Perancangan”Aplikasi-Sistem-Informasi-Akuntansi Persediaan ...
Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System
-
Upload
michael-adiwinata-limarga -
Category
Documents
-
view
313 -
download
20
description
Transcript of Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System
TUGAS KELOMPOK
MATA KULIAH : SIA 2
Kelompok 1:
Michael Adiwinata 125130442
Ignatius Lysander 125130436
Gustianto Nugroho 125130555
Natasya Akiko 125130571
Bella Andriani 125130595
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS TARUMANAGARA
SEMESTER GASAL 2015/2016
DAFTAR ISI
Daftar Isi....................................................................................................................................ii
High Class : Oracle…………………………….…………………………………………….1
Profil Aplikasi……………………………….……………………………….………………..1
Sejarah Perkembangan Oracle……………………………………………………..………….3
Produk Oracle…………………………………………………………………………………3
Langkah – Langkah Program Oracle………………………………………………….…...….4
Keunggulan dan Kekurangan Oracle………………………………………………………...10
Middle Class : Myob………………………………………………………………………..12
Profil Aplikasi……………………………………………………………………………..…12
Fitur yang disediakan Oleh Myob…………………………………………………………... 13
Tipe Jaringan Myob……………………………………………………………………...…. 14
Lisensi Myob…………………………………………………………………………………15
Peranan Myob……………………………………………………………………………..…15
Langkah- Langkah Penggunaan……………………………………………………………..17
Screenshoot……………………………………………………………………………….…29
Middle Class : Accurate……………………………………………………………………32
Profil Aplikasi……………………………………………………………………………….32
Jaringan…………………………………………………………………………………...…33
Fitur yang disediakan……………………………………………………………………..…33
Lisensi……………………………………………………………………………………….34
Langkah – Langkah Penggunaan……………………………………………………………35
ii
HIGH CLASS : ORACLE
Profil Aplikasi
Oracle adalah salah satu program database relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam
suatu sistem manajemen basis data RDBMS (Relational Data Base Management System)
yang multi platform untuk mengelola informasi secara terbuka, komprehensif, dan
terintegrasi. Oracle menggunakan bahasa Structured Query Language (SQL) yang
merupakan bahasa query standard di berbagai software database. Oracle merupakan DBMS
yang dirancang khusus untuk organisasi berukuran besar yang membutuhkan fleksibilitas dan
skalabilitas agar dapat memenuhi tuntutan akan data dan informasi yang bervolume besar dan
terus menerus bertambah besar. Oracle Server menyediakan solusi yang efisien dan efektif
karena kemampuannya dalam hal sebagai berikut :
a. Dapat bekerja di lingkungan client atau server (pemrosesan tersebar).
b. Menangani manajemen space dan basis data yang besar.
c. Mendukung akses data secara simultan.
d. Performansi pemrosesan transaksi yang tinggi.
e. Menjamin ketersediaan yang terkontrol.
f. Lingkungan yang terreplikasi.
Prinsip Database Management System
1
Oracle Enterprise Resources Planning adalah sistem berbasis internet, bukan pendekatan
klien server tradisional. Para pengguna Oracle dapat mengakses berbagai aplikasi ERP
melalui server intranet menggunakan penjelajah internet standar. Oracle adalah perusahaan
piranti lunak pertama yang mengembangkan dan 100 persen menggunakan piranti lunak
enterprise diatas Internet diseluruh lini produknya. Sejak diluncurkannya database relational
pertama di dunia pada tahun 1977, Oracle telah menjadi bagian penting dalam revolusi
teknologi yang secara nyata mengubah bisnis modern. Pendekatan ini mendukung operasi
berbiaya lebih rendah, menggunakan ribuan pengguna, dan memberikan pengembalian
investasi yang lebih baik karena implementasinya yang cepat dan masa hidup piranti
lunaknya yang lebih lama. Piranti lunak Oracle dapat dijalankan di Personal Computer,
terminal kerja, mini komputer, mainframe, dan komputer paralel dalam jumlah banyak.
2
Sejarah Perkembangan Oracle
Basis data Oracle pertama kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob Miner, dan Ed
Oates melalui perusahaan konsultasinya bernama Software Development Laboratories (SDL)
pada tahun 1977, yang pada tahun 1983, berubah nama menjadi Oracle Corporation sampai
sekarang. Perusahaan ini berkonsentrasi pada pembuatan database server di mainframe.
Kisah sukses Oracle Corp. terkait dengan sejarah dan teori database relasional. Teori
database relasional diperkenalkan hampir secara simultan oleh Edgar F. Codd dan seorang
penemu lain yang kurang dikenal, pada tahun 1969. International Business Machines (IBM)
Corporation adalah perusahaan pertama yang menerapkan model relasional ini dalam bahasa
SQL, dengan produknya DB2. Sayangnya, IBM cukup ragu akan keampuhan SQL dan model
relasional.
Larry melihat perkembangan teori model relasional dan implementasi database
relasional dalam DB2. Larry yakin bahwa model relational adalah “way of the future” dan
memutuskan untuk mengimplementasikan model relasional di produk Oracle. Sebelumnya,
produk database Oracle memakai model nonrelasional. Oracle menjadi pesaing kuat bagi
IBM dalam pasar database server di mainframe, terutama database bermodel relasional.
Sekitar pertengahan tahun 1980 – an, Larry mendiversifikasi produk Oracle (versi
6.x) keluar mainframe, yakni ke sistem operasi UNIX. Selanjutnya, tahun 1996 Oracle Corp
mendiversifikasi Oracle (versi 7.x) ke sistem operasi Novell Netware, Windows NT, dan
Linux (versi 8.x, tahun 1997). Mulai pertengahan tahun 1990 – an, Oracle Corp. mulai
membuat juga produk – produk nondatabase – server seperti application server (WebDB,
OAS), development tools (Oracle Developer, Oracle Designer), dan application suite
(Oracle Apps). Tiga puluh tahun Oracle berjaya, Oracle menjadi patokan untuk database
teknologi dan aplikasi – aplikasi di dalam perusahaan diseluruh dunia, dari mulai perusahaan
yang kecil sampai perusahaan – perusahaan yang besar, multinasional, dan internasional.
Produk Oracle
a. Oracle Database
Oracle database adalah database pertama uang dirancang untuk enterprise grid
computing. Sebuah database yang paling fleksibel dan hemat biaya dalam mengatur
3
informasi dan aplikasi. Oracle Database tersedia dalam tiga edisi – Enterprise, Standard,
dan Personal.
b. Oracle Application Server
Oracle’s Java 2 Enterprise Edition (J2EE) server yang bersertifikat, mengintegrasi segala
yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan membuart aplikasi berbasis Web. Aplikasi
server mendeploy portals e – business, web services, dan aplikasi transaksional seperti PL
/ SQL, Oracle Forms, dan aplikasi yang berbasis J2EE.
c. Oracle Applications
Oracle E – Business Suite adalah suatu himpunan lengkap bisnis untuk mengatur dan
mengotomasi proses dalam sebuah organisasi.
d. Oracle Collaboration Suite
Oracle Collaboration Suite adalah satu sistem yang terintegrasi untuk semua komunikasi
data dalam sebuah organisasi. Misalnya, Voice, E – mail, fax, wireless, calendar
information, dan file – file.
e. Oracle Development Suite
Oracle Development Suite sangat komplit, suatu integrasi yang mengkombinasikan
application development dan business intelligence tools.
f. Oracle Services
Services seperti Oracle Consulting dan Oracle University yang menyediakan keahlian
yang dibutuhkan untuk menjaga Oracle project supaya tetap dalam jalur dan berjalan
dengan baik.
Langkah – Langkah Program Oracle
1. Penginstalan
Pengetahuan tentang bagaimana Oracle mengelola data sangat vital bagi seorang
administrator. Sebuah sistem database yang besar sekali dapat terdiri dari beberapa Oracle
server yang berjalan di server – server yang terpisah. Tiap – tiap server akan mengelola
data yang sesuai dengan bagiannya saja. Misalnya, server pada divisi akuntansi
mengelola database akuntansi, server Sumber Daya Manusia mengelola human resources
database, dan seterusnya. Sistem database yang tersebar seperti ini disebut distributed
database.
