U5.Reunions de treball (RET) [Modo de compatibilidad] · UD5. REUNIONS DE TREBALL RET 5.1....

Relacions en l’equip de treballRelacions en l’equip de treballUD5-Reunions de treball

UD5. REUNIONS DE TREBALL

RET

5.1. Introducció.

Qualsevol reunió s’anomena reunió de treball, amb les úniques finalitats de:

PÈRDUA DE TEMPSPÈRDUA D’ENERGIA

RET

PÈRDUA D’ENERGIA

La reunió de treball és útil sempre que es prepari de forma adequada:

a) des de la seva planificaciób) confecció d’actesc) avaluació posterior


RET

5.1. Introducció.

Quins són els motius per fer les reunions:

�Per la interacció de les persones en la presa de decisions�Per què les unitats organitzatives d’una empresa estan interelacionades.�És un sistema excel·lent per transmetre informació.

RET

�És un sistema excel·lent per transmetre informació.�Per què alguns vegades cal la col·laboració i participació de determinades persones per realitzar un treball concret.�Les reunions són necessàries perquè les decisions que es prenen són de MAJOR QUALITAT i són ACCEPTADES pels afectats.


RET

5.1. Introducció.

Per tot això:

RET

“NO NOMÉS CAL LES BONES INTENCIONSSINÓ CAL UN MÈTODE I UNS CONEIXEMENTS PER REALITZAR-LES.”


RET

5.2. Definició d’una reunió.

“ Una reunió es la agrupació d’un nombre determinat de persones, durant un temps definit que comparteixen el desig d’aconseguir un objectiu concret”

RET


RET


Aquí tenim uns tipus de reunions el tema a tractar no té interès.

a) Reunir-se per preparar coartades: són reunions en les que la decisió ja està presa, gràcies al director de la reunió el propi grup

RET

decisió ja està presa, gràcies al director de la reunió el propi grup arriba a la mateixa solució. De aquesta forma la responsabilitat es dilueix entre tots els components de la reunió.

b)Concepte de “ reunionitis”: És la necessitat imperiosa de estar reunit. Les causes són:�incapacitat de quedar-se sol davant els problemes�plaer per l’agitació�por o incapacitat per estudiar a fons un problema�por a la presa de decisions�plaer per xerrar i estar en grup


RET


Tota això fa que :

RET

ELS ASSISTENTS DUPTIN DE L’EFICÀCIA I LA VALIDESA DE LES REUNIONS


RET

5.3. Tipus de reunió.

A.- Reunió d’informació descendent.

L’orador exposa un tema, dóna ordres o instruccionsEs podria substituir per notes informatives; però no es té la seguretat de haver estat compresos ni la possibilitat de fer preguntes.

RET

estat compresos ni la possibilitat de fer preguntes.La dinàmica es fer preguntes i reclamar informació addicional del assumpte.

P.e: nou mètode de treball.


RET


B.- Reunió d’informació ascendent:

Objectiu: informació sobre allò que ha ocorregut en l’empresa.Es coneix el clima laboralDinàmica el director el limita a preguntar al grup i retornar un resum, de les

RET

Dinàmica el director el limita a preguntar al grup i retornar un resum, de les dades recollides

P.e: recollida d’informació sobre el nou mètode de treball sotmès a prova en una àrea de l’empresa.


RET


C.- Reunió de formació:

Són reunions adreçades a afavorir i facilitar el sorgiments de coneixements.

�Cal usar dinàmiques de grup.

RET

�Cal usar dinàmiques de grup.�Cal tenir en compte unes condicions:�Participants motivats�Que l’ambient general de l’empresa estigui capacitat per evolucionar al mateix temps que el temes tractats.�Temps limitat�El lloc ha de ser fora de l’empresa.

P.e: formació sobre direcció de reunions per a comandaments en empreses de distribució d’aliments congelats.


RET


D.- Reunions d’intercanvi de punts de vista:

Objectiu: extreure les diverses opinions sobre un tema.

El director compleix un paper regulador: modera conflictes, condueix el tema i

RET

El director compleix un paper regulador: modera conflictes, condueix el tema i resumeix les aportacions.

P.e: Possibles efectes d’un augment en la producció de llet i derivats dins d’un cooperativa.

E.- Reunions de negociació-acord:

Objectiu: reconciliació d’interessos

El director compleix el paper mediador , que pot aportar solucions noves i vàlides per a parts en litigi.

P.e: sindicats i empresa que es reuneixen per la signatura del Conveni Col·lectiu


RET


F.- Reunions de generació d’idees:

Objectiu: idees noves El director fa un paper moderador i animador del grup, recollirà idees i aclarirà les idees no desenvolupades.

RET

idees no desenvolupades.

P.e: disseny d’un nou envàs per a productes de neteja.

G.- Reunions per solucionar problemes:

Objectiu: solucionar problemes.

Tècnica: per mitjà del debat, amb la confrontació, diverses informacions i experiència.El director fa un paper de moderador-animador . És necessari la participació activa del grup.


RET


Per poder prendre decisions en grup cal usar les següents pautes:

Obtenir dades necessàries Veure les causes possibles Veure les causes més probables

1r Problema

RETPe: Accions a prendre desprès del descens de vendes d’un article determinat.

Generar solucions possibles al problema plantejat Avaluar i analitzar aquestes solucions Aïllar les solucions amb més probabilitat d’éxit Escollir la solució consensuada Repartir els directrius per dur a terme la resolució del problema

2on Solucions

3r Presa de decisons


RET

5.4. Elements de la reunió.

DIRECTOR DE LA REUNIÓ.

