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Ufficio scolastico per la LombardiaUfficio Comunicazione 1/18
il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008
il modello di circolare USR Lombardiae le modalità di pubblicazione
a cura di Alberto Ardizzone e Silvana Massobrio
La cura della documentazione
Ufficio scolastico per la LombardiaUfficio Comunicazione 2/18
il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008
La circolare e le sue parti
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RicordaIl MAIUSCOLO è meno leggibile: meglio non abusarne
Chi siamo: la testata
• da personalizzare con telefono (fax) – email
• Ufficio: numero romano (senza °)
• Denominazione ufficio: solo prima lettera Maiuscola (esempio Ufficio X – Affari generali)
• Telefono: cifre raggruppate
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Presentiamoci: protocollo e data
• Prot. n. MPI AOODRLO R.U. nnnn(esempio: Prot. n. MPI AOODRLO R.U. 2345)
• data nella forma “del gg mese aaaa” (esempio “del 13 febbraio 2008”)
a questo proposito
• salvataggio del file nella forma
o protLOnnnn_07.doc (per la circolare) (esempio protLO2345_08.doc)
o protLOnnnn_07all1.pdf (per l’allegato) (esempio protLO2345_08all1.doc)
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A chi e cosa: destinatari e oggetto
• L’elenco dei destinatari è allineato a sinistra con rientro destro di 9 cm
• L’uso delle maiuscole sarà limitato alla prima lettera (“A”) di ogni destinatario, ai nomi propri e dove necessario (esempio: Lombardia)
• Oggetto: in grassetto ed allineato a sinistra
• Il titolo dell’oggetto inizierà con la lettera maiuscola e terminerà senza punto
• Oggetti chiari, semplici, precisi e concisi
• L’oggetto deve conferire riconoscibilità alla circolare (anche fuori dal contesto)
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Scrivere per farsi capire: il testo della circolare
• sottolineato solo per i link
• grassetto (senza abusarne) per dare enfasi
• corsivo solo per parole straniere e titoli di libri, leggi, ecc.
• in caso di elenchio utilizzare l’elenco (lista) piuttosto
che la sequenza di termini separati da virgole
o evitare di mettere segni di punteggiatura alla fine della voce
• limitare l’uso degli acronimi (sigle) e delle abbreviazioni
• se possibile, scrivere gli acronimi (sigle) per esteso o indicarne a parte (mail di accompagnamento) la loro descrizione completa
• Se possibile, usare i link alle fonti web, piuttosto che allegare documenti
• font: preferibilmente Arial 11 (Verdana per versione web)
Direttive sulla semplificazione del linguaggio ammministrativo
Regole di leggibilità dei testi scritti per il web
Riferimenti
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il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008
Ispirarsi al linguaggio web
• Es: Se devo pubblicizzare un evento dell’universita’ Bicocca : Marco Polo Programme che comporta allegati come programma, bando, alloggiamento studenti ecc
• Molto meglio linkare alla pagina dell’Università:
http://www.unimib.it/link/page.jsp?id=615185069
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Il sigillo: la firma e la sigla
• La firma della circolare apparirà come testo con rientro a sinistra di 9 cm e senza l’indicazione dell’ufficio
• Maiuscolo solo per le iniziali di Nome e Cognome
• Sigla: i primi due caratteri in maiuscolo indicano l’estensore del testo della circolare; i successivi due (separati dai primi con una barra) il funzionario che ha digitato il testo
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Per saperne di più: gli allegati
• Gli allegati alla circolare verranno riportati sotto la firma e prima della sigla
• Se un solo allegato: unico paragrafo
• Se più allegati: elenco
• Contenere il peso degli allegati No ad allegati con peso maggiore a 1 Mb
• No ad allegati con testo (esempio locandine, bandi, …) salvato come immagine o pdf immagine
• Fornire sempre il nome da attribuire all’allegato, evitando di nominarlo col nome dell’oggetto della circolare o col nome di “allegato” o “allegati”
o a meno che siano nominati in questo modo nella modulistica: es. modello A , allegato1, allegato2 (riferito al modello A in questione)
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il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008
Gli allegati tenere conto delle risorse a disposizione
Se volete far riferimento a una circolare dell’Ufficio Scolastico Regionale per la Lombardia e renderla “viva” nel vostro testo non inviateci la circolare scaricata dal web!
