RESUME

Tentang

AUDIT SIKLUS AKUNTANSI DENGAN SISTEM

KOMPUTERISASI

NAMA : RENI WAHYUNI

NO.Bp : 1310536028

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI INTAKE DIII

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS ANDALAS

2015

AUDIT SIKLUS AKUNTANSI DENGAN SISTEM

KOMPUTERISASIA. AUDIT SIKLUS PENERIMAAN KAS (AUDITING THE REVENUE CYCLE)

Batch Processing Menggunakan Sequential File Manual Prosedur

1. Memperoleh dan mencatat pesanan pelanggan

Diawali pada departemen penjualan dengan menerima customer order yang

mengindikasi tipe-tipe kuantitas barang yang diminta, customer order tidak dalam format

yang terstandarisasi dan mungkin bukan berupa dokumen fisik. Order dapat dilakukan

melalui telepon, email, salinan purchase order dari customer.

Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk memastikan bahwa data yang relevan

terkait transaksi dicatatkan pada format standar yang dapat diproses oleh sistem penjualan.

Dokumen yang dipersiapkan pada tahap ini adalah sales order. Salah satu copy atas sales

order dimasukan ke dalam customer open order file untuk referensi di masa yang akan

datang.

2. Penyetujuan kredit

Credit authorization copy dari sales order dikirim ke bagian/divisi kredit untuk

persetujuan. Credit copy disimpan dalam customer open order file hingga transaksi selesai.

Kegiatan-kegiatan dalam hal penyetujuan kredit ini adalah termasuk verifikasi kelayakan

kredit (credit worthiness), investigasi keuangan pada pelanggan baru, serta penetapan limit

kredit dicek setiap ada transaksi.

3. Proses pengiriman pesanan

a. Bagian gudang

Departemen penjualan memberikan salinan stock release/picking ticket ke gudang.

Dokumen ini berisi item-item yang harus diambil dari gudang dan memberikan

otorisasi formal pada bagian gudang untuk mengeluarkan barang dari gudang.

b. Bagian pengiriman

Departemen penjualan memberikan salinan packing slip dan shipping notice ke

bagian pengiriman. Packing slip (berisi daftar barang yang diorder) akan

disertakan pada barang yang dikirim ke customer. Shipping notice (berisi tanggal

pengiriman, jenis dan jumlah barang yang dikirim) yang telah dilengkapi akan

dikirim ke billing departemen. Setelah menerima barang dari gudang, bagian

pengiriman akan mencocokkan barang dengan stock release document, packing

slip, dan shipping notice untuk verifikasi kesesuaian barang. Bagian pengiriman

kmudian melampirkan packing slip ke container, melengkapi shipping notice, dan

menyiapkan bill of lading.

Prosedur Batch Processing Unit menggunakan file sekuensial otomatis

Batch processing using seguential files: penerimaan pesan, cek kredit, pergudangan,

pengiriman (manual), pemrosesan data (automated). Sequential file dapat disimpan dalam:

Tapes (inefisien, saat ini lebih untuk alat back up dan penyimpanan data arsip).

Disk (yang digunakan saat ini biasanya yang terhubung permanen (online) dengan sistem

dan tidak perlu intervensi manusia)

1. Keypuch/data entry

Diawali dari menerima beberapa batch shipping notice, bagian pemrosesan data

menginput data yang ada di shipping notice (berisi jenis dan jumlah barang) untuk

mnghasilkan file transaksi sales order. Batch control total dihitung untuk setiap batch pada

file.

2. Edit run

Secara periodik, batch-batch sales order dieksekusi. Tergantung dari volume transaksi dan

system komputernya, proses ini dapat menghabiskan waktu beberapa jam atau bahkan

beberapa hari. Edit program akan memvalidasi transaksi dengan menguji setiap baris

mengenai adanya kesalahan clerical maupun logical. Edit program akan merekalkulasi

batch control total untuk merefleksikan perubahan akibat koreksi kesalahan yang

ditemukan. File transaksi yang sudah dikoreksi akan menuju tahapan selanjutnya.

3. Sort run

Karena master file pertama yang akan diperbarui dalam sistem adalah piutang, sort run

secara fisik mengatur file transaksi order penjualan secara berurutan berdasarkan nomor

rekening.

4. Accounts receivable update and billing run

Program Update AR memposting accounts receivable secara sekuensial dengan

mencocokkan nomor sales order dengan data yang ada di master file. Proses ini akan

menghasilkan sub master file baru yang berisi catatan transaksi customer.

Program update akan mencari tanggal billing pada sub master file baru untuk

mengirim tagihan pada tanggal yang telah ditentukan.

5. Sort and inventory updates run

Program update inventory akan mengurangi nilai pada field quantity on hand sesuai

dengan yang terdapat pada field kuantitas barang yang dijual di setiap sales order. Program

update inventory juga membandingkan quantity on hand dengan reorder point untuk

menentukan persediaan yang harus segera dibeli.

