Universidad Católica Agropecuaria del Trópico SecoUCATSE

Pbro. "Francisco Luís Espinoza Pineda"

Asignatura: Principios de

Administración Agropecuaria

Unidad No. II.

La planificación como una herramienta para el desarrollo de empresas

agropecuarias.

Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

II MODULO PLANIFICACION Lic. ANA ISABEL AREVALO 1

Docente: Lic. Ana Isabel Arévalo

UCATSE, Marzo 2011.

Índice

Marco conceptual de la Planificación en la Administración Agropecuaria.

Etapas de la planificación.

Características del plan de planificación.

Objetivos de la planificación en empresas agropecuarias

Principios de la planificación

Tipos de planificación

Proceso de manejo

Diez Guías para la Planificación eficaz de programas de trabajo.

ORIENTACIONES METODOLÓGICAS.

Para el estudio de este módulo se insiste en el esfuerzo voluntario y continuo, a fin

de poner en práctica las herramientas y técnicas de la planificación, además

estudiaremos la lógica del planeamiento basada en programas particulares del

desarrollo de una empresa. Partiendo de los conocimientos adquiridos en la

unidad anterior, se orienta lo siguiente:

1. Mantener una actitud reflexiva, creadora y crítica para el desarrollo de los temas del módulo, que permita alcanzar los objetivos propuestos de aprendizaje.

2. Lea cuidadosamente la introducción y los objetivos propuestos, desvanezca dudas y no inicie el estudio del módulo si no tiene claro los objetivos que se persigue.

3. El docente le presentará unas preguntas de reflexión en el cual usted participará aportando ideas y conclusiones sobre la función de planificación.

4. Señale en el módulo los aspectos que considere importante para afianzar tus conocimientos

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5. Para la comprensión de los pasos a seguir en la planificación se organizarán grupos de trabajo para la aplicación de estudios de casos e investigaciones entre otros.

6. El docente organizará un plenario para integrar los conocimientos y los resultados de los estudios de casos e investigaciones.

7. Anota en tu cuaderno los aportes y conclusiones relevantes de los resultados de los estudios de casos.

8. Consulte otras fuentes complementarias que le permita enriquecer los conocimientos adquiridos.

9. Realice trabajos de retroalimentación con sus compañeros, a fin de practicar sobre lo estudiado.

Dada la importancia de esta metodología de planificación sitúo en tus manos un

módulo práctico que te permite seguir los pasos de manera lógica y coherente.

Asimismo se espera, que se logren las competencias propuestos en el módulo y

enriquecer su aprendizaje.

Competencia:

Al finalizar el módulo usted tendrá un conjunto de elementos que le permitirá

valorar la importancia de la planificación en las empresas agropecuarias y estará

en capacidad de:

Determinar la base conceptual de la planificación como una herramienta

administrativa para el desarrollo de las empresas agropecuarias, considerando

importancia, etapas, principios y diferencias de manera precisa y coherente.

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OBJETIVOS

REFLEXION

Alicia, al encontrarse pérdida en el país de la maravilla, pregunta al gato de

Chechire por el camino que debe seguir. El gato le pregunta ¿Hacia donde quieres

ir? Alicia responde que realmente no importa, contesta el gato. “Si no sabes a donde ir, no importa que caminos tomas para llegar”

I) INTRODUCCION

“Ningún viento es favorable para un barco que va a la deriva.

Y va a la deriva, sino hay un proyecto de viaje, sino hay forma de controlar el barco, o sino se sabe si está navegando en la

dirección correcta” (Santos Guerra) Como usted recordará en la unidad anterior abarcamos algunos aspectos de la

función administrativa como es la administración, el presente módulo te permite

ampliar tus conocimientos, como una herramienta para el desarrollo de una

empresa agropecuaria, permitiendo analizar y desarrollar todos los aspectos que

estructuran y dan coherencia a la planificación y llegar al logro de los objetivos de

la empresa u entidad agrícola.

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Que mensaje nos brinda la reflexión. ¿Podemos planificar acciones sin estar claro de lo que queremos alcanzar? ¿Qué importancia tiene la planificación para el desarrollo de la empresa agropecuaria? ¿Para que se planifica?¿Si estuvieras al frente de una empresa agropecuaria que acciones realizarías en cuánto a la planificación?

Actividad de aprendizaje

Es de utilidad para todos tengamos una idea clara y coherente de lo que se está

tratando de lograr, cómo se puede medir el éxito, qué riesgos requieren una

atención especial.

Muchas veces la gente piensa que la planificación de una empresa ó de cualquier

proyecto requiere de pensamientos e ideas muy sofisticadas para alcanzar

objetivos ó metas concretas y lo peor de todo, que se piensa que para lograr

cualquier objetivo se precisa también pensar en el presente algo que queremos

realizar en el futuro, definitivamente, no hay nada más erróneo que lo que

acabamos de mencionar.

En efecto, la planificación, en términos muy sencillos, serían los pasos que tendríamos que tomar hoy, para un mejor desenvolvimiento de nuestras actividades diarias, y que a su vez, éstas podrían esclarecer el camino para un mañana mejor. Todo consiste en establecerse un plan que significa acción

inmediata para emprender un proyecto que alcanzará unos propósitos

determinados. Los referidos propósitos pueden ser de corto, mediano y largo plazo

y de ahí el por qué se planifica, ya que planificar no es otra cosa que elaborar tareas en diferentes tiempos para que las personas los ejecuten apropiadamente y en el momento en que correspondan.

II) CONCEPTO DE LA PLANIFICACIÓN.

