TREINAMENTO

LYNC 2013 Recurso de treinamento do usurio final

O objectivo deste documento demonstrar como

fcil comear a trabalhar com sucesso no Microsoft

Lync!

Este treinamento vai mostrar como:

- O Lync 2013 aprimora a comunicao e enriquece a

colaborao

- Trabalhar com sua lista de contatos do Lync, criar

grupos, definir opes do Lync e entender a presena.

- Agendar reunies do Lync, bem como a forma de

compartilhar contedo de reunies, gerenciar

conexes de udio e vdeo e colaborar com os

participantes

Sumrio Polticas de Utilizao Lync ....................................................................................................................... 2

Cliente Lync Desktop\PC:...................................................................................................................... 2

Usabilidade de equipamentos: ............................................................................................................. 2

Conferncias: ........................................................................................................................................ 2

Cliente Lync Mobile: ............................................................................................................................. 3

Microsoft Lync Introduo ..................................................................................................................... 4

Iniciar a sesso no Lync ........................................................................................................................ 4

Viso Geral Lync.................................................................................................................................... 4

Definio do estado - Mensagens Instantneas e Presena ................................................................ 5

Definir uma nota pessoal ...................................................................................................................... 7

Gerir os Contatos ...................................................................................................................................... 7

Adicionar um contato ........................................................................................................................... 7

Remover um Contato ........................................................................................................................... 8

Criar e Gerir Grupos de contatos .......................................................................................................... 8

Eliminar um grupo ................................................................................................................................ 8

Adicionar um Contacto a um grupo ..................................................................................................... 9

Bloquear Contactos .............................................................................................................................. 9

Iniciar conversaes e chamadas ........................................................................................................... 10

Conversao de Mensagens Instantneas ......................................................................................... 10

Histrico da conversao.................................................................................................................... 10

Conversao com um grupo ............................................................................................................... 11

Colaborao e Partilha ........................................................................................................................... 11

Realizar chamadas .................................................................................................................................. 13

Chamadas Telefnicas ........................................................................................................................ 13

Vdeo Chamadas ................................................................................................................................. 13

Agendamento de reunies ..................................................................................................................... 14

Agendar uma reunio on-line ............................................................................................................. 14

Agendamento de reunies on-line ................................................................................................. 14

Definir as preferncias do Lync .............................................................................................................. 15

Configurar a imagem de contacto ...................................................................................................... 16

Configurar as opes de Alerta do Lync ............................................................................................. 16

Guardar ficheiros e conversaes ...................................................................................................... 16

Polticas de Utilizao Lync

Cliente Lync Desktop\PC:

As principais configuraes a adotar no funcionamento do cliente Lync:

O Login no cliente Lync dever ser em modo automtico;

O Login dever ser efetuado com o Email do utilizador. Com utilizao de endereos de Email

Alias no conseguir efetuar o Login de uma forma correta;

Definio do estado de presena em modo automtico. Assim, garantimos que a presena

traduz, sempre, o estado real do utilizador nos dispositivos que utiliza. Idealemente, este este

estado deveria ser sempre respeitado;

Criar grupos pr-definidos (Colegas, departamentos, etc.);

Adicionar parceiros\clientes que j utilizem o Lync. Caso ainda no esteja disponvel a interao,

ser importante pedir equipa de sistemas de informao para avaliar a possibilidade de criar

esta federao;

Para utilizadores com capacidade de voz integrada, ser necessrio definir polticas para

reencaminhamento de chamadas para que possam estar sempre disponveis, em qualquer

dispositivo, seja PC, telefone ou mesmo telemvel;

Vdeo e Partilha de Desktop: Para locais com acesso a menos capacidade de largura de banda,

no devero ser utilizadas as funcionalidade de Vdeo ou Partilha de Desktop, para garantir a

melhor experiencia de utilizao;

Usabilidade de equipamentos:

As principais configuraes a adotar na usabilidade de equipamento para o cliente Lync:

As configuraes de Dispositivo\Equipamento a utilizar para udio\Vdeo, devero estar

corretamente configuradas no cliente Lync;

Os equipamentos devero estar ativos e sempre conectados ao PC para permitir a que o

utilizador tenha possibilidade de atendimento no imediato ou participao em

reunies\conferncias;

Conferncias:

As principais configuraes a adotar nas conferncias\reunies Microsoft Lync, agendadas:

O Microfone\Headset dever estar bem configurado antes de iniciar qualquer conferncia. 15

Minutos antes do incio de qualquer reunio, os dispositivos devero ser testados e configurados

corretamente;

O Browser por defeito a utilizar em conferncias, via Outlook, dever ser o Internet Explorer.

