UNIVERSIDAD ADVENTISTA DOMINICANA

DIRECCIÓN DE REGISTRO

ACADÉMICO

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

REVISIÓN 2019

Aprobado por:

Comisión de Normas y Currículo, mediante el acuerdo no. 002 del 14-05-2019

Consejo Universitario, mediante el voto no.

MISIÓN

Ofrecer un servicio de calidad, registrando y conservando las informaciones del

recorrido académico de los estudiantes con integridad, acorde con nuestra filosofía y las

normas legales establecidas.

VISIÓN

Ser una dirección de Registro con las condiciones óptimas que asegure un

servicio excelente a todos los usuarios con transparencia y eficiencia.

DEFINICIÓN

La Dirección de Registro es una dependencia de la Vicerrectoría

Académica. Está encargada de revisar, registrar, conservar, certificar y expedir

las informaciones relacionadas con el recorrido académico de los estudiantes

activos, inactivos y egresados.

FUNCIONES

1. Colaborar en la evaluación de la actividad académica de los alumnos a

través de la recopilación, difusión y conservación de la información

relativa al desenvolvimiento y aprovechamiento de los estudiantes.

2. Cooperar con la administración de la Universidad en la elaboración y

aplicación de las normas académicas.

3. Coordinar y dirigir los diferentes procesos de los cuales la oficina es

responsable.

4. Conservar de manera segura y ordenada los expedientes físicos de cada

estudiante.

Universidad Adventista Dominicana

Dirección de Registro

Manual de Procesos y Procedimientos

A. Procesos B. Procedimientos

Inscripción

A- Proceso de inicio en un programa de estudio de previa aprobación de solicitud

de admisión mediante comunicación escrita al solicitante. (Ver Reglamento

académico Arts. 59-62) Las fechas de inscripción de cada semestre están

establecidas en el Calendario académico.

B-

Admisiones: Depositar los documentos indicados y recibir la carta de

aceptación de la UNAD con su número.

Estudiante:

o Seleccionar en línea.

o Ir a caja a pagar y recibir las hojas de selección, las mismas sirven

de comprobante de pago, una es propiedad del estudiante y la otra

debe ser llevada por el mismo a la Facultad correspondiente. (en

caso de presentar inconvenientes con la selección en línea,

acercarse a Coordinaciones/Facultad).

o Solicitar clave para entrar al sistema

automatizado: servicios@unad.edu.do (aplica a estudiantes de nuevo

ingreso).

o Solicitar el carnet en el Departamento de Mercadeo (aplica a

estudiantes de nuevo ingreso).

Asignaturas por Suficiencia

A- Estas son asignaturas que pueden ser aprobadas a través de una evaluación de

conocimientos y prácticas. (Ver Reglamento académico Arts. 127-133)

B-

El estudiante solicita el examen por suficiencia a través de la

Coordinación y dentro del período de selección semestral.

Asignaturas por Tutoría

A- La modalidad de asignaturas por tutoría es aquella en la que se puede rendir

cursos no presenciales donde el estudiante tendrá que poner a prueba las

destrezas de investigación y autodisciplina académica. (Ver Reglamento

académico Arts. 140-148)

B-

El estudiante solicita tomar asignaturas en esta modalidad a través de su

Coordinación y dentro del período de selección semestral.

Retiro e Inclusión

A- En el período de retiro e inclusión, se le permite al estudiante retirar e incluir

asignaturas. (Ver Reglamento académico Art. 71)

B-

El estudiante que desea retirar o incluir asignaturas, debe dirigirse a su

Facultad o Coordinación durante las fechas establecidas en el Calendario

Académico.

Retiro de Semestre

A- Es el proceso que realiza el estudiante inscrito o reinscrito, cuando decide

suspender la continuación de los estudios del semestre en curso. El retiro de

semestre procede una vez esté oficializada la inscripción o reinscripción. Lo

relacionado al pago pendiente o el monto de devolución, está considerado en el

Reglamento académico y en el formulario de retiro de semestre. Si el estudiante

no hace retiro formal del semestre, se cobrará el 100% y se le colocará un NA

en todos sus cursos inscritos no afectando su índice académico. (Ver

Reglamento académico Arts. 74-76). Anexo 1: Formulario retiro de semestre.

