Faktor Penghambat Implementasi Sistem Informasi Manajemen ...
TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN IMPLEMENTASI SISTEM...
Transcript of TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN IMPLEMENTASI SISTEM...
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 1
TUGAS
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI DENGAN
INSORCHING DAN OUTSHORCHING DALAM
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PADA SEBUAH
PERUSAHAAN
Dosen
Arif Imam Suroso, Ir, MSc, CS,DR
Disusun Oleh
Muhamad Hafiz Abdillah
E-61
SEKOLAH PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2017
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 1
DAFTAR ISI
Daftar Isi ................................................................................................................................... 1
I. PENDAHULUAN ................................................................................................................. 2
1.1. Latar Belakang ........................................................................................................... 2
1.2. Rumusan Masalah ..................................................................................................... 3
1.3. Tujuan ....................................................................................................................... 3
II. TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................................................... 5
2.1. Sistem Informasi ........................................................................................................ 5
2.2. Implementasi Sistem Informasi .................................................................................. 6
2.3. Kegagalan dan Keberhasilan Implementasi Sistem Informasi ..................................... 9
2.4. Outsourching ............................................................................................................10
2.5. Insourching ...............................................................................................................12
2.6. Maintenance ............................................................................................................15
III. PEMBAHASAN ..................................................................................................................17
3.1. Implementasi Sistem Informasi di PT. Pertamina ......................................................17
3.2. Pentingnya Maintenance Ability ...............................................................................20
IV. KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................................................21
4.1. Kesimpulan ...............................................................................................................21
4.2. Saran ........................................................................................................................22
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 2
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Persaingan yang semakin ketat dalam dunia bisnis dan usaha – terutama di zaman
yang semakin modern ini – mendorong setiap perusahaan untuk lebih kreatif dan mampu
mengelola bisnisnya secara lebih baik. Tujuan pengelolaan ini adalah agar perusahaan
dapat lebih bersaing di pasaran. Perusahaan dapat meningkatkan kemampuannya dengan
mengembangkan sistem informasi sesuai dengan kemajuan teknologi yang dimiliki oleh
perusahaan tersebut. Dalam persaingan yang semakin ketat, informasi menjadi salah satu
sumberdaya yang harus dikelola secara baik sehingga dapat menciptakan nilai tambah
bagi organisasi. Sistem informasi merupakan seperangkat alat, data, dan prosedur yang
bekerja secara bersama-sama untuk memberikan hasil berupa informasi yang berguna.
Informasi yang berguna adalah informasi yang akurat, tepat waktu, relevan dan valid
sehingga dalam pengambilan yang didukung oleh informasi tersebut didapatkan
keputusan yang tepat yang dapat mencapai sasaran yang telah direncanakan. Terdapat
tiga alasan mendasar penerapan system informasi dalam sebuah perusahaan yaitu
mendukung proses dan operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan para pegawai
dan manajernya, mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.
Pentingnya peran sistem informasi dalam sebuah perusahaan membuat setiap
perusahan harus memiliki system informasi yang baik agar dapat mendukung bisnis dari
perusahaan tersebut, tetapi tidak semua perusahaan melakukan pengembangan system
informasinya sendiri, karena berbagai alasan. Pada dasarnya pengembangan system
informasi sebuah perusahaan dapat melakukannya melalui tiga metode yaitu insourcing,
outsourcing dan co-sourcing. Ketiga metode tersebut memiliki kelebihan dan
kekurangan masing-masing dalam membangun system informasi sebuah perusahaan.
Begitu pula dengan alasan pemilihan metode pengembangan yang dilakukan oleh
perusahaan yang juga harus memperhatikan kebutuhan dan kondisi perusahaannnya.
Berikut ini akan dibahas mengenai kelebihan dan kekurangan serta alasan perusahaan
dalam pemilihan metode pengembangan system informasinya. Sistem informasi sangat
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 3
memegang peranan penting mendukung proses produksi dan selain itu juga untuk
mempermudah pekerjaan di suatu perusahaan atau organisasi sehingga bisa mencapai
tujuan perusahaan dengan efektif dan efisien. Walaupun sistem informasi ini merupakan
pengembangan dibidang di teknologi namun tidak terlepas dari kekurangan dan
kelemahan-kelemahan yang harus senantiasa dikembangkan. Mengingat peranannya
sebagai sarana pendukung suatu proses agar bekerja dengan baik, system informasi ini
membutuhkan pemeliharaan yang berkesinambungan.
Maintainability (kemampuan dalam proses pemeliharaan) ini penting dilakukan
untuk minimalisasi kendala atau hambatan-hambatan yang bisa menghambat proses
produksi sehingga tidak menimbulkan kerugian yang nyata. Tentu saja biaya yang
dikeluarkan ini sangatlah besar dan harus didukung oleh staff ahli dibidangnya.