Si bien las medidas financieras, económicas y técnicas tienen extraordinaria

importancia en el intento de aumentar la producción, si falla la activa participación

de los productores, el efecto de éstas medidas será relativamente pequeño. El

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Debido a que no conocemos el futuro, tenemos que planificar todos los días para tejer un panorama que nos permita construir diariamente nuestras organizaciones

o instituciones con alternativas alentadoras.

NO OLVIDAR

productor individual debe ser considerado como ser humano, no como un factor de

producción, los planes deben ser coordinados con los deseos y aptitudes de la

población para la que son planificados.

Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas

planteadas, esto planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la

amplitud y magnitud de la empresa. Es decir, su tamaño, ya que esto implica que

cantidad de planes y actividades debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de

niveles superiores o niveles inferiores.

Obviamente, cuando una persona o grupo de personas por razones determinadas,

pueden decidir sobre el curso del proceso productivo, estarán en capacidad de

evaluar la situación actual desarrollando nuevas acciones. Podemos afirmar que la planificación es la más fundamental de las funciones administrativas del

administrador, ya que implica un proceso intelectual de pensamiento estructurado

por alguna o algunas personas, a través de la cual se tendrá una incidencia

calculada sobre el curso de determinados acontecimientos.

El administrador de una empresa agropecuaria debe tomar decisiones de un día a

otro, de un año a otro, aunque los datos que tenga a su disposición sean

adecuados o no, lo que implica la necesidad de contar con datos acerca de los

recursos, de las alternativas de producción y de los precios de los productos e

insumos en los mercados. Para planificar en una empresa agropecuaria se necesitan de la siguiente información.i) Una historia reciente de las actividades de producción y del uso de los

recursos.

ii) Un inventario de la cantidad y calidad de los recursos físicos, humanos

disponibles.

iii) Estimativos de las posibilidades físicas para el futuro.

iv) Estimativos de los precios que se espera que han de prevalecer en varios

mercados para los diferentes insumos y productos de la empresa.

v) Registros adecuados.

vi) Nivel de vida del agricultor y su familia

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ALGUNAS DEFINICIONES CLAVES.

Conceptualizando

CONCEPTUALIZANDO: i) Es una forma concreta de la toma de decisiones que aborda el futuro

específico que los administradores o gerente quieren para su

organización. Cabe señalar que la planificación es como una locomotora que arrastra al tren de las actividades de la empresa agropecuaria u organización. Es el tronco fundamental

de un roble importante, del que crecen las ramas de la organización, a

dirección y el control. Es un proceso continúo que refleja los cambios del

ambiente en torno a cada organización y se adapta a ellos.

ii) Es el proceso de seleccionar las metas de una organización, determinar las políticas y programas necesarios para lograr los objetivos específicos necesarios para lograr las metas y el establecimiento de

métodos para asegurarse de que se pongan en práctica las políticas y

programas estratégicos.

Las circunstancias bajo las cuales un productor ejerce sus funciones cambian continuamente los precios de los insumos, los costos de mano de obra, de maquinaria, equipo, instalaciones y construcciones cambian con el tiempo, nuevos tipos de maquinaria, nuevas variedades de cultivos agrícolas y métodos de Producción motivan al productor a adaptar continuamente sus métodos de Producción, el manejo y la organización de la empresa agropecuaria a las condiciones existente. Por esto, es necesario que él también este informado de lo que acontece a su alrededor, para que reflexione y analice la forma de introducir cambios en su finca o empresa, analizar tanto el pasado como el futuro para corregir las fallas anteriores y así mejorar su Producción y de esta forma proceder a la PLANIFICACION.

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La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos,

mediante la elección de un curso de acción.

No olvidar

III) IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION.

En las empresas agropecuarias, la planificación es el proceso de establecer

metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas. Sin planes los

administradores no pueden saber como organizar a su personal ni sus recursos adecuadamente.

La administración es la más fundamental de las funciones administrativas, ya que

implica un proceso intelectual de pensamiento estructurado por alguna de las

personas que dirigen la empresa. Todo plan estructurado persigue los objetivos

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Se puede afirmar que la planificación es básica para las otras funciones de la administración, ya que sin la formulación de un objetivo no sucedería la organización, nada que dirigir y controlar

Propicia el desarrollo de la empresa.Reduce al máximo los riesgos. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

Actividades de aprendizaje:

i) Investiga otras definiciones de planificación y trata de construir tú propia teniendo en cuenta los aspectos desarrollados en la sesión de clase.

ii) Tipos de planificación. iii) Cuáles son los propósitos de la planificación dentro de la

organización. iv) Relación entre planificación y control.

determinados, la esencia de un plan son los objetivos, de esta forma la

planificación antecede a la ejecución de las demás funciones administrativas.

Ayuda a mejorar la coordinación entre los miembros de la

empresa.

Permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial.

Ayuda a la administración a adaptarse rápidamente al medio

cambiante.

Para entender la planificación se debe considerar lo siguiente:

i) Los planes contribuyen en forma positiva al cumplimiento de los objetivos

de la empresa.

ii) La planificación tiene más relación con el control, porque la acción

planificada no puede ser eficiente si el control no mantiene a los

subordinados en la dirección mediante la corrección de las desviaciones de

los planes.

iii) La planificación persigue la eficiencia en los planes, un plan eficiente es

aquel que logra alcanzar los objetivos con el mínimo de consecuencias

imprevistas y con bajo costos.

