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TUTORIAL SOBRE ACCESS

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es un gestor de datos

que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc.) para manejarlos por medios de las consultas e informes.

Con Access, puede:

Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.

Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.

Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.

Organizar y ver los datos de distintas formas.

Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.

En educación sirve para guardar datos, poder tener un registro completo de los mismos y sobre todo buscar con mayor rapidez lo que uno desea. Podemos manejar extensísima información en educación como por ejemplo cuando se trabaja en demasiadas escuelas y lo que permite este programa es la realización de relaciones obteniendo la

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información inmediatamente, además de armar formularios, informes, etc.

Componentes de una base de datos

- Tablas- Formularios- Informes

- Consultas- Macros- Módulos

Tablas

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.

Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

Una vez abierto el programa se hace clic en “Bases de Datos en Blanco” y a la derecha completan el nombre del archivo y clic en “crear”

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Se presiona “guardar” y se coloca el nombre correspondiente a los datos que posteriormente se subirán.

Presionar “crear” y luego “diseño de tabla” completando posteriormente los campos con sus correspondientes tipos de datos y se marca con una “llave” el nombre del campo que se desea marcar como principal, que identifica como único a cada registro.

Para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Las claves proporcionan un identificador exclusivo para cada fila.

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Se crea otra tabla con otros datos de importancia repitiendo los pasos anteriormente nombrados: “crear”, “diseño de tabla” colocar el nombre de la tabla y los datos.

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Las relaciones le permiten a Access organizar la información necesaria para poder elaborar las búsquedas en el momento en el que lo requieras:

- Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta- Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e

informe

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- Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. 

Luego se puede relacionar las tablas con sus datos para obtener resultados deseados como por ejemplo: se presiona “herramientas de bases de datos”, después “relaciones” ubicado arriba a la izquierda y se selecciona los dos componentes del cuadro.

Los campos a relacionar deben tener los mismos datos y el mismo tamaño. Es necesario cerrar las tablas para poder relacionar.

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Se selecciona los datos a relacionar se hace clic en un dato a relacionar con otro dato de la tabla de al lado simplemente presionando un dato y arrastrando hacia el dato de la tabla siguiente.

Se puede marcar en “exigir integridad referencial” con el propósito de que el dato que aparezca en la segunda tabla siempre estén presente en la primera, o sea, que aparezca en los datos primarios.

Hacemos clic en una de las tablas creadas y se completan los datos

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Para realizar una consulta se hace clic en “asistente de consulta” y una vez que aparece el cuadro que sale en pantalla se pasan los datos al cuadro de al lado y finalizar.

Utilización de criterios

Cuando se desea limitar los resultados de una consulta basada en los valores de un campo, se usan los criterios de consulta. Un criterio de consulta es una expresión que Access compara con los valores de los

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campos de consulta para determinar si se va a incluir o no el registro que contiene cada uno de los valores. Por ejemplo, = "Chicago" es una expresión que Access puede comparar con los valores de un campo de texto de una consulta. Si el valor para ese criterio en un registro determinado es "Chicago", Access incluye el registro en los resultados de la consulta.

Formularios

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Sirve para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas.

Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.

Para realizar un formulario se hace clic en “asistente para formularios”, se pasan los datos y se elige un diseño para el mismo.

Informes

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Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Hacer clic en “crear” luego en ”asistente para informes”, pasar los datos y finalizar.

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