Pemeliharaan yang dilakukan meliputi aspek software (perangkat lunak) dan hardware
(perangkat keras, seperti peralatan pendukung, connectivity, dll). Koneksi internet yang
down, program yang error dan tidak stabil tentulah bisa menjadi kendala bagi
perusahaan atau institusi sehingga bisa menimbulkan kerugian yang cukup besar. Bila
hal ini dibiarkan bukan saja kerugiaan dalam skala hasil dan tentu saja kepercayaan
client atau partner terhadap kinerja dan kualitas perusahaan kita pun bisa terjadi.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan sebelumnya, maka rumusan
masalah yang dapat diajukan adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana evaluasi pengembangan sistem informasi melalui insourching dan
outsourching di suatu organisasi.
2. Bagaimana urgensi dari kualitas software (dilihat dari aspek maintenance
ability) di suatu perusahaan?
1.3. Tujuan
Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk memeuhi tugas mata kuliah
Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, serta diharapkan dapat
memahami beberapa permasalahan sebagai berikut:
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 4
1. Dapat menjelaskan evaluasi pengembangan sistem informasi melalui
insourching dan outsourching di suatu organisasi.
2. Dapat menjelaskan urgensi dari kualitas software (dilihat dari aspek
maintenance ability) di suatu perusahaan.
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 5
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi
Sistem Informasi atau disingkat (SI) merupakan sebuah kombinasi teknologi
informasi dan aktivitas orang yang memakai teknologi itu untuk mendukung manajemen
serta operasi. Dalam arti yang luas, sistem informasi yang paling sering dipakai merujuk
pada interaksi antara orang, data, proses algoritmik, serta teknologi. Pengertiannya,
istilah ini dipakai untuk merujuk tidak hanya pengguna organisasi teknologi informasi
serta komunikasi (TIK), namun juga untuk cara dimana orang berinteraksi dengan
teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.
Ada yang membuat perbedaan yang jelas diantara sistem informasi, serta
komputer sistem TIK, serta proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi
informasi dalam sistem informasi umumnya terlihat seperti mempunyai komponen TIK.
Hal tersebut berkaitan dengan tujuan dengan memanfaatkan teknologi informasi. Sistem
Informasi juga mempunyai perbedaan dari proses bisnis. Dan sistem informasi juga
membantu mengontrol kinerja proses bisnis.
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sistem informasi merupakan
sistem dalam organisasi yang mempertemukan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, kegiatan manajerial dan strategis dari suatu organisasi serta menyediakan pihak
luar dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut O’Brien sistem informasi
merupakan sebuah kombinasi dari setiap unit yang dikelola orang (manusia), hardware
(perangkat keras, software (perangkat lunak), jaringan komuniakasi data serta komputer,
dan database (basis data) yang mengubah, mengumpulkan, serta menebarkan infomasi
tentang yang bentuk organisasi. Menurut Lani Sidharta sistem informasi merupakan
sistem buatan dari manusia yang berisi serangkaian terpadu komponen – komponen dan
manual bagian – komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data,
mengolah data, dan menghasilkan informasi bagi pengguna.
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 6
2.2. Implementasi Sistem Informasi
Tahap dari proses implementasi system merupakan bagian dari pengembangan
system informasi hanya saja Implementasi sistem (system implementation) Merupakan
kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang
menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Tahap implementasi sistem (system
implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Dalam
menjalankan kegiatan implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu:
• Pengumpulan data (data gathering) Jika sudah ada sistem yang berjalan sebelumnya
maka perlu dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dihasilkan dari sistem
yang ada. Pengumpulan laporan (report), cetakan (print-out), dsb baik yang sudah
ada maupun yang diharapkan untuk ada pada sistem yang baru. Interview dan
questionnaire terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem juga mungkin perlu
dilakukan. Apabila sistem yang akan dikembangkan benar-benar baru (belum ada
sistem informasi sebelumnya) maka pada tahapan ini pengembang bisa lebih
menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem.
• Analisa Sistem Jika tahapan pengumpulan data dilakukan dengan melibatkan klien
atau pengguna sistem informasi, maka mulai dari tahapan analisa lebih banyak
dilakukan oleh pihak pengembang sendiri. Analisa terhadap sistem yang sedang
berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. Mendefinisikan objek-objek yang
terlibat dalam sistem dan batasan sistem.
• Perancangan Sistem (design)Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam
bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis
data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian
membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan
menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi
dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada
tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan
digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat
implementasi (deployment).
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 7
• Penulisan kode program (Coding) Programming (desktop application) atau Scripting
(web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup
pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika
tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi
tahapan coding tidaklah besar.
• Testing Biasanya tahapan ini dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak
pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai
dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah
data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Apabila
diperlukan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak
pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing).
