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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA DISEÑO DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES Y DATOS “TELYDATA” CÍA. LTDA., DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS DE INTERNET PARA EL AÑO 2014 AUTOR: WILSON ANDRÉS CACHIPUENDO CACHIPUENDO [email protected] INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO DIRECTOR ING. PABLO DÁVILA MS.c. [email protected] QUITO, D.M. MAYO 2015
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
DISEÑO DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN APLICADA A LA
EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES Y DATOS “TELYDATA” CÍA. LTDA.,
DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS DE INTERNET PARA EL AÑO 2014
AUTOR:
WILSON ANDRÉS CACHIPUENDO CACHIPUENDO
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
DIRECTOR
ING. PABLO DÁVILA MS.c.
QUITO, D.M. MAYO 2015
Cachipuendo Cachipuendo, Wilson Andrés (2015). Diseño de
una auditoría administrativa y de gestión aplicada a la
empresa de telecomunicaciones y datos “TELYDATA”
Cía. Ltda., dedicada a brindar servicios de internet para el
año 2014. Trabajo de investigación para optar por el grado
de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría. Facultad de
Ciencias Administrativas. Carrera de Contabilidad y
Auditoría. Quito: UCE. 166 p.
DEDICATORIA
A mis Padres.
Por ser el pilar fundamental en mi vida, por ser mí apoyo en todo momento, por sus consejos, sus
valores, por la motivación constante que me han brindado y sobre todo por ser las personas que me
llevaron con su fuerza y fortaleza hasta este importante momento.
A mi familia.
Por sus afectos, cariños y bondades que me motivaron siempre a seguir adelante y concluir esta
importante fase de mi vida.
AGRADECIMIENTOS
A Dios. Por haberme dado la salud, fortaleza y sabiduría para lograr este objetivo, además de su
infinita bondad y amor, gracias por haber estado conmigo en todo momento, cuidándome y
dándome fortaleza para continuar día tras día.
A la Universidad Central del Ecuador, a la Facultad de Ciencias Administrativas por ser un apoyo
en mi formación académica a lo largo de mi carrera.
A mi Director de tesis, por su paciencia y dirección para el engrandecimiento y la buena formación.
Y un agradecimiento especial a la empresa TELYDATA CIA. LTDA., por brindarme la
oportunidad de aplicar mi tema de tesis, brindándome todas las facilidades para el desarrollo del
presente trabajo.
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, WILSON ANDRES CACHIPUENDO CACHIPUENDO, en calidad de autor del trabajo de
investigación o tesis realizada sobre “DISEÑO DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y
DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES Y DATOS
“TELYDATA” CÍA. LTDA., DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS DE INTERNET PARA
EL AÑO 2014.”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR,
hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con
fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, 18 de Mayo de 2015
Wilson Andrés Cachipuendo Cachipuendo
C.C. 172178365-0
APROBACIÓN DEL TUTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por el Señor
WILSON ANDRES CACHIPUENDO CACHIPUENDO para optar por el título profesional cuyo
tema es: “DISEÑO DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN
APLICADA A LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES Y DATOS “TELYDATA”
CÍA. LTDA., DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS DE INTERNET PARA EL AÑO
2014.”,la misma que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a
evaluación por el tribunal calificador.
En la ciudad de Quito DM, a los 18 días del mes de Mayo de 2015.
CONTENIDO
CAPITULO I ...................................................................................................................................... 1
1. GENERALIDADES................................................................................................................... 1
1.1 Antecedentes ................................................................................................................................ 1
1.2 Planteamiento del Problema ......................................................................................................... 2
1.3 Formulación del Problema ........................................................................................................... 3
1.4 Sistematización del Problema ...................................................................................................... 4
1.5 Objetivos ...................................................................................................................................... 4
1.5.1 Objetivo General ....................................................................................................................... 4
1.5.2 Objetivos Específicos ................................................................................................................ 4
1.6 Justificación ................................................................................................................................. 5
1.7 Marco de Referencia .................................................................................................................... 6
1.7.1 Marco Teórico ........................................................................................................................... 6
1.7.1.1 Auditoria de Gestión .............................................................................................................. 6
1.7.1.2 Procedimientos de Auditoría .................................................................................................. 6
1.7.1.2.1 Naturaleza de los Procedimientos de Auditoría .................................................................. 6
1.7.1.2.2Oportunidad de los Procedimientos de Auditoría ................................................................ 7
1.7.1.3Técnicas de Auditoría.............................................................................................................. 7
1.7.1.4Estudio general de la Gestión Financiera ................................................................................ 7
1.7.1.5 Análisis ................................................................................................................................... 7
1.7.1.6 Inspección .............................................................................................................................. 7
1.7.1.7 Confirmación .......................................................................................................................... 8
1.7.1.8 Investigación .......................................................................................................................... 8
1.7.1.9 Proceso de la auditoría de gestión .......................................................................................... 8
1.7.1.9.1 FASE I: Conocimiento preliminar ...................................................................................... 9
1.7.1.9.2 FASE II: Evaluación del sistema de control ....................................................................... 9
1.7.1.9.3 FASE III: Desarrollo de hallazgos ...................................................................................... 9
1.7.1.9.4 FASE IV: Comunicación de resultados e informes de auditoría ...................................... 10
1.7.1.10 Indicadores de gestión ........................................................................................................ 10
1.7.2 Marco Conceptual ................................................................................................................... 11
1.8 Hipótesis ..................................................................................................................................... 16
1.8.1 Hipótesis Principal .................................................................................................................. 16
1.8.2 Hipótesis Secundaria ............................................................................................................... 16
1.9 Metodología de la Investigación ................................................................................................ 17
1.9.1 Métodos ................................................................................................................................... 17
1.10 Técnicas de Investigación ........................................................................................................ 20
CAPITULO II .................................................................................................................................. 22
2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL ........................................................................................... 22
2.1 Análisis Externo ......................................................................................................................... 22
2.1.1 Microambiente ........................................................................................................................ 22
2.1.1.1 Factor Económico ................................................................................................................ 23
2.1.1.2 Factor Político – Legal ........................................................................................................ 28
2.1.1.3 Factor Tecnológico ............................................................................................................... 31
2.1.2 Microambiente ........................................................................................................................ 36
2.1.2.1 Clientes ................................................................................................................................. 37
2.1.2.2 Proveedores .......................................................................................................................... 38
2.1.2.3 Competencia ......................................................................................................................... 39
2.2 Análisis Interno .......................................................................................................................... 40
2.3 Análisis FODA ........................................................................................................................... 47
2.3.1 Matriz FODA .......................................................................................................................... 49
CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 56
3. MARCO TEÓRICO ................................................................................................................. 56
3.1 Generalidades de la Auditoría Administrativa ........................................................................... 56
3.1.1 Concepto de Auditoría ............................................................................................................ 56
3.1.2 Objetivos de auditoría ............................................................................................................. 57
3.1.3 Clasificación de la auditoría .................................................................................................... 58
3.1.4 Concepto de la Auditoría Administrativa ................................................................................ 59
3.1.5 Objetivos de la Auditoría Administrativa ............................................................................... 60
3.1.6 Alcance de la Auditoría Administrativa .................................................................................. 61
3.1.7 Importancia de la Auditoría Administrativa ............................................................................ 62
3.1.8 Campo de Aplicación de Auditoría Administrativa ................................................................ 62
3.1.9 Indicadores de Administrativa ................................................................................................ 63
3.1.10 Normas de Auditoría ............................................................................................................. 64
3.1.10.1 Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento. (NIAA’S) .................................. 64
3.1.11 Fases de la Auditoría Administrativa .................................................................................... 65
3.1.11.1 Fase I: Planificación ........................................................................................................... 65
3.1.11.1.1 Planificación Preliminar .................................................................................................. 66
3.1.11.1.2 Planificación Específica .................................................................................................. 66
3.1.12 Fase II: Ejecución del Trabajo .............................................................................................. 67
3.1.12 Fase III: Conocimiento de Resultados................................................................................... 67
3.1.13 Fase IV: Seguimiento y Monitoreo ....................................................................................... 68
3.2 Control Interno ........................................................................................................................... 68
3.2.1 Concepto ................................................................................................................................. 68
3.2.2 Objetivos ................................................................................................................................. 69
3.2.3 Características ......................................................................................................................... 70
3.3 Gestión ....................................................................................................................................... 70
3.3.1 Control ..................................................................................................................................... 71
3.3.2 Control de Gestión .................................................................................................................. 71
3.3.3 Propósito del Control de Gestión ............................................................................................ 72
3.3.5 Instrumentos para el Control de Gestión ................................................................................. 73
3.3.4 Alcance del Control de Gestión .............................................................................................. 74
CAPITULO IV ................................................................................................................................. 76
4. APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN AL ÁREA
ADMINISTRATIVA Y CONTABLE ............................................................................................. 76
4.1 FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO .................................................................................... 76
4.2 FASE III COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ........................................................... 113
CAPÍTULO V ................................................................................................................................ 120
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................... 120
5.1 Conclusiones ............................................................................................................................ 120
5.2 Recomendaciones ..................................................................................................................... 121
Anexos............................................................................................................................................ 123
LISTA DE TABLAS
Tabla 2-1 Crecimiento del PIB en Millones de Dólares .................................................................. 25
Tabla 2-2 Porcentaje de Inflación ................................................................................................... 26
Tabla 2-3 Clientes Principales ......................................................................................................... 38
Tabla 2-4 Clientes Secundarios........................................................................................................ 38
Tabla 2-5 Proveedores de la empresa de Telecomunicaciones y Datos “Telydata” Cía. Ltda. ...... 39
Tabla 2-6 Competencia de la empresa de Telecomunicaciones y Datos “Telydata” Cía. Ltda. ..... 39
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Fases de la auditoría de gestión ........................................................................................ 8
Figura 1.2 Definición de MECI ....................................................................................................... 18
Figura 1.3 Componentes del Módulo de planeación y gestión ........................................................ 18
Figura 2.1 Factores del Macroambiente .......................................................................................... 23
Figura 2.2 Definición del PIB.......................................................................................................... 24
Figura 2.3 Crecimiento del PIB en Millones de Dólares ................................................................. 25
Figura 2.4 Ponderación de la inflación ............................................................................................ 28
Figura 2.5 Definición de Macroambiente ........................................................................................ 36
Figura 2.6 Microentorno .................................................................................................................. 37
Figura 2.7 Análisis Interno .............................................................................................................. 40
Figura 2.8 Organigrama Estructural ................................................................................................ 41
Figura 2.9 Matriz FODA ................................................................................................................. 49
Figura 2.10 Concepto de Matriz de Estrategias ............................................................................... 52
Figura 3.1 Concepto de Auditoría ................................................................................................... 56
Figura 3.2 Objetivos de la Auditoría ............................................................................................... 57
Figura 3.3 Clasificación de la Auditoría .......................................................................................... 58
Figura 3.4 Definición de Auditoría Administrativa ......................................................................... 59
Figura 3.5 Objetivos de la Auditoría Administrativa ...................................................................... 61
Figura 3.6 Campo de aplicación de la Auditoría Administrativa .................................................... 63
Figura 3.7 Definición de control Interno ......................................................................................... 68
Figura 3.8 Objetivos del Control Interno ......................................................................................... 69
Figura 3.9 Características del Control Interno ................................................................................. 70
Figura 3.10 Definición de Control ................................................................................................... 71
Figura 3.11 Definición de Control de gestión ................................................................................. 71
Figura 3.12 Propósito del control de gestión ................................................................................... 72
Figura 3.13 Instrumentos para el control de gestión ........................................................................ 73
Figura 3.14 Alcance del control de gestión ..................................................................................... 74
ANEXOS
ANEXO A. Carta de Presentación ............................................................................................. 123
ANEXO B. Oferta del Servicio Profesional .............................................................................. 124
ANEXO C. Carta de Aceptación de los Servicios Profesionales............................................... 126
ANEXO D. Carta de Confirmación de Auditoría Administrativa y de Gestión. ....................... 127
ANEXO E. Contrato de Servicios Profesionales ....................................................................... 129
ANEXO F. Carta a la Dirección ................................................................................................ 132
ANEXO G. Orden de Trabajo .................................................................................................... 134
ANEXO H. Memorando de Planificación de Auditoría ............................................................ 135
ANEXO I. Abreviaturas a Utilizar ........................................................................................... 142
HOJA DE RESUMEN EJECUTIVO
TEMA: “DISEÑO DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN APLICADA A
LA EMPRESA TELECOMUNICACIONES Y DATOS “TELYDATA” CÍA. LTDA.,
DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS DE INTERNET PARA EL AÑO 2014”
RESUMEN
Este tema de investigación aplicado en la empresa TELYDATA CIA LTDA está compuesto por
cinco capítulos.
El capítulo uno contiene antecedentes de la organización, el direccionamiento estratégico, los
productos y servicios que ofrece.
En el capítulo dos el diagnostico situacional de la empresa, en su ambiente interno y externo
obteniendo la matriz FODA de sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que tiene la
empresa.
En el capítulo tres el marco teórico que sustenta la investigación, el proceso de auditoría de gestión,
características, objetivos, alcance, importancia, control interno, elementos de gestión, indicadores.
En el capítulo cuatro se realiza la Auditoría Administrativa y de Gestión por el periodo 2014
aplicada específicamente a las áreas de Gerencia, Administración y Financiera de la empresa
evaluando la gestión de cada Jefe departamental, aplicando cuestionarios de control interno así
como indicadores de gestión los cuales miden el cumpliendo de los objetivos planteados y
resultados.
PALABRAS CLAVES
AUDITORIA DE GESTIÓN
CONTROL INTERNO
INDICADORES DE GESTIÓN
HALLAZGOS DE AUDITORIA
INFORME
RESULTADOS
INTRODUCCIÓN
La empresa Telecomunicaciones y Datos “Telydata” Cía. Ltda., fue establecida en la ciudad de
Quito el 29 de Septiembre de 1994, su principal actividad es la de brindar servicios de internet y
datos a la población Quiteña mediante la utilización de Fibra Óptica en sus diferentes tipos siendo
su nicho de mercado los Cyber Cafés e Instituciones Corporativas que demanden un ancho de
banda de mayor capacidad.
La empresa desarrolla sus actividades de manera normal pero sin aplicar ninguna normativa de
manera formal, por lo que conlleva a ser susceptible a confusión en los procesos y actividades en
los departamentos debido al aumento de demanda del servicio.
Actualmente el incremento del servicio brindado ha determinado que la empresa aumente su
personal y sus funciones en los distintos departamentos acción que conlleva a que la empresa sea
rentable y estable, situación que obliga a ser una entidad que brinde un servicio de calidad y
eficacia en todas sus operaciones. Debido a esta situación se propone realizar una Auditoría
Administrativa y de Gestión en las áreas administrativo y contable que permita conocer las
falencias en los procesos y actividades empresariales.
La investigación a realizarse permitirá conocer la atención puesta en cada proceso, el manejo y
control que se puede dar las diferentes áreas y cómo esto contribuirá al desarrollo de la empresa
conforme se lo use. Para ello se aplicará diferentes técnicas de investigación que permitirán
indagar, averiguar, profundizar cierta información que se vaya presentando en el desarrollo del
análisis.
El contenido de esta investigación estará sustentado en la correspondiente normativa tanto interna
como externa que regulan a las diferentes áreas para su ejecución y control, con la finalidad de
poder identificar las posibles fortalezas y debilidades del desempeño normal de la empresa. Este
tema se caracteriza porque permitirá evaluar procesos y cumplimientos de objetivos determinando
falencias y estableciendo soluciones que contribuirán como guía y fuente de consulta para la
Empresa Telecomunicaciones y Datos “Telydata” Cía. Ltda., con el fin de que pueda acatar la
normativa y de la misma forma conseguir cubrir las necesidades de la empresa y cumplir con las
exigencias y satisfacer a sus clientes externos e internos.
La utilización de Indicadores de Gestión enfocados a cada área permitirá conocer el rendimiento
actual de la entidad lo cual permitirá plantear las condiciones, las causas y los efectos de las
deficiencias que posee la entidad y plantear e implementar soluciones enfocados al buen
cumplimiento de actividades y objetivos.
Mediante esta investigación pretendemos presentar una opinión en la empresa sobre las principales
características y funciones en las áreas administrativo y contable, poniendo énfasis en el resultado
de los indicadores de gestión aplicados durante el año con el propósito de desarrollar la habilidad
de identificar las causas operacionales que han impedido que se lleve un control adecuado y
explicar las razones de las mismas.
Ésta investigación presenta las siguientes características:
Originalidad: Por cuanto es la primera Auditoría Administrativa realizada a las áreas
Administrativo y Contable de “Telydata”.
Factibilidad: Por cuánto se cuenta con el apoyo de la Gerencia General y las diferentes
áreas seleccionados para la investigación.
Ésta investigación poseerá un sistema de control interno que ayudará al logro de los objetivos y
metas de la entidad aplicada a los departamentos de investigación.
1
CAPITULO I
1. GENERALIDADES
1.1 Antecedentes
La empresa de Telecomunicaciones y Datos “Telydata” Cía. Ltda., se creó en la ciudad de Quito el
29 de septiembre de 1994, su principal actividad es la de ofrecer servicios de internet y datos a la
población quiteña a través de la aplicación de la Fibra Óptica en los diferentes tipos de negocios
siendo los principales los Cyber Cafés y las instituciones Corporativas que demandan un ancho de
banda de mayor capacidad.
La empresa presta los siguientes servicios:
Colocation: Es una opción de hospedaje para las pequeñas empresa que desean las
características de un gran departamento de TI, sin los costos que esto implica. Muchas
grandes empresas cuentan con la infraestructura de Internet para alojar sus propios
servidores web y con un equipo de profesionales de TI para gestionar y diseñar el sitio, los
individuos y las pequeñas empresas no lo hacen, hay una amplia gama de opciones
disponibles que Telydata puede ofrecer, desde el simple alojamiento hasta el
funcionamiento de sus servidores en nuestro NOC. (Telydata, 2008)
Servicios Linux: La instalación y despliegue de servidores LINUX es un área sumamente
especializada que requiere un nivel de conocimientos y experiencia muy elevados.
Ofrecemos servicios completos que incluyen la planificación, diseño e implantación de
redes de área local (LAN), la interconexión de oficinas (WAN), todo ello haciendo uso de
tecnologías basadas en LINUX. (Telydata, 2008)
La empresa ofrece los siguientes productos:
Redes Inalámbricas: Las necesidades actuales de conectividad ya sea para su empresa o en
su hogar exigen mayor alcance así como también mayor velocidad, para esto Telydata posee
equipos Inalámbricos (WiFi) de alta capacidad para poder brindar una conexión eficiente de
acuerdo a sus necesidades, entre nuestras marcas están Cisco, Linksys, D-Link, TP-Link.
(Telydata, 2008)
Cableado Estructurado: Consiste en el tendido de cables en el interior de un edificio con
el propósito de implantar una red de área local. Actualmente en la disposición del cable
utilizado en redes para su empresa se ha convertido en un pilar fundamental para el buen
desenvolvimiento de las comunicaciones ya sea en su Intranet o en Internet, para esto
Telydata cuenta con personal y material acorde a los actuales requerimientos de las redes y
así garantizar altas velocidades de conexión entre sus equipos o sucursales. (Telydata, 2008)
Fibra Óptica: Telydata es una empresa especializada en la instalación, mantenimiento y
reparación de Fibra Óptica en sus diferentes tipos. Actualmente los equipos de trabajo están
distribuidos alrededor del país para brindar una efectiva y rápida solución a los problemas
que habitualmente se presentan en tendidos de Fibra Óptica. (Telydata, 2008)
2
Banda Ancha: es la tecnología de transmisión de datos cuya velocidad es tal que nos
permite descargar contenidos, datos, voz, video, incluso de forma simultánea, con una
calidad óptima y a una velocidad que no presenta retrasos, distorsiones en las descargas o
errores, o que presentándolos, éstos son prácticamente imperceptibles. (Telydata, 2008)
La empresa “Telydata” se encuentra controlada bajo los siguientes organismos:
MINTEL: El Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información, estos
ministerios tiene con finalidad ser el órgano rector de desarrollo de las tecnologías de la
información y comunicación en el Ecuador.
CNT: Corporación Nacional de Telecomunicaciones, es una empresa estatal de telefonía
fija y servicios de telecomunicaciones en el Ecuador.
SENATEL: Secretaria Nacional de Telecomunicaciones, tiene como finalidad promover el
desarrollo armónico del sector de las telecomunicaciones, radio, televisión y las TIC,
mediante la administración y regulación eficiente de los servicios.
CONATEL: Comisión Nacional de Telecomunicaciones, tiene como finalidad socializar
el uso y aplicación de las telecomunicaciones y democratizar su acceso hasta convertirlas
en plataforma habilitadora de desarrollo.
En la actualidad el servicio ha aumentado determinando así que la empresa genere más fuentes de
empleo y el incremento de las funciones dentro los distintos departamentos, las acciones realizadas
por parte de todo el personal con llevan a que la empresa sea rentable y estable, situación por la
cual la organización brinda un servicio de calidad y eficiencia en todas las operaciones realizadas.
1.2 Planteamiento del Problema
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., comercializa servicios de calidad
que satisfacen las necesidades de los clientes, lo que ha originado que cuenta con un crecimiento
que es beneficio para la misma, para tal efecto la empresa ha realizado cambios de mucha
importancia debido a la aceptación que ha tendido en el mercado, lo que ha generado que se surjan
deficiencias en las operaciones por la falta de la realización de una Auditoria y de Gestión, lo que
ha provocado que la empresa presente dificultades en la eficiencia y eficacia en sus operaciones
con respecto a los precios que compiten en el mercado.
3
La falta de aplicación de la auditoria Administrativa y de Gestión, ha ocasionado algunas
deficiencias que impiden el normal funcionamiento de las actividades por lo que después de haber
realizado un análisis a través del árbol de problemas se pudo detectar que las áreas más deficientes
son las siguientes:
Departamento de Facturación y Ventas
Departamento de Cobranzas
Departamento de Pagos y Contabilidad
Departamento Técnico
Sin embargo hay que destacar que la empresa presenta sus balances de acuerdo a lo establecido por
las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), enfocándose en el análisis de la
razonabilidad de los saldos y el cumplimiento de la normativa vigente, lo que permite conocer la
situación financiera actual de la empresa.
La empresa en la actualidad no cuenta con un adecuado sistema de control interno lo cual repercute
en el ámbito de la empresa, considerando que la misma es una herramienta en la optimización de
los recursos, genere mayor productividad en todos los departamentos de la organización mediante
la regulación de las actividades que le permitan la consecución de los objetivos, para tal efecto
deberá aplicar una Auditoría Administrativa y de Gestión la misma que le permitirá obtener
información para una toma de decisiones adecuada.
1.3 Formulación del Problema
¿La aplicación de una Auditoría Administrativa y de Gestión al área Administrativa y Contable de
la Empresa de Telecomunicaciones y Datos “Telydata” Cía. Ltda., en el periodo 2014 permitirá
identificar las falencias que se han presentado en las áreas antes mencionadas afectando así a la
rentabilidad del negocio?
4
1.4 Sistematización del Problema
¿Qué beneficios proporcionara la información de los antecedentes generales, la estructura
con la que cuente, el direccionamiento estratégico de la empresa de Telecomunicaciones y
Datos “Telydata” Cía. Ltda.?
¿Cómo el marco teórico proporcionara la información adecuada de la Auditoria
Administrativa y de Gestión?
¿Qué beneficios proporcionara el diseño de una Auditoria Administrativa en la empresa de
Telecomunicaciones y Datos “Telydata” Cía. Ltda.?
¿Permite el problema llegar a una solución a través del desarrollo de la investigación?
1.5 Objetivos
1.5.1 Objetivo General
Diseñar una Auditoría Administrativa y de Gestión que permita conocer las operaciones de las
áreas Administrativas y Contable de la Empresa Telecomunicaciones y Datos “Telydata” Cía.
Ltda., por el periodo 2014 con el fin de conocer sus deficiencias, evaluarlas y mejorarlas.
1.5.2 Objetivos Específicos
Efectuar un diagnóstico estratégico que me permita conocer la gestión y los factores que
afectan el desarrollo de operaciones con el fin de mejorar la eficiencia en las áreas
Administrativo y Contable.
Aplicar la metodología estratégica de Auditoría Administrativa que parte de la
planificación que permita ejecutarse en cada una de las funciones realizadas en las áreas
Administrativo y Contable.
Diseño de una Auditoría Administrativa en las áreas Administrativo y Contable de la
organización utilizando indicadores de gestión que permitan medir el rendimiento del área
auditada.
5
Implementar los indicadores de gestión en cada área con el fin de conocer sus resultados
para mejorar el rendimiento de la empresa.
1.6 Justificación
En la actualidad las empresas para poder mejorar la calidad en el servicio que brindan es
indispensable que diseñen una auditoria administrativa y de gestión mediante la planificación,
organización, dirección y control, en el uso adecuado de los recursos con eficiencia y eficacia, así
como servirá de base para la toma de decisiones oportunas, con la finalidad de obtener una
rentabilidad y tener un buen posicionamiento en el mercado para poder competir con la
competencia, por lo que la Auditoria Administrativa y de Gestión es una herramienta necesaria, que
le permitirá ser más competitiva a la empresa.
El no contar con una Auditoria Administrativa y de Gestión ha permitido que la dirección de la
empresa no conozca si las actividades que se encuentran realizando los trabajadores están siendo
efectuadas con eficiencia y efectividad, así como en la calidad de las actividades que realizan al
desarrollar su trabajo en la empresa.
La auditoría administrativa y de Gestión permitirá que los trabajadores y directivos, conozcan las
desviaciones que pueden estar ocurriendo en el desarrollo de las actividades diarias para que se
proponga las respectivas soluciones.
La auditoría administrativa y de Gestión permitirá formular y presentar informes en cuanto a los
aspectos administrativos, gerenciales y operativos de la empresa con la finalidad de que en la toma
de decisiones se realicen medidas correctivas para que mejore en su funcionamiento, poniendo
énfasis en la eficiencia y eficacia que se utilizan en los recursos humanos, materiales y financieros,
así como en el cumplimiento de los objetivos y metas planteadas en un periodo de tiempo.
Desde el punto de vista profesional el presente trabajo de investigación contribuirá como una
herramienta de consulta e instrumento de guía para las otras empresas que realicen actividades
similares.
6
1.7 Marco de Referencia
1.7.1 Marco Teórico
1.7.1.1 Auditoria de Gestión
La Auditoría de Gestión, es el examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo
multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad,
programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; determinar el grado de
economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y, de medir la calidad de los
servicios, obras o bienes ofrecidos; y, el impacto socioeconómica derivado de sus
actividades. (Graig-Cooper, 2010)
La gestión es el conjunto de acciones mediante la cual las organizaciones pretenden el logro de la
visión, misión, objetivos y metas. Por consiguiente la Auditoría de Gestión se orienta a la
efectividad, analiza las causas en los controles de la gerencia y realiza el examen de los resultados
logrados a través de los insumos que posee la misma y el impacto que representa.
1.7.1.2 Procedimientos de Auditoría
Los procedimientos de auditoría, son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a
una partida o grupo de hechos, circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a
examen, mediante los cuales, el contador público obtiene las bases para fundamentar su
opinión. (Cubero, 2010)
Generalmente los auditores no obtienen el conocimiento necesario de la información de la empresa
para que pueda dar una opinión en la primera prueba realizada, por lo cual es necesario que se
examine cada una de ellas para que pueda dar una opinión mediante la aplicación de varias
técnicas.