B-

El estudiante solicita en Registro el formulario correspondiente.

Completa el formulario y recibe las autorizaciones de las firmas

especificadas.

Por último, deposita el formulario en Registro, donde recibe una copia

sellada.

Baja Autorizada

A- Es la decisión por parte del estudiante, por las razones que considere, de retirar

una o varias asignaturas. Este proceso procede después de pasado el período de

inclusión y retiro y hasta una (1) semana antes de los exámenes finales. Este

proceso no exonera del pago de la (s) asignatura (s) en cuestión. (Ver

Reglamento académico Arts. 72,73). Anexo 2: Formulario de baja autorizada.

B-

El estudiante solicita en Registro el formulario correspondiente.

Completa el formulario y recibe las autorizaciones de las firmas

especificadas.

Por último, deposita el formulario en Registro para ser procesado, donde

recibirá una copia sellada del formulario.

En su record aparecerán las siglas BA (Baja Autorizada) al lado de la(s) materia(s)

dadas de baja, no afectando su índice académico.

Equivalencia

A- Es la aceptación en una carrera diferente, de una o varias asignaturas cursadas y

aprobadas en la UNAD. (Ver Reglamento académico Arts. 159-161). Este

proceso aplica en las siguientes situaciones: cambio de carrera, inclusión de

carrera, cuando un egresado se inscribe en un nuevo programa de estudios y en

los casos de ajuste a un nuevo pensum, ya sea por actualización del programa de

estudio o por pérdida de vigencia. Anexo 3: Formulario solicitud equivalencia

de estudios.

B-

El formulario se retira en la oficina de Registro, se completa y se

deposita en la Facultad o Coordinación correspondiente.

o Para cambio de carrera, se paga un monto por este concepto al

momento de la solicitud el cual incluye la equivalencia.

o Para inclusión de carrera o cursar una nueva carrera (egresados),

se pagará el porcentaje vigente de las materias validadas.

o Los que se ajustan a un nuevo pensum por decisión de la

Universidad (por motivos de actualización del programa de la

carrera), estarán exentos de pago.

o Los que solicitan por haber perdido vigencia y deben ajustarse a

un nuevo programa, pagarán el 15% del total de los créditos.

La Facultad o Coordinación, luego de procesar la equivalencia, lleva la

nota de débito a Cuentas Estudiantiles para su autorización y cobro.

Finalmente, la Facultad o Coordinación la deposita en Registro para su

final aprobación y digitación en el record del estudiante. La equivalencia

deberá estar acompañada del formulario de cambio o de inclusión de

carrera, si aplica, y de la nota de débito.

Cambio de Carrera

A- Proceso a través del cual se le cierra al estudiante el récord académico de la

carrera en curso y se le abre un nuevo récord de la carrera a la cual ingresa. (Ver

Reglamento académico Arts. 78,79). El período para realizar este proceso es

durante las primeras seis semanas del semestre. Solamente se podrá matricular

en la nueva carrera cuando se haya terminado el proceso de equivalencias o de

cambio de carrera en el período que está estipulado Anexo 4: Formulario cambio

de carrera.

B-

Se solicita en la oficina de Registro el formulario para cambio de carrera

y el de equivalencia de materias (este último, en caso de que el estudiante

desee que le sean reconocidas materias de la carrera anterior).

Una vez completado y con las firmas requeridas, el solicitante pasa a

Caja a realizar el pago correspondiente.

El estudiante deposita estos formularios en la Facultad o Coordinación

que está solicitando pasar.

El proceso culmina cuando la Facultad o Coordinación deposita en la

oficina de Registro estos formularios acompañados del desglose de la

equivalencia (si optó por ella).