• Instalasi Pada pengembangan aplikasi Client-Server, umumnya terdapat server untuk
development, testing dan production. Server development terdapat pada tempat
pengembang dan sedang dipergunakan selama pengembangan, bias dipergunakan
juga setelahnya untuk perbaikan aplikasi secara terus menerus (continuous
improvements). Server testing berada di tempat pengembang dan bisa juga di tempat
pengguna apabila diperlukan beta testing. Setelah aplikasi dirasa siap untuk
dipergunakan maka digunakanlah server production yang berada di tempat
pengguna. Pada prakteknya di tempat pengembang juga bisa terdapat server
production yaitu server yang memiliki spesifikasi hardware dan software yang sama
dengan server di tempat pengguna. Hal ini dimaksudkan agar apabila ditemukan
error atau bug pada aplikasi di tempat pengguna maka pengembang dapat mudah
mencari penyebabnya pada server production mereka. Ada cara lain untuk
Pengetesan Program dengan cara menggunakan metode Black Box, metode ini
menggunakan tidak melihat ke struktur program perangkat lunak, yang bersifat
melihat kesesuaian perangkat lunak dengan kebutuhan pengguna dan spesifikasi
sistem. Black-Box yaitu test case program berdasarkan pada spesifikasi sistem, input
dari data testing diharapkan bisa menemukan output yang salah, perencanaan tes
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 8
dapat dimulai pada awal proses perangkat lunak. Pengetesan Sistem, dilakukan
secara bertahap dengan melihat berbagai keberhasilan dan kegagalan apa saja yang
dihasilkan oleh sistem. Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah selesai
pengetesan program. Pengetesan sistem dilakukan untuk mengecek ulang dan
memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang dimplementasi agar sesuai
dengan apa yang diharapkan. Konversi system merupakan proses untuk meletakkan
sistem baru supaya siap digunakan untuk menggantikan proses sistem yang lama.
Konversi sistem ini menggunakan metode Parallel, maksudnya konversi dilakukan
dengan mengoperasikan sistem yang baru seiring dengan masa pengenalan antara
personil dengan waktu yang telah ditetapkan. Baik sistem manual maupun sistem
baru ini dioperasikan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang
baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama (manual)
dihentikan, walaupun terdapat kelemahan pada besarnya biaya yang dikeluarkan
untuk menjalankan dua buah sistem secara bersamaan, tetapi mempunyai
keuntungan yaitu proteksi yang tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem
yang baru.
• Pelatihan Pihak pengembang memberikan training bagi para pengguna program
aplikasi sistem informasi ini. Apabila sebelumnya tidak dilakukan beta testing maka
pada tahapan ini juga bisa dilangsungkan User Acceptance Test. dilakukan untuk
mengoperasikan sistem, termasuk kegiatan mempersiapkan input, memproses data,
mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem.
• Pemeliharaan Maintenance bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang
digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error dan
bug. Pemeliharaan ini biasanya berkaitan dengan masa garansi yang diberikan oleh
pihak pengembang sesuai dengan perjanjian dengan pihak pengguna. Lamanya
waktu pemeliharaan sangat bervariasi. Namun pada umumnya sistem informasi yang
kompleks membutuhkan masa pemeliharaan dari enam bulan hingga seumur hidup
program aplikasi.
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 9
2.3. Kegagalan dan Keberhasilan Implementasi Sistem Informasi
Kegagalan dari sistem informasi bukan hanya pada bagian-bagiannya saja, tetapi pada
keseluruhan sistem yang tidak dapat digunakan sebagaimana yang diharapkan.
Pengguna harus memahami sistem informasi dan mengembangkan prosedur manual
paralel untuk membuat sistem bekerja secara sempurna. Terdapat faktor penyebab
munculnya masalah pada sistem informasi. Faktor tersebut dapat bersifat teknis dan
nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu:
Informasi mungkin tidak disediakan secara cepat atau tersedia dalam sebuah format
yang tidak memungkinkan bagi pengguna atau menampilkan data yang salah.
Pengguna tidak memahami secara teknis dan harus berinteraksi dengan sistem sering
menjadi sangat kompleks dan membingungkan. Sistem informasi dikatakan gagal
jika desainnya tidak sesuai dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara
keseluruhan.
Data dalam sistem mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi.
Informasi dalam bidang-bidang tertentu bahkan membingungkan atau tidak
ditunjukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang disyaratkan dalam
fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak sesuai.
Sistem sangat diperlukan, namun sering dalam implementasi dan pengoperasiannya
memerlukan biaya di atas anggaran. Harus diperhitungkan manfaat yang akan
dihasilkan ketika diberlakukannya suatu sistem agar tidak terjadi lebih besar biaya
yang dikeluarkan daripada manfaat yang diperoleh.
Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat
waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan
informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal sering
mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan-penundaan dan tidak
dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi.
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 10
Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut
Laudon yaitu:
Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling
terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume
transaksi on-line.
Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview.
Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari
sistem informasi.
Tujuan yang dicapai.
Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau
peningkatan penjualan dan profit.
Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil
keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu. Manfaat dari sistem informasi tidak
seluruhnya dapat dikuantitatifkan. Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk
dikembangkan karena besarnya kekuatan-kekuatan lingkungan eksternal dan kesamaan
dari kekuatan faktor internal atau institusional. Beberapa sistem gagal karena benturan
diantara keadaan atau lingkungan internal. Ada beberapa alasan mengapa gagal.
Beberapa studi telah menemukan bahwa dalam organisasi dengan situasi dan lingkungan
yang hampir sama, inovasi yang sama akan menghantarkan kesuksesan, namun
kegagalan unsure yang lain dalam organisasi merupakan penyebab kegagalan. Hal ini
disebabkan karena focus penjelasan terdapat pada pola implementasi yang berbeda.
2.4. Outsourching
Menurut Beaumont dan Sohal, mengatakan bahwa outsourcing merupakan trend yang
digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi akhir-akhir
ini, sedangkan Gibson mengatakan bahwa outsourcing merupakan perpindahan rutinitas
usahake sumber daya yang ada di luar, dab Brooks mengatakan bahwa outsourcing
merupakan upaya untuk mendapatkan barang atas jasa dari supplier luar atau yang
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 11
beroperasi di luar negri dalam rangka memotong biaya. Terakhir dilihat dari pandangan
Bridges dikatakan bahwa ada 3 komponen dari outsourcing : 1). IT, yang merupakan
perkembangan dari teknologi informasi, 2). Komunikasi, yang merupakan bagaimana
bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya komunikasi yang
terjalin, 3). Struktur organisasi perusahaan.
Sehingga secara umum pengertian dari outsourcing menurut Emilia, Winarto, dan
Arief adalah suatu pengalihan aktivitas perusahaan baik barang atai jasa ke perusahaan
lain yang memiliki 3 komponen tersebut. Hubungan dalam dunia Information
Technology adalah menurut Lee, IT outsourcing adalah kontrak tambahan dari sebagian
atai keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada pencari outsourcing external, Chen
dan Perry mengatakan IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi external untuk
memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya
di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. Carrie dan Indrajit
membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu :
Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik
hardware, software, dan brainware.
Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki
oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke
pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh
perusahana sendiri.
De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain
dikarenakan adanya latar belakang sejarah.
Merupakan proses pemindahan tanggung jawab kerja dari perusahaan induk atau
utama ke perusahaan lainnya diluar perusahaan induk atau utama. Maksudnya adalah
pemindahan tanggung jawab bisa dalam bentuk ketenaga kerjaan yang mendukung
proses kerja yang tidak merupakan inti dari bisnis atau non-core business atau juga
secara prakteknya semua lini kerja di alihkan sebagai unit outsourcing. Perusahaan
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 12
lainnya bisa dalam bentuk vendor, koperasi, atau instansi yang semuanya diaatur sesuai
dengan ketentuan yang sudah di tetapkan. Namun dalam pelaksanaannya outsourcing ini
mengalami pro dan kontra juga antara lainnya adalah :
1. Pro-Outsourcing :
Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan.
Dapat mengurangi biaya.
Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja.
Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja.
Merupakan modernisasi dunia usaha.
Efektivitas manpower.
Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan
merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama.
Memberdayakan anak perusahaan.
Dealing with unpredicted business condition.
2. Kontra-Outsourcing :
Status ketenagakerjaan yang tidak pasti.
Adanya perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan
tenaga kerja outsourcing.
Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah.
Para pihak pengguna jasa dapat memungkin untuk memutuskan hubungan
kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat
mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas.
2.5. Insourching
Berbicara mengenai pembentukan sistem yang butuhkan dari satu divisi dimana
sistem tersebut dibuat oleh divisi IT yang berada dalam 1 pohon yang sama atau
perusahaan yang sama. Misalkan divisi Finance membutuhkan sistem ICT untuk di
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 13
aplikasikan di dalam divisinya, pihak divisi IT membuatkan sistem tersebut untuk divisi
Finance. Tetapi masih dalam 1 perusahaan. Insourcing merupakan kebalikan daripada
outsourcing. Menurut Mary Amiti dan Shang-Jin Wei berdasarkan researchnya di
katakan bahwa untuk di negara Amerika dan negara-negara industri lainnya perusahaan
yang memakai insourcing lebih banyak daripada perusahaan yang menggunakan tenaga
outsourcing, karena walaupun tenaga outsourcing berdasarkan hasil survey banyak
perusahaan yang menggunakannya dan angkanya terus meningkat tetap saja masih lebih
rendah di bandingkan dengan insourcing. Berdasarkan Rudy dan Mary ada 4 pola dasar
dari pada insourcing :
Eksekutif senior menyuruh internal manager IT untuk memotong biaya. Inilah yang
menjadi tekanan yang menakutkan dalam suatu perusahaan, ketika eksekutif senior
menyuruh mencari cara lain untuk mengurangi biaya termasuk di dalamnya biaya IT.