Assim, no seu Outlook, dever configurar este browser, para no ter problemas de

compatibilidade;

Para uma melhor experincia, o microfone dever estar inibido quando se encontra a apenas a

assistir a uma conferncia, sendo que o ativar se tiver alguma questo pontual. Assim,

conseguimos garantir a melhor experiencia de som, em reunies com muitos participantes;

Para Conferencias, em salas comuns, apenas um PC\Dispositivo dever estar conectado para

reduzir audio feedback;

Como moderador da reunio conseguir ter todas as funcionalidades de gesto da reunio,

como:

1. Inibir o Som a todos os participantes;

2. Convidar mais pessoas para a reunio;

3. Promover participantes a moderador da reunio;

4. Remover participantes;

5. Partilha de Ficheiros; Programas Microsoft; Desktop;

Cliente Lync Mobile:

As principais configuraes a adotar no funcionamento do cliente Lync:

Para telemveis\Celulares\Tablets com o Sistema: Windows Phone, Apple ou Android, o cliente

Lync est disponvel para Download na Store de cada fabricante;

Na configurao do cliente Lync Mobile, nas opes Exigir rede Wi-Fi para chamadas de Voz e

Vdeo, para um controlo de custos de chamadas em servios de Internet Mvel;

Microsoft Lync Introduo O Microsoft Lync permite o acesso a uma soluo de comunicaes num ambiente empresarial.

Estas solues permitem o envio de mensagens instantneas (Instant Messaging), executar

chamadas peer to peer de udio e vdeo e tambm fornece IM multipartidria de colaborao com

udio e videoconferncia.

Iniciar a sesso no Lync

Para iniciar a sesso no Lync siga os seguintes passos:

1. Start - Microsoft Lync - Lync 2013.

2. Dever ver a seguinte janela do Lync.

Se a caixa de Endereo de incio de sesso j est preenchida,

confirme que o endereo indicado correto.

Se no for o correto ou se estiver em branco, preencha com os

seus dados de utilizador (normalmente o endereo de mail).

3. Se a caixa de texto de introduo da password surgir

introduza a sua palavra passe.

4. De seguida pressione Iniciar Sesso.

Para iniciar a sesso no Lync basta introduzir o seu username e

password, pressionando de seguida o boto Iniciar Sesso.

Viso Geral Lync

Quando iniciar sesso no Lync, ver imediatamente a janela principal do Lync com a lista de contatos

exibida.

A partir do topo ter acesso ao seu Net ID e nome completo (se o Outlook estiver instalado), abaixo

do Net ID encontra-se o menu de presena.

Abaixo do menu de presena ver a caixa de entrada de mensagem de estado pessoal. Abaixo da

caixa de entrada do status pessoal, ver a caixa Pesquisa de Contato.

Logo abaixo esto disponveis as suas listas de contatos, em baixo esto os botes de ao.

Definio do estado - Mensagens

Instantneas e Presena

O Lync define atravs do sistema a opo de estado atravs do

Outlook ou do estado do utilizador configurado no seu

computador.

Aps entrar no Lync, basta clicar no menu de presena

abaixo do nome de utilizador / Net ID e selecione o

estado de presena desejado.

possvel definir o seu estado clicando na seta junto da

indicao do estado atual.

A informao de Presena permite que os utilizadores se aproximem de colegas no momento certo

com a forma correta de comunicao, para levar a um ambiente de trabalho mais produtivo.

A Presena de um utilizador um conjunto de informaes que inclui a disponibilidade, a vontade de

comunicar, notas adicionais (tais como localizao e estado), e o modo como o utilizador pode ser

contatado.

A Presena reforada no Lync com fotos, e um conjunto padro de estados de presena, que inclui

"Fora do Horrio de Trabalho", "No incomodar", "Volto J", "Disponvel", "Ocupado" e "Numa

Conferncia."

Os utilizadores podem definir diferentes nveis de contatos, cada um dos quais pode ver nveis

diferentes de informaes de presena.

Olhando apenas para uma lista de contatos, os utilizadores podem encontrar tudo o que precisam de

saber num instante.

O estado de presena de outros utilizadores indicado atravs de cones coloridos simples e so

tambm mostrados a sua imagem e localizao:

ESTADO DE

PRESENA DESCRIO COMO DEFINIR ESTE ESTADO

Disponvel

Est online e disponvel para ser

contactado. O Lync define este estado ao detetar que est a utilizar o seu computador.

