UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE …HERRERA GUALLI ABDÓN MANOLO MORALES MEJÍA CÉSAR...
Transcript of UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE …HERRERA GUALLI ABDÓN MANOLO MORALES MEJÍA CÉSAR...
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA
CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA “ERP SOCIAL”, EN EL DESPACHO
PARROQUIAL Y LA UNIDAD EDUCATIVA FISCO
JERÓNIMO” UBICADOS EN LA PARROQUIA DE PINTAG DEL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO Y REINGENIERÍA DEL
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
AUTOR:
TUTOR: ING.
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA
CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA “ERP SOCIAL”, EN EL DESPACHO
PARROQUIAL Y LA UNIDAD EDUCATIVA FISCO-MISIONAL “SAN
JERÓNIMO” UBICADOS EN LA PARROQUIA DE PINTAG DEL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO Y REINGENIERÍA DEL
SISTEMA
TRABAJO DE GRADUACIÓN
A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERO INFORMÁTICO
AUTOR: HERRERA GUALLI ABDÓN MANOLO
. MORALES MEJÍA CÉSAR AUGUSTO, MSC.
QUITO-ECUADOR
2015
FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA “ERP SOCIAL”, EN EL DESPACHO
MISIONAL “SAN
JERÓNIMO” UBICADOS EN LA PARROQUIA DE PINTAG DEL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO Y REINGENIERÍA DEL
NFORMÁTICO
MORALES MEJÍA CÉSAR AUGUSTO, MSC.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
ii
DEDICATORIA
El presente trabajo de graduación va dedicado a mi padre Luis Herrera, que
con su apoyo supe darme la guía para concluir con mis metas. A mi madre
María Gualli (+) que aunque no está ya a mi lado el poco tiempo que estuvo
conmigo supo darme consejos para no darme por vencido en las actividades
que realice en mi vida.
De manera muy especial se la dedico a mi querida esposa Mónica Paucar,
que ha sido ese gran apoyo para poder culminar y poder llegar a ser un gran
profesional.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
iii
AGRADECIMIENTO
Todo en la vida debe tener un impulso interior para realizar cualquier
actividad por lo que agradezco a Dios por ser la fuerza que impulsa mi vida
y guía mi camino. A mi padre Luis Herrera por el esfuerzo y sacrificio que
realizó para poder culminar mi carrera, por sus enseñanzas que no sólo me
servirán en mi vida profesional sino para ser una mejor persona para servir a
la sociedad. A mi querida esposa Mónica Paucar por estar conmigo a cada
instante, y ser mí apoyo, motivación para salir adelante pese a cualquier
adversidad.
Gracias al Director Lic. Walter Gualli de la Unidad Educativa “San Jerónimo”
y al padre Diego Cadena que me dieron la apertura para poder implementar
el proyecto dentro de sus instituciones.
Un especial agradecimiento al Ing. César Morales tutor de mi tesis por su
guía para desarrollar y así poder finalizar con mi proyecto de tesis; a mis
revisores Ing. Iván Naula e Ing. Mario Morales que con sus aportes fueron el
apoyo para concluir con el presente trabajo de graduación.
Sistema de Gestión Documental
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
iv
UTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
v
CERTIFICACIÓN TUTOR
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
vi
INFORME SOBRE LA CONCLUSIÓN DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
vii
DESIGNACIÓN DE TRIBUNAL
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
viii
CALIFICACIÓN DE TRIBUNAL
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
ix
CONTENIDO
PORTADA i
DEDICATORIA ii
AGRADECIMIENTO iii
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL iv
CERTIFICACIÓN TUTOR v
INFORME SOBRE LA CONCLUSIÓN DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN vi
DESIGNACIÓN DE TRIBUNAL vii
CALIFICACIÓN DE TRIBUNAL viii
CONTENIDO ix
LISTA DE CUADROS xi
LISTA DE GRÁFICOS xii
RESUMEN xiii
ABSTRACT xiv
CERTIFICADO TRADUCCIÓN RESUMEN AL INGLÉS xv
TÍTULO DE TRADUCTOR xvi
INTRODUCCIÓN 1
CAPITULO 1 2
1. PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA 2
1.1. Planteamiento del Problema 2
1.2. Formulación del Problema 3
1.3. Interrogantes de la Investigación 4
1.4. Objetivos de la Investigación 5
1.5. Justificación 5
CAPITULO 2 9
2. MARCO TEÓRICO 9
2.1. Antecedentes 9
2.2. Marco Teórico 11
2.3. Identificación de Variables 40
2.3.1. Variables Independientes 43
2.3.2. Variables Dependientes 43
2.4. Hipótesis 44
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
x
CAPITULO 3 45
3. METODOLOGÍA 45
3.1. Diseño de la Investigación 45
3.2. Plan de Recolección de Datos 45
3.3. Procedimiento de la Investigación 46
3.4. Plataforma de Desarrollo 47
3.4.1. Componentes a utilizar 47
3.4.2. Descripción de componentes a utilizar 48
3.5. Planteamiento del proceso 52
3.5.1. Descripción del proceso 53
3.5.2. Requerimientos funcionales 53
3.5.2.1. Casos de Uso 53
3.5.3. Requerimientos no funcionales 75
3.6. Diseño Físico 78
3.6.1. Arquitectura 78
CAPITULO 4 83
4. MARCO ADMINISTRATIVO 83
4.1 Recursos 83
4.2 Recursos Institucionales 84
4.3 Recursos del autor 85
4.4 Costos 85
4.5 Cronograma 87
4.6 Proceso de Implementación 87
4.6.1. ACTAS PRESENTACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL SISTEMA 90
4.6.2. CAPACITACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN DEL SISTEMA 92
CAPITULO 5 94
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 94
5.1 Conclusiones 94
5.2 Recomendaciones 95
Bibliografía 97
ANEXOS 101
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
xi
LISTA DE CUADROS
CUADRO
TABLA 1. COMPONENTES PARA DESARROLLO .................................................................... 48
TABLA 2. ACTORES Y ACCIONES ............................................................................................... 54
TABLA 3. RESUMEN DE CASOS DE USO .................................................................................. 56
TABLA 4. CU-01 INGRESO AL SISTEMA .................................................................................... 58
TABLA 5. CU-02 CREACIÓN DE USUARIOS ............................................................................. 60
TABLA 6. CU-03 MODIFICACIÓN DATOS DE USUARIO ......................................................... 62
TABLA 7. CU-04 ASIGNACIÓN DE PERFILES ........................................................................... 64
TABLA 8. CU-05 CONSULTA DE USUARIOS ............................................................................. 66
TABLA 9. CU-06 ELIMINACIÓN DE USUARIOS ......................................................................... 68
TABLA 10. CU-07 BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS .................................................................. 70
TABLA 11. CU-08 CARGA DE DOCUMENTOS .......................................................................... 72
TABLA 12. CU-09 INSERCIÓN DE DOCUMENTO EXISTENTE .............................................. 75
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
xii
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICO
FIGURA 1. ARCHIVADORES PARA GUARDAR DOCUMENTACIÓN ...................................... 6 FIGURA 2. NORMAS INTERNACIONALES RELACIONADAS CON LA NORMA ISO 30300
..................................................................................................................................................... 24
FIGURA 3. INFORMES TÉCNICOS RELACIONADOS CON LA NORMA ISO 30300 .......... 25
FIGURA 4. MODELO EN ESPIRAL ............................................................................................... 33
FIGURA 5. TRIÁNGULO DE GESTIÓN DE PROYECTOS ........................................................ 41
FIGURA 6. PIRÁMIDE DE LA CALIDAD ....................................................................................... 42
FIGURA 7. METODOLOGÍA RUP .................................................................................................. 46
FIGURA 8. CASO DE USO CU-01 ................................................................................................. 57
FIGURA 9. CASO DE USO CU-02 ................................................................................................. 59
FIGURA 10. CASO DE USO CU-03 ............................................................................................... 61
FIGURA 11. CASO DE USO CU-04 ............................................................................................... 63
FIGURA 12. CASO DE USO CU-05 ............................................................................................... 65
FIGURA 13. CASO DE USO CU-06 ............................................................................................... 67
FIGURA 14. CASO DE USO CU-07 ............................................................................................... 69
FIGURA 15. CASO DE USO CU-08 ............................................................................................... 71
FIGURA 16. CASO DE USO CU-09 ............................................................................................... 73
FIGURA 17. ARQUITECTURA ALFRESCO [24] ......................................................................... 78
FIGURA 18. REPOSITORIO ALFRESCO [25] ............................................................................. 79
FIGURA 19. SERVICIOS ALFRESCO [26] ................................................................................... 80
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
xiii
RESUMEN
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA “ERP SOCIAL”, EN EL DESPACHO PARROQUIAL
Y LA UNIDAD EDUCATIVA FISCO-MISIONAL “SAN JERÓNIMO” UBICADOS EN LA
PARROQUIA DE PINTAG DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO Y
REINGENIERÍA DEL SISTEMA
El presente proyecto de titulación dará a conocer como se realizó la implementación del
Sistema de Gestión Documental Alfresco tanto en el Despacho Parroquial como en la
Unidad Educativa Fisco-Misional “San Jerónimo” de la parroquia de Pintag del Distrito
Metropolitano de Quito, lo que les brindará una herramienta para mejorar la forma de
optimizar los procesos de manejo de los documentos que generan cada día dentro de las
instituciones y todo esto llevarlo a una forma digital además de física.
En el documento se detalla en cada capítulo lo referente al Sistema de Gestión Documental
Alfresco así como las diferentes normas en las que se basa el proyecto y las herramientas
utilizadas para poder llevar a producción el proyecto. En breves rasgos se indica como fue
el proceso desde la visita a los directores de las instituciones para que se interesen en el
proyecto, todas las ventajas que tendrán con el sistema propuesto y que fue implementado.
Se detallará las principales características del sistema de Gestión Documental Alfresco que
se va a implementar en las instituciones por lo que se tendrá un conocimiento de todas las
ventajas que tiene el software por lo que el usuario pueda saber que acciones puede
realizar dentro del sistema con respecto a cada documento que ingresará al sistema va
desde cargarlos, modificarlos, eliminarlos y actualizarlos sean estos de cualquier tipo de
formato teniendo en cuenta que varía de acuerdo a cada organización que está dentro del
sistema.
Todos los usuarios dentro del sistema tienen roles lo que ayuda a que exista una auditoría
de conocer que usuario ha modificado un archivo, ha ingresado al sistema, provee
seguridad al administrador del sistema de saber que hace cada usuario. Además la meta es
ayudar a los usuarios a optimizar tiempo y dinero ahorrando recursos al momento de
manejar los documentos dentro de las instituciones, no sólo referente a disminuir el tiempo
de búsqueda de un documento sino a imprimir sólo los archivos necesarios.
DESCRIPTORES:
GESTIÓN DOCUMENTAL / ERP SOCIAL / SISTEMA ALFRESCO / ECM (GESTIÓN DE
CONTENIDO EMPRESARIAL) / ALFRESCO SHARE / NORMA ISO 30300 / NORMA ISO
15489 / ARQUITECTURA ALFRESCO / DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
xiv
ABSTRACT
IMPLEMENTATION OF THE SYSTEM “ERP SOCIAL” AND A SYSTEM RE-
ENGINEERING IN THE PARISH OFFICES AND IN THE EDUCATIONAL COED-SCHOOL
“SAN JERONIMO” LOCATED IN THE PINTAG PARISH OF THE METROPOLITAN
DISTRICT OF QUITO.
The current project, to get the title, will let you know how the implementation of the document
alfresco managemement system was performed in the parish office and in the educational
coed-school “San Jeronimo” located in the Pintag parish of the metropolitan district of Quito
and how it was made. This work will provide them with a tool to improve the way and
optimize the processes of handling documents that each institution generates day by day;
and manage the process of the data in an electronical and physical ways.
In each chapter of the document it is mentioned the documental management of the system
alfresco and the different rules in which the document is based and, of course, all the tools
used to carry out the production of the project. I will briefly indicate how the process was
done starting, from the presentation of the idea to the directors of the institutions to get
interested in it by explaining its advantages of the implemented proposed system.
The main features of the documental management and the system alfresco which will be
used in both institutions are going to be given in detail, so the users will have a knowledge of
the advantages that the software has, and the user will be able to handle the applications of
the system such as: load, modify, delete and update even if they have a different format by
keeping in mind that it varies according to the organization that is inside the system.
All the users inside the system play an important role which will help the management and
control of the person who has modified a file and who has entered in the system. It provides
security to the manager of the system to know what each single user does. Besides that the
goal is to help the users to optimize time and money by saving resources at the time they are
using the documents inside the institutions, not only referring to the time of search of a
document, but also to print just the needed files.
DESCRIPTORS:
DOCUMENTARY MANAGEMENT / SOCIAL ERP / SYSTEM ALFRESCO / ECM
(MANAGEMENT OF MANAGERIAL CONTENT) / ALFRESCO SHARE / ISO NORM 30300
/ ISO NORM 15489 / ARCHITECTURE ALFRESCO / DIGITALIZATION OF DOCUMENTS
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
xv
CERTIFICADO TRADUCCIÓN RESUMEN AL INGLÉS
Sistema de Gestión Documental
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
xvi
TÍTULO DE TRADUCTOR
INTRODUCCIÓN
En muy corto tiempo se ha observado que las nuevas tecnologías de la
información han llegado a ser el centro y la base de importantes operaciones
de gestión. En la actualidad no es posible entender la vida social sin el
servicio de equipos informáticos y sus redes. La mayoría de las actividades
industriales, comerciales, militares, investigativas y de servicios tales como
transporte, salud y la educación, entre otras, dejarían de funcionar sin el
apoyo que ya hoy en día reciben de los medios informáticos. [1]
En los últimos años se ha alcanzado muchos avances en lo que se refiere a
las tecnologías de la información, esto ha permitido no sólo crear sistemas
de información sino que mejorarlos. El ERP es uno de estos sistemas que
sirve a la sociedad, que integra las grandes áreas de información de una
empresa en un gran sistema [2]. Sus siglas provienen del término en inglés
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING que significa planificación de
recursos empresariales. Por lo general, estos sistemas están compuesto de
módulos como lo son dentro de una empresa: departamento de recursos
humanos, departamento de ventas, departamento de contabilidad,
departamento de finanzas, compras, producción, entre los más importantes;
brindando la información cruzada e integrada de todos los procesos que se
encuentran dentro de un negocio. Este software debe contener parámetros y
estar adaptado para responder a las necesidades específicas de cada tipo
de organización.
Como objetivo básico del proyecto se dará la implementación de esta
herramienta en una empresa lo que va a llevar la transformación y
redefinición de sus procesos. [3] La Facultad de Ingeniería, Ciencias Físicas
y Matemática, de la Universidad Central del Ecuador, en vista de promover
la vinculación con la sociedad y optimizar procesos dentro de instituciones lo
ha realizado dentro de la parroquia San Pedro de Amaguaña, del Distrito
Metropolitano de Quito, el sistema “ERP Social”, que administra los módulos
relacionados a la gestión documental escolar y eclesiástica.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
2
CAPITULO 1
1. PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del Problema
Para el año 2015 se tiene que la automatización de la Gestión de
Documentos en las instituciones educativas es un punto esencial, lo que
dará como resultado que los trámites que se realicen en estas instituciones
sean más eficientes y rápidos gracias al uso de la tecnología.
La educación dentro de un país es el factor más importante para que éste se
pueda desarrollar, y es primordial apoyar a que se tengan las mejores
herramientas, una de estas acciones para promover esta mejora es el
enfoque respecto al manejo de todos los documentos que se generan dentro
de las instituciones, los procesos dentro de la parroquia con
aproximadamente 17930 habitantes en lo que se refiere al posible uso del
despacho parroquial y la Unidad Educativa Fisco-Misional “San Jerónimo”
con 555 estudiantes y 33 profesores lo realizan en documentos tanto en los
programas Word y Excel pero la mayoría de información está impresa y todo
estos documentos impresos servirá para el control de los habitantes dentro
del Despacho Parroquial y además de los estudiantes en la Unidad
Educativa todo se los hace de una forma acostumbrada ya que se los
guarda en carpetas y estos se encuentran en los conocidos como archiveros
por lo que esto dificulta el momento que se desea hacer una búsqueda de de
un archivo determinado lo que desembocará en pérdida de tiempo y algo
que se da es el abuso contra la naturaleza ya que se usa mucho papel que
todo esto se disminuirá si todos los documentos se los tiene en forma
electrónica, dichas escuelas tienen como objetivo ofertar una educación de
calidad y prestar servicios de forma eficiente lo cual se dificulta debido al
número de estudiantes que reciben en cada una de sus instituciones y que
actualmente gestionan la documentación de forma manual; lo que implica
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
3
tiempo y consumo de recursos en gran cantidad, tanto para el registro como
para la búsqueda de datos o información que se requiera al instante.
