UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN...
-
Upload
hoangxuyen -
Category
Documents
-
view
308 -
download
2
Transcript of UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN...
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
2 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
Pusat Jaminan Kualiti ( PJK ) ditubuhkan secara rasmi pada 10 Februari 2011 setelah
diluluskan oleh Lembaga Pengarah UKM Bil. 1/2011.
Sebelum penubuhannya semua aktiviti kualiti UKM dikendalikan oleh Bahagian Jaminan
Kualiti iaitu di bawah pentadbiran Pusat Perancangan Korporat dan Kualiti (PPKK).
Penubuhan PJK adalah selaras dengan cadangan Panel Penilai Audit Institusi MQA ke
atas UKM pada 22-26 Mac 2010 di mana UKM telah berjaya diberikan status
Swaakreditasi (self-accreditation) berkuatkuasa 29 April 2010.
◊ Hasil Audit, Panel MQA telah mencadangkan supaya UKM menilai semula Sistem
Jaminan Kualiti (QA Systems) sedia ada dan mengambil langkah supaya proses
kualiti lebih telus dan berintegriti di semua peringkat.
◊ MQA juga mengesyorkan supaya UKM menubuhkan Pusat Jaminan Kualiti (Quality
Assurance Division) untuk memastikan Sistem Jaminan Kualiti UKM lebih terancang
dan berkesan.
2 major components:
Ends are goals
◊ This is reflected in vision statement, mission statements, long-term objectives/goals and targets (sasaran)
Means are basically the ways of achieving the ends
◊ This is reflected in terms of strategies
3
UNIT JAMINAN KUALITI
4 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
5 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
Bagi melaksanakan proses jaminan kualiti yang sistematik dan berkesan,
setiap proses teras disokong oleh:
1. pangkalan data operasi proses berkenaan dan sistem maklum balas
yang mengumpul maklum balas pelanggan dan pihak berkepentingan
2. proses penilaian dan penandaarasan bagi mengukur hasil yang
diperoleh dan memastikan objektif dan sasaran dipenuhi,
3. penambahbaikan berterusan dalam memantapkan proses,
menghapus dan mencegah segala kelemahan dan ketidakpatuhan yang
ditemui.
6 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
7 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
• Unit Pengurusan Kualiti FSSK telah ditubuhkan
pada Julai 2007.
• Unit Pengurusan Kualiti telah ditukar namanya
kepada Unit Jaminan Kualiti dan Ketua Pengurus
Kualiti telah ditukar kepada Ketua Jaminan Kualiti
pada 2011.
8 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
• Objektif Unit Jaminan Kualiti FSSK adalah :
Mengurus dan memastikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti PPPS
mematuhi piawaian ISO di semua peringkat di Universiti dan Fakulti.
Memantau dan menilai kursus prasiswazah untuk kitar setiap semester/ sesi
pengajian.
Memantau prestasi dan akreditasi untuk kitar penuh (3-5 tahun tertakluk
kepada kelulusan senat ).
Memantau dan menilai program siswazah penyelidikan untuk setiap semester
/ sesi pengajian
Memastikan aktiviti Unit Jaminan Kualiti yang dirancang dalam Takwim Aktiviti
Tahunan dilaksanakan.
Menilai maklumbalas pihak berkepentingan dan mencadangkan penambahbaikan.
Menanamkan penghayatan budaya kualiti setiap warga Fakulti
9 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
KUALITI SEBAGAI BUDAYA KERJA
10 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
TRANSFORMASI KE ARAH BUDAYA KERJA BERKUALITI
11 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
MEMBUDAYAKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI PINTAR
12 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
13 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
Unit Jaminan Kualiti telah menyediakan satu kerangka
dan peta jalan sebagai panduan dan penanda aras
untuk Fakulti.
