TUGAS AKHIR FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI DAN ...

i

TUGAS AKHIR

FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI DAN INFORMASI

FORMAL PADA BAGIAN SEKRETARIAT KANTOR PELAYANAN

PAJAK (KPP) LUBUK PAKAM

OLEH:

SERLI YATI

172103032

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan

Pendidikan pada Program Diploma III

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2020

Universitas Sumatera Utara

ii


iii


i

KATA PENGANTAR

Segala puji hormat dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat

rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan, kekuatan dan

kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang

berjudul “Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi Dan Informasi Formal Pada

Bagian Sekretariat Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam”. Tugas

Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat

menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan

Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan

dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III

Keseketariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan

selaku Dosen Penguji penulis, yang sudah memberi waktu dan memberi

koreksi dan masukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

4. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si selaku Dosen Pembimbing

penulis yang selalu memberikan arahan, koreksi, dan masukan dalam

menyelesaikan tugas akhir ini.


ii


iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ........................................................................... i

DAFTAR ISI .......................................................................................... iii

DAFTAR TABEL.................................................................................. v

DAFTAR GAMBAR ............................................................................. vi

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................... vii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ............................................................... 1

1.2. Rumusan Masalah .......................................................... 4

1.3. Tujuan Penelitian ........................................................... 4

1.4. Manfaat Penelitian ......................................................... 4

1.5. Jadwal Kegiatan ............................................................. 5

1.6. Sistematika Penulisan..................................................... 5

BAB II PROFIL KPP PRATAMA LUBUK PAKAM 7

2.1. Sejarah Singkat dan Profil .............................................. 7

2.2. Fungsi, Visi dan Misi ...................................................... 10

2.3. Struktur Organisasi.......................................................... 12

2.4. Job Description ............................................................... 13

2.5. Kinerja Usaha Terkini ..................................................... 18

2.6. Rencana Kegiatan ........................................................... 21

BAB III PEMBAHASAN .................................................................... 23

3.1. Surat ................................................................................ 23

3.1.1. Pengertian Surat .................................................... 23

3.1.2. Fungsi Surat ......................................................... 24

3.1.3. Jenis Surat ............................................................. 24

3.1.4. Bagian-Bagian Surat ............................................. 36

3.1.5. Email atau Surat Elektronik ................................ 38

3.2. Komunikasi ..................................................................... 41

3.2.1. Pengertian Komunikasi ......................................... 41

3.2.2. Bentuk Komunikasi ............................................... 42

3.2.3. Proses Komunikasi ................................................ 43

3.2.4. Hakikat Komunikasi.............................................. 46

3.2.5 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ......... 47

3.3 Metode Penelitian............................................................ 52

3.3.1 Jenis Data .............................................................. 52

3.3.2 Teknik Pengumpulan Data .................................... 53

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN............................................... 54

4.1. Kesimpulan .................................................................... 54

4.2. Saran ............................................................................... 56

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................ 57

LAMPIRAN ........................................................................................... 58


iv

DAFTAR TABEL

No. Tabel Judul Halaman

1.1. Jadwal Kegiatan ............................................................................... 5

2.1. Data Kepatuhan Wajib Pajak ........................................................... 21


v

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Judul Halaman

2.1. Logo KPP Lubuk Pakam ................................................................ 10

2.2. Struktur Organisasi KPP Lubuk Pakam .......................................... 12

3.1. Kop Surat Kementerian Keuangan.................................................. 37

3.2. Skema Proses Komunikasi .............................................................. 45


vi

DAFTAR LAMPIRAN

No. Gambar Judul Halaman

1. Surat Izin Riset ................................................................................ 58


1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kondisi di era global saat ini sudah banyak media komunikasi yang

canggih, namun surat tetap menjadi alat komunikasi dan informasi yang formal

meskipun dianggap kurang praktis. Bahkan dalam kehidupan modern saat ini

surat menduduki urutan pertama dan utama dalam kegiatan organisasi meskipun

sudah banyak alat yang lebih canggih dan modern. Tidak satupun organisasi

modern atau instansi pemerintah maupun swasta yang tidak menggunakan surat

sebagai media komunikasi tertulis.

Untuk mencapai tujuan dan kelangsungan hidup suatu organisasi, maka

organisasi tersebut harus dapat menjalankan komunikasi yang baik di organisasi .

salah satu media komunikasi di organisasi tersebut tidak lepas dari surat. Itulah

yang menyebabkan kedudukan surat dalam bidang komunikasi tidak tergoyahkan.

Demikian halnya dengan Kantor Pelayanan Pajak Lubuk Pakam merupakan unsur

penunjang pemerintah yang melaksanakan seluruh pelayanan perpajakan kepada

masyarakat Lubuk Pakam, yang tentunya tidak lepas dari surat.

Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya hanya dikenal sebagai alat

untuk menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebuat adalah sempit

karena ternyata surat mengemban fungsi yang lebih luas lagi yang mencakupi

informasi tertulis berupa rekaman berita tentang suatu aktivitas. Selain berupa

kabar atau berita yang secara umum sudah dikenal, misalnya penawaran, pesanan,

panggilan, dan permohonan, ke dalam surat juga termasuk rekaman berita berupa


2

catatan tentang aktivitas pribadi atau organisasi, misalnya perjanjian, keputusan,

dan tanda bukti / dokumen (SIM, STNK, surat nikah, faktur, kuitansi),

(Lamuddin, 2010:3).

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting untuk

diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas

yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut, misalnya surat resmi yang

sifatnya rahasia, surat perjalanan dinas, dan sebagainya. Di samping jenis dan

sifat surat tersebut, bentuk penyajian surat biasanya menggunakan bentuk atau

sistem full block, semi block atau indented block (Parlaungan, dkk, 2016:153).

Mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan

penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat

dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan.

Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi

maupun perusahaan. Untuk itu diperlukan seorang sekretaris kantor yang dapat

menangani surat-surat. Seorang sekretaris adalah pegawai yang bertugas memberi

bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan (korespondensi /

surat-menyurat, pendiktean, stenografi). Selain sekretaris juga harus bisa

membantu pemimpin untuk menyelasaikan pekerjaan-pekerjaannya, dengan kata

lain sekretaris adalah orang yang membantu seorang pimpinan. Pada dasarnya

sekretaris bukan sekedar pembantu atasan semata tetapi merupakan seseorang

dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi.

Tugas-tugas pimpinan akan lebih maksimal apabila dibantu oleh keberadaan

seorang sekretaris. Sekretaris masa kini harus bisa menyesuaikan diri dengan


3

perkembangan teknologi dan juga dapat memahami cara pandang pimpinannya

(Muchtar dan Inneke, 2017:2).

Fungsi surat sebagai wakil organisasi atau instansi juga pasti sangat penting.

Dengan fungsi surat, suatu organisasi dapat berhubungan atau berkomunikasi

dengan organisasi lain. Dengan surat pula seseorang baik selaku pribadi maupun

wakil organisasi dapat bertindak dengan pasti, sebab di dalam surat dapat

dituliskan secara jelas pedoman dan tugas, hak, dan kewajiban seseorang.

Saat ini sudah banyak ditemukan alat-alat komunikasi canggih seperti

Smartphone, Faximile, Komputer, Radio, Televisi, bahkan jaringan informasi

global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan surat, informasi yang

disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga

informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat menjadi

alat bukti tertulis jika diperlukan.

Penyampaian maksud dan tujuan melalui surat terasa lebih formal jika

dibandingkan dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal yang sukar dibicarakan

dalam komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat

karena antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang. Misalnya sifat

dan perilaku seseorang, seperti pemalu, gugup, atau cara bicara yang gagap, tidak

akan tampak di dalam sebuah surat.

Kegiatan surat-menyurat pada Kantor Pelayanan Pajak Lubuk Pakam

dilakukan pada masing-masing unit kerja. salah satunya pada bagian sekretariat

pada Kantor Pelayanan Pajak Lubuk Pakam.


4

Pentingnya fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal di

dalam pencapain tujuan organisasi atau instansi pemerintah sehingga penulis

tertarik untuk mengambil judul “ Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi dan

Informasi Formal pada Bagian Sekretariat Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama

Lubuk Pakam”.

1.2 Rumusan Masalah

1. Seberapa penting fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informai

formal pada sekretariat Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk

Pakam?

2. Bagaimanakah penanganan surat masuk dan surat keluar pada

sekretariat Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam?

1.3 Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui seberapa penting fungsi surat sebagai alat

komunikasi dan informai formal pada Bagian sekretariat Kantor

Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam.

2. Untuk mengetahui bagaimana penanganan surat masuk dan surat

keluar pada sekretariat Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk

Pakam.

1.4 Manfaat Penelitian

a. Bagi kantor pelayanan pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam

Sebagai tinjauan pustaka yang dapat dijadikan untuk referensi dalam

meningkatkan fungsi surat pada Bagian Sekretariat Kantor Pelayanan

Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam.


5

b. Bagi Peneliti

Untuk mempelajari dan memperoleh pengetahuan dan wawasan secara

teori maupun praktek pada instansi tersebut mengenai fungsi surat pada

Bagian Sekretariat Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk

Pakam. Sehingga penulis dapat mengembangkan pengetahuan teoritis

dan juga pengaplikasian pada objek penelitian.

c. Bagi Pembaca

Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk penyempurnaan

penelitian pada masa yang akan datang.