4
Contoh Instalasi Program Oracle
Meskipun data diletakkan di lokasi yang berbeda – beda, tetapi user akan melihat
database sebagai satu kesatuan. Tersebarnya data – data akan transparan terhadap
user. User akan membuat koneksi dengan salah satu database server. Pada database
server tersebut, koneksi user tersebut dilayani oleh sebuah instance. Instance dapat
dilihat sebagai sistem yang mengelola database. Database adalah media penyimpanan
yang berisi tabel – tabel. Instance tersebut kemudian akan mengakses database yang
sesuai yang ada di server tersebut. Dalam satu Oracle server, bisa terdapat lebih dari
satu instance.
2. Akses ke Aplikasi Oracle
2.1 Masuk ke Aplikasi Oracle
Untuk dapat masuk ke dalam aplikasi Oracle diperlukan beberapa tahapan
yang harus dilakukan Nyalakan PC atau pastikan bahwa komputer dalam
kondisi hidup atau “on”.
Login ke dalam network atau jaringan sesuai dengan user – id dan password
yang sudah ditentukan oleh bagian IT dan masuk ke dalam MS Windows.
5
Klik icon Oracle shortcut atau masuk ke Internet Explorer dan masukkan
address dari Oracle application. Window aplikasi Oracle log – on akan
tampak pada layar monitor.
Masukkan oracle user name dalam field “User Name”.
Masukkan password anda ke dalam field password.
Klik Login, maka secara otomatis masuk ke dalam aplikasi Oracle.
Satu tampilan tabel daftar application responsibilities akan tampak pada layar.
6
a. Tabel menu menampilkan “user responsibility” dimana user diperkenankan
sebagai penanggung jawab atas modul dalam aplikasi Oracle, dimungkinkan
sekali user satu dengan yang lain bisa memiliki responsibilities yang
berbeda. Untuk masuk ke dalam menu dari suatu responsibility, user harus :
- Klik pada responsibility yang dikehendaki, atau.
- Gunakan tombol panah naik/turun untuk memilih responsibility yang
diinginkan kemudian tekan [Enter].
b. Navigator Window untuk responsibility yang telah di pilih tampak pada layar.
2.2 Merubah Password User
Langkah – langkah untuk merubah password user adalah sebagai berikut :
Masuk ke dalam Navigator Window.
Pilih menu Edit → Preferences → Change Password.
Masukkan password lama, kemudian tekan [Tab] pada keyboard.
Masukkan password baru, kemudian tekan [Tab] pada keyboard.
Masukkan kembali password baru untuk verifikasi, kemudian tekan [Tab].
7
Klik ok, untuk menyimpan password baru user.
3. Tampilan Layar Berdasarkan Script
3.1 Proses Penambahan Journal Manual
Masuk ke dalam aplikasi, masukkan username dan password
Pilih Responsibilities General Ledger Super User.
Pilih journal, klik [Enter].
8
Akan muncul form sebagai berikut :
Klik New Journal.
Lengkapi informasi untuk menambahkan jurnal header secara manual :
- Nama jurnal.
- Deskripsi jurnal.
- Kategori.
- Periode jurnal.
- Tanggal efektif.
- Mata uang.
- Tanggal kurs (khusus untuk mata uang asing saja).
- Tipe kurs (khusus untuk mata uang asing saja).
- Kurs (khusus untuk mata uang asing saja).
- Periode reversal (jika hendak di reverse).
- Metode reversal (jika hendak di reverse).
9
Lengkapi informasi untuk menambahkan jurnal line secara manual :
- Nomor baris.
- Account.
- Masukkan jurnal debit.
- Masukkan jurnal kredit.
- Masukkan deskripsi jurnal line.
Keunggulan dan Kekurangan Oracle
Keunggulan yang dapat ditawarkan Oracle software dalam mendukung Enterprise Resources
Planning (ERP) adalah sebagai berikut :
a. Oracle bekerja di jaringan komputer. Oracle memisahkan proses antara database server
dan aplikasi client. Server yang terpasang Oracle bertanggung jawab menangani proses
database, sementara client atau workstation yang menjalankan aplikasi hanya
berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini akan mengurangai kemacetan jaringan.
b. Oracle mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terrabyte.
Oracle juga mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk sehingga ruangan
harddisk termanfaatkan secara efisien.
c. Oracle mendukung pelayanan multiuser yang terkoneksi pada waktu yang sama dan
mengakses data yang sama serta mengatur sistem agar pemrosesan data dapat berjalan
10
dengan cepat walaupun jumlah transaksi sangat banyak pada waktu yang hampir
bersamaan karena Oracle dapat menggunakan berbagai sistem operasi dalam suatu
jaringan untuk mengakses data. Dengan fasilitas ini, Oracle mampu menghindari konflik
data dengan baik. Selain itu, Oracle dapat menjalankan database selama 24 jam dalam
sehari sehingga pemisahan sistem komputer dan proses backup dapat dilakukan secara
online tanpa harus mematikan database.
d. Oracle memiliki fitur yang baik untuk membatasi dan dan memonitor akses data sehingga
dapat menghindari akses database dari pihak – pihak yang tidak berkepentingan. Kontrol
untuk mengendalikan data tersebut dapat mengendalikan data dari manapun sehingga
tidak perlu membuat kode di banyak aplikasi, cukup di satu database Oracle saja.
e. Oracle dapat berjalan di berbagai sistem operasi dan aplikasi yang menggunakan data.
Oracle dapat dengan mudah mengakses data Oracle yang berjalan di sistem apapun.
f. Oracle dapat memishkan database dalam komputer – komputer yang secara fisik terpisah
namun secara logis terlihat seperti satu database.
g. Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang berbeda – beda.
Hal ini sangat membantu jika salah satu server rusak, maka server lain dapat langsung
menggantikan fungsinya.
Kelemahan dari Oracle software dalam mendukung Enterprise Resources Planning (ERP)
adalah sebagai berikut :
a. Ukuran yang dibutuhkan menjadi lebih besar. Dengan penyimpanan di dalam database,
setidaknya dibutuhkan ukuran tambahan untuk indexing dan ukuran redo log yang besar
pula.
b. Akses menjadi lebih lambat.
c. Membutuhkan spesifikasi hardware yang tinggi untuk dapat menjalankan software
Oracle agar dapat berjalan dengan stabil.
d. Lisensi Oracle sangat mahal, lebih mahal dari Microsoft Dynamics Ax dan SAP sehingga
Oracle lebih banyak digunakan pada perusahaan pada kelas atas karena tidak efisien dan
tidak terjangkau bagi kelas bawah dan menengah.
11
MIDDLE CLASS : MYOB
Profil Aplikasi
MYOB (Mind Your Own Business) dibuat dan didirikan kali pertama tahun 1991 di
Australia, lalu dikembangkan ke negara lainnya seperti di New Zealand, Malaysia,
Singapore, Hongkong, China, Amerika, Kanada dan Eropa. Indonesia masuk di wilayah Asia
bersama Singapore dan Malaysia. Untuk distribusi produk MYOB legal di Indonesia, MYOB
Asia telah menunjuk PT. PrimaTeknika InterMulia sebagai MYOB Authorised Distributor,
Authorised Training Center, MYOB Professional Partner dan MYOB Developer Partner.
MYOB memproduksi software accounting bernama MYOB accounting yang
merupakan program computer akuntansi (accounting software), MYOB dimulai
di Australia pada tahun1991 dan merupakan salah satu perusahaan yang sukses mengenali
kebutuhan yang unik dari perusahaan kecil-menengah sampai perusahaan menengah-besar
akan sistem manajemen bisnis (business management systems) yang powerful, mudah dan
terjangkau.
Banyak penghargaan diterima oleh jajaran produk MYOB sejak tahun 1991 sampai
sekarang. Sukses ini kemudian berkembang ke seluruh dunia,MYOB pada tahun itu juga
memenangkan MacWorld Award untuk kategori Best Accounting Software dan kategori Best
Newcomer Software. Tahun 1996, MYOB Inc., terus berkembang dan bergerak dibawah
payung MYOB Limited. MYOB kemudian mengembangkan 6 cabang untuk meng-cover
pemasaran MYOB di seluruh dunia, yaitu MYOB US, Inc., MYOB Canada Inc., MYOB
Australia Pty Ltd., MYOB New Zealand, MYOB UK Ltd. dan MYOB Asia, yang saat ini
terus berkembang dengan munculnya versi khusus negara lainnya, versi Malaysia adalah
yang pertama dia Asia, sebelum munculnya versi Singapura, Hongkong dan Asia-
International, dan sekarang telah lebih banyak lagi versi negara yang tersedia.