Además, se infringen las normativas de control ambiental, por la gran
cantidad de papel impreso que se almacena y lo que conlleva al uso de un
mayor espacio físico para su almacenamiento.
La tecnología se aplica en la mayor parte de las empresas y todas están
adoptando la automatización de sus procesos, y en este aspecto la
parroquia de Pintag no es la excepción, ya que sus instituciones educativas
por falta de recursos económicos no tienen un sistema que gestione sus
documentos en un repositorio digital, por lo cual a la propuesta de
reingeniería e implementación del Módulo de Gestión Documental, se tuvo
una respuesta positiva de dicha parroquia.
1.2. Formulación del Problema
En la actualidad debido a la cantidad de habitantes se complica cada año el
trabajo de las personas que administran documentos, en tal virtud se señala
a la Unidad Educativa “San Jerónimo” y el Despacho Parroquial, que tienen
dificultades en cuanto a la gestión documental, debido a que se lo hace en
forma manual y lo que hace que se tenga grandes archivadores para tener
todos los documentos.
La solución brindada es algo muy usado en las instituciones para el año
2015 ya que todas buscan hacer su trabajo de manera ágil y más eficiente,
el uso de nuevas tecnologías mejora los tiempos de ejecución de procesos
dentro de las instituciones, además que la solución que se brinda a las
diferentes entidades es un sistema web, el cual optimiza y reduce el uso de
recursos físicos y costos operativos.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
4
En base a las necesidades que presenta la comunidad, la estudiante de la
Facultad de Ingeniería Informática de la Universidad Central del Ecuador
plantea como proyecto de Tesis la Implementación de los Módulos del
Ámbito Académico del Sistema “ERP Social”, en la Unidad Educativa “San
Jerónimo” y el Despacho Parroquial de la Parroquia de Pintag del Distrito
Metropolitano de Quito y Reingeniería del Módulo de Gestión de Documental
que actualmente se encuentra en producción.
Con la implementación del Módulo de Gestión Documental se quiere lograr
que las instituciones obtengan beneficios como:
• Ahorro de gastos en suministros de oficina.
• Mejora en los procesos de las instituciones.
• Mejora de los servicios institucionales.
• Acceso en línea a los datos.
• Seguridad en la custodia digital de documentos.
1.3. Interrogantes de la Investigación
En el presente trabajo de graduación se plantea las siguientes interrogantes:
• ¿Cómo se lleva el control de los documentos dentro de las instituciones?
• ¿Existe una persona encargada de realizar los documentos?
• ¿De qué manera son administrados los documentos que se generan en
las instituciones?
• ¿Cuánto tiempo se demoran en aprobar un documento desde su
creación?
• ¿Se derrocha mucho papel hasta la aprobación de un documento?
• ¿En qué forma ayuda un sistema de gestión documental en las
instituciones educativas?
• ¿Cuánto espacio requiere el guardar los documentos?
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
5
1.4. Objetivos de la Investigación
1.4.1. Objetivo General
Ejecutar la reingeniería e implementar el módulo de gestión documental del
sistema “ERP Social” en la Unidad Educativa “San Jerónimo” y el Despacho
Parroquial, realizando el levantamiento y análisis de nuevas necesidades
para ser implementadas en el sistema, y brindar así, mayor robustez al
mismo, y la optimización de recursos y reducción de costos.
1.4.2. Objetivos Específicos
• Realizar un estudio del procedimiento para manejar los documentos que
generan actualmente la Unidad Educativa “San Jerónimo” y el Despacho
Parroquial de la parroquia de Pintag donde se implementará el sistema
de Gestión documental, para de esta manera utilizar las mejores
estrategias y automatizarlas.
• Realizar una investigación del Marco Legal Educativo para poder realizar
el desarrollo del ERP, con respecto a la gestión documental.
• Optimizar tiempos en el proceso de emisiones de reportes, documentos y
búsqueda de información.
• Mantener información en línea de los documentos de las instituciones.
• Realzar el análisis en base a las mejores prácticas para elegir las
herramientas para la ejecución del proyecto.
1.5. Justificación
El manejo apropiado de la información dentro de cada institución es de suma
importancia sea esta privada o pública.
Sistema de Gestión Documental
Las instituciones en la actualidad no
manejo de información
excepción, y la mayoría de
satisfacen completamente las necesidades de automatización
documentación, por lo qu
los mismos procesos en forma repetitiva y en consecuencia dando
generación de procesos
El problema esencial en
forma física es el problema de no saber donde almacenarlos cuando se
vuelve un gran número de archivos
acabar el de malgastar papel lo que hace que cada día se dañe al
ecosistema.
Figura 1. Archivadores para guardar documentación
Por lo cual es justo
almacenada de una forma más
realizan cada institución (Unidad Educativa
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
6
en la actualidad no cuentan con un sistema informático de
manejo de información y en ello las de la Parroquia de Pintag no son la
la mayoría de los procesos se realizan con herramientas que no
satisfacen completamente las necesidades de automatización
, por lo que las personas de la parroquia de Pintag
los mismos procesos en forma repetitiva y en consecuencia dando
generación de procesos que no son necesarios.
El problema esencial en la generación de documentos de preferencia de
es el problema de no saber donde almacenarlos cuando se
vuelve un gran número de archivos y uno de los problemas que se de
malgastar papel lo que hace que cada día se dañe al
. Archivadores para guardar documentación
justo que toda información digital sea procesada y
almacenada de una forma más efectiva para agilizar los procesos que
realizan cada institución (Unidad Educativa “San Jerónimo”
con un sistema informático de
y en ello las de la Parroquia de Pintag no son la
procesos se realizan con herramientas que no
satisfacen completamente las necesidades de automatización de la
de Pintag, realizan
los mismos procesos en forma repetitiva y en consecuencia dando lugar a la
preferencia de
es el problema de no saber donde almacenarlos cuando se
uno de los problemas que se desea
malgastar papel lo que hace que cada día se dañe al
. Archivadores para guardar documentación
sea procesada y
efectiva para agilizar los procesos que
“San Jerónimo”, Despacho
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
7
Parroquial) de las diferentes parroquias en las que se implementará el
sistema y así lograr un control de las actividades que realizan las
instituciones con respecto a la gestión documental.
Para el año actual 2015 se observa que se ha convertido en un gran
problema la impresión de documentos que en algunas ocasiones no son
utilizadas sino son desperdiciadas y esto trae no sólo un costo económico
para las instituciones sino por el gran daño ambiental que se hace al planeta.
Como política debería ser que se deben imprimir sólo los documentos que
sean necesarios, y no malgastar recursos.
Es por esta razón que se propone a las diferentes parroquias, la solución a
este problema con la reingeniería del Sistema “ERP-SOCIAL” con el módulo
de gestión documental, la que se basa en beneficiar a las instituciones de
dichas parroquias, aumentando la capacidad de competir en el mercado
mediante reducción de costos, incremento en la calidad y proporcionando
una respuesta a la demanda de información a través del uso de la
tecnología dentro de lo que se refiere al manejo de documentos digitales.
El principal objetivo de este proyecto está orientado a brindar soluciones al
problema de tratamiento de la información de las diferentes instituciones,
con el desarrollo de un sistema automatizado que comprenda las
necesidades del usuario final y por ende sea la herramienta que mejore el
desarrollo de las actividades de su personal aumentando la efectividad en el
manejo del flujo y procesamiento de los datos.
Se resalta también, que esta propuesta constituye un punto de partida para
que las instituciones se introduzcan en un estándar de cambio evolutivo
constante para así estar a la vanguardia tecnológica aplicando las mejores
prácticas que les permitan ser competitivas dentro de su área.
Considerar algo esencial que para realizar la gestión documental debe estar
basado en las leyes y reglamentos como lo son el del registro nacional de
archivos de la República del Ecuador así como también normas ISO.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
8
El concepto general de un sistema ERP Social es que consta de varios
módulos pero para el presente proyecto se implementará el de Gestión
Documental:
La Gestión Documental es un módulo dentro del sistema ERP Social que
permite administrar (cargar, modificar, eliminar, actualizar) una gran cantidad
de volumen de documentos digitales que son de todo tipo y que se generan
en una organización además la recuperación de los mismos de una forma
eficaz.
Para la configuración del Sistema de Gestión Documental dentro del ERP se
lo realizará con el programa Alfresco [4] que sirve como un sistema de
administración de contenidos y con la ventaja que es de software libre en
una de sus versiones, y que es desarrollado en lenguaje de programación
Java con un tipo de escala empresarial para sistemas operativos como
Windows y Unix.
Está diseñado para usuarios que requieren un alto grado de modularidad y
que sus sistemas tengan un rendimiento escalable donde se incluirán un
repositorio de contenido, un portal web externo para crear y editar el
contenido estándar, una interfaz CIFS que provee compatibilidad con
sistemas Microsoft Windows y sistemas tipo Unix, un sistema gestor de
contenidos web capaz de virtualizar aplicaciones web y sitios estáticos vía
Apache Tomcat.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
9
CAPITULO 2
2. MARCO TEÓRICO
2.1. Antecedentes
Se tiene como misión de la Facultad de Ingeniería Ciencias Físicas y
Matemática de la Universidad Central del Ecuador, que es la de crear y
difundir el conocimiento científico tecnológico, formar profesionales,
investigadores y técnicos críticos de nivel superior y crear espacios para el
análisis y solución de los problemas nacionales. [5]
Como premisa de estos conceptos fue desarrollado el sistema de gestión
orientado a la vinculación con la comunidad para satisfacer todas las
necesidades que sobrelleva la planificación y manejo de los organismos
principales de las parroquias rurales del cantón Quito, este sistema llamado
ERP social nace de la iniciativa del Director de la Carrera de Ingeniería
Informática periodo 2011-2012, de la Escuela de Ciencias Físicas y
Matemática de la Ilustre Universidad Central del Ecuador, Ing. Santiago
Morales Cardoso, cuyo objetivo principal es brindar el apoyo a la comunidad
considerando como materia prima los recursos tecnológicos que se
encuentran dentro de las parroquias, ya que este sistema fue implementado
en su primera fase en la parroquia de San Pedro de Amaguaña cubriendo
las necesidades que se tuvo al inicio del gran proyecto.
Para el año 2015 se entiende sobre el manejo de documentos que es un
tema esencial dentro de las instituciones, o sea no sólo tener la
documentación de forma escrita sino que es más factible tenerla en forma
electrónica lo que ayudará a tenerla cuando se la desea sólo con un acceso
a la red de internet y crearlos para disminuir la búsqueda de algún
documento que se desee además de reducir las impresiones de
documentos que todavía no están listos y así ayudar a una menor
explotación de los recursos que se están agotando.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
10
El problema que se debe tener muy en cuenta que existen personas que no
desean nada que ver con la tecnología que todavía existen personas no
quieren abandonar los grandes archiveros aunque con el tiempo estos irán
desapareciendo poco a poco y así se optimizará el trabajo de los empleados
y no malgastar tiempo en lo que se refiere al proceso de documentación que
se lo puede hacer de forma digital.
Todo sistema debe crecer en síntesis evolucionar, avanzar por lo que se
plantea la expansión de implementación del ERP en otras comunidades no
sólo ya en la Parroquia de Amaguaña pero además recogiendo nuevas
necesidades y planteando mejoras al sistema ya existente para lo cual se ha
definido como una nueva comunidad la parroquia de Pintag la cual se
encuentra al oriente de la ciudad de Quito y cuenta con una población de
17.930 habitantes aproximadamente.
Se realizó una visita a la parroquia y se gestionó una reunión con los
encargados tanto de la Unidad Educativa y del Despacho Parroquial a quien
se le planteó realizar una presentación general del funcionamiento del
sistema, que se planificó para el día lunes 21 de enero del 2013 de los
cuales se obtuvo su aprobación preliminar para la implementación del
sistema ERP-Social.
Como referencia también se debe tener presente la ley sobre la
documentación expedida por el gobierno ecuatoriano, donde expresa
claramente los conceptos básicos sobre la administración de los documentos
electrónicos, además de las normas ISO sobre la conservación de los
documentos como archivos electrónicos.
En lo referente a la gestión documental se dio en la conferencia
intergubernamental sobre el planteamiento de las infraestructuras nacionales
de documentación, bibliotecas y archivos celebrada por la UNESCO en París
el 23 de septiembre de 1974, y en otras reuniones internacionales, el
Ecuador se comprometió a implantar el sistema nacional de archivo, y desde
algunos años expidió la ley, el reglamento y un instructivo de Organización
Básica y Gestión de Archivos Administrados, como instrumentos que
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
11
permitan guiar la organización, custodia de documentos y archivos,
aplicando normas y técnicas universales pero que sin embargo, son muchas
las instituciones públicas como privadas que no las aplican. [6]
Todas las instituciones deben poder administrar de una manera adecuada
todos los documentos electrónicos que generen y en la actualidad la
principal característica es que debe ser vía web para poder acceder en
cualquier momento y los datos dentro de un servidor para almacenar toda la
información y asegurarla en sus distintas fases como son: creación,
recepción, distribución, tramitación, almacenamiento, acceso y preservación
como es en forma física pero hacerlo en forma digital.
2.2. Marco Teórico
En las instituciones que pertenecen a la parroquia de Pintag va a ser
importante la implementación del módulo de Gestión Documental lo que va a
ayudar a la regularización y manejo de la información. A continuación se
explicarán los términos que intervienen dentro del sistema de gestión
documental Alfresco.
Gestión documental
Son el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo en una organización, y poder determinar el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.
Se debe tener en cuenta que un sistema de gestión documental es la unión
de varias partes que funcionan de una manera armonizada para poder tener
como resultado el cumplimiento de los objetivos tanto principal como los
específicos dentro del presente documento.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
12
Como otro punto de vista se lo entiende como un conjunto de tecnologías,
normas y técnicas que permiten a la empresa administrar el flujo de sus
documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea bien
mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar
cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. Con respecto a
esta característica y el ERP se observará la forma en que el sistema de
gestión documental se enlazará con sus contenidos al del Sistema ERP.
Para la implementación del sistema de gestión documental usaremos el
programa Alfresco, que es un sistema de código abierto de gestión de
contenidos empresariales (ECM) que gestiona todo el contenido dentro de
una empresa y ofrece los servicios y controles que gestionan este contenido.
El núcleo del sistema Alfresco es un gran repositorio que con el soporte de
un servidor que persiste desde contenidos, metadatos, asociaciones, y los
índices de texto completo. En Alfresco existen las interfaces de
programación que soportan múltiples lenguajes y protocolos sobre los que
los desarrolladores pueden crear aplicaciones y soluciones personalizadas.
Pero fuera de la caja aplicaciones proporcionan soluciones estándar, tales
como la gestión de documentos y gestión de contenidos web.
Como es una aplicación enteramente en Java, el sistema Alfresco funciona
en prácticamente cualquier sistema que permita utilizar Java Enterprise
Edition. En el núcleo es la plataforma Spring, proporcionando la capacidad
de tener en varios módulos para su correcta funcionalidad, como el control
de versiones, seguridad y reglas. Alfresco usa sucesivos comandos para
simplificar la adición de nuevas funcionalidades y desarrollo de nuevas
interfaces de programación. Esta parte de la arquitectura se conoce como
secuencias de comandos web y puede ser utilizado tanto para los servicios
de datos y de presentación. La arquitectura ligera es fácil de descargar,
instalar y desplegar. [6]
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
13
Las aplicaciones cliente de Alfresco proporcionan un medio de acceder al
repositorio de contenido de Alfresco. Teniendo una interfaz que permite al
usuario crear, enviar y administrar contenido, lo que es una aplicación de
cliente basado en web.
La interfaz de usuario está construida totalmente con la tecnología de
secuencias de comandos web Alfresco, que será usado para extender la
aplicación. La opción de compartir proporciona capacidades de gestión de
contenidos con interfaces de usuario sencillas y herramientas para buscar y
navegar por el repositorio, los metadatos asociados, herramientas de
colaboración como wikis, discusiones y blogs. Alfresco Share se organiza
como un conjunto de sitios que se puede utilizar como un lugar de encuentro
para la colaboración de acuerdo a la colaboración de los usuarios del
sistema. [7].