1.5 Jadwal Penelitian

Penelitan ini dilakukan penulis pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama

Lubuk Pakam di Jalan Pangeran Diponegoro Nomor 30A Gedung Keuangan

Negara Lantai II & IV Medan. Penelitian berlangsung mulai tanggal 05 Juni 2020

sampai 20 Juni 2020, dapat dilihat dari tabel 1.1 berikut.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

No Kegiatan

Juni

Minggu Ke-

I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Sumber: Penulis (2020)


6

1.6 Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat

penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description,

jaringan usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Kantor Pelayanan Pajak

(KPP) Pratama Lubuk Pakam.

BAB III :PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan pembahasan tentang Seberapa

penting fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informai formal pada

sekretariat Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai fungsi

surat sebagai alat komunikasi dan informai formal pada Bagian sekretariat

Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam.


7

BAB II

PROFIL KANTOR PELAYANAN PAJAK (KPP) PRATAMA LUBUK

PAKAM

2.1 Sejarah Singkat Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam

Untuk mengimplementasikan konsep administrasi perpajakan modern yang

berorientasi pada pelayanan dan pengawasan, maka struktur organisasi Direktorat

Jenderal Pajak perlu di ubah, baik di level kantor pusat sebagai pembuat kebijakan

maupun di level kantor operasional sebagai pelaksana implementasi kebijakan.

Sebagai langkah pertama, untuk memudahkan Wajib Pajak, kantor pajak dibagi

atas 3 jenis, yaitu Kantor Pelayanan Pajak (KPP), Kantor Pelayanan Pajak Bumi

dan Bangunan (KPPBB), Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan (Karipka), dilebur

menjadi Kantor Pelayanan Pajak (KPP).

Struktur yang berbasis fungsi yang diterapkan kepada KPP dengan sistem

administrasi yang modern untuk dapat merealisasikan debirokrasi pelayanan

sekaligus melaksanakan pengawasan terhadap Wajib Pajak secara lebih sistematis

berdasarkan analisis resiko unit vertikal Direktorat Jenderal Pajak dibedakan

berdasarkan segmentasi Wajib Pajak, yaitu KPP Wajib Pajak Besar, KPP Madya,

dan KPP Pratama. Dengan pembagian seperti ini, diharapkan strategi dan

pendekatan terhadap Wajib Pajak pun dapat disesuaikan dengan karakteristik

Wajib Pajak yang ditangani, sehingga hasil yang diperoleh dapat lebih optimal.

Pada tahap pertama, dibentuk Kantor Wilayah (Kanwil) dan kedua dibentuk

Kantor Pelayanan Pajak Wajib Pajak Besar pada bulan Juli Tahun 2002 untuk

mengadministrasi 300 Wajib Badan terbesar di seluruh Indonesia sebagai Pilot

Project. Karena program modernisasi yang diterapkan pada Kantor Pelayanan


8

Pajak Wajib Pajak (KPPWP) besar dianggap cukup berhasil maka konsep yang

kurang lebih sama dicoba untuk diterapkan pada KPP lain secara bertahap.

Dimana sampai akhir tahun 2007, 22 Kanwil dan 202 KPP (3 KPP WP besar, 28

KPP Madya, dan 171 KPP Pratama) telah berhasil dimodernisasi. Pada akhir

tahun 2006, struktur organisasi KPP Direktorat Jenderal Pajak disempurnakan

bersamaan dengan penerapan administrasi modern. Pada tahun 2008, seluruh

kantor di luar Jawa dan Bali akan di modernisasi dengan dibentuknya 128 KPP

Pratama untuk menggantikan seluruh Kantor Pajak yang ada di daerah tersebut.

Perbedaan utama antara KPP Pratama dengan KPP Wajib Pajak Besar maupun

Madya antara lain dengan adanya seksi Ekstensitifikasi pada KPP Pratama,

sehingga dapat dikatakan pula KPP Pratama merupakan ujung tombak bagi

Direktorat Jenderal Pajak untuk menambah rasio perpajakan di Indonesia.

Kantor pelayanan Pajak adalah Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Pajak

yang berada dibawah ini dan bertanggung jawab langsung kepada kepala kantor

KPP Pratama akan melayani Pajak Penghasilan (PPh), Pajak Pertambahan Nilai

(PPN), Pajak Bumi dan Bangunan (PBB), dan Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan

Bangunan (PBHTB). Selain itu KPP pratama juga melakukan pemeriksaan untuk

menguji kepatuhan pemenuhan kewajiban perpajakan tetapi bukan sebagai

lembaga yang memutuskan atas keberatan, struktur organisasi KPP Pratama

berdasarkan fungsi pajak bukan jenis pajak.

Pada KPP Pratama terdapat Account Representative (AR) yang memiliki

tugas antara lain memantau keadaan Wajib Pajak dan penghubung Wajib Pajak

untuk konsultasi. Keberadaan AR di setiap KPP Pratama merupakan bentuk


9

peningkatan pelayanan pajak. Dengan perubahan struktur organisasi baru, maka

Wajib Pajak akan dilayani oleh AR yang telah ditunjuk sehingga akan terjalin

saling keterbukaan.

Pembentukan KPP Pratama merupakan bagian program reformasi birokrasi

perpajakan yang sifatnya komprehesif dan telah berjalan sejak tahun 2002

ditandai dengan terbentuknya Kantor Wilayah (Kanwil) dengan Kantor Pelayanan

Pajak Wajib Pajak Besar. Terbentuknya KPP Pratama ini secara otomatis Kantor

Pelayanan Bumi dan Bangunan (KPPBB) dan Kantor Pemeriksaan dan

Penyidikan (Karipka) tidak ada lagi. Langkah ini diambil sebagai bagian dan

usaha meningkatkan pelayanan kepada Wajib Pajak untuk memberikan pelayanan

yang lebih baik dan personal dalam pelaksanaan Good Governance.

Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam didirikan pada tahun 2008

berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan. Wilayah kerja Kantor Pelayanan Pajak

Pratama Lubuk Pakam adalah Kabupaten Deli Serdang yang terdiri dari 22

kecamatan. Sebelumnya wilayah kerja Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk

Pakam merupakan bagian wilayah kerja Kantor Pelayanan Pajak Pratama Tebing

Tinggi dan Kantor Pelayanan Pajak Binjai. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan

efisiensi dan efektivitas pelayanan bagi Wajib Pajak yang berdomisi atau

berlokasi di Kabupaten Deli Serdang


10

Sumber: www.pajak.go.id (2020)

Gambar 2.1

Logo Kementerian Keuangan

Sesuai dengan keputusan Direktorat Jenderal Pajak Nomor KEP-

950/PJ/2008 Tanggal 27 Mei 2008 tentang Saat Mulai Operasi (SMO). KPP

Pratama Lubuk Pakam berada di bawah Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak

Sumatera Utara I yang wilayah kerjanya meliputi Kabupaten Deli Serdang,

Provinsi Sumatera Utara.

2.2 Fungsi, Visi dan Misi Perusahaan Kantor Pelayanan Pajak (KPP)

Pratama Lubuk Pakam

Fungsi Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam sebagai

berikut:

a. Pengumpulan, pencarian, dan pengolahan data, pengamatan potensi

perpajakan, penyajian informasi perpajakan, pendataan objek dan subjek

pajak, serta penilaian objek Pajak Bumi dan bangunan

b. Penetapan dan penerbitan produk hukum perpajakan

c. Pengadministrasian dokumen dan berkas perpajakan, penerimaan, dan

pengolahan Surat Pemberitahuan, serta penerimaan surat lainnya,


http://www.pajak.go.id/

11

d. Pelaksanaan registrasi Wajib Pajak baru

e. Pelaksanaan ekstensifikasi dan intensifikasi perpajakan

f. Penatausahaan piutang pajak dan pelaksanaan kegiatan penagihan pajak

g. Pelaksanaan pemeriksaan pajak

h. Pengawasan kepatuhan pelaksanaan kewajiban perpajakan Wajib Pajak

i. Pelaksanaan konsultasi di bidang perpajakan

j. Pembetulan ketetapan pajak

k. Pelaksanaan administrasi Kantor Pelayanan Pajak.

Visi dan Misi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam merupakan

keberhasilan program modernisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, yang

tidak hanya dapat membawa perubahan paradigma dan perusahaan perilaku

pegawai tetapi juga memberi dampak positif terhadap percepatan penerapan

praktek good governance pada instansi pemerintah secara keseluruhan. Untuk

mencapai tujuan tersebut, Direktorat Jenderal Pajak telah mencanangkan visi dan

misi sebagai pedoman dalam melakukan setiap kegiatan. Adapun, visi dan misi

tersebut adalah sebagai berikut :

Visi Kantor Pelayanan Pajaka (KPP) Pratama Lubuk Pakam

Menjadi kantor pelayanan yang dapat memenuhi kebutuhan pemangku

kepentingan sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.

Misi Kantor Pelayanan Pajaka (KPP) Pratama Lubuk Pakam Menciptakan

sinergi yang profesional dalam penyelenggaraan administrasi perpajakan.