MYOB Accounting versi 15.0 dan Premier versi 9.0 merupakan program yang sudah
di operasionalkan oleh para pengolah data-data keuangan. Dengan adanya MYOB
Accounting rilis yang baru versi 17.0 menjadi mempermudah dalam penyajian laporan
keuangan, khususnya dalam lingkup Accounting Financial (akuntansi keuangan). Namun
untuk pembahasan ini lebih memfokuskan pada MYOB Accounting versi 15.0. Berdasarkan
komparatif secara fisik terlihat perbedaan antara MYOB Accounting versi 15.0 dengan versi
Premier 9.0.
MYOB Accounting versi 15.0 digunakan untuk kegiatan administrasi perusahaan
yang memiliki transaksi dengan satu sistem mata uang (single currency). Ex, rupiah.
Kegiatan administrasinya pun hanya menggunakan satu komputer saja.
12
MYOB Premier 9.0 digunakan untuk kegiatan administrasi perusahaan yang memiliki
transaksi dengan berbagai mata uang (multi currency). Ex, IDR dan U$$. Kegiatan
administrasinya biasanya melibatkan banyak komputer yang berhubungan satu sama lain
(integrated networking).
Dengan berkembangnya informasi keuangan yang bersifat urgent. Sehingga
diperlukan suatu instrument pengolahan data-data keuangan menjadi informasi keuangan
yang bersifat final. MYOB sebagai software yang mampu mengolah setiap input data
menjadi output informasi secara cepat. Namun perlu diketahui bahwa MYOB dibuat untuk
memenuhi kebutuhan akuntansi perusahaan. Menutup kemungkinan bahwa software MYOB
bisa dioperasionalisasikan untuk membuat laporan keuangan seperti yang lazim dalam
Accounting Based (Akuntansi Dasar).
Fitur Yang Disediakan Oleh Myob
MYOB dibuat sebagai gabungan beberapa modul yang disajikan dalam satu paket.
Beberapa modul (fitur) gabungan yang disediakan oleh MYOB yang kemudian digabung
salah satu form yang disebut dengan Command Centre adalah sebagai berikut:
Accounts : Menyediakan fitur Accounts List, Record Journal Entry.
Banking : Menyediakan fitur Spend Money, Receive Money, Bank Register,
Reconcile Account, Prepare Bank Deposit, Print cheque.
Sales : Menyediakan fitur Sales Register, Enter Sales, Receive Payment,
Print Invoice.
Time Billing : Menyediakan fitur Activities List, Enter Activity Slip, Prepare Time
Billing Invoice, Activity Log.
Purchases : Menyediakan fitur Purchase Register, Enter Purchase, Print Purchase
Order.
Inventory : Meyediakam fitur Item Register, Item List, Set Item Prices, Count
Inventory, Adjust Inventory, Transfer Inventory, Auto Build
Inventory.
Card File : Menyediakan fitur Card List seperti Customer, Supplier, Employee,
Personal.
Tipe Jaringan Myob
13
MYOB didesain untuk bekerja secara khusus pada jaringan peer-to-peer, seperti
terlihat pada gambar di samping, data ditempatkan pada salah satu perangkat komputer.
Walaupun tidak bekerja Aplikasi Server/Client murni, MYOB Dapat diaplikasikan pada
lingkungan jaringan Server/Client, dengan menempatkan data pada Server dan Aplikasi
MYOB pada masing-masing Client.
MYOB dapat berjalan pada semua jenis Topologi jaringan, tetapi Star Topology
lebih dianjurkan untuk digunakan, dengan teknologi LAN menggunakan Ethernet atau Fast
Ethernet yang saat ini lebih umum untuk digunakan (Token Ring atau FDDI dapat juga
digunakan). MYOB dapat berjalan secara baik pada Sistem Operasi WIN98, WIN Me, WIN
2000, WIN NT dan WIN XP (mulai Premier Versi 7.x , MYOB sudah tidak mendukung
Windows 95) dengan menggunakan semua jenis protokol jaringan yang biasa digunakan
(NetBIOS, NetBEUI dan TCP/IP). Untuk mendapatkan kecepatan operasi yang optimal, anda
dapat menggunakan MYOB Premier dalam jaringan dengan menggunakan
Terminal Service atau dapat pula menerapkan fitur Remote Desktop.
Untuk mendapatkan performa terbaik dalam implementasi aplikasi MYOB dalam
jaringan. Pastikan bahwa spesifikasi seluruh komputer / workstation yang digunakan
minimal sekelas Pentium I 133 MHz. Penggunaan Sistem Operasi yang sama akan
memberikan kecepatan distribusi data yang lebih merata. Gunakan komputer dengan
kecepatan dan kapasitas memori (RAM) terbesar sebagai server/pusat data.
Gunakan Network Interface Cards dengan kecepatan yang tertinggi.Windows NT
Bila komputer di mana database MYOB diletakkan menggunakan Sistem Operasi
Windows NT (dan versi lanjutannya), sebaiknya :
Gunakan SCSI Hardisk, untuk mendapatkan kecepatan akses yang lebih tinggi, letakkan data
pada partisi tersendiri, terlebih bila menggunakan Harddisk yang memiliki kapasitas yang
besar, untuk mempertinggi kecepatan akses terhadap data MYOB.
Gunakan NTFS file system pada partisi yang digunakan.Mapping dan Pembuatan Shortcut
MYOB Premier menggunakan 2 (dua) file untuk menyimpan seluruh data transaksi yaitu
pada file berekstensi *.prm /*.myo dan *.box.
Untuk dapat memberikan akses terhadap data MYOB kepada workstation lain, yang
anda perlukan hanyalah menempatkan data pada folder tertentu dengan cara Copy, dan Share
folder tersebut dengan hak akses yang sesuai. Untuk melakukan Mapping, anda dapat
menggunakan fasilitas Tools pada Menu Windows Explorer, pilih Sub Menu Map Network
Drive, dan pilih Huruf Drive yang anda inginkan.
14
Kemudian Browse Folder database MYOB yang telah anda buat di Server, atau
masukkan Nama Komputer (Computer Name) dan Nama Folder yang mewakili letak Data,
dan berikan tick mark pada kolom Reconnect at Logon, untuk memastikan Network Drive
yang telah anda buat akan aktif setiap kali anda logon.
Lisensi Myob
Program bisa dipakai selamanya
Data transaksi dipakai selamanya
Harus registrasi serial number ke MYOB Singapore
Harus aktivasi data file online ke MYOB Singapore
Pembuatan (create) data file hanya 5x
Untuk pembukuan internal dan laporan keuangan perusahaan/korporasi lainnya
Peranan Myob
Kegunaan MYOB dalam kegiatan administrasi perusahaan
a. Alat bantu orang – orang untuk menyelesaikan pekerjaan akuntansi
b. Menghemat waktu dalam mengelola dan menjalankan pembukuan
c. Mengerti lebih dalam bisnis
d. membantu kita dalam proses penjualan dan pembelian, track piutang dagang
(receivable), hutang dagang (payables) and pajak (GST), email your quotes dan
invoice dan banyak lagi – semuanya hanya dengan meng-klik beberapa tombol saja.