Kerangka dan Peta Jalan UJK mempunyai 3 fasa dan
akan berjalan selama 3 tahun dari tahun 2012 hingga
2015.
a) Fasa permulaan (Jun 2012 – Jun 2013 )
b) Fasa Pengisian (Julai 2013 – Julai 2014 )
c) Fasa Optimum (Ogos 2014 – 2015 )
14 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
Setiap fasa memakan masa selama setahun
berasaskan 6 tunggak perlaksanaan Unit Jaminan
Kualiti
Setiap tunggak ini mempunyai fokus aktiviti yang akan
dilaksanakan fasa demi fasa.
15 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
PANGKALAN DATA PINTAR ,
PEMBUAT KEPUTUSAN & PENGURUSAN
1. STRUKTUR PENGURUSA
N DATA FAKULTI
2.STRUKTUR JAMINAN KUALITI
3. AUDIT
4.BENGKEL
5. KURSUS
6. PENYELIDIKAN & PERSIDANGAN
16 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
• Berikut adalah fokus aktiviti yang akan dan telah dilaksanakan mengikut fasa :
1. Struktur Pengurusan Data Fakulti memberi tumpuan kepada Sistem Pengurusan Dokumen (SPDFSSK)
2. Struktur Jaminan Kualiti memberi tumpuan kepada memperkukuhkan Unit Jaminan Kualiti dan membudayakan kualiti sebagai satu budaya kerja di dalam Fakulti.
3. Audit memberi tumpuan kepada Audit Kendiri, Audit COPPA, Audit SIRIM
4. Bengkel memberi tumpuan kepada Siri- siri Bengkel yang melibatkan kualiti dan Pensijilan 5S
5. Kursus memberi tumpuan kepada penglibatan kakitangan Fakulti dalam kursus dan latihan.
17 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
• Sumber Kewangan
• Sumber Manusia terlatih dan mahir
• Infrastruktur dan Prasarana yang Kondusif
• Latihan dan Kursus
INPUT
• Mesyuarat
• Bengkel
• Kursus
• Latihan
• Forum
• Pemerkasaan
PROSES
• SPDFSSK
• 5S- Fasa Pertama
• Audit Dalaman pada
• Audit Kendiri pada
• Bengkel COPPA pada 17&18 Oktober 2012
• Anugerah & Pengiktirafan
• Penerbitan UJK • Canvas stategy
• Laporan Pra-Bengkel
• Laporan Pensrukturan semula FSSK
• Buletin UJK
• Laman Web UJK
• Kajian Pengesanan Graduan Fakulti 2012
• Facebook & Twitter Fakulti
OUTPUT
18 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
SASARAN PERNYATAAN
STRATEGI
PENCAPAIAN RANCANGAN TEMPOH PELAKSANAAN BERKALA (2013-2018
)
SEMASA SASARAN 2013-2018 SUKU 1
(JAN-MAC)
SUKU 2
(APR-JUN)
SUKU 3
(JUL-SEPT)
SUKU 4
(OKT-DIS)
J F M A M J J A S O N D
1.Perancangan
Jadual
Pelaksanaan
Audit Dalam
Secara Berkala :-
i) MS ISO
9001:2008 SPK
PPPS
a) Persediaan
menghadapi Audit
Dalaman :
-Melaksanakan
Penilaian Kendiri
sebagai persediaan
menghadapi Audit
Dalaman
- Menghadapi Audit
Dalaman UKM
setahun sekali
sebagai pra-
persediaan
menghadapi audit
SIRIM
- Telah melaksanakan
Penilaian Kendiri 2012
pada 26-27 Jun 2012
-Telah melaksanakan
Penilaian Kendiri Siri 1
pada 29 – 30 April
2013
- Hasil Lawatan Audit
Dalaman pada 5
Disember 2012, FSSK
telah mendapat 7 OFI
yang telah di ambil
tindakan pembetulan.
- Akan melaksanakan
penilaian kendiri dua
kali setahun (antara
Mac – Julai dan
September – Januari)
sebagai persediaan
menghadapi Audit
Dalaman pada
November.
