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QUEBRAS CAUSAS E PREVENÇÃO

Formadora:

QUEBRAS - Conceitos

O que são quebras?São diminuições que não decorrem da

venda ou uso.

Ocorrem devido a: Furtos (interno e/ou externo) Abates de produtos deteriorados ou

obsoletos.

QUEBRAS - Conceitos

QUEBRAS

QUEBRAS - Conceitos

As quebras extraordinárias: são as de verificação imprevisível e resultantes de factos alheios ao exercício da actividade:

Incêndios e danos por água; Derrocadas, falhas estruturais,

tempestades; Roubos e vandalismo.

QUEBRAS - Conceitos

As quebras operacionais são verificadas com alguma regularidade e resultam da actividade e/ou manuseamento de certos bens.

Validade dos produtos ultrapassada; Quebras acidentais de mercadorias; Mau acondicionamento (embalagem); Controlo das datas de validade dos produtos; Deficiente registo da localização da mercadoria; Furtos e erros na expedição de mercadorias; Devoluções de clientes.

Quebras: Furtos InternosPontos de Risco:

RECURSOS HUMANOS: Os seguintes fatores têm influência no comportamento dos colaboradores e portanto também podem agir como inibidores ou potenciadores de certos comportamentos desonestos:

Ambiente laboral (motivação, etc…);

Política de RH e de contratação (tipo de contratos, rotação de pessoal, políticas de retribuição, etc…).

Quebras: Furtos InternosPontos de Risco:

O PRODUTO: O risco de um produto poder ser roubado aumentará em função da sua atratividade para o potencial ladrão. Os fatores que determinam esta atratividade são:

O valor; A novidade; A facilidade de venda; A facilidade O de ser furtado (tamanho, etc…); Localização no armazém, locais das instalações

onde é mais simples “agir”.

Quebras: Furtos Internos

Pontos de Risco:

Os PROCEDIMENTOS: A forma como são executados será determinante para inibir ou facilitar comportamentos desonestos. Neste sentido os maiores riscos são:

As encomendas em que não é possível controlar o conteúdo no momento da entrega;

Entregas “cegas” (não é controlado o conteúdo dos envios no ato da receção da mercadoria).

Quebras: Furtos InternosPontos de Risco

O TRANSPORTE: As operações de transporte estão sujeitas a uma série de procedimentos de elevado risco (carga, descarga, entregas, etc.).

Nota: Não esquecer a cumplicidade das pessoas que têm acesso aos produtos (tanto externas, como internas à organização).

Quebras: Furtos Internos

Como prevenir?

o Normas de funcionamento interno, tanto para funcionamento geral da empresa, como para os procedimentos mais críticos, e fazer uma avaliação e acompanhamento constante da aplicação destas normas;

Medidas de prevenção e controlo dos produtos e nomear responsáveis encarregados de as aplicar.

Quebras: Furtos Internos

Causas:

A tentação: Que variará em função da necessidade do empregado, da sua Ambição/ganância.

Da tolerância: Dos quadros relativamente às ações desonestas contra a própria empresa.

Da facilidade: Cometer um furto interno e esta existe se houver oportunidade (Acesso ao produto, Tempo disponível e Posição que ocupa)

A perceção: Do empregado sobre as possíveis repercussões que possa ter um comportamento desonesto. Esta dependerá do “medo” de ser apanhado, de ser castigado e de se sentir culpado.

Quebras: Furtos InternosDeve-se evitar que sejam criadas percepções

entre os empregados do tipo:

“A empresa já ganha dinheiro suficiente”

Neste caso existe um elevado nível de tolerância relativamente às pessoas que cometem ações desonestas.

“Aqui roubar é muito fácil”

Os empregados não têm medo, nem de serem apanhados, nem de serem castigados.

Quebras: Furtos Internos

Deve-se trabalhar eficientemente o conceito de:

“A empresa é a minha casa”

A cultura empresarial A integração do empregado A política de Recursos Humanos

Nota: A aplicação de medidas de controlo sobre os empregados pode ter efeitos contrários ao facto de os trabalhadores verem a empresa como a “sua” casa.