12

2.3 Struktur Organisasi

Sumber: Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam (2020)

Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam

Gambar 2.2

Kepala Kantor

Subbagian Umum &

Kepatuhan Internal

Seksi

Pengolahan

Data &

Informasi

Seksi

Pelayanan

Seksi

Pelayanan

Seksi

Pemeriksaan

Seksi

Ekstensif

ikasi &

Penyuluh

an

Seksi

Pengawa

san &

Konsulta

si I

Seksi

Pengawa

san &

Konsulta

si II

Seksi

Pengawa

san &

Konsulta

si III

Seksi

Pengaw

asan &

Konsult

asi IV

Kelompok

Jabatan

Fungsional


13

2.4 Job Description

Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai

berikut:

1. Kepala Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam

a. Mengkoordinasi penyusunan rencana kantor sebagai bahan penyusunan

rencana strategi kantor wilayah.

b. Mengkoordinasi penyusunan rencana pengamanan penerimaan pajak

berdasarkan potensi pajak, perkembangan kegiatan ekonomi keuangan,

dan realisasi penerimaan tahun lalu.

c. Mengkoordinasi pelaksanaan tindak lanjut nota kesepahaman (MOU)

sesuai arahan kepala kantor wilayah.

d. Mengkoordinasi rencana pencarian data strategis dan potensial dalam

rangka intensifikasi/eksentifikasi perpajakan.

e. Mengkoordinasi pelaksanaan rencana pencarian data strategis dan

potensial dalam rangka intensifikasi/eksentifikasi perpajakan.

f. Mengkoordinasi pengolahan data yang sumber datanya strategis dan

potensial dalam rangka intensifikasi/eksentifikasi perpajakan.

g. Mengkoordinasi pembuatan risalah perincian dasar pengenaan

pemotongan atau pemungutan pajak atas permintaan Wajib Pajak

berdasarkan hasil perhitungan ketetapan pajak.

h. Mengkoordinasi pengolahan data guna menyajikan informasi perpajakan.

i. Mengkoordinasi penyusunan monografi perpajakan.


14

j. Mengkoordinasi pemantauan pelaporan dan pembayaran SPT Masa dan

Tahunan PPh dan pembayaran SPT Masa PPN/PPnBM.

k. Untuk mengetahui tingkat keputusan Wajib Pajak serta mengendalikan

pelaksanaan pemeriksaan pajak.

2. Sub Bagian Umum

Sub bagian umum terdiri dari 3 bagian, yaitu:

a. Tata usaha dan kepegawaian

Tugasnya adalah menyelenggarakan tugas pelayanan di bidang tata usaha

dan kepegawaian dengan cara melakukan pengurusan surat, pengetikan

dan pengadaan, penataan berkas, penyusunan arsip, tata usaha

kepegawaian dan pengiriman laporan agar dapat menunjang kelancaran

tugas kantor itu sendiri.

b. Keuangan

Tugasnya adalah menyusun anggaran dan admistrasi keuangan untuk

pembiayaan administrasi kantor dan pengajian para pegawai Kantor

Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam.

c. Bagian Rumah Tangga

Tugasnya adalah mengurusi segala keperluan rumah tangga dan keperluan

perlengkapan Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam agar

dapat menunjang kelancaran Kantor Pelayanan Pajak.

d. Pegelolaan kinerja pegawai

e. Pemantuan pengendalian intern

f. Pemantauan pengelolaan risiko


15

g. Pemantauan kepatuhan terhadap kode etik dan disiplin, dan tindak lanjut

hasil pengawasan, serta penyusunan rekomendasi perbaikan proses bisnis.

3. Seksi Pengolahan Data dan Informasi

Seksi Pengolahan Data dan Informasi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi

mempunyai tugas antara lain:

a. Melakukan pengumpulan, pencarian dan pengolahan data,

b. Pengamatan dokumen perpajakan,

c. Penyajian informasi perpajakan,

d. Perekaman dokumen perpajakan,

e. Urusan tata usaha penerimaan perpajakan,

f. Pengalokasian Pajak Bumi dan Bangunan dan Bea Perolehan Hak ata

Tanah dan Bangunan,

g. Pelayanan dukungan teknis komputer,

h. Pemantauan aplikasi e-SPT dan e-Filing,

i. Pelaksanaa i-SISMIOP dan SIG, serta;

j. Penyiapan laporan kinerja organisasi.

4. Seksi Pelayanan

Seksi Pelayanan mempunyai fungsi atau tugas antara lain:

a. Melakukan penetapan dan penertiban produk hukum perpajakan,

b. Pengadministrasian dokumen dan berkas perpajakan,

c. Penerimaan dan pengolahan Surat Pemberitahuan (SPT), serta penerimaan

surat lainnya,

d. Pelaksanaan registrasi Wajib Pajak.


16

5. Seksi Penagihan

Seksi penagihan mempunyai tugas antara lain:

a. Melakukan urusan penatausahaan piutang pajak,

b. Penundaan dan angsuran tunggakan pajak,

c. Melakukan penagihan aktif,

d. Usulan penghapusan piutang pajak, serta;

e. Penyimpanan dokumen-dokumen penagihan.

6. Seksi Pemerikasaan dan Kepatuhan Internal

Seksi Pemeriksaan dan Kepatuhan Internal mempunyai tugas :

a. Melakukan penyusunan rencana pemeriksaan,

b. Pengawasan pelaksanaan aturan pemeriksaan,

c. Penerbitan penyaluran Surat Perintah Pemeriksaan Pajak, serta

administrasi pemeriksaan perpajakan lainnya,

d. Pelaksanaan pemeriksaan oleh petugas pemeriksa pajak yang ditunjuk

Kepala Kantor.

7. Seksi Ekstensifikasi

Seksi Ekstensifikasi perpajakan mempunyai tugas antara lain:

a. Melakukan pengamatan potensi perpajakan,

b. Pendapatan objek dan subkjek pajak,

c. Pemutakhiran basis data nilai objek pajak dalam menunjang ekstensifikasi,

d. Melakukan bimbingan dan pengawasan Wajib Pajak baru, serta;

e. Melakukan penyuluhan perpajakan


17

8. Seksi Pengawasan dan Konsultasi I

a. Melakukan proses penyelesaian pengamatan potensi perpajakan,

b. Usulan pembetulan ketetapan pajak,

c. Bimbingan dan konsultasi teknis perpajakan kepada Wajib Pajak,

d. Usulan pengurangan Pajak Bumi dan Bangunan.

9. Seksi Pengawasan dan Konsultasi II, III, dan IV

Seksi ini masing-masing mempunyai tugas antara lain:

a. Melakukan pengawasan kepatuhan kewajiban perpajakan Wajib Pajak,

b. Penyusunan profil Wajib Pajak,

c. Analisis kinerja Wajib Pajak,

d. Rekonsiliasi data Wajib Pajak dalam rangka melakukan intensifikasi,

e. Melakukan bimbingan dan himbauan kepada Wajib Pajak.

10. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok jabatan Fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai

dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari Supervisor,

Ketua Tim. Kantor Pelayanan Pajak Pratama mempunyai 2 kelompok fungsional

sesuai dengan bidang keahliannya. Setiap kelompok tersebut di koordinasikan

oleh pejabat fungsional senior yang ditunjuk oleh Kepala Kantor Wilayah, atau

Kepala Kantor Pelayanan Pajak yang bersangkutan. Jumlah Jabatan Fungsional

tersebut ditemukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.


18

2.5 Kinerja Usaha Terkini

Bagi Direktorat Jenderal Pajak (DJP), institusi yang bertanggung jawab

dalam menopang pembiayaan kehidupan bernegara, Perubahan merupakan

keniscayaan mengingat perkembangan masyarakat dan dunia usaha yang sangat

dinamis dan semakin komplek. Sampai saat ini ada dua perubahan yang cukup

fenomenal di DJP, yaitu perubahan sistem pemungutan pajak dari Official

Assessment menjadi Self Assessment yang dilakukan pada tahun 1983 dan

modernisasi administrasi perpajakan yang dilakukan pada tahun 2002 (dimulai

dengan pembentukan Kanwil dan KPP Wajib Pajak (WP) Besar). Kedua

perubahan tersebut telah berhasil mengubah pola pikir dan perilaku para stake

holderster lebih pola pikir dan perilaku aparat perpajakan. Sistem pemungutan

pajak Self Assessment memberikan kewenangan sepenuhnya kepada Wajib Pajak

untuk menghitung, membayar, dan melaporkan sendiri besarnya pajak yang harus

dibayar.

Perubahan ini telah berhasil mengubah aparat perpajakan yang sebelumnya

powerful karena kewenangan penetapan besarnya pajak terutang berdasarkan

penilaian secara langsung menjadi aparat perpajakan yang akuntabel dalam

berinteraksi dengan Wajib Pajak. Awalnya cukup efektif untuk meredam perilaku-

perilaku kolusi dan koruptif. Namun, seiring perjalanan waktu, akibat tidak

efektifnya sistem pengendalian internal pada DJP ditambah dengan organisasi

yang cukup toleran dengan perilaku-perilaku kolusi koruptif, maka budaya

organisasi yang berkembang saat ini lebih cenderung ke arah budaya materialistis

dan berdampak pada kurang baiknya citra DJP baik di mata masyarakat Indonesia


19

maupun di dunia internasional. Dengan demikian, banyak pegawai DJP sendiri

yang merasa malu mengaku bekerja di DJP. Momentum krisis ekonomi Indonesia

tahun 1998, yang membawa angin perubahan untuk mewujudkan pemerintahan

yang lebih bersih dan transparan, dimanfaatkan dengan baik oleh para pemimpin

DJP untuk menyusun suatu agenda reformasi di DJP yang bertujuan untuk

membawa DJP menjadi suatu institusi yang akuntabel, dipercaya dan dibanggakan

masyarakat. Agenda reformasi ini kemudian lebih dikenal dengan nama

Modernisasi Administrasi Perpajakan. Secara umum, modernisasi perpajakan

menyentuh 3 (tiga) hal utama, yaitu restrukturisasi organisasi, pengembangan

proses bisnis yang berbasis Teknologi Informasi, dan penyelengaraan praktek

Good Governance yang didukung oleh Manajemen Sumber Daya Manusia yang

berbasis kompetensi.