1.7.1.2.1 Naturaleza de los Procedimientos de Auditoría
Los diferentes sistemas de organización, control, contabilidad y en general los detalles de
operación de los negocios, hacen imposible establecer sistemas rígidos de prueba para el
examen de los estados financieros. Por esta razón el auditor deberá, aplicando su criterio
profesional, decidir cuál técnica o procedimiento de auditoría o conjunto de ellos, serán
aplicables en cada caso para obtener la certeza que fundamento su opinión objetiva y
profesional. (Fernandez Arenas, La auditoría administrativa, 2010)
Los procedimientos de auditoria son los sistemas de organización y control que se utilizan para la
realización del examen, aquí se especificara la técnica a utilizarse.
7
1.7.1.2.2Oportunidad de los Procedimientos de Auditoría
La época en que los procedimientos de auditoría se van a aplicar se le llama oportunidad.
No es indispensable y a veces no es conveniente, realizar los procedimientos de auditoría
relativos al examen de los estados financieros, a la fecha del examen de los estados
financieros. Algunos procedimientos de auditoría son más útiles y se aplican mejor en una
fecha anterior o posterior. (Fonseca, Auditoría Interna, un enfoque moderno de
planificación, ejecución y control, 2004)
1.7.1.3Técnicas de Auditoría
“Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para
comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión
profesional. Las técnicas de auditoría son las siguientes” (Arens, 2007)
Las técnicas de auditoria es la apreciación que se hace sobre el juicio del contador que se basa en
su preparación y experiencia, podrá obtener de los datos e información de la empresa que va a
examinar.
1.7.1.4Estudio general de la Gestión Financiera
“Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados
financieros y de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinarias”. (Arens, 2007)
1.7.1.5 Análisis
Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o
una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y
significativas. El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados
financieros para conocer cómo se encuentran integrados y son los siguientes. (Arens, 2007)
1.7.1.6 Inspección
Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la
existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros.
8
1.7.1.7 Confirmación
Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y
que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo
tanto, confirmar de una manera válida.
Las confirmaciones pueden ser:
Positiva: Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo
están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para el activo.
Negativa: Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes. Generalmente
se utiliza para confirmar activo.
1.7.1.8 Investigación
Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia
empresa. Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre
algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa.
1.7.1.9 Proceso de la auditoría de gestión
Figura 1.1 Fases de la auditoría de gestión
Figura 1.2 Fases de la auditoría de gestión
Fase I: Conocimiento preliminar
* Laventamiento de la información
Fase II: Evaluación del sistema de control
* Verificación y Evaluación de sistemas
de funcionamiento
Fase III: Desarrollo de hallazgos
* Realización de los papeles de trabajo
Fase IV: Comunicación de Resultados e informes
de auditoria
* Diagnóstico e informe
* Recomendaciones
* Seguimiento de las recomendaciones
9
1.7.1.9.1 FASE I: Conocimiento preliminar
En esta fase se busca alcanzar un conocimiento de la empresa, para lo cual se realizará un recorrido
por las instalaciones de la empresa para de esta manera conseguir un conocimiento de cada una de
las actividades sustantivas de la compañía.
También se programará la visita a las instalaciones de la empresa para la ejecución de entrevistas
con los principales ejecutivos. En lo que respecta la revisión de legislación y normatividad de la
empresa este será efectuado a través de una comparación de lo que la empresa ejecuta con lo que
establece la normativa.
1.7.1.9.2 FASE II: Evaluación del sistema de control
El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión de tipo
táctico y está constituido por el plan de organización, la asignación de deberes y
responsabilidades, el sistema de información financiero y todas las medidas y métodos
encaminados a proteger los activos, promover la eficiencia, obtener información financiera
confiable, segura y oportuna y lograr la comunicación de políticas administrativas y
estimular y evaluar el cumplimientos de estas últimas. (Pérez, 2010)
El Control Interno ha sido definido como un proceso cuyos responsables son el directorio, la
gerencia y demás personal, el cual proporciona una razonable seguridad en relación con el logro de
los objetivos, efectividad y eficiencia de las operaciones, y cumplimiento de las políticas, y
procedimientos establecidos por la empresa, así como la normativa legal.
El control interno en una empresa radica en las políticas y procedimientos establecidos para
proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la entidad, relevantes y
de interés para la auditoría de gestión.
1.7.1.9.3 FASE III: Desarrollo de hallazgos
“Los hallazgos de auditoría se refieren a deficiencias o irregularidades identificadas como
consecuencia de la aplicación de los procedimientos de auditoría.” (Bojacá Ortiz, 2010)
El concepto de Hallazgo de Auditoría implica que tenga cuatro atributos:
Condición.- Es lo que sucede o se da en la realidad dentro de la entidad. Consiste en lo
que es, aquello que el auditor encuentra o descubre.
10
Criterio.-Es el parámetro de comparación por ser la situación ideal, el estándar, la norma,
el principio administrativo apropiado o conveniente. Consiste en lo que debe ser, es decir
un marco de referencia con el que se compara la condición para encontrar divergencias.
Causa.- Motivo, razón por el que se dio la desviación o se produjo el área crítica.
Responde a la pregunta ¿Por qué? Es el origen de la condición observada. El porqué de la
diferencia entre la condición y el criterio, deberán ser desarrolladas de acuerdo a la
explicación que del responsable.
Efecto.- Es aquel que demuestra daño, desperdicio o pérdida. Se podrían definir como las
consecuencias. Surge de las diferencias entre la condición y el criterio, el efecto tendrá un
resultado positivo o negativo.
1.7.1.9.4 FASE IV: Comunicación de resultados e informes de auditoría
“La comunicación de resultados principalmente incluye la revelación de conclusiones y el planteo
de recomendaciones que ayuden a la gerencia a mejorar las falencias internas detectadas por el
equipo de auditoría”. (Franklin B. , Auditoria administrativa, 2007)
Además de los informes parciales que puedan emitirse se preparará un informe final, en el que no
sólo que revelará las deficiencias existentes, sino que también, contendrá los hallazgos positivos;
y en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida.
1.7.1.10 Indicadores de gestión
Concepto
“Indicador de Gestión es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de
un sistema dentro de un contexto de interpretación”. (Franklin B. , Auditoria administrativa, 2007)
Los indicadores de gestión son uno de los agentes determinantes para que todo proceso de
producción, se lleve a cabo con eficiencia y eficacia, es implementar en un sistema adecuado de
indicadores para calcular la gestión o la administración de los mismos.
11
1.7.2 Marco Conceptual
Actividades.- Conjunto de acciones necesarias para mantener en forma continua y
permanente, la operatividad de las funciones del negocio.
Actividad de Auditoría Interna y de Gestión.- Un departamento, división, equipo de
consultores, u otros practicantes que proporcionan servicios independientes y objetivos de
aseguramiento y consulta.
Actividades de control.- Son las políticas y los procedimientos que permiten obtener una
seguridad razonable de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la máxima
autoridad y los niveles gerenciales y de jefatura.
Ambiente de control.- Es el conjunto de factores del ambiente organizacional que la
máxima autoridad y los niveles gerenciales y de jefatura deben establecer y mantener, para
permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una
administración escrupulosa.
Administración.- Es la organización, dirección y control del trabajo que realizan los
empleados de la empresa y el uso correcto de los recursos con los que cuenta.
Alcance de la auditoría.- El marco o límite de la auditoría y las materias, temas,
segmentos o actividades que son objeto de la misma.
Amenazas.-Son aquellas acciones que se generan en el entorno de la empresa y que
dificultan el desarrollo del mismo.
Análisis FODA.-Es un resumen de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
que se encuentran en la empresa las cuales les ayudarán al crecimiento del mismo o que le
perjudiquen.
Auditoría.- “Actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está
encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de
12
prestar un servicio a la dirección”. (Fernandez Arenas J. A., La auditoría administrativa,
2010)
Auditoría de Gestión.-Tiene por objeto el examen de la gestión de una empresa, con el propósito
de evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas, los recursos humanos,
financieros y técnicos utilizados, la organización y coordinación de dichos recursos y los controles
establecidos sobre dicha gestión. (SlideShare, 2010)
Auditoría Financiera.- Es un proceso cuyo resultado final es la emisión de un informe, en el que
el auditor da a conocer su opinión sobre la situación financiera de la empresa, este proceso solo es
posible llevarlo a cabo a través de un elemento llamado evidencia de auditoría, ya que el auditor
hace su trabajo posterior a las operaciones de la empresa. (SlideShare, 2010)
Auditoría informática de sistemas: “Se ocupa de analizar la actividad que se conoce
como técnica de sistemas en todas sus facetas. Su finalidad es el examen y análisis de los
procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la organización.”
(SlideShare, 2010)
Auditoría interna.- “Actividad independiente de una organización que evalúa las
actividades contables, financieras y demás operaciones que sirven como base para la
organización”. (Whittington & Pany, 2000).
Auditoría Operativa.- “Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemático de la
totalidad o parte de las operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa,
inversión o contrato en particular, sus unidades integrantes u operacionales específicas”.
(SlideShare, 2010)
Auditores internos.- Profesionales empleados por una organización para examinar
continuamente y evaluar el sistema de control interno y presentar los resultados de su
investigación y recomendaciones a la alta dirección de la entidad.
Calidad.- “Es la atención a las exigencias del cliente; o la adecuación a la finalidad o uso;
o la conformidad con las exigencias. El concepto de calidad se encuentra íntimamente
conectado al cliente sea el interno o externo”. (Chiavenato, 2010)
Control.-“Conste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para
garantizar que los hechos se apeguen a los planes”. (Franklin B. , Auditoria administrativa,
2007)
13
Control Interno.- “Se define como un proceso efectuado por el consejo de administración,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable dentro de las
siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia en las operaciones
Fiabilidad de la información financiera
Complimiento de la normativa” (Fonseca, Auditoría Interna, un enfoque moderno
de planificación, ejecución y control, 2004)
Cultura organizacional.- “Conjunto de hábitos y creencias establecidos mediante normas,
valores, actitudes y expectativas compartidos por todos los miembros de la organización”.
(Chiavenato, 2010)
Debilidades.- Actividades que se encuentran dentro de la organización y que dificultan la
obtención de resultados de una empresa.
Diagnóstico Externo.-Es la realización del análisis para poder identificar las
oportunidades y amenazas que tiene la empresa.
Diagnóstico Interno.-Es la realización del análisis para identificar las fortalezas y
debilidades que con las que cuenta la empresa.
Dictamen.- Opinión o juicio que se emite por escrito, respecto a los estados financieros u
otras actividades, como resultado de una auditoría financiera.
Dirección.- Es dirigir o dar órdenes para el propósito de llegar a cumplir un objetivo
determinado.
Efecto.- Daño, desperdicio, pérdida. Es el resultado adverso, real o potencial que resulta de la
condición encontrada. Normalmente representa la pérdida en dinero o en efectividad causada por el
fracaso en el logro de las metas. El efecto es importante para el auditor en los casos que quiere
persuadir a la administración de que es necesario un cambio o acción correctiva para alcanzar el
criterio o meta. (Graig-Cooper, 2010)
Eficiencia.- “Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles. Está
relacionado con utilizar en forma óptima los recursos para lograr objetivos”. (Franklin B. ,
Auditoría administrativa, 2007)
14
Eficacia.- “Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello
los recursos o los medios empleados. Está relacionado con lograr los objetivos”. (Graig-
Cooper, 2010)
Economía.- Está relacionado con los términos y condiciones bajo los cuales la entidades adquieren
recursos, sean estos financieros, humanos, físico o tecnológicos; obteniendo la cantidad requerida, al
nivel razonable de calidad, en la oportunidad y el lugar apropiado y, al menor costo posible.
(Fernandez Arenas J. A., 2010)
Evidencia de Auditoría.- Las Normas Internacionales de Auditoría NIA - 500, definen a la
evidencia como el conjunto de hechos, pruebas y documentos debidamente acreditados, suficientes,
competentes y pertinentes, que sustentan los hallazgos y resultados obtenidos por el auditor. El
conjunto de evidencias constituyen los elementos de prueba que obtiene el auditor sobre los hechos
que examina, y cuando éstas son suficientes y competentes, respaldan los resultados de la
investigación. (Cubero, 2010)
Examen.- “Consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la
naturaleza, las características y el origen de su comportamiento”. (Arens, 2007)
Gestión de Riesgos.- Un proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar
acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento
razonable respecto del logro de los objetivos de la organización.
Hallazgos.- Son el resulta do de un proceso de recopilación y síntesis de información: la
suma y la organización lógica de información relacionada con la entidad, actividad,
situación o asunto que se haya revisado o evaluado para llegar a conclusiones.
Independencia.-Se produce cuando el Auditor Interno y de Gestión es libre de
condicionamientos que amenazan la objetividad o la apariencia de ella. Las amenazas de
condiciones que limitan la independencia, deben ser vigiladas para asegurar que se
mantenga la objetividad a nivel del auditor individual, trabajo, función y organización.
Índice.- “Es la codificación de las áreas y de los diferentes hallazgos, sirve para
referenciar, cruzar y archivar adecuadamente los papeles de trabajo”. (Maldonado, 2011)
Informe de auditoría. Expresión escrita por el auditor respecto a los resultados de las
verificaciones realizadas durante la ejecución de la auditoría, manifestando sus criterios y
comentariosrespectoalosestadosfinancierosyotroshechoseconómicos.
15
Indicadores de ejecución.- “Son utilizados para apoyar la evaluación cuantitativa de los
hallazgos que se obtienen en una Auditoría”. (Maldonado, 2011)
Muestreo de auditoría.-Muestreo de auditoría (muestreo) implica la aplicación de
procedimientos de auditoría a menos del 100% de partidas dentro del saldo de una cuenta o
clase de transacciones en forma tal que todas las unidades de muestreo tengan una
oportunidad de selección.
Observación.-consiste en mirar a un proceso o procedimiento que se lleva a cabo por
otros, por ejemplo, la observación por parte del auditor del conteo de inventarios por el
personal de la empresa.
Organización.- es un sistema delineado con el fin de cumplir un objetivo o una meta antes
planteados.
Papeles de trabajo.-son un registro de la planeación del auditor; naturaleza, oportunidad y
extensión de los procedimientos de auditoría realizados; y resultados de dichos
procedimientos y las conclusiones sacadas de la evidencia obtenida.
Planificación.-“Es un método que permite ejecutar planes de forma directa, los cuales
serán realizados y supervisados en función del planeamiento”. (Denifición de., 2010)
Procedimientos.- “Es la acción de proceder o el método de ejecutar algunas cosas. Se trata
de una serie común de pasos definidos, que permiten realizar un trabajo de forma correcta”.
(Fonseca, Auditoría Interna, un enfoque moderno de planificación, ejecución y control,
2004)
Procedimientos de Auditoría.-Los procedimientos de auditoría, son el conjunto de técnicas de
investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados
financieros sujetos a examen, mediante los cuales, el contador público obtiene las bases para
fundamentar su opinión. (Madariaga, 2004)
Riesgo.- Evento, interno o externo, que si sucede impide o compromete el logro de los
objetivos institucionales.
Riesgo de auditoría.-Es el riesgo de que el auditor emita una opinión de auditoría
inapropiada cuando los estados financieros están expresados en una forma sustancialmente
errónea.
16
Riesgo inherente.- Posibilidad de errores e irregularidades.
Riesgo de Control.- Procedimiento de control y auditoría que no prevenga o detecte.
Riesgo de Detección.- Procedimientos de auditoría no suficientes para descubrirlos
Técnicas de auditoría.- Métodos que el auditor emplea para realizar las verificaciones
planteadas en los programas de auditoría, que tienen como objetivo la obtención de
evidencia.
Técnicas de Auditoría de Gestión.- Son los recursos que el auditor emplea en el examen
y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad, organismo o empresa, para
llegar a conclusiones y recomendaciones
Valoración de riesgos.- Es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para el
logro de los objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben
administrarse los riesgos.
1.8 Hipótesis
1.8.1 Hipótesis Principal
El diseño de una Auditoria Administrativa y de Gestión para la empresa de Telecomunicaciones y
Datos “Telydata” Cía. Ltda., para el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del
2014, le permitirá mejorar la gestión administrativa y la optimización de los recursos, con la
finalidad de establecer estrategias que mejoren la calidad del servicio y que se cumplan con las
expectativas que de los clientes.
1.8.2 Hipótesis Secundaria
La determinación de los antecedentes, la base legal de la empresa de Telecomunicaciones y Datos
“Telydata” Cía. Ltda., permitirá identificar los problemas que tiene para que se puedan establecer
estrategias que proporcionen una solución.
17
La investigación del sustento teórico y los criterios necesarios que se utilizaran en la aplicación de
la auditoria administrativa y de gestión serán de utilidad en el desarrollo del presente trabajo de
investigación.
El diseño de la auditoria Administrativa y de Gestión para la empresa de Telecomunicaciones y
Datos “Telydata” Cía. Ltda., permitirá establecer los respectivos criterios para que se efectúe una
eficiente administración.
El establecimiento de las conclusiones y recomendaciones del trabajo de investigación permitirán
la determinación de los problemas existentes en la empresa y manera de cómo solucionarlos.
1.9 Metodología de la Investigación
1.9.1 Métodos
Dentro de este esquema se utilizará el método deductivo e inductivo, para detectar los diferentes
problemas y debilidades en el tema objeto de la investigación y ayudar a la Gerencia a la toma de
medidas correctivas en función de los objetivos planteados.
Método Deductivo
Este método se utilizará al aplicar los alcances y contenidos de normas, principios, leyes, para
proponer medidas que optimicen la utilización de procedimientos de control interno administrativo,
además éste ayuda a determinar si la empresa cumple con todos los requisitos para brindar un buen
servicio de telecomunicaciones encaminado a satisfacer las necesidades de la sociedad.
Método Inductivo
Este método permite la obtención del conocimiento a través del análisis de los indicadores de
gestión que evidencian niveles de riesgos lo cual obstaculiza el normal desenvolvimiento de las
operaciones de los diferentes departamentos, además permite estudiar, examinar, investigar e
indagar el registro de historial de ventas, para demostrar si los resultados obtenidos se están
llevando de manera adecuada y eficaz, es decir va de lo particular a lo general.
18
MECI
ESTRUCTURA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
Módulo de Control de Planeación y gestión
Componente Talento Humano
Este componente tiene como propósito establecer los elementos que le permiten a la entidad
crear una conciencia de control y un adecuado control a los lineamientos y actividades
tendientes al desarrollo del talento humano, influyendo de manera profunda en su
planificación, gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con
base en el marco legal que le es aplicable a la entidad. (Departamento administrativo de la
función pública República de Colombia, 2014)
El objetivo de este componente es para determinar parámetros de la ética y la moral que es
fundamental y que deben primar en las organizaciones, así como también los principios y valores
de la máxima autoridad. Los principios y valores deben estar acorde al direccionamiento
estratégico, con el propósito de proporcionar cumplimiento a los objetivos establecidos.
Figura 1.3 Definición de MECI
Figura 1.4 Definición de MECI
Es un Modelo Estándar de Control Interno, provee una estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos necesarios de evaluación del proceso administrativo.
Aunque promueve una estructura uniforme, puede ser adaptada a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran.
Es un Modelo Estándar de Control Interno, provee una estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos necesarios de evaluación del proceso administrativo.
Aunque promueve una estructura uniforme, puede ser adaptada a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran.
Figura 1.5 Componentes del Módulo de planeación y gestión
Figura 1.6 Componentes del Módulo de planeación y gestión
Este módulo se estructura en tres componentes: Talento Humano, Direccionamiento Estratégico y Administración de Riesgo.
Orientados a generar los estándares que permiten el desarrollo y afianzamiento de una cultura del control al interior de la entidad.
19
Componente Direccionamiento Estratégico
El Direccionamiento Estratégico define la ruta organizacional que debe seguir una entidad para lograr
sus objetivos institucionales; requiere de revisiones periódicas para ajustarla a los cambios del entorno
y al desarrollo de las funciones de la entidad; en causas u operación bajo los parámetros de calidad,
eficiencia y eficacia requeridos por la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, así como los
parámetros de control y evaluación a regir, haciéndose necesario, por lo tanto, establecer su
composición a través de cinco elementos:
Planes, Programas y Proyectos.
Modelo de Operación por Procesos.
Estructura Organizacional.
Indicadores de Gestión.
Políticas de Operación. (Departamento administrativo de la función pública República de
Colombia, 2014)
En todas las organizaciones deben contar con todos los recursos necesarios para poder realizar la
planificación, también se debe controlar toda la información que ver que ver con la parte financiera
y sobre todo que esta información sea verdadera y pertinente con el fin de conservar su integridad.
Componente de Administración de Riesgos
Este elemento le permite a la entidad identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos
negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus
objetivos institucionales. Es importante señalar que los responsables de realizar la
administración de los riesgos, son los líderes de los procesos, proyectos y/o programas con sus
respectivos equipos de trabajo; la oficina de control interno podrá brindar apoyo en la
metodología de administración del riesgo para su identificación a través de su rol de asesoría
y acompañamiento y realizar la evaluación y seguimiento de los mapas de riesgos
establecidos por la entidad. (Departamento administrativo de la función pública República
de Colombia, 2014)
Este componente le permite a la organización promover medidas de control con el fin de detectar
las falencias que impidan el logro de los objetivos, si se maneja en el tiempo oportuno y de manera
adecuada las falencias que se les presenta a lo organización podrá aprovechar las oportunidades que
se les presenta y seguirá mejorando continuamente.
Módulo Control de Evaluación y Seguimiento
Este módulo se estructura en tres componentes: Autoevaluación institucional, Auditoría interna y
Planes de mejoramiento; los cuales permiten apreciar la efectividad del Control Interno en las
entidades públicas y también la eficiencia, eficacia y efectividad de todos los procesos.
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Componente Autoevaluación Institucional
Es aquel componente que le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos
y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en
tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y
tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos
previstos por la entidad. (Departamento administrativo de la función pública República de
Colombia, 2014)
Se debe realizar un monitoreo a cada uno de los procesos con el propósito de medir los resultados
y plantear acciones que permitan dar un mejoramiento continuo, de esta forma se evalúa
periódicamente con el fin de tomar decisiones con relación al mejoramiento del desempeño.
Componente de Auditoría Interna
“Este componente busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del
Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.” (Departamento
administrativo de la función pública República de Colombia, 2014)
El propósito de este elemento es verificar el cumplimiento de los objetivos de manera efectiva, pero
para esto se realiza la auditoría interna; la cual empieza con la programación, planeación, análisis
de riesgos relevantes, ejecución. Comunicación de resultados y seguimiento con el fin de la
organización pueda ir mejorando continuamente.
Componente Planes de Mejoramiento
El objetivo primordial del Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos de
las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y
cumplimiento de las acciones correctivas o de la implementación de metodologías orientadas
al mejoramiento continuo. (Departamento administrativo de la función pública República de
Colombia, 2014)
Este componente tiene la función de recolectar e interconectar todas las actividades principales que
se realizarán con el fin de mejorar y se llegue alcanzar el logro de los objetivos, esto se lo realizará
en base al proceso de evaluación.
1.10 Técnicas de Investigación
En el desarrollo del presente tema se utilizará las siguientes técnicas de investigación para la
recolección de información:
21
Cuestionario
Esta técnica se utilizará, ya que parte del trabajo de los auditores es efectuar una serie de preguntas
para poder levantar la información y conocer el giro del negocio.
Se aplicará a cada uno de los empleados que están involucrados a las áreas administrativo y
contable.
Entrevista
Como parte de la auditoría, se tendrá que evaluar la gestión, estrategias, políticas y toma de
decisiones, por parte de las gerencias implantadas en la compañía.
Se aplicará a cuando se desee obtener una información más oportuna de la situación de las áreas
basándose en formatos pre elaborados para cada situación.
Observación de Campo
Para determinar la gestión de los departamentos se procederá a realizar dicha técnica aplicada a las
funciones que desempeña el departamento en estudio, para determinar la veracidad de los
resultados de los índices de gestión.
22
CAPITULO II
2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL
2.1 Análisis Externo
Toda empresa u organización tiene un entorno general definido por diversas variables, esas
variables influyen en la configuración de las circunstancias operativas y concretas, ejercen
fuerza en el origen, funcionamiento y desarrollo de la empresa y constituyen amenazas,
desafíos u oportunidades competitivas. En conclusión, toda empresa en cuanto a sistema
humano y social, se ve influida y condicionada por varios entornos.(Muñoz Guzman, 2014)
El realizar el análisis externo tiene como finalidad relacionar a la empresa con el entorno que le
rodea para poder identificar las amenazas las cuales le impiden el desempeño adecuado en la
ejecución de las actividades y saber cómo se aprovechan las oportunidad que le ayudaran a tener un
buen crecimiento organizacional.
En este estudio el análisis externo se lo va utilizar para analizar las probables oportunidades o
amenazas que se pueden surgir fuera de la empresa “Telydata”, para así en un futuro aprovechar los
puntos positivos que son las oportunidades y contrarrestarlos factores negativos que tienen relación
con las amenazas.
Al analizar las oportunidades y amenazas se obtendrá información necesaria para realizar
posteriormente la Matriz de Impacto Externa, en la cual se ven reflejados estos factores.
2.1.1 Macro ambiente
El análisis del entorno macroeconómico es vital para saber en qué condiciones de soporte
compite una empresa nacional con otras del mundo o de su mismo país o región, o en qué
condiciones se desarrollan los negocios en un sector de la economía del país comparada con
otros sectores nacionales e internacionales. (Del Río Cortina & otros, 2011)
El macro ambiente es aquel que se encuentra conformado por los factores que no pueden ser
controlados por las empresas de un mismo sector, en la siguiente figura se puede visualizar los
factores que tiene:
23
2.1.1.1 Factor Económico
El aspecto económico es la coyuntura que determina el desarrollo económico o la recesión
económica. El estado de la economía afecta directamente la prosperidad y el bienestar
general del país. De dicha prosperidad depende que la compañía obtenga buenos resultados
y los accionistas, altos rendimientos. Las empresas deben estar atentas a los cinco pilares
sobre los cuales se cimienta una economía y a sus implicaciones en el desempeño de la
economía nacional. (Fred R., Conceptos de administración estratégica, 2003)
El factor económico es aquel que se encuentra directamente relacionado con la evolución
económica que presente el país el mismo que ayudara al crecimiento de la empresa o así como a
deceso de la misma.
Este factor favorecerá al crecimiento económico de la empresa “Telydata” ya que se analizará la
Inflación y el Producto Interno Bruto (PIB), en lo cual ayuda a la venta de los servicios y productos
que ofrece la empresa, porque al analizar el Factor Económico se relaciona con la distribución de
ingresos, las relaciones de producción, distribución y consumo de un país.
Este factor beneficiara a la empresa de tal forma de que si aumenta el PIB que representa la
producción de bienes y servicios de un país en un determinado periodo se relaciona con la
producción de la empresa que se dedica a prestar servicios de internet, lo cual está en el auge ya
que esta es una herramienta de tipo mundial.