A continuación se detallan aplicaciones ECM típicas que se pueden utilizar
dentro de la aplicación de Alfresco. La aplicación de modelos de
programación le permite extender o disminuir las aplicaciones propias de
Alfresco o crear propias para nuevos usos.
• La administración de documentos gestiona las acciones de los documentos
de oficina, e incorpora los procesos de negocio. Alfresco es una buena base
para la creación de aplicaciones de gestión de documentos.
• La gestión de documentos controla la información importante para la
retención al paso del tiempo. Se podría utilizar la gestión de registros sobre
la gestión de documentos en entornos regulados o compatibles, como en la
gestión de información gubernamental o registros de personal, o cuando se
audita información. Alfresco es útil para controlar los períodos de retención y
de revisión, proporcionando seguridad especializada, y determinar si los
registros son archivados o destruidos después de un período de tiempo
especificado.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
14
• Portales e intranets en las empresas se comunican entre empleados con
noticias y novedades de la empresa. Si bien parte de portales empresariales
se centran en datos de informes y análisis, muchos se dedican a los
contenidos y documentos. Aunque existen jerarquías de carpetas son una
manera fácil de organizar la información para un portal, clasificaciones y
metadatos que son a menudo una mejor manera de dirigirse a la información
en el portal para los usuarios finales. Por lo tanto, hay elementos de gestión
de documentos y procesos de negocio para la entrega en el portal.
• Sustitución de la unidad compartida que es una forma más básica de
gestión de documentos en la empresa con un repositorio de contenido que
proporciona puntos de fácil acceso al contenido. Unidades compartidas que
son fáciles de usar ya que los usuarios no tienen que ser muy adiestrados y
todas las aplicaciones que trabajan con ellos. Debido a que Alfresco es
compatible con el protocolo utilizado por unidades compartidas, como lo es
(Common Internet File System (CIFS)), el repositorio parece ser una unidad
compartida. Con reglas, acciones, y las extensiones, se puede construir
aplicaciones completas de gestión de documentos que son transparentes
para los usuarios al obtener el contenido bajo control y que le permite
realizar búsquedas.
• La gestión de sitios web donde se administra el contenido, es dedicada a
sitios web (como HTML e imágenes), y los procesos de construcción, prueba
y despliegue de sitios web y contenido. Mientras Alfresco se puede utilizar
para los sitios web simples, que se utiliza con frecuencia para la creación de
sitios web, especialmente las desarrolladas en Java.
• La gestión del conocimiento capta el conocimiento de los empleados o
clientes y proporciona en una forma que otros puedan usar. El contenido
tiende a ser el mejor y más reutilizable contenedor de conocimientos en
compartir ese conocimiento con otros.
• La publicación de la información abarca la edición en tiempo real de los
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
15
contenidos de diferentes fuentes en la página web y el despliegue de ese
contenido en la granja de servidores web para el acceso a Internet. Estos
pueden ser activos digitales tales como artículos, escritos internos
sindicados o de otras fuentes, o fotos. Las compañías de medios utilizan
Alfresco para combinar este contenido y publicarlo en sus sitios web. Esta
edición completamente automatizado de los datos requiere tanto de un
fuerte control y rendimiento del contenido para agregar y sacar el contenido.
• La gestión de casos maneja la información relacionada con un caso, como
una reclamación de seguro, una investigación, o la transformación personal.
Capacidades de gestión de documentos de Alfresco, la estructura de
carpetas, esquemas de clasificación, y el flujo de trabajo es muy adecuado
para el manejo de casos y la distribución del trabajo en el manejo de casos.
Alfresco incorpora el motor de flujo de trabajo de cada actividad y puede
manejar los flujos de trabajo sofisticados y gestión de trabajo en colas.
Alfresco tiene un modelo de tarea orientada a los contenidos que agrega
todos los recursos necesarios para llevar a cabo tareas específicas en el
proceso de manejo de un caso.
Una de las opciones más atrayentes de la gestión documental es la de
control de cambios de un documento, o sea si existe algún tipo de alteración
a un archivo el sistema tiene la capacidad de mostrar quien lo hizo con todos
los detalles como a qué hora ingreso al sistema y realizó el cambio a un
archivo determinado esto brindado por la seguridad de conocer que los
documentos están dentro de una intranet y para usuarios que no están en la
intranet lo harán por una página determinada así se podrá acceder desde
cualquier parte del mundo a través de una página web y toda la información
se encuentra almacenada dentro de un servidor que es capaz de gestionar
el tratamiento de los documentos.
Alfresco es la plataforma de código abierto para la colaboración y gestión de
documentos críticos para la empresa. Al automatizar los procesos
empresariales donde se utilizan muchos documentos se permitir la
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
16
colaboración a gran escala, Alfresco ayudará a las empresas a mejorar la
prestación de servicio a los clientes y a adaptarse con mayor rapidez a los
cambios del mercado. Cada día, más de 7 millones de usuarios
empresariales de 180 países confían en Alfresco para gestionar 4000
millones de documentos, ficheros y procesos, detrás del firewall, en la nube
e incluso en sus dispositivos móviles [8].
Así también Alfresco tiene diferentes tipos de contenidos que se utilizan para
ejecutar su negocio, y comprender el contexto es la clave predeterminante
para el funcionamiento eficaz. Tener modelos de documentos flexibles que
permiten a los usuarios entender la función de un archivo donde puede ser
desde un contrato, una factura, un informe o una orden de compra, como por
ejemplo en proyectos y conocer que información de cómo ha transcurrido el
proyecto para cualquier tipo de auditoría que se pueda realizar.
• Añadir tipos personalizados para ayudar a identificar el objeto de los
documentos y asignar atributos únicos como nombre del cliente o número de
factura; básicamente información que diferenciará a los documentos.
• Plantillas de propiedad de superposición para capturar más penetración en
cada documento, conocer a través de los tipos de documentos como se va a
evidenciar los cambios que ha tenido un documento por parte de cada tipo
de usuario.
• Utilizar la información extendida para conducir los procesos de negocio y
permitir una rápida búsqueda efectiva.
Se determinará de una forma automática para la gestión de documentos
dentro de las instituciones y así ahorrar activos que podrán usarse en otras
actividades dentro de las instituciones.
El sistema de Gestión Documental Alfresco está configurado en un servidor
por lo que tiene una dirección electrónica para reconocerlo, esto facilitará la
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
17
forma de acceder al sistema desde cualquier sitio y a la hora que desee el
usuario, claro teniendo en cuenta que tiene que estar conectado al internet.
Las principales características del sistema de Alfresco son:
• Gestión de páginas Web
• Gestión de Documentos
• Gestión de fotografías
• Interfaz simple e intuitiva
• Alfresco es una aplicación fácil de usar
• Soporte en diferentes idiomas
• Actualización manual
Alfresco es un programa fácil de usar e instalar, el programa Alfresco no
consume muchos recursos del sistema y no ocupa mucho espacio en el
disco duro al estar de forma local dentro del equipo.
Alfresco tiene una simple e intuitiva interfaz desde cual cualquier persona
puede utilizar el programa sin ningún problema.
Alfresco es una muy buena aplicación de la categoría programas para la
gestión de documentos y contenido web, CMS y ECM. [9]
CMS: Es un programa que permite crear una estructura para organizar y
administrar información, principalmente en páginas web, por parte de los
administradores y participantes. Funciona mediante la integración de
diferentes bases de datos donde se aloja el contenido del sitio. El gestor de
contenidos genera páginas dinámicas, mediante DHTML; la aplicación
interactúa con el servidor para generar la página web, bajo petición del
usuario, con el formato predefinido y el contenido extraído de la base de
datos del servidor. [10]
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
18
El sistema de gestión documental Alfresco para poder funcionar tiene los
siguientes requisitos:
Hardware especificaciones mínimas
• Procesador 1 GHz Pentium
• Memoria 128 Mb de RAM
• Espacio libre en disco de 500 MB
• Internet de banda ancha
Recomendada
• Procesador 2.6 GHz Pentium
• Memoria 4 GB de RAM
• Espacio libre en disco de 10 GB
• Internet de banda ancha
Software
• Funciona con los sistemas operativos Windows (Windows 2000 /
Windows XP / Windows Vista / Windows 7 / Windows 8), Mac y Linux,
como consejo funciona bien con Windows 7 y Windows Vista.
• Arquitectura de Alfresco
Las soluciones del sistema Alfresco se suelen dividir entre clientes y el
servidor, donde los clientes ofrecen a los usuarios una interfaz de usuario a
la solución dada y el servidor va a proporcionar servicios de gestión de
contenidos y almacenamiento. Se ofrecen comúnmente múltiples soluciones
a los clientes ya que tiene un servidor compartido, donde cada cliente se
adapta para el medio ambiente en el que se utiliza.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
19
Clientela
Alfresco ofrece un cliente basado en web llamado Alfresco Share, construido
en su totalidad con la tecnología de secuencias de comandos web. La
opción de compartir proporciona capacidades de gestión de contenidos con
interfaces de usuario con sencillas herramientas para buscar y navegar por
el repositorio, el contenido como miniaturas y los metadatos asociados,
avances, y un conjunto de herramientas de colaboración como wikis y
discusiones. Alfresco Share se organiza como un conjunto de sitios que se
puede utilizar como un lugar de encuentro para la colaboración. Alfresco
Share es una aplicación basada en la web que se puede ejecutar en un
servidor diferente al servidor que ejecuta el repositorio de Alfresco,
proporcionando así oportunidades para aumentar la escala y el rendimiento.
Alfresco Share centra en los aspectos de colaboración de gestión de
contenidos y la racionalización de la experiencia del usuario.
Servidor
El servidor de aplicaciones de contenido de Alfresco proporciona las
siguientes categorías de servicios basados en el repositorio de contenido:
• Los servicios de contenidos (transformación, etiquetado, la extracción de
metadatos)
• Los servicios de control (flujo de trabajo, gestión de registros, conjuntos
de cambios)
• Servicios de colaboración (gráfico social, actividades, wiki)
Los clientes se comunican con el servidor de aplicaciones de contenido de
Alfresco y sus servicios a través de numerosos protocolos soportados. Como
los son HTTP y SOAP que ofrecen acceso programático mientras CIFS,
FTP, WebDAV, protocolos IMAP SharePoint y Microsoft ofrecen acceso a las
aplicaciones. El instalador Alfresco ofrece un despliegue envasados fuera de
la casilla cuando el servidor de aplicaciones de contenido de Alfresco y
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
20
Alfresco Share se implementa como aplicaciones web distintas dentro de
Apache Tomcat [11].
La gestión básica de los documentos según el sistema Alfresco se basará en
los siguientes aspectos:
• Creación
o Establecimiento de procesos y procedimientos para la
documentación de las nuevas funciones, procesos y
procedimientos de calidad.
o Identificar las características básicas del documento y las
necesidades del documento frente a la función a desarrollar.
• Mantenimiento
o Diseñar e implementar los requisitos que garanticen la integridad,
estructura y relación con los metadatos en el sistema de gestión
documental. Relación con lo físico.
• Difusión
o Diseñar las estrategias internas de la entidad para el control de
acceso a los documentos :
� Tablas de acceso
� Perfiles de uso
� Sistema de recuperación
• Administración
o Documentación y asignación del personal capacitado para ejercer
la labor de gestión de documentos en ámbito físico y electrónico
[12]
NORMAS
La gestión documental se debe basar en leyes tanto de manera internacional
como en forma nacional.
Los procesos de la gestión de los documentos son: [13]
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
21
• Incorporación de los documentos: Los diversos procedimientos de la
gestión de los documentos tienen que contemplar la forma en que un
documento entra a formar parte del sistema, es decir, que hacer cuando
se decide archivar o capturar digitalmente un documento.
• Registro: La finalidad de este registro es formalizar la incorporación del
documento mediante un identificador único y una breve información
descriptiva que facilite su posterior recuperación.
• Clasificación: Se ha de identificar la categoría a la que pertenece un
documento, teniendo en cuenta la actividad de la organización con la cual
está relacionado y de la cuál es evidencia.
• Almacenamiento: Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los
documentos asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad durante el período de tiempo necesario.
• Acceso: Se ha de regular a quién se permite llevar a cabo una operación
relacionada con un documento (creación, consulta, modificación,
eliminación) y en qué circunstancias, aplicando controles previstos en las
tablas de acceso y seguridad.
• Trazabilidad: Se debe controlar el uso y movimiento de los documentos
de forma que únicamente los usuarios con los permisos adecuados
lleven a cabo actividades que les han sido asignadas, y por otro lado, que
los documentos pueden ser localizados siempre que se los necesiten.
• Disposición: Agotado el plazo de conservación establecido para un
documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario
de conservación (eliminación, conservación permanente, transferencia a
otro sistema archivístico).
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
22
Para poder poner en funcionamiento el sistema de gestión documental este
se deberá regir a normas tanto internacionales como nacionales sobre el
manejo de documentación digital, esto servirá para cualquier tipo de
auditoría que se puede realizar a la empresa.
NORMAS INTERNACIONALES
Para tener un estándar a nivel de todos los países se tienen diferentes
organismos de control donde el que más destacado es el ISO (Organización
Internacional para la estandarización) [14] que es la que provee
herramientas prácticas para hacer frente a muchos desafíos globales que se
da en la actualidad.
Estas normas internacionales ISO garantizan que los productos y servicios
son seguros, fiables y de buena calidad. Para las empresas, son
herramientas estratégicas que reducen costos al minimizar los residuos y los
errores para aumentar la productividad.
Las normas que se usan para la gestión documental son la 15489 y la
30300.
NORMA 15489 [15]
La norma internacional de gestión de documentos fue lanzada en octubre del
2001 a la Asociación de Registros y el Administrador (ARMA) Conferencia
Internacional en Montreal. El estándar fue desarrollado por un comité
internacional y se basa en gran medida en la norma australiana de la
administración de registros AS4390-1996: Gestión de Documentos.
Esta ISO ha sido diseñada para satisfacer las necesidades genéricas en
curso para registros en un entorno empresarial, y es de uso en las
organizaciones gubernamentales y no gubernamentales.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
23
La norma tiene 2 partes:
• Parte 1 Generalidades: da un marco de alto nivel para el mantenimiento
de registros y explica los beneficios de una buena gestión de los
registros, las consideraciones legales y la importancia de hacer a alguien
responsable de mantenimiento de registros. Esta parte también se ve en
lo que se necesita para una buena gestión de los registros, el diseño de
sistemas de registros, procesos de gestión de registros, auditoría y
formación.
• Parte 2 Directrices: es una guía para poner en práctica los consejos
dados en la parte 1. Proporciona detalles específicos en el desarrollo de
la política de gestión de documentos y declaraciones de responsabilidad
se sugiere en un proceso para el desarrollo de sistemas de
registros. Discute cómo puede usar estas herramientas para administrar
(incluyendo la captura, registro, clasificación y almacenamiento) de sus
registros. También da consejos específicos sobre la configuración de
supervisión, auditoría y programas de capacitación.
NORMA 30300 [16]
La serie de normas ISO 30300 son un conjunto de normas desarrolladas por
la Organización Internacional para la estandarización y su comité sobre la
Gestión de documentos, en sí permiten auditar y certificar los sistemas
puestos en marcha lo que ayudará para la implementación operación y
mejora de un sistema para la gestión de documentos. [17]
Se publicó de forma oficial el nueve de noviembre del 2011 en versiones
inglesa y francesa, y la versión en español se la tiene desde el 28 de
diciembre del 2011. En resumen la ISO 30300 posee los mismos procesos
de la norma ISO 15489, variando en lo que se re refiere al enfoque, alcance
y a las personas que va dirigida esta norma.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
24
Esta norma va a servir para alcanzar certificaciones de otro tipo de normas
que están dentro del rango de Normas de Gestión como la gestión de
calidad que es la ISO 9001 y una que es de suma importancia en una
institución que maneja como es la 27000 de seguridad de la información.
En este aspecto el siguiente cuadro muestra un resumen de la norma
utilizada.
Figura 2. Normas Internacionales relacionadas con la norma ISO 30300
NORMAS DE SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS
MARCO GOBERNANZA PARA LOS DOCUMENTOS
ISO 30302
Sistema de gestión para los documentos.