6. General Ledger update run

Dalam pendekatan sekuensial, master file general ledger tidak langsung di-update saat ada

transaksi, baru diupdate saat “end of day”. Pada end of day, general ledger system

mengakses jornal voucher file. Journal voucher disortir dengan nomor akun general ledger

dan menghasilkan general ledger yang baru. Prosedur end of day akan menghasilkan sales

summaries, laporan status persediaan, daftar transaksi, daftar journal voucher, dan budget

and performance report.

Batch Cash Receipt System with Direct Acces Files

Poin utama dari sistem ini:

1. Mailroom

Memisahkan cek dan remittance advice dan menyiapkan remittance list. Cek dan

salinan remittance list dikirim ke cash receipt deptement. Remitance advice dan

salinan remittance list dikirim ke AR deptement.

2. Cash receipt department

Mencocokkan cek dengan remittance list. Melalui terminal, cash receipt clerk

membuat journal voucher record atas total kas yang diterima. End of day, clerk

memasukkan kas ke bank.

3. Account receivable (AR) department

AR clerk menerima dan mencocokkan remittance advice dan remittance list. Melalui

terminal, clerk membuat file transaksi penerimaan kas berdasar remittance advice

individual. Clerk kemudian menyimpan remittance advice dan remittance list itu.

4. Data processing department

Pada end of day, batch program merekonsiliasi jornal voucher dengan file transaksi

penerimaan kas, dan mengupdate sub master file AR dan general ledger control

account.

Real Time Sales Order Entry dan Cash Receipts

Interactive computer terminals saat ini menggambarkan banyak prosedur manual

dan dokumen fisik, sistem ini memungkinkan input dan output real time dengan batch

updating atas beberapa master file.

1. Order Entry Procedures

a. Prosedur penjualan

Pegawai penjualan menerima pesanan untuk tiap transaksi secara terpisah. Dengan

komputer yang tersambung dengan edit/inquiry program, pegawai penjualan melakukan

kegiatan sebagai berikut secara real time:

Melakukan cek kredit secara online dengan mengakses file kredit pelanggan.

Apabila kredit diterima, pegawai kemudian mengakses master file persediaan dan

memeriksa ketersediaan barang.

Sistem secara otomatis mengirimkan stock release record elektronik ke gudang, dan

shipping notice ke departemen pengiriman, dan mencatat penjualan di open sales order

file.

b. Prosedur gudang

Bagian gudang segera menghasilkan printout stock release document (dokumen

pengambilan pengeluaran barang dari gudang), kemudian mengambil barang-barang dan

mengirimnya ke departemen pengiriman bersama dengan copy dari stock release

document.

c. Pengiriman dan penagihan

Bagian pengiriman mencocokkan stock release doc dan hard copy packing slip

kemudian menyiapkan barang untuk dikirim. Bagian pengiriman membuat shipping notice

kemudian open sales order dihapus dan ditambahkan ke sales invoice file. Sistem secara

otomatis menyiapkan bill untuk customer.

2. Cash Receipt Procedures

Pada open invoice systems, tiap invoice ditagih dan dibayar secara individu, cash

dari pelanggan diterima dan diproses seperti pada sistem atau dapat dikirim langsung ke

lock-box. Pada keadaan lain, remittance advices (dan credit memos untuk menggambarkan

pengembalian dan penyisihan) dikirim ke departemen AR dimana pegawai akan

memasukan ke sistem.

Features of Real Time Processing

Feature utama dari sistem ini adalah adanya events database, invoice dapat menjadi

pengganti jurnal, AR-Sub ledger, hingga general ledger karena telah memuat penjualan,

pengembalian, AR Control, dan COGS, database berdasarkan event (dengan bukti

Invoice), sehingga general ledgers dapat diolah secara terpisah untuk efisiensi dan cross

check Reenginered sales order processes dapat mengurangi biaya operasional dan

meningkatkan efisiensi secara signifikan.

Kelebihan dari pendekatan ini:

a. Proses Real Time memperpendek siklus kas

b. Proses Real Time memberi competitive advantage bagi perusahaan

c. Prosedur manual lebih mungkin memunculkan clerical errors

d. Proses Real Time mengurangi jumlah dokumen fisik dalam sistem

Point of Sale (POS) Systems

Bagi perusahaan yang tidak menjual dengan kredit, seperti grocery stores hanya cash,

checks, dan credit card yang digunakan, tidak mengelola AR pelanggan dan inventory di rak toko

(tidak di gudang terpisah) sehingga pelanggan mengambil sendiri pesananya.

Daily Procedures

Check Out Clerks melakukan scan atas Universal Product Code (UPC) label pada barang

yang dibeli kemudian itu menjadi input utama pada POS System. POS System terhubung online

dengan file persediaan dimana kuantitas persediaan berkurang secara otomatis sehingg saat

persediaan mencapai batas minimal, otomatis dilakukan pemesanan kembali. Saat seluruh

Universal Product Code (UPC) discan, sistem otomatis menghitung pajak, diskon dan total

transaksi.