Konsep restrukturisasi organisasi bertujuan untuk mengatasi permasalahan

organisasi pada level operasional (unit vertikal) seperti adanya redundansi

duplikasi pengawasan dan pemeriksaan, tidak adanya pelayanan satu atap, struktur

belum mendukung sepenuhnya praktek Good Governance, standar pelayanan

yang belum proper memadai, dan sebagainya. Konsep ini meliputi hal-hal sebagai

berikut:

1. Struktur organisasi KPP berdasarkan segmentasi Wajib Pajak Besar,

Menengah, dan Kecil.

2. Struktur organisasi yang berbasiskan fungsi administrasi perpajakan.

3. Penggabungan KPP, Karipka, dan KPPBB.

4. Penerapan konsep Account Representative.


20

5. Pemindahan fungsi keberatan ke Kanwil.

6. Pembentukan Unit Transformasi dan Kepatuhan Internal.

Pengembangan proses bisnis yang berbasis teknologi informasi ditandai

dengan penerapan sistem workflow dan case management dalam Sistem Informasi

Direktorat Jenderal Pajak (SIDJP). Dengan adanya kedua sistem tersebut, proses

bisnis administrasi perpajakan menjadi semakin akuntabel karena penentu mulai

dan berakhirnya suatu kasus di generate oleh sistem sehingga tidak dapat

dimanipulasi oleh manusia. Dalam sistem tersebut juga dapat diketahui tahapan

proses secara transparan, sehingga apabila terjadi keterlambatan, sistem dengan

mudah mendeteksi pihak pihak yang bertanggung jawab.

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai

dengan tujuan instansi, dibutuhkan waktu yang tidak singkat untuk mencapai

tujuan itu. Begitu juga pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk

Pakam, instansi ini terus berupaya agar tujuan (KPP) Pratama Lubuk Pakam yang

telah digariskan dan disusun berdasarkan undang-undang dapat terlaksana sesuai

peraturan yang ada. Dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja

keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong

mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dengan tenaga

akli dan profersional yang terlatih dibidang-bidangnya.


21

Tabel 2.1

Data Kepatuhan Wajib Pajak

URAIAN TAHUN WP BADAN WP ORANG PRIBADI BENDAHARA

UMKM NON-UMKM UMKM NON-UMK

JUMLAH WAJIB PAJAK sd 2017 1,116 10,985 9,588 198,269 1,951

2018 114 997 3,892 16,891 45

2019 52 1,328 5,276 18,879 28

Sumber: Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam (2019)

2.6 Rencana Kegiatan

Adapun rencana kegiatan yang akan terus dilakukan oleh Kantor Pelayanan

Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam adalah sebagai berikut:

1. Melakukan pengamanan penerimaan pajak dengan cara mapping atas Wajib

Pajak yang melakukan pembayaran dan menyampaikan pelaporan juga

pengawasan rutin atas pembayaran masa;

2. Meningkatkan jumlah WP baru Non-karyawan berdasarkan data KMS, alket,

dan IMB;

3. Melakukan kunjungan lokasi dan konseling ke Wajib Pajak yang berpotensi

memberikan sumbangan penerimaan;

4. Melakukan sosialisasi kepada Wajib Pajak baru;

5. Pemeriksaan dalam rangka penerbitan SKP atas KMS;

6. Akan dilakukan penagihan aktif yang meliputi penerbitan surat teguran, surat

paksa, penyitaan, pemblokiran rekening dan pencegahan;

7. Melakukan tindakan penagihan berupa penjualan aset yang telah disita melalui

lelang;

5. Meningkatkan pengawasan terhadap penyelesaian tunggakan baik

pemeriksaan, fungsional, gabungan, maupun Petugas Pemeriksa Pajak (P3);


22

9. Menyelesaikan tunggakan pemeriksaan untuk periode s/d Desember 2020;

10. Usulan pemeriksaan data konkrit dari AR; dan

11. Menyelesaikan pemeriksaan rutin dan pemsus sesuai dengan SE- 06/PJ/2016.


23

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Surat

3.1.1 Pengertian Surat

Untuk mencapai kerjasama yang baik dalam sebuah organisasi maupun

diluar organisasi, maka dibutuhkan komunikasi yang baik pula. Komunikasi

dalam organisasi berupa tulisan dan lisan, salah satu bentuk komunikasi yang

digunakan di dalam organisasi yaitu tertulis, contohnya yaitu surat.

Menurut (Laksmi, 2015:94) Surat adalah salah satu sarana komunikasi

dalam bentuk tertulis atau alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari

pihak pengirim ke penerima. Surat merupakan kegiatan yang menghabiskan 75%

dari seluruh kegiatan kantor.

Menurut (Mariskha, 2015:2) Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk

menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu

penggunaan kode dan notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas,

penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman

tanda tangan.

Dari defenisi diatas dapat dikatakan bahwa surat merupakan alat

komunikasi yang formal dalam bentuk tertulis yang digunakan sebagai sarana

penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain baik kepada perorangan

maupun organisasi.


24

3.1.2 Fungsi Surat

Menurut Mariskha (2015:2) selain menyampaikan pesan kepada pihak lain,

surat memiliki beberapa fungsi:

1. Sebagai alat komunikasi.

2. Sebagai tanda bukti tertulis yang sah (otentik).

3. Sebagai wakil atau duta bagi perseorangan/organisasi.

4. Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlikan (arsip).

5. Sebagai pedoman/dasar untuk bertindak.

6. Sebagai alat bukti sejarah/kegiatan suatu organisasi/perusahaan.

7. Sebagai jaminan keamanan/keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam

aktivitas tertentu.

8. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga/waktu.

9. Sebagai alat promosi pihak pengirim.

Menurut Sekretaris Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam

fungsi surat sangat penting karena surat merupakan sarana atau alat komunikasi

untuk menyampaikan pemberitahuan, permohonan, perintah, pernyataan dan lain-

lain. Surat juga sebagai alat bukti tertulis sebagai media untuk menyampaikan

informasi kepada pihak lain.

3.1.3 Jenis Surat

1. Surat Pribadi

Jenis surat yang pertama adalah surat pribadi. Surat pribadi merupakan

jenis surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau individu tertentu,

bisa berupa interaksi dan korespondensi antar keluarga atau teman saja.


25

Ciri-ciri surat pribadi antara lain tidak menggunakan kop surat, tidak

memiliki nomor surat, jenis salam pembuka dan penutup bervariasi,

penggunaan bahasa bebas dan cenderung tidak resmi, serta format surat

yang bebas, tidak terikat aturan tertentu.

2. Surat Resmi

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan resmi,

bisa dari perseorangan, instansi, atau organisasi tertentu. Hal-hal resmi

tersebut mencakup undangan, pemberitahuan, edaran, dan sebagainya, yang

bersifat formal.

Ciri-ciri surat resmi antara lain menggunakan kop surat, memiliki nomor

surat, lampiran, dan perihal, menggunakan salam pembuka dan penutup

yang umum, menggunakan bahasa resmi dan baku, menyertakan stempel

lembaga resmi jika ada, serta menggunakan format yang baku.

Terdapat beberapa jenis-jenis surat resmi sesuai dengan perihal dan

kepentingannya, antara lain sebagai berikut :

a. Surat Permohonan

Surat permohonan merupakan jenis surat resmi yang digunakan suatu

pihak untuk mengajukan permohonan ke pihak lain. Jenis surat ini bisa

dari perseorangan ke perseorangan, perseorangan ke lembaga, atau

lembaga ke lembaga.

b. Surat Keputusan

Surat keputusan merupakan jenis surat resmi yang ditujukan untuk

menyampaikan keputusan dari pihak atasan berkaitan dengan hal yang


26

ingin diinformasikan. Umumnya surat keputusan berkaitan dengan

struktur pada sebuah lembaga atau instansi.

c. Surat Kuasa

Surat kuasa merupakan jenis surat resmi yang menjelaskan tentang

pemberian kuasa atau wewenang dari satu pihak ke pihak lain. Jenis surat

ini ditulis karena pihak pemberi kuasa sedang berhalangan, sehingga

diwakilan oleh pihak lain yang ditunjuk untuk diberi kuasa.

d. Surat Perintah

Surat perintah merupakan jenis surat resmi yang isinya memberikan

tugas atau perintah dari atasan kepada pihak terkait. Umumnya jenis surat

perintah ditemukan di lembaga, perusahaan, atau instansi tertentu.

e. Surat Pengantar

Surat pengantar merupakan jenis surat resmi yang digunakan sebagai

pengantar untuk maksud dan tujuan lain. Jenis surat ini biasanya

dijadikan sebagai syarat untuk mengurus berkas dan dokumen tertentu.

f. Surat Edaran

Surat edaran merupakan jenis surat resmi yang isinya berupa

pemberitahuan terkait kegiatan atau hal tertentu pada kalangan yang

dituju. Bisa dibilang surat edaran fungsinya untuk memberi informasi,

namun dikeluarkan secara formal oleh instansi resmi.

g. Surat Undangan

Surat undangan merupakan jenis surat resmi yang bertujuan untuk

memanggil atau mengundang orang atau pihak tertentu pada sebuah


27

acara atau kegiatan. Jenis surat undangan ini termasuk surat resmi dan

menggunakan bahasa formal juga.

