos y gestión de cartera, para lo cual se efectuará un

diagnóstico identificando las principales debilidades relacionadas con la misma, además

de estudiar las necesidades del cliente al momento de la negociación.

La alta dirección de la unidad educativa debe trabajar en el mejoramiento continuo

en sus procesos para lo cual debe comprometer a todo el personal involucrado en el

mismo con el fin de implementar estrategias de corto, mediano y largo plazo.

Una de las estrategias consiste en diseñar políticas que garanticen una correcta

asignación de cupo de crédito y plazo de pago de los clientes, además de una eficiente

gestión de la cartera a través de la aplicación de procedimientos elaborados sin perder

de vista los planes, objetivos y metas que tiene establecidas la organización.

Cada año el incremento de la cartera vencida va incrementando más al punto de que

no se pueda seguir pagando sueldo al personal que labora y suspensión de servicios

definitivamente.

Con la mejora de la gestión financiera se tiene previsto disminuir el porcentaje de

carteras vencidas y las situaciones que acarrea este problema.

Validación De La Propuesta De Solución Planteada

El objetivo principal que este proyecto de investigación es de mejorar la gestión

financiera de la Unidad Educativa Antártica la cual se validara en un tiempo equivalente

a un periodo escolar, se concentrara a la mejora de la gestión financiera el cual ayudara

6

mucho a la recaudación de valores vencidos y que son muy necesarios para el correcto

desempeño de la unidad educativa y su desarrollo.

Diseño Metodológico

En esta sección corresponde a la investigación de campo que detalla la metodología

que va a ser utilizada en la investigación. El diseño que se usara es descriptivo, se

realizara una investigación de campo, lo que quiere decir que después de analizar base

de datos, cifras, antecedentes y el entorno actual se tomara las mejores ideas y se

concretaran en una propuesta solida la que posteriormente ayude a realizar nuestro

objetivo que es la mejora de la gestión financiera de la Unidad Educativa Antártica. Y

para realizar este trabajo se lo ha dividido en distintos aspectos los cuales son:

Tipo De Investigación

La investigación a utilizar es descriptiva y tiene como propósito especificar

propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice.

Describe tendencia de un grupo o población. (Roberto Hernandez Sampieri, 2010). La

cual se va a usar en el momento de hacer la tabulación del efecto obtenidos a través de

los estados financieros y encuestas que tiene la unidad Educativa Antártica.

Método De Investigación

El modelo de investigación científica seleccionado para nuestro proyecto es el

empírico-analítico el cual se basa en la experimentación y lógica empírica que en

conjunto con la observación de fenómenos y su posterior análisis dan como resultado

una conclusión general.

Según (HERNANDEZ & BAPTISTA, 2013) dentro del modelo empírico-analítico

los métodos deductivo e inductivo son el eje principal de dicho método. La inducción se

basa en el análisis del problema desde cada parte que lo conforman para establecer una

conclusión general o interpretación de los resultados obtenidos, que es cuando entra la

7

deducción personal. Esto se adapta cuando se analizan los resultados obtenidos en la

investigación, esto es la observación de la estadística de los estados financieros de la

Unidad Educativa Antártica y la interpretación de los resultados de la encuesta.

Enfoque De La Investigación

En la actual investigación los enfoques adaptados son: cualitativos y cuantitativos.

Como primera instancia será el enfoque cualitativo por que se adaptó una medición de

los datos recopilados a través de la tabulación de los resultados en la encuesta. Y en el

enfoque cualitativo se utilizó en el instante que se realizó la entrevista, ya que no se

aplicó la medición numérica y solo se investigó la opinión de los entrevistados. La

finalidad de este enfoque es para analizar la manera en que se están majeando la gestión

de financiera de la Unidad Educativa Antártica.

Técnica Para La Recolección De Datos

En la siguiente investigación las técnicas que se aplicaron son la entrevista y la

encuesta, estas comprenden de una serie de preguntas abiertas y cerradas, para

determinar la opinión de las personas que trabajan en las áreas de la gestión financiera

de la Unidad Educativa Antártica.

Población Y Muestra

Se determinará al total de los empleados que conforman la Unidad Educativa

Antártica como población, en la ciudad de Guayaquil en la parroquia Pascuales en las

cuales son un total de 26 personas. Para los efectos de la muestra solo se van a

considerar las personas que laboran en la gestión financiera; y que de alguna manera

podrá dar un criterio valido para los efectos de la encuesta. En este caso, la muestra solo

correspondería a un total de 6 personas. Además, se incluirá una muestra que serán de

los padres de familia con la cual se pretende conocer un poco más de su situación

8

económica, debido a que ellos son de donde provienen los recursos con la cual la unidad

Educativa se sustenta.

Procedimientos Para El Tratamiento De Información

Se debe solicitar permiso a la rectora de la Unidad Educativa Antártica para el

tratamiento de la información, quien otorga la autorización para recolectar la

información a las 6 personas que laboran en la gestión financiera que podrían dar su

opinión acerca del funcionamiento y los procedimientos actuales. Para identificar el

problema de investigación y así poder elaborar una solución que ayude a recuperar los

niveles de morosidad de la Unidad Educativa.

9

CAPITULO 2

Marco Teórico Metodológico De La Investigación

Antecedentes del problema que se investiga

Antes del 2011, algunos colegios privados impedían que los alumnos entraran a

clases o se matricularan cuando no pagaban la pensión. Pero desde la aprobación de la

Ley de Educación Intercultural, en ese año, se prohibieron esas prácticas, ahora, los

colegios y escuelas comienzan a sentir la falta de recursos por que ahora los padres de

familia no pagan las pensiones.

Según (comercio, 2017) hay una cartera incobrable que es del 1%.Son los padres que

no intentan llegar a ningún acuerdo de pago con el colegio, esto con respecto a los

primeros meses del 2017 en unidades educativas privadas con respecto al año anterior

que fue inferior en esta misma fecha. Pero ante la subida de la tasa de morosidad en las

unidades educativas privadas desde el año 2015 el ex ministro de educación Augusto

Espinoza acepto que se les niegue cupo a los estudiantes impagos, antes de inscribir a

un estudiante en una unidad educativa se firma un contrato en la que el padre de familia

se compromete a pagar dichos valores por concepto de servicio educativos según el ex

ministro en una entrevista afirmo (Universo, 2015)“el contrato es una ley entre las

partes.

Cuando se suscribe el contrato el padre de familia se obliga a hacer unos pagos y el

centro educativo proveer de educación a los estudiantes “, en el 2015 el porcentaje de

estudiantes que pasaron de unidades educativas privadas a fiscales fue del 26% en la

región costa. Según el (comercio, 2017) “ante las quejas de los directores de centros

educativos privados el ministerio de educación permite que desde hace dos años estos

no renueven la matricula a los alumnos cuyos padres no cumplan con sus obligaciones.

Esto porque se identificó que se ha incrementado la morosidad tras la vigencia del

10

Reglamento a la Ley de Educación Intercultural (artículo 140), que prohíbe retener los

pases de año por falta de pago, así como impedir que ingresen al aula o rendir

exámenes”. La problemática de la morosidad a raíz de la implementación del

reglamento a la ley de Educación Intercultural se va incrementando cada vez más a esto

hay que agregarle otros factores como la crisis la falta de empleos entre otros, los

porcentajes de morosidad han ido incrementando con el pasar de los años y para esto

instituciones educativas privadas locales han tomado sus propias medias para recuperar

dicha cartera por ejemplo el rector Roberto Passailaigue de la Unidad Educativa

Ecomundo de Guayaquil en una entrevista para diario el comercio (Comercio, 2017)

dijo que una medida que se implemento fue la creación de un departamento de cobranza

que funciona como un call center, el cual les recuerda días antes del vencimiento de su

obligación acercarse a pagar la mensualidad, para Roberto Passailaigue las principales

causas o escusas de los padres del no pago de las pensiones están las calamidades

domésticas, descuido y otras deudas.

Otra medida implementada fue la creación de un departamento de mediación legal

para conciliar entre la institución educativa y los padres de familia según Roberto

Passailaigue. Otra institución que ha implementado medias es la Academia Naval

Guayaquil que al igual que el Ecomundo implemento mediación legal y se lo realiza en

el consejo de la Judicatura. Ambos rectores concuerdan que estas medidas para

garantizar el cobro de dichas pensiones no es la real solución, según el (comercio, 2017)

“mientras los padres se apoyen en la normativa y crean que no tenemos el derecho a

cobrarles, el problema va a seguir existiendo” , haciendo referencia al artículo 140 del

Reglamento a la Ley de Educación Intercultural.

11

Fundamentos Teóricos Y Metodológicos.

Tipos de unidades Educativas.

Las unidades educativas en el país, así como todo el sistema de educación en todos

sus niveles son regulados por el Ministerio de Educación y cuyo reglamento es la Ley

orgánica de Educación Intercultural (LOEI) la cual fue puesta en marcha a finales del

año 2011.

En el país la Unidades Educativas o instituciones las cuales son reconocidas por el

Ministerio de Educación son las siguientes: pública, privada, municipal y fiscomisional.

Las unidades educativas privadas son instituciones que se crean por iniciativa

privada o fondos privados y su auto sustento es a través de cobro por los servicios

educativos.

Las unidades educativas públicas en cambio son aquellas que son sustentadas y

depende al cien por ciento del estado para su funcionamiento, en este caso el estado es

aquel que gestiona todo desde la infraestructura, la planta docente, materiales

didácticos, etc. La finalidad de la educación pública es accesibilidad a toda la población

sin importar su estrato socio-económico y sin ningún costo alguno.

