Uni Bielefeld Ergebnispräsentation Sollkonzeption 080630 · Universität Bielefeld...

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Universitt BielefeldErgebnisprsentation Sollkonzeption

Frank Spiekermann, Dirk Schossig

Bielefeld, 30.06.2008

IDS Scheer AG www.ids-scheer.com

Agenda

Begrung und Einleitung

Sollprozesse des kaufmnnischen Rechnungswesens

Vorgaben und Rahmenbedingungen

Ergebnisprsentation je Teilprojekt

Prozessbasierte Anforderungsdokumentation

Ausblick und weitere Vorgehensweise

Fragen & Diskussion


Begrung und EinleitungBegrung und Einleitung


Projekt Sollkonzeption Prozesse kaufm. ReWe

Die Universitt Bielefeld plant die

Umstellung vom kameralen auf das kaufmnnische Rechnungswesen

Einfhrung eines geeigneten ERP-Systems zur Umsetzung des

kaufmnnischen Rechnungswesens zum 01.01.2010

Die Universitt Bielefeld mchte mit dem Projekt die

hierfr relevanten Geschftsprozesse identifizieren, untersuchen und zur erfolgreichen Umsetzung des kaufm Rechnungswesens (neu) gestalten

Anforderungen zur Auswahl der richtigen ERP-Software ableiten

ERP-Einfhrung vorbereiten (Migrations- / Projektplan)


Projektplanung Sollkonzeption Prozesse kaufmnnisches Rechnungswesen

Februar Mrz April Mai

InitialisierungInitialisierung

Auswahl strategischer

Geschftsprozesse


Geschftsprozesse

Prozessanalyse (IST-Prozesse)


Prozessgestaltung (Sollkonzeption)


ProjektabschlussProjektabschluss

ProjektmanagementProjektmanagement

2008


Zielsetzung und Erfolgsfaktoren

Alle Beteiligten sollen (nach Mglichkeit) system- und medienbruchfrei am Prozess mitwirken knnen

Manag emen t-p roz ess e

Un terst tz un gs-p roz ess e

Hochschulsteue rung(S trate gische & ope ra tive)

G eschftsproze ss-m anage ment

Informa tions-ma na geme nt

Forschung

S tudium , Lehre

Le hrvera nstal tungs-m ana ge me nt

Studierenden-verw al tung

Prfungs-verw altung

Dri ttmi ttel -m ana ge me nt

Beschaffung Fina nz- undRe chnungsw e sen

ffe ntlichkeitsarbe i t/Ma rketing

P e rsonalw e se n Fa cilityMa na gem ent

S tudie re nden-Se rvice

IT-Se rvice s

Orga nisa tion

Be re itstel lung Organisationsinformationen

Ker np r oz esse

Aka demischeSe lbstve rw a ltung

Forschungs-tra nsfer

Forschungs-frde rung

W iss. Informa tions-be re i tstellung

En tw urf Prozess lan dkarte - Eben e 0let zte nderung: 15.04.08 15:55:19letz ter B earbeiter: s es c

Leiter/-inUniversittskasse

Bankbuchhalter/-in

ReferatFinanz- und

AnlagenbuchhaltungUniversittskasse

DezernatFinanzen

Dezernat Finanzen (Soll)

Zahlstelle - Zahlstellenverwalter/-in

Zahls telle Kassierer/-in

Anlagen-buchhalter/in

Debitorenbuchhalter/-in(zentral)

Hauptbuchhalter/-in

Kreditorenbuchhalter/-in(zentral)

Leiter/inFinanzbuchhaltung

Stammdatenpfleger/-inSachkonten

Leiter/inAnlagenbuchhaltung

Leiter/inGeschftspartner-

buchhaltung

Leiter/inHauptbuchhaltung

StammdatenpflegerKreditorenkonten

Stammdatenpfleger/-inDebitorenkonten

Stammdatenpfleger/-inAnlagekonten

ProzesseProzesse

OrganisationOrganisation

IT-ArchitekturIT-Architektur

ERPSystem

ERP-ModulAnlagen-

buchhaltung

ERP-ModulKreditoren-buchhaltung

ERP-ModulHaupt-

buchhaltung

ERP-ModulBank-

buchhaltung

ERP-ModulKosten- und

Leistungsrechnung

ERP-ModulAnlagen-

buchhaltung


ERP-ModulDebitoren-

buchhaltung

ERP-ModulHaupt-

buchhaltung

Betriebssystem

MS OfficeAnwendungen

MS OutlookMS Outlook

MS Word

MS Excel

ERP-ModulBank-

buchhaltung


Leistungsrechnung

ERP-ModulBarkasse

Geldautomaten-software

IT-SystemeStatus: In Bearbeitung

letzte nderung: 18.06.08 17:31:19

Status: In Bearbeitung

letzte nderung: 18.06.08 17:31:19

letzter Bearbeiter: dale


letzte nderung: 18.06.08 17:31:19

letzter Bearbeiter: daleletzter Bearbeiter: dale

Business Process

Management mit ARIS






Geschftsprozesse


Geschftsprozesse







2008


Planung ERP-Einfhrung kaufm. Rechnungswesen

2008 2009 2010

ERP-Einfhrung kaufm. Rechnungswesen


Sollkonzeption Prozesse kaufm. Rechnungswesen

Sollkonzeption Prozesse kaufm. Rechnungswesen Auswahl

ERP-Software,Projektvorbereitung

Auswahl ERP-Software,

Projektvorbereitung

(Re-) OrganisationReWe (Konzept)


Fokus liegt auf der Analyse der Rechnungswesenprozesse

Schnittstellen kaufm. Rechnungswesen zu anderen Prozessbereichen

Beschaffung

Personalwesen

Facility Management

Dokumenten- und Workflowmanagement






Geschftsprozesse


Geschftsprozesse







2008


Projektorganisation Ist-Analyse

Projektleitung

intern

extern

Herr Spiekermann

Herr Schossig

LenkungsausschussLenkungsausschuss

Personalwirtschaft

intern

extern

Herr Burhenne

Herr Schwarz

Finanz- / Anlagenbuchhaltung

intern

extern

Frau Bangert

Frau Lange

Controlling / KLR

intern

extern

Frau Faltz

Herr Schossig

Drittmittel

intern

extern

Herr Wohlgemuth

Herr Schossig

Beschaffung

intern

extern

Herr Pollhans

Frau Lange

Kasse

intern

extern

Herr Bastel

Frau Lange

Planung und Bewirtschaftung

intern

extern

Herr Weielbaum

Frau Lange

Change Management

intern

extern

Frau Frevert

Herr. Schwarz

ARIS

intern

extern

Frau Frevert

Herr LehmkuhlHerr KlapperFrau Frevert Herr Vogel


Aufnahme Istprozesse Universitt Bielefeld

Organigramm

Prozesslandkarte

IT-Systeme

Dokumente undDaten

Leistungen

Funktionen

FinanzprozesseBeschaffung Controlling / Kosten-Leistungsrechnung

Planung Drittmittelmanagement

Kasse Finanzbuchhaltung

Bewirtschaftung

Anlagenbuchhaltung

Personalkostenplanung

Stellenplanung-/wirtschaft Personalabrechnung

Personaladministration

Personalkosten-abrechnungBezgedaten

Personalprozesse


Sollprozesse des kaufmnnischen

Rechnungswesens

Sollprozesse des kaufmnnischen

Rechnungswesens






Geschftsprozesse


Geschftsprozesse







2008


Vorbereitung Soll-Konzeption I

Festlegung : Rein kaufmnnisches Rechnungswesen!

