UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE … · Yo, Abigail Paola Tituaña Parra, ... por ser mi...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA EMPRESA "FEDERACIÓN

DE LIGAS BARRIALES DE QUITO", DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS,

PARA LA FOMENTACIÓN DEL DEPORTE BARRIAL UBICADA EN EL

DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE

INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN

CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PUBLICA AUTORIZADA

AUTORA: ABIGAIL PAOLA TITUAÑA PARRA

TUTOR: DR. FÉLIX EDUARDO SORIA TEJADA

QUITO DM, ABRIL 2017

REFERENCIAS DEL AUTOR: Abigail Paola Tituaña Parra,

[email protected]

REFERENCIAS DEL TUTOR: Dr. Félix Eduardo Soria Tejada,

[email protected]

Tituaña Parra, Abigail Paola (2017). Evaluación y mejoramiento de los

procesos administrativos y financieros de la empresa "Federación de Ligas

Barriales de Quito", dedicada a brindar servicios, para la fomentación del

deporte barrial ubicada en el Distrito Metropolitano de Quito. Trabajo de

Titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del Título

de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Contadora Pública Autorizada.

Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 326 p.

iii

DERECHOS DE AUTOR

Yo, Abigail Paola Tituaña Parra, con C.C. 172455327-4 en calidad de autora del trabajo

de investigación: EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA EMPRESA "FEDERACIÓN DE

LIGAS BARRIALES DE QUITO", DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS, PARA

LA FOMENTACIÓN DEL DEPORTE BARRIAL UBICADA EN EL DISTRITO

METROPOLITANO DE QUITO, Autorizo a la Universidad Central del Ecuador a

hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los que contiene esta

obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente

autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los

artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su

Reglamento.

Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la

digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de

conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la ley Orgánica de Educación Superior.

En la ciudad de Quito, a los 17 días del mes de Abril de 2017

Abigail Paola Tituaña Parra

C.C. 172455327-4

[email protected]

iv

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo Dr. Félix Eduardo Soria Tejada, en calidad de tutor del trabajo de titulación,

EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS DE LA EMPRESA "FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES DE

QUITO", DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS, PARA LA FOMENTACIÓN DEL

DEPORTE BARRIAL UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE

QUITO, elaborado por la estudiante Abigail Paola Tituaña Parra, de la Carrera de

Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad

Central del Ecuador, APRUEBO, en consideración que el trabajo de titulación reúne

los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y epistemológico, para ser

sometido al jurado examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de

titulación determinado por la Universidad Central del Ecuador.


Dr. Félix Eduardo Soria Tejada

C.C. 1701400416

v

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO

DE TITULACIÓN

Yo, Dr. Félix Eduardo Soria Tejada, en calidad de tutor del trabajo de titulación

EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS DE LA EMPRESA "FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES DE

QUITO", DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS, PARA LA FOMENTACIÓN DEL

DEPORTE BARRIAL UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE

QUITO, elaborado por la estudiante Abigail Paola Tituaña Parra, de la Carrera de

Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad

Central del Ecuador, APRUEBO, el nivel de similitud en correspondencias con los

parámetros establecidos considerando el resultado del programa especializado para tal

efecto, el análisis y revisión personal.

Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF


Dr. Félix Eduardo Soria Tejada

C.C. 1701400416

vi

URKUND

vii

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

viii

DEDICATORIA

La realización de la tesis va dedicada con el amor más puro y profundo a mi madre

Samanda Parra, por ser el pilar fundamental de mi vida, por haberme dado su

bendición día tras día, cada mañana y haberme impulsado a cumplir esta meta. Te amo

mamita.

A mi hija, por ser mi fuente de inspiración para salir adelante y sobresalir en todo lo

que hago, porque sé, que conforme va pasando el tiempo, va siguiendo mis pasos, te

amo hija mía.

A mi esposo Roberto Paredes, por brindarme su amor y haberme motivado a cumplir

este sueño.

A mi hermana Brigitte Tituaña, por ser mi cómplice y apoyo en todos los momentos de

mi vida, te amo ñañita.

A la vida por haberme enseñado a luchar por mis sueños.


ix

AGRADECIMIENTO

A Dios por haberme dado la vida, la sabiduría y la fuerza de voluntad necesaria para

poder cumplir mis metas.

Al Virgen del Quinche, por haberme enseñado que la fe va más allá de los decretos y

las disposiciones del hombre.

A mi madre Samanda Parra, por haber luchado tanto, para que nunca nos falte nada y

podamos salir adelante, por ser mi ejemplo de mujer a seguir, y por enseñarme que a

pesar de las adversidades siempre cuento contigo para vencer los obstáculos juntas.

A mi hermana por haberme dado fuerza y valor para no decaer en los momentos

difíciles de la vida.

A mi hija y a mi esposo, por haberme apoyado día a día a cumplir mis sueños, y por

brindarme su amor que me impulsa a esforzarme cada vez más.

A mis amigos, quienes con sus risas y enojos hicieron de este proceso tan importante

una experiencia amena que jamás olvidaré.

A la Universidad Central del Ecuador, por haberme permitido formarme en sus aulas y

ser una excelente profesional.


x

CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR .............................................................................................. iii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................iv

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO

DE TITULACIÓN ................................................................................................. v

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii

DEDICATORIA ............................................................................................................ viii

AGRADECIMIENTO ......................................................................................................ix

CONTENIDO .................................................................................................................... x

LISTA DE TABLAS ......................................................................................................xiv

LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................xvi

ANEXOS ........................................................................................................................xxi

RESUMEN ................................................................................................................... xxii

ABSTRACT ................................................................................................................ xxiii

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1

1. ASPECTOS GENERALES ................................................................................... 2

1.1. Antecedentes ................................................................................................... 2

1.1.1. Los primeros juegos deportivos ecuatorianos................................................ 2

1.2. Reseña histórica .............................................................................................. 2

1.3. Base legal ........................................................................................................ 3

1.4. Organismos de control .................................................................................... 4

1.4.1. Ministerio del Deporte .................................................................................... 4

1.4.2. Ley del Deporte Educación Física y Recreación ............................................ 4

1.4.3. Estatuto de la Federación Provincial de Ligas Deportivas Barriales y

Parroquiales de Pichincha. .............................................................................. 5

1.4.4. Ministerio de Relaciones Laborales................................................................ 6

1.4.4.1. Código de Trabajo ......................................................................................... 6

1.4.5. Servicio de Rentas Internas ............................................................................ 7

1.4.6. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ...................................................... 8

1.5. Giro del negocio ............................................................................................. 9

1.6. Ubicación geográfica ...................................................................................... 9

xi

1.7. Servicios que ofrece ...................................................................................... 10

1.8. Direccionamiento estratégico ....................................................................... 10

1.8.1. Misión ........................................................................................................... 10

1.8.2. Visión ............................................................................................................ 10

1.8.3. Lema ............................................................................................................. 11

1.8.4. Colores .......................................................................................................... 11

1.8.5. Políticas......................................................................................................... 11

1.9. Organigrama estructural ............................................................................... 11

1.10. Marco teórico ................................................................................................ 12

1.10.1. Proceso .......................................................................................................... 12

1.10.1.1. Elementos de un proceso ............................................................................. 13

1.10.1.2. Características de un proceso....................................................................... 14

1.10.1.3. Gestión por procesos.................................................................................... 14

1.10.1.3.1. Características de la gestión por procesos ................................................... 17

1.10.1.4. Control del proceso ...................................................................................... 18

1.10.1.5. Componentes de un proceso ........................................................................ 19

1.10.1.6. Diseño de los procesos................................................................................. 22

1.10.1.7. Jerarquía de los procesos ............................................................................. 24

1.10.1.8. Responsable del proceso .............................................................................. 24

1.10.2. Diagramas de flujo ........................................................................................ 26

1.10.2.1. Características de los diagramas de flujo..................................................... 26

1.10.2.2. Clasificación de los diagramas de flujo ....................................................... 26

1.10.2.3. Reglas para elaborar diagramas de flujo ...................................................... 27

1.10.2.4. Simbología ................................................................................................... 28

1.10.3. Manual de procesos ...................................................................................... 28

1.10.3.1. Objetivo del manual de procesos ................................................................. 29

1.10.3.2. Levantamiento de procedimientos ............................................................... 29

1.10.4. Análisis de valor ........................................................................................... 29

1.10.5. Mejoramiento de procesos ............................................................................ 30

1.10.5.1. Importancia del mejoramiento de procesos. ................................................ 31

1.10.5.2. Ventajas y desventajas del mejoramiento de procesos. ............................... 32

1.10.5.3. El proceso de mejoramiento. ....................................................................... 32

xii

1.10.5.4. Fases del mejoramiento de los procesos. ..................................................... 33

1.10.5.5. Procedimientos mejorados. .......................................................................... 36

1.10.6. Diagnóstico situacional ................................................................................. 37

1.10.6.1. Objetivo ....................................................................................................... 37

1.10.6.2. Concepto ...................................................................................................... 37

1.10.6.2.1. Diagnóstico POIDC (basado en el proceso administrativo) ........................ 38

1.10.6.2.2. Diagnóstico administrativo .......................................................................... 44

1.10.6.2.3. Diagnostico FODA ...................................................................................... 48

1.11. Marco conceptual.......................................................................................... 49

2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL .............................................. 54

2.1. Ambiente externo.......................................................................................... 54

2.1.1. Macro ambiente ............................................................................................ 54

2.1.1.1. Factor Económico ........................................................................................ 54

2.1.1.2. Factor Político -Legal .................................................................................. 63

2.1.1.3. Factor Social y Cultural ............................................................................... 65

2.1.1.4. Factor Tecnológico ...................................................................................... 69

2.1.2. Microambiente .............................................................................................. 69

2.1.2.1. Clientes ........................................................................................................ 70

2.1.2.2. Proveedores.................................................................................................. 80

2.1.2.3. Competencia ................................................................................................ 82

2.2. Ambiente interno .......................................................................................... 83

2.2.1. Proceso Administrativo ................................................................................ 83

2.2.1.1. Planeación .................................................................................................... 83

2.2.1.2. Organización ................................................................................................ 83

2.2.1.3. Dirección...................................................................................................... 84

2.2.1.4. Control ......................................................................................................... 84

2.3. Análisis e interpretación de resultados ....................................................... 105

2.3.1. Matriz FODA resumen .............................................................................. 106

2.3.2. Matriz resumen ........................................................................................... 107

2.4. Matriz de estrategias FODA ....................................................................... 108

xiii

3. MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS DE LA FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y

PARROQUIALES DE QUITO ......................................................................... 110

3.1. Introducción ................................................................................................ 110

3.2. Análisis de valor de los procesos actuales administrativos y

financieros................................................................................................... 112

3.2.1. Estructurar la matriz de procesos. ............................................................... 117

3.2.2. Matriz de análisis de valor de los procesos actuales................................... 132

3.2.3. Informe de procesos actuales ...................................................................... 153

3.3. Propuesta de mejoramiento de los procesos ............................................... 156

3.3.1. Matriz de procesos mejorados. ................................................................... 156

3.3.2. Matriz de análisis de valor de los procesos mejorados. .............................. 192

3.3.3. Caracterización de los procesos mejorados. ............................................... 227

3.3.4. Diagrama de flujos de los procesos mejorados........................................... 264

3.3.5. Informe de procesos mejorados .................................................................. 301

3.3.6. Estructura Organizacional Mejorada. ......................................................... 320

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 322

Conclusiones .................................................................................................................. 322

Recomendaciones .......................................................................................................... 323

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 324

ANEXOS ....................................................................................................................... 328

xiv

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Tasa de Interés Activa del período 2014-2016 .................................................. 57

Tabla 2 Tasa de Interés Pasiva del período 2014-2016 .................................................. 58

Tabla 3 Tasa de Inflación del período 2014-2016 .......................................................... 60

Tabla 4 Riesgo País del período 2016 ............................................................................ 61

Tabla 5 Resultados de entrega de producto o servicio ................................................... 71

Tabla 6 Impuestos establecidos ...................................................................................... 72

Tabla 7 Convenios deportivos ........................................................................................ 73

Tabla 8 Tiempo libre ...................................................................................................... 74

Tabla 9 Campeonatos deportivos ................................................................................... 75

Tabla 10 Tiempo libre .................................................................................................... 76

Tabla 11 Apoyo por parte del Ministerio del Deporte................................................... 77

Tabla 12 Prioridades del presupuesto ............................................................................. 78

Tabla 13 Escuelas de fútbol ............................................................................................ 79

Tabla 14 Precios competitivos ........................................................................................ 80

Tabla 15 Resultados de misión y visión ......................................................................... 85

Tabla 16 Resultados de objetivos ................................................................................... 86

Tabla 17 Resultados de metas planteadas....................................................................... 87

Tabla 18 Resultados de las políticas organizacionales ................................................... 88

Tabla 19 Resultados de manual de funciones ................................................................. 89

Tabla 20 Resultados de cumplimiento de funciones ...................................................... 90

Tabla 21 Resultados de procesos documentados ............................................................ 91

Tabla 22 Resultados del organigrama funcional ............................................................ 92

Tabla 23 Resultados de procesos escritos de inducción ................................................. 93

Tabla 24 Resultados de distribución de espacio físico ................................................... 94

Tabla 25 Resultado de ambiente laboral......................................................................... 95

Tabla 26 Resultados de cursos de capacitación .............................................................. 96

Tabla 27 Resultados de comunicación ........................................................................... 97

Tabla 28 Resultados de publicidad ................................................................................. 98

Tabla 29 Resultados de respaldos ................................................................................... 99

Tabla 30 Porcentajes de desempeño ............................................................................. 100

xv

Tabla 31 Resultados de horario de atención ................................................................. 101

Tabla 32 Resultados del nivel de satisfacción del servicio de la Federación ............... 102

Tabla 33 Resultados de atención al cliente ................................................................... 103

Tabla 34 Resultados de tiempo de espera ..................................................................... 104

Tabla 35 Resultados de comprobante de pago ............................................................. 105

xvi

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Organigrama Estructural Federa 1 ................................................................... 12

Figura 2 Elementos de un Proceso ................................................................................. 13

Figura 3 Características de un Proceso ........................................................................... 14

Figura 4 Mapa de Procesos ............................................................................................. 16

Figura 5 Mapa de Procesos ............................................................................................. 19

Figura 6 Niveles Jerárquicos de la Estructura Orgánica ................................................ 21

Figura 7 Tipo de Procesos .............................................................................................. 23

Figura 8 Jerarquía de los Procesos ................................................................................. 24

Figura 9 Requisitos que debe tener el responsable de un proceso.................................. 25

Figura 10 Simbología de los diagramas 1 ..................................................................... 28

Figura 11 Fases del Mejoramiento de Procesos ............................................................. 34

Figura 12 Producto Interno Bruto 1 ............................................................................... 55

Figura 13 VAB petrolero y no petrolero 1 .................................................................... 56

Figura 14 Sectores que contribuyen PIB 1 ..................................................................... 56

Figura 15 Tasa de Interés Activa .................................................................................... 58

Figura 16 Tasa de Interés Pasiva .................................................................................... 59

Figura 17 Tasa de Inflación ............................................................................................ 60

Figura 18 Riesgo País ..................................................................................................... 62

Figura 19 Pirámide de Kensel, Normativa Legal ........................................................... 63

Figura 20 Población Económicamente Inactiva (PEI) ................................................... 66

Figura 21 Tasas de Desempleo ....................................................................................... 67

Figura 22 Índice de Pobreza ........................................................................................... 68

Figura 23 Índice de Pobreza Anual de las Principales Ciudades ................................... 68

Figura 24 Porcentual de entrega de productos o servicios ............................................. 71

Figura 25 Porcentual de impuestos deportivos ............................................................... 72

Figura 26 Porcentual de convenios deportivos ............................................................... 73

Figura 27 Porcentual de tiempo libre ............................................................................. 74

Figura 28 Porcentual de apoyo por parte del Ministerio del Deporte ............................ 75

Figura 29 Porcentual de tiempo libre ............................................................................. 76

Figura 30 Porcentual de campeonatos deportivos .......................................................... 77

xvii

Figura 31 Porcentual de presupuesto .............................................................................. 78

Figura 32 Porcentual de escuelas de futbol .................................................................... 79

Figura 33 Porcentual de precios competitivos ................................................................ 80

Figura 34 Importadora jurado ......................................................................................... 81

Figura 35 Creaciones orfebres ........................................................................................ 81

Figura 36 Telconet .......................................................................................................... 81

Figura 37 Creaciones sport ............................................................................................. 81

Figura 38 Sisoine ............................................................................................................ 82

Figura 39 Borde del campo ............................................................................................ 82

Figura 40 Porcentajes de misión y visión de la federación ............................................ 85

Figura 41 Porcentaje de conocimiento de objetivos de la federación ............................ 86

Figura 42 Porcentaje de metas planteadas por la federación .......................................... 87

Figura 43 Porcentaje de políticas de la federación ......................................................... 88

Figura 44 Porcentaje de manual de funciones de la federación ..................................... 89

Figura 45 Porcentaje de cumplimiento de funciones...................................................... 90

Figura 46 Porcentaje de procedimientos documentados ................................................ 91

Figura 47 Porcentaje de organigrama funcional de la organización .............................. 92

Figura 48 Porcentaje de procesos escritos de inducción. ............................................... 93

Figura 49 Porcentaje de distribución de espacio físico de la federación ........................ 94

Figura 50 Porcentaje de un buen ambiente laboral ........................................................ 95

Figura 51 Porcentaje de cursos de capacitación para el personal. .................................. 96

Figura 52 Porcentajes de comunicación con los empleadores ....................................... 97

Figura 53 Porcentual de la publicidad de la federación.................................................. 98

Figura 54 Porcentaje de respaldos .................................................................................. 99

Figura 55 Porcentaje de procedimientos de desempeño ............................................... 100

Figura 56 Porcentual del horario de atención de la federación .................................... 101

Figura 57 Porcentual de la satisfacción del cliente de la federación ............................ 102

Figura 58 Porcentual de atención al cliente de la federación ....................................... 103

Figura 59 Porcentual del tiempo de espera de la federación ........................................ 104

Figura 60 Porcentual de comprobantes de pago electrónicos....................................... 105

Figura 61 Análisis del Valor Agregado y Simbología ................................................. 112

Figura 62 Simbología ................................................................................................... 113

xviii

Figura 63 Pasos para identificar el Tipo de Actividad ................................................. 114

Figura 64 Identificar los procesos y elaborar la Matriz de Procesos ............................ 115

Figura 65 Mapa de procesos actuales administrativos y financieros............................ 116

Figura 66 Representación gráfica del procedimiento elaboración del presupuesto ..... 265

Figura 67 Representación gráfica del procedimiento emisión de directrices

financieras ......................................................................................................... 266

Figura 68 Representación gráfica del procedimiento control estratégico .................... 267

Figura 69 Representación gráfica del procedimiento registro de transacciones .......... 268

Figura 70 Representación gráfica del procedimiento elaboración de conciliaciones

bancarias ........................................................................................................... 269

Figura 71 Representación gráfica del procedimiento control y análisis del manejo

de inventarios suministros ................................................................................ 270

Figura 72 Representación gráfica del procedimiento control y análisis de los

procedimientos de nómina ................................................................................ 271


procedimientos de pago a proveedores ............................................................. 272

Figura 74 Representación gráfica del procedimiento control y análisis del control

documentario de clientes .................................................................................. 273

Figura 75 Representación gráfica del procedimiento cierre de fin de mes .................. 274

Figura 76 Representación gráfica del procedimiento control y análisis tributario ....... 275

Figura 77 Representación gráfica del procedimiento emisión y presentación de

estados financieros ............................................................................................ 276

Figura 78 Representación gráfica del procedimiento ingreso de depósitos

efectuados por los usuarios ............................................................................... 277

Figura 79 Representación gráfica del procedimiento revisión de saldos de cuentas

por cobrar .......................................................................................................... 278

Figura 80 Representación gráfica del procedimiento reporte de saldos de cuentas

bancarias ........................................................................................................... 279

Figura 81 Representación gráfica del procedimiento registro de las facturas

recibidas de proveedores de servicios ............................................................... 280

Figura 82 Representación gráfica del procedimiento recepción de facturas de

proveedores para pago ...................................................................................... 281

xix

Figura 83 Representación gráfica del procedimiento emisión de cheques y

transferencias bancarias .................................................................................... 282

Figura 84 Representación gráfica del procedimiento resguardo de los

comprobantes de pago ...................................................................................... 283

Figura 85 Representación gráfica del procedimiento análisis financiero y de

gestión de informes ........................................................................................... 284

Figura 86 Representación gráfica del procedimiento elaboración de la

planificación operativa anual (poa)................................................................... 285

Figura 87 Representación gráfica del procedimiento dirección de planificación ........ 286

Figura 88 Representación gráfica del procedimiento elaboración del plan anual de

contratación (pac) ............................................................................................. 287

Figura 89 Representación gráfica del procedimiento adquisición por compras

públicas ............................................................................................................. 288

Figura 90 Representación gráfica del procedimiento seguimiento de la

planificación ..................................................................................................... 289

Figura 91 Representación gráfica del procedimiento reclutamiento y selección del

personal ............................................................................................................. 290

Figura 92 Representación gráfica del procedimiento contratación .............................. 291

Figura 93 Representación gráfica del procedimiento inducción al personal ................ 292

Figura 94 Representación gráfica del procedimiento renuncia voluntaria ................... 293

Figura 95 Representación gráfica del procedimiento visto bueno empleador.............. 294

Figura 96 Representación gráfica del procedimiento visto bueno del trabajador ........ 295

Figura 97 Representación gráfica del procedimiento finalización del contrato ........... 296

Figura 98 Representación gráfica del procedimiento elaboración del programa de

capacitación ...................................................................................................... 297

Figura 99 Representación gráfica del procedimiento ejecución del programa de

capacitación ...................................................................................................... 298

Figura 100 Representación gráfica del procedimiento registro, control de

documentos ....................................................................................................... 299

Figura 101 Representación gráfica del procedimiento control del horario de

trabajo ............................................................................................................... 300

xx

Figura 102 Organigrama estructural propuesto para la federación de ligas

barriales y parroquiales de quito ....................................................................... 321

xxi

ANEXOS

Anexo A Encuesta A Clientes ...................................................................................... 328

Anexo B Encuesta al Personal ...................................................................................... 330

xxii

EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA EMPRESA "FEDERACIÓN

DE LIGAS BARRIALES DE QUITO", DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS,

PARA LA FOMENTACIÓN DEL DEPORTE BARRIAL UBICADA EN EL

DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

RESUMEN

El presente trabajo de investigación se ha desarrollado en la FEDERACIÓN DE LIGAS

BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO, esta empresa tiene como razón de ser,

proveer servicios deportivos a personas naturales de todos los barrios y parroquias del

cantón Quito.

El problema radica básicamente en la inexistencia de procesos administrativos y

financieros documentados, lo cual ha generado varios inconvenientes en el desarrollo de

las actividades, confusiones, duplicidad de funciones, desperdicio de recursos, entre

otros.

Para poder afrontar este problema se propone una evaluación y mejoramiento de los

procesos administrativos-financieros que contribuya a la correcta ejecución de las

actividades de la federación, ya que este detalla los pasos a seguir para poder realizarlas,

de esta manera se satisface las necesidades y expectativas tanto de los clientes internos

como de los externos.

El principal objetivo de esta investigación es aumentar los niveles de eficiencia y

eficacia, el desarrollo del personal, además de la evaluación de procesos en la

federación, a través de un mejoramiento de procesos administrativos y financieros.

PALABRAS CLAVE: EVALUACIÓN DE PROCESOS / MEJORAMIENTO DE

PROCESOS / PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS / PROCEDIMIENTOS

FINANCIEROS / FLUJOGRAMAS DE PROCESOS

xxiii

EVALUATION AND IMPROVEMENT OF THE ADMINISTRATIVE AND

FINANCIAL PROCESSES OF THE FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y

PARROQUIALES DE QUITO.

ABSTRACT

The present research work has been carried out in the FEDERACIÓN DE LIGAS

BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO; this company has as its purpose to

provide sports services to natural persons from all districts and parishes in the canton

Quito.

The problem lies basically in the absence of documented administrative and financial

processes, which has generated several disadvantages in the development of activities,

confusion and duplicity of functions and wastage of resources, among others.

In order to deal with this problem, it is proposed to evaluate and improve the

administrative and financial processes that contribute to the correct execution of the

activities of the federation, since it details the steps to be followed in order to carry them

out, thus satisfying the needs and expectations of both internal and external customers.

The main objective of this research is to increase the levels of efficiency and

effectiveness, the development of the personnel, besides the evaluation of processes in

the federation, through an improvement of administrative and financial processes.

KEYWORDS: PROCESS EVALUATION / PROCESS IMPROVEMENT /

ADMINISTRATIVE PROCEDURES / FINANCIAL PROCEDURES / PROCESS

FLOWS

1

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de investigación “EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS

PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA FEDERACIÓN DE

LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO.” Tiene como objetivo

principal entregar una herramienta que permita mejorar los procesos y actividades que

tienen que ver con el giro de la empresa.

Para lo cual se necesita conocer los aspectos generales de la empresa, tales como los

antecedentes, reseña histórica y leyes que rigen su actividad económica; así como

también su cultura organizacional en la que se establece su misión, visión, objetivos,

políticas, direccionamiento estratégico, organigrama y por último se encuentra en la

parte teórica que engloba evaluación y mejoramiento de procedimientos, desde la

definición de procesos, hasta la forma de desarrollar los procedimientos análisis

situacional, tanto a nivel interno como externo.

Se enfoca también en el análisis situacional, tanto a nivel interno como externo de la

organización para una mejor comprensión actual de la misma, mediante encuestas.

Como punto principal se presentará la propuesta de la Evaluación y Mejoramiento de

Procesos Administrativos– Financieros, en el cual se define el proceso, subprocesos y

actividad, sus responsables, tiempo de duración, en las respectivas hojas de matriz de

análisis de valor de los procesos actuales y mejorados y las hojas de caracterización y

diagramas de flujo de los procesos mejorados.

Se presenta las conclusiones a las que se llegó después de haber realizado el presente

trabajo de investigación, y recomendaciones que pueden ser tomadas en cuenta por los

directivos de la empresa para mejorar el desarrollo de las actividades en caso de que

crean conveniente hacerlo en cada uno de los procesos evaluados y mejorados.

2

1. ASPECTOS GENERALES

1.1. Antecedentes

1.1.1. Los primeros juegos deportivos ecuatorianos

El Ecuador no está acostumbrado a cultivar el deporte al contrario están orientados a

tener una vida sedentaria, por lo que la organización vio necesario crearse con el fin de

fomentar el deporte en todos los barrios y parroquias de la ciudad de Quito, fijándose

como objetivo principal ir aumentado las ligas en cada uno de los barrios y parroquias,

esta manera ayudar a toda la sociedad a mejorar su estilo de vida.

El desarrollo de las competencias deportivas nacionales no tuvieron un avance paralelo

al reinicio de los Juegos Olímpicos Modernos, tardaron varios años hasta que una

comisión de personajes ecuatorianos con visión deportiva, representantes de las

Federaciones Deportivas Provinciales que ya comenzaron a fundarse por entonces

decidieron organizar las “Primeras Olimpiadas Nacionales.

En la ciudad de Riobamba el 14 de marzo de 1926 en plena vorágine de la Revolución

Juliana, auspiciada por los miembros que conformaron la Junta de Gobierno Nacional

entre 1925 y 1926, destacados políticos de esa época que apoyaron definitivamente su

realización, ellos fueron: Francisco Arízaga Luque, Luis Napoleón Dillon, Gral. Fran-

cisco Gómez de la Torre, Isidro Ayora, Pedro Pablo Egüez, Julio E. Moreno

Las Primeras Olimpiadas Ecuatorianas se inauguraron en un marco solemne con la

intervención de las Federaciones Deportivas del Chimborazo, Pichincha, Azuay,

Guayas, y Tungurahua. Los primeros deportes en los que se compitió fueron: Atletismo,

Baloncesto, Box, Ciclismo, Esgrima, Fútbol, Tenis de campo, Tiro y Ajedrez, de esta

manera dieron inicio a las olimpiadas. (Astudillo Avilés, 2012)

1.2. Reseña histórica

La Federación de Ligas Deportivas Barriales y Parroquiales del Cantón Quito fue

fundada el 18 de marzo de 1957. Las ligas fundadoras son: La Tola, San Juan,

Chaupicruz, La Magdalena, la Central Obrera de Chimbacalle y Santa Prisca

(desaparecida). Su presidente fundador fue el Riobambeño Carlos María Castañeda

Romero.

La sesión de fundación se realizó el 18 de marzo del 2010, a las 20h00, en el inmueble

ubicado en la calle Pedro Fermín Cevallos, No. 637, tercer piso, del centro de la ciudad

de Quito. La primera directiva electa en esa misma noche estuvo integrada por las

siguientes personas:

3

Presidente: Carlos María Castañeda Romero (Presidente vitalicio de Liga La

Tola)

Vicepresidente: Dr. Germán Jaramillo Larrea (Directivo de Liga La Tola)

Secretario: Sr. Fausto Alvear (Presidente de Liga La Magdalena)

Tesorero: Benjamín Lastra Yánez (Presidente de la Central Obrera de

Chimbacalle)

Síndico: Dr. Bolívar León

Comisión de calificaciones: Sr. Jorge Calderón, Ing. Sergio Lasso, Carlos

Márquez Francisco Guamán.

Vocales:

Alfonso Torres (Central Obrera de Chimbacalle)

Segundo Rafael Osorio (Liga Chaupicruz)

Carlos Márquez (Liga La Tola)

Ricardo Cruz Moncayo (Liga San Juan)

Francisco Guamán y Carlos Estrella (Liga La Magdalena)

Arturo Jaramillo (Liga Unión Deportiva Parroquial Santa Prisca)

(Federación de Ligas Deportivas Barriales y Parroquiales de Quito, 2016)

1.3. Base legal

La Federación de Ligas Barriales de Quito es una organización deportiva de derecho

privado, autónoma y sin fines de lucro. Actualmente está integrada por 88 ligas

deportivas barriales y parroquiales, su ámbito de incidencia es en unas 200.000

personas, en las distintas áreas deportivas, pero este año se desea llegar por lo menos a

las 110 ligas.

La misma se rige a un estatuto proporcionado por el Ministerio del Deporte, el mismo

que contiene artículos, derechos y sanciones a los que se deberán someter cada uno de

los que laboren en la organización, para lograr un buen desempeño y así lograr cumplir

los objetivos institucionales.

La Federación de Ligas Barriales y Parroquiales es una sociedad colectiva, por ende no

cuenta con un capital , más bien cuenta con un ingreso de parte del Ministerio del

Deporte de $150.000 anuales e ingresos propios de $150.000 anuales que provienen de

los carnets, pases, certificaciones y arriendos de locales, es decir los servicios que presta

la organización.

4

1.4. Organismos de control

1.4.1. Ministerio del Deporte

La Federación se rige al Ministerio del Deporte debido a que debe proteger, estimular y

promover la cultura física, el deporte y la recreación, como actividades para la

formación integral de las personas, conforme establece el artículo 82 de la Constitución

Política de la República, el cual damos a conocer a continuación para un mejor

entendimiento:

Art 82. “El Estado protegerá, estimulará, promoverá y coordinará la cultura física, el

deporte y la recreación, como actividades para la formación integral de las personas.

Proveerá de recursos e infraestructura que permitan la masificación de dichas

actividades. Auspiciará la preparación y participación de los deportistas de alto

rendimiento en competencias nacionales e internacionales, y fomentará la participación

de las personas con discapacidad.” (Constitución Política de la República del Ecuador,

2016)

Para cumplir esta obligación es necesario fortalecer la institucionalidad deportiva del

país, dotando a las entidades públicas responsables del manejo deportivo de suficiente

capacidad jurídica para su actuación; Para ello deben tomar cuenta las leyes a las que

deben regirse para un mejor cumplimiento, para mayor explicación describiremos a

continuación las leyes a cuales deben regirse:

1.4.2. Ley del Deporte Educación Física y Recreación

La Federación debe regirse a la Ley del Deporte debido que aquí se encuentra

establecido las normas a las que deben sujetarse estas actividades para mejorar la

condición física de toda la población, contribuyendo así, a la consecución del Buen

Vivir. Las y los ciudadanos que se encuentren al frente de las organizaciones amparadas

en esta Ley, deberán promover una gestión eficiente, integradora y transparente que

priorice al ser humano.

Esta ley ayuda a la organización para la adecuada utilización de infraestructura y como

objetivo principal el desarrollo de las organizaciones deportivas en la búsqueda

constante y sostenida del acondicionamiento físico de toda la población, impulsando al

acceso masivo del deporte incluyendo a las personas con discapacidad para así

coadyuvar al Buen Vivir.

5

1.4.3. Estatuto de la Federación Provincial de Ligas Deportivas Barriales y

Parroquiales de Pichincha.

El estatuto fue creado con el fin de que exista un documento donde haya constancia de

las normas internas de la organización que se debe cumplir y hacer cumplir, el cual sirve

para dar a conocer a que se debe regir para el funcionamiento para que exista

constancia de la base legal, derechos, obligaciones, sanciones, disposiciones, normas,

elecciones, para que de esta manera exista un mejor desempeño de todos los que son

parte de la organización. El cual fue elaborado por el Ministerio del Deporte en el cual

consta:

Denominación, Domicilio, y la Duración.

Régimen, Finalidades, Atribuciones de la Organización.

De sus Filiales.

Derechos

Obligaciones

Tipos de Sanciones

Organismos de Funcionamiento

Asamblea General

Directorio Comisiones

Secretario General

Prosecretario

Tesorero

Síndico

Vocales

Convocatorias

Elecciones

Quórum

Resoluciones

Apelaciones

Reconsideraciones

Patrimonio, de los Bienes y Fondos

Normas Generales

Disposiciones Finales

6

Disposiciones Transitorias

1.4.4. Ministerio de Relaciones Laborales

Es una entidad pública encargada de regular y controlar el cumplimiento de las políticas

laborales vigentes, con el fin de garantizar un empleo digno que permita alcanzar el

buen vivir de los ecuatorianos.

El Ministerio de Relaciones laborales a través de su portal en internet permite agilizar el

proceso de registro de trámites tales como:

Registro y legalización de contratos

Legalizaciones de décimo tercer y cuarto sueldo

Registro y legalización de actas de finiquito, entre otros.

De este modo verifica que el trabajador perciba los derechos que por ley le

corresponden, así como también que el patrono cumpla con sus obligaciones laborales.

1.4.4.1. Código de Trabajo

Contiene los preceptos que regulan las relaciones entre el empleador y el trabajador,

indicando formas de contrato, jornadas de trabajo, derechos y obligaciones para las dos

partes, entre otros, con el fin de que las relaciones laborales se lleven de manera

adecuada.

Las principales obligaciones que tiene el empleador son:

Afiliar a los empleados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)

desde su primer día de trabajo.

Cancelar a tiempo los sueldos y salarios según lo estipulado en el contrato de

trabajo.

Proporcionar a los trabajadores los implementos necesarios para que puedan

desarrollar con normalidad sus actividades.

7

Indemnizar a los trabajadores que hayan sufrido accidentes laborales o que

hayan adquirido enfermedades relacionadas a las actividades que realizan.

Llevar un registro actualizado que contenga toda la información personal de

cada uno de los empleados.

Otorgar certificados laborales a los trabajadores las veces que sea necesarias,

entre otros.

Las principales obligaciones de los trabajadores son:

Desarrollar sus actividades laborales de acuerdo a lo establecido en el contrato

de trabajo.

Cuidar las instalaciones de la empresa, así como los implementos suministrados

por el empleador.

Comportarse de manera adecuada en las instalaciones de la empresa, sus

alrededores y en cualquier lugar cuando se porte el uniforme de la misma.

No revelar ningún tipo de información acerca de la empresa a terceras personas,

entre otras.

Cabe recalcar que lo que para una parte son obligaciones para la otra son derechos.

1.4.5. Servicio de Rentas Internas

Es una entidad técnica y autónoma que forma parte de la organización estatal, su

finalidad es promover la cultura tributaria a fin de incrementar la recaudación de

impuestos tributarios aplicando la normativa vigente.

La Federación de Ligas Barriales de Quito declara:

MENSUALMENTE

IVA

Retención en la fuente

Anexo ATS

8

ANUALMENTE

Impuesto a la renta

Anexo REDEP

Anexo socios

1.4.6. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

Es una entidad autónoma, creada con decreto ejecutivo N° 018, publicada en el registro

oficial N° 591 del 13 de marzo de 1928, durante el gobierno del Dr. Isidro Ayora.

Esta entidad se encarga de preservar el bienestar de sus afiliados. Dentro de los

servicios que presta el IESS se encuentran los siguientes:

Atención médica

Pensiones jubilares

Jubilación por vejez

Montepío

Programa del adulto mayor

Préstamos con el BIESS (Hipotecarios, Quirografarios, Financiamiento al

constructor), entre otros.

En la actualidad la Federación de Ligas Barriales de Quito cuenta con 8 empleados, los

mismos que al momento de ingresar a la institución cuentan con los beneficios que

ofrece la seguridad social. Dentro de las actividades que debe cumplir están:

Realizar las Avisos de entrada del personal que ingresa a la institución

Realizar los Avisos de Salida al momento que el empleado deja de prestar sus

servicios en la institución.

Informar a través de la página web, las modificaciones de sueldos contingencias

de enfermedades o cualquier otra novedad dentro del término de tres días de

ocurrido el suceso.

Ingreso que perciben los empleados, de los cuales el 9.35% se descuenta al

empleado y la diferencia del 12.15% paga el patrono.

9

Cancelar hasta el 15 de cada mes las planillas de préstamos tanto hipotecarios y

quirografarios que hayan realizado los empleados.

Al momento que el empleado cumple un año se debe cancelar los fondos de

Reserva según autorización del empleado ya sea en el rol mensual o a través del

fondo acumulativo en el IESS.

1.5. Giro del negocio

Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito tiene como giro del negocio

planificar, programar y ejecutar torneos deportivos a nivel barrial y todo tipo de

actividad física, destinados a los niños, jóvenes y adultos, hombres y mujeres, para que

utilicen el tiempo libre en una forma adecuada y logren el mejoramiento de su calidad

de vida, contribuyendo así a la construcción de un pueblo sano física y

psicológicamente.

Actualmente la organización ofrece servicios para la creación de nuevos equipos en las

distintas disciplinas de los barrios y parroquias del cantón Quito, la misma que nos

permite acceder a la recreación sin ninguna discriminación para el Buen Vivir, las

mismas que se detallan a continuación:

Futbol Masculino

Futbol Femenino

Básquet Masculino

Básquet Femenino

Futbol Micro

Futbol Indor

Ecua Vóley

1.6. Ubicación geográfica

Actualmente se encuentra ubicada en la Avenida Gran Colombia N 14-27 y Luis Sodiro,

el correo electrónico es: [email protected] , su teléfono es: 2232326.

10

1.7. Servicios que ofrece

La Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito ofrece distintos servicios a

las ligas filiales los cuales se detallan a continuación:

Registros: Se registra jugadores nuevos y antiguos de las diferentes ligas, esto

lo realizan cuando ellos desean, para que el mismo pueda actuar como jugador

en su liga, de la misma manera se procede en el caso de que exista nuevo equipo.

Pases: Se legaliza el traspaso de un jugador de una liga hacia otra liga.

Carnets: Se sellan los mencionados para que los jugadores puedan actuar el

campeonato interno de su liga.

Certificaciones: Son certificados que emite la federación indicando que dicho

jugador pertenece a una liga y equipo indicando o a su vez indica que un

jugador no se encuentra registrado en ninguna liga filial a nuestra matriz.

1.8. Direccionamiento estratégico

La Federación de Ligas Deportivas Barriales y Parroquiales del Cantón Quito tiene

como finalidad fundamental la de difundir y fomentar la recreación y la práctica del

deporte en todas sus manifestaciones, dentro de su facultad, direccionándose para todas

las personas sin ninguna excepción, de esta manera ayudando a mejorar la condición

física de niños, adolescentes y adultos para un mejor Buen Vivir.

Para un mejor y óptimo desempeño la organización cuenta con los elementos de la

planificación estratégica los cuales fueron tomados de la página web de la Federación

de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito los cuales se dará a conocer a continuación:

(Federación de Ligas Deportivas Barriales y Parroquiales de Quito, 2016)

1.8.1. Misión

Fomentar, diversificar y masificar la práctica del deporte recreativo y la actividad física

en base al trabajo voluntario y sin fines de lucro.

1.8.2. Visión

Ser la más grande y eficiente organización social y deportiva barrial del Ecuador.

11

1.8.3. Lema

“POR LA UNIÓN Y SUPERACIÓN DEL DEPORTE BARRIAL”

1.8.4. Colores

“El azul, el rojo y el blanco”.

1.8.5. Políticas

Promover en la población el uso del tiempo libre en la práctica del deporte y la

actividad física, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida, con un

enfoque de interculturalidad y de inclusión de los grupos de atención prioritaria.

Impulsar la masificación de la actividad física en la población tendiente a la

disminución del sedentarismo.

Impulsar la incorporación progresiva de niños, niñas y jóvenes en la práctica

deportiva que comprende procesos de iniciación, fundamentación y selección

deportiva.

1.9. Organigrama estructural

La organización actualmente no cuenta con un organigrama bien definido, por lo que se

procede a realizar uno a continuación de acuerdo a los procesos actuales:

12

Figura 1 Organigrama Estructural Federa 1

1.10. Marco teórico

El marco teórico a niveles más específicos y concretos, comprende la ubicación del

problema en una determinada situación histórico-social, sus relaciones con otros

fenómenos, las relaciones de los resultados por alcanzar con otros ya logrados, como

también definiciones de nuevos conceptos, redefiniciones de otros, clasificaciones,

tipologías por usar, etcétera. (Bernal Torres, 2013)

El presente marco teórico engloba los diferentes temas y aspectos relacionados al

proceso administrativo – financiero, con el propósito de otorgar un enfoque científico a

la investigación realizada.

1.10.1. Proceso

“Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles que llevan a

un resultado útil para un cliente interno o externo” (Group, e-Strategia Consulting,

2015)

Ministerio del

Deporte PRESIDENTE

DIRECTORIO

Administrador

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO

JURÍDICO

DEPARTAMENTO

DE CONTABILIDAD

Contador

Asistente Recepcionis

13

Misión del Proceso

Entrada del Proceso

Transformación

Salida

Controles

Recursos

Límites del Proceso

“Se lo concibe también como el conjunto de actividades interrelacionadas que requieren

de un insumo organizacional (entrada), le agregan valor a este (generando una

transformación) y suministran un servicio (resultado).” (Saltos, 2015)

1.10.1.1. Elementos de un proceso

Todo proceso se identifica al menos por estar formado por los siguientes elementos:

1. Misión de un Proceso: Determina el fin para el cual fue concebido en relación

directa a los objetivos del mismo.

2. Entrada del Proceso: Pueden ser tangibles o intangibles y son los insumos

para realizar el servicio (equipos, materiales, componentes, energía,

información, etc.).

3. Transformación: Es el conjunto de actividades y tareas que recibiendo una

entrada, le agrega valor y generan una salida para el usuario interno o externo.

4. Salida: Es el producto o servicio generado por un proceso, para el usuario.

5. Controles: Sistemas de medida y control que mediante la generación de datos,

permiten analizar el desempeño de los procesos.

6. Recursos: Constituyen el apoyo humano, económico, logístico, tecnológico y

de infraestructura que interactúan en distintas relaciones dentro de la

organización.

7. Límites de Proceso: Se definen por el alcance de las actividades incluidas, las

entradas requeridas, las salidas generadas, y los recursos relacionados. (Saltos,

2015)

Figura 2 Elementos de un Proceso

14

1.10.1.2. Características de un proceso

Según la guía metodológica de Gobierno por Resultados, establece que un proceso debe

tener las siguientes características:

a) Definible‐ Deben estar documentados, y sus requerimientos y mediciones

deben ser establecidos.

b) Repetible. Son secuencias de actividades recurrentes. Deben ser comunicados,

entendidos y ejecutados consistentemente.

c) Predecible. Los procesos deben lograr un nivel de estabilidad tal que se asegure

que sus actividades se ejecutan consistentemente y producen los resultados

deseados.

d) Medible. Los procesos deben tener mediciones que aseguren la calidad de cada

actividad individual así como la calidad del resultado final. (Group, e-Strategia

Consulting, 2015)

Figura 3 Características de un Proceso

1.10.1.3. Gestión por procesos

Las organizaciones están constituidas por una compleja combinación de recursos

(capital humano, capital intelectual, instalaciones, equipos, sistemas informáticos, etc.)

interdependiente e interrelacionados, que deben perseguir los mismos objetivos, y

cuyos desempeños deben afectar positivamente o negativamente a la organización en su

conjunto.

DEFINIBLE REPETIBLE

PREDECIBLE

MEDIBLE

15

La gestión por procesos implicará contar con un cuadro de indicadores referidos a la

calidad y a otros parámetros significativos. Este es el modo en que verdaderamente la

organización podrá conocer, controlar y mejorar su cometido.

La gestión de los procesos tanto tecnológicos como los administrativos, constituye un

nuevo enfoque de la coordinación y planificación en el seno de una organización. “La

relativa estabilidad de los grandes procesos hace de ellos una excelente base de

planificación. El proceso se inscribe en el tiempo; por tanto, la gestión de los procesos

permite afrontar el futuro sobre una base sólida (Lorino, 2013).