Dada la importancia del sector agropecuario y a los recursos productivos que se

cuentan son limitados; surge como alternativa la planificación del uso más racional

de los recursos humanos, materiales y financieros que tiene este sector para la

consecución de los objetivos y metas productivas; por medio de los planes

coherentes objetivos vinculados al desarrollo del resto de la economía nacional.

La planificación agrícola resulta muy difícil a causa de la enorme variabilidad que

existe en la agricultura lo que hacer que el programa ideal para una región quizás

no sea satisfactoria en otro.

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Por lo tanto tenemos que tomar en cuenta:

Factores naturales o ambientales:

Clima, Suelos, Disponibilidad del agua, Cubierta o manto vegetal (bosques).

Factores económicos.

Mercados y condiciones de comercialización de los productos

Precios de los insumos y productos

Disponibilidad de los insumos físicos

Disponibilidad de servicios de créditos y asistencia técnica

Impuestos

Incentivos diversos (subsidios y extensiones).

Eficiencia de la mano de obra de las maquinarias y equipo.

Factores organizativos e institucionales. Régimen de posesión y uso de la tierra (tenencia)

Tamaño de la realización

Eficiencia de los servicios oficiales

Política oficial

Organizaciones rurales y asociaciones

Organizaciones de la investigación básica y aplicada.

Factores culturales. Dinámica de las comunidades rurales

Nivel de conocimiento de los agricultores

Estructura social y valores culturales

Proceso de cambio sociocultural, barreras y resistencia a las innovaciones

Divulgación de los conocimientos.

Por último es necesario que toda acción humana sobre el medio

ambiente, tiende por naturaleza a afectar negativamente en un plazo o menos

plazo, la calidad de la vida humana; si no ha sido debidamente planificada. La

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calidad de la vida se encuentra cada día más afectada por el deterioro continúo y

progresivo del medio ambiente, generado por la gestión inadecuada de los

recursos naturales (suelos, agua, bosques etc.) y por un crecimiento inadecuado

de las actividades productivas no planificadas, ejemplo, agricultura migratoria,

deforestación para fines energéticos (leña, carbón etc.).

Por lo tanto, la decisión de que producir, donde producir, en que volumen, conque tecnología y para quien producirlo; es parte fundamental del proceso

administrativo de Producción.

Para que la planeación sea eficaz es necesario revisar las respuestas a las siguientes preguntas:

¿Qué acción es necesaria?

¿Por qué?

¿Dónde?

¿Cuándo?

¿Quién debe hacerla?

¿Cómo debe hacerse?

Limitaciones: Dentro de las limitaciones de la planeación podemos mencionar: a) La planeación consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no es sino una

inversión cuya recuperación y beneficios adicionales se producen por medio de

resultados más efectivos, económicos y rápidos.

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Planes objetivos y

como lograrlo

Necesario para decir:

Qué tipo de estructura organizacional debe tener:

Qué clase de persona necesita y cuando

Cómo dirigir con más eficacia a las personas

Brindando la norma para el control

b) Los buenos esfuerzos de planeación no pueden apresurarse, se requiere

tomar el tiempo necesario para reflexionar, localizar y analizar datos suficientes,

para considerar posibles cursos de acción y para formular el plan en sí.

c) Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeación, de tal

manera que su costo no llegue a exceder as u verdadera utilidad.

d) Dificultad para llegar a los datos precisos con relación al futuro.

e) La gente se interesa más en el presente que en el futuro. f) La planeación es costosa.

Propósito La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la

redundancia y fija los estándares para facilitar el control.

La planeación establece un esfuerzo coordinado.

Da dirección tanto a los administradores como a lo que no lo son, cuando

todos los interesados saben a donde va la organización y con que deben

contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus

actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo, la falta de

planeación puede dar lugar a que una organización no se mueva con

eficiencia hacia sus objetivos.

Reduce la incertidumbre , también aclara la consecuencia de las acciones

que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio.

Reduce la superposición y desperdicios de actividades.

La coordinación antes del hecho probablemente descubra desperdicios y

redundancia, además cuando los medios y los fines están claros, las

ineficiencias son obvias.

En resumen los propósitos son:

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1. Disminuir el riesgo del fracaso

2. Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.

3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.

4. Asegurar el éxito en el futuro

IV) ETAPAS DE LA PLANIFICACION.

La planificación se desarrolla por medio de un proceso que implica varios pasos

en una empresa agropecuaria, se pueden identificar las siguientes:

a) DIAGNÓSTICO: Antes de emprender cualquier plan o programa es preciso

tener un amplio conocimiento de la empresa y su entorno para poder efectuar

una efectiva planificación y evitar cambios bruscos o fracasos. La información

necesaria para tener un diagnóstico completo de la empresa incluye los

siguientes aspectos:

La información necesaria para tener un diagnóstico completo de la empresa incluye Inventarios agropecuarios de: Suelos: uso actual y potencial del suelo (topografía, fertilidad, permeabilidad ,

profundidad).

Cultivos: tipos de cultivos y superficie dedicadas a cada cultivo permanente

(edad de la misma) o temporales y su valor.

Infraestructura: número y área cubierta con instalaciones, caminos, bodegas,

cercas etc.

Maquinaria y equipos: número y estado técnico de cada maquinaria y equipo

que se posee (tractores, cosechadoras, arados, bombas de mochila, machetes,

azadones, palas etc.

Productos en bodega: cantidad y estado físicos de los insumos

agropecuarios (fertilizantes, insecticidas etc.) granos, repuestos, combustible,

lubricantes, llantas etc. y su valor.

Ganado: número de cabezas por razas, sexo, categoría y valor etc.