Figura 2.1 Factores del Macro ambiente
En: (Tripod.com, 2013)
Figura 2.2 Factores del Macro ambiente
En: (Tripod.com, 2013)
24
Producto Interno Bruto
El producto interno bruto (PIB) es aquel que se refiere al valor de los bienes y servicios producidos
en un país en un tiempo determinado, los cuales corresponden a los rubros que a continuación se
detallan:
Inversión Nacional Privada
La inversión (Formación Bruta de Capital Fijo – FBKF) permite identificar los sectores
económicos que están incrementando su capacidad productiva para la generación de más
trabajo y mayor producción. Ecuador es uno de los países líderes en inversión. La inversión
de un país, de acuerdo a la Contabilidad Nacional, corresponde a la FBKF y la Variación de
Existencias. (Banco Central del Ecuador, 2014)
Comercio Exterior
En las estadísticas del comercio internacional de mercancías se registran todos los bienes
que se suman al servo de recursos materiales de un país, o seres tan de él, debido a los
movimientos de entrada (importaciones) o de salida (exportaciones) de su territorio
económico. Los bienes que simplemente se transportan a través de un país (bienes en
tránsito) o se admiten o retiran temporalmente de él (excepto los bienes para su elaboración
interna o en el exterior) no se suman ni se restan de la servo de recursos materiales de un
país y por consiguiente no se incluyen en las estadísticas del comercio internacional de
mercancías. El territorio económico coincide en gran medida con el territorio aduanero, que
es el territorio en el que se aplica plenamente la legislación aduanera de un país.
Las cifras relativas al comercio exterior que se publican en la Información Estadística
Mensual tienen como principal fuente de información los registros aduaneros, se
complementan con información obtenida de otras fuentes, según sea necesario, para
proporcionar una cobertura completa de las estadísticas del comercio internacional de
mercancías y contribuir a obtener los datos necesarios para las Cuentas Nacionales y la
Balanza de Pagos.
El momento de registro de las transacciones de compra-venta entre el importador y
exportador, es cuando los bienes entran en el territorio económico del país o salen de él; por
lo que la fecha de aceptación de la declaración aduanera en las importaciones y la fecha de
Figura 2.3 Definición del PIB
Adaptado de; (Banco Central del Ecuador, 2014)
Figura 2.4 Definición del PIB
Adaptado de; (Banco Central del Ecuador, 2014)
El PIB es la suma de la Remuneración de Asalariados o pago a los trabajadores; Excedente Bruto de Explotación o remuneración al capital (a los dueños del capital).
El Ingreso Mixto o remuneraciones que no diferencia el pago del trabajador y al capital (por ejemplo, trabajadores por cuenta propia).
Los impuestos menos las subvenciones sobre la producción y las importaciones Netos a los productos que corresponde al Gobierno
El PIB es la suma de la Remuneración de Asalariados o pago a los trabajadores; Excedente Bruto de Explotación o remuneración al capital (a los dueños del capital).
El Ingreso Mixto o remuneraciones que no diferencia el pago del trabajador y al capital (por ejemplo, trabajadores por cuenta propia).
Los impuestos menos las subvenciones sobre la producción y las importaciones Netos a los productos que corresponde al Gobierno
25
embarque en las exportaciones se utilizan para producir las estadísticas de comercio exterior,
y a que estas proporcionan una aproximación al momento en que los bienes cruzan la
frontera del territorio económico del país. (Banco Central del Ecuador, 2011)
Tabla 2-1 Crecimiento del PIB en Millones de Dólares
Nota: Indica los valores en dólares del PIB, Adaptado de, (Banco Central del Ecuador, 2015)
En el año 2014 el porcentaje del PIB fue de 4,2% y se pronostica para el año 2015 un incremento
del PIB (Producto Interno Bruto) del 3,5%.
AÑOS CRECIMIENTO DEL PIB EN MILLONES DE DOLARES
2010 69.555.367
2011 79.276.664
2012 87.623.411
2013 94.472.679
2014 101.000.000
Figura 2.5 Crecimiento del PIB en Millones de Dólares
Adaptado de, (Banco Central del Ecuador, 2015)
0
20.000.000
40.000.000
60.000.000
80.000.000
100.000.000
120.000.000
2010 2011 2012 2013 2014
AÑOS
CRECIMIENTO DEL PIB EN MILLONES DE
DOLARES
CRECIMIENTO DEL PIB EN MILLONES DE DOLARES
0
20.000.000
40.000.000
60.000.000
80.000.000
100.000.000
120.000.000
2010 2011 2012 2013 2014
AÑOS
CRECIMIENTO DEL PIB EN MILLONES DE
DOLARES
CRECIMIENTO DEL PIB EN MILLONES DE DOLARES
26
Según los datos emitidos por el Banco Central el PIB se ha aumentado en el último año por lo que
esto representa una oportunidad para la empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía.
Ltda., dado que las personas naturales como jurídicas podrían adquirir el servicio que ofrece en el
asesoramiento en redes y telecomunicaciones.
Inflación
La inflación es medida estadística a través del Índice de Precios al Consumidor del Área
Urbana (IPCU), a partir de una canasta de bienes y servicios demandados por los
consumidores de estratos medios y bajos, establecida a través de una encuesta de hogares.
(Banco Central del Ecuador, 2013)
Elevación continúa y sostenida del nivel general de precios que, normalmente, es medido
con el índice de precios al consumo. Produce una disminución del poder adquisitivo del
dinero, y no afecta a todos los sectores o personas por igual, pues los precios o las rentas no
crecen en igual proporción para unos u otros. (Superintendencia de Bancos del Ecuador,
2013)
La inflación es un indicador macroeconómico que se presenta en porcentajes el cual es obtenido a
través del análisis realizado al índice de Precios del Consumidor, el que indica el valor del aumento
de los bienes y servicios.
Tabla 2-2 Porcentaje de Inflación
AÑO PORCENTAJE DE INFLACION
2010 3,33%
2011 5,41%
2012 4,16%
2013 2,70%
2014 3,67%
FEBRERO
2015 4,05
27
“La inflación anual de febrero de 2015 se ubicó en 4.05%, porcentaje superior al de igual mes del
2014 (2,85%)”. (Banco Central del Ecuador, 2014). Adaptado de, (Banco Central del Ecuador,
2015)
De acuerdo a los datos establecidos por el Banco Central se presenta un aumento en la inflación del
país en el último año por lo que esto representa una debilidad para la empresa de
Telecomunicaciones y Datos “Telydata” Cía. Ltda., dado que los materiales que se utilizan para
dar el servicio subirían y por ende el servicio.
“Por divisiones de consumo, 5 agrupaciones se ubicaron por sobre el promedio general, siendo los
mayores porcentajes de los Bienes y Servicios Diversos; Bebidas Alcohólicas, tabaco y
estupefacientes y; por el contrario, en las Comunicaciones se registró deflación”. (Banco Central
del Ecuador, 2015)
3,33
5,41
4,16
2,7
3,67 4,05
0
1
2
3
4
5
6
2010 2011 2012 2013 2014 2015 - Febrero
AÑOS
PORCENTAJE DE INFLACIÓN
PORCENTAJE DE INFLACIÓN
28
2.1.1.2 Factor Político – Legal
El factor político – legal representa una oportunidad para el Ministerio de Cultura, ya que el
gobierno actual ha impulsado la cultura en el país, dejando la responsabilidad de este rol al
ministerio mencionado.
Las políticas económicas de los gobiernos pueden suponer un incentivo o una retracción de
las inversiones. En este punto se debe considerar cómo pueden afectar las políticas
económicas a su empresa o negocio. Este compuesto por las leyes y reglamentos, así
como los diferentes organismos de regulación del gobierno. En general se encarga de
regular las actividades comerciales teniendo como objetivo la protección de la sociedad en
general, de los clientes (consumidores) y de los empresarios. (Todo Empresa.com, 2011)
El factor político es aquel que se refiere a los aspectos relacionados a las normas, reglamentos y
leyes por las que una empresa se encuentra controlada las mismas que le ayudaran a que cuente con
un crecimiento organizacional o le perjudicaran en la consecución de los objetivos.
En el marco de la estrategia de acumulación, distribución y redistribución, el desarrollo de
las fuerzas productivas se centra en la formación de talento humano y en la generación de
conocimiento, innovación, nuevas tecnologías, buenas prácticas y nuevas herramientas de
producción, con énfasis en al bioconocimiento y en su aplicación a la producción de bienes
y servicios ecológicamente sustentables. Estos procesos se orientan en función de la
satisfacción de las necesidades del país y, por ello, conllevan el fomento de los sectores
productivos priorizados para la transformación de la matriz productiva a mediano y largo
plazo. La posibilidad de alcanzar una estructura productiva basada en el conocimiento
tecnológico depende, en gran parte, de la inversión e investigación, desarrollo e innovación.
Este proceso contribuye al incremento de la productividad general de la industria y se
orienta hacia la satisfacción de las necesidades y el fomento de las capacidades de la
población. Para la innovación en producción y comercialización, se deberá profundizar la
planificación de la formación de trabajadores capaces de elaborar y comercializar nuevos
Figura 2.4 Ponderación de la inflación
Adaptado de, (Banco Central del Ecuador, 2015)
Figura 2.4 Ponderación de la inflación
Adaptado de, (Banco Central del Ecuador, 2015)
29
productos que surjan del desarrollo tecnológico y productivo. El desafío incluye la
búsqueda de estrategias diferenciadas que posibiliten integrar a las economías campesinas y
rurales. Esto permitirá construir un sector agrícola más diversificado, productivo y
sustentable, que incluya en las cadenas de producción agrícola a la pequeña y mediana
producción rural y agroindustrial, creando empresas solidarias de aprendizaje. El desarrollo
sostenido de las fuerzas productivas, dentro de un marco normativo que coadyuve a la
(re)distribución de los factores de producción y de la riqueza, deberá estar dirigido hacia el
progresivo incremento de la eficiencia en la satisfacción de las necesidades y hacia la
generación de un aumento de la productividad. Esto posibilitará la reducción progresiva de
la jornada laboral (treinta y cinco horas semanales es un reto modesto en el largo plazo) y
un mayor disfrute del tiempo libre. (Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo-
Senplades 2013, 2013)
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., se encuentra regida bajo las
siguientes leyes que a continuación se detallan:
Ley de Compañías: es el marco jurídico bajo el cual las empresas que se encuentran
constituidas legalmente en el Ecuador en el cual establece los parámetros que deberán
cumplir para su adecuado funcionamiento.
Ente regulador SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS:
Presentación de Estados Financieros bajo NIIF
Informe presentado por el representante legal a la Junta de Accionistas o Socios
Nómina de Administradores y personal ocupado
Ley de Régimen Tributario Interno: es aquella que rige los parámetros en cuanto a los
aspectos tributarios para las organizaciones.
OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES PÚBLICAS
SRI:
La Declaración de impuesto a la renta
La Declaración mensual de retenciones en la fuente
La Declaración mensual del IVA
Entrega de anexos transaccionales
Ley de Seguridad Social: es aquella que se dirige a los empleadores como trabajadores
estableciendo los parámetros por los cuales deberán regirse.
30
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL
Se cumple lo establecido en la Ley de Seguridad Social de los cuales esta establece normas que
amparan al trabajador y sus derechos primordialmente.
La ley de Seguridad Social establece en Art. 2.- Son sujetos "obligados a solicitar la protección"
del Seguro General Obligatorio, en calidad de afiliados, todas las personas que perciben ingresos
por la ejecución de una obra o la prestación de un servicio físico o intelectual, con relación laboral
o sin ella; en particular:
El trabajador en relación de dependencia;
El trabajador autónomo;
El profesional en libre ejercicio;
El administrador o patrono de un negocio;
El dueño de una empresa unipersonal;
El menor trabajador independiente; y,
Los demás asegurados obligados al régimen del Seguro General Obligatorio en virtud de leyes y
decretos especiales.
Art 3.- El Seguro General Obligatorio protegerá a sus afiliados obligados contra las contingencias
que afecten su capacidad de trabajo y la obtención de un ingreso acorde con su actividad habitual,
en casos de:
Enfermedad;
Maternidad;
Riesgos del trabajo;
Vejez, muerte, e invalidez, que incluye discapacidad; y,
Cesantía.
La compañía cancela al IESS valores que corresponde al 9,45% del aporte personal y el 12,15%
por el aporte patronal, Fondos de Reserva y demás obligaciones que son depositados
mensualmente.
Código de Trabajo: tiene la finalidad de tener actualizada la legislación laboral del país,
observando las disposiciones otorgadas por la Constitución Política del Ecuador.
31
MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES:
Al estar formada la compañía por personas aplica la normativa del Ministerio de Relaciones
Laborales regido bajo las leyes del Código de Trabajo, para el adecuado manejo de las relaciones
entre empleadores y trabajadores en las diferentes modalidades y condiciones de trabajo.
Beneficios de acuerdo a la ley:
Décima Tercera Remuneración
Décima Cuarta Remuneración
Horas Extras
Utilidades
Ley Orgánica de Telecomunicaciones: es aquella que administra, regula y controla las
telecomunicaciones y el espectro radioeléctrico, con la finalidad de simplificar los procesos
para ofrecer mejores servicios a los usuarios.
Para la empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., el factor político representa
una oportunidad dado que se encuentra regido por las leyes y normas establecidas en el país por lo
que estas le ayudan a mejorar la ejecución de las actividades y así poder conseguir una confianza
en los clientes.
2.1.1.3 Factor Tecnológico
El estudio del entorno tecnológico debe ofrecer una visión del mercado de tecnología
referido a la actividad de la empresa en el ámbito nacional e internacional. La comparación
entre la tecnología utilizada por la empresa, la disponibilidad nivel nacional e internacional
y la utilizada por otras empresas que están en el mercado de bienes o servicios que ofrece la
misma, debe llevar a reconocer el posicionamiento de la empresa en el aspecto tecnológico
y aporta criterios para la formulación de los planes de la empresa. (Cabrera, 2010)
El factor tecnológico es aquel que le ayuda a las empresas a desarrollar mejor las actividades con
referencia en la cual está incluida los avances y conocimientos que tiene el personal lo cual le
ayudara a su desarrollo respectivo.
El factor tecnológico representa una oportunidad para la empresa de Telecomunicación y Datos
“Telydata” Cía. Ltda., por lo que se encuentra en cambios constantes lo que ayuda a que mejoren
las actividad al momento de ofertar el servicio que brindan.
32
TECNOLOGÍA, INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES
(NOC) Network Operation Center
Contamos con un centro de operaciones de red (o NOC) que ejerce control total sobre los equipos
de telecomunicaciones y networking alojados en nuestras oficinas.
El NOC es responsable de vigilar la red de telecomunicaciones que actualmente manejamos
mediante monitoreo de alarmas o ciertas condiciones que pueden requerir atención especial para
evitar el impacto en el rendimiento de la red.
Monitoreamos las fallas de energía, alarmas de la línea de comunicación (tales como errores de bit,
errores de trama, los errores de codificación de línea.) y otros problemas de rendimiento que
pueden afectar a la red. El NOC analiza los problemas, lleve a cabo la solución de problemas, se
comunica con los técnicos de sitio y otros NOCs.
Fibra Óptica
La fibra óptica es un medio de transmisión empleado habitualmente en redes de datos; un hilo muy
fino de material transparente, vidrio o materiales plásticos, por el que se envían pulsos de luz que
representan los datos a transmitir.
Las fibras se utilizan ampliamente en telecomunicaciones, ya que permiten enviar gran cantidad de
datos a una gran distancia, con velocidades similares a las de radio o cable. Son el medio de
transmisión por excelencia al ser inmune a las interferencias electromagnéticas, también se utilizan
para redes locales, en donde se necesite aprovechar las ventajas de la fibra óptica sobre otros
medios de transmisión.
Cableado Estructurado
Actualmente el la disposición del cable utilizado en redes para su empresa se ha convertido en un
pilar fundamente para el buen desenvolvimiento de las comunicaciones ya sea en su Intranet o en
Internet, para esto Telydata cuenta con personal y material acorde a los actuales requerimientos de
las redes y así garantizar altas velocidades de conexión entre sus equipos o sucursales.
El cableado estructurado consiste en el tendido de cables en el interior de un edificio con el
propósito de implantar una red de área local. Suele tratarse de cable de par trenzado de cobre. No
obstante, también puede tratarse de fibra óptica o cable coaxial.
33
Redes Inalámbrica
Las necesidades actuales de conectividad ya sea para su empresa o en su hogar exigen mayor
alcance así como también mayor velocidad, para esto Telydata posee equipos Inalámbricos (WiFi)
de alta capacidad para poder brindar una conexión eficiente de acuerdo a sus necesidades, entre
nuestras marcas están Cisco, Linksys, D-Link, TP-Link.
Banda Ancha
El término "banda ancha" hace referencia comúnmente al acceso a Internet de alta velocidad esto se
define simplemente como la conexión rápida a Internet que siempre está activa.
Para entender el concepto, podemos decir que banda ancha es la tecnología de transmisión de datos
cuya velocidad es tal que nos permite descargar contenidos, datos, voz, video, incluso de forma
simultánea, con una calidad óptima y a una velocidad que no presenta retrasos, distorsiones en las
descargas o errores, o que presentándolos, éstos son prácticamente imperceptibles.
1. En conexiones a Internet el ancho de banda es la cantidad de información o de datos que se
puede enviar a través de una conexión de red en un período de tiempo dado. El ancho de banda se
indica generalmente en bits por segundo (bps), kilobits por segundo (kbps), o megabits por segundo
(Mbps).
Para señales analógicas, el ancho de banda es la longitud, medida en Hz, del rango de frecuencias
en el que se concentra la mayor parte de la potencia de la señal. Puede ser calculado a partir de una
señal temporal mediante el análisis de Fourier. También son llamadas frecuencias efectivas las
pertenecientes a este rango.
Compartición de ancho de banda
Alguna vez algún cliente de un servicio de internet se ha fijado en el contrato en la parte que dice “
internet compartido 8:1 “ se han preguntado qué es eso , o cuando han hecho la pregunta al
ejecutivo de venta les ha podido responder , bueno el asunto es , que todas las compañías que
brindan servicio de internet por cable , ya sea ADSL , línea dedicada , cable modem , etc. , utilizan
una compartición de ancho de banda para cierta cantidad de usuarios , por lo general “dicen “ que
es 8 a 1 , esto quiere decir que de una línea sacan a 8 abonados , en números es así :
Si contratamos un plan de 128 Kbps a una compartición de 8:1 en el momento que los 8 abonados
estén conectados la velocidad real va a ser de 16 Kbps.
34
ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line o Línea de Abonado Digital Asimétrica)
Es una tecnología que, basada en el par de cobre de su línea telefónica, la convierte en una línea de
datos de alta velocidad. Dicha tecnología, emplea los espectros de frecuencia que no son utilizados
para el transporte de voz, y que por lo tanto, hasta ahora, no se utilizaban, en la recepción mediante
el par de cobre convencional.
Es decir, el usuario puede hablar por teléfono a la vez que está conectado a Internet (concepto que
se conoce como Always-on).
Cuáles son las ventajas del ADSL?
Uso simultáneo de Internet y de teléfono / fax, sin cortes de ninguno de los servicios por la
utilización del otro.
Amplia área nacional de disponibilidad del servicio.
Conexión Always on: conexión permanente de banda ancha con solo el encendido del
equipo.
Tarifa plana de conexión a Internet.
Acceso a todos los servicios y contenidos disponibles en Internet.
Acceso a servicios y contenidos exclusivos de banda ancha.
Recomendaciones para el uso seguro de los servicios de internet y transmisión de
datos.
Contraseñas
Se recomienda que para la elección de usuarios y contraseñas estas sean bien escogidas, una
contraseña mal escogida o sin una buena protección puede ser fácilmente vulnerada.
El usuario es responsable de velar por la seguridad de las contraseñas asignadas, ya que
estas son personales e intransferibles
o Cambiar en forma periódica su contraseña,
o Se recomienda en contraseñas no poner nombre de mascotas, fechas de
cumpleaños, mientras más larga es la cadena. Preferiblemente la contraseña deberá
tener una mezcla de caracteres alfabéticos, numéricos y especiales.
35
Evitar Fraudes
Nunca responda a los mensajes electrónicos o de aparición automática (pop-up ads)
mediante los que le soliciten información personal o financiera ni haga clic sobre los
vínculos o enlaces incluidos en estos mensajes.
No responda cuando le llegue un email que le indique que su acceso a los servicios en
línea ha sido bloqueado y en el texto del mensaje le indican que acceda a un sitio web
para actualizar sus datos y/o desbloquear su acceso.
Un banco jamás le pedirá su número secreto por correo electrónico. Los números
secretos deben ser utilizados sólo en la página del servicio (Bancos, Servicio de Pagos,
Tarjetas de crédito, etc.)
Verifique que la dirección del sitio web inicie con la determinación del protocolo
https:// en lugar de http:// que es el que se encuentra normalmente en las páginas web.
No envíe información personal ni financiera por correo electrónico.
Tenga cuidado al abrir archivos electrónicos adjuntados o al descargar archivos de
mensajes electrónicos recibidos, independientemente de la identidad del remitente.
No deje desentendida su computadora mientras se encuentra en los sitios web de sus
servicios financieros.
Al terminar de su transacción, siempre utilice la opción Salir para cerrar la sesión en
línea, no basta con cerrar la ventana o pestaña del sitio.
Consejos para proteger a sus hijos
Los padres pueden proteger a sus hijos contra los depredadores de la Internet y el material para
adultos siguiendo algunos consejos de seguridad sencillos.
Insista en que sus hijos tomen las siguientes precauciones cuando se conecten:
No deben revelar nunca información personal como dirección, número de teléfono,
nombre o dirección de la escuela. Deberían utilizar siempre un nombre falso.
No deben aceptar conocer a nadie de un foro en persona.
No deben intercambiar fotografías personales por correo ni enviar fotografías
escaneadas por la Internet.
No responder nunca a mensajes en tono amenazante.
Deben avisar siempre a los padres si reciben algún comentario o mantienen una charla
que les atemoriza.
Si su hijo tiene un nuevo "amigo", pídale que se lo presente en línea.
36
Aprenda a usar la computadora y a bloquear el acceso a páginas censurables.
Ubique la computadora en un lugar de la casa de uso familiar y no en habitaciones
individuales para poder vigilar y supervisar a sus hijos.
Comparta la dirección de correo electrónico con su hijo para poder supervisar los
mensajes.
Confeccione una lista de "favoritos" con las páginas preferidas de su hijo para tener
acceso directo a ellas.
Navegue con ellos para enseñarles a comportarse adecuadamente.
Prohíbale a su hijo que entre en foros privados; bloquéelos con las medidas de
seguridad que le ofrece su ISO o OSP, con software especial de bloqueo o filtrado.
Tenga presente que al enviar mensajes a un foro, su hijo comparte su dirección
electrónica con otras personas.
Revise el estado de cuenta de su tarjeta de crédito y la factura de servicio telefónico
para detectar gastos desconocidos.
Tome en serio a su hijo si le informa de un intercambio que le hizo sentir incómodo.
Tenga presente que muchos sitios usan "cookies," dispositivos que registran
información específica sobre el usuario, como por ejemplo el nombre, la dirección de
correo electrónico, y las preferencias de compras. Estos dispositivos se pueden
desactivar
2.1.2 Microambiente
Figura 2.5 Definición de Macro ambiente
Adaptado de; (Rosales, 2013)
Afectan a una empresa en
particular y, a pesar de que generalmente no son controlables, se puede influir en
ellos.
Son fuerzas que una empresa puede
intentar controlar y mediante las cuales se pretende lograr el
cambio deseado.
Entre ellas tenemos a los proveedores, la
empresa en sí, intermediarios,
clientes y públicos. A partir del análisis del Micro-ambiente nacen las fortalezas y las debilidades de
la empresa.
Afectan a una empresa en
particular y, a pesar de que generalmente no son controlables, se puede influir en
ellos.
Son fuerzas que una empresa puede
intentar controlar y mediante las cuales se pretende lograr el
cambio deseado.
Entre ellas tenemos a los proveedores, la
empresa en sí, intermediarios,
clientes y públicos. A partir del análisis del Micro-ambiente nacen las fortalezas y las debilidades de
la empresa.
37
El microambiente afecta directamente a las organizaciones aunque generalmente no se les puede
controlar pero que de alguna manera se puede influir en ellos, en este entorno se analiza a los
clientes, proveedores y la competencia.
2.1.2.1 Clientes
Es la persona u organización que realiza una compra. Puede estar comprando en su nombre,
y disfrutar personalmente del bien adquirido, o comprar para otro, como el caso de los
artículos infantiles. Resulta la parte de la población más importante de la compañía.
(Cultural S.A., 2003, pág. 54)
Los clientes pueden ser catalogados en dos grandes grupos que a continuación se indica:
Los clientes principales: son aquellos que compran el producto con la finalidad de
consumirlo o utilizarlo.
A continuación se detalla la lista de los clientes principales de la empresa de Telecomunicación y
Datos “Telydata” Cía. Ltda.
Figura 2.6 Micro entorno
Por: (Rivera de la Cruz, 2014)
Figura 2.6 Microentorno
Por: (Rivera de la Cruz, 2014)
38
Tabla 2-3 Clientes Principales
CLIENTE VENTAS
HUAWEI TECHNOLOGIES CO., LTD. $ 1.866.005,80 anuales
SUEÑOS DE LOS ANDES
BOUQUETANDES S. A.
$ 38.234,82 anuales
FIDEVAL S.A. $ 19.373,20 anuales
MIRACIELO S.A. $ 13.506,84 anuales
ECUAWAGEN S.A. $ 9.408,00 anuales
Nota: Indica el listado de los clientes principales de la empresa.
Los clientes intermediarios: son aquellos que compran los productos para volver a vender
obteniendo así un beneficio económico.
A continuación se detalla la lista de los clientes secundarios de la empresa de Telecomunicación y
Datos “Telydata” Cía. Ltda.
Tabla 2-4 Clientes Secundarios
CLIENTE VENTAS
TELYNETWORKING C.A. $ 45.920,00 anuales
FLATEL COMUNICACIONES CIA. LTDA. $ 9.859,14 anuales
Nota: Indica el listado de los clientes secundarios de la empresa.
2.1.2.2 Proveedores
Los proveedores constituyen una fuerza fundamental en el análisis estructural del
comportamiento de un sector industrial. En efecto, ellos definen en parte el posicionamiento
de una empresa en un mercado de acuerdo a su poder de negociación con quienes les
suministran los insumos para producción de bienes o la prestación de servicios. (Cabrera,
2010, pág. 81)
Los proveedores son aquellas personas o empresas que bridan sus servicios o suministran
productos que requiere la empresa con el propósito de realizar correctamente las actividades para
brindar un servicio de calidad.
A continuación se detalla la lista de los proveedores de la empresa de Telecomunicación y Datos
“Telydata” Cía. Ltda.
39
Tabla 2-5 Proveedores de la empresa de Telecomunicaciones y Datos “Telydata” Cía. Ltda.
PROVEEDOR PRODUCTO / SERVICIO
CNT E.P Servicio por uso de infraestructura para brindar
servicio de internet.
TELCONET S.A. Servicio de Internet ADSL para clientes.
ALTALA S.A. Materiales y Suministros de Fibra Óptica
ECUAINTEGRAL CONSULTING CIA.
LTDA.
Maquinaria y Equipos de Fibra Óptica
INTCOMEX DEL ECUADOR Equipos de Computación, Equipos Instalación
de Redes (módems, switches, routers, etc.)
Nota: Indica el listado de los proveedores de la empresa.
Los proveedores representan una oportunidad para la empresa de Telecomunicación y Datos
“Telydata” Cía. Ltda., debido a que proveen lo necesario para poder brindar el servicio a los
usuarios.
