UNIMAS Research Policy (Version 8.0)€¦PERKESO/SOCSO ertinya caruman insurans untuk pekerja yang...
Transcript of UNIMAS Research Policy (Version 8.0)€¦PERKESO/SOCSO ertinya caruman insurans untuk pekerja yang...
1
2
Takrifan:
UHSB UHSB ertinya sebuah syarikat milik penuh
UNIMAS yang ditubuhkan dan didaftarkan di
bawah Akta Syarikat 1965. Peranan utama UHSB
adalah untuk menjalankan aktiviti pemasaran,
pengurusan kewangan, pengurusan projek dan
membida projek.
UNIMAS UNIMAS ertinya Universiti Malaysia Sarawak
yang ditubuhkan di bawah Akta Universiti dan
Kolej Universiti (AUKU) 1971.
Penyelidikan kontrak Penyelidikan kontrak ertinya sebarang kerja
penyelidikan dan perkara-perkara berkaitan yang
diterima berdasarkan persetujuan atas syarat-syarat
yang dipersetujui oleh staf UNIMAS dan klien,
terutamanya mengenai bayaran profesional,
tempoh masa,skop kerja dan mod pembayaran.
Perundingan Perundingan ertinya perundingan bermaksud
sebarang kerja perundingan dan perkara yang
berkaitan dengannya yang dianjurkan dan
dilaksanakan oleh staf UNIMAS untuk klien yang
terma dan syarat-syarat berkaitan skop kerja, yuran
profesional, dan tempoh kerja telah dipersetujui
antara staf UNIMAS dan klien.
Khidmat komuniti Khidmat Komuniti ertinya salah satu bentuk
inisiatif dan strategi yang dilaksanakan oleh
UNIMAS bagi menghubungkan UNIMAS dengan
masyarakat awam serta keterlibatan dengan
komuniti terhadap inisiatif yang saling dan
bermanafaat daripada ilmu yang telah dijana di
Universiti Awam (UA) untuk meningkatkan
kualiti hidup bagi sesuatu komuniti.
Ketua projek Ketua projek ertinya penyelidik yang mengetuai
sesuatu projek penyelidikan yang ada biayaan
dana daripada sumber dalam Universiti atau luar.
Penyelidik bersama Penyelidik bersama ertinya para penyelidik dalam
kumpulan untuk sesuatu projek penyelidikan.
3
Felo penyelidik Felo penyelidik ertinya penyelidik yang dilantik Universiti untuk menjalankan kajian penyelidikan
mengikut nic penyelidikan Universiti
Pembantu penyelidik / Research
Assistant (RA)
Pembantu penyelidik ertinya pembantu penyelidik
yang dilantik dan dibiaya dari dana geran untuk
membantu membuat kajian penyelidikan sesuatu
projek
TNC (P&I) TNC (P&I) ertinya Timbalan Naib Canselor
(Penyelidikan Dan Inovasi) , UNIMAS
Ketua PTj Ketua PTj ertinya Ketua Pusat Tanggung Jawab
Fakulti/Pusat /Institut
RIMC RIMC ertinya Pusat Pengurusan Penyelidikan dan
Inovasi
Pejabat Bendahari Pejabat Bendahari ertinya pejabat yang
menguruskan hal ehwal kewangan Universiti
IFAS (Integrated Financial
Accounting System)
IFAS ertinya Sistem Kewangan yang digunakan di
Universiti
Vot perbelanjaan Vot perbelanjaan ertinya siri/kod yang digunakan
bagi maksud perbelanjaan perjalanan, sewaan,
bahan kajian/ pakai habis, penyelenggaraan,
khidmat khas dan aset
Viremen Viremen ertinya pindaan jumlah peruntukan
daripada satu vot perbelanjaan kepada satu vot
perbelanjaan yang lain
Tempoh aktif Tempoh aktif ertinya tempoh yang diluluskan
mengikut kelulusan oleh pemberi dana
Tamat tempoh Tarikh tempoh ertinya tarikh akhir projek selesai
Jawatankuasa Persidangan Jawatankuasa Persidangan ertinya Mesyuarat yang
dipengerusikan oleh Timbalan Naib Canselor
