UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO LA...

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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA

CONVENIO UCLA – LUZ

ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN ELDESPACHO Y TRANSPORTE DE

CARBÓN ENCARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.

LIC. EDGAR ANTONIO CORDERO

Maracaibo, 2005

ii

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL

LISANDRO ALVARADO


CONVENIO UCLA – LUZ

ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE

CARBÓN EN CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.

LIC. EDGAR ANTONIO CORDERO

Maracaibo, 2005

ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL

DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBÓN EN

CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.

ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL

DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBÓN EN

CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.

Por: LIC. EDGAR A. CORDERO

Trabajo de grado aprobado

________________________ ________________________ Mgs. Nereida Duque Vera Mgs. Abel Romero

Tutor

__________________________ Esp. Luisa Urbina

Maracaibo, 2 de Diciembre de 2005

iv

DEDICATORIA

A mi amigo Chucho (Jesucristo) a su santa madre, por darme la vida y una familia

hermosa y unida.

A mis hijas, Egdymar y Marianny como estimulo a una continua labor de formación

académica, sin importar el tiempo de vida que se tenga, solo desearlo, pedirlo a mi

querido Chucho y lo obtendremos.

A mis Madres Yolanda e Ivon, Hermanos (en especial a Julio) y a mis Sobrinos

como estimulo al crecimiento personal y profesional.

A mi linda Cati, Arlenys Perea por ser el soporte sentimental que llena esos vacíos de

mi corazón. Gracias amor.

En forma muy especial, a la memoria de mi Padre Tino, que partió de este mundo,

por hacerme sentir cada día de mi vida, lo importante que fui para él. Gracias Papa.

___________________

Edgar Antonio Cordero

v

AGRADECIMIENTO

Agradezco a mi amigo Chucho (Jesucristo) por brindarme la oportunidad de la

culminación de este Proyecto de Investigación.

A mi asistente estrella e invaluable TSU Omar Machado Chirinos, por su

desinteresado apoyo y colaboración en todos los detalles que llegaron a conformar

este gran proyecto de investigación.

A mis compañeros de postgrado Luis Fuenmayor y Rafael Villalobos que juntos

formamos un equipo fuerte, honesto y competidor, que fue capaz de enfrentar y

vencer todas las adversidades presentadas.

Y de una manera muy especial a mi tutora de contenido, Mgs. Nereida Duque Vera y

su asistente Lic. Rixion Linares, por la paciencia y esfuerzo en que lográramos juntos

el éxito de este proyecto de investigación. Muchísimas gracias.

___________________________

Edgar Antonio Cordero

vi

INDICE

PÁG.

TÍTULO ii

APROBACIÓN DEL TUTOR iii

DEDICATORIA iv

AGRADECIMIENTO v

INDICE vi

INDICE DE CUADROS x

INDICE DE GRAFICOS xi

INDICE DE TABLAS xiii

RESUMEN xv

INTRODUCCIÓN 1

CAPÍTULOS

I EL PROBLEMA

1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 5

1.1. FORMULACION DEL PROBLEMA 6

1.2. SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA 7

2. OBJETIVOS 7

2.1. OBJETIVO GENERAL 7

2.2. OBJTETIVOS ESPECIFICOS 7

3. JUSTIFICACIÓN 8

4. DELIMITACIÓN 9

vii

II MARCO TEÓRICO

1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN 11

2. BASES TEÓRICAS 14

2.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO 14

2.2 REVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 15

2.3 OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO 15

2.4 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO

16

2.5 LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL

INTERNO

17

2.6 MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL

INTERNO

18

2.7 ANÁLISIS FODA. CONCEPTO. 19

2.8 OBJETIVOS DEL ANÁLISIS FODA 21

2.9 PROPÓSITOS DEL ANÁLISIS FODA 22

2.10 CONTROL INTERNO 23

2.11 PROPÓSITO DEL CONTROL INTERNO 25

2.12 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 26

2.13 FINALIDAD DEL CONTROL INTERNO 26

2.14 MISIÓN DEL CONTROL INTERNO 27

2.15 ALCANCE DEL CONTROL INTERNO 27

2.16 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO 28

2.17 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO 29

2.18 TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO 29

2.18.1 TÉCNICAS DE PREVENCIÓN 30

2.18.2 TÉCNICAS DE DESCUBRIMIENTO 30

2.19 CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTARIZADOS 31

2.19.1. CONTROLES DE USUARIOS 31

2.19.2. CONTROLES DE PED 31

viii

2.19.3. DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO

Y PED

32

2.20 CONTROL INTERNO Y ÉTICA PROFESIONAL 32

2.21 DEBILIDADES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO QUE

AFECTAN EL CONTROL INTERNO. CONDICONES

33

3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS 38

4. DEFINICIÓN CONCEPTUAL Y OPERACIONAL DE LA

VARIABLE

40

4.1 CONTROL INTERNO 40

4.2 OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE 41

III MARCO METODOLÓGICO

1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 43

2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 46

3 POBLACIÓN 47

4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE

DATOS

48

5 TRATAMIENTO ESTADÍSTICO DE LA INFORMACIÓN 49

6 VALIDEZ DEL INSTRUMENTO 49

7 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 50

IV ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS 52

V CONCLUSIONES 87

VI RECOMENDACIONES 92

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 97

ANEXOS

A CURRÍCULO VITAE DEL AUTOR 102

B INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS 103

ix

INDICE DE CUADROS

PÁG.

Cuadro 1 Operacionalización de la Variable 41

x

INDICE DE GRAFICOS

PÁG.

Grafico 1 A Sistema de Control Interno 52








Grafico 1 B Control Interno 62








Grafico 1 C Nivel de Confiabilidad 70






xi



Grafico 1 D Análisis FODA 79






xii

INDICE DE TABLAS

PÁG.

Tabla 1 A Sistema de Control Interno 52








Tabla 1 B Control Interno 61








Tabla 1 C Nivel de Confiabilidad 70





xiii




Tabla 1 D Análisis FODA 78






xiv

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”


ESPECIALIZACIÓN EN CONTABILIDAD

MENCIÓN AUDITORIA

ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE

CARBON EN CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.

Autor: Edgar Antonio Cordero

Tutor: Nereida J. Duque V.

RESUMEN

La presente investigación se orientó al análisis del control interno en el

despacho y transporte de carbón en Carbones de la Guajira, S.A. La metodología utilizada fue de tipo documental-descriptiva, tipo Observacional y de campo, siendo su diseño no experimental descriptivo. Para la técnica e instrumento de recolección de datos se utilizó la técnica de encuesta y el instrumento de cuestionario, dirigido al procedimiento de validación de cinco (5) sujetos. La población estuvo constituida por cinco (5) empleados que están directamente relacionados con las actividades administrativas y de control de la empresa. Posteriormente se llegó a las siguientes conclusiones: Se observó que la empresa no cuenta con manuales de normas y procedimientos, el Sistema de Control Interno para el pesaje y despacho del carbón, nunca es evaluado por el Departamento de Contraloría de la empresa, solo algunas veces el inventario de cierre mensual es consistente con el registro de despacho de carbón, se evidenció que la labor desarrollada por la unidad de transporte y embarque no siempre es eficaz , que el equipo de trabajo de la mencionada unidad, no siempre posee buen grado de iniciativa propia y, como una debilidad del personal que labora en la unidad de despacho y transporte, que no siempre alcanza las metas establecidas. El estudio permitió establecer las siguientes recomendaciones: 1.Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos. 2.Garantizar la existencia de la función de evaluación. 3. Establecer mecanismos y procedimientos que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable. 4. Disponer de mecanismos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno. 5. Entrenamiento, incentivos, reconocimientos y creación de programas de ascenso al equipo de trabajo para alcanzar la eficiencia laboral, grado de iniciativa y logro de metas. Palabras claves: Control Interno, Confiabilidad, FODA y Ética.

1

INTRODUCCIÓN

El proceso de producción de carbón en Mina Norte se realiza a cielo abierto y

comprende las actividades de deforestación, perforación y voladura de estéril,

transporte de estéril, extracción, trituración y su transporte hasta los puertos de

embarques.

Las Operaciones de Mina que se realizan en Carbones de la Guajira a través

de la Gerencia de Protección Integral, comienzan con la solicitud del permiso al

Ministerio de Ambiente, para poder deforestar el área que se desea explotar, y una

vez obtenido, se procede al corte y almacenamiento de los árboles que son

inventariados, de obligatorio cumplimiento dada las normativas que establece el

Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables (MARN).

La deforestación consiste en la remoción de la capa vegetal que recubre la

superficie donde se ubica el manto de carbón a extraer, realizada por tractores, luego

es transportada a las escombreras de capa vegetal o directamente a los lugares que

son objeto de recuperación ambiental.

Luego se procede la extracción del carbón, removiendo el estéril que recubre

el manto por el método convencional de arranque, es decir, por perforación y

voladura. La perforación se realiza con máquinas perforadoras rotativas, cargando

explosivos en los barrenos, mediante camiones mezcladores de explosivos. Después

de efectuada la voladura del estéril se procede a su carga y transporte con un grupo de

palas hidráulicas y una flota de camiones roqueros (diseñados para cargar rocas y

2

carbón), los cuales son dirigidos hacia las escombreras en donde es depositado el

material volado.

Posteriormente el manto de carbón es destapado por tractores, que escarifican

y apilan el carbón para que unas palas mecánicas se encarguen de vaciarlo en los

camiones roqueros y llevarlos al área de trituración o al patio llamado de remanejo,

almacenándose de acuerdo a su calidad y vuelven a transportarse de esta área a los

puertos de embarque ubicados en el Bajo y Palmarejo, a través de gandolas de 45

toneladas métricas de capacidad, las cuales son sometidas a dos pesajes en una

balanza, primero vacía y después cargada del carbón a ser transportado.

Este proceso lo inicia el Departamento de Transporte y Embarque con el

pesaje de la gandola vacía (peso tara), registrándose los resultados a través del

Sistema de Pesaje de Gandola en una guía pre-numerada conforme a especificaciones

del Ministerio de Energía y Petróleo, luego se dirige al área de trituración o

almacenamiento de carbón para ser cargada, que una vez cargado el carbón, es

rociado con agua para evitar la contaminación de polvo en su recorrido hasta el

Puerto, proceso que produce un aumento del peso del carbón. La gandola cargada se

vuelve a pesar a su salida para registrar su peso bruto (Peso Tara – Peso Bruto = Peso

Neto de Carga).

Finalmente, la gandola llega al puerto destino, donde nuevamente es pesada

en una balanza y el romanero registra en una nueva guía el peso de llegada, el cual

difiere con el presentado a la salida de la Mina.

Precisamente, para asegurar el cabal cumplimiento de los procesos antes

expuestos se efectúa la presente investigación, que conduzcan a determinar los

márgenes de errores razonables propios en el carbón en virtud de su granulometría,

porcentaje de azufre, cenizas y poder calorífico.

3

Por tal motivo, la finalidad de esta investigación es el análisis del Control

Interno en el despacho y transporte del carbón en Carbones de la Guajira, S.A.

Para alcanzar este objetivo, la investigación está estructurada en cuatro

capítulos que representan las fases ejecutadas para el logro de este estudio.

El Capítulo I está dirigido al planteamiento del problema, el objetivo general y

los objetivos específicos del estudio, su justificación y delimitaciones.

El Capítulo II comprende el marco teórico del estudio, y en este orden, se

exponen los antecedentes de la unidad de análisis de la investigación y sus

fundamentos teóricos, revisiones bibliográficas existentes y seguidamente se expone

una breve referencia de los términos básicos para terminar con la presentación

conceptual y operacional de la unidad de análisis en estudio.

El Capítulo III describe los aspectos metodológicos que permiten al

investigador estudiar con propiedad la realidad vinculada al problema, determinando

el tipo de investigación, su diseño, la población a la cual se dirigen los instrumentos

para la recolección de datos, explicándose también las técnicas elegidas para la

interpretación de los resultados.

El Capítulo IV comprende la presentación y discusión de los resultados,

obtenidos de acuerdo con el contexto establecido anteriormente.

Finalmente, la investigación culmina con la presentación de las conclusiones

correspondientes a los objetivos alcanzados, actividades realizadas y los resultados

obtenidos.

CAPÍTULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

5

CAPITULO I

EL PROBLEMA.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Debido al éxito obtenido por Carbones del Guasare, Carbones del Zulia

(CARBOZULIA), filial de PDVSA, se comienzan a realizar en 1991 estudios y

exploraciones con apoyo de empresas nacionales y extranjeras para determinar las

reservas carboníferas de la zona, dándose inicio al proyecto Mina Norte.

Mina Norte, después de la fase exploratoria finalizada en 1992, recopila la

información de las exploraciones, para establecer las reservas probadas y estimadas

del proyecto. Una vez determinadas las reservas, se comienza a tramitar la

permisología legal, ambiental y de minas, proceso que se inicia en 1993 y finaliza en

1994 con el otorgamiento del permiso ocupacional territorial.

Ya establecidos los requisitos legales, Carbones del Zulia (CARBOZULIA) y

Carbones del Mar (CARBOMAR) firmaron en junio de 1.994, un convenio

definitivo de asociación para la explotación de carbón en Mina Norte, dando origen a

Carbones de la Guajira S.A.(CBG) ubicado en el Municipio Páez del Estado Zulia, la

cual fue constituida en agosto de 1994 para la exploración y explotación de

yacimientos de carbón. De acuerdo con la distribución accionaría de CBG estipulada

en el referido convenio, Carbozulia participa con un 36% y Carbomar con un 64%.

CBG tiene como misión “extraer, mercadear y comercializar carbón de

acuerdo con la normativa legal en el ámbito nacional e internacional, preservando las

6

condiciones del medio ambiente y brindado un servicio eficaz, incluyendo la minería

y el procesamiento, mercadeo y transporte del carbón, extraídos de los yacimientos de

la zona Mina Norte.

En el mes de Abril del año 1.995 se da inicio al despacho de carbón desde la

boca de Mina Norte, donde las unidades se cargan en los patios de remanejo de

carbón, y el transporte o despacho corría por cuenta de las empresas negociadoras del

mineral (INTER AMERICAN COAL HOLDING Y GUASARE COAL

INTERNACIONAL), sin que esto ocasionara para Carbones de la Guajira, S.A., un

riesgo de control en las operaciones de despacho y transporte de la producción.

A partir del mes de octubre del año 2000, Carbones de la Guajira, S.A. asume

la responsabilidad de despacho y transporte del carbón, surgiendo la necesidad del

Control Interno en estas áreas, como consecuencia de las diferencias que arrojan las

balanzas de pesajes que se realizan en la Mina antes de su salida, en relación a la de

su llegada en los Puertos. Asimismo, en las toneladas despachadas en la Mina y la

conciliación permanente con las cantidades recibidas por los Puertos El Bajo y

Palmarejo, adicionalmente la inconsistencia entre los valores de los inventarios

físicos y los teóricos en los cierres mensuales.