Las unidades educativas municipales y las Fiscomisionales son unidades educativas

que su creación va en convenio con los gobiernos autónomos descentralizados y el

estado respectivamente.

Gestión Financiera.

La gestión financiera es el pilar fundamental del presente proyecto y además porque

la gestión financiera es un concepto muy extenso hay que explicar y tener bien claro lo

que se va a investigar. Primero hay que empezar definiendo que gestionar y administrar

son términos que van de la mano. Por un lado, administrar es cogerlos recursos de una

organización u empresa con la cual se va a planificar acciones a futuro con el único fin

12

de que llegar a obtener las metas planteadas por la misma, según (Stephen P. Robbins &

Mary Coutler, 2016) “es la coordinación de las actividades de trabajo de modo que se

realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas”, este

concepto lo define más internamente a las personas ligadas a la organización.

Por otro lado, la palabra gestión hace referencia a la puesta en marcha de lo antes

planificado en la administración, lo que quiere decir que gestionar es igual que la acción

en si para llegar a las metas planteadas.

En cuanto a las finanzas parte de la cual se centra la presente investigación, es

aquella que estudia la adquisición u obtención del capital o recursos económicos es

decir recursos financieros y a su vez enseña cómo administrarlos correctamente, es

aquella que educa a los actores del sistema económico tales como familia, empresa y

estado, a tomar correctas decisiones sobre ahorro e inversión en épocas de

incertidumbre, conociendo esto se puede establecer que la gestión financiera es aquella

que nos permite actuar correctamente sobre los recursos de la empresa u organización

con la finalidad de alcanzar un objetivo previamente trazado por la administración.

Para finalizar esta gestión se lo puede llevar más a profundidad hasta los estados

financieros de una empresa, ya que en ellos está la realidad y futuro de la misma cuyo

correcto análisis puede prevenir sucesos buenos y malos. Para esto los autores

(Lawrence J. Gitman & Chad J. Zutter, 2012) definen lo siguiente “el análisis de los

estados financieros normalmente se refiere al cálculo de las razones para evaluar el

funcionamiento del pasado, presente y proyectado de la empresa, el análisis de las

razones es la forma más usual de análisis financiero. Ofrece medidas relativas al

funcionamiento de la empresa”.

13

Cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar son y se originan por un crédito otorgado por la empresa a

una persona o a más beneficiarios ya sea por concepto de bienes o servicios. La

finalidad de la cuenta por cobrar es el retorno del dinero por el crédito otorgado y este

sea administrado de la mejor manera para la organización.

egún los autores (cantu & Guajardo, 2014) las cuentas por cobrar son al igual que

cualquier activo recursos económicos propiedad de una organización los cuales generan

un beneficio en el futuro. Cabe resaltar que ingresan en este rubro los clientes,

documentos por cobrar, empleados y otras cuentas por cobrar originadas por

transacciones ajena al giro de negocio. Las cuentas por cobrar en muchos casos solo

existen de manera tacita lo que quiere decir que no existe una forma concreta de exigir

el pago de este y en muchos casos simplemente dependemos de la confianza que se

tenga entre el cliente y la empresa.

Una parte importante de las cuentas por cobrar es analizar los factores

socioeconómicos que entran en juego al momento de determinar si una persona es un

potencial candidato para ser deudor estos factores pueden ser subocupación,

inseguridad, recesión económica, ingresos de las familias etc., solo por mencionar

algunos, por eso la alza de la morosidad de pagos que hace posible las cuentas por

cobrar en las unidades educativas se debe en gran parte a las actividades económicas

que realizan los padres de familia de los alumnos.

Entonces dentro del ámbito escolar y educacional una cuenta por cobrar se origina

por una persona deudora o morosa el cual (Manes, 2013) lo define de la siguiente

manera, un padre de familia como deudor moroso de una escuela surge como resultado

del incumplimiento en el pago de los aranceles mensuales.

14

Administración de documentos y cuentas por cobrar.

El dinero es un recurso escaso y por el mismo hecho que es escaso no está al alcance

de todos es por eso que en la actualidad las empresas cual sea su giro de negocio deben

dar facilidades de pago en este caso el crédito o documentos vinculantes como un

pagare como ejemplo.

Una correcta administración de las cuentas y documentos por cobrar es averiguar la

ocupación de los padres de los alumnos esto quiere decir los ingresos que perciben mes

a mes, esto se hace debido a que las familias no perciben ingresos en fechas fijas del

mes o hay familias que tienen ingresos por trabajos autónomos o están bajo relación de

dependencia.

Según (Manes, 2013) la administración escolar debería establecer por lo menos 2

instancias de pago, la primera entre el 15 y 10 de cada mes y la segunda entre el 10 y 20

de cada mes, hay quienes piensan en una tercera instancia entre el 20 y 30 de cada mes.

Conociendo esto se puede establecer que las cuentas y documentos por cobrar son

parte del activo circulante y que estas son el origen de las ventas o créditos que la

unidad educativa realiza teniendo en cuenta lo siguiente:

Condiciones del crédito (el tiempo que se otorgara y descuento por pronto

pago.

Comprobantes de los pagos (tipo de documento que se use para la recuperación

del crédito)

Capacidad de pago (referencias bancarias).

Cuanto crédito se otorgará (dependiendo del resultado óptimo o no de las

referencias bancarias o nivel de ingresos).

Una vez concedido el crédito (seguimiento del crédito y estado de morosidad).

15

Políticas cuentas por cobrar.

En cuanto a las políticas de las cuentas por cobrar son variados los argumentos según

(Soyconta, 2017) la mala administración de las cuentas por cobrar en una empresa

puede provocar la falta de liquidez y por consiguiente que se tenga que acudir a

financiamiento externo asumiendo los costos que esto implica.

Quiere decir que si no se administra correctamente las cuentas por cobrar la unidad

educativa caerá en espiral hasta el cierre del mismo, por consiguiente, el tema de las

políticas hay que manejarlo desde el punto de vista del control. Según (Avila, 2017)

considera las políticas como criterios que posee la administración y que son la base

para el establecimiento del control, por consiguiente (Soyconta, 2017) define unos

puntos relevantes a tomar en cuenta los cuales son:

Efectuar revisión documental de las cuentas por cobrar.

Establecer políticas adecuadas al otorgamiento de crédito.

Llevar control de las cuentas incobrables ya canceladas.

Registrar y depurar las cuentas de pronto pago de los clientes.

Revisar periódicamente la antigüedad de los saldos.

Por consiguiente el autor (Avila, 2017) define a las políticas como una guía clara

hacia donde deben encaminarse todas las actividades de una misma clase, también es un

lineamiento que permite tomar decisiones con respecto a situaciones rutinarias.

Las políticas de las cuentas por cobrar en definitiva son lineamientos que cada

entidad establece y cuyo alcance es regular o normar los aspectos referentes al crédito

que se otorga; en este caso sería por el servicio educacional dado a los estudiantes de la

unidad educativa, donde la finalidad es garantizar el cobro de los créditos en las fechas

establecidas.

16

El crédito,

Según (Vargas, 2014) el crédito es una operación financiera en la que se pone a

nuestra disposición una cantidad de dinero hasta un límite especificado y durante un

periodo de tiempo determinado.

También (partners, 2013) define al crédito de la siguiente manera, “es un medio por

el cual se intercambian bienes o servicios de una persona a otra con la promesa de

pronto pago o con respaldo de documento a plazo”, lo que nos quiere dar a entender que

el crédito es aquella operación donde se obtienen bienes o servicios durante un tiempo

establecido y acordado por ambas partes. En el caso del crédito aplicado a la unidad

educativa los padres de familia adquirentes del crédito y estando en morosidad por

servicios educativos, deben o comprometerse a realizar los pagos en un tiempo

determinado acordado entre la institución y el padre de familia.

Ventajas y desventajas del crédito

Los créditos educativos son una forma de ayuda financiera que permite a un

estudiante a realizar un gasto fuerte en su educación sin importar su condición

económica. Las unidades e instituciones educativas sirven de intermediario con los

bancos para que haya más seguridad al momento de otorgar el crédito, por otro lado

según (todosmisapuntes, 2017) nos dice “no se debe de confundir la beca con un crédito

ya que la beca es un reconocimiento de que un estudiante está haciendo muy bien su

trabajo y se le premia con un descuento en los pagos del servicio estudiantil a diferencia

de un crédito el cual es un préstamo de dinero que se debe devolver en cierta cantidad

de tiempo con un cierto porcentaje de interés. Las ventajas de tener un crédito están,

disponer de dinero para pagos de la educación incluyendo libros y materiales extra

solicitados, poder pagar a cómodas cuotas y no pagarlo todo en un solo pago, entre las

desventajas tenemos, si se llegase a faltar a clases el dinero igual se tendrá que pagar

17

dicho dinero sería algo que como no reembolsable, en el caso se haberte gastado el

dinero del préstamo y no alcances a pagar una mensualidad esta subirá debido al interés

que no estaban planificados al momento del crédito.

Análisis del crédito.

Historial del solicitante: aquí se da a conocer como usted administro el dinero antes,

si estuvo al día en sus pagos o, no hubo morosidad entre otras, este historial además

incluye créditos con tarjeta, deudas pendientes.