Eksekutif senior selalu mempertanyakan apa keuntungan yang di dapat ketika
meningkatnya IT di dalam perusahaannya dan menyurh IT manager untuk
mengurangi biayanya. Dan IT manager selalu mengatakan pembelaannya bahwa
user selalu menolak taktik pihak IT dalam mengurangi biaya. Internal IT selalu
berulangkali berusaha untuk mengurangi biaya dengan mengkonsolidasikan tiga data
utama mereka, tetapi unit manager bisnis menolaknya. Karena itulah pihak IT
manager mempersiapkan suatu team. Team ini mempersiapkan penawaran data yang
kuat dalam cara mengurangi biaya.termasuk konsolidasi data utama. Departemen
internal IT memutuskan tawaran dan mengkonsolidasi data center, menginstal
automation di dalam tape library, mengatur ulang work flows, menstadarisasikan
perangkat lunak, mengadakan system chargeback baru yang mengurangi permintaan
user yang terlalu banyak. Tactic ini dapat mengurangi headcount sebesar 51 & dan
biaya sebesar 43 %.
Pihak IT Manager memutuskan kontrak outsourcing yang banyak memiliki
kekurangan. Ada saatnya seperti dalam kasus yang ada, ketika senior management
membuat suatu kontrak dengan pihak outsourcing dimana senior management
menggunakan 80% biaya outsourcing IT dan menggunakan konrak jangka panjang.
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 14
Tetapi karena di dukung dengan negosiasi yang buruk membuat biaya untuk IT
menjadi meningkat, dan pelayanan semakin memburuk. Karena itulah pihak senior
IT mengambil langkah untuk segera menghentikan kontrakdan membangun internal
IT didalam perusahaannya. Dan akhirnya senior management dan para pengguna
ICT setuju dan mendukung rencana senior IT tersebut. Sehingga pihak IT senior
membangun suatu internal IT departemen yang dimana kegiatannya, membeli mesin
yang baru, membeli paket software, memperkerjakan 40 analyst programmer dari
pihak vendor outsource. Sehingga pihak pengguna senang dengan pelayanan yang
ada, dan biaya IT lebih rendah daripada nilai kontrak yang pernah ada.
IT Manager mempertahankan insourcing. Ada saatnya ketika pihak IT Manager
harus mempertahankan untuk melakukan insourcing. Kelihatan di beberapa kasus
yang ada, ketika pihak direktur IS menginvestigasi pihak outsourcing saat para
pengguna mengadukan ke pihak senior management mengenai adanya kekurangan
layanan pada area aplikasi mereka. Pihak direktur IS mengatakan bahwa adanya
permintaan para pengguna yang jauh melewati dari sumber yang ada, mengarah
kepada penyimpanan aplikasi yang besar. Setelah melewati beberapa analisa, pihak
direktur IS pun membuat suatu laporan yang berisikan mengapa perusahaan tersebut
harus tetap menggunakan insourcing, dan menerangkan bahwa menggunakan
insourcing akan jauh mengurangi biaya di bandingkan menggunakan outsourcing.
Eksekutif senior menegaskan nilai dari IT. Ini adalah pola dasar yang
mengindentifikasi di mana insourcing tidak menghasilkan hasil yang signifinakan di
mana dapat mengurangi biaya IT tetapi keputusan untuk mengambil langkah
insourcing masih di pertimbangkan berhasil karena di perusahaan di berlakukan lagi
dan legitimasi lebih jauh ke internal sourcing.
Keuntungan daripada Insourcing adalah :
High Degree Of Control.
Memiliki kamampuan untuk melihat secara keseluruhan dari proses.
Lebih ekonomis dalam hal ruanglingkup dan ukuran.
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 15
Kekurangan daripada Insourcing adalah :
Mengurangi fleksibilitas strategi.
Membutuhkan investasi yang tinggi.
Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal.