Entre las utilidades que se obtiene al centrar la gestión de la organización en sus

procesos, se puede mencionar que:

Permite a la organización centrarse en el cliente.

Permite a la compañía predecir y controlar el cambio.

Aumenta la capacidad de la empresa para competir, mejorando el uso de los

recursos disponibles.

Ofrece una visión sistemática de las actividades de la organización.

Previene posibles errores.

Desarrolla un sistema completo de evaluación para las áreas de la empresa.

Suministra un método para preparar la organización a fin de cumplir con sus

desafíos futuros (Harrington, 2015)

La Gestión de Procesos percibe la organización como un sistema interrelacionado de

procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del cliente.

Supone una visión alternativa a la tradicional caracterizada por estructuras organizativas

de corte jerárquico - funcional, que pervive desde mitad del XIX, y que en buena

medida dificulta la orientación de las empresas hacia el cliente. Tradicionalmente, las

organizaciones se han estructurado sobre la base de departamentos funcionales que

dificultan la orientación hacia el cliente. La gestión por procesos implica el

“Reordenamiento de los flujos de trabajo de forma que aporten valor añadido dirigido

a aumentar la satisfacción del cliente y a facilitar las tareas de los profesionales”.

La Gestión por Procesos, percibirá a la organización como un sistema interrelacionado

de procesos que contribuirán conjuntamente a incrementar la satisfacción del cliente.

Supondrá una visión alternativa a la tradicional caracterizada por estructuras

organizativas de corte jerárquico-funcional, que pervive desde la mitad del siglo XIX, y

que en buena medida dificultará la orientación de las empresas hacia el cliente.

16

La Gestión Estratégica por Procesos coexistirá con la administración funcional,

asignando "propietarios" a los procesos claves, haciendo posible una gestión ínter-

funcional generadora de valor para el cliente y que, por lo tanto, procurará su

satisfacción. Determinará qué procesos necesitarán ser mejorados o rediseñados,

establecerá prioridades y proveerá de un contexto para iniciar y mantener planes de

mejora, que permitirán alcanzar los objetivos estratégicos establecidos en la

Planificación Estratégica Institucional

El mapa de procesos impulsará a la organización a poseer una visión más allá de sus

límites geográficos y funcionales, mostrando cómo sus actividades estarán relacionadas

con los clientes externos, proveedores y grupos de interés. Tales "mapas" presentarán la

oportunidad de mejorar la coordinación entre los elementos claves de la organización.

Asimismo plantearán la posibilidad de distinguir entre procesos estratégicos, claves, de

soporte, constituyéndose el primer paso para seleccionar los procesos sobre los cuales se

actuará.

Figura 4 Mapa de Procesos

ABA

STEC

IMIE

NTO

IN

TERN

O

PRO

DU

CCIO

N A

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ENTO

BA

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PRODUCCIONH. COMERCIAL

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GESTION ESTRATEGICAE-01

DIRECCIONAMIENTO Y CONTROL

E-02

GESTION DEL DESARROLLO HUMANO

GESTION ADMINISTRATIVA FINANCIERA

GESTION DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y AMBIENTAL

MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA

GESTION TECNOLOGICA

CONTROL OPERATIVO INTERNO

MAPA DE PROCESOS

ESTRATEGICOS

SUSTANTIVOS

ADJETIVOS

CRIANZA DE AVES

PRODUCCIONHUEVO FELTIL

PLANIFICACIONPRODUCCION

GESTIONPOSTVENTA

COMERCIALIZACION

17

Un modelo es una representación de una realidad compleja, realizar el modelado de un

proceso es sintetizar las relaciones dinámicas que en él existen, probará sus premisas y

predecirá sus efectos en el cliente. Constituirá la base para que el equipo de procesos

aborde el rediseño y mejora, establecerá indicadores relevantes en los puntos

intermedios del proceso y en sus resultados.

Un método estructurado que utilizará un preciso manual para comprender el contexto y

los detalles de los procesos claves. Siempre que un proceso vaya a ser rediseñado o

mejorado, su documentación es esencial como punto de partida. Lo habitual en las

organizaciones es que los procesos no estén identificados y por consiguiente no se

documenten ni se delimiten. Los procesos fluirán a través de distintos departamentos y

puestos de la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como

conjuntos diferenciados, en muchos casos interrelacionados.

La configuración, entrenamiento y facilitación de equipos de procesos son esenciales

para la gestión de los procesos y la orientación de éstos hacia el cliente. Los equipos han

de ser liderados por el "propietario del proceso", y han de desarrollar los sistemas de

revisión y control.

El análisis de un proceso puede dar lugar a acciones de mejoramiento, rediseño para

incrementar la eficacia, reducir costos, mejorar la calidad y acortar los tiempos

reduciendo los plazos de producción y entrega del producto o servicio.

1.10.1.3.1. Características de la gestión por procesos

Las principales características de la Gestión por Procesos podrán definirse como:

Incrementar la eficacia

Reducir costos

Mejorar la calidad

Acortar los tiempos y disminuir los plazos de producción y entrega del servicio

Además estarán presentes en la gestión por procesos otras características novedosas, con

respecto a las tradicionales, así podremos aproximar las siguientes:

18

a) Identificación y documentación.- Lo habitual en las organizaciones es que los

procesos no estén identificados, y por consiguiente no se documenten ni se

delimiten. Tal y como se expuso anteriormente los procesos fluyen a través de

distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que no suele

percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados, en muchos casos

interrelacionados.

b) Definición de objetivos.- La descripción y definición operativa de los objetivos es

una actividad propia de la gestión. La característica del enfoque es definir

explícitamente esos objetivos en términos del cliente. Esto permitirá orientar los

procesos hacia la calidad, es decir hacia la satisfacción de necesidades,

expectativas y deseos del cliente.

c) Especificación de responsables de los procesos.- Comúnmente al estar

distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes áreas funcionales, lo

habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales.

d) La gestión de procesos introduce la figura esencial de propietario del proceso.- El dueño del proceso es una persona que participará en sus actividades. Será esta

persona la responsable última del control sobre el mismo desde el principio hasta el

final, generalmente este papel es asignado a un mando o directivo.

e) El propietario del proceso puede delegar este liderazgo en un equipo o en otra

persona que tenga un conocimiento importante sobre el proceso.- En este caso

es vital que el dueño del proceso esté informado de las acciones y decisiones que

afectarán al proceso, ya que la responsabilidad no se delega.

f) Reducción de etapas y tiempos.- Generalmente existirá una sustancial diferencia

entre los tiempos de proceso y de ciclo. La gestión por procesos incidirá en los

tiempos de ciclo, y en la reducción de las etapas de manera que el tiempo total del

proceso disminuirá.

g) Simplificación.- Intentando reducir el número de personas y departamentos

implicados en un ejercicio de simplificación, es característico de esta estrategia de

gestión.

h) Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido.- Es frecuente

encontrar que buena parte de las actividades de un proceso no aportarán en el

resultado final. Podrán tratarse de actividades de control duplicadas o simplemente

que se llevarán a cabo porque surgieron por alguna razón más o menos operativa

en principio, pero que no han justificado su presencia en la actualidad. La gestión

de procesos cuestionará estas actividades dejando perdurar las estrictamente

necesarias, como aquellas de evaluación imprescindibles para controlar el proceso

o las que deberán realizarse por cumplimiento de la legalidad y normativa vigente.

i) Reducción de burocracia.- Con frecuencia será necesario dotar de más funciones

y de mayor responsabilidad al personal que intervendrá en el proceso, como medio

para reducir etapas y acortar tiempos de ciclo. La implantación de estos cambios

afectará fuertemente al personal, por lo que deberá ser cuidadosamente llevado a

cabo para reducir la resistencia que pudiera darse en las personas implicadas.

j) Inclusión de actividades de valor añadido.- Que incrementarán la satisfacción

del cliente del proceso. (Saltos, 2015),

1.10.1.4. Control del proceso

Controlar un proceso significa asegurar que genera, de manera continua, resultados

previsibles y satisfactorios. Para controlar un proceso se debe asignar:

Unos objetivos

19

Unos indicadores cuantitativos para medir el logro de los objetivos.

Un sistema de medida para cada indicador.

Un propietario o responsable del proceso.

Un método de estandarización de su aplicación.

Cuadro de mando Integral (Balanced Scorecard).

Mediciones del proceso.

Costos de calidad.

Sistemas integrados de información (Tecnología).

Costeo basado en Actividades ABC.

Técnicas estadísticas.

El resultado de manejar apropiadamente los procesos es tener:

Figura 5 Mapa de Procesos

1.10.1.5. Componentes de un proceso

Dentro del Manual Organizacional de la compañía y de los procesos de calidad se

incluye como componentes de los procesos los siguientes:

“Portafolio de productos: Representa el conjunto integrado de productos que la

compañía ofrece a la sociedad para satisfacer sus necesidades y expectativas; y se

encuentra constituido por productos primarios y secundarios” (Saltos M. , 2016)

Procesos

Eficientes

Eficaces

Efectivos

Adaptables

Beneficios

Mínimos Recursos

Resultados Deseados

Mínimos recursos y resultados deseados

Capacidad de adaptación a clientes cambiantesy necesidades de la empresa

20

Cadena de valor: Es la representación gráfica de las macro actividades de la

institución. Se deriva del análisis realizado a los productos primariosy que identifican el

aporte de valor de las macro actividades en el cumplimiento de la misión institucional.

La cadena de valor es una herramienta para examinar de manera sistemática las

actividades que desempeña la institución y la forma como interactúan, permite disgregar

la institución en sus actividades estratégicas para comprender el comportamiento de los

costos y las fuentes actuales y potenciales para la diferenciación. , (Saltos M. , 2016)

Diseño de la estructura orgánica: En este elemento se debe considerar y analizar los

siguientes componentes:

Unidades administrativas.- Una estructura organizacional se conforma por

gerencias y departamentos, las que dependerán de las necesidades basadas en la

misión, visión y la optimización del funcionamiento de la organización y de los

procesos internos.

Unidades financieras: Una estructura financiera se conforma por financieros,

contadores, tesoreros, las que dependerán de las necesidades de la organización,

para la optimización del funcionamiento de la organización y de los procesos

internos y externos.

Niveles jerárquicos.- Se refiere al número de niveles de administración que

adopta la organización, para garantizar el logro de sus objetivos, compuesto de los

siguientes niveles:

∞ Directivo.- Responsable de direccionar a la organización al cumplimiento de

su misión.

∞ Asesor.- Comprometido en proporcionar asesoría o asistencia técnica

específica, para la toma de decisiones y la solución de problemas

organizacionales.

∞ Apoyo.- Responsable de proveer apoyo administrativo y logístico, entregando

oportunamente recursos a la organización y permitiéndole alcanzar sus

objetivos.

∞ Operativo.- Responsable de la ejecución de los productos directamente

relacionados con el cliente externo.

21

Figura 6 Niveles Jerárquicos de la Estructura Orgánica

NIVELES

ORGANIZACIONALES

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Directivo Directorio

Presidente

Asesor Asesoría Jurídica

Planificación

Apoyo Gestión de Recursos Humanos

Gestión Financiera

Gestión Tecnológica

Gestión Administrativa

Operativo Se identificarán con relación a la misión y

objetivos institucionales.

Líneas de autoridad y responsabilidad.- Canal formal que define la autoridad y

responsabilidad desde el más alto nivel hasta la base de la organización y viceversa.

Directivo

Asesor

Apoyo

Operativo

22

SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN CONFORME

Línea de dependencia y responsabilidad

Línea de Asesoría

Línea de Apoyo

Organigrama estructural.- Es la representación gráfica de la estructura

organizacional, sustenta y articula todas sus partes integrantes e indica la relación con el

ambiente externo de la organización.

1.10.1.6. Diseño de los procesos

(Saltos M. , 2016)Los procesos se agrupan en función del grado de contribución y valor

agregado al cumplimiento de la misión institucional. La administración de procesos

requiere la identificación y clasificación de los mismos de manera estructurada y

estándar para controlar y gestionar resultados, se clasifican en:

Gobernantes: También denominados estratégicos, gobernadores, de dirección,

de regulación o de gerenciamiento, y son responsables de emitir políticas,

directrices y planes estratégicos para el funcionamiento de la organización.

Sustantivos: Llamados también específicos, principales, productivos, de línea, de

operación, de producción, institucionales, primarios, claves o agregadores de

valor, y son responsables de generar el portafolio de productos y/o servicios que

responden a la misión y objetivos estratégicos de la institución.

Adjetivos: Denominados también habilitantes, se clasifican en procesos

habilitantes de asesoría y los procesos habilitantes de apoyo, estos últimos

conocidos como de sustento, accesorios, de staff o administrativos, y son

responsables de brindar productos de asesoría y apoyo logístico para generar el

23

portafolio de productos institucionales demandados por los procesos gobernantes,

agregadores de valor y por ellos mismos.

Figura 7 Tipo de Procesos

UNIDADES

ADMINISTRATIVAS

PROCESOS

ORGANIZACIONALES

Directorios.- Primera autoridad de

la institución

Procesos Gobernantes

(Relacionado con la gestión

estratégica

DE ASESORÍA

Asesoría Jurídica

Planificación

de la institución)

Se identifican con relación a la

misión y objetivos institucionales

Procesos Sustantivos

(Relacionado directamente con las

actividades primordiales de la institución)

DE APOYO

Gestión de Recursos Humanos

Gestión Financiera

Gestión Tecnológica

Gestión Administrativa

Procesos Adjetivos

(Relacionado con las actividades que

proveen el soporte necesario para llevar a

cabo los procesos sustantivos)

24

Es importante enunciar que para todos los procesos institucionales se definirán su

misión. En los procesos gobernantes, se determinará las atribuciones y

responsabilidades conforme a su base legal constitutiva. Para los procesos agregadores

de valor y habilitantes se trasladarán los productos establecidos en el portafolio de

productos.

1.10.1.7. Jerarquía de los procesos

La jerarquía de los procesos se determinan en función del grado de contención y

mandato dentro de las actividades que agregan valor al cumplimiento de la misión

institucional, y se clasifican en:

Macro procesos: Es el conjunto de procesos interrelacionados de una

institución.

Procesos: Descripción de las actividades realizadas en el proceso.

Subprocesos: Constituyen elementos componentes de un proceso.

Procedimiento: Es el conjunto de reglas e instrucciones que determinan la

manera de proceder o de obrar para conseguir un resultado.

Actividad: Conjunto de tareas involucradas en un proceso.

Tarea: Trabajo o labor que debe ejecutarse en un tiempo establecido. (Saltos

M. , 2016)

Figura 8 Jerarquía de los Procesos

1.10.1.8. Responsable del proceso

Los responsables de las unidades o procesos institucionales, se involucrarán con la

autoridad nominadora para el diseño organizacional o reestructuración de unidades,

áreas, o procesos, sobre la base de la normativa legal, planificación estratégica y

25

operativa, donde la dirección encargada de la unidad de Gestión del Recurso Humano

dispondrá el inicio del proceso de reestructuración, previo la lectura, aprobación y

legalización de los informes técnicos que avalen el proceso., así como también la

estructuración del Comité de Desarrollo de Procesos. Adicionalmente los responsables

de los procesos deberán cumplir requisitos básicos como son:

Saber: Conocer con profundidad el proceso que va a administrar.

Poder: Capacidad para la toma de decisiones y faculta miento al personal en la toma de

decisiones.

Querer: Asumir voluntariamente la responsabilidad de la gestión del proceso.

Figura 9 Requisitos que debe tener el responsable de un proceso

Las funciones del Responsable del proceso son

1. Establecer medidas y fijar objetivos para mejorar el proceso

2. Garantizar que las metas globales del proceso se cumplan

3. Definir los límites y el alcance del proceso

4. Identificar necesidades de capacitación del personal de apoyo del proceso

5. Identificar los factores fundamentales de éxito del proceso

6. Preparar documentos de trabajo en caso de ser necesario

7. Definir los subprocesos y sus correspondientes responsables

8. Mantener el contacto con los usuarios del proceso para garantizar que se

satisfagan y se conozcan sus expectativas. (Saltos M. , 2016)

SABER

PODER

QUERER

26

1.10.2. Diagramas de flujo

También conocido como diagrama de flujo, o fluxograma, es un gráfico dinámico que

representa una serie de pasos que conforman un proceso determinado. “Los diagramas

de flujo representan en forma simbólica pictórica la secuencia en que se realizan las

operaciones de un determinado procedimiento y/o recorrido de las formas o materiales.

Muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que

intervienen (procedimiento detallado) para cada operación descrita y pueden indicar,

además, el equipo en se utilice en cada paso. (Rodríquez Valencia, 2014)

1.10.2.1. Características de los diagramas de flujo

Para los diagramas de flujo tienen las siguientes características:

Sintética: se debe representar de forma reducida, es decir, utilizando pocas

páginas, preferentemente solo una, ya que los diagramas de gran extensión

complican su asimilación y comprensión.

Simbolizada: la aplicación de la simbología apropiada a los diagramas de

sistemas y procedimientos evita a los analistas apuntes excesivos, repetitivos y

difusos en su interpretación.

De forma visible a un sistema o proceso: los diagramas sirven para examinar

el progreso de un sistema o proceso sin la obligación de descifrar indicaciones

extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea

que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite

observar estos rasgos o detalles principales. (Guerrero Logroño, 2013)

1.10.2.2. Clasificación de los diagramas de flujo

Según los diagramas de flujo se clasifican de la siguiente manera:

a) SEGÚN SU FORMA:

- Formato vertical: es una serie ordenada de las actividades de un proceso, que

va de arriba hacia abajo, donde se encuentra toda la información necesaria

según su finalidad.

- Formato horizontal: en este tipo el flujo o la serie de actividades se dirigen

de izquierda a derecha.

- Formato panorámico: también conocido como de formato columna o

tabular. En este tipo el proceso se identifica con la simple observación del

mismo, y es mucho más fácil de comprender para personas que no estén

acostumbradas. Es este se representan diferentes acciones coincidentes tanto

en líneas horizontales como verticales, así como también la implicación de

más de un departamento.

- Formato arquitectónico: presenta el flujo o la serie de actividades sobre la

zona de trabajo donde se ejecuta.

27

b) SEGÚN SU FINALIDAD:

- De forma: tratan escasos detalles de las actividades y muestran las etapas que

atraviesan cada una de las operaciones, desde que se originan hasta que

finalizan. Se utiliza el formato horizontal.

- De labores: son simplificados y simbolizan todas las actividades que se

realizan en un proceso y el departamento que lo efectúa. Se utiliza el formato

vertical

- De método: representan la forma de elaborar cada actividad del proceso, con

su correspondiente persona y serie. Se utiliza el formato vertical.

- Analítico: representa, además de cada actividad del proceso, la persona que la

efectúa, la serie construida y el análisis de utilidad para cada una de las

actividades que se encuentran en el proceso. Se usa el formato vertical.

- De espacio: muestra el trayecto y recorrido de las diferentes actividades del

procedimiento o parte de él. Se utiliza el formato arquitectónico.

- Combinados: se utiliza una mezcla de dos o más diagramas de los anteriores.

c) POR LA DIRECCIÓN Y EL TIPO DE FLUJO:

- Diagrama de flujo vertical: conocido cómo gráfico de análisis del proceso.

Se trata de un gráfico donde existen columnas verticales y líneas horizontales.

Este tipo de diagrama es útil para construir una rutina o procedimiento para

ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.

- Diagrama de flujo horizontal: la secuencia de este tipo de diagramas se

traslada de forma horizontal. Destaca a las personas u organismos que

participan en una determinada rutina o procedimiento.

- Diagrama de flujo de bloques: representa la rutina a través de una secuencia

de bloques, donde cada uno cuenta con un significado y se hallan encadenados

entre sí. Representan los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones,

conexiones, decisiones, archivado, etc., que constituyen el flujo o la secuencia

de las actividades de los sistemas.

- Diagrama de flujo ANSI: La simbología aplicada es publicada por la ANSI

(American National Standards Institute). A continuación se muestran los

símbolos más utilizados en la diagramación de flujo-gramas.

- Diagrama de Flujo Funcional: Es una modificación del diagrama estándar, y

muestra el movimiento de las actividades a través de las áreas o departamentos

de la organización, o entre las personas que intervienen dentro de un proceso.

(Guerrero Logroño, 2013)

1.10.2.3. Reglas para elaborar diagramas de flujo

Según existe un conjunto de reglas para la construcción de diagramas de flujo las cuales

son:

1) Todo diagrama de flujo debe tener un inicio y un fin.

2) Las líneas utilizadas para indicar la dirección del flujo del diagrama deben ser

rectas: verticales u horizontales.

3) Todas las líneas utilizadas para indicar la dirección del flujo del diagrama deben

estar conectadas. La conexión puede ser a un símbolo que exprese lectura,

proceso, decisión, impresión, conexión o fin del diagrama.

4) El diagrama de flujo debe construirse de arriba hacia abajo y de izquierda a

derecha.

28

5) La notación utilizada en el diagrama de flujo debe ser independiente del

lenguaje de programación. La solución presentada se puede escribir

posteriormente en diferentes lenguajes de programación.

6) Al realizar una tarea compleja, es conveniente poner comentarios que expresen

o ayuden a entender lo que se haya hecho.

7) Si la construcción del diagrama del flujo requiere más de una hoja, se debe

utilizar los conectores adecuados y enumerar las páginas correspondientes.

8) No puede llegar más de una línea a un símbolo determinado. (Cairó Battistuti,

2016, págs. 7-8)

1.10.2.4. Simbología

Los símbolos que se utilizan con mayor frecuencia son:

Figura 10 Simbología de los diagramas 1

1.10.3. Manual de procesos

Es el documento que contiene políticas, métodos y procedimientos que permiten

identificar y describir las entradas, actividades, salidas, controles recursos e

interrelaciona-miento de las unidades y procesos de la institución en función del cliente.

Para cada uno de los productos se diseñará el proceso y procedimiento correspondiente.

Operación:

Rectángulo

Inspección:

Círculo grande

Movimiento/

transporte:

Flecha ancha

Punto de

decisión:

Diamante

Dirección del

flujo: Flecha

Almacenamiento:

Triángulo

Límites:

Círculo

alargado

Documentación:

Rectángulo con la

parte inferior en

forma de onda

Espera:

Rectángulo

obtuso

Conector: Círculo

pequeño

29

1.10.3.1. Objetivo del manual de procesos

Fortalecer la gestión de las instituciones, organismos, entidades y empresas del Estado,

sobre la base del estatuto y estructura orgánica, fundamentando la gestión institucional

en hechos documentados, con las derivaciones que se genere y que facilite la

operatividad y establecimiento de estándares de medición y control de la gestión

organizacional y la satisfacción de los clientes y usuarios.

1.10.3.2. Levantamiento de procedimientos

Permiten establecer las tareas, las cuales deben ser descritas en forma secuencial al

detalle. El levantamiento de procedimientos contiene la siguiente información :

Nombre de la unidad administrativa.- Denominaciones de las unidades

administrativas identificadas en el estatuto.

Producto.- Cualquier bien o servicio que satisface las necesidades y

expectativas de los clientes, se considerará las denominaciones de los productos

identificados en el portafolio de productos.

Volumen y frecuencia.- Descripción del número de veces que se realiza el

producto en un tiempo determinado que puede ser diario, semanal, mensual,

trimestral.

Tarea.- Descripción al detalle de todos los pasos que deben ser realizados

dentro de una actividad para la obtención de un determinado producto.

Responsables.- De conformidad con la tarea se deberá describir la

denominación del puesto del responsable de su ejecución, y si son varios con la

misma denominación se describirá el número de personas que intervienen en su

desarrollo.

Tiempo real.- Tiempo que efectivamente una persona una persona está

realizando una tarea, considerando los tiempos promedios entre lo mínimo y lo

máximo de datos históricos.

Tiempo de demora.- Tiempo en el cual el documento esté en espera de una

respuesta o de alguna acción que permita su continuidad, se considerará los

tiempos promedios ente lo mínimo y lo máximo de los datos históricos. La

sumatoria del tiempo real y el de demora será el tiempo total de la ejecución de

la tarea. (Harrington, 2015):

1.10.4. Análisis de valor

VALOR

Es la percepción que tiene un usuario sobre la capacidad de un servicio para satisfacer

su necesidad.

30

ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO

Partiendo de la información identificada, donde cada responsable deberá calificar la

tarea que realiza en función del análisis de valor, el cual determina si la tarea realizada

agrega valor o no al proceso, sea ésta a la organización o al cliente externo, así como

también debe identificar si dicha tarea realiza acciones de transporte, archivo o

inspección para su respectivo mejoramiento.

El objetivo del análisis de valor agregado es optimizar los pasos que aportan valor

agregado y minimizar o eliminar los que no aportan ninguno. El análisis de valor

agregado persigue tres objetivos

En primer lugar, el análisis pretende asegurarse de que se satisfaga los

requisitos de los grupos de interés de la forma más efectiva posible. Asegurarse

de que un proceso, aporta valor a los grupos relacionados con el mismo es el

determinante, decisivo, a la hora de incluir cada etapa en el proceso de

conversión.

El análisis de valor agregado valida la estructura definida por la dirección para

organizar sus operaciones.

Permite determinar si las personas que desempeñan el trabajo entienden o no lo

que tienen que hacer. (Saltos, 2015)

1.10.5. Mejoramiento de procesos

La mejora de los procesos es uno de los pilares sobre los que descansa la gestión según

los principios de calidad total considerando las secuencias repetitivas de actividades que

ocurren normalmente dentro de la organización.

A través de los años los empresarios han manejado sus negocios trazándose sólo metas

limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir,

planean únicamente a corto plazo; lo que conlleva a no alcanzar niveles óptimos de

calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus negocios.

Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías de

mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus

productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una

filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y

esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso

permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la excelencia y la

31

innovación que llevarán a los empresarios a aumentar su competitividad, disminuir los

costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los

clientes.

Asimismo, este proceso busca que el empresario sea un verdadero líder de su

organización, asegurando la participación de todos que involucrándose en todos los

procesos de la cadena productiva. Para ello él debe adquirir compromisos profundos, ya

que él es el principal responsable de la ejecución del proceso y la más importante fuerza

impulsadora de su empresa.

Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento de procesos tanto en un departamento

determinado como en toda la empresa, se debe tomar en consideración que dicho

proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir menos esfuerzo que el beneficio

que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de

sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de

desempeño logrado.

El Mejoramiento de Procesos es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia

de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a

lo largo del tiempo.

1.10.5.1. Importancia del mejoramiento de procesos.

La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede

contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización. A través

del mejoramiento de los procesos se logrará ser más productivos y competitivos en el

mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben

analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda

mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las

organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes.

32

1.10.5.2. Ventajas y desventajas del mejoramiento de procesos.

VENTAJAS

Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos

puntuales.

Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles

Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una

reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias

primas.

Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad,

lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.

Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.

Permite eliminar procesos repetitivos.

DESVENTAJAS

Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización,

se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los

miembros de la empresa.

Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es

necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a todo

nivel.

En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy

conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.

Hay que hacer inversiones importantes.

1.10.5.3. El proceso de mejoramiento.

La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo

reto cada día, dicho proceso debe ser progresivo y continuo, debe incorporar todas las

actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles, este es eficaz para

desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa

33

como para los clientes internos y externos, ya que las fallas de calidad cuestan dinero.

Asimismo este proceso implica la inversión en nuevas maquinaria y equipos de alta

tecnología más eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el

aumento en los niveles de desempeño del recurso humano a través de la capacitación

continua, determinación clara de los procedimientos y la inversión en investigación y

desarrollo que permita a la empresa estar al día con las nuevas exigencias del mercado.

Para percibir el funcionamiento eficaz del proceso de mejoramiento no sólo es necesario

contar con el respaldo de los directivos, sino con la participación activa de ellos. Una

manera muy eficaz de determinar si el equipo en general de administradores considera

la necesidad de mejorar, consiste en llevar a cabo un sondeo de opiniones entre ellos. La

elaboración del sondeo va a ayudar a detectar cómo el grupo gerencial considera a la

empresa y cuánto piensan que debe mejorar. Se pueden realizar interrogantes:

¿Qué tan buena es la cooperación de las personas?

¿Qué tan buena es la cooperación de los departamentos?

¿Qué tanto preocupa a la dirección la calidad de trabajo?, entre otras.

1.10.5.4. Fases del mejoramiento de los procesos.

Las fases que debemos considerar en el mejoramiento de los procesos son:

a) Organización.- Constituye el establecimiento del equipo de mejoramiento,

compromiso institucional.

b) Comprensión.- Visión estratégica institucional, conocimiento de la institución.

c) Modernización.- Define mejorar la eficiencia y eficacia del procedimiento a

través de la optimización de tareas administrativas, controles, aprobaciones y

papeleos que no agregan valor al procedimiento, simplificación de tareas

idénticas que se realizan en partes diferentes del procedimiento, reducir la

complejidad del procedimiento y el tiempo del ciclo del mismo.

d) Mediciones y Controles.- Son indicadores que permitan medir el grado de

cumplimiento de las tareas.

34

e) Mejoramiento Continuo.- Acciones emprendidas en toda la organización para

el incremento de la eficacia y eficiencia de los procedimientos, con el objetivo

de generar beneficios adicionales para la organización y sus clientes

Figura 11 Fases del Mejoramiento de Procesos

En el proceso de mejoramiento existen elementos necesarios para su ejecución como

son:

Análisis de los flujos de trabajo.

Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los

procesos.

Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.

Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.

Además de los elementos citados es importante considerar:

Responsables de los procesos.

Documentación necesaria

o Requisitos definidos del proveedor.

o Requisitos y necesidades de los clientes internos.

o Requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfacción de los

clientes externos

ORGANIZACIÓN COMPRENSIÓN MODERNIZACIÓN

MEDICIÓN Y CONTROL

MEJORA CONTINUA

35

Indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.

Una metodología clara para la comprensión de la secuencia de actividades o pasos que

debemos aplicar para la Mejora Continua de los procesos es saber que mejorar, esta

información se basa en el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos locales de la

organización, por lo que la secuencia de pasos para la mejora es:

Definir el problema o la desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.

Establecer los mecanismos de medición más adecuados de acuerdo a la

naturaleza del problema.

Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más

relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opción más adecuada,

por medio del Análisis de los datos obtenidos.

Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.

Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de

un monitoreo constante.

Dentro de las herramientas que se utiliza en el proceso de mejora son:

Diagrama de Afinidad

Lluvia de Ideas.

Y en la etapa de análisis:

Diagrama de Ishikawa

Gráfico de Pareto

Histogramas de Frecuencia, etc.

El sistema de calidad permanentemente mejorado aplicado como una herramienta

básica, genera beneficios a las organizaciones si este es canalizado, en otras palabras,

contar con un sistema certificado, debe ser más que un simple "Certificado"; debe ser

el punto de partida de un proceso dinámico, basado en las siguientes consideraciones:

36

La calidad depende del usuario y las condiciones de los procesos son

cambiantes.

El rendimiento de los Sistemas de Gestión de Calidad, es proporcional al nivel

de compromiso de la Alta Dirección.

El contar con procedimientos e instrucciones de trabajo, ayuda a las

organizaciones a monitorear sus procesos, definiendo los elementos de entrada,

así como los elementos de salida y su relación con otro proceso.

Las Auditorías Internas, deben de constituirse como un mecanismo de control,

corrigiendo las no conformidades y desviaciones del proceso, convirtiéndose en

una excelente herramienta de mejora.

Ahora bien, la mejora continua de los procesos, alineada con el resto de los principios

de la gestión de calidad, debe encaminar a la organización, al logro de la excelencia, o

dicho de otra forma, alcanzar la calidad total.

1.10.5.5. Procedimientos mejorados.

En el establecimiento de los procedimientos mejorados se considerará:

Nombre de la unidad administrativa, producto y frecuencia.

Insumos.- Entradas, ingresos o inicio de un proceso (documentos, proyectos,

bases legales y otros) que responden al estándar o criterio de aceptación

definido, proceden de un proveedor interno o externo y son necesarios para la

consecución del proceso.

Proveedores.- Persona u organización interna que suministra insumos o entradas,

debiendo identificarse el nombre de la institución y/o de la unidad administrativa

de la cual proviene dicho insumo.

Actividades.- Se identificarán todas las actividades secuenciales que se realizan

para obtener un producto, deben ser redactadas en verbo infinitivo, así como

considerar que una actividad está constituida por un grupo de tareas.

Flujo de diagramación.- Describe la representación gráfica del recorrido del

proceso, reflejando la secuencia de actividades y tareas, con la finalidad de

entender, controlar y rediseñar el proceso.

37

Productos intermedios.- Resultado que se genera en cada actividad en el

desarrollo de la misma.

Cliente externo.- Usuario o cliente final externo a la organización, beneficiario

del producto o servicio que recibe.

Especificaciones técnicas.- Para la determinación de las especificaciones

técnicas, primero se deberá conocer las necesidades de los clientes internos o

externos, a fin de transformar en requisitos de entradas, para la generación del

producto intermedio, garantizando la calidad y aceptación del producto final.

1.10.6. Diagnóstico situacional

1.10.6.1. Objetivo

El principal objetivo del Diagnóstico Situacional es la de proporcionar información

específica y fidedigna para así poder aplicar las medidas preventivas o correctivas,

según sea el caso.

1.10.6.2. Concepto

Es un tipo de diagnóstico que permite producir conocimientos para la acción y toma de

decisiones adecuada a la realidad y el contexto de los actores sociales involucrados en

torno a un tema significativo para estos en forma participativa e inclusiva.

Proceso que determinar la situación actual de una empresa, a través de: (Malfus Dunkel,

2016)

Diagnostico POIDC (Proceso Administrativo)

Diagnostico Administrativo

Diagnostico FODA

38

1.10.6.2.1. Diagnóstico POIDC (basado en el proceso administrativo)

Es un método sistemático para llevar a cabo actividades interrelacionadas o funciones

administrativas, con el propósito de alcanzar las metas establecidas de una organización.

Compuesto por cinco funciones o fases:

Planeación

Organización

Integración

Dirección

Control.

FASE DE PLANIFICACIÓN

Proceso para fijar cursos alternos de acción, estableciendo los objetivos

organizacionales y departamentales, así como la determinación de los medios para

alcanzar el fin deseado.

Se deben analizar:

ELEMENTOS:

Misión

Objetivos y metas

Estrategia

Políticas

Procedimientos

Programas

Presupuestos

Normas

Reglas

Tácticas

39

PRINCIPIOS:

De la precisión

De la flexibilidad

De la unidad de dirección

De consistencia

De la rentabilidad

De participación

PROBLEMAS MÁS COMUNES EN LAS EMPRESAS

Planificación Estratégica y Operativa que se formula en forma inapropiada, no

existiendo correspondencia ni sinergia entre ellas, provocando dificultad al

evaluar los resultados que se obtienen, ya que los mecanismos de control y

evaluación no son constantes, como debe de ser en cualquier tipo de plan.

Misión y visión institucional no congruente con estrategias y política, que

constituyen lineamientos generales que van vinculados a la consecución de los

objetivos, y que el personal no interpreta y mucho menos pone en práctica.

Deficiente planificación operacional por no programarse y presupuestarse con

base a al Plan Operativo Anua o Plan Anual de Trabajo, al determinar las

acciones del año siguiente, no tomando en cuenta los productos o servicios que

la organización realiza como actividad económica, ni el presupuesto que debe

integrar el método para convertir los planes en acciones y establecer las normas

para la acción coordinada, que debe ser la base para controlar la productividad y

su verificación de acuerdo con los planes, constituyendo la determinación y

proyección de las fuentes de recursos para financiar los gastos o egresos para un

periodo anual.

FASE DE ORGANIZACIÓN

Proceso para ordenar y distribuir las actividades a desarrollar, la autoridad y los

recursos, con el propósito de alcanzar los objetivos.

Se deben analizar:

40

Elementos:

Funciones

Jerarquías

Puestos

Principios:

De la especialización

De la unidad de mando

Del equilibrio de autoridad - responsabilidad

Del equilibrio de dirección - control

De la definición de puestos


La estructura organizacional no responde a los objetivos y planes planteados

El diseño organizacional no refleja claramente la forma en qué se divide el

trabajo, entre posiciones, grupos, departamentos y como será delegada la

responsabilidad y la autoridad para la toma de decisiones que permita lograr la

coordinación necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales.

FASE DE INTEGRACIÓN

Proceso para obtener e implementar los recursos necesarios para realizar las actividades

que permitirán alcanzar los objetivos.

Se deben analizar:

Elementos (Proceso ARH):

Reclutamiento

41

Convocatoria

Selección

Contratación

Inducción

Capacitación

Desarrollo

Principios:

De cosas:

Del abastecimiento oportuno

De la instalación y mantenimiento

De Personas:

De la adecuación de hombres y funciones

De la provisión de elementos administrativos

De la importancia de la introducción adecuada


La incorrecta aplicación del proceso de administración del recurso humano que

impide obtener, desarrollar, utilizar, evaluar, así como mantenerlo y retenerlo.

La no existencia de procedimientos claros para llevar a cabo todas las

actividades de recluta miento de personal.

En el reclutamiento interno las decisiones para promoción no se basen en

criterios técnicos al carecer de un sistema de evaluación del desempeño que

fundamente y oriente una decisión como esta.

No realizar el proceso de inducción a los puestos de trabajo.

No contar con programas de formación basados en diagnósticos de necesidades

de Capacitación, para lograr la mayor eficacia de los mismos.

42

No existir normas claras y escritas sobre medidas de higiene y seguridad que

tiendan a preservar la integridad física y mental de los empleados; aunque

muchas veces se tomen ciertas precauciones, éstas no obedecen a un plan

previamente concebido para contingencias.

FASE DE DIRECCIÓN

Proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de la organización, para

lograr que contribuyan a los objetivos de la empresa

Se deben analizar:

Elementos:

Liderazgo

Motivación

Comunicación

Supervisión

Medios:

Toma de Decisiones

Autoridad

Poder

Mando

Coordinación

Delegación

Principios:

De la coordinación de intereses:

De la impersonalidad del mando:

De la vía jerárquica:

De la resolución de los conflictos:

43

Del aprovechamiento del conflicto


Clima organizacional malo que influye en la motivación, el desempeño y la

satisfacción en el empleo. Creando falsas expectativas con respecto a las

consecuencias que se generarán a través de diferentes acciones. Los empleados

esperan recompensas y satisfacciones, basándose en la percepción que tienen del

clima en la organización.

Los jefes de departamento al asignar tareas nos las explican claramente, no se

escucha a los subalternos al comentar sus problemas, no se le indica

exactamente al empleado lo que espera de su trabajo, ni se le retroalimenta, se

desconoce su potencial de trabajo y al necesitar que se trabaje fuera de horario,

no se notifica con anticipación.

A los empleados les parece poco agradable su trabajo, lo consideran monótono y

no están satisfechos con sus aportes, o no aprende cosas nuevas y cuando lo

realizan no ponen todo de su parte.

Los gerentes de primera línea o supervisores brindan poco apoyo a sus

subordinados y no fomentan el trabajo de equipo y compañerismo entre ellos,

recargan la carga de trabajo.

Se tiende a confundir la supervisión con el control, derivado de la insuficiencia

en la preparación o capacitación, brindando poco apoyo o ayuda en la solución

de problemas.

FASE DE CONTROL

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las planificadas. Es

establecer estándares, medir el desempeño con estos y corregir las variaciones de estos y

los planes

44

Se deben analizar:

Elementos:

Estándares y controles

Operación de los controles

Evaluación de resultados

Principios:

Del carácter administrativo del control:

De los estándares

Del carácter medial del control

De excepción


Establecimiento de normas y métodos poco eficientes para medir el desempeño

No tomar las medidas correctivas en forma oportuna.

Deficiencia en la obtención de información así como en la formulación de

estándares de control

Deficiencias en el sistema de costos y presupuesto.

1.10.6.2.2. Diagnóstico administrativo

Es un estudio sistemático, integral y periódico cuyo propósito fundamental es

detectar las causas y consecuencias que dentro de los problemas de organización y

funcionamiento afectan o se intuye que afectan a la empresa, con el objeto de

encontrar las alternativas de solución, tomando en cuenta los recursos disponibles.

(Malfus Dunkel, 2016)

Problemas Típicos a Investigar

Problemas de adaptación a los cambios generados en el entorno de la organización y

en la conducción superior relativos a:

45

Objetivos (existencia o claridad de los mismos).

Políticas (existencia o claridad).

Existencia o no de regulación en la organización y los aspectos que se

encuentren relacionados.

Capacidad gerencial

Efectividad en la ejecución de los planes.

Problemas de Organización y Funcionamiento:

a) Aspectos relativos a la comunicación:

b) Compromiso de los miembros de la organización y la gerencia.

c) Coordinación.

Problemas de Recursos

a) Recursos Humanos: Las personas que forman parte de los diferentes procesos

de trabajo en la organización y se reconoce universalmente como el recurso más

importante.

b) Recursos Financieros: Es todo el dinero del que dispone la empresa para

alcanzar sus objetivos.

c) Recursos Materiales: Se incluyen entre otros, la maquinaria, la tecnología

disponible, las instalaciones, el mobiliario y equipo, los enseres de toda índole,

etc.

APARTADOS

Análisis Estructural (conjunto de unidades):

Es el estudio específico de cada área de la unidad administrativa, su conformación, los

recursos asignados, etc. Como puede ser:

Definir la estructura orgánica normada del área de estudio.

Definir la estructura real actual del área en estudio.

46

Conocer los órganos administrativos que integran el área en estudio, así como su

nomenclatura.

Definir el objetivo general del área en estudio, así como los específicos de

cada órgano que la integra.

Identificar los niveles jerárquicos existentes en el área de estudio.

Definir el tramo de control por órgano, es decir, la cantidad de órganos con

dependencia directa de otro.

Determinar los criterios de organización por órgano en relación a su

nomenclatura.

Definir la cantidad de recursos humanos empleados por órgano y describir el

tipo de contratación.

Determinar el tipo de autoridad existente en el área de estudio.

Análisis funcional (cumplimiento de deberes, obligaciones):

Es el estudio específico de cada área de la unidad administrativa, su conformación, los

recursos asignados, etc. Como puede ser:

Confirmar funcionalmente los criterios de organización.

Determinar si las funciones que realiza cada uno de los órganos que integran el

área de estudio están normadas.

Determinar la naturaleza del órgano de acuerdo a sus funciones.

Verificar la compatibilidad de las funciones de cada órgano con el

objetivo principal general.

Determinar la correspondencia funcional del área en estudio.

Analizar y determinar el traslape de funciones por cada órgano, su

duplicidad u omisión.

Determinar las funciones sustantivas y las de apoyo de cada órgano del área de

estudio y que ayuden al logro del objetivo particular de su función.

Determinar la afinidad de funciones que desarrolla cada órgano con su

nomenclatura.

Determinar si la nomenclatura del órgano, identifica las funciones que

desempeña.

47

Análisis Procedimental (procedimientos, procesos):

Es el estudio de la secuencia de actividades que desarrolla cada órgano de la unidad

administrativa en estudio. Como puede ser:

Identificar el proceso general del área en estudio, de acuerdo a su nivel

jerárquico.

Establecer la forma de seguimiento del proceso: integral, continua, de

traslape o de corte.

Determinar si el proceso corresponde a la función o funciones descritas

Análisis de Relaciones (formas de comunicación y coordinación):

Es el estudio de las líneas de conexión o comunicación, que guardan los órganos de la

unidad administrativa en estudio.

Definir las relaciones que corresponden a cada órgano.

Establecer la normatividad de las relaciones.

Determinar la correspondencia de las relaciones de cada órgano, con las

funciones que desempeñan y su nivel jerárquico.

Distinguir la duplicidad, traslape u omisión de las relaciones por órgano.

Análisis de Facultades (derecho para hacer algo y su responsabilidad):

Es el estudio detallado de las aptitudes o de los derechos concedidos para hacer algo.

Definir las facultades de cada órgano.

Determinar que facultades están normadas.

Determinar quién, cómo y cuándo fueron delegadas esas facultades.

Definir si las facultades corresponden a las funciones que desarrolla cada

órgano y a su nivel jerárquico.

Determinar el ámbito de responsabilidad de las facultades delegadas.

48

1.10.6.2.3. Diagnostico FODA

“Es un enfoque sistemático para analizar el ambiente, evaluar fortalezas, debilidades e

identificar las oportunidades que proporcionen ventajas competitivas, así como las

amenazas que puedan repercutir negativamente en la organización. Estás involucran en

mucho las decisiones del nivel estratégico.” (Malfus Dunkel, 2016)

PROCESO

Pasos:

Analizar misión, objetivos y estrategias actuales.

Investigación y análisis del ambiente externo. (Determinar amenazas y

oportunidades.)

Investigación y análisis de los recursos de la organización.

(Determinar las fortalezas y debilidades.)

Formular estrategias.

Ejecutar estrategias.

Evaluar estrategias.

MATRIZ FODA

Es una herramienta que integra los elementos internos y externos de una empresa

para la toma de decisiones, y especialmente, para la evaluación de situaciones normales

y de contingencia, así como para la etapa comparativa para la formulación de

estrategias o planes operacionales.