Garantía del solicitante: se refiere a documentos u otras cosas como bienes que

sirvan de garantía y que cubran el crédito.

Capacidad de pago del solicitante: se evalúa cuanto será la capacidad de pago

máxima tomando en cuenta sus ingresos, gastos fijos y deudas ya adquiridas.

Condición actual del solicitante: hace referencia del estado actual de su trabajo o

fuente de ingreso, situación familiar, profesión u otra situación, es decir el entorno socio

económico del solicitante del crédito.

Generalidades de la morosidad y cobranza.

En esta sección el listado de todos los clientes nos va a dar a conocer quien se está

con una cartera por vencer en la unidad educativa, en la cual detallara la información

que vamos a necesitar las cuales son: Nombre del cliente, factura, fecha de vencimiento

y valor el cual se va a dar las medidas respectivas para eludir la cartera vencida.

También se detalla las cuentas por cobrar que conserva una institución y su fecha de

vencimiento que ya se ha superado. La función será dar información de los clientes que

no han liquidado la deuda, así dar a conocer el tiempo establecido que se debe acercar

efectuar el pago y el tiempo de mora.

18

La morosidad.

La morosidad se origina cuando el cliente falla en el pago puntual de una cuota,

generando así un problema de cobranza (InSight, 2015). Sin embargo, muchos

problemas en la cobranza podrían evitarse si las instituciones educativas se aseguraran

que los procesos previos al proceso de cobranza son conducidos correctamente, lo que

claramente está bajo el control de las instituciones educativas.

A continuación, se va a dar a conocer los errores que ocurren dentro de los

subprocesos antes de la cobranza.

Promoción: El producto no responde a las necesidades reales de los clientes;

falta una clara definición del cliente objetivo; el destino del crédito difiere del

destino pretendiendo con el producto, no se promociona la relación crediticia a

largo plazo sobre la base del pago oportuno de las cuotas de crédito; la falta

capacitación del asesor, etc. (InSight, 2015).

Evaluación: Fallas en la correcta aplicación de la metodología de crédito

como: El monto de crédito sobrepasa la capacidad del negocio o los clientes

presentan sobreendeudamientos; clientes tienen mala referencias o actitud

negativa hacia el pago puntual (InSight, 2015).

Aprobación: Decisiones son influenciadas por la presión de alcanzar metas; se

toman de manera subjetiva, basadas en la cobranza o experiencia del asesor de

crédito sin el debido análisis de crédito (InSight, 2015).

Desembolso: Ausencia de un análisis objetivo para el establecimiento de las

condiciones del crédito: monto a prestar o plazo, monto de la cuota, fecha más

oportuna para el pago de las cuotas de créditos; falta de motivación del cliente

para el pago oportuno debido a la carencia de educación y recordación al

cliente durante el desembolso (InSight, 2015).

19

Gestión de Cobranza.

Es el conjunto de acciones coordinadas y aplicadas adecuada y oportunamente a los

clientes para lograr la recuperación de los créditos, de manera más rápida y eficiente

posible, manteniendo en el proceso la buena disposición de los clientes para futuras

negociaciones (InSight, 2015).

En este sentido la gestión de cobranza es un proceso bastante interactivo con los

clientes, que parte del análisis de la situación del cliente, un oportuno y frecuente

contacto con el cliente, ofreciendo en el proceso de negociación alternativas de solución

oportunas para cada caso y registrando las acciones ejecutadas para realizar un

seguimiento continuo y el control del cumplimiento de los acuerdos negociados

(InSight, 2015).

Políticas de cobranza.

Las políticas de cobro de la unidad educativa son los procedimientos que esta sigue

para cobrar sus cuentas una vez vencidas.

La efectividad de las políticas de cobro de la unidad educativa se puede evaluar

parcialmente examinando el nivel de estimación de las cuentas incobrables. Una

efectiva labor de cobranza está relacionado con una efectiva política de créditos por lo

que se minimiza los gastos de cobro por cuentas difíciles o de dudosa recuperación

(escolme, 2015).

Las políticas de cobranza deben basarse en su recuperación sin afectar la

permanencia de un cliente. La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva

en su gestión de cobros.

Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una unidad educativa están

determinados por su política de cobranza. Cuando en el inicio del periodo lectivo el

20

padre de familia matricula al estudiante, y se concede un plazo para su pago

mensualmente de un valor por 10 meses.

Existen tres tipos de políticas de cobranza que son las siguientes:

Política restrictiva: Caracterizadas por la concesión de créditos en periodos

sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza

agresiva (escolme, 2015).

Políticas liberales: Como oposición a las políticas restrictivas, tienen a ser

generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan

enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y

establecimientos de periodos para el pago de las cuentas (escolme, 2015).

Clasificaciones de morosidad.

a) Deudores de un mes: Un Buen administrador escolar conoce muy bien a

cada familia y sabe cómo cumplen, pero hoy es necesario recibir

información en el tiempo real de la entidad bancaria con la que se opera.

La institución educativa debería conocer previamente quienes están en

mora de pago del primer vencimiento. Entre el primer y el segundo

vencimiento, quienes han cancelado su deuda. Luego del segundo

vencimiento identificar a quienes han incurrido en una segunda mora de

pago y enviarles inmediatamente una primera carta realizando el reclamo

pertinente. La misma debe redactarse en un tono firme, recordando el

monto adecuado y llevando a la reflexión de que la institución educativa

se sostiene gracias al pago de las mensualidades (MANES, 2014).

b) Deudores de dos meses: Después de no haber recibido respuesta de los

deudores morosos de un mes y si estos incurrieran en mora en el

vencimiento del segundo mes, se debe enviar una carta en tono muy

21

firme exigiendo la inmediata regularización de las mensualidades más los

intereses calculados, detallando la deuda y apelando a argumentos

disuasivos para lograr su cancelación (MANES, 2014).

c) Deudores de tres o más meses: Si después de tres o más meses no hay

respuesta o si se reiteran las situaciones de morosidad en el pago en el

transcurso del año, la institución educativa debe enviar una carta

documento redactada por un asesor letrado especializado en escuelas,

que intime la inmediata regularización o pena de iniciar acciones legales

para el resarcimiento de la deuda (MANES, 2014).

Identificación Y Conceptualización De Los Términos Básicos De La Investigación

Acreedor: Toda persona física o moral que tiene derecho a exigir de otra una

prestación cualquiera.

Acuerdo de pago: Acuerdo mediante el cual la institución educativa puede

otorgar un plazo de un año al deudor para que este liquide la deuda contraída.

Adquisición: Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o

propiedad de un bien o servicio o algún derecho real sobre estos.

Ampliación: Son aquellas que constituyen una inversión complementaria para

estrategias financieras empresariales.

Anticipo: Cobro por anticipado o desembolso producido antes de que un gasto

sea reconocido como efectuado.

Análisis de Riesgo: Calculo de la probabilidad de que los rendimientos reales

futuros estén por debajo de los rendimientos esperados, esta probabilidad se

mide por la desviación estándar o el coeficiente de variación de los

rendimientos esperados.

22

Caducidad: Extinción de un derecho, una facultad, una instancia o un recurso,

por haber transcurrido el tiempo dado para ejercitarlo.

Capital: Activos netos de una empresa, sociedad o figura semejante,

incluyendo la inversión original y toda las ganancias y beneficios sobre la

misma.

Descuento: Es la diferencia entre el valor actual y el nominal de un documento

por vencer. La operación de adquirir, antes del vencimiento, valores

generalmente endosables deduciendo un tanto por ciento.

Deuda: Cantidad de dinero o bienes que una persona, empresa debe a otra y

que constituyen obligaciones que se deben saldar en un plazo determinado.

Flujo de Efectivo: Estado que muestra el movimiento de ingresos y egresos y

la disponibilidad de fondos a una fecha determinada.

Interés: Redito, tasa de utilidad o ganancia del capital que generalmente se

causa o se devenga sobre la base de un tanto por ciento del capital y en relación

al tiempo que este se disponga.

Liquidez: Característica que poseen los activos para ser convertidos de forma

inmediata en dinero en efectivo.

Motivación Financiera: Se refiere a la forma en que una organización utiliza

una estructura de compensación para motivar a los trabajadores a un alto

rendimiento.

Recuperar Cartera: Consiste en ofrecer la recaudación de una cuenta o deuda

que esta vencida.

Rentabilidad: Hace referencia al beneficio, lucro, utilidad o ganancia que se

ha obtenido de un recurso o dinero invertido.

23

Riesgo: Posibilidad de ocurrencia que tiene un evento para traducirse en

pérdidas monetarias para una empresa, inversionista o una persona en

particular, debido a la incertidumbre que pudiera manifestarse en los mercados

financieros y la influencia de factores externos.

Operacionalización De Las Variables

TABLA 1

Operacionalidad de las variables

Variable independiente Variable dependiente

Propuesta de creación de un departamento

de crédito y cobranza

Disminución de la cartera vencida

de la Unidad Educativa Antártica.

24

Categorización De Las Variables Operacionalizadas

TABLA 2

Categorización de las variables operacionalizadas

VARIABLES DEFINICIÓN

CONCEPTUAL

DIMENSIÓN INDICADOR TÉCNICAS INSTRUMENTOS

Independiente:

Propuesta de creación

de un departamento

de crédito y cobranza

Esquematización de

nuevos procesos,

políticas de control,

asignación de

responsabilidades e

indicadores de

gestión.

Aplicación de

controles y procesos.