End of day Procedures

Cash receipt clerk menyiapkan 3 bagian deposit slip untuk total kas yang diterima satu

copy disimpan dan 2 copy dilampirkan pada kas yang disetor bank.

TUJUAN AUDIT SIKLUS PENERIMAAN KAS

1. Keberadaan/Keterjadian

Memverikasi bahwa saldo AR balance benar-benar menggambarkan jumlah yang

memang terutang pada tanggal neraca.

Memastikan bahwa pendapatan dari sales sesuai dengan barang yang dikirim 2 jasa

yang diberikan dalam periode laporan keuangan.

2. Kelengkapan

Menetukan bahwa semua yang berutang pada organisasi pada tanggal neraca telah

direfleksikan dalam AR.

Memverifikasi bahwa semua penjualan dari barang yang dikirim, jasa yang

diberikan, dan semua return dan cadangan telah direfleksikan dalam laporan

keuangan.

3. Keakuratan

Memverifikasi bahwa transaksi pada siklus pendapatan telah dihitung dengan

akurat berdasarkan harga dan kuantitas yang sesuai.

Memastikan bahwa perhitungan matematis pada buku pembantu piutang, file

faktur penjualan, dan file remittance sudah benar dan sesuai dengan akun di buku

besar.

4. Hak dan Kewajiban

Memastikan organisasi punya hak legal untuk mencatat piutang, akun pelanggan

yang telah menyelesaikan transaksi dihapus dari AR balance

5. Penilaian dan Alokasi

Menentukan bahwa saldo piutang dinyatakan pd nilai realisasi bersihnya.

Menentukan bahwa alokasi untuk kerugian piutang sudah tepat.

6. Penyajian dan Pengungkapan

Memverifikasi bahwa piutang dan pendapatan yang dilaporkan diklasifikasikan

dan diungkapkan dengan tepat

PENGENDALIAN SIKLUS PENERIMAAN KAS

1. Pengendalian Input

Didesain untuk memastikan bahwa transaksi valid, akurat dan lengkap.

Input controls terkait revenue cycle:

a. Prosedur otorisasi kredit

Menetapkan creditworthiness, pada POS system berupa validasi kredit, saat

transaksi melebihi limit kredit akan tertolak oleh program dan berlanjut ke exception

file yang direview oleh manajemen dan akan diambil keputusan

b. Prosedur pengujian kredit

Untuk mencari bukti atas tercapainya tujuan penilaian dan alokasi, auditor harus

memastikan adanya prosedur yang efektif untuk: menetapkan limit kredit,

mengomunikasikan informasi pada pembuat keputusan kebijakan kredit, review

kebijakan kredit, monitoring ketaatan.

c. Pengendalian validasi data

Mendeteksi transcription error, Validasi yang relevan: missing data checks,

numeric alphabetic data checks, limit checks, range checks, validity checks, check digit

d. Pengendalian pengujian validitas

Bukti untuk tujuan keakuratan, central audit issuenya apakah program validasi

pada editing system berfungsi dengan baik.

2. Batch Controls

Digunakan untuk mengelola data transaksi dalam jumlah tinggi dalam sistem, bertujuan

untuk mencocokan output yang dimasukan ke dalam sistem, pengujian batch controls

dilakukan untuk memenuhi tujuan kelengkapan dan keakuratan

3. Process Controls

File update controls

Access controls

Physical controls

4. Output Controls

Memastikan informasi tidak hilang, salah, atau corrupted dan bahwa sistem berfungsi

dengan baik. Pengujianya untuk tujuan kelengkapan dan keakuratan.

UJI SUBSTANTIF AKUN SIKLUS PENDAPATAN

1. Risiko Siklus Pendapatan dan Kekhawatiran Audit

Mengantisipasi pendapatan dari transaksi penjualan fiktif

Mengantisipasi pendapatan dari penjualan yang sebenarnya belum direalisasi

Pengakuan pendapatan pada akhir periode, cut off point

Mengantisipasi underestimate pada cadangan kerugian piutang sehinggag

menyebabkan nilai realisasi bersih overestimate

Pengiriman produk yang tidak diminta kepada pelanggan dalam satu periode yang

dikembalikan dalam periode berikutnya

2. Memahami data

Customer file : alamat dan informasi kredit

Sales invoice file dan cash receipt file

Line item file : catatan tiap produk yang terjual

Inventory file

Shipping log file

3. Menguji the accuracy dan Completeness assertions

Auditor biasanya mendahului substantive test dengan analitical review. Tidak efektif

dengan teknik manual harus menggunakan ACL

Yang dilakukan:

Review faktur penjualan untuk tren biasa & pengecualian

Review faktur penjualan dan file log pengiriman untuk item yang hilang & yang

diduplikat

Review line item dan file persediaan untuk akurasi harga jual

Lakukan pengujian untuk catatan yang tidak sesuai

4. Pengujian asersi keberadaan

Yang paling umum adalah konfirmasi atas AR. Situasi yang menjadi pengecualian untuk

konfirmasi.