Por lo antes expuesto, se hace necesario analizar el sistema existente, para

llegar a conocer las diferencias y minimizar los márgenes de errores que son propios

en el carbón, por su granulometría, porcentaje de azufre, cenizas y poder calorífico.

1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Una vez planteada la situación y conocido el propósito del estudio, el

problema se formuló a través de la siguiente interrogante:

7

¿Cuál es el Sistema de Control Interno adecuado para el despacho y transporte

del Carbón de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.?

1.2. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

• ¿Cuál es el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la

Guajira, S.A. para el despacho y transporte del carbón de Mina a los Puertos Bajo

Grande y Palmarejo?

• ¿Cuáles son los Controles Internos aplicados en el despacho y transporte

del carbón en Carbones de la Guajira, S.A.?

• ¿Cuál es el nivel de confiabilidad entre las Unidades de Despacho en la

Mina de Carbones de la Guajira, S.A. y Recepción en los Puertos Bajo Grande y

Palmarejo?

• ¿Cuáles son las debilidades y fortalezas en el Sistema de Control Interno

del despacho y transporte del carbón en Carbones de la Guajira, S.A.?

2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

2.1. OBJETIVO GENERAL

Analizar el sistema de Control Interno en el despacho y transporte del

Carbón de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Caracterizar el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la

Guajira, S.A. en el despacho y transporte del carbón de Mina a los Puertos Bajo

Grande y Palmarejo

8

Determinar los controles internos aplicados en el despacho y transporte del

carbón a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo.

Determinar el nivel de confiabilidad en el despacho y transporte del Carbón

de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.

Analizar las fortalezas y debilidades del Sistema de Control Interno en el

despacho y transporte del carbón de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.

3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

En virtud del problema planteado, Carbones de la Guajira, S.A., requiere del

análisis de control interno en el despacho y transporte del carbón, con el fin de

optimizar el proceso y detectar oportunamente las desviaciones que puedan colocar

en posición de riesgo su producción, y la responsabilidad de entrega final oportuna

del carbón en el mercado. Es por ello que, debe conocerse la situación actual de

dicho control interno y la estructuración o composición del sistema, así como las

variables que de una u otra forma inciden en el.

Estos aspectos representan hoy en día un valor teórico relevante, ya que

mediante un conocimiento pleno de las variables que conforman el sistema de control

interno en Carbones de la Guajira, S.A., pueden establecerse las estrategias que

permitan alcanzar las metas en la organización.

De lo anteriormente señalado, se desprende el valor social del estudio, ya que

las empresas exportadoras de carbón optimizaran sus resultados conociendo sus

debilidades en las áreas mas criticas involucradas en el proceso de control.

Cabe señalar, que desde el punto de vista metodológico, también conlleva un

valor importante, en virtud de que pondrá de manifiesto algunos aspectos que

9

faciliten el control de una manera participativa, en donde todos los integrantes de la

organización se sientan comprometidos con la preservación de un sistema que

asegure la eficiencia operativa con un sólido control interno.

Así mismo, esta investigación pretende ser un elemento motivador para que

otros investigadores no solo establezcan las variables de control necesario en las

organizaciones, sino que les inserten en los procedimientos operativos para que a

mediano plazo formen parte de la cultura organizacional.

4. DELIMITACIÓN

Para encausar la problemática objeto de estudio, la investigación se delimitará

en espacio, tiempo y contenido.

En el nivel espacial la investigación será realizada en las instalaciones de la

empresa Carbones de la Guajira, S.A. ubicada en la Mina Norte, Sector el Brillante

Jurisdicción de la Parroquia Elías Sánchez Rubio, Municipio Páez, Estado Zulia.

En el nivel temporal la investigación se cumplirá desde el 1 de junio 2004

hasta el 31 de octubre de 2005.

En cuanto a contenido el estudio se realizará con los datos e informes de

gestión suministrados por el Departamento de Control Interno, Auditoria Interna, y

Gerencia de Transporte y Embarque de Carbones de la Guajira, S.A., y los reportes

de recepción en los Puertos El Bajo y Palmarejo.

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

11

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

Investigaciones realizadas con anterioridad constituyen antecedentes

importantes al actual análisis, por estar relacionadas directamente con el sistema de

Control Interno, la cual es el objeto de estudio de la presente investigación, y entre

ellas se mencionan las siguientes:

Díaz, (1998), realizó un estudio sobre el Control Interno de Sistemas de

Información Computarizados de LUZ, cuyo objetivo fundamental se basó en el

diseño de un modelo de Control Interno de sistemas de información computarizados

para la Universidad del Zulia, que sirva de guía en materia de Control Interno a los

niveles gerenciales, los analistas de sistemas, los programadores, los entes de control

y los usuarios en el desarrollo, implementación y funcionamiento de los sistemas de

información computarizados.

La metodología utilizada fue de carácter descriptivo y analítica, y consistió en

la elaboración de un análisis documental y bibliográfico y la realización de

entrevistas a funcionarios vinculados a la materia estudiada, con el propósito de

obtener la información necesaria para abordar el análisis objeto de estudio.

Los resultados de la investigación permitieron el diseño de un modelo de

control que no pretendió ser simplista, y tenia una tendencia eminentemente

12

operativa, se pretendió suministrar una alternativa de control aplicable en las

condiciones actuales de la institución y de otras con características similares en el

área de sistemas de información.

Se concluyo que la única alternativa eficaz para prevenir daños en la

organización vinculadas con los sistemas de información, fue inicial en el corto plazo

un proceso de iniciación e implantación que contemplaba el adiestramiento del

personal y el diseño de políticas, normas y procedimientos de Control Interno de

sistemas de información computarizados.

Así mismo, el Diagnostico y diseño de un modelo de control para el recibo,

almacenamiento y despachos en los depósitos de proyectos de Maraven Barraquero.

Autores; Lic. Jersón A. Shallman J. y el Ing., Juan B. Escarazo F. Maracaibo Mayo

de 1995 para optar al titulo de Magíster.

Resumieron con que el recibo, almacenamiento y despachos de materiales es

un proceso operacional enmarcado dentro de la logística industrial que se realizo en

la industria petrolera y datan desde la llegada de las compañías trasnacionales, en

algún momento y como consecuencia de la falta de un modelo de control, estos

procesos sufrieron desviaciones que causaron un sobrecosto en las operaciones, bien

sea por demoras en los recibos y despachos, o por deficiencia en el almacenamiento.

El estudio tuvo como objeto el diagnostico y diseño de un modelo de control

para el recibo y despachos de materiales, el cual fue elaborado como producto del

diagnostico de los procesos involucrados, teniendo como visión las actividades

inherentes a los proyectos de la industria petrolera nacional.

La metodología empleada fue descriptiva, y según el propósito aplicada, ya

que el diagnostico se realizo mediante análisis y revisión de los procesos a través de

13

las entrevistas realizadas a cada uno de los responsables de las actividades inherentes

a la investigación.

De las conclusiones obtenidas se derivaron las recomendaciones a implantar

incluyendo el modelo de control objeto de esta investigación.

Del mismo modo, se tomo la Evaluación del Control Interno de los

inventarios en supermercados, realizado por la Lic. Adriana Morón Vásquez, en

Maracaibo noviembre de 1998, para optar al título de Especialista Mención Auditoria.

El propósito de la investigación consistió en analizar la eficiencia del sistema

de Control Interno, relacionados con los inventarios de un supermercado, con la

finalidad de proponer una estrategia de evaluación y seguimiento de los controles

internos de la empresa, que permitieran la definición de sus áreas criticas, lo cual

permitió a la gerencia analizar el desempeño de las operaciones relacionadas con tan

importante componente de sus estados financieros.

La metodología de investigación utilizada fue la descriptiva, basada en un

amplio análisis documental y bibliográfico, realizando entrevistas al personal de la

empresa vinculados al área estudiada que permitieran obtener información necesaria

para llevar a cabo el desarrollo del tema objeto de estudio.

Los resultados de la investigación mostraron como la existencia de un sistema

de Control Interno débil relacionado con los inventarios, afectó el buen

funcionamiento de las operaciones de este tipo, haciendo que los resultados esperados

en el año no sean los adecuados, y se tomen decisiones sobre situaciones que

presentan errores y problemas de mala información.

La participación de la Gerencia en implementación de nuevos controles

internos y en el seguimiento de los ya existentes, es de vital importancia para las

14

mejoras de sus operaciones. El empleo de nuevas estrategias para el manejo, control y

almacenamiento de las mercancías para la venta contribuyeron a fortalecer un buen

sistema de Control Interno. Las palabras claves fueron Ambiente de Control, Sistema

de Control Interno, e inventarios.

2. BASES TEÓRICAS

Para la fundamentación teórica se realizó un análisis crítico de las nociones

del sistema de Control Interno que es la unidad analítica objeto de estudio de esta

investigación, la cual permite obtener mayores conocimientos relacionados con la

materia.

2.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO. CONCEPTO.

Dentro de esta perspectiva, Catácora (1996), señala que:

Un sistema de Control Interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el Control Interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos.

De acuerdo al Investigador, el Sistema de Control Interno comprende el plan

de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de

una institución que le permitan preservar sus activos, verificar la confiabilidad de los

datos contables y determinar la ejecución adecuada de los procesos establecidos por

la alta Gerencia.

15

2.2. REVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Según Moreno (2004), la revisión del sistema es:

Principalmente un proceso de obtención de información respecto a la organización y a los procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluación del sistema. La información requerida para este objetivo se obtiene normalmente a través de entrevistas con el personal apropiado del ente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos e instrucciones al personal.

La información relativa al sistema es documentada en forma de cuestionarios,

resúmenes de procedimientos, flujogramas o cualquier otra forma de descripción o

circuito administrativo y adaptándose a las circunstancias o preferencias del contador

público. Con el objeto de verificar la información obtenida, a veces se adopta el

procedimiento de seguir el ciclo completo de una o varias transacciones a través del

sistema. Esta práctica, además de ser útil para el propósito indicado, permite que las

partidas seleccionadas puedan ser consideradas como parte de las pruebas de

cumplimiento.

2.3. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Sostiene Martínez (2003), que el auditor debe saber lo siguiente:

Cuáles son los objetivos que persigue cada control, o qué pretende cada control, para poder Analizarlo o entenderlo, y así poder determinar cuándo ese control es efectivo o simplemente no se cumple, lo que significa que debe ir a la fuente del control.

Martínez (2003) con relación a este punto agrega que:

Conocer los objetivos del sistema del control interno resulta importante para poder controlar su funcionamiento, de los cuales cita cuatro:

o Protección de los activos del patrimonio. o Obtención de información adecuada.

16

o Promoción de la eficiencia operativa. o Estimular la adhesión a las políticas de la dirección.

También menciona Martínez (2003) que:

El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable seguridad (ya que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio esté resguardado contra posibles pérdidas o disminuciones asignadas por los usos y disposiciones no autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén debidamente autorizadas y adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar:

(a) La preparación de los estados contables de acuerdo a normas contables. (b) Reportes o informes de gestión de realidad aceptable.

2.4. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Considera Moreno (2004), las siguientes características:

(a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contable, financiero, de planeación, de información y operaciones de la respectiva entidad;

(b) Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización;

(c) En cada área de la organización el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad;

(d) La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de Analizar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer las recomendaciones para mejorarlo;

(e) Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.

17

2.5. LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Para Moreno (2004), todo “sistema de Control Interno tiene limitaciones que

deben ser reconocidas. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos

de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de

juicio, falta de atención personal, falla humana, entre otras”.

Además, los procedimientos cuya eficacia se basen en la segregación de

funciones pueden eludirse como consecuencia de existir una confabulación de los

empleados implicados en el Control Interno. Igualmente, los procedimientos basados

en el objetivo de asegurar que las transacciones se ejecuten según los términos

autorizados por la administración del ente, resultarían ineficaces si las decisiones de

ésta se tomaran de una forma errónea o irregular.

Según página (www.monografias.com/trabajos16) (2004), menciona que:

Ningún sistema de Control Interno puede garantizar el cumplimiento de sus objetivos ampliamente; de acuerdo a esto, el Control Interno brinda una seguridad razonable en función de:

1. Costo beneficio

a) El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.

2. La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.

a) Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder.

3. El factor de error humano

4. Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.

a) Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.

18

2.6. MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL INTERNO

Para Martínez (2003), en relación a este punto menciona que:

El Sistema de Control Interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se encuentran los siguientes:

(a) Establecer líneas claras de responsabilidad. (b) Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de transacción. (c) Subdivisión de funciones. (d) Realizar auditorias o comprobaciones internas. (e) Diseño adecuado de documentos y registros. (f) Las computadoras y el Control Interno. (g) El costo del control.

Martínez (2003) al respecto resalta que:

Es importante que exista en cuanto a las operaciones de ejecución, autorización y control, una sólida y adecuada independencia entre: los empleados, las secciones, los departamentos y las gerencias. Llevado este concepto al nivel individual, se tendría que: ninguna persona debe controlar todas las fases de una operación, sin la intervención de unos u otros individuos que provean un control recíproco. De manera contraria, quien manejara las operaciones y su registro al mismo tiempo, podría generar errores y fraudes cuyo descubrimiento sería sumamente importante o muy difícil de detectar.

Es por ello que, según Martínez (2003), señala que:

Se hace evidente la necesidad de no realizar en forma paralela las funciones de operación y registro por una misma persona o sector, pero se incorpora otro elemento que corre también paralelo a los mencionados, la custodia. Quien tenga a su cargo la función de guardar o custodiar ya sea dinero u otro tipo de valores similares o bienes materiales, no puede ejercer las funciones de operación y de registro.

Una vez lograda la separación de funciones dentro del ente, se debe continuar

con la asignación de la responsabilidad a individuos o sectores, con el fin de que

19

ambos actúen de acuerdo con lo preescrito en las políticas emanadas por la dirección

superior.

De esta manera, para asumir una responsabilidad, esta debe contener la

necesaria autoridad proveniente o delegada del órgano superior inmediato al que

recibe la responsabilidad. Ambos conceptos, responsabilidad y autoridad deben estar

perfectamente definidos, y, en lo posible, expresadas por escrito en manuales,

instrucciones, entre otros, perfectamente difundidas, para evitar todo tipo de conflicto

o dualidad en cuanto a su interpretación.

Cuándo la dirección de un ente ha llegado a determinar: los objetivos a

alcanzar o cumplir; un adecuado plan de organización; delegación de funciones,

responsabilidad y autoridad; debe tener o contar con los medios de control necesarios

para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organización tienda al logro de los

objetivos y que, a su vez, todas las novedades, variaciones o alteraciones que sufre el

patrimonio, queden debidamente reflejadas dentro del sistema de información del

ente.

