Třídění dokumentů20.3.2016

Bc. Michala Brožová

Obsah přednášky• Představení oboru archivnictví• Vliv prostoru, pořádku a nepořádku na naší psychiku,

výkonnost a zdraví• Jaké můžeme mít doma dokumenty? A jak je třídit a

spravovat?– Osobní doklady – rodné listy, doklady o sňatku,… – Korespondence– Účetní doklady– Smlouvy o pojištění, akcie, dluhopisy – Fotografie

• Dokumenty v počítači s důrazem na e-maily

„Littera scripta manet. Co je psáno, to je dáno.“

Archivnictví

• Co slýchám, když řeknu, že jsem studovala archivnictví, že mě baví archivnictví, že jsem archivářka?– „Když jsi ten archivář, to asi děláš s knihami, že?“– „Archivář? Co to je? Co vlastně děláš?“ – „To je skvělé! To se furt válíš v regálech a můžeš si

pořád číst! To bych chtěl také dělat…“– „Archivnictví… Nic nevytváříte, to je nanic…“

Archivnictví vs. knihovnictvíArchivnictví

•„Úřední budova; písemnosti vzniklé z úřední činnosti; místo, kde se písemnosti ukládaly“•Množství různorodých typů (nejen) dokumentů, které se od sebe navzájem liší i podle krajových zvláštností

Knihovnictví

•„Schraňuje písemnosti vzniklé z literární činnosti – umělecké,…“ •Knihy, časopisy,… jde o literární texty unifikované, vydané časopisecky či knižně; tyto dokumenty mají jasné identifikátory a dají se snadno zařadit

Archivnictví vs. knihovnictvíStátní okresní archiv ČB Jihočeská vědecká knihovna v ČB

„Prvním zákonem nebe je pořádek.“

Alexander Pope

Vliv prostoru na lidskou psychiku

• Ostré a zaoblené hrany• Barvy • Čistota a (ne)pořádek• Staré a nové (udržované a rozbité)• Proudění vs. stagnace energie• Hluk - z ulice, spotřebičů, bzučení elektrických

rozvodů• Oddělení prostoru pro odpočinek a práci

„Pořádek umožňuje člověku nejlepší využití času a šetří jeho síly – užitečnost pořádku je zcela zřejmá.“

Sigmund Freud

„Anglické slovo ´clutter´ znamená ´nepořádek, změť věcí´, pochází ze středověké angličtiny a odvozuje se od slova ´clotter´- ´srážet se, vytvářet sraženiny´, takže je znemožněn volný průchod a dochází k zastavení, stagnaci, ucpání. Výsledkem je neprůchodnost, stagnace. V češtině je etymologie těchto slov také výmluvná, slovo ´nepořádek´ označuje stav, který je v rozporu s řádem, slovo ´změť´ je odvozeno od zmásti a másti, a to přesně změť a nepořádek s naší myslí dělá, mate ji a uvádí ji ve zmatek, zbavuje ji řádu.“

Karen KINGSTON, Zbavte se nepořádku s Feng-šuej, Praha 2010, s. 21.

Nepořádek

• Jak můžeme nepořádek definovat?– věci, které nevyužíváme nebo nemáme rádi– věci, které jsou neuklizené nebo neutříděné– příliš mnoho věcí na malém prostoru– vše, co je nedokončené

Co může nepořádek způsobit

• Nepořádek může způsobovat, že se cítíme unavení, otupělí, nemocní (ne-moc = nemít moc)

• Nepořádek nás může držet v minulosti, na kterou ani nemusíme mít pěkné vzpomínky

• Díky nepořádku můžeme všechno odkládat• Může být příčinou konfliktů – například mezi

partnery a kolegy na pracovišti• Může způsobovat depresi a chaos v životě• Může nás odvádět od opravdu důležitých věcí

Jak začít boj proti nepořádku?• V průběhu třídění věcí/dokumentů si třídíme i vlastní

myšlenky• Ujasněte si, proč vlastně chcete začít, proč to děláte a

co vám to konkrétně přinese (musím x mohu x chci)• Můžete se namotivovat odměnou• Vyhraďte si čas na úklid (nejlepší doba na „velký grunt“

je na jaře; denní doba je subjektivní – vyzkoušejte si, kdy je vám osobně nejpříjemnější a jde nejlépe „od ruky“)

• Nejlepší čas na úklid je pro ženy během kreativní fáze cyklu, kdy máme nejlepší předpoklady

Jak začít boj proti nepořádku?• Stanovte si čas jak dlouho budete uklízet/nechte čas

plynout a zapomeňte na něj – jak je vám příjemné• Stanovte si zóny nepořádku (pracovní stůl, police s

pořadači, krabice s fotografiemi…) a co přesně budete uklízet dnes (všechno nebo jen část?)