Penyelidikan Dan Inovasi ( TNC (P&I) ) dan ahli-
ahli terdiri daripada Dekan/Wakil Dekan FPI
untuk mempertimbang permohonan menghadiri
persidangan luar Negara
Dana E-Science Dana E-Science ertinya dana projek penyelidikan
biayaan bawah Kementerian Sains Teknologi dan
Inovasi (MOSTI)
4
MOSTI MOSTI ertinya Kementerian Sains Teknologi dan Inovasi
KWSP / Employees Provident
Fund (EPF)
KWSP ertinya caruman kumpulan wang simpanan
pekerja yang perlu dicarum oleh setiap pekerja
warganegara Malaysia yang dilantik di sektor
awam dan swasta
PERKESO/SOCSO (Pertubuhan
Keselamatan Sosial)
PERKESO/SOCSO ertinya caruman insurans
untuk pekerja yang dilantik untuk diberi
perlindungan berkaitan bencana pekerjaan
termasuk kemalangan semasa menjalankan
pekerjaan, penyakit khidmat, keilatan dan
kematian
Laporan Kemajuan Laporan Kemajuan ertinya laporan pencapaian
sesuatu projek penyelidikan yang sedang
dijalankan di dalam tempoh aktif
Lejer Am Lejer Am ertinya penyata kewangan yang
merekod transaksi perakaunan yang diambil
daripada Sistem Kewangan
Pembelian Terus Pembelian setiap jenis item yang melibatkan
perbelanjaan tahunan sehingga RM50,000
hendaklah dibuat secara pembelian terus oleh
Universiti dari mana-mana pembekal yang
berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian
Kewangan, sama ada bertaraf Bumiputera atau
Bukan Bumiputera.
Sebut Harga Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai
melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah
dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-
kurangnya lima (5) pembuat/pembekal bertaraf
Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam kod bidang berkaitan.
Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai
melebihi RM100,000 hungga RM500,000
hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan
sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/pembekal
tempatan yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam kod bidang berkaitan. Sebut
harga gendaklah terbuka kepada
pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera dan
Bukan Bumiputera. Syarikat pembuat/pembekal
bertafar Bumiputera hendaklah diberi keutamaan
harga berdasarkan 1PP yang berkuat kuasa.
5
Tender Tender terbuka hendaklah dipelawa bagi perolehan yang nilainya melebihi RM500,000 setahun bagi
setiap jenis item. PTj dilarang memecah kecilkan
perolehan bagi mengelakkan pelawaan tender.
Rundingan terus Rundingan terus ertinya perolehan
bekalan/perkhidmatan/kerja tanpa mengira had
nilai dan perlu kelulusan Kementerian Kewangan
Malaysia
Pesanan Rasmi Pesanan Rasmi ertinya dokumen pesanan yang
dikeluarkan untuk perolehan kerja, bekalan dan
perkhidmatan kepada kontraktor/pembekal
Nota Penghantaran Nota Penghantaran ertinya rekod penghantaran
sesuatu bekalan oleh pembekal untuk barangan
diterima oleh UNIMAS
Invois Invois ertinya bil yang menunjukkan caj yang
dikenakan atas perkhidmatan/bekalan/kerja yang
disediakan.
Invois Pro Forma Invois Pro Forma ertinya dokumen yang
menyatakan janji penjual untuk menyediakan
bekalan yang tertentu kepada pembeli pada harga
yang ditetapkan
Nota Penerimaan Bekalan (GRN) Nota Penerimaan Bekalan ertinya Dokumen bagi
mengesahkan terimaan barangan yang dihantar.