49

Matriz FODA

Y MATRIZ PARA ANALIZAR FACTORES INTERNOS

EXTERNOS

INTERNOS

EXTERNOS

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZAS

Tabla: Matriz de Estrategias

MATRIZ DE

ESTRATEGIAS

EN BLANCO

FORTALEZAS F

DEBILIDADES D

OPORTUNIDADES O

ESTRATEGIAS FO

ESTRATEGIAS DO

AMENAZAS A

ESTRATEGIAS FA

ESTRATEGIAS DA

1.11. Marco conceptual.

En la elaboración del estudio a desarrollar es necesario que se detalle al marco

conceptual a utilizarse para la evaluación y mejoramiento de los procesos

50

administrativos y financieros de la FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y

PARROQUIALES DE QUITO., con el siguiente glosario de términos y conceptos:

Actividad: Conjunto de tareas.

Actividad crítica: Actividad que no agrega valor al usuario y ni a la

organización.

Actividad sospechosa: Actividad que agrega poco valor al usuario ni a la

Institución.

Actividades de control: Se les conoce como el tercer componente del sistema

de control interno y se define como las políticas y procedimientos que permiten

obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la

organización.

Actividad vital: Actividad que agrega gran valor al usuario y a la Institución.

Actor: Persona, unidad o grupo que tenga responsabilidad o participación en el

desempeño o éxito de una actividad, proceso o procedimiento en la

organización.

Análisis Externo: Identificación de los factores exógenos, más allá de la

organización, que condiciona su desempeño tanto en sus aspectos positivos

(oportunidades), como en los negativos (amenazas).

Calidad: Aquel producto y/o servicio que satisface las expectativas, es decir que

funcione tal y como el usuario quiere.

Control: Mecanismo que brinda información para determinar las variables que

afectan un proceso, midiéndolas y regulándolas con el fin de lograr el

cumplimiento de los objetivos del mismo en términos de eficiencia y eficacia.

Control Interno: Conjunto de métodos y procedimientos adoptados

internamente en una entidad u organismo, con el objeto de salvaguardar sus

recursos y procurar la precisión y confiabilidad de la información.

Cultura Organizacional: Conocida también como clima organizacional, es la

conducta, mística, estándares, estilos y en general, todas las verdades, valores,

creencias, que sumados al compromiso, al conocimiento y al entusiasmo de

todos los que conforman el hogar institucional, aseguran la calidad con que se

alcanzará la visión de la empresa.

51

Diagrama de proceso: Consiste en una representación gráfica de las actividades

dentro de un proceso, útil para determinar su función. Muestra el panorama más

amplio posible de entradas, transformación y salidas del sistema.

Estrategia: Conjunto de decisiones y criterios por los cuales una organización

se orienta hacia el logro de sus objetivos.

Eficacia: Grado en que un proceso, unidad, institución alcanza sus objetivos.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Fortalecimiento: Es la cualidad que califica a un elemento cuando este se

desarrolla, tiene un valor agregado, se refuerza y esto lo hace menos vulnerable

y más fuerte.

Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

Guía: Documento que establece recomendaciones o sugerencias, sobre un tema

determinado.

Indicador: Los indicadores de rendimiento son frecuentemente utilizados para

"valorar" actividades complicadas de medir como los beneficios de desarrollos

líderes, compromiso de empleados, servicio o satisfacción.

Información: Datos que poseen significado.

Insumos: Es aquello que se necesita o es requerido para transformar y realizar

un producto y/o servicio.

Institución: Conjunto de personas e instalaciones, con una disposición de

responsabilidades, autoridades y relaciones.

Instrumento: Marco conceptual que orienta la toma de decisiones encaminada a

implementar los cambios que se hagan necesarios.

Misión: Identifica los propósitos y límites de la organización, es decir, la

declaración fundamental que le da el carácter constitutivo a la organización y a

su acción.

Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad en un

proceso y cumplir con los requerimientos establecidos.

Organización: Parte de la técnica de la administración que defina la estructura y

forma de manejo de una empresa u organización.

Optimizar: Buscar la mejor manera de realizar una actividad.

PEA: Planificación estratégica anual.

52

Planificar: Es el proceso que permite determinar las acciones concretas y

estratégicas que permitan, de manera anticipada, determinar o definir el curso de

acción que ha de seguirse para alcanzar una situación deseada, haciendo uso

racional de los recursos.

POA: Planificación operativa anual.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso. Sección de un programa que realiza operaciones bien definidas y

enfocadas a un fin.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Procesos complementarios: Conjunto de otras actividades que no siempre se

deben realizar, pero que cuando se realizan, añaden valor al proceso sustantivo.

Procesos de apoyo: Conjunto de actividades que permiten gestionar los recursos

para la ejecución de los procesos sustantivos y complementarios.

Proveedores: Organización o puesto de trabajo que proporciona un insumo y / o

servicio.

Rediseño de procesos: Es un mecanismo para la adaptación de la Institución a

los diferentes cambios de su entorno interno y externo.

Registros: Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades

realizadas o resultados obtenidos.

Recursos: Son aquellos materiales, equipos, sistema de instalaciones y el

presupuesto necesario para realizar un producto y/o servicio.

Responsabilidad: La obligación de cumplir una orden o acatar un mandato y de

ejercer la autoridad conforme a las normas establecidas, además de dar cuenta de

los resultados.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y

eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Resultados: Es la conclusión de la transformación de todas las actividades del

proceso en un producto y/o servicio

Satisfacción del usuario: Percepción del usuario sobre el grado en que se han

cumplido sus requerimientos y expectativas cuando recibe un producto o

servicio.

53

Servicio: Es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una actividad

en la interfaz entre el proveedor y el cliente, generalmente es intangible.

Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan

entre sí con el fin de alcanzar un objetivo definido.

Tarea: Es la acción que se realiza en un momento determinado.

Transformación: Son aquellas actividades que interactúan para obtener un

resultado. Es la función principal de todo proceso.

Usuario interno: Es el receptor de todo lo que debe hacerse en cada uno de los

procesos internos de la Institución con la finalidad de satisfacer al usuario (como

por ejemplo el departamento de recursos humano, dirección de sistemas

administrativos, entre otros).

Usuario externo: Usuario final que recibe el producto y/o servicio son aquellos

que se acercan a la Institución para satisfacer alguna necesidad, como por

ejemplo: paciente, usuario.

Valor agregado: Aquellas actividades que transforman los datos e insumos para

crear información y productos o servicios para el cliente.

Visión: Es plasmar en un documento el sueño o el ideal respecto de dónde la

persona o empresa aspira llegar en un período de tiempo determinado.

54

2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

2.1. Ambiente externo

2.1.1. Macro ambiente

Son aspectos relacionados con el exterior de la empresa, por ende no pueden ser

controlados por los directivos de la organización. El macro ambiente incluye factores

económicos, políticos, tecnológicos, sociales y culturales que generan oportunidades y

amenazas para las empresas.

2.1.1.1. Factor Económico

Permite conocer el escenario financiero por el que atraviesa un país, con el fin de

analizar las posibilidades de éxito y crecimiento que tiene una empresa.

Dentro del factor económico se encuentran:

Tasa de crecimiento de la economía

PIB

Inflación

Tasa de interés

Riesgo país

TASA DE CRECIMIENTO DE LA ECONOMÍA

Durante el año 2016 la economía ecuatoriana ha atravesado por serios inconvenientes

como por ejemplo, la caída de precio del petróleo, la falta de financiamiento, entre

otros, han ocasionado que el país busque financiar obras con capital extranjero.

55

Según el la tasa de crecimiento para el 2016 se estimaba de 1.5% sin embargo tras la

caída del petróleo, el crecimiento ha sido del 0.5%. El país está ubicado dentro del

promedio considerado para la región, ya que de acuerdo a indicadores internacionales

América Latina crecerá en apenas el 0.5% (Banco Central del Ecuador, 2016)

PIB (PRODUCTO INTERNO BRUTO)

El PIB o Producto Interno Bruto, es el valor de mercado de bienes y servicios finales

producidos en una compañía durante un período determinado.” Se encarga de evaluar el

crecimiento o decrecimiento de la producción existente en cada país por sectores.

(Parkin, Michael, 2014, pág. 112)

“En la página web se estableció que “La economía ecuatoriana presentó un crecimiento

del 1,0% en el segundo trimestre de 2015, comparado con igual período del año

anterior.” (Banco Central del Ecuador, 2016)

Figura 12 Producto Interno Bruto 1

En: (Banco Central del Ecuador, 2016)

El 1,0% se debe al desempeño del sector no petrolero, ya que contribuyó con 2,04

puntos porcentuales, sin embargo el sector petrolero tuvo un aporte negativo de -0,45

puntos porcentuales.

El VAB no petrolero registro un incremento a una tasa del 2,4% interanual, mientras

que el VAB petrolero obtuvo tubo un -4,3% debido a la caída del petróleo.

56

Figura 13 VAB petrolero y no petrolero 1


El Producto Interno Bruto del Ecuador está compuesto por varias ramas, las mismas que

contribuyen a su crecimiento anual, dentro de las más importantes o las que tienen

mayor aporte económico se encuentran las actividades profesionales, la enseñanza y

servicios de salud, manufactura y comercio.

Figura 14 Sectores que contribuyen PIB 1


57

TASA DE INTERÉS

Es el valor que se obtiene como ganancia de un capital de trabajo, también se la conoce

como precio de dinero, puesto que refleja el valor que gana el dueño del dinero por

prestarlo a otra persona o por invertirlo.

Existen dos tipos de tasas de interés:

a) Tasa activa: Es la tasa de interés que cobran las instituciones financieras, a las

personas que han otorgado créditos.

b) Tasa pasiva: Es la tasa de interés que reciben las personas, por los depósitos

hechos en las instituciones financieras.

Según el (Banco Central del Ecuador, 2016) la tasa de interés activa ha evolucionado de

la siguiente manera:

Tabla 1 Tasa de Interés Activa del período 2014-2016


58

Figura 15 Tasa de Interés Activa


Según el (Banco Central del Ecuador, 2016) la tasa de interés pasiva ha evolucionado de

la siguiente forma:

Tabla 2 Tasa de Interés Pasiva del período 2014-2016


0,00%

2,00%

4,00%

6,00%

8,00%

10,00%

Valor %

Valor %

59

Figura 16 Tasa de Interés Pasiva


INFLACIÓN

Radica en el incremento de precio de bienes y servicios ofertados, de manera

permanente y acelerada dentro de un país. Al existir un crecimiento en la tasa de

inflación, significa que el poder adquisitivo del dinero es menor, lo cual alarma a los

gobiernos y a sus respectivas poblaciones.

La inflación se divide en tres grupos:

a) Inflación por consumo: se produce debido a la excesiva demanda de productos,

una vez excedido el límite de producción o importación los precios empiezan

automáticamente a aumentar.

b) Inflación por costo: se genera como consecuencia de la subida de valor de las

materias primas, ya que el productor aumenta el costo del producto con el fin de

seguir percibiendo una utilidad.

c) Inflación autoconstruida: se da como una medida atenuante frente a las

predicciones de grandes incrementos de precios.

La inflación es medida estadísticamente a través del índice de precios al consumidor del

área urbana (IPCU), a partir de una canasta de bienes y servicios demandados por los

4,60%

4,80%

5,00%

5,20%

5,40%

5,60%

5,80%

6,00%

6,20%

Valor %

Valor %

60

consumidores de estratos medios y bajos, establecida a través de una encuesta de

hogares. (Banco Central del Ecuador, 2016)

Tabla 3 Tasa de Inflación del período 2014-2016


Figura 17 Tasa de Inflación

En: Banco Central del Ecuador

-0,10%

0,00%

0,10%

0,20%

0,30%

0,40%

0,50%

0,60%

Valor

Valor

61

RIESGO PAÍS

Hace referencia a los diversos riesgos inherentes al desarrollo de operaciones

transaccionales. El define al riesgo país (EMBI Ecuador) como “un concepto económico

que ha sido abordado académica y empíricamente mediante la aplicación de

metodologías de la más variada índole: desde la utilización de índices de mercado como

el índice EMBI de países emergentes de Chase-JPmorgan hasta sistemas que incorpora

variables económicas, políticas y financieras. El EMBI se define como un índice de

bonos de mercados emergentes, el cual refleja el movimiento en los precios de sus

títulos negociados en moneda extranjera. (Banco Central del Ecuador, 2016)

El riesgo país últimamente ha sufrido un crecimiento considerable en los últimos meses:

Tabla 4 Riesgo País del período 2016


62

Figura 18 Riesgo País


ANÁLISIS DEL FACTOR ECONÓMICO DENTRO DE LA FEDERACIÓN DE

LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO

El factor económico ayuda a que la federación evalúe y forme parte del progreso que

está teniendo actualmente el país, por ejemplo, el PIB indica que el sector de servicios

se encuentra en décimo lugar que apoya este crecimiento económico, esto es una

oportunidad para la empresa ya que significa que mucha más gente está acudiendo a

distintos servicios que ofrece el país ; así también el análisis de la inflación hace que el

costo de la atención de servicios no sea exagerado ni tampoco muy bajo, sino que más

bien sea accesible para la población.

Las tasas de interés permiten conocer el valor que reciben por los depósitos en las

instituciones financieras y el valor que deberían cancelar si desean realizar algún tipo de

crédito; es decir el factor económico es muy importante ya que afecta de manera directa

al giro del negocio, por ende se debe conocer muy bien estos elementos para poder

analizar el desarrollo de la empresa y los resultados de sus posibles proyectos.

700

720

740

760

780

800

820

Octubre (02-15) Octubre (16-31)

VALOR

VALOR

63

2.1.1.2. Factor Político -Legal

ORGANISMOS DE CONTROL

La Constitución Política de la República del Ecuador, en el Título X, capítulo 1

establece los siguientes organismos de control:

Contraloría General del Estado

Procuraduría General del Estado

El Ministerio Público

Comisión de Control Cívico de la Corrupción

Las superintendencias

NORMATIVA LEGAL

La pirámide de Kensel, detalla la jerarquía de leyes vigente en Ecuador.

Figura 19 Pirámide de Kensel, Normativa Legal

En: Constitución de la República del Ecuador

CONSTITUCIÓN

Tratados y Convenios Internacionales

Leyes Organicas

Leyes Ordinarias

Normas Regionales y las Ordenanzas Distritales

Decretos y Reglamentos

Ordenanzas

Los Acuerdos y Resoluciones

Demás Actos y decisiones de los poderes públicos

64

IDEOLOGÍA POLÍTICA

Una ideología es un conjunto de ideas organizadas de forma sistemática y socialmente

compartidas que implica un proyecto de estructura social y de relaciones sociales hacia

el que se orienta la acción, con el fin de elaborarlo, difundirlo y actualizarlo, dando

lugar a procesos de mantenimiento o cambio social. (Álvaro Estramiana, 2014, pág.

157)

En Ecuador existen diferentes tipos de ideologías políticas, tales como, de derecha o

centro derecha, en la cual se ve en los empresarios el potencial fundamental de

producción de riqueza social, mientras que en la ideología de izquierda o centro

izquierdista prevalece la equidad de distribución de recursos económicos, dentro de la

cual el Estado se encarga de la regulación de la economía. Por lo general el término

centro es utilizado para designar una posición ideológica moderada que no llega a los

extremos de derecha o izquierda.

ANÁLISIS DEL FACTOR POLÍTICO - LEGAL DENTRO DE LA

FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO

El factor político- legal influye directamente sobre la federación ya que los organismos

que lo controlan son:

El Ministerio del Deporte

El Ministerio de Trabajo

Servicio de Rentas Internas (SRI)

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)

Dentro de la normativa legal el centro médico se acoge a las siguientes:

Ley Orgánica de régimen Tributario Interno (LORTI)

Código de Trabajo

Actualmente en el país se vive una ideología izquierdista representada por el presidente

Rafael Correa quien desempeña su cargo desde el 15 de enero del 2007. Su partido

político es denominado “Alianza País” y se basa en cinco principales ejes los mismos

65

que son Revolución Política, Económica, Ética, Social, Educativa y de Salud, buscando

transformar al Ecuador hacia el socialismo del siglo XXI.

Este Gobierno ha apoyado económicamente al Ministerio del Deporte , por ende es una

oportunidad para la federación; ya que la organización funciona por el presupuesto

brindado por el mismo.

2.1.1.3. Factor Social y Cultural

Hace referencia a todas las cosas que afectan a los seres humanos debido al medio en

que se desenvuelven entre ellos están:

Población Económicamente Activa (PEA)

Población Económicamente Inactiva (PEI)

Desempleo

Delincuencia

Pobreza

POBLACIÓN ECONÓMICAMENTE ACTIVA (PEA)

Es un indicador de la mano de obra ofertada en el país. La población económicamente

activa en Ecuador es considerada desde los 15 hasta los 65 años de edad, y son todas

aquellas personas que teniendo edad para trabajar, están en capacidad y disponibilidad

para dedicarse a la producción de bienes y servicios. Agrupa a las personas que se

encuentran trabajando y a las que no, pero que se encuentran dentro de la edad

establecida. Los estudiantes, amas de casa, discapacitados y privados de libertad no

forman parte de la población económicamente activa.

POBLACIÓN ECONÓMICAMENTE INACTIVA (PEI)

“Son todas aquellas personas de 15 años y más que no están empleadas, tampoco

buscan trabajo y no están disponibles para trabajar. Típicamente las categorías de

66

inactividad son: rentista, jubilados, estudiantes, amas de casa, entre otros.” (Instituto

Nacional de Estadística y Censos, 2016)

En junio del 2016 el INEC presentó las siguientes estadísticas:

Figura 20 Población Económicamente Inactiva (PEI)

En: (INEC, 2016)

DESEMPLEO

“Existen dos tipos de desempleo. “El desempleo voluntario cuando los trabajadores

están desempleados pero no buscan trabajo. Por el contrario, hay desempleo

involuntario cuando los trabajadores que desean trabajar o buscan trabajo no lo

encuentran.” (Jiménez, 2013, pág. 197)

El INEC informó que para diciembre del 2016 el desempleo se ubicó en 5,2% frente al

4,8% del mismo mes del año anterior; Quito y Guayaquil son las ciudades con mayor

índice de desempleo de 3,5%; sin embargo Cuenca tiene el índice más bajo de 4,6 %.

Además al analizarlo por sexo, la tasa es de 1,3% para los hombres y de 2,50% de las

mujeres a nivel nacional.

67

Figura 21 Tasas de Desempleo

En: (INEC, 2016)

DELINCUENCIA

Es una conducta inadaptada, que conlleva a cometer actos fuera de límites establecidos

por la sociedad. Durante los últimos años se ha tratado de disminuir los índices de

delincuencia y para esto el gobierno ha impulsado la creación de los ECU 911 y UPC.

Recientemente fue modificado el Código Orgánico Integral Penal (COIP) con el fin de

establecer los delitos y sus respectivas sanciones.

POBREZA

Es la carencia del recurso económico para adquirir las cosas necesarias y poder vivir

dignamente.

La pobreza por consumo parte de la determinación de una canasta de bienes y servicios

que permitiría, a un costo mínimo, la satisfacción de las necesidades básicas, y define

como pobres a los hogares cuyo ingreso o consumo se ubique por debajo del costo de

esta canasta y si los hogares cuyo ingreso o consumo se ubica por debajo del costo de

esta canasta alimenticia está en la extrema pobreza o indigencia. (Instituto Nacional de

Estadística y Censos, 2016)

68

El INEC presentó la siguiente información al 31 de marzo del 2016:

Figura 22 Índice de Pobreza

En: (INEC, 2016)

Se puede apreciar que el nivel de pobreza al final del año 2007 es de 36,74% y para

marzo 2016 ha disminuido al 25,53%. En cuanto a la evolución de la pobreza por

ciudades se puede ver que en marzo 2016 Machala es la ciudad con mayor incidencia de

pobreza en el país, mientras que Ambato tiene el menor porcentaje.

Figura 23 Índice de Pobreza Anual de las Principales Ciudades

En: (INEC, 2016)

69

ANÁLISIS DEL FACTOR SOCIAL Y CULTURAL DENTRO DE LA

FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO

Al momento de crear la federación, los directivos fijaron los objetivos bajo los cuales

se va a encaminar el servicio que prestan; dentro de estos tenemos como principales,

generar el deporte en todos los barrios y parroquias de Quito, ser la más eficiente

organización deportiva barrial. Para lograr esto, la empresa genera fuentes de trabajo

que ayudan a incrementar los índices de empleo y por ende disminuir los de desempleo,

y brinda servicios deportivos que ayuden a preservar el bienestar de la sociedad.

2.1.1.4. Factor Tecnológico

Es una herramienta clave para el funcionamiento y crecimiento de una empresa. Los

factores tecnológicos posen una rápida evolución, sin embargo traen consigo un sin fin

de ventajas como accesibilidad a información mundial, facilidades de trabajo, ahorro de

tiempo; así también poseen desventajas como sus altos costos, suplantación de puestos

de trabajo entre otros.

ANÁLISIS DEL FACTOR TECNOLÓGICO DENTRO DE LA FEDERACIÓN

DE LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO

Este factor es indispensable en la federación puesto que se necesita equipos

tecnológicos en muy buen estado para atender eficiente y eficazmente a todos los

jugadores cuando acudan al servicio que requieran; al contar con estos equipos se

facilita el trabajo de los empleados ya que los resultados emitidos por estos deben ser

atendidos inmediatamente. Por medio del internet se puede realizar publicidad de la

empresa, realizar trámites vía online como pago de impuestos, compras públicas, entre

otros.

2.1.2. Microambiente

Son todos los elementos que una empresa puede controlar, con el fin de cumplir los

objetivos planteados. Dentro del microambiente se encuentran clientes, proveedores, y

competencia. Al analizar cada uno de ellos, las organizaciones pueden definir sus

70

fortalezas y debilidades con el fin de aprovecharlas y contrarrestarlas respectivamente,

para obtener posicionamiento en el mercado.

2.1.2.1. Clientes

Define al cliente como la persona que adquiere un bien o servicio para uso propio o

ajeno a cambio de un precio determinado por la empresa y aceptado socialmente.

Constituye el elemento fundamental por y para el cual se crean productos en las

empresas (Rivas Ríos, 2016, pág. 2)

Todo cliente adquiere bienes y servicios acorde a sus necesidades y deseos, los cuales

son satisfechos por orden de importancia y de acuerdo a su capacidad adquisitiva. Para

que una persona compre un producto, es necesario que haya una publicidad que impacte

al consumidor y que lo oriente a su adquisición.

Los clientes de la Federación de Ligas Barriales y Parroquiales, son personas naturales

no obligadas a llevar contabilidad. Dentro de los clientes de la Federación, están

inscritas 105 actualmente, es por eso que hemos tomado una muestra según su mayor

número de jugadores, para de los mismos realizar la encuesta a 2 jugadores por Liga los

cuales son:

Liga Deportiva Barrial “COTOCOLLAO”

Liga Deportiva Barrial “SAN JUAN”

Liga Deportiva Barrial “LA TOLA”

Liga Deportiva Barrial “LOS LIBERTADORES”

Liga Deportiva Barrial “LLANO GRANDE”

71

ENCUESTA REALIZADA A CLIENTES DE LA FEDERACIÓN DE LIGAS

BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO

1. ¿Considera que la entrega de productos y servicios requeridos por la federación

hacia los proveedores son cumplidos?

Tabla 5 Resultados de entrega de producto o servicio

OPCIONES DE

RESPUESTA

NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE

Si 5 83,33%

No 1 16,67%

TOTAL 6 100%

Figura 24 Porcentual de entrega de productos o servicios

ANÁLISIS

Para toda organización es importante tener a tiempo lo requerido a los proveedores, ya

que de esto puede depender mucho el desempeño de otra organización es por eso que el

83% de los proveedores encuestados indica que el tiempo de entrega de sus productos es

adecuado, mientras que un 17% indica que es mediamente adecuado por lo que esto

representa una OPORTUNIDAD.

83%

17%

Fecha Pactada

Si No

72

2. ¿Considera que los impuestos que establece el gobierno puede afectar al ámbito

deportivo?

Tabla 6 Impuestos establecidos

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 10 100%

No 0 0%

TOTAL 10 100%

Figura 25 Porcentual de impuestos deportivos

ANÁLISIS

Actualmente en el Ecuador tanto en bienes como en servicios se ha visto afectado por

los nuevos impuestos establecidos es por esto que en ámbito deportivo se considera en

un 100% que puede afectar mientras que en un 0% que no, representando esto una

AMENAZA.

100%

0%

Impuestos

Si No

73

3. ¿La federación cuenta con convenios deportivos a nivel nacional?

Tabla 7 Convenios deportivos

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 7 70%

No 3 30%

TOTAL 10 100%

Figura 26 Porcentual de convenios deportivos

ANÁLISIS

Los convenios deportivos con más instituciones es un factor importante para fomentar el

deporte barrial en mayor porcentaje, siendo así que en un 70% se conoce que es cierto,

mientras que en un 30% que no, representando esto una OPORTUNIDAD.

70%

30%

Convenios Deportivos

Si No

74

4. ¿Cree usted que los jóvenes invierten correctamente su tiempo libre?

Tabla 8 Tiempo libre

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 0 0%

No 10 100%

TOTAL 10 100%

Figura 27 Porcentual de tiempo libre

ANÁLISIS

Actualmente en el Ecuador los jóvenes no tienen un buen hábito deportivo por lo que en

un 100% consideran que no lo practican, representando esto una AMENAZA.

0%

100%

Tiempo Libre

Si No

75

5. ¿La federación organiza campeonatos deportivos para la participación de todos

barrios?

Tabla 9 Campeonatos deportivos

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 10 100%

No 0 0%

TOTAL 10 100%

Figura 28 Porcentual de apoyo por parte del Ministerio del Deporte

ANÁLISIS

La federación en conjunto con las ligas barriales acoge a personas tanto hombres como

mujeres para fomentar el deporte siendo así que en un 100% dicen que para el mismo es

para todo tipo de edad, representando esto una OPORTUNIDAD.

100%

0%

Campeonatos Deportivos

Si No

76

6. ¿Considera que los jóvenes ocupan su tiempo libre practicando algún deporte?

Tabla 10 Tiempo libre

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 3 30%

No 7 70%

TOTAL 10 100%

Figura 29 Porcentual de tiempo libre

ANÁLISIS

En el Ecuador los jóvenes no tienen como iniciativa utilizar su tiempo libre practicando

algún deporte, ya que priorizan otro tipo de cosas, siendo así que dicen que si en un

30% y en un 70% que no, representando esto una AMENAZA.

30%

70%

Tiempo Libre

Si No

77

7. ¿La federación cuenta con ayuda por parte del Ministerio del Deporte?

Tabla 11 Apoyo por parte del Ministerio del Deporte

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 10 100%

No 0 0%

TOTAL 10 100%

Figura 30 Porcentual de campeonatos deportivos

ANÁLISIS

La federación cuenta con ayuda por parte del Ministerio del Deportes en un 100% según

lo encuestado, representando esto una OPORTUNIDAD.

100%

0%

Ministerio del Deporte

Si No

78

8. ¿Cree que el presupuesto que le designa el Ministerio del Deporte puede

reducirse por prioridades a otras instituciones?

Tabla 12 Prioridades del presupuesto

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 8 80%

No 2 20%

TOTAL 10 100%

Figura 31 Porcentual de presupuesto

ANÁLISIS

El presupuesto designado por el Ministerio del Deportes para la federación puede

reducirse por priorizar a otras instituciones a nivel nacional, esto en un 80% lo

consideran que si, mientras que en un 20 % que no, representando esto una

AMENAZA.

80%

20%

Prioridades del Presupuesto

Si No

79

9. ¿Existen escuelas de futbol o de algún ámbito deportivo en su barrio?

Tabla 13 Escuelas de fútbol

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 6 60%

No 4 40%

TOTAL 10 100%

Figura 32 Porcentual de escuelas de futbol

ANÁLISIS

Existen actualmente escuelas pagadas en los barrios de Quito donde acuden los niños, y

jóvenes a practicar algún tipo de deporte por lo que por lo que en un 60% nos dan a

conocer que si es cierto mientras que en un 40% que no, representando esto una

AMENAZA.

60%

40%

Prioridades del Presupuesto

Si No

80

10. ¿Cree usted que existen escuelas deportivas que ofrecen precios más

competitivos en comparación con la federación?

Tabla 14 Precios competitivos

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 6 60%

No 4 40%

TOTAL 10 100%

Figura 33 Porcentual de precios competitivos

ANÁLISIS

Actualmente existen escuelas deportivas con precios competitivos en los distintos

barrios de Quito, siendo así que en un 60% consideran que si, mientras que no opinan en

un 40%, representando esto una AMENAZA.

2.1.2.2. Proveedores

Proveedor es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una

comunidad. El término procede del verbo proveer que hace referencia a suministrar lo

necesario para un fin. (Banco de la República Actividad Cultural, 2015)

Dentro de los proveedores de la Federación de Ligas tenemos:

60%

40%

Precios Competitivos

Si No

81

IMPORTADORA JURADO: Es quien se encarga de distribuirnos suministros

de bazar

Figura 34 Importadora jurado

CREACIONES ORFEBRES: Esta encargado de proveernos los trofeos,

medallas y condecoraciones para las premiaciones de los partidos en las

diferentes ligas.

Figura 35 Creaciones orfebres

TELCONET: Es el encargado de proveernos el dominio de la página web y el

internet.

Figura 36 Telconet

CREACIONES SPORT: Es el encargado de proveernos los uniformes para los

campeonatos internos de la Federación.

Figura 37 Creaciones sport

82

SISOINF: Encargado de proveernos los toners para las impresoras.

Figura 38 Sisoine

BORDE DEL CAMPO: Es quien nos ayuda con las revistas deportivas

barriales.

Figura 39 Borde del campo

2.1.2.3. Competencia

Competencia se refiere a la existencia de un gran número de empresas o personas, las

cuales realizan la oferta y venta de un producto (son oferentes) en un mercado

determinado, en el cual también existen unos personas o empresas, denominadas

consumidores o demandantes, las cuales, según sus preferencias y necesidades, les

compran o demandan esos productos a los oferentes. (Banco de la República Actividad

Cultural, 2015)

La Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito actualmente no tiene

competencia debido a que es una organización que presta servicios, con el fin de

fomentar el deporte en los barrios y parroquias del cantón Quito, sin ningún fin

lucrativo, y actualmente no hay ninguna organización que se dedique a fomentar el

deporte barrial, debido a que a la mayor parte de la población le gusta la manera

sedentaria en la que vive.

Es por esto que la Federación en conjunto con el Ministerio del Deporte se encarga de

fomentar el deporte en los barrios y parroquias del cantón Quito. La Federación se

encarga anualmente de proponerse objetivos internos los cuales cada año son conseguir

que todos los barrios y parroquias del cantón estén inscritos en la Federación y así

lograr que ningún barrio ni parroquia quede fuera del mismo.

83

Por lo cual no posee competencia en el cantón debido a ser una organización que abarca

distintas disciplinas deportivas, realizadas en las actividades que se organizan en el

transcurso de todo el año , esperando así llegar a cada uno de los niños, jóvenes, adultos

, hombres y mujeres , motivándolos a llevar una vida deportiva la mayor parte del

tiempo libre.

2.2. Ambiente interno

Abarca todo lo que está inmerso dentro de la organización, tal es el caso de jefes,

trabajadores, recursos, cultura organizacional entre otros.

2.2.1. Proceso Administrativo

2.2.1.1. Planeación

A través de la planeación, una persona u organización se fija alguna meta y estipula qué

pasos debería seguir para llegar hasta ella. En este proceso, que puede tener una

duración muy variable dependiendo del caso, se consideran diversas cuestiones, como

ser los recursos con los que se cuenta y la influencia de situaciones externas. (Gardey &

Pérez, 2014)

La Federación, comienza la etapa de planificación, fijando la filosofía corporativa de la

empresa, es decir estableciendo cuál es la razón de ser y a dónde quiere llegar en un

determinado tiempo, así como también los objetivos organizacionales y las respectivas

estrategias para alcanzarlos.

Dentro de esta fase los directivos toman decisiones con un delegado que ellos escogen

que lo nombran presidente, tratando de descifrar las condiciones futuras, que puedan

afectar el desenvolvimiento de la empresa, con el fin de contrarrestarlas.

2.2.1.2. Organización

Es el proceso que permite repartir o asignar tareas y distribuir los recursos necesarios

para realizarlas. Se trata de una fase de estructuración y de coordinación de las

actividades necesarias para poner en marcha los planes. Permite transformar los planes

en acciones concretas. (García & Yangüez, 2015, pág. 11)

La fase de organización en la federación se la lleva de manera formal, lo cual implica

que está definida por un organigrama no bien estructurado, dentro del cual se refleja la

84

jerarquía existente en la organización. En esta etapa el directorio buscan integrar los

recursos disponibles con las personas encargadas de emplearlos, con la finalidad de

alcanzar las metas propuestas en la planificación.

2.2.1.3. Dirección

“Consiste en orientar los esfuerzos del personal estimulando su entusiasmo con objeto

de poder lograr los objetivos y desarrollar adecuadamente los planes de acción.” (García

& Yangüez, 2015, pág. 11)

La dirección de la Federación debe desarrollar mediante motivaciones, buen ambiente

laboral y estímulos que impulsen al trabajador a innovar en el desarrollo de sus

funciones; los jefes de cada departamento son los encargados de liderar y mantener

constante comunicación son sus subordinados.

2.2.1.4. Control

“Consiste en evaluar el rendimiento y comparar los resultados con los objetivos

previamente definidos para tomar, en caso de desviaciones, las medidas correctoras

necesarias.” (García & Yangüez, 2015, pág. 12)

Henry Fayol define que el control “consiste en verificar si todo se realiza conforme al

programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos, tiene la

finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se los pueda reparar y evitar su

repetición.

El control dentro de la federación se lo realiza en tres fases: la primera se encarga de

establecer normas de desempeño, es decir los parámetros bajo los cuales se va a evaluar;

la segunda compara los resultado obtenidos con los planificados; y la tercera en caso de

ser necesario toma las respectivas medidas correctivas con el fin de cumplir los

objetivos propuestos.

85

ENCUESTA AL PERSONAL DE LA FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y

PARROQUIALES DE QUITO

1. Conoce la misión y visión de la organización

Tabla 15 Resultados de misión y visión

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 6 75%

No 2 25%

TOTAL 8 100%

Figura 40 Porcentajes de misión y visión de la federación

ANÁLISIS

En un 75% de los empleados dice que si conoce la misión y visión, mientras que en un

25% no la conoce, representando así a la empresa una FORTALEZA.

75%

25%

Misión y Visión

Si No

86

2. ¿Los objetivos organizacionales son de su conocimiento?

Tabla 16 Resultados de objetivos

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 6 75%

No 2 25%

TOTAL 8 100%

Figura 41 Porcentaje de conocimiento de objetivos de la federación

ANÁLISIS

Es muy importante que los empleados conozcan los objetivos de la organización, ya que

así conocerán a donde se quiere llegar es por esto que en un 75% los empleados

conocen siempre de manera escrita los objetivos, y en un 25% nunca siendo esto una

FORTALEZA.

75%

25%

Objetivos

Si No

87

3. ¿Considera que su trabajo contribuye a alcanzar las metas planteadas por la

federación?

Tabla 17 Resultados de metas planteadas

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 8 100%

No 0 0%

TOTAL 8 100%

Figura 42 Porcentaje de metas planteadas por la federación

ANÁLISIS

El 100% de los encuestados conoce totalmente que su trabajo aporta al cumplimento de

los objetivos de la empresa por lo que se considera una FORTALEZA.

100%

0%

Metas

Si No

88

4. ¿Tiene conocimiento de las políticas de la organización?

Tabla 18 Resultados de las políticas organizacionales

OPCIONES DE

RESPUESTA


Totalmente 6 75%

Medianamente 2 25%

TOTAL 8 100%

Figura 43 Porcentaje de políticas de la federación

ANÁLISIS

Un 75% de los empleados totalmente conoce las políticas de la organización mientras

que en un 25% las desconoce, representando esto una FORTALEZA.

75%

25%

Políticas Organizacionales

Si No

89

5. ¿Conoce usted que la federación cuenta con un manual de funciones?

Tabla 19 Resultados de manual de funciones

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 0 0%

No 8 100%

TOTAL 8 100%

Figura 44 Porcentaje de manual de funciones de la federación

ANÁLISIS

El 100% indica que desconoce si la empresa cuanta con un manual de funciones, siendo

esto una DEBILIDAD.

0%

100%

Manual de Funciones Si No

90

6. Conoce las funciones que debe cumplir en su área de trabajo.

Tabla 20 Resultados de cumplimiento de funciones

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 8 100%

No 0 0%

TOTAL 8 100%

Figura 45 Porcentaje de cumplimiento de funciones

ANÁLISIS

Los empleados totalmente conocen en un 100% sus funciones en sus áreas de trabajo

siendo esto una FORTALEZA.

100%

0%

Cumplimiento de Funciones

Si No

91

7. Los procesos que tiene la organización para cada departamento se encuentran

documentados.

Tabla 21 Resultados de procesos documentados

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 1 12,5%

No 7 87,5%

TOTAL 8 100%

Figura 46 Porcentaje de procedimientos documentados

ANÁLISIS

En un 88% desconocen si los procesos se encuentran documentados mientras que en un

12% responden que si se encuentra documentados, siendo esto una DEBILIDAD.

12%

88%

Procedimientos Documentados

Si No

92

8. ¿Considera usted, que el organigrama estructural de la organización está bien

definido?

Tabla 22 Resultados del organigrama funcional

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 1 12,5%

No 7 87,5%

TOTAL 8 100%

Figura 47 Porcentaje de organigrama funcional de la organización

ANÁLISIS

EL 13% del personal nos indica que considera que el organigrama funcional está

correctamente definido, mientras que el 88% lo considera que no, representando esto

una DEBILIDAD

12%

88%

Organigrama Funcional

Si No

93

9. ¿La organización posee procesos escritos de inducción para la contratación de nuevo

personal?

Tabla 23 Resultados de procesos escritos de inducción

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 0 0%

No 8 100%

TOTAL 8 100%

Figura 48 Porcentaje de procesos escritos de inducción.

ANÁLISIS

En un 100% indica que no existen procesos escritos para la inducción del personal,

representando esto es una DEBILIDAD.

0%

100%

Inducción

Si No

94

10. ¿Cómo considera que es la distribución del espacio físico para realizar su trabajo?

Tabla 24 Resultados de distribución de espacio físico

OPCIONES DE

RESPUESTA


Apropiado 1 12,5%

Medianamente

Apropiado

2 25%

Inapropiado 5 62,5%

TOTAL 8 100%

Figura 49 Porcentaje de distribución de espacio físico de la federación

ANÁLISIS

Los empleados consideran en un 63% inapropiado su área de trabajo, mientras que en

un 25% lo consideran medianamente apropiado, y en un 12,5% lo califica como

apropiado siendo esto una DEBILIDAD.

12%

25%

63%

Distribución de Espacio Físico

Apropiado Medianamente Apropiado Inapropiado

95

11. ¿Considera que tiene un buen ambiente laboral?

Tabla 25 Resultado de ambiente laboral

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 7 87,5%

No 1 12,5%

TOTAL 8 100%

Figura 50 Porcentaje de un buen ambiente laboral

ANÁLISIS

El ambiente laboral es muy importante debido a que deben sentirse a gusto para

desempeñar de una buena manera sus funciones es por eso que en un 87% los

empleados nos indica que tiene si, mientras que en un 13% no tiene un adecuado

ambiente laboral, representando esto una FORTALEZA.

87%

13%

Ambiente Laboral

Si No

96

12. ¿La federación le proporciona cursos de capacitación?

Tabla 26 Resultados de cursos de capacitación

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 1 12,5%

No 7 87,5%

TOTAL 8 100%

Figura 51 Porcentaje de cursos de capacitación para el personal.

ANÁLISIS

En toda organización es muy importante tener capacitado al personal debido a que

contribuye no solo a la organización sino también a lo personal es por eso que en un

88% dicen que no se les capacita mientras que en un 12% dicen que si siendo esto una

DEBILIDAD.

12%

88%

Cursos de Capacitación Si No

97

13. ¿Qué tipo de comunicación tiene con sus subordinados?

Tabla 27 Resultados de comunicación

OPCIONES DE

RESPUESTA


Excelente 5 62,5%

Buena 3 37,5%

Mala 0 0%

TOTAL 8 100%

Figura 52 Porcentajes de comunicación con los empleadores

ANÁLISIS

El 62,5% de los encuestados considera que la comunicación que mantiene es excelente

y un 37,5% considera que es buena por lo tanto esto representa una FORTALEZA.

0%

100%

0%

Comunicación

Excelente Buena Mala

98

14. ¿De qué manera conoció a la organización?

Tabla 28 Resultados de publicidad

OPCIONES DE

RESPUESTA


Tv 0 0%

Radio 0 0%

Revistas 0 0%

Familiares y Amigos 8 100%

TOTAL 8 100%

Figura 53 Porcentual de la publicidad de la federación.

ANÁLISIS

La publicidad es un elemento muy importante para que la federación se dé a conocer y

en lo que invierte parte de su presupuesto, es por esto que la propaganda realizada a

través de Tv califican en un 0% que conocen a la organización, mientras que un 0% no

conoce por radio, un 0% lo conoce por revistas, y un 100% lo conoce por medio de

amigos y familiares, por lo que nos representa una DEBILIDAD.

0% 0% 0%

100%

Publicidad

Tv Radio Revistas Familiares y Amigos

99

15. La organización cuenta con sistema para generar copia de la base de datos

Tabla 29 Resultados de respaldos

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 8 100%

No 0 0%

TOTAL 8 100%

Figura 54 Porcentaje de respaldos

ANÁLISIS

Para toda organización es de vital importancia contar con respaldos para la base de

datos en caso de pérdidas inesperadas es por eso que la federación en un 100%

respondieron que si cuentan con respaldos siendo esto una FORTALEZA.

100%

0%

Respaldos

Si No

100

16. ¿Los procedimientos administrativos financieros de la federación son de

conocimiento del personal para una adecuada gestión de la empresa?

Tabla 30 Porcentajes de desempeño

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 8 100%

No 0 0%

TOTAL 8 100%

Figura 55 Porcentaje de procedimientos de desempeño

ANÁLISIS

En un 100% respondieron que si conocen que los procesos administrativos y financieros

aporten a la gestión de la empresa, siendo esto una FORTALEZA.

100%

0%

Desempeño

Si No

101

17. ¿Considera usted que el horario de atención es el adecuado por parte de la

federación?

Tabla 31 Resultados de horario de atención

OPCIONES DE

RESPUESTA


Muy De Acuerdo 5 62,5%

De Acuerdo 3 37,5%

Desacuerdo 0 0%

TOTAL 8 100%

Figura 56 Porcentual del horario de atención de la federación

ANÁLISIS

Actualmente todas las organizaciones atienden en sus oficinas en un margen de 8:00 am

a 17:00 pm, por lo que la federación tiene una atención distinta la cual es 12:00 pm

hasta las 20:00 pm por lo cual nos benéfica ya que pueden acudir nuestros clientes a

adquirir el servicio incluso al salir de sus trabajos por lo que los clientes en un 62%

están muy de acuerdo con que los horarios de atención, en un 37.5% están de acuerdo y

en un 0%, están en desacuerdo lo que podemos decir que es una FORTALEZA.

62%

38%

0%

Horario de Atención

Muy De Acuerdo De Acuerdo Desacuerdo

102

18. ¿En qué nivel cree usted que los servicios (inscripciones, carnets, pases,

certificaciones) que ofrece la federación cubren satisfactoriamente sus necesidades?

Tabla 32 Resultados del nivel de satisfacción del servicio de la Federación

OPCIONES DE

RESPUESTA

NÚMERO DE

RESPUESTAS

PORCENTAJE

Alto 8 100%

Medio 0 0%

Bajo 0 0%

TOTAL 8 100%

Figura 57 Porcentual de la satisfacción del cliente de la federación

ANÁLISIS

En un 100% los servicios que ofrece la organización (carnets, pases, certificaciones,

inscripciones) cubren con las necesidades de los clientes, viendo así que esto viene ser

para nosotros una FORTALEZA.

91%

0%

9%

Satisfacción

Alto Medio Bajo

103

19. ¿Cómo calificaría la atención que recibe por parte de la federación?

Tabla 33 Resultados de atención al cliente

OPCIONES DE

RESPUESTA


Excelente 5 62,5%

Bueno 3 37,5%

Regular 0 10%

Malo 0 10%

TOTAL 8 100%

Figura 58 Porcentual de atención al cliente de la federación

ANÁLISIS

La atención recibida por parte de los clientes de la organización es excelente en un

62.5% mientras que un 38% de los clientes piensa que es buena, representado una

FORTALEZA.

62%

38%

0% 0%

ATENCIÓN

Excelente Bueno Regular Malo

104

20. ¿Cómo considera el tiempo de espera para la entrega del servicio?

Tabla 34 Resultados de tiempo de espera

OPCIONES DE

RESPUESTA


Bueno 5 62,5%

Regular 3 37,5%

Malo 0 0%

TOTAL 8 100%

Figura 59 Porcentual del tiempo de espera de la federación

ANÁLISIS

El tiempo de espera es un factor muy importante , debido a que debemos tener al cliente

satisfecho en todos los aspectos , pero actualmente en un 62% califican al tiempo de

espera como bueno, mientras que un 38% lo califica como bueno, un 0% lo califica

como malo, por lo que podemos decir que es una FORTALEZA.

62%

38%

0%

Tiempo de Espera

Bueno Regular Malo

105

21. ¿El comprobante de pago que le entrega la federación al adquirir el servicio es

electrónico?