2.7. ANÁLISIS FODA. CONCEPTO.

El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las

palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, (en inglés SWOT:

Strenghts, Weaknesses, Oportunities, Threats).

Según D'andrea (2004), el análisis FODA “es una herramienta estratégica que

se utiliza para conocer la situación presente de una empresa. Es una estructura

conceptual que identifica las amenazas y oportunidades que surgen del ambiente y

las fortalezas y debilidades internas de la organización”.

20

Para Correa (2004), el análisis FODA es:

Una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas.

De acuerdo con el Uch Portal de Estudiantes de Recursos Humanos (2003),

FODA es:

La sigla usada para referirse a una herramienta analítica que permite trabajar con toda la información que se posea sobre un negocio, útil para examinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares del negocio y el entorno en el cual éste compite. Tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, entre otros.

Según Shapiro, autora de The Seven Deadly Sins of Business (Los siete

pecados capitales de negocios), citada por Hendricks (1999), manifiesta que:

Nadie sabe quién realizó el primer análisis SWOT, pero la técnica ha tenido gran popularidad durante varias décadas. En los últimos años, este reconocimiento ha sido opacado por técnicas más novedosas y de moda, como el pronóstico de escenarios. Sin embargo, la complejidad de estos métodos sofisticados no los hace mejores. Muchas veces se piensa que si una cuestión no es complicada, no es válida. Pero la verdadera ventaja del SWOT es que exige responder aspectos fundamentales.

Por otra parte, Shapiro citada por Hendricks (1999) menciona que:

Numerosos empresarios utilizan este análisis para descubrir y organizar factores cruciales así como para determinar el éxito o fracaso de sus empresas. El análisis SWOT es fácil, intuitivo y rápido. Pero quizá su atributo más importante es que ayuda a recordar a los empresarios, siempre ocupados, los vínculos esenciales en situaciones

21

complejas. El SWOT da un marco de referencia para, al menos, tener la certeza de que no se escapen aspectos importantes.

Manifiesta Lewis, también citado por Hendricks (1999), que “es necesario

realizar el análisis SWOT al preparar el plan comercial de cada año”.

Por su parte, Fry, igualmente nombrado por Hendricks (1999), considera que:

El SWOT es un buen instrumento para explicar la estrategia de la empresa a inversionistas, clientes e interesados y en esencia, el mismo consiste en una lluvia de ideas acerca de variables clave que afectan a la compañía y lo recomienda al calcular los planes estratégicos para uno o varios años y los destinados a hacer cambios en el ambiente de la empresa.

2.8. OBJETIVOS DEL ANÁLISIS FODA

Según Glagovsky (2003), el objetivo del Análisis FODA es:

Convertir los datos del universo (según lo se perciba) en información, procesada y lista para la toma de decisiones (estratégicas en este caso). En términos de sistemas, se tiene un conjunto inicial de datos (universo a analizar), un proceso (análisis FODA) y un producto, que es la información para la toma de decisiones (el informe FODA que resulta del análisis FODA).

Continúa expresando dicho autor que, se tiene que distinguir en un sistema:

1. Lo relevante de lo irrelevante

2. Lo externo de lo interno

3. Lo bueno de lo malo

Además, con relación a este punto Glagovsky (2003), agrega que:

La relevancia es el primer proceso y funciona como filtro: no todo merece ser elevado a componente del análisis estratégico. Es sentido común ya que en todos los órdenes de la vida es fundamental distinguir lo relevante de lo irrelevante. En FODA este filtro reduce el

22

universo de análisis disminuyendo la necesidad de procesamiento (que no es poca cosa).

2.9. PROPÓSITOS DEL ANÁLISIS FODA

De acuerdo con D'andrea (2004), “el propósito fundamental de este análisis

es potenciar las fortalezas de la organización” para:

(a) Aprovechar oportunidades.

(b) Contrarrestar amenazas.

(c) Corregir debilidades.

Señala D'andrea (2004), que:

Las amenazas y oportunidades se identifican en el exterior de la organización, en su contexto. Esto implica analizar: (a) Los principales competidores y la posición competitiva que ocupa la empresa entre ellos. (b) Las tendencias del mercado. (c) El impacto de la globalización, los competidores internacionales que ingresan al mercado local y las importaciones y exportaciones. (d) Los factores macroeconómicos sociales, gubernamentales, legales y tecnológicos que afectan al sector.

Así mismo sostiene D'andrea (2004) que:

Las fortalezas y debilidades se identifican en la estructura interna de la organización. Para ello deben considerarse: (a) Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa. (b) Eficiencia e innovaciones en las acciones y los procedimientos. (c) Capacidad de satisfacer al cliente.

De acuerdo con el Uch Portal de Estudiantes de Recursos Humanos (2003), el

Análisis FODA “debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito del

negocio. Deben resaltarse las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al

compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades

y amenazas claves del entorno”.

23

Para los mencionados autores, lo anterior significa que el análisis FODA

consta de dos partes: una interna y otra externa.

(a) La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su

negocio, aspectos sobre los cuales se tiene algún grado de control.

(b) La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas

que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aquí se tiene que

desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para

minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco o

ningún control directo.

Así mismo sostienen que, para las Fortalezas y Debilidades deben

considerarse áreas como las siguientes:

(a) Análisis de Recursos: Capital, recursos humanos, sistemas de información,

activos fijos, activos intangibles.

(b) Análisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratégicos,

creatividad

(c) Análisis de Riesgos: Con relación a los recursos y a las actividades de la

empresa.

Análisis de Portafolio: La contribución consolidada de las diferentes

actividades de la organización.

2.10. CONTROL INTERNO

Dentro de este orden de ideas, Catácora (1996), expresa que el Control

Interno:

Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del Control Interno, o un sistema de Control

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Interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.

Unido a esto, Poch (1992), expresa que "el control aplicado de la gestión tiene

por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos".

Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, Leonard

(1990), asegura que "los controles es en realidad una tarea de comprobación para

estar seguro que todo se encuentra en orden.".

Así mismo, considera que si los controles se aplican de una forma ordenada y

organizada, entonces existirá una interrelación positiva entre ellos, la cual vendría a

constituir un sistema de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el

sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con

las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el

fin de tomar medidas y así su reiteración.

Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una

base de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se planeó.

Por esto el Control Interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar

estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el

objetivo establecido por la organización.

La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (1994),

define el Control Interno como:

El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa.

25

Así mismo, Holmes (1994), lo define como "una función de la Gerencia que

tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar

desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán

obligaciones sin autorización".

Con respecto al Control Interno para Redondo (1993), establece que "se debe

hacer un estudio y una evaluación adecuada del Control Interno existente, como base

para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarán los

procedimientos de auditoria".

Infiere el Investigador que el Control Interno es el sistema nervioso de una

empresa, ya que abarca toda la organización, diseñado únicamente para hacer frente a

las necesidades de una empresa específica. Incluye mucho más que sistema contable

y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento, control de calidad,

planeación de la producción, política de venta de auditoria interna. Toda operación

lleva implícito el Control Interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es

miembro activo de su ejecución. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de control

debe funcionar dentro de ella.

2.11. PROPÓSITO DEL CONTROL INTERNO

Según Meigs (1994), el propósito del Control Interno es:

Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización". De esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la Gerencia.

26

2.12. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Según Moreno (2003), manifiesta que:

El Control Interno no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:

ü Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; ü Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; ü Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; ü Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; ü Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros; ü Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; ü Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; ü Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.

2.13. FINALIDAD DEL CONTROL INTERNO

Para Martínez (2003), señala que la finalidad del control interno es:

Comprobar si la organización encuentra, cumple o alcanza los objetivos que persigue. Además, para que un plan de organización satisfaga las necesidades de un control interno debe ser:

1. Simple: en su estructura básica, en su interpretación y desde el punto de vista de su costo, es decir, del factor económico. 2. Ágil o flexible: que permita modificaciones debido a los cambios, provenientes del mundo dinámico donde se desarrolla, y que pueda asimilar sin dañar lo que perdura, expresado en otras palabras sería, adaptarse a los constantes cambios que fluctúan en la vida diaria de la organización. 3. Imperativo: el plan debe permitir la implantación de líneas de actividad, responsabilidad y control.

27

2.14. MISIÓN DEL CONTROL INTERNO

Para Catácora (1996), el Control Interno tiene como misión “ayudar en la

consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las

metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la

organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa”.

Sin embargo, es importante señalar que, para que un Control Interno rinda su

cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo

y realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificación del mismo puede ser

preventiva o de detección para que sea originaria.

2.15. ALCANCE DEL CONTROL INTERNO

Al respecto Martínez (2003), manifiesta que:

El alcance de Control Interno está dado por todo el ámbito de la empresa, y los problemas que se generan al controlar las actividades que tienen origen en los distintos sectores de la organización, según las tareas que estos desarrollan, como, por ejemplo: las funciones de registro, fabricación, ventas, compras, despacho, tesorería, finanzas, entre otras.

Así mismo, señala que el método de control existente en las empresas incluye

la comparación de una actuación real, con una acción pronosticada, tal como un

objetivo, estándar de actuación o regulación previa. En cada caso o situación, el

sistema, método o procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control o

análisis de lo que está sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvíos o

errores, poder obtener la explicación lógica de por qué esos hechos ocurrieron, y,

finalmente, tratar de adoptar las medidas correctivas correspondientes.

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2.16. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos

implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control

Interno:

(a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, así

como la formulación de planes operativos que sean necesarios;

(b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la

ejecución de los procesos;

(c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;

(d) Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;

(e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos;

(f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y

sanciones;

(g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control

Interno;

(h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión

de las entidades;

(i) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión

y el control;

(j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión;

(k) Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de

directivos y demás personal de la entidad;

(l) Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

2.17. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

29

De acuerdo con lo mencionado Martínez (2003), los Controles Internos

pueden clasificarse de la siguiente manera:

(a) Por Objetivos: salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros contables; preparación oportuna de la información financiera contable; beneficio y minimización de costos innecesarios, evitar expansión al riesgo no intencional, prevención o detención de errores e irregularidades; aseguramiento de que las responsabilidades delegadas han sido descargadas; descargo de responsabilidades legales.

(b) Por jurisdicción: Control Interno contable; Control Interno administrativo.

(b.1) Control Interno Contable: Consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que las cuentas y los informes financieros sean contables. Son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable.

(b.2) Control Interno Administrativo: Son procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables.

(c) Por métodos: controles preventivos; controles de detección.

(d) Por naturaleza: controles organizativos, controles de desarrollo de sistemas; controles de autorización e información, controles del sistema de contabilidad; controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisión de la administración; controles documentales.

2.18. TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

Las técnicas de Control Interno pueden clasificarse ligeramente en técnicas de

prevención y de descubrimiento.

2.18.1. TÉCNICAS DE PREVENCIÓN

30

Son las que están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que

únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de

técnicas de prevención pueden citarse:

(a) Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;

(b) Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea,

programas de computadoras y archivos;

(c) Balance, transacción por transacción, en un sistema en línea;

(d) Verificación y validación de los datos entrados en un sistema de computador;

(e) Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un

sistema;

(f) Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y

(g) Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.

2.18.2. TÉCNICAS DE DESCUBRIMIENTO

Son las que están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se

descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:

(a) Conciliación de informes de balance por lote con registros cronológicos

mantenidos por los departamentos originarios;

(b) Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;

(c) Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;

(d) Revisión y aprobación de informes de mantenimiento ( "era y es") del archivo

maestro;

(e) Auditoria interna;

(f) Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan;

(g) En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de

los mayores auxiliares;

(h) Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro;

y

31

(i) Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.

2.19. CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTADORIZADOS

De acuerdo a Autor Anónimo “www.monografias.com/trabajos16” (2004), se

pueden dividir en Controles de usuario y de procesamiento electrónico de datos

(PED).

2.19.1. CONTROLES DE USUARIOS

Es un control manual, debido a que su realización no utiliza funciones y

programas computarizados. El control esta diseñado para verificar el resultado de

procesos computarizados, aunque su modo de realización es manual. Un ejemplo de

ello ocurre cuando el Departamento de Facturación envía al PED para que procese la

información.

2.19.2. CONTROLES DE PED

Tales controles contienen cuatro componentes:

(a) Procedimiento de Acceso y de Desarrollo. Estos dos procesamientos generan

información inherente que se produce en los intercambios.

(b) Procedimiento de Seguimiento. Este sistema asegura que los errores y asuntos

identificados, sean investigados y resueltos apropiadamente.

(c) Funcionamiento de los Programas de Controles

(d) Los mecanismos de control deben funcionar en función al objetivos en que

estos fueron creados.

32

2.19.3. DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO Y PED

En un control de usuario la atención del auditor debe centrarse en los

procedimientos de indagación y cumplimiento de detalles sobre las tareas que

desarrolla el personal responsable del control.

Pero si el control lo hace un PED, entonces se deben analizar los componentes

de procedimiento de acceso y desarrollo de sistemas y cambios en el sistema y en los

programas.

2.20. CONTROL INTERNO Y ÉTICA PROFESIONAL

Las normas éticas y su cumplimiento juegan un papel importante en el sistema

de control interno. El no acatarlas conduce al desvío de recursos, divulgación de

información confidencial y otros hechos delictivos. Aquí la labor del contador es un

factor determinante ya que transciende a la sociedad y por ende a su desarrollo.

Con relación a este aspecto Martínez (2003) señala que:

La ética profesional está definida como un conjunto de normas que orientan la conducta de los miembros de una determinada profesión. Además, agrega que existen dos teorías que están siendo utilizadas para la solución de los problemas éticos de la contabilidad: la teoría del utilitarismo y la teoría de las reglas deontológicas. El utilitarismo se basa en el mejor criterio que beneficia a una mayor cantidad de personas (énfasis en la consecuencia de la acción y no en las reglas), ya en la visión deontológica prevalece el énfasis en las acciones del profesional y no en las consecuencias propiamente dichas.

Continúa expresando Martínez (2003), lo siguiente:

33

La conducta ética es el cemento que une las partes al todo. Forma parte del código de todas las profesiones. Es fácil tomar decisiones ante un comportamiento ético y uno no ético pero desdichadamente muchas veces existen situaciones que están en la frontera de la ética, surge el conflicto si existe presión para llevar a cabo la acción.

Agrega que el Sistema de Control Interno se desarrolla y vive dentro de la

organización, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su

estructura interna y comportamiento; además debe contar con un grupo humano

idóneo para las funciones a cumplir, este debe estar equipado con los medios o

adelantos tecnológicos adecuados.

Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del

individuo, fijando puntos estratégicos donde practicar el control, para vigilar su

cumplimiento o rendimiento en forma esporádica y concentrarse en los desvíos o

excepciones a lo predeterminado, para analizarlo en cuanto a su magnitud e

importancia, en ultima instancia, realizar una acción que tienda a corregir sus desvíos

o irregularidades.

2.21. DEBILIDADES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO QUE AFECTAN EL

CONTROL INTERNO. CONDICIONES.

Según Cartategui (2003), manifiesta lo siguiente:

Las condiciones específicas que se señalan a continuación, podrían indicar la presencia de debilidades en el ambiente del Control Interno, que aún cuando no las abarque todas, el auditor debe considerar:

(a) Estilo de trabajo de la administración. (b) Estructura orgánica de la institución o entidad. (c) Métodos para asignar autoridad y responsabilidad. (d) Seguimiento y sistematicidad. (e) Efectividad del trabajo de Auditoria interna. (f) Política laboral.

34

(g) Métodos de control sobre el cumplimiento de la legislación establecida y regulaciones.

(a) Estilo de Trabajo de la Administración

El estilo de trabajo de la administración se refleja en los controles internos y

en todo el ambiente general del funcionamiento en una entidad determinada, teniendo

en cuenta este precepto las debilidades en este aspecto se pueden reflejar en:

a. La falta de administración en los controles internos y en el ambiente de control

donde funcionan estos.

b. Mostrar una actitud agresiva o poco racional para la toma de decisiones o ante

los riesgos que se presenten, que pueden reflejarse también desde el punto de vista

contable.

c. Una administración resistente y justificativa ante las recomendaciones de los

auditores internos, tanto en tareas de la contabilidad, como de control administrativo

u otros.

d. Lentitud para dar respuesta ante situaciones de crisis en las áreas económica,

financieras y administrativas.

e. El empleo y elaboración de informaciones imprecisas o poco confiables.

Ejemplo: Balances y estados financieros, entre otros.

f. Inestabilidad y falta de atención al personal de las áreas económicas y

administrativas.

g. Sobrevaloración o subestimación de los estados financieros y los resultados

que estos arrojan y falta de análisis objetivo de los mismos.

h. Falta de claridad, honestidad o celeridad durante el ejercicio de la auditoria,

debido a falta de documentación, respuestas evasivas o desconocimiento.

a. Estructura Orgánica de la Institución.

35

Cuando la estructura orgánica es inapropiada y no está acorde con el objeto

social y los objetivos generales y específicos para los que fue creada, sucede que no

podrá responder a las complejidades de sus funciones y operaciones, por tanto:

a. Inhibe la segregación de funciones para lo que fue creada.

b. Impide el inicio, registro y mantenimiento de las operaciones y la custodia

sobre los activos.

c. Cuando se producen cambios de estructura administrativa, pueden derivarse de

éstos desorden en la organización.

d. Los nuevos cambios en la estructura pueden ocasionar que las

responsabilidades operativas no coincidan con la división de las funciones.

e. La delegación de la responsabilidad y autoridad es inapropiada.

f. La falta de definición y comprensión de la autoridad existe en todos los niveles

de la organización.

g. La incompetencia o falta de experiencia del personal de las áreas económicas y

otras, sobre quien recae la responsabilidad del registros de las operaciones.

h. Falta de supervisión y control del trabajo que se realiza.

i. Exceso de carga de trabajo.

j. Procedimientos no establecidos o inadecuados.

k. Actividades dirigidas y controladas por una sola persona.

o Métodos para asignar Responsabilidad y Autoridad.

a. Cuando las estructuras de una institución no son adecuadas, se dificulta o se

hace imposible la asignación correcta de las responsabilidades y con ello la

delegación de la autoridad, en especial para aquellos asuntos relacionados con:

objetivos, metas y funciones operativas.

b. No permite la descripción correcta del trabajo de sus especialistas y la

adecuación de las funciones y responsabilidades de cada uno.

o Seguimiento y Sistematicidad.

36

Son condiciones que pueden afectar el Control Interno, toda vez que señalan

debilidades que por sí solas afectan directamente los resultados y eficiencia del

trabajo, entre ellas se pueden señalar:

a. La administración no está suficientemente clara del control que debe ejercer en

la ejecución de las distintas actividades.

b. Los métodos para el control administrativo son inadecuados para investigar las

situaciones imprevistas o inusuales y decidir las acciones oportunas para

corregirlas.

c. La administración carece de la suficiente visión para ocuparse de que se

cumpla con efectividad la política establecida para el desarrollo del trabajo en

cuanto a los sistemas contables y el Control Interno.

d. La administración no le da el debido tratamiento a las notificaciones que se le

hacen por parte de inspectores y auditores, ya sean internos o externos, incluyendo

aquellas derivadas de errores y deficiencias detectadas que puedan llegar a

constituirse en graves violaciones.

e. La administración no confecciona plan de medidas, por tanto no existe

tampoco el seguimiento que debe derivarse del mismo.

f. No se cumple el plan de medidas planteado por la administración y no se le da

seguimiento e información de su cumplimiento como está establecido.

o Efectividad del Trabajo de Auditoria Interna.

Cuando este no cumple las directivas, normas y principios, sucede que:

a. El proceso de exploración de un trabajo de auditoria, no existe o no es lo

suficientemente profundo, para que permita al auditor interno concentrarse en los

objetivos que se propone.

b. Las auditorias propuestas, no han tenido el enfoque adecuado hacia las áreas

de más complejidad.

37

c. Los auditores se hacen responsables de toma de decisiones operativas para

poder controlar el trabajo en las áreas contables o administrativas objeto de

auditoria, contrarias a sus funciones de contrapartida.

d. No se cumple con rigor lo establecido en las resoluciones, referida a las

Normas de Auditoria que miden el trabajo a ejecutar.

e. Los procesos de supervisión y revisión no existen o son inapropiados, o no se

revisan las conclusiones y el informe.

f. Los papeles de trabajo, programas de auditoria y demás evidencias del trabajo

realizado son incompletos y no logran servir de soporte a los resultados.

o Política Laboral.

Cuando no se cumplen los reglamentos establecidos en la selección del

personal especializado, se pueden valorar las siguientes debilidades:

a. La selección del personal es inadecuada.

b. Son insuficientes los procedimientos para avalar el acceso de los nuevos

trabajadores, promociones, traslados, etc.

c. No existen o son insuficientes los programas de capacitación técnica y

superación profesional.

d. No existe claridad en el calificador del cargo y contenido de trabajo, como

obligación al acceder a una plaza técnica o administrativa.

e. Los trabajadores no conocen los procedimientos y regulaciones establecidas

para sus áreas o la institución.

f. No se controla el trabajo de los técnicos, especialistas y otros por sus

respectivos jefes intermedios, ni de éstos por los principales administrativos.

38

3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS

AMENAZAS: Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden

llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización. Correa, Fernando

(2004).

AUDITORIA: Examen objetivo, sistemático, profesional e independiente, aplicado a

una organización por un auditor competente. Cepeda, G. (1997).

CARBÓN: Mineral proveniente de restos de vegetación acumulados como plantas

en pantanos o en lagunas. La acumulación de limos y otros sedimentos, junto con

movimientos en la corteza terrestre enterraron estos pantanos y turberas. A medida

que iban quedando enterradas, las plantas fueron sometidas a elevadas temperaturas y

presiones, las cuales causaron cambios físicos y químicos en la vegetación,

transformándolas, con el correr de los tiempos en carbón. Franco Sepúlveda,

Giovanni (2004).

CONTROL: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las

actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen

camino. Fontt, I. (2001).

DEBILIDADES: Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable

frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,

actividades que no se desarrollan positivamente, entre otras. Correa, Fernando

(2004).

ÉTICA: Parte de la filosofía que trata de la moral y de las obligaciones del hombre.

El Auditor cuenta con su propia ética profesional para el desarrollo de sus funciones.

Cepeda, G. (1997).

39

FORTALEZAS: Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los

que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se

controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan

positivamente, entre otras. Correa, Fernando (2004).

MINERÍA A CIELO ABIERTO: Se refiere a una minería en superficie donde se

extrae un mineral en incremento de la economía de acuerdo a su profundidad.

Franco Sepúlveda, Giovanni (2004).

OPORTUNIDADES: Son aquellos factores que resultan positivos, favorables,

explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que

permiten obtener ventajas competitivas. Correa, Fernando (2004).

PROCEDIMIENTOS: Establecen el orden cronológico y la secuencia de

actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Por lo tanto

un procedimiento muestra como deben hacerse las labores, en que momento hacerlas

y quien debe realizarlas. Moreno (1994).

UNIDAD ESTRATÉGICA DE NEGOCIOS (UEN): Es un solo negocio de la

empresa o un conjunto de sus negocios relacionados entre sí, al que la empresa puede

hacerle planeamiento separadamente del resto de la compañía, tiene sus propios

competidores y se encuentra a cargo de un gerente responsable de su operación y de

sus resultados económicos, a quien la casa-base le asigna objetivos de planeación

estratégica y recursos apropiados. Uch Portal de estudiantes de recursos humanos

(2003).

40

4. DEFINICIÓN CONCEPTUAL Y OPERACIONAL DE LA VARIABLE.

4.1. CONTROL INTERNO.

DEFINICIÓN CONCEPTUAL. Conceptualmente se define el Control

Interno como el plan de organización de todos los métodos y medidas coordinadas

adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y

confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la

productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas

para cada empresa. Fuente: Federación de Colegios de Contadores Públicos de

Venezuela (1994).

DEFINICIÓN OPERACIONAL. Operacionalmente es el mecanismo

tendiente a verificar si el sistema de control interno establecido en el plan de

organización adoptado por la empresa para proteger y salvaguardar sus activos,

verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones,

promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a

las prácticas ordenadas para cada empresa, se cumplen.

4.2.- OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE.

La operacionalización de la variable con sus dimensiones, indicadores y

técnicas de recolección de datos, se muestra en el Cuadro 3 que se presenta a

continuación:

41

Cuadro 1

OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE

Objetivo General: Analizar el Control Interno en el despacho y transporte del

carbón de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.

Fuente: (Cordero, 2005).

VARIABLE

OBJETIVOS

ESPECIFICOS

DIMENSIONES

INDICADORES

TÉCNICAS RECOLEC-CION DE DATOS

Caracterizar el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la Guajira, S.A. en el despacho y transporte del carbón de Mina a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo

Sistema de Control Interno

Mecanismos

Revisión Características Limitaciones

Medidas

Determinar los controles internos aplicados al despacho y transporte del carbón a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo.

Controles internos

Clasificación

Objetivos Elementos Finalidad

CONTROL

INTERNO

Determinar nivel de confiabilidad en sistema de despacho en la Mina y recepción en el Puerto.

Nivel de

confiabilidad

Etica Profesional Técnicas de C.I.

Analizar fortalezas y debilidades del sistema de control interno en el despacho y transporte de carbón de Mina a Puerto.

Análisis Foda

Fortalezas y Debilidades

Entrevistas

y Observación

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

43

CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

Las bases metodológicas implican para el investigador el cumplimiento de un

proceso ordenado orientador del estudio con el fin de establecer los hechos y

fenómenos que caracterizan al objeto y constituyen el soporte fundamental de la

investigación. En consecuencia, en el marco metodológico del objeto de estudio se

explican los procedimientos y técnicas utilizadas en la ejecución de la investigación.

1. TIPO DE INVESTIGACIÓN.

Para llevar a cabo la labor de indagación y dilucidar el problema planteado, se

realizo una investigación de tipo documental-descriptiva, por cuanto fue

indispensable la revisión de fuentes documentales primarias referidas al área,

especialmente libros de Auditoria y de las fuentes secundarias, que aportan

información derivada de las fuentes primarias, tales como ponencias e

investigaciones diversas de Internet.

En este sentido, la investigación documental como proceso científico es

definida por Fino y Nava (1996), como “un proceso sistemático de búsqueda,

selección, lectura, registro, organización, descripción, análisis e interpretación de

datos extraídos de fuentes documentales existentes en torno a un problema, con el fin

de encontrar respuestas e interrogantes planteados en cualquier área del conocimiento

humano”.

44

En virtud de que este estudio hará uso de información documental extraída de

libros y otros documentos o trabajos, se asume que esta investigación es de tipo

documental, la cual es descrita por Tamayo (1995) como “un estudios interesados en

extraer información y conclusiones, basándose en fuentes, documentos o medios

bibliográficos”.

Así mismo, la presente investigación es de tipo descriptiva y Méndez (1998),

afirma que “el estudio descriptivo identifica características del universo de

investigación, señala formas de conducta actitudes del universo investigador,

establece comportamientos completos, descubre y comprueba la asociación entre

variables de una investigación”.

Igualmente, la investigación desarrollada de acuerdo a Dankhe, (1986), citado

por Hernández y Otros, 1998), fue de tipo Descriptivo, por cuanto:

Busca especificar propiedades importantes de personas, grupos, comunidades, empresas o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. Desde el punto de vista científico, describir es medir, en un estudio descriptivo se seleccionan una serie de cuestiones y se miden cada una de ellas independientemente para, de esta manera, describir lo que se investiga.

Así mismo, Sabino (1992), expone que “la preocupación primordial de la

investigación descriptiva, radica en describir alguna característica fundamental de

conjuntos homogéneos de fenómenos, utilizando criterios sistemáticos que permitan

poner de manifiesto su estructura o comportamiento”.

Según Chávez (1994), “cuando el estudio se determina con base al problema

que se desea resolver, los objetivos que se pretendan lograr y la disponibilidad de

recursos con que se cuentan, estamos en presencia de una investigación Descriptiva”.

En la presente investigación se dispuso a Analizar el Control Interno en el

despacho y transporte del carbón en Carbones de la Guajira, S.A. y de esta manera

45

siguiendo lo expuesto por Chávez (1994), “se orienta a recolectar información

relacionada con el estado real de las personas, objetos, situaciones o fenómenos, tal

como se presentan en el momento de su recolección”.

La finalidad de los estudios documentales es recolectar información a partir de

documentos escritos y no escritos, susceptible de ser analizados y pueden clasificarse

como investigaciones cualitativas o cuantitativas.

El presente estudio es una investigación documental de carácter cualitativa y

Chávez (1994), considera que:

La investigación documental de carácter cualitativa, se fundamenta en la revisión bibliográfica. En la gran mayoría de los casos, se base en contenido de orden teórico, en los cuales se deben reflejar las posiciones coincidentes y contradictorias de los enfoques o tendencias analizadas, así como la posición independiente del investigador.

Según (Chávez, 1994) la investigación es de tipo Observacional y se define

como “el estudio en el cual el investigador solo puede descubrir o medir el fenómeno

estudiado, no puede modificar o voluntad ninguno de los factores que intervienen en

el proceso”.