Guía para la implementación
ISO 30300
Sistema de gestión para los documentos. Fundamentos y
vocabulario
ISO 30301
Sistema de gestión para los documentos.
Requisitos
ISO 30303
Sistema de gestión para los documentos.
Requisitos para los organismos que rechazan la auditoría
y la certificación
ISO 30304
Sistema de gestión para los documentos.
Guía de evaluación
Fundamentos y
terminología
Directrices
Soporte a las
estructuras de nivel
Requisitos
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
25
Figura 3. Informes técnicos relacionados con la norma ISO 30300
Un sistema de gestión documental se basa principalmente en las normas
ISO 30300 y la ISO 30301.
ISO 30300 donde se especifica para la gestión documental una serie de
objetivos, normas y los beneficios que pueden contraer. Esta norma busca
que se comprendan entre diferentes organizaciones de acuerdo a los
fundamentos y vocabulario.
Método de
autoevaluación - 3
NORMAS E INFORMES TÉCNICOS RELACIONADOS
IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Directrices - 2
ISO 15489
Gestión de
documentos.
Generalidades
Elementos de
implementación y
conceptuales - 2
ISO 23801
Metadatos para
la gestión de
documentos.
Principios - 1
ISO TR 26122
Análisis de los
procesos de
trabajo para la
gestión de los
documentos
ISO 13008
Proceso de
migración y
conversión de los
documentos
ISO TR 13028
Directrices para la
implementación de
la digitalización de
documentos
3
2
ISO 16175
Principios y
requisitos
funcionales para
documentos en
entornos
electrónicos de
oficinas - 1
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
26
ISO 30301 aquí se tiene todo lo referente a los requisitos para implementar
un sistema de gestión documental, indicará las opciones sobre cómo
controlar y crear los documentos o registros de sus actividades dentro de la
organización.
NORMAS NACIONALES
En la actualidad en la República del Ecuador existen varias leyes o normas
que rigen lo referente a los documentos electrónicos, en este aspecto lo
hace a través de la Ley del Sistema Nacional de Archivos donde se crea el
Consejo Nacional de Archivos, que vela por la observancia y cumplimiento
de esta Ley y su Reglamento, emitiendo normas que son de cumplimiento
obligatorio por parte de las Entidades del Estado, a fin de unificar los
procedimientos para el manejo documental.
Existe un historial sobre el manejo de los documentos [18] que viene desde
17 de enero de 1884 con la creación del Archivo Nacional para ser una
institución dependiente del Ministerio de lo Interior y que fue creada con el
objeto de constituirse en el custodio del Patrimonio Documental de la
Nación. En la actualidad con la emisión del Decreto Ejecutivo No 985, del 13
de enero del 2011, se reorganizó el Sistema Nacional de Cultura y el Archivo
Nacional pasó a formar parte del Ministerio de Cultura.
[19] El Sistema Nacional de Archivos fue publicada en el registro oficial N°
265 del 16 de junio de 1982, mientras que el reglamento fue publicada en el
registro oficial N° 517 el 20 de junio de 1983, explicando cómo será la forma
en el que el estado garantice la existencia de los documentos.
En la actualidad se tiene la documentación electrónica y para saber cómo
tratar con este tipo se publica en el Registro Oficial con N° 67 el 25 de julio
del 2005 para normar lo que se refiere a la administración y conservación
tanto de archivos como documentos. [20]
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
27
La ley orgánica de transparencia y acceso a la información pública
publicado el Registro Oficial con N° 337 del 18 de mayo del 2004 y el
reglamento de la ley orgánica de transparencia y acceso a la información
púbica [21] publicada en el Registro Oficial N° 507 del 19 de enero del 2005
están íntimamente ligadas con la gestión documental pues establecen al
Estado las pautas para una adecuada organización, difusión, custodia y
mantenimiento de documentos y archivos.
Los artículos de la ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información
se incluyen todo lo referente a los organismos que están relacionadas con la
documentación, definiciones sobre información y quiénes son los
encargados sobre la difusión, entrega, custodia y vigilancia de la
información.
El instructivo para usar un sistema de gestión documental [22] fue publicado
en el Registro Oficial N° 597 con fecha 25 de mayo del 2009. Se redacta
basándose en las garantías y requerimientos presentados en el Estatuto del
Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, en la ley de
Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos en el
Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos
referentes a la gestión documental.
El sistema básicamente lo que busca es proteger los datos de las
instituciones [23], garantiza la libertad de acceso de las personas a la
información, tanto de carácter público, estatal como personal. Busca normar
todo el proceso de intercambio de información y avalar la importancia
jurídica de un documento, considerando tanta eficacia como eficiencia dentro
de proceso.
Dentro de una institución lo que se busca es la protección de la información
todo esto al momento de realizar la comunicación o sea tanto en el envío de
los documentos como al momento de guardarlos. El sistema debe poseer un
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
28
nivel de seguridad para el acceso y uso de la información, esto implica
cuatro aspectos fundamentales con respecto a la seguridad:
• Confidencialidad: su objetivo es garantizar el acceso únicamente para
aquellos usuarios autorizados, proteger la información contra lectura no
autorizada.
• Integridad: en el sistema debe mantenerse la opción de que los datos no
puedan ser modificados por usuarios no autorizados y así la información
no será modificada por usuarios no validados.
• Disponibilidad: un sistema debe tener la capacidad de que la información
esté disponible en todo momento. Es un detalle imprescindible dentro de
una institución ya que se refiere también sobre que el sistema debe ser
capaz de poder recuperarse a cualquier inconveniente y así evitar la
degradación del sistema y mientras tiene fallas existan accesos no
deseados al sistema.
• Autenticidad: al sistema debe ingresar las personas que están
registradas, el sistema debe reconocer la identidad del usuario que
ingresa y todas las actividades que realiza. En la autenticidad, un término
usado es el no repudio que garantiza que un usuario no pueda negar que
realizó un cambio determinado porque existe un archivo donde se guarda
los diversos accesos que tuvo un usuario determinado.
2.2.1. Beneficios de la gestión documental
• Le facilitará el control de todos sus documentos o sea la información que
tienen las instituciones que conforman el sistema.
• La gestión documental es una gran herramienta para las empresas ya
que ofrece la capacidad de almacenar archivos dentro de un sistema que
podría estar dentro de una intranet.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
29
• Existe la posibilidad que con el tiempo los documentos se dañen,
malogren, o sea pierdan su integridad, pero al ser un documento
electrónico no existe la posibilidad de que sufra algún tipo de alteración
ya que además cuenta con seguridad para que sólo el administrador o
alguien con permisos para modificarlos pueda acceder a estos.
• La seguridad dentro del sistema de gestión documental viene dado con
los permisos para cada tipo de usuario o sea cada uno tiene un rol que
se especificará dentro del sistema para actividades que podrá realizarlas.
• El acceso a cualquier tipo de documento se vuelve más rápida y clara.
• Para conocer las versiones de los documentos se tendrá un histórico de
todos los cambios.
• La forma de acceder a la información que tiene la gestión documental es
de forma confidencial, exacta y adecuada.
• Se mejora el modo de compartir información entre todos los
componentes de la organización.
• El usuario tiene el gran beneficio de la reducción de tiempos al momento
de buscar un documento ya que existe la opción para ingresar el nombre
del documento y que lo busque dentro del sistema.
2.2.2. Limitaciones
Cualquier sistema de gestión documental va a requerir ser alimentado,
administrado y supervisado adecuadamente. Por lo tanto el sistema de
gestión documental deberá ser manejado por una persona que tendrá la
capacidad de conseguir el mejor provecho de acuerdo a las características
que brinda el sistema.
Si el sistema es operado por personal no capacitado, o si es administrado
por personas sin suficiente experiencia, deja de ser confiable y toda la
información que de él podamos obtener y las necesarias revisiones
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
30
manuales de la información hacen engorroso cualquier proceso operativo o
administrativo. [24].
Lamentablemente un buen sistema de gestión documental debe tener una
alta inversión para poder usar todas las herramientas que poseen los
diferentes programas que sirven para lo que se refiere a administrar los
documentos dentro de una institución pero por su ayuda no es un gasto sino
se lo consideraría como una inversión.
2.2.3. Análisis y diseño
El sistema de gestión documental que va a ser implementado en las
instituciones pertenecientes a la Parroquia de Pintag depende del acuerdo
entre una enunciación adecuada y completa del módulo, una planificación
operacional y realista, métodos de seguimiento, evaluación y control.
La forma en que funciona el sistema de gestión documental es de la
siguiente manera:
Existe un súper administrador del sistema que manejará todo el sistema y
los espacios que sean creados para cada tipo de institución, así podrá crear
sitios, usuarios, grupos, dar roles a los usuarios que van a estar dentro del
sistema.
Dentro de las opciones del súper administrador la más destacada la de los
usuarios, donde le permite modificar las opciones de los usuarios dentro del
sistema, las más importantes son:
Adición de usuarios donde la característica esencial que provee el sistema
es que el súper administrador otorga diferentes tipos de roles a los usuarios
para que puedan navegar dentro del sistema de acuerdo a los permisos que
tienen.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
31
Eliminar un usuario que ya no pertenece a una institución determinada,
denegando todos los tipos de accesos que tenía, con esto controlamos el
acceso al sistema de personas extrañas al sistema.
Las personas que usen el sistema deben tener en cuenta que para un mejor
desenvolvimiento dentro del espacio creado tendrán que crear una carpeta
raíz y poco a poco ir dividiendo de acuerdo a sus necesidades. Esta división
le dará la opción de una mejor navegación dentro del sistema además de
lograr que la búsqueda sea más rápida de un documento determinado.
2.2.4. Implementación
La implementación de la gestión documental es la ejecución de una
especificación técnica o algoritmos como un programa, componente
software, u otro sistema de cómputo. Muchas implementaciones son dadas
según como una especificación o un estándar.
2.2.5. Seguimiento
El seguimiento de la gestión documental consiste en proveer una
adecuada visibilidad a la administración sobre la situación de cualquier
documento para identificar oportunamente cualquier desviación contra lo
planeado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas.
Estar pendiente de cómo un administrador de un espacio está operando el
sistema y saber si se está manejando con los estándares para obtener el
mejor provecho de la gestión documental, y conocer sí los roles que tiene y
si tiene un tipo de error ayudarle para que el sistema no se vea denigrado
por problemas de que el administrador de un espacio no tenga claro la forma
en cómo se maneja el sistema.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
32
2.2.6. Evaluación
Tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que
han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos
previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción
de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las
metas presupuestadas.
2.2.7. Control
Es una etapa primordial en la administración, aunque una empresa cuente
con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de
la organización si no existe un mecanismo que certifique e informe si los
hechos van de acuerdo con los objetivos.
2.2.8. Modelo de desarrollo
En el presente proyecto de implementación la metodología que se usa es el
modelo en espiral, este es propuesto originalmente por BOEHM en 1976,
nos dice que es un modelo de proceso de software evolutivo donde se
conjuga la naturaleza de la construcción de prototipos con los aspectos
controlados y sistemáticos del modelo lineal y secuencial. Proporciona el
potencial para el desarrollo rápido de versiones incrementales del software
que no se basa en fases claramente definidas y separadas para poder crear
un sistema.
En el modelo espiral, el software que se desarrolla es en una serie de
versiones incrementales. Durante las primeras iteraciones la versión
incremental podría ser un modelo en papel o un prototipo, durante las
Sistema de Gestión Documental
últimas iteraciones se producen versiones cada vez más completas del
sistema diseñado.
EL modelo en espiral se divide en
trabajo, también llamadas regiones de tareas,
regiones están compuestas por un conjunto de tareas del trabajo llamado
conjuntos de tareas que se adaptan a las características del proyecto que va
a emprenderse y que
Cada vuelta se divide en 4 sectores:
Planeación: donde se
Análisis de riesgo: análisis d
riesgos
Ingeniería: desarrollo del producto
Evaluación: valoración por parte del cliente de los resultados obtenidos.
Movimiento de la espiral, ampliando con cada iteración su amplitud radi
sea se van construyendo versiones sucesivas del software, cada vez más
completas.
Uno de los puntos más interesantes del modelo, es la introducción al
proceso de desarrollo a las actividades de análisis de los riesgos asociados
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
33
últimas iteraciones se producen versiones cada vez más completas del
EL modelo en espiral se divide en un número de actividades de marco de
trabajo, también llamadas regiones de tareas, donde cada una de las
regiones están compuestas por un conjunto de tareas del trabajo llamado
conjuntos de tareas que se adaptan a las características del proyecto que va
y que en algunos casos se aplican actividades de protección.
Figura 4. Modelo en Espiral
Cada vuelta se divide en 4 sectores:
donde se determinan los objetivos, alternativas y restricciones
: análisis de alternativas e identificación o resolución de
Ingeniería: desarrollo del producto
Evaluación: valoración por parte del cliente de los resultados obtenidos.
ovimiento de la espiral, ampliando con cada iteración su amplitud radi
se van construyendo versiones sucesivas del software, cada vez más
Uno de los puntos más interesantes del modelo, es la introducción al
proceso de desarrollo a las actividades de análisis de los riesgos asociados
últimas iteraciones se producen versiones cada vez más completas del
un número de actividades de marco de
cada una de las
regiones están compuestas por un conjunto de tareas del trabajo llamado
conjuntos de tareas que se adaptan a las características del proyecto que va
casos se aplican actividades de protección.
los objetivos, alternativas y restricciones
resolución de
Evaluación: valoración por parte del cliente de los resultados obtenidos.
ovimiento de la espiral, ampliando con cada iteración su amplitud radial, o
se van construyendo versiones sucesivas del software, cada vez más
Uno de los puntos más interesantes del modelo, es la introducción al
proceso de desarrollo a las actividades de análisis de los riesgos asociados
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
34
al desarrollo y a la evaluación por parte del cliente de los resultados del
software. [25]
La espiral tiene una forma de caracola y se dice que mantiene dos
dimensiones, la radial y la angular:
Angular: Indica el avance del proyecto del software dentro de un ciclo.
Radial: Indica el aumento del coste del proyecto, ya que con cada nueva
iteración se pasa más tiempo desarrollando.
Este sistema es muy utilizado en proyectos grandes y complejos, por
ejemplo, la creación de un Sistema Operativo.
Al ser un modelo de Ciclo de Vida orientado a la gestión de riesgo se dice
que uno de los aspectos fundamentales de su éxito radica en que el equipo
que lo aplique tenga la necesaria experiencia y habilidad para detectar y
catalogar correctamente los riesgos.
Tareas
Para cada ciclo habrá diferentes actividades:
Fijar los productos definidos a obtener: requisitos, especificación, manual de
usuario.
Fijar las restricciones.
Identificación de riesgos del proyecto y estrategias alternativas para
evitarlos.
Existe una actividad que solo se realiza una vez planificación inicial.
Análisis del riesgo
Se lleva a cabo el estudio de las causas de las posibles amenazas y
probables eventos no deseados los daños y consecuencias que éstas
puedan producir. Se evalúan alternativas. Se debe tener un prototipo antes
de comenzar a desarrollar y probar.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
35
Planificación
En esta fase se determinará los objetivos del proyecto, las alternativas y las
restricciones, recolección de requisitos y planificación de las actividades a
realizarse en cada iteración.
Ventajas:
• Específica bien los roles de los distintos tipos de pruebas a realizar.
• Hace explícito parte de la iteración y trabajo que hay que realizar.
• Es un método más robusto y completo que el método cascada y produce
software de mayor calidad que con el modelo cascada.
• Es un modelo sencillo de y de fácil aprendizaje.
• Involucra al usuario en las pruebas.
Desventajas:
• Es difícil que el cliente exponga explícitamente todos los requisitos al
inicio del proyecto.
• El cliente debe tener paciencia, ya que obtendrá el producto al final del
ciclo de vida.
• El modelo no contempla la posibilidad de retornar etapas inmediatamente
anteriores, cosa que en la realidad puede ocurrir.
• Se pierde dinero, ya que si algún proceso fue mal desarrollado, este debe
ser revisado de nuevo, lo que puede traer como consecuencia un
"RollBack" de todo un proceso.
• Las pruebas pueden ser costosas y a veces no lo suficientemente
efectivas.