Tabla 35 Resultados de comprobante de pago

OPCIONES DE

RESPUESTA


Si 8 100%

No 0 0%

TOTAL 8 100%

Figura 60 Porcentual de comprobantes de pago electrónicos

ANÁLISIS

El comprobante de pago que entrega la federación a sus clientes es de manera

electrónica en un 100% nos afirman que es así, mientras que en un 0 % que no,

representando esto una FORTALEZA.

2.3. Análisis e interpretación de resultados

Definidas las prioridades para el futuro inmediato luego del análisis de los resultados

porcentuales obtenidos, se deberá planear minuciosamente las alternativas de solución

de los problemas seleccionados y la forma en que se aprovecharán las oportunidades,

mejorarán las fortalezas o de qué manera se evitarán las debilidades y amenazas. Con la

finalidad de realizar el diagnóstico organizacional se hace necesario definir los

91%

9%

Comprobante de Pago

Si No

106

elementos de análisis, describiendo el comportamiento de cada uno de ellos en la

situación actual.

Explicado y comprendido lo que es el método FODA y desarrollado el proceso

completo de recopilación de los datos para el análisis y definición de la situación actual

de la Dirección General de Administración y Finanzas, se identifican las siguientes

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, veremos a continuación una matriz

resumen.

2.3.1. Matriz FODA resumen

El análisis FODA es una herramienta de carácter gerencial válida para las

organizaciones privadas y públicas, la cual facilita la evaluación situacional de la

organización y determina los factores que influyen y exigen desde el exterior hacia la

institución gubernamental. (Zambrano Barrios, 2011, pág. 84)

El análisis FODA engloba dos factores, los internos y los externos. La parte interna hace

referencia a los aspectos sobre los cuales la empresa tiene control, tales como las

fortalezas y debilidades; la parte externa engloba las oportunidades y amenazas, es decir

aquellos en los que la empresa no ejerce control.

FORTALEZAS: Son aquellas características que posee la empresa y que le permiten la

consecución de sus metas y objetivos planteados, además le proporcionan ventajas

competitivas con otras organizaciones.

OPORTUNIDADES: Son situaciones que se presentan de manera inesperada sin

embargo colaboran al desempeño de la empresa de manera positiva.

DEBILIDADES: Son elementos desfavorables que afectan el rendimiento de la

empresa y la ponen en desventaja con sus competidores.

AMENAZAS: Son aquellas circunstancias que se presentan fuera de la empresa y que

afectan a tal punto de desestabilizar su normal funcionamiento.

Un adecuado análisis FODA es muy importante ya que permite conocer el medio

interno y externo en el que se desenvuelve la organización para posteriormente poder

tomar decisiones acertadas que ayuden al progreso de la empresa.

107

2.3.2. Matriz resumen

FORTALEZAS

1. Conocimiento de la filosofía organizacional

2. Trabajadores comprometidos con la organización

3. Personal con conocimiento de los procedimientos

administrativos y financieros

4. Buena comunicación y ambiente laboral

5. Posee un sistema para generar copia de seguridad de base

de datos

6. Calidad de los servicios entregados por parte de la

federación.

OPORTUNIDADES

1. Proveedores cumplidos en la entrega de productos y

servicios requeridos por la federación.

2. Convenios y/o alianzas estratégicas con instituciones

dedicadas a actividades deportivas a nivel nacional

3. Apoyo del Ministerio de Deportes.

4. Deportes variados que practican personas de todas las

edades que forman parte de ligas barriales

DEBILIDADES

1. Inexistencia de manuales administrativos y financieros

2. Ausencia de procesos y procedimientos documentados de

la institución

3. Organigrama estructural incorrectamente definido.

4. Limitada funcionalidad de las instalaciones de la

federación.

5. Escasa capacitación del personal

6. Inadecuada publicidad a través de revista

AMENAZAS

1. Impuestos establecidos por parte del gobierno.

2. Indiferencia de los jóvenes en los hábitos de consumo

de su tiempo libre.

3. Asignación del presupuesto conforme a prioridades

deportivas a nivel nacional.

4. Escuela de futbol en barrios aledaños

5. Escuelas deportivas que ofrecen precios competitivos.

108

2.4. Matriz de estrategias FODA

MATRIZ FODA

Fortalezas (4-3) Debilidades (2-1)

F1 Conocimiento de la filosofía organizacional

D1

Inexistencia de manuales administrativos y

financieros

F2 Trabajadores comprometidos con la organización

D2

Ausencia de procesos y procedimientos

documentados de la institución

F3

Personal con conocimiento de los procedimientos

administrativos y financieros

D3

Organigrama estructural incorrectamente definido.

F4 Buena comunicación y ambiente laboral D4 Limitada funcionalidad de las instalaciones de la

federación

F5

Posee un sistema para generar copia de seguridad

de base de datos

D5

Escasa capacitación del personal

F6

Calidad de los servicios entregados por parte de la

federación.

D6

Inadecuada publicidad a través de revista

Oportunidades (4-3) Estrategias FO Estrategias DO

O1

Proveedores cumplidos en la entrega de

productos y servicios requeridos por la

federación.

F2O3

Aprovechar el sentido de pertinencia de los

trabajadores en conjunto con el Ministerio para

alcanzar objetivos y metas planteadas. D4O3

Mejorar las instalaciones aprovechando el apoyo del

Ministerio del Deporte.

O2

Convenios y/o alianzas estratégicas con

instituciones dedicadas a actividades

deportivas a nivel nacional

F6O1

Utilizar el cumplimiento de los proveedores, para

potencializar los servicios entregados por parte de

la federación. D6O2

Utilizar los convenios y alianzas con las instituciones

deportivas para implantar un correcto uso de

publicidad y así lograr llegar a más deportistas.

O3 Apoyo del Ministerio de Deportes. F5O4

Potencializar y aprovechar la tecnología de la

federación, para lograr una ventaja de competitiva

en las personas de todas las edades. D1O3

Creando manuales de los procesos administrativos

financieros, con el fin de reducir tiempos y optimizar

recursos

109

O4

Deportes variados que practican personas de

todas las edades que forman parte de ligas

barriales

F6O2

Obtener más convenios y alianzas extendidos para

abarcar todos los deportes y mantener la calidad de

los servicios prestados.

Amenazas (2-1) Estrategias FA Estrategias DA

A1

Impuestos establecidos por parte del

gobierno.

F2A2

Crear campañas que ayuden a fomentar una cultura

del uso correcto del tiempo libre de los jóvenes, en

la que resalte los diferentes deportes que pueden

practicar con el apoyo de la federación.

D2A3 Evaluar y mejorar los procedimientos administrativos

y financieros de la organización.

A2

Indiferencia de los jóvenes en los hábitos de

consumo de su tiempo libre.

F1A2

Establecer estrategias anuales y evaluarlas para

lograr que los deportistas barriales que se inscriban

cada vez sea un mayor número. A3D5

Conseguir auspiciantes con el fin de capacitar al

personal, por reducción del presupuesto, de esta

manera mantener un óptimo grupo de trabajo.

A3

Asignación del presupuesto conforme a

prioridades deportivas a nivel nacional.

F6A1

Realizar una investigación de campo, con el fin de

que en caso de que los impuestos suban, el cobro

por el servicio no sea muy elevado.

A4 Escuela de futbol en barrios aledaños

A5

Escuelas deportivas que ofrecen precios

competitivos.

110

3. MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS DE LA FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y


3.1. Introducción

La Unidad Administrativa y Financiera de la Federación de Ligas Barriales y

Parroquiales de Quito, luego del análisis e investigación tiene claro que los procesos

constituyen el elemento más importante y difundido en la gestión de la organización,

reconoce que son la base operativa y el sustento estructural sobre el cual se fundamenta

el sistema de gestión de la calidad.

A partir de los años setenta y ochenta, se propició el éxito de las industrias japonesas

con la aplicación de modelos de organización productiva como just in time o kanban,

que generó resultados económicos sorprendentes en los países occidentales. Esta

aplicación de modelos apuntaba a la importancia de los procesos como base para

desarrollar políticas y estrategias operativas sólidas, dando origen a estudios sobre las

posibilidades de los procesos como herramienta de gestión de las organizaciones y

como consecuencia la capacidad de contribuir en forma sostenida a los resultados,

siempre que la institución diseñe y estructure sus procesos pensando en sus clientes.

(Maasaki, 2001)

Trasladarse de una estructura funcional a una por procesos es un cambio cultural

bastante complejo, requerirá un replanteamiento fundamental en la administración de la

unidad administrativa y financiera. El cambio no es sencillo, aunque todo se manifestará

a favor del cambio, el mismo que no es un proceso simple requerirá de reflexión, un

plan bien concebido, y un liderazgo constante.

La Unidad Administrativa y Financiera deberá comprender que el nuevo enfoque

basado en procesos, estará orientado hacia un cambio continuo, y que la calidad y

eficiencia sólo podrá mejorarse a través de una constante evolución.. Todas las normas

y el trabajo son analizados constantemente, las nuevas ideas se estimularán y las

evaluaciones efectuarán mediante la ejecución de indicadores de gestión y desempeño.

111

Las acciones dentro del cambio representará un compromiso para dar seguridad al

propósito y aceptar la convicción de que las mejoras de calidad evolucionarán por

naturaleza, pero esto requerirá del compromiso de los dirigentes , puesto que al tratarse

de una mejora a todos los procesos para la operación de la unidad y tomando en cuenta

que está regula y controla a todas las actividades de la compañía, se necesitará del

respaldo total de los mismos, dado que todo el personal al final necesitará aceptar los

conceptos de competitividad.

De acuerdo con los principios de W. Edwards Deming, la calidad sólo se podrá elevar

como parte de un mejoramiento en curso de los procesos de trabajo de una

organización. Esto exigirá la comprensión de los procesos de la Unidad Administrativa

y Financiera de Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito, y reforzar el

sistema de gestión de la calidad, partiendo del compromiso para el mejoramiento

continuo de la calidad en el nivel más alto de la dirección Presidente, la distribución

organizada de los recursos, la educación oportuna para corregir la cultura corporativa y

la reforma de la calidad como la primera meta de la unidad. Los avances en calidad y

eficiencia estarán dentro del campo de acción como objetivos facultativamente dirigidos

para cada proceso. En efecto, es preciso ir más allá de los mejoramientos en calidad y

eficiencia en un mundo implacable de competitividad. (Deming, 2014)

Los objetivos del cambio o posicionamiento deben ir más allá de lo que comúnmente se

asociarán con las metodologías tal y como lo enfoca Saltos en su tratado de gestión por

procesos, para este fin se enuncia los que mayor fuerza representa en la mejora y son:

1. Controlar el cambio de manera sistemática

2. Facilitar el cambio en la medida de lo posible

3. Eliminar las amenazas asociadas con el cambio

4. Realizar el cambio como una serie continua de mejoras incrementales

5. Recopilar datos de investigación de mercado, búsqueda de tecnología y

observaciones de personal

6. Brindar en forma individual el ambiente, la metodología y los procesos a los

proyectos de cambio

7. Determinar los cambios que la organización necesita para lograr ventaja

competitiva

En conclusión se deberá indicar que el presente trabajo de investigación intitulada

Mejoramiento de los procesos Administrativos y Financieros de la Federación de Ligas

Barriales y Parroquiales de Quito., pretenderá establecer una estructura organizacional

112

basada en procesos, la misma que en el presente capítulo se la estructurará, describirá y

se la cumplirá su ejecución práctica en los procesos administrativos y financieros

3.2. Análisis de valor de los procesos actuales administrativos y financieros

La metodología para el análisis de valor de los procesos, subprocesos y procedimientos

expuesta por Saltos (Saltos, 2008) en su tratado inédito sobre Modelo de organización

por procesos constituye nuestro punto de partida para la aplicación el proceso de

mejora en los Procesos Administrativos y Financieros de Federación de Ligas Barriales

y Parroquiales de Quito; de donde es importante conocer cuales con los criterios que se

utilizará en el análisis a saberse:

Eficiencia: 87%. (El 13% de diferencia contempla el porcentaje de tiempo utilizado en

las necesidades básicas de las personas)

Días laborables al mes: 22 días.

Jornada Laboral: 8

Eficiencia: 87%

Mes: 22

Análisis del Valor Agregado y Simbología precedente de las actividades

Figura 61 Análisis del Valor Agregado y Simbología

113

Tipo de Actividad:

1. Valor Agregado Usuario (VAR): Actividad que aporta directamente al usuario

para su apreciación de valor en el producto o servicio que recibe

2. Valor Agregado Institucional (EVA): Actividad que logran la maximización

en la eficiencia de los procesos administrativos y la consolidación de la cadena

de valor de la institución

3. Preparación u Operación: Etapa en la que alguien hace que un producto o

servicio esté preparado o se pueda utilizar con un fin determinado (acción); es

decir actúa sobre un objeto o para producir una salida

4. Demora o Espera: Detenerse y esperar la puesta en marcha de la actividad

precedente, para poder continuar con el proceso

5. Transporte: Etapa que provoca que algo o alguien cambie el lugar o la posición

de un objeto

6. Control: Las acciones de control se asocian con la medición, análisis,

evaluación o auditoria de la información, productos o servicios para asegurar

que cumplen las especificaciones y que proporcionan los resultados esperados

7. Almacenamiento o Archivo: Etapa que sitúa un producto, información o

servicio en una zona de conservación (archivo, almacén) o posición (cola) para

utilizarlo o proporcionar el servicio más adelante.

Simbología

Figura 62 Simbología

Operación

Preparación

Hexágono

Control: Circulo Grande

Movimiento/

Transporte:

Flecha ancha

Triangulo invertido

Almacenamiento o Archivo:

Demora o Espera:

Rectángulo

Obtuso Cubierto por un

rectángulo

114

Pasos para identificar el Tipo de Actividad:

a) Identificar la actividad.

b) Reconocer si aporta Valor Agregado Usuario (VAR) o Valor Agregado

Institucional (EVA)

c) Colocar una ”x” en el casillero correspondiente a la actividad y “valor agregado”

d) Reconocer si la actividad es de operación, demora, trasporte, control,

almacenamiento.

e) Colocar una “x” en el casillero correspondiente a la actividad y el tipo

correspondiente.

Figura 63 Pasos para identificar el Tipo de Actividad

DETERMINAR LA CAPACIDAD MENSUAL POR PERSONA:

Según Actividades, tiempos, responsables, frecuencia, número de veces.

Identificar los procesos y elaborar la Matriz de Procesos, Subprocesos, productos.

N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD

1 x 1.Recepciòn de OEP's de acuerdo a disponibilidad de fondos

2 x 2.Elaboracion del Comprobante en el SIF

3 x 3.Revisiòn y Legalizaciòn de comprobantes

4 x 4.Elaboraciòn de la Transferencia tanto del BCE o Bancos Corresponsales

5 x 5.Legalizaciòn de transferencia

6

x x

6.Entrega de transferencia en el BCE y/o Bancos Corresponsales para el

debito en nuestras cuentas y el credito en la Unidades Financieras y

Beneficiarios tanto en el pais como en el exterior

7 7.Archivo de documentación

8

N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD

1 x x 1.Recepciòn de OEP's de acuerdo a disponibilidad de fondos

2 x x 2.Elaboracion del Comprobante en el SIF

3 x x 3.Revisiòn y Legalizaciòn de comprobantes

4 x x 4.Elaboraciòn de la Transferencia tanto del BCE o Bancos Corresponsales

5 x x 5.Legalizaciòn de transferencia

6

x x x

6.Entrega de transferencia en el BCE y/o Bancos Corresponsales para el

debito en nuestras cuentas y el credito en la Unidades Financieras y

Beneficiarios tanto en el pais como en el exterior

7 x 7.Archivo de documentación

8

115

Figura 64 Identificar los procesos y elaborar la Matriz de Procesos

Una vez entendido el mecanismo de funcionamiento de las herramientas que

utilizaremos para la mejora de los procesos administrativos y financieros es importante

conocer e identificar cual es el mapa actual de los procesos que en ella se maneja.

116

Figura 65 Mapa de procesos actuales administrativos y financieros

MAPA DE PROCESOS ACTUALES ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

GESTIÓN

ESTRATÉGICA

ADMINISTRATIVA

GESTIÓN

ESTRATÉGICA

FINANCIERA

PROCESO

ADMINISTRATIVO

PROCESO

CONTABLE

PROCESO DE

TESORERÍA

SOLICITUDES Y

REQUERIMIENTOS

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

Y FINANCIEROS

ARCHIVO

CLIENTES CON

NECESIDADES

CLIENTES

SATISFECHOS

117

3.2.1. Estructurar la matriz de procesos.

Para la aplicación del mejoramiento de los procesos administrativos y financieros de la

Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito, el postulante conjuntamente con

el personal de la organización efectuarán el levantamiento de información sobre el

inventario – diccionario de los procesos, los mismos que constituirán los macro

procesos, procesos, subprocesos, procedimientos y productos, estableciendo que es lo

que se hace, identificará y agrupará los procesos en los niveles Directivos

(Estratégicos), Gestión (Agregadores de Valor, Operativos) y de Soporte (Habilitantes,

Apoyo), considerando que no se excluirá ningún proceso, resultado de estas actividades

se determinará el siguiente inventario - diccionario de procesos actuales y la matriz de

los mimos:

118

MATRIZ DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ACTUALES

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD PRODUCTO

GO

BE

RN

AN

TE

S

1.1 Gestión

Estratégica

Administrativa

1.1.1

Administración

Estratégica

1.1.1.01 Elaboración

de la Planificación

Operativa Anual

(POA)

1.1.1.01.01 Receptar disposición de realizar el presupuesto

institucional

POA Aprobado

1.1.1.01.02 Solicitar información a las diferentes áreas

administrativas

1.1.1.01.03 Receptar la información solicitada

1.1.1.01.04 Analizar y clasificar la información recibida

1.1.1..01.05 Elaborar el POA

1.1.1.01.06 Enviar al Ministerio de Deportes

1.1.1.01.07 Esperar la aprobación o cambios por parte del

Ministerio de Deportes

1.1.1.01.08 Receptar observaciones

1.1.1.01.09 Elaborar el POA corregido

1.1.1.01.10 Obtener la aprobación por parte del Ministerio de

Deportes

1.1.1.01.11 Notificar POA aprobado

1.1.1.02 Distribución

del Presupuesto

Análisis de la documentación sustentatoria de las operaciones Ejecución del

presupuesto

Sumilla y elaboración de oficio solicitando el desembolso

Registro de desembolsos

Distribución de gastos según el POA

119

Archivar documentación según comprobantes de egreso

Elaboración de Estados de Resultados y Situación


del Plan Anual de

Contratación (PAC)

Anexar cada ítem a adquirir PAC Aprobado

Realizar cuadro de adquisiciones según formato USHAY

Elaboración de pliegos mediante USHAY

1.1.1.04 Adquisición

por Compras Públicas

Subir PAC Informe de

Adquisición de

Compras Públicas Subir Pliegos

Registrar procesos de adquisición

Ejecución de procesos de adquisición de infinita cuantía, subasta

inversa y obras de menor cuantía.

SU

ST

AN

TIV

OS

2.1 Gestión del

Control Estratégico

2.1.1 Ejecución de

la planificación

2.1.1.01 Seguimiento

de la planificación

2.1.1.02.01 Recopilación de documentación sustentatoria Informe de

seguimiento

aprobado 2.1.1.02.02 Analizar las documentaciones recibidas

2.1.1.02.03 Definir puntos de control

2.1.1.02.04 Elaborar la matriz de evaluación, anexos y

justificativos e informe de seguimiento

2.1.1.02.05 Aprobar informe de seguimiento con el Directorio

2.1.1.02.06 Archivar informe aprobado

AD

JE

TIV

OS

3.1 Gestión

Administrativa

3.1.2

Administración

Documental

1.1.2.01 Registro,

control de documentos

1.1.2.01 Receptar Documentación Distribución de

documentación a

interesados 1.1.2.02 Clasificar la Documentación

1.1.2.03 Distribución de la Documentación

1.1.2.04 Archivar la Documentación

120

MATRIZ DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES


GO

BE

RN

AN

TE

S

1.1 Gestión

Estratégica

Financiera

1.1.1

Administración

Estratégica

Financiera


del Presupuesto


Presupuesto Anual

1.1.1.01.02 Solicitar información a las diferentes áreas (contabilidad

y tesorería)





1.1.1.01.07 Esperar la aprobación o cambios por parte del





Deportes

1.1.1.01.11 Notificar POA aprobado al Directorio

121

1.1.1.02 Emisión de

Directrices Financieras

1.1.1.02.01 Emitir disposiciones presupuestarias a las unidades

administrativas.

Disposiciones y

Directrices 1.1.1.02.02 Emitir disposiciones contables a las unidades financieras

1.1.1.02.03 Elaborar informes

1.1.02.04 Archivar informes

1.1.1.03 Control

Estratégico

1.1.1.03.01 Solicitar a las unidades de negocio los controles que

manejan

Informe de Control

Estratégico

1.1.1.03.02 Evaluar los controles que se aplican

1.1.1.03.03 Emitir el informe con sugerencias de cambio a los

controles que deben efectuar.

1.1.1.03.04 Divulgar el informe a las unidades involucradas

1.1.1.03.05 Archivar informes

1.1.1.03.06 Emitir disposiciones y elaborar el informe financiero

1.1.1.03.07 Elaborar, despachar y archivar comunicaciones

122

SU

ST

AN

TIV

OS

2.1 Gestión

Financiera

2.1.1 Proceso

Contable

2.1.1.01 Registro de

Transacciones

2.1.1.01.01 Receptar las liquidaciones de caja chica y de viaje

debidamente autorizadas Liquidación de Caja

Chica

2.1.1.01.02 Analizar y verificar que los documentos de soporte estén

emitidos

Liquidación de

Viaje

2.1.1.01.03 Registrar la liquidación de caja chica y de viaje en el

sistema contable

2.1.1.01.04 Entregar a tesorería la liquidación de caja chica y de

viaje

2.1.1.01.05 Archivar los respaldos ya cancelados

2.1.1.01.06 Archivar los diarios contables debidamente respaldados

en las carpetas secuenciales.

2.1.1.02 Elaboración de

conciliaciones bancarias

2.1.1.02.01 Recibir el detalle de depósitos

Informe de

Conciliación

Bancaria

2.1.1.02.02 Registrar los depósitos

2.1.1.02.03 Extraer el estado de cuenta bancario de la web del banco

y el libro mayor de las cuentas desde el sistema

2.1.1.02.04 Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de

información

2.1.1.02.05 Analizar y corregir las partidas conciliatorias detectadas

en el análisis

2.1.1.02.06 Comparar los saldos de cuentas contables con el estado

bancario.

123

2.1.1.02.07 Generar el informe de conciliaciones bancarias

2.1.1.02.08 Archivar el informe de conciliación

2.1.1.03 Control y

análisis del manejo de

inventarios suministros

2.1.1.03.01 Extraer del sistema de inventarios de suministros de

bodega general, y el libro mayor de las cuentas del sistema.

Hoja de

Conciliación

2.1.1.03.02 Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de la

información

2.1.1.03.03 Analizar y corregir las cuentas

2.1.1.03.04 Comparar los saldos clientes con los saldos de las

cuentas contables

2.1.1.03.05 Archivar los informes emitidos

2.1.1.04 Control y

análisis de los

procedimientos de

nómina

2.1.1.04.01 Receptar los archivos de nómina horizontal y novedades

de nómina

Reportes de

Conciliación

2.1.1.04.02 Tabular la información de los archivos de nómina en la

base Excel

2.1.1.04.03 Extraer el libro mayor de las cuentas de nómina

2.1.1.04.04 Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de la

información

2.1.1.04.05 Analizar y corregir errores detectados en el análisis

2.1.1.04.06 Comparar los saldos de las cuentas contables de nómina

con los saldos del reporte consolidado de nómina

124

2.1.1.04.07 Archivar los informes generados autorizados

2.1.1.05 Control y

análisis de los

procedimientos de pago

a proveedores

2.1.1.05.01 Extraer reporte de proveedores

Reportes de

Conciliación

2.1.1.05.02 Elaborar documentos de trabajo para análisis y cuadre de

la información

2.1.1.05.03 Analizar y corregir las diferencias encontradas

2.1.1.05.04 Ejecutar el proceso de reparación y actualización de

saldos en módulo

2.1.1.05.05 Comparar los saldos del módulo de proveedores con los

saldos de las cuentas contables


2.1.1.06 Control y

análisis de control

documentario de

clientes

2.1.1.06.01 Recepción de toda la documentación emitido a los

usuarios debidamente legalizados

Acta entrega

recepción de la

documentación

recibida por los

clientes

2.1.1.06.02 Revisión de las condiciones de ley que debe cumplir la

documentación

2.1.1.06.03 Revisión de la información registrada en el sistema con

la documentación física

2.1.1.06.04 Emitir el informe de cumplimiento de proceso al

directorio

2.1.1.06.05 Seguimiento y validación de las sugerencias emitidas en

el informe

2.1.1.06.06 Emitir el reporte de revisión del proceso al directorio

125

2.1.1.07 Cierre de fin de

mes

2.1.1.07.01 Notificar la fecha y hora de la toma física de inventarios

al personal de bodega

Informe de toma

física de inventarios

2.1.1.07.02 Ejecutar el conteo físico de los inventarios

2.1.1.07.03 Comparar los datos del conteo físico del inventario con

los datos del inventario al costo

2.1.1.07.04 Registrar los ajustes por sobrantes o faltantes de

inventarios en el sistema (módulo y contabilidad) y comprobar los

saldos del inventario ajustado del módulo con los saldos de las

cuentas contables de inventarios de contabilidad.

2.1.1.07.05 Integrar la nómina en el sistema contable Registros de nómina

2.1.1.07.06 Registrar las actas de finiquito de empleados

2.1.1.07.07 Receptar y analizar la documentación habilitante de la

compra de activos fijos

Reporte de

depreciación de

activos

2.1.1.07.08 Ingresar los activos fijos en el módulo del sistema

2.1.1.07.09 Determinar el valor de la carga de depreciación mensual

de activos fijos

2.1.1.07.10 Registrar el valor de la carga de depreciación mensual de

activos fijos

2.1.1.07.11 Comparar los saldos de las cuentas contables de activos

fijos con los saldos del reporte del módulo

126

2.1.1.08 Control y

análisis tributario

2.1.1.08.01 Extraer del sistema el archivo resumen de compras y

retenciones, resumen de facturación, resumen de IR, los mayores de

las cuentas contables de impuestos

Reporte preliminar

de declaración.

Formularios de

declaración de

impuestos

Talón resumen

2.1.1.08.02 Elaborar documentos de trabajo para análisis y cuadre de

la información

2.1.1.08.03 Comparar los saldos de cuentas contables con los saldos

del anexo de declaración

2.1.1.08.04 Analizar y corregir las diferencias encontradas

2.1.1.08.05 Elaborar el informe preliminar de cumplimiento de

control tributario para cargar declaraciones en WEB del SRI

2.1.1.08.06 Ingresar la información de declaración del IVA en el

Software DIMM Formularios

2.1.1.08.07 Generar el archivo XML de declaración de impuestos de

IVA

2.1.1.08.08 Generar el anexo transaccional DIMM ANEXOS SRI

2.1.1.08.09 Generar el talón resumen del sistema DIMM ANEXOS

2.1.1.08.10 Validar las casillas, montos y conceptos del anexo

transaccional con el anexo de declaración

2.1.1.08.11 Cargar en la Web de Rentas Internas los archivos XML

de declaración de impuestos de IVA

2.1.1.08.12 Generar los comprobantes de carga de impuestos de la

WEB

127

2.1.1.08.13 Cargar en la Web de Rentas Internas el archivo XML de

declaración del anexo transaccional

2.1.1.08.14 Generar el talón resumen del anexo transaccional desde

la WEB de Rentas Internas

2.1.1.08.15 Entregar el resumen de declaración a tesorería

2.1.1.08.16 Archivar el talón resumen del anexo transaccional

generado desde la WEB de Rentas Internas, y formularios de

declaración.

2.1.1.08.17 Verificar en el sistema el saldo de la cuenta contable de

los impuestos con las declaraciones y pagos efectuados

2.1.1.09 Emisión y

Presentación de Estados

Financieros

2.1.1.09.01 Determinar el cumplimiento del presupuesto de ingresos

en unidades y del presupuesto de gastos.

Carpeta de Estados

Financieros

2.1.1.09.02 Analizar y verificar la razonabilidad y sustento de la

conciliación bancaria , de la conciliación de módulo de clientes ,

depósitos por identificar, conciliación nómina, conciliación de

módulo de proveedores, anticipos de proveedores por liquidar,

conciliación de activos fijos, conciliación de obligaciones bancarias y

de terceros, conciliación de impuestos por pagar, conciliación de

retenciones en la fuentes de clientes

2.1.1.09.03 Extraer del sistema el balance de comprobación ajustado

2.1.1.09.04 Actualizar el archivo de los Estados Financieros con la

información del balance de comprobación extraído del sistema

2.1.1.09.05 Generar los Estados Financieros y notas aclaratorias, el

Margen por Línea Resultados Acumulado

128

2.1.1.09.06 Enviar al Directorio y al Presidente, el archivo Estados

Financieros y Resultados Acumulados

2.1.1.09.07 Generar los anexos de balance, análisis de gastos, anexos

adicionales.

2.1.1.09.08 Entregar la carpeta de los Estados Financieros a la

Presidencia y a la Administración

2.1.1.10 Revisión de

saldos de cuentas por

cobrar

2.1.1.10.01 Emitir el informe de saldos de cuentas por cobrar

conjuntamente con ofrecimientos de pago

Reporte de saldos

por cobrar

2.1.2 Proceso de

Crédito y Cobranza

de clientes

2.1.2.01 Ingreso de

depósitos efectuados

por los usuarios

2.1.2.02.01 Crear el código del cliente en el sistema contable

Recibos de Caja y

ficha del cliente

2.1.2.01.02 Receptar los depósitos o transferencias bancarias

realizados

2.1.2.01.03 Verificar los valores depositados por los clientes en el

estado de cuenta

2.1.2.01.04 Ingresar el depósito realizado afectado la o las facturas de

cada cliente

2.1.2.01.05 Imprimir el recibo de caja correspondiente para archivar

2.1.3 Proceso de

Tesorería

2.1.3.01 Reporte de

Saldos de Cuentas

Bancarias

2.1.3.01.01 Imprimir los estados de cuenta de las páginas Web de los

Bancos

Reporte de Saldos

Bancarios

2.1.3.01.02 Generar el reporte diario de saldos bancarios a la

administración

129

2.1.3.01.03 Entregar el reporte diario de saldos bancarios a la

administración

2.1.3.02 Registro de las

facturas recibidas de

proveedores de

servicios

2.1.3.02.01 Receptar las facturas de los proveedores de servicios

debidamente aprobados desde el área de compras

Comprobante de

pago y retención en

la fuente

2.1.3.02.02 Receptar el resumen de afectación contable de pago de

impuestos de Control Tributario

2.1.3.02.03 Registrar los créditos, débitos y transferencias

contemplados en el estado de cuenta

2.1.3.02.04 Registrar en el sistema las facturas recibidas de

proveedores de servicios

2.1.3.02.05 Emitir el comprobante de retención en la fuente y del

IVA de las facturas registradas

2.1.3.02.06 Adjuntar la retención en la fuente y el comprobante de

diario a la factura

2.1.3.02.07 Entregar a Contabilidad las facturas de proveedores de

servicios registrados debidamente sustentados, respaldados y

legalizados.

2.1.3.03 Recepción de

facturas de proveedores

para pago 2.1.3.03.01 Receptar las facturas de proveedores de suministros y

materiales por proveedores

Carpeta de cuentas

por pagar

130

2.1.3.03.02 Archivar las facturas de proveedores de suministros y

materiales por proveedores y fecha de vencimiento en cada carpeta


cheques y transferencias

bancarias

2.1.3.04.01 Receptar la cartera de proveedores para pago desde el

departamento de compras, disponibilidad del efectivo, liquidaciones

de caja chica y de viaje desde contabilidad

Cheque y

transferencia

2.1.3.04.02 Registrar las solicitudes de cheques en el sistema de

acuerdo a los reportes emitidos

2.1.3.04.03 Solicitar la aprobación de las solicitudes de cheques

ingresados en el sistema

2.1.3.04.04 Imprimir los cheques desde el sistema aprobados en las

solicitudes

2.1.3.04.05 Entregar los cheques para revisión, aprobación y firmas

2.1.3.04.06 Receptar de las firmas autorizadas los cheques firmados

2.1.3.04.07 Entregar los cheques y comprobantes de retención a los

proveedores en el día asignado

2.1.3.04.08 Entregar a custodia con un memo los comprobantes de

egreso de los cheques entregados

131

2.1.3.04.09 Archivar el memo con el recibí conforme

2.1.3.05 Resguardo de

los comprobantes de

pago

2.1.3.05.01 Archivo de los comprobantes de egreso de los pagos

entregados a los proveedores

Bitácora de Control

AD

JE

TIV

OS

3.1 Administración

de Recursos 3.1.1 Asesoría

Especializada

Financiera

3.1.1.01 Análisis

Financiero y de Gestión

de Informes

3.1.1.01.01 Receptar notificaciones de ejecución de procedimientos

y actividades

Informe de

cumplimiento

3.1.1.01.02 Analizar la razonabilidad y aplicabilidad de la

información

3.1.1.01.03 Elaborar pruebas e indicadores de cumplimiento y

viabilidad

3.1.1.01.04 Elaborar informes de cumplimiento financiero y de

gestión

3.1.1.01.05 Difundir el informe al personal directivo

132

3.2.2. Matriz de análisis de valor de los procesos actuales

En este punto con la participación del Administrador y el Contador, y con la

información identificada en los puntos anteriores, cada responsable deberá calificar la

tarea que realiza en función del análisis del valor, el cual determinará si la tarea

realizada agrega valor o no al proceso, sea ésta a la dirección o al cliente interno o

externo, así como también deberán identificar si dicha tarea realiza acciones de

transporte, archivo o inspección para su respectivo mejoramiento (Saltos M. , 2016)

Si tiene relación con el desempeño de las personas y el tiempo empleado por las mismas

en cada actividad, de esta manera determinar la participación de las personas y el

tiempo de los procesos, que permita ajustar o redistribuir actividades en todos los

procesos de los Departamentos, utilizando de manera adecuada la metodología ABC

(Costos por Actividad), que para el caso de las unidades en estudio es la siguiente.

133

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES

Proceso: Gestión Estratégica Financiera Jornada Laboral: 8

Subproceso: Administración Estratégica Financiera Eficiencia: 87%

Procedimiento: Elaboración del Presupuesto

Mes: 22

Responsable: Contador

N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMMinisterio del

DeporteContador Asesoría Jurídica CA

1 x x Receptar disposición de realizar el presupuesto VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

2 x x x

Solicitar información a las diferentes áreas ( contabilidad y

tesorería) VAR 4320y 0,1 1

360,0x

6,00

3 x x Receptar la información solicitada VAR 4320 y 0,1 1 360,0 x 6,00

4 x x x Analizar y clasificar la información recibida VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

5 x x Elaborar el POA VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

6 x x x Enviar al Ministerio de Deportes VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25

7 x x

Esperar la aprobación o cambios por parte del Ministerio de

Deportes VAR4320 y 0,1 1

360,0x

0,00

8 x x Receptar observaciones VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

9 x x Elaborar el POA corregido VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

10 x x x Obtener la aprobación por parte del Ministerio de Deportes VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,00

11 x x x Notificar POA aprobado al Directorio VAR 1440 y 0,1 1 120,0 x 2,00

0,00 h 16,04 h 0,25 h 16,29 h

0,00% 7,93% 0,12% 8,05%

0,00

COSTO HORA - RECURSO

134

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE EMISIÓN DE DIRECTRICES FINANCIERAS

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CONTROL ESTRATÉGICO




Procedimiento: Emisión de Directrices Financieras

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA

1 x x Emitir disposiciones presupuestarias a las unidades VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

2 x x Emitir disposiciones contables a las unidades financieras VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

3 x x Elaborar informes VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08

4 x x Archivar informes VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

2,00 h 0,92 h 0,92 h 3,83 h

0,99% 0,45% 0,45% 1,89%

0,00





Procedimiento: Control Estratégico

Mes: 22



DeporteContador CA

1 x x x Solicitar a las unidades de negocio los controles que manejan VAR 1440 y 0,1 2 240,0 x 4,00

2 x x Evaluar los controles que se aplican VAR 4320 y 0,1 2 720,0 x 12,00

3 x x x

Emitir el informe con sugerencias de cambio a los controles que

deben efectuar. VAR 4320y 0,1 2

720,0x

12,00

4 x x Divulgar el informe a las unidades involucradas VAR 1440 y 0,1 2 240,0 x 4,00

5 x x Archivar informes VAR 1440 y 0,1 2 240,0 x 4,00

6 x x x Emitir disposiciones y elaborar el informe financiero VAR 1440 y 0,1 2 240,0 x 4,00

7 x x x Elaborar, despachar y archivar comunicaciones VAR 1440 y 0,1 2 240,0 x 4,00

12,00 h 32,00 h 0,00 h 44,00 h

5,93% 15,82% 0,00% 21,75%

0,00


135

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE REGISTRO DE TRANSACCIONES


Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8

Subproceso: Proceso Contable Eficiencia: 87%

Procedimiento: Registro de Transacciones

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Asistente Contable Recepcionista CA

1 x x

Receptar las liquidaciones de caja chica y de viaje debidamente

autorizadas VAR 1440m 1,0 1

1440,0x

24,00

2 x xx

Analizar y verificar que los documentos de soporte estén emitidos VAR 60m 1,0 1

60,0x

1,00

3 x x

Registrar la liquidación de caja chica y de viaje en el sistema

contable VAR 60m 1,0 1

60,0x

1,00

4 x x Entregar a tesorería la liquidación de caja chica y de viaje SVA 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00

5 x x Archivar los respaldos ya cancelados VAR 5 m 1,0 1 5,0 x 0,08

6 x x

Archivar los diarios contables debidamente respaldados en las

carpetas secuenciales.VAR 360

m 1,0 1360,0

x6,00

7,00 h 25,08 h 1,00 h 0,00 h 33,08 h

3,46% 12,40% 0,49% 0,00% 16,35%

0,00


136

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS.




Procedimiento: Elaboración de conciliaciones bancarias

Mes: 22



1 x x x Recibir el detalle de depósitos VAR 60 m 1,0 30 1800,0 x 0,00

2 x x Registrar los depósitos VAR 60 m 1,0 30 1800,0 x 30,00

3 x x x

Extraer el estado de cuenta bancario de la web del banco y el libro

mayor de las cuentas desde el sistema VAR 60m 1,0 1

60,0x

0,00

4 x x Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de información VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00

5 x x x

Analizar y correguir las partidas conciliatorias detectadas en el

análisis VAR 60m 1,0 1

60,0x

1,00

6 x x x Comparar los saldos de cuentas contables con el estado bancario. VAR 60m 1,0 1

60,0

x1,00

7 x x Generar el informe de conciliaciones bancarias VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00

8 x x Archivar el informe de conciliación VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00

35,00 h 0,00 h 0,00 h 35,00 h

17,30% 0,00% 0,00% 17,30%

0,00


137

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CONTROL Y ANÁLISIS DEL MANEJO DE INVENTARIOS

SUMINISTROS




Procedimiento: Control y análisis del manejo de inventarios suministros

Mes: 22



1 x x x

Extraer del sistema de inventarios de suministros de bodega

general, y el libro mayor de las cuentas del sistema.VAR 60

s 0,2 110,0

x0,00

2 x xx

Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de la información VAR 60s 0,2 1

10,0x

0,17

3 x x x Analizar y correguir las cuentas VAR 60 s 0,2 1 10,0 x 0,17

4 x x

Comparar los saldos clientes con los saldos de las cuentas

contables VAR 60s 0,2 1

10,0x

0,17

5 x x Archivar los informes emitidos VAR 60 s 0,2 110,0

x0,17

0,67 h 0,00 h 0,00 h 0,67 h

0,33% 0,00% 0,00% 0,33%

0,00


138

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE

NÓMINA




Procedimiento: Control y análisis de los procedimientos de nómina

Mes: 22



1 x x Receptar los archivos de nómina horizontal y novedades de nómina VAR 30m 1,0 1

30,0x

0,50

2 x x Tabular la información de los archivos de nómina en la base Excel VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

3 x x Extraer el libro mayor de las cuentas de nómina VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

4 x x Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de la información VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

5 x x x Analizar y correguir errores detectados en el análisis VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

6 x x x

Comparar los saldos de las cuentas contables de nómina con los

saldos del reporte consolidado de nómina VAR 30m 1,0 1

30,0

x0,50

7 x x Archivar los informes generados autorizados VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

3,50 h 0,00 h 0,00 h 3,50 h

1,73% 0,00% 0,00% 1,73%

0,00


139

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE

PAGO A PROVEEDORES




Procedimiento: Control y análisis de los procedimientos de pago a proveedores

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Asistente Contable CA

1 x x Extraer reporte de proveedores VAR 30 w 4,0 1 120,0 x 2,00

2 x x

Elaborar documentos de trabajo para análisis y cuadre de la

información VAR 30w 4,0 1

120,0x

2,00

3 x x x Analizar y correguir las diferencias encontradas VAR 30 w 4,0 1 120,0 x 2,00

4 x x

Ejecutar el proceso de reparación y actualización de saldos en

módulo VAR 30w 4,0 1

120,0x

2,00

5 x x x

Comparar los saldos del módulo de proveedores con los saldos de

las cuentas contables VAR 30w 4,0 1

120,0x

2,00

6 x x Archivar los informes generados autorizados VAR 30 w 4,0 1 120,0 x 2,00

8,00 h 4,00 h 0,00 h 12,00 h

3,95% 1,98% 0,00% 5,93%

0,00


140

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CONTROL Y ANÁLISIS DE CONTROL DOCUMENTARIO

DE CLIENTES




Procedimiento: Control y análisis de control documentario de clientes

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Asistente Contable Recepcionista CA

1 x x

Recepción de toda la documentación emitida a los usuarios

debidamente legalizados VAR 5d 22,0

4 440,0x

7,33

2 x xx

Revisión de las condiciones de ley que debe cumplir la

documentación VAR 5d 22,0

4 440,0x

7,33

3 x x x

Revisión de la información registrada en el sistema con la

documentación física VAR 5d 22,0

4 440,0x

7,33

4 x x Emitir el informe de cumplimiento de proceso al directorio VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00

5 x x x Seguimiento y validación de las sugerencias emitidas en el informe VAR 10m 1,0

2 20,0x

0,33

6 x x Emitir el reporte de revisión del proceso al directorio VAR 5 s 0,2 1 0,8 x x 0,01

8,33 h 7,67 h 7,34 h 23,35 h

4,12% 3,79% 3,63% 11,54%

0,00


141

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CIERRE DE FIN DE MES




Procedimiento: Cierre de fin de mes

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Experto Externo ContadorAuxiliar

ContableCA

1 x x x

Notificar la fecha y hora de la toma física de inventarios al personal

de bodega VAR 180 y 0,1 1 15,0x

0,25

2 x x x Ejecutar el conteo físico de los inventarios VAR 7200 y 0,1 1 600,0 x 0,00

3 x x x

Comparar los datos del conteo físico del inventario con los datos

del inventario al costo VAR 1440 y 0,1 1 120,0x

2,00

4 x x

Registrar los ajustes por sobrantes o faltantes de inventarios en el

sistema (módulo y contabilidad) y comprobar los saldos del

inventario ajustado del módulo con los saldos de las cuentas

contables de inventarios de contabilidad. VAR

1440

y 0,1 1 120,0

x

2,00

5 x x Integrar la nómina en el sistema contable VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25

6 x x Registrar las actas de finiquito de empleados VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

7 x x

Receptar y analizar la documentación habilitante de la compra de

activos fijos VAR 60 y 0,1 1 5,0x

0,08

8 x x Ingresar los activos fijos en el módulo del sistema VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08

9 x x

Determinar el valor de la carga de depreciación mensual de activos

fijos VAR 60 y 0,1 1 5,0x

0,08

10 x x

Registrar el valor de la carga de depreciación mensual de activos


0,08

11 x x x

Comparar los saldos de las cuentas contables de activos fijos con

los saldos del reporte del módulo VAR 60 y 0,1 1 5,0x

0,08

2,25 h 3,08 h 0,08 h 5,42 h

1,11% 1,52% 0,04% 2,68%

0,00


142

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CONTROL Y ANÁLISIS TRIBUTARIO




Procedimiento: Control y análisis tributario

Mes: 22



1 x x

Extraer del sistema el archivo resumen de compras y retenciones,

resumen de facturación, resumen de IR, los mayores de las

cuentas contables de impuestos VAR 360 m 1,0 1 360,0

x

6,00

2 x xx


información VAR 360 m 1,0 1 360,0x

6,00

3 x x x

Comparar los saldos de cuentas contables cn los saldos del anexo

de declaración VAR 360 m 1,0 1 360,0x

6,00

4 x x x Analizar y correguir las diferencias encontradas VAR 360 m 1,0 1 360,0 x 6,00

5 x x x

Elaborar el informe preliminar de cumplimiento de contro tributario

para cargar declaraciones en WEB del SRI VAR 360 m 1,0 1 360,0x

6,00

6 x x

Ingresar la información de declaración del IVA en el Software DIMM

Formularios VAR 60 m 1,0 1 60,0x

1,00

7 x x Generar el archivo XML de declaración de impuestos de IVA VAR 1440 m 1,0 1 1440,0 x 24,00

