UNIVERSIDAD “DR. JOSE MATIAS DELGADO” …...CAPITULO 2 2. MARCO TEORICO 2.1 CONCEPTOS...

UNIVERSIDAD “DR. JOSE MATIAS DELGADO”

FACULTAD DE ECONOMIA SANTIAGO I. BARBERENA

“MANUAL TECNICO ADMINISTRATIVO PARA EL CENTRO DE COMPUTO DE LA

UNIVERSIDAD DR. JOSE MATIAS DELGADO”

TESIS PRESENTADA POR: MANZANARES GUERRERO, CRISTINA DOLORES

MELENDEZ MARTINEZ, MARINA INES SIBRIAN SIBRIAN, ANA CECILIA

PARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIADA EN CIENCIAS DE LA COMPUTACION

NOVIEMBRE 2000 NUEVA SAN SALVADOR EL SALVADOR CENTROAMERICA

INDICE

INTRODUCCIÓN

CAPITULO 1 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 ANTECEDENTES ................................................................... 11

1.1.1 Antecedentes de la Universidad ..................................... 11 1.1.2 Organización de la Universidad ...................................... 13 1.1.3 Antecedentes del Centro de Cómputo ............................ 14 1.1.4 Organización del Centro de Cómputo ............................. 17

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................ 19

1.2.1 Situación Problemática .................................................. 19 1.2.2 Enunciado del Problema ................................................ 20

1.3 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA........................................... 21 1.4 LIMITACIONES Y DELIMITACIONES....................................... 22 1.4.1 Limitaciones ................................................................... 22 1.4.1.1 Limitaciones de Fuentes de Información. .................... 22 1.4.2 Delimitaciones...................................................... ........ 23 1.4.2.1 Delimitaciones de Tiempo......................... .................. 23 1.4.2.2 Delimitaciones de Espacio........................ .................. 23 1.4.2.3 Delimitaciones de Contenido..................... ................. 23 1.5 OBJETIVOS DEL TRABAJO .................................................... 24 1.5.1 Objetivo General................................................... ........ 24 1.5.2 Objetivos Específicos..................................................... 24 1.6 METODOLOGIA ...................................................................... 25 1.6.1 Población a Investigar........................................... ........ 25 1.6.2 Recolección de Datos............................................ ........ 26 1.6.2.1 Entrevista................................................ .................. 27 1.6.2.2 Cuestionario............................................................... 28 1.6.2.3 Observación Directa................................ ................... 28 1.6.3 Métodos de Análisis............................................. ......... 29 1.6.4 Métodos de Presentación de la Información.......... ......... 30

CAPITULO 2 2. MARCO TEORICO 2.1 CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACION

DE LOS CENTROS DE COMPUTO .......................................... 32 2.1.1 Antecedentes Históricos de la Administración................ 32 2.1.2 Centralización y Descentralización...................... .......... 33 2.1.3 Unidades de Centro de Computo vrs.

Unidades de Informática................................................ 36 2.1.4 Ubicación de la Unidad de Informática dentro de la

empresa.......................................... .............................. 38 2.1.5 Evolución de las unidades de informática...................... 40 2.1.5.1 Areas de Crecimiento.................................................. 40 2.1.5.2 Fases de Evolución................................. .................... 40

2.2 DOCUMENTACION ESTANDAR PARA USUARIOS .................... 42

2.2.1 Ventajas y desventajas de su uso........................ .......... 43 2.2.1.1 Ventajas................................................. .................... 43 2.2.1.2 Desventajas................................................................ 44 2.2.2 Tipos de manuales.............................................. .......... 45 2.2.2.1 Por su alcance........................................ .................... 45 2.2.2.2 Por su contenido.................................... .................... 45 2.2.2.3 Por su función específica o área de actividad .............. 46

2.3 PROCESO ADMINISTRATIVO APLICADO A UN CENTRO DE

COMPUTO............................................................................... 46 2.3.1 Funciones básicas de la Administración............. .......... 46 2.3.1.1 Planeación.............................................. ................... 47 2.3.1.1.1 Equipo........................... .......................................... 50 2.3.1.1.2 Personal................................................................... 52 2.3.1.1.3 Desarrollo de Aplicaciones. ...................................... 54 2.3.1.1.4 Producción............................................................... 55 2.3.1.1.5 Instalaciones............................................................ 56 2.3.1.1.5.1 Planes de Contingencia ......................................... 57 2.3.1.1.6 Financiera........................... .................................... 60 2.3.1.2 Organización............................................. ................. 61 2.3.1.2.1 Equipo........................... ......................................... 62 2.3.1.2.2 Personal......................... ........................................ 63 2.3.1.2.3 Desarrollo de Aplicaciones ...................................... 65 2.3.1.2.4 Producción.............................................................. 65

2.3.1.2.5 Instalaciones........................................................... 66 2.3.1.2.6 Financiera.......................... .................................... 67 2.3.1.3 Ejecución.................................................. ................. 68 2.3.1.3.1 Equipo........................... ......................................... 68 2.3.1.3.2 Personal.................................................................. 70 2.3.1.3.3 Desarrollo de aplicaciones....................................... 71 2.3.1.3.4 Producción.............................................................. 72 2.3.1.3.5 Instalaciones........................................................... 73 2.3.1.3.6 Financiera.......................... .................................... 74 2.3.1.4 Control....................................................................... 74 2.3.1.4.1 Equipo........................... ......................................... 75 2.3.1.4.2 Personal.................................................................. 76 2.3.1.4.3 Desarrollo de aplicaciones....................................... 76 2.3.1.4.4 Producción.............................................................. 77 2.3.1.4.5 Instalaciones........................................................... 79 2.3.1.4.6 Financiera........................... ................................... 80

CAPITULO 3

3. DESARROLLO DEL MANUAL TECNICO ADMINISTRATIVO DEL CENTRO DE COMPUTO

3.1 ANALISIS Y EVALUACION DE LA SITUACION ACTUAL........... 82 3.2 MANUAL TECNICO ADMINISTRATIVO .................................... 84

3.2.1 Introducción................................................................... 84 3.2.2 Documentación de estándares a utilizar............... ......... 85 3.2.3 Funciones del Proceso Administrativo................. .......... 86 3.2.3.1 Planeación................................................................... 86 3.2.3.1.1Objetivo del Centro de Cómputo... ............................ 86 3.2.3.1.2 Misión y Visión.......................... .............................. 87 3.2.3.2 Organización ............................................................... 88 3.2.3.2.1 Estructura Organizativa ........................................... 88 3.2.3.2.2 Organización............................ ............................... 90 3.2.3.2.3 Descripción de las Areas........... ............................... 90 3.2.3.2.4 Perfil y Descripción de Puestos.. .............................. 91 3.2.3.2.5 Instalaciones............................. ............................ 102 3.2.3.3 Ejecución .................................................................. 103 3.2.3.4 Control ...................................................................... 103 3.2.3.4.1 Seguridades........................................................... 103 3.2.3.4.2 Normas para el cuidar Equipo/Software ................ 107 3.2.4 Descripción de las áreas que conforman el Centro

de Cómputo ................................................................. 109 3.2.4.1Dirección................................................................... 109 3.2.4.1.1 Introducción.......................................................... 109 3.2.4.1.2 Organigrama.......................................................... 109 3.2.4.1.3 Marco Conceptual............................ ..................... 110 3.2.4.1.4 Políticas............................................ .................... 111 3.2.4.1.5 Procedimientos................................. ..................... 114 3.2.4.1.6 Equipo.............................................. .................... 115 3.2.4.1.7 Software......................................... ....................... 116 3.2.4.2 Sistemas ................................................................... 117 3.2.4.2.1 Introducción.......................................................... 117

3.2.4.2.2 Organigrama............................ ............................. 117 3.2.4.2.3 Marco Conceptual.................................... ............. 118 3.2.4.2.4 Políticas.................................................. .............. 119 3.2.4.2.5.Procedimientos........................................ .............. 121 3.2.4.2.6 Equipo..................................................... ............. 122 3.2.4.2.7 Software................................................... ............. 126 3.2.4.3 Operación........................................................... ..... 127 3.2.4.3.1 Introducción........................................................... 127 3.2.4.3.2 Organigrama .......................................................... 127 3.2.4.3.3 Marco Conceptual.................................. ............... 128 3.2.4.3.4 Políticas ................................................................. 128 3.2.4.3.5 Procedimientos....................................................... 130 3.2.4.3.6 Equipo.................................................... .............. 131 3.2.4.3.7 Software.................................................... ............ 132 3.2.4.4 Recepción .................................................................. 133 3.2.4.4.1 Introducción.......................................................... 133

3.2.4.4.2 Organigrama .......................................................... 133 3.2.4.4.3 Marco Conceptual .................................................. 134

3.2.4.4.4 Políticas.................................................. .............. 134 3.2.4.4.5 Procedimientos....................................... ............... 136

3.2.4.4.6 Equipo..................................................... ............. 137 3.2.4.4.7 Software................................................... ............. 138 3.2.5 Procedimientos..................................................... ...... 139 3.2.6 Formularios.......................................................... ...... 165

CAPITULO 4 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................ 216 ANEXOS BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCION

La falta de documentación formal y adecuada para el desarrollo o manejo

de las actividades en las organizaciones, conlleva a que éstas trabajen en

forma desordenada; lo que hace que los objetivos esperados no se

cumplan, tal es el caso de las organizaciones que poseen Centro de

Cómputo en los cuales es de suma importancia contar con un documento

donde se plasmen aspectos relevantes que contribuyan al buen

funcionamiento de éstos.

Esta situación motivó a diseñar la presente tesis, que tiene como aporte

principal el poder brindar a la Unidad del Centro de Cómputo de la

Universidad “Dr. José Matías Delgado” un Manual Técnico Administrativo

que sirva como apoyo para el desarrollo adecuado de las actividades que se

realizan en dicha unidad; yendo acorde al buen funcionamiento de las

necesidades actuales y a la vez adaptándose a las modificaciones que

surjan en el futuro. Por lo que se espera, que toda la información

recopilada en éste sea de utilidad y sirva como una guía para documentar

las diferentes actividades, así como también; se le brinde el seguimiento

respectivo para mantenerlo actualizado según las actividades que surjan.

Dicha investigación esta estructurada en cuatro capítulos los cuales se

detallarán a continuación.

En el capítulo uno, se desarrollan aspectos generales que contribuyen a

establecer un preámbulo a la temática del proyecto en análisis,

describiéndose así antecedentes de la Universidad y del Centro de

Cómputo, definiendo la justificación e importancia de dicha investigación,

así como también; las diferentes limitaciones y delimitaciones que se

encuentran en cada una de las etapas que se han considerado; logrando

con ello los objetivos establecidos del trabajo, utilizando una adecuada

metodología para alcanzar el éxito en la obtención de la información.

En el capítulo dos, se desarrolla toda la teoría referida a la investigación,

tanto a lo que es en sí un Proceso Administrativo aplicado a un Centro de

Cómputo en las diferentes áreas que lo conforman, como todo lo

relacionado al funcionamiento eficientemente y así lograr los objetivos

planteados de la organización; cabe mencionar la utilidad que tiene

documentar las diferentes actividades y funciones del que hacer diario, a

través del diseño y elaboración de un Manual Técnico Administrativo. La

información esta presentada de tal manera que el lector pueda captar con

facilidad los conceptos descritos.

El capítulo tres, esta fundamentado principalmente por la investigación de

campo; utilizando las técnicas adecuadas para la recopilación de la

información y así poder plasmar, desarrollar y elaborar un Manual Técnico

Administrativo para el Centro de Cómputo de la Universidad “Dr. José

Matías Delgado”; estructurándose según la necesidad del caso en estudio;

estandarizando con ello todas aquellas herramientas que permitan

representarlo en forma clara, precisa y ordenada para que pueda ser

entendido por los diferentes usuarios.

Finalmente en el capítulo cuatro, se presentan las conclusiones y

recomendaciones que se espera sean consideradas de gran utilidad para el

Centro de Cómputo de la Universidad “Dr. José Matías Delgado”.

Por el esfuerzo y dedicación de parte del personal del Centro de Cómputo

de la Universidad y del Asesor de dicho trabajo de graduación, con que ha

sido realizado, se considera que éste servirá de herramienta de apoyo al

Centro de Cómputo de la Universidad, así como también; para aquellos

usuarios interesados en el tema.

CAPITULO 1 "ASPECTOS GENERALES"

CAPITULO 1 ASPECTOS GENERALES

11

1.1 ANTECEDENTES

1.1.1 Antecedentes de la Universidad

El presente trabajo de Graduación, se realizará en el Centro de Cómputo

de la Universidad “Dr. José Matías Delgado”.

La Universidad “Dr. José Matías Delgado”, fue fundada en el año de 19771,

como una corporación de utilidad pública, la cual en sus inicios tenía

como domicilio legal la Ciudad de San Salvador, con el fin de dedicarse

básicamente a la enseñanza superior de profesiones académicas,

tecnológicas, artísticas y culturales, y a la investigación científica técnica y

cultural con proyección de sus logros.

La Universidad esta cerca de cumplir su vigésimo tercer aniversario de

fundación, por lo que a continuación se describe la misión institucional

con que ésta se proyecta a toda la población en general:

MISION INSTITUCIONAL


La Universidad “Dr. José Matías Delgado” como una corporación de utilidad pública de

carácter permanente y sin fines de lucros, se dedica a la formación integral de

profesionales de sólida moralidad, alta competencia, clara visión del futuro, liderazgo y

creatividad; capaces de participar con sensibilidad social en forma plena, activa y

1 Acta de Fundación y Estatuto Universidad "Dr. José Matías Delgado", San Salvador, C.A.


12

actualizada en una sociedad democrática, contribuyendo así al desarrollo económico,

social y cultural del país.2

De esta misma forma se muestra un detalle más completo de dicha

misión. (Ver anexo #1).

Para poder cumplir con esta misión, la Universidad creó y organizó

diferentes dependencias que estimó convenientes, entre las cuales están:

Facultades, Escuelas, Maestría, Centro de Investigación, Clínica de

Atención Psicológica, Laboratorios para apoyar las diferentes carreras,

Biblioteca Central y Unidades de Apoyo siendo algunas de éstas Tesorería,

Librería, Registro Académico y el Centro de Cómputo.

Algunas dependencias han definido su propia Misión y Visión, que

integradas contribuyen a lograr la misión institucional para lo cual fue

creada y fundada la Universidad; ejemplo de ello es la Misión y Visión de

la Facultad de Economía "Dr. Santiago I. Barberena" (Ver anexo #2).

Actualmente, el campus universitario se encuentra ubicado en el KM 8½

Carretera a Santa Tecla, Ciudad Merliot, Municipio de Antiguo Cuscatlán;

sin embargo dentro de los planes a mediano plazo de la institución esta la

construcción de su nuevo campus universitario donde estarán ubicadas

las Facultades de: Economía, Jurisprudencia y Ciencias Sociales. Este

terreno tiene un área de 8 manzanas, y fue donado por la Asamblea

Legislativa.3

2 Registro Académico, Guía Informativa UDJMD, Abril 1999. 3 Decano de la Facultad de Economía "Dr. Santiago I. Barberena" UDJMD, Lic. Hernández y Hernández, (Entrevista 1999).


13

1.1.2 Organización de la Universidad

En sus inicios la organización de la Universidad era sencilla, contaba con

una pequeña administración, pero en la actualidad por las crecientes

necesidades educativas, es que posee una organización compleja. (Ver

anexo #3).

La Universidad será gobernada, dirigida y administrada por los organismos

y funcionarios que se indican a continuación: 4

Organismos superiores de la Universidad: La Sala o Reunión Legal de

la Corporación, El Consejo Directivo y El consejo Académico.

Los funcionarios de la Universidad principales son: el Presidente y el

Vice Presidente del Consejo Directivo, el Rector, el Vice Rector, el Vice

Rector Académico, el Secretario General, el Fiscal General, el Tesorero

General, el Pro-Tesorero General, los Decanos y Vice decanos de

Facultad, los Directores de Escuelas, los Secretarios de esas

dependencias, los Jefes de departamento, los de estudio y los

Inspectores o Bedeles.

En la actualidad la Universidad cuenta con las siguientes

dependencias: 5 Facultades y 4 Escuelas, ofreciendo así 17 carreras y

1 Maestría.5 (Ver Anexo #4).

4 Acta de Fundación y Estatuto Universidad "Dr. José Matías Delgado", San Salvador, C.A. 5 Unidad de Relaciones Públicas, UDJMD, 1999.


14

1.1.3 Antecedentes del Centro de Cómputo

A mediados de la década de los 80’s la Universidad “Dr. José Matías

Delgado”, aún no contaba con una carrera relacionada a la computación y

debido a la creciente demanda que ésta tenía y que otras Universidades

ofrecían; la institución se vio en la necesidad de planificar y organizar la

Carrera de Licenciatura en Ciencias de la Computación, la cual fue

aprobada por el Ministerio de Educación en Enero de 1987.

El Centro de Cómputo ha pasado por tres etapas de evolución:6

PRIMERA ETAPA: Creación del Centro de Cómputo.

A finales del año 1989, fue fundado el Centro de Cómputo en el Campus

Universitario, específicamente en el edificio que en la actualidad ocupa la

Facultad de Economía (Ver anexo #5 Sección A) en las aulas 101 y 103;

con el objetivo de dar apoyo tanto a la Carrera de Licenciatura en Ciencia

de la Computación, así como también, a las demás dependencias de la

institución.

En esta etapa se contaba con los recursos siguientes: 6 computadoras

personales, un equipo IBM 9375 (MAINFRAME o Computador Central),

una impresora, y dos personas que estaban a cargo de manejar el equipo.

6 Decano de la Facultad de Economía "Dr. Santiago I. Barberena" UDJMD, Lic. Hernández y Hernández, (Entrevista 1999).


15

Entre los primeros sistemas que se mecanizaron fueron: Registro

Académico (en el cual se llevaba el registro de notas de los estudiantes) y

Contabilidad (en éste se llevaba el registro contable de la Universidad).


16

En la estructura organizativa de la Universidad, el Centro de Cómputo

dependía directamente de la Dirección de la Escuela de la Carrera de

Licenciatura en Ciencias de la Computación (Area Académica).

SEGUNDA ETAPA: Creación de nuevas carreras.

A medida que se observó que la computadora era una herramienta

necesaria, que surgieron nuevas carreras y se dio un crecimiento de la

población estudiantil, el Centro de Cómputo tuvo la necesidad de

trasladarse a instalaciones más amplias y adecuadas, ubicadas en el

Edificio que en la actualidad ocupa la Escuela de Artes Aplicadas (Ver

anexo #5 Sección B). Lo que trajo como consecuencia un crecimiento

tanto en recurso humano como tecnológico.

En esta etapa, se contaba con el equipo según la Tabla #1 siguiente:

EQUIPO CARACTERISTICAS

16 Computadoras Personales Marca EPSON de 850 MB

9 Computadoras Personales Marca IBM de 270 MB

10 Computadoras Personales Marca IBM de 635 MB

MAINFRAME o COMPUTADOR

CENTRAL

Marca IBM 9375, con modificaciones

en relación con su capacidad de

Memoria, Procesamiento y

adaptación de nuevas terminales.

TABLA # 1


17

En cuanto al recurso humano estaba conformado por trece personas,

distribuidas en las áreas, según la Tabla #2 siguiente:

AREAS NUMERO DE PERSONAS QUE

CONFORMAN CADA AREA

Dirección 1

Sistemas 3

Operación 2

Académica 1

Mercadeo 1

Recepción 2

Secretaría 1

Conserjería 2

Fue en esta etapa, que el Centro de Cómputo se independizó de la

Facultad de Economía del Area Académica, para depender

jerárquicamente de Rectoría, lo que no permite injerencia de otras

Unidades hacia el Centro de Cómputo.

TERCERA ETAPA: Crecimiento del Campus Universitario.

TABLA # 2


18

Actualmente el Centro de Cómputo, cuenta con amplias instalaciones

para la atención de la población estudiantil, como también para las

actividades que desempeña el personal de dicha unidad; las cuales se

encuentran ubicadas en el Edificio Administrativo del Campus

Universitario (Ver anexo #5 Sección C).

En el capítulo 3, se detallarán los recursos con los que cuenta el Centro

de Cómputo en la actualidad.

Hasta la fecha, el Centro de Cómputo aún depende jerárquicamente de

Rectoría.

Para el Centro de Cómputo, una de sus principales funciones es dar apoyo

a otras dependencias de la Institución, tales como Registro Académico,

Tesorería, Biblioteca, así como también; proporcionar ayuda en el área

académica para toda la comunidad universitaria, cumpliendo requisitos de

Plan de Estudios para la mayoría de las Carreras, y especialmente la

Carrera de Licenciatura en Ciencias de la Computación.

El Centro de Cómputo en la actualidad cuenta con un Manual Técnico

para Programador, no así con un Manual Técnico Administrativo que dé

soporte a las actividades diarias que se desarrollan dentro de la Unidad,

respaldando así la función de éste.

1.1.4 Organización del Centro de Cómputo


19

El Centro de Cómputo de la Universidad “Dr. José Matías Delgado”,

actualmente está dividido en 4 áreas, las cuales son:

1. Dirección

2. Sistemas

3. Operación

4. Recepción

Las áreas internas del Centro de Cómputo dependen directamente de la

Dirección, quien se encarga de la toma de decisiones, por lo que el tipo de

organización es centralizado. La Figura #1, muestra la estructura

organizativa del Centro de Cómputo de la Universidad Dr. “José Matías

Delgado”.7


ORGANIGRAMA DEL CENTRO DE COMPUTO

7 Subdirectora del Centro de Cómputo, UDJMD, Lic. Doris Merino, 2000.

RECTORIA

ASESORIA

DIRECCION

SISTEMAS

OPERACION

ASUNTOS ACADEMICOS

SECRETARIA


20

A través de una guía estructurada, se ha recopilado la información

necesaria correspondiente a cada uno de los puestos que conforman dicha

unidad; la cual será descrita en el capítulo 3.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2.1 Situación Problemática

Cada día existe mayor impacto y un amplio desarrollo en la tecnología de

las computadoras; las empresas públicas, privadas así como también; las

instituciones educativas (colegios, escuelas, institutos, universidades, etc.)

las utilizan como una herramienta indispensable en sus funciones diarias,

especialmente en el ambiente universitario, donde la tecnología debe de

estar a la vanguardia, proporcionando con ello una mejor preparación

académica y profesional a la población estudiantil.

FIGURA # 1

FIGURA # 1


21

Estas entidades se han visto en la obligación de adquirir recursos y crear

una unidad de apoyo llamada Centro de Cómputo, cuya función sea la

administración de éstos.

En la Universidad “Dr. José Matías Delgado”, la unidad del Centro de

Cómputo tiene entre algunas funciones las siguientes:

Establecer y velar para que se cumplan los procedimientos adecuados

en cuanto al uso de las herramientas tecnológicas y el manejo de las

diferentes aplicaciones.

Obtener y proporcionar información de las diferentes áreas en forma

oportuna y precisa.

Brindar herramientas de apoyo a otras dependencias.

Prestar servicios académicos a la población estudiantil.

Estas y otras funciones, así como el inventario de equipo y software con

que cuenta, procedimientos, recursos materiales, financieros y humanos,

deben plasmarse en un documento llamado “Manual Técnico

Administrativo”, el cual debe contener acciones claras y específicas para

analizar, elegir y tomar decisiones, para el mejor aprovechamiento de

éstos.

1.2.2 Enunciado del Problema

El problema se enuncia de la manera siguiente:


22

“ La falta de un Manual Técnico Administrativo no facilita la solución de

problemas presentados, la toma de decisiones cotidianas y el área de

Auditoría en el Centro de Cómputo de la Universidad Dr. José Matías

Delgado.”

Este problema al cual se le tratará de dar respuesta a través de la

investigación, el planteamiento y desarrollo de un Manual Técnico

Administrativo con el que podrá evaluarse la situación de las siguientes

cuestiones:

¿Cumple el recurso humano con los perfiles exigidos por el puesto?

¿Son los procedimientos utilizados, los adecuados para poder solventar

cualquier eventualidad que se dé en el Centro de Cómputo?

¿El equipo y el software se actualiza periódicamente?

¿Existen procedimientos adecuados para la actualización del Equipo

y el Software?

1.3 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

En las empresas se permitió por muchos años que la utilización de las

computadoras se hicieran en forma libre, pero a medida que aumentaba el

contagio para la adquisición de esta herramienta; se dio un descontrol en

la administración de éstos; lo que llevó a la fundación de la Unidad que

integrará y velará por éstos recursos, a la cual se le dio el nombre de

Centro de Cómputo y/o Unidades de Informática.


23

Para poder cumplir con las actividades que se realizan, los Centros de

Cómputo deben contar que con documento llamado "Manual Técnico

Administrativo", el cual debe contener Misión, Visión, Objetivos, Políticas,

Formatos y Procedimientos estándares, funciones de la Unidad como de

los diferentes puestos que lo conforman, información detallada del

software y equipo con que éste cuenta, entre otros.

Es importante, que todo Centro de Cómputo cuente con éste documento,

para que se puedan desarrollar sus funciones en forma eficaz y eficiente; y

con ello obtener mejores resultados.