2.2.9. Metodología [26]
En general las metodologías llevan a cabo una serie de procesos comunes
que son buenas prácticas para lograr los objetivos antes mencionados
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
36
independientemente de cómo hayan sido diseñadas. Las fases que agrupan
estos procesos son las siguientes:
• Análisis
• Especificación
• Diseño
• Programación
• Prueba
• Documentación
• Mantenimiento
• Reingeniería
2.2.10. Lenguaje de programación java
[27] se lo conoce como un lenguaje simple. Orientado al objeto, distribuido,
interpretado, sólido, seguro, de arquitectura neutral, portable, de alto
desempeño, multihilo y dinámico.
• Simple
Basado en el lenguaje C++ pero donde se eliminan muchas de las
características OOP (programación orientada a objetos) que se utilizan
esporádicamente y que creaban frecuentes problemas a los
programadores. Esta eliminación de causas de error y problemas de
mantenimiento facilita y reduce el coste del desarrollo de software.
• Orientado al objeto
Java da buen soporte a las técnicas de desarrollo OOP y en resumen a la
reutilización de componentes de software.
• Distribuido
Java se ha diseñado para trabajar en ambiente de redes y contienen una
gran biblioteca de clases para la utilización del protocolo TCP/IP,
incluyendo HTTP y FTP. El código Java se puede manipular a través de
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
37
recursos URL con la misma facilidad que C y C++ utilizan recursos
locales (archivos).
• Interpretado
El compilador Java traduce cada fichero fuente de clases a código de
bytes (Bytecode), que puede ser interpretado por todas las máquinas que
den soporte a un visualizador que funcione con Java. Este Bytecode no
es específico de una máquina determinada, por lo que no se compila y
enlaza como en el ciclo clásico, sino que se interpreta.
• Sólido
El código Java no se quiebra fácilmente ante errores de programación.
Así el relaje que existe en la declaración y manejo de tipos en C y C++ se
torna en restricciones en Java, donde no es posible la conversión forzada
de enteros en punteros y no ofrece soporte a los punteros que permitan
saltarse reglas de manejo de tipos.
• Seguro
Como Java suele funcionar en ambiente de redes el tema de seguridad
debe interesar en sobremanera. Las mismas características antes
descritas que evitan la corrupción de código evitan su manipulación.
• Arquitectura neutral.
El compilador crea códigos de byte que se envía al visualizador solicitado
y se interpreta en la máquina que posee un intérprete de Java o dispone
de un visualizador que funciona con Java.
• Portable
Al ser de arquitectura neutral es altamente portable.
• Dinámico
Al contrario que C++ que exige se compile de nuevo la aplicación al
cambiar una clase madre Java utiliza un sistema de interfaces que
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
38
permite aligerar esta dependencia. Como resultado, los programas Java
pueden permitir nuevos métodos y variables en un objeto de biblioteca
sin afectar a los objetos dependientes.
2.2.11. Base de Datos
MySQL
• Es la base de datos de código abierto más popular del mundo. MySQL
puede de forma rentable ayudarle a ofrecer un alto rendimiento, dentro
de aplicaciones de bases de datos escalables.
• MySQL Community Edition es la versión de descarga gratuita de la base
de datos de código abierto más popular del mundo.
• Los clientes comerciales tienen la flexibilidad de elegir entre múltiples
ediciones para satisfacer los requisitos técnicos y de negocio específico:
o MySQL Standard Edition
o MySQL Enterprise Edition
o MySQL Cluster Carrier Grade Edición
• MySQL es el servidor de bases de datos relacionales más popular,
desarrollado y proporcionado por MySQL AB. MySQL AB es una
empresa cuyo negocio consiste en proporcionar servicios en torno al
servidor de bases de datos MySQL. [28]
Características de MySQL
• Inicialmente, MySQL carecía de elementos considerados esenciales en
las bases de datos relacionales, tales como integridad referencial y
transacciones. A pesar de ello, atrajo a los desarrolladores de páginas
web con contenido dinámico, justamente por su simplicidad.
• Poco a poco los elementos de los que carecía MySQL están siendo
incorporados tanto por desarrollos internos, como por desarrolladores de
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
39
software libre. Entre las características disponibles en las últimas
versiones se puede destacar:
o Está disponible en gran cantidad de plataformas y sistemas.
o Posibilidad de selección de mecanismos de almacenamiento que
ofrecen diferentes velocidades de operación, soporte físico,
capacidad, distribución geográfica, transacciones.
o Transacciones y claves foráneas.
o Tiene conectividad segura.
o Replicación.
o Búsqueda e indexación de campos de texto.
• Los computadores son muy buenos manejando grandes cantidades de
información, los administradores de bases de datos juegan un papel
central en computación, como aplicaciones independientes o como parte
de otras aplicaciones.
• Es un sistema de administración relacional de bases de datos. Una base
de datos relacional archiva datos en tablas separadas en vez de colocar
todos los datos en un gran archivo. Esto permite el aumento de velocidad
y flexibilidad. Las tablas están conectadas por relaciones definidas que
hacen posible combinar datos de diferentes tablas sobre pedido.
• MySQL es software de fuente abierta. Fuente abierta significa que es
posible para cualquier persona usarlo y modificarlo. Cualquier persona
puede bajar el código fuente de MySQL y usarlo sin pagar. Cualquier
interesado puede estudiar el código fuente y ajustarlo a sus necesidades.
MySQL usa el GPL (GNU licencia púbica general) para definir qué puede
hacer y qué no puede hacer con el software en diferentes situaciones. Si
usted no se ajusta al GPL o requiere introducir código MySQL en
aplicaciones comerciales, usted puede comprar una versión comercial
licenciada. [29]
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
40
Ventajas de MySQL
• Su conectividad, velocidad, y seguridad hacen de MySQL Server
altamente apropiado para acceder bases de datos en Internet
• Velocidad al realizar las operaciones, lo que le hace uno de los gestores
con mejor rendimiento.
• Facilidad de configuración e instalación.
• Soporta gran variedad de Sistemas Operativos
• Bajo costo en requerimientos para la elaboración de bases de datos, ya
que debido a su bajo consumo puede ser ejecutado en una máquina con
escasos recursos sin ningún problema.
• Baja probabilidad de corromper datos, incluso si los errores no se
producen en el propio gestor, sino en el sistema en el que está.
• MySQL software es Open Source
• El software MySQL usa la licencia GPL. [30]
2.3. Identificación de Variables
Las variables se identificaran en base al estudio del triángulo de la gestión
de Proyectos o conocido como el “triángulo de hierro”; esto no se puede
cambiar ya que variaría el alcance, el tiempo o el costo de un proyecto, lo
cual permite determinar el resultado, las posibilidades de éxito y el grado de
calidad final.
Los vértices de este triángulo son: tiempo, costo y alcance.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
41
Figura 5. Triángulo de Gestión de Proyectos
• Tiempo: se trata de la duración en la programación previsto para el
desarrollo de un proyecto.
• Costo: se hace una distribución de los fondos de una forma muy rígida.
La desventaja de esto es que muchas veces no es posible fijar con
exactitud matemática la cantidad total, pero la realidad demuestra que en
la mayoría de los proyectos de la tecnología de información IT manejados
de una manera rígida este presupuesto inicial se ve superado
• Alcance de un proyecto define cual es el conjunto de características que
deseamos obtener finalmente. Tradicionalmente esta característica se
basa en el inicio del desarrollo de acuerdo a un conocimiento profundo y
exacto de los objetivos.
En el centro de este triángulo estará la calidad del resultado final del
proyecto, el mismo será afectado si en cualquier lado del triángulo cambia,
es la resultante del grado de cumplimiento de los otros tres factores. Esto
define el nivel de calidad.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
42
En el tema de la calidad, al igual que en el de los alcances, también
podemos diferenciar entre lo que significa la calidad del producto y la calidad
del proceso.
Figura 6. Pirámide de la Calidad
La calidad del producto es relativa, ya que depende de las expectativas del
cliente. Cada perfil de cliente tiene más o menos las mismas necesidades,
pero diferentes deseos y valores (estos dos últimos son fuertemente
influenciados por agentes externos, tales como el marketing, la cultura). Por
eso, cuando definimos los alcances del producto, requerimos adecuar sus
características y funciones a las expectativas y al uso del cliente final o del
mercado donde va a estar el producto.
Cuando definimos el alcance del proyecto, requerimos especificar sólo el
trabajo requerido. Esto nos permitirá controlar y diferenciar lo que está o no
está incluido en el proyecto.
La calidad del proceso implica ejecutar la producción de la manera más
eficiente posible, optimizando los trabajos que generan transformación,
disminuyendo los que solamente contribuyen a ésta y tratando de eliminar
todos aquellos procesos que generan pérdidas.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
43
2.3.1. Variables Independientes
Dentro de este proyecto se ha determinado el alcance del proyecto como la
variable independiente.
El alcance del proyecto está planteado en base a los nuevos requerimientos
de las instituciones en las que se implantara el sistema realizando:
• Levantamiento de los procesos que se ejecutan.
• Análisis de las mejores opciones de herramientas para la migración del
sistema ERP-Social.
• Migración del sistema ERP-Social a una nueva tecnología (lenguaje de
programación) JAVA.
• Ejecución de pruebas para verificación de estabilidad del sistema
• Capacitación a usuarios pre y post producción.
• Migración de los datos que ya se encuentran en producción.
• Puesta en producción.
• Análisis del impacto de los nuevos requerimientos a las organizaciones
que ya se encuentran utilizando el sistema en versión actual.
• Brindar soporte y mantenimiento de infraestructura a la institución en la
que se implantara el sistema.
2.3.2. Variables Dependientes
Se establecen los variables costo y tiempo ya que son el consecuente o
efecto que cambia por influencia de la variable independiente que es el
alcance.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
44
2.4. Hipótesis
• Tratar de resolver el problema de la automatización de la gestión del
control de la documentación en las instituciones, fue el inicio para el
desarrollo abierto de un portal de servicios para una vinculación con las
comunidades, esto ayudará a la idea de generar practica y buenos
hábitos en la programación y esto contribuiría con la construcción del
camino hacia la ayuda social con apoyo de nuevas y mejores
tecnologías. Sistematizar y distribuir soluciones libremente es una nueva
forma de trabajo en la que se está encaminando la Facultad de Ingeniería
Ciencias Físicas y Matemática la misma que poco a poco se afianza en
nuestra época y entorno social.
• La implementación y reingeniería de este proyecto es inaplazable, pues
hasta el momento se tienen escuelas, colegios, despacho parroquial en
los que se puede realizar las actividades planeadas. Un lugar donde los
creativos de la informática puedan intercambiar y generar soluciones
para la sociedad. Lamentable, pero cierto, se tiene que los estudiantes de
informática no disponen de espacios para el intercambio de
conocimientos. Los servicios estudiantiles se siguen haciendo de forma
manual. Este cuadro contradice el ímpetu de la Universidad Central del
Ecuador al desarrollo y masificación de las TIC (Tecnologías de
Información y Comunicación), por lo cual es necesario empezar a difundir
el entusiasmo tecnológico en las parroquias de nuestra ciudad y país.
• La implementación de este sistema se puede lograr satisfactoriamente
contando con la participación y apoyo de los entes correspondientes,
permitiendo así, el crecimiento y rapidez en la tecnología de la
administración.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
45
CAPITULO 3
3. METODOLOGÍA
3.1. Diseño de la Investigación
• La investigación se basa en las necesidades que presentan la Unidad
Educativa “San Jerónimo” y el Despacho Parroquial ya que no tienen
mecanizados sus procesos y lo principal no saber cómo manejar los
documentos que se crean dentro de las instituciones diariamente.
• La Gestión Documental como se la plantea será la solución para el
manejo de los documentos creados dentro de la institución ya que es la
forma de tener la documentación de forma digital. La manera como el
sistema de gestión documental ayuda es que permite a los usuarios
cargar, borrar, abrir, actualizar y descargar los archivos que se generan y
están dentro del sistema.
• Ahora que se tiene una versión estable del sistema finalizada parte de los
desarrolladores el subsecuente paso es implantarlo dentro de las
instituciones con la versión que esté funcionando de una forma correcta.
• Teniendo en cuenta que debe haber existido pruebas realizadas por los
desarrolladores y luego es el turno de los usuarios finales, si ellos lo
aceptan se firmará un documento de aceptación del sistema.
3.2. Plan de Recolección de Datos
Los archivos que serán almacenados se examinaran y catalogaran, para
obtener una base de datos fuerte, sin inconsistencias y sin redundancias; de
tal manera que se compruebe un buen almacenamiento y procesamiento de
los mismos; obteniendo resultados efectivos en los reportes generados.
Sistema de Gestión Documental
Se realizará indagación
datos y todos los resultados
situación del manejo de los documentos dentro de las instituciones.
3.3. Procedimiento de la Investigación
Luego de la referida
cambios y con estos
versión del sistema.
Para el desarrollo del ERP se
el proceso determinado
construcción y transición.
• Inicio: En esta fase de inicio las iteraciones
énfasis en las acciones
requerimientos.
• Elaboración: Para la
desarrollo de la base
requerimientos, modelo de
implementación alineada
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
46
indagación y reuniones para realizar el plan de recolección de
datos y todos los resultados que se obtengan se los utilizará para
situación del manejo de los documentos dentro de las instituciones.
dimiento de la Investigación
referida recolección de datos, se examinará el impacto de los
estos aprobados se procederá al diseño de
Para el desarrollo del ERP se va a usar la metodología RUP, la cual delimita
determinado en cuatro fases que son: inicio, elaboración,
construcción y transición.
Figura 7. Metodología RUP
esta fase de inicio las iteraciones se las toma
acciones de modelamiento de las instituciones
Para la fase de elaboración, las iteraciones se centran al
desarrollo de la base del diseño, encerrando más los flujos de trabajo de
s, modelo de una institución, análisis, diseño y una parte de
alineada a la base de la construcción.
para realizar el plan de recolección de
se los utilizará para mejorar la
situación del manejo de los documentos dentro de las instituciones.
el impacto de los
una nueva
la metodología RUP, la cual delimita
nicio, elaboración,
se las toma con mayor
las instituciones y en sus
fase de elaboración, las iteraciones se centran al
más los flujos de trabajo de
, análisis, diseño y una parte de
Sistema de Gestión Documental
• Construcción: Se lleva a cabo la construcción del producto por medio de
una serie de insistencias
donde se redefine
pruebas. En esta fase se realiza una pequeña cascada para cada ciclo,
lo importante se realizan tantas iteraciones hasta que se termine la nueva
implementación del producto.
• Transición: Se busca
entrega al usuario.
3.4. Plataforma de Desarrollo
El sistema que se propone
continuación:
3.4.1. Componentes a utilizar
Componente
Motor de base de datos
Modelador de base de datos
Lenguaje
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
47
e lleva a cabo la construcción del producto por medio de
insistencias las cuales se eligen de algunos casos de
se redefine el análisis, diseño y se procede a su implantación y
pruebas. En esta fase se realiza una pequeña cascada para cada ciclo,
se realizan tantas iteraciones hasta que se termine la nueva
implementación del producto.
busca certificar que se tiene un producto apto
entrega al usuario.
Plataforma de Desarrollo
que se propone se va a realizar con las herramientas descritas a
Componentes a utilizar
Nombre
de base de datos MySQL
Modelador de base de datos Power Designer
Java
e lleva a cabo la construcción del producto por medio de
asos de uso,
diseño y se procede a su implantación y
pruebas. En esta fase se realiza una pequeña cascada para cada ciclo, y
se realizan tantas iteraciones hasta que se termine la nueva
apto para su
con las herramientas descritas a
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
48
Servidor de aplicaciones Apache Tomcat
Tabla 1. Componentes para desarrollo
3.4.2. Descripción de componentes a utilizar
MySQL: Esta es la base de datos de código abierto más popular del mundo.
Tiene un rápido crecimiento de propiedad web a nivel empresarial, donde
MySQL puede de forma rentable ayudarle a ofrecer un alto rendimiento, y
tener aplicaciones de bases de datos en forma escalable.
Principales características:
• MySQL en sus inicios no tenía elementos considerados esenciales en las
bases de datos relacionales, como lo son la integridad referencial y
transacciones. Pero esto igual da paso a que lo usen bastante los
desarrolladores de páginas web por su contenido dinámico, y justamente
por su simplicidad.