2.1.2.3 Competencia
“Las firmas que comercializan productos que son similares o que pueden sustituirse por los
productos de un comerciante en la misma área geográfica” (David, 2013).
La competencia son aquellas organizaciones en las que ofrecen el mismo o de iguales
características el producto o servicio que tiene la empresa, a través de la realización de un estudio a
la competencia se podrá determinar los factores que inciden en la empresa.
A continuación se detalla la competencia de la empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata”
Cía. Ltda.
Tabla 2-6 Competencia de la empresa de Telecomunicaciones y Datos “Telydata” Cía. Ltda.
COMPETENCIA PRODUCTO / SERVICIO
NETLIFE Internet
GRUPO TV CABLE Internet, teléfono y cable
PUNTO NET Internet
PANCHO NET Internet
Nota: Indica el listado de la competencia de la empresa
40
La competencia representa una amenaza para la empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata”
Cía. Ltda., dado que brinda el mismo servicio o con característica similares.
2.2 Análisis Interno
Un análisis interno consiste en la identificación y evaluación de los diferentes factores o
elementos que puedan existir dentro de una empresa.
Realizar un análisis interno tiene como objetivo conocer los recursos y capacidades con los
que cuenta la empresa e identificar sus fortalezas y debilidades, y así establecer objetivos en
base a dichos recursos y capacidades, y formular estrategias que le permitan potenciar o
aprovechar dichas fortalezas, y reducir o superar dichas debilidades. (Crecenegocios.com,
2014)
Las empresas realizan un análisis interno para poder determinar las fortalezas y debilidades que
tienen para saber aprovecharlas o eliminarlas a través de la realización de una investigación
respectiva.
Figura 2.7 Análisis Interno
En: (Blogspot.com, 2013)
41
Figura 2.8 Organigrama Estructural
42
Funciones y Responsabilidades
Área: Gerencia General
Establece los objetivos para cada área los cuales deberán ser conocidos y aplicados
conjuntamente con cada Jefe.
Desarrolla estrategias que le ayudaran a la consecución de los objetivos planteados,
estableciendo planes de acción a corto, mediano y largo plazo.
Planifica las funciones que serán asignadas a cada área para que desarrollen las actividades
de acuerdo al área en que se encuentran.
Implementa una adecuada estructura administrativa el cual contendrán los elementos
necesarios para que se efectúe un adecuado desarrollo en las actividades encomendadas.
Recibe y analiza continuamente los informes emitidos por las áreas que conforman la
empresa.
Desarrolla un adecuado ambiente de trabajo el cual ayudara a que los trabajadores se
sientan motivados.
Toma decisiones de acuerdo a las políticas establecidas, en lo que respecta a
procedimientos que se han definido para la consecución de los objetivos.
Proporciona la información necesaria para que los trabajadores para que el desarrollo de las
actividades sea la correcta.
Realiza la respectiva autorización en lo que respecta a las tracciones financieras es decir en
la obtención de préstamos o la asignación de créditos a los usuarios.
Representará legalmente a la empresa tanto en actividades internas como externas, lo que
ayudar a la empresa que cuente con un crecimiento organizacional.
43
Funciones y Responsabilidades
Área: Gerencia de Proyectos de Fibra Óptica
Diseña los mecanismos que deberán realizar para que tengan eficiencia en la gestión y
manejo de los proyectos.
Realiza el respectivo seguimiento en las distintas fases del proyecto en lo que respecta a las
actividades y a los responsables de cada una.
Obtiene la información necesaria de manera oportuna y confiable los cuales le ayudaran a
la toma de decisiones necesarias para el logro de los objetivos propuestos.
Realiza el análisis respectivo y reporta las correcciones que sean necesarias en lo que
respecta al seguimiento de las actividades establecidas en el proyecto.
Diseña las herramientas óptimas que le permitan establecer un control adecuado sobre las
tareas que se relacionan en los procesos que se encuentran en el proyecto.
Identifica los problemas que se encuentran en los proyectos y busca las soluciones para
cumplir con lo establecido.
Mantiene informada a la gerencia y las áreas interesadas la ejecución del proyecto, a través
de la respectiva emisión de informes y reuniones constantes.
Elabora cronogramas para la ejecución de los proyectos para que se cumpla en los plazos
establecidos y se emita informes confiables y oportunos.
Realiza coordinaciones con los responsables que se encuentran en el proyecto para que la
ejecución de las tareas se realice de una manera ordenada y lógica.
Ejecutar cada uno de los procesos del proyecto de acuerdo al cronograma establecido para
que sea cumplido a cabalidad.
44
Funciones y Responsabilidades
Área: Gerencia ISP (Internet Service Provider)
Coordina y supervisa el correcto desarrollo de los servicios en la administración de redes y
base de datos de acuerdo a las necesidades de los usuarios.
Realiza estudios necesarios para la obtención de datos para que pueda emitir la respectiva
emisión de informes a través de los sistemas con los que cuenta.
Evalúa la documentación técnica obtenida por los proveedores para la adquisición de los
implementos necesarios para brindar el servicio a los usuarios.
Brinda soporte técnico a los usuarios el cual les garantiza el buen funcionamiento de los
sistemas para el proceso de la información.
Llevar el registro de los mantenimientos y de las reparaciones efectuadas a los usuarios
para el respectivo control.
Diseñar y mantener actualizado la página de internet de la empresa así como todo el
material que sea publicado en el mismo para conocimientos de los usuarios.
Estructura los diseños y evaluaciones sobre los programas de capacitación en lo que se
refiere a temas informáticos que sea dirigidos a los trabajadores del área.
Atiende a todos los servicios informáticos y a otros aspectos técnicos relacionados al buen
funcionamiento de la base de datos existentes.
Establece las políticas necesarias para el buen manejo de los programas con los que cuenta
así como el establecimiento de los sistemas que garanticen el uso adecuado.
Asegura el almacenamiento de la información y la recuperación de los datos de los
usuarios para su confidencialidad.
45
Funciones y Responsabilidades
Área: Gerencia Administrativa Financiera
Asesora a la gerencia en lo que respecta a temas financieros como es el establecimiento
del presupuesto entre otros.
Da seguimiento a la información proporcionada por la empresa para que pueda realizar la
respectiva actualización de los programas planteados.
Analiza la evaluación de los resultados emitidos por la gestión con la finalidad de emitir
una opinión en lo que respecta a los estados financieros.
Describe los parámetros que contendrá las funciones y responsabilidades de los
trabajadores de cada área.
Control el personal en lo que respecta a las asistencias, justificación de faltas y el
establecimiento de las vacaciones.
Evalúa el desempeño de los trabajadores de la empresa para determinar las falencias
existentes.
Define y establece los parámetros para el proceso respectivo en la contratación del personal
para que se contrate personal eficiente y eficaz.
Establece programas de capacitación de acuerdo a las necesidades de los trabajadores los
cuales ayudan al mejoramiento de las actividades.
Presenta informes de forma periódica los cuales son solicitados por la gerencia o el área
administrativa para verificar los cobros realizados.
Presenta al departamento administrativo en el tiempo establecido los cobros con sus
respectivos sustentos.
Mantiene actualizado la información en los respectivos módulos de facturación para que se
pueda realizar un control adecuado.
46
Al realizar el análisis interno se podrá evaluar e identificar las fortalezas y debilidades que tiene la
empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., el cual permitirá conocer las
capacidades que tiene y los recursos disponibles para el adecuado desarrollo de sus actividades.
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., cuenta con un
organigrama estructural adecuado en el que constan todas las áreas que necesita la empresa
para el desarrollo adecuado de las actividades, lo que representa una fortaleza.
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., tiene una gran
experiencia en el mercado por el buen servicio que brinda lo que para la misma representa
una fortaleza.
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., cuenta con una capacidad
limitada en atenciones simultaneas a los usuarios lo cual representa una debilidad para la
misma por lo que no se podrá dar atención a todos que lo requieran.
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., no realiza
periódicamente una evaluación de desempeño a los trabajadores lo que representa una
debilidad debido a que se puede detectar los problemas existentes.
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., cuenta con la confianza
de los clientes debido a presenta efectividad en el servicio que brinda lo que representa una
fortaleza.
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., cuenta con alianzas
estratégicas con otras empresas que se relacionan con las telecomunicaciones lo que
representan una fortaleza.
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., no posee un manual de
funciones para los trabajadores lo que son difundidos de manera verbal a través de los jefes
de cada área.
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., no cumple con lo
planificado lo que representan una debilidad por lo que se deberá realizar una evaluación a
la administración y a la gestión.
47
Los clientes que utilizan el servicio que brinda la empresa de Telecomunicación y Datos
“Telydata” Cía. Ltda., se encuentran satisfechos por lo que representan una oportunidad.
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., cuenta con precios altos
frente a la competencia lo que representa una debilidad.
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., en todo el tiempo que
lleva en prestando el servicio no se ha realizado una auditoría administrativa y de gestión.
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., presta servicios y
productos de calidad y también cuenta con buena administración tecnológica.
2.3 Análisis FODA
Con un análisis FODA se busca detectar y aprovechar las oportunidades particulares para
un negocio en un momento dado, eludiendo sus amenazas, mediante un buen uso de sus
fortalezas y una neutralización de sus debilidades.
Como muchas herramientas de análisis empresarial, el análisis FODA no brinda resultados
concluyentes, sino que ofrece información de diagnóstico para apuntalar la toma de
decisiones. (Buenos Negocios, 2012)
El análisis FODA es una herramienta gerencial que identifica el ambiente que le rodea a la
organización, describiendo los factores internos es decir obteniendo así las fortalezas y debilidades,
también se realizara el análisis de los factores externos a través del estudio de las situaciones
positivas o negativas.
48
Los factores que contienen este análisis son los siguientes:
Oportunidades Son eventos, hechos en el medio ambiente de una organización que podrían facilitar o beneficiar el desarrollo
Amenazas son eventos o hechos o en el medio ambiente de una organización que limitan el desarrollo de la misma.
Fortalezas Son actividades o atributos internos de una organización apoyan el logro de objetivos
Debilidades Son actividades o atributos internos de una organización que limitan el exito de una empresa.
49
2.3.1 Matriz FODA
La matriz de análisis FODA, es una conocida herramienta estratégica de análisis de la
situación de la empresa. El principal objetivo de aplicar la matriz FODA en una
organización, es ofrecer un claro diagnóstico para poder tomar las decisiones estratégicas
oportunas y mejorar en el futuro. Su nombre deriva del acrónimo formado por las iniciales
de los términos: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. La matriz de análisis
FODA permite identificar tanto las oportunidades como las amenazas que presentan nuestro
mercado, y las fortalezas y debilidades que muestra nuestra empresa. (Espinoza, 2014).
La matriz FODA es aquella en donde se encuentra las fortalezas, debilidades, oportunidades y
amenazas la cual le ayuda a la gerencia para determinar la situación actual de la empresa y realizar
la toma de decisiones adecuada estableciendo así estrategias que le ayuden a mejor el su buen
funcionamiento.
Figura 2.9 Matriz FODA
Adaptado de; (Blogspot.com, 2014)
Figura 2.9 Matriz FODA
Adaptado de; (Blogspot.com, 2014)
50
Matriz FODA de la Empresa de Telecomunicaciones y Datos “Telydata” Cía. Ltda.
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
La empresa cuenta con un organigrama
estructural adecuado en el que constan
todas las áreas que necesita la empresa
para el desarrollo adecuado de las
actividades.
La empresa tiene una gran experiencia
en el mercado por el buen servicio que
brinda.
La empresa cuenta con la confianza de
los clientes debido a presenta
efectividad en el servicio que brinda.
La empresa cuenta con alianzas
estratégicas con otras empresas que se
relacionan con las telecomunicaciones.
Los clientes que utilizan el servicio
que brinda la empresa se encuentran
satisfechos por la excelente atención
que reciben.
La empresa presta servicios y
productos de calidad y también cuenta
con buena administración tecnológica.
El crecimiento del PIB contribuye a la
empresa dado que las personas
naturales como jurídicas podrían
adquirir el servicio que ofrece en el
asesoramiento en redes y
telecomunicaciones.
El cumplimiento de las leyes y normas
establecidas ayudan a mejorar la
ejecución de las actividades y así poder
conseguir una confianza en los
clientes.
La tecnología le ayuda a mejorar las
actividades a la empresa al momento
de ofertar el servicio que brinda.
Los proveedores proveen materiales y
servicios necesarios para que la
empresa pueda brindar un excelente
servicio.
La empresa cuenta con clientes
potenciales los cuales aportan al
crecimiento organizacional.
51
DEBILIDADES AMENAZAS
La empresa no cumple con lo
planificado por lo que se deberá
realizar una evaluación a la
administración y a la gestión.
La empresa cuenta con una capacidad
limitada en atenciones simultáneas a
los usuarios por lo que no se podrá dar
atención a todos que lo requieran.
La empresa no realiza periódicamente
una evaluación de desempeño a los
trabajadores por lo que se puede
detectar los problemas existentes.
La empresa no posee un manual de
funciones para los trabajadores lo que
es difundido de manera verbal a través
de los jefes de cada área.
La empresa cuenta con precios altos
frente a otras empresas que ofrecen el
mismo servicio por lo que se deberá
realizar un estudio de mercado.
Todo el tiempo que lleva la empresa
prestando el servicio de
telecomunicaciones, no se ha realizado
una auditoría administrativa y de
gestión.
El incremento de la inflación perjudica
a la empresa debido a que los
materiales que se utilizan para dar el
servicio subirían y por ende el servicio.
La competencia brinda el mismo
servicio o con características similares
por si los precios de estos son
accesibles los usuarios optarían por
esas empresas.
El desempleo provocaría que no exista
contrataciones para la empresa por
ende sus ingresos bajarían.
52
MATRIZ DE ESTRATEGIAS
Esta matriz es una herramienta que se utiliza para formular estrategias, está conformada por cuatro
cuadrantes, en donde se comparan tanto los factores positivos como negativos, los cuales también
vienen a ser factores internos y externos para la organización.
Lo principal de esta matriz es que al momento de determinar las estrategias que se relacione los
factores al momento de formular las estrategias.
Figura 2.7 Concepto de Matriz de Estrategias
Adaptado de; (Escalante Cabrera, 2010)
Este es el último paso para realizar el análisis FODA.
En esta matriz se plasmarán las estrategias, las cuales se obtienen relacionando todos
los elementos del FODA entre sí.
De cada relación se origina un tipo o grupo especial de estrategias para cada elemento del FODA en forma individual y al final se juntan todas para formular el plan conjunto
de estrategias, que se utilizarán como cursos de acción para el Plan Estratégico.
Este es el último paso para realizar el análisis FODA.
En esta matriz se plasmarán las estrategias, las cuales se obtienen relacionando todos
los elementos del FODA entre sí.
De cada relación se origina un tipo o grupo especial de estrategias para cada elemento del FODA en forma individual y al final se juntan todas para formular el plan conjunto
de estrategias, que se utilizarán como cursos de acción para el Plan Estratégico.
53
EMPRESA "TELYDATA" CÍA. LTDA
MATRIZ DE ESTRATEGIAS
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1 El crecimiento del PIB
contribuye a la empresa
dado que las personas
naturales como jurídicas
podrían adquirir el
servicio que ofrece en el
asesoramiento en redes y
telecomunicaciones.
1 El incremento de la
inflación perjudica a la
empresa debido a que
los materiales que se
utilizan para dar el
servicio subirían y por
ende el servicio.
2 El cumplimiento de las
leyes y normas
establecidas ayudan a
mejorar la ejecución de
las actividades y así poder
conseguir una confianza
en los clientes.
2 La competencia brinda
el mismo servicio o con
características similares
por si los precios de
estos son accesibles los
usuarios optarían por
esas empresas.
3 La tecnología le ayuda a
mejorar las actividades a
la empresa al momento de
ofertar el servicio que
brinda.
3 El desempeño provocará
que no exista
contrataciones para la
empresa por ende sus
ingresos bajarían
4 Los proveedores proveen
materiales y servicios
para que la empresa
pueda brindar un
excelente servicio.
5 La empresa cuenta con
clientes potenciales los
cuales aportan al
crecimiento
organizacional.
ANÁLISIS EXTERNO
ANÁLISIS EXTERNO
ANÁLISIS INTERNO
ANÁLISIS INTERNO
54
EMPRESA “TELYDATA” CÍA. LTDA.
MATRIZ DE ESTRATEGIAS
FORTALEZAS
ESTRATEGIAS F.O
ESTRATEGIAS F.A
1 La empresa cuenta con un
organigrama estructural
adecuado en el que constan
todas las áreas que necesita
la empresa para el desarrollo
de las actividades
1 Incrementar la
comercialización tanto de
los productos como de los
servicios de mejor calidad
con el fin de seguir
creciendo en el mercado.
(O1, F3)
1 Emplear de forma adecuada
las alianzas estratégicas y
brindar los productos a un
precio conveniente. (A1, F4)
2 La empresa tiene una
experiencia en el mercado
por el buen servicio que
brinda.
2 Cumplir con las leyes y
normas que se relacionen
con la actividad de la
empresa y crear nuevas
sucursales (O2, F2)
2 Emplear de forma adecuada
el organigrama estructural e
implementar manuales de
funciones. (A3, F1)
3 La empresa cuenta con la
confianza de los clientes
debido a la efectividad del
servicio que brinda.
3 Al contar con tecnología
avanzada permite
conservar e incrementar
la confianza de los
clientes. (O3, F3)
3 Realizar un estudio
económico financiero de los
productos y servicios, con el
fin conservar la confianza de
los clientes.(A1 , F3)
4 La empresa cuenta con
alianzas estratégicas con
otras que se relacionan con
las telecomunicaciones.
4 Realizar un análisis de las
empresas que cuentan con
alianzas estratégicas con el
fin de tener un
mejoramiento continuo en
la organización. (O3, F44)
4 Realizar selección de los
proveedores que brinden un
servicio y producto de
calidad. (A2, F2)
5 Los clientes que utilizan el
servicio que brinda se
encuentran satisfechos por la
excelente atención que
reciben.
5 Realizar un análisis
periódico de los
proveedores, con la
finalidad de conservar la
satisfacción de los clientes.
(O4, F5)
5 Prestar un servicio con
eficiencia y eficacia a los
clientes. (A2, F5)
6 La empresa presta servicios y
productos de calidad y
también cuenta con buena
administración tecnológica
6 Ofrecer servicios y
productos de calidad
permite que la
organización tenga un
crecimiento periódico
gracias a los clientes
potenciales. (O5, F6)
6 Capacitar periódicamente al
personal de cada área y
motivarlo, con el fin de
brindar un servicio de
calidad. (A3, F6)
55
EMPRESA “TELYDATA” CÍA. LTDA.
MATRIZ DE ESTRATEGIAS
DEBILIDADES ESTRATEGIAS D.O ESTRATEGIAS D.A
1 La empresa no cumple con
lo planificado por lo que se
deberá realizar una
evaluación a la
administración y a la
gestión.
1 Verificar que las leyes y
reglamentos se cumplan y
ejecutar la planificación para
satisfacer a los clientes. (O2,
D1)
1 Realizar control periódico
de acuerdo a lo planificado,
con el fin de competir y
tener un crecimiento
continuo en el mercado.
(A2, D1)
2 La empresa cuenta con una
capacidad limitada en
atenciones simultáneas a los
usuarios por lo que no se
podrá dar atención a todos
que lo requieran
2 Capacitar periódicamente a
los empleados y hacer
conocer sobre todo el giro
del negocio con el fin de
disminuir los errores en la
organización. (O5, D2)
2 Poner en conocimiento a
todo el personal sobre la
actividad del giro del
negocio, con el fin mejorar
el desempeño laboral y
poder brindar un servicio
de eficiente y eficaz. (A3,
D2)
3 La empresa no realiza
periódicamente una
evaluación de desempeño a
los trabajadores por lo que
se pueden detectar los
problemas existentes.
3 Evaluar periódicamente a los
empleados con el fin de
brindar un servicio de
manera eficiente y efectiva.
(O5, D3)
3 Al evaluar periódicamente
al personal se obtendrá un
mejor desempeño, esto
permitirá que la empresa
pueda competir en el
mercado. (A2, D3)
4 La empresa no posee un
manual de funciones para los
trabajadores lo que es
difundido de manera verbal
a través de los jefes de cada
área.
4 Implementar manuales de
funcionamiento y aprovechar
la tecnología avanzada con
la que cuenta la empresa.
(O3, D4)
4 Realizar manual de
procedimientos para cada
área de la organización,
con el fin de mejorar el
desempeño del personal y
poder competir en el
mercado. (A3, D4)
5 La empresa cuenta con
precios altos frente a otras
empresas que ofrecen mismo
por lo que se deberá realizar
un estudio de mercado.
5 Realizar un análisis de los
proveedores con el fin de
obtener productos de mejor
calidad y al mejor precio.
(O4, D 5)
5 Realizar el estudio de
mercado con el fin de
poder competir con las
empresas que se dedican a
la misma actividad. (A1,
D5)
6 Todo el tiempo que lleva la
empresa prestando el
servicio de
telecomunicaciones, no se ha
realizado una auditoría
administrativa y de gestión.
6 Realizar una auditoría
administrativa y de gestión,
con el fin de corregir errores
y seguir creciendo en el
mercado. (O1, D6)
6 Efectuar una auditoría
administrativa y de gestión
lo antes posible y buscar
mejoras para poder vender
los productos y servicios a
un precio aceptable. (A1,
D6)
56
CAPÍTULO III
3. MARCO TEÓRICO
3.1 Generalidades de la Auditoría Administrativa
3.1.1 Concepto de Auditoría
Una recopilación, acumulación y evaluación de evidencia sobre información de una entidad,
para determinar e informar el grado de cumplimiento entre la información y los criterios
establecidos. Un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las
evidencias relacionadas con informes sobre actividades que se desarrollan en una entidad
pública o privada. El fin del proceso consiste en determinar el grado de precisión del
contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si
dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso. (Clavijo,
2010)
La auditoría es una herramienta orientada a realizar un análisis y evaluación, en base a la
información documentada y digital que les provee los funcionarios de la empresa al auditor, este
Figura 3.1 Concepto de Auditoría
La auditoría es un instrumento de gestión, en la cual se realizara una evaluación sistemática,
documentada y objetiva.
Aplicando las normas previamente establecidas y teniendo en cuenta la información documentada recibida de los trabajadores
de la organización.
La auditoría es un instrumento de gestión, en la cual se realizara una evaluación sistemática,
documentada y objetiva.
Aplicando las normas previamente establecidas y teniendo en cuenta la información documentada recibida de los trabajadores
de la organización.
57
trabajo se lo realiza de acuerdo a las normas técnicas establecidas con el fin de dar
recomendaciones para el mejoramiento de la organización.
3.1.2 Objetivos de auditoría
Los objetivos de la auditoria son los siguientes:
El objetivo de una auditoría es evaluar el riesgo de errores en los estados financieros. Los
errores importantes pueden provenir de deficiencias en los controles internos y de gestión
de las afirmaciones inexactas. Por lo tanto, la prueba de la validez de las diversas
afirmaciones implícitas de gestión es un objetivo clave de un auditor. (Ehow en Español,
2010)
La finalidad que persigue una auditoría en sí, es realizar una indagación de toda la información o de
los puntos importantes que crea necesario el auditor, con el propósito de encontrar cualquier fraude
o falencias que tenga la organización y recomendar soluciones que permita que se puedan cumplir
los objetivos institucionales.
Figura 3.3 Objetivos de la Auditoría
Figura 3.4 Objetivos de la Auditoría
La comprobación de la forma en que se han llevado a cabo las evaluaciones de riesgos (la inicial y las periódicas).
Analizar los resultados, verificándolos en caso de ser necesario.
Comprobar la bondad de la planificación de la acción preventiva.
Analizar de los recursos humanos y materiales puestos en juego por el empresario para la ejecución de las actividades preventivas.
Examinar la adecuación de los procesos y procedimientos a la realidad de la empresa.
Descubrir fraudes y errores que se presenten en la organización
La comprobación de la forma en que se han llevado a cabo las evaluaciones de riesgos (la inicial y las periódicas).
Analizar los resultados, verificándolos en caso de ser necesario.
Comprobar la bondad de la planificación de la acción preventiva.
Analizar de los recursos humanos y materiales puestos en juego por el empresario para la ejecución de las actividades preventivas.
Examinar la adecuación de los procesos y procedimientos a la realidad de la empresa.
Descubrir fraudes y errores que se presenten en la organización
58
3.1.3 Clasificación de la auditoría
La auditoría se clasifica de la siguiente forma:
Figura 3.5 Clasificación de la Auditoría
Adaptado de (SlideShare, 2011)
Clasificación de la Auditoría
AUDITORÍA POR SU LUGAR DE APLICACIÓN
Interna
Externa
AUDITORÍA POR SU ÁREA DE APLICACIÓN
Financiera:Procedimiento basado en visualización de activos y verificación de la mayor cantidad de transacciones económicas indivuales de los estados financieros.
Operativa: Es una manera de ver o encarar una situación, una característica eminente positiva, dirigido a la obtención de mayores resultados de la Gestión Empresarial.
Administrativa: Al efectuar la auditoría de Gestión es importante tener un enfoque sistémico de la organización el cuál nos permitirá determinar fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, así como determinar otros indicadores valiosos de gestión.
Clasificación de la Auditoría
AUDITORÍA POR SU LUGAR DE APLICACIÓN
Interna
Externa
AUDITORÍA POR SU ÁREA DE APLICACIÓN
Financiera:Procedimiento basado en visualización de activos y verificación de la mayor cantidad de transacciones económicas indivuales de los estados financieros.
Operativa: Es una manera de ver o encarar una situación, una característica eminente positiva, dirigido a la obtención de mayores resultados de la Gestión Empresarial.
Administrativa: Al efectuar la auditoría de Gestión es importante tener un enfoque sistémico de la organización el cuál nos permitirá determinar fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, así como determinar otros indicadores valiosos de gestión.
59
Clasificación de la auditoría:
Auditorías por su lugar de aplicación: Interna y externa
Auditorías por su área de aplicación: Financiera, administrativa, operacional, integral,
gubernamental y de sistemas.
Auditorías especializadas en áreas específicas: al área médica (evaluación médico – sanitaria),
al desarrollo de obras y construcciones (evaluación de ingeniería), fiscal, Auditoría laboral, de
proyectos de inversión, a la caja chica o caja mayor (arqueos), al manejo de mercancías
(inventarios), ambiental y de sistemas.
Auditoría de sistemas computacionales: informática, con la computadora, sin la computadora, a
la gestión informática, al sistema de cómputo, alrededor de la computadora, de la seguridad de
sistemas computacionales, a los sistemas de redes, integral a los centros de cómputo, ISO-900 a
los sistemas computacionales, outsourcing y ergonómica de sistemas computacionales. (Paucar,
2013)
La auditoría de se puede clasificar en diferentes puntos de vista, todo esto depende del criterio del
auditor; se puede clasificar de acuerdo al ámbito en auditoría interna y auditoría externa, la
diferencia entre estas dos auditorías es que la auditoría externa aplica una auditoría una persona
ajena a la empresa, mientras que la autoría interna la persona que va a realizar esta vincula con toda
la información de la organización, esta vincula directamente con toda la empresa y así
sucesivamente se puede seguir hablando de las demás clases de auditoría.