Asimismo, de acuerdo a Namhira y Otros, (1984), citado por Chávez, (1994),

según “el período en que se recolecto la información, la investigación fue

Retrospectiva, ya que la información existe, por lo que se tomo información pasada,

buscando conceptualizarla”.

Por otro lado, esta investigación se considera de campo por cuanto se realiza

en el mismo lugar donde se encuentra la población analizada, asimismo, se

desarrolla mediante la extracción de los datos en el ambiente laboral donde se

desarrollan los hechos a lo cual, Hurtado de Barrera (1998), agrega que “el estudio de

campo comprende el trabajo investigativo donde se producen los hechos”.

46

A este respecto, Arias (1991) indica que “la investigación de campo consiste

en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos sin

manipular o controlar variable alguna”.

Es por ello que la presente investigación se considera de campo por que se

recoge la información en Carbones de la Guajira, S.A., con el fin de obtener de

manera más tangible el conocimiento, tal y como expone Arias (1991), “quien

plantea que estas son investigaciones que se realizan en el propio sitio donde se

encuentra el objeto de estudio. Ello permite el conocimiento más a fondo del

problema por parte del investigador y puede manejar los datos con más seguridad”.

2. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.

Este estudio presenta un diseño No Experimental Descriptivo, ya que no se

pretende establecer controles entre las variables, sino describir el comportamiento de

las mismas. Por la evolución del fenómeno es Transaccional, ya que es este estudio

se mide una vez la variable.

En tal sentido, según Hernández, Fernández y Batista. (1998):

Los Diseños No Experimental Descriptivo tienen por objeto indagar la incidencia y los valores en que se manifiesta una o más variables, es decir, la investigación se centra cual es el nivel o estado de una o diversas variables en un momento dado.

Una investigación se dice que es Transaccional o Transversal, de acuerdo a

Hernández y Otros (1991), “cuando los datos son recolectados en un solo momento,

en un tiempo único, siendo su propósito describir la variable y analizar su incidencia

en un momento dado”.

47

Por lo tanto, esta investigación se tipifica como Transversal, por cuanto la

variable será medida en una sola oportunidad, obviando situaciones anteriores o

posteriores al objeto de estudio.

Chávez (1994) afirma que la investigación Transversal es aquel “estudio que

mide una vez la variable. Se miden los criterios de unos o mas grupos de unidades en

un momento dado, sin pretender Analizar la evolución de sus unidades”.

3. POBLACIÓN

La población de estudio constituye el universo de la investigación sobre el

cual se pretende generalizar los resultados, además de estar constituidas por

características que le permiten distinguir los sujetos unos de otros.

Según Chávez (1994) “la población de un estudio es el universo de la

investigación sobre la cual se pretende generalizar los resultados. Esta constituida por

características o estratos que permiten distinguir en sujetos unos a otros”.

Según Tamayo y Tamayo (1994), “la población es la totalidad del fenómeno a

estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual

se estudia y da origen a los datos de la investigación”.

De esta manera, la población de esta investigación estuvo constituida por

cinco (5) empleados, pertenecientes a los departamentos de transporte y embarque,

administración, contabilidad y control interno, distribuidos en la forma siguiente, un

(1) jefe de contabilidad, un (1) jefe de Transporte y Embarque, un (1) jefe y un (1)

auxiliar de control interno, un (1) jefe de administración de control interno.

48

Por consiguiente, la población es considerada finita y accesible, siendo esta la

razón por la cual no fue necesario determinar una muestra.

4. - TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS.

De acuerdo con Arias (1997), las técnicas de recolección de datos son:

Las distintas formas, maneras de obtener informaciones, es decir, se explica el procedimiento, lugar y condiciones de las mismas. Son ejemplos de técnicas de observación directa, la cual en sus dos modalidades (entrevistas y cuestionarios), el análisis documental, el análisis de contenido.

Según Bavaresco (1997) “Las técnicas de recolección de datos conducen a la

verificación del problema planteado, es decir, la técnica descansa en observación bien

sea directa (simple o experimental), documental o bibliografía mediante encuestas

(cuestionario, entrevistas y escala de actitudes)”.

De acuerdo a Sierra (1995), expone que:

La observación directa es la inspección y estudio realizado por el investigador, mediante el empleo de sus propios sentidos, específicamente de la vista, con o sin ayuda de aparatos técnicos de los casos y hechos de interés social tal como son o tiene lugar espontáneamente en el tiempo, y con arreglo de las exigencias de la investigación científica.

Al respecto Ander (1975), señala que:

La entrevista estructurada toma la forma de un interrogatorio en el cual las preguntas se plantean siempre en el mismo orden y se formulan con los mismos términos. Se realizan sobre la base de un formulario previamente preparado y estrictamente normalizado.

Se empleo la técnica de encuesta y el instrumento de cuestionario, ajustado a

los objetivos específicos de la investigación, además del análisis documental; éste

49

último incluyó la revisión del material bibliográfico y tesis anteriores referidas al

objeto de estudio propuesto.

El instrumento que se utilizo estuvo basado en el cuestionario, con 30

(treinta) ítems que comprenden preguntas cerradas, todas presentaron cuatro (4)

alternativas de respuestas: Siempre - Casi siempre - Algunas veces - Nunca. (Ver

Anexo No. 1.)

Como expone Finol (1993), la investigación de tipo de análisis documental,

“es aquella consistente en el manejo y procesamiento de materiales bibliográficos,

específicamente libros y otros, en los cuales la lectura constituye la base de su

análisis”.

5. TRATAMIENTO ESTADÍSTICO DE LA INFORMACIÓN

Para procesar la información, se emplearon análisis cualitativos y

cuantitativos de los datos, que se realizaron a través de estadísticas descriptivas,

promedios, porcentajes, basándose en cuestionarios formulados a las personas

encuestadas.

6. VALIDEZ DEL INSTRUMENTO

Para la validación del cuestionario, es decir, probar la exactitud con la cual los

instrumentos miden realmente lo que se pretende medir, se utilizó la técnica de juicio

de expertos. En tal sentido se consultaron cinco especialistas en el área.

Sobre esta materia, Hernández y otros (1999) señalan que “la validez del

contenido se refiere al grado con el que el instrumento diseñado refleja el dominio

50

especifico del contenido de lo que se pretende medir en la investigación objeto de

estudio”.

Por su parte Chávez (1998), describe la validez del contenido como:

La correspondencia del instrumento con su marco teórico, por lo que no expresa en términos de índice numérico, dado que se basa en la necesidad de discernimiento y juicios independientes entre expertos, quienes analizan cuidadosamente y críticamente la totalidad de los reactivos de acuerdo con el área especifica del contenido teórico.

7. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Según Chávez (1998), expone que:

En la investigación del tipo cualitativo es necesario el tratamiento de la información estadística de los datos. En este orden, cuando se elaboró el estudio estadístico de los datos se incluyó la información tal cual como fue emitida por la población, de acuerdo a su respectiva interpretación, fundamental especialmente en la calidad de la misma.

CAPITULO IV

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

52

CAPÍTULO IV

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Una vez culminada la etapa de recolección de información se procedió a la

elaboración técnica con la finalidad de dar a los datos recopilados las características

necesarias para la obtención de interpretaciones significativas para la investigación.

Dimensión: Sistema de Control Interno (A)

Indicador: Revisión

Ítems N° (1) ¿El sistema de control interno adoptado por la institución le permite

verificar oportunamente la confiabilidad del despacho en las unidades de transporte?

Tabla No. 1 A

a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas

Veces d) Nunca Items fi % Fi % fi % fi %

Total

1 2 40,00% 3 60,00% 0,00% 0,00% 5

Grafico 1 - A

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia

a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

53

Interpretación:

De los 5 entrevistados, 2 contestaron siempre y 3 casi siempre, es decir que el

40 % de los entrevistados considera que el sistema de control interno adoptado por la

institución, siempre le permite verificar oportunamente la confiabilidad del despacho

en las unidades de transporte, lo que quiere decir que esta práctica permite considerar

el sistema de despacho de las unidades de transporte, dentro de las pruebas de

cumplimiento, según lo establecido por Moreno (2004).

De acuerdo con la opinión del autor de ésta investigación, el hecho de que el

60% de los entrevistados contestan la opción casi siempre, significa que el sistema de

control interno adoptado por la institución debe reforzarse con nuevos mecanismos

alternos que le permita verificar oportunamente las unidades de transporte.


Indicador: Revisión

Ítems N° (2) ¿Existen manuales de normas y procedimientos de control para el

proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa?

Tabla No. 2 A

a) Siempre b) Casi

Siempre c) Algunas

Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %

Total

2 2 40,00% 0,00% 3 60,00% 0,00% 5

Grafico 2 - A

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

54

Interpretación:

De los 5 entrevistados, 3 contestaron algunas veces y 2 casi siempre, es decir

que el 60 % considera que existen algunas veces manuales de normas y

procedimientos de control para el proceso del pesaje y despacho del carbón en la

empresa. Al respecto, Moreno expone que la revisión del sistema es principalmente

un proceso de obtención de información respecto a la organización y a los

procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base para las pruebas de

cumplimiento y para la evaluación del sistema. La información requerida para este

objetivo se obtiene normalmente a través de entrevistas con el personal apropiado del

ente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos e

instrucciones al personal.

Según la opinión del autor de este estudio, considera que si el 60% de los

entrevistados que respondió la opción algunas veces, significa que las bases para las

pruebas de cumplimiento y evaluación del sistema están referenciadas sobre la

experiencia y la rutina diaria y no sobre manuales de normas y procedimientos de

control para el proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa.


Indicador: Objetivos

Ítems N° (3) ¿El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbón

permite cotejar las unidades despachas en minas con las unidades recibidas en

puerto?

Tabla No. 3 A

a) Siempre b) Casi

Siempre c) Algunas

Veces d) Nunca Ítems fi % fi % fi % fi %

Total

3 3 60,00% 0,00% 1 20,00% 1 20,00% 5

55

Grafico 3 - A

0

1

2

3

4

Pregunta ItemsF

recu

enci

a

a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 1 algunas veces y 1 nunca,

es decir que el 60 % considera que el sistema de control interno para el pesaje y

despacho del carbón siempre permite cotejar las unidades despachas en minas con las

unidades recibidas en puerto y al respecto, Martínez agrega que conocer los objetivos

del sistema del control interno resulta importante para poder controlar su

funcionamiento, y dentro de los cuales cita la protección de los activos del

patrimonio, la obtención de información adecuada, la promoción de la eficiencia

operativa y Estimular la adhesión a las políticas de la dirección.

A este respecto, el autor de esta investigación opina que el 20% de los

entrevistados que contesto algunas veces y el 20% que respondió la opción nunca, al

observar estos resultados se evidencia que en un 40% no esta promovida la eficiencia

operativa que proporcione la estimulación a la corrección oportuna de desviaciones,

por lo tanto el sistema de control interno habrá que reforzarlo.



Ítems N° (4) ¿El proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa, está

establecido en forma clara y precisa?

56

Tabla No. 4 A



Total

4 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5

Grafico 4 - A

0

1

2

3

Pregunta Items

Fre

cuen

cia

a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 1 casi

siempre, es decir que el 40% siempre y otro 40% algunas veces, considera que el

proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa, está establecido en forma

clara y precisa.

De acuerdo con la opinión del autor de este estudio, considera que el 40% de

los entrevistados que respondió la opción algunas veces, al observar dichos resultados

se demostró que el proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa, no está

establecido en forma clara y precisa, por lo cual deberá complementarse con una

explícita distribución de funciones de cada cargo en el proceso.


Indicador: Características

Ítems N° (5) ¿El sistema de pesaje y despacho del carbón está integrado con el

Sistema Contable de la empresa?

57

Tabla No. 5 A

a) Siempre b) Casi

Siempre c) Algunas


Total

5 3 60,00% 0,00% 0,00% 2 40,00% 5

Grafico 5 - A

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia

a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 2 nunca, es decir que el

60% considera que el sistema de pesaje y despacho del carbón está integrado con el

Sistema Contable de la empresa, para lo cual considera Moreno que el sistema de

control interno tiene como característica la de formar forma parte integrante de los

sistemas contable, financiero, de planeación, de información y operaciones de la

respectiva entidad.

Según la opinión del autor de este estudio, indica que el 40% de los

entrevistados que contesto la opción nunca, al presenciar dicho resultado se constato

que el sistema de pesaje y despacho del carbón, no está integrado al sistema contable.

Lo cual puede estar subsectible al error humano denotando una debilidad en el

sistema, y los datos y/o registros no están procesados con exactitud y se requiere de

un chequeo final antes de ser registrado en la contabilidad.

58


Indicador: Características

Ítems N° (6) ¿El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbón es

evaluado periódicamente por el Departamento de Contraloría de la empresa?

Tabla No. 6 A


Veces d) Nunca Ítems fi % Fi % fi % fi %

Total

6 1 20,00% 1 20,00% 1 20,00% 2 40,00% 5

Grafico 6 - A

0

1

2

3

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 1 contesto que siempre, 1 casi siempre, 1 algunas

veces y 2 nunca, es decir que el 40% considera que el sistema de control interno para

el pesaje y despacho del carbón nunca es evaluado por el Departamento de

Contraloría de la empresa, para lo cual considera Moreno que la Unidad de Control

Interno o quien haga sus veces es la encargada de analizar en forma independiente el

Sistema de Control Interno de la entidad y proponer las recomendaciones para

mejorarlo.

A este respecto opina el autor de esta investigación, que el 40% de los

entrevistados que respondió la opción nunca, con dicho resultado se constato que el

sistema de pesaje y despacho del carbón, no es evaluado periódicamente por el

Departamento de Contraloría de la empresa. Esto a su vez no permite hacer

59

correcciones ni recomendaciones oportunas para su mejora, igualmente cabe destacar

que las verificaciones o confirmaciones pueden no resultar eficientes ya que son

detectadas en periodos diferentes a su ocurrencia sin aportar valor agregado a las

mismas.


Indicador: Medidas

Ítems N° (7) ¿El Departamento de Contabilidad registra exacta y oportunamente los

despachos de carbón a puerto según las guías de carga emitidas por el sistema de

pesaje?

Tabla No. 7 A

a) Siempre b) Casi

Siempre c) Algunas


Total

7 3 60,00% 0,00% 1 20,00% 1 20,00% 5

Grafico 7 - A

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 2 nunca,

es decir que solo el 60% considera que el Departamento de Contabilidad registra

exacta y oportunamente los despachos de carbón a puerto según las guías de carga

emitidas por el sistema de pesaje, para lo cual considera Martínez, que el Sistema de

Control Interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las necesidades

60

específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen

aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se

encuentra el establecimiento de procedimientos de control para procesar cada tipo de

transacción.