• Existen ciertos elementos que carece MySQL pero en la actualidad están
siendo incorporados tanto por desarrollos propios de su compañía, como
por desarrolladores de software libre. Entre las características disponibles
ya en las últimas versiones se puede destacar:
o Extenso subconjunto del lenguaje SQL. Donde ya diversas
extensiones son incluidas equivalentemente.
o Disponibilidad en la mayoría de plataformas y sistemas.
o La posibilidad de escoger mecanismos de almacenamiento que
brindan distintas velocidades con las que trabajan, además de
soporte físico, la capacidad, y la distribución geográfica, ayudar en
las transacciones.
o Ofrecer transacciones y claves foráneas.
o Tiene conectividad segura.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
49
o Replicación.
o La capacidad de búsqueda e indexación de campos de texto.
• Es un sistema de administración de bases de datos. Que tiene una
colección estructurada de tablas que almacenan datos. Esta puede ir
desde la simple lista de compras que puede servir para un pequeño
negocio como para una galería de pinturas, todo por la característica del
gran volumen de información que tiene una red corporativa. Para
cualquier tipo de actividad que va a realizar en MySQL como agregar,
acceder a y procesar datos guardados en un computador, usted necesita
un administrador como MySQL Server. Dado que los computadores son
muy buenos manejando grandes cantidades de información, entonces los
administradores de bases de datos tienen un papel central en el trabajo
que realiza a diario con la computadora, teniendo aplicaciones
independientes o como parte de otras aplicaciones.
• Ofrece la capacidad de administración relacional de las bases de datos.
Explicando el concepto de base de datos relacional es que archiva datos
en tablas separadas y no la de colocar todos los datos en un gran
archivo. Esto admite mayor velocidad y flexibilidad. Las tablas están
enlazadas por relaciones definidas lo que hacen posible tener datos de
diferentes tablas para una consulta.
MySQL es software de fuente abierta. Donde fuente abierta significa que es
posible para cualquier persona usarlo y modificarlo. Cualquier persona
puede bajar el código fuente de MySQL y usarlo sin pagar, además de
estudiar el código fuente y acomodarlo a sus necesidades. MySQL usa el
GPL (GNU General Public License) licencia pública general que explica qué
se puede y qué no se puede hacer con el software en diferentes situaciones.
Por lo que si usted no se ajusta al GPL o requiere introducir código MySQL
en aplicaciones comerciales, usted debería comprar una versión comercial
que tenga una licencia.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
50
Power Designer: es un gran software que es establecida en una tecnología
orientada a alinear el negocio y la conocida como Tecnología de Información
(IT); es una solución de modelado y diseño para empresas que colabora en
la implementación efectiva de lo que se conoce como arquitectura
empresarial y ofrece técnicas eficaces de análisis y diseño durante todo el
ciclo de vida de desarrollo de un proyecto con la gestión de meta-datos,
funciones de análisis de lo que pasará con el proyecto y ofrecer un
verdadero repositorio empresarial.
Principales características:
• Acrecentar la producción: Lo que alinea el negocio con el área de la
tecnología de la información para optimizar la productividad general.
• Aceptar entornos abiertos: Suministra afinidad abierta para entornos que
sean mezclados.
• Tiene funciones para poder personalizar el entorno de trabajo: Es
altamente personalizable para poder cumplir con los estándares.
• Diseño para la empresa compleja: Captura intuitivamente las confluencias
entre todas las capas y perspectivas arquitectónicas de la empresa.
• Proporciona herramientas de análisis: Acrecienta la prontitud del negocio
con la tecnología de enlace y sincronización para un análisis de impacto.
Java-Eclipse Índigo: Es el software más actual, en él se encontrará todas las
herramientas fundamentales para desarrollar aplicaciones con contenido
tanto web, Java EE, JPA, JSF o Mylyn.
Características:
• Entorno de desarrollo integrado lo que permite el uso de plugins.
• Posee una interfaz gráfica JFace que va a facilitar la elaboración de
aplicaciones basadas en SWT.
• Además incluye un editor de textos con opciones para el resaltado de
sintaxis.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
51
• Permite la compilación de los archivos que se analicen en tiempo real.
• Posee toda clase de asistentes para la creación de proyectos, clases,
entre otros trabajos.
• Lleva un absoluto control de todas las versiones con la herramienta CVS.
Apache Tomcat: Es un servidor web que sirve para varias plataformas y que
trabaja como contenedor de servlets además que se desarrolla bajo el
proyecto denominado Jackarta que pertenece a la Apache Software
Foundation bajo la licencia Apache 2.0 y que implementa las
especificaciones de los servlets y de Java Server Pages o JSP de Sun
Microsystem. Este servidor es seguido y desarrollado por miembros de la
fundación y voluntarios independientes, los cuales tienen libre acceso al
código fuente bajo los términos establecidos por la Apache Software
Foundation.
Características:
• Autenticación al momento de acceder al sistema.
• Negociación de credenciales.
• HTTPS
• En el tipo de alojamiento de los datos que sea compartido.
• CGI o interfaz de entrada común.
• Servlets de Java.
• SSI
La evolución que ha tenido el producto y las principales características de las
diferentes versiones han sido:
Tomcat 3.x que es la distribución inicial. Tiene la implementación a partir de
Servlet 2.2 y JSP 1.1. Ofrece recarga de servlets. Tiene funciones básicas
de HTTP.
Tomcat 4.x. Es implementado a partir de las especificaciones Servlet 2.3 y
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
52
JSP 1.2. Posee un contenedor de servlets rediseñado como lo es Catalina.
El motor JSP es rediseñado con Jasper. Tiene un conector Coyote. Posee
Java Management Extensions (JMX), JSP y su administración es basada en
Struts.
Tomcat 5.x. Es implementado a partir de las especificaciones Servlet 2.4 y
JSP 2.0. Tiene una recolección de basura reducida. Posee una capa
envolvente nativa para Windows y Unix que se usa para la integración de las
plataformas. Análisis rápido JSP.
Tomcat 6.x. Es implementado de Servlet 2.5 y JSP 2.1. Tiene soporte para
Unified Expression Language 2.1 y es diseñado para funcionar en Java SE
5.0 y posteriores. Tiene Soporte para Comet a través de la interfaz
CometProcessor.
Tomcat 7.x. es implementado de Servlet 3.0 JSP 2.2 y EL 2.2. Las mejoras
para detectar y prevenir fugas de memoria en las aplicaciones web. Limpieza
interna de código. Soporte para la inclusión de contenidos externos
directamente en una aplicación web. [31]
3.5. Planteamiento del proceso
El proceso conocido como digitalización de un documento dentro de las
instituciones tiene varias fases. Además se debe tener en cuenta que para
poder navegar dentro del sistema y si necesita realizar un tipo de
modificación de un documento cada usuario tiene diferentes tipos de roles,
eso para brindar la confianza en que existe un tipo de seguridad y saber
quién realizó cualquier tipo de cambio. La actividad de seguridad nos servirá
para conocer de una forma más detallada la forma de cómo se guardan los
documentos.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
53
3.5.1. Descripción del proceso
Se define la forma de cómo se va a tener el almacenamiento de los
documentos dentro de las instituciones, con las diferentes características
como cargar, modificar, actualizar o eliminar cualquier tipo de archivo digital
que este dentro del sistema.
Como inicio se va a observar que documentos se necesitará guardar en
forma digital y luego va a estar dentro del archivo general de las
instituciones. La forma de tener los archivos en forma digital se los realiza
mediante escaneos y del equipo que posea cada institución. La calidad de
las digitalizaciones esta directamente ligadas con los equipos que tengan.
Los documentos que van a ser almacenados tendrán un orden específico
como se lo hace de forma física, así se puede controlar a los documentos y
poder tener un respaldo en igual forma de lo que se tiene en archivos
digitales y tenerlos por si algún archivo sufre algún tipo de daño.
3.5.2. Requerimientos funcionales
Un requerimiento funcional es cómo se explica en palabras como desea el
usuario final que funcione el sistema en cada una de sus opciones.
3.5.2.1. Casos de Uso
Caso de uso es la explicación de cómo se van a realizar las actividades en
cada uno de los procesos. Como conceptos generales dentro de los casos
de uso existen los actores que son los que realizan actividades dentro de los
casos de uso. Como una explicación general tenemos los siguientes
conceptos.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
54
ACTORES Y ACCIONES PRINCIPALES
ACTORES ROL ACCIONES PRINCIPALES
Administrador Es la persona
principal que tiene
todos los permisos
para ingresar al
sistema
y dar inicio a una
sesión
Las acciones son las de disponer de
todas las claves que se usan para
navegar en el sistema; la opción de
crear, modificar, actualizar roles de los
usuarios; además registra los datos
del usuario y crea los permisos que
tendrá en el sistema; y finalmente será
el que administra la documentación y
los trabajos que se realicen en cada
uno
Usuario Personas que se
crearon
en el sistema y que
trabajaran
en el sistema con
los
documentos
Son los usuarios que trabajan en la
modificación de los documentos en
cada espacio generado previamente
en el sistema, los usuarios crearan las
diferentes versiones de los
documentos que se suben en el
sistema
Tabla 2. Actores y Acciones
El sistema otorga la capacidad de ingreso al sistema por medio de niveles en
los que los usuarios pueden realizar diferentes tipos actividades dentro del
sistema ya que cada uno tendrá roles configurados por el administrador del
sistema y con la particularidad de que cada persona tiene un usuario y
contraseña para el ingreso al sistema.
Inicio sistema: los usuarios para poder ingresar al sistema van a iniciar una
sesión con el usuario y contraseña respectiva.
Registrar usuario: aquí el administrador tendrá la capacidad de crear a cada
usuario para que use el sistema, tener en cuenta que el administrador es el
único que tiene los permisos para realizar estas actividades.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
55
Consultar usuario: una de las características principales del sistema es que
se puede consultar los perfiles de los usuarios que están dentro del sistema
pero debe acordarse del tipo de nivel de permisos que tiene en el sistema ya
que sólo el administrador tiene acceso a observar la información y los
diferentes cambios que se puedan realizar en el sistema ya que los usuarios
normales en el sistema solo podrán observar la información principal de los
usuarios dentro del sistema.
Eliminar usuario: si es el caso el administrador tiene la capacidad de borrar
al usuario ya que existen distintas circunstancias en las que un usuario deje
de pertenecer a una institución que está dentro del sistema, además la
opción de que un usuario va a salir de vacaciones o realizar alguna actividad
por la que no va a trabajar cierto lapso de tiempo entonces el administrador
puede también suspender el usuario al sistema por este tiempo.
Se ha dado a conocer en un breve resumen lo que se refiere a los usuarios y
los respectivos permisos que tendrá y la capacidad de poder realizar
actividades con los documentos cargados en el sistema de acuerdo a los
roles que tiene.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
56
INVENTARIO CASOS DE USO
El sistema va a tener diferentes direcciones para cada usuario dentro del
sistema por medio de niveles además de las actividades que va a realizar y
el nombrado como administrador del sistema.
Código Casos de Uso Actores Caso de uso
relacionado
CU-01 Ingreso al Sistema Administrador,
Usuario
CU-02 Crear Usuario Administrador Consultar Usuario
CU-03 Modificar Usuario Administrador Eliminar Usuario
CU-04 Asignar Perfiles Administrador Ingreso al Sistema
CU-05 Consultar Usuario Administrador Eliminar Usuario
Modificar Usuario
Suspender Usuario
CU-06 Eliminar Usuario Administrador Consultar Usuario
CU-07 Cargar Documento Administrador,
Usuario
Consultar Usuario
CU-08 Búsqueda de
documento
Administrador,
Usuario
Consultar Usuario
CU-09 Cargar Documento Administrador,
Usuario
Consultar Usuario
CU-10 Insertar
Documentos
Administrador,
Usuario
Consultar Usuario
Tabla 3. Resumen de Casos de Uso
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
57
Caso de Uso: Ingreso al Sistema
Figura 8. Caso de Uso CU-01
Información general
Actores: Usuario, Sistema
Descripción: La manera como el usuario se va a validar dentro del
sistema
Prioridad: Critica
Fuente: Entrevista
Post condiciones El usuario ya debe estar registrado en el sistema para
poder acceder a las diferentes opciones que tiene el
sistema
Flujo Normal: 1. Cuando el usuario ingresa al sistema podrá
visualizar todos los documentos que tiene la base del
sistema
2. Ahora el usuario puede modificar los documentos de
acuerdo al tipo rol que tenga en el sistema
3. El usuario podrá crear, modificar, eliminar, actualizar
un documento de acuerdo a su perfil
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Ingreso al Sistema
Version: 1.0
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
58
Flujo Alternativo: Debe existir el usuario sino deberá pedir al
administrador del sistema que se lo cree
Excepciones: Cuando un usuario ingrese mal los datos esto se
informará al usuario con un mensaje de mal ingreso
indicando cual ha sido el problema
Incluye: Fecha de creación, usuario de creación
Frecuencia de
uso:
Verificar cuando ingresan al sistema y han realizado
actividades dentro de los documentos
Reglas de
negocio:
El administrador deberá otorgar permisos a los
usuarios que están dentro del sistema con su usuario y
contraseña.