Organisatorische Fragestellungen:

Zentraler Waren- / Rechnungseingang? (Kein zentraler Wareneingang!; RE offen)

Aufgaben und organisatorische Verankerung der Planung?(Finanzplanung im Dezernat F, Hochschulplanung im Dezernat Planung)

Zentrale / dezentrale Planung?(Planung muss sowohl zentral als auch dezentral mglich sein)

Zusammenfhren der (alten) Organisationsbereiche Bewirtschaftung und Finanzbuchhaltung

Organisatorische Verankerung Anlagenbuchhaltung im Bereich Finanz-/ Rechnungswesen (berfhrung der Inventarisierung aus Beschaffung)

Organisatorische Verankerung der Personalkostenbernahme (Zuordnung zum Bereich KLR oder Finanzbuchhaltung)

Erweiterung Aufgabenzuschnitt Zahlungsverkehr (z.B. Pflege zahlungsrelevanter Stammdaten)


Vorbereitung Soll-Konzeption II

Sollkonzeption Beschaffungsprozesse aufgrund derzeit nicht sinnvoll

Zentrale, strategische Fragestellung der Beschaffung noch offen (Workshop Reorganisation Beschaffung geplant)

- Zusammenspiel zentral / dezentraler Einkauf

- Zentraler / dezentraler Wareneingang

- Weitere Punkte (Klrung durch Workshop)

- Auswahl einer IT-Untersttzung

Gegebener Projektfokus liegt im Bereich der Rechnungswesenprozesse

Beschaffungsrelevante Aspekte werden im Bereich Anlagenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung behandelt (Schnittstellen)

Uni Bielefeld prft, ob die Einfhrung einer webbasierten Beschaffungslsung mglich / sinnvoll ist

Strategisches und operatives Hochschulcontrolling steht zunchst auerhalb der Betrachtung; Fokus liegt auf der KLR!


Projektorganisation Sollkonzeption

Projektleitung

intern

extern

Herr Spiekermann

Herr Schossig

LenkungsausschussLenkungsausschuss

Personalkostenbernahme

intern

extern

Herr Burhenne

Herr Schwarz

Zahlungsverkehr

intern

extern

Herr Bastel

Frau Lange

Planung und Steuerung

intern

extern

Herr Weielbaum

Herr Schossig

Drittmittel

intern

extern

Herr Wohlgemuth

Herr Schossig

Beschaffung

intern

extern

Herr Pollhans

Frau Lange

Finanz- und Anlagen-buchhaltung

intern

extern

Frau Bangert

Frau Lange

Change Management

intern

extern

Frau Frevert

Herr. Schwarz

ARIS

intern

extern

Frau Frevert

Herr LehmkuhlHerr KlapperFrau Frevert Herr Vogel


Ebenenkonzept und Prozessarchitektur

EPK + FB

WKD

Prozesslandkartemit Prozessbereichen

WKD

Prozessbereichmit Hauptprozessen

E 1

F 1

F 2

E 2

E 3

P2

E 3

P1

P3

F 3

F 4

E 4

E 5

Hauptprozessmit Prozessen

Prozessmit Aktivitten

WKD

Ebene 0

Ebene 1

Ebene 2

Ebene 3

Management-prozesse

Untersttzungs-prozesse

Hochschulsteuerung(Strategische & operative)

Geschftsprozess-management

Informations-management

Forschung

Studium, Lehre

Lehrveranstaltungs-management

Studierenden-verwaltung

Prfungs-verwaltung

Drittmittel-management

BeschaffungFinanz- und

Rechnungswesen

ffentlichkeitsarbeit/Marketing

PersonalwesenFacility

Management

Studierenden-Service

IT-Services

Organisation

Bereitstellung Organisationsinformationen

Kernprozesse

AkademischeSelbstverwaltung

Forschungs-transfer

Forschungs-frderung

Wiss. Informations-bereitstellung

Entwurf Prozesslandkarte - Ebene 0Status: In Bearbeitung

letzte nderung: 30.05.08 14:18:37


letzte nderung: 30.05.08 14:18:37

letzter Bearbeiter: daleStatus: In Bearbeitung

letzte nderung: 30.05.08 14:18:37

letzter Bearbeiter: daleletzter Bearbeiter: dale

Finanz- undRechnungswesen

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen

Debitorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung

AbschlussarbeitenBankbuchhal tung

StammdatenpflegeKosten- und

Leistungsrechnung

PlanungKosten- und Leistungs-rechnung

Ist-Buchungen Kosten-und Leistungsrechnung

Periodische ArbeitenKosten- und Leistungs-

rechnung

BerichtswesenKosten- und Leistungs-

rechnung

Beschaffung

Finanz- undRechnungswesen (Prozessschnittstellen)


letzte nderung: 30.05.08 14:18:38



letzte nderung: 30.05.08 14:18:38



letzte nderung: 30.05.08 14:18:38



PersonalwesenFacil ity

Management

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen



AbschlussarbeitenBankbuchhal tung


Leistungsrechnung




rechnung


rechnung

Kosten- und Leistungsrechnung


Leistungsrechnung




rechnung

Kosten- und LeistungsrechnungStatus: In Bearbeitung

letzte nderung: 30.05.08 14:18:38letzter Bearbeiter: dale






Leistungsrechnung




11

22

1212

7575

Anzahl ModelleAnzahl Modelle


Leistungsrechnung

Kostenarten Kostenstellen Kostentrger

PrimreKosten- undErlsartenpflegen

SekundreKostenarten

pflegen

Kosten- und Erls-artengruppen

pflegen

Kostenstellenpflegen

Kostenstellen-gruppen pflegen

Kostentrgerpflegen

Kostentrger-gruppen pflegen

Kennzahlen

Kennzahlenpflegen

Kostenzahlen-gruppen pflegen

Leistungsart

Leistungsartpflegen

Leistungsarten-gruppenpflegen


Ebene 0: Prozesslandkarte

Management-prozesse





Forschung

Studium, Lehre



Prfungs-verwaltung



Rechnungswesen



Management


IT-Services

Organisation


Kernprozesse


Forschungs-transfer

Forschungs-frderung



Ebene 1: berblick Rechnungswesenprozesse


Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen



AbschlussarbeitenBankbuchhaltung


Leistungsrechnung




rechnung


rechnung



Management

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Leistungsrechnung




rechnung


rechnung


Beschaffung



Ebene 2: Bankbuchhaltung (WKD)