e. Mengelola barang dagangan
f. Untuk memenuhi kebutuhan akuntansi perusahaan,dll
Peranan MYOB dalam siklus akuntansi perusahaan jasa
a. Sebagai alat komunikasi untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan dalam proses
implimentasi dalam pengoperasian MYOB
b. Sebagai alat untuk mempermudahkan kita untuk mencatat transaksi dalam perusahaan
jasa
Fungsi & fasilitas MYOB
Dalam aplikasinya (Applied) MYOB mempunyai berbagai fungsi dan fasilitas-fasilitas
(fitur). Seperti dalam baris menu yang terdiri dari delapan kelompok menu pilihan untuk
mengakses perintah, sub menu dan kotak dialog: File, Edit, Lists, Command Centres, Setup,
Reports, Window, dan Help. Sedangkan pada Modul Command Centre terdiri dari delapan
15
modul, yang merupakan pembagian dari kegiatan akuntansi, meliputi: Accounts, Banking,
Sales, Time Billing, Purchases, Payroll, Inventory, dan Card File. Dalam pengelompokan
akun, MYOB sedikit berbeda dengan teori akuntansi. Hal ini untuk efisiensi dan kemudahan
penggunaan saja. Jumlah Digit Akun: Akun (Accounts) dalam MYOB terdiri dari 5 digit
(X.XXXX). dan untuk tipe Akun (Account Type) MYOB membagi 8 kelompok akun, yaitu:
Assets (kelompok aktiva), Liability (kelompok kewajiban), Equity (kelompok ekuitas),
Income (kelompok Penghasilan/Penjualan), Cost Of Sales (kelompok harga pokok
penjualan), Expense (kelompok beban), Other Income (kelompok penghasilan lain-lain),
Other Expense (kelompok beban lain-lain). Dalam hal penentuan tipe header dan detail,
header digunakan untuk setiap akun yang masih memiliki akun anak, biasanya untuk jenis
akun kelompok, sedangkan Detail digunakan untuk setiap akun yang tidak memiliki akun
anak lagi; biasanya untuk akun subkelompok. Dalam hal ini setiap akun detail harus
disesuaikan (mengatur level akun) berdasarkan header masing-masing kelompok dengan
menggunakan UP; untuk menggeser akun ke kiri dan Down; untuk menggeser akun ke kanan.
Dalam tahapan pembuatan data baru, setiap user (pengguna) dihadapkan pada tiga
pilihan pada bagian Accounts List: 1. I would like to start with one of the lists provided by
MYOB Accounting (menggunakan akun-akun yang sudah disediakan oleh MYOB), 2. I
Would like to import a list of accounts provided by my accountant after I’m done creating my
company file (menggunakan akun-akun yang sebelumnya di buat di Ms. Excel untuk
kemudian di import dalam MYOB system), 3. I would like to build by my own accounts list
once I begin using MYOB (menggunakan sebagian dari akun MYOB dan selanjutnya
membuat akun-akun sendiri-sesuai dengan kebutuhan recording). Ketika dalam kondisi
memilih import maka user tersebut diharuskan mengimport akun-akun yang sudah di format
dalam bentuk Text (Tab delimited) di Ms. Excel (lebih detailnya lihat pada penjelasan materi
Import yang lalu). Begitu pula pada saat penggunaan linked accounts (akun yang terhubung
dengan akun lain): Pada posisi Accounts & Banking Accounts (akun buku besar dank as/
bank), Sales Linked Accounts (akun-akun yang terkait dalam penjualan), Purchases Linked
Accounts (akun-akun yang terkait dalam transaksi pembelian, Payroll Linked Accounts
(berkaitan dengan penggajian). Untuk mengisi daftar relasi menggunakan Card File, yang
terdiri dari bagian Customer (pelanggan), Supplier (pemasok), Employee (karyawan), dan
Personal (individu)-untuk penjelasan detailnya lihat catatan yang lalu.
Bukti Transaksi & Entri Data, menggunakan modul Banking, khusus mencatat transaksi
penerimaan dan pengeluaran kas bank-untuk penjelasan detailnya lihat catatan yang lalu.
Dalam tahapan penginputan setiap bukti transaksi keuangan perlu diklasifikasikan terlebih
16
dahulu. Berdasarkan sistem dan prosedur penerimaan kas (receive money) berbeda dengan
berdasrkan sistem dan prosedur pengeluaran kas (spend money). Bukti transaksi pada
hakekatnya sebagai dasar dalam pengolahan untuk dijadikan informasi keuangan. Ketika
terjadi suatu pengeluaran tanpa dilandasi dengan adanya bukti pengeluaran maka bisa terjadi
kesalahan interpretasi. Bukti transaksi juga sebagai catatan historis yang menunjukan
spesifikasi kegiatan beserta jumlah nominal yang tertera.
MYOB Accounting Software memudahkan anda dalam mendesign accounting process
sesuai dengan kehendak anda sehingga lebih mudah digunakan ketika mencari informasi
tentang bisnis anda. Dengan MYOB Accounting’s powerful inventory management system,
anda akan dapat dengan mudah mengetahui secara tepat jumlah stock jumlah pemesanan dan
berapa yang sudah komit (committed).
MYOB Accounting Software dapat melakukan analisa atas bisnis anda dengan lebih dari
160 cara,sehingga banyak orang yang menggunakan software ini
Lebih mudah membuat keputusan dalam bisnis jika anda mempunyai informasi yang tepat
dan sangat detail:
a. Lebih dari 160 laporan dan chart
b. Nilai Profit & Loss dan Balance Sheet terbaru
c. Membuat laporan yang menyeluruh kemudian rubah menjadi Microsoft Excel file
untuk melakukan analisa lebih dalam.
d. Email atau save semua laporan ke disk untuk accountant anda
e. Gunakan Company Data Auditor untuk mendeteksi kesalahan umum dalam proses
dan untuk memastikan integrasi informasi pada bisnis anda,dll
Langkah – Langkah Penggunaan
Semua form yang disediakan oleh MYOB sudah diotomatiskan dimana suatu angka
dalam form tersebut ditransformulasikan ke sisi debit atau ke sisi kredit, kecuali untuk form
Record Journal Entry. Setiap kelompok command centre akan bermuara ke dalam
Transaction Journal, kecuali Card File. Semua form yang sudah diotomatisasi tersebut
dihubungkan oleh account yang telah dipilih dan ditentukan di dalam isian form.
Persiapan data awal
Berikut beberapa data awal yang harus Anda sediakan sebelum bekerja dengan MYOB:
a. Chart of Account
17
Pengkodean dan pengelompokan account disebut dengan Chart of Account. Susunlah
Chart of Account sesuai dengan GAAP (General Accepted Accounting
Principles)/Prinsip-prinsip Akuntansi yang diterima umum.
b. Job List
Buatlah dan tetepkan Job (proyek) perusahaan Anda (jika ada)
c. Card File
Catat dan kelompokkan data customer, supplier, employee dan personal
d. Item List
Catat dan kelompokkan nama barang/jasa yang akan diperjualbelikan
e. Linked Account
Tetapkan dan pilih Account yang akan dimasukkan ke dalam Linked Account
f. Opening Balances
Masukkan saldo awal masing-masing account, customer, supplier, inventory dan job
(jika ada). Cek kembali keseimbangan neraca Anda sebelum memasukkan transaksi.
Gunakan menu Easy Setup Assistant untuk memandu Anda melakukan berbagai setup
awal dengan tuntunan dari MYOB.
Membuat Data Baru
Klik tombol start
Pilih all program > MYOB Premier >
Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses :
Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada
Create, untuk membuat data perusahaan baru
Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan
What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita
terbaru dalam versi ini
Exit, untuk mengakhiri program MYOB
Setelah Anda membuka program MYOB klik pilihan Create New Company File.
Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Company File. Form ini terbagi menjadi 6
bagian, yaitu: Introduction, Company Information, Accounting Information, Account List
dan Company File
Setelah muncul Assistant Introduction, klik tombol Next sehingga akan muncul kotak dialog
Company Information untuk mengisikan data nama dan alamat perusahaan.
Setelah itu klik Next untuk pengisian Accounting Information dimana ada 4 field yang harus
diisi dengan fungsi masing-masing sebagai berikut:
18
a. Current Financial Year diisikan Tahun Tutup Buku
b. Last Month of Financial Year pilihan Bulan Tutup Buku
c. Convertion Month pilihan Bulan Awal Buku
d. Number of Accounting Periods pilihan jumlah periode setahun
Berikutnya adalah Assistant untuk pengisian Account List. Ada tiga pilihan dalam pembuatan
Account:
a. I Would like to start with one of the last provided by MYOB.
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk memilih salah satu type Account dari 105 jenis
perusahaan yang telah disediakan oleh MYOB.
b. Would like to import a list of accounts provide by my accountant after I’m done
creating my company file
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar account yang telah ada
setelah membuat file baru.
c. I Would like to build my own accounts list one I begin using MYOB.