Mejora de procesos

Asignación de

responsabilidades

Niveles de riesgo de

crédito:

Alto: mayor al 15%

Medio: entre 5% y

5%

Bajo: inferior a 5%

Observación de

reportes estadístico

Encuesta y entrevistas

Fichas de reportes

de estadísticas

Cuestionarios de

preguntas abiertas y

cerradas

Dependiente:

Disminución de la

cartera vencida de la

Unidad Educativa

Antártica.

A través de los

controles aplicados,

se espera bajar el

nivel de morosidad de

los padres de familia.

Mientras menor sea

la morosidad mayor

liquidez tendrá la

unidad educativa.

Nivel de morosidad

Índice de liquidez

Índice de rentabilidad

Alto: mayor al 15%

Medio: entre 5% y

5%

Bajo: inferior a 5%

Alto: mayor al 1.5%

Medio: entre 1% y

1.5%

Bajo: inferior a 1%

Alto: mayor al 20%

Medio: entre 10% y

20%

Bajo: inferior a 10%

Encuestas y

entrevistas

Observación de

estados financieros

Cuestionario de

preguntas abiertas y

cerradas

Estados de pérdida

y ganancias y

balance estado de

situación.

25

CAPÍTULO 3

Diagnóstico De La Situación Actual

Situación actual de la Unidad Educativa Antártica

La Unidad Educativa Antártica inicio sus actividades en el año 1980 como Jardín de

Infantes “Mi Casita” surgió de la falta de establecimientos educativos en la parroquia

pascuales, luego en el año 1985 amplio su estructura así creando la Escuela Particular

Antártica donde solo ofrecía sus servicios de educación hasta el 7año.

En el año 1998 amplio más el local así se creó el Colegio donde se ofrece sus

servicios de educación hasta el 3er bachillerato. Donde se obtuvo buenos ingresos hasta

el 2011 cuando se aprobó la Ley Orgánica de Educación Intercultural donde se

prohibieron la suspensión del servicio de educación a los estudiantes por falta de pagos,

ahora se comienza a sentir la falta de recursos por que ahora los padres de familia no

pagan las pensiones, donde el porcentaje de mora en ese año era del 8% ahora en el

2017 el porcentaje aumento a un 50%, y va en aumento.

Este efecto de morosidad afecta al pago de las obligaciones y sueldo del personal de

la Unidad Educativa.

Procedimientos actuales de la Unidad Educativa Antártica.

procedimiento de matriculación

Los ingresos de la Unidad Educativa Antártica varían de acuerdo al número de

matrículas que se generen al año.

Para realizar una matrícula hay que tener en cuenta algunos detalles los cuales son:

En la región costa el proceso de matriculación comienza desde el mes de abril

Ver que el estudiante tenga todos los documentos correspondientes para

matricularse

26

Si proviene de otra Unidad Educativa el estudiante tiene que tener todos los

papeles a la mano en tal caso que no los tenga se da por anulada la matricula.

Si Contiene algún tipo de sanción o algún fichaje en la carpeta del estudiante

también se da por negada la matricula.

Si la persona no está al día en los pagos de las pensiones se da por anulada

hasta que, todo este cancelado.

Análisis actual de clientes

La Unidad Educativa Antártica consta de una gran cantidad de clientes que varían

desde que ingresan al estudiante desde inicial hasta culminar su carrera estudiantil, la

mayoría se acogen a la institución por el nivel de enseñanza cultura e intelectual,

también observan algunos factores tales como la seguridad el trato y la higiene de la

institución educativa.

A continuación, se presenta diferentes tipos de clientes que hay en la Unidad

Educativa:

Cliente Frecuente: Este cliente se caracteriza más por los años de servicios

que ha adquirido de la Institución.

Clientes Indiferentes: Este tipo de cliente tienen una actitud neutra hacia el

servicio que se le ofrece.

Clientes Ocasionales: Son clientes que solo Adquieren el servicio por un

tiempo determinado sus causas son: No alcanzaron cupo en otra institución

fiscal o privada, Cambio de residencia y no disponen del dinero suficiente para

pagar.

Análisis de la cartera de la Unidad Educativa Antártica

Con los datos recolectados del departamento administrativo en la institución hemos

sacado análisis de cuenta por cobrar que se han incrementado estos últimos 5 años.

27

A continuación, detallaremos en el siguiente cuadro.

TABLA 3:

Análisis de los últimos 5 años

Año Cuenta por Cobrar Cartera Vencida % Vencido

2011 $ 5.758,89 $ 460,71 8%

2012 $ 7.985,40 $ 1.197.81 15%

2013 $ 9.582,48 $ 2.395,65 22%

2014 $ 11.498,98 $ 3.449,69 30%

2015 $ 12.073,93 $ 4.829,57 40%

2016 $13.281,32 $ 7304,77 55%

Promedio $ 10.030,17 $ 3.688,08

NOTA 1: En lo que corresponde al año 2011 observamos que tenemos un 8% de cartera

vencida, en el año 2012 constamos de un 15% de cartera vencida, en el año 2013 hay un

22% de cartera vencida, en el año 2014 el porcentaje sigue en aumento en cual es del

30%, en el año 2015 Aumento el porcentaje de la cartera vencida en 40% siendo mayor

a las demás, y en el año 2016 el porcentaje fue aún más elevado el cual es del 55% de la

cartera vencida

Interpretación de los resultados, diagnostico.

Resultados de la encuesta.

La encuesta se la realizo a todo el departamento encargado de la Administración de

la Unidad Educativa Antártica los cuales son el rector, vicerrector, y colecturía la cual

comprende un total de 6 personas. Las interrogantes planteadas en la siguiente encuesta

tienen como objetivo conocer la realidad del departamento de administración y su

gestión al momento de realizar los cobros, así como es su gestión al momento de cobrar

a los deudores, si existen políticas de cobranzas o proceso que se deben tomar al

momento de cobrar a un padre de familia deudor. Si existen tipos de sanciones o ayuda

al mismo para que salga de la situación en la que se encuentra con la Unidad Educativa.

28

Encuesta

1. ¿La Unidad Educativa realiza un estudio previo a los padres de familia sobre

su situación financiera?

TABLA 4

Estudio para evaluación de la situación financiera padres de familia

Respuesta Frecuencia Porcentaje

si 0 0%

no 4 100%

Total 4 100%

Nota 2: Tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa.

Figura 1 Estudio para evaluación de la situación financiera padres de familia

A través de esta pregunta se puede dar a conocer las falencias del departamento

administrativo y se confirma que no se realiza un estudio previo que permita dar una

visión más detallada y a futuro del padre de familia y si sería un candidato para entrar

en morosidad. Y al mismo tiempo saber si es posible en un futuro al otorgarle un

crédito, como este respondería ante dicha responsabilidad adquirida.se recomienda

implementar o mejorar si es que ya existen políticas sobre el estado financiero de los

padres de familia ya que la Unidad Educativa subsiste gracias a las pensiones y otros

valores ligados al servicio educativo.

si0%

no 100%

29

2. ¿Los padres de familia al estar atrasados en sus pagos tratan de buscar una

solución a su problema con la unidad Educativa?

TABLA 5

Estimación del compromiso de los padres ante las deudas contraídas


si 1 25%

no 3 75%

Total 4 100%

Nota 3: Tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa.

FIGURA 2 Estimación del compromiso de los padres ante las deudas contraídas.

Esta pregunta se la plantea para conocer cuanta predisposición tienen los padres de

familia ante una deuda con la Unidad Educativa. Según la administración de la Unidad

Educativa Antártica 1 de cada 4 padres de familia que se encuentran en mora acuden a

la administración a realizar un plan de pagos o prorrateo de la deuda contraída por

diversos motivos, a su vez a que nos ayuda a saber quién son aptos en un futuro para un

crédito estudiantil, o algún incentivo por estar al día en sus valores a cancelar. Y al

mismo tiempo tomar medidas oportunas con las personas deudoras.

25%

75%

si no

30

3. ¿Existen problemas al realizar los cobros de las pensiones atrasadas?

TABLA 6

Problema al momento exigir el cobro.


si 6 100%

no 0 0%

Total 6 100%

Nota 4: tabulación de encuestas orientadas al personal de la empresa

FIGURA 3 Problema al momento exigir el cobro

Todos los encuestados afirman tener problemas al momento de realizar el cobro de

pensiones lo que quiere decir que no existe políticas de crédito y cobranzas, ya que

están a la voluntad que el padre de familia se acerque a cancelar, dado que no se le hace

un seguimiento continuo de esta deuda, por la cantidad de padres que familia que están

en este mismo estado de morosidad y además incluirle que la mayoría o casi nadie está

capacitado en cobranzas.

si100%

no0%

31

4. ¿Existen procedimientos o políticas que ayuden a la cobranza?

TABLA 7

Existencia de procedimientos o políticas de cobranza


si 0 0%

no 6 100%

Total 6 100%


FIGURA 4: Existencia de procedimientos o políticas de cobranza

Esta pregunta fue clave dentro del departamento administrativo de la unidad

educativa Antártica, ya que con ella nos damos cuenta que realmente no se cuenta con

políticas o procesos para la recuperación de dichos valores adeudados por los padres de

familia, lo que es muy importante ya que si existiera dichos procesos el padre de familia

deudor podría conocer de antemano la fecha del vencimiento así mismo se le notificaría

si está en mora y si la mora persiste con cuantos días o meses está en mora.

si0%

no100%

32

5. ¿la Unidad Educativa que acciones a tomado para la gestión de la cobranza?