8 x x Generar el anexo transaccional DIMM ANEXOS SRI VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00

9 x x Generar el talón resumen del sistema DIMM ANEXOS VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00

10 x x

Validar las casillas, montos y conceptos del anexo transaccional

con el anexo de declaración VAR 15 m 1,0 1 15,0x

0,25

11 x x x

Cargar en la Web de Rentas Internas los archivos XML de

declaración de impuestos de IVA VAR 15 m 1,0 1 15,0x

0,00

12 x x Generar los comprobantes de carga de impuestos de la WEB VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25

13 x x x

Cargar en la Web de Rentas Internas el archivo XML de declaración

del anexo transaccional VAR 15 m 1,0 1 15,0x

0,00

14 x x

Generar el talón resumen del anexo transaccional desde la WEB

de Rentas Internas VAR 15 m 1,0 1 15,0x

0,25

15 x Entregar el resumen de declaración a tesorería VAR 5 m 1,0 1 5,0 x 0,08

16 x x

Archivar el talón resumen del anexo transaccional generado desde

la WEB de Rentas Internas, y formularios de declaración. VAR 5 m 1,0 1 5,0x

0,08

17 x x x

Verificar en el sistema el saldo de la cuenta contable de los

impuestos con las declaraciones y pagos efectuadosVAR 60 m 1,0 1 60,0

x1,00

58,92 h 0,00 h 0,00 h 58,92 h

29,12% 0,00% 0,00% 29,12%

0,00


143

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE EMISIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS




Procedimiento: Emisión y Presentación de Estados Financieros

Mes: 22



1

x xDeterminar el cumplimiento del presupuesto de ingresos en

unidades y del presupuesto de gastos.VAR 2880

y 0,1 1240,0

x4,00

2

x x x

Analizar y verificar la razonabilidad y sustento de la conciliación

bancaria , de la conciliación de módulo de clientes , depósitos por

identificar, conciliación nómina, conciliación de módulo de

proveedores, anticipos de proveedores por liquidar, conciliación de

activos fijos, conciliación de obligaciones bancarias y de terceros,

conciliacion de impuestos por pagar, conciliacion de retenciones en

la fuentes de clientes VAR

1440 y 0,1 1

120,0

x

2,00

3 x x Extraer del sistema el balance de comprobación ajustado VAR 20 y 0,1 1 1,7 X 0,03

4x x

Actualizar el archivo de los Estados Financieros con la información

del balance de comprobación extraído del sistema VAR 30y 0,1 1

2,5x

0,04

5x x x Generar los Estados Financieros y notas aclaratorias, el Margen

por Línea Resultados Acumulado VAR 120y 0,1 1

10,0x

0,17

6

x x x Enviar al Directorio y al Presidente, el archivo Estados Financieros

y Resultados Acumulados VAR 5y 0,1 1

0,4

X0,01

7x x

Generar los anexos de balance , análisis de gastos , anexos

adicionales. VAR 30y 0,1 1

2,5X

0,04

8x x x

Entregar la carpeta de los Estados Financieros a la Presidencia y a

la Administración VAR 10y 0,1 1

0,8X

0,01

6,21 h 0,09 h 0,00 h 6,30 h

3,07% 0,04% 0,00% 3,11%

0,00


144

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE REVISIÓN DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE INGRESO DE DEPÓSITOS EFECTUADOS POR LOS

USUARIOS




Procedimiento: Revisión de saldos de cuentas por cobrar

Mes: 22

Responsable: Asistente Contable

N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMAsistente

ContableCA

1 x x Emitir el informe de saldos de cuentas por cobrar conjuntamente VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25

2,00 h 0,92 h 2,57 h 5,49 h

0,99% 0,45% 1,27% 2,71%

0,00




Subproceso: Proceso de Crédito y Cobranza de clientes Eficiencia: 87%

Procedimiento: Ingreso de depósitos efectuados por los usuarios

Mes: 22



ContableCA

1 x x Crear el código del cliente en el sistema contable VAR 10 m 1,0 1 10,0 x 0,17

2 x x Receptar los depósitos o transferencias bancarias realizados VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25

3 x x xVerificar los valores depositados por los clientes en el estado de

cuenta VAR 30m 1,0 1

30,0x

0,50

4 x xIngresar el depósito realizado afectado la o las facturas de cada

cliente VAR 60m 1,0 1

60,0x

1,00

5 x x x Imprimir el recibo de caja correspondiente para archivar VAR 5 m 1,0 15,0

x0,08

2,00 h 0,00 h 0,00 h 2,00 h

0,99% 0,00% 0,00% 0,99%

0,00


145

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE REPORTE DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE REGISTRO DE LAS FACTURAS RECIBIDAS DE

PROVEEDORES DE SERVICIOS



Subproceso: Proceso de Tesorería Eficiencia: 87%

Procedimiento: Reporte de Saldos de Cuentas Bancarias

Mes: 22



ContableCA

1 x xImprimir los estados de cuenta de las páginas Web de los Bancos

VAR 5m 1,0 1

5,0x

0,08

2 x xGenerar el reporte diario de saldos bancarios a la administración VAR 120

m 1,0 1120,0

x2,00

3 x x x xEntregar el reporte diario de saldos bancarios a la administración VAR 10

m 1,0 110,0

x0,17

2,25 h 0,00 h 0,00 h 2,25 h

1,11% 0,00% 0,00% 1,11%

0,00





Procedimiento: Registro de las facturas recibidas de proveedores de servicios

Mes: 22



1 x xReceptar las facturas de los proveedores de servicios debidamente

aprobados desde el área de comprasVAR 5

w 4,0 120,0

x0,33

2 x xReceptar el resumen de afectación contable de pago de impuestos

de Control Tributario VAR 5w 4,0 1

20,0x

0,33

3 x xRegistrar los créditos, débitos y transferencias contemplados en el

estado de cuenta VAR 60w 4,0 1

240,0x

4,00

4 x xRegistrar en el sistema las facturas recibidas de proveedores de

servicios VAR 60w 4,0 1

240,0x

4,00

5 x x x Emitir el comprobante de retención en la fuente y del IVA de las

facturas registradas VAR 5w 4,0 1

20,0x

0,33

6 x x x Adjuntar la retención en la fuente y el comprobante de diario a la

factura VAR 5w 4,0 1

20,0

x0,33

7 x x x Entregar a Contabilidad las facturas de proveedores de servicios

registrados debidamente sustentados, respaldados y legalizados. VAR

5 d 22,0 3

330,0

x

5,50

9,00 h 5,83 h 0,00 h 14,83 h

4,45% 2,88% 0,00% 7,33%

0,00


146

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES PARA

PAGO




Procedimiento: Recepción de facturas de proveedores para pago

Mes: 22



ContableCA

1x x

Receptar las facturas de proveedores de suministros y materiales

por proveedores VAR 5d 22,0 2

220,0x

3,67

2

x X Archivar las facturas de proveedores de suministros y materiales

por proveedores y fecha de vencimiento en cada carpeta VAR 5

w 4,0 2

40,0

x

0,67

4,33 h 0,00 h 0,00 h 4,33 h

2,14% 0,00% 0,00% 2,14%

0,00


147

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE EMISIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS

BANCARIAS


Proceso: GESTIÓN PRESIDENCIA Jornada Laboral: 8


Procedimiento: Emisión de cheques y transferencias bancarias

Mes: 22



1 x x

Receptar la cartera de proveedores para pago desde el

departamento de compras, disponibilidad del efectivo,liquidaciones

de caja chica y de viaje desde contabilidadVAR 5 w 4,0 3 60,0

x

1,00

2 x xRegistrar las solicitudes de cheques en el sistema de acuerdo a los

reportes emitidos VAR 15 w 4,0 2 120,0x

2,00

3 x x xSolicitar la aprobación de las solicitudes de cheques ingresados en

el sistema VAR 15 w 4,0 2 120,0x

0,00

4 x xImprimir los cheques desde el sistema aprobados en las solicitudes VAR 15 w 4,0 2 120,0

x2,00

5 x x x x Entregar los cheques para revisión, aprobación y firmas VAR 15 w 4,0 2 120,0 x 0,00

6 x x Receptar de las firmas autorizadas los cheques firmadosVAR 15 w 4,0 2 120,0 x 2,00

7 x xEntregar los cheques y comprobantes de retención a los

proveedores en el día asignado VAR 15 w 4,0 2 120,0x

2,00

8 x xEntregar a custodia con un memo los comprobantes de egreso de

los cheques entregados VAR 15 w 4,0 2 120,0x

2,00

9 x x Archivar el memo con el recibí conforme VAR 15 w 4,0 2 120,0 x 2,00

2,00 h 11,00 h 0,00 h 13,00 h

0,99% 5,44% 0,00% 6,43%

0,00


148

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE RESGUARDO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE ANÁLISIS FINANCIERO Y DE GESTIÓN DE INFORMES


Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8


Procedimiento: Resguardo de los comprobantes de pago

Mes: 22



ContableCA

1 x xArchivo de los comprobantes de egreso de los pagos entregados a

los proveedoresVAR 15 w 4,0 2 120,0

x2,00

2,00 h 0,00 h 0,00 h 2,00 h

0,99% 0,00% 0,00% 0,99%

0,00



Proceso: Adminitración de Recursos Jornada Laboral: 8

Subproceso: Asesoría Especializada Financiera Eficiencia: 87%

Procedimiento: Análisis Financiero y de Gestión de Informes

Mes: 22



1 x xReceptar notificaciones de ejecución de procedimientos y

actividades VAR 30m 1,0 1

30,0x

0,50

2 x x xAnalizar la razonabilidad y aplicabilidad de la información VAR 30

m 1,0 130,0

x0,50

3 x x Elaborar pruebas e indicadores de cumplimiento y viabilidad VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

4 x x Elaborar informes de cumplimiento financiero y de gestión VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

5 x x x Difundir el informe al personal directivoVAR 30

m 1,0 130,0

x0,50

2,50 h 0,00 h 0,00 h 2,50 h

1,24% 0,00% 0,00% 1,24%

0,00


149

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

ANUAL (POA)

ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ACTUALES

Proceso: Gestión Estratégica Administrativa Jornada Laboral: 8

Subproceso: Administración Estratégica Eficiencia: 87%

Procedimiento: Elaboración de la Planificación Operativa Anual (POA)

Mes: 22

Responsable: Administrador


DeporteAdministrador Asesoría Jurídica CA

1x x

Receptar disposición de realizar el presupuesto institucional

VAR30

y 0,1 1 2,5x

0,04

2 x x Solicitar información a las diferentes áreas administrativas VAR 4320 y 0,1 1 360,0 x 6,00

3 x x Receptar la información solicitada VAR 4320 y 0,1 1 360,0 x 6,00

4 x x X Analizar y clasif icar la información recibida VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

5 x x x Elaborar el POA VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

6 x x Enviar al Ministerio de Deportes VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25

7 x X Esperar la aprobación o cambios por parte del Ministerio de Deportes VAR 4320 y 0,1 1 360,0 x 0,00

8 x X X Receptar observaciones VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,00

9 x X Elaborar el POA corregido VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

10 x X Obtener la aprobación por parte del Ministerio de Deportes VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08

11 x X Notif icar POA aprobado VAR 1440 y 0,1 1 120,0 x 2,00

0,00 h 15,63 h 0,25 h 15,88 h

0,00% 7,72% 0,12% 7,85%

0,00


150

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN

(PAC)




Procedimiento: Distribución del Presupuesto

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Administrador CA

1 x x x Análisis de la documentación sustentatoria de las operaciones VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

2 x x Sumilla y elaboración de oficio solicitando el desembolso VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08

3 x x Registro de desembolsos VAR 25 y 0,1 1 2,1 x 0,03

4 x x Distribución de gastos según el POA VAR 120 y 0,1 1 10,0 x 0,17

5 x x x Archivar documentación según comprobantes de egreso VAR 10 y 0,1 1 0,8 x 0,01

6 x x x Elaboración de Estados de Resultados y SituaciónVAR 1440 y 0,1 1 120,0 x 2,00

2,34 h 0,00 h 0,00 h 2,34 h

1,16% 0,00% 0,00% 1,16%

0,00





Procedimiento: Elaboración del Plan Anual de Contratación (PAC)

Mes: 22



1 x x Anexar cada item a adquirir VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

2 x x Realizar cuadro de adquisiciones según formato USHAY VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

3 x x Elaboración de pliegos mediante USHAY VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

2,13 h 0,92 h 1,58 h 4,63 h

1,05% 0,45% 0,78% 2,29%

0,00


151

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE AQUISICIÓN POR COMPRAS PÚBLICAS

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE SEGUIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN




Procedimiento: Aquisición por Compras Públicas

Mes: 22



1 x x X x Subir PAC SVA 35 y 0,1 1 2,9 x 0,05

2 x x X X Subir Pliegos SVA 35 y 0,1 1 2,9 x 0,05

3 x x Registrar procesos de adquisición SVA 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25

4

x x Ejecución de procesos de adquisición de infinita cuantía,subasta

inversa y obras de menor cuantía. SVA 1440 y 0,1 1 120,0

x2,00

2,76 h 0,92 h 0,92 h 4,60 h

1,37% 0,45% 0,45% 2,27%

0,00



Proceso: Gestión del Control Estratégico Jornada Laboral: 8

Subproceso: Ejecución de la planificación Eficiencia: 87%

Procedimiento: Seguimiento de la planificación

Mes: 22



1 x x X x Recopilación de documentación sustentatoria VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,00

2 x x X X Analizar las documentaciones recibidas VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 0,00

3 x x Definir puntos de control SVA 30 m 1,0 1 30,0 x

4 xElaborar la matriz de evaluación, anexos y justificativos e informe

de seguimiento VAR 180m 1,0 1

180,0x

5 x x x Aprobar informe de seguimiento con el Directorio VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,00

6 x x Archivar informe aprobado VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

0,50 h 0,00 h 0,00 h 0,50 h

0,25% 0,00% 0,00% 0,25%

0,00


152

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE REGISTRO, CONTROL DE DOCUMENTOS


Proceso: Gestión Administrativa Jornada Laboral: 8

Subproceso: Administración Documental Eficiencia: 87%

Procedimiento: Registro, control de documentos

Mes: 22



1 x x Receptar Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33

2 x x X Clasificar la Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33

3 x x x Distribución de la Documentación VAR 10 m 1,0 1 10,0 x 0,17

4 x x Archivar la Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33

22,17 h 0,00 h 0,00 h 22,17 h

10,96% 0,00% 0,00% 10,96%

0,00


153

3.2.3. Informe de procesos actuales

La federación actualmente según la evaluación realizada a sus procesos administrativos

y financieros, carece de manuales, posee un organigrama funcional mal estructurado,

tiene procedimientos administrativos incompletos y en el departamento financiero

están completos para un correcto funcionamiento, pero en muchos de los casos los

tiempos son irreales o actividades innecesarias.

A diferencia del departamento administrativo en el cual faltan procedimientos y

actividades, debido a que la Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito no

cuenta con el departamento de talento humano.

A continuación para una mejor comprensión de los procesos actuales se indicara una

tabla de las actividades y tiempos innecesarios.

154

PROCESOS ACTUALES FINANCIEROS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD FRECUENCIA EN MINUTOS

Elaboración del Presupuesto

Solicitar información a las diferentes áreas (contabilidad

y tesorería) 4320

Receptar la información solicitada 4320

Enviar al Ministerio de Deportes 180

Emisión de Directrices Financieras Archivar informes 360

Control Estratégico

Solicitar a las unidades de negocio los controles que

manejan 1440

Evaluar los controles que se aplican 4320

Emitir el informe con sugerencias de cambio a los

controles que deben efectuar. 4320

Divulgar el informe a las unidades involucradas 1440

Archivar informes 1440

Emitir disposiciones y elaborar el informe financiero 1440

Elaborar, despachar y archivar comunicaciones 1440

155

Cierre de fin de mes

Archivar los diarios contables debidamente respaldados

en las carpetas secuenciales. 360

Registrar las actas de finiquito de empleados 360

Control y análisis tributario

Extraer del sistema el archivo resumen de compras y

retenciones, resumen de facturación, resumen de IR, los

mayores de las cuentas contables de impuestos

360

Comparar los saldos de cuentas contables con los saldos

del anexo de declaración

360

Analizar y corregir las diferencias encontradas 360

Generar el archivo XML de declaración de impuestos de

IVA 1440

Revisión de saldos de cuentas por cobrar Emitir el informe de saldos de cuentas por cobrar

conjuntamente con ofrecimientos de pago 180

Reporte de Saldos de Cuentas Bancarias Generar el reporte diario de saldos bancarios a la

administración 120

156

PROCESOS ACTUALES ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD FRECUENCIA EN

MINUTOS

Elaboración del

Presupuesto

Solicitar información a las

diferentes áreas (contabilidad y

tesorería)

4320

Receptar la información

solicitada 4320

Elaborar el POA corregido 360

3.3. Propuesta de mejoramiento de los procesos

El Departamento Administrativo y Financiero de la Federación de Ligas Barriales y

Parroquiales de Quito, ha considerado de manera necesaria recurrir a una estructura

basada en procesos y mejoramiento de los mismos, ésta se encuentra inmersa dentro de

las aspiraciones de la compañía, contar con una herramienta de organización y gestión

efectiva, que reforzará el trabajo en equipo, organización y control efectivo de las

actividades, en pos de la consecución de los objetivos estratégicos, de negocio y

departamentales.

Sobre la base de la información expuesta anteriormente se establecerá la estructura de

organización por procesos (mapa de macro procesos); caracterización de los macro

procesos, sub procesos y procedimientos organizacionales que facilitarán la

sincronización de éstos con los objetivos estratégicos.

3.3.1. Matriz de procesos mejorados.

Efectuado el mejoramiento de los procesos del Departamento Administrativo y

Financiero Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito., sobre la base del

análisis de la información contenida en la evaluación realizada a la Federación,

específicamente analizando el Departamento Administrativo y Financiero, se establece

los nuevos procesos en los niveles Directivos (Estratégicos), Gestión (Agregadores de

Valor, Operativos) y de Soporte (Habilitantes, Apoyo), en tal virtud inventario -

diccionario de procesos propuesto es:

157

MATRIZ DE PROCESOS MEJORADOS DEL DEPARTAMENTO FINANCIERA


1.1 Gestión

Estratégica

Financiera

1.1.1

Administración

Estratégica

Financiera


del Presupuesto

1.1.1.01.01 Solicitar y receptar información a las

diferentes áreas ( contabilidad y tesorería)

Plan Operativo

Anual

1.1.1..01.02 Elaborar el POA y enviarla al Ministerio de

Deportes


1.1.1.01.04 Corregir el POA conforme observaciones

del Ministerio de Deportes

1.1.1.01.5 Obtener la aprobación por parte del

Ministerio de Deportes y notificar al Directorio


Directrices

Financieras

1.1.1.02.01 Emitir disposiciones presupuestarias y

contables a las unidades administrativas y financieras

Disposiciones y

Directrices 1.1.1.02.02 Elaborar informes

1.1.02.03 Archivar informes

1.1.1.03 Control

Estratégico

1.1.1.03.01 Solicitar a las unidades de tesorería y

contabilidad el informe de ejecución del presupuesto

Informe de Control

Estratégico

158

1.1.1.03.02 Elaborar el informe general de ejecución del

presupuesto

1.1.1.03.03 Remitir el informe al Directorio y unidades

involucradas

1.1.1.03.04 Archivar informes

SU

ST

AN

TIV

OS

2.1 Gestión

Financiera

2.1.1 Proceso

Contable


Transacciones

2.1.1.01.01 Receptar las liquidaciones de caja chica y de

viaje debidamente autorizadas

Liquidación de Caja

Chica y de Viaje

2.1.1.01.02 Analizar y verificar que los documentos de

soporte que estén correctamente emitidos

2.1.1.01.03 Registrar la liquidación de caja chica y de

viaje en el sistema contable

2.1.1.01.04 Entregar a tesorería la liquidación de caja

chica y de viaje físicas

2.1.1.01.05 Archivar los respaldos de las liquidaciones


de conciliaciones

bancarias

2.1.1.02.01 Recibir y registrar el detalle de depósitos

Informe de

Conciliación

Bancaria

2.1.1.02.02 Extraer el estado de cuenta bancario de la

web del banco y el libro mayor de las cuentas desde el

sistema

2.1.1.02.03 Elaborar hojas de trabajo para análisis y

cuadre de información

159

2.1.1.02.04 Analizar y corregir las partidas

conciliatorias detectadas en el análisis

2.1.1.02.05 Comparar los saldos de cuentas contables

con el estado bancario.

2.1.1.02.06 Generar el informe de conciliaciones

bancarias

2.1.1.02.07 Archivar el informe de conciliación

2.1.1.03 Control y

análisis del manejo de

inventarios

suministros

2.1.1.03.01 Extraer del sistema de inventarios de

suministros de bodega general, y el libro mayor de las

cuentas del sistema.

Hoja de

Conciliación


cuadre de la información

2.1.1.03.03 Analizar y corregir las cuentas

2.1.1.03.04 Comparar los saldos clientes con los saldos

de las cuentas contables

2.1.1.03.05 Archivar los informes emitidos

2.1.1.04 Control y

análisis de los

procedimientos de

nómina

2.1.1.04.01 Receptar los archivos de nómina horizontal

y novedades de nómina

Reportes de

Conciliación

2.1.1.04.02 Tabular la información de los archivos de

nómina en la base Excel

2.1.1.04.03 Extraer el libro mayor de las cuentas de

nómina

160



2.1.1.04.05 Analizar y corregir errores detectados en el

análisis

2.1.1.04.06 Comparar los saldos de las cuentas contables

de nómina con los saldos del reporte consolidado de

nómina


2.1.1.05 Control y

análisis de los

procedimientos de

pago a proveedores

2.1.1.05.01 Extraer reporte de proveedores

Reportes de

Conciliación

2.1.1.05.02 Elaborar documentos de trabajo para análisis

y cuadre de la información

2.1.1.05.03 Analizar y corregir las diferencias

encontradas

2.1.1.05.04 Ejecutar el proceso de reparación y

actualización de saldos en módulo

2.1.1.05.05 Comparar los saldos del módulo de

proveedores con los saldos de las cuentas contables


2.1.1.06 Control y

análisis documentario

de clientes

2.1.1.06.01 Receptar la documentación emitido a los


Acta entrega

recepción de la

documentación

recibida por los

161

2.1.1.06.02 Revisión de la información registrada en el

sistema con la documentación física

clientes

2.1.1.06.04 Emitir el informe de cumplimiento de

proceso al directorio

2.1.1.06.05 Seguimiento y validación de las sugerencias

emitidas en el informe

2.1.1.06.06 Emitir el reporte de revisión del proceso al

directorio

2.1.1.07 Cierre de fin

de mes

2.1.1.07.01 Notificar la fecha y hora de la toma física de

inventarios al personal de bodega

Informe de toma

física de inventarios

2.1.1.07.02 Ejecutar el conteo físico de los inventarios

2.1.1.07.03 Comparar los datos del conteo físico del

inventario con los datos del inventario al costo

2.1.1.07.04 Registrar los ajustes por sobrantes o

faltantes de inventarios en el sistema (módulo y

contabilidad) y comprobar los saldos del inventario

ajustado

2.1.1.07.05 Integrar la nómina en el sistema contable

Registros de nómina

2.1.1.07.06 Registrar las actas de finiquito de empleados

2.1.1.07.07 Receptar y analizar la documentación

habilitante de la compra de activos fijos

Reporte de

depreciación de

activos

162

2.1.1.07.08 Ingresar los activos fijos en el módulo del

sistema

2.1.1.07.09 Determinar el valor de la carga de

depreciación mensual de activos fijos

2.1.1.07.10 Registrar el valor de la carga de


2.1.1.07.11 Comparar los saldos de las cuentas contables

de activos fijos con los saldos del reporte del módulo

2.1.1.08 Control y


2.1.1.08.01 Extraer del sistema el archivo resumen de

compras y retenciones, resumen de facturación, resumen

de IR, los mayores de las cuentas contables de impuestos

Reporte preliminar

de declaración.

Formularios de

declaración de

impuestos

Talón resumen

2.1.1.08.02 Elaborar documentos de trabajo para análisis

y cuadre de la información

2.1.1.08.03 Comparar los saldos de cuentas contables

con los saldos del anexo de declaración


encontradas

2.1.1.08.05 Elaborar el informe preliminar de

cumplimiento de control tributario para cargar

declaraciones en WEB del SRI

2.1.1.08.06 Ingresar la información de declaración del

IVA en el Software DIMM Formularios

163

2.1.1.08.07 Generar el archivo XML de declaración de

impuestos de IVA

2.1.1.08.08 Generar el anexo transaccional DIMM

ANEXOS SRI y talón resumen

2.1.1.08.10 Validar las casillas, montos y conceptos del

anexo transaccional con el anexo de declaración

2.1.1.08.11 Cargar en la Web de Rentas Internas los

archivos XML de declaración de impuestos de IVA

2.1.1.08.12 Generar los comprobantes de carga de

impuestos de la WEB

2.1.1.08.13 Cargar en la Web de Rentas Internas el

archivo XML de declaración del anexo transaccional

2.1.1.08.14 Generar el talón resumen del anexo

transaccional desde la WEB de Rentas Internas

2.1.1.08.15 Entregar el resumen de declaración a

tesorería

2.1.1.08.16 Archivar el talón resumen del anexo

transaccional generado desde la WEB de Rentas

Internas, y formularios de declaración.

164

2.1.1.08.17 Verificar en el sistema el saldo de la cuenta

contable de los impuestos con las declaraciones y pagos

efectuados

2.1.1.09 Emisión y

Presentación de

Estados Financieros

2.1.1.09.01 Determinar el cumplimiento del presupuesto

de ingresos en unidades y del presupuesto de gastos.

Carpeta de Estados

Financieros

2.1.1.09.02 Analizar y verificar la razonabilidad y

sustento de la conciliación bancaria , de la conciliación

de módulo de clientes , depósitos por identificar,

conciliación nómina, conciliación de módulo de

proveedores, anticipos de proveedores por liquidar,

conciliación de activos fijos, conciliación de

obligaciones bancarias y de terceros, conciliación de

impuestos por pagar, conciliación de retenciones en la

fuentes de clientes

2.1.1.09.03 Extraer del sistema el balance de

comprobación ajustado

2.1.1.09.04 Actualizar el archivo de los Estados

Financieros con la información del balance de

comprobación extraído del sistema

2.1.1.09.05 Generar los Estados Financieros y notas

aclaratorias, el Margen por Línea Resultados Acumulado

165

2.1.1.09.06 Enviar al Directorio y al Presidente, el

archivo Estados Financieros y Resultados Acumulados

2.1.1.09.07 Generar los anexos de balance, análisis de

gastos, anexos adicionales.

2.1.1.09.08 Entregar la carpeta de los Estados

Financieros a la Presidencia y a los Directivos

2.1.2 Proceso de

Crédito y Cobranza

de clientes

2.1.2.01 Ingreso de

depósitos efectuados

por los usuarios

2.1.2.02.01 Crear el código del cliente en el sistema

contable

Recibos de Caja y

ficha del cliente

2.1.2.01.02 Receptar los depósitos o transferencias

bancarias realizados

2.1.2.01.03 Verificar los valores depositados por los

clientes en el estado de cuenta

2.1.2.01.04 Ingresar el depósito realizado afectado la o

las facturas de cada cliente

2.1.2.01.05 Imprimir el recibo de caja correspondiente

para archivar

2.1.2.02 Revisión de

saldos de cuentas por

cobrar

2.1.2.02.01 Revisar cuentas por cobrar de todos los

clientes

Reporte de saldos

por cobrar

2.1.2.02.02 Elaborar el informe de saldos de cuentas

por cobrar conjuntamente con ofrecimientos de pago

2.1.2.02.03 Divulgar el informe al Presidente para la

aprobación

2.1.2.02.04 Archivar informe

2.1.3 Proceso de

Tesorería

2.1.3.01 Reporte de

Saldos de Cuentas

2.1.3.01.01 Imprimir los estados de cuenta de las

páginas Web de los Bancos Reporte de Saldos

Bancarios

166

Bancarias 2.1.3.01.02 Generar el reporte diario de saldos bancarios

a la administración

2.1.3.01.03 Entregar el reporte diario de saldos

bancarios a la administración


las facturas recibidas

de proveedores de

servicios

2.1.3.02.01 Receptar las facturas de los proveedores de

servicios debidamente aprobados desde el área de

compras

Comprobante de

pago y retención en

la fuente

2.1.3.02.02 Receptar el resumen de afectación contable

de pago de impuestos de Control Tributario

2.1.3.02.03 Registrar los créditos, débitos y

transferencias contemplados en el estado de cuenta

2.1.3.02.04 Registrar en el sistema las facturas recibidas

de proveedores de servicios

2.1.3.02.05 Emitir el comprobante de retención en la

fuente y del IVA de las facturas registradas

2.1.3.02.06 Adjuntar la retención en la fuente y el

comprobante de diario a la factura

2.1.3.02.07 Entregar a Contabilidad las facturas de

proveedores de servicios registrados debidamente

sustentados, respaldados y legalizados.

2.1.3.03 Recepción de

facturas de

proveedores para pago 2.1.3.03.01 Receptar las facturas de proveedores de

suministros y materiales por proveedores

Carpeta de cuentas

por pagar

167

2.1.3.03.02 Archivar las facturas de proveedores de

suministros y materiales por proveedores y fecha de

vencimiento en cada carpeta


cheques y

transferencias

bancarias

2.1.3.04.01 Recibir el certificado de actividades

respaldadas en el POA

Cheque y

transferencia

2.1.3.04.02 Receptar la cartera de proveedores para pago

desde el departamento de compras, disponibilidad del

efectivo, liquidaciones de caja chica y de viaje desde

contabilidad

2.1.3.04.03 Registrar las solicitudes de cheques en el

sistema de acuerdo a los reportes emitidos

2.1.3.04.04 Solicitar la aprobación de las solicitudes de

cheques ingresados en el sistema

2.1.3.04.05 Imprimir los cheques desde el sistema

aprobados en las solicitudes y entregarlos

2.1.3.04.06 Receptar de las firmas autorizadas los

cheques firmados

168

2.1.3.04.07 Entregar los cheques y comprobantes de

retención a los proveedores en el día asignado

2.1.3.04.08 Entregar a custodia con un memo los

comprobantes de egreso de los cheques entregados

2.1.3.04.09 Archivar el memo con el recibí conforme

2.1.3.05.01 Verificar el número de comprobantes con el

sistema contable

Bitácora de Control

2.1.3.05 Resguardo de

los comprobantes de

pago

2.1.3.05.02 Archivo de los comprobantes de egreso de

los pagos entregados a los proveedores

AD

JE

TIV

OS

3.1 Administración

de Recursos 3.1.1 Asesoría

Especializada

Financiera

3.1.1.01 Análisis

Financiero y de

Gestión de Informes

3.1.1.01.01 Receptar notificaciones de ejecución de

procedimientos y actividades

Informe de

cumplimiento

3.1.1.01.02 Analizar la razonabilidad y aplicabilidad de

la información

3.1.1.01.03 Elaborar pruebas e indicadores de

cumplimiento y viabilidad

3.1.1.01.04 Elaborar informes de cumplimiento

financiero y de gestión y difundir al Directorio

169

MATRIZ DE PROCESOS MEJORADOS DE LA UNIDAD FINANCIERA

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD PRODUCTO RESPONSABLE

TIEMPO EN

MINUTOS FRECUENCIA

NUMERO DE

VECES DE LA

ACTIVIDAD

GO

BE

RN

AN

TE

S

1.1 Gestión

Estratégica

Financiera

1.1.1

Administración

Estratégica

Financiera

1.1.1.01

Elaboración del

Presupuesto

1.1.1.01.01 Solicitar y receptar información a las

diferentes áreas ( contabilidad y tesorería)

Plan Operativo

Anual

Milton

Quilumbaquin 2880 Minutos Anual 1

1.1.1..01.02 Elaborar el POA y enviarla al


Milton


1.1.1.01.03 Receptar observaciones Milton


1.1.1.01.04 Corregir el POA conforme

observaciones del Ministerio de Deportes

Milton


1.1.1.01.5 Obtener la aprobación por parte del

Ministerio de Deportes y notificar al Directorio

Milton



Directrices

Financieras

1.1.1.02.01 Emitir disposiciones presupuestarias y

contables a las unidades administrativas y

financieras Disposiciones y

Directrices

Milton


1.1.1.02.02 Elaborar informes Milton


1.1.02.03 Archivar informes Milton


1.1.1.03 Control

Estratégico

1.1.1.03.01 Solicitar a las unidades de tesorería y

contabilidad el informe de ejecución del

presupuesto

Informe de

Control

Estratégico

Milton


1.1.1.03.02 Elaborar el informe general de

ejecución del presupuesto

Milton


1.1.1.03.03 Remitir el informe al Directorio y

unidades involucradas

Milton


1.1.1.03.04 Archivar informes Milton


170

SU

ST

AN

TIV

OS

2.1 Gestión

Financiera

2.1.1 Proceso

Contable

2.1.1.01 Registro

de Transacciones

2.1.1.01.01 Receptar las liquidaciones de caja

chica y de viaje debidamente autorizadas

Liquidación de

Caja Chica y de

Viaje

Paola Páez 1440 Minutos Mensual 1

2.1.1.01.02 Analizar y verificar que los

documentos de soporte que estén correctamente

emitidos


2.1.1.01.03 Registrar la liquidación de caja chica

y de viaje en el sistema contable

Milton

Quilumbaquin

60 Minutos Mensual 1

2.1.1.01.04 Entregar a tesorería la liquidación de

caja chica y de viaje físicas

Amalia Panchez 15 Minutos Mensual 1

2.1.1.01.05 Archivar los respaldos de las

liquidaciones


2.1.1.02

Elaboración de

conciliaciones

bancarias

2.1.1.02.01 Recibir y registrar el detalle de

depósitos

Informe de

Conciliación

Bancaria

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.02.02 Extraer el estado de cuenta bancario

de la web del banco y el libro mayor de las

cuentas desde el sistema

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.02.03 Elaborar hojas de trabajo para

análisis y cuadre de información

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.02.04 Analizar y corregir las partidas

conciliatorias detectadas en el análisis

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.02.05 Comparar los saldos de cuentas

contables con el estado bancario.

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.02.06 Generar el informe de conciliaciones

bancarias

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.02.07 Archivar el informe de conciliación Milton

Quilumbaquin


2.1.1.03 Control y

análisis del manejo

de inventarios

suministros

2.1.1.03.01 Extraer del sistema de inventarios de

suministros de bodega general, y el libro mayor

de las cuentas del sistema.

Hoja de

Conciliación

Milton

Quilumbaquin

25 Minutos Semestral 1


análisis y cuadre de la información

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.03.03 Analizar y corregir las cuentas Milton

Quilumbaquin


2.1.1.03.04 Comparar los saldos clientes con los


Milton

Quilumbaquin


2.1.1.03.05 Archivar los informes emitidos Milton

Quilumbaquin


2.1.1.04 Control y

análisis de los

procedimientos de

nómina

2.1.1.04.01 Receptar los archivos de nómina

horizontal y novedades de nómina

Reportes de

Conciliación

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.04.02 Tabular la información de los

archivos de nómina en la base Excel

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.04.03 Extraer el libro mayor de las cuentas

de nómina

Milton

Quilumbaquin


171



Milton

Quilumbaquin


2.1.1.04.05 Analizar y corregir errores

detectados en el análisis

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.04.06 Comparar los saldos de las cuentas

contables de nómina con los saldos del reporte

consolidado de nómina

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.04.07 Archivar los informes generados

autorizados

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.05 Control y

análisis de los

procedimientos de

pago a

proveedores

2.1.1.05.01 Extraer reporte de proveedores Reportes de

Conciliación

Paola Páez 15 Minutos Semanal 1

2.1.1.05.02 Elaborar documentos de trabajo para


Milton

Quilumbaquin

60 Minutos Semanal 1


encontradas

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.05.04 Ejecutar el proceso de reparación y


Milton

Quilumbaquin


2.1.1.05.05 Comparar los saldos del módulo de

proveedores con los saldos de las cuentas

contables

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.05.06 Archivar los informes generados

autorizados


2.1.1.06 Control y

análisis

documentario de

clientes

2.1.1.06.01 Receptar la documentación emitida a

los usuarios debidamente legalizados

Acta entrega

recepción de la

documentación

recibida por los

clientes

Amalia Panchez 5 Minutos Diario 4

2.1.1.06.02 Revisión de la información registrada

en el sistema con la documentación física

Milton

Quilumbaquin

5 Minutos Diario 4

2.1.1.06.04 Emitir el informe de cumplimiento

de proceso al directorio

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.06.05 Seguimiento y validación de las

sugerencias emitidas en el informe


2.1.1.06.06 Emitir el reporte de revisión del



2.1.1.07 Cierre de

fin de mes

2.1.1.07.01 Notificar la fecha y hora de la toma

física de inventarios al personal de bodega

Informe de

toma física de

inventarios

Experto Externo 60 Minutos Anual 1

2.1.1.07.02 Ejecutar el conteo físico de los

inventarios


2.1.1.07.03 Comparar los datos del conteo físico

del inventario con los datos del inventario al

costo


172

2.1.1.07.04 Registrar los ajustes por sobrantes o

faltantes de inventarios en el sistema (módulo y

contabilidad) y comprobar los saldos del

inventario ajustado

Milton

Quilumbaquin

1440 Minutos Anual 1

2.1.1.07.05 Integrar la nómina en el sistema

contable

Registros de

nómina

Milton

Quilumbaquin

120 Minutos Anual 1

2.1.1.07.06 Registrar las actas de finiquito de

empleados

Milton

Quilumbaquin

180 Minutos Anual 1

2.1.1.07.07 Receptar y analizar la documentación

habilitante de la compra de activos fijos

Reporte de

depreciación de

activos

Paola Páez 60 Minutos Anual 1

2.1.1.07.08 Ingresar los activos fijos en el

módulo del sistema

Milton

Quilumbaquin

30 Minutos Anual 1

2.1.1.07.09 Determinar el valor de la carga de


Milton

Quilumbaquin

60 Minutos Anual 1

2.1.1.07.10 Registrar el valor de la carga de


Milton

Quilumbaquin

60 Minutos Anual 1

2.1.1.07.11 Comparar los saldos de las cuentas

contables de activos fijos con los saldos del

reporte del módulo

Milton

Quilumbaquin

60 Minutos Anual 1

2.1.1.08 Control y


2.1.1.08.01 Extraer del sistema el archivo

resumen de compras y retenciones, resumen de

facturación, resumen de IR, los mayores de las

cuentas contables de impuestos

Reporte

preliminar de

declaración.

Formularios de

declaración de

impuestos

Talón resumen

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.08.02 Elaborar documentos de trabajo para


Milton

Quilumbaquin


2.1.1.08.03 Comparar los saldos de cuentas

contables con los saldos del anexo de declaración

Milton

Quilumbaquin



encontradas

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.08.05 Elaborar el informe preliminar de

cumplimiento de control tributario para cargar

declaraciones en WEB del SRI

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.08.06 Ingresar la información de

declaración del IVA en el Software DIMM

Formularios

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.08.07 Generar el archivo XML de

declaración de impuestos de IVA

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.08.08 Generar el anexo transaccional

DIMM ANEXOS SRI y talón resumen

Milton

Quilumbaquin


173

2.1.1.08.10 Validar las casillas, montos y

conceptos del anexo transaccional con el anexo

de declaración

Milton

Quilumbaquin

5 Minutos Mensual 1

2.1.1.08.11 Cargar en la Web de Rentas Internas

los archivos XML de declaración de impuestos de

IVA

Milton

Quilumbaquin

5 Minutos Mensual 1

2.1.1.08.12 Generar los comprobantes de carga

de impuestos de la WEB

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.08.13 Cargar en la Web de Rentas Internas

el archivo XML de declaración del anexo

transaccional

Milton

Quilumbaquin

5 Minutos Mensual 1

2.1.1.08.14 Generar el talón resumen del anexo

transaccional desde la WEB de Rentas Internas

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.08.15 Entregar el resumen de declaración a

tesorería

Milton

Quilumbaquin

5 Minutos Mensual 1

2.1.1.08.16 Archivar el talón resumen del anexo

transaccional generado desde la WEB de Rentas

Internas, y formularios de declaración.

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.08.17 Verificar en el sistema el saldo de la

cuenta contable de los impuestos con las

declaraciones y pagos efectuados

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.09 Emisión

y Presentación de

Estados

Financieros

2.1.1.09.01 Determinar el cumplimiento del

presupuesto de ingresos en unidades y del

presupuesto de gastos.

Carpeta de

Estados

Financieros

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.09.02 Analizar y verificar la razonabilidad

y sustento de la conciliación bancaria , de la

conciliación de módulo de clientes , depósitos por

identificar, conciliación nómina, conciliación de

módulo de proveedores, anticipos de proveedores

por liquidar, conciliación de activos fijos,

conciliación de obligaciones bancarias y de

terceros, conciliación de impuestos por pagar,

conciliación de retenciones en la fuentes de

clientes

Milton

Quilumbaquin


2.1.1.09.03 Extraer del sistema el balance de



2.1.1.09.04 Actualizar el archivo de los Estados

Financieros con la información del balance de

comprobación extraído del sistema

Milton

Quilumbaquin

10 Minutos Anual 1

174

2.1.1.09.05 Generar los Estados Financieros y

notas aclaratorias, el Margen por Línea

Resultados Acumulado

Milton

Quilumbaquin

20 Minutos Anual 1

2.1.1.09.06 Enviar al Directorio y al Presidente,

el archivo Estados Financieros y Resultados

Acumulados


2.1.1.09.07 Generar los anexos de balance ,

análisis de gastos , anexos adicionales.


2.1.1.09.08 Entregar la carpeta de los Estados

Financieros a la Presidencia y a los Directivos


2.1.2 Proceso de

Crédito y

Cobranza de

clientes

2.1.2.01 Ingreso

de depósitos

efectuados por los

usuarios

2.1.2.02.01 Crear el código del cliente en el

sistema contable

Recibos de Caja

y ficha del

cliente


2.1.2.01.02 Receptar los depósitos o

transferencias bancarias realizados


2.1.2.01.03 Verificar los valores depositados por

los clientes en el estado de cuenta


2.1.2.01.04 Ingresar el depósito realizado

afectado la o las facturas de cada cliente


2.1.2.01.05 Imprimir el recibo de caja

correspondiente para archivar


2.1.2.02 Revisión

de saldos de

cuentas por cobrar

2.1.2.02.01 Revisar cuentas por cobrar de todos

los clientes

Reporte de

saldos por

cobrar


2.1.2.02.02 Elaborar el informe de saldos de

cuentas por cobrar conjuntamente con

ofrecimientos de pago


2.1.2.02.03 Divulgar el informe al Presidente para

la aprobación


2.1.2.02.04 Archivar informe Paola Páez 15 Minutos Mensual 1

2.1.3 Proceso

de Tesorería

2.1.3.01 Reporte

de Saldos de

Cuentas Bancarias

2.1.3.01.01 Imprimir los estados de cuenta de las

páginas Web de los Bancos

Reporte de

Saldos

Bancarios


2.1.3.01.02 Generar el reporte diario de saldos



2.1.3.01.03 Entregar el reporte diario de saldos



2.1.3.02 Registro

de las facturas

recibidas de

proveedores de

servicios

2.1.3.02.01 Receptar las facturas de los

proveedores de servicios debidamente aprobados

desde el área de compras

Comprobante de

pago y

retención en la

fuente


2.1.3.02.02 Receptar el resumen de afectación

contable de pago de impuestos de Control

Tributario

Milton

Quilumbaquin

5 Minutos Semanal 1

175

2.1.3.02.03 Registrar los créditos, débitos y

transferencias contemplados en el estado de

cuenta

Milton

Quilumbaquin


2.1.3.02.04 Registrar en el sistema las facturas

recibidas de proveedores de servicios

Milton

Quilumbaquin


2.1.3.02.05 Emitir el comprobante de retención

en la fuente y del IVA de las facturas registradas

Milton

Quilumbaquin

5 Minutos Semanal 1

2.1.3.02.06 Adjuntar la retención en la fuente y

el comprobante de diario a la factura

Milton

Quilumbaquin

5 Minutos Semanal 1

2.1.3.02.07 Entregar a Contabilidad las facturas

de proveedores de servicios registrados

debidamente sustentados, respaldados y

legalizados.