Por otra parte, un factor a considerar para administrar la información es

establecer procedimientos en un Manual Técnico Administrativo, que le

permita al usuario obtenerla en forma breve, precisa, confiable y

oportuna, salvaguardándose éste activo intangible de la empresa, el cual

es de valiosa importancia para la toma de decisiones; ya que se corre el

riesgo de que pueda ser destruida, modificada o revelada indebidamente.

Dada la situación de no contar con un manual en el Centro de Cómputo

de la Universidad, surge la necesidad de elaborarlo como un aporte para el

eficiente funcionamiento de las actividades que se desarrollan.

1.4 LIMITACIONES Y DELIMITACIONES

1.4.1 Limitaciones


24

Son las restricciones a las que se enfrentará el presente trabajo de

investigación.

1.4.1.1 Limitaciones de Fuentes de Información

No existe documentación que soporte los procedimientos y actividades

que se desarrollan en el Centro de Cómputo, todo hay que recolectarlo

a través de entrevistas ante lo cual es difícil contactar al personal.

No hay accesibilidad por parte del personal del Centro de Cómputo, a

proporcionar información confidencial, debido a políticas internas las

cuales no están documentadas, lo que puede ser de gran ayuda para la

realización del estudio.

Por políticas internas de confiabilidad de la Universidad, no se

profundizó en aspectos del presupuesto de la Unidad del Centro de

Cómputo, ni en temas relacionados con salarios y recursos financieros.

Los cuestionarios diseñadas para recolectar la información, se

paralizaban debido a que la dirección del Centro de Cómputo, tenía

que dar previo Visto Bueno, concertar citas con el personal, y así poder

recabar la información.

1.4.2 Delimitaciones


25

Son especificaciones propias del Trabajo de Graduación, mediante las

cuales acortarán su campo de acción, las delimitaciones que se han

tomado en cuenta son en tiempo, espacio y contenido, para el desarrollo

de la presente investigación.

1.4.2.1 Delimitaciones de Tiempo

Con respecto a la recopilación de la información, esta se llevará a cabo en

un período aproximado de un año, comprendido desde Marzo/99 hasta

Febrero/2000.

1.4.2.2 Delimitaciones de Espacio

Con relación al espacio, la investigación se realizará en el Centro de

Cómputo de la Universidad “Dr. José Matías Delgado”, ubicada en el

Municipio de Antiguo Cuscatlán, Departamento de La Libertad.

1.4.2.3 Delimitaciones de Contenido

Respecto al contenido, el Manual Técnico Administrativo contendrá:

Misión, Visión, Objetivos, Funciones, Políticas, Administración de Recurso

Humano, Procedimientos de Organización, Inventario de Equipo y

Software además de especificaciones de las instalaciones.

El Manual no contemplará la documentación de los diferentes sistemas

y/o aplicaciones con que cuenta el Centro de Cómputo.


26

1. 5. OBJETIVOS DEL TRABAJO

1.5.1 Objetivo General

Elaborar un Manual Técnico Administrativo para el Centro de Cómputo

de la Universidad “Dr. José Matías Delgado”, que contenga: Misión y

Visión, Políticas, Funciones e Inventario del Equipo y Software con que

cuenta la unidad, y que en la práctica se ejecutan a través del Proceso

Administrativo, lo que permitirá mayor eficiencia de la misma.

1.5.2 Objetivos Específicos

Proporcionar los perfiles de puesto actuales que administran y

coordinan las diferentes responsabilidades gerenciales y operativas del

Centro de Cómputo de la Universidad.

Identificar las herramientas tecnológicas que posee el Centro de

Cómputo.

Evaluar la operacionalización orientada a: Procesamiento de Datos,

Funciones Académicas, Sistemas y Equipos.

Proponer un Plan de Contingencia que minimice las pérdidas y

mantenga la operacionabilidad de las funciones del Centro de

Cómputo.

Establecer los procedimientos adecuados para solventar las

necesidades de crecimiento que puedan tener las instalaciones del

Centro de Cómputo.


27

1.6 METODOLOGIA

Para alcanzar el éxito en la obtención de la información, es muy

importante tomar en cuenta que la investigación debe realizarse bajo una

planeación estricta, con el propósito de darle cumplimiento al desarrollo

de los objetivos de la investigación.

1.6.1 Población a Investigar

La población a investigar es el conjunto de sujetos de análisis los cuales

podrían ser personas, instituciones, objetos, etc.; que forman el grupo de

interés para la investigación determinada, la cual puede ser investigada en

forma parcial o total, además debe especificarse y delimitarse el nombre

del lugar, el total de la población, sus límites físicos y las características

que los sujetos de análisis tengan.

En la presente investigación, la población estará constituida en dos

grupos:

Como primer grupo, se tiene al personal que labora en el Centro de

Cómputo de la Universidad, conociéndose como las personas que

interactúan con el equipo y software disponible siendo de naturaleza


28

finita, y por ser tan limitada se abarcará en su totalidad, por lo que se

entrevistarán 11 personas. (Esto se investigará a un nivel formal

mediante la realización de una guía de entrevista directa a estas

personas).

El segundo grupo, esta compuesto por las Dependencias que reciben

servicios del Centro de Cómputo, siendo estas: Registro Académico y

Gestión Financiera. Entrevistándose al Jefe de cada Dependencia, los

que serán investigados en una forma libre a través de la observación

directa y por medio de entrevistas dirigidas.

1.6.2 Recolección de Datos

La presente investigación pretende hacer uso de las técnicas de

recolección de datos, específicamente en las áreas del Centro de Cómputo

que a continuación se detallan:

Equipo: marca y modelo del equipo, velocidad, capacidad de

procesamiento, memoria RAM, periféricos, multimedia, terminales,

servidor y garantía.

Software: tipo de software, sistema operativo, garantía, licencias,

paquetería, versiones, número de instalaciones, sistemas y/o

aplicaciones desarrolladas, manuales e idioma.


29

Recurso Humano: actividades que se realizan, funciones,

responsabilidades, conocimiento, habilidades y otros.

Instalaciones: tipo de cableado de red, instalaciones eléctricas,

medidas de protección para el cableado, medidas de seguridad para

equipo y software, información y recurso humano, entre otros.

Se definirá la utilización de los métodos específicos para la recolección de

la información, entre éstos se incluyen la entrevista, el cuestionario, la

revisión de los registros (en el sitio donde se encuentran éstos) y la

observación directa.

En general, se emplean más de una de éstas técnicas para estar seguros

de llevar a cabo una investigación amplia y exacta. A continuación se

describe cada una de éstas técnicas.

1.6.2.1 Entrevista

Se emplea para reunir información proveniente de personas o de grupos,

generalmente los entrevistados son usuarios de los sistemas existentes,

en algunos casos son gerentes o empleados que proporcionan la

información requerida.

Es importante recordar, que los entrevistados y los entrevistadores

conversan durante una entrevista, es decir; que no se interroga a los

primeros. Las entrevistas dan a los entrevistadores oportunidades de

reunir información de las personas que se han seleccionado debido a sus


30

conocimientos de la investigación bajo estudio. A menudo éste método es

la mejor fuente de información cualitativa.

La entrevista puede clasificarse de la manera siguiente:

Entrevista Estructurada, son las que se utilizan preguntas estándar en

un formato de respuesta abierta o cerrada.

Entrevista No Estructurada, se utiliza un formato pregunta y respuesta

y son apropiadas cuando el entrevistador desea adquirir información

general acerca de la investigación.

1.6.2.2 Cuestionario

El instrumento de investigación, especialmente, cuando se estudia una

muestra de población determinada y con objetivos definidos es el

cuestionario, que puede ser utilizado para realizar una observación de

campo estructurada, es decir; que éste caso se indagara en aspectos que

de antemano se ha decidido conocer, obteniendo los datos que se desean

adquirir y no todo los datos que el informante proporcione, como

sucedería con una observación no estructurada.

En todo caso para aplicar o mejor dicho para administrar el cuestionario,

ya sea una observación estructurada o no, necesariamente se tendrá que

aplicar la técnica de la entrevista.


31

Se ha diseñado un guía de entrevista, la cual será suministrada al

personal del Centro de Cómputo (Ver anexo # 6).

1.6.2.3 Observación Directa

La observación permite al investigador ganar información que no se puede

obtener por otras técnicas.

En éste método, el investigador, sin establecer comunicación con los

sujetos de estudio se limita a observar las acciones, la forma en que se

manejan los documentos, como se llevan a cabo los procesos, si se siguen

los pasos específicos y los hechos que le interesan. Estas observaciones

pueden ser realizadas por personas o aparatos mecánicos.

Por medio de la observación el investigador obtiene información de

primera mano, sobre la forma en que se efectúan las actividades. Los

observadores experimentados saben qué buscar y cómo evaluar el

significado de lo que observan.

Por las condiciones de su aplicación, los estudios de observación son de

cuatro tipos: observación de situación natural, en situación artificial, no

estructurada y estructurada.

1.6.3 Métodos de Análisis


32

Los métodos de análisis se pueden clasificar en generales y particulares,

los generales son aplicables a casi todas las ciencias y los particulares a

ciertas disciplinas.

Entre los métodos generales están: el análisis y la síntesis, la inducción y

la deducción, y el experimental; los cuales tienen características asociadas

en común.

El Método de análisis, consiste en separar las partes de un todo para

estudiarlos aisladamente primero, después conocer y comprender los

principios que los rigen, establecer sus relaciones y dependencias ya

integradas en el todo.8

Este método es muy importante en la investigación, pues se puede aplicar

por ejemplo al estudiar el proceso administrativo, analizando cada uno de

sus elementos: planeación, organización, dirección y control.

PASOS PARA LA APLICACIÓN DEL METODO ANALITICO

Después de haber decidido el problema o fenómeno estudiado, los pasos

a seguir para aplicar el método analítico son:

Observar el fenómeno.

Describir el fenómeno.

Realizar un examen crítico del fenómeno en su totalidad.

Descomponer el fenómeno en cada una de sus partes; o sea, dividir el

todo observado en los elementos que lo conforman.

Enumerar cada una de las partes del fenómeno.

8 Maymo Rasiel Meléndez, Como preparar el Anteproyecto de Investigación y la Tesis de Graduación, 3ra. Edición, Ediciones MYSSA, S.S. EL SALVADOR, C.A. 1997.


33

Clasificar cada parte de dicho fenómeno.

Dada la definición de análisis, se puede decir que la técnica o herramienta

a utilizar para la investigación del presente trabajo, es el método deductivo

que parte de datos generales aceptados y que por razonamiento lógico de

ellos pueden deducirse algunas suposiciones.9

1.6.4 Métodos de Presentación de la Información

El método de presentación de la información, son formas pre-elaboradas

donde se detallan o describen, cada una de las fases del proceso

administrativo por las cuales se recopilará la información y a la vez se

utilizaran para su presentación en el documento, siendo algunas de estas

tablas libres, organigramas, formato para el perfil de puestos, formularios,

hojas de inventarios, figuras, planos de instalaciones, formatos para

procedimientos, reportes emitidos por sistemas (finales).

9 Maymo Rasiel Meléndez, Como preparar el Anteproyecto de Investigación y la Tesis de Graduación, 3ra. Edición, Ediciones MYSSA, S.S. EL Salvador, C.A. 1997.

CAPITULO 2 "MARCO TEORICO"

CAPITULO 2 MARCO TEORICO

32

2.1 CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACION DE LOS

CENTROS DE COMPUTO

2.1.1 Antecedentes Históricos de la Administración.

La integración de esfuerzos, dirigidos por personas responsables de

planear, organizar, ejecutar y controlar siempre ha existido durante miles

de años. En la actualidad existen evidencias tangibles de que se

emprendieron proyectos de gran magnitud; por ejemplo, la pirámide de

Egipto. La administración dio respuesta a muchas interrogantes que se

presentaron: ¿Quién decía que hacer?, ¿Quién provee los recursos

necesarios?, etc.

Sin embargo, no ha sido hasta en los últimos siglos, especialmente el

último, en que la administración se ha vuelto tema de investigación

sistemática que adquirió un conjunto de conocimientos, convirtiéndose en

una disciplina de estudio formal.

La administración, se define como el proceso de diseñar y mantener un

ambiente en que las personas, trabajando en grupo, alcancen con

eficiencia metas seleccionadas. 10

A continuación se amplía esta definición básica:

Como administradores las personas realizan funciones administrativas

de planeación, organización, ejecución y control.

10 George R. Terry. Principios de Administración Nueva Edición, Cía. Editorial S.A. de C.V. México D.F.1982.


33

La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.

Es aplicable a los administradores en todo sus niveles

organizacionales.

La administración se ocupa de la productividad; esto implica eficacia y

eficiencia.

2.1.2 Centralización y Descentralización

La relación y clasificación en categorías de las unidades organizacionales,

forman una jerarquía que representa tanto los conceptos de la

centralización como de la descentralización.

Si la toma de decisiones y responsabilidades están centralizadas, entonces

la autoridad y las actividades formales están concentradas cada vez en

menos gerentes, a medida que la estructura organizativa se visualiza

desde los niveles organizacionales inferiores a los superiores.

En la cumbre, teóricamente todas las decisiones y responsabilidades

emanan del vértice o del más alto ejecutivo. En contraste, procediendo de

los niveles superiores a los inferiores, si la toma de decisiones y la

responsabilidad están descentralizadas, entonces se encuentran dispersas

entre un número creciente de miembros, estando el mayor número por lo

general en el nivel organizacional más bajo.11

11 George R. Terry. Principios de Administración Nueva Edición, Cía. Editorial S.A. de C.V. México D.F. 1982.


34

En pocas palabras, podemos señalar que cuando la autoridad está

concentrada, existe la centralización; si la autoridad esta dispersa, la

descentralización.

Tanto la centralización como la descentralización, están íntimamente

ligadas a la delegación de autoridad. Esta delegación se refiere a entregar,

confiar, depositar o no, responsabilidad y autoridad de un individuo a

otros.

De hecho hay cierto grado de descentralización de la autoridad en toda

estructura de la organización, porque de otro modo no habría tal

estructura; es decir, toda la autoridad quedaría en el propietario o en el

dirigente principal de la empresa.

Por otra parte, un jefe no puede delegar toda su autoridad porque dejaría

de ser jefe y hasta de formar parte de la organización.

La centralización y descentralización, son opuestas y pueden considerarse

como dos extremos teóricos, ninguno de los cuales se encuentra en la

práctica real, pero el concepto de cada uno de éstos, es útil en el estudio

de la organización.

Lo que ayuda a formular la estructura de la organización es el grado o

tendencia hasta el cual se práctica la centralización o descentralización.

Una definición teórica de la centralización es la siguiente:


35

“Es la sistemática y consistente concentración o reservación de autoridad

en un nivel jerárquico particular, con el fin de reunir en una sola persona

o cargo el poder de tomar decisiones y coordinar las labores dentro de su

respectivo ámbito de acción”.12

Lo más importante en la centralización, es la fijación precisa del grado con

que se delega y se controla, que ese grado esté de acuerdo con las

características de la empresa en concreto, exista estabilidad en la

delegación, siendo lo más peligroso estar cambiando constantemente el

sistema.

Ventajas de la centralización:

Se proporciona poder y prestigio a los principales ejecutivos.

Se apoya la uniformidad en políticas, prácticas y decisiones.

Se pueden emplear especialistas altamente calificados, debido a que el

ámbito y volumen de su trabajo son suficientes para apoyar y retar a

los niveles superiores de la empresa.

La duplicación de funciones se mantiene a un nivel mínimo.

Se disminuye el peligro de acciones desviadas y fuera de órbita.

No se requieren procedimientos y prácticas de control elaboradas y

costosas.

Se desarrolla un grupo de alta gerencia fuertemente coordinado.

Una definición teórica de la descentralización es la siguiente:


36

“Es la tendencia a dispersar la autoridad de toma de decisiones en una

estructura organizada, es un aspecto fundamental de la delegación. La

descentralización es sinónimo de delegación de autoridad y esta se puede

llevar a cabo en todos los niveles jerárquicos de la empresa.”13

Ventajas de la descentralización:

Se desarrolla el talento, la capacidad para tomar decisiones y su

habilidad para identificarlo.

Se fomentarán y desarrollarán actividades potenciales, como el interés,

iniciativa y habilidades existentes en los bajos niveles.

Las decisiones estarán mejor coordinadas.

La ausencia de conflictos entre las divisiones de trabajo.

Democracia en la dirección.

Todo el personal de la empresa es libre de criticar, hablar y sugerir.

Una vez que las decisiones han sido tomadas nadie puede rebatirlas.

Finalmente, se puede concluir que tanto la centralización como la

descentralización tiene que ver con la delegación de autoridad y

responsabilidad, combinándose ambas en cierto momento para así

obtener resultados óptimos, tendiéndose en la actualidad a centralizar

12 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresas, 8va. Edición. McGraw-Hill, 1994. 13 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresas, 8va. Edición. McGraw-Hill, 1994.


37

algunas actividades del centro de cómputo como el procesamiento de

datos y descentralizar otras de carácter administrativo.

2.1.3 Unidades de Centro de Cómputo vrs. Unidades de Informática

En la actualidad, al hablar de Centro de Cómputo no sólo se está

refiriendo a un lugar con ciertas características físicas, donde se

encuentra el equipo de cómputo o se procesan los datos; si no que

también, de un organismo conformado por recursos o elementos tales

como: equipo, instalaciones, mobiliario, personal especializado y no

especializado en el área técnica,


38

información que es manejada en la institución, manuales de documentos,

descripción de puestos administrativos y software, forman parte de este

concepto.

Todo lo anterior, debe ser aprovechado al máximo para lograr el objetivo

primordial de todo Centro de Cómputo: proveer servicios a una gran

variedad de usuarios a través de la operación de los computadores, del

equipo auxiliar y del personal técnico.

Se entiende por Centro de Cómputo, la unidad que brinda apoyo a las

demás dependencias de la empresa, es decir; que éste se encarga del

procesamiento electrónico de datos, capacitación al personal, soporte

técnico, mantenimiento de las aplicaciones existentes, desarrollo de

nuevas aplicaciones y emisión de reportes para la toma de decisiones.

Otro concepto a considerar es la Unidad de Informática, llamado también

Centro de Administración de Información, ya que administran

efectivamente sus recursos con el objeto de tener una mayor y eficiente

producción. Esta unidad estudia el diseño y la utilización de los equipos,

sistemas y procedimientos que permiten captar y tratar los datos

adecuados, con el objetivo de obtener información útil para la toma de

decisiones.

Por tanto, el término más apropiado a utilizar es Unidad de Centro de

Cómputo.


39

2.1.4 Ubicación de la Unidad de Informática dentro de la Empresa

La ubicación de la unidad de informática dentro de la empresa, varia

según el tamaño y tipo de empresa, entre las que se pueden mencionar

las más comunes:

Las que tradicionalmente nacen bajo el nivel de la Gerencia de

Finanzas, porque es ahí donde se manejan los recursos económicos de

la empresa; por lo que el personal del departamento de contabilidad

visualizó por primera vez las ventajas de la mecanización para trabajos

repetitivos y voluminosos. (Ver Figura. # 2).14

Debido a que la unidad ofrece sus servicios a las demás gerencias de la

empresa y no sólo dependiendo de la gerencia de finanzas, se ubica a

14 Cátedra de la Materia de Administración de Centro de Cómputo, Ing. Edmeé Infantozzi de López,

FIGURA # 2

Gerencia General

Finanzas Mercadeo Producción Recurso Humano

Informática


40

éste como un departamento de servicio al nivel de staff, lo que da como

desventaja, que el departamento no cuente con el poder necesario

para enfrentar problemas de integración de los sistemas. (Ver Figura. #

3).15

Ante el crecimiento de las empresas, se ubica a Informática, como una

unidad independiente dentro de la estructura principal de la

organización. (Ver Figura. #4).16

CICLO II-1998. 15 Cátedra de la Materia de Administración de Centro de Cómputo, Ing. Edmeé Infantozzi de López, CICLO II-1998. 16 Cátedra de la Materia de Administración de Centro de Cómputo, Ing. Edmeé Infantozzi de López, CICLO II-1998.

FIGURA # 3

FIGURA # 4

Informática

Gerencia General

Finanzas Mercadeo Producción Recurso Humano

Gerencia General

Finanzas Mercadeo Producción

Informática

Recurso Humano


41

Esta última ubicación, es la adecuada debido a que ofrece los máximos

beneficios de un sistema. Además, es preferible cuando se piensa en un

sistema distribuido, la única manera que permite tener la posición, las

perspectivas, la información y el poder necesario para dar coherencia al

sistema de información institucional.

2.1.5 Evolución de las Unidades de Informática

2.1.5.1 Areas de Crecimiento

Entre las áreas de crecimiento de las Unidades de Informática están:

Aplicaciones mecanizadas: hace referencia a la medida en que

aumenta la producción eficiente de aplicaciones y el mantenimiento

de las mismas.

Administración y control: se refiere al aprovechamiento de los recursos

humanos, materiales y tecnológicos que se poseen con el objeto de

lograr eficiencia en el desarrollo de las funciones.

Tecnología: trata sobre el crecimiento de las instalaciones por la

adquisición de equipo, software y la debida capacitación al personal.

Aunque no siempre estas áreas crecen en la misma proporción, esto

dependerá de la naturaleza de la empresa (Ver Anexo # 7).


42

2.1.5.2 Fases de Evolución

Toda unidad de informática pasa por las 6 fases de evolución siguientes:

(Ver Anexo # 8).

Inicio: casi siempre existen aplicaciones pequeñas y generalmente

orientadas a finanzas, por lo que es necesario la creación de la Unidad

de Informática, la cual es difícil de aceptar por los demás

departamentos de la empresa por ver en esta unidad un centro de

poder, es decir; que se da una resistencia al cambio.

Contagio: es donde se ven los beneficios que brinda esta unidad y el

manejo de las computadoras como una herramienta de desarrollo y

crecimiento. Existe mayor demanda de equipo, software y

capacitaciones por parte de los usuarios. Este volumen de las

demandas origina un descontrol, ya que los restantes departamentos

desean que se cumplan sus necesidades.

Esta fase, es superada cuando la planeación y la organización están

bien definidas y el administrador sabe priorizar las necesidades de los

usuarios.

Control: es donde existe una formalización de las actividades para el

desarrollo de proyectos y se establecen procesos de control interno

asignando adecuadamente los recursos; pero, a pesar de lo antes

mencionado no hay integración entre el usuario y el departamento, es

decir; que el usuario no valora el aporte de la Unidad de Informática

por lo que existe una división de criterios.


43

Integridad: en esta fase hay más inversión en el departamento, por lo

que se da una mayor eficiencia en el control de los recursos, se

generan más expectativas por parte del usuario en cuanto a la

eficiencia y eficacia en el manejo de la información.

Administración de la información: es donde se da la tendencia a la

descentralización en la administración de los datos, dejando esta labor

al usuario final, lo cual deja más espacio y tiempo disponible para que

en la unidad central de informática exista un mayor crecimiento en el

área de conocimiento y exploración de nuevas tecnologías.

Madurez: es donde se logra estabilidad, de tal forma que puede

controlarse con facilidad el surgimiento de la demanda de nuevas

aplicaciones o cambios incluso a estructuras administrativas.

Además, existe una fuerte administración de los recursos de informática y

la integración de nuevas aplicaciones orientadas a la toma de decisiones

gerenciales, planteándose así; nuevas estrategias para el futuro, lo que

origina una gran aceptación e identificación del usuario con la unidad de

informática.

Puede que surjan modificaciones sustanciales, desintegración en la

unidad y que se retorne a las primeras etapas, pero esto puede ser

superado.

2.2 DOCUMENTACION ESTANDAR PARA USUARIOS


44

Para el desarrollo de un organismo social, es necesario utilizar una

estrategia llamada documentación de información, lo cual hace evidente el

requerimiento de contar con un programa de revisión constante sobre

métodos y procedimientos en la ejecución operativa que permita

descubrir, evaluar y corregir cualquier desviación de los planes originales.

Es por lo anterior, que se considera necesario emprender dentro de las

empresas, la preparación de manuales que permitan dar a conocer y

aclarar objetivos, políticas a seguir, estructura y funciones, técnicas,

métodos, procedimientos, reglamentos y normas para el desarrollo propio

de las funciones de toda empresa según sus necesidades.

Otro aspecto importante de la documentación, son los respaldos de

información ya que contienen el inventario del equipo y software con que

cuenta la empresa.

A continuación se presentan dos definiciones de manual:

“Un manual es empírico, variable y fácil de comprender”.17

“El manual presenta sistemas y técnicas específicas, señala el

procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal o grupo

de trabajo de la empresa que desempeña responsabilidades específicas.

Un procedimiento por escrito, significa establecer debidamente un método

estándar para ejecutar algún trabajo.”18

17 Agustín Reyes Ponce . Administración de Empresas: Teoría y Práctica, Editorial Limusa S.A. de C.V., Grupo

Noriego Editores. México D.F. 1992 18 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresas, 8va. Edición. McGraw-Hill, 1994


45

Se puede afinar la definición de la manera siguiente:

“Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos

fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica

y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento

determinado, indicando quién lo realizará, qué actividades han de

desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal,

que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.” 19

2.2.1 Ventajas y Desventajas de su uso

2.2.1.1 Ventajas

Un manual bien concebido tiene, entre otras, las ventajas siguientes:20

Logra y mantiene un sólido plan de organización.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión

del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Facilita el estudio de los problemas de organización.

Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las

modificaciones necesarias en la organización.

Sirve con una guía eficaz para la preparación, clasificación y

compensación del personal clave.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los

demás de la organización.

19 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresas, 8va. Edición. McGraw-Hill, 1994 20 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresas, 8va. Edición. McGraw-Hill, 1994


46

Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

Pone en claro la fuente de aprobación y el grado de autoridad de los

diversos niveles.

La información sobre funciones y puestos suele servir como base para

la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso

de cada quién.

Conserva un rico fondo de experiencias administrativas de los

funcionarios más antiguos.

Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

2.2.1.2 Desventajas

Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se

exponen los siguientes:21

Muchas empresas consideran que son demasiado pequeñas para

necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por

todos sus integrantes.

Algunas empresas consideran que es demasiado caro, limitado y

laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y

rigidez. 7 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresas, 8va. Edición. l, 1994

27 2.2.2 Tipos de Manuales

21 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresas, 8va. Edición. McGraw-Hill, 1994


47

Dependiendo de la información de las necesidades de cada institución o

empresa privada, así se sabrá con que tipo de manuales se deberá de

contar.

Estos manuales pueden abarcar a toda la empresa, un departamento,

oficina, sección, puesto, etc.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, los cuales se designan

con diversos nombres y que pueden resumirse de la manera siguiente:22

2.2.2.1 Por su alcance

Generales o de aplicación universal.

Departamentales o de aplicación específica.

De puestos o de aplicación individual.

2.2.2.2 Por su contenido

De historia de la empresa o institución.

De organización.

De políticas.

De procedimientos.

De contenido múltiple (manual de técnicas).

2.2.2.3 Por su función específica o área de actividad

22 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresas, 8va. Edición. McGraw-Hill, 1994


48

De personal.

De ventas.

De producción o ingeniería.

De finanzas.

Generales, que se ocupan de dos o más funciones específicas.

Otras funciones: Organización, Políticas y Procedimientos.

2.3 PROCESO ADMINISTRATIVO APLICADO A UN CENTRO DE

COMPUTO

2.3.1 Funciones Básicas de la Administración

Muchos administradores han encontrado que el análisis de la

administración se facilita mediante la organización útil y clara del

conocimiento, por lo que se divide en 4 funciones básicas: 23

Planeación.

Organización.

Ejecución.

Control.

Además, las tareas de los administradores se relacionan con el diseño de

un ambiente interno para el desempeño dentro de la organización, no se

tiene que pasar por alto que los administradores tienen que operar

también con el ambiente externo. Evidentemente, no pueden realizar sus

tareas bien a menos que comprendan y sean sensibles a los muchos

23 George R. Terry. Principios de Administración Nueva Edición, Cía. Editorial S.A. de C.V. México D.F.1982.


49

elementos del ambiente externo, tomando en cuenta algunos de ellos

como factores económicos, tecnológicos, sociales, políticos y éticos, que

afecten sus áreas de operación.

Algunos aspectos importantes que deben ser considerados por los

administradores son la productividad, la eficiencia y la eficacia. Los cuales

se describen a continuación:

Productividad: Es la relación de resultados (productos-insumos) dentro de

un período con la debida consideración de la calidad. La productividad

implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y organizacional.

Eficacia: Es el logro de los objetivos.

Eficiencia: es la obtención de los fines con la mínima cantidad de

recursos.

A continuación, se definen las 4 funciones del proceso administrativo:

2.3.1.1 Planeación

La Planeación requiere definir los objetivos, políticas y procedimientos de

la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzarlos y

desarrollar una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar

actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿Qué hay que hacer?), Cómo de

los medios (¿Cómo debe hacerse?).


50

Concluye la selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos,

requiere tomar decisiones; es decir, selecciona cursos futuros de acción

en varias opciones.

La planeación se lleva a cabo realizando los tres pasos siguientes:24

Establecimiento de Objetivos: Las organizaciones tienen tres diferentes

objetivos, que pueden ser intercalados o ser independientes entre sí,

los cuales son el crecimiento, la estabilidad y la interacción.

Es muy común confundir los términos objetivos y metas; la razón de

ello es que están ligadas y no pueden concebirse los unos sin los otros.

Metas: Determinan un fin que deberá necesariamente ser alcanzado

en un período de planeación especifico, cuantificándose los resultados

que se deseen alcanzar e incluso el costo estimado para llegar a ellos.

Objetivos: Definen un fin para alcanzar, en uno o varios períodos de

planeación, sin especificar en su contenido fechas ni cuantificación de

resultados.

Definición de Políticas: Es una guía para las decisiones administrativas

o son los criterios generales que tiene por objeto orientar la acción.

La importancia de éstas en la administración, es decisiva; ya que son

indispensables para lograr una adecuada delegación de autoridad, la

24 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresas, 8va. Edición. McGraw-Hill, 1994.


51

cual es muy importante pues la administración consiste en hacer a

través de otros.

Es muy común incurrir en el error de confundir los objetivos y las

reglas, por tanto no son políticas, normas, ordenes, instrucciones,

procedimientos, sistemas o métodos.

Las políticas se pueden clasificar así: por la forma de origen y por su

extensión.

Existen técnicas para la aplicación de las políticas, las cuales son:

elaboración, aprobación, definición, interpretación, aplicación, práctica

y revisión.

Descripción de Procedimientos: Un procedimiento es una serie de

labores concatenadas que constituyen una sucesión cronológica y el

modo de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin

determinado.

Su importancia radica en que si no se tienen procedimientos

establecidos en una organización, tampoco se podrán realizar los

objetivos que esta tenga señalados.

Entre algunos de los propósitos que dan respuesta a las interrogantes que

se presentan en las empresas sobre la planeación se tienen:

La definición de la dirección.


52

Reducción al impacto del cambio.

Minimizar el desperdicio y lo superfluo.

Establecer objetivos o criterios estándares que se usan para controlar.

Obligar a los administradores a ser visionarios.

Establecer esfuerzos.

Reducción de las actividades traslapadas e inútiles.

La Administración de un Centro de Cómputo, también requiere de la

planeación, y pueden definirse las áreas siguientes: equipo, personal,

desarrollo de aplicaciones, producción, instalaciones y financiera, a

continuación se describen cada una de éstas áreas:

2.3.1.1.1 Equipo

Aquí se define y planea, con las herramientas que debe contar todo

Centro de Cómputo, así como también; aquellas unidades que necesitan

esta herramienta para realizar su trabajo. Se debe definir entre comprar

equipo de computadoras y cualquier otro equipo; además existen otras

variables que lo condicionan, como por ejemplo: el software que lo

constituye, guarda mucha relación y de ello depende la eficiencia del

equipo (no es sólo la máquina en sí, sino que también como se debe

salvaguardar la información de la empresa).

Para la selección de la compra del equipo, se deben considerar ciertos

aspectos:


53

Evaluar las necesidades que existen en la organización y desarrollar

un estudio que justifique su adquisición. Además, se debe catalogar en

tres tipos de necesidades: Forzosas, (urgentes) actualización de las

aplicaciones ya hechas; Necesarias, (cuando no existen aplicaciones)

procesar información en general, y Deseables, (no existe integridad en

los sistemas) necesidad de comunicación.

La elaboración de un inventario del equipo actual y de su costo,

definiéndose con lo que cuenta la empresa, considerando: capacidad

de almacenamiento, memoria principal, procesador, software

requerido, periféricos asociados a ese equipo (puede darse que los

periféricos sean compartidos, los cuales se evalúan por separado) y los

que tiene la máquina.

Basándose en necesidades localizadas y a lo que se tiene del equipo,

hay que listar los requerimientos (enfocado al equipo y amarrado al

software). El listado comprende: necesidades y equipo de la

organización.

La vista a instalaciones con equipos similares.

Elaborar una lista de proveedores.

Solicitar cotizaciones o presentar una licitación para obtener ofertas de

compañías proveedoras. Las especificaciones de licitación deben

incluir como mínimo los siguientes términos: capacidades del equipo


54

(funciones), plazo o período de instalación, respaldo en cuanto a

capacitación y mantenimiento.

Realizar un estudio de las cotizaciones presentadas a criterio de

evaluación predefinidas.

Seleccionar en plazo determinado la mejor oferta y proceder a la

revisión del contrato de adquisición. El período depende de la

necesidad que se tenga.

Aspectos a tomar en cuenta para evaluar:

Comportamiento del sistema: como se comporta el equipo, capacidad de

respuesta.

Características técnicas del equipo: capacidad de memoria, velocidad,

compatibilidad, rangos de confiabilidad, modularidad del equipo,

facilidad de operación, expansión y flexibilidad, manejo de la

memoria, tipo de procesador, etc.

El software: sistema operativo y su correspondiente memoria y

procesador, compiladores, utilerías, bases de datos, aplicaciones

especiales, no se toma en cuenta la marca de la computadora.


55

Atención del proveedor, que beneficios da en cuanto al equipo que se

ha ofertado: soporte técnico, garantía, valor agregado por la compra del

equipo, etc.

Costos: para establecer los costos a incurrir no sólo se consideran los

del equipo, trabajo y capacitaciones, sino que también se incluyen

costos del computador para el personal, inversión de los datos,

adiestramiento al personal, materiales para trabajar con el equipo, de

instalación asociados, expansión, mantenimiento y aplicaciones

específicas.

2.3.1.1.2 Personal

La planeación como práctica administrativa, ha cobrado cada vez más

importancia en los últimos años y puede afirmarse sin lugar a dudas que

ha tenido gran incidencia en el crecimiento y desarrollo de muchas

organizaciones que para gestión ha utilizado en forma sistemática dicha

herramienta.

La planeación presupone la toma de decisiones, con el objetivo de obtener

resultados deseados a futuro.

Sin embargo, en los años más recientes las actividades de planeación han

cobrado relativa importancia en lo que respecta a los recursos humanos.

Por lo que aplicando el concepto de planeación al área de personal, se

presentan las definiciones siguientes:


56

“ Planeación del recurso humano, es el proceso por el que una empresa

se asegura el número suficiente de personal con la calificación necesaria

en los puestos adecuados y en el tiempo oportuno para hacer las cosas

más útiles económicamente.”25

"La planificación del recurso humano, es un proceso sistemático para fijar

las políticas que rigen la adquisición, utilización y enajenación de

personal con miras a lograr los objetivos de la empresa."26

Estos dos conceptos destacan la importancia que el recurso humano tiene

en la consecución de los objetivos de la empresa, por lo cual se le

considera el recurso más importante de la organización, ya que a la larga,

el éxito o el fracaso de la misma dependerá de sus recursos humanos y no

de las restricciones impuestas por los problemas económicos, políticos,

sociales o tecnológicos.

Por lo que mediante la planeación de los recursos humanos, las

organizaciones buscan proveerse del personal más apto, para el puesto

adecuado, en el momento oportuno; logrando con ello, tantos los objetivos

de la organización como los individuales.

Por lo anteriormente expuesto, la alta dirección de las organizaciones ha

comprendido que es necesario hacer una planeación cuidadosa del

personal a fin de definir y desarrollar los planes a corto y largo plazo.

25 Leo Merlos Guardado. Administración de Personal Primera Parte, San Salvador, El Salvador.1994. 26 Leo Merlos Guardado. Administración de Personal Primera Parte, San Salvador, El Salvador.1994.


57

Además, se debe planear las diferentes áreas específicas con que cuente

la organización en los diferentes niveles jerárquicos, para así también;

lograr el objetivo general de la empresa, a través de los objetivos

específicos de cada una de estas.

Por lo que en la Unidad del Centro de Cómputo, también se debe planear

adecuadamente la selección del personal idóneo y apto para cada uno de

los puestos que se necesiten.

2.3.1.1.3 Desarrollo de Aplicaciones

Los sistemas de información no pueden desarrollarse todos en forma

simultanea, hay que hacer una priorización de necesidades, identificando

los requerimientos en las aplicaciones. Estas priorizaciones las normalizan

tres entidades: Usuario, Empresa y Jefe de Informática.

No puede establecerse un patrón para ésta área, sin embargo una

metodología para la planeación del desarrollo de aplicaciones, se describe

a continuación:

Definir claramente el problema, así como también; el objetivo de la

aplicación y el alcance de ésta.

Enumerar las actividades y estrategias para desarrollar dichas

aplicaciones basándose en los métodos siguientes para crear software

(Ver Anexo # 9): ciclo de vida clásico, prototipo, espiral, combinado y


58

utilización de herramientas case; cada una de ellos tiene diferentes

fases y su desarrollo dependerá de las necesidades de cada empresa.

Planear el proceso de desarrollo asignando tiempos, recurso humano

con sus precedencias respectivas (Ver Anexo # 10).

Determinar las actividades claves a desarrollar o puntos de control.

2.3.1.1.4 Producción

La producción de sistemas está orientada a la generación y control de

información con diferentes métodos y formas, entre las que se pueden

mencionar:

Orientada al procesamiento de datos, que puede subdividirse en:

Maquila de datos, se refiere al tratamiento de los datos en sí,

transformación de datos a reportes a través de sistemas mecanizados y

también esta relacionada con la operación, la cual se refiere al uso del

equipo; Captura de datos y Levantamiento de textos, que consiste en

levantar, hacer e imprimir textos.

Todo esto lleva implícito otras actividades para su eficiente producción

como la tarea de verificación, donde se utilizan parámetros de control

mediante los cuales se puede chequear no solamente los datos sino

que el producto, cantidad y volumen del trabajo efectuado, por tanto la

producción tiene que ver el trabajo con el equipo.

Orientada a la operación de los sistemas o equipos; tiene mucho que

ver con el entorno, factores internos y recurso humano, esta actividad


59

conlleva a procesos definidos, es aquí donde el usuario está más en

contacto con las aplicaciones.

2.3.1.1.5 Instalaciones

Las organizaciones, pueden ayudar a salvaguardar la privacía de los datos

y reducir sus oportunidades de convertirse en víctimas de delitos

informáticos de computadora, instituyendo así sistemas de seguridad. Un

sistema de seguridad debe incluir un programa de control interno:

procedimientos organizacionales diseñados para proteger las instalaciones

en general, así como también; equipo, software y base de datos.

La información, es uno de los recursos más preciados que tiene una

organización. La meta de la seguridad de las computadoras y del control

interno es proteger este recurso. Sin embargo, una compañía debe de

tener un balance apropiado entre los costos de seguridad y los de

reemplazo de los bienes protegidos.

Antes de implementar medidas extensivas de seguridad, muchas

compañías emprenden un estudio de análisis de riesgos para determinar

sus necesidades de seguridad y los costos para cumplir con estos

requerimientos, ya que éste puede implicar más que el precio de instalar

un sistema.

Por otra parte, es importante señalar que los controles internos

innecesariamente estrictos pueden interferir en el flujo de trabajo de una


60

organización. Los empleados pueden tratar de acelerar su trabajo

evadiendo dichos controles, creando un caos con los sistemas de

seguridad en el proceso.

2.3.1.1.5.1 Planes de Contingencias

El objetivo de éstos, es el de minimizar las pérdidas y mantener las

operaciones de la empresa, ya que tienen que estar en la posibilidad de

poder resolver los problemas que se den.

Dentro de los planes de contingencia, se definen fases para el desarrollo

de estos:

Fase de Preparación del Plan: consiste en establecer criterios y

políticas de planes, e identificar las aplicaciones más críticas que

deben ser atendidas, por ejemplo: establecer priorizaciones de

aplicaciones que la empresa tiene para poder atender, definir

procedimientos de recuperación de información, determinar los

registros y archivos requeridos para que el usuario reinicie sus

actividades, tener un listado actualizado de los aspectos técnicos,

características y así efectuar un análisis de riesgo.

Para realizar un análisis de riego, existen cinco aspectos, sobre la base

de lo que se va comparar los procedimientos: revisión de normas de

seguridad existentes e identificación de las indispensables, estimación


61

del valor a proteger, identificación de los peligros en sistemas, la

evaluación de que estas estimaciones se conviertan en reales y

cuantificables de las pérdidas probables.

Fase de Protección: en esta fase se consideran las medidas y la

adquisición de medios para salvaguardar o proteger al personal,

información, equipo, software e instalaciones.

En esta fase es donde se debe analizar el tipo de póliza de seguro:

cobertura de la póliza, definición, entre otros.

En la póliza se debe incluir: software de sistemas (aplicaciones), la

información, la(s) licencia(s) de uso del equipo (costo de instalación), el

equipo, la documentación del software (libros y manuales), las

instalaciones, el mobiliario (cuando lo amerite, hay que hacer

renovaciones en la póliza de seguro porque existen depreciaciones en

algunos equipos). Tomar en cuenta también con el negociador que

debe haber cierta bonificación (sino se hace uso de la póliza de

seguro).

Son formas de protección: las pólizas de seguro y salvaguardar la

información fuera de la empresa.

En esta fase se definen las políticas y se detallan las medidas de

protección (por ejemplo: pantallas de protección en los monitores,


62

teclados ergonómicos, UPS, reguladores de voltaje, planta eléctrica,

etc.).

Algunas coberturas de la póliza son: incendios, daños accidentales,

desastres deliberados, fraude, fallas de energía, daños por fenómenos

naturales, interrupción del negocio, seguridad.

Aspectos que cubre la póliza de seguro: información, equipo y software,

recurso humano (seguridad y comodidad de los empleados, fatiga

ocular por falta de iluminación, ruido, etc.) e instalaciones. ¿Cómo

prevenir fraudes? Restringiendo el acceso de personas a las unidades

de informática, claves de acceso, rotación del personal, que existan

puntos de control para evitar errores o fallas deliberadas o no.

Medidas para proteger el ambiente de informática: pólizas, revisar

procedimientos de verificación, entrenamiento adecuado del personal,

documentación interna entre los elementos del sistema (formal e

informal), establecer sistemas de control de transacciones (bitácora),

auditorías continuas, comunicación a nivel gerencial.

Fase de Reacción: es la definición de las políticas y procedimientos

que van a ponerse en práctica una vez se haya dado el problema.

Son políticas, medios que deban enfrentarse para solventar una

situación.


63

En esta fase, es donde se definen los procedimientos y acciones para

poner en práctica todas las medidas descritas en la fase de

preparación, de tal manera de quedar claro la forma a implementarse

para darle contingencia en todas y cada una de las áreas involucradas.

Fase de Recuperación: son las medidas y procedimientos para la

corrección de los problemas, debe incluirse acá el procedimiento para

recuperar información del equipo, software, instalaciones, la

búsqueda de un posible lugar de trabajo y para todo lo anterior deben

tomarse en cuenta los costos correspondientes a cada rubro, las

distancias, medidas de seguridad adecuadas, listado de

procedimientos para volver a funcionar.

Fase de Normalización: el plan debe de estar debidamente

documentado, incorporando incluso los procedimientos para lograr

volver a operar como antes de que se diera el problema (definir

procedimientos y políticas para volver a operar normalmente).

Al hacer un plan de contingencia hay que tomar en cuenta: no ser

fatalistas cuando se elabora el plan (ser optimistas), no esperar que lo

que se plantea sea la solución perfecta (tener alternativas y priorizarlas

para cuando se dé el problema), evitar que sea una planeación

superficial, una actitud pasiva y expectativa.

2.3.1.1.6 Financiera

Los aspectos que se evalúan en ésta área son: la inversión y el

presupuesto.


64

Inversión: Es inyectar a una situación capital, es decir; un conjunto de

bienes para producir otros bienes.

Situaciones que pueden causar la inversión: compra de equipo

(periféricos, data show) y equipo no relacionado con cómputo, restauración

de instalaciones (local), adquisición de nuevo software, contratación de

nuevo personal y capacitaciones.

Presupuesto: Es un proceso por medio del cual se asigna racionalmente

recursos económicos a inversión o gastos de recursos físicos, esto para un

período de tiempo establecido que va desde lo puntual hasta lo periódico

(corto, mediano y largo plazo).

Es importante hacer un presupuesto, pero hay que saber el tipo de

proyecto que se va a realizar que puede ser de: renovación, modernización,

expansión y estratégico.

Dentro de los rubros generales que se pueden presupuestar están: los

ingresos y los egresos.

2.3.1.2 Organización

Una vez establecidas las metas, los planes y las estrategias, en una

organización, deben desarrollarse en una estructura efectiva que facilite

su cumplimiento. Dentro de todo Proceso Administrativo no sólo es

planear las actividades, sino revisar políticas, haciéndose énfasis en el


65

personal: ¿Cómo debe estar organizados?, perfiles de puesto, área de

motivación y funciones.

La organización es el proceso de crear la estructura de una empresa,

dicha estructura describe el marco formal o el sistema de comunicaciones

y autoridad de la organización. Esta puede describirse como una que

contiene tres características:

Complejidad: Cantidad de diferenciación en una organización, por

ejemplo, la división del trabajo; ya que entre más niveles verticales

existan en la jerarquía y entre más dispersas estén las unidades de la

organización, más complejo será coordinar personas y actividades.

Formalización: Grado en que una organización depende de reglas o

procedimientos para dirigir el comportamiento de las personas; entre

más sean las normas y reglamentos de una organización, más

organizada será la estructura de la misma.

Centralización/Descentralización: La Centralización, describe la

autoridad para la toma de decisiones, que generalmente esta

concentrada en los niveles superiores de la organización. La

descentralización, es la delegación de la autoridad de toma de

decisiones a niveles inferiores en una organización.

Se puede planear una situación, pero hay que organizar la forma de cómo

se va llevar a cabo.


66

La organización incluye aquellas políticas y procedimientos que permite

ejecutar lo planeado. Es una fase de soporte y apoyo para establecer

estándares que luego se ejecutan, organizando así todos los recursos con

los que se cuenta.

En toda organización debe diseñarse una estructura que permita lograr

metas y objetivos organizacionales con eficiencia y eficacia, lo que significa

que se debe tomar decisiones de cómo coordinar las actividades y

esfuerzos de trabajo.

Entre los fines que persigue la organización están:

Conjunta puestos en unidades. Asigna y utiliza los recursos

organizacionales.

Divide el trabajo a realizar en puestos y departamentos específicos.

Coordina diversas tareas organizacionales.

Establece relaciones entre individuos, grupos y departamentos.

Establece líneas de autoridad formales.

En la fase de organización se van a definir las áreas siguientes: equipo,

personal, desarrollo de aplicaciones, producción, instalaciones y

financiera.

2.3.1.2.1 Equipo

Las políticas y procedimientos de equipo no solamente se hacen en cuanto

a la distribución, sino que también; espacio de memoria, colocar


67

identificadores o viñetas, asignar periféricos a usuarios y organizar

internamente con el sistema operativo que la computadora tiene.

2.3.1.2.2Personal

En cuanto a las políticas y procedimientos con el personal, depende del

tipo de unidad; para ello existen estructuras típicas de centros de

cómputo que se hacen tomando como base el tamaño de la empresa.

Si es una empresa mediana, la estructura organizativa de la unidad es

más compleja. (Ver Figura. #5)27

FIGURA # 5

Gerente de Informática

Jefe de Producción

Jefe de Desarrollo

Captura Operación

Control

Análisis Programación

Mantenimiento Local

Secretaria


68

Para una empresa grande, la unidad atiende muchos usuarios, por lo

que se crean diferentes unidades como capacitación y mantenimiento;

si se tiene contacto con el exterior, puede crearse el área de

comunicaciones y si es más amplia, mercadeo y con ello va creciendo

su radio de acción, van surgiendo más necesidades dependiendo del

centro de cómputo que se tenga; por lo que sus labores se

amplían.(Ver Figura. # 6)28

27 Cátedra de la Materia de Administración de Centro de Cómputo, Ing. Edmeé Infantozzi de López, CICLO II-1998. 28 Cátedra de la Materia de Administración de Centro de Cómputo, Ing. Edmeé Infantozzi de López, CICLO II-1998.

Gerencia de Informática

Mercadeo Producción Sistemas Capacitación

Mantenimiento

Telecomunicaciones

Operación

Control Analista

Proyecto 1 Coordinador Area 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Coordinador Area 2

Coordinador Area 3

Instructor

Programador


69


Otro aspecto importante a considerar; en la organización es el desarrollo

de aplicaciones, ya que debe distribuirse el tiempo de acuerdo a la

disponibilidad de recursos tanto humanos como tecnológicos para llevar a

cabo el ciclo de vida del desarrollo de las aplicaciones.

En la práctica se utiliza la herramienta llamada Diagrama de Gantt, en el

cual se hace una distribución de tiempos y actividades, así como también;

la asignación del personal responsable para realizarlas. Por lo anterior,

una buena organización permite que las aplicaciones se desarrollen en

una forma eficiente, sin descuidarse de los proyectos que surjan de

emergencia dentro de la empresa.


En el área de producción, se debe organizar adecuadamente la forma de

cómo se desarrollará ésta, considerando las actividades del procesamiento

de información y la operación de los sistemas o equipos.