Disponibilidad de recursos humanos: se debe determinar en cantidad y

calidad los cuadres de dirección, profesionales agropecuarios, técnicos

administrativos y obreros con que se cuenta.

b) FORMULACION DE ALTERNATIVAS:

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La información del diagnóstico, la imaginación y el juicio pueden conducir al

administrador a identificar las alternativas de acción más prometedoras, es

importante también que éstas alternativas sean congruentes con los objetivos y prioridades de la empresa.

Una alternativa puede servir como base para continuar con el plan anterior con

algunas pequeñas variaciones. Luego con base a los objetivos generales de la

empresa tales como: Crecimiento, rentabilidad se puede proponer.

Incrementar las actividades

Aumentar el tamaño de la empresa

Mejorar la eficiencia mediante cambios tecnológicos.

Mantener o consolidar los rubros más rentables

C) ESTUDIO, ANALISIS, EVALUACION Y SELECION DE ALTERNATIVAS:

Cuando se ha identificado dos o más alternativas en forma precisa y cuantificada,

lo siguiente es evaluar su efectividad para producir los resultados que se esperan obtener. En la planificación y evaluación de alternativas se debe escoger

la mejor alternativa de Producción, la mejor serás aquella que responda a los objetivos, necesidades y recursos de la empresa.

Si el proceso ha funcionado perfectamente no se presentaran mayores problemas,

sin embargo al aparecer alguno, se deberá regresar a la primera etapa del

proceso para tratar de localizarlo, luego se procede a la elaboración del plan,

mediante técnicas que permiten optimizar el tamaño de las alternativas

seleccionadas.

d) FORMULACION DEL PLAN.

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Cuando ya se tiene bien definido cuales alternativas se van a desarrollar en la

empresa y cuanto se va a producir en cada una de ellas, se procede a cuantificar el plan de Producción.

La eficiencia de un plan se mide por su contribución al propósito y a los objetivos

que se persiguen; equilibrados por los factores que requieren para formularlo y

operarlo.

Los planes son eficientes si logran su propósito aún costo razonable, cuando

el costo se mide no solo en términos de tiempo, dinero o Producción sino también

por el grado de satisfacción individual del grupo.

PRESUPUESTOS AGROPECUARIOS

El presupuesto es un mecanismo de planeación y de control que comprende un

programa financiado, estimado para las operaciones de un periodo futuro. Es un

plan físico y financiero a través del cuál se hace la estimación de los ingresos netos esperados de una determinada explotación para un periodo dado.La finalidad e importancia del presupuesto.Es obtener un mejor control en la dirección de la empresa en virtud de que: Establezca metas definidas y formula el plan de ejecución, el cuál podría ser

modificado o eliminado por imprevistos.

Coordina las actividades para ejecutar los planes trabajados

Determina los medios de control (a través de las comparaciones) para

comprobar los resultados, indicando cuánto y dónde se efectuarán los cambios

en las operaciones a fin de alcanzar los objetivos propuestos.

Ventajas del presupuesto.i) Sirve para el control de las operaciones

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Nota: Los presupuestos para que sean útiles deben ser flexibles y elásticos,

se debe asignar los márgenes y tolerancia, según lo indique la experiencia y

el juicio utilizado en la empresa.

ii) Presenta por anticipado los costos y los distribuye entre las diferentes

actividades de la empresa

iii) Busca el equilibrio armónico entre los diferentes departamentos de la

empresa.

Pueden existir presupuestos de inventario de recursos disponibles (capital, la tierra

y la mano de obra), estimación de los ingresos, estimación de los costos,

estimación de los egresos.

E) EVALUACION.

La evaluación es la última etapa del proceso de planificación y consiste en

comparar los resultados obtenidos con los objetivos y metas propuestas en el plan de producción. Se miden los resultados físicos y económicos del plan,

para esto es necesarios un buen sistema de registros que permiten determinar los

indicadores técnicos y económicos que serán comparados con lo propuesto en el

plan o con otras empresas para conocer las variaciones existentes.

Algunos indicadores técnicos se refieren a la cantidad de insumos empleados por

unidad de superficie tal como: semilla/ha, fertilidad /ha, mano de obra/ha, y otros

miden la producción por insumo o recurso, por ejemplo, el rendimiento

(producción/ha) la productividad del trabajo (producción /mano de obra) o la

productividad de la maquinaria (Producción /horas de maquinaria empleada).

II MODULO PLANIFICACION Lic. ANA ISABEL AREVALO 16

Actividad de aprendizaje.

Visita una empresa agropecuaria u unidad de producción,

elabora un presupuesto agropecuario, considerando la

temática desarrollada en esta unidad.

En cuánto a los indicadores económicos más empleados se tienen por ejemplo el

costo /ha, o costo/unidad animal, ingreso/ha, ingreso/ha animal o unidad de

Producción, el ingreso /unidad de insumos empleados y los costos de los insumos

empleados; así como el precio de venta.

Conociendo el origen del problema se tiene dos caminos; primero si el problema

tiene solución se deben hacer todas las correcciones necesarias para que no se

vuelva a presentar y segundo, si no tiene solución y se sabe por lo tanto que

puede presentarse en el futuro, es necesario considerarlo en los planes futuros a

desarrollar.

Cualquier intento de controlar sin planificación carece de sentido, ya que no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección correcta (el resultado de la tarea de control), a no ser que primero sepan a donde quieren ir (parte de la tarea de la planificación). Así los planes proporcionan los estándares de control.

V) CARACTERISTICAS DEL PLAN.

Seleccionar y definir los objetivos y las metas.