Pilihan ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mendesain sendiri daftar
account.Kedua pilihan di atas akan memunculkan Assistant berikutnya yang
menginformasikan bahwa data Anda akan dibuatkan secara otomatis dengan nama
direktori dan nama file yang telah dibuatkan oleh MYOB. Jika Anda ingin merubah
nama file dan tempat folder sesuai yang Anda kehendaki maka klik tombol Change,
lalu pilih folder direktori tempat data akan diletakkan, serta ketikkan nama file lalu
klik Save.
Selanjutnya komputer akan melakukan proses beberapa detik untuk membuat data baru
tersebut. Hasil pembuatan file baru akan diinformasikan pada Assistant Conclution. Jika
muncul kata Congratulations, berarti pembuatan file baru Anda telah berhasil. Akan ada dua
tombol pilihan yang dapat dipilih:
a. Setup Assistant : adalah fitur yang membantu kita untuk mengendalikan
beberapa fungsi contents pada command centre seperti customize, account, sales,
purchase. Jika anda menginginkan beberapa perubahan cara kerja pada beberapa
content tersebut, maka klik fungsi tersebut. Namun, fungsi yang lazim digunakan
sudah sesuai dengan setup yang sudah aktif dan karenanya tidak perlu diubah lagi..
b. Command Centre : adalah pusat perintah semua content (isi) yang disediakan oleh
MYOB. Dalam hal ini adalah menu account, banking, sales, timebilling, purchase,
inventory, dan cardfile.
19
Linked account
Beberapa dari default account tidak dapat dihapus karena telah terhubung dengan
account dan form yang lain (linked account), tetapi kita dapat menggantinya dengan nomor
lain.
Ada 3 kelompok linked account yang harus diisi dan saling berhubungan yaitu:
a. Linked Account yang diisi dari menu Setup
b. Linked Account yang melekat pada Tax Codes
c. Linked Account yang melekat pada Form Item List
Linked Account yang terdiri dari menu Setup terdiri dari 3 Account. Anda dapat melihatnya
dengan cara:
Klik menu Setup, pilih Linked Accounts.
Linked Accounts-Accounts & Banking Accounts
Ada 5 linked account dimana terdapat 2 account yang tidak dapat diganti di form ini
sementara 3 account lainnya dapat diganti dengan account yang lain.
Berikut penjelasan dan fungsi dari masing-masing account tersebut:
a. Equity Account for Current Earnings
Untuk menampung selisih Laba/Rugi yang dapat juga dinamakan sebagai Laba Rugi
Tahun Berjalan.
b. Equity Account for Retained Earning
Untuk menampung laba/rugi pada tahun sebelumya yang tidak dibagi ke pemilik, dan
telah dilakukan tutup buku tahunan.
c. Equity Account for Historical Balancing
Untuk menampung selisih saldo Debit dan Credit pada saat pengisian data awal.
d. Cheque Account for Undeposited Funds
Account ini untuk menampung penerimaan dari customer yang berbentuk giro belum
jatuh tempo. Jadi sebelum dana/giro tersebut masih dalam masa kliring dimasukkan
dalam account ini. Setelah cair baru dilakukan deposit ke bank yang bersangkutan.
Linked Account-Sales Account
Terbagi menjadi 2 account yang harus diisi dan 4 pilihan account yang dapat digunakan.
a. Assets Account for Tracking Receivables
Untuk menampung account Piutang Dagang (Buku Besar Umum Piutang
Usaha/Piutang Dagang).
b. Cheque Account for Customer Receipts
20
Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk menerima pembayaran
dari customer.
c. Income Account for Freight
Untuk menampung account Pendapatan Angkut Penjualan yang diambil dari form
Sales Invoice, jika option I charge freight on sales aktif.
d. Liability Account for Customer Deposits
Untuk menampung account Uang Muka Penjualan dari customer, jika option I track
deposit collected from customer aktif
e. Expense or Cost of Sales Account for Discounts
Untuk menampung account Potongan Penjualan yang akan diberikan pada customer,
karena membayar hutang mereka pada masa termin potongan, jika option I give
discounts for early payment diaktifkan.
f. Income Account for Late Charges
Untuk menampung account Pendapatan Denda/Bunga atas keterlambatan customer
membayar hutangnya pada tanggal jatuh tempo, jika option I access charge for late
payment diaktifkan.
Linked Accounts-Purchases Accounts
Terbagi menjadi 2 Accounts yang harus diisi dan 4 option account yang dapat digunakan.
a. Liability Account for Tracking Payables
Untuk menampung account Hutang Dagang (Buku Besar Umum Hutang
Usaha/Hutang Dagang)
b. Cheque Account for Paying Bills
Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk membayar hutang pada
supplier.
c. Expense for Cost of Sales Accont for Freight
Untuk menampung account Beban/Biaya Angkut yang diambil dari form Purchase
Invoice, jika option I pay freight on purchases aktif.
d. Assets Account FOR SUPPLIER Deposits
Untuk menampung account Uang Muka Pembelian yang dibayar pada supplier, jika
option I track deposit paid to supplier diaktifkan.
e. Expense (or Contra) Account for Discounts
Untuk menampung account Potongan Pembelian yang akan diterima dari supplier
karena kita membayar hutang pada masa termin potongan jika option I take discounts
for early payment diaktifkan
21
f. Expense Account for Late Charge
Untuk menampung Beban Denda/Bunga atas keterlambatan kita membayar hutang
pada tanggal jatuh tempo, jika option I access charge for late payment diaktifkan.
Linked Account yang kedua adalah yang melekat pada isian Tax Code Information. Dalam
setiap jenis Tax Codes yang ada selalu diisikan 2 jenis Accounts:
Linked Account for Tax Collected
Account ini untuk menampung jumlah pajak yang terdapat pada faktur penjualan dan akan
dimasukkan ke dalam Pajak Keluaran (VAT Out). Menurut Prinsip Akuntansi Indonesia tipe
account ini adalah Current Liabilities.
Linked Account for Tax Paid
Account ini untuk menampung jumlah pajak yang terdapat fakur pembelian dan akan
dimasukkan ke dalam Pajak Masukan (VAT In). Menurut Prinsip Akuntansi Indonesia, tipe
account ini adalah Current Assets. Jumlah pajak masukan pada akhir bulan dapat dilakukan
pengkreditan dan dialokasikan ke dalam PPN Keluaran. Selisih antara PPN Masukan dan
Keluaran tersebut nantinya akan menjadi Hutang Pajak atau Piutang Pajak.
Linked Card for Tax Authority
Ini bukanlah linked account, tetapi linked account yang berlaku untuk card file
(customer/supplier) tertentu saja.
Linked Account yang ketiga adalah yang melekat pada isian Item Information. Dalam setiap
item yang dibuat disediakan 3 option:
a. I Buy This Item : Cost of Sales Account, Account ini untuk menampung
suatu item dijual kembali yang menimbulkan kerugian pada perusahaan karena
berkurangnya persediaan. Account ini akan muncul jika option R I Inventory This
Item diaktifkan.
Expense Account for Tracking Cost
Account ini untuk menampung suatu item jika dibeli akan masuk ke dalam account
beban apa. Account ini akan muncul jika option R I Buy This Item diaktifkan.
b. I Sell This Item : Income Account for Tracking Sales , Account ini
untuk menampung suatu jumlah yang tertera pada Sales Invoice.
c. I Inventory This Item : Assets Account for Item Inventory, Account ini untuk
menampung rekening persediaan barang yang akan mencatat jumlah barang dibeli dan
jumlah barang yang dikeluarkan pada saat dijual.
22
Tax codes
Ada 2 istilah yang berlaku umum di Indonesia, yaitu:
a. Pajak Masukan
Pajak yang harus dibayar oleh pembeli. Jika pembeli tersebut akan menjual lagi, maka
pajak yang telah dibayar dapat dikreditkan ke Pajak Keluarannya.
b. Pajak Keluaran
Pajak yang harus dipungut oleh penjual dan nantinya harus disetorkan ke kas negara.
