Transferencia caqueta

39
PROCESOS TECNICOS ARCHIVISTICOS APLICADOS A LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS

Transcript of Transferencia caqueta

Page 1: Transferencia caqueta

PROCESOS TECNICOS ARCHIVISTICOS APLICADOS A LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS

Page 2: Transferencia caqueta

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Page 3: Transferencia caqueta
Page 4: Transferencia caqueta

OBJETIVOS

Identificar el nivel de conocimiento del los aprendices y poder utilizar ele mismo como base para promover nuevos aprendizajes.

Promover un aprendizaje significativo teniendo en cuenta los conocimientos factuales y conceptuales (también actitudinales y procedimentales) y como estos van a interactuar con la nueva información que recibirán los aprendices mediante el material bibliográfico y las orientaciones del instructor.

Page 5: Transferencia caqueta

NORMAS APLICADAS A LA GESTION DOCUMENTAL

Ley 594 de 2000 Ley 1712 de 2014, ley de transparencia y del derecho de acceso a la

información Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de

datos. Ley 1474 de 2011, normas orientadas para fortalecer los mecanismos de

prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad de control con la gestión pública.

Ley 1437 de 2011, expide Código de procedimiento administrativo y del Contencioso Administrativo.

Ley 1581 de 2012, disposiciones generales para la protección de datos personales.

Page 6: Transferencia caqueta

NORMAS APLICADAS A LA GESTION DOCUMENTAL

Decreto 2609 de 2012, reglamenta titulo V de la Ley 594 de 2000. Decreto 2578 de 2012, reglamenta Sistema nacional de Archivos, establece

Red Nacional de Archivos. Decreto 2578 de 2013, corrige artículo 8 y literales 5 y 6 del articulo 12 del

Decreto 1515 de 2013, reglamenta transferencias secundarias y documentos con valor histórico al AGN.

Decreto 019 de 2012, se dictan normas par suprimir o reformar , regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración pública,

Decreto 2364 de 2012, se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, Firma electrónica.

Decreto 2482 de 2012, establece lineamientos para la integración de la planeación y la gestión.

Page 7: Transferencia caqueta

NORMAS APLICADAS A LA GESTION DOCUMENTAL

Decreto 2693 de 2012, lineamientos para la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia.

Directiva presidencial 004 de 2012, eficiencia administrativa y lineamientos de la Política 0 papel en la Administración Pública.

Acuerdo 02 de 2014, criterios básicos para la creación, conformación, control y consulta de los expedientes de archivo.

Acuerdo AGN 04 de 2013, reglamentan parcialmente, decretos 2578 y 2609 de 2012, modifica procedimiento para la elaboración , presentación e implementación de las TRD y TVD.

Acuerdo AGN 05 de 2013, establece criterios básicos para la clasificación, ordenación, y descripción de los archivos en entidades públicas y privadas.

Page 8: Transferencia caqueta

NORMAS APLICADAS A LA GESTION DOCUMENTAL

Circular externa AGN 004 de 2010, estándares administración de archivos y gestión documento electrónico.

Circular externa AGN 002 de 2012, adquisición de herramientas tecnológicas gestión documental.

Circular externa AGN 005 de 2012, recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa 0 papel.

Page 9: Transferencia caqueta

NORMAS APLICADAS A LA GESTION DOCUMENTAL

NTC –ISO 15489-1: Gestión de documentos , pate I Generalidades GTC-ISO /TR 15489-2 Guía Técnica Colombiana-Gestión de

documentos . Parte 2 Guía. NTC –ISO 30300 : Sistemas de Gestión de Registros : fundamentos y

vocabulario. NTC –ISO 30301 : Sistemas de Gestión de Registros : requisitos. NTC –ISO 16175-1: principios y requisitos funcionales de los registros

en entornos electrónicos de oficina. Parte I información general y declaración de principios.

UNE –ISO /TR 26122: Análisis de procesos de trabajo para la gestión de documentos.

Page 10: Transferencia caqueta

NORMAS APLICADAS A LA GESTION DOCUMENTAL

NTC ISO 14533-1: Procesos , elementos de datos y documentos en comercio, industria y administración. Perfiles de firma a largo plazo. Parte 1. Perfiles de firma a largo plazo para firmas electrónicas avanzadas.

NTC –ISO 5985 directrices para la implementación de la digitalización de documentos.

Norma ISO TR 13028, directrices para la implementación de la digitalización de documentos.