Verwahrungen bearbeiten

Vorschssebearbeiten

Kontoauszge verarbeiten

Rechnungen per Zahllauf auszahlen

Auslandsrechnungen auszahlen

Abbuchungen bearbeiten

Zahlstellen, Handvorschsse

abrechnen

Anzahlungsanforderung

Debitorengutschrift

Kreditorenrechnung

Bestandsverstrkung Bestandsablieferung

Zahlstellenabschluss

Zahlungseingang

GegenbuchungZahlungsausgang

Belastung aufgrundAbbuchung

Klrungsfllebearbeiten

berweisung

Erstattung

Ausgleich auf Personenkonto

Ausgleichsrcknahme

Storno

Umbuchung

Manuellen Zahlungseingang

buchen

Manuellen Zahlungsausgang

buchen

Scheckeinreichung bearbeiten

Scheckzahlung

Einnahmen aus Geldkartenzahlungen

verarbeiten

Einnahmen ausberweisung

Zahlungsausgang

Sachkontenbuchung

Bankeinzugbearbeiten

AbbuchungEinzugsermchtigung

Scheck

Geldkartenzahlung

Bankverrechnungs-kontenfrhren

Zinsbuchung

Ausgleich auf Bankverrechnungskonten

Saldobertrag

Bankgebhrenbuchung

Korrekturbuchung

Zinsbuchung

Clearingbuchung

Zahlungssperre

DTA

Abrechnung derGeldeinnahmestellen

Abrechnung derHandvorschsse

Z1-Meldung

KorrekturbuchungPersonenkonten

pflegen


Ebene 3: Prozessmodelle im Detail

Offene Postenfr Zahlungvorhanden

Offene Posten ermitteln

Bankbuchhalter/-in

Offene Postenermittelt

ERP-ModulBank-

buchhaltung

Zahlungenvorschlagen

Bankbuchhalter/-inERP-Modul

Bank-buchhaltung

Zahlungs-vorschlagsliste

erstellt

Vorschlagslisteberprfen

ERP-ModulBank-

buchhaltungBankbuchhalter/-in

Vorschlagslisteberprft

Zahlprogrammstarten

ERP-ModulBank-

buchhaltung


Zahlprogrammgestartet

Auszahlungs-datei

erstellen


Auszahlungs-dateien

Dateitransferriert

Dateifreigeben


Datei anKreditinstitutetransferriert

Auszahlungs-dateien

Zahlsperreist gesetzt

Beleg prfen und Zahlsperre aufheben

Bankbuchhalter/-in

Zahlsperre istaufgehoben

Belege mit Zahlsperre

KreditorischeRechnung ist

gebucht

Kreditorenrechnungbearbeiten


Zahlungsaviserstellt

Ausnahmelisteerstellt

Zahlsperresetzen

Personenkontogesperrt

Beleggesperrt

Bankbuchhalter/-inERP-ModulKreditoren-buchhaltung

DTA-Begleitzettelund Zahlungsbegleitliste

erstellt

Rechnungen per Zahllauf auszahlenStatus: In Bearbeitung






Anzahlungist erfolgt

Kreditorische Anzahlung (Vorauszahlung an Lieferant)

bearbeiten

Personalkosten an LBV erstatten

Offene Postenermittelt

Zahlungenvorschlagen

Bankbuchhalter/-inERP-Modul

Bank-buchhaltung

Zahlungs-vorschlagsliste

erstellt

Vorschlagslisteberprfen

ERP-ModulBank-

buchhaltungBankbuchhalter/-in

Vorschlagslisteberprft


Ebene 3: Prozessmodelle im Detail


Leistungsrechnung


PrimreKosten- und

Erlsartenpflegen

Sekundre Kostenarten

pflegen


pflegen



Kostentrger pflegen


Kennzahlen

Kennzahlenpflegen


Leistungsart

Leistungsartpflegen


Stammdatenpflege Kosten- und LeistungsrechnungStatus: In Bearbeitung

letzte nderung: 30.05.08 14:18:40



letzte nderung: 30.05.08 14:18:40



letzte nderung: 30.05.08 14:18:40




Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Leistungsrechnung




rechnung


rechnung



Management

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Leistungsrechnung




rechnung


rechnung


Beschaffung


berblick Rechnungswesenprozesse

Finanz- und Anlagenbuchhaltung

Finanz- und Anlagenbuchhaltung


Vorgaben und Zielsetzungen Finanzbuchhaltung

Zentrale Stammdatenpflege mit dezentraler Stammdaten-Beantragung!

Kein zentraler Wareneingang!

Vereinfachung Prfroutinen (-> von Zwlf- auf Vier-Augen-Prinzip)!

Prozessuale und organisatorische Analyse der Zusammenlegung Kasse und Finanzbuchhaltung

Klrung des Zuschnitts Bewirtschaftung und Finanzbuchhaltung

Optionale Modellierung der zentralen / dezentralen Rechnungsbearbeitung (Alternativen als Entscheidungsgrundlage)

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen



AbschlussarbeitenBankbuchhaltungStammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Vorgaben und Zielsetzungen

Anlagenbuchhaltung

Weniger manueller Aufwand

Mglichkeit einer DV-gesttzten Inventur

Bankbuchhaltung

Bercksichtigung der neuen Rolle der Kasse unter der Prmisse eines integrierten Systems (Sicht auf Zahlungspartnerkonten, Flligkeiten, etc.)

Weiterhin enge Prozessverzahnung zwischen Finanzbuchhaltung und Kasse

Abbildung Studierendenbeitrge; Bercksichtigung der Folgeprozesse

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen




Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Prozesse der Stammdatenpflege (Highlights)

Grundstzliche Anforderungen

Zentrale Stammdatenpflege.

Organisatorische Trennung der zentralen Stammdatenpflege vom operativen Buchungsgeschft.

Auswahl geeigneter Form der Stammdatenbeantragung (Mailformular, webbasierte Beantragung, Workflow, etc.).

Dokumentation von Stammdatennderungen auf Feldebene (nderungshistorie)

Die Lschung bzw. Archivierung von Stammdaten muss mglich sein

Zentrale Stammdatenpflege umfasst

Sachkonten

Personenkonten

AnlagenstammstzeStammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen




Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Haupt- und Geschftspartnerbuchhaltung(Highlights)

Grundstzliche Anforderungen

Mitgabe verschiedener Kontierungen bei Buchung in einem integrierten System erforderlich (z.B. Personenkonten, Anlagenstammstze, KLR-Kontierungen)

Prozesse Hauptbuchhaltung

Sachkontenbuchungen

Bilanzkorrekturbuchungen

Spendenbescheinigungen erstellen

Prozesse Geschftspartnerbuchhaltung

Buchung von Ein- und Ausgangsrechnung und notwendigen Folgebuchungen (Storno, Gutschriften, etc.)