TABLA 8:

Acciones para la gestión de cobranza.


notificación por llamada 0 0%

notificación por visitas 0 0%

notificación escrita 6 100%

ninguna 0 0%

Total 6 100%


FIGURA 5: Acciones para la gestión de cobranza.

Dentro del departamento administrativo los encuestados respondieron que la única

medida que se toman es el envío de citaciones al padre de familia atreves del alumno y

acotaron que es importante que ellos estén capacitados y que exista un manual, política

que detalle el paso a paso del cobro de valores adeudados, además confirmaron que si

estarían dispuestos a llamar a los deudores para darle seguimiento a la deuda, esto abre

la predisposición por parte del área administrativa de implementar un departamento

netamente de cobranzas. Donde la función principal es la recuperación de la deuda.

notificacion por llamada

0%

notificacion por visitas

0%

notificacion escrita 100%

ninguna 0%

33

6. ¿se toma algún tipo de sanción en contra del padre de familia deudor?

TABLA 9:

Sanción padre de familia deudor


si 0 0%

no 6 100%

Total 6 100%


FIGURA 6: Sanción padre de familia deudor

No sé a podido tomar ningún tipo de sanción a las personas deudoras por el motivo

que están estipulados en el Reglamento de la Ley Orgánica de Educación Intercultural;

LOEI, la cual en su Art. 140 prohíbe la cohesión hacia el estudiante en servicios

educativos, así como la calidad del mismo e incluso prohíbe sanciones por valores

adeudados con la Unidad educativa. Es por esto que muchos padres de familia se

amparan sobre esta ley para no ponerse al día en sus valores adeudados, los cuales

afectan a la unidad Educativa la cual de pende de estos para poder mejorar sus servicios

y demás.

si0%

no100%

34

7. ¿qué calificación le daría a la gestión de cobranza de la Unidad Educativa?

Tabla 10:

Calificación a la gestión de cobranzas.


Excelente 0 0

Buena 1 17%

Mala 5 83%

Total 6 100%


FIGURA 7: Calificación a la gestión de cobranzas.

En esta interrogante la mayoría de los encuestados respondió que es mala debido a

que hay mucho morosos y se puede evidenciar por la falta de arreglos que necesita

hacerse en la Unidad Educativa tanto en infraestructura como docencia o servicios

complementarios. El 83% respondió que es mala la gestión los cuales comprenden la

administración de la unidad educativa.

0%

17%

83%

Excelente

Buena

Mala

35

8. ¿alguna vez ha sido capacitado en cobranzas o recuperación de cartera

vencida?

Tabla 11:

Capacitación en cobranzas o recuperación en cartera vencida


si 0 0%

no 6 100%

Total 6 100%


FIGURA 8: Capacitación en cobranzas o recuperación en cartera vencida.

Este tipo de interrogante pretende conocer si alguien de los que trabajan en la

administración ha tenido una correcta preparación para la gestión de cobranzas. En el

grupo de encuestados nadie ha tenido capacitación previa en cobranzas por lo que las

políticas o pasos para un correcto cobro muy necesarias, y al mismo tiempo de cursos

que ayuden al personal saber desenvolverse y de cómo negociar donde debe primar la

persuasión y cordialidad. La preparación del personal es primordial para ser

competitivos y traerá beneficios para la Unidad Educativa.

si0%

no100%

36

9. ¿usted se cree realmente apto para realizar la gestión de cobranza?

Tabla 12:

Aptitud frente a la gestión de cobranza.


si 0 0

no 6 100

Total 6 100


FIGURA 9: Aptitud frente a la gestión de cobranza.

La presente interrogante nos nuestra que tan preparado se siente el personal

administrativo en la gestión de cobro, nos podemos dar cuenta que el 100% de los

encuestados no se siente tan capacitado en realizar la gestión de cobranza, por lo que se

sugiere o se recomienda que la Unidad Educativa antes de implementar la gestión de

cobranzas capacite todo su personal y establezca políticas y un manual de

procedimientos los cuales servirán de guía para los empleados sepan que acciones

tomar.

si0%

no100%

37

10. ¿cree que la implementación de un departamento de cobranzas sea la

solución para la creciente morosidad de los padres de familia?

Tabla 13:

Aptitud frente a la gestión de cobranza.


si 6 100%

no 0 0

Total 6 100%


FIGURA 10: Aceptación sobre el departamento de cobranzas.

Con esta interrogante se da a conocer la aceptación de nuestra propuesta de la

creación de un departamento netamente de cobranzas que se encargue de darle

seguimiento a los deudores de la Unidad Educativa, el cual además vendrá de la mano

con política y procedimiento y acciones a tomar en caso de los deudores sin afectar los

servicios educativos de los estudiantes.

si

no

38

Resultado de la entrevista.

1. ¿cuál es la situación actual de la cartera vencida de la Unidad Educativa

Antártica?

Las autoridades de la Unidad educativa mencionaron que desde el 2011 por la

implementación de la LOEI con su art. 140, la cual los cohesiona en tomar medidas en

contra de los deudores, la cartera vencida ha aumentado progresivamente cada año hasta

un 50% en el presente año. La situación en un futuro es incierta si esta situación sigue

así, terminaron acotando que varias unidades educativas que tenían pocos años de

creadas por el sector ya cerraron sus puertas.

2. ¿Qué factores a parte de los ya antes mencionados han incidido el incremento

de la cartera vencida?

Los entrevistados afirman que existen factores como la falta de empleo, poco ingreso

económico en el núcleo familiar, informalidad en los trabajos de los padres de familia,

problemas familiares (rupturas o divorcios) e inclusive existen padres de familia que le

dan poca importancia a la educación de su representado, así como a sus deudas con la

Unidad Educativa.

3. ¿Cómo se ha visto afectado la Unidad Educativa por la falta que liquidez que

representa toda la cartera vencida?

Según los directivos aseguran que esto se evidencia en los balances mensuales de la

unidad educativa donde es alto los valores por cobrar e inclusive se ve reflejado en el

atraso de los pagos a profesores y demás personas que laboran en la Unidad Educativa,

ni que hablar de pro mejoras en ámbito de servicios educativos o de infraestructura, esto

da hincapié a que las políticas de cobranzas deben mejorar lo antes posible.

4. ¿cuáles son los problemas más recurrentes cuando se gestiona la cobranza?

39

Los entrevistados aseguran que lo más problemático es cuando el padre de familia se

le ha llamado muchas veces para llegar a un acuerdo económico, pero este es indiferente

al mismo, y hay que estar a la voluntad del mismo, aunque no son todos, pero existen

varios, y precisamente estos son los que deben más meses de pensiones que otros. Esto

nos permite apreciar que dentro de las políticas debe de existir una estratificación de

deudores o morosos y establecer un plan acorde a su situación.

5. ¿existe algún tipo de convenio de pago para los deudores?

Los entrevistados respondieron que si existe la posibilidad de realizar tipo de

convenio siempre y cuando el padre de familia tenga la predisposición de cancelar de la

deuda, pero muchas veces no se acercan a administración para tratar de resolver el

problema y solo esperan a que llegue a cancelar los valores, esto evidencia que la que

sería factible que la Unidad Educativa proponga mecanismos que faciliten el cobro, un

centro de mediación o documentos que comprometan al padre de familia a cancelar la

deuda.

6. ¿de implementarse el departamento de cobranzas estaría usted capacitado

para realizar esa tarea?

Los entrevistados respondieron que no se sentirían capacitados debido a que nunca

han tomado cursos o charlas o seminarios de cómo tratar de recuperar la deuda o la

cartera vencida, es necesario que antes de todo el personal que vaya a estar laborando en

el departamento de cobranzas esté capacitado ante todo escenario y sea medido su labor

tanto eficiencia como eficacia.

7. ¿considera que la Unidad Educativa cuenta con herramientas para realizar la

gestión de cobranza?

Los entrevistados respondieron que no tienen las herramientas necesarias debido a

que no cuentan con personal que dé seguimiento a la deuda además de información

40

veraz sobre los padres de familia así como documentos vinculantes que ayuden al cobro

de la deuda. Además de no contar con políticas muy necesarias para las acciones de

gestión de cobranzas.

8. ¿Qué acciones serian afirmativas en el aspecto de la gestión de cobranzas?

Los entrevistados afirman que sería importante que al momento de ejecutar el cobro

este presente la máxima autoridad de la Unidad educativa con el propósito de dar más

formalidad al proceso y seria como más seriedad al para el padre de familia y así este

comprometa a cancelar la deuda.

Resultado de la encuesta

La encuesta se realizó en la Unidad Educativa Antártica a los padres de familia con

el motivo de conocer cuáles son las razones por las cuales ellos no pueden cancelar a

tiempo las pensiones de sus hijos.

MUESTRA ESTADISTICA

N= 548

p= 0.5

q= 0.5

z=0.95

e= 0.05

𝒏 =𝒛𝟐∗ 𝒑∗𝒒∗𝑵

𝒆𝟐(𝑵−𝟏)+ 𝒛𝟐∗𝒑∗ 𝒒

𝒏 =𝟎.𝟗𝟓𝟐∗ 𝟎.𝟓∗𝟎.𝟓∗𝟓𝟒𝟖

𝟎.𝟎𝟓𝟐(𝟓𝟒𝟖−𝟏)+ 𝟎.𝟗𝟓𝟐∗𝟎.𝟓∗ 𝟎.𝟓

𝒏 =𝟏𝟐𝟑.𝟔𝟒

𝟏.𝟓𝟗 𝒏 = 𝟕𝟖

Según la fórmula de la muestra dio como resultado entrevistar a 78 padres de familia

de las cuales se van a tomar en cuenta para la estimación de los resultados.