5. Pengujian penilaian dan alokasi asersi

Menguatkan atau membuktikan bahwa piutang disajikan dalam NRV nya, dilakukan

dengan review piutang aging process untuk menentukan penyisihan atas piutang tak

tertagih telah memadai.

B. AUDIT SIKLUS PENGELUARAN KAS (AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE)

GAMBARAN UMUM TEKNOLOGI SIKLUS PENGELUARAN

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data

terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total

memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang

dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

1. Prosedur Pembelian Dan Pengeluaran Kas Dengan Batch Processing

a. Bagian Pemrosesan Data : Tahap 1

Fungsi persediaan dilakukan aktivitas yang diawali oleh revenue cycle atau conversion

cycle terkait apakah persediaan sudah mencapai reorder points pada inventory subsidiary

file dicatat pada file permintaan pembelian terbuka.

Pada akhir jam kerja, sistem mengurutkan file permintaan pembelian terbuka berdasar

nomor vendor, file dengan vendor yang dijadikan 1 file membuat purchase requisition

docs berdasarkan informasi vendor pada file vendor yang valid salinan purchase

requisition docs dikirim untuk prosedur manual di bagian pembelian dan bagian utang

usaha.

Departemen Pembelian

Departemen pembelian menyiapkan 5 rangkap Purchase Order (PO), yaitu Vendors, AP,

Receiving, Data processing, File bagian pembelian

Komputer control untuk mencegah dan mendeteksi error akan lebih efisien dari pada

manual.

Ada beberpa alternatif persetujuan pemesanan, yaitu:

1. Sistem menyiapkan dokumen PO ke bagian pembelian kemudian dokumen tersebut

direview dan ditandatangani agen pembelian yang selanjutnya dikirim PO ke vendor

dan distribusi ke pihak intern.

2. Kirim dokumen PO lansung ke vendor dan pihak intern sehingga melewtkna

sepenuhnya bgian pembelian.

3. Menyajikan sistem yang direkyasa ulang dan yang menggunakan pertukaran data

elektronik (electronic dt interchange EDI).

b. Bagian Pemrosesan Data: Tahap 2

Pesanan pembelian digunakan untuk membuat record pesanan pembelian terbuka dan

untuk mentransfer record terkait dalam file permintaan pembelian tertutup.

Bagian Penerimaan

Barang datang kemudian staf administrasi membuat laopran penerimaan ynag akan

diserahkan ke bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.

c. Bagian Pemrosesan Data : Tahap 3

Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch (tahap 3) yang akan

memperbarui file buku pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan. Sistem

akan menghitung total batch untuk prosedur pembaruan buku besar dan menutup catatan-

catatan terkait di file pesanan pembelian tertutup.

Utang Usaha: Saat terima invoice dari supplier maka lakukan rekonsiliasi dokumen

pendukung dalam pending file utang usaha, kemudian siapkan voucher dan simpan di

open voucher file dan kirim salinan voucher ke bagian pemrosesan data.

d. Bagian Pemrosesan Data : Tahap 4

Program batch memvalidasi catatan voucher dengan file pemasok yang valid dan

tambahkan ke voucher register lalu siapkan batch total untuk posting ke akun pengendali

utang usaha di buku besar.

Pengeluaran Kas: Bagian Pemrosesan Data

Cek dicetak untuk pembayaran dan tiap cek akan dicatat dalam daftar cek. Nomor cek

akan dicatat dalam daftar voucher untuk menutup voucher terkait dan mentransfer catatan

barang yang dibayar ke file utang usaha tertutup. Cek tersebut dikirim ke bagian

pengeluaran kas, kemuadian total batch utang usaha yang tertutup dan penegluaran kas

dibuat untuk pembaruan buku besar.

2. Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas

a. Pemrosesan Data

Otomatisasi tugas yang dilakukan:

Cari file persediaan item-item yang ada di reorder point

Catatan dimasukkan ke file permintaan untuk setiap item yang perlu

Daftar permintaan konsolidasi dengan nomor vendor

Pengambilan informasi file pemasok dari file vendor valid

Pesanan pembelian (PO) disiapkan dan dikirim ke vendor/dengan EDI

Catatan setiap transaksi ditambahkan ke open PO File

Daftar transaksi atas pesanan pembelian dikirim ke bagian pembelian untuk

review.

b. Bagian Penerimaan

Saat barang datang, bagian penerimaan mengakses file pesanan pembelian terbuka

secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang ada di slip

pengepakan.

c. Pemrosesan Data

Tugas yang diotomatisasi oleh sistem:

1. Jumlah barang yang diterima dicocokkan dengan pesanan pembelian dan nilai

Y diisikan pada logical field untuk menunjukkan penerimaan persediaan.