Inclusión de Carrera

A- Proceso que le permite al estudiante cursar dos carreras paralelas (Ver

Reglamento Art. 243-246). Anexo 5: Formulario de inclusión de carrera.

B-

El estudiante que desea llevar dos carreras paralelas, después de recibir la

autorización por parte del Comité Técnico de su facultad, debe completar

el formulario de Inclusión de carrera y el de Equivalencia de estudios

(este último para que le reconozcan las materias aprobadas que sean

comunes a ambas carreras).

Luego deposita estos formularios en la Facultad o Coordinación de la

carrera que está incluyendo.

La Facultad o Coordinación, luego de procesar la equivalencia, lleva la

nota de débito a Cuentas Estudiantiles para su autorización y cobro.

El proceso culmina cuando la Facultad o Coordinación deposita estos

formularios en la oficina de Registro, acompañados por el desglose de la

equivalencia y la nota de débito como evidencia del cobro en Caja.

En los semestres posteriores a la inclusión de carrera, al estudiante se le

aplicará un cargo por concepto de equivalencia de las materias que vaya

cursando y sean comunes a ambas. Este proceso se realiza en las

Facultades o Coordinaciones, depositando en Caja la nota de débito y en

Registro, el desglose de materias y nota de débito.

Revisión de Calificación

A- Es la libertad que tiene el estudiante de solicitar, a través del Departamento de

Registro, revisión de la calificación final de una o varias asignaturas que a su

entender no están acorde con su desempeño. El estudiante tiene hasta dos

semanas después de publicadas las calificaciones para hacer el reclamo. (Ver

Reglamento académico Arts. 115-120)

B-

Hacer el reclamo por escrito al Departamento de Registro.

El Departamento de Registro envía la(s) solicitud(es) a la facultad que

administra la(s) asignatura(s) y el decano junto al profesor de la

asignatura evalúan la solicitud y determinan si procede o no algún

cambio. La facultad comunica por escrito, a la Dirección de Registro, la

decisión.

Finalmente, Registro comunica la decisión al estudiante. Fin del proceso.

Revisión de Expediente

A- Este proceso es un estudio minucioso de documentos y del récord de notas en

relación con el pensum y las selecciones semestrales. Esta revisión es obligatoria

antes de la inscripción del trabajo de grado; sin embargo, puede ser solicitada

por los estudiantes en general para los fines que consideren. (Ver Reglamento

académico Arts. 208-210) Anexo 6: Formulario solicitud de revisión de

expediente.

B-

El estudiante solicita en Registro el formulario correspondiente. Para

fines de realizar trabajo de grado, debe solicitarse en el penúltimo

semestre de estudios.

Una vez completado y con las firmas requeridas, se dirige a Caja para

realizar el pago correspondiente.

Luego, deposita el formulario en Registro para ser procesado.

El estudiante pasa a retirar los resultados de la revisión en la fecha

establecida en el Reglamento académico (8 semanas después de haber

sido solicitada). El documento original queda en registro y el estudiante

recibe la copia sellada; con esta copia, si ha cumplido con todos los

requisitos, iniciará el proceso de inscripción del Trabajo de Grado.

Inscripción de Trabajo de Grado

A- Es el proceso de seleccionar el trabajo final de grado, de acuerdo a las

modalidades que ofrece la Institución. (Ver Reglamento académico Arts. 180-

199)

B-

Para poder inscribir el Trabajo de Grado, el estudiante, debe tener una

revisión de expediente sellada por la Dirección de Registro, que indique

que ha cumplido con los requisitos de documentos y asignaturas del

pensum.

Para la modalidad de tesis, es requisito tener calificación mínima (84

puntos) en las asignaturas de investigación que corresponden a su

carrera. Para la carrera de enfermería es un requisito obligatorio para

todos. El Trabajo de Grado se inscribe a partir del siguiente semestre en el que

se cursaron las últimas asignaturas, y hasta cumplidos 5 años; si han

pasado 5 años desde las últimas asignaturas, el estudiante que esté

interesado en optar por el título académico de lugar, debe ajustarse al

programa vigente, haciendo el proceso de equivalencia y cursando las

asignaturas diferentes en el nuevo programa.