41

Encuesta

1) ¿Cuántos niños tiene matriculados en la Unidad Educativa?

TABLA 14

HIJOS DE LOS PADRES DE FAMILIA


1 44 56%

2 23 29%

3 7 9%

4 4 5%

5 0 0%

Total 78 100%

Nota 11: Tabulación de encuestas a la cantidad de hijos de los padres de familia

FIGURA 11: Cantidad de hijos de padres de familia

Como podemos observar la mayoría de los padres de familia solo tienen un hijo

matriculado en la Unidad Educativa.

56%

29%

9% 5% 0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

1 2 3 4 5

42

2) ¿Califique su situación económica del 1 al 5 donde 1 es muy bueno y 5 es

muy mala?

TABLA 15

SITUACIÓN ECONÓMICA DE LOS PADRES DE FAMILIA


1 0 0%

2 7 9%

3 19 24%

4 39 50%

5 13 17%

Total 78 100%

Nota 12: Tabulación de encuestas de la situación económica de los padres de familia

FIGURA 12: Situación económica de los padres de familia

Como podemos observar la mayor parte de los padres de familias, su situación

económica es mala, por ese motivo puede ser la causa de la impuntualidad en los pagos.

0%9%

24%

50%

17%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

1 2 3 4 5

43

3) ¿Cuál es la razón por la cual no cancela las mensualidades a tiempo?

TABLA 16

CANTIDAD DE HIJOS DE PADRES DE FAMILIA


¿No se acuerda de pagar? 10 13%

¿No dispone de tiempo para acercarse a

pagar?

7 9%

¿Se gasta el dinero en otras cosas? 8 10%

¿No le pagan a tiempo sueldo o salario? 58 74%

¿Sufrió una calamidad domestica? 5 6%

Total 78 100%

Nota 13: Tabulación de encuestas a la cantidad de hijos de los padres de familia

FIGURA 13: Cantidad de hijos de padres de familia

Como podemos observar la razón por la cual los padres de familia no pagan a tiempo

las pensiones son porque no les pagan a tiempo el sueldo o salario.

Conclusiones finales dentro de la investigación de campo

Las personas entrevistas respondieron de la siguiente manera:

13% 9% 10%

74%

6%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

¿No se acuerdade pagar?

¿No dispone detiempo paraacercarse a

pagar?

¿Se gasta eldinero en otras

cosas?

¿No le pagan atiempo sueldo

o salario?

¿Sufrió unacalamidad

domestica?

44

La unidad Educativa tiene un problema creciente de morosidad la cual se agrava más

aun por la falta de políticas de cobranzas o de acciones en contra de los morosos, y a su

vez coarta las acciones de la unidad Educativa en contra d ellos padres de familia por la

LOEI art. 140.

Por otro lado, las personas que laboran en la administración no tienen preparación en

gestión de cobranza, pero tienen la predisposición de prepararse si el caso lo requiera y

así contribuir con la institución y ayudar a recuperar las deudas que en este presente año

alcanza el 50% y donde casi a todos los padres de familia deben al menos una pensión.

Los valores adeudados son muy necesarios para el desarrollo de la institución y ofrecer

servicios educativos de calidad, así como servicios complementarios educativos,

adquisición de nuevo mobiliario, materiales didácticos etc.

Finalmente, bajo lo antes mencionado se debe mejorar con anticipación la gestión de

la administración de la unidad educativa en cuanto a cobros e implementar un

departamento de cobranzas donde se le dé seguimiento a los morosos, y cobrar las

dudas que estos tienen siempre y cuando estén dentro del marco de la ley y los alcances

que esta otorgue, al mismo tiempo dando una buena imagen y siguiendo protocolos de

moralidad.

Para un mayor entendimiento de la problemática que afecta la unidad educativa se

procedió a encuestar a los padres de familia debido a que ellos son de donde provienen

la mayor parte de los recursos.

Esta encuesta está basada en 3 preguntas claves para entender su situación actual.

Dentro de la primera pregunta se define cuantos hijos tiene actualmente en la unidad

educativa y nos damos cuenta que el 56% que es la mayoría solo tiene un hijo mientras

que el 29% tiene 2 hijos.

45

se puede establecer que la tendencia es entre 1 y 2 hijos, el restante 9% y 5% tiene

entre 3 y 4 hijos respectivamente, la segunda pregunta da a conocer que la situación

económica de los padres de familia es mala con el 50% y regular con el 19% , permite

darnos cuenta que su situación para afrontar cualquier clase de obligación es mala y más

aún si este padre de familia tiene dos o más hijos, por lo tanto esta pregunta da la

respectiva dirección para tomar correctivos en la propuesta a plantear.

Finalmente, en la última pregunta la cual da las razones por las cuales no se ponen al

dia en sus pagos, se puede observar que la gran mayoría que trabaja bajo relación de

dependencia no reciben oportunamente sus sueldos en sus trabajos por ende esto es una

cadena que afecta a todos sus eslabones dentro de los cuales afecta a la unidad educativa

en la recaudación de sus valores necesarios para su funcionamiento. También nos

podemos dar cuenta que la segunda razón es por olvido o dejadez al momento de

efectuar sus obligaciones, la medida correctiva será de gran ayuda en la propuesta de

solución.

46

CAPÍTULO 4

Propuesta De Solución Al Problema

La propuesta del caso es crear un departamento de crédito y cobranza en la Unidad

Educativa Antártica la cual será de gran ayuda para el problema que presentan en estos

últimos 5 años desde que se implementó la Ley Orgánica de Educación intercultural la

cual afecto a varios planteles educativo particulares en el país.

Se pretende elaborar una propuesta para el diseño de políticas y procedimientos

aplicables en la asignación de créditos y gestión de cartera, para lo cual se efectuará un

diagnostico identificando las principales debilidades relacionadas con la misma, además

de estudiar las necesidades del cliente al momento de la negociación.

La alta dirección de la empresa debe trabajar en el mejoramiento continuo en sus

procesos para lo cual debe comprometer a todo el personal involucrado en el mismo con

el fin de implementar estrategias de corto, mediano y largo plazo.

Una de las estrategias consiste en diseñar unas políticas que garanticen una correcta

asignación de cupo de crédito y plazo de pago de los clientes, además de una eficiente

gestión de la cartera a través de la aplicación de unos procedimientos elaborados sin

perder de vista los planes, objetivos y metas que tiene establecidas la organización.

Cada año el incremento de cartera vencida va incrementando más al punto de que no

se pueda seguir pagando sueldo al personal que labora y suspensión de servicios

definitivamente.

Con la creación de este departamento de crédito y cobranza se tiene previsto

disminuir el porcentaje de carteras vencidas y las situaciones que el Departamento de

crédito y cobranza debe tener por escrito e informar.

47

Aplicación Y Características De La Propuesta

Recursos Financieros

Análisis financiero

El análisis financiero tiene como propósito evaluar el potencial económico de la

creación del departamento de crédito y cobranzas en la unidad educativa, además

analizar los diferentes escenarios económicos del proyecto y su rentabilidad.

Inversión inicial

La inversión inicial efectuada antes de la puesta en marcha del proyecto puede

agruparse en tres tipos: inversión fija, inversión diferida y capital de trabajo.

Tabla 17:

Inversión fija y diferida

Nota 14: El capital de trabajo que se va a necesitar es de 10.000,00$ y una inversión de

$ 10.504,66

Presupuesto De Gastos Administrativos

Están compuestos por los egresos ocasionados por sueldos, y servicios básicos entre

los principales.

Tabla 18: Gastos administrativos

Descripción US$ %

Sueldos $ 22.251,36 93.83 %

Servicios Básicos $ 1464.00 6.17 %

Total $ 23.715,36 100 %

Nota 15: El mayor gasto que se va a tener es por sueldos, teniendo un 93,83% del total.

Inversión US $ Porcentaje

Inversión Fija 7.752.21 73.80%

Inversión Diferida 2.752,45 26.20%

Total de inversión 10.504,66 100%

48

Tabla 19:

Sueldo y beneficios de personal para el departamento de cobranza

Nota 16: Como estamos observando en este cuadro los sueldos mensuales con

los beneficios correspondientes del personal que se va a requerir para integrarla a la

institución.

Tabla 20:

Detalle De Servicios Básicos.

DETALLE TOTAL

MENSUAL

TOTAL ANUAL

AGUA $ 9,00 $ 108,00

LUZ $ 16,00 $ 192,00

TELEFONO

CONVENCIONAL

$ 15,00 $ 180,00

CELULAR $ 60,00 $ 720,00

INTERNET $ 22,00 $ 264,00

TOTAL $ 122,00 $ 1.464,00

Nota 17: En este cuadro se refleja los detalles de los servicios básicos que se van

a utilizar en el departamento de cobranza que se reflejan los valores mensuales.