3.1.4 Concepto de la Auditoría Administrativa
“La auditoría administrativa es un proceso en el que se busca examinar detalladamente las
actividades que realiza cada departamento dentro de la organización, buscando mantener un control
dentro de ella y conocer la efectividad en forma de operar”. (Estrategias de Cambio, 2012)
Figura 3.7 Definición de Auditoría Administrativa
Adaptado de; (Franklin E. B., 2011)
Figura 3.8 Definición de Auditoría Administrativa
Adaptado de; (Franklin E. B., 2011)
Una auditoría administrativa es la revisión analítica total o
parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel
de desempeño.
Perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y
lograr una ventaja competitiva sustentable
Una auditoría administrativa es la revisión analítica total o
parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel
de desempeño.
Perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y
lograr una ventaja competitiva sustentable
60
Es un examen en el cual se aplica varias técnicas, con el propósito de analizar y evaluar el proceso
administrativo, se orienta a evaluar la estructura funcional o también como funciones los procesos
en cada área de la organización.
3.1.5 Objetivos de la Auditoría Administrativa
Los objetivos de la Auditoría Administrativa se describen a continuación:
DE CONTROL: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoría y
evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
DE PRODUCTIVIDAD: Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el
aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la
organización.
DE ORGANIZACIÓN: Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de la
estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo eficaz de la delegación de
autoridad y el trabajo en equipo.
DE SERVICIO: Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la
organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con
las expectativas y satisfacción de sus clientes.
DE CALIDAD: Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la
organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios
altamente competitivos.
DE CAMBIO: Transforman la auditoría en un instrumento que hace más permeable y
receptiva a la organización.
DE APRENDIZAJE: Permiten que la auditoría se transformen en un mecanismo de
aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las
capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
DE TOMA DE DECISIONES: Traducen la puesta en práctica y los resultados de la
auditoría en un sólido instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización.
(Franklin B. , Auditoría administrativa, 2007)
61
En la auditoría administrativa el objetivo principal es encontrar algún error o deficiencia en alguna
de las áreas analizadas y tomar muy en cuenta todos los pequeños detalles que se va encontrando y
se van examinando para colaborar con el cumplimiento de los objetivos de la organización.
3.1.6 Alcance de la Auditoría Administrativa
El área de influencia que abarca la auditoría administrativa comprende la totalidad de una
organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta
connotación incluye aspectos totales como:
Naturaleza jurídica
Criterios de funcionamiento
Estilo de administración
Enfoque estratégico
Sector de actividad
Giro industrial
Ámbito de operación
Tamaño de la empresa
Número de empleados
Relaciones de coordinación. (Franklin B. , Auditoría administrativa, 2007)
En el alcance puede abarcar desde una función hasta una totalidad de la empresa, desde
especialización, hasta expansión, contratación o integración. Puede incluir a su vez, los factores de
la producción, así como los elementos que requieren una constante vigilancia, análisis y
evaluación. (Vera, 2011)
Figura 3.9 Objetivos de la Auditoría Administrativa
Adaptado de: (Articulos.com, 2011)
Figura 3.10 Objetivos de la Auditoría Administrativa
Adaptadode: (Articulos.com, 2011)
El objetivo de la auditoría administrativa consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y apuntar sus probables soluciones
La finalidad es ayudar a la dirección a lograr una administración más eficaz.
Su intención es examinar y valorar los métodos y desempeño en todas las áreas.
Los factores de la evaluación abarcan el panorama económico, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de políticos y procedimientos.
La exactitud y la confiabilidad de los controles, los métodos protectores adecuados, las causas de variciones, la adecuada utilización de personal y equipo.
El objetivo de la auditoría administrativa consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y apuntar sus probables soluciones
La finalidad es ayudar a la dirección a lograr una administración más eficaz.
Su intención es examinar y valorar los métodos y desempeño en todas las áreas.
Los factores de la evaluación abarcan el panorama económico, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de políticos y procedimientos.
La exactitud y la confiabilidad de los controles, los métodos protectores adecuados, las causas de variciones, la adecuada utilización de personal y equipo.
62
La auditoría administrativa permite realizar diferentes técnicas o métodos para aplicar
detalladamente un examen dependiendo del tamaño de la empresa, giro industrial, número de
empleados, entre otros; con el propósito de cumplir los objetivos institucionales.
3.1.7 Importancia de la Auditoría Administrativa
Su importancia:
“Proporciona a los directivos de una organización un panorama sobre la forma como está siendo
administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones
de aquellas áreas cuyos problemas administrativos revelados exigen una mayor o pronta atención”.
(Sandoval, 2013)
La auditoría se genera por múltiples causas dentro de la administración de una empresa; su
género, su especie pertenece al área del control, que ubicado mediante evaluaciones y
exámenes que se realizan en los diferentes elementos mantienen el ajuste y el orden del que
hacer de la administración general. (Ilustrados, 2010)
Es de gran importancia aplicar una auditoría administrativa en cualquier empresa se está grande o
mediana, pública o privada, con el propósito de conocer las falencias que impidan el buen
desarrollo de la empresa y que no permita el cumplimiento de los objetivos de la organización.
3.1.8 Campo de Aplicación de Auditoría Administrativa
La auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizaciones, ya sean
públicas, privadas o sociales. Por su extensión y complejidad, es necesario entender cómo
están conformadas estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y
productos del medio ambiente y, sobre todo, de qué manera se articulan, lo cual obliga a
precisar su fisonomía, área de influencia y dimensión. A continuación se presenta la
información por sector específico.
SECTOR PÚBLICO: En este sector la auditoría se emplea en función de la figura jurídica,
atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de
trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en estos criterios, el ámbito de aplicación
se centra en las instituciones representativas de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial.
SECTOR PRIVADO: Por lo que toca a este sector, la auditoría se aplica tomando en
cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación, área de
influencia, relación comercial y pensamiento estratégico.
SECTOR SOCIAL: En este sector, la auditoría administrativa se aplica para evaluar
aspectos tales como la promoción del derecho a la educación, la vivienda, el trabajo, la
salud, el desarrollo económico, la protección social y el bienestar de los sectores más
desprotegidos. (Franklin E. B., 2011)
63
La Auditoría administrativa se puede aplicar en tres campos: privado, público y social en cada de
estos campos se aplica de manera diferente, de acuerdo a las normas de auditoría y de acuerdo al
criterio del auditor, dependiendo a la clase de empresa que se le va aplicar o a realizar la auditoría.
3.1.9 Indicadores de Administrativa
El uso de indicadores en la auditoría administrativa obedece a la necesidad de contar con un
instrumento que permita establecer el marco de referencia para evaluar los resultados de la
Administrativa de la organización. En este sentido, aporta elementos substanciales para
promover la mejora continua de los procesos, bienes y servicios, el empleo puntual de los
recursos y abre la posibilidad de instrumentar los cambios necesarios para lograr el
cumplimiento de su objetivo. (Franklin E. B., 2011)
Figura 3.11 Campo de aplicación de la Auditoría Administrativa
Adaptado de; (EcuRed, 2010)
Figura 3.12 Campo de aplicación de la Auditoría Administrativa
Adaptado de; (EcuRed, 2010)
CAMPO DE APLICACIÓN DE LA
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
SECTOR PÚBLICO
En este sector la auditoría se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación , sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.
SECTOR PRIVADO O
SOCIAL
Se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características: Tamaño de la empresa, Sector de actividad, Naturaleza de sus operaciones.
CAMPO DE APLICACIÓN DE LA
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
SECTOR PÚBLICO
En este sector la auditoría se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación , sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.
SECTOR PRIVADO O
SOCIAL
Se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características: Tamaño de la empresa, Sector de actividad, Naturaleza de sus operaciones.
64
Los indicadores son una herramienta para medir cómo funciona la organización; mide de forma
tanto cuantitativa como cualitativa, para detectar las falencia y poder tener un mejoramiento
continuo.
3.1.10 Normas de Auditoría
3.1.10.1 Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento. (NIAA’S)
En la Superintendencia de Compañías su adopción a partir del 1 de enero del 2009. Las
Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento son un conjunto de reglas, principios
y procedimientos que debe seguir o aplicar el auditor para que pueda evaluar de manera
integrada y confiable la situación de la empresa. Lo cual le permitirá emitir una opinión en
forma independiente con criterio y juicio profesional. (SlideShare, 2012)
Las NIIA’S abarcan lo que son: reglas, principios o procedimientos, las cuales deben aplicar
obligatoriamente los auditores en su profesión, y aún más las personas que se dedique a realizar
auditoría a los estados financieros, con el propósito de realizar un examen más fiable de la
situación financiera de la organización.
Importancia
Indican los procedimientos que debe seguir el auditor en el desarrollo de su trabajo.
Ayudan a la evaluación del control interno al momento de la auditoría.
Mediante estas normas el profesional el auditor ejecutada eficazmente su trabajo y la
preparación del informe.
Indica cómo realizar un debido dictamen sobre los estados financieros, compararlos y
también analizar otra información en documentos que contienen estados financieros
auditados.
Ayuda a visualizar y saber cómo utilizar el trabajo de otros profesionales. (SlideShare, 2012)
Es de gran importancia que los auditores apliquen estas normas en su desempeño laboral ya que
brindan un nivel alto de seguridad desde que empieza con la planeación hasta finalizar con el
informe, de esta forma proporciona un alto nivel de confianza con la información analizada y
evaluada.
65
Actividades que debe poner práctica el auditor
Para la correcta aplicación del Aseguramiento, es indispensable que el auditor establezca o al
menos defina entre otras, las siguientes actividades:
1. Evaluación previa: Si el usuario solicita la presentación de una oferta, ésta no podrá ser
habilitada sin antes realizar una evaluación general al entorno del negocio del potencial
cliente.
2. Presentación de oferta: Una vez efectuada la evaluación previa, el auditor está en
capacidad de presentar la oferta de sus servicios, con conocimiento razonable de las
operaciones de su potencial cliente.
3. Aceptación de un cliente: El auditor está en plena capacidad de aceptar o rechazar a un
determinado cliente, particularmente si sus operaciones presentan algún tipo de riesgo
que le vincule con el objetivo básico de la auditoría de estados financieros: la opinión.
4. Desarrollo de la auditoría: A partir de la fase o etapa de la Planeación de la auditoría
financiera, ésta se desarrollará siguiendo los lineamientos ya conocidos y aceptados.
5. Evaluación de riesgos en el desarrollo de la auditoría: En la etapa de la planeación de
auditoría y en las restantes fases del examen, queda entendido que el auditor en forma
permanente pondrá mucho cuidado para evaluar los riesgos.
6. Obtención de niveles de certeza: La certeza bajo el marco conceptual de las normas
internacionales de auditoría, se entenderá como: “La satisfacción en la cual se basa el
auditor con la finalidad de confiar en una aseveración realizada por un tercero
(administración del ente auditado), para ser utilizada por otra parte.
7. Contraste de Aseguramiento: La Norma Internacional específica sobre contratos de
aseguramiento difunde el marco conceptual enfocado a los trabajos de aseguramiento
cuya intención es la de proveer un nivel de seguridad, bien sea alto o moderado.
8. Controles de calidad: Un auditor debe acatar las normas de control de calidad que sean
obligatorias en el país emitidas por la profesión o por las autoridades de control; por otro
lado, cada estudio contable, sin importar el tamaño de su despacho está en la obligación
de implementar por escrito las normas o procedimientos de controles de calidad que
aplicará para el desempeño de sus funciones.(SlideShare, 2012)
Con la finalidad de realizar una adecuada aplicación de las NIAA, es importante que el auditor
ponga en práctica estas actividades como son: evaluación previa, presentación de oferta, aceptación
de un cliente, entre otras, con la finalidad de que el auditor se alinee a estas actividades para que al
momento de su desempeño tenga mejores resultados.
3.1.11 Fases de la Auditoría Administrativa
3.1.11.1 Fase I: Planificación
En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, es el conocimiento
global de la empresa por parte del auditor en donde se determina al alcance y objetivos. Se
hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su organización, sistema contable,
controles internos, estrategias, metodologías y demás elementos que le permitan al auditor
elaborar el programa de auditoria que se llevará a efecto. (Loza, 2013)
66
En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, para determinar
alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su
organización, sistema contable, controles internos, estrategias y demás elementos que le
permitan al auditor elaborar el programa de auditoria que se llevará a efecto. (SlideShare,
2013)
En la fase de planificación el auditor establece de forma efectiva y eficiente las áreas más
importantes o que se encuentren más afectadas, las cuales evaluadas con el fin de obtener evidencia
suficiente, competente y relevante. En esta fase debe realizar la gestión, la naturaleza y el alcance
de la auditoría.
3.1.11.1.1 Planificación Preliminar
Una vez que se ha definido la dirección y los factores que se auditarán, la secuencia lógica
para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para
determinar la situación administrativa de la organización. Esta esta etapa implica la
necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo y toda
clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer
contacto con la realidad. Este procedimiento puede provocar una reformulación de los
objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución. Asimismo, permite perfilar
algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Este acercamiento
inicial demanda mucha precisión, ya que la información tiene que analizarse con el mayor
cuidado posible para no propiciar confusión cuando se interprete su contenido. (Franklin E.
B., 2011)
Constituye la primera etapa del proceso de planificación y tiene como objetivo establecer
las guías fundamentales que dirigirán el trabajo de auditoría. La planificación de una
auditoría representa el soporte sobre el cual estarán basadas todas las actividades requeridas
para la ejecución del trabajo y para alcanzarlo en forma eficiente. Es indispensable
establecer una estrategia para desarrollar la auditoría. En esta etapa participaran
obligatoriamente el supervisor y el jefe de equipo para obtener la información actualizada
dirigida a validar el enfoque de la auditoría. (SlideShare, 2010)
Se realiza una investigación o indagación preliminar con la finalidad de poder conocer el problema
real de la organización y así estar al tanto del propósito por la cual se va a realizar el estudio o
examen. Es importante que en esta fase vaya el jefe del equipo de auditoría y el supervisor, para
que puedan planificar de manera adecuada y oportuna.
3.1.11.1.2 Planificación Específica
En esta etapa de la planificación se analizará la información recopilada en la planificación
preliminar, se obtendrá información adicional, se continuará con la evaluación del control
interno en los aspectos relacionados con el análisis del diseño de control interno, se
confirmará la calificación y evaluación de riesgos iniciada en la planificación preliminar,
para luego identificar los procedimientos de auditoría que serán necesarios para
complementar la auditoría, los cuales se presentarán en los programas específicos de
auditoría por componentes. (SlideShare, 2010)
67
En la planificación específica se evaluará toda la información que se haya obtenido en la etapa de
planificación preliminar y se aplicara control interno en base a lo que se vaya encontrando, de
acuerdo a los errores o fraudes que se haya evidenciado durante el proceso de auditoría.
3.1.12 Fase II: Ejecución del Trabajo
El objetivo de esta etapa es obtener y analizar toda la información del proceso que se audita,
con la finalidad de obtener evidencia suficiente, competente y relevante, es decir, contar
con todos los elementos que le aseguren al auditor el establecimiento de conclusiones
fundadas en el informe acerca de las situaciones analizadas en terreno, que entre otras
incluyan: el nivel efectivo de exposición al riesgo; las causas que lo originan; los efectos o
impactos que se podrían ocasionar al materializarse un riesgo y, en base a estos análisis,
generar y fundamentar las recomendaciones que debería acoger la Administración. (Loza,
2013)
“En esta fase se realiza diferentes tipos de pruebas y análisis a los estados financieros para
determinar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay, se evalúan los resultados de las
pruebas y se identifican los hallazgos”. (SlideShare, 2013)
En esta fase el auditor aplicara distintos tipos de pruebas y evaluará toda la información con el fin
de establecer la razonabilidad y también de detectar los errores o fraudes si los hubiere, con todo
esto se procede a la identificación de los hallazgos.
3.1.12 Fase III: Conocimiento de Resultados
Es el resultado de la información, estudios, investigación y análisis efectuados por los
auditores durante la realización de una auditoría, que de forma normalizada expresa por
escrito su opinión sobre el área o actividad auditada en relación con los objetivos fijados,
señalan las debilidades de control interno, si las ha habido, y formula recomendaciones
pertinentes para eliminar las causas de tales deficiencias y establecer las medidas
correctores adecuadas. (Loza, 2013)
Durante el proceso de la auditoría mantendrá una comunicación con los funcionarios de la
organización, con la finalidad de que presenten toda la información necesaria solicitada por parte
de los auditores, la fase de comunicación de resultados se la considera como unas de las últimas
fases pero aun así se va la desarrollando durante todo el proceso de la auditoría.
68
3.1.13 Fase IV: Seguimiento y Monitoreo
“Implementar los lineamientos generales para mantener un control apropiado de las observaciones
y recomendaciones emitidas por los auditores a la empresa.” (Franklin E. B., 2011)
Por último después de a ver realizado todas las fases anteriores de la auditoría se deberá dar un
seguimiento con la finalidad de que la organización tenga resultados positivos y mejore
continuamente.
3.2 Control Interno
3.2.1 Concepto
El Control Interno:
El control interno es una herramienta que se aplica en las áreas funcionales de una empresa con la
finalidad de detectar los errores y solucionarlos en un tiempo oportuno, y que la empresa pueda
cumplir los objetivos institucionales.
Figura 3.13 Definición de control Interno
Adaptado de; (Ramos Zeráus, 2011)
Figura 3.14 Definición de control Interno
Adaptado de; (Ramos Zeráus, 2011)
Es un esquema de verificación y evaluación de
los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos actividades, operaciones y actuaciones.
Así como la administración de la
información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas institucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazas por la
dirección.
En atención a las metas u objetivos previstos.
Es un esquema de verificación y evaluación de
los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos actividades, operaciones y actuaciones.
Así como la administración de la
información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas institucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazas por la
dirección.
En atención a las metas u objetivos previstos.
69
3.2.2 Objetivos
Es importante el control interno aplicar en una organización porque permite que el gerente de la
empresa esté al tanto de los que sucede, también permite conocer si las actividades o
procedimientos se están llevando de manera adecuada, o si hay errores para corregirlos en el
tiempo oportuno.
Figura 3.15 Objetivos del Control Interno
Adaptado de; (Ramos Zeráus, 2011)
Proteger los recursos de la organización
Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los
objetivos de la entidad
Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos.
Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios
mecanismos de verificaión y evaluación.
Proteger los recursos de la organización
Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los
objetivos de la entidad
Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos.
Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios
mecanismos de verificaión y evaluación.
70
3.2.3 Características
Se debe aplicar al control interno en todas las áreas de la organización, la efectividad del control
interno se mide por su presencia y agilidad frente a los riesgos potenciales del negocio, en cada
organización se aplica de manera diferente, todo esto depende del tamaño, la actividad, la
estructura, entre otras.
3.3 Gestión
Este término hace la referencia a la administración de recursos, sea dentro de una institución
estatal o privada, para alcanzar los objetivos propuestos por la misma. Para ello uno o más
individuos dirigen los proyectos laborales de otras personas para poder mejorar los
resultados, que de otra manera no podrían ser obtenidos. (Concepto de. portal educativo,
2014)
Figura 3.17 Características del Control Interno
Adaptado de; (Ramos Zeráus, 2011)
El Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de informaciones operacionales de la respectiva entidad.
Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Control Interno.
En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el Control interno ante su Jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad.
La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente del Control Interno de la entidad.
Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna.
El Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de informaciones operacionales de la respectiva entidad.
Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Control Interno.
En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el Control interno ante su Jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad.
La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente del Control Interno de la entidad.
Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna.
71
3.3.1 Control
El control es muy importante y se debe aplicar en toda empresa, sea esta pública o privada, grande
o mediana, entre otras; con la finalidad de evaluar todos los procesos y actividades de empresa y
pueda tener un mejor funcionamiento.
3.3.2 Control de Gestión
Figura 3.19 Definición de Control
Adaptado de; (Blog conduce tu empresa, 2014)
Figura 3.20 Definición de Control
Adaptado de; (Blog conduce tu empresa, 2014)
El Control es un proceso administrativo
muy ligado con la Planeación.
El control es la fase a través del cual se
evalúan los resultados obtenidos en relación
con lo planeado.
A fin de corregir desviaciones y errores
para mejorar continuamente
El Control es un proceso administrativo
muy ligado con la Planeación.
El control es la fase a través del cual se
evalúan los resultados obtenidos en relación
con lo planeado.
A fin de corregir desviaciones y errores
para mejorar continuamente
Figura 3.21 Definición de Control de gestión
Adaptado de; (OutBanch, 2013).
El control de gestión permite, a partir de un sistema de control de costes, tomar decisiones en firme en la gestión de la empresa.
Como ahora aceptar o no ciertos pedidos, incorporar nuevos productos, mantener o no líneas de negocio, determinar precios mínimos.
Comprobar la capacidad de producción de la empresa, reducir costes innecesarios, etc.
El control de gestión permite, a partir de un sistema de control de costes, tomar decisiones en firme en la gestión de la empresa.
Como ahora aceptar o no ciertos pedidos, incorporar nuevos productos, mantener o no líneas de negocio, determinar precios mínimos.
Comprobar la capacidad de producción de la empresa, reducir costes innecesarios, etc.
72
Es muy importante el control de gestión porque permite que el gerente de empresa tome decisiones
adecuadas y oportunas e impide que se dirija la empresa hacia otro rumbo, también con el
propósito de que los empleados realicen sus funciones de manera efectiva y eficiente.
3.3.3 Propósito del Control de Gestión
Figura 3.23 Propósito del control de gestión
Adaptado de; (Modelo estandar del control interno de Paraguay, 2011)
Establecer guías de acción que permitan coordinar las actuaciones
al interior de la institución.
Facilitar el cumplimiento de los objetivos.
Fortalecer los procesos de comunicación con los grupos de
interés.
Determinar acciones preventivas y correctivas.
Velar por el cumplimiento de su función constitucional y legal.
Verificar que la información: soporte de la toma de decisiones.
Establecer guías de acción que permitan coordinar las actuaciones
al interior de la institución.
Facilitar el cumplimiento de los objetivos.
Fortalecer los procesos de comunicación con los grupos de
interés.
Determinar acciones preventivas y correctivas.
Velar por el cumplimiento de su función constitucional y legal.
Verificar que la información: soporte de la toma de decisiones.
73
La finalidad del control de gestión es contribuir con un manejo eficiente de los recursos con los
cuente la empresa para el cumplimiento de los objetivos empresariales.
3.3.5 Instrumentos para el Control de Gestión
Los instrumentos para el control de gestión son dos: la planificación y el presupuesto, la finalidad
de la planificación consiste pensar hacia el futuro eliminado cualquier incertidumbre que pueda
poseer la organización y el presupuesto está relacionado con el tiempo y tiene la finalidad de
determinar de forma más exacta los objetivos de la organización.
Figura 3.25 Instrumentos para el control de gestión
Adaptada de; (Eumet. Net Aula Virtual, 2014)
Las herramientas para el control de
gestión son:
La Planificación
La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en programas.
El Presupuesto
El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicación directa de cada departamento.
Las herramientas para el control de
gestión son:
La Planificación
La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en programas.
El Presupuesto
El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicación directa de cada departamento.
74
3.3.4 Alcance del Control de Gestión
En el alcance del Control de Gestión debe se debe tener en cuenta lo siguiente:
Figura 3.27 Alcance del control de gestión
Adaptado de; (Repositorio digital UPS, 2012)
Satisfacción de los objetivos institucionales.
Nivel jerárquico de la empresa.
La participación individual de los integrantes de la institución.
Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislación, política y procedimientos establecidos por los órganos y
organismos estatales.
Eficiencia y Economía: Involucra la utilización del personal, instalaciones, suministros, tiempos y recursos
financieros para obtener máximos resultados con los recursos proporcionados y utilizarlos con el menor costo
posible.
Salvaguarda de Activos: Contempla la protección contra sustracciones obsolescencia y uso indebido.
75
El alcance del control de gestión se basa en los procedimientos esenciales para el cumplimiento de
los objetivos de la organización, con la finalidad de tener un funcionamiento adecuado y óptimo en
la empresa.
76
CAPITULO IV
4. APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN AL
ÁREA ADMINISTRATIVA Y CONTABLE
4.1 FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO
TELYDATA CIA LTDA
PROGRAMA DE AUDITORÍA
GERENCIA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
N° ACTIVIDADES A REALIZARSE HORAS/
PLANIF
HORAS/
REALES DIF. REF P/T ELABORADO
POR OBSERVACIONES
CONOCIMIENTO PRELIMINAR
1
Visitar las instalaciones de
TELYDATA CIA LTDA.,
observar e investigar sobre el
desempeño de las diversas
funciones y procedimientos
del área de Gerencia y
elabore una narrativa.
2 3 1 AC
2
Analizar a través de una
narrativa el cumplimiento del
mapa estratégico. 2 3 1
AC
3
Realice una evaluación de la
Matriz de Riesgos de la
empresa. 8 8 0
AC
4 Elabore un cuestionario de
Control Interno 1 1 0
AC
5
Elabore una matriz de
controles claves y evalúe el
riesgo. 1 3 2
AC
6
Solicite manual de funciones
del Gerente y analice
mediante una narrativa. 1 2 1
AC
7
Aplicar una encuesta dirigida
al personal para verificar su
conocimiento de la
planificación estratégica y
emitir un pequeño informe
de los resultados. 2 2 0
AC
8
Solicite la planificación
establecida por la Gerencia y
evalúe mediante indicadores. 3 3 0
AC
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 28/04/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha:28/04/2015
PR-A
1
Cachipuendo &Asoc.
77
TELYDATA CIA LTDA VISITA A LAS INSTALACIONES E INDAGACIÓN DE FUNCIONES
DE LA GERENCIA.
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
DEPARTAMENTO: Gerencia
ENTREVISTADO: Ing. Fernando Padilla
FECHA Y HORA DE LA VISITA: lunes 04 de mayo del 2015 10:00 a.m.
CÉDULA NARRATIVA
El día lunes 04 de mayo del 2015 10:00 a.m., se llevó a cabo la visita a las instalaciones de
TELYDATA CIA LTDA, con especial atención a la Gerencia.
Las oficinas de TELYDATA CIA LTDA se encuentran ubicadas en la Av. Jorge Drom y José
Arízaga (Esq.), Piso 5, Ofic. 51 Edif. Aristo Plaza, las operaciones del Área de Gerencia se
realizaban con normalidad en el tercer piso de las instalaciones de la empresa., al ingresar se
pudo observar una puerta de metal, lo cual respalda la seguridad inmediata del Área; en el
interior de las instalaciones se pudo constatar la limpieza del lugar.
Al ingresar al área de Gerencia, se pudo notar el orden en el que está la oficina de Gerencia y la
distribución de las cosas. El Gerente se encontraba firmando unos, al ingresar recibió al Equipo
auditor y solicitó esperemos hasta terminar la actividad que se encontraba realizando.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 04/05/2014
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 04/05/2014
Cachipuendo &Asoc.
PT-01
78
TELYDATA CIA LTDAANALISIS DE CUMPLIMIENTO DEL MAPA ESTRATÉGICO
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
CÉDULA NARRATIVA
DEPARTAMENTO: Gerencia
ENTREVISTADO: Ing. Fernando Padilla
FECHA Y HORA DE LA VISITA: martes 05 de mayo del 2015 11H00
La empresa TELYDATA CIA LTDA es una empresa que se dedicada a la actividad es la de
ofrecer servicios de internet y datos a la población quiteña a través de la aplicación de la Fibra
Óptica en los diferentes tipos de negocios siendo los principales los Cyber Cafés y las
instituciones Corporativas que demandan un ancho de banda de mayor capacidad.