De acuerdo con la opinión del autor de este estudio, el 20% de los

entrevistados que contesto algunas veces y el otro 20% que respondió la opción

nunca, al observar estos resultados se demostró que un 40% el Departamento de

Contabilidad, no estaría registra exacta y oportunamente las guías de carga emitidas

por el sistema de pesaje, así mismo el registro del despacho lo toma directamente de

las cifras reportadas por la respectiva unidad de transporte y embarque.


Indicador: Medidas

Ítems N° (8) ¿Son conciliadas las cantidades de toneladas métricas registradas en las

guías de despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del

carbón?

Tabla No. 8 A

a) Siempre b) Casi

Siempre c) Algunas

Veces d) Nunca Ítems fi % fi % fi % Fi %

Total

8 4 80,00% 0,00% 1 20,00% 0,00% 5

Grafico 8 - A

0

2

4

6

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

61

De los 5 entrevistados, 4 contestaron que siempre y 1 algunas veces, es decir

que el 80% considera que siempre son conciliadas las cantidades de toneladas

métricas registradas en las guías de despacho con las facturas emitidas por las

empresas transportadoras del carbón, para lo cual Martínez, plantea que el Sistema de

Control Interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las necesidades

específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen

aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se

encuentra la de realizar auditorias o comprobaciones internas.

Con relación a este ítem, el investigador de este estudio opina que el 20% de

los entrevistados que respondió la opción algunas veces, al obtener este resultado se

evidenció que se debe ampliar las comprobaciones y/o verificaciones internas en las

conciliaciones de las cantidades de toneladas métricas registradas en las guías de

despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del carbón,

igualmente deben conciliarse los reportes que soportan cada factura para documentar

las comprobaciones.

Dimensión: Control Interno (B)

Indicador: Debilidades ambiente de trabajo

Ítems N° (1) ¿La guía de despacho es un mecanismo administrativo y este es regulado

y controlado eficientemente por el Ministerio de Industrias Básicas y Mineras

(MIBAM)?

Tabla No. 1 B


Veces d) Nunca Items fi % Fi % Fi % fi %

Total

1 4 80,00% 1 20,00% 0,00% 0,00% 5

62

Grafico 1 - B

0

2

4

6

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca


que el 80% considera que la guía de despacho es un mecanismo administrativo y este

es regulado y controlado eficientemente por el Ministerio de Industrias Básicas y

Mineras (MIBAM) y Cartategui (2003) argumenta que “cuando los reglamentos,

circulares, leyes y decretos leyes son ignorados por los directivos y especialistas, se

convierte en una de las debilidades que afectan el control interno en un ambiente de

trabajo”.

Según la opinión del autor de esta investigación, considera que con el

resultado obtenido del 20% de los entrevistados que contesto casi siempre, se

presencio que no debe estarse cumpliendo con todo lo reglamentado en la ley de

minas referente a las guía de despacho. Así mismo, es necesario aclarar que se le

debe dar cumplimiento sin ignorar decretos ni providencias especiales y no crear

debilidades en el ambiente de trabajo.



Ítems N° (2) ¿El sistema de despacho de carbón dispone de mecanismos de

verificación y evaluación del proceso?

63

Tabla No. 2 B


Veces d) Nunca Items fi % fi % Fi % fi %

Total

2 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5

Grafico 2 - B

0

1

2

3

Pregunta Items

Fre

cuen

cia

a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 1 casi

siempre, es decir que un 40% considera que siempre y otro 40% admite que algunas

veces el sistema de despacho de carbón dispone de mecanismos de verificación y

evaluación del proceso, para lo cual Moreno plantea que el Control Interno que no es

mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad

de Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.

A este respecto, opina el investigador de este estudio que con el resultado

obtenido del 40% de los entrevistados que respondió la opción algunas veces, se

demostró que no esta garantizado los mecanismos para la correcta verificación y

evaluación del proceso, así mismo queda a la discrecionalidad de los administradores

de la unidad de despacho y transporte de carbón las correcciones en el proceso sin

una evaluación objetiva del mismo.

64



Ítems N° (3) ¿El registro automatizado de las guías de despacho, permite la

evaluación histórica y estadística?

Tabla No. 3 B


Veces d) Nunca Items fi % Fi % Fi % fi %

Total

3 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5

Grafico 3 - B

0

1

2

3

Pregunta Items

Fre

cuen

cia

a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

Igual al ítems 2

De acuerdo con la opinión del autor de esta investigación, el resultado

obtenido del 40% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces, significa

que no esta garantizado la correcta evaluación histórica y estadística del registro

automatizado de las guías de despacho, lo cual ocasiona una desventaja para la

organización por no estar coordinada con su plan de proceso.



Ítems N° (4) ¿Existe un backup oportuno de los registros del sistema de despacho de

carbón en CBG?

65

Tabla No. 4 B

a) Siempre b) Casi

Siempre c) Algunas


Total

4 3 60,00% 0,00% 2 40,00% 0,00% 5

Grafico 4 - B

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca


que el 60% considera que siempre existe un backup oportuno de los registros del

sistema de despacho de carbón en CBG. y al respecto Moreno señala que el Control

Interno que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados

con la finalidad de definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y

corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el

logro de sus objetivos.

Con relación a este ítem, el investigador de este estudio opina, que con el

resultado obtenido del 40% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces,

se evidencio que el backup oportuno de los registros del sistema de despacho de

carbón debe garantizarse al 100%, para no afectar el logro de objetivos y la no

aplicación de este sistema de protección de registro de despacho, lo cual colocaría en

riesgo los planes trazados en el proceso por la empresa.

66



Ítems N° (5) ¿Se planifica la carga del despacho de carbón en el departamento?

Tabla No. 5 B



Total

5 3 60,00% 1 20,00% 1 20,00% 0,00% 5

Grafico 5 - B

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 1 casi siempre y 1 algunas

veces, es decir que el 60% considera que siempre se planifica la carga del despacho

de carbón en el departamento y al respecto, Moreno manifiesta que el Control Interno

que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la

finalidad de garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión

organizacional.

Según la opinión del autor de esta investigación, considera que con el

resultado obtenido del 40% de los entrevistados que respondió la opción algunas

veces, con este resultado se constato que al no planificarse el 100% de la carga del

despacho de carbón en el departamento, afecta el logro de objetivo arriesgando los

compromisos de venta pactados con los clientes, mediante las empresas

comercializadoras.

67


Indicador: Alcance

Ítems N° (6) ¿Se analizan las desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado de la

carga de despacho del carbón?

Tabla No. 6 B



Total

6 3 60,00% 1 20,00% 1 20,00% 0,00% 5

Grafico 6 - B

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca


veces, es decir que el 60% considera que se siempre se analizan las desviaciones entre

lo planificado y lo ejecutado de la carga de despacho del carbón y en atención a esto,

Moreno señala que constituye un método de control en las empresas, la comparación

de una actuación real con una acción pronosticada, tal como un objetivo, estándar de

actuación o regulación previa. En cada caso o situación, el sistema, método o

procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control o análisis de lo que

está sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvíos o errores, poder obtener

la explicación lógica de por qué esos hechos ocurrieron, y, finalmente, tratar de

adoptar las medidas correctivas correspondientes.

68

A este respecto, opina el investigador de este estudio que el resultado obtenido

el 20% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces, dicho resultado

indica que no se analiza los eventos sucedidos entre lo planificado y ejecutado de la

carga del despacho de carbón, y no se puede prever una práctica adecuada de control

que permita obtener un análisis lógico y adoptar medidas correctivas y oportunas que

no afecte el logro de objetivo.



Ítems N° (7) ¿Existe un mecanismo de control que permita el registro oportuno de las

gandolas despachadas que resultan volcadas en la vía ante de su destino?

Tabla No. 7 B

a) Siempre b) Casi

Siempre c) Algunas


Total

7 3 60,00% 0,00% 2 40,00% 0,00% 5

Grafico 7 - B

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca


que el 60% considera que siempre existe un mecanismo de control que permita el

registro oportuno de las gandolas despachadas que resultan volcadas en la vía ante de

su destino. Al respecto cita Moreno que el Control Interno que no es mas que un

69

plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de asegurar la

oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

De acuerdo con la opinión del autor de esta investigación, el resultado

obtenido del 40% de los entrevistados que respondió la opción algunas veces,

mediante dicho resultado se evidenció que no existe un mecanismo de control que

permita el registro oportuno de las gandolas despachadas que resultan volcadas en la

vía ante de su destino, y con este porcentaje no se podría garantizar la oportunidad y

confiabilidad de la información y sus registros.


Indicador: Objetivo

Ítems N° (8) ¿El inventario de cierre mensual es consistente con el registro de

despacho de carbón?

Tabla No. 8 B

a) Siempre b) Casi

Siempre c) Algunas


Total

8 2 40,00% 0,00% 3 60,00% 0,00% 5

Grafico 8 - B

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca


que el 60% considera solo algunas veces el inventario de cierre mensual es

70

consistente con el registro de despacho de carbón. Al respecto, según lo citado por

Moreno, el Control Interno que no es mas que un plan de organización de todos los

métodos coordinados con la finalidad de asegurar la oportunidad y confiabilidad de la

información y de sus registros.

Con relación a este ítem, el investigador de este estudio opina, que el

resultado obtenido del 60% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces,

con dicho resultado se constato que el inventario de cierre mensual no es consistente

con el registro de despacho de carbón, por lo cual no se podría garantizar la

oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros. Igualmente deberá

aplicarse métodos alternos para determinar las causas y/o desviaciones y ejecutar

mecanismos de corrección inmediata.

Dimensión: Nivel de Confiabilidad (C)

Indicador: Ética Profesional

Ítems N° (1) ¿El personal asignado a la unidad de despacho y transporte de carbón en

CBG, esta adecuadamente entrenado para el cargo?

Tabla No. 1 C



Total

1 3 60,00% 2 40,00% 0,00% 0,00% 5

Grafico 1 - C

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

71

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 2 casi siempre, es decir

que el 60% considera que el personal asignado a la unidad de despacho y transporte

de carbón en CBG, es siempre adecuadamente entrenado para el cargo.

Según el investigador, opinión que con el 40% de los resultados obtenidos de

los entrevistados que contesto la opción casi siempre, se evidencio que el personal

asignado a la unidad de despacho y transporte de carbón casi siempre esta

adecuadamente entrenado para el cargo, así mismo al presentar deficiencia en el

manejo de los cargos pudiera general una condición de debilidad administrativa por

exceder en repeticiones de tareas y verificaciones innecesarias que no conlleva al

logro optimo de los objetivos.



Ítems N° (2) ¿Existe la remota posibilidad que el peso final registrado en el sistema

de despacho, pueda ser manipulado manualmente?

Tabla No. 2 C


Veces d) Nunca Items fi % fi % Fi % fi %

Total

2 0,00% 0,00% 3 60,00% 2 40,00% 5

Grafico 2 - C

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia

a) Siempre

b) Casi Siempre

c) AlgunasVeces

d) Nunca

72

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que algunas veces y 2 nunca, es decir

que el 60% considera que algunas veces existe la remota posibilidad que el peso final

registrado en el sistema de despacho, pueda ser manipulado manualmente.

De acuerdo con la opinión del autor de esta investigación, el hecho de que

60% de los entrevistados respondiera la opción algunas veces, significa que el

personal asignado a la unidad de despacho y transporte de carbón manipula

manualmente el peso final registrado en el sistema de despacho. Lo cual indica poca

confiabilidad en los registros en sistema de despacho y en las cifras reportadas de los

pesos finales.

Igualmente teniendo en cuenta este precepto las debilidades se pueden reflejar

en una sobre valoración o subestimación de los resultados por falta de análisis

objetivos de los mismos.


Indicador: Técnicas de Prevención

Items N° (3) ¿Existen niveles de autorizaciones para ajustes en los despachos del

carbón?

Tabla No. 3 C



Total

3 3 60,00% 1 20,00% 1 20,00% 0,00% 5

Grafico 3 - C

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

73


veces, es decir que el 60% considera que siempre existen niveles de autorizaciones

para ajustes en los despachos del carbón. Al respecto, según lo citado por Martínez,

las técnicas de prevención son las que están destinadas a proporcionar seguridad

razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como

ejemplo de técnicas de prevención puede citarse la autorización supervisora de las

transacciones de ajustes.

A este respecto, el investigador de este estudio, opina que con el resultado

obtenido del 20% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces, se

demostró que es necesario asegurar la existencia de los niveles de autorizaciones

para ajustes en los despachos del carbón. Lo cual proporcionaría seguridad

razonable, de que únicamente se reconocen y procesan transacciones validas y/o

registros en sistema de despacho de carbón.



Ítems N° (4) ¿Existe asignación de contraseñas para el acceso y uso del sistema de

despacho del carbón?

Tabla No. 4 C


Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % Fi %

Total

4 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5

Grafico 4 - C

0

1

2

3

Pregunta Items

Frec

uenc

ia

a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

74


veces, es decir que un 40% considera que siempre y otro 40% considera que algunas

veces existe asignación de contraseñas para el acceso y uso del sistema de despacho

del carbón. En cuanto a esto, Martínez manifiesta que las técnicas de prevención son

las que están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se

reconocen y procesan transacciones válidas y como ejemplo de ellas pueden citarse

los procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea,

programas de computadoras y archivos.

Con relación a este ítem, el investigador opina que con el resultado obtenido

del 40% de los entrevistados que respondió la opción algunas veces, se constato que

la asignación de contraseñas para el acceso y uso del sistema de despacho del carbón

no esta adecuadamente aplicada en su totalidad. Lo cual proporcionaría inseguridad

para restringir el acceso a terminales y programas del sistema de despacho de carbón.



Ítems N° (5) ¿El personal que conforma la unidad de transporte y embarque cumple

con las normas y procedimientos establecidos?

Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.

Tabla No. 5 C


Veces d) Nunca Items Fi % fi % fi % fi %

Total

5 3 60,00% 2 40,00% 0,00% 0,00% 5

75

Grafico 5 - C

0

1

2

3

4

Pregunta ItemsFr

ecue

ncia

a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca


que un 60% considera que el personal que conforma la unidad de transporte y

embarque, siempre cumple con las normas y procedimientos establecidos.

Con relación a lo anteriormente expuesto el investigador opina, que se observa

que el 40% restante de los entrevistados, respondió la opción casi siempre, por lo cual

se percibe que las normas y procedimientos no están claramente definidos ni

documentados, así mismo se evidencia que su aplicación es más rutinaria que

secuencial por pasos especifico. Igualmente cabe destacar que no puede prevenirse

una irregularidad o desviación en estos procesos por su falta de medición y corrección

oportuna.