Graduación

A- Es el proceso que pone fin a la carrera universitaria en la UNAD. La graduación

puede ser Ordinaria o Extraordinaria.

La graduación ordinaria es la ceremonia regular que celebra la UNAD cada año

en el mes de noviembre. El estudiante tiene la opción de solicitarla en ausencia.

La graduación extraordinaria es celebrada dos veces al año en las fechas

indicadas en el calendario académico. (Ver Reglamento académico Arts. 207-

233). Anexos 7, 8,9: Formularios de graduación ordinaria (presencial y

ausencia) y extraordinaria.

B-

Para solicitar cualquier tipo de graduación, el estudiante debe haber

aprobado el Trabajo de Grado.

Solicitar en Registro el formulario correspondiente, de acuerdo al tipo de

graduación, y en las fechas que contempla el Calendario Académico.

Completar el formulario con sus datos y firmas. La firma y sello del

Punto de servicio (Caja) implica el pago de la cuota de graduación.

Depositar el formulario en Registro, donde recibirá la copia sellada del

mismo y el instructivo de graduación.

El diploma se entrega el mismo día de la ceremonia.

Solicitud de Documentos o Servicios

A- Estos se refieren a certificaciones de estudios, récord de notas, cartas de grado,

copias de título validadas, cartas de última materia, llenado de formularios

provenientes de otras organizaciones, cartas de pasantías, carpetas de programas

de estudios legalizadas, duplicados de título y otros. Estos pueden ser oficiales o

legalizados. Estas solicitudes aplican en cualquier fecha. Anexo 10: Formulario

solicitud de documentos.

B-

Sólo se emitirán documentos a los solicitantes que tengan el expediente

académico completo.

Retirar en la oficina de Registro el formulario de solicitud de

documentos, llenar la información requerida y hacer el pago

correspondiente en el Punto de servicio (Caja).

Depositar el formulario en Registro.

Retirar, con la copia de la solicitud, el o los documentos solicitados en la

fecha que indica el formulario.

Duplicado de Título

A- Es la prerrogativa que tienen los egresados de adquirir una reproducción de su

título (duplicado), por razones de: deterioro, robo, pérdida, error de escritura, o

cambio en nombres o apellidos. Este duplicado sólo se otorga una vez. El costo

del mismo está indicado en el Calendario Académico.

B-

Solicitar por escrito a la Comisión de Normas y Currículo, el duplicado

de título, donde el interesado explicará las razones por las cuales solicita

el duplicado. Esta comunicación se deposita en el Departamento de

Registro.

Acompañar la solicitud de lo requerido en cada caso:

o Robo: certificación expedida por la Policía en la que deberá

aparecer los nombres y apellidos, número de cédula de identidad

o pasaporte del egresado, el nombre del objeto robado y la fecha

en que se produjo el mismo.

o Pérdida: certificación expedida por la Policía en la que deberá

aparecer los nombres y apellidos, número de cédula de identidad

o pasaporte del egresado, fecha y hora en que hizo la denuncia.

o Cambio de nombres y apellidos: título original, acta de

nacimiento legalizada en la que aparezca el cambio de nombre,

por decreto del presidente de la República. Además, deberá

depositar record de notas de bachiller, certificación de bachiller y

copia de cédula con el nuevo nombre. En el caso de los egresados

de posgrado, deberán hacer la corrección en los documentos

legalizados de la carrera base.

o Error de escritura: título original, acta de nacimiento legalizada

con sentencia del Juzgado de Primera Instancia (en caso de error

en nombre). Además, deberá depositar record de notas de

bachiller, certificación de bachiller y copia de cédula (con el

nombre corregido). En el caso de los egresados de posgrado,

deberán hacer la corrección en los documentos legalizados de la

carrera base.

o Deterioro: título original.