2. Catatan ditambahkan pada laporan penerimaan.

3. Catatan buku pembantu diperbaharui.

4. Akun pengendali persediaan pada buku besar diperbaharui.

5. Catatan dihapus dari file pesanan pembelian dan ditambahkan ke file utang

usaha dan tanggal jatuh tempo ditetapkan.

Setiap hari, tanggal jatuh tempo pada catatan utang usaha dicek, dan pada item yang jatuh

tempo dilakukan:

a. Cek dicetak , ditandatangani dan distribusikan ke mailroom untuk dikirim ke

pemasok. EDI pemasok menerima pembayaran secara elektronik.

b. Pembayaran dicatat pada file daftar cek.

c. Item yang telah lunas dipindahkan dari file utang usaha terbuka ke utang usaha

tertutup.

d. Akun utang usaha dan kas pada buku besar diperbaharui

e. Laporan rinci atas transaksi dikirim via terminal ke bagian utang usaha dan

pengeluaran kas untuk bahan kajian pihak manajemen dan untuk arsip.

Implikasi Pengendalian

Perbedaan implikasi pengendalian pada sistem otomtais dan sitem yng direkayasa ulang:

1. Sistem Otomatis

a. Perbaikan pengendalian persediaan

b. Manajemen kas yang lebih baik dengan pembayaran utang usaha tepat waktu

c. Mengurangi waktu jeda

Kedatangan barang di bagian penerimaan dengan pencatatan persediaan di file

persediaan.

d. Manajemen waktu pembelian yang lebih baik

Bagian pembelian terlibat langsung dalam seluruh keputusan pembelian, kegiatan rutin

pembelian dapat diotomatiskan dan agen pembelian akan fokus pada masalah dalam

perencanaan.

e. Berkurangnya penggunaan kertas

2. Sistem yang Direkayasa Ulang

a. Sistem ini menunjukkan banyak kelemahan operasional yang ditemukan pada basic

batch system.

b. Perbaikan spesifik dalam sistem ini:

Menggunakan prosedur real time dan direct access file untuk mengurangi time lag

dalam record keeping.

Mengeliminasi prosedur manual rutin menjadi terotomatisasi

Mencapai pengurangan yang signifikan atas kertas dokumen dengan menggunakan

komunikasi elektronik antar departemen dan menyimpan catatan pada direct access

media.

Pemisahan Pekerjaan

Sistem semacam ini meniadakan pemisahan fundamental antara otorisasi dengan

pemrosesan transaksi. Dalam sistem ini, program komputer melakukan otorisasi dan

memproses pesanan pembelian, serta melakukan otorisasi dan mengeluarkan cek ke

pemasok. Untuk mengimbangi eksposur ini, sistem semacam ini harus memberikan pihak

manajemen daftar transaksi terperinci dan laporan ringkas.

Pencatatan Akuntansi Dan Pengendalian Akses

Sistem semacam ini menyimpan berbagai catatan akuntansi secara ekslusif dalam

disk magnetis. Untuk menjaga integritas catatan ini, perusahaan harus

mengimplementasikan pengendalian yang melewati akses ke disk tersebut. Akses tidak

sah ke record magnetis akan membawa konsekuensi yang sama dengan akses ke dokumen

sumber, jurnal, dan buku besar dalam lingkungan manual.

Gambaran Umum Prosedur Penggajian

Merupakan sistem pengeluran khusus. Dapat diproses dengan sistem utang usaha dan

pengeluaran kas. Tapi dalam prakteknya ada kekurangan, yaitu:

a. Prosedur pengeluaran umum yang diterapkan pada semua pemasok tak dapat

diterapkan pada pegawai.

b. Membutuhkan pengendalian khusus dalam membuat cek ke pegawai.

c. Prosedur pengeluaran didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang relatif

lancar.

Kelebihan dan kelemahan pada sistem ini mirip dengan yang ada pada sistem

pengeluaran dengan batch yaitu meningkatkan keakuratan akuntansi dan mengurangi

kesalahan penulisan cek, namun tidak meningkatkan efisiensi operasional secara

signifikan.

Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

1. Organisasi menengah dan besar biasanya mengintegrasikan proses penggajian dengan

HRD system untuk memproses personel-related data dalam jangkauan yang luas.

2. Sistem ini berbeda dengan sistem otomatis sederhana dalam hal:

a. Bagian operasi mengirim transaksi ke bagian pengolahan data via terminal.

b. Direct access file digunakan untuk penyimpanan data

c. Banyak proces yang dijalankan real time

3. Key operating features pada sistem ini:

a. Personel : merubah employee file secara real time via terminals.

b. Cost acc : cost acc dept masukkan data biaya kerja (real time) untuk membuat labor

usage file.

c. Timekeeping : setelah menerima timecard yang telah disetujui di supervisor pada akhir

minggu, bagian timekeeping membuat current attedance files.

d. Data processing : pada akhir periode kerja, hal berikut dilaksanakan dalam proses

batch:

Labor costs didistribusikan ke WIP, OH dan akun beban.