Ítems N° (6) ¿Se considera que la labor desarrollada por la unidad de transporte y

embarque es eficaz?

Tabla No. 6 C



Total

6 2 40,00% 3 60,00% 0,00% 0,00% 5

76

Grafico 6 - C

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre y 3 casi siempre, es decir,

que un 60% considera que la labor desarrollada por la unidad de transporte y

embarque casi siempre es eficaz. Para el investigador este resultado indica que la

administración no esta suficientemente clara del control que debe de ejercer en la

ejecución de las distintas actividades, así mismo se evidencia que los métodos para el

control administrativos pueden ser inadecuados para darle seguimiento a situaciones

imprevistas y decidir acciones oportunas para corregirlas.



Ítems N° (7) ¿El equipo de trabajo de la unidad de transporte y embarque posee buen

grado de iniciativa propia?

Tabla No. 7 C


Veces d) Nunca Ítems fi % fi % Fi % fi %

Total

7 0,00% 4 80,00% 1 20,00% 0,00% 5

77

Grafico 7 - C

0

2

4

6

Pregunta ItemsF

recu

enci

a a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 4 contestaron la opción casi siempre y 1 algunas veces,

es decir, que un 80% de los entrevistados considera que el equipo de trabajo de la

unidad de transporte y embarque casi siempre posee buen grado de iniciativa propia.

El autor de esta investigación opina, que en general se aprecia que son insuficientes

los programas de capacitación técnica y superación profesional como la ausencia de

procedimientos para avalar promociones, traslados y ascenso de trabajadores.



Ítems N° (8) ¿Las relaciones del equipo de trabajo de unidad de transporte y

embarque, se destacan por la cooperación?

Tabla No. 8 C


Veces d) Nunca Items Fi % fi % Fi % fi %

Total

8 3 60,00% 2 40,00% 0,00% 0,00% 5

Grafico 8 - C

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

78


que un 60% considera que las relaciones del equipo de trabajo de unidad de

transporte y embarque, siempre se destacan por la cooperación.

Con respecto a los Ítems 1, 2 6, 7 y 8, expresa Martínez (2003) que la

conducta ética consiste en:

Unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del individuo, fijando puntos estratégicos donde practicar el control, para vigilar su cumplimiento o rendimiento en forma esporádica y concentrarse en los desvíos o excepciones a lo predeterminado, para analizarlo en cuanto a su magnitud e importancia, en última instancia, realizar una acción que tienda a corregir sus desvíos o irregularidades.

De acuerdo con la opinión del investigador, considera que el 40% de los

entrevistados que respondió la opción casi siempre, percibe que el personal asignado

a la unidad de despacho y transporte de carbón es rotado periódicamente presentando

deficiencia en el manejo de los cargos, generando una condición de debilidad

administrativa de poca colaboración que no conlleva al logro óptimo de los objetivos.

Igualmente considera el investigador que la administración debe de ejercer el

control en la ejecución de las distintas actividades, así mismo debe darle seguimiento

a situaciones imprevistas y decidir acciones oportunas para corregirlas.

Dimensión: Análisis FODA (D)

Indicador: Fortalezas y debilidades

Ítems N° (1) ¿El sistema de pesaje (balanza) es confiable?

Tabla No. 1 D


Veces d) Nunca Ítems Fi % fi % fi % fi %

Total

1 2 40,00% 3 60,00% 0,00% 0,00% 5

79

Grafico 1 - D

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia

a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre y 3 casi siempre, es decir,

que un 60% de los entrevistados considera que casi siempre el sistema de pesaje

(balanza) es confiable.

Con relación a lo anteriormente expuesto, Catácora (1996) expresa que el

control interno “es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema

contable, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto

negativo dentro del sistema contable”.

A este respecto, investigador opina que el resultado obtenido del 60% de los

entrevistados que contesto la opción casi siempre, manifiesta poca confiabilidad al

sistema de control interno, por lo tanto es necesario fortalecer el actual sistema de

pesaje para que muestre seguridad razonable en las operaciones y que estas reflejen

resultados positivos ligados a los objetivos.



Ítems N° (2) ¿El personal que labora en la unidad de despacho y transporte alcanza

las metas establecidas?

80

Tabla No. 2 D



Total

2 0,00% 4 80,00% 1 20,00% 0,00% 5

Grafico 2 - D

0

2

4

6

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 4 contestaron que casi siempre y 1 algunas veces, es

decir que un 80% considera que casi siempre el personal que labora en la unidad de

despacho y transporte alcanza las metas establecidas.

Con relación a lo anteriormente mencionado, el investigador opina que el

resultado obtenido del 80% de los entrevistados que respondió la opción casi

siempre, manifiesta que el personal no siempre alcanza las metas establecidas, por lo

tanto se debe de contar con los medios necesarios para que todo lo que ocurra en la

vida diaria de la organización tienda al logro de sus metas y que, a su vez, todas las

novedades, variaciones o alteraciones en las actividades que afecte el logro de este,

queden debidamente identificadas, y contribuya al logro de las metas.



Ítems N° (3) ¿Es supervisado y controlado el trabajo de la unidad de despacho y

transporte por el Supervisor inmediato?

81

Análisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad

Tabla No. 3 D



Total

3 3 60,00% 2 40,00% 0,00% 0,00% 5

Grafico 3 - D

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca


que un 60% considera que siempre es supervisado y controlado el trabajo de la

unidad de despacho y transporte por el Supervisor inmediato.

De acuerdo con la opinión del investigador, considera que el resultado

obtenido del 40% de los entrevistados que contesto la opción casi siempre, se

evidencia que el personal no siempre es supervisado por el Supervisor inmediato, por

lo tanto al no ser controlado el trabajo de los técnicos, especialistas y otros por sus

respectivos jefes intermedios no pueden ser valoradas las debilidades del personal ni

sus tareas ejecutadas. Igualmente cabe destacar que al no ser corregidas las

debilidades oportunamente afecta directamente los resultados y eficiencia del trabajo.

82



Ítems N° (4) ¿Existen programas de capacitación y adiestramiento en el equipo de la

unidad de despacho y transporte?

Análisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad

Tabla No. 4 D



Total

4 0,00% 0,00% 5 100,00% 0,00% 5

Grafico 4 - D

0

2

4

6

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, los 5 contestaron algunas veces, es decir que el 100%

considera que solo algunas veces existen programas de capacitación y adiestramiento

en el equipo de la unidad de despacho y transporte.

Según la opinión del investigador, manifiesta que con el resultado obtenido

del 100% de los entrevistados que eligió la opción algunas veces, se constato que no

existen programas de capacitación y adiestramiento, por lo tanto es una debilidad

reconocida y representa una amenaza al logro eficiente de objetivo o metas.

83

Igualmente es importante destacar, que el equipo de trabajo con baja

capacitación y adiestramiento no podrá garantizar una seguridad razonable en las

operaciones, ni reflejar resultados positivos ligados al logro los objetivos.



Ítems N° (5) ¿Existe claridad en la descripción de cargo con la responsabilidad

asociada a la actividad de trabajo en la unidad de despacho y transporte?

Tabla No. 5 D



Total

5 0,00% 4 80,00% 1 20,00% 0,00% 5

Grafico 5 - D

0

2

4

6

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 4 contestaron casi siempre y 1 algunas veces, es decir,

que el 80% de los entrevistados considera que casi siempre existe claridad en la

descripción de cargo con la responsabilidad asociada a la actividad de trabajo en la

unidad de despacho y transporte.

A este respecto, el investigador opina que el resultado obtenido del 20% de los

entrevistados que respondió la opción algunas veces, percibe que no existe claridad

84

en la descripción de cargo con la responsabilidad asociada a la actividad de trabajo.

Por lo tanto la administración debe evaluar la ejecución de las distintas actividades,

llevando este al nivel individual con el fin de asignar perfectamente responsabilidad y

autoridad por escrito, y difundirlas para evitar conflicto o dualidad en su

interpretación.



Ítems N° (6) ¿En la unidad de despacho y transporte existen planes alternos en caso

de fallas técnicas en el sistema de pesaje?

Análisis de Riesgos: Con relación a los recursos y a las actividades de la empresa.

Tabla No. 6 D

a) Siempre b) Casi

Siempre c) Algunas


Total

6 3 60,00% 0,00% 1 20,00% 1 20,00% 5

Grafico 6 - D

0

1

2

3

4

Pregunta Items

Fre

cuen

cia a) Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

d) Nunca

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 1 algunas veces y 1 nunca,

es decir que un 60% considera que siempre el sistema de pesaje (balanza) es

confiable.

85

En cuanto a los Ítems del 1 al 6, el Uch Portal de Recursos Humanos (2003)

expone que:

La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades del negocio, aspectos sobre los cuales se tiene algún grado de control y deben considerarse áreas como las siguientes: Análisis de Recursos: Capital, recursos humanos, sistemas de información, activos fijos, activos intangibles.

De acuerdo con lo expresado por D'andrea (2004), señala que:

Las fortalezas y debilidades se identifican en la estructura interna de la organización y para ello deben considerarse: (d) Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa. (e) Eficiencia e innovaciones en las acciones y los procedimientos. (f) Capacidad de satisfacer al cliente.

Con relación a lo anteriormente expuesto, el investigador opina que con el

resultado obtenido del 20% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces

y el 20% que respondió la opción nunca, percibe que no existen planes alternos en

caso de fallas técnicas en el sistema de pesaje y el sistema es poco confiable. Por lo

tanto la administración al no contar con un plan alterno en caso de fallas y dejando a

discrecionalidad las actividades y toma de decisión al equipo de la unidad, estaría en

presencia de una potenciar situación que no permitiría aprovechar oportunidades,

contrarrestar amenazas y corregir debilidades.

En la unidad de despacho y transporte existen planes alternos en caso de fallas

técnicas en el sistema de pesaje.

CAPITULO V

CONCLUSIONES

87

CAPITULO V

CONCLUSIONES

Finalizada la investigación y sobre la base del análisis de los resultados en

función de los objetivos formulados, se emiten las siguientes conclusiones:

En cuanto al Sistema de Control Interno, se observó que la empresa no cuenta

con manuales de normas y procedimientos e instrucciones adecuadas al personal, es

decir, no se tienen documentadas las responsabilidades y funciones del personal de la

unidad de transporte y embarque, sin evitar funciones y responsabilidades

compartidas que no solo redundan en pérdidas de tiempo, sino también en la dilución

de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa. Por lo tanto no existen las

bases de revisión para las pruebas de cumplimiento y evaluación del sistema, estando

referenciadas sobre la experiencia y rutina diaria para el proceso del pesaje y

despacho del carbón en la empresa.

Igualmente se apreció que el Sistema de Control Interno para el pesaje y

despacho del carbón, no es evaluado periódicamente por el Departamento de

Contraloría de la empresa, lo cual no permite hacer correcciones ni recomendaciones

oportunas para su mejora, así mismo las verificaciones o confirmaciones pueden no

resultar eficientes ya que son detectadas en periodos diferentes a su ocurrencia sin

aportar valor agregado a las mismas. De igual forma se determino que el sistema de

control interno adoptado por la institución no cuenta con un mecanismo alterno que le

permita verificar oportunamente las unidades de transporte despachadas, ni cotejarlas

con las unidades recibidas en puerto, lo cual no promueve la eficiencia operativa que

proporcione la estimulación a la corrección oportuna de desviaciones.

88

Adicionalmente, se detecto que el sistema de pesaje y despacho del carbón, no

está integrado al sistema contable, lo cual puede estar subsectible al error humano

denotando una debilidad en el sistema, y los datos y/o registros no están procesados

con exactitud. Además se evidencio que, solo en algunas oportunidades, se realiza

backup de los registros del sistema de despacho de carbón, lo cual podría afectar el

logro de objetivos y se colocarían en situación de riesgo los planes trazados por la

empresa en el proceso.

De igual forma, se observo que no siempre esta garantizada la correcta

evaluación histórica y estadística del registro automatizado de las guías de despacho,

lo cual ocasiona una desventaja para la organización por no estar coordinada con su

plan de proceso. Así mismo, se constato que solo en oportunidades se controla el

registro de gandolas que resultan volcadas en la vía antes de su llegad a puerto, con

lo cual no se podría garantizar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus

registros. Por otra parte, se observo que el inventario de cierre mensual, en algunos

períodos, no es consistente con el registro de despacho de carbón, lo que no

garantiza la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros.

Consecuentemente, se evidencio que pocas veces se analizan los eventos

sucedidos entre lo planificado y ejecutado de la carga, con lo cual no se podría prever

una práctica adecuada de control que permita obtener un análisis lógico y adoptar

medidas correctivas oportunas hacia el logro de los objetivos, además, se observó que

las correcciones en el proceso quedan a discrecionalidad de los administradores de la

unidad de despacho y transporte, sin una evaluación objetiva por un ente de control.

Con respecto al sistema de pesaje, se comprobó que no existen planes alternos

en caso de fallas técnicas y este sistema es poco confiable, por lo cual la

administración al no contar con un plan alterno en caso de fallas y dejando a

discrecionalidad las actividades y toma de decisión al equipo de la unidad, estaría en

presencia de una potenciar situación de riesgo que no permitiría aprovechar

89

oportunidades, contrarrestar amenazas y corregir debilidades. Además se detecto, que

no existe la asignación de contraseñas para el acceso y uso del sistema, lo cual

proporciona inseguridad para restringir el acceso a terminales y programas del

sistema, asimismo, este sistema de pesaje no es usado en su totalidad, inutilizándose

las bondades del mismo.

Ahora bien, con respecto al personal asignado a la unidad de despacho y

transporte, se constató que en oportunidades operan manualmente el peso final

registrado en el sistema de despacho, lo cual indica poca confiabilidad en los registros

del sistema de despacho y en las cifras reportadas de los pesos finales, pudiéndose

arrojar sobre valoración o subestimación de los resultados.

Asimismo, se observó que este mismo personal no es controlado

periódicamente por el supervisor inmediato, además, no existe claridad en la

descripción de cargo con la responsabilidad asociada al trabajo, por lo tanto, al no ser

controlado el trabajo de los técnicos, especialistas y otros por sus respectivos jefes

intermedios, no pueden ser valoradas sus fortalezas y debilidades ni evaluadas las

tareas. También se constato, que no existen programas de capacitación y

adiestramiento, no están adecuadamente entrenados para el cargo y no siempre

alcanzan las metas y objetivos establecidos.

Igualmente se pudo cerciorar, que no siempre el equipo de trabajo posee buen

grado de iniciativa propia, en este sentido se aprecio que son insuficientes los

programas de capacitación técnica y superación profesional como la ausencia de

procedimientos para avalar promociones, traslados y ascenso de trabajadores.