MYOB memberikan fasilitas perhitungan pajak secara otomatis untuk menghitung Pajak
Masukan dan Keluaran atas faktur pembelian maupun penjualan. Sistem perhitungan pajak
dibagi menjadi 2 yaitu:
a. Tax Inclusive : Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sudah
termasuk pajak dan sudah dipotong diskon (jika ada).
b. Tax Exlusive : Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sebelum dikenai
pajak dan belum dipotong diskon.
Membuat Kode Pajak
Klik menu list, tax code
Klik tombol new
Kemudian isi kode pajak PPn pada kolom isian tax code
Kemudian tab, isi pajak pertambahan nilai pada description
Lalu pilih tipe pajak good & service tax dengan mengklik tombol pull down pada tax type
Pada kolom isian Linked Account for Tax Collected klik tombol drop down pilih 2-2100
(Pajak Keluaran) pada kotak dialog select from list klik tombol use account dan 2-2200
(Pajak Masukan) pada kolom isian Linked Account for Tax Paid.
Pada linked card for Tax Authority masukan nomor pajak yang tercatat dalam kartu file
pemasok atau dapat pula dikosongkan
Klik ok, close
Menghapus Kode pajak :
Sorot kode pajak yang akan dihapus.
Klik menu Edit (menu utama), lalu klik Delete Tax Code.
Hapus semua kode pajak kecuali 2 jenis yang tidak dapat dihapus yaitu kode GST dan N-T.
Setelah itu untuk membuat kode pajak lagi yang Anda inginkan dengan menekan tombol
New, atau mengganti kode pajaknya (Edit).
23
Account list
MYOB membagi klasifikasi account menjadi 8 kelompok. Masing-masing klasifikasi telah
diberikan nomor default seperti berikut ini:
a. Assets Aktiva/Harta diawali dengan nomor 1-xxxx
b. Liability Hutang/Kewajiban diawali dengan nomor 2-xxxx
c. Equity Modal/Ekuitas diawali dengan nomor 3-xxxx
d. Income Pendapatan diawali dengan nomor 4-xxxx
e. Cost of Sales HPP diawali dengan nomor 5-xxxx
f. Expense Beban Usaha diawali dengan nomor 6-xxxx
g. Other Income Pendapatan Lain-lain diawali dengan nomor 8-xxxx
h. Other Expense Beban Lain-lain diawali dengan nomor 9-xxxx
Account di dalam MYOB dapat disusun secara hierarkis, yaitu setiap account dapat dirinci
lagi menjadi sub account dibawahnya. Nomor account dapat diisi maksimal 5 digit.
Sedangkan untuk setiap account ada kemungkinan hirarkinya, yaitu sebagai account induk
(header) atau sebagai account anak (detail).
Card file
Card File di dalam MYOB merupakan kumpulan data Customer, Supplier, Employee dan
Personal. Diantara 7 modul Command Centre hanya modul Card File yang tidak
mempengaruhi posisi keuangan perusahaan.
Card list
Terdiri dari 4 kelompok (Customer, Supplier, Employee dan Personal). Ada 2 kelompok yang
mempunyai saldo (balance) yaitu kelompok supplier (Hutang Dagang) dan Customer
(Piutang Dagang).
New – Card List – Customer
Card ini digunakan untuk mencatat data nama dan alamat customer (Pelanggan).
Ada 2 jenis Tipe Customer yaitu sebagai Individual atau Company. Berikut field-field yang
perlu diisikan di form Customer:
a. Profile
24
Card Type : Pilih tipe card (customer)
Designation : Pilih tanda customer sebagai idividual atau company
Inactive Card : Aktifkan jika untuk sementara tidak dipakai.
Name : Ketikkan nama customer (lengkap)
Address 1 = default sebagai Bill to (alamat penagihan faktur)
Address2 = default sebagai Ship to (alamat pengiriman barang)
Address 3-5 = merupakan alamat alternatif lainnya.
b. Card Details
Area : Jika anda klik ganda field tersebut akan ditampilkan form
yang menanyakan letak file (folder) dan file name yang berbentuk gambar (*BMP)
yang merupakan Area (Map) lokasi customer berada.
Notes : Anda dapat mengisikan keterangan tentang gambar areanya.
Identifiers… : Anda dapat mengelompokkan customer tersebut akan
dikelompokkan dalam daftar abjad mana (identitas).
Custom List #1 : MYOB memberikan fasilitas pembuatan field kosong untuk
masing-masing card sebanyak 3 field name.
Custom List #2 : Disetiap field name yang dipilih Anda dapat isikan isi dari
field tersebut.
c. Selling Details
Sale Layout : Pilih salah satu dari 6 default tipe sales
Income Account : Pilih salah satu account tipe revenue.
Salesperson : Pilih salesperson Anda yang menangani customer ini.
Sale Comment : Pilih comment yang dibubuhkan di footer invoice.
Shipping Method : Pilih jenis/metode pengiriman barang ke customer ini.
Customer Billing Rate : Jika melakukan time billing isikan tarif bill per satuan.
Credt limit : Isikan plafon (batasan atas) kredit yang mungkin dapat
diberikan.
Available Credit : Batasan kredit yang masih dapat digunakan.
Currently past due : Disikan sebesar piutang yang telah lewat jatuh tempo.
Tax Code : Isikan default Tax Code pada saat membuat sales.
Freight Tax Code : Isikan default untuk freight di sales.
Use Customer Tax Code: Aktifkan jika customer tersebut kena pajak/sebaliknya.
Customer Term Information :
25
Payment is due : Jatuh tempo pembayaran dihitung setelah
Discount date : Tanggal jatuh tempo dihitung sekian hari dari transaksi
Penjual an Balance due date : Tanggal jatuh tempo dihitung sekian hari
setelah
payment is due
% Discount for : % discount diberikan jika membayar sebelum Early Payment
discount date
% Monthly Charge : % denda jika terlambat bayar for late payment
% volume discount : % volume discount yang diberikan.
Payment Details
Bagian ini merupakan pilihan cara pembayaran yang sering digunakan oleh customer dalam
membayar hutang-hutangnya. Ada beberapa pilihan yang telah disediakan seperti Cash,
Master Card, Visa Card dan lainnya serta Anda masih dapat membuat cara pembayaran
sendiri sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.
Jika pilihan Anda adalah selain Cash, akan ditanyakan informasi tentang Card (kartu)
Customer seperti nomor kartu, nama yang tertera di kartu dan tanggal kadaluwarsa atas kartu
tersebut.
Jobs
Akan menampilkan daftar Job yang berhubungan dengan customer tersebut. Hanya akan
tampil jika customer tersebut dihubungkan (linked) dengan salah satu Job List yang ada.
Yang ditampilkan dalam form ini adalah saldo suatu Job yang berhubungan dengan customer
ini.
History
Bagian ini akan menampilkan daftar perubahan saldo rata-rata customer yang bersangkutan
pada suatu bulan (yang lalu dan sekarang). Selain itu juga diberikan informasi tentang
penjualan terakhir, pembayaran terakhir, rata-rata perputaran piutang dan invoice tertinggi
serta saldo piutang tertinggi yang pernah ada.
Job list
26
Jobs di dalam MYOB diartikan sebagai suatu bagian pekerjaan di dalam sebuah
departemen. Dengan menggunakan fasilitas Job memungkinkan perusahaan untuk dapat
melihat laporan laba rugi per masing-masing job (pekerjaan) selain dapat pula melihat
laporan laba rugi secara keseluruhan.
Fungsi Jobs ini sangat tepat jika dipergunakan di perusahaan:
a. perusahaan konstruksi
b. perusahaan anak/cabang
c. perusahaan industri dengan sistem Harga Pokok Pesanan
d. perusahaan yang menjadikan setiap departemen sebagai Profit Centre.
Item list
Item list adalah kumpulan beberapa item yang nantinya akan diisikan pada saat membuat
faktur baik di Sales maupun di Purchases. Anda dapat membuat Item List dari menu:
· Menu Command Centre – Inventory – Item List, atau
· Menu utama – List – Items
Ada beberapa kategori (pengelompokkan) item diantaranya:
Item tersebut merupakan bagian dari Barang Dagang. Saat membuat item ini Anda harus
mengaktifkan icon I Buy, I Sell dan I Inventory. Ciri item ini:
a. mempunyai harga pokok (cost) per unit
b. melekat pada account inventory
c. mempunyai satuan Qty (kuantitas)
Item tersebut merupakan bagian dari Service (jasa) yang ditawarkan (dijual) pada customer.
