Umfrage 2017...benutzte Dokumente liegen immerhin bei 49% der Mitarbeiter schon digital vor....

So (wenig) digital arbeiten Immobilien verwaltungen

Umfrage 2017

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EinleitungDie Digitalisierung ist in aller Munde, doch wie

weit wurde sie tatsächlich schon in den Un-

ternehmen umgesetzt? Wie nähern sich kleine

Unternehmen und speziellere Branchen wie

Immobilienverwaltungen diesem Thema? Wir

wollten herausfinden, welche Schritte sie be-

reits in Richtung Digitalisierung unternommen

haben und welche Potenziale es gibt.

Dazu haben wir bei den Immobilienverwal-

tungen nachgefragt. Für knapp drei Viertel ist

die Digitalisierung zwar ein relevantes The-

ma, aber nur 6% haben auch jemand, der sich

speziell darum kümmert und 86% stellen da-

für kein eigenes Budget zur Verfügung. Nicht

verwunderlich, dass es bei diesem Thema noch

viel „Luft nach oben“ gibt.

INHALTSEITE 3 Ziele und Rahmendaten

SEITE 4Mangelhafte Voraussetzungen SEITE 5Unterschiedlichste Vorstellungen

SEITE 6Nutzen und Einsparpotenziale

SEITE 7Standards am ehesten digital

SEITE 8Fazit

UMFRAGE 2017: SO (WENIG) DIGITAL ARBEITEN IMMOBILIENVERWALTUNGEN

LEISTUNG WAR GESTERN, PERFORMANCE IST HEUTE

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1. IMMOBILIENVERWALTUNGEN IM

DIGITALEN FOKUS

ZIEL UNSERER UMFRAGE

Der digitale Wandel scheint in aller

Munde, doch wie gehen speziellere

Branchen wie Immobilienverwaltungen

mit diesen Herausforderungen um? Wir

wollten mit unserer Umfrage herausfin-

den,

• welchen Stellenwert die Digitalisie-

rung bei den Immobilienverwaltern hat,

• welchen Nutzen sie sich davon für

ihre konkreten Aufgaben erhoffen,

• welche Maßnahmen bereits umge-

setzt wurden oder konkret geplant sind,

• wo die Befragten selbst Optimie-

rungspotenziale sehen,

• und wie die Rahmenbedingungen

dafür aussehen.

RAHMENDATEN DER UMFRAGE

Begriffsdefinition

Damit alle Teilnehmer unter dem Be-

griff Digitalisierung dasselbe verstehen,

haben wir den Begriff kurz erläutert: Wir

verstehen darunter alle Veränderungen,

die auf neuen Technologien, digitalen

Geräten, dem Internet und moderner

Telekommunikationstechnik basieren.

Weitere Kriterien sind eine starke Ver-

netzung und intelligente, verzahnte

Systeme. Die Digitalisierung beginnt

für unser Verständnis deshalb bereits

bei einem digitalisierten Posteingang.

Denn: Je mehr Abläufe in Immobilien-

verwaltungen digital abgebildet werden,

desto flexibler und effizienter können

Verwalter auf Wünsche von Mietern und

Eigentümern eingehen.

Teilnehmer

An unserer Umfrage haben 238 Immobi-

lienverwalter im August und September

2017 teilgenommen. Wie erwartet sind

die Immobilienverwaltungen eher kleine

Unternehmen: 50 % arbeiten in Unter-

nehmen mit maximal 5 Mitarbeitern, sie

zählen also zu den Kleinstunternehmen.

Nur 13 % der teilnehmenden Verwal-

tungen haben mehr als 50 Angestellte,

gehören damit also quasi zu den „Bran-

chenriesen“.

Es überrascht nicht, dass die Unterneh-

mensgröße mit der Anzahl der verwalte-

ten Gebäudeeinheiten korreliert.

2. DIE WICHTIGSTEN UMFRAGEER-

GEBNISSE IM ÜBERBLICK

DIGITALISIERUNG IST RELEVANT

Für 70% der befragten Immobilienver-

walter ist Digitalisierung ein relevantes

Thema. Bei den Unternehmen mit über

50 Mitarbeitern sind es sogar 87%, die

dieser Aussage zustimmen.


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Allerdings ist es ein sehr weitgefasstes

Feld und reicht von digitalen Akten oder

Archivierungssystemen, digitaler Zäh-

lererfassung bis hin zum Schriftverkehr

mit Handwerkern per E-Mail.