Breve
descripción:
Se inicia cuando en el sistema se crea su usuario
rellenando la información que solicita el sistema para
validar su ingreso
Pre-condiciones: Todo usuario debe estar registrado en el sistema
Post-condiciones
exitosas:
El usuario que está dentro del sistema puede iniciar a
trabajar en el sistema y poder observar el menú que
tiene el sistema
Post-condiciones
por falla
El usuario no puede ingresar porque no ha sido creado
dentro del sistema así que el sistema debe presentar
un mensaje para indicar al usuario que debe
registrarse
Actores: Actor principal: usuario
Súper Caso de
Uso:
Ninguno
Caso de Uso
subordinados:
Creación de usuarios internos del sistema
Tabla 4. CU-01 Ingreso al Sistema
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
59
Caso de Uso: Creación de Usuarios
Figura 9. Caso de Uso CU-02
Información general
Actor: Administrador, Sistema
Descripción: Se puede crear el usuario registrando la información de
cada uno de los usuarios para poder acceder al sistema
Prioridad: Alta
Fuente: Entrevista
Post-
condiciones
Cada usuario ingresa al sistema y podrá ver las opciones
que despliega el sistema para poder trabajar
Flujo Normal: Para poder iniciar
1. Un usuario que va a ingresar al sistema va a tener la
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Crear Usuarios
Version: 1.0
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
60
opción de poder registrarlo dentro del sistema
2. Un administrador llenará la información del usuario que
va a ser ingresado en el sistema
3. El sistema tendrá la opción de verificar la información
para poder validarla
4. Para finalizar cada persona usuario tendrá su usuario y
contraseña para poder trabajar dentro del sistema
Flujo
Alternativo:
Cuando un usuario existe se podrá verificar y actualizar la
información del usuario
Excepciones: Existe el error de que se ingresó mal los datos entonces
se enviara automáticamente un mensaje de error,
indicando cual es el problema
Incluye: Una fecha de creación, usuario de creación
Frecuencia de
Uso:
Cada vez que necesite ingresar un nuevo usuario
Regla de
Negocio:
Ingresar los datos en el sistema y así cada persona tiene
un usuario y contraseña para que ingrese al sistema
Tabla 5. CU-02 Creación de Usuarios
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
61
Caso de Uso: Modificación Datos Usuario
Figura 10. Caso de Uso CU-03
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Modificar Usuarios
Version: 1.0
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
62
Información general
Actores: Administrador del Sistema, Sistema
Descripción: Se tiene el cambio de información de un usuario para
poder ingresar al sistema
Prioridad: Crítica
Fuente: Entrevista
Post-condiciones: En ciertos casos la información que se ingresa dentro
del sistema sólo puedan ingresar los administradores
del sistema
Flujo Normal: 1. El usuario ingresará al sistema para poder realizar
un cambio de sus datos
2. Para poder realizarlo el sistema verificará al
usuario mediante su nombre y contraseña
3. El usuario solo podrá cambiar algunos datos como
los que son de información personal
4. Se obtiene la información y se la puede cambiar
5. Serán verificados los datos si se cambian y
entonces se guardan
Flujo Alternativo: Existen niveles para cada tipo de usuario para poder
acceder a diferentes datos dentro del sistema
Excepciones: Si ingresa mal los datos, entonces se muestra un
mensaje de error comunicando cual es el problema
Incluye: Información de todos los cambios que hubo en la
información y además de quien las realizó
Frecuencia de Uso:
Reglas de Negocio: Un usuario puede modificar sus datos y teniendo en
cuenta que debe ser verdaderos ya que el sistema
valida toda la información
Requerimientos
especiales:
Observaciones:
Tabla 6. CU-03 Modificación Datos de Usuario
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
63
Casos de Uso: Asignación de Perfiles
Figura 11. Caso de Uso CU-04
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Asignación de Perfiles
Version: 1.0
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
64
Información general
Breve
Descripción:
El administrador otorga perfiles a los usuarios por lo
que los usuarios podrán realizar actividades
específicas dentro del sistema de acuerdo a sus roles
Pre-condiciones: El usuario debe estar registrado en el sistema
Debe existir un espacio y las carpetas a las cuales
tendrá acceso cualquier usuario dentro del sistema
Post-condiciones
exitosas:
El administrador da accesos a los usuarios a carpetas
de los espacios que están en el sistema
Un usuario podrá realizar diferentes actividades de
acuerdo a los permisos que dé el administrador
Post-condiciones
por falla:
Un usuario que no está en el sistema no podrá
ingresar y por lo tanto no puede realizar ninguna
actividad
Actores: Actor principal: Administrador
Súper Caso de
Uso:
Ninguno
Casos de Uso
Subordinados:
Ingreso al Sistema
Tabla 7. CU-04 Asignación de Perfiles
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
65
Caso de Uso: Consulta de Usuarios
Figura 12. Caso de Uso CU-05
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Consulta de Usuarios
Version: 1.0
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
66
Información general
Actores: Administrador del Sistema, Sistema
Descripción: El administrador puede tener un informe cuando lo
desee sobre los usuarios que ingresan al sistema
Prioridad: Critica
Fuente: Entrevista
Post-condiciones: Los campos no pueden ser modificados por los
usuarios sólo lo puede realizar el administrador
Flujo Normal: El usuario deberá ingresar al sistema para poder
realizar cualquier alteración
Sistema autentificará al usuario con su nombre y
contraseña
Usuario podrá cambiar su información con
preferencia a la de sus datos personales
Ahora se tiene los datos que pueden ser
modificados en cualquier momento
Se verifican los datos y se guardan
Flujo Alternativo: Un usuario podrá ingresar y cambiar su información
personal
Excepciones: Si se ingresa mal los datos envía un mensaje
indicando el error que se está cometiendo
Incluye: Fecha de modificación, usuario que hizo la
modificación
Frecuencia de Uso:
Reglas de Negocio: El usuario puede cambiar sus datos no hay
restricción
Requerimientos
especiales:
Observaciones:
Tabla 8. CU-05 Consulta de Usuarios
Caso de Uso: Eliminación de Usuarios
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
67
Figura 13. Caso de Uso CU-06
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Eliminación de Usuarios
Version: 1.0
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
68
Información general
Actores: Administración del Sistema, Sistema
Descripción: El administrador del sistema es el único que tiene la
característica de poder eliminar a los usuarios
Prioridad: Critica
Fuente: Entrevista
Post-condiciones Algunos campos no van a poder ser cambiados por
los usuarios
Flujo Normal: 1. El administrador ingresa al sistema y llena los
datos de cada usuario
2. El sistema valida la información de cada usuario
3. El administrador busca al usuario
4. Se obtiene la información del usuario
5. Se elimina al usuario
Flujo Alternativo: Ya negados los permisos de un usuario dentro del
sistema este ya no puede ingresar
Excepciones: Si se ingresa mal los datos el sistema presenta un
mensaje con el error que se está cometiendo
Incluye: La fecha de modificación y quien hizo la
modificación
Frecuencia de Uso:
Regla de Negocio:
Requerimientos
especiales:
Observaciones:
Tabla 9. CU-06 Eliminación de Usuarios
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
69
Caso de Uso: Búsqueda de un Documento
Figura 14. Caso de Uso CU-07
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Búsqueda de Archivos
Version: 1.0
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
70
Información general
Actores: Administrador, Sistema
Descripción: El sistema le va a permitir un documento especifico de
acuerdo a la información que se guardó al momento
de cargarlo en el sistema
Prioridad: Alta
Fuente: Entrevista
Post-condiciones: Algunos campos no podrán ser modificados por el
usuario
Flujo Normal: 1. El administrador ingresa al sistema con sus datos
2. El sistema verifica al usuario
3. Se ingresa el documento a buscar
4. El sistema devuelve el documento solicitado
5.A continuación el usuario puede realizar la actividad
a la que tiene permisos en el sistema sobre el
documento
Flujo Alternativo: Si no se encuentra el documento existe la opción de
realizar la búsqueda de acuerdo a diferentes medidas
para encontrar el documento que desea el usuario
Excepciones: Si se ingresa mal los datos el sistema presenta un
mensaje con el error que se está cometiendo
Incluye: La fecha de modificación y quien hizo la modificación
Frecuencia de
Uso:
Regla de Negocio:
Requerimientos
especiales:
Observaciones:
Tabla 10. CU-07 Búsqueda de Documentos
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
71
Caso De Uso: Cargar Documentos
Figura 15. Caso de Uso CU-08
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Carga de Documentos
Version: 1.0
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
72
Información general
Actores: Administrador, Sistema
Descripción: Por principio se debe conocer el tipo de documento
que se va a realizar ya que el sistema creará uno o
más documentos a partir de la plantilla teniendo una
breve descripción del documento
Prioridad: Alta
Fuente: Entrevista
Post-condiciones: Algunos campos dentro del sistema no podrán ser
modificados por los usuarios
Flujo Normal: 1. El administrador ingresa al sistema con su usuario y
contraseña.
2. El sistema validará los datos del usuario ingresados
3. Selecciona e ingresa el documento que desea
buscar
4. Se obtiene una información de la búsqueda del
documento que se realizó en el sistema
5. El usuario puede visualizar el documento con la
capacidad de poder modificarlo
Flujo Alternativo: Sí el documento no es encontrado el sistema puede
realizar una búsqueda más exhaustiva de acuerdo a
nuevos campos ingresados que tenga el documento
para poder dar con la consulta ingresada.
Excepciones: Si se ingresa mal los datos dentro del sistema
entonces presenta un mensaje con el error que se está
cometiendo
Incluye: La fecha de modificación y quien hizo la modificación
Requerimientos
especiales:
Observaciones:
Tabla 11. CU-08 Carga de Documentos
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
73
Caso de Uso: Inserción de un Documento Existente
[mxd]
Figura 16. Caso de Uso CU-09
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Carga de Documentos
Version: 1.0
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
74
Información general
Actores: Administrador, Sistema
Descripción: Al fijar un documento entonces se crea un registro y se
llena una información sobre el documento
Prioridad: Alta
Fuente: Entrevista
Post-condiciones: Algunos campos no podrán ser modificados por los
usuarios dentro del sistema
Flujo Normal: 1. El administrador ingresa al sistema
2. El sistema valida los datos del usuario ingresado
3. Selecciona e ingresa el tipo de documento a buscar
4. Se obtiene la información después de la búsqueda
del documento
5. Si se tiene un cambio en el documento entonces se
crea una nueva versión teniendo un nuevo nombre y
con un historial de los cambios además de la última
modificación que quedará como la versión actual
6. A continuación se graban los cambios
Flujo Alternativo: Sí no encuentra el documento dentro del sistema
entonces puede realizar una búsqueda más exhaustiva
de acuerdo a nuevos campos que tenga el documento
para poder encontrarlo
Excepciones: Si se ingresa mal los datos el sistema presenta un
mensaje con el error que se está cometiendo
Incluye: La fecha de modificación y quien hizo la modificación
además de un historial de todos los cambios que se
realizaron en un documento
Frecuencia de
Uso:
Reglas de
Negocio:
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
75
Requerimientos
especiales:
Observaciones:
Tabla 12. CU-09 Inserción de Documento Existente
3.5.3. Requerimientos no funcionales
Después de analizados los requerimientos funcionales existen otros
requerimientos que se refieren a los de cómo debe operar el sistema para su
mejor aprovechamiento.
Saber la manera cómo funciona el sistema de gestión documental está
explicado pero ahora vamos a explicar otros conceptos de lo que se necesita
para que funcione de una manera eficaz el sistema y esto se refiere a la
seguridad, confiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y portabilidad que
son los conceptos básicos que debe tener una página dentro de la red.
Ahora se explicará lo que significa cada una de estas opciones en un
sistema de software:
Rendimiento.- Los requisitos que se clasifican dentro de esta categoría están
relacionados con los tiempos de respuesta estimados, o que son requeridos,
esperados para la ejecución en línea de procesos del sistema, teniendo
como base una plataforma tecnológica con escenarios dados a los que en
teoría el sistema va a estar expuesto y tendrá que hacer frente y deberá
responder.
Todo sistema a través de la gran red conocida como internet deberá ofrecer
a todos los usuarios tiempos de respuesta admisibles primariamente en la
exposición de los datos de consulta que serán no mayor a veinte segundos.
Fiabilidad.- Están relacionados con la capacidad que tiene el usuario para
confiar en las respuestas del sistema, pero basándose en un sentido técnico,
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
76
en otras palabras, que como funciona el sistema no se vea afectada por
factores ajenos al sistema como los son los conocidos como factores
técnicos.
Los parámetros de calidad que en el ERP SOCIAL se deben tener en cuenta
para esta categoría son los siguientes:
Capacidad de guiar a los usuarios los errores que está cometiendo el
momento de registrar datos.
Capacidad para tolerar errores, en el caso por ejemplo de caídas del
sistema.
En este sentido el sistema en sus distintos módulos debe presentar datos
correctos e idóneos pese a que existan errores.
Disponibilidad.- Son requerimientos que se relacionan con la capacidad del
sistema para estar disponible para los usuarios, esto se refleja en el tiempo
estimado, esperado y requerido por el usuario para que el sistema esté
disponible.
El sistema para cumplir con este requerimiento es importante que considere
los siguientes aspectos:
Alta proporción de tiempo del sistema en estado disponible para
proporcionar el servicio a usuarios, dependerá en gran medida de la
plataforma tecnológica utilizada
Tiempos aceptables máximos del sistema fuera de línea, relacionado con la
plataforma tecnológica y administración.
Seguridad.-Requerimientos relacionados con la confidencialidad de los datos
en la transmisión y en el almacenamiento, junto con las necesidades del
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
77
sistema para evitar intrusiones no autorizadas al mismo y la capacidad para
seguir eventos que comprometan esta seguridad a través del tiempo.
Los ítems que se consideran para esta categoría son los siguientes:
Presentar procesos de la forma en que se autentica dentro del sistema,
principalmente en el registro y la posterior subida de datos puesto que para
la consulta de datos la información deberá estar siempre disponible y de
forma abierta a los roles de los usuarios dentro del sistema.
Empleo de canales seguros, esto depende básicamente de la plataforma
tecnológica de comunicación que es usada.
Portabilidad.- Se describe la capacidad de un sistema para migrar de una
plataforma de hardware o software a otra sin que esto vaya a representar
mayores dificultades, pero se debe tener en cuenta los requisitos técnicos
que se presentan y las generalidades que se dan en la configuración del
sistema. El sistema ERP SOCIAL tiene que ser un sistema que funcione en
diversas plataformas o por lo menos funcione sobre sistemas operativos
Windows X y Linux X sin que se solicite mayores esfuerzos en la instalación
sino únicamente la instalación del software de funcionamiento dentro de los
sistemas operativos nombrados.
Mantenibilidad.- Estos son los requisitos que equivalen a tener la capacidad
para realizar todos los estudios y algún tipo de cambio sobre la manera en
que funciona el sistema de manera que no simbolice una exagerada
inversión en recursos al momento del desarrollo del cambio mencionado, en
este sentido los requerimientos están encaminados a observaciones de tipo
arquitecturales, diseño, codificación, y al uso de modelos de desarrollo, y así
lograr el mantenimiento del sistema sea lo más natural posible.
El sistema que va a ser conocido como ERP SOCIAL debe estar diseñado
de forma paramétrica de tal manera que no requiera esfuerzos de
programación el momento de brindar nuevas facilidades relacionadas con
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
78
nuevos tipos de diligencias, sin embargo en el caso necesario de nuevas
habilidades determinadas, la arquitectura del sistema debe permitir delinear
y realizar de forma normalizada, eficiente y con una capacidad de
crecimiento.
3.6. Diseño Físico
3.6.1. Arquitectura
Figura 17. Arquitectura Alfresco [24]
Todos los documentos que sean subidos al repositorio del sistema Alfresco
que manejará la gestión documental con toda la información que se
manejará que son conocidos como metadatos y persisten en la capa de
almacenamiento según su naturaleza de la siguiente manera:
• Contenido en Sistema de Ficheros
• Metadatos que van dentro de la Base de datos
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
79
Tal como se mostró en el diagrama anterior se muestra que Alfresco se
separa a nivel lógico el repositorio que va a ser el lugar donde se almacenan
los documentos del sistema de las aplicaciones que acceden a él.
A nivel físico tenemos únicamente 2 ficheros war:
• Alfresco.war (DM + Repositorio)
• Share.war (SHARE)
A un nivel lógico sería posible deshacernos de la interfaz de Alfresco y así
poder programar nuestra propia interfaz o acceder al repositorio a través de
una tercera aplicación.
Esto es posible gracias a las fundaciones de servicios de Alfresco, los cuales
nos van a permitir acceder al contenido del repositorio y realizar acciones
sobre él. Se dispone entre otros de servicios como lo son de autenticación,
búsquedas, permisos, y el contenido. El listado completo de los servicios lo
podemos obtener dentro del fichero public-services-context.xml
Figura 18. Repositorio Alfresco [25]
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
80
Estos servicios están en la capa pública que es la más baja de la API de
Alfresco que son publicados a través de una interfaz Java. Cada uno de ellos
está mapeado a un componente que sirve a modo de caja negra y es capaz
de ejecutar el código necesario para obtener los resultados de los servicios
solicitados. Además se dispone de un registro de servicios que, a modo de
un tipo corto de lista, nos permite obtener los diferentes servicios
disponibles.
Dado que Alfresco usa el framework de Spring, entonces cada uno de estos
servicios y componentes está configurado mediante ficheros XML.
Las 3 acciones más típicas que realizaremos con el sistema Alfresco serán
las de subir, bajar y buscar documentos. Estas acciones se realizan
mediante 3 de estos servicios apoyándose también en otros elementos ya
que existen y están examinados dentro del código abierto:
Figura 19. Servicios Alfresco [26]
Nodo Service: En el sistema Alfresco todos los elementos son tratados como
nodos pero cada uno con diferentes propiedades. Por ejemplo, donde un
fichero es un nodo con ciertas propiedades o metadatos como son el título,
autor, fecha de creación e incluso el propio contenido no es más que un
metadato para ayudar en lo que se refiere a la búsqueda.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
81
El servicio encargado de trabajar con los nodos será el Node Service y toda
la información sobre los nodos, se va a almacenar en una base de datos.
Content Service: El contenido suele estar referido a los ficheros binarios que
subimos o creamos dentro de Alfresco, es decir nuestro fichero puede ser
Power Point, Word o PDF. Estos ficheros binarios se van a almacenar en el
sistema de ficheros del servidor siguiendo una estructura de directorios
ordenada por fecha. Este servicio se encargará de la leer o escribir el
contenido en el repositorio.
Search Service: Cuando un usuario carga contenido en el sistema Alfresco
este es indexado de una forma automática, tanto sus metadatos como el
contenido de forma por lo que no solo podemos buscar mediante el nombre
del fichero o su autor sino también por el contenido.
Alfresco es una aplicación donde su principal particularidad es que se basa
en una arquitectura Web, donde posee un servidor que se guarda la
aplicación en su lógica de lo que va a ser la interfaz de usuario y el modelo
de dominio.
El almacenamiento de los datos o sea base de datos y archivos es
proporcionado básicamente por la conocida persistence back-ends. Donde la
principal ventaja podría ser que para poder ingresar al sistema se lo hará por
una dirección IP dentro de la url de un navegador sin necesidad de instalar
algún tipo de software en el cliente.
Lo importante que se tiene que el servidor de aplicaciones de Alfresco
trabaja tanto para la aplicación como para el repositorio. Alfresco ofrece
soluciones para administrar de una mejor manera todos los contenidos que
son las de manejo de documentos (DM), el Web Content Management
(WCM) y el Record Management (RM).