3. Surat Niaga

Surat niaga merupakan salah satu jenis surat yang digunakan badan

usaha atau lembaga untuk menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti

industri atau jasa. Jenis surat ini penting untuk membangun koneksi dan

jaringan bisnis dengan pihak luar.

Surat niaga sendiri terdiri dari surat jual beli, kwitansi, dan

perdangangan. Umumnya klasifikasi surat niaga juga dapat dibedakan

menjadi surat niaga internal dan surat niaga eksternal, tergantung pihak

yang terlibat dan berkepntingan pada isi surat tersebut.

Terdapat beberapa jenis-jenis surat niaga sesuai dengan perihal dan


a. Surat Perkenalan

Surat perkenalan merupakan jenis surat niaga yang bertujuan untuk

memperkenalkan usaha pada pihak lain. Perusahaan membuat surat

perkenalan untuk memperkenalkan produknya, baik barang atau jasa,

termasuk keunggulan, fitur, harga, dan promo lainnya.

b. Surat Penawaran

Surat penawaran merupakan jenis surat niaga yang bertujuan untuk

menawarkan produknya, baik barang atau jasa. Dengan demikian

perusahaan membuat surat ini dengan harapan konsumen akan membeli

produknya.


28

c. Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat

calon pembeli kepada perusahaan dengan tujuan untuk meminta

menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut. Pembeli

meminta katalog, brosur, atau promo perusahaan terkait produk yang

dijual.

d. Surat Pesanan

Surat pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat calon pembeli

kepada perusahaan dengan tujuan untuk memesan produk atau layanan

tertentu. Dengan kata lain, konsumen ingin membeli barang atau jasa

tertentu lewat surat pesanan ini.

e. Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat

penjual sebagai balasan dari surat pesanan. Dalam surat ini penjual

memastikan jumlah barang yang akan dibeli konsumen beserta harga,

cara pembayaran, detail pengiriman, dan hal-hal lainnya.

f. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan jenis surat niaga

yang dibuat penjual untuk memberitahukan pengiriman barang pada

pembeli. Jenis surat ini dibuat setelah penjual dan pembeli telah sepakat

mengenai transaksi tertentu.


29

g. Surat Penolakan Pesanan

Surat penolakan pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat

penjual ketika penjual menolak permintaan pesanan dari pembeli terkait

produk tertentu. Hal ini bisa terjadi karena beberapa alasan, misalnya

saat persediaan barang habis atau pembeli menawar dengan harga

rendah.

h. Surat Penagihan

Surat penagihan merupakan jenis surat niaga yang dibuat saat terjadi

transaksi dengan cara pembayaran hutang. Jenis surat ini dibuat penjual

kepada pembeli saat waktu membayar hutang tiba atau jatuh tempo.

i. Surat Pengiriman Pembayaran

Surat pengiriman pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat

pembeli setelah menerima barang yang dipesan dari penjual. Jenis surat

ini juga disertai nominal harga, cara pembayaran, dan bukti pembayaran

yang sudah disepakati sebelumnya.

j. Surat Penangguhan Pembayaran

Surat penangguhan pembayaran merupakan jenis surat niaga yang

dibuat pembeli atas surat tagihan yang dikirim penjual. Jenis surat ini

dibuat saat pembeli belum bisa melakukan pembayaran karena satu dan

lain alasan.

k. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Surat jawaban penangguhan pembayaran merupakan jenis surat niaga

yang dibuat penjual sebagai jawaban dari surat penangguhan


30

pembayaran yang dibuat pembeli. Dalam surat ini berisi penolakan atau

persyaratan pembayaran produk yang baru.

l. Surat Pengaduan

Surat pengaduan atau surat komplain adalah jenis surat niaga yang

dibuat pembeli jika terjadi kesalahan atau cacat produk yang diterima.

Pembeli merasa tidak terima karena produk yang dikirim tidak sesuai

dengan pesanan.

m. Surat Jawaban Pengaduan

Surat jawaban pengaduan merupakan jenis surat resmi yang dibuat

penjual sebagai balasan dari surat pengaduan dari pembeli. Dalam surat

ini, penjual umumnya meminta maaf, memberi penjelasan, atau

memecahkan masalah dengan mengganti produk yang baru.

4. Surat Dinas

Macam-macam surat berikutnya adalah surata dinas. Surat dinas

digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan

tugas kantor. Fungsi surat dinas penting dalam pengelolaan administrasi

dalam suatu instansi tertentu.

Surat dinas bisa berfungsi sebagai dokumen bukti tertulis, alat

pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas

perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan

dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat dinas antara lain menggunakan kop surat dan instansi atau

lembaga, menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal, menggunakan


31

salam pembuka dan penutup yang baku, menggunakan bahasa resmi,

menggunakan stempel instansi, serta menggunakan format surat tertentu.

Terdapat beberapa jenis-jenis surat dinas sesuai dengan perihal dan


a. Surat Pemberitahuan Dinas

Surat pemberitahuan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan

untuk memberikan informasi pada semua anggota instansi tertentu

terkait suatu hal yang harus diketahui.

b. Surat Undangan Dinas

Surat undangan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan

mengundang dan mengharapkan kehadiran pihak tertentu untuk

berpartisipasi pada acara atau kegiatan tertentu.

c. Surat Kuasa Dinas

Surat kuasa dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan

melimpahkan wewenang dari seseorang kepada pihak lain yang dapat

dipercaya untuk mewakili orang yang memberi kuasa tersebut,

dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya

sendiri.

d. Surat Keterangan Dinas

Surat keterangan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan

untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu

pada pihak terkait yang berkepentingan.


32

e. Surat Memo

Surat memo merupakan jenis surat dinas yang dipergunakan secara

interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat

kantor dengan isi yang cenderung singkat. Jenis surat memo disebut

juga sebagai nota dinas.

f. Surat Edaran Dinas

Surat edaran dinas merupakan jenis surat dinas yang berfungsi sebagai

pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang

atau kepada banyak pihak sekaligus.

g. Surat Pengantar Dinas

Surat pengantar dinas merupakan jenis surat dinas yang dipergunakan

untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya

mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

h. Surat Perintah Dinas

Surat perintah dinas merupakan jenis surat dinas yang dikeluarkan

pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak

yang lebih rendah, agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau

tidak berbuat sesuatu sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah

tersebut.

i. Surat Perjalanan Dinas

Surat perjalanan dinas merupakan jenis surat dinas yang dikeluarkan

suatu instansi kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan


33

dinas, yang juga disertai dengan pembiayaan perjalanan dan fasilitas

lainnya.

j. Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi merupakan jenis surat dinas yang digunakan untuk

menerangkan pihak tertentu, dan dibuat oleh seorang pimpinan dengan

tujuan agar pihak yang direkomendasikan bisa memperoleh penilaian

positif dari pihak tertentu.

k. Surat Laporan

Surat laporan merupakan jenis surat dinas yang merupakan bentuk

tanggung jawab atau pelaporan suatu pihak terkait pekerjaan atau tugas

tertentu yang diberikan pimpinan dan sudah dilaksanakan.

l. Surat Berita Acara

Surat berita acara merupakan jenis surat dinas yang isinya berupa

catatan resmi terkait perjalanan atau suatu kegiatan yang berlangsung

dan memuat runtutan kegiatan atau hal-hal berkenaan dengan kegiatan

tersebut secara rinci.

5. Surat Lamaran Kerja

Jenis-jenis surat yang terakhir adalah surat lamaran kerja. Surat lamaran

kerja merupakan jenis surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang

ingin bekerja di kantor, perusahaan, atau instansi tertentu yang dituju.

Bedasarkan formatnya, surat lamaran kerja termasuk dalam surat resmi

atau surat dinas, namun sering dikategorikan sebagai jenis surat sendiri. Hal


34

ini karena jenis surat ini banyak dibuat dan sering ditemui dalam kehidupan

sehari-hari.

Bagian-bagian pada surat lamaran pekerjaan antara lain adalah tempat

dan tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat tujuan,

salam pembuka, isi dan maksud, salam penutup, serta tanda tangan dan

nmaa terang pengirim.

Pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam terdapat

beberapa jenis surat yang digunakan yang diantaranya adalah surat dinas yang

sering disebut Naskah Dinas sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan

Menteri Keuangan No.136 Tahun 2018 tentang pedoman Tata Naskah Dinas

dilingkungan Kementerian Keuangan diantaranya yaitu Nota Dinas, Surat

Undangan, Surat Perintah, Surat Pengantar, Surat Pengumuman, Surat Keputusan,

Surat Laporan dan lain-lain.