Norma ISO 23081: procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos.

Page 11: Transferencia caqueta

CUESTIONARIO

EL DOCUMENTO ELECTRONICO ES ?

Page 12: Transferencia caqueta

RTA/ El Archivo General de la Nación de Colombia, presenta Acuerdo 003 de febrero de 2015, “Por el cual se establecen

lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del

uso de medios electrónicos (entendidos como mecanismos tecnológicos, ópticos, telemáticos, informáticos o similar, conocidos o

por conocerse que permiten producir, almacenar o transmitir documentos, datos o información), de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21

de la Ley 594 de 2000

Page 14: Transferencia caqueta

RTA/ Serán de archivo cuando por su valor administrativo, fiscal, legal, científico e histórico, técnico o cultural, adquieren esa naturaleza. Deberán ser tratados conforme a los principios archivísticos y permanecer almacenados electrónicamente

durante su ciclo vital

Page 15: Transferencia caqueta

CUESTIONARIO

UN EXPEDIENTE ELECTRONICO DE ARCHIVO ES ?

Page 16: Transferencia caqueta

RTA/ Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre si, manteniendo la integridad y orden durante el desarrollo del asunto que les dio origen, y se deben conservar electrónicamente durante su ciclo de vida.

Page 17: Transferencia caqueta

CUESTIONARIO

CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE FIRMA DIGITAL Y ELECTRONICA ?

Page 18: Transferencia caqueta

Rta/ FIRMA ELECTRÓNICA: Mecanismo Técnico, que identifica a una persona ante un sistema de información siempre y cuando sea confiable y apropiable .FIRMA DIGITAL: Procedimiento matemático que adherido a información electrónica permite establecer la autoría de dicha información y si ésta ha sido alterada.

Page 19: Transferencia caqueta

LOS INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS SON?

CUESTIONARIO

Page 21: Transferencia caqueta

LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTALES SON ?

CUESTIONARIO

Page 22: Transferencia caqueta

Rta/ Los CCD Cuadros de Clasificación Documental son: El Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Page 23: Transferencia caqueta

LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL SON?

CUESTIONARIO

Page 24: Transferencia caqueta

Rta/ Las TRD Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad. Resolución 985 de 2014.

Page 25: Transferencia caqueta

CUALES SON LOS PROCESOS TECNICOS DEL PGD?

CUESTIONARIO

Page 26: Transferencia caqueta

R/El Direccionamiento Estratégico podríamos definirlo como el instrumento metodológico por el cual establecemos los logros esperados y los indicadores para controlar, identificamos los procesos críticos dentro de la gestión, los enfoques, y demás áreas importantes que tengan concordancia con la misión, la visión, y los objetivos establecidos.

En otras palabras, el Direccionamiento Estratégico lo podemos considerar como la materia prima o insumo fundamental para aplicar la Planeación Estratégica, Táctica y Operativa que al final dicha aplicación es la que nos garantiza el poder alcanzar el lugar el cual nos hemos propuesto.

http://gustavobeltran.com/%C2%BFque-se-entiende-por-direccionamiento-estrategico/

Qué se entiende por Direccionamiento Estratégico?

Page 27: Transferencia caqueta

R/ El Direccionamiento Estratégico es base fundamental para cualquier empresa, tiene como objetivo el mejoramiento significativo de los indicadores de EFECTIVIDAD, es por ello que su estrecha relación con el concepto de Calidad es indiscutiblemente tema de estudio.

http://gustavobeltran.com/%C2%BFque-se-entiende-por-direccionamiento-estrategico/

Qué se entiende por Direccionamiento Estratégico?

Page 28: Transferencia caqueta

R/ Manual de funciones, documento que específica requisitos para el cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.

http://es.slideshare.net/mikemono81/manual-de-funciones-1437662

R/ Manual de procedimientos: es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.

https://es.wikipedia.org/wiki/Manual_de_procedimientos

Qué son los Manuales de funciones y procedimientos ?

