Unidad 4 Kendall y kendall (analisis y diseños de sistema)

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CONTENIDO

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PARTE DOSANÁLISIS DE LOS REQUERIl\1lENTOS DEINFORMACIÓN

4 MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOSIMPRESOS 79Muestreo 79La necesidad del muestreo 79Diseño del muestreo 80Decisión del tamaño de muestra 82

Tipos de información buscada en la investigación 88Tipos de datos impresos 89Recopilación de datos a partir de documentos archivados 98

Resumen 100Palabras y conceptos importantes 100Preguntas de repaso 100Problemas 101Proyecto de grupo 104Caso CPU episodio 4: Tomar en cuentalos memorándums 106

5 ENTREVISTAS 109Tipos de informaci6n buscada 109Planeaci6n de la entrevista 110Cincopasos en la preparación de la entrevista 110

\Tipos de preguntas \112Fallas en las preguntas 115Acomodode las preguntas en una secuencia lógica 115Entrevistas estructuradas contra no estrucJuradas 118,Registrode la entrevista 120

Antes de la entrevista 121Conducción de la entrevista actual 122Inicio de la entrevista 122

Escritura del reporle de la entrevista 123Diseño conjunto de aplicaciones 123Condiciones que da!!soporte al uso del JAD 124Quiénes están involucrados 125Planeación de la sesióri de JAD 126Dónde efectuar las reuniones de JAD 126Logrode un análisis estructurado de las actividadesdel proyecto 127

Beneficiospotenciales del uso de JADen vez de las entrevistastradicionales 127 •

Desventajaspotenciales del uso de JAD 127Resumen 128Palfbras y conceptos importantes 129

r

Preguntas de repaso 129Problemas 130Proyectos de grupo 131Caso CPU episodio 5: Cuéntame más, te escucho 134

6 uso DE CUESTIONARIOS 147Tipos de información buscada 147Planeaci6n para el uso de cuestionarios 148Definición de preguntas 149

.USOde escalas en cuestionarios 152Fundamentos de las escalas 153Construcción de escalas 155

Diseño y administración del cuestionario 157Diseño del cuestionario 157Administración del cuestionario 163

Resumen 165Palabras y conceptos importantes 166Preguntas de repaso 166Problemas 166Proyectos de grupo 169Caso CPU episodio 6: La búsqueda continúa... 170

7 OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE LOSTOMADORES DE DECISIONES Y EL AMBIENTE DEOFICINA 175Tipos de información buscada 175Observación del comportamiento del tomadorde decisiones 175Observación de las actividades de toma de decisiones del gerentetípico 176

Muestreo de tiempos y eventos 177Observación del lenguaje corporal del tomador de decisiones 178

Observación del ambiente físico 180Observación estructurada del ambiente 181

Resumen 188Palabras y conceptos importantes 189Preguntas de repaso 189Problemas 189Proyectos de grupo 191Caso CPU episodio 7: Ver es creer 192

8 PROTOTIPOS 197Tipos de información buscada 197Reacciones iniciales del usuario 197Sugerencias del usuario 198Innovaciones 198

CONTENIDO

Xlll

79

;

MUESTREO E INVESTIGACIONDE DATOS IMPRESOS

Loscostos contenidosLaagilización de la recolección de datosLamejora de la efectividad¡Lareducción de la ascendencia

ymuchas razones por las que un analista de sistemas quiera seleccionaramuestra representativa de los datos a examinar, o personas representa-

. asa entrevistar, aplicar cuestionarios u observar. Ellas incluyen:

1muestreo es el proceso de seleccionar sistemáticamente elementos re-resentativos de una población. Cuando estos elementos seleccionados sonaminados de cerca, se supone que el análisis revelará información útilercade la población como un todo.El analista de sistemas tiene que tomar una decisión sobre dos puntos

portantes. Primero, hay muchos reportes, formas, documentos de salidaemorándums que han sido generados por los miembros de la organiza-

. n. ¿Acuáles de éstos debe prestar atención el analista de sistemas y cuá-debe ignorar?Segundo, gran cantidad de empleados pueden ser afectados por el sis-

made información propuesto. ¿A qué personas debe entrevistar el analis-íle'sistemas, buscar información por medio de cuestionarios y observarelproceso de llevar a cabo sus papeles de toma de decisión?

ubyacentes a todos los métodos de investigación, de entrevista y de ob-ervación,están las decisiones cruciales en relación con qué examinar y auién preguntar u observar. El analista de sistemas puede tomar estas deci-sionescon base en un enfoque estructural llamado muestreo.

.......................................................................................

PARTE 2:ANALISIS DE LOSRtoQ\lt.R\MW.N1:0SDE INFORMACiÓN

'\)\)

El examen de cada papel y el hablar con todas las personas de la orga-nización podría ser demasiado costoso para el analista de sistemas. La foto-copia de reportes. el pedir tiempo valioso de los empleados y el duplicarcuestionarios daría como resultado gastos innecesarios.

El muestreo ayuda a acelerar el proceso. recolectando datos seleccio-nados en vez de todos los datos de la población completa. Además, alanalista de sistemas le es evitado el problema de analizar todos esos datosde la población. .

La efectividad en la recolección de datos también es una considera-ción importante. El muestreo puede ayudar a mejorar la efectividad que sise obtuviera información más precisa. Esto se logra. por ejemplo. hablandocon menos empleados pero preguntándoles cuestiones más detalladas.Adicionalmente. si menos gentes son entrevistadas el analista de sistemaspuede tomarse el tiempo para completar datos incompletos o faltantes.mejorando así la efectividad de la recolección de éstos.

Por último, la ascendencia en la recolección de datos puede ser redu-cida por el muestreo. Cuando el analista de sistemas entrevista a un ejecutivode la corporación. por ejemplo, el ejecutivo está involucrado con el proyecto.El ejecutivo ha proporcionado una determinada cantidad de tiempo al pro-yecto y querrá qne éste tenga éxito. Cuando el analista de sistemas pide unaopinión acerca de una característica permanente del sistema de informa-ción instalado, el ejecutivo entrevistado puede proporcionar una evaluaciónascendente. debido a que hay poca posibilidad de cambiarla.

Diseño be( lIluestreoLos cuatro pasos que debe seguir un analista de sistemas para diseñar unabuena muestra son:

1. Determinar los datos a ser recolectados o descritos.2. Determinar la población a ser muestreada.3. Seleccionar el tipo de muestra.4. Decidir el tamaño de muestra.

Estos pasos son descritos a detalle en la siguiente sección.

DETERMINACIÓN DE LOS DATOS A SER RECOLECTADOS O DESCRITOS.El analista de sistemas necesita un plan realista sobre lo que hará con los datosuna vez que los recolecte. Si se recolectan datos irrelevantes. se desperdiciatiempo en la recolección. almacenamiento y análisis de datos inútiles.

Las tareas y responsabilidades del analista de sistemas en este puntoson identificar las variables. atributos y conceptos de datos asociados quenecesitan ser recolectados en la muestra. Se deben considerar los objetivosdel estudio. así como el tipo de método de recolección de datos (investiga-ción. entrevistas. cuestionarios. observación) a ser usados. El tipo de infor-mación buscada cuando se usa cada uno de estos métodos será tratado amayor detalle en éste y subsecuentes capítulos.

I

DETERMINACIÓN DE LA POBLACIÓN A SER MUESTREADA. El analista dsistemas debe determinar cuál es la población. En el caso de datos relevantes. necesita decidir. por ejemplo. si son suficientes los dos últimos mes°si se necesitan los re\lortes ue touo el año \lata ese auá\isis.

En ¡mma similar. cuanuo se uecide a '\uién entrevistar. el anas\s\emas \\eue I\ue Ile\e,m\ua, s\ la \l0'olac\6u Ile'oe \uclu\, so

Lo

nhsis.pietia

SELECCIÓNDELTIPODEMUESTRA.El analista de sistemas tiene cuatroliPos principales de muestras, tal como se muestra en la figura 4.1. Son: deconveniencia, intencionada, aleatoria simple y aleatoria compleja.

CAPiTULO4:MUESTREOE

INVESTIGACIÓNDEDATOSIMPRESOS

81

FIGURA 4.1Cuatro tipos

principales demuestras que tiene

disponibles el analista.

Basadas en probabilidad

Aleatoria simple

Aleatoria compleja(sistemática, estratificada

y aglomerada)

El.n.hU de !&i!!lum.!!Ille17c U5.run. 1't",Ue6LN1

.lelltofiJll wmpleJ.JC..:ir po6il:tle.

ConveniencIa

No basadas en pro~abllldad

os elementos de muestra sonseleccionados directamente

sin restricciones

nivel de la organización o todos los niveles, o tal vez ir hasta el exterior delsistema para incluir la reacción de los clientes. Estas decisiones serán ex-ploradas a mayor profundidad en los capítulos sobre entrevistas, cuestiona-ros y observación.

I\luestras de conveniencia. Las muestras de conveniencia son mues.Irasno restringidas y no probables. Una muestra puede ser llamada de con-veniencia, si, por ejemplo, el analista de sistemas pone una noticia en elpolelín de la compañía pidiendo a cualquier interesado en el nuevo reportede desempeño de ventas que asista a una reunión a la 1:00 P.M. el mar-¡es 12. Obviamente, la muestra es la más fácil que se podría recolectar,pero, al mismo tiempo, es la menos confiable.

Muestras intencionadas. Un analista de sistemas puede seleccionar a~n grupo de individuos que parecen tener conocimiento e interés en elnuevo sistema de información. Este es un ejemplo de una muestra inten-cionada basada en el juicio del analista. Aquí el analista de sistemas basalamuestra sobre un criterio (conocimiento e interés en el nuevo sistema],pero todavía es una muestra no probada. Por lo tanto, este !'luestreo inten-6jonado es sólo lIloderadamente confiable.