Inibidoresde

Tentações

Quebras: Furtos Externos

Medidas de controlo e prevenção das Instalações:Medidas de controlo e prevenção das Instalações:

o Controlar o acesso às instalações de pessoas e veículos alheios;o Atribuir acreditações às pessoas alheias à organização e colocar distintivos nos veículos externos para que sejam identificados no interior;o Atribuir cartões de identificação a todos os empregados que tenham acesso às instalações;o Reduzir na medida do possível o número de entrada e saídas nas instalações;

Quebras: Furtos Externos

Medidas de controlo e prevenção das Instalações:Medidas de controlo e prevenção das Instalações:

o Manter permanentemente vigiadas as portas por onde entram e saem veículos e pessoal;o Vedar as instalações;o Relativamente ao estacionamento de veículos, é recomendado:

o sinalizar as zonas, o estacionamento dos empregados longe dos

edifícioso criar lugares para as visitas;o Potenciar iluminação (elemento de

segurança para o vigilante e é um elemento dissuasivo)

Quebras: Furtos Externos

Medidas de controlo e prevenção das Medidas de controlo e prevenção das mercadorias:

Não permitir que estacionem veículos particulares nas zonas de carga e descarga ou onde é armazenado produto.

Manter vigiadas zonas críticas como o acesso dos vestuários à zona onde está a mercadoria, o acesso aos cais, …

Guardar as mercadorias de mais valor em zonas especialmente vigiadas e registar os movimentos de entrada e saída a essas zonas: data, hora, número do selo...

Quebras: Furtos ExternosPapel do motorista na prevenção e controlo:

Deve estar presente durante a carga e descarga; Deve assumir a responsabilidade de que a

mercadoria que figura na nota de entrega seja a que carregou e descarregou;

Contingências:

É recomendado que o motorista possua um documento que certifique que se viu obrigado a retirar o selo do veículo por exigência das forças de segurança.

Caso esta situação ocorra, o documento também deve certificar que o veículo foi de novo selado na presença das autoridades.

Quebras: Furtos ExternosTecnologia aplicada ao controlo e prevenção

durante o transporte de mercadorias:

Global Positioning Systems (GPS): Esta tecnologia permite fazer um acompanhamento do movimento das cargas, disponibilizar informações precisas sobre o local, a situação dos envios e, se forem utilizados alarmes para detetar, se a carga do veículo foi violada;

Selagem da carga ou do veículo: Deixa registo que o conteúdo da carga ou do veículo foi violado; No caso de cargas seladas verificar que os selos não foram manipulados e que os números dos selos estão corretos.

Outros: Alarmes de deteção nas entradas e saídas e utilização de um Circuito Fechado de Televisão.

Quebras: Erros

Os erros são falhas na gestão, que fazem com que as contas dos resultados apresentem valores inferiores.

Pontos de Risco

A Falta de formação e de meios materiais adequados para o tratamento da informação, originam diferenças entre os fluxos físicos de mercadoria e o fluxo de informação:

Quantidades e produtos incorretos (referência, formato...)..

Deterioração dos produtos.

Quebras: ErrosPontos de Risco

A preparação das encomendas; Os processos de entrega e receção da

mercadoria; A gestão das devoluções e produtos

estragados. A deterioração dos produtos acontece por

não existirem instalações adequadas que permitam: Manter uma temperatura adequada para a

conservação dos produtos; Execução de uma “paletização” correcta.

Quebras: ErrosProcedimentos na prevenção e controlo dos Erros

Recomenda-se:

A definição eficiente dos procedimentos mais críticos;

O controlo sobre a execução dos mesmos; A utilização eficiente das ferramentas

adequadas. É recomendado realizar ações de formação

dos operadores sobre: Aplicação dos procedimentos estabelecidos; Utilização e manuseamento das ferramentas

necessárias.

Quebras: ErrosConclusão:

Estas ferramentas permitem reduzir as ocorrências e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte de erros na logística:

Agilizam e aumentam a qualidade da informação para os fluxos administrativos e operacionais.

Reduzem ocorrências nas entregas e no processo de faturação.

Aumentam os níveis de informação e localização dos produtos.

Quebras: Sistemas de segurança

Implementar Sistemas de segurança especificamente desenvolvidos para controlar e circulação de mercadorias e pessoas de forma a ser possível:

• Deteção de roubos•Sistemas de deteção•Sistemas de alarme•Manutenção periódica e melhoria constante de todos estes sistemas•Sinalização

Sistemas de Segurança

Os sistemas de segurança controlam acessos, detetam intrusos, controlam viaturas para transportes de valor elevado via central de GPS.

O sistema de segurança permite-nos supervisionar o desenrolar de todas as operações garantindo: o controlo do fluxo de mercadorias dentro da

organização responder aos mais exigentes critérios de segurança

ativa para armazenagem e transporte de mercadorias especiais.

Sistemas de Segurança

Sistemas de Segurança

Sistemas de Segurança