Mahnung offener Forderungen und Einzelwertberichtigungen

Buchung von Anzahlungen und Abschlgen

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen




Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





berblick Prozesse Hauptbuchhaltung(Wertschpfungskettendiagramm)

Sachkontenbuchungbearbeiten

Bilanzpositionen automatisch korrigieren

Korrekturbuchung

Spenden-bescheinigungen

erstellen

Spenden-bescheinigung

Sachkonto

Einzahlung


berblick Prozesse Kreditorenbuchhaltung (Wertschpfungskettendiagramm)

Kreditorenrechnungstornieren


Kreditorengutschrift(mit Bezug)bearbeiten

Kreditorenrechnung

Zahlungsanweisung

Rechnungsstorno

GebuchteKreditorenrechnung

GebuchteKreditorenrechnung

Kreditorengutschrift


bearbeiten

Kreditorische Anzahlungsanforderung

bearbeiten

Kreditorische Anzahlungsverrechnung

bearbeiten

Kreditorischen Dauerbeleg erstellen

TerminanweisungVertrag

Vorauszahlung

Abschlag

Schlusszahlung

Kreditorengutschrift(ohne Bezug)

bearbeitenKreditorengutschrift


Kreditorenbuchhaltung (Prozessbeispiel)Kreditorenrechnung bearbeiten


Kreditorenrechnung - BgA erfassen und freigeben

Kreditorenrechnung mit Steuer und Skonto erfassen

und freigeben

Kreditorenrechnung im Standard erfassen

und freigeben

Kreditorenrechnung mit Skonto erfassen

und freigeben

Kreditorenrechnung - Kauf einer Anlage -

erfassen und freigeben

Kreditorenrechnung - Kauf eines GwG -

erfassen und freigeben

Kreditorenrechnung Anlagenrelevanz -

Abwicklung Zuwendungen Dritte

Kreditorenrechnung mit mehreren

Sachkontenpositionen

Kreditorenrechnung mit Zahlung ins

Ausland in HW erfassen und freigeben

Kreditorenrechnung mit Zahlung

ins Ausland in FWerfassen und freigeben

Kreditorenrechnung mit abw.

Rechnungsempfn.geneh. buchen

Kreditorenrechnung f. Projekt erfassen

und freigeben

Kreditorenrechnung - Kauf einer Finanzanlage

- Anlegen und Buchen

Kreditorenrechnung fr Rckzahlung Zuwendungen

fre igeben

Kreditorenrechnung - interner Kauf einer Anlage

- systembergr.

Standard(Abzge)

Standard(BgA)

Standard(Anlagen-relevanz)

Ausland ProjekteStandard

(dezentral)

Kreditorenrechnung im Standardvorerfassen

Kreditorenrechnung mit mehreren

Sachkontenpositionen

Kreditorenrechnung mit abw.

Rechnungsempfn.geneh. buchen

Kreditorenrechnung im Standard kontrollierenund freigeben

Kreditorenrechnung - BgA-Splitt erfassen

und freigeben

Standard(zentral)


berblick Prozesse Debitorenbuchhaltung (Wertschpfungskettendiagramm)

Debitorenrechnungstornieren

Debitorenrechnungbearbeiten

Debitorengutschrift(mit Bezug)bearbeiten

Debitorenrechnung

Rechnungsstorno

GebuchteDebitorenrechnung

Debitorengutschrift

Zahlungsanweisung

Offene Postenmahnen Mahnung

Einzelwert-berichtigungdurchfhren

ZweifelhafteForderung

UneinbringlicheForderung

AusgebuchteKleinbetrge

Offene Forderungenbeitreiben

DebitorischenDauerbeleg

erstellenVertrag Terminanweisung

berleitung Forderungsmanagement

Debitorengutschrift(ohne Bezug)

bearbeiten

Debitorengutschrift

Zahlungsanweisung


Debitorenbuchhaltung (Prozessbeispiel)Debitorenrechnung bearbeiten

Debitorenrechnung im Standard vorerfassen

Debitorenrechnung - BgA-

erfassen und genehmigen

Debitorenrechnung - BgA Splitt -

anlegen und genehmigen

Debitorenrechnung - Verkauf eines GwG - erfassen und buchen

Debitorenrechnung- Verkauf eines Anlagenguts -

erfassen und buchen

Debitorenrechnung Anlagenrelevanz -

Abwicklung Zuwendungen

Debitorenrechnung Anlagenrelevanz -

Verkauf von Beteiligungen

Debitorenrechnung mit mehreren Sachkonten-positionen

Debitorenrechnung im Standard

lschen

Debitorenrechnung mit mehreren Kosten-

rechnungsobjekten

Debitorenrechnung Anlagenrelevanz

- Verkauf Finanzanlagen

Debitorenrechnungbearbeiten

Standard(dezentral)

Standard(Anlagen-relevanz)

Standard(BgA)

Debitorenrechnung im Standard kontrollieren

und freigeben

Standard(zentral)

Debitorenrechnung im Standard erfassen und

freigeben

Debitorenrechnung mit mehreren Sachkonten-positionen

Debitorenrechnung im Standard

lschen

Debitorenrechnung mit mehreren Kosten-

rechnungsobjekten


Anlagen- und Bankbuchhaltung (Highlights)

Grundstzliche Anforderungen Ausdruck von neuen Inventarnummern pro Fakultt zur direkten Inventarisierung bei

Lieferung eines neuen zu inventarisierenden Gegenstandes.

Sicherstellung einer hohen (Stamm-) Datenqualitt im Vorfeld der Buchungen, um mgliche offensichtliche Fehlerquellen auszuschlieen.

Ermglichung zustzlicher Programmierung von Plausibilittsprfungen / Validierungen.

Prozesse der Anlagenbuchhaltung Buchung von Anlagenzu- und

abgngen

Anlagenumbuchungen

Aktivierung von Anlagen nach der Fertigstellung

Prozesse der Bankbuchhaltung

Buchung von Zahlungsein- und ausgngen

Personenkontenpflege, Klrung von unklaren Zahlungseingngen

Kontoauszugsbearbeitung, etc.