Una de las principales metas que la empresa desea conseguir es tener una buena acogida en el
mercado nacional e internacional, sin embargo este es uno de los problemas que mantiene
debido a que no se ha realizado un buen estudio del mercado ya que TELYDATA CIA LTDA
mantiene precios muy altos.
Es importante analizar que estos objetivos no se han cumplido, puesto que hay competidores
fuertes, según menciona el Gerente en la consulta realizada en la primera visita, el Gerente
manifiesta que otra de las causas por las cuales la empresa no llega a la obtención de objetivos ha
sido la falta de publicidad por lo que no se han dado a conocer en el mercado solo se alcanzado a
cumplir en un 30% el tema de promoción, publicidad y alcance en el mercado a la vez manifiesta
que para el 2015 esto está determinado que sea mejorado.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 05/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 05/05/2015
PT-02
Cachipuendo
&Asoc.
79
TELYDATA CIA LTDA.
EVALUCACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS DE LA EMPRESA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
Insignificante
(2)
Menor
(4)
Moderado
(6)
Mayor
(8)
Catastrofico
(10)
Casi Seguro (10) 20
Probrable (8) 16
Posible (6) 12 R^ R
Improbrable (4) 8
Raro (2)
CONSECUENCIAS
PR
OB
AB
ILID
AD
PT-03
Cachipuendo &Asoc.
80
TELYDATA CIA LTDA.
EVALUCACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS DE LA EMPRESA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
Consecuencia Probabilidad
OPORTUNIDADES
1
El crecimiento del PIB contribuye a la empresa dado que las
personas naturales como jurídicas podrían adquirir el servicio que
ofrece en el asesoramiento en redes y telecomunicaciones.
6 6 36
La competencia puede
ofrecer el mismo
sevicio y quizas hasta
a menor costo.
Baja de ingresos por
pérdida de clientes
2
El cumplimiento de las leyes y normas establecidas ayudan a
mejorar la ejecución de las actividades y así poder conseguir una
confianza en los clientes
2 2 4Incumpliento con
normas y leyesPérdida de clientes
3
La tecnología le ayuda a mejorar las actividades a la empresa al
momento de ofertar el servicio que brinda.10 8 80 Falta de tecnología
No se alcanzaria dentro
del mercado la meta
establecida
4Los proveedores proveen materiales y servicios necesarios para
que la empresa pueda brindar un excelente servicio.4 6 24
Baja calidad en
productos y servicios
que proveen a la
empresa
Pérdida de clientes y baja
de ingresos al no cumplir
con estandares de
calidad.
5La empresa cuenta con clientes potenciales los cuales aportan al
crecimiento organizacional.4 6 24
La no adquisición de
los servicios que
oferta la empresa.
Baja en ventas
N° FACTORESPONDERACION
TOTAL CAUSA EFECTONIVEL DE
RIESGO
CACHIPUENDO & ASOCIADOS
EVALUACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS DE LA EMPRESA EMPRESA “TELYDATA CIA LTDA”
PT-03
1/4
Cachipuendo &Asoc.
81
TELYDATA CIA LTDA.
EVALUCACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS DE LA EMPRESA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
Consecuencia Probabilidad
AMENAZAS
6
El incremento de la inflación perjudica a la empresa debido a que
los materiales que se utilizan para dar el servicio subirían y por
ende el servicio.
6 8 48Alza de precios en el
mercado
Alza de precios de los
productos y servicios que
ofrece la empresa.
7
La competencia brinda el mismo servicio o con características
similares por si los precios de estos son accesibles los usuarios
optarían por esas empresas.
10 8 80 Competencia alta
Usuarios y cliente
optarían por otras
empresas.
8El desempleo provocaría que no exista contrataciones para la
empresa por ende sus ingresos bajarían. 2 2 4 Poco probable Poco probable
N° FACTORESPONDERACION
TOTAL CAUSA EFECTONIVEL DE
RIESGO
CACHIPUENDO & ASOCIADOS
EVALUACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS DE LA EMPRESA EMPRESA “TELYDATA CIA LTDA”
Cachipuendo &Asoc.
PT-03
2/4
82
TELYDATA CIA LTDA.
EVALUCACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS DE LA EMPRESA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
Consecuencia Probabilidad
FORTALEZAS
9
La empresa cuenta con un organigrama estructural adecuado en el
que constan todas las áreas que necesita la empresa para el
desarrollo adecuado de las actividades.
4 2 8
Falta de una Manual
de Funciones en cada
área.
El personal no cumpliria
con los objetivos
planteados por la
empresa devido a la falta
de un manual a seguir.
10La empresa tiene una gran experiencia en el mercado por el buen
servicio que brinda.6 8 48
Mal servicios, clientes
insatisfechos.
Pérdida del mercado
alcanzado
11La empresa cuenta con la confianza de los clientes debido a que
presenta efectividad en el servicio que brinda.10 8 80
Mal servicios, clientes
insatisfechos no se
atienden sugerencias
no se dá seguimiento
al servicio prestado.
Pérdida de clientes
12La empresa cuenta con alianzas estratégicas con otras empresas
que se relacionan con las telecomunicaciones.2 2 4 Poco probable Poco probable
13Los clientes que utilizan el servicio que brinda la empresa se
encuentran satisfechos por la excelente atención que reciben.10 8 80
No dar seguimiento el
servicio prestado y
conocer sugerencias y
quejas.
Clientes Insatisfechos,
pérdida de los mismos.
14La empresa presta servicios y productos de calidad y también
cuenta con buena administración tecnológica.10 8 80
Baja de calidad y
servicio.Baja de ventas
N° FACTORESPONDERACION
TOTAL CAUSA EFECTONIVEL DE
RIESGO
CACHIPUENDO & ASOCIADOS
EVALUACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS DE LA EMPRESA EMPRESA “TELYDATA CIA LTDA”
Cachipuendo &Asoc.
PT-03
3/4
83
TELYDATA CIA LTDA.
EVALUCACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS DE LA EMPRESA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
Consecuencia Probabilidad
DEBILIDADES
15La empresa no cumple con lo planificado por lo que se deberá
realizar una evaluación a la administración y a la gestión. 10 8 80
Falta de planificación
organización y control.El no logro de objetivos.
16
La empresa cuenta con una capacidad limitada en atenciones
simultáneas a los usuarios por lo que no se podrá dar atención a
todos que lo requieran.
10 8 80
Seguimiento al
servicio prestado a
clientes.
Baja de ventas por
pérdida de clientes.
17
La empresa no realiza periódicamente una evaluación de
desempeño a los trabajadores por lo que se puede detectar los
problemas existentes.
8 8 64
Seguimiento y control
a las actividades
realizada por los
empleados de la
empresa.
Imcumplimiento con el
serivicio que ofrece la
empresa, incumplimiento
de objetivos.
18
La empresa no posee un manual de funciones para los
trabajadores lo que es difundido de manera verbal a través de los
jefes de cada área.
10 8 80
Falta de Manual de
Funciones dentro de
cada área.
El personal no cumpliria
con los objetivos
planteados por la
empresa devido a la falta
de un manual a seguir.
19
La empresa cuenta con precios altos frente a otras empresas que
ofrecen el mismo servicio por lo que se deberá realizar un estudio
de mercado.
8 8 64 Estudio de mercadoClientes buscan a la
competencia por el costo.
20
Todo el tiempo que lleva la empresa prestando el servicio de
telecomunicaciones, no se ha realizado una auditoría administrativa
y de gestión.
10 8 80
Falta de control y
seguimiento a las
funciones realizadas
por los altos mandos
de la empresa.
Incumplimiento de
objetivos empresariales,
no logro de metas.
N° FACTORESPONDERACION
TOTAL CAUSA EFECTONIVEL DE
RIESGO
CACHIPUENDO & ASOCIADOS
EVALUACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS DE LA EMPRESA EMPRESA “TELYDATA CIA LTDA”
Cachipuendo &Asoc.
PT-03
4/4
84
TELYDATA CIA LTDA
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN
PERÍODO DEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
APLICADO AL SEÑOR GERENTE
No. DESCRIPCIÓN RESPUESTA
OBSERVACIONES SI NO N/A
1
¿Mantiene reuniones con los Jefes de
cada área por lo menos una vez a la
semana para planificar dentro de cada
área?
X Mantiene reuniones con los directivos
trimestralmente.
2
¿Considera las aportaciones del
personal para la organización del
trabajo y estrategias?
X Si, se ha considerado en las pocas reuniones que
han tenido.
3
¿Coordina y controla el trabajo del
personal de marketing.?
X
Ha delegado esta función al Jefe del Área de
Comercialización.
4
¿Mantiene relación directa con los
clientes? X
No mantiene relación con los clientes de esto se
encargan el Jefe Financiero y el Jefe Comercial.
5
¿Ha difundido a todo el personal la
misión, visión y objetivos de la
empresa? X
Actualmente existen nuevos trabajadores que no
tienen conocimiento de la empresa, según narra
el Gerente.
6 ¿Ha realizado verificaciones del
cumplimiento del trabajo en forma
sorpresiva a un área específica? X Específicamente no, esto se ha realizado en todas
las áreas, claro está no con frecuencia.
7
¿Considera Usted que ha cumplido con
las metas establecidas en su propuesta
de Gerencia?
X
Se ha cumplido con la planificación, pero los
objetivos generales de la empresa se ha cumplido
en un 50%
Cachipuendo &Asoc.
PT-04
85
TELYDATA CIA LTDA
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN
MATRIZ DE VALORACIÓN
APLICADO AL SEÑOR GERENTE
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
No. DESCRIPCIÓN PONDERACI
ÓN CALIFICACIÓN
CUMPLI
MIENTO OBSERVACIONES
1 ¿Mantiene reuniones con los Jefes de
cada área por lo menos una vez a la
semana para planificar dentro de cada
área?
10
3
40%
Mantiene reuniones con los directivos trimestralmente.
2
¿Considera las aportaciones del personal
para la organización del trabajo y
estrategias?
10 6 50%
Si, se ha considerado en las pocas reuniones que han tenido.
3
¿Coordina y controla el trabajo del
personal de marketing.?
10
0
0% Ha delegado esta función al Jefe del Área de Comercialización.
4
¿Mantiene relación directa con los
clientes?
10
4
40%
No mantiene relación con los clientes de esto se encargan el Jefe Financiero y el
Jefe Comercial.
5
¿Ha difundido a todo el personal la
misión, visión y objetivos de la
empresa?
10
7
70% Actualmente existen nuevos trabajadores que no tienen conocimiento de la
empresa, según narra el Gerente.
PT-05
Cachipuendo &Asoc.
86
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 08/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 08/05/2015
TELYDATA CIA LTDA
AUDITORÍA ADMINISSTRATIVA Y DE GESTIÓN
MATRIZ DE VALORACIÓN DEL CONTROLES CLAVES
ÁREA DE GERENCIA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
7 ¿Considera Usted que ha cumplido con
las metas establecidas en su propuesta
de Gerencia?
10 3 30% Se ha cumplido con la planificación, pero los objetivos generales
de la empresa se ha cumplido en un 50%
TOTAL 70 30
NC= Nivel de Confianza NC = CT/ PT * 100 RIESGO
CT= Calificación total NC= 30/70 * 100 Alto medio bajo
PT= Ponderación total NC= 43%
15-50% 51-75% 76-100%
Bajo medio alto
CONFIANZA
CONCLUSIÓN: De acuerdo a la evaluación aplicada se ha obtenido como resultado que en esta área el nivel de confianza es bajo
con un 43% y con un riesgo alto del 57%, debido a que la gestión del Gerente se ve afectada por sus viajes constantes y la falta de
control y coordinación con el personal de la empresa que dirige.
Cachipuendo &Asoc.
PT-06
87
TELYDATA CIA LTDAMANUAL DE FUNCIONES DEL ÁREA DE GERENCIA
QUE DEBERIA SER UTILIZADO
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
GERENTE GENERAL
PUESTO ORGANIZACIONAL:
Gerente General
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
Depende de la Junta de Accionistas
OBJETIVOS:
Dirigir y liderar todas las actividades de la empresa y la toma de decisiones para el
funcionamiento eficiente, eficaz de las funciones.
FUNCIONES:
1. Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas,
normas y reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenerse
permanentemente actualizado.
2. Dirigir la formulación de los planes operativos de la compañía con el fin de
garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos definidos por la
Junta Directiva.
3. Coordinar las operaciones de las cuatro gerencias a cargo para asegurar que
se integren los planes operativos y se orienten a la visión Empresarial.
4. Controlar la ejecución del presupuesto de la compañía con el fin de
asegurar que los recursos se utilicen de manera eficiente y se destinen a los
fines planificados.
5. Asesorar a la Junta Directiva y Presidencia en temas de inversión y
modernización de la infraestructura de la Empresa con el fin de integrar las
necesidades actuales y reales de la compañía.
6. Dirigir los procesos de control interno de la compañía.
7. Representar la empresa en negociaciones o relaciones con proveedores y
clientes con el fin de comunicar las decisiones o políticas de la Empresa.
8. Controlar el desarrollo de los proyectos de inversión o de mejora tanto en
los procesos de apoyo como en las áreas sustantivas con el fin de asegurar
la consecución de los objetivos planificados.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 08/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 08/05/2015
PT-07
Cachipuendo &Asoc.
88
TELYDATA CIA LTDA
ANÁLISIS DE FUNCIONES DEL ÁREA DE GERENCIA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
CÉDULA NARRATIVA
De las principales funciones analizadas que debe realizar el Señor Gerente de la empresa
TELYDATA CIA LTD el Ing. Fernando Padilla se pudo evidenciar que a falta de un manual de
Gerencia, el Gerente no tiene bien definidas las funciones que debe realizar , como conclusión de
este análisis también podemos manifestar que el Gerente no mantiene el control en todas las áreas
ni conoce los problemas por los que pasa la empresa día a día esto se debe a la falta de tiempo por
parte del mismo ya que con eventualidad el Ing. Fernando Padilla mantiene muchos viajes fuera
del país.
A continuación se detalla el número de reuniones que han sido cumplidas por el Señor Gerente:
ENERO 2014 3 reuniones planificadas 2 reuniones realizadas
FEBRERO 2014 4 reuniones planificadas 1 reuniones realizadas
MARZO 2014 5 reuniones planificadas 2 reuniones realizadas
ABRIL 2014 2 reuniones planificadas 1 reunión realizada
MAYO 2014 5 reuniones planificadas 3 reunión realizada
JUNIO 2014 4 reuniones planificadas 2 reuniones realizadas
JULIO 2014 4 reuniones planificadas 3 reunión realizada
AGOSTO 2014 3 reuniones planificadas 3 reunión realizada
SEPT 2014 2 reuniones planificadas 0 reunión realizada
OCTUBRE 2014 3 reuniones planificadas 1 reunión realizada
NOV 2014 4 reuniones planificadas 1 reunión realizada
DICIEMBRE
2014
5 reuniones planificadas 1 reunión realizada
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 08/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 08/05/2015
PT-07
Cachipuendo &Asoc.
89
TELYDATA CIA LTDA
ENCUESTA APLICADA A PERSONAL DE TELYDATA CIA LTDA
SOBRE CONOCIMIENTO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA
El número total de trabajadores es 25 personas que corresponde a la población total.
TAMAÑO DE LA MUESTRA
Z= 95% de confianza= 1,96
p=0,5
q=0,5
N= 25
E= error= 10%
Cálculo
𝑛 =𝑍2 𝑝. 𝑞. 𝑁
𝑁𝑒2 + 𝑍2 𝑝. 𝑞
𝑛 =1,962 0,5 . 0,5 . 25
25 . 0,052 + 1,962 0,5 . 0,5
𝑛 =24,50
1,23= 20
𝒏 = 𝟐𝟎Encuestas
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 11/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 11/05/2015
PT-08
Cachipuendo &Asoc.
90
TELYDATA CIA LTDA.
ENCUESTA APLICADA A PERSONAL DE TELYDATA CIA LTDA.
SOBRE CONOCIMIENTO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
Objetivo: CONOCER SI EL PERSONAL DE LA EMPRESA ESTA INFORMADO SOBRE LA
PLANIFICACION ESTRATEGICA DE TELYDATA CIA LTDA.
Se encuesto a 20 personas.
TELYDATA CIA LTDA.
1.- ¿Conoce los principios y valores de la empresa?
SI 100%
NO 0%
2.- ¿Conoce usted los objetivos de la empresa?
SI 100%
NO 0%
3.- ¿Conoce usted la misión y visión de la empresa?
SI 100%
NO 0%
4.- ¿Le han dado a conocer el plan estratégico de la empresa?
SI 60%
NO 40%
5.- ¿La motivación que le ha brindado la Gerencia es óptima y alta?
SI 50%
NO 50%
Gracias por su colaboración!
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 11/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 11/05/2015
PT-08
Cachipuendo &Asoc.
91
TELYDATA CIA LTDA.
INFORME SOBRE ENCUESTA APLICADA
A LA MUESTRA TOMADA DEL PERSONAL DEL TELYDATA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
ENCUESTADOS: Realizada a (20 personas de la empresa TELYDATA CIA LTDA.).
FECHA Y HORA DE LA ENCUESTA: miércoles 12de mayo del 2015 11:00 p.m.
El día miércoles 12 de mayo del 2015 11:00 p.m. se llevó a cabo en las instalaciones de
TELYDATA CIA LTDA., con la autorización del Señor Gerente una encuesta aplicada a una
muestra de 20 empleados de la empresa.
De la aplicación de esta encuesta se tiene los siguiente:
Del 100% de los encuestados internos el 80% respondió que conoce la misión, visión,
objetivos de la empresa, principios y valores, existe personal que es nuevo al mismo que
aún no se ha dado a conocer la planificación estratégica de la empresa.
Del 100% de los encuestados internos, el 70% respondió que si conocen la planificación de
la empresa, mientras que el otro 30% respondió que no conocen de la planificación de la
empresa más que en forma general.
Del 100% de los encuestados internos, el 80% respondió que si le han dado motivación,
mientras que el otro 20% de los empleados menciona que su motivación no ha sido
incentivada porque son personal nuevo en la empresa.
De acuerdo a los resultados obtenidos de la encuesta aplicada en la empresa TELYDATA CIA
LTDA, el Auditor manifiesta que no se ha dado a conocer la planificación estratégica al personal manera
adecuada ya que fue realizada una sola vez por la gerencia, desde entonces no se actualizado el conocimiento
del personal con respecto a lo que persigue la empresa, al personal nuevo de la misma debe darse a
conocer desde el primer día en el que ingresen a la empresa, y no esperar ni dejar pasar tiempo.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 13/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 13/05/2015
PT-09
Cachipuendo &Asoc.
92
TELYDATA CIA LTDA.
PLANIFICACIÓN DE TRABAJO DEL ÁREA GERENCIAL AÑO 2014
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 20/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 20/05/2015
Objetico del Plan Estratégico Objetivo Operacional Actividad
Responsable
de la
Actividad
IndicadorActividades
CumplidasResultado Comentario del Auditor
Supervisar y dar seguimiento el trabajo
que se efectúa en cada una de las áreas.
Programar actividades mensuales
y evaluar a cada una de las áreas.
Mantener supervisiones mensuales en
coordinación con cada Jefe de cada una
de las áreas.
Gerente
General
Actividades supervisadas
que han sido cumplidas /
Actividades supervisadas
planificadas
25/45 56%
Según la indagación realizada al evaluar esta
actividad con indicadores de éxito se determinó
que de las 45 actividades planificadas, se
realizaron 25 obteniendo como porcentaje de
cumplimiento del 56%.
Mantener reuniones periódicas con los
Jefes de área para coordinar el trabajo y
controlar el cumplimiento.
Programar reuniones periódicas
con los Jefes de cada área.
Mantener reuniones periódicas con los
Jefes de cada área.
Gerente
General
Reuniones Realizadas /
Reuniones Planificadas20/44 45%
Según la indagación realizada al evaluar esta
actividad con indicadores de éxito se determinó
que de las 44 actividades planificadas, se
realizaron 20 obteniendo como porcentaje de
cumplimiento del 45%.
Planificar reuniones con clientes para
conocer quejas, sugerencias o
felicitaciones.
Impulsar y mantener buenas
relaciones con los clientes.
Mantener reuniones con los clientes
con el fin de conocer quejas y
necesidades así como evaluar la
satisfacción del servicio.
Gerente
General
Reuniones mantenidas con
clientes / Reuniones
Planificadas con clientes
0 0%
Según la indagación realizada al evaluar esta
actividad con indicadores de éxito se determinó
que el Gerente al ser nuevo no ha podido
planificar reuniones con clientes, por ende no
tiene conocimiento de la satisfacción de los
mismos.
Dar a conocer a todo el personal de la
empresa la Planificación Estratégica que
tiene la empresa.
Programar la difusión de la
Planificación Estratégica que
persigue la empresa.
Programar la difusión de la Planificación
Estratégica que persigue la empresa.
Gerente
General
Empleados que conocen la
Planificación Estratégica /
Todo el personal de la
empresa
45/78 58%
Según la indagación realizada al evaluar esta
actividad con indicadores de éxito se determinó
que en un 58% del personal tiene
conociemiento de la Planificación Estratégica la
diferencia se debe a que existe un gran número
de personal nuevo.
PT-10
Cachipuendo &Asoc.
93
TELYDATA CIA LTDA.
HOJA DE HALLAZGOS
01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
DEPARTAMENTO: ÁREA DE GERENCIA
HALLAZGO: Incumplimiento de objetivo estratégico del año 2014.
Alcanzar el porcentaje establecido de clientes en el mercado.
CONDICIÓN.- El Gerente de la empresa TELYDATA CIA LTDA. No alcanzó el objetivo principal
anual trazado en el año 2014de alcanzar un alto porcentaje en el mercado.
CAUSA.- Debido a que hay competidores fuertes y otra de las causas ha sido porque la empresa no
le ha dado mucha importando a la publicidad por ende no se han dado a conocer los servicios que
presta la empresa.
EFECTO.- Lo que ha ocasionado que solo se capte el 25% captar más mercado planteado.
CRITERIO.- El Gerente no cumplió con el principal objetivo de la planificación estratégica que
consta en el mapa estratégico 2011-2014 de la empresa TELYDATA CIA LTDA.
CONCLUSION.- El Gerente de la empresa TELYDATA CIA LTDA. No alcanzó el objetivo
principal anual trazado en el año 2014de alcanzar un alto porcentaje en el mercado la falta de
publicidad y de dar a conocer el servicio en el mercado han sido las causas para que en el año 2014
no tenga un incremento de clientes y posicionamiento en el mercado.
RECOMENDACIÓN.- Al Gerente General.- Planificara una reunión con el Jefe de
Comercialización, Jefe Financiero y el Jefe de Departamento de Marketing con el tema a tratar de
la publicidad y propaganda de los servicios que presta la empresa.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 14/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 14/05/2015
H/A 01
Cachipuendo &Asoc.
94
TELYDATA CIA LTDA.
HOJA DE HALLAZGOS
01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
DEPARTAMENTO: ÁREA DE GERENCIA
HALLAZGO: Incumplimiento de la planificación de las reuniones periódicas con los
directivos de cada área.
CONDICIÓN.- El Gerente no ha mantenido reuniones con los directivos de la empresa de acuerdo
a la planificación anual establecida por la Gerencia.
CAUSA.- Debido a que con frecuencia se encuentra mucho tiempo fuera del país por viajes de
negocio que ha tenido que realizar por ser nuevo en la empresa.
EFECTO.- Ocasionó descoordinación de las actividades con los Jefes de cada área y falta de control
de estas en forma más permanente, lo que ha ocasionado la falta de resultados y por ende no se han
alcanzado los objetivos planteados.
CRITERIO.- El Gerente no cumplió con la planificación anual establecida de reuniones con los
Jefes de cada área establecidas en la planificación de Gerencia.
CONCLUSION.- El Gerente no ha mantenido reuniones con los directivos de la empresa de
acuerdo a la planificación anual establecida debido a los viajes constantes fuera de la ciudad
ocasionando descoordinación de las actividades con los Jefes de cada área y falta de control de estas
en forma más permanente.
RECOMENDACIÓN.- Al Gerente.- Dar cumplimiento a la planificación anual de mantener
reuniones periódicas con los jefes de cada área, considerar la importancia de estar al tanto de lo que
ocurre dentro de cada una y poder tomar medidas correctivas de manera oportuna.
Elaborado por Andrés Cachipuendo Fecha: 15/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 15/05/2015
Cachipuendo &Asoc.
H/A 02
95
TELYDATA CIA LTDA.
HOJA DE HALLAZGOS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
DEPARTAMENTO: ÁREA DE GERENCIA
HALLAZGO: Descoordinación de la gerencia con los clientes y proveedores de la empresa.
CONDICIÓN.-El Gerente al ser nuevo y por mantenerse en constantes viajes no mantiene una
coordinación con los clientes de la empresa.
CAUSA.-Debido a que lleva pocos meses en sus funciones como Gerente de TELYDATA CIA
LTDA.
EFECTO.- Falta de conocimiento de las necesidades de los clientes por ende no se alcanzó el
porcentaje esperado en el mercado.
CRITERIO.- El Gerente por ser nuevo en sus funciones dentro de la empresa y los viajes constantes
por tal razón no se alcanzó: “Impulsar y mantener la relación buena con los clientes y proveedores
para mantener el óptimo desempeño de la empresa.
CONCLUSION.- El Gerente no mantiene coordinación con los clientes de la empresa debido a que
hay un asesor comercial el cual informa y asesora sobre los servicios que presta la misma, pero es
fundamental que también se mantenga relación directa con los clientes en este caso la Gerencia para
que conozca las necesidades de los mismos y la satisfacción en el caso de estar con los servicios que
presta la empresa.
RECOMENDACIÓN.- Al Gerente.- Mantener una relación directa con los clientes y proveedores
de la empresa con el fin de estar al tanto de las necesidades y satisfacción de los mismo.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 15/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 15/05/2015
Cachipuendo &Asoc.
H/A 03
96
TELYDATA CIA LTDA.
HOJA DE HALLAZGOS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
DEPARTAMENTO: ÁREA DE GERENCIA
HALLAZGO: Insuficiente coordinación de trabajo con el personal de marketing.
CONDICIÓN.- Gerencia debe mantener una coordinación continua con el Departamento de
Marketing, y así estar al tanto de cómo se está dando a conocer los servicios que presta la empresa.
CAUSA.-El Gerente General es nuevo en la empresa.
EFECTO.- No se ha dado a conocer de manera adecuada los servicios que presta la empresa por la
falta de coordinación y control en el Departamento de Marketing.
CRITERIO.- El Gerente no ha dado cumplimiento en forma óptima la función de organizar las
actividades de la empresa para el desarrollo del trabajo.
CONCLUSION.- Debido a sus viajes del Gerente del país esto ha generado que no se constate el
trabajo en forma personal del área de Marketing.
RECOMENDACIÓN.- Al Gerente.- Mantener coordinación y control permanente con el
Departamento de Marketing para conocer y estar al tanto del trabajo que se está realizando.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 15/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 15/05/2015
Cachipuendo &Asoc.
H/A 04
97
TELYDATA CIA LTDA.