• Připravte si sklenici s vodou či čaj • Vypněte sociální sítě, hlasitost telefonu, oznamte

rodině, že si nepřejete být rušeni• Zapněte si rychlou a svižnou hudbu• Připravte si koš na papír

ZAČNĚTE

Pracovní stůl

• Vždy, když dokončíte daný úkol, ukliďte si pracovní stůl – úkol tak dokončíte i symbolicky, utřídíte si myšlenky a nový úkol tak budete moci začít s čistou myslí, vizí a perspektivou.

• Práce u čistého pracovního stolu zvyšuje produktivitu, tvořivost a míru uspokojení z práce

• Neuklizené dokumenty na pracovním stole v nás vyvolávají poraženeckou náladu ještě dříve než začneme

Druhy dokumentů

• Jaké můžeme mít doma dokumenty? A jak je třídit a spravovat?– Osobní doklady – rodné listy, doklady o sňatku,… – Korespondence– Účetní doklady– Smlouvy pojištění, akcie, dluhopisy, půjčky– Fotografie

Životopisný materiál• Osobní doklady: rodné listy, doklad o sňatku,

úmrtní listy, pasy…• Zdravotní dokumentace: kopie zdravotních zpráv

→ praktický lékař, zubař, gastroenterologie, onkologie,…

• Zaměstnání: pracovní smlouvy, platové výměry, plány osobního rozvoje…

• Vzdělání: školní vysvědčení, diplomy, certifikáty• Smlouvy týkající se bydlení (nájemní smlouva,

poplatky za popelnice…), dodavatelé energií, licence na software, wifi…

Korespondence

1. Rodinná a osobní (odeslaná/došlá)2. Institucionální (odeslaná/došlá)

• Abecedně řazená podle odesílatelů• Dopisy anonymní, koncepty dopisů,

pohlednice, korespondenční lístky, blahopřání k významným životním jubileím či kondolence

Účetní doklady• Daňová přiznání• Osobní/rodinný rozpočet – Elektronická či listinná podoba– Účtenky, potvrzení o uhrazení dluhu, měsíční výpisy z

bankovních účtů, měsíční účty za telefon…→ dáváme na jedno místo, a jakmile shromáždíme veškeré

doklady za dané období, zpracujeme informace pro celé období

→ po zpracování informací rozhodneme co ponecháme a co vyhodíme (účtenky = reklamace? potvrzení vlastnictví?)

• Smlouvy o zápůjčce, potvrzení o zaplacení části dluhu…

Smlouvy o pojištění, akcie, dluhopisy

• Pojištění na auto, pojištění domácnosti, životní pojistka, pojištění odpovědnosti…

• Pojištění, návrh smlouvy, veškerá písemná korespondence

• Zachováváme i obálku (razítko s datem dodání)

• Po určitou dobu zachováváme i zrušené smlouvy – pro případy dodanění, nejasnosti… ale stanovíme si skartační lhůtu, např. 10 let. Tyto zrušené smlouvy uchováváme v jiném pořadači, než jsou ty aktuální.

Uložení dokumentů

• Při dlouhodobém uchovávání dokumentů v listinné podobě: – Zamezit degradaci papíru (např. rzí ze sponek,

vlhkem, ušpiněním apod.)– Po vytvoření logické struktury dokumentů (jejich

řazení) dbáme na dodržování tohoto systému a pokud je to potřeba jen doplňujeme potřebné podkategorie (platí i pro uchovávání elektronických dokumentů)

Možnosti uložení

• Archivní boxy, spisové desky, desky na dokumenty s chlopněmi…

Možnosti uložení

• Jde to i hravě a zábavně

Možnosti uložení

• Jde to i hravě a zábavně

Možnosti uložení• Jde to i hravě a zábavně – nápady k vyzkoušení: • https://www.youtube.com/watch?v=O0ohBz6RbRY&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2&index=7• https://www.youtube.com/watch?v=1uTVK2dXTUk&index=22&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2• https://www.youtube.com/watch?v=0DHeHsPONrI&index=22&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2• https://www.youtube.com/watch?v=CWvwKdIOJfM&index=34&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2• https://www.youtube.com/watch?v=AL7SV2sE6u8&index=42&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2• https://www.youtube.com/watch?v=aApUM_d1p-k&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2&index=44• https://www.youtube.com/watch?v=vul9HNL1KK8&index=65&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2• https://www.youtube.com/watch?v=yKJ2yEK3ruE&index=74&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2• https://www.youtube.com/watch?v=Jm8Yg6QyWhk&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2&index=77• https://www.youtube.com/watch?v=6J65fHSlVbQ&index=78&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2• https://www.youtube.com/watch?v=OSnfrZ_gQ3Y&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2&index=79• https://www.youtube.com/watch?v=aAZ77aoxDs4&index=80&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2

• A jistě najdete mnoho dalších… přeji vám krásné tvoření

Fotografie

Třídění, popis a uložení fotografií

• Fotografie můžeme mít analogové a digitální

Třídění, popis a uložení fotografií

• Třídění, popis a uložení fotografií analogových – Třídění fotografií

• Fotografie řadíme do smysluplných SBÍREK• „narození dítěte“, „první krůčky“, „svatba“, „stavba domu“,