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen




Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





berblick Prozesse Anlagenbuchhaltung (Wertschpfungskettendiagramm)

Anlagenzugang abrechnen

Anlagenabgang abrechnen

Anlagenzugang

Anlagenabgang

In Bearbeitung

Anlage aktivieren

Aktivierte AnlageAnlage im Bau

Kreditorenkonto

Anlage

Anlagenumbuchung durchfhrenAnlage Anlagenumbuchung

Anlage nachaktivierenAnlage

Zuschuss auf Anlage buchen

Anlage Zuschuss

Aktivierte Anlage

Debitorenkonto

Kreditorenkonto


berblick Prozesse Bankbuchhaltung (Wertschpfungskettendiagramm)

Verwahrungen bearbeiten

Vorschssebearbeiten

Kontoauszge verarbeiten


Auslandsrechnungen auszahlen

Abbuchungen bearbeiten

Zahlstellen, Handvorschsse

abrechnen

Anzahlungsanforderung

Debitorengutschrift

Kreditorenrechnung

Bestandsverstrkung Bestandsablieferung

Zahlstellenabschluss

Zahlungseingang

GegenbuchungZahlungsausgang

Belastung aufgrundAbbuchung


berweisung

Erstattung

Ausgleich auf Personenkonto

Ausgleichsrcknahme

Storno

Umbuchung

Manuellen Zahlungseingang

buchen

Manuellen Zahlungsausgang

buchen

Scheckeinreichung bearbeiten

Scheckzahlung

Einnahmen aus Geldkartenzahlungen

verarbeiten

Einnahmen ausberweisung

Zahlungsausgang

Sachkontenbuchung

Bankeinzugbearbeiten

AbbuchungEinzugsermchtigung

Scheck

Geldkartenzahlung

Bankverrechnungs-kontenfrhren

Zinsbuchung

Ausgleich auf Bankverrechnungskonten

Saldobertrag

Bankgebhrenbuchung

Korrekturbuchung

Zinsbuchung

Clearingbuchung

Zahlungssperre

DTA

Abrechnung derGeldeinnahmestellen

Abrechnung derHandvorschsse

Z1-Meldung

KorrekturbuchungPersonenkonten

pflegen


Bankbuchhaltung (Prozessbeispiel)

Personenkonten pflegen

Personenkontenpflegen

Personenkonto ausgleichen

Ausgleich zurcknehmen

Posten ausbuchen

Personenkontosperren

Mahnsperresetzen

Belegndern

Zahlungsbeleg stornieren

Zahlung aus Klrungsfall

umbuchen

Guthaben aus Klrungsfall

verrechnen


berweisen

Guthabenliste erzeugen


umbuchen

Einzahleranfrage auslsen

Zahlungaus Klrungsfall

erstatten


Zahlungseingang/-ausgang

Gutschriftbuchung

Klrungsflle bearbeiten


Abschlussarbeiten (Highlights)

Prozesse im Rahmen der Abschlussarbeiten

Periodische Abschlussarbeiten

Jahresabschluss

Perioden- / Monatsabschluss

Tagesabschluss in der Kasse

Erzeugung von Saldenmitteilungen

Abschreibungslauf

Inventur

Nachbelastung von Bilanzpositionen

Technische Jahreswechselarbeiten

JahresabschlussHauptbuchhaltung

durchfhren

SonstigeForderungen

ermitteln

SonstigeVerbindlichkeiten

ermitteln

Pauschalwert-berichtigungdurchfhren

Inventur-differenzen

buchen

Abstimmanalysendurchfhren

Umsatzsteuer-jahresmeldung

erstellen

EinzelpostenlisteAktive Rechnungs-abgrenzungsposten

liefern

EinzelpostenlistePassive Rechnungs-abgrenzungsposten

liefern

Rckstellungenermitteln

Rckstellungenbilden

Rckstellungenauflsen

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen




Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Berichtswesen (Highlights)

Berichtswesen Finanzbuchhaltung umfasst smtliche Auswertungen

Hauptbuchhaltung

Geschftspartnerbuchhaltung



Anlagenbuchhaltung

Bankbuchhaltung

Einzelauswertungerzeugen

EinzelpostenlistenPersonenkonten

EinzelpostenlistenSachkonten

Offene PostenAnzahlungen

Auswertung Verrechnungs-

kontenAnlagen

Offene PostenAbschlge

bersichtoffene

Forderungen

Salden-mitteilungen

Termingeld

Girokonten

Einzelposten-listen

OffenePosten

Sachkonten

Einzel-nachweise

Drittmittel

Sondermittel

SpezifischeKassenberichte

DrohenderSkontoverlust

bersicht derAuszahlungen

differenziert nachZahlwegen

Zahlungs-vorschlags-listen inkl.

Ausnahmelisten

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen




Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Rollenmodell (Hauptbeteiligte)

bergreifende Leitungspositionenbergreifende Leitungspositionen

GeschftspartnerbuchhaltungGeschftspartnerbuchhaltung

HauptbuchhaltungHauptbuchhaltung

Kasse / ZahlungsverkehrKasse / Zahlungsverkehr

AnlagenbuchhaltungAnlagenbuchhaltung

Leiter/in Finanz- und Rechnungswesen

Leiter/inFinanzbuchhaltung Hauptbuchhalter/-in

Stammdatenpfleger/-inSachkonten

StammdatenpflegerKreditorenkonten

Stammdatenpfleger/-inDebitorenkonten


Debitorenbuchhalter/-in(dezentral)

Kreditorenbuchhalter(dezentral)


Leiter/inGeschftspartner-

buchhaltung

Bankbuchhalter/-inZahlstelle -

Zahlstellenverwalter/-in

Zahlstelle Kassierer/-in



Stammdatenpfleger/-inAnlagekonten



Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Leistungsrechnung




rechnung


rechnung



Management

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Leistungsrechnung




rechnung


rechnung


Beschaffung






Zielsetzungen / Prmissen fr Konzeption Sollprozesse KLR

Aufbau eines Kostenrechnungssystems mit folgenden Rahmenparametern

Vollkostenrechnung auf Ist- und Plankostenbasis

Erfassung smtlicher in einer Periode entstandenen Erlse und Kosten (im Plan und Ist) und verursachungsgerechte Verrechnung auf die Kostentrger

Bestehend aus den Elementen

Kostenartenrechnung (Welche Kosten und Erlse fallen in welcher Hhe an?)

Kostenstellenrechnung (Wo in der Hochschule fallen welche (Gemein-) Kosten an?)

Kostentrgerrechnung (Wofr fallen welche Kosten und Erlse an?)