Definir las estrategias

Formular la política

Establecer programas y proyectos

Definir y apoyar un presupuesto

Decidir sobre los procedimientos y normas.

Objetivos: Son la esencia del plan, señalan del diseño final de una actividad o

grupo de actividades.

Metas: Definición de logros concretos, cuantificables a alcanzar.

Estrategia: Es la forma prevista de cómo combinar los recursos disponibles en

una determinada dirección para el logro de los objetivos.

II MODULO PLANIFICACION Lic. ANA ISABEL AREVALO 17

Políticas: Se refiere tanto al logro como al ejercicio del poder de la organización.

La política en ese sentido es la expresión del poder, la forma como se ejerce el

mismo.

En el ámbito de empresas se habla de políticas de ventas, de abastecimiento,

distribución de los productos, políticas de estimulo y capacitación al personal etc.

Programas: Conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones

de tareas, pasos a seguir, recurso a emplear y otros elementos necesarios para

llevar a cabo un curso de acción que normalmente cuenta con el apoyo de

presupuestos.

VI) OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN.

El objetivo de la planificación es encontrar el modo de explotación más adecuada

para lograr las mayores utilidades, se debería partir de cero, en la práctica esto

resulta imposible, se parte de la situación existente en una empresa y lo primero

es buscar las posibilidades de mejorar la producción, tomando en cuenta los

factores con los que se cuenta:

Estos pueden ser: Calidad de los suelos

Rotación de cultivos

Necesidad y disponibilidad de mano de obra

Capacidad de la maquinaria, equipo e instalaciones

II MODULO PLANIFICACION Lic. ANA ISABEL AREVALO 18

Investiga y Analiza

Qué son Manuales administrativos

Clasificación de los Manuales administrativos.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

Disponibilidad de dinero o para inversiones

En la planificación, la comparación de la necesidad y la disponibilidad de mano de

obra juegan un papel importante.

VII) PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN.

Los principios en el proceso administrativos son muy importantes para poder

aplicar cada uno de los que lo conforman. Un principio es una proposición que se

formular para que sirva de guía para la acción. Aunque no hay dos empresas que

sean idénticas hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo su

aplicación tiene que variar por necesidad, para ajustarlo a las circunstancias. Para

que una planificación sea real y objetiva debe de cumplir con los siguientes

principios.

Racionalidad: todo plan debe basarse en planeamientos lógicos, sus objetivos

debe de ser alcanzables y para su aplicación deben de disponer de los

recursos necesarios. Para esto es necesario la realización de un diagnostico.

Previsión: Todo plan se hace con el propósito de reducir al máximo los

errores; para lograr esto, se deben considerar todas las eventualidades que

puedan surgir y la forma de resolverlas en el caso de que se presenten.

Universalidad: Significa que todo plan debe abarcar los diferentes factores

que van a indicar en su desarrollo; o sea que todos los componentes deben

estar íntimamente ligados y seguir un mismo objetivo. Debe de haber una

comunicación entre las diferentes instancias de una institución, empresa etc.

Unidad: Debe existir un plan cada tarea y el conjunto de estos deben estar

coordinados e integrados en forma tal que se pueda decir que existe un solo

plan general. El plan debe señalar sus movimientos en una sola dirección a

pesar de los componentes en que se expresa.

Continuidad: no deben de quedar intervalos de tiempos sin planificación, todo

plan es producto de un anterior, marca la base sobre la cual se va a elaborar

un nuevo plan y este servirá para el siguiente.

Flexibilidad: todo plan debe de dejar un margen para cambios que surjan en

el, el plan debe de ser de tal naturaleza que, aunque se vea afectado por los

II MODULO PLANIFICACION Lic. ANA ISABEL AREVALO 19

cambios tecnológicos, financieros, o humanos puedan adaptarse a los mismos,

sin que se altere su normal desarrollo.

Compromiso: la planificación debe de comprender un periodo en el futuro,

necesario para prevenir mediante unas series de acciones, el cumplimiento de

los compromisos involucrados en una decisión. Este principio indica que la

planificación a largo plazo es la más conveniente porque asegura que encajen

en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las

tendencias descubiertas a los cambios previstos.

VIII) TIPOS DE PLANIFICACION.

Entre las ventajas más relevantes de la planificación tenemos:

Ayuda a mejorar la coordinación entre los miembros de la

empresa

Permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial.

Ayuda a la administración a adaptarse rápidamente al medio

cambiante.

Como todo plan se refiere al movimiento actual que hay que ir haciendo hasta

llegar a una situación futura, hay una diversidad de tipos de planes que pueden

definirse según la forma en que se expresen:

a) Según el tiempo: - De largo plazo: involucra la inversión de un periodo de tiempo

considerable en dependencia de los criterios sociales y técnicos

sobre la dimensión del tiempo.

- De medio plazo: puede abarcar entre 2 – 5 años.

- De corto plazo: menor de 2 años.

Contingente: Plan definido en función de necesidades, surgidas de improvistos

pero que las condiciones permiten una previsión razonable de las actividades a

II MODULO PLANIFICACION Lic. ANA ISABEL AREVALO 20

desarrollar en función de vacíos generados por los planes de corto o mediano

plazo.

Emergencias: Plan elaborado al calor de una necesidad aguda o surgida

repentinamente y casi imposible de prever. Da respuesta organizada a situaciones

completamente nuevas o que se manifiestan de forma más compleja de manera

repentina, que las situaciones ordinarias.

b) Según la escala:Nacional: un plan que cubre todo el territorio nacional.