Tuntutan Kerja Lebih Masa Tuntutan Kerja Lebih Masa ertinya tuntutan kerja
di luar waktu pejabat oleh staf sokongan/teknikal
yang terlibat dalam sesuatu projek penyelidikan
Penyata Bayaran Gaji Penyata Bayaran Gaji ertinya penyata gaji untuk
semua RA/Felo penyelidik biayaan geran yang
disediakan dan diproses oleh RIMC pada setiap
bulan
Pendahuluan Diri Pendahuluan diri ertinya sejumlah wang yang
dipohon untuk keperluan perbelanjaan sesuatu
perkara dan mesti diselaraskan sebelum 10hb.
bulan berikutnya.
Runcit/rencam Runcit/rencam ertinya perbelanjaaan tunai untuk
pelbagai urusan
Kawasan terpencil Kawasan terpencil ertinya kawasan pendalaman
6
1. Pentadbiran Geran Penyelidikan
1.1 Geran hendaklah didaftarkan dengan UNIMAS atau UHSB untuk kesemua
jenis geran yang juga merangkumi penyelidikan kontrak, khidmat komuniti
dan perundingan. Perkara ini turut diperuntukan di dalam Polisi Penyelidikan
UNIMAS Versi 8.
1.2 Dana geran wajib untuk disalurkan ke akaun UNIMAS atau UHSB dan
Ketua projek perlu memastikan bajet geran yang diletakkan dibawah
UNIMAS atau UHSB adalah mencukupi untuk menampung operasi aktiviti
penyelidikan.
1.3 Pengaktifan akaun geran akan dibuat setelah menerima agihan dana daripada
pemberi dana. RIMC akan mengeluarkan nombor rujukan geran berkenaan.
1.4 Unit Kewangan RIMC akan membuat pengaktifan dalam IFAS berdasarkan
memo kelulusan kepada Ketua Projek daripada Pengarah RIMC.
2. Kawalan Perbelanjaan Projek
2.1 Agihan peruntukan dibuat mengikut siri vot perbelanjaan.
2.2 Perbelanjaan hanya boleh dilakukan sekiranya jumlah baki keseluruhan projek
mencukupi serta tertakluk kepada tempoh aktif projek.
2.3 Baki peruntukan boleh dibawa ke tahun hadapan tertakluk kepada tempoh
aktif geran.
2.4 Permohonan viremen untuk sesuatu geran boleh dikemukakan ke RIMC
sekiranya terdapat perbelanjaan yang tidak mencukupi untuk menampung
sesuatu siri vot tertakluk kepada terma rujukan dana.
2.5 Penyelidik perlu memastikan baki geran mencukupi sebelum membuat
permohonan pendahuluan.
2.6 Syarat perbelanjaan adalah tertakluk kepada syarat yang ditetapkan oleh
pemberi dana. Sekiranya tidak dinyatakan dalam terma dan syarat geran, maka
peraturan adalah tertakluk kepada peraturan yang digunapakai oleh pihak
Universiti.
3. Tuntutan Perjalanan dan Pengangkutan
3.1 Tuntutan perjalanan dan pengangkutan dibenarkan untuk aktiviti penyelidikan
yang dijalankan dalam tempoh aktif penyelidikan.
3.2 Kadar lojing, hotel dan perhitungan kilometer adalah tertakluk kepada
Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa kecuali ada perjanjian khas
yang ditetapkan di antara pemberi dana dan penyelidik.
7
3.3 Ketua projek perlu mendapatkan kelulusan daripada RIMC untuk kerja
lapangan yang tiada dalam kelulusan asal permohonan.
3.4 Permohonan kerja lapangan yang melibatkan penyelidik bersama atau
pembantu penyelidik (RA) perlu dihantar ke RIMC untuk kelulusan (sekiranya
tiada dalam kelulusan asal).
3.5 Kadar untuk RA dan Felo Penyelidik mengikut kadar yang telah ditetapkan
oleh Universiti kecuali ada perjanjian khas mengenai kadar bayaran yang telah
ditetapkan oleh pemberi dana.