2.6. Maintenance
Pemeliharaan (maintenance) adalah kegiatan untuk memelihara atau menjaga
peralatan dan mengadakan perbaikan atau penyesuaian/penggantian yang diperlukan
agar terdapat suatu keadaan operasi produksi yang memuaskan sesuai dengan apa yang
direncanakan. Konsep-konsep pemeliharaan adalah :
Konsep Keandalan ( Reliability ) Adalah probabilitas suatu komponen atau sistem
akan beroperasi sesuai dengan fungsi yang ditetapkan dalam jangka waktu tertentu
ketika digunakan dalam kondisi operasional tertentu. Keandalan juga berarti
kemampuan suatu peralatan untuk bertahan dan tetap beroperasi sampai batas waktu
tertentu. ( Ebelling, hal 5 )
Konsep Keterawatan ( Maintainability ) Adalah probabilitas suatu komponen atau
sistem yang rusak akan diperbaiki atau dipulihan kembali pada kondisi yang telah
ditentukan selama periode waktu tertentu dimana dilakukan perawatan sesuai dengan
prosedur yang seharusnya. Keterawatan suatu peralatan dapat didefinisikan sebagai
probabilitas peralatan tersebut untuk bisa diperbaiki pada kondisi tertentu dalam
periode waktu tertentu. ( Ebelling, hal 6 )
Konsep Ketersediaan ( Availability ) Ketersediaan ( availability ) adalah probabilitas
suatu komponen atau sistem menunjukan kemampuan yang diharapkan pada suatu
waktu tertentu ketika dioperasikan dalam kondisi operasional tertentu. Ketersedaiaan
juga dapat diinterpretasikan sebagai persentase waktu operasional sebuah komponen
atau sistem selama interval waktu tertentu.
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 16
Ketersediaan berbeda dengan keandalan, dimana ketersediaan adalah probabilitas
komponen berada dalam kondisi tidak mengalami kerusakan meskipun sebelumnya
komponen tersebut telah mengalami kerusakan dan diperbaiki atau dipulihkan kembali
pada kondisi operasi Normalnya. Oleh karena itu, ketersediaan sistem tidak pernah lebih
kecil daripada kendalan sistem. Ketersediaan mengandung dua komponen utama yaitu
keandalan ( reliability ) dan keterawatan ( maintainability ). Tingkat keandalan yang
rendah dapat diimbangi dengan usaha peningkatan perawatan sehingga tingkat
kecepatan aksi perawatan berpengaruh terhadap tingkat ketersediaan sistem. Seperti
halnya pada keandalan dan keterawatan, ketersediaan merupakan probabilitas sehingga
teori probabilitas dapat digunakan untuk menghitung nilai ketersediaan. ( Ebelling hal 6
& hal 254 ). Didalam konsep maintenance terdapat dasar utama dilakukan maintenance
yaitu :
Membersihkan ( Cleaning )
Pekerjaan pertama yang paling mendasar adalah membersihkan peralatan / mesin
dari debu maupun kotoran – kotoran lain yang dianggap tidak perlu. Debu tersebut
akan menjadi inti bermulanya proses kondensasi dari uap air yang berada di udara.
Pekerjaan membersihkan akan sangat baik apabila dilaksanakan secara periodik dan
dengan disiplin tinggi dengan menyesuaikan dinamika operasi mesin / peralatan
bersangkutan.
Memeriksa ( inspection )
Pekerjaan kedua adalah memeriksa bagian – bagian dari mesin yang dianggap perlu.
Pemeriksaan terhadap unit instalasi mesin perlu dilakukan secara teratur mengikuti
suatu pola jadwal yang sudah diatur.
Memperbaiki ( Repair )
Pekerjaan selanjutnya adalah memperbaiki bila terdapat kerusakan – kerusakan pada
bagian unit instalasi mesin sedemikian rupa sehingga kondisi unit instalasi tersebut
dapat mencapai standard semula dengan usaha dan biaya yang wajar.
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 17
III. PEMBAHASAN
3.1. Implementasi Sistem Informasi di PT. Pertamina
Sebagai salah satu perusahaan terbesar di Indonesia yang bergerak dalam bidang
pengolahan minyak dan gas bumi, PT. Pertamina meningkatkan daya saing bisnisnya
dengan menggunakan suatu sistem informasi yang mengitegrasikan seluruh aktifitas
bisnis perusahaan yang disebut dengan Enterprise Resource Planning atau ERP. Sistem
informasi ini meupakan kunci dari segala aktifitas dan kegiatan yang dilakukan oleh PT.
Pertamina mulai dari absen pegawai, komunikasai, transaksi perusahaan, hingga cuti dan
gaji pegawai terintegrasi oleh sistem ini. Kurangnya sumber daya PT. Pertamina dalam
pengadaan sistem ERP membuat perusahaan tersebut melakukan outsourcing sistem
informasi ERP. Dalam penerapan outsourcing tersebut PT. Pertamina menggunakan
software MySAP sebagai program ERP mereka.
MySAP merupakan salah satu aplikasi praktis ERP yang terbesar di dunia. Saat ini
penggunaan sistem ERP dengan label MySAP di terapkan hampir disemua perusahaan
negara di Indonesia. MySAP dipilih oleh PT. Pertamina sebagai outsourcing sistem
informasi berupa ERP karena kemudahan dan kepraktisan penggunaannya bagi
karyawan PT. Pertamina.