Paola Páez 5 Minutos Diario 3

2.1.3.03

Recepción de

facturas de

proveedores para

pago

2.1.3.03.01 Receptar las facturas de proveedores

de suministros y materiales por proveedores

Carpeta de

cuentas por

pagar

Paola Páez 10 Minutos Diario 2

2.1.3.03.02 Archivar las facturas de proveedores

de suministros y materiales por proveedores y

fecha de vencimiento en cada carpeta


2.1.3.04 Emisión

de cheques y

transferencias

bancarias

2.1.3.04.01 Recibir el certificado de actividades


Cheque y

transferencia


2.1.3.04.02 Receptar la cartera de proveedores

para pago desde el departamento de compras,

disponibilidad del efectivo, liquidaciones de caja

chica y de viaje desde contabilidad


2.1.3.04.03 Registrar las solicitudes de cheques

en el sistema de acuerdo a los reportes emitidos


2.1.3.04.04 Solicitar la aprobación de las

solicitudes de cheques ingresados en el sistema


2.1.3.04.05 Imprimir los cheques desde el

sistema aprobados en las solicitudes y entregarlos

Milton

Quilumbaquin


2.1.3.04.06 Receptar de las firmas autorizadas

los cheques firmados


176

2.1.3.04.07 Entregar los cheques y comprobantes

de retención a los proveedores en el día asignado


2.1.3.04.08 Entregar a custodia con un memo los

comprobantes de egreso de los cheques

entregados


2.1.3.04.09 Archivar el memo con el recibí

conforme


2.1.3.05.01 Verificar el número de comprobantes

con el sistema contable

Bitácora de

Control


2.1.3.05

Resguardo de los

comprobantes de

pago

2.1.3.05.02 Archivo de los comprobantes de

egreso de los pagos entregados a los proveedores


AD

JE

TIV

OS

3.1

Administración

de Recursos

3.1.1 Asesoría

Especializada

Financiera

3.1.1.01 Análisis

Financiero y de

Gestión de

Informes

3.1.1.01.01 Receptar notificaciones de ejecución

de procedimientos y actividades

Informe de

cumplimiento

Milton

Quilumbaquin


3.1.1.01.02 Analizar la razonabilidad y

aplicabilidad de la información

Milton

Quilumbaquin


3.1.1.01.03 Elaborar pruebas e indicadores de


Milton

Quilumbaquin


3.1.1.01.04 Elaborar informes de cumplimiento

financiero y de gestión y difundir al Directorio

Milton

Quilumbaquin


177

MATRIZ DE PROCESOS MEJORADOS DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

PROCESO SUBPROCESO

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD PRODUCTO

GO

BE

RN

AN

TE

S

1.1 Gestión

Estratégica

Administrativa

1.1.1

Administración

Estratégica


de la Planificación

Operativa Anual

(POA)


institucional

POA Aprobado

1.1.1.01.02 Solicitar información a las diferentes áreas

administrativas





1.1.1.01.07 Esperar la aprobación o cambios por parte del Ministerio

de Deportes




Deportes

1.1.1.01.11 Notificar POA aprobado

1.1.1.02 Dirección de

Planificación

1.1.1.02.01 Receptar pedidos de adquisición Certificaciones

de actividades

respaldadas en el

POA

1.1.1.02.02 Verificar actividades en el POA

178

1.1.1.02.03 Ajustar el POA en el caso de requerimiento

1.1.1.02.04 Elaborar la certificación de actividades respaldadas en el

POA

1.1.1.02.05 Remitir la certificación a las unidades

1.1.1.02.06 Archivar las certificaciones


del Plan Anual de

Contratación (PAC)

1.1.1.03.01 Anexar cada ítem a adquirir

PAC Aprobado 1.1.1.03.02 Realizar cuadro de adquisiciones según formato USHAY

1.1.1.03.03 Elaboración de pliegos mediante USHAY

1.1.1.04 Adquisición

por Compras Públicas

1.1.1.04.01 Subir PAC

Informe de

Adquisición de

Compras

Públicas

1.1.1.04.02 Subir Pliegos

1.1.1.04.03 Registrar procesos de adquisición

1.1.1.04.04Ejecución de procesos de adquisición de infinita cuantía,

subasta inversa y obras de menor cuantía.

1.2 Gestión del

Control

Estratégico

1.2.1

Cumplimiento de

la planificación

1.2.1.01 Seguimiento

de la planificación

1.2.1.01 .01 Recopilación de documentación sustentatoria

Informe de

seguimiento

aprobado

1.2.1.01 .02 Analizar las documentaciones recibidas

1.2.1.01 .03 Definir puntos de control

179

1.2.1.01 .04 Elaborar la matriz de evaluación, anexos y justificativos

e informe de seguimiento

1.2.1.01 .05 Aprobar informe de seguimiento con el Directorio

1.2.1.01 .06 Archivar informe aprobado

SU

ST

AN

TIV

OS

2.1 Gestión de

Contratación

2.1.1

Administración

para la

contratación

2.1.1.01

Reclutamiento y

selección del personal

2.1.1.01.01 Establecer la existencia de una vacante y la necesidad de

cubrirla.

Vacantes

disponibles

2.1.1.01.02 Elaborar y revisar la orden de requisición del personal

2.1.1.01.03 Requerir al jefe del departamento Contable un informe de

recursos económicos destinados para la vacante.

2.1.1.01.04 Revisión de informe

2.1.1.01.05 Aprueba la contratación y fija el posible sueldo de la

vacante

2.1.1.01.06 Descripción de funciones y perfil de las personas

interesadas a ocupar la vacante.

2.1.1.01.07 Definición del tipo de reclutamiento a usar: interno o

externo

180

2.1.1.01.08 Publicación del anuncio en el periódico o internet.

2.1.1.01.09 Pago del anuncio (en el caso de publicación en el

periódico)

2.1.1.01.10 Recepción de las hojas de vida de los postulantes a ocupar

la vacante

2.1.1.01.11 Análisis minucioso de las hojas de vida de los aspirantes

2.1.1.01.12 Preselección de posibles candidatos a ocupar el cargo.

2.1.1.01.13 Entrevista a los preseleccionados.

2.1.1.01.14 Toma de pruebas de conocimiento y psicológicas a los

aspirantes.

2.1.1.01.15 Selección de los tres mejores postulantes, en base a los

resultados obtenidos en las pruebas y la entrevista.

2.1.1.01.16 Entrevista a los tres posibles candidatos a ocupar la

vacante

2.1.1.01.17 Selecciona al nuevo empleado de la Federación y

comunica al departamento administrativo para que inicie el

procedimiento de contratación

181

2.1.1.02 Contratación

2.1.1.02.01 Verificar la disponibilidad de la persona contratada, es

decir si está dispuesto a ocupar el cargo.

Personal nuevo

2.1.1.02.02 Realizar una última entrevista antes de la firma del

contrato.

2.1.1.02.03 Solicitar los documentos necesarios para la contratación

del nuevo empleado.

2.1.1.02.04 Verificación de la documentación.

2.1.1.02.05 Registro de datos del nuevo empleado en el Sistema de

Administración Integral de trabajo y empleo,

2.1.1.02.06 Realizar el aviso de entrada en el Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social (IESS)

2.1.1.02.07 Revisión del contrato y del aviso de entrada

2.1.1.02.08Contacta al empleado para firmar el contrato

2.1.1.02.09 Hace firmar el contrato de trabajo y aviso de entrada al

nuevo empleado

182

2.1.1.02.10 Entrega de copia del contrato y aviso de entrada al nuevo

empleado y archivo de los mismos en su expediente.

2.1.1.03 Inducción al

Personal

2.1.1.03.01 Reunión con el nuevo integrante de la federación para

darle la bienvenida.

Conocimiento de

funciones

2.1.1.03.02 Presentación del nuevo trabajador con todo el personal de

la federación.

2.1.1.03.03 Llevarlo a conocer las instalaciones y su oficina.

2.1.1.03.04 Entrega de una copia del reglamento interno

2.1.1.03.05 Explicación a cerca de las actividades que debe realizar,

cuáles son sus responsabilidades y los resultados que se esperan

conseguir con su trabajo.

2.1.1.03.06 Entrega oficial de su lugar de trabajo y el equipo

necesario para que cumpla con sus funciones.

183

2.2 Gestión de

terminación

laboral

2.2.2

Administración

de terminación

laboral

2.2.2.1 Terminación

de la relación laboral

2.2.2.1.01 Presentar la carta de renuncia ante el jefe inmediato Renuncia

Voluntaria

2.2.2.1.02 Dialogar a cerca de los motivos de la renuncia.

2.2.2.1.03 Comunicar el acontecimiento al Presidente.

2.2.2.1.04 Hablar con el trabajador y aceptar la carta de renuncia

2.2.2.1.05 Da las pautas para que elabore y presente el informe de

actividades dentro del período acordado con el Presidente

2.2.2.1.06 Presentación del informe de actividades ante su jefe

inmediato para que lo revise.

2.2.2.1.07 Comunica al departamento Administrativo y Financiero la

renuncia del trabajador para liquidar los haberes.

2.2.2.1.08 Entrega el valor de la liquidación al trabajador.

184

2.2.2.1.09 Registra la salida y la liquidación del empleado en el

Ministerio de Trabajo

2.2.2.1.10 Realiza el aviso de salida del trabajador en el Instituto

Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)

2.2.2.1.11 Archiva la carta de renuncia en la carpeta del ex

trabajador, junto con su informe, la liquidación y el aviso de salida

del IESS.



2.2.2.2.01 Notifica la conducta del trabajador ante el jefe del

departamento Administrativo. Visto Bueno

Empleador

2.2.2.2.02 Verificar la existencia de una de las causales citadas en el

art. 172 del código de trabajo.

2.2.2.2.03 Notificar al Presidente.

2.2.2.2.04 Da la orden para solicitar el visto bueno.

185

2.2.2.2.05 Prepara la documentación respectiva. (Solicitud de visto

bueno, copia del nombramiento del representante legal, cedula de

identidad, ruc, certificado de cumplimiento de obligaciones del IESS,

croquis de la dirección del lugar de notificación, copia del contrato

de trabajo legalizado)

2.2.2.2.06 Ingresa la documentación en el Ministerio de Trabajo.

2.2.2.2.07 Califica el visto bueno

2.2.2.2.08 Notifica al trabajador y le concede dos días para que

conteste.

2.2.2.2.09 Señala día y hora en el lugar de trabajo para realizar la

investigación y receptar pruebas en caso de haberlas.

2.2.2.2.10 Dicta la resolución y notifica al casillero judicial.

2.2.2.2.11 Se comunica la resolución del inspector al Presidente y se

solicita la presentación del informe de actividades al trabajador


inmediato y el jefe del departamento Administrativo

2.2.2.2.13 Pone en conocimiento del hecho al departamento

Administrativo Financiero para que realice la liquidación.

186

2.2.2.2.14 Realiza la liquidación de haberes al trabajador.


Ministerio de Trabajo.

2.2.2.2.16 Realiza el aviso de salida del trabajador en el



de la relación

laboral

2.2.2.3.01 Verificar la existencia de una de las causales citadas

en el art. 173 del código de trabajo.

Visto Bueno

del Trabajador

2.2.2.3.02 Preparar la respectiva documentación. (Solicitud de

visto bueno, copia de cedula de ciudadanía, hoja de vida del

trabajador, y croquis de la dirección de notificación al

empleador.

2.2.2.3.03 Ingresar la documentación en las oficinas del


2.2.2.3.04 Recibe la solicitud

187

2.2.2.3.05 Notifica al interesado dentro de veinticuatro horas y

le concede dos días para que conteste.

2.2.2.3.06 Con o sin la contestación, se realiza la investigación

y se dicta resolución dentro del tercer día.

2.2.2.3.07 Comunica la resolución del inspector de trabajo al

Jefe del departamento Administrativo

2.2.2.3.08 Solicita la elaboración del informe de actividades.


inmediato y el jefe del departamento Administrativo

2.2.2.3.10 Pone en conocimiento del hecho al departamento

Administrativo - Financiero para que realice la liquidación.

2.2.2.3.11 Realiza la liquidación de haberes al trabajador.




Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ( IESS)

188


de la relación

laboral

2.2.2.4.01 Comunicar al Jefe del departamento de Talento

Humano que su contrato culminará en treinta días

Finalización

del Contrato

de Trabajo

2.2.2.4.02 Dar a conocer al Presidente que el contrato está por

vencer.

2.2.2.4.03 Dialoga con el trabajador y da paso para continuar

con el proceso de culminación de la relación laboral

2.2.2.4.04 Programa la entrega del informe de actividades

2.2.2.4.05 Entrega el informe de actividades a su Jefe

inmediato y al Jefe del departamento Administrativo.

2.2.2.4.06 Informa al departamento Administrativo –

Financiero para que prepare la liquidación.

2.2.2.4.07 Realiza la liquidación de haberes al trabajador y

entregar


Ministerio de Relaciones Laborales

189



2.3 Gestión de

Capacitación

2.3.1

Administración

del programa

de capacitación


del Programa de

Capacitación

2.3.1.1.01 Determinar la necesidad de capacitar al personal Contratación

de la

Capacitación 2.3.1.1.02 Diagnóstico de la necesidad de capacitar a los

trabajadores.

2.3.1.1.03 Establecer el objetivo del curso de capacitación

2.3.1.1.04 Pedir la respectiva autorización para poder

desarrollar la capacitación al Presidente

2.3.1.1.05 Análisis de la disponibilidad de recursos económicos

para la capacitación

2.3.1.1.06 Aprobación del curso de capacitación

2.3.1.1.07 Cotización de al menos tres empresas que brinden

servicios de capacitación

2.3.1.1.08 Decidir el proveedor que habrá de capacitar al

personal

190

2.3.1.1.09 Hablar con el proveedor para acordar cómo se

llevará a cabo la capacitación, es decir precio y forma de pago,

tiempo de duración, materiales, etc.

2.3.1.1.10 Análisis del curriculum de los instructores del curso.

2.3.1.1.11 Comunicación al personal que participará de la

capacitación, mediante correo electrónico.

2.3.1.2 Ejecución

del Programa de

capacitación

2.3.1.2.01 Iniciar la capacitación por parte del capacitador Capacitación a

todo el

personal

2.3.1.2.02 Realizar un control minucioso de asistencia del

personal

2.3.1.2.03Al finalizar el curso, se realizará una encuesta de

satisfacción de la capacitación a todos los participantes.

2.3.1.2.04 Entrega de certificado de capacitación por parte del

proveedor

2.3.1.2.05 Analizar en conjunto tanto empleados como

empleadores la calidad del curso recibido , siendo esta de

manera positiva volver a contratar siendo lo opuesto buscar un

mejor proveedor

2.3.1.2.06 Cancelación de la factura de acuerdo al convenio

establecido por las partes.

191

AD

JE

TIV

OS

3.1 Gestión

Administrativa

3.1.1

Administración

Documental

3.1.1.01 Registro,

control de

documentos

3.1.1.01 Receptar Documentación Distribución

de

documentación

a interesados

3.1.1.02 Clasificar la Documentación

3.1.1.03 Distribución de la Documentación

3.1.1.04 Archivar la Documentación

3.1.1.02 Control del

Horario de Trabajo

3.1.1.02.01 Dar a conocer al empleado, su horario de trabajo. Cumplimiento

de la jornada

laboral 3.1.1.02.02 Registrar en el sistema la huella del trabajador.

3.1.1.02.03 Enseñarle al empleado a usar el lector de huellas

digitales.

3.1.1.02.04 Registrar día a día su horario de entrada y salida.

3.1.1.02.05 Revisar que los trabajadores cumplan con su

jornada de trabajo.

3.1.1.02.06 En caso de existir atrasos o faltas, revisar que los

certificados médicos cumplan con las políticas de la empresa.

3.1.1.02.07 Archivar los certificados como constancia de la

falta justificada.

3.1.1.02.08 Emitir el informe de asistencia al final de cada mes

y entregarlo al departamento Administrativo y Financiero para

que en base a este se calcule el rol de pagos.

192

3.3.2. Matriz de análisis de valor de los procesos mejorados.

Definida la nueva estructura de los procesos, subprocesos y procedimientos se

procederán a documentarlos, información que constituirá en el Manual de Procesos de

la organización que deberán realizar propuesto en el mejoramiento. Al poner por escrito

la información que identificará la estructura de los procesos, la definición clara de los

objetivos y estrategias, determinarán el qué hacer para alcanzar los objetivos precisados,

además de los procesos de calidad, que orientarán al Departamento Administrativo y

Financiero de Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito, al éxito. La

evaluación ya realizada nos permite realizar la mejora para compartirlos y mejorarlos

con las personas claves de la dirección, además son evidencia de lo que se hace. La

documentación de los procesos, ayudará a clarificar y al mismo tiempo estarán

obligados a meditar y planificar apropiadamente lo que intentarán hacer.

A continuación en las siguientes hojas de análisis de valor se presenta los

procedimientos de los procesos misionales proveniente de la mejora de procesos.

193

DEPARTAMENTO FINANCIERO

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO MEJORADOS

ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS

Proceso: GESTIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA Jornada Laboral: 8

Subproceso: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA Eficiencia: 87%

Procedimiento: ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Mes: 22

Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD


1x x

Solicitar y receptar información a las diferentes áreas ( contabiliad

y tesoreria) VAR 2880 y 0,1 1 240,0x

4,00

2 x x x Elaborar el POA y enviarla al Ministerio de Deportes VAR 1560 y 0,1 1 130,0 x 2,17

3 x x Receptar observaciones VAR 2880 y 0,1 1 240,0 x 4,00

4x x

Corregir el POA conforme observaciones del Ministerio de

Deportes VAR 180 y 0,1 1 15,0x

0,25

5x x x

Obtener la aprobación por parte del Ministerio de Deportes y

notificar al Directorio VAR 100 y 0,1 1 8,3x

0,00

10,83 h 0,42 h 0,42 h 11,67 h

5,36% 0,21% 0,21% 5,77%

0,00


194

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS EMISIÓN DE DIRECTRICES FINANCIERAS MEJORADOS




Procedimiento: EMISIÓN DE DIRECTRICES FINANCIERAS

Mes: 22



1 x x

Emitir disposiciones presupuestarias y contables a las unidades

administrativas y financieras VAR 240 y 0,1 1 20,0x

0,33

2 x x Elaborar informes VAR 120 y 0,1 1 10,0 x 0,17

3 x x x Archivar informes VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02

1,60 h 0,92 h 1,58 h 4,10 h

0,79% 0,45% 0,78% 2,03%

0,00


195

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL ESTRATÉGICO MEJORADOS




Procedimiento: CONTROL ESTRATÉGICO

Mes: 22



1 x x X Solicitar a las unidades de tesoreria y contabilidad el informe de VAR 120 y 0,1 2 20,0 x 0,00

2 x x Elaborar el informe general de ejecución del presupuesto VAR 1440 y 0,1 2 240,0 x 4,00

3 x x Remitir el informe al Directorio y unidades involucradas VAR 60 y 0,1 2 10,0 x 0,17

4 x X Archivar informes VAR 15 y 0,1 2 2,5 x 0,04

4,63 h 0,92 h 0,92 h 6,46 h

2,29% 0,45% 0,45% 3,19%

0,00


196

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS REGISTRO DE TRANSACCIONES MEJORADOS



Subproceso: PROCESO CONTABLE Eficiencia: 87%

Procedimiento: REGISTRO DE TRANSACCIONES

Mes: 22

Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Tesorería Recepcionista CA

1x x

Receptar las liquidaciones de caja chica y de viaje debidamente

autorizadas VAR 1440 m 1,0 1 1440,0x

24,00

2x x

XAnalizar y verificar que los documentos de soporte que estén

correctamente emitidos VAR 60 m 1,0 1 60,0x

1,00

3x x

Registrar la liquidación de caja chica y de viaje en el sistema

contable VAR 60 m 1,0 1 60,0x

1,00

4 x X Entregar a tesorería la liquidación de caja chica y de viaje fisicas VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25

5 x x Archivar los respaldos de las liquidaciones VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25

1,42 h 25,67 h 0,67 h 27,75 h

0,70% 12,69% 0,33% 13,72%

0,00


197

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS MEJORADOS




Procedimiento: ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Mes: 22



1 x x Recibir y registrar el detalle de depósitos VAR 60 m 1,0 24 1440,0 x 24,00

2 x x

Extraer el estado de cuenta bancario de la web del banco y el libro

mayor de las cuentas desde el sistema VAR 20 m 1,0 1 20,0x

0,33

3 x x Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de información VAR 80 m 1,0 1 80,0x

1,33

4 x x x

Analizar y correguir las partidas conciliatorias detectadas en el

análisis VAR 60 m 1,0 1 60,0x

1,00

5 x x x

Comparar los saldos de cuentas contables con el estado bancario.

VAR 40 m 1,0 1 40,0

x0,67

6 x x Generar el informe de conciliaciones bancarias VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00

7 x x Archivar el informe de conciliación VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25

28,58 h 0,00 h 0,00 h 28,58 h

14,13% 0,00% 0,00% 14,13%

0,00


198

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL Y ANÁLISIS DEL MANEJO DE INVENTARIOS SUMINISTROS

MEJORADOS




Procedimiento: CONTROL Y ANÁLISIS DEL MANEJO DE INVENTARIOS SUMINISTROS

Mes: 22



1x x

Extraer del sistema de inventarios de suministros de bodega

general, y el libro mayor de las cuentas del sistema. VAR 25 s 0,2 1 4,2x

0,07

2 x x Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de la información VAR 80 s 0,2 1 13,3 x 0,22

3 x x Analizar y correguir las cuentas VAR 60 s 0,2 1 10,0 x 0,17

4x x x

Comparar los saldos clientes con los saldos de las cuentas

contables VAR 40 s 0,2 1 6,7x

0,11

5 x x x Archivar los informes emitidos VAR 15 s 0,2 1 2,5 x 0,04

1,44 h 0,83 h 0,83 h 3,11 h

0,71% 0,41% 0,41% 1,54%

0,00


199

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA

MEJORADOS




Procedimiento: CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA

Mes: 22

Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENDO DE CONTABILIDAD


1x x

Receptar los archivos de nómina horizontal y novedades de nómina

VAR 30 m 1,0 1 30,0x

0,50

2 x x Tabular la información de los archivos de nómina en la base Excel VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

3 x x Extraer el libro mayor de las cuentas de nómina VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25

4 x x Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de la información VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00

5 x x x Analizar y correguir errores detectados en el análisis VAR 40 m 1,0 1 40,0 x 0,67

6x x

Comparar los saldos de las cuentas contables de nómina con los

saldos del reporte consolidado de nómina VAR 30 m 1,0 1 30,0x

0,50

7 x x Archivar los informes generados autorizados VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

3,92 h 0,00 h 0,00 h 3,92 h

1,94% 0,00% 0,00% 1,94%

0,00


200

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE PAGO A

PROVEEDORES MEJORADOS


Proceso: GESTIÓN PRESIDENCIA Jornada Laboral: 8


Procedimiento: CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE PAGO A PROVEEDORES

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Tesoreria Contador CA

1 x x Extraer reporte de proveedores VAR 15 w 4,0 1 60,0 x 1,00

2x x


información VAR 60 w 4,0 1 240,0x

4,00

3 x x x Analizar y correguir las diferencias encontradas VAR 40 w 4,0 1 160,0 x 2,67

4x x

Ejecutar el proceso de reparación y actualización de saldos en

módulo VAR 30 w 4,0 1 120,0x

2,00

5x x x

Comparar los saldos del módulo de proveedores con los saldos de

las cuentas contables VAR 30 w 4,0 1 120,0x

2,00

6 x x Archivar los informes generados autorizados VAR 15 w 4,0 1 60,0 x 1,00

2,00 h 10,67 h 0,00 h 12,67 h

0,99% 5,27% 0,00% 6,26%

0,00


201

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL Y ANÁLISIS DEL CONTROL DOCUMENTARIO DE CLIENTES

MEJORADOS




Procedimiento: CONTROL Y ANÁLISIS DOCUMENTARIO DE CLIENTES

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Tesorería Contador Recepcionista CA

1 x x

Receptar la documentación emitida a los usuarios debidamente

legalizados VAR 5 d 22,0 4 440,0x

7,33

2 x xX

Revisión de la información registrada en el sistema con la

documentación física VAR 5 d 22,0 4 440,0x

7,33

3 x x X Emitir el informe de cumplimiento de proceso al directorio VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00

4 x x Seguimiento y validación de las sugerencias emitidas en el informe VAR 20 m 1,0 2 40,0x

0,67

5 x x x Emitir el reporte de revisión del proceso al directorio VAR 10 w 4,0 1 40,0 x 0,67

8,75 h 1,75 h 7,75 h 18,25 h

4,33% 0,87% 3,83% 9,02%

0,00


202

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CIERRE DE FIN DE MES MEJORADOS




Procedimiento: CIERRE DE FIN DE MES

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Experto Externo Contador Tesorería CA

1 x xNotificar la fecha y hora de la toma física de inventarios al personal

de bodega VAR 60 y 0,1 1 5,0x

0,08

2 x x x Ejecutar el conteo físico de los inventarios VAR 7200 y 0,1 1 600,0 x 0,00

3 x x x xComparar los datos del conteo físico del inventario con los datos

del inventario al costo VAR 1440 y 0,1 1 120,0x

0,00

4 x x

Registrar los ajustes por sobrantes o faltantes de inventarios en el

sistema (módulo y contabilidad) y comprobar los saldos del

inventario ajustado VAR 1440 y 0,1 1 120,0

x

2,00

5 x x Integrar la nómina en el sistema contable VAR 120 y 0,1 1 10,0 x 0,17

6 x x Registrar las actas de finiquito de empleados VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25

7 x x xReceptar y analizar la documentación habilitante de la compra de

activos fijos VAR 60 y 0,1 1 5,0x

0,08

8 x x Ingresar los activos fijos en el módulo del sistema VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

9 x xDeterminar el valor de la carga de depreciación mensual de activos


0,08

10 x xRegistrar el valor de la carga de depreciación mensual de activos


0,08

11 x x xComparar los saldos de las cuentas contables de activos fijos con

los saldos del reporte del módulo VAR 60 y 0,1 1 5,0x

0,08

0,08 h 2,71 h 0,08 h 2,88 h

0,04% 1,34% 0,04% 1,42%

0,00


203

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL Y ANÁLISIS TRIBUTARIO MEJORADOS




Procedimiento: CONTROL Y ANÁLISIS TRIBUTARIO

Mes: 22



1

x x

Extraer del sistema el archivo resumen de compras y retenciones,

resumen de facturación, resumen de IR, los mayores de las

cuentas contables de impuestosVAR 120 m 1,0 1 120,0

x

2,00

2x x


información VAR 240 m 1,0 1 240,0x

4,00

3x x x

Comparar los saldos de cuentas contables cn los saldos del anexo

de declaración VAR 180 m 1,0 1 180,0x

3,00

4 x x x Analizar y correguir las diferencias encontradas VAR 120 m 1,0 1 120,0 x 2,00

5x x x

Elaborar el informe preliminar de cumplimiento de contro tributario

para cargar declaraciones en WEB del SRI VAR 360 m 1,0 1 360,0x

6,00

6x x x

Ingresar la información de declaración del IVA en el Software DIMM

Formularios VAR 30 m 1,0 1 30,0x

0,00

7 x x Generar el archivo XML de declaración de impuestos de IVA VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00

8x x

Generar el anexo transaccional DIMM ANEXOS SRI y talón

resumen VAR 60 m 1,0 1 60,0x

1,00

9x x

Validar las casillas, montos y conceptos del anexo transaccional

con el anexo de declaración VAR 5 m 1,0 1 5,0x

0,08

10x x x

Cargar en la Web de Rentas Internas los archivos XML de

declaración de impuestos de IVA VAR 5 m 1,0 1 5,0x

0,00

11 x x Generar los comprobantes de carga de impuestos de la WEB VAR 10 m 1,0 1 10,0 x 0,17

12x x x

Cargar en la Web de Rentas Internas el archivo XML de declaración

del anexo transaccional VAR 5 m 1,0 1 5,0x

0,00

13x x

Generar el talón resumen del anexo transaccional desde la WEB

de Rentas Internas VAR 10 m 1,0 1 10,0x

0,17

14 x x x Entregar el resumen de declaración a tesorería VAR 5 m 1 0,0 x 0,00

15x x

Archivar el talón resumen del anexo transaccional generado desde

la WEB de Rentas Internas, y formularios de declaración. VAR 15 m 1 0,0x

0,00

16x x x

Verificar en el sistema el saldo de la cuenta contable de los

impuestos con las declaraciones y pagos efectuados VAR 40 m 1 0,0x

0,00

19,42 h 0,00 h 0,00 h 19,42 h

9,60% 0,00% 0,00% 9,60%

0,00


204

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS EMISIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS MEJORADOS




Procedimiento: EMISIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Tesorería CA

1 x xDeterminar el cumplimiento del presupuesto de ingresos en

unidades y del presupuesto de gastos. VAR 1440 y 0,1 1 120,0x

2,00

2 x x X

Analizar y verificar la razonabilidad y sustento de la conciliación

bancaria , de la conciliación de módulo de clientes , depósitos por

identificar, conciliación nómina, conciliación de módulo de

proveedores, anticipos de proveedores por liquidar, conciliación de

activos fijos, conciliación de obligaciones bancarias y de terceros,

conciliacion de impuestos por pagar, conciliacion de retenciones en

la fuentes de clientes VAR 1440 y 0,1 1 120,0

x

2,00

3 x x Extraer del sistema el balance de comprobación ajustado VAR 10 y 0,1 1 0,8 x 0,01

4 x x XActualizar el archivo de los Estados Financieros con la información

del balance de comprobación extraído del sistema VAR 10 y 0,1 1 0,8x

0,00

5 x x xGenerar los Estados Financieros y notas aclaratorias, el Margen

por Línea Resultados Acumulado VAR 20 y 0,1 1 1,7x

0,03

6 x X X XEnviar al Directorio y al Presidente, el archivo Estados Financieros

y Resultados Acumulados VAR 5 y 0,1 2 0,8x

0,01

7 xGenerar los anexos de balance , análisis de gastos , anexos

adicionales. VAR 30 y 0,1 0,0x

0,00

8 x X XEntregar la carpeta de los Estados Financieros a la Presidencia y a

la Administración VAR 10 y 0,1 0,0x

0,00

4,03 h 0,03 h 0,00 h 4,06 h

1,99% 0,01% 0,00% 2,00%

0,00


205

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS INGRESO DE DEPÓSITOS EFECTUADOS POR LOS USUARIOS

MEJORADOS



Subproceso: PROCESO DE CRÉDITO Y COBRANZA DE CLIENTES Eficiencia: 87%

Procedimiento: INGRESO DE DEPÓSITOS EFECTUADOS POR LOS CLIENTES

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Tesorería CA

1 x x Crear el código del cliente en el sistema contable VAR 10 m 1,0 1 10,0 x 0,17

2 x x Receptar los depósitos o transferencias bancarias realizados VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25

3x x x

Verificar los valores depositados por los clientes en el estado de

cuenta VAR 30 m 1,0 1 30,0x

0,50

4x x

Ingresar el depósito realizado afectado la o las facturas de cada

cliente VAR 60 m 1,0 1 60,0x

1,00

5 x x Imprimir el recibo de caja correspondiente para archivar VAR 5 m 1,0 1 5,0 x 0,08

3,25 h 0,00 h 0,00 h 3,25 h

1,61% 0,00% 0,00% 1,61%

0,00


206

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS REVISIÓN DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR MEJORADOS

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS REPORTE DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS MEJORADOS



Subproceso: PROCESO DE CRÉDITO Y COBRANZA DE CLIENTES Eficiencia: 87%

Procedimiento: REVISIÓN DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR

Mes: 22



1 x x Revisar cuentas por cobrar de todos los clientes VAR 40 m 1,0 1 40,0 x 0,67

2x x

Elaborar el informe de saldos de cuentas por cobrar conjuntamente

con ofrecimientos de pago VAR 60 m 1,0 1 60,0x

1,00

3 x x X Divulgar el informe al Presidente para la aprobación VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

4 x X Archivar informe VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25

7,42 h 11,00 h 11,00 h 29,42 h

3,67% 5,44% 5,44% 14,54%

0,00




Subproceso: PROCESO DE TESORERÍA Eficiencia: 87%

Procedimiento: REPORTE DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS

Mes: 22



1 x x

Imprimir los estados de cuenta de las páginas Web de los Bancos

VAR 5 m 1,0 1 5,0x

0,08

2 x x Generar el reporte diario de saldos bancarios a la administración VAR 20 m 1,0 1 20,0 x 0,33

3 x x Entregar el reporte diario de saldos bancarios a la administración VAR 10 m 1,0 1 10,0 x 0,17

1,67 h 0,92 h 1,58 h 4,17 h

0,82% 0,45% 0,78% 2,06%

0,00


207

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS REGISTRO DE LAS FACTURAS RECIBIDAS DE PROVEEDORES DE

SERVICIOS MEJORADOS




Procedimiento: REGISTRO DE LAS FATURAS RECIBIDAS DE PROVEEDORES DE SERVICIOS

Mes: 22



1

x x

Receptar las facturas de los proveedores de servicios debidamente

aprobados desde el área de comprasVAR 5 w 4,0 1 20,0

x0,33

2x x

Receptar el resumen de afectación contable de pago de impuestos

de Control Tributario VAR 5 w 4,0 1 20,0x

0,33

3x x

Registrar los créditos, débitos y transferencias contemplados en el

estado de cuenta VAR 60 w 4,0 1 240,0x

4,00

4x x

Registrar en el sistema las facturas recibidas de proveedores de

servicios VAR 60 w 4,0 1 240,0x

4,00

5

x x x

Emitir el comprobante de retención en la fuente y del IVA de las

facturas registradasVAR 5 w 4,0 1 20,0

x0,33

6x x X

Adjuntar la retención en la fuente y el comprobante de diario a la

factura VAR 5 w 4,0 1 20,0x

0,33

7x X

Entregar a Contabilidad las facturas de proveedores de servicios

registrados debidamente sustentados, respaldados y legalizados. VAR 5 d 22,0 3 330,0x

5,50

9,00 h 5,83 h 0,00 h 14,83 h

4,45% 2,88% 0,00% 7,33%

0,00


208

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES PARA PAGO

MEJORADOS




Procedimiento: RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES PARA PAGO

Mes: 22



1

x x

Receptar las facturas de proveedores de suministros y materiales

por proveedoresVAR 10 d 22,0 2 440,0

x7,33

2x x

Archivar las facturas de proveedores de suministros y materiales

por proveedores y fecha de vencimiento en cada carpeta VAR 5 w 4,0 2 40,0x

0,67

10,58 h 0,00 h 0,00 h 10,58 h

5,23% 0,00% 0,00% 5,23%

0,00


209

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS EMISIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS BANCARIAS MEJORADOS




Procedimiento: EMISIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS BANCARIAS

Mes: 22



1 x x Recibir el certificado de actividades respaldadas en el POA VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01

2

x x

Receptar la cartera de proveedores para pago desde el

departamento de compras, disponibilidad del efectivo,liquidaciones

de caja chica y de viaje desde contabilidad VAR 5 s 0,2 3 2,5

x

0,04

3x x

Registrar las solicitudes de cheques en el sistema de acuerdo a los

reportes emitidos VAR 15 s 0,2 2 5,0x

0,08

4x x X X

Solicitar la aprobación de las solicitudes de cheques ingresados en

el sistema VAR 15 s 0,2 2 5,0x

0,00

5

x x

Imprimir los cheques desde el sistema aprobados en las solicitudes

y entregarlosVAR 15 s 0,2 2 5,0

x0,08

6 x x x X Receptar de las firmas autorizadas los cheques firmados VAR 30 s 0,2 2 10,0 x 0,00

7x X X

Entregar los cheques y comprobantes de retención a los

proveedores en el día asignado VAR 5 s 0,2 2 1,7x

0,03

8x X X

Entregar a custodia con un memo los comprobantes de egreso de

los cheques entregados VAR 10 s 0,2 2 3,3x

0,06

9 x x X Archivar el memo con el recibí conforme VAR 15 s 0,2 2 5,0 x 0,08

0,08 h 0,30 h 0,00 h 0,38 h

0,04% 0,15% 0,00% 0,19%

0,00


210

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS RESGUARDO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO MEJORADOS

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ANÁLISIS FINANCIERO Y DE GESTIÓN DE INFORMES MEJORADOS




Procedimiento: RESGUARDO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO

Mes: 22



1 x x X Verificar el número de comprobantes con el sistema contable VAR 30 s 0,2 2 10,0 x 0,17

2x X

Archivo de los comprobantes de egreso de los pagos entregados a

los proveedores VAR 15 s 0,2 2 5,0x

0,08

1,33 h 0,92 h 1,90 h 4,15 h

0,66% 0,45% 0,94% 2,05%

0,00



Proceso: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Jornada Laboral: 8

Subproceso: ASESORÍA ESPECIALIZADA FINANCIERA Eficiencia: 87%

Procedimiento: ANÁLISIS FINANCIERO Y DE GESTIÓN DE INFORMES

Mes: 22



1x x

Receptar notificaciones de ejecución de procedimientos y

actividades VAR 30 m 1,0 1 30,0x

0,50

2 x x x Analizar la razonabilidad y aplicabilidad de la información VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

3 x x x Elaborar pruebas e indicadores de cumplimiento y viabilidad VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

4x x x

Elaborar informes de cumplimiento financiero y de gestión y difundir

al Directorio VAR 30 m 1,0 1 30,0x

0,50

2,42 h 0,92 h 0,92 h 4,25 h

1,19% 0,45% 0,45% 2,10%

0,00


211

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL (POA)

MEJORADOS

ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS


Subproceso: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA Eficiencia: 87%

Procedimiento: ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL

Mes: 22

Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

N° VAR EVA P T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMMinisterio del

Deporte Administrador CA

1 x x Receptar disposición de realizar el presupuesto institucional 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

2 x x Solicitar información a las diferentes áreas administrativas 60 y 0,1 1 5,0 x 0,00

3 x x Receptar la información solicitada 2880 y 0,1 1 240,0 x 4,00

4 x x x Analizar y clasificar la información recibida 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

5 x x Elaborar el POA 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

6 x x Enviar al Ministerio de Deportes 120 y 0,1 1 10,0 x 0,17

7 x x Esperar la aprobación o cambios por parte del Ministerio de Deportes 4320 y 0,1 1 360,0 x 0,00

8 x x Receptar observaciones 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

9 x x Elaborar el POA corregido 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25

10 x x Obtener la aprobación por parte del Ministerio de Deportes 60 y 0,1 1 5,0 x 0,00

11 x x x Notificar POA aprobado 1440 y 0,1 1 120,0 x 2,00

0,00 h 7,96 h 0,00 h 7,96 h

0,00% 3,93% 0,00% 3,93%

0,00


212

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN MEJORADOS


Proceso: GESTIÓN ESTRATÉGICA ADMINISTRATIVA Jornada Laboral: 8


Procedimiento: DIRECCIÓND DE PLANIFICACIÓN

Mes: 22



1 x x Receptar pedidos de adquisición VAR 20 y 0,1 1 1,7 x 0,03

2 x x Verificar actividades en el POA VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08

3 x x Ajustar el POA en el caso de requerimiento VAR 25 y 0,1 1 2,1 x 0,03

4 x x Elaborar la certificación de actividades respaldadas en el POA VAR 120 y 0,1 1 10,0 x 0,17

5 x x x Remitir la certificación a las unidades VAR 10 y 0,1 1 0,8 x 0,01

6 x x x Archivar las certificaciones VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02

0,35 h 0,00 h 0,00 h 0,35 h

0,17% 0,00% 0,00% 0,17%

0,00


213

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN (PAC)

MEJORADOS


Proceso: GESTIÓN ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA Jornada Laboral: 8


Procedimiento: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN

Mes: 22



1 x x Anexar cada item a adquirir VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

2 x x Realizar cuadro de adquisiciones según formato USHAY VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

3 x x Elaboración de pliegos mediante USHAY VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50

2,13 h 0,92 h 1,58 h 4,63 h

1,05% 0,45% 0,78% 2,29%

0,00


214

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ADQUISICIÓN POR COMPRAS PÚBLICAS MEJORADOS


Proceso: GESTIÓN ESTRATÉGICA ADMINISTRATIVA Jornada Laboral: 8


Procedimiento: ADQUISICIÓN POR COMPRAS PÚBLICAS

Mes: 22



1 x X Subir PAC VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,00

2 x X Subir Pliegos VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,00

3 x x Registrar procesos de adquisición VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25

4 x x

Ejecución de procesos de adquisición de infinita cuantía,subasta

inversa y obras de menor cuantía. VAR 1440 y 0,1 1 120,0x

2,00

2,67 h 0,92 h 0,92 h 4,50 h

1,32% 0,45% 0,45% 2,22%

0,00


215

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS SEGUIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN MEJORADOS


Proceso: GESTIÓN DE CONTROL ESTRATÉGICO Jornada Laboral: 8

Subproceso: CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN Eficiencia: 87%

Procedimiento: SEGUIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN

Mes: 22



1 x x Recopilación de documentación sustentatoria VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

2 x x Analizar las documentaciones recibidas VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00

3 x x x Definir puntos de control VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50

4 x x

Elaborar la matriz de evaluación, anexos y justificativos e informe

de seguimiento VAR 180 m 1,0 1 180,0x

3,00

5 x x x Aprobar informe de seguimiento con el Directorio VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,00

6 x x Archivar informe aprobado VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25

5,25 h 0,00 h 0,00 h 5,25 h

2,60% 0,00% 0,00% 2,60%

0,00


216

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL MEJORADOS


Proceso: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Jornada Laboral: 8

Subproceso: ADMINISTRACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN Eficiencia: 87%

Procedimiento: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL

Mes: 22

Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Presidente Talento HumanoJefe del Departamento

donde existe la vacante

Jefe del Departamento

de TesoreríaCA

1 x x Establecer la existencia de una vacante y la necesidad de cubrirla. VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02

2 x x Elaborar y revisar la orden de requisición del personal VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02

3 x x

Requerir al jefe del departamento Contable un informe de recursos

económicos destinados para la vacante. VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,04

4 x x Revisión de informe VAR 20 y 0,1 1 1,7 x 0,03

5 x x x Aprueba la contratación y fija el posible sueldo de la vacante VAR 20 y 0,1 1 1,7 x 0,03

6 x x Descripción de funciones y perfil de las personas interesadas a

ocupar la vacante.

VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08

7 x x Definición del tipo de reclutamiento a usar: interno o externo VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

8 x x x Publicación del anuncio en el periódico o internet. VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,00

9 x x Pago del anuncio (en el caso de publicación en el periódico) VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

10 x x

Recepción de las hojas de vida de los postulantes a ocupar la

vacante VAR 10 y 0,1 1 0,8x

0,01

11 x x Análisis minucioso de las hojas de vida de los aspirantes VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

12 x x Preselección de posibles candidatos a ocupar el cargo. VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,00

13 x x Entrevista a los preseleccionados. VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25

14 x x x Toma de pruebas de conocimiento y psicológicas a los aspirantes. VAR 180 y 1 0,0 x 0,00

15 x x

Selección de los tres mejores postulantes, en base a los

resultados obtenidos en las pruebas y la entrevista. VAR 180 y 1 0,0x

0,00

16 x x Entrevista a los tres posibles candidatos a ocupar la vacante VAR 90 y 1 0,0 x 0,00

17 x x

Selecciona al nuevo empleado de la Federación y comunica al

departamento administrativo para que inicie el procedimiento de

contratación VAR 60 y 1 0,0

x

0,00

0,10 h 0,43 h 0,04 h 0,04 h 0,61 h

0,05% 0,21% 0,02% 0,02% 0,30%

0,00


217

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTRATACIÓN MEJORADOS




Procedimiento: CONTRATACIÓN

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Presidente Talento Humano CA

1 x x

Verificar la disponibilidad de la persona contratada, es decir si está

dispuesto a ocupar el cargo.VAR 20 y 0,1 1 1,7

x0,03

2 x x Realizar una última entrevista antes de la firma del contrato. VAR 20 y 0,1 1 1,7 x 0,03

3 x x

Solicitar los documentos necesarios para la contratación del nuevo

empleado. VAR 10 y 0,1 1 0,8x

0,01

4 x x x Verificación de la documentación. VAR 20 y 0,1 1 1,7 x 0,03

5 x x Registro de datos del nuevo empleado en el Sistema de VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02

6 x x Realizar el aviso de entrada en el Instituto Ecuatoriano de


VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

7 x x Revisión del contrato y del aviso de entrada VAR 20 y 0,1 1 1,7 x 0,03

8 x x x Contacta al empleado para firmar el contrato VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,00

9 x x

Hace firmar el contrato de trabajo y aviso de entrada al nuevo

empleado VAR 5 y 0,1 1 0,4x

0,01

10 x x

Entrega de copia del contrato y aviso de entrada al nuevo empleado

y archivo de los mismos en su expediente. VAR 5 y 0,1 1 0,4x

0,01

0,03 h 0,17 h 0,00 h 0,20 h

0,02% 0,08% 0,00% 0,10%

0,00


218

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS INDUCCIÓN AL PERSONAL MEJORADOS




Procedimiento: INDUCCIÓN AL PERSONAL

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMTALENTO

HUMANO

Jefe del Departamento

donde existe la vacanteCA

1

x x

Reunión con el nuevo integrante de la federación para darle la

bienvenida.VAR 60 y 0,1 1 5,0

x0,08

2x x

xPresentación del nuevo trabajador con todo el personal de la

federación. VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,04

3 x x Llevarlo a conocer las instalaciones y su oficina. VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02

4 x x Entrega de una copia del reglamento interno VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01

5

x x x

Explicación a cerca de las actividades que debe realizar, cuáles

son sus responsabilidades y los resultados que se esperan

conseguir con su trabajo. VAR 60 y 0,1 1 5,0

x

0,00

6

x x

Entrega oficial de su lugar de trabajo y el equipo necesario para que

cumpla con sus funciones.