Tambm pode definir este estado quando quiser que as outras pessoas

saibam que est no escritrio, embora o computador esteja inativo.

Ocupado

Est ocupado e no quer ser

incomodado. O Lync define este estado quando, de acordo com o Calendrio do

Outlook, tem uma reunio.

Tambm pode selecionar este estado a partir da seta pendente.

Numa chamada

Est a meio de uma chamada do

Lync (uma chamada de udio

bidirecional) e no quer ser

incomodado.

O Lync define este estado quando detetar que est numa chamada do

Lync.

Numa reunio

Est numa reunio e no quer ser

incomodado. O Lync define este estado quando deteta que est a participar numa

Reunio do Lync ou quando, de acordo com o calendrio do Outlook, tem

uma reunio agendada.

Numa chamada de

conferncia

Est numa chamada de conferncia

do Lync (uma Reunio do Lync com

udio) e no quer ser incomodado.

O Lync define este estado quando detetar a sua participao numa

chamada de conferncia do Lync.

Apresentao Est a fazer uma apresentao e no pretende ser incomodado.

O Lync define este estado quando detetar que est a partilhar o ecr ou a

projetar.

No incomodar

No quer ser incomodado e s ver

notificaes de conversao se a

mensagem for enviada por uma

pessoa do seu Grupo de Trabalho.

Seleciona este estado a partir da seta pendente.

Volto J

Vai afastar-se do computador

durante alguns minutos. Seleciona este estado a partir da seta pendente.

Inativo/Ausente

Tem sesso iniciada, mas o seu

computador tem estado inativo ou

esteve ausente do computador

durante um certo perodo de

tempo (definido por si).

O Lync define o estado como "inativo" quando o computador fica inativo durante cinco minutos ou como "ausente" quando o estado fica inativo durante cinco minutos.

Para mudar os valores predefinidos, clique no boto:

Ferramentas -> Opes , clique em Estado e, em seguida, clique nas setas

junto a Mostrar-me como Inativo quando o meu estado estiver inativo

durante estes minutos e Mostrar-me como Ausente quando o meu

estado estiver Inativo durante estes minutos.

Tambm pode escolher este estado a partir da seta pendente.

Fora do Horrio de

Trabalho

No est a trabalhar e no est

disponvel para ser contactado. Seleciona este estado a partir da seta pendente.

Offline

No tem sesso iniciada. Surgir no

estado Offline s pessoas que

bloqueou.

O Lync define este estado quando termina sesso no seu computador.

Desconhecido

A sua presena no conhecida. Este estado pode aparecer aos contactos que no utilizam o Lync como programa de mensagens instantneas.

Definir uma nota pessoal

Os estados de presena no Lync no podem ser personalizados ou adicionados. No entanto, se os utilizadores pretenderem podem querer fornecer detalhes adicionais sobre onde esto ou o que esto a fazer. Isto efetuado atravs da criao de uma "nota pessoal".

Para definir uma nota pessoal, clique na caixa de notas acima do seu nome. Assim que clicar sobre o

texto pode editar qualquer texto que esteja a ser exibido nesse momento.

Gerir os Contatos

Adicionar um contato

Para comunicar com algum no Lync ter que o adicionar

sua lista de contatos.

Para adicionar um contacto poder introduzir o nome do

utilizador ou o endereo de e-mail na caixa Localizar

algum. Neste caso, vamos usar o nome daniel.

Pode efetuar uma pesquiza sobre a funo de um

utilizador. Neste caso, vamos usar a funo Consultant.

Assim que o contato aparece, colocando o cursor na

imagem do contacto pode selecionar diversas opes de

conversao desde logo mensagem instantnea (IM) ou

mesmo chamada telefnica ou em vdeo.

Tem a opo de adicionar o utilizador sua lista de

contatos ou a um grupo de contatos atravs do boto .

Pressionando o boto direito do rato sobre o contato permite nesta

opo aplicar outras funcionalidades de interao com o contato como

opes de comunicao: IM (mensagem instantnea), chamada,

chamada de vdeo, e-mail ou mesmo a marcao de uma reunio.

possvel tambm remov-lo da lista de contactos ou do grupo a que o

contacto est associado.