Regional: solo cubre una o unas regiones especificas

Local: puede ser departamental, municipal o comarcal.

Ramal: cubre una rama especifica de la economía (plan lechero, plan de café)

LA PLANIFICACIÓN PUEDE SER ESTRATÉGICA Y OPERATIVA.

Planificación Estratégica.

Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los

demás planes (tácticos y operativos), es diseñada por los miembros de mayor

jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y

disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la

organización, es a largo plazo y comprende toda la empresa.

La planeación estratégica es el proceso de seleccionar las metas de una organización, determinar las políticas y programas necesarios para lograr los objetivos específicos que conduzcan hacia las metas y el

II MODULO PLANIFICACION Lic. ANA ISABEL AREVALO 21

Investiga y Analiza

Cultura Organizacional

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

establecimiento de los métodos necesarios para asegurarse de que se pongan en práctica las políticas y programas estratégicos.

CARACTERISTICAS.

Largo plazo

Que hacer y como hacer en el plazo largo.

Énfasis en la búsqueda de permanencia de la institución en el tiempo

Grandes lineamientos (general)

La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo, se

deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional.

Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos

generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes

y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.

Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran: incluye:

misión, visión de futuro, valores corporativos, objetivos, estrategias y políticas.

Formulación de los objetivos organizacionales por alcanzar

En esta primera fase, la empresa escoge los objetivos globales que pretende alcanzar a largo plazo y define el orden de importancia y de prioridad de cada uno en una jerarquía de objetivos.

Análisis interno de las fortalezas y limitaciones de la empresa

II MODULO PLANIFICACION Lic. ANA ISABEL AREVALO 22

La planeación estratégica se refiere a la manera como una empresa intenta aplicar una determinada estrategia para alcanzar los objetivos propuestos, es generalmente una planeación global y a largo plazo.

Estudio de las condiciones internas, para permitir una evaluación de los principales puntos fuertes y puntos débiles existentes en la empresa.

Análisis externo del ambiente

Se trata de un análisis del ambiente externo, es decir, de las condiciones externas que rodean la empresa y que le imponen desafíos y oportunidades, tal análisis generalmente abarca:

- Los mercados atendidos por la empresa.

- La competencia.

- Los factores externos.

Formulación de alternativas estratégicas

Se busca formular las diversas y posibles alternativas estratégicas o medio que la empresa puede adoptar para lograr mejor los objetivos organizacionales propuestos, teniendo en cuenta sus condiciones internas y las condiciones externas a su alrededor. La planeación estratégica de una empresa se refiere al producto, o al mercado, de allí, la matriz producto/mercado con las diferentes alternativas estratégicas.

La planeación estratégica debe contemplar decisiones sobre el futuro de la empresa, las principales decisiones contenidas en una planeación estratégica son los siguientes:

- Objetivos organizacionales globales.

- Las actividades seleccionadas.

- El mercado previsto por la empresa.

- Alternativas estratégicas en cuanto a sus actividades.

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- Alternativas estratégicas en cuanto al mercado.

- Integración vertical.

- Nuevas inversiones en recursos para innovación o para crecimiento.

La matriz producto / mercado y sus alternativas

Desarrollo de los planes tácticos

A partir de la planeación estratégica, la empresa puede emprender la ejecución de la planeación táctica.

- Planeación organizacional de la estructura para el logro de los objetivos globales.

- Planeación del desarrollo del producto/mercado.

- Planeación del desarrollo de recursos para las operaciones de la empresa.

- Planeación de las operaciones de la empresa relacionadas con la producción y la comercialización.

Para que cada uno de estos cuatro planes tácticos pueda implementarse y producir resultados, es necesario que cada uno de ellos se descomponga nuevamente en otros planes operacionales más específicos.

Mientras la planeación táctica se refiere al mediano plazo, el plan operacional es más detallado y se refiere al corto plazo.

II MODULO PLANIFICACION Lic. ANA ISABEL AREVALO 24

Investiga y analiza

Calidad

Calidad total

Presenta ejemplos aplicados al campo agropecuaria.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

PLANIFICACIÓN OPERATIVA

Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica y su

función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que

deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general,

determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los

planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en

que se divide un área de actividad.

CARACTERISTICAS

Corto y mediano plazo

Que, como, cuando, quien, donde y con qué

Énfasis en los aspectos del "día a día"

Desagregación del plan estratégico en programas o proyectos especifico)

Incluye: objetivos y metas, actividades, plazos y responsables

Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica y su

función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que

deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general,

determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los

planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en

que se divide un área de actividad

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Planificación operativa: Es un proceso anual que guía hacia el logro de los

objetivos propuestos en los programas de la empresa.

El planeamiento de operación o presupuestal, la forma más intensiva de

planeamiento, es la expresión en términos financieros de los planes tácticos de la

empresa o del programa de administración por objetivos.

Los planes adoptan la forma de estados financieros proforma, mensuales o

trimestrales, o de presupuestos de gastos, el período que cubren es generalmente

de un año dividido por meses o bien por trimestres, agregando un trimestre a

medida que avanza el año. En algunos casos las compañías tienen siempre un

presupuesto de los doce meses siguientes. Ningún gerente podrá organizar, dirigir

y controlar con éxito por mucho tiempo, a menos que antes haya elaborado

planes.

Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en

los programas de la empresa, se trata de desglosar los planes generales

aprobados en una serie de componentes más específicos y en periodos menores

de tiempo. Así, un plan anual puede desglosarse en planes operativos mensuales.

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Planes Operacionales. - Proporcionan los detalles de cómo se realizarán los planes estratégicos.