4. Persidangan
4.1 Ketua Projek/Penyelidik Bersama dalam sesuatu geran yang hendak
menghadiri bengkel/seminar/persidangan dengan menggunakan geran
penyelidikan hendaklah mendapatkan sokongan Fakulti/Pusat/Institut dan
kelulusan daripada RIMC.
4.2 Permohonan menghadiri persidangan luar negara hendaklah mendapat
perakuan Fakulti/Pusat/Institut dan kelulusan daripada Jawatankuasa
Persidangan UNIMAS.
4.3 Permohonan menghadiri persidangan luar negara yang menggunakan Dana E-
Science perlu dikemukakan ke MOSTI untuk kelulusan.
5. Perlantikan Pembantu Penyelidik
5.1 Sebarang permohonan pelantikan RA hendaklah dihantar ke RIMC untuk
proses lantikan tertakluk kepada dana geran yang mencukupi. [Rujuk borang
pelantikan RA]
5.2 Hanya warganegara Malaysia yang dilantik akan dikenakan potongan caruman
Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan Pertubuhan Keselamatan
Sosial (PERKESO) (sekiranya berkaitan).
5.3 Potongan KWSP dan PERKESO untuk caruman majikan akan di buat
menggunakan vot penyelidikan yang berkaitan.
6. Pelaporan
6.1 Penyelidik perlu menghantar laporan kemajuan projek penyelidikan dua (2)
kali setahun.
6.2 Penyelidik bertanggungjawab menyimpan semua salinan rekod perbelanjaan
dan tuntutan yang berkaitan dengan projek penyelidikan.
6.3 Penyelidik boleh membuat semakan penyata projek dengan merujuk Lejer Am
yang boleh diperolehi di Fakulti/Pusat/Institut masing-masing.
8
7. Pelarasan
7.1 Penyelidik perlu memastikan pelarasan pendahuluan dibuat dalam tempoh
ditetapkan.
7.2 Penyelidik perlu menyelenggara sendiri rekod perbelanjaan geran dan
membuat pemantauan agar perbelanjaan tidak melebihi peruntukkan
diluluskan.
7.3 Perbelanjaan yang melebihi peruntukan yang diluluskan akan ditanggung oleh
Ketua Projek/Penyelidik sendiri.
7.4 Perbelanjaan yang tiada dalam kelulusan asal perlu mendapat kelulusan
daripada Pengarah RIMC sebelum sesuatu perbelanjaan dibuat.
7.5 Penyelidik diberi tempoh tiga (3) bulan selepas projek tamat untuk melaraskan
tuntutan yang telah dikomit dalam tempoh projek aktif.
8. Pembukaan Akaun Projek Penyelidikan
8.1 Menerima kelulusan projek dan agihan peruntukan melalui memo rasmi
berserta dokumen berkaitan daripada RIMC untuk pembukaan akaun projek
dalam sistem kewangan.
8.2 Mewujudkan kod akaun projek di dalam sistem kewangan dan maklum kepada
Penyelidik melalui emel/Sistem IRIS.
9. Penerimaan Peruntukan Projek Penyelidikan
9.1 Penerimaan peruntukan penyelidikan daripada penaja sama ada dalam bentuk
pindahan telegrafik atau cek perlu dimajukan kepada Pejabat Bendahari dan
disalinkan kepada RIMC.
9.2 Pejabat Bendahari akan membuat semakan dengan pihak bank bagi terimaan
melalui pindahan telegrafik sebelum resit dikeluarkan.
9.3 Resit rasmi akan dimajukan kepada penaja sebagai bukti penerimaan dan
salinan resit akan diserahkan kepada RIMC untuk rujukan.
9.4 Agihan dalam sistem kewangan akan dibuat oleh Unit Kewangan RIMC
berdasarkan memo kelulusan daripada Pengarah RIMC bagi setiap penerimaan
peruntukan.