Leistungsrechnung




rechnung


rechnung


Leistungsrechnung




rechnung


rechnung


Kostenarten-rechnung

Kostenarten-rechnung

Kostenstellen-rechnung


Kostentrger-rechnung

Kostentrger-rechnung

Einzelkosten

Gemeinkosten

Verursachungsgerechte Verrechnung

der Gemeinkosten



Leistungsrechnung




rechnung


rechnung


Leistungsrechnung




rechnung


rechnung


Aufbau einer Kosten- und Leistungsrechnung als zentrale Informationsgrundlage fr das (Hochschul-) Controlling


Einleitung vonKorrekturma-

nahmen

Prognose der Zielerreichung

Analyse der Abweichungen

Plan-/Ist-Vergleich

LaufendeErfassung

des Ist

Umsetzen der Ziele in Plne

Zielvereinbarung

Zielsetzung und Planung

Ist-Erfassung

Plan-Ist-Vergleich

Ableitung Korrekturmanahmen

Prognose Zielerreichung,

Abweichungsanalyse

PLANPLAN

DODOCHECKCHECK

ACTACT



InfoUser BerichtswesenInfoUser Berichtswesen

KLRKLR

Kostenrechner/-inDrittmittelsach-

bearbeiter/in (zentral)

Kanzler

Dekan

Produkt-verantwortlicher

Projektleiter

Kostenstellen-verantwortlicher


Leistungsrechnung




rechnung


rechnung


Leistungsrechnung




rechnung


rechnung


Stammdatenpflege KLR


Leistungsrechnung


PrimreKosten- und

Erlsartenpflegen

Sekundre Kostenarten

pflegen


pflegen



Kostentrger pflegen


Kennzahlen

Kennzahlenpflegen


Leistungsart

Leistungsartpflegen





rechnung


rechnung




rechnung


rechnung


Leistungsrechnung


Leistungsrechnung


Planung KLR

Planung der relevanten Kosten, Erlse, Leistungen und Kennzahlen

Planungselemente: Kostenstellen und Kostentrger

Abbildung mittelfristige Finanzplanung, Investitionsplanung und Vermgensplanung ist vor dem Hintergrund der eingesetzten ERP-Software festzulegen und sollte im Rahmen der Auswahlgesprche fr die ERP-Software bereits thematisiert werden


Kostenstellen-planung

durchfhren

Kostentrger-planung

durchfhren

Leistungsarten-planung

durchfhren

Leistungs-aufnahme

planen




rechnung


rechnung




rechnung


rechnung


Leistungsrechnung


Leistungsrechnung


Istbuchungen KLR

Umbuchungen Kosten und Erlse (Plan, Ist)

(Direkte) Verrechnung erbrachter Leistungen zwischen zwei Kostenstellen bzw. Kostenstelle und Kostentrger

Erfassung Kennzahlenwerte auf Kostenstelle oder Kostentrger (Bsp: Anzahl Mitarbeiter auf Kostenstelle im Monat 08.2008)

Erfassung Verrechnungspreise fr Leistungsverrechnung (Tarife)

ManuelleUmbuchungenKosten / Erlse

Ist-BuchungenKosten-

undLeistungsrech...

direkteLeistungs-

verrechnung

Tarife/Verrechnungs-preise erfassen

StatistischeKennzahlerfassen




rechnung


rechnung




rechnung


rechnung


Leistungsrechnung


Leistungsrechnung


Periodische Arbeiten

Konzeption Kosten- und Leistungsverrechnungen

Periodische Arbeiten Kostenstellenrechnung (Umlagen)

Periodische Arbeiten Kostentrgerrechnung (Abrechnungen)

Durchfhrung der Periodischen Abschlussarbeiten


rechnung

PeriodischeArbeiten


PeriodischeArbeiten

Kostentrgerrechnung

Kostenverrechnungdefinieren

Leistungs-verrechnungen

definieren

Kostenverrechnungausfhren

Leistungs-verrechnungen

ausfhren

PeriodenabschlussKosten- und Leistungs-

rechnungdurchfhren

Abrechnung Kostentrger

definieren

Buchungsperioden ffnen /

schlieen




rechnung


rechnung




rechnung


rechnung


Leistungsrechnung


Leistungsrechnung


Berichtswesen KLR

Bereitstellung verschiedener Berichte im Rahmen der Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostentrgerrechnung (Kosten, Erlse, Kennzahlen)

Stammdatenlisten

Kostenartenberichte

Kostenstellenberichte

Kostentrgerberichte

Bereitstellung verschiedener Berichtsarten

Summensatz- und Einzelpostenberichte

Plan-Ist-Vergleiche (Kostenstellen, Kostentrger)




rechnung


rechnung




rechnung


rechnung


Leistungsrechnung


Leistungsrechnung


Berichtswesen KLR

Rollenbezogene und ebenengerechte Informationsbereitstellung

Hochschule Gesamt

Fakultten

Kostenstellen

Projektleiter

Detaillierte Analyse

Berichtanforderungen

notwendig!




rechnung


rechnung




rechnung


rechnung


Leistungsrechnung


Leistungsrechnung

Zunehmende strategische Ausrichtung

Zunehmende strategische Ausrichtung

Zunehmender Detaillierungs

grad der Informationen

Zunehmender Detaillierungs

grad der Informationen

Institute, Professoren, dezentrale Bereiche

Institute, Professoren, dezentrale Bereiche

PrsidiumPrsidium

ZentralverwaltungFakultten

ZentralverwaltungFakultten


Offene Punkte Sollkonzeption

Stammdatenpflege

obliegt grundstzlich dem Bereich KLR (Rollentyp: Kostenrechner/in)

Offen ist derzeit, ob die Definition von Drittmittelprojekten (Pflege Kostentrger) direkt durch den Bereich ZFF erfolgt, um den Prozess schlanker und schneller umsetzen knnen

Planungsprozess

Zum jetzigen Zeitpunkt steht die Erfassung der Planwerte im ERP-System in Fokus

Offen ist derzeit, wie die sich aus der Einfhrung des kaufmnnischen Rechnungswesens ergebenden Auswirkungen und Mglichkeiten (Vermgensplanung, Liquidittsplanung) in den bestehenden Steuerungs- und Planungsprozess der Hochschule eingebunden werden knnen / sollen

Endgltige Festlegung erfolgt im Rahmen des ERP-Einfhrungsprojekts, da abhngig vom konkreten Lsungsszenario und der ausgewhlten ERP-Software!



Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Leistungsrechnung




rechnung


rechnung



Management

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Leistungsrechnung




rechnung


rechnung


Beschaffung






Zielsetzungen / Prmissen fr Konzeption Sollprozesse Drittmittelmanagement

Grundannahme Analyse Drittmittelprozesse

Drittmittelprozesse wurden primr aus der Perspektive der Finanzrelevanz untersucht und modelliert

Drittmittelgeberspezifische Anforderungen wurden soweit wie mglich ausgeblendet, um schlanke und vergleichbare Prozessmodelle zu erzeugen

Umsetzung qualittssichernder und steuernder Manahmen im Bereich der Drittmittelbeantragung kann im Rahmen des Projekts nicht bercksichtigt werden, da diese Prozesse hochschulintern noch definiert werden mssen

Umsetzung Anforderungen gem. 71 (3) HG zu konkretisieren

Wer genehmigt wann? Zu welchem Zeitpunkt? In welchen Fllen?