El solicitante deberá completar el formulario de solicitud de documentos

con sus datos y seleccionando la opción: duplicado de título.

El solicitante procede a realizar el pago en Caja y finalmente, deposita el

formulario en Registro para ser procesado.

Para retirar el duplicado de título, el solicitante debe presentar la copia

del formulario y se le pedirá firmar el formulario de retiro de diploma,

como constancia de la entrega.

Esta información de duplicado queda en el expediente del egresado, en

las actas de la Comisión de Normas y Currículo y en el Libro de Títulos.

RECEPCIÓN Y CONSERVACIÓN DE REGISTROS DE CALIFICACIONES

A- Es el proceso que implica la entrega física de los registros de calificaciones por

parte de los docentes al Departamento de Registro y la custodia de los mismos

en la bóveda de archivo.

B-

El docente deposita en la oficina de Registro el acta de calificaciones

firmada, donde se le pedirá firmar además, el Control de entrega de actas.

Quien recibe el acta en Registro debe firmar y sellar.

Si es un acta que ha sido corregida después de haber sido publicada, o es

entregada pasada la fecha de entrega de calificaciones, el oficial de Registro

que recibe el acta, deberá hacer la oficialización de la misma.

Precintar actas.

Luego se colocan en orden alfabético en los binders (ganchos). Se clasifican

por recinto (Sede y Extensión) y por semestre.

MANEJO DE EXPEDIENTES:

Los expedientes de los alumnos reposan en una bóveda por razones de seguridad y están

ordenados alfabéticamente y bajo la siguiente clasificación:

Estudiantes activos

Estudiantes inactivos

Únicamente el personal de Registro tiene acceso a dichos expedientes. Los mismos

deben contener los siguientes documentos:

Expedientes de estudiantes con estudios secundarios y/o terciarios en la República

Dominicana

Solicitud de admisión.

Acta de nacimiento legalizada

Certificado oficial de bachiller.

Récord de notas de bachillerato.

Récord de notas de la institución superior de procedencia legalizado por el

Ministerio de Educación Superior y Ciencia y Tecnología MESCYT

(transferidos).

Copia de la cédula de identidad y electoral o copia de pasaporte (extranjeros)

Formularios de condiciones de salud provistos por la Universidad (estudiantes

internos), o certificado médico (estudiantes externos).

2 fotografías 2x2

Resultados de pruebas de admisión.

Selecciones semestrales.

Formularios de procesos académicos realizados.

Expedientes de estudiantes extranjeros con estudios secundarios o terciarios en el

extranjero.

Solicitud de admisión.

Acta de nacimiento original apostillada o legalizada, según corresponda, en el

país de procedencia.

Récord de notas y certificación de bachiller apostillados o legalizados, y

validados en el Ministerio de Educación de la República Dominicana

(MINERD).

Récord de notas de la institución de educación superior apostillado y validado

por el MESCyT en la República Dominicana (transferidos).

Formularios de condiciones de salud provistos por la Universidad (estudiantes

internos), o certificado médico (estudiantes externos).

Copia de pasaporte.

2 fotografías 2x2

Resultados de pruebas de admisión.

Visa de estudiante (Residencia u otro estatus legal para estudios)

Los documentos en idioma diferente al español deben estar acompañados de

traducción oficial.

Selecciones semestrales.

Formularios de procesos académicos realizados.

Para algunas carreras existen otros requisitos de los cuales debe quedar constancia

en sus expedientes:

Lic. En Enfermería: Certificado de las siguientes vacunas: hepatitis B, tétanos-

difteria (DT) e influenza, y de sarampión y rubeola en caso de no haber padecido

la enfermedad.

Licenciaturas en Educación y Ciencias: Aprobar la Prueba de Orientación y

Medición Académica (POMA) y la Prueba de Aptitud Académica (PAA), según

la normativa vigente del MESCYT.

Ingeniería de Software: Aprobar la Prueba de Aptitud Académica (PAA).