INGRESO

S

IESS

11.25%TOTAL

SUELDO 13º 14º VAC. F/R

JEFE DE

CREDITO Y

COBRANZA

$ 800.00 $ 75.60 $ 724.40 $ 66.67 $ 29.50 $33.33 $ 66.67 $196.17 $ 97.20 $ 97.20 $ 1.093.37

OFICIAL DE

COBRANZA$ 550.00 $ 51.98 $ 498.03 $ 45.83 $ 29.50 $ 22.92 $ 45.83 $ 144.08 $ 66.53 $ 66.83 $ 760.91

COSTO

INDV.NOMBRE

IESS

9.45%

VALOR

MENSUAL

BENEFICIOS SOCIALESTOTAL

49

Gasto Operativos

Tabla 21:

Detalle de muebles y equipo de oficina de dicho departamento de cobranza.

Nota 18: Como nos refleja en este cuadro obtenemos los implementos de lo que se va a

usar en el departamento de cobranza. Estos son todos los elementos o materiales que se

utilizan para este departamento.

Tabla 22:

Detalles de suministro de oficina

Nota 19: Esto es el presupuesto de los suministros que se necesitan en el departamento

de cobranzas estas son las cantidades, precios y tiempo en que se vaya a utilizar estos

suministros tanto mensual como anual.

RESMA DE PAPEL

BONDUNIDAD 4 5 20 MENSUAL 20 240

AGENDAS UNIDAD 3 4,5 13,5 ANUAL 1,13 13,5

TINTA PARA

IMPRESORASJUEGO 3 25 75 TRIMESTRAL 25 300

SOBRES CON

LOGOTIPOSDOCENA 4 2,5 10 MENSUAL 10 120

ESFEROS,GRAPAS,

CLIPSJUEGO 4 4 16 TRIMESTRAL 5,33 64

PAPEL TRIQUELADO

DOBLEUNIDAD 3 15 45 TRIMESTRAL 15 180

TOTAL 21 56 179,5 76,46 917,5

DETALLEUNID.

MEDIDACANT. PRECIO TOTAL

FRECUENCI

A

TOTAL

MENSUAL

TOTAL

ANUAL

EQUIPO DE

COMPUTACION 2 650 1.300,00 3 años 33% 54,161 649,94

ESCRITORIOS

ERGONOMICOS2 160 320 10 años 10% 13,332 159,98

SILLAS

ERGONOMICAS2 60 120 10 años 10% 5 59,99

ARCHIVADORES 2 70 140 10 años 10% 5,833 69,99

TELEFONO -

EXTENCION FIJA2 30 60 10 años 10% 2,5 30

SOFTWARE

CONTABLE1 900 900 3 años 33% 74,993 899,91

TOTAL 11 1.870,00 2.840,00 1,07 155,82 1.869,81

DEP.

MENSUAL

DEP.

ANUAL

DETALLES DE

MUEBLES Y

EQUIPO DE

OFICINA

Nº PRECIO TOTALVIDA

UTIL

% DE

DEP.

50

Presupuestos de ingresos

Tabla 23:

Presupuesto de ingresos

Nota 20: Se estimará un mejor rendimiento de ingresos en el año, con la recuperación de

la cartera vencida se podrá obtener cada mes un mejor rendimiento en los cobros de las

pensiones que se paga cada mes.

Presupuesto de implementación del departamento de cobranza

Tabla 24:

Presupuesto de implementación del departamento de cobranza

DETALLE

VALOR

MENSUAL VALOR ANUAL

SUELDO DEL

PERSONAL (DPTO.

COBRANZA $ 1.854,28 $ 22.251,30

EQUIPO DE COMPUTO $ 1.300,00

EQUIPO DE OFICINA $ 200,00

MUEBES DE OFICINA $ 440,00

SUMINISTRO DE

OFICINA $ 76,46 $ 917,50

SERVICIOS BASICOS $ 122,00 $ 1.464,00

CAPACITACION AL

PERSONAL $ 600,00

ADECUACION DE

INSTALACIONES DEL

DPT $ 175,00

TOTAL $ 2.052,73 $ 27.347,80

Nota 21: A continuación, se presenta una proyección del presupuesto mensual y anual

estimado para el desarrollo de las actividades del departamento de cobranza.

Indicadores de gestión de proceso de cobranzas

Recuperación de cartera de crédito

= Total recuperado

Total cartera

% recuperación

de la cartera de crédito

Venta al

contado

(9.20%)

Inicial 36$ 10 75 $ 27.000,00 $ 24.516,00 $ 2.484,00

Primaria 36$ 10 255 $ 91.800,00 $ 83.354,40 $ 8.445,60

Secundaria 38$ 10 170 $ 64.600,00 $ 58.656,80 $ 5.943,20

500 $ 183.400,00 $ 166.527,20 $ 16.872.80TOTAL

Nivel EscolarValor Por

Estudiante

Meses

De Pago

Total De

Estudiantes

Total De

Ingreso

Venta a

crédito (90.80

% )

51

= $ 59.949,79

74.937,24

= 80%

Morosidad de la Cartera

= Total de cartera vencida

Total de cartera

= Total de cartera vencida

Total de cartera

=20%

Interpretación: Del total de créditos otorgados se ha recuperado el 80% mientras

que el 20% se encuentra en mora.

Recursos Humanos

Son trascendentales para la existencia de cualquier grupo social, son un factor

primordial en la marcha de una empresa, institución u organización, de ellos depende el

manejo y funcionamiento de los demás recursos.

En la institución con el personal ya obtenido es escaso para poder mover a un

personal para cuyo departamento de cobranza, así que se dio a requerir en contratar e

incorporar personal a la institución para el departamento de cobranza.

Las personas que tendrán acceso al sistema son:

Usuarios finales, como jefe de cobranza, asistente de cobranza, secretaria y

recaudador, este último con los permisos necesarios para el manejo del sistema

en los dispositivos móvil.

% recuperación


% recuperación


% Morosidad de

la Cartera

% Morosidad

de la Cartera

% Morosidad

de la Cartera

52

Administrar con intelecto y capacidad para el correcto manejo de la base de datos

y manejo de la aplicación en la parte base.

Programador con conocimientos de las herramientas del programa.

Departamento de crédito y cobranza

El personal del departamento de cobranza tiene que reportar a la gerencia de

finanzas y de ahí le reportan al departamento de contabilidad.

Son los responsables de mantener a nuestros clientes o deudores diversos

donde exista un plazo corto o mediano para un rápido funcionamiento de la

institución, reportando a tiempo la contabilidad de esto para pasarlo al

departamento contable para que se encarguen de emitir nota de dicha cobranza.

Reducir el índice de cartera vencida, generando la pronta recuperación del

capital.

Optimizar y aumentar la capacidad de atención a nuevos clientes.

Mantener una correcta información crediticia, permitirá evaluar de forma

óptima el perfil del cliente, con la finalidad de reducir riesgos futuros de

comportamiento crediticio del deudor.

Adecuar instalaciones y proveer de equipo, material y suministro necesario,

incrementara la satisfacción del personal y el buen desarrollo de actividades.

Personal que ejecuta el proceso de crédito y cobranza

En la unidad educativa Antártica los créditos serán controlados y manejados en su

totalidad por un jefe de crédito el cual estará a cargo del departamento, adicionalmente

en el proceso intervienen contabilidad, colecturía y Rectorado, cuyas funciones serán las

siguientes:

53

Jefe de cobranza

Recibir y verificar todos los documentos de respaldo de un crédito como son:

rol de pagos, cédulas de identidad, papeletas de votación, firmas de pagarés y

autorizaciones.

Registrar el trámite en el sistema de crédito y comprobar la veracidad de la

información entregada por el socio en su solicitud.

Registrar el trámite en el sistema de crédito y emitir la correspondiente tabla de

amortización.

Generar en el sistema contable, 3 copias de los documentos contables: Diario

Prestaciones, Comprobante de Egreso Prestaciones además del cheque

respectivo y firmar en “Elaborado por”.

Entregar al Contador la documentación contable generada, para su revisión y

firmas.

Infraestructura

Aquí nos vamos a referir al ambiente físico necesario para la elaboración del sistema,

ya que es uno de los factores fundamentales para el desarrollo del mismo, para poner en

producción la aplicación como son:

Sala de computación acondicionada con todas las comodidades del caso (espacio

suficiente, aire acondicionado, muebles, etc.)

Incorporar una red de cableado estructurado para mejorar la estética

organizacional y estar en contacto con las otras máquinas.

Capacitación de los usuarios

Cursos, capacitaciones y talleres constantes para la utilización de la herramienta

por futuras variantes.

54

al mismo tiempo, se pondrá a disposición de los programadores, especialistas,

personal con conocimientos en la materia o a público en general que desea saber

todo sobre la aplicación un manual técnico, con detalle de cada uno de los

paquetes que contienen, la estructura funcional, la lógica del negocio, la base y

cada uno de sus procesos.

Creación de políticas de crédito y cobranza

Procedimientos de crédito

La unidad educativa objeto de la investigación tiene un manual de procedimientos

donde detallan cada una de las actividades que se van a realizar para el correcto y

eficiente desarrollo de las operaciones de crédito, así como el personal encargado de

ejecutarlas.

FIGURA 14: Procedimiento de crédito

Situación inicial de operación de cobranzas

La política de cobranza establece lineamientos a observarse con el fin de asegurar la

adecuada gestión de recuperación de cartera disminuyendo así el riesgo de

incobrabilidad.

55

Políticas de cobranzas:

Un día después de haberse cumplido la fecha de pago de la pensión y/o

matricula y esta no fue cancelada, comienza la gestión de cobranza.

Siempre se debe actualizar la base de datos de la persona deudora con el fin de

cesar la gestión de cobranza y evitar gastar recursos innecesariamente.

Los mecanismos de acercamiento con el deudor son a través de notificación

escrita, electrónica (e-mail o mensaje de texto), telefónica.

El pago de la deuda se lo hará por los canales previamente establecidos por la

Unidad Educativa.

Para los padres cuya deuda sobrepasa los 120 días se le aplicara un pagare para

el fiel cumplimento de la deuda.

Política de crédito.

Análisis del crédito

Es la herramienta fundamental para la toma de decisiones al momento de otorgar el

crédito. Parte de la información que se le solicita al cliente, y de la verificación de la

misma.

Contempla además el análisis financiero, el cual sirve para conocer a fondo la

estructura financiera de la compañía que solicita el otorgamiento del crédito, para

determinar cuánto dinero, a que plazo y en qué condiciones compromete los recursos a

financiar. Como herramientas para evaluar la calidad crediticia, es importante tener en

cuenta:

Los estados financieros básicos de la empresa.

Reportes crediticios sobre el historial de pagos en otras empresas.

Información de entidades financieras.

Historial de pagos con la empresa.

56

Responsabilidades del departamento

El Encargado de Cobranza debe informar el Procedimiento custodia / enrutado

/ liquidación de cobranza.

El Encargado de Cobranza debe informar Cómo y cuándo recibe Crédito y

cobranzas documentación válida para cobro.

El Encargado de Cobranza debe informar Cómo y cuándo se enrutan

documentos a revisión / cobro / aclaración.

El Encargado de Cobranza debe informar el Procedimiento para hacer la

liquidación de cobranza (documentos, valores, etc.).

Actividades de control

Formatos que se actualmente se utilizan

Lista de llamadas telefónicas

Formato de entrega de mercancías

Consecutivo de facturas por cobrar

Consecutivo de facturas cobradas

Reporte mensual al director que informa los clientes en mora

El encargado de Cobranza, debe informar la Circularización de saldos (enviar a

deudores estados de cuenta y pedirle que confirmen aceptación o hagan

aclaraciones)

El encargado de Cobranza, debe informar cada cuándo debe conciliarse reporte

de cuentas por cobrar vs. Contabilidad.

El encargado de Cobranza, debe informar Responsable y gestión de

diferencias. ¿Cómo se va a realizar esa investigación?

57

Funciones y miembros que lo integran.

La estructura organizacional de la Unidad Educativa Antártica es la siguiente:

Por lo que podemos observar es que no existe un departamento asignado para la

gestión de crédito y cobranzas, por lo que estas funciones son realizadas por la

administración y en especial la colecturía la cual es mayor falencia encontrada, visto

esto se procede a la creación del departamento ya antes mencionado:

FIGURA 15: Estructura del organigrama funcional.

FIGURA 16: Organigrama departamento de crédito y cobranzas.

58

Funciones del departamento:

Jefe del departamento de crédito y cobranzas:

1. Definir y establecer políticas de acuerdo a las necesidades de la Unidad

Educativa.

2. Diseñar el cronograma de cobranzas el cual será usado por el gestor de

cobranzas.

3. Actualizar la base de datos de los deudores y definirlos por niveles según el

avance de los pagos que realicen.

4. Revisar y evaluar los procedimientos del departamento.

5. Evaluar periódicamente al personal con el fin de ver su gestión.

Gestor de cobranzas:

1. Apegarse a las políticas y procedimientos en la gestión de cobranzas.

2. Actualizar diariamente su base de datos de deudores.

3. Gestionar y dar seguimiento de los deudores a través de los canales de

comunicación antes mencionados (escrita, electrónica, telefónica).

4. Comunicación abierta con el jefe del departamento por cualquier anomalía

sobre las cobranzas.

5. Si existe una persona en mora comunicar al jefe del departamento para el

bloqueo de un futuro crédito.

59

CONCLUSIONES

Luego de haber hecho la investigación se ha llegado a dar las siguientes

conclusiones:

Que la cartera vencida desde una perspectiva teórica es un problema que se da, por la

falta de control en las políticas de crédito, la cual no da la seguridad de que se cumplan

los pagos a tiempo en el periodo establecido en la Unidad Educativa Antártica. Según

autores como Alejandra López Salazar dice que es otro problema muy común en las

organizaciones, entendida como parte de las obligaciones que no han sido pagadas a la

fecha de su vencimiento, los datos demuestran que la mayoría de Unidades Educativas

tienen el problema de cartera vencida, siendo en su mayoría las Instituciones privadas.

El Problema de la cartera vencida surge primordialmente cuando una Institución

Educativa ofrece aceptar a cualquier alumno sin el análisis adecuado de si capacidad de

endeudamiento y también por la falta de control y vigilancia de la cartera.

En la Unidad Educativa Antártica se ha detectado un índice de crecimiento de

morosidad hasta un 50% en los últimos 5 años, en donde la cartera lleva más de 90 días

vencida; situación por la cual se ha realizado porque no hay un buen procedimiento para

el área de cobranza y también la falta de capacitación del personal para diseñar

estrategias que logren recuperar el valor vencido.

Por esta razón es necesario realizar una propuesta de procedimientos de crédito y

cobranza que logre reducir la cartera vencida en la Institución Educativa, Con una

estrategia que garantice el cobro de las pensiones a tiempo así poder evitar retraso en los

pagos de sueldos y otras obligaciones que mantiene la Institución Educativa.

60

RECOMENDACIONES

Para darle solución a los problemas presentes que se deben planear para mantener y

mejorar los resultados de la propuesta, hay que realizar las siguientes recomendaciones:

Dentro de la Unidad Educativa hay que implementar la propuesta de procedimientos

de créditos y cobranza, para tener un mejor flujo de efectivo así evitando un atraso en el

pago de las mensualidades.

Los trabajadores que estén en el área de crédito y cobranzas deberán tener

capacitaciones para diseñar estrategias, con el fin de recuperar la cartera vencida y de tal

manera que se pueda conservar la información confiable.

Y como último punto se recomienda a la Unidad Educativa Antártica que pida alguna

garantía a los padres de familia, pero mayormente a los que tienen un historial pésimo

en los pagos, con la finalidad de que se tenga un recurso que ayude a presionar a los

padres de familia a que cumplan con el pago de las mensualidades y las atrasadas.

61

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63


Facultad de Ciencias Administrativas

Carrera de Ingeniería Comercial.

Apéndice

Apéndice A. Formato de encuesta realizada a la Unidad Educativa

Antártica.

Objetivo. - identificar errores y malos procedimientos que se presenta en la

gestión de cobranza.

1. ¿La Unidad Educativa realiza un estudio previo a los padres de familia sobre su

situación financiera?

Si ( )

No ( )

2. ¿Los padres de familia al estar atrasados en sus pagos tratan de buscar una

solución a su problema con la unidad Educativa?

Si ( )

No ( )

3. ¿existen problemas al realizar los cobros de las pensiones atrasadas?

Si ( )

No ( )

4. ¿existen procedimientos o políticas que ayuden a la cobranza?

Si ( )

No ( )

5. ¿la Unidad Educativa que acciones a tomado para la gestión de la cobranza?

64

Notificación por llamada ( )

Notificación por visitas ( )

Notificación escrita ( )

Ninguna ( )

6. ¿se toma algún tipo de sanción en contra del padre de familia deudor?

Si ( )

No ( )

7. ¿qué calificación le daría a la gestión de cobranza de la Unidad Educativa?

Excelente ( )

Buena ( )

Mala ( )

8. ¿alguna vez ha sido capacitado en cobranzas o recuperación de cartera vencida?

Si ( )

No ( )

9. ¿usted se cree realmente apto para realizar la gestión de cobranza?

Si ( )

No ( )

10. ¿cree que la implementación de un departamento de cobranzas sea la solución

para la creciente morosidad de los padres de familia?

Si ( )

No ( )

65



Carrera de Ingeniería Comercial.

Apéndice B. Formato de entrevista realizada a la Unidad Educativa

Antártica

1. ¿cuál es la situación actual de la cartera vencida de la Unidad Educativa

Antártica?

2. ¿Qué factores a parte de los ya antes mencionados han incidido el incremento

de la cartera vencida?

3. ¿Cómo se ha visto afectado la Unidad Educativa por la falta que liquidez que

representa toda la cartera vencida?

4. ¿cuáles son los problemas más recurrentes cuando se gestiona la cobranza?

5. ¿existe algún tipo de convenio de pago para los deudores?

6. ¿de implementarse el departamento de cobranzas estaría usted capacitado para

realizar esa tarea?

7. ¿considera que la Unidad Educativa cuenta con herramientas para realizar la

gestión de cobranza?

8. ¿Qué acciones serian afirmativas en el aspecto de la gestión de cobranzas?

66



Carrera de Ingeniería Comercial

Formato de encuesta realizada a padres de familia de la Unidad Educativa

Antártica

1) ¿Cuántos niños tiene matriculados en la Unidad Educativa?

1 ( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5 ( )

2) ¿Califique su situación económica del 1 al 5 donde 1 es muy bueno y 5 es

muy mala?

1 ( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5 ( )

3) ¿Cual es la razón por la cual no cancela las mensualidades a tiempo?

¿No se acuerda de pagar? ( )

¿No dispone de tiempo para acercarse a pagar? ( )

¿Se gasta el dinero en otras cosas? ( )

¿No le pagan a tiempo sueldo o salario? ( )

¿Sufrió una calamidad domestica? ( )

Otra…… ( )

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