© C e d oc um en t e s t l a p ro p r i é t é d e l a F é dé r a t i on F r an ç a i s e d e H a n db a l l . T o u t e r e p ro d uc t i o n , m êm e p a r t i e l l e , t o u t t r an s f e r t à u n t i e r s s o us qu e l q u e f o rm e q ue c e s o i t , so n t s t r i c t em e n t i n t e r d i t s s a ns a u t o r i s a t i o n e xp r es s e t é c r i t e d e l a F é d é r a t i o n F r an ç a i s e d e H a n db a l l .

TUTORIEL SERVICE INFORMATIQUE

GUIDE CREATION ET RECONDUCTION DE SALLES

GU ID E S A L LE S E T T E R R A IN S

Fédérat i on F rança ise de Handbal l – 16 avenue Raspa i l – Gent i l l y 94250 – Serv ic e In format ique – 12/2017

¤ 1 ¤

CREER UNE SALLE-

Fiche à l ’usage des Structures LIGUES, COMITES ET CLUBS

- - - - - - - - - - - - - D a t e : 3 1 D é c e m b r e 2 0 1 7

- - - - - - - - - - A u t e u r : F é d é r a t i o n F r a n ç a i s e d e H a n d b a l l / M . S O U N AL E I X

- - - - - - - - - V e r s i o n : 3 . 0

- - D e s t i n a t a i r e s : L i g u e s - C o m i t é s - C l u b s

Table des matières F I C H E A L ’ U S A G E D E S S T R U C T U R E S L I GU E S , C OM I TE S E T C L U B S 1

P R E A L A B L E 2

PROCESSUS CREATION DE SALLE 3

RECHERCHE DE SALLE 4 B L O C R E C H E R C H E 4

INSCRIPTION COMME UTILISATEUR DE SALLE AU NIVEAU CLUB 7 R E C H E R C H E D E S A L LE 7

CREATION DE SALLE 10 B L O C I N FO R M A T IO N S S U R L A D E M A N D E 1 1 B L O C S TR U C T U R E 1 3 B L O C S A L L E 1 4 B L O C C L A S S E M E N T D E L A S A L L E 1 4 B L O C C A R A C TE R IS T I QU E S T E C H N I QU E S 1 5 TR A N S M IS S I ON P O U R C L AS S E M E N T 1 6 R O LE D U B OU T ON P D F 1 6

ROLE DU TERRITOIRE 17

ROLE DE LA FFHB ET DU RESPONSABLE DE SECTEUR 20

RECONDUCTION DE SALLE 23 R O LE D E L A F FH B 2 5

MODIFICATION DE SALLES AU NIVEAU CLUB 27

- CREER UNE SALLE - INSCRIRE UN CLUB DANS UNE SALLE - RECONDUIRE UNE SALLE

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¤ 2 ¤

Dans la nouvelle procedure mise en place, les salles seront creees par les clubs.

- Une salle peut être utilisée par plusieurs clubs - Un club peut utiliser plusieurs salles

Ces salles ne pourront être saisies qu’après avoir vérifié que cette dernière n’existe pas dans GestHand.

PREALABLE

Pour accéder au menu « Salles » il faut avoir les droits d’accès dans GestHand

- Club Equipements où - Ligue équipements

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¤ 3 ¤

PROCESSUS CREATION DE SALLE

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¤ 4 ¤

RECHERCHE DE SALLE

Je me connecte à GestHand comme club 6087063 et je clique sur le menu –Administratif-Salles

Une nouvelle page s’ouvre

Un message permanent vous informe qu’avant de créer une salle, il faut vérifier que cette dernière n’existe pas

Bloc Recherche

POUR RECHERCHER L’EXISTENCE D’UNE SALLE IL FAUT LE FAIRE SUR LE CHAMPS VILLE UNIQUEMENT.

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¤ 5 ¤

P O U R L E C H A M P V I L L E I L S U F F I T D ’E N TR E R LE S 3 P R E M IE R E S L E T T R E S D U N OM R E C H E R C H E

SI VOUS NE TROUVEZ PAS LA SALLE – CONFIRMEZ PAR UNE RECHERCHE SUR D’AUTRES CRITERES

Si vous ne saisissez aucun critère ; Toutes les salles que la structure utilise sont remontées automatiquement.

Si vous saisissez la structure pilote (Exemple 600000)- Toutes les salles de cette

structure vont apparaitre.

SI vous souhaitez rechercher les salles de la Structure Comité du club 6087063 vous mettre dans Structure 6087000

Si vous saisissez dans le champ Ville les 3 Lettres de la Ville Vous aurez toutes les salles des villes qui ont les 3 lettres LIM

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¤ 6 ¤

Continuez la saisie en rajoutant une puis 2 lettres. Vous obtenez toutes les salles de la Ville de LIMOGES

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¤ 7 ¤

INSCRIPTION COMME UTILISATEUR DE SALLE AU NIVEAU CLUB

AVANT DE CREER UNE SALLE IL EST IMPERATIF DE VERIFIER QUE CETTE DERNIERE N’EXISTE PAS.