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
82
De acuerdo a la lo expuesto en el sistema RUP se tiene una arquitectura que
servirá siempre de acuerdo a un modelo evolutivo, o sea se puede modificar
y mejorar las funciones que tiene el sistema de acuerdo a las necesidades.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
83
CAPITULO 4
4. MARCO ADMINISTRATIVO
4.1 Recursos
La persona que va a estar encargada de ejecutar este proyecto será el
estudiante egresado Abdón Manolo Herrera Gualli de la Universidad Central
del Ecuador de la Facultad de Ingeniería Ciencias Físicas y Matemática de la
Escuela de Ciencias especialidad Informática.
El presente proyecto se va a implementar en la Unidad Educativa “San
Jerónimo” y el Despacho Parroquial de la parroquia de Pintag del Distrito
Metropolitano de Quito, donde se tienen las respectivas aprobaciones tanto
de los directores de las escuelas como del personal administrativo.
El equipo de personas que está dentro del funcionamiento del proyecto
estará compuesto de la siguiente manera:
RECURSO
HUMANO
COMPETENCIAS N° OBSERVACIÓN
Solicitante Director de la
Unidad Educativa
“San Jerónimo” y el
encargado de dirigir
el Despacho
Parroquial
2 Debe tener la
capacidad de tomar
decisiones para la
institución a cargo.
Es el dueño del
producto final.
Ingeniero
Informático, (Tutor).
Conocimientos
relacionados con el
proyecto.
1 Pertenece a la
institución y será el
responsable de guiar
al estudiante en la
gestión del proyecto y
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
84
4.2 Recursos Institucionales
La Unidad Educativa “San Jerónimo” y el Despacho Parroquial, se van a
comprometer con brindar las facilidades imperiosas para el proyecto sea
viable y todo el personal de la institución que serán los encargados de usar
el sistema para que no sea un sistema no válido.
En las reuniones que se han tenido con las autoridades principales de cada
institución en las que se va a instalar el sistema es que se nos dio a conocer
los requerimientos para que el sistema supla las necesidades de las
instituciones con lo que se refiere a los documentos. En cada una de estas
instituciones nos reunimos con los directores en el caso de la Unidad
el desarrollo de la
aplicación.
Ingeniero Informático
o relacionado,
(Revisores).
Conocimientos
relacionados con el
proyecto.
2 Debe pertenecer a la
institución y se
encargará de la
revisión del documento
y cumplimiento del
plan de tesis.
Tesista
(Desarrollador)
Análisis, diseño y
desarrollo de
aplicaciones web.
1 Estudiante de
Ingeniería Informática
de la Universidad
Central del Ecuador
que será el nombrado
como gerente del
proyecto y será
responsable del
desarrollo de la
aplicación.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
85
Educativa San Jerónimo con el licenciado Walter Gualli y en el Despacho
Parroquial con el Padre Diego Cadena y se les dio a conocer que hardware y
software deben tener sus instituciones para que el sistema funcione de una
manera óptima.
4.3 Recursos del autor
La persona que ha desarrollado éste proyecto cubrirá todos los gastos del
proyecto durante las diversas fases que implicará el desarrollo del presente
proyecto:
• Fase de análisis
• Fase de diseño
• Desarrollo
• Pruebas
• Capacitación
• Implementación del Sistema.
4.4 Costos
El autor del presente trabajo de grado asumirá con los costos tanto directos
e indirectos que deriven por el desarrollo del sistema, y para el desarrollo de
este proyecto se realizó un análisis de costos y se tiene la siguiente tabla:
RECURSO CANTIDAD COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
Tinta 7 cargas 11 77.00
Papel 11 resmas 5 55.00
Derecho universitario 8 5.00 40.00
Hoja universitaria 30 1.00 30.00
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
86
Talento Humano 365 horas 16/hora 5840.00
Borrador trabajo de
grado
1 50.00 50.00
Empastado 6 50.00 300.00
Impresión de hojas 650 0.05 32.50
Servicios varios (agua,
luz, Internet,
alimentación, transporte,
implementos de oficina)
7 meses 80.00 560.00
Imprevistos 1 110.00 110.00
Total 7094.50
Tabla 13. Costos del proyecto
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
87
4.5 Cronograma
Tabla 14. Cronograma de actividades
4.6 Proceso de Implementación
Después haber explicado la teoría lo que se conoce un poco del
funcionamiento del Sistema Alfresco es momento de dar a conocer como se
implementó dentro de la Unidad Educativa “San Jerónimo” y el Despacho
Parroquial.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
88
Se tuvo un acuerdo con las personas encargadas de cada institución que en
el caso de la unidad educativa es el director y del despacho es el párroco,
por lo que ellos conocen cuál es el alcance del proyecto conocido como la
implementación de Sistema de Gestión Documental.
Se indicó que para que el sistema funcione de manera óptima deben poseer
equipos con ciertas características tanto en hardware como en software y
debe existir una persona capacitada que va a ser la facultada de administrar
el sistema dentro de cada una de las instituciones.
Pasado el desarrollo y de haber realizado pruebas de funcionamiento el
sistema va al siguiente paso que será el de indicar a los usuarios finales el
sistema teniendo en cuenta que la gestión documental está funcionando
dentro de otro servidor y para que se realice la navegación dentro de la
página del ERP Social se toma la decisión de crear un vínculo para indicar
que estamos dentro del sistema del ERP Social.
Todas las instituciones que tengan realizada la implementación del sistema
de Gestión Documental van a poseer un producto con una calidad excelente
y como representantes de cada una de ellas deberán aprobarla y para ello
los encargados fueron los directores de cada una de ellas, el licenciado
Walter Gualli en la Unidad Educativa “San Jerónimo” y el Párroco Diego
Cadena del Despacho Parroquial y ellos verificaron que el sistema logró
satisfacer todas las necesidades que tenían con respecto a la gestión
documental y lo primordial que se proceda a dar una capacitación a las
personas que van a ocupar el sistema de gestión documental.
Un día que se logra un acuerdo para ir a dar la capacitación solicitada a los
usuarios que navegarán dentro del sistema, esta se la realizó en el aula de
Informática de la Escuela “Cristóbal Colón”, y a esta capacitación acudieron
diversos representantes de las instituciones que intervienen dentro del
proyecto. Por inicio se indicó un breve resumen de lo que es el sistema de
gestión documental Alfresco explicando los objetivos que persigue el
sistema, sus características y cómo sacar el mejor provecho del sistema
para que pueda ser aprovechado en plenitud.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
89
En las dos instituciones que se realizo la vinculación con la Universidad
Central del Ecuador y se observó al llegar en nuestra primera visita que los
documentos tanto físicos como digitales no tenían una metodología para ser
almacenados, es por esto que el Sistema de Gestión Documental Alfresco
tiene un buen futuro porque ofrece a los usuarios la capacidad de controlar
los archivos y tenerlos el momento que se desea buscar documentos
específicos además de un historial de lo que ha sucedido, el futuro de todas
las instituciones es la de ya no crear documentos físicos y realizar la mayoría
en forma digital.
A continuación se adjunta las actas tanto de la de presentación como
aceptación del sistema y la capacitación del personal como la puesta en
producción del Sistema de Gestión Documental.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
90
4.6.1. ACTAS PRESENTACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL SISTEMA
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
91
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
92
4.6.2. CAPACITACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN DEL SISTEMA
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
93
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
94
CAPITULO 5
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Al terminar el presente trabajo de graduación, donde se ha cumplido con
todos los objetivos planteados para el desarrollo e implementación del
Sistema ERP-Social con el conocido módulo de sistema de gestión
documental, donde se han generado las siguientes conclusiones y
recomendaciones.
5.1 Conclusiones
Una vez culminado el trabajo, en el que se ha cumplido con todas las fases
de desarrollo para la automatización de los procesos que se generan en la
parroquia de Pintag del Distrito Metropolitano de Quito, se ha logrado
establecer las siguientes conclusiones:
• Se ocupó el Lenguaje de Modelamiento Unificado UML, en lo que se
refiere al análisis de los requerimientos planteados por cada institución,
facilitaron la agudeza y entendimiento por parte del desarrollador de la
lógica del negocio de cada institución, obteniendo una mejor perspectiva
de las funciones que el sistema debería realizar.
• El punto de inicio para el desarrollo de un sistema ERP es el
modelamiento de la base de datos, de esto dependerá la eficiencia del
acceso a los datos almacenados y los tiempos de espera que el sistema
tendrá al ejecutar un proceso.
• Una solución ERP tiene un alto grado de complicación al momento de su
implementación, debido a que debe ser parametrizable para que se
pueda ajustar a las configuraciones que necesite cada institución. Al ser
un software personalizable, además se van a incrementar los costos,
tiempo y esfuerzo para un óptimo desarrollo de la aplicación.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
95
• Disponer de un sistema orientado a la Web mejora la calidad de los
servicios que ofrece cada institución, permitiéndoles alcanzar puntos más
altos de productividad y eficiencia, todo por lo que este tipo de sistemas
se los usa cada vez más dentro de las instituciones.
• Tener de una forma óptima la organización de todos los archivos dentro
de una institución y acrecentar los procesos de actualizar cualquier
documento en lo que se refiere a su estado
5.2 Recomendaciones
Las recomendaciones obtenidas al finalizar este trabajo de graduación son
las siguientes:
• Dirigir al cliente en las necesidades y todos los requerimientos que tiene
acerca del funcionamiento del sistema y llegar a un acuerdo entre ambas
partes. De esta manera se puede identificar y solucionar problemas que
podrían incrementarse conforme avanza el proyecto.
• Tomar en cuenta todas las observaciones que haga el cliente a cada
avance presentado y encontrar verdaderas soluciones para garantizar
una total satisfacción del cliente con el producto final entregado.
• Las personas que van a utilizar el sistema deben tener conocimientos
básicos de ofimática, además de una capacitación previa sobre el
funcionamiento del sistema para aprovechar todas las bondades que
ofrece el software.
• El dispositivo que se va a utilizar para acceder al sistema debe cumplir
con las especificaciones técnicas descritas en los manuales para su
correcto funcionamiento.
• Para que pueda usar el sistema con todas sus características puede
aconsejar a las instituciones de proveerse de mejores equipo de
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
96
hardware para tener el mayor provecho y en el caso mejorar el escanear
documentos con calidad OCR que provee una mejor calidad de los
documentos escaneados.
• Así mismo dentro del sistema Alfresco para futuras mejoras se puede
incluir las estadísticas dentro del sistema, tener reportes de los archivos
más modificados, los usuarios que lo realizan, los usuarios que más usan
el sistema; todo esto para poder realizar un estudio de cuánto el sistema
está ayudando a las instituciones y que no es un software que va a
quedar en el olvido.
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
97
Bibliografía
1. BENÍTEZ HERNANDEZ, Isabel (s.f.). Problemas éticos y de la seguridad informática
asociados al uso de esta tecnología. Extraído el 15 de junio de 2013 desde
http://bvs.sld.cu/revistas/infd/n809/infd1909.htm
2. UNIVERSIDAD DEL CAUCA. (s.f.). Metodología para la implementación de Sistemas
ERP. Extraído el 15 de junio de 2013 desde http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm
3. CHIESA, Florencia. (2004). Metodología para Selección De Sistemas ERP. Extraído el
15 de junio de 2013 desde http://www.ucla.edu.ve/dac/departamentos/informatica-
ii/metodologia- para-seleccion-de-sistemas-erp.PDF pag. (1).
4. NEUROWORK. Página oficial de Alfresco. Solución Integral para la gestión documental
de su negocio. Extraído el 17 de agosto del 2013 desde
http://www.neurowork.net/gestion_documental/
5. UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR. Página Oficial de la Facultad de Ingeniería,
Ciencias Físicas y Matemáticas-Visión y Misión. Extraído el 7 de septiembre del 2013
desde http://www.uce.edu.ec/web/ingenieria-ciencias- fisicas-y-matematica/mision-
y-vision-informatica;jsessionid=8382E5F5983DA490A362C271C3F39F73
6. JULLIARD, Gaëtan. Ley del Sistema Nacional de Archivos. Extraído 14 de septiembre
del 2013 desde
http://www.quito.gob.ec/lotaip2011/a2/Ley_del_Sistema_Nacional_de_Archivos.pdf
7. ALFRESCO SOFTWARE. Página Oficial de Alfresco. Extraído 14 de Septiembre de
2013 desde http://docs.alfresco.com/community/concepts/system-about-community.html
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
98
8. ALFRESCO SOFTWARE. Página Oficial de Alfresco. Extraído 14 de Septiembre de
2013 desde http://docs.alfresco.com/community/concepts/apps-about.html
9. ALFRESCO SOFTWARE. Página Oficial de Alfresco. Extraído 14 de Septiembre de
2013 desde http://www.alfresco.com/es
10. SOFTFREE. Página Oficial de Alfresco. Extraído 14 de Septiembre de 2013 desde
http://alfresco.es.softfree.eu/
11. ALFRESCO SOFTWARE. Página Oficial de Alfresco. Extraído 14 de Septiembre de
2013 desde http://www.alfresco.com/es
12. HURTADO COLLAZOS, Didier Mauricio. Presentación Decreto 2609 Paso a Paso Hacia
una Gestión Personalizada diapositiva 18. Extraído el 14 de junio del 2014 desde
http://es.slideshare.net/SaginfoCo/decreto-2609-hacia-un-gestion-documental-
normalizada.
13. ALONSO, José Alberto. Normas ISO. Marco sistemático de buenas prácticas de gestión
documental de las organizaciones. Extraído el 21 de junio del 2014 desde
http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-_La_norma_ISO_15489.pdf.
14. ISO. Página oficial de los estándares de las Normas ISO. Realizado por la ISO. Extraído
el 17 de enero del 2015 desde http://www.iso.org/.
15. LOGISMAN. Norma ISO/IEC para la Gestión de Documentos. Extraído el 17 de enero
del 2015 desde http://www.custodia-documental.com/norma-isoiec-15489-para-la-
gestion-de-documentos/
16. LLOVERAS MORENO, María Rosa. Página oficial de la Norma ISO 30300. Extraído el
17 de enero del 2015 desde http://www.iso30300.es/
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
99
17. AENOR. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos.
Fundamentos y vocabulario. Extraído 28 de febrero del 2015.
http://www.aenor.es/aenor/normas/normas/fichanorma.asp?tipo=N&codigo=N0048671
18. BLACK BOX ECUADOR. Archivo Nacional del Ecuador. Reseña histórica. Extraído el
17 de enero del 2015 desde http://www.ane.gob.ec/servicios/resena-historica.
19. IMAGE TECH. Registro Oficial. Órgano Oficial del Ecuador. Extraído el 17 de enero del
2015 desde http://www.derechoecuador.com/productos/producto/catalogo/registros-
oficiales/2002/septiembre/code/17647/registro-oficial-11-de-septiembre-del-2002
20. INGENIERÍA DE SOFTWARE. Metodología de desarrollo de Software. El Modelo en V o
de Cuatro Niveles. Extraído 17 de enero del 2015 desde
http://www.ingenieriadesoftware.mex.tl/61885_Modelo-V.html
21. GRUPO ESPIRAL PHP. Modelo en Espiral. Extraído el 17 de enero del 2015 desde
http://modeloespiral.blogspot.com/.
22. ALFRESCO SOFTWARE. Página oficial de Alfresco. Aplicaciones para clientes
Alfresco. Extraído 21 de febrero del 2015 desde
http://docs.alfresco.com/community/concepts/apps-about.html
23. ALFRESCO SOFTWARE. La arquitectura de Alfresco es la típica de una aplicación web
basada en Java. Arquitectura Alfresco, Extraído el 21 de febrero del 2015 desde
http://alfrescoadmin.blogspot.com/2011/05/arquitectura-de-alfresco-i.html.
24. ALFRESCO SOFTWARE. Arquitectura de Alfresco. Extraído el 17 de enero del 2015
desde http://alfrescoadmin.blogspot.com/2011/05/arquitectura-de-alfresco-i.html
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
100
25. ALFRESCO SOFTWARE. Arquitectura de Alfresco. Extraído el 17 de enero del 2015
desde http://alfrescoadmin.blogspot.com/2011/05/arquitectura-de-alfresco-i.html
26. ALFRESCO SOFTWARE. Arquitectura de Alfresco. Extraído el 17 de enero del 2015
desde http://alfrescoadmin.blogspot.com/2011/05/arquitectura-de-alfresco-i.html
Universidad Central del Ecuador
Sistema de Gestión Documental
101
ANEXOS