FIGURA # 6


70

Por lo que, debe organizarse tomando en consideración el personal con

que se cuenta, el volumen de información que se procesa y la operación de

los sistemas y/o aplicaciones como el equipo.

Considerando estos factores, es necesario realizar un Diagrama de Gantt

asociando las diferentes tareas, tomando en cuenta el tiempo y los

recursos disponibles, para así procesar los datos, además esto lleva

implícito otras actividades las cuales deberán ser reflejadas, como por

ejemplo: verificación de la información capturada, emisión de reportes de

verificación, entre otras. También, es importante considerar la forma de

cómo será procesada la información (por ejemplo: por lotes o continua),

dependiendo ésta del volumen, así se organizaran las actividades de:

organizar al personal responsable en forma periódica, quien realizará toda

aquello relacionado con las tareas de operación tanto de los sistemas y/o

aplicaciones, el equipo (encendido y/o apagado), captura de datos y

procesamiento de datos operacionales.


En esta área, se considerará la forma de cómo se distribuirán aquellos

recursos que componen todo lo relacionado a las instalaciones, es decir;

personal, instalaciones eléctricas, cableado de red, software, equipo, etc.

Tomando en cuenta el área física donde se ubica la Unidad del Centro de

Cómputo, se debe considerar el espacio para distribuirse en una forma

adecuada y organizada la ubicación de los diferentes recursos disponibles

de ésta, en la forma siguiente:


71

Dibujar un mapa donde se vea claramente la distribución del cableado

eléctrico, tomas corriente y la ubicación del aire acondicionado.

Dibujar un mapa para el cableado de la red, además hacer una

distribución adecuada considerando los aspectos siguientes: ubicación

del cableado eléctrico, para así evitar interferencias con éste;

protección de dicho cableado (canaletas adecuadas, que no se

encuentren en lugares visibles del usuario o expuestos a cualquier

manipulación, etc.). Otros aspectos a considerar son los tomas

corrientes trifilares y la polarización de éstos.

Para la distribución del equipo se diseña un mapa, en el cual se debe

considerar el espacio físico, el equipo (muebles de oficina, reguladores

de voltaje, impresoras, scanners, etc.), así como también; las

instalaciones eléctricas y de red.

La instalación del software de cada equipo contará con su respectiva

licencia para su uso, capacidad de memoria, paquetería, sistema

operativo, aplicaciones, espacio en disco duro, etc.

Es importante también la instalación de los detectores de humo,

extintores (de Halon), señalización para el ingreso a la unidad o a

zonas restringidas dentro de ésta.



72

Para poder organizar adecuadamente esta área, se debe considerar que en

la planeación se toma en cuenta la inversión y el presupuesto.

Por lo que, debe hacerse un buen uso y asignación racional del recurso

económico tanto de inversión como de gastos en general, evitándose así

egresos innecesarios sin perder de vista lo presupuestado.

Además, distribuir el recurso económico tomando en cuenta la prioridad

de las necesidades que se han proyectado.

2.3.1.3 Ejecución

La tercera función de la administración es la ejecución, se pueden hacer

planes, organizar y tomar decisiones, pero no se logra ningún resultado

tangible hasta que se llevan a cabo las decisiones respecto a las

actividades propuestas y organizadas. Esto requiere de la ejecución, que

literalmente significa “ponerse en acción o actuar”.

La ejecución enfatiza trabajar con personas, despertar su entusiasmo, su

deseo y sus energías hacia el logro de los objetivos mutuos.


73

La ejecución consiste en dirigir y coordinar el personal de la organización,

es motivar a los subordinados, dirigir las actividades de otros, seleccionar

el canal de acción más efectivo, resolver conflictos netos entre integrantes.

En la fase de la ejecución, se consideran las áreas siguientes: equipo,

personal, desarrollo de aplicaciones, producción, instalaciones y

financiera.

2.3.1.3.1 Equipo

Esta área es de vital importancia, ya que para adquirir equipo o software,

se debe realizar una negociación del contrato con el proveedor, y así se

respaldan con una asesoría técnica y legal.

Algunas consideraciones importantes para negociar son: formas de pago;

garantías; impuestos; fechas de entrega; multas o penas de retraso en

entrega; opciones de atraso, sustitución, cancelación de componentes,

actualización de software y equipo; asistencia y soporte técnico; facilidades

de entrenamiento; tipo de mantenimiento; manuales y material de apoyo.

Dentro del contrato se consideran ciertos elementos, como:

Especificaciones del sistema: componentes, configuración, manuales

del equipo, garantía de compatibilidad y de expansión.

Servicios y materiales: requerimientos y especificaciones de materiales

exclusivos del proveedor, materiales aceptables a otros proveedores


74

(por ejemplo que la computadora no acepte diskettes 3M),

requerimientos de cableado, derechos de documentación y/o cursos.

Costos y cargos: términos y plazos de vigencia del convenio, forma de

pago, retenciones de pago, impuestos, garantías o penalizaciones,

métodos de cargo, protección del precio durante los términos del

contrato, créditos por mal funcionamiento.

Integridad y aprobación: deben tomarse en cuenta parámetros de

garantía, derecho de reemplazo de componentes, derecho de licencias

o a nuevas instalaciones en caso de desastres.

Mantenimiento: puede ser un contrato aislado por su importancia o

formar parte del contrato del equipo. Este mantenimiento, puede ser

preventivo, correctivo o ambos. Por lo que se debe considerar lo

siguiente: tipos de mantenimientos, lugar del servicio, tiempo de

respuesta, requisitos de acceso, espacio y facilidades, restricciones de

subcontrato, continuidad y revaluación.

Con respecto a las opciones de entrega de los equipos: definir los

planes y tiempo de ésta, en forma parcial en el lugar donde se va

instalar o en la aduana, riesgos para dichas opciones, entregas

pendientes, respuesta en la preparación del sitio.

Varios: derechos de realizar cambios, interfaces con equipo de otros

distribuidores, mejorar sobre todo cuando se trata de software,


75

disponibilidad de unidades de expansión, cuota de descuento al

incorporar mejoras, créditos por renta de equipo.

Daños: establecer los costos del usuario y la liquidación de esos daños,

el tipo y la causa posible de éstos, y los incurridos antes de la entrega.

Al realizar una instalación del equipo se deben considerar los aspectos

siguientes:

Area y acondicionamiento (espacio), se deben buscar lugares

adecuados para este tipo de instalaciones, donde se tendrá la

confianza que el equipo esta seguro.

La manera en que esta construido el lugar, tomar en cuenta la

infraestructura física del lugar, sí es segura, los accesos de entrada o

salida son los adecuados, no se corre el riesgo que cualquier tipo de

fenómeno natural fácilmente destruya el lugar, etc.

Acondicionamiento de aire e instalaciones eléctricas (polarizaciones),

verificar que el lugar cuente con las instalaciones eléctricas adecuadas

y así poder evitar cualquier accidente en algún momento determinado.

2.3.1.3.2. Personal

En la fase de ejecución, se persigue mantener al personal especializado,

debidamente motivado y al tanto de la nueva tecnología, así como


76

también; dar seguimiento al desarrollo e implementación de los sistemas

planificados de tal manera que el usuario este satisfecho.

Características fundamentales predominantes que existen entre el

personal que trabaja en informática son: alto espíritu de investigación,

deseo de conocer más sobre equipo, software y todo lo relacionado con

informática; la sensación de que se efectúa un trabajo distinto a cualquier

otro, que requiere cierto nivel de responsabilidad, dedicación y

especialización.


En esta parte es importante el establecimiento de estándares de los tipos

siguientes:

Estándares de análisis: se definen los estándares para la recolección

de datos, normas, políticas y métodos.

Estándares de diseño: se definen nomenclatura de diseño y estándares

de diagramas de flujo.

Estándar de programación: se refiere a la metodología que se va

utilizar para la programación y la nomenclatura de variables, orden en

la ejecución del programa y el tipo de documentación interna que éste

tendrá.

Estándares de prueba e instalación: se deben definir formatos

especiales y guías detalladas que indiquen como realizar la instalación


77

de los sistemas, además; categorizar el tipo de prueba ya sean estas

funcionales, de ejecución, tensión o escritura.

Estándares de documentación: se pueden mencionar dos tipos,

documentación interna que deben contener los manuales técnicos,

estándares de pantalla, estructura de datos que se maneja (diccionario

de datos) y con los recursos de la Unidad de Informática. El segundo

tipo, es la documentación externa, la cual se realiza dentro de la

empresa y que sirve de apoyo al usuario final, como por ejemplo los

Manuales de Usuario.

Estándares de Mantenimiento: se usan formatos estándares de

procedimientos que deben contener: identificación del programa y del

procedimiento al cual se le da mantenimiento, la fecha, el motivo, la

modificación y una breve descripción de la programación y nombrar

procesos por el cambio.


Para una buena ejecución en el área de producción en cuanto a

procedimientos de datos, es importante tener formularios para:

La recepción de documentos: en los formularios debe tomarse en

cuenta la descripción breve de los datos fuentes (hora, fecha,

responsable, cantidad de documentos, tipo de información, entre

otros).


78

La distribución de documentos: consiste en llevar un control de la

distribución de los documentos y no sobrecargar a los digitadores.

La captura de datos: se deben asignar a las personas responsables

para la captura de los datos y los estándares para su validación, por

ejemplo: se puede identificar los documentos procesados con un sello

o con algún tipo de doblez.

Se debe colocar viñetas de identificación a los dispositivos de

almacenamiento (discos, cintas, respaldos, cartuchos, paquetes de

información); al utilizar hules, fajas, separadores, organizadores, cajas

o sobres, se mejora la organización y el control de la información.

Detección y documentación de la captura de datos: se deben verificar

las transcripciones usando pruebas ya programadas, así como el

control de la administración de la base de datos (personal responsable

de llevar la bitácora).

La administración de la base de datos, incluye: documentación de

mantenimientos, accesos, seguridad, control, respaldos y

actualizaciones.


Para el área de instalaciones, se debe considerar los aspectos siguientes:


79

Area y Acondicionamiento: Determinar a través de un mapa con sus

medidas exactas el espacio físico, para así poder realizar la instalación

de la Unidad del Centro de Cómputo, en lo que concierne a personal,

equipo, instalaciones eléctricas y cableado de red (polarizaciones), para

poder tener un mejor ambiente de trabajo.

La forma de cómo esta construido el lugar donde se instalará la

Unidad, es importante ya que de ésta depende la distribución de todos

los recursos necesarios para poder desarrollar las diferentes

actividades en un ambiente agradable.


La ejecución del prepuesto a través de la inversión y el gasto, permite

buscar elementos de juicios que contribuyan de manera positiva para

lograr las metas establecidas a través de la eficiencia.

Esto quiere decir, buscar diferentes alternativas de solución que sean

confiables y que propongan formas más adecuadas de inversión y gastos,

no olvidando tomar en cuenta la proyección presupuestada, permitiendo

la reinversión del recurso en otras necesidades de la unidad.

2.3.1.4 Control


80

La última función del Proceso Administrativo es el Control, el cual consiste

en vigilar las actividades que aseguren el cumplimiento de como fueron

planeadas y corregir cualquier desviación significativa. Todas las personas

de la organización deben participar en la función de control.

En esta función, se puede analizar como está trabajando toda la

organización, evaluar la eficacia y eficiencia de todo el proceso, comparar

lo planeado y lo realizado contra lo ejecutado, llevar el monitoreo de las

fallas o problemas que se dan en las diferentes áreas; con el fin de que en

próximos períodos se consideren los resultados para realizar una

planeación acorde a la realidad.

El control es importante, porque es el enlace final en la cadena

funcional de las actividades de administración, es la única forma de saber

si las metas organizacionales se están cumpliendo o no.

El valor específico de la función del control, sin embargo; radica en su

relación con la planeación y delegación de actividades.

Las actividades de control, proporcionan un enlace fundamental que lleva

de regreso a la planeación, ya que si no se controla, no hay manera de

saber si los objetivos y planes proceden como deben y que acciones

futuras tomar.

El Proceso de Control, consiste en tres pasos separados y distintos: medir

el desempeño real, comparar el desempeño actual contra una norma o


81

estándar y tomar acciones gerenciales para corregir desviaciones o normas

inadecuadas.

En esta fase, se deben implementar diferentes tipos de controles antes de

que una actividad se inicie, mientras se realice o una vez que se ha

complementado, los cuales son:

Control Preventivo: anticipación al problema.

Control Concurrente: corrige problemas conforme se presentan.

Control de Retroalimentación: corrige problemas después que ocurren.

Las áreas a considerar en ésta fase son las siguientes: equipo, personal,

desarrollo de aplicaciones, producción, instalaciones y financiera.

2.3.1.4.1 Equipo

Debe existir un control sobre el equipo (pc’s, mainframe, dispositivos,

multimedia, etc.), es decir; un inventario, señalando las principales

características de éste; además detallar el mantenimiento que se le da a

dicho equipo para chequear su estado y las personas responsables de

éste, así como también; del software instalado en el mismo.

2.3.1.4.2 Personal

La tarea de control y evaluación del recurso humano, sobre todo en la

rama de informática es difícil, sin embargo; es necesario monitorear al

personal a fin de supervisar y dar seguimiento a la labor que éste realiza,


82

puede hacerse llevando un expediente personal de los empleados, el cual

debe ser de carácter confidencial.


En el desarrollo de aplicaciones, se deben ejercer puntos de control para

su correspondiente chequeo y en cada uno de ellos deben verificarse:

cumplimiento de estándares, calendarización y control de calidad.

Entre algunos puntos de control a tomar en cuenta están:

Al f inal de la planeación: deben revisarse los planes del proyecto,

definir requerimientos, identificar tareas, asignar cargas de trabajo y

calendarizar.

Al f inal del análisis: verificar especificaciones funcionales y

estándares.

Al f inal de diseño: relaciones y especificaciones internas de sus

componentes, estandarización y diagramas de relación congruentes

con las especificaciones funcionales del análisis.

Al f inal de la codificación: corregir el código ejecutable, la

documentación de la programación y revisión de estándares.

Al f inal de la prueba: revisar las instalaciones y el sistema en marcha

en la prueba piloto.


83

Al f inal de la documentación: revisar los estándares de integridad de

los manuales.

Al f inal del desarrollo: verificar el producto final, instalaciones y

documentación.

Al f inal de la instalación: revisar la evaluación, la capacitación y el

usuario.


Dentro del área de producción, hay que considerar los procesamientos

siguientes:

Procesamiento Electrónico de Datos, la función del control, está presente en

el proceso de ejecución de las tareas, ya que esto asegura el correcto

procesamiento de los datos, y se divide en:

Captura de datos para alimentar aplicaciones, un factor importante a

considerar para ejercer un adecuado control, es el buen diseño de las

pantallas de captura y del formulario o documento fuente del cual van

a tomarse los datos a digitar.

La estabilidad y capacidad de reacción que tiene el sistema, va a

depender de las pruebas incluidas en el desarrollo de aplicaciones,


84

definiendo así; en buena medida el nivel de errores que puedan

ingresarse a las bases de datos del sistema.

Levantamiento de texto, es importante que existan formularios y que

se distingan cinco procesos relevantes: recepción de trabajos,

digitación, edición (revisión, adecuación y verificación), impresión y

entrega. El control consiste en llevar el seguimiento de éste tipo de

formularios, los cuales deben reflejar el proceso y supervisión que se

realiza.

Operación de los Equipos, los aspectos que se controlan son:

Trabajo de operación misma del equipo, se lleva por medio de una

bitácora o registro de operaciones donde se establecen las fechas de

encendido/apagado, hora, registro de las copias de respaldo hechas

con el uso de las viñetas correspondientes en los medios magnéticos

donde esta el respaldo, etc.

Control de los insumos, después de la captura de datos se debe

imprimir los insumos requeridos. Esto se puede controlar a través del

manejo de un kardex de materiales donde se indique el tipo de

material, existencia, movimientos, entradas/salidas periódicas ya sean

estas de compra o para uso.


85


En el área de instalaciones, se deben controlar los aspectos siguientes:

Orden en los salones de cómputo, una dirección de la unidad bien

administrada, debe tener y observar reglas relativas al orden y cuidado

de las salas de cómputo. Los dispositivos del sistema y los archivos

magnéticos pueden ser dañados si se manejan en forman inadecuada

y eso puede traducirse en pérdidas irreparables de información o en

costos muy elevados en la reconstrucción de archivos. Se deben revisar

las disposiciones y reglamentos que coadyuven al mantenimiento del

orden dentro de las salas de cómputo.

Ingreso a las instalaciones, consiste en la señalización de carteles en

lugares visibles, para informar al público en general sobre las

diferentes prohibiciones establecidas en los aspectos siguientes: sólo

personal autorizado, prohibido fumar, comer o beber en las salas de

cómputo.

Control de entradas/salidas de equipo, software y personal a la unidad

de cómputo.

Debe de haber una constante supervisión y actualización del equipo

de seguridad, para que cuando surja una contingencia se encuentren


86

estos en condiciones adecuadas, así como también; la capacitación del

personal de cómputo para el uso de éstos.

Debe de contemplar un plan de contingencia, que contribuya a

resolver cualquier situación de un fenómeno natural o provocado.


En esta área, se debe llevar un control del presupuesto, en forma

periódica, lo cual se confronta con las siguientes formas de períodos

preestablecidos, esto quiere decir; llevar un control de lo real contra lo

presupuestado.

CAPITULO 3 DESARROLLO DEL MANUAL TECNICO ADMINISTRATIVO DEL C. DE C.

81

CAPITULO 3 "DESARROLLO DEL MANUAL

TECNICO ADMINISTRATIVO DEL CENTRO DE COMPUTO

UNIVERSIDAD DR. JOSE MATIAS DELGADO"


82

3.1 ANALISIS Y EVALUACION DE LA SITUACION ACTUAL

Para describir la situación actual del Centro de Cómputo de la Universidad

"Dr. José Matías Delgado", es necesario tomar en cuenta dos conceptos:

Análisis: consiste en la separación de los elementos de un todo en

pequeñas partes, las cuales se estudian en forma aislada con el fin de

detectar si estas funcionan adecuadamente; es decir, que se investiga

de lo general a lo especifico.

Evaluación: consiste en medir de los recursos humanos y tecnológicos

diferentes factores o aspectos, con el fin de contribuir a su mejor

utilización.

Sin embargo, los conceptos antes descritos no se aplican directamente en

esta parte del documento de acuerdo con la secuencia establecida para el

trabajo de graduación, ya que al llevar a cabo la investigación apoyada con

diferentes técnicas para la recopilación de la información, se verificó:

El Centro de Cómputo no posee en forma documentada los

procedimientos que en su interior se desarrollan; así como también, no

mantienen una estandarización en los formularios utilizados.

Las políticas a las cuales se somete todo el personal de la unidad,

tampoco están plasmadas en ningún documento formalmente.

El inventario de la tecnología con que cuenta, no se encuentra

debidamente actualizado ni detallado, en ningún documento.


83

La estructura organizativa de la unidad no está claramente definida, ni

apoyada en un Organigrama que refleje las actuales funciones de los

miembros de su personal.

Las medidas de seguridad utilizadas para salvaguardar sus recursos

no se encuentran documentadas.

El objetivo de este documento, es precisamente recopilar, ordenar y

presentar en el Manual Técnico Administrativo propuesto, toda la

información tal como se desarrolla en el apartado siguiente (3.2).


84

3.2 MANUAL TECNICO ADMINISTRATIVO 3.2.1 INTRODUCCION

El presente Manual Técnico Administrativo, tiene como función orientar a

todo el personal del Centro de Cómputo de la Universidad “Dr. José Matías

Delgado” acerca de los objetivos, misión y visión, funciones, políticas y

procedimientos; para poder desarrollar eficientemente el Proceso

Administrativo, tomando en cuenta equipo, desarrollo de aplicaciones,

producción, instalaciones y finanzas; con la colaboración de las siguientes

áreas que lo conforman: Dirección, Sistemas, Operación y Recepción.

Es importante hacer mención, que se encuentran incluidas dentro de cada

área mencionada los objetivos, misión y visión, funciones, políticas y

procedimientos aplicables; manteniendo siempre la función general

propuesta, para la Unidad del Centro de Cómputo.

FUNCION GENERAL

CENTRO DE COMPUTO UNIVERSIDAD " DR. JOSE MATIAS DELGADO"

Velar por el cumplimiento de los principios y misión de la Universidad “Dr.

José Matías Delgado”, de las normas contenidas en los esta tutos al planear,

organizar, dirigir, desarrollar e implementar el software y equipo a utilizarse

en las áreas Administra tivas y Académicas de la Universidad.


85

3.2.2 DOCUMENTACION DE ESTANDARES A UTILIZAR Para plasmar la información que el Centro de Cómputo maneja, es

necesario el uso de patrones o modelos en los cuales se refleje de forma

ordenada, precisa y clara la información que servirá para una rápida

comprensión y ejecución de acciones.

Para el presente Manual Técnico Administrativo, se han diseñado

diferentes tipos de formatos según el área analizada; éstos formatos son

los siguientes:

Guía de Entrevista al personal del Centro de Cómputo, de donde se

obtuvo información referente al puesto, entorno, apreciación personal

y preguntas generales (Ver anexo # 6).

Inventario de Equipo y Software; para las áreas de equipo y desarrollo

de aplicaciones, donde se detallan las características más relevantes

de los recursos con los que cuenta el Centro de Cómputo. (Ver anexo

#11).

Procedimientos, para las áreas de equipo, desarrollo de aplicaciones,

personal, producción e instalaciones. En ésta parte, se diseñaron

formatos tanto para recolectar información por parte del personal del

Centro de Cómputo sobre las actividades que se realizan dentro de éste

(Ver anexo #12), así como también; para presentar la información

contenida dentro del Manual Técnico Administrativo (Ver anexo #13).

Perfil de Puestos, formato diseñado para presentar la información de

los diferentes puestos. (Ver anexo #14).


86

3.2.3 FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 3.2.3.1 Planeación

3.2.3.1.1 Objetivo del Centro de Cómputo A continuación se describen los objetivos tanto general como específicos,

con los que cuenta el Centro de Cómputo.29

Objetivo General

Proporcionar a la población estudiantil las herramientas necesarias para

desarrollarse y crecer en conocimientos informáticos, así como también;

dar apoyo y asesoramiento a las demás dependencias de la Universidad,

para que desarrollen sus actividades en forma eficiente y eficaz, logrando

con ello la misión de la misma.

Objetivos Específicos

Servir de apoyo a las diferentes dependencias que conforman la

Universidad para obtener mejores resultados en un menor tiempo y

costo.

Proporcionar las herramientas informáticas necesarias para formar

futuros profesionales.

Dar mantenimiento a las diferentes aplicaciones y/o sistemas

existentes en las dependencias de la Universidad, especialmente:

Registro Académico y Gestión Financiera.

29 Director del Centro de Cómputo de la UDJMD, Lic. Luis Pacas, Entrevista 1999.


87

3.2.3.1.2 Misión y Visión En la actualidad el Centro de Cómputo, no cuenta con una misión ni

visión claramente definida, por lo que se propone la siguiente:

MISION PROPUESTA

CENTRO DE COMPUTO UNIVERSIDAD " DR. JOSE MATIAS DELGADO"

El Centro de Cómputo como una Entidad de apoyo de la Universidad "Dr.

José Matías Delgado", se dedica a proporcionar los recursos necesarios

tanto humanos como tecnológicos para brindar servicios profesionales de

calidad en el área de informática a fin de satisfacer las necesidades de los

usuarios internos en general, y además contribuir al desarrollo profesional

de la población estudiantil.

VISION PROPUESTA CENTRO DE COMPUTO

UNIVERSIDAD " DR. JOSE MATIAS DELGADO"

Ser líderes en la implementación de tecnología de vanguardia con la

colaboración del recurso humano competitivo en el área de informática

comprometidos con la sociedad y con disponibilidad al cambio.


88

En la actualidad el Centro de Cómputo ha definido planes estratégicos a

corto plazo, siendo algunos de éstos los siguientes:

Extender la red Internet a todo el campus universitario especialmente

para las Escuelas de Comunicaciones, Artes y Medicina, ya que sólo se

cuenta con ésta herramienta en Biblioteca, Facultad de Economía,

Arquitectura y en el Centro de Cómputo.

Extender la red de los datos académicos y administrativos, por medio

de estaciones de trabajo en las diferentes áreas para consulta de

registro de los estudiantes.

Cambiar el Computador Central (Mainframe), debido a que ya no

cumple los requerimientos de capacidad de memoria de las

necesidades presentes, a consecuencia del crecimiento de información

de la población estudiantil.

Diseñar Salones de Cómputo adecuados para las diferentes Facultades

o Escuelas, estandarizados a los del Centro de Cómputo, para que

cada una de estas dependencias administren sus propios recursos.

3.2.3.2 Organización

3.2.3.2.1 Estructura Organizativa La estructura organizativa de la empresa refleja como está organizada y los

niveles jerárquicos de diferentes grados de autoridad que lo conforman, es

decir; a mayor grado jerárquico se tendrá mayor autoridad (Ver anexo #3).