Muestras aleatorias simples. Si se escoge realizar nlla muestra aleatorial¡mple se necesita obtener una lista numerada de la población para asegu-¡~rsede que cada documento o persona de la población, tenga una oportu-Hipadigual de ser seleccionado. A veces esto no es práctico, especialmenteé~ando el muestreo involucra documentos y reportes.

Muestras aleatorias complejas, Frecuentemente se pueden lograr los8pjetivos del muestreo seleccionando uno de los enfoques para el muestreo!leatorio complejo. Los enfoques más adecuados para el analista de siste-IRasson: (1) muestreo sistemático, (2) muestreo estratificado y (3) muestreoff~)omerado.

PARTE 2:ANÁLISIS DE LOSREQUERIMIENTOSDE INFORMACIÓN

82

En el método más simple de muestreo probable, el muestreo sistemá-tico, el analista de sistemas podría, por ejemplo, escoger entrevistar a cadaenésima persona de una lista de empleados de la compañía. Sin embargo,este método tiene ciertas desventajas. Tal vez no se quisiera usar para se-leccionar cada día para una muestra, debido al problema potencial deperiodicidad. Lo que es más, un analista de sistemas no querría usar esteenfoque si la lista estuviera ordenada (por ejemplo, una lista de bancos,desde el más pequel10 hasta el mayor) debido a la ascendencia introducida.

Las muestras estratificadas son, tal vez, las más importantes para elanalista de sistemas. La estratificación es el proceso de identificación desubpoblaciones, o estratos, y luego la .elección de objetos o personas amuestrear dentro de estas subpoblaciones. La estratificación es, a menudo,esencial si el analista de sistemas va a recolectar datos eficientemente. Porejemplo, si se quiere buscar la opinión de un amplio rango de empleadosen diferentes niveles de la organización, el muestreo sistemático seleccio-naría una cantidad desproporcionada de empleados del nivel de controloperacional. Una muestra estratificada compensaría esto. La estratificacióntambién se aplica cuando el analista de sistemas quiere usar diferentesmétodos para recolectar datos de diferentes subgrupos. Por ejemplo, tal vezquiera usar un cuestionario para recolectar datos de los gerentes medibs, perousar entrevistas personales para recolectar datos similares de los ejecutivos.

Algunas veces el analista de sistemas debe seleccionar un grupo dedocumentos o personas a estudiar. A esto se le llama muestreo aglomerado.Suponga que una organización tiene 20 bodegas repartidas por todo elpaís. Tal vez quiera seleccionar una o dos de estas bodegas, bajo la hipóte-. sis de que son típicas de las bodegas restantes.

DECISIÓN DEL TAMAÑO DE LA MUESTRA. Obviamente, si todos en lapoblación vieran el mundo de la misma forma, o cada uno de los documen-tos de una población contuviera exactamente la misma información quecualquier otro documento, sería suficiente un tamaI10 de muestra de uno.Dado que éste no es el caso, es necesario tomar un tamaño de muestra ma-yor de uno pero menor que el tamaño de la población misma.

Es importante recordar que la cantidad absoluta es más importante enel muestreo que el porcentaje de la población. Podemos obtener resultadossatisfactorios muestreando 20 personas en 200 o 20 personas en 2,000,000.

El tamaño de muestra depende de muchas cosas, algunas puestas porel analista de sistemas, algunas determinadas por lo que se sabe acerca dela población misma y otros factores imperantes. El analista de sistemaspuede escoger la estimación de intervalo aceptable (esto es, el grado deprecisión deseado) y el error estándar (seleccionando el grado de precisióndeseadal y el error estándar (seleccionando el grado de confianza).

Lo que es más, las características de la población pueden cambiar eltamaño de la muestra. Si las cifras de ventas de un reporte van de $10,000 a$15,000, un tamaño de muestra pequeño sería suficiente para dar una estima-ción precisa de las ventas promedio. Sin embargo, si las ventas van de $1,000a $100,000, entonces se requerirá un tamaño de muestra mucho más grande.El tamaño de muestra es tralado a mayor detalle en la siguienle sección.

oecisiólI oef Ulll1aiio oe muestra" .Ellamaño de muestra depende frecuentemente del costo involucrado en eltiempo requerido por el analista de sistemas o hasta del tiempo disponiblede las personas de la organización. Esta sección le da al analista de siste-

- ...••

tema,do b,

1.,2.

3.

4.

FIGURA 4.2Una tabla del área bajo la

curva normal que puede serusada para buscar un valor

una vez que el analistade sistemas decide elnivel de confianza.

83

-------

Lu~O"",~(\ueelvalor z.

+ 1

Coeficiente deconfianza(valor z)

P (1 - p)cr:n =

Nivel deconfianzaPrimero

t:ltlcld.a el nivelal: confianza.--....,.

Determinar el tamal10 de muestra necesario, n, usando la siguientefórmula:

Determinar el atributo que se muestreará.Localizar la base de datos o reportes donde se puede encontrar el atriobuto.Examinar el atributo. Estimar p, la proporción de la población que tie.ne el atributo.Tomar la decisión subjetiva en relación con el intervalo eslimadoaceptable, i.Seleccionar el nivel de confianza y buscar el coeficiente de confianza(valor z) en una tabla.Calcular (Jp' el error estándar de la proporción, de la manera siguiente:

DETERMINACIÓNDELTAMAÑO DE MUESTRACUANDOSE MUESTREANpATOSDEATRIBUTOS.Algunas veces el analista de sistemas querrá encon-trar qué proporción de personas de una organización piensan de determi-~ada manera o tienen determinadas características. Otra veces el analistapuede necesitar saber qué porcentaje de las formas de entrada tienen errores.Este tipo de datos pueden ser mencionados como datos de atributos.

El analista de sistemas necesita seguir una serie de pasos, donde algunosson juicios subjetivos, para determinar el tamaño de muestra requerido. Lasiguiente es la lista de los siete pasos:

El primer paso, por supuesto, es determinar cuál atributo se mues.eará. Una vez que se hace esto, se puede encontrar dónde está guardadoIdato, tal vez en una base de datos, o en una forma o en un reporte.

Es importante eslimar p, la proporción de la población que liene eltributo, para que se ponga el tamaño de muestra adecuado. Muchos librosetexto sobre análisis de sistemas sugieren el uso de un valor heurístico de.25para p (l-p). Esto da casi siempre como resultado un tamaño de mues.

mayor que el necesario, debido a que 0.25 es el valor máximo de p (l-p)ue sucede solamente cuando p = 0.50. Cuando p = 0.10, como es más

lemas algunos lineamientos para determinar el tamaño de muestra requeri-do bajo condiciones ideales.

EJEMPLO

yel

p~rlde 1

+ 1 = 4S8

+ 1

jz

= 0.02 = 0.00782.S8

P (1- p)cr:

0",. =

jcr, = z

= 0.02 = 0.01021.96

0.05[0.9S)[0.0102)(0.0102)

=

n =

.'

7. Se determina el tamaño de mue;lra necesario. n, de la manera siguient .,

1. Se determina que se estarán buscando órdenes que contengan erroresen nombres. direcciones. cantidades o números de modelo.

2. Se localizarán copias de formas de órdenes de los seis meses anteriores.3. Se examinarán algunas de las formas de órdenes y se concluirá qJ

solamente S por ciento (O. OS) contienen errores.4. Se tomará una decisión subjetiva de que el intervalo estimado acepla-

ble será de :t 0.02.5. Se seleccionará un nivel de confianza de 9S por ciento. Se busca el coe-

ficiente de confianza [valor z) en la figura 4.2. El valor z es igual a 1.96.6. Se calcula crp' de la manera siguiente:

Los pasos ilnteriores pueden ser mejor ilustrados. Supongamos que laA. Sembly Company, un gran fabricante de productos de anaquelespide que se determine qué tanto porcentaje de órdenes contendránerrores. Se acuerda realizarlo y se ejecutan los siguientes pasos:

frecuente, p [l-p) llega a ser 0.09. lo que da como resultado un tamaño demuestra mucho más pequeño.

Los pasos 4 y S son decisiones subjetivas. El intervalo estimado acep-table de:t 0.10 significa que se acepta un error de no más de 0.10 en ambasdirecciones de la actual proporción p. El nivel de confianza es el grado de-seado de certidumbre, digamos. por ejemplo. 9S por ciento. Una vez que esseleccionado el nivel de confianza. el coeficiente de confianza (tambiénllamado valor z) puede ser buscado en una tabla como la que se encuentraen la figura 4.2.

Los pasos 6 y 7 completan el proceso. tom.ando los parámetros que seencuentran o ponen en los pasos 3 a S y alimentándolos a dos ecuaciones.para posteriormente resolverlas para el tamaño de muestra requerido.

Luego. la conclusión es ajustar eltamaiio de muestra a 4S8. Obviamentun nivel de confianza mayor. o un estimado de intervalo aceptable más pqueño. requeriría un tamatio de muestra más grande. tal como se muestracontinuación. Si mantenemos el estimado de intervalo aceptable igu

'1 pero implementamos el nivel de confianza a 99 por ciento [con un valode 2.S8). el error estándar de la proporción es:

PARTE 2:ANÁLISIS DE LOSREQUERIMIENTOSDE INFORMACiÓN

84

Determine eltamalio de muestra necesario, /l, usando la siguientefórmula:

CAPiTULO4:MUESTREOE

INVESTIGACIÓNDEDATOSIMPRESOS

85

-- .