Summary file atas distribusi labor dibuat secara online copy file dikirim ke cost acc

dan buku besar.

Online payroll register dibuat dari attedance file dan employee file. Copy file

dikirim ke AP dan bagian pengeluaran kas.

Employee record file diupdate

Check gaji disiapkan dam ditandatangani kemudian dikirim ke bendahara untuk

direview dan direkonsiliasi dengan payroll register untuk selanjutnya distribusikan

ke pegawai.

File voucher pengeluaran diupdate dan check disiapkan untuk transfer dan ke

payroll imprest account.

Sistem terima kembali labor distribution summary.

TUJUAN AUDIT SIKLUS PENGELUARAN KAS

1. Keberadaan atau keterjadian

Memverifikasi bahwa saldo akun utang disajikan sesuai dengan yang dimiliki

perusahaan pada tanggal neraca.

Memverifikasi bahwa transaksi pembelian menunjukkan barang dan jasa yang diterima

selama periode laporan keuangan. Menentukan bahwa transaksi penggajian

menunjukkan gaji untuk jasa yang dilakukan selama periode laporan keuangan.

2. Kelengkapan

Menentukan bahwa akun utang menunjukkan semua jumlah yang dimiliki oleh

organisai untuk pembelian barang dan jasa sesuai dengan tanggal neraca.

Memastikan bahwa laporan keuangan mencerminkan semua barang dan jasa yang

diterima oleh organisasi dikurangi return untuk periode yang dilaporkan.

3. Akurasi

Memverifikasi transaksi pemeblian telah dihitung berdasarkan harga dan kuantitas

yang benar.

Memastikan bahwa buku pembantu utang sesuai dengan buku besar utang.

Memverivikasi bahwa jumlah gaji berdasarkan tarif, jam kerja dan dihitung dengan

benar.

4. Hak dan kewajiban

Memverifikasi bahwa utang dan gaji accrued yang dicatat dalam neraca benar

merupakan kewajiban perusahaan.

5. Penilaian dan pengalokasian

Memverifikasi bahwa utang yang dicatat dalam tanggal neraca dinyatakan dalam

jumlah yang benar.

6. Penyajian dan pengungkapan memastikan bahwa utang, gaji accrued, dan biaya

didekripsikan dan diklasifkasikan dengan benar di laporan keuangan.

PENGENDALIAN DAN UJI PENGENDALIAN SIKLUS PENGELUARAN

1. Pengendalian Input

Didesain untuk memastikan transaksi valid, akurat dan lengkap.

- Pengendalian Validasi Data

Untuk mendeteksi kesalahan penulisan pada data transaksi sebelum data tersebut diproses.

Tes validasi untuk siklus belanja adalah:

Missing data checks memeriksa isi field untuk melihat ada tidaknya space

kosong.

Numeric alphabetic data checks menentukan apakah bentuk data dalam field

telah tepat.

Limit checks menentukan apakah nilai dalam field melebihi batas yang

diperbolehkan.

Range checks menetapkan batas atas dan bawah nilai data yang diperbolehkan.

Validity checks membandingkan nilai aktual pada field dengan nilai yang

ditetapkan.

Check digit mengidentifikasi kesalahan pada key field dengan menguji otorisasi

internalnya.

Menguji Pengendalian Validasi

Terkait bukti untuk asersi keakuratan. Central audit issue untuk melihat apakah

program validasi pada data editing system berfungsi dengan benar dan sesuai tujuan

selama periode laporan. Apabila pengendalian atas pengembangan dan pemeliharaan

sistem lemah, pengujian data editing controls akan lebih efisisen dibanding daripada uji

substantif rinci. Auditor perlu membuat seperangkat pengujian transaksi yang

komprehensif termasuk dengan data valid ataupun data error yang termasuk atau diluar

parameter pengujian. Analisis atas hasil pengujian akan menunjukkan jenis error yang

tidak terdeteksi oleh program validasi. Hal ini akan membantu auditor menentukan sifat,

waktu, dan luas tes substantif berikutnya. Sebagai tambahan, auditor dapat mencapai

keyakinan pada tingkat tertentu dengan mereview error listings dan error logs.

- Pengendalian Batch

Digunakan untuk mengelola data transaksi dalam volume yang tinggi dalam

sistem. Tujuannya untuk merekonsiliasi output yang dihasilkan oleh sistem dengan input

yang sebenarnya dimasukkan ke dalam sistem. Dilakukan pada tahap input data dan

berlanjut ke semua fase pemrosesan data. Informasi pada transmittal sheet dimasukkan

sebagai catatan kendali terpisah yang digunakan oleh sistem untuk memverifikasi

integritas batch. Kemudian dilakukan rekonsiliasi periodik antara data di transmittal sheet

dengan hasil proses aktual untuk menjamin:

a. Semua invoice yang dimasukkan ke sistem telah diproses.

b. Tidak ada invoice yang diproses atau dibayar lebih dari sekali.

c. Semua invoice yang dimasukkan ke dalam sistem tercatat sebagai berhasil diproses

atau ditolak karena error.