89

Cada una de estas unidades tiene su propia estructura interna, tal como

sucede con el Centro de Cómputo, el cual está conformado por 11

personas ubicadas en 9 diferentes puestos administrativos; los cuales

están definidos en 4 áreas, como se muestra en la Figura. # 7.30

UNIVERSIDAD “DR. JOSE MATIAS DELGADO"

ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DEL CENTRO DE COMPUTO

30 Subdirectora del Centro de Cómputo de la UDJMD, Lic. Doris Merino 1999.

RECTORIA

ASESORIA

DIRECCION CENTRO DE COMPUTO

SISTEMAS

OPERACION

ASUNTOS ACADEMICOS

SECRETARIA

RECEPCION

FIGURA # 7


90

3.2.3.2.2 Organización Un componente principal de todo Centro de Cómputo educativo, es el

recurso humano, el cual esta conformado por todas aquellas personas que

laboran en esta unidad, desempeñando sus funciones adecuadamente. Es

así como, se define la estructura organizativa, es decir; las funciones y

responsabilidades que estas personas deben satisfacer para optar a una

posición dentro de ésta.

3.2.3.2.3 Descripción de las Areas

La Unidad del Centro de Cómputo de la Universidad, cuenta con seis áreas

de las cuales solamente cuatro se aplican y se definen a continuación:

Dirección: Es el nivel de mayor jerarquía dentro de la estructura

organizativa de la unidad, ya que dentro de ésta se realiza la

planeación de todas aquellas actividades necesarias para su

desempeño; así como también; la determinación de políticas y normas

encaminadas a un mejor control de los resultados que se generan en

su interior.

Sistemas: Es donde se llevan a cabo actividades de planeación,

organización, ejecución y control, para resguardar lo referente a

información, aplicaciones, equipo y software.

Operación: Es el área encargada de ejecutar las actividades necesarias

para mantener actualizados los diferentes sistemas, así como también;

verifica que los resultados del procesamiento sean los esperados.


91

Recepción: Se encarga de realizar actividades secretariales y otras

tareas de apoyo que permitan que las demás áreas tengan las

herramientas necesarias para desempeñar sus funciones.

3.2.3.2.4 Perfil y Descripción de Puestos Perfil de Puestos: Dentro de ésta estructura se establecen:

Relaciones de autoridad, una parte muy importante a tomar en cuenta

en todo Centro de Cómputo es su estructura organizativa, dentro de la

cual se ubican las distintas denominaciones de las diferentes áreas.

Funciones y responsabilidades, debido a que en la actualidad el Centro

de Cómputo no cuenta con un Manual de Funciones y

Responsabilidades para cada una de las áreas que lo conforman, se

realizó una entrevista a todo su personal y así conocer cuales son estas

funciones asignadas. Cabe mencionar que la información recopilada,

no es parte de un perfil que haya sido estipulado por la Universidad,

los resultados se describen a continuación:


92

UNIVERSIDAD "DR. JOSE MATIAS DELGADO" UNIDAD DE CENTRO DE COMPUTO

DIRECCION

INFORMACIÓN GENERAL

Nombre del Puesto

Objetivo del Puesto

De quien depende

A quien supervisa

Relación

Nivel Académico

Dirección.

Proporcionar apoyo y asesoramiento para el

cumplimiento de las actividades que cada una de las

dependencias haya proyectado.

Rectoría.

Sistemas, Operación y Recepción.

Directamente con todos los puestos de la unidad,

Registro Académico, Oficinas Centrales, Tesorería y

todas aquellas dependencias que lo requieran.

Licenciado en Contaduría Pública.

FUNCIONES PRINCIPALES

Planear, dirigir y controlar el funcionamiento del Centro de Cómputo.

Vigilar que se cumplan adecuadamente las condiciones y normas de trabajo

establecidas para el funcionamiento del Centro de Cómputo, así como

también; el adecuado cumplimiento de las tareas del personal bajo su

dirección y de los usuarios.

Administrar en forma eficiente los recursos tecnológicos y humanos.

Proponer las mejoras tecnológicas en el ámbito informático.

Velar por la seguridad de los recursos especialmente de la información que

se le ha confiado.

Decidir y apoyar en el análisis y el diseño de los sistemas.

Supervisar la atención de los problemas de equipo y software.

Negociar la compra, contratación de equipo y mantenimiento de estos.


93


SUBDIRECCION


Nombre del Puesto

Objetivo del Puesto

De quien depende

A quien supervisa

Relación

Nivel Académico

Subdirección.

Coordinar las actividades del Centro de Cómputo.

Dirección.

Administrador de Sistemas y Analista Programador.

Directamente con todo el personal del Centro de

Cómputo.

Licenciatura en Ciencias de Computación.


Dirigir y supervisar al personal del Centro de Cómputo.

Coordinar y supervisar que se cumplan las actividades solicitadas por las

Dependencias de la Universidad.

Verificar que se cumpla el cronograma de actividades.

Elaborar reportes para las diferentes Facultades y Escuelas.

Coordinar los cursos libres de computación.

Realizar backup diario de la información.


94


ADMINISTRADOR DE SISTEMAS


Nombre del Puesto

Objetivo del Puesto

De quien depende

A quien supervisa

Relación

Nivel Académico

Administrador de Sistemas.

Administrar el Mainframe o Computador Central.

Dirección y Subdirección.

Operación y Recepción.


Cómputo y con las Facultades y Escuelas que lo

requieran.

5to. Ciclo de Licenciatura en Ciencias de la

Computación.


Realizar los Backup diarios y mensuales.

Brindar soporte técnico a las Facultades o Escuelas, los salones de cómputo

y al Centro de Cómputo en general.

Brindar mantenimiento al servidor.

Instalar y configurar equipo y software.

Revisar cierres contables.

Controlar fallas de equipo y software.

Restaurar los archivos de contabilidad.

Generar partidas de ingresos diarios de pagos efectuados por los alumnos.


95


ANALISTA PROGRAMADOR


Nombre del Puesto

Objetivo del Puesto

De quien depende

A quien supervisa

Relación

Nivel Académico

Analista Programador.

Desarrollo de nuevas aplicaciones y mantenimiento de

CSP y Cobol.

Subdirección.

Recepción.


Cómputo.

Licenciatura en Ciencias de la Computación.


Brindar mantenimiento a las aplicaciones de Registro Académico y Gestión

Financiera.

Elaborar listado de asistencia y talonarios.

Controlar los ingresos del Centro de Cómputo.

Realizar backup diarios y semanales.

Elaborar los exámenes de suficiencia de las materias de computación.


96


SECRETARIA


Nombre del Puesto

Objetivo del Puesto

De quien depende

A quien supervisa

Relación

Nivel Académico

Otros

Secretaría de la Dirección.

Dar asistencia a las actividades de la Dirección.

Dirección.

Ordenanzas.


Cómputo.

Bachiller Comercial.

Técnico Perfeccionamiento Secretarial.


Actividades secretariales (Taquimecanografía, Redacción, Archivo).

Envió de correspondencia.

Responsable del control de caja chica.

Elaborar requisiciones de material.

Elaborar formatos que se utilizan en recepción.

Supervisar el inventario de papelería.

Llenar las tarjetas de control de entrada y salida del personal de la unidad.

Atender las llamadas dirigidas al Centro de Cómputo.


97


SECRETARIA/DIGITACION


Nombre del Puesto

Objetivo del Puesto

De quien depende

Relación

Nivel Académico

Secretaria/Digitación

Mantener actualizada la información y procesarla con

prioridad.

Subdirección.


Cómputo, Registro Académico y Gestión Financiera.

6to. Ciclo de Licenciatura en Administración de

Empresas y 3er Ciclo de Licenciatura en

Administración de Empresas.


Procesar recibos de ingresos diarios.

Elaboración y verificación de partidas diarias, ingresos y egresos.

Dar apoyo a la contabilidad de las oficinas centrales y Registro Académico.

Brindar apoyo a las impresiones generadas en el Centro de Cómputo.

Actividades secretariales.

Controlar documentos (recibos, notas de abono).

Recepción de documentos.

Crear Cuentas Contables.

NOTA: Cabe mencionarse que éste puesto lo desempeñan dos personas

y la única diferencia que existe es el nivel académico.


98


SECRETARIA/RECEPCION


Nombre del Puesto

Objetivo del Puesto

De quien depende

Relación

Nivel Académico

Secretaría/Recepción.

Dar información y atender a los alumnos como al

público en general.

Subdirección.


Cómputo, Alumnos, Docentes y Público en General.

Bachiller Comercial y 3er. Ciclo de Licenciatura en

Administración de Empresas.


Elaborar fichas para uso de horas máquina.

Proporcionar a los alumnos la conexión a internet.

Llevar el control diario de la asistencia de los usuarios a los salones de

cómputo.

Recibir y entregar correspondencia.

Llevar un control de recepción de partidas y recibos de ingresos.

Inscribir alumnos en los Cursos de Rectoría.

Ayudar a los alumnos en caso de problemas con el equipo.

Autorizar personas para el ingreso a los salones de clase y a zonas

restringidas.

Llevar registro del uso de horas máquinas, internet e impresiones.

Descontar horas a los alumnos.

Encender y apagar el equipo.


99

Verificar que antes de retirarse de la jornada nocturna; luces, equipo e

interruptores principales queden debidamente apagados y el Centro de

Cómputo cerrado.

Informar del uso y disponibilidad de los salones del Centro de Cómputo.

Supervisar que los aires acondicionados estén funcionando al inicio de las

clases.

Proporcionar a los catedráticos el material didáctico para impartir su clase.

* NOTA: Cabe mencionarse que éste puesto lo desempeñan dos personas y

la única diferencia que existe es el nivel académico.


100


ORDENANZA 1


Nombre del Puesto

Objetivo del Puesto

De quien depende

Relación

Nivel Académico

Ordenanza 1.

Mantener limpio el Centro de Cómputo.

Secretaría.


Cómputo y todas las dependencias de la Universidad.

9º. Grado de Educación Básica.


Limpiar todos los muebles de las oficinas, máquinas de escribir,

computadoras y pizarrones de todos los salones de cómputo.

Llevar correspondencia en forma eventual.

Otras actividades no eventuales.


101


ORDENANZA 2


Nombre del Puesto

Objetivo del Puesto

De quien depende

Relación

Nivel Académico

Ordenanza 2.

Encargado de la vigilancia y la entrega de la

correspondencia.

Secretaría.


Cómputo y otras dependencias de la Universidad.

9º. Grado de Educación Básica


Llevar correspondencia a otras dependencias dentro y fuera del campus

universitario.

Realizar limpieza general en el Centro de Cómputo.

Mover mobiliario y equipo.

Pegar la programación de cursos de computación en cartelera.

Estar pendiente de la recepción en la jornada nocturna.

Asegurarse de que las luces y los interruptores principales del Centro de

Cómputo queden apagados y cerradas todas las entradas de acceso.

Otras actividades no eventuales.


102

3.2.3.2.5 Instalaciones Ubicación Física

Es la localización del Centro de Cómputo dentro del Campus Universitario,

el cual se ubica en el Edificio #5 de la Escuela de Ingeniería Industrial, en

la segunda planta (Ver anexo # 5 Sección C).

Distribución de Planta

El Centro de Cómputo esta distribuido en dos áreas: Administrativa y

Académica.

En la entrada principal, se encuentra la Recepción seguida de dos accesos

con su respectiva señalización para su interior. El área Académica consta

de cuatro salones de cómputo, cada uno identificado y debidamente

acondicionado para prestar servicios académicos, distribuidos según la

Tabla # 3:

SALONES PC’s

SALON # 1 16 PC’s

SALON # 2 16 PC’s

SALON # 3 12 PC’s

SALON # 4 8 PC’s

TABLA # 3


103

El área administrativa esta distribuida así: oficina de la Secretaria del

Director, oficina del Director y posteriormente otra zona más restringida

como lo es Sistemas y Operación, seguida de la instalación donde está

ubicado el Computador Central y todos sus dispositivos (Ver anexo # 15).

Distribución Eléctrica y Cableado de Red En este apartado se han considerado las distribuciones siguientes:

Red de Equipo de Computación (Ver anexo # 16).

Red Eléctrica (Ver anexo # 17).

Planta Eléctrica de Tomas (Ver anexo # 18).

Distribución de Aires Acondicionados (Ver anexo # 19).

3.2.3.3 Ejecución

La función de ejecución en la administración, consiste en dirigir y

coordinar los recursos que conforman el Centro de Cómputo y en Manual

Técnico Administrativo se pone en marcha de cierta manera ésta

definición en el apartado 3.2.4.

3.2.3.4 Control

3.2.3.4.1 Seguridades

La seguridad, es un factor importante a considerar dentro de todo Centro

de Cómputo, ya que éste cuenta con recursos que son valiosos y que

sirven para su buen funcionamiento.


104

Recurso Humano Dentro de la seguridad para el Recurso Humano se tiene:

Selección adecuada del personal, a través del Departamento de

Recursos Humanos de la Universidad.

Motivación; a través de capacitaciones, seminarios y permisos para

estudiar.

Rotación del personal para el área de Recepción donde hay dos turnos

durante el día.

Ambiente de trabajo agradable: mobiliario adecuado, pantallas

antireflejantes, no hay ruidos, es ventilado, buena iluminación, buenas

relaciones humanas y con herramientas de trabajo necesarias para

poder desempeñar sus funciones.

Auditoría de operación interna, para verificar los resultados (Se da en

el área de Operación).

Equipo

Dentro de la seguridad para el equipo se tiene:

Responsable para el apagado y encendido del equipo.

Auditoría de equipo, software y dispositivos (inventario).

Ventilación adecuada.

Mobiliario adecuado y necesario para el equipo.

Registro de salida de backups a oficinas centrales.

Existencia de extintores de fuego debidamente ubicados e

identificados.

Protección para el cable de la red por medio de canaletas.

Señalización de conectores polarizados.


105

Inventario codificado del equipo, software y dispositivos (Activo Fijo).

Interruptores etiquetados.

Limpieza externa del equipo.

Asignar responsable para el equipo por cada una de las áreas.

Software Dentro de la seguridad para el software se tiene:

Acceso a la red con permisos según las funciones y aplicaciones de uso

de cada uno de los usuarios.

Copias de respaldo (responsable) de los programas fuentes, sistemas,

información en general; debidamente inventariados, identificados y

clasificados según el tipo de información que contiene.

Instalar y actualizar antivirus.

Control de usuarios para activar el ingreso a la red de internet.

Licencias de uso, documentación y garantías respectivas del software.

Auditoría (inventario de cintas, licencias, cintoteca, diskettes, etc.)

Documentación de actualizaciones a las aplicaciones.

Registro de bitácora.

Instalaciones Dentro de la seguridad para las instalaciones se tiene:

Señalización adecuada para el acceso de los usuarios al Centro de

Cómputo.

Distribución de espacio.

Instalación eléctrica, debidamente ubicada, identificada y accesible

para su mantenimiento.


106

Aire acondicionado instalado en el Centro de Cómputo para una mejor

ventilación.

Iluminación a través de lámparas eléctricas y ventanas amplias.

Mantenimiento a las instalaciones del Centro de Cómputo.

Adecuada ubicación del Centro de Cómputo dentro del campus

universitario (céntrico a Facultades y Escuelas).

Registro de alumnos y visitantes para el acceso a los salones de clase y

oficinas administrativas.

Distribución adecuada del equipo en los salones de clase y oficinas

administrativas.

El Centro de Cómputo, cuenta con un croquis actualizado de las

instalaciones eléctricas y de comunicaciones del equipo de red.

Las instalaciones eléctricas y de comunicaciones, están fijas y

resguardadas del tráfico de personas o máquinas y libres de cualquier

interferencia eléctrica y magnética.

Desarrollo de Aplicaciones

Dentro de la seguridad para desarrollo de aplicaciones se tiene:

Auditoría de Sistemas.

Documentación de las modificaciones hechas a los programas fuentes,

registrando: fecha, hora, responsable y tipo de modificación entre

otros.

Resguardo periódico de los programas y aplicaciones fuera del campus

universitario.

Contraseñas para accesar a las diferentes aplicaciones.

Factibilidad para realizar modificaciones en las aplicaciones.


107

Producción Dentro de la seguridad para producción se tiene:

Procesamiento de la información de acuerdo al orden de llegada.

Verificación del resultado de la información procesada.

La información clasificada es manejada por personal autorizado.

La información se salvaguarda periódicamente en otro lugar, donde se

encuentra libre de cualquier riesgo.

La información es manejada por pocas personas para evitar pérdida de

ésta.

3.2.3.4.2 Normas para cuidar el Equipo/Software

A continuación se dictan las normas propuestas por el trabajo de

investigación las cuales se identifican por medio de " * ", así como también;

las establecidas por el Centro de Cómputo pero que no se encuentran

formalmente documentadas en un informe interno.

Ningún usuario deberá cambiar la configuración del setup de la

computadora *.

Ningún usuario tiene autorización de abrir o destapar los equipos de

computación o periféricos *.

No ingresar ningún tipo de alimento y/o bebidas al Centro de

Cómputo.

No almacenar información permanente en los discos duros de las

computadoras, se recomienda mantener su información en disquete *.

Ningún usuario deberá mover el equipo en los salones de cómputo.

No utilizar software que no sea adquirido por la Institución.


108

Es responsabilidad del usuario realizar periódicamente copias de

respaldo de su información y depurar el disco duro, para mejorar su

rendimiento *.

Ubicar el equipo en un lugar en el que no este expuesto a la luz directa

del sol.

No obstruir las rejillas de ventilación del equipo, ya que puede causar

recalentamiento y daño al equipo.

Mantener limpia y ordenada el área donde se encuentra ubicado el

equipo.

Efectuar periódicas limpiezas externas al equipo, para evitar que se

acumule el polvo en el mismo, utilizando un paño, waipe o algodón.

Verificar que las armaduras eléctricas de los tomas corrientes, estén

polarizadas, para evitar que la variación en el flujo de voltaje dañe el

equipo.

No conectar otros aparatos eléctricos como cafeteras, radios, etc. en el

mismo toma corriente donde esta instalado el equipo de cómputo *.

No colocar aparatos o extensiones eléctricas encima del equipo, ya que

puede causar interferencia magnética.

No introducir objetos extraños ni partes pequeñas como grapas, clips o

artículos de metal, dentro del cpu, teclado o impresora; ya que puede

causar daño al equipo.

Apagar el equipo al finalizar sus tareas diarias o tareas académicas

(cpu, monitor e impresor).

La red externa Internet, tiene carácter académico y no debe usarse con

otros fines *.

Se prohibe mantener teléfonos celulares encendidos en los salones de

cómputo *.

Mantener actualizados los antivirus instalados en las PC's *.


109

3.2.4 DESCRIPCIÓN DE LAS ÁREAS QUE CONFORMAN EL CENTRO DE CÓMPUTO

3.2.4.1 Dirección

3.2.4.1.1 Introducción

El presente manual contiene organigrama, políticas, procedimientos e

inventario de equipo y software que ésta área proporciona a los usuarios

que tienen acceso al uso de computadoras en el Centro de Cómputo de la

Universidad, con el fin de orientar y cooperar en la administración de los

recursos con que cuenta.

3.2.4.1.2 Organigrama

El área de Dirección se representa en la Figura. # 8:

ORGANIGRAMA PROPUESTO

DIRECCION DEL CENTRO DE COMPUTO

FIGURA # 8

DIRECCION

SISTEMAS RECEPCION

CONSERJERIA

SECRETARIA

OPERACION


110

3.2.4.1.3 Marco Conceptual

La Dirección del Centro de Cómputo de la Universidad, es la encargada de

velar por una buena administración, es decir; de planear, organizar,

ejecutar y controlar los recursos con los que cuenta para lograr el buen

funcionamiento de los mismos.

Se consideran como recursos del Centro de Cómputo, todos aquellos

componentes (tangibles o intangibles) que conforman el sistema de la

unidad: humano, tecnológico, materiales y financieros, los que

contribuyen a que las funciones de ésta se desarrollen adecuadamente.

El recurso humano, es el elemento más importante con que cuenta toda

organización, por lo que se considera necesario definir claramente las

funciones de cada uno de los puestos y contratar al personal idóneo para

que con la ayuda de éstos, se logren los objetivos establecidos por la

empresa.

Esta área, cuenta con personal de apoyo que contribuye a la realización de

las actividades administrativas, éstos puestos son los denominados

Secretaria y Ordenanza (Ver páginas 96, 100 y 101 donde se describen

estos puestos).

Se consideran recursos tecnológicos: las computadoras, los impresores,

equipo de red y de protección; llamado Hardware. Pero, para que una

computadora funcione, necesita que tenga instalado instrucciones o

programas llamados Software; estas instrucciones básicas comprenden el

Sistema Operativo, paquetería y Software de Aplicación.


111

Para compartir recursos de equipo y software, las computadoras se unen

entre sí formando redes de computadoras; la computadora central se

denomina servidor en el cual se instala el software de red (sistema

operativo, software de correo electrónico, software de aplicaciones,

impresores y otros que necesitan ser compartidos).

El recurso material es otro elemento que forma parte de la organización y

que contribuye directamente para que sus funciones se desarrollen

adecuadamente.

3.2.4.1.4 Políticas A continuación se dictan las políticas propuestas por el trabajo de




Equipo

Se prohibe extraer equipo de cómputo (dispositivos, monitores, cpu’s,

etc.) de las instalaciones sin la debida autorización de la dirección.

Es responsabilidad de la Dirección, realizar un análisis de factibilidad y

justificación para la autorización de adquisición de equipo, software y

repuestos de la Unidad de Cómputo, verificando además los

requerimientos técnicos siguientes: capacidad de memoria, garantía,

marca reconocida, mantenimiento preventivo y correctivo por parte de

los proveedores, licencias, estandarización para uso de dispositivos y

compatibilidad con otros periféricos.


112

Todo usuario del Centro de Cómputo es responsable del daño o

perjuicio causado a los equipos como al software durante su

utilización, acatando las medidas que disponga la Dirección .*

Personal

La Dirección de la unidad, es la responsable de hacer la requisición

de personal cuando se necesite cubrir una plaza vacante en ésta.

La dirección es responsable de la revisión periódica del salario de los

empleados del Centro de Cómputo y de velar por una adecuada escala

salarial de acuerdo a la capacidad de cada uno de ellos.

Es responsable de autorizar que el empleado reciba seminarios y

capacitaciones que contribuyan al buen desempeño de sus funciones.

Es responsabilidad de la Dirección el establecer formas de control de

entrada y salida para los horarios de trabajo de la unidad.

Toda las áreas deberán presentar a la Dirección un reporte semanal de

su trabajo realizado.

Controlar la asistencia a las capacitaciones impartidas para el

personal.*

En caso de ausencia o falta del personal a sus actividades laborales,

deberá solicitarse la debida autorización del permiso a la dirección.


La Dirección, es la encargada de autorizar la creación de nuevas

cuentas contables en el sistema de contabilidad.

Es responsabilidad de la Dirección, autorizar las modificaciones a los

sistemas con los que actualmente cuenta el Centro de Cómputo.


113

Producción

La Dirección, es la encargada de planear la realización de actividades

que soliciten las otras dependencias de la Universidad, siendo algunas

de estas: Emisión de Hoja de Asesoría, Talonarios, Constancias de

Notas, Reporte de Asistencia, entre otros.

La Dirección, debe recibir reportes actualizados para la toma de

decisiones.

Instalaciones

No esta permitido fumar, introducir bebidas o alimentos en las salones

de cómputo.


equipo, tanto en área administrativa como académica.

Acceso restringido a personal no autorizado al área administrativa.

Financiera

La Dirección no puede adquirir recurso tecnológico cuyo costo exceda

de un techo establecido para la unidad, sin previa autorización de

Rectoría.

Es responsabilidad de la Dirección controlar todos los ingresos y los

egresos de la unidad.


114

3.2.4.1.5 Procedimientos

Cabe mencionar que esta área no cuenta con procedimientos

documentados; los que se presentan a continuación fueron recabados por

medio de entrevistas:

Adquisición de Equipo (Ver Procedimiento #1, pág. 140).

Adquisición de Software (Ver Procedimiento #2, pág. 141).

Planificación de la Emisión de Hojas de Asesoría (Ver Procedimiento #3,

pág. 142).

Planificación de Emisión de Talonarios (Ver Proced. #4, pág. 143).

Planificación de Emisión de listado de Registro de Notas

(Ver Procedimiento. #5, pág. 144).

Planificación de Emisión de Registro de Asistencia (Ver Procedimiento.

#6, pág. 145).

Planificación de Constancia de Notas por Ciclo (Ver Procedimiento #7,

pág. 146).