+ 1 = 782

+1

+1

i0'-= --, z

P (1 - p)

P (1 - p)(J~

io, = z

= 0.01 0.0051"'T.96 =

0.05(0.95)(0.0051)(0.0051) + 1 = 1827

(J'p0.05(0.95)

(0.0078)[0.0078)

=

=

n =

n =

Determinar la variable que se muestreará.Localizar la base de datos o reportes donde puede ser encontrada lavariable.Examinar la variable para obtener alguna idea acerca de su magnitudy dispersión. Idealmente, sería útil saber la media para determinar unestimado de intervalo aceptable más adecuado, y la desviaciónestándar, s, para determinar el tamaño de muestra (en el paso 7).Tomar una decisión subjetiva en relación con el estimado de interva-lo aceptable, i.Seleccionar un nivel de confianza y buscar el coeficiente de confianza(valor z) en una tabla.Calcular (Ji, el error estándar de la media, de la manera siguiente:

DETERMINACIÓNDEL TAMAÑODEMUESTRACUANDOSE MUESTREANDATOSENVARIABLES.Un analista de sistemas puede algunas veces necesi-tar recolectar información sobre cifras actuales, tales como ventas brutas,cantidad de artículos regresados o cantidad de errores tecleados. Los datosde este tipo son mencionados como variables.

Los pasos para la determinación del tamaño de muestra necesariopara las variables es similar a los pasos para los datos de atributos. Son lossiguientes:

El paso 3 es difícil de realizar con precisión. Para estimar la media yla desviación estándar con precisión se tendría, de hecho, que muestrear la

y el tamaño de muestra necesario es:

Si el nivel de confianza permanece al 95 por ciento [valor z = 1.96),pero el estimado de intervalo aceptable es puesto a 0.01, el error estándarde la proporción es:

,y el tamaño de muestra necesario es:

'.

,-a1,z

Idel in

vel detamarvalo a(con I

5.00= 2.05 = 2.44

7. Se determina el tamaño de muestra necesario, n, de la manera siguiente:

1. Se determina que se estará buscando la media de la cantidad de dóla-res de las órdenes sobre anaqueles.

2. Se localizan copias de fOlmas de órdenes de los seis meses pasados.3. Se examinan algunas de las formas de órdenes y se concluye que el

promedio de las órdenes es cercano a $1,500, con una desviaci6estándar, s, de cerca de $100.

4. Se toma una decisión subjetiva de que el estimado de intervalo aceptable será de $5.00.

5. Se escoge un nivel de confianza de 96 por ciento. Se busca el coeficiente de confianza (valor z) en la figura 4.2. El valor z es igual'a 2.05

6. Se calcula cri, de la manera siguiente:

población. Esto es, por supuesto, un problema, debido a que el analista desistemas no sabe qué es lo que es primero. Por consecuencia, no es necesa-rio saber con precisión cuáles son la media y la desviación estándar. Serásuficiente una estimación razonable.

La importancia de la estimación de la media y la desviación estándarse hace obvia cuando se trata de poner el estimado de intervalo aceptable.Supongamos que se pide que se determine el promedio de ventas brutaspara una pequeña tienda de tarjetas de felicitación ($3,500 por semanal yde una dulcería grande ($70,000 por semana]. Un estimado de intervalo de-seado de $350 para la pequeIia tienda sería inadecuado para la dulceríagrande.

Lo que es más, la dispersión estimada es importante, debido a que en-tre más pequeña es la dispersión (medida por la desviación estándar] me-nor es el tamaño de muestra necesario. Por ejemplo, supongamos que seestuviera tratando de determinar la edad promedio de los compradores dediscos compactos. Si se tomara la suposición de que cualquiera de 10 a 100años de edad compra discos compactos, se necesitaría un tamaIio de mues-tra muy grande. Sin embargo, si se estima que, por lo general, las edades delos compradores de discos compactos están entre 13 y 23, se puede salir alpaso con un tamaño de muestra mucho más pequeño.

Las fórmulas para determinar el tamaño de muestra necesario para lasvariables son diferentes de las fórmulas para los datos de atributos. Debidoa que el analista de sistemas debe tener más cuidado en la estimación de lamagnitud y dispersión de una variable.

EJEMPLO

Tomemos otro ejemplo de A. Semble Company para ilustrar la manerade encontrar el tamaño de muestra necesario para las variables. Aho.ra se pide que se determine la cantidad en dólares promedio de unaorden. Se está de acuerdo con esto y se ejecutan los siguientes pasos:

iz

PARTE 2:ANAuSIS DE LOSREQUERIMIENTOSDE INFORMACiÓN

86

CAPiTULO 4:MUESTREO E

INVESTIGACIÓN DEDATOS IMPRESOS

87

= 1.94

jz

= ..l.QQ... = 0.4882.05

= ( 100 r + 12.44

= 1680 + 1

= 1681

n = (~ r+ 1

= ( 100 r 10.488 += 41,992 + 1

n = ( ~i r + 1

= ( -1QQ. r + 11.94= 2,658

1tamaño de mueslra necesario es:

Si el nivel de confianza permanece al 96 por ciento [valor z = 2.05),eroel estimado de intervalo aceptable es puesto a $1.00. el error eslándarelamedia es:

Esto implica que la precisión al dólar será demasiado costosa en eluestreo,debido a que muestrear más de 41,000 de cualquier cosa. es ex-sivo.

DETERMINACIÓN DEL TAMAÑO DE MUESTRA CUANDO SE MUESTREANTOSCUAUTATIVOS. Una gran cantidad de información no puede ser ob-nidabuscando en archivos. Esa información puede ser obtenida en mejora entrevistando personas de la organización.Nohay fórmulas mágicas que ayuden al analista a determinar el tamaliouestra para las entrevistas. La variable relevante que determina a qué

lagentedebe entrevistar el analista de sistemas a fondo es el tiempo que sevauna enlrevista. Una verdadera entrevisla a fondo, y el seguimiento de

j

z5.002.58

~ltamai\o de muestra necesario es:

Por lo lanto, se muestreará 1,681 órdenes para determinar la mediadelimporte en dólares de las órdenes." Tal como sucede con el muestreo de datos de atributos, un mayor ni-¥~lde confianza. o un menor estimado de intervalo aceptable, requerirá un¡;unañode muestra más grande. Si manlenemos igual el estimado de inter-valoaceptable. pero incrementamos el nivel de confianza a 99 por cientoiconun valor z de 2.58), el enor estándar de la media es:

OPORTUNIDAD DE CONSULTA 4. t

ésta, consume demasiado tiempo, tanto para el entrevistador como Rparticipante.

Una buena regla empírica es entrevislar al menos a tres persacada nivel de la organización y al menos a una de cada una' de 1funcionales de la organización (lal como se describe en el capítulocuerde también que no se tiene que enlrevislar a más personas ;iml1le porque la organización sea más grande. Si la mueslra eslratifirealiza correctamente, un pequeI10 número de personas representarcuadamente a la organización complela. t

T

TIPOS DE INFORMACiÓN BUSCADA EN LA INVESTIG• ~ B

El analisla de sistemas busca hechos y cifras, información,finautextos organizacionales y tipos de documentos y problema~mueslreo e investigación de datos relevanles, lal como .emuegura 4.3 ..Los dalas relevanles acumulados en regislros propor, .

Atrapar una muestra"¿Reales o imitaciones? ¿Imitaciones o reales? U Sylva lo mira furtivamente y comienza a inte-

¿Quién lo habria pensado hace cinco años?" grita rrumpirlo, "Pero eso lIeverá meses y las comprasSam Pelt, un peletero que es dueño de tiendas en pueden caerse, a menos de que sepamos prontoNueva York, Washington, D.C., Beverly Hills y qué hay que hacer".Copenhagen.Sylva Foxx, una analista de sistemas Continúa Pelt, "No me importa cuánto tiem-que tiene su propia empresa de consultoría, está ---- po se lleve si obtengo las respuestas correctas.platicando con Sam por primera vez. Actualmente, P Pero tienen que ser las correctas. El no saber cómo& P,lid. (que significa Pelt and Pelt's son) está usan- resolver este dilema acerca de las pieles de imitacióndo un sistema de microcomputadora que da soporte me está haciendo sentir como un leopardo sin susa un paquete de software para una lista de correo de manchas".clientes seieccionados, cuentas por pagar, por cobrar, Sylva habla con Sam Pelt más tiempo y luego ter-y nómina. mina la entrevista diciendo, "Platicaré todo esto con

Sam está interesado en tomar algunas decisiones los demás analistas en la oficina y le haré saber nues-estratégicas que, a final de cuentas, tengan efecto en tras conclusiones. Creo que podemos tomar ventajalas mercancias compradas para sus cuatro tiendas de sobre los demás peleteros si usamos a la compulado-pieles. Él siente que aunque la computadora puede ra para ayudarnos a muestrear opiniones, en vez deayudar, también hay otros enfoques que considerar. atrapar a clientes no recelosos para que den su opi-

Continúa Sam, "Pienso que deberíamos hablar con nión. Pero le haré saber lo que dicen. Esto es muchocada uno de los clientes cuando llegan a la puerta. más seguro, si podemos muestrear y no hablar conSaber su opinión. Usted sabe que algunos de ellos no todo mundo antes de tomar una decisión, cada abri-están de acuerdo con usar pieles de especies en pe- go que venda llevará un hilo de plata".Iigro de extinción. Tienen una mentalidad ecologista. Siendo usted uno de los analista de sistemas quePrefieren la imitación a la realidad, si así pueden sal- es parte de la empresa de Sylva Foxx, sugiera algu-val' a un animal bebé. Algunos hasta prefieren las imi- nas formas en que Sam Pelt pueda usar el pequeñotaciones, les dicen 'pieles divertidas". Y puedo cobrar sislema de cómputo que liene para muestrear adecuacasi lo mismo por una buena imitación. damente las opiniones de sus clientes, gerentes d

'Pero es una proposición muy vaga. Si me alejo tienda, compradores y todos los demás que crea qumucho de mis proveedores de pieles, tal vez no pue- sean instrumentados para tomar la decisión estratégida obtener lo que quiera cuando lo necesite. Ellos ven ca en relación con la adquisición de pieles de imitacióa las gentes con pieles de imitación, como orugas, en lo que siempre ha sido una tienda de pieles reiPeores que las polillasl Si trato con ellos, las gentes les. Sugiera un tipo de muestra para cada grupo y jusde las pieles reales tal vez ya no me hablen. Ellos pue- liflquelo. Las restricciones a las que está sujeden ser animales. Por otro lado, me siento extraño incluyen la necesidad de actuar rápidamente, paramostrando imitaciones en mis tiendas. Durante todos seguir siendo competitivo, la necesidad de canseestos años nos hemos enorgullecido de tener sola- un perfil bajo para que los pelele ros compelidoresmenteartículos genuinos". se den cuenta de la recolección de hechos y la n

ContinúaSam,en un monólogocasi continuo, "Tam- sidad de mantener los costos de recopilación dbiénquieroplaticarcon cada uno de los empleados'. tos a un nivel razonable.