Remover um Contato

Remover um contacto to simples como adicionar um. importante notar que h duas formas de

"eliminar" um contato. possvel remover um contato de um grupo de contato (como contatos

frequentes), ou pode tambm remover um contato da lista de contatos, o que ir remover o contato

de todos os grupos e lista de contatos principal.

Para remover um contato da lista de contatos e de quaisquer

grupos associados clique no contato que deseja remover e

pressione a tecla DELETE. Aceitando a confirmao de

remoo

do contacto, este ser removido.

Criar e Gerir Grupos de contatos

No Lync, os grupos so conjuntos de contatos que o

utilizador cria para que possa ver vrios contatos no

seu ecr ou comunicar com todos eles ao mesmo

tempo. Pode utilizar grupos para organizar os seus

contatos. Um contacto pode ser colocado em mais do

que um grupo.

Para criar um novo grupo na janela principal do Lync, sobre a vista de contactos, clique no boto adicionar

contacto . Sobre o menu contextual, escolha a opo Criar Novo Grupo.

Eliminar um grupo

Para excluir um grupo, basta clicar no grupo e selecione Delete.

Ver uma janela de confirmao, clique em OK. Note que se o grupo contm a nica cpia de um

contato, ter que readicionar o contato ou mov-lo para fora do grupo antes de exclu-lo. Se tiver

uma cpia do contato num ou outros grupos, no sero afetados.

Adicionar um Contacto a um grupo

Existem algumas formas de preencher grupos. A mais simples ser simplesmente arrastar um

contato para um grupo. Este mtodo move um contato de um grupo para outro.

Pode tambm clicar sobre um contato e selecionar Copiar Contato

Para e, de seguida, selecionar o grupo onde deseja alojar o contato.

A vantagem deste mtodo que permite ter um contato em vrios

grupos, e a excluso de uma cpia no afetar outros.

Bloquear Contactos

Para bloquear um contato de modo a que no seja possvel que

este o contate usando o Lync, clique com o boto direito do

rato sobre o nome da pessoa que deseja bloquear e selecione a

opo Change privacy relationships Blocked Contacts.

Identificar um contacto para a sua mudana de Estado:

Clicando com o boto direito sobre um contacto podemos solicitar a

informao do contacto para que em cada mudana de status a sua janela descreve-nos qual o seu novo status.

Iniciar conversaes e chamadas

Conversao de Mensagens Instantneas

possvel iniciar uma conversa de Mensagens Instantneas com qualquer contato bastando clicar

duas vezes no mesmo. Com as Mensagens Instantneas (IM) no Lync, os utilizadores podem

rapidamente enviar mensagens uns aos outros com informaes oportunas.

Pode adicionar a qualquer conversa IM em curso, uma chamada de udio ou vdeo, bastando clicar

no cone de Telefone ou Vdeo.

Pode tambm adicionar outros participantes, clicando no cone "Pessoas" direita (que mostra a

contagem atual de participantes) ou arrastando um contato para uma sesso IM / udio / vdeo em

curso.

Histrico da conversao

Pressionando o boto conversaes o utilizador tem acesso ao histrico de conversas com os seus

contactos.

Conversao com um grupo

possvel enviar uma mensagem instantnea ou mesmo iniciar uma chamada em conferncia para

todos os membros de um determinado grupo.

Efetuando um clique com o boto direito do rato sobre o nome do

grupo possvel realizar algumas aes, tais como:

Enviar uma mensagem instantnea (MI)

Iniciar uma Conference Call.

Iniciar uma vdeo chamada

Enviar uma mensagem a todos os intervenientes do

grupo

Agendar uma reunio

Exemplo da opo: Enviar uma mensagem de correio eletrnico para membros do grupo

Exemplo da opo: Enviar uma MI para membros do grupo

Colaborao e Partilha

Na janela de conversao possvel partilhar ficheiros ou outros aspetos da comunicao ao clicar no

cone Monitor exibindo as opes de partilha disponveis no Lync.

Apresentam-se algumas opes:

Monitor Principal: Vai partilhar toda a sua rea de

trabalho para qualquer participante (s) da conversa

em curso. Este recurso til para fins de suporte ou de

demonstrao.

Programa: Permite partilhar a janela de um programa

aberto durante a conversao. Nesta opo possvel

permitir aos intervenientes utilizar a janela aberta

atravs da opo Give Control.

Inqurito: Envolver os participantes numa discusso

sobre um determinado tema.

Se clicar na opo ANEXOS, pode enviar um ficheiro em anexo para qualquer contato.

possvel tambm partilhar contedo no Lync atravs das outras aplicaes do office.