115

3.2.4.1.6 Equipo

La Dirección del Centro de Cómputo, cuenta con el siguiente equipo:

Inventario: Computadoras Personales

Características

Especificaciones PC

Director

Especificaciones PC

Secretaria

Marca IBM IBM

Modelo 6275-12S 2134-L32

Procesador Pentium II Pentium

Memoria RAM 64MB 16MB

Disco Duro 4.2 GB 1.5 GB Velocidad 300 Mhz 133 Mhz

Monitor SVGA SVGA

Tarjeta de Red SI SI

UPS SI SI

Garantía Mantto. NO NO

Mouse SI SI

CD ROM SI SI

TABLA # 4


116

Impresores

Características

Especificaciones Impresor Secretaria

Marca EPSON

Tipo Inyección

Modelo Stylus Color 850 Garantía Mantto. SI

Velocidad 4 Páginas por minuto

3.2.4.1.7 Software

La Dirección del Centro de Cómputo posee el siguiente software:

MS Office ‘97

Internet

TABLA # 5


117

3.2.4.2 Sistemas 3.2.4.2.1 Introducción

Este manual, está dirigido a todos los usuarios del Centro de Cómputo de

la Universidad, que para poder aumentar su eficiencia, necesitan utilizar

la computadora como una herramienta principal; volviéndose por ello

necesario, definir políticas y procedimientos que garanticen los objetivos

que se hayan planteado.


El área de Sistemas se representa en la Figura # 9:


SISTEMAS DEL CENTRO DE COMPUTO

FIGURA # 9

SISTEMAS

ANALISTA PROGRAMADOR

ADMINISTRADOR DE SISTEMAS

SOPORTE TECNICO

ASUNTOS ACADEMICOS


118

3.2.4.2.3 Marco Conceptual El área de sistemas, es la encargada de realizar análisis de factibilidad

(económica, humana, tecnológica y material) de los requerimientos

solicitados por otras dependencias de la Universidad; evalúa esos

requerimientos; así como también; da el mantenimiento adecuado a cada

una de ellas para su buen funcionamiento; instala y configura equipo,

aplicaciones, paquetería, lenguajes de programación y otros.

Esta área, es la responsable de velar por la integridad y seguridad de la

información, realizando procesos de respaldo según calendarización

establecida.

Crea y habilita el acceso de los usuarios a la red, a Internet y los diferentes

sistemas, da mantenimiento correctivo al equipo que soporta este software

y a todo el equipo en general.

Debe emitir todos aquellos reportes que son solicitados por otras unidades.

Además, ésta área tiene a su cargo la zona donde se encuentran ubicados

los salones de cómputo, por lo cual debe velar por el buen funcionamiento

de todo el equipo con que cuenta. Las especificaciones tanto de equipo

como el software se detallan por salón de clase. (Ver anexos # 20, 21, 22,

23 y 24).


119





Equipo

Llamar al proveedor cuando surja alguna falla en el equipo para su

debida corrección y registrarla para su control.

Acceso restringido a la red internet.

Asignar Código de inventario a cada uno de los equipos que se

encuentran tanto dentro como fuera de las instalaciones del Salón de

Cómputo.*

Llevar un inventario actualizado del número de máquinas existentes en

el Centro de Cómputo como fuera de éste.*

Supervisar y controlar que el equipo de cómputo reciba un

mantenimiento periódico.*

Personal

Crear una contraseña personal para cada uno de los usuarios, sean

estos trabajadores internos o usuarios externos a la unidad.*

Todo el personal de sistemas debe someterse periódicamente a

capacitaciones o seminarios.*


120


El software existente en cada máquina deberá contar con su propia

licencia de uso.*

Inventario actualizado del software.*

Mantener en buen estado y actualizados los archivos de respaldo

(Backups).

Establecimiento de accesos (passwords) para la manipulación tanto de

la información como de las diferentes opciones de las aplicaciones y/o

sistemas.

Definir procedimientos adecuados para la recuperación de la

información de los archivos de respaldo.*

Realizar estudios de factibilidad técnica, para confirmar modificaciones

solicitadas a las aplicaciones, por las diferentes dependencias que lo

requieran.

Brindar mantenimiento a las diferentes aplicaciones con que cuenta el

Centro de Cómputo (Ver anexo # 25).

Producción

Verificar la productividad del área de operación.

Emitir reportes que otras unidades le soliciten para cualquier toma de

decisión, ya que en ellos se presentan el resultado final del proceso

realizado (Ver Anexo # 26). Instalaciones


equipo.


121

Supervisar y controlar que la iluminación y ventilación de las

instalaciones, reciban un mantenimiento periódico.*

Autorizar el ingreso de personas a la zona donde se encuentra ubicado

el servidor y la cintoteca.

Financiera

Supervisar los ingresos captados por el Centro de Cómputo a través de:

alquiler de horas Internet, horas de laboratorios, cursos de rectoría,

exámenes de suficiencia y pagos de impresiones.





Coordinación de cursos de rectoría (Ver Proced. # 8, pág. 147).

Solicitud y elaboración de exámenes de suficiencia por cursos de

rectoría o materias de computación (Ver Proced. # 9, pág. 148).

Coordinación de horarios para impartir materias de computación (Ver

Procedimiento # 10, pág. 149).

Instalación de Equipo (Ver Procedimiento # 11, pág. 150).

Instalación de Software (Ver Procedimiento # 12, pág. 151).

Mantenimiento preventivo y correctivo del Equipo (Ver Proced. # 13,

páginas. 152 y 153).

Mantenimiento al servidor (Ver Procedimiento # 14, pág. 154).

Desarrollo de aplicaciones / CSP (Ver Procedimiento # 15, pág. 155).

Creación y administración de usuarios Mainframe y perfiles de acceso

(Ver Procedimiento # 16, pág. 156).


122

Realización de backups (Ver Procedimiento # 17, pág. 157).

Creación de usuarios y perfiles de acceso para navegar en internet.


Detección de inconsistencias en sistema de Registro Académico


Procedimientos realizados en colaboración al área de Dirección:

Adquisición de Equipo (Ver Procedimiento #1, pág. 140).

Adquisición de Software (Ver Procedimiento #2, pág. 141).

3.2.4.2.6 Equipo Inventario:

El área de Sistemas cuenta con el equipo que a continuación se detalla

debidamente clasificado:

Mainframe

Características

Especificaciones

Marca IBM

Equipo 9370 Processor Console

Modelo 8530-021 UPS SI

TABLA # 6


123

Características

Especificaciones

Marca IBM Equipo Rack de Discos

Modelo 9309

UPS SI

Características

Especificaciones

Marca IBM

Equipo Unidad de Cinta

Modelo 3430

UPS SI

Características

Especificaciones

Marca DELL

Equipo Servidor Power Edge Procesador Pentium III

Memoria RAM 520 MB

Modelo 4300

Disco Duro 27 GB Raid 5

UPS SI

TABLA # 7

TABLA # 8

TABLA # 9


124

Computadoras Personales

Son 2 PCs y 3 terminales las que se poseen en esta área, cuyas

especificaciones se presentan a continuación:

Características

Especificaciones PC-1

Especificaciones PC-2

EspecificacionesTerminales(*)

Marca IBM IBM BELTRON

Modelo 6282-B8S 2144-121 -

Procesador Pentium CX-586 Pentium II

Memoria RAM 32MB 20MB 56 MB

Disco Duro 2.5 GB 640 GB 9.5 GB

Velocidad 200 Mhz 133 Mhz -

Monitor SVGA SVGA -

Tarjeta de Red SI SI SI

UPS SI SI SI

Garantía Mantto. NO NO NO

Mouse SI SI SI

CD ROM SI SI SI

Especificaciones en Terminales (*):

Cabe aclarar que son tres terminales, con estas especificaciones en el área

de sistemas.

TABLA # 10


125

Impresores

Características

Especificaciones

Impresor-1

Especificaciones

Impresor-2

Marca IBM PRINTRONIX

Modelo 4234 P5010

UPS SI SI

Otros Periféricos

Características

Especificaciones Terminal (*) Marca MEMOREX TELEX

Modelo 1471

UPS SI

Especificaciones en Terminal (*):

Cabe aclarar que son dos terminales, con éstas especificaiones.

TABLA # 11

TABLA # 12


126

3.2.4.2.7 Software

El área de sistemas cuenta con el software que a continuación se detalla:

Aplicaciones El Centro de Cómputo cuenta con las aplicaciones siguientes; las cuales

están desarrolladas en CSP (CROSS SYSTEM PRODUCT).

Sistema de Control de Registro Académico (Ver Anexo # 27).

Sistema de Pagos (No se recopiló documentación de éste).

Sistema Contabilidad.(Ver Anexo # 28).

Sistema de Procesamiento de Encuestas (Ver Anexo # 29).

Sistemas

Sistemas Operativos

Windows NT Enterprisse y MS-DOS.

Lenguajes de Programación

CSP (CROSS SYSTEM PRODUCT).

Turbo Pascal.

MS Visual FoxPro.

Borland C++.

MS Visual Basic.

SQL Server.

Crystal Reports (en proceso de adquisición).


127

Paquetería

Internet.

MS Office 97.

3.2.4.3 Operación 3.2.4.3.1 Introducción


inventario de equipo y software, que se han establecido para el área de

operación; además constituye una guía administrativa importante, para

que las personas interesadas conozcan los procedimientos a seguir.


El área de Operación se representa en la Figura # 10:


OPERACION DEL CENTRO DE COMPUTO

FIGURA # 10

OPERACION

SECRETARIA DIGITADORA-1

SECRETARIA DIGITADORA-2


128

3.2.4.3.3 Marco Conceptual

El área de operación, es la encargada de procesar toda la información

referente a todo lo contable: digitación de cuotas de escolaridad sean estas

canceladas en el banco o en colecturía de la Universidad, así como

también; elaboración de partidas diarias, ingresos y egresos.

Además, se encarga de la creación y mantenimiento de todas las cuentas

contables que son necesarias para que el sistema contable permanezca

actualizado.

Verifica que la información sea correcta, cotejando los datos fuentes con

los datos capturados, emitiendo posteriormente, los reportes que son el

resultado final de todo lo procesado, los que son enviados a las unidades

que lo requieran.





Equipo

Los equipos ubicados en el área de operación se utilizarán única y

exclusivamente para el procesamiento de la información necesaria que

mantendrá actualizados los diferentes sistemas.


129

Personal

El personal del área de operación, debe recibir capacitación inductiva

que le permita conocer como se manejan las diferentes aplicaciones

y/o sistemas existentes.*

No esta permitida al personal del área, el divulgar la información que

en el interior se procesa.


No aplica.

Producción

Crear nuevas cuentas contable, previa autorización de la Dirección.

Procesar la información recibida con la mayor rapidez posible,

haciendo priorizaciones.

Llevar un control detallado de todos los datos procesados (Ver Anexo #

30).

Emitir reportes que reflejen los avances alcanzados con los

procesamientos, presentando en pizarra estos avances.

Ubicar los bloques a procesar en diferentes estantes.

Recepción de correspondencia.

Instalaciones


equipo.

Mantener orden entre los documentos procesados y aquellos cuya

información no ha sido considerada para actualizar los sistemas.


130

Evacuará con la mayor brevedad posible, el grueso de formularios que

se encuentran en las instalaciones del área y tengan que ser

procesados; ya que está ocupa un espacio pequeño.

Financiera

No aplica.





Mantenimiento de Cuentas Contables (Ver Proced. # 20, pág. 160).

Actualización de partidas de Ingresos (Ver Proced. # 21, pág. 161).


131

3.2.4.3.6 Equipo Inventario:

Operación, cuenta con el equipo que a continuación se detalla:

Computadoras Personales

Características

Especificaciones (*)

Marca BELTRON

Equipo PC

Procesador PENTIUM II

Memoria RAM 56 MB

Disco Duro 9.5 GB

UPS SI

Especificaciones (*):

Cabe mencionar que dos PC poseen estas mismas especificaciones.

Otros Periféricos

Características

Especificaciones (*)

Marca Memorex Telex

Equipo Terminal

Modelo 1471

UPS SI

TABLA # 13

TABLA # 14


132

Especificaciones (*):

Cabe mencionar que dos Terminales poseen estas mismas

especificaciones.

3.2.4.3.7 Software El área de operación cuenta con el software que a continuación se detalla:

Aplicaciones

Cabe mencionar que estas aplicaciones están desarrolladas en CSP (CROS

SYSTEM PRODUCT).

Sistema de Control de Registro Académico.(Ver Anexo # 27).

Sistema de Pagos (No se recopiló información).

Sistema Contabilidad.(Ver Anexo # 28).

Sistema de Procesamiento de Encuesta.(Ver Anexo # 29).

Sistemas Sistemas Operativos

Windows NT y MS-DOS.

Lenguajes de Programación

CSP (CROSS SYSTEM PRODUCT).

MS Visual Basic.

SQL Server.

Crystal Reports (en proceso de adquisición).


133

Paquetería

MS Office 97.

3.2.4.4 Recepción 3.2.4.4.1 Introducción


inventario de equipo y software, que se han establecido para el área de

recepción; además constituye una herramienta de guía administrativa

importante, para que las personas interesadas conozcan los

procedimientos a seguir al solicitar servicios.


El área de Recepción se representa en la Figura # 11:


RECEPCION DEL CENTRO DE COMPUTO

FIGURA # 11

RECEPCION

SECRETARIA RECEPCIONISTA-1

SECRETARIA RECEPCIONISTA-2


134

3.2.4.4.3 Marco Conceptual El área de recepción, tiene bajo su cargo el proporcionar toda la

información requerida por parte de los usuarios del centro de cómputo, da

las indicaciones de salón y número de máquina a utilizar en los casos de:

Internet, cursos de rectoría, laboratorios, exámenes de suficiencia, así

como también; anuncia a los visitantes que solicitan acceso a las zonas

restringidas.

Además, brinda apoyo a los alumnos en los salones de cómputo cuando

tienen inconvenientes o fallas en el uso de las máquinas, ya sea en

teclado, monitor, cpu, etc.

En ésta área se lleva el control de las entradas y salidas de los usuarios

(alumnos y empleados) del Centro de Cómputo a través de un formulario

donde se registran dichos eventos, así como también; el registro de los

recibos pagados por los usuarios percibidos en concepto de horas internet,

horas de laboratorios, impresiones, cursos de rectoría y exámenes de

suficiencia.

3.2.4.4.4 Políticas

A continuación se dictan las políticas propuestas por el trabajo de





135

Equipo

Efectuar periódicas limpiezas externas al equipo para evitar que se

acumule polvo en el mismo.

Para mover un equipo internamente de los salones de cómputo, se

debe acudir por ayuda al personal del área de sistemas o recepción.

Llevar un estricto control que refleje que usuario utiliza cuál máquina

y por cuánto tiempo.

Es el área responsable de encender y apagar el computador central y

llevar una bitácora en la cual se refleje fecha y hora de la acción; así

como también, una nota explicativa que refleje alguna anormalidad.

Reportar cualquier falla que se presente en el equipo de los salones de

cómputo.

Encender y apagar el aire acondicionado e iluminación del Centro de

Cómputo.

Personal

Debe presentarse a su lugar de trabajo puntualmente.

Debe atender a los alumnos, empleados y visitantes al Centro de

Cómputo, con amabilidad y cortesía.


No aplica

Producción

Llevar un control de las horas máquina utilizadas por los alumnos.

Llevar un registro de ingresos de usuarios al centro de cómputo.


136

Llevar un control de los recibos pagados por los usuarios.

Registrar todos los documentos que ingresen al centro de cómputo (Ver

Anexo # 31).

Instalaciones

Mantener limpia y ordenada el área de recepción donde se encuentra

ubicado el equipo.

Controlar el acceso de ingresos al área del Centro de Cómputo (salones

de cómputo o áreas restringidas).

Control de acceso del uso de equipo, por parte del personal de la

Universidad.

Financiera

No aplica.

3.2.4.4.5 Procedimientos Cabe mencionar que esta área no cuenta con procedimientos



Autorización de salida de equipo (Ver Procedimiento # 22, pág. 162).

Control de Ingresos por diferentes aranceles (Ver Proced. # 23, pág.

163).

Elaboración de fichas de laboratorios (Ver Proced. # 24, pág. 164).

Procedimientos realizados en colaboración con otras áreas:


137

Creación de usuarios y perfiles de acceso para navegar en internet: lo

realiza con el apoyo del área de Sistemas (Ver Proced. #18, pág. 158).

3.2.4.4.6 Equipo

Recepción cuenta con el equipo que a continuación se detalla:

Inventario: Computadoras Personales

Características

Especificaciones

Marca IBM

Modelo 6282-B8S

Procesador Pentium

Memoria RAM 16 MB

Disco Duro 2.5 GB

Velocidad 200Mhz

Monitor SVGA

Tarjeta de Red SI

UPS SI

Garantía Mantto. NO

Mouse SI

CD ROM NO

TABLA # 15


138

Impresores

Características

Especificaciones

Marca EPSON

Tipo de Impresor Inyección

Modelo Stylus Color 850

Garantía Mantto. SI

Velocidad 4 Páginas por minuto.

3.2.4.4.7 Software

El área de recepción cuenta con el software que a continuación se detalla:

Sistemas Sistemas Operativos

Windows NT.

MS-DOS.

Paquetería

Internet.

MS Office ’97.

TABLA # 16


139

3.2.5 PROCEDIMIENTOS A continuación se describen los diferentes procedimientos que se utilizan

en las áreas que conforman la Unidad del Centro de Cómputo, además se

muestra un listado detallado (Ver anexo # 32).


140


ADQUISICION DE EQUIPO

DESCRIPCION Realizar los trámites necesarios para comprar Equipo de Cómputo de acuerdo a los requerimientos solicitados.

OBJETIVO comprar el equipo según requerimiento solicitado y tener mejor control de estos.

Procedimiento #1 Pág. 1/1

AREA Dirección/Sistemas Fecha: 12/03/00

RESPONSABLE Dirección

SUPERVISADO Rectoría

FORMATOS - DOCUMENTO TIPO CARTA F1, (NO SE PROPORCIONO DOCUMENTO, VER EJEMPLO F1). UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Recepción - Recibe Carta de Solicitud de requerimiento de Equipo de Cómputo

(F1). 2 Recepción/Dirección - Remite a través de Secretaría la Carta a la Dirección.

3 Dirección - Evalúa la necesidad del Equi po solicitado. A través de Justificación e importancia de éste.

4 Dirección/Sistemas - Se consulta los requerimientos, para así recomendar el equipo adecuado para que satisfaga lo requerido.

5 Dirección/Proveedor - Solicita a diferentes proveedores cotizaciones según especificaciones.

6 Proveedor/Dirección - Recibe cotizaciones, las analiza y sí la compra no es mayor a cierto techo de autorización se autoriza, de lo contrario se envía a Rectoría para autorizaci1ón (ir a paso 11).

7 Dirección - Se realiza un análisis de factibilidad y se escoge la mejor alternativa y se compra.

8 Dirección/Proveedor - Se contacta con proveedor, llegan a negociación del contrato, con las diferentes opciones que ofrece.

9 Proveedor/Recepción y Sistemas

- Reciben Equipo y Sistemas lo revisa, para verificar si cumple con lo requerido.

10 Proveedor - Instala Equipo, realiza pruebas. 11 Dirección/Rectoría - Sí el valor del Equi po sobrepasa el techo estipulado, Rectoría

autoriza o rechaza solicitud de compra (Sí la autoriza ir a paso 7, sino ir a paso 12).

12 Dirección - Informa a quien interesa, que fue rechazada la compra.


141


ADQUISICION DE SOFTWARE

DESCRIPCION Realizar los trámites necesarios para comprar el Software de acuerdo a los requerimientos solicitados.

OBJETIVO Actualizar nuevas versiones de Paquetes, Lenguajes de Programación y/o Aplicaciones, y así tener un mejor control del software que se adquiere, con sus debidas licencias aprobadas.

Procedimiento # 2

Pág. 1/1

AREA Dirección/Sistemas Fecha: 12/03/00

RESPONSABLE Director/Sistemas.

SUPERVISADO Rectoría

FORMATOS - DOCUMENTO TIPO CARTA F1 (VER EJEMPLO F1)

UTILIZADOS Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Recepción - Recibe Carta de Solicitud de requerimiento de Software (F1). 2 Recepción/Dirección - Remite a través de Secretaría la Carta a la Dirección. 3 Dirección - Evalúa la necesidad del Software solicitado. A través de

Justificación e importancia de éste. 4 Dirección/Sistemas - Se consulta los requerimientos, para así recomendar el adecuado

que satisfaga lo requerido. 5 Dirección/Proveedor - Solicita a diferentes proveedores cotizaciones según

especificaciones. 6 Proveedor/Dirección - Recibe cotizaciones, las analiza y sí la compra no es mayor a cierto

techo de autorización, se autoriza, de lo contrario se envía a Rectoría (ir a paso 11).

7 Dirección - Se realiza un análisis de factibilidad y se escoge la mejor alternativa y se compra.

8 Dirección/Proveedor - Se contacta con proveedor, llegan a negociación del contrato, instalación, se pacta tiempo de garantías, Licencias, etc.

9 Proveedor/Recepción y Sistemas

- Reciben Software, Sistemas lo revisa, para verificar si cumple con lo requerido.

10 Proveedor - Instala software, realiza pruebas.

11 Dirección/Rectoría - Sí el valor del software sobrepasa el techo autorizado a la dirección, Rectoría autoriza o rechaza solicitud de compra, si lo autoriza ir a paso 7, sino ir a pago 12.

12 Dirección - Informa a quien interesa, que fue rechazada la compra.


142


PLANIFICACION DE LA EMISION DE HOJA DE ASESORIA

DESCRIPCION Planificar para imprimir la Hoja de Asesoría.

OBJETIVO Planificar las actividades y llevar un mejor control al desarrollarlas y satisfacer las necesidades de Registro Académico.

Procedimiento # 3

Pág. 1/1

AREA Dirección Fecha: 12/03/00

RESPONSABLE Sistemas

SUPERVISADO Director

FORMATOS - DOCUMENTOS TIPO CARTA (NO SE PROPORCIONO DOCUMENTO, VER EJEMPLO F1).

- EMISION HOJAS DE ASESORIA F2. - HOJA DE ASESORIA E INSCRIPCION DE MATERIAS F3

UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Registro Académico - Envía solicitud para la emisión de Hojas de Asesoría (F1) 2 Dirección/Registro

Académico - Se reúnen para planificar la programación de la actividad y evalúan tiempo de entrega.

3 Dirección/Subdirección - Se calendariza la emisión de hoja de asesoría

4 Subdirección - Se planifica según fueron solicitadas por Registro Académico las hojas de asesoría (Carreras).

5 Sistemas - Realiza actividades, según calendarización (F2), emitiendo Hojas de Asesoría. (F3)

6 Dirección/Registro Académico

- Se envían a Registro Académico


143


PLANIFICACION DE LA EMISION DE TALONARIOS

DESCRIPCION Planificar para imprimir los Talonarios

OBJETIVO Planificar las actividades y llevar un mejor control al desarrollarlas y satisfacer las necesidades de Tesorería.

Procedimiento # 4

Pág. 1/1


RESPONSABLE Subdirectora, Analista Programador, Administrador de Sistemas.


FORMATOS - DOCUMENTO TIPO CARTA (NO SE PROPORCIONO DOCUMENTO, VER EJEMPLO F1).

- CALENDARIZACION DE EMISION DE TALONARIOS (VER EJEMPLO F2). - TALONARIO F4 - LISTADO DE TALONARIOS EMITIDOS (POR CARRERA) F5.

UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Tesorería - Solicita emisión de talonarios, del Ciclo vigente (F1). 2 Tesorería/Dirección - Se reúnen para planificar la programación de la actividad y

evalúan tiempo de entrega. 3 Dirección/Subdirección - Se calendariza la emisión de Talonarios (F2)

4 Subdirección - Se planifica según fueron solicitadas por Tesorería (Carreras). 5 Sistemas - Realiza actividades según calendarización se emiten talonarios.

(F4) 6 Sistemas - Emite listados de talonarios por carreras (F5).

7 Dirección/Tesorería - Se envían a Tesorería.


144


PLANIFICACION DE LA EMISION DE LISTADO REGISTRO DE NOTAS

(PREVIO A PARCIALES)

DESCRIPCION Planificar para imprimir Listados de Registro de Notas.

OBJETIVO Planificar la actividad y llevar un mejor control al desarrollarla y satisfacer las necesidades de Registro Académico.

Procedimiento # 5

Pág. 1/1




FORMATOS - DOCUMENTO TIPO CARTA (VER EJEMPLO F1). - CALENDARIZACION DE EMISION DE LISTADOS (VER EJEMPLO F2) - REGISTRO DE NOTAS POR MATERIA (F6)

UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Registro Académico - Solicita por medio de carta la emisión de listado para registrar

notas por materia (F1). 2 Registro Académico/

Dirección - Se reúnen para planificar la programación de la actividad y evalúan tiempo de entrega.

3 Dirección/Subdirección - Se calendariza la emisión de Listados (F2) 4 Subdirección - Se planifica según fueron solicitados por Registro Académico los

listados (Facultades). 5 Sistemas - Realiza actividades según calendarización, emite listados(F6). 6 Dirección/Registro

Académico

- Se envían a Registro Académico


145


PLANIFICACION DE LA EMISION DE LISTADO REGISTRO DE ASISTENCIA

(MENSUAL)

DESCRIPCION Planificar para imprimir Listado Registro de Asistencia

OBJETIVO Planificar las actividades y llevar un mejor control al desarrollarlas y satisfacer las necesidades de Registro Académico.