Menguji pengendalian batch

Terkait kelengkapan dan keakuratan. Mencakup review transmittal records atas

batch yang diproses selama periode dan merekonsiliasi dengan batch control log. Auditor

perlu melakukan investigasi atas kondisi out of balance untuk menemukan penyebabnya

- Pengendalian Otorisasi Pembelian

Otorisasi pembelian muncul pada siklus pendapatan saat barang dijual ke

pelanggan. Kemudian sistem akan mencocokkan persediaan dengan reorder point untuk

menentukan apakah perlu dilakukan reorder. Apabila perlu dilakukan reorder, purchase

requisition untuk jumlah standar pemesanan disiapkan. Pada lingkup siklus pengeluaran,

purchases requisition diurutkan berdasarkan nomor vendor dan purchase order dibuat.

Menguji Pengendalian Otorisasi Pembelian

Terkait keakuratan dan penilaian. Karena purchase requisition dibuat secara

internal, maka akan bebas dari salah tulis dan tidak perlu divalidasi. Namun, kesalahan

logika komputer dapat menyebabkan konsekuensi negatif terhadap operasional dan

finansial yang tidak terdeteksi.

Dua hal penting yang harus diperhatikan:

1. Auditor perlu memverifikasi bahwa jumlah pesanan yang benar telah digunakan saat

purchase requition dibuat.

2. Auditor harus memverifikasi bahwa catatan persediaan ditandai dengan “on order” saat

requisition disiapkan sehingga tidak terdapat pemesanan lebih dari sekali pada waktu yang

sama untuk item yang sama

- Otorisasi Karyawan

Digunakan untuk mencegah kesalahan dan kecurangan dalam penggajian

Menguji Prosedur Otorisasi Karyawan

Terkait keberadaan, keakuratan, penilaian, serta hak dan kewajiban. Auditor perlu

menentukan apakah prosedur yang efektif telah dijalankan di personnel department untuk

mengidentifikasi pegawai saat ini, mengkomunikasikan status pegawai secara lengkap dan

tepat ke fungsi penggajian, dan mengawasi bahwa otorisasi pegawai dilakukan dengan

taat.

2. Pengendalian Proses

- Pengendalian Pembaruan File

Terdiri atas : sequence check controls, liability validation controls, dan valid vendor

controls.

Menguji File Update Controls

Kegagalan file update controls untuk berfungsi dengan baik akan menyebabkan transaksi:

Tidak terproses (liability tidak tercatat).

Terproses dengan tidak benar

Terposting pada akun supplier yang salah.

Pengujian ini terkait asersi keberadaan, kelengkapan, hak dan kewajiban, dan

keakuratan.

Dapat dilakukan dengan pendekatan ITF atau test data.

Auditor harus membuat test data yang berisi catatan di luar sequence pada

batch dan memverifikasi bahwa setiap data diproses dengan benar. Pengujian liability

validation logic mengharuskan auditor memahami aturan pengambilan keputusan

berdasarkan dokumen-dokumen pendukung. Dengan membuat pengujian atas PO,

receiving reports, dan supplier invoice, auditor dapat memverifikasi apakah decision

rule diterapkan dengan benar.

- Pengendalian Akses

Untuk mencegah dan mendeteksi akses ilegal dan tidak terotorisasi atas aset perusahaan.

Teknik tradisional untuk pengendalian akses antara lain:

Pengamanan gudang dengan pagar, alarm, dan penjaga.

Pemindahan aset dengan segera dari dock penerimaan ke gudang.

Membayar pekerja dengan check dari pada cash

Contoh-contoh risiko spesifik terkait expenditure cycle:

Orang dengan akses ke utang usaha subsidiary ledger dapat menambahkan namanya ke

file agar tercatat perusahaan memiliki liabilitas padahal tidak terdapat transaksi pembelian.

Akses ke employee attendance card dapat disalahgunakan untuk membuat paycheck yang

tidak dapat terotorisasi.

Orang dengan hak akses ke cash dan utang usaha dapat menghapus cash dari perusahaan

dan mencatat pengeluaran.

Orang dengan akses ke catatan persediaan dapat melakukan pencurian dan menyesuaikan

catatannya.

Menguji Pengendalian Akses

Terkait dengan keberadaan, kelengkapan, keakuratan, penilaian dan alokasi, hak

dan kewajiban, serta penyajian dan pengungkapan. Auditor harus memperhatikan

kevalidan file vendor untuk menilai kelayakan access control atas file

- Pengendalian fisik

a. Pengendalian Sistem pembelian

Pemisahan fungsi antara pengendalian inventory dan gudang.

Pemisahan fungsi antara buku besar dan utang usaha dengan pengeluaran kas.