HOJA DE HALLAZGOS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
DEPARTAMENTO: ÁREA DE GERENCIA
HALLAZGO: Desconocimiento de la planificación estratégica por parte del personal de la
empresa
CONDICIÓN.-El personal que labora en la empresa desconoce de la planificación lo que
corresponde al 40% del total de empleados.
CAUSA.-La rotación del personal en la empresa ha provocado que exista de manera frecuente
personal nuevo, los cuales no tienen conocimiento de la planificación estratégica que persigue la
empresa.
EFECTO.- Ocasionando desconocimiento de las metas y estrategias de la empresa.
CRITERIO.- El 40% de los empleados deben ser motivados para alcanzar el cumplimiento de la
visión.
CONCLUSION.- El 60% de los empleados de la empresa conocen la planificación de la empresa en
forma general debido a que al 40% no se ha dado a conocer por lo que son nuevos en la empresa.
RECOMENDACIÓN.- Al Gerente.- Planificar reuniones con todo el personal y dar orden al
encargado de la unidad de Talento Humano para que todo el personal sea conocedor de la
planificación estratégica que tiene la empresa, informar desde que el empleado ingresa a trabajar en
la empresa.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 15/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 15/05/2015
Cachipuendo
&Asoc.
H/A 05
98
TELYDATA CIA LTDA.
APLICADO AL JEFE ADMINISTRATIVO A LA
SRA. SUSANA VINUEZA
PROGRAMA DE AUDITORÍA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
N°
ACTIVIDADES A
REALIZARSE HORAS/ PLANIF
HORAS/ REALES
DIF. REF P/T ELABORADO POR OBSERVACIONES
CONOCIMIENTO
PRELIMINAR
1
Visitar el Departamento
Administrativo, observar e
investigar el desempeño de
las diversas funciones y
procedimientos y elaborar
una narrativa
4 3 0 AC
2 Elabore un cuestionario de
Control Interno. 2 2 0
AC
3
Elabore una matriz de
controles claves y evalúe el
riesgo.
3 4 1
AC
4
Solicite el manual de
funciones aplicada para esta
área y emitir comentario a
través de una narrativa.
1 1 0
AC
5
Evalúe el cumplimiento de
objetivos y normas del área
administrativa a través de
una narrativa
4 4 0
AC
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 18/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 18/05/2015
PR-A
2
Cachipuendo &Asoc.
99
TELYDATA CIA LTDA.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL
2014
CÉDULA NARRATIVA
DEPARTAMENTO: Departamento Administrativo
ENTREVISTADO: Ing. Susana Vinueza
FECHA Y HORA DE LA VISITA: lunes 19 de mayo del 2015 10H00 a.m.
El día lunes 19 de mayo del 2015 11:00 a.m., se llevó a cabo la visita a las instalaciones de la
empresa TELYDATA CIA LTDA, específicamente al Departamento Administrativo.
Las actividades dentro del Departamento Administrativo se llevaban con normalidad en el primer
piso de las instalaciones de la empresa, se pudo observar orden y limpieza en esta oficina, lo cual da
una buena imagen del trabajo de la Jefa Administrativo la Ing. Susana Vinueza quien se encontraba
respondiendo unos correos electrónicos a través del Outlook.
La Jefa Administrativa recibió al auditor operativo con mucha cordialidad, y este último procedió
en forma inmediata a realizar la entrevista necesaria para evaluar el trabajo de esta área.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 19/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 19/05/2015
Cachipuendo &Asoc.
PT-10
100
TELYDATA CIA LTDA.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
No. DESCRIPCIÓN RESPUESTA
OBSERVACIONES SI NO N/A
1
¿Planifica reuniones con el
Jefe Financiero y Gerencia?
X
Lo realiza cada vez que el Gerente se
encuentra en la empresa, debido a los
viajes constantes que está teniendo.
2
¿Organiza y mantiene
reuniones periódicas con el
personal a su cargo?
X Si se realiza
3
¿Controla y coordina el
trabajo dentro de su área con
el personal que desempeña
dentro de la misma?
X Si se realiza pero no con mucha
frecuencia.
4 ¿Coordina el trabajo y
mantiene reuniones con el
Jefe de RRHH para conocer
los problemas que se den con
el personal de la empresa?
X Si se realiza
5 ¿Ha cumplido con las metas
establecidas para sus
funciones al 100%? X
Manifiesta que ha cumplido en un
80%
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 20/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 20/05/2015
PT-11
Cachipuendo &Asoc.
101
TELYDATA CIA LTDA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
No. DESCRIPCIÓN PONDERACIÓN CALIFICACIÓN CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES
1
¿Planifica reuniones con el
Jefe Financiero y Gerencia?
10
8
80%
Lo realiza cada
vez que el
Gerente se
encuentra en la
empresa, debido
a los viajes
constantes que
está teniendo.
2
¿Organiza y mantiene
reuniones periódicas con el
personal a su cargo?
10
8
80%
Si se realiza
3
¿Controla y coordina el
trabajo dentro de su área con
el personal que desempeña
dentro de la misma?
10
6
60% Si se realiza pero
no con mucha
frecuencia.
4
¿Coordina el trabajo y
mantiene reuniones con el
Jefe de RRHH para conocer
los problemas que se den con
el personal de la empresa?
10
8
80%
Si se realiza
5
¿Ha cumplido con las metas
establecidas para sus
funciones al 100%?
10
8
80%
Manifiesta que
en un 80% ha
cumplido.
TOTAL 50 38
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 21/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 21/05/2015
Cachipuendo &Asoc.
PT-12
102
TELYDATA CIA LTDA.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
NC = nivel de
confianza
NC = CT/ PT * 100
CT=
Calificación
total
NC= 29/50 * 100
PT=
Ponderación
total
NC= 76%
RIESGO
Alto medio bajo
15-50% 51-75% 76-
100%
Bajo medio alto
CONFIANZA
CONCLUSIÓN: El riesgo de control es bajo y la confianza alta mediante el
análisis realizado con un 76%.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 21/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 21/05/2015
Cachipuendo &Asoc. PT-13
103
TELYDATA CIA LTDA.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
ANALISIS DE FUNCIONES QUE DEBERIAN SER CONSIDERADAS
DENTRO DE UN MANUAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
PUESTO ORGANIZACIONAL:
Jefe Administrativo de TELYDATA CIA LTDA.
OBJETIVOS:
Controlar, dirigir y liderar todas las actividades del área administrativa
y la toma de decisiones para el funcionamiento eficiente, eficaz de este
departamento.
FUNCIONES:
Diseña, programa y dirige los sistemas y procedimientos
administrativos
Autoriza los movimientos relacionados con el área.
Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con pagos,
contratación de servicios y otros.
Informa a la autoridad competente sobre la situación
administrativa de la dependencia.
Participa en la elaboración del presupuesto anual de la unidad.
Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al área
administrativa.
Elabora los manuales de Políticas, Normas y Procedimientos
administrativos de la dependencia.
Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a
solicitud de equipos y materiales.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 21/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 21/05/2015
Cachipuendo &Asoc.
PT-14
104
TELYDATA CIA LTDA.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
CÉDULA NARRATIVA
De las funciones del área de área Administrativa analizadas, se concluye que de acuerdo a los
resultados arrojados en el cuestionario de control interno que fue aplicado a la Ing. Susana
Vinueza Jefa Administrativa se puede mencionar que en un alto porcentaje se ha llevado una
buena coordinación y seguimiento de las actividades cumplidas por el personal de esta área, se
muestra el resultado de la información recopilada de las reuniones mantenidas de acuerdo a las
planificación del Jefe Administrativo, se detalla a continuación los siguientes resultados:
ENERO Coordinación, y seguimiento del trabajo de área
Administrativa, a través de reuniones con el
personal.
5 actividades
cumplidas de 5
planificadas
MARZO Coordinación, y seguimiento del trabajo de área
Administrativa, a través de reuniones con el
personal.
8 actividades
cumplidas de 8
planificadas
JUNIO Coordinación, y seguimiento del trabajo de área
Administrativa, a través de reuniones con el
personal.
4 actividades
cumplidas de 4
planificadas
JULIO Coordinación, y seguimiento del trabajo de área
Administrativa, a través de reuniones con el
personal.
5 actividades
cumplidas de 5
planificadas
OCTUBRE Coordinación, y seguimiento del trabajo de área
Administrativa, a través de reuniones con el
personal.
7 actividades
cumplidas de 7
planificadas
NOVIEMBRE Coordinación, y seguimiento del trabajo de área
Administrativa, a través de reuniones con el
personal.
9 actividades
cumplidas de 11
planificadas
El auditor manifiesta que el desarrollo de las actividades del área administrativa se han
desarrollado con normalidad y se ha cumplido con los objetivos y funciones que debe cumplir un
Jefe Financiero, sin embargo hay que mantener la ejecución de las actividades dentro de esta
área y mejorar para alcanzar el 100% de cumplimiento y a la vez establecer un Manual de
funciones dentro de cada área, considerar las funciones utilizadas para en el análisis.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 22/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 22/05/2015
PT-15
Cachipuendo &Asoc.
105
TELYDATA CIA LTDA.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROGRAMA DE AUDITORÍA
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
N°
ACTIVIDADES A
REALIZARSE HORAS/ PLANIF
HORAS/ REALES
DIF. REF P/T ELABORADO POR OBSERVACIONES
CONOCIMIENTO
PRELIMINAR
1
Visitar el Departamento
Financiero, observar e
investigar el desempeño de las
diversas funciones y
procedimientos y elaborar una
narrativa
3 3 0 AC Se entrevistó a
la Ing. Susana
Vinueza
2 Elabore un cuestionario de
Control Interno 1 2 1
AC Ver P/T 24
3
Elabore una matriz de
controles claves y evalúe el
riesgo.
3 4 1
AC Se determinó
que se existe
un riesgo alto
4
Solicite el manual de funciones
en caso de tenerlo y analizar
mediante una narrativa.
1 1 0
AC
Se cumplió en
un 100%
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 25/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 25/05/2015
PR-A
3
Cachipuendo &Asoc.
106
TELYDATA CIA LTDA.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
CÉDULA NARRATIVA
DEPARTAMENTO: Departamento Financiero
ENTREVISTADO: Ing. Susana Vinueza Jefa Financiera
FECHA Y HORA DE LA VISITA: jueves 26 de mayo del 2015 9H00 a.m.
El día 26 de mayo de 2015 a las 09H00 se procede a la visita las instalaciones de la empresa
TELYDATA CIA LTDA. Específicamente al área Financiera en donde se pudo observar que las
operaciones del Área Financiera se realizaban con normalidad en el primer piso de las
instalaciones de la empresa, se pudo observar que existe bastante información dentro de este
departamento.
El Jefe Financiero la Ing. Susana Vinueza recibió al auditor operativo y le hizo esperar un poco
tiempo antes de la entrevista, se realizó en forma inmediata la entrevista necesaria para evaluar el
trabajo de esta área.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 25/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 25/05/2015
PT-16
Cachipuendo &Asoc.
107
TELYDATA CIA LTDA.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
No. DESCRIPCIÓN RESPUESTA
OBSERVACIONES SI NO N/A
1 ¿Se presenta oportunamente los balances de la
empresa? X Si se
cumple
2 ¿Presenta oportunamente las declaraciones ante
el SRI? X
Si se
cumple
3 ¿Se cumple con las políticas de cobro, para
recuperación de cartera? X
Si se
cumple
4 ¿La recuperación de cartera vencida es una
cuenta incobrable? X Si se
cumple
5
¿Se revisan las variaciones del presupuesto? X
Si se
cumple
6
¿Se realiza una revisión de la planificación
estratégica y se analiza el cumplimiento? X
Se realiza
cada 3
Meses.
7 ¿Se realiza un análisis de la rentabilidad de los
servicios de venta?
X
Se realiza
cada 3
Meses.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 26/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 26/05/2015
PT-17
Cachipuendo &Asoc.
Cachipuendo &Asoc.
108
TELYDATA CIA LTDA.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
No. DESCRIPCIÓN PONDERACIÓN CALIFICACIÓN CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES
1 ¿Se presenta oportunamente los balances financieros?
10 8 80%
2 ¿Presenta oportunamente las declaraciones ante el
SRI?
10 5 50%
3 ¿Se cumple con las políticas de cobro para la
recuperación de cartera?
10 6 60%
4 ¿La recuperación de cartera vencida es ya incobrable?
10 6 60%
5
¿Se revisan las variaciones del presupuesto?
10 5 50%
6
¿Se realiza una revisión de la planificación
estratégica y se analiza su cumplimiento?
10 3 30%
7 ¿Se realiza un análisis de la rentabilidad de los
servicios de venta?
10 6 60%
TOTAL 70 39
NC = nivel de
confianza
NC = CT/ PT * 100
CT= Calificación
total
NC= 39/70 * 100
NC= 55,71%
Cachipuendo &Asoc.
PT-18
109
PT= Ponderación
Total
RIESGO
Alto Medio bajo
15-50% 51-75% 76-100%
Bajo medio alto
CONFIANZA
CONCLUSIÓN: De acuerdo al análisis realizado como resultado tenemos que el riesgo de control es medio, la gestión del
Jefe Financiero, más el cumplimiento de las funciones y de la planificación se evidencia con el 55,71% de confianza y con
un 44.29% de riesgo.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 26/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 26/05/2015
TELYDATA CIA LTDA.
DEPARTAMENTO FINANCIEROPERÍODO DEL 01 DE ENERO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
PT-19
Cachipuendo &Asoc.
110
TELYDATA CIA LTDA.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
ANALISIS DE FUNCIONES QUE DEBE CUMPLIR EL
JEFE FINANCIERO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PUESTO ORGANIZACIONAL:
Jefa Financiero de TELYDATA CIA LTDA.
OBJETIVOS
Manejo eficiente y eficaz de los recursos económicos de la empresa.
FUNCIONES
Coordinar e Informar sobre rendimiento de inversiones y capital empleado.
Elaborar informes sobre la situación financiera de la empresa.
Asignar de los recursos necesarios para la funcionalidad de las actividades
normales y velar por el manejo adecuado.
Coordinar y verificar la presentación correcta de las declaraciones ante el
SRI.
Participar en la definición de estrategias y elaborar el presupuesto en
conjunto con el Gerente de la empresa.
Analizar el movimiento financiero de la empresa.
Revisar y aprobar las facturas, órdenes de pago, cheques, órdenes de
compra, etc.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 27/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 27/05/2015
PT-20
Cachipuendo &Asoc.
111
TELYDATA CIA LTDA.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
CÉDULA NARRATIVA
El Departamento Financiero es uno de los departamentos más amplios de la empresa está encargada del
mismo la Ing. Susana Vinueza quien tiene a su cargo la jefatura del Administrativa y Financiera , de la
información recadaba por el auditor operativo, luego de analizar las funciones que debe cumplir un
Jefe Financiero lo siguiente:
De la investigación recabada sobre el cumplimiento de estas, se han realizado con normalidad y dentro
de los plazos establecidos en la planificación de área; para la asignación de recursos en el área
administrativa y de sistemas hay un total de $ 1200 USD más que se ha necesitado gastar de lo
planificado debido a que según manifiestan los jefes de esas área se ha requerido equipos de oficina
nuevos porque se han dado de baja llegando al final de su vida útil.
Dentro del Presupuesto anual se debe considerar la asignación de recursos para la compra de Equipos,
Muebles y Enseres considerando que son activos que van perdiendo su vida útil.
Dentro de toda empresa se debe considerar un Manual de Funciones para cada áreas, considerar las
utilizadas dentro de este análisis.
DEPARTAMENTO
ASIGNACIÓN
DE RECURSOS DESCRIPCIÓN
EJECUTADO
GERENCIA $ 5. 000 asignado para
todo el año $ 5. 000
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO $ 2.000
asignado para
todo el año $ 2 500
DEPARTAMENTO
FINANCIERO $ 2.000
asignado para
todo el año $ 2.500
DEPARTAMENTO DE
COMERCIALIZACIÓN $ 1.500
asignado para
todo el año $ 1.500
DEPARTAMENTO DE
SISTEMAS $ 900
asignado para
todo el año $ 1.100
DEPARTAMENTO
TÉCNICO $ 700
asignado para
todo el año $ 700
TOTAL DIFRENCIA $ 1200
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 28/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 28/05/2015
PT-21
Cachipuendo &Asoc.
112
TELYDATA CIA LTDA.
HOJA DE HALLAZGOS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
DEPARTAMENTO: DEPARTAMENTO FINANCIERO
HALLAZGO: Falta de revisión a la asignación de recursos al área administrativa y al área de
sistemas.
CONDICIÓN.- Para la elaboración del presupuesto del año 2014 el Departamento Financiero no ha
considero dentro del mismo la adquisición de Equipos y Muebles de Oficina necesarios en el
Departamento Administrativo y Departamento de Sistemas.
CAUSA.- Debido a la falta de revisión de los activos necesarios en cada área, que necesitan renovarse.
EFECTO.- Faltante de presupuesto de un total de $ 1200 USD
CRITERIO.- El Jefe Financiero debió realizar el presupuesto anual con la participación de todos los
Jefes de cada área con fin de conocer todas las necesidades de las áreas y poder planificar la
adquisición de los bienes y servicios necesarios.
CONCLUSION.- El Jefe Financiero realizo el presupuesto 2014 sin considerar las necesidades de
todas las áreas para este año la compra de equipos de oficina en el Departamento Administrativo y
Departamento de Sistemas no fue planificado, por ende un gasto que no fue considera por el calor de $
1200,00 dólares.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero.- Antes de elaboración del presupuesto debe asignar una
persona para que sea quien realice una constatación física del estado de los equipo de oficina en forma
semestral emitiendo un informe oportuno.
Al Jefe Financiero considerar para la elaboración del presupuesto anual con la participación de todos
los Jefes de cada áreas con el fin de conocer la necesidad de adquirir bienes y servicios.
Al Gerente General ejecutar la elaboración de un Manual de Funciones para cada área.
Elaborado por: Andrés Cachipuendo Fecha: 28/05/2015
Revisado por: Rommel Cruz Fecha: 28/05/2015
Cachipuendo &Asoc.
H/A - 06
113
4.2 FASE III COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
CARTA A LA GERENCIA
Quito, 5 de Junio del 2015
Ingeniero.
Fernando Padilla
GERENTE GENERAL DE TELYDATA CIA LTDA.
Presente.-
De mi consideración:
INFORME CONFIDENCIAL PARA LA ADMINISTRACIÓN SOBRE LA
AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA TELYDATA CIA
LTDA. AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014.
Como es de su conocimiento Cachipuendo & Asociados ha realizado la auditoría administrativa y
de gestión en la empresa TELYDATA CIA LTDA. Aprobada por la Gerencia de las misma, esta
Auditoria fue aplicada a las áreas de Gerencia, Administración y Financiera principales en el
periodo del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2014, le comunico que hemos realizamos evaluación
del control interno de la compañía con criterios que los auditores operativos han considerado
pertinentes, con el propósito de evaluar el control interno de acuerdo a las disposiciones legales
reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
La evaluación profesional realizada examinó las políticas, normas, procedimientos y objetivos
internos a cada área para expresar una opinión sobre la gestión de la administración y la estructura
organizativa.
La administración de la compañía es la única responsable del sistema de control interno y de su
gestión interna empresarial.
Cachipuendo &Asoc.
114
Respondiendo a la responsabilidad contraída, indicamos que el sistema de control interno de la
gestión tiene como objetivo dar a la administración seguridad razonable del cumplimiento de las
funciones, normas internas y de la realización eficiente y eficaz del trabajo encomendado.
Como consecuencia de las limitaciones inherentes a un sistema de control interno de la gestión, es
probable que existan errores e irregularidades no detectados por el equipo auditor.
La evaluación realizada revelará todas las debilidades de la gestión. Como resultado no se expresa
ninguna opinión sobre el sistema de control interno a la gestión.
En base a nuestra revisión de los Departamentos de Gerencia, Departamento Administrativo, y
Departamento Financiero hemos preparado una serie de recomendaciones tendientes a mejorar el
sistema de control interno y de los procedimientos para una eficiente y eficaz gestión. Las
recomendaciones tienen las mejoras al control interno.
Este informe se preparó con el objetivo de proporcionar a la administración de la empresa
TELYDATA CIA LTDA., sobre la gestión para lo cual presentamos las evidencias del caso de los
procedimientos a corregir.
Los comentarios y recomendaciones las daremos en el plazo señalado y esperamos dialogar de la
auditoría realizada con la administración.
CACHIPUENDO& ASOCIADOS
115
CACHIPUENDO& ASOCIADOS
INFORME DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN APLICADA A
LA EMPRESA TELYDATA CIA LTDA.AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014.
Enfoque de la Auditoría
Diseño de una auditoría administrativa y de gestión aplicada a la empresa de telecomunicaciones y
datos “Telydata” Cía. Ltda., dedicada a brindar servicios de internet para el año 2014.
Motivo de la Auditoría
La auditoría administrativa y de gestión realizada a la gerencia, departamento administrativa
financiero por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2014, es la de evaluar
el cumplimiento con los procedimientos y objetivos planteados por la empresa y detectar las
deficiencias e irregularidades que existen en la entidad.
Alcance de La Auditoría
Para la auditoría de gestión a los principales departamento de toda la empresa TELYDATA CIA
LTDA. C.A. se elaborará en el periodo del 1 enero al 31 de diciembre del 2014, se aplicará a los
departamentos de:
Gerencia
Departamento Administrativo
Departamento Financiero
Se tomará en cuenta lo siguiente:
La evaluación de las normativas, planificaciones y objetivos de cada área y verificar el
cumplimiento de las mismas
Analizar si se siguen los procedimientos planteados por la empresa por parte de los
empleados de esta empresa.
Evaluar el control interno.
Cachipuendo &Asoc.
116
Objetivos del Examen
Evaluar el control interno de la Empresa TELYDATA CIA LTDA.
Instaurar qué departamentos son áreas críticas, determinar su riesgo.
Evaluar el grado de eficiencia y eficacia de las funciones.
Emitir un informe con conclusiones y recomendaciones.
Dictaminar de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría.
INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
Antecedentes
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., se creó en la ciudad de Quito el
29 de septiembre de 1994, su principal actividad es la de ofrecer servicios de internet y datos a la
población quiteña a través de la aplicación de la Fibra Óptica en los diferentes tipos de negocios
siendo los principales los Cyber Cafés y las instituciones Corporativas que demandan un ancho de
banda de mayor capacidad.
Misión, Visión, Valores
Ser líderes en el mercado de las Telecomunicaciones a nivel nacional, afianzando nuestra empresa
como ejemplo de desarrollo humano y profesional, brindando a todos nuestros clientes el mejor
servicio en base a las soluciones tecnológicas disponibles y adecuadas para cumplir con sus más
altas exigencias consiguiendo hacer de sus empresas lo más eficientes posibles, y mejorando su
imagen frente a sus clientes.
Misión
Somos una empresa orientada a prestar servicios de calidad, efectividad y confiabilidad; soluciones
integrales a la infraestructura y mantenimiento de redes de telecomunicaciones en el Ecuador para
asegurar la continuidad de los negocios dentro del ámbito TI (Tecnologías de Información),
mediante el uso de tecnología avanzada y personal calificado, buscando la satisfacción continua de
nuestros clientes.
117
Visión
Para el año 2017 ser la empresa líder en prestar soluciones integrales en infraestructura y
mantenimiento de redes de telecomunicaciones del país, así como brindar el soporte para mantener
un óptimo nivel de operatividad en todos los dispositivos inherentes a Tecnologías de Información,
por la excelencia en nuestra gestión; generando valor para nuestros clientes, sustentados con
tecnología de punta y personal altamente calificado.
Valores
Compromiso.- Trabajamos por el beneficio de todos nuestros grupos de interés.
Confiabilidad.- Generamos confianza gracias a nuestra seriedad, experiencia y profesionalismo.
Efectividad.- Hacemos uso de manera eficiente y eficaz de todos nuestros recursos.
Objetivos
Ser una empresa que brinde servicios y soluciones integrales de redes de
telecomunicaciones y networking, así como también proporcionar el servicio de valor
agregado de acceso a la red internet.
Posicionar a la empresa como una compañía que brinda soluciones integrales y de
acceso a internet con una alta calidad de servicio, misma que nos lleve a captar una
aceptable cartera de clientes en el sector empresarial e industrial para el fortalecimiento
de la misma.
Brindar servicios a todos y cada uno de los sectores de la sociedad, más aún a sectores
no atendidos por ser considerados no rentables, tales como pequeños empresarios,
Pymes y Cybers Cafés.
118
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
A los señores de la Junta de Accionistas:
Una vez realizada la Auditoria Administrativa y de Gestión a la empresa TELYDATA CIA
LTDA. Al 31 de diciembre del 2014 la gestión desempeñada en las siguientes áreas de la empresa:
Gerencia, el Departamento Administrativo y el Departamento Financiero, por el año terminado en
esa fecha.
La gestión es responsabilidad de la administración de la Compañía. Nuestra responsabilidad es
expresar una opinión sobre la gestión en el ejercicio de las funciones de cada área. En nuestra
opinión:
El Gerente no alcanzó el objetivo principal anual trazado en el 2014 de lograr un buen
posicionamiento de la empresa en el mercado esto se debe a que la parte de publicidad
durante este año no fue controlada, por ende los servicios de la empresa no fueron dados a
conocer a los clientes de manera correcta, la falta de coordinación y control con el área de
marketing por parte de Gerencia ha generado que la empresa no obtenga cliente nuevos
esto es producto de la ausencia del Gerente debido a los viajes que ha realizado fuera del
país por ser nuevo en este cargo.
El Gerente no ha mantenido reuniones ni ha dado seguimiento de las actividades con los
Jefes de cada área de la empresa de acuerdo a la planificación anual establecida debido a
los viajes constantes fuera del país ocasionando descoordinación de las actividades con los
Jefes de cada área y falta de control de estas en forma más permanente.
El Gerente no mantiene relación con los clientes de la empresa debido a que lleva pocos
meses en sus funciones como Gerente dado lugar al desconocimiento del tipo de clientes y
estos el desconocimiento del dirigente de la empresa, que desfavorece la imagen de la
empresa.
El Gerente no ha coordinado el trabajo del personal de marketing y ha delegado esta
función al Jefe del Área de Comercialización debido a sus viajes constantes fuera de la
ciudad generando que no se constate el trabajo en forma personal del área de Marketing.
119
El 60% de los empleados de la empresa conocen la planificación de la empresa en forma
general debido a que el 40% del personal es nuevo y aún no se ha dado a conocer la
planificación estratégica de la empresa lo cual debe hacerse desde el primer día que
forman parte de la empresa.
El Departamento Financiero no ha considerado la elaboración del presupuesto con la
participación de todos los Jefes de cada área sin conocer todas las necesidades de las
mismas lo que ha generado la falta de presupuesto para la adquisición de equipos de
oficina en el Departamento Administrativo y Departamento de Sistemas debido a la falta
de revisión de los activos necesarios en cada área, que necesitan renovarse ocasionando un
exista un faltante de presupuesto de un total de $ 1200 USD.
La empresa no cuenta con Manual de Funciones establecidas dentro de cada área, se
recomienda la aplicación y ejecución de los mismos.
Nuestro trabajo fue efectuado de acuerdo con las Normas Internacionales Auditoría y
Aseguramiento las cuales requieren que planifiquemos y desarrollemos el trabajo auditor
con el objeto de lograr certeza razonable de que se está realizando las funciones en forma
eficiente y eficaz, siguiendo los procedimientos de acuerdo a las normas, políticas y
objetivos de la empresa TELYDATA CIA LTDA. La auditoría de gestión desarrollada
comprende una evaluación de pruebas selectivas, se obtienen evidencias que respaldan la
información revelada en los papeles de trabajo, Consideramos que la auditoria que hemos
desarrollado proporciona el fundamento de nuestra opinión como profesionales auditores.