„dovolená 2015“, „úmrtí a poslední rozloučení“

– Popis fotografie na zadní stranu • Autor fotografie, parametry (expozice, typ fotoaparátu…) • Místo a čas vzniku• Jména osob na fotografii s vyznačením kdo je kdo• Případně historku vážící se ke vzniku fotografie

Třídění, popis a uložení fotografií

– Uložení fotografií• Čisté a suché místo bez vlhkosti a přímého slunečního světla• Album či speciální krabice pro fotografie

Třídění a popis fotografií

• Třídění a popis fotografií digitálních– Již od počátku kvalitní systém třídění fotografií ve

složkách• Např.: Obrázky → Fotografie → Dovolená 1.-14.5.2015

→ Dovolena-1az14-5-2015_001, Dovolena-1az14-5-2015_002, …

– Kvalitní název souboru (jpg0001 – podle tohoto byste nic nenašli, navíc se několik různých fotografií může jmenovat stejně, pak byste si je mohli omylem přemazávat)

Třídění a popis fotografií– Popis jednotlivých fotografií či celého celku v pomocném

souboru (poznámkový blok - .txt) – Nechávat si jen kvalitní fotografie – v digitálním věku je

poměrně snadné se nechat zahltit

→ popis fotografií je snad důležitější než jejich pořízení. Budete vědět, co přesně zachycují za 10 let? Budou to vědět i ostatní okolo vás? → když se rozhodnete společně s rodinou popsat již pořízené fotografie, můžete společně zavzpomínat a užít si spolu krásné chvíle

Třídění, popis a uložení fotografií

• Digitální fotografie se dají tisknout ve větším počtu a snadno/kreativně prezentovat

• Digitální fotografie se dají různě upravovat• Je dobré je prezentovat dokud jsou aktuální a máte z

nich největší radost

Třídění, popis a uložení fotografií

• Doprovodný materiál – negativy, diapozitivy, … → speciální archivační pomůcky

Dokumenty elektronické

Dokumenty elektronické

• V digitálním věku je nesmírně jednoduché nechat se zahltit

Dokumenty elektronické

• V zásadě můžeme mít dokumenty na stolním počítači, na pracovním notebooku, na několika flash discích, na přenosných externích discích… řadu dokumentů můžeme mít duplicitně

• Dále můžeme mít dokumenty sdílené přes cloudová uložiště, několik e-mailových schránek (osobní, pracovní…)

• Veškerá data je třeba zálohovat – nejlépe na dvou úložištích

Dokumenty elektronické

• Dokumenty• Hudba• Obrázky• Plocha• Stažené soubory• Videa

Dokumenty elektronické

• Dokumenty: pro každý projekt máme vlastní složku, kde jsou dokumenty tříděny strukturálně v logických celcích– Prednaska-trideni-dokumentu_20-3-2016• Trideni-dokumentu_20-3-2016.pptx• Obrazova-dokumentace_fotografie• Obrazova-dokumentace_ulozeni• …• OneNote – poznámky k přednášce všeho druhu včetně

odkazů na zdroje (zdroj obrázku xy)

Dokumenty elektronické• Hudba a Videa: složky, kde máme většinou přechodné

soubory– Jakmile danou skupinu (skupina_album_rok vydání)

přestaneme poslouchat → smazat– Film, který jsme již viděli a nechceme jej archivovat →

smazat• Plocha: zde bychom neměli mít žádné dokumenty, ale

pouze ikony na programy, které používáme nejčastěji• Obrázky: jak třídit fotografie (viz výše); obrázky k

projektům máme uloženy ve složkách společně s projektem, ke kterému patří

E-mail

• Americký programátor Ray Tomlinson zemřel ve věku 74 let. Před téměř 45 lety (1971) poslal první e-mail a odstartoval tak novou éru digitální komunikace. Dnes e-mail používají miliardy lidí po celém světě.

• http://technet.idnes.cz/zemrel-ray-tomlinson-vynalezce-e-mailu-d93-/sw_internet.aspx?c=A160307_085936_sw_internet_pka

E-mail

• Můžeme mít více e-mailových schránek:– pracovní e-mail v zaměstnání– osobní e-mail pro komunikaci s přáteli– e-mail, který používáme k různým registracím a je

tedy pravděpodobné, že se brzy zahltí spamem (nezahltíme si spamem jiné schránky)

– e-mail soukromý pro různé projekty – hledání zaměstnání (specifická adresa s celým jménem), zálohování literárních textů, …

E-mail• Pokud musíte archivovat e-mailové zprávy několik let

(hlavně v zaměstnání) je dobré:• systematicky využívat označení tagy (návod, metadata, ocr,

reklamace, smlouva, …) • Pro každou záležitost napsat nový e-mail – kvalitní předmět

zprávy• Vytvořit strukturu, kam budete moci pouze vkládat nové

podsložky– Služební cesta

• 2014• 2015• Brno 6-7.3.2016• Praha 5.5.2016

DĚKUJI ZA POZORNOST

Bc. Michala Brožovábrozovamichala@centrum.cz