√
√
√
19
SASARAN PERNYATAAN
STRATEGI
PENCAPAIAN RANCANGAN TEMPOH PELAKSANAAN BERKALA (2013-2018
)
SEMASA SASARAN 2013-2018 SUKU 1
(JAN-MAC)
SUKU 2
(APR-JUN)
SUKU 3
(JUL-SEPT)
SUKU 4
(OKT-DIS)
J F M A M J J A S O N D
i) MS ISO
9001:2008 SPK
PPPS
b) Persediaan
Menghadapi Audit
SIRIM
- Melaksanakan
Penilaian Kendiri
sebagai
persediaan
menghadapi Audit
Dalaman
- Lawatan Audit
SIRIM ke FSSK
adalah pada Mac
2012. Tiada OFI
mahupun NCR
direkodkan. Salah
satu fakulti yang
mendapat ‘best
practises ‘
- Audit SIRIM UKM
akan diadakan
pada 20-23 Mei
2013. FSSK tidak
terlibat dalam audit
SIRIM kali ini.
√
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
20 UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
SASARAN PERNYATAAN
STRATEGI
PENCAPAIAN RANCANGAN TEMPOH PELAKSANAAN BERKALA (2013-2018
)
SEMASA SASARAN 2013-2018 SUKU 1
(JAN-MAC)
SUKU 2
(APR-JUN)
SUKU 3
(JUL-SEPT)
SUKU 4
(OKT-DIS)
J F M A M J J A S O N D
ii) MQA
- Program
pengajian perlu
disemak semula
sekurang-
kurangnya sekali
dalam 5 tahun .
Kali terakhir
disemak adalah
pada tahun 2008.
- Melaksanakan
akreditasi dalaman
program pengajian
berkaitan
(prasiswazah &
siswazah )
- Laporan COPPA
dan SAR telah
dihantar ke PJK
pada Januari 2013
sebagai persiapan
untuk Akreditasi.
- Bengkel
semakan COPPA
telah diadakan
pada Oktober 2012
di Hotel Equatorial
Bangi
Menunggu tarikh
dari PJK untuk
mengadakan audit
MQA
21
SASARAN PERNYATAAN
STRATEGI
PENCAPAIAN RANCANGAN TEMPOH PELAKSANAAN BERKALA (2013-2018
)
SEMASA SASARAN 2013-2018 SUKU 1
(JAN-MAC)
SUKU 2
(APR-JUN)
SUKU 3
(JUL-SEPT)
SUKU 4
(OKT-DIS)
J F M A M J J A S O N D
iii) Universiti
Penyelidikan
(MyRA) dan
iv) Pusat
Kecemerlangan
(CoE)
- Menyediakan data -
data yang diperlukan
dalam Audit RU
(MYRA ) mengikut
spesifikasi dan format
yang telah ditetapkan.
- UJK telah
mengumpulkan
maklumat bagi
Section B(4) iaitu
Award dan
Recognition serta
Section G(2&4) bagi
Pofessional Bodies (
National and
International )
- Mengemukakan
maklumat dan bukti
dalam SPD MyRA /CoE
mengikut glosari
√
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
22
Pusat Jaminan Kualiti telah menyediakan jadual
kursus – kursus apresiasi ISO peringkat PTJ.
Unit Jaminan Kualiti akan menamakan kakitangan
akademik dan kakitangan sokongan untuk
menyertai kursus – kursus yang dianjurkan oleh
PJK dan Unit Latihan ini.
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
23
Unit Jaminan Kualiti telah mula menggunakan
Sistem Pengurusan Dokumen ( SPDFSSK ) secara
rasmi pada Disember 2012
Bengkel SPDFSSK yang pertama telah diadakan
pada Jun 2012, disusuli dengan Bengkel yang
kedua pada September 2012 setelah beberapa siri
mesyuarat diadakan dengan semua Unit/ Bahagian.