Item ini hanya dapat dijual saja dan tidak dapat dibeli. Saat membuat item ini Anda hanya
mengaktifkan ikon I Sell This Item saja.
Item tersebut merupakan bagian dari Perlengkapan/Beban Usaha. Jika item ini dibeli akan
dimasukkan sebagai perlengkapan atau beban (expense) dan jika dijual biasanya dimasukkan
ke kelompok Income atau Other Income. Aktifkan I Buy dan I Sell This Item saat membuat
item jenis ini.
Persediaan Barang Dagang
a. Item Number : Isikan kode barang (maksimal 30 karakter)
b. Name : Isikan nama barang (maksimal 30 karakter)
c. Qty On Hand : Menunjukkan stock (qty) sampai dengan sekarang.
d. Current Value : Menunjukkan nilai uang dari Qty yang ada sampai sekarang.
27
e. Average Cost : Harga rata-rata per unit (Current value/Qty On Hand)
f. Inactive Item : Jika diaktifkan maka tidak dapat digunakan untuk transaksi.
g. Copy From : Menyalin (menyamakan) beberapa default atas item tersebut
dengan item yang lain.
Aktifkan ketiga field I Buy, I Sell dan I Inventory lalu isikan beberapa linked account yang
berhubungan dengan item tersebut.
Setelah mengisikan form Profile, lalu geser ke tab form berikutnya untuk mengisikan
informasi tentang pembelian (Buying Details) dan penjualan (Selling Details).
Last Purchase Price : Harga beli terakhir (otomatis diisi)
Buying Units of Measure : Satuan pembelian dalam ukuran terkecil (pcs)
Number of Item per Buying Unit : Ukuran satuan terkecil ke ukuran Qty Item.
Tax Code When Bought : Kode pajak saat dibeli barang tersebut.
Minimum Level for Restocking Alert : Minimum Qty yang ada di gudang untuk informasi
peringatan saat barangnya sudah mencapai sama/di bawah limit.
Primary Supplier to Reorder : Supplier pertama yang sering diminta order barang.
Supplier Item Number : Nomor (kode) barang dari supplier
Default Reorder Quantity : Default setiap order pembelian berapa Qty- nya.
Base Selling Price : Isikan dasar perhitungan harga jual pada setiap
customer.
Selling Unit of Measure : Isikan satuan terkecil dalam Qty penjualan.
Number of Item per Buying Unit : Isikan satuan unit untuk menghitung Qty-nya
Tax Code When Sold : Pilih jenis kode pajak saat dijual.
Inclusive/Exclusive : Pilih harga yang ditetapkan di Base Selling Price di
atas apakah sudah termasuk pajak (Inclusive) atau belum termasuk pajak (exclusive).
Calculate Sales Tax On : Pilih apakah PPN dihitung dari harga Base Selling
Price atau dari Actual Selling Price (yang sebenarnya kita isi di dalam faktur invoice.
History : Otomotis diisikan oleh MYOB berdasarkan rekap
transaksi untuk mengetahui perbandingan setiap periodenya.
AUTO BUILD
Form ini digunakan untuk jenis barang yang harus dirakit dulu sebelum dijual. Jadi jika
Quantity barang tersebut di gudang tidak mencukupi dan Anda akan melakukan penjualan
28
tersebut ada kemungkinan Anda untuk membuat (build) sendiri item tersebut dari beberapa
part item lainnya.
Screenshot
Tampilan awal MYOB Premier v.12
Tampilan Fitur yang terdapat pada MYOB Premier v.12
Tampilan Menu Bar Help MYOB Premier v.12
29
Tampilan About pada MYOB Premier v.12
Tampilan Menu Bar Setup pada MYOB Premier v.12
Tampilan Worksheet Pada MYOB Premier V.12
30
31
MIDDLE CLASS : ACCURATE
Profil Aplikasi
Penjualan Program Akuntansi Accurate Resmi, Training / Implementasi
Accurate, FREE Demo Produk & Konsultasi , serta menyediakan Support Accurate versi 3
dan versi 4. APS adalah distributor program Accurate yang melayani penjualan Software
Accurate 4, upgrade dari Accurate 3 ke versi 4 dan jasa training Accuratepada perusahaan.
ACCURATE Accounting Software merupakan program akuntansi yang dikembangkan oleh
putra putri terbaik Indonesia. Selama lebih dari 10 tahun, SOFTWARE ACCURATE terus
mengalami perkembangan yang disesuaikan dengan kebutuhan dunia usaha di Indonesia dan
hingga saat ini telah digunakan oleh lebih dari 40.000 perusahaan.
Dalam pengembangannya, ACCURATE selalu berpedoman pada Standar Akuntasi
Keuangan dan Peraturan Perpajakan yang berlaku di Indonesia. Maka itu Program Accurate
merupakan pilihan utama berbagai perusahaan dalam menerapkan program akuntansi.
Pada tahun 1999, Accurate dimulai dengan ACCURATE versi 1
Melihat respon pasar yang cukup baik, di tahun 2002 ACCURATE telah dikembangkan
menjadi ACCURATE Versi 2
Di tahun 2005, ACCURATE telah menyesuaikan kebutuhan perusahaan menjadi
ACCURATE versi 3 (SE + DE)
2006, ACCURATE menambahkan versi 3 Enterprise (yaitu untuk perusahaan
manufaktur)
2009 munculah Accurate versi 4 untuk versi Standart dan Deluxe
pada 2011 ACCURATE versi 4 dilengkapi dengan versi Enterprise
Kapan Accurate versi selanjutnya ? Ditunggu ya.. Accurate akan semakin dikembangkan
dengan fitur yang lebih canggih.
Varian ACCURATE Accounting Software
ACCURATE Standard Edition (SE)
Cocok untuk perusahaan dagang (trading) dan jasa
ACCURATE Deluxe Edition (DE)
Biasanya digunakan perusahaan kontraktor/developer atau bisa juga untuk perusahaan
dagang/jasa yang memerlukan laporan per departemen atau proyek
ACCURATE Enterprise Edition (EE)
Diperuntukan bagi perusahaan pabrikasi, yang memerlukan pencatatan produksi barang
32
Jaringan
Pada awal tahun 1980-an, hampir semua aplikasi database berjalan pada perangkat
komputer stand alone. Kalau ada yang ingin menjalankan aplikasi, mereka harus pergi ke
komputer dimana aplikasi itu berada dan menjalankannya hanya dari sana (tempat komputer
berada). Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer, demikian juga perkembangan
database mengikutinya. Pada pertengahan tahun 1980, aplikasi database berevolusi menjadi
multi user. Jadi Anda tidak perlu harus pergi ke tempat komputer berada, Anda dapat
melakukan input data dimana saja di komputer yang terhubung dengan jaringan (intranet,
LAN, Internet). Bersama dengan database yang tersimpan di file server sehingga semua
orang dalam jaringan bisa menjalankan aplikasi yang sama. Sekaligus juga bisa memastikan
data untuk semua pengguna sinkron karena hanya ada satu copy database yang tersimpan di
file server.
Dari sudut pandang aplikasi, file database yang berada di file server seakan-akan
berada di hardisk local. Jika salah satu komputer pengguna memerlukan, misalnya ingin
mencari data barang berupa TELEVISI AA, maka aplikasi akan mencari di index file.
Berdasarkan informasi yang didapatkan dari index kemudian aplikasi akan menunjukkan
tempat di mana informasi mengenai TELEVISI AA bisa didapatkan. Kalau berdasarkan
index tidak didapatkan data TELEVISI AA, maka aplikasi akan melakukan pencarian
sekuensial (membaca record demi record). Hal ini bukan saja lambat, tetapi membebani
jaringan dengan network traffic yang besar. Sampai pada tahun 1990-an ukuran database
yang bertambah besar dan jaringan komputer yang semakin besar mulai merevolusi aplikasi
database multi user ber-migrasi ke mode client/server. Dari persfektif di atas aplikasi tidak
bisa langsung melihat file database, hanya server databasenya saja yang dapat melakukannya.
Aplikasi mengerjakan tugas jauh lebih sedikit karena tidak perlu meng-index database. Proses
aplikasi terbagi dua, antara server database dan PC lokal sebagai client.