Formale Prfung Drittmittelantrag

Wer prft? (ZFF, dezentral) Umfang (alle / bestimmte Projektarten)? Art der Prfung

Festlegung Auswertungsbedarfe Hochschulleitung

Z.B. Erfolgsquote Drittmittelantrge


Zielsetzungen / Prmissen fr Konzeption Sollprozesse Drittmittelmanagement

Anforderung Verschlankung / Standardisierung der Verfgung(-> vgl. Schwachstellen Istprozess Einrichtung Drittmittelprojekt) kann nicht aus dem Projekt heraus, sondern muss organisatorisch gelst werden

Virtuelle Drittmittelakte (-> DMS- / Workflow-Funktionalitten) bleiben derzeit unbercksichtigt (Entscheidung erfolgt nach Workshop im Juni 2008)

Einzelne Anforderungen sind auf Abbildbarkeit in einem ERP-System zu prfen wie z.B.

Abbildung Antragsstatistik,

Wiedervorlagefunktion,

Untersttzung der Kalkulation bei Antragserstellung

Automatisiertes Mittelabrufverfahren

Anforderungen an das Berichtswesen im ERP-System sind en detail im Rahmen des ERP-Einfhrungsprojektes zu erheben (-> Bereitstellung Mittelbersichten z.B. fr das Mittelabrufverfahren)


Stakeholder

Der Wissenschaftler ber mein Geld will ich schnell und einfach verfgen!

Wenig Aufwand, geringe Kontrolle

Einfacher und schneller berblick ber aktuelle Kontodaten

Mittelgeber Was habt Ihr mit meinem Geld gemacht?

Ordnungsgeme Verwendung

Richtiger und pnktlicher Nachweis der Mittelverwendung

Drittmittelprojektbeantragen

Drittmittelprojekteinrichten

Drittmittelprojektbewirtschaften

Drittmittelprojekt-Nachweisedurchfhren

Projektmanagamentwahrnehmen


Drittmittelprojekt beantragen

Projektplanung durchfhren

Drittmittelprojekt beantragen

Qualittssicherung Drittmittelantrag

Drittmittelprojekt genehmigen






Drittmittelsach-bearbeiter/in (zentral)

Projektleiter

Drittmittelsach-bearbeiter/in (dezentral)

Drittmittelgeber


Drittmittelprojekt einrichten

Projektverfgung erstellen

Drittmittelprojekt im ERP-System anlegen

Plandaten gemBewilligungsbescheid erfassen

Projektverfgung intern versenden

Projekt vorbereiten







Projektleiter


Dekan

Kostenrechner/-in


Drittmittelprojekt bewirtschaften

Bedarfsplanung durchfhren

Ggf. Bewilligungsumwidmung durchfhren

Liquiditt prfen

Mittelabruf durchfhren / Debitorenrechnung buchen

Geldeingang verbuchen

Bewirtschaftung Drittmittelprojekt durchfhren







Projektleiter


Universittskasse





Drittmittelprojekt-Nachweise fhren

Zwischenverwendungsnachweis erstellen

Schlussverwendungsnachweis erstellen

Abschussbuchungen durchfhren







Projektleiter


Universittskasse






Ausgestaltung Prozess Drittmittelbeantragung

Interpretation der Umsetzung gem 71() HG

Sollte jedes geplante Drittmittelprojekt vom zustndigen Dekan genehmigt werden, bevor der Drittmittelantrag die Hochschule verlsst?

Zeitpunkt Genehmigung / Anzeigepflicht gg. Dekan (vor der Antragstellung: ja / nein)

Besteht eine Verpflichtung des Wissenschaftlers, die Bereitstellung von nicht drittmittelbezogenen Hochschulressourcen sicherzustellen (-> mischfinanzierte Drittmittelprojekte), bevor der Drittmittelantrag die Hochschule verlsst?

Uni-interne Abstimmung erforderlich, wie zuknftig verfahren werden soll



Stammdatenpflege Kostentrger / Drittmittelprojekte

ausschlielich an einer Stelle in der Universitt (Bereich Finanzplanung-/ steuerung (-> KLR))? oder:

Drittmittelprojekte im Bereich ZFF, alle restlichen Im Bereich Finanzplanung- / steuerung (-> KLR)?

Ausgestaltung Prozess Drittmittelprojekt

Erstellung Projektverfgung dezentral und zentral bzw. ausschlielich zentral?


TP Personalkostenbernahme


Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Leistungsrechnung




rechnung


rechnung



Management

Stammdatenpflege

Hauptbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Berichtswesen





Leistungsrechnung




rechnung


rechnung


Beschaffung


Personalkostenbernahme


Grundannahmen und

Zielsetzungen

Grundannahmen und

Zielsetzungen


Prozessbereichsspezifische Grundannahmen

Abrechnung und Auszahlung der Personalaufwnde weiterhin durch Landesamt fr Besoldung und Versorgung (LBV)

Perspektivisch soll ein Modul fr Personalwesen in das ERP-System eingefgt werden

Bearbeitung der Personaldaten weiterhin im SVA

Beschrnkung Sollkonzeption auf rechnungswesenbezogene Personalprozesse Keine primren Personalprozesse modelliert




Personalkosten-bernahme

Bezgedaten


Vorgaben und Zielsetzungen

HIS-Modul Personalwesen bleibt bergangsweise bestehen

Teilweise eine Doppelpflege von Datenstzen in der bergangszeit

Schnittstelle(n) SVA-ERP-System

Errechnen der Personalaufwnde

durch externen Dienstleister





Bezgedaten


Sollprozesse Personalkostenbernahme

Fr die Personalkostenbernahme sind folgende Prozesse relevant:

LBV-Daten einlesen

Kosten zuordnen

Ist-Kosten buchen


LBV-Daten einlesen Kosten zuordnen Personal-Ist-Kosten buchen

Personal-Ist-Kosten-Datei


Gehaltsliste


LBV-Daten einlesen

Datentrger in SVA einlesenGehaltsliste

liegt vor

Gehaltslliste

Gehaltsliste einlesen

HIS SVA

Gehaltsliste eingelesen

Kosten zuordnen

Systembetreuer/-in SVA




Gehaltsliste


Kosten zuordnen

Zuordnung LBV-Personalnummer zur internen Personalnummer bzw. Kostenstelle

Export Datensatz mit Personalkosten mit Kostenstelle

Gehaltsliste eingelesen

LBV-Daten einlesen

Bezgeverteiler ers tellen

HIS SVA

Bezgeverteiler ers tellt

und Kosten verteilt

Finanzierungs-anteile

errechnen

Finanzierungsanteile errechnet und Kosten verteilt

HIS SVA


erzeugenHIS SVA


Fehler korrigieren

HIS SVA

Personalkosten zuordnen

HIS SVA

Personalkosten zugeordnet

Fehler korrigieren

HIS SVA

Personal-Is t-Kosten-Datei erzeugt

Personal-Is t-Kosten buchen

Personal-Ist-Kosten-Datei auf Server

ablegen

Personal-Is t-Kosten-Datei abgelegt


Sachbearbeiter/-inStellenkontrolle,Personalhaushalt









Gehaltsliste


Personal-Ist-Kosten buchen

Einspielen der Personal-Ist-Kosten ins Modul Kosten- und Leistungsrechnung der ERP-Software