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
24
UJK telah membantu menstrukturkan SPDFSSK Pejabat
Dekan FSSK iaitu :
• Bahagian Pengurusan & Pentadbiran
• Unit Penyelidikan, Penerbitan & Persidangan
• Unit Jaminan Kualiti
• Unit Prasiswazah
• Urusetia Pengurusan Siswazah
• Unit HEJIM
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
25
Oleh kerana maklumat dan proses yang tidak lengkap,
SPDFSSK bagi 3 Unit / Bahagian telah berjaya
dibangunkan.
SPDFSSK Unit Jaminan Kualiti boleh dicapai melaui
spdukm.ukm.my/fssk.
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
26
Sistem ini digunakan bagi membantu fakulti menjana
analisis menggunakan data yang disediakan
PTJ membangunkan dashboard untuk melihat prestasi
semasa PTJ mengikut keperluan
Seterusnya PTJ boleh membuat penilaian dan pemantauan
serta keputusan untuk perancangan, pelan strategik dan
KPI fakulti
UNIT JAMINAN KUALITI
FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
27
Sistem BSC berada dibawah tanggungjawab Unit Jaminan
Kualiti dan Ketua Jaminan Kualiti sebagai Urusetia sistem.
Ia boleh dicapai di www.ukm.my/kadskorukm
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
28
Sistem ini dibina susulan daripada laporan Audit Institusi
MQA yang telah menyarankan supaya UKM menyediakan
satu mekanisme untuk memastikan penglibatan pihak
berkepentingan ( stakeholders ) di kalangan komuniti
Industri dan majikan seta alumni dalam kitaran
penambahbaikan kualiti dalaman UKM
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
29
Objektif Sistem e-Quest
☺ mendapatkan maklum balas untuk Indeks prestasi
PTJ bagi meningkatkan sistem penyampaian
perkhidmatan.
☺ Mewujudkan saluran maklum balas khusus untuk
pihak bekepentingan memberikan sebarang maklum
balas atau cadangan bagi tujuan penambahbaikan
temasuk pembangunan dan semakan kurikulum
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
30
Objektif Sistem e-Quest
☺ Membolehkan perkongsian maklumat yang cepa,
telus dan efisien di kalangan pusat tanggungjawab
untuk pembaikan proses;
☺ Meningkatkan kualiti graduan yang tamat belajar
sesuai dengan kehendak pasaran kerja
Contoh : membina soalan kajian pasaran graduan, soalan
kajian maklum balas majikan ( bagi Latihan Industri ),
soalan kajian maklum balas kaunter / pejabat
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
31
Sistem e-Quest juga berada dibawah tanggungjawab Unit
Jaminan Kualiti dan Ketua Jaminan Kualiti sebagai
Urusetia sistem
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
32
Buat masa ini Ketua Jaminan Kualiti menjadi Urusetia bagi
sistem –sistem seperti berikut :
a) Sistem Pengurusan Dokumen FSSK (SPDFSSK)
b) Sistem Maklum Balas dan Aduan UKM ( e-Fact )
c) Kad Skor UKM
d) Sistem Maklum Balas Pihak Berkepentingan
(e-Quest )
UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN
Pemantauan Kualiti- CQI
Anugerah
Penerbitan
◊ Bulletin
◊ Artikel
◊ Buku
◊ Persidangan dan Penerbitan
33
UNIT JAMINAN KUALITI
Misi (memandu tindakan i.e. strategi): Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti Pintar
Visi: Transformasi ke arah Budaya Kerja Berkualiti (pemerihalan ideal hasil yang diingini)
•Audit: ISO/COPPA/MQA •Struktur Organisasi •Penyelidikan •Latihan Staf Akademik dan Staf •5S •SPD FSSK •Perolehan, Penyimpanan dan Pengurusan Data •CQI : Penambahbaikan Berterusan
Matlamat/Objektif jangka panjang/sasaran (Matlamat-: hasil yang boleh diukur dalam satu tempoh masa tertentu)
34
UNIT JAMINAN KUALITI