PARTg 2:ANÁLISIS DI' LOSRgQUgRIMmNTOSDE INmRMAclóN

88

aci6n que no puede ser obtenida por medio de otros métodos, tales comoasentrevistas o la observación.

Aunque los datos relevantes son producidos por la organización comoproducto genérico, muy similar al material "a quien corresponda", ellista de sistemas necesita recordar que el significado que se toma de lostos relevantes es construido personalmente por los miembros de la orga-'zaci6n. Por lo tanto. llega a ser importante preguntar para quién fueronreducidos originalmente los documentos y por qué han sido conservados.u otras palabras. se necesita comprender el papel del documento en lascesidades de la organización. Por lo general, las organizaciones bien do-entadas pueden ser más rígidas que los negocios con menos documen-

ci6n, debido a que la documentación puede funcionar para crear untrol centralizado de una vía.El analista también necesita estar consciente de que los documentos

una organización pueden servir como mensajes persuasivos, debido aproporcionan información acerca de cómo se espera que se comportenersonas. También se desprende que el cambio organizacional se facili-ediante el cambio de documentos.

os~e~atos illlpresosuConneel analista de sistemas trabaja para comprender a la organizaciónus requerimientos de información. llega a ser importante el examen dentes tipos de datos impresos que proporcionan información que no seentra disponible por ningún otro método de recopilación de datos. Loss impresos revelan dónde ha estado la organización y hacia dóndesus miembros que está yendo. El analista necesita examinar los datosesos. tanto cuantitativa como cualitativamente, para ensamblar unagenprecisa.

iANÁLISISDEDOCUMENTOSCUANTITATIVOS.Se dispone de una varie-de documentos cuantitativos para su interpretación en cualquier nego-stas incluyen reportes usados para la toma de decisiones. reportes de

empeño y diversas formas. Todos estos documentos tienen un objetivoifíco y una audiencia hacia la que están dirigidos.

Reportes usados para la loma de decisiones. Un analista de sistemassilaobtener algunos de los documentos que son usados para el desem-

FIGURA 4.3Tipos de información

buscada en lainvestigación.

CAPíTULO4:MUESTREOE

INVESTlGóCIÓNDEDATOSIMPRESOS

89

Elre~detleNmpe~o mu~tnlmeWl5 ...

Cantidad Cantidadporcenl~e Cantidad enSemana de lotes de lotes exceso de la

producidos rechazados rechaza o mela de15%

212 245 19 7.8 2.82.'.l 229 19 8.3 3.32116 219 14 6.3 1.32123 252 13 5.2 0.23/2 245 13 5.3 0.3319 2611 13 5.0 000

3116 275 14 5.1 0.13/23 260 13 5.0 00 o

3130 260 13 5.0 000

4/6 244 12 4.9 000

4/13 242 11 4.9 000

4120 249 11 4.4 00 o

4127 I 249 11 4.4 00 o

••• indican que se satisface o excede la meta del 5%

"-\'r tendencJ"'5.

Reportes de desempeño. La mayoría de los reportes de desemp,toman la forma general de desempeño actual contra el programado.función importante de los reportes de desempeño es valorar el tamaño ijdiferencia entre el desempeño actual y el pretendido. Es también ¡mpote ser capaz de determinar si la brecha se está ampliando o acortando.tendencia general en cualquier desempel10 que esté siendo medido.gura 4.4 muestra una clara mejora en el desempel10 de ventas a lo laseis meses. El analista querrá hacer notar si la medida de desémpeencuentra disponible y es adecuada para las áreas organizacionalportantes. ,

IRegistros. Los registros proporcionan actualizaciones periódic

que está sucediendo en el negocio. Si el registro es actualizado en fariódica por un registrador cuidadoso, puede proporcionar mucha ición al analista. La figura 4.5 es un registro de pago terminado manu

peño del negocio. Estos documentos son frecuentemente reportes en papelcon relación al estado del inventario, las ventas o la producción. Muchode estos reportes no son complejos, sino que sirven principalmente can!retroalimentación para una acción rápida. Por ejemplo, un reporte de ventapuede resumir la cantidad vendida y el tipo de venta. Adicionalmente,loreportes de ventas pueden incluir salida gráfica que compare las gananciay el ingreso a lo largo de un mimero dado de periodos. Esto permi!~tomador de decisiones identificar fácilmente las tendencias.

Los reportes de producción incluyen costos recientes, inventario atual, mano de obra reciente e información de la planta. Más allá de esreportes principales, los tomadores de decisiones usan muchos reporteresumen para proporcionar información de fondo, resaltar excepcioa sucesos normales y hacer frente a vistas estratégicas de planes 'organcionales.

PARTE 2:ANAuSIS DE LOSREQUERIMIENTOSDE INFORMACiÓN

90

FIGURA 4.4Un reporte de desempeñoque muestra mejoras enventas.

CÁpfTULO 4:MUESTREO E

INVESTIGACiÓN DEDATOS IMPRESOS

91

FIGURA 4.5Un registro de pagollenado en forma

manual.

1

•••eeoe

15.00121.:52

'"'nW"""14M,v

\ 1"

1

8u~'lueoportun¡dade~para mejorar eldie.ef'lo.

Oli'l":'crve lu~areeJdonde la compu-tadoróll puedeelmplíficar el

"u8'pajO.

mIsmo Úil,

NOMBRE Ken

••••• lIonlI s.o-- 1Jno. '1700 'IIM "m~-IoCJI_", •• __ •• '_CoI'll

~/""la" 202 115 44.lI> 25'0/ •• 910

-'06 -ltl'i

-,." 212.

~--. .--J", 1", 'C6642'DI, <n/~.', ./, 10935-',,"4 11200.~,.

1

ClH/S9.16-..alMOProrr.uoHIS """" •••.Ú'<.odO hacia~i6n

de'de

lV. 'D/ MOl

Revisión de errores en cantidades y lotales.Búsqueda de oportunidades para mejorar el diseño de forma de regis-Ira.Observación de la cantidad y tipo de transacciones.Observar situaciones en donde la computadora pueda simplificar eltrabajo (esto es. cálculos y otros manejos de datos).

1-- --.

~NOMBRE DEL PROYECTO OAK.FC , 562 fiRMA

RENTAPOTENCIAL 1175,1) _ ~ PRORRATEO

==1=:~1:::1M;1~tIt<I~ITV:. ::- =1 ~ ~~1112911=- CIII I ::../ffil 1'6 I I 910 ~. ~.I 4 ~>O

200 115 ~ •. 31.M

RffiGfRj[lPAOO:Tc:t3117SOoat~.90 PAGO INICIAl TOTAlREOUERIOO:

Formas para captura de dalas. Antes de ponerse <! cambiar el fiujoinformación de la organización. se necesita ser capaz de comprender el

. lematal como se encuentra actualmente. Usted, o algún miembro de suuipo, tal vez quiera recolectar y catalogar una copia en blanco de cadaa (oficiala no oficia!) que se encuentre en uso. (Algunos negocios tie-

nuna persona que ya está encargada de la administración de las formasHuepodrá ser la primera fuenle para las formas que están en uso.)Las formas en blanco, junio con sus instrucciones para ser llenadas y

. tribuidas, pueden ser comparadas con las formas que han sido llenadasversi cualquier concepto de datos es permanentemente dejado en blancolasformas, si las gentes que se snpone deben recibir las formas, de hechobtienen. y si siguen procedimientos estándares para el uso, almacena-enloy eliminación de ellas.

euna renta de apartamentos. Observe que hay varias formas en que elalista puede inspeccionar. un registro. incluyendo:

l.Relllmenu&el nec;¡;~iUi

el total7

"--

cuartos de lujoPintas premiumCuartos prem;um -

PinaManzanaPlátanoTutilrutiFrambuesaLimón

" d I Gerente de oroductos lácteosimctales e

Total de cajas solicitadas -

u!l formll. ~nooficl.ler: "p"recenpar'" eimplificar elpn:*lema.

HeladOS

Pinta de luio1n galoneS de luioSk\nny Minnies

Solicitado por(número de empleado)Razones del agotamiento

NúmerO de ruta ----Número de choler' -: Cho1er_

Tienda_ Fecha_Calas necesariasProductoauotado _

Yogurt

NaturalVainillaOmaznoArándanoMOI1l

fresa

Entera2%1%DescremadaJOCOQueChocolate

rtidoGJ:~~¿~"i~~slácteosagotadosOrdende resu Númerodelatienda-

Nombredelatienda_Fecha_ concepto.Concepto cajas solicitado calassolicitadO

) Leche (cuartos)Leche (medios galonesEntera2%1%DescremadaJocoQueChocolate

1. Recolecte ejemplos de ladas las formas en uso, ya sea que esti!badas oficialmente por el negocio o no (formas oficiales eontrilegales).

2. Observe el tipo de forma (ya sea que sea impresa en casa, emano, generada por computadora en casa, impresa y compradanamente, etc.).