VAR 10 y 0,1 1 0,8

x

0,01

0,08 h 0,08 h 0,00 h 0,17 h

0,04% 0,04% 0,00% 0,08%

0,00


219

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL MEJORADOS


Proceso: GESTIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL Jornada Laboral: 8

Subproceso: ADMINISTRACIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL Eficiencia: 87%

Procedimiento: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Presidente Talento Humano

Jefe del

Departamento en el

que Trabaja

Trabajador CA

1 x x Presentar la carta de renuncia ante el jefe inmediato VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01

2 x x Dialogar a cerca de los motivos de la renuncia. VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

3 x x Comunicar el acontecimiento al Presidente . VAR 10 y 0,1 1 0,8 x 0,01

4 x x Hablar con el trabajador y aceptar la carta de renuncia VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02

5 x x

Da las pautas para que elabore y presente el informe de actividades

dentro del período acordado con el Presidente VAR 20 y 0,1 1 1,7x

0,03

6 x x

Presentación del informe de actividades ante su jefe inmediato para

que lo revise.VAR 15 y 0,1 1 1,3

x0,02

7 x x

Comunica al departamento Administrativo y Financiero la renuncia

del trabajador para liquidar los haberes. VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,04

8 x x x Entrega el valor de la liquidación al trabajador. VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,00

9 x x

Registra la salida y la liquidación del empleado en el Ministerio de

Trabajo VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,04

10 x x

Realiza el aviso de salida del trabajador en el Instituto Ecuatoriano

de Seguridad Social (IESS) VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,04

11 x x

Archiva la carta de renuncia en la carpeta del ex trabajador, junto

con su informe, la liquidación y el aviso de salida del IESS. VAR 5 y 0,1 1 0,4x

0,01

0,02 h 0,16 h 0,06 h 0,03 h 0,26 h

0,01% 0,08% 0,03% 0,01% 0,13%

0,00


220

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL VISTO BUENO

EMPLEADOR MEJORADOS




Procedimiento: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL ( VISTO BUENO )

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Inspector de Trabajo Presidente Talento HumanoJefe del Departamento en el

que TrabajaTrabajador CA

1 x x

Notifica la conducta del trabajador ante el jefe del departamento

Administrativo.VAR 15 y 0,1 1 1,3

x0,02

2 x x

Verificar la existencia de una de las causales citadas en el art. 172

del código de trabajo. VAR 20 y 0,1 1 1,7x

0,03

3 x x Notificar al Presidente. VAR 10 y 0,1 1 0,8 x 0,01

4 x x Da la orden para solicitar el visto bueno. VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01

5 x x

Prepara la documentación respectiva. (Solicitud de visto bueno,

copia del nombramiento del representante legal, cedula de

identidad, ruc, certificado de cumplimiento de obligaciones del

IESS, croquis de la dirección del lugar de notificación, copia del

contrato de trabajo legalizado)

VAR 30 y 0,1 1 2,5

x

0,04

6 x x x

Ingresa la documentación en el Ministerio de Trabajo.

VAR 30 y 0,1 1 2,5x

7 x x

Califica el visto bueno

VAR 20 y 0,1 1 1,7x

8 x x

Notifica al trabajador y le concede dos días para que conteste.

VAR 20 y 0,1 1 1,7x

9 x x

Señala día y hora en el lugar de trabajo para realizar la

investigación y receptar pruebas en caso de haberlas. VAR 30 y 0,1 1 2,5x

10 x x x

Dicta la resolución y notifica al casillero judicial.

VAR 60 y 0,1 1 5,0x

11 x x

Se comunica la resolución del inspector al Presidente y se solicita

la presentación del informe de actividades al trabajador

VAR 60 y 0,1 1 5,0

x

0,08

12 x x x

Presentación del informe de actividades ante su jefe inmediato y el

jefe del departamento Administrativo VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,04

13 x x x

Pone en conocimiento del hecho al departamento Administrativo

Financiero para que realice la liquidación. VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,00

14 x x

Realiza la liquidación de haberes al trabajador.

VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,04

15 x x


Trabajo. VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,04

16 x x


de Seguridad Social (IESS) VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,04

0,00 h 0,01 h 0,29 h 0,02 h 0,04 h 0,36 h

0,00% 0,00% 0,14% 0,01% 0,02% 0,18%

0,00


221

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL VISTO BUENO

TRABAJADOR MEJORADOS




Procedimiento: TERMINANCIÓN DE RELACIÓN LABORAL (VISTO BUENO TRABAJADOR)

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMInspector de

TrabajoPresidente Talento Humano Trabajador CA

1x x

Verificar la existencia de una de las causales citadas en el art. 173

del código de trabajo. VAR 20 y 0,1 1 1,7x

0,03

2

x x

Preparar la respectiva documentación. (Solicitud de visto bueno,

copia de cedula de ciudadanía, hoja de vida del trabajador, y

croquis de la dirección de notificación al empleador. VAR 30 y 0,1 1 2,5

x

0,04

3 x x Ingresar la documentación en las oficinas del Ministerio de Trabajo VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

4 x x Recibe la solicitud VAR 10 y 0,1 1 0,8 x 0,01

5

x x x

Notifica al interesado dentro de veinticuatro horas y le concede dos

días para que conteste.VAR 1440 y 0,1 1 120,0

x2,00

6

x x

Con o sin la contestación, se realiza la investigación y se dicta

resolución dentro del tercer día.VAR 60 y 0,1 1 5,0

x0,08

7x x

Comunica la resolución del inspector de trabajo al Jefe del

departamento Administrativo VAR 20 y 0,1 1 1,7x

0,03

8 x x Solicita la elaboración del informe de actividades. VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

9x x X

Presentación del informe de actividades ante su jefe inmediato y el

jefe del departamento Administrativo VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,04

10x x X

Pone en conocimiento del hecho al departamento Administrativo -

Financiero para que realice la liquidación. VAR 20 y 0,1 1 1,7x

0,03

11 x x Realiza la liquidación de haberes al trabajador. VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

12x x


Trabajo. VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,04

13x x


de Seguridad Social ( IESS) VAR 30 y 0,1 1 2,5x

0,04

2,10 h 0,03 h 0,19 h 0,15 h 2,47 h

1,04% 0,01% 0,10% 0,08% 1,22%

0,00


222

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN FINALIZACIÓN DEL CONTRATO

MEJORADOS




Procedimiento: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN FORMAL

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Presidente Talento Humano Trabajador CA

1

x x

Comunicar al Jefe del departamento de Talento Humano que su

contrato culminará en treinta díasVAR 30 y 0,1 1 2,5

x0,04

2 x x Dar a conocer al Presidente que el contrato está por vencer. VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

3

x x

Dialoga con el trabajador y da paso para continuar con el proceso

de culminación de la relación laboralVAR 20 y 0,1 1 1,7

x0,03

4 x x Programa la entrega del informe de actividades VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08

5x x x x

Entrega el informe de actividades a su Jefe inmediato y al Jefe del

departamento Administrativo. VAR 10 y 0,1 1 0,8x

0,01

6

x x x

Informa al departamento Administrativo – Financiero para que

prepare la liquidación.VAR 20 y 0,1 1 1,7

x0,03

7 x Realiza la liquidación de haberes al trabajador y entregar. SVA 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04

8x x


Relaciones Laborales SVA 30 y 0,1 1 2,5x

0,00

9x x


de Seguridad Social (IESS) SVA 30 y 0,1 1 2,5x

0,00

0,03 h 0,19 h 0,06 h 0,28 h

0,01% 0,10% 0,03% 0,14%

0,00


223

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN MEJORADOS


Proceso: GESTIÓN DE CAPACITACIÓN Jornada Laboral: 8

Subproceso: ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Eficiencia: 87%

Procedimiento: ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Talento Humano Contador CA

1 x x Determinar la necesidad de capacitar al personal VAR 2400 s 0,2 1 400,0 x 6,67

2 x x x Diagnóstico de la necesidad de capacitar a los trabajadores. VAR 480 s 0,2 1 80,0 x 1,33

3 x x Establecer el objetivo del curso de capacitación VAR 120 s 0,2 1 20,0 x 0,33

4 x xPedir la respectiva autorización para poder desarrollar la

capacitación al Presidente VAR 45 s 0,2 1 7,5x

0,13

5 x x xAnálisis de la disponibilidad de recursos económicos para la

capacitación VAR 20 s 0,2 1 3,3

x0,06

6 x x x Aprobación del curso de capacitación VAR 120 s 0,2 1 20,0 x 0,33

7 x x x xCotización de al menos tres empresas que brinden servicios de

capacitación VAR 60 s 0,2 1 10,0x

0,00

8 x x Decidir el proveedor que habrá de capacitar al personal VAR 60 s 0,2 1 10,0 x 0,17

9 x x x

Hablar con el proveedor para acordar cómo se llevará a cabo la

capacitación, es decir precio y forma de pago, tiempo de duración,

materiales, etc. VAR 60 s 0,2 1 10,0

x

0,00

10 x x x Análisis del curriculum de los instructores del curso. VAR 30 s 0,2 1 5,0 x 0,08

11 x xComunicación al personal que participará de la capacitación,

mediante correo electrónico. VAR 10 s 0,2 1 1,7x

0,03

9,13 h 0,00 h 0,00 h 9,13 h

4,51% 0,00% 0,00% 4,51%

0,00


224

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN MEJORADOS


Proceso: GESTIÓN DE CAPACITACIÓN Jornada Laboral: 8

Subproceso: ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Eficiencia: 87%

Procedimiento: EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM CapacitadorTalento

HumanoContador

Empleados/

EmpleadoresCA

1 x x Iniciar la capacitación por parte del capacitador VAR 4800 s 0,2 1 800,0 x 13,33

2 x x Realizar un contro minucioso de asistencia del personal VAR 11 s 0,2 1 1,8 x 0,03

3 x x XAl finalizar el curso, se realizará una encuesta de satisfacción de la

capacitación a todos los participantes. VAR 15 s 0,2 1 2,5x

0,04

4 x x xEntrega de certificado de capacitación por parte del proveedor

VAR 30 s 0,2 1 5,0x

0,08

5 x x

Analizar en conjunto tanto empleados como empleadores la calidad

del curso recibido , siendo esta de manera positiva volver a contrar

siendo lo opuesto buscar un mejor proveedor VAR 60 s 0,2 2 20,0

x

0,33

6 x x xCancelación de la factura de acuerdo al convenio establecido por

las partes. VAR 5 s 0,2 1 0,8x

0,00

13,74 h 0,03 h 0,00 h 0,33 h 14,10 h

6,79% 0,02% 0,00% 0,16% 6,97%

0,00


225

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS REGISTRO CONTROL DE INVENTARIOS MEJORADOS


Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Jornada Laboral: 8

Subproceso: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Eficiencia: 87%

Procedimiento: REGISTRO, CONTROL DE DOCUMENTOS

Mes: 22



1 x x Receptar Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33

2 x x Clasificar la Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33

3 x x X Distribución de la Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33

4 x X Archivar la Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33

29,75 h 0,92 h 0,92 h 31,58 h

14,71% 0,45% 0,45% 15,61%

0,00


226

MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL DEL HORARIO DE TRABAJO MEJORADOS


Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Jornada Laboral: 8

Subproceso: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Eficiencia: 87%

Procedimiento: CONTROL DEL HORARIO DE TRABAJO

Mes: 22


N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Talento Humano Trabajador CA

1 x x Dar a conocer al empleado, su horario de trabajo. VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01

2 x x Registrar en el sistema la huella del trabajador. VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01

3 x x Enseñarle al empleado a usar el lector de huellas digitales. VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01

4 x x Registrar día a día su horario de entrada y salida. VAR 5 d 22,0 1 110,0 x 1,83

5 x x x Revisar que los trabajadores cumplan con su jornada de trabajo. VAR 10 m 1,0 1 10,0 x 0,17

6 x xEn caso de existir atrasos o faltas, revisar que los certificados

médicos cumplan con las políticas de la empresa. VAR 10 y 0,1 1 0,8x

0,01

7 x x Archivar los certificados como constancia de la falta justificada. VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01

8 x x x

Emitir el informe de asistencia al final de cada mes y entregarlo al

departamento Administrativo y Financiero para que en base a este

se calcule el rol de pagos. VAR 60 y 0,1 1 5,0

x

0,08

2,04 h 0,08 h 0,00 h 2,13 h

1,01% 0,04% 0,00% 1,05%

0,00


227

3.3.3. Caracterización de los procesos mejorados.

Definida la estructura de los procesos, sub procesos y procedimientos propuestos como

mejora se procederán a documentarlos. La actividad de documentar los procesos

mejorados del Departamento Administrativo y Financiero, constituirá en el apoyo

efectivo del personal financiero y administrativo como guía para sus operaciones, a más

de evidenciar lo que se está haciendo, quien lo está cumpliendo y en qué tiempo se los

debe hacer.

Para el presente trabajo de investigación se ha documentado todos los macro procesos

del Departamento Administrativo y Financiero, la misma que se presenta de manera

completa, debido a que la organización es pequeña, y no requiere que se indique en el

presente documento solo ciertas partes, la información completa también se la

encontrará en el CD que se anexará al presente trabajo.

A continuación en las siguientes hojas de caracterización se presenta los procedimientos

de los procesos misionales proveniente de la mejora de procesos.

228


CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

MEJORADOS

GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA

ASESORIA TECNICA OBJETIVO

ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION

CONTROLES INTERNOS

Informe de información de las diferentes áreas

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:

Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente

Departamento de Contabilidad y

Tesorería

Elaboración del POA Solicitar y receptar información a las

diferentes áreas ( contabiliad y

tesoreria)

Elaborar el POA y enviarla al


Receptar observaciones

Corregir el POA conforme

observaciones del Ministerio de

Deportes

POA aprobado

Obtener la aprobación por parte del

Ministerio de Deportes y notificar al

Directorio

Personas Tecnología Infraestructura

Ministerio del Deporte Aplicaciones Informáticas

Contador

Tesoreria

Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta

% de presupuesto aprobado Medir la eficiencia en el

informe del presupuesto

de toda la organización.

% Anual 100%

Contador

(Número de informes

realizados de las diferentes

áreas / Número total de

informe del presupuesto total)

x 100

INDICADORES DE GESTIÓN

RECURSOS

Solicitar y receptar información a las diferentes áreas

Obtener aprobación de las diferentes áreas

Contador

Contador

Contador

Obtener la aprobación del presupuesto por parte del Ministerio de Deportes

para que la organización funcione correctamente.


PROCESO

Contador

Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton Quilumbaquin Fecha: 08-02-2017

Vigente: Página: 1 de 1

Realizó: Abigail TituañaResponsable: Milton Quilumbaquin

Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: P.O.A.1.1.1.01

PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA

SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

VER FLUJO

229

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE EMISIÓN DE

DIRECTRICES FINANCIERAS




CONTROLES INTERNOS

Informes f inancieros

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Contabilidad Elaboración de informes Emitir disposiciones presupuestarias y

contables a las unidades administrativas y

f inancieras

Directrices Financieras

y Administrativas

Elaborar informes

Archivar informes


Contador Aplicaciones Informáticas


% de disposiciones

presupuestarias realizadas.

Medir la eficiencia en las

disposiciones

presupuestarias y

contables.

% Anual 100%

Realizar informes de disposiciones presupuestarias y contables para un

mejor desempeño.


PROCESO

Contador

RECURSOS

Emitir disposiciones

Archivar informes

Contador

(Número de disposiciones

presupuestarias y contables /

Número total de informes

f inacieros) x 100


Contador

Aprobó: Milton QuilumbaquinRevisó: Milton Quilumbaquin

Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1

Realizó: Abigail TituañaResponsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: Actual

Código: D.D1.1.1.02



PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE DIRECTRICES FINANCIERAS

VER FLUJO

230

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CONTROL

ESTRATÉGICO




CONTROLES INTERNOS

Informes de ejecución del Presupuesto

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Contabilidad Informes general de

ejecución

Solicitar a las unidades de tesoreria y

contabilidad el informe de ejecución del

presupuesto

Elaborar el informe general de ejecución

del presupuesto

Informes de ejecución

del presupuesto a las


Remitir el informe al Directorio y unidades

involucradas

Archivar informes




% de informes de ejecución del

presupuesto de la organización.

Medir la eficiencia en la

elaboración de informe

general del presupuesto

% Anual 100%

Receptar informes de ejecución del presupuesto general de la organización.


PROCESO

Contador

RECURSOS

Solicitar a la unidades informes de ejecución

Archivar informes

Contador

Contador


receptados/ Número total del

informe general del

presupuesto ) x 100


Contador

Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton Quilumbaquin Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1


Código: I.C.E1.1.1.03



PROCEDIMIENTO: CONTROL ESTRATÉGICO

VER FLUJO

231

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE REGISTRO DE

TRANSACCIONES




CONTROLES INTERNOS

Respaldos de liquidaciones

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Tesorería Liquidaciones de caja

chica y de viaje

Receptar las liquidaciones de caja

chica y de viaje debidamente

autorizadas

Analizar y verificar que los

documentos de soporte que estén

correctamente emitidos

Registro de caja chica y

de viaje

Registrar la liquidación de caja chica

y de viaje en el sistema contable

Entregar a tesorería la liquidación de

caja chica y de viaje fisicas

Archivar los respaldos de las

liquidaciones



Tesorería

Recepcionista


% de liquidaciones de caja chica y

de viaje realizados

Medir la eficiencia de

liquidaciones registradas

y respaldadas .

% Mensual 100%

Registrar correctamente liquidaciones de caja chica y de viajes de la

federación


PROCESO

Tesorería

RECURSOS

Receptar liquidaciones de caja chica y de viaje

Archivar respaldos de las liquidaciones

Contador

Recepcionista

Contador

(Número de liquidaciones

receptadas/ Número total de

liquidaciones realizadas ) x

100


Tesorería

Aprobó: Paola PáezRevisó: Paola Páez Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1

Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Paola PáezRevisión: Rev. 00 Estatus: Actual

Código: L.C.CH.2.1.1.01

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA

SUBPROCESO: PROCESO CONTABLE

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE TRANSACCIONES

VER FLUJO

232

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE ELABORACIÓN

DE CONCILIACIONES BANCARIAS




CONTROLES INTERNOS

Registro de depósitos

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Entidad Bancaria Detalle de depósitos Recibir y registrar el detalle de

depósitos

Extraer el estado de cuenta bancario

de la web del banco y el libro mayor

de las cuentas desde el sistema

Elaborar hojas de trabajo para

análisis y cuadre de información

Informe de

conciliaciones

bancarias

Analizar y correguir las partidas

conciliatorias detectadas en el

análisis

Comparar los saldos de cuentas

contables con el estado bancario.

Generar el informe de conciliaciones

bancarias

Archivar el informe de conciliación


Entidad Bancaria Aplicaciones Informáticas

Contador


% de depósitos realizados. Medir la eficiencia y

eficiencia de las

conciliaciones bancarias.

% Mensual 100%

Contador

Contador

(Número de depósitos

realizados / Número total de

conciliaciones bancarias) x

100


RECURSOS

Registrar el detalle de depósitos bancarios

Archivar el informe de conciliación

Contador

Contador

Contador

Realizar las conciliaciones bancarias de una manera eficiente y eficaz

Detalle de Depósitos

Contador

PROCESO

Contador

Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton QuilumbaquinFecha: 08-02-2017



Código: E.C.B.2.1.1.02



PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

VER FLUJO

233

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CONTROL Y

ANÁLISIS DEL MANEJO DE INVENTARIOS SUMINISTROS




CONTROLES INTERNOS

Hojas de Trabajo

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamendo de Contabilidad Extraer del sistema de

inventarios

Extraer del sistema de inventarios de

suministros de bodega general, y el

libro mayor de las cuentas del

sistema.

Elaborar hojas de trabajo para


Hojas de Trabajo

Analizar y correguir las cuentas

Comparar los saldos clientes con los


Archivar los informes emitidos




% de hojas de trabajo realizadas. Medir la eficiencia en la

elaboración de hojas de

trabajo.

% Semestral 100%

Extraer la información del sistema y analizar las cuentas


PROCESO

Contador

RECURSOS

Extraer del sistema de inventarios

Archivar informes

Contador

Contador

Contador

(Número de hojas de trabajo

realizadas/ Número total de

hojas de trabajo archivadas) x

100


Contador

Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton QuilumbaquinFecha: 08-02-2017


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Milton QuilumbaquinRevisión: Rev. 00 Estatus: Actual

Código: H.C.2.1.1.03



PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ANÁLISIS DEL MANEJO DE INVENTARIOS SUMINISTROS

VER FLUJO

234


ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA




CONTROLES INTERNOS

Informes de nómina

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Contabilidad Archivos de nómina base

excel

Receptar los archivos de nómina

horizontal y novedades de nómina

Tabular la información de los archivos de

nómina en la base Excel

Extraer el libro mayor de las cuentas de

nómina

Elaborar hojas de trabajo para análisis y


Analizar y correguir errores detectados en

el análisis

Comparar los saldos de las cuentas

contables de nómina con los saldos del

reporte consolidado de nómina

Archivar los informes generados

autorizados




% de archivos de nómina realizados Medir la eficiencia en la


de nómina y cuadre de

información.

% Mensual 100%

Infomes generados y

autorizados

Contador

Contador

(Número de archivos de

nómina realizados/ Número

total de informes a realizar) x

100


RECURSOS

Receptar los archivos de nómina


Contador

Contador

Contador

Realizar informes de nómina y análizar el cuadre de información


Contador

PROCESO

Contador

Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton QuilumbaquinFecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1

Realizó: Abigail TituañaResponsable: Milton Quilumbaquin

Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: R.C.2.1.1.04



PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA

VER FLUJO

235


ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE PAGO A PROVEEDORES




CONTROLES INTERNOS

Informes de proveedores

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Tesorería Reporte de proveedores Extraer reporte de proveedoresDepartamento de Contabilidad Elaborar documentos de trabajo para


Analizar y correguir las diferencias

encontradas

Informes de

proveedores

Ejecutar el proceso de reparación y


Comparar los saldos del módulo de

proveedores con los saldos de las

cuentas contables


autorizados


Tesorería Aplicaciones Informáticas

Contador


% de reporte extraídos de

proveedores


elaboración de informes

a proveedores

% Semanal 100%

Contador


realizados a proveedores /

Número total de informes a

realizar de proveedores) x 100


RECURSOS

Extraer reporte de proveedores

Archivar informes

Contador

Contador

Contador

Elaborar informes de proveedores para cuadrar información.


Tesorería

PROCESO

Tesorería


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: R.C.2.1.1.05



PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE PAGO A PROVEEDORES

VER FLUJO

236


ANÁLISIS DEL CONTROL DOCUMENTARIO DE CLIENTES




CONTROLES INTERNOS

Informe de cumplimiento de proceso al directorio

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Tesorería Documentación

debidamente legalizados

Receptar la documentación emitida a los


Revisión de la información registrada en el

sistema con la documentación física

Emitir el informe de cumplimiento de


Informe de Cumplimiento

Seguimiento y validación de las

sugerencias emitidas en el informe

Emitir el reporte de revisión del proceso al

directorio



Contador

Recepcionista


% de documentación registrada. Medir la eficiencia en la


de cumplimiento.

% Mensual 100%

Ejecutar el informe de cumplimiento de clientes para un mejor manejo de

documentación


PROCESO

Recepcionista

RECURSOS

Receptar documentación

Emitir reporte

Tesorería

Contador

Contador

(Número de documentación

registrada / Número total de

informes de cumplimiento a

realizar) x 100


Tesorería



Código: A.E.R. 2.1.1.06



PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ANÁLISIS DOCUMENTARIO DE CLIENTES

VER FLUJO

237

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CIERRE DE FIN DE

MES




CONTROLES INTERNOS

Informe de conteo físico y registros en el sistema contable

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Experto Externo Conteo físico de los

inventarios

Notificar la fecha y hora de la toma

física de inventarios al personal de

bodegaDepartamento de Contabilidad Ejecutar el conteo físico de los

inventarios

Comparar los datos del conteo físico

del inventario con los datos del

inventario al costo

Registrar los ajustes por sobrantes o

faltantes de inventarios en el sistema

(módulo y contabilidad) y comprobar

los saldos del inventario ajustado

Integrar la nómina en el sistema

contable

Registro de nómina en el

sistema contable

Registrar las actas de finiquito de

empleados

Receptar y analizar la documentación

habilitante de la compra de activos

fijos

Ingresar los activos fijos en el módulo

del sistema

Determinar el valor de la carga de


Registrar el valor de la carga de


Comparar los saldos de las cuentas

contables de activos fijos con los

saldos del reporte del módulo


Director Sistema Cero Papeles

Secretaria Aplicaciones Ofimáticas

Planif icador Informático (LG)


% de conteo físico realizado. Medir la eficiencia en la


del conteo físico

realizado a los activos

f ijos.

% Anual 100%

Ejecutar el conteo físico en conjunto con un experto externo para verif icar si

existe sobrantes o faltes en la organización de activos f ijos.


Contador

Contador

PROCESO

Experto Externo

RECURSOS

Notif icar fecha y hora de la toma física de inventarios

Comparar los saldos

Experto Externo

Contador

Contador

(Número de activos f ijos

inventariados / Número total de

informes a realizar del conteo

físico) x 100


Informe de conteo físico

de inventarios

Depreciación de activos

f ijos

Experto Externo

Tesorería

Contador

Contador

Contador



Código: C.F.M.2.1.1.07



PROCEDIMIENTO: CIERRE DE FIN DE MES

VER FLUJO

238


ANÁLISIS TRIBUTARIO




CONTROLES INTERNOS

Informe de cumplimiento tributario

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Contabilidad Resumen de

compras,retenciones,fac

turación, mayores,etc

Extraer del sistema el archivo

resumen de compras y retenciones,

resumen de facturación, resumen de

IR, los mayores de las cuentas

contables de impuestosSRI Elaborar documentos de trabajo para

análisis y cuadre de la información Comparar los saldos de cuentas

contables cn los saldos del anexo de

declaración

Analizar y correguir las diferencias

encontradas

Elaborar el informe preliminar de

cumplimiento de contro tributario para

cargar declaraciones en WEB del SRIIngresar la información de declaración

del IVA en el Software DIMM

Formularios

Generar el archivo XML de


Generar el anexo transaccional DIMM

ANEXOS SRI y talón resumen

Validar las casillas, montos y

conceptos del anexo transaccional

con el anexo de declaración

Cargar en la Web de Rentas Internas

los archivos XML de declaración de

impuestos de IVA

Generar los comprobantes de carga

de impuestos de la WEB

Cargar en la Web de Rentas Internas

el archivo XML de declaración del

Generar el talón resumen del anexo

transaccional desde la WEB de

Rentas Internas

Entregar el resumen de declaración a

tesorería

Archivar el talón resumen del anexo

transaccional generado desde la

WEB de Rentas Internas, y

formularios de declaración.

Verificar en el sistema el saldo de la

cuenta contable de los impuestos

con las declaraciones y pagos

efectuados


SRI Aplicaciones Informáticas

Contador


% de cumplimiento tributario

realizado.



de cumplimiento tributario

% Mensual 100%

Realizar el pago de impuestos al SRI , para evitar multas.

SRI

Contador

Contador

PROCESO

Contador

RECURSOS

Extraer del sistema resumenes

Verif icar en el sistema los saldos

Contador

Contador

Contador

(Número de cumplimientos

tributarios realizados / Número

total de informes tributarios a

realizar) x 100


Contador

Contador

Contador

Declaración de Impuestos

Contador

Contador

Contador

Contador

Contador

Contador

Contador



Código: D.I.2.1.1.08.



PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ANÁLISIS TRIBUTARIO

VER FLUJO

239

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE EMISIÓN Y

PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS




CONTROLES INTERNOS

Informes de Estados Financieros con Notas Aclaratorias

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Contabilidad Información extraida del

sistema

Determinar el cumplimiento del

presupuesto de ingresos en unidades

y del presupuesto de gastos.

Analizar y verificar la razonabilidad y

sustento de la conciliación bancaria ,

de la conciliación de módulo de

clientes , depósitos por identificar,

conciliación nómina, conciliación de

módulo de proveedores, anticipos de

proveedores por liquidar, conciliación

de activos fijos, conciliación de

obligaciones bancarias y de terceros,

conciliacion de impuestos por pagar,

conciliacion de retenciones en la

fuentes de clientes

Extraer del sistema el balance de


Actualizar el archivo de los Estados

Financieros con la información del

balance de comprobación extraído del

sistema

Generar los Estados Financieros y

notas aclaratorias, el Margen por

Línea Resultados Acumulado

Enviar al Directorio y al Presidente,

el archivo Estados Financieros y

Resultados Acumulados

Generar los anexos de balance ,

análisis de gastos , anexos

adicionales.

Entregar la carpeta de los Estados

Financieros a la Presidencia y a los

Directivos


Presidente Aplicaciones Informáticas

Contador

Tesorería


% de estados f inancieros

realizados



f inancieros y notas

aclaratorias.

% Anual 100%

Contador

Tesorería

Tesorería

(Número de estados

f inancieros realizados /

Número total de estados

f inancieros a realizar) x 100


RECURSOS

Determinar el Cumplimiento

Entregar la carpeta de los Estados a la Presidencia y Directivos

Tesorería

Contador

Contador

Ejecutar los estados f inancieros para dar a conocer el manejo de ingresos y

gastos de la organización


Tesorería

PROCESO

Contador

Informe: Estados

Financieros y Notas

Aclaratorias


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: E.P.ES.F2.1.1.09



PROCEDIMIENTO: EMISIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

VER FLUJO

240

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE INGRESO DE

DEPÓSITOS EFECTUADOS POR LOS USUARIOS




CONTROLES INTERNOS

Recibos de caja

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Tesorería Crear el código en el

sistema contable

Crear el código del cliente en el

sistema contable

Receptar los depósitos o

transferencias bancarias realizados

Recibos de caja de los

clientes

Verificar los valores depositados por

los clientes en el estado de cuenta

Ingresar el depósito realizado

afectado la o las facturas de cada

cliente

Imprimir el recibo de caja

correspondiente para archivar




% de recibos de caja realizados Medir la eficiencia en la

elaboración de recibos

de caja de los clientes.

% Mensual 100%

Crear un código para cada cliente para un mejor manejo en el sistema

contable


PROCESO

Tesorería

RECURSOS

Crear el código

Imprimir el recibo

Tesorería

Tesorería

Tesorería

(Número de recibos de cja


recibos de caja a realizar) x

100


Tesorería

Aprobó: Paola Páez Revisó: Paola PáezFecha: 08-02-2017


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Paola Páez Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: R.C.C.2.1.2.01


SUBPROCESO: PROCESO DE CRÉDITO Y COBRANZA DE CLIENTES

PROCEDIMIENTO: INGRESO DE DEPÓSITOS EFECTUADOS POR LOS CLIENTES

VER FLUJO

241

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE REVISIÓN DE

SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR




CONTROLES INTERNOS

Informe de saldos de cuentas por cobrar

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Tesorería Sistema contable Revisar cuentas por cobrar de todos

los clientes

Elaborar el informe de saldos de

cuentas por cobrar conjuntamente

con ofrecimientos de pago

Informe : Cuentas por

Cobrar con ofrecimiento

de pago

Divulgar el informe al Presidente para

la aprobación

Archivar informe



Tesorería


% de saldos de cuentas por cobrar

realizadas



de saldos de cuentas por

cobrar

% Mensual 100%

Revisar cuentas por cobrar para receptar ofrecimientos de pagos.


PROCESO

Tesorería

RECURSOS

Revisar cuentas por cobrar

Archivar informe

Tesorería

Tesorería


realizados de saldos de

cuentas por cobrar / Número

total de informes de saldos de

cuentas por cobrar a realizar)

x 100


Tesorería

Aprobó: Paola Páez Revisó: Paola Páez Fecha: 19-04-2006 Vigente: Página: 1 de 1

Realizó: Abigail TituañaResponsable: Paola Páez

Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: R.S.C.C.2.1.2.02


SUBPROCESO: PROCESO DE CRÉDITO Y COBRANZA DE CLIENTES

PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR

VER FLUJO

242

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE REPORTE DE

SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS




CONTROLES INTERNOS

Reporte de saldos bancarios

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Entidades Bancarias Estados de Cuenta Imprimir los estados de cuenta de las

páginas Web de los Bancos

Generar el reporte diario de saldos


Reporte de saldos

bancarios

Entregar el reporte diario de saldos





% de reporte diario de saldos

bancarios realizados


elaboración de reportes

de saldos bancarios.

% Mensual 100%

Tesorería

(Número de reporte de saldos

bancarios realizados / Número

total de reportes de saldos

bancarios a realizar) x 100


RECURSOS

Imprimir los estados de cuenta de la página w eb

Entregar reporte diario de saldos a la administración

Tesorería

Realizar el reporte de saldos bancarios para un mejor control administrativo y

f inanciero


PROCESO

Tesorería


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Paola Páez Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: 2.1.3.01.R.S.B


SUBPROCESO: PROCESO DE TESORERÍA

PROCEDIMIENTO: REPORTE DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS

VER FLUJO

243

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE REGISTRO DE LAS

FACTURAS RECIBIDAS DE PROVEEDORES DE SERVICIOS




CONTROLES INTERNOS

Informe resumen de afectación

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Tesorería Facturas de proveedores Receptar las facturas de los proveedores

de servicios debidamente aprobados

desde el área de compras

Departamento de Contabilidad Receptar el resumen de afectación

contable de pago de impuestos de Control

Tributario

Registrar los créditos, débitos y

transferencias contemplados en el estado

de cuenta

Emisión de comprobantes:

retención en la fuente, Iva,

facturas

Registrar en el sistema las facturas

recibidas de proveedores de servicios

Emitir el comprobante de retención en la

fuente y del IVA de las facturas

registradas

Adjuntar la retención en la fuente y el

comprobante de diario a la factura

Entregar a Contabilidad las facturas de

proveedores de servicios registrados

debidamente sustentados, respaldados y

legalizados.


Proveedores Aplicaciones Informáticas

Contador

Tesorería


% de emisión de comprobantes

realizadas



resumen de afectación.

% Semanal 100%

Contador

Tesorería

(Número de comprobantes


informes resumen a realizar) x

100


RECURSOS

Receptar facturas de los proveedores

Entregar a contabilidad las facturas de los proveedores

Contador

Contador

Contador

Registrar los créditos y débitos en el sistema de los proveedores de

servicios para un buen control dentro de la organización.

SRI

Contador

PROCESO

Tesorería


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: C.P.R.F.2.1.3.02



PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LAS FATURAS RECIBIDAS DE PROVEEDORES DE SERVICIOS

VER FLUJO

244

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE RECEPCIÓN DE

FACTURAS DE PROVEEDORES PARA PAGO




CONTROLES INTERNOS

Informe de facturas receptadas de los proveedores

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Proveedores de suministros y

materiales

Facturas de proveedores Receptar las facturas de proveedores de


Departamento de Tesorería Archivar las facturas de proveedores de


y fecha de vencimiento en cada carpeta

Informe de : Archivos

de proveedores,

suministros y materiales


Proveedores Aplicaciones Informáticas

Tesorería


% de facturas receptadas. Medir la eficiencia en la


de facturas receptadas a

los proveedores

% Semanal 100%

Receptar facturas para un mejor control de compra de suministros y

materiales.


PROCESO

Tesorería

RECURSOS

Receptar facturas

Archivar facturas

(Número de facturas

receptadas/ Número total de

facturas a realizar ) x 100


Tesorería


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Paola Páez Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: C.C.P.P.2.1.3.03



PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES PARA PAGO

VER FLUJO

245

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE EMISIÓN DE

CHEQUES Y TRANSFERENCIAS BANCARIAS




CONTROLES INTERNOS

Memo con f irmas de los cheques

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Tesorería Certif icado de

actividades

Recibir el certif icado de actividades


Departamento de Contabilidad Receptar la cartera de proveedores para

pago desde el departamento de compras,

disponibilidad del efectivo,liquidaciones de

caja chica y de viaje desde contabilidad

Registrar las solicitudes de cheques en el

sistema de acuerdo a los reportes emitidos

Solicitar la aprobación de las solicitudes de

cheques ingresados en el sistema

Imprimir los cheques desde el sistema

aprobados en las solicitudes y entregarlos

Receptar de las f irmas autorizadas los

cheques f irmados

Entregar los cheques y comprobantes de

retención a los proveedores en el día

asignado

Entregar a custodia con un memo los


entregados

Archivar el memo con el recibí conforme



Tesorería


% de comprobantes de cheques

realizadas


elaboración del memo de

comprobantes de cheque

% Semanal 100%

Ejecutar el memo de comprobantes de cheques para un control adecuado.


Tesorería

PROCESO

Tesorería

RECURSOS

Recibir certif icados

Archivar el memo con el recibí conforme

Tesorería

Tesorería

Contador

(Número de memos de


memos a realizar) x 100


Memo de comprobantes de

egreso de los cheques

entregados

Tesorería

Tesorería

Tesorería

Tesorería


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Paola Páez Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: CH.T. 2.1.3.04



PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS BANCARIAS

VER FLUJO

246

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE RESGUARDO DE

LOS COMPROBANTES DE PAGO




CONTROLES INTERNOS

Informe de comprobantes emitidos semanalmente

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Tesorería Comprobantes de egreso Verif icar el número de comprobantes con

el sistema contable

Archivo de los comprobantes de egreso

de los pagos entregados a los

proveedores

Informe: Comprobantes

de egreso entregados




% de comprobantes emitidos Medir la eficiencia en la


de comprobantes

emitidos.

% Semanal 100%

Tesorería

(Número de informes de

comprobantes realizados /

Número total de informes de

comprobantes a realizar) x

100


RECURSOS

Verif icar el número de comprobantes

Archivar los comprobantes de egreso

Verif icar el número de comprobantes en conjunto con el sistema para un

mejor control de emisión de comprobantes

Minisiterio del Deporte

PROCESO

Tesorería


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Paola Páez Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: B.C.2.1.3.05



PROCEDIMIENTO: RESGUARDO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO

VER FLUJO

247

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE ANÁLISIS

FINANCIERO Y DE GESTIÓN DE INFORMES




CONTROLES INTERNOS

Informes de cumplimiento f inanciero y de gestión

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Contabilidad Notif icaciones Receptar notif icaciones de ejecución de


Informes de

Cumplimiento

Analizar la razonabilidad y aplicabilidad de

la información

Elaborar pruebas e indicadores de


Elaborar informes de cumplimiento

f inanciero y de gestión y difundir al

Directorio


Contador Apliaciones Informáticas


% de informes de cumplimiento

realizados



de cumplimiento

f inanciero.

% Mensual 100%

Realizar informes de cumplimiento f inanciero para analizar la razonabilidad de

la organización.


PROCESO

Contador

RECURSOS

Receptar notif icaciones

Elaborar informes

Contador

Contador


cumplimiento realizados /


cumplimiento a realizar) x 100


Contador


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: I.C.3.1.1.01

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

SUBPROCESO: ASESORÍA ESPECIALIZADA FINANCIERA

PROCEDIMIENTO: ANÁLISIS FINANCIERO Y DE GESTIÓN DE INFORMES

VER FLUJO

248


CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE LA ELABORACIÓN

DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL (POA)




CONTROLES INTERNOS

Informe del POA aprobado

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Ministerio de Deportes POA Receptar disposición de realizar el

presupuesto institucionalAdministrador Solicitar información a las diferentes

áreas administrativas

Receptar la información solicitada

Analizar y clasificar la información

recibida

POA Aprobado Federación

Elaborar el POAEnviar al Ministerio de Deportes

Esperar la aprobación o cambios por

parte del Ministerio de Deportes

Receptar observaciones

Elaborar el POA corregido


Ministerio de DeportesNotificar POA aprobado


Ministerio del Deporte Aplicaciones Informáticas

Administrador


% de POA aprobado Medir la eficiencia en la


% Anual 100%

Roberto Paz


Roberto Paz

Roberto Paz

Roberto Paz

(Número de informe realizado /

Número total de informe

aprobado ) x 100


RECURSOS

Presupuesto institucional

Enviar documentos

Roberto Paz

Roberto Paz

Roberto Paz

Realizar el presupuesto institucional para distribuir a las diferentes áreas de

la organización.


Roberto Paz

Roberto Paz

PROCESO

Roberto Paz

Aprobó: Roberto Paz Revisó: Roberto PazFecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1

Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Roberto Paz Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: A.1.1.1.01

PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA ADMINISTRATIVA

SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL

VER FLUJO

249

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE LA DIRECCIÓN DE

PLANIFICACIÓN




CONTROLES INTERNOS

Pedidos de adquisición

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento Administrativo Pedidos de adquisición Receptar pedidos de adquisición

Verificar actividades en el POAAjustar el POA en el caso de

requerimiento

Elaborar la certificación de

actividades respaldadas en el POA

Certif icaciones de

actividades respaldadas

en el POA

Remitir la certificación a las unidades

Archivar las certificaciones


Administrador Aplicaciones Informáticas


% de pedidos de adquisición. Medir la eficiencia en los

pedidos de adquisición.

% Anual 100%

Roberto Paz

Roberto Paz

Roberto Paz

(Número de pedidos de

adquisición / Número total de

certif icaciones archivadas ) x

100


RECURSOS

Roberto Paz

Remitir certif icaciones y ajustar el POA en caso de requerimiento insitucional.


PROCESO

Roberto Paz

Roberto Paz

Pedidos de aquisición

Archivar las certif icaciones


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Roberto Paz Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: A.1.1.1.02



PROCEDIMIENTO: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

VER FLUJO

250

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE LA LABORACIÓN

DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN (PAC)




CONTROLES INTERNOS

Informe de PAC aprobado

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento Administrativo Cuadro de adquisiciones Anexar cada item a adquirir

Realizar cuadro de adquisiciones según

formato USHAY

Pliegos USHAY

Elaboración de pliegos mediante USHAY




% de plan anual de contratación

aprobado



del PAC.

% Anual 100%

Realizar cuadro de adquisiciones de manera eficiente y eficaz.


PROCESO

Administrador

RECURSOS

Anexar cada item

Elaboración de pliegos

Administrador

(Número de cuadro de

adquisicones / Número total de

informe de PAC aprobado ) x

100


Administrador

Aprobó: Roberto Paz Revisó: Roberto Paz Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1

Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Roberto Paz Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: P.A.C.A1.1.1.03

PROCESO: GESTIÓN ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA


PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN

VER FLUJO

251

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE LA AQUISICIÓN

POR COMPRAS PÚBLICAS




CONTROLES INTERNOS

Informe de adquisición de compras públicas

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


PAC Procesos de aquisicón Subir PAC

Subir Pliegos

Registrar procesos de adquisición

Ejecución de procesos de adquisición

de infinita cuantía,subasta inversa y

obras de menor cuantía.

Adquisición de Compras

Públicas




% de adquisición de compras

públicas.

Medir la eficiencia el

proceso de compras

públicas.

% Anual 100%

Realizar procesos de aquisición de compras públicas para un mejor

desempeño organizacional.


PROCESO

Roberto Paz

RECURSOS

Subir PAC

Ejecución de Procesos

Roberto Paz

Roberto Paz

(Número de registros de

procesos de adquisicón /

Número total de ejecución de

procesos de adquisición.) x

100


Roberto Paz


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Roberto Paz Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: I.A.C.P.1.1.1.04



PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR COMPRAS PÚBLICAS

VER FLUJO

252

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DEL SEGUIMIENTO

DE LA PLANIFICACIÓN




CONTROLES INTERNOS

Informe de seguimiento

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Administrador Seguimiento de la

planif icación

Recopilación de documentación

sustentatoria

Analizar las documentaciones

recibidas

Informe de Seguimiento

Definir puntos de control

Elaborar la matriz de evaluación,

anexos y justificativos e informe de

seguimiento

Aprobar informe de seguimiento con

el Directorio

Archivar informe aprobado




% de documentación sustentaria Medir la eficiencia en el

informe de seguimiento

% Mensual 100%

Roberto Paz

(Número de recopilación de

documentación sustentatoria/


seguimiento.) x 100


RECURSOS

Recopilación de documentación sustentatoria

Archivar informe aprobado

Roberto Paz

Roberto Paz

Roberto Paz

Realizar un seguimiento a la planif icación estratégica para un mejor manejo

administrativo.


Roberto Paz

PROCESO

Roberto Paz


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Roberto Paz Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: C.P.1.2.1.01

PROCESO: GESTIÓN DEL CONTROL ESTRATÉGICO

SUBPROCESO: CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN

PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN

VER FLUJO

253

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE RECLUTAMIENTO

Y SELECCIÓN DEL PERSONAL




CONTROLES INTERNOS

Informe de recursos y vacantes disponibles

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Federación Vacante disponible Establecer la existencia de una

vacante y la necesidad de cubrirla.

Elaborar y revisar la orden de

requisición del personalRequerir al jefe del departamento

Contable un informe de recursos

Revisión de informe

Aprueba la contratación y fija el

posible sueldo de la vacante

Descripción de funciones y perfil de

las personas interesadas a ocupar la

vacante.

Contratación del nuevo

personal

Definición del tipo de reclutamiento a

usar: interno o externo

Publicación del anuncio en el

periódico o internet.

Pago del anuncio (en el caso de

publicación en el periódico)

Recepción de las hojas de vida de los

postulantes a ocupar la vacanteAnálisis minucioso de las hojas de

Preselección de posibles candidatos

a ocupar el cargo.

Entrevista a los preseleccionados.

Toma de pruebas de conocimiento y

psicológicas a los aspirantes.

Selección de los tres mejores

postulantes, en base a los resultados

obtenidos en las pruebas y la

entrevista.

Entrevista a los tres posibles

candidatos a ocupar la vacante

Selecciona al nuevo empleado de la

Federación y comunica al

departamento administrativo para que

inicie el procedimiento de

contratación



Talento Humano

Jefe del Departamento de Tesorería

Jefe del Departamento donde existe la vacante


% de vacantes disponibles Medir la eficiencia en el

informe de recursos.