Ejemplo de un plan operativo. Resultados: son las acciones que esperamos alcanzar en un periodo de tiempo

Actividades: Acciones que permiten general un producto determinado, las

mismas que se orientan al logro de un objetivo determinado.

Indicadores: Aquel elemento referente, hecho, que ofrece una base simple y

fiable para evaluar el desempeño, los logros o los cambios de una unidad de

análisis.

Responsables /participantes: Responsables en su totalidad y responsables de

las actividades propuestas

Recursos: Recursos necesarios para la generación de determinado producto a

través de un conjunto de acciones.

Plazos: Tiempo se le asigna las actividades que se plantean señalando fechas y

conclusiones de las mismas.

Imprevistos: Situación que no había sido previamente considerada, que no

estaba en los planes.

Ejemplo:

Resultados

esperados

Actividades Indicadores Responsables

/participantes

Recursos Plazos Imprevistos

Áreas articuladas con la implementación de proyectos educativos acorde a las asignaturas asignadas

Coordinación entre la docencia, investigación y extensión

Elaboración de plan de actividades conjuntas

Distribución de las asignaturas y

Plan de ejecución de actividades conjuntas

Un comité de fondo de proyectos conformado.

5 proyectos educativos formulados y ejecutados

DecanaturaDirectoresInvestigación y extensiónDocente ejecutor de proyectorProducciónDirección administrativa y financiera

Materiales y equipo de oficina

Asignación presupuestaria Insumos MaquinariaEquipos Riego

Febrero- Julio

Agosto – Noviembre

Desembolso del fondo en tiempo y forma.

Fondo de tiempo de los involucrados.

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Recordar que para hacer un plan operativo se debe hacer un diagnóstico

utilizando la herramienta FODA, de ello se derivan los objetivos de plan a

mediano plazo (un semestre, o un año)

proyectos educativos identificados.

Conformación de un comité de fondos de proyectos.

Ejecución de proyectos educativos productivos con estudiantes.

Seguimiento a proyectos educativos y productivos. Evaluación de los proyectos educativos y productivos.

FORMATO PARA LA EVALUACION DE LA PLANIFICACION OPERATIVA Dirección o área: _______________________________Periodo evaluado; ________________________________Objetivos propuestos en el plan ________________________

Actividades programadas

Actividades pendientes

Actividades ejecutadas

Resultados de las actividades ejecutadas

Calidad de los resultados

Aspectos a mejorar y alternativas de solución

Total Total % de cumplimiento: total de actividades ejecutadas x 100 Total de actividades programadas

1. El plazo, los planes

estratégicos implican el

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Algunas diferencias entre los planes estratégicos y operativos son:

largo plazo, en tanto que los planes tácticos son de corto

plazo, y en ocasiones mediano plazo.

2. El alcance, ya que los planes estratégicos son más

generales, en tanto que los tácticos son específicos.

3. Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar

las metas y los planes estratégicos la misión de la empresa.

Plan operativo: Se trata de desglosar los planes generales aprobados en una

serie de componentes más específicos y en periodos menores de tiempo. Así, un

plan anual puede desglosarse en planes operativos mensuales.

Plan de trabajo: son la parte específica que le corresponde desarrollar a

determinadas secciones o personas dentro de una organización, sobre la base de

un plan general. Se especifican los objetivos específicos a cumplir, las tareas a

realizar, responsables, fechas de cumplimiento entre otros.

Actividad de aprendizaje:

IX) PROCESO DE MANEJO: El proceso de manejo es muy similar en una empresa agropecuaria, fábrica y aún

en los asuntos personales de cada individuo, este proceso tiene dos fases:

LA PLANIFICACIÓN Y LA DE EJECUCIÓN:

EJECUCION: Comprende dos aspectos importantes; uno es la

realización del material del plan y el otro se refiere al control y ajustes necesarios

durante la ejecución del mismo.

Para lograr la cabalidad los objetivos y metas propuestas en el plan de Producción

es necesario que exista una adecuada organización. Se debe fijar

II MODULO PLANIFICACION Lic. ANA ISABEL AREVALO 29

Investiga otros tipos de planificación; entre estos grafico de Gantt, diagramas, pronósticos

responsabilidades a distintos miembros de la empresa, de tal manera que toda

tarea o actividad a realizar este bajo responsabilidad.

Otro aspecto importante en la ejecución del plan de producción es la comunicación permanente que debe existir entre los distintos responsables de

ejecutar las áreas; de tal manera que se pueda coordinar las distintas acciones

para desarrollar sin mayores atrasos, ni pérdidas de recursos, las actividades

propuestas en el plan de producción.

La responsabilidad asignada al registro diario de todas las acciones y la

comunicación entre todas las acciones y la comunicación entre todos los

miembros de la organización permite mantener un control constante sobre la

ejecución del plan.

La idea de este control permanente no es sencillamente la de evaluar a los

responsables de la ejecución sino más bien presentar y garantizar de esta forma el

mejor desarrollo del plan de producción

Por lo tanto es posible identificar siete etapas en este proceso:

a) IDENTIFICACION DE LOS PROBLEMAS: surge cuando el

administrador o consejo administrativo sospecha que en una situación dada, no

se puede establecer claramente que “puede ser” y que “debe ser”, por lo que

conduce a establecer claramente un objetivo que represente lo que se concibe

como el compromiso o acción a ejecutar.

b) OBSERVACION O RECOLECCION DE DATOS O HECHOS: los hechos, la

imaginación y el juicio pueden conducir al administrador a identificar las

alternativas de acción más prometedoras: es importante que estas alternativas

sean congruentes con los objetivos, y prioridades de la empresa.

c) EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS: consiste en evaluar su efectividad para

producir los resultados esperados.