RECHERCHE DE SALLE

Je me connecte à GestHand comme club 6087063 et je clique sur le menu –Administratif-Salles

Une nouvelle page s’ouvre

Un message permanent vous informe qu’avant de créer une salle, il faut vérifier que cette dernière n’existe pas.

Recherche de salle sur les critères Vil le et nom

ATTENTION LORS DE LA RECHERCHE SUR LA VILLE ASSUREZ VOUS DE L’ORTHOGRAPHE.

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¤ 8 ¤

1er Cas : La sal le existe Une de mes équipes doit évoluer dans le Gymnase Henri NORMAND à LIMOGES, avant de créer la salle, je vais vérifier que cette dernière n’existe pas.

CETTE SALLE EXISTE BIEN. DONC , JE VAIS INSCRIRE MON CLUB COMME UTILISATEUR

Je clique sur le bouton « OUVRIR » en face de la salle

La page de la salle s’ouvre. Certains champs sont inaccessibles. Rendez-vous dans le bloc « Structure »

Saisissez votre numéro de club et cliquer sur le bouton AJOUTER

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¤ 9 ¤

VOUS ETES MAINTENANT UTILISATEUR DE LA SALLE.

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¤ 1 0 ¤

CREATION DE SALLE

2°CAS LA SALLE N’EXISTE PAS

Mes équipes vont évoluer dans le gymnase Michael GUIGOU à COUZEIX Je fais ma recherche sur la ville OBLIGATOIREMENT

Je fais un 2° contrôle pour confirmer en recherchant toutes les salles du comité 87

Cette salle n’existe pas à COUZEIX, je vais donc procéder à sa création.

FAIRE ENTREE OU VALIDER ET ATTENDRE QUELQUES SECONDES QUE LE BOUTON CREER S’ACTIVE Je clique sur le bouton « Créer »

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¤ 1 1 ¤

POUR LA CREATION DE SALLE, VOUS ALLEZ DEVOIR FOURNIR PLUSIEURS DOCUMENTS

La page qui s’ouvre comprend plusieurs blocs. Tous les champs avec un * sont obligatoires

BLOC INFORMATIONS SUR LA DEMANDE

Après avoir sa is i les champs N° Af f i l iat ion-Nom du Club- coché c lassement de sal le

Télécharger les documents demandés

Je c l ique sur « Parcour ir » en face de chaque document demandé

Une pop-up s ’ouvre

Je cherche le document à té lécharger et je c l ique sur « Ouvr i r »

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¤ 1 2 ¤

Le document est té léchargé.

Je procède a ins i pour tous les autres documents

Pour le constat d ’écla i rement vous pouvez té lécharger un document v ierge

SI VOUS NE DISPOSEZ PAS DU MATERIEL NECESSAIRE POUR EFFECTUER LE CONSTAT D’ECLAIREMENT, DEMANDER AU RESPONSABLE SALLES ET TERRAINS DE VOTRE TERRITOIRE DE VENIR FAIRE LES RELEVES.

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¤ 1 3 ¤

Rempl issez le res te du b loc

Pour obtenir les coordonnées GPS d’un gymnase, vous c l iquez sur le l ien en face de coordonnées GPS ou vous a l lez sur :

https://www.coordonnees-gps.fr / OU http: //www.torop.net/coordonnees-gps.php OU http: //www.gpsfrance.net/adresse-vers-coordonnees-gps#

BLOC STRUCTURE

Rempl ir le bloc en sais issant votre c lub comme ut i l isateur

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¤ 1 4 ¤

Votre c lub est inscr i t

BLOC SALLE

Sais ir les données

BLOC CLASSEMENT DE LA SALLE

LES CHAMPS SONT BLOQUES ET RESERVES A LA FFHB

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¤ 1 5 ¤

BLOC CARACTERISTIQUES TECHNIQUES

LES CHAMPS OU LES BOUTONS RADIOS SONT A REMPLIR PAR LE CLUB.

C l ique r sur VALIDER

APRES VALIDATION VOUS POUVEZ REVENIR SUR LA SAISIE POUR CORRIGER D’EVENTUELLES ERREURS. LE DOSSIER N’EST PAS ENCORE TRANSMIS POUR CLASSEMENT.

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¤ 1 6 ¤

TRANSMISSION POUR CLASSEMENT

Lorsque vous avez val idé la sais ie de la sal le ; un bouton « Transmettre pour c lassement » a été act ivé en bas de page.

