Transport & Logistiek - 2009 • 0334

Door Twan van Der HeijDen

In het Tsjechische Jirny bij Praag verzorgt DHL de wereld-

wijde distributie voor speelgoedfabrikant LEGO. Een blik

achter de schermen van dit distributiecentrum leert dat

eenvoud wel degelijk kan lonen.

Minimale inrichting, maximale DHL en LEGO boeken succes met distributiecentrum in Tsjechië

Transport & Logistiek - 2009 • 03 35

LogisTiek & TecHniek

M et het distributiecentrum (dc) in Jirny kozen DHL en LEGO – na Mattel, Hasbro, Bandai en MGA de groot-

ste speelgoedfabrikant in de wereld; actief in ruim 130 landen en beheerder van vijf pretparken – er weloverwogen voor de we-reldwijde verspreiding van LEGO producten te centraliseren. Tot aan de ingebruikneming van het dc in Jirny, in 2006, beschikte de De-nen over veertien kleinere distributiecentra. Sinds de centralisatie passeert elke LEGO steen met een bestemming in Europa, Azië, Afrika of Zuid-Amerika het dc in Tsjechië. Vice president global distribution logistics Egil Møller Nielsen van LEGO vertelt: ‘We kenden aan het begin van deze eeuw een

paar slechte jaren, er moest duidelijk iets veranderen om er weer bovenop te

komen. We besloten onder meer tot

centralisatie om zodoende het serviceniveau te verhogen en de kosten te verminderen, vooral door allerlei niet noodzakelijke pro-cessen uit onze bedrijfsvoering te halen. Ver-volgens rees uiteraard de vraag waar we ons dc moesten plaatsen. De zoektocht naar het juiste antwoord heeft zeker een aantal maan-den in beslag genomen. Uiteindelijk viel de keuze op Jirny. LEGO volgt al enkele jaren met succes de strategie om de productie dicht bij de voornaamste markten – Europa en de Verenigde Staten – te laten plaatsvinden. Zo beschikken wij voor de Europese markt over fabrieken in Billund (Denemarken), Kladno (Tsjechië) en Nyíregyháza (Hongarije). Voor de Amerikaanse markt staat een LEGO-fa-briek in Juárez (Mexico). Gezamenlijk staan deze locaties jaarlijks borg voor de productie van ruim 15 biljoen LEGO stenen. Door ook het centrale distributiecentrum in het ‘center of gravity’ te plaatsen, zorgden we ervoor dat we onze voornaamste markten binnen 1 á 2 dagen kunnen bedienen.’

Beste antwoordenLEGO moest toentertijd ook bepalen met welke logistieke partner in zee te

gaan. Waarom koos de speelgoedfabri-

kant uitein-delijk voor DHL? ‘Uiter-aard speelde het kosten-plaatje een

voorname rol’, verzekert Møller

Nielsen. ‘Maar we keken ook naar andere aspecten. Hoe goed is de logistiek dienstver-

lener op de hoogte van het land? Wat biedt hij op het gebied van ICT? Is hij solide? Hoe snel kan hij het dc opleveren? Welk belang hecht hij aan het binnenhalen van een klant als LEGO? Al met al kwam DHL met de beste antwoorden. Grappig is trouwens dat Exel onze tweede keuze was. Met de fusie van een paar jaar geleden hebben we alsnog het beste van beide werelden.’ Opvallend is dat ProLogis eigenaar is van het pand. Møller Nielsen hierover: ‘Bij ons ligt de focus niet op bezit. Wij willen juist zo flexibel mogelijk opereren, ook als het gaat om huisvesting. Door de locatie te huren van ProLogis garan-deren wij onszelf die flexibiliteit.’

simpele opzetToen DHL begon met de operatie in Jirny, stuitte de logistiek dienstverlener op nogal wat aanloopproblemen, zo vertelt Møl-ler Nielsen. ‘Tsjechië, zeker toen wij hier begonnen, is nog volop in ontwikkeling als het gaat om logistieke dienstverlening. De schaalgrootte van ons distributiecentrum – zo’n 60.000 vierkante meter, 106.000 palletplaatsen, 3.500 verschillende items, 280 arbeidsplaatsen – was voor dit land ‘groundbreaking’, met als nadeel dat er wei-nig tot geen ervaring beschikbaar was. We moesten dus veel tijd investeren om ieder-een de juiste vaardigheden bij te brengen.’ Inmiddels draait het distributiecentrum op volle toeren. Tijdens een rondgang valt een aantal aspecten op, waaronder het ‘mini-malistische’ karakter van het dc. Dit is een bewuste keuze, lichten Filip Budík, mana-ging director DHL in Tsjechië, en Kevin Skinner, LEGO contract operations director bij DHL, toe. ‘We kiezen bewust voor een