Basta richiedere nella mail di accompagnamento di rendere cliccabile quella circolare dando il riferimento preciso alla risorsa web
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Gestione flussi Sezione “Comunicazioni”
• Inviare circolare ed allegati da pubblicare a [email protected]
• Se si tratta di circolari che richiedono una valutazione da parte del Direttore generale, passare prima a [email protected]
• specificare nell’oggetto della mail il numero di protocollo della circolare
• specificare nel testo del messaggio le sezioni in cui la circolare deve essere pubblicata
• salvare i file nella forma protLOnnnn_07.doc (per la circolare) o protLOnnnn_07all1.pdf (per l’allegato)
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Comunicazioni “In evidenza”
• Finora: era discrezione dell’ufficio che inviava la comunicazione indicare la sezione in cui posizionarla
• Risultato: la sezione “In evidenza” è troppo piena e l’informazione risulta poco efficace
• Ora: verranno inserite “In evidenza” solo avvisi normativi, decreti, bandi di concorso, gare ed appalti, graduatorie, finanziamenti
• In attesa del nuovo sito per la pubblicazione nella sezione comunicazioni valgono le regole seguite finora
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Pubblicazione da altre fonti
• Eventi patrocinatio La pubblicazione sul sito web degli eventi patrocinati è subordinata al
consenso dell’Ufficio X, che si occuperà personalmente di comunicare all’Ufficio I le modalità di pubblicazione web
• Altre comunicazioni ed altri eventio Le comunicazioni e gli eventi (convegni, mostre, seminari, …) provenienti
da fonti diverse dall’USR Lombardia verranno pubblicate esclusivamente nella sezione “Altre comunicazioni” o “Altri eventi”
o La pubblicazione può essere richiesta unicamente dallo staff del Direttore Generale o dal Dirigente di uno degli Uffici dell’USRL, previa mail indirizzata all’Ufficio I ([email protected]) e per conoscenza all’Ufficio X ([email protected])
o Non verranno pubblicati allegati di peso maggiore a 1 Mb o costituiti da testo riprodotto sotto forma di immagine
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Un modello da far circolare
• riceve il modello di circolare personalizzato
• compila le parti di propria competenza (numero telefono, fax, email, nome cognome dirigente) e lo salva
• lo utilizza per scrivere le proprie comunicazioni prestando attenzione alle regole redazionali
• in caso di comunicazioni su più pagine personalizza l’intestazione e il piè di pagina
Ogni ufficio – area progettuale - servizio
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Le “nostre” tabelle
• Il modello di circolare contiene anche un modello automatico per la gestione delle tabelle
• Se la tabella contiene unariga (o una colonna) per i totali:
o selezionare la tabellao Scegliere dal menu
Tabella – Formattazione automatica tabellao spuntare le voci che interessano in “Applica
un formato speciale a”
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Due parole su relazioni, resoconti, ecc.
• Oltre al modello per le circolari, è disponibile un modello per tutti gli altri tipi di documenti (allegati, materiali per convegni, ricerche, …)
• Un documento prodotto da una pubblica amministrazione è “ben fatto” se èo scritto con un linguaggio semplice e comprensibile
o facile da leggere
o riconoscibile nelle sue parti costitutive
o fruibile da tutti, comprese le persone disabili
• Questo modello è presentato nel fascicolo “Indicazioni per la redazione dei documenti dell’Ufficio scolastico regionale per la Lombardia”
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Un modello per documentare
• Anche i documenti generici hanno il loro modello (da adattare a seconda delle caratteristiche del documento)
• Ogni documento prodotto dall’USR Lombardia dovrà contenereo il logo dell’Ufficio scolasticoo il titolo del documentoo la fonte del documento
(Direzione generale, ufficio, …)o l’intestazioneo il piè di pagina con la numerazione delle pagine o la data di pubblicazione
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Il modello per i documentiindicazioni operative
• Se usi Word 2003:o apri il file documentousrl.doc ed
apporta le modifiche necessarie
oppure
o scrivi il documentoo organizza il testo utilizzando gli
stili (titoli, paragrafi, …)o applica il modello documenti-
usrl.dot: dal menu Strumenti – Modelli e aggiunte – Allega … lasciando spuntata la voce “Aggiorna automaticamente gli stili del documento”