% Eventual 100%

Jefe del Departamento donde

existe la vacante

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

Jefe del Departamento de

Tesorería

Talento Humano

Talento Humano

(Número de vacantes

disponibles / Número total de

personal contratado) x 100


Presidente

Talento Humano

Talento Humano

Presidente

RECURSOS

Establecer la existencia de una vacante

Procedimiento de Contratación

Presidente

Presidente

Presidente

Contratar a personal nuevo , con el f in de cubrir la vacante disponible


Talento Humano

Talento Humano

PROCESO

Jefe del Departamento donde

existe la vacante

Aprobó: Pilar JucaRevisó: Pilar Juca

Fecha: 02-08-2017Vigente: Página: 1 de 1

Realizó: Abigail TituañaResponsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: Actual

Código: A.C.1.1.1.05

PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL

VER FLUJO

254

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CONTRATACIÓN




CONTROLES INTERNOS

Contrato Firmado

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Federación Nuevo empleado Verificar la disponibilidad de la

persona contratada, es decir si está

dispuesto a ocupar el cargo.

Realizar una última entrevista antes

de la firma del contrato.

Solicitar los documentos necesarios

para la contratación del nuevo

empleado.

Verificación de la documentación.

Registro de datos del nuevo

empleado en el Sistema de

Administración Integral de trabajo y

empleo,

Realizar el aviso de entrada en el

Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social (IESS)

Revisión del contrato y del aviso de

entrada

Contacta al empleado para firmar el

contrato

Hace firmar el contrato de trabajo y

aviso de entrada al nuevo empleado

Entrega de copia del contrato y aviso

de entrada al nuevo empleado y

archivo de los mismos en su

expediente.



Talento Humano


% de contratos f irmados. Medir la eficiencia en

contratos f irmados.

% Eventual 100%

Firma de Contrato

Contratar de manera formal al nuevo empleado para cubrir la vacante

disponible.

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

Talento Humano

Talento Humano

PROCESO

Talento Humano

RECURSOS

Verif icar la disponibilidad de la persona contratada

Copia de Contrato

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

(Número de vacantes

disponibles / Número total de

contratos f irmados) x 100


Talento Humano

Presidente

Talento Humano

Presidente

Aprobó: Pilar Juca Revisó: Pilar JucaFecha: 08-02-2017


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: A.C.2.1.1.01



PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN

VER FLUJO

255

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE INDUCCIÓN AL

PERSONAL




CONTROLES INTERNOS

Contrato de Trabajo

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento donde exista la

vacante

Cubrir la vacante

solicitada

Reunión con el nuevo integrante de la

federación para darle la bienvenida.

Presentación del nuevo trabajador

con todo el personal de la federación.

Conocimiento de

funciones

Llevarlo a conocer las instalaciones y

su oficina.

Entrega de una copia del reglamento

interno

Explicación a cerca de las

actividades que debe realizar, cuáles

son sus responsabilidades y los

resultados que se esperan conseguir

con su trabajo.

Entrega oficial de su lugar de trabajo


Talento Humano Aplicaciones Informáticas

Jefe del Departamento donde existe la vacante


% de personal nuevo. Medir la eficiencia en el

contrato de trabajo

% Anual 100%

Presentar al nuevo empleado a todos los departamentos de la federación

Ministerio de Relaciones Laborales- Ministerio del Deporte

Talento Humano

PROCESO

Jefe del departamento donde

existe la vacante

RECURSOS

Presentación del nuevo empleado a la federación

Entrega oficial de su lugar de trabajo

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

(Número de actividades

realizada / Número total de

actividades establecidad en el

contrato) x 100


Talento Humano

Aprobó: Pilar Juca Revisó: Pilar Juca Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1

Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: A.C.2.1.1.02



PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN AL PERSONAL

VER FLUJO

256

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE TERMINACIÓN DE

LA RELACIÓN LABORAL (RENUNCIA VOLUNTARIA)




CONTROLES INTERNOS

Presentación de informe de actividades realizadas en su período laboral

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Trabajador Carta de renuncia Presentar la carta de renuncia ante el

jefe inmediato

Dialogar a cerca de los motivos de la

renuncia.

Comunicar el acontecimiento al

Presidente .

Hablar con el trabajador y aceptar la

carta de renuncia

Da las pautas para que elabore y

presente el informe de actividades

dentro del período acordado con el

Presidente

Presentación del informe de

actividades ante su jefe inmediato

para que lo revise.

Comunica al departamento

Administrativo y Financiero la

renuncia del trabajador para liquidar

los haberes.

Informes de Actividades

realizadas por el

empleado en su período

de trabajo

Entrega el valor de la liquidación al

trabajador.

Registra la salida y la liquidación del

empleado en el Ministerio de Trabajo

Realiza el aviso de salida del

trabajador en el Instituto Ecuatoriano

de Seguridad Social (IESS)

Archiva la carta de renuncia en la

carpeta del ex trabajador, junto con

su informe, la liquidación y el aviso de

salida del IESS.



Trabajador


% de actividades realizadas en su

período

Medir la eficiencia en el

informe de actividades

realizada en su período.

% Anual 100%

Jefe del Departamento en el

que trabaja

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano


realizadas / Número total del

informe de actividades) x 100


RECURSOS

Presentar carta de renuncia

Archivar carta de renuncia

Jefe del Departamento en el

que trabaja

Presidente

Talento Humano

Terminar la relación laboral con el empleado


Trabajador

Talento Humano

PROCESO

Trabajador

Aprobó: Pilar JucaRevisó: Pilar Juca Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1

Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar JucaRevisión: Rev. 00 Estatus: Actual

Código: T.R.L.V.B.2.2.2.1

PROCESO: GESTIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL

SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL

PROCEDIMIENTO: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL (RENUNCIA VOLUNTARIA)

VER FLUJO

257


LA RELACIÓN LABORAL VISTO BUENO EMPLEADOR




CONTROLES INTERNOS

Presentación de informe de actividades realizadas en su período laboral

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Empleados Visto bueno empleador Notifica la conducta del trabajador

ante el jefe del departamento

Administrativo.

Verificar la existencia de una de las

causales citadas en el art. 172 del

código de trabajo.

Notificar al Presidente. Aviso de Salidad el

empleado

Da la orden para solicitar el visto

bueno.

Prepara la documentación

respectiva. (Solicitud de visto bueno,

copia del nombramiento del

representante legal, cedula de

identidad, ruc, certificado de

cumplimiento de obligaciones del

IESS, croquis de la dirección del

lugar de notificación, copia del

contrato de trabajo legalizado)

Ingresa la documentación en el


Califica el visto bueno

Notifica al trabajador y le concede

dos días para que conteste.

Señala día y hora en el lugar de

trabajo para realizar la investigación y

receptar pruebas en caso de

haberlas.

Dicta la resolución y notifica al

casillero judicial.

Se comunica la resolución del

inspector al Presidente y se solicita

la presentación del informe de

actividades al trabajador


actividades ante su jefe inmediato y

el jefe del departamento

Administrativo

Pone en conocimiento del hecho al

departamento Administrativo

Financiero para que realice la

liquidación.

Realiza la liquidación de haberes al

trabajador.


empleado en el Ministerio de Trabajo.


trabajador en el Instituto Ecuatoriano

de Seguridad Social (IESS)


Inspector de Trabajo Aplicaciones Informáticas

Presidente

Talento Humano

Trabajador


% de actividades realizadas. Medir la eficiencia en la


de actividades

realizadas.

% Eventual 100%

Talento Humano

Ejecutar la f inalización del contrato por visto bueno.


Talento Humano

Inspector de Trabajo

PROCESO

Jefe del Departamento en el que

trabaja

RECURSOS

Talento Humano

Trabajador

Talento Humano

Talento Humano

Notif ica conducta del trabajador

Realizar el aviso de salida

Talento Humano

Presidente

Talento Humano


realizadas / Número total

activididades requeridas en el

contrato ) x 100


Talento Humano




Talento Humano

Aprobó: Pilar JucaRevisó: Pilar Juca Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1

Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar JucaRevisión: Rev. 00 Estatus: Actual

Código: T.R.L.V.B.2.2.2.2



PROCEDIMIENTO: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL ( VISTO BUENO EMPLEADOR )

VER FLUJO

258


LA RELACIÓN LABORAL VISTO BUENO TRABAJADOR




CONTROLES INTERNOS

Informe de cumplimiento e irregularidades

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Talento Humano Existencia de causales Verif icar la existencia de una de las

causales citadas en el art. 173 del código

de trabajo.

Ministerio de Relaciones Laborales. Preparar la respectiva documentación.

(Solicitud de visto bueno, copia de cedula

de ciudadanía, hoja de vida del trabajador,

y croquis de la dirección de notif icación al

empleador.

Ingresar la documentación en las oficinas

del Ministerio de Trabajo Recibe la solicitud

Notif ica al interesado dentro de

veinticuatro horas y le concede dos días

para que conteste.

Con o sin la contestación, se realiza la

investigación y se dicta resolución dentro

del tercer día.

Comunica la resolución del inspector de

trabajo al Jefe del departamento

Administrativo

Informe de: Actividades

ante su jefe inmediato

Ministerio de

Relaciones Laborales

Solicita la elaboración del informe de

actividades.

Presentación del informe de actividades

ante su jefe inmediato y el jefe del


Pone en conocimiento del hecho al

departamento Administrativo - Financiero


trabajador.


empleado en el Ministerio de Trabajo.

Realiza el aviso de salida del trabajador en

el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

( IESS)


Inspector de Trabajo Aplicaciones Informáticas

Presidente

Talento Humano

Trabajador


% de existencia de causales. Medir la eficiencia en el

informe de cumplimiento

e irregularidades

% Eventual 100%

Trabajador

Presidente

Talento Humano

Trabajador

Talento Humano

Talento Humano

(Número de causales

existentes / Número total de

liquidación del empleado) x 100


Talento Humano

RECURSOS

Verif icar la existencia de una de las causales

Realizar el aviso de salida

Trabajador

Inspecor de Trabajo

Inspecor de Trabajo

Realizar la liquidación de haber al trabajador en caso de haber incumplido con

la ley.


Inspecor de Trabajo

Talento Humano

PROCESO

Trabajador


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: T.R.L.V.B.T.2.2.2.



PROCEDIMIENTO: TERMINACIÓN DE RELACIÓN LABORAL (VISTO BUENO TRABAJADOR)

VER FLUJO

259


LA RELACIÓN LABORAL FINALIZACIÓN DEL CONTRATO




CONTROLES INTERNOS

Informe de actividades

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Talento Humano Comunicar que se

f inalizará el contrato

Comunicar al Jefe del departamento de

Talento Humano que su contrato culminará

en treinta días

Dar a conocer al Presidente que el

contrato está por vencer.

Dialoga con el trabajador y da paso para

continuar con el proceso de culminación


Programa la entrega del informe de

actividades

Contrato f inalizado

Entrega el informe de actividades a su

Jefe inmediato y al Jefe del departamento

Administrativo.

Presentación de informe

de actividades

Informa al departamento Administrativo –

Financiero para que prepare la liquidación.


trabajador y entregar.

Ministerio de

Relaciones Laborales


empleado en el Ministerio de Relaciones

Laborales

Realiza el aviso de salida del trabajador en

el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

(IESS)



Talento Humano

Trabajador


% de actividades realizadas Medir la eficiencia en el

informe de actividades

% Eventual 100%

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano


realizadas / Número total de

actividades presentadas en el

informe) x 100


RECURSOS

Comunicar al jefe del departamento de talento humano que su

contrato culminará

Registro de aviso de salida

Presidente

Planif icador Informático

Talento Humano

Avisar oportunamente que el contrato f inalizará en un término de treinta días.

Ministerio de Relaciones Laborales - IESS

Trabajador

PROCESO

Trabajador


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: F.C.2.2.2.4



PROCEDIMIENTO: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN FORMAL (TERMINACIÓN DEL CONTRATO)

VER FLUJO

260

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE ELABORACIÓN

DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN




CONTROLES INTERNOS

Informe de falta de capacitación al personal

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Talento Humano Necesidad de capacitar Determinar la necesidad de capacitar al

personal

Diagnóstico de la necesidad de capacitar a

los trabajadores.

Establecer el objetivo del curso de

capacitación

Pedir la respectiva autorización para poder

desarrollar la capacitación al Presidente

Análisis de la disponibilidad de recursos

económicos para la capacitación

Aprobación del curso de capacitación

Cotización de al menos tres empresas que

brinden servicios de capacitación

Informe: Constancia de

falta de capacitación

Decidir el proveedor que habrá de

capacitar al personal

Hablar con el proveedor para acordar

cómo se llevará a cabo la capacitación, es

decir precio y forma de pago, tiempo de

duración, materiales, etc.

Análisis del curriculum de los instructores

del curso.

Comunicación al personal que participará

de la capacitación, mediante correo

electrónico.



Contador


% de inexistencia de capacitación Medir la eficiencia en

adquirir nuevos

conocimientos en la

capacitación.

% Semestral 100%

Talento Humano

Contador

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

(Número de personal a

capacitar / Número total de

personal que asistió a la

capacitación x 100 )


RECURSOS

Determinar la necesidad

Comunicar al personal que va a participar en la capacitación

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

Apoyar al personal a que adquiera nuevos conocimientos dentro de la

organización.


Talento Humano

Talento Humano

PROCESO

Talento Humano


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: E.P.C.2.3.1.1

PROCESO: GESTIÓN DE CAPACITACIÓN

SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

VER FLUJO

261

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE EJECUCIÓN DEL

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN




CONTROLES INTERNOS

Informe del curso recibido

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Capacitador Necesidad de

capacitación

Iniciar la capacitación por parte del

capacitador

Departamento de Talento Humano Realizar un control minucioso de

asistencia del personal

Al f inalizar el curso, se realizará una

encuesta de satisfacción de la

capacitación a todos los participantes.

Empresa capacitadora

Entrega de certif icado de capacitación por

parte del proveedor

Informe del curso recibido

por parte del empleados y

empleadores

Analizar en conjunto tanto empleados

como empleadores la calidad del curso

recibido , siendo esta de manera positiva

volver a contrar siendo lo opuesto buscar

un mejor proveedor

Cancelación de la factura de acuerdo al

convenio establecido por las partes.



Contador

Capacitador


% de asistencias del personal Medir la eficacia y

eficiencie del curso en el

informe realizado.

% Semestral 100%

Incentivar al personal a estar mejor preparados en su vida tanto personal

como profesional.


Empleador/ Empleados

PROCESO

Capacitador

RECURSOS

Iniciar la capacitación

Cancelación de la factura

Talento Humano

Capacitador

Capacitador


previstas revisar en el curso/

Número total de actividades

recibidas en el curso) x 100


Contador


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: E.P.C.2.3.1.2

PROCESO: GESTIÓN DE CAPACITACIÓN

SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

VER FLUJO

262

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE REGISTRO,

CONTROL DE DOCUMENTOS




CONTROLES INTERNOS

Informe de documentaciones

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Administrador Documentación Receptar Documentación

Clasif icar la Documentación Documentación correcta

para las distintas áreas

Distribución de la Documentación

Archivar la Documentación




% de documentación recibida Medir la eficiencia en la

correcta distribución de

documentos

% Diario 100%

Administrador

(Número de documentos

recibidos / Número total de

documentos distribuidos x 100


RECURSOS

Receptar documentación

Archivar documentación

Administrador

Administrador

Receptar documentación correcta para una correcta distribución dentro de la

organización


PROCESO

Administrador


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Roberto Paz Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: D.C.I.3.1.1.01

PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO: REGISTRO, CONTROL DE DOCUMENTOS

VER FLUJO

263

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CONTROL DEL

HORARIO DE TRABAJO




CONTROLES INTERNOS

Informe de cumplimiento de jornada laboral

CONTROLES EXTERNOS

LIMITES

Inicio:

Fin:


Departamento de Talento Humano Horario de Trabajo Dar a conocer al empleado, su horario de

trabajo.

Registrar en el sistema la huella del

trabajador.

Enseñarle al empleado a usar el lector de

huellas digitales.

Registrar día a día su horario de entrada y

salida.

Revisar que los trabajadores cumplan con

su jornada de trabajo.

En caso de existir atrasos o faltas, revisar

que los certif icados médicos cumplan con

las políticas de la empresa.

Archivar los certif icados como constancia

de la falta justif icada.

Informes de: Asistencia

laboral

Emitir el informe de asistencia al f inal de

cada mes y entregarlo al departamento

Administrativo y Financiero para que en

base a este se calcule el rol de pagos.



Trabajador


% de huellas registradas de los

empleados

Medir la eficiencia en el

horario de trabajo de los

empleados.

% Mensual 100%

Talento Humano

Talento Humano

Talento Humano

(Número de huellas

registradas en el lector /

Número total de huellas

existentes ) x 100


RECURSOS

Dar a conocer el empleado, su horario de trabajo

Informe de asistencia al f inal de cada mes

Talento Humano

Trabajador

Talento Humano

Dar a conocer al empleado su horario de trabajo para que de esta manera

ayude a la organización a ser eficiente y eficaz en sus servicios.


Talento Humano

PROCESO

Talento Humano


Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: C.H.T.3.1.1.02

PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO: CONTROL DEL HORARIO DE TRABAJO

VER FLUJO

264

3.3.4. Diagrama de flujos de los procesos mejorados.

La culminación satisfactoria del mejoramiento de procesos del Departamento

Administrativo y Financiero, se cimenta en la representación gráfica de la secuencia de

las actividades que tiene cada uno de los procesos, sub proceso y procedimientos y que

se realizan para obtener los resultados es importante citar que los resultados puede ser

un producto, un servicio, o bien una combinación de ambos.

La flujo diagramación de los procesos, sub procesos y procedimientos propuestos

cumplen las características más elementales e importantes que ayudan a comprender la

naturaleza de la herramienta.

Capacidad de Comunicación.- con la puesta en común de conocimientos

individuales sobre los proceso, sub procesos y procedimientos y facilita la

mejor comprensión global de los mismos.

Claridad.- Proporciona la información sobre los procesos, sub procesos y

procedimientos de forma clara, ordenada y concisa.

265


Figura 66 Representación gráfica del procedimiento elaboración del presupuesto

266

Figura 67 Representación gráfica del procedimiento emisión de directrices financieras

267

Figura 68 Representación gráfica del procedimiento control estratégico

268

Figura 69 Representación gráfica del procedimiento registro de transacciones

269

Figura 70 Representación gráfica del procedimiento elaboración de conciliaciones

bancarias

270

Figura 71 Representación gráfica del procedimiento control y análisis del manejo de

inventarios suministros

271


procedimientos de nómina

272


procedimientos de pago a proveedores

273

Figura 74 Representación gráfica del procedimiento control y análisis del control

documentario de clientes

274

Figura 75 Representación gráfica del procedimiento cierre de fin de mes

275

Figura 76 Representación gráfica del procedimiento control y análisis tributario

276

Figura 77 Representación gráfica del procedimiento emisión y presentación de estados

financieros

277

Figura 78 Representación gráfica del procedimiento ingreso de depósitos efectuados por

los usuarios

278

Figura 79 Representación gráfica del procedimiento revisión de saldos de cuentas por

cobrar

279

Figura 80 Representación gráfica del procedimiento reporte de saldos de cuentas

bancarias

280

Figura 81 Representación gráfica del procedimiento registro de las facturas recibidas de

proveedores de servicios

281

Figura 82 Representación gráfica del procedimiento recepción de facturas de

proveedores para pago

282

Figura 83 Representación gráfica del procedimiento emisión de cheques y transferencias

bancarias

283

Figura 84 Representación gráfica del procedimiento resguardo de los comprobantes de

pago

284

Figura 85 Representación gráfica del procedimiento análisis financiero y de gestión de

informes

285


Figura 86 Representación gráfica del procedimiento elaboración de la planificación

operativa anual (poa)

286

Figura 87 Representación gráfica del procedimiento dirección de planificación

287

Figura 88 Representación gráfica del procedimiento elaboración del plan anual de

contratación (pac)

288

Figura 89 Representación gráfica del procedimiento adquisición por compras públicas

289

Figura 90 Representación gráfica del procedimiento seguimiento de la planificación

290

Figura 91 Representación gráfica del procedimiento reclutamiento y selección del

personal

291

Figura 92 Representación gráfica del procedimiento contratación

292

Figura 93 Representación gráfica del procedimiento inducción al personal

293

Figura 94 Representación gráfica del procedimiento renuncia voluntaria

294

Figura 95 Representación gráfica del procedimiento visto bueno empleador

295

Figura 96 Representación gráfica del procedimiento visto bueno del trabajador

296

Figura 97 Representación gráfica del procedimiento finalización del contrato

297

Figura 98 Representación gráfica del procedimiento elaboración del programa de

capacitación

298

Figura 99 Representación gráfica del procedimiento ejecución del programa de

capacitación

299

Figura 100 Representación gráfica del procedimiento registro, control de documentos

300

Figura 101 Representación gráfica del procedimiento control del horario de trabajo

301

3.3.5. Informe de procesos mejorados

En base a lo evaluado se ha mejorado las actividades de los procedimientos

administrativos y financieros, uniendo actividades para evitar tiempos innecesarios,

también se ha mejorado los tiempos de cada una de las actividades de ambos

departamentos para evitar tiempos muertos o innecesarios, para un eficaz y eficiente

desempeño. A su vez en vista que en el departamento financiero no hay talento humano

se ha propuesto también los procedimientos del mismo.

Para lo cual en la siguiente tabla se podrá hacer una breve comparación de lo actual con

lo que se propone mejorar, para un mejor entendimiento y comprensión.

302

PROCESOS MEJORADOS FINANCIEROS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD ACTUAL FRECUENCIA

EN MINUTOS

ACTUAL

ACTIVIDAD ACTUAL FRECUENCIA

EN MINUTOS

MEJORADO

Elaboración del

Presupuesto

Receptar disposición de realizar el

presupuesto

30 Solicitar y receptar información a

las diferentes áreas ( contabilidad y

tesorería)

2880

Solicitar información a las diferentes

áreas (contabilidad y tesorería)

4320 Elaborar el POA y enviarla al


1560

Receptar la información solicitada 4320 Receptar observaciones 2880

Analizar y clasificar la información

recibida

360 Corregir el POA conforme

observaciones del Ministerio de

Deportes

180

Elaborar el POA 360 Obtener la aprobación por parte del

Ministerio de Deportes y notificar al

Directorio

100

Enviar al Ministerio de Deportes 180

Esperar la aprobación o cambios por

parte del Ministerio de Deportes

4320

Receptar observaciones 360

Elaborar el POA corregido 360



60

Notificar POA aprobado al Directorio 1440

303

Emisión de Directrices

Financieras

Emitir disposiciones presupuestarias y

contables a las unidades administrativas

y financieras

360 Emitir disposiciones

presupuestarias y contables a las

unidades administrativas y

financieras

240

Archivar informes 360 Archivar informes 15

Control Estratégico Solicitar a las unidades de negocio los

controles que manejan

1440 Solicitar a las unidades de tesorería

y contabilidad el informe de


120

Evaluar los controles que se aplican 4320 Elaborar el informe general de


1440

Emitir el informe con sugerencias de

cambio a los controles que deben

efectuar.

4320 Remitir el informe al Directorio y


60

Divulgar el informe a las unidades

involucradas

1440 Archivar informes 15

Archivar informes 1440

Emitir disposiciones y elaborar el

informe financiero

1440

Elaborar, despachar y archivar

comunicaciones

1440

304

Registro de Transacciones Entregar a tesorería la liquidación de

caja chica y de viaje

60 Entregar a tesorería la liquidación

de caja chica y de viaje físicas

15

Archivar los respaldos ya cancelados 5 Archivar los respaldos de las

liquidaciones

15

Archivar los diarios contables

debidamente respaldados en las carpetas

secuenciales.

360

Elaboración de

conciliaciones bancarias

Archivar el informe de conciliación 60 Archivar el informe de conciliación 15

Control y análisis del

manejo de inventarios

suministros

Archivar los informes emitidos 60 Archivar los informes emitidos 15

Cierre de fin de mes Registrar las actas de finiquito de

empleados

360 Registrar las actas de finiquito de

empleados

180

Control y análisis

tributario

Extraer del sistema el archivo resumen

de compras y retenciones, resumen de

facturación, resumen de IR, los mayores

de las cuentas contables de impuestos

360 Extraer del sistema el archivo

resumen de compras y retenciones,

resumen de facturación, resumen de

IR, los mayores de las cuentas

contables de impuestos

120

Comparar los saldos de cuentas

contables con los saldos del anexo de

declaración

360 Comparar los saldos de cuentas

contables con los saldos del anexo

de declaración

120

305

Analizar y corregir las diferencias

encontradas

360 Analizar y corregir las diferencias

encontradas

180

Generar el archivo XML de declaración

de impuestos de IVA

1440 Generar el archivo XML de


60

Generar el anexo transaccional DIMM

ANEXOS SRI

60 Generar el anexo transaccional

DIMM ANEXOS SRI y talón

resumen

60

Generar el talón resumen del sistema

DIMM ANEXOS

60

Revisión de saldos de

cuentas por cobrar

Emitir el informe de saldos de cuentas

por cobrar conjuntamente con

ofrecimientos de pago

180 Revisar cuentas por cobrar de todos

los clientes

40

Elaborar el informe de saldos de

cuentas por cobrar conjuntamente

con ofrecimientos de pago

60

Divulgar el informe al Presidente

para la aprobación

30

Archivar informe 15

Reporte de Saldos de

Cuentas Bancarias

Generar el reporte diario de saldos


120 Generar el reporte diario de saldos


20

306

Emisión de cheques y

transferencias bancarias

Receptar la cartera de proveedores para

pago desde el departamento de compras,

disponibilidad del efectivo,

liquidaciones de caja chica y de viaje

desde contabilidad

5 Recibir el certificado de actividades


5

Registrar las solicitudes de cheques en

el sistema de acuerdo a los reportes

emitidos

15 Receptar la cartera de proveedores

para pago desde el departamento de

compras, disponibilidad del

efectivo, liquidaciones de caja chica

y de viaje desde contabilidad

5

Solicitar la aprobación de las solicitudes

de cheques ingresados en el sistema

15 Registrar las solicitudes de cheques

en el sistema de acuerdo a los

reportes emitidos

15

Imprimir los cheques desde el sistema

aprobados en las solicitudes

15 Solicitar la aprobación de las

solicitudes de cheques ingresados

en el sistema

15

Entregar los cheques para revisión,

aprobación y firmas

15 Imprimir los cheques desde el

sistema aprobados en las solicitudes

y entregarlos

15

Receptar de las firmas autorizadas los

cheques firmados

15 Receptar de las firmas autorizadas

los cheques firmados

30

307

Entregar los cheques y comprobantes de

retención a los proveedores en el día

asignado

15 Entregar los cheques y

comprobantes de retención a los

proveedores en el día asignado

5

Entregar a custodia con un memo los


entregados

15 Entregar a custodia con un memo

los comprobantes de egreso de los

cheques entregados

10

Archivar el memo con el recibí

conforme

15 Archivar el memo con el recibí

conforme

15

Resguardo de los

comprobantes de pago

Archivo de los comprobantes de egreso

de los pagos entregados a los

proveedores

15 Verificar el número de

comprobantes con el sistema

contable

30

Archivo de los comprobantes de

egreso de los pagos entregados a los

proveedores

15

Análisis Financiero y de

Gestión de Informes

Receptar notificaciones de ejecución de


30 Receptar notificaciones de

ejecución de procedimientos y

actividades

30

Analizar la razonabilidad y


30 Analizar la razonabilidad y


30

Elaborar pruebas e indicadores de


30 Elaborar pruebas e indicadores de


30

Elaborar informes de cumplimiento

financiero y de gestión

30 Elaborar informes de cumplimiento

financiero y de gestión y difundir al

Directorio

30

Difundir el informe al personal directivo 30

308

PROCESOS MEJORADOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENT

O ACTUAL ACTIVIDAD

FRECUENCI

A EN

MINUTOS

PROCEDIMIENT

O MEJORADO

ACTIVIDAD MEJORADA

FRECUENCI

A EN

MINUTOS

MEJORADO

Elaboración de la

Planificación

Operativa Anual

(POA)

Receptar disposición de realizar

el presupuesto institucional 30

Receptar disposición de realizar

el presupuesto institucional 30


diferentes áreas administrativas 4320


diferentes áreas administrativas 60


solicitada 4320


solicitada 2880

Analizar y clasificar la

información recibida 360

Analizar y clasificar la

información recibida 360

Elaborar el POA 360 Elaborar el POA 360

Enviar al Ministerio de

Deportes 180

Enviar al Ministerio de

Deportes 120

Esperar la aprobación o

cambios por parte del


4320

Esperar la aprobación o

cambios por parte del


4320

Receptar observaciones 360 Receptar observaciones 360

Elaborar el POA corregido 360 Elaborar el POA corregido 180

Obtener la aprobación por parte

del Ministerio de Deportes 60

Obtener la aprobación por parte

del Ministerio de Deportes 60

Notificar POA aprobado 1440 Notificar POA aprobado 1440

Dirección de

Planificación

Receptar pedidos de adquisición 20

Verificar actividades en el POA 60

Ajustar el POA en el caso de

requerimiento 25

Elaborar la certificación de

actividades respaldadas en el 120

309

POA

Remitir la certificación a las

unidades 10

Archivar las certificaciones 15

Reclutamiento y

selección del

personal

Establecer la existencia de una

vacante y la necesidad de

cubrirla.

15

Elaborar y revisar la orden de

requisición del personal 15

Requerir al jefe del

departamento Contable un

informe de recursos económicos

destinados para la vacante.

30

Revisión de informe 20

Aprueba la contratación y fija el

posible sueldo de la vacante 20

Descripción de funciones y

perfil de las personas

interesadas a ocupar la vacante.

60

Definición del tipo de

reclutamiento a usar: interno o

externo

30

Publicación del anuncio en el

periódico o internet. 30

Pago del anuncio (en el caso de

publicación en el periódico) 30

Recepción de las hojas de vida

de los postulantes a ocupar la

vacante

10

310

Análisis minucioso de las hojas

de vida de los aspirantes 30

Preselección de posibles

candidatos a ocupar el cargo. 60

Entrevista a los

preseleccionados. 180

Toma de pruebas de

conocimiento y psicológicas a

los aspirantes.

180

Selección de los tres mejores

postulantes, en base a los

resultados obtenidos en las

pruebas y la entrevista.

180

Entrevista a los tres posibles

candidatos a ocupar la vacante 90

Selecciona al nuevo empleado

de la Federación y comunica al

departamento administrativo

para que inicie el procedimiento

de contratación

60

Contratación

Verificar la disponibilidad de la

persona contratada, es decir si

está dispuesto a ocupar el cargo. 20

Realizar una última entrevista

antes de la firma del contrato. 20

Solicitar los documentos

necesarios para la contratación

del nuevo empleado.

10

Verificación de la

documentación. 20

311

Registro de datos del nuevo

empleado en el Sistema de

Administración Integral de

trabajo y empleo,

15

Realizar el aviso de entrada en

el Instituto Ecuatoriano de


30

Revisión del contrato y del

aviso de entrada 20

Contacta al empleado para

firmar el contrato 15

Hace firmar el contrato de

trabajo y aviso de entrada al

nuevo empleado

5

Entrega de copia del contrato y

aviso de entrada al nuevo

empleado y archivo de los

mismos en su expediente.

5

Inducción al

Personal

Reunión con el nuevo integrante

de la federación para darle la

bienvenida.

60

Presentación del nuevo

trabajador con todo el personal

de la federación.

30

Llevarlo a conocer las

instalaciones y su oficina. 15

Entrega de una copia del

reglamento interno 5

312

Explicación a cerca de las

actividades que debe realizar,

cuáles son sus responsabilidades

y los resultados que se esperan

conseguir con su trabajo.

60

Entrega oficial de su lugar de

trabajo y el equipo necesario

para que cumpla con sus

funciones.

10

Terminación de la

relación laboral (

RENUNCIA

VOLUNTARIA)

Presentar la carta de renuncia

ante el jefe inmediato 5

Dialogar a cerca de los motivos

de la renuncia. 30

Comunicar el acontecimiento al

Presidente . 10

Hablar con el trabajador y

aceptar la carta de renuncia 15

Da las pautas para que elabore y

presente el informe de

actividades dentro del período

acordado con el Presidente

20


actividades ante su jefe

inmediato para que lo revise.

15

Comunica al departamento

Administrativo y Financiero la

renuncia del trabajador para

liquidar los haberes.

30

Entrega el valor de la

liquidación al trabajador. 5

313

Registra la salida y la

liquidación del empleado en el


30


trabajador en el Instituto

Ecuatoriano de Seguridad

Social (IESS)

30

Archiva la carta de renuncia en

la carpeta del ex trabajador,

junto con su informe, la

liquidación y el aviso de salida

del IESS.

5

Terminación de la

relación laboral (

VISTO BUENO

EMPLEADOR)

Notifica la conducta del

trabajador ante el jefe del

departamento Administrativo.

15

Verificar la existencia de una de

las causales citadas en el art.

172 del código de trabajo.

20

Notificar al Presidente. 10

Da la orden para solicitar el

visto bueno. 5

Prepara la documentación

respectiva. (Solicitud de visto

bueno, copia del nombramiento

del representante legal, cedula

de identidad, ruc, certificado de

cumplimiento de obligaciones

del IESS, croquis de la

dirección del lugar de

notificación, copia del contrato

de trabajo legalizado)

30

314

Ingresa la documentación en el

Ministerio de Trabajo. 30

Califica el visto bueno 20

Notifica al trabajador y le

concede dos días para que

conteste.

20

Señala día y hora en el lugar de

trabajo para realizar la

investigación y receptar pruebas

en caso de haberlas.

30

Dicta la resolución y notifica al

casillero judicial. 60

Se comunica la resolución del

inspector al Presidente y se

solicita la presentación del

informe de actividades al

trabajador

60



inmediato y el jefe del


30

Pone en conocimiento del hecho

al departamento Administrativo

Financiero para que realice la

liquidación.

30

Realiza la liquidación de

haberes al trabajador. 30




30

315




Social (IESS)

30

Terminación de la

relación laboral (

VISTO BUENO

TRABAJADOR)

Verificar la existencia de una de

las causales citadas en el art.

173 del código de trabajo.

20

Preparar la respectiva

documentación. (Solicitud de

visto bueno, copia de cedula de

ciudadanía, hoja de vida del

trabajador, y croquis de la

dirección de notificación al

empleador.

30

Ingresar la documentación en

las oficinas del Ministerio de

Trabajo

30

Recibe la solicitud 10

Notifica al interesado dentro de

veinticuatro horas y le concede

dos días para que conteste.

1440

Con o sin la contestación, se

realiza la investigación y se

dicta resolución dentro del

tercer día.

60

Comunica la resolución del

inspector de trabajo al Jefe del


20

Solicita la elaboración del

informe de actividades. 30

316



inmediato y el jefe del


30

Pone en conocimiento del hecho


- Financiero para que realice la

liquidación.

20


haberes al trabajador. 30




30




Social ( IESS)

30

Terminación de la

relación laboral

(FINALIZACIÓN

DEL CONTRATO )

Comunicar al Jefe del

departamento de Talento

Humano que su contrato

culminará en treinta días

30

Dar a conocer al Presidente que

el contrato está por vencer. 30

Dialoga con el trabajador y da

paso para continuar con el

proceso de culminación de la

relación laboral

20

Programa la entrega del informe

de actividades 60

317

Entrega el informe de

actividades a su Jefe inmediato

y al Jefe del departamento

Administrativo.

10

Informa al departamento

Administrativo – Financiero

para que prepare la liquidación.

20


haberes al trabajador y entregar 30



Ministerio de Relaciones

Laborales

30




Social (IESS)

30

Elaboración del

Programa de

Capacitación

Determinar la necesidad de

capacitar al personal 2400

Diagnóstico de la necesidad de

capacitar a los trabajadores. 480

Establecer el objetivo del curso

de capacitación 120

Pedir la respectiva autorización

para poder desarrollar la

capacitación al Presidente

45

Análisis de la disponibilidad de

recursos económicos para la

capacitación

20

Aprobación del curso de

capacitación 120

318

Cotización de al menos tres

empresas que brinden servicios

de capacitación

60

Decidir el proveedor que habrá

de capacitar al personal 60

Hablar con el proveedor para

acordar cómo se llevará a cabo

la capacitación, es decir precio y

forma de pago, tiempo de

duración, materiales, etc.

60

Análisis del curriculum de los

instructores del curso. 30

Comunicación al personal que

participará de la capacitación,

mediante correo electrónico.

10

Ejecución del

Programa de

capacitación

Iniciar la capacitación por parte

del capacitador 4800

Realizar un control minucioso

de asistencia del personal 11

Al finalizar el curso, se realizará

una encuesta de satisfacción de

la capacitación a todos los

participantes.

15

Entrega de certificado de

capacitación por parte del

proveedor

30

Analizar en conjunto tanto

empleados como empleadores la

calidad del curso recibido ,

siendo esta de manera positiva

volver a contra siendo lo

60

319

opuesto buscar un mejor

proveedor

Cancelación de la factura de

acuerdo al convenio establecido

por las partes.

5

Control del Horario

de Trabajo

Dar a conocer al empleado, su

horario de trabajo. 5

Registrar en el sistema la huella

del trabajador. 5

Enseñarle al empleado a usar el

lector de huellas digitales. 5

Registrar día a día su horario de

entrada y salida. 5

Revisar que los trabajadores

cumplan con su jornada de

trabajo.

10

En caso de existir atrasos o

faltas, revisar que los

certificados médicos cumplan

con las políticas de la empresa.

10

Archivar los certificados como

constancia de la falta

justificada.

5

Emitir el informe de asistencia

al final de cada mes y entregarlo


y Financiero para que en base a

este se calcule el rol de pagos.

60

320

3.3.6. Estructura Organizacional Mejorada.

Sobre la base de los resultados obtenidos, se presenta la propuesta de estructura

organizacional del Departamento Administrativo y Financiero, para llevar a la práctica y

ejecución los planes, programas y proyectos en consecución de los objetivos

estratégicos y departamentales y ejercerán influencia directa sobre las características y

estructura de la dirección.

Se enfatiza en que es función del Presidente determinar el tipo de organización

requerida, partiendo de la dirección hacia abajo, aunque las realidades actuales orientan

que se podrá partir de la base agrupando procesos por su naturaleza y creando el menor

número de niveles jerárquicos que asegurarán la efectividad de los responsables de la

integración, el logro de la visión y cumplimiento de la función básica de la unidad.

El propósito que tiene las gráficas de organización es permitir comprender las relaciones

organizacionales, donde se mostrarán cómo encaja el proceso o procesos entre los

demás, cada proceso representará un conjunto de actividades y que constituirán

procesos Gobernantes, Agregadores de Valor y Habilitantes de Soporte o de Apoyo, que

garantizarán la mejor aplicación de los recursos en razón de que todos tendrán el mismo

grado de importancia para la competitividad. Finalmente los resultados obtenidos en

éste punto será la delineación de la estructura organizacional como sigue:

321

Figura 102 Organigrama estructural propuesto para la federación de ligas barriales y parroquiales de quito

DIRECTORIO

PRESIDENTE

Secretaría

Ministerio del

Deporte

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO DE

TALENTO HUMANO

Reclutamiento

Selección y

contratación

Capacitación y

evaluación de

personal

DEPARTAMENTO

FINANCIERO

Tesorería

Contabilidad

Auditoria

Externa

322

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Después de haber evaluado y mejorado de los procesos administrativos y financieros

para la FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO, se

obtuvo las siguientes conclusiones y recomendaciones.

Conclusiones

- La FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO,

no cuenta con procedimientos administrativos – financieros definidos y

plasmados por escrito, lo que ocasiona inconvenientes al momento de desarrollar

las actividades, confusiones, duplicación de funciones, entre otros.

- No posee procedimientos establecidos lo que implica que no exista un control

eficiente de las actividades de la federación, así como tampoco un proceso de

evaluación constante, que permita un mejoramiento continuo y actualización de

los procedimientos oportunos.

- Inexistencia del departamento de talento humano, el mismo que es primordial

para un mejor funcionamiento de la organización.

- Los empleados de la FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y

PARROQUIALES DE QUITO, tienen una gran capacidad de adaptación y

colaboración, la misma que es fundamental para aplicar de manera exitosa los

procesos administrativos – financieros propuestos.

323

Recomendaciones

- El presidente debe poner en práctica el mejoramiento de procesos

administrativos y financieros propuesto en el capítulo III del presente trabajo de

investigación, con el propósito de establecer y reconocer los diferentes

procedimientos a ser aplicados en el desarrollo de las actividades que se llevan a

cabo en la federación.

- El presidente debe proporcionar a sus empleados los recursos necesarios para

que puedan realizar sus actividades en base al mejoramiento propuesto, a fin de

optimizar el uso de los recursos disponibles.

- El jefe del departamento de talento humano debe aprovechar la predisposición

del personal para adoptar el mejoramiento administrativo y financiero

propuesto, motivándolos a involucrase con el mismo y dándoles confianza para

que se sientan libres de expresar sus opiniones y sugerencias.

324

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327

ANEXOS

328

ANEXOS

Anexo A Encuesta A Clientes

ENCUESTA REALIZADA A CLIENTES DE LA FEDERACIÓN DE LIGAS

BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO

La presente encuesta tiene como finalidad determinar el grado de satisfacción de los

clientes de la Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito, para establecer los

elementos que fortalecen sus relaciones y potencializarlos, así como también mejorar en

los aspectos que requieran de mayor atención.

Por favor lea atentamente las preguntas y marque con una X su respuesta.

1. ¿Considera que la entrega de productos y servicios requeridos por la

federación hacia los proveedores son cumplidos?

Si ( )

No ( )

2. ¿Considera que los impuestos que establece el gobierno puede afectar al

ámbito deportivo?

Si ( )

No ( )

3. ¿La federación cuenta con convenios deportivos a nivel nacional?

Si ( )

No ( )

4. ¿Cree usted que los jóvenes invierten correctamente su tiempo libre?

Si ( )

No ( )

329

5. ¿La federación organiza campeonatos deportivos para la participación de

todos barrios?

Si ( )

No ( )

6. ¿Considera que los jóvenes ocupan su tiempo libre practicando algún

deporte?

Si ( )

No ( )

7. ¿La federación cuenta con ayuda por parte del Ministerio del Deporte?

Si ( )

No ( )

8. ¿Cree que el presupuesto que le designa el Ministerio del Deporte puede

reducirse por prioridades a otras instituciones?

Si ( )

No ( )

9. ¿Existen escuelas de futbol o de algún ámbito deportivo en su barrio?

Si ( )

No ( )

10. ¿Cree usted que existen escuelas deportivas que ofrecen precios más

competitivos en comparación con la federación?

Si ( )

No ( )

330

Anexo B Encuesta al Personal

ENCUESTA AL PERSONAL DE LA FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y


La siguiente encuesta tiene como objetivo definir el tipo de relación que existe entre el

personal de la federación, con el fin de mantenerla durante varios años.

Por favor lea atentamente las preguntas y marque con una X su respuesta.

1. Conoce la misión y visión de la organización

Si ( )

No ( )

2. ¿Los objetivos organizacionales son de su conocimiento?

Si ( )

No ( )

3. ¿Considera que su trabajo contribuye a alcanzar las metas planteadas por la

federación?

Si ( )

No ( )

4. ¿Tiene conocimiento de las políticas de la organización?

Totalmente ( )

Medianamente ( )

5. ¿Conoce usted que la federación cuenta con un manual de funciones?

Si ( )

No ( )

331

6. Los procesos que tiene la organización para cada departamento se encuentran

documentados.

Si ( )

No ( )

7. ¿Considera usted, que el organigrama estructural de la organización está bien

definido?

Si ( )

No ( )

8. ¿La organización posee procesos escritos de inducción para la contratación de

nuevo personal?

Si ( )

No ( )

9. ¿Cómo considera que es la distribución del espacio físico para realizar su

trabajo?

Apropiado ( )

Medianamente Apropiado ( )

napropiado ( )

10. ¿Considera que tiene un buen ambiente laboral?

Si ( )

No ( )

11. ¿La federación le proporciona cursos de capacitación?

Si ( )

No ( )

12. ¿Qué tipo de comunicación tiene con sus subordinados?

Excelente ( )

Buena ( )

Mala ( )

332

13. ¿De qué manera conoció a la organización?

Tv ( )

Radio ( )

Revistas ( )

Familiares y Amigos ( )

14. La organización cuenta con sistema para generar copia de la base de datos

Si ( )

No ( )

15. ¿Los procedimientos administrativos financieros de la federación son de

conocimiento del personal para una adecuada gestión de la empresa?

Si ( )

No ( )

16. ¿Considera usted que el horario de atención es el adecuado por parte de la

federación?

Muy De acuerdo ( )

De Acuerdo ( )

Desacuerdo ( )

17. ¿En qué nivel cree usted que los servicios (inscripciones, carnets, pases,

certificaciones) que ofrece la federación cubren satisfactoriamente sus

necesidades?

Alto ( )

Medio ( )

Bajo ( )

18. ¿Cómo calificaría la atención que recibe por parte de la federación?

Excelente ( )

Bueno ( )

Regular ( )

Malo ( )

333

19. ¿Cómo considera el tiempo de espera para la entrega del servicio?

Bueno ( )

Regular ( )

Malo ( )

20. ¿El comprobante de pago que le entrega la federación al adquirir el servicio es

electrónico?

Si ( )

No ( )

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