Door Twan van Der HeijDen

Minimale inrichting, maximale operatie

Transport & Logistiek - 2009 • 0336

relatief simpele opzet. Doordat onze stellages eenvoudig zijn aan te passen, kunnen we de inrichting van het dc heel flexibel houden. Dat is in onze visie essentieel bij een zo snel veranderende markt als waar wij in opereren. Hetzelfde geldt voor de automatisering. Ook hier kiezen we bewust voor een ‘minimale’ vorm. Zou je zwaar inzetten op ICT, dan bind je jezelf in principe aan één vaste werkwijze. Ofwel, als je een logistiek proces zeer nauw koppelt aan of zelfs grotendeels afhankelijk maakt van automatisering, kun je niet zomaar je proces wijzigingen. Daarnaast heb je dan veel meer te maken met vaste kosten. Dat alles willen wij voorkomen. Wij willen juist te allen tijde kunnen inspelen op de snel ver-anderende wensen van de consument.’

streven naar transparantieOok valt op dat DHL zich vooral richt op het distributieproces ín het dc en het vervoer grotendeels overlaat aan een aantal externe vervoerders, waaronder Schenker en DSV. Ook hier is sprake van een bewuste keuze, vertelt Møller Nielsen.‘Wij streven naar transparantie. Wij rijden ook wel eens voor LEGO, maar laten dit in principe graag over aan anderen. Op die manier weet iedereen heel precies waar zijn verantwoordelijk-heden liggen. Wij zorgen voor de interne

distributie, de vervoerders voor de tijdige belevering. Zouden wij ook verantwoorde-lijk zijn voor het transport, dan vertroebelt de transparantie. Wij geloven heilig in dit concept, ondanks dat anderen soms een tegengestelde mening verkondigen.’ Wat ook opvalt, is de keuze om alle zes vervoerders te huisvesten in het eigen dc in Jirny. Zo ont-staat de situatie dat concurrenten ‘broeder-lijk’ naast elkaar hun activiteiten voor LEGO coördineren. ‘Transparantie is ook hier een groot goed’, legt Møller Nielsen uit. ‘En on-derlinge competitie kan nooit geen kwaad’, vult hij lachend aan. Overigens, als hij over transport praat, bedoelt hij vooral weg- en spoorvervoer. Transport door de lucht komt weinig voor. ‘LEGO heeft vooral grotere en relatief goedkope goederen te vervoeren. Dan is het vaak rendabeler om per vrachtauto of trein je producten te distribueren.’

Tijdkritische marktIn Jirny werkt iedere vervoerder aan de hand van een door DHL zelf ont-

worpen planningssysteem. Overigens is ook hier het karakter ‘minimaal’. Opmerkelijk is dat het transport managementsysteem slechts ten dele is gekoppeld aan het warehouse ma-nagementsysteem. Zo lijken DHL en LEGO bewust te spelen met alles wat gangbaar is in de logistieke wereld van vandaag de dag. Desondanks realiseert DHL een grote accuratesse. ‘Van alle uitgaande goederen vertrekt 99,25 procent op tijd’, benadrukt Skinner. ‘Het is voor ons cruciaal dat dit per-centage zo hoog blijft. Wij opereren in een zeer tijdkritische markt. In 3 maanden tijd – de periode rond de feestdagen in december – realiseren wij bijna 65 procent van onze totale jaaromzet. Kunnen wij in die tijd niet leveren, om wat voor reden dan ook, dan is dat voor ons rampzalig. Daarom moet álles kloppen. Tijdens die 3 maanden, maar ook in de periode vóór onze piek. Productie, trans-port, opslag… Eigenlijk zijn wij 9 maanden bezig om 3 maanden lang te kunnen pieken.’

Het distributiecentrum van LEGO in Jirny; ‘minimalistisch’ ingericht en eigendom van ProLogis.