Kebijakan PT. Pertamina dalam melakukan outsourcing sistem informasi ERP
berupa MySAP dilakukan dengan pembayaran loyalti untuk subscribe atau berlangganan
software MySAP yang dihitung bedasarkan pada jumlah akun setiap tahunnya. Jumlah
akun tersebut merupakan jumlah total karyawan PT. Pertamina yang terkait dengan
aktifitas internal dan eksternal perusahaan, sehingga PT. Pertamina harus menyediakan
anggaran dana yang cukup besar setiap tahunnya untuk membayar loyalti sistem
informasi ERP tersebut.
Keterbatasan kemampuan dan sumber daya PT. Pertamina dalam pengadaan
sistem informasi ERP tersebut membuat PT. Pertamina bergantung kepada software
MySAP sebagai tulag punggung segala aktifitas transaksi perusahaan. Untuk itu PT.
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 18
Pertamina dengan divisi khusus IT-nya yang dikenal dengan CSS atau Cosporate Shared
Service terus mengembangkan berbagai metode sistem ERP pribadi perusahaan
sehingga kedepannya didapat sistem ERP yang paling cocok dengan kegiatan PT.
Pertamina tanpa harus berlangganan dan membayar loyalti, namun rencana tersebut
masih sebatas tingkat pengembangan.
Untuk meminimalkan biaya berlangganan MySAP, PT. Pertamina melaluyi divisi
CSSnya mengupayakan sistem ID internet. Dengan sistem tersebut satu akun dalam
MySAP dapat digunakan oleh beberapa karyawan dalam satu divisi, sehingga anggaran
biaya berlangganan MySAP tahunan yang dikeluarkan PT. Pertamina dapat
diminimalkan.
Penggunaan outsourcing sistem informasi ERP di PT. Pertamina memberi dampak
positif dan negatif bagi perusahaan. secara umum, dampak positif dari outsourcing
sistem informasi tersebut adalah:
Data perusahaan terintegrasi: Dengan outsourcing sistem informasi ERP tersebut
membuat data – data perusahaan menjadi terorganisir dan terintegrasi satu sama lain,
sehingga mempermudah segala aktifitas yang berhubungan dengan pengolahan data,
transaksi perusahaan, dan monitoring serta evaluasi kegiatan perusahaan.
Kegiatan bisnis perusahaan lebih terfokus: Dengan outsourcing sistem informasi
maka PT. Pertamina dapat lebih memfokuskan kegiatan perusahaannya pada
kompetensi inti perusahaan tanpa harus lebih banyak memikirkan sistem informasi
perusahaan, sehingga PT. Pertamina dapat lebih memfokuskan kegiatan kerja
mereka pada aktifitas pengeboran dan produksi minyak dan gas.
Keamanan data lebih terjamin: Data dan rahasia perusahaan merupakan hal yang
sangat penting, dengan digunakannya ERP berupa MySAP sebagai sistem informasi
yang mengintegrasikan data tersebut maka komunikasi dan transaksi perusahaan
sudah bersifat papper-less atau sudah tidak lagi menggunakan kertas, sehingga data-
data dan rahasia perusahaan akan tercatat dan terekam secara digital, sistem
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 19
keamanan data yang disimpan juga dilindungi oleh firewall yang membuat data lebih
sulit untuk diakses maupun diretas oleh pihak luar.
Mempermudah persaingan di pasar global: Dengan outsourcing sistem informasi
mempermudah PT. Pertamina dalam menghadapi persaingan global, hal ini
dikarenakan perkembangan sistem informasi outsourcing yang diterapkan oleh PT.
Pertamina (MySAP) merupakan sistem informasi yang banyak digunakan di seluruh
dunia, sehingga teknologi yang dimiliki PT. Pertamina merupakan teknologi dengan
standar dunia.
Meskipun memiliki berbagai keuntungan dalam penerapan outsourcing sistem informasi
di PT. Pertamina, namun masih terdapat beberapa kelemahan dari outsourcing sistem
informasi tersebut, diantaranya adalah:
Menaikan anggaran perusahaan: Sistem outsourcing yang diterapkan di PT.
Pertamina merupakan sistem berlangganan (subscribe) dengan periode waktu per
tahun. Perhitungan pembayarannya pun dihitung berdasarkan jumlah akun atau ID
yang digunakan. Banyaknya jumlah pegawai pertamina membuat biaya
berlangganan sistem informasi tersebut menjadi mahal dan meningkatkan anggaran
perusahaan.
Terciptanya ketergantungan terhadap sistem informasi outsourcing: Segenap
kemudahan yang diberikan dari outsourcing sistem informasi membuat seluruh
aktifitas bisnis dan komunikasi perusahaan bergantung kepada sistem informasi
tersebut. Ketergantungan tersebut dapat memberi dampak negatif bagi perusahaan,
karena bila terjadi gangguan sistemik pada perusahaan outsourcing yang mampu
merusak jaringan dari sistem tersebut maka aktifitas kerja dan transaksi perusahaan
dapat terhenti, dan data-data perusahaan juga akan terancam keamanannya.