Dalam Peraturan Menteri Keuangan, Naskah Dinas adalah informasi tertulis

sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat atau dikeluarkan oleh pejabat yang

berwenang dilingkungan Kementerian Keuangan dalam rangka

menyelenggarakan tugas pemerintah di bidang keuangan dan kekayaan negara.

Pemrosesan dan Pengelolaan Naskah Dinas mencakup beberapa hal

diantaranya:

1. Media/sarana Naskah Dinas

Merupakan alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk

media konvensional (kertas) dan media elektronik, media konvensional

meliputi kertas dan sampul. Ukuran, warna, kualitas, penulisan alamat


35

pengirim dan tujuan mengacu pada ketentuan mengenai identitas perlengkapan

kantor Kementerian Keuangan.

2. Penanganan Naskah Dinas Masuk

Naskah dinas masuk merupakan semua naskah dinas yang diterima oleh unit

tata usaha atau sekretariat yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan.

Penanganan naskah dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan yaitu:

penerimaan, pengelolaan dan penyimpanan.

3. Penanganan Naskah Dinas Keluar

Naskah dinas keluar merupakan semua naskah dinas yang akan dikirim dari

unit tata usaha atau sekretariat yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan

kepada pejabat yang tercantum pada tujuan naskah dinas. Penanganan naskah

dinas dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: pengolahan, pencatatan,

penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan.

Adapun sifat Naskah Dinas dilihat dari tingkat kemanaan, kecepatan

penyampaian dan ketentuan penulisan sifat naskah dinas:

1. Tingkat keamanan

a. Sangat Rahasia (SR), yaitu tingkat keamanan isi Naskah Dinas yang apabila

diketahui oleh pihak yang tidak berhak, dapat membahayakan kedaulatan

negara, kautuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia atau bangsa;

b. Rahasia (R), yaitu tingkat keamanan isi naskah dinas yang berhubungan

dengan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara

tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak negara akan dirugikan;


36

c. Terbatas (T), yaitu tingkat keamanan isi Naskah Dinas yang apabila

diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya

pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Keuangan;

d. Biasa (B), yaitu tingkat keamanan isi suatu Naskah Dinas yang tidak

termasuk ke dalam butir a, b, dan c, tetapi itu tidak berarti bahwa isi Naskah

Dinas dengan tingkat keamanan (B) dapat disampaikan kepada yang tidak

berhak mengetahui.

2. Kecepatan penyampaian

a. Sangat Segera, yaitu Naskah Dinas harus diselesaikan/ dikirim/ disampaikan

pada hari yang sama setelah ditandatanganinya Naskah Dinas tersebut

dengan batas waktu paling lama 24 (dua puluh empat) jam dalam hari kerja;

b. Segera, yaitu Naskah Dinas harus diselesaikan/ dikirim/ disampaikan dalam

waktu paling lama 2 X 24 (dua kali dua puluh empat) jam dalam hari kerja;

c. Biasa, yaitu Naskah Dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam

waktu paling lama 3 X 24 (tiga kali dua puluh empat) jam dalam hari kerja.

3. Ketentuan penulisan sifat Naskah Dinas:

a. Penulisan sifat Naskah Dinas dapat digabung antara tingkat keamana

dengan kecepatan penyampaian.

b. Khusus untuk kecepatan penyampaian dan tingkat keamana biasa, sifat surat

tidak perlu dicantumkan pada Naskah Dinas.

3.1.4 Bagian-bagian Surat

Menurut Suryani (2013:18) secara umum bagian terdiri dari delapan

bagian, yaitu:


37

1. Kepala Surat (Letter Head) atau Kop Surat

Kepala surat terdiri dari nama organisasi/lembaga/instansi, alamat (nama,

nomor dan nama jalan serta kota). Untuk lebih lengkapnya dapat dituliskan

nomor telepon, alamat fax atau email.

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

KANTOR WILAYAH SUMATERA UTARA I

KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA LUBUK PAKAM

JALAN P. DIPONEGORO NO. 30 A GKN I LANTAI 2 & 4, MEDAN

TELEPHONE (061) 4564697; FAKSIMILE (061) 4564727

Sumber: Kementerian Keuangan 2020

Gambar 3

Kop Surat Kementerian Keuangan

2. Tanggal surat (Date of the Letter)

Menulis tanggal surat harus lengkap dan tidak perlu dimulai dengan

menuliskan nama kota. Jadi, tanggal surat sebaiknya tidak diketik atau

dicetak saat mengetik surat,tetapi dibua saat surat bersangkutan akan dikirim

(terutama surat-surat yang dikirim untuk orang lain atau

organisasi/lembaga/instansi lain. Cara penulisannya dengan menggunakan

“Cap Tanggal”.

3. Bagian Pokok atau Subject Phrase

Bagian pokok atau Subject Phrase biasanya terdiri dari : Nomor, Hal atau

Perihal dan Lampiran.

ND-100/WPJ.01/KP.09/2016


38

4. Alamat Dalam atau Inside Address

Alamat dalam adalah nama dan alamat yang dituju pada pengiriman surat

tersebut. Cara penulisan alamat dalam tergantung pada bentuk surat yang

dipilih dalam penulisan surat

5. Kata Pemanggil atau Salutation

Kata pemanggil (Salutation) atau sering disebut kata pembuka, juga

dinamakan salam pembuka, pada umumnya digunakan sebagai pembuka

dalam penulisan surat.

6. Isi Surat atau Body of the Letter

Isi surat pada penulisan setiap surat sebenarnya harus mengacu pada suatu

pedoman, bahwa surat harus ditulis : singkat, jelas, dan sopan. Dengan

acuan tersebut surat akan disusun dalam tiga sampai lima alinea.

7. Kata penutup atau Complimentary Close

Kata penutup atau Complimentary Close, adalah bagian surat sebagai

penutup surat. Perlu dibedakan antara kalimat penutup dan kata penutup.

Kalimat penutup adalah rangkaian kata-kata sebagai penutup isi surat,

sedangkan kata penutup adalah kata atau kalimat untuk menutup surat.

8. Tanda Tangan atau Signature

Sahnya suatu surat apabila surat itu ada tandatangan sebagai

penanggungjawab atas isi surat. Tanda tangan sebenarnya tidak perlu diikuti

dengan nama terang, selama tandatangan tersebut dapat dibaca siapa nama

yang menandatanganinya.


39

3.1.5 Email atau Surat Elektronik

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu belum

terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan mainframe yang terbentuk sebagai

jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh

khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun

penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tida memakai jasa pos lagi.

Surat elektronik atau pos elektronik (bahasa inggris: email) adalah sarana

kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer. Adanya email, orang lain

dengan mudah dapat menghubungi kita di dunia maya. Kita dapat membukanya

dimana saja dan kapan saja, asalkan terkoneksi dengan internet.

Email adalah sarana kirim mengirim surat elektronik melalui jalur internet.

Email merupakan salah satu proses pengiriman surat melalui internet dengan

menggunakan waktu yang sangat singkat dan cepat. Dalam mengirim surat

elektronik atau email, ada beberapa bagian:

a. Metode pengiriman email

Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client.

Surat elektronik yang yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum

sampai di tujuan. Syarat melakukan pengitriman email (mengirim surat dengn

internet) membuat alamat email, mengetahui username & password dari email

dan mengetahui email yang dituju.

b. Cara membaca email

Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya

apabila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan


40

diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan

disimpan di server surat elektronik ISP. Ada dua cara untuk mengakses surat

elektronik yaitu: dengan cara menggunakan peramban web, seperti mozila

firefox. Metode ini disebut sebagai web-based artinya kita menggunakan media

web sebagai perantara ke kontak surat elektronik dan menggunakan program

pengakses surat elektronik (email client, seperti eudora mail, outlook express,

windows mail, mozilla thunderbird, dan lain-lain.

c. Etika penggunaan email

Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada

surat yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting, jangan

mengirim surat elektronik dengan lampiran yang terlalu besar, jangan

mengirim lanjut surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang

dituju, selalu isi kolom subjek jangan biarkan kosong, dalam mengutip tulisan

orang lain usahakan mengutip seperlunya, jangan menggunakan huruf kapital

dan gunakan kata-kata dengan santun.

d. Keamanan email

Keamanan data di surat elektronik tidak terjamin dan selalu ada risiko terbuka

untuk umum , dalam artian semua isinya dapat dibaca orang lain. Hal ini

disebabkan surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai

ditujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat

elektronik yang dikirimkan tersebut. Surat elektronik dapat diamankan dengan

melakukan teknik pengacakan (enkripsi).


41

e. Perbedaan email dengan surat biasa

Perbedaan email dengan surat biasa adalah surat biasa umumnya pengirim

perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat

elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar

sambungan internet. Tapi ada pekecualian misalnya surat elektronik ke telepon

genggam, kadang pembayarannya di tagih per pengiriman.