Supervisi pada bagian penerimaan untuk meminimalkan peluang tidak berhasilnya

inspeksi aset dengan baik dan juga pencurian aset.

Rekonsiliasi dokumen-dokumen pendukung seperti pesanan pembelian, laporan

penerimaan, invoice pemasok.

b. Pengendalian Sistem Penggajian

Verifikasi timecards

Supervisi

Paymaster

Payroll imprest account

Menguji Pengendalian fisik

Terkait seluruh asersi.

Pemisahan fungsi yang tidak memadai dan lemahnya supervisi menjadi penyebab

utama kecurangan dan kesalahan.

Auditor dapat melakukan review atas struktur organisasi dan pembagian tugas, dan

integritas program komputer yang digunakan perusahaan.

3. Pengendalian Output

Untuk memastikan bahwa informasi tidak hilang, salah tujuan, atau rusak, dan sistem

berfungsi sesuai tujunnya.

Contoh-contoh audit trail pada output control:

a. Laporan Perubahan Utang Usaha adalah laporan ringkas yang menunjukkan

keseluruhan perubahan terhadap utang usaha.

b. Daftar Transaksi : setiap transaksi yang berhasil diproses dicatat dalam daftar

transaksi.

c. Catatan Transaksi adalah dibuat untuk setiap transaksi yang berhasil diproses dan

digunakan untuk rekonsiliasi dengan input.

d. Daftar Transaksi Otomatis digunakan dalam audit trail untuk transaksi-transaksi yang

dipicu secara internal oleh sistem.

e. Pengidentifikasi Transaksi Unik yaitu setiap transaksi yang diproses oleh sistem harus

secara unik diidentifikasi melalui nomor transaksi.

f. Catatan Kesalahan digunakan untuk catatan-catatan error.

Menguji Pengendalian Output

Terkait kelengkapan dan keakuratan

Mencakup review summary report dalam hal keakuratan, kelengkapan, timeliness,

dan relevansi bagi keputusan.

Sebagai tambahan, auditor perlu mencari transaksi sampel dari laporan-laporan

yang menjadi audit trail.

UJI SUBSTANTIF AKUN SIKLUS PENGELUARAN

Strategi dalam menentukan sifat, waktu, dan luas pengujian substantif berasal dari

penilaian auditor atas IR, unmitigated CR, pertimbangan materialitas, dan keperluan untuk

menjalankan audit dengan efisien. Perhatian utama auditor adalah potensi understatement atas

liabilitas dan beban terkait. Dalam hal auditor menggunakan ACL, auditor harus memastikan

bahwa ia menggunakan versi yang tepat untuk file yang akan dianalisis. Kemudian perlu

diperhatikan bahwa esoteric dan/atau complex file mungkin memerlukan “flattening” sebelum

dapat dianalisis.

File-file yang perlu dipahami:

File Persediaan berisi jumlah, harga, supplier, dan gudang untuk persediaan.

File pesanan pembelian berisi catatan atas pesanan ke supplier.

File barang pesanan pembelian berisi catatan atas setiap item yang dipesan.

File laporan penerimaan.

File voucher pengeluaran kas, menyediakan informasi penting bagi auditor, yakni:

Catatan atas waktu dan jumlah vendor invoice yang diterima.

Open items (unpaid invoice) menunjukkan keseimbangan utang usaha.

Barang yang belum dibayar

Pengujian atas keakuratan dan kelengkapan

Auditor dapat menggunakan review analitis untuk mendapat perspektif keseluruhan atas

tren pada utang usaha dan bahan terkait.

Di satu sisi, review analitis dapat mengarahkan auditor untuk melakukan pegujian

substantif mendalam. Namun di sisi lain, dapat memberikan keyakinan bahwa transaksi

dan akun disajikan dengan akurat dan lengkap sehingga dapat mengurangi pengujian

substantif.

Prosedur audit yang berguna untuk mengidentifikasi risiko audit potensial mencakup

scanning file data untuk melihat adanya transaksi yang tidak biasa auditor dapat

menggunakan “stratify” dan classify” pada ACL.

Pengujian atas kelengkapan, keberadaan, hak dan kewajiban

Mencari liabilitas yang tidak dicatat dengan voucher pengeluaran dan file laporan

penerimaan.

Mencari voucher pengeluaran yang tidak terotorisasi.

Review check berganda untuk vendor

Referensi:

http://qisthialifitriah.blogspot.co.id/2014/03/purchases-and-cash-disbursements.html

(diakses tanggal 25 Oktober 2015)

https://books.google.co.id/books?

id=SW7Yj_UvGsQC&printsec=frontcover&hl=id&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v

=onepage&q&f=false (diakses tanggal 25 Oktober 2015)

https://www.scribd.com/doc/239852324/James-Hall-5-10-12#download (diakses tanggal

29 Oktober 2015)

https://www.scribd.com/doc/190673207/Ringkasan-Edp-Audit (diakses tanggal 29

Oktober 2015)