3. Documente el patrón de distribución pretendido.4. Compare el patrón de distribución pretendido con quien d

cibe la forma. : ,

Aunque este procedimiento requiere de tiempo, es útil. Otro;¡muestrear las formas d~ captura de datos que ya han sido 11e

Esta es la manera de proceder cuando se crea un catálogo de fapara que ayude a comprender el flujo de información actualmente een el negocio:


92

FIGURA 4.6Preguntas a elaborar acercade formas oficiales y nooficiales que ya estánarchivadas.

CAPfTULO 4:MUESTREO E


93

Los datos o la información no fluyen como se pretende (los recibe de-masiada gente, muy poca gente, o las personas a quien no toca).Cuellos de botella en el procesamiento de las formas da como resulta.do trabajo retrasado o detenido.

• J J •

Una rosa flor cualquier otro nombre ..., o cali~ao ~ no canti~a~r ~ue tenemos todo lo que necesitamos. U atacar algún nuevo territorio dentro de poco",estreado los estados financieros, las cifras continúa Seymour, pintando una imagen colorde

entas para cada sucursal, los desperdicios de rosa del futuro de Fields. "Estoy de acuerdo",tienda, tenemos todo. Con todas estas cifras dice Rod. "Cuando termine mi análisis de es-massercapacesde imaginarnoscómoman. tas cifras", dice, indicando una gran pila de

e a Fieldsen el negocio o, al menos, al frente ~--- materialque ha desenterrado de las oficinas denegocio de florería. tiasta podemos mostrarle a campo de Fields, "podremos darlos".mour Fields mismo como este nuevo sistema de Tres semanas después, Rod regresa a Clay con unputadorapuede hacer que todo esto suceda", dice comentario pesimista. "Nosé qué hacer con todo esto.Golden, un analista de sistemas junior que tra- Nopuedo ver loque está causando que crezca la com-

'a para un grupo de consultoría de tamaño me- pañía o cómo es administrada. Se han estado expan-10. - diendo. pero he estado obselVando todas estas cifras

empresa, bajo la supelVisión de su analista de y hasta ahora no encuentro nada que tenga sentido".temasprincipal,Clay Potts, ha estado trabajando en Clay lo escucha muy interesado y luego dice. "Meproyectode sistemas para la cadena completa de has dado el germen de una idea. Lo que necesitamosince florerías exitosas y el mercado de flores de in- es una polinización cruzada, una bocanada de aire'or llamado Fields. Cada una de tres ciudades del fresco. Necesitamos cavar un poco más hondo. ¿Exa-ediooeste tiene cinco expendios de Fields. minaste otras cosas aparte del punto esencial?""Aunqueahora es simplemente una empresa con Rod se sorprende y responde "No, qué quieres

uy buen comienzo, eventualmente queremos que decir?"zca con ramificaciones en media docena de esta- ¿Cómo puede Clay Potts explicar con tacto a RodS:. dice Seymour Fields, el propietario. "Quiero co- Golden que el examen cualitativo. así como el cuanti-har los beneficios de toda la felicidad que hemos tativo. de los documentos debe ser importante para

mbrado.Creo que podemos hacerlo jugando con mi proporcionar una valoración precisa del potencial detuiciónacerca de cuái es el mejor tiempo para com- Fields para hacer una empresa más fructífera? ¿Cuá-rarfloresen cada mercado europeo del que compra- les son algunos documentos específicos que debes y luegodebemos podar nuestras compras". leer? ¿Qué pasos específicos debe seguir Rod para"Alo largode los tres años pasados he escrito gran la evaluación de documentos cualitativos obtenidos de

cantidadde memorándums a nuestros administrado- Fields? ¿Cómo pueden ayudarle los documentos cua-s acerca de esto. Ellos también han escrito algunos lilativos en la presentación de un panorama generalenosde respuesta. Yocreo que estamos listos para del éxito de Fields?

alista debe recordar muchas cuestiones particulares, tal como se ilustrala figura 4.6. Ellas incluyen:

¿La forma está llena completamente? De no ser asf, ¿qué conceptoshan sido omitidos y si son permanentemente omitidos? ¿Por qué?¿Hay formas que nunca son usadas? ¿Por qué? (Revise el disefio y laadecuación de la forma para su función propuesta.]¿Son distribuidas todas las copias de las formas a las personas ade-cuadas o archivadas adecuadamente? De no ser asr, ¿por qué no?¿Son usadas las formas "no oficiales" regularmente? (Su uso puedeindicar un problema en los procedimientos estándares o puede indi-car batallas políticas dentro de la organización.]

Se pueden aprender muchas cosas acerca del flujo de informaciónuna organización mediante el examen de las formas que usan. Algunos des signos a observar pueden ser sintomáticos de problemas mayores inclu.endo:

Operadores de computadoradel turno nocturnoS.Leep, Gerente nocturno2115/95Fiesta de bienvenida esta noche

MEMORÁNOUM

Oe:Fecha:Tema:

Para:

1. Examine 105 documentos para claves o metáforas de lineamiento2. Busque referencias a los de casa y los exlrai'los, o una mentalidad

solros con Ira ellos", en 105documentos. .,3. Liste términos que caractericen el bien y el mal y aparezcan rep

mente en los documentos.4 Reconozca el sentido del humor en caso de estar presente.,

ICada lineamiento es explicado brevemente en los siguientes p

Los lineamientos deben ser vistos como una forma para iniciar la in

. . d evos operadores de computadora deEs un placer dar la blenv.emda a os nu ro Que a ellosJes gustará!t.1báiar11.7, .1wyla Tine y Al Kmgth. Estoy sea~oshace sentirnos como -na gran3QUI. Esta do ¡untos en la madrugada otos de descanso de esta noche Quefamllia feliz. Re~uerde,para sus ~om~mida. Ay'(Jdense~stedesmismQ} en elalgunos de la tnpulaClón han tr~ld~6cde descanso Y sean bienvenidOsbanquete Que encontrarán en e S3 ntlan. Twyla y Al.

ANÁLISISDEDOCUMENTOSCUALITATIVOS.Muchos documentos qcirculan dentro de las organizaciones no son cuantiIativos. Aunque 1documentos cualitativos tal vez no sigan una forma predeterminada. el ansis de ellos es crítico para la comprensión de la manera en que 105miemlide la organización engranan. en el proceso o en la organización. Los domenlos cualitativos incluyen memorándums. consignas en tablero" de ncias y en áreas de Irabajo, manuales de procedimientos y manualespolflica. Muchos de estos documenlos son ricos para revelar las expeetvas del comportamiento de otros y de lo que pretendieron sus escritore

Aunque muchos analistas de sistemas sienten temor acerca delsis de documeiltos cualiIativos. no tiene por qué ser. Varios lineaIÍlieque pueden ayudar a los analistas a tomar un enfoque sistemático p~rti po de análisis son:

3. La duplicación innecesaria de trabajo sucede debido a que 105 em,pleados no están enterados/le que la información ya se encuentra enexistencia o en otra formaque ellos no reciben.

4. A los empleados les falta comprensión acerca de la interrelación deflujo de información (esto es. no saben que la salida de su trabajo sirve como entrada para otra persona).

PARTE2:ANÁLISISDELOSREQUERIMIENTOSDEINFORMACIÓN94

FIGURA 4.7El análisis de losmemorándumsproporciona perspicaciasobre las metáforas queguían el pensamiento de laorganización.

MEMORANOUMTodoS los gerentes de departamento

Para: Phil Baskett,GerentegeneralDe: Recolección de papelrema: . I d ••qué

. . a a areci6 el tema senslb e e .•En nuestra última reunión a mV~1t~~i~~O~a~lertamenteser "ratas de ca.~aahorrar". Muchos de usted~S~o~d~salida.por si alguna vez se nec;sl ~.almacenand todOS-os pe ac deberá pensar antes de ~uarar.lo que hay que hacer ahora es qU~os~emuchas de sus oficinas. Y ~áSmonstruo de papel se 11aa~o.dera Me rehusO a autorizar CUalq~leralmacenamiento es demaSlad\~ar~~sla mayorla de las secretanas de IO~esdesembolso adicional para are "ve d~ correspondencia importante. repodepartamentos conselVan arChlVo~ en la computadora. Por lo tanto, 1\0,memorándums oficiales. Y más ay I uarda usted debe tirarlo.

y " cama Y si su secretana o Qsean ratas:ue '11'

laci6n de documentos cualitativos. Ciertamente, hay otros enfoques quevanmás allá en el análisis de lo que es necesario para los objetivos delanalista de sistemas.

La examinación de los documentos buscando claves o metáforas indi-cativas se realiza debido a que el lenguaje da forma al comportamiento y,por lo tanto. las metáforas que empleamos son críticas. Por ejemplo, unaorganizaciónque trata.sobre los empleados como "parte de una gran máquina.'o"dientes en un engrane" puede estar lomando una visión mecanicista delaorganizaci6n. Observe que la metáfora indicativa en el memorándum de lafigura4.7 es "Somos una gran familia feliz". El analista puede usar esta in-formación para predecir el tipo de metáforas que serán persuasivas en laerganizaci6n, as! como comprender cómo puede ser caraclerizado metaf6-'camenteun nuevo sistema.Cuando el analista encuentra un lenguaje que incita a un grupo o de-

partamento contra otro, o pone al negocio como un todo en contra de losompetidores, es posible comprender más claramente la polftica que existe.Obviamente, si un departamento está batallando contra otro, puede ser im-posible obtener su cooperación en un proyecto de sistema hasta que laspolíticas sean resueltas en forma satisfactoria. Siguiendo la misma idea, siel negocio es ferozmente competitivo en sus observaciones acerca de otras~mpresasde la industria, parte del empuje para el proyecto de sislema pue-devenir del querer mantener una ventaja competitiva.

El listar los términos encontrados en documentos cualitativos que ca-ractericen acciones, eventos o grupos, bien o mal, permite al analista verjo que es considerado como bueno en el negocio y lo que es malo o equivo-ado. Este conocimiento permite percibir los valores con los que el grupo~stácasado. Por ejemplo, si la acumulación de informaci6n sin raz6n apa-rente se describe en términos negativos, tal como se muestra en la figuraj.8, entonces el analista querrá asegurarse de que la salida del sistema seansadade hecho y no sea acumulada s610 "por si se ofrece".