MANGELHAFTE VORAUSSETZUNGEN

Die Chancen, die die Digitalisierung den

Unternehmen bieten kann, werden bis-

lang allerdings noch nicht ausreichend

wahrgenommen. Denn derzeit sind

personelle oder finanzielle Investitionen

in den digitalen Wandel gering. Lediglich

6% der befragten Immobilienverwaltun-

gen haben einen IT-Verantwortlichen

(13%) oder gar Digitalisierungsbeauf-

tragten (6%), der sich darum kümmert,

digitale Projekte voranzutreiben. Bei den

meisten Unternehmen (68%) erledigt

dies der Geschäftsführer nebenbei.

Stolze 86% haben kein eigenes perso-

nelles, finanzielles und zeitliches Bud-

get zur Verfügung, um digitale Projekte

voranzutreiben. Nur 13% planen zumin-

dest mit einem projektbezogenen Bud-

get oder mit Gesamtbudgets zwischen

3.000 Euro bis zu 100.000 Euro.

Dies ist aber eher in den Unternehmen

über 50 Mitarbeiter der Fall, hier gaben

immerhin 48% dieser Unternehmen

an, dafür über ein spezielles Budget zu

verfügen.

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UNTERSCHIEDLICHSTE VORSTELLUN-

GEN ÜBER DIGITALISIERUNG

Die Digitalisierung ist bei den Verwal-

tern noch nicht weit vorangeschritten.

Was in anderen Branchen schon lange

zum Standard gehört, ist hier noch Zu-

kunftsmusik: Für 46% der Befragten be-

ginnt der Digitalisierungsprozess schon

damit, mit Mietern und Eigentümern per

E-Mail zu kommunizieren und nur für

17% mit einem Dokumentenmanage-

ment-System.

ERP-SOFTWARE MEIST VORHANDEN

64% der befragten Immobilienverwal-

tungen setzen aber bereits eine sog.

ERP-Software ein, um sich die Arbeit zu

erleichtern. Immerhin 36% verzichten

also noch auf diese Unterstützung bei

ihren Geschäftsprozessen. Sie erledigen

die anfallenden Arbeiten beispielsweise

für Mietverwaltung, Buchhaltung oder

Abrechnungen also meist ohne darauf

spezialisierte Softwaresysteme.

NUTZENASPEKTE DER DIGITALISIE-

RUNG

Überraschenderweise messen 38% über-

haupt nicht, ob die bisherigen digitalen

Maßnahmen schon erfolgreich waren.


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Den Nutzen der eigenen Digitalisie-

rungsmaßnahmen sahen die meisten

Umfrageteilnehmer aber sehr deutlich.

Die Mehrheit konnte dadurch Kosten

und Verwaltungsaufwand (58%) senken,

das eigene Image (46%) und die Zufrie-

denheit der Mieter und Eigentümer ver-

bessern (46%) oder Vorgänge schneller

bearbeiten, z.B. die Reaktionszeiten

auf Schadensmeldungen senken (62%).

Neues, qualifiziertes Personal konnten

57% mit diesen Maßnahmen aber noch

nicht gewinnen.

Immerhin 17% sparen bei laufenden

Kosten wie Papier und Porto und be-

merken, dass sie für Routineaufgaben

wie Buchhaltung oder Zahlungsverkehr

weniger Zeit brauchen (13%). Nur 3%

haben durch die Digitalisierung zusätz-

liche Services aufgebaut und nur 4%

konnten dank der Einsparungen mehr

Objekte und Wohneinheiten betreuen.

Bei 9% sank immerhin die Auslastung

der Mitarbeiter.


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STANDARDPROZESSE AM EHESTEN

DIGITAL

Es sind meist einfachere digitale Pro-

zesse oder Standards, die bisher schon

umgesetzt wurden. Geschäftsführer

führten bereits eine professionelle Ver-

waltungssoftware ein (35%) und nutzen

schon mobile Endgeräte wie Tablets

oder Smartphones (28%).

Die Fachabteilungen verantworten di-

gitale Routineaufgaben, wie z.B. digita-

lisierte Rechnungen oder Eingangspost

(35%), kümmern sich bereits jetzt um

ein digitales Archiv oder ein Dokumen-

tenmanagement-System (32%). Häufig

benutzte Dokumente liegen immerhin

bei 49% der Mitarbeiter schon digital

vor. Umfassendere digitale Anwen-

dungen bzw. Prozesse gibt es häufig


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noch nicht: In 60% der Fälle werden

den Kunden keine Dokumente über ein

Kundenportal zur Verfügung gestellt.

76% nutzen keine verzahnten Systeme

wie Cloudsoftware und -services. Bei

70% gibt es noch keine Apps z.B. für die

Wohnungsübergabe oder für Handwer-

kereinsätze.