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d) SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS: la selección final entre varias alternativas

se hace con referencia a valores que el administrador cree que son

importantes.

e) ACCIÓN SOBRE LA SELECCIÓN: si la selección hecha pertenece a una

política, plan general, o programas, el administrador tendrá que realizar la fase

analítica del proceso a fin de encontrar los detalles que se desprenden de la

decisión tomada.

f) EJECUCIÓN DE LA ACCIÓN NECESARIA A FIN DE REALIZAR LA DECISIÓN.

g) EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS: la necesidad de analizar los

problemas y tomar decisiones pueden considerarse como la etapa final del

proceso de manejo, una vez que se tomó la decisión.

X) GUIAS PARA LA PLANIFICACION EFICAZ DE PROGRAMAS DE TRABAJO. 1. Poner en claro los objetivos (que queremos)

2. Determinar la prelación de cada objetivo especifico (cuánto queremos y en qué

orden).

3. Determinar los obstáculos que se alzan en el camino a los objetivos (Qué hay

en el camino).

Pensar en los medios y métodos para eliminar obstáculos (pensar en todos

los modos posibles, y luego escoger el mejor)

Determinar lo que necesitará en cuánto a personal

Determinar lo que necesitará en cuánto a instalaciones y recursos (dinero

inclusive)

Asignar responsabilidad (Quién tiene que hacer cada cosa y cómo ha de

hacerla)

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Si el proceso ha funcionado perfectamente no se presentarán mayores problemas, sin embargo al aparecer alguno, se deberá regresar a la primera etapa del proceso de manejo para tratar de localizarlo en algún punto de él.

Luego se procede a la elaboración del plan, mediante técnicas que permiten optimizar el tamaño de las alternativas seleccionadas

NO OLVIDAR

Establecer un calendario (¿Cuándo ha de hacerse el trabajo)

Establecer medidas para la determinación de los problemas y resultados

Determinar cuál será la acción administrativa que se necesita para lograr

que el programa quede aprobado y se ponga en marcha.

Bibliografía Mureia Horacio Héctor “La administración de empresas

agropecuarias” Principios Generales, 1973.

Mosha,, A.T. “Creación de una agricultura moderna” Organización y

Planeamiento”.

Banco Interamericano, Escuela de Desarrollo “Proyectos de Desarrollo

Agrícola”, Planificación y Administración.

Roble Editorial “Administración Moderna de Cooperativas” Centro Regional de

ayuda técnica ajena para el desarrollo internacional (AID).

Manual de Administración de Empresas Agropecuarias. Guillermo Guerra

Administración de Empresas Agropecuarias. Gilberto Ugalde Esquivel

www.ibw.com , Lycos en español.

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Actividades de aprendizaje. Realizar un diagnóstico de un área (empresa, finca entre otros) que usted considere conveniente, posteriormente con estos insumos proceda a elaborar un plan operativo (opcional semestral o anual), tomando en cuenta: etapas, manejo, principios del proceso de la planificación desarrollada en la sesión de clase.Realizar un análisis FODA de un área partiendo de un diagnóstico (empresa, finca entre otros) que usted considere conveniente.Prepárate para la defensa del trabajo realizado, tener presente que se tomará en cuenta: presentación del trabajo escrito y defensa que se evaluará por medio de una rúbrica para exposiciones orales)

Dialogo en el paraíso

Tú serás burro, trabajaras incansablemente de sol a sol cargando sacos y alforjas

en el lomo, apenas comerás, discurrirás muy poco y vivirás 30 años.

El burro le contestó:

Seré burro, pero vivir 30 años es demasiado, Señor, dame sólo 15 años.

Y Dios se lo concedió.

Dios creó al perro y le dijo: tú serás perro cuidarás las casas y las cosas de los hombres, ladrarás noches enteras comerás sólo hueso que te den y vivirás 30 añosEl perro le respondió:

Seré perro, pero vivir 30 años es demasiado; dame solamente 15.

Y Dios se lo concedió.

Dios creó al mono y le dijo:

Tú serás mono, saltarás de rama en rama, haciendo mil tonterías y monadas,

todos se reirán de ti y vivirás 30 años.

El mono le contestó:

Señor, seré mono; pero vivir 30 años es demasiado, dame solamente 15.

Y Dios se lo concedió.

Finalmente, Dios creó al hombre y le dijo:

Tú serás hombre, el único ser racional que habrá sobre la faz de la tierra, te daré

una inteligencia como para imponerte sobre todo, serás el Rey de la Creación, y

vivirás 35 años.

Y el hombre le respondió:

Señor, seré hombre, pero para un ser tan importante vivir 35 años es muy poco;

dame Señor los 15 años que el burro rehusó, los 15 que el perro no quiso y los 15

que el mono rechazó

Y Dios así lo hizo.

Desde entonces, el hombre vive 35 años como autentico HOMBRE, busca un

puesto de trabajo, forma una familia, crea empresas y pasa 15 años llevando todo

el peso de su casa sobre sus espaldas, trabajando como BURRO, después

cuando los hijos se le van, vive otros 15 años obedeciendo a veces sin dormir por

cuidar de lo suyo, como un PERRO. Para luego llegar al viejo y vivir otros 15 años

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saltando de casa en casa o de hijo en hijo, y haciendo tonterías para divertir y

entretener a los nietos y bisnietos, como un...MONO

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