FIGURA 4.8El análisis de los

memorándums revelavalores, actitudes y

creencias de los miembrosde la organizaci6n en

relación con el uso de lainformación.

CAPITULO 4:MUESTREO E


95

•m~~1]@!W)•CONSULTA

ATUCENTRAL DE

INFORMACiÓN

¡NUESTROSCLIENTES SONlOS MEJOlle.E5DEL MUNDOI

Memorándums. Siempre que sea posible. los analistas debetrear los memorándums que se envían en el interior del negocio. Sbargo. algunas veces los memorándums no son conservados o solales pone a disposición de aquellos que "necesitan saber". tal comonido en la política organizacionaI. junto con los cuatro elementores. el analista también debe considerar quién envía los memor'quién los recibe. Típicamente. la mayoría de la informaoión 11'abajo y en forma horizontal. en vez de hacia arriba. en las orgaLos memorándums revelan un diálogo vivo y continuo en'lá'orEl análisis del contenido de los memorándums proporcionaMude los valores. actitudes y creencias de los miembros de la 'Ol~a

IEl cuarto lineamiento motiva al analista a reCO¡lOCerla existencl

uno o varios sentidos del humor en documentos cualitativos de la Ofzación. El valorar el uso del humor proporciona un barómetro rápidociso de muchas variables de la organización. incluyendo a qué subcpertenece una persona y qué tipo de moral existe. Por ejemplo. losbros de la organización conservadores y tradicionalistas tienden 8Jrchistes de fórmula con un inicio. parte media y final punzante. Laque son más sensibles a las necesidades de comunicación de los demden a relatar historias anecdóticas y humorísticas que son autodenigAdicionalmente. si la moral es baja. el humor "negro" o "patibulario" tiser una forma común de enfrentarse con las incertidumbres orgamnales. .


96

FIGURA 4.9Las consignas que secolocan revelan la culturaoficial de la organización.

Pag.7



97

FIGURA 4.10Los manuales de

política proporcionanpistas sobre la formade comportamiento

prescrita en laorganización.Manual de pollllca de Vepco Compute,

Sección 9Salida de Mlcrocompulador" del Local

dos saquen por la nocheSe permite Que I~Semplea utadoras portátileS Que se

9,1 algunaS de las mlc~ocom.p I endo las computadoras,dispombles, mc uy

encuentran d' o Y algún so1tware,unidades de ISC

. depósito para cada parte de9.1.1 Se requiere uttnwarenue se saque. al

equipo o so ..•. \ cajero de persaoEl depósUo puede hacerse a .

9.1.2 sobre la salida de equIpo.

Sección 8Procedimiento de los s8"lelos de cómputo ..

m leados para seMelOS d~'Todas las peticiones de ~oseb ~oel Centro de In1ormacl6n

8.1 computadora Que no calgal" e~~epor escrito alnviadas 10rma m 'ódeben ser e . de IntormaCl n.Departamento de SIstemas Pao.8

8.2 Solamente los empleados autorizados pueden enviar

sollci\udes. . . d beo estar en las tormas, .B2 1 Las soliCitudes e . l' I techa de SOliCitud.. ' d y deben InCUlf a d Iadecua as ón de la sollcitu Y a

número de emplea~o,faz trizado.tirma de un supervIsor au o

licitudes siguen un orden Y son83 Cuando se envlan, las so 'meras llegadas, primeras. atendidascon baseen pn I

atendidas. . efe adecuado por el personal de8 3 1 Cuando se consld solicitud le puede ser. . Departamento SI. a un~URGEN1E". que permite

otorgado el estado de. da inmediatamente y seque \a SO\;citU.dds~ad:e~~~aeraren la tila.evite la necesl a

Consignas en un tablero de noticias o en áreas de trabajo. Aunque lasonsignaspueden parecer incidentales a lo que está sucediendo en la orga-'zación. sirven como reforzadores sutiles de los valores de quienes losen, tal como se muestra en la figura 4.9. Consignas tales como "La cali-ades para siempre" o "La seguridad es primero" dan al analista un senti-iento de la cultura organizacional oficial. También' es instructivo notar

haciaquién están dirigidas las consignas y encontrar por medio de entre-.istes si los miembros de la organización son responsables para actuar so-re la información mostrada.

Desventajas del uso de datos archivados

• Existe incertidumbre si los dalos sonsolamente un subconjunto de los dalosoriginales

• Los registros que sobreviven puede ser queno sean los más importantes o significativos

• Pueden tener ascendencias. debido a quealguien d c¡d~ riginalmente lo que habla querctüvar... I

VenIal"delusodedatosarchIvados

• los documentos archivados ya fueronpagados por alguien más

• los datos no son cambiados, debido a Queel productor no está conscientede que está siendo estudiado

Manuales de política. El último tipo de documento cualitativo quconsideramos es el manual de política. Aunque estos documentos cubretípicamente áreas amplias del comportamiento de los empleados y la compI1ía,se puede estar relacionado primariamente con aquellos que establepolíticas acerca de servicios, uso, acceso y cambios relativos a corniltación.

Las políticas son grandes lineamientos que hablan del ideal de laganización sobre la manera en que deben comportarse los miembros pomismos para lograr objetivos estratégicos, tal como se muestra en 1gura 4.10. Nuevamente, puede ser que los miembros no estén conscientespolíticas particulares, o las políticas puedan ser hechas a un lado intennalmente en aras de eficiencia o simplicidad. Sin embargo, el examepolíticas permite que el analista de sistemas obtenga la conciencia dvalores, actitudes y creencias que están guiando a la corporación.

-------

Recopilación De Datos a partir De Documentos arcbivaDosMuchos de los datos, tanto cuantitativos como cualitativos, que ustedsitará no estarán en uso actual. En vez de ello estarán guardados envos de algún tipo. Algún material se guarda debido a reglamentacgubernamentales, otro debido a prácticas de contabilidad y otro dque al negocio lo ha solicitado anteriormente y que produzca infohistórica. , •

Ejemplos de datos archivados que pueden ser de interéanalista de sistemas incluyen registros actuariales, presupuestos y;de ventas. Una característica común que comparten todos'los datovados es que su recolección fue pagada por alguien diferente' al an

Manuales. Otros documentos cuallIativos que el anallsta debe exami-nar son los manuales organizacionales, incluyendo los manuales para losprocedimienIos de operación de computadora. Los manuales deben ser anall-zados siguiendo los cuatro lineamientos mencionados anterionnente. A losescritores de manuales se les permite más elaboración para desarrollar unpunto que lo que es acordado típicamente en los memorándums o consig-nas puestas. Recuerde que los manuales son el "ideal", la forma en que seespera que se comporten las máquinas y personas. La examinación siste-mática de manuales le dará una imagen de la forma en que las cosas debie-ran pasar. Es importante recordar que los manuales rara vez se mantienenactualizados y que muchas veces son relegados a un librero y no son usa-dos. Revise para ver si los manuales que está buscando son actuales y si sellevan a cabo o no.


98

FIGURA 4.11Ventajas y desventajasdel uso de datosarchivados por elanalista de sistemas.

Una de las desventajasdel uso de dalas

archivados es que losdatos pueden ser

imporlantes solamentepara aquel que

originalmente los guardó."Esladísticas no tan

vitales" de UnscientiflcAmericans por Roz Chast.

Copyright 1978. 1979.1980.1981.1982 por Roz

Chast. Reimpreso conpermiso de Doubleday &

Company. Inc.



99

..fF.':t'l.'\'::.:2

Memo ha estudiadofrancés tre5 año~

El vestido tiene172 mota6

Eete fraecoe6 de 8112x4"

Fragmente los datos en subclases y haga revisiones cruzadas para re-ducir errores.Compare reportes sobre el mismo fenómeno por diferentes analistas(o tal vez hasta por alguien de dentro de la organización).Dése cuenta de la ascendencia inherente asociada con las decisionesoriginales para archivar, conservar y/o destruir reportes.Use otros métodos, tales como las entrevistas y la observación. paracompletar su imagen organizacional y proporcionar una revisión cru-zada.

Islemas.Esto puede o no infiuenciar el contenido. pero como resultado losalosarchivados son una fuente de información de relativo bajo costo. Otraeniajade los datos archivados es que no hay cambio abierto de los datos.ebidoa que su productor no está consciente de que está siendo estudiado.Una desventaja del uso de datos archivados es que el analista puede

ner incertidumbre acerca de su significado si solamente existe unubconjunto limitado de los datos originalmente creados. Otra desventajaeluso de dalas archivados es que los registros que sobreviven (o que al-uiendecidió conservar) pueden no ser los más importantes o significati-os.Una lercera desventaja del uso de datos archivados es que hay unacendencia integrada. debido a que alguien ha decidido, por la razón queere,archivar los datos originales, así como conservar algunos datos y noIros.Adicionalmente. es difícil obtener nuevos datos de las mismas mues-s o equivalentes. Las ventajas y desventajas del uso de datos archivadosresumen en la figura 4.11.Aun con todas las precauciones anteriores, hay algunos lineamientos

uepueden hacer valiosa la recopilación de datos archivados. Ellos son:

PALABRAS Y CONCEPTOS IMPORTANTES

RESUMEN

E910

11

1

datos de atributo hestimado de intervalo acenivel de confianzavariables ~dispersióndatos relevantesdatos cuantitativosdatos cualitativosdocumentos archivados

muestreopoblación de muestramuestra de convenienciamuestra intencionadamuestra aleatoria simplemuestra aleatoria complejamuestreo sistemáticomuestreo estratificadomuestreo aglomerado

PREGUNTAS DE REPASO

El proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos deuna población es llamado muestreo. El objeto del muestreo es seleccionar yestudiar documentos, tales como facturas, reportes de ventas y memorán-dums, o tal vez seleccionar y entrevistar, dar cuestionarios u observar amiembros de la organización. El muestreo puede reducir costos, velocidadde recolección de datos, hacer potencialmente que el estudio sea más efec-tivo y posiblemente reducir la ascendencia en el estudio.

Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos en el disefio de unabuena muestra. Primero, se tiene la necesidad de determinar la poblaciónmisma. Segundo, se debe decidir el tipo de muestra. Tercero, se debe calculareltamafio de muestra. Por último, se deben planear los datos que necesitanser recolectados o descritos.

Los tipos de muestras útiles para un analista de sistemas son: de con.veniencia, intencionada, aleatoria simple y aleatoria compleja. El últimotipo incluye las subcategorías de muestreo sistemático y muestreoestratificado. Hay varios lineamientos a seguir para la determinación deltamafio de muestra. El analista de sistemas puede hacer una decisión sub-jetiva en relación con el estimado de intervalo aceptable. Luego se selecciona UDnivel de confianza y puede ser calculado el tamafio de muestra necesario.

El analista de sistemas necesita investigar datos relevantes, incluyendo reportes, documentos, estados financieros, manuales de procedimientosy memorándums. Los datos relevantes muestran dónde ha estado la organ'zación y hacia dónde creen sus miembros que está yendo. Es necesario qsean analizados documentos cuantitativos y cualitativos. Debido a que 1documentos son mensajes persuasivos, debe ser reconocido que el cabiarlos también puede cambiar a la organización, '

Hay muchas formas de analizar documentos cuantitativos y cuahtivos. Sin embargo, es importante recordar que la investigación de los daarchivados tiene ventajas y desventajas. Debido a que muchas de lasventajas pueden ser superadas, vale la pena la investigación de' are

1

lu

1, Defina lo que significa muestreo.2, Liste cuatro razones por las cuales el analista de sistem

muestrear datos o seleccionar personas representativasvistar.

3. ¿Cuáles son los cuatro pasos a seguir para disefiar una bue4. Dé un ejemplo de una muestra de conveniencia.5, Defina lo que significa tomar una muestra intencionada.

PARTE 2:ANÁLlStS DE LOSREQUERIMIENTOSDE INFORMACiÓN

100

~. ¿Por qué con frecuencia, no es práctico usar una muestra aleatoriasimple para el muestreo de documentos y reportes?Liste los tres enfoques del muestreo aleatorio complejo.Defina lo que significa la estratificación de muestras.Dé un ejemplo de datos de atribulo.¿Qué cambios pueden causar que el analista use un tamaño de mues-tra más grande cuando muestrea por atributos?¿En qué forma difiere la determinación del tamaño de muestra paralas variablesles con respecto a la determinación del lamaño de mues-tra para los datos de atributo?¿Qué.efecto sobre el tamaño de muestra causa el uso de un nivel deconfianza mayor cuando se muestrean datos de atributo?¿Cuál es la variable predominante que determina qué tantas personasdebe entrevistar a fondo el analista de sistemas?Liste lres de los documentos cuantitativos que el analista debe anali-zar cuando trate de comprender una organización.¿Cuáles son los cuatro lineamientos para el análisis sistemático dedocumentos cualitativos?¿Cuáles son las dos ventajas del uso de datos archivados como fuentepara comprender a la organización?¿Cuáles son cuatro desventajas del uso de datos archivados comofuente para comprender a la organización?

Dee Fektiv está encargado de investigar qué tantas formas están siendo.llenadas incorrectamente. Ella siente que cerca del 10 por ciento detodas las formas tienen un error.a. ¿Qué tan grande debe ser el tamaño de muestra que debe usar Dee

para que lenga una cerleza del 99 por ciento de que estará dentrodel 0.02 por ciento?Suponga que Dee aceptará un nivel de confianza del 95 por cientode que estará dentro del 0.02. ¿Cuál será ahora el tamaño de mues-tra de las formas?

A Rhea Fund se le ha pedido que determine la cantidad promediode rebajas enviadas por correo diariamente. Usted examina algunosregistros y cree que el promedio está cerca de 200, con una desviaciónestándar de 20. Se quiere estar más seguro, por lo que se decide haceruna muestra.

a. ¿Qué tan grande debe ser el tamaI10 de mueslra si se quiere teneruna certeza del 99 por cienlo de que la cifra estará a 5 de la media?¿Qué tan grande debe ser el tamaño de mueslra si se cambia ellf-mite de confianza a 95 por ciento?

Phil ¡llup. un miembro del grupo de análisis de sistemas de usted, hasido asignado a la tarea de entrevistar a miembros de la organizaciónpara el estudio de sistemas. La empresa, Fall Dack Industries, tienecinco niveles de administración. También, producción, contabilidad,ventas, sistemas, logística y aita gerencia son las áreas funcionalesque serán afectadas por el sistema propuesto. Cada nivel tiene cercade 40 personas. Producción tiene un total de 80 personas, contabili-dad tiene 35, ven las tiene 42, sistemas tiene 10 y logística tiene 28.Haycinco personas en alta gerencia.a. Diseñe una muestra de entrevistas para que Phil las siga en la se-

lección de a quién entrevistar. Justifique el por qué recomienda que

CAPíTULO 4:MUESTREO E


101

F AB1.IOB Registro de uso de la computadora.por em~l.eadosNo:'~~raayudar a nuestro personal use formato .de tiempo militar para

. reportar el registro y la despedida

Fecha actual6/12

Su contraseña:MYOB

Proyecto autorizadopor: JEK

Su nombre: JEK

Razón del proyecto:Asignaci6n

Nombre del Proyecto:ZEBRA

Registro Despedida:2:00 - 4020 PM

entreviste a la cantidad de personas que ha escogido. ¿Cuáles facto'res influenciaron su decisión?

b. Mientras esperaba que usted hiciera la muestra, Phi! decidi6 quepara estar en lugar seguro se saltaría el muestreo y entrevistaría a tQ'das las personas. En un párrafo, explfquele por qué no es acertadoque el equipo de análisis de sistemas no siga una estrategia,dmuestreo.

c. Al final Phi! le pregunta, si existe una regla rápida y directa sohrcuánta gente debe entrevistar en la organizaci6n. Si usted sabe unaindíquela. Si no hay, explique por qué no existe.

4. "Veo que tienes bastantes papeles ahí. ¿Qué tienes en ellos?", pregunta Belly Kant, cabeza de la fuerza de trabajo de.l MIS que es el grupde liga entre el grupo de sistemas de usted y la Sawder's FurnitureCompany. Usted está trasegando una gran cantidad de papeles cuando se prepara para salir del edificio."Bueno, tengo'algunos estados financieros, reportes de producéión

de los últimos seis meses y algunos reportes de desempei'io queSharon me dio y que tratan objetivos y el desempei'io del trabajo alargo de los últimos seis meses", responde mientras algunos de lospapeles caen al piso. "¿Por qué lo pregunta?" Belly Kant toma los papeles que usted tiene y los pone en el escritorio más cercano. "Dehida que usted no necesita nada de esta basura. Usted está aquí paracer una cosa y esa es hablar con nosotros, los usuarios. ApuestO'il

, ,usted no puede leer nada ahí que tenga caso". •a. La única forma para convencer a Belly Kant de la importanéia

'cada documento es decirle lo que está buscando en cada uno de'ell" Describa con brevedad cuál tipo de documento contribuye a

J •• , ,comprensi6n del negocio del analista de sistemas.


102

FIGURA 4.EXlLa idea de un usuariosobre la manera dellenar el registrode uso de computadora.



103

FIGURA 4.EXZUna segunda idea do otrousuario sobre la manerade llenar 01 registro deuso de computadora.

Fecha actualFEB.4

Su nombre:MIKEH.

Su contraseña:TOIL-ON

Proyecto autorizado por:

Razón del proyecto:7

Registro Despedida:9:15- 9:40

. Nombre del Proyecto:Z!>7f>

Mientras está hablando con BeUyse da cuenta de que, de hecho, nece-sita también otros documentos cualitativos. Liste cualquiera que hayafaltado.

Las figura 4.EXl y 4.EX2 son dos páginas llenas que componen un re.gistro grande del uso de la computadora que ha estado usando el ad.ministrador del centro de información:~. Analice la forma en que ha sido llenado el registro. Compare los

datos recolectados con los datos que el administrador de! centro deinformación pretende obtener de la forma. Liste las omisiones oerrores que han cometido los usuarios.¿A qué atribuye los problemas que está teniendo la gente para lle.nar el registro? Explique en una frase o dos las razones para cadaproblema que encuentre en la pregunta 5a.En un párrafo, explique por qué es importante examinar las formasque han sido llenadas, así como las blancas que están en uso.

Usted ha muestreado lo~ memorándums que han sido enviados a va-¡ios gerentes medios de Sawder's Furniture Company: que envía mo-biliario de tableros aglomerados [conslrúyalos usted mismo por todo,elpaís). Este es uno que repite un mensaje encontrado en otrosmemorálldums.Para: Sid, Ernie, Car! De: lmogeneAsunlo: accesorios de computadora/impresora Fecha: 11/10/88Mehe dado cuenta que he estado sosleniendo una guerra contra lassolicitudes de accesorios para computadora e impresora (discos flexi-bles, cintas de impresora, papel, etc.) que están fuera de proporcióncon lo que ha sido negociado en el presupuesto actual. Debido a quetodos nosotros somos buenos soldados aquí, espero que tome lo quediganuestro sargento de aprovisionamiento, que son cosas estándares.Por favor no haga "requisiciones de media noche" para prevenirse de


104

la escasez. Gracias por ser GI en este aspecto, esto hace que la batallasea más fácil para todos nosotros. .

a. ¿Qué metáforas están siendo usadas? Liste la metáfora predomi-nante y otras frases que se relacionan con ese tema.

b. Si usted encuentra evidencia repetida de este tipo de mensajes enmemorándums, ¿qué interpretaci6n les daría? Use un párrafo paraexplicarlo.

c. En un párrafo describa c6mo puede usar el grupo de análisis de sis-temas la informaci6n de los memorándums para dar forma a suproyecto de sistema para Sawder's.

d. Al hacer entrevistas con Sid, Ernie y Carl no ha habido ningunamenci6n de problemas con la obtenci6n de suficientes accesoriospara computadora e impresora. En un párrafo discuta por qué estosproblemas pueden no aparecer en las entrevistas y el valor del exa-men de memorándums además de las entrevistas.