HOHES DIGITALES POTENZIAL

Eines verbindet sowohl die kleinen

Verwaltungen mit den „Großen“ in der

Branche: Stolze 80% aller Verwalter

sehen Verbesserungspotenzial bei ihren

digitalen Prozessen. Genannt wurden

z.B. mehr Schnittstellen zwischen ver-

schiedenen Systemen, mobile Anwen-

dungen vor Ort für Handwerker und

Mieter, automatisierte Routinevorgänge

und Cloud-Lösungen.

3. FAZIT

75% der an der Umfrage teilnehmenden

Immobilienverwaltungen sind kleine

Unternehmen bis 15 Mitarbeiter. Daher

verwundert es nicht, dass das schwierige

Thema Digitalisierung diese Unterneh-

men bisher noch wenig durchdrungen

hat. Zwar sehen die meisten Firmen die

Notwendigkeit, die eigene Digitalisie-

rung in Angriff zu nehmen. Und es gibt

auch viele praktische und innovative

Ideen, um sich das eigene „Arbeits-

leben“ leichter zu machen. Allerdings

konnten die Verwaltungen bisher nicht

die Voraussetzungen dafür schaffen,

denn nur wenige haben jemand, der die-

se Prozesse auch vorantreibt. Das haben

in der Regel nur größere Firmen. Oft be-

schäftigt sich der Geschäftsführer oder

Inhaber nebenher mit diesem Thema

– ist aber sicherlich in den allermeisten

Fällen kein Spezialist dafür. Auch ein

finanzielles oder zeitliches Budget haben

nur wenige Unternehmen.

Daher ist der Erfolg bisheriger Maßnah-

men auch eher gering: zwar konnten

die Verwaltungen dank der bisherigen

Maßnahmen schon Kosten sparen und

Vorgänge schneller bearbeiten. Dadurch

sind die Kunden wie Mieter und Eigen-

tümer zufriedener und das eigene Image

hat sich verbessert. Ausbaufähig sind

aber weiterhin finanzielle und personelle

Aspekte wie neue Mitarbeiter gewinnen

und zusätzliche Objekte akquirieren.

Insgesamt gesehen ist die Digitalisie-

rung in den Immobilienverwaltungen

noch nicht weit vorangeschritten. Bis-

lang wurden eher Standardprozes-

se digitalisiert und Standardsoftware


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genutzt. In den seltensten Fällen sind

automatisierte Schnittstellen zwischen

verschiedenen Systemen vorhanden, die

Routineaufgaben erleichtern könnten.

Die bisherigen Systeme sind in der Regel

auch nicht mit weiteren Services wie

mobilen Apps oder Cloud-Anwendungen

verzahnt.

Die teilnehmenden Verwaltungen wün-

schen sich unter anderem ganzheitliche

Anwendungen, um Abläufe zu verein-

fachen und durchgängig bearbeiten zu

können. Gerade hier sehen die Um-

frageteilnehmer viel Potenzial für die

Zukunft.

MENSCHEN, die DAS RICHTIGE TUN

Wir sind davon überzeugt, dass es

die Menschen in einem Unterneh-

men sind, die nachhaltigen Erfolg

und Wettbewerbsfähigkeit möglich

machen. Denn sie sind es, die auf

Augenhöhe mit Kunden agieren und

durch ihre Kompetenz Mehrwert ge-

nerieren. Als Anbieter für integrierte

Unternehmens- und Arbeitsplatz-

lösungen stellen wir daher den Mit-

arbeiter ins Zentrum unternehme-

rischen Denkens und Handelns. Mit

dieser Grundphilosophie entwickeln

wir unser einzigartiges Angebot aus

Software, Inhalten, Weiterbildung

und Beratung, die Menschen dabei

unterstützen, mit ihrem Wissen und

ihren Fähigkeiten nachhaltig zum

Unternehmenserfolg beizutragen.

© 2017 Haufe

MENSCHEN, die DAS RICHTIGE TUN

Wir sind davon überzeugt, dass es die Menschen in einem

Unternehmen sind, die nachhaltigen Erfolg und Wettbewerbs-

fähigkeit möglich machen. Denn sie sind es, die auf Augenhöhe

mit Kunden agieren und durch ihre Kompetenz Mehrwert

generieren. Als Anbieter für integrierte Unternehmens- und

Arbeitsplatzlösungen stellen wir daher den Mitarbeiter ins

Zentrum unternehmerischen Denkens und Handelns. Mit dieser

Grundphilosophie entwickeln wir unser einzigartiges Angebot aus

Software, Inhalten, Weiterbildung und Beratung, die Menschen

dabei unterstützen, mit ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten

nachhaltig zum Unternehmenserfolg beizutragen.

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