Transport & Logistiek - 2009 • 03 37

Bonus-malusSkinner vervolgt: ‘Wij zweren bij key perfor-mance indices en monitoring, om zodoende te allen tijde te kunnen garanderen dat we ook daadwerkelijk op het juiste moment kunnen pieken.’ Om het belang van preste-ren te accentueren, werken LEGO en DHL met een strikt bonus-malus systeem. ‘Onze samenwerking is gestoeld op verwachtingen, die we duidelijk hebben vastgelegd in een contract met een looptijd van 5 jaar’, licht Møller Nielsen toe. ‘Worden bepaalde doel-stellingen niet gehaald, dan volgt een vooraf bepaalde ‘penalty’. Andersom geldt dat een bonus volgt als verwachtingen worden over-troffen. Op die manier is er, nog meer dan normaal, sprake van een gezamenlijk belang om te presteren en doelen te bereiken. En dat werkt.’

specifieke klantwensenHet warehouse van LEGO is dus simpel ingericht; aan de ene kant van het magazijn vindt de ‘inbound’ plaats, in het midden is er ruimte voor opslag en aan de andere zijde van het dc verzorgen de medewerkers de ‘outbound’ activiteiten. De stellages in het warehouse zijn veelal zes á zeven posities hoog. De onderste positie gebruikt LEGO voor het picken van goederen, de overige

voor opslag. Op dit moment, net na de hoogtijdagen in december, is 58 procent van de opslagruimte in gebruik. Pallets worden op basis van invoices samengesteld. Contrac-ten liggen hier aan de basis, vertelt Skinner. ‘Klanten geven aan wat hun wensen zijn, wij vertalen dat vervolgens in een papieren overeenkomst. Wij gaan relatief ver in het doorvoeren van specifieke klantwensen. Zo vinden wij het geen probleem als grotere klanten slechts één bestelling op een pallet wensen, ondanks het feit dat dit relatief veel ruimte kost in de vrachtauto en dus ten koste gaat van de efficiëntie. Hetzelfde geldt voor de displays – compleet voorgefabriceerde stellages voor in de winkel – en zogenaamde ‘value packs’. Hier in het dc bouwen en vul-len wij op basis van de wensen van de klant de displays en ‘value packs’ om ze vervol-gens kant-en-klaar op het adres van de klant te bezorgen.’

grip op situatieOmgerekend huisvest het warehouse in Jirny op dit moment 45 miljoen euro aan goederen. Hoe gaan DHL en LEGO om met diefstal? ‘Camera’s houden overal toezicht’, vertelt Skinner. ‘Daarnaast lopen er relatief veel beveiligingsmensen rond. Verder zetten we sterk in op preventie. Zo registreren wij iedere bezoeker, inclusief alle medewerkers, als zij het dc betreden. Ook nemen wij een vrachtauto met lading die vooraf niet is gere-gistreerd, niet in behandeling. Op die manier houd je grip op de situatie, met als gevolg dat er bij ons heel weinig sprake is van diefstal.’

volop plannenMet het nieuwe dc is LEGO klaar voor de toekomst, stelt Møller Nielsen tevreden. Hij heeft daarom nog volop plannen, ongeacht de financiële crisis. ‘De afgelopen feestdagen waren voor ons zeer succesvol. Ik besef dat dat geen garantie is voor de toekomst, maar ik ben er van overtuigd dat LEGO de crisis goed zal doorkomen. Misschien zullen we enkele processen moeten aanpassen of anders moeten omgaan met onze voorraad, bijvoor-beeld door de omvang aan te passen. Mis-schien moeten we sterker dan voorheen ons assortiment aanpassen aan de veranderende wensen van de markt. Dergelijke aspecten zijn moeilijk te voorspellen. Maar in ieder geval gaan we gewoon door met het lanceren van nieuwe producten.’

efficiëntievoordelenMøller Nielsen vervolgt: ‘Ook op logistiek gebied blijven we uiteraard verbeteringen

doorvoeren. Zo hebben we een tijdje geleden de formaten van de verschillende LEGO dozen aangepast zodat ze efficiënter op een pallet zijn te plaatsen. Nu is elke doos qua formaat een veelvoud van het kleinste doosje uit ons assortiment. Op die manier kun je heel efficiënt stapelen, zeker in vergelijking met de oude situatie, toen we werkten met talloze unieke formaten. Eigen-lijk hebben we het LEGO-principe toegepast op onze eigen dozen, met als resultaat dat de gemiddelde beladingsgraad van een pal-let is toegenomen, van 70 naar 95 procent.’ Dit jaar gaan DHL en LEGO juist naar het formaat van de pallet kijken. ‘Het vermoeden bestaat dat een iets grotere pallet ook weer efficiëntievoordelen oplevert, bijvoorbeeld in relatie tot de beladingsgraad van een vrachtauto, die in 2008 op 85 procent lag. Tegelijkertijd willen we het pickproces onder een vergrootglas houden om te kijken of we picking en packaging beter aan elkaar kun-nen koppelen, of in ieder geval binnen het dc dichter bij elkaar kunnen brengen. Er zijn namelijk altijd weer verbeterslagen te maken, ook bij ons’, zo besluit Møller Nielsen.

Egil Møller Nielsen: ‘Streven naar transparantie.’