7. "Este es el manual principal de política que hemos reunido a travésde los años para los usuarios de sistemas", dice Al Bookbinder, mien-tras le quita el polvo y se lo entrega en las manos. Al es un archivistade documentos del departamento de sistemas de Prechter andGumble, un gran fabricante de ayudas para la salud y la belleza."Todo usuario de cualquier parte del sistema necesita saber lo quehay en lo que yo llamo el Libro Azul. Quiero decir que ahí se encuen-tran todas las polfticas. Es tan grande. Yo soy el único que tiene unacopia completa. Cuesta demasiado reproducirlo". Usted le da las gra-cias a Al y se lleva el manual consigo. Cuando lo lee, queda sorpren-dido con lo que contiene. La mayoría de las páginas comienzan conun mensaje tal como: "Esta página anula la página 23.1 del volume11 del manual. Descarte la inserci6n anterior, no la use".

a. Liste sus observaciones acerca de la frecuencia de uso del "LibrAzul".

b. ¿Qué tan amigables ante el usuario son las actualizaciones del ma-nual? Escriba una frase explicando su respuesta.

c. Escriba un párrafo donde comente el deseo de tener todas las polfticimportantes para todos los usuarios de sistemas en un solo libro.

8. Arch Ives, un analista de sistemas bastante lfmido y contratado rcientemente por su grupo de sistemas, se le ha acercado con una ideque él asegura le ahorrará tiempo al equipo y, por lo tanto, le ahorrardinero al negocio que se está consultando. Arch propone que, en vede hacer las entrevistas consumidoras de tiempo o la recolecci6ndocumentos actuales cuantitativos y cualitativos, el equipo se apoprincipalmente en lo que descubra en los datos de archivo. "Elloguardan todo. Hasta tienen los viejos reportes de los proyectos de sitemas anteriores. No tenemos que platicar con nadie, sino que podmas abordar el material lodo el día sin ver a nadie".

a. Liste los méritos de lo que está proponiendo Arch.b. Liste los problemas de lo que está proponiendo Arch.c. Explfquele con delicadeza a Arch por qué el equipo de sistemas

muchos diferentes enfoques para la recolecci6n de datos.

PROYECTO DE GRUPOS.1. Suponga que su grupo servirá como un equipo para el análisis y

ño de sistemas para un proyecto disellado para computarizar, o ro•• rarola computarizaci6n, de todos los aspectos de negocios d

a.

b.

empresa de transportes de los EE.UU. de 15 afios de antigüedad lla-mada Maverick Transport. Maverick es un transportador LTL (menora camión completo). El trabajo de administración desde la filosofía JIT(justo a tiempol. sobre la que han creado una sociedad que incluye alemisor, al receptor y al transportista [Maverick Transportl. con objetode transportar y entregar los materiales, requiere del justo a tiempopara su uso en una línea de producción. Maverick mantiene 626 trac-tores para mover la carga, y tiene 45,000 pies cuadrados de espacio debodegas y 21,000 pies cuadrados de espacio de oficinas.a, Junto con los miembros del grupo, desarrolle una lista de datos de

archivo que deban ser revisados cuando se analicen los requeri-mientos de información de Maverick.Cuando la lista esté completa, disefie un esquema de muestreo quele permita al grupo obtener una imagen clara de la compafifa sin te-ner que leer cada uno de los documentos generados en los 15 afiosde historia.

lBLlOGRAFíA SELECCIONADAabbie,R. R. Survey ResearclJ MetlJOds. Belmont, CA:Wadsworth Publish-

ingCompany, lnc., 1973.orm.nn E. G. Diicussion and Group MetlJOds: Theory and Practico,

segunda edición. Nueva York: Harper and Row, 1975.ory,C. W. Business Research Method, tercera edición. Homewood, IL:Richard D. Irwin, Inc., 1985.

nsonB. M. Communication-The Process ofOrganizing. Boston: Allynand Bacon, 1977. .

nd.ll, J. E. Y K. E. Kendall. "Metaphors and Methodologies: Living Be.yond the Systems Machine". MIS QuarterIy, vol. 17, no. 2. pp. 149-171,junio 1993.dall. J. E. Y K. E. Kendall. "Metaphors and Their Meaning for Informa-lion Systems Development". European ¡oumaI of Information Sys-tems, 1994.b, E. J., D. T. Campbell, R. D. Schwartz, y L. Secherest. UnobtrusiveMeasures: Nonreactive Research in the Social Sciences. Chicago:ReadMcNally College Publishing Company, 1966.

éAP(TULO 4:MUESTREO E


105

Deberá estar listo para el semestre de otoño. debido a queestamos planeando usar el producto para 9 clases deprogramación, incluyendo varias secciones de 331. 335 Y336.

FIGURA E4.lElmemorándumdel 23 de julio de Ed U.Cater.

Quisiera solicitar que sea instalado el COBOL de Microfocusen el nuevo laboratorio. Hemos adquirido el softwarerecientemente por medio de una donación académica.

Fecha: 23 de Julio de 1994Para: Cher WareOe: Ed U. Caler titeTema: El COBOL de Microfocus en el nuevo

laboratorio

Ejercicios

E-l. Analice los cuatro memorándums que se muestran en las figurasE4.l a E4.4. Explique en un párrafo c6mo los analiza y describálo que encuentra.

E-Z. En un párrafo responda lo siguiente: ¿Hay alguna informaci6fallante en los memorándums? ¿Cuál es? ¿D6nde la obtendría?

MEMORANOUM

"Ana, he estado ocupada recolectando algunosmemorándums para que nos ayuden a comprenderlo que hay detrás de algunos de los cambios al siste-

ma que nos han solicitado algunas personas", dice Chip mientras le entre-ga un manojo de papeles a Ana.

"Buena idea", responde ella, "pero, ¿tienes alguna idea de c6mo hacerpara que le encontremos el significado?"

Chip cuidadosamente vuelve a leer los memorándums que se mues-tran en las figuras E4.1, E4.Z, E4.3 y E4.4.

"Cuentan una historia interesanto", responde Chip. "Estoy en esperade que los veas". .

Alfen sc/¡",i/ltl¡lIlie E. K,ellb.lfl ~Kellneú;> El Kellbolf106

Caso CPU Episodio 4•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• lO

. . . . .. TOMAR E.N CUENTA LOS MEMORÁNDUMS

¡Se necesita atención urgente para resolver el problema!

Permitenos saber lo Que decides y modlflcaremos el archiVOCOBOLBAT.



107

30 de Julio de 1994Cher Ware. Dol MatricksEd U. Caler eacProblemas con el COBOL de Microfocus

1 de Agoslo de 1994Ed U. Cater, 001 MatricksCher Ware 011'Problemas con el COBOL de MlCro!ocus

MEMORANDUM

Fecha:Para:De:Tema:

Por lavar piensa sobre el uso de matenales de desarrollo Sin el usodel nroducto Workbench.

Aparentemente no hay suficiente memoria RAM para que ejecute elproducto. ¿Hay alguna manera de resolver el problema? Se nosacaba el tiempo para ajustar el proyecto y hacer la distribución deestudiantes.

Ed. he estado viendo tu problema y encontré Que el COBOL deMlcrolocus reQUiere 3 MB de memoria RAM para ejecutar alproducto Workbench. Se puede ejecutar al compilador COBOL yalgunas otras caracteristicas con menos memoria.

Gracias por su memorándum reciente. Atendiendo su consejo fui alnuevo laboratorio para iniciar el ajuste del proyecto para losestudiantes usando el COBOL de Microfocus y encontré Que elprograma Workbench no ejecuta.

MEMORANOUM

Fecha:Para:De:Tema:

RA E4.3emorándum del primero de agosto de Cher Were.

FIGURA E4.2memorándum de13D de julio de Ed U. Ca ter.

FlGURAE4.4El memorándum deIs de agosto de Ed U. Cater.

PARTE 2:ANAuSIS DE LOSREQUERIMIENTOSDE INFORMACIÓN

108

E-3.

..•..•

MEMORÁNDUM

Fecha: 5 de Agosto de 1994Para: Chef Ware, Dot MatricksDe: Ed U. Cater fIi(.Tema: Reinstalación del COBOL de Microfocus

En primer lugar, gracias por tu memorándum reciente. 001. Sinembargo, nuestro diseño de curriculum requiere Que usemos elproducto Workbench completamente. Estamos planeando el usode Excelerator para generar código COBOL de Microfocus yluego hacer que los estudiantes terminen el proyecto.

Debido a Que la generación del código requiere al Warkbenchpor completo, quisiera saber de qué máquinas se dispone Quetengan 3 MB de memoria RAM y luego solicitar Que seainstalado el software en esas máquinas.

Esas máquinas deberán estar disponibles en el campusprincipal, de preferencia en el edificio de Ciencias de laComputación o en alguno cercano.

No quiero que parezca pánico, pero el tiempo se acaba. Losestudiantes necesitan esto para terminar el curso. iPor favorrespondan rápido!

En un párrafo explique a quién contactarfa para comprenderjor los memorándums. Además, explique cómo manejarfa el catenido de los memorándums para que pudieran ser incorporaen la fase de determinación de requerimientos.

Unidad 4 Kendall y kendall (analisis y diseños de sistema)

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