9
10. Pengurusan Perolehan Projek Penyelidikan
10.1 Sebelum sesuatu perolehan dilakukan, penyelidik perlu memastikan perkara
berikut:-
Tempoh projek masih aktif
Baki peruntukan mencukupi
Mematuhi tatacara perolehan yang berkuatkuasa
Salinan kelulusan penaja/RIMC sekiranya melibatkan pembelian peralatan
10.2 Kaedah Perolehan adalah Pembelian Terus, Sebut Harga, Tender dan
Rundingan Terus.
10.3 Perolehan Aset dan Inventori hendaklah melalui Pesanan Rasmi. Bagi
perolehan pakai habis yang bernilai kurang daripada RM1,000.00 adalah
dibenarkan untuk mendahulukan bayaran dengan kelulusan daripada Pengarah
terlebih dahulu.
11. Pengurusan Bayaran Projek Penyelidikan
11.1 Pembayaran untuk projek penyelidikan adalah tertakluk kepada perkara
berikut:-
Tempoh projek masih aktif
Baki peruntukan mencukupi
Semua dokumen diperakukan oleh Ketua Projek dan diluluskan oleh Ketua PTJ
Bayaran perlu dibuat dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh
penerimaan invois pembekal (dokumen lengkap)
(i) Bayaran Pesanan Rasmi/Invois
Salinan Asal Pesanan Rasmi
Nota Penghantaran (sekiranya berkaitan)
Invois
Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (GRN)
(ii) Bayaran Luar Negara
Perlu mengisi borang Per-Forma Invoice
Surat iringan (cover letter) untuk mengemukakan justifikasi
keperluan peralatan perlu dibeli dari luar negara
Menyatakan nama penerima dan alamat yang lengkap (Nama
Bank/Alamat Bank/Nama Penerima/ No. Akaun
Penerima/SWIFT Code/IBAN Code/Sort Code)
Mata wang yang digunakan untuk penyediaan bayaran
10
Kaedah bayaran perlu dinyatakan ( bankdraft atau Pindahan
Telegrafik)
Melengkapkan Nota Penerimaan Bekalan (GRN) setelah
bekalan diterima sebagai bukti penerimaan barang
Surat kelulusan RIMC sekiranya untuk bayaran yuran
persidangan
(iii) Pelbagai Bayaran
Memo rasmi untuk arahan bayaran kepada penerima dengan
menyatakan nombor akaun projek
Pastikan nama dan amaun penerima adalah betul
Butiran penerima:-
Nama penuh penerima (seperti dalam K/P)
Tarikh dan tempoh kerja yang dijalankan
Salinan kad pengenalan
(iv) Tuntutan Perjalanan
Surat kelulusan aktiviti penyelidikan
Penyata Anggaran Bajet aktiviti penyelidikan
Borang Tuntutan Perjalanan yang lengkap disi dan disahkan
oleh Ketua PTj
Tuntutan mengikut kadar yang ditetapkan dalam Surat
Pekeliling Perbendaharaan (SPP) berdasar kelayakan
Lain-lain dokumen:-
Resit pembayaran yang disahkan oleh Ketua PTj
Aturcara lengkap program/seminar/tentatif program daripada mula hingga akhir program
Dokumen yang berkaitan menyokong tuntutan dibuat
(v) Tuntutan Bayaran Balik
Memo tuntutan yang lengkap melalui Ketua Projek (Sekiranya
tuntutan Ketua Projek adalah melalui Ketua PTj)
No projek yang dicaj
Amaun yang dituntut
Perbelanjaan yang dibenarkan dalam belanjawan projek yang
dilulus RIMC/Penaja
Salinan asal resit pembelian yang disahkan oleh Ketua
Projek/Ketua PTj
(vi) Tuntutan Kerja Lebih Masa
Melengkapkan Borang Tuntutan Kerja Lebih Masa
Surat Arahan oleh Ketua Projek
Disahkan oleh Ketua Projek
11
(vii) Elaun dan Gaji
Unit Pengurusan Geran RIMC mengemukakan dokumen
Penyata Bayaran Gaji Penyelidik/Pembantu Penyelidik ke Unit
Kewangan RIMC selewat-lewatnya 20hb setiap bulan. Jika
pada tarikh berkenaan jatuh pada hari bukan bekerja atau cuti
umum, maka dokumen Penyata Bayaran Gaji Penyelidik/
Pembantu Penyelidik akan dihantar pada tarikh sebelumnya
pada hari bekerja.