Kosten zuordnen

Personal-Ist-Kosten-Datei einlesen


Leistungsrechnung

Personal-Ist-Kosten-Datei abgelegt



Kostenrechner/-in

Schnittstelle von SVA zum ERP-System

Falsche Kontendatenberichtigen

KorrekteDatenstze eingelesen und gebucht


HIS SVA Kostenrechner/-inERP-ModulKosten- und

Leistungsrechnung

Falsche Kontendatenberichtigen

Kontodatenfalsch

LBV-Daten einlesen Kosten zuordnenPersonal-Ist-

Kosten buchenPersonal-Ist-Kosten-

DateiPersonalkosten an LBV erstatten

Gehaltsliste



Abschlagszahlung erfolgt vor Verbuchung

2. Abschlagszahlung nach dem Verbuchen

Klren der verbleibenenDifferenzen mit LBV

KorrekteDatenstze eingelesen und gebucht

Personal-Ist-Kosten buchen

Rechnung von LBV

eingegangen

Rechnung LBV

Abschlags-zahlung

abzeichnen

Auszahlung der Differenz

Buchung-Abschlaganweisen


bearbeiten

KreditorischeAnzahlung

ist zu erfassen

Anzahlungist erfolgt

Buchungssumme mit Abschlag

verrechnen

Differenz Buchung-Abschlag

errechnet

DifferenzBuchung-Rechnung

mit LBV klren

DifferenzenBuchung-Rechnung

geklrt


angewiesen


errechnen


vorhanden


nicht vorhanden







Buchung-Rechnunganweisen



angewiesen

Rechnung LBV

KreditorLBV

KreditorLBV

Abschlagssumme(Ist-Zahlung)

Abschlagssumme(Ist-Zahlung)

Buchungssumme(Sollstellung)



2. Abschlag(Ist-Zahlung)


bearbeiten

Kreditorenrechnungber Differenz

Buchung-Rechnungnacherfassen

KreditorLBV


Kreditorenrechnungerfasst

Kreditorische Rechnung

buchen



Leistungsrechnung

ERP-ModulHaupt-

buchhaltung


Bankbuchhalter/-in

Rechnung

Keine nderung der Kontierung erlaubt.

Schlussrechnungwurde erfasst,

gebucht


KreditorischeRechnung ist

gebucht

Kreditorische Anzahlungsverrechnung

bearbeiten

ERP-ModulKreditoren-

buchhaltung


buchhaltung


buchhaltung



buchhaltung




Gehaltsliste



LeitungspositionenLeitungspositionen

PersonalkostenbernahmePersonalkostenbernahme



Prozesse bis auf weiteres auerhalb des ERP Systems:

Personalbudget ermitteln

Personalkosten dezentral planen

Anforderung ans ERP System:

Mittelfristige Kostenplanung





Bezgedaten


Strategische und operative Planungsprozesse

Management-prozesse





Forschung

Studium, Lehre



Prfungs-verwaltung



Rechnungswesen


Personalwesen FacilityManagement


IT-Services

Organisation


Kernprozesse


Forschungs-transfer

Forschungs-frderung



Prozessbasierte

Anforderungsdokumentation

Prozessbasierte

Anforderungsdokumentation


Prozessbasierte Anforderungsdokumentation

Ziel ist eine Dokumentation der prozessbasierten Anforderungen der Universitt Bielefeld an ein ERP-System

Alle Anforderungen sind in der ARIS-Datenbank gespeichert

Kriterien:

Beschreibung / Definition

Bemerkung / Beispiel

Fallzahl / Durchlufe pro Jahr

Kritische Funktionalitten der ERP-Software

Kritische Erfolgsfaktoren / Voraussetzung fr Ausfhrung des Prozesses

Kritische Auswirkungen auf nachfolgende Prozesse


Auswertung der Datenbank

Auswertung per Report

Anleitung zur Ausfhrung:


Ausblick und weiteres Vorgehen

Ausblick und weiteres Vorgehen


Weiteres Vorgehen

Erarbeitung / Abstimmung Change-Management-Konzeption (04.07.2008)

Auswahl ERP-Software

Erarbeitung Sollorganisation Rechnungswesen

Erarbeitung Migrations- / Projektplan ERP-Einfhrung unter Bercksichtigung Gesamtprojektplanung

Rechnungswesenprozesse

Beschaffungsprozesse

DMS / WF-Prozesse

Konzeption IT-Gesamtarchitektur


Planung ERP-Einfhrung kaufm. Rechnungswesen

2008 2009 2010




Sollkonzeption Prozesse kaufm. Rechnungswesen Auswahl

ERP-Software,Projektvorbereitung

Auswahl ERP-Software,

Projektvorbereitung



Erffnungs-bilanz

Inventur(Erfassung und Bewertung

aller VG und Schulden)

Inventur(Erfassung und Bewertung

aller VG und Schulden)

Abstimmung mit Ministerium, Analyse Vorgaben

& Rahmenbedingungen, Klrung Offener Punkte

Abstimmung mit Ministerium, Analyse Vorgaben

& Rahmenbedingungen, Klrung Offener Punkte

Stammdatenpflege (Debitoren, Kreditoren,

Anlagen, etc.)

Stammdatenpflege (Debitoren, Kreditoren,

Anlagen, etc.)

Auswahl WP

Rollenbezogene QualifizierungRollenbezogene Qualifizierung


Planung Gesamtprojekt





Auswahl ERP-Software ReWe,Projektvorbereitung

Auswahl ERP-Software ReWe,Projektvorbereitung

(Re-) OrganisationBeschaffung

(Konzept)

(Re-) OrganisationBeschaffung

(Konzept)

Sollkonzeption

Beschaffungsprozesse

Sollkonzeption

BeschaffungsprozesseUmsetzung Organisationskonzept,Einfhrung IT-Lsung BeschaffungUmsetzung Organisationskonzept,Einfhrung IT-Lsung BeschaffungStrategie-Workshop

Beschaffung

Sollkonzeption DMS- / WF-

Prozesse im Finanzbereich

Sollkonzeption DMS- / WF-

Prozesse im Finanzbereich

Einfhrung IT-LsungDMS / WF

Einfhrung IT-LsungDMS / WF

Strategie-Workshop DMS / WF

Auswahl IT-Lsung DMS / WF

Auswahl IT-Lsung DMS / WF



Konzeption EAM Enterprise

Architecture Management

Konzeption EAM Enterprise

Architecture Management

Realisierung EAM

Realisierung EAM

2008 2009 2010

Aufbau Prozessmanagement

Aufbau Prozessmanagement

Auswahl IT-Lsung

Beschaffung

Auswahl IT-Lsung

Beschaffung


Diskussion und FragenDiskussion und Fragen

Uni Bielefeld Ergebnispräsentation Sollkonzeption 080630 · Universität Bielefeld...

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