�El director és l’encarregat d’aconseguir els objectius previstos.

•CLARIFICAR•CONTROLAR•RELATXAR•DINAMITZAR

RET

�El director és l’encarregat d’aconseguir els objectius previstos.�Condueix al grup pel camí que ha de recórrer per aconseguir la fita.�Per la qual cosa han de fer tres activitats:


RET



FUNCIONS DEL DIRECTOR D’UNA REUNIÓ ♦ CLARIFICAR

EL TEMA A TRACTAR OBJECTIU QUE ES VOL COBRIR LES IDEES QUE SORGUEIXEN SINTETITZAR ELS ACORS ACONSEGUITS.

RET

♦ CONTROLAR ♦ RELATXAR ♦ DINAMITZAR

LES REGLES O NORMES DE JOC EQUILIBRAR LA PARTICIPACIÓ ADMINISTRAR EL TEMPS

LES ASPECTES EMOCIONALS DEL GRUP DESTACAR ELS ACORDS PARCIALS

PORTAR AL GRUP AL OBJECTIU


RET


EL TEMA DE LA REUNIÓ:

Requisits:

•Ha de ser real•Afectar al grup


RET

•Afectar al grup•El tema és principal motiu de convocatòria.•No es poden portar temes que afectin a nivells jeràrquic superiors

ELS PARTICIPANTS.

•Nombre idoni de components: 5-10•Nivell organitzatiu homogeni•Cada tipus de reunió, variarà les necessitats de nombre, homogenitat i especialització dels components.


RET


EL TEMPS.

Alhora de convocar-les s’ha de tenir en compte, sinó està prevista en la jornada laboral o no es de treball; cal que no pertorbi les condicions de treball.Respecte a la durada, hi ha una relació directe entre el rendiment i


RET

Respecte a la durada, hi ha una relació directe entre el rendiment i aquesta.

Atenció Rendiment Cansament 30 60 90 120 150


RET


EL LLOC

•Cal avaluar la distància entre el lloc de reunió i on treballen el participants•També les condicions físiques: llum, temperatura i amplitud. •Disposició del mobiliari


RET

•Disposició del mobiliari


RET

5.5. Planificació de la reunió.

•Cal definir els objectius que es desitja aconseguir.

•Planificar el seu desenvolupament: temes a tractar, el temps i qui pot intervenir-hi.

•Elecció dels participants. Cal fer-se aquestes preguntes:


RET

•Elecció dels participants. Cal fer-se aquestes preguntes:

•Qui pot aportar idees o informació útil?•Qui pot influir en la decisió?•Qui afecta la decisió o tema?


RET

5.5. Planificació de la reunió.

Cal elaborar la convocatòria de forma ESCRITA. Cal seguir aquest esquema:

•Context: centrar el tema•Objectius: per què es convoca i què s’espera aconseguir.


RET

•Objectius: per què es convoca i què s’espera aconseguir.•Motiu per a convocar-lo•Lloc i horari•Material necessari•Pla de reunió (Ordre del dia)•Cal fer un recordatori telefònic un parell de dies abans.•Cal organitzar el material: documents, ajuts materials i organització de la sala ( U, L o V)


RET

5.6. Fases de la reunió.

Existeixen 5 fases o etapes:

1.- Planificació2.- Inici3.- Desenvolupament4.- Tancament


RET

4.- Tancament5.- Avaluació


RET

5.6. Fases de la reunió: Inici


INICI REUNIÓ

a) Crear un clima de confiança Encara que el clima, al principi sigui tens, cal

relaxar-lo amb una xerrada introductòria,

relaxada i amena; una anècdota, un acudit

són elements propicis per relaxar tensions.

b) Presentar als assistents Cal anomenar als participants i les seves

àrees de treball. Cal remarcar el motiu pel

RET

qual se’ls ha convocat.

c) Presentar el tema Cal fer una introducció sobre el tema. A

més, la seguretat de què tots el participants

tenen la mateixa informació.

d) Fixar l’objectiu a aconseguir S’ha de deixar clar fins a on s’espera arribar.

Cal que sigui realista; si s’escau es podran

fer diverses reunions per aconseguir

objectius parcials

e) Oferir la informació

disponible sobre el tema

S’oferiran documents; o bé, s’aclariran

dubtes sobre el material enviat.

f) Definir el mètode de treball Aclarir les regles de joc. P.e: no interrompre,

torns de paraules,etc.

g) Fixar el temps Cada tema tindrà un temps determinat,

segons la importància; però sempre amb

flexibilitat.


RET

5.6. Fases de la reunió: Avaluació


AVALUACIÓ

Cal fer-se les següents preguntes:1. Hem arribat a l’objectiu?2. Vaig resoldre el problemes grupals?3. Es va quedar alguna cosa sense aclarir?4. Sorgiren dubtes?5. Participà tothom?6. El clima era positiu?7. Es va arribar a una conclusió ràpida per desinterès?8. Estaven involucrats els membres?

RET

8. Estaven involucrats els membres?9. Vaig manipular la decisió?

També cal fer:⇒ SEGUIR EL CURS DE LES DECISIONS⇒ INFORMAR ALS INTERESSATS (ACTES)⇒ CONTROLA L’EXECUCIÓ DE ALLÒ PROMÈS

U5.Reunions de treball (RET) [Modo de compatibilidad] · UD5. REUNIONS DE TREBALL RET 5.1....

Documents

Transcript of U5.Reunions de treball (RET) [Modo de compatibilidad] · UD5. REUNIONS DE TREBALL RET 5.1....