3.2 Komunikasi

3.2.1 Pengertian Komunikasi

Menurut Nurani (2010:55) menyatakan bahwa kata komunikasi berasal dari

bahasa latin communis, yang berarti „membuat kebersamaan‟ atau „membangun

kebersamaan antara dua orang atau lebih‟. Akar kata communis adalah

communico,yang artinya „berbagi‟. Dalam hal ini yang dibagi adalah pemahaman

bersama melalui pertukaran pesan. Komunikasi sebagai kata kerja (verb) dalam

bahasa Inggris, communicate, berarti:

1. Untuk bertukar pikiran-pikiran, perasaan-perasaan, dan informasi;

2. Untuk menjadikan paham (tahu);

3. Untuk membuat sama; dan

4. Untuk mempunyai sebuah hubungan yang simpatik.

Sedangkan, dalam kata benda (noun), communication, berarti:

1. Pertukaran simbol, pesan-pesan yang sama, dan informasi;

2. Proses pertukaran di antara individu-individu melalui sistem simbol-simbol

yang sama;

3. Seni untuk menegekspresikan gagasan-gagasan; dan


42

4. Ilmu pengetahuan tentang pengiriman informasi.

Secara umum, komunikasi dapat didefenisikan sebagai usaha penyampaian

pesan antarmanusia. Menurut Sedarmayanti (2018:2) komunikasi merupakan

proses pernyataan antar manusia mengenai isi pikiran dan perasaannya, dimana

pengungkapan isi pikiran dan perasaan tersebut apabila diaplikasikan secara benar

dengan etika yang tepat, akan mampu mencegah dan menghindari konflik pribadi,

kelompok, suku, bahkan bangsa, sehingga dapat menjaga persatuan dan kesatuan.

Menurut Rasto (2015:127) istilah komunikasi berasal dari bahasa

latin´”communicates” atau “communicare”, dalam bahasa inggris “to impart or

share” yang berarti menyampaiakan atau berbagi. Komunikasi telah banyak

didefenisikan oleh para ahli dalam kalimat yang bervariasi. Namun demikian

semua defenisi komunikasi merujuk pada proses pertukaran informasi antara dua

orang atau lebih untuk mencapai pemahaman bersama.

Menurut Sekretaris Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam

Komunikasi merupakan sebuah proses penyampaian informasi dari satu pihak ke

pihak lain.

3.2.2 Bentuk Komunikasi

Dalam Purwanto (2010:5) ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim

digunakan dalam organisasi yaitu:

1. Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim

digunakan dalam dunia bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written)

maupun lisan (oral). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki openyampaian


43

pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik. Berbagai macam bentuk

komunikasi verbal yang digunakan dalam dunia bisnis yaitu berbicara dan

menulis, mendengar dan membaca.

2. Komunikasi Nonverbal

Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata,

mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language)

sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Isyarat-isyarat komunikasi

nonverbal sangat penting, terutama dalam kaitannya dengan penyampaian

perasaan dan emosi seseorang.

3.2.3 Proses Komunikasi

Komunikasi merupakan sebuah proses. Menurut Bovee dan Thill (dalam

Purwanto, 2010:13) menyatakan bahwa proses komunikasi terdiri atas enam

tahap, yaitu:

1. Pengirim mempunyai ide atau gagasan

Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus

menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain

atau audiens.

2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

Proses komunikasi dimulai dengan adanya ide dalam pikiran, yang kemudian

diubah ke dalam bentuk pesan-pesan seperti dalam bentuk kata-kata, ekspresi

wajah, dan sejenisnya, untuk kemudian disampaikan kepada orang lain.


44

3. Pengirim menyampaikan pesan

Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah

memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada

kepada si penerima pesan. Di samping itu, dalam menyampaikan suatu pesan,

berbagai media komunikasi, media tulisan maupun lisan dapat digunakan. Oleh

karena itu, perlu diperhatikan jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan.

4. Penerima menerima pesan

Komuniksi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim

(komunikator) mengirimkan sesuatu pesan dan penerima (komunikan)

menerima pesan tersebut. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, komunikasi

baru bisa terjalin bila penerima surat telah membaca dan memahami isinya.

Jika seseorang menyampaikan pidato di hadapan umum, para pendengar

sebagai audiens harus dapat mendengar apa yang dikatakan dan memahami

pesan-pesan yang disampaikan.

5. Penerima menafsirkan pesan

Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat

menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah

dimengerti dan tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan.

Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima

pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim

pesan.


45

6. Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ke pengirim

Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai

komunikasi. umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang

memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Setelah

menerima pesan, komunikan akan memberi tanggapan dengan cara tertentu dan

memberi sinyal terhadap mengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh penerima

pesan beraneka macam, dapat berupa suatu senyuman, tertawa,sikap murung,

cemberut, memberi komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai pembenaran,

atau pesan secara tertulis.


46

Sumber: Purwanto (2010)

Gambar 3.1

Skema Proses Komunikasi

Tahap 1

Pengirim

mempunyai

gagasan

Tahap 2

Pengirim

mengubah

ide

menjadi

pesan

Tahap 3

Pengirim

mengirimk

an pesan

SALURAN

dan

MEDIA

Tahap 6

Penerima

memberi

tanggapan

dan

umpan

balik

Tahap 5

Penerima

menafsirk

an pesan

Tahap 4

Penerima

menerima

pesan


47

3.2.4 Hakikat Komunikasi

Menurut Nurani (2010:66) untuk memudahkan kita mendefenisikan dan

memahami komunikasi, kita harus mengerti hakikat komunikasi. Ada tiga unsur

hakikat komunikasi yang bisa kita gunakan:

1. Usaha

Kata usaha berarti „suatu hal yang dilakukan secara sadar dan memiliki

tujuan‟. Seorang melakukan komunikasi dengan suatu motif, atau setidaknya

sadar bahwa ia melakukan suatu penyampaian pesan kepada orang lain

meskipun derajat kesengajaan kadang sulit ditentukan.

2. Penyampaian Pesan

Pesan harus disampaikan, jika tidak ada pesan yang tersampaikan, tidak dapat

disebut komunikasi.

3. Antarmanusia

Pengalihan kegagalan keinginan atau ketidakberanian menyampaikan pesan

dalam bentuk komunikasi pada pihak yang dituju (manusia) sering dilahirkan

dalam bentuk komunikasi terhadap benda dan alam karena dianggap

mewakili pihak yang dituju (dikirim pesan), dan ini adalah masalah

psikologis karena bicara tentang makhluk yang berperasaan. Makhluk yang

ketika tak bisa mengungkapkan keinginannya kepada orang lain, lebih banyak

bicara pada diri sendiri (memendamnya) atau bicara pada benda-benda.


48

3.2.5 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

a. Penanganan Surat Masuk

Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima

intansi lain, dari divisi lain dalam perusahaan atau dari perorangan. Surat

masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain (eksternal),

dari divisi dalam perusahaan maupun dari perorangan, baik yang diterima

dari melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim

surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Yang

dimaksud dengan penanganan surat masuk adalah proses kegiatan mencatat

surat masuk kedalam buku agenda atau kartu kendali.

Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu

instansi. Kecermatan dan ketetapan merupakan keharusan yang paling

utama dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses

surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus

membantu kelancaran tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat

waktu dalam hal pengurusan surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan

urusan surat-menyurat, oleh sebab itu guna mempermudah pemrosesan surat

perlu ada perencanaan yang mantap.

Pada bagian Sekretariat Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama

Lubuk Pakam penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat

masuk pada Sekretariat Kantor merupakan surat yang berasal dari

lingkungan internal maupun eksternal Kantor Pelayanan Pajak (KPP)


49

Pratama Lubuk Pakam diantaranya ialah surat yang berasal dari sesama

Kementerian Keuangan dan non Kementerian Keuangan ( Wajib Pajak).

Adapun penanganan surat masuk pada Sekretariat Kantor Pelayanan Pajak

(KPP) Pratama Lubuk Pakam yaitu :

1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima langsung oleh sekretaris

kantor. Lalu sekretaris mencopy resi/bukti pengiriman sebagai pertinggal.

2. Surat diterima oleh Sekretaris Kantor dan Sekretaris Kantor menyeleksi surat

masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Kepala Kantor. Surat masuk

diseleksi berdasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting,

surat rahasia, surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan agar

surat yang penting memerlukan balasan yang cepat dapat segera diproses.

3. Sekretaris akan membuka dan membaca surat yang diterima. Kemudian surat

masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat masuk atau

keluar) dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal, pengirim surat,

tembusan.

4. Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi simasukkan kedalam blutter

dispositon (map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses) untuk

diserahkan kepada Kepala Kantor.

5. Kemudian Kepala Kantor akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan

petunjuk lebih lanjut terhadap surat masuk.

6. Lembar disposisi yang telah diisi Kepala Kantor diserahkan kembali kepada

sekretaris.


50

7. Sekretaris Kantor melaksanakan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.

Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus

segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter.

8. Selanjutnya Sekretaris Kantor akan mengisi kartu kendali sesuai dengan

lembar disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna

biru dan kuning. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali diantarkan

kebagian pegawai yang dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar

disposisi. Dan diserahkan kepada pegawai pejabat yang bersangkutan.

9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan, surat,

lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna kuning akan diberikan

kepada pegawai untuk diserahkan kepada pegawai pengelola. Sedangkan kartu

kendali berwarna biru akan diserahkan kembali kepada Sekretaris Kantor.

Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang

berlabel kartu kendali.

Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang seekretaris

sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume

surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk

menambah kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang digunakan pada Sekretariat

Kantor antara lain stepler, punch (pelubang kertas), klip file, klip kertas, pensil,

pulpen, cuter, lem, stabilo, stempel, selotip, lembar disposisi dan kartu kendali.

Alat elektronik yang dibutuhkan dan digunakan dalam penanganan surat masuk

dan keluar pada Sekretariat Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam

yaitu komputer, mesin fotocopy, dan mesin scan.


51

Contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Kantor Pelayanan Pajak (KPP)

Pratama Lubuk Pakam adalah :

Pengirim : Kepala Kantor Pelayanan Pajak Pratama Tanjung Balai Karimun

Nomor Surat : ND-583/WPJ.34/KP.05/2019

Hal : pemberitahuan pindah alamat kantor

Pada saat ini penanganan surat masuk Pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP)

Pratama Lubuk Pakam menggunakan aplikasi Nadine (Naskah Dinas Elektronik).

Surat masuk langsung masuk ke Nadine Sekretariat lalu Sekretariat mengirimkan

surat masuk tersebut kepada Kepala Kantor, lalu Kepala Kantor

mendesposisikannya kepada Kepala Seksi yang bersangkutan, kemudian kepala

seksi mendesposisikannya kepada pegawai. Setelah pegawai menjawab surat

masuk tersebut melalui via aplikasi Nadine dan tidak perlu lagi mencetak surat

tersebut dan memakai tandatangan elektronik. Kemudian surat tersebut dikirim

kepada kepala seksi untuk disetujui dan ditandatangani, setelah surat disetujui

oleh kepala seksi surat tersebut dikirim kepada Sekretariat. Lalu surat masuk

tersebut dikirim kembali kepada Kepala Kantor untuk disetujui dan surat masuk

tersebut dikirim kepda sekretariat untuk diserahkan kembali kepda pegawai yang

mengerjakan surat masuk dan pegawai yang mengirim surat langsung kepada

yang bersangkutan.

b. Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat keluar merupakan sarana komunikasi didalam perusahaan lain. Yang

dimaksud dengan surat keluar (out going mail) adalah surat yang sudah lengkap

bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang


52

berwenang dibuat oleh suatu instansi, kantor, lembaga untuk ditujukan/dikirim

kepada instansi, kantor atau lembaga lain.

Penanganan surat keluar pada bagian Sekretariat Kantor Pelayanan (KPP) Pratama

Lubuk Pakam terdiri dari beberapa tahap, yaitu :

1. Konsep surat keluar tidak selalu oleh Sekretaris Kantor tetapi adakalanya

Kepala Kantor sendiri yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan

surat tersebut.

2. Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Kantor maka setelah pengonsepan surat

selesai maka surat tersebut diserahkan kepada Kepala Kantor untuk dikoreksi

dan direvisi.

3. Surat yang telah selesai direvisi dan telah mendapat persetujuan Kepala Kantor

akan diketik oleh Sekretaris Kantor sesuai dengan format surat resmi dan

bentuk block style.

4. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan

melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.

5. Surat akan diserahkan untuk ditandatangani oleh Kepala Kantor.

6. Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan

disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.

7. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat ke

buku eskpedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah

dikirimkan ke alamat yang ditujudan setiap surat keluar akan diimpan kedalam

folder surat keluar sebagai pertinggal.


53

8. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat.

Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Surat yang ditujukan

untuk instansi yang berada diluar kawasan Lubuk Pakam menggunakan jasa

kurir pengiriman surat.

Contoh surat keluar di Bagian Sekretariat Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama

Lubuk Pakam adalah :

Nomor Surat : S-11196/WPJ.01/KP.09/2019

Hal : Persetujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Kepada : Bapak/Ibu Ketua Jurusan Akuntansi POLMED

Pada saat ini prosedur penanganan surat keluar Pada Kantor Pelayanan

Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam menggunakan aplikasi Nadine (Naskah Dinas

Elektronik).

3.3 Metode Penelitian

3.3.1 Jenis Data

1. Data Primer

Data yang diperoleh secara langsung dari sumber penelitian yang

berhubungan dengan masalah yang diteliti.

2. Data Sekunder Pengumpulan data dengan cara studi kepustakaan yaitu

dengan cara penelehaan buku-buku dan arsip-arsip atau catatan tertulis

yang berkenaan dengan masalah yang diteliti dan dokumen-dokumen

yang diperoleh dari tempat penelitian.


54

3.3.2 Teknik Pengumpulan Data

Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu

dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan

pertanyaan dan terwawancara (interview) yang memberikan jawaban atas

pertanyaan itu. Nama Sekretaris yang penulis wawancarai : Maretta Siahaan

(Sekretaris Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam)


54

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian dan pembahasan yang telah dikemukakan dalam bab

sebelumnya maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada Sekretariat

Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam sudah berjalan dengan

baik. Sebagai alat perantara antara Kepala Kantor Pelayanan Pajak (KPP)

Pratama Lubuk Pakam dengan Sekretaris Kantor Pelayanan Pajak (KPP)

Pratama Lubuk Pakam surat yang ada pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP)

Pratama Lubuk Pakam sudah dipergunakan sebagaimana mestinya.

Diantaranya sebagai alat komunikasi antara Kepala Kantor dan Sekretaris

Kantor juga sebagai alat informasi untuk mempermudah Sekretaris

memperoleh informasi atau data dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.

2. Prosedur penanganan surat masuk pada Bagian Sekretariat Kantor Pelayanan

Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam meliputi penerimaan surat, penyortiran,

pencatatan dibuku agenda, pemrosesan surat oleh Sekretaris Kantor,

pendistribusian, dan penyimpanan surat. Pada saat ini Kantor Pelayanan Pajak

(KPP) Pratama Lubuk Pakam menggunakan Aplikasi Nadine (Naskah Dinas

Elektronik) dalam penanganan Surat Masuk.


55

3. Prosedur penanganan surat keluar pada Bagian Sekretariat Kantor Pelayanan

Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam meliputi pengkonsepan surat,

pengoreksian surat, pengetikan surat, penomoran, penandatanganan oleh

Kepala Kantor, penggandaan surat, penulisan kedalam buku ekspedisi, dan

pengiriman surat. Pada saat ini Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Lubuk

Pakam menggunakan Aplikasi Nadine (Naskah Dinas Elektronik) dalam

penanganan Surat Masuk.

4. Komunikasi dua arah mendominasi sistem komunikasi di Kantor Pelayanan

Pajak (KPP) Pratama Lubuk Pakam, dimana komunikasi ini dipandang sangat

efektif dan efisien dalam menyampaikan dan menerima informasi.

5. Untuk memperlancar tugas-tugasnya, Sekretaris Kantor Pelayanan Pajak (KPP)

Pratama Lubuk Pakam mempergunakan alat-alat komunikasi seperti telepon,

komputer dan faxmile.

4.2 Saran

1. Agar tetap melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas seperti komputer

dan printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin

pengganda (fotocopy).

2. Pendistribusian surat hendaknya menggunakan faximile, untuk

menghemat waktu dalam penyampaian surat ke bagian lain dan agar

tidak mengganggu pekerjaan sekretaris karena harus mengantar surat ke

bagian lain.


56

3. Sistem komunikasi yang sudah baik selama ini hendaknya lebih

ditingkatkan lagi, juga penggunaan alat-alat komunikasi hendaknya

dipergunakan dengan sebaik-baiknya agar tujuan instansi/perusahaan

dapat terealisasi dengan baik.


57

DAFTAR PUSTAKA

Buku:

Finoza, Lamuddin. 2010. Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia. Jakarta:

Diksi Insan Mulia.

Laksmi, dkk,2015. Manajemen Perkantoran Modern,Depok. Raja Grafindo

Persada

Purwanto, Djoko. 2010. Komunikasi Bisnis. Surakarta: Erlangga.

Rasto. 2015. Manajemen Perkantoran Paradigma Baru. Bandung: CV

ALFABETA

Ritonga, Parlaungan. 2016. Bahasa Indonesia Praktis, Medan: Bartong Jaya.

Sedarmayanti. 2018. Komunikasi Pemerintah. Bandung: Refika Aditama.

Soyomukti, Nurani. 2010. Pengantar Ilmu Komunikasi. Yogyakarta: AR-Ruzz

Media.

Suryani, Nanik dkk. 2013. Korespondensi Bahasa Indonesia. Semarang: Graha

Ilmu

Yasmin dan Inneke. 2017. Dasar-Dasar Kesekretariatan. Medan:USU Press.

Mariskha, Z. 2015. Memahami Surat Formal. Palembang: Graha Ilmu.

Website:

https://www.kemenkeu.go.id/profil/arti-logo/15 Juli 2020/11.20

www.academia.edu/30453709/sejarah_pelayanan_pajak_pratama/17 Juli

2020/14.30

http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/27418/25 Juli 2020/10.20


https://www.kemenkeu.go.id/profil/arti-logo/15

http://www.academia.edu/30453709/sejarah_pelayanan_pajak_pratama/17%20Juli%202020/14.30

http://www.academia.edu/30453709/sejarah_pelayanan_pajak_pratama/17%20Juli%202020/14.30

http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/27418/25

58

LAMPIRAN

1. Surat Research/Survey


TUGAS AKHIR FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI DAN ...

Documents

Transcript of TUGAS AKHIR FUNGSI SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI DAN ...