Page 29: Transferencia caqueta

Identificar la estructura orgánico funcional de la entidad, misión y visión, plan estratégico, plan acción Verificar si en la Tabla de Retención Documental, se incluyeron los documentos electrónicos y si se

aplica. Cómo organizan los documentos electrónicos, se aplican los procesos del PGD, durante el ciclo de vida. Con que tecnologías de la información cuentan? Conocen los lineamientos y protocolos de acceso a los

sistemas de información, bases de datos, aplicativos, entre otros. Conocen y se interpretan los manuales de funciones y procedimientos. Aplican la normatividad legal vigente para el manejo de documento electrónico Recordar el código de ética

Existe el procedimiento de trámite y gestión de documentos electrónicos Que equipos y herramientas se utilizan para automatizar este procedimiento

Aspectos a tener en cuenta para elaborar diagnóstico

Page 30: Transferencia caqueta

1. Uno de los primeros pasos -y en nuestra opinión, absolutamente esencial- en el desarrollo de un sistema de gestión documental electrónico (SGD) es garantizar la aceptación o "buy-in" de todos los miembros del equipo.

2. Realiza una sesión de lluvia de ideas (brainstorming) con todas las personas de tu compañía que crean, utilizan o almacenan documentos electrónicos.

3. En la sesión, identifica cómo los empleados utilizan y gestiona sus documentos electrónicos actualmente.

4. Si se trata de una empresa pequeña, los asistentes probablemente serán todos los trabajadores de la empresa. Para una empresa de tamaño mayor, considera comenzar con un grupo concreto de usuarios para realizar una sesión inicial.

Por dónde empezar?

Page 31: Transferencia caqueta

Nombre de los documentos. ¿Existe un proceso consistente utilizado por todos los miembros del personal para la denominación de los documentos electrónicos? ¿Está funcionando? ¿Es posible determinar qué contiene un documento sólo ver el nombre.

Almacenamiento de los documentos. ¿Existe un sistema para el almacenamiento de documentos electrónicos? ¿Es fácil para los miembros del personal determinar donde debe ser almacenado un documento?

Recuperación de documentos. ¿Es fácil es encontrar un documento guardado? ¿Existen problemas comunes?

El almacenamiento de documentos en papel físico. ¿Qué documentos físicos deben seguir siendo almacenados? ¿El sistema de trabajo actual lo consigue o necesita modificación?

Posibles preguntas para identificar los problemas con la organización DE

Page 32: Transferencia caqueta

Accesibilidad. ¿El acceso remoto a los archivos electrónicos de la empresa será beneficioso para cualquier miembro del equipo? Si es así, ¿cómo podría lograrse esto? Los e-mails. ¿Cómo se archivan y almacenan los e-mails actualmente? ¿Existe un sistema para guardar los mensajes importantes y sus archivos adjuntos?

http://static.athento.com/site_media/descargas/dossier-de-athento.pdf?submissionGuid=7ac7faf4-716b-4df2-b01f-e06f7e77327d

Posibles preguntas para identificar los problemas con la organización DE

Page 33: Transferencia caqueta

QUE ES LA DIGITALIZACIÓN ?QUE ES LA MICROFILMACIÓN?

QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

VENTAJAS Y DESVENTAJAS ?CUAL ES LA MAS ADOPTADA?

NUEVAS TECNOLOGIAS APLICADAS A LA GESTION DOCUMENTAL

Page 34: Transferencia caqueta

CAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS CONSERVACIÓN DIGITAL CONVERSIÓN DIPLOMATICA DOCUMENTAL DOCUMENTO ELECTRONICO DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO EMULACIÓN ESTAMPADO CRONOLÓGICO FIABILIDAD FIRMA ELECTRÓNICA GESTIÓN DOCUMENTAL INDICE ELECTRÓNICO INTEGRIDAD

GLOSARIO ARCHIVISTICO

Page 35: Transferencia caqueta

INTEROPERABILIDAD LEGIBILIDAD METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS MIGRACIÓN PRRESERVACIÓN REFRESHING REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN REQUISITOS Y REQUERIMIENTOS SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVOS -SGDEA SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN TRANSFERENCIA DOCUMENTAL TRAZABILIDAD VÍNCULO ARCHIVISTICO

GLOSARIO ARCHIVISTICO

Page 36: Transferencia caqueta

EQUIPOS PARA DIGITALIZACIÓN

Equipo para digitalización de libros. PDF Y JPG

Page 37: Transferencia caqueta

SCANNER WORKFORCE GT 1500

Page 38: Transferencia caqueta

EQUIPO PARA DIGITALIZACIÓN CAMA PLANA: ÓPTIMO DESEMPEÑO

Page 39: Transferencia caqueta

GRACIAS

CLARA IINES MUÑOZIngeniera de Sistemas

MARTHA TENORIO VALENCIA Profesional en Ciencias de la Información Documentación y

Archivística

[email protected]