Si vous êtes cer ta ins de votre sais ie cocher la case et VALIDER

VOUS NE POUVEZ PLUS REVENIR SUR LA SAISIE TOUS LES CHAMPS SONT GRISES

ROLE DU BOUTON PDF

Ce bouton vous permet d ’ impr imer la f iche de la sal le sa is ie ;

Je c l ique sur PDF

A NOTER QU’APRES VALIDATION LE CHAMP « TRANSMETTRE POUR CLASSEMENT A DISPARU »

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¤ 1 7 ¤

ROLE DU TERRITOIRE

UNE LIGUE PEUT EGALEMENT CREER UNE SALLE

Après la transmission pour c lassement par le c lub,

La FFHB

Le Terr i to ire en pr inc ipe sur l ’adresse. équipement

Reçoivent un message du type

De : DEV-Gesthand <noreply@dev-gesthand.fr> Date : 21 décembre 2017 à 15:31 Objet : [FFHB] - La nouvelle salle SALLE VERTE N° 2 a été créée À :, equipements.national@ffhandball.net, 6000000.equipement@ffhandball.net

LE ROLE DU RESPONSABLE DE SALLE DU TERRITOIRE EST LE PLUS IMPORTANT DANS LA CHAINE DE CREATION DE SALLE.

C’EST LUI QUI VA CONTROLER LA SALLE C’EST LUI QUI VA VERIFIER L’EXACTITUDE DES DONNEES SAISIES ou DOCUMENTS TELECHARGES C’EST LUI QUI FERA EVENTUELLEMENT LE RELEVE D’ECLAIREMENT C’EST LUI QUI PROPOSERA UN CLASSEMENT C’EST LUI QUI APRES AVOIR VALIDE AUTORISERA LA SAISIE DES CONCLUSIONS

IL NE DOIT PAS VALIDER UNE SALLE S’IL MANQUE DES DOCUMENTS OU S’IL Y A DES

ERREURS

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¤ 1 8 ¤

Après avoir pr is connaissance du mai l , je cherche la sal le dans GestHand et je c l ique sur Ouvr ir

Après vis i te de la sal le le responsable rempl i t la part ie « Avis et observat ions de la commission régionale »

I l peut également modif ier les données de la sal le ou noter des observat ions

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¤ 1 9 ¤

I l c l ique sur VALIDER

Les champs du masque de sais ie L igue sont toujours débloqués

Un mail du type : « La nouvelle salle GUILLAUME GILLES est en attente de

classement » est adressé :

A la FFHB

Aux responsables de secteurs

LA SAISIE DES CONCLUSIONS EST OUVERTE AU CLUB

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¤ 2 0 ¤

ROLE DE LA FFHB ET DU RESPONSABLE DE SECTEUR

A récept ion du mai l La nouvelle salle GUILLAUME GILLES est en attente de classement » le responsable de secteur

I l rempl i t le b loc « Déc is ion de la FFHB » et VALIDE

LE RESPONSABLE DE SECTEUR :

Doit programmer une visite de la sal le (Sal les 1 et 2)

Peut suivre la proposition du responsable du territoire (Sal les 3-4-5)

Vérifie les données Vérifie la présence de tous les documents Classe ou refuse le classement de la salle s’il manque entre autres des documents

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¤ 2 1 ¤

La sal le est numérotée et le numéro de c lassement repor té dans le b loc « Classement de la sal le »

LE CLUB N’A PLUS ACCES QU’AUX MODIFICATIONS DU BLOC ADRESSE ET STRUCTURE

En c l iquant sur le bouton « ATTESTATION » un mai l part

A la L igue,

au comité,

au c lub

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¤ 2 2 ¤

Avec en copie l ’at tes tat ion de c lassement.

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¤ 2 3 ¤

RECONDUCTION DE SALLE

Le c lub recherche sa sal le-Cl ique sur Ouvr ir . La f iche est non modi f iab le

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¤ 2 4 ¤

I l c l ique sur le bouton « Reconduct ion »

Vous constatez qu’un seul document est à fourn ir , le contrat d ’éc la irement

Vous té lécharger l ’ impr imé vierge vous le remplissez après avoir pr is les mesures ou vous fa ites intervenir le responsable de terr i to ire.

CE DOCUMENT PEUT EGALEMENT ETRE SAISI EN LIGNE AVEC ADOBE READER ET TRANSMIS

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¤ 2 5 ¤

Le c lub té lécharge le constat d ’éc la irement et « VALIDE »

A la val idat ion un mail du type « Reconduction de classement de la salle PALAIS DES SPORTS BEAUBLANC » part vers la L igue et la FFHB

ROLE DE LA FFHB

La struc ture Terr i to ire n ’ in terv ient pas dans le processus.

A récept ion du mai l , le responsable de secteur

Coche OUI ou NON dans le b loc « Déc is ion de la FFHB »

Rempl i t les cases Nom-Prenom et date

Cl ique sur « VALIDER »

Un message en haut de page vous informe La sal le a été enregistrée.

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¤ 2 6 ¤

Cl ique sur le bouton « ATTESTATION »

Une attestat ion est émise

Un mai l du type « Attestation pour la reconduction de classement de la salle PALAIS DES SPORTS BEAUBLANC » part avec l ’a t testat ion jo inte

Au c lub

à la s truc ture Ligue

Et au Comité.

MODIFICATION DE SALLE AU NIVEAU CLUB

Le club, le Comité, le territoire, peuvent à tout moment imprimer au format PDF la fiche de la salle

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¤ 2 7 ¤

MODIFICATION DE SALLES AU NIVEAU CLUB

En cas de modif icat ion, respecter la procédure ci-dessus