Aplikasi database dalam lingkungan client/server kalau dibandingkan dengan PC
dalam jaringan LAN, dimana PC dalam jaringan LAN me-request file dari file server
sementara aplikasi client/server me-request data dari server database. Sisi client berupa
aplikasi berjalan di PC lokal, sedangkan sisi server berjalan di server database. Masing-
masing aktif menjalankan fungsi masing-masing.
Fitur yang Disediakan
Fitur utama accurate :
a. Penjualan (Piutang)
33
b. Pembelian (Hutang)
c. Inventory (Stok/Persediaan)
d. Jurnal / General Ledger
e. Fixed Asset (termasuk depresiasi)
f. PPN / PPNBM SPT Badan
Fitur lainnya :
a. Nomor Serial / Batch Produksi / Expire Date
b. Multi Level Kode Perkiraan
c. Multy Currency
d. Costing Method : FIFO / Average
e. Export Import Transaction
f. Export to E-SPT
g. Recurring Transaction
h. RMA (Return Merchandise Authorization)
i. Dll
Lisensi
Accurate menggunkan lisensi Propietary / Commercial Software. Sebagian besar aplikasi
desktop yang ada sejak komputer tercipta hingga hari ini adalah aplikasi propietary atau
komersial. Artinya pembuat aplikasi mengandalkan pembayaran dari pengguna aplikasi yang
dibuat sebagai sumber penghasilannya. Penghasilan tersebut penting agar pembuat software
mendapat imbalan yang pantas guna memenuhi kebutuhan operasionalnya dan agar bisa
berinvestasi kembali.
ACCURATE mengikuti jenis lisensi ini dengan ketentuan sbb:
Setiap perusahaan pengguna ACCURATE perlu registrasi atas nama perusahaan
sendiri, tidak bisa digabung atau dipindahtangankan kepada perusahaan lain tanpa
kecuali.
Lisensi ACCURATE dihitung berdasarkan jumlah komputer client (komputer yang
dipakai untuk mengoperasikan ACCURATE).
Masa berlaku license AccURATE adalah sekali pembayaran dimuka untuk masa
berlaku tidak terbatas; kecuali varian Subscribe Based Edition (SBE).
Aplikasi lain yang mengikuti jenis lisensi ini antara lain OS Microsoft Windows, Microsoft
Office dsb.
34
Langkah – Langkah Penggunaan
1. Data perusahaan yang perlu dipersiapkan
Sebelum membuat database ACCURATE, data perusahaan yang perlu Anda siapkan
adalah sbb :
a. Daftar Kas dan Bank beserta jumlahnya masing-masing
b. Daftar Piutang dan Daftar Hutang
c. Rekap Stok Barang Dagang yang meliputi kode barang, nama barang, tanggal
dan kuantitas terakhir, harga jual per unit barang, dan harga beli terakhir per
unit barang (jika ada).
d. Daftar Jasa yang Anda sediakan yang meliputi kode jasa, nama jasa dan nilai
jual jasa tersebut.
Catatan : setiap jenis barang / jasa harus memiliki satu kode, jika Anda belum memiliki kode
barang / jasa maka Anda dapat membuat sendiri sesuai dengan kebutuhan Anda, dan pastikan
antara kode barang dan kode jasa tidak ada yang sama.
2. Instalasi program accurate accounting software
Install Program ACCURATE di komputer Anda. Petunjuk Install Program ACCURATE
dapat Anda baca di Buku Panduan ACCURATE yang tersedia dalam BOX ACCURATE.
3. Membuat database accurate baru
Program ACCURATE Accounting Software yang telah terinstall dalam komputer , dapat
kita aktifkan dengan cara:
a. Klik tombol Start - Programs/All Program – CPSSoft - ACCURATE V3, atau dapat
juga mengklik icon ACCURATE yang ada pada desktop komputer
b. Pada tampilan Welcome To ACCURATE, klik tombol Create New Company (Buat
Database Baru).
35
Langkah selanjutnya, perhatikan petunjuk gambar di bawah ini:
a. Pada tampilan window Create Database, klik Tombol Elipsis untuk browse
alamat folder
Yang akan Anda gunakan sebagai lokasi penyimpanan database ACCURATE
b. Setelah menentukan alamatfolder yang akan digunakansebagai lokasi
penyimpanan dabatase, langkahselanjutnya ketikkan namadatabase
ACCURATE Andapada kolom File Name.
c. Setelah mengetikkan nama Database ACCURATE, langkah selanjutnya klik
tombol CREATE, lalu klik tombol OK
d. Tunggu beberapa saat sampai proses pembuatan Database baru selesai
dilakukan.
36
4. Login database accurate
Setelah proses pembuatan database baru selesai dilakukan, secara otomatis ACCURATE
akan menampilkan window login untuk masuk ke dalam Database baru tersebut. Silahkan
login dengan User Name :
SUPERVISOR dan Password : SUPERVISOR.
5. Setup awal database menggunakan basic setup
Klik Tombol Yes, ACCURATE secara otomatis telah membuatkan daftar akun untuk Anda.
Basic Setup terdiri dari 7 tahap pengisian :
a. Currency & Comp Info (Mata Uang & Info Perusahaan)
37
Silahkan masukkan Informasi Perusahaan Anda dan Informasi Mata Uang yang Anda
gunakan. Setelah itu klik tombol Next untuk melanjutkan ke menu setup berikutnya.
b. Cash/Bank Information (Informasi Kas dan Bank)
Silahkan masukkan
data Kas dan Bank
beserta nilainya.
Setelah selesai
klik tombol Next
untuk melanjutkan ke
menu setup
berikutnya.
c. Customer Information (Informasi Pelanggan)
Nomor Faktur dapat Anda isi sesuai dengan nomor faktur
yang Anda miliki, tetapi jika Anda tidak mengetahui nomor
faktur dari piutang pelanggan Anda, maka Anda dapat
langsung mengisi nilai piutang pada kolom Opening Balance,
38
penomoran faktur akan otomatis dibuatkan ACCURATE.
Silahkan masukkan data pelanggan (customer) berdasarkan Daftar
Piutang Anda. Untuk mengisi jumlah piutang, klik tombol Opening
Balance. Setelah selesai, klik tombol Next untuk melanjutkan ke
menu setup berikutnya.
d. Vendor Information (Informasi Pemasok/Supplier)
Silahkan masukkan data pemasok (supplier) berdasarkan Darftar
Hutang Anda. Cara pengisian tabel ini sama seperti pengisian
informasi pelanggan (lihat poin c). Setelah selesai, klik tombol
Next untuk melanjutkan ke menu setup berikutnya.
e. Inventory Cost Method (Penentuan Metode Harga Pokok
Persediaan)
39
Silahkan pilih metode pencatatan persediaan yang akan Anda gunakan dalam perhitungan
Harga Pokok Ppersediaan. Setelah itu klik tombol Next untuk masuk ke menu setup
berikutnya
f. Item Information (Informasi Persediaan Barang)
Silahkan masukkan informasi persediaan barang dagang
berdasarkan Rekap Stok Barang Dagang Anda.
Jika satuan unit barang yang Anda miliki lebih dari satu jenis, Anda
dapat melakukan setting multi unit dengan cara :
Isi kolom Unit 1 dengan satuan unit terkecil,
Kemudian klik tombol ellipsis untuk menampilkan form Additional Unit. Untuk lebih
jelasnya perhatikan gambar di bawah ini :
Setelah setting multi unit selesai dilakukan, silahkan klik tombol OK untuk
menyimpan data Additional Unit Setelah seluruh pengisian informasi barang
dagangan selesai, klik tombol Next untuk masuk ke setup berikutnya.
40
g. Services Information (Informasi Jasa )
Silahkan masukkan informasi jasa Anda berdasarkan Daftar Jasa Anda. Setelah
seluruh pengisian informasi jasa selesai, klik tombol Next untuk mengakhiri proses
setup database ACCURATE.
h. Setup Awal Database Selesai
Kini Anda telah menyelesaikan
Persiapan Database
ACCURATE, klik
tombol Finish untuk keluar dari
tampilan Quick Setup.
Database ACCURATE telah
siap untuk digunakan dalam
penginputan
transaksi berjalan.
41
1