Una propuesta exitosa para

fondos externos

3er Congreso Educativo

Sistema Universitario Ana G. Méndez

Facilitando el aprendizaje: Hacía mejores prácticas de enseñanza

25 de agosto de 2005

Miriam Rivera Cano, CRA, ASQ CQIA

Vicepresidenta Auxiliar Recursos Externos

Vicepresidencia de Asuntos Académicos e Investigación

Derechos de Autor © 2005 Sistema Universitario Ana G. Méndez.

Derechos Reservados prohibida la producción total o parcial sin autorización del Sistema Ana G. Méndez

Objetivos

� Presentar el patrón establecido para el

desarrollo de una propuesta exitosa para

fondos externos.

� Presentar los principios básicos de los

costos relacionados a un proyecto con

fondos federales y repasar los pasos en

el desarrollo de un presupuesto.

Contenido

� Responsabilidades

� Primera Fase (Prepropuesta)

� Segunda Fase (Redacción)

� Elementos de una Propuesta

� Desarrollo del Presupuesto

Responsabilidades

� Rector(a) – Es el Representante Autorizado por la

Universidad, nombrado por el SUAGM, para

actuar por la Universidad y asumir las

obligaciones impuestas por las leyes federales,

regulaciones, requisitos, y condiciones que

aplican a las propuestas y contratos federales.

� Investigador(a) Principal/Director(a) de Programa

– Es la persona responsable a la Universidad y a

la agencia auspiciadora para llevar a cabo el

proyecto o actividad según aprobada.

Ideas para la propuesta

� Solicitada� La idea es sugerida por la fuente por lo cual hace una invitación a someter propuestas (Request for Proposals) con la descripción del proyecto de interés.

� No solicitada � La idea es del proponente, pero se recomienda buscar el historial de donativos (awards).

Primera Fase (La prepropuesta)

Preguntas:

� ¿Cuál es la función de este proyecto?

� ¿En qué área es tu proyecto?

� ¿Cuál es la población impactada?

� ¿Quiénes componen tu equipo de trabajo

para desarrollar la propuesta?

� ¿Tienes el endoso de tu Decano y

Rector?

� ¿Cuál es la capacidad de tu institución

para realizar el proyecto?

Primera Fase (La prepropuesta)

� El punto de partida para escribir una

propuesta consiste en reunir la

documentación adecuada:

� Revisa la literatura

� Recopila información (estadísticas)

� Identifica la posible fuente de fondos

� Visita su página electrónica

� Comuníquese con la fuente de fondos

Comuníquese con la Oficina de

Recursos Externos

Segunda Fase (Redacción)

� Razones para una propuesta competitiva

� Usted hizo su asignación y ha

determinado que su proyecto no duplica

los esfuerzos de otros proyectos de

investigación.

� Este proyecto es relevante a la fuente

de fondos.

� El proyecto esta dirigido a una

necesidad crítica.

Razones para una propuesta

competitiva (Continuación)

� El enfoque hacía la solución del

problema es efectivo y viable.

� Los resultados esperados justifican los

recursos solicitados.

� El personal propuesto y la organización

tienen la capacidad, credibilidad y

experiencia necesaria para que el

proyecto sea exitoso.

Razones para una propuesta débil

� Falta de estadísticas y evidencia que

muestre una necesidad o problema real.

� No existe evidencia de innovación.

� No expresa la viabilidad del proyecto,

posible riesgos o medidas de solución.

� Información excesiva de trasfondo.

Consejitos para el desarrollo de la

propuesta

� Establece un tono positivo

� Utiliza visuales para explicar conceptos

abstractos y relaciones

� No sobre enfatice (overkill) un punto o idea

� Utiliza palabras que facilite al lector navegar a

través de la propuesta

� Evita palabras que impliquen duda, ej, “might,

could, may, should, hope will consider, it

appears”

Consejitos para el desarrollo de la

propuesta (Continuación)

� Muestre firmeza y seguridad

� Evite la retórica inflada

� Evite argumentos que no tienen

fundamentos

� No asuma que el lector esta familiarizado

con el tema

� La secuencia debe ser lógica

Consejitos para el desarrollo de la

propuesta (Continuación)

� Lea cuidadosamente su propuesta y las

guías.

� Busca que colegas lean la propuesta y

las guías.

� Si la propuesta no es aprobada, solicita

comentarios de los lectores.

Elementos de una Propuesta

Título

�Usa lenguaje apropiado a la fuente

�Describe el proyecto

�Debe ser breve o corto

Carta de trámite

� Para demostrar apoyo de la

institución

� Para indicar que Instituto debe recibir

la propuesta (NIH)

Página de Cubierta

� Generalmente provista por la fuente de fondos

� Firmada en original, preferiblemente en tinta azul

� No firmar “por”, ej. José F. Méndez por Miriam Rivera Cano

Tabla de Contenido

� Generalmente, provista por la fuente de

fondos.

� Importante enumerar las páginas y que

los números de éstas concuerden con la

tabla de contenido.

Resumen Ejecutivo/Resumen del

Proyecto

� Es la sección más importante de todo el documento.

Es una síntesis de la información más relevante que

ayuda a convencer al lector de que este proyecto

sea considerado para su apoyo.

� El problema/necesidad - Uno o dos párrafos

breves sobre el problema o la necesidad que

su organización ha identificado y que está

preparada para enfrentar.

� La solución — Describa el proyecto, la

metodología, la evaluación del mismo,

cronología del plan de trabajo, y como se

diseminará los resultados. Debe incluir una

descripción de los resultados esperados.

� Fondos requeridos y duración

� Una reseña sobre la orientación de su

organización — Escriba en un párrafo el

nombre, la historia, la misión y las actividades de

su organización, así como la capacidad que ésta

tiene para llevar a cabo el proyecto.

Resumen Ejecutivo/Resumen del

Proyecto (Continuación)

Propósito

�Metas

�Objetivos específicos dirigidos a resultados esperados, mensurables

� En propuestas de investigación incluir hipótesis.

� Ser positivos, dar esperanzas al lector

Necesidad/Problema

� Establecer la necesidad con estadísticas o revisión

de literatura, asegure que las mismas estén

actualizadas.

� ¿Qué relevancia o importancia tiene para el entorno

del proyecto como para la sociedad en general?

� Relación del problema/necesidad al proyecto

propuesto.

� Importancia del proyecto ahora

Descripción del Proyecto

� Tiene cinco subcategorías: objetivos, métodos,

personal/administración, evaluación, y sostenible.

� Los objetivos y métodos determinan los requisitos

de personal y administración

� La sostenibilidad depende de la capacidad

institucional para sostener el proyecto una vez los

fondos externos terminen.

Metas y Objetivos

� Metas son conceptuales y abstractas.

� Objetivos son:

� los resultados esperados del proyecto y

ayudan a delinear sus métodos

� tangibles, específicos, concretos,

mensurables y ejecutables en un

período específico

Meta y Objetivos

� Meta: Nuestro programa después de las clases

ayudará a los niños a leer mejor.

� Objetivo: Nuestro programa después de las

clases ayudará a cincuenta niños a mejorar su

nivel de lectura ascendiendo este nivel a un

grado superior al actual, según lo demostrarán

los exámenes de lectura realizados después de

haber participado en el programa por un

período de seis meses. (tono positivo)

Método

� Descripción de las actividades específicas que se

llevarán a cabo para cumplir los objetivos.

� Cómo – Los hechos que sucederán desde

que el proyecto comienza hasta que termina

� Cuándo – Presenta el orden y el tiempo que

tomará cada labor. Elaborar una cronología

del plan de trabajo.

� Porqué - ¿Porqué el trabajo planificado lo

lleva a los resultados que anticipa? Puede

utilizar la opinión de expertos o citar

literatura.

Personal

� Este es el personal clave para realizar el proyecto

� Personal clerical o administrativo debe ser consultado con la fuente

� Incluye nombre completo, títulos, responsabilidades, porción del salario y beneficios marginales

� El resumé debe incluir la experiencias, presentaciones y publicaciones relevantes al proyecto

Evaluación

� Describe el plan para la recopilación de

información y datos que se utilizarán

para mejorar la operación del proyecto.

� Describe instrumentos de evaluación,

analices de datos y utilización de los

resultados que se informarán.

Sostenimiento

� Las fuentes de fondos no desean comprometerse a dar apoyo de manera permanente.

� Demostrar la capacidad financiera de la institución para sostener el proyecto luego que los fondos externos terminen.

� Prepare un plan para institucionalizar el proyecto gradual.

Revisión de literatura o proyectos

� Si ha citado publicaciones relevante al

proyecto, incluya copia de las mismas.

� Si ha hecho referencia a otros proyectos,

incluya una descripción de los mismos.

Plan de diseminación

� Es posible que se requiera una sección

aparte.

� Se puede incluir en la descripción del

proyecto y en el resumen.

� Esto incluye como se dará a conocer los

resultados del proyecto. Ej: publicaciones,

presentaciones, opúsculos.

Anejos

� Cartas de apoyo

� Literatura relacionada al proyecto

� Cuestionarios

� Encuestas

� Gráficas

� Referencias

Desarrollo del Presupuesto

Categorías en el Presupuesto

� Costos Directos

�Personal

�Gastos operacionales

� Costos Indirectos (Costo de

Facilidades y Administración)

Costos Directos

� Personal

� Salario básico más beneficios marginales proyectados a la fecha de comienzo del proyecto.

� Salario básico es aquella compensación del puesto que ocupa la persona. No incluye bonificaciones, compensaciones adicionales, diferencial, etc.

Costos Indirectos

� Es un reembolso de gastosincurridos durante la realización del proyecto por el uso de facilidades y en la administración.

� Uso de facilidades, gastos operacionales, mantenimiento, y utilidades

� Depreciación de equipo y edificios

� Administración Institucional

Principios de Costos

� Asegurar que los costos asignados a

una propuesta, acuerdo de

colaboración o contrato federal sean

permisibles, asignables, y

razonables.

Costos Permisibles

� Deben estar dentro de las limitaciones y

exclusiones descritas en la Circular OMB

A-21.

� Deben estar asignados como ítems de

gastos dentro de la propuesta, acuerdo

de colaboración o contrato.

Costos Asignables

� El costo asignable es uno de los elementos que determina si el costo es permisible. Esto es, el costo asignado a una función u objetivo particular beneficia directamente al proyecto.

� Ser consistente en la asignación de costos para un mismo propósito.

Costos Razonables

� Razonabilidad de los Costos – Los

bienes y servicios adquiridos, y la

cantidad involucrada, refleja la toma

de decisión de una persona prudente

en el momento que decide incurrir

en el costo.

El Proceso

� El Presupuesto es simplemente convertir

su proyecto en números.

� Iniciar el proceso temprano le permitirá

identificar los recursos humanos, físicos

y financieros necesarios.

Preparando el Presupuesto

� Lea las guías de la solicitud de fondos y determine que actividades son elegibles.

� Determine el costo total del proyecto y estime la asignación de los costos por fases, función o objetivo.

� Luego asigne los costos a las categorías y complete el formulario provisto en la solicitud.

� Si sus números son muy altos, rediseñe sus objetivos y procedimientos para acomodarlos a metas más realista o utilice medios menos costosos para llevar a cabo su proyecto.

Comuníquese con los Expertos

� Repase su presupuesto y aclare dudas

con el personal de Recursos Externos

� Discusión de

presupuestos

Referencias

� Guide to Proposal Writing, University of

Central Florida

� Proposal Writing Short Course, The

Foundation Center

¡Mucho Exito!