Ketidaksesuaian fitur yang dibutuhkan: dalam penerapan outsourcing sistem
informasi ERP seluruh aplikasi yang digunakan seragam di seluruh dunia, padahal
kebutuhan sistem ERP tiap perusahaan berbeda-beda, dengan outsourcing sistem
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 20
informasi tersebut PT. Pertamina harus mengatur ulang alur kerja perusahaan
menyesuaikan dengan sistem ERP outsourcing.
3.2. Pentingnya Maintenance Ability
Smith (1999) menyatakan bahwa menjaga software agar bekerja dengan baik haruslah
diupayakan dengan baik. Situai yang berbahaya serta biaya yang mahal disebabkan oleh
kegagalan program yang sering terjadi sehingga benar-benar menjadi perhatian utama
dalam penggunaan software. Pemeliharaan program sangatlah sulit disebabkan software
tidak mengikuti aturan dengan seperti hanya seperangkat hardware. Walaupun demikian,
software haruslah terbebas dari segala macam gangguan dan dapat dioperasikan secara
aman di lingkungan dimana program tersebut diciptakan.
Pengaruh-pengaruh dari minimnya biaya pemeliharaan terhadap software:
Pemeliharaan secara rutin pastinya sangat mahal
Menyebabkan kegagalan yang berpengaruh terhadap kerusakan terhadap peralatan-
peralatan lainnya
Cenderung menyamarkan rancangan suatu mekanisme yang tentunya saja sangat
membahayakan bagi manusia dan menyebabkan kematian
Bisa saja menyebabkan berbagai macam gangguan (error) yang akhirnya
menyebabkan kerugian besar di bidang financial
Kerusakan ataupun gangguan pada sistem disebabkan adanya ill working software
(kegagalan saat mengoperasikan software). Jadi jelaslah pentingnya suatu proses
pemeliharaan sistem informasi. Saat menyelesaikan sumber masalah, kita harus melihat
terhadap hal-hal diluar gejala gangguan tersebut seperti cara pandang para the end user
(pemakai) dan fokus terhadap karakteristik dari program itu sendiri.
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 21
IV. KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan pada pembahasan yang telah dijelaskan sebelumnya, maka
kesimpulan dalam makalah ini adalah:
1. Berhasilnya penerapan sistem informasi yang dilakukan oleh PT. Pertamina dengan
menggunakan sistem Outsourching.
2. Penerapan sistem informasi yang dilakukan oleh PT. Pertamina mempermudah
pekerjaan yang dilakukan.
3. Terdapat kelebihan dan kekurangan dari penerapan outsourcing sistem informasi di
PT. Pertamina, beberapa kelebihannya diantaranya adalah:
Data perusahaan terintegrasi
Kegiatan bisnis perusahaan lebih terfokus
Keamanan data lebih terjamin
Mempermudah persaingan di pasar global
4. Beberapa kelemahan dari penerapan outsourcing sistem informasi di PT. Pertamina
diantaranya adalah:
Menaikan anggaran perusahaan
Ketergantungan terhadap sistem informasi outsourcing
Ketidaksesuaian fitur yang dibutuhkan
5. Urgensinya dari maintainability yaitu kemampuan suatu perusahaan dalam
menyediakan layanan perawatan atau pemeliharaan sistem informasi guna
mendukung keberlangsungan sistem sehingga bisa meminimalisasi kendala-kendala
dan mendukung terciptanya keberhasilan perusahaan dalam mencapai tuajuannya.
Manfaat diadakannya maintainability (preventif dan korektif) terhadap perangkat
sistem informasi:
Menjaga agar perangkat pendukung sistem informasi ini bisa bekerja optimal
demi efisiensi dan efektifitas pekerjaan sehingga tercapai target perusahaan tepat
waktu.
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sistem Informasi Manajemen 22
Minimalisasi kerusakan (breakdown) sehingga bisa mencegah kerusakan pada
sistem tersebut baik terhadap hardware maupun softwarenya.
Menghemat biaya produksi dalam arti bisa menekan biaya pemeliharaan bila
dibandingkan saat mengeluarkan biaya akibat terjadinya kerusakan parah
terhadap perangkat sistem informasi tersebut baik hardware maupun
softwarenya.
Menjaga kestabilan sistem agar senantiasa terintegrasi dengan baik
4.2. Saran
Saran-saran yang dapat diberikan berdasarkan hasil pembahasan sebelumnya
diantaranya sebagai berikut:
1. Ketika melakukan pemilihan antara outsourching dan insourching dibutuhkan
analisis kemampuan SDM pendukung yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga
ketika melakukan implementasi berjalan dengan efektif dan efisien.
2. Diperlukan perencanaan dalam melakukan penerapan sistem informasi pada sebuah
perusahaan, sehingga dapat mempermudah dalam perawatannya.