Andrés Cachipuendo
Gerente General Cachipuendo& Asociados
120
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
La empresa de Telecomunicación y Datos “Telydata” Cía. Ltda., se creó en la ciudad de Quito el
29 de septiembre de 1994, su principal actividad es la de ofrecer servicios de internet y datos a la
población quiteña a través de la aplicación de la Fibra Óptica en los diferentes tipos de negocios
siendo los principales los Cyber Cafés y las instituciones Corporativas que demandan un ancho de
banda de mayor capacidad.
1. La empresa TELYDATA CIA LTDA. es una empresa que está en crecimiento y
tiene importante mercado captado tanto en la ciudad de Quito, esta empresa tiene
una imagen muy buena dentro dela empresa de prestación de servicios de internet.
2. La empresa con su planificación estratégica tiene una visión clara de lo que quiere
llegar a ser y de los objetivos a largo plazo.
3. La Empresa TELYDATA CIA LTDA., en el Diagnostico Situacional refleja las
fortalezas y debilidades del análisis interno, y de las oportunidades y amenazas
de del análisis externo con el análisis del macro ambiente y microambiente.
4. La empresa TELYDATA CIA LTDA., muestra una estructura orgánica adecuada
y bien organizada, beneficia a los trabajadores para que puedan realizar sus
funciones de forma óptima y un ambiente laboral agradable, permite obtener
mayores y satisfacer las necesidades de los clientes.
5. Se determinó que la Empresa TELYDATA CIA LTDA. tiene un control interno
medio, por lo cual se debe considerar tomar en cuenta en las áreas de mayor
deficiencia, una de las que debe aplicar más sus funciones establecidas en la
planificación estratégica es el área de gerencia.
6. En la evaluación para desarrollar la Auditoría de Gestión se pudo comprobar a
través de cuestionarios de control interno y calificación de controles clave, el
desempeño de las funciones y de su gestión, se logró cumplir con los objetivos
planteados por el Equipo auditor para esta empresa.
121
5.2 Recomendaciones
Actualmente es necesario contar con nuevas y mejores formas de competir en el mercado, este
depende mucho de la gestión interna, de la cultura y planificación de una empresa; las estrategias
de una empresa deben estar siempre orientadas a satisfacer no solo al cliente sino también a los
usuarios internos, que son los que generan el valor en la empresa, se recomienda:
1. El Gerente General debe coordinar y dar seguimiento dentro de las actividades del
Departamento de Marketing conjuntamente con el Jefe financiero y el Jefe de
Comercialización para que de esta manera se realice una planificación de la publicidad y
los mecanismos de dar a conocer los servicios que presta la empresa.
2. El Gerente debe dar cumplimiento al Manual de Funciones establecido para el área de
Gerencia en forma acertada; y a sus funciones asignadas sin delegación de funciones a
otras personas, salvo en casos de urgencia o enfermedad.
3. El Gerente debe planificar reuniones con más frecuencia con los Jefes de cada área para
conocer, planificar y dar seguimiento a los problemas que se generen dentro de las mismas
y buscar medidas correctivas de manera oportuna.
4. El Jefe Financiero debe considerar que es fundamental contar con la participación de todos
los Jefes de cada área para la elaboración del presupuesto anual, de esta forma conocer las
necesidades de adquirir bienes y servicios y poder planificar dentro del presupuesto
evitando tener en la ejecución de mismo gastos que no se fueron considerados con
anterioridad.
5. El Jefe Financiero debe asignar a una persona quien sea responsable de realizar
constataciones físicas de manera semestral para conocer el estado de los bienes muebles
que mantiene la empresa y saber la vida útil de los mismos, con el fin de estimar si es
necesario el mantenimiento o el reemplazo de aquellos que estén considerados para darlos
de baja.
122
6. El Gerente General conjuntamente con los Jefes de cada área deben realizar y aplicar
manual de funciones con el fin de que el personal de cada departamento conozca y se
encamine al cumplimiento de funciones, por ende al logro de los objetivos empresariales.
123
ANEXOS
ANEXO A. Carta de Presentación
Quito, 1 de abril del 2015
Ing.
Fernando Padilla
GERENTE GENERAL DE TELYDATA CIA LTDA
Presente.
De nuestra consideración:
CARTA DE PRESENTACIÓN
Como es de su conocimiento se llevará a cabo la Auditoría de Gestión y para lo cual le hacemos la
siguiente Presentación Profesional, para evaluar la gestión de área de gerencia, administrativa y
contable por el año terminado al 31 de diciembre de 2014.
Además, al contar con Cachipuendo & Asociados, como sus asesores en auditoría
administrativa y de gestión, consultoría gerencial y otras áreas podrá beneficiarse de ser el caso de
un enfoque actualizado en el análisis de sus planes estratégicos donde evaluará los resultados sobre
lo planificado.
Como equipo profesional adjudicamos como nuestra principal prioridad un servicio de calidad y
garantizado de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Nuestra experiencia la comprobará y los resultados serán óptimos, por favor comuníquenos su
aceptación y con firma con una carta de aceptación, daremos inicio a la auditoría.
Atentamente,
Andrés Cachipuendo
Gerente General CACHIPUENDO& ASOCIADOS.
Cachipuendo &Asoc.
124
ANEXO B. Oferta del Servicio Profesional
Quito, 2 de Abril del 2015
Ing.
Fernando Padilla
GERENTE GENERAL DE TELYDATA CIA LTDA
Presente.
De nuestra consideración:
Referencia: Procedimiento mediante Presentación de Oferta para la Contratación de Servicios de
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN a las áreas de gerencia, administración y
contable de la empresa, por el año terminado el 31 de diciembre del 2014.
Señor Gerente:
En solicitud a la necesidad de nuestros servicios de auditoría administrativa y de gestión y como
representante legal presento la Propuesta de Auditoria Administrativa y de Gestión contenida en
los documentos que se acompañan.
Los datos de la Firma Auditora a la que represento son los siguientes:
CACHIPUENDO& ASOCIADOS
Quito, Av. Mariscal Foch, N° 39-14 y Reina Victoria
Teléfono: 600 93 33
Cachipuendoyasociados.com.ec
Adjunto la Carta Compromiso y a nombre de Cachipuendo & Asociados, a la que represento
declaro bajo juramento que:
Cachipuendo & Asociados, por mí representada conoce y acepta todas las condiciones y
procedimientos de la Empresa TELYDATA CIA LTDA.
Cachipuendo &Asoc.
125
Garantizo la veracidad y exactitud de toda la información contenida en esta propuesta y
autorizo la Empresa TELYDATA CIA LTDA a efectuar averiguaciones comprobatorias de la
veracidad de la información y documentos presentados.
Mi compromiso es suministrar el personal, equipo y materiales requeridos para prestar los
Servicios en la aplicación de la AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN.
El equipo de trabajo auditor serán las que efectivamente realicen la labor comprometida.
La propuesta se encuentra formulada de acuerdo a las exigencias y condiciones de la Empresa
en forma independiente y sin conexión con otro u otros participantes. En todo caso debo
manifestar que mi propuesta; es, en todo aspecto, honrada y de buena fe.
Conozco las dependencias de la Empresa TELYDATA CIA LTDA., por lo que estoy enterado de
las condiciones actuales en los que está la empresa. He procedido a estudiar los documentos
precontractuales, los alcances emitidos, y toda la información proporcionada por la Empresa
TELYDATA CIA LTDA para la auditoria administrativa y de gestión por lo que me encuentro
conforme del conocimiento adquirido con relación a las obligaciones contractuales.
Atentamente,
____________
Andrés Cachipuendo
Gerente General CACHIPUENDO & ASOCIADOS.
126
ANEXO C. Carta de Aceptación de los Servicios Profesionales
Quito, 10 de Abril del 2015
Señores.
Cachipuendo & Asociados
Presente.
De mi consideración:
Reciban un cordial saludo, en respuesta a su carta de oferta quiero dar a conocer a Usted que la
empresa ha aprobado para que se efectúe la auditoría administrativa y de gestión he procedido a
aprobar la contratación de sus servicios profesionales previa reunión con la Junta de Accionistas,
para que se lleve a cabo la auditoria de gestión a la empresa TELYDATA CIA LTDA
correspondiente al periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2014, le comunico a fin de que se
proceda al trabajo correspondiente, le notifico que sus servicios profesionales son aceptados para lo
cual le solicito que se inicie la Auditoría.
Atentamente,
Ing. Fernando Padilla
GERENTE GENERAL DE TELYDATA CIA LTDA
127
ANEXO D. Carta de Confirmación de Auditoría Administrativa y de
Gestión.
Quito, 20 de Abril del 2015
Ing.
Fernando Padilla
GERENTE GENERAL DE TELYDATA CIA LTDA
Presente.
De nuestra consideración:
Para el efecto de esta carta se envía la confirmación de la realización de la auditoría administrativa
y de gestión a las áreas de administración y contable de la empresa TELYDATA CIA LTDA.
Esta carta tiene como objetivo confirmar nuestro acuerdo de auditoría Administrativa y de Gestión
que será aplicada al periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014. El propósito de esta
auditoria es dar una opinión al manejo y funcionamiento de las áreas mencionadas.
Se llevará a cabo esta auditoría de gestión en base a las Normas Internacionales de Auditoría, las
mismas que explican un resultado refleje el nivel de gestión institucional , el cumplimiento de
objetivos, la eficiencia, eficacia en las operaciones a través de un informe de conclusiones y
recomendaciones.
Y para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría que
serán realizados, se identificará condiciones de la estructura organizativa. Se procederá a la
comunicación solicitada por las Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento.
El control de la óptima funcionalidad de las funciones y procesos internos, de la eficiencia y
eficacia de TELYDATA CIA LTDA., es responsabilidad de la Gerencia.
La gerencia es responsable de:
Establecer un control interno sobre el cumplimiento de los objetivos de cada departamento,
Identificar el cumplimiento de las funciones asignadas a cada empleado.
Cachipuendo &Asoc.
128
Identificar el cumplimiento de las normas internas de la empresa y los procedimientos
internos.
En el culmen de esta auditoría debe proporcionarnos una carta que confirma ciertas
declaraciones hechas durante la auditoría.
La auditoría de gestión se ha programado de la siguiente manera:
Inicio del trabajo de campo 25 de abril del 2015
Culminen del trabajo de campo 25 de julio del 2015
Entrega del informe de auditoría 15 de agosto del 2015
Los honorarios para la auditoría de gestión que se desarrollará se basarán en el tiempo invertido por
los diferentes miembros del equipo auditor en base desde luego, a tarifas previamente establecidas,
adicional los gastos que directamente se puedan tener. Para el efecto se dará la respectiva
notificación de las situaciones detectadas si se requiere para ajustar el valor inicial de honorarios
de $ 5.000,00 USD.
Estos honorarios serán facturados de la siguiente manera:
40% al firmar el contrato de Auditoría de Gestión.
10% en la visita programada para la auditoría
50% En la presentación de los informes al Gerente de TELYDATA CIA LTDA
Para el efecto y con la eficiencia del caso, entendemos como profesionales que el personal del área
financiera nos proporcionará toda la información requerida por el equipo auditor. Por su
favorable acogida, la cual a su conveniencia nos pueda informar con una copia la aceptación de su
persona.
Atentamente,
Andrés Cachipuendo
Gerente de Cachipuendo& Asociados
129
ANEXO E. Contrato de Servicios Profesionales
CONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES
En la ciudad de Quito, a los veinte y cinco días del mes de abril del año 2015, comparecen en
forma manera libre y voluntaria por una parte: TELYDATA CIA LTDA., en su calidad de
contratista del servicio profesional, y por otra parte, Cachipuendo & Asociados, en su calidad de
Prestador de los servicios profesionales, se plantean para el efecto las siguientes clausulas:
PRIMERA: Contratantes.- Celebran el presente contrato, por una parte TELYDATA CIA
LTDA., representada por el señor Fernando Padilla , Gerente General, a quien en adelante se le
denominará “la compañía”, y por otra Cachipuendo & Asociados, representada legalmente por el
Ing. Andrés Cachipuendo, a quien en adelante se le denominará “la auditora”.
SEGUNDA: Relación de trabajo.- El presente contrato es de orden profesional, por lo cual no
existe relación de dependencia entre las partes que realizan este contrato.
TERCERA: Objetivo del contrato.- TELYDATA CIA LTDA, suscribe el contrato con
Cachipuendo & Asociados con la finalidad de que el auditor realice el trabajo de auditoría externa
Administrativa y de Gestión a las siguientes áreas: Gerencia, Área Financiera y Administrativa de
la empresa en el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014, de acuerdo la planificación de
Auditoría presentado en la oferta de servicios y de las Normas Internacionales de Auditoría, cuyo
propósito es dar una la gestión institucional, el cumplimiento de funciones y objetivos.
El desarrollo de la auditoría por parte de “la auditora” dependerá de la colaboración de cada uno de
los miembros de TELYDATA CIA LTDA., y la proporción de la información para realizar un
trabajo con eficiencia y eficacia y dar solución a las necesidades y de “la compañía”, la “auditora”
dará una carta en la que requiere la información a cada uno de los principales departamentos de “la
compañía”. Por lo tanto en la Gerencia será responsable de disponer que la auditora cuente con la
colaboración oportuna y completa.
Cachipuendo &Asoc.
130
Se presentarán los siguientes informes al culmen de la auditoría:
Informe de Auditoría Externa, con la evaluación a la estructura organizativa de “la
compañía”.
Carta dirigida al gerente, señalando las debilidades a corregir.
CUARTA: Obligaciones de la Compañía.- “la compañía”, se compromete a entregar la
información requerida por “la auditora” que indica en la carta con la cual requiere la información,
la compañía deberá dar la información con anticipación y por medio de un comunicado escrito.
Los departamentos administrativo, financiero, de sistemas, de comercialización y técnico se
comprometen a colaborar con lo que se necesite para el desarrollo de la auditoría de gestión.
QUINTA: Informe de la auditoría de gestión.
“La auditora” deberá presentar a “la compañía” el informe en concordancia con los Normas
Internacionales de Auditoría y deberá contener las siguientes partes:
1. Dictamen
2. Carta de recomendaciones a la Administración
SEXTA: Plazo de entrega de informes.
Los respectivos informes de la auditoría realizada a los estados financieros de “la Compañía”, serán
entregados según el cronograma que se detalla a continuación:
Trabajo a realizar Tiempo de inicio
Planeación, evaluación de control interno, elaboración del
programa de auditoría
30 de abril
Desarrollo de la auditoría 1 de mayo
Emisión del informe:
Entrega del informe de Auditoría Externa de Gestión.
Hasta 25 de Junio de
2014.
El tiempo para el desarrollo de la auditoría es de 60 a 70 días a partir de la fecha de la recepción de
documentación.
131
Séptima: Honorarios.- Por el servicio de auditoría durante el período mencionado en la cláusula
anterior y lo acordado en la carta de compromiso se fija el cobro de los honorarios por el valor de
$5.000,00 incluido IVA, los mismos que serán facturados de la siguiente manera:
40% A la firma del contrato $ 1600,00
10% Desarrollo de auditoría $ 1400,00
50% A la entrega de los
informes
$ 2000,00
Los gastos incluyen los honorarios del equipo auditor que se incurran se incluirán.
Octava: Plazo y duración del contrato.
El presente contrato durará desde la fecha de su suscripción del mismo, hasta la terminación del
trabajo contratado.
Novena: Domicilio, jurisdicción y competencia.
Las partes contratantes señalan como domicilio la ciudad de Quito para controversia y se someterán
a la Cámara de Comercio de Quito.
Para constancia firman las partes.
________________________________
Ing. Fernando Padilla
GERENTE GENERAL DE TELYDATA CIA LTDA
_________________________________
Andrés Cachipuendo
Cachipuendo& Asociados
132
ANEXO F. Carta a la Dirección
Cachipuendo & Asociados
Quito, 26 de Abril del 2015
Ing.
Fernando Padilla
GERENTE GENERAL DE TELYDATA CIA LTDA
Presente.-
De nuestras consideraciones:
En respuesta a la aceptación de nuestros requerimientos procedo a informarle en su calidad de
Gerente de TELYDATA CIA LTDA el inicio de la auditoría Administrativa y de Gestión a las
áreas de Gerencia, Administrativa y Financiera de la empresa para lo cual proporcionamos nuestros
servicios.
La Auditoría Administrativa y de Gestión en el periodo del 1 de mayo al 25 de julio del 2015 de
640 horas y de conformidad al Oficio de aceptación de los servicios profesionales del 6 de abril del
2015, en lo referente al periodo de análisis comprende del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014.
Auditoria de gestión para su desarrollo es necesario toda la colaboración del personal
administrativo para hacer un trabajo eficiente y eficaz.
Para la auditoría en la planificación se dará un análisis de:
La empresa, normas internas y base legal.
Grado de eficacia, efectividad en el cumplimiento de las funciones y de los objetivos, la
ejecución de programas y proyectos.
Identificación de las principales políticas y prácticas ordinarias que se manejan en los
Procesos de la empresa.
Cachipuendo &Asoc.
133
Los resultados de esta auditoría se expresarán en hallazgos, conclusiones y recomendaciones, que
estarán plasmados en el informe final.
Por la atención a la presente, le damos nuestros sinceros agradecimientos.
Atentamente,
Andrés Cachipuendo
Cachipuendo & Asociados
134
ANEXO G. Orden de Trabajo
Cachipuendo& Asociados
ORDEN N° 085 DE TRABAJO
Quito, 30 de abril del 2015
Sr. Andrés Cachipuendo
JEFE DE EQUIPO AUDITOR
Presente.-
Como es de su conocimiento está asignada en calidad de Jefa de Equipo Auditor para efectuar una
de Gestión a la empresa TELYDATA CIA LTDA., del periodo comprendido del 1 de enero al 31
de Diciembre del 2014.
Los objetivos de la auditoría de gestión son los siguientes:
o Evaluar el control interno de la Empresa TELYDATA CIA LTDA
o Instaurar qué departamentos son áreas críticas, determinar su riesgo.
o Evaluar el grado de eficiencia y eficacia de las funciones.
o Emitir un informe con conclusiones y recomendaciones.
o Dictaminar de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría.
Atentamente,
Rommel Cruz
Cachipuendo & Asociados
Cachipuendo &Asoc.
135
ANEXO H. Memorando de Planificación de Auditoría
MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN
Cachipuendo & Asociados
Auditoría al 31 de diciembre del 2014
Fundamentándonos en las operaciones administrativas de la empresa efectuaremos la revisión y
análisis de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento.
Las Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento requieren una planificación que otorgue
seguridad razonable en el grado de cumplimiento de los objetivos, metas, planes y procedimientos
planteados por la empresa. Además conocer el nivel de confianza que la Institución puede colocar
sobre su sistema de control interno.
AUDITORÍA PRELIMINAR:
Fecha de inicio: 04 de mayo de 2015.
Fecha de terminación (estimada): 31 de mayo del 2015
AUDITORÍA FINAL:
Fecha de inicio: 2 de junio del 2015
Fecha de terminación (estimada): 25 de Junio de 2015
OBJETIVOS DE AUDITORIA:
Objetivo General
Obtener evidencias sobre el nivel de cumplimiento de las funciones, de los planes,
programas y de las metas de la empresa de análisis, con el objetivo de emitir un informe
profesional determinado a través de indicadores sobre el óptima funcionalidad de la gestión
interna.
Cachipuendo &Asoc.
136
Objetivos Específicos
Elaborar el Memorándum de planificación del trabajo de auditoría y el informe final
identificando las áreas críticas y las debilidades de la empresa.
IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
RAZÓN SOCIAL: TELYDATA CIA LTDA
OBJETIVO SOCIAL: su principal actividad es la de ofrecer servicios de internet y datos a la
población quiteña a través de la aplicación de la Fibra Óptica en los diferentes tipos de negocios
siendo los principales los Cyber Cafés y las instituciones Corporativas que demandan un ancho de
banda de mayor capacidad.
ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA: La estructura organizativa de TELYDATA CIA LTDA.,
está conformada por:
NIVEL EJECUTIVO
Junta de Accionistas
Presidente Ejecutivo
Gerente General
NIVEL DE OPERATIVO
Jefe Departamento Administrativo
Jefe de Departamento Financiero
Jefe de Departamento Técnico
Jefe de Sistemas
Jefe de Departamento de Comercialización
137
TELYDATA CIA LTDA
ANÁLISIS FOFA
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
La empresa cuenta con un organigrama
estructural adecuado en el que constan
todas las áreas que necesita la empresa
para el desarrollo adecuado de las
actividades.
La empresa tiene una gran experiencia en
el mercado por el buen servicio que brinda.
La empresa cuenta con la confianza de los
clientes debido a presenta efectividad en el
servicio que brinda.
La empresa cuenta con alianzas
estratégicas con otras empresas que se
relacionan con las telecomunicaciones.
Los clientes que utilizan el servicio que
brinda la empresa se encuentran
satisfechos por la excelente atención que
reciben.
La empresa presta servicios y productos de
calidad y también cuenta con buena
administración tecnológica.
El crecimiento del PIB contribuye a la
empresa dado que las personas naturales
como jurídicas podrían adquirir el servicio
que ofrece en el asesoramiento en redes y
telecomunicaciones.
El cumplimiento de las leyes y normas
establecidas ayudan a mejorar la ejecución
de las actividades y así poder conseguir
una confianza en los clientes.
La tecnología le ayuda a mejorar las
actividades a la empresa al momento de
ofertar el servicio que brinda.
Los proveedores proveen materiales y
servicios necesarios para que la empresa
pueda brindar un excelente servicio.
La empresa cuenta con clientes potenciales
los cuales aportan al crecimiento
organizacional.
138
DEBILIDADES AMENAZAS
La empresa no cumple con lo planificado
por lo que se deberá realizar una
evaluación a la administración y a la
gestión.
La empresa cuenta con una capacidad
limitada en atenciones simultáneas a los
usuarios por lo que no se podrá dar
atención a todos que lo requieran.
La empresa no realiza periódicamente una
evaluación de desempeño a los
trabajadores por lo que se puede detectar
los problemas existentes.
La empresa no posee un manual de
funciones para los trabajadores lo que es
difundido de manera verbal a través de los
jefes de cada área.
La empresa cuenta con precios altos frente
a otras empresas que ofrecen el mismo
servicio por lo que se deberá realizar un
estudio de mercado.
Todo el tiempo que lleva la empresa
prestando el servicio de
telecomunicaciones, no se ha realizado una
auditoría administrativa y de gestión.
El incremento de la inflación perjudica a la
empresa debido a que los materiales que se
utilizan para dar el servicio subirían y por
ende el servicio.
La competencia brinda el mismo servicio o
con características similares por si los
precios de estos son accesibles los usuarios
optarían por esas empresas.
El desempleo provocaría que no exista
contrataciones para la empresa por ende
sus ingresos bajarían.
Nota: Indica la situación actual de la empresa
139
EL RIESGO
Esta firma Auditora Cachipuendo & Asociados realizará un evaluación a la estructura organizativa
y la gestión, así como al control interno en las principales áreas de la empresa objeto de este
análisis, identificando los puntos claves de la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas.
El diseño, implantación y operación del sistema de control interno de empresa TELYDATA CIA
LTDA., es responsabilidad de la Gerencia.
A través de la evaluación a través de entrevistas, cuestionarios se pretende terminar la eficiencia y
eficacia en el cumplimiento de las metas, funciones y normas internas planteadas por la empresa,
estos resultados no darán un seguridad absoluta a la empresa, sin embargo, se tratará de mitigar los
riesgos en lo posible en su totalidad.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Para la auditoría de gestión a los principales departamento de toda la empresa TELYDATA CIA
LTDA. C.A. se elaborará en el periodo del 1 enero al 31 de diciembre del 2014, se aplicará a los
departamentos de:
Gerencia
Departamento Administrativo
Departamento Financiero
Se tomará en cuenta lo siguiente:
La evaluación de las normativas, planificaciones y objetivos de cada área y verificar el
cumplimiento de las mismas
Analizar si se siguen los procedimientos planteados por la empresa por parte de los
empleados de esta empresa.
Evaluar el control interno.
140
PROGRAMA DE TRABAJO
El programa de trabajo dispuesto a la fecha tomó en cuenta las circunstancias de la empresa
TELYDATA CIA LTDA.
Este programa incluye la evaluación a 5 áreas de la empresa que son las principales, en las que se
hará una evaluación a las actividades de la empresa, de los objetivos, planes y programas de cada
área y su cumplimiento, comprobando documentos de la gestión de cada funcionario y con la
observación de campo y cuestionarios que permitirán al equipo auditor las falencias de las área de
análisis.
Para los programas se harán cuestionarios de control interno con su respectiva ponderación y
calificación del riesgo, así como la determinación de la eficiencia a través de indicadores de
gestión.
A. Cuestionario de Control Interno de Aspectos Generales de la empresa.
Para comenzar a desarrollar la auditoría se dará tomarán en cuenta necesariamente los siguientes
datos:
TELYDATA CIA LTDA.
Periodo 1 de Enero al 31 Diciembre del 2014
CUESTIONARIO PRELIMINAR
Persona Entrevistada: Fernando Padilla Cargo: Gerente General.
OBJETIVO:
Conocer específicamente la actividades realizadas y determinar funciones y responsabilidades.
ASPECTOS GENERALES
Razón Social TELYDATA CIA LTDA.
Dirección Quito, Av. Jorge Drom y José Arízaga (Esq.), Piso 5, Ofic.
51 Edif. Aristo Plaza.
Teléfono 2456-768
141
Actividad Principal Especializada en Servicios de Internet para Empresas y
Tecnología Informática, brindando todo tipo de Soluciones
de Conectividad y Acceso a Internet, así como Aplicaciones
para la Web con atención personalizada hacia nuestros
usuarios.
Nombre de los Principales
Funcionarios de la compañía.
Gerente: Fernando Padilla
Jefe de Departamento Administrativo: Susana Vinueza
Jefe de Departamento Financiero: Susana Vinueza
Objetivo Social de la Compañía
Ofrecer servicios de internet y datos a la población quiteña a
través de la aplicación de la Fibra Óptica en los diferentes
tipos de negocios siendo los principales los Cyber Cafés y las
instituciones Corporativas que demandan un ancho de banda
de mayor capacidad.
Registro Único de Contribuyentes 1791295358001
IESS TELYDATA CIA LTDA si cumple con la afiliación y pago
al IESS de sus trabajadores.
ORGANIZACIÓN
Organigramas La empresa cuenta con organigramas estructural y funcional
para una adecuada organización.
Normas internas, manuales y
planificaciones ¿Cuáles?
No existen, planificación de las áreas de Gerencia, de
Departamento Administrativo, y de Departamento
Financiero.
¿Cuenta con una adecuada
asignación del nivel de mando de
las diferentes áreas?
Existe definición de responsabilidades de manera informal
dado que no existen manuales de procedimientos.
142
ANEXO I. Abreviaturas a Utilizar
DETALLE ABREVIATURA
Papel de Trabajo PT
Programa de Auditoría PA
Nivel de Confianza NC
Calificación Total CT
Ponderación Total PT
Riesgo de Control RG
Hoja de Hallazgos HA
143
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