Gaji untuk Penyelidik/Pembantu Penyelidik bergaji bulanan
akan dibayar pada akhir bulan
Gaji untuk Pembantu Penyelidik bergaji harian dibayar pada
awal bulan, bulan berikutnya
Jenis potongan :
KWSP
PERKESO
LHDN (sekiranya berkaitan)
(viii) Pemberian Pendahuluan
Permohonan melalui Borang Permohonan Pendahuluan Diri
Diproses dalam tempoh hari empat (4) hari bekerja daripada
tarikh terima borang berserta dokumen lengkap
Surat kelulusan aktiviti/Surat Arahan Ketua Projek
Dibenarkan permohonan sehingga RM5,000 (Ringgit Malaysia:
Lima Ribu Sahaja) untuk perolehan item runcit/rencam di
kawasan terpencil (remote area)
Diselaras selewat-lewatnya 10hb. bulan berikutnya
Hanya satu pendahuluan sahaja DIBENARKAN pada satu-satu
masa. Sekiranya terdapat pendahuluan terdahulu yang belum
diselaraskan, permohonan baru TIDAK akan diproses.
Permohonan wang pendahuluan hendaklah mengambilkira baki
peruntukan sedia ada dan sebarang perbelanjaan adalah
tertakluk kepada baki setelah ditolak wang pendahuluan.
12
12. Pengurusan Aset Alih Projek Penyelidikan
12.1 Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan)
Aset Alih bernilai RM3,000.00 (Ringgit Malaysia: Tiga Ribu Sahaja) atau
lebih setiap satu unit dipermodalkan di bawah projek penyelidikan yang
berkaitan
12.2 Aset Alih Bernilai Rendah (Inventori)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM3,000 (Ringgit
Malaysia Dua Ribu) setiap unit.
12.3 Pendaftaran Aset Alih projek penyelidikan di dalam Sistem IFAS
12.4 Lokasi aset merujuk DeptID sesuatu projek
12.5 Semasa projek, aset adalah di bawah seliaan Ketua Projek manakala selesai
projek aset berkenaan di bawah seliaan PTj sebagai aset UNIMAS tertakluk
kepada kelulusan penaja.
13. Penutupan Akaun Projek Penyelidikan
13.1 RIMC akan memaklumkan Pejabat Bendahari apabila projek tamat bagi
membolehkan tindakan berikut di ambil:
Menyemak senarai pesanan/tuntutan yang masih belum dibayar
Membuat pelarasan akaun jika perlu
Menyediakan penyata akhir projek untuk dihantar kepada pihak
berkaitan.
Mengembalikan baki peruntukkan kepada pihak pemberi dana
tertakluk kepada perjanjian.
Menutup akaun projek dalam IFAS.
13.2 Akaun sesuatu geran penyelidikan akan dibekukan apabila tamat tempoh.
Sebarang pembayaran selepas daripada tamat tempoh tidak akan dibuat
kecuali setelah mendapat kelulusan pelanjutan tempoh daripada
RIMC/TNC(P&I) serta mempunyai peruntukan yang mencukupi.
13.3 Unit Kewangan RIMC menerima memo makluman daripada Unit Pengurusan
Geran RIMC berhubung penamatan/penutupan projek penyelidikan.
13.4 Tindakan yang diambil oleh Unit Kewangan RIMC:-
Membuat jurnal pelarasan (jika ada)
Menyediakan senarai pesanan rasmi belum dibayar
Sebarang bayaran akan dibekukan
Membuat bayaran balik baki peruntukan kepada pemberi dana sekiranya diputuskan dalam perjanjian. Sekiranya tiada, ianya akan
dijadikan sebagai pendapatan universiti