Realizar chamadas

Chamadas Telefnicas

Os passos para efetuar uma chamada atravs do Lync so os seguintes:

1. Identificar um contacto na lista ou grupo ou escrever o nome da pessoa na caixa de entrada

do contacto

2. Colocar o cursor na imagem do contacto para que surja o menu com as opes de

comunicao.

3. Faa uma de 2 opes:

a. Clique no cone do telefone

b. Clique na seta junto ao cone do telefone

para selecionar um nmero a chamar.

Vdeo Chamadas

Para efetuar uma chamada de vdeo, basta

colocar o cursor sobre a imagem de um

contacto e pressionar o boto Chamada de

Vdeo.

De seguida surge a janela de conversao para comunicar com o contacto selecionado.

No lado esquerdo da Janela, surge o

histrico das mensagens trocadas (MI).

Para terminar basta pressionar o boto de terminar a chamada .

Agendamento de reunies Uma das principais caractersticas do Lync a funo Conferencing (Reunies on-line). Com reunies

on-line, pode colaborar, compartilhar informaes e coordenar esforos com os seus colegas em

tempo real.

Recursos de conferncia de voz e de vdeo podem ser utilizados a partir de qualquer local com acesso

Internet.

Ferramentas de reunies integradas no Outlook 2013 permitem agendar uma reunio ou iniciar uma

conferncia improvisada com um nico clique.

Agendar uma reunio on-line

Depois de ter o cliente Lync instalado e configurado, participar de uma reunio to simples quanto

clicar num link. Basta clicar duas vezes em reunies na componente calendrio no Outlook, ver a

opo Nova Reunio do Lync.

A reunio pode tambm ser agendada atravs do Lync, para um contacto em particular ou para um

grupo de contactos.

Agendamento de reunies on-line

Agendar uma reunio online bastante simples:

1. Estando num grupo, pressionar o boto direito do rato sobre o nome do grupo.

2. Selecionar a opo Agendar uma Reunio.

3. Automaticamente o utilizador direcionado para o Outlook onde pode fazer o agendamento da mesma reunio atravs do interface do Outlook.

4. Todos os participantes do grupo, no caso, so convidados a participar na reunio.

Aps ter uma reunio agendada, pode alterar as propriedades, abrindo o item de calendrio no Outlook.

Definir as preferncias do Lync possvel definir algumas opes de preferncias do Lync que podem ser teis a cada utilizador,

abrindo o menu Lync selecionando Ferramentas -> Opes.

Quando a janela de preferncias aparece, exibe esquerda as categorias de preferncias a

personalizar, podendo do lado direito alterar as diversas opes.

Pessoal - janela de opes pessoais, onde voc pode especificar as configuraes de incio de sesso,

identificar quais informaes deseja exibir para os outros utilizadores do Lync, tambm indicar como

quer interagir com outros programas do Office.

Lista de contatos - descreve a lista de Contatos e como deseja que seus contatos a sejam exibidos no

Lync.

Estado - descreve a janela de opes de Estado, onde especifca como e para quem o seu Estado

exibido no Lync.

Mostra-me como Inativo se o meu computador estiver inativo durante estes minutos: clique

nas setas para cima ou para baixo para especificar por quanto tempo o Lync deve esperar

antes de mudar seu status para inativo. O intervalo mximo de tempo que voc pode entrar

de 360 minutos.

Alterar o meu estado de Inativo para Ausente passados estes minutos: clique nas setas para

cima ou para baixo para especificar por quanto tempo Lync deve esperar antes de mudar seu

status para Ausente. O intervalo mximo de tempo que voc pode entrar 360 minutos.

Configurar a imagem de contacto

A minha Imagem - altere a sua imagem: qui que pode escolher a sua foto de conta, caso exista e o

utilizador deseje exibir com suas informaes de contato.

Se a sua organizao utiliza o Microsoft Office com a definio para que ele mostre fotos de

pessoas com suas outras informaes de contato, a imagem exibida automaticamente a partir

do diretrio de contactos.

Configurar as opes de Alerta do Lync

Se clicar em Alertas surgem as opes de Alertas, onde o utilizador define que tipos de alertas deseja

receber, e filtra de quem pode receber alertas.

Guardar ficheiros e conversaes

Na categoria Guardar Ficheiros, que descreve a janela de opes de ficheiros, possvel especificar

onde e como o utilizador deseja salvar os ficheiros que recebe em conversas e gravaes que faz de

reunies.