Con respecto a lo expuesto, se observo que no siempre es eficaz la labor

desarrollada por la unidad, lo que representa una debilidad y amenaza reconocida al

logro eficiente de objetivos o metas, por lo tanto el equipo de trabajo con baja

capacitación y adiestramiento, y desconocimiento en el manejo de los cargos no

90

podrá garantizar una seguridad razonable en las operaciones ni reflejar resultados

positivos ligados a los objetivos.

Por otra parte se confirmo, que el personal asignado a la unidad de despacho y

transporte de carbón no es rotado periódicamente presentando deficiencia en el

manejo de los cargos, generando una condición de debilidad administrativa de poca

colaboración que no conlleva al logro óptimo de los objetivos.

Con respecto al nivel de confianza referida a la ética profesional, se evidenció

que la labor desarrollada por la unidad es poco eficaz y que el equipo de trabajo no

posee buen grado de iniciativa propia.

En referencia al Departamento de Contabilidad se determino, que no se están

registrando exacta y oportunamente las guías de carga emitidas por el sistema de

pesaje, así mismo se confirmo que este registro lo toman directamente de las cifras

reportadas por la respectiva unidad, y no son conciliadas las cantidades de toneladas


empresas transportadoras. Igualmente, se evidencio que no existen niveles de

autorizaciones para ajustes en los despachos ni los mecanismos para la correcta

verificación y evaluación del proceso, lo cual no proporciona seguridad razonable

para procesar transacciones validas en los registros de despacho.

CAPITULO VI

RECOMENDACIONES

92

CAPITULO VI

RECOMENDACIONES

Considerando los resultados obtenidos de la variable Control Interno, se

recomienda lo siguiente:

1. Elaborar un manual de normas y procedimientos administrativos, donde queden

establecidas todas las actividades de la unidad y distribuir las responsabilidades en

cada uno de los cargos de la misma, para crear las bases de revisión para las pruebas

de cumplimiento y evaluación del sistema, evitar funciones y responsabilidades

compartidas que no solo redundan en pérdidas de tiempo y la dilución de

responsabilidades entre los funcionarios de la empresa.

2. La administración debe evaluar la ejecución de las distintas actividades, llevando

este al nivel individual con el fin de asignar perfectamente responsabilidad y

autoridad por escrito, y difundirlas para evitar conflicto o dualidad en su

interpretación. Asimismo deberá complementarse con una clara distribución de

funciones a cada cargo en el proceso.

3. El Departamento de Contraloría de la empresa, debe implementar mecanismos de

verificación y evaluación permanentes del sistema de control interno, que permita

determinar oportunamente las debilidades en el sistema y aportar las correcciones y/o

recomendaciones para reforzarlo, que brinden a su vez apoyo a la toma de decisiones

en el logro de objetivos.

93

4. Además, el Departamento de Contraloría deberá implementar un mecanismo

alterno que le permita verificar oportunamente las unidades de transporte

despachadas, y cotejarlas con las unidades recibidas en puerto, para promover la

eficiencia operativa que proporcione la estimulación a la corrección oportuna de

desviaciones.

5. Se deben ampliar las comprobaciones y/o verificaciones internas en las

conciliaciones de las cantidades de toneladas métricas registradas en las guías de

despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del carbón,

igualmente deben conciliarse los reportes que soportan cada factura para documentar

las comprobaciones.

6. Integrar el sistema de pesaje y despacho del carbón al sistema contable, lo cual

permitirá un registro exacto, oportuno y confiable de los datos en la contabilidad.

7. Realizar backup de los registros del sistema de despacho de carbón en forma

periódica y oportuna, lo cual beneficiaria el logro de objetivos y la protección de los

registro de despacho, sin colocar en riesgo los planes trazados en el proceso por la

empresa.

8. Garantizar la existencia de la función de evaluación en Auditoría Interna, como

mecanismos de verificación del cumplimiento a la gestión y los objetivos de la

institución.

9. Realizar periódicamente evaluación histórica y estadística del registro

automatizado de las guías de despacho, con el fin que la empresa pueda coordinar un

plan de proceso alterno.

10. Implementar un mecanismo de control que permita el registro oportuno de las

gandolas despachadas que resultan volcadas en la vía ante de llegar a los puertos el

94

bajo y Palmarejo, para garantizar la oportunidad y confiabilidad de la información y

sus registros, y que sean consistentes con el inventario de cierre mensual.

11. El Departamento de Contraloría deberá analizar los eventos sucedidos entre lo

planificado y ejecutado de la carga, esto permitirá prever una práctica adecuada de

control y obtener un análisis lógico, para adoptar medidas correctivas y oportunas en

el logro de los objetivos.

12. La unidad de despacho y transporte deberá crear planes alternos en caso de fallas

técnicas, para ser el sistema confiable, y no dejar esta responsabilidad y toma de

decisión en manos del personal de la unidad, lo cual permitiría aprovechar

oportunidades, contrarrestar amenazas y corregir debilidades.

13. La unidad de despacho y transporte deberá girar instrucciones al personal

asignado de no manipular manualmente el peso final registrado en el sistema de

despacho, para garantizar la confiabilidad en los registros y las cifras reportadas de

los pesos finales, y evitar una sobre o sub-valoración de los resultados.

14. El departamento de informática deberá asignar contraseñas para el acceso y uso

del sistema y aplicarlo en su totalidad, lo cual proporciona seguridad para restringir el

acceso a terminales y programas del sistema.

15. El Departamento de Contabilidad deberá registrar exacta y oportunamente las

guías de carga emitidas por el sistema de pesaje, y no por los reportes o cifras

emitidas por la respectiva unidad.

16. El Departamento de Contabilidad deberá conciliar las cantidades de toneladas


empresas transportadoras, para corroborar la exactitud de la información.

95

17. El Departamento de Contraloría deberá exigir a Contabilidad los niveles de

autorizaciones para ajustes en los despachos y los mecanismos para la correcta

verificación y evaluación del proceso, lo cual proporciona seguridad razonable para

procesar transacciones validas y/o registros de despacho.

18. La unidad de transporte y embarque deberá implementar planes de supervisiones

periódicas coordinadas por sus respectivos jefes intermedios y supervisores

inmediatos, con una clara descripción de cargo con la responsabilidad asociada al

trabajo, lo cual permitirá valorar las actitudes del personal, evaluar las tareas y

corregir las fallas oportunamente que afectan directamente los resultados y la

eficiencia del trabajo.

19. Para alcanzar la eficiencia laboral, grado de iniciativa y logro de metas a alcanzar

la unidad de transporte y embarque, deberá proponer programas de capacitación

técnica, adiestramiento y superación profesional al equipo de trabajo, lo cual

permitirá entrenarlos adecuadamente en el manejo de los cargos y garantizar una

seguridad razonable en las operaciones, reflejando resultados positivos ligados a los

objetivos. Así mismo, el equipo de trabajo poseerá buen grado de iniciativa propia y

contara con incentivos, reconocimientos al logro de metas, promociones, traslados y

ascenso.

20. El personal asignado a la unidad de despacho y transporte de carbón deberá ser

rotado periódicamente para manejar los cargos con eficiencia, colaborando con el

logro óptimo de los objetivos

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

97

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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ANEXOS

102

ANEXO A

CURRICULUM VITAE DEL AUTOR

DATOS PERSONALES DATOS ACADEMICOS Y PROFESIONALES Apellidos y Nombres: Cordero Edgar Antonio Nacionalidad: Venezolana Fecha de Nacimiento: 23-03-1961 Lugar de Nacimiento: Cabimas Estado Zulia Estado Civil: Soltero Cedula de Identidad #: V- 7.843.273

Grado Académico: Lic. En Contaduría Publica Institución: LUZ. Fecha de Grado: 20-03-1992 CPC #: 20.506 Años de Experiencia: 13 años Grado Académico: Especialización En Contaduría Publica – Mención Auditoria. Institución: LUZ. Fecha de Grado: Abril 2006.

EXPERIENCIA PROFESIONAL

DESDE HASTA DESCRIPCION 28-02-2002 La Fecha Actual Carbones de la Guajira, S.A. Cargo: Jefe de Control Interno 01-11-2000 27-02-2002 Duque & Asociados, Auditores Externos, Contadores Públicos, Asesores Gerenc.

Cargo: Supervisor de Auditoria 05-01-1999 30-10-2000 Servigerca, C.A. Cargo: Administrador General 01-06-1992 31-12-1998 Segura & Asociados, Auditores Externos, Contadores Públicos, Asesores Gerenc.

Cargo: Contador General y Supervisor de Auditoria. 01-11-1991 31-05-1992 Vargas & Asociados, Auditores Externos, Contadores Públicos, Asesores Gerenc.

Cargo: Contador General y Asistente de Auditoria

EXPERIENCIA DOCENTE DESDE HASTA DESCRIPCION

16-07-1997 03-09-1997 INCE CENTRO DE FORMACION COMERCIAL Cargo: Instructor Docente en curso Auxiliar de Contabilidad (100 Horas)

01-07-1992 01-07-1997 Instituto Universitario de Tecnología “Antonio José de Sucre” Cargo: Profesor en la Materia Contabilidad II

02-06-1997 18-06-1997 INCE CENTRO DE FORMACION COMERCIAL Cargo: Instructor Docente en curso Contabilidad Superior (260 Horas)

OTROS TRABAJOS REALIZADOS

DESDE HASTA DESCRIPCION 02-08-1988 01-05-1994 PDVSA, Manufactura y Mercadeo Azuay.

Cargo: Operador de Refinación Petrolera 16-12-1987 15-06-1988 PDVSA, LAGOVEN, S.A. Azuay



Cargo: Aprendiz INCE – Operario de Refinería 01-04-1984 15-08-1985 Deposito de Licores Bracho, SRL.

Cargo: Administrador General 31-10-1982 31-03-1984 Ministerio de la Defensa- Comandancia General de la Marina

Grado: Cabo Primero/ Especialidad: Logística/ Desempeño: Almacenista 01-12-1979 30-09-1982 LAGO MOTORS COMPANY, C.A.

Cargo: Ejecutivo en Ventas de Automóviles.

103

ANEXO B

INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS

LA ENTREVISTA

INTRODUCCIÓN

La presente se realiza con la finalidad de recabar información y obtener datos

confiables para lograr el propósito de la investigación titulada: ¨ANÁLISIS DEL

CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBÓN EN

CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A. , ante la cual solicitamos su valiosa

colaboración en responder a la totalidad de los Items, cuyos resultados serán

tabulados de acuerdo a las proposiciones formuladas, bajo estricta confidencialidad,

garantizado la mayor reserva con relación a la información suministrada, la cual

servirá para dar solución al problema planteado en este estudio.

Usted podrá disponer de los resultados de la aplicación de este instrumento

cuando lo desee, esperando que le sirva de punto de apoyo para su departamento o

empresa.

Agradeciendo de antemano la contribución que pueda aportar a esta

investigación, se despide de usted,

Atentamente,

Lic. Edgar Antonio Cordero

C.I.No. 7.843.273

104

A. Caracterizar el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la Guajira,

S.A. en el despacho y transporte del carbón de Mina a los Puertos Bajo Grande y

Palmarejo.

1. ¿El sistema de control interno adoptado por la institución le permite verificar

oportunamente la confiabilidad del despacho en las unidades de transporte?

a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca

2. ¿Existen manuales de normas y procedimientos de control para el proceso del

pesaje y despacho del carbón en la empresa?


3. ¿El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbón permite

cotejar las unidades despachas en minas con las unidades recibidas en puerto?


4. ¿El proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa, está establecido en

forma clara y precisa?


105

5. ¿El sistema de pesaje y despacho del carbón está integrado con el Sistema

Contable de la empresa?


6. ¿El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbón es evaluado

periódicamente por el Departamento de Contraloría de la empresa?


7. ¿El Departamento de Contabilidad registra exacta y oportunamente los

despachos de carbón a puerto según las guías de carga emitidas por el sistema de

pesaje?


8. ¿Son conciliadas las cantidades de toneladas métricas registradas en las guías de

despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del carbón?


106

B. Determinar los controles internos aplicados en el despacho y transporte del carbón

a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo.

1. ¿La guía de despacho es un mecanismo administrativo y este es regulado y

controlado eficientemente por el Ministerio de Industrias Básicas y Mineras

(MIBAM)?


2. ¿El sistema de despacho de carbón dispone de mecanismos de verificación y

evaluación del proceso?


3. ¿El registro automatizado de las guías de despacho, permite la evaluación

histórica y estadística?


4. ¿Existe un backup oportuno de los registros del sistema de despacho de carbón

en CBG?


107

5. ¿Se planifica la carga del despacho de carbón en el departamento?


6. ¿Se analizan las desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado de la carga de

despacho del carbón?


7. ¿Existe un mecanismo de control que permita el registro oportuno de las

gandolas despachadas que resultan volcadas en la vía ante de su destino?


8. ¿El inventario de cierre mensual es consistente con el registro de despacho de

carbón?


108

C. Determinar nivel de confiabilidad en sistema de despacho en la Mina y recepción

en el puerto.

1. ¿El personal asignado a la unidad de despacho y transporte de carbón en CBG,

esta adecuadamente entrenado para el cargo?


2. ¿Existe la remota posibilidad que el peso final registrado en el sistema de

despacho, pueda ser manipulado manualmente?


3. ¿Existen niveles de autorizaciones para ajustes en los despachos del carbón?


4. ¿Existe asignación de contraseñas para el acceso y uso del sistema de despacho

del carbón?


109

5. ¿El personal que conforma la unidad de transporte y embarque cumplen con las

normas y procedimientos establecidos?


6. ¿Se considera que la labor desarrollada por la unidad de transporte y embarque

es eficaz?


7. ¿El equipo de trabajo de la unidad de transporte y embarque posee buen grado

de iniciativa propia?


8. ¿Las relaciones del equipo de trabajo de unidad de transporte y embarque, se

destacan por la cooperación?


110

D. Analizar fortalezas y debilidades del sistema de control interno en el despacho y

transporte de carbón de mina a puerto.

1. ¿El sistema de pesaje (balanza) es confiable?


2. ¿El personal que labora en la unidad de despacho y transporte alcanza las metas

establecidas?


3. ¿Es supervisado y controlado el trabajo de la unidad de despacho y transporte

por el Supervisor inmediato?


4. ¿Existen programas de capacitación y adiestramiento en el equipo de la unidad

de despacho y transporte?


111

5. ¿Existe claridad en la descripción de cargo con la responsabilidad asociada a la

actividad de trabajo en la unidad de despacho y transporte?


6. ¿En la unidad de despacho y transporte existen planes alternos en caso de fallas

técnicas en el sistema de pesaje?


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