Procedimiento # 6

Pág. 1/1




FORMATOS - DOCUMENTO TIPO CARTA (VER EJEMPLO F1). - CALENDARIZACION DE EMISION DE LISTADOS (VER EJEMPLO F2) - REGISTRO DE ASISTENCIA (MENSUAL) F7.

UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Registro Académico - Solicita la emisión de listados de asistencia (mensual y por

materia) (F1). 2 Registro

Académico/Dirección - Se reúnen para planificar la programación de la actividad y evalúan tiempo de entrega.

3 Dirección/Subdirección - Se calendariza la emisión de listados (F2). 4 Subdirección - Se planifica según fueron solicitadas por Registro Académico los

listados (Facultades). 5 Sistemas - Realiza actividades según calendarización, se emiten listados (F7). 6 Dirección/Registro

Académico - Se envían a Registro Académico


146


PLANIFICACION DE LA EMISION DE CONSTANCIA DE

NOTAS (POR CICLO Y/O GLOBAL)

DESCRIPCION Planificar para imprimir las Constancia de Notas por Ciclo y/o Globales.

OBJETIVO Planificar las actividades y llevar UN mejor control al desarrollarlas y satisfacer las necesidades de Registro Académico.

Procedimiento # 7

Pág. 1/1




FORMATOS - DOCUMENTOS TIPO CARTA (VER EJEMPLO F1). - CALENDARIZACION DE EMISION DE CONSTANCIA DE NOTAS (VER EJEMPLO

F2) - CONSTANCIA DE NOTAS (F8). - CONSTANCIA DE MATERIAS CURSADAS (F9)

UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Registro Académico - Solicita emisión de Constancia de Notas por Ciclo y/o Globales (F1)

2 Registro Académico/ Dirección

- Se reúnen para planificar la programación de la actividad y evalúan tiempo de entrega.

3 Dirección/Subdirección - Se calendariza la emisión de Constancias (F2) 4 Subdirección - Se planifica según fueron solicitadas por Registro Académico

(Facultades). 5 Sistemas - Realiza actividades, según calendarización, se emiten constancias

de notas por ciclo y/o Globales. (F8 Y F9) 6 Dirección/ Registro

Académico - Se envían a Registro Académico


147


COORDINACION DE CURSOS DE RECTORIA

DESCRIPCION Coordinar adecuadamente los diferentes Cursos de Rectoría en el área de Computación para los alumnos de la Universidad.

OBJETIVO Planificar la mejor disponibilidad de Horarios y distribución de Aulas para impartir los Cursos.

Procedimiento # 8

Pág. 1/1

AREA Sistemas Fecha: 12/03/00

RESPONSABLE Subdirectora

SUPERVISADO Dirección

FORMATOS - RECIBO DE CANCELADO (DOCUMENTO EXTERNO) - INSCRIPCION A CURSOS DE COMPUTACION (F10) - ENCUESTA (F11) - ASISTENCIA A CURSOS DE COMPUTACION (F12) - SOLICITUD DE CONSTANCIA (F13)

UTILIZADOS

OBSERVACION Si el alumno desea, solicita a través F13 una Constancia de Notas del Curso de Rectoría.

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Subdirección - Verifica la disponibilidad de Salones de Cómputo, del Centro De

Cómputo, con los Horarios del Ciclo vigente. 2 Subdirección - Si hay disponibilidad, calendarización de horarios 3 Recepción - Al finalizar el curso se encuesta a los alumnos interesados en

recibir otros cursos.(F11) 4 Subdirección - Evalúa encuestas, para posi bles Cursos.

5 Subdirección/Recepción - Programa Cursos y se anuncian en carteleras. 6 Alumno/ Tesorería - Cancela en Tesorería el Costo del Curso. 7 Alumno/Recepción - Se inscribe en Cursos (F10), se imparte (se lleva un control de la

asistencia de los alumnos (F12)). 8 Recepción - Si no se llena con el mínimo de alumnos en el curso, no se

imparte, queda en espera para próximo. 9 Subdirección - Reprograma el Curso.

10 Recepción

-Confirma nueva fecha a los alumnos.


148


SOLICITUD Y ELABORACION DE EXAMEN DE SUFICIENCIA DE CURSOS DE

RECTORIA Y MATERIA DE COMPUTACION

DESCRIPCION Satisfacer la solicitud y elaboración de Examen de Suficiencia de Curso de rectoría y Materia de Computación.

OBJETIVO Aprobar el Curso de Rectoría y Materia de Computación sin haberse cursado.

Procedimiento # 9

Pág. 1/1


RESPONSABLE Analista de Sistemas


FORMATOS - RECIBO DE CANCELACION (DOCUMENTO EXTERNO) - SOLICITUD DE EXAMEN DE SUFICIENCIA (F14) UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Tesorería/Alumno - Cancela Examen de Suficiencia

2 Alumno/Recepción - Alumno presenta recibo de cancelado en recepción. 3 Alumno - Alumno llena solicitud de Examen y anexa recibo (F14). 4 Recepción - Pasa a Dirección solicitud llena para su aprobación.

5 Dirección - Firma para aprobación o negación para realizar el examen. 6 Sistemas - Recibe Solicitud aprobada para elaborar el Examen a realizar el

alumno. 7 Recepción/Alumno - Se le notifica al alumno la aprobación, Fecha, Hora y Salón para

realizar el examen. 8 Encargado/Alumno - Encargado pasa el examen al alumno según fecha programada.

9 Encargado/Recepción - Encargado entrega examen realizado por el alumno. 10 Sistemas - Califica examen y reporta nota. 11 Sistemas/Recepción - Entrega nota para notificar al alumno.

12

Recepción/Alumno - Notifica nota al Alumno, Si el alumno reprueba el examen, puede solicitar otro.

(ir a paso 1)


149


COORDINACION DE HORARIOS PARA IMPARTIR

MATERIAS DE COMPUTACION

DESCRIPCION Coordinar adecuadamente para asignar salones de cómputo, para impartir las diferentes materias de computación.

OBJETIVO Reubicar horas clases donde sea posible para dar un mejor servicio.

Procedimiento # 10

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RESPONSABLE Analista de Sistemas


FORMATOS - HORARIO DE CLASES POR SALON(F15) - CONTROL DE ASISTENCIA DE CATEDRATICOS (F16). UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Encargado de Elaborar

Horarios de cada Facultad/Recepción

- Recibe Horarios propuestos para las diferentes materias de computación para impartir en el Ciclo vigente.

2 Recepción/Sistemas - Recibe Horario para su análisis. 3 Sistemas - Analiza Horarios, si hay modificaciones las hace y distribuye horas

clases en los diferentes salones de cómputo adecuados, considerando así el número de alumnos.( Si el número de Alumnos es mayor a la capacidad de los Salones de Cómputo, se dividen en grupos y se acuerda con el catedrático si se cambia el horario llegando a común acuerdo).

4 Sistemas - Asigna Salón de Cómputo. 5 Sistemas/Recepción - Recibe Horarios finales y con Salones de Cómputo asignados.

6 Recepción/Encargado de Facultad

- Recepción envía los horarios al encargado de las diferentes Facultades (F15).

7 Encargo de Facultad/Recepción

- Se reciben la aprobación o cambios posibles de horarios para su debi da reubicación.

8 Recepción/Sistemas - Recibe notificación de aprobación o modificaciones de los Horarios. Si hay modificaciones (ir a paso #3). Sistemas lleva un control de asistencia de los catedráticos (F16).


150


INSTALACION DEL EQUIPO

DESCRIPCION Instalar el equipo requerido.

OBJETIVO Instalar adecuadamente el Equipo, para que se trabaje en óptimas condiciones.

Procedimiento # 11

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RESPONSABLE Administrador de Sistemas


FORMATOS - DOCUMENTO TIPO CARTA (VER EJEMPLO F1).

UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Usuario/Recepción - Recibe carta de solicitud de instalación de Equipo (F1). 2 Recepción/Dirección - Remite solicitud a Dirección. 3 Dirección - Evalúa requerimiento para su aprobación.

4 Dirección/Sistemas - Dirección envía a Sistemas solicitud aprobada. 5

Sistemas - Analiza el lugar donde se va instalar el equipo (para verificar las condiciones y escoger el más adecuado).

6 Sistemas - Instala polarización, red eléctrica o cableado de red. ( Si no se ha comprado al proveedor, ir a paso 10, sino continuar).

7 Sistemas/Proveedor - Supervisa la instalación del equipo. 8 Proveedor - Realiza pruebas del equipo instalado. 9 Sistemas - Autoriza que el equipo se encuentra debidamente instalado y

funcionando en óptimas condiciones (pasar a paso 11). 10 Sistemas - Instala el Equipo de cómputo en el lugar requerido y realiza

pruebas. 11 Sistemas - Notifica a Dirección como fueron realizadas las actividades para

su conocimiento.


151


INSTALACION DEL SOFTWARE

DESCRIPCION Instalar el Software requerido.

OBJETIVO Instalar adecuadamente el software, para que trabaje en óptimas condiciones, mejorar capacidades, incrementar memoria y espacio en disco.

Procedimiento # 12

Pág. 1/1




FORMATOS - DOCUMENTO TIPO CARTA (VER EJEMPLO F1).

UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Usuario/Recepción - Recibe carta de solicitud de instalación de Software (F1).

2 Recepción/Dirección - Remite solicitud a Dirección. 3 Dirección - Evalúa requerimiento para su aprobación. 4 Dirección/Sistemas - Dirección envía a Sistemas solicitud aprobada.

5 Sistemas - Analiza el lugar donde se va instalar el software (para verificar las condiciones y sí es el adecuado para soportarlo).

6 Sistemas - Si no se tiene el espacio adecuado, ajustarlo a los requerimientos. ( Si se ha comprado al proveedor, sino ir a paso 9, sino continuar).

7 Sistemas/Proveedor - Supervisa la instalación del software. 8 Proveedor - Realiza pruebas del software instalado.

Sistemas - Autoriza que el software se encuentra debidamente instalado y funcionando en óptimas condiciones (pasar a paso 10).

9 Sistemas - Instala el software en el lugar requerido. 10 Sistemas - Notifica a Dirección como fueron realizadas las actividades para

su conocimiento.


152


MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL EQUIPO

DESCRIPCION Realizar las diferentes actividades para que siempre tenga un buen mantenimiento.

OBJETIVO Evitar que se den fallas en el Equi po. Procedimiento # 13

Pág. 1/2




FORMATOS - REPORTE DE FALLAS (F17) - MOVIMIENTO DE ACTIVO FIJO (F28) UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Usuario/Recepción - Notificar a recepción las fallas que se dan. 2 Recepción/Usuario - Recepción entrega a usuario formato (F17) para reportar la falla. 3 Recepción/Sistemas -Reporta falla y entrega formato lleno.

4 Sistemas - Verificar la falla en el equipo. 5 Sistemas - Repara falla, si no tiene solución en el momento retira del lugar el

equipo y lo reemplaza por uno bueno. 6 Sistemas - Revisa y chequea la falla y la repara, si no se puede, llama al

proveedor para que los revise dentro de las instalaciones. 7 Proveedor - Acude al llamado de Sistemas. 8 Proveedor - Verifica problema, arregla falla; si no tiene solución se la lleva de

las instalaciones para su debida re paración. 9 Proveedor/Sistemas - Proveedor notifica problema y además pide la debida autorización

para llevarse el equipo fuera de las instalaciones. 10 Sistemas/Dirección - Realiza gestiones con la Dirección para la debida autorización para

sacar el equipo de las instalaciones (F28). 11 Dirección - Autoriza salida del equipo de las instalaciones. 12 Sistemas/Proveedor - Entrega solicitud debidamente autorizada (F28). Para así poder

sacar el equipo sin tener ningún problema. 13 Proveedor - Firma formato para extraer el equipo, y a la vez notificando

cuando lo regresará en buenas condiciones.


153


MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL EQUIPO

DESCRIPCION Realizar las diferentes actividades que involucran al realizar el mantenimiento.

OBJETIVO Evitar que se den fallas en el Equi po. Procedimiento # 13

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FORMATOS - REPORTE DE FALLAS (F17) - MOVIMIENTO DE ACTIVO FIJO (F28) UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 14 Recepción - Autoriza retiro del equipo con su de bida autorización de la

Dirección. 15 Proveedor/ Recepción - Regresa con equipo reparado. 16 Recepción y Sistemas - Comunica a Sistemas que se le esta dando entrada al equipo.

17 Proveedor - Instala nuevamente el equipo reparado, hace prue bas. 18 Sistemas - Supervisa instalación y prueba el Equipo. 19 Sistemas - Da visto bueno que el equipo esta en buenas condiciones.

20 Sistemas/Dirección - Notifica a Dirección la actividad realizada.


154


MANTENIMIENTO AL SERVIDOR (MAINFRAME)

DESCRIPCION Dar un buen mantenimiento al servidor.

OBJETIVO Evitar fallas y que siempre este en buenas condiciones para que funcione correctamente el Servidor.

Procedimiento # 14

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RESPONSABLE Proveedor (GBM Según necesidades)

SUPERVISADO Administrador de Sistemas

FORMATOS - REPORTE DE FALLAS(F17) - MOVIMIENTO DE ACTIVO FIJO (F28) UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Sistemas - Reporta falla a Subdirección. 2 Sistemas - Llena Reporte de Fallas (F17). 3 Subdirección - Llama y reporta la falla a Proveedor (GBM).

4 Proveedor - Visita las instalaciones y revisa el servidor. 5 Proveedor - Repara el servidor (sino ir a paso 10). 6 Proveedor - Realiza limpieza al servidor, Unidad de Cinta e Impresor.

7 Sistemas - Supervisa y revisa la corrección. 8 Sistemas - Autoriza que el mantenimiento se ha realizado correctamente. 9 Sistemas/Dirección - Informa para su de bido conocimiento de la actividad realizada.

10 Proveedor/Sistemas - Notifica a Sistemas que no se puede reparar, y se tiene que llevar el equipo.

11 Sistemas/Dirección - Notifica y solicita autorización (F28). 12 Dirección - Autoriza salida de Equi po.

13 Sistemas/Recepción/ Proveedor

- Notifica autorización de salida del equipo.

14 Proveedor - Retira equipo con la de bida autorización. 15 Proveedor - Repara Equi po

16 Proveedor/Recepción - Entrega Equipo reparado. 17 Recepción/Sistemas - Reciben equipo reparado. 18 Proveedor - Instala nuevamente el equipo y realiza pruebas.

19 Sistemas - Supervisa y verifica que todo este correctamente funcionando. 20 Sistemas - Notifica al proveedor que todo esta funcionando bien.



155

DESARROLLO DE APLICACIONES/CSP

DESCRIPCION Desarrollar y/o adicionar aplicaciones según requerimientos.

OBJETIVO Satisfacer las necesidades de los usuarios y así poder obtener mejor resultado en sus aplicaciones.

Procedimiento # 15

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RESPONSABLE Subdirectora/Analista Programador


FORMATOS - DOCUMENTOS TIPO CARTA (VER EJEMPLO F1)

UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Usuario(Unidades)/

Dirección - Solicita modificación de aplicaciones en forma verbal a la Dirección.

2 Usuario/Dirección - Especifica los requerimientos y justificación (F1)

3 Dirección - Analiza los requerimientos y justificación, para su autorización. 4 Dirección/Sistemas - Informa para realizar lo pertinente. 5 Sistemas - Analiza en donde se va colocar la nueva aplicación.

6 Sistemas - Revisan la Definición del Diccionario de Datos en el Servidor, y realiza los cambios respectivos.

7 Sistemas - Se implementa y de puran las aplicaciones. 8 Sistemas - Documenta las aplicaciones (en el programa fuente).

9 Sistemas/Usuario - Capacitan al Usuario de la nueva aplicación. 10 Usuario - Utiliza la nueva aplicación 11 Sistemas/Dirección - Informa a la Dirección que actividad realizo.

12 Sistemas - Da mantenimiento a las diferentes aplicaciones


156


CREACION DE ADMINISTRACION DE USUARIOS MAINFRAME Y PERFILES DE

ACCESO

DESCRIPCION Crea los diferentes perfiles de acceso de los usuarios al mainframe.

OBJETIVO Autoriza a personas especificas para el acceso a las diferentes aplicaciones del mainframe.

Procedimiento # 16

Pág. 1/1


RESPONSABLE Subdirectora


FORMATOS - DOCUMENTO TIPO CARTA (VER EJEMPLO F1). UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Usuario /Dirección - Solicitud de creación y perfil de acceso a los sistemas y al

mainframe (F1), especificando la información siguiente: datos del usuario: tipo de usuario, password, nombre completo del usuario, unidad a la que pertenece, autorizaciones, restricciones de acceso a las diferentes aplicaciones.

2 Dirección/Sistemas - Informa para que realice la actividad. 3 Sistemas - Autoriza y desautoriza accesos permitidos.

4 Sistemas - Define y crea el login, password y accesos permitidos y restricciones.

5 Sistemas/Dirección - Informa a Dirección que la actividad ya se realizó. 6 Dirección/Usuario - Informa que ya está listo y notifica las especificaciones, y

autorización para su uso.


157


REALIZACION DE BACKUPS

DESCRIPCION Realizar el backup en forma periódica, según previa calendarización.

OBJETIVO Respaldar la información para cualquier catástrofe que se presente, y así poder recuperarla.

Procedimiento # 17

Pág. 1/1


RESPONSABLE Analista Programador Administrador de Sistemas

SUPERVISADO Subdirectora

FORMATOS - ELABORACION DE BACKUPS (F18)

UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Subdirección - Se planifica la calendarización de la realización de los backups, se

realizan en forma: Diaria, Semanal y Mensual: Diaria: Lunes a Jueves en la Mañana el general, Archivos de

Registro Académico, pagos y contabilidad. En el mediodía, se restauran los archivos.

Semanales: Archivos y programas (No todos, sólo partes, siendo estas: Librerías donde están las aplicaciones). Se tienen dos juegos de cintas, y se realiza los viernes.

Mensuales: Fin de mes, y se realiza en 10 cintas donde esta toda la información ya que es en general.

2 Sistemas - Realiza los backups, según la calendarización y la información (F18).

3 Sistemas - Se identifican correctamente estos: Fecha, Hora, Información, etc. 4 Sistemas - Los envía a Oficinas Centrales. 5 Sistemas - Guarda copias en cintoteca.


158


CREACION DE USUARIOS Y PERFILES DE ACCESO

PARA NAVEGAR EN INTERNET

DESCRIPCION Permitir el acceso a los usuarios, ya sean estos común o colectivos para navegar en Internet

OBJETIVO Dar facilidad a los usuarios para entrar a Internet. Procedimiento # 18

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AREA Sistemas/Recepción Fecha: 12/03/00


SUPERVISADO Subdirectora

FORMATOS - PROCEDIMIENTO PARA ENTRAR A INTERNET (F19) - CONTROL DE HORAS Y ACTIVACION DE USUARIOS (F20) UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Sistemas - Asigna usuario para el alumno 2 Recepción - Activa el usuario asignado al alumno para poder accesar a

internet. 3 Alumno - Enciende la PC que es activada con el usuario asignado (F19) 4 Alumno - Debe digitar usuario y contraseña, dar click en el Botón Aceptar.

En caso que es un solo alumno. (Si es el caso de un alumno ir a paso 9, sino continuar).

5 Sistemas - Asigna un usuario común para todo el grupo.

6 Recepción - Activa el usuario común asignado el cual es INTERNET, para que así el grupo pue da accesar a Internet y lleva un control del tiempo utilizado (F20)

7 Alumnos - Encienda las PC'S, donde podrá el grupo de alumnos trabajar. 8 Alumnos - Deben digitar usuario común y contraseña, luego presionar un clic

en el botón aceptar. 9 Alumnos - Listos para poder navegar en Internet.


159


DETECCION DE INCONSISTENCIAS EN SISTEMA DE REGISTRO ACADEMICO

DESCRIPCION Consiste en la corrección de inconsistencias detectadas en los datos de los alumnos, que sirven para la alimentación del sistema de Registro Académico.

OBJETIVO Tener la información actualizada de todos los expedientes académicos.

Procedimiento # 19

Pág. 1/1


RESPONSABLE subdirectora


FORMATOS - FORMULARIO PARA REPORTAR INCONSISTENCIAS DETECTADAS EN EL PROCESO DE INSCRIPCION DE MATERIAS (F21-A Y F21-B).

- FORMULARIO PARA REPORTE DE INCONSISTENCIAS ACADEMICAS (F22). - CREACION DE INSTITUCIONES DE EDUCACION MEDIA Y SUPERIOR (F23).

UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Registro Académico/Dirección - Registro Académico reporta inconsistencias detectadas (F21-

B, F22, F23). 2 Dirección/Sistemas - Dirección remite a Sistemas documentos recibidos.

3 Sistemas - Realiza proceso de actualización en sistema de Registro Académico.

4 Sistemas/Dirección - Reporta las modificaciones realizadas a Dirección. 5 Dirección/Registro Académico - Dirección informa la solución del problema.


160


MANTENIMIENTO DE CUENTAS CONTABLE

DESCRIPCION Cuando no existe una cuenta contable, tiene que ser autorizada por Oficinas Centrales, especificando todos los datos, para que pueda ser creada o adicionada. Estas también pueden ser modificadas o eliminadas según las necesidades en el Sistema.

OBJETIVO Darle mantenimiento a las Cuentas Contables en el Sistema.

Procedimiento # 20

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AREA Operaciones Fecha: 12/03/00

RESPONSABLE Secretaria/Digitación


FORMATOS - DOCUMENTO TIPO CARTA (VER EJEMPLO F1) - HOJA DE CONTROL PARA CREACION DE NUEVOS CODIGOS DE CUENTA

CONTABILIDAD (F24)

UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Oficinas Centrales - Envía Carta o notificación para creación, modificación o

eliminación de cuentas contables al sistema, con todas las especificaciones al caso (F1).

2 Recepción - Verifica y recibe correspondencia. 3 Recepción/Dirección - Remite correspondencia a Dirección. 4 Dirección - Verifica y autoriza actualizaciones de las cuentas contables al

sistema. 5 Dirección/Operaciones - Entrega autorización con especificaciones al caso, para la creación

F24, modificación o eliminación correspondiente al Sistemas. 6 Operaciones - Actualiza cuenta en catálogo en el Sistema. 7 Operaciones/Dirección - Informa que ya realizó el procedimiento correspondiente.

8 Dirección/Oficinas Centrales - Notifica modificación.


161


ACTUALIZACION DE PARTIDAS DE INGRESO

DESCRIPCION Llevar un control consoli dado de todos los ingresos diarios, al final del mes, para que sean procesados en el sistema.

OBJETIVO Controlar los ingresos diarios, reportando el total al fin del mes para que estén actualizados en el sistemas.

Procedimiento # 21

Pág. 1/1

AREA Operación Fecha: 12/03/00

RESPONSABLE Secretaria/Digitación

SUPERVISADO Sistemas

FORMATOS - PARTIDAS DE INGRESO (F25) - AVANCE DE PRODUCCION DE PARTIDAS DE INGRESO (F26-A Y F26-B) - REGISTROS DE PARTIDAS NO ENVIADAS POR OFICINA CENTRAL (F27)

UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Oficina Central/Recepción Oficinas Centrales se envían reporte con Partidas de ingresos

codificadas. 2 Recepción/Operación - Revisa, registra en libro de entradas y traslada a operaciones la

documentación recibida. 3 Operación - Verifica toda la información recibida (F25) para su posterior

digitación. 4 Operación - Procesa la información y emite avances de producción de partidas

(F26-A Y F26-B) 5 Operación - Registra partidas no enviadas por Oficinas Centrales (F27) 6 Operación/Sistemas - Envía Reportes Consolidados para el conocimiento de sistemas.

7 Sistemas - Verifica reportes. 8 Sistemas/Oficinas Centrales - Manda a Oficinas Centrales reportes del procesamiento en caso de

que la información sea la correcta; de lo contrario, regresa a Operación para su de bida corrección (ir a paso 4).


162


AUTORIZACION DE SALIDA DE EQUIPO DE COMPUTO

DESCRIPCION Autorizar el movimiento de la Salida de Equi po de Cómputo.

OBJETIVO Control de salida de las instalaciones del equipo de cómputo por fallas, para su reparación.

Procedimiento # 22

Pág. 1/1

AREA Recepción Fecha: 12/03/00

RESPONSABLE Administrador de Sistemas/Secretaria/Recepción


FORMATOS - MOVIMIENTO DE ACTIVO FIJO (F28). - REPORTE DE FALLAS (F17). UTILIZADOS

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Administrador de

Sistemas/Dirección - Reportan la falla de Equipo de Cómputo (Monitor, Teclado, Mouse, etc.), y el cual no se puede reparar por Sistemas (F17).

2 Dirección - Evalúa el tipo de falla y autoriza el movimiento del Equipo (F28). 3 Dirección/Recepción - Notifica a recepción la autorización del movimiento del Equipo

(F28). 4 Recepción/Proveedor - Entrega Equipo al proveedor. 5 Proveedor - Recibe y Firma de recibido el equipo para poder llevarlo a

reparación.


163


CONTROL DE INGRESOS POR DIFERENTES ARANCELES

(SEMANAL Y MENSUAL)

DESCRIPCION Llevar UN registro de los ingresos obtenidos por los servicios que presta el Centro de Cómputo y se elabora cada mes un consolidado para cada arancel.

OBJETIVO Llevar el control de los ingresos mensuales percibidos por: examen de suficiencia, trabajos de impresión, laboratorios, horas máquina, horas Internet.

Procedimiento # 23

Pág. 1/1

AREA Recepción. Fecha: 12/03/00

RESPONSABLE Secretaria /Recepción


FORMATOS - REPORTE DE NUMERO DE HORAS MAQUINAS UTILIZADOS POR OTRAS UNIDADES EN EL CENTRO DE COMPUTO.(SEMANAL) (F29)

- CONTROL DE IMPRESIÓN DE EMPLEADOS (SEMANAL)(F30). - CONTROL DE INGRESO DE PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD AL CENTRO DE

COMPUTO (F31) - REPORTE DE RECIBOS DE ALUMNOS (SEMANAL) (F32) - REPORTE DE RECIBOS DE EXAMEN DE SUFICIENCIA (SEMANAL)(F33) - REPORTE DE LABORATORIOS (SEMANAL)(F34) - DETALLE DE IMPRESIÓN DE ALUMNOS (PARA PAGAR EN COLECTURA)(F35) - CONTROL DE IMPRESIÓN DE ESTUDIANTES (F36) - CONTROL DE ACCESO A INTERNET DE ESTUDIANTES (F37) - RESUMEN DE INGRESOS ALUMNOS (F38) - RESUMEN DE INGRESOS FACULTAD (F39) - RESUMEN DE INGRESOS LABORATORIOS (F40) - DETALLE DE INGRESOS MENSUALES (F41)

UTILIZADOS

OBSERVACION Los Ingresos percibidos provienen de dos tipos de usuarios siendo estos: empleados y alumnos.

Act. Responsable Descripción de la Actividad No. 1 Usuario/Recepción - Usuario entrega recibo cancelado dependiendo del arancel, en

recepción del Centro de Cómputo. 2 Recepción - Recepción diariamente llena formato respectivo con la información

solicitada. 3 Recepción - Al completar la semana de trabajo la recepción realiza un total que

luego va acumulando para elaborar el reporte mensual.(F41). 4 Recepción/Sistemas - Remite Reporte de Ingresos Mensuales.


164


ELABORACION DE FICHAS DE LABORATORIOS

DESCRIPCION Se elabora ficha de laboratorio para ingresar a Salones de Cómputo y hacer uso de la computadora.

OBJETIVO Para llevar el control del procesamiento del Recibo de Pago, elaboración y entrega de Fichas de Laboratorios para el uso en el Centro de Cómputo

Procedimiento # 24

Pág. 1/1

AREA Recepción Fecha: 12/03/00

RESPONSABLE Secretaria/Recepción


FORMATOS - LISTADO DE LABORATORIOS DE ALUMNOS (F42) - FICHA DE LABORATORIO (F43)

UTILIZADOS

Act.

Responsable Descripción de la Actividad

No. 1 Alumno - Alumno presenta a recepción a solicitar su ficha de laboratorio.

2 Recepción - Recepción pide al alumno presentar su recibo de cancelado. 3 Alumno - Alumno presenta recibo. 4 Recepción - Recepcionista llena el formulario con datos proporcionados por el

alumno.(F42). 5 Recepción - Elabora ficha de laboratorio, sella y firma de procesado el recibo.

6 Recepción/Sistemas - Presenta a sistemas las fichas que ha elaborada para que sean verificadas.

7 Recepción/Alumno - Recepción entrega ficha al alumno (F43). 8 Alumno - Firma de recibido en F42.

CAPITULO 4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

215

CAPITULO 4 "CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES"


216

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

1. Operacionalmente para la escasa

área de cobertura a la cual le brinda

servicio el Centro de Cómputo

(Tesorería General y Registro

Académico), se concluye que son

eficaces aunque no son eficientes.

Para que la labor que realiza el

Centro de Cómputo sea eficiente se

podría realizar un plan estratégico

que comprenda:

Un acercamiento del Centro de

Cómputo a la parte académica de

la Universidad.

Ampliar el área de servicios a

otras unidades.

Que se brinde capacitaciones

periódicas al docente en los

diferentes paquetes que se

tienen.

Que se descentralice la labor

académica y que solo se brinde

soporte técnico.

Otras.

2. No existen políticas definidas ni

un plan estratégico en cuanto a las

áreas básicas de crecimiento de las

unidades de informática (Ver Anexo

#7)

La unidad de informática tiene que

crecer proporcionalmente en las tres

áreas básicas: aplicaciones

mecanizadas, tecnología,

administración y control; y debe


217

existir un procedimiento adecuado

que evalúe mediante una

calendarización previa a los

diferentes usuarios, con el objeto de

pronosticar la adquisición de

recurso humano y/o recurso

tecnológico. Además deberá

redactarse un informe de la

evaluación realizada, el que servirá

de base para la estructuración del

plan estratégico, ya sea éste para un

período anual o a más largo plazo.

El crecimiento de la unidad sea a

corto, mediano o largo plazo debe

estar amarrado con el presupuesto

de la unidad.

3. En la definición de los objetivos

específicos se planteo que el

presente trabajo de tesis pretende

proponer un plan de contingencia

que minimice las pérdidas y

mantenga la operacionalidad de las

funciones del Centro de Cómputo,

pero esto no se realizó debido a la

magnitud en contenido que este

planteamiento presenta; sin

Ver Conclusión # 19


218

embargo, se considero el concepto

de seguridad aplicada a las

diferentes áreas.

4. El Centro de Cómputo no cuenta

con bibliografía actualizada para las

consultas de los usuarios (personal

y alumnos) lo que ocasiona

limitantes en el aprendizaje de éstos.

Mantener bibliografía actualizada de

acuerdo al software instalado dentro

del Centro de Cómputo, para que

sirva de apoyo al personal y

alumnos de la Universidad.

5. Debido a la demanda que tiene los

salones de clases por el número de

usuarios con que cuenta la

Universidad, el Centro de Cómputo

no tiene disponibilidad para poder

llevar a cabo cursos de rectoría en

horarios accesibles y con más

frecuencia; factor que limita a los

alumnos a cumplir con los

requisitos que exige la Universidad

en el desarrollo de sus carreras y

por ende poder egresar.

Utilizar con más eficiencia los

tiempos en que los salones de clases

estén vacíos. Además, hacer una

eficiente distribución de los cursos

(por ejemplo podrían programarse

para toda una mañana o tarde).


219

6. Todo Centro de Cómputo como

entidad tiene sus propios objetivos,

y éstos deben de ser objeto de la

administración y para cumplirlos es

necesario administrar los recursos

que se tengan. Se observó que no

existe unificación de criterios para el

establecimiento de los objetivos,

misión y visión ya que cada una de

las personas entrevistadas tiene sus

propias ideas sobre estos tópicos, los

cuales no están plasmados en un

documento interno que informe al

usuario en general de las funciones

y servicios del Centro de Cómputo.

Dado que el Centro de Cómputo no

cuenta con un manual documentado

de las diferentes actividades que se

realizan y los servicios que se

brindan, en la presente investigación

se elaboró un Manual Técnico

Administrativo, siendo un aporte

para dicha unidad, contribuyendo al

desarrollo de sus funciones y

unificando criterios para que sean

del conocimiento y aprovechamiento

tanto del recurso humano interno

como de todos los usuarios de la

unidad.

(Ver página 84: Función General y

ver página 87: Misión Y Visión).

7. La unidad de Centro de Cómputo

se encuentra ubicada

jerárquicamente en la estructura

organizativa de toda la Universidad

bajo Rectoría a un segundo nivel, al

igual que Registro Académico y

Tesorería General, lo que se

considera adecuado debido a las

funciones de soporte que el Centro

La unidad del Centro de Cómputo

debe proyectarse más para el apoyo

de otras unidades, tales como:

Dirección de deportes,

Departamento de idiomas, Unidad

de gestión ejecutiva, entre otras.


220

de Cómputo le brinda a dichas

unidades.

8. La estructura organizativa del

Centro de Cómputo, es un factor

determinante en los resultados

obtenidos por éste, y se pudo

observar que dicha estructura no

esta bien definida debido a que no se

encuentra apegada con la realidad,

ya que en ésta aparecen seis áreas

de aplicación cuando por medio de

entrevistas se recopiló que

solamente existen cuatro áreas

(dirección, sistemas, operación y

recepción). Además no se consideran

dentro de estas áreas los puestos de

soporte técnico y ordenanza.

Es recomendable que se

reestructure el organigrama del

Centro de Cómputo a fin de reflejar

todas las áreas de aplicación que

existen actualmente, tal como se

muestra en la figura propuesta del

anexo # 34. (Ver conclusión # 11);

así como también; definir un perfil

para el puesto de Asuntos

Académicos, tal como se muestra en

el anexo # 35.

9. Según la información recopilada

durante la investigación, se concluye

que el recurso humano con el que

cuenta el Centro de Cómputo no

cumple con los perfiles exigidos por

el puesto ya que como no poseen un

documento en el que se establezcan

Elaborar un manual de puestos de

acuerdo a los requerimientos que la

unidad tenga, el cual se actualizará

periódicamente tomando como

referencia y base el recopilado en el

presente trabajo.


221

claramente las características

propias requeridas para cada

puesto, se comparo con los perfiles

típicos que todo Centro de Cómputo

debe tener.

10. Existen dos enfoques de

administración: Centralización y

Descentralización, y se pudo

investigar que en el Centro de

Cómputo la administración hacia el

interior de la unidad es centralizada;

lo que no es adecuado debido a que

esta concentrada en la Dirección y

no se delega autoridad solo

responsabilidad.

Se recomienda que en la

administración del Centro de

Cómputo se deleguen tanto

autoridad como responsabilidad a

las diversas áreas que lo conforman,

adoptando un enfoque

descentralizado con miras a lograr

eficiencia en los resultados

esperados, para lo cual es necesario

que estén debidamente plasmadas

las políticas a seguir.

11. Dentro de la organización del

Centro de Cómputo existe una

persona que se encarga de las

actividades principales de soporte

técnico, con el propósito de que

puedan resolver con mayor

efectividad los problemas técnicos

Crear en la estructura organizativa

del Centro de Cómputo el puesto de

soporte técnico (Ver figura # 9,

página 117), con el objeto de tener

definidas claramente las funciones

de éste (Ver anexo # 36) y liberar de

realizar estas actividades a la


222

especializados; sin embargo, esta

persona pertenece al área de

sistemas, por lo que se concluye

que: las funciones de Administrador

de Sistemas no están claramente

definidas.

persona que actualmente ocupa el

puesto de Administrador de

Sistemas para que se dedique a las

funciones propias del puesto; así

como también las funciones del

puesto de Asuntos Académicos. (Ver

anexo #36)

12. La productividad y eficiencia del

recurso humano de toda

organización, es proporcional a la

motivación que éste obtenga del

trabajo, considerando las

capacitaciones como una forma de

motivar al personal; sin embargo,

para el personal del Centro de

Cómputo las capacitaciones solo

están dirigidas a un área de

especialización (sistemas) lo cual

provoca descontento para las otras

áreas que no son capacitadas y por

ende podría causar bajo rendimiento

en las mismas.

Se recomienda crear políticas de

motivación constantes en diferentes

áreas: económicas, relaciones

personales, capacitaciones o

entrenamientos para todo el

personal del Centro de Cómputo,

con objeto de que éstos estén

motivados y que tengan

conocimientos actualizados que

proporcionen un mayor provecho

para la unidad y que enriquezcan

sus destrezas y habilidades.


223

13. El personal del Centro de

Cómputo no porta un carnet que lo

identifique como empleado de la

unidad, lo que no permite a los

visitantes de las instalaciones saber

a quien dirigirse en caso de

necesitar información.

Es necesario que todo el personal

del Centro de Cómputo este

debidamente identificado portando

en carnet que lo acredite como

empleado, detallando por lo menos

la siguiente información: logo y

nombre de la institución, nombre de

la unidad, nombre del empleado,

cargo que desempeña, fecha de

vencimiento, sello y firma de

autorizado y firma del empleado.

14. Es importante el conocimiento y

uso del equipo y software por parte

del personal del Centro de Cómputo.

El personal si tiene conocimientos

del uso de PCS, terminales,

impresores, Internet y otros; pero no

así con el equipo de seguridad como

son los extintores, debido a que el

personal no sabe utilizarlos.

Capacitar a todo el personal del

Centro de Cómputo para que

conozcan como se utilizan los

extintores.

15. Existe personal encargado de

controlar la producción en cada área

del Centro de Cómputo; así como

Ver conclusión # 16.


224

también los formatos que se utilizan

para ello son adecuados.

16. La unidad cuenta con una serie

de formularios que son utilizados

por el personal para el desempeño

de sus funciones; los cuales no

están diseñados en forma estándar;

como por ejemplo, los encabezados

no siguen un patrón establecido (Ver

F8, Pág.173 Y F25, Pág.195) y en

algunos de estos se duplica el

nombre de los formularios (Ver F26-

A, Pág.196 Y F26-B, Pág.197).

Estandarizar los formularios

predefinidos que son utilizados en

los diferentes procedimientos que

realiza el personal del Centro de

Cómputo, atendiendo a lo estipulado

en el encabezado del formato del

anexo 13. Además, crear formatos

que no se poseen para algunos

procedimientos.

17. En el formato de movimiento de

activo fijo hace falta especificar la

fecha de entrada del dispositivo que

ha salido por falla, no posee fecha de

envío ni de entrada (Ver F28, Pág.

199).

Es necesario hacer una

reestructuración de los formularios

de entrada, proceso y salida; para

mejorar los controles que

determinan acciones correctivas. Por

ejemplo, adecuar el formato de

movimiento de activo fijo,

adicionando la fecha de entrada del

activo a la unidad, la fecha de envío

y fecha de entrega. (Ver conclusión #

16).


225

18. Se lleva un registro donde se

controla la falla ocurrida en el

equipo conforme se valla

presentando, las que se archivan en

el folder de reporte de fallas (Ver

F17, Pág.185 ).

Es recomendable que se revise

periódicamente las fallas reportadas,

haciendo un consolidado de todas

ellas.


con un plan de seguridad

(contingencia) que pueda solventar

en forma total o parcial los

problemas que puedan presentarse,

para así salvaguardar los recursos

con que cuenta éste ya que

representan una fuerte inversión

para la Universidad.

Para desarrollar un plan de

seguridad (contingencia) es

necesario que en el Centro de

Cómputo primero se evalúen los

riesgos más frecuente a los que

están expuestos la información, el

equipo, el software, el recurso

humano y las instalaciones; para

conocer sus causas y poder

contrarrestarlos. Este plan deberá

probarse con cierta frecuencia

mediante la realización de

simulacros y les compete tanto a la

Dirección como a los jefes de unidad

elaborarlo.

20. Los medios magnéticos de

almacenamiento masivo requieren

Ver conclusión 21.


226

de un cuidado exclusivo dada su

constitución, y el personal de Centro

de Cómputo encargado de esta

actividad lo realiza con la frecuencia

necesaria.

21. Los backups que se realizan por

el personal del Centro de Cómputo

son adecuados ya que se llevan a

cabo previa calendarización,

almacenando la información en

forma ordenada y clasificada,

generando dos copias para la

seguridad de la información (una

para oficina central y otra para el

Centro de Cómputo)

Se recomienda modernizar los

medios de almacenamiento masivo.

22. Para el control de usuarios

internos, el sistema cuenta con

rutinas que verifican prioridades,

permisos y jerarquías de acceso

debido a seguridades establecidas

para la información, sistemas y

aplicaciones.

Crear en la red perfiles de usuarios

(administrativos, catedráticos,

alumnos, otros) para evitar cambios

en la configuración; esto es

responsabilidad del administrador

de sistemas (Ver conclusión # 11)


227

23. Los procedimientos que

actualmente se siguen en el Centro

de Cómputo para solventar las

eventualidades que puedan

presentarse en el desarrollo de las

actividades de la unidad son

generalmente improvisadas y

empíricas, en algunos casos dan

buenos resultados; sin embargo, es

importante que se considere para

ello un plan de contingencia

adecuado. (Ver conclusión # 19)

Documentar oportunamente todas

las acciones tomadas en estas

situaciones a fin de tener una guía

de cómo reaccionar en cada caso.

24. Cuando se trata de adquirir

equipo y/o software para la unidad

cuyo monto sobrepasa cierto techo

se investigo que existe una relación

directa entre la Dirección del Centro

de Cómputo y Rectoría, lo que

agiliza dicho trámite; sin embargo,

éste procedimiento no esta

documentado.

Es recomendable que para la

adquisición de equipo y software, la

administración del Centro de

Cómputo establezca políticas de

compra, planes estratégicos de

crecimiento y procedimientos

adecuados y debidamente

documentados para que la selección

de la mejor alternativa sea realizada

con eficiencia y previsión. (Ver

políticas propuestas para las

diversas áreas).


228

25. Se comprobó por medio de

entrevista que las otras

dependencias de la Universidad, en

cuanto a la adquisición de equipo o

software, en la mayoría de los casos

realizan el contacto directamente

con el proveedor, sin solicitar previa

opinión técnica a la unidad del

Centro de Cómputo. Esto incluye las

capacitaciones correspondientes.

Es recomendable que la adquisición

del equipo y software en toda la

Universidad se canalice a través del

Centro de Cómputo con el objeto de

tener un inventario centralizado y

actualizado de este recurso. Además,

es necesario verificar que se tenga

instalado el software necesario e

institucional debidamente legalizado

(licencias). Esto ordenaría el

crecimiento a nivel de toda la

organización y evitaría

desintegración en cuanto al área de

informática.

26. No existe procedimiento para la

reconstrucción de los archivos

dañados.

Tener el apoyo por medios

magnéticos o en forma documental

de las operaciones necesarias para

reconstruir los archivos dañados.

27. El Centro de Cómputo cuenta

con el siguiente equipo de

seguridad: un regulador de voltaje y

un UPS en el área del mainframe,

lámparas de emergencias y muy

Se recomienda ampliar el servicio de

UPS a los salones de clases,

aumentar la cantidad de

extintores(sobre todo en la zona de

los salones de clases) y debería


229

pocos extintores en lugares

estratégicos dentro de las

instalaciones (4 extintores en la zona

administrativa y 1 para los salones

de clases) y planta eléctrica la que

sirve en el momento de falla en el

fluido eléctrico, abasteciendo a la

zona administrativa, no así a los

salones de clases lo que ocasiona

falla por no contar con la seguridad

adecuada. Además, no tienen

instaladas alarmas de

seguridad(detectores de humo o

contra robo en ninguna área).

colocarse en lugares estratégicos

detectores de humo, alarmas contra

robo para cualquier emergencia que

se presente.

28. A la fecha de la investigación, la

utilización del mantenimiento

preventivo y correctivo para el

computar central no se da en el

Centro de Cómputo, ya que éste

venció en el año 1999 bajo contrato

con el proveedor GBM; a la fecha

este mantenimiento se da por una

falla ocurrida, llamando al proveedor

para solventarla. En lo que respecta

al equipo que se encuentra en los

Contratar y calendarizar el servicio

preventivo al equipo por lo menos

tres veces al año. Además, se

recomienda que el Centro de

Cómputo cuente con un instructivo

de operaciones para la detección de

posibles fallas, para que toda acción

correctiva se efectúe con la mínima

degradación o pérdida posible de

datos. Se debe proteger el equipo

cuando no este en uso con


230

salones de clases, este no recibe un

mantenimiento adecuado.

cobertores impermeables.


con un inventario del equipo y

software instalado en las

dependencias de la Universidad, lo

que ocasiona descontrol (Ver

conclusión # 25), se brinda el

soporte técnico solicitado para este

recurso, sumado a esto no se lleva

un registro actualizado de fallas y

servicios realizados.

El área de sistemas debe mantener

una base de datos sobre los equipos

y software instalados en el campus

universitario, reflejando su

ubicación, principales

características y estado. Se

recomienda que utilicen el mismo

formato de fallas que se ocupa al

interior de la unidad y que se

elaboren reportes de los servicios

prestados.

30. El área de sistemas realizó

pruebas respectivas para el año

2000 al equipo y software con que

cuenta, y pudo constatar que dichas

pruebas fueron favorables, por lo

que se comprobó que el recurso

tecnológico es apto para pasar dicha

prueba.

A pesar que el equipo y el software

pasen la prueba del año 2000 éste

no es actualizado y debe migrarse a

una nueva plataforma moderna y

que cumpla las proyecciones de

crecimiento que una entidad de esta

naturaleza demanda.


231

31. Se observó que en esta unidad

se tiene especial cuidado con las

personas que visitan las

instalaciones, ya que éstos son

acompañados por el personal del

Centro de Cómputo en caso de

dirigirse hacia las áreas de dirección

y/o sistemas y a la vez existe

señalización para estas áreas.

Además, la entrada principal al área

de los salones de clases se controla

por medio de cerradura

electromagnética operada a control

remoto previa identificación de los

usuarios. Con relación al acceso

principal de la unidad existe una

sola puerta de entrada y salida pero

no existe salida de emergencia para

evacuar al personal y/o usuarios en

caso de presentarse un desastre

natural.

Debería existir una puerta adicional

de emergencia en el Centro de

Cómputo, tanto para su personal

como para los usuarios en general,

para ser utilizada en cualquier

emergencia que se presente, la cual

solo podrá ser abierta desde

adentro, ésta se puede habilitar al

final de los salones 3 o 4 (cuya

puerta deberá hacerse más grande),

con gradas externas de hierro, dado

que es aquí donde se da mayor

concentración de personas.

32. El control de acceso con el que el

Centro de Cómputo cuenta no es

sofisticado o complejo pero sí es

indispensable para llevar el registro

Ver conclusión # 31


232

y control de quienes entran y salen

de las instalaciones, así como

también un sistema de circuito

cerrado de TV (monitoreo) ubicado

en recepción donde se controla los

cuatro salones de clases.

33. A pesar que el área total de

instalaciones del Centro de Cómputo

es pequeña, esta distribuida

adecuadamente.

Dentro del área académica existen

cuatro salones de clases y un lugar

destinado para bodega, el cual

deberá estar ordenado

adecuadamente o utilizarlo para

otros fines, por ejemplo: biblioteca

de consulta.

34. La ubicación del Centro de

Cómputo dentro del campus

universitario es adecuada, ya que

tiene sus propias instalaciones para

realizar sus funciones y

accesibilidad para todos los usuarios

por su localización, la cual ha venido

mejorando de acuerdo con las

etapas de evolución que ha sufrido

el Centro de Cómputo.

Ver conclusión # 35


233

35. Se observó que el ambiente de

trabajo del Centro de Cómputo es

agradable, cuentan con espacio

suficiente para desarrollar sus

actividades y no se produce

asinamiento en las instalaciones.

Esto deberá variar de acuerdo con

las políticas de crecimiento que la

unidad tenga.

36. No existe una supervisión

adecuada para el mantenimiento de

los aires acondicionados y

extintores, lo que trae como

consecuencia deterioro y mal

funcionamiento de éstos.

Realizar revisiones periódicas a las

instalaciones y a todo el equipo de

seguridad.

37. No se ha establecido un ciclo de

desarrollo de aplicaciones en el área

de sistemas y una planificación

documentada del mismo ya que en

esta no se desarrollan nuevas

aplicaciones, solamente se le da

mantenimiento a las existentes.

Establecer el método idóneo y un

ciclo de desarrollo de aplicaciones

como parte de la planificación de las

actividades del área de sistemas,

éste deberá estar debidamente

documentado, lo que contribuirá a

un mejor control y estandarización

de procesos. Además, programar de

acuerdo con el usuario una

proyección para el desarrollo de

nuevas aplicaciones.


234

38. En el área de sistemas se

utilizan estándares de diseño y de

programación para las

modificaciones en las aplicaciones

existentes; situación que no ocurre

en la documentación de éstas, ya

que la forma de realizarlo es en el

programa fuente; lo que puede

ocasionar ventajas (explicación

detallada de cada cambio realizado)

y desventajas (no se lleva ningún

control o registro de las

modificaciones anteriores).

Es recomendable que exista

documentación de los diferentes

sistemas y/o aplicaciones reflejando

todas las modificaciones/

actualizaciones realizadas.

39. Ninguna de las aplicaciones con

las que cuenta el Centro de

Cómputo tienen manual de usuarios

lo que no contribuye a una mejor

comprensión de éstos.

Es necesario que todas las

aplicaciones con las que cuenta el

Centro de Cómputo se encuentren

reflejadas en un manual técnico y

un manual de usuarios, los cuales

servirán de apoyo tanto para su

personal como para los usuarios que

lo requieran.


235

40. Habilitar dentro del área de

recepción una división para aislar el

área donde los empleados puedan

tomar sus alimentos, no visible para

los usuarios.

41.

Debería existir un lugar en donde

los usuarios o visitantes depositen

sus objetos (por ejemplo casilleros)

para no ingresar con ellos a las

instalaciones. Para el control de los

objetos depositados es necesario una

persona permanente que se

encargue de la vigilancia. Además,

crear un carnet de visitantes para el

Centro de Cómputo con un número

que pueda corresponder al casillero

respectivo.

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