Una propuesta exitosa para fondos externosElementos de una Propuesta Desarrollo del Presupuesto....
Transcript of Una propuesta exitosa para fondos externosElementos de una Propuesta Desarrollo del Presupuesto....
Una propuesta exitosa para
fondos externos
3er Congreso Educativo
Sistema Universitario Ana G. Méndez
Facilitando el aprendizaje: Hacía mejores prácticas de enseñanza
25 de agosto de 2005
Miriam Rivera Cano, CRA, ASQ CQIA
Vicepresidenta Auxiliar Recursos Externos
Vicepresidencia de Asuntos Académicos e Investigación
Derechos de Autor © 2005 Sistema Universitario Ana G. Méndez.
Derechos Reservados prohibida la producción total o parcial sin autorización del Sistema Ana G. Méndez
Objetivos
� Presentar el patrón establecido para el
desarrollo de una propuesta exitosa para
fondos externos.
� Presentar los principios básicos de los
costos relacionados a un proyecto con
fondos federales y repasar los pasos en
el desarrollo de un presupuesto.
Contenido
� Responsabilidades
� Primera Fase (Prepropuesta)
� Segunda Fase (Redacción)
� Elementos de una Propuesta
� Desarrollo del Presupuesto
Responsabilidades
� Rector(a) – Es el Representante Autorizado por la
Universidad, nombrado por el SUAGM, para
actuar por la Universidad y asumir las
obligaciones impuestas por las leyes federales,
regulaciones, requisitos, y condiciones que
aplican a las propuestas y contratos federales.
� Investigador(a) Principal/Director(a) de Programa
– Es la persona responsable a la Universidad y a
la agencia auspiciadora para llevar a cabo el
proyecto o actividad según aprobada.
Ideas para la propuesta
� Solicitada� La idea es sugerida por la fuente por lo cual hace una invitación a someter propuestas (Request for Proposals) con la descripción del proyecto de interés.
� No solicitada � La idea es del proponente, pero se recomienda buscar el historial de donativos (awards).
Primera Fase (La prepropuesta)
Preguntas:
� ¿Cuál es la función de este proyecto?
� ¿En qué área es tu proyecto?
� ¿Cuál es la población impactada?
� ¿Quiénes componen tu equipo de trabajo
para desarrollar la propuesta?
� ¿Tienes el endoso de tu Decano y
Rector?
� ¿Cuál es la capacidad de tu institución
para realizar el proyecto?
Primera Fase (La prepropuesta)
� El punto de partida para escribir una
propuesta consiste en reunir la
documentación adecuada:
� Revisa la literatura
� Recopila información (estadísticas)
� Identifica la posible fuente de fondos
� Visita su página electrónica
� Comuníquese con la fuente de fondos
Segunda Fase (Redacción)
� Razones para una propuesta competitiva
� Usted hizo su asignación y ha
determinado que su proyecto no duplica
los esfuerzos de otros proyectos de
investigación.
� Este proyecto es relevante a la fuente
de fondos.
� El proyecto esta dirigido a una
necesidad crítica.
Razones para una propuesta
competitiva (Continuación)
� El enfoque hacía la solución del
problema es efectivo y viable.
� Los resultados esperados justifican los
recursos solicitados.
� El personal propuesto y la organización
tienen la capacidad, credibilidad y
experiencia necesaria para que el
proyecto sea exitoso.
Razones para una propuesta débil
� Falta de estadísticas y evidencia que
muestre una necesidad o problema real.
� No existe evidencia de innovación.
� No expresa la viabilidad del proyecto,
posible riesgos o medidas de solución.
� Información excesiva de trasfondo.
Consejitos para el desarrollo de la
propuesta
� Establece un tono positivo
� Utiliza visuales para explicar conceptos
abstractos y relaciones
� No sobre enfatice (overkill) un punto o idea
� Utiliza palabras que facilite al lector navegar a
través de la propuesta
� Evita palabras que impliquen duda, ej, “might,
could, may, should, hope will consider, it
appears”
Consejitos para el desarrollo de la
propuesta (Continuación)
� Muestre firmeza y seguridad
� Evite la retórica inflada
� Evite argumentos que no tienen
fundamentos
� No asuma que el lector esta familiarizado
con el tema
� La secuencia debe ser lógica
Consejitos para el desarrollo de la
propuesta (Continuación)
� Lea cuidadosamente su propuesta y las
guías.
� Busca que colegas lean la propuesta y
las guías.
� Si la propuesta no es aprobada, solicita
comentarios de los lectores.
Carta de trámite
� Para demostrar apoyo de la
institución
� Para indicar que Instituto debe recibir
la propuesta (NIH)
Página de Cubierta
� Generalmente provista por la fuente de fondos
� Firmada en original, preferiblemente en tinta azul
� No firmar “por”, ej. José F. Méndez por Miriam Rivera Cano
Tabla de Contenido
� Generalmente, provista por la fuente de
fondos.
� Importante enumerar las páginas y que
los números de éstas concuerden con la
tabla de contenido.
Resumen Ejecutivo/Resumen del
Proyecto
� Es la sección más importante de todo el documento.
Es una síntesis de la información más relevante que
ayuda a convencer al lector de que este proyecto
sea considerado para su apoyo.
� El problema/necesidad - Uno o dos párrafos
breves sobre el problema o la necesidad que
su organización ha identificado y que está
preparada para enfrentar.
� La solución — Describa el proyecto, la
metodología, la evaluación del mismo,
cronología del plan de trabajo, y como se
diseminará los resultados. Debe incluir una
descripción de los resultados esperados.
� Fondos requeridos y duración
� Una reseña sobre la orientación de su
organización — Escriba en un párrafo el
nombre, la historia, la misión y las actividades de
su organización, así como la capacidad que ésta
tiene para llevar a cabo el proyecto.
Resumen Ejecutivo/Resumen del
Proyecto (Continuación)
Propósito
�Metas
�Objetivos específicos dirigidos a resultados esperados, mensurables
� En propuestas de investigación incluir hipótesis.
� Ser positivos, dar esperanzas al lector
Necesidad/Problema
� Establecer la necesidad con estadísticas o revisión
de literatura, asegure que las mismas estén
actualizadas.
� ¿Qué relevancia o importancia tiene para el entorno
del proyecto como para la sociedad en general?
� Relación del problema/necesidad al proyecto
propuesto.
� Importancia del proyecto ahora
Descripción del Proyecto
� Tiene cinco subcategorías: objetivos, métodos,
personal/administración, evaluación, y sostenible.
� Los objetivos y métodos determinan los requisitos
de personal y administración
� La sostenibilidad depende de la capacidad
institucional para sostener el proyecto una vez los
fondos externos terminen.
Metas y Objetivos
� Metas son conceptuales y abstractas.
� Objetivos son:
� los resultados esperados del proyecto y
ayudan a delinear sus métodos
� tangibles, específicos, concretos,
mensurables y ejecutables en un
período específico
Meta y Objetivos
� Meta: Nuestro programa después de las clases
ayudará a los niños a leer mejor.
� Objetivo: Nuestro programa después de las
clases ayudará a cincuenta niños a mejorar su
nivel de lectura ascendiendo este nivel a un
grado superior al actual, según lo demostrarán
los exámenes de lectura realizados después de
haber participado en el programa por un
período de seis meses. (tono positivo)
Método
� Descripción de las actividades específicas que se
llevarán a cabo para cumplir los objetivos.
� Cómo – Los hechos que sucederán desde
que el proyecto comienza hasta que termina
� Cuándo – Presenta el orden y el tiempo que
tomará cada labor. Elaborar una cronología
del plan de trabajo.
� Porqué - ¿Porqué el trabajo planificado lo
lleva a los resultados que anticipa? Puede
utilizar la opinión de expertos o citar
literatura.
Personal
� Este es el personal clave para realizar el proyecto
� Personal clerical o administrativo debe ser consultado con la fuente
� Incluye nombre completo, títulos, responsabilidades, porción del salario y beneficios marginales
� El resumé debe incluir la experiencias, presentaciones y publicaciones relevantes al proyecto
Evaluación
� Describe el plan para la recopilación de
información y datos que se utilizarán
para mejorar la operación del proyecto.
� Describe instrumentos de evaluación,
analices de datos y utilización de los
resultados que se informarán.
Sostenimiento
� Las fuentes de fondos no desean comprometerse a dar apoyo de manera permanente.
� Demostrar la capacidad financiera de la institución para sostener el proyecto luego que los fondos externos terminen.
� Prepare un plan para institucionalizar el proyecto gradual.
Revisión de literatura o proyectos
� Si ha citado publicaciones relevante al
proyecto, incluya copia de las mismas.
� Si ha hecho referencia a otros proyectos,
incluya una descripción de los mismos.
Plan de diseminación
� Es posible que se requiera una sección
aparte.
� Se puede incluir en la descripción del
proyecto y en el resumen.
� Esto incluye como se dará a conocer los
resultados del proyecto. Ej: publicaciones,
presentaciones, opúsculos.
Anejos
� Cartas de apoyo
� Literatura relacionada al proyecto
� Cuestionarios
� Encuestas
� Gráficas
� Referencias
Categorías en el Presupuesto
� Costos Directos
�Personal
�Gastos operacionales
� Costos Indirectos (Costo de
Facilidades y Administración)
Costos Directos
� Personal
� Salario básico más beneficios marginales proyectados a la fecha de comienzo del proyecto.
� Salario básico es aquella compensación del puesto que ocupa la persona. No incluye bonificaciones, compensaciones adicionales, diferencial, etc.
Costos Indirectos
� Es un reembolso de gastosincurridos durante la realización del proyecto por el uso de facilidades y en la administración.
� Uso de facilidades, gastos operacionales, mantenimiento, y utilidades
� Depreciación de equipo y edificios
� Administración Institucional
Principios de Costos
� Asegurar que los costos asignados a
una propuesta, acuerdo de
colaboración o contrato federal sean
permisibles, asignables, y
razonables.
Costos Permisibles
� Deben estar dentro de las limitaciones y
exclusiones descritas en la Circular OMB
A-21.
� Deben estar asignados como ítems de
gastos dentro de la propuesta, acuerdo
de colaboración o contrato.
Costos Asignables
� El costo asignable es uno de los elementos que determina si el costo es permisible. Esto es, el costo asignado a una función u objetivo particular beneficia directamente al proyecto.
� Ser consistente en la asignación de costos para un mismo propósito.
Costos Razonables
� Razonabilidad de los Costos – Los
bienes y servicios adquiridos, y la
cantidad involucrada, refleja la toma
de decisión de una persona prudente
en el momento que decide incurrir
en el costo.
El Proceso
� El Presupuesto es simplemente convertir
su proyecto en números.
� Iniciar el proceso temprano le permitirá
identificar los recursos humanos, físicos
y financieros necesarios.
Preparando el Presupuesto
� Lea las guías de la solicitud de fondos y determine que actividades son elegibles.
� Determine el costo total del proyecto y estime la asignación de los costos por fases, función o objetivo.
� Luego asigne los costos a las categorías y complete el formulario provisto en la solicitud.
� Si sus números son muy altos, rediseñe sus objetivos y procedimientos para acomodarlos a metas más realista o utilice medios menos costosos para llevar a cabo su proyecto.
Comuníquese con los Expertos
� Repase su presupuesto y aclare dudas
con el personal de Recursos Externos
� Discusión de
presupuestos
Referencias
� Guide to Proposal Writing, University of
Central Florida
� Proposal Writing Short Course, The
Foundation Center