Universidad de Costa Rica - UCIVelma Alejandra Cabalceta Pacheco SUSTENTANTE iii DEDICATORIA Este...

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

PLAN DE PROYECTO PARA EL DESARROLLO DE RESIDENCIALES CON ENERGÍA SOLAR TÉRMICA PARA PRODUCCIÓN DE AGUA CALIENTE.

VELMA ALEJANDRA CABALCETA PACHECO

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION

DE PROYECTOS

San José, Costa Rica

Mayo, 2012

ii

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como

Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos

__________________________ Álvaro Mata Leitón

PROFESOR TUTOR

_________________________ Juan Carlos Navarro

LECTOR No.1

__________________________ Mario López

LECTOR No.2

________________________ Velma Alejandra Cabalceta Pacheco

SUSTENTANTE

iii

DEDICATORIA

Este trabajo se lo dedico a mis padres Luis Fernando y Alejandra, mi hermana

Sofía y mis abuelas Velma y Adina, a mi novio César y mis dos mejores amigas

Mary y Lola, que son las personas que me dan su apoyo y me inspiran a ser mejor

cada día. A mi tío Robert, hombre, hijo, padre y hermano con metas, éxitos,

inteligencia, simpatía y amor, un ejemplo a seguir, que Dios lo tenga en su Gloria.

iv

AGRADECIMIENTOS

A mi familia, por su amor incondicional, mi novio y mis amigas por su apoyo y

confianza en todo momento. Mis compañeros de la MAP89, especialmente Ginet y

Cristian por ser tan buenos compañeros y amigos. A mi tutor Alvaro Mata por su

comprensión, enseñanza y apoyo en este proceso de aprendizaje.

v

INDICE HOJA DE APROBACION ii DEDICATORIA iii AGRADECIMIENTO iv INDICE v INDICE ILUSTRACIONES vii INDICE CUADROS viii RESUMEN EJECUTIVO ix 1 INTRODUCCION ....................................................................................................... 11

1.1 Antecedentes ......................................................................................................... 11

1.2 Oportunidad .......................................................................................................... 11

1.3 Justificación .......................................................................................................... 12

1.4 Objetivo general ................................................................................................... 13

1.5 Objetivos específicos. ........................................................................................... 13

2 MARCO TEORICO .................................................................................................... 15 2.1 Marco referencial .................................................................................................. 15

2.1.1 Energía renovable ............................................................................................. 15

2.1.2 Sistema de energía solar térmica. ..................................................................... 16

2.1.3 Componentes del sistema ................................................................................. 19

2.1.4 Teoría de Administración de Proyectos............................................................ 20

2.1.4.1 Proyecto ............................................................................................................ 20

2.1.4.2 Administración de Proyectos ............................................................................ 21

2.1.4.3 Ciclo de vida de un proyecto ........................................................................... 21

2.1.4.4 Procesos en la Administración de Proyectos ................................................ 22

2.1.4.5 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ....................... 24

3 MARCO METODOLOGICO ..................................................................................... 28 3.1 Fuentes de información ........................................................................................ 28

3.1.1 Fuentes Primaria .................................................................................................. 28

3.1.2 Fuentes Secundaria .............................................................................................. 28

3.2 Tipo de investigación............................................................................................ 30

3.2.1 Investigación Documental ................................................................................... 30

3.2.2 Investigación de Campo ...................................................................................... 30

3.2.3 Investigación Mixta ............................................................................................. 31

3.3 Métodos de Investigación ..................................................................................... 31

3.4 Herramientas. ........................................................................................................ 32

3.5 Supuestos y Restricciones. ................................................................................... 33

3.6 Entregables. .......................................................................................................... 34

4. DESARROLLO .............................................................................................................. 36 4.1 Plan del alcance .......................................................................................................... 36

4.1.1 Generalidades del proyecto ................................................................................. 36

4.1.1.1 Requerimientos ....................................................................................... 37

4.1.1.2 Beneficios Esperados ............................................................................... 37

4.1.1.3 Estrategia ................................................................................................. 37

4.1.1.4 Objetivo del proyecto .............................................................................. 37

4.1.1.5 Alcance del Proyecto ............................................................................... 38

4.1.1.6 Entregas ................................................................................................... 38

vi

4.1.1.7 Medidas .................................................................................................... 39

4.1.1.8 Exclusiones .............................................................................................. 39

4.1.1.9 Restricciones ............................................................................................ 40

4.1.1.10 Supuestos ............................................................................................... 40

4.1.1.11 Factores críticos de éxito ........................................................................ 40

4.1.2 Estructura detallada de trabajo ............................................................................ 41

4.1.2.1 Estructura detallada de trabajo ................................................................. 41

4.1.2.2 Diccionario de la estructura detallada de trabajo...................................... 41

4.2 Plan de gestión de tiempo ........................................................................................... 49

4.2.1 Definir las actividades ......................................................................................... 50

4.2.2 Secuenciar las actividades ................................................................................... 50

4.2.3 Estimar los recursos de las actividades................................................................ 51

4.2.4 Duración de las actividades ................................................................................. 51

4.2.5 Desarrollo del cronograma .................................................................................. 51

Ruta crítica ............................................................................................................ 53

4.3 Plan de gestión de costos ............................................................................................ 54

4.3.1 Estimar los costos ................................................................................................ 54

4.3.2 Determinar el presupuesto ................................................................................... 56

4.3.3 Controlar los costos (Valor ganado) .................................................................... 57

4.4 Organización del proyecto .......................................................................................... 58

4.4.1 Matriz de identificación de involucrados ............................................................ 58

4.4.2 Organigrama del proyecto ................................................................................... 60

4.4.2.1 Roles y responsabilidades ................................................................................. 60

4.5 Plan de gestión de comunicación................................................................................ 62

4.5.1 Identificar a los interesados ................................................................................. 62

4.5.2 Planificar las comunicaciones ............................................................................. 63

4.5.3 Distribución de la información ............................................................................ 63

4.6 Plan de gestión de riesgos ........................................................................................... 66

4.6.1 Identificación de los riesgos ................................................................................ 67

4.6.2 Análisis cualitativo de los riesgos ....................................................................... 67

4.6.3 Planificar la respuesta a los riesgos ..................................................................... 69

Cálculo de la reserva de contingencia .................................................................. 70

4.6.4 Monitorear y controlar los riesgos ....................................................................... 71

Análisis de riesgos identificados .......................................................................... 74

5 CONCLUSIONES ...................................................................................................... 77 6 RECOMENDACIONES ............................................................................................. 79 7 BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................... 81 8 ANEXOS...................................................................................................................... 82

vii

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Sistema solar térmico pasivo. [2] .......................................................................... 18

Figura 2. Cronograma del proyecto ...................................................................................... 52

Figura 3. Diagrama de Gantt ................................................................................................ 53

Figura 4. Ruta Crítica ........................................................................................................... 54

Figura 5. Estimación de costos ............................................................................................. 55

Figura 6. Flujo de caja del proyecto ..................................................................................... 56

Figura 7. Organigrama funcional del proyecto. .................................................................... 60

Figura 8. Matriz de roles y responsabilidades del proyecto. ................................................ 62

Figura 9. Matriz de comunicaciones..................................................................................... 64

Figura 10. EAP del proyecto. ............................................................................................... 65

viii

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro #1. Cuadro de procesos de Rita Mulcahy [4] ......................................................... 23

Cuadro #2. Fuentes de Información que se utilizarán ......................................................... 29

Cuadro #3. Herramientas que se utilizarán ......................................................................... 32

Cuadro #4. Supuestos y Restricciones .................................................................................. 34

Cuadro #5. Entregables ........................................................................................................ 35

Cuadro #6. Identificación de riesgos ................................................................................... 67

Cuadro #7. Descripción de escala de riesgos ...................................................................... 68

Cuadro #8. Valor de ocurrencia de impacto en costo, cronograma y alcance .................... 68

Cuadro #9. Matriz de Probabilidad e Impacto .................................................................... 69

Cuadro #10. Planificación de riesgos .................................................................................. 70

Cuadro #11. Cuadro de cálculo de reserva de contingencia. .............................................. 71

Cuadro #12. Cuadro de monitoreo y control de riesgos ...................................................... 73

Cuadro #13.Planificación de amenazas en el proyecto ....................................................... 74

Cuadro #14.Planificación de oportunidades en el proyecto ................................................ 75

ix

RESUMEN EJECUTIVO

Costa Rica posee un recurso natural con bastante potencial, ya sea de viento, hídrico o solar; sin embargo, algunas de estas fuentes no se han explotado para poder obtener energía renovable. El recurso solar en el país tiene muy buenas cifras de irradiación de acuerdo con estudios que se han hecho y las aplicaciones de sistemas solares son muy variadas, en este proyecto se desea implementar una de ellas, la producción de agua caliente potable para residencias. El objetivo del proyecto es desarrollar una propuesta para residenciales conformado por el sistema solar térmico para la producción de agua potable, las ventajas que posee este sistema son importantes ya que está compuesto por equipos que no tienen mayor complejidad, la instalación es sencilla y el funcionamiento también, no obstante, sí hay que tener comunicación con la parte constructiva de la residencia en este caso, para que se pueda acoplar a las características, por ejemplo, del techo que es donde se va a instalar, que se ensamble perfectamente con el sistema mecánico de tubería, que tenga un buen ángulo respecto a los rayos del sol, entre otros. Por esto, se recomienda hacer una planificación detallada sobre el proyecto, es aquí donde entra la importancia de realizar la debida administración del proyecto, donde se gestionen las áreas del conocimiento para obtener como resultados los planes que corresponden a cada una de ellas y poder llevar mayor control sobre la ejecución del proyecto, en este caso se desarrollaron como parte de los objetivos del proyecto las siguientes áreas: alcance (declaración del alcance, EDT y diccionario de la EDT), costo (presupuesto), tiempo (cronograma), comunicación (plantillas) y riesgos. De esta manera se obtuvieron como resultado diferentes plantillas que son herramientas para lograr una correcta administración del proyecto. La buena planificación de todas las áreas tiene como resultado la facilidad en el proceso de ejecución y control del proyecto, definir requerimientos, objetivos, entregables, tiempo y costo de cada uno, identificar los interesados, los riesgos y oportunidades que se puedan presentar en el ciclo de vida del proyecto, darle seguimiento por medio de técnicas y/o plantillas a los diferentes planes de gestión, tiene como resultado una administración exitosa. Para poder desarrollar este proyecto, se utilizaron documentos, libros e información por juicio de expertos y lecciones aprendidas, todos los planes tienen fundamentos de fuentes primarias y secundarias, con la investigación mixta, tanto documental como de campo, se logró un balance de la información. El proyecto se divide en cuatro fases, contempla desde la medición de irradiancia en la zona donde se desarrollará, hasta el cumplimiento de los requisitos y la aprobación del cliente. En este proyecto se llevaron a cabo actividades de diseño, adquisición del equipo, instalación y pruebas al sistema para verificar el correcto funcionamiento. Es importante tener en consideración que durante el proyecto pueden presentarse riesgos que afecten de manera positiva o negativa, ya sea en

x

costo, tiempo o alcance, por lo que es primordial realizar una planificación de los mismos para poder utilizar y desarrollar estrategias que logren eliminar la amenaza o explotar la oportunidad y de esta manera obtener beneficios para el proyecto. Este proyecto lleva consigo el objetivo de poder brindar una propuesta a las empresas constructivas para desarrollar residenciales que marquen la diferencia en el mercado (especialmente por la competencia actual), y poder brindar un servicio no sólo al cliente, sino también al medio ambiente. Como conclusiones y recomendaciones principales que se obtuvieron del desarrollo del proyecto, se enfoca en la comunicación que haya entre los involucrados y el canal efectivo que se utilizará para comunicar, cumpliendo con las herramientas que se proponen para cada uno de ellos, pues este proyecto tiene riesgos importantes que están directamente vinculados con el patrocinador. Además como recomendación, sobresale la importancia de desarrollar todas las áreas de conocimiento en el proyecto, especialmente la de adquisiciones, por la disponibilidad del equipo, por lo que se recomienda hacer un estudio de mercado a nivel nacional e internacional, únicamente en el continente americano, para poder tener una visión clara y amplia de posibles proveedores, porque de igual manera, ciertos riesgos significativos están relacionados con los proveedores.

11

1 INTRODUCCION

1.1 Antecedentes

El sector del que surge la idea del proyecto es el sector energético, con el fin de

buscar una oportunidad de ahorro que se pueda implementar en las residencias

sin necesidad de conectarse a la red pública, por el momento existen trabas

legales que no permiten lograr un sistema conectado a la red.

La fuente solar térmica se puede utilizar para muchos fines, podría ser para

generar calor o electricidad, en este caso se desarrollará un sistema para calentar

agua potable y utilizarla para bañarse, es un sistema sencillo aislado de la red, es

muy útil y funcional si se desea generar energía propia, además de ser

económicamente viable.

Con el potencial de radiación solar que hay en algunas zonas del país, este tipo de

tecnología es ideal para su implementación, sin embargo se recomienda que se

haga el estudio adecuado para determinar si en el sitio donde se quiere

desarrollar, existe la fuente necesaria para que sea un proyecto viable.

Este proyecto es un ejemplo claro que se muestra a la sociedad en tema de

fuentes renovables, proporcionando además de un ahorro energético y hasta una

inversión que luego se convertirá en ingresos, una ayuda a generar energía de

manera amigable con el ambiente, lo que logra disminuir el uso de derivados del

petróleo que llegan a producir gases de efecto invernadero, por lo que es un

proyecto vinculado con el desarrollo sostenible.

1.2 Oportunidad

Primeramente se plantea que el proyecto se origina de una problemática, que es

la situación actual del medio ambiente, el cambio climático producto del uso de

derivados del petróleo, no obstante se visualiza la propuesta del proyecto como

una oportunidad de mejora a estos problemas que se están presentando en el

12

mundo. Una de las ventajas del uso de fuentes renovables es que estas no

provienen del petróleo, por lo cual no son contaminantes cuando se genera calor o

energía eléctrica, además que es un recurso infinito, en este caso el sol, por lo que

dependiendo de la ubicación en la que se desea desarrollar el sistema así se

diseña respecto al recurso disponible en dicha zona.

Con esta propuesta se espera brindar una oportunidad de ahorro energético en las

residencias, de viabilidad económica y con tecnología amigable con el ambiente,

para poder ir construyendo el modelo de desarrollo sostenible que se desea y

poder gozar de muchos recursos en este momento sin afectar a las futuras

generaciones. Costa Rica tiene la meta de ser carbono neutral en el 2021, por lo

que la implementación de estos proyectos son una oportunidad a cumplir el

objetivo, se espera que esta propuesta sea modelo a muchos proyectos iguales o

similares con tecnología verde.

1.3 Justificación

En la actualidad, el factor ambiental es un aspecto clave del desarrollo sostenible,

por lo que las personas, empresas y países se han dado la tarea de disminuir la

huella de carbono por medio de tecnología que sea amigable con el ambiente, lo

que lo hace un tema importante en el sector industrial y residencial especialmente

a la hora del consumo energético.

La finalidad del proyecto es obtener un plan de propuesta que describa el equipo

necesario para implementar un sistema solar fotovoltaico para calentar agua

potable, especificando todo lo relacionado con su alcance, los entregables, el

tiempo, costo y riesgos que tiene el poder desarrollar este tipo de tecnología en

una residencia.

De esta manera con esta planificación, se espera que en el proceso de ejecución

del proyecto, los documentos que se obtendrán de esta propuesta sean la base

para poder desarrollarlo de manera clara y ordenada, siguiendo una serie de

13

aspectos que se plantean con la utilización de herramientas para poder cumplir

con el tiempo y costo acordado y los requisitos que se han determinado en el

alcance.

Con esto se espera que las empresas incluyan en sus proyectos residenciales una

oportunidad de ahorro de energía a sus arrendatarios o compradores por medio de

una fuente renovable, logrando así un beneficio al medio ambiente y marcando la

diferencia en la sociedad por el desarrollo de viviendas con este tipo de equipos.

1.4 Objetivo general

El objetivo general del proyecto es: Desarrollar una Propuesta de Plan de Proyecto

para el diseño y la implementación de un sistema solar térmico para la producción

de agua caliente potable en residenciales en proceso de planificación o

construcción.

1.5 Objetivos específicos.

Los objetivos específicos de este proyecto son:

1. Elaborar el alcance del proyecto, la EDT y su respectivo diccionario, para

identificar una visión clara de los entregables, fases y actividades y poder

de esta manera realizar el proyecto con mejor control y organización para

cumplir con los objetivos.

2. Elaborar un cronograma donde se detalle el tiempo y costo que tendrá cada

actividad y así mismo las actividades predecesoras y sucesoras, para

cumplir con el presupuesto y tiempo planeado.

3. Desarrollar una matriz de roles y responsabilidades que permitan describir y

delimitar el papel que posee cada interesado del proyecto, para realizar las

actividades de cada fase.

4. Realizar un plan de comunicación para mantener un canal efectivo entre los

involucrados sobre el desarrollo del proyecto.

14

5. Identificar y analizar los riesgos que pueden presentarse en el proyecto,

para desarrollar un plan de respuesta ante los mismos y calcular la reserva

de contingencia.

15

2 MARCO TEORICO

2.1 Marco referencial

En la actualidad la energía eléctrica es indispensable, su uso diario ha hecho que

las poblaciones desarrollen en aspectos económicos y sociales, proporcionando

mejores oportunidades y calidad de vida.

Existen muchas maneras de generar energía, actualmente la quema de

combustibles fósiles es una de estas formas para su producción, esta quema

genera gases tóxicos que son las principales causas del calentamiento global y el

cambio climático.

Estos dos problemas ambientales que se han incrementado en los últimos años,

son de gran preocupación a nivel mundial, por lo tanto, se estima un aumento en

la temperatura que puede destruir y hasta eliminar especies tanto de flora como de

fauna, además de provocar desgaste del suelo y cambios meteorológicos que

pueden terminar en catástrofes. Es esto que surge el concepto de desarrollo

sostenible, donde haya un balance entre la sociedad, el medio ambiente y la

economía, de tal manera, que en la actualidad se siga gozando de los recursos,

pero sin comprometer los mismos para las futuras generaciones.

Debido a esta problemática han surgido iniciativas para contribuir al desarrollo

sustentable, una de ellas es la generación de energía por medio de fuentes

renovables.

2.1.1 Energía renovable

Concepto de energía renovable: son aquellas fuentes de energía que se

encuentran en la naturaleza de cantidad ilimitada. (Moreno, 2011)

Algunos tipos de fuentes renovables:

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Hidráulica: proveniente del agua.

Solar: proveniente del sol.

Eólica: proveniente del viento.

Biomasa: proveniente del crecimiento de las plantas o microorganismos.

Geotérmica: proveniente del calor de lo más profundo de la tierra.

Océanos: proveniente de olas, mareas, corrientes marinas, etc.

Estas pueden utilizarse para la producción de calor y para la de electricidad,

dependiendo de la fuente y propósito.

La energía solar es obtenida por medio de la captación de luz y calor emitidos por

el Sol, utilizando la radiación solar para la generación de calor o electricidad.

Todos los tipos de fuentes mencionadas anteriormente, exceptuando la

geotérmica y océanos, son derivadas del Sol.

Entre los principales usos que se le da a este tipo de fuente solar están:

Iluminación natural.

Solar fotovoltaica.

Solar térmica.

En este trabajo se aprovechará el calentamiento de fluidos por medio del sistema

solar térmico.

2.1.2 Sistema de energía solar térmica.

Como se mencionó anteriormente la energía solar térmica es aquella que

aprovecha la radiación del Sol para producir calor.

17

Actualmente existen muchas maneras de implementar un sistema solar térmico

para diferentes usos, por ejemplo:

Calentamiento de un fluido.

Cocinas solares.

Destilación de agua.

Calefacción o enfriamiento de edificios.

Hornos solares.

Hay que recordar que todo este tipo de generación de calor se puede realizar sin

contaminar el medio ambiente, por medio de los estudios de radiación solar en

una zona específica, se determina la viabilidad del proyecto y dependiendo del

resultado se diseña para optimizar las ganancias tanto en energía como inversión-

ganancia.

Además, es importante tomar en cuenta ciertos aspectos a la hora de diseñar, de

elegir el mejor sistema para implementar en el proyecto, para esto se recomienda

tener en consideración al menos lo siguiente:

Condiciones climáticas del lugar.

Necesidad del cliente.

Espacio de montaje del equipo.

Globalización del proyecto.

Para este caso se desarrollará el proyecto con sistema de calentamiento de

fluidos, el funcionamiento de esta tecnología básicamente es la siguiente: “los

colectores solares calientan tubos llenos de anticongelante cuyo líquido transfiere

el calor a un tanque de almacenamiento que precaliente el agua que va a un

sistema de agua caliente doméstico”. (Moreno, 2011)

18

El sistema que se desarrollará será solar térmico pasivo, lo que significa que no

necesita de ningún mecanismo para mover el fluido, como bombas, controladores,

sensores, entre otros. La siguiente figura 1 muestra básicamente un sistema solar

térmico pasivo.

Figura 1. Sistema solar térmico pasivo. [2]

Existen varias ventajas por las que se decidió desarrollar el proyecto con este

sistema pasivo, entre las que están:

Son completamente autosuficientes.

No necesita ninguna conexión eléctrica, por lo tanto, no consumen energía

eléctrica.

Este tipo de instalaciones tienen una larga vida útil, 25 años y son

totalmente automáticos, por lo que el usuario no tiene que preocuparse de

nada.

Es un sistema fácil de montar, sencillo de instalar.

El agua caliente va directamente al tanque (no va por una tubería externa,

que se enfría o que bloquea su corriente).

No requiere bomba, sino que funciona por gravedad, simplificando la

instalación y disminuyendo los costos de inversión.

Su mantenimiento es significativamente más sencillo.

Ideal para lugares cálidos.

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Se puede instalar en el techo de la edificación.

No necesita sistema de control.

Ideal para viviendas.

2.1.3 Componentes del sistema

El sistema de circulación natural o sistema pasivo posee los siguientes

componentes:

Captador solar: para el sistema se decidió utilizar un captador de placa plana, se

eligió este por diferentes motivos, algunos de ellos:

El colector puede integrarse perfectamente a cualquier edificio.

El área de apertura de los colectores solares es siempre superior en

tamaño a los colectores de tubos de vacío, de manera que le permite

obtener mayor eficiencia.

Los tubos de vacío tienen un coste significativamente mayor.

Mayor resistencia a golpes o condiciones del clima.

Acumulador: acumulador de doble envolvente, en posición horizontal, con

capacidad de 150 litros.

Estructura de montaje: material hecho de metal, con pintura anticorrosiva.

Accesorios: codos, tapones, entre otros.

Aditivo: para evitar el congelamiento (aunque es poco probable) y la corrosión.

20

2.1.4 Teoría de Administración de Proyectos

El proyecto que se desarrollará está basado de acuerdo con la cuarta edición del

PMBOK 2008, no obstante, todos los conceptos que se van a describir a

continuación, son tomados de dicho libro.

2.1.4.1 Proyecto

Concepto: un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un

producto, servicio o resultado único. (PMI)

Se dice que es temporal ya que posee un inicio y un fin, “El final se alcanza

cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto

porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no

existe la necesidad que dio origen al proyecto” (PMI)

Según el PMBOK 2008, un proyecto puede generar:

Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento

final en sí mismo,

La capacidad de realizar un servicio (por ejemplo, una función comercial

que brinda apoyo a la producción o distribución).

Un resultado tal como un producto o un documento (por ejemplo, un

proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden

emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso

beneficiará a la sociedad).

Los objetivos de los proyectos pueden variar dependiendo de la naturaleza del

mismo y de las necesidades de los involucrados, además los factores de tiempo y

recurso, ya sea económico, humano o adquisiciones, son distintos ya sea por

complejidad o tamaño del proyecto a desarrollar.

21

2.1.4.2 Administración de Proyectos

Concepto: es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas

a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. (PMI)

Administrar un proyecto no sólo es poner en práctica la teoría y las herramientas

aprendidas que son útiles para poder obtener mejores resultados o criterios, sino

también es saber trabajar y desenvolverse en equipo, comunicarse de la mejor

manera desde el inicio al momento de definir el alcance y realizar la matriz de

roles y responsabilidades, además se deben de aplicar las habilidades de

liderazgo para lograr desempeñar el trabajo en un ambiente favorable.

2.1.4.3 Ciclo de vida de un proyecto

Según el PMBOK 2008 el ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del

mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y

número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización

u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y

su área de aplicación.

El ciclo de vida de un proyecto está influenciado además por varios elementos,

cómo factores ambientales de la empresa, activos de los procesos, su cultura y

estructura, fases y entregables, los interesados y su influencia en el mismo; como

se mencionó en la definición de proyecto, cada proyecto es único, por lo que el

ciclo de vida variará dependiendo de los aspectos anteriormente citados; sin

embargo, se dice que todos los proyectos en general deben de tener al menos la

siguiente estructura para su desarrollo:

1. Inicio

2. Planeación

3. Ejecución

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4. Cierre

La estructura que generalmente tienen los proyectos en su mayoría según el

PMBOK 2008 es la siguiente:

Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del proyecto,

alcanzan su punto máximo según se desarrolla el trabajo y caen

rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre.

La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre

son mayores al inicio del proyecto. Estos factores disminuyen durante la

vida del proyecto.

La capacidad de influir en las características finales del producto del

proyecto, sin afectar significativamente el costo, es más alta al inicio del

proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su

conclusión.

2.1.4.4 Procesos en la Administración de Proyectos

La administración de proyectos se divide en cinco grandes procesos que estos a

su vez se subdividen, la definición de cada uno según el PMBOK 2008 es:

1. Iniciación: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o

una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la

autorización para comenzar dicho proyecto o fase.

2. Planificación: Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del

proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para

alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.

3. Ejecución: Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido

en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las

especificaciones del mismo.

23

4. Seguimiento y Control: Aquellos procesos requeridos para dar

seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto,

para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los

cambios correspondientes.

5. Cierre: Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a

través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el

proyecto o una fase del mismo.

En la siguiente tabla 1, se muestran según el libro Preparación para el examen

PMP de Rita Mulcahy los cinco procesos del proyecto y lo que conlleva cada una,

lo cual incluye las áreas del conocimiento.

Cuadro #1. Cuadro de procesos de Rita Mulcahy [4]

INICIO PLANEAMIENTO

(en este orden) EJECUCIÓN

MONITOREO

Y CONTROL CIERRE

Seleccionar el AP Determinar cómo va a

planear-parte de todos los otros planes de gestión

Ejecutar el trabajo según el Plan del

Proyecto Controlar el proyecto

Confirmar que el trabajo es hecho

según los requerimientos

Determinar cultura y sistemas

existentes de la Cía

Finalizar los requerimientos Producir el alcance del

producto Medir el rendimiento contra la línea base

Completar el cierre de los

contratos

Recolectar procesos,

procedimientos e inf. Histórica

Crear el Estatuto del Proyecto

Solicitar cambios Medir el rendimiento contra otras métricas

determinadas por el AP

Obtener la aceptación del

producto

Dividir proyectos grandes en fases

Determinar qué comprar Implementar solo los cambios aprobados

Determinar las variaciones y si

ameritan solicitudes de cambio

Completar el reporte final del

rendimiento

Entender el caso de negocio

Determinar el equipo de proyecto

Asegurar el común entendimiento

Influenciar los factores que producen los

cambios

Indexar y archivar los documentos

Descubrir requerimientos y riesgos iniciales

Crear el WBS y el diccionario del WBS

Usar el sistema de autorización del trabajo

Solicitar los cambios Actualizar las

lecciones aprendidas

Crear objetivos medibles

Crear la lista de actividades Aplicar la mejora

continua Realizar el control

integrado de cambios

Entregar el producto completo

Desarrollar el Project Charter

Crear el diagrama de red Seguir los procesos Aprobar o rechazar

cambios Liberar los

recursos

Identificar a los involucrados

Estimar los requerimientos de los recursos

Realizar el aseguramiento de la

calidad

Informar a los involucrados de los cambios aprobados

Desarrollar la estrategia de adm.

de los involucrados

Estimar Tiempo y Costo Realizar auditorías de

calidad Administrar la Configuración

Determinar la Ruta Crítica Adquirir el equipo final Crear pronósticos

Desarrollar el cronograma Administrar a la gente Obtener la aceptación de los entregables de

24

parte del cliente

Desarrollar el presupuesto Evaluar el equipo y el

rendimiento del proyecto

Realizar el control de calidad

Determinar los estándares

de calidad, procesos y métricas

Realizar actividades de construcción de equipo

Reportar el rendimiento del

proyecto

Crear el plan de mejora de

los procesos Dar reconocimientos y

premios Realizar auditorías de

riesgo

Determinar todos los roles y

responsabilidades Usar las bitácoras

Administrar las reservas

Plan de comunicaciones Facilitar la resolución de

conflictos Administrar las adquisiciones

Realizar la identificación de riesgos, análisis cualitativo y

cuantitativo, y plan de respuesta

Enviar y recibir información

Ir atrás a iterar Sostener reuniones

Preparar los documentos de

las adquisiciones Seleccionar a los

vendedores

Finalizar cómo ejecutar y

controlar

Desarrollar el Plan Final y la

línea base que sea realista

Obtener la aprobación

formal al Plan

Tener la reunión de Inicio

del Proyecto

2.1.4.5 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos

Además, posee nueve áreas del conocimiento que se desenvuelven en 1 o más

de los procesos anteriormente mencionados, a continuación se definen de manera

resumida según el PMBOK 2008:

Gestión de la integración del proyecto: incluye los procesos y actividades

necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los

diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los

grupos de procesos de dirección de proyectos. La gestión de la integración

del proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de

recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas y manejar las

interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección de

proyectos.

25

Gestión del alcance del proyecto: incluye los procesos necesarios para

garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo

requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de la Gestión del

Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se

incluye en el proyecto.

Gestión de tiempo del proyecto: incluye los procesos requeridos para

administrar la finalización del proyecto a tiempo. Entre los que están: definir

las actividades, secuenciarlas, estimar los recursos y duración de las

actividades, por último, desarrollar el cronograma y controlarlo.

Gestión de los costos del proyecto: incluye los procesos involucrados en

estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el

proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Gestión de la calidad del proyecto: incluye los procesos y actividades de

la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y

políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la

cuales fue emprendido. Implementa el sistema de gestión de calidad por

medio de políticas y procedimientos, con actividades de mejora continua de

los procesos llevados a cabo durante todo el proyecto según corresponda.

Gestión de los recursos humanos del proyecto: incluye los procesos

que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del

proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han

asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto. El tipo y la

cantidad de miembros del equipo del proyecto pueden variar con

frecuencia, a medida que el proyecto avanza.

26

Gestión de las comunicaciones del proyecto: incluye los procesos

requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la

distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la

información del proyecto sean adecuados y oportunos. Entre los procesos

están: identificar los interesados, planificar las comunicaciones, distribuir la

información, gestionar las expectativas de los interesados e informar el

desempeño.

Gestión de los riesgos del proyecto: incluye los procesos relacionados

con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis,

la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control

en un proyecto. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son

aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos y disminuir la

probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.

Gestión de las adquisiciones del proyecto: incluye los procesos de

compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es

necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La Gestión de las

Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y

de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u

órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del

proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también incluye la

administración de cualquier contrato emitido por una organización externa

(el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la organización

ejecutante (el vendedor), así como la administración de las obligaciones

contractuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.

Para efectos de este trabajo, no se desarrollarán en todas las áreas de

conocimiento que se definieron, solamente en las siguientes: alcance, tiempo,

costo, comunicación, recursos humanos y riesgos. Cada una está ligada a los

objetivos, por lo que se espera obtener por medio de la aplicación de herramientas

27

recomendadas por el PMBOK 2008, entregables acordes a estas áreas que

cumpla con los objetivos específicos.

28

3 MARCO METODOLOGICO

3.1 Fuentes de información

A continuación se definen las dos categorías de fuentes de información que se van

a utilizar para desarrollar este proyecto, ambas para poder cumplir con los

objetivos propuestos y concluir el trabajo exitosamente.

Así mismo, en casi todos los objetivos, se hará una combinación de ambas

fuentes para lograrlos, obteniendo de esta manera un resultado que además de

basarse en la teoría, se tome en consideración la experiencia de personas o

empresas que han desarrollado proyectos afines, esto con el fin de poder sacarle

provecho a lecciones aprendidas.

Hay que recalcar que toda la información será sustraída de fuentes confiables y

formales, para poder asegurar que cada procedimiento a seguir para alcanzar los

objetivos son los correctos, ya que esta información guiará el trabajo para poder

cumplirlos con la mejor calidad posible.

3.1.1 Fuentes Primaria

Se refieren a aquellos portadores originales de la información que no han

retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la información de interés.

Esta información de fuentes primarias la tiene la población misma. Para extraer los

datos de esta fuente se utiliza el método de encuesta, de entrevista, experimental

o por observación (Eyssautier, 2002).

3.1.2 Fuentes Secundaria

Se refieren a todos aquellos portadores de datos e información que han sido

previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento y que utilizan el

29

medio que sea. Esta información se encuentra a disposición de todo investigador

que la necesite (Eyssautier, 2002).

En la siguiente tabla 2, se muestra un resumen de las fuentes de información que

se utilizarán en este proyecto para cumplir con cada objetivo del proyecto:

Cuadro #2. Fuentes de Información que se utilizarán

Objetivos Fuentes de información

Primarias Secundarias

Elaborar el alcance del proyecto, la EDT y su respectivo diccionario, para identificar una visión clara de los entregables, fases y actividades y poder de esta manera realizar el proyecto con mejor control y organización para cumplir con los objetivos.

Roberto Segura, Empresa

greenenergy

PMBOK 2008, tesis, Yamal Chamuon, páginas de

internet.

Desarrollar una matriz de roles y responsabilidades que permitan describir y delimitar el papel que posee cada interesado del proyecto, para realizar las actividades de cada fase.

No aplica

PMBOK 2008, tesis, Yamal Chamuon, páginas de internet.

Elaborar un cronograma donde se detalle el tiempo y costo que tendrá cada actividad, y así mismo las actividades predecesoras y sucesoras, para cumplir con el presupuesto y tiempo planeado.


greenenergy


Realizar un plan de comunicación para mantener un canal efectivo entre los involucrados, sobre el desarrollo del proyecto.

No aplica


Identificar y analizar los riesgos que pueden presentarse en el proyecto, para desarrollar un plan de respuesta ante los mismos y calcular la reserva de contingencia.


greenenergy


30

3.2 Tipo de investigación

Existen tres diferentes tipos de investigación, estos son: investigación documental,

investigación de campo y una combinación de ambas que es la investigación

mixta. La que se utilizará en este trabajo será la investigación mixta.

3.2.1 Investigación Documental

Trabajos cuyo método de investigación se centra exclusivamente en la

recopilación de datos existentes en forma documental, ya sea de libros, textos o

cualquier otro tipo de documentos. Su único propósito es obtener antecedentes

para profundizar en las teorías y aportaciones ya emitidas sobre el tema en

particular que es objeto de estudio y complementarlas, refutarlas o derivar, en su

caso, conocimientos nuevos. En concreto, son aquellas investigaciones en cuya

recopilación de datos únicamente se utilizan documentos que aportan

antecedentes sobre el tópico en estudio (Muñoz, 1998).

3.2.2 Investigación de Campo

Corresponde a las investigaciones en las que la recopilación de información se

realiza enmarcada por el ambiente específico en el que se presenta el fenómeno

de estudio. En la realización de estos trabajos se utiliza un método exclusivo de

investigación y se diseñan ciertas herramientas para recabar información, que sólo

se aplican en el medio en el que actúa el fenómeno de estudio. Para la tabulación

y análisis de la información obtenida, se utilizan métodos y técnicas estadísticas y

matemáticas que ayudan a obtener conclusiones formales, científicamente

comprobadas. Las herramientas de apoyo pueden ser: observación histórica,

observación controlada, experimentación, acopio de antecedentes por medio de

cuestionarios, entrevistas y encuestas, aplicación de métodos estadísticos y

diseños experimentales, entre otros. (Muñoz, 1998).

31

3.2.3 Investigación Mixta

En este tipo de investigación se combinan la investigación documental y la de

campo, donde se pretende que con ambas se consolide de mejor manera la

información para lograr cumplir con los objetivos.

Para el caso de información documental, se utilizarán investigaciones confiables

para ampliar el tema de energía renovable solar térmica, por otro lado, el PMBOK

2008 será la fuente documental más significante para desarrollar el proyecto,

puesto que será una guía de las herramientas a utilizar para obtener los

entregables propuestos además de las otras fuentes secundarias mencionadas

anteriormente.

Para la investigación de campo, se desarrollarán entrevistas que ayudarán a

obtener información de personas con afinidad y experiencia en el tema de

producción de agua caliente con sistemas solares térmicos, con el fin de tener la

recopilación de lecciones aprendidas y mejorar el trabajo a la hora de plantear los

entregables del proyecto.

3.3 Métodos de Investigación

El método es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin propuesto; y

la metodología, el cuerpo de conocimiento que describe y analiza los métodos

para el desarrollo de una investigación. Ambos se han particularizado, y son objeto

de un tratamiento especial con base en cada ciencia particular (Eyssautier, 2002).

Para este trabajo se utilizará el método analítico sintético que consiste en

descomponer en partes o elementos una unidad, examinando cada uno por

separado para entender de mejor manera el origen o naturaleza del todo, por

último, volviendo agrupar dichas partes considerándolas en conjunto.

En este caso se empleará este método en todos los objetivos del proyecto. Para el

primer objetivo se necesita descomponer el proyecto en requerimientos,

entregables, fases y actividades que se deben realizar con un secuenciamiento

lógico para lograr realizar el proyecto, para el segundo objetivo al identificar los

32

involucrados se deben destinar a cada uno los roles y responsabilidades que

deben de cumplir en el desarrollo del proyecto, en el objetivo tres por medio de la

EDT, se descompone cada fase en actividades que contengan tiempo y costo, lo

que sería obtener el presupuesto y cronograma, al igual que en segundo objetivo,

en el cuarto se necesita por medio de la identificación de involucrados, asignar a

cada interesado un método de comunicación que sea efectivo para luego poder

agruparlo en un plan de comunicación y por último, en el objetivo cinco, una vez

recopilados los posibles riesgos que se pueden presentar en el transcurso del

proyecto, se debe asignar a cada riesgo una respuesta en caso de que diera, y a

la vez un plan de contingencia, logrando como resultado el plan de riesgos que se

propone para el proyecto.

Todos los objetivos que se plantean en este proyecto están conformados por

diferente información que es analizada y seguidamente se convierten en un

entregable al agrupar estos componentes, ya sea el alcance del proyecto, la EDT,

matriz de roles y responsabilidades, cronograma y presupuesto, plan de riesgos y

de comunicación; por lo que se considera el método más conveniente y será el

que se utilizará para todo el proyecto.

3.4 Herramientas.

En la siguiente tabla 3, basándose en el PMBOK 2008 y el libro de Yamal

Chamoun, se presentan las herramientas básicas que se utilizarán para cumplir

cada objetivo específico planteado anteriormente:

Cuadro #3. Herramientas que se utilizarán

Objetivos Herramientas


Project, Charter, registro de interesados, juicio de expertos, WBS

Desarrollar una matriz de roles y Juicio de expertos, matriz

33

Objetivos Herramientas

responsabilidades que permitan describir y delimitar el papel que posee cada interesado del proyecto, para realizar las actividades de cada fase.

de roles y funciones, WBS


Juicio de expertos, WBS, Project, método de ruta crítica


Juicio de expertos, matriz de comunicación, análisis de involucrados, métodos de comunicación


Juicio de expertos, matriz de administración de riesgos, estrategias de respuesta para contingencias

3.5 Supuestos y Restricciones.

Según la guía del PMBOK 2008:

Las restricciones del proyecto enumeran y describen las restricciones

específicas asociadas con el alcance del proyecto que limitan las opciones

del equipo, como por ejemplo, un presupuesto predeterminado, fechas,

hitos del cronograma impuestos por el cliente o la organización ejecutante.

Los supuestos del proyecto enumeran y describen supuestos que se

realizan específicamente para el proyecto, asociados con el alcance del

proyecto y el impacto potencial de tales supuestos en el caso que fueran

falsos.

En la siguiente tabla 4, se muestran los posibles supuestos y/o restricciones que

se pueden presentar en cada objetivo del proyecto:

34

Cuadro #4. Supuestos y Restricciones

Objetivos Supuestos Restricciones


Se cuenta con las herramientas necesarias para elaborar la EDT.

No se tiene a disposición el programa para elaborar la EDT.


Se contratará personal calificado y con experiencia en el tema.

Limitación de información de los involucrados.


La adquisición del equipo se realiza en el tiempo acordado sin atrasar el proyecto.

No se tiene a disposición el programa para elaborar el cronograma y presupuesto.


Se realiza de manera concisa la identificación de involucrados.

No se investigan los métodos de comunicación apropiados para comunicar a cada identificado.


Se cuenta con el programa requerido para analizar de mejor manera los riesgos y las respuestas ante los mismos.

Se presenten más riesgos de los identificados.

3.6 Entregables.

En la siguiente tabla 5 se muestran los entregables que se obtendrán para cumplir

cada objetivo propuesto:

35

Cuadro #5. Entregables

Objetivos Entregables


Entregable 1: Descripción del enunciado del alcance y EDT con su respectivo diccionario.


Entregable 2: Cronograma y presupuesto del proyecto.


Entregable 3: Matriz de roles y responsabilidades de los mismos.


Entregable 4: Identificación de los involucrados y plan de comunicaciones que se empleará para cada interesado identificado.


Entregable 5: Matriz de administración de riesgos, plan de riesgos, con los posibles riesgos que se puedan presentar, sus respuestas y su reserva de contingencia.

36

4 DESARROLLO

4.1 4.1 Plan del alcance

4.1.1 Generalidades del proyecto

En la actualidad existen muchos problemas ambientales que están ligados con el

uso desmedido de derivados del petróleo, causantes del efecto invernadero y el

cambio climático. En los últimos años este ha sido un tema importante para

muchas naciones que comparten el mismo interés, reducir la emisión de gases

tóxicos a la atmósfera.

Una de las principales maneras en las que se utilizan los derivados del petróleo ha

sido para la generación de energía eléctrica, de allí nace la iniciativa de buscar

nuevas fuentes de producción y utilizar las energías renovables.

Costa Rica para el 2021 tiene como meta convertirse en el primer país carbono

neutral, y una de las soluciones es la implementación de sistemas de fuentes

renovables, es aquí donde con este proyecto, se desea hacer el cambio en el

sector comercial tomando como ventaja el auge que han tenido estas tecnologías

por la preocupación mundial.

Actualmente, estos sistemas son de un elevado costo, su inversión inicial es muy

alta y el tiempo de recuperación de esta es muy largo, esto ha sido una traba para

implementarlos por la factibilidad económica, además por la falta de legislación en

el país, por consiguiente, no hay incentivos o subsidios que hagan más atractivo el

uso de energía renovable. Sin embargo, los sistemas solares térmicos para la

producción de agua caliente no son tecnologías complejas ni caras, dependiendo

del sistema que se vaya a implementar no están compuestas por equipos que son

en su mayoría de un costo elevado. Es importante recordar que el uso de la

termoducha en un hogar eleva la factura eléctrica, por lo tanto, es el aparato que

más consume energía, esto por medio del uso del sistema solar térmico

cambiaría, así mismo, su utilización disminuiría casi en su totalidad.

Al desarrollar este tipo de proyectos en residenciales no sólo se está brindando

reducir la huella de carbono a los usuarios finales, sino también brindar opciones

rentables y competitivas en el mercado.

37

4.1.1.1 Requerimientos

Como se mencionó anteriormente el principal objetivo del proyecto es brindar

opciones a los usuarios que permitan hacer una diferencia ambiental por medio de

generación de agua caliente potable, de esta manera se está contribuyendo a

evitar muchos factores que actualmente están perjudicando el planeta, es debido a

esto es la importancia de incluir en el mercado residencias que se vayan

etiquetando como autosuficientes, por medio de sistemas como el solar térmico se

va construyendo el concepto.

4.1.1.2 Beneficios Esperados

Con la construcción del concepto ambientalista en las personas y el mercado en

general, se espera la utilización de los sistemas solares térmicos y otros tipos de

generación renovables en las nuevas construcciones de residenciales, no sólo se

desea poder incluir en el sector desarrollador residencial del país este tipo de

tecnologías, sino también expandirse al sector comercial, logrando proporcionar

opciones amigables con el ambiente.

4.1.1.3 Estrategia

El proyecto se desarrollará por medio del contrato del servicio por parte de una

empresa desarrolladora de residenciales para el desarrollo e implementación del

sistema, de igual forma, se brinda el estudio de intensidad de radiación en la zona,

el diseño de los sistemas, cronograma y presupuesto de la obra, la infraestructura

de acopio del equipo, su instalación y pruebas del mismo una vez instalado, una

vez aprobado por parte de los involucrados según los lineamientos acordados se

hace el cierre del proyecto.

4.1.1.4 Objetivo del proyecto

Diseñar e implementar un sistema de energía solar térmica para producción de

agua caliente potable para uso residencial, para el 05/10/2012 con un costo no

superior a ¢5000000.

38

4.1.1.5 Alcance del Proyecto

El proyecto se limita a brindarle el servicio de desarrollo e implementación de

sistemas solares térmicos para la generación de agua caliente potable en

residencias por medio de contrato de una empresa desarrolladora, realizando el

estudio de radiación solar, el diseño del sistema, el cronograma y presupuesto de

la obra, la infraestructura del acopio del equipo, su instalación y pruebas de

funcionamiento.

Se desea que todos los objetivos del proyecto se cumplan sin excepción,

abarcando así los requerimientos que se planteaban, cumpliendo con los

entregables y las fechas establecidas, y brindando un servicio de calidad.

4.1.1.6 Entregas

1. Plan de la propuesta a desarrollar que incluya:

Anteproyecto donde se describa el sistema que se va a implementar con

todos los cálculos de diseño y el resultado de las mediciones de

radiación solar en la zona, se realizará en tres meses.

Planos constructivos aprobados por los entes reguladores

correspondientes y por los involucrados del proyecto, cumpliendo con

los requerimientos y lineamientos debidos, se realizará en tres meses.

Cronograma y presupuesto de obra, acompañado de un análisis del

mercado en cuanto a proveedores para cubrir con todos los costos

estimados que va a requerir el desarrollo del proyecto, también se desea

cumplir con un tiempo establecido para cada actividad, además de un

secuenciamiento de las mismas, se realizará en un mes.

2. Construcción que incluye:

Infraestructura para montaje del equipo solar térmico, brindando el

soporte de los mismos, donde se incluye tanto el soporte para el equipo

térmico como para el tanque (en caso que estos de fábrica no estén

unidos en un mismo sistema). Se estima tres semanas para realizarlo.

39

Instalación del equipo, una vez concluida la actividad anterior se

procede con la instalación, verificando que la tubería construida para la

implementación del sistema sea la apta (acordada con anticipación),

dicho trabajo se debe realizar con personal calificado para poder

desarrollarlo de la mejor manera, se estima tres semanas para

realizarlo.

3. Pruebas de equipo: al concluir con las actividades anteriores y verificar que su

montaje e instalación están correctamente realizados de acuerdo con las

especificaciones técnicas y acordadas, se realiza la verificación del

funcionamiento adecuado del equipo para la producción de agua caliente

potable, donde se evaluará la eficiencia del sistema y las pruebas mecánicas

que serían pruebas hidrostáticas, estima 2 semanas para realizarlo.

4. Cierre del proyecto con la aprobación de todos los involucrados una vez

finalizadas en su totalidad las actividades mencionadas anteriormente, donde

con esta documentación se confirmará el cumpliendo y satisfacción con los

requerimientos y lineamientos acordados, procediendo al cierre del contrato.

5. Administración del proyecto, a lo largo de todo el proyecto se estará realizando

su administración con el fin de que todo se lleve a cabo como se había

previsto, abarcando la calidad y cumplimiento de los objetivos del proyecto.

4.1.1.7 Medidas

1. Diseñar el sistema solar térmico para calentar agua potable más adecuado,

que sea eficiente y al menor costo posible.

2. Establecer un lugar adecuado para instalar el sistema, de manera que no vaya

afectar la edificación en ningún aspecto.

3. El funcionamiento del sistema una vez instalado cumple con las expectativas y

funciona como se había planeado.

4.1.1.8 Exclusiones

1. Diseño de las tuberías de la residencia a las que se conectará el sistema.

40

4.1.1.9 Restricciones

1. Cada sistema no excederá dos paneles fotovoltaicos.

2. Se trabajarán en residenciales con un mínimo de 6 casas.

3. Cada residencia tendrá como mínimo un sistema y un máximo de dos.

4.1.1.10 Supuestos

1. Existen proveedores que cumplen con los requisitos del equipo solar térmico

en el país.

2. El lugar de construcción del residencial posee buena radiación solar.

3. No existirán problemas legales por la implementación del equipo.

4. La empresa posee los recursos necesarios para la compra e instalación del

equipo.

5. La adquisición del equipo se realiza en el tiempo acordado sin atrasar el

proyecto.

6. La empresa posee el personal calificado para la instalación del sistema.

7. La parte estructural de la residencia y sus tuberías están correctamente

diseñadas para la instalación del equipo.

4.1.1.11 Factores críticos de éxito

Se han definido los siguientes elementos como factores críticos de éxito: 1. El diseño de la parte estructural de la residencia y las tuberías son correctos

para la implementación del sistema.

2. Contar con personas calificadas para la instalación del equipo.

3. Existencia de equipo de calidad en el país ni en la región Centroamericana que

cumplan con los requisitos que se soliciten, esto puede generar un sobrepaso

del presupuesto planeado.

41

4.1.2 Estructura detallada de trabajo

4.1.2.1 Estructura detallada de trabajo

Para el desarrollo del “alcance” del proyecto, se habrán de llevar a cabo al menos

las siguientes macroactividades:

4.1.2.2 Diccionario de la estructura detallada de trabajo

A continuación se muestra el diccionario de la EDT, donde se describen de

manera general las actividades que componen el proyecto:

49

4.2 4.2 Plan de gestión de tiempo

En relación con el PMBOK 2008, la gestión de tiempo es indispensable para

finalizar el proyecto con tiempo. Para esto se deben de realizar una serie de

procesos antes de poder llegar a concretar el inicio y fin del ciclo de vida del

proyecto, estos son:

50

4.2.1 Definir las actividades

Al definir las actividades basándonos en la EDT que se elaboró anteriormente,

estamos describiendo las acciones a tomar o seguir para poder cumplir con los

entregables.

4.2.2 Secuenciar las actividades

En este proceso de gestión de tiempo se deben definir las actividades que serán

predecesoras y sucesoras de otras, donde dependan del avance y desempeño

para poder empezar o finalizar una actividad. Mediante este secuenciamiento, se

tendrán estas interrelaciones entre las actividades del proyecto, por lo que a la

hora de la ejecución del mismo, se podrá tener mayor control para poder cumplir

con el tiempo programado, especialmente en caso que una actividad se atrase y

esta misma sea predecesora de otra, lo cual vaya a ocasionar un atraso en todo el

cronograma planeado.

Para este proyecto el secuenciamiento de las actividades se realizó por medio del

juicio de expertos, técnica más usada por el PMBOK ya que se puede aplicar en

cualquier proceso, esta se refiere según el PMBOK 2008 a la experiencia que es

proporcionada por todo grupo o individuo con conocimientos o capacitación

especializados y se encuentra disponible a través de diferentes fuentes, entre las

que se incluyen:

• Otras unidades dentro de la organización

• Consultores

• Interesados, incluyendo clientes y patrocinadores

• Asociaciones profesionales y técnicas

• Grupos industriales

• Expertos en la materia

• La oficina de dirección de proyectos (PMO)

51

4.2.3 Estimar los recursos de las actividades

Según el PMBOK 2008 este proceso consiste en estimar el tipo y las cantidades

de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada

actividad. Dicha estimación se hace de acuerdo con la actividad y a lo planeado

anteriormente en el alcance, si hubiera algún cambio en el desarrollo del proyecto

se girará una orden de cambio, en caso que afectara al alcance de la empresa

sobre el proyecto, si esta discordancia de recursos es debido a otro factor ajeno,

se verá reflejado en el desempeño del proyecto por medio de la técnica de valor

ganado (se explicará más delante), por lo tanto, es importante poseer datos reales

o muy cercanos a la realidad. De igual manera en este proceso se basó en el

juicio de expertos, donde por medio de recopilación de información y lecciones

aprendidas, se estimaron los recursos para cada actividad.

4.2.4 Duración de las actividades

Con este proceso se estima el periodo de duración de desarrollo de cada

actividad, donde se puede realizar ya sea por juicio de expertos o la cantidad de

recursos asignados.

Este periodo se calculó por juicio de expertos (herramienta a utilizar) y estrategia

constructiva, especialmente en los procesos de instalación del soporte y del

equipo, ya que se desea una vez que esté la estructura adecuada para el

desarrollar el montaje de los paneles, proseguir con esta etapa de instalación en

un tiempo corto para realizar las pruebas correspondientes.

4.2.5 Desarrollo del cronograma

Según el PMBOK 2008, el desarrollo del cronograma consiste en analizar la

secuencia de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las

restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

En la siguiente figura 2 se muestra el cronograma del proyecto, donde se refleja

cada actividad, los días que durará su desarrollo, y el período en el que se

realizará, además de las actividades predecesoras en caso que lo hubiera:

52

Figura 2. Cronograma del proyecto

Para realizar dicho cronograma se utilizó la herramienta MS Project, donde

también en la misma se puede mostrar el siguiente diagrama de Gantt para

visualizar la duración de actividades y el secuenciamiento de las mismas:

53

Figura 3. Diagrama de Gantt

Ruta crítica

Según el PMBOK 2008, el método de la ruta crítica corresponde al cálculo de

fechas teóricas de inicio y finalización tempranas y tardías para todas las

actividades, sin considerar las limitaciones de recursos, realizando un análisis que

recorre hacia adelante y hacia atrás toda la red del cronograma, esto quiere decir

que se analizan las actividades desde el comienzo del proyecto hasta el final con el

objetivo de determinar el tiempo más corto en el que es posible completar el

proyecto, y seguidamente se analizan las actividades desde la fecha final hacia el

inicio, con el fin de definir cuales actividades podrían afectar la fecha de término

planeada en caso de que existiera un retraso en alguna de ellas.

La ruta crítica se muestra en la figura 4, como la mayoría de las actividades están

vinculadas con la anterior, si una de ellas no cumple con las fechas planeadas,

representa un atraso en el cronograma del proyecto, por lo tanto, durante la etapa

de ejecución se deberá ir actualizando con base en los requerimientos del

54

contratista, ya que este proyecto depende significativamente de las actividades de

la constructora.

En caso que se requiera reducir la ruta crítica, se puede implementar la técnica de

fast track, que consiste en traslapar actividades, con el fin de iniciar

anticipadamente sin ser necesario que la predecesora haya finalizado.

Las actividades más importantes de la ruta crítica son la 1.2 Planos constructivos

aprobados y 1.3.4 Adquisición del equipo y materiales, ya que ambas dependen de

entidades externas al proyecto, como el proveedor, que más adelante se

describirán los posibles riesgos relacionados con este, por lo que una correcta

planificación y ejecución, es fundamental para no atrasar el proyecto respecto a

cronograma.

Figura 4. Ruta Crítica

4.3 4.3 Plan de gestión de costos

De igual manera que para la gestión de tiempo, la gestión de costos posee unos

pasos o procesos a seguir para poder estimar y controlar los costos que se habían

aprobado con anterioridad en la descripción del alcance, estos son:

4.3.1 Estimar los costos

En este proceso por medio de herramientas como juicio de expertos, proyectos

anteriores, cotizaciones, entre otras; se puede hacer una estimación aproximada

55

del costo del proyecto total y por cada actividad que se desarrollará, para este

caso con la búsqueda de información de proyectos relacionados y juicio de

expertos, se lograron calcular los costos, haciendo una aproximación. En este

proyecto la mayor inversión se realizará en la compra del equipo solar térmico. A

continuación se describe este monto de cada actividad por medio de recopilación

de información y juicio de expertos en la siguiente figura:

Figura 5. Estimación de costos

56

4.3.2 Determinar el presupuesto

Después de describir y estimar el costo de cada actividad, seguidamente se hace

la suma de todos ellos para obtener una cifra total y establecer una línea base de

costo autorizada. Excluyendo los costos relacionados a reservas de imprevistos,

que se describirán en el plan de gestión de riesgos.

En la siguiente figura se muestra el flujo de caja del proyecto, donde por medio de

este y el avance real, se puede ir graficando para poder tener una perspectiva de

lo que realmente se está avanzando e invirtiendo económicamente en el proyecto

con el que se había planeado. Y así en caso de que se esté sobrepasando en

alguna de estas dos variables tomar las medidas del caso.

Figura 6. Flujo de caja del proyecto

57

4.3.3 Controlar los costos (Valor ganado)

Este proceso es muy importante para monitorear la situación real del costo del

proyecto en el avance determinado y compararla con el planeado, de esta manera

se controlan los posibles cambios que pudiera tener la línea base de costo, y de

ser así se busca influir en ellos para que no representen una desviación

significativa en la estimación anteriormente realizada. Básicamente para este

proceso se utilizaré la técnica de valor ganado para cada fase del proyecto y así

monitorear el desempeño del mismo, por lo tanto, se puede tener un panorama

claro sobre la situación actual del status de las actividades.

La técnica del valor ganado según el PMBOK 2008 consiste en la integración de

las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma para ayudar al

equipo de dirección del proyecto a evaluar y medir el desempeño y el avance del

proyecto; es exactamente lo necesario para poder obtener un control sobre los

costos, con la línea base planificada de desempeño, y la situación real del

proyecto, se obtiene la visión general de la realidad del mismo.

Es importante considerar que se deben de llevar por cada actividad del proyecto el

costo real de la misma para poder comparar con el planeado, de ser un monto

diferente, se debe de actualizar el presupuesto registrando los valores reales.

Como se mencionó anteriormente, de haber un cambio en el transcurso del

proyecto que esté fuera del alcance acordado, esto será una orden de cambio y se

girará un cobro como tal, por lo que quizás en el presupuesto haya una

discordancia hasta que la factura por cobrar sea liberada, esto se debe tener en

consideración al momento de reflejar la línea de costo real, o bien, estas órdenes

de cambio pueden ser útiles al momento que se quiera tomar el rumbo de costo

real de acuerdo con el valor planeado, por lo que siempre se le debe de dar un

seguimiento continuo a esta técnica y poder así tomar decisiones según el status

de desempeño del proyecto.

58

El reporte del valor ganado se realizará semanal y se presentará junto con el EAP

(ver más adelante) para poder llevar un control del desempeño del costo cada

semana.

4.4 4.4 Organización del proyecto

El proyecto tiene el siguiente inventario de involucrados, a diferentes niveles:

4.4.1 Matriz de identificación de involucrados

59

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE LOS INVOLUCRADOS

PROYECTO: Plan de Proyecto para el desarrollo de residenciales con energía solar térmica para producción de agua caliente potable.

GERENTE DEL PROYECTO: Alejandra Cabalceta Pacheco Elaborado por: Alejandra Cabalceta Pacheco

PATROCINADOR DEL PROYECTO: Empresa desarrolladora Fecha: 22 de Julio 2012

INVOLUCRADO UBICACIÓN ROL CLASIFICACIÓN RESPONSABILIDADES CRITERIOS

DE ÉXITO

CLASIFICACIÓN

DE

PODER/INTERÉS

POSIBLE

IMPACTO

ESTRATEGIA DE

ADMINISTRACIÓN

OBSERVACIONES

O

COMENTARIOS

Empresa desarrolladora

Externo Patrocinador Principal Cumplimiento del

contrato

Cumplimiento

de los requerimientos

establecidos

Alto poder/alto interés

Alto

Conocer con claridad

sus expectativas, invitarlo a reuniones

y toma de decisiones.

Tener un canal de

comunicación efectivo

Director de

proyecto Interno

Administrador

de proyecto Principal

Cumplimiento de desarrollo proyecto de

acuerdo a lo acordado,

coordinando y

ejecutando las actividades de la EDT

Anteproyecto,

planos,

cronograma,

administración, dirección

Alto poder/alto

interés Alto

Compradores o arrendatarios

Externo Usuario del sistema final

Principal Informar del nivel de

satisfacción y desempeño

del equipo

Cumplimiento

del funcionamiento

del equipo

Medio poder/Medio

interés

Alto Conocer sus expectativas

Conocer la

satisfacción del cliente una vez

instalado el sistema

Proveedores Externo

Proveedor del

equipo adecuado

Principal

Cumplimiento de

especificaciones técnicas

del equipo, cantidad requerida y entregarlo en

la fecha acordada

Cumplir con las

especificaciones

y cantidad de equipo

requerido

Medio poder/alto interés

Alto

Conocer con

anterioridad la experiencia en el

mercado laboral

Realizar el proceso

de selección de proveedores

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4.4.2 Organigrama del proyecto

El organigrama del proyecto representa la estructura funcional con la que se

desarrollará el mismo, a continuación se describe la organización básica del

proyecto.

Figura 7. Organigrama funcional del proyecto.

4.4.2.1 Roles y responsabilidades

Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados para la planificación, el

desarrollo y ejecución del proyecto, se establecen los siguientes roles y

responsabilidades dentro del equipo del proyecto:

Director del Proyecto

El director de proyecto es el asignado de lograr cumplir con los objetivos

planteados, utilizando conocimientos, técnicas y herramientas necesarias para

poder gestionar de manera eficaz el proyecto. Se encarga de coordinar los

trabajos a realizar, y ejercer el monitorio y control de las actividades, cumpliendo

tanto con el cronograma como con el presupuesto.

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Patrocinador del proyecto

En este caso el patrocinador será la empresa desarrolladora, una vez hecho el

contrato y presentado el presupuesto aprobado, es el encargado de suministrar los

recursos financieros. Deberá plantear y especificar sus requerimientos en el

proceso de inicio, para poder tener un alcance bien definido.

Equipo del Proyecto

Está compuesto por el director del proyecto y equipo de dirección del proyecto,

háblese dirección de presupuesto, recurso humano, proveeduría e ingenieros. Son

los encargados del desarrollo del proyecto, lo cual conlleva a la toma de

decisiones, cumplimiento de actividades, cronograma, presupuesto y calidad.

Ingenieros

Encargado del diseño del sistema solar térmico y su control en el momento de la

ejecución de la obra, deben supervisar y monitorear el trabajo para poder cumplir

con los objetivos y requerimientos descritos con anterioridad en el alcance del

proyecto, además como profesionales, es mucha importancia que pongan en

práctica sus conocimientos y la cualidad de liderazgo para la toma de decisiones.

En la siguiente figura se muestra un resumen de los roles y responsabilidades que

tendrá cada involucrado para cada actividad correspondiente a la EDT del

proyecto, esta matriz es muy importante para poder desarrollar el proyecto de una

manera clara, coordinada y ordenada.

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Figura 8. Matriz de roles y responsabilidades del proyecto.

4.5 Plan de gestión de comunicación

4.5.1 Identificar a los interesados

Es importante saber que a la hora de realizar la gestión de la comunicación, el

primer proceso que es necesario realizar es la identificación de interesados,

desarrollado anteriormente, con este proceso podemos tener mejor control sobre

los involucrados ya sea que impacten en el proyecto de manera positiva o

negativa.

El PMBOK 2008 lo describe de la siguiente manera: Es el proceso que consiste en

identificar a todas las personas u organizaciones impactada

Universidad de Costa Rica - UCIVelma Alejandra Cabalceta Pacheco